TEKNOLOGI INFORMASI MENINGKATKAN

KWALITAS LAYANAN PERPUSTAKAAN

Oleh: Agus Saputera

Sering kita mendengar pernyataan yang berbunyi bahwa perpustakaan merupakan

simbol kemajuan peradaban dan budaya suatu bangsa. Orang mengatakan bahwa bangsa yang

maju, yang akan menguasai dunia adalah bangsa yang menguasai informasi dan teknologi,

terutama sekali teknologi informasi dan komunikasi. Sehingga tidak heran kalau

perkembangan dan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (ICT) dewasa ini sudah

memasuki berbagai aspek kehidupan manusia. Masuknya ICT ini tidak dapat dihindari

sehingga juga mempengaruhi dan mewarnai perkembangan perpustakaan di Indonesia.

Oleh karena itu agar perpustakaan di Indonesia menjadi maju, berdaya, dan mampu

berdiri sejajar dengan perpustakaan di negara-negara maju lain, tak ada cara lain kecuali

perpustakaan harus mau memanfaatkan dan mendayagunakan teknologi informasi dengan

cara yang tepat dan sesuai, dengan tetap memperhatikan kebutuhan pengguna.

Defenisi Teknologi Informasi

Menurut Hariyadi (1993) dan Pendit (1994) dalam Dinamika Informasi dalam Era

Global (Koswara, 1998), teknologi informasi adalah teknologi pengadaan, pengolahan,

penyimpanan, dan penyebaran berbagai jenis informasi dengan memanfaatkan komputer dan

telekomunikasi yang lahir karena adanya dorongan-dorongan kuat untuk menciptakan

teknologi baru yang dapat mengatasi kelambatan manusia mengolah informasi.

Sedangkan Pierce (1992) menyatakan bahwa teknologi informasi dapat dilambangkan

sebagai segitiga sama sisi. Tiga titik sudutnya masing-masing adalah automasi (automation),

simulasi (simulation) atau model, dan kecerdasan buatan (artificial intelligent).

1
 Dalam ruang lingkup perpustakaan, teknologi informasi diartikan sebagai aplikasi

komputer dan teknologi lain untuk pengadaan, pengolahan, penyimpanan, temu kembali

(retrieval) dan penyebaran informasi. (Duval, 1992).

Dari beberapa defenisi yang dikemukakan di atas menunjukkan bahwa prinsip dari

teknologi informasi dalam perpustakaan adalah teknologi yang berkaitan dengan proses

pengelolaan informasi/koleksi dengan komputer sebagai unsur utamanya dan/atau ditambah

dengan jaringan/alat lain sebagai unsur pendukungnya agar diperolah hasil informasi yang

cepat, tepat, dan akurat, dimana bentuk dari teknologi informasi tersebut bisa berupa

automasi, simulasi, atau kecerdasan buatan.

Alasan Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Perpustakaan

Ada beberapa alasan mengapa teknologi informasi (ICT) harus diterima di

perpustakaan seperti yang dikemukakan oleh Saleh (1998), yaitu:

1. Tuntutan terhadap jumlah dan mutu layanan perpustakaan.

Saat ini layanan perpustakaan tidak cukup lagi misalnya seperti layanan baca di

tempat dan peminjaman buku perpustakaan. Pemakai perpustakaan sekarang sudah menuntut

jenis-jenis layanan lain, seperti layanan informasi terbaru (current awareness services),

layanan informasi terseleksi (selective dissemination of information), layanan penelusuran

secara online, dan layanan penelusuran dengan CD-ROM. Selain tuntutan terhadap jumlah

layanan yang makin banyak, mutu layananpun dituntut untuk lebih baik. Dalam rangka

peningkatan mutu dan jumlah layanan inilah, peran teknologi komputer (informasi) sangat

diharapkan.

2. Tuntutan terhadap penggunaan teknologi bersama (Resource Sharing).

Seperti kita ketahui, tidak ada satu perpustakaanpun yang bisa memenuhi koleksinya

sendiri secara lengkap. Setiap perpustakaan akan saling membutuhkan koleksi perpustakaan

lain demi memberikan layanan yang memuaskan kepada pemakainya. Karena itu penggunaan

2
bersama koleksi perpustakaan sangat membantu, terutama pada perpustakaan-perpustakaan

yang koleksinya sangat lemah. Program penggunaan koleksi bersama ini dapat berjalan

dengan baik apabila setiap perpustakaan saling memberikan informasi yang dimilikinya.

Dengan bantuan teknologi informasi, layanan-layanan yang diberikan oleh perpustakaan

semakin efisien dan mempunyai jangkauan yang luas, global, tanpa batas jarak.

Apalagi dengan adanya fasilitas jaringan global (internet), misalnya seseorang dapat

mengakses katalog suatu perpustakaan di manapun tempat di dunia ini melalui WEBPAC

(Web-Online Publis Access Catalog), asalkan alamat situs (web address) perpustakaan

tersebut diketahui. Begitu juga pertukaran informasi dan peminjaman buku antar

perpustakaan dapat dilakukan dengan cepat, baik antar perpustakaan dalam satu wilayah,

dalam satu negeri, maupun di luar negeri (lbrary resource sharing and inter-library loan).

3. Kebutuhan untuk mengefektifkan dan mengoptimalkan sumber daya manusia.

Untuk mempertahankan dan meningkatkan mutu layanan perpustakaan dimana

sumber daya manusia (SDM) di bidang pengolahan data, informasi dan tenaga perpustakaan

masih sangat kurang, maka teknologi informasi dapat dioptimalkan pemakaiannya. Selain

daripada itu, dari segi jumlah penggunaan staf juga akan menjadi berkurang dan waktu yang

digunakan juga lebih hemat. Misalnya untuk melakukan pencarian, pengembalian, dan/atau

perpanjangan peminjaman buku, pengguna dapat menggunakan self check machine atau

melalui online public acccess catalog (OPAC/WEBPAC) yang terintegrasi dalam sistem

perpustakaan digital tanpa harus dilakukan secara manual dengan petugas di meja sirkulasi.

4. Tuntutan terhadap efisiensi waktu.

Sekarang ini pelayanan terhadap pemakai perpustakaan semakin mudah dan cepat.

Misalnya seseorang ingin mendapatkan suatu artikel tertentu, pada saat pertanyaan diajukan,

pada saat itu pula diperoleh jawabannya. Ini hanya dapat terjadi karena adanya bantuan

teknologi komputer (Teknologi Informasi). Dengan mengakses pangkalan data yang ada di

3
komputer baik di perpustakaanya maupun perpustakaan lain, akan diperoleh jawaban yang

langsung diterima dengan mengirimkan email kepada si penanya.

5. Keragaman informasi yang dikelola.

Koleksi perpustakaan kini sudah tidak terbatas pada buku ataupun jurnal, majalah dan

sebagainya, tetapi bervariasi dalam berbagai bentuk koleksi audio, video, teks, image, dan

koleksi multimedia seperti seperti: cassette, microfilm, microfiche, slide, transparency, CD,

VCD, DVD,CD-ROM, e-journal, e-book, e-zine, internet, in-house/online database, dan

sebagainya. Dan media penyimpanan data juga sudah semakin mengecil dengan kapasitas

simpan yang semakin membesar dan tahan lama.

6. Kebutuhan akan keakuratan layanan informasi.

Informasi yang diperoleh oleh pengguna hendaknya tidak hanya diperoleh dalam

waktu yang cepat, tetapi juga harus akurat, tepat, relevan dengan apa yang diinginkan oleh

pengguna itu.

Beberapa alasan yang senada tentang perlunya memanfaatkan teknologi informasi

dalam perpustakaan juga pernah dikemukakan. Seperti oleh Salmon (1985), yang

menyatakan ada sejumlah alasan yang valid untuk mengaplikasikan komputer (teknologi

informasi) di perpustakaan, antara lain ialah untuk melakukan sesuatu yang lebih baik, lebih

cepat atau lebih murah dibanding dengan sistem manual; atau untuk memberikan suatu

pelayanan baru.

Adapun Main (1992) menyatakan beberapa alasan untuk memanfaatkan teknologi

informasi di perpustakaan, antara lain: untuk meningkatkan efisiensi pemrosesan (increased

processing efficiency), memperbaiki layanan kepada pengguna (improved service to users),

penghematan dan penekanan pembiayaan (saving money and containing cost), memperbaiki

administrasi dan informasi manajemen (improved administrative and management

4
information). Semua alasan tersebut merupakan jawaban atas kegagalan sistem manual dan

sebagai suatu basis untuk melakukan reorganisasi.

Sedangkan Duval (1992) berpendapat bahwa perpustakaan mengaplikasikan

komputer untuk sistem kerumahtanggaannya (library housekeeping) dengan berbagai tujuan,

antara lain untuk meningkatkan produktifitas dan efisiensi kerja, memperluas atau menambah

jenis layanan baru yang tidak bisa dilakukan dengan sistem manual seperti silang layan (inter

library loan).

Kusumaningrum (1998) menyatakan bahwa tujuan automasi (pemanfaatan TI) di

perpustakaan adalah untuk mengatasi pekerjaan yang menumpuk dan berulang-ulang dengan

cara yang sama, meningkatkan efisiensi, memberikan pelayanan baru, serta mengadakan

kerjasama dan sentralisasi. Diantara contoh pekerjaannya seperti: pembuatan daftar

pengadaan/pemesanan bahan pustaka, administrasi peminjaman bahan pustaka, pencetakan

katalog kartu, barcode, pengklasifikasian, kontrol terhadap terbitan berseri, statistik koleksi

perpustakaan, dan sebagainya.

Dengan adanya pemanfaatan TI, semua kegiatan rutin dan penelusuran informasi di

perpustakaan, dokumentasi, dan informasi dapat berjalan mudah, cepat, dan akurat. (Yusuf,

1988).

Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Perpustakaan

Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai

bentuk, antara lain:

1. Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen

Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi

perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka,

pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai

bentuk Automasi Perpustakaan.

5
2. Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan

menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI

dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital.

Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi

dalam suatu sistem informasi tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber

daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendukung keduanya.

Hasil dari penerapan TI tersebut dapat dilihat pada berbagai macam bentuk bidang

layanan perpustakaan, antara lain seperti:

a. Layanan sirkulasi, reserve, inter library loan

b. Layanan referensi dan hasil-hasil penelitian

c. Layanan/pengelolaan terbitan berkala: jurnal, majalah, berkala

d. Layanan multimedia, audio-visual

e. Layanan internet dan computer station

f. Keamanan

g. Pengadaan koleksi

h. Pengelolaan katalog (Online Public Access Catalog). (Arif, 2003).

Penerapan teknologi informasi dalam perpustakaan sesungguhnya merupakan bagian

yang terintegrasi, saling mempengaruhi, dan berkaitan dengan pemberdayaan perpustakaan

dan pustakawan itu sendiri. Pemanfaatan teknologi informasi akan memberdayakan

perpustakaan dan pustakawan, dan begitu juga sebaliknya perpustakaan dan pustakawan yang

berdaya akan mengoptimalkan kegunaan teknologi informasi. Sebab keberadaan suatu

perpustakaan dengan fasilitas dan koleksi yang lengkap belum tentu dapat termanfaatkan

secara maksimal kalau sumber daya pustakawannya tidak tersedia dan tidak berkompeten.

Demikian juga dengan tersedianya sumber daya pustakawan yang memadai belum tentu

6
dapat berperan secara maksimal, kalau koleksi dan fasilitas perpustakaan tidak

memadai/representatif.

Kompetensi Pustakawan

Agar benar-benar dapat menjalankan peran dan fungsinya khususnya dalam

memanfaatkan Teknologi Informasi (TI), ada beberapa kompetensi yang harus dimiliki oleh

seorang pustakawan seperti yang dimaksudkan oleh Dewan Direktur Special Libraries

Association/SLA (dalam Sudarsono, 2006). Kompetensi tersebut yaitu:

1. Kompetensi Profesional, yang berhubungan dengan pengetahuan teknis dan kemampuan

yang mendukung tugasnya dalam memberikan layanan perpustakaan dan informasi.

Kompetensi tersebut meliputi kemampuan sebagai berikut: (1). Mempunyai

pengetahuan atas isi sumberdaya informasi, termasuk kemampuan mengevaluasinya secara

kritis, apabila diperlukan penyaringan. (2). Memiliki pengetahuan subyek khusus yang cocok

dan diperlukan oleh organisasi induk atau pengguna jasa. (3). Mengembangkan dan

mengelola jasa informasi yang nyaman, mudah diakses, dan hemat biaya (cost effective)

sejalan dengan arah strategis organisasi. (4). Menyediakan pedoman dan dukungan untuk

pengguna jasa. (5). Mengkaji kebutuhan informasi dan nilai tambah jasa informasi dan

produk yang memenuhi kebutuhan. (6). Menggunakan teknologi informasi yang sesuai untuk

mengadakan, mengorganisasikan, dan menyebarkan informasi. (7). Menggunakan

pendekatan manajemen dan bisnis dalam mengkomunikasikan pentingnya jasa informasi. (8).

Menghasilkan produk informasi khusus untuk digunakan di dalam maupun di luar organisasi,

atau oleh pengguna perorangan. (9). Mengevaluasi hasil penggunaan informasi dan

melakukan riset yang berhubungan dengan permasalahan manajemen informasi. (10). Secara

terus-menerus meningkatkan jasa informasi untuk menjawab tantangan dan perkembangan.

2. Kompetensi Personal, yaitu ketrampilan menggambarkan satu kesatuan ketrampilan,

perilaku dan nilai yang dimiliki pustakawan agar dapat bekerja secara efektif, menjadi

7
komunikator yang baik, selalu meningkatan pengetahuan, dapat memperlihatkan nilai

lebihnya serta dapat bertahan terhadap perubahan dan perkembangan dalam dunia kerjanya.

Kompetensi ini meliputi kemampuan sebagai berikut: (1). Melakukan pelayanan

prima. (2). Mencari tantangan dan melihat peluang baru baik di dalam maupun di luar

perpustakaan. (3). Berwawasan luas. (4). Mencari mitra kerja. (5). Menciptakan lingkungan

yang saling menghargai dan mempercayai. (6). Memiliki ketrampilan berkomunikasi. (7).

Bekerja baik dengan sesama anggota tim. (8). Memeberikan kepemimpinan. (9).

Merencanakan, membuat prioritas dan fokus pada hal-hal yang kritis. (10). Setia dalam

belajar sepanjang hidup dan karir pribadi. (11). Memiliki ketrampilan bisnis dan menciptakan

peluang baru. (12). Mengakui nilai profesional kerjasama dan kesetiakawanan. (13). Luwes

dan bersikap positif dalam masa yang berubah.

Peningkatan kemampuan pustakawan juga diharapkan terutama dalam hal

pengoperasian komputer, perancangan program aplikasi, penguasaan bahasa Inggris dan/atau

bahasa asing lainnya. Karena dalam pengoperasian komputer dan aplikasi-aplikasinya tidak

akan pernah lepas dari Bahasa Inggris. Upaya peningkatan kemampuan tersebut tersebut

dapat dilakukan melalui sarana lembaga pendidikan pelatihan dan organisasi profesi

pustakawan (seperti IPI).

Penutup

Pemanfaatan teknologi informasi dan aplikasinya dalam perpustakaan sudah menjadi

suatu keharusan pada saat ini, khususnya bagi Indonesia. Karena pemanfaatan teknologi

informasi tersebut akan menjadikan perpustakaan maju, berdaya, dan mampu berdiri sejajar

dengan perpustakaan-perpustakaan maju milik bangsa lain. Oleh karena itu pemanfaatannya

harus dilakukan secara tepat dan benar, dengan tetap menyesuaikan kepada kondisi dan

kebutuhan pengguna.

8
 Teknologi informasi yang digunakan secara tepat dan sesuai akan menjadikan proses

pengolahan informasi, dokumentasi, dan pengelolaan perpustakaan berjalan cepat, tepat,

akurat, efektif, efisien, ekonomis, dan bervariasi. Dengan demikian akan turut mendukung

terwujudnya perpustakaan dan pustakawan yang maju dan berdaya sehingga mampu

memberikan kwalitas layanan yang setinggi-tingginya kepada pengguna. Begitu juga

sebaliknya perpustakaan dan pustakawan yang berdaya akan mengoptimalkan penggunaan

teknologi informasi.

Banyak faktor yang harus dipertimbangkan agar pemanfaatan teknologi informasi

dalam perpustakaan berjalan sukses dan lancar diantaranya sumberdaya pustakawan (human

resource), kebijakan pemilik modal/pemegang kepentingan (stake holder policy),

ketersediaan koleksi, sarana, dan fasilitas (avaibility of collection/information resourse and

facility, dan kebutuhan pengguna (user’s need).

Namun sayangnya sumberdaya pustakawan Indonesia belum sepenuhnya siap

menggunakan kemajuan teknologi informasi, disamping itu infrastuktur dan fasilitas sebagian

besar perpustakaan juga masih minim, akibatnya teknologi informasi belum termanfaatkan

secara optimal.

Oleh karena itu pustakawan harus mempersiapkan diri dengan berbagai macam

ketrampilan, keahlian, kompetensi, dan keprofesionalan serta memiliki strategi yang tepat

dalam menghadapi masyarakat informasi. Dengan demikian pengguna (masyarakat) akan

mendapatkan layanan yang berkwalitas tinggi dan akses yang sebesar-besarnya terhadap

informasi.