Komunikasi dan Pengambilan Keputusan

Komunikasi Latar Belakang Peranan Komunikasi

Chester Barnard penulis buku klasik “Function of the Executive” adalah orang pertama yang mengembangkan ide penting inti yang dimainkan komunikasi dalam organisasi. Barnard yakin bahwa komunikasi merupakan kekuatan pembentuk utama organisasi. Menurut Barnard: “Tidak adanya teknik komunikasi yang tepat akan mengeliminasi kemungkinan untuk mengadopsi beberapa tujuan sebagai dasar organisasi. Teknik komunikasi membentuk kondisi dan ekonomi internal organisasi”. Dia menyebutkan tujuh faktor komunikasi yang penting untuk menetapkan dan mempertahankan otoritas objektif dari sebuah organisasi. Secara singkat faktor-faktor tersebut adalah: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Saluran komunikasi sebaiknya diketahui secara pasti. Sebaiknya ada saluran komunikasi formal yang pasti bagi setiap anggota organisasi. Saluran komunikasi sebaiknya selangsung dan sesingkat mungkin. Menggunakan saluran komunikasi formal dan lengkap. Orang yang bertindak sebagai pusat komunikasi sebaiknya kompeten. Saluran komunikasi sebaiknya tidak terganggu pada saat organisasi berfungsi. Setiap komunikasi sebaiknya diotentikasi.

Definisi Komunikasi
Diantara ahli komunikasi sendiri tidak memiliki kesepakatan mengenai definisi komunikasi. Kebanyakan definisi komunikasi yang digunakan dalam buku perilaku organisasi menekankan penggunaan simbol untuk mentransfer makna informasi. Sosiolog Hovland, Janis dan Kelley, dan Ruben mendefinisikan komunikasi sebagai proses individu atau seseorang yang mengirimkan stimulus((biasanya dalam bentuk verbal atau kata-kata) untuk memberikan pengaruh atau memodifikasi tingkah laku orang lain. memodifikasi tingkah laku orang lain Ru

Fungsi-fungsi Komunikasi
Dalam kelompok atau organisasi, komunikasi mempunyai empat fungsi utama: 1. Kontrol. Komunikasi dengan cara-cara tertentu bertindak untuk mengontrol perilaku anggota. Organisasi memiliki hierarki otoritas dab garis panduan formal yang wajib ditaati oleh karyawan. Ketika karyawan, misalnya, diwajibkan untuk mengkomunikasikan segala keluhan terkait pekerjaan kepada atasan langsung mereka, atau untuk mematuhi segala kebijakan perusahaan, komunikasi sedang menjalankan fungsi kontrolnya. 2. Motivasi Komunikasi menjaga motivasi dengan cara menjelaskan kepada para karyawan mengenai apa yang harus dilakukan, seberapa baik pekerjaan mereka dan apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki kinerja sekiranya hasilnya kurang baik.

1

3. Ekspresi Emosional Bagi banyak karyawan, kelompok kerja mereka adalah sumber utama interaksi sosial. Komunikasi yang terjadi dalam kelompok merupakan mekanisme fundamental yang melaluinya para anggota menunjukkan rasa frustasi dan rasa puas mereka. Jadi, komunikasi menyediakan jalan keluar bagi ekspresi emosional dari perasaan-perasaan dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan sosial. 4. Informasi Fungsi terakhir komunikasi berhubungan dengan perannya dalam memfasilitasi pengambilan keputusan. Komunikasi memberikan informasi yang dibutuhkan oleh individu dan kelompok untuk mengambil keputusan dengan cara menyampaikan data untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi pilihan-pilihan alternatif yang ada.

Proses Komunikasi
Tampilan berikut melukiskan proses komunikasi. Bagian-bagian penting dari model semacam ini meliputi: (1) pengirim, (2) penyandian, (3) pesan, (4) saluran, (5) penerjemahan sandi, (6) penerima, (7) gangguan, dan (8) umpan balik.

Pengirim mengirimkan sebuah pesan dengan cara menyandikan pemikirannya. Saluran merupakan perantara yang dipakai pesan dalam menempiuh perjalanan. Ada saluran formal dan informal. Saluran formal disediakan oleh organisasi dan berfungsi sebagai penyampai pesanpesan yang berhubungan dengan aktifitas profesional dari para anggotanya. Berbagai bentuk pesan lain, seperti pesan pribadi atau sosial, menggunakan saluran informal dalam organisasi. Penerima adalah objek yang menjadi sasaran pesan itu. Tetapi sebelum pesan itu diterima, dilakukan langkah penerjemahan sandi dalam pesan. Gangguan mewakili berbagai hambatan dalam komunikasi yang mengacaukan kejelasan pesan. Contoh-contoh sumber gangguan meliputi masalah persepsi atau perbedaan kuktural. Umpan balik adalah sarana pengecekan mengenai seberapa berhasil kita telah menyampaikan pesan kita seperti yang dimaksudkan pada awalnya.

Arah Komunikasi
Komunikasi dapat mengalir secara vertikal atau lateral. Komunikasi vertikal dapat dibagi menjadi aliran komunikasi ke bawah dan ke atas.

2

Komunikasi Ke Bawah Komunikasi yang mengalir dari satu tingkatan dalam kelompok atau organisasi ke tingkatan lebih rendah disebut komunikasi ke bawah. Beberapa tahun yang lalu,Katz dan Kahn mengidentifikasi lima tujuan umum komunikasi dari atas ke bawah dalam organisasi: 1. 2. 3. 4. 5. Memberi arahan tugas khusus mengenai instruksi pekerjaan Memberi informasi mengenai prosedur dan praktik organisasi Menyediakan informasi mengenai pemikiran dasar pekerjaan Memberitahu bawahan mengenai kinerja mereka. Menyediakan informasi ideology guna memudahkan indoktrinasi tujuan

Memberi informasi penuh mengenai pekerjaan, struktur seluruh organisasi dan kualitas kinerja karyawan merupakan fungsi penting komunikasi ke bawah. Selain aplikasi teknologi komunikasi universal, pada dasarnya system komunikasi ke bawah mengandalkan berbagai jenis media cetak dan oral untuk menyebarkan informasi. Beberapa contoh media tertulis adalah buku panduan organisasi, buku petunjuk, majalah, koran, papan pengumuman, poster, display informasi, memo dsb. Meskipun teknologi komunikasi semakin interaktif, komunikasi oral masih merupakan media penting untuk komunikasi ke bawah. Jika manajer memahami dampak komunikasi pada bawahan dan melakukan sesuatu, maka komunikasi menjadi lebih efektif. Jika karyawan memperoleh informasi yang diperlukan (yaitu, jika komunikasi ke bawah itu efektif), maka mereka berkinerja lebih baik sebagai individu dan dalam kelompok. Komunikasi ke Atas Komunikasi ke atas mengalir menuju tingkatan yang lebih tinggi dalam suatu kelompok atau organisasi. Komunikasi ini digunakan untuk memberikan umpan balik kepada orang-orang yang memegang kekuasaan, memberi mereka informasi mengenai proses pencapaian tujuan, dan menyampaikan masalah-masalah terkini. Beberapa contoh komunikasi organisasi ke atas adalah berbagai laporan kerjan yang disusun oleh manajemen bawah untuk diperiksa oleh menajemen menengah dan atas, kotak saran, survei sikap karyawan dan sebagainya. Umumnya komunikasi ke atas sering tertahan, disalahgunakan atau diabaikan dalam manajemen. Karyawan kerapkali takut melakukan komunikasi ke atas terutama jika itu adalah berita buruk. Selain itu meskipun mempunyai berita bagus atau ide yang berguna, banyak orang menolak untuk memberitahu pimpinan mereka. Berikut ini adalah beberapa cara yang mungkin dilakukan untuk meningkatkan komunikasi ke atas yang lebih efektif: 1. Prosedur menyampaikan keluhan. Prosedur menyampaikan keluhan memungkinkan karyawan mendapatkan perhatian manajer secara cepat. 2. Kebijakan pintu terbuka. Secara harafiah ini berarti pintu manajer selalu terbuka untuk karyawan.

3

3. Penggunaan e-mail. Penggunaan e-mail mengeliminasi banyak intimidasi komunikasi ke atas. Meskipun banyak karyawan enggan membuat janji atau bertemu langsung atau bahkan menjawab telpon, mereka tidak ragu-ragu mengetik pesan e-mail ke semua orang. 4. Konseling, kuesioner sikap dan wawancara pengunduran diri. Departemen sumberdaya manusia dapat menfasilitasi komunikasi ke atas dengan melakukan sesi konseling psikoterapi, secara periodek melakuka kuesioner tentang sikap dan melakukan wawancara pengunduran diri bagi yang keluar dari perusahaan. 5. Teknik-teknik partisipasi. Teknik keputusan partisipasi dapat menghasilkan komunikasi yang hebat. Hal ini dapat dilakukan dengan keterlibatan karyawan secara informal atau program partisipasi formal. 6. Streategi pemberdayaan. Pembedayaan bukan hanya melibatkan karyawan dalam otoritas untuk mengambil keputusan, tetapi juga untuk menyelesaikan pekerjaan dan memuaskan pelanggan. 7. Penginvestigasian keluhan (ombusperson). Belum dikenal secara luas di perusahaan, penginvestigasi keluhan dinilai sebagai teknik potensial dalam komunikasi ke atas. Cara terbaik dan termudah untuk mengembangkan komunikasi ke atas adalah manajer yang mengembangkan kebiasaan mendengarkan dengan baik dan membangun system untuk mendengar. Beberapa praktek untuk menfasilitasi pendengar aktif adalah (1) memberikan perhatian,(2) menggunakan pernyataan ulang,(3) menunjukkan empati, (4) menggunakan penyelidikan agar orang berbicara dengan terbuka, (5) memberikan saran, (6) mensinkronisasi interaksi dengan kapan ikut dalam percakapan dan kapan membiarkan orang lain berbicara. Komunikasi Lateral Ketika komunikasi terjadi antar anggota dari kelompok kerja yang sama, diantara anggota dari kelompok kerja pada tingkatan yang sama, antar manajer pada tataran yang sama, atau di antara individu-individu yang setara secara horizontal, disebut sebagai komunikasi lateral. Mengapa komunikasi horizontal tetap dibutuhkan ketika komunikasi vertikal yang efektif dalam sebuah kelompok atau organisasi sudah tercipta? Jawabannya adalah komunikasi horizontal seringkali dibutuhkan untuk menghemat waktu dan membantu koordinasi. Sama seperti tujuan komunikasi vertical, dalam komunikasi horizontal atau interaktif juga terdapat beberapa tujuan. Para ahli komunikasi merangkum empat tujuan komunikasi horizontal yang paling penting: 1. Koordinasi tugas. Kepala Departemen bertemu setiap bulan untuk membahas bagaimana setiap departemen member kontribusi pada tujuan system. 2. Pemecahan masalah. Anggota departemen berkumpul untuk membahas bagaimana mereka akan mengatasi ancaman penyusutan anggaran, mereka dapat melakukan teknik brainstorming. 3. Pembagian informasi. Anggota suatu departemen bertemu dengan anggota departemen lain untuk memberikan beberapa data baru. 4. Resolusi konflik. Anggota suatu departemen bertemu untuk membahas konflik yang ada dalam departemen atau antardepartemen. Kegagalan struktur klasik dalam memenuhi kebutuhan komunikasi horizontal membuat organisasi baru dan kelompok informal dipakai mengisi kekosongan akan kebutuhan komunikasi. Akan tetapi apakah system informal mempunyai fungsi positif maupun negative pada organisasi tergantung pada tujuan orang yang melakukan komunikasi.

4

Komunikasi Antarpersonal atau Interpersonal
Pada dasarnya orang diantara anggota kelompok menggunakan tiga metode pokok dalam berkomunikasi yaitu: komunikasi lisan, tertulis dan nonverbal. Komunikasi Lisan Kekuatan komunikasi lisan terletak pada kecepatan dan umpan baliknya. Suatu pesan verbal dapat disampaikan dan jawabannya bisa diterima dalam waktu singkat. Jika si penerima tidak yakin akan pesan yang diperolehnya, umpan balik yang cepat memungkinkan adanya deteksi awal oleh pengirimnya, dan dengan demikian, memungkinkan dilakukannya koreksi dengan segera. Komunikasi interpersonal secara lisan menekankan transfer informasi dari satu orang ke orang lain. Komunikasi dilihat sebagai metode dasar yang mempengaruhi perubahan perilaku, dan komunikasi menghubungkan proses psikologis (persepsi, pembelajaran dan motivasi) pada satu sisi dan bahasa pada sisi lainnya. Dalam komunikasi antarpersonal secara lisan, mengetahui cara berbicara dengan orang lain sangatlah berguna. Seorang ahli komunikasi menyatakan bahwa saat berkomunikasi dengan pimpinan, penting memahami gaya komunikasi yang disenanginya. Berikut ini adalah beberapa contoh: 1. Direktur. Orang ini mempunyai rentang perhatian yang pendek, memproses informasi dengan sangat cepat dan hanya tertarik pada hasil akhir. Jadi, jika bertemu dengan manajer jenis ini, lebih baik mempersiapkan diri dengan daftar kesimpulan singkat dan tidak memerlukan latar belakang informasi. 2. Jiwa Bebas. Manajer ini kreatif, jenis orang yang berwawasan luas yang suka mempertimbangkan cara alternative untuk melakukan sesuatu, tetapi tidak bagus dalam pelaksanaannya. Jika berkomunikasi dengan jenis manajer ini, penting untuk bersikap sabar dan siap berubah arah. 3. Humanis. Manajer ini menyukai orang yang bergembira dan memperhatikan perasaan orang lain. Jadi, saran atau rekomendasi apapun yang diberikan kepadanya akan diberitahukan kepada seluruh departemen demi kesepakatan bersama sebelum mengambil tindakan. 4. Sejarawan. Manajer ini suka mengetahui seluruh gambaran dan perkembangan secara detil. Ia ingin mendapatkan analisis mendalam dan latar belakang informasi, terutama jika disajikan dalam gaya linier. Jenis manajer ini tidak melompat dari satu subjek ke subjek lain, tetapi tetap focus pada topic yang sedang dibahas sampai topic tersebut selesai dikaji ulang dan kemudian keputusan dibuat. Pentingnya Umpan Balik Pentingnya umpan balik tidak dapat diabaikan karena komunikasi interpersonal secara lisan yang efektif sangat tergantung pada hal tersebut. Tindak lanjut dan umpan balik yang tepat memerlukan ditetapkannya mekanisme informal dan formal dimana pengirim dapat menguji bagaimana pesan diinterpretasikan. Berikut ini table dan uraian beberapa karakteristik umpan balik yang efektif dan tidak efektif untuk kinerja karyawan :

5

Umpan Balik Efektif 1. Dimaksudkan untuk membantu karyawan 2. Spesifik 3. Deskriptif 4. Berguna 5. Tepat Waktu 6. Memperhatikan kesiapan karyawan untuk memberikan umpan balik 7. Jelas 8. Valid

1. 2. 3. 4. 5.

Umpan Balik Tidak Effektif Bermaksud meremehkan karyawan Umum Evaluatif Tidak tepat Tidak tepat waktu

6. Membuat karyawan defensif 7. Tidak dapat dipahami 8. Tidak akurat

1. Tujuan. Umpan balik yang efektif diarahkan pada peningkatan kinerja dan membuat karyawan menjadi asset yang lebih berharga. Umpan balik yang efektif diarahkan pada aspek pekerjaan. 2. Kekhususan. Umpan balik yang efektif didesain khusus untuk penerima sehingga mereka mengetahui apa yang harus dilakukan untuk memperbaiki situasi. Umpan balik yang tidak efektif bersifat umum dan menyisakan pertanyaan dalam pikiran penerima. Misalnya, memberitahukan karyawan bahwa mereka bekerja dengan buruk adalah terlalu kasar dan akan membuat penerima frustasi dalam mencari jawaban yang benar. 3. Deskripsi. Umpan balik yang efektif juga dapat dikarakterisasikan sebagai sesuatu yang deskriptif daripada evaluative. 4. Kegunaan. Umpan balik yang efektif merupakan informasi yang dapat digunakan karyawan untuk meingkatkan kinerja. 5. Tepat waktu. Juga ada pertimbangan dalam mengukur waktu umpan balik yang tepat. Aturannya, umpan balik yang lebih cepat lebih baik. 6. Kesiapan. Agar umpan balik menjadi efektif, karyawan harus siap menerima. Saat umpan balik dipaksakan pada karyawan, hasilnya kurang efektif. 7. Kejelasan. Umpan balik yang efektif harus dipahami dengan jelas oleh penerima. Cara yang baik untuk memeriksa hal ini adalah meminta penerima untuk menyatakan kembali poin utama pembahasan. 8. Validitas. Agar umpan balik menjadi efektif, ia harus dapat dipercaya dan valid. Selain umpan balik, variable lain seperti kepercayaan, harapan, nilai, status dan kompatibilitas sangat mempengaruhi aspek komunikasi interpersonal. Jika bawahan tidak percaya pada pimpinan, maka komunikasi menjadi tidak efektif. Hal yang sama juga berlaku pada variable yang lain. Komunikasi Tertulis Komunikasi tertulis meliputi memo, surat, faks, e-mail, pesan instant, majalah organisasional, pengumuman yang ditempel di papan buletin atau sarana-sarana lain yang disampaikan melalui tulisan atau simbol. Komunikasi dilakukan secara tertulis karena cara ini mudah dan bisa diverifikasi. Pesan dalam bentuk cetakan membuat pengirim dan penerima memiliki dokumentasi dari komunikasi tersebut dan pesan itu dapat disimpan selama waktu tak terhingga. Fitur semacam ini penting bagi komunikasi yang kompleks dan panjang. Manfaat terakhir dari komunikasi dari komunikasi tertulis diperoleh dari prosesnya sendiri. Orang biasanya lebih berhati-hati dengan kata-kata tertulis daripada kata-kata lisan. Jadi, komunikasi tertulis umumnya lebih matang, logis dan jelas.

6

Kelemahan dari komunikasi tertulis adalah memakan waktu. Kelemahan besar lainnya adalah umpan balik, atau tiadanya umpan balik. Komunikasi Nonverbal Komunikasi nonverbal dapat didefinisikan sebagai ”respons manusia tanpa kata (seperti gesture, ekspresi wajah) dan karakteristik lingkungan yang dirasakan tentang bagaimana pesan verbal dan nonverbal ditransmisikan. Dengan demikian, baik mengatakan sesuatu ataupun tidak, komunikasi masih dapat terjadi. Bahasa Tubuh dan Paralanguage Gerakan tubuh memiliki arti dan pesan. Bentuk komunikasi ini mencakup ekspresi wajah dan gerak mata, kaki, tangan dan sikap badan. Bahkan, pakaian bisa menjadi sesuatu yang penting dalam bahasa tubuh. Dari penelitian terhadap klien, seorang konsultan menyimpulkan bahwa ketertarikan fisik merupakan kualitas penting dalam menentukan keberhasilan dalam setiap langkah hidup anda. Orang yang menarik akan dinilai lebih baik, lebih pintar, lebih mampu. Mereka adalah pasangan yang paling diinginkan dan karyawan terbaik. Selain dimensi komunikasi nonverbal bisu seperti bahasa tubuh, waktu(misalnya, terlambat atau terlalu awal) atau ruang (misalnya, bagaimana mengakhiri percakapan atau cara duduk saat rapat komite, ada juga cara mengungkapkan dimesi nonverbal yang penting. Kadang-kadang disebut paralanguage, yang mencakup segala sesuatu seperti kualitas suara, nada, volume, kecepatan bicara, pola, tidak lancar (“ah”,”um” dan “uh”), tertawa dan menguap. Misalnya, nada suara (tulus atau pura-pura) adalah hal yang penting dalam layanan pelanggan. Begitu juga bila terdapat perbedaan nada bicara kepada siapa seseorang berbicara (misalnya, apakah kepada pimpinan atau rekan kerja yang meminta bantuan) dan dalam konteks lingkungan apa (misalnya, di ruang pimpinan atau di lapangan golf). Meningkatkan Efektivitas Komunikasi Nonverbal Berikut ini adalah beberapa saran khusus untuk meningkatkan komunikasi nonverbal: 1. Melihat apa yang terjadi dalam suatu situasi. Ketika perilaku nonverbal adalah respons emosional, hal tersebut merefleksikan apa yang sedang terjadi saat ini dan dapat digunakan untuk lebih memahami perilaku nonverbal seseorang. 2. Memperhatikan perbedaan antara perilaku nonverbal dan pernyataan verbal. Jika terdapat ketidaksesuaian, maka hal ini sebaiknya menjadi tanda untuk memeriksa apa yang sedang terjadi. Kadang-kadang tanda nonverbal lebih akurat daripada tanda verbal. 3. Mengawasi seluk-beluk perilaku nonverbal. Misalnya, perbedaan antara senyum tulus dan pura-pura biasanya dapat dideteksi. Perbedaan budaya muncul dalam komunikasi nonverbal. Berikut ini beberapa pedoman komunikasi verbal dan nonverbal pada budaya Eropa: 1. Di Eropa, seandainya Anda diundang seorang perempuan yang sudah tua dan kaya, berpakainlah rapi, jangan mengunyah permen karet, jangan merokok tanpa izin, jangan memakai nama depan Anda kecuali diminta di pesta berikutnya, tepat waktu dalam rapat dan Anda tidak yakin dengan pakaian yang akan dikenakan, lebih baik memilih yang konservatif. 2. Di Perancis, bicaralah dengan bahasa Inggris dengan tuan rumah. Mereka tahu bagaimana cara berbahasa Inggris dan biasanya tidak menyukai gaya bahasa orang asing yang mencoba

7

berkomunikasi dengan bahasa Perancis. Tepat waktulah untuk semua janji. Orang Perancis memegang teguh ketepatan waktu. 3. Orang Jerman lebih tegas dengan ketepatan waktu. Pria sejati berjalan dan duduk di sebelah kiri perempuan dan pria dari tingkat bisnis senior. Jangan salah posisi.

Komunikasi Organisasi
Fokus dalam komunikasi organisasi adalah jaringan komunikasi formal, jaringan komunikasi informal, mekanisme berbantuan teknologi yang digunakan organisasi untuk memfasilitasi komunikasi dan manajemen pengetahuan. Jaringan kelompok kecil formal Jaringan organisasi formal bisa sangat rumit. Guna menyederhanakannya, kita mengelompokkan jejaring itu menjadi tiga kelompok kecil yang masing-masing terdiri atas lima orang yaitu jaringan rantai, roda dan seluruh saluran. Jaringan rantai secara kaku mengikuti rantai komando formal. Jaringan ini mewakili saluransaluran komunikasi yang dapat ditemui dalam suatu organisasi tiga tingkat yang kaku. Roda bergantung pada satu figur sentral yang bertindak selaku perantara komunikasi antara semua kelompok. Jaringan roda merupakan contoh jaringan komunikasi yang dapat ditemukan pada sebuah tim dengan seorang pemimpin yang kuat. Jaringan seluruh saluran memungkinkan semua anggota kelompok untuk saling berkomunikasi secara aktif. Dalam praket, jaringan ini sangat sering dikaitkan dengan tim-tim yang otonom, dimana semua anggota kelompok bebas untuk berkontribusi dan tidak ada orang yang memegang peran pimpinan. Jaringan Komunikasi Informal Sistem formal bukanlah satu-satunya jaringan komunikasi dalam kelompok atau organisasi. Adapula jaringan informal yang disebut desas-desus. Desas-desus mempunyai tiga karakteristik utama. Pertama, hal ini tidak dikontrol oleh manajemen. Kesua, oleh sebagian besar karyawan, desas desus dipandang lebih dapat dipercaya dan diandalkan daripada komunikasi formal yang dikeluarkan oleh manajemen puncak. Terakhir, desas desus sebagian besar digunakan untuk memuaskan kepentingan pribadi orang-orang di dalamnya. Beberapa saran untuk meminimalkan konsekuensi negatif dari desas desus : 1. Mengumumkan daftar waktu membuat keputusan-keputusan penting. 2. Menjelaskan berbagai keputusan dan perilaku yang tampak tidak konsisten atau bersifat rahasia. 3. Menekankan aspek negatif, begitu juga aspek positif, dari keputusan-keputusan dan rencana masa depan terbaru. 4. Secara terbuka mendiskusikan kemungkinan-kemungkinan terburuk. Hal ini tidak akan memprovokasi kekhawatiran seperti halnya khayalan yang tak terucapkan. Komunikasi Berbantuan Komputer Dewasa ini komunikasi di dalam organisasi-organisasi diperkuat dan diperkaya dengan berbagai teknologi berbantuan komputer. Teknologi tersebut meliputi: e-mail, pesan singkat, hubungan intranet dan ekstranet serta konfrensi video.

8

Telecommuting Perkembangan ledakan teknologi komunikasi yang berhubungan dengan perilaku organisasi adalah telecommuting. Ada sejumlah keuntungan dan kerugian telecommuting bagi organisasi, karyawan dan komunitas. Keuntungan bagi organisasi mencakup peningkatan retensi, pemaksimalan ruang kantor, pengurangan ketidakhadiran, waktu sakit, upah lembur, produktivitas karyawan dan kepuasan kerja. Kerugian bagi organisasi mencakup fakta bahwa telecommuting mengurangi komunikasi tatap muka dan fleksibilitas, membutuhkan koordinasi yang lebih besar, hanya sesuai untuk pekerjaan tertentu dan mungkin disalahgunakan oleh karyawan. Telecommuting mempunyai dampak yang sangat positif atau sangat negatif pada karyawan. Secara pragmatis, telecommuting mengurangi atau mengeleminasi biaya transportasi dan waktu pergi pulang kerja dan lebih dekat dengan keluarga dan lebih fleksibel dalam pengasuhan anak dan orang tua. Dari sisi perilaku organisasi, telecommuting memungkinkan karyawan mengontrol pekerjaan. Hal negatif adalah kesepian dan terisolasi, tidak adanya layanan pendukung kantor, ketidakmampuan untuk berpartisipasi dalam sinergi interaktif dan budaya organisasi. Manajemen Pengetahuan Manajemen pengetahuan (MP) merupakan suatu proses untuk mengorganisasi dan mendistribusikan kebijaksanaan kolektif suatu organisasi sehingga informasi yang tetapt disampaikan pada orang yang tepat pada saat yang tepat. Manajemen pengetahuan (MP) semakin penting karena tiga alasan: 1. Di banyak organisasi aset intelektual sama pentingnya dengan aset fisik atau finansial. 2. Seiring dengan mulai pensiunnya kalangan yang disebut baby boomers, terdapat kesadaran yang semakin kuat bahwa mereka mewakili sebuah kekayaan pengetahuan yang akan hilang jika tidak ada usaha untuk menagkapnya. 3. Suatu sistem manajemen pengetahuan yang dirancang dengan baik akan mengurangi ketidakefektifan dan membuat organisasi tersebut lebih efisien. MP dimulai dengan mengidentifikasi pengetahuan apa yg penting bagi organisasi. Manajemen perlu meninjau ulang berbagai proses yang telah dilewati guna mengidentifikasi manakah yang memberikan nilai terbaik. Kemudian, manajemen dapat mengembangkan sebuah jaringan komputer dan basis data yang dapat membuat informasi tersebut tersedia setiap waktu untuk mereka yang paling membutuhkan.

Memilih Media Komunikasi
Dalam komunikasi efektif, memilih media yang tepat adalah hal yang penting tetapi media mana yang lebih efektif untuk komunikasi tergantung kemampuan dan kompleksitas informasi. Pilihan media terbaik tergantung pada tingkat kemampuan. “Kemampuan informasi” dapat didefinisikan sebagai “kemungkinan informasi – membawa kapasitas data.” Kemampuan informasi dapat diukur dengan empat faktor. Faktor pertama umpan balik berkisar dari tingkat segera sampai sangat lambat, kedua saluran yang digunakan untuk membawa informasi dari kombinasi audio visual sampai visual terbatas, ketiga jenis komunikasi seperti personal dan non

9

personal dan keempat sumber bahasa yang digunakan, termasuk bahasa tubuh, bahasa alamiah atau angka. Tabel berikut mengelompokkan kemampuan informasi dari lima jenis media dalam konteks empat faktor.
Kekayaan Informasi Tinggi Tinggi/Sedang Sedang Sedang/Rendah Rendah Media Tatap muka Telepon Surat pribadi Surat resmi Numerik formal Umpan balik Seketika Cepat Lambat Sangat Lambat Sangat Lambat Saluran Visual, audio Audio Visual terbatas Visual terbatas Visual terbatas Jenis Komunikasi Pribadi Pribadi Pribadi Umum Umum Bahasa Sumber Bahasa tubuh, alamiah Alamiah Alamiah Alamiah Alamiah

Daft dan Lengel berpendapat ada tiga zone komunikasi efektif. Zone yang paling efektif adalah zone dimana kompleksitas masalah atau situasi disesuaikan dengan kemampuan media. Misalnya, saat berhadapan dengan situasi sederhana, manajer sebaiknya memilih media dengan kemampuan rendah. Sebaliknya jika masalahnya kompleks, manajer sebaiknya memilih media dengan kemampuan tinggi. Jika manajer tidak menyesuaikan situasi dan media, mereka akan berada dalam salah satu dari dua zone lain – zone overload dan zone simplikasi berlebihan. Zone overload merupakan zone dimana media memberikan informasi melebihi yang diperlukan. Contohnya adalah penggunaan komunikasi tatap muka untuk menyampaikan masalah rutin dan sederhana seperti mengingatkan orang untuk menghadiri rapat mingguan, penggunaan e-mail saja sudah cukup. Zone simplikasi berlebihan adalah zone dimana media tidak memberikan informasi yang diperlukan. Misalnya, mengirim memo melalui intranet perusahaan yang berkaitan dengan keputusan manajemen untuk menyusutkan dan mengurangi 10% tenaga kerja, hal ini akan menyebabkan masalah dan kekawatiran. Hambatan Bagi Komunikasi Effektif Ada beberapa hambatan yang berpotensi memperlambat atau menyimpangkan komunikasi yang efektif: 1. Penyaringan. Penyaringan (filtering) merujuk pada upaya pengirim yang dengan sengaja memanipulasi informasi sehingga akan menjadi lebih nyaman bagi si penerima. Faktor penentu utama dari penyaringan adalah jumlah tingkatan dalam struktur organisasi. Semakin banyak tingakatan vertikal dalam hierarki organisasi, semakin banyak terjadi penyaringan. 2. Perspesi Selektif. Persepsi selektif muncul karena penerima, dalam proses komunikasi, secara selektif melihat dan mendengar berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang dan karakteristikkarakteristik pribadi mereka yang lain. Ketika menerjemahkan sandi dari pesan, penerima memproyeksikan kepentingan dan harapan mereka ke dalam komunikasi.

10

3. Kelebihan Informasi. Setiap pribadi memiliki kapasitas yang terbatas untuk memproses data. Ketika informasi yang harus diolah melebihi kapasitas pemrosesan, hasilnya adalah kelebihan informasi (information overload). 4. Emosi. Apa yang tengah dirasakan penerima ketika menerima suatu komunikasi akan mempengaruhi cara ia menerjemahkannya. Pesan yang sama yang diterima pada saat marah atau bingung tak jarang diterjemahkan secara berbeda dari ketika sedang bahagia. 5. Bahasa. Kata-kata bisa memilki arti yang berbeda untuk orang yang berbeda. Umur, pendidikan, dan lata belakang kultural adalah tiga variabel menonjol yang mempengaruhi bahasa yang digunakan seseorang dan definisi yang diberikan pada kata-kata. 6. Kesulitan Komunikasi Seseorang mengalami kesulitan komunikasi bila yang bersangkutan merasakan ketegangan dan kegelisahan yang tidak semestinya dalam komunikasi lisan, tertulis atau keduanya. Hambatan-hambatan Komunikasi antara Perempuan dan Laki-laki Secara khusus, Tannen mampu menjelaskan mengapa gender seringkali menciptakan hambatan komunikasi lisan. Intisari dari riset Tannen adalah bahwa kaum laki-laki menggunakan pembicaraan untuk menekan status, sementara kaum perempuan menggunakannya untuk menciptakan koneksi. Kesimpulan ini, tentu saja, tidak dapat diterapkan kepada setiap laki-laki atau setiap perempuan. Tannen menyatakan komunikasi adalah suatu tindak penyeimbangan yang terus menerus, bermain-main di antara kebutuhan akan keintiman dan kebebasan yang tak henti bertentangan. Keintiman menekankan kedekatan dan persamaan. Kebebasan menekankan keterpisahan dan perbedaan. Perempuan berbicara dan mendengar suatu bahasa hubungan dan keintiman, lakilaki berbicara dan mendengar suatu bahasa hubungan status, kekuasaan dan kebebasan. Sikap Diam sebagai Komunikasi Sikap diam umumnya diabaikan sebagai bentuk komunikasi dalam perilaku organisasi karena hal tersebut mewakili ketiadaan tindakan atau nonperilaku. Sikap diam juga bukan suatu kegagalan untuk berkomunikasi bahkan hal tersebut dapat menjadi bentuk komunikasi yang sangat kuat. Sikap diam bisa berarti seseorang merasa khawatir dan takut untuk berbicara. Sikap diam dapat menunjukkan sinyal persetujuan, perbedaan pendapat, frustasi atau kemarahan. Komunikasi Antar Budaya Terdapat sejumlah faktor yang memberi kontribusi terhadap kegagalan komunikasi antar budaya. Cara terbaik untuk mencari akar penyebabnya adalah melalui konsep persepsi, stereotip dan etnosentrisme.

11

Persepsi digambarkan secara sederhana sebagai interpretasi seseorang terhadap realita untuk dipelajari. Orang diajar untuk “melihat” hal tertentu, dan hal tersebut akan mempengaruhi interpretasi mereka (persepsi mereka) terhadap realita. Stereotip adalah kecenderungan untuk menilai orang lain berdasarkan suatu kelas atau kategori. Ini juga suatu cara sederhana dan dikenal luas untuk membangun sebuah asumsi mengenai profil orang lain. Etnosentris mengacu rasa superioritas yang dimiliki anggota budaya tertentu. Misalnya, orang dari berbagai Negara mengaku bahwa orang di Amerika Serikat yakin bahwa mereka adalah yang terbaik dalam segala hal tanpa memperdulikan apa yang sedang dibahas. Meningkatkan Efektivitas Komunikasi Antar Budaya Bagaimana orang yang melakukan bisnis di Negara lain menjadi peka terhadap budaya Negara tersebut dan dapat menghindari kesalahan. Salah satu cara yang paling efektif adalah dengan mempelajari budaya negara tersebut sebelum menetap di sana. Cara kedua adalah memberi kepada peserta materi latar belakang pendidikan Negara tersebut, termasuk struktur social, agama, nilai, bahasa dan sejarah. Secara khusus program pelatihan ini dirancang untuk membantu manajer yang bertugas di luar negeri dapat menciptakan iklim yang benar antara diri mereka sendiri dan orang yang mereka ajak berkomunikasi.

12

Pengambilan Keputusan
Proses Pengambilan Keputusan Pengambilan keputusan didefiniskan secara universal sebagai pemilihan alternative. Chester Barnard menyatakan bahwa “Proses keputusan….merupakan teknik untuk mempersempit pilihan”. Langkah pengambilan keputusan menurut Mintzberg dan koleganya adalah sebagai berikut: 1. Tahap identifikasi, dimana pengenalan masalah atau kesempatan muncul dan diagnosis dibuat. 2. Tahap pengembangan, dimana terdapat pencarian prosedur dan solusi standard yang ada atau mendesain solusi baru. 3. Tahap seleksi, dimana pilihan solusi dibuat. Ada tiga cara pembentukan seleksi: dengan penilaian pembuat keputusan, berdasarkan pengalaman atau intuisi, dengan analisis alternative yang logis dan sistematis dan dengan tawar menawar saat seleksi melibatkan kelompok pembuat keputusan dan semua maneuver politik yang ada. Sekali keputusan diterima secara formal, otorisasi pun kemudian dibuat. Perilaku Pengambilan Keputusan Meskipun teori pengambil keputusan klasik berjalan dalam asumsi rasionalitas dan kepastian, tetapi tidak begitu halnya dengan teori perilaku pengambil keputusan. Ahli perilaku pengambil keputusan berpendapat bahwa individu mempunyai keterbatasan kognitif. Kompleksitas organisasi dan dunia secara umum menyebabkan individu bertindak dalam situasi ketidakpastian dan informasi begitu ambigu dan tidak lengkap. Kadang-kadang risiko ketidakpastian ini menyebabkan pembuat keputusan organisasi mempunyai keputusan yang diragukan atau tidak etis. Model Perilaku Pengambilan Keputusan Terdapat banyak mode; deskriptif dari perilaku pengambil keputusan. Model berkisar dari rasionalitas lengkap, seperti dalam kasus model rasionalitas ekonomi klasik, sampai sepenuhnya tidak rasional seperti dalam kasus model social. Model Rasionalitas Ekonomi Model ini berasal dari model ekonomi klasik dimana pembuat keputusan sepenuhnya rasional dalam segala hal. Berkaitan dengan aktivitas pengambilan keputusan, terdapat asumsi: 1. Keputusan sepenuhnya rasional dalam hal rencana-tujuan. 2. Terdapat system pilihan yang lengkap dan konsisten yang memungkinkan pemilihan alternative. 3. Kesadaran penuh terhadap semua kemungkinan alternative. 4. Tidak ada batasan pada kompleksitas komputasi yang dapat ditampilkan untuk menentukan alternative terbaik. 5. Probabilitas kalkulasi tidak menakutkan ataupun misterius.

13

Dengan kemampuan yang hamper sempurna ini, pembuat keputusan selalu berusaha memaksimalkan hasil dalam perusahaan bisnis dan keputusan diarahkan kepada titik profit maksimum dimana biaya marjinal sama dengan pendapatan marjinal. Teknik Rasional Modern: ABC, EVA dan MVA Teknik akutansi tradisional berdasarkan model rasionalitas ekonomi telah mengalami perubahan radikal. Untuk mengelola biaya dengan lebih baik, mereka menggunakan Activity based Costing (ABC). Metode ABC dan tradisional mencapai biaya yang sama, tetapi ABC member pembuat keputusan rincian data biaya yang jauh lebih akurat. Prinsip lama model rasionalitas ekonomi secara tradisional adalah biaya modal disamakan dengan bunga yang dibayarkan pada modal yang dipinjam. Dalam EVA (Economic Value Added), semua biaya modal diperhitungkan termasuk biaya modal ekuitas yaitu biaya kesempatan untuk memperoleh hasil jika mereka berinvestasi di perusahaan yang sama bidang bisnisnya. Perusahaan dengan EVA positif membuat keputusan yang rasional sedang EVA negative menghancurkan modal dan menyebabkan perusahaan dalam masalah. Ukuran yang lebih baru dan berbeda adalah MVA (Market Value Added) yaitu perbedaan antara nilai pasar dan modal yang diinvestikan. MVA positif menunjukkan seberapa banyak keuntungan yang diperoleh perusahaan dan MVA negative menunjukkan seberapa banyak modal yang terbuang. Model Sosial Pada sisi yang berlawanan dengan model rasionalitas ekonomi adalah model social yang digambarkan psikologi. Sigmund Freud memandang manusia sebagai sekumpulan perasaan, emosi dan naluri, dengan perilaku yang dipandu oleh keinginan yang tidak disadari. Secara jelas, jika ini merupakan deskripsi lengkap, maka orang akan tidak dapat membuat keputusan yang efektif. Staw dan Ross mengidentifikasikan empat alasan utama mengapa terdapat kecenderungan pembuatan keputusan tetap pada alternative keputusan yang buruk yang disebut eskalasi komitmen: 1. 2. 3. 4. Karakteristik proyek. Determinan psikologi. Kekuatan social. Determinan organisasi.

Model Rasionalitas Terbatas dari Simon Untuk mempresentasikan model rasionalitas ekonomi yang lebih realistis, Herbert Simon mengajukan model alternative. Dia merasa bahwa perilaku pengambil keputusan manajemen dapat dideskripsikan sebagai berikut: 1. Dalam memilih alternative, manajer berusaha meminimalkan kepuasan atau mencari sesuatu yang memuaskan atau “cukup bagus”. 2. Mereka menyadari bahwa dunia yang mereka rasakan merupakan model dunia nyata yang disederhanakan secara drastic. Mereka puas dengan penyederhanaan tersebut karena mereka yakin dunia nyata adalah kosong.

14

3. Karena mereka mengejar kepuasan minimal daripada maksimal, mereka dapat membuat pilihan tanpa menentukan semua kemungkinan alternative perilaku dan tanpa memastikan bahwa ini sudah mencakup semua alternative. 4. Karena mereka memperlakukan dunia itu kosong, mereka dapat membuat keputusan hanya dengan metode pengalaman atau trik perdagangan atau kekuatan kebiasaan. Gaya Pengambilan Keputusan Selain model rasionalitas keputusan, pendekatan lain untuk perilaku pengambil keputusan berfokus pada gaya yang digunakan manajer dalam memilih alternative. Ada empat gaya pengambilan keputusan: 1. Gaya Direktif. Pembuat keputusan gaya direktif mempunyai toleransi rendah pada ambiguitas dan berorientasi pada tugas dan masalah teknis. 2. Gaya Analitik. Pembuat keputusan ini mempunyai toleransi yang tinggi untuk ambiguitas dan tugas yang kuat serta orientasi teknis. 3. Gaya Konseptual. Pembuat gaya keputusan inimempunyai toleransi yang tinggi untuk ambiguitas, orang kuat dan perduli pada lingkungan social. 4. Gaya Perilaku. Pembuat keputusan gaya perilaku mempunyai toleransi rendah pada ambiguitas, orang yang kuat dan perduli pada lingkungan sosial Teknik Pengambilan Keputusan Partisipatif Sebagai teknik pengambilan keputusan, partisipatif mencakup individu atau kelompok dalam proses. Ia dapat dilakukan secara formal maupun informal dan memerlukan keterlibatan intelektual, emosional, dan fisik. Pengambilan Keputusan Kelompok Belakangan ini sejumlah skema keputusan social muncul dari penelitian psikologi social: 1. Skema kemenangan mayoritas. Dalam skema ini, kelompok sampai pada keputusan yang didukung oleh mayoritas. 2. Skema kemenangan yang sebenarnya. Dalam skema ini, saat semakin banyak informasi diberikan dan pendapat dibahas, kelompok menyadari bahwa ada satu pendekatan yang benar dan objektif. 3. Skema mayoritas dua per tiga. Skema ini sering digunakan juri yang cenderung menghukum terdakwa saat dua pertiga juri menyetujui. 4. Aturan perubahan pertama. Dalam skema ini, kelompok cenderung menggunakan keputusan yang mencerminkan perubahan pertama dalam pendapat yang diekspresikan anggota kelompok. Teknik Delphi Teknik ini mempunyai beberapa variasi tetapi umumnya bekerja sebagai berikut: 1. Sebuah kelompok dibentuk, tetapi anggota tidak berinteraksi satu sama lain. Dengan demikian, biaya pengeluaran untuk mempertemukan kelompok dapat dikurangi. 2. Setiap anggota diminta membuat prediksi atau input tanpa nama untuk keputusan kelompok. 3. Setiap anggota kemudian menerima umpan balik gabungan dari orang lain. 4. Pada umpan balik, dilakukan babak lain dari input anonym.

15

Teknik Kelompok Nominal Teknik kelompok nominal terdiri dari langkah berikut: 1. Pembangkitan ide yang tidak terucapkan melalui tulisan. 2. Umpan balik round-robin dari anggota kelompok, yang mencatat setiap ide dalam frasa pendek pada flip chart atau papan tulis. 3. Pembahasan setiap ide yang tercatat untuk klarifikasi dan evaluasi. 4. Voting individu mengenai ide prioritas, dengan keputusan kelompok diambil secara matematis menurut rating.

16

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful

Master Your Semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master Your Semester with a Special Offer from Scribd & The New York Times

Cancel anytime.