ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP

GESTÃO DOCUMENTAL APLICADA

Ge s tã o D o c u m e n ta l A p lic a d a
Ieda Pimenta Bernardes Hilda Delatorre

Governo do Estado de São Paulo São Paulo 2008

Gestão Documental Aplicada

Ieda Pimenta Bernardes Hilda Delatorre

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GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO

José Serra
Governador

CASA CIVIL Aloysio Nunes Ferreira Filho
Secretário Chefe

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO Carlos de Almeida Prado Bacellar
Coordenador

DEPARTAMENTO DE GESTÃO DO SISTEMA DE ARQUIVOS DO ESTADO DE SÃO PAULO - SAESP Ieda Pimenta Bernardes
Diretora Técnica

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FICHA CATALOGRÁFICA
______________________________________________________________________________________________________________________

Ieda Pimenta Bernardes (Coordenação) Gestão Documental Aplicada / Ieda Pimenta Bernardes, Hilda Delatorre São Paulo: Arquivo Público do Estado de São Paulo, 2008 54 p. ISBN: 978-85-61599-02-7. 1. Arquivologia 2. Arquivos públicos – São Paulo (Estado) 3. Gestão documental 4. Plano de classificação 5. Tabela de temporalidade 6. Documentos Públicos – São Paulo (Estado) I. Título ______________________________________________________________________________ Copyright ã 2008 by Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP Rua Voluntários da Pátria, 596, 02010-000, São Paulo-SP Fone: (0xx11) 2221-3990 saesp@arquivoestado.sp.gov.br www.saesp.sp.gov.br Arquivo Público do Estado www.arquivoestado.sp.gov.br

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Índice
Gestão documental e cidadania.........................................................................6 Os arquivos e a gestão documental..................................................................7 Objetivos da gestão de documentos..............................................................................8 Atividade da gestão de documentos...............................................................................9 A gestão e o ciclo de vida dos documentos..................................................................10 Instrumentos de gestão de documentos.......................................................................10 Gestão de documentos: fundamentos legais................................................11 Plano de Classificação de Documentos de Arquivo...................................14 Objetivos e benefícios da classificação........................................................................14 Contexto de produção e organicidade..........................................................................15 Classificação e análise de documentos........................................................................15 Propriedades dos documentos de arquivos..................................................................15 Documentos de arquivo: elementos característicos......................................................16 Metodologia e estratégias para elaboração do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo.....................................................................16 Etapas para elaboração do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo..........23 Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo...............................33 Conceito de Avaliação Documental...............................................................................35 Objetivos e benefícios da avaliação documental...........................................................35 Por que elaborar a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo?.................36 O que é a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo?................................36 Competência para avaliar documentos: Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo............................................................................................37 Metodologia e estratégias para elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo............................................................................................38 Etapas para elaboração do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo..........39 Avaliação e eliminação da massa documental acumulada em órgãos públicos: atividades técnicas e procedimentos administrativos......................................................................45 Conclusão..................................................................................................................50 Bibliografia................................................................................................................52

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considerando-se o fortalecimento da democracia e o pleno exercício da cidadania. é preciso esclarecer que a informática apresentase como uma ferramenta da gestão integral de documentos e que o Poder Público precisa produzir e/ou consolidar um conhecimento sobre sua produção documental. 6 . bem como o avanço das tecnologias da informação. são preservados nos arquivos públicos. com a definição de seus prazos de guarda e de sua destinação final permite o desenvolvimento e a implementação eficaz de sistemas informatizados de gestão de documentos e informações. a ausência da política de gestão conduz a uma pluralidade. avaliação. que vêm dificultando o acesso às informações. por vezes. o que envolveria uma área também técnica . e que esse trabalho demanda. para a comprovação de direitos individuais e coletivos e para a o registro da memória coletiva. idade intermediária e idade permanente). pode parecer ao Poder Público que o pleno e rápido acesso às informações depende exclusivamente da incorporação de tecnologias avançadas. tramitação. Gestão documental e cidadania As informações produzidas. Nesse sentido. imprimem maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e das informações e autorizam a eliminação criteriosa de documentos cujos valores já se esgotaram. Entretanto. recebidas e acumuladas pelos órgãos e entidades da Administração Pública no exercício de suas funções e atividades são registradas nos documentos públicos. Por outro lado. heterogeneidade e. avaliação. transformando os arquivos em meros depósitos empoeirados de papéis.1. ausência de normas. assim como os trabalhos na área de tecnologia da informação. por sua vez. preservação e eliminação de documentos públicos. que. uso e arquivamento de documentos durante todo o seu ciclo de vida (idade corrente. Torna-se cada vez mais estratégico para o Estado Moderno o amplo acesso às informações de governo. Somente a elaboração de um conjunto de normas e procedimentos técnicos para a produção.a arquivística. instrumentos essenciais para a tomada de decisões. Os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos associados garantem a simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão documental. bem como provocando o acúmulo desordenado de documentos. um aporte de recursos humanos e financeiros. operações e rotinas de trabalho. que vem permitindo crescente racionalização de procedimentos. métodos e procedimentos de trabalho nos serviços de protocolo e arquivo dos órgãos da administração pública. Não se cogita que o desenvolvimento de sistemas informatizados dependa de requisitos que apenas uma política de gestão documental possa definir. a gestão documental contribui decisivamente para atender às demandas da sociedade contemporânea por transparência nas ações de governo e acesso rápido às informações. Ao definir normas e procedimentos técnicos referentes à classificação.

Assim. requisitos necessários inclusive. para o controle pleno dos documentos. de seus clientes ou usuários. A gestão documental pressupõe uma ampla pesquisa e estudo da produção documental de um organismo produtor. O conceito corrente de “arquivo” é sinônimo de “arquivo morto”. intermediário e permanente. um amontoado de papéis velhos sem “utilidade” nenhuma. Ao fazer gestão documental não estamos nos preocupando somente em atender aos interesses imediatos do organismo produtor. uso e arquivamento dos documentos durante todo o seu ciclo de vida (idade corrente. Sua posição hierárquica na estrutura administrativa dos órgãos públicos e das empresas privadas induz ao desprestígio. a acumulação desordenada e a falta de normas e procedimentos arquivísticos comprometem a qualidade das atividades rotineiras. Os arquivos e a gestão de documentos Em geral. Aliado ao direito à informação está o direito à memória. para o desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão de informações. definir quais e quando poderão ser eliminados e quais deverão ser preservados permanentemente. com a definição de seus prazos de guarda e de sua destinação final. permitem a elaboração do Plano de Classificação e de Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo. O programa de gestão documental deverá definir normas e procedimentos técnicos referentes à produção. a otimização e racionalização dos espaços físicos de guarda de documentos e agilidade na recuperação das informações. sem atribuições bem definidas a não ser “guardar papéis”. mas também durante o período em que aguardam o cumprimento de seus prazos no arquivo corrente. avaliação. ou seja. uma significativa economia de recursos com a redução da massa documental ao mínimo essencial. uma vez que dificulta o acesso à informação. onera o espaço físico e aumenta os custos operacionais. Essa integração permitirá que os documentos sejam rapidamente localizados não apenas durante sua tramitação. A fim de identificar os tipos documentais produzidos. 7 .2. tramitação. recebidos e acumulados. classificação e avaliação. desde a sua produção até a sua destinação final. o arquivo é considerado uma unidade administrativa menor. Por outro lado. As falhas nos sistemas de controle da produção e tramitação dos documentos. torna-se necessário assegurar a integração dos protocolos com os arquivos visando à padronização dos procedimentos técnicos. mas estamos nos assegurando que os documentos indispensáveis à reconstituição do passado sejam definitivamente preservados. A execução das atividades de gestão. à desvalorização de seus serviços e à falta de recursos materiais e humanos com qualificação técnica adequados ao seu pleno funcionamento. a implantação de um programa de gestão documental garante aos órgãos públicos e empresas privadas o controle sobre as informações que produzem ou recebem. idade intermediária e idade permanente). classificação.

pois envolve todos os agentes públicos envolvidos com a produção. para garantir a articulação entre o órgão central e os órgãos setoriais. incisos XIV. Outra estratégia é a instituição de Comissões de Avaliação de Documentos em cada um dos órgãos e entidades da administração. sistemas de arquivos para integrar todos os órgãos e entidades da administração pública. acumulação e uso de documentos. No capítulo sobre os direitos e garantias fundamentais. de coadjuvante das ações de governo. 8. o Arquivo Público. os arquivos estão associados à conquista de direitos civis e ao exercício pleno da cidadania. que regulamentou o artigo 216 da Constituição Federal. A importância dessa estratégia reside no fato de ser a gestão documental um conjunto de atividades que para o seu desenvolvimento precisa adotar uma metodologia participativa. Para executar a atribuição de formular política pública de gestão de documentos.Esses dois instrumentos associados garantem a simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão documental. XXIX) resgatando assim a vocação inicial dos arquivos. a Constituição Federal. uma vez que é responsável pela formulação de política pública de gestão de documentos. determinada pela Constituição Federal e pela Lei federal de arquivos. imprimindo maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e informações. Os Arquivos Públicos responsabilizavam-se apenas pela guarda e divulgação do patrimônio documental de valor histórico e cultural. precisam sair do isolamento ao qual se confinaram e interagir com os geradores da produção documental dos órgãos públicos. integrantes do Sistema. tendo como órgão central a própria instituição arquivística. eficiência e eficácia na administração pública ou privada Agilizar o processo decisório Incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe Controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos Racionalizar a produção dos documentos 8 . assegurou a todos o direito ao acesso à informação e o direito de receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo geral (art. recebimento. graças à Constituição Federal de 1988.159/91. isto é. nos termos da Lei federal n. Objetivos da gestão de documentos: § § § § § § § § Assegurar o pleno exercício da cidadania Agilizar o acesso aos arquivos e às informações Promover a transparência das ações administrativas Garantir economia. oficialmente. Na Administração Pública. atualmente. 5º. Para desenvolver as atribuições referentes à gestão documental as instituições arquivísticas estão adotando a estratégia de criar.

padronização e controle do fluxo documental (workflow). O documento em papel de guarda temporária poderá ser eliminado e o microfilme deverá ser preservado pelo prazo indicado na Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo. A avaliação se desenvolve a partir da classificação dos documentos produzidos. com vistas a estabelecer prazos para sua guarda e destinação (eliminação ou guarda permanente). § Destinação de documentos .§ § Normalizar os procedimentos para avaliação. recolhimento. transferência. todas as atividades de Arquivo (organização e arquivamento. reprodução visando a preservação do documento original de guarda permanente e. · · · Tramitação . isto é. recebidos e acumulados pelos órgãos públicos ou empresas privadas.estudo das instâncias de decisão. registro. 2. acesso à documentação e recuperação de informações) e a gestão de sistemas de protocolo e arquivo. Reprodução – Duas razões para a reprodução: 1. garantindo a preservação de documentos de guarda permanente e a eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor probatório e informativo. a função e a atividade que determinou a sua produção e identifica os tipos/séries documentais. Organização e arquivamento – de acordo com os critérios definidos no Plano de Classificação. classificação. distribuição. § Utilização dos documentos . sejam eles manuais ou informatizados. Avaliação – trabalho multidisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos e analisar seu ciclo de vida. · · Classificação – recupera o contexto de produção dos documentos. reprodução. tramitação e expedição). guarda e eliminação de documentos Preservar o patrimônio documental considerado de guarda permanente Atividades da gestão de documentos § Produção de documentos – elaboração padronizada de tipos/séries documentais. com vistas a estabelecer seus prazos de guarda e sua destinação final. A gestão e o ciclo de vida dos documentos 9 . reprodução visando a substituição do documento em papel pelo microfilme. implantação de sistemas de organização da informação e aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos.inclui todas as atividades de Protocolo (recebimento.inclui uma das atividades mais complexas da gestão de documentos que é a avaliação.

probatório e científico-cultural. autorizando a eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor que justifique a sua guarda e a preservação dos documentos de guarda permanente. intermediária e permanente. legal. Como fonte de pesquisa são liberados para consulta. Estes dois instrumentos garantem a simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão. com pouca freqüência de uso e que aguardam cumprimento de prazos de prescrição ou precaução no arquivo destinado à guarda temporária. Nessa fase. 10 . coleta de amostragem dos documentos que serão eliminados ou recolhimento ao arquivo permanente. São consultados. após o cumprimento dos prazos estabelecidos. sendo permitido o acesso ao público em geral. com maior freqüência. Arquivo corrente ou 1ª idade: os documentos estão estreitamente vinculados aos fins imediatos (administrativo. imprimindo maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e das informações. quando deverão ser transferidos ao arquivo intermediário. legal) que determinaram sua produção ou recebimento no cumprimento de atividades e se encontram junto aos órgãos produtores/acumuladores em razão de sua vigência e da freqüência com que são consultados por eles. É nessa idade que os documentos devem ser avaliados determinando-se os prazos de permanência dos documentos no arquivo corrente. testemunhal. Arquivo intermediário ou 2ª idade: documentos originários do arquivo corrente. fiscal. pelo órgão produtor. Arquivo permanente ou 3ª idade: os documentos são preservados em definitivo em razão de seu valor histórico. Instrumentos da gestão de documentos O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo são instrumentos eficazes de gestão documental. quais os que poderão ser eliminados e quais deverão ser recolhidos ao arquivo permanente.A gestão documental assegura o cumprimento de todas as fases do documento: corrente. executa-se a destinação final procedendo-se à eliminação. Nesse sentido a gestão documental garante o efetivo controle do documento desde sua produção até sua destinação final: eliminação ou guarda permanente e permite a localização dos documentos e acesso rápido às informações.

17 “A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais.º 8. uso. estaduais. fiscal. autoriza a sua eliminação ou determina a sua guarda permanente. Lei Federal de Arquivos n. do Distrito Federal e municipais”. técnico. a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. jurídico-legal. art.159.º 8.159.º “É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo. 3.º “Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção.º 8. art. tramitação.159. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores administrativo. a função. histórico. art. Gestão de documentos: fundamentos legais Gestão documental Constituição Federal de 1988. 11 . à cultura e ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação”. A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da atividade de avaliação. de 8 de janeiro de 1991. 216. como instrumento de apoio à administração. na forma de lei. 3. a subfunção e a atividade responsável por sua produção ou acumulação. art. de 8 de janeiro de 1991. 1.º “Cabem à administração pública.O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo resulta da atividade de classificação que recupera o contexto de produção dos documentos de arquivo agrupando-os de acordo com o órgão produtor. Lei Federal de Arquivos n. § 2. de 8 de janeiro de 1991. Lei Federal de Arquivos n.

º 8.159. II – produzidos e recebidos por agentes do Poder Público. 4º “Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral. e ao Distrito Federal legislar concorrentemente sobre: VII . art.º 8. 12 . legislativas e judiciárias. III – produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista.º 8. Arquivos Lei federal de Arquivos n. para os fins desta lei. art. art. 5. aos Estados. ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado”. bem como a gestão e o acesso aos documentos observado o disposto na Constituição Federal e nesta Lei”. qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos”. legislativas e judiciárias”.159. do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas. art.159. em decorrência do exercício de atividades específicas. de 8 de janeiro de 1991. instituições de caráter público e entidades privadas. no exercício de suas atividades. estaduais. 7º. turístico e paisagístico.º 8. estadual. bem como por pessoa física. “São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público. por órgãos públicos de âmbito federal. de 8 de janeiro de 1991. de 3 de janeiro de 2002. que serão prestadas no prazo da lei. sob pena de responsabilidade. Acesso à informação Constituição Federal de 1988. do Distrito Federal e municipais.º 8. 21 “Legislação estadual. 2. os monumentos. por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades”. de 8 de janeiro de 1991. art. sob pena de responsabilidade. as obras e outros bens de valor histórico e cultural. os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos.159. ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. Lei Federal de Arquivos n. do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais.159. o exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente. da honra e da imagem das pessoas”. dos Estados. art. 22 “É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos”. cultural. que serão prestadas no prazo da lei. 23 É competência comum da União. 15 São arquivos públicos os conjuntos de documentos: I – produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais. bem como à inviolabilidade da intimidade.º “Consideram-se arquivos. art. contidas em documentos de arquivos. de 8 de janeiro de 1991. art. 24 Compete à União. da vida privada. § 1º ”Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos. as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos. Arquivos Públicos Lei federal de Arquivos n. do Distrito Federal e dos Municípios: III – proteger os documentos. em decorrência de suas funções administrativas. Decreto federal n. XXXIV “Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular.073. art. 4. Lei Federal de Arquivos n. ou de interesse coletivo ou geral.º. Constituição Federal de 1988.Lei Federal de Arquivos n. Proteção ao patrimônio documental Constituição Federal de 1988.proteção ao patrimônio histórico.

não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final”.U de 23/5/97).00 (quinhentos mil reais) 13 .º 1. de um a três anos.179. legislativas e judiciárias”. de que não podia dispor: Pena – reclusão de dois a seis anos. 49 – Destruir. art. e dá outras providências Art. em tramitação ou em estudo. registro.º 5. museu. 9. de 20 de maio de 1997 (D. Resolução CONARQ n. de um a cinco anos. art. Lei federal de Arquivos n. Decreto Federal n. de 30/01/96. em benefício próprio ou de outrem. de 19 de outubro de 1984. 11 “Os documentos. de 21 de setembro de 1999 Dispõe sobre a especificação das sanções aplicáveis às condutas e atividades lesivas ao meio ambiente.º 1.Decreto estadual n.O. 10 “Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis”. Estados e Municípios.159. Resolução CONARQ n.799. ato administrativo ou decisão judicial: Pena – reclusão. Dispõe sobre a publicação de editais para eliminação de documentos nos diários oficiais da União. documento público ou particular verdadeiro. art.º 7. se o documento é público. e multa Decreto Federal n.O. 3. biblioteca. ou em prejuízo alheio. pinacoteca.º “Consideram-se integrantes do patrimônio arquivístico público todos os documentos. como produto do exercício de funções executivas. 305 Destruir.000. Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público. inutilizar ou deteriorar: II – arquivo. Dos crimes contra o ordenamento urbano e o patrimônio cultural Art.º 8. de 30 de setembro de 1996 (D. sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia”. 3. pinacoteca. art. e reclusão. e multa. 62 – Destruir. Crimes contra os documentos públicos Código Penal. se o documento é particular. na sua específica esfera de competência”. ser microfilmados. gerados e acumulados no decurso das atividades de cada órgão da administração do Estado de São Paulo. após a microfilmagem. instalação científica ou similar protegido por lei.º 22. Decreto Federal n. de 12 de fevereiro de 1998 Dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente. art. instalação científica ou similar protegido por lei. a critério da autoridade competente. museu.159. inutilizar ou deteriorar: II – arquivo.º 8. Lei Federal n.000.00 (dez mil reais) a R$ 500. ato administrativo ou decisão judicial: Multa de R$ 10.U de 11/10/1996). 12 “A eliminação de documentos. e multa. registro. biblioteca. de 30/01/96.789. dar-se-á por meios que garantam sua inutilização. e dá outras providências. de qualquer tipo e natureza. art. suprimir ou ocultar.799. poderão.605. Eliminação de documentos públicos Lei federal de Arquivos n. Distrito Federal. 9º “A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública.

à função. São Paulo: AABSP. subfunções e atividades do organismo produtor Padronização da denominação das funções. Ana Maria de A. parágrafo único.º 29. funções e atividades da entidade produtora.Legislação do Estado de São Paulo Decreto n. art. 10.Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: AtividadesMeio e dá providências correlatas. O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo apresenta os documentos hierarquicamente organizados de acordo com a função. subgrupo e atividade (classificação estrutural). os documentos de arquivo e sua gestão. de acordo com as diferentes estruturas. métodos e procedimentos de trabalho provocam o acúmulo desordenado de documentos.. define normas para avaliação. atribuímos códigos numéricos aos tipos/séries documentais. Decreto nº 48. atividades e tipos/séries documentais Controle do trâmite Atribuição de códigos numéricos 14 .897 de 27 de agosto de 2004 . Secretaria de Estado da Cultura. dificultando o acesso aos documentos e a recuperação de informações necessárias para a tomada de decisões no âmbito das instituições públicas e privadas.Institui o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo Decreto n. O instrumento resultante da classificação é o Plano de Classificação de Documentos”.897. de 27 de agosto de 2004. subfunção e atividade (classificação funcional). Para recuperar com maior facilidade esse contexto da produção documental. responsáveis por sua produção ou acumulação. 4. São Paulo (Estado). de 18 de abril de 1989 . (CAMARGO.897 de 27 de agosto de 2004 . profundo conhecimento da estrutura e funcionamento do organismo produtor e o comprometimento dos profissionais de todas as suas áreas de atuação. guarda e eliminação de documentos de arquivo e dá providências correlatas. Plano de Classificação de Documentos de Arquivo A ausência de normas.838. Diante dessa realidade. visam a distribuir os documentos de um arquivo”.789. exigindo. para sua elaboração. BELLOTTO. ou de acordo com o grupo.Dispõe sobre a constituição da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo nas Secretarias de Estado Decreto nº 48. de 19 de outubro de 1984 . Decreto estadual nº 48. Dicionário de Terminologia Arquivística. os Planos de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração do Estado de São Paulo. transformando os arquivos em meros depósitos de papéis. Heloísa L. Classificação: “Seqüência de operações que.º 22. à subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação. 1996) “Entende-se por classificação de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor. Objetivos e benefícios da classificação § § § § § § § Organização lógica e correto arquivamento de documentos Recuperação da informação ou do documento Recuperação do contexto original de produção dos documentos Visibilidade às funções. a elaboração do Plano de Classificação assume uma importância relevante como ferramenta de gestão documental.Dispõe sobre os arquivos públicos.

confiabilidade e autenticidade”. Cada documento de arquivo “assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental”. porque podem asseguram direitos individuais ou coletivos. Já nascem com valor probatório. ainda que contenham informações aparentemente valiosas. produzidas. da definição do objeto a ser analisado: o documento de arquivo. isolados. Os documentos de arquivo não têm importância em si mesmos. à capacidade de cumprir seu objetivo. em qualquer suporte. Classificação e análise de documentos A classificação de um documento de arquivo exige uma rigorosa análise documental que deve partir. porque testemunham o exercício de uma função/atividade e. ainda que estruturada”. recebidos ou acumulados organicamente no exercício de funções e atividades de um órgão público ou empresa privada. mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados”. Os documentos de arquivo são registros de informação. ao seu significado. é um conjunto indivisível de documentos que espelha a trajetória e o funcionamento do organismo produtor. “Os documentos são autênticos porque são criados. que apresentam características próprias: · · São produzidos. Os documentos de arquivo caracterizam-se por sua unicidade e por serem provenientes de uma única fonte geradora. Propriedades dos documentos de arquivo Os documentos de arquivo são produzidos para atender determinadas demandas e “trazem uma promessa de fidelidade aos fatos e ações que manifestam e para cuja realização contribuem”. como sedimentos de estratificações geológicas”. Os documentos de arquivo “estão ligados entre si por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos. recebidas e mantidas por um órgão público ou empresa privada no exercício de suas atividades.§ Subsídios para o trabalho de avaliação e aplicação da Tabela de Temporalidade Contexto de produção e organicidade No decorrer do exercício das funções e atividades de um órgão público ou empresa privada. antes de qualquer coisa. pois integra um conjunto de documentos que possibilita compreender as funções e atividades executadas pelo órgão produtor. portanto. o documento em seu contexto original de produção é pleno de significado. de forma natural. independentemente da natureza ou do suporte da informação. o que “os dota de um elemento de coesão espontânea. Assim. inclusive o magnético ou óptico. segundo. Os documentos de arquivo são acumulados “de maneira contínua e progressiva. que é determinado pela razão de sua produção e que é necessário à sua própria existência. O arquivo. ou seja. do organismo que os produziram. Imparcialidade Autenticidade Naturalidade Interrelacionamento Unicidade 15 . os documentos são acumulados organicamente. Primeiro.

atestado de freqüência Os documentos são simples quando formados por um único Carta. certidão de espécie documental de acordo nascimento. v. cartaz. atestado Gênero Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos (com a linguagem) utilizado na comunicação de seu conteúdo Espécie Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas Tipo Documento simples Documento composto Relatório de atividades. DVDs Fonográficos: a linguagem básica é o som discos. nº 13. p. Rio de Janeiro. pois 16 . em disquete Audiovisuais: a linguagem básica é a associação do som e da imagem . papiro. gravuras. certidão. argila original. com os documentos resultantes do exercício das atividades-meio. processo judicial. ata. fotografias. pergaminho.49-64 (extraído da apostila Introdução à política e ao tratamento dos arquivos. boletim. diapositivo. ata de reunião de diretoria. relatório de fiscalização. processo de adiantamento trajetória. recomenda-se que o trabalho seja realizado. cópia. rascunho livro. filme de nitrato. impressos. digitados. ao longo de sua Prontuário médico. Apostila 01/2002 – Classificação e Ordenação – Janice Gonçalves – p. vídeos. acumulam vários documentos simples Metodologia e estratégias para a elaboração de Plano de Classificação de Documentos de Arquivo Considerando o volume da produção documental. rolo de filme. declaração. CDs Iconográficos: a linguagem básica é a imagem – cartões postais. Registros documentais contemporâneos como provas de ação. planta.7. primeiramente. ata Configuração que assume uma de licitação. gravura Textuais: a linguagem básica é a palavra escrita – textos manuscritos. Luciana. minuta. fita magnética. disco magnético. fitas magnéticas. caderneta. conforme quadro abaixo: Suporte Forma Formato Material sobre o qual as informações são registradas Estágio de preparação e transmissão dos documentos Configuração física que assume um documento. caderno. dossiê de evento. nota fiscal item Os documentos são compostos quando. boletim de ocorrência. 1994. de acordo com a natureza do suporte e o modo como foi confeccionado papel. individualmente. microfilme.80) Documentos de arquivo: elementos característicos Na análise documental podem ser identificados os elementos característicos de cada documento. certidão de tempo de serviço. com a atividade que a gerou declaração de imposto de renda. mapa. folha. Estudos históricos.Fonte: DURANTI. recibo.filmes. cartões postais Relatório. desenhos. mapas.

reestruturação. Exemplos de funções que agrupam as atividades-fim: Cultura. Organização administrativa. documentos estes de caráter instrumental e acessório. a empresa foi organizada em três Diretorias: Técnica. todos os documentos deverão ser reclassificados para acompanhar a Inconveniências da classificação estrutural: § § § a estrutura. divisões. A Diretoria Comercial subdividiu-se em Gerência Comercial. muitas vezes. consertos.. Gestão de bens materiais e patrimoniais. As Diretorias. 3.). restaurantes. supermercados). A Diretoria Técnica subdividiu-se em Gerência Técnica e de Obras e em Gerência de Suprimentos. cartas. de caráter substantivo e essencial para o seu funcionamento. encargo ou serviço que um órgão leva a efeito para o efetivo desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na produção e acumulação de documentos típicos. Como o trabalho tornou-se mais volumoso e complexo. memorandos. Prestação de Serviços (médico. Gestão de atividades complementares. os vários níveis de divisão interna do organismo produtor: coordenadorias. foram identificadas as seguintes funções que agrupam as atividades-meio: 1. as Diretorias foram subdivididas em Gerências. de acordo com o organograma. Comercial e AdministrativaFinanceira. No caso da Administração Paulista. Segurança Pública. odontológico. Gestão de documentos e informações. requisição de material. 2. 6. Para exemplificar a classificação estrutural.. consultoria. vamos tomar como exemplo uma empresa de médio porte que atua na área da construção civil. 7. Meio Ambiente. constituíram a primeira divisão interna da empresa. Comunicação institucional. relatórios. 4. Para desenvolver com eficiência as suas atividades. centros.Gestão de recursos humanos. departamentos. Saúde. Gerência de 17 . A atividade-fim é a ação.nessas áreas já existem trabalhos que podem servir de referência e a legislação que fundamenta prazos prescricionais está mais disponível e é mais conhecida. 5. Exploração de atividade econômica (fabricação de móveis. Exemplos: ofícios. Se a atribuição de um setor for transferida para um outro ou. não informa a totalidade das funções e atividades do organismo produtor a estrutura pode sofrer constantes alterações um mesmo tipo documental poderá constar no Plano de Classificação com códigos distintos quando registrarem atividades comuns às várias unidades da estrutura do órgão produtor. setores e cada um dentro da estrutura executam determinadas atribuições. Educação. A atividade-meio é a ação. assim. então. se um novo setor for criado e suas atribuições forem redistribuídas. encargo ou serviço que um órgão leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na produção e acumulação de documentos comuns nos vários órgãos e entidades. Gestão orçamentária e financeira. Método estrutural A classificação estrutural representa.

2.1 Departamento de Pessoal 3. funções e atividades nos permitirá elaborar um Plano de Classificação. Pois bem.1 Arquivo Central 3.3 Contabilidade 3. As Gerências constituíram a segunda divisão interna da empresa. Observe abaixo.Orçamentos e Gerência de Contratos. Gerência Financeira e Gerência Administrativa e de Recursos Humanos. Diretoria Comercial 2. o primeiro passo para se organizar corretamente um arquivo é o estudo da estrutura e do funcionamento da organização responsável pela produção e acumulação de documentos. Gerência ou Setor. Gerência ou Setor chegam ao arquivo.3 Serviços Gerais 18 .1 Gerência Técnica e de Obras 1.2.2. Diretoria Técnica 1.1 Coordenadoria de Obras 1.3 Gerência de Contratos 3.2 Contas a Pagar 3. quando os documentos forem solicitados. as atividades se multiplicaram e se tornaram ainda mais complexas e as Gerências precisaram se subdividir em setores de trabalho ainda mais específicos. que constituíram a terceira divisão interna da empresa.1 Setor de Compras 1.1 Faturamento 3.3. quando os documentos de uma Diretoria.3.2 Setor de Transportes 2.2.2. é preciso que eles sejam identificados de acordo com a sua origem (unidade produtora) para que não se misturem com os documentos de outra Diretoria.2 CIPA 3. Diretoria Administrativa e Financeira 3.1 Assistência de Obras Privadas 2. Esse estudo das estruturas.2 Gerência de Suprimentos 1. A Diretoria Administrativa-Financeira subdividiu-se em Arquivo Central.1 Gerência Comercial 2.1 Assistência de Orçamentos 2.3.1. Mas.2. como eles serão localizados? Por isso. o Plano de Classificação da empresa que tomamos como exemplo: 1.1.3 Gerência Administrativa e de Recursos Humanos 3.2 Gerência Financeira 3. Do contrário.2 Gerência de Orçamentos 2.

não é? Mas o Departamento de Pessoal realiza inúmeras atividades e produz vários documentos diferentes. manutenção. mas também a sua organização lógica por meio da atribuição de códigos numéricos de identificação das famílias. geralmente identificadas como Orçamento e Finanças. expede atestados e certidões. Observando o Plano. pois constituem os instrumentos utilizados pela organização para atingir os seus fins. atividades que justificam a sua criação: edificação de obras públicas e particulares. Pois bem. Identificamos também as funções que se relacionam com a administração interna da empresa. portanto.1. portaria. é preciso identificar também as atividades realizadas pelo setor e os documentos produzidos em decorrência do exercício dessas atividades. controla a freqüência dos funcionários. zeladoria.3. o exemplo da Construtora: 19 . Atividades Complementares como transporte. Digamos que nos chegou ao arquivo um documento do Departamento de Pessoal. Material e Patrimônio. Observe que no Plano os três primeiros números corresponderão sempre à unidade produtora dos documentos. Essas funções desencadeiam a realização de atividades-meio. A classificação permite a organização física dos documentos. Para alcançar esse objetivo. Como organizá-los? Além de identificar o setor. Comunicação. promove cursos de treinamento. São as atividades auxiliares. O objetivo da classificação dos documentos. permitindo o seu correto arquivamento. Por isso. apesar do grande volume de documentos que a organização produz e recebe. ou seja. ou seja. o arquivo organizado de acordo com a classificação proposta assemelha-se a um espelho que reflete a imagem da organização com toda fidelidade. etc.O Plano de Classificação é a representação lógica da estrutura e do funcionamento da organização. essas atividades é que serão responsáveis pela produção dos documentos desse setor. das funções e atividades geradoras dos documentos. identificamos as funções de natureza técnica que desencadeiam a realização de atividades-fim. Tomemos. Evidente que o código da unidade produtora do documento será 3. é facilitar a recuperação da informação ou do documento com economia de tempo e dinheiro. Ora. torna-se necessário um Plano de Classificação que indique a família do documento. Recursos Humanos. novamente. de forma geral o que faz um Departamento de Pessoal? Seleciona candidatos. comuns a todos os órgãos públicos e empresas privadas. controla as férias e licenças.

as folhas de ponto são produzidas pelo setor de Departamento de Pessoal para exercer a atividade de controlar a freqüência dos funcionários. devemos classificar as folhas de ponto com o código 3. para cumprir essa atividade. abaixo. Por quem e para quê são produzidas as folhas de ponto? Claro. para organizar o documento é preciso saber qual a atividade responsável por sua produção. podemos afirmar: para arquivar corretamente as folhas de ponto e encontrá-las no arquivo com rapidez quando o setor de Departamento de Pessoal solicitá-las.2. apenas as folhas de ponto são produzidas? Evidente que não.6. Mas. Então. folha de ponto.Muito bem. Vejamos.3. 20 . os documentos gerados pela atividade de controlar a freqüência dos funcionários. Qual é o documento em questão? Digamos.1.

1. em geral.1.2.3.1.2 Banco de horas 3.3. a classificação funcional é mais duradoura.4 Comunicado de ocorrências 3.1. permanecem estáveis. identifica a totalidade das funções e atividades do organismo produtor.3.3.3. A classificação funcional é a mais apropriada para órgãos públicos do Poder Executivo que sofrem freqüentes alterações em sua estrutura.1 Selecionar candidatos 3. as atividades e documentos comuns às várias unidades da estrutura do organismo constarão uma única vez no Plano de Classificação.1 Departamento de Pessoal 3.2. Considerando-se que as estruturas podem mudar com alguma freqüência e que as funções e atividades. de acordo com as injunções políticas.Plano de classificação: estrutural 3. Por isso.2 Controlar a freqüência de funcionários 3.1. Conveniências: § § § as funções e atividades permanecem inalteradas. 21 .1.1.3.1.3. Diretoria Administrativa e Financeira: GRUPO 3.3.3 Realizar cursos de treinamento 3. subfunções e atividades do organismo produtor. o Plano de Classificação funcional permite atualizações periódicas sem comprometer os códigos numéricos de classificação atribuídos aos tipos/séries documentais. Gerência Administrativa de Recursos Humanos: SUBGRUPO Unidade de Produção Atividades 3. Apesar de mais complexa.1.1.3.3. ela independe da estrutura e de suas mudanças no decorrer do tempo. Atestado de freqüência 3.3.2.2.2.6 Folhas de ponto 3.2.7 Planilha de controle de horas-extras Documentos 3.1.3.1.3 Boletim de freqüência 3.5 Formulário de justificativa de falta 3.4 Controlar as férias e licenças Método funcional A classificação funcional é a representação lógica das funções.3.2.

3.1.1.3.1 Atestado de freqüência 3.1.2 Banco de horas 3.5 Formulário de justificativa de falta 3.3. Gestão de Recursos Humanos: FUNÇÃO 3.3.1.3.Plano de classificação: funcional Plano de Classificação: funcional 3.7 Planilha de controle de horas-extras 22 .1.3 Boletim de freqüência 3.1.6 Folha de ponto 3.3.3 Controle da Freqüência: SUBFUNÇÃO Atividade Documentos 3.3.1.1 Registro de freqüência 3.4 Comunicado de ocorrências 3.3.

regulamentos. quanto na identificação do tipo/série documental. Setores). Departamentos. pública ou privada. projetos institucionais. Etapas para a elaboração do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo O organismo produtor dos documentos: estrutura e funcionamento O organismo produtor é a instituição ou entidade. Divisões. um mesmo tipo/série documental poderá ser associado a “assuntos” distintos. juridicamente constituída e organizada responsável pela execução de funções e atividades. organogramas. Para estudar a estrutura e o funcionamento do organismo produtor é necessário localizar as fontes de informação: documentos relacionados à sua criação e instalação. decretos. a partir das atribuições. e. que deverá incidir sobre conjuntos documentais e não sobre assuntos ou unidades isoladas. o organismo produtor executa inúmeras atribuições. estatutos. relatórios de atividades. atas de reunião. regimentos. O “assunto” refere-se ao conteúdo informativo do documento e deverá ser identificado no momento da descrição. subfunções e atividades das quais decorrem a produção dos documentos. Para cumprir a finalidade pela qual foi criado.O que deve ser evitado? Qualquer que seja o método de classificação adotado deve-se evitar a utilização do “assunto” tanto na identificação da função e da atividade. Centros. O estudo da estrutura e do funcionamento do organismo produtor permite identificar o conjunto de atribuições relacionadas às atividades-fim e atividades-meio. leis. Ainda. documentos de reformulação ou redirecionamento administrativo. Essas atribuições apresentam-se distribuídas entre suas diversas unidades internas (Coordenadorias. planos de metas. A identificação da função e atividade como “assunto” poderá causar dificuldades ao processo de avaliação. estatutos sociais. que é uma outra atividade da gestão documental. o que ocasionará dificuldades no momento da classificação. 23 . identificar as funções.

Vamos usar como exemplo o organograma da Secretaria de Agricultura e Abastecimento de São Paulo: 24 . é preciso elaborar um quadro com a estrutura detalhada e as atribuições de cada área de atuação.Sistematização de dados Após o estudo da estrutura e do funcionamento do organismo produtor.

ital COORDENADORIA DA DEFESA AGROPECUÁRIA Núcleo de análises de produtos Núcleo de análises e diagnósticos de insumos agropecuários Núcleo de diagnósticos de doenças dos animais Centro de defesa sanitária. monitoramento e controle de programas e projetos Centro de segurança alimentar e nutricional sustentável Departamento de planejamento e informações Centro de informações técnicas Centro de planejamento Instituto de cooperativismo e associativismo Centro de capacitação e assistência técnica rural Centro de organização e planejamento rural Núcleo de documentação técnica 25 . alimentação e nutrição Centro de execução.APTA Departamento de descentralização do desenvolvimento Unidades de pesquisa e desenvolvimento Núcleo de informação e transferência de conhecimento Instituto agronômico Instituto de economia agrícola Instituto de pesca Instituto de tecnologia de alimentos . animal e vegetal Centro de inspeção de produtos de origem animal Centro de fiscalização de insumos e conservação do solo COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO DOS AGRONEGÓCIOS .Estrutura organizacional da Secretaria de Agricultura e Abastecimento Administração Direta Secretário adjunto Gabinete do secretário Organograma da Secretaria de Agricultura e Abastecimento Assessoria técnica Chefia de gabinete Comissão processante permanente Consultoria jurídica DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO Divisão de comunicações administrativas Núcleo de protocolo e arquivo Divisão de finanças Núcleo de administração patrimonial Departamento de recursos humanos Centro de planejamento e controle de recursos humanos Centro de seleção e desenvolvimento de recursos humanos AGÊNCIA PAULISTA DE TECNOLOGIA DOS AGRONEGÓCIOS .CODEAGRO Departamento de abastecimento.

provenientes dos programas e projetos realizadas por laboratórios credenciados Executar ações específicas. à adequada manipulação dos alimentos e ao aproveitamento de suas partes não convencionais Desenvolver receitas e cardápios de elevado valor nutritivo Realizar análises e estudos sobre métodos de higiene e manipulação de alimentos Centro de execução.Do organograma da Secretaria de Agricultura e Abastecimento. palestras e treinamentos voltados aos setores dos agronegócios Operacionalizar sistemas de monitoramento e controle dos padrões de qualidade dos programas e projetos desenvolvidos Acompanhar os resultados de análises físicas. monitoramento e controle de programas e projetos COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO DOS AGRONEGÓCIOS CODEAGRO Decreto nº 43. alimentação e nutrição Centro de segurança alimentar e nutricional sustentável 26 .142 de 02/06/1998 Departamento de abastecimento. alimentação e nutrição Implantar ações que visem à produção e à comercialização de produtos e insumos agrícolas. economia doméstica e segurança alimentar Desenvolver instrumentos e estratégias de informação e conhecimento no que se refere à segurança alimentar e nutricional Propor ações de segurança alimentar e nutricional sustentável Realizar cursos. nutrição. agropecuários e agroindustriais Coordenar e executar ações de abastecimento alimentar e de combate à fome Realizar cursos. palestras. nas áreas de alimentação. treinamentos e eventos educativos visando ao combate ao desperdício. a título de exemplo. vamos detalhar a Coordenadoria de Desenvolvimento dos agronegócios – CODEAGRO. químicas e biológicas. ESTRUTURA DIVISÕES DA ESTRUTURA SUBDIVISÕES DA ESTRUTURA ATRIBUIÇÕES Executar e supervisionar os programas e projetos nas áreas de abastecimento.

podemos constatar que os dois Centros executam atividades semelhantes: realizar cursos. Trabalhando com as atribuições ESTRUTURA + DIVISÕES DA ESTRUTURA + SUBDIVISÕES DA ESTRUTURA ATRIBUIÇÕES FUNÇÃO SUBFUNÇÃO ATIVIDADE SÉRIE DOCUMENTAL ou GRUPO SUBGRUPO ATIVIDADE SÉRIE DOCUMENTAL 27 . o que difere é a área de atuação. Se o método for o estrutural podemos perceber uma das inconveniências apontadas anteriormente: “um mesmo tipo/série documental poderá constar no Plano de Classificação com códigos distintos quando registrarem atividades comuns às várias unidades da estrutura do órgão produtor”. Se o Plano for elaborado de acordo com o método funcional as atribuições idênticas e semelhantes deverão ser agrupadas e deverá ser definida uma proposta de redação que represente esse conjunto.142 de e 02/06/1998 associativismo Departamento de planejamento e informações Centro de informações técnicas Centro de planejamento Centro de capacitação e assistência técnica rural Centro de organização e planejamento rural Núcleo de documentação técnica Observando o quadro acima.ESTRUTURA DIVISÕES DA ESTRUTURA SUBDIVISÕES DA ESTRUTURA ATRIBUIÇÕES COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO DOS AGRONEGÓCIOS CODEAGRO Instituto de cooperativismo Decreto nº 43. palestras e treinamentos.

alimentação e nutrição A Coordenadoria de Desenvolvimento dos Agronegócios – CODEAGRO aparecerá no Plano como a função Desenvolvimento dos agronegócios e o Departamento de abastecimento. Plano de classificação estrutural GRUPO SUBGRUPO UNIDADE PRODUTORA ATIVIDADES Execução e supervisão dos programas e projetos nas áreas de abastecimento. através do corpo técnico 28 .Plano de classificação funcional FUNÇÃO SUBFUNÇÃO ATIVIDADES Execução e supervisão dos programas e projetos nas áreas de abastecimento. nutrição. agropecuários e agroindustriais coordenação e execução de ações de abastecimento alimentar e de combate à fome Realização de cursos. agropecuários e agroindustriais coordenação e execução de ações de abastecimento alimentar e de combate à fome Realização de cursos. treinamentos e eventos educativos voltados aos setores de agronegócios e visando ao combate ao desperdício. alimentação e nutrição. monitoramento e controle de programas e projetos. alimentação e nutrição Implantação de ações que visem à produção e à comercialização de produtos e insumos agrícolas. alimentação e nutrição como a subfunção Gerenciamento de abastecimento. palestras e treinamentos voltados aos setores dos agronegócios Coordenadoria de desenvolvimento dos agronegócios Departamento de abastecimento. à adequada manipulação dos alimentos e ao aproveitamento de suas partes não convencionais Operacionalização de sistemas de monitoramento e controle dos padrões de qualidade dos programas e projetos desenvolvidos Acompanhamento dos resultados de análises físicas. alimentação e nutrição Implantação de ações que visem à produção e à comercialização de produtos e insumos agrícolas. alimentação e nutrição Centro de execução. palestras. cadastramento e credenciamento de beneficiários. produtores rurais e instituições públicas e privadas. provenientes dos programas e projetos avaliação. economia doméstica e segurança alimentar Desenvolvimento dos agronegócios Gerenciamento de abastecimento. nas áreas de alimentação. químicas e biológicas. abrangidos pelos programas e projetos Execução de ações específicas.

controle de vocabulário e atribuição de códigos numéricos. economia doméstica e segurança alimentar Propor ações de segurança alimentar e nutricional sustentável Realizar cursos. nutrição. palestras. treinamentos e eventos educativos visando ao combate ao desperdício. Não devemos confundir com assunto. nas áreas de alimentação.GRUPO SUBGRUPO UNIDADE PRODUTORA ATIVIDADES Executar ações específicas. Para a identificação da produção documental é necessário analisar os tipos documentais produzidos. O Tipo Documental é a configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. à adequada manipulação dos alimentos e ao aproveitamento de suas partes não convencionais Coordenadoria de desenvolvimento dos agronegócios Centro de segurança alimentar e nutricional sustentável Identificação da produção documental: análise dos tipos documentais. O tipo documental é composto pela série + ação + objeto. Exemplos: 29 .

art. remissivo e permutado confere credibilidade e confiabilidade ao sistema que está sendo adotado ao cumprir a função de padronizar a denominação dos documentos. bem como os termos e expressões utilizados freqüentemente. portanto. o Tipo Documental associado ao Órgão Produtor + Função + Subfunção + Atividade é representado pela Série Documental.897. São Paulo (Estado). recebem e acumulam documentos ou por meio de entrevistas com os agentes/funcionários que produzem. Decreto estadual nº 48. ao relacionar alfabeticamente e de forma permutada.Estratégia: · · a identificação dos tipos documentais pode ser realizada pelos agentes/funcionários que executam as atividades e. porém não adotadas pelo Plano de Classificação. subgrupos e atividades. O índice estabelece um sistema de “pontes” ligando as expressões usualmente utilizadas. em decorrência do exercício da mesma função. recebem e acumulam documentos em suas respectivas áreas de atuação No Plano de Classificação. subfunções e atividades ou grupos. de 27 de agosto de 2004. O índice alfabético. todos os tipos documentais. às 30 . “Série documental: é o conjunto de documentos do mesmo tipo documental produzido por um mesmo órgão. O Índice é um instrumento complementar ao Plano de Classificação que favorece a recuperação dos documentos a partir das variantes do seu conteúdo e das modalidades da sua produção. produzem. 12 Controle do vocabulário: padronização da denominação dos documentos A elaboração de um índice contribui para a ampliação das formas de busca. subfunção e atividade e que resultam de idêntica forma de produção e tramitação e obedecem à mesma temporalidade e destinação”. funções. possibilitando o controle do vocabulário.

bem como os “assuntos” usualmente utilizados por tradição administrativa.3.3.5 3. nos permite ainda: · · · organizar em ordem alfabética as funções.expressões convencionadas.5 31 . Licença por USE Processo de afastamentos ou licenças Adoção.5 3. Exemplo de padronização de vocabulário Contas de luz Contas de água Contas de telefone Benefícios do Índice · · · Contribui para o controle do vocabulário Liga as expressões tradicionalmente adotadas às expressões padronizadas pelo Plano de Classificação Confere credibilidade e confiabilidade ao sistema de controle adotado USE Processo de pagamento de contas de utilidade pública Exemplo de Índice Alfabético. Licença por USE Processo de afastamentos ou licenças Afastamento com vencimentos USE Processo de afastamentos ou licenças Afastamento de funcionário preso USE Processo de afastamentos ou licenças Afastamento para desempenho de mandato eletivo USE Processo de afastamentos ou licenças Afastamento para executar serviços obrigatórios por lei USE Processo de afastamentos ou licenças Afastamento para exercício de cargo em comissão USE Processo de afastamentos ou licenças Afastamento para exercício de cargo em sindicato USE Processo de afastamentos ou licenças Afastamento para exercício em atividades com as quais o Estado mantenha convênio USE Processo de afastamentos ou licenças Afastamento para participação em congressos e outros certames culturais. por meio da expressão INTEGRA. Remissivo e Permutado: Acidente de trabalho ou doença profissional. permitindo a busca de tipos documentais a partir das variantes de seu conteúdo e das modalidades de sua produção. O índice alfabético.3.3.3. técnicos ou científicos USE Processo de afastamentos ou licenças 3.3.4.3.4.5 3.5 3.4. realizar remissivas por meio da expressão USE para encaminhar o usuário às denominações padronizadas.5 3.3.5 3.4.5 3. atividades e tipos documentais.4.4. remissivo e permutado.4.4. subfunções.5 3. orientar o usuário a localizar documentos simples quando estes integram documentos compostos.5 3.4.3.3.4.

atividade e série documental”. atividades e documentos apresentam-se hierarquicamente organizados e recebem códigos numéricos próprios. Subfunção: refere-se a um agrupamento de atividades afins. As funções indiretas ou auxiliares são as que possibilitam a infra-estrutura administrativa. “O código de classificação é a referência numérica que associa o documento ao seu contexto de produção. infra-estrutura necessária ao desempenho concreto e eficaz das funções essenciais. São Paulo (Estado). função. encargos ou serviços decorrentes do exercício de uma função. Representação do Código de Classificação: O código de classificação da série documental é composto das seguintes unidades de informação: órgão produtor.Atribuição de códigos de classificação No Plano de Classificação. série documental. transporte e de comunicação. As funções podem ser diretas ou essenciais e indiretas ou auxiliares.897/2004. Decreto estadual nº 48. 32 . Órgão produtor: é o órgão público ou empresa privada juridicamente constituída e organizada responsável pela execução de funções e atividades. correspondendo cada subfunção a uma vertente da respectiva função. financeira. artigo 13. de recursos humanos. as funções. subfunções. Atividade: ações. subfunção. e é composto das seguintes unidades de informação: órgão produtor. de material e patrimônio. atividade. Função: corresponde ao conjunto das atividades que um órgão público ou empresa privada exerce para a consecução de seus objetivos. subfunção. função. o órgão produtor.

897/2004: 5. instrumentais. ou ainda. fotografias de família etc. e. notas fiscais. Trata-se de documentos rotineiros.. gás. extratos bancários. oficializado pelo Decreto nº 48. por isso. mesas ou gavetas. 33 . Existem documentos que não podemos eliminar jamais porque comprovam fatos ou atos fundamentais para nossa existência civil e para nossa vida pessoal: certidão de nascimento. título de eleitor. No entanto. fica “desmemoriada”. histórico escolar. recibos de pagamento. sem provas de sua passagem pela vida e de suas realizações. Por isso. imposto de renda. determinados documentos cumprem uma função importante durante um certo tempo e depois perdem o seu valor original e devem ser eliminados. contas de água. ficariam submersas numa montanha de papéis. luz. carteira de motorista. carteira de trabalho. Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo Todos nós já nos deparamos com o acúmulo desordenado de documentos em nossos armários. as pessoas se sentem obrigadas a realizar uma “limpeza” nas gavetas pois. não pode exercer os seus direitos. telefone. sob pena de dificultarem o acesso a outros documentos com valor informativo e probatório relevantes. carnês de prestações. cédula de identidade. cartas. Se perder ou eliminar tais documentos.Ilustração do Plano de Classificação de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio. diplomas e certificados. do contrário. convites etc. escrituras de imóveis. que acumulamos em grande volume: notas fiscais. de casamento. ao nos fazer essa pergunta estamos nos colocando o grande desafio da avaliação de documentos. Quantos já não se perguntaram: será que não posso eliminar esses documentos? Eles ainda me são úteis para alguma coisa? Pois é. de tempos em tempos.. de óbito. uma pessoa não tem como provar sua existência ou realizações.

comprovantes de pagamento. estrutural. de outras áreas do conhecimento. solo. mas o grande desafio é saber o quê podemos eliminar e quando. Esses documentos certamente precisam ser preservados para sempre. também nos deparamos com documentos que devem ser preservados e outros que precisam ser eliminados quando seus valores tiverem se esgotado. No entanto. determinados documentos possuem um valor fiscal que se esgota depois de cinco anos (de acordo com o Código Tributário Nacional). O importante é perceber que a guarda do documento decorre do valor que ele possui. Analisar os valores dos documentos é uma atividade técnica da gestão documental denominada avaliação. o seu funcionamento e as suas atividades-fim. Nesse sentido. elétrica etc). a preservação e a eliminação dependem de uma análise prévia dos documentos que possa nos orientar sobre quais deles e quando devem ser eliminados. Se você não conhecer ou não souber como exercer os seus direitos. poderão ser eliminados. metas e programas. Em relação à organização administrativa de nossa construtora. a loja não efetuará a troca e nem o conserto. elétrica). A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo é o instrumento resultante da atividade de avaliação documental. após os cinco anos. públicas e privadas. por exemplo. não decidimos sozinhos sobre os valores dos documentos. ensaios tecnológicos (aço. observamos que não é possível e nem desejável que todos os documentos sejam preservados. vamos encontrar tipos documentais que registram a sua criação. geralmente precisamos contar com a colaboração de outros profissionais. Se você eliminar uma nota fiscal e depois desejar trocar ou consertar uma mercadoria. livro de registro de inspeção etc. hidráulica.Pois é. 34 . Nas organizações. projetos (arquitetura. registros fotográficos. sob pena da empresa perder a sua “memória”. tais como contratos sociais e alterações contratuais. precisará da colaboração de um outro profissional que possa orientá-lo. nesse processo. Por isso. sem nenhum prejuízo para a empresa. laudos técnicos. propostas técnicas. sem prejudicar nenhum de nossos direitos e sem destruir nossas melhores lembranças de tempos passados. a nota fiscal somente poderá ser eliminada quando se esgotar o prazo de troca (previsto no Código de Defesa do Consumidor) ou o prazo da garantia (definido no certificado de garantia do produto). diário da obra. o seu direito de trocar ou consertar a mercadoria não poderá ser exercido. Por isso. tais como notas fiscais. Esse trabalho de análise denomina-se avaliação de documentos e. Esses documentos que têm seu prazo de guarda definido no Código Tributário (denomina-se prazo prescricional o prazo de guarda definido em lei). comprovantes de recebimento. memorial descritivo. concreto. em geral. Por outro lado. extratos bancários. Por quê? Porque a nota fiscal prova que aquela mercadoria de fato foi adquirida naquela determinada loja e sem essa prova. etc.

história. é que o profissional de arquivo esteja comprometido com a análise e com a definição de critérios. princípios e conceitos consagrados pela Arquivística. clínica médica etc. Assim como a classificação. meio-ambiente. bem como para a preservação do patrimônio documental. de um lado. para a agilidade e eficiência administrativa. a avaliação deve ser realizada no momento da produção do documento. Objetivos e benefícios da avaliação documental · · · · · Identificar os valores imediatos e mediatos dos documentos Definir os prazos de guarda e a destinação dos documentos Elaborar a Tabela de Temporalidade de Documentos Agilizar a recuperação dos documentos e das informações Reduzir a massa documental acumulada 35 .Conceito de avaliação documental A avaliação documental é um processo multidisciplinar de análise que permite a identificação dos valores dos documentos. A avaliação deve ser realizada dentro de parâmetros técnicos e jurídicos. A avaliação contribui decisivamente para a racionalização dos arquivos. Importante registrar que se a objetividade total não é alcançável. numéricos ou cronológicos. ao menos. Nesse sentido. O que importa. o disco ótico ou qualquer outro. independentemente de seu suporte material ser o papel. Os valores primários ou imediatos relacionam-se ao motivo que determinou a produção do documento. Além disso. não apenas na Arquivística. observa-se. Além do mais. segundo critérios temáticos. a avaliação permite a elaboração de critérios que podem e devem ser periodicamente revisitados para possíveis ajustes e aperfeiçoamentos. Os valores secundários ou mediatos relacionam-se ao potencial do documento como prova ou fonte de informação para a pesquisa em qualquer área do conhecimento (urbanismo. para fins da definição de seus prazos de guarda e de sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). a fim de se assegurar ao processo de análise a objetividade possível. jurídico-legal e fiscal. a avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo. o trabalho almeja um estatuto científico. por outro. a fita magnética.) Assim. Por isso. a subjetividade será reduzida a níveis toleráveis. a legalidade (a conformidade dos prazos de guarda com a legislação vigente) e. os profissionais de qualquer área atuam a partir do conhecimento legado e de acordo com os valores e a visão de mundo predominantes na sua época. a legitimidade (a elaboração multidisciplinar e coletiva de critérios). considerando seu uso para fins administrativo. O conhecimento é dinâmico e está permanentemente em construção. para evitar a produção e acumulação desordenadas. e não se intimide diante da complexidade e do alcance desse desafio. mas em qualquer área do conhecimento humano. o filme. o disquete. pois deve ser conduzido por técnicas. se observados esses parâmetros. contudo.

segundo. eliminar com segurança. Em se tratando de documentos públicos ou considerados de interesse público. continuamos com os arquivos abarrotados de documentos e sem espaço para acomodá-los. de acordo com os procedimentos técnicos e legais. resultante da avaliação documental. A oficialização e efetiva aplicação da Tabela de Temporalidade permitirá ao órgão ou entidade preservar os documentos que possuam valor probatório e informativo relevantes e que sejam considerados de guarda permanente. garante a preservação de probatório. que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental.º 8. a Tabela de Temporalidade deverá ser encaminhada para aprovação da instituição arquivística pública em sua esfera de competência. Por ser um instrumento dinâmico de gestão. aprovado por autoridade competente. O que é a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo? É o instrumento de gestão. mesmo com o Plano de Classificação.· · · · Liberar espaço físico Dar visibilidade e preservar os documentos de guarda permanente Autorizar a eliminação criteriosa de documentos Estimular a pesquisa e uso de dados retrospectivos Por que elaborar a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo? Com o Plano de Classificação garantimos a organização lógica e física dos documentos. porque com o passar do tempo. documentos com relevante valor informativo e 36 . Contudo. a Tabela de Temporalidade deve ser atualizada periodicamente: primeiro. sem que haja prejuízo à administração ou à sociedade. o Plano de Classificação precede e orienta a elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos. Desta forma torna-se necessário fazer a avaliação de documentos e consolidar os resultados dessa análise na Tabela de Temporalidade de Documentos.159/1991. subfunções e atividades do organismo produtor.º da Lei Federal n. é provável que muitos documentos deixem de existir e outros novos sejam produzidos. ao mesmo tempo. pois diante do volume não é possível guardar a totalidade da produção documental. ou ainda. porque a legislação ou as razões administrativas ou técnicas que justificaram alguns prazos de guarda podem sofrer alterações. determinando sua preservação ou autorizando a sua eliminação. sem valor para a administração ou para a coletividade e que. Por essa razão. instrumento que autoriza a eliminação de documentos rotineiros. de acordo com o que determina o artigo 9. aqueles documentos desprovidos de valor. recuperamos as informações em seu contexto original de produção e visualizamos as funções.

prazo de guarda deverá ser reiniciado a partir do encerramento definitivo da 37 . também. entidade ou empresa. tamanho e complexidade do órgão. protocolo e arquivo. entidade ou empresa. O número ideal de membros deve ser ímpar. Para executar a atividade de avaliação dos documentos as Comissões de Avaliação de Documentos poderão solicitar a nomeação de grupos de trabalho auxiliares ligados às diversas áreas de atuação do organismo produtor. a Consultoria/Assessoria Jurídica acerca das ações judiciais encerradas ou em curso para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade. As Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo deverão consultar. Devem integrar as Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo profissionais das áreas jurídica. Recomenda-se. por isso é fundamental promover a participação e integração entre os membros das comissões e grupos. em se tratando de documentos públicos. por ser um trabalho de grande complexidade e responsabilidade. propor critérios para orientar a seleção de amostragens dos documentos destinados à eliminação. e os profissionais das áreas produtoras/acumuladoras de documentos. as Comissões de Avaliação deverão solicitar as providências necessárias para sua inclusão nos sistemas informatizados utilizados nos protocolos e arquivos de seus respectivos órgãos ou entidades. que as Comissões sejam compostas de no mínimo 3 e no máximo 9 membros designados pelo titular do órgão. o número de integrantes depende da necessidade do caso concreto. administração geral. O conhecimento sobre a produção documental consolidado nos Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade resulta de um esforço coletivo. As Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo deverão receber orientação técnica na área arquivística das unidades de Arquivo Central e. informática e de áreas específicas de atuação do órgão. Por outro lado. de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos. os responsáveis pela coordenação dos trabalhos. Os documentos necessários à instrução de processos administrativos ou ações judiciais deverão ter sua prescrição suspensa e o seu ação. em suas respectivas áreas de atuação. Às Comissões de Avaliação cabe. Para garantir a efetiva aplicação dos Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos. para não inviabilizar as reuniões. também das instituições arquivísticas públicas em suas respectivas esferas de competência. em caso de dúvida. para se evitar casos de empate nos momentos em que forem necessárias as votações. orçamentária e financeira.Competência para avaliar documentos: as Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo As Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo são grupos permanentes e multidisciplinares responsáveis pela elaboração e aplicação.

ainda. 8 Fundações. as Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo deverão ser as principais interlocutoras.Para a execução do trabalho. No Estado de São Paulo. Exemplo: Resultados da Classificação Resultados da Avaliação PRAZOS DE GUARDA (em anos) FUNÇÃO SUBFUNÇÃO ATIVIDADE SÉRIE DOCUMENTAL Unidade com atribuições de arquivo DESTINAÇÃO OBSERVAÇÕES Eliminação Guarda Permanente Unidade Produtora Informações para o Plano de Classificação de Documentos de Arquivo Informações para a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo 38 . disseminando a orientação técnica e o conhecimento arquivístico recebidos. Metodologia e estratégias para a elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo Campos de informação da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo Na Tabela de Temporalidade de Documentos deverão constar os seguintes campos de informação: prazos de guarda (na unidade produtora e na unidade com atribuição de arquivo). o apoio da superior administração por meio de suas Diretorias ou Gerências. disponibilizando ao programa um saber específico de cada uma de suas áreas de atuação. é imprescindível. o trabalho realizado para a elaboração do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade das atividades-meio contou com a participação de 51 Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo. recebidos e acumulados em sua esfera de atuação. Com a responsabilidade de orientar e realizar o processo de classificação e avaliação dos documentos produzidos. procuradores. bem como. além da consultoria de profissionais especializados em arquivística. em conjunto com os grupos auxiliares de trabalho e eventuais colaboradores. totalizando cerca de 800 agentes públicos envolvidos no projeto. destinação (eliminação ou guarda permanente) e observações. instituídas em 20 Secretarias de Estado. o elo de ligação entre os órgãos que representam e o grupo que coordena o programa de gestão documental. entre assessores. Procuradoria Geral do Estado e Ministério Público Estadual. diretores de departamentos e técnicos altamente especializados. 8 Empresas. por exemplo. 13 Autarquias.

Pesquisa da temporalidade dos documentos § Considerando a legislação específica: O objetivo desta etapa de trabalho é identificar o prazo de guarda do documento definido na legislação (prescrição). Resoluções. Esse trabalho deverá contar com a colaboração dos representantes das áreas envolvidas. ou histórica e. Valor secundário ou mediato (probatórios. o primeiro passo é o levantamento da legislação que determina eventuais prazos de prescrição dos documentos produzidos/acumulados no exercício das atividades-meio e das atividades-fim. Para tanto. destacando-se o valor administrativo. bem como se a sua destinação será a guarda permanente (arquivo permanente) ou a eliminação. fiscal e legal. informativa. Análise do ciclo de vida dos documentos Esta etapa compreende o estudo dos documentos desde a sua criação até a sua destinação final. portanto tornam-se importantes fontes de pesquisa. a fim de se definir os prazos de guarda (precaução) e a destinação dos documentos. tanto para a administração quanto para a comunidade. pois são eles que. informativos. fiscal e legal): O valor primário decorre da razão pela qual o documento foi gerado pela instituição. mesmo depois de esgotado seu valor primário continuam tendo relevância probatória. permite identificar os valores e definir o tempo em que o documento deverá permanecer na unidade produtora (arquivo corrente) e na unidade com atribuições de arquivo (arquivo intermediário ou central). históricos e culturais): Alguns documentos. § Considerando as necessidades administrativas: Para os documentos cujos prazos de guarda não são regulamentados por legislação específica deverão ser consideradas as necessidades administrativas do órgão/entidade. Para compreender melhor o que é avaliação de documentos vamos a seguir analisar cada uma das seguintes etapas: Identificação dos valores dos documentos Valor primário ou imediato (administrativos. como produtores ou acumuladores 39 . no exercício de suas atividades.Etapas para a elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo As informações necessárias para preencher os campos da Tabela de Temporalidade serão obtidas por meio da avaliação de documentos. Portarias e outros atos normativos. Decretos. Por exemplo: Leis.

8. na unidade produtora. recomendamos o uso da palavra VIGÊNCIA. o tempo de permanência de cada conjunto documental na unidade produtora e na unidade com atribuições de arquivo. prescrição e precaução Realizada a pesquisa na legislação e o estudo das necessidades administrativas poderá ser preenchido o campo PRAZOS DE GUARDA na Tabela: PRAZOS DE GUARDA (em anos) .15 Processo relativo ao uso irregular de veiculo oficial 4.9. cumprindo a finalidade para a qual foi produzido.8 Controle da guarda e do uso de veículos 4. 1 Exemplos de alguns documentos de valor primário ou imediato e guarda temporária: Unidade com atribuições de Arquivo: deve ser indicado o número de anos em que o documento deverá permanecer na unidade com atribuições de arquivo cumprindo prazos prescricionais ou precaucionais (documentos intermediários). trâmites. Este intervalo de tempo deverá. Consideram-se documentos 40 . O registro da informação que explica o término da VIGÊNCIA deverá ser inserido no campo OBSERVAÇÕES.5. ou seja. Quando utilizamos o conceito vigência. ATIVIDADES DOCUMENTOS PRAZOS DE GUARDA (em anos) Unidade Unidade com Produtora atribuições de arquivo vigência DESTINAÇÃO Guarda Permanente OBSERVAÇÕES Eliminação 4. rotinas e antecedentes. Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que se conservam junto às unidades produtoras em razão de sua vigência e da freqüência com que são por elas consultados.9 Controle do consumo de combustível 4. cumprindo as finalidades que determinaram sua produção. Unidade Produtora: deve ser indicado o número de anos em que o documento deverá permanecer no arquivo corrente.com fundamento em legislação específica ou nas demandas administrativas para cada série documental deverá ser indicado o correspondente prazo de guarda. estamos nos referindo ao intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos.5 Quadro demonstrativo mensal de consumo de combustível A vigência esgota-se com o término da apuração ou com a prescrição criminal. ser definido em anos e quando não for possível.dos documentos. sempre que possível.5.5. procedimentos. melhor conhecem sua área de atuação.5. suas normas. Definição dos prazos de guarda dos documentos: vigência.

Exemplo: PRAZOS DE GUARDA (em anos) Unidade Unidade com Produtora atribuições de arquivo DESTINAÇÃO Guarda Permanente OBSERVAÇÕES ATIVIDADES DOCUMENTOS Eliminação 5.4 Registro da movimentação de bens patrimoniais 4.4.4. § 5.º .2. em conformidade com a legislação vigente. as informações do processo poderão auxiliar na elucidação dos problemas. 23. antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda permanente.intermediários aqueles com uso pouco freqüente que aguardam prazos de prescrição e precaução nas unidades que tenham atribuições de arquivo.2.9 Guia de Recolhimento de FGTS 1 30 Lei Federal n.O processo de fiscalização. Prazo de precaução – intervalo de tempo durante o qual guarda-se o documento por precaução.2. respeitado o privilégio do FGTS à prescrição trintenária.11.036/90. Exemplo: PRAZOS DE GUARDA DESTINAÇÃO (em anos) DOCUMENTOS Unidade Unidade com Guarda Eliminação Produtora atribuições Permanente de arquivo ATIVIDADES OBSERVAÇÕES 4. Processo de transferência de bens patrimoniais 1 5 As informações estão contidas no documento “Inventário físico de bens patrimoniais” mas por precaução o processo deve ser guardado por mais 5 anos. O tempo de guarda dos documentos será dilatado sempre que ocorrer a interrupção ou suspensão da prescrição.11 Controle da contabilidade 5.º 8. Caso haja alguma irregularidade no Inventário quando analisado pelo Tribunal de Contas. art. Os prazos considerados para a definição do tempo de guarda na Unidade com atribuições de arquivo são os seguintes: Prazo de Prescrição – intervalo de tempo durante o qual pode-se invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados.2. 41 . de autuação e de imposição de multas reger-se-á pelo disposto no Titulo VII da CLT.

Exemplo: PRAZOS DE GUARDA (em anos) Unidade Unidade com Produtora atribuições de arquivo vigência DESTINAÇÃO Guarda Permanente OBSERVAÇÕES ATIVIDADES DOCUMENTOS Eliminação 4. a partir da data da decisão ou resolução do ato que a interrompeu. freqüentemente. se a destinação de cada um das séries documentais é a eliminação ou a guarda permanente.1 Certificado de garantia 4. São exemplos de documentos de guarda permanente os constitutivos e extintivos de direitos.2.2 Defesa de bens patrimoniais 4. além do valor administrativo.2. os que encerram orientações normativas.4. podem ser eliminados sem prejuízo para a coletividade ou memória do órgão público ou empresa privada. legal e fiscal. econômica e 42 . que determina o seu encaminhamento. É importante considerar que estes prazos podem ser interrompidos quando instaurada uma ação judicial ou por qualquer ato inequívoco ainda que extrajudicial. passando a se contar o prazo. Entretanto.2. os que refletem a evolução social. Esses documentos. esgotados os prazos de guarda na unidade produtora ou nas unidades que tenham atribuições de arquivo. 1 5 b Guarda permanente: Os documentos destinados à guarda permanente são aqueles cujas informações são consideradas imprescindíveis ao órgão produtor e para a comunidade. novamente. DESTINAÇÃO: eliminação ou guarda permanente O último passo da avaliação é definir. Eliminação: Os documentos destinados à eliminação são aqueles que já cumpriram seus prazos de guarda na unidade produtora e na unidade com atribuições de arquivo e não apresentam valor secundário que justifique a sua guarda. uma simples consulta ao documento não interrompe a contagem do prazo previsto na unidade com atribuições de arquivo. encerram também valor de prova e como fonte para a pesquisa e. coincide com o seu prazo prescricional e precaucional e deve ser contado a partir do cumprimento do prazo de vigência na Unidade Produtora.2. devem ser definitivamente preservados. portanto. Entende-se por destinação a decisão decorrente da avaliação documental. As informações estão contidas no Inventário físico de bens patrimoniais.O prazo de guarda do documento na unidade com atribuições de arquivo.4 Processo de transferência de bens patrimoniais - b Justifica-se a guarda somente durante o prazo de validade do certificado. Documentos de guarda temporária são aqueles que. em razão de seus valores.4 Registro da movimentação dos bens patrimoniais 4.2.

entidade ou empresa 5 5 b O documento é importante para a preservação da memória institucional.2 Execução.2 Tabela de temporalidade de documentos 43 .1.1.2. Alguém pode reclamar que uma eliminação não respeitou os prazos da tabela e na verdade foram respeitados os prazos da tabela válida na época da eliminação e não da atual.049/83 Art. como planos.2.1. 6 Relatório anual de atividades do órgão. Exemplo: PRAZOS DE GUARDA (em anos) ATIVIDADES DOCUMENTOS Unidade Produtora 1. os que emanam da direção superior.2. dentre outros. programa ou projeto 1.11.º . os que tratam de política de pessoal. programas e relatórios anuais. projetos.º 2. guarda ou conteúdo do documento. vigência 5 b Unidade com atribuições de arquivo DESTINAÇÃO OBSERVAÇÕES Eliminação Guarda Permanente Preenchimento do campo “OBSERVAÇÕES” Este campo da Tabela é reservado para o registro dos atos legais e das razões de natureza administrativa que fundamentaram a indicação dos prazos propostos ou ainda informações relevantes sobre a produção. Informado pelo produtor/acumulador do documento.6.10 Guia de Recolhimento do FINSOCIAL Indicação da legislação sobre temporalidade Decreto-Lei Federal n. Exemplo: PRAZOS DE GUARDA (em anos) Unidade Unidade com Produtora atribuições de arquivo DESTINAÇÃO Guarda Permanente OBSERVAÇÕES ATIVIDADES DOCUMENTOS Eliminação 5.1 Formulação de diretrizes e metas de ação 1. acompanhament o e avaliação de atividades 1.1 Plano.11 Controle da Contabilidade 5. 9. Necessidades administrativas sobre temporalidade Fica na unidade enquanto estiver vigente e não elimina.administrativa da instituição.2.2.2. 6.6 Avaliação e destinação de documentos 6.2. contados a partir da data prevista para seu recolhimento.A ação para cobrança das contribuições devidas ao FINSOCIAL prescreverá no prazo de dez anos.

repetitivos. a eliminação sem critério ou. por isso. mesmo se estiverem microfilmados ou digitalizados. Avaliação e eliminação da massa documental acumulada em órgãos públicos: atividades técnicas e procedimentos administrativos O grande desafio no momento de avaliar massas documentais acumuladas nos arquivos centrais ou intermediários. que poderiam ser eliminados. conservando-se deles apenas pequenas amostragens. seja pela microfilmagem. Contudo. de acordo com o número recebido no protocolo no momento da autuação. o que é bastante trabalhoso face à massa documental acumulada com o decorrer do tempo. Essa prática resulta na mistura de documentos gerados no exercício de funções e atividades distintas. tornando difícil a recuperação do contexto original da produção. é que o critério predominante de arquivamento dos processos administrativos ainda é o seqüencial numérico/cronológico. seja pela digitalização. o que é igualmente grave. Vale lembrar que documentos digitalizados não possuem valor legal e que os originais dos documentos de guarda permanente devem ser preservados. nessa visão imediatista é a liberação de espaço. 6.897/2004. sem a prévia identificação e avaliação dos conjuntos documentais. É freqüente. oficializada pelo decreto nº 48. A avaliação de documentos arquivados em seqüência numérica implica basicamente na análise de documento por documento. Por isso. a reprodução do acervo em outros suportes. especialmente nos do setor público. O que interessa. 44 .Ilustração da Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio. esse procedimento pode representar um investimento inútil quando incidir sobre documentos rotineiros. desprovidos de valor informativo ou probatório. a avaliação deve preceder qualquer processo de reprodução de documentos.

de 20/05/97. Elaboração de Edital de Ciência de Eliminação . 4. 5. e geográficos. de 20/5/1997. O ideal seria constituir um grupo técnico com profissionais da área de estatística e representantes das Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo para realizar os estudos necessários. 6. desde que tenham a respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido. Elaboração da ata de reunião da Comissão de Avaliação de Documentos aprovando a relação proposta .a Relação de Eliminação deverá ser aprovada pela Comissão de Avaliação de Documentos e esta deliberação deverá ser registrada em Ata. O objetivo do Edital é que os interessados possam requerer à Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo. pode-se eliminar documentos. O trabalho é extenso e especializado visto que para cada série é possível se adotar critérios específicos. Fragmentação manual ou mecânica de documentos. em sua esfera de competência. no setor público.º 5 do CONARQ.º 7 do CONARQ. 7. no setor público. Essa Relação de Eliminação deverá ser aprovada pela Comissão de Avaliação de Documentos e. o desentranhamento de documentos ou cópias de peças do processo. adotando-se aos seguintes procedimentos: 1. e no setor público. Quando os documentos a serem eliminados encontram-se fora da sede do órgão ou entidade e nenhum membro da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo puder presenciar a eliminação no local do evento. no prazo definido no edital. solicitando autorização para eliminar os documentos avaliados.O que autoriza a eliminação de documentos é a avaliação. Elaboração da Relação de Eliminação de Documentos . a cópia será encaminhada à instituição arquivística pública. de acordo com a Resolução n.º 7. mediante petição. Edição de ato oficial instituindo a Comissão de Avaliação de Documentos (Resolução/Portaria/Ato). no Diário Oficial do Estado de São Paulo ao ato de eliminação dos documentos públicos. Definição de amostragem dos documentos destinados à eliminação. Mesmo que a Tabela de Temporalidade não estiver concluída e oficializada. 3. 2. de acordo com orientação do CONARQ. Resolução n. de acordo com a Resolução n . no caso da Tabela de Temporalidade ainda não estar concluída e oficializada. Em geral. cronológicos.tem por objetivo registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados. Amostragem documental é o fragmento representativo de um conjunto de documentos destinado à eliminação. encaminhada para aprovação da instituição arquivística pública. selecionado por meio de critérios qualitativos (estudo das características informacionais do tipo documental) e quantitativos (análise estatística).o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos tem por objetivo dar publicidade. Elaboração de ofício da Comissão de Avaliação de Documentos ao Diretor da instituição arquivística pública. a mesma deverá designar um 45 . são contemplados critérios estatísticos.

a critério da autoridade competente.tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação. art. digitalização ou qualquer outra forma de reprodução. 10) § Eliminação de documentos que não constam na Tabela de Temporalidade: no setor público. poderão. Resolução n. A incineração de documentos em papel pode ser considerado crime ambiental. 8.159. de 20/05/2000.º 8. parágrafo único) 46 . se tratar-se de documentos públicos. em seu âmbito de atuação. sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia (idem.799.159. 9. recolhido ao Arquivo Público. de 08/10/91. de acordo com a orientação do CONARQ. para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda previstos na Tabela de Temporalidade de Documentos. para que este presencie a fragmentação e assine o Termo de Eliminação de Documentos. na sua esfera de competência. § Verificar se há documentos de guarda permanente microfilmados ou reproduzidos em outro suporte: Todo documento considerado de guarda permanente não poderá ser eliminado após microfilmagem. ser microfilmados.º 7. Recomendações para eliminar documentos com segurança § Verificar a situação de ações judiciais encerradas ou em curso A Comissão de Avaliação de Documentos deverá consultar a Consultoria/Assessoria Jurídica sobre as ações judiciais encerradas ou em curso. após análise da Relação de Eliminação de Documentos que deverá ser encaminhada pelo órgão ou entidade. art.º 8. de 30/01/96. em tramitação ou em estudo. na sua específica esfera de competência (Lei Federal n.159/91. aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. após a microfilmagem. a eliminação de documentos que não constam em Tabelas de Temporalidade de Documentos oficializadas pelo órgão.º 8. 12) § A eliminação de documentos oficiais ou público só deverá ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do órgão.º da Lei n. art. não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final (Decreto Federal n. art. art. 12.representante junto à unidade que efetivará a eliminação. entidade ou empresa só será possível mediante autorização do Arquivo Público. dar-se-á por meios que garantam sua inutilização. de 8 de janeiro de 1991 (idem. Eliminação de documentos públicos: fundamentos legais § A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública.º) § Os documentos. O documento de guarda permanente é inalienável e imprescritível (Lei federal de arquivos n. 9.º 1. Elaboração do Termo de Eliminação de Documentos . devendo ser preservado pelo próprio órgão produtor ou. 11) § A eliminação de documentos.

39 m de comprimento). o documento não deverá mais ser eliminado ou voltar ao arquivo de origem. cartográficos. § Elaboração da relação e do termo de recolhimento. Definição da estratégia de trabalho Antes de iniciar um trabalho desse porte. a fim de evitar a contaminação do acervo ao qual serão incorporados. para o arquivo permanente. contendo as seguintes informações: nome do órgão ou entidade transferidor (a). § § § A organização do acervo a ser recolhido deverá ser feita de acordo com critérios técnicos de identificação. sem prévia consulta ao órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (Decreto Estadual n. fichários. a mensuração (em metros lineares) e quantificação (quantidade de caixas). em função de seu valor informativo ou probatório. É importante observar se os documentos estão devidamente higienizados e livres de pragas. § § Os documentos de arquivo a serem recolhidos ao arquivo permanente deverão estar avaliados. Essa cautela deve-se ao fato de que uma vez recolhido.§ Fica vedada a eliminação de documentos integrantes do patrimônio arquivístico público.27 m de altura e 0. Os documentos deverão estar acondicionados em embalagens adequadas. Antes de desencadear o processo de recolhimento é importante fazer uma revisão para assegurar que todos dos documentos estejam devidamente classificados de acordo com o Plano de Classificação e obedecem aos prazos previstos nas respectivas Tabelas de Temporalidade. classificação e descrição. § Os documentos a serem transferidos ou recolhidos deverão ser acompanhados de todos os instrumentos de busca existentes. incluindo listagens. as datas-limite. Os documentos que excedam ao padrão convencional deverão ser acondicionados em embalagens adequadas às suas dimensões. que os protejam de eventuais danos. os agentes que 47 . datas-limite e numeradas em ordem seqüencial.14 m de largura por 0. de 19/10/84. os objetivos.789. Documentos audiovisuais. bases de dados etc. organizados. art. micrográficos e informáticos deverão ser acondicionados em estojos ou caixas de material inerte ou sem acidez. Os documentos textuais poderão ser acondicionados em caixas de polionda de tamanho padrão (0. no mínimo. as estratégias e as atividades para o seu desenvolvimento. higienizados e acondicionados. 13). o nome do fundo/coleção. as séries documentais. é recomendável elaborar um Projeto com a justificativa. Recomendações para o recolhimento de documentos ao arquivo permanente § O recolhimento é a passagem de documentos que foram considerados de guarda permanente no processo de avaliação. As unidades de acondicionamento deverão ser identificadas com etiquetas contendo.º 22.

a indicação da temporalidade e da destinação proposta. fundamentando com a legislação específica. 48 . bem como sua destinação final: guarda definitiva ou eliminação dos documentos de arquivo. Esse projeto deverá ser encaminhado ao dirigente do órgão ou empresa. os produtos que serão gerados pelo projeto e os benefícios que a implementação da gestão documental trará para o órgão público ou empresa privada. para cada tipo de documento. § Elaboração da Tabela de Temporalidade dos Documentos a partir do Plano de Classificação. oferecer informações a respeito da importância da gestão documental e a metodologia a ser adotada pela Comissão de Avaliação de Documentos para a execução do trabalho. funções e atividades de cada uma de suas unidades por meio da legislação que dispõe sobre sua organização e funcionamento. § § § § § § Levantamento de toda a produção documental. Atribuição de códigos de classificação aos documentos. Reuniões com todos os agentes envolvidos Realizar reuniões com os profissionais das áreas que produzem documentos relativos às atividades-meio e atividades-fim para divulgar a legislação que dispõe sobre documentos públicos e privados. Programação das atividades Elaborar a programação com todas as atividades necessárias para o desenvolvimento do trabalho. quando houver. com o intuito de sensibilizá-lo para a necessidade de apoiar o trabalho e fortalecer o relacionamento da Comissão de Avaliação de Documentos e do responsável pela unidade de arquivo e protocolo com todos os profissionais das mais diversas áreas de sua atuação. histórico. tais como: § Estudo da estrutura administrativa do órgão para identificar as competências. para inserir os valores indicados para os documentos de acordo com sua idade: administrativo. legal. Padronização na nomeação das tipologias documentais geradas no exercício da mesma função. em conformidade com a legislação em vigor. respeitados os prazos de vigência. § § Consistência técnica arquivística do Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e análise da Consultoria/Assessoria Jurídica. Definição dos prazos de guarda em cada local de arquivamento. subfunções e atividades para a inclusão dos documentos identificados. Elaboração do Plano de Classificação com as funções. técnico.serão envolvidos. Estudo de atos legais ou de razões de natureza administrativa que fundamentam. para gerar o quadro de atribuições de cada área meio e/ou de cada área fim. fiscal. Oficialização dos instrumentos de gestão documental. prescrição e precaução.

assegurando o efetivo exercício da cidadania e acesso rápido aos documentos e informações gerados pelo Poder Público. Gestão documental: interfaces com os programas de qualidade Ao definir normas e procedimentos técnicos referentes à classificação. quais sejam. Poderão ser contratados serviços para a execução de atividades técnicas auxiliares.º 8. a otimização dos 49 . de 15 de maio de 1997. A guarda dos documentos públicos é exclusiva dos órgãos e entidades do Poder Público. interrompendo o acúmulo desordenado de documentos nos arquivos. a gestão documental atende também aos objetivos mais elevados da Lei de Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar n. pois permitem a eliminação de documentos desprovidos de valores. para a Administração e para o cidadão.º 6. garantindo assim uma melhor conservação dos documentos de guarda permanente.159/91. também. sem ônus. com seus prazos de guarda. respeitando-se as determinações dos atos normativos vigentes. imprimir maior qualidade e produtividade. do Conselho Nacional de Arquivos. da orientação dos governos de simplificar os procedimentos administrativos. os de assegurar condições para o planejamento. em conformidade com as disposições da Constituição Federal e da Lei federal de arquivos n. CONCLUSÃO Benefícios da gestão § A aplicação dos instrumentos de gestão na produção atual permite que o documento seja classificado no momento de sua produção. supervisionados e controlados por agentes públicos pertencentes aos órgãos e entidades produtores e acumuladores dos documentos. o controle e a transparência nas finanças públicas. bem como de assegurar o direito de acesso pleno à informação pelo usuário do serviço público. artigos 2º e 3º) 7. A administração racional dos arquivos e o processamento técnico das informações representam uma significativa economia de recursos. visando garantir o acesso e a democratização da informação. destinação e e localização física definidos. reduzindo a massa documental ao mínimo essencial. avaliação.Terceirização da guarda de documentos públicos ou de serviços arquivísticos Os serviços arquivísticos terceirizados deverão ser realizados sob a supervisão das Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo e de acordo com os critérios técnicos estabelecidos pela legislação arquivística. um programa de gestão documental contribui decisivamente para atender às demandas da sociedade contemporânea por transparência que permitam a fiscalização das ações do governo. A gestão documental vem ao encontro.º 101/2000). Nessa mesma direção. preservação e eliminação de documento. desde que planejados. § A aplicação dos instrumentos de gestão na massa documental acumulada permitirá a eliminação criteriosa e conseqüente liberação de espaço físico. (Resolução n.

o controle do trâmite. os responsáveis pela implementação de programas de gestão documental devem demonstrar não apenas que a organização precisa produzir e/ou consolidar um conhecimento sobre sua produção documental. ou. tramitação. o que envolveria uma área técnica . a descrição do conteúdo. o avanço das tecnologias da informação vem demonstrando que. Não se cogita que o desenvolvimento de sistemas informatizados dependa de requisitos que apenas uma política de gestão documental possa definir. dados esses. a agilidade na recuperação das informações além de permitir o planejamento estratégico é capaz de imprimir maior rapidez ao processo decisório e garantir a eficiência da administração pública. permitem a preservação de documentos que encerram valor informativo ou probatório. Da mesma forma. A gestão integral dos documentos públicos lançará. mas também que a integração dos protocolos com os arquivos faz-se cada vez mais necessária e que a informática apresenta-se neste trabalho como uma ferramenta da gestão arquivística de documentos e informações. Por outro lado. Estes critérios permitem uma identificação completa e padronizada dos tipos documentais produzidos. quando integrarem acervos permanentes.a arquivística .espaços físicos dos arquivos e. e estabelecem os prazos de guarda e a destinação final dos documentos. idade intermediária e idade permanente). não é a informática. cada vez mais. as bases necessárias à integração dos protocolos aos arquivos garantindo assim a rápida localização dos documentos não apenas durante sua tramitação. Entretanto. sem eficácia. até mesmo. 50 . imprescindíveis ao bom desempenho do sistema. a definição e adoção de critérios de classificação e avaliação de documentos assumem o papel de requisitos indispensáveis ao desenvolvimento ideal de sistemas informatizados de gestão de documentos e informações. por outro lado. mas a elaboração de um conjunto de normas e procedimentos técnicos para a produção. Definição de requisitos para o desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos Muitas vezes. um aporte expressivo de recursos financeiros e humanos poderia ser mobilizado. também. Caso contrário. que lançará as bases para o adequado desenvolvimento e eficaz implementação de sistemas informatizados de gestão de documentos e informações. mas também durante o período em que aguardam o cumprimento de seus prazos nos arquivos administrativos. uso e arquivamento dos documentos durante todo o seu ciclo de vida (idade corrente. avaliação. Nesse sentido. parece inquestionável para as administrações públicas que o pleno e rápido acesso às informações depende exclusivamente da incorporação de tecnologias avançadas. na informatização do caos.

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