ANALISIS SISTEM INFORMASI SIMPAN PINJAM (Studi Kasus di KUDMandiri Bayongbong)

LAPORAN KERJA PRAKTEK Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan Kerja Praktek

Oleh : NOVA ANGGRAENI (0706064)

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI GARUT 2011

Nova Anggraeni, 0706064 Analisis Sistem Informasi Simpan Pinjam (Studi Kasus Di Kud Mandiri Bayongbong) Dibawah bimbingan Ibu Rina Kurniawati, SE., M.Si. 75 Halaman+vi/63 Gambar/12 Tabel/7 Pustaka (1998-2010)

ABSTRAK

Sebuah sistem informasi memiliki peranan yang sangat penting bagi kelangsungan sebuah organisasi. Oleh karena itu, hal pertama yang harus dilakukan untuk menciptakan sebuah sistem informasi yang handal dan berkualitas adalah dengan menganalisis setiap aktifitas bisnis dari sistem sampai didapatkan gambaran dari perilaku sistem secara utuh. Kegiatan analisis dilakukan pada Sistem Informasi Simpan Pinjam KUD Mandiri Bayongbong. Koperasi sebagai salah satu bentuk organisasi merupakan unit pelaksana bidang kesejahteraan anggota dalam hal ini khususnya pegawai dan masyarakat yang berdomisili di bayongbong. Tujuan dari kegiatan analisis ini adalah untuk mengetahui dan mengidentifikasi setiap objek yang membangun mekanisme simpan pinjam KUD Mandiri Bayongbong serta sejauh mana kemampuan sistem simpan pinjam dapat memenuhi kebutuhan setiap anggotanya. Dalam menganalisis sistem yang sedang berjalan penulis menggunakan alat bantu berupa Flowmap, Diagram Arus Data (DAD), Kamus Data, dan Entity Relationship Diagram(ERD). Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan pada Sistem Informasi Simpan Pinjam di KUD Mandiri Bayongbong pada dasarnya telah berjalan dengan baik. Hal ini terbukti dengan proses pendataan anggota baru, simpanan pinjaman dan angsuran yang dapat dilakukan dan dilayani dengan baik.

Kata Kunci : sistem informasi simpan pinjam kud mandiri bayongbong, flowmap, DAD, kamus data, ERD.

KATA PENGANTAR Bismillahirrahmanirrahiim Alhamdulillahirabbilaalamiin, puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, sholawat serta salam semoga dilimpahkan kepada Nabi Muhammad SAW beserta keluarganya, para sahabat-sahabatnya serta seluruh pengikut ajaran agamanya. Karena berkat rahmat dan karunia-Nya, akhirnya penulis dapat menyelesaikan penyusunan laporan dengan judul ANALISIS SISTEM INFORMASI SIMPAN PINJAM (Studi Kasus di KUDMandiri Bayongbong). Tujuan dari penyusunan laporan ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat dalam kelulusan Mata Kuliah Kerja Praktek di Jurusan Teknik Informatika Sekolah Tinggi Teknologi Garut (STTG). Penulis menyadari sepenuhnya akan segala kekurangan dalam penyusunan laopran ini, hal ini disebabkan karena keterbatasan kemampuan, pengetahuan serta pengalaman penulis, namuan demikian besar harapan penulis bahwa laporan ini akan bermanfaat bagi penulis sendiri maupun bagi pihak lain yang memerlukannya. Tanpa adanya bantuan dan dorongan dari semua pihak, penulis tidak dapat menyelesaikan laporan ini dengan baik. Untuk itu, dengan segala kerendahan hati penulis ingin menyampaikan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada :
1.

Allah SWT ya rabbi aku memiliki-Mu sebagai pegangan yang akan menuntun setiap langkahku. Kedua orang tuaku mamah dan bapak yang merupakan orang tua terhebat terimakasih atas curahan doa, kasih sayang, perhatian dan pengorbanannya selama ini yang tulus dan tanpa henti.

2.

3.

Bapak H. Abdussy Syakur, Ir, M.Eng., Ph.D. selaku ketua Jurusan Teknik Informatika Sekolah Tinggi Teknologi Garut. Ibu Rina Kurniawati,SE.,M.Si. selaku dosen pembimbing yang telah memberikan pengarahan dan bimbingan kepada penulis selama penyusunan laporan kerja praktek ini.

4.

5.

Bapak Yusuf Kurnia selaku pembimbing lapangan di KUD Mandiri Bayongbong yang telah banyak membantu memberikan informasi mengenai penelitian yang penulis lakukan.

6.

Ibu Teti Suhesti selaku kepala unit simpan pinjam di KUD Mandiri Bayongbong yang telah memberikan data-data yang diperlukan selama penulis melakukan penelitian.

7. 8.

Seluruh Civitas Akademika Sekolah Tinggi Teknologi Garut. Kakak-kakakku Teh Eka dan A Parman, Teh Reni dan A Encep, Teh Tria, serta adikku Rizal yang telah memberikan motivasi kepada penulis dalam menyelesaikan laporan kerja praktek ini.

9. 10.

Keponakanku yang baik Rifqi, Nizar dan Azhar semoga kalian menjadi anak yang soleh dan berbakti kepada kedua ornag tua. Teman-teman terbaikku Isnawati Mulyani, Rika Sofa dan Nurzaman, Rickard Elsen, Deden Rika, Ahmad Zulfikar, Gun-gun Ginajar, Adita Sepriana, Edwar Imam, Doni Selamet serta seluruh teman-teman di Jurusan Teknik Informatika angkatan 2007 kelas A dan B yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu. Penulis hanya dapat berdoa semoga Allah SWT membalas semua amal

baik mereka dengan pahala yang berlipat ganda atas semua bantuan yang telah diberikan pada penulis. Penulis sadari bahwa dalam penyusunan laporan kerja peraktek ini masih banyak terdapat kekurangan karena itu penulis sangat mengharapkan tegur sapa berupa saran dan kritikan yang dapat membangun agar dalam penyusunan karya tulis yang akan datang dapat lebih baik lagi. Amin Wassalamualaikum Wr.Wb Garut, Maret 2011 Penulis

DAFTAR ISI Halaman ABSTRAK ...................................................................................................... i

KATA PENGANTAR ........................................................................................ ii DAFTAR ISI ...................................................................................................... iv DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... vii DAFTAR TABEL ............................................................................................... viii BAB I PENDAHULUAN.................................................................................... 1.1 Latar Belakang................................................................................... 1.2 Identifikasi Masalah........................................................................... 1.3 Tujuan Penelitian............................................................................... 1.4 Batasan Masalah................................................................................ 1.5 Kerangka Pemikiran........................................................................... 1.6 Metode Penelitian.............................................................................. 1.6.1 Metode Pengumpulan Data...................................................... 1.6.2 Metode Analisis....................................................................... 1.7 Sistematika Penulisan........................................................................ BAB II TINJAUAN PUSTAKA......................................................................... 2.1 Sistem Informasi................................................................................ 2.1.1 Definisi Sistem......................................................................... 1 1 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 8

2.1.2 Definisi Informasi.................................................................... 10 2.1.3 Definisi Sistem Informasi........................................................ 11 2.2 Manajemen Sistem Informasi............................................................ 13 2.2.1 Definisi Manajemen Sistem Informasi.................................... 15 2.2.2 Ruang Lingkup Manajemen Sistem Informasi........................ 16 2.2.3 Manajemen dan Informasi....................................................... 18 2.3 Data.................................................................................................... 18 2.3.1 Definisi Data............................................................................ 18

2.3.2 Jenis Data................................................................................. 19 Halaman 2.4 Siklus Hidup Pengembanagn Sistem................................................. 19 2.5 Analisis Sistem................................................................................... 20 2.5.1 Mengidentifikasi Masalah........................................................ 21 2.5.2 Memahami Kerja Sistem Yang Ada........................................ 22 2.5.3 Menganalisis Hasil Penelitian.................................................. 25 2.5.3.1 Menganalisis Kelemahan Sistem................................. 25 2.5.3.2 Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai / Manajeman.................................................................. 28 2.5.4 Membuat Laporan Hasil Analisis............................................ 28 2.5 Flowmap............................................................................................. 28 2.7 Data Flow Diagram (DFD)................................................................ 30 2.7.1 Definisi Data Flow Diagram (DFD)........................................ 30 2.7.2 Keunggulan DFD..................................................................... 30 2.7.3 Kelemahan DFD...................................................................... 31 2.7.4 Tahapan-tahapan Dalam DFD................................................. 31 2.8 Kamus Data........................................................................................ 31 2.9 Basis Data.......................................................................................... 33 2.9.1 Definisi Basis Data................................................................... 33 2.9.2 Himpunan Entitas (entity sets)................................................. 34 2.9.3 Himpunan Relasi (relationship sets)........................................ 34 2.9.4 Pemetaan Kardinalitas (mapping constraints).......................... 34 2.9.5 Batasan Partisipasi (participation constraints)......................... 35 2.9.6 Kunci (keys)............................................................................. 35 2.10 Koperasi........................................................................................... 37 2.10.1 Definisi Koperasi................................................................... 37 2.10.2 Penggolongan Koperasi......................................................... 38 BAB III ANALISIS SISTEM.............................................................................. 40 3.1 Ruang Lingkup Objek Penelitian....................................................... 40

Halaman 3.1.1 Sejarah singkat KUD Mandiri Bayongbong............................ 40 3.1.2 Visi dan Misi KUD Mandiri Bayongbong............................... 41 3.1.3 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas KUD Mandiri Bayongbong............................................................................. 41 3.1.4 Job Description dari KUD Mandiri Bayongbong.................... 42 3.1.5 Aktifitas Operasional KUD Mandiri Bayongbong.................. 44 3.2 mengidentifikasi Masalah.................................................................. 45 3.2.1 Mengidentifikasi Penyebab Masalah....................................... 45 3.2.2 Mengidentifikasi Titik Keputusan........................................... 45 3.2.3 Mengidentifikasi Personil Kunci............................................. 53 3.3 Memahami Kerja Dari Sistem Yang Ada.......................................... 54 BAB IV KESIMPILAN DAN SARAN............................................................... 62 4.1. Kesimpulan....................................................................................... 62 4.2. Saran.................................................................................................. 63 DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... ix DAFTAR ISTILAH............................................................................................. x LAMPIRAN ........................................................................................................ xi

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dewasa ini, seiring dengan kebutuhan masyarakat akan informasi yang begitu tinggi, serta dengan kemajuan yang begitu pesat dari sisi teknologi informasi dan komunikasi, telah mempengaruhi terhadap aktifitas perancangan dan pengembangan sistem informasi. Aktifitas perancangan dan pengembangan sistem informasi merupakan sebuah proses yang dilakukan untuk menghasilkan informasi yang diperlukan oleh setiap level manajemen di dalam sebuah organisasi. Sejalan dengan hal tersebut permasalahan yang kita hadapi juga semakin kompleks yaitu pada bidang sehari-hari. Dengan kenyataan itu kita dituntut untuk menyelesaikan permasalahan yang ada dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi serta kecepatan, ketepatan dan keakuratan dalam memberi informasi sehingga dalam melaksanakan pekerjaan kita akan mendapat hasil yang optimal. Didalam berbagai aktifitas, apapun aktifitasnya selalu terdapat istilah sistem, dimana sistem ini merupakan sebuah lingkungan yang mengarahkan sebuah aktifitas agar tetap berada pada kondisi terkontrol. Sehingga dengan demikian, aktifitas yang dilakukan dapat memberikan sebuah manfaat dan output yang diinginkan. Dalam mendefinisikan sistem, terdapat dua kelompok pendekatan, yaitu pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur yang digunakan dalam sistem. Pendekatan ini mendefinisikan sistem sebagai berikut : Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu [Jogianto, 2005]. Pendekatan yang kedua lebih menekankan pada elemen atau komponen penyusun sistem. Pendekatan ini mendefinisikan sistem sebagai berikut :

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai satu tujuan tertentu [Jogianto, 2005]. Tidak berbeda halnya dengan pendefinisian sebuah sistem, pendefinisian informasi-pun memiliki pandangan yang berbeda dari setiap orang, akan tetapi memiliki esensi yang sama. Hal itu dapat terihat dari pendefinisian informasi berikut: Informasi adalah data yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu, [Amsyah, Zulkifli, 2005]. Berdasarkan definisi sistem dan definisi informasi yang telah disebutkan, maka sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut : Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan [Jogianto, 2005]. Pentingnya informasi dalam hidup ini, mengharuskan kita untuk dapat menyampaikan informasi dengan jelas dan menarik kepada semua orang, sehingga tidak terjadi salah tafsir dalam penerimaan informasi. Dalam Undang-Undang perkoperasian nomor 25 tahun 1992, Koperasi diartikan sebagai badan usaha yang beranggotakan kumpulan orang atau badan hukum. Koperasi dengan berlandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat berdasarkan atas azas kekeluargaan. Dalam Koperasi tidak ada paksaan dan campur tangan dari pihak lain. Semua diatur oleh para anggota, sehingga pemegang kekuasaan tertinggi adalah rapat para anggota. Pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU) didasarkan pada besar kecilnya karya dan jasa anggota. Koperasi Unit Desa Mandiri (KUD Mandiri) adalah salah satu bentuk usaha yang kegiatan utamanya adalah menyediakan jasa simpan pinjam untuk

para anggotanya. Dalam perkembangannya sering dijumpai adanya kesalahan yang disebabkan oleh kurang telitinya dalam perhitungan serta kemungkinan terjadinya kecurangan sangat mempengaruhi kinerja dari kegiatan koperasi tersebut. Hal ini dikarenakan semua transaksi yang dilakukan menggunakan sistem yang masih manual. Apalagi data yang diolah cukup banyak dan mungkin akan berpengaruh pada efisiensi waktu dan tenaga, maka harus dikelola dengan alat bantu, sehingga dapat terhindar dari kesalahan, dan informasi yang dihasilkannyapun berdaya guna tinggi dalam memenuhi keperluan di setiap lini manajemen. Dalam menganalisisi sebuah sistem informasi diperlukan suatu pendekatan yang dapat digunakan dalam memecahkan masalah, diantaranya adalah pendekatan konvensional, dan pendekatan berorientasi objek. Dimana kedua pendekatan tersebut masing-masing memiliki kelebihan tersendiri dalam hal pemecahan masalah. Berikut perbandingan antara pendekatan konvensional dengan pendekatan berorientasi objek; Pendekatan konvensional terutama mengacu kepada strategi dekomposisi yang berdasar algoritma atau fungsional. Pendekatan ini telah berkembang meliputi seluruh tahap atau aktifitas proses rekayasa perangkat lunak dari mulai pemrograman dengan iterasi perbaikan, pemrograman terstruktur, ditambah dengan perancangan terstruktur kemudian analisis terstruktur dan sebagainya. (Hariyanto, 2004). Analisis dan perancangan terstruktur berbasis pada dekomposisi fungsi atau pemartisian kejadian. Dekomposisi fungsi sangat memerlukan kecerdasan dan kecerdikan rekayasawan untuk memetakan domain persoalan menjadi fungsi fungsi dan subfungsi-subfungsi. Pemecahan fungsi atau subfungsi-subfungsi adalah sulit dan fungsi-fungsi tersebut sangat mudah berubah karena dapat terjadi perubahan fungsi-fungsi yang terdapat di domain persoalan. (Hariyanto, 2004). Pendekatan yang terbaru dan popular saat ini yaitu pendekatan berorientasi objek. Pendekatan ini merupakan suatu teknik yang memusatkan rancangan pada objek dan antar muka yang dihasilkan. Objek adalah entiti yang berisi data atau variabel dan tingkah laku. Data atau variabel yang menggambarkan sifat atau keadaan objek dalam dunia nyata didefiniskan sebagai attribute, sedangkan tingkah laku yang

menggambarkan aksi-aksi yang dimiliki objek didefinisikan sebagai method. (Hariyanto, 2004). Namun demikian, dari sistem yang sedang berjalan ini, belum tentu sepenuhnya telah berjalan dengan baik, hal ini sangat dipengaruhi oleh dukungan tiap lini manajemen terhadap pelaksanaan proses bisnis atau prosedur yang baik. Upaya untuk mewujudkan tujuan organisasi sangat membutuhkan data dan informasi yang akurat, sehingga kualitas dan kuantitas data sangat mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi terutama dalam meningkatkan serta kepuasan pelayanan terhadap anggotanya. Oleh karena itu, maka dilakukan analisis terhadap sistem simpan pinjam yang sedang berjalan di Koperasi Unit Desa (KUD) Mandiri Bayongbong, yaitu mengenai proses pendataan anggota baru, proses simpanan, proses peminjaman dan proses angsuran peminjaman untuk menilai kinerja serta keefektifan sistem dalam mengakomodasi atau meningkatkan kebutuhan pengguna dan anggota koperasi. Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik untuk menganalisis sistem informasi simpan pinjam di Koperasi Unit Desa (KUD) Mandiri Bayongbong dengan judul: ANALISIS SISTEM INFORMASI SIMPAN PINJAM (Studi Kasus di KUD Mandiri Bayongbong).
1.2

Identifikasi Masalah Berdasarkan uraian pada latar belakang masalah maka penulis mencoba

mengidentifikasi masalah sebagai berikut : a. Bagaimana proses dari pendataan anggota baru, prosedur simpanan, pinjaman dan angsuran yang sedang berjalan di KUD Mandiri Bayongbong?
b.

Apakah sistem informasi simpan pinjam di KUD Mandiri Bayongbong telah dapat mengakomodasi kebutuhan anggota koperasi, petugas dan manajemen?

1.3

Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian yang dilaksanakan di KUD Mandiri

Bayongbong ini adalah :

a.

Untuk Mengetahui proses mengenai pendataan anggota baru, proses simpanan, pinjaman dan angsuran pinjaman di KUD Mandiri Bayongbong. Untuk mengetahui dan mengidentifikasi setiap objek yang membangun mekanisme simpan pinjam KUD Mandiri Bayongbong serta sejauh mana kemampuan sistem simpan pinjam dapat memenuhi kebutuhan setiap anggotanya..

b.

1.4

Batasan Masalah Adapun batasan masalah dalam penelitian kerja praktek ini adalah sebagai

berikut : a. Menganalisis proses pendataan anggota baru, proses simpanan, pinjaman dan angsuran pinjaman di unit simpan pinjam KUD Mandiri Bayongbong.
b. Dalam menggambarkan prosedur kerjanya penulis menggunakan flowmap.

Flowmap adalah bagan yang menunjukkan aliran di dalam program atau prosedur sistem secara logika.
c. Dalam menggambarkan sistem yang sedang berjalan, penulis menggunakan

diagrama aliran data (DAD). DAD adalah Diagram yang menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses, keluaran sistem, yang berhubungan dengan masukan, proses, dan keluaran dari model sistem umum.
d. Dalam menjelaskan arus data yang mengalir di DAD, penyusun menggunakan

kamus data. Kamus Data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhankebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.
e. Dalam menggambarkan relasi antar objek data, penyusun menggunakan entity-

relationship Diagram (ERD). ERD didasarkan pada persepsi terhadap dunia nyata yang tersusun atas kumpulan objek-objek dasar yang disebut entitas dan relasi. 1.5 Kerangka Pemikiran Dari penjelasan di atas maka disusun kerangka pemikiran dari kegiatan yang akan dilakukan pada Kerja Praktek di KUD Mandiri Bayongbong. Yaitu mengenai sistem informasi simpan pinjam yang sedang berjalan. Kemudian

menganalisis sistem informasi tersebut menggunakan tahapan metode analisis sehingga nantinya dapat diketahui apakah sistem yang digunakan baik atau tidak.

Sistem Informasi Simpan Pinjam yang Sedang Berjalan

Menganalisis Sistem Informasi Simpan Pinjam Menggunakan Metode Analisis

Hasil Analisis Sistem Informasi Smpan Pinjam

Gambar 1.1 Kerangka Pemikiran

1.6

Metode Penelitian Metode Pengumpulan data a. Untuk mengumpulkan data primer menggunakan teknik :

1.6.1

- Wawancara Wawancara dilakukan terhadap petugas yang menangani atau mengelola proses simpan pinjam. - Observasi Mengamati secara langsung kegiatanan dari proses simpan pinjam yang sedang berjalan. - Dokumentasi Teknik pengumpulan data dengan cara mempelajari beberapa dokumen, file, literatur-literatur yang ada hubungannya dengan masalah penelitian, terutama dokumen-dokumen tentang ketentuan yang berlaku yang sifatnya mengikat ataupun tidak mengikat.
b. Untuk mengumpulkan data sekunder menggunakan teknik :

Studi kepustakaan yaitu suatu teknik pengumpulan data yang digunakan untuk mengumpulkan data dengan cara membaca, mempelajari dan menganalisa

beberapa buku yang berkaitan dengan masalah yang berhubungan dengan penelitian ini. 1.6.2 Metode Analisis Didalam tahap analsis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem, yaitu sebagai berikut : (Jogiyanto, 2005)
a. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah. b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. c. Analyze, yaitu menganalisis sistem. d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

1.7

Sistematika Penulisan Agar laporan kerja praktek ini dapat dipahami dengan baik oleh pembaca

dan dapat memberikan gambaran secara umum tentang isi dari laporan kerja praktek ini, maka dari pada itu penulis membuat sistematika penulisan laporan kerja praktek sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Berisi latar belakang, identifikasi masalah, tujuan penulisan, batasan masalah, kerangka pemikiran, metode penelitian dan sistematika penulisan. BAB II TINJAUAN PUSTAKA Berisi landasan teori yang digunakan sebagai referensi baik didalam kegiatan analisis maupun didalam menyelesaikan permasalahan dari studi kasus yang dipilih. BAB III ANALISIS SISTEM Pada bab ini berisi gambaran umum dari KUD Mandiri Bayongbong yang meliputi visi dan misi. Menerangkan tahapan analisis yang dilakukan terhadap current system atau sistem yang sedang berjalan mulai dari mengidentifikasi, memahami kerja dari sistem yang ada., menganalisis sistem, dan membuat laporan hasil analisis.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN Berisikan kesimpulan yang dapat ditarik dari hasil analisis yang telah dilakukan, serta saran-saran yang mungkin dapat berguna bagi pihak KUD Mandiri Bayongbong. DAFTAR PUSTAKA Berisi kumpulan referensi serta rujukan yang dipakai dalam menyusun laporan kerja praktek. DAFTAR ISTILAH Berisi kumpulan daftar istilah maupun kata-kata asing yang terdapat dalam laporan kerja praktek. LAMPIRAN Lampiran berisi berbagai sumber yang digunakan dalam kegiatan analisis, antara lain berupa data-data maupun dokumen-dokumen yang berasal dari tempat objek penelitian. DAFTAR GAMBAR Berisi daftar gambar yang terdapat dalam laporan kerja praktek. DAFTAR TABEL Berisi daftar tabel yang terdapat dalam laporan kerja praktek.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem Informasi Pada kegiatan analisis dan pengembangan sistem informasi, pemahaman terhadap konsep sistem informasi sangat di perlukan. Oleh karena itu, terlebih dahulu penulis melakukan ulasan terhadap konsep dasar dari sistem, informasi, dan sistem informasi. 2.1.1 Definisi Sistem Istilah sistem sering digunakan untuk menggambarkan sesuatu yang tersetruktur dan terperinci, namun demikian tidak mudah untuk mendefinisikan sistem, hal ini sering kali memberikan pandangan yang berbeda dalam setiap penggunaan istilah sistem untuk aktifitas tertentu. Dalam mendefinisikan sistem, terdapat dua kelompok pendekatan, yaitu pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur yang digunakan dalam sistem. Pendekatan ini, mendefinisikan sistem sebagai berikut : Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedurprosedur yang berhubungan, berkumpul bersamasama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu, [Jogiyanto, 2005]. Prosedur (Procedure) didefinisikan oleh Richard F.Naushel sebagai berikut Suatu prosedur adalah suatu urutan-urutan operasi klerikal (tulis menulis), biasanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi,[Jogiyanto, 2005] Pendekatan yang kedua lebih menekankan pada elemen atau komponen penyusun sistem. Pendekatan ini mendefinisikan sistem sebagai berkut :

Sistem adalah kumpulan dari elemenelemen yang saling berinteraksi untuk mencapai satu tujuan tertentu, [Jogiyanto, 2005]. Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Karena pada hakekatnya setiap komponen sistem, untuk dapat saling berinteraksi dan untuk dapat mencapai tujuan tertentu harus melakukan sejumlah prosedur, metode, dan cara kerja yang juga saling berinteraksi. Suatu sistem dapat terdiri dari empat elemen subsistem, yang secara bersama-sama membentuk satu kesatuan yang disebut sistem. Elemen-elemen tersebut yaitu: Masukan, Pengolahan, Keluaran dan Umpan Balik. Dimana keempat elemen tersebut terlihat pada gambar berikut ini:
Masukan Pengolahan Keluaran

Umpan Balik /Kontrol

Gambar 2.1 Model aktifitas sistem [Amsyah, Zulkifli, 2005] 2.1.2 Definisi Informasi Pengertian informasi dapat di definisikan berbeda- beda tergantung sudut pandang seseorang terhadap istilah tersebut, namun pada dasarnya setiap orang ataupun setiap organisasi sangat membutuhkan informasi. Informasi dapat diartikan atau didefinisikan sebagai berikut : Informasi adalah data yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu, [Amsyah, Zulkifli, 2005]. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya [Jogiyanto, 2005].

Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah. Sedangkan kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu: a. Akurat Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, akurat juga berarti harus mencerminkan maksudnya, harus akurat dari sumber sampai penerima informasi. b. Tepat Waktu Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, informasi yang sudah tidak berlalu tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan landasan diadakannya pengambilan keputusan, bila keputusan terlambat maka akan berakibat fatal bagi organisasi/perusahaan. c. Relevan Informasi tersebut mempunyai manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang berbeda. 2.1.3 Definisi Sistem Informasi Berdasarkan definisi sistem dan definisi informasi yang telah disebutkan diatas, maka sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut : Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan [Jogianto, 2005]. Sistem informasi merupakan suatu sistem yang saling barkaitan dan berintegrasi satu sama lain dan bertujuan menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

Kegiatan di Sistem Informasi mencakup: 1. 2. 3. 4. 5. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses. Proses, menggambarkan bagaimana suatu data di proses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas tersebut. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data. Kontrol, ialah suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Sistem informasi memiliki komponenkomponen sebagai pendukungnya, komponenkomponen tersebut diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Blok Masukan yaitu input yang mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi termasuk metode dan media untuk mendapatkan data yang akan dimasukan yang berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok Model yaitu kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. 4. Blok keluaran yaitu informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem dan manajemen. Blok Teknologi yaitu alat yang digunakan untuk menerima input, menyimpan dan mengakses data serta menghasilkan keluaran yang diinginkan. 5. Blok Basis Data yaitu basis data yang digunakan dan disimpan untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut dimana berisi data-data yang diorganisasikan sedemikian rupa agar informasi yang berkualitas. 6. Blok kendali yaitu pengendalian pada perusahaan untuk mencegah hal-hal yang dapat merusak sistem atau apabila ada kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi. dihasilkan

Secara sederhana, konsep dasar dari sebuah sistem informasi dalam suatu unit kerja dapat dilihat pada gambar berikut:
Transaksi Dan Kegiatan Unit Kerja

Data

Pengolahan

Informasi

Umpan Balik/Kontrol

Gambar 2.2 Sistem informasi suatu unit kerja [Amsyah, Zulkifli, 2005] 2.2 Manajemen Sistem Informasi Manajemen sistem informasi erat kaitannya dengan pengertian manajemen dan tingkat manajemen. Berikut adalah deinisi dari manajemen: Manajemen adalah proses kegiatan mengelola sumber daya manusia, material, dan metode (3M : Men, Material, Method) berdasarkan fungsifungsi manajemen agar tujuan dapat tercapai secara efisien dan efektif. [Amsyah, Zulkifli, 2005]. Manajemen juga berarti sebagai kelompok pimpinan dalam organisasi. Manajemen (mangement) adalah pekerjaan yang dikerjakan oleh manajer (manager). Disebutkan bahwa pekerjaan manajer bersifat manajerial (managerial), disamping itu manajerial juga dapat diartikan sebagai pimpinan. Dalam organisasi terdapat tingkatan-tingkatan manajemen, sebagai ukuran tinggi rendahnya tingkat kelompok pimpinannya. Karena organisasi terbagi dalam unit-unit kerja, maka tingkatan tersebut juga merupakan tingkat unit kerja. Tingkat tersebut umumnya terdiri dari tingkat manajemen lini atas (top management), manajemen lini tengah (middle management), dan manajemen lini bawah (lower management). 1. Manajemen Lini Atas (Top Management) Kegiatan manajemen lini puncak adalah memformulasikan perencanaan dan strategi. Tingkat manajemen ini berorientasi pada masa depan

organisasi dan meninjau hasil kerja dan pencapaian tujuan organisasi secara umum dan menyuluruh. Tugas-tugas pada tingkat ini terutama mengkoordinasikan keseluruhan upaya organisasi dan hubungan dengan organisasi lain dan masyarakat. 2. Manajemen Lini Tengah (Middle Management) Manajemen lini tengah ini bertugas meninjau hasil dalam organisasi dan dengan kegiatan-kegiatan pengawasan manggerakkan organisasi mencapai sasaran. Manajemen pada lini ini lebih berorientasi pada masalah-masalah pelatihan personel, pertimbangan terhadap personel, pengadaan peralatan dan bahan, dan lain-lain yang berhubungan dengan masalah-masalah kritis dalam mencapai keberhasilan kinerja. 3. Manajemen Lini Bawah (Lower Management) Pada manajemen lini bawah terdapat jumlah manajer yang banyak sesuai dengan bentuk piramida organisasi yang makin membesar ke bawah. Tingkat ini disebut juga tingkat manajemen operasional. Tugas pentingnya adalah mengawasi dan mengatur personel berketerampilan teknis atau karyawan biasa. Secara umum tiap tingkatan digambarkan sebagai berikut:

1 2

Manajemen Lini Atas Manajemen Lini Tengah

Manajemen Lini Bawah

Gambar 2.3: Tingkatan Manajemen [Amsyah, Zulkifli, 2005] 3 1. Manajemen Lini Atas Perencanaan dan kegiatan konseptual Masa depan organisasi Koordinasi keseluruhan organisasi Relasi komunitas

 2. 3. 2.2.1

Hubungan dengan komunitas bisnis Manajemen Lini Tengah Kinerja manajemen Pengawasan Personalia dan pelatihan Manajemen Lini Bawah Supervisi pekerja Keterampilan teknis Supervisi pekerjaan, jadwal dan batas waktu Pengawasan biaya dan kualitas Definisi Manajemen Sistem Informasi Dari pengertian manajemen, dan ulasan mengenai tingkatan manajemen,

maka akan lebih mudah lagi untuk memahami pengertian dari manajemen sistem informasi. Berikut adalah definisi mengenasi Manajemen Sistem Informasi: Manajemen Sistem Informasi berasal dari kata Management of Information System yang lazim disebut MIS. MSI dapat didefinisikan sebagai berikut: Manajemen Sistem Informasi adalah kegiatan koordinasi pengelolaan informasi untuk semua subsistem informasi atau untuk keseluruhan organisasi. [Amsyah, Zulkifli, 2005]. Aspek-aspek tertentu pada pekerjaan MSI dewasa ini sudah banyak yang dikerjakan dengan bantuan alat pengolah data komputer. Pekerjaan MSI berkembang melalui 4 proses sesuai dengan perkembangan alat pengolah data, yaitu zaman MSI: 1. 2. 3. 4. Dikerjakan secara manual Dikerjakan dengan alat-alat mesin manual Dikerjakan dengan alat mesin elektrik Dikerjakan dengan elektrik

Semua unit kerja mempunyai kepentingan dengan informasi dalam menyelenggarakan tugasnya masing-masing. Setiap unit memerlukan informasi dan sekaligus menghasilkan informasi. Untuk pekerjaan pengolahan data yang masih sedikit atau tidak memerlukan alat komputer yang canggih dapat dikerjakan pada unit kerja masing-masing. 2.2.2 Ruang Lingkup Manajemen Sistem Informasi Ruanglingkup Manajemen Sistem Informasi menggambarkan serangkaian kegiatan yang terjadi dalam organisasi dalam hal pengolahan fakta/data menjadi informasi, yang kemudian dilakukan analisis untuk menentukan keputusan dan arah pengambilan kebijakan untuk mendukung dan memenuhi kebutuhan organisasi. Pekerjaan MSI dimulai dari pengumpulan data yang dibuat atau terjadi karena adanya fakta. Fakta tersebut berupa kegiatan umum organisasi, komunikasi, transaksi dan lain-lain. Fakta tersebut dicatat atau direkam pada komputer sehingga menghasilkan fakta tertulis yang disebut data. Data atau fakta otentik (asli) tersebut harus disimpan sebagai arsip untuk keperluan pembuktianpembuktian dan back up baik sebagai bukti administratif ataupun sebagai bukti hukum tertulis bila terjadi kesalahan pada komputerisasi data bersangkutan untuk pengolahan menjadi informasi dalam pekerjaan sistem informasi. Pengolahan data menjadi informasi disebut juga sebagai proses, transformasi atau manipulasi data menjadi informasi. Bentuk pengolahannya dapat terdiri dari klasifikasi, sortir, kalkulasi dan penyimpulan. Alat pengolahan dapat dikelompokkan menjadi alat pengolah manual, mesin manual, mesin elektrik dan komputer. Hasil pengolahan data adalah informasi yang sesuai dengan keperluannya, antara lain dalam bentuk laporan, model deskriptif dan model statistik. Informasi kemudian dianalisis sebagai bahan pengambilan keputusan. Keputusan pada manajemen lini bawah umumnya bersifat teknis, pada manajemen lini tengah umumnya bersifat taktis, dan pada manajemen lini atas umumnya bersifat strategis.

Keputusan kemudian dijabarkan atau dioperasionalkan kedalam bentuk kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi atau penilaian. Pada kegiatan tersebut juga dilakukan kegiatan pengawasan. Kegiatan tersebut secara keseluruhan ditujukan untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien, terutama dalam menghadapi era globalisasi yang penuh dengan berbagai persaingan, dimana setiap kegiatan memerlukan dukungan data dan informasi. Keseluruhan ruang lingkup pekerjaan MSI tersebut disederhanakan dalam bentuk diagram berikut:

Gambar 2.4 Ruang lingkup MSI [Amsyah, Zulkifli 2005]

2.2.3

Manajemen dan Informasi Manajemen dan informasi memiliki hubungan yang sangat erat dalam hal

menentukan keberhasilan pencapaian tujuan organisasi, dimana setiap informasi yang dihasilkan dari kegiatan organisasi dapat dijadikan indikator keberhasilan organisasi dalam mewujudkan tujuannya. Secara ringkas, hubungan antara manajemen dan informasi dapat dikatakan bahwa setiap unit kerja membutuhkan data dan informasi sesuai dengan tingkat manajemen dari masing-masing unit kerjanya. Disamping membutuhkan data dan informasi setiap unit kerja juga akan menghasilkan data dan informasi. 2.3 Data 2.3.1 Definisi Data Data merupakan bahan utama dari pekerjaan manajemen sistem informasi, tanpa adanya data maka pekerjaan informasi tidak akan pernah ada. Data dapat didefinisikan sebagai berikut : Data adalah fakta yang terjadi karena adanya kegiatan organisasi yang terjadi pada lini transaksi, manajemen lini bawah, lini tengah dan lini atas [Amsyah, Zulkifli, 2005] Dalam konteks sistem informasi data di pandang sebagai keterangan yang masih mentah. Agar dapat digunakan untuk keperluan manajemen maka data harus diolah dulu ke dalam bentuk informasi yang sesuai dengan keperluan manajemen yang bersangkutan. Karena itu, sering dikatakan bahwa data adalah bahan yang masih mentah. Sedang arti data menurut isinya adalah keterangan atau bukti mengenai kenyataan yang masih mentah, masih berdiri sendiri-sendiri, belum diorganisasikan, dan belum diolah. Data yang sudah diolah sesuai keperluan disebut informasi. Semua kegiatan memang memerlukan data, serta sebaliknya setiap pekerjaan juga akan menghasilkan data baik untuk keperluan unit kerjanya sendiri maupun untuk keperluan unit kerja lain, ataupun organisasi lain.

2.3.2

Jenis Data Dikatakan bahwa data adalah fakta-fakta kegiatan organisasi dengan unit-

unitnya. Untuk keperluan penulisan data dengan kertas atau kartu dan pemasukan data ke komputer, maka data dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu (1) data statis dan (2) data dinamis. Data statis adalah jenis data yang umumnya tidak berubah atau jarang berubah, misalnya identitas nama (orang, organisasi tau tempat), kode-kode nomor (nomor: kartu penduduk, rekening, pegawai, asuransi), dan/atau alamat. Data dinamis adalah jenis data yang selalu berubah baik dalam frekuensi waktu yang singkat (harian), atau agak lama (bulanan/semesteran) dan lain-lain. Data tersebut sering dikatakan sebagai peremajaan (updating) data. Misalnya, data tabungan, data gaji, nilai mahasiswa, usia dan sebagainya. 2.3.3 Sumber Data Berdasarkan sumbernya, data dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu (1) data internal dan (2) data eksternal. Data internal adalah data yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri, yaitu organisasi pusat dan cabang-cabangnya. Data eksternal adalah data yang berasal dari sumber-sumber yang berada diluar organisasi itu sendiri. Berdasarkan isinya, baik data internal maupun data eksternal dapat dibagi menjadi empat kelompok, yaitu (1) catatan kegiatan, (2) hasil penelitian, (3) data lingkungan dan (4) data peraturan.
2.4

Siklus Hidup Pengembangan Sistem Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan

tugas kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun untuk menyelesaikannya. Proses Pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncanakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Bila operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul kembali permasalahan-permasalahan yang kritis sertab tidak dapat diatasi dalam tahap

pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke tahap yang pertama, yaitu tahap perencanaan sistem. Siklus ini disebut dengan siklus hidup suatu sistem (systems life cycle). Adapun langkah-langkah utama dari siklus hidup pengembangan sistem adalah sebagai berikut : [Jogiyanto, 2005]

Gambar 2.5 Siklus hidup pengembangan sistem, [Jogiyanto, 2005] 2.5 Analisis Sistem Definisi dari analisis sistem adalah sebagai berikut : Analisis Sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagianbagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahanpermasalahan, kesemptankesempatan, hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhankebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan perbaikannya, [Jogiyanto, 2005].

Pada dasarnya, analisis sistem merupakan proses untuk memahami sistem yang ada, kemudian mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya. Analisis sistem memiliki tujuan untuk mengetahui sistem secara detail sebagai pedoman untuk melanjutkan proses pengembangannya. Alasan yang melatarbelakangi dilakukannya analisis sistem : 1. Dikarenakan sistem yang lama sudah tidak bisa memenuhi kebutuhan, sehingga diperlukan pengembangan sistem yang baru. Hal ini memerlukan analisis sistem agar sistem yang baru dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan. 2. Adanya kebutuhan baru dalam lingkungan atau organisasi di tempat sistem berjalan yang memerlukan modifikasi untuk mendukung organisasi. 3. Meningkatkan kemampuan atau performansi sistem. Adapun kegiatankegiatan yang dilakukan dalam analisis sistem adalah sebagai berikut : 1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah. 2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem. 4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis. 2.5.1 Mengidenfikasi Masalah Mengidenfikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Oleh karena itulah pada tahap analisis sistem, langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi. Tugas-tugas yang harus dilakukannya adalah sebagai berikut ini: a. Mengidentifikasi penyebab masalah. Analisis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya. Untuk aplikasi bisnis, analisis sistem perlu mempunyai pengetahuan tentang sistem bisnis yang diterapkan di organisasi, sehingga dapat mengidentifikasi penyebab-penyebab terjadinya

masalah tersebut. Tugas mengidentifikasi penyebab maslah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analisis sistem ditahap perencanaan sistem. b. Mengidentifikasi titik keputusan. Titik keputusan menunjukan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan, dapat digunakan dokumen sistem bagan alir formulir (paperwork c. Mengidentifikasi personil-personil kunci. Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen yang ada diperusahaan serta dokumen deskripsi jabatan (job description). 2.5.2 Memahami Kerja dari Sistem yang Ada Langkah kedua dari tahap analisis sistem adalah memahami kerja dari sistem yang ada. Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sistem juga pernah dilakukan penelitian untuk memperoleh data, penelitian ini sifatnya adalah penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedangkan pada tahap analisis sistem, penelitian yang dilakukan adalah penelitian terinci (detailed survey). Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan-permasalahan, kelemahan-kelemahan dan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan dalam penelitian terinci ini. Analis sistem dapat mengumpulkan data ini dengan flowchart atau form flowchart) bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan.

menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, observasi, daftar pertanyaan, dan pengambilan sampel. Langkah kedua dari tahap analisis sistem dapat terdiri dari beberapa tugas yang perlu dilakukan, yaitu sebagai berikut ini. a. Menentukan jenis penelitian Jenis penelitian (wawancara, observasi, daftar pertanyaan, pengambilan sampel) tergantung dari jenis data yang ingin diperoleh. Jenis data yang diperoleh dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau input dan output yang digunakan oleh sistem. b. Merencanakan jadwal penelitian Penelitian akan dilakukan di tiap-tiap lokasi titik keputusan yang akan diteliti. Supaya penelitian dapat dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadwal dari penelitan harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi :
- Dimana penelitian akan dilakukan - Apa dan siapa yang akan diteliti

- Siapa yang akan meneliti

- Kapan penelitian dilakukan

Dari rencana jadwal penelitian yang telah dibuat, berikutnya dapat dikelompokan kedalam jenis penelitiannya masing-masing. Untuk wawancara selanjutnya jadwal wawancara ini dapat diatur yang terdiri dari :
- Tanggal wawancara akan dilakukan - Jam wawancara untuk tiap harinya

- Yang melakukan wawancara - Yang diwawancarai

- Lokasi letak wawancara yang akan dilakukan - Topik wawancara yang akan dilakukan

c. Membuat penugasan penelitian Penugasan penelitian ini dapat ditentukan setelah rencana jadwal penelitian selesai dibuat. Koordinator analisis sistem dapat membuat surat penugasan kepada masing-masing anggota team analis sistem ini dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitian yang harus dilakukan.

d. Membuat agenda wawancara Sebelum suatu wawancara dilaksanakan, akan lebih bijaksana bila waktu dan materi wawancara ini direncanakan terlebih dahulu. Rencana ini dapat ditulis di agenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlansung. e. Mengumpulkan hasil penelitian Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi sistem lama. Menurut Alan Daniels dan Don Yeates dokumentasi dari hasil penelitian ini diperlukan untuk beberapa hal, yaitu sebagai berikut : [Jogiyanto, 2005] - Membantu kelengkapan (aid to completeness) Dengan digunakannya formulit-formulir standar untuk mencatat fakta, maka data yang belum terkumpul akan terlihat. - Membantu analisis (aid to analysis) Data yang dicatat dalam bentuk tabel atau bagan memungkinkan sistem akan lebih mudah dipahami dan dianalisis. - Membantu komunikasi (aid to communication) Formulir-formulir yang standar akan membantu anggota-anggota team analis untuk berkomunikasi dengan efektif satu dengan yang lainnya. - Membantu Pelatihan (aid to training) Pelatihan akan lebih efektif bila dilampiri dengan bahan-bahan yang diperlukan secara tertulis. - Membantu Keamanan (aid to security) Dokumentasi yang berisi dengan fakta terkumpul dapat diibaratkan sebagai rancangan gedung yang telah digambar oleh arsitek dan telah dihitung oleh insinyur teknik sipil. Bila gedung yang akan dibangun tidak sesuai dengan keinginan pemakai, atau ada perubahan-perubahan yang perlu dilakukan atau misalnya gedung yang sudah dibuat mengalami kerusakan-kerusakan, maka dengan adanya dokumentasi, perbaikan-perbaikan atau modifikasimodifikasi akan lebih mudah dilakukan.

2.5.3

Menganalisis Hasil Penelitian Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil

penelitian yang telah dilakukan. Menganalisis hasil penelitian sering sulit dilakukan oleh analis sistem yang masih baru. Pengalaman menunjukkan bahwa banyak analis sistem yang masih baru mencoba untuk memecahkan masalah tanpa menganalisisnya. 2.5.3.1 Menganalisis Kelemahan Sistem Analis sistem perlu menganalisis masalah yang terjadi untuk dapat menemukan jawaban apa penyebab sebenarnya dari masalah yang timbul tersebut. Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut: - Apa yang dikerjakan? - Bagaimana mengerjakannya? - Siapa yang mengerjakannya? - Dimana dikerjakannya? Menganalisis kelemahan sistem sebaliknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan: - Mengapa dikerjakan? - Perlukah dikerjakan? - Apakah telah dikerjakan dengan baik? Sebagai tambahan dari pertanyaan-pertanyaan ini, suatu kriteria yang tepat masih diperlukan untuk menilai sistem lama. Kriteria yang tepat ini dapat diperoleh dari sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru supaya efisien dan efektif. Wikinson memberikan sasaran yang harus dicapai untuk menentukan kriteria penilaian sebagai berikut : [Jogiyanto, 2005]
- Relevance (sesuai kebutuhan) - Capacity (Kapasitas dari sistem) - Efficiency (efisiensi sistem) - Timeliness (kecepatan waktu menghasilkan informasi) - Accsessibility (Kemudahan akses) - Flexibility (keluwesan sistem)

- Accuracy (Ketepatan dari nilai informasi) - Reliability (keandalan dari sistem) - Security (keamanan dari sistem) - Economy (nilai ekonomis dari sistem) - Simplicity (kemudahan sistem digunakan)

Berdasarkan pertanyaan-pertanyaan dan kriteria-kriteria ini, selanjutnya analis sistem akan dapat melakukan analisis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan-kelemahan dan permasalahan-permasalahan dari sistem yang ada, yaitu sebagai berikut : 1. Menganalisis Distribusi Pekerjaan Distribusi dari pekerjaan menunjukan beban dari masing-masing personil atau unit organisasi dalam menangani kegiatan yang sama. Untuk keperluan menganalisis distribusi dari pekerjaan dapat digunakan pertanyaanpertanyaan berikut ini : - Apakah tugas dan tanggung jawab telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas? - Apakah tugas dan tanggung jawab telah distribusikan dengan efektif untuk masing-masing personil dan unit-unit organisasi? Dengan mengetahui beban dari masing-masing personil, maka dapat ditentukan personil mana yang masih dapat diberi tambahan beban dan personil mana yang harus dikurangi bebannya untuk dialihkan ke personil lain yang masih kurang bebannya. 2. Menganalisis Pengukuran Pekerjaan Untuk menganalisis pengukuran pekerjaan ini dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini : - Apakah kebijaksanaan dan prosedur telah dipahami dan diikuti? - Apakah produktifitas karyawan memuaskan? - Apakah unit-unit organisasi telah bekerja sama dan terkoordinasi dengan baik menjaga arus data dengan lancar? - Apakah masing-masing kegiatan telah mencapai sasarannya? - Apakah terjadi operasi-operasi yang tumpang tindih?

- Seberapa perlu hasil dari tiap-tiap operasi? - Apakah terdapat operasi yang menghambat arus data? - Apakah volume puncak dari data dapat ditangani dengan baik? - Apakah terdapat standar kinerja yang baik dan selalu dimutakhirkan? 3. Menganalisis Keandalan Keandalan menunjukan banyaknya kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan. Semakin andal berarti semakin sedikit kesalahan yang dilakukan untuk menganalisis keandalan ini dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini : - Apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masing-masing operasi diminimumkan? - Apakah operasi-operasi telah direncanakan dengan baik dan terkendali? 4. Menganalisis Dokumen Untuk menganalisis dokumen yang digunakan di sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini : - Seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada? - Apakah masing-masing dokumen telah dirancang untuk penggunaan yang efektif? - Apakah tembusan-tembusan dari dokumen perlu? 5. Menganalisis Laporan Untuk menganalisis laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini : - Dapatkah laporan-laporan dipersiapkan dengan mudah dari file dan dokumen-dokumen yang ada? - Apakah terdapat duplikasi di file, catatan-catatan dan laporan-laporan? 6. Menganalisis Teknologi Untuk menganalisis teknologi yang sudah digunakan di sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini : - Apakah fasilitas dari sistem informasi (dalam bentuk personil, peralatan, dan fasilitas lainnya) cukup untuk menanganani volume rata-rata data tanpa terjadi penundaan yang berarti?

2.5.3.2 Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai/Manajemen Walaupun menganalisis kelemahan-kelemahan dan permasalahanpermasalahan yang terjadi merupakan tugas yang perlu, tetapi tugas ini saja belumlah cukup. Tugas lain dari analis sistem yang masih diperlukan sehubungan dengan sasaran utama sistem informasi adalah menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya perlu dianalisis. 2.5.4 Membuat Laporan Hasil Analisis Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari analis sistem dan teamnya adalah membuat laporan hasil analisis yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analisis yang telah dilakukan oleh analis sistem. Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :
- Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan - Meluruskan kesalah pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan

dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen - Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen
- Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan

selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap desain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi)
2.6

Flowmap Flowmap atau bagan alir adalah bagan yang menunjukkan aliran di dalam

program atau prosedur sistem secara logika. Flowmap ini berfungsi untuk memodelkan masukan, keluaran, proses maupun transaksi dengan menggunakan simbol-simbol tertentu. Pembuatan flowmap ini harus dapat memudahkan bagi pemakai dalam memahami alur dari sistem atau transaksi. Adapun pedoman-pedoman dalam pembuatan flowmap adalah sebagai berikut :

a. Flowmap sebaiknya digambarkan dari atas ke bawah dan mulai dari

bagian kiri dari suatu halaman.

b. Kegiatan di dalam flowmap harus ditunjukkan dengan jelas.

c. Harus ditunjukkan darimana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhir.
d. Masing-masing kegiatan di dalam flowmap sebaiknya digunakan suatu

kata yang mewakili suatu pekerjaan.

e. Masing-masing kegiatan di dalam flowmap harus di dalam urutan yang

semestinya. f. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung.
g. Gunakan simbol-simbol flowmap yang standar.

Adapun simbol-simbol yang sering digunakan dalam flowmap dapat dilihat pada tabel 2.1 berikut ini : Tabel 2.1 Simbol dan Keterangan Flowmap Simbol Keterangan Simbol yang digunakan untuk menunjukkan awal atau akhir dari suatu proses Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual mekanik atau komputer Menunjukkan pekerjaan manual

Menunjukkan multi dokumen

Pengarsipan Data Menunjukkan Proses

[Sumber : Kristanto, 2003]

2.7

Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram merupakan cara pemodelan yang dapat

2.7.1 Definisi Data Flow Diagram

menggambarkan arus data di dalam suatu sistem dengan terstruktur dan jelas. Pemodelan DFD digambarkan dengan symbol-simbol yang didasarkan pada notasi DeMarco-Yourdon sebagai berikut : Tabel 2.2 : Simbol-simbol pada DFD Simbol Keterangan Simbol entitas eksternal / terminator menggambarkan asal atau tujuan data dari luar sistem. Simbol lingkaran menggambarkan atau proses dimana aliran data masuk ditransformasikan ke aliran data keluar. Simbol aliran data menggambrakan aliran data. Simblo file menggambarkan tempat data disimpan.

2.7.2 Keunggulan DFD

DFD memiliki beberapa keunggulan, diantaranya adalah : - Menggambarak sistem secara terstruktur dengan memecah-mecah sistem menjadi level-level yang lebih rendah. - Menunjukan aliran data di sistem. - Menunjukan simpanan data (basis data). - Menunjukan kesatuan luar (terminator). - DFD memberikan konsep yang jelas dalam memahami suatu masalah. - Symbol yang dipakai sederhana dan mudah untuk dimengerti dan dipelajari.

2.7.3 Kelemahan DFD

Disamping semua keunggulannya, DFD juga memiliki beberapa kelemahan, yaitu :

- DFD tidak menunjukan proses pengulangan (loop).

- DFD tidak menunjukan proses perhitungan. - DFD tidak memperlihatkan aliran control.
- Lemah dalam konsep model untuk pendeskripsian data dan basis data.

2.7.4 Tahapan-tahapan dalam DFD

1. Context Diagram (Diagram Konteks)

Diagram konteks adalah tingkatan tertinggi dalam DFD, yang memperlihatkan sistem sebagai sebuah proses. Tujuannya adalah memberikan pandangan umum mengenai sistem. Diagram konteks memperlihatkan sebuah proses yang berinteraksi dengan lingkungannya. Ada External Entity yang memberikan masukan (input) dan ada pihak yang menerima keluaran (output) dari sistem. 2. Diagram 0 (Level Berikutnya) Diagram 0 adalah pengembangan diagram konteks dan bisa mencakup sampai sembilan proses. Diagram ini merupakan diagram yang berada satu level dibawah diagram konteks yang menggambarkan prosesproses utama dari sistem.
3. n Level Diagram (Diagram Level n)

Diagram Level n merupakan hasil dekomposisi dari diagram 0, yang menjelaskan proses secara lebih terperinci. Diagram ini merupakan turunan langsung dari diagram 0 dan dinamakan dengan diagram level 1, apabila diagram level 1 dapat diuraikan kembali maka akan terbentuk diagram level 2 dan seterusnya. 2.8 Kamus Data Menurut [Jogiyanto, 2005], Data Dictionary atau kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analis sistem dapat mendefinisikan

data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada data flow diagram. Arus data pada data flow diagram sifatnya adalah global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data pada data flow diagram secara lebih terinci dapat dilihat pada kamus data. Kamus data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini maka kamus data harus memuat halhal berikut ini : [Jogiyanto, 2005] 1. Nama arus data Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir pada data flow diagram, maka nama dari arus data juga harus dicatat pada kamus data, sehingga mereka yang membaca data flow diagram dan memerlukan keterangan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data. 2. Alias Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya. 3. Bentuk data Bentuk data yang mengalir pada data flow diagram dapat berupa : dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, tampilan di layar monitor, variabel, parameter, field.Bentuk dari data ini perlu dicatat di kamus data, karena dapat digunakan untuk mengelompokkan kamus data ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem. 4. Arus data Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat pada kamus data supaya memudahkan mencari arus data ini pada data flow diagram.

5. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keteranganketerangan tentang arus data tersebut. 6. Periode Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan. 7. Volume Volume yang perlu dicatat pada kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak. Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output. 8. Struktur data Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item data. 2.9 Basis Data 2.9.1 Definisi Basis Data Basis Data memiliki pengertian sebagai berikut: Himpunan kelompok data (srsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat bermanfaat kembali dengan cepat dan mudah [Fatansyah, 2002]. Kumpulan file/table/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis [Fatansyah, 2002].

Dari kedua pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa Basis Data merupakan kumpulan data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi dan disimpan dalam bentuk penyimpanan elektronis (komputer).
2.9.2 Himpunan Entitas (Entity Sets)

Entitas adalah "sesuatu" atau "objek" di dunia nyata yang dapat dibedakan dari semua objek lainnya. Entitas memiliki sekumpulan atribut, dan nilai untuk beberapa himpunan yang sifatnya unik yang dapat mengidentifikasi suatu entitas. sebagai contoh adalah kursi, orang tertentu, buku dan sebagainya. Entitas bisa berupa objek kongkrit (orang, buku) dan bisa juga berupa objek abstrak (pinjaman, jadwal). Himpunan entitas adalah sekelompok entitas yang sejenis dan berada dalam lingkup yang sama. Entitas diwakili oleh satu set atribut. Atribut adalah sifat deskriptif yang dimiliki oleh masing-masing anggota dari sebuah himpunan entitas. Setiap entitas memiliki nilai (value) untuk masing-masing atributnya. Untuk setiap atribut, ada sekumpulan nilai (value set) yang diijinkan disebut domain, atau set nilai, dari atribut itu. Domain dari atribut nama nasabah mungkin himpunan semua string teks dengan panjang tertentu. Demikian pula, domain atribut nomor pinjaman mungkin himpunan semua string dari bentuk "Ln" dimana n adalah bilangan bulat positif. Sebuah atribut, seperti yang digunakan dalam model ER, dapat dicirikan oleh jenis atribut berikut : (Silberschatz, 2001)
- Simple dan composite attributes

Simple attributes adalah atribut sederhana yang tidak dapat dibagi dalam beberapa bagian. Sementara composite attributes sebaliknya atribut yang dapat dibagi lagi dalam beberapa bagian. - Single-valued and multivalued attributes Single-valued attributes adalah atribut yang memiliki nilai tunggal untuk entitas tertentu. Sementara multivalued attributes sebaliknya atribut yang memiliki sekumpulan nilai untuk suatu entitas tertentu.

- Derived attribute Derived attribute adalah nilai untuk jenis atribut dapat diturunkan dari nilai atribut terkait lainnya atau entitas.
2.9.3 Himpunan Relasi (Relationship Sets)

Relasi adalah asosiasi antara beberapa entitas. Sebuah himpunan relasi adalah sekumpulan hubungan dari jenis yang sama. Secara formal, ini adalah hubungan matematis antara n 2 entitas, dari himpunan-himpunan entitas yang ada. Jika E1, E2..., En. adalah set entitas, maka hubungan set R adalah subset dari {(e1, e2,..., en) | e1 E1, e2 E2,..., en En}dimana (e1, e2,..., en) adalah hubungan. Jumlah himpunan entitas yang berpartisipasi dalam suatu himpunan relasi juga merupakan derajat himpunan relasi. Sebuah himpunan relasi biner adalah berderajat 2, sebuah himpunan relasi ternary adalah berderajat 3.
2.9.4 Pemetaan Kardinalitas (Mapping Cardinalities)

Pemetaan kardinalitas, atau rasio kardinalitas, mengungkapkan jumlah entitas dimana entitas yang lain dapat diasosiasikan melalui himpunan. Paling banyak digunakan dalam menjelaskan himpunan relasi biner. Himpunan relasi melibatkan dua himpunan entitas disebut Binary atau ber-derajat 2. Untuk suatu himpunan relasi biner R antara entity A dan B, pemetaan kardinalitas harus salah satu dari berikut ini : (Silberschatz, 2001)
- Satu ke satu, sebuah entitas pada A berhubungan dengan paling banyak satu

entitas pada B dan sebuah entitas pada B berhubungan paling banyak satu entitas pada A.
- Satu ke banyak, sebuah entitas pada A berhubungan dengan nol atau lebih

entitas pada B dan sebuah entitas pada B berhubungan paling banyak satu entitas pada A.
- Banyak ke satu, sebuah entitas pada A berhubungan paling banyak satu entitas

pada B dan sebuah entitas pada B berhubungan nol atau lebih entitas pada A.

- Banyak ke banyak, sebuah entitas pada A berhubungan nol atau lebih entitas

pada B dan sebuah entitas pada B berhubungan nol atau lebih entitas pada A.
2.9.5 Batasan Partisipasi (Participation Constraints)

Partisipasi sebuah himpunan entitas E pada himpunan relasi R dikatakan total jika setiap entitas pada E berpartisipasi pada setidaknya satu relasi pada R. Jika hanya beberapa entitas pada E berpartisikasi pada relasi di R, partisipasi himpunan entitas E pada relasi R disebut parsial/partial.
2.9.6 Kunci (Keys)

Penggunaan key merupakan cara untuk membedakan suatu entitas didalam himpunan entitas dengan entitas lain. Key adalah satu atau gabungan dari beberapa atribut yang dapat membedakan semua baris dalam relasi secara unik. Ada 3 macam key yang dapat diterapkan pada suatu relasi : (Silberschatz, 2001)
a. Super Key (kunci utama) adalah satu atau lebih atribut (kumpulan atribut) yang

dapat membedakan satiap baris data dalam sebuah relasi secara unik.
b. Candidate Key (kunci calon) adalah kumpulan atribut minimal yang dapat

membedakan setiap baris data dalam sebuah relasi secara unik

c. Primary Key (kunci utama) adalah salah satu dari candidate key yang terpilih.

Pemilihan primary key dari sejumlah candidate key umumnya didasari oleh : - Key tersebut lebih sering (lebih natural) untuk dijadikan sebagai acuan - Key tersebut lebih ringkas - Jaminan keunikan key tersebut lebih baik 2.9.7 Entity-Relationship Diagram

Entity-relationship (E-R) data model didasarkan pada persepsi terhadap dunia nyata yang tersusun atas kumpulan objek-objek dasar yang disebut entitas dan relasi. Simbol yang digunakannya adalah sebagai berikut
- Kotak: himpunan entitas. - Elipse : atribut

- Belahketupat: himpunan relasi. - Garis: menghubungkan atribut dengan himpunan entitas dan himpunan entitas

dengan himpunan relasi.

- Elipse Ganda: atribut multivalue. - Elise Dashed : atribut turunan. - Garisbawah: atribut primary key

2.10

Koperasi Pada dasarnya koperasi merupakan suatu lembaga ekonomi yang penting

2.10.1 Definisi Koperasi dan diperlukan. Koperasi merupakan usaha bersama yang berlandaskan asas kekeluargaan untuk meningkatkan kesejahteraan anggotanya. Koperasi berasal dari bahasa Inggris co-operation, cooperative, atau bahasa Latin: coopere, atau dalam bahasa Belanda: cooperatie, cooperatieve, yang kurang lebih berarti bekerja bersama-sama, atau kerja sama, atau usaha bersama atau yang bersifat kerja sama. Dasar hukum keberadaan koperasi di Indonesia ada dalam pasal 33 UUD 1945 dan UU No. 25 tahun 1992 tentang perkoperasian. Yang dimaksud dengan koperasi adalah : Badan usaha yang beranggotakan orang seorang atau badan hukum koperasi dengan melaksanakan kegiatannya berdasar prinsip koperasi, sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasar atas asas kekeluargaan [Subandi, 2010]. Tujuan kopersai sebagaimana dikemukakan dalam pasal 3 UU No.25/1992 adalah sebagai berikut: Koperasi bertujuan memajukan kesejahteraan anggota pada khususnya dan pada masyarakat pada umumnya serta ikut membangun tatanan perekonomian nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil dan makmur berdasarkan Pancasila dan UUD 1945[Subandi, 2010].

2.10.2 Penggolongan Koperasi Dalam perkembangannya, jenis koperasi yang berkembang cenderung bervariasi. Keragaman ini tentu sangat dipengaruhi oleh latar belakang pembentukan dan tujuan yang ingin dicapai oleh masing-masing koperasi. Koperasi kemudian digolongkan kedalam beberapa kelompok besar dan dalam masing-masing kelompok besar tersebut dapat digolongkan dalam kelompokkelompok kecil. Berikut adalah penggolongan koperasi [Subandi, 2010] : 1. Koperasi berdasarkan jenis komoditi, diantaranya adalah sebagai berikut : a. Koperasi ekstraktif b. Koperasi pertanian dan peternakan koperasi pertanian c. Koperasi industry dan kerajinan d. Koperasi jasa-jasa 2. Koperasi berdasarkan profesi anggotanya. Berdasarkan profesi anggotanya, koperasi dapat dibedakan menjadi : a. Koperasi karyawan b. Koperasi PNS c. Koperasi AD, AL, AU, dan Porli d. Koperasi mahasiswa e. Koperasi pedagang pasar f. Koperasi veteran RI g. Koperasi nelayan h. Koperasi kerajinan dan sebagainya. 3. Koperasi berdasarkan daerah kerjanya. Berdasarkan daerah kerjanya, koperasi digolongkan sebagai berikut : a. Kopersai primer b. Koperasi pusat c. Koperasi gabungan d. Koperasi induk 4. Pengelompokan kopersai berdasarkan bidang usaha, diantaranya adalah:

a. Koperasi konsumsi b. Koperasi produksi c. Koperasi pemasaran d. Koperasi kredit/simpan pinjam Koperasi simpan pinjam atau koperasi kredit adalah yang bergerak dalam lapangan usaha pembentukan modal melalui tabungantabungan para anggotanya dengan cara yang mudah, murah, cepat, dan tepat untuk tujuan produktivitas dan kesejahteraan[Ninik Widiyanti dan Sumindhi, 1998]. Koperasi simpan pinjam mendapat modal dari berbagai simpanan, pinjaman, penyisaan dari hasil usaha termasuk cadangan serta sumber-sumber lainnya, simpanan-simpanan tersebut diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Simpanan Pokok yaitu simpanan yang diberikan anggota pada awal setoran dan menjadi simpanan yang berbentuk permanen. 2. Simpanan Wajib yaitu simpanan yang dapat diambil sewaktu-waktu dalam jangka waktu tertentu. 3. Simpanan Sukarela adalah simpanan yang diterima bukan dari anggota koperasi itu sendiri. Koperasi dapat digolongkan menjadi 5 (lima) golongan yaitu koperasi konsumsi, koperasi kredit (simpan pinjam), koperasi produksi, koperasi jasa, koperasi serba usaha. Tujuan koperasi simpan pinjam diantaranya adalah (1) Membantu keperluan kredit para anggotanya yang sangat membutuhkan dengan syarat-syarat tertentu, (2) Mendidik kepada para anggota supaya giat menyimpan secara teratur sehingga membentuk modal sendiri, (3) Mendidik anggota untuk hidup hemat, (4) Menambah pengetahuan tentang koperasi. Manfaat koperasi simpan pinjam diantaranya adalah (1) Anggota dapat memperoleh modal bagi pengembangan usaha atau berwiraswasta, (2) Dapat mencukupi kebutuhan sehari-hari antara lain membayar biaya sekolah anak dan lain-lain [Widiyanti, Ninik, 1998].

BAB III ANALISIS SISTEM 3.1 Ruang Lingkup Objek Penelitian Dalam penulisan laporan ini, yang menjadi objek analisis penulis adalah KUD Mandiri Bayongbong Garut, yang berlokasi di Jl.Raya Bayongbong Timur Km 11 Kecamatan Bayongbong Kabupaten Garut.

3.1.1 Sejarah Singkat KUD Mandiri Bayongbong KUD Mandiri Bayongbong didirikan pada tanggal 24 Desember 1973 yang beralamat di Jalan Raya Bayongbong Timur Km 11 Kecamatan Bayongbong Kabupaten Garut dengan modal Rp.38.000, dimana pada awal pendiriannya terdiri dari 38 orang anggota. Pada tanggal 14 April 1974 KUD Mandiri memperoleh Badan Hukum dengan nomor : 5948/BH/PAD/PWK-10/IV/1996. Pada tahun 1974 KUD Mandiri Bayongbong mendapatkan suntikan dana dari pemerintah sebesar Rp.500.000. Bidang usaha yang dikelola pada saat itu hanya bergerak di sektor pangan, baru pada tahun 1975 unit usaha ditambah meliputi unit pupuk dan KCK. Pada tahun 1977 pihak KUD mengadakan kerjasama dengan Yayasan Budi Harapan untuk mendapatkan RMU. Pada tahun 1979 diadakan lagi penambahan unit usaha meliputi sektor Pangan, Pupuk, KCK, Simpan Pinjam dan RMU. Pada tahun 1981 sapi perah pada gelombang pertama datang sebanyak 950 ekor untuk dikreditkan pada anggota. Tahun 1981-1984 hasil produksi susu belum bisa ditampung dan dipasarkan oleh KUD Bayongbong, masing-masing anggota menyetorkan hasil produksinya ke KUD Cikajang. Pada tahun 1989 KUD Bayongbong mejabat sebagai KUD Mandiri pertama di Jawa Barat.

Periode 1973 sampai dengan 1984 merupakan kondisi yang masih labil bagi KUD Bayongbong, dimana untuk mencari karyawan sangat sulit sekali apalagi untuk menjadi pengurus, sehingga pengusrus mengadakan rapat khusus dengan hasil keputusan bahwa msing-masing pengurus minimal satu ornag anak/keluarganya masuk menjadi karyawan KUD. Ditambah lagi dengan banyaknya masalah-masalah yang hampir menghancurkan KUD Bayongbong antara lain: adanya kredit macet yang sulit untuk ditagih kembali, adanya tokoh masyarakat yang tidak senang dengan kedatangan sapi untuk anggota KUD Bayongbong (alasanya dulu pemerintah pada tahun 1961 pernah membantu masyarakat dengan mendatangkan sapi perah dengan sistem pulang), serta adanya tantangan dan rongrongan dari pihak ketiga yang tidak senang dengan kemajuan KUD Bayongbong. Berkat kerjasama dan keyakinan yang kuat dari para pengurus, pengelola dan anggota, KUD Bayongbong telah mampu menjelma menjadi KUD yang tangguh, terbukti dengan predikat yang disandangnya dari pemerintah sebagai KUD terbaik tingkat kabupatenpriangan Jawa Barat dan sebagai KUD Teladan Utama Tingkat Nasional yang ke lima kalinya secara berturut-turut, serta dibalik itu yang paling utama adalah mensejahterakan anggota khususnya dan masyarakat pada umumnya.

3.1.2 Visi dan Misi KUD Mandiri Bayongbong Visi : Tiada hari tanpa masuk anggota baru. Misi : Mensejahterakan anggota.

3.1.3 Struktur

Organisasi

dan

Uraian

Tugas

KUD

Mandiri

Bayongbong Didalam melaksanakan suatu integritas badan usaha, diperlukan kepengurusan yang jelas dan tepat. Hal ini ditujukan untuk mencapai tujuan organisasi koperasi yang telah ditetapkan, dengan cara pembagian kerja dari unsur-unsur atau fungsi yang terkait. Sebagai badan hukum yang berlandaskan atas prinsip-prinsip koperasi, kekuasaan tertinggi KUD Mandiri Bayongbong terletak pada rapat anggota. Dimana rapat anggota tersebut merupakan alat kekuasaan tertinggi untuk menetapkan garis-garis besar haluan kerja RAPAT
(RAT) dan rencana usaha serta memilih pengurus untuk melaksanakan ANGGOTA

pekerjaan dan mengelolanya.

PENGURUS PENGAWAS

MANAGER UTAMA

MANAGER DIVISI PERTANIAN

MANAGER DIVISI PERDAGANGAN UMUM

MANAGER DIVISI INDUSTRI & JASA

MANAGER DIVISI ADM & KEUANGAN

KABAG SAPI PERAH

KABAG MAKTER (Makanan Ternak)

KABAG COOLING

KABAG PERSONALIA SIMPAN PINJAM

KELOMPOK ANGGOTA

Gambar 3.1 Struktur Organisasi KUD Mandiri Bayongbong

3.1.4 Job Description dari KUD Mandiri Bayongbong Pada Koperasi Unit Desa Mandiri Bayongbong mempunyai job description atau tugas masing-masing sesuai dengan kedudukannya dalam kepengurusan antara lain :

a.

Rapat Anggota : (1) Merupakan kekuasaan tertinggi dalam koperasi, (2) Menetapkan anggaran dasar dan anggaran rumah tangga, (3) Menetapkan kebijaksanaan umum serta melaksanaan keputusa koperasi lebih tinggi, (4) Menetapkan pemilihan atau pengangkatan pengurus dan badan pengawasan, (5) Menetapkan program kerja, anggaran belanja, pengesahan neraca dan kebijaksanaan pengusrus di bidang organisasi dan usaha,

b.

Pengurus: (1) Memimpin jalannya organisasi dan usaha koperasi dengan berpedoman pada keputusan rapat anggota, (2) Pengurus bertanggung jawab kepada rapat anggota dan bertindak atas nama koperasi di muka hukum.

c.

Pengawas (1) Melaksanakan pemeriksaan terhadap tata kehidupan koperasi termasuk organisasi, usaha dan pelaksanaan kebijaksanaan pengurus, (2) Memberi laporan tertulis tentang pemeriksaan,

d.

Manager Utama

(1) Memimpin dan mengelola kegiatan usaha yang ada di KUD Mandiri Bayongbong dalam berbagai aspek seperti aspek teknis, sosial, maupun pemasaran yang di bantu oleh empat manager divisi.

e.

Manager Divisi Pertanian (1) Mengelola usaha koperasi dalam rangka melayani anggotanya pada kegiatan usaha unit sapi perah.

f.

Manager Divisi Industri dan Jasa (1) Mengelola usaha koperasi dalam rangka melayani anggotanya pada kegiatan usaha unit makter (makanan ternak).

g.

Manager Perdagangan (1) Mengelola usaha koperasi dalam rangka melayani anggotanya pada kegiatan usaha unit cooling.

h.

Manager Administrasi dan Keuangan (1) Mengelola usaha koperasi dalam rangka melayani anggotanya pada kegiatan usaha bagian personalia dan simpan pinjam

i.

Anggota (1) Mematuhi keputusan yang telah ditetapkan dalam Rapat Anggota (2) Menandatangani perjanjian kontrak kebutuhan. (3) Menjadi pelanggan tetap (4) Memodali koperasi (5) Mengembangkan dan memelihara kebersamaan atas dasar kekeluargaan (6) Menjaga kerahasiaan kepada pihak luar (7) Menghadiri, menyatakan pendapat dan memberikan suara dalam rapat anggota, termasuk didalamnnya bersedia memilih dan bahkan dipilih sebagai pengurus dan pengawas perusahaan dan organisasi koperasi

3.1.5 Aktivitas Operasional KUD Mandiri Bayongbong

KUD Mandiri Bayongbong merupakan koperasi serba usaha yang aktivitas usahanya terdiri dari : a. Bidang usaha yang dilakukan oleh KUD Mandiri

Bayongbong: Usaha sapi perah dan makanan ternak Merupakan usaha pokok dari KUD Mandiri Bayongbong, yang kegiatannya meliputi mengkoordinir susu sapi dari para petani sapi perah yang nantinya akan disalurkan pada perusahaan produsen susu. Selain mengkoordinir susu, pihak koperasi juga menyalurkan makanan ternak bagi para peternak sapi dengan harga yang terjangkau. Waserba Merupakan usaha lain dari KUD Mandiri Bayongbong yang kegiatannya melayani masyarakat baik anggota maupun bukan anggota dalam menyediakan kebutuhan pokok seharihari. Unit Simpan Pinjam Merupakan usaha dari KUD Mandiri dalam rangka memberikan jasa berupa pemberian kredit yang diberikan kepada anggotanya secara bergilir dan dibebankan jasa sebesar 2 % dan diangsur selama 10 bulan, untuk pembayarannya dapat dibayar dengan hasil penjualan susu untuk peternak sapi perah Jasa Listrik Pelayanan jasa pembayaran dengan PLN. b. Kemitraan usaha yang dilakukan oleh KUD Mandiri Bayongbong. Kemitraan dengan IPS (Industri Pengelola Susu) yaitu PT. Indomilk dan PT. FVI dalam usaha pemasaran susu sejak tahun 1984 Kemitraan dengan APEGTI dalam pemasaran sayur mayur listrik yang bekerja sama

Kemitraan dengan Bank Bukopin, Bank BCA, Bank Artos, Bank BRI, Bank BNI, dan Bank Danamon Kemitraan dengan PT. Indofood dalam pemasaran kentang atlantik Kemitraan dengan PT. PLN (PERSERO) dalam pengadaan pelayanaan jasa listrik

3.2

Mengidentifikasi Masalah Dari uraian-uraian diatas, permasalah yang terjadi di unit simpan

pinjam di KUD Mandiri Bayongbong adalah tidak tersedianya sistem informasi yang terkomputerisasi untuk melayani anggota koperasi dalam hal pendataan anggota baru, proses simpanan, proses pinjaman dan proses angsuran. Hal ini bisa saja dapat membuat proses simpan pinjam menjadi sedikit terganggu, misalnya karena ada kesalahan penghitungan sebagainya. yang disebabkan karena salah menuliskan angka dan

3.2.1 Mengidentifikasi Penyebab Masalah Setiap permasalahan, tidak akan terjadi dengan sendirinya, tetapi pasti ada yang menyebabkan masalah tersebut terjadi. Dari uraian diatas, penulis dapat mengidentifikasi penyebab dari permasalahan yang terjadi, seperti tidak tersedianya sistem informasi yang terkomputerisasi yang disebabkan karena unit simpan pinjam merasa cukup mencatat semua transaksi simpan pinjam didalam satu buku besar. Hal ini akan membuat pelayanan kepada anggota koperasi menjadi sedikit terganggu, apabila hal seperti kesalahan penghitungan yang disebabkan karena salah menuliskan angka akan membuat pelayanan menjadi sedikit terhambat.

3.2.2 Mengidentifikasi Titik Keputusan

Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan maka dijelaskan mengenai flowmap serta prosedur proses pendataan anggota baru, proses simpanan, proses pinjaman dan proses angsuran di KUD Mandiri Bayongbong yang sedang berjalan dapat diuraikan sebagai berikut: A. Flowmap Pendataan Anggota Baru
Anggota
Start

Flowmap Pendataan Anggota Baru Bagian SP

Manager

Berikan Persyaratan Berupa Fotokopi KTP beseerta uang sebesar Rp. 5000

Berikan Persyaratan Berupa Fotokopi KTP beseerta uang sebesar Rp. 5000

Pemeriksaan Persyaratan

Tidak

Lengkap Ya Pembuatan KTA

KTA
KTA

KTA

KTA
End

Sahka n KTA

Buat Laporan Anggota Baru

KTA Acc

Laporan Anggota Baru

Laporan Anggota Baru

Laporan

Gambar 3.2 Flowmap Pendataan Anggota Baru

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dari prosedur pendataan anggota baru di KUD Mandiri Bayongbong, yaitu sebagai berikut : (1) Masyarakat yang berminat menjadi anggota koperasi harus mendaftarkan diri langsung ke bagian simpan pinjam dan menyertakan fotokopi KTP dan uang sebesar Rp. 5.000,00 sebagai simpanan pokok anggota. Anggota diharuskan berdomisili di Bayongbong (2) Bagian simpan pinjam akan mengecek apakah persyaratan terprnuhi atau tidak. Apabila persyaratan tidak terpenuhi, maka persyaratan akan dikembalikan kepada anggota. Apabila persyaratan terpenuhi makan bagian simpan pinjam akan membuatkan KTA yang akan disyahkan kepada manager. (3) Bagian simpan pinjam akan akan mencatat nama-nama anggota yang masuk sebagai anggota baru, dan membuatkan laporan untuk diberikan kepada manager.

B. Flowmap Simpanan Anggota

Anggota
Start

Flowmap Simpanan Anggota Bagian SP

Manager

Formulir Simpanan dan BS/P

Formulir Simpanan dan BS/P

BS/P

Catat Simpana n

End

Buku Besar

Buku Besar

Buat Laporan Simpanan

Laporan Simpanan

Laporan Simpanan Lap. Simpana n

Gambar 3.3 Flowmap Simpanan Anggota

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dari prosedur simpanan anggota di KUD Mandiri Bayongbong, yaitu sebagai berikut : Setiap anggota baru koperasi diwajibkan untuk membayar

simpanan pokok sebesar Rp 5.000,00. Selain itu anggota yang sudah sah, dikenakan simpanan wajib sebesar Rp 2.000,00. Simpanan pokok dan wajib tidak boleh diambil selama masih menjadi anggota koperasi dan dibayar paling lambat tanggal 10 tiap bulannya. Seorang anggota juga diberi kesempatan untuk menyimpan uangnya dalam bentuk simpanan manasuka. Simpanan ini dapat diambil sewaktu-waktu apabila dibutuhkan karena sifatnya seperti tabungan. Prosedur dari simpanan tersebut adalah sebagai berikut: (1) Anggota koperasi mengisi formulir simpanan (2) Formulir simpanan tersebut diserahkan kepada petugas di bagian SP (3) Bagian SP , mencatat simpanan ke dalam BS/P (4) Bagian SP, mencatat simpanan ke dalam buku besar (5) Bagian SP membuat laporan simpanan

Start

Memberikan Persyaratan dan formulir SPP

Memberikan Persyaratan dan formulir SPP

Periksa Persyaratan

C. Flowmap Pinjaman Anggota Tidak

Anggota Flowmap Pinjaman Anggota Syarat Bagian SP
Ya Cek sisa Tunggakan Memenuhi

Bagian Keuangan

Ya

Ada Tunggakan? Tidak

SPP Acc A
BS/P

SPP Acc

Catat Pinjaman

Sahkan SPP Acc

End

Buku Besar
Buku Besar

Buat Laporan Pinjaman

Laporan Pinjaman

Laporan Pinjaman

Gambar 3.4 Flowmap Pinjamn Anggota

Lap. Pinjaman

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dari prosedur pinjaman anggota di KUD Mandiri Bayongbong, yaitu sebagai berikut : Dalam pengajuan pinjaman, anggota harus mendapatkan

persetujuan dari bagian unit simpan pinjam, yang terlebih dahulu telah melakukan pengecekan yang bertujuan untuk menghindari kredit macet dikemudian hari. Proses peminjaman kredit dilakukan oleh satu kelompok yang terdiri dari 5 sampai 7 orang anggota. Kredit akan diberikan kepada mereka yang tidak mempunyai masalah sebelumnya. Prosedur dalam perolehan pinjaman atau kredit adalah sebagai berikut : (1) Salah satu anggota kelompok memberikan persyaratan dan mengisi SPP koperasi (2) Bagian SP meneliti formulir SPP yang diajukan. Jika memenuhi syarat maka bagian SP akan merealisasikan pinjaman dan apabila tidak memenuhi syarat maka akan dikembalikan kepada kelompok anggota yang bersangkutan (3) Surat permohonan yang telah di acc oleh bagian SP, selanjutnya akan di berikan kepada manajer administrasi dan

keuangan untuk di tandatangani. Setelah itu SPP acc diberikan kembali kepada bagian SP (4) Berdasarkan SPP yang telah ditandatangani oleh manajer administrasi dan keuangan, bagian SP memasukan besar pinjaman ke dalam BS/P dan buku besar (5) Besar pinjamn yang diberikan akan disesuaikan dengan sisa tunggakan yang dimiliki oleh anggota. Apabila anggota tidak memiliki tunggakan akan diberikan pinjaman sampai dengan Rp. 5.000.000,00 (6) Bagian SP membuat laporan pinjaman

Start

uang uangAngsuran Anggota cicilan + cicilan + D. Flowmapbiaya beban 2% biaya beban 2%

Kartu AP beserta

Kartu AP beserta

Anggota

Flowmap Angsuran Anggota Bagian SP

Membuat Daftar Potongan

Bagian Keuangan

KPK

KPK

AP

Catat Angsuran

End

Buku Besar

Buku Besar Membuat LPA

LPA

LPA

Gambar 3.5 Flowmap Angsuran Anggota

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dari prosedur angsuran anggota di KUD Mandiri Bayongbong, yaitu sebagai berikut : Prosedur dari angsuran pinjaman atau kredit adalah sebagai berikut : (1) Setiap bulan anggota membayar angsuran dan biaya beban sebesar 2% dari pinjaman dengan memberikan kartu AP untuk di hitung sisa angsurannya oleh bagian SP (2) Dari bukti angsuran tersebut bagian SP akan membuat daftar potongan berupa KPK yang kemudian akan dicatat ke dalam kartu AP dan buku besar (3) Dari daftar potongan tersebut bagian SP akan membuat LPA

3.2.3 Mengidentifikasi Personil Kunci Dengan mengacu kepada bagan alir atau flowmap maka teridentifikasi personil-personil kunci baik yang langsung maupun tidak langsung adalah sebagai berikut : Anggota (entitas luar), Bagain SP, Manager (entitas luar), Bagian Keuangan.

3.3

Memahami Kerja dari Sistem yang Ada Dalam mengidentifikasi apa penyebab dari masalah dan dimana

terjadinya masalah tersebut. Untuk menjawab pertanyaan mengapa masalah ini terjadi dan apakah benar masalah ini terjadi, maka perlu dilakukan penelitian yang lebih terinci. Penelitian ini dimaksudkan untuk mengumpulkan fakta atau data. Teknik pengumpulan data atau fakta yang digunakan adalah wawancara dan pengamatan (observasi).

Tabel 3.1 Kegiatan Penelitian

Kegiatan Penelitian Wawancara mengenai proses simpan pinjam yang sedang terjadi Wawancara mengenai proses simpan pinjam yang sedang terjadi Wawancara mengenai proses simpan pinjam Observasi mengenai proses simpan pinjam Anggota Koperasi Bagian Personalia dan Bagian SP Kelompok Tani Bapak Yusuf Kurnia dan Ibu Tati Suharti Bagian SP Ibu Tati Suharti Bagian Personalia Bapak Yusuf Kurnia Lokasi Yang diwawancarai/ diamati

Untuk lebih lengkapnya mengenai hasil dari penelitian di KUD Mandiri Bayongbong ini dapat dilihat pada lampiran 1-5. 3.4 Menganalisis Sistem Dari hasil penelitian yang telah dikumpulkan dan telah di analisis, maka diberikan hasil sebagai berikut: 1. Analisis Dokumen Dokumen-dokumen yang digunakan disistem ini khususnya yang berkaitan dengan pendaftaran pindah datang terdiri dari dokumen masukan (input) dan dokumen keluaran (output). a. Dokumen masukan: Fotokopi KTP

Formulir Simpanan Surat Permohonan Peminjaman Data Anggota Baru, Data Simpanan, Pinjaman dan

Angsuran b. Dokumen keluaran: 2. KTA BS/P BA Laporan Anggota Baru, Laporan Simpanan,

Pinjaman dan Angsuran Analisis Laporan dan Kebutuhan Informasi Laporan yang dihasilkan oleh sistem yang sedang berjalan berupa, laporan anggota baru, laporan simpanan, pinjaman, dan angsuran dari rekap bulanan/tahunan. Dimana di laporan tersebut bisa dilihat jumlah anggota yang masuk, melakukan simpanan, pinjaman dan angsuran yang berlangsung selama periode tertentu. Untuk lebih jelasnya mengenai analisis kebutuhan sistem yaitu dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD), Kamus Data serta Entity Relationship Diagram (ERD). 3. Data Flow Diagram (DFD) Dari hasil analisis terhadap sistem yang sedang berjalan, digunakan sebuah model yang dinamakan Data Flow Diagram (DFD) untuk memperlihatkan hubungan fungsional dari data yang diproses oleh sistem, termasuk data masukan, data keluaran, serta tempat penyimpanan internal. Diagram aliran data menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses, dan keluaran sistem, yang berhubungan dengan masukan, proses, dan keluaran dari model sistem umum. Diagram aliran data logika memfokuskan pada bisnis serta bagaimana bisnis tersebut beroperasi dan tidak berhubungan dengan bagaimana sistem tersebut dibangun. Melainkan, menggambarkan

peristiwa-peristiwa

bisnis

yang

dilakukan

serta

data-data

yang

diperlukan dan dihasilkan setiap peristiwa tersebut. Setelah melakukan analisis terhadap data dan informasi yang terlibat dalam proses simpan pinjam di KUD Mandiri Bayongbong didapatkan perancangan aliran data yang digambarkan sebagai berikut : a. DFD Level Konteks Sistem Simpan Pinjam Berikut adalah diagram konteks sistem simpan pinjam yang sedang berjalan:
- Fotokopi KTP - Formulir Simpanan - SPP - Data Anggota - Data Simpanan - Data Pinjaman - Data Angsuran Anggota - KTA - BS/P - BA

0. Sistem Informasi Simpan Pinjam KUD Mandiri Bayongbong

- Laporan Anggota Baru - Laporan Simpanan - Laporan Pinjaman - Laporan Angsuran Manager

Gambar 3.6 DFD Level Konteks Sistem Simpan Pinjam

b. DFD Level 0 Sistem Simpan Pinjam

Data Anggota Ditolak Anggota 1. Identitas Anggota Membuat KTA Identitas Anggota Laporan 2. Anggota Baru Membuat Laporan Anggota Baru

Manager

BS/P BS/P

BS/P

BS/P

BS/P
Laporan Simpanan Laporan Angsuran 1.2 Membuat KTA Identitas Anggota KTA Identitas Anggota Laporan Pinjaman

3. Mencatat Simpanan

5. Mencatat Pinjaman

7. Mencatat Angsuran

BS/P 4. Membuat Laporan Simpanan

BS/P 6. Membuat Laporan Pinjaman

BS/P

8. Membuat LPA

Gambar 3.7 DFD Level 0 Sistem Simpan Pinjam

c. DFD Level 1 Proses 1

KTA

Anggota

Identitas Anggota

1.1 Periksa Persyaratan

Identitas Anggota

Data Anggota Ditolak

1.3 Membuat Laporan Anggota Baru Laporan Anggota Baru

Manager

Gambar 3.8 DFD Level 1 Proses 1

d. DFD Level 1 Proses 2

Anggota Identitas Anggota 2.1 Mengisi Formulir Simpanan Data Simpanan Data Simpanan 2.2 Mengisi BS/ P BS/P Data Simpanan 2.3 Catat Simpanan di Buku Besar Data Simpanan 2.4 Membuat Laporan Simpanan Laporan Simpanan Manager

Gambar 3.9 DFD Level 1 Proses 2

e. DFD Level 1 Proses 3

Identitas Anggota Anggota 3.1 Mengisi SPP Identitas Anggota 3.2 Pemeriksaan SPP Data Pinjaman 3.3 Mencatat Pinjaman di BS/P Data Pinjaman BS/P Data Pinjaman 3.4 Catat Pinjamn di Buku Besar

SPP Ditolak

3.5 Membuat Laporan Pinjaman

Manager

Gambar 3.10 DFD Level 1 Proses 3

f. DFD Level 1 Proses 4

Anggota Data Pinjaman 4.1 Memberikan Kartu AP Data Pinjaman 4.2 Menghitung Sisa Angsuran Data Pinjaman 4.3 Mencatat Angsuran Data Pinjaman AP Data Pinjaman

4.4 Membuat KPK Data Pinjaman 4.5 Membuat LPA Data Pinjaman Manager

Gambar 3.11 DFD Level 1 Proses 4

4.

Kamus Data Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-

kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Adapun Kamus Data dari pendataan anggota baru KUD Mandiri Bayongbong adalah sebagai berikut: Tabel 3. 2 Kamus Data: Aliran Data pada Pendataan Anggota Baru Deskripsi Aliran Data Nama Deskripsi Sumber: Anggota Proses 1.1 Jenis Aliran Data:
File Layar Laporan Formulir Internal

: Berkas Persyaratan : Berisi data-data pendataan anggota baru terdiri dari fotokopi KTP, beserta uang Tujuan Proses 1.1

Perjalanan Aliran:

Struktur

Data data-data record

dengan calon calon

Volume/jam: Relatif

Informasi mengenai anggota baru Komentar: Informasi

data

anggota

baru

untuk

permohonan pendaftaran anggota koperasi.

Tabel 3. 3 Kamus Data: Aliran Data pada Proses Simpanan Anggota

Deskripsi Aliran Data Nama Deskripsi Sumber: Anggota Proses 2.1 Jenis Aliran Data:
Layar File Laporan Formulir Internal

: Formulir Simpanan : Berisikan data-data anggota beserta jumlah simpanan Tujuan Proses 2.2

Perjalanan Aliran:

Struktur

Data

dengan

Volume/jam: Relatif

Informasi mengenai data anggota beserta jumlah simpanan Komentar: Pencatatan informasi record data anggota beserta jumlah simpanan.

Tabel 3. 4 Kamus Data: Aliran Data pada Proses Pinjaman Anggota

Deskripsi Aliran Data Nama Deskripsi Sumber : Proses 3.1 : Formulir SPP : Surat permohonan pinjaman anggota Tujuan Proses 3.3 Anggota Jenis Aliran Data:

File

Layar

Laporan

Formulir

Internal

Perjalanan Aliran :

Struktur

Data

dengan

Volume/jam: Relatif

Data permohonan pinjaman Komentar: Informasi record data permohonan pinjaman.

Tabel 3. 5 Kamus Data: Aliran Data pada Proses Angsuran Anggota

Deskripsi Aliran Data Nama : Kartu AP

Deskripsi : Berkas persyaratan yang dibawa oleh anggota untuk pembayaran angsuran pinjaman Sumber: Pemohon Proses 4.1 Jenis Aliran Data:
File Layar Laporan Formulir Internal

Tujuan Proses 4.3

Perjalanan

Struktur

Data

dengan

Volume/jam:

Aliran: Informasi mengenai data-data anggota beserta data pinjaman dan angsurannya. Relatif

Komentar: Informasi record data anggota beserta data pinjaman dan angsurannya.

5.

Entity Relationship Diagram (ERD) Berikut adalah Entitiy Relationship Diagram dari Proses Simpan

Pinjam di KUD Mandiri Bayongbong :

no anggota nama tgl masuk pekerja an alamat

no pinjaman tgl pinjaman besar pinjaman bunga no anggota

Anggot a

memi liki

Simpana n N

no simpanan tgl simpanan jml simpanan jenis simpanan total simpanan no anggota saldo simpanan

1 memi liki

total pinjaman sisa pinjaman

Pinjama n

memb ayar

no angsuran tgl bayar angsuran

1 Angsura n

total angsuran sisa angsuran no simpanan no pinjaman no anggota

Gambar 3.12 ERD Sistem Simpan Pinjam

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari hasil analisis tersebut adalah sebagai berikut: Proses bisnis pengelolaan sinpan pinjam di KUD Mandiri Bayongbong pada dasarnya telah berjalan dengan baik. Hal ini terbukti dengan proses pendataan anggota baru, simpanan pinjaman dan angsuran yang dapat dilakukan dan dilayani dengan baik (dapat dilihat dari lampiran 1-5). Sistem Informasi Simpan Pinjam di KUD Mandiri Bayongbong belum sepenuhnya

mengimplementasikan

teknologi

informasi,

walaupun

demikian hampir semua kebutuhan sistem dapat terpenuhi dengan baik. Setiap model yang digunakan dapat merepresentasikan dari setiap fungsi objek yang membangun sistem, sehingga hubungan antar model yang satu dengan model yang lainnya dapat saling melengkapi. Berdasarkan hasil analisis, maka dapat disimpulkan bahwa sistem yang sedang berjalan saat ini layak untuk digunakan. 4.2 Saran Agar hasil dari analisis ini dapat memberikan manfaat lebih, penulis mengajukan usulan dan saran sebagai berikut: Dari hasil analisis yang telah penulis lakukan pada KUD Mandiri Bayongbong, penulis menyarankan supaya besar pinjaman yang diberikan kepada anggota kelompok koperasi jumlahnya diperbesar. Hal ini dimaksudkan untuk mengantisipasi terjadinya kebutuhan yang mendesak antar sesama anggota kelompok. Supaya proses simpan pinjam bisa memudahkan penghitungan dan bisa meminimalkan penggunaan buku-buku di unit simpan pinjam, maka

penulis menyarankan agar proses sistem informasi bisa dilakukan secara terkomputerisasi. Pada semua proses simpan pinjam, seperti pendataan anggota baru, simpanan, pinjaman serta angsuran disarankan menggunakan formulir supaya sistem informasi dapat berjalan dengan baik.
Laporan kerja praktek ini merupakan tahap awal dari penelitian tentang

konsep pengembangan sistem berorientasi objek, sehingga diharapkan penelitian ini ditindaklanjuti lebih mendalam lagi agar hasil analisis yang didapat lebih bermanfaat bagi perkembangan ilmu pengetahuan.

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli., Manajemen Sistem Informasi., PT. Gramedia Pustaka Utama., Jakarta., 2005. Hariyanto, Bambang, Rekayasa Sistem Berorientasi Objek, Informatika, Jakarta, 2004. Hartono, Jogiyanto, Analisis dan Desain, Andi Offset, Yogyakarta, 2005. Widiyanti, Ninik dan Sumindhia YW, Koperasi dan Perekonomian Indonesia, Reika Cipta, Jakarta, 1998. Subandi, Ekonomi Koperasi (Teori dan Praktik), Alfabeta, Bandung, 2010. Kristanto, Andri., Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya., Gramedia Pustaka Utama., Jakarta., 2008. Silberschatz, Abraham; Korth, Henry F; and Sudarshan, S; Database System Concepts. Fatansyah, Ir,.Basis Data,Informatika, Bandung, 2002.