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PRESCOM 2010

ANALISIS DE PRECIOS UNITARIOS PRESUPUESTOS CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OBRAS

Diseñado para Microsoft © Windows XP/Vista

MANUAL DEL USUARIO
PRESCOM 2010
ANALISIS DE PRECIOS UNITARIOS Y PRESUPUESTOS

www.prescom-bo.com

© ROMSOFT 1988 - 2010 Arq. Ronald Romero Moreira Reg. CAB. 2216

Todos los derechos reservados Enero de 2010 1º Edición

BIENVENIDO Le damos una cordial bienvenida a la renovación 2010 de PRESCOM. Con esta edición cumplimos 22 años desde que un anhelo transformado en idea y materializado en un sencillo programa para computadora elaborado en Basic, irrumpía con alguna expectativa en el ámbito de las oficinas de constructoras e instituciones símiles hacia el año 1988. El objetivo de brindar una herramienta automatizada ágil, simple y no menos versátil para elaborar presupuestos ya fue logrado hace mucho tiempo atrás; hoy nos proponemos añadir un toque de vistosidad, mayor velocidad y adaptación a los sistemas operativos vigentes. PRESCOM 2010 por lo tanto surge como una evolución lógica y natural. Tenemos la certeza de haber conquistado un buen segmento de usuarios que quieren un software técnico que abarque los ámbitos de la generación de presupuestos y el seguimiento de obras en un ambiente informático integrado, eficiente y eficaz. Al usuario experimentado le proponemos detenerse en las novedades que le trae esta versión, encontrará algunas gratas sorpresas fruto de la constante interacción con el autor, quien esta complacido por haber incorporado ajustes, mejoras y nuevas opciones, siempre con el afán de satisfacer la demanda. En este entendido, como siempre un sincero agradecimiento a sus fieles usuarios y una cordial bienvenida al usuario novel. Gracias Arq. Ronald A. Romero Moreira Oruro, 20 de enero de 2010

INDICE Presentación del programa Novedades de la versión Instalación del programa Estructura funcional e interfases Menu de opciones inicial Activar el uso del programa Manejo de la(s) base(s) de datos Configuración de la carpeta de trabajo Gestión de insumos Gestión de ítemes Instalación de la(s) base(s) de datos Crear una nueva base de datos Importar base de datos de la versión 2000 Generación de presupuestos Configuración de la carpeta de trabajo Crear un nuevo proyecto Elección de ítemes (formas alternativas) Uso de filtro Cambio de base de datos Cómputos métricos Uso de planilla incorporada Edición del presupuesto Cambios para el cálculo Cambios para la visualización Archivar / recuperar proyectos Comprimir / descomprimir proyectos Bloquear proyectos Manejo de módulos Añadir Copiar/pegar ítemes Cambiar denominativo Eliminar Mover Apuntes y especificaciones técnicas Cambio de moneda Cronograma Configuración Edición 1 2 9 11 12 13 14

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I

Reportes Parámetros generales Previsualización Parámetros locales Exportación Impresión Tipos de reportes Configuración del programa Interfase Monedas Otras utilidades y herramientas Importar presupuestos de la ver. 2000 Copias de respaldo de proyectos Uniformar detalle de item en todo el proyecto Copiar ítemes a la base de datos Copiar precios unitarios de insumos Eliminar especificaciones técnicas Actualizar ítemes con los de la base de datos Exportar cómputos métricos a una hoja electrónica Menú AYUDA Manuales y curso Enlaces Acerca de PRESCOM

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Presentación del programa

¿ QUE ES PRESCOM ? PRESCOM es un software de aplicación técnica dirigido a la automatización de procesos en el cálculo de precios unitarios, presupuestos, cómputos métricos, generación de cronogramas, control y seguimiento de obras. Puede ser usado por empresas constructoras, consultoras, instituciones y profesionales que tengan directa o indirectamente necesidad de agilizar, simplificar y centralizar tales procesos. Características básicas: - Entorno Windows XP/Vista/7 Arquitectura de 32 bits Interfase gráfica total - Gran facilidad de uso Sencillo de aprender Manejo lógico y directo - Procesamiento ágil de la información y los cálculos Acceso directo a los datos Procesos diseñados emulando la lógica del trabajo manual - Gran potencia y alcance Cálculo de precios unitarios Presupuestos de proyectos completos y/o módulos sueltos Cómputos métricos Cálculo de tiempos (diagrama GANTT) Control y seguimiento de obras

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Historial de mejoras y ajustes de la versión 2010 ROMSOFT tiene el agrado de presentar la versión 2010 de este software, con el convencimiento de haber consolidado una aplicación informática ampliamente aceptada por su fiabilidad, flexibilidad y facilidad de uso; tres cualidades que han impulsado su gran difusión en Bolivia y ahora también en otros países. Desde la versión 2004 surgieron cambios procedimentales y de interacción hoy en día asimilados de manera evidente por los fieles usuarios de PRESCOM. Se puede afirmar que la versión 2010 ha perfeccionado tales iniciativas. Mientras no se anuncie algo contrario, coexistirán dos versiones (2006 y 2010) debido a que muchos usuarios desean limitar su uso al cálculo de presupuestos, mientras que otros desean ampliar su utilidad a la fase operativa de la construcción. La razón fundamental para proponer las versiones 2007-10 fue añadir a su estructura funcional el módulo de CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OBRAS. El uso de este módulo tiene un manual independiente (manual_secon_2010.pdf). A continuación se listan todas las mejoras desde que salio la revisión 9.00 (2009). Los usuarios antiguos debieran revisar esta parte del documento para asimilar y poner en práctica los sucesivos mejoramientos, correcciones y añadiduras que hicieron su aparición desde que salió la versión 2009 hasta las propuestas para la versión actual. PRESCOM 2010 (rev. 9.50) Generales: - Ambos módulos se han enriquecido con la posibilidad de gestionar ORDENES DE CAMBIO en el proceso de control y seguimiento de obras. En consonancia con tales implementaciones, se han restringido varias opciones de modificación y ajuste a los proyectos que están en la fase de seguimiento, situación que puede superarse cuando se elige archivar con otro nombre. - Tal como se prometió, se han consolidado los cambios en la interfase, haciéndola más atractiva y funcional. - Entre esas mejoras, se encuentra el manejo de barra de pestañas de los módulos (parte inferior de la planilla de edición)... uno de sus mayores cambios es que ya no ocupará más espacio de la pantalla sin importar la cantidad de módulos que contenga el proyecto. - Se han remozado las dos barras de herramientas superiores - Se ha cambiado la apariencia prácticamente de todos los botones - Se ha perfeccionado el comportamiento de las ventanas en función del contexto operativo - Se rediseñó totalmente la barra de estado inferior, de forma que ahora contiene más información y es más funcional. El presupuesto podrá ser visualizado actualizado para ambas monedas en el caso del módulo y del proyecto. - La barra estándar de trabajo superior se ha complementado con un botón de acceso directo al control de las variables del seguimiento de obra.

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Historial de mejoras y ajustes de la versión 2010 - Los archivos de PRESCOM versiones 2004-2010 (.stt / .zpp) ahora pueden ser cargados directamente desde el explorador de Windows. - El marco señalador de la planilla de edición del presupuesto, ahora puede variar la cantidad de columnas que abarca (desde la descripción hasta el precio unitario). Este aspecto se configura junto con su apariencia (F7) - Se ha determinado cambiar la forma de tratar las descripciones/nombres de ítemes, insumos y proyectos, de manera que desde esta versión se podrán escribir en mayúscula o minúscula, haciendo más flexible la incorporación de algunas nomenclaturas - Los formatos de cálculo de precios unitarios predefinidos, ahora pueden ser eliminados directamente - El cambio de moneda tiene ahora la posibilidad de efectuar un cambio de nomenclatura sin alterar los precios unitarios de los insumos. - El proceso de añadir ítemes a un proyecto, se determinado mantener los precios unitarios de origen en el caso de nuevos insumos a pesar de que los tipos de cambio (moneda origen vs dólar americano) sean diferentes. Hasta la revisión anterior, el programa hacía ajustes segun el tipo de cambio vigente para la base de datos y el fijado para el proyecto. Presupuestos: - A las opciones de manejo de módulo se añadió una que permite la integración de un módulo a otro y otra que integra todos los módulos en uno solo - Se ha corregido el impacto del movimiento de módulos en el seguimiento de proyectos - El nombre del proyecto ahora puede contener 60 caracteres (mayúsculas o minúsculas). Cuando se abran estos proyectos en versiones previas, se tendrá en cuenta las limitaciones de las mismas (50 caracteres). - Se ha corregido la pérdida de datos del proyecto cuando en el proceso ingresar la contraseña el usuario elegía salir - El re cálculo general del presupuesto será automático y visualizado convenientemente en la parte inferior debajo del presupuesto del módulo, cuando el proyecto tenga más de un módulo. - La lista de PROYECTOS RECIENTES o ULTIMOS PROYECTOS, tiene una información adicional que muestra si uno de ellos está o no en la fase de seguimiento (<--->) Reportes: - La impresión de los formularios de precios unitarios ajustados a las normas básicas tienen la posibilidad de incluir el módulo al que pertenece el ítem

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Historial de mejoras y ajustes de la versión 2010 - Se ha corregido del reporte por grupos, cuyo comportamiento hasta ahora no era sensible al módulo elegido (reporte por módulos) - Se ha corregido la configuración inicial y por defecto del logotipo (previo a la elaboración de un presupuesto) - Los reportes excluyen automáticamente el subtítulo: "modulo" cuando el proyecto no tiene una estructura conformada con más de uno. - Se ha corregido y mejorado la relación de ítemes y su numeración en la impresión de los análisis de precios unitarios y el presupuesto, de forma que ambos reportes coincidan. Junto con esta mejora se ha incorporado una mejor identificación de los módulos en los distintos reportes para hacer consistente su estructuración. - El botón para copiar reportes al portapapeles (barra estándar de herramientas) ha sido reemplazado por una opción más flexible (transferir reportes), a través de éste se podrá copiar de manera tradicional los datos (portapapeles) o pasar directamente el contenido a Microsoft Excel. Esta última alternativa proponiendo una forma directa y simple de hacer que los reportes aparezcan en una nueva hoja de cálculo con el formato básico requerido (anchos de columnas, colores, etc) Base de datos: - Mejor orientación sobre la moneda en la que se incorporan nuevos insumos - Corregido el salto de campo en el registro de nuevos insumos (tecla TAB) - A través del proceso de COPIADO DE INFORMACION, se puede crear carpeta(s) directamente en la ruta destino. - Se añadió la posibilidad de DUPLICAR bases de datos en la configuración de BASES DE DATOS (F6). - COPIAR ITEMES ELEGIDOS A BASE DE DATOS, ahora contempla un proceso completo, es decir, involucra también a las especificaciones técnicas. Este proceso afectó directamente la habilidad de la opción MEMORIZAR/INTEGRAR MODULOS, de forma que ahora el proceso de transferencia de módulos entre proyectos es totalmente completo (precios, cómputos y especificaciones técnicas). SECON (rev. 2.50) - Se han incorporado un sinfín de mejoras y ajustes a la interfase y procedimientos - Corregido error al ingresar cifras con decimales en precios unitarios de insumos en adquisiciones - Se puede borrar el archivo completo del inventario central e historial de movimientos cuando PRESCOM 2010 4

Historial de mejoras y ajustes de la versión 2010 se han eliminado todos los proyectos en seguimiento - Se corrigió el error producido cuando se accedían a solicitudes de materiales muy rezagadas - Mejorado el diálogo para efectuar los envío o despachos de materiales a obra. - Respecto al uso y envío de materiales no previstos, el programa tiene dos salidas... la clásica: registrar como IMPREVISTOS y la nueva: registrar como sustituto a un material que el PRESCOM detalle en los ítemes pero que comercialmente no son viables (ej. Fe corrugado de alta resistencia 1/2" que sustituiría al que normalmente es parte de un ítem: Fierro corrugado). - La rutina de envío de insumos a obra se ha perfeccionado en relación a su lógica, situación que ha repercutido en los procedimientos e interfase (más ágil, coherente, simple y referenciado) - El sistema de protección de este módulo ha sido mejorado. El usuario o administrador podrá definir tres niveles de restricción: 1) acceso al programa 2) acceso del seguimiento económico 3) acceso al control de ejecución de obra; de forma que se pueda activar contraseña en cualquier combinación de estas tras instancias operativas de SECON. - La rutina de impresión de reportes ahora integra los 3 posibles destinos: a) COPIA IMPRESA, b) EXCEL, c) PORTAPAPELES. ULTIMAS MEJORAS DE LA VERSION 2009 Rev. 9.1.5. (Sep/09) Se ha corregido un problema de impresión de los cómputos métricos que se sucedía en casos muy particulares (número de veces con decimales) Rev. 9.1.4 (Jul/09) Para adaptar el programa a las leves modificaciones efectuadas en los DOCUMENTOS BASE DE CONTRATACIÓN de las NORMAS BASICAS DEL SABS (solo Bolivia), ahora es posible modificar algunos parámetros de los formularios contemplados (originalmente B1,B2y B3). Esto es posible haciendo click en el botón que se encuentra al lado derecho de las casillas de activación de este formato en la impresión de los reportes respectivos. Se ha corregido el error de edición e impresión que ocurría cuando la base de datos de insumos de un proyecto se deterioraba. Rev. 9.1.3 (Jul/09) Se ha mejorado la búsqueda de ítemes en la base de datos (uso del filtro) SECON rev. 2.02 Se ha corregido el registro de cambios en los precios unitarios de las adquisiciones (manejo del punto decimal) Se ha corregido el formato de las fechas en el gráfico de planillas ejecutadas Se ha corregido el error al hacer doble click sobre la celda inicial de la planilla de PRESCOM 2010 5

Historial de mejoras y ajustes de la versión 2010 flujo de fondos. Se añadió mayor información en el registro de cantidades al tiempo de gestionar los avances de subcontratos de mano de obra

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Rev. 9.1.2 (Abr/09) Se añadió la opción de búsqueda de ítemes a través del uso del diálogo acostumbrado (F2). El texto puede expresar las iniciales o parte de contenido de la descripción. Rev. 9.1.1 (Mar/09) Se ha incorporado un cambio fundamental al seguimiento de obras; éste empieza por incluir una variable opcional al inicio del proceso que está en PRESCOM… activar o desactivar el control del avance físico integral o por módulos. SECON rev. 2.0.0 (Mar/09) Al haberse incluido la alternativa de efectuar el control del avance físico integral o desglosado (por módulos), SECON ha e2volucionado varias de sus herramientas con esa alternativa en mente. De esta forma la herramienta que cambió su comportamiento es: AVANCE DE OBRA. Los cambios en sí son transparentes al usuario, por lo tanto él no estará frente a un nueva interfase, sino que verificará las adaptaciones en el proceso… por ejemplo, en el registro de avances en proyectos integrados, el cobro de planillas es para todos los módulos. El flujo de fondos, como consecuencia de los cambios mencionados tiene también la posibilidad de graficar trayectorias para toda la obra o como era antes, para un cada módulo. El agrupamiento de las herramientas principales ha sufrido un leve cambio. Este se debe a la necesidad de fundar nuevas mejoras para el futuro, tales como el acceso restringido e independiente para las labores de seguimiento económico y control del avance físico de la obra. Se han hecho pequeños retoques de control en algunas rutinas. Rev. 9.1.0 (Mar/09) Se ha habilitado la posibilidad de acceder a los últimos proyectos sin necesidad de inicializar el programa. La fecha de cálculo de un proyecto (datos generales) puede ser homologada a la fecha vigente con solo hacer un click en el botón aledaño La gestión de la base de datos (insumos = F3) tiene dos nuevos criterios de ordenamiento: 1) por fecha y 2) por grupo. En concordancia a estas mejoras, el AJUSTE DE PRECIOS tiene dos posibilidades de aplicar sus cambios: 1) a todo el listado… cuando se no se ha elegido un rango de filas y 2) a una selección… cuando se ha demarcado un rango de filas. La impresión de listas para cotizar nuevos precios también es sensible a la selección o no de un rango. Los procesos de acercamiento o alejamiento (rueda del ratón junto con la tecla control) ahora involucran también a los anchos de las columnas de forma automática. En vista de la anterior mejora, se añadió al combinación ALT + RUEDA DE PRESCOM 2010 6

Historial de mejoras y ajustes de la versión 2010 RATON (solo en la planilla del presupuesto) para modificar independientemente el tamaño del texto sin afectar a los anchos de las columnas. Rev. 9.0.5 (Feb/09) El proceso de IGUALAR PRECIOS UNITARIOS DE INSUMOS ahora tiene como alternativa opcional el involucrar fechas de cotización. En cualquier caso toda trasferencia ahora actualiza la fecha de cotización de la base de datos destino. La actualización de los precios unitarios a partir del formulario de edición de los ítemes, también pone al día la fecha de cotización, siempre y cuando se archive el contenido del ítem. SECON rev. 1.8.0 En los reportes se destacan automáticamente los datos más importantes Se reconfiguró la planilla de despacho/envío de insumos a las obras Ahora es posible cambiar la fecha de los ENVIOS de materiales/suministros, para ingresar traspasos que tienen retraso en su procesamiento. Ahora es posible cambiar la fecha de las ADQUISICIONES de materiales/suministros, para registrar transacciones que tienen retraso en su procesamiento. Ahora es posible cambiar la fecha de las INVERSIONES DIRECTAS, para registrar gastos que tienen retraso en su procesamiento. El formato de las fechas de ENVIOS, ADQUISICIONES e INVERSIONES DIRECTAS es completo. Se ha corregido el cálculo de las planillas de avance de obra cuando se ingresan cantidades negativas. El ingreso de cantidades en las planillas de avance de obra, actualizan en tiempo real las posibles cifras en la columna de “total” y “%” REV. 9.0.4 (Feb/09) Se efectuaron ajustes en la edición e impresión de los cómputos métricos Se corrigió la precisión del cálculo de los precios unitarios en la moneda de referencia (dólares americanos), por lo tanto los presupuestos bimonetarios que se generaban. SECON rev. 1.7.6 El % y monto ejecutado general se refrescan instantáneamente Se ha corregido el comportamiento de algunas opciones cuando se han eliminado todos los archivos de seguimiento Se ha corregido la fecha inicial de las nuevas planillas de avance de obra y ejecución de subcontratos, siendo esta superior en un día a la fecha de cierre de la anterior. Los procesos de acercamiento o alejamiento (rueda del ratón junto con la tecla control) ahora involucran también a los anchos de las columnas de forma automática. Permite acceder e imprimir el contrato vigente con todo el detalle técnico consensuado entre las partes. Un nuevo reporte a nivel de los contratistas de mano de obra, elabora el historial de cumplimiento de contrato individual (avance físico), reuniendo todas las planillas PRESCOM 2010 7

Historial de mejoras y ajustes de la versión 2010 ejecutadas. La selección de ítemes para el contrato de mano de obra es ininterrumpida hasta que el operador así lo decida El formato de las fechas del período de avance físico de la obra o el subcontratista es completo. Se ha re-estructurado completamente el contenido de las planillas de avance de obra, de forma que despliegue información más coherente con el proceso y útil con el objetivo. Se añadió la posibilidad de cambiar las fechas de registro de avance para darle mayor precisión a la ejecución de trabajos

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REV. 9.0.3 (Ene/09) Ajustes menores al manejo de los cronogramas, entre ellas que posibilidad de cargar el cronograma de un módulo sin salir de la rutina. Mejoramiento del acceso de proyectos bloqueados por contraseña En la gestión de la base de datos (INSUMOS = F3) ahora se puede importar y exportar información sin importar la instancia de trabajo: proyectos o bases de datos. El programa ya no impide la transferencia de ítemes de un proyecto a una base de datos con distinta moneda. REV. 9.0.2 (Ene/09) Se ha corregido la transferencia de ítemes de bases de datos con moneda distinta a la del proyecto: o se asume el tipo de cambio del proyecto para la conversión de los precios unitarios o la precisión de la conversión de los precios unitarios respecta la cantidad de decimales fijados en la configuración de los parámetros de cálculo Se ha perfeccionado el manejo de todas las ventanas cuando la interfase principal ocupa un espacio menor al tamaño del escritorio. REV. 9.0.1 (Dic/08) Se ha ajustado, mejorado, perfeccionado y acelerado el proceso de transferencia de módulos entre proyectos. Varios ajustes a rutinas de impresión, visualización y manejo en general.

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Instalación del programa 1.- Iniciar Windows normalmente 2.- Insertar el CD-ROM 3.- Después de unos instantes el proceso de instalación se iniciará automáticamente 4.- Aparecerá un ventana de bienvenida, para empezar la instalación pulsar en SIGUIENTE

5.- En la siguiente ventana se podrá observar la carpeta o directorio destino (la ver. 2010 no permite la modificación de esta carpeta). Luego pulsar nuevamente en el botón de SIGUIENTE.

6.- La ventana que sigue permitirá cambiar el nombre de la carpeta para los accesos directos y su disponibilidad para los usuarios registrados en ese ordenador; se recomienda dejar en lo sugerido y pulsar en SIGUIENTE.

7.- En la siguiente ventana y confirmados los pasos previos, se iniciará el proceso de instalación con el copiado de los archivos necesarios y el registro del software a nivel de Windows.
Es posible que aparezcan advertencias o mensajes que indiquen conflictos. Se recomienda cancelar la ejecución de programas o procesos para evitar posibles problemas. En otros casos podría presentarse la necesidad de reiniciar el ordenador previo a continuar. Elija REINICIAR

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Instalación del programa Instalado el programa, se lo ejecutará a través del grupo PROGRAMAS utilizando para ello el botón INICIO de la barra de tareas de Windows:

También se habrán creado iconos de acceso directo en el escritorio de Windows: PRESCOM 2010 y SECON 2010, módulos de presupuestos y seguimiento de obras respectivamente.

La instalación del programa incluyó un total de 9 bases de datos, listas para utilizarlas de referencia para elaborar presupuestos (todas están en bolivianos y la única que contiene especificaciones técnicas se denomina: INFORMACION).

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Estructura funcional e interfase (modo edición)
Título y nombre del proyecto Lista de bases de datos

Barra de herramientas estándar

Moneda y tipo de cambio de la base de datos
Barra de herramientas secundarias

Número de decimales para el cálculo

Módulos Datos adicionales

Monto del presupuesto

(modo reportes)

Título y nombre del proyecto

Opciones destino para el reporte Barra de herramientas reportes principales Lista de módulos componentes

Barra de herramientas para manejo y visualización de los reportes

Monto del presupuesto

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Menú de opciones inicial Una vez cargado el programa, éste mostrará la pantalla ilustrada. Esta contiene un menú de 5 opciones iniciales.

La primera permite acceder directamente al uso de la aplicación. La segunda contiene una guía básica para empezar un proyecto nuevo. La tercera permite recuperar uno de los últimos 20 proyectos accedidos. La cuarta sirve para leer recientes mejoras en el programa. La última obviamente para salir o cancelar el uso del mismo. En la parte inferior del menú se podrá ver el serie de instalación del programa (10 dígitos) y el estado de la licencia en ese ordenador. Más abajo se encontrará información relativa al número de la revisión y su fecha. Estos datos son importantes al tiempo de verificar actualizaciones efectuadas.

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Activar el uso del programa PRESCOM cuenta con una protección lógica digital del tipo serial. Después de la instalación del programa en el ordenador, éste deberá ser ACTIVADO a través de un proceso sencillo de seguir pero obligatorio para que su funcionamiento no tenga inconvenientes o sea restringido. Instalado el programa, éste podrá se utilizado en la modalidad de: A PRUEBA (TRIAL) hasta un máximo de 15 días, luego será imprescindible ingresar los códigos de activación. Cada vez que sea ejecutado el programa en esa modalidad, éste mostrará la siguiente ventana... Para proceder con la activación puede responder con un SI a esta invitación o ingresar al programa y entrando al menú ayuda, elegir la opción: ACTIVAR SOFTWARE.

Paso 1: Copiar el SERIAL de 10 dígitos de la ventana que aparece y junto al número de la licencia adquirida (este número se encuentra en la tapa del CD-ROM) enviarlos vía EMAIL: soporte@prescombo.com o prescom.8m@gmail.com, para recibir los códigos de activación y verificación correspondientes. La ilustración es un ejemplo, el serial será en todo caso diferente a éste, ya que cada instalación genera uno distinto.

Paso 2: Recibidos el CÓDIGO DE ACTIVACIÓN y EL CÓDIGO DE VERIFICACIÓN e ingresados a los espacios correspondientes, oprimir el botón ACTIVAR. En seguida el proceso se completará opcionalmente con la introducción de los datos del usuario (membrete), información que aparecerá en los reportes de ambos módulos. Este requisito puede ser completado posteriormente y cambiarse las veces que se requiera. Cada proyecto graba el membrete que estaba activo al momento de ser almacenado.

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Manejo de las bases de datos
Las bases de datos que utiliza PRESCOM tienen una estructura particular y corresponde a una organización lógica de la información necesaria para calcular análisis de precios unitarios y presupuestos. La carpeta que aloja por defecto a estos datos es: C:\PRESCOM_2010\BDM, configuración que puede variar como se verá mas adelante. El programa puede trabajar con varias bases de datos, sin tener límite en su número. Cada una de ellas genera 4 archivos y una carpeta. Los archivos tienen el mismo nombre y diferente extensión: BDM (índice), CFG (configuración), DAT (datos), GRP (grupos), OBS (apuntes). La carpeta que tiene el mismo nombre tiene la extensión: _ET, ésta cobija los archivos de las especificaciones técnicas (opcional). Las especificaciones técnicas son almacenadas en formato RTF (formato de texto enriquecido), compatible con otros procesadores de texto y que puede contener diferentes tipos y estilos de letras, inclusive gráficos y fotos. Configuración de la carpeta de trabajo El programa emplea una carpeta por defecto para las bases de datos (C:\PRESCOM_2010\BDM), pero es posible que el usuario u operador del programa requiera direccionar su administración hacia otra ruta o carpeta; para ello cuenta con dos alternativas, las ilustraciones señalan gráficamente ambas: a) Pulsar sobre el botón indicado para acceder a la búsqueda y fijación de una nueva ruta. Este método es mas directo y no recurre al diálogo de configuración del programa.

b) Acceder a la opción indicada y estando en la ventana de configuración respectiva, oprimir el botón de búsqueda/fijación de una nueva carpeta. Este método es el indirecto y recurre al diálogo de configuración de base de datos/monedas/directorios (tecla F6).

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Manejo de las bases de datos
Gestión de insumos Se entiende por insumos a los tres componentes básicos de un ítem: MATERIALES, MANO DE OBRA y EQUIPO. Este tipo de información es imprescindible en una base de datos, ya que contiene los precios unitarios y sus unidades. PRESCOM organiza sus datos en archivos ordenados alfabéticamente y no recurre a códigos de identificación de los registros. Para gestionar estos datos, el usuario dispone de iconos de acceso directo en la barra de herramientas lateral, opción de: Gestión de la base de datos (INSUMOS) en el menú HERRAMIENTAS y la tecla F3 (método abreviado).

A través de esta herramienta, se podrá añadir, modificar, importar y/o imprimir esta información.

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Manejo de las bases de datos
El programa cuenta casi siempre con tres formas de acceder a una opción: a) menú, b) botón de la barra de herramientas y c) método abreviado (combinación de teclas o teclas de función). Esta no es la excepción, de hecho la ilustración muestra las tres formas. En el presente caso, estas son: Crear un nuevo registro, para ingresar insumos nuevos. Los campos de información requeridos son: descripción (max. 50 caracteres), unidad (max. 5), costo unitario, fecha de cotización y grupo. Este último sirve para posteriormente filtrar resultados en la elaboración de reportes o informes. A esta opción también se accede con la tecla INS. Eliminar insumo(s), para borrar en forma temporal los registros marcados por el cursor. Este proceso es reversible de dos formas, la primera empleando la opción incluida en esta herramienta denominada: RECUPERAR REGISTROS BORRADOS y la otra cuando un ítem recurre a este tipo de datos. Imprimir lista, para sacar un copia dura de la lista visible. Ajustar precios unitarios, para ingresar cambios porcentuales en los precios de los insumos, ya sea determinando un porcentaje específico o valiéndose de la variación del cambio monetario con respecto al dólar americano. Ejecutada una alteración ya sea al alza o la baja, los resultados se verificarán instantáneamente en la lista posterior. El botón de DESHACER permite reponer los valores previos. Recordar que los cambios serán confirmados al tiempo de salir de esta herramienta y no podrán retornar a su estado previo.
PRESCOM trabaja con las bases de datos distinguiendo la que se utiliza como modelo o fuente (BDM) y la que se genera junto con el presupuesto. Cuando se hacen uso de estas opciones fijarse siempre en la parte superior de la ventana para verificar de que base de datos se trata.

Copiar lista al portapapeles, para exportar información hacia otro programa. PRESCOM hace uso intensivo de la memoria intermedia y de uso temporal que dispone Windows: CLIPBOARD o PORTAPAPELES. Los datos serán recuperados ya sea empleando el método abreviado: CTRL + V o ingresando al menú EDICIÓN, opción: PEGAR. Si el operador señala o marca un grupo de datos de la planilla, solo éstos serán transferidos, mientras que si no se abarca mas de una celda, TODOS los datos visibles serán copiados. Pegar información del portapapeles, para importar o transferir datos desde una hoja electrónica. El operador alternativamente podrá hacer uso de una hoja de cálculo (Ej. Microsoft Excel) para introducir este tipo de información; a su culminación podrá traer estos datos hacia el PRESCOM de manera sencilla si es que cumple estas condiciones:

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Manejo de las bases de datos
Estando en la hoja electrónica los datos deberán ser ingresados en columnas, siguiendo este orden: DESCRIPCIÓN, UNIDAD, PRECIO UNITARIO, FECHA y GRUPO.

Para empezar, estando en la hoja electrónica deberán copiarse estos datos (CTRL + C), luego pasar a PRESCOM y accediendo a la gestión de base de datos (F3), ingresar a la presente opción.

Oprimir sobre el botón de AÑADIR DATOS para culminar. Los datos repetidos no serán incorporados.

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Manejo de las bases de datos
Reemplazar insumos en todos los ítemes. Esta opción está orientada a la eliminación de insumos parecidos ya que su descripción es levemente diferente (Ej. CEMENTO vs CEMENTO PORTLAND). A veces se tienen ítemes con estas variantes y esto genera reportes con datos en la práctica repetidos. Para proceder, debe elegirse el insumo a ser reemplazado, luego acceder a esta opción y de la lista elegir el reemplazo, para finalizar oprimir en OK.

Confirmada la acción, el programa mostrará en una ventana la cantidad de veces que fue reemplazado. Recuperar registro borrados. Esta opción, tal como se comento líneas arriba, sirve para reponer los registros temporalmente eliminados. Solo requiere de la confirmación de este mensaje. Listar ítemes que contiene el insumos señalado. Permite revisar o comprobar la presencia de algún insumo en el listado de ítemes que contiene la base de datos activa (solo funciona cuando no se está elaborando un presupuesto).

Sincronizar listas (presupuesto - base de datos activa). Esta opción tiene como función la de comparar la base de datos activa y la del presupuesto activo, y en función de coincidencias y diferencias, complementar la información de la base de datos con los insumos que están en el

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Manejo de las bases de datos
proyecto. Esto sirve para crear/modificar ítemes donde son necesarios insumos que solo se hallan en el proyecto activo.

Gestionar asignación de grupos. Es una opción que facilita el proceso de asignación de grupos a los insumos que están presentes en la base de datos, de manera que los reportes se nutran de la posibilidad de filtrado a partir de ese criterio.

Calculadora. En varias ocasiones como la presente, se ofrecerá el acceso a la calculadora del sistema.

Cambio de unidades global. Es una variable que controla la modificación individual o global de las unidades de medida. Ej. METRO por m. Esta opción nació con el propósito de permitir al operador efectuar ajustes, cambios y correcciones en las nomemclaturas de las unidades de los insumos de forma ágil y cómoda.

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Manejo de las bases de datos
Gestión de ítemes El grupo de datos que complementa funcionalmente a los insumos se denomina: ITEMES. Consisten en grupos de datos que conforman operativamente una actividad en la construcción: Ejemplo: Muro de ladrillo. Para generar un presupuesto su presencia se hace también imprescindible, ya que PRESCOM requiere de dicha información para asumirla como fuente; es decir que no es posible elaborar proyectos sin referencia alguna. Para ver/modificar/elegir ítemes de la base de datos, inicialmente se debe elegir a una de ellas. Las bases de datos disponibles se hallan en una lista en la parte superior derecha de la pantalla. Por defecto se instalará INFORMACION como base de datos modelo básica. Mas adelante se explicará como copiar o crear mas bases de datos. Una vez elegida de esta lista la base de datos a emplear, el operador deberá oprimir el botón titulado: LISTAR ITEMES. Esta acción tiene estos equivalentes: CTRL + A o INS. En seguida se mostrará la lista de ítemes que constituyen la base de datos elegida. A partir de la misma se podrán efectuar cambios, adiciones y la elección de las actividades de construcción (ítemes) necesarias para el presupuesto en ciernes. PRESCOM dispone de métodos flexibles y cómodos como para ejecutar tales acciones. Uso de un menú contextual (botón derecho del ratón) o la barra de herramientas dispuesta al lado derecho de la lista. Opción que activa o desactiva la introducción del cómputo métrico una vez elegidos los ítemes requeridos.

Las opciones destinadas al manejo de la base de datos del segmento ítemes, son:

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Manejo de las bases de datos
Crear nuevo ítem. Para introducir nuevos datos en esta categoría. Editar ítem elegido. Para modificar, corregir o completar la información contenida en el ítem elegido con el cursor. Borrar ítem(es) marcado(s). Para eliminar temporalmente uno o más ítemes. Ver/ingresar especificaciones técnicas al ítem elegido. Imprimir listado. La creación y edición de ítemes hace uso del siguiente formulario:

Este formulario tiene capacidad para cobijar 25 materiales, 10 obreros y 15 equipos/maquinarias. Los cálculos se efectúan de manera automática, situación que se ilustra en la parte inferior de esta pantalla y tienen una precisión de 4 decimales, de los cuales pueden ser adoptados (redondeo) de 0 a 4. Para elegir insumos y adjuntarlos al ítem, se elegirá la primera opción o la tecla INSertar. La lista ofrecerá todo lo contenido de la base de datos activa. Estando en este proceso se podrá cambiar la base de datos para elegir insumos que posiblemente no existan en la de referencia y esto sin importar su tipo de moneda PRESCOM efectúa los cambios necesarios. La elección de los insumos tiene una mecánica de autofiltrado, es decir que las iniciales

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determinan el contenido de la lista. Si esta ayuda no fuera suficiente, se podrá utilizar el FILTRO (tecla F2) y visualizar solo que cumple con las condiciones anotadas. Para retornar a la visualización de todos los registros se pulsa sobre el botón TODO (parte superior de la lista).

Filtro del listado (F2) Opciones de la lista:

Una vez encontrado y señalado el insumo buscado se oprime la tecla ENTER o se oprime sobre el botón ELEGIR. El insumo se sumará al rubro que se tiene activo. El rubro se activa moviendo el cursor en el formulario del ítem; un tip o ayuda mostrará en el que nos encontramos trabajando y cuantos insumos ya se hallan registrados.

Para BORRAR UN INSUMO DEL ITEM se podrá hacer uso de la 2da opción o pulsar la tecla SUPRimir. La tercera opción: REEMPLAZAR INSUMO (CTRL+ R), funciona similar a la 1ra, con la variante de que la cantidad no se altera en el proceso.

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Manejo de las bases de datos
En el caso de que el operador no encuentre un insumo en particular, ya sea en la base de datos inicial o en las consultadas posteriormente, podrá CREAR directamente un registro nuevo en el archivo de INSUMOS. Esta opción se encuentra en la parte superior de la lista visualizada.

La lógica planteada hace que el nuevo material automáticamente se incorpore al ítem, por lo tanto requerirá del rendimiento correspondiente. Este nuevo insumo también se añadirá de forma automática a la lista de insumos que se analizó en el acápite anterior (gestión de insumos). Nótese que la inserción de insumos puede recurrir a otras bases de datos (ver lista de parte superior). En caso de requerir insumos solo presentes en el presupuesto en elaboración, se debe inicialmente SINCRONIZAR LISTAS recurriendo a la opción respectiva incluida en la edición de las listas de insumos (F3). BORRAR INSUMO. Con su equivalente de teclado (SUPR o DEL), esta opción elimina la presencia de un determinado insumos. Como el programa no advierte ese hecho, si existe necesidad de reponer la estructura previa, EVITE ARCHIVAR y solo salga de esta rutina. REEMPLAZAR INSUMOS. Sirve para reemplazar un insumo específico por otro de la base de datos activa o la que se elija. En este proceso no solo cambia la descripción, sino también el precio unitario. La opción REORDENAR LISTA DE INSUMOS, permite la re ubicación de los mismos según el orden que le de el operador.

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El trabajo consiste en elegir los insumos en función del nuevo orden junto con la pulsación del botón LLEVAR. En caso de equivocación existe el botón LIMPIAR LISTA ORDENADA para empezar de nuevo. IGUALAR PRECIO UNITARIO. En la necesidad de efectuar una homologación de precios unitarios de referencia, ésta opción hace que el programa modifique los rendimientos de manera que el cálculo resultante se aproxime o iguale a un determinado valor.

Efectuados los cambios o arreglos necesarios se podrá ARCHIVAR EL ITEM con la 5ta opción. La dos opciones que continúan son complementarias: COPIAR y PEGAR INFORMACIÓN; ambas usan el portapapeles como medio de transferencia de información dentro del mismo programa o con una hoja electrónica. Internamente sirven para crear nuevos ítemes en base a otro existente; para ello bastará ingresar y ejecutar la opción COPIAR DATOS del ítem de referencia, luego de salir del formulario (ESC), optar por CREAR NUEVO ITEM y dentro del formulario ejecutar la opción PEGAR... introducir los cambios necesarios y luego ARCHIVAR ITEM.

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Manejo de las bases de datos
Esta ventaja implica que todos los campos de información se hallan completos en el registro origen, caso contrario resultará en error. Tal como se mencionó, este proceso también permite la comunicación desde y hacia una hoja electrónica. Para la importación de datos provenientes de esta última, se deberá estructurar la información bajo este modelo: Nótese que la descripción encabeza el bloque, seguido por su unidad y luego el grupo o capítulo al que pertenece.

Cada insumo será ingresado empezando por su descripción, su unidad, su rendimiento, su precio unitario y la letra que identifica su rubro (M=materiales, O=mano de obra, E=equipo/maquinaria). Para transferir a PRESCOM, en la hoja electrónica se marcará el bloque, tal como se ilustra, pulsar la combinación de teclas CTRL + C (copiar), en seguida retornar a PRESCOM. Al tiempo de ser pegada esta información (CTRL + V) en el PRESCOM, el programa buscará si los insumos ya se encuentran en el archivo de precios unitarios. Solo registra en esta lista los que no existan o sus descripciones no coincidan. También se añadirá si es necesario el GRUPO. RECORDAR QUE LOS PRECIOS UNITARIOS DEBEN CORRESPONDER A LA MONEDA EN USO.

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IMPRIMIR ITEM, saca una copia impresa del ítem visualizado. Esta opción no se usa para la extracción de los análisis de precios unitarios de un presupuesto, solo sirve para evaluar en papel los datos, ya que consiste de un borrador del reporte definitivo que se lo obtendrá mediante la elaboración de un presupuesto.

Instalación de la(s) base(s) de datos La inclusión de la base de datos INFORMACIÓN a nivel de la instalación del software, podría ser insuficiente para trabajar con el mismo; en tal caso el usuario dispone de otras bases de datos incluidas en el CD-ROM. Para su instalación se deberá seguir los siguientes pasos: 1.- Acceder a la opción ilustrada por el gráfico (menú: HERRAMIENTAS). 2.- Aparecida la ventana que se muestra en el gráfico, se deberán elegir la ruta ORIGEN y/o DESTINO (directorios de donde y a donde se copiarán las bases de datos). Lo común será sin alterar la ruta DESTINO.

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Esta variable permite la elección de toda la lista. En este caso se recomienda proceder con el OK para copiar. El botón CREAR CARPETA solo se activará cuando se elija alterar la ruta DESTINO.

3.- Proceder con la copia o instalación de la base de datos de su preferencia, eligiendo el archivo en la ventana ORIGEN, oprimiendo el botón del ratón y soltando en la ventana DESTINO. Repetir este paso para las demás bases de datos.

4.- Repetir el paso 3 para otras bases de datos. Para terminar salir de la ventana

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Crear una base de datos nueva Se había dicho que PRESCOM puede trabajar con varias bases de datos. En el caso de que el usuario requiera utilizar una nueva y empezar todo de cero, podrá seguir estos pasos y crear una: 1.- Ingresar al menú de configuración de bases de datos (F6). 2.- Pulsar sobre el botón de CREAR. Llenar los datos solicitados y finalizar con ACEPTAR.

3.- Luego de aceptar los cambios se debe activar la base de datos recientemente creada para trabajar en ella. 4.- Inmediatamente se podrá empezar a registrar ya sea insumos o ítemes, tal como se explicó en los acápites anteriores. Importar base de datos de la versión 2000 Esta versión todavía mantiene su compatibilidad con la versión 2000, es por ello que posee una herramienta para la conversión de las bases de datos instaladas en el drive C. Pasos: 1.- Elegir la opción que se muestra en el gráfico (menú: HERRAMIENTAS) 2.- Aparecerá una ventana en toda la pantalla. Un listado en su parte superior izquierda mostrará las bases de datos que se han desarrollada o instalado en PRESCOM 2000.

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3.- Se debe elegir una del listado y luego oprimir en el botón PROCEDER. El número que aparece al lado de la descripción identifica el tipo de moneda de la base de datos... 1 para dólares americanos y 2 para bolivianos. Concluida la conversión, la base de datos automáticamente se hallará disponible en la lista de la parte superior de la pantalla. La importación de información de la versión 2000, solo es posible si ésta se halla instalada correctamente en el disco C.

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Generación de presupuestos La principal función de PRESCOM es la generación de presupuestos, justamente de ahí su nombre: PRESupuestos COMputarizados. La versión 2010 propone una administración madura, ágil y flexible de las etapas de cálculo,edición, almacenamiento e impresión. Puede generar presupuestos sueltos o estructurados a través de módulos. Estos últimos en la misma modalidad del manejo de hojas de cálculo, es decir identificados como pestañas en la parte inferior de la pantalla. Los presupuestos se calculan haciendo uso de una o más bases de datos; se configuran a través de parámetros de cálculo; se complementan con hojas de cómputos métricos, y se proyectan en el tiempo con el uso de diagramas GANTT. Configuración de la carpeta de trabajo Tal como se explicó para las bases de datos, el programa puede se configurado respecto a la carpeta o ruta que éste empleará para almacenar los distintos proyectos. Para ello se podrá fijar una ruta de forma directa o indirecta. Para la forma directa se debe oprimir sobre el botón ilustrado por el gráfico (pantalla principal). Estando en la ventana de búsqueda y fijación de la carpeta, establecer la su ruta y luego ACEPTAR la configuración. A partir de ese momento el programa almacenará todo presupuesto en esa ruta (carpeta). La forma indirecta compromete al diálogo de configuración del programa (tecla F6). Debe procederse de la forma como se explicó para la configuración de la carpeta o ruta de trabajo para las bases de datos. Crear un nuevo proyecto Para crear un nuevo proyecto, el operador tiene dos opciones. La modalidad asistida y la modalidad manual. La primera modalidad es en principio asistida; ésta recurre al menú inicial en su 2da opción (NUEVO PROYECTO). El proceso preliminar será guiado por el programa, pasando por la PRESCOM 2010 30

Generación de presupuestos introducción de los datos del proyecto hasta llegar a la elección de los ítemes para el 1er módulo. La segunda modalidad recurre a la elección de etapas del operador; para ello deberá ingresar el programa, luego elegir los ítemes o ingresar los datos del presupuesto, etc. En cualquier caso los procesos involucrados son: 1.- Elegir la base de datos que se prefiera (listado de la parte superior de la pantalla). Inmediatamente debajo del listado se encuentran dos datos que identifican la moneda y el tipo de cambio de la base de datos elegida.
Iniciada la elección de ítemes, el presupuesto adoptará la moneda y el tipo de cambio de la base de datos activa

2.- Empezar a elegir y añadir los ítemes que se requieran en el módulo. Para esta tarea el operador tiene hasta 4 opciones: pulsar en el primer botón de la barra de herramientas secundarias (lado izquierdo); en el teclado pulsar; CTRL + A o INSertar; en el menú EDICION ejecutar la opción AÑADIR ITEM(ES) o pulsar LISTAR ITEMES.

1
Esc F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 ~ `
Tab Caps Lock Shift

2
F9 F10 F11 F12
Print Screen Scroll Lock Pause Num Lock Caps Lock Scroll Lock

3
Insert Home Page Up Num Lock

4

! 1

@ 2

# 3

$ 4

% 5

^ 6

& 7

* 8

( 9

) 0

+ =

Backspace

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*

Q A

W S Z
Alt

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R F C

T G V

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I K M

O L
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P
: ; > .

{ [ " ' ? /
Alt

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| \
Enter

Delete

End

Page Down

7
Home

8 5 2

9
PgUp

+

4 1
End

6 3
PgDn Enter

Shift

Ctrl

Ctrl

0
Ins

.
Del

Ctrl

A

Insert
Optada cualquiera de ellas, aparecerá en el lado derecho de la pantalla el listado de ítemes que contiene la base de datos activa. En la modalidad asistida y solo la primera vez el programa consultará sobre la introducción de los cómputos métricos; responder con una SI para ingresar las cifras a continuación de la elección de los ítemes y con un NO para hacerlo posteriormente en la planilla del presupuesto.
El proceso de selección de ítemes permite cambiar dinámicamente la base de datos de donde se extraen, para ello usar el listado de la parte superior. Cuando se utilicen bases de datos con distinta moneda a la del presupuesto, el programa hará los cálculos necesarios para transferir los precios unitarios. Fijarse en la gráfica para darse cuenta de que esta información aparece simultáneamente a la estructura del ítem.

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Generación de presupuestos Desde el listado que aparecerá al lado derecho de la pantalla, el operador podrá elegir en forma individual o múltiple los ítemes que requiera. Para el primer caso se utilizará la tecla ENTER, mientras que para el segundo se señalarán los ítemes a través de casillero (lado izquierdo de cada descripción) ya sea utilizando el ratón o la barra espaciadora, para que al final se pulse en el botón de AÑADIR. 3.- Terminada la elección de los ítemes pulsar en la tecla ESC o el botón SALIR. 4.- En la planilla de edición del presupuesto ingresar las cantidades o computo métrico, siguiendo la lógica operativa de una hoja electrónica (escribir la cifra y avanzar a la siguiente celda).

Alternativamente el operador podrá hacer doble click en la casilla de la cantidad para que a través de una planilla se calculen/incorporen tales datos; estos serán identificados por un icono característico. 5 .- Completar con la introducción de las referencias del proyecto. Esta herramientas se halla en la parte superior de la pantalla, al lado izquierdo del nombre del proyecto. Aqui también se puede modificar del tipo de cambio y la fecha de elaboración del mismo.

El nombre del proyecto sirve también como nombre de archivo. Los proyectos de la versión 2008 tienen la extensión ZPP (Ej. RESIDENCIA ANTEZANA.ZPP)

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Generación de presupuestos La contraseña (4 caracteres) en esta versión tiene la finalidad de bloquear la edición/exportación del proyecto; solo la visualización/impresión será admitida.
Si bien la contraseña añade discreción al uso de estos archivos, implica mucho cuidado, ya que su olvido no podrá ser remediado con método alguno.

El presupuesto podrá ser verificado inmediatamente en la parte inferior de la pantalla. Existen dos montos... el primero calculado siempre en dólares americanos (moneda de referencia del programa) y el segundo en el tipo de moneda que se utilizó para el efecto.

Del módulo Del proyecto

El presupuesto estará listo para su impresión o su almacenamiento. Prescom 2010 archiva la información completa en un solo archivo que tiene la extensión ZPP, con todo consume un espacio mucho menor que sus predecesoras; aproximadamente 1 Kb por ítem, incluyendo especificaciones técnicas y cómputos métricos. Elección de ítemes (formas alternativas) La búsqueda y selección de ítemes básicamente responde al uso de los cursores (arriba, abajo), las teclas de avance de página (Re Pag y Av Pag), y la tecla de la inicial de la descripción (Ej. M para Mamposterías o Muros). Obviamente se hallan disponibles la barra de movimiento vertical y la rueda del ratón como medios implícitos alternativos. A este abanico de posibilidades, se suman otros no tan evidentes y muy propios de este paquete: la tecla F2 o FILTRO de visualización y el casillero de verificación lateral para elegir sin añadir. El uso del FILTRO(F2) es un mediador que agiliza simplifica la búsqueda visual de los ítemes requeridos. El filtro tiene la posibilidad de buscar términos dentro la descripción de los ítemes, esto hace más flexible el proceso de selección o búsqueda.

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Generación de presupuestos

Esc

F1

F2

F3

F4

F5

F6

F7

F8

F9

F10

F11

F12

Print Screen

Scroll Lock

Pause

Num Lock

Caps Lock

Scroll Lock

~ `
Tab Caps Lock Shift

! 1

@ 2

# 3

$ 4

% 5

^ 6

& 7

* 8

( 9

) 0

+ =

Backspace

Insert

Home

Page Up

Num Lock

/

*

Q A

W S Z
Alt

E D X

R F C

T G V

Y H B

U J N

I K M

O L
< ,

P
: ; > .

{ [ " ' ? /
Alt

} ]

| \
Enter

Delete

End

Page Down

7
Home

8 5 2

9
PgUp

+

4 1
End

6 3
PgDn Enter

Shift

Ctrl

Ctrl

0
Ins

.
Del

La selección y adición de los ítemes se ejecuta básicamente mediante tres métodos: a) Ubicación del ítem y pulsación de la tecla ENTER. El ítem pasará a la planilla del presupuesto en elaboración.

b) Ubicar ítem, sujetarlo con el puntero del ratón, arrastrarlo y soltarlo en la planilla. Este método es mucho mas intuitivo pero como el anterior es individual.

c) Marcar uno o mas a través del casillero de verificación lateral, luego pulsar el botón AÑADIR. Alternativa para llevar varios ítemes al mismo tiempo. El programa respetará el orden de selección. Este último método tiene dos opciones en el menú contextual de la lista que facilitan la elección de TODOS o la INVERSIÓN DE LA SELECCIÓN. Para marcar los ítemes se puede hacer uso de un doble click pausado con el ratón o la barra espaciadora (forma sugerida). Se podrá comprobar que botón añadir registra los ítemes elegidos y después de su pulsación, cómo éstos van siendo sumados al presupuesto. PRESCOM 2010 34

Generación de presupuestos Simultáneamente a la búsqueda y elección de los ítemes para el presupuesto y sin salir de la lista, el operador podrá acceder al cambio de base de datos. Esta facilidad permite combinar una o mas fuentes de información para el cálculo de un presupuesto.

En el entendido de que no siempre las bases de datos consultadas coinciden en su moneda a la del presupuesto en elaboración, el programa efectúa las conversiones necesarias en base al dólar americano. Fijarse en la parte inferior de la información del ítem tales posibles conversiones.

En el ejemplo ilustrado, se puede apreciar la equivalencia del costo del CIELO FALSO DE YESO MAS MADERAMEN en dólares (moneda de la base de datos consultada) y bolivianos (moneda del presupuesto). El cálculo definitivo y preciso se efectuará una vez incluido éste ítem en el presupuesto, por tal razón el equivalente mostrado en esta ventana solo es uno aproximado. Cómputos métricos PRESCOM, integra entre sus herramientas planillas de cálculo simples que se ajustan a las necesidades de la elaboración de los cómputos métricos. Estas planillas simulan el comportamiento de las hojas electrónicas a nivel elemental, pero añaden la conveniencia de tener esta información al instante; archivada junto con el proyecto y sensible a las modificaciones para tener siempre actualizados sus resultados. Para usar esta facilidad, debe hacer doble click en la celda de la cantidad PRESCOM 2010 35

Generación de presupuestos

El programa asigna de forma automática una hoja de 100 filas a cada ítem. El número de columnas es variable por ser dependiente de la unidad de medida que tiene el ítem (Ej. m2 tiene columnas de largo y ancho, m3 tiene columnas de largo, ancho y alto, etc.). Estas referencias tienen como encabezado el término genérico de DIST en los 3 ejes espaciales. Para ingresar a estas hojas el operador debe hacer doble click en la celda de la cantidad en la planilla de edición del presupuesto. Las opciones principales son: Copiar valores de otro ítem Sirve para transferir cómputos métricos efectuados para otro ítem; muy útil cuando se requiere usar de referencia valores de un ítem para otro similar y/o complementario. (Ej. zócalos para pintura). Imprimir planilla Saca una copia impresa de la hoja de cómputos métricos

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Generación de presupuestos Calcular formas y volúmenes simples Se constituye en una alternativa a la planilla, cuando el usuario enfrenta formas o volúmenes no ortogonales.

FIGURAS 2D

FIGURAS 3D

Prácticamente todas las superficies y los volúmenes simples podrán ser calculados con las 17 variantes incluidas en PRESCOM, cada una posee un gráfico guía con las medidas requeridas y un casillero con el número de veces para efectuar los cálculos. Archivar planilla Se aceptan los cambios y se aplican al ítem. El valor en la celda será destacado por un icono característico. Mediante el menú contextual, las opciones de la planilla de cómputos regulares son: Copiar valores de otro ítem (visto en la página anterior) Imprimir planilla (visto en la página anterior) Archivar planilla (visto líneas arriba) Insertar fila (INS) Es una opción vinculada al manejo interno de la hoja e inserta una fila en blanco cuando es necesario añadir datos entre los que ya existen.

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Generación de presupuestos Eliminar fila Hace lo contrario que la opción anterior. Copiar (CTRL + C) Copia el bloque de celdas en una memoria temporal interna Pegar (CTRL + V) Pega e inserta los valores del bloque que se hallan en la memoria temporal interna. Pegar especial (CTRL + F) Pega e inserta los valores del bloque que se hallan en el portapapeles. Esta opción esta dirigida a transferir valores desde una hoja electrónica. Edición del presupuesto La modificación de los datos en el proceso de elaboración de los presupuestos propone procesos intuitivos y directos en lo que respecta a PRESCOM. Se podrían dividir en dos grupos las posibles intervenciones: 1) De contenido - Precios unitarios - Rendimientos - Porcentajes de las incidencias - Fórmulas de las incidencias - Formatos predeterminados 2) De forma - Orden de los ítemes (mover, copiar, borrar, reemplazar) - Descripción de los ítemes - Apuntes u observaciones - Especificaciones técnicas - Datos del proyecto - Formato de los reportes (esto será explicado en detalle en el capítulo: REPORTES) De contenido (precios unitarios) Para introducir cambios en los precios unitarios, el operador tiene dos alternativas claramente definidas y ambas con ventajas y desventajas. La primera alternativa es ingresar a la Gestión de la base de datos (insumos)... Tecla F3. Esta plantea una opción ágil pero se concentra en los insumos (materiales, obreros y/o equipo). Accedida a la ventana respectiva, el operador deberá ingresar los cambios en los precios directamente en las celdas que los contienen (como en una hoja electrónica), esto implica moverse con los PRESCOM 2010 38

Generación de presupuestos cursores, escribir las cifras y aceptar los cambios con la tecla ENTER. Los cambios son automáticamente almacenados al tiempo de salir de esta planilla. Para cambiar de rubro se debe utilizar al lista superior izquierda. Las listas desplegadas pueden variar en función de la magnitud del proyecto... A más módulos/ítemes seguramente mayor la cantidad de insumos empleados. Esto confirma la forma que tiene PRESCOM de diferenciar las bases de datos: una es la utilizada como modelo (BDM) y otra la generada en el proyecto. La segunda alternativa acompaña a la edición de los ítemes en forma individual, por ello requiere del doble click o uso de la opción Editar ítem del menú EDICION (CTRL + E). Esta acción desplegará el formulario del ítem:

En el se podrán ingresar los cambios de la misma forma que en la primera alternativa, con la variante de poder efectuar alteraciones simultáneas en los rendimientos y ademas verificar las afectaciones a nivel de costo total del ítem. Recordar que los precios unitarios son globales por lo que afectan a “todos” los ítemes, mientras que los rendimientos son locales y afectan sólo al ítem que los contiene. El otro aspecto importante cuando se trata de afectar resultados del cálculo de presupuestos, se denomina INCIDENCIAS. Consisten en factores adicionales a los costos directos que deben incorporarse a las matemáticas de los precios ya sea por normativa o necesidad. Las incidencias en PRESCOM se dividen en pasivas y activas. Las pasivas son resultados parciales (Ej. Subtotal); las activas incluyen a su fórmula un porcentaje deducible de otros parámetros. PRESCOM 2010 posee un esquema bastante flexible para la organización y manejo de las incidencias, tanto así que pueden cambiar su denominación, sus porcentajes, sus fórmulas, su orden aparición en los análisis de precios unitarios, etc. PRESCOM 2010 39

Generación de presupuestos

Este esquema muestra los parámetros predeterminados. La asignación de tipo (ACTIVO o PASIVO) no es definitiva; dependiendo de las necesidades del presupuesto, el operador podrá convertir el activo en pasivo y viceversa, esto solo depende de que el parámetro incluya un porcentaje para su cálculo (ACTIVO) o no (PASIVO).

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Generación de presupuestos Para ingresar a la fase de configuración de las incidencias, se debe ingresar a las opciones que aparecen en los gráficos o en su caso oprimir la tecla de función: F9.

La ventana de configuración se vera así:

Para cambiar la denominación bastará con hacer doble click en la descripción vigente y después de escribir la variante pulsar la tecla ENTER. La pulsación de la tecla ENTER será imprescindible en todos los cambios, ya que su acción no solo introduce el cambio, sino que valida la información. De igual forma se procederá si es necesario con los porcentajes y las fórmulas. Si en lugar del porcentaje se ingresa el valor: -1, el parámetro desaparecerá de la impresión en la hoja de análisis de precios unitarios. En el caso de las fórmulas, éstas deberán escribirse siguiendo estas sencillas reglas:

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Generación de presupuestos - Utilizar como variables solo a las letras que representan a los parámetros (Ej. A = materiales). El programa no admitirá letras mayores a la “Q”. - Los únicos operadores admitidos son las suma (+) y la resta (-). - No será posible ingresar cálculos recursivos, situación que provocaría cálculos sin fin. (Ej. F= D+G, cuando G = D+F) Fuera de esas simples premisas, el operador tiene la libertad de configurar a su criterio las fórmulas que sustentas inicialmente los precios unitarios de los ítemes y en consecuencia todo el presupuesto. Para alterar el orden de impresión de los parámetros en la hoja de análisis de precios unitarios, el método es mas bien implícito, es decir acude la uso del ratón... Bastará con elegir, arrastrar y soltar el parámetro en la ubicación que le corresponda. Al lado derecho de cada parámetro existe un casillero de verificación que afecta el destaque o no del mismo en la impresión. En la parte inferior se encuentran listas que permiten el cambio de la cantidad de decimales en distintos datos.

Al lado inferior izquierdo, otras variables controlan el cálculo de los tiempos.

Esta ventana tiene 4 botones al lado derecho que controlan el destino de los cambios efectuados. Este se utiliza para cancelar los cambios y salir de la configuración. Este otro para aceptar los cambios y salir de la configuración. Si el operador se encuentra elaborando un presupuesto, los cambios solo afectarán a la sesión en curso. Este otro sirve para retomar los valores previos a los cambios introducidos Este último sirve para reponer los valores y esquema de cálculo original (el que se instala con el programa).

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Generación de presupuestos A esas posibilidades se añade un recurso bastante importante, detalle que se accede y utiliza en la parte inferior central de la ventana. Su uso faculta al usuario a generar, almacenar y reutilizar distintos formatos.De hecho, el programa viene con 3 predeterminados: 1) barrios (mejoramiento de barrios), 2) NORMAS BASICAS (normas exigidas por el Ministerio de Inversión de Bolivia) y 3) prescom 2000 (formato utilizado por la versión 2000.

La versión 2010 permite una lectura y activación instantánea del formato a partir de la elección de uno de los de la lista. Para almacenar un nuevo formato bastará introducir los cambios necesarios en los parámetros, escribir un nombre en esta lista y pulsar el icono del diskette. Para eliminar un formato a su vez, pulsar el botón con la cesta de basura. Orden estético En el orden estético, los cambios afectan la apariencia y referencias empleadas en el presupuesto.

Las opciones básicas en ese sentido son: borrar, reemplazar y mover ítemes. Estas opciones se encuentran en forma de botón en la barra de herramientas lateral o en el menú EDICION. Estas opciones se destacan con una flechas en las ilustraciones. Las opciones de copiar y pegar ítemes, serán abarcadas con mayor detalle con el acápite de MANEJO DE MODULOS. Para mover, el operador debe elegir en principio del ítem a mover y luego elegir una fila para éste. Esta acción empuja los ítemes que están debajo de la nueva posición del ítem desplazado.

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Generación de presupuestos Para eliminar uno o más ítemes, se deberá marcar un bloque continuo de celdas luego elegir la opción respectiva. Saldra una advertencia en ese sentido y confirmada la acción se procederá a borrar definitivamente los mismos.

Para reemplazar un ítem, se procederá inicialmente a elegir el ítem en cuestión (de la planilla), una vez en la lista de ítemes de la base de datos empleada, marcar el casillero de elección (barra espaciadora) y luego oprimir REEMPLAZAR (botón en la parte superior de la lista).

En el reemplazo de ítemes, se debe tomar en cuenta que las acciones solo involucran a sus contenidos específicos, básicamente a sus insumos, sus rendimientos y sus especificaciones técnicas; salvo que exista la inclusión de un nuevo insumo, los precios unitarios de materiales, obreros y equipo corresponderán a los establecidos en el presupuesto. Fuera de utilizar el formulario del ítem (EDITAR ITEM), se puede modificar su descripción directamente en la planilla, pulsado ENTER sobre su nombre. Archivar / recuperar proyectos Para almacenar el contenido completo de un proyecto, el usuario tendrá el cuidado de verificar si los datos del mismo se registraron. Los datos requeridos son varios, pero solo el nombre es imprescindible, ya que el mismo sirve de nombre del archivo. Para archivarlo definitivamente se debe elegir una de estas opciones: PRESCOM 2010 44

Generación de presupuestos El botón con el diskette junto con la opción GRABAR PROYECTO se activarán solo si el programa detecta que existe la necesidad de archivar el trabajo, caso contrario se mantendrán deshabilitados. La opción GRABAR PROYECTO COMO..., se hallara en todo momento habilitada ya que se usa por lo general para archivar el trabajo con otro nombre y por lo tanto generar un proyecto en base a otro a partir de variantes que el usuario vio por conveniente introducir en el segundo. PRESCOM utiliza el diálogo estándar de Windows para efectuar el almacenamiento de archivos.

A través de esta ventana uno puede elegir el destino ya sea mediante los iconos del lado izquierdo o buscando una ruta un tanto menos convencional. Inclusive permite la adición de carpetas y eliminación de éstas junto con los archivos. La extensión empleada es ZPP. Para recuperar proyecto se emplean métodos similares a los explicados líneas arriba.

PRESCOM dispone de un método conveniente y eficiente para recuperar los trabajos recientes. Una manera es ingresar al menú ARCHIVO a su opción PROYECTOS MAS RECIENTES; otra al oprimir el icono de búsqueda de esos archivos (parte superior de la barra estándar); y otra al elegir la tercera opción del menu inicial.

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Generación de presupuestos La ventana que posteriormente surgirá es la siguiente:

Contiene opciones como para recuperar el presupuesto, buscar otros proyectos en la misma ruta del elegido, limpiar este listado o salir. La tabla permite ver un máximo de 20 registros. Esta despliega los proyectos ordenándolos según su fecha y hora de acceso. Los encabezados orientan el tipo de archivo: 2004 (stt) y 2008 (zpp); bloqueo del proyecto; si el proyecto señalado esta en la fase de seguimiento; el título del proyecto; la moneda; fecha y hora; número de ítemes y número de módulos. En la parte inferior además se refuerza con datos relativos a la carpeta que contiene el archivo y datos adicionales complementarios. Bloquear proyectos Es una opción aparecida en la versión 2007 a través de que se bloquea o desbloquea un proyecto a nivel de su edición o exportación. Muy útil para darle discreción y seguridad al manejo de los datos de un presupuesto. Para activar el bloqueo, el operador debe ingresar a los datos del proyecto y escribir una contraseña de 4 caracteres. Una vez archivado el trabajo, éste quedará bloqueado. La recuperación de este tipo de proyectos tiene algunos indicios de su estado en la ventana de los mas recientes.

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Generación de presupuestos Para desbloquear el proyecto, bastará con ingresar nuevamente a los datos del proyecto y después de pulsar en el botón del candado ingresar la contraseña.

En caso de requerir retirar la contraseña, luego de ingresar a los DATOS DEL PROYECTO, el operador deberá eliminar manualmente los caracteres de esa casilla, aceptar los cambios y archivar el proyecto. Manejo de módulos Uno de los mayores aportes a la comodidad y lógica de los procesos, fue introducir la administración de los módulos o subpresupuestos en PRESCOM, ya que versiones previas debían lidiar con rutinas poco naturales como la “integración” de archivos para lograr ensamblar un proyecto con esas características. Los módulos se comportan como hojas de cálculo y se identifican a manera de pestañas que llevan su nombre, sitúandose además de forma conveniente en la parte inferior de las planillas de edición.

Para administrar estos componentes, se tienen varias opciones, todas accesibles a través del menú contextual (botón derecho sobre las pestañas). Las primeras 6 están también representadas en la barra de herramientas lateral. El programa no tiene límites establecidos para trabajar con los módulos, pero en dependencia de la capacidad del ordenador y su velocidad se recomienda un promedio máximo de 30. Las opciones de COPIAR y PEGAR ITEMES, cobran real importancia cuando se trata de manejar módulos, ya que en la mayoría de los casos, los módulos contienen los mismos PRESCOM 2010 47

Generación de presupuestos ítemes, por ello y evitando buscarlos en las listas de la bases de datos, bastará con utilizar estas opciones a requerimiento del operador. Para copiar se elegirá el o los ítemes, luego se pulsara CTRL + C (modo abreviado) y en seguida se pegarán (CTRL + V) ya sea en el mismo módulo o en otro.

El cambio del denominativo se logra eligiendo la opción descrita como: CAMBIAR NOMBRE DEL MÓDULO

La eliminación de módulos, requiere de la confirmación a la siguiente advertencia:

No se podrá ejecutar esta opción cuando el proyecto contenga un solo módulo. Para mover, al igual que los ítemes, se deben atravesar dos fases... 1) la elección del módulo a moverse y luego 2) la elección del nuevo sitio.

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Generación de presupuestos

En el propósito de enriquecer las opciones de manejo de módulos, además se añadieron otras de intercambio e integración. Para transferir información de un módulo completo (ítemes, cantidades y especificaciones técnicas) a otro módulo vacío del mismo proyecto o de otro, se deberá utilizar la opción titulada: MEMORIZAR MODULO COMPLETO.

En la ilustración se ha memorizado el contenido del módulo OBRA FINA. Comprobar el uso de ésta opción fijándose el mensaje de la barra de procesos en la parte superior de la pantalla. Opciones de inserción o integración: 1) CREAR UN NUEVO MODULO EN EL MISMO PROYECTO 2) INICIAR UN NUEVO PROYECTO 3) RECUPERAR UN PROYECTO Y CREAR UN NUEVO MODULO EN EL MISMO En todo caso solo se puede integrar el contenido de la memoria en un módulo nuevo (vacío). En seguida se deberá buscar la opción: INTEGRAR MODULO DE LA MEMORIA EN PROYECTO ACTIVO y responder al cuestionario que aparecerá.

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Generación de presupuestos Para borrar o eliminar un módulo completo, se acudirá a esta opción:

La versión 2010 aporta con la posibilidad de integrar módulos con la alternativa de unir 2 o todos en uno solo.

Como estos procesos implican cambios en la estructura de módulos, se recomienda ARCHIVAR o GUARDAR previamente el proyecto, ya que en el caso de arrepentimiento se podrá recuperar el trabajo original. Apuntes y Especificaciones técnicas Otra característica mejorada de PRESCOM es el manejo de apuntes y especificaciones técnicas; ambos aspectos orientados a detallar la información contenida en un proyecto. Los APUNTES tienen el objetivo de reforzar o especificar algún detalle no incluido en la descripción del ítem, y se ubican en la impresión como pié de página (parte inferior izquierda de la hoja).

Si existiese la necesidad de ingresar alguna información adicional compartida por todos los ítemes del módulo, el operador deberá pulsar el botón que se encuentra la lado del cajón de texto en la presente opción. También se puede borrar esa información con el botón respectivo. Para profundizar detalles técnico-operativos de los ítemes, se tiene a las ESPECIFICACIONES PRESCOM 2010 50

Generación de presupuestos Activada esta opción, se desplegará este editor de texto interno.

El editor mostrado gestiona la información en formato RTF (formato de texto enriquecido), el cual permite tipos de letras, estilos y gráficos. Aprovechando el portapapeles (CLIPBOARD) de Windows, también se pueden transferir estos contenidos entre un procesador de texto y PRESCOM de ida y de vuelta (CTRL + C - CTRL + V).

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Generación de presupuestos Ya sea para los apuntes o las especificaciones, la planilla utilizará dos iconos que exteriorizan la existencia de uno o ambos datos en el ítem.

Cambio de moneda Ya que el programa tiene la facilidad de manejar 18 tipos de monedas, el menú HERRAMIENTAS cuenta con una opción para hacer las conversiones requeridas.

El proceso debe ser iniciado con la elección del tipo de moneda y la actualización de su cambio respecto al dólar americano. Cronograma PRESCOM posee una herramienta con el fin de complementar el presupuesto monetario con el cronograma propuesto para la ejecución de la obra. El cálculo de tiempos está sujeto a varias condiciones y variables, éstas son: - Rendimiento de la mano de obra y el equipo/maquinaria que componen el ítem - La jornada de trabajo diaria (hrs/dia) - La cantidad de días promedio de trabajo por mes (días/mes) - La cuadrilla de trabajo por ítem - El cómputo métrico

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Generación de presupuestos Cada uno de estos factores puede ser modificado individualmente. Los rendimientos obviamente al tiempo de modificar el contenido del ítem (EDICION - EDITAR ITEM)

Las variables que afectan el promedio de duración de cada actividad (hrs/día, días/mes, etc) se pueden fijar en forma general a nivel de la configuración del cálculo (F9).

El parámetro denominado CUADRILLA en lo que toca a PRESCOM funge como un factor multiplicador de la fuerza laboral, por lo tanto el promedio de horas de trabajo por ítem será dividido por este factor, reduciendose en consecuencia el tiempo total requerido por cada ítem. Los cambios pueden ser introducidos directamente en la planilla de edición del presupuesto o en su caso en la ventana del cronograma.

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Generación de presupuestos La gestión del diagrama de barras en el formato GANTT se accede con cualquiera de estas opciones:

El cronograma solo puede manejar un módulo a la vez. Como es lógico, al empezar con esta rutina, el programa mostrará todas las actividades empezando un mismo día (fecha de creación del proyecto); el operador deberá manualmente fijar las actividades que preceden a unas y otras para construir el diagrama en el propósito de generar la secuencia que mejor le parezca. Los algoritmos internos controlarán hasta cierto punto inconsistencias en la lógica, pero se advierte que el único responsable de los resultados finales es el usuario. En la parte superior existen varias opciones y mensajes incorporados con el propósito de facilitar el manejo de este reporte. Uno de ellos sirve para fijar el número de días laborables en la semana, entendiéndose que generalmente el sábado es el último.

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Generación de presupuestos Cada barra contiene información sobre el número de actividad que representa y las fechas de inicio y fin; información visible al tránsito del cursor sobre el gráfico.

En la parte superior del gráfico, se despliega la información mas importante de este reporte: Fechas de inicio y culminación de la obra, duración (en días laborables y calendario) de la misma y número del ítemes con los que se inician/culminan las actividades.

La opción de COPIAR INFORME AL PORTAPAPELES, sirve para exportar este cálculo (actividad, duración y fechas) hacia el Microsoft Project. Para pegar la información se debe elegir la primera celda en la columna actividad, luego oprimir la combinación CTRL + V.

(C) MICROSOFT PROJECT 2003

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Generación de presupuestos Se recomienda evitar las comillas (”) y las comas (,) en el nombre del ítem, éstos caracteres son separadores naturales de campos de información, situación que complicaría la exportación de datos hacia otros programas. Respecto a los tiempos, PRESCOM hace una deducción automática de la unidad (días u horas) para que MICROSOT PROJECT integre a su planilla estos datos de forma correcta y precisa (salvo que los calendarios no se correspondan). Una variable importante de confección, ajuste y cálculo del cronograma, se denomina PREDECESOR. La lógica subyacente al uso de esta, implica ingresar el número de la actividad que precede a otra y lograr en consecuencia una ejecución de obra dependiente. (Ej. Actividad 1 precede a 2). En la columna correspondiente se mostrará con -1 la actividad inicial.

El programa internamente controla posibles errores de operación y recursividad, evitando construir el diagrama en tales casos. Si la dependencia completa no es un indicador eficiente, se podrá cambiar la fecha de inicio de una actividad libremente, haciendo boble click sobre la barra gráfica que representa la duración de la misma. En este caso, la columna de predecesor mostrará un “0".

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Generación de presupuestos La fecha de inicio prevista también podrá ser modificada. La actividad que define esta fecha es la que tiene como predecesor el valor -1.

Cualquier cambio de fechas que implícitamente afecta el límite inferior previo, resultará en una alteración de la actividad inicial y por lo tanto la fecha de inicio de obras. Es posible que se requiera salir y reingresar a este diagrama para actualizar su visualización, especialmente cuando las modificaciones sean grandes. La escala de visualización permite alteraciones de generación de la gráfica en pantalla e impresora. El 100% por lo general acomoda un cronograma de 1 año en una página tamaño oficio (22 x 33 cm) y el 25% para 2 años.

Una variable adicional que flexibiliza el uso de los días laborables en la semana, esta emplazado en esta lista.

Los cambios introducidos en esta variable no afectan directamente el tiempo o plazo total para la conclusión de obras, pero si la fecha de culminación. PRESCOM 2010 57

Generación de presupuestos La impresión, por lo dicho antes, esta sujeta a la escala de visualización y tiene una apariencia similar a la presente:

En el caso de que la gráfica se desplace al lado izquierdo, impidiendo ver la pertenencia de las barras respecto a las actividades, se puede utilizar esta opción.

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Generación de presupuestos El botón de la impresora, incluye opciones para flexibilizar el reporte.

Todas activan o desactivan la presencia de algunas referencias. La exclusión del calendario real, resultará en la desaparición de los meses y años de calendario empleado, apareciendo en su lugar una escala genérica de meses. Elija esta opción (del menú contextual) para copiar la fecha final o de culminación de otro módulo para convertirla en fecha inicial del módulo activo.

Ver ítemes en diagrama, hace que sean visibles las descripciones al lado derecho las barras, siendo útil esta función cuando se hace scroll horizontal.

El cronograma de movilización de equipo, hace un resumen sistemático de fechas de ingreso y salida de tales componentes, según el cronograma elaborado y la constitución de los ítemes.

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Generación de presupuestos La opción RE-INICIALIZAR CRONOGRAMA, tiene como función la de eliminar el diseño previo, uniformar la cuadrilla y eliminar variables de anterior esquema.

Es posible que algún problema interno, de compatibilidad o contingencia con el cronograma elaborado, provoques errores o inconsistencias en su composición; ahí resulta muy útil activar esta opción. Mas arriba de la tabla de actividades, encontrará la lista de módulo; la misma sirve para cargar el cronograma sin salir de este proceso. Siendo una herramienta manual, el usuario oprimirá el botón CARGAR para terminar.

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Reportes PRESCOM posee una interfase dedicada para la gestión e impresión de los reportes en base a la inclusión de los siguientes atributos: - Previsualización dinámica Los reportes (en su totalidad) podrán ser visualizados previa a su impresión - Manejo La visualización de los reportes posee características ágiles respecto a su despliegue, tanto así que se podrá navegar ya sea con el teclado, ratón (rueda) y las herramientas iconográficas, de forma interactiva... para mostrar las distintas páginas, saltar a la primera o última página y/o mostrar en detalle (scroll) parte de su contenido, efectuar acercamientos, etc. Los reportes disponibles en la presente versión se muestran en el menú: Fuera del conjunto de opciones agrupadas en el menú REPORTES, el programa permite mostrar los informes mas solicitados mediante el uso de estos botones (barra de herramientas lateral), las mismas que alternativamente ofrecen accesos directos para los 3 primeros grupos mostrados en el menú. Para el despliegue dinámico de las hojas en los reportes, el programa posee opciones en forma de botón (barra de herramientas) y/o su equivalente teclado ratón tal como se ilustra en el gráfico:

Ir a 1º página Retroceder la siguiente página Avanzar a la siguiente página Ir a la última página Ir a la página No... Alejarse Acercarse Ver escala 1 a 1
Shift

COMBINACION

Ctrl
Rueda

Control

Graficar reporte Salir del reporte

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Reportes Para administrar el contenido de los reportes respecto a los módulos componentes del proyecto, el operador deberá saber que la opción MOSTRAR SOLO EL MODULO ACTIVO alterna la generación de los informes, aislando resultados del módulo elegido o de todo el proyecto. Este menú, siendo del tipo contextual, también aparece al oprimirse el botón derecho de ratón sobre el reporte.

Para manejar los módulos, tal como ocurre en la planilla de edición del presupuesto, el programa habilita las pestañas inferiores y también la barra de selección de módulo en la parte superior de la pantalla.

: PRESCOM 2010 62

Reportes En la parte superior se encuentran 3 botones específicamente orientados a los reportes, los dos primeros definen la salida o destino del informe y el tercero accede a la configuración global de los mismos.

IMPRESORA

CONFIGURACION

TRANSFERIR REPORTE
Siendo estas opciones específicamente orientadas, solo se habilitarán al momento de haberse generado un reporte. La IMPRESORA en principio propone un diálogo adicional previo a la impresión definitiva. Este diálogo contiene parámetros ligados al tipo de reporte visualizado; en ese sentido serán explicados mas adelante, haciendo énfasis en las opciones que responden a los distintos reportes ilustrados en esta parte del manual. La TRANSFERENCIA de los reportes tiene dos destinos alternativos: 1) Excel, 2) portapapeles. La CONFIGURACION GLOBAL sirve para determinar los parámetros generales de la generación de reportes.

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Reportes Este botón nos permite configurar la impresora y sus características.

El tamaño del papel es determinado por PRESCOM, superponiendo lo establecido por Windows. Estas otras opciones afectan la calidad de salida del reporte. Se advierte que no todas las impresoras admitirán con éxito su función.

De forma categorizada se tienen variables que controlan el aspecto de las hojas impresas. La primera controla la apariencia del cuerpo, otra la del logotipo, otra la del membrete y la última los valores del formato ISO. La del logotipo y la del membrete se habilitarán una vez ACTIVADO EL PROGRAMA, dándole la posibilidad al usuario no solamente la modificación d e s u contenido, sino también d e s u presencia en el reporte. Para cambiar el logotipo/marca de agua predeterminados se oprimirá sobre el único para tal efecto (buscar logotipo). El nuevo símbolo, gráfico o foto deberá tener el formato JPG y poseer un aspecto cuadrado para evitar deformaciones en su incorporación. PRESCOM 2010 64

Reportes En la parte inferior, se podrá hallar opciones de activación de complementos auxiliares del reporte, entre ellos uno especial es que controla la FOLIACION (paginado consecutivo de las hojas de los distintos reportes). Su uso le añadirá una opción adicional a todos los diálogos de impresión.

Este otro botón, amplia las habilidades del programa para configurar la generación de los reportes, dándole al operador las herramientas necesarias para modificar los encabezados de los reportes mas importantes.

Se pueden almacenar formatos predefinidos, con el fín de crear una fuente de opciones para distintos esquemas o inclusive idiomas.

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Reportes Los botones del lado derecho determinan la situación de las modificaciones. Esto ya se explicó en el capítulo de configuración de parámetros de cálculo (pag. 41) A continuación se ilustrarán todos los reportes previstos en PRESCOM, sus características y parámetros locales de impresión. Presupuesto general. Este reporte resume el cálculo que da origen al monto requerido para la futura obra.

Sus variantes surgen del cambio de los parámetros de impresión locales y de la activación o no de la opción: MOSTRAR SOLO MODULO ACTIVO.

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Reportes Los parámetros locales de impresión se podrán modificar al tiempo de pulsar sobre el botón de la IMPRESORA. En todos los reportes y con ciertas variantes, se podrá cambiar en principio el contenido de los subtítulos. Las opciones vienen prefijadas.

La opción: IMPRIMIR CÓDIGOS LICITANTE, alterna la posibilidad de incluir (opcionalmente) la codificación introducida en la planilla de edición del presupuesto.

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Reportes La exclusión de los precios hace que éstos datos sean temporalmente eliminados de la impresión, situación que favorecería la emisión de éstos informes en una licitación.

Una variante interesante tiene que ver con la inclusión o no de los literales, ya sea para los unitarios o los parciales. En ambos casos (unitarios o parciales), la orientación de la hoja cambiará al formato apaisado u horizontal de forma automática.

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Reportes La útlima columna en este reporte puede alternar su contenido para mostrar el equivalente del monto en dólares americanos o el porcentaje de incidencia que tiene cada ítem con relación al presupuestos total.

Otras opciones están destinadas al tratamiento estético de los encabezamientos de las columnas en las planillas y la forma de resaltar resultados.

Cuando se desactive la variante de MOSTRAR SOLO EL MODULO ACTIVO, el reporte englobará todos los módulos.

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Reportes Al tiempo de imprimir se podrá optar por la VERSION RESUMIDA que anula la visualización de los ítemes componentes de cada módulo. Debe desactivarse VER SOLO MODULO ACTIVO.

Si el operador requiere transferir o exportar el reporte a una otra aplicación, oprimirá el botón que se encuentra al lado de la impresora.

En parte superior se podrá fijar la cantidad de páginas requeridas en el proceso. El destino de la transferencia puede ser Microsoft Excel (este aplicación debe estar instalada en el ordenador) o el portapapeles. PRESCOM 2010 70

Reportes

La ventaja de esta implementación reciente es la agilidad, comodidad y el resultado (las columnas ya vienen con formato básico) Para el uso del portapapeles, bastará con oprimir la combinación: CTRL + V para que el portapapeles vacíe su contenido en la otra aplicación, en este ejemplo una hoja electrónica. Este proceso solo transfiere resultados, el operador deberá -si es que así lo requiereformatear su visualización (anchos de columna, tipos de letras, colores, etc) haciendo uso de las opciones respectivas en el software huésped. La variable: numeración correlativa, controla el comportamiento de los números de los ítemes, su secuencia y aparición. Sujeta al formato del presupuesto (suelto, por módulos o globalizado) tendrá distinto impacto. Cuando el presupuesto es GLOBALIZADO esta variable se desactiva ya que no cumpliría función alguna.

Correlativa

No correlativa

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Reportes Análisis de precios unitarios.. Es el reporte generalmente mas ampuloso por su cantidad de hojas. Cada una de ellas contiene todo el detalle de insumos, incidencias y cálculo que precede al precio unitario de cada ítem.

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Reportes El grupo de opciones locales son: A través de la ilustración se verificará que dos de los subtítulos (1º y 4º) están reservado a la descripción y unidad del ítem, por lo tanto no podrán cambiar su contenido. Por defecto se excluye la impresión comparativa de los precios en dólares americanos, esto puede cambiarse mediante esta opción. La parte terminal del análisis de precios contendrá el precio adoptado y éste a su vez podrá ser interpretado literalmente a través de esta opción. Si es que las circunstancias así lo requieren, se podrá adjuntar los cómputos métricos junto con la unidad usando esta opción.

El PRECIO ADOPTADO es la representación del precio final del ítem matemáticamente redondeado al número de decimales fijados por el operador. Este detalle podrá ser impreso o no a través de esta opción.

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Reportes Dos opciones controlan la aparición y formato de la numeración de los ítemes.

La activación de la primera hará que cada ítem sea precedido por su número, y la segunda alternará este dato con los códigos de licitación, si es que éstos últimos habrían sido introducidos en la planilla de edición del presupuesto.

La opción: NORMAS BÁSICAS tiene como objetivo el ofrecer la posibilidad de imprimir estos reportes en el formato exigido por el Viceministerio de Inversión Pública de Bolivia para las licitaciones públicas. Tal como advierte su aplicación, se requiere del uso simultáneo del formato de cálculo que tiene el mismo nombre, el cual se encuentra contenido de FORMATOS PREDETERMINADOS en la configuración del cálculo. (F9).

Este formato PREVISUALIZAR.

no

se

puede

Esta opción tiene sus símiles en el presupuesto general (FORM B1) y en el desglose general de insumos (FORM B3).

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Reportes Como se trata de un reporte que genera un número de páginas considerable, se hizo necesario incluir estas variables que controlan el rango de páginas para su impresión. El análisis de precios unitario, al contener un número de insumos variable, tiene la necesidad de flexibilizar su capacidad para acogerlos en la hoja; otro recuadro específicamente se encarga de controlar los límites superiores para cada rubro (materiales, obreros y equipo).

Se ofrecen por defecto estos valores, en el entendido que para los materiales se tienen previsto un máximo de 25, para obreros un máximo de 10 y para el equipo/maquinaria un máximo de 15. Si la suma de estos valores supera la capacidad del tamaño carta, el programa previa a la impresión requerirá hojas tamaño oficio. Desglose general de insumos. Este reporte elabora un resumen de los insumos requeridos por la obra o el módulo en cualquier de los tres rubros (materiales, mano de obra y/o equipo).

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Reportes Los parámetros deimpresión son básicos.

La única novedad consiste en añadir en la última columna la presencia de los grupos o no. Los recursos auxiliares que ofrecen mas bien este reporte son dos: 1) Posibilidad de alterar directamente el precio unitario (doble click o ENTER) del insumo sin necesidad de salir y entrar a gestión de la base de datos (F3).

Doble click

2) Posibilidad de entrar a otro reporte que detalla el consumo específico de un insumo cuando se hace doble click en su descripción.

El 6º subtítulo esta reservado a filtrar el reporte según el grupo al cual pertenezcan los insumos. Esta situación se repetirá en el siguiente reporte (desglose de insumos por ítem).

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Reportes La opción: Elabora un resúmen, donde el protagonismo está en los presupuestos por GRUPO.

NORMAS BASICAS (Formulario B3)

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Reportes Desglose de insumos por ítem. Se usa para obtener una relación muy detallada de los insumos, cantidades y precios, agrupados por ítem.

Rubro

La última opción (desglose de.... P/item) ofrece una relación concentrada en un solo insumo respecto a todo el módulo o proyecto.

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Reportes Retornado al desglose de insumos por ítem, éste casillero ofrece la alternativa de variar el reporte a uno de tipo eminentemente económico.

Resumen general. Consiste en reporte similar a lo que es un análisis de precios unitarios, con la diferencia de que sintetiza en un solo esquema.

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Reportes Resumen por rubros. Este consiste en un resumen económico ordenador por rubro (materiales, mano de obra y equipo). Puede ser por módulo o por proyecto.

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Reportes Resumen por incidencia. Es el reporte que agrupa costos según las incidencias previstas y que contenganun porcentaje.

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Reportes Resumen por grupos. Los grupos o capítulos clasifican opcionalmente a los ítemes; éste reporte se encarga de clasificar su salida según su pertenencia.

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Reportes Cómputos métricos. Es el reporte que extrae todo el detalle relacionado a los cómputos métricos o cantidades. El programa incluye las cifras sin negar su origen, es decir que pueden ser solo totales, planillas con valores parciales y/o datos del cálculo de figuras simples.

Planilla de edición con unitarios. Consiste prácticamente en el volcado de la pantalla de edición en un reporte.

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Reportes Especificaciones técnicas. Este reporte agrupa todas las especificaciones técnicas introducidas a los ítemes. En principio despliega el editor, a partir de él se podrá confirmar su impresión o en su caso su exportación (CTRL + C - CTRL + V) hacia un procesador de texto externo.

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Configuración del programa Fuera de la explicación relacionada a la configuración del cálculo y la impresión de los reportes, el programa cuenta con otros segmentos y parámetros que pueden ser modificados por el usuario. La configuración en general se accede estas dos formas:

Nótese que varias teclas de función abrevian su uso. Interfase del programa (F7)

Son varios los aspectos que se pueden configurar en la interfase, de manera que el operador acondicione la imagen que acompañará en el uso del programa acorde a sus gustos y criterios. Dependiendo del componente (planilla), se desplegarán los atributos (fuente, estilo, tamaño, color, etc).

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Configuración del programa Un cursor auxiliar (borde resaltado) denominado marco, puede ser configurado también en este diálogo.

Para cambiar el tapiz de fondo de la interfase, se dispone de un botón de búsqueda para archivos JPG que servirán de patrón o textura reticulada. De hecho la instalación del programa trae consigo varias imágenes con ese fin, éstas se encuentran en la carpeta CFG.

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Configuración del programa Monedas (F6) PRESCOM puede manejar las bases de datos y los presupuestos en 18 distintas monedas. Todas ellas han sido configuradas en su símbolo, denominativo y tipo de cambio con relación al dólar americano. En esta ventana se pueden ver todas ellas, y si el programa no esta en proceso de elaboración de presupuestos, entonces aquí se podrá modificar el tipo de cambio de cualquier de ellas (doble click).

El listado también tiene la función de mostrar interactivamente en que moneda se encuentra la base de datos señalada.

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Otras utilidades y herramientas Importar presupuestos de la ver. 2000 Para mantener la compatibilidad de la información con relación a la versión 2000, se cuenta con una opción en el menu ARCHIVO para transferir presupuestos hacia la versión 2008.

Una vez importado el presupuesto, se recomienda archivarlo inmediatamente para que éste asimile de principio este nuevo ámbito de cálculo y visualización. Ya que la nueva versión cuenta con una mayor precisión de cálculo es posible que existan diferencias en los presupuestos. Este proceso también copia la apariencia original y los parámetros de cálculo; éste último aspecto deberá ser cuidadosamente revisado en F9.

Si el usuario desea transferir varios presupuestos en forma de módulos, deberá previamente crear uno nuevo en la 2010 y luego importar el archivo de la versión 2000. Repetir esta secuencia las veces que sea necesario. La versión 2010 en todo caso, importa los datos del presupuesto antiguo al módulo que se encuentra activo. Copias de respaldo de proyectos Para copiar proyectos de una carpeta a otra se deberá emplear la misma herramienta que se utilizó para transferir bases de datos. El proceso es el mismo.

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Otras utilidades y herramientas Uniformar detalle de item en todo el proyecto Ya que PRESCOM permite la administración de varios módulos al mismo tiempo, es muy posible que se repitan ítemes, en tal caso es muy probable que se requiera mantener ese tipo de ítemes con un mismo contenido. La presente opción facilita el proceso de homologación de los contenidos de los ítemes que tienen el mismo nombre pero se hallan dispersos en varios módulos componentes de un mismo proyecto. Para ejecutar esta acción, se elije el ítem que servirá de modelo y luego se activa la opción señalada. Confirmada la misma se procederá con la homologación.

Copiar ítemes elegidos a la base de datos Consiste en una opción contrapuesta a la elección de ítemes de una base de datos. Esta permite mas bien llevar ítemes desde un proyecto hacia la base de datos activa. Para hacerlo, el operador deberá marcar uno o más ítemes a ser transferidos en la planilla de edición del presupuesto. Ingresar a esta opción y proceder. En caso de que ningún ítem se encuentre repetido no existirá mensaje alguno a la finalización de la transferencia, pero si existiese, el programa solicitará optar por una de estas opciones:

Se elegirá SI para reemplazar una vez, se elegirá NO para no reemplazar y pasar al proximo. Se elegirá SI A TODOS cuando el operador considere inútil esta pregunta y desee continuar con el proceso reemplazando todos los repetidos. Se elegirá SOLO NUEVOS para evitar reemplazar a los repetidos y mas bien solo añadir los que no están en la base de datos. PRESCOM 2010 89

Otras utilidades y herramientas Esta herramienta es especialmente útil cuando uno desea generar una base de datos en base a información contenida en un proyecto. Se advierte que las monedas deben coincidir. Copiar precios unitarios de insumos En caso de requerirse efectuar homologaciones de solamente precios unitarios de insumos, ya sea desde la base de datos hacia el presupuesto o viceversa, se ingresará a esta opción.

Una vez respondido positivamente al mensaje de confirmación, se habrán copiado precios de una base de datos a otra.

Obviamente solo serán actualizados los insumos que tengan la misma descripción. Eliminar especificaciones técnicas Esta opción tiene la finalidad de borrar el archivo de especificaciones técnicas de los ítemes elegios.

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Otras utilidades y herramientas Actualizar ítemes con los de la base de datos Representa a la alternativa de uniformar /actualizar parcialmente la información contenida en un presupuesto con la de una base de datos, a través de la transferencia de los contenidos de los ítemes coincidentes. Lo que se reemplaza son los insumos y sus rendimientos.

En dependencia de las coincidencias se podrá proceder con el reemplazo/actualización de los contenidos. Gestión de grupos (F4) Una herramienta orientada al manejo de los grupos de insumos e ítemes es la siguiente: En pequeño reproduce la forma de trabajo del programa y otras herramientas, en ese sentido posee opciones para añadir, editar, reemplzar, copiar, etc. El grupo de un componente de organización y selección de insumos e ítemes, sy presencia en la estructuración de la base de datos redunda mas adelante en una mejor sistematización del presupuesto y su exteriorización a través de los reportes. (Ej. PRESUPUESTO, MODULO, GRUPO)

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Menú AYUDA El último grupo de opciones del programa contiene esencialmente saltos o enlaces para guiar y colaborar al usuario con el uso de PRESCOM. Ayuda del día Consiste en la visualización de una pequeña ventana que contiene el detalle funcional o un proceso explicado con el fin de recordar algunas características o particularidades de este software. Esta rutina se repite cada vez que se ingresa al programa, a no ser que el usuario decida que su uso sea voluntario, para este caso se activará la casilla de la variable: MOSTRAR ESTA VENTANA AL INICIO. La información que soporta este tipo de ayuda se encuentra en el archivo TIPS y tiene el formato texto llano (TXT), si el usuario decide añadir otra sugerencia que a su juicio le permita recordar algún procedimiento lo puede hacer escribiendo directamente el texto necesario a ese archivo.

Manual de uso Despliega el documento electrónico denominado MANUAL DE USO, éste se encuentra en formato PDF (fichero de documento portable), normalmente vinculado a ACROBAT READER. El ordenador debe tener instalada la versión 5 por lo menos. Curso multimedia Ejecuta el archivo curso_prescom que esta en formato Microsoft PowerPoint Cambio del dolar en Internet Contiene una dirección de internet a través de la cual se podrán efectuar cálculos asistidos sobre el tipo de cambio de las distintas monedas existentes. Esta versión utiliza el siguiente enlace: PRESCOM 2010 92

Menú AYUDA http://www.oanda.com/convert/classic?lang=es

PRESCOM en Internet Accede al sitio del programa en internet (www.prescom-bo.com)

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Menú AYUDA Es importante visitar con cierta frecuencia este portal, ya que se ofrecen novedades, descargas de archivos, bases de datos, actualizaciones, etc. Descargar ultima versión Consiste en un enlace directo al sitio donde se halla el ejecutable con la última revisión. Por lo general y mientras no exista cambios en los procedimientos ahora vigentes; el archivo descargado estará en formato autodescomprimible (EXE), éste deberá ser extraído en la carpeta donde se halla instalado el programa (normalmente: C:\PRESCOM_2010). El enlace fijada para esta versión es: http://www.prescom-bo.com/descargas/pres2010.exe Contactarse con el autor Accede al software de correo electrónico a través del cual el usuario podrá comunicarse directamente con el soporte técnico (soporte@prescom-bo.com) Activar software Es la parte donde se ingresa los códigos para activar el programa (este puede ser accedido después de haber instalado el programa también).

Acerca de Prescom Muestra una ventana que informa algunos detalles del sistema, la versión y el membrete del usuario registrado.

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