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Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Valle Centro de Gestin Tecnolgica de Servicios ISO 9001:2008 - AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

Sistema de Gestin de la Calidad

Fecha: Septiembre de 2010

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TALLER SEMANA 3

TALLER SEMANA 3. Cmo se llevan a cabo las auditoras internas?


Aprendiz: Email: Fecha: Cdigo Curso:

Ral Leonel Quionez Molano Raulqui49@hotmail.com 10-12-2012 353144

Resultado de Aprendizaje del Taller: Conceptualizar y aplicar los conceptos y principios estudiados en los documentos sugeridos en la semana 3. Ponderacin: Este taller tiene un valor de 60 puntos. El taller debe ser enviado al Tutor por el link ACTIVIDADES en el enlace ver/completar actividad. Taller a desarrollar:

Como se llevan a cabo las Auditorias Internas?


GUIA PARA LA ELABORACIN Por lo general, un equipo de dos o ms personas que trabajan fuera del rea auditada lleva a cabo la auditora. Las auditorias tienen una agenda especfica y se concentran en un procedimiento o proceso especifico, no en una persona. La metodologa general para la realizacin de una auditoria es la siguiente: 1. Se selecciona el procedimiento o proceso a auditar. 2. Se determina quienes formarn parte del equipo auditor. 3. Se realiza la notificacin del objetivo y tema de la auditoria a la persona responsable del rea que se auditar y se establece la fecha, sitio y hora oportuna de realizacin de la misma para ambas partes. 4. Se revisa y analiza con mucho cuidado el procedimiento operativo o el procedimiento del proceso a auditar, con base en estos documentos se realizar una lista de verificacin para aplicar en el momento de la auditoria. 5. Se ejecuta la auditoria con la persona del rea encargada como gua. 6. Se comentan los hallazgos encontrados con la persona responsable del proceso auditado.

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7. Se realiza el Informe de auditoria el cual incluye entre otras cosas los hallazgos encontrados, las conclusiones y las recomendaciones siempre que stas ltimas estn definidas como un objetivo de auditoria. 8. Se realiza un informe de acciones correctivas si es necesario. 9. Se realiza el procedimiento establecido para la distribucin del informe de auditoria, repuesta, seguimiento y cierre de la auditoria.

Con base en lo anterior y de acuerdo a la informacin presentada en la semana 3 realice lo siguiente: 1. Describa su organizacin (Quienes somos, misin, visin, poltica de calidad,
objetivos de calidad, productos/servicios) en la cual va realizar el proceso o procedimiento a Auditar. (10 puntos). Escriba en el recuadro lo solicitado

QUINES SOMOS
IMPORTADORA MHAFRE S.AS es una empresa de trayectoria, dedicada a la importacin y comercializacin de accesorios para mantenimiento general y la puesta operacional de la industria. Entre nuestros principales productos disponemos de vlvulas, tubos, conexiones, aislantes, mangueras, correas, seguridad industrial, herramientas entre otros, actuando en los campos de la hidrulica y la electricidad. Nuestro principal objetivo es logar calidad de servicios, orientndonos fundamentalmente a satisfacer las necesidades de nuestros clientes, con costos acordes a los valores del mercado.

Para lgralo contamos con profesionales y la tenacidad de nuestros empleados, entrega a domicilio en todo el pas y nuestra estructura estar a su entera disposicin cuando ustedes lo necesite. MISION Somos una empresa distribuidora, importadora y comercializadora en equipos, herramientas y accesorios para la industria para Satisfacer las necesidades y deseos de nuestros clientes, manteniendo polticas de mejoramiento continuo. VISIN
Lograr la consolidacin en el 2012 a travs de un mayor cubrimiento del mercado nacional ampliando el portafolio de productos, manteniendo un sistema de gestin de

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calidad eficiente que nos permita evolucionar de la mano de nuestros clientes, proveedores y colaboradores

POLTICA DE CALIDAD La poltica de la IMPORTADORA MHAFRE S.A.S. est centrada en anticipa, conocer y satisfacer las necesidades y los deseos presentes y previsibles de los clientes ; mediante la participacin de un equipo idneo comprometido con la excelencia organizacional, establecido oportunidades de mejor continua en los procesos y apoyados en alianzas estratgicas con nuestros proveedores.
OBJETIVOS DE CALIDAD Posicionar en el mercado a Importadora Mafre S.A.S como una empresa comercializadora de productos de alta calidad, con un excelente servicio al cliente y generando rentabilidad a los accionistas. Aumentar la satisfaccin del cliente a travs del cumplimiento de todas las condiciones de negociacin pactadas. Identificar y establecer relaciones benficas con los proveedores, mediante las cuales se puedan ofrecer productos que cumplan los requerimientos de nuestros clientes. Contar con personal eficiente para atender las necesidades del cliente bajo condiciones de capacitacin, formacin y excelente clima laboral que aporten al crecimiento de la organizacin y a la sociedad misma. Mantener y desplegar el sistema de gestin de la calidad, basados en el mejoramiento continuo de los procesos. La medicin de esos objetivos y el monitoreo permanente a los procedimientos nos permitir garantizar el mejoramiento continuo del S.G.C. haciendo realidad nuestro eslogan: CALIDAD EN CONSTANTE DESARROLLO.

PRODUCTOS/SERVICIOS
Importadora Mhafre S.A.S encontrar el mejor servicio. Ofrecemos productos, servicios y suministros para el sector Industrial y profesional. Todo en ferretera

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2. Elabore la agenda para el proceso de auditora, concntrese en un proceso


especfico del rea seleccionada. (25 puntos).

a) Seleccione el procedimiento o proceso a auditar: aqu el aprendiz debe realizar


una breve descripcin del proceso y anexar diagrama de proceso Escriba en el Recuadro el Proceso o Procedimiento a Auditar:

Se desarrolla las entrevistas a los auditados, durante las mismas se van revisando los documentos y registros que el auditor solicite para verificar la veracidad de la informacin suministrada por los auditados y la ausencia de no conformidades respecto a los requisitos establecidos en los hallazgos hecho durante la entrevistas se consignan por los auditores en el formato, la lista de verificacin auditoras internas de calidad, cuando sean necesario se realizaran observaciones directas en el lugar de trabajo, para verificar la conformidad con los requisitos establecidos, es la ltima actividad programada en la agenda del plan de auditora. La reunin de cierre es presidida por el gerente o el sugerente de la empresa; el auditor lder deber presentar las conclusiones generales de la auditora de tal manera que sean comprendidas y reconocidas por los lderes y responsables de los procesos auditados, en el caso de las auditorias donde se conforman varios grupos de auditores con el coordinador, este representar a los auditados las conclusiones de la auditora y posteriormente har entrega de los informes de los procesos auditados. PREPARAR
LA AUDITORIA

INFORMAR A LOS AFECTADOS

REALIZAR LA AUDITORIA REUNIN FINAL


ELABORA EL INFORME DE AUDITORIA

ACCIONES CORRECTIVAS
VERIFICA EFICACIA ACCIONES CORRECTIVAS ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIN ACCIONES CORRECTIVAS

ARCHIVO DE LA DOCUMENTACI N

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Escriba en el Recuadro una breve Descripcin del Proceso o Procedimiento a Auditar:

DESCRIPCION PROCESO A AUDITAR: ALMACN CICLO DE INVENTARIO.


Objetivos de la Auditora 1. Para determinar los controles internos que rodean el registro, notificacin y mantenimiento de los inventarios son adecuados para proporcionar una proteccin razonable aseguramiento en contra de la comisin y ocultamiento de irregularidades. 2. Para determinar que los procedimientos de la empresa y las polticas relativas el registro, notificacin, y el mantenimiento de los inventarios se llevan a cabo de conformidad con los requisitos existentes. 3. Para garantizar que los controles y procedimientos en uso son eficientes, eficaces y econmico. 4. Para determinar que la recepcin y disposicin de las existencias se con precisin y adecuadamente informado. Programa de Auditora 1. Evaluar el Cuestionario de Control Interno para las debilidades. 2. Visita el rea del almacn. 3. Recepcin de Materiales 4. Registro de entradas y salidas del Almacn. 5. Almacenamiento de materiales. 6. Mantenimiento de materiales y de almacn. 7. Despacho de materiales. 8. Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y contabilidad. 9. Est alerta a las condiciones generales, las cantidades en exceso, elementos en de uso, etc 10. Los pedidos son pre-controlados antes de despacharlos. 11. Garantiza la correcta seguridad en el departamento de recepcin, salidas almacn.

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12. Asegrese de que las salidas externas de construccin, directamente en o cerca del almacn cerrados en todo momento o bajo el control de sistemas de alarma. 13. Principales controles de documentos sobre las zonas de almacenamiento y evaluar la evacuacin. 14. Revisin de hojas de inventario de la razonabilidad de las cantidades y precios. 15.Relacionar las cantidades de gira de almacn e investigar cualquier inusual cantidades. 16.Seguimiento de cualquier precio inusual a la m a y o r a d e l a s f a c t u r a s r e c i e n t e s . T e n g a e n c u e n t a q u e s e r e a l i z a i n v e n t a r i o d e l o s documentos. 17.El inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases devienes (mercancas), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias. 18.El materiales recibido, despus que estos hayan sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de compra.

Adjunte en el Recuadro el Diagrama de Flujo del Proceso o Procedimiento a Auditar:

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INICIO

JEFE DE AUDITORA 1. Elabora el programa Mensual de Auditora

A
CONTROLADOR 2. Recibe y revisa el Programa Mensual de Auditora

Auditor 10. Elabora

3. APERTURA MENSUAL AUDITORA

JEFE DE AUDITORA 4. ASIGNACIN AUDITOR

Oficio de procesos o seguimient o

AUDITOR 5. Planea la Auditora Mensual de Auditora JEFE DE AUDITORA 6. EJECUTA LA AUDITORA 11. Recibe y revisa oficios CONTROLADOR 7. elabora acta informe de revista o pliego de observaciones JEFE DE AUDITORA 14. Recibe y revisa entrega oficios

12. Recibe revisa firma oficios


JEFE DE AUDITORA 13. Recibe copia del oficio

15. Elabora acta informe mensual de actividades

JEFE DE AUDITORA 8. Recibe y revisa el acta de informacin o pliego de observaciones

Fina l

CONTROLADOR 9. Analiza resultados de la auditora

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b) Determine segn el proceso los cargos de las personas que deben participar.
EJ. EN UNA EMPRESA MANUFACTURERA, en el proceso de REALIZACION DEL PRODUCTO, los cargos que pueden participar en la auditora pueden ser: Jefe de Produccin, Operarios, Jefe de Planta, Inspector de Producto, etc. Escriba en el recuadro los cargos que intervienen en el Proceso o Procedimiento a Auditar: CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO: Recepcin de la mercanca, almacenamiento Jefe Almacn rea almacn, alistamiento de inventarios Jefe de de inventarios rea de servicio Administracin Servicios sanitarios para empleados Administracin Manejo de Residuos slidos Administracin Control de plagas ms comunes Administracin

c) Haga memorando comunicativo dirigido a la persona encargada del proceso o


rea a auditar, explicndole lo que se pretende realizar. Inlcuir en el memorando logo de la empresa. Escriba en el recuadro lo solicitado. A: DE ASUNTO: AUDITORIA INTERNA REA DE ALMACENES (INVENTARIOS) FECHA:

OBJETIVO Segn la auditora realizada en el rea de almacenes debemos considerar determinar la confiabilidad y exactitud de los datos contables y la efectividad de los procedimientos internos. Ayudar a la gerencia a lograr la administracin ms eficiente de las operaciones de la Compaa, estableciendo procedimientos para adherirse a sus planes. Revelar y corregir la ineficiencia en las operaciones. Recomendar cambios necesarios en las diversas fases de las operaciones. Averiguar el grado de proteccin, clasificacin y salvaguarda de activos de la compaa contra prdidas de cualquier clase.

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INVESTIGACION PRELIMINAR RESEA HISTORICA IMPORTADORA MHAFRE S.A.S. Fue fundada en 2000. Esta ubicada en la Calle 12 N0. 22-24. Cuenta con una planta fsica adecuada para una labor industrial, en donde realiza sus ventas. Cuenta con una junta de socios, gerente de la compaa, Revisor Fiscal es el CPT Ernesto Gmez, tiene tres asesores en tributaria, derecho laboral y en sistemas. La secretaria general, subgerente, jefe comercial, jefe de produccin, jefe de costos, el contador, el tesorero, auditor de inventarios y de costos. TIPO DE EMPRESA: IMPORTADORA MHAFRE S.A.S es una sociedad annima. Constituida por 12 accionistas aportando todos y cada uno la suma de $100.000, inscrita en Cmara de Comercio de Santaf de Bogot D.C., el 28 de diciembre de 2000 CIRCUNSTANCIAS ECONOMICA Y TENDENCIAS DEL NEGOCIO La mayora de las compras estn a cargo del jefe comercial, existiendo Comit de Compras bajo el nivel especfico de autorizacin. Las polticas de ventas estn a cargo del Departamento Comercial. Su rotacin de cartera es de 60 y 180 das. Durante el ao 2007 adquirieron equipos de computacin para lograr una mejor captura y distribucin de la informacin, situacin que requiere de un anlisis especfico ya que es un sistema nuevo y pocas personas saben manejarlo dentro de la empresa. La compaa tiene una participacin en el mercado de sus productos de 65% con respecto a la competencia, sin embargo se estn estableciendo tcticas de mercadeo modernas para contrarrestarlas y aprovechar la apertura econmica decretada por el gobierno. POLITICAS Y PRACTICAS FINANCIERAS La Compaa utiliza entre otros, las siguientes polticas y prcticas contables. La Compaa compra materia prima en un 80% a crdito.

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El manejo de los costos se hace a travs de estndares para algunos centros de costos (administracin, comercial) y costos reales de produccin. El proceso de produccin de los productos es aproximadamente 10 semanas. Se fijaron polticas de ventas de la siguiente manera: Cuando se trate de ventas al detal no se ofrece, ni ce aceptan descuentos. Cuando se trate de ventas al por mayor, se dar un descuento comercial del 10%, adems si a crdito se adicionar un 5% por pronto pago. La poltica de traslado de producto terminado a la oficina de ventas ser los martes. Los resultados de los estados financieros deben entregarse, como plazo mximo el da 17 del mes siguiente a la finalizacin del perodo contable. Se entrega mensualmente informes de ejecuciones presupuestales. Cuando resultan imperfectos se rematan en ventas, primero a empleados con un recargo del 10% ms del costo, y para particulares con un 25% ms del costo. Se evala por parte de la administracin las polticas contables, financieras y presupuestales. AREAS SIGNIFICATIVAS Dentro de la organizacin se tiene como significativa, el rea de inventarios, que se encuentra debidamente organizada, aunque sufren retardos en la entrega de la mercanca. El manejo del krdex presenta errores en saldos. El rea de ventas, tambin se constituye en rea significativa, porque las polticas de descuentos que maneja la compaa son bastantes atractivos para los clientes potenciales. RIESGOS INHERENTES AL CONTROL El manejo de cuentas por cobrar, que es una sola persona la encargada de abrir la tarjeta del cliente, atenderlo en ventas. Riesgo Control: No hay segregacin de funciones.

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Riesgo Inherente: Manipulacin de datos. Existe demora en la cancelacin de pedidos, por encontrarse mal diligenciados, ocasionando disgustos en el proveedor. Riesgo Control: No hay revisin por el personal especializado en esta funcin. Riesgo Inherente: Doble pago, doble facturacin, doble contabilizacin. Se estn recibiendo cheques postfechados, incumpliendo con una de las polticas de la compaa. Riesgo Control: No se estn utilizando o ejecutando los controles establecidos por los funcionarios a cargo. Riesgo Inherente: Malversacin de fondos. ALCANCES Y LIMITACIONES Se auditaran los estados financieros con corte a diciembre 31 de 2012. Industrial y comercial S.A., tiene proyectados algunos cambios en el momento de nuestra visita, los cuales pueden afectar la determinacin de la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas de auditora. Entre otras tenemos: Estudio y/o renovacin de la planta de personal PROCEDIMIENTOS Y TECNICAS A AUTILIZAR Durante el desarrollo de la auditora se llevaran a cabo los siguientes procedimientos y tcnicas: Procedimientos: Evaluacin y estudio del sistema contable. Evaluacin y estudio del sistema de control interno. Realizacin de investigaciones y verificacin de las operaciones contables y saldos de las cuentas.

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Se comparan estados financieros de los dos ltimos aos (2010, 2011) con los principales registros contables y otros registros relacionados con la parte contable, para determinar si los estados financieros se presentan de forma razonable. Tcnicas: Inspeccin Observacin Clculo VISITAS Visita Preliminar Visita durante el Desarrollo del Trabajo Visita Final Visita Posterior PRESUPUESTO DEL TIEMPO Actividad Personal Tiempo en Horas Vista Preliminar Memorando de Planeacin Programas de Auditora Ejecucin de la Auditora Informe PERSONAL INVOLUCRADO EN LA AUDITORIA Por parte del cliente:(nombres y cargos)

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Por parte de la Auditora:(nombres y cargos). COSTO DE LA AUDITORIA Honorarios:. Transporte:.. Papelera:.. Viticos:.. FECHAS DE LAS REUNIONES Conclusiones de la Visita Preliminar Para Planear el Trabajo Discutir y Revisar el Memorando de Control Interno Discutir el Informe Final

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d) Haga la Agenda o Cronograma del Proceso o Procedimiento a Auditar.


Escriba en el recuadro lo solicitado. ACTIVIDAD OBJETIVO Primer da de inspeccin: Visualizar como estn control de las funciones de la asignas las funciones en dependencia. el personal integrante de en la dependencia. Segundo da de inspeccin: Actas de asistencia del personal que participo semestralmente en la elaboracin del mapa de seguridad por intermedio de los ejercicios de semaforizacin conjunto con autoridades militares de la jurisdiccin. Tercer da de inspeccin: Recorrido por las instalaciones y no hablar con ningn personal de la dependencia. Cuarto da de inspeccin: Conversar con los funcionarios de la seccin. Quinto da de inspeccin: Reunin con los funcionarios de la dependencia. Sexto da de inspeccin: Elaboracin del informe al auditor principal. EVIDENCIAS OBJETIVAS Se tendr encuentra el roll de cada funcionario y se harn los respectivos planes de mejoramiento de acuerdo al resultado de la auditoria.

Preparar una visita a una Entrega de la documentacin y seccin de trabajo. actas de asistencias.

Verificar el comportamiento de los funcionarios con el personal que visitan las instalaciones. Verificar si cuentan con los equipos necesarios para realizar a cabalidad sus funciones. Verificar la importancia que ledan a las distintas secciones de la dependencia. Incluir todas las fortalezas y debilidades de las areas visitadas

No debemos de mirar ningn archivo ni detenernos de hacer preguntas nicamente nos concentramos a observar. Redactar como fue la atencin presta por parte los funcionarios y se analiza sus fortalezas y debilidades. Se toma anotaciones especficas de cada da a da de trabajo realizado por el personal. Se incluye en el informe las posibles causas de los hallazgos encontrados en las reas inspeccionadas.

3. Basados en el diagrama de proceso, elabore una lista de chequeo o verificacin


del proceso seleccionado en el punto 2. de este taller. . (20 puntos).

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Adjunte en el Recuadro la Lista de Chequeo del Proceso o Procedimiento a Auditar: No olvide hacer un buen diseo de lista de chequeo (incluye logo de la empresa).

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Lista de chequeo 1.1 Cuenta la instalacin con una poltica escrita referente a las horas de trabajo y horas extraordinarias conforme a lo establecido en la (s) ley (es) local (es)? 1.2 Disponen todos los empleados de las horas de trabajo legales y de las horas de trabajo de la instalacin? 1.3 Se encuentran las horas trabajadas debidamente documentadas (por ejemplo, tarjetas de fichar)? 1.4 Las horas extraordinarias son voluntarias? 1.5 Cul es el nmero mximo de horas trabajadas por da? ________ horas. Por semana ________ horas Se encuentran dentro del mximo legal, as como de la poltica escrita referente a las horas de trabajo? 1.6 Cul es el mximo de horas extraordinarias trabajadas por mes?_______ horas. (Facilitar anlisis detallado) Se encuentra dentro del mximo legal, as como de la poltica escrita referente a las horas de trabajo? 1.7 Se les permite a los trabajadores disfrutar de un da libre de cada siete das? 1.8 Se les permite a los trabajadores disfrutar de una baja presentando

SI

NO

N/A

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4. Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo del presente
taller. (5 puntos). Escriba en el recuadro lo solicitado.

La auditora de calidad es la herramienta bsica que se utiliza para el seguimiento y mejora de un sistema de gestin de la calidad. Asimismo es el punto de partida que contribuye a la mejora continua de la empresa y la adaptacin a las necesidades del cliente. Por tanto podemos afirmar que sin el proceso de auditora toda empresa de restauracin ser incapaz de asumir los objetivos de la mejora continua. Tal como define textualmente la norma ISO La auditora es un examen metdico e independiente que se realiza para determinar si las actividades y los resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas, y para comprobar si estas disposiciones se llevan a cabo eficazmente y son adecuadas para alcanzar los objetivos previstos. Por tanto, no basta contener buenas intenciones para llevar a cabo unas actividades y fijarse unos resultados, debemos comprobar y demostrar que lo hemos conseguido. En este artculo intentaremos clarificar el contenido de esta herramienta, y ver su aplicacin a una empresa de restauracin independiente de su tamao y estructura.

Muchas Gracias