TUGAS MODULER

ARIF WICAKSONO HARIBOWO 241.07.01549 ORGANIZATIONAL QUALITY STANDARD

MARET 2O12

1. Sebutkan dan jelaskan 6 elemen pendukung Total Quality Standard ! - Kepemimpinan Manajer atau pemimpin harus menerapkan gaya kepemimpinan yang tepat dalam mengarahkan upaya pencapaian tujuan dengan memberikan, menggunakan alat dan bahan yang komunikatif, menggunakan data dan menggali siapa-siapa yang berhasil menerapkan konsep manajemen mutu terpadu - Pendidikan dan Pelatihan Mendidik dan melatih semua karyawan, memberikan baik informasi yang mereka butuhkan untuk menjamin perbaikan mutu dan memecahkan persoalan tentang apa yang dibutuhkan oleh pelanggan. - Struktur Pendukung Suatu staf (struktur) pendukung yang kecil dapat membantu tim manajemen senior untuk mengartikan konsep mengenai mutu, membantu melalui “network” dengan manajer mutu di bagian lain dalam organisasi dan membantu sebagai narasumber mengenai topik-topik yang berhubungan dengan mutu bagi tim manajer senior. - Komunikasi Manajer atau pemimpin harus bertemu pribadi dengan para karyawan untuk menyampaikan informasi, memberikan pengarahan, dan menjawab pertanyaan dari setiap karyawan. Komunikasi dalam suatu lingkungan mungkin perlu ditempuh dengan cara berbeda-beda agar dapat berkomunikasi kepada seluruh karyawan mengenai suatu komitmen yang sungguh-sungguh untuk melakukan perubahan dalam usaha peningkatan mutu. - Ganjaran dan Pengakuan Tim individu yang berhasil menerapkan proses mutu harus diakui dan mungkin diberi ganjaran, sehingga karyawan lainnya sebagai anggota organisasi akan mengetahui apa yang diharapkan. Gagal mengenali seseorang mencapai sukses dengan menggunakan proses menejemen mutu terpadu akan memberikan kesan bahwa ini bukan arah menuju pekerjaan yang sukses, dan menungkinkan promosi atau sukses individu secara menyeluruh. Jadi pada dasarnya karyawan yang berhasil mencapai mutu tertentu harus diakui dan diberi ganjaran agar dapat menjadi panutan/contoh bagi karyawan lainnya. - Pengukuran Penggunaan data hasil pengukuran menjadi sangat penting di dalam menetapkan proses manajemen mutu. Di dalam menentukan penggunaan data, kepuasan pelanggan eksternal harus diukur untuk menentukan seberapa jauh pengetahuan pelanggan bahwa kebutuhan mereka benar-benar dipenuhi. 2. Apa persamaan dan perbedaan Quality Control (QC) dan Quality Assurance ! - Quality Control Pengendalian Mutu (Quality Control) adalah teknik dan aktivitas operasi yang digunakan agar mutu tertentu yang dikehendaki dapat dicapai. Aktivitasnya mencakup monitoring, mengeliminir problem yang diketahui, mengurangi penyimpangan/perubahan yang tidak perlu serta usaha-usaha untuk mencapai efektivitas ekonomi. - Quality Assurance

Pemastian Mutu (Quality Assurance) adalah seluruh tindakan yang sistematis dan terencana yang diperlukan agar terjadi kepastian dan kepercayaan terhadap mutu produk/jasa yang diberikan. Aktivitasnya mencakup kegiatan proses, baik internal maupun eksternal termasuk merumuskan kebutuhan pelanggan. Maksud dari Quality assurance ini adalah mengidentifikasi kemajuan dari kualitas. Quality assurance mengevaluasi cost dari proyek secara keseluruhan secara teratur untuk menetapkan anggaran yang keluar relevan dan sesuai dengan standard kualitas. QA ada di dalam suatu perusahaan yg sudah establish/memiliki sertifikasi ISO. Dan ruang lingkupnya lebih besar dalam menjamin kualitas produk dan juga berhak mereview suatu standar/metode analisa demi menjaminan mutu. Sedangkan QC ruang lingkupnya hanya pengontrol tidak seperti QA. Jika terdapat QA pd suatu perusahaan, maka bisa dipastikan terdapat QC di dalamnya. 3. Sebutkan 3 alasan memproduksi produk jasa yang berkualitas ! Tiga alasan dalam memproduksi produk yang berkualitas yaitu (Suyadi Prawirosentono, 2004): a. Konsumen akan memiliki loyalitas yang besar terhadap produk tersebut. b. Meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya produksi. c. Meminimalkan komplain dan retur barang dari konsumen. 4. Jelaskan hubungan antara produk yang berkualitas dengan peningkatan laba ! Peningkatan laba akan didapat dari meningkatnya penjualan akibat kualitas yang baik, karena produk-produk berkualitas yang dibuat melalui suatu proses yang berkualitas akan memiliki sejumlah keistimewaan yang mampu meningkatkan kepuasan konsumen atas penggunaan produk itu, akibatnya produk tersebut mampu bersaing, sehingga diharapkan dapat meningkatkan jumlah konsumen pengguna, meningkatkan pangsa pasar, serta meningkatkan laba. 5. Sebutkan dua definisi perilaku organisasi !  Menurut Drs. Sutrisna Hari, MM, perilaku organisasi adalah suatu bidang studi yang mempelajari dinamika organisasi sebagai hasil interaksi dari sifat khusus (karakteristik) anggota dan sifat khusus (karakteristik) para anggotannya dan pengaruh lingkungan  Perilaku Organisasi adalah bidang studi yang menyelidiki dampak perorangan, kelompok, dan struktur pada perilaku dalam organisasi dengan maksud menerapkan pengetahuan semacam itu untuk memperbaiki keefektifan organisasi. (Stephen P. Robbins, Perilaku organisasi Jilid 1:7). 6. Jelaskan empat siklus hidup organisasi dan beri contoh tanda-tanda dari masing-masing siklus ! a. tahap Kelahiran Tanda-tandanya: - Kewirausahaan sangat menonjol - Banyak berpikir tentang ancaman dan peluang bisnis - Berani mengambil risiko - Berorientasi pada tindakan - Komunikasi ke dalam dan ke luar sangat baik. - Bekerja keras dan ingin maju

-

Banyak melakukan inovasi Membangun visi perusahaan

b. Tahap Berkembang Tanda-tandanya: - Mulai menerapkan prinsip manajemen - Menyusun prosedur pelaksanaan kerja - Inovasi sangat menurun - Hanya menduplikasi sukses sebelumnya - Sukses hanya diukur dari aspek finansial - Tidak menilai sukses dari pandangan kepuasan karyawan - Timbul sikap puas atas kesuksesan - Menurun sikap kritis terhadap ancaman dan peluang bisnis - Melakukan efisiensi tetapi tidak melihat dampak pada value. c. Tahap Menjelang Kemunduran Tanda-tandanya: - Meningkatnya konflik - Meningkatnya kegiatan berpolitik - Meningkatnya Penolakan Terhadap Perubahan - Masih bekerja secara terkotak-kotak dan perusahaan memasuki tahapan kemunduran. d. Tahap Kemunduran Tanda-tandanya: - Tidak ada kegiatan - Hilangnya Kredibilitas Manajemen Puncak. - Perubahan Komposisi Tenaga Kerja - Meningkatnya Perputaran Tenaga Kerja Secara Sukarela - Rusaknya Motivasi Pegawai - Pengambilan tindakan yang salah - Pengembangan situasi krisis - Pembubaran atau kematian 7. a.) Sebutkan empat faktor eksternal yang dapat mempengaruhi organisasi ! Faktor eksternal adalah segala keseluruhan faktor yang ada di luar organisasi yang dapat mempengaruhi organisasi dan kegiatan organisasi. Contoh faktor eksternal : a. Politik b. Hukum c. Kebudayaan d. Teknologi b.) Sebutkan tiga faktor internal yang mempengaruhi organisasi ! Faktor internal adalah segala keseluruhan faktor yang ada di dalam organisasi dimana factor tersebut dapat mempengaruhi organisasi dan kegiatan organisasi. Contoh Faktor Internal : a. Perubahan Tujuan

b. Volume dan kegiatan bertambah banyak c. Sikap dan perilaku dari para anggota organisasi 8. a.) Sebutkan empat tipe pemimpin ! - Tipe Paternalistik Tipe pemimpin paternalistik hanya terdapat di lingkungan masyarakat yang bersifat tradisional, umumnya dimasyarakat agraris. Salah satu ciri utama masyarakat tradisional ialah rasa hormat yang tinggi yang ditujukan oleh para anggota masyarakat kepada orang tua atau seseorang yang dituakan. Pemimpin seperti ini bersifat kebapakan, sebagai teladan atau panutan masyarakat. Biasanya tokoh-toko adat, para ulama dan guru. Pemimpin ini sangat mengembangkan sikap kebersamaan. - Tipe Kharismatik Seorang pemimpin yang kharismatik adalah seseorang yang dikagumi oleh banyak pengikut meskipun para pengikut tersebut tidak selalu dapat menjelaskan secara konkret mengapa orang tersebut dikagumi. Karakteristiknya yang khas yaitu daya tariknya yang sangat memikat sehingga mampu memperoleh pengikut yang jumlahnya kadang-kadang sangat besar. - Tipe Otokratik Dilihat dari persepsinya seorang pemimpin yang otokratik adalah seseorang yang sangat egois. Seorang pemimpin yang otoriter akan menujukan sikap yang menonjolkan “keakuannya”, antara lain dalam bentuk :  Kecenderungan memperlakukan para bawahannya sama dengan alat-alat lain dalam organisasi, seperti mesin, dan dengan demikian kurang menghargai harkat dan martabat mereka.  Pengutamaan orientasi terhadap pelaksanaan dan penyelesaian tugas tanpa mengkaitkan pelaksanaan tugas itu dengan kepentingan dan kebutuhan para bawahannya.  Pengabaian peranan para bawahan dalam proses pengambilan keputusan. - Tipe Demokratik Pemimpin yang demokratik biasanya memandang peranannya selaku koordinator dan integrator dari berbagai unsur dan komponen organisasi. Menyadari bahwa mau tidak mau organisasi harus disusun sedemikian rupa sehingga menggambarkan secara jelas aneka ragam tugas dan kegiatan yang mau tidak mau harus dilakukan demi tercapainya tujuan. Melihat kecenderungan adanya pembagian peranan sesuai dengan tingkatnya. Memperlakukan manusia dengan cara yang manusiawi dan menjunjung harkat dan martabat manusia. Seorang pemimpin demokratik disegani bukannya ditakuti. b.) Jelaskan tiga definisi kepemimpinan ! - Kepemimpinan adalah pengaruh antar pribadi, dalam situasi tertentu dan langsung melalui proses komunikasi untuk mencapai satu atau beberapa tujuan tertentu (Tannebaum, Weschler and Nassarik, 1961, 24). - Kepemimpinan adalah sikap pribadi, yang memimpin pelaksanaan aktivitas untuk mencapai tujuan yang diinginkan. (Shared Goal, Hemhiel & Coons, 1957, 7). - Kepemimpinan adalah suatu proses yang mempengaruhi aktifitas kelompok yang diatur untuk mencapai tujuan bersama (Rauch & Behling, 1984, 46).

9. Sebutkan lima hal yang harus dilakukan seorang pemimpin dalam menempuh tujuan organisasi !  Membuat standar yang jelas. Standar kerja yang jelas akan menjadi acuan bagi bawahan untuk mengatur strategi terbaik yang bisa mereka lakukan. Hal ini akan meningkatkan daya juang mereka untuk mencapai target sesuai stndar. Reward dan punishment akan menjadi faktor yang cukup berpengaruh. Karena seperti halnya manusia biasa, setiap bawahan kita selalu menyukai reward dan menghindari punishment. Hal tersebut akan menjaga mereka untuk menepati standar yang telah ditentukan, untuk itu, standarnya harus jelas.  Menginspirasikan visi bersama Visi organisasi diibaratkan sebagai tujuan akhir dari sebuah perjalanan. Visi yang menginspirasi dapat diibaratkan sebagai sebuah tempat tujuan yang menarik bagi seluruh rombongan perjalanan. Visi tidak akan tercapai jika ada terlalu banyak perbedaan tempat tujuan, ini yang harus dihindari oleh seorang pemimpin. Untuk memutuskan tempat tujuan, seorang pemimpin harus melihat berbagai kemungkinan dan melibatkan orang-orang yang akan diajak untuk mencapai visi tersebut. Visi organisasi yang tidak merangkum visi para bawahannya hanya akan menjadi sebuah tulisan di atas kertas.  Mengharapkan yang terbaik dari bawahan. Dengan memperlihatkan harapan kita kepada para bawahan, itu akan membuat para bawahan merasa dihargai dan diperlukan. Orang yang merasa dihargai dan diperlukan akan melakukan apapun yang diminta oleh yang mengharapkan, apalagi jika kita juga memberi harapan atas hasil kerja mereka, gaji yang lebih baik, fasilitas yang lebih banyak, atau kenaikan pangkat jika memungkinkan.  Memberikan perhatian kepada bawahan. Perhatian ini bisa berkaitan dengan pekerjaan ataupun kehidupan pribadi bawahan. Namun, tentu saja untuk hal pribadi harus masih dalam batas kewajaran. Perhatian akan menumbuhkan semangat bagi bawahan untuk memberikan yang terbaik, tidak bisa tidak karena seorang bawahan hakikatnya mengharapkan pimpinan percaya terhadap kemampuannya dan mengharapkan hasil terbaik atas pekerjaannya.  Mempersonalisasi pengakuan. Pada berbagai organisasi besar, pengakuan terhadap pegawai terbaik dilakukan dengan berbagai cara, salah satunya dengan pemilihan pegawai teladan. Transjakarta Busway melakukannya setiap bulan, foto-foto pegawai terbaik dipajang di seluruh shelter. Bagi pegawai Transjakarta, hal tersebut merupakan pengalaman tak terlupakan yang akan selalu membekas dan memotivasi. Tentu ada banyak cara untuk mempersonalisasi pengakuan, tidak harus seperti Transjakarta. Dengan mempersonalisasi pengakuan, pegawai menjadi terpicu untuk menduduki posisi terbaik di organisasi. Persaingan yang sehat tentu juga harus dibangun agar tidak terjadi perpecahan hanya karena sikap iri yang antar pegawai. 10. Perilaku individu dalam suatu organisasi sangat dipengaruhi oleh empat faktor yang ada pada individu tersebut. Sebutkan keempat faktor tersebut dan beri contoh untuk masing-masing faktor !  Umur (age) - Hubungan Umur – Produktivitas Umur meningkat, maka produktifitas menurun. Alasan : menurunnya kecepatan, kecekatan, dan kekuatan. Juga meningkatnya kejenuhan atau kebosanan, dan kurangnya rangsangan intelektual. Namun ada juga studi yang

mengemukakan bahwa hubungan umur dengan produktifitas tidak ada hubungannya sama sekali. Dengan alasan menurunnya keterampilan jasmani tidak cukup ekstrem bagi menurunnya produktifitas dan meningkatnya umur biasanya diimbangi dengan meningkatnya pengalaman. - Hubungan umur - kepuasan kerja Bagi karyawan profesional : umur meningkat, kepuasan kerja juga meningkat Karyawan non-profesional : kepuasan merosot selama usia tengah baya dan kemudian naik lagi dalam tahun-tahun selanjutnya. Kesimpulannya adalah bahwa tuntutan dari sebagian pekerjaan, bahkan pekerjaanpekerjaan tidak cukup besar berpengaruh oleh keterampilan fisik akibat usia yang berdampak pada produktivitas, atau jika terjadi kemerosotan karena usia, sering diimbangi oleh keunggulan karena pengalaman.

Jenis Kelamin (gender) Hubungan gender – absensi = wanita mempunyai tingkat absensi yang lebih tinggi (lebih sering mangkir). Dengan alasan : wanita memikul tanggung jawab rumah tangga dan keluarga yang lebih besar, juga jangan lupa dengan masalah kewanitaan. Status Perkawinan (martial status) Karyawan yang sudah menikah,angka keabsenan menurun, angka pengunduran diri lebih rendah serta menunjukkan kepuasan kerja yang lebih tinggi daripada karyawan yang bujangan. Masa kerja Tidak ada alasan bahwa karyawan yang lebih lama bekerja (senior) akan lebih produktif dari pada yang junior. Masa kerja merupakan variabel yang penting dalam menjelaskan tingkat pengunduran diri karyawan. Semakin lama seseorang berada dalam pekerjaan, semakin kecil kemungkinan ia akan mengundurkan diri.

11. Jelaskan hierarki kebutuhan dari Maslow ! Lima (5) kebutuhan dasar Maslow - disusun berdasarkan kebutuhan yang paling penting hingga yang tidak terlalu krusial : a. Physiological Ini adalah kebutuhan biologis. Terdiri dari kebutuhan oksigen untuk bernafas, makanan, air, hubungan sex,tidur dan buang air kecil maupun besar. b. Safety Setelah semua kebutuhan biologis puas dan tidak mengendalikan pikiran dan perilaku, berikutnya adalah kebutuhan keamanan. Seperti bebas dari penjajahan, bebas dari ancaman, bebas dari rasa sakit, bebas dari teror, dan lain sebagainya. c. Love/Belonging Maslow menyatakan bahwa orang mencari untuk mengatasi perasaan kesepian dan keterasingan. Ini melibatkan kedua dan menerima cinta, kasih sayang dan memberikan

d.

e.

rasa memiliki. Contohnya,memiliki teman, memiliki keluarga, kebutuhan cinta dari lawan jenis, dan lain-lain. Esteem Dalam tahap ini, kebutuhan untuk harga diri bisa menjadi dominan. Ini melibatkan kebutuhan baik harga diri dan untuk seseorang mendapat penghargaan dari orang lain. Manusia memiliki kebutuhan untuk tegas, berdasarkan, tingkat tinggi stabil diri, dan rasa hormat dari orang lain. Ketika kebutuhan ini terpenuhi, orang merasa percaya diri dan berharga sebagai orang di dunia. Ketika kebutuhan frustrasi, orang merasa rendah, lemah, tak berdaya dan tidak berharga. Contoh : pujian, piagam, tanda jasa, dan hadiah. Self-Actualization Self Actualization adalah kebutuhan dan keinginan untuk bertindak sesuka hati sesuai dengan bakat dan minatnya. Maslow menggambarkan aktualisasi diri sebagai kebutuhan perlu untuk menjadi dan melakukan apa yang orang itu “lahir untuk dilakukan.”

12. a.) Jelaskan asal muasal timbulnya konflik antar individu dalam suatu organisasi ! Penyebab terjadinya konflik dikelompokkan dalam dua kategori besar: 1. Karakteristik Individual - Nilai sikap dan Kepercayaan (Values, Attitude, and Baliefs) Perasaan kita tentang apa yang benar dan apa yang salah, untuk bertindak positif maupun negatif terhadap suatu kejadian, dapat dengan mudah menjadi sumber terjadinya konflik. Nilai-nilai yang dipegang dapat menciptakan keteganganketegangan di antara individual dalam suatu organisasi. - Kebutuhan dan Kepribadian (Needs and Personality) Konflik muncul karena adanya perbedaan yang sangat besar antara kebutuhan dan kepribadian setiap orang, yang bahkan dapat berlanjut kepada perseteruan antar pribadi. Sering muncul kasus di mana orang-orang yang memiliki kebutuhan kekuasaan dan prestasi yang tinggi cenderung untuk tidak begitu suka bekerjasama dengan orang lain, karena mereka menganggap prestasi pribadi lebih penting, sehingga hal ini tentu mempengaruhi pihak-pihak lain dalam organisasi tersebut. - Perbedaan Persepsi (Perseptual Differences) Persepsi dan penilaian dapat menjadi penyebab terjadinya konflik. Misalnya saja, jika kita menganggap seseorang sebagai ancaman, kita dapat berubah menjadi defensif terhadap orang tersebut. Di satu sisi, ia juga nganggap kita tidak bersahabat, sehingga potensial terjadinya konflik muncul dengan sendirinya. 2. Faktor Situasi - Kesempatan dan Kebutuhan Berinteraksi (Opportunity and Need to Interact) Kemungkinan terjadinya konflik akan sangat kecil jika orang-orang terpisah secara fisik dan jarang berinteraksi. Sejalan dengan meningkatnya assosiasi di antara pihakpihak yang terlibat, semakin mengikat pula terjadinya konflik. Dalam bentuk interaksi yang aktif dan kompleks seperti pengambilan keputusan bersama (joint decision-making), potensi terjadinya konflik bahkan semakin meningkat. - Ketergantungan satu pihak kepada Pihak lain (Dependency of One Party to another) Dalam kasus seperti ini, jika satu pihak gagal melaksanakan tugasnya, pihak yang lain juga terkena akibatnya, sehingga konflik lebih sering muncul.

- Perbedaan Status (Status Differences) Apabila seseorang bertindak dalam cara-cara yang ”arogan” dengan statusnya, konflik dapat muncul. Sebagai contoh, dalam engambilan keputusan, pihak yang berada dalam level atas organisasi merasa tidak perlu meminta pendapat para anggota tim yang ada. - Rintangan Komunikasi (Communication Barriers) Komunikasi sebagai media interaksi diantara orang-orang dapat dengan mudah menjadi basis terjadinya konflik. Bisa dikatakan komunikasi oleh pedang bermata dua: tidak adanya komunikasi dapat menyebabkan terjadinya konflik, tetapi di sisi lain, komunikasi yang terjadi itu sendiri dapat menjadi potensi terjadinya konflik. - Batas-batas tanggung jawab dan Jurisdiksi yang tidak jelas (Ambiguous responsibilities and Jurisdictions) Orang-orang dengan jabatan dan tanggung jawab yang jelas dapat mengetahui apa yang dituntut dari dirinya masing-masing. Ketika terjadi ketidakjelasan tanggung jawab dan jurisdiksi, kemungkinan terjadinya konflik jadi semakin besar. Sebagai contoh, seorang sekretaris mengetahui tugas serta wewenangnya serta pertanggungjawabannya. b.) Apa yang harus kita lakukan untuk mengendalikan konflik dalam suatu organisasi dimana kita bekerja? Pendekatan dalam pengendalian konflik tergantung pada :  Konflik itu sendiri  Karakteristik orang-orang yang terlibat di dalamnya  Keahlian individu yang terlibat dalam penyelesaian konflik  Pentingnya isu yang menimbulkan konflik  Ketersediaan waktu dan tenaga Setelah berhasil mengkalkulasikan semua poin diatas , maka lanjutkan dengan langkah berikut:  Diawali melalui penilaian diri sendiri atau pribadi yang terlibat konflik  Analisa isu-isu seputar konflik  Tinjau kembali dan sesuaikan dengan hasil eksplorasi diri sendiri.  Atur dan rencanakan pertemuan antara individu-individu yang terlibat konflik  Memantau sudut pandang dari semua individu yang terlibat  Mengembangkan dan menguraikan solusi  Memilih solusi dan melakukan tindakan  Merencanakan pelaksanaannya Setelah semua pertimbangan matang dilakukan sesuai langkah diatas, maka beberapa formula penyelesaian konflik dapat digulirkan: 1. Menghindar Menghindari konflik dapat dilakukan jika isu atau masalah yang memicu konflik tidak terlalu penting atau jika potensi konfrontasinya tidak seimbang dengan akibat yang akan ditimbulkannya. Penghindaran merupakan strategi yang memungkinkan pihak-pihak yang berkonfrontasi untuk menenangkan diri. Contoh: jika konflik yang terjadi hanya akibat sentimen pribadi yang terjadi antar anggota yang tidak memiliki hubungan positif

dengan kinerja organisasi maka pimpinan dapat mengisolasi konflik dengan mengabaikannya dan pastikan konflik tidak berpengaruh kepada kinerja organisasi di kemudian hari. 2. Mengakomodasi dan Negosiasi Strategi pengendalian konflik dengan memberikan wadah untuk menampung aspirasi secara gamblang dan jujur antar pihak yang bersiteru. Dengan catatan, konflik telah mengganggu kinerja organisasi secara keseluruhan dan menggunakan mediator (dalam hal ini dapat berupa individu atau kelompok tertentu yang bersifat netral). Teknik ini paling banyak dilakukan. Beberapa acara keakraban internal juga dapat dijadikan jalan keluar (Outbond, sharing internal, darmawisata dll). 3. Pengenaan Sangsi Organisasi Langkah ini dilakukan apabila jalur diplomasi tidak berhasil dilakukan dan media “perdamaian” menemui jalan buntu. Disinilah urgensinya sebuah pertaturan dan tata tertib organisasi

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful