You are on page 1of 4

Ringkasan Administrasi Arsip Oleh Dony Nurulita Nurul Fajar Tegar Bayu

Pelengkapan Penunjang Dalam Sebuah Ruang Penyimpanan Arsip Didalam Suatu Perusahaan

Area administrasi Area dan kondisi. Dalam mengatur dan membaca sebuah arsip yang sedikit, kita hanya membutuhkan ruangan yang sangat kecil. Seorang arsiparis dalam mengelola arsip hanya membutuhkan ruangan 3x3 meter dalam mengelola arsip itu. Itu dilakukan dalam rangka efisiensi tempat penggunaan arsip. Namun, perluasan tempat membaca suatu arsip perlu dikembangkan jika tempat membaca tersebut digunakan sebagai tempat pertemuan bagi staff lain nya atau peneliti lainnya. Peralatan. Dalam mengakomodasi arsip, sebuah perusahaan perlu mempersiapkan satu atau dua lemari buku dan lemari cabinet dimana arsip tersebut harus tepisah dengan bangku dan meja. Ini dilakukan untuk mempermudah pengaturan koleksi.

-

Area pelayanan publik Perkembangan populasi manusia menyebabkan meningkatnya pula pertumbuhan arsip mengenai aktivitas kegiatan setiap individu-individu tersebut. Hal ini mengakibatkan juga pertumbuhan akan tempat arsip semakin berkembang. Perkembangan tersebut akhirnya berdampak pula bagi penyediaan layanan yang terbuka bagi peneliti untuk dapat melihat isi keseluruhan dari arsip tersebut. Itu dilakukan agar keterbukaan proses pencarian informasi menjadi lebih mudah dengan pelayanan arsip tersebut. Ruang Membaca Dalam sebuah ruangan arsip dibutuhkan tempat membaca setidaknya 7-10 % dari total alokasi ruangan yang disediakan untuk pengelolaan arsip. Dalam hal ini sejatinya organisasi harus sudah mengetahui kebutuhan para pencari informasi untuk disediakan tempat membaca. Secara detail didalam ruang membaca dibutuhkan pencahayaan hanya secukupnya saja. Itu dikarenakan untuk mempertimbangkan pola kesehatan mata. 1. Meja Didalam ruangan membaca dibutuhkan sebuah meja dimana meja tersebut tidak digolongkan menjadi meja tulis melainkan meja besar yang dapat digunakan untuk melihat suatu koleksi

arsip dengan jumlah yang banyak. Ini dilakukan untuk mempermudah kegiatan peneliti untuk mlihat suatu koleksi arsip. 2. Rak Didalam ruang koleksi arsip dibutuhkan beberapa rak untuk memuat beberapa koleksi rujukan. Ini dilakukan demi membantu peneliti mencari sebuah informasi yang relevan ketika meneliti sebuah arsip. 3. Micro film / fiche reader Selanjutnya didalam ruang koleksi juga harus disediakan mesin pembaca microfilm atau fiche. Penggunaan mesin pembaca ini dilakukan demi memastikan bahwa arsip dalam microfilm atau fiche dapat digunakan. Ini disebabkan karena tidak semua bentuk arsip berupa file tercetak atau digital namun juga dalam bentuk yang sering kita tidak perkirakan seperti bentuk microfilm atau micro fiche. Itu mengapa didalam ruang arsip kita perlu menyediakan hal benda tersebut. Pada akhirnya dalam organisasi yang memiliki keterbatasan dana, ada baiknya untuk mencoba menginventarisasi sebuah alat-alat penunjang dalam sebuah ruang arsip harus mempertimbangkan saran dan kritik dari organisasi lainnya. Dimana organisasi atau perusahaan yang bersangkutan harus mencari sebebarapa efektifnya perlengakapan yang telah dibeli perusahaan dalam menunjang penggunaan arsip di dalam ruang koleksi arsip. Contohnya adalah sebuah perusahaan harus menelaah lebih jauh mengenai penggunaan mesin pembaca microfilm atau fiche apakah mesin tersebut mempunyai daya guna yang baik atau malah sebaliknya. Pameran Ruang dan Kondisi. Area tampilan yang menunjukkan beberapa item koleksi di ruang baca atau di luar yang menarik perhatian. Pameran yang menampilkan bahan asli harus berada dalam lemari terkunci dan di bawah pengawasan. Perhitungan standar tingkat cahaya dan langkah-langkah perlindungan dari api diperlukan sehingga sangat sulit untuk menemukan daerah yang cocok untuk menampilkan bahan asli ini. Salinan dari bahan-bahan arsip yang diperbesar disertai dengan label dan teks sering menjadi solusi yang lebih memuaskan. Peralatan. Karena resiko pencurian, vandalisme atau kecelakaan, bahan arsip harus ditampilkan di lemari khusus yang dikunci. Salinan bahan arsip dapat membuat pameran lebih sempurna dan mudah ditampilkan pada layar.

-

Seminar / Pelatihan Ruang dan Kondisi. Arsip organisasi sering dimanfaatkan sebagai sumber organisasi induk dalam melaksanakan seminar atau kegiatan pelatihan. Jika fasilitas ruang seminar tidak berdekatan dengan ruang baca atau organisasi, ruang pameran atau ruang baca dapat digunakan sebagai ruangan seminar atau pelatihan. Peralatan. kursi dan meja harus disediakan untuk setiap peserta. Pembicara akan membutuhkan papan tulis dan juga proyektor serta layar. Peralatan tambahan seperti overhead projector, proyektor film,dan video perlu ditambahkan apabila secara ekstensif digunakan, atau dapat meminjam atau menyewa untuk acara yang sifatnya tidak ekstensif.

-

Sumber Lainnya Lembaga arsip skala kecil dengan sumber daya yang terbatas memiliki banyak keuntungan dengan melakukan kerjasama, seperti dapat berbagi peralatan berguna yang tidak digunakan, relawan atau potensi staf professional pun dapat diperoleh. Berbagi fasilitas membuka kemungkinan besar untuk kantor arsip di wilayah geografis yang terbatas. Penyimpanan suhu rendah untuk master film negatif atau konservasi microfilm untuk wilayah regional terbatas, kerjasama sangat berharga. Jika Arsip adalah bagian dari sebuah organisasi yang lebih besar, maka arsip sumber berharga untuk direkam dalam organisasi. Jika fasilitas-fasilitas semacam tidak dapat diperoleh dari dalam, organisasi arsip terdekat mungkin dapat memberikan bantuan. Rencana penanggulangan bencana merupakan suatu aspek lain dari arsip yang harus diperiksa. Setiap arsip harus memiliki rencana, apa yang harus dilakukan ketika kerusakan terjadi, baik yang disebabkan alam atau manusia. Keepings Things Going Tidak terlalu dini untuk menganalisis praktik yang telah dilakukan dan memperkenalkan suatu rencana atau prosedur penilaian untuk memperbaiki. Tetapi Sayangnya, kebanyakan organisasi hanya meninjau praktek mereka ketika dipaksakan oleh keadaan lain. Keadaan lain yang paling umum terjadi adalah 1. Ketika staf baru diangkat atau posisi staff dihapuskan 2. Ketika organisasi sedang mengalami restruktural, refungsional atau perubahan teknologi 3. Ketika organisasi menghadapi pengawasan atau 4. Ketika sesuatu yang buruk terjadi Apapun yang terjadi, kita semua harus menyadari bahwa perubahan tersebut adalah proses alami dan berkelanjutan sehingga perlu dicari solusinya daripada mencoba untuk meniadakan proses organisasi. Untuk mengelola dampak perubahan tersebut maka organisasi harus memiliki kepastian yang fleksibel, kerangka kebijakan dan struktur dalam beroperasi. Jadi, kami mengembangkan batasan tertentu dalam beroperasi, untuk menyesuaikan prioritas dan prosedur untuk hasil yang maksimal. Mengukur dan mengevaluasi Salah satu tujuan evaluasi adalah menilai situasi dan kinerja sehingga berlangsung efektifitas. aktivitas dapat diukur secara kuantitatif dengan mengukur seberapa sering mereka datang. Selain itu juga,mereka dapat diukur secara kualitatif-seberapa baik atau efektifkah kinerja mereka. informasi ini memungkinkan Anda untuk 1. Menilai dan memantau kemajuan dan jika perlu, menyesuaikan prioritas dan sumber daya 2. Memprediksi trend dan rencana kedepan 3. memnyeimbangkan permintaan, menganalisis dan melaporkan secara obyektif

4. Bandingkan organisasi Anda dengan organisai lainnya 5. Mempromosikan dan mempublikasikan program dengan ketepatan dan kepercayaan diri. Yang penting adalah mengidentifikasi data apa yang dibutuhkan dan membuat perencanaan untuk menghasilkan cara yang paling efisien. Mencoba untuk membangun kumpulan data ke dalam aktivitas sehari-hari dan menghasilkannya secara otomatis adalah cara yang paling efisien. Pengiklanan Arsip Arsip harus dimiliki oleh organisasi pencipta arsip karena arsip merupakan sumber pendukung kegiatan dan melalui arsip sebuah eksistensi sebuah organisasi dapat dilihat. Mempublikasi arsip adalah salah satu cara memperbaiki citra, memperluas jaringan, dan meyakinkan sebuah kemajuan kegiatan kepada sponsor. Dalam mempulikasikan arsip, sampaikan informasi yang jelas, ringkas, dipercaya, dan menarik agar mudah dipahami oleh pembaca. Kemudian rencanakan publikasi ini sesuai dengan tujuan yang rasional sehingga didapat hasil yang maksimal. Gunakan setiap kesempatan agar arsip selalu terlihat dengan menyimpan dan menjaga arsip serta melakukan identifikasi ulang tentang pengguna arsip serta publikasi yang berkelanjutan

Kesimpulan Bab ini memberi penjelasan tentang alur kerja program kearsipan dengan sistemtika, profesionalitas. Perencanaan dan manajemen kearsipan akan berlangsung terus menerus an berlanjut sesuai dengan keberadaan arsip tersebut dalam tanggung jawab organisasi. Selain itu, jaringan kearsipan juga perlu dibangun untuk mewujudkan kesiagaan informasi sebagai pertanggung jawaban,