Conf. univ. dr.

Cornelia MAXIM

Instrumente Office pentru mediul de comunicare
Word Excel PowerPoint Office Binder Publisher Outlook

2

CUPRINS
Cuvânt înainte Introducere Capitolul 1. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei Microsoft Word 1.1. Automatizarea operaţiilor de întocmire a corespondenţei / 9 1.1.1. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) / 9 1.1.2. Automatizarea operaţiilor de tipărire a plicurilor şi etichetelor poştale / 19 1.2. Folosirea instrumentelor de verificare din programul Word / 23 1.2.1. Stabilirea limbii folosite / 23 1.2.2. Verificarea ortografiei / 24 1.3. Utilizarea Şabloanelor în Word / 27 1.3.1. Modificarea şabloanelor integrate în Word / 27 1.3.2. Crearea unui şablon pe baza unui document existent / 28 1.3.3. Utilizarea şabloanelor integrate în Word / 29 Capitolul 2. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia Microsoft Excel 2.1. Noţiuni de bază / 32 2.1.1. Caracteristicile unei aplicaţii Excel / 32 2.1.2. Deschiderea aplicaţiei Excel / 33 2.1.3. Deschiderea registrului (registrelor de calcul) / 36 2.1.4. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia / 37 2.1.5. Închiderea registrului de calcul şi a aplicaţiei Excel / 38 2.1.6. Folosirea funcţiei Help / 39 2.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază / 40 2.2.1. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul / 40 2.2.2. Schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran / 42 2.2.3. Personalizarea /modificarea barelor de instrumente / 42 2.2.4. Modificarea unor opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel / 44 2.3. Operaţii de bază / 44 2.3.1. Introducerea datelor în foaia de calcul / 44 2.3.2. Selectarea datelor / 49 2.3.3. Copiere, mutare, ştergere / 53 2.3.4. Căutare şi înlocuire / 57 2.3.5. Rânduri şi coloane în foaia de calcul / 58 2.3.6. Sortarea datelor / 61 2.4. Formule şi funcţii / 62 2.4.1. Formule aritmetice şi logice / 62 2.4.2. Lucrul cu funcţii / 70 2.5. Formatarea unei foi de calcul / 73 2.5.1. Formatarea celulelor (grupurilor de celule) / 73 2.5.2. Verificarea scrierii / 81 2.5.3. Setarea documentului / 84 2.6. Tipărirea foilor de calcul / 87 2.6.1. Vizualizarea (previzualizarea) foii de calcul / 87 2.6.2. Tipărirea foii de calcul active, sau a registrului de calcul / 88 2.6.3. Tipărirea unei secţiuni a foii de calcul active sau a unei secţiuni predefinite / 89

3 2.7. Obiecte, grafice şi diagrame / 90 2.7.1. Importul de obiecte / 90 2.7.2. Grafice şi diagrame / 93 2.8. Gestionarea listelor în Excel (baze de date) / 105 2.8.1. Noţiuni de bază / 105 2.8.2. Interogarea (consultarea) bazelor de date / 107 2.8.3. Gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri / 115 2.8.4. Blocarea rubricilor (câmpurilor) unui tabel ) / 116 2.8.5. Împărţirea ecranului în ferestre / 118 2.8.6. Protejarea şi ascunderea formulelor în foaia de calcul / 119 2.9. Glosar de termeni / 121 2.10. Teste evaluare cunoştinţe / 124 Capitolul 3. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint 3.1. Noţiuni de bază / 127 3.1.1. Caracteristicile unei prezentări PowerPoint / 127 3.1.2. Deschiderea aplicaţiei PowerPoint / 130 3.1.3. Deschiderea unei prezentări existente (mai multor prezentări) / 130 3.1.4. Salvarea unei prezentări / 133 3.1.5. Închiderea documentului de prezentare şi a aplicaţiei PowerPoint / 134 3.1.6. Folosirea funcţiei Help / 135 3.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază / 137 3.2.1. Schimbarea modului de vizualizare (afişare) a unei prezentări / 137 3.2.2. Modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran / 140 3.2.3. Modificarea barelor de instrumente / 140 3.2.4. Modificarea unor opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint / 141 3.3. Crearea unei prezentări / 142 3.3.1. Crearea unei noi prezentări / 142 3.3.2. Adăugarea(inserarea) textului într-un diapozitiv (folie / 147 3.3.3. Adăugarea textului în zona de subsol, pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele / 149 3.3.4. Numerotarea automată a diapozitivelor / 149 3.3.5. Introducerea datei calendaristice şi a timpului în diapozitive / 149 3.3.6. Alegerea unui set de caracteristici pentru diapozitiv (folie) / 150 3.3.7. Introducerea unor imagini grafice (clipuri), sunete şi videoclipuri în prezentări / 152 3.3.8. Introducerea unui obiect WordArt în prezentări / 154 3.3.9. Introducerea casetelor de text în prezentări / 155 3.3.10. Folosirea unui diapozitiv ( folie) Master / 155 3.4. Editarea unei prezentări / 156 3.4.1. Copierea, mutarea şi ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări si între mai multe prezentări active / 156 3.4.2. Copierea, mutarea şi ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active / 158 3.4.3. Adăugarea unui diapozitiv nou cu format definit / 159 3.4.4. Reordonarea diapozitivelor ( foliilor) într-o prezentare / 159 3.5. Formatarea unei prezentări / 161 3.5.1. Formatarea textului unui diapozitiv (folie) / 161 3.5.2. Modificarea casetelor de text în prezentări / 166 3.5.3. Modificarea imaginilor în prezentări / 167 3.6. Obiecte, grafice şi diagrame / 168

4 3.6.1. Desenarea obiectelor / 168 3.6.2. Diagrame organizaţionale (organigrame) / 171 3.6.3. Crearea de diferite tipuri de grafice: bar chart, pie chart, etc. / 175 3.7. Tipărirea unei prezentării / 178 3.7.1. Pregătirea diapozitivelor pentru tipărire / 178 3.7.2. Tipărirea efectivă a unei prezentări / 179 3.8. Pregătirea vizionării unei prezentări / 180 3.8.1. Efecte de Slide-show / 180 3.9. Vizionarea unei prezentări / 183 3.9.1. Derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive / 183 3.10. Expunerea unei prezentări în Internet/Intranet / 184 3.11. Ramificaţii ale execuţiei unei prezentări / 187 3.12. Pregătirea unei prezentări pentru expunere / 190 3.13. Expunerea unei prezentări în alt sediu (pe un alt calculator) / 192 3.14. Glosar de termeni / 195 3.15. Teste evaluare cunoştinţe / 198 Capitolul 4. Partajarea datelor între aplicaţii Office 4.1. Partajarea (utilizarea în comun) dinamică a datelor cu OLE (Object Linking and Embedding) / 201 4.2. Transformarea prezentărilor PowerPoint în documente Word şi invers / 206 Capitolul 5. Organizarea documentelor Office cu aplicaţia Office Binder 5.1. Caracteristicile şi crearea unei colecţii de obiecte / 207 5.1.1. Caracteristici generale / 207 5.1.2. Includerea unui document într-un biblioraft / 208 5.1.3. Includerea unui document nou gol într-un biblioraft / 209 5.2. Editarea unei colecţii de documente Office / 211 5.2.1. Editarea secţiunilor dintr-un biblioraft / 211 5.2.2. Editarea în fereastra programului sursă / 213 5.3. Tipărirea unei colecţii de documente Office / 214 5.3.1. Tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului / 214 5.3.2. Tipărirea unui biblioraft / 215 Capitolul 6. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia Microsoft Publisher 6.1. Noţiuni de bază / 216 6.1.1. Caracteristici generale ale aplicaţiei Publisher 2000 / 216 6.1.2. Caracteristici specifice ale aplicaţiei Publisher 2000 / 217 6.1.3. Deschiderea aplicaţiei Publisher / 218 6.2. Crearea unei publicaţii / 218 6.2.1. Crearea unui pliant / 223 6.3. Editarea unei publicaţii / 228 6.3.1. Utilizarea instrumentelor pentru aspect / 228 6.3.2. Înţelegerea cadrelor / 230 6.3.3. Introducerea textului / 239 6.3.4. Modificarea aspectului unei publicaţii / 243 6.3.5. Folosirea instrumentului Design Checker / 249 6.4. Tipărirea publicaţiei / 251 6.4.1. Configurarea imprimantei / 252 6.4.2. Alegerea opţiunilor pentru tipărire / 253

5 6.4.3. Folosirea serviciilor specializate de tipărire / 256 6.5. Glosar de termeni / 257 6.6. Teste evaluare cunoştinţe / 259 Capitolul 7. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook 7.1. Prezentare generală / 261 7.2. Utilizarea poştei electronice / 263 7.2.1. Adăugarea conturilor de e-mail / 263 7.2.2. Compunerea unui mesaj nou şi pregătirea lui pentru transmitere / 264 7.2.3. Recepţionarea mesajelor de e-mail şi organizarea lor în foldere (dosare) diferite / 269 7.3. Gestionarea persoanelor de contact / 270 7.4. Calendarul de activităţi / 273 7.4.1. Crearea de programări unice / 275 7.4.2. Crearea de evenimente unice / 277 7.4.3. Crearea de programări periodice / 278 7.4.4. Planificarea şedinţelor / 280 7.5. Urmărirea îndeplinirii sarcinilor / 281 7.6. Jurnalul de activităţi desfăşurate / 282 7.7. Gestionarea notiţelor / 283 Bibliografie / 285

gestionarea informaţiilor personale şi obţinerea unor lucrări cu aspect profesional care să poată fi publicate oriunde: de la imprimanta din birou. pentru a fi de calitate şi pentru ca elaborarea lor să se facă în condiţii de eficienţă. trebuie să stăpânească modalităţile prin care informaţia stocată electronic poate fi transformată. Evoluţia spre societatea informaţională şi în continuare spre societatea cunoaşterii conduce la o nouă alfabetizare de masă. univ. fie în format pentru tipărire sau nu. utilă studenţilor atât pentru studiu. ing. Utilizarea suportului electronic pentru introducerea. . Pentru ei. sau pentru trecerea testelor ECDL. operaţii cu date şi fişiere. O largă categorie de persoane. la serviciile comerciale de imprimare şi la atelierele de copiat sau pe World Wide Web Cursul prezintă o proporţie justă între elementele teoretice şi cele practice ce ţin de înţelegerea conceptelor şi utilizarea „Instrumentelor Office pentru mediul de comunicare“ şi se constituie într-o lucrare didactică de valoare. Lucrarea „Instrumente Office pentru mediul de comunicare“ elaborată de doamna Cornelia Maxim satisface sub forma unui curs universitar tocmai această necesitate. necunoaşterea tehnicilor şi cunoştinţelor necesare utilizării calculatorului electronic pentru operaţii asupra documentelor şi informaţiilor pe suport electronic. organizarea documentelor Office în colecţii. procesare texte. Cu atât mai mult. Cea mai mare parte a populaţiei unei ţări trebuie să aibă abilităţi de a folosi tehnologiile informaţiei şi comunicaţiilor în viaţa de zi cu zi. specifice domeniului de activitate în care sunt utilizate etc. un program internaţional sub numele de ECDL (European Computer Driving Licence) sau „Permisul european de folosire a calculatoarelor“. trebuie să satisfacă anumite cerinţe privind prezentarea conţinutului. operarea bazelor de date. Este cunoscut faptul că. stocarea. Vasile Baltac. informaţiilor şi cunoştinţelor a devenit o necesitate în orice domeniu profesional. trebuie să stăpânească noile instrumente puse la dispoziţie de tehnologia informaţiei.6 Cuvânt înainte Evoluţia rapidă a tehnologiilor informaţiei a schimbat profund şi modul în care se elaborează documentele. Prof. transportul şi prezentarea datelor. prezentări şi folosirea reţelelor şi în primul rând a Internet-ului. defineşte nivelul minim de cunoştinţe de bază despre calculatoare. şi pe un plan mai larg orice cititor va găsi în curs o paletă largă de subiecte cum sunt: consideraţiile asupra felului cum trebuie să se prezinte „vizual“ şi „funcţional“ un document destinat publicării. alfabetizarea digitală. cât şi subiecte concrete legate de utilizarea unor aplicaţii software frecvent utilizate. Cursul abordează tematica prelucrării informaţiilor electronice atingând atât elemente generale teoretice ce ţin de conceptul de „Instrumente Office pentru mediul de comunicare“. concepte şi metode pentru gestionarea tabelelor şi construirea unei prezentări electronice. cât şi ulterior ca manual de referinţă pentru utilizarea produselor Microsoft menţionate. dr. constituie un dezavantaj competitiv imposibil de surmontat în lumea de astăzi. astfel încât să se obţină documente în format electronic sau pentru tipărire. Informaţia circula rapid şi în volume de neconceput în urmă cu câteva decenii. prelucrare tabelară. Aceste documente. Studentul. care lucrează curent cu informaţia. cu exemple concrete de aplicare pe cazuri reale. viitorii profesionişti în comunicare şi relaţii publice.

acest dezavantaj ar influenţa viitorii profesionişti în comunicare şi relaţii publice. animarea prezentărilor cu efecte speciale. reprezintă standardul modern al alfabetizării de masă. crearea şi editarea graficelor. încet-încet. Apoi. a devenit realitate incontestabilă. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint. Capitolul 1. constituie un dezavantaj competitiv. . Tehnologiile informaţiei şi comunicaţiilor au schimbat rapid mentalităţi şi gândiri. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia MS-Excel. aspecte privind tipărirea plicurilor şi etichetelor poştale. cu scopul de a le perfecţiona abilităţile de exploatare eficientă a celor mai cunoscute aplicaţii informatice integrate în pachetul Office 2000: Word. Excel. ajungând ca astăzi calculatoarele să fie implicate nu numai în ştiinţă.7 Introducere În urmă cu ani informatica părea o „religie exotică“. Ceea ce era de neconceput în urmă cu câteva decenii. Office Binder. lucrarea este un suport practic de însuşire eficientă a facilităţilor oferite de aplicaţiile informatice dedicate automatizării activităţilor de birou. ale instrumentelor informatice pentru generarea şi prezentarea în format electronic şi/sau pentru tipărire a documentelor. exemple şi teste pentru crearea prezentărilor eficiente. elaborarea şi prezentarea documentelor în format electronic sau pentru tipărire. atingând standarde de performanţă pentru procesele decizionale ale oricărei activităţi umane. În acest context. gestionarea bazelor de date. Cele şapte capitole ale lucrării îşi propun să prezinte facilităţile oferite şi instrumentele de lucru ale aplicaţiei informatice abordate. pe parcursul acestui capitol sunteţi încurajaţi să vă evaluaţi cunoştinţele dobândite prin testele propuse spre rezolvare. o caracteristică fundamentală a societăţii informaţionale de astăzi şi a societăţii cunoaşterii de mâine. lucrarea se adresează atât studenţilor iniţiaţi în utilizarea calculatorului. relaţiile publiccalculator au devenit mai pământeşti. absolvenţi ai învăţământului universitar şi postuniversitar din Facultatea de Comunicare şi Relaţii Publice din SNSPA. Publisher şi Outlook. Alfabetizarea digitală impusă ca o necesitate a societăţii informaţionale. asemenea telefonului sau televizorului. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei MS-Word. au dezvoltat abilităţi şi atitudini. cele mai importante practici legate de gestionarea şabloanelor (template-uri) şi folosirea instrumentelor de verificare din programul Word. vă veţi forma deprinderile pentru crearea şi actualizarea tabelelor de date. prezintă modalităţile de realizare şi tipărire a formelor personalizate (tip) de scrisori. Prin urmare. au revoluţionat activităţi şi domenii profesionale. chiar fireşti. Tehnologia informaţiei a pus la dispoziţia tuturor categoriilor de utilizatori de calculatoare aplicaţii şi instrumente informatice deosebit de eficiente pentru elaborarea celor mai diverse şi complexe documente. Utilizarea calculatorului fără a stăpâni performant facilităţile aplicaţiilor. privind procesarea. transferul şi prelucrarea unor volume uriaşe de informaţii şi cunoştinţe. imposibil de schimbat în lumea de astăzi. În Capitolul 2. cât şi utilizatorilor de instrumente informatice pentru birotică. gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri şi protejarea datelor dintr-un tabel. Intitulată sugestiv „Instrumente Office pentru mediul de comunicare“. Cu atât mai mult. a cunoscut evoluţii impresionante. într-o succesiune logică şi accesibilă oricărui utilizator interesat. vă oferă informaţii. PowerPoint. aranjarea unui tabel pentru tipărire. administraţie sau afaceri. numite centre de calcul. practicată în nişte „temple misterioase“ şi îndepărtate. De asemenea. introducerea automată a datelor într-un tabel prelucrarea datelor folosind formule şi funcţii. economie. ci în însăşi viaţa noastră cea de toate zilele. în care clipeau sute de luminiţe şi se întâmplau o mulţime de lucruri care depăşeau puterea de înţelegere a profanilor. Capitolul 3. proiectare. stocarea.

oferind contextul şi suportul metodologic eficient al unei pregătiri individuale cu minimum de asistenţă din partea specialistului. veţi dobândi cunoştinţe legate de: proiectarea şi crearea publicaţiilor de birou. planificarea activităţilor şi actualizarea calendarului. prezintă prin exemple modalitatea de partajare (utilizare în comun) dinamică a datelor între documente din aplicaţii Office diferite. Partajarea datelor între aplicaţii Office. afişaţi. Pe parcursul acestui capitol sun prezentate exerciţii rezolvate şi la final veţi avea posibilitatea verificării cunoştinţelor dobândite prin rezolvarea bateriilor de teste propuse. înserarea porţiunilor din tabelele Excel în documentele Word precum şi transformarea unui document Word într-o prezentare şi invers. participarea la întruniri electronice în cadrul grupului de lucru. Organizarea documentelor Office într-o colecţie (biblioraft) cu aplicaţia MS-Office Binder. De asemenea. modificarea aspectului unei publicaţii. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia MS-Publisher. În capitolul 6. editarea publicaţiilor de birou folosind instrumente specializate. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook. După parcurgerea capitolului 5. Capitolul 7. veţi fi în măsură să: creaţi un biblioraft (agrafă de birou) în care includeţi documente Office.8 construirea diagramelor organizaţionale. Bibliografia recomandată conţine titluri de referinţă în domeniul abordat şi garantează valoarea ştiinţifică a demersului preponderent practic al lucrării. verificarea corectitudinii publicaţiilor. care constituie un adevărat ghid pentru generarea şi prezentarea documentelor în format pentru tipărire şi / sau electronic. expunerea prezentărilor în Internet/ Intranet şi pregătirea prezentărilor pentru expunere. gestionarea agendelor de adrese şi a listelor cu persoane de contact. vă formează deprinderile pentru: transmiterea şi recepţionarea masajelor e-mail atât într-o reţea locală cât şi pe Internet. tipăriţi sub o singură comandă toate documentele incluse în biblioraft. formataţi toate documentele direct din fereastra Binder. lucrarea prezintă o proporţie justă între elementele teoretice şi cele practice. crearea şi păstrarea unui jurnal de activităţi proprii şi gestionarea notiţelor. editaţi. folosirea serviciilor specializate de tipărire a publicaţiilor. . organizarea şedinţelor şi urmărirea sarcinilor de lucru. Capitolul 4.

conţine: − câmpuri (Fields): elemente de tip text pentru identificarea coloanelor (numele coloanelor).1. de tip şablon precum şi informaţii cu privire la inserarea textului variabil. regăsinduse sub forma: − formularului pentru scrisori circulare (Form Letters). Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) este o procedură automată de îmbinare a unui document principal cu o sursă de date. Un tabel privit şi interpretat ca sursă de date. nemodificabile. − înregistrări (tupluri sau realizări): ansamblul de valori afectate câmpurilor pentru un obiect real. 1. Excel. trebuie create două documente: un document principal (Main document) şi un document sursă de date (Data source). Documentul principal conţine informaţiile fixe. − documentului de tip etichetă poştală (Mailing Labels) pentru uzul de secretariat prin foi autocolante ce conţin etichete pentru plicuri sau pentru etichetarea unor produse. Rezultatele fuziunii se pot regăsi fie într-un nou fişier. − cele mai importante practici legate de gestionarea şabloanelor (template-uri). − aspecte privind tipărirea plicurilor şi etichetelor poştale. Sursa de date conţine informaţiile variabile. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei MS-Word După parcurgerea acestui capitol veţi putea cunoaşte: − modalităţile de realizare şi tipărire a formelor personalizate (tip) de scrisori. Sursa de date (baza de date) sau sursa fuzionării documentelor (Data Source) se regăseşte sub formă tabelară într-un format Word. a cărui utilitate presupune diseminarea unei informaţii conform unei structuri ierarhice descendente. − documentului de tip catalog (Catalog) pentru repertorierea anumitor produse sau activităţi. − folosirea instrumentelor de verificare din programul Word. indiferent de forma sub care se regăseşte poate conţine: informaţie de tip text şi câmpuri de fuziune (Merge Fields).1. Înregistrările sursei de date pot fi filtrate (Query) potrivit unor criterii de selecţie pentru a răspunde cerinţelor personalizate ale utilizatorilor fuziunii documentelor .). Documentul principal. fie pot fi trimise la imprimantă sau ca mesaje prin poşta electronică Pentru editarea scrisorilor circulare (Form Letters) se pot parcurge următoarele etape: . Documentul principal (Main Document) poate fi de mai multe tipuri. corpul scrisorii şi încheierea) şi informaţii variabile care diferă de la scrisoare la scrisoare (de exemplu numele şi adresa destinatarului etc. Fuzionarea documentelor presupune îmbinarea (iterativă sau selectivă) a documentului principal aflat sub oricare din cele patru forme de prezentare cu înregistrările sursei de date. − documentului de tip plic (Envelopes). Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) O scrisoare tip (circulară) este un document ce conţine două tipuri de informaţii: informaţii identice (fixe) în toate scrisorile (de exemplu: antetul scrisorii. Pentru a tipări o scrisoare tip.9 1. Automatizarea operaţiilor de întocmire a corespondenţei 1. Access sau Outlook.1. − domenii: plajele de valori admise de câmpuri. Câmpurile mai pot fi numite atribute sau proprietăţi.

existând posibilitatea modificării documentului principal prin butonul Edit din caseta Mail Merge Helper. iar locurile unde se vor insera elementele variabile (viitoarele câmpuri de fuziune „Merge Fields“) vor fi completate cu spaţii.1. se apasă butonul Create corespunzător rubricii Main Document şi din lista derulantă se alege în cazul scrisorilor circulare opţiunea Form Letters (formular pentru scrisori tip sau circulare). Crearea sau deschiderea sursei de date (bazei de date). se poate iniţia procedura de fuzionare a documentelor prin declararea acestuia ca „document principal“ (Main Document). sau propune generarea altui document principal prin butonul New Main Document. sau pur şi simplu nu se va ţine cont pentru moment de acestea. Se editează documentul principal. Editarea se realizează în mod obişnuit. Validându-se această opţiune. pentru a-i înştiinţa despre ultimele dezvoltări. formatat şi salvat. Prin apăsarea butonului Active Window prima fază a fuzionării se încheie. Editarea documentului principal. Figura 1. Word propune printr-o casetă de dialog activarea ferestrei ce conţine documentul editat transformându-l prin apăsarea butonului Active Window în document principal. . Pentru exemplificarea scrisorilor circulare presupunem că o firmă de construcţii doreşte să trimită scrisori clienţilor săi. A doua etapă a fuzionării documentelor este aceea a creării sau a deschiderii sursei de date care conţine informaţia variabilă care se va combina cu documentul principal. 2.10 1. Macheta documentului care va sta la baza documentului principal este prezentată în Anexa 1. opţiunea Mail Merge. După ce documentul a fost editat. ce conţine informaţii nemodificabile care vor sta la baza scrisorilor standard. cu ajutorul meniului Tools. Din caseta Mail Merge Helper.

ştergându-se unele dintre acestea în urma selectării rubricii respective şi acţionării butonului Remove Field Name. În caseta de dialog Create Data Source se pot utiliza câmpurile predefinite (din lista rubricii Field Name in Header Row: Title. . Acest lucru se poate face după eliminarea rubricilor predefinite (altfel noile rubrici se adaugă la sfârşitul vechilor rubrici) şi editarea celor noi în caseta Field Name (editarea se va face fără spaţii în numele câmpurilor). validându-se succesiv după fiecare introducere prin butonului Add Field Name. First Name. Last Name. sau în totalitate (13 rubrici).) ale sursei de date nou generate. corespunzător rubricii Data Source.11 Crearea unei surse de date ca sursă a informaţiilor variabile se poate efectua cu ajutorul comenzii Tools − Mail Merge. Ordinea acestor câmpuri se poate schimba prin apăsarea butoanelor Move. Se alege din lista derulantă opţiunea Create Data Source. Figura 1. Company etc. iar din caseta de dialog Mail merge Helper se apasă butonul Get Data.2. Job Title. sau selectiv. Este de recomandat ca aceste câmpuri să fie suprimate şi să se genereze rubrici personalizate pentru sursa da date.

Dacă se execută succesiv clic pe butonului FindFirst / Find Next se vor afişa în formular datele ce corespund criteriul specificat. Caseta Data Form este prezentată în figura următoare. sistemul propune editarea sursei de date dacă se execută clic pe butonul Edit Data Source. se poate repeta operaţia executând clic pe butonul Add New sau se poate încheia executând clic pe butonul OK. adresa. mai corect spus documentului ce conţine structura sursei de date (fără înregistrări). După completarea unei grile ce conţine în fapt o înregistrare a bazei de date. Sursa de date poate fi editată completând rubricile propuse de caseta de dialog Data Form. sau editarea documentului principal dacă se execută clic pe butonul Edit Main Document. Căutarea unor înregistrări ce corespund unui criteriu de selecţie este operaţională dacă se execută clic pe butonului Find. din caseta Data Form. prenume şi funcţia) şi apăsarea butonului OK.3. corespunzător unei rubrici a bazei de date (In Field). Figura 1...12 Figura 1. După salvare. . După declararea rubricilor sursei de date (nume_societate. nume. Word propune automat salvarea documentului ce conţine sursa de date.4. localitatea. În caseta Find in Field se precizează în rubrica Find what textul ce va fi căutat.

c) butonul Add New Record permite introducerea de noi înregistrări în sursa de date prezentată sub formă tabelară.6.6.5.). b) butonul Manage Fields permite actualizarea rubricilor sursei de date în sensul adăugării ştergerii şi modificării numelui acestora. după care se apasă butonul Remove. Butonul Restore anulează ultimele valori ale înregistrării curente – în curs de editare. Toate aceste trei operaţiuni se validează în final cu butonul OK. utilizatorul având posibilitatea introducerii altei înregistrări. d) butonul Delete Record permite ştergerea înregistrării pe care este poziţionat cursorul utilizatorului. Suprimarea unei rubrici se face selectând din caseta Field Names in Header Row rubrica ce va fi anulată. Butonul Delete şterge înregistrarea curentă. Database. Atât introducerea înregistrărilor în baza de date. Toolbars. Butoanele pentru lucrul cu sursa de date sunt următoarele: a) butonul Data Form permite comutarea între vizualizarea bazei de date sub formă tabelară şi vizualizarea acesteia prin formularul Data Form. alegerea ordinii inserării în caseta Field Names in Header Row şi validarea operaţiunii prin butonul Add. . Adăugarea unei noi rubrici se face prin editarea numelui acesteia în caseta Field Name. Vizualizarea tabelară a sursei de date implică afişarea contextuală a unei bare cu butoane (Database) pentru lucrul cu sursa de date (Figura 1. Această bară mai poate fi instalată şi prin succesiunea de comenzi View. Modificarea numelui unei rubrici se face prin selectarea acestuia şi apăsarea butonului Rename după cum în caseta Field Name numele va fi modificat prin editare. cât şi vizualizarea acestora se poate face şi în formă tabelară prin apăsarea butonului View Source. a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) Figura 1.13 Figura 1.

14 e) butonul Sort Ascending permite sortarea crescătoare a sursei de date după rubrica selectată de utilizator prin poziţionarea mouse-ului; f) butonul Sort Descending permite sortarea descrescătoare a sursei de date după rubrica selectată de utilizator prin poziţionarea mouse-ului; g) butonul Insert Database declanşează o operaţiune de schimbare a sursei de date cu care interacţionează documentul principal în procedura fuzionării documentelor; h) butonul Update Field actualizează înregistrările bazei de date; i) butonul Find Record declanşează o procedură de interogare a sursei de date după un criteriu de selecţie, corespunzător unei rubrici; j) butonul Mail Merge Main Document permite trecerea la vizualizare documentului principal. Apăsarea acestui buton încheie practic faza de creare a sursei de date ce va fi sursa informaţiilor variabile. k) Fuzionarea documentului principal poate avea loc şi cu o bază de date generată cu procesorul de tabele Excel sau cu un sistem de gestiune a bazelor de date, de exemplu cu Access. 3. Inserarea câmpurilor de fuziune sau completarea documentului principal cu informaţii din sursa de date. Următoarea fază a fuziunii documentelor o constituie inserarea câmpurilor de fuziune în documentul principal. Aceste câmpuri de fuziune reprezintă legătura dintre sursa de date şi documentul principal, sub forma unor marcaje ce poartă numele câmpurilor din bază. Această operaţiune se execută numai din documentul principal. În momentul în care acesta este activat (prin comanda Window şi selectarea din listă a numelui documentului sau prin apăsarea butonului Mail Merge Main Document − dacă fereastra activă conţine sursa de date în format tabelar Word), fereastra documentului principal afişează o bară particulară cu instrumente şi anume Mail Marge (bara de fuziune).

Figura 1.7. Se poziţionează cursorul la prompterul de inserare unde urmează a fi înserate câmpurile de fuziune, se apasă butonul Insert Merge Field, iar din lista derulantă afişată se aleg pe rând câmpurile de fuziune ce urmează a fi înserate.

Figura 1.8. Înaintea declanşării fuziunii propriu-zise, se pot executa patru operaţiuni (opţionale): − filtrarea sursei de date; − verificarea erorilor de fuziune;

15

− simularea fuziunii pe documentul principal.
Filtrarea sursei de date Filtrarea sursei de date create sau importate în Word se face prin intermediul casetei de dialog Mail Merge Helper (comanda Tools – Mail Merge) executând clic pe butonul Query Options. În ecran este afişată caseta de dialog Query Options şi în secţiunea Filter Records se precizează câmpurile pe care operează filtrarea în condiţiile precizării unor restricţii înlănţuite prin operatorii logici And sau Or. În rubrica Field se precizează câmpul din sursa de date asupra căruia se aplică restricţiile. În rubrica Comparison se alege operatorul de comparaţie, iar în rubrica Compare to se precizează referinţa text sau numerică pentru care trebuie să răspundă selecţia înregistrărilor.

Figura 1.9. În exemplul prezentat mai sus, sursa de date Word a fost filtrată selectându-se acele înregistrări pentru care localitatea este „Bucureşti“sau funcţia este „Specialist PR“. De asemenea, în secţiunea Sort Records, înregistrările sursei de date filtrate pot fi sortate crescător (Ascending) sau descrescător (Descending) prin precizarea câmpurilor cu rol de chei de sortare (Sort by). Atunci când se utilizează mai multe chei de sortare (maxim trei), acestea se precizează în ordinea gradului de agregare (de la mare, la mic). Anularea filtrelor sursei de date (resetarea criteriilor) se face dacă se execută clic pe butonul Clear All . Sortarea sursei de date filtrate este ilustrată grafic în Figura 1.10. În acest exemplu, sursa de date a fost ordonată crescător după câmpul „localitatea“ şi crescător după câmpul „funcţia“. .

16

Figura 1.10. Simularea fuziunii Înaintea fuzionării propriu-zise se poate face o simulare a combinării documentului principal cu înregistrările bazei de date, dacă se execută clic pe butonului View Merget Data de pe bara de fuziune (Figura 1.11). În documentul principal se declanşează înlocuirea câmpurilor de fuziune inserate cu realizările corespunzătoare din sursa de date. Înregistrările din bază pot fi parcurse cu ajutorul butoanelor Next Record – pentru poziţionarea pe următoarea înregistrare, Previeus Record – pentru vizualizarea înregistrării precedente, Last Record – pentru ultima înregistrare, First Record – pentru prima înregistrare, Go to Record – pentru poziţionarea pe a „n“ – a înregistrare.

Figura 1.11. 4. Declanşarea fuziunii sau interclasarea documentului principal cu sursa de date. Ultima etapă în fuziunea documentelor este aceea prin care se declanşează operaţiunea de îmbinare, fie prin butoanele Merge to New Document, Merge to Printer, sau Start Mail Merge prezente pe bara de fiziune (Figura 1.7.), fie prin comanda Tools – Mail Merge sau butonul Merge din cadrul rubricii Merge the data with the document. Caseta de dialog Merge permite specificarea destinaţiei fuziunii prin alegerea din lista rubricii Merge to a unui document nou (New document) care să conţină rezultatele fuziunii sau a opţiunii de imprimare directă a documentelor generate de fuziune (To printer) sau trimiterea acestora prin poşta electronică (Electronic mail). De asemenea, se poate preciza opţiunea de fuziune a tuturor înregistrărilor sursei de date (All) sau a înregistrărilor selectate prin aplicarea filtrului Query Options, sau se poate preciza un interval de număr de înregistrări fuzionabile (From… To …).

17

Figura 1.12 Tot prin caseta Merge, în rubrica When merging records, se pot specifica opţiunile de imprimare a înregistrărilor vide, generându-se rezultate şi pentru înregistrările goale (Print blank lines when data fields are empty) sau generându-se rezultate numai pentru înregistrările non-vide (Don’t print blank lines when data fields are empty). Fuziunea propriu-zisă este operaţională dacă se execută clic pe butonul Merge. Verificarea erorilor Verificarea erorilor de fuziune este o operaţie facultativă şi prealabilă declanşării fuziunii, prin care se compară automat câmpurile de fuziune din documentul principal cu câmpurile sursei de date. În cazul în care se găsesc neconcordanţe, se semnalează erori. Operaţia de verificare se poate declanşa executând clic pe butonul Check for Errors de pe bara de fuziune, sau clic pe butonul Check Errors... din caseta Merge. Figura 1.13 ilustrează rezultatele fuziunii documentelor de tip „scrisori circulare“ într-un document intitulat automat Form Letters.

Figura 1.13.

18
Anexa 1

Societatea de Construcţii Civile Bd. Unirii nr.4, Bloc A, Scara 2, Ap. 23 Sector 3 Bucureşti, 73133

marţi, 27 octombrie 2009 Către, Societatea Comercială: Adresa: Localitatea: Domnului/Doamnei: Funcţia:

Deoarece sunteţi un client valoros al serviciilor noastre, doresc să vă anunţ ultimele dezvoltări ale Companiei. Astfel:

− S-au modificat orele de funcţionare. Biroul nostru este deschis acum, de luni până vineri de la 8AM la 7PM, iar sâmbătă, de la 9AM la 1PM. − Avem o nouă pagină de Web. Pentru a putea fi informaţi în orice moment am
deschis o nouă pagină Web. Această pagină conţine răspunsuri la cele mai frecvente întrebări puse de clienţii noştri, precum şi legături cu alte zone de informaţii (site-uri). Vizitaţi-ne deci la adresa: www.xyz.com. Apreciem afacerile pe care le facem cu Dvs. şi de aceea încercăm să vă oferim cele mai bune linii şi servicii de produse. Dacă aveţi vreo nelămurire, nu ezitaţi să ne sunaţi. Cu mulţumiri, Viorel POPA, Preşedintele Societăţii

sau se selectează opţiunea Omit de deasupra casetei. se poate edita textul. se şterge textul din caseta Return Address. se execută clic pe butonul Options din eticheta Envelopes. Dacă se execută clic pe Yes. Figura 1. Dacă se doreşte tipărirea unei adrese de retur.1. se execută clic pe eticheta User Information şi se introduce adresa în caseta Mailing Address). dacă este cazul. Dacă se introduce sau se editează textul din caseta Return Address din eticheta Envelopes. când se execută clic pe butonul Print sau Add To Document (la pasul 5). adresa respectivă va apărea în mod automat în caseta Return Address. Dacă nu se doreşte tipărirea adresei de retur (de exemplu. atunci pot fi preluate. Pentru a specifica o adresă personală pentru mesaje poştale. Word va salva textul ca adresă personală pentru mesaje poştale. .2. Se deschide caseta de dialog Envelope Options prezentată în figura de mai jos. se alege comanda Options din meniul Tools. 3. 2. Se alege comanda Envelopes And Labels din meniul Tools şi se execută clic pe eticheta Envelopes din caseta de dialog Envelopes And Labels prezentată în figura de mai jos. atunci pot fi preluate dacă se execută clic pe butonul Address Book. aceasta se scrie în caseta Return Address. Dacă trebuie modificată una din opţiunile pentru tipărirea plicului. În situaţia în care s-a specificat o adresă personală pentru mesajele poştale în Word. Automatizarea operaţiilor de tipărire a plicurilor şi etichetelor poştale Tipărirea unui singur plic Pentru a tipări un singur plic se efectuează următorii paşi: 1.19 1. Dacă au fost introduse adrese într-a agendă de adrese Outlook. dacă se folosesc plicuri cu adresa gata tipărită). Se scrie adresa destinatarului în caseta Delivery Address. dacă se execută clic pe butonul Address Book situat deasupra casetei. Word va întreba dacă se doreşte salvarea noii adrese ca adresă de retur prestabilită. 4. În acest caz.14. Dacă au fost introduse adrese într-a agendă de adrese Outlook.

respectiv adresa de retur. . Din caseta derulantă Envelope size se alege formatul plicului. Poziţia plicului în imprimantă poate fi: cu faţa în sus (Face up). Figura 1.16). cu faţa în jos (Face down) sau în sensul rotirii acelor de ceasornic (Clockwise rotation).20 Figura 1. Plicul trebuie introdus în aşa fel încât să corespundă orientării indicate în secţiunea Feed method.15 Se execută clic pe eticheta Envelope Options. Pentru precizarea direcţiei de introducere a plicului şi poziţia lui în imprimantă se execută clic pe eticheta Printing Options (Figura 1. .16. Modificarea poziţiei adresei destinatarului. respectiv a poziţiei adresei de retur se face introducând valori corespunzătoare în casetele From left şi From top. Butoanele Font permit modificarea opţiunilor de formatare pentru textul din casetele care conţin adresa destinatarului.

Se poate selecta şi opţiunea Use Return Address pentru ca Word să copieze în caseta Address. se alege Envelopes And Labels din meniul Tools şi se execută clic pe eticheta Labels din caseta de dialog Envelopes And Labels (Figura 1. Se scrie textul pentru etichetă în caseta Address. Tipărirea unei etichete Pentru tipărirea unei singure etichete sau a unei pagini de etichete. orientarea pentru tipărire şi sursa de hârtie corespunzătoare pentru tipărirea plicului.21 5. acest buton va avea inscripţia Change Document şi va înlocui textul anterior pentru plic cu noul text). . cu aceeaşi adresă sau informaţie. Pentru tipărirea imediată a plicului se introduce plicul în imprimantă şi se execută clic pe butonul Print. adresa personală pentru mesajele poştale (adresa care se introduce în eticheta User Information din caseta de dialog Options.17. Acestea pot fi tipărite amândouă folosind o singură comandă de tipărire.18). Word va insera textul plicului într-o secţiune separată la începutul documentului curent care va fi introdus în plicul tipărit şi va aplica acestei secţiuni formatul de hârtie.17. Pentru a introduce textul pentru documentul curent din fereastra activă. textul plicului se poate edita sau se poate completa cu text sau ilustraţii. Figura 1. Dacă este cazul. se execută clic pe butonul Add To Document (Dacă informaţiile pentru plic sunt deja introduse în document. după cum s-a arătat în secţiunea plicuri). Această metodă se poate folosi pentru a include în acelaşi document textul pentru scrisoare şi textul pentru plic aşa cum prezintă figura 1. Plicul va fi tipărit în mod automat odată cu documentul curent.

Din lista cu etichete Product number se .19 Pentru a selecta tipul imprimantei se alege opţiunea Dot matrix sau Laser and ink jet. Figura 1. Din caseta Label products se alege categoria de etichete. se execută clic pe butonul Options pentru a deschide caseta de dialog Label Options prezentată în figura de mai jos. se alege Single Label şi se introduce poziţia pe linii şi coloane în foaia de etichete a etichetei care va fi tipărită. − Pentru a tipări o singură etichetă. se alege opţiunea Full page of the same label Această opţiune s-ar putea folosi. Dacă trebuie să se modifice una din opţiunile pentru tipărirea etichetei. pentru a realiza o foaie întreagă de etichete cu adresă de retur. Se poate indica programului Word câte etichete să tipărească în felul următor: − Pentru a tipări o pagină întreagă de etichete având acelaşi text pe fiecare etichetă. de exemplu.22 Figura 1.18.

Se selectează textul care nu este scris în engleză americană. se pot specifica valorile exacte ale etichetei selectând cea mai apropiată etichetă standard din punct de vedere al dimensiunilor. Prin urmare se urmează aceleaşi etape. 2. se poate executa clic pe butonul New Document pentru ca Word să includă textul etichetei într-un nou document. Pentru a vedea valorile exacte ale etichetei se execută clic pe butonul Details. Din submeniul afişat se alege opţiunea Set Language.23 selectează formatul exact al etichetei. Noul document se poate salva pentru a se putea tipări şi altă dată aceleaşi etichete. se selectează textul exclus de la verificare şi apoi se alege Language din meniul Tools. Etichetei personalizate i se poate da o denumire. Folosirea instrumentelor de verificare din programul Word Instrumentele de verificare din Microsoft Word permit corectarea ortografiei şi îmbunătăţirea aspectului documentelor create. care apoi poate fi ştearsă prin selectarea ei din lista Product number şi clic pe butonul Delete.). rutine pentru verificarea în timpul scrierii a ortografiei şi a sintaxei.20).1. În ecran este afişată caseta de dialog Language (Figura 1. precum şi un dicţionar de sinonime. 1. − Dacă se tipăreşte o întreagă pagină de etichete (s-a ales opţiunea Full page of the same label). 3.2. Pentru a încheia tipărirea etichetei. Tipărirea seturilor de plicuri Facilitatea Word de realizare a scrisorilor tip poate fi folosită şi pentru tipărirea seturilor de plicuri sau etichete poştale.Word va adăuga limba selectată în stilul Normal al documentului sau şablonului. Dacă întregul text din document sau o parte a lui este scris într-o altă limbă şi se doreşte verificarea.. se procedează astfel: − Pentru a tipări eticheta imediat... Limba reprezintă un tip de atribut de formatare. Se alege comanda Language din meniul Tool şi apoi opţiunea Set Language. Stabilirea limbii folosite În versiunea programului Word comercializată în SUA. se execută clic pe butonul Print. respectiv executând clic pe butonul New Label şi modificând valorile din caseta de dialog New Custom. iar în cazul etichetelor poştale se alege opţiunea Mailing Labels.S. întregul text este marcat iniţial ca fiind English (U. Se alege din această casetă limba folosită în textul selectat şi se execută clic pe butonul OK. Word are instrumente de verificare ce pot fi folosite în timpul introducerii textului într-un document – mai exact.. Marcarea textului ca fiind într-o anumită limbă le permite instrumentelor de verificare din Word să caute dicţionarul corespunzător. . Dacă se execută clic pe butonul Default. Dacă se doreşte ca anumite blocuri de text să fie excluse de la verificare.2. dar la etapa 1.. 1. Dacă foaia de etichete nu corespunde nici uneia din etichetele standard. adică în engleza americană. din fereastra Mail Merge Helper se execută clic pe butonul Create corespunzător rubricii Main Document şi din lista derulantă se alege în cazul plicurilor opţiunea Envelopes.. În caseta de dialog Language se selectează opţiunea Do not check spelling or grammar. se procedează astfel: 1.

Din secţiunea Spelling se selectează opţiunea Check spelling as you type. Verificarea ortografiei Verificarea automată a ortografiei în timpul scrierii Pentru ca programul Word să verifice automat ortografia în timpul scrierii.2.21. se alege Options din meniul Tools şi apoi se execută clic pe eticheta Speling & Grammar. îl va marca cu o linie roşie ondulată aşa cum arată figura de mai jos. Dacă întâlneşte un cuvânt pe care îl consideră greşit (adică un cuvânt pe care nu-l găseşte în dicţionar).20. 1.2. Word va verifica ortografia textului introdus deja şi va continua să verifice fiecare cuvânt scris.24 Figura 1. . Figura 1.

cu condiţia să fie selectată opţiunea Replace text as you type.25 Din fereastra de mai sus. se selectează porţiunea respectivă. Când rutina pentru verificarea ortografiei întâlneşte un cuvânt care nu este în dicţionar. Dacă momentan se doreşte ascunderea greşelilor de ortografie. Dacă se doreşte verificarea ortografiei în întregul document. 3. AutoCorrect pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvântul respectiv din submeniul care va fi afişat. Verificarea manuală a ortografiei în timpul scrierii O altă variantă pentru verificarea ortografiei este prin lansarea manuală a componentei integrate pentru verificarea ortografiei. Add pentru a adăuga cuvântul în dicţionarul personalizat. Apoi. De fiecare dată când se execută dublu-clic pe această pictogramă. în lista Suggestions. Dacă se execută clic pe Change All. În această casetă de dialog. dacă există. 2. se procedează astfel: 1. De acum încolo. se alege una din următoarele butoane: Ignore pentru a ignora cuvântul. Pentru rezolvarea cuvântului selectat. Dacă se execută clic pe Change va fi înlocuită numai apariţia cuvântului în locul respectiv. Word va corecta. se pot localiza (şi corecta) aceste cuvinte. Se alege comanda Spelling and Grammar din meniul Tools. executând dublu-clic pe pictograma Spelling And Grammar Status de pe bara de stare din Word. Word introduce punctul de inserare imediat după cuvântul greşit). îl va selecta în document şi va afişa caseta de dialog Spelling and Grammar (Figura 1. . fără a marca forma greşită când va mai fi scrisă în documente. Word selectează următorul cuvânt marcat şi afişează meniul derulant prezentat mai sus. Dacă funcţia pentru verificarea ortografiei în timpul scrierii a marcat unul sau mai multe cuvinte din document. se execută clic pe butonul Change sau pe butonul Change All. Ignore All pentru ca rutina de verificare să nu mai marcheze cuvântul respectiv în nici un document până când se va executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer a casetei de dialog Options. astfel încât Word să nu îl mai marcheze niciodată ca fiind ortografiat greşit. Pentru a ajunge la această opţiune se alege comanda AutoCorrect din meniul Tools. Word nu va mai marca acele cuvinte scrise greşit cu linii roşii ondulate. dar va continua să controleze ortografia şi va memora cuvintele scrise greşit. vor fi corectate toate apariţiile cuvântului respectiv în întregul document (nu vor fi corectate apariţiile anterioare care au fost ignorate. şi apoi se execută clic pe eticheta AutoCorrect din caseta de dialog care va fi afişată pe ecran. se poate selecta opţiunea Hide spelling errors in this document din eticheta Spelling & Grammar a casetei de dialog corespunzătoare (Figura 1. în caseta Not in dictionary este afişată o parte din propoziţia în care apare cuvântul în cauză (care este afişat cu roşu). Word va corecta cuvântul în document şi va adăuga forma corectă în lista Replace text as you type asociată funcţiei AutoCorrect. Lista Suggestions conţine una sau mai multe variante considerate corecte pentru scrierea cuvântului respectiv (dacă rutina pentru verificarea ortografiei poate deduce o formă corectă şi dacă este selectată opţiunea Always Suggest Corrections). trebuie să se aplice una sau mai multe din următoarele soluţii: − Pentru a înlocui cuvântul şi a căuta următoarea greşeală fie se corectează cuvântul în caseta Not in Dictionary (pentru ajutor. fie se selectează forma corectă. Dacă se doreşte verificarea ortografiei într-o porţiune a documentului.21). Pentru a verifica ortografia unui text scris deja.22). se plasează punctul de inserare undeva în text. ca să se poată corecta cuvântul scris greşit.

în cazul în care cuvântul curent este colour şi s-a ales English (U. rutina pentru verificarea ortografiei va continua să semnaleze alte apariţii ale cuvântului pe care le va găsi în continuare. Dacă se execută clic pe butonul Igore All. Word nu va mai semnala cuvântul respectiv în timpul restului operaţiei de verificare a ortografiei şi nici în timpul altor operaţii de verificare a ortografiei din orice document până când nu se va executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer. astfel ca Word să nu îl mai semnaleze niciodată.) din caseta cu listă Dictionary Language. Însă.22. . se alege limba respectivă în caseta cu listă Dictionary Language (în care sunt afişate limbile pentru care au fost instalate dicţionare). −După ce se selectează forma corectă din lista Suggestion sau se corectează manual cuvântul în caseta Not in Dictionary.26 − Pentru a lăsa cuvântul nemodificat şi a căuta următoarea greşeală. dacă s-a scris coluor. el va rămâne afişat ca formă greşită). −Pentru a lăsa cuvântul nemodificat şi a-l adăuga în dicţionarul personalizat. se execută clic pe butonul Add. −Pentru a schimba modul în care Word verifică ortografia documentelor. rutina de verificare a ortografiei va accepta forma şi va căuta următoarea greşeală. Dacă se execută clic pe butonul Ignore. Figura 1. −Pentru a revoca ultima corectură. De exemplu.K. se poate executa clic pe butonul Autocorrect pentru ca Word să genereze un bloc AutoCorrect care va corecta greşeala respectivă de fiecare dată când se va scrie. se execută clic pe butonul Undo. folosind o listă de cuvinte dintr-o altă limbă. se execută clic pe butonul Ignore sau pe butonul Ignore All. −Pentru a verifica ortografia pentru cuvântul curent. se execută clic pe butonul Options şi se afişează caseta de dialog din figura de mai jos.

ca de exemplu. dar câteva pot ridica probleme. General. Şablonul pe baza căruia este creat documentul se mai numeşte şablonul documentului sau şablonul ataşat documentului. Opţiunea Allways suggest corrections (dacă este activă) va face ca Word să afişeze o listă de posibile corecţii pentru un anumit cuvânt greşit. Toate acestea se pot realiza prin intermediul şabloanelor. În cazul în care se creează un nou document executând clic pe butonul New de pe bara de instrumente Standard a ferestrei Word. Orice document din Word este creat pe baza unui şablon. documentul va fi creat pe baza şablonului Normal. În cazul în care se creează un document folosind comanda New din meniul File. se poate alege şablonul dorit. Letters & Faxes. Şabloanele permit o „semiautomatizare“ a zonelor cu caracter repetitiv ale unui document. Informaţii despre orice opţiune neclară se pot afla dacă se plasează pointerul de mouse pe numele opţiunii. Se selectează şablonul care va fi modificat. Hide speling errors in this document. scrisoare. în funcţie de tipul şablonului care va fi modificat (memo. Aceasă opţiune (dacă este activă) va face ca Word să ascundă liniile roşii de sub cuvintele greşite. De aceea este bine ca aceasă opţiune să fie inactivă. Se alege opţiunea New din meniul File.23). Modificarea şabloanelor integrate în Word Şabloanele integrate în Word se pot modifica în felul următor: 1. în timp ce se introduce textul.3. Utilizarea şabloanelor în Word Procesul de redactare a corespondenţei poate fi mult uşurat prin facilităţile oferite de programul Word privind generarea şi utilizarea şabloanelor. O parte din documentele aparţinând corespondenţei au în general o caracteristică comună: ele trebuie să conţină anumite zone standard.3. fax. În caseta de dialog New (Figura 1.27 Cele mai multe opţiuni din această casetă sunt evidente. se execută clic pe butonul dreapta mouse şi se alege What’s This? 1. pagina cu antet etc. specific fiecărui document în parte. dar în acelaşi timp trebuie să permită completarea şi adaptarea conţinutului fiecărui document scopului pentru care acesta a fost proiectat. . care se repetă de la un document la altul.1. 1. comanda New Office Document din meniul Start din Windows sau butonul New Office Document de pe bara de comenzi rapide din Office. se alege tipul documentului ca fiind Templates (caseta de validare Templates) şi apoi se execută clic pe butonul OK.) se execută clic pe butonul corespunzător: Memos. lăsând însă loc procesului de creativitate.

se tastează numele sub care se doreşte salvat şablonul.23. 2. Se editează şi se formatează şablonul folosind facilităţile oferite de aplicaţia Word. Se selectează meniul File şi apoi comanda Save As. Se alege Save din meniul File sau se execută clic pe butonul Save pentru a salva modificările făcute. 5. care se doresc întotdeauna incluse în el. Şablonul va fi salvat direct în dosarul Templates. 1. respectiv formatarea. În mod implicit. Se afişează conţinutul casetei Save as type (se execută clic pe săgeata din extremitatea dreaptă ) şi se selectează din lista afişată Document Template (*. antet de pagină). El poate fi salvat şi într-un alt sub-dosar al dosarului Templates.dot). Crearea unui şablon pe baza unui document existent Se poate crea un nou şablon pornind de la un document creat anterior (vezi Anexa 2). 4. nu numai Word. În acest caz. Se execută clic pe butonul Modify şi apoi se introduce calea de acces pentru noul dosar.3. 3. se execută clic pe eticheta File Location şi clic pe User Templates. În funcţie de tipul şablonului creat (memo. se alege. Din acest moment documentul creat va fi salvat sub forma unui şablon (template). General. se respectă următorii paşi: 1. .28 Figura 1. Pentru ca şablonul să poată fi utilizat pentru crearea altor şi altor documente.2. Letters & Faxes. 3. Pentru aceasta se alege Options din meniul Tools. în caseta de text corespunzătoare File name. şablonul este salvat în subdosarul General. Această modificare va afecta toate aplicaţiile Office care folosesc şabloane. lista numelor tuturor sub-dosarelor pe care le conţine. De asemenea. şablonul va apărea în mod implicit în eticheta General din caseta de dialog New. se poate defini şi un alt dosar ca dosar User Templates.În caseta de dialog Save As. iar sub el. Se execută clic pe butonul Save. prin dublu clic pe numele său. dosarul corespunzător: Memos. fax. În caseta Save In apare automat numele dosarului în care se va face salvarea: Templates. 2. „Scheletul“ sau şablonul unui document va conţine textul.

având la bază textul şi formatarea prestabilite (Anexa A3). . se pot proiecta noi documente. 1.3. pe tab-ul: Memos. Pentru aceasta se parcurg următorii paşi: 1. 4. Se execută dublu clic pe numele şablonului. Şablonul original nu va fi afectat de modificările şi adăugările operate în acest document. Se selectează meniul File şi apoi comanda New. Tot ce s-a tastat în şablon înainte de salvarea acestuia va rămâne definitiv în şablon. Se selectează meniul File şi apoi comanda Close.23. în funcţie de locul unde a fost anterior salvat şablonul. În acest moment numele şablonului apare în caseta de dialog prezentată în Figura 1. Se selectează meniul File si apoi comanda Save As pentru a salva documentul ca un fişier separat.29 6.3. Utilizarea şabloanelor integrate în Word Odată ce şablonul a fost creat. Letters & Faxes. Se completează documentul cu restul informaţiilor. 3. În caseta de dialog New se execută clic. Pe ecran apare un nou document conţinând însă textul şi formatarea prestabilite în şablon. General. 2. Când se creează un şablon trebuie avut în vedere ca textul şi formatarea incluse să fie cele necesare fiecărui document ce se va crea ulterior pe bază şablonului respectiv. Şablonul poate fi folosit ori de câte ori este nevoie.

Lungă. 14 Braşov Anexa 2 (şablon FAX) To: Company: Fax: Phone: From: Pages: Date: .30 SOCIETATEA NATIONALA DE AUTOMOBILISM Srt. nr.

marca Toyota. Vă rugăm să trimiteţi împuternicitul Dvs.. pe data de 15. avem plăcerea să vă anunţăm că transportul va sosi în Gara Bucureştii Noi. În aşteptarea răspunsului Dvs.31 SOCIETATEA NATIONALA DE AUTOMOBILISM Srt. nr. 14 Braşov Anexa 3 (Document creat din şablonul fax) To: Company: Fax: Phone: Domnul Cornel POPA Metrom-Braşov 0268. Viorica DINU Şef Serviciu Livrări . în vederea încheierii formalităţilor de predare. Lungă.233780 0268. Cu sinceritate.2004. privind livrarea a două autoturisme de teren.233782 From: Pages: Date: Doamna Viorica DINU 5 marţi.. 27 octombrie 2009 Ca urmare a cererii Dvs. Vă anexăm alăturat actele ce trebuie completate pentru a scurta timpul de aşteptare la Vamă.05.

multiple. − pregătiţi şi să tipăriţi un document Excel. la care trebuie să reacţioneze baza de date (criterii simple. − Portabilitatea informaţiilor conţinute în foile de calcul şi implicit în celule. 2.32 2. previzualizarea înaintea tipăririi) şi partajarea acestuia. oferit de foi de calcul cu utilizări bidimensionale şi tridimensionale. − Reprezentarea grafică a datelor numerice conţinute în foile de calcul.1. − introduceţi automat date într-un tabel. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia MS-Excel După parcurgerea acestui capitol veţi fi în măsură să: − creaţi şi să formataţi tabele. − ordonaţi după diverse criterii datele unui tabel. foi de calcul). d) posibilitatea validării datelor din baza de date. în scopul verificării informaţiilor ce sunt introduse în modele construite de utilizator. − creaţi şi să editaţi grafice.1. Noţiuni de bază 2. Prin urmare. În exploatarea bazelor de date. Astfel. mutare. b) construirea unor câmpuri de criterii în care sunt fixate restricţiile impuse modelului de cerere de interogare. − lucraţi cu baze de date Excel. coloane.1. se pot construi aplicaţii ce înglobează calcul tabelar complex care pot furniza date pertinente utilizatorilor prin localizări şi extrageri de informaţii ce răspund unor criterii bine definite. c) sortarea bazelor date pentru a oferi utilizatorului o mai uşoară interpretarea datelor din bază sau a datelor ce tocmai au fost extrase. calculate) . Excel oferă utilizatorului următoarele facilităţi: − Efectuarea de calcule utilizând formule şi funcţii. Utilizatorul îşi poate organiza lucrul – generând aplicaţii complexe care să înglobeze informaţii suficiente din punct de vedere cantitativ. manipularea acestuia (copiere. demonstrând faptul că diagramele sunt mai relevante şi mai uşor de interpretat decât prezentarea tabelară a datelor. − actualizaţi datele unui tabel. − Exploatarea şi interogarea bazelor de date ( rapoarte tip registru sau liste). − Gestionarea unui spaţiu de lucru mare. − folosiţi formule şi funcţii pentru realizarea unor calcule. vizualizarea (partajarea în ferestre. ştergere). ceea ce conduce la schimbul de date între aplicaţii de acelaşi tip. sau de tipuri diferite. Excel oferă următoarele facilităţi: a) interogarea bazelor de date prin localizări şi extrageri. − introduceţi imagini în foaia de calcul. Caracteristicile unei aplicaţii Excel Aplicaţia Excel este un procesor de tabele (SpreadSheet) care manipulează şi procesează date numerice organizate matricial în linii şi coloane. . − Formatarea spaţiului de lucru (celule. linii.

deasupra zonei de lucru.3. restaurare şi de . Deschiderea aplicaţiei Excel Pentru deschiderea aplicaţiei Excel există următoarele posibilităţi: a) Accesarea meniului Start – Programs – Microsoft Excel.33 2. bara de meniu. mai multe bare de instrumente şi bara de formule (Formula bar).2 − Bara de titlu conţine în partea stângă numele aplicaţiei (Microsoft Excel) şi numele fişierului generic Excel (Book1).1. pe ecranul monitorului apare fereastra aplicaţiei Excel.2. În ambele situaţii. Figura 2. iar în partea dreaptă . maximizare butoanele de manipulare a ferestrei Excel: minimizare închidere . dacă este prezentă pe ecran. El este compus din: bara de titlu. Figura 2.1. b) Executarea unui dublu clic pe pictograma corespunzătoare. În extremitatea stângă se află „butonul sistem“ . A) Panoul de comandă se află situat în partea superioară a ferestrei Excel. Aceasta conţine trei zone funcţionale: A) Panoul de comandă B) Zona de lucru C) Bara de stare Figura 2.

iar în partea dreaptă sunt poziţionate cele trei butoane de manipulare a ferestrei fişierului activ. 256 coloane). − Barele de instrumente Standard şi Formatting sunt afişate implicit. Bara de instrumente Standard Bara de instrumente Formatting Figura 2. Ele conţin butoane de comandă.34 − Bara de meniu permite selectarea unor comenzi Excel din liste derulante corespunzătoare opţiunilor meniului. Butoanele de comandă sunt autodocumentate. apare numele acestuia afişat într-o casetă de text. B) Zona de lucru reprezintă suprafaţa deţinută de o foaie de calcul încadrată pe de o parte de echerul ce delimitează rândurile şi coloanele. Când se plasează pointerul de mouse pe un buton. care permit utilizatorului realizarea rapidă a unor operaţii. Atunci când se acţionează clic cu mouse-ul pe un buton. butonul de editare formule (Edit Formula) confirmare (Enter) datelor sau formulelor (zona de culoare albă). butonul de anulare (Cancel) . în care . Figura 2. care precizează numele (etichetele) foilor de calcul implicite sau create de utilizator (Sheet1.7 . În extremitatea stângă apare „butonul sistem de control al registrului de calcul (fişierului)“ . Sheet3 etc. Barade formule conţine următoarele elemente: adresa celulei curente se introduc sau se editează datele la un moment dat. de la A la IV (max. iar rândurile sunt identificate prin numere de la 1 la 65536.5. − Bara de formule (Formula bar) permite introducerea şi editarea datelor şi formulelor. butonul de şi zona de editare a Figura 2. În partea de jos a zonei de lucru se află zona de afişare a foilor de calcul.). iar pe de altă parte de barele de defilare (orizontală şi verticală) în foaia de calcul. Sheet2. se realizează operaţia corespunzătoare (vezi Copy). Figura 2.6. Coloanele sunt identificate prin litere.4.

De exemplu adresa de celulă B4 (coloana B şi rândul 4). Ea este afişată pe ecran ca un dreptunghi cu marginile îngroşate.2. Celula Excel este principala unitate de memorare a datelor. Acest număr poate fi setat de utilizator (paragraful 4. Celula curentă este celula activă în care se află poziţionat pointerul de mouse la un moment dat. . Numărul implicit de foi de calcul afişat la deschiderea unui registru de calcul este 3. Ea conţine indicatori de stare care precizează modul curent de lucru şi starea în care se află aplicaţia Excel la un moment dat.8. Error – Excel semnalează o eroare. identificate prin nume (etichete). O celulă poate fi referită printr-o adresă de celulă (referinţă de celulă). Caps – A fost acţionată tasta Caps Lock.1.35 Noţiunea de bază cu care operează Excel este foaia de calcul (WorkSheet).4. Celula curentă Celula Figura 2. Foaia de calcul este practic o matrice şi poate fi asimilată cu un tabel format din 256 coloane şi 65536 de rânduri. Preview – Se execută o operaţie de previzualizare înaintea imprimării. C) Bara de stare se află situată la limita inferioară a ferestrei Excel. Edit − Conţinutul unei celule este corectat. La intersecţia unei rând cu o coloană se află celula.XLS.). Un fişier creat în Excel poartă numele de registru de calcul (WorkBook) şi este salvat cu extensia . Num – A fost acţionată tasta Num Lock. Fişierul Excel poate conţine până la 256 foi de calcul. Cele mai frecvente valori ale indicatorilor de stare sunt: Ready Excel aşteaptă o intrare într-o celulă sau o comandă. Referinţa de celulă este o combinaţie dintre o literă (reprezentând coloana) şi un număr (reprezentând rândul).

1. De asemenea. Atunci când se activează meniul File. În meniul Start. 4. se poate executa clic cu mouse-ul pe butonul Open corespunzător. 3.36 2.9. Se va deschide fişierului dorit în urma execuţiei unui clic pe numele acestuia.3. Se activează meniul File şi se alege comanda Open. în fereastra verticală sunt afişate în ordinea folosirii ultimele fişiere accesate. În ecran va fi afişată fereastra de dialog corespunzătoare. se poate alege una dintre următoarele variante: 1. Fişierul selectat Butonul Open Figura 2. . 2. se selectează locaţia dorită şi apoi se execută dublu clic pe numele fişierului. din lista documentelor recent create. sau se apasă simultan tastele Ctrl+O. Deschiderea registrului (registrelor de calcul) Pentru deschiderea unui registru de calcul (fişier) existent. în care se va specifica locaţia (calea) ce conţine fişierul (registrul) care va fi deschis. se alege fişierul dorit. Dacă este deschisă aplicaţia Explorer. Pentru deschiderea efectivă a fişierului se selectează fişierul dorit şi se execută dublu clic pe numele lui sau se selectează fişierul dorit şi se execută clic pe butonul Open prezent în colţul dreapta jos al ferestrei de dialog. prezent pe bara de instrumente Standard.

2. sau se apasă simultan tastele Ctrl+N. în care sunt păstrate efectiv datele şi se efectuează calcule. Pentru salvarea unui registru de calcul existent. În ecran va fi afişată fereastra Save As în care se va transmite locaţia (pe harddisk sau dischetă) în care va fi salvat registrul de calcul respectiv. 3. Din meniul contextual afişat.4. Pe ecran fişierele vor fi suprapuse. se selectează locaţia (directorul) în care va fi salvat registrul de calcul şi apoi se execută clic pe butonul dreapta mouse. Prezenţa lor este semnalată în Taskbar (prezentă în partea de jos a ferestrei Excel) sau în opţiune Window prezentă în bara de meniu. pe harddisk sau dischetă se activează meniul File şi se alege comanda Save As. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia Un registru de calcul (workbook) este un fişier proiectat pentru stocarea şi organizarea unor foi de calcul (worksheet). 2. se poate alege una dintre următoarele variante: 1. Pentru crearea unui registru de calcul. se alege comanda New Excel Worksheet. Se poate executa clic cu mouse-ul pe butonul New corespunzător prezent pe bara de instrumente Standard. Se activează meniul File şi se alege comanda New. Locaţia în care va fi salvat registrul de calcul Numele registrului de calcul Tipul registrului de calcul Figura 2.37 Pentru deschiderea mai multor registre de calcul se poate folosi una din metodele precizate mai sus.10. Dacă aplicaţia Explorer este deschisă.1. .

12.htm.1. Se activează meniul File şi se alege comanda Save As. . 2.html). Se activează meniul File şi se alege comanda Save as Web Page. noul nume (File name) şi tipul dorit (Save as type). 2. În ecran se va afişa fereastra Save As corespunzătoare. se va alege tipul Web page (*. în care se vor transmite: calea unde va fi salvat registrul de calcul (Save in:). în alt forma şi în alt loc se activează meniul File şi se alege comanda Save As.5. Pentru realizarea acestei operaţii se alege una dintre următoarele variante: 1. Calea unde va fi salvat registrul de calcul Noul nume Tipul registrului de calcul Figura 2. fără închiderea aplicaţiei Excel. *. cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language). sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei de aplicaţie (Figura 2. În fereastra Save As corespunzătoare.38 Pentru salvarea unui registru de calcul existent sub alt nume. Registrul de calcul poate fi salvat şi într-un format specific paginilor Web. Închiderea registrului de calcul şi a aplicaţiei Excel Pentru închiderea unui registru de calcul.11.). se activează meniul File şi se alege comanda Close.

Dacă se acţionează clic cu mouse-ul pe această imagine. În câmpul Type your question here se formulează întrebarea apoi se caută executând clic pebutonul Search. În ambele situaţii în ecran apare un asistent sub forma unei imagini animate.1. Dacă ajutorul nu este prezent în ecran. Fereastra Help apare în partea dreaptă a ecranului. sau din butonul Help prezent în bara de instrumente Standard.6. Pentru închiderea aplicaţiei Excel se activează meniul File şi se alege comanda Exit. astfel că se pot citi indicaţiile precizate. 2. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei Excel.39 Figura 2. . Folosirea funcţiei Help Informaţiile ajutătoare se pot obţine folosind Office Assistant.12. ea devine activă. el se va activa din meniul Help şi comanda Show the Office Assistant.

Printr-un simplu clic de mouse pe caseta de validare corespunzătoare unei opţiuni. a barei de stare. se acţionează clic pe caseta de validare care precede opţiunea Formula Bar. Figura 2. De exemplu.2. Asistentul se mai poate activa şi dacă se apasă tasta cheie funcţională F1.2. .13. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul şi a dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran Pentru schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul se activează meniul Tools şi se alege comanda Options. pentru anularea afişării în ecran a barei de formule.1. 2. aceasta se anulează sau se activează. Opţiunile implicite sunt precedate de o casetă de validare care conţine o bifă. se va executa clic cu butonul dreapta mouse pe imagine şi din meniul contaxtual se alege comanda Hide.40 Figura 2. Personalizarea /modificarea setărilor de bază 2. afişarea liniilor de grid etc.14. Pentru închiderea asistentului. În ecran se deschide fereastra de dialog Options şi se execută clic pe butonul View. Se pot modifica opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel. ca de exemplu: afişarea barei de formule.

sau se execută clic pe butonul Zoom prezent în bara de instrumente Standard.15.16. .41 Figura 2. În ecran se deschide caseta de comandă Zoom din care se va alege dimensiunea dorită Figura 2. Pentru schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran se activează meniul View şi se alege comanda Zoom.

. de exemplu. Pentru afişarea/anularea anumitor bare cu instrumente. se execută clic cu mouse-ul pe numele acestora. Personalizarea /modificarea barelor de instrumente. Figura 2. deoarece se micşorează spaţiul alocat lucrului efectiv. Î n caseta de dialog Customize se execută clic pe butonul Toolbars.3. se activează meniul View şi se alege comanda Toolbars. Modificarea afişării barelor de instrumente Afişarea /anularea pe /de pe ecran a barelor de instrumente.17.2. Pentru realizarea acestei operaţii. În ecran este afişată fereastra care conţine denumirea barelor cu instrumente şi se execută clic pe comanda Customize. 2.16). Se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente. Nu se recomandă afişarea unui număr mare de bare de instrumente. S-a ales. Pentru realizarea acestei operaţii.2.2. bara de instrumente Standard. se activează meniul View şi se alege comanda Toolbars.42 2. pentru a se alege bara de instrumente care va fi personalizată. Toate barele active sunt marcate cu o bifă (Figura 2.

.19. Figura 2. Se selectează instrumentul dorit executând clic pe numele lui şi se trage apoi cu mouse-ul în/din bara de instrumente.18. Se execută clic pe butonul Commands şi se va afişa lista cu instrumentele de lucru care vor fi adăugate în bara aleasă.43 Figura 2.

75). Figura 2. (punct) % (procent) $ (dolar) / (fracţie) E (exponent). . New. O valoare numerică poate fi un număr întreg (230). Se activează butonul General şi apoi în opţiunea Sheets in new workbook (Foi într-un registru de calcul nou) se precizează numărul foilor de calcul. numărului de foi de calcul din registrul curent) Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Tools şi se alege comanda Options. Operaţii de bază 2.3.4.20. un număr zecimal (340.1. Close. Modificarea unor opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel (de exemplu. În figura de mai jos s-au ales patru foi de calcul. Valorile numerice sunt combinaţii de cifre de la 0 la 9 şi caractere specifice + (adunare) (minus) .2. 2. (virgula) . o fracţie întreagă (3/4) sau un număr în notaţie ştiinţifică (3.44 2. Se închide registrul de calcul curent prin comenzile File. Se va deschide fereastra de dialog Options.3. Acesta va conţine patru foi de calcul.08E+10). Se deschide un registru de calcul nou prin comenzile File. Introducerea datelor în foaia de calcul Introducerea valorilor numerice în foaia de calcul.

5. indiferent de ceea ce afişează în celulă. − Modificarea lăţimii coloanei şi înălţimii rândului). Numărul apare afişat simultan în două locuri: în bara de formule (Formula bar) şi în celula curentă. Dacă celula este activă. sau clic pe butonul Enter prezent în bara de formule. sau se apasă tasta BackSpace.21.3. afişând mai puţine zecimale. Excel Cancel redimensionează în mod automat celula respectivă sau va folosi notaţia ştiinţifică. trebuie redimensionată lăţimea coloanei respective (vezi subcap. Valorile numerice se vor alinia în mod implicit în partea dreaptă a celulei. se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. Butonul Cancel Bara de formule Butonul Enter Se introduce numărul 3400 în celula de adresă C3 Figura 2. Se apasă apoi tasta Enter. În situaţia în care Excel afişează într-o celulă numărul cu notaţia ştiinţifică sau plasează un şir de diez (######). se poate vedea valoare subadiacentă afişată pe bara de formule. Excel înregistrează întotdeauna intern numărul scris.45 Pentru introducerea valorilor numerice într-o celulă. Dacă se doreşte eliminarea numărului afişat în bara de formule se execută clic pe butonul . . Se tastează numărul dorit. Dacă numărul nu încape în celulă. 2.

46 Valoarea subadiacentă Sir de semne diez Notaţia ştiinţifică Figura 2. inclusiv numere şi simboluri existente pe tastatură. Figura 2. sau prezent în bara de formule. Valorile de text se vor alinia în mod clic pe butonul Enter implicit în partea stângă a celulei. se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi.22. Se apasă apoi tasta Enter.23. Introducerea valorilor de text (etichete) în foaia de calcul O valoare de text (o etichetă) poate fi formată din orice combinaţie de caractere alfanumerice. . Pentru a introduce o valoare de text într-o celulă a foii de calcul curente. Textul apare afişat simultan în două locuri: în bara de formule (Formula bar) şi în celula curentă. Se tastează o valoare de text.

Operatorii matematici utilizaţi în formule sunt: adunare (+). Pentru vizualizarea tuturor comentariilor din foaia de calcul. Introducerea de formule simple în foaia de calcul Una din funcţiile importante ale programului Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor (ecuaţiilor). înmulţire (*).47 Dacă în celulele adiacente nu apare nici o informaţie. O formulă este o ecuaţie care calculează o nouă valoare folosind nişte valori. Text suprapus peste celulele goale Text alineat implicit la stânga Text trunchiat Figura 2. Dacă celulele adiacente conţin informaţie. vor fi precedate de apostrof (‘) Introducerea comentariilor într-o celulă Pentru a introduce comentarii într-o celulă se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. Se scrie un mesaj sub numele afişat (Figura 2.24. scădere (-). Toate . Se activează meniul Insert şi se alege comanda Comment. Excel permite textelor mai lungi să fie suprapuse peste celulele din dreapta. textul mai lung este trunchiat.24) şi apoi se execută clic pe orice celulă pentru a închide operaţia. o dată calendaristică sau oră. Excel înregistrează corect valoarea de text şi este afişată pe bara de formule când celula este activă.25. care trebuie înregistrate ca text. ridicare la putere (^) şi parantezele rotunde ( ) care schimbă ordinea de evaluare. împărţire (/). se alege comanda Comments din meniul View. numere. Formulele conţin una sau mai multe adrese de celule. Figura 2. Dacă se introduce o valoare numerică. la fel ca în cazul valorilor numerice. operatori matematici. Însă. Celula care conţine un comentariu va avea un triunghi roşu în colţul dreapta sus.

în celula curentă se va afişa rezultatul formulei. prezent în bara de Figura 2. Se tastează formula. Pentru introducerea formulei folosind tastatura se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. Când se execută clic pe celulă. .26. =A5/10*2 . Se apasă apoi tasta Enter. Referinţa celulei în bara de formule Chenar pulsant Figura 2. Introducerea formulei folosind tastatura. Se tastează semnul egal (=) pentru a începe formula. se utilizează unul dintre urătoarele moduri: 1. apoi se introduce operatorul aritmetic (vezi +). iar adresa (referinţa) celulei apare în bara de formule.48 formulele încep cu semnul egal (=).27. Introducerea formulei folosind mouse-ul: Pentru introducerea formulei folosind mouse-ul se face poziţionarea pe celula respectivă (vezi E3). =30+75-20. Semnul egal indică începutul unei operaţii matematice şi îi arată programului Excel că trebuie să înregistreze ecuaţia care urmează după formulă. iar în bara de formule va fi afişată formula. care începe obligatoriu cu semnul egal (=). Se repetă procedura şi pentru celelalte celule referite în formulă apoi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. 2. Se execută clic pe prima celulă care va fi introdusă în formulă (vezi B3). Pentru a introduce o formulă simplă într-o celulă. Dacă formula a fost introdusă corect. De exemplu : =A1+A2-A3. ea va fi înconjurată de un chenar pulsant. sau se execută clic pe butonul Enter formule.

Selectarea unei celule se realizează în mai multe moduri: − Prin folosirea mouse-ului executând clic pe celula dorită. Funcţia Redo mai poate fi activată şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Y. Funcţia Redo realizează refacerea ultimei operaţii anulate. Pentru activarea acestei funcţii se alege comanda Undo din meniul Edit. − Prin utilizarea comenzii Go to… din meniul Edit. înseamnă a fost folosit un operator necunoscut sau s-a scris greşit formula. Dacă se activează comanda Go To….3. . În caseta Reference se tastează adresa (referinţa) celulei dorite şi apoi se execută clic pe butonul OK.28. Dacă formula nu începe cu semnul egal (= ). Utilizarea funcţiilor Undo şi Redo Funcţia Undo realizează anularea ultimei operaţii efectuate. Funcţia Undo mai poate fi activată şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Z.2.49 Formula Rezultatul formulei Figura 2. sau a unui grup de celule adiacente sau neadiacente. − Prin utilizarea tastelor săgeţi. Pentru activarea acestei funcţii se din bara alege comanda Redo din meniul Edit. în ecran se deschide fereastra GoTo. Selectarea datelor a) Selectarea unei celule. sau se execută clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente Standard. sau se execută clic pe butonul corespunzător de instrumente Standard. Dacă formula generează ca rezultat mesajul Error in Formula. 2. Excel va interpreta ecuaţia ca valoare de text.

se ţine apăsată tasta Ctrl. Dacă se doreşte selectarea unor grupuri de celule neadiacente. Când s-a terminat selecţia. Pentru a selecta şi grupuri de celule neadiacente se apasă simultan tastele Shift+F8. apoi se apasă tasta cu săgeata corespunzătoare pentru a selecta celelalte celule din grup.30. indicând faptul că se poate selecta un alt grup. Pentru aceasta. La sfârşit se apasă din nou tastele Shift+F8. Selectarea unui grup de celule (numit şi domeniu) se realizează în mai multe moduri: − Selectarea unui grup de celule cu ajutorul mouse-ului.29. . cu ajutorul tastelor săgeţi.50 Figura 2. Se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage (glisează) cu mouse-ul peste celelalte celule din grup. Pe bara de stare apare butonul ADD. se eliberează butonul mouse. se plasează indicatorul de mouse pe prima celulă din grup. se va intra în prima celulă din grup. b) Selectarea unui grup de celule adiacente sau neadiacente. Pentru aceasta. Au fost selectate grupuri de celule neadiacente − Selectarea unui grup de celule cu ajutorul tastaturii. Figura 2. Se ţine apăsată tasta Shift.

51 Au fost selectate grupuri de celule neadiacente Figura 2. sau litera coloanei.31. Pentru a selecta un rând sau o coloană (în întregime) se execută clic cu butonul stânga mouse pe numărul rândului. Dacă se doreşte selectarea mai multor rânduri sau coloane neadiacente. . Dacă se doreşte selectarea mai multor rânduri sau coloane adiacente. se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage peste restul domeniului. Butonul ADD pe bara de stare c) Selectarea unui rând sau a unei coloane. se ţine apăsată tasta Ctrl.

. Figura 2. la intersecţia rândurilor cu coloanele. se alege comanda Select All Sheets.32. Se ţine apăsată tasta Ctrl şi se execută clic pe eticheta altei foi de calcul.33. Pentru selectarea mai multor foi de calcul se selectează prima foaie de calcul executând clic cu mouse-ul pe eticheta ei. Pentru a selecta întreaga foaie de calcul se execută clic pe butonul de selecţie totală aflat în partea stângă sus a foii de calcul. Se execută clic cu butonul dreapta mouse şi din meniul contextual afişat. Pentru selectarea tuturor foilor de calcul din registrul de lucru curent se plasează pointerul de mouse pe eticheta primei foi de calcul.52 Figura 2. d) Selectarea foilor de calcul.

Mutare. şi apoi se face poziţionarea. 2. Operaţia de copiere se poate realiza în mai multe moduri: − Copierea conţinutului unor celule folosind comenzile Copy şi Paste. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea.34.3. Dacă copierea se face în altă foaie de calcul se va face activarea ei executând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2). Copierea şi mutarea conţinutului unor celule este posibilă datorită existenţei Clipboard-ului.53 Figura 2. Dacă copierea se face în alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat. în altă foaie sau în alt registru de calcul.3. . Copiere.35. Figura 2. şi apoi poziţionarea. Clipboardul este o memorie temporară folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Se activează apoi meniul Edit şi comanda Paste. Ştergere a) Copierea conţinutului unor celule în cadrul foii curente. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Copy.

Formulas (formule). Dacă copierea se face în altă foaie de calcul. b) Mutarea conţinutului unor celule în cadrul foii curente. Operaţia de mutare se poate realiza în mai multe moduri: − Mutarea conţinutului unor celule folosind comenzile Cut şi Paste. Dacă copierea se face în alt registru de calcul. în altă foaie sau în alt registru de calcul. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (vezi Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. şi apoi poziţionarea. − Copierea conţinutului unor celule folosind butoanele Copy şi Paste din bara de instrumente Standard. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. Comments (comentarii). . Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Formats (formate). se va face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea Se apasă apoi simultan combinaţia de taste Ctrl+V. Se execută clic pe butonul Copy . Se execută clic pe butonul Paste . Values (valori). Dacă copierea se face în altă foaie de calcul. Se poate alege una dintre opţiunile: All (totul).36. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat.54 Figura 2. Se acţionează simultan combinaţia de taste Ctrl+C. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. − Copierea conţinutului unor celule folosind combinaţii de taste. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat. Comanda Paste Special oferă posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat conţinutul Clipboard-ului. Dacă copierea se face în alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Cut.

se face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Paste. Figura 2. Se execută clic pe butonul Paste .38. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. se va face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea. Se execută clic pe butonul Cut . Dacă mutarease face în altă foaie de calcul. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea.55 Figura 2. Se face poziţionarea (clic cu butonul stânga mouse) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. Dacă mutarea se face în alt registru de calcul.37. Dacă mutarea se face în alt registru de calcul. Dacă mutarea se face în altă foaie de calcul. − Mutarea conţinutului unor celule folosind butoanele Cut şi Paste din bara de instrumente Standard. . se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea.

Operaţia de ştergere se poate realiza în mai multe moduri: − Ştergerea conţinutului celulelor folosind comanda Clear Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. Comments). Se activează meniul Edit şi apoi comanda Clear. Comanda Delete şterge atât conţinutul cât şi formatele celulelor referite. . Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea. Figura 2. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (vezi Sheet2). Din submeniul afişat se alege opţiunea de ştergere dorită (All. Formats.56 − Mutarea conţinutului unor celule folosind combinaţii de taste. c) Ştergerea conţinutului celulelor pentru o selecţie de celule dată. Se apasă simultan combinaţia de taste Ctrl+V. Dacă mutarea se face în altă foaie de calcul. Dacă mutarea se face în alt registru de calcul . şi apoi se face poziţionarea. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. care şterge atât conţinutul cât şi formatele. − Ştergerea conţinutului celulelor utilizând tasta Delete. Contents. În exemplul prezentat. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. s-a ales opţiunea All. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Delete.39. Se va şterge doar conţinutul celulelor. − Ştergerea conţinutului celulelor utilizând comanda Delete.30) şi se alege modalitatea de ştergere dorită. Se acţionează simultan combinaţia de taste Ctrl+X. Se acţionează tasta Delete. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. Se afişează caseta de dialog corespunzătoare (Figura 2.se face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea.

se întrerupe căutarea iar valoarea apare selectată. În câmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie căutată. În ecran se deschide fereastra Find. Se execută clic pe butonul Find Next. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit şi apoi comanda Find. Figura 2. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit şi apoi comanda Replace. iar în câmpul Replace with se va introduce valoarea de înlocuire şi se va executa clic pe butonul . în întreaga foaie de calcul. În câmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie căutată şi înlocuită. Căutare şi înlocuire a) Folosirea comenzii „Find“ (căutare) pentru un anume conţinut al unei celule Căutarea rapidă a datelor în foaia de calcul se realizează cu ajutorul comenzii Find. Înlocuirea rapidă a unor date cu alte date se realizează cu ajutorul comenzii Replace. De fiecare dată. Se reia procesul de căutare acţionând din nou butonul Find Next.57 Figura 2.41. când a fost găsită valoarea respectivă. În mod implicit căutarea are loc în linie sau coloană.3.40 2. b) Folosirea comenzii „Replace“ (înlocuire) pentru un anume conţinut al unei celule. Se deschide fereastra Replace.4.

42. f 2.58 Replace. se alege una dintre variantele următoare: − Inserare de rânduri şi coloane folosind comenzi ale meniului Insert.5.3. . sau la stânga căreia se doreşte inserarea unei coloane noi. Pentru inserare de rânduri şi coloane în foaia de calcul. se acţionează butonul Replace All. După înlocuire se poate continua procesul de căutare şi înlocuire executând clic pe butonul Find Next. sau se alege comanda Columns pentru inserarea unei coloane. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Rows pentru inserarea unei linii. Dacă se doreşte înlocuirea peste tot. Figura 2.43. Rânduri şi coloane în foaia de calcul a) Inserare de rânduri şi coloane în foaia de calcul. Figura 2. Se selectează o celulă deasupra căreia se doreşte inserarea unui rând nou.

Figura 2. sau opţiunea Entre column. Se selectează o celulă din coloana de redimensionat.46.44. Figura 2. Figura 2. Se afişează caseta de dialog Insert şi se alege opţiunea Entre row. sau la stânga căreia se doreşte inserarea unei coloane noi. Se plasează pointerul de mouse pe latura din dreapta a capului de coloană. Se trage indicatorul de dimensionare spre stânga sau spre dreapta. Se selectează o celulă deasupra căreia se doreşte inserarea unui rând nou. Se activează meniul Format şi se alege comanda Column Width. Pentru modificarea lăţimii coloanei se alege una dintre variantele următoare: − Modificarea manuală a lăţimii coloanei. pentru inserare linii. − Modificarea lăţimii coloanei cu ajutorul comenzii Column Width.45. În caseta de text Column Width se scrie noua dimensiune şi se execută clic pe butonul OK.59 −Inserare de rânduri şi coloane folosind mouse-ul. b) Modificarea lăţimii coloanei şi înălţimii rândului. pentru a modifica lăţimea coloanei. pentru inserare coloane. Se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Insert. . în aşa fel încât să ia forma unui indicator de dimensionare cu săgeţi indicând spre dreapta şi spre stânga.

Pentru ştergerea de rânduri şi coloane din foaia de calcul. se alege una dintre variantele următoare: − Ştergerea de rânduri şi coloane folosind comenzi ale meniului Edit.60 Pentru modificarea înălţimii rândului. În caseta de text Row Height.47. Figura 2. Se selectează o celulă din rândul de redimensionat. se alege una dintre variantele următoare: − Modificarea manuală a înălţimii rândului. Se trage indicatorul de dimensionare în sus sau în jos. Se selectează o celulă din rândul sau coloana de şters. Dacă se doreşte redimensionarea automată a rândurilor şi a coloanelor. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Delete. se poate alege comanda AutoFit. Se activează meniul Format şi apoi comanda Row Height. pentru a modifica înălţimea rândului. Se afişează caseta de dialog Delete şi se alege opţiunea Entier row pentru ştergere linie. Figura 2. . Se plasează pointerul de mouse pe latura inferioară a capului de rând în aşa fel încât să ia forma unui indicator de dimensionare cu săgeţi indicând în sus şi în jos.49.48. se scrie noua dimensiune şi se execută clic pe butonul OK. − Modificarea înălţimii rândului cu ajutorul comenzii Row Height. sau opţiunea Entier column pentru ştergere coloană. c) Ştergerea rândurilor şi coloanelor din foaia de calcul. Figura 2.

Excel va selecta întregul tabel şi va afişa caseta de dialog Sort. Se alege apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă. b) Sortarea datelor după mai multe coloane. În bara de instrumente Standard se execută clic pe butonul Sort Ascending pentru sortare descrescătoare coloana MEDIA OBTINUTA. Sortarea datelor a) Sortarea datelor după o singură coloană.6. În anumite situaţii se cere ordonarea crescătoare sau descrescătoare a acestora.3. sau opţiunea Entier column pentru ştergere coloană. pentru sortare crescătoare. se execută clic pe capătul coloanei sau pe o celulă din coloana respectivă. .50.GRUPA şi NOTA LA TEST şi descrescător după coloana MEDIA OBTINUTA. Excel memorează datele în ordinea introducerii lor. Se afişează caseta de dialog Delete şi se alege opţiunea Entre row pentru ştergere linie. tabelul este sortat crescător după coloanele NR. sau clic pe butonul Sort Descending . Se execută clic pe a doua casetă cu listă derulantă Then by şi se alege a treia coloană pentru sortare.61 − Ştergerea de rânduri şi coloane folosind mouse-ul. Se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Delete. Din meniul Data se alege comanda Sort. Se execută clic pe prima casetă cu listă derulantă Then by şi se alege a doua coloană pentru sortare. Pentru sortarea unui tabel pe baza a două sau trei coloane. În exemplul din Figura 2. Se execută clic pe butonul OK pentru a efectua sortarea. Pentru sortarea rapidă a unui tabel pe baza unei singure coloane. pe baza valorilor dintr-una sau mai multe coloane. 2.50. Se selectează din caseta cu listă derulantă Sort by câmpul principal pentru operaţia de sortare. Se selectează o celulă din rândul sau coloana de şters. Se precizează apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă. tabelul este sortat crescător după Figura 2. Se precizează apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă.51. În Figura 2. se execută clic pe o celulă din tabelul ce va fi sortat.

B3. . Dacă acesta este omis. O formulă aritmetică este o expresie care poate să combine valori. Excel consideră formula ca fiind un text.4. Dacă într-o formulă sunt mai mulţi operatori de acelaşi tip. Formule şi funcţii 2.1. − Poate să conţină referinţe de celule (de exemplu A2. 2. apoi înmulţirile şi împărţirile. Formule aritmetice şi logice Folosirea formulelor aritmetice şi logice de bază într-o foaie de calcul. referinţe de celule. Excel respectă regulile obişnuite din algebră care devin reguli de executare a operaţiilor. iar la sfârşit adunările şi scăderile. nume de celule sau domenii (grup de celule) şi operatori matematici.62 Figura 2.51. Una dintre funcţiile importante Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor şi funcţiilor. − Pentru a controla ordinea operaţiilor în formule. îl adaugă la conţinutul celulei B2. − Foloseşte unul sau mai mulţi operatori aritmetici. Caracteristicile unei formule aritmetice sunt următoarele: − Începe cu semul egal (=). apoi scade conţinutul celulei C3. În această situaţie. Regulile de executare impun ca primele să fie efectuate calcule exponenţiale. deoarece Excel va citi conţinutul celulei respective ca şi cum ar fi introdus în formulă.4. Avantajul oferit de prezenţa adreselor de celule în formule este acela că în momentul în care s-au modificat valorile existente în celule se va modifica şi rezultatul formulei. C7 etc. Aşadar. formula = A2+B2-C2 indică programului Excel următorul lucru: citeşte conţinutul celulei A2. efectuarea calculelor se va face de la stânga la dreapta.). se folosesc parantezele rotunde ().

în celula E4 se afişează rezultatul. Dacă formula a fost tastată corect. Deoarece în formulă s-au folosit referinţe de celule. Figura 2. Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul tastaturii.53. Se repetă procedura pentru celelalte produse. dacă se modifică conţinutul celulei B4 (se va înlocui valoarea 3000 cu valoarea 4500) automat se va recalcula formula. În această situaţie. în celula E4 va fi afişată formula ca valoare de text. Figura 2.53.52. . − celula E4). iar în bara de formule este afişată formula. − eticheta „TOTAL“). Să presupunem că la tastarea formulei s-a omis semnul egal (=). Se tastează formula = B4+C4+D4 şi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. Pentru aceasta se selectează celula în care se înscrie cantitatea totală (Figura 2.53.54.63 Construirea formulelor prin exemple: a) Adunarea numerelor. Se presupune că în foaia de calcul curentă (Sheet1) a fost creat tabelul următor: Figura 2. Să se calculeze cantitatea totală vândută din fiecare produs pe trimestrul I (Figura 2.

coloana „VALOARE“). Pentru aceasta se selectează celula în care se înscrie cantitatea totală (vezi celula D4) şi se tastează semnul egal (=). Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul mouse-ului. Se repetă procedura pentru celelalte produse. Figura 2.55.56 Să se calculeze valoarea fiecărui produs vândut pe trimestrul I (Figura 2. Se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. Se execută clic pe celula B4.57. . Se tastează semnul înmulţire (*) şi apoi clic pe celula C4. b) Înmulţirea numerelor.57.64 Conţinut celulă modificat Noul rezultat Figura 2. Se presupune că în foaia de calcul curentă (Sheet1) a fost creat tabelul următor: Figura 2.

Pentru aceasta se selectează celula care conţine formula şi se apasă tasta cheie funcţională F2 sau se execuă clic pe butonul Edit formula din bara de formule. în locul celui de înmulţire (*). Cu această formă a pointerului de mouse. − Funcţia AutoFill realizată cu ajutorul mouse-ului. Se alege una dintre variantele următoare: a) Pentru a repeta o valoare se introduce textul sau numărul în prima celulă şi se execută clic pe marcajul de umplere. Figura 2.65 Editarea (corectarea) unei formule. . Formula va fi afişată în bara de formule. Marcajul de umplere se găseşte în colţul dreapta jos al celulei selectate şi are forma unui semn plus (+). rezultatul va fi cel dorit. În felul acesta se obţine o listă cu noi valori. Figura 2. Cea mai simplă metodă de introducere a unor date care se repetă sau formează o serie aritmetică constă în utilizarea funcţiei AutoFill. se va corecta şi apoi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. ea poate fi corectată. Să presupunem că în exemplul din următoare s-a tastat din greşeală operatorul adunare (+).58. Dacă o formulă a fost introdusă greşit. Pentru corecţie se va edita formula. Figura 2. În urma editării. Această funcţie poate fi executată foarte uşor cu ajutorul mouse-ului sau prin comenzi de umplere din meniul Edit. Folosirea instrumentului de „AutoFill“(completare automată) pentru a copia sau incrementa serii de date. se trage („drag and drop“) peste toate celulele în care se doreşte copierea.59.60.

vezi ian) şi se trage marcajul de umplere. Se generează o listă care începe cu numărul iniţial şi în care celelalte numere sunt incrementate cu valoarea 1. d) Pentru a extinde o listă de date calendaristice se introduce data calendaristică.63.64.65.66 b) Pentru a crea un şir simplu de numere se introduce numărul de „start“ în prima celulă şi se execută clic pe marcajul de umplere.61. Se ţine apăsată tasta Ctrl în timp ce se trage marcajul de umplere. Figura 2. . Figura 2. Figura 2. în celula dorită şi se trage marcajul de umplere.62. în orice format. Figura 2. Figura 2. c) Pentru a crea o listă de luni sau zile se introduce prima valoare din listă (poate fi şi în forma prescurtată.

Figura 2. . Pentru realizarea acestei operaţii se plasează pointerul de mouse pe celula al cărei conţinut va fi copiat. Se pot transmite pasul (Step value) şi valoarea de oprire (Stop value) a generării seriei. care permite transmiterea tipului de valori şi a tipului de dată. În exemplul de mai jos. se alege direcţia de umplere.66. Aceste comenzi permit copierea conţinutului unei celule într-un grup de celule adiacente selectate. Pentru a realiza operaţii simple de copiere se poate folosi o colecţie de comenzi de umplere ale meniului Edit. Dacă se doreşte crearea unei serii personalizate se plasează pointerul de mouse pe celula care conţine valoarea de start şi se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute. Din submeniul afişat. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Fill. Din submeniul afişat. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog corespunzătoare. Figura 2.67. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Fill.68. apoi se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute. se comanda Fill Series. s-a creat o serie lineară cu pasul valoarea 5. − Crearea unei serii de date.67 − Folosirea comenzilor de umplere. Figura 2.

Cu ajutorul referinţelor se pot utiliza date existente în diferite părţi ale foii de calcul. prin copierea în celula E5 se modifică automat în formula = B5+C5+D5. Referinţa relativă este referinţa implicită care se modifică prin operaţia de copiere (de exemplu A2. Excel modifică formula în mod automat şi anume: − Dacă se efectuează copierea formulei pe coloană.). De exemplu. Atunci când se copiază o formulă care conţine referinţe de celule.70. absolute şi referinţe cu ajutorul numelor sau etichetelor. Excel foloseşte mai multe tipuri de referinţe: relative (implicită). De exemplu.69. Figura 2. În construirea formulelor. De asemenea. O referinţă identifică şi un grup de celule adiacente (alăturate) numit domeniu (range). sau date din alt registru de calcul. se va modifica automat numărul rândului. sau B3 :E10. formula =B4+C4+D4 memorată în celula E4. − Dacă se realizează copierea formulei pe un rând se va modifica automat numărul coloanei. E7 etc.68 Înţelegerea şi folosirea referinţei relative a celulei în formule sau funcţii Referinţele de celule sunt utilizate în formule şi funcţii şi indică poziţia celulei al cărei conţinut este preluat în formula/funcţia respectivă. Referinţa (adresa) domeniului este dată de adresa celulei din colţul stânga sus urmată de ( : ) şi adresa celulei din colţul dreapta jos. celulă domeniu Figura 2. prin copierea în celula F4 se modifică automat în formula = C4+D4+E4. . De exemplu D2:E5. D5. sau se poate utiliza rezultatul unei formule în altă formulă. formula =B4+C4+D4 memorată în celula E4. se pot accesa date existente pe altă foaie de calcul.

72. rezultatul formulei nu se schimbă.69 Figura 2.71. Se plasează poinerul de mouse în faţa literei coloanei şi se acţionează tasta cheie funcţională F4. Ea referă întotdeauna aceeaşi celulă. Exemplul din figura următoare prezintă copierea formulei din celula E4 în celulele F4 şi F6. Figura 2. Deoarece în formulă s-au folosit adrese absolute. Pentru a transforma o adresă relativă în adresă absolută se va pune simbolul dolar ($) în faţa rândului şi coloanei care trebuie să rămână constante. Figura 2. Pentru transformarea rapidă a unei referinţe relative în referinţă absolută se acţionează dublu clic pe celula a cărei referinţă se va absolutiza. Înţelegerea şi folosirea referinţei absolute a celulei în formule sau funcţii Referinţa absolută nu îşi schimbă coordonatele prin operaţia de copiere.73 .

Se activează meniul Insert. referinţe de celule. Lucrul cu funcţii Folosirea funcţiei „SUM“. care execută o serie de operaţii cu o gamă de valori specificate şi generează o singură valoare. referinţe de domenii. Figura 2. Pentru a crea un nume de domeniu se selectează domeniul căruia i se va atribui un nume. 2. iar argumentele sunt separate prin virgula (. Funcţiile sunt formule gata elaborate. Fiecare funcţie este introdusă în foaia de calcul folosind o anumită sintaxă. b) Numele funcţiei care poate fi introdus în întregime sau abreviat. Se execută clic pe butonul AutoSum funcţia SUM pe bara de formule şi va selecta în mod automat un grup de celule alăturare ca argumente pentru funcţie. cu litere mari. se alege comanda Name şi apoi Define. Deoarece este folosită foarte des. În ecran este afişată caseta Define Name şi în zona Names in workbook se introduce numele domeniului şi apoi se execută clic pe butonul Add. Numele domeniului nu trebuie să conţină spaţii sau caractere speciale.). mici sau combinate (de exemplu SUM. Numărul maxim de argumente într-o funcţie este 30. este cea mai utilizată funcţie din colecţia Excel. .75. financiare etc. c) Lista de argumente specificată între paranteze rotunde ( ). Excel permite folosirea funcţiilor. MAX etc.). pentru ca Excel să poată calcula corect rezultatul. respectiv coloana de sumat (în exemplul din . Argumentele unei funcţii pot fi: valori.74. Pentru a efectua într-o foaie de calcul mai multe operaţii de prelucrare cu numere şi text. Se va apăsa tasta Enter sau butonul Enter de pe bara de formule. nume de domenii sau chiar alte funcţii. Ea calculează total pentru un grup de celule. O funcţie conţine următoarele trei elemente: a) Semnul egal (=) specificând o formulă. Pentru a calcula totalul unei linii sau coloane de numere folosind funcţia SUM. se execută clic cu mouse-ul pe celula în care se va introduce funcţia SUM (de regulă se selectează celula din dreapta sau de sub ultimul număr din linia. pe bara de instrumente Standard apare butonul AutoSum .).4. Funcţia SUM. Average. Excel introduce Figura 2. s-a selectat celula E4). statistice.70 Referinţa prin nume sau etichetă de domeniu (grup de celule adiacente). grupate pe categorii (vezi matematice. Excel conţine o colecţie de peste 200 de funcţii. adică o anumită structură.2.

75.76. Pentru aceasta se selectează celula în care se va afişa rezultatul funcţiei (s-a selectat celula E4). Dacă s-a ales funcţia dorită. Pentru exemplificare vom folosi funcţia statistică AVERAGE care calculează valoarea medie a unor numere (Figura 2. coloana „MEDIA OBTINUTĂ“). Excel oferă comanda specială Function din meniul Insert. Din fereastra Paste Function se aleg categoria şi funcţia (vezi categoria Statistical şi funcţia AVERAGE ) şi se execută clic pe butonul OK. se deschide caseta pentru introducerea argumentelor funcţiei alese.71 Figura 2. Folosirea funcţiei „AVERAGEe“ (media aritmetică) Pentru introducerea funcţiilor in foaia de calcul. . Această comandă deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria şi funcţia dorită. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Function.78. Figura 2.

butonul cu săgeată mică roşie din dreapta casetei de text Number1. . Fereastra de dialog Paste Function poate fi activată şi executând clic pe butonul corespunzător de pe bara de instrumente Standard.78. Caseta de dialog îşi va recăpăta dimensiunea iniţială. iar grupul de celule selectat va fi afişat în caseta de dialog. Recunoaşterea mesajelor standard de eroare asociate formulelor Dacă Excel nu ştie cum să trateze anumite formule sau funcţii inserate în foaia de calcul. Figura 2. Argumentele funcţiei se pot transmite şi prin selecţie. Pentru aceasta se execută clic pe butonul Collapse Dialog.72 Se va afişa caseta de dialog prezentată mai jos în care se transmit argumentele (în exemplul din figura următoare s-a ales ca argument adresa domeniului C4:D4) şi se execută apoi clic butonul OK. Caseta de dialog va fi micşorată şi este vizibilă caseta de text în care se introduce selecţia. Figura 2. se eliberează butonul mouse şi se apasă tasta Enter. Se selectează celulele care conţin datele pentru calculul mediei aritmetice.77. Mesajele de eroare sunt precedate de simbolul diez (#) şi sunt urmate de semnul exclamării (!). Cele mai obişnuite mesaje de eroare sunt următoarele: #DIV/0 ! − Mesajul de eroare apare când s-a efectuat o împărţire la zero. afişează în celulele corespunzătoare mesaje de eroare.

pentru că lipseşte o informaţie. #NUM! − Mesajul de eroare apare atunci când într-o anumită formulă există probleme cu anumite numere. care în prealabil a fost ştearsă.73 #N/A! − Mesajul de eroare apare când răspunsul nu poate fi dat. #REF! − Mesajul de eroare apare atunci când într-o formulă sau funcţie se foloseşte o celulă. 2. în sensul că nu se încadrează în domeniul corespunzător.79 . Pentru a modifica formatul numeric pentru o celulă sau un grup de celule se selectează celula sau grupul de celule în cauză. Se selectează meniul Format şi se alege comanda Cells… În caseta de dialog Format Cell se execută clic pe butonul Number.1. Figura 2. #NAME! − Mesajul de eroare apare când Excel nu recunoaşte un nume de domeniu declarat cu ajutorul comenzii Define existentă în meniul Insert-Name #NULL! − Mesajul de eroare apare când s-a introdus o referinţă de celulă pe care Excel nu o înţelege.5. #VALUE! − Mesajul de eroare apare când se folosesc în formule operatori sau date necorespunzătoare. Formatarea conţinutului unei celule nu modifică modul în care Excel înregistrează datele intern. Formatarea celulelor (grupurilor de celule) Formatarea celulelor pentru a afişa diverse stiluri de numere Formatarea eficientă a foii de calcul este esenţială pentru prezentarea unor date compatibile importante. Formatarea unei foi de calcul 2.5. ci numai modul în care apar informaţiile pe ecran şi la tipărire.

Formatul monetar poate fi activat şi cu ajutorul butonului Currency prezent pe bara de instrumente Formatting. modul de afişare a acesteia se poate alege din rubrica Negative Numbers. din lista derulantă a rubricii Symbol se alege simbolul monetar dorit. Dacă se renunţă la zecimale. Astfel. necesită activarea unei componente incluse la cerere. Se specifică. Dacă simbolul prestabilit pentru formatul monetar nu corespunde cerinţelor utilizatorului. Excel 2000 acceptă moneda Euro.77 devine 5. numărul de zecimale. Din rubrica Category se alege Currency. care activează lista de . care spre deosebire de yeni sau lire sterline (care sunt încorporate în Excel). În mod implicit. Formatarea celulelor pentru a afişa diverse simboluri monetare Formatul Currency afişează valoarea cu simbol monetar (implicit simbolul $). Se activează apoi meniul Format şi se alege comanda Cells. Ca o particularitate. Dacă în celulă s-a introdus o valoare negativă. Figura 2. Excel afişează două zecimale. dacă este cazul. se activează meniul Tools şi se alege comanda Add-Ins. iar pentru valorile negative se poate alege modul de afişare dorit.8) Rotunjirea numerelor nu afectează însă eventualele formule generate în foaia de calcul. Pentru alegerea formatului monetar pentru o celulă sau un grup de celule se selectează celula au grupul de celule în cauză. numărul va fi rotunjit corespunzător (de exemplu numărul 5.) ca şi separator de mii.80. În cazul numerelor cu multe cifre se utilizează simbolul virgula (. deoarece Excel va folosi numerele introduse iniţial. În caseta de dialog Format Cells şi se execută clic pe butonul Number.74 Din caseta cu listă Category se alege categoria Number.

Figura 2. se va afişa butonul Euro Dolar (€ ). numărul zecimal 78.81. . Se activează meniul Format şi se alege comanda Cell. De cele mai multe ori. valoarea implicită fiind 2. Se selectează apoi opţiunea Euro Currency Tools. Formatul procent poate fi activat şi cu ajutorul butonului Percent Style prezent pe bara de instrumente Formatting.98765 prin aplicarea formatului procent cu două zecimale.75 componente incluse la cerere. Acest format funcţionează foarte bine cu numere exprimate ca zecimale sau cu numere care reprezintă rezultatele unor formule care calculează procentaje. Formatarea celulelor pentru a afişa numere drept procent Formatul Procent Style (Stil procent) înmulţeşte valoarea cu 100 şi adaugă simbolul pentru procent. Se precizează apoi numărul de zecimale (Decimal places). calculele procentuale au ca rezultat numere foarte lungi. cu multe zecimale. Pe bara de instrumente Formatting. De exemplu. devine 7898. În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Number şi din rubrica Category se alege Percentage. acestea putând fi transformate rapid în numere uşor de gestionat prin aplicarea formatului Procent Style.77%. Singura opţiune pentru formatul procent este stabilirea numărului de zecimale (Decimal places). Pentru alegerea formatului Procent Style se selectează celula sau grupul de celule în cauză.

Caseta de dialog Format Cells se reconfigurează şi se pot stabili elementele de formatare dorite. fie într-un format predefinit de tip zz/ll/aa sau ll/zz/aa. În caseta de dialog Format Cells afişată. a stilului. iar din rubrica Type se alege formatul de afişare dorit. dimensiunii şi culorii fontului. În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Number.76 Formatarea celulelor pentru afişarea datei sub diverse formate Formatul Date transformă cifrele în format dată calendaristică. Figura 2. Pentru a stabili un anumit format de afişare a datei. plecând de la considerentul că fiecărui număr îi este asociată o dată calendaristică (între 1 ianuarie 1900 cu valoare serială 1 şi 31 decembrie 9999 cu valoare serială 2958525). datele calendaristice se pot introduce. se execută clic pe butonul Font. De asemenea. se selectează celula sau grupul de celule în cauză. Din rubrica Category se alege Date. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cells. sau pot fi introduse ca valori de tip număr-dată care participă la calcule. . Formatarea textului unei celule a) Schimbarea tipului de font. Pentru schimbarea tipului de font.82. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cell. dimensiunii şi culorii fontului unei celule sau unui grup de celule. a stilului. Datele calendaristice pot fi introduse ca simple şiruri de caractere având în faţă prefixul specific acestora. se selectează celula sau grupul de celule în cauză. suprapunându-se regulilor de formatare numerică. fie direct în forma numerică.

În exemplul prezentat în Figura 2.84. dimensiunea fontului 12 puncte (rubrica Size) şi culoarea albastră (rubrica Color). sau grup de celule Pentru ajustarea orientării textului într-o celulă sau grup de celule. s-a ales tipul de font Arial (din rubrica Font). Dimensiune font Scrierea înclinată Culoare de unplere celulă Tipul de font Stilul bold Subliniere font Culoare font Figura 2. În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Alignment. Caseta de dialog Format Cells se reconfigurează şi în rubrica Orientation se poate opta pentru scrierea textului pe verticală . b) Ajustarea orientării textului într-o celulă. Pentru sublinierea textului se aleg modele de linii din rubrica Underline. Caracteristicile privind formatarea textului se pot alege şi dacă se execută clic pe butoanele corespunzătoare de pe bara de instrumente Formatting . se selectează celula sau grupul de celule în cauză.77 Figura 2. Se activează meniul Format şi apoi se alege comanda Cells.83.83. stilul de font îngroşat Bold (din rubrica Font style).

Fill (conţinutul unei celule va fi afişat la maxim 8. Pentru a nu înscrie titlul întro singură celulă. Rubrica Horizontal deschide o listă derulantă care prezintă următoarele opţiuni de aliniere: General (textul este aliniat la stânga şi numerele la dreapta).78 executând clic pe modelul prezentat. Exemplul ilustrează înclinarea textului CANTITATE sub un unghi de -18 grade Figura 2. se poate activa meniul Format şi să se alegă comanda Cells… În ecran este afişată caseta de dialog Format Cells (Figura 2. Excel oferă posibilitatea combinării celulelor.) şi se execută clic pe butonul Alignment. Centrarea şi alinierea orizontală a conţinutului celulelor dintr-un grup de celule selectat se poate realiza prin utilizarea butoanele de formatare prezente pe bara de instrumente Formatting. Aceste butoane sunt: Align Left (aliniere stânga).85. Justify (aliniere stânga-dreapta). deoarece acest lucru ar da un aspect neplăcut. iar înclinarea textului sub un anume unghi (măsurat în grade) pe un semicerc de 180 de grade se poate alege din rubrica Degrees. . Right (aliniere dreapta).86. De asemenea. cu ajutorul opţiunii Center Across Selection (aliniere centrată peste coloanele selectate). c) Centrarea şi alinierea orizontală a conţinutului celulelor dintr-un grup de celule selectat. Combinarea celulelor se realizează pe de o parte. Left (aliniere stânga). iar pe de altă parte cu ajutorul butonului Merge and Center prezent în bara de instrumente Formatting. Align Right (aliniere dreapta) sau Justify (aliniere stânga-dreapta).43 caractere). Center (aliniere centru). respectiv opţiunea Merge cells (combinare celule) din meniul Alignment. Sunt situaţii când titlul unui tabel este scris pe mai multe celule.

Stilul şi grosimea liniei se vor selecta din rubrica Style. Anularea unor chenare deja existente se realizează cu opţiunea None. . sau se activează meniul Format şi apoi se alege comanda Cells.79 Figura 2. Adăugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat se poate realiza prin utilizarea butonului Borders de pe bara de instrumente Formatting. iar culoarea chenarului se alege din rubrica Colors. În ecran este afişează caseta de dialog Format Cells şi se execută clic pe butonul Border.86. d) Adăugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat. Rubrica Presets permite alegerea unui tip predefinit de chenar şi anume: Outline pentru trasarea conturului şi Inside pentru liniile interioare.

. e) Aplicarea unor combinaţii de efecte cu ajutorul funcţiei AutoFormat.87. se selectează grupul de celule sau tabelul în cauză. aplicând combinaţii de efecte.88 − Colorful2) şi apoi se execută clic pe butonul OK. În ecran se va afişa caseta de dialog AutoFormat care conţine mai multe stiluri predefinite.80 Figura 2. Se alege printr-un simplu clic de mouse stilul dorit (Figura 2. Pentru formatarea rapidă a unui grup de celule sau a unui tabel. Se activează apoi meniul Format şi se alege comanda AutoFormat.

prezentată mai jos. Formatele nedorite se pot deselecta executând clic cu mouse-ul pe casetele de validare corespunzătoare. Font. Se poate limita numărul de opţiuni folosite de comanda AutoFormat. Patterns.. În configuraţia prestabilită. se activează meniul Tools şi se alege comanda AutoCorrect. Pentru afişarea casetei de dialog AutoCorrect. executând clic pe butonul Options. prezent în partea dreaptă a casetei de dialog AutoFormat. Border. Verificarea scrierii Folosirea programului AutoCorrect de verificare a scrierii si efectuarea modificărilor necesare La fel ca şi Microsoft Word. Alignment şi Width/Height în funcţie de stilul de tabel ales (Figura 2. . De exemplu..81 Figura 2.89). Caseta de dialog AutoCorrect permite controlarea modului în care sunt corectate greşelile de ortografie şi de capitalizare (scriere cu literă mare) din foile de calcul.5. chiar în timp ce acestea sunt scrise în celulele din foile de calcul. Figura 2.2. dacă nu se doreşte chenarul aplicat unui tabel. comanda AutoFormat alege opţiunile Number. Excel oferă funcţia AutoCorrect care corectează în mod automat greşelile ce apar la introducerea textelor.88.89 2. se deselectează caseta de validare Border.

se scrie cuvântul sau expresia pe care Excel să o înlocuiască. b) Caseta de validare Capitalize first letter of sentence rescrie automat prima litera de la începutul propoziţiei cu literă mare. d) Opţiunea funcţiei AutoCorrect pentru corectarea cuvintelor este controlată de caseta de validare Replace text as you type. De exemplu Excel poate să înlocuiască literele „co“ cu „comunicare“. Pentru a dezactiva corectarea automată a cuvintelor. Exemple de folosire a funcţiilor AutoCorrect: a) Pentru ca Excel să nu modifice scrierea cuvintelor care încep cu două majuscule. . apoi se execută clic pe butonul Add. Pentru a introduce o pereche de cuvinte pentru corectare. De asemenea. Excel nu va mai scrie zilele săptămânii cu literă mare. se deselectează caseta de validare Correct Two Initial Capitals. Excel nu va mai modifica cuvintele care încep cu trei sau mai multe majuscule. De exemplu. se poate folosi această funcţie şi pentru a introduce prescurtări care se doresc a fi scrise în forma lor integrală. Excel va folosi perechile de cuvinte din listele Replace şi With pentru a corecta greşelile de ortografie din texte. Eliminarea semnului de validare interzice programului Excel să modifice textele de genul USdolar în Usdolar. Când opţiunea este activă. c) Deselectând caseta de validare Capitalize name of days.90.82 Figura 2. cuvântul monday nu va mai fi modificat în Monday. economisind timp şi având siguranţa corectitudinii lor. în caseta de text Replace. se selectează perechea şi se execută clic pe butonul Delete. Pentru a şterge o pereche de cuvinte pentru corectare. se deselectează această casetă de validare executând clic pe ea. Cuvântul sau expresia cu care se doreşte înlocuirea se scrie în caseta de text With. .

91. . e) Pentru a crea o listă cu cuvintele deosebite care nu trebuie corectate de Excel în mod automat se execută clic pe butonul Exceptions… din caseta de dialog AutoCorrect. Figura 2.83 Figura 2. apoi se indică forma dorită de scriere în etichetele First Letter şi INitial CAps.92.

În modul de orientare Portrait. Referitor la dimensiunea paginii. astfel încât liniile vor fi citite de la stânga la dreapta. Modificarea setărilor marginilor documentului În mod implicit. se selectează ambele opţiuni.84 2.5. . În ecran este afişată fereastra Page setup. casetele pentru centrare fie pe orizontală (Horizontally) fie pe verticală (Vertically). Figura 2. pagina este orientată cu latura mai mare pe verticală. Se selectează apoi. Setarea documentului Schimbarea orientării documentului şi dimensiunii paginii Pentru realizarea acestei setări se activează meniul File şi se alege comanda Page Setup. Pentru centrarea automată a foii de calcul între marginile documentului se activează meniul File şi se alege comanda Page Setup. de-a lungul laturii mai mari a colii de hârtie. În ecran este afişată fereastra Page setup şi se execută clic pe eticheta Margins.3. Din eticheta Page se pot alege orientarea paginii şi dimensiunea pagini fizice care va fi tipărită.93 . majoritatea imprimantelor din România folosesc hârtie A4 (210 x 297 mm). Dacă se doreşte ca foaia de calcul să fie centrată perfect. cu clic mouse. pagina este rotită cu 90 grade. foaia de calcul este plasată în colţul stânga-sus al paginii. iar în modul de orientare Landscape.

94. a datei când a fost creat. Pentru introducerea unui antet sau subsol în foaia de calcul se activează meniul View şi se alege comanda Header and Footer. . Figura 2. se alege comanda Page Setup şi se execută clic pe eticheta Header/Footer. În ambele situaţii. a autorului etc. Adăugarea unui antet şi subsol (Header and Footer) documentului Orice document care ocupă mai mult de o pagină ar trebui să aibă un antet (Header) sau un subsol (Footer) care permit identificarea documentului.95. sau se activează meniul File. în ecran va fi afişată fereastra Page Setup în care se pot introduce sau modifica zonele antet şi subsol.85 Figura 2.

clic pe butonul Custom Footer. Modificând scala. până se găseşte valoarea potrivită (vezi 80% în exemplu). Pentru aceasta se activează meniul File. În partea de sus există o serie de butoane care permit: formatarea textului.96. introducerea datei curente. Figura 2. inserarea numărului de pagină. se pot înghesui pe aceeaşi pagină mai multe linii şi coloane. respectiv subsol. trebuie forţată să se potrivească în pagină.86 Pentru a introduce antet se acţionează clic pe butonul Custom Header. secţiunea Scaling. Ajustarea setărilor documentului astfel încât să încapă pe o singură pagină În situaţia în care foaia de calcul nu încape pe pagină. introducerea orei. se află trei opţiuni: Left section. Prin precizarea a două valori în rubricile Fit to: şi wide by zona foii de calcul de imprimat se poate ajusta în funcţie de lăţimea foii (de regulă 1) şi se înălţimea sa. informaţiile înscrise în Header sau în Footer nu mai sunt vizibile. Scalarea se face manual prin precizarea factorului de micşorate/mărite sau automat. La revenirea în pagină. Center section şi Right section care permit alinierea informaţiilor înscrise în antet. afişarea numărului total de pagini. În partea de jos a ferestrei. . iar pentru subsol. Se caută în foaia de opţiuni Page. În ambele situaţii se deschide o altă fereastră care permite particularizarea antetului şi subsolului. Ele apar la previzualizarea sau la tipărirea documentului. în combinaţie cu opţiunea Fit to: page(s) wide by…tall. afişarea în antet doar a numelui fişierului şi respectiv locaţia fişierului. Potrivirea foii de calcul în pagină se face încercând diferite valori pentru scală în opţiunea Adjust to: % normal size. se alege comanda Page Setup şi apoi se execută clic pe eticheta Page.

2.98. Prin activarea butonului Print Preview prezent pe bara de instrumente Standard. Pe ecran se afişează fereastra Print Preview.6. Vizualiuarea foii de calcul se face pagină cu pagină. se poate vizualiza documentul înaintea tipăririi. Tipărirea foilor de calcul 2.1. sau prin comanda Print Preview din meniul File. Figura 2.87 Figura 2. Vizionarea (previzualizarea) foii de calcul pentru tipărire Previzualizarea foii de calcul înaintea tipăririi este o operaţie recomandată pentru a se observa modul de împărţire a foii în pagini. .6.97.

Margins − permite dimensionarea manuală (prin mutarea marcatorilor) a marginilor zonei de imprimat. Page Break Preview – comută în modul de vizualizare globală a foii de calcul.6.2. Tipărirea foii de calcul active. Dacă se doreşte obţinerea unei singure copii a foii de calcul active cu parametrii de tip standard. antetului şi subsolului de pagină şi a foii de calcul. În ecran se va afişa fereastra Print. a marginilor. Previous − permite vizualizarea paginii anterioare. posibilitatea setărilor de pagină. Figura 2. Print − declanşează operaţia de tipărire prin intermediul casetei de dialog Print.88 După cum se observă. la stabilirea zonei de imprimat (secţiunea Print range sau Print what). Opţiunile disponibile sunt All (se tipăreşte întreaga foaie de calcul) şi Pages . se activează opţiunea Print to File. la declararea numărului de copii (secţiunea Copies). se activează meniul File şi se alege comanda Print. prin care se observă modul de împărţire a zonei în pagini. 2.99. în partea de sus a ferestrei se află butoanele de comandă care declanşează următoarele acţiuni : Next − permite vizualizarea paginii următoare. Dacă este necesară specificarea unor opţiuni speciale de tipărire. sau a registrului de calcul Dacă documentul a fost aranjat pentru tipărire. Setup − declanşează prin intermediul casetei de dialog Page Setup. Dacă se doreşte declanşarea opţiunii de imprimare într-un fişier. 2. se trece la imprimarea efectivă alegând una dintre variantele: 1. Opţiunile de tipărire disponibile în fereastra Print se referă la: alegerea tipului de imprimantă (secţiunea Printer). Zoom − permite vizualizarea paginii la nivelul întregului ecran. Secţiunea Print range precizează zona de imprimat. se activează butonul Print prezent pe bara de instrumente Standart.

100.6. ca zonă de imprimare. Tipărirea unei secţiuni a foii de calcul active sau a unei selecţii de celule predefinite Pentru tipărirea unei secţiuni a foii de calcul se alege una dintre variantele: 1.89 (se tipăresc paginile precizate în intervalul From… To…). Se activează meniul File şi se alege comanda Print. În caseta Print. apoi se activează meniul File şi se alege comanda Print Area −Set Print Area. Tipărirea în fişier Precizarea paginilor de tipărit Nr. Exemplul prezentat în figura următoare prezintă fereastra Print pentru tipărirea într-un fişier doar a paginilor de la 10 la 15 din foaia de calcul activă. foaia de calcul activă prin opţiunea Active sheet(s). Se execută clic pe butonul OK. 2.3. de copii Figura 2. Figura 2. 2.101. Se selectează secţiunea care va fi tipărită. Secţiunea Print what stabileşte în mod implicit. tipărirea realizându-se în 3 exemplare. Dacă se doreşte tipărirea întregului registru de calcul. dar poate restricţiona domeniul la o zonă selectată de utilizator prin opţiunea Selection. . se alege opţiunea Entire Workbook. Se selectează secţiunea care va fi tipărită. se alege opţiunea Selection. din secţiunea Print what.

pentru prezentări. Acest lucru este posibil prin includerea unor elemente artistice: imagini artistice. poze scanate.7. Figura 2. . rapoarte. 3.un program care permite crearea de organigrame. Importul de obiecte Importul obiectelor într-un registru de calcul: fişiere imagine. Pentru a introduce o ilustraţie se execută următorii paşi: 1. Se alege din submeniul Picture tipul de ilustraţie artistică care va fi folosită. grafice.102 −celula A10). − From File este o casetă de dialog Open din care se pot lua fişiere imagine deja existente în calculator.90 2. titluri şi elemente de text scrise artistic. Se selectează celula în care va fi introdusă ilustraţia (Figura 2. grafice şi diagrame 2. Se pot alege următoarele opţiuni: − Clip Art este o colecţie de ilustraţii cu mii de ilustraţii de artă în variantă electronică. − Organization Chart . − WordArt este un wizard şi o bară de instrumente care permit realizarea unor banere.7. − AutoShapes este o bară de instrumente din care se pot introduce săgeţi. Este bine să se lase spaţiu în celulele adiacente pentru a încăpea întreaga imagine. o foaie de calcul trebuie făcută atractivă şi interesantă. Obiecte.102. pliante etc. 2. etc. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Picture. Pentru exemplificare s-a ales opţiunea ClipArt.1. organigrame etc. fişiere text. După introducerea datelor. linii şi alte forme. Mecanismul de bază pentru introducerea acestor elemente în celulele foii de calcul este identic în toate aplicaţiile din pachetul Office şi anume: se execută clic pe butonul Insert ClipArt prezent pe bara Drawing sau se activează meniul Insert şi se alege comanda Picture.

Excel va ascunde bara de instrumente Picture. Se execută clic pe colecţia dorită şi se deschide fereastra cu imaginile colecţiei. . Excel va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa clipului. se execută clic pe clipul dorit. Mutarea şi modificarea dimensiunilor obiectului importat într-un registru de calcul a) Mutarea imaginilor grafice (clipuri). Se deschide fereastra ClipArt. Se selectează imaginea dorită şi se execută clic pe butonul InsertClip. sus. Figura 2. care permite alegerea unei anumite colecţii de ilustraţii. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi (stânga. jos). se glisează (se trage cu mouse-ul până când clipul ajunge în poziţia dorită. dreapta.103. Se execută apoi clic în afara clipului pentru a-l deselecta.91 4. Imaginea va fi inserată în foaia de calcul. Pentru realizarea acestei operaţii.

Imagine grafică decupată poate fi refăcută în forma iniţială executând clic pe butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture. se pot elimina anumite părţi prin operaţia de decupare. Se execută din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de decupare. Se plasează instrumentul de decupare pe marcajul central de jos al imaginii şi se glisează până rămâne parte dorită din imaginea grafică. Pointerul de mouse ia forma unui instrument pentru decupare. c) Decuparea imaginii grafice (clip-ului). Pentru aceasta se execută clic pe butonul Crop de pe bara de instrumente Picture. . Dacă nu se doreşte folosirea unei imagini în întregime. se execută clic pe clip pentru a-l selecta. Excel va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului.104. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri. Pentru redimensionare.92 Forma indicatorului de mouse pentru mutare Figura 2. se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. Pentru realizarea acestei operaţii. b) Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri).

Grafice şi diagrame Crearea graficelor de diferite tipuri Una dintre cele mai importante facilităţi Excel o constituie reprezentarea grafică.). sau prin activarea meniului Insert şi se alege comanda Chart. După alegerea tipului de grafic se execută clic pe butonul Next. Figura 2. tendinţelor. Pentru crearea unui grafic se utilizează modul ChartWizard (Asistentul generator de grafice). suprafeţe.105.7. adică în momentul modificării datelor se actualizează automat şi graficul. Cu aplicaţia Excel se pot genera următoarele tipuri de grafice: a) Grafice cu histograme orientate vertical (Column – Figura 1. anomaliilor ce se stabilesc între date în măsura în care acestea sunt ilustrate prin forme desenate (linii. Tipul de grafic dorit se alege din meniul Chart Type. sectoare de cerc etc. ajustându-se la noile valori. Acesta se lansează în execuţie acţionând clic pe butonul ChartWizard prezent pe bara de instrumente Standard. sub formă de diagrame. Reprezentarea grafică este dinamică. Asistentul ChartWizard. b) Grafice cu histograme orientate orizontal (Bar). a datelor numerice prezente într-un domeniu al foii de calcul.105). propune realizarea unei reprezentări grafice prin parcurgerea a 4 paşi şi anume: 1.2. . Chart sub-type prezent în fereastra ChartWizard. Alegerea tipului de grafic dorit (Step 1 of 4 – Chart Type). bare. Reprezentările grafice permit o mai bună vizualizare a relaţiilor.93 2.

106. c) Grafice lineare (Line) sunt reprezentări sub formă de linii frânte sau curbe.107. . Figura 2.94 Figura 2.

109.108. Figura 2. e) Grafice de tip „nor de puncte“(Scatter) cunoscute şi sub numele de diagrame XY. Figura 2.95 d) Grafice sectoriale (Pie) sunt diagrame de structură ce semnifică mărimile părţilor unui element. raportate la un întreg. .

g) Grafice concentrice (Doughnut).96 f) Grafice în arii (Area) sunt reprezentate prin suprafeţe dispuse în straturi. Figura 2. .110. Figura 2. Graficele în arii pot fi plane (simple) sau în relief.111. Fiecare cerc (inel) reprezintă o serie de date.

97 h) Grafice polare (Radar) − reprezintă serii de date corespunzătoare fenomenelor studiate pe mai multe axe dispuse radial. Sunt utilizate în domeniul hărţilor topo-geografice.113 . Figura 2. i) Grafice în suprafaţă (Surface) sunt diagrame care reprezintă optimul combinaţiilor între diferite serii de date. faţă de un punct central.112. Figura 2.

Figura 2.115.98 j) Grafice tip „bule“ (Bubbe) sunt grafice statistice de regresie. . Figura 2.114 k) Grafice bursiere (Stock) sunt diagrame ce reprezintă grafic amplitudinile fenomenelor studiate.

Butonul Collapse Dialog Figura 2. Introducerea seriilor de date care vor fi reprezentate grafic (Step 2 of 4 – Chart Source Data).116.. butonul cu săgetă mică roşie din dreapta casetei Data Range. Seriile de date (Data Range) se introduc prin selecţie dacă se execută clic pe butonul Collapse Dialog. În exemplul din Figura 2. informaţia din prima coloană a domeniului selectat va fi atribuită etichetelor de abscisă. După selecţie se închide caseta de text. iar informaţia din prima linie a domeniului va fi atribuită legendei. iar informaţia din prima coloană a domeniului va fi atribuită legendei. Seriile de date pot fi orientate în linie (Serie in Rows) sau în coloană (Series in Column). Dacă seriile sunt orientate în linie. seriile de date au fost orientate în linie. Dacă seriile sunt orientate în coloană. Caseta de dialog va fi micşorată pentru a fi vizibilă caseta de text în care se vor introduce seriile de date selectate.99 2. . informaţia din prima linie a domeniului selectat va fi atribuită etichetelor de abscisă.117.

117. La acest pas se pot introduce opţiuni referitoare la titlul graficului (Chart title). afişarea sau nu a etichetelor pe axe (Axes). Figura 2. titlul abscisei (Category X axes ). definirea de linii orizontale şi verticale (Gridines).100 Legenda Etichete abscisă . Particularizarea graficului (Step 3 of 4 – Chart Options). titlul ordonatei (Value Y axes). În exemplul prezentat în figura următoare s-a introdus titlul graficului. 3. legenda graficului (Legend). afişarea etichetelor de date pe diagramă (Data Labels) şi afişarea alături de diagramă a tabelului de date (Data Table). .

sau poate fi amplasat într-o foaie grafică specială Chart1 (As new sheet). Alegerea locului în care se doreşte afişarea graficului (Step 4 of 4 – Chart Location). Figura 2. .118. Editarea (modificarea) unui grafic Pentru editarea unui grafic se execută clic pe acesta pentru a-l selecta.101 Figura 2. 4. Acesta este ultimul pas. În exemplul de faţă s-a optat pentru amplasarea graficului în foaia de lucru curentă. Pentru terminarea generării graficului se execută clic pe butonul Finish.119. Se activează meniul Chart şi apoi comanda Chart Options. Graficul poate fi amplasat ca obiect în foaia de lucru curentă (As object in). În ecran se deschide fereastra Chart Options şi se pot activa butoanele corespunzătoare modificărilor dorite (vezi precizările făcute la pasul 3). Graficul va fi încadrat de un chenar cu 8 puncte negre.

120.102 Figura 2.121. De exemplu. pentru adăugarea etichetelor de date pe diagramă. Fereastra Chart Options se reconfigurează şi din lista de opţiuni Data Labels se alege opţiunea Show value. se execută clic pe butonul Data Labels prezent în fereastra precedentă. Figura 2. .

Figura 2.123. În ecran se deschide fereastra Chart Type din care se alege tipul de grafic dorit. . Modificarea tipului de grafic Se selectează graficul. În ecran este afişează caseta de dialog Format Chart Area şi din paleta de culori afişată se alege culoarea dorită.103 Modificarea culorii de umplere a graficului Se selectează graficul. Se execută apoi clic pe butonul OK. În exemplul din figura următoare s-a ales tipul Area. se activează meniul Chart şi se alege comanda Chart Type. Figura 2. se activează meniul Format şi se alege comanda Selected Chart Area.122.

Forma pointerului de mouse pentru mutare Figura 2. sau se activează meniul Edit şi se alege comanda Clear. S-a ales. Redimensionarea unui grafic Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri.104 Mutarea. Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. Când acesta ia forma tastelor săgeţi. Series (şterge seriile de date). Figura 2. Se acţionează tasta Delete (ştergere All). pentru exemplificare. Din submeniul afişat se alege opţiunea dorită: All (ştergere totală). Formats (şterge formate). se glisează până când graficul ajunge în poziţia dorită. Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. Ştergerea unui grafic Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta. se glisează până când graficul ajunge la mărimea dorită.125 . redimensionarea şi ştergerea graficelor (diagramelor) Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta.124. Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. . Se plasează pointerul de mouse pe suprafaţa graficului. Se execută apoi clic în afara graficului pentru a-l deselecta. opţiunea de ştergere totală All.

Majoritatea listelor Excel au un cap de tabel (header row) care este întotdeauna prima linie în listă. pe linii şi coloane. localităţile şi numerele de fax ale principalelor firme beneficiare. trebuie să se cunoască câteva principii de bază privind organizarea: O listă este o colecţie de elemente denumite înregistrări (records). Chiar şi în cazul listelor fără valori numerice. În listele Excel. într-o listă ca cea de mai sus având precizate numele. pe înregistrări şi câmpuri. listele se mai numesc şi baze de date. specific. Gestionarea listelor în EXCEL (Baze de Date) 2. Culegerea datelor este importantă.126.1. Excel pune la dispoziţie cea mai mare parte din instrumentele necesare pentru lucrul cu liste – chiar şi pentru cele mai mari şi mai complexe. . pentru a uşura adăugarea unor elemente noi în tabel şi pentru a găsi elementele care sunt deja introduse. inventare de produs sau registre de verificare. este numită bază de date o colecţie foarte mare de date care asociază mai multe liste (denumite tabele). Pentru a înţelege listele Excel. În contextul aplicaţiei EXCEL. se pot efectua sortări şi se poate găsi cu exactitate informaţia dorită. iar câmpurile fiecărei înregistrări vor conţine tipuri specifice de informaţii despre firma respectivă. Cu doar câteva clicuri de mouse. Când se memorează într-o listă Excel informaţii de genul numelor de persoane şi al adreselor. nici una. fiecare înregistrare este memorată pe o singură linie şi fiecare câmp este definit ca o singură coloană. fiecare firmă va avea propria sa înregistrare. O listă este termenul folosit de Excel pentru o foaie de calcul sau o parte a acesteia în care informaţiile sunt organizate într-un anumit mod. iar titlurile de coloane au rolul de nume pentru câmpuri. se poate realiza sortarea pentru a alătura informaţii de acelaşi tip. În acest mod de organizare pe linii şi coloane. se pot organiza informaţiile respective în grupuri şi să se pot adăuga subtotaluri. este uşurată mult sortarea şi căutarea informaţiilor. Fiecare înregistrare se compune din unităţi de informaţie denumite câmpuri (fields). Care este diferenţa dintre o bază de date şi o listă? Tehnic vorbind. Noţiuni de bază Una dintre cele mai utile facilităţi din Excel este capacitatea de a lucra cu liste (baze de date). În figura de mai jos este ilustrat un exemplu tipic de listă. De exemplu.8. Figura 2. însă datele nu pot fi folosite decât dacă sunt gestionate corespunzător. Se pot chiar crea formulare pentru introducerea datelor.105 2. În general însă.8.

Fiecare înregistrare este memorată pe o linie separată. Indiferent de modalitate. modificare. modificare sau ştergere de înregistrări. După ce informaţia respectivă a fost localizată. date calendaristice. fără nici un fel de informaţii suplimentare. aceste operaţiuni se pot realiza prin trei metode: − metoda formularului (Form). 4. Nu este nici o problemă dacă nu se completează unul sau două câmpuri dintr-o înregistrare. presupune că acesta este capătul listei. deoarece acest lucru ar putea avea un efect negativ asupra operaţiilor de sortare şi căutare a informaţiilor. Acest lucru se poate realiza în două moduri: direct în listă sau prin intermediul unui formular. aceasta poate fi supusă unor operaţiuni de actualizare. căutări şi extrageri de informaţii din bază pornind de la anumite criterii de selecţie. În ceea ce priveşte interogarea (consultarea) bazelor de date. ştergere de informaţii). ceea ce presupune selectarea informaţiilor care vor figura în cadrul ei. Acest demers este foarte important deoarece el reprezintă procesul de creare a bazei de date. ca pentru început. Numele de câmpuri trebuie să apară în capul de tabel de la începutul listei. . un altul care conţine inventarele de produse şi un al treilea care memorează vânzările efectuate în firmă. Listele Excel sunt păstrate în foi de calcul normale.106 Un exemplu simplu de bază de date poate include trei tabele: unul care conţine numele clienţilor. însă cel puţin un câmp din înregistrare trebuie să conţină informaţii. Este indicat să se păstreze fiecare listă în propria sa foaie de calcul. datele trebuie să fie organizate respectând următoarele reguli: 1. chiar imagini grafice. cifre. În varianta actualizării direct în listă utilizatorul are următoarele posibilităţi: − Adăugarea unei înregistrări care presupune tastarea conţinutului acesteia după ultima linie a listei. Pentru a realiza o bază de date este necesar. operaţia de modificare se realizează prin comanda Replace (meniul Edit). imprimări de date structurate. Nu se lasă o linie liberă între capul de tabel şi prima înregistrare. ordonarea crescătoare sau descrescătoare a datelor după unul sau mai multe câmpuri. 5. se folosesc alte fonturi. Multiple posibilităţi de interogare a bazelor de date prin localizări şi extrageri de informaţii utile procesului de luare a deciziilor. 3. trebuie evitată inserarea de spaţii suplimentare la începutul unei celule. cu cel puţin un rând diferenţă între ele. chenare şi alte elemente de format pentru celule. Dacă Excel găseşte o linie liberă în listă. astfel încât să se permită regăsirea rapidă a tuturor informaţiilor de care utilizatorul are nevoie. Acest lucru se poate realiza prin comanda Find (meniul Edit). Introducerea datelor se poate face direct pe foaie de calcul sau prin utilizarea unui formular. − Ştergerea unei înregistrări se realizează prin selectarea liniei în care este editată înregistrarea şi apoi activarea comenzii Delete din meniul Edit. Nu este obligatorie includerea în listă a numelor pentru câmpuri (etichete de coloane). Dacă trebuie incluse şi alte date în aceeaşi foaie de calcul. Pentru a diferenţia capul de tabel de datele din listă. O listă interpretată ca fiind o bază de date are toate proprietăţile care decurg din această ipostază: permite operaţiuni de actualizare a bazei (adăugare. nuanţe. să se definească structura bazei de date. caz în care apare o fereastră de dialog în care utilizatorul trebuie să precizeze informaţia care să permită poziţionarea pe înregistrarea dorită. adică adăugare. însă se recomandă acest lucru. Odată ce datele au fost introduse în baza de date. Excel prezintă următoarele facilităţi specifice exploatării bazelor de date: 1. Se poate memora într-o listă orice tip de date: text. însă pentru ca Excel să le recunoască. 2. Se verifică ca datele din acelaşi câmp (coloană) să fie de acelaşi tip. − Modificarea unei înregistrări care presupune în primul rând regăsirea informaţiei respective în baza de date. se vor plasa înainte sau după listă.

utilizatorul poate interveni asupra tuturor câmpurilor din baza de date. ceea ce asigură interpretarea mai facilă a datelor care au fost introduse în bază sau a datelor care au fost extrase în urma unei interogări. particularizat cu titlurile din foaia de calcul. Interogarea (consultarea) bazelor de date Lucrul cu formulare de date Formularul de date reprezintă a doua variantă pentru introducerea datelor în baza de date. Pentru utilizarea formularul de date în vederea introducerii şi actualizării de informaţii. − Close realizează închiderea casetei de dialog. − Find Next permite poziţionarea pe înregistrarea următoare.2. precum şi pentru actualizarea acesteia. din meniul Data. 3. Excel va afişa pe ecran o casetă de dialog conţinând formularul de date (Figura 2..127). .AutoFilter). − Find Prev permite poziţionarea pe înregistrarea precedentă. Figura 2. − Restore anulează înregistrarea curentă. Formularul afişează numărul de înregistrări din bază. − Criteria permite localizarea unei informaţii dintr-un tabel prin specificarea unui criteriu de selecţie. În formularul astfel afişat.8. Posibilitatea sortării bazelor de date pe mai multe rubrici de grupare (se pot utiliza maxim 3 câmpuri de regrupare). criterii calculate). − metoda filtrului avansat sau elaborat (Filter – Advanced Filter). se execută clic în orice locaţie a listei. 2. cu excepţia celor care rezultă în urma unei formule de calcul sau a unei funcţii Excel şi care sunt afişate numai cu titlu informativ..107 − metoda filtrului automat (Filter . 4. Posibilitatea validării datelor conţinute de baza de date în scopul verificării şi parametrii informaţiilor ce sunt introduse de utilizator în modelele sale de analiză. acestea putând fi vizualizate în mod succesiv prin utilizarea barei de deplasare pe verticală. după care se alege comanda Form. − Delete permite ştergerea înregistrării curente (poziţia curentă a cursorului). Posibilităţi de construire a câmpurilor de criterii în care sunt fixate restricţiile impuse modelului de analiză la care baza de date trebuie să reacţioneze (criterii simple. Caseta de dialog conţine următoarele butoane de comandă: − New permite introducerea unei noi înregistrări în baza de date.127. 2. criterii multiple.

Se introduc datele în casetele de text din formular. − afişarea tuturor informaţiilor legate de o anumită înregistrare. Deoarece căutarea informaţiilor are loc începând cu poziţia curentă a cursorului. Pentru revenirea la macheta de introducere a datelor se acţionează butonul Form. În final. afişând cuvântul Criteria). cu excepţia celor calculate. butonul Restore devine activ. −Excel caută în baza de date şi afişează prima înregistrare care îndeplineşte criteriul specificat (aceasta căutare nu ţine cont de tipul fontului). precum şi a câmpurilor protejate. în timp ce utilizatorul operează modificări asupra unui câmp. După ce se termină de introdus datele. − Se declanşează funcţia de căutare prin acţionarea butonului Find Next sau se apasă tasta Enter. Pentru a trece la câmpul următor. deci baza de date nu poate fi afişată în totalitatea ei. Dacă se doreşte vizualizarea tuturor înregistrărilor care au în câmpul „FUNCTIA“valoarea „Specialist PR“. sau se acţionează butonul Restore dacă se doreşte anularea modificărilor operate anterior. Pentru aceasta se localizează înregistrarea ce se doreşte a fi actualizată după care se operează modificarea dorită. Când se ajunge la ultimul câmp din formular. Pentru reprezentarea acestor operatori se folosesc următoarele simboluri: Simbol Semnificaţie = „=text“ > >= < <= <> egal cu mai mare decât mai mare sau egal cu mai mic decât mai mic sau egal cu diferit de Prin intermediul formularului se pot opera şi modificări asupra unor câmpuri. se apasă combinaţia de taste Shift+Tab pentru a reveni în câmpul anterior. se execută clic pe butonul New. − Pentru a introduce un alt criteriu se acţionează din nou butonul Criteria. Principalele inconveniente (limite) alte metodei formularului sunt următoarele: − vizualizarea se face înregistrare cu înregistrare. chiar dacă pe utilizator îl interesează la un moment dat numai anumite câmpuri din baza de date. − În caseta de dialog Form se execută clic pe butonul Criteria (se observă că indicatorul de înregistrare din colţul din dreapta-sus al casetei de dialog se schimbă. pentru a introduce o înregistrare nouă în baza de date. se apăsă tasta Tab după fiecare valoare de intrare. În editarea criteriilor se pot utiliza şi operatori de comparaţie. Localizarea informaţiei se poate realiza şi prin tastarea primelor caractere ale intrării respective. se execută clic pe butonul Clear şi se tastează noul criteriu în rubrica corespunzătoare.108 De exemplu. . acest lucru fiind valabil doar în cazul datelor non-numerice. se verifică vizual corectitudinea modificărilor efectuate. se recomandă plasarea acestuia la începutul bazei de date. se execută clic pe butonul Close. se apăsă tasta Enter pentru a se salva informaţiile introduse şi se începe introducerea unei alte înregistrări. − În caseta text „FUNCTIA“ se tastează criteriul de selecţie („Specialist PR“). −Pentru a continua căutarea se acţionează din nou butonul de comandă Fiind Next (sau Find Prev dacă se doreşte a se căuta în direcţie inversă). Dacă s-a greşit ceva. În cazul în care se doreşte validarea modificărilor se apasă tasta Enter pentru ca modificările să fie preluate în baza de date. se procedează astfel: − Se poziţionează cursorul în oricare celulă a bazei de date. Se observă faptul că.

109 − imposibilitatea de redactare a criteriilor complexe (de exemplu: lista salariaţilor cu salarii cuprinse între 6-7 milioane lei). În acest caz se acţionează butonul de selecţie. Pentru rezolvarea acestei interogări se va acţiona butonul de selecţie ataşat câmpului „FUNCTIA“ şi se va alege din meniul derulant „Specialist PR“. Filtrul activ este salvat odată cu registrul de calcul. − Opţiunea Custom permite crearea unui filtru automat personalizat. Pentru filtrarea automată a unei baze de date se selectează o celulă din tabel şi se alege comanda Filter − AutoFilter din meniul Data. editate şi chiar reprezentate grafic. Lista derulantă conţine următoarele: − Opţiunea All care permite afişarea tuturor înregistrărilor din baza de date. Pentru soluţionarea acestor interogări se apelează la metoda filtrării automate sau elaborate. Interogarea bazelor de date prin filtru automat Filtrarea automată este acea metodă de interogare care permite afişarea anumitor înregistrări în raport de o restricţie sau un sistem de restricţii aplicate bazei de date. Este de reţinut faptul că Excel permite o singură listă să fie filtrată la un moment dat. Aceste butoane activează meniuri derulante (Figura 2. Această opţiune are ca scop afişarea unui număr stabilit de înregistrări. Figura 2. Înregistrările filtrate pot fi formatate. − Top 10 este o variantă operaţională numai pentru câmpurile numerice şi cele care conţin date calendaristice. Comanda AutoFilter determină afişarea unor butoane de selecţie pentru fiecare câmp din capul de tabel. iar din lista derulantă se va selecta varianta dorită.128. prin filtrare. − Toate valorile coloanei respective. În caseta de dialog Top 10 AutoFilter utilizatorul precizează dacă doreşte să vizualizeze primele (opţiunea Top) sau ultimele (opţiunea Bottom) „n“ înregistrări din baza de date (numărul minim este 1. Caseta de dialog Custom Autofilter are în structura sa: operatorii de comparaţie. valoarea cu care se compară şi operatorii logici And/Or pentru definirea condiţiilor compuse. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor care au funcţia „Specialist PR“. Practic.) ce conţin o serie de opţiuni care asistă utilizatorul în formularea criteriilor de afişare. .128. baza de date va fi înlocuită temporar cu o listă care va conţine numai înregistrările care satisfac condiţiile de selecţie. Pentru definirea criteriilor de selecţie există următoarele posibilităţi: 1. Filtrul poate fi schimbat în orice moment pentru a afişa un alt set de înregistrări. Definirea unui criteriu simplu pentru un singur câmp din baza de date. iar numărul maxim este de 500 înregistrări).

000.800. Definirea unui criteriu complex pe un singur câmp. se alege opţiunea Custom unde se vor edita restricţiile la care baza de date trebuie să reacţioneze. Fiind vorba despre un criteriu cumulat. se alege opţiunea Custom unde se vor edita restricţiile la care baza de date trebuie să reacţioneze. se selectează din lista câmpului „COMPARTIMENT“ opţiunea „Financiar“. Figura 2. Fiind vorba despre un criteriu cumulat. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor din compartimentul „Financiar“ şi care au salariul „4. Construirea de criterii complexe pe mai multe câmpuri ale bazei de date.800.000“. aşa cum arată Figura 2.129. Figura 2.000. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor din compartimentele „Productie“ şi „Financiar“. se alege valoarea „4. .000.129. 4. Definirea de criterii simple pe mai multe câmpuri. .110 2. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor care nu au funcţia „Specialist PR“ şi salariul cuprins intre 5. 3. criterii care trebuie îndeplinite cumulativ.000“.000 şi 8.130. iar din câmpul „SALARIU. Pentru această filtrare.

iar rezultatele filtrării nu pot fi afişate în altă locaţie a foii de calcul desemnată de utilizator. Dezavantajul incontestabil al acestei metode este acela că nu se pot defini restricţii bazate pe formule de calcul sau funcţii Excel.131 Câmpul de rezultate va conţine numai înregistrările care îndeplinesc cumulativ condiţiile de selecţie enunţate prin filtrul personalizat Custom. la o interogare a bazei de date. Definirea criteriilor. 4. se afişează toate înregistrările care răspund criteriilor de selecţie sub forma unei liste. Avantajul utilizării metodei filtrului automat constă în faptul că. 3. Baza de date declarată pe coordonatele A2: E10 este ilustrată în figura de mai jos. Interogările bazate pe procedeul filtrării elaborate (Advanced Filter) sunt prezentate pe exemplul unei baze de date pentru lista salariaţilor firmei Omega.111 Figura 2. Definirea unei zone de criterii. Definirea opţională a unei zone de extragere. comanda Filter. al cărei conţinut poate fi modificat. . Lansarea căutării şi extragerea propriu-zisă din baza de date a înregistrărilor ce corespund criteriilor de căutare şi extragere definite în zona de criterii. Aceste inconveniente se pot elimina prin utilizarea metodei filtrului elaborat (Advanced Filter). 2. formatat sau chiar tipărit. Interogarea bazelor de date cu ajutorul filtrului elaborat Metoda consultării bazelor de date cu ajutorul filtrului elaborat presupune parcurgerea următoarelor etape: 1. Pentru a reveni la afişarea integrală a bazei de date se alege opţiunea Show All din meniul Data.

pentru a nu sufoca foaia de calcul ce conţine baza de date. Criteriile calculate sunt bazate pe formule ce returnează un rezultat logic (TRUE sau FALSE). Criteriile de comparaţie se realizează cu ajutorul operatorilor de comparaţie şi anume: >. >=. Sintaxa unor astfel de criterii calculate este următoarea: − semnul = (egal) pentru a se specifica faptul că este vorba de o formulă. În precizarea valorilor se pot utiliza caracterele generice * sau ?. − dacă valorile diferitelor criterii sunt precizate în zona de criterii pe linii diferite. constituind astfel un criteriu multiplu.: D2>Max(D2:D10). Prima linie a zonei de criterii se va obţine prin copierea numelor respective de câmpuri din listă (din linia de titluri a rubricilor bazei de date). Definirea criteriilor. Adesea. fiind considerate legate prin operatorul logic AND (ŞI). Aceasta poate fi definită în aceeaşi foaie de calcul (în care se află baza de date) sau într-o altă foaie. <=. este necesar ca zonele de criterii odată definite să fie păstrate în vederea unor căutări/extrageri repetate.132. Zona de criterii. Zona de criterii este compusă dintr-o linie ce conţine numele câmpurilor ce servesc la formularea criteriilor şi una sau mai multe linii pentru definirea acestora. > =. Aceste criterii respectă următoarea regulă: − dacă valorile diferitelor criterii sunt precizate în zona de criterii pe aceeaşi linie.< . <. <=. o funcţie predefinită (ex. 2. < > urmaţi de o valoare.112 Figura 2.: =B2>C2*12%). − un argument de comparaţie care poate fi: adresa unei celule (ex. se consideră că ele sunt legate prin operatorul logic OR (SAU). Se pot defini criterii de comparaţie. ele trebuie îndeplinite simultan. . NOT) . criterii multiple şi criterii calculate. − adresa primei celule din domeniul rubricii bazei de date. într-o altă foaie de calcul. Criteriile multiple se obţin prin combinarea criteriilor utilizând operatorii logici (AND. Se recomandă ca zonele de criterii să fie definite separat. 1. În acest caz prima linie a zonei de criterii (ce conţine numele câmpului pe care se face selecţia) este goală. <. cu atât mai mult cu cât datele rezultate în urma extragerii vor fi afişate obligatoriu în aceeaşi foaie de calcul în care se află sursa de date. În caz contrar există riscul apariţiei unei incompatibilităţi între denumirile din listă şi cele din zona de criterii. iar cea de a doua va cuprinde formula/formulele respective. AND. dar va afişa un rezultat logic al evaluării formulei. OR). OR. − un operator logic de comparaţie (=.: = B2>C2). o expresie (ex.

Caseta de dialog Advanced Filter corespunzătoare procedeului de extragere este prezentată în figura de mai jos. domeniul de celule care reprezintă zona de extragere. Implicit. Este de preferat ca zonele de extragere să fie plasate lateral sau în jos. Exemplu: Să se extragă lista salariaţilor care au funcţia „Specialist PR“ şi salariul > 5400000. În cazul în care a fost definită o zonă de extragere. Utilizatorul trebuie să precizeze domeniul de celule care reprezintă baza de date (List Range) şi domeniul care reprezintă zona de criterii (Criteria Range). atunci utilizatorul va preciza în caseta de text Copy to. rezultatul filtrării se va afişa pe baza de date. corespunzător restricţiilor impuse în câmpul de criterii). Preluarea acestor nume în prima linie a zonei de extragere se poate face prin copierea numerelor respective din antetul listei. Lansarea căutării şi extragerii se declanşează. în raport cu sursa de date. Prin selectarea casei de validare Unique records only nu vor fi preluate în zona de extragere înregistrările duble (care au valori identice. Zonă de extragere. Lansarea căutării şi extragerea propriu-zisă Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Data. Zonă de extragere trebuie definită obligatoriu în foaia de calcul ce conţine baza de date. care va fi redimensionată în funcţie de cerinţele interogării (modul de acţiune Filter the list in-place) . Pe ecran va fi afişată caseta de dialog Advanced Filter prezentată în figura de mai jos.133. comanda Filter − Advanced Filter. Întrucât caseta de text Copy to nu este activă implicit.113 3. 4. dacă se execută clic pe butonului OK. Zonă de extragere este compusă dintr-o linie ce conţine numele câmpurilor (titlul rubricilor) din baza de date despre care se doreşte a se obţine informaţii. este necesar ca pentru activarea acesteia să se selecteze modul de acţiune Copy to another location. Figura 2. .

114 Figura 2. Figura 2.135. − lista (subsetul de înregistrări) afişată în zona de extracţie poate fi prelucrată ca orice listă (bază de date). De aceea când se precizează coordonatele zonei de extragere (caseta de text Copy to din fereastra Advanced Filter) se selectează doar o singură linie şi anume aceea care conţine numele câmpurilor. − dimensiunea zonei de extragere este ajustată automat la numărul de înregistrări extrase. Câteva precizări privind caracteristicile extragerii: − înregistrările extrase conţin numai valori (formulele de calcul sunt extrase ca valori). − înregistrările extrase nu sunt legate de baza de date. Rezultatul extragerii este prezentat în figura următoare.134. . eventualele modificări în baza de date nu se vor reflecta în zona înregistrărilor deja extrase.

115 2.8.3. Gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri Excel permite sintetizarea informaţiei prin organizarea ei pe niveluri de grupe, iar apoi se pot opera diferite calcule pe aceste grupuri sau informaţii centralizate. Altfel spus Excel poate organiza datele prin grupare pentru generarea de totaluri şi subtotaluri. Pentru gruparea datelor care se doresc a fi totalizate este necesară sortarea crescătoare a acestora după câmpul la a cărei schimbare se realizează totalul (numit câmp de grupare). De exemplu, baza de date fi sortată ascendent după câmpul „COMPARTIMENT“. Sortarea se face cu ajutorul comenzii Sort din meniul Data (baza de date nu trebuie neapărat selectată, fiind suficientă poziţionarea cursorului pe unul din câmpuri). În caseta de dialog Sort se precizează cheia de sortare Sort By (then By) şi ordinea crescătoare (Ascending). După ce datele au fost sortate, acestea pot fi totalizate pe câmpul de grupare. Subtotalizarea se face prin poziţionarea pe prima celulă a bazei de date (sau prin selectarea acesteia) şi activarea comenzii Subtotals din meniul Data. Prin caseta de dialog Subtotal (Figura 2.136) se desfăşoară tehnica de regrupare a informaţiei astfel: − în caseta At Each Change in se precizează rubrica pentru care se face gruparea; − din caseta Use function se alege tipul de operaţie care se va aplica datelor grupate (Sum; Max; Min; Avarage; Count; Product); − în final se alege rubrica de calculat prin selectarea acesteia . − după precizarea acestor elemente se execută clic pe butonul OK.

Figura 2.136. Rezultatul grupării şi totalizării datelor este prezentat în figura următoare.

116

Figura 2.137. În urma totalizării, foaia de calcul şi-a schimbat aspectul în sensul apariţiei unor elemente (+ şi -) care semnifică gradul de grupare a datelor. Altfel spus, tabelul pentru care s-a făcut totalizarea a fost ierarhizat. Ierarhizarea elementelor grupate permite alegerea pentru vizualizare sau pentru prelucrări ulterioare (de exemplu reprezentări grafice de structură) a nivelului dorit astfel încât să fie relevată informaţia de care utilizatorul are nevoie. Revenirea afişării din forma ierarhizată în formă normală se face prin selectarea tabelului sau poziţionarea cursorului pe prima celulă a acestuia şi activarea comenzii Subtotals din meniul Data, iar în caseta Subtotal se va executa clic pe butonul Remove All. 2.8.4. Blocarea rubricilor (câmpurilor) unui tabel Excel permite o mai bună organizare a spaţiului de lucru prin blocarea sau „îngheţarea“ rubricilor unor tabele de dimensiuni mari, atunci când mărimea acestora depăşeşte zona de vizualizare de la nivelul unui ecran. În acest mod, informaţiile conţinute de tabelele de dimensiuni mari se pot vizualiza permanent, chiar dacă dimensiunea tabelelor respective depăşeşte cu mult zona de vizualizare a unui ecran. Astfel, liniile şi/sau coloanele ce conţin elemente de identificare a tabelelor rămân fixate, iar restul informaţiei defilează pe linie sau pe coloană. Blocarea orizontală a rubricilor este disponibilă prin poziţionarea cursorului pe prima coloană şi pe o linie aflată sub informaţia referenţială ce se doreşte a rămâne fixată. Comanda Freeze Panes din meniul Window va „îngheţa panourile“ (liniile) situaţia deasupra cursorului. Blocarea orizontală a rubricilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine puţine coloane ce se afişează integral în spaţiul de afişare al unui ecran şi multe linii ce depăşesc pe verticală spaţiul de vizualizare. Exemplu: Să se „îngheţe“ linia care conţine numele câmpurilor din lista salariaţilor firmei Omega. Pentru aceasta se poziţionează cursorul în celula A3 şi se activează comanda Freeze Panes din meniul Window. Rezultatul este prezentat în figura următoare.

117

Figura 2.138. Blocarea verticală rubricilor este posibilă în urma poziţionării cursorului pe prima linie şi pe o coloană aflată la stânga informaţiei ce se doreşte a rămâne fixată pentru o vizualizare permanentă, după care se execută comanda Freeze Panes din meniul Window, comandă care va fixa coloanele situaţie la stânga cursorului. Blocarea verticală a titlurilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine puţine linii ce se afişează integral în spaţiul de vizualizare al unui ecran şi multe coloane ce depăşesc pe orizontală un ecran de afişare. Exemplu: Să se „îngheţe“ primele două coloane din lista salariaţilor firmei Omega. Pentru aceasta se poziţionează cursorul în celula C3 şi se activează comanda Freeze Panes din meniul Window. Rezultatul este prezentat în figura următoare.

Figura 2.139. Blocarea în echer (orizontală şi verticală) a rubricilor se realizează prin poziţionarea cursorului pe o celulă aflată la intersecţia liniilor şi coloanelor de fixat şi prin comanda Freeze Panes din meniul Window. Această comandă va bloca liniile situate deasupra cursorului şi coloanele aflate la stânga sa. Blocarea în echer a titlurilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine linii şi coloane care depăşesc pe orizontală şi pe verticală dimensiunea maximă de afişare a unui ecran. Deblocarea titlurilor este posibilă prin intermediul comenzii Unfreeze Panes din meniul Window.

118 2.8.5. Împărţirea ecranului în ferestre În mod implicit, la deschiderea sesiunii de lucru, Excel afişează o fereastră ce conţine foaia de calcul (Scheet1). Ecranul Excel nu permite implicit afişarea simultană a mai multor zone îndepărtate din aceeaşi foaie de calcul. De aceea, pentru vizualizarea în întregime a datelor amplasate la adrese diferite într-o foaie de calcul, se recomandă împărţirea ecranului în mod multe ferestre. Decuparea ecranului în două ferestre orizontale sau verticale este posibilă prin poziţionarea cursorului pe prima coloană şi o linie oarecare în afară de prima (ferestre orizontale) sau pe prima linie şi o coloană oarecare, mai puţin prima (ferestre verticale) şi prin activarea comenzii Split din meniul Window. În urma execuţiei comenzii, fereastra secundară este deschisă pe linia de sub cursor (fereastră orizontală) sau pe coloana aflată la stânga cursorului (fereastră verticală). Ferestrele deschise pot fi manipulate independent una faţă de cealaltă. Dacă se poziţionează cursorul pe oricare linie şi coloană şi se activează comanda Split din meniul Window, ecranul Excel va fi împărţit automat în patru ferestre aşa cum prezintă figura următoare.

Figura 2.140. Împărţirea ecranului în ferestre nu are nici un efect asupra conţinutului spaţiului de lucru, fiind vorba de un efect de vizualizare aplicat aceleaşi foi de calcul. Dacă datele din foaia de calcul vizualizată prin ferestre sunt legate prin formule, intrările sau modificările aduse datelor dintr-o fereastră, influenţează câmpurile din cea de a doua fereastră.

119

2.8.6. Protejarea şi ascunderea formulelor în foaia de calcul Celule din foaia de calcul curentă care conţin formule sau funcţii Excel speciale, pot fi protejate împotriva modificărilor de orice natură sau pot fi ascunse. În mod implicit, toate celulele foii de calcul sunt protejate, însă această protecţie devine operaţională numai în momentul în care se protejează întreaga foaie de calcul. Pentru protecţia celulelor se parcurg următorii paşi: 1. În primul rând, de deprotejează toate celulele asupra cărora utilizatorul doreşte să intervină. Pentru aceasta se selectează celulele în cauză (Figura 2.141 − domeniul A2:D10 din lista salariaţilor firmei Omega), se activează meniul Format şi se alege comanda Cells. În caseta Format Cells se execută clic pe butonul Protection şi apoi se dezactivează opţiunea Locked.

Figura 2.141. 2. Se protejează foaia de calcul astfel: se activează meniul Tools, se alege comanda Protection şi apoi opţiunea Protect Sheet. Operaţional, utilizatorul poate decide asupra protejării celulelor prin introducerea unei parole.

144 − domeniul E2:E10 din lista salariaţilor firmei Omega). în caseta de dialog Format cells. Pentru ascunderea celulelor se procedează în acelaşi mod ca la protejarea celulelor numai că la pasul 1. utilizatorul tastează parola introdusă la pasul 2. vor putea fi vizualizate numai rezultatele calculelor. Figura 2. nu şi formulele sau funcţiile Excel care le-au general. . orice operaţie de actualizare a datelor conţinute în celulele protejate generează afişarea pe ecran a unei casete de eroare prin care utilizatorul este atenţionat că nu poate interveni asupra celulelor decât în momentul în care foaia de calcul este deprotejată. Deprotejarea foii de calcul se realizează astfel: se activează meniul Tools.120 Figura 2. În acest mod. În caseta de text afişată. Figura 2. 4. 3. se activează opţiunea Hidden.143.144. Din momentul în care s-a aplicat protecţia asupra celulelor (Figura 2. în celulele în care s-a aplicat Hidden.142. se alege comanda Protection şi Unprotect Sheet.

Bara de instrumente Standard. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Glosar de termeni Termeni SpreadSheet WorkBook WorkSheet Sheet New Excel Worksheet Sheets in new workbook Formula Bar Status Bar Clipboard Toolbar Standard New Open Save E-mail Print Print Preview Spelling Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Insert Hyperlink AutoSum Paste Function Sort Ascending Sort Descending Chart Wizard Drawing Zoom Microsoft Excel Help Toolbar Formatting Font Size Semnificaţie Procesor de tabele Registru de calcul Foaie de calcul Foaie O foaie de calcul Excel nouă Foi de calcul într-un registru de calcul nou Bara de formule Bara de stare Memorie temporară.121 2.9. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor . care conţine următoarele butoane: Crează un nou registru de calcul Deschide un fişier (registru de calcul) deja existent Salvează conţinutul unui registru de calcul Trimite registrul de calcul prin poşta electronică Tipăreşte informaţiile dintr-un registru de calcul Previzualizează înainte de tipărire Declanşează verificarea gramaticală a textului din foaia de calcul curentă Decupează domeniul selectat şi îl duce în Clipboard Copiază în Clipboard domeniul selectat Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un domeniu specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Inserează o legătură hipertext Efectuează automat o sumă pentru o serie de date Deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria şi funcţia dorită Sortarea crescătoare a datelor după o singură coloană Sortarea descrescătoare a datelor după o singură coloană Asistentul pentru reprezentarea grafică a datelor Afişează bara de instrumente Drawing Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Declanşează Asistentul pentru ajutor Bara de instrumente pentru formatare.

43 caractere Aliniere stânga-dreapta Bold Italic Underline Align Left Center Align Right Jusify Merge and Center Currency Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Decrease Ident Increase Ident Borders Fill Color Font Color Add and Remove Buttons Cell Active Cell Row Row Height Column Column Width Entire row Entire column Standard Width Select All Sheets Names in workbook Range Currency Style Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Format Cells Alignment Left Alignment Right Alignment Center Across Selection Alignment Fill Alignment Justify .122 Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Fuzionează mai multe celule şi aliniază conţinutul pe centru Aplică valorilor numerice formatul monetar Aplică valorilor numerice formatul procent Aplică valorilor numerice formatul cu separator de mii şi 2 zecimale Măreşte numărul de zecimale pentru valori numerice Micşorează numărul de zecimale pentru valori numerice Deplasează conţinutul celulelor la stânga Deplasează conţinutul celulelor la dreapta Selectează formatele pentru încadrarea celulelor sau domeniilor Selectează culori pentru umplerea conţinutului celulelor sau domeniilor Selectează culori pentru fontul caracterelor Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Celula Excel (Unitatea structurală de bază a foii de calcul) Celula activă (curentă) Linie Înălţime linie Coloană Lăţime coloană Întrega linie Întrega coloană Lăţime standard (8.43 caractere) Selectarea tuturor foilor de calcul Nume în registru de calcul Domeniu de celule Stilul simbol monetar Stilul procent Stilul virgula (Inserează separator de mii la numerele > 999) Adaugă zecimale Micşorează numărul de zecimale Format celule Aliniere la stânga Aliniere la dreapta Aliniere centrată peste coloanele selectate Conţinutul unei celule va fi afişat la maxim 8.

Step 1 of 4 Chart Type Chart sub-type Data Range Serie in Rows Series in Column Chart title Chart Options Category X axe Value Y axe Legend Show legend Placement Bottom Placement Corner Placement Top Placement Right Fuzionarea celulelor Funcţie Inserează funcţie Lipeşte funcţie (Generatorul de funcţii Excel) Categorii de funcţii Însumare automată pe linie sau coloană Funcţia sumă Funcţia produs Funcţia valoarea minimă Funcţia valoarea maximă Funcţia media aritmetică Fuzionarea celulelor şi centrarea conţinutului Alinierea automată a textului pe rândul următor Chenar Contur Linii interioare Setare pagină Pagina este orientată vertical „pe înălţime” Pagina este orientată orizontal „pe lăţime” Dimensiune hârtie Setarea marginilor paginii Margini antet de pagină Margini subsol de pagină Personalizarea antetului/subsolului de pagină (completarea cu informaţii corespunzătoare) Tipăreşte un domeniu Tipăreşte o secţiune Tipăreşte într-un fişier Foaie (foi) active Întregul registru de calcul Asistentul pentru crearea graficelor Grafic Pasul 1 din patru Tip de grafic Sub-tipul de grafic Domeniu de date Serie orientată în linie Serie orientată în coloane Titlul graficului Opţiuni de grafic Numele abscisei Titlul ordonatei Legendă Afişare legendă Plasează în partea inferioară Plasează în colţ Plasează în partea superioară Plasează la dreapta .123 Merge cells Function Insert Function Paste Function Function Category AutoSum SUM PRODUCT MIN MAX AVERAGE Merge and center Alignment Wrap Text Border Outline Inside Page Setup Page Orientation Portrait Page Orientation Landscape Paper size Page setup Margins Margins Header Margins Footer Custom Header/Footer Print range Print Area Print to File Active sheet(s) Entire Workbook ChartWizard Chart.

1. 1 B NUME PRENUME COSTEA IOANA ANTON ELENA ENACHE GEORGETA DAVID BOGDAN BADEA MONICA C LOC MUNCĂ OMEGA S.) ca şi separator de mii şi zero cifre zecimale. 2. 8.124 Placement Left Plasează la stânga Data Labels Etichete de date Show value Afişează valoare Show percent Afişează procent Show label Afişează etichetă Show label and percent Afişează etichetă şi procent Data table Tabela de date Show legend keys Afişează reperele legendei sub formă de pictogramă Place chart As new sheet Plasează graficul într-o nouă foaie grafică specială Chart 1 Place chart As object in Plasează graficul ca obiect în foaia de calcul existentă Sheet1 Finish Sfârşit 2. Crt. Crt. ELECTRICA S. Inseraţi un rând nou în faţa rândului nr.R. 6. În rândul introdus tastaţi în celula A1 textul următor: SITUAŢIA PERSONALULUI. Centraţi textul din celula A1 peste domeniul A1:D1 şi scrieţi caracterele îngroşat (bold). 5.10. PETROM S. 10. Deschideţi aplicaţia Excel. 9. D SALARIU BRUT 7500000 8200000 6900000 9500000 5600000 E % PREMIERE 20% 17% 15% 10% 15% F VAL. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. Folosind instrumentele de mărire şi micşorare stabiliţi dimensiunea paginii la 75%. Verificaţi dacă există erori gramaticale şi dacă există corectaţi-le.A. 11. PREMIERE 4.A. Modificaţi numărul foilor de calcul din registrul curent la 2. 7. 3. Selectaţi al doilea rând al tabelului (capul de tabel) şi scrieţi caracterele îngroşat (bold) şi înclinat (italic). ELECTRICA S. folosind instrumentul AutoFill.A. PETROM S. 12. Salvaţi registrul de calcul sub denumirea SITPERS pe o dischetă. În foaia ce calcul Sheet1 introduceţi următorul tabel: A 1 2 3 4 5 6 Nr. Completaţi automat coloana Nr. .L.A. Formataţi grupul de celule (domeniul) D3:D7 astfel încât cifrele să apară cu simbolul (. 1 1.

începând cu celula A1. 6. Afişaţi pe ecran bara de instrumente Drawing. 9. Introduceţi o coloană între coloanele C şi D. 9. 3. Centraţi textul din celula A8 peste domeniul A8:C8 şi scrieţi caracterele îngroşa (bold). Inseraţi un rând nou la sfârşitul talelului. 2. . 12.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents. 7. Salvaţi fişierul pe disc stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Calculaţi totalul domeniului E3:E7 folosind funcţia AutoSum. Selectaţi celula A15 şi introduceţi din ClipArt din categoria Academic următoarea ilustraţie artistică.) ca şi separator de mii şi zero cifre zecimale. Previzualizaţi foaia de calcul şi cu ajutorul butonului Margins plasaţi tabelul în centrul paginii. Tipăriţi foaia de calcul în trei exemplare. 7. Salvaţi registrul de calcul şi închideţi aplicaţia EXCEL. 11. Adăugaţi un antet aliniat la dreapta în care introduceţi data curentă. Adăugaţi un chenar tabelului alegând stilul de linie dorit. Selectaţi domeniul F3:F7 modificaţi culoarea de umplere în albastru şi scrieţi caracterele îngroşat (bold). 9. 11. 4. Refaceţi imediat conţinutul iniţial al celulei folosind comanda Undo.XLS prezentă pe dischetă. Testul nr. Sortaţi tabelul alfabetic după coloana NUME PRENUME. 4. 10. Stergeţi coloana C. 5. 8. Deschideţi aplicaţia SITPERS. Modificaţi marginile foii de calcul sus şi jos la 3 cm. În acest fel aţi calculat valoarea de premiere pentru primul salariat. 10. 7. Deschideţi aplicaţia SITPERS. Copiaţi datele din coloanele B şi E în foaia de calcul 2 (Sheet2). Sortaţi tabelul crescător după coloana LOC MUNCĂ şi descrescător după coloana SALARIU BRUT 8. Testul nr. Căutaţi în tabel numele ENACHE. 3 1. 6. Modificaţi dimensiunea hârtiei din Letter în A4 3. 5. 5. 2. 4. Deschideţi aplicaţia SITPERS. 8.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents. 3. 6. 2. 12. Tastaţi în prima celulă a noii coloane eticheta FUNCŢIA. Selectaţi domeniul D3:D7 şi modificaţi culoarea de umplere în verde deschis. Tastaţi în celula A8 textul TOTAL. Selectaţi textul din prima linie a tabelului şi schimbaţi culoarea în albastru. În celula F3 introduceţi o formulă prin care îmulţiţi conţinutul celulei D3 cu conţinutul celulei E3. Introduceţi în celula D4 valoarea 7300000. Copiaţi formula din celula F3 în domeniul F4:F7. 4 1. Formataţi grupul de celule (domeniul) F3:F7 astfel încât cifrele să apară cu simbolul (. Redimensionaţi automat coloanele tabelului la lăţimea optimă.125 Testul nr. 2 1.

pe disc. Selectaţi titlul graficului şi coloraţi caracterele în albastru. roşu şi verde. Închideţi aplicaţia EXCEL. În foaia ce calcul Sheet1 introduceţi următorul tabel: Figura 2. 7. 2. Testul nr. Selectaţi celula A10 şi calculaţi valoarea maximă a domeniului E3:E7. 2. 6. Salvaţi documentul şi închideţi aplicaţia EXCEL. 9. Modificaţi formatul paginii din Portrait în Landscape. 4. 7. 5. Creaţi un grafic (o diagramă) de tip coloană cu datele cuprinse în domeniul A2:E5. 12. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 8. Mutaţi legenda graficului în partea de jos a acestuia (Bottom). Aplicaţi tabelului stilul Colorful1 folosind funcţia AutoFormat. 11. 12. 6 1. 12. 4. Salvaţi registrul de calcul şi închideţi aplicaţia EXCEL. Folosind comanda Chart Options adăugaţi etichetele de date pe grafic. 11. Mutaţi graficul în foaia de calcul astfel încât acesta să înceapă din celula A7. Adăugaţi un subsol aliniat la stânga în care introduceţi textul Vânzări componente. 10.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents. Adăugaţi graficului titlul SITUAŢIA VÂNZĂRILOR PE TRIM. Reveniţi în foaia de calcul 1 (Sheet1). Deschideţi aplicaţia VÂNZĂRI. Selectaţi domeniul A2:E2 şi modificaţi fontul acestuia în MS Sans Serif.126 10.145. În celula E3 calculaţi totalul domeniului B2:D2. 10. 6. Testul nr. 3. 8. Salvaţi registrul de calcul sub numele VÂNZĂRI. Tipăriţi graficul în trei exemplare. I. Salvaţi fişierul în format html. Copiaţi formula din celula E3 în celulele E4 şi E5. 5. 3. Modificaţi culorile graficului în nuanţele albastu. 5 1. Aflaţi informaţii referitoare la Chart folosind funcţia Help. Introduceţi în antetul foii de calcul numele fişierului. Modificaţi tipul graficului din coloană în arie. 11. 9. . Deschideţi aplicaţia Excel.

. − construirea diagramelor organizaţionale. Succesul unei prezentări depinde de o planificare inteligentă şi de atenţia acordată celor mai mici detalii.1. pentru a găsi tonul. Aranjamentul unui diapozitiv constituit din texte. Pentru construirea diapozitivelor clare şi concise. Tema generală Ce idei din prezentarea dumneavoastră doriţi să rămână în memoria auditoriului la o oră după ce aţi încheiat expunerea? Dar după o săptămână? Puteţi să le înlesniţi întipărirea în minte prin stabilirea unei teme generale. Se poate rata cu uşurinţă o prezentare construită cu PowerPoint folosind caracteristici neadecvate (precum un font de dimensiune mică. ca să poată fi înţeles dintr-o privire. Noţiuni de bază 3.127 3. − derularea prezentărilor. este numit machetă (layout). Caracteristicile unei prezentări PowerPoint PowerPoint este un instrument software utilizat în realizarea prezentărilor eficiente. fonturi potrivite şi imagini grafice atrăgătoare pentru fundal.1. detalii exagerate şi înfrumuseţări care au drept unic rezultat distragerea atenţiei). Cu cât aveţi mai multe astfel de subiecte. Toate aceste componente fac parte din colecţii de obiecte numite şabloane de proiect(design templates) ce pot fi ataşate prezentării. cu atât trebuie să folosiţi mai puţine cuvinte pentru fiecare din ele. Fără vorbărie În diapozitive rezumaţi-vă la ceea ce este esenţial. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint După parcurgerea acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe legate de: − caracteristicile prezentărilor eficiente. Nu trebuie să aveţi într-un diapozitiv mai mult de şase subiecte. realizatorul trebuie să ţină cont de următoarele: Auditorul Este necesar să se ştie cât mai mult cu putinţă despre aceştia înainte de a începe construirea prezentării. 3. evidenţiate prin buline sau alte marcaje. Se pot construi prezentări rafinate folosind culori adecvate. mărind astfel impactul prezentării. cuvintele şi grafica adecvate. − crearea /editarea prezentărilor interactive. − expunerea prezentărilor în internet/ intranet. − animarea prezentărilor cu efecte speciale.1. O singură idee principală Fiecare diapozitiv trebuie să fie purtătorul unei singure idei principale. O prezentare PowerPoint constă din mai multe elemente numite diapozitive (slides). la care să reveniţi pe parcurs. − pregătirea prezentărilor pentru expunere. imagini grafice şi alte obiecte.

Pregătirea şi planificarea Dacă prezentatorul este perfecţionist. ilustra. Evaluarea auditoriului cuprinde două aspecte: − Starea de spirit şi receptivitatea. O afacere depinde în mare măsură de abilitatea celor implicaţi în comunicare şi colaborare eficientă. Această abilitate de comunicare şi colaborare eficientă este esenţială nu numai pentru a informa. trebuie să se ţină cont de următoarele : Care este scopul dvs. Nu amestecaţi în diapozitive propoziţii complete cu jumătăţi de propoziţie. indiferent de punctul de vedere din care li s-a cerut să abordeze problema. Ori de câte ori se realizează şi se susţine o lucrare oficială sau neoficială.128 Coerenţă Aveţi grijă să folosiţi într-o manieră unitară literele majuscule şi să construiţi titlurile diapozitivele în acelaşi format. chiar dacă presupuneţi că nu vă veţi adresa vreodată unei săli pline. motiva. Dacă prezentatorul este impresionist. prezentatorul trebuie să-şi exprime ideile cu claritate şi hotărâre. Tipuri de auditoriu. decide. − Relaţia socială faţă de cel care prezintă. . acestea vor fi tocmai cele care vor face problema inteligibilă şi accesibilă. va realiza conştient o sortare şi o selecţie riguroasă a materialului inclus în prezentare şi va respinge ceea ce nu este necesar. are tendinţa de a nu da prea multe detalii şi merge pe premisa că dacă omite unele informaţii. oficial sau neoficial. ea merită cultivată. prezentatorul este cel care dă tonul. Capacitatea de a putea vorbi în faţa unui grup de oameni este o aptitudine necesară în orice domeniu. Perfecţioniştii au tendinţa de a spune tot ceea ce ştiu despre un anumit subiect. fiecare având logică proprie. discuta cât şi pentru a entuziasma. Ca să capteze atenţia auditoriului. pune întrebări. − Prezentarea să fie alcătuită din părţi care se interconectează. Prezentările trebuie să fie mai mult decât un mijloc funcţional de comunicare sau luare de decizii. indiferent de caracterul contextului în care sunt susţinute. În ultimă instanţă. ? − Cu ce scop susţineţi această prezentare ? − De ce aţi fost solicitaţi să o susţineţi ? − Ce speraţi să realizaţi ? − Cum aţi putea să o faceţi interesantă ?În ce măsură cunoaşte auditoriul prezentării? − Are cunoştinţe necesare pentru a înţelege subiectul ? subiectul Care este cadrul prezentării? − Să se stabilească dinainte ordinea şi conexiunile logice între teme. Aptitudini retorice Prezentarea nu va fi apreciată doar datorită diapozitivelor. atât inter cât şi extra organizaţional. convinge. cu clienţii şi partenerii de afaceri. să dovedească încrederea în forţele proprii şi deplina cunoaştere a subiectului. Ei rămân la punctul de vedere stabilit şi înlătură „umplutura“. − Părţile interdependente trebuie să se îmbine în final pentru a realiza scopul general al prezentării.

4. aparatul video. textul va fi pus la dispoziţia asistenţei şi trebuie să fie asigurată concordanţa dintre însemnări şi conţinut. Cu PowerPoint se pot crea prezentări profesionale pe: folii transparente. repetările şi omisiunile. pentru a stârni interesul asistenţei. Evitarea frazelor lungi. Pot fi utilizate în prezentare. Planuri şi note Prezentatorul îşi pregăteşte însemnări pe care le va utiliza ca suport (ajutor real) în prezentare. 3. Folosirea de cuvinte. după următoarele reguli: 1. acronimelor şi pleonasmelor.. . PowerPoint).129 În pregătirea şi planificarea unei prezentări. peliculă fotografică şi pe ecranul calculatorului Repetiţia Dacă prezentarea este oficială. următoarele mijloace audio-video: table albe şi negre. diapozitive de 35 mm. Mijloace audio-vizuale utilizate în prezentare. Acestea nu trebuie citite cuvânt cu cuvânt. de captare a atenţiei şi de sporire a amplorii subiectului. de mărimea şi compoziţia asistenţei. propoziţii şi paragrafe clare şi la obiect. proiectorul de diafilme. − Video-proiectorul sau placa cu cristale lichide (panel) proiectează imaginea de pe ecranul calculatorului pe un ecran mare (pentru grupuri mari). 5. 3. precum şi de facilităţile disponibile la locul prezentării. Exprimarea să se realizeze într-un limbaj comun. Alegerea modului de abordare a problemei funcţie de asistenţă. 4. nu trebuie să se pună niciodată baza pe memorie. Prezentatorul trebuie să verifice: desfăşurarea în timp a fiecărei părţi din prezentare. 2. accesibil asistenţei. Limbajul şi stilul trebuie adaptate la diverse situaţii şi tipuri de auditoriu. Utilizarea de formule de început eficiente. Legarea cifrelor de fapte şi faptelor de cifre. În cazul unei prezentări oficiale. − Programe extrem de eficiente care pot fi uşor controlate de către prezentator(ex. deoarece cititul slăbeşte contactul vizual cu asistenţa. sensul şi pronunţia. Evitarea jargonului. să încerce să se pună in locul asistenţei şi să ţină cont de următoarele: 1. persoanele implicate trebuie să-şi analizeze cinstit şi obiectiv punctele tari şi punctele slabe. cu informaţii audio şi video. flipchart-ul. proiectorul de diapozitive. retroproiectorul. Acestea sunt mijloace de intensificare a impactului mesajului. Timpul acordat prezentării. Când prezentarea conţine date statistice sau citate exacte. Calculatorul-Mediu şi mijloc de prezentare Avantajele utilizării calculatorului ca mediu şi mijloc de prezentare sunt următoarele: − Ecranul calculatorului poate fi folosit ca mediu de prezentare (pentru grupuri mici). Structurarea prezentării cu o combinaţie de secţiuni formale şi informale. se recomandă simularea mai multor ipostaze din prezentare. Utilizarea de informaţii statistice în concordanţă cu subiectul tratat. Alegerea acestor mijloace depinde de volumul şi complexitatea informaţiilor de transmis. calculatorul PC. hârtie. Cuvintele tehnice să fie folosite cu mare atenţie. 2. 5.

Diapozitivele pot fi scrise şi actualizate rapid.1. se selectează prezentarea dorită şi se execută clic pe butonul OK. b) Dacă aplicaţia PowerPoint este deschisă.1. 3. Deschiderea unei prezentări existente (mai multor prezentări) Pentru deschiderea unei prezentări existente. se poate alege una dintre următoarele variante: a) Din caseta de dialog afişată pe ecranul monitorului la deschiderea aplicaţiei PowerPoint (Figura 3.2. pe ecran este afişată casetă de dialog prezentată în imaginea de mai jos. dacă este prezentă pe ecran.3. din fereastra afişată se activează meniul File şi se alege comanda Open. . sau se apasă simultan tastele Ctrl+O. Deschiderea aplicaţiei PowerPoint Pentru deschiderea aplicaţiei PowerPoint există următoarele posibilităţi: a) Din meniul Start – Programs – Microsoft PowerPoint. Figura 3. − Aspectul materialelor distribuite este acelaşi ca şi al imaginilor de pe ecran. b) Se execută dublu clic pe pictograma corespunzătoare. împreună cu sunetul respectiv pe hard disc şi apoi vizionate într-o fereastră din diapozitiv.1. În ambele situaţii. − Aspectul profesionist al prezentării şi la costuri accesibile. Pe ecran va fi afişată fereastra de dialog Open în care se va specifica locaţia ce conţine fişierul care va fi deschis.1) se alege opţiunea Open an existing prezentation (Deschiderea unei aplicaţii existente). − Posibilitatea realizări unor efecte spectaculoase chiar şi de neprofesionişti. 3. ceea ce conferă prezentării caracter profesionist.130 − Posibilitatea înregistrării de imagini din orice sursă video.

c) Atunci când se activează opţiunea File.3. Se execută clic pe numele fişierului dorit şi se efectuează deschiderea acestuia. sau se selectează prezentarea dorită si se execută clic pe butonul Open prezent în colţul dreapta jos al ferestrei de dialog Open. se alege fişierul dorit. în fereastra verticală sunt afişate în ordinea folosirii ultimele fişiere accesate.131 Figura 3. din lista documentelor recent create. d) În meniul Start.2 Pentru deschiderea efectivă a prezentării se selectează prezentarea dorită şi se execută dublu clic pe numele ei. Figura 3. .

4. se poate alege una dintre următoarele variante: a) Se activează meniul File şi se alege comanda Save.132 e) Dacă este deschisă aplicaţia Explorer. Figura 3. sau se apasă simultan tastele Ctrl+S. Pentru salvarea unei prezentări în care s-au efectuat eventuale modificări. .5. Figura 3. se selectează locaţia dorită şi apoi dublu clic pe numele fişierului.

prezentă sub bara de meniu. 3. Salvarea unei prezentări a) Salvarea unei prezentări existente pe harddisk sau dischetă. în care se va transmite calea unde va fi salvată prezentarea (Save in:). . În ecran se va afişa caseta de dialog Save As. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As. Deschiderea mai multor prezentări Pot fi deschide simultan mai multe prezentări..4.1.133 b) Se execută clic pe butonul (pictograma) Save din bara de instrumente Standard. folosind una din metodele precizate mai sus.6. Pe ecran prezentările vor fi suprapuse. Figura 3. Prezenţa lor este semnalată în Taskbar (bara de task-uri din partea de jos a ferestrei) sau în opţiunea Window prezentă în bara de meniu. Nume prezentării (File name) şi tipul (Save as type) rămân nemodificate..

Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As.5. corespunzătoare (Figura 3. c) Salvarea unei prezentări în format web..7.htm. se va alege tipul Web page (*. fără închiderea aplicaţiei PowerPoint. în alt format şi în alt loc. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei de aplicaţie... corespunzătoare (Figura 3.134 Figura 3. În caseta de dialog Save As. În ecran se va afişa caseta de dialog Save As. cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language).) în care se vor transmite: calea unde va fi salvată prezentarea (Save in:). 3. noul nume (File name:) şi tipul dorit (Save as type:). b) Salvarea unei prezentări existente sub alt nume.). Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As. se poate activa meniul File şi se alege comanda Save as Web Page.html). De asemenea.7. se activează meniul File şi se alege comanda Close. *.1. Închiderea documentului de prezentare şi a aplicaţiei PowerPoint Pentru închiderea unui document de prezentare. .7. O prezentare poate fi salvat şi într-un format specific paginilor Web..

pe ecran apare un asistent sub forma unei imagini animate (Figura 3. el va fi activat din opţiunea Help sau din butonul Help prezent în bara de instrumente Standard. se activează meniul File şi se alege comanda Exit. Dacă asistentul nu este prezent în ecran. În câmpul Type your question here (Tipăreşte întrebarea aici) se formulează întrebarea şi apoi se caută executând clic pe butonul Search.6. Pentru închiderea aplicaţiei PowerPoint. Dacă se execută clic cu mouse-ul pe această imagine.1.9.). În ambele situaţii. 3.8. Folosirea funcţiei Help Informaţiile ajutătoare se pot obţine folosind Office Assistant. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei PowerPoint.135 Figura 3. . ea devine activă.

136

Figura 3.9. Fereastra Help apare în partea dreaptă a ecranului, astfel încât se pot citi indicaţiile precizate.

Figura 3.10. Asistentul se mai poate activa şi dacă se apasă tasta cheie funcţională F1. Pentru închiderea asistentului, se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Hide (Ascuns).

137 3.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază 3.2.1. Schimbarea modului de vizualizare (afişare) a unei prezentări PowerPoint permite următoarele moduri de vizualizare a unei prezentări: a) Vizualizare normală (Normal View). Este modul de vizualizare cel mai des folosit (cel implicit). Permite vizualizarea diapozitivelor, cât şi a datelor conţinute de acestea. În acest mod se pot introduce observaţii şi note.

Figura 3.11. b) Vizualizare de tip structură (Outline View). În acest mod se poate lucra doar cu texte, fără imagini grafice, cu excepţia diapozitivului afişat în miniatură.

138

Figura 3.12. c) Vizualizare de tip diapozitiv (Slide View). În acest mod se pot adăuga/edita texte sau imagini grafice având un singur diapozitiv afişat pe ecran.

Figura 3.13.

139 d) Vizualizare de tip general (Slide Sorter View). Acest mod oferă o vedere de ansamblu a întregii prezentări Este util introducerii unor noi diapozitive sau mutării şi copierii celor existente.

Figura 3.14. e) Vizualizare de tip prezentare (Slide Show). În acest mod, dispar de pe ecran toate meniurile şi barele de instrumente, iar prezentarea va ocupa tot spaţiul. Scopul este de a realiza o vizualizare prealabilă şi nu de creare sau editare. Pentru a comuta între modurile de vizualizare a unei prezentări se folosesc: − Butoanele situate în colţul din stânga-jos al ferestrei PowerPoint.
Outline View Sorter View

Normal View

Slide Slide View Show

Figura 3.15. − Comenzile corespunzătoare opţiunii View prezentă în bara de meniu.

Figura 3.16.

140

3.2.2. Modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran Pentru modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran se activează meniul View şi se alege comanda Zoom, sau se activează butonul Zoom prezent în bara de instrumente Standard.

Figura 3.17.

3.2.3. Modificarea barelor de instrumente a) Afişarea (anularea) pe (de pe) ecran a barelor cu instrumente. Pentru realizarea acestei operaţii, se activează meniul View şi apoi se alege comanda Toolbars. Pe ecran se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente. Toate barele active sunt marcate cu o bifă. Pentru afişarea/anularea anumitor bare de instrumente, se execută clic cu mouse-ul pe numele acestora. Nu se recomandă afişarea unui număr mare de bare de instrumente, deoarece se micşorează spaţiul alocat lucrului efectiv.

Figura 3.18.

salvarea automată a documentelor după un timp specificat. ca de exemplu: numele utilizatorului. 3.141 b) Personalizarea (modificarea) barelor cu instrumente. Figura 3.2. . În ecran se va afişa caseta de dialog Customize.19. Se execută clic pe butonul Commands şi va fi afişată lista cu instrumentele de lucru care vor fi adăugate în bara aleasă. directorul implicit în care vor fi salvate documentele etc. Se selectează instrumentul dorit şi se va trage cu mouse-ul în/din bara de instrumente.20. Se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente şi se activează comanda Customize. afişarea barei de stare şi a barelor de defilare. Modificarea unor opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint Se pot modifica opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint. se activează meniul View şi apoi se alege comanda Toolbars. Pentru alegerea barei de instrumente care va fi personalizată se execută clic pe butonul Toolbars. Figura 3.4. Pentru realizarea acestei operaţii.

Utilizare Template (şablon predefinit). Un şablon este un diapozitiv inclus în programul PowerPoint. Fiecare şablon conţine macheta generală a diapozitivului. 3. după dorinţă. un text-model. 3.3. Figura 3. Prin această metodă se poate personaliza o prezentare după dorinţă. Crearea unei prezentări de la zero. care poate fi înlocuit cu textul dorit. în care. s-a setat salvarea automată a documentului după fiecare 30 de minute. Fereastra PowerPoint de mai jos prezintă modalitatea de alegere a metodei dorite.1. se activează meniul Tools şi se alege comanda Options. folosind ca punct de plecare Blank Presentation (prezentare albă).21. El indică fiecare pas pentru crearea unei noi prezentări. Crearea unei prezentări 3. Crearea unei noi prezentări PowerPoint oferă următoarele metode pentru a crea o nouă prezentare: 1. pot fi modificate diverse opţiuni. 2. schema de culoare. . Se va deschide o casetă de dialog corespunzătoare. În figura de mai jos.142 Pentru realizarea acestei operaţii..3. Utilizare rutină AutoContent wizard (Asistentul de prezentări grafice) oferă cel mai ridicat nivel de asistenţă.

„Traseu“ afişat în partea dreaptă cere specificarea tipului de prezentare. Din fereastra PowerPoint se selectează opţiunea AutoContent wizard şi apoi se acţionează clic pe butonul OK. În ecran este afişată caseta de dialog AutoContent Wizard. Toate tipurile sunt enumerate în partea dreaptă a casetei de dialog iar butoanele din coloana centrală permit afişarea tipurilor grupate pe categorii. Figura 3. Crearea unei noi prezentări folosind rutina AutoContent wizard.23 .143 Figura 3. se execută următorii paşi: 1.22. Pentru realizarea acestei operaţii.

144 În AutoContent wizard se selectează tipul de prezentare care se doreşte a fi creat (strategie. sau se selectează opţiunea Internet. fără intervenţia unui moderator. .24. Se execută clic pe butonul Next pentru a începe lucrul. sau generalităţi) iar PowerPoint creează o schema generală. Din caseta listă derulantă se selectează un tip de prezentare. vânzări. se execută clic pe butonul corespunzător tipului de prezentare dorit (de exemplu Sales / Marketing). În fereastra afişată pe ecran se selectează opţiunea Presentations. rapoarte. pregătire. informal meetings. pentru a delimita mai exact scopul prezentării ( ex. înştiinţări neplăcute. Figura 3. 4. Apoi se execută clic pe butonul Next. dacă prezentarea urmează să fie făcută de către o persoană. 3. În caseta de dialog care se deschide. Marketing Plan). Se selectează metoda ce sugerează cel mai bine modul de prezentare a lucrării pe care o realizaţi. 5. handouts. dacă se intenţionează realizarea unei prezentări care urmează să se deruleze continuu. Apoi se execută clic pe butonul Next. 2. kiosk.

25. Se selectează modul de prezentare finală (de exemplu On-Screen Presentation – prezentarea pe ecran) iar dacă este nevoie de exemplare tipărite pentru distribuire. Se execută clic pe butonul Finish. apoi se execută clic pe butonul Next. se execută clic pe caseta de validare Yes sau No. Figura 3. 8.26. 7.145 Figura 3. Se introduc titlul prezentării şi numele autorului în spaţiile prezentate în acest scop. . Se execută apoi clic pe butonul Next. 6.

. Şabloanele oferă o schemă de culori pentru diapozitive şi o schemă generală pentru textul diapozitivului. se execută paşii următori: 1. Aceste şabloane oferă numai o schemă de culori şi o schemă de aranjare a diapozitivului.146 Crearea unei noi prezentări folosind un şablon de machetare Un şablon este o soluţie de compromis între conducerea pas cu pas (oferită de AutoContent) şi lipsa asistenţei (Blank Presentation). Pentru a crea o nouă prezentare folosind un şablon. Denumirile lor reflectă scopul prezentării. care se poate vedea în secţiunea Preview şi apoi se execută clic pe butonul OK. se alege şablonul dorit. − Presentation Design Templates. În ecran apăre fereastra New Presentation (Figura 3. Şabloanele pot fi împărţite în două categorii: şabloane pentru prezentări (Presentation Templates) şi şabloanele pentru aspectul prezentărilor (Presentation Design Templates). Se execută clic pe butonul Prezentation Designs.27. − Presentation Templates.27). Aceste şabloane oferă în mare parte aceleaşi elemente de ajutor ca şi AutoContent wizard – de fapt. Figura 3. Din fereastra PowerPoint se selectează opţiunea Template şi apoi se execută clic pe butonul OK. tipurile de prezentări din aplicaţia AutoContent wizard se bazează pe aceste şabloane. 2.

se selectează opţiunea Blank Presentation şi apoi se execută clic pe butonul OK. Dacă textul dintr-un marcaj de rezervare este formatat ca listă marcată. va apare un nou marcaj de listă. Se afişează fereastra New Slide din care se alege tipul AutoLayout dorit şi apoi se execută clic pe butonul OK. la fiecare apăsare a tastei Enter. 3.2. se va executa clic în zona în care scrie Click to add text.3. Se începe editarea (personalizarea) diapozitivelor. Dacă într-un diapozitiv sunt mai multe marcaje de rezervare. Din fereastra PowerPoint. . Se introduce textul dorit şi la final se apasă tasta Enter.28.147 3. Crearea unei prezentări personalizate pornind de la o prezentare albă O prezentare albă nu conţine nici o schemă de culori sau vreo schemă prestabilită şi nici un text-model care să indice unde şi ce trebuie scris. Pentru inserarea textului. Adăugarea (inserarea) textului într-un diapozitiv (folie) Inserarea textului într-un diapozitiv Se alege pentru diapozitiv modul de vizualizare Slide View. Se afişează fereastra New Slide din care se va alege tipul AutoLayout dorit şi apoi se execută clic pe butonul OK. se efectuează paşii următori: 1. 2. se va executa clic în fiecare dintre ele pentru a crea elementele diapozitivului. 3. exact ca în aplicaţia Autocontent wizard. Imediat textul din marcajul de rezervare dispare şi apare cursorul de inserţie. 4. Se începe editarea diapozitivelor. Figura 3. Pentru a crea o prezentare albă.

Imediat textul din marcajul de rezervare dispare şi apare cursorul de inserţie. se va executa clic în zona în care scrie Click to add notes.148 Figura 3. Inserarea comentariilor într-un diapozitiv.30 . Figura 3. În partea dreapta a ferestrei. Se alege. forma de vizualizare Outline View.29. pentru diapozitivul căruia i se va adăuga un comentariu. Se introduce textul dorit şi la final se apasă tasta Enter.

3. Pentru introducerea acestora în diapozitivul curent. se acţionează butonul Apply to All. se activează opţiunea Footer şi apoi.31). În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer şi se execută clic pe opţiunea Slide Number (Figura 3.31. Adăugarea textului în zona de subsol. se acţionează butonul Apply iar pentru a introduce textul în toate diapozitivele. se acţionează butonul Apply iar pentru introducerea lor în toate diapozitivele. 3. se selectează opţiunea Dont’t show on title slide. Pentru numerotarea diapozitivul curent. în câmpul de editare. Figura 3. se acţionează butonul Apply to All. Pentru a introduce textul în diapozitivul curent. 3. se acţionează butonul Apply to All. Dacă nu se doreşte ca textul să apară şi în subsolul primului diapozitiv.32.32).149 3. se introduce textul dorit.33) şi apoi se alege formatul dorit. pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele Pentru introducerea unui text în zona de subsol pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele se activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer. se selectează opţiunea Dont’t show on title slide. Introducerea datei calendaristice şi a timpului în diapozitive Pentru introducerea datei calendaristice şi a timpului se activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer. Numerotarea automată a diapozitivelor Pentru numerotarea unui diapozitiv sau a tuturor diapozitivelorse activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer. Dacă se doreşte actualizarea .4. se execută clic pe opţiunea Date and Time(Figura 3.3. Figura 3.3.5.3. Dacă nu se doreşte numerotarea primului diapozitiv. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer (Figura 3. se acţionează butonul Apply iar pentru numerotarea tuturor diapozitivelor.

se selectează opţiunea Dont’t show on title slide. Figura 3. .câte una pentru fiecare culoare care face parte din schemă. Dacă schemele de culoare nu prezintă interes se execută clic pe butonul Custom care prezintă opt căsuţe diferite (Figura 3. În ecran este afişată caseta de dialog Color Scheme.34.33. iar dacă nu se doreşte introducerea datei şi în primul diapozitiv. Se selectează schema de culoare dorită şi se execută clic pe butonul de comandă Apply. se alege modul de afişare Slide View. Pentru alegerea (modificarea) unei scheme de culoare.150 permanentă a datei. aşa încât textul să fie uşor de citit iar culorile să nu fie discordante. În ecran este afişată caseta de dialog Apply Design Template din care se alege şablonul dorit.6. apoi se activează meniul Format şi se alege comanda Apply Design Template. 3.3.35. complementare pentru text şi fundal. se alege modul de afişare Slide View sau Slide Sorter. Alegerea unui set de caracteristici pentru diapozitiv (folie) Alegerea unui şablon de proiect (a unei forme implicite) Pentru alegerea unui şablon de proiect (a unei forme implicite).35) . Figura 3. PowerPoint sugerează câteva seturi de culori alese cu atenţie. Alegerea (modificarea) unei scheme de culoare. se selectează opţiunea Update Automatically. Figura 3. apoi se activează meniul Format şi se alege comanda Slide Color Scheme.

Figura 3. În ecran este afişată caseta de dialog Slide Layout. Alegerea (modificarea) machetei unui diapozitiv Pentru alegerea (modificarea) machetei unui diapozitiv se afişează prezentarea în modul Slide View sau Slide Sorter. Title text etc. . Pentru schimbarea fundalului diapozitivului curent. De exemplu. selectându-se diapozitivul căruia i se va aplica o nouă machetă. Figura 3. din care se alege culoarea dorită. sau se poate crea o culoare proprie prin alegerea opţiunii More Colors.36. se execută clic pe butonul Apply. Figura 3. pentru alegerea (modificarea) fundalului (background-ului). Background.) şi apoi se execută clic pe butonul Change Color. se execută clic pe butonul Apply to All. se activează meniul Format şi se alege comanda Background. se execută clic pe una din opţiunile care apar în listă (ex.38. În ecran se deschide caseta de dialog Background. iar pentru schimbarea fundalului tuturor diapozitivelor. PowerPoint pune la dispoziţie o paletă de aproximativ 150 de culori.151 Pentru a alege o altă culoare decât cea din schemă. Se activează meniul Format şi se alege comanda Slide Layout. se alege macheta dorită şi se execută clic pe butonul Apply.37.

Clip art reprezintă o colecţie de imagini sau desene ce pot fi introduse în diapozitive. .152 3. obiecte clip art.40. Se selectează o machetă desemnată introducerii unor imagini grafice (clipuri). Diapozitivele desemnate acestui scop conţin marcaje de rezervare pentru imagini grafice.3. Introducerea unor imagini grafice (clipuri). Figura 3. Figura 3. sunete şi videoclipuri. sunete şi videoclipuri şi se execută clic pe butonul OK. Se alege pentru diapozitivul corespunzător modul de afişare Slide View şi se execută dublu clic pe butonul care conţine o imagine.39. sunete şi videoclipuri în prezentări În prezentările PowerPoint pot fi incluse diapozitive conţinând imagini. Se va deschide următoarea fereastră din care se pot alege imagini dorite.7.

se poate alege una din următoarele două modalităţi: 1. Movies and Sounds. sunete şi videoclipuri în diapozitive care nu conţin marcaje de rezervare pentru imagini grafice. În toate cazurile menţionate se deschide fereastra Insert corespunzătoare din care se alege fişierul dorit şi apoi se execută clic pe butonul Insert. Sound from Gallery. sunete şi videoclipuri dintr-un fişier. iar în prim plan apare eticheta metodei folosite. Inserare imagini. Inserare imagini grafice (clipuri). Sound from File. Movies and Sounds. Picture. Butonul inserare imagine Butonul inserare sunet Butonul inserare videoclip Figura 3. Movie from File. . sunete şi videoclipuri dintr-o librărie de imagini. Clip Art. Movies and Sounds. − Se selectează comenzile Insert.41. Movie from Gallery. Toate modalităţile prezentate mai sus conduc la deschiderea ferestrei Clip Gallery. − Se selectează comenzile Insert . Movies and Sounds. From File. 2. −Se execută clic pe butonul Clip Art de pe bara Drawing. − Se selectează comenzile Insert Picture. − Se selectează comenzile Insert. − Se selectează comenzile Insert .153 Pentru introducerea unor imagini grafice (clipuri). − Se selectează comenzile Insert .

154 Figura 3. 3. Introducerea unui obiect WordArt în prezentări PowerPoint include componenta WordArt care permite crearea de efecte grafice în text.43. se afişează diapozitivul în modul Slide View. Picture. În ecran se deschide caseta de dialog WordArt Gallery care conţine modele de obiecte WordArt. Figura 3. .42. Pentru a insera un obiect WordArt într-un diapozitiv.3. WordArt sau se execută clic pe butonul Insert WordArt prezent în bara Drawing.8. Se activează componenta WordArt prin secvenţa de comenzi Insert.

Figura 3. Pentru a crea o casetă de text. Pentru afişarea diapozitivului Slide Master se activează meniul View.3.155 Se alege modelul dorit. cum sunt imaginile grafice de fundal. dimensiunile fonturilor şi poziţia titlului pe fiecare diapozitiv în parte. Folosirea unui diapozitiv ( folie) Master Când se selectează un şablon de proiect. memorează elementele de format caracteristice prezentării. O casetă de text are rolul unui suport pentru text.9. apoi se execută clic pe butonul OK. se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se execută clic pe butonul Text Box din bara de instrumente de desen. se ţine apăsat butonul din stânga al mouse-ului şi se glisează (se trage) spre dreapta până când caseta capătă lăţimea dorită. acolo unde se doreşte introducerea unei casete de text. se alege comanda Master şi apoi Slide Master.Slide Master (Diapozitivul principal − Figura 3.3.45.47. PowerPoint creează automat două diapozitive importante. Pe ecran apare caseta de dialog Edit WordArt Text (Figura 3. Figura 3.47. Se plasează pointerul de mouse în diapozitiv. Figura 3. Se eliberează butonul mouse-ului iar pe ecran apare o casetă de text cu înălţimea de un rând.). fonturile. Primul .46 3. Efectele WordArt se pot îmbunătăţi utilizând butoanele din bara de instrumente WordArt.45).10.44 3. Se execută clic pe butonul OK iar PowerPoint va aplica efectul WordArt ales (Figura 3. .44) în care se va introduce textul dorit. Introducerea casetelor de text în prezentări Figura 3.

3. Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea).48. Copierea textului sau imaginilor folosind combinaţii de taste. Se selectează textul (imaginea) de copiat şi se execută clic pe butonul Copy. Pentru realizarea acestei operaţii. Copierea textului sau imaginilor folosind comenzile Copy şi Paste. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Paste. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView.4.4. Pentru realizarea acestei operaţii. Aceste modificări vor fi operate pe fiecare diapozitiv din prezentare cât şi pe cele noi introduse. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Editarea unei prezentări 3. Copierea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Clipboardul este o memorie temporară. se activează meniul Edit şi apoi comanda Copy. Se selectează textul (imaginea) de copiat. Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea). Pe ecran va apare un diapozitiv asupra căruia se pot realiza modificările dorite. 3. Figura 3. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView. Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea). mutarea şi ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active Copierea şi mutarea textului sau imaginilor este posibilă datorită existenţei Clipboard-ului.156 Al doilea . se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView. Copierea textului sau imaginilor folosind butoanele Copy şi Paste din bara Standard.Title Master (diapozitiv titlu − Figura 3. Pentru realizarea acestei operaţii. se afişează unul din cele două diapozitive. Copierea. Comanda Paste Special oferă posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat în diapozitiv conţinutul Clipboardu-lui.1. Title Master.48 Când se doreşte realizarea unor modificări asupra tuturor diapozitivelor dintr-o prezentare. 2. Diapozitivul Title Master se afişează în ecran prin secvenţa de comenzi View. Master. se . Se execută clic pe butonul Paste. păstrează informaţii privind diapozitivul de deschidere şi celelalte desemnate ca diapozitive titlu.). se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. Se selectează textul (imaginea) de copiat şi apasă simultan tastele Ctrl+C.

Ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări folosind comenzile Clear sau Cut. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. Pentru realizarea acestei operaţii. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). Se selectează textul (imaginea) de şters şi se apasă tastele Delete sau Backspace. prin apăsarea tastei . Se apasă simultan tastele Ctrl +V. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1.157 afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. Se selectează textul (imaginea) de mutat şi se execută clic pe butonul Cut. Se apasă simultan tastele Ctrl +V. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). se activează meniul Edit şi apoi comenzile Clear sau Cut. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de şters şi se afişează în modul SlideView. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. Mutarea textului sau imaginilor folosind comenzile Cut şi Paste. Pentru realizarea acestei operaţii. Mutarea textului sau imaginilor folosind butoanele Cut şi Paste din bara Standard. Se selectează textul (imaginea) de şters. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. Pentru realizarea acestei operaţii. Ştergerea se poate face şi caracter cu caracter. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Paste. Figura 3. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. Pentru realizarea acestei operaţii. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. Mutarea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active.49 2. Pentru realizarea acestei operaţii. 3. se activează meniul Edit şi apoi comanda Cut. Se selectează textul (imaginea) de mutat. Se selectează textul (imaginea) de mutat şi apasă simultan tastele Ctrl+X. Ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări folosind tastele Delete sau Backspace. Se execută clic pe butonul Paste. Mutarea textului sau imaginilor folosind combinaţii de taste. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de şters şi se afişează în modul SlideView. Stergerea textului sau imaginilor ăn cadrul unei prezentări. 2.

Copierea diapozitivelor folosind butoanele Copy şi Paste din bara Standard. Mutarea diapozitivelor folosind butoanele Cut şi Paste din bara Standard. acolo unde se doreşte copierea diapozitivului (diapozitivelor). Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. mutarea şi ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active Copierea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Se apasă tastele Delete sau Backspace. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se activează meniul Edit şi se aleg comenzile Clear sau Cut. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. se ţine apăsată tasta Ctrl. acolo unde se doreşte mutarea diapozitivului (diapozitivelor). respectiv Ctrl+V. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări. 2. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. se ţine apăsată tasta Ctrl. Se execută clic pe butonul Paste. . Se execută clic pe butonul Cut. Mutarea diapozitivelor se poate realiza şi folosind combinaţia de taste Ctrl+X. Pentru selectarea mai multor diapozitive. se ţine apăsată tasta Ctrl. Se execută clic pe butonul Cut. Pentru selectarea mai multor diapozitive. acolo unde se doreşte copierea diapozitivului (diapozitivelor). Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) utilizând tastele Delete sau Backspace. 3. se ţine apăsată tasta Ctrl.2. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. 2. Se execută clic pe butonul Copy. 2.158 Backspace (ştergerea făcându-se în direcţia ←) sau prin apăsarea tastei Delete (ştergerea făcându-se în direcţia →) 3. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) folosind comenzile Clear sau Cut. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de mutat.4. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de şters. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. se ţine apăsată tasta Ctrl. respectiv Ctrl+V. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Se execută clic pe butonul Paste. Copierea diapozitivelor folosind comenzile Copy şi Paste. Copierea. Mutarea diapozitivelor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Paste. Pentru selectarea mai multor diapozitive.Mutarea diapozitivelor folosind comenzile Cut şi Paste. Se execută clic pe butonul Paste. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Copy. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. Pentru selectarea mai multor diapozitive. acolo unde se doreşte mutarea diapozitivului (diapozitivelor). se ţine apăsată tasta Ctrl. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Pentru selectarea mai multor diapozitive. 3. Copierea diapozitivelor se poate realiza şi prin folosirea combinaţiilor de taste Ctrl+C. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de mutat. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter.

Figura 3. apoi se execută clic pe butonul Move Down (mutare în jos) sau clic pe butonul Move Up (mutare în sus). PowerPoint va ascunde toate articolele cu marcaj şi va plasa o linie gri sub subiecte. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea în modul Outline View. nu trebuie corectată doar ordinea în care apare textul în diapozitive ci şi ordinea în care apar diapozitivele. Se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte adăugarea unui nou diapozitiv. Se execută clic pe pictograma diapozitivului care va fi mutat. Reordonarea diapozitivelor (foliilor) într-o prezentare Când se finisează o prezentare.4. Reordonarea diapozitivelor în modul de afişare structură (Outline View). . prezente pe bara de instrumente Outlining. Pe ecran va fi afişată fereastra New Slide. Se activează meniul Insert şi apoi comanda New Slide.3. pentru a indica prezenţa unei informaţii ascunse (Figura 3.4. Adăugarea unui diapozitiv nou cu format definit Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter.50). Pentru rearanjarea ordinii diapozitivelor unei prezentări. se folosesc două metode şi anume: 1. afişată în partea stângă a ecranului.4.50. 3. din care se alege formatul dorit pentru diapozitiv.159 3. Se execută clic pe butonul Collapse All prezent pe bara de instrumente Outlining.

.52. executând clic pe butonul Expand prezent pe bara de instrumente Outlining.160 Figura 3. Figura 3. Se verifică dacă textul ascuns a fost mutat împreună cu subiectul.51.

Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea în modul Sorter View. Reordonarea diapozitivelor în modul de afişare sortare (Sorter View). Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View.5. Formatarea unei prezentări 3. Se economiseşte timp folosind combinaţia de taste Ctrl+B pentru scrierea îngroşată a textului. Tipul de font Stilul fontului Dimensiunea fontului Figura 3. Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Se selectează textul dorit. PowerPoint a înlocuit bara de instrumente Formatting cu bara de instrumente Slide Sorter.53. prezente în bara de instrumente Formatting. . se activează meniul Format şi se alege comanda Font. Se eliberează apoi butonul stânga mouse. Schimbarea tipului fontului folosind butoanele corespunzătoare din bara de instrumente Formatting. 3.53). Bold. Se selectează textul dorit şi se activează butoanele corespunzătoare (Font. Schimbarea tipului fontului folosind comanda Font. Font Size. Formatarea textului unui diapozitiv (folie) Schimbarea tipului fontului.5.1. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1.161 2. respectiv Ctrl+I pentru scrierea înclinată a textului. Se selectează diapozitivul care va fi mutat. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. În ecran se va afişa caseta de dialog Font din care se vor alege opţiunile dorite printr-un simplu clic pe numele acestora (Figura 3. Italic). se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage punctul de inserţie estompat în stânga sau în dreapta diapozitivului în faţa sau în spatele căruia se mută cel selectat. În partea superioară a ecranului. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter.

162 Aplicarea sublinierii. Figura 3. În ecran se va afişa caseta de dialog Font (Figura 3. Se selectează textul dorit. Se va deschide caseta Color din care se poate alege culoarea dorită. Shadow (umbrire). unei umbre textului. se poate acţiona butonul Custom. . respectiv butonul Text Shadow sau combinaţia de taste Ctrl+U. Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. printr-un clic pe nume.55. Se economiseşte timp folosind butonul Underline sublinierea textului. Dacă se doreşte personalizarea culorilor. Dacă se doresc nuanţe speciale de culoare. pentru umbrirea textului textului. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi colorat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. În ecran se va afişa caseta de dialog Font (Figura 3. Se execută apoi. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. se activează opţiunea Format şi comandă Font. se alege culoarea dorită. Aplicarea de culori diferite textului Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Subscript (indice). printr-un simplu clic. Din paleta de culori More Color. pentru . Superscript (la putere). Se selectează textul dorit.53) din care.53) şi se va activa lista derulantă Color. se vor alege opţiunile dorite: Underline (subliniere). folosirea scrierii subscript (indice) şi superscript (la putere). se activează opţiunea Format şi comanda Font. se poate acţiona butonul More Color.54. clic butonul OK. Figura 3.

− Alinierea la centru − Alinierea la dreapta sau combinaţia de taste Ctrl+R. sau combinaţia de taste Ctrl+E.163 Alinierea textului unui diapozitiv. se activează meniul Format şi se alege comanda Alignment. folosind funcţia Change Case… Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. se activează opţiunea Format şi se alege comanda Change Case. − Alinierea la stânga-dreapta Transformarea caracterelor unui text dintr-un diapozitiv. Se selectează textul dorit. Se selectează textul dorit. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Pentru alinierea textului se pot folosi şi butoanele corespunzătoare din bara de instrumente Formatting şi combinaţii de taste: − Alinierea la stânga sau combinaţia de taste Ctrl+L. În ecran se va afişa caseta Change Case şi se execută clic pe opţiunea dorită. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi aliniat şi apoi se afişează în modul Slide View sau Normal View. . Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter.57. Figura 3.56. Figura 3. . În ecran se va afişa submeniul corespunzător şi se acţionează clic pe opţiunea dorită.

Figura 3.61. b) Numere pentru a ordona paragrafele din diapozitiv cu ajutorul cifrelor arabe sau literelor. Figura 3. În ecran se va afişa caseta Line Spacing din care se aleg opţiunile dorite.164 Schimbarea spaţiului între paragrafe. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. se activează meniul Format şi se alege comanda Line Spacing. În prezentările PowerPoint pot fi incluse diapozitive cu machete care conţin paragrafe marcate sau pot fi adăugate marcaje paragrafelor specificate. Figura 3. Se selectează paragraful dorit.58. Adăugarea unor marcaje paragrafelor. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Marcajele pot fi de două tipuri: a) Simboluri pentru a se remarca mai uşor anumite paragrafe.60. Figura 3. .59.

din care se vor alege marcatorii doriţi. iar dacă se doreşte personalizarea simbolurilor se execută clic pe butoanele Picture sau Character. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi apoi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Utilizarea funcţiilor Undo şi Redo Funcţia Undo realizează anularea ultimei operaţii efectuate. se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. se economiseşte timp. Folosind butoanele Numbering Formatting. Figura 3. şi Bullets prezente în bara de instrumente . se activează meniul Edit şi se alege comanda Redo sau se execută clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente Standard. În ecran se va afişa caseta Bullets and Numbering şi se aleg marcajele (simboluri sau numere) dorite. Funcţia Redo realizează refacerea ultimei operaţii anulate. Pentru aceasta.165 Pentru adăugarea unor marcaje paragrafelor specificate. se activează meniul Format şi se alege comanda Bullets and Numbering. se activează din meniul Edit şi se alege comanda Undo sau se execută clic pe butonul corespunzător bara de instrumente Standard.62. Aceeaşi funcţie se poate realiza şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Z. se pot acţiona butoanele Size sau Color. În ecran se vor afişa ferestrele corespunzătoare. Se selectează paragraful dorit. Dacă se doreşte redimensionarea marcajelor sau alegerea unor nuanţe speciale de culoare. Aceeaşi funcţie se poate realiza şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Y. Pentru aceasta.

PowerPoint va înconjura caseta cu marcaje de dimensionare. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi. Pentru redimensionarea casetelor de text într-un diapozitiv. Figura 3. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri. Se execută clic pe butoanele Line Style (Stil linie). Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului.5.166 3. În ecran se va afişa caseta de dialog Format AutoShape din care se vor alege opţiunile corespunzătoare. se glisează până când caseta de text ajunge în poziţia dorită.2. PowerPoint va înconjura caseta cu un marcaj. Se plasează pointerul de mouse pe marcaj (nu pe punctele acestuia). se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta. Pentru mutarea casetelor de text într-un diapozitiv se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta.63. PowerPoint va înconjura caseta cu un marcaj. Modificarea casetelor de text în prezentări Redimensionarea şi mutarea casetelor de text într-un diapozitiv (folie). . Setarea stilului şi culorilor liniilor unei casete de text. Pentru setarea stilului şi culorilor liniilor unei casete de text se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta. Dash Style (Stil linie întreruptă) şi Line Color (Culoare linie) prezente în bare Drawing. Acelaşi efect se poate realiza şi dacă se activează meniul Format şi se alege comanda Colors and Lines.

167

3.5.3. Modificarea imaginilor în prezentări Redimensionarea şi mutarea imaginilor grafice (clipuri). a) Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe clip pentru a-l selecta. PowerPoint va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă cu instrumente Picture. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri, se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. b) Mutarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe clip pentru a-l selecta. PowerPoint va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa clipului. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi, se glisează până când clipul ajunge în poziţia dorită. Se execută apoi clic în afara clipului, pentru a-l deselecta. PowerPoint va ascunde bara de instrumente Picture. Schimbarea culorilor imaginilor grafice (clipuri). Pentru a schimba setul de culori alocat unei imagini se selectează imaginea grafică şi se execută clic pe butonul Recolor Picture prezent pe bara de instrumente Picture. În ecran va fi afişată caseta de dialog RecolorPicture. Aceasta va conţine culorile originale şi culorile noi. În secţiunea Change a casetei de dialog va fi selectată opţiunea Colors pentru schimbarea culorilor imaginii grafice, iar pentru schimbarea culorilor fundalului va fi selectată opţiunea Fills.

Figura 3.64. Se execută clic pe o culoare din secţiunea Original, apoi se execută clic pe săgeata din dreptul casetei alăturate din secţiunea New pentru a afişa o paletă de culori, şi se selectează altă

168 culoare. Se vizualizează imaginea executând clic pe butonul Preview şi se continuă experimentul cu alte culori. Când s-a obţinut efectul dorit se execută clic pe butonui OK. Decuparea imaginii grafice (clip). Dacă nu se doreşte folosirea unei imagini în întregime, se pot elimina anumite părţi tăind din imprimate. Pentru aceasta se selectează imaginea grafică. Se execută clic pe butonul Crop de pe bara de instrumente Picture, pentru a activa instrumentul de tăiere. Se plasează instrumentul de tăiere pe marcajul central de jos al imaginii şi se glisează până rămâne partea dorită din imaginea grafică. Se execută din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de tăiere. Imaginea grafică tăiată, poate fi refăcută în forma iniţială executând clic pe butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture. Trimiterea unei imagini în fundal. Pentru a adăuga o imagine grafică în fundalul unui diapozitiv, se selectează imaginea grafică apoi se execută clic pe butonul Draw de pe bara de instrumente de desenare. Din meniul afişat în ecran, se aleg opţiunile Order, Send to Back.

Figura 3.65. 3.6. Obiecte, grafice şi diagrame 3.6.1. Desenarea obiectelor Adăugarea diferitelor tipuri de obiecte într-un diapozitiv. Cu ajutorul butoanelor de pe bara de instrumente Drawing (Figura 3.66), prezentă în partea de jos a ecranului, se pot adăuga diferite obiecte simple: linii, dreptunghiuri, pătrate, elipse etc. Adăugarea unor tipuri diferite de linii într-un diapozitiv se realizează executând clic pe unul dintre butoanele Line (Linie simplă) sau Arrow (Linie săgeată). Se intră în document şi se trage cu mouse-ul cât de mult se doreşte, pentru conturarea liniei.

Figura 3.66.

169 De asemenea, aceeaşi operaţie se realizează şi dacă se execută clic pe butonul AutoShapes şi, din submeniul afişat, se alege opţiunea Lines.

Figura 6.67. Unei linii selectate i se pot alege diferite nuanţe de culoare şi stiluri de grosime dacă se execută clic pe butoanele Line Color (No Line), respectiv Line Style (Stil linie), Dash Style (Stil linie întreruptă) şi Arow Style (Stil săgeată) de pe bara de instrumente Drawing. Acelaşi efect se poate realiza şi dacă se activează meniul Format şi se alege comanda Colors and Lines (Figura 3.63.). Adăugarea unor forme diapozitivului: dreptunghi, oval, cerc etc. Această operaţie se realizează dacă se execută clic pe unul din butoanele Rectangle (Dreptunghi) sau Oval, prezente în bara de instrumente Drawing (Figura 3.66.). Se intră în document şi se trage cu mouse-ul cât de mult se doreşte, pentru conturarea formei. De asemenea, aceeaşi operaţie se realizează şi dacă se execută clic pe butonul AutoShapes şi, din submeniul afişat, se alege o opţiune pentru redarea unei forme dorite.

Figura 6.68.

Figura 6.69.

170 Setarea grosimii liniei, stilului şi culorilor formei se poate realiza dacă se selectează forma corespunzătoare şi se activează meniul Format, apoi comanda AutoShape. În ecran este afişată caseta de dialog Format AutoShape din care se aleg opţiunile corespunzătoare. De exemplu, s-a ales culoarea galben pentru umplere (Fill Color) şi culoarea verde pentru linie (Line Color).

Figura 3.71 Figura 3.70. Redimensionarea şi mutarea unei forme. a) Redimensionarea formei. Se execută clic pe formă pentru selecţie. PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri, se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. b) Mutarea formei. Se execută clic pe formă pentru selecţie. PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa formei. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi, se glisează până când clipul ajunge în poziţia dorită.

Figura 3.72.

171 Unei forme i se pot aplica umbre şi poate fi rotită într-o poziţie dorită. Prin urmare, pentru umbrirea unei forme se realizează selecţia acesteia, iar PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare. Se execută clic pe butonul Shadow prezent pe bara de instrumente Drawing. Pentru realizarea operaţiei de rotire se execută clic pe formă pentru selecţie, iar PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se execută clic pe butonul Free Rotate , prezent pe bara de instrumente Drawing. Indicatorul de mouse ia forma de rotire , iar punctele de marcaj se vor colora în nuanţa verde. Se plasează indicatorul de mouse pe unul din punctele de marcaj şi prin glisare se roteşte forma.

Figura 3.73. 3.6.2. Diagrame organizaţionale (organigrame) Crearea unei diagrame organizaţionale (organigrame). Organigrama este o reprezentare grafică arborescentă a elementelor de text, ierarhizat din punct de vedere al conţinutului. Pentru crearea într-o prezentare a unei organigrame, se parcurg următorii paşi: 1. În modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive), se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte inserarea unui nou diapozitiv. 2. Se activează opţiunea Insert din bara de meniu şi apoi comanda New Slide. 3. Se afişează caseta New Slide şi se va selecta macheta Organization Chart, apoi se va executa clic pe butonul OK.

Figura 3.74.

Co-subordonaţi − echipă de subordonaţi de acelaşi nivel. Co-manageri − echipă de manageri de acelaşi nivel. În fereastra Slide Layout. se acţionează clic pe macheta Organization Chart şi apoi se execută clic pe butonul Apply (Figura 3. Se execută dublu clic pe caseta de rezervare pentru a lansa programul Microsoft Organization Chart. 5.74). Se selectează noul diapozitiv şi se va afişa în modul Slide View. subordonaţi aceluiaşi şef. . subordonaţi aceluiaşi şef. Ramură −managerul plus subordonaţii. Se începe efectiv construirea organigramei folosind comenzile şi butoanele din fereastra Microsoft Organization Chart. bară cu instrumente şi bară de stare. Figura 3. apoi comanda Slide Layout. după care cu mouse-ul se punctează caseta de text ce urmează a fi ierarhizată (casetă numită „bază“). Termenii utilizaţi în contextul organigramei sunt: Grup − subordonaţii unui manager. Se deschide fereastra cu organigrama care are propria bară de meniuri. În mod implicit apare o organigramă cu patru casete.75.172 4. Construirea ierarhizată a organigramei se realizează activând unul câte unul instrumentele specializate pentru generarea arborescenţei. Formatul unui diapozitiv se poate alege şi din fereastra Slide Layout care se deschide apelând la meniul Format. Instrumentele de ierarhizare se află în bara de instrumente şi au următoarea semnificaţie: − crează un element ierarhic inferior ca nivel de subordonare.

Programul Microsoft Organization Chart oferă mai multe variante de stil atât pentru grupuri. prin meniulFile şi comanda Close and return to prezentation. După cum am menţionat mai sus. Odată ce organigrama a fost construită. − Se activează meniul Styles şi din lista de opţiuni afişată se alege stilul dorit. se alege comanda Select din meniul Edit.. cât şi pentru ramuri. Pentru schimbarea stilului ramurii principale se procedează astfel: − Se selectează organigrama: se execută clic într-o casetă a organigramei. la dreapta casetei „bază“. − crează un element ierarhic superior faţă de elementul „bază“. aceasta se poate salva în documentul PoverPoint ce conţine prezentarea. termenul grup se referă la subordonaţii unui manager iar ramură înseamnă managerul plus toţi subordonaţii săi. Modificarea structurii unei diagrame organizaţionale (organigrame). la stânga casetei „bază“. Figura 3.. În configuraţia prestabilită grupurile sunt plasate în casete alăturate. în limbajul folosit pentru organigrame. −Se execută clic undeva în afara organigramei pentru a deselecta casetele şi a vedea rezultatul. a) Schimbarea stilului unei organigrame.76.173 − crează un element de acelaşi rang. . − crează un element de acelaşi rang.. apoi opţiunea All. − crează elemente ierarhice inferioare ca nivel de subordonare faţă de caseta considerată „bază“.

Pentru chenar s-a selectează a treia opţiune din a doua coloană (Figura 3. Schimbarea fontului se realizează cu ajutorul comenzii Font. Right şi Center. a culorii şi a alinierii textului dintr-o organigramă.78).77. Se poate modifica aspectul casetelor dintr-o organigramă pentru a le scoate mai bine în evidenţă. se activează meniul Boxes şi se alege comanda Border Style. Figura 3.78. Pentru aceasta se efectuează următoarele operaţii: − Schimbarea stilului chenarului. Se selectează casetele. . Figura 3.174 b) Formatarea unei organigrame. −Schimbarea culorii chenarului. Comenzile pentru aliniere sunt Left. b) Formatarea casetelor dintr-o organigramă. Textul trebuie să fie în prealabil selectat. Se afişează o listă de opţiuni şi se va selecta cea dorită. În ecran este afişată paleta de culori şi se execută clic pe culoarea dorită pentru a o selecta. Meniul Text din fereastra Microsoft Organization Chart conţine comenzi pentru schimbarea fontului. −Formatarea textului dintr-o organigramă. iar alegerea culorilor se realizează cu ajutorul comenzii Color. Se selectează casetele. se activează meniul Boxes şi se alege comanda Border Color.

După ce organigrama a fost modificată. Crearea unui grafic. 2.. 3. După ce s-a realizat formatarea se execută clic în afara organigramei pentru a deselecta liniile de legătură.79. Figura 3.6. Pentru revenirea în PowerPoint se activează iarăşi meniul File şi se alege comanda Exit and Return to. Pentru crearea unui grafic într-o prezentare. se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte inserarea unui nou diapozitiv.. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit. . Style sau Color. se va selecta macheta Chart. Crearea diferitelor tipuri de grafice: bar chart. În modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive).3. Se execută dublu clic pe caseta de rezervare Chart. Se afişează caseta New Slide. În acest fel liniile au fost selectate. se alege comanda Select apoi Connecting Lines. Se selectează noul diapozitiv şi se va afişa în modul Slide View. apoi se va executa clic pe butonul OK.175 c)Formatarea liniilor dintr-o organigramă. etc. 3.80. Se activează meniul Lines şi se alege una dintre comenzile Thickness. Figura 3. se parcurg următorii paşi: 1. Se activează meniul Insert şi apoi comanda New Slide. aceasta se poate actualiza în documentul PoverPoint ce conţine prezentarea prin comanda Update din meniul File. pie chart.

81. Legend. se va executa dublu clic oriunde în afara graficului sau a ferestrei Chart. În ecran se deschide fereastra Chart Options şi se execută clic pe butoanele corespunzătoare modificărilor dorite (Titles. Se deschide fereastra Chart corespunzătoare şi se pot edita elementele graficului (titlul. apoi comanda Slide Layout. Pe ecran este afişată o fereastră Excel. conţinând un Datasheet şi un model de grafic. Figura 3. pentru finalizarea graficului. Editarea unui grafic. Pentru aceasta se activează meniul Chart şi apoi comanda Chart Options. După introducerea datelor.). legenda. În fereastra Slide Layout se alege macheta Chart şi apoi se execută clic pe butonul Apply. ca în orice foaie de calcul. Aceasta se deschide prin activarea meniului Format. Figura 3. Formatul unui diapozitiv Chart se poate alege şi din fereastra Slide Layout. . Pentru editarea unui grafic se execută dublu clic pe acesta.82.176 4. În Datasheet se vor introduce datele. seriile de date etc. Data Labels etc).

Se activează meniul Format prezent în fereastra Chart şi se alege comanda Selected Chart Area… În ecran se deschide caseta de dialog Format Chart Area şi se alege culoarea dorită.177 Modificarea culorii de umplere a graficului. În ecran se deschide fereastra Chart Type. Figura 3. din care se va alege tipul şi sub-tipul de grafic dorit. .84. Modificarea tipului de grafic. Se activează meniul Chart prezent în fereastra Chart şi se alege comanda Chart Type. Figura 3.83.

Corectarea gramaticală se realizează cu ajutorul comenzii Spelling and Grammar.178 3.7. Înainte de tipărire.85 Pentru alegerea orientării diapozitivelor în Landscape (Orizontal) sau Portret (Vertical) se execută clic pe opţiunile Portret sau Landscape prezente în fereastra Page Setup. vor fi subliniate cu o linie ondulată de culoare . În fereastra Page Setup afişată în ecran se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide sized for şi din lista derulantă afişată se selectează opţiunea Overhead. Pentru aceasta se activează meniul Tools şi se aleg comenzile Language. În mod implicit.86. apoi clic pe butonul OK. această funcţie este activă. prezentă în meniul Tools.7. Pentru aceasta se activează opţiunea File şi apoi comanda Page Setup. Pregătirea diapozitivelor pentru tipărire Stabilirea formatului optim şi alegerea orientării pentru un diapozitiv. respectiv cea în care se realizează corectarea ortografică. Tipărirea unei prezentări 3. Corectarea erorilor gramaticale. Figura 3. În acest moment imaginea diapozitivului va putea acoperi în totalitate foaia.1. Prin urmare. Înaintea verificării ortografice a textului se recomandă alegerea limbii dicţionarului. Figura 3. Set Language. În ecran se deschide fereastra Language din care se alege limba dorită. toate cuvintele care nu se găsesc în dicţionarul limbii alese sau sunt greşite. trebuie realizată configurarea prezentării.

87. . Dacă se doreşte declanşarea opţiunii de imprimare într-un fişier se validează opţiunea Print to File. din bara de Figura 3.179 roşie. În partea dreaptă se află butoane de comandă cu următorul rol: Ignore pentru a ignora cuvântul. Pentru realizarea acestei operaţii. În ecran este afişează caseta de dialog Spelling. Fiecare cuvânt greşit sau care nu se găseşte în dicţionar. se activează meniul File şi apoi comanda Page Setup. Secţiunea Print range precizează zona de imprimat. la stabilirea zonei de imprimat (secţiunea Print range). În ecran este afişată caseta de dialog Print. În partea se jos a casetei se află liste cu opţiuni ce cuprind propuneri sau sugestii de modificare (rubrica Suggestions:). Ignore All pentru ca rutina de verificare să nu mai marcheze cuvântul respectiv. 3. Se activează apoi meniul File şi se alege comanda Print. În acest moment imaginea diapozitivului va putea acoperi în totalitate foaia. apoi clic pe butonul OK. a) Tipărirea prezentării în modul fiecare diapozitiv pe o pagină. Change sau Change All pentru corectarea cuvântului. Opţiunile disponibile sunt All (se tipăreşte întreaga prezentare) şi Pages (se tipăresc paginile precizate în intervalul From… To…). Add pentru a adăuga cuvântul la dicţionarul personalizat. pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvântul respectiv. Opţiunile de tipărire disponibile în fereastra Print se referă la: alegerea tipului de imprimantă (secţiunea Printer). la declararea numărului de copii (secţiunea Copies).7. Această comandă se poate activa şi prin apăsarea tastei cheie funcţională F7 sau clic pe butonul Spelling instrumente Standard. Tipărirea efectivă a unei prezentări. Erorile pot fi corectate manual sau automat. se activează meniul Tools şi apoi se alege comanda Spelling and Grammar. Din fereastra afişată se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide sized for şi din lista derulantă afişată se selectează opţiunea Overhead. Pentru corectarea automată. apare în partea de sus a casetei (rubrica Not in Dictionary:). din submeniul care va fi afişat.2. AutoCorect.

8. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se selectează obiectul căruia i se va aplica un anumit efect de animaţie. Pentru aceasta în fereastra Print (Figura 3. Efecte de slide-show Adăugarea (personalizarea) unor efecte de animaţie diapozitivelor. b) Tipărirea prezentării în modul broşură. liste marcate.1.). imagini. Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Preset Animation.88) se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Print what şi din lista derulantă se selectează opţiunea Handouts. Pregătirea vizionării unei prezentări 3. .180 Figura 3. Din submeniul afişat se alege efectul dorit .88.8. În opţiunea Slides per page se poate specifica numărul de diapozitive pe o pagină. În situaţia în care este necesar ca auditoriul să aibă o copie a prezentării se realizează tipărirea sub formă de broşură. diagrame etc. 3. Se pot aplica efecte de animaţie oricărui obiect (titlu.

Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Custom Animation. se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se selectează obiectul căruia i se va aplica un anumit efect de animaţie. 90. Ordinea în care se vor realiza efectele aplicate se stabileşte executând clic pe butonului Order &Timing. Dacă se execută clic pe butonul Effects se adaugă obiectului efecte de animaţie şi sunet. . respectiv validarea opţiunii Automatically. Figura 3. Modul în care va fi animat obiectul (la clic de mouse sau automat) se precizează prin validarea opţiunii On mouse click.181 Figura 3.90) şi se aleg efectele dorite. În ecran se afişează caseta de dialog Custom Animation (Figura 3.89 Dacă se doreşte personalizarea efectelor de animaţie.

Figura 3. se afişează prezentarea în modul Slide Sorter (sortare diapozitive) şi se selectează toate diapozitivele. . fără incoerenţa datorată înlocuirii unui diapozitiv cu următorul. Pentru realizarea acestei operaţii. sau prin validarea opţiunii Automatically after. Se selectează efectul Blinds Vertical din lista derulantă şi se urmăreşte cu atenţie diapozitivul din secţiunea Effect. pentru trecerea de la un diapozitiv la altul în mod automat. Dacă se doreşte eliminarea din această prelucrare a unor anumite diapozitive. folosit de PowerPoint pentru a vizualiza efectul selectat.). se executată clic pe una dintre opţiunile Slow. în secţiunea Effect. se apasă tasta <Ctrl> şi se execută clic pe diapozitivele respective pentru a le deselecta. pentru trecerea de la un diapozitiv la altul la clic de mouse.182 Aplicarea de tranziţii prezentărilor (trecerea de la un diapozitiv la altul). Pentru a ataşa prezentării (sau unor anumite diapozitive) un efect sonor.92.91. acesta se alege din caseta derulantă Sound. Medium sau Fast. Modalitatea de trecere de la un diapozitiv la altul se realizează prin validarea opţiunii On mouse clik. alegând comanda Select All din meniul Edit. Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Slide Transition. se execută clic pe butonul Apply to All (pentru aranjarea întregii prezentări) sau se execută clic pe butonul Apply (pentru aranjarea diapozitivului selectat). Pentru modificarea vitezei de tranziţie (Figura 3. (sau se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide Transition Effects de pe bara de instrumente Slide Sorter). precizând timpul de aşteptare (în secunde) între afişarea a două diapozitive. După alegerea efectelor dorite. Tranziţiile sunt efecte vizuale şi/sau sonore care se aplică unui diapozitiv pentru a ajuta auditoriul să treacă uşor de la unul la altul.

Previous. Figura 3. 3. Go). Acelaşi efect se obţine dacă se execută clic pe butonul Slide Show .183 Figura 2.92. Derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive Pentru derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive se afişează prezentarea în modul de vizualizare Slide Sorter.9.1.9. se activează meniul View şi se alege comanda Slide Show. .93. Vizionarea unei prezentări 3. Dacă se doreşte oprirea derulării şi reluarea de la alte diapozitive. se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se aleg comenzile de navigare pe ecran (Next. sau se apasă tasta F5. Se selectează diapozitivul de la care va începe derularea. coordonarea acesteia se face la clic de mouse sau automat (funcţie de opţiunile alese la aplicarea tranziţiei). Începe derularea prezentării.

). Se execută clic pe hiperlegăturile de text din panoul din stânga (Figura 3. . 2. 4. în modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive).95. Expunerea unei prezentări în Internet/ Intranet Prezentarea creată în PowerPoint se poate salva ca document HTML (Hypertext Markup Language) pentru a putea fi încărcat de un browser de Web. Se activează meniul Slide Show şi. Se lansează programul Internet Explorer. Diapozitivul ascuns va avea numărul de ordine încadrat într-un chenar şi barat cu o linie. care va converti temporar fişierul curent în format HTML. 3. se selectează diapozitivele care vor fi ascunse (pentru selecţie necontinuă se apasă tasta <Ctrl> şi se execută clic pe diapozitivul respectiv). aceste diapozitive vor fi omise. pentru a sări de la un diapozitiv la altul.184 Ascunderea unor diapozitive.94 3. Se deschide prezentarea PowerPoint. Se activează meniul File şi se alege comanda Web Page Preview. se alege comanda Hide Slide. Dacă anumite diapozitive ce fac parte din prezentare conţin informaţii mai speciale şi nu pot fi afişate. În timpul derulării prezentării. ele pot fi ascunse. Figura 3. Pentru aceasta se efectuează următorii paşi: 1. Pentru realizarea acestei operaţii.10. din submeniul afişat.

185 Figura 3. . 5.95.96. Figura 3. Se alege comanda Save As Web Page din meniul File şi în ecran se afişează caseta de dialog Save As. 6.. Se execută clic pe butonul Close al programului Internet Explorer pentru a-l închide şi a reveni în PowerPoint..

Figura 3. iar celelalte opţiuni din secţiunea Browser support rămân nemodificate. Figura 3. .98. Se execută clic pe butonul Change din dreapta opţiunii Page title şi în secţiunea Publish a copy as se scrie noul titlu al prezentării. 9. Se execută apoi clic pe butonul OK.97 8. Se deselectează caseta de validare Display speaker notes. Se execută clic pe butonul Publish şi se va afişa casetă de dialog prezentată mai jos.186 7.

sau sub formă grafică (obiect sau buton). care poate fi: − următorul slide (Next Slide) – opţiune implicită. Figura 3. 3. Se execută clic pe caseta de validare Open published Web page in browser şi apoi clic pe butonul Publish. Se parcurg diapozitivele din prezentare fie executând clic pe titlul fiecărui diapozitiv prezent în partea stângă a ferestrei. fie executând clic pe săgeţile de sub fiecare diapozitiv.100) şi se alege slide-ul destinaţie. apoi clic pe butonul Close al programului PowerPoint. Se execută clic pe butonul Close al programului Internet Explorer.187 10. Se verifică dacă calea de acces din caseta de editare File name reflectă corect locaţia în care se doreşte salvarea fişierul HTML. Aceste ramificaţii pot fi definite în PowerPoint sub formă de text de trimitere (hypertext). 14. va salva fişierul sub denumirea dorită şi va preda controlul programului Internet Explorer. − primul slide (First Slide). se selectează textul de trimitere din slide-ul sursă. 12. .99. 11. În caseta de dialog Action Settings se deschide lista derulantă a rubricii Hyperlink to (Figura 3. Pentru crearea unui hyperlink pe baza unui text de trimitere.11. Se execută clic pe butonul Yes pentru a salva modificările. − anteriorul slide (Previous Slide). 13. Ramificaţii ale execuţiei unei prezentări Ramificaţiile execuţiei unei prezentări au loc prin intermediul hyperlink-urilor. PowerPoint va îngloba codurile necesare pentru afişarea prezentării într-un browser de Web. apoi se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Action Settings.

− sfârşitul prezentării (End Show). O hyperlegătură poate fi activată şi printr-un element grafic. Word. − ultimul slide vizionat (Last Slide Viewed). prin alegerea tipului de sunet ataşat tranziţiei din lista derulantă a opţiunii Play Sound. de exemplu un buton de acţiune. Pentru aceasta se selectează slide-ul sursă Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Action Buttons. Excel etc.188 − ultimul slide (Last Slide). − adresă tip Internet prin specificarea indentificatorului uniform al resurselor (URL) – legătură hypertext externă. corespunzătoare efectului de tranziţie. − un slide a cărui ordine predefinită de apariţie a fost schimbată (Custom Show).100. − un alt fişier: PowerPoint. Figura 3. . − un slide oarecare din cadrul prezentării (Slide). − altă prezentare PowerPoint (Other powerPoint Presentation) – legătură hypertext locală. Tot din caseta Action Setting se poate alege un program executabil care să fie lansat la activarea hypertext-ului (rubrica Run program şi alegerea acestuia prin butonul Browse). De asemenea. se pot insera sunete predefinite. iar din lista afişată se alege un buton de comandă. (Other File) – legătură hypertext locală.

mai multe variante sau scenarii ce se pot derula de sine-stătător. se confirmă acţiunea cu OK (ordinea diapozitivelor selectate poate fi modificată cu ajutorul butoanelor săgeţi prezente în partea dreaptă a casetei). Pentru aceasta.189 Figura 3.). în fereastra Custom Shows se execută clic pe butonul New şi se precizează prin butonul Add>> care diapozitive vor participa la prezentarea personalizată. organigrame. imagini. Caseta de dialog Action Settings va fi afişată în mod automat ca să se poată ataşa butonului o acţiune.102). Butoanele de comandă generează în mod implicat acţiuni predefinite (Next. Home. dar acţiunea lor poate fi personalizată prin alegerea unui slide destinaţie particular. se pot crea pe baza prezentării existente.101 Se trage cadrul în zona din diapozitiv în care de doreşte inserarea butonul respectiv. Hyperlink-urile pot fi generate plecând de la orice element grupat al diapozitivului (titlu. cât şi stabilind în mod personalizat succesiunea acestora prin comanda Custom Shows apelabilă din meniul Slide Show. De asemenea. Figura 3. Previous. Ordinea derulării prezentării poate fi schimbată atât prin ramificaţiile prezentate.102 . etc. bloc de text.). După ce diapozitivele selectate au fost incluse în caseta Slide în Custom show (Figura 3. etc.

. probabil sunteţi nemulţumit că nu aţi prevăzut timpul necesar pentru a repeta în prealabil întreaga expunere. este bine să se pregătească din timp pentru a rezolva problemele care pot apărea la expunerea unei prezentări de diapozitive pe calculator. folosind o formulă de circa 2 minute pentru fiecare diapozitiv. Figura 3. repetiţia poate implica două aspecte: una este legată de timpii prezentării. O mică scăpare poate fi explicată unui auditoriu înţelegător.103. Automatizarea unei prezentări cu opţiunea Automatically After din secţiunea Advance a casetei de dialog Slide Transition a fost prezentată în secţiunea „Aplicarea de tranziţii prezentărilor“. se termină la timp şi se derulează într-un ritm bine definit. Succesiunea slide-urilor se poate modifica prin butonul Edit iar prezentarea personalizată poate fi ştearsă prin butonul Remove . Repetiţii cu programul PowerPoint Calitatea superioară a unei prezentări planificate este faptul că începe la timp.1.12. creaţi o prezentare pe calculator cu 25 de diapozitive. O astfel de prezentare permite răspunsul la întrebări şi realizarea unor legături pertinente.12.190 Prezentarea personalizată primeşte numele implicit Custom Show1 şi poate fi vizualizată prin butonul Show. fie el şi experimentat. Pregătirea unei prezentări pentru expunere Orice prezentator. dacă sunteţi abia la diapozitivul 20 când vi se termină timpul alocat şi trebuie să treceţi rapid la concluzii. 3. dar urmăreşte subiectul tratat şi oferă auditoriului informaţiile necesare. nu vă veţi simţi prea bine dacă ajungeţi la ultimul diapozitiv când veţi mai avea 20 de minute de acoperit. iar a doua se referă la logistică. o serie de scăpări pot conduce la un dezastru. 3. În cazul prezentărilor de diapozitive pe calculator. care o va trece cu vederea. Sau. Dacă aţi alocat 45 de minute expunerii unei prezentări şi. Cheia pentru evitarea unor situaţii neplăcute este o repetiţie adecvată. invers.

Ceasul din dreapta indică timpul scurs de la începutul prezentării. Când se ajunge la sfârşitul prezentării se apăsă tasta Esc. sau se activează comanda RehearseTimings din meniul Slide Show. Dacă durata este prea scurtă. 3. Pentru a introduce timpii individuali pentru fiecare diapozitiv în caseta de dialog Slide Transition şi a reveni în modul de afişare sortare diapozitive. PowerPoint va afişa o casetă de mesaje ca în figura de mai jos. se execută clic pe butonul Pause (pentru a relua prezentarea se execută clic din nou pe el). apoi se poate folosi timpul înregistrat pentru fiecare diapozitiv. Acest proces. poate folosi funcţia din PowerPoint pentru tranziţia automată de la un diapozitiv la altul pentru a respecta succesiunea şi durata procesului. Indiferent de soluţia . se execută clic pe butonul Yes.105. introducându-l pentru opţiunea Automatically After. iar ceasul din stânga indică timpul scurs pentru diapozitivul curent.105). pe lângă faptul că prezintă durata întregii prezentări (când este derulată fără întreruperi din partea auditorului). Pentru a înregistra timpii diapozitivelor pentru o prezentare PowerPoint se efectuează paşii următori: 1. se poate vorbi mai mult la fiecare diapozitiv sau se mai pot adăuga diapozitive.104 2. 5. se poate vorbi mai puţin la fiecare diapozitiv sau se poate reduce numărul diapozitivelor.104). PowerPoint va intra în modul de afişare prezentare de diapozitive şi va afişa bara de instrumente Rehearsal în colţul din stânga-sus al diapozitivului (Figura 3. Next Pause Repeat Figura 3. Ceasul din stânga va trece pe 0 şi va începe să înregistreze timpul pentru al doilea diapozitiv. Se repetă pasul 2 pentru celelalte diapozitive. Dacă trebuie să se facă o pauză. se execută clic pe butonul Repeat de pe bara de instrumente Rehearsal . Se execută clic pe butonul Next de pe bara de instrumente pentru a trece diapozitivul 2. Figura 3. se poate cere programului PowerPoint să înregistreze durata cât rămâne pe ecran fiecare diapozitiv în timp ce se repetă derularea prezentării. 4.191 În loc să se introducă un număr oarecare de secunde cu opţiunea menţionată. În modul de afişare Slide Sorter se selectează diapozitivul 1 şi se execută clic pe butonul RehearseTimings de pe bara de instrumente Slide Sorter. Dacă durata totală a prezentării este prea lungă. Dacă să doreşte reluarea pentru un anume diapozitiv. Prezentatorul notează total timp necesar pentru derularea prezentării (04:00 minutes în Figura 3.

apoi se apăsă fie tasta B pentru a goli ecranul. de pildă. . 3. Dacă PowerPoint trece la diapozitivul următor în timp ce vorbiţi se apasă tasta S pentru a întrerupe derularea prezentării. se poate relua repetiţia pentru a introduce noi timpi pentru fiecare diapozitiv până ce se obţine durata perfectă pentru prezentare. Pentru astfel de cazuri. se execută din nou clic pe butonul Next pentru a afişa caseta de dialog prezentată mai jos. În ecran este afişează caseta de dialog Pack And Go Wizard. Expunerea unei prezentări în alt sediu (pe un alt calculator) Uneori trebuie expusă o prezentare fără să se ştie dacă calculatorul care va fi folosit în acest scop are aplicaţia PowerPoint. if present şi apoi se execută clic pe OK. (Nu uitaţi că aceste ajustări vor mări sau micşora durata totală a prezentării). În secţiunea Advance Slides trebuie să fie selectată opţiunea Using timings. Dacă s-a obţinut durata perfectă se trece de la tranziţia manuală la cea automată. şi dacă da. Se introduce o dischetă goală în unitatea floppy şi apoi se alege comanda Pack And Go din meniul File. Pentru utilizarea rutinei Pack And Go Wizard procedăm astfel: a) Se deschide prezentarea care va fi expusă pe un alt calculator.13. astfel: se activează meniul Slide Show şi se alege comasnda Set Up Show. fie tasta W pentru a afişa un ecran alb. Figura 3. dacă aţi alocat un timp pentru a răspunde la întrebări şi nu vi se pune nici o întrebare puteţi să executaţi clic pentru a avansa manual la dispozitivul următor.192 aleasă.106. 6. Dacă terminaţi de vorbit înaintea expirării timpului alocat unui diapozitiv. Dacă se apasă din nou tasta S. Se verifică dacă este selectată opţiunea Active presentation. derularea prezentării va fi reluată. PowerPoint are rutina Pack And Go Wizard care garantează că există tot ce este necesar pentru derularea cu succes a prezentării de diapozitive pe calculator. Comenzile Pause şi Blank Screen pot fi accesate şi alegând Screen din meniul contextual Slide Show afişat în ecran dacă se execută clic pe butonul dreapta mouse. b) Se execută clic pe butonul Next.

Dacă se doreşte altă destinaţie se selectează opţiunea Choose destination şi se scrie calea de acces unde vor fi plasate fişierele pe hard-disc. pentru memorarea fişierelor rezultate. sau se execută clic pe Browse pentru a alege destinaţia dorită.107 c) În mod implicit. este selectată unitatea de floppy (A:\drive).108 . Se selectează de exemplu A:\drive corespunzătoare unităţii floppy şi se execută clic pe Next pentru a afişa următoarea casetă de dialog. Figura 3.193 Figura 3.

se poate cere wizard-ului Pack And Go să includă şi PowerPoint Viewer în pachet. Se alege opţiunea Include linked files (care este implicită) şi se execută clic pe butonul Next.109 e) Dacă în calculatorul de destinaţie sunt sistemele Windows 95. wizard-ul va îngloba fonturile folosite în prezentare pentru ca textul să fie afişat corect dacă unele fonturi nu sunt instalate în calculatorul de destinaţie. Se citeşte mesajul din ultima casetă de dialog şi se execută clic pe butonul Finish. toate fişierele legate de prezentare (ca de exemplu fişiere se sunet.) vor fi şi ele „împachetate“ ca să poată fi deschise în calculatorul de destinaţie. Se activează meniul Start din Windows şi se alege comanda Run. Dacă se execută clic pe opţiunea Embed TrueType fonts. Prezentarea va fi instalată şi la sfârşit va fi afişat un mesaj corespunzător.194 d) Dacă se selectează opţiunea Include linked files. Pe ecran este afişată caseta de dialog Pack And Go Setup în care se scrie numele dosarului de destinaţie care a fost creat . se creează un nou dosar pe hard-disc din care se va derula prezentarea. Se închide aplicaţia PowerPoint. Windows 98 sau Windows NT nu însă şi aplicaţia PowerPoint. Pentru aceasta se alege opţiunea Viewer for Windows 95 or NT şi se execută clic pe Next. imagine etc. Pentru a simula derularea aplicaţiei în calculatorul de destinaţie. În caseta de text corespunzătoare se scrie A: \Pngsetup. În ecran este afişată caseta de dialog prezentată mai jos. În mod implicit este selectată opţiunea Don’t include the Viewer şi se execută clic pe butonul Next. apoi se execută clic pe butonul OK. Se execută clic pe butonul Yes pentru a începe derularea prezentării. apoi se execută clic pe butonul OK. La sfârşit apare o casetă de mesaje pentru a anunţa că Pack And Go Wizard a terminat şi se execută clic pe butonul OK. Figura 3. . Pack And Go Wizard va „împacheta“ pe dischetă toate fişierele necesare.

195 3. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor . care conţine următoarele butoane: Creează un nouă prezentare Deschide un fişier deja existent Salvează conţinutul unei prezentări Trimite prezentarea prin poşta electronică Tipăreşte prezentarea curentă Previzualizează înainte de tipărire Declanşează verificarea gramaticală a textului din prezentarea curentă Decupează informaţia selectată şi o duce în Clipboard Copiază în Clipboard informaţia selectată Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un diapozitiv specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Inserează o legătură hipertext Afişează bara de instrumente pentru crearea tabelelor şi pentru bordarea acestora Inserează unui tabel Asistentul pentru reprezentarea grafică a datelor Inserează un nou diapozitiv În modul de afişare Outline afişează rezumatul diapozitivelor Afişează/inhibă atributele de formatare din diapozitive Comută între culorile negru şi alb şi culorile iniţiale ale diapozitivelor Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Declanşează Asistentul pentru ajutor Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Bara de instrumente pentru formatare.14. Glosar de termeni Termeni Slide Layout Template Slide Layout Design Template Clipboard Toolbar Standard New Open Save E-mail Print Print Preview Spelling Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Insert Hyperlink Tables and Borders Insert Table Chart Wizard New Slide Expand All Show Formatting Greyscale Preview Zoom Microsoft Excel Help Add and Remove Buttons Toolbar Formatting Font Size Semnificaţie Diapozitiv Machetă Şablon Machetă diapozitiv Şablon de proiect Memorie temporară. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Bara de instrumente Standard.

Bullets Increase Font Size Decrease Font Size Promote Demote Animation Effects Add and Remove Buttons Presentation Blank presentation AutoContent Wizard Open an existing prezentation Choose an AutoLayout Click to add text Click to add title Click to add notes Header and Footer Apply Apply to All Update Automatically Dont’t show on title slide Apply Design Template Background Color Scheme Movies and Sounds Movie from File Sound from File Move Down Move Up .196 Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aplică umbră textului Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Aplică/şterge numerele sau simbolurile din paragrafele marcate Măreşte dimensiunea fontului Micşorează dimensiunea fontului Deplasează la stânga informaţia Deplasează la dreapta informaţia Afişează bara de instrumente pentru aplicarea unor efecte de animaţie diapozitivelor Afişează submeniul care conţine următoarele butoanele de comandă: New Slide − pentru inserarea unui nou diapozitiv Slide Layout − pentru afişarea casetei cu machetele predefinite Apply Design Template − pentru afişarea caseteicu şabloane predefinite Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Prezentare Prezentare albă − fără informaţie Asistentul de prezentări grafice − permite crearea unei prezentări pe o temă predefinită Deschide o prezentare existentă Alege o machetă deja existentă (automachetă) Clic aici pentru a adăuga text Clic aici pentru a adăuga titlul Clic aici pentru a adăuga comentarii Antet şi subsol Aplică Aplică la toate Actualizare automată Nu afişa în diapozitivul titlu − primul diapozitiv din prezentare Aplică şablon de proiect Fundal Schema de culori − combinaţii de culori şi formate pentru diapozitive Filme şi sunete Filme din fişier Sunete din fişier Mutare în jos Mutare în sus Bold Italic Underline Text Shadow Align Left Center Align Right Jusify Numbering.

restul literelor sunt majuscule Grafic Foaie de date Efecte de tranziţie între diapozitive Personalizarea animaţiei Introduce textul în întregime Introduce textul pe cuvinte Introduce textul pe litere . ierarhizat din punct de vedere al conţinutului Tipăreşte numele aici Tipăreşte titlul aici Element ierarhic inferior ca nivel de subordonare Element de acelaşi rang Element ierarhic superior faţă de cel de bază Element ierarhic inferior faţă de cel de bază Linii îngroşate Linii de legătură Actualizarea prezentării Închide şi se întoarce în prezentare Schimbă cazul − în situaţia transformării caracterelor unui text Caz propoziţie .primul caracter al textului va fi scris cu literă mare Litere mici −toate caracterele textului vor fi litere mici Litere mari − toate caracterele textului vor fi litere mari Caz titlu − fiecare cuvânt are prima literă scrisă cu majusculă Prima literă a fiecărui cuvânt este minusculă.197 Collapse All Expand More Colors Alignment Left Alignment Right Alignment Center Alignment Justify Insert Picture Less Contrast More Contrast More Brightness Less Brightness Crop Picture Reset Picture Send To Back Line Arrow Fill Shadow Free Rotate Organization Chart Type name here Type title here Subordinate Co-worker Manager Assistant Lines Thickness Connecting Lines Update Presentation Close and Return to Presentation Change Case Sentence case lowercase UPPERCASE Title Case tOGGLE cASE Chart Datasheet Slide Tranzitions Effects Custom Animation Introduce text All at once Introduce text By word Introduce text By litter Strânge (pliază) tot Extinde Mai multe culori Aliniere la stânga Aliniere la dreapta Aliniere centrată Aliniere stânga-dreapta Inserează imagine Mai puţin contrast Mai mult contrast Mai multă strălucire Mai puţină strălucire Decupează imaginea Reface imaginea Trimite în spate Linie simplă Linie săgeată Umple Umbră Rotire liberă Organigramă − o reprezentare grafică arborescentă a elementelor de text.

Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. 11. 3 1. 4. Testul nr. Introduceţi sub titlu o casetă de text în care copiaţi diferite informaţii găsite în urma utilizării funcţiei Help.198 Effect Slow Effect Medium Effect Fast On mouse clik Automatically after „n“ Efect încet Efect mediu Efect rapid La clic de mouse Automat după „n“ secunde 3. Închideţi aplicaţia PowerPoint. 10. 3. Adăugaţi o imagine adecvată sub titlu. Aplicaţi umbră textului din cel de-al doilea diapozitiv. Testul nr. Salvaţi fişierul pe disc stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 9. Adăugaţi numerotarea paginilor întregii prezentări. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Bulleted List. Trimiteţi imaginea în fundalul diapozitivului. Alegeţi şablonul de proiect Blends. 3. 9. 4. Salvaţi prezentarea sub numele ALFA pe o dischetă. Introduceţi în acest diapozitiv activităţile firmei sub forma unei liste marcate: • Instruire • Consultanţă • Marketing 12. 2. 11. Alegeţi modul de vizualizare Slide View. 7. Schimbaţi culoarea fontului folosit pentru titlul firmei în albastru închis. 2. Selectaţi un format potrivit pentru acest tip de diapozitiv (Text &Clip Art).ppt prezentă pe dischetă. Selectaţi formatul Title Only. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. Utilizaţi funcţia Help pentru a căuta informaţii referitore la Organization Chart. 8. 2 1 Deschideţi prezentarea ALFA. 6. Adăugaţi o notă de subsol cu conţinutul Ofertă. Primul diapozitiv trebuie să conţină titlu. 2. 5. . Aplicaţi un efect de tranziţie întregii prezentări.15. 7. Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Blank Presentation. 3. 5. 10. Utilizaţi comanda Undo pentru a reface operaţia anterioară. Schimbaţi culorile imaginii alegând culori deschise. 8. Introduceţi numele firmei ALFA CONSULTING ca titlu în primul diapozitiv. 6. Aplicaţi prezentării un şablon de proiect adecvat. Adăugaţi un efect de animaţie titlului din primul diapozitiv. Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Design Template. text şi imagine. Primul diapozitiv trebuie să conţină numai titlul. 1 1. 12.

5. Alegeţi modul de vizualizare Slide View. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. 2.S. Deschideţi prezentarea SNSPA. 8. Centraţi textul prezent în casetele organigramei. Creaţi un tabel cu 2 coloane şi 4 linii conţinând următoarele date: Anul 2001 2002 2003 Nr. Introduceţi din ClipArt o imagine adecvată. 12.ppt. 12. 8. Introduceţi în acest diapozitiv ca text sub forma unei liste marcate: • Comunicare şi Relaţii Publice • Administraţie Publică • Ştiinţe Politice • Management 7. Tipăriţi prezentarea în modul broşură. 6.N. 4. Aplicaţi un efect de tranziţie întregii prezentări. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. Adăugaţi după primul diapozitiv un altul care să aibă formatul Table. 4 1.199 4. 6. Construiţi în acest diapozitiv următoarea organigramă: Rector Asistent Decan FCRP Decan Ad.A ca titlu. Salvaţi fişierul şi închideţi aplicaţia PowerPoint. Publicã Decan Management Figura 3. 7. Aplicaţi efecte de tranziţie diferite celor două diapozitive.110 11.ppt stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Salvaţi fişierul pe disc sub numele SNSPA. Schimbaţi stilul chenarului casetelor din organigramă. .P. 11. Introduceţi numele organizaţiei S. Schimbaţi culoarea fontului folosit pentru titlul firmei în verde şi aplicaţi umbră. Testul nr. 10. Coloraţi textul din prima casetă a organigramei în albastru. 9. 5. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Organization Chart. 10. Studenţi 10500 11000 12500 9. Adăugaţi numerotarea paginilor întregii prezentări. 3.

Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Blank Presentation.R. 4. Aplicaţi graficului un efect de animaţie. Selectaţi formatul Title Slide. 8. 6 1. Selectaţi primul diapozitiv şi alegeţi pentru acesta modul de vizualizare Slide View. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Chart. Stabiliţi formatul paginii ca fiind Landscape. 10. 5. Transformaţi caracterele textului din subtitlu în format Title Case (Caz titlu . Construiţi un grafic coloană cu următoarele date: Imprimante CD-uri Dischete A B C Trim. Introduceţi numele firmei OMEGA S. . 11. 3. 7. 9. 9. 7. 4. 5 1.fiecare cuvânt are prima literă scrisă cu majusculă). 10. Salvaţi fişierul şi închideţi aplicaţia PowerPoint. 12. Testul nr. Adăugaţi un efect de animaţie formei. Deschideţi prezentarea OMEGA.200 Testul nr. 5. Aplicaţi câte un efect de tranziţie fiecărui diapozitiv. Tipăriţi prezentarea în modul fiecare diapozitiv pe o pagină. 6. Introduceţi în partea dreaptă a titlului o formă automată în format de hexagon. 3. ca titlu şi PLAN VÂNZĂRI ca subtitlu. Schimbaţi culoarea formei în roşu. Afişaţi pe ecran bara de instrumente Drawing. 2. Adăugaţi graficului titlul următor: PLAN VÂNZĂRI. 6. II Trim.ppt prezentă pe dischetă. Alegeţi modul de vizualizare Slide View. Realizaţi verificarea ortografică şi gramaticală a întregii prezentări. III 1000 1500 2400 3400 4200 3000 5300 4600 3980 8. I Trim. Primul diapozitiv trebuie să conţină titlu şi subtitlu.L. Modificaţi culorile graficului în roşu verde şi albastru. 2. Salvaţi prezentarea sub numele OMEGA pe o dischetă.

Link . Observaţie Atunci când se lucrează cu pachetul MS-Office. sistemul de operare va crea o scurtătură pentru acele date şi le va marca drept fişier scrap. ele sunt proiectate să lucreze ca o unitate − toţi pentru unul şi unul pentru toţi! Astfel.201 4. în altul proiectat cu o altă aplicaţie. să presupunem că s-a inserat un grafic Excel într-un document Word printr-o legătură. Dacă se utilizează aplicaţiile Office sau alte aplicaţii ce suportă OLE. una dintre cele mai bune metode de partajare a datelor este inclusă chiar în Windows – fişierele scrap.1. datele inserate devin o parte a fişierului în care au fost copiate. În această manieră de lucru se pot crea documente complete şi dinamice şi se economiseşte timp în realizarea lor. Se poate. Dacă se editează documentul sursă. totuşi. Prin includere. Embed. partajarea datelor se poate realiza pur şi simplu copiindu-le dintr-un document creat într-o aplicaţie. În cazul acestor aplicaţii ce nu suportă OLE. copiindu-le şi. Deşi aplicaţiile Office lucrează independent. include datele dintr-un fişier în altul. de asemenea. Deci. se trag cu mouse-ul într-o porţiune liberă din desktop-ul Windows. 4. nici o conexiune cu documentul sursă sau cu programul utilizat pentru a le crea. Partajarea datelor se poate realiza în următoarele trei moduri: 1. modificările vor apărea şi în documentul de destinaţie (cel care conţine datele înserate). se poare realiza schimbul de date între documente Office. datele inserate păstrează conexiunea la documentul sursă (documentul din care au fost copiate). Partajarea (utilizarea în comun) dinamică a datelor cu OLE (Object Linking and Embedding) De obicei. modificările vom influenţa şi documentul Word. Ori de câte ori se editează datele din documentul sursă. − transformarea unui document Word într-o prezentare. Se pot insera datele în mai multe feluri. 3. se pot totuşi partaja datele între programe. trage acest fişier scrap într-un document pentru a-l insera. după aceea. însă. Partajarea datelor între aplicaţii Office În acest capitol veţi învăţa: − schimbul de date între două documente din aplicaţii diferite. vor fi ele schimbate automat şi în celălalt? Răspunsul depinde de cum sunt setate cele două aplicaţii să partajeze datele şi mai depinde de modul în care sunt inserate datele copiate. dacă se execută dublu clic pe datele incluse. Printr-o legătură. Atunci când se schimbă graficul în Excel. apoi. Datele menţin totuşi o conexiune cu programul în care au fost create. se pot partaja datele creând o legătură. inclusiv ca obiecte incluse sau prin legături. De exemplu. se pot insera tabele şi grafice din aplicaţii Excel în aplicaţii Word sau se poate transforma un document Word într-o prezentate PowerPoint. nu toate aplicaţiile suportă OLE. Dar cum sunt legate datele între două documente? Dacă ele se modifică într-un document. apoi. − înserarea porţiunilor din tabelele Excel în documentele Word. 2. Paste. . Windows va deschide automat aplicaţia sub care au fost create şi astfel pot fi editate. Cu OLE se pot. Datele inserate nu vor păstra. inserându-le. modificările făcute nu vor apărea în cel care conţine datele inserate. Dacă se selectează date dintr-un document şi.

se execută dublu clic asupra lui. Datele copiate vor fi înserate ca obiect. Copia poate fi editată. de exemplu. 3. Barele de instrumente şi meniurile se vor schimba pentru a oferi opţiunile de editare şi manipulare a obiectului respectiv. 4. pentru că el nu apare în modul de vizualizare Normal. . de exemplu. se selectează opţiunea care are inclus cuvântul „Object“ în numele său. În ecran se deschide fereastra de dialog Paste Special. iar duplicatul poate fi utilizat pentru a crea documente noi sau pentru a-l alipi la alt document. trebuie respectaţi următorii paşi: 1. 2. Se execută clic pe OK.202 Includerea unui obiect prin Copy şi Paste Special… Procesul de includere (embedding) poate fi asimilat cu un copiator pentru crearea unor duplicate. Figura 4. toate acestea fără a afecta originalul. se vor insera date copiate din Excel. Word va trece automat în modul de vizualizare Print Layout atunci când se inserează un obiect.1. Se activează meniul Edit şi se selectează comanda Paste Special. Dacă se execută dublu clic pe un grafic Excel ce a fost inclus într-un document Word. Pentru a edita un obiect inclus.se selectează opţiunea Microsoft Excel Worksheet Object. Dacă. Se deschide documentul în care vor fi incluse datele copiate şi se poziţionează cursorul în poziţia în care se doreşte inserarea. Se selectează şi apoi se copiază (Copy) datele care vor fi incluse în alt document. 5. Printr-o fotocopie originalul rămâne intact în locaţia sa proprie. vor apărea barele de instrumente şi meniurile Excel în interiorul ferestrei Word aşa cum arată figura următoare. ştearsă o parte din ea şi aşa mai departe. Pentru a include date într-un document. Pentru a menţine conexiunea datelor inserate cu programul care le-a creat.

PowerPoint şi alte aplicaţii ce suportă OLE folosind comanda Paste Special din meniul Edit. − Atunci când se realizează legătura între două fişiere (documente) din aplicaţii Office diferite şi dacă se transmite cuiva fişierul ce conţine o legătură (fişierul destinaţie). trebuie obligatoriu transmis şi acela de care este legat (fişierul sursă). atunci când se realizează legături între fişiere trebuie să se aibă în vedere câteva tehnici cheie: − Se pot lega datele între Excel. Crearea unei legături este aproape la fel de simplu ca includerea. comanda Paste Special nu va fi disponibilă.2. Sunt situaţii când datele din fişierele sursă se pot modifica în ultimul moment. un document final (numit document destinaţie) este creat cu datele din mai multe documente originale (documente sursă). documentul sursă nu va fi modificat. trebuie respectaţi următorii paşi: . cele inserate în documentul destinaţie vor fi reactualizate. Pentru crearea unei legături între două fişiere Office. Dacă un program nu suportă OLE. Crearea unei legături între două fişiere Office. Word. Totuşi. Pentru aceasta când fiecare document sursă este terminat se copiază datele corespunzătoare în documentul destinaţie. se poate crea o legătură între fişierele sursă şi fişierul final. se pot edita datele sursă direct din interiorul documentului destinaţie. atunci când datele copiate din documentele sursă se schimbă.203 Figura 4. În cele mai multe cazuri. În acest caz. Office nu permite modificarea sursei de date din documentul destinaţie. De aceea. Dacă se modifică în documentul destinaţie datele preluate din documentul sursă. dacă se inserează date dintr-o sursă de date HTML (Hypertext Markup Language) sau RTF (Formatted Text). În cele mai multe cazuri. Pentru a evita includerea informaţiilor depăşite în documentul final. − Legăturile funcţionează într-o singură direcţie.

Se alege formatul ce are inclus cuvântul „Object“ în numele său şi se execută clic pe butonul OK. se activează meniul Edit şi se selectează comanda Links. aşa cum prezintă figura de mai jos. 2. Figura 4. În mod implicit.204 1. Pentru a rupe legăturile. 4. ce prezintă o listă a tuturor legăturilor din document. se poziţionează cursorul pe fişierul destinaţie. Dacă se doreşte anularea legăturii între două fişiere.3. metoda de reactualizare este Automatic Update. Se va deschide fereastra de dialog Paste Special şi se va activa opţiunea Paste Link. 3. Se selectează şi apoi se copiază (Copy) datele din documentul sursă.4 . se execută clic pe butonul Break Link aşa cum arată figura următoare. Se activează meniul Edit şi se selectează comanda Paste Special. Figura 4. Aceasta va afişa fereastra de dialog Links. Se deschide documentul destinaţie şi se poziţionează cursorul în poziţia în care se doreşte inserarea datele.

Se poate. E posibil. Pentru a crea un obiect nou. Pentru aceasta el trebuie inserat ca obiect. un tabel Excel sau o prezentare PowerPoint) şi se execută clic pe OK (Figura. se selectează tipul obiectului care se doreşte a fi inserat (de exemplu. Aceasta este. care are două casete. de asemenea. Pentru a insera un obiect. Tabelul nu este creat. crea o legătură sau o includere prin comanda Insert Object. se deschide meniul Insert şi se selectează comanda Object.5). Pentru aceasta se execută clic pe butonul casetei Create from File din fereastra de dialog Object. Se utilizează caseta Create New atunci când se doreşte crearea unui obiect care va fi legat sau inclus (şi nu s-a făcut aceasta deja). 4. Din caseta de dialog Browse se va selecta fişierul dorit şi se execută clic pe butonul Insert. se execută clic oriunde în afara sa pentru a reveni la documentul destinaţie. Se va deschide fereastra de dialog Object. Se execută clic pe butonul Browse. Windows va insera o casetă pentru obiectul selectat şi va executa aplicaţia necesară creării acestuia. Caseta Create from File oferă opţiuni pentru legarea sau includerea unui întreg fişier deja existent. Opţiunea Display as Icon se poate dovedi folositoare atunci când se lucrează cu fişiere ce sunt partajate pe reţea. Se va selecta una din opţiunile: Link to File sau Display as Icon şi se execută clic pe OK.205 Include unui obiect nou prin Insert Object. să se includă sau să lege un întreg fişier creat într-o altă aplicaţie. . se poate adăuga o pictogramă (icon) pe care utilizatorul o poate activa pentru a afişa informaţiile suplimentare. Pe poate utiliza această comandă atunci când se doreşte legarea sau includerea unui obiect care nu este încă creat în documentul sursă Să presupunem că se va redacta o adresă pentru a comanda componente periferice pentru calculatoare şi este nevoie de un tabel care să prezinte lista componentelor care vor fi comandate cu cantităţile şi preţurile lor şi preţul total. de asemenea.5. de asemenea. După ce s-a creat obiectul. În loc să se insereze datele. folositoare pentru partajarea fişierelor prin e-mail. dar este nevoie de el rapid. Figura 4.

Word va converti aranjamentul într-o prezentare. De asemenea. se activează meniul File. Transformarea prezentărilor PowerPoint în documente Word şi invers O prezentare PowerPoint poate fi transformată într-un document Word. se activează meniul File. . În ecran se va afişa fereastra de dialog prezentată în figura de mai jos din care se va alege una dintre opţiunile care precizează modul de scriere a informaţiilor din paginile prezentării în paginile documentului Word care se execută clic pe butonul OK.2.6. Pentru aceasta se deschide documentul Word. Pentru aceasta se deschide prezentare PowerPoint. Figura 4.206 4. fără a rescrie toată prezentarea în Word. se alege comanda Send To şi apoi opţiunea Microsoft Word. Dacă se doreşte legarea aranjamentului din Word de prezentare se alege opţiunea Paste Link. se poate transforma un aranjament realizat în Word într-o prezentarea PowerPoint. se alege comanda Send To şi apoi opţiunea Microsoft PowerPoint. Pot fi înscrise în documentul Word şi paginile şi textele din PowerPoint sau numai text (outline).

cu numere de pagină consecutive. cunoscut sub denumirea de panoul conţinutului în care sunt afişate iconu-rile (pictogramele) pentru fiecare document inclus în biblioraft şi panoul din dreapta cunoscut sub denumirea de panoul documentelor. Organizarea documentelor Office într-o colecţie (biblioraft) cu aplicaţia MS-Office Binder După parcurgerea acestui capitol veţi fi în măsură să: − creaţi un biblioraft (agrafă de birou) în care includeţi documente Office. Dacă panoul din stânga nu este vizibil. un registru Excel. Dacă butonul Show/Hide Left Pane nu este prezent. apoi din submeniul afişat se alege aplicaţia Microsoft Binder. se selectează comanda Binder Options şi în caseta de dialog afişată se selectează opţiunea Show left pane and left pane button.1) marcând crearea unui biblioraft în care pot fi incluse documente. − afişaţi. anteturi şi subsoluri uniforme. − tipăriţi sub o singură comandă toate documentele incluse în biblioraft. o prezentarea PowerPoint). − Tipărirea sub o singură comandă a întregului set de documente. Caracteristici generale Aplicaţia Microsoft Binder permite organizarea documentelor Office într-un biblioraft. Un biblioraft este o agrafă de birou electronică.1. ce permite adunarea mai multor obiecte înrudite într-o colecţie (ex. Toate documentele din biblioraft sunt salvate în acelaşi fişier cu extensia obd asupra căruia se vor efectua următoarele operaţii: − Afişarea. el se poate deschide executând clic pe butonul Show/Hide Left Pane prezent în stânga meniului File. în care este afişat documentul activ. 5. editaţi. Caracteristicile şi crearea unei colecţii de documente Office (biblioraft) 5. dacă este prezent pe ecran. Deschiderea aplicaţiei Microsoft Binder se alege una dintre următoarele variante: a) Se activează opţiunea Programs din meniul Start. Fereastra Microsoft Binder este împărţită în două panouri: panoul din stânga. b) Se acţionează dublu clic pe icon-ul corespunzător. . se activează meniul File.1.207 5.1. editarea şi formatarea tuturor documentelor direct din fereastra aplicaţiei Binder. formataţi toate documentele direct din fereastra Binder. În ambele situaţii se afişează fereastra Microsoft Binder (Figura 5.

1. .2. 5. Se execută clic pe butonul Add.2.1. În ecran este afişată caseta de dialog corespunzătoare (Figura 5.208 Show/Hide Left Pane Panoul din dreapta (panoul documentelor) Panoul stânga (panoul conţinutului) Figura 5. Se activează meniul Section.2) din care se selectează documentul care va fi inclus. Figura 5. se alege comanda Add from File. Includerea unui document într-un biblioraft Pentru includerea unui document în biblioraft se deschide aplicaţia Microsoft Binder şi se afişează fereastra de mai sus marcând crearea unui biblioraft în care pot fi incluse documente.

Deşi documentul din biblioraft are aceeaşi denumire ca şi documentul original. 5.209 În urma acestei operaţii.3. se activează aplicaţia Microsoft Binder. pentru a crea un nou document din Word se alege pictograma Blank Document şi se execută clic pe butonul OK) . fereastra Microsoft Binder va avea următorul format: Figura 5.1.3. Includerea unui document nou gol într-un biblioraft Pentru includerea unui document nou gol într-un biblioraft. . în acesta va fi plasată o copie a documentului. În ecran este afişată fereastra Binder din care se activează meniul Section şi se alege comanda Add. între cele două nu există nici o legătură. Când se include un document într-un biblioraft. iar fişierul cu documentul original rămâne nemodificat. Din caseta de dialog afişată se selectează una din pictogramele etichetei General (de exemplu.

apoi tipul de şablon pentru fax şi se execută clic pe butonul OK . De exemplu. pentru a crea un şablon de fax.210 Figura 5. din fereastra Microsoft Binder se activează meniul Section şi se alege comanda Add. Figura 5. Din caseta de dialog afişată se selectează una din pictogramele etichetelor pentru şabloane.5.4. se alege butonul Letters&Faxes. Dacă se doreşte crearea unui document pe baza unui şablon. .

iar meniul aplicaţiei sursă va fi afişat alături de meniul aplicaţiei Binder. În exemplul din figura următoare s-a selectat documentul Coreplica. Dacă panoul din stânga nu este vizibil. Editarea unei colecţii de documente office 5. 2.6. pentru a face referire la un document inclus într-un biblioraft).obd). se mai numeşte şi secţiune (cuvintele document şi secţiune sunt sinonime în acest capitol. Se execută clic pe icon-ul (pictograma) documentului prezent în panoul din stânga al ferestrei Microsoft Binder. Documentul va fi afişat în panoul din dreapta.1. . În exemplul din figura următoare s-a selectat fişierul Clama. Figura 5. sau se alege din lista Files of type articolul Binder Files (*.211 5.ppt (document PowerPoint). Editarea secţiunilor dintr-un biblioraft Un document inclus într-un biblioraft.2.obd. Pentru aceasta se activează aplicaţia Microsoft Binder şi din fereastra afişată se activează meniul File şi se alege comanda Open Binder. se execută clic pe butonul Show/Hide Left Pane. Se deschide biblioraftul dorit.2. Pentru editarea unui document. În ecran este afişată caseta de dialog Open Binder din care se selectează documentul Binder dorit. se parcurg următorii paşi: 1.

PowerPoint etc.) există câteva deosebiri generale şi anume: − În aplicaţia Binder comenzile din meniul File afectează biblioraftul în întregime. Pentru editare se vor folosi comenzile din aplicaţia sursă corespunzătoare fiecărui document (în Figura 5.212 Figura 5.8. . Între modul de editare în aplicaţia Binder şi editarea în aplicaţia sursă (Word. nu numai documentul din biblioraft activat. Figura 5. 3. aplicaţia sursă este PowerPoint).8.7.

2. Se deschide biblioraftul dorit. ea fiind înlocuită cu bara de stare a aplicaţiei Binder. iar comenzile afectează numai documentul activat. executând clic pe icon-ul corespunzător prezent în panoul din stânga al ferestrei Microsoft Binder. În ecran se va deschide fereasta aplicaţiei sursă. 2. Figura 5.9. Se activează meniul Section şi apoi comanda View Outside. sau se alege din lista Files of type documentul Binder Files (*.). se execută clic pe butonul Show/Hide Left Pane. Editarea în fereastra programului sursă Documentele (secţiunile) incluse într-un biblioraft pot fi editate şi în fereastra aplicaţiei sursă în care au fost create (Excel. 5. Se activează documentul care va fi editat.213 − În aplicaţia Binder meniul Section conţine mai multe comenzi care se găsesc în mod normal în meniul File al aplicaţiei sursă. − Bara de stare a aplicaţiei sursă nu este afişată. 3. . PowerPoint etc. Acest lucru se recomandă atunci când utilizatorul doreşte să beneficieze de toate comenzile aplicaţiei sursă şi să lucreze într-un mediu deja cunoscut. Pentru editarea unui document în fereastra aplicaţiei sursă se parcurg următorii paşi: 1. În ecran este afişată caseta de dialog Open Binder şi se selectează documentul Binder dorit. Dacă panoul din stânga nu este vizibil.obd).2.

.3. 5.214 Figura 5.3.11. În exemplul din figura următoare se tipăreşte un document PowerPoint.1. Se activează meniul Section şi se alege comanda Print. Se editează documentul şi apoi se închide aplicaţia sursă corespunzătoare.10. Tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului Pentru tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului se selectează secţiunea care va fi tipărită executând clic pe numele acesteia. 4. Figura 5. Documentul editat reapare în biblioraft. Tipărirea unei colecţii de documente Office 5.

Dacă s-au stabilit opţiunile de tipărire se execută clic pe butonul de comandă OK. Tipărirea unui biblioraft Pentru tipărirea unui biblioraft se parcurg următorii paşi: 1. Restart each section pentru reînceperea numerotării paginilor în fiecare secţiune.12.215 5. În ecran este afişează fereastra Print Binder. Din aceasta se pot alege următoarele opţiuni: All visible sections pentru tipărirea întregul biblioraft. Figura 5.2. Section(s) selected in left pane pentru tipărirea unei secţiuni selectate. 3. Se selectează acţionând clic pe nume secţiunea care va fi tipărită. . Se activează meniul File şi apoi comanda Print Binder. Numbering consecutive pentru tipărirea unei succesiuni continue de numere de pagini. 4. Se deschide biblioraftul dorit.3. 2.

cum ar fi buletine informative. foi volante. − Publicaţii pentru imprimare comercială de înaltă calitate. Permite obţinerea unor lucrări cu aspect profesional care să poată fi publicate oriunde: de la imprimanta din birou la serviciile comerciale de imprimare şi la atelierele de copiat sau pe World Wide Web. − modificarea aspectului unei publicaţii. este momentul orientării către Publisher. capabile să atragă atenţia. − Publicaţii care să comunice un mesaj unui public larg. una dintre principalele căi prin care o publicaţie îşi promovează mesajul o reprezintă aspectul. Când se utilizează Publisher? Un procesor de cuvinte este potrivit pentru crearea şi revizuirea de documente simple. de timp şi de aspect sporesc. − verificarea corectitudinii publicaţiilor folosind instrumentul Design Checker. având drept scop să asigure publicaţiei un aspect excelent în vederea imprimării sau a lucrului interactiv. Indiferent de modul ales pentru a începe o publicaţie. − tipărirea publicaţiilor. site-uri Web sau meniuri. potrivite pentru imprimare sau pentru plasarea pe un site Web sau intranet. Publisher se va utiliza pentru editarea următoarelor documente: − Publicaţii specializate.DESKTOP PUBLISHING 216 216 6. Publisher este la fel de prietenos. Opţiunile de culoare. foi volante. Noţiuni de bază 6. până la publicitate tipărită comercial. prin modul în care combină cerinţele unei publicaţii proiectate profesional. broşuri. Publisher este unic între programele de tehnoredactare computerizată de birou. − editarea publicaţiilor de birou folosind instrumente speciale. − folosirea serviciilor specializate de tipărire. comunicarea. . sau îngreunează. oficiale sau juridice.1. cataloage. − Întreprinderi mici − pentru a realiza broşuri. Publisher permite să se obţină într-un timp scurt rezultate care arată extraordinar. Ca parte componentă din seria de aplicaţii de birou Microsoft Office care sunt asemănătoare ca aspect şi mod de lucru. − Publicaţii cu aspect profesional.1.1. buletine informative şi pentru oricare alt tip de publicaţie necesară desfăşurării activităţii-de la formulare. Caracteristici generale ale aplicaţiei Publisher 2000 Microsoft Publisher este o aplicaţie completă pentru tehnoredactare. Atunci când se plănuieşte o largă distribuire a unei publicaţii tipărite sau interactive. cu uşurinţa în utilizare şi cu caracteristicile complexe de tehnoredactare. Pe lângă claritatea scrisului. Domenii de utilizare Programul Publisher poate fi utilizat în următoarele domenii: − Întreprinderi mari − pentru a realiza rapid publicaţii interne profesionale. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia MS-Publisher La finalul parcurgerii acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe legate de: − proiectarea şi crearea publicaţiilor de birou. 6.

− Ajutorul extins include un Ajutor îmbunătăţit în Hypertext Markup Language (HTML) şi Answer Wizard pentru a răspunde la întrebări formulate în limbaj natural. − Meniuri şi bare cu instrumente familiare conform cu celelalte aplicaţii Office 2000. sfaturi şi Ajutor pentru ca utilizatorul să înveţe aplicaţia şi să beneficieze de tot ceea ce îi oferă software-ul. glisare şi fixare pentru inserarea comodă a imaginilor direct în publicaţie. în publicaţii. 6. Publisher partajează cu Word dicţionarul particularizat. − Panoramarea şi defilarea oferă o cale mai intuitivă de mişcare printre publicaţii.1. . până când este închisă e utilizator.2.DESKTOP PUBLISHING 217 217 − Utilizatori la domiciliu − realizează invitaţii de calitate superioară. pentru a face publicitate evenimentelor şi pentru a comunica cu membrii lor. în timpul lucrului. etichete. cu mai puţină dezordine şi pune la dispoziţie legături la ultimele douăzeci până la cincizeci de documente pe care s-a lucrat – indiferent de aplicaţia în care acestea au fost create. buletine informative de familie şi materiale pentru activităţi comunitare sau voluntare. − Spell Checking/AutoCorrect în fundal lucrează exact ca în Microsoft Word. Figura 6. AutoCorrect corectează automat greşelile obişnuite de tastare. − Organizaţii non-profit şi grupuri comunitare − pentru a promova conştientizarea unei cauze sau a unui grup. astfel încât un cuvânt care se adaugă dicţionarului să fie disponibil pentru ambele aplicaţii. ceea ce permite să se vadă cu 50% mai multe fişiere. − Dialogurile Open şi Save din meniul File sunt partajate cu Office 2000. Aplică automat spaţierea rândurilor şi a caracterelor pentru listele numerotate şi cu marcatori. Caracteristici specifice aplicaţiei Publisher 2000 Caracteristicile specifice aplicaţiei Publisher 2000 sunt următoarele: − Integrarea cu Office − partajează o interfaţă familiară cu celelalte aplicaţii. ClipGallery rămâne deschisă pentru a permite selectarea mai multor imagini. cum ar fi „mai caută ceva asemănător“. − Asistentul Office oferă asistenţă interactivă cu recomandări. prin utilizarea dispozitivului indicator Microsoft IntelliMouse. verificând automat ortografia. o interfaţă de tip browser uşor de utilizat. − ClipGallery pune la dispoziţie noi instrumente de căutare. − Interfaţa personalizată permite existenţa unei interfeţe simple care să afişeze doar comenzile utilizate cel mai des.1.

6. Deschiderea aplicaţiei Publisher Pentru deschiderea aplicaţiei Publisher există următoarele posibilităţi: a) Din meniul Start − Programs − Microsoft Publisher. − Save As Web Page permite salvarea fişierului Publisher în format HTML. Crearea unei publicaţii Înainte de a începe crearea unei publicaţii. dacă este prezent pe ecran.DESKTOP PUBLISHING 218 218 − Save As permite salvarea fişierelor Publisher 2000 în format Publisher pentru o partajare comodă a fişierelor.3.2. este necesar ca utilizatorul să gândească strategia de proiectare.1. pe o unitate locală sau pe Web. 6. În ambele situaţii pe ecranul monitorului apare fereastra Microsoft Publisher. b) Se acţionează dublu clic pe pictograma (icon-ul) corespunzător. Aceasta conţine următoarele elemente: Bara de titlu Bara de instrumente Standard Bara de meniu Rigla orizontală Bara de instrumente Formatting Bara de instrumente Objects Zona de lucru Rigla orizontală Butonul afişare/ascundere Wizard Butonul Page Navigation Bara de stare Figura 6.2. Se vor avea în vedere următoarele: − Cui se adresează publicaţia? − Ce mesaj doreşte să transmită? − Ce fel de conţinut este mai potrivit pentru transmiterea ideilor? .

site Web. Aplicaţia Publisher oferă o varietate de moduri pentru a începe lucrul. În eticheta Publications By Wizard se poate crea o întreagă publicaţie de un anumit tip. − Se verifică problemele de proiectare cu Design Checker. Butonul Existing Files din colţul din stânga-jos al ferestrei Catalog. dacă este necesar. Dacă s-a intrat deja în aplicaţie. asigură accesul la fişierele deja create în Publisher. deoarece deciziile în aceste privinţe afectează modul în care se elaborează publicaţia. de pildă o foaie volantă. fereastra Microsoft Publisher Catalog se poate activa alegând comanda New. în ecran este afişată fereastra Open (identică cu fereastra Open a publicaţiilor Office) din care se poate selecta un fişier Publisher salvat anterior . o broşură sau o carte de vizită existând şi opţiuni pentru personalizarea lucrărilor. Informaţiile sunt apoi aplicate automat pentru particularizarea publicaţiei.3. din meniul File.. Pentru aceasta se va ţine cont de: − Cât de mult intenţionează să se cheltuiască? − Se va publica pe World Wide Web sau se va imprima? Odată ce s-au luat deciziile de proiectare există o secvenţă logică. − Se utilizează un expert pentru configurarea publicaţiei. Este posibil să se aleagă dintre publicaţiile necompletate disponibile sau dintre cele existente. şi anume: − Publicaţie din Catalog.) sau după tema de proiectare (seturi de publicaţii proiectate cu acelaşi design).3. Figura 6. Wizard-urile sunt instrumente din Microsoft Office care afişează întrebări ce conduc utilizatorul printr-un proces de culegere de informaţii.. cărţi de vizită etc. uşor de urmat pe măsură ce se constituie publicaţia. − Se adaugă text şi imagini. prin caseta de dialog Microsoft Publisher Catalog (Figura 6. Dacă se execută clic pe acest buton. Publicaţiile vor fi grupate după tip (buletin informativ.). Publisher Catalog este un director vizual de publicaţii care se deschide atunci când se porneşte aplicaţia. . − Se imprimă sau se publică pe Web. care pot fi create în câteva minute. Quik Publication Wizard pune la dispoziţie modele profesionale şi opţiuni pentru aspectul publicaţiilor alcătuite dintr-o singură pagină. − Se face revizuirea.DESKTOP PUBLISHING 219 219 Este important să se stabilească modul de publicare şi opţiunile pentru imprimare.

Figura 6. 2.5. Pentru aceasta se parcurg următorii paşi: 1. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog introductivă Business Cards Wizard. 3. În panoul Wizards se execută clic pe tipul de publicaţie Business Cards şi apoi se alege Plain Paper.4.DESKTOP PUBLISHING 220 220 În continuare va fi prezentată. Se alege. . Se execută clic pe butonul Start Wizard prezent în colţul dreapta-jos al ferestrei Catalog. În panoul Plain Paper Business Cards vor fi afişate modele pentru cartea de vizită. Aceasta are în colţul stânga-jos butoanele Back (Înapoi). Next (Înainte) şi Finish (Şfârşit). Figura 6. modelul Arcs. ca exemplu. de exemplu. modalitatea de creare a unei cărţi de vizită folosind Wizard.

Când se termină dialogul. şi deci s-a creat cartea de vizită. Floating Oval etc. Seturile Master Design au denumiri de genul Arcs.3. Din acest moment se intră în dialog cu wizard-ul şi se răspunde la întrebările puse. Tilt. Din acest moment se poate îmbunătăţi aspectul publicaţiei prin operaţii de editare (subcap. 6. Publisher 2000 conţine noi seturi Master Design. . aplicaţia oferind sugestii pentru crearea unor grupuri de publicaţii de afaceri bazate pe un anumit design. 5. se execută clic pe butonul Hide Wizard pentru a mări spaţiul de lucru. care asigură o flexibilitate sporită în crearea unui set unitar de publicaţii.6 6. Wizard-ul ajută în acest caz la personalizarea creaţiilor.DESKTOP PUBLISHING 221 221 4. Bars. În eticheta Publications By Design se poate folosi un plan de creaţie unitar.– Editarea unei publicaţii). Figura 6. Se execută clic pe butonul Next.

de pildă Postcard. Figura 6. .7.8. precum şi întrebări la care trebuie să se răspundă pentru a realiza machetarea publicaţiei.DESKTOP PUBLISHING 222 222 Figura 6. Eticheta Blank Publications este utilizată de cei care au ceva experienţă în crearea unei publicaţii. Web page şi Book Fold. Dacă se alege această variantă se pot vedea mai multe tipuri de publicaţii goale.

produs sau serviciu. În eticheta Publication By Wizard. − Să nu fie furnizate informaţii exhaustive despre firma al cărui eveniment. fax.2. modificarea fiind reflectată oricând se creează sau se actualizează o publicaţie. 6. referitoare la utilizator sau la organizaţie. Crearea unui pliant Un pliant conţine o scurtă prezentare a unui eveniment. Acestea reprezintă o înregistrare a informaţiilor frecvent utilizate. funcţie.) şi apoi se va executa clic pe butonul Update. aplicaţia Publisher cere completarea unor seturi cu informaţii personale. . Pentru crearea unui pliant se parcurg următorii paşi: 1. Pentru a mări impactul publicaţiei se recomandă următoarele: − Textele să fie scurte.1. trei sau patru foi. Figura 6. setul de informaţii personale se editează o singură dată.DESKTOP PUBLISHING 223 223 Prima dată când se foloseşte un wizard. nume organizaţie etc. Dacă informaţiile importante se modifică. El poate fi împărţit în două. clare şi echilibrate. din panoul Wizards. − Să fie lăsat spaţiu liber – zone din pagină fără text sau imagini grafice. telefon. produs sau serviciu est prezentat. Se vor completa datele solicitate (nume persoană. Crearea sau actualizarea seturilor de informaţii personale se realizează prin intermediul ferestrei Personal Information. se execută clic pe tipul de publicaţie Brochures.9. adresă. pentru a permite ochiului să se odihnească.

Next (Înainte) şi Finish (Sfârşit).). În panoul Informational Brochures vor fi afişate modele (şabloane) de broşură.10 4. Se execută clic pe butonul Start Wizard prezent în colţul dreapta-jos al ferestrei Catalog. modelul Bar. 5. Figura 6. Se alege. . Aceasta are în colţul stânga-jos butoanele Back (Înapoi).9. În panoul Wizard sunt afişate tipurile de broşuri ce pot fi realizate şi se alege tipul de broşură Informational. de exemplu. Dacă se foloseşte un wizard pentru prima dată. 3.DESKTOP PUBLISHING 224 224 2. Crearea sau actualizarea seturilor de informaţii personale se realizează prin intermediul ferestrei Personal Information (Figura 6. aplicaţia Publisher cere completarea unor seturi cu informaţii personale. În ecran va fi afişată caseta de dialog introductivă Brochure Wizard.

Figura 6. – Editarea unei publicaţii). Latrinele căzute sunt primele litere mari care se prelungesc (cad) sub primul rând de text. Din acest moment se poate îmbunătăţi aspectul publicaţiei. 8. Se activează meniul Format şi se alege comanda Drop Cap. poate fi supus unei formatări speciale folosind iniţiale majuscule sau latrine. 7. prin operaţii de editare (subcap. se recomandă tipărirea acestuia înainte de a-l personaliza prin operaţii de editare. Când se termină dialogul.11. 6.DESKTOP PUBLISHING 225 225 6. În ecran va rămâne şablonul broşurii şi se execută clic pe butonul Next.3. Pe ecran va fi afişată . de regulă la începutul unui titlul sau paragraf. şi deci s-a creat pliantul. Din acest moment se intră în dialog cu wizard-ul şi se răspunde la întrebările formulate. Iniţialele majuscule sunt primele litere mari din text care se aliniază cu linia de bază a primului rând de text. Deoarece în urma dialogului purtat cu wizard-ul s-a configurat un şablon. se execută clic pe butonul Hide Wizard pentru a mări spaţiul de lucru pe ecran. Formatarea textului Textul într-un pliant. Pentru realizarea acestei formatări speciale se plasează cursorul de inserţie la începutul textului a cărei primă literă va fi formatată.

se pot modifica: dimensiunea literelor (Size of litters…). Se execută clic pe eticheta Drop Cap şi se alege latrina căzută sau iniţiala majusculă preferată.13. Dacă se doreşte formatarea unui număr de litere dintr-un text se va selecta eticheta Custom Drop Cap şi apoi opţiunea Number of litters. De asemenea.DESKTOP PUBLISHING 226 226 caseta de dialog Drop Cap. Se execută apoi clic pe butonul OK. . Figura 6. fontul (Font).12. Figura 6. stilul (Font Style) şi culoarea (Color).

Dacă totuşi se face tipărirea pe o hârtie obişnuită. În acest mod se va selecta prima coloană a tabelului.14. Pliantul va deveni opac. Pointerul de mouse capătă forma unei cruciuliţe subţiri. 227 227 Pentru ca pliantul să aibă un aspect atrăgător. 2. se recomandă trasarea marcajelor de ghidare pentru a nu realiza o îndoire neglijentă a pliantului.15.DESKTOP PUBLISHING Împăturirea unui pliant. Figura 6. Pentru trasarea marcajelor de ghidare pentru îndoire se parcurg următorii paşi: 1. Se execută clic pe butonul Table Frame Tool prezent pe bara de instrumente Objects. Cu această formă a pointerului de mouse se glisează peste suprafaţa primei pagini a pliantului pentru a crea un tabel. este bine să se realizeze tipărirea pe o hârtie specială care să aibă şi marcaje de ghidare în locurile de îndoire. . Se activează meniul Table şi se alege comanda Select. 4. 3. Figura 6. Columns. În caseta de dialog Create Table se va preciza valoarea 1 în caseta Number of rows şi valoarea 3 în caseta Number of columns.

Se selectează tabelul şi se activează comanda Send To Back din meniul Arrange. Fie că se întreprind ajustări minore. 6. Utilizarea instrumentelor pentru aspect Publisher pune la dispoziţia utilizatorului publicaţii necompletate din Catalog sau posibilitatea începerii unei publicaţii de la zero. fie că se face o nouă publicaţie în întregime. Instrumentele Publisher pentru aspect sunt similare acelora care s-ar găsi pe o masă de lucru reală: rigle. Există de asemenea şi unele avantaje unice prezentate numai în zona de lucru a unui computer.3.1. . Se acţionează clic cu mouse-ul în coloana a doua a tabelului şi se repetă paşii 4 şi 5.DESKTOP PUBLISHING 228 228 5. În continuare sunt prezentate principalele instrumente de editare disponibile în Publisher. Ghidajele Layout şi Ruler pot fi numai cele patru linii care definesc marginile paginilor sau atâtea câte sunt necesare pentru a defini o aşezare în pagină pe mai multe coloane. Se execută clic pe butonul Line /Border Style prezent pe bara de instrumente Formatting şi se alege Hairline. instrumentele de lucru sunt aceleaşi. 7. Ghidajele apar ca linii pe ecran. 6. Figura 6. cum ar fi posibilitatea de a alinia automat obiectele la rigle şi ghidaje. instrumente de desen şi zone de lucru. Acestea se activează din meniul Arrange comanda Layout Guides.16. dar nu apar în materiale imprimate.3. Editarea unei publicaţii 6.

Snap to Objects − Alinierea la obiecte. Scara riglelor se modifică proporţional.18. .DESKTOP PUBLISHING 229 229 Figura 6. Acestea se pot activa sau dezactiva din meniul View comanda Rulers. atunci când se realizează micşorarea sau mărirea imaginii. Atunci când se activează comanda Snap To…. obiectele care se glisează se vor fixa la (vor fi trase adiacent cu) liniile de ghidare apropiate la diviziunile riglei şi/sau la alte obiecte.17. Snap to ruler Marks − Alinierea la rigle. Aceste comenzi se activează sau dezactivează din meniul Tools şi sunt următoarele: Snap to Guides − Alinierea la liniile de ghidaj. Figura 6. Comanda Snap to alignment ajută la alinierea precisă a obiectelor. ( Figura 6. Riglele permit o aliniere precisă a elementelor publicaţiei. astfel încât măsurile vor fi întotdeauna exacte.19.

Acest lucru se realizează alegând comanda Two-Page Spread din meniul View. Figura 6. este conţinut în interiorul unui cadru care defineşte marginile obiectului. Blocurile de text sau imaginile se pot stoca în zona de manevră exact cum s-ar pune alături foile de hârtie pe o masă de lucru . . Înţelegerea cadrelor Fiecare obiect de pe o pagină Publisher. F Figura 6. ele sunt asociate fiecărui obiect. 6. Paginile alăturate sunt imprimate una lângă alta.DESKTOP PUBLISHING 230 230 Zona de manevră este zona gri care înconjoară imaginea publicaţiei pe ecran. Deşi cadrele nu sunt vizibile în publicaţiile imprimate. Dacă se lucrează în Publisher la o publicaţie cu mai multe pagini.21.20. decât dacă li se adaugă o bordură. unde se pot stoca obiectele publicaţiei. text sau reprezentare grafică.3.. Această zonă constituie un spaţiu de lucru utilizabil. este posibil să se aleagă afişarea a două pagini alăturate.2.

Inserarea textului se poate face prin tastare explicită sau preluare din fişiere text. Cu ajutorul acestui instrument se deschide o casetă de text cu dimensiunea proiectată în care urmează a se insera textul. iar din fereastra de dialog deschisă se selectează fişierul dorit. documentul va conţine cadre cu text orientativ care va fi înlocuit.22.DESKTOP PUBLISHING 231 231 Cadru de text Cadru de imagine Figura 6. . se selectează cadrul text în care urmează să fie inserat textul. Se activează comanda Text file din meniul Insert. Pentru preluarea textului dintr-un document. atunci se inserează cadre de text proprii în care se va introduce textul dorit. Modul în care se introduce textul în cadrele text depinde de modul de lucru Publisher ales de utilizator. Inserarea unei cadru de text se face prin intermediul instrumentului Text Frame de pe bara de instrumente Objects. Dacă utilizatorul a ales modul de lucru Publications By Wizard sau Publications By Design. .23. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher. Dacă utilizatorul a ales modul de lucru Blank Publications. Text Frame Figura 6. Cadrele text conţin text care poate fi editat şi formatat.

atunci când se deplasează în pagină. Cadrele legate pot fi pe pagini separate permiţând. Dacă se plasează pointerul de mouse pe simbolul A. Pe ecran va apare bara de instrumente Connect Frame.DESKTOP PUBLISHING 232 232 Fig. − Se selectează cadrul text care conţine text în depăşire.. . − Se plasează pointerul de mouse pe un cadru text gol. care atenţionează că există text neîncadrat în caseta deschisă).24. 6. Se execută clic pe instrumentul Connect Text Frames. Se execută clic pe cadrul de text gol pentru a conecta cele două cadre text. sau extinderea casetei şi folosirea mai multor pagini care se inserează automat pentru inserarea întregului text. Figura 6. Cadrele text pot fi legate unul de altul permiţând ca textul care depăşeşte dimensiunea unui cadru să apară în cadrul următor.25. de exemplu.. ulciorul se va inclina. Pentru a lega (conecta) cadrele text dintr-o pagină sau din mai multe pagini se procedează astfel: − Se creează cadre text goale folosind instrumentul Text Frame prezent pe bara de instrumente Objects. ca un text de pe prima pagină să continue pe o pagină din interior... După inserarea fişierului text se poate opta între variantele: folosirea dimensiunii de casetă definită anterior (situaţie în care în partea inferioară a casetei de text apare simbolul A. va lua forma unui ulcior drept. Pointerul de mouse. va fi afişată caseta Screen Tip care informează că este vorba de text excedentar (Text In Overflow).

DESKTOP PUBLISHING 233 233 Figura 6. Pentru aceasta. se execută clic pe butonul Font Size.27. urmează etapele fireşti de aranjare a textului în cadrul de text selectat care presupune: a) Stabilirea tipului de caracter. Figura 6. Pentru aceasta. După inserarea textului. din bara de instrumente Formatting. sau în meniul Format se alege comanda Font şi apoi opţiunea Size. din bara de instrumente Formatting. b) Stabilirea mărimii caracterului.26. . sau din meniul Format se alege comanda Font. se execută clic pe butonul Font.

.30. Opţiunea Margins permite stabilirea valorii marginilor. Figura 6. din meniul Format .28.29. iar opţiunea Columns permite stabilirea numărului de coloane. se alege comanda Text Frame Properties.DESKTOP PUBLISHING 234 234 Figura 6. Figura 6. c) Stabilirea numărului de coloane şi a valorii marginilor. Pentru aceasta. Se deschide fereastra Text Frame Properties.

În cran este afişată fereastra Line Spacing în care se precizează spaţiul între linii. Folosirea marcatorilor Bulleted list şi Numbered list. Pentru aceasta. dreapta sau prima linie. Figura 6. Dacă se activează opţiunea Bulleted list sau Numbered list.DESKTOP PUBLISHING 235 235 d) Stabilirea spaţiului între linii. Pentru aceasta. din meniul Format. din meniul Format. înainte şi după paragrafe. dreapta sau prima linie. . Figura 6.32.31. se alege comanda Line Spacing. se adaugă paragrafelor specificate marcaje. În ecran se deschide fereastra Idents and Lists în care se precizează identărilor spre stânga. înainte şi după paragrafe. e) Stabilirea identărilor spre stânga. se alege comanda Idents and Lists.

Tabelele pot fi considerate o grilă mică în interiorul grile mari a aspectului publicaţiei. Cadrele tabel sunt structuri care organizează coloane de numere sau de text.33. este un candidat la organizarea sub formă de tabel. butoane şi alte componente pot fi plasate în celulele unui tabel pentru a simplifica aspectul unei pagini. Microsoft Excel sau Microsoft Access.DESKTOP PUBLISHING Marcajele pot fi simboluri sau numere aşa cum prezintă figurile de mai jos. . Tabelele se pot crea în Publisher sau se pot importa din alte aplicaţii precum Microsoft Word.34. 236 236 Figura 6. Intersecţia dintre un rând şi o coloană dintr-un tabel se numeşte celulă. aflate în relaţie. Figura 6. Imagini. text. Fiecare grup de obiecte mici.

lucrul în tabel se face similar cu cel din Word.35. de rând şi de coloană. Cu aceste butoane se selectează şi se modifică porţiuni de tabel sau întregul tabel. Figura 6. liniilor sau a întregului tabel etc. Meniul Table pune la dispoziţie opţiuni similare cu cele cunoscute (ştergerea sau adăugarea de coloane/linii. Figura 6. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher. Se deschide fereastra Create Table cu ajutorul căreia se descrie un cadru de tabel a cărui formă (design) număr de coloane şi linii se stabilesc prin intermediul ferestrelor de dialog de tip Wizard. pe laturile de sus şi din stânga cadrului. În continuare.DESKTOP PUBLISHING 237 237 Tabelele se creează folosind instrumentul Table Frame Tool din bara de instrumente Objects.). Instrumentele pentru lucrul cu tabele apar când se selectează un cadru tabel.36. Publisher afişează butoane distincte. . selectarea coloanelor.

comenzile şi instrumentele se preschimbă în cele care se utilizează cu WordArt. Acesta este un program care lucrează cu Publisher pentru a crea efecte de text.37. Lucrul cu acest tip de cadru text este similar cu cel din aplicaţia Word. Figura 6. se alege comanda Cells Diagonals.. cum ar fi text ondulat sau umbrit.38.. Atunci când se lucrează într-un cadru WordArt. Cadrele WordArt conţin text creat cu Microsoft WordArt. . Din meniul Table. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher. se revine în mediul Publisher. Cadrele WordArt se inserează cu ajutorul instrumentului WordArt Frame Tool din bara de instrumente Objects. Făcând clic în afara cadrului. Figura 6. meniul Table din Publisher pune la dispoziţie opţiunea de împărţire a celulelor pe diagonală.DESKTOP PUBLISHING 238 238 În plus.

Incluzând fonturile care însoţesc celelalte aplicaţii Office. Ele se împart în trei categorii: − Fonturi cu serife. Introducerea textului 239 239 Textul predomină în majoritatea publicaţiilor. În interiorul uni cadru text se reglează marginile. se selectează textul din Publisher care va fi prelucrat în Word şi se activează comanda Edit Story in Microsoft Word din meniul Edit. acolo unde se doreşte. − Titlurile şi subtitlurile unei publicaţii au un efect mai puternic dacă se scriu cu fonturi cu serife. − Fonturile Script sunt folosite pentru obţinerea unui efect decorativ şi arată ca scrisul de mână.3. se poate folosi acelaşi font dar cu modificarea mărimii sau grosimii caracterelor. dimensiunile fontului şi spaţiul dintre rânduri pentru a se obţine aspectul dorit. sunt acele fonturi care au linii rotunjite sau ornamente la sfârşitul literelor. sunt disponibile mai mult de două sute de fonturi dintre care să se aleagă. Pentru potrivirea textului într-un cadru text se activează comanda AutoFit Text din meniul Format.3. . Publisher include caracteristici de editare pentru crearea de text şi pentru editarea textului important. Un volum mai mare de text se introduce uneori mai uşor utilizând un procesor de texte şi importând ulterior textul într-un cadru.DESKTOP PUBLISHING 6. Tastarea textului se poate face direct într-un cadru text. imaginile şi efectele de aspect clarifică sau întăresc semnificaţia textului. − Pentru un aspect unitar al publicaţiei.39. Dacă pentru editarea unui text mai lung se doreşte utilizarea facilităţilor oferite de aplicaţia Word. Figura 6. Se editează textul cu facilităţile oferite de Word. În alegerea fontului se recomandă următoarele: − Textul principal al publicaţiei să fie scris cu fonturi fără serife. iar când s-a terminat editarea se activează comanda Close & Return To nume_fişier din meniul File şi Publisher preia controlul. sunt acele fonturi care nu au linii rotunjite sau ornamente la sfârşitul literelor. De obicei. coloanele. Fonturile sunt seturi complete de caractere care au aceeaşi formă (de exemplu Arial) şi măresc impactul publicaţiilor create. Aplicaţia Word deschide un nou document în care va fi inserat textul Publisher. − Fonturi fără serife.

DESKTOP PUBLISHING Alegerea fontului pentru un text selectat se realizează în următoarele moduri: a) Se execută clic pe butonul Font prezent pe bara de instrumente Formatting. 240 240 Figura 6. Size (Dimensiunea Fontului).41.40. Figura 6. Font Style (Stilul fontului). În ecran va fi afişată caseta de dialog Font din care se vor alege opţiunile Font (Tipul de font). . Se activează comanda Font din meniul Format.

În cazul setării implicite. de o valoare bine stabilită (Custom Rotate. De asemenea. dacă este instalat un dicţionar corespunzător acestei limbi.. Bottom). Textul poate înconjura cadre care nu sunt text. Încadrarea textului permite ca textul să se desfăşoare în jurul unui obiect. Figura 6.) sau 900 spre dreapta (Rotate Right) sau stânga (Rotate Left). fie pentru asigurarea unei cerinţe de aspect. Top. se apelează din meniul Format comanda Object Frame Properties (dacă obiectul este WordArt). Right. Se poate verifica ortografia unei limbi străine. se pot stabili coordonatele încadrării obiectului (Left.44.42. . posibilele erori se afişează subliniate cu o linie ondulată de culoare roşie. Figura 6. Figura 6. În cazul unui obiect imagine sau WordArt. Verificatorul ortografic (Spelling) este similar cu cel din Word şi utilizează puternicul dicţionar care vine cu Office.43. Rotirea se poate face cu ajutorul comenzii Rotate or Flip din meniul Arrange. se poate lăsa ca textul să înconjoare conturul obiectului. sau Picture Frame Properties (dacă obiectul este o imagine). Aceste comenzi pun la dispoziţie o fereastră de dialog corespunzătoare în care se precizează dacă textul va înconjura cadrul obiectului (Entire Frame).DESKTOP PUBLISHING 241 241 Rotirea textului presupune rotirea unui cadru conţinând text.. sau textul va înconjura doar obiectul (Picture Only). fie pentru efect de formă. După selectarea obiectului din interiorul cadrului de text.

46. Figura 6. Gruparea obiectelor permite editarea sau formatarea concomitent a mai multor obiecte.DESKTOP PUBLISHING 242 242 Figura 6. .45. Pentru realizarea acestei operaţii se ţine apăsată tasta Shift şi se execută clic pe fiecare obiect care va fi inclus în grup. Sub ultimul obiect selectat va apare butonul Group Objects şi se execută clic pe acesta. Degruparea obiectelor se face executând din nou clic pe butonul Group Objects.

4. Modificarea aspectului unei publicaţii 243 243 Deşi formele pregătite profesional ajută la crearea rapidă de publicaţii eficiente. Secţiunea Objects by design conţine obiecte grupate după aspectul comun sau după tematica formei. Din aceste grupuri se aleg articole pentru a înlocui elemente din publicaţie sau se adaugă articole. cuprinsuri. Secţiunea Objects by category conţine obiecte grupate după rolul lor într-o publicaţie. Secţiunea Your Objects conţine obiectele creaţie proprie.47. Objects by Design afişează toate obiectele grupate după setul de forme. este posibil ca utilizatorul să dorească să facă unele modificări ale aspectului publicaţiei: să adauge sigla firmei. Comanda Design Gallery Object se activează din meniul Insert şi este ca o galerie de artă pentru elementele publicaţiei. Figura 6. sau un set întreg pentru a le adăuga la noua publicaţie. pentru a îmbunătăţii publicaţia.DESKTOP PUBLISHING 6. acel obiect se poate salva în secţiunea Your Objects. Selectarea obiectelor din Design Gallery. În ecran va fi afişată caseta de dialog Microsoft Publisher Design Gallery care conţine trei secţiuni. Publisher include instrumente care să modifice aspectul unei publicaţii şi să o facă mai atractivă. Figura 6. cum ar fi un formular de răspuns. .49. Figura 6. Din aceste grupuri se selectează unul sau două elemente. sigle şi aşa mai departe. să modifice o imagine sau să aleagă alte culori. Atunci când se creează sau se modifică un element al publicaţiei. Grupurile conţin articole cu titluri globale.48.3.

Figura 6. Imaginile adaugă un plus de interes şi îmbunătăţesc aspectul vizual al publicaţiilor.DESKTOP PUBLISHING 244 244 Modificarea schemelor de culori. Apelarea opţiunilor de culoare se face prin intermediul instrumentului Fill Color din bara de instrumente Formatting. de la culorile neutre ale unui raport anual de afaceri.50. nuanţelor şi efectelor de culoare să se facă din caseta de dialog pusă la dispoziţie. Schemele de culori standard oferă un spectru larg de scheme de culori. Miniaturile sau fotografiile din stoc includ întotdeauna o declaraţie care defineşte drepturile utilizatorului. la culorile îndrăzneţe ale poster-ului pentru un concert. Există considerente de ordin tehnic care influenţează alegerea imaginilor. . atunci ea aparţine altcuiva. urmând ca selectarea culorilor. Imaginile electronice sunt salvate într-un anumit format de fişier grafic prezentat în tabelul de mai jos. Adăugarea de imagini. Dacă o imagine nu a fost creată de utilizator. care sunt alese profesional pentru a lucra împreună şi a comunica stările pe care culorile le invocă. Schemele de culori din Publisher oferă seturi de culori armonioase pentru o întreagă publicaţie şi pentru toate tipurile de publicaţii. Format de fişier Windows Bitmap Tagget Image Format PC Paintbrush JPEG Picture Format CorelDRAW Graphics Interchange Format Kodak Photo CD Windows Metafile Computer Graphics Metafile Extensia fişierului BMP TIF PCX JPG CDR GIF PCD WMF CGM Menţinerea în cadru legal a imaginilor necesită înţelegerea chestiunilor fundamentale despre dreptul de autor. Culorile constituie componente importante ale mesajului publicaţiei. Problema găsirii imaginilor în cazul tehnoredactării computerizate nu se limitează la întrebarea dacă o imagine transmite sau nu mesajul adecvat.

DESKTOP PUBLISHING 245 245 De exemplu. Figura 6. Utilizarea imaginilor este restricţionată prin licenţe. Se execută dublu clic şi se alege din fereastra de dialog deschisă fişierul care se doreşte a fi inserat (din locaţia în care a fost în prealabil salvat). . dar nu se permite ca o copie a unei imagini din ea să fie vândută altcuiva ca miniatură. există riscul intentării unui proces din partea proprietarului unei imagini. colecţia oferită de Publisher este gratuită dacă se utilizează în scop personal. Pentru aceasta se execută clic pe butonul menţionat şi apoi se trasează un cadru pentru imagine. Dacă utilizatorul nu se familiarizează cu aceste proceduri şi nu respectă restricţiile legale.). Se selectează o categorie de imagini (Figura 6. de dimensiunea stabilită. În ecran se afişează fereastra Insert Clip Art şi se execută clic pe butonul Pictures.51.52. Pentru inserarea imaginilor într-o pagină Publisher se pot folosi următoarele variante: a) Instrumentul Picture Frame Tool prezent pe bara de instrumente Objects. Pentru aceasta se execută clic pe butonul menţionat şi apoi se trasează un cadru pentru imagine de dimensiunea stabilită. în moduri foarte diverse. b) Instrumentul Clip Gallery Tool prezent pe bara de instrumente Objects.

În fereastră se vor afişa imaginile din categoria aleasă..) sau utilizând un scaner sau o cameră digitală (opţiunea From Scanner or Camera)...52. Imaginea poate fi adăugată din: Clip Gallery (opţiunea Clip Art.53. Figura 6.. . c) Comanda Picture din meniul Insert. se execută clic pe imaginea dorită şi apoi clic pe butonul Insert Clip.) dintr-un fişier separat (opţiunea From File.DESKTOP PUBLISHING 246 246 Figura 6.

56. Figura 6. se selectează caseta şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. sau textul se va aranja de jur împrejurul imaginii – folosind opţiunea Picture Only – la distanţele stabilite în zona de editare Margins).55. Din meniul contextual fişat în ecran se alege comanda Change Frame şi apoi opţiunea dorită. culoarea şi poziţia umbrei etc.).54. . Figura 6. asupra acesteia se pot realiza o serie de modificări legate de: Proprietăţile casetei în care a fost inserată imaginea (culoare de umplere a casetei.DESKTOP PUBLISHING 247 247 Figura 6. Pentru aceasta. Dacă se selectează comanda Picture Frame Properties textul se va aranja în jurul patrulaterului în care se încadrează imaginea – folosind opţiunea Entire Frame. După inserarea imaginii. forma şi culoarea liniilor de contur.

la un cerc sau la un pătrat. redimensiona şi modifica după dorinţă. verticală sau înclinată la 450. borduri şi fundaluri. − Se pot adăuga umbre oricărei forme sau oricărui cadru. . recolorarea imaginii. Din meniul contextual afişat în ecran se alege comanda Change Picture şi apoi opţiunea dorită. Formele creează diagrame. etc. Figura 6. Linia. Formatele formelor pot fi modificate în următoarele moduri: − Se pot modifica: lăţimea.57. ovalul şi dreptunghiul sunt instrumente care produc forme diferite. În ecran se deschide o casetă care conţine formele. Figura 6. culoarea şi stilul liniilor şi al bordurilor. Formele particularizate se adaugă executând clic pe instrumentul Custom Shapes. de pe scaner sau cameră digitală. − Formele pot fi umplute cu o varietate de culori şi modele.59.DESKTOP PUBLISHING Proprietăţile imaginii inserate (schimbarea imaginii din Clip Gallery sau dintr-o locaţie a calculatorului. Pentru aceasta se selectează imaginea şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. dar care lucrează în acelaşi fel. Apăsarea tastei Shift în timpul desenării restricţionează forma la o linie orizontală. Aceste forme se pot desena oriunde în publicaţie şi apoi se pot muta. Bara de instrumente Objects conţine patru instrumente de desenare care creează o varietate de forme.). Adăugarea formelor. Atunci când instrumentul este activat se execută clic şi se glisează pentru a desena forma. 248 248 Figura 6. Este posibilă adăugarea formelor săgeţi liniilor.58.

61. În mod implicit. În ecran se va afişa caseta de dialog Options. 6. ca de exemplu: un cadru gol. Din meniul contextual afişat în ecran se alege comanda Change Picture (dacă obiectul este imagine) sau comanda Change Rectangle (dacă obiectul este o formă). − Obiecte acoperite (opţiunea Covered objects). Se execută clic pe butonul dreapta mouse.3. Se activează opţiunea Tools şi se selectează comanda Design Checker. Prin verificare pot fi depistate într-un document următoarele greşeli: − Cadre goale (opţiunea Empty frames). − Text în depăşire (opţiunea Text in overflow area). Dacă se doreşte verificarea unor pagini specificate. un element grafic acoperit parţial sau un text prezent în zona de depăşire a cadrului.DESKTOP PUBLISHING Pentru aceasta se selectează obiectul (formă sau cadru) asupra căruia se doreşte executarea unor modificări. vor fi verificate toate paginile documentului (opţiunea All) precum şi paginile de fundal (opţiunea Check background pages). se parcurg următorii paşi: 1. . Figura 6. se alege opţiunea Pages.60. .5. Folosirea instrumentului Design Checker 249 249 Design Checker este un instrument care se foloseşte pentru depistarea într-o publicaţie a unor greşeli neplăcute.). Line Color etc. Pentru a vedea ce elemente de grafică poate verifica Publisher. Pentru utilizarea acestui instrument. 2. Se pot verifica anumite probleme selectate (opţiunea Check selected features). sau se pot verifica toate problemele (opţiunea Check all problems). Figura 6. Se alege apoi opţiunea dorită (Fill Color. se execută clic pe butonul Options. − Obiecte aflate în zone netipăribile (opţiunea Object in nonprinting region). Pe ecran se va afişa caseta de dialog Design Checker. − Disproporţia imaginilor (opţiunea Disproportional pictures).

Publisher va afişa o fereastră de Help pentru fiecare problemă apărută.DESKTOP PUBLISHING − Spaţii între propoziţii (opţiunea Spacing between sentences). Figura 6. sugerând şi modalitatea de rezolvare. 4. Greşelile se pot ignora (butoanele Ignore şi Ignore All). Dacă se acţionează clic pe butonul Explain. Publisher va verifica paginile publicaţiei şi informează despre greşelile găsite. sau se corectează şi apoi se continuă verificarea (butonul Continue). . 3. Va fi lansată în execuţie rutina Design Checker. apoi se execută clic pe butonul OK.63. Se selectează opţiunile dorite executând clic pe nume.62. 250 250 Figura 6.

O tipărire de calitate normala este de 600 dpi. RGB CMYK Pantone Matching System Culoare spot Culoare de proces . În acest caz. O specificaţie de culoare standardizată. Puncte per inci. magenta. măsurată în puncte per inci (dpi-dots per inch). cum ar fi Pantone Matching System. Opţiunile de tipărire alese au un impact direct asupra aspectului publicaţiei şi mesajului pe care aceasta il transmite. Ele nu au echivalent exact în procesul tipăririi. probabil se va realiza tipărirea la imprimanta proprie. recunoscut de imprimanta ataşată calculatorului). galben şi negru) şi generează separări pe film pentru fiecare cerneală care va fi folosită în publicaţie. tipărirea se face cu cerneluri preamestecate. cu atât este mai bună calitatea. care va permite selectarea dintre cele 500 de culori incluse într-un set de mostre în cazul unei imprimante obişnuite. verde şi albastru sunt culorile folosite pentru afişarea pe ecranul calculatorului. Termeni din procesul de tipărire Termen Rezoluţie Dpi Separaţia de culori Definiţie Calitatea detaliilor pe care le poate reda o imprimantă.DESKTOP PUBLISHING 251 251 6. culorile de proces se aleg din sisteme de echivalare a culorilor. Tipărirea publicaţiei poate fi realizată la imprimanta ataşată calculatorului propriu. sau se poate trimite fişierul publicaţiei la un serviciu tipografic specializat. fiecare culoare fiind tipărită cu o placă separată. o unitate de măsură indicând numărul de puncte pe care le poate tipări o imprimantă pe un inci liniar. de regulă. ea trebuie planificată chiar în momentul începerii lucrului la publicaţie. Culoarea este reprodusă prin separarea fiecărui bloc în componentele CMYK. Pentru a avea garanţia că această operaţie nu va constitui o dezamăgire. Alegerea acestor variante de tipărire se face pe baza cerinţelor de calitate şi cantitate pentru publicaţia creată. Combinaţia cyan-magenta-galben-negru defineşte modelul de culoare folosit de imprimante. cu cât este mai mare rezoluţia. cu rezoluţie scăzută alb-negru sau policrom. Roşu. Imprimantele obişnuite separă culorile ilustraţiilor în culorile componente (cyan.4. Dacă se doreşte tipărirea unui număr mic de exemplare folosind un format de hârtie obişnuit (sau unul special. acest sistem reprezintă o soluţie mai ieftină pentru tipărirea color decât policromia. Tipărirea publicaţiei Tipărirea publicaţiei este o operaţie foarte importantă.

Figura 6.65. Configurarea imprimantei 252 252 Înainte de a începe crearea unei publicaţii.1. se plasează indicatorul mouse-ului pe Settings şi se execută clic pe dosarul Printers. deoarece Publisher generează publicaţia pe baza acestei configuraţii. Figura 6. Pentru aceasta. sau se poate adăuga un alt tip de imprimantă (opţiunea Add Printer). În ecran se deschide fereastra Printers în care este afişat numele imprimantei ataşată calculatorului ( HP Colos LaserJet). trebuie verificată configuraţia prestabilită a imprimantei. .DESKTOP PUBLISHING 6. se execută clic pe butonul Start.64.4.

numărul de copii (opţiunea Copy Count) orientarea (opţiunea Orientation) şi tipărirea monocrom (opţiunea Gray Appearance) sau color (opţiunea Color). orientarea paginii. Se deschide caseta de dialog care permite alegerea următoarelor opţiuni de tipărire: formatul hârtiei (opţiunea Paper Size). până la noi modificări 6. . vor fi aplicate pentru toate publicaţiile tipărite în Publisher.DESKTOP PUBLISHING 253 253 Se selectează numele imprimantei ataşată calculatorului (HP Colos LaserJet) şi se execută clic pe butonul Properties prezent pe bara de instrumente din fereastra Printers. Alegerea opţiunilor pentru tipărire Pentru personalizarea opţiunile de tipărire în Publisher. sursa (opţiunea Paper Source. orientarea (opţiunea Orientation) şi sursa (opţiunea Source.2.66.4. În această casetă de dialog se pot modifica: atributele referitoare la formatul hârtiei. Atributele selectate în această casetă de dialog. În ecran este afişată caseta de dialog Print Setup în care se pot stabili formatul hârtiei (opţiunea Size). rezoluţia imprimantei şi alte opţiuni ale imprimantei. Se execută clic pe butonul Properties din caseta de dialog Print Setup. Figura 6. se deschide publicaţia care urmează să fie tipărită şi se selectează comanda Print Setup din meniul File.). Se deschide caseta de dialog Properties de unde se pot controla opţiunile pentru imprimanta instalată. daca hârtia va fi introdusă în tava de alimentare a imprimantei sau alimentarea va fi făcută manual.

Pentru a indica modul în care vor fi tipărite ilustraţiile se execută clic pe butonul Advanced şi se operează modificările dorite în caseta de dialog Advanced Graphics Settings.DESKTOP PUBLISHING 254 254 Figura 6. Atributele selectate vor fi folosite pentru publicaţia curentă. .68.67. Figura 6.

Pentru a configura publicaţia în vederea tipăririi la o tipografie. şi dacă se doreşte tipărirea pe ambele părţi ale foii de hârtie (şi imprimanta proprie nu poate face aşa ceva). Finisarea aspectului publicaţiei ce va fi tipărită la imprimanta proprie.DESKTOP PUBLISHING 255 255 După ce au fost alese opţiunile de tipărire. Apoi. In aceasta trebuie selectate opţiunile pentru tipărire cum ar fi: domeniul care va fi tipărit (All − întreaga publicaţie. . Current page − pagina curentă). . se va realiza tipărirea efectivă.3. Figura 6. Pentru aceasta se execută clic pe comanda Print din meniul File sau se apasă simultan tastele CTRL+P. cu culori spot sau cu culori de proces. Se plasează indicatorul mouse-ului pe comanda Pack And Go din meniul File. se va realiza prin intermediul casetei de dialog Print Settings. se parcurg paşii următori: 1. se execută clic pe Take to a Commercial Printing Service. Pages from − numărul de pagini.69. este bine să se realizeze tipărirea publicaţiei la o tipografie.4. Aceasta va fi afişată pe ecran dacă se execută clic pe butonul Advanced Print Settings din caseta de dialog Print prezentă mai sus. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog Print. 6. Folosirea serviciilor specializate de tipărire Dacă se doreşte ca produsul final să fie tipărit în alb-negru la înaltă rezoluţie. numărul de copii (opţiunea Number of copies). respectiv tipărirea publicaţiei într-un fişier (opţiunea Print to file).

Se specifică apoi modul în care se doreşte ca Publisher să se ocupe de fonturi (opţiunea Embed True Type fonts).71. .70. şi se precizează locaţia în care se va salva fişierul. ilustraţii legate (opţiunea Include linked graphics) şi legăturile pentru ilustraţiile înglobate în publicaţie (opţiunea Create links for embedded graphics). 3.DESKTOP PUBLISHING 256 256 Figura 6. Se execută clic pe unitatea de dischetă A:\ sau se execută clic pe butonul Browse. pentru a căuta o locaţie pe discul calculatorului propriu. 2 În ecran va fi afişată caseta de dialog Pack and Go Wizard. Figura 6.

Bara de instrumente Standard.DESKTOP PUBLISHING 257 257 Figura 6. 4.72. 6.5.exe care va fi folosit de tipografie pentru despachetarea fişierului publicaţiei. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Se continuă prelucrarea executând clic pe butonul Next. care conţine următoarele butoane: Crează un nouă prezentare Deschide un fişier deja existent Salvează conţinutul unei prezentări Tipăreşte prezentarea curentă Decupează informaţia selectată şi o duce în Clipboard Copiază în Clipboard informaţia selectată . Astfel publicaţia este gata de livrare şi se execută clic pe butonul Finish. Glosar de termeni Termeni Publisher Catalog Publications By Wizard Quik Publication Wizard Publications By Design Blank Publications Design Checker Layout Show/Hide Wizard Clipboard Toolbar Standard New Open Save Print Cut Copy Semnificaţie Director vizual de publicaţii Instrument pentru realizarea publicaţiilor în mod asistat Instrument pentru realizarea rapidă a unei publicaţii Plan de creaţie unitar pentru publicaţii Publicaţii albe (goale) Instrument pentru verificarea problemelor de proiectare Machetă Afişează/Ascunde instrumentul pentru realizarea publicaţiilor în mod asistat Memorie temporară. Wizard-ul va comprima publicaţia într-un fişier şi îl va stoca împreună cu fişierul Unpack.

care conţine următoarele butoane: Conectare (legare) cadre de text Deconectrare (dezlegare) cadre de text Trimite la cadrul pregedent Trimite la cadrul următor Bara de instrumente pentru formatare.DESKTOP PUBLISHING Paste Format Painter Undo Redo Bring to Front Send to Back Custom Rotate Show/Hide Special Characters Zoom Zoom Out Zoom In Microsoft Publisher Help Toolbar Text Frame Connecting Connect Text Frames Disconnect Text Frame Go to Previous Frame Go to Next Frame Toolbar Formatting Font Size Bold Italic Underline Align Left Center Align Right Jusify Numbering. Bullets Decrease Ident Increase Ident Decrease Font Size Increase Font Size Fill Color Line Color Font Color Line/Border Style Text Frame Properties 258 258 Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un diapozitiv specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Aduce în faţă Trimite în spate Convenţie de rotire a unui obiect Afişează/ascunde caractere speciale pentru specificarea paragrafelor Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Micşorează suprafaţa de lucru până la 10% Măreşte suprafaţa de lucru până la 400% Declanşează Asistentul pentru ajutor Bara de instrumente pentru conectarea (legarea) cadrelor de text. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Aplică/şterge numerele sau simbolurile din paragrafele marcate Deplasează conţinutul unui cadru de text la stânga Deplasează conţinutul unui cadru de text la dreapta Micşorează dimensiunea fontului Măreşte dimensiunea fontului Selectează culori pentru umplerea conţinutului unui cadru de text Selectează culori pentru chenarul unui cadru de text Selectează culori pentru fontul caracterelor Selectează stiluri de linii/chenare Selectează proprietăţi pentru cadrul de text .

7. Rotiţi textul cu numele dumneavoastră sub un unghi de 150. Testul nr. Inseraţi în colţul stânga jos al documentului o imagine din Clip Art. Alegeţi ca orientare pentru cartea de vizită modul Landscape. 2 1.DESKTOP PUBLISHING Rotate Left Rotate Right Toolbar Objects Pointer Tool Text Frame Tool Table Frame Tool WordArt Frame Tool Picture Frame Tool Clip Gallery Tool Line Tool. Din panoul Plain Paper Business Cards alegeţi modelul Bar. 6. Salvaţi documentul şi închideţi aplicaţia Publisher. Anulaţi Logo-ul din cartea de vizită. Pentru modelul selectat. Alegeţi pentru tipărire mai multe cărţi de vizită pe aceeaşi pagină. 8. 9. Deschideţi documentul Card. 5. Rectangle Tool Custom Shape Design Gallery Object Rotirea unui cadru de text la stânga Rotirea unui cadru de text la dreapta Bara de instrumente pentru construirea obiectelor Instrument pentru selecţie 259 259 Instrument pentru construirea cadrelor de text Instrument pentru construirea cadrelor tabel Instrument pentru construirea cadrelor WordArt Instrument pentru construirea cadrelor în care se preiau imagini dintr-o locaţie specificată Instrument pentru construirea cadrelor în care se preiau imagini din Clipart Instrumente pentru trasare linii.6. 8. 2. 5. Scrieţi numele firmei folosind programul WordArt. Completaţi setul de informaţii personale. 4. 10. Deschideţi aplicaţia Publisher. Selectaţi cadrul de text care conţine numele dumneavoastră şi alegeţi pentru text fontul Verdana. 4. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Alegeţi pentru cadrul de text ce conţine numele firmei. alegeţi schema de culoare Olive. Măriţi spaţiul de lucru de pe ecran şi salvaţi documentul sub numele Card pe disc. Selectaţi eticheta Publication By Wizard. . Selectaţi cadrul de text care conţine adresa şi precizaţi spaţiul între linii de 1. 3.25. 6. 11. Preluaţi în document informaţiile Primary Business. un contur cu linii albastre. Oval Tool. 3. 2. Din panoul Wizard alegeţi publicaţia Business Cards.pub prezentă pe disc în dosarul My Documents. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. ovale şi dreptunghiuri Instrumente pentru alegerea unei forme dorite Instrumente pentru alegerea diverselor forme de design 6. 7. 1 1.

În cadrul de text Product/Service Information tastaţi denumirea produsului prezentat în pliant. . Testul nr. Scrieţi denumirea produsului folosind iniţiale majuscule. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 6. 4 1. Inseraţi o imagine corespunzătoare din Clip Art. Realizaţi împăturirea pliantului. Măriţi spaţiul de lucru de pe ecran şi salvaţi documentul sub numele Pliant pe disc. 3. 7. 5. 6. 9. Tipăriţi documentul . 5.DESKTOP PUBLISHING Testul nr. 9. 8. Pentru modelul selectat. alegeţi schema de culoare Iris. 11. Selectaţi eticheta Publication By Wizard. 4. Actualizaţi. pentru a avea o schiţă care să vă ajute la crearea publicaţiei dorite. 3 260 260 1. 3. Tipăriţi documentul cu numele Pliant.5 x 11 in) şi pliant cu trei foi. Personalizaţi documentul cu informaţii referitoare la prezentarea unui produs oarecare ales de dumneavoastră (de exemplu Dacia Solenza). Alegeţi pentru cadrele din grup. Închideţi documentul şi apoi închideţi aplicaţia Publisher. Alegeţi dimensiunea hârtiei Letter (8. dacă consideraţi necesar. Grupaţi cadrele de text din pagina a doua a pliantului. introducând textul prin tastarea în cadrele de text corespunzătoare. 2. Verificaţi documentul folosind instrumentul Design Checker. 2.Închideţi documentul cu numele Pliant. fundalul de culoare verde. informaţiile personale. 8. Deschideţi documentul cu numele Pliant. 7. Deschideţi aplicaţia Publisher. Din panoul Informational Brochures alegeţi modelul Arcs. 4. 10. Din panoul Wizard alegeţi publicaţia Brochures Informational. 12. Ştergeţi imaginea prezentă deasupra titlului. 10.

Butoanele de comandă sunt autodocumentate. − Barele de instrumente conţin butoane de comandă care permit utilizatorului realizarea rapidă a unor operaţii. În extremitatea stângă conţine „butonul sistem“ iar în partea dreaptă conţine butoanele de . − gestionarea agendelor de adrese şi a listelor cu persoane de contact. . Lansarea în execuţie şi modul de lucru.DESKTOP PUBLISHING 261 261 7. − participarea la întruniri electronice în cadrul grupului de lucru. Bara Outlook conţine trei grupuri de comenzi rapide: Outlook Shortcuts. Cu ajutorul acestui program se poate ţine o evidenţă a informaţiilor cu caracter personal. pe ecran este afişată fereastra aplicaţiei Outlook. Barele de instrumente îşi modifică structura în funcţie de componenta Outlook activă. Journal sau Notes.1) sunt: − Bara de titlu conţine în partea stângă numele aplicaţiei (Microsoft Outlook). Pictogramele sunt mult mai mari decât cele prezente pe alte bare cu instrumente. restaurare şi de închidere manipulare a ferestrei Outlook: minimizare . Bara de meniu este dinamică. Prezentare generală Microsoft Outlook este un program pentru gestionarea informaţiilor personale (Personal Information Manager − PIM) pe calculator. memorând agenda de adrese. Când se acţionează clic cu mouse-ul pe un buton. Când se plasează cursorul de mouse pe un buton. − planificarea activităţilor şi actualizarea calendarului. Calendar. Tasks. − organizarea şedinţelor şi urmărirea sarcinilor de lucru. − gGestionarea notiţelor. la îndemâna utilizatorului. − Bara de meniuri permite selectarea unor comenzi Outlook din liste derulante corespunzătoare opţiunilor meniului. se realizează operaţia corespunzătoare. − crearea şi păstrarea unui jurnal de activităţi proprii. Lansarea în execuţie a programului Outlook se face alegând Microsoft Outlook din submeniul Start − Programs sau executând dublu clic pe pictograma corespunzătoare de pe suprafaţa de lucru Windows. My Shortcuts şi Other Shortcuts. se pot partaja informaţii cu alţi membri ai grupului de lucru şi se poate comunica cu persoane din firmă sau din Internet. În ambele situaţii. Programul combină ce este mai bun la o agendă personală cu o secretară eficientă. Contacts. − Bara de stare furnizează informaţii cu privire la numărul articolelor Outlook disponibile. − Bara Outlook nu seamănă cu nici o altă bară cu instrumente din pachetul Office.1. maximizare . Outlook constituie un excelent instrument de optimizare a modului de organizare a activităţilor utilizatorilor. ea modificându-şi structura în concordanţă cu domeniul Outlook în care se lucrează: Mail. 7. fiind afişată de sus în jos pe latura stânga a ferestrei Outlook. apare numele acestuia afişat într-o casetă de text. În primul rând este verticală. Componentele ferestrei Outlook (Figura 7. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook După parcurgerea acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe privind: − transmiterea şi recepţionarea masajelor e-mail atât într-o reţea locală cât şi pe Internet. calendarul întâlnirilor şi lista de sarcini intr-un singur loc.

− Notes accesează componenta de gestionare a notiţelor (însemnărilor). Grupul My Shortcuts conţine pictograme pentru accesul rapid la dosarele folosite în mod special pentru gestionarea corespondenţei. − Contacts (Agenda de adrese) accesează componenta folosită pentru a reţine informaţii cu privire la persoanele de contact înregistrate (nume.1. − Delete Items (Articole şterse) este versiunea Outlook pentru dosarul Recycle Bin din Windows. − Journal nu este chiar un jurnal personal. − Calendar accesează componenta Calendar pentru vizualizarea conţinutului dosarului cu întâlnirile de afaceri. − Inbox accesează componenta ce permite gestionarea mesajelor de e-mail şi vizualizează dosarulul Inbox care conţine mesaje primite care nu au fost şterse sau mutate în alt dosar. planificate sau repartizate altcuiva. − Tasks (Sarcini) accesează lista de sarcini curente. diverse evenimente şi şedinţe programate. Documentele şterse din Outlook ajung în acest dosar de unde se pot recupera. calendar şi componenta de poştă electronică.DESKTOP PUBLISHING 262 262 Figura 7. Utilizatorul poate cere programului Outlook să memoreze apelurile telefonice. numere de telefon. Astfel mesajele . Grupul Outlook Shortcuts conţine pictograme ce accesează principalele articole gestionate de program şi anume: − Outlook Today permite vizualizarea unui rezumat informativ preluând elementele specifice zilei curente din jurnalul de activităţi. adrese e-mail etc). adrese. mesajele e-mail primite şi transmise şi chiar şi fişierele deschise sau tipărite. adică mesaje e-mail şi faxuri.

el va afişa o serie de ferestre de dialog ce ghidează utilizatorul în procesul de creare a unui cont de e-mail. Se va deschide meniul contextual (Figura 7. organiza.2.2. se poate deschide un document Office sau se poate lansa în execuţie un program. − Small Icons pentru prezentarea de pictograme cu dimensiuni reduse. Structura barei Outlook se poate modifica în funcţie de preferinţele utilizatorului. După ce s-a executat clic pe comanda rapidă pentru a deschide un dosar de fişiere. 7. potrivit cerinţelor utilizatorului. Setările pe care le va face utilizatorul îi vor spune programului adresa de mail a serverului folosit pentru transmiterea şi primirea mesajelor.). Primele comenzi rapide sunt pentru deschiderea dosarelor My Computer. gestiona. De asemenea. în cadrul grupului activ. Pentru afişarea din nou a barei se va alege Outlook Bar din meniul View. Dosarul Drafs grupează mesajele care nu au fost expediate pentru că nu au fost încă terminate.1. putându-se adăuga noi grupuri. precum şi cele salvate şi neexpediate încă vor fi accesate prin clic pe pictogramele Sent Items şi respectiv OutBox.DESKTOP PUBLISHING 263 263 transmise. − Add New Group pentru adăugarea de grupuri noi. căuta fişierele şi dosarele de fişiere pe care acesta le conţine. care are următoarele opţiuni: − Large Icons (forma implicită) pentru prezentarea de pictograme cu dimensiuni mari. fără să se închidă programul Outlook. se poate deschide un subdosar pentru a-i vedea conţinutul. Atunci când se deschide pentru prima oară Outlook. − Outlook Bar Shortcut pentru inserarea de noi foldere în bara Outlook. Adăugarea conturilor de e-mail Pentru a putea primi şi transmite mesaje prin intermediul poştei electronice este necesară existenţa unui cont de e-mail găzduit de un server. Prin intermediul pictogramei Outlook Update utilizatorul poate accesa direct site-ul Microsoft dedicat actualizării produselor Office. şterge şi reconfigura grupurile existente. − Hide Outlook Bar permite ascunderea barei Outlook.2. − Rename Group pentru modificarea denumirilor grupurilor existente. Grupul Other Shortcuts conţine comenzi rapide pentru dosarele cu fişiere de pe hard-discul local sau reţea.2. Figura 7. My Documents şi Favorites din propriul calculator. − Remove Group pentru ştergerea grupului activ din bara Outlook. Aceste comenzi rapide constituie o alternativă la folosirea programului Windows Explorer pentru lucrul cu dosare de fişiere şi cu fişiere propriu-zise. se pot vedea. de . Se pot folosi comenzi rapide din dosarul Favorites pentru a deschide site-uri din Web în browserul instalat. Astfel de conturi pot fi obţinute contra cost sau pot fi create pe servere ce permit acest lucru. Aceste setări introduc. Utilizarea poştei electronice 7. Pentru personalizarea barei Outlook se poziţionează poinerul de mouse pe aceasta şi se execută clic pe butonul dreapta mouse.

dar de obicei constau în următoarele: − Your Name este numele „expeditorului“ în mesajele de e-mail transmise. aceasta este adresa la care va fi trimis răspunsul. Pentru a accesa componenta Outlook care este dedicată acestui tip de articole. În ecran va fi afişată fereastra Inbox împărţită în două panouri (Figura 7. crearea formatarea şi transmiterea lor. chiar şi fişiere de genul Microsoft Office. Drafts. pentru a crea un nou cont trebuie respectaţi paşii următori: 1. Toate mesajele primite sunt plasate în dosarul Inbox. Se apasă butonul Next. 6. Se vor introduce informaţiile necesare. Pentru conectarea la serverul de mail. 5. Dacă utilizatorul a anulat setarea contului de e-mail.2. faxurile primite prin modem-fax instalat în sistem. − Incoming mail server este adresa serverului de mail ce stochează mesajele transmise de utilizator. Se va deschide caseta de dialog E-mail Accounts.3). 7.2. Dacă în caseta de dialog apare butonul Test Account Settings acesta se apasă pentru testarea realizării conectării la serverul de mail. Ele variază în funcţie de tipul serverului de e-mail care a fost selectat la pasul 3. Atunci când cineva primeşte un mesaj şi apasă butonul Replay pentru a răspunde. dar care nu pot fi expediate imediat. În această categorie de articole intră mesajele de e-mail transmise prin reţea sau prin Internet. − User Name este numele pe care furnizorul de servicii Internet sau reţeaua îl folosesc pentru identificarea utilizatorului. − Outgoing mail server este adresa serverului de mail care procesează mesajele transmise de utilizator. Outlook trimite numele de utilizator şi parola. atunci când a deschis prima dată Outlook. se alege din bara de instrumente Outlook pictograma Inbox sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+I. articolele din cadrul unei discuţii. Panoul de jos afişează conţinutul mesajului selectat (mesajul propriu-zis). Se poate folosi orice nume sau parolă. . apoi Next. Dacă nu s-a realizat conectarea. Dacă fereastra Inbox nu este împărţită în două panouri se va realiza acest lucru prin activarea meniului View şi se alege comanda Preview Pane. se apasă butonul Back şi se modifică setările acolo unde este necesar. Iniţial acest panou conţine un singur mesaj de la Microsoft. Se alege tipul serverului de e-mail care va fi folosit şi apoi Next. Outlook va cere specificarea tipului serverului de e-mail. Va fi afişată caseta de dialog care va indica faptulul că s-a realizat cu succes setarea contului de mail. Sent Items şi Outbox sunt folosite pentru păstrarea şi gestionarea mesajelor. mesajele scrise şi salvate dar care încă nu au fost expediate sunt stocate în dosarul Drafts. Se apasă butonul Add New e-mail Account şi. Password este parola pe care furnizorul de servicii Internet sau reţeaua o folosesc pentru a evita accesul neautorizat la e-mail-ul utilizatorului respectiv. iar în dosarul Outbox sunt stocate temporar mesajele e-mail trimise.DESKTOP PUBLISHING 264 264 asemenea. Compunerea unui nou mesaj şi pregătirea lui pentru transmitere Outlook permite administrarea mesajelor de poştă electronică. Cel de sus afişează o listă a mesajelor. 4. copiile tuturor mesajelor expediate sunt înregistrate în Sent Items. Se activează meniul Tools şi se alege opţiunea e-mail Accounts. Dosarele Inbox. ce spune „Bun venit în Outlook“. în Outlook numele utilizatorului şi parola necesară accesării contului de mail. 2. − E-mail este adresa de e-mail a utilizatorului. 3.

se execută clic pe titlul acesteia.3. − Attachment arată dacă expeditorul a ataşat un fişier mesajului. − Icon prezintă o imagine a unui plic sigilat.DESKTOP PUBLISHING 265 265 Figura 7. sau se selectează opţiunea New Mail Message (Ctrl+N) din meniul Actions. − Received arată data şi ora la care mesajul a fost primit. Pe ecran apare fereastra Untitled Message. Atunci când se afişează fereastra Inbox. Dacă se acţionează dublu clic pe mesaj pentru al citi. − From afişează numele expeditorului. se pot sorta mesajele după data şi ora la care au fost primite executându-se clic pe Received. Pentru a sorta mesajele după una dintre coloane. De exemplu. − Flag Status afişează un steag dacă mesajul a fost marcat. plicul se deschide. . − Subject prezintă o scurtă descriere a mesajului. Pentru compunerea unui mesaj se parcurg următorii paşi: 1. Outlook va afişa următoarele titluri de coloane Sort By: − Importance afişează un icon care arată dacă expeditorul a marcat mesajul cu o importanţă mare sau mică. bara de instrumente se va modifica pentru a oferi butoanele de e-mail. Imediat deasupra panoului cu lista mesajelor. În fereastra Inbox se execută clic pe butonul New Mail Message (din capătul din stânga al barei cu instrumente).

Diferenţa constă în faptul că trimiterea de mesaje drept „copii oarbe“ nu este vizibilă celorlalţi destinatari. se plasează punctul de inserţie pe zona de text a mesajului. 2. Alegerea persoanei se face prin tastarea primelor litere din numele destinatarului sau click pe numele acestuia din lista derulantă afişată. În caseta de text Subject. registre de calcul de din Excel. Mesajul se transmite executând clic pe butonul Send al barei de instrumente sau se activează meniul File şi se alege comanda Send. . În cazul în care se doreşte trimiterea alături de mesajul respectiv şi a unui fişier (ataşarea unui fişier) se procedează astfel: a) În fereastra Message. urmată de clic pe butonul To . Formatarea mesajului se realizează cu ajutorul instrumentelor clasice ale editoarelor de texte. Prin urmare se activează meniul Format şi se alege comanda Font. 5. 3. prezentări din PowerPoint. se introduce subiectul mesajului.4. Se introduce adresa de e-mail în caseta To. La apelarea adreselor de mail disponibile este afişată fereastra de selecţie a numelor. Se pot trimite prin mail şi documente din Word. sau se execută clic pe butonul Insert File de pe bara de instrumente. În cazul în care se va alege un destinatar al mesajului din lista persoanelor de contact. sau se utilizează instrumentele de formatare ale barei Formatting.DESKTOP PUBLISHING 266 266 Figura 7. apoi se activează meniul Insert şi se alege comanda File. dacă se doreşte expedierea acestora. sau orice document creat într-o aplicaţie sub Windows. sau se execută clic pe butonul To… şi se alege adresa de e-mail din lista adreselor memorate de programul Outlook în secţiunea persoanelor de contact Contacts. 4. Se introduc în caseta de text Cc (Carbon Copy) adresele de mail ale eventualilor destinatari a copiei mesajului şi a „copiei oarbe“ Bc (Blind Copy). Destinatarii copiilor pot fi specificaţi şi ulterior reapelându-se fereastra Select Names prin clic pe butonul Cc… al ferestrei Message. Validarea destinatarilor pentru noul mesaj se realizează prin apăsarea tastei Enter sau prin clic pe butonul OK al ferestrei Select Names. acesta se alege din lista derulantă Show Names from the.

Pentru aceasta se selectează caseta de validare Have Replies Sent şi se precizează numele persoanei. Outlook permite: − Marcarea importanţei mesajului. e) Se execută clic pe OK pentru a insera fişierul în mesajul corespunzător. Din lista derulantă Importance se selectează nivelul de prioritate dorit: Low – scăzut. După transmiterea mesajului acesta mai poate fi vizualizat prin alegerea din bara Outlook a grupului My Shortcuts şi a pictogramei Sent Items. d) Din caseta List se selectează fişierul care va fi ataşat. în fereastra Message se execută clic pe eticheta Options (Figura 7. c) Din lista derulantă Files of Type… se selectează tipul de fişier – de exemplu. Normal sau High – ridicat. Word sau Excel. − Protejarea mesajele. − Să se precizeze numele persoanei căreia trebuie să-i fie trimis mesajul. Private – pentru a interzice modificarea mesajului după ce va fi expediat şi Confidential – pentru a arăta că mesajul este confidenţial. Se selectează caseta de validare Use Voting Buttons şi se alege una dintre opţiunile: Approve – aprobat sau Reject – respins. Figura 7. Personal – pentru a semnala un mesaj de natură personală. Trebuie specificat că mesajele nu sunt transmise imediat după apăsarea butonului Send.6).. Se poate folosi şi butonul Select Names pentru a deschide agenda de adrese. − Să se permită destinatarilor să-şi exprime votul într-o anumită problemă. În cazul în care se doreşte selectarea opţiunilor pentru e-mail.DESKTOP PUBLISHING 267 267 b) Din lista derulantă Look In… se selectează unitatea de disc şi dosarul ce conţine fişierul care va fi ataşat. Din lista derulantă Sensitivity se selectează una dintre următoarele opţiuni: Normal − pentru a semnala un conţinut standard. Fişierul ataşat apare ca un icon (pictogramă) în cadrul mesajului. ele fiind plasate în dosarul Outbox până în momentul conectării la server. .5.

DESKTOP PUBLISHING 268 268 − Salvarea mesajul în dosarul Sent Items. − Precizarea următoarelor opţiuni de expediere: data şi ora de expediere a mesajului (caseta de validare Do Not Deliver Before). For Your Information (spre informare). Reply (răspunde). Tipurile de marcaje folosite în Outlook sunt: Follow Up (continuare). dacă este validată caseta Save Sent Massage To. Read (citeşte).6. − Utilizarea marcajelor pentru mesaje. în fereastra Message se execută clic pe icon-ul Message Flag. Pentru marcarea mesajelor.7. Reply to All (răspunde la tot). data şi a ora la care expiră valabilitatea mesajului ( caseta de validare Expires After ). care este cel implicit. . Forward (înaintează altor persoane). În ecran este afişată caseta Flag for follow Up prezentată în figura următoare din care se aleg marcaje executând clic pe săgeata de derulare Flag to. Figura 7. Figura 7. No Response Necessary (nu este necesar răspuns).

2. selectându-se din listă opţiunea Other Folders. acestea sunt vizibile în partea inferioară a casetei Message. în timp ce Reply to All va conduce la trimiterea de mesaje pentru expeditorul şi toţi destinatarii e-mai-ului original. În mod implicit toate e-mail-urile sunt depozitate în dosarul Inbox. În cazul în care. 5. Presupunând că dorim să plasăm mesajele sosite de la expeditorul “Popa Corina” într-un folder separat numit „Corespond-PC” se vor parcurge următorii paşi: 1. sunt recepţionate noi mesaje. Dacă există fişiere ataşate. 3. În ecran este afişată caseta Select Folder şi se execută clic pe butonul New. după contactarea serverului de e-mail. În secţiunea Wasys to Organize Inbox se selectează Using Folders. Pentru vizualizarea conţinutului unui mesaj recepţionat din listă. . Dacă se execută clic pe butonului Reply va apela caseta Message generând automat un mesaj de răspuns pentru expeditorul mesajului selectat. 4. Se completează numele noului folder în rubrica Name a casetei Create New Folder după care se execută clic pe butonul OK. Recepţionarea mesajelor de e-mail şi organizarea lor în foldere (dosare) diferite Serviciul de recepţionare a noilor mesaje integrat programului Outlook se activează executând clic pe butonul Send/Receive sau prin apăsarea tastei F5.DESKTOP PUBLISHING 269 269 7. Se execută clic pe butonul Organize din bara de instrumente Standard. acestea vor fi afişate în lista ferestrei Inbox. Totuşi Outlook oferă posibilitatea de direcţionare a mesajelor către foldere diferite în momentul recepţionării. Outook permite retransmiterea unui mesaj primit selectându-l în fereastra Inbox şi executând clic pe butonul Forward. se execută dublu clic pe mesajul ales din cadrul listei Inbox apelând fereastra Message.3. Se alege opţiunea Create a rule to move new messages from… into… (crearea unei reguli pentru mutarea mesajelor noi de la persoana respectivă într-un folder).8. 2. Figura 7.

Programul Outlook facilitează lucrul cu adresele poştale. dar şi alte informaţii despre persoanele de contact. Gestionarea persoanelor de contact Buna desfăşurare a activităţilor desfăşurate sau în curs de desfăşurare este completă în momentul în care contactele cu diferitele persoane şi firme sunt bine structurate.DESKTOP PUBLISHING 270 270 Figura 7.9. adresele de email. 7. sub forma cărţilor de vizită. 6. apelabilă din bara Outlook prin pictograma Contacts. . Afişarea persoanelor de contact se realizează în cadrul ferestrei Contacts. Fereasta Contacts afişează pe ecran o parte a persoanelor de contact disponibile. numerele de telefon. iar pentru un acces rapid la cartea persoanei căutate se pot utiliza butoanele de index din partea dreaptă a ecranului de vizualizare. Se finalizează operaţiunea executând clic pe butonul OK al casetei Select Folder.3.

Crearea unui nou articol de tip persoană de contact se realizează dacă se execută clic pe butonul New Contact al barei cu instrumente Standard sau dacă se activează meniul Actions şi se alege comanda New Contact (Ctrl+N). .10.DESKTOP PUBLISHING 271 271 Figura 7. Figura 7. În ecran se deschide caseta Contact.11.

firma unde îşi desfăşoară activitatea. sau se execută clic pe butonul New din bara de instrumenteşi si se alege opţiunea Distribution List. faxul şi telefonul mobil. a unei scrisori. Distribution List.13) se tastează numele sub care va fi înregistrată lista după care se execută clic pe butonul Select Members pentru a stabili persoanele ce vor fi incluse în listă (acestea trebuie să fi fost anterior incluse în lista de contacte). Figura 7.12. .DESKTOP PUBLISHING 272 272 Elementul care trebuie specificat în mod obligatoriu la crearea unui articol Contact este numele persoanei sau firmei de contact. numărul telefonului de la firmă. în dreapta. Sunt solicitate funcţia persoanei. o etichetă pentru cartea de vizită ce facilitează organizarea listei persoanelor de contact (File as). După introducerea informaţiilor disponibile se va apăsa butonul Save&Close pentru revenirea la fereasta Contacts sau Save&New pentru adăugarea unei noi persoane. Crearea articolelor persoană de contact îşi găseşte utilitatea atunci când se doreşte comunicarea mai rapidă cu respectiva persoană. Există situaţii când este extrem de utilă gruparea mai multor persoane dintre cele înregistrate în agenda Outlook pentru a eficientiza activitatea de corespondenţă. adresa de e-mail şi site-ul de Web. Trecerea de la un câmp la altul se face cu tasta Tab. în stânga. Pentru a crea o astfel de listă se vor parcurge următorii paşi: 1. Outlook oferă soluţia înfiinţării unei liste de distribuţie pentru a elimina necesitatea căutării de fiecare dată a respectivelor persoane. Se execută clic pe numele persoanelor şi apoi clic pe butonul Add. 2. Se activează meniul File şi se alege comanda New. iar revenirea la câmpul anterior din formular se realizează prin apăsarea simultană a tastelor Shift+Tab. Următoarea secţiune grupează informaţiile referitoare la adresa poştală (butonul Address). restul informaţiilor fiind completate doar dacă sunt cunoscute. de acasă. în cazurile în care se constată că se trimit frecvent mesaje unor anumite persoane. În caseta Distribution List (Figura 7. De exemplu. sau a unei invitaţii la o întâlnire ori apelarea telefonică a respectivei persoane. trimiterea unui mesaj.

Contactele aferente membrilor individuali ai grupului vor putea fi folosite în continuare în mod separat. zile de naştere).4. Calendarul de activităţi Outlook. dar şi planificări de şedinţe. lunile şi chiar anii următori.14). marcării evenimentelor (aniversări.DESKTOP PUBLISHING 273 273 Figura 7. Numele noului grup va fi disponibil în fereastra Contacts însoţit de o pictogramă specifică listelor de distribuţie. prin componenta sa denumită Calendar poate realiza planificarea activităţilor din zilele. în intervalele în care există timp disponibil. De asemenea oferă posibilitatea rezervării de timp pentru întâlnirile unice sau periodic. . În final se apasă butonul Save and close.13. 3. Apelarea componentei Calendar se face prin intermediul butonului Calendar din bara Outlook şi are ca efect deschiderea ferestrei Calendar (Figura 7. 7. săptămânile.

evenimentele neprogramabile în zona evenimentelor. Pentru trecerea de la vizualizarea calendarului pentru ziua curentă la cel al altor zile. În mod implicit navigatorul afişează doar două luni (Figura 7.DESKTOP PUBLISHING 274 274 Zona de evenimente Navigatorul de date Panoul de activităţi Zona programărilor Figura 7. iar sarcinile în panoul de activităţi. se vor trage cu mouseul marginile din partea stângă şi de jos ale navigatorului.15). Figura 7. în vederea redimensionării. Dacă se doreşte afişarea a mai mult de două luni. Outlook afişează ecranul de vizualizare a calendarului pentru data curentă. se poate alege o dată calendaristică sau mai multe (prin ţinerea apăsată a tastei CTRL pentru o selecţie discontinuă) din „navigatorul de date“. comutarea de la o lună la alta realizându-se prin săgeţile situate în stânga respectiv în dreapta sa.14 În mod implicit.15. indicând întâlnirile şi şedinţele asociate acesteia în zona programărilor. .

− pentru vizualizarea unei întregi luni.16 .16). Figura 7. cea mai rapidă fiind aceea a selectării cu mouse-ul a perioadei programării din zona de programări (este necesar ca fereastara Calendar să se afle în modul de afişare zilnică.1. cât şi a programărilor şi evenimentelor periodice. fără repetabilitate. 7. seminarii etc. pe durata desfăşurării programării astfel create.4. calendarul este indisponibil pentru alte activităţi. Evenimentele sunt activităţi ce se întind pe parcursul unei zile. cum ar fi zilele de naştere. − pentru vizualizarea unei săptămâni. Programările sunt activităţi dijn cadrul calendarului cu o anumită durată în timp. Microsoft Outlook oferă posibilitatea includerii în calendar atât a programărilor şedinţelor şi evenimentelor unice.DESKTOP PUBLISHING 275 275 Schimbarea numărului de zile calendaristice ce vor fi urmărite se realizează cu ajutorul unuia dintre butoanele din bara de instrumente: − pentru vizualizarea unei singure zi. după care se validează cu tasta Enter. − pentru vizualizarea zilelor zilelor lucrătoare ale săptămânii. Afişarea chenarului de culoare albastră indică faptul că. nu săptămânală ori lunară). care nu implică şi participarea altor persoane la desfăşurarea lor şi alocarea de resurse. sau a mai multor zile. În zona programărilor apare un chenar suprapus peste reprezentarea grafică a perioadei de desfăşurare a programării (Figura 7. Se începe apoi editarea denumirii programării. Crearea de programări unice Se realizează prin diferite moduri. Acestea sunt elementele ce deosebesc programările de şedinţe – întâlnirile la care sunt invitate şi alte persoane.

Oricare ar fi modalitatea de apelare. În cazul în care se doreşte averizarea apropierii datei respectivei programări. − Tentative (Provizoriu liber).17. ce simbolizează . Acesta este motivul pentru care se recomandă utilizarea ferestrei Appointment (Figura 7. Lista derulantă Show time as dă posibilitatea ca timpul derulării să fie marcat ca: − Busy (Ocupat). proporţională ca mărime cu durata activităţii. precum şi data şi ora terminării. data şi ora începerii. Figura 7.DESKTOP PUBLISHING 276 276 Metoda de creare a programărilor unice prezentată mai sus. O altă posibilitate de creare a unei programări noi este apelarea opţiunii New Appointment din meniul Actions. fereastra Appointment solicită identificarea programării prin subiect. Starea asociată programării este implicit Busy lucru sugerat de afişarea unei linii albastre în partea stângă a chenarului. nu oferă suficiente informaţii referitoare la tipul programării (personală sau nu).17.) în cazul plasării de programări în cadrul calendarului. − Free (Liber). deşi este extrem de facilă şi rapidă. categoria căreia îi aparţine. − Out of Office (Plecat din birou). se bifează caseta Reminder şi se alege din lista derulantă asociată perioada de timp dintre avertizare şi programarea planificată. loc de desfăşurare. locul de desfăşurare etc. Apelarea acesteia se realizează prin intermediul butonului New Appointment din bara de instrumente sau prin selecţia New Appointment din meniul contextual apelat la clic cu butonul drept al mouse-ului pe suprafaţa zonei programărilor.

Holliday. se poate plasa o descriere mai amănunţită a programării sau se poate ataşa un fişier exemplificativ efectuând clic pe butonul Insert File din bara de instrumente. prin bifarea căsuţei Autimatically start NetMeeting/NetShow with Reminder. . În caseta de text de dimensiuni mai mari din partea inferioară a ferestrei. În caseta Office document se va specifica calea şi documentul ce va fi preluat în colaborare atunci când participanţii vor fi convocaţi.2. 7. În această situaţie în caseta Event Adress se va specifica adresa la care NetShow este programat să fie lansat. ceea ce va implica specificarea în lista intitulată Directory Server a serverului ce va fi utilizat pentru conexiunea online. Figura 7. Activitatea poate fi una fizică. prin selectarea din lista asociată: Microsoft NetMeeting ori NetShow Services. dar nu au oră de debut şi oră de sfârşit. În cazul în care este programată o prezentare ce poate fi urmărită online. fie de natura colaborării la anumite documente. Programarea poate fi asociată uneia din categoriile deja definite: BusinessCompetition. fie de natura prezentărilor online. bleu pentru Tentative şi mov pentru Out of office. caz în care nu se bifează căsuţa This is an online meeting using…. În subsolul ferestrei se pot specifica persoanele de contact asociate programării. Dacă activitatea ce este planificată este lucrul în colaborare la un document Word sau Excel se va opta pentru NetMeeting. Linia este de culoare albă dacă starea asociată programării este Free. Crearea de evenimente unice Evenimentele se diferenţiază de programări prin aceea că sunt asociate unei anumite zile. se va alege din lista This is an online meeting using…opţiunea NetShow Services.4.18. International. în funcţie de modalitatea de creare a contului NetMeeting pe server. etc.DESKTOP PUBLISHING 277 277 programarea în zona special destinată din fereastra Calendar. În cazul activităţilor online. Pentru crearea unui eveniment unic se selectează cu mouseul zona evenimentelor. există posibilitatea lansării NetMeeting ori NetShow odată cu avertizorul. sau poate fi integrată într-o categorie definită de utilizator. Favorities. Gifts. Adresa organizatorului sesiunii de comunicare va fi indicată în caseta Organizer’s e-mail. sau una online caz în care se va specifica şi modalitatea de comunicare. care în momentul selecţiei îşi va schimba culoarea în alb şi se începe tipărirea denumirii evenimentului validată prin apăsarea tastei Enter. Validarea casetei Private corespunde unei programări private ce nu poate fi vizualizată de restul persoanelor care au acces la acel folder (dosar). aceasta putând fi o adresă de e-mail de Intranet sau Internet. prin adăugarea în funcţie de necesitate ori prin selectarea din lista de persoane existente deja în modulul Contacts. Altă modalitate de inserare a evenimentelor unice este alegerea opţiunii New All Day Event din meniul contextual (accesat prin clic butonul dreapa mouse pe suprafaţa zonei programărilor).

).4.19.DESKTOP PUBLISHING 278 278 Se va deschide fereastra Event (Figura 7. De remarcat faptul că fereastra Event nu conţine informaţii privitoare la oră. se dezactivează caseta All Day Event din fereastra Event. fiind solicitate informaţii referitoare la ora începerii şi ora terminării. iar caseta All Day Event este bifată.20. .3. Figura 7. cu o structură asemănătoare cu cea a ferestrei Appointment. care va solicita o deschidere a evenimentului similară celei făcute pentru programări. Crearea de programări periodice Se realizează prin selectarea din meniul Actions al ferestrei Calendar şi a comenzii New Reccurring Appointment sau prin selecţia New Recurrung Appointment din meniul contextual apelat la clic cu butonul drept al mouse-ului pe suprafaţa zonei programărilor. 7. Pentru transformarea unui eveniment într-o programare. Specificul acestor programări este acela că se precizează periodicitatea lor (Figura 7.19). celelalte caracteristici fiind comune cu cele ale programărilor unice.

În funcţie de tipul periodicităţii programării trebuie indicate diferite elemente descriptive ale modului de repetare. Se va specifica data primei programări din cadrul setului recurent. Mutarea unei programări la o altă oră se face prin tragerea cu mouse-ul a programării mai sus sau mai jos. iar dacă este cunoscută. în dreptul altei ore. data ultimei recurenţe ori numărul de programări după care se va încheia ciclul. Singurii parametrii modificaţi sunt ora de început şi ora de terminare. Mutarea unei programări sau a unui eveniment la o altă dată se face prin tragerea cu mouseul a programării sau evenimentului peste ziua aleasă din cadrul „navigatorului de date“. din bara de instrumente. durata periodicităţii (zilnică. Fereastra Appointment Reccurence solicită informaţii privind intervalele de recurenţă ale programărilor: ora de început şi de sfârşit. chiar şi durata. Celelalte caracteristici ale programării rămân identice. săptămânală. . lunară sau anuală) şi data primei şi ultimei programări periodice.20.. O programare unică poate fi transformată într-o programare periodică prin activarea ferestrei Appointment urmată de clic pe butonul Recurrence.DESKTOP PUBLISHING 279 279 Figura 7.. în cadrul zonei de programări.

Pentru trnsmiterea ulterioară a noilor coordonate destinatarilor.4.4. Figura 7. din diferite motive se doreşte schimbarea datei şi orei de începere. Destinatarii invitaţiei la şedinţă pot transmite mesaje de confirmare a participării la şedinţă sau de solicitare de informaţii suplimentare referitoare la şedinţa programată. spre noua oră. similară cu fereastra Select Names reprezentată anterior. Planificarea şedinţelor 280 280 În Outlook o şedinţă se desfăşoară prin comunicări între două sau mai multe persoane. în cazul în care nu a fost selectat butonul Yes. se va redeschide fereastra şedinţei şi se va alege din bara de instrumente butonul Send Update. Pentru transmiterea invitaţiei la o şedinţă se va apela la serviciul de e-mail. În momentul în care se eliberează butonul mouse-ului se va afişa o casetă de dialog care solicită răspunsul privind dorinţa de notificare a invitaţiilor.21. ) asemănătoare cu fereastra Appointment. activându-se meniul Actions din care se optează pentru New Meeting Request. Se va deschide fereastra Meeting (Figura 7. faţă în faţă ori la distanţă. sau zi. În cazul în care după un timp. De menţionat faptul că se va introduce destinatarul sau destinatarii respectivei invitaţii la şedinţă printr-o casetă denumită Select Attendents and Resources. se va realiza transmiterea invitaţiei prin intermediul butonului Send din bara de instrumente.DESKTOP PUBLISHING 7. Pentru informarea lor se va selecta butonul Yes. caz în care se vor utiliza mijloace specifice de comunicare. se va trage cu mouse-ului reprezentarea grafică a şedinţei de pe suprafaţa programărilor din fereastra Calendar. şi care este apelabilă executând clic pe butonului To… După completarea câmpurilor de descriere a şedinţei comune cu cele de descriere a programărilor. .21.

Normal (Normală). High (Maximă prioritate).22 . Figura 7. Crearea unei sarcini noi în componenta Tasks se realizează executând clic pe butonul New Task (sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+K). Atunci când o sarcină ajunge să fie finalizată. lista sarcinilor de îndeplinit din ecranul Task va conţine denumirea sarcinii barată orizontal. În Progress (În curs de desfăşurare). stadiul de dezvoltare al sarcinii (Status) ce poate fi: Not Shared (Nu a fost începută). 7.22) solicită specificarea denumirii sarcinii (Subject). pe care le defineşte ca activităţi ce trebuie efectuate sau pot fi reparizate altor persoane. urmând a se selecta din meniul Appointment comanda Cancel Meeting. Crearea unui articol de tip sarcină se poate realiza atât în componenta Calendar în cadrul panoului de activităţi. cât şi în componenta Tasks. data la care se începe rezolvarea sarcinii (Start date). datei limită de rezolvare a sarcinii (Due date − dacă are). Completed (Rezolvată). Gradul de finalizare a rezolvării sarcinii se indică procentual în caseta % Complete.DESKTOP PUBLISHING 281 281 Pentru anularea unei şedinţe se va deschide fereastra Meeting corespunzătoare . Fereastra Task (Figura 7. Waiting on someone clase (Aşteptând pe altcineva) sau Deferrend (Amânată). În ecran se va deschide o casetă de dialog pentru alegerea informării (Send cancellation and delete meeting) sau neinformării (Delete without sending a cancellation) invitaţilor la respectiva şedinţă. Urmărirea îndeplinirii sarcinilor Componenta Tasks a programului Outlook gestionează eficient „sarcinile“. Utilizând cea de-a doua variantă se pot introduce informaţii suplimentare privitoare la sarcina respectivă.5. Prioritatea sarcinii este indicată în lista derulantă Priority şi poate fi: Low (Redusă).

24) va trebui completată cu denumirea subiectului activităţii de înregistrat.23. fax. documente Office deschise.DESKTOP PUBLISHING 7.). Anumite activităţi sunt memorate în mod automat de jurnal (transmitere şi recepţionare de e-mail. se va executa clic pe butonul New Journal din bara cu instrumente a jurnalului. în timp ce altele vor fi incluse în desfăşurătorul cronologic al jurnalului (Figura 7. Jurnalul de activităţi desfăşurate 282 282 Jurnalul de activităţi se activează din bara Outlook. sarcina etc. Dacă se doreşte memorarea în jurnal a anumitor acţiuni neincluse în fereastra Options. Jurnalul grupează articolele cronologic pe orizontală şi după tip (scrisoare.23. tipul activităţii (transmitere fax etc.) persoana de contact. Restul elementelor sunt comune cu ferestrele Appointment sau Event.) doar la cererea utilizatorului. Fereastra astfel activată (Figura 7.6. Pentru alegerea categoriilor de activităţi ce vor fi înregistrate de jurnal se deschide meniul Tools şi se alege comanda Options urmând a se specifica în caseta de dialog activă tipurile de activităţi. data şi ora începerii şi durata. . componenta My Shortcuts şi are rolul de a înregistra activităţile desfăşurate. pe verticală. Figura 7.). invitaţii la şedinţe etc. e-mail.

Gestionarea notiţelor Programul Outlook consideră însemnările din componenta Notes ca echivalent electronic al Post-it-urilor (Figura 7. informaţii utile notate spre o utilizare ulterioară.DESKTOP PUBLISHING 283 283 Figura 7. . numere de telefon. idei. transmise altor persoane.7.25.24 7. transformate în alte articole Outlook sau şterse în funcţie de necesităţi.25) pe care se pot nota diferite mici remarci. Figura 7. Aceste notiţe vor putea fi apoi citite.

Dacă se doreşte comunicarea conţinutului unei notiţe şi altor persoane se execută clic cu butonul drept al mouse-ului pe notiţa din fereastra Notes. culoarea de fundal a notiţei poate fi schimbată. Green (verde). Figura 7. Pentru aceasta din fereastra Notes se trage cu mouse-ul pictograma notiţei. notiţa fiind reprezentată ca pictogramă pe suprafaţa de editare a textului. Se deschide astfel o fereastră Appointment căreia i-a fost completată deja informaţia referitoare la subiect cu titlul notiţei. fie prin alegerea opţiunii Delete din meniul contextual. plecând tocmai de la analogia cu Post-it. transmiterii lor persoanelor interesate. După o anumită perioadă.DESKTOP PUBLISHING 284 284 Apelul secţiunii Notes a programului Outlook se face prin selectarea din bara Outlook a pictogramei Notes. se va salva acest nou articol. Pink (roz). urmând a se completa doar destinatarul înaintea trimiterii. . Pentru crearea unei notiţe se poate efectua clic pe butonul New Note a ferestrei Notes (Figura 7.expirării valabilităţii datelor conţinute sau altor motive. subiect al transformării. Secţiunea Subject este completată automat cu titlul notiţei.26.26) sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+N. Din meniul contextual se alegerea comanda Forward. Ştergerea notiţelor se face fie executând clic pe butonul Delete din bara de instrumente. Notiţele şterse vor putea fi regăsite în cadrul gestionarului de obiecte şterse (Deleted Items). Există posibilitatea de a transfera conţinutul unei notiţe într-un articol de tip Calendar în cazul în care aceasta specifică date despre un anumit eveniment. Se va deschide o fereastră Message. Culoarea implicită a fundalului notiţelor este cea galbenă (Figura 7. anumite notiţe devin inutile datorită preluării informaţiei pe care o conţineau în alte tipuri de fişiere. sau mai în concordanţă cu mesajul conţinut. Yellow (galben) sau White (alb). peste pictograma Calendar a barei Outlook.25). În măsura în care se consideră o altă culoare mai agreabilă utilizatorului. După completarea datelor necesare ferestrei. din care se va alege Color şi apoi culoarea dorită: Blue (albastru). Pentru aceasta se execută clic cu butonul drept al mouse-ului pentru deschiderea meniului contextual.

.mediu şi canal de comunicare.ro. (2002). Mureşan Laura.. Cosăcescu Luana. Microsoft Windows XP.ro. Bucureşti: Editura Comunicare. (1994). Bucureşti: Editura Tehnică.. J. Bucureşti: Editura Rentrop&Straton. Oancea Mirela. Bucureşti: Editura Tehnică.ro. Excel 5. G. (2003). evoluţie. Manualul întreprinzătorului − Cum să faci prezentări eficiente. perspective. A. Office XP. Internet – istoric. Kent Peter. Internet cu Windows. (2005). (trad. Ionescu Iuliana. (2001).). Calciu Mihai. James B. Bucureşti: Editura Teora. Grosseck. Comunicarea în afaceri. Somnea Dan.DESKTOP PUBLISHING 285 285 8. Timişoara: Editura Universităţii de Vest. (1999). Bucureşti: Editura Teora. (2008).0 cu aplicaţii în management. Bucureşti: Editura Teora. Bucureşti: Editura Teora. J. Michael Halvorson. (1994). Bibliografie 1. (2007). Bucureşti: Editura Teora. Internet în imagini. Steve. Bucureşti: Editura Teora. C. 10. G. L. Secretariat şi corespondenţă. Bucureşti: Editura Teora. Birotica. (2007). Moraru. 11. Microcalculatorul . 15.). 2.Baird. Bucureşti: Editura Comunicare. Ionescu Cruţan Nicolae (traducere). Bucureşti: Editura Teora. S. Microsoft PowerPoint 2000. Chiriacescu. (2008). Bucureşti: Editura InfoMega. 7. Somnea Dan. 6. Kasser Barbara. Kraynak Joe. Preda. F.). Perry. J. 8. Stull. 4. Bucureşti: Editura Teora. Mocanu. (1997). (2000). (trad. John W. Bucureşti: Editura ALL. 12. . (2007). 13. Dumitrescu Emil. Birotica 2000. F. Microsoft Office Excel 2003. Kraynak. Chiriacescu Adriana.. Stanciu Andrei. 14. Bucureşti: Editura Comunicare. Maxim Cornelia. Moraru. (1998). Ionescu Cruţan Nicolae (traducere) (1999). Corespondenţa de afaceri în limbile română şi engleză. Mureşan. 19. Calciu Mihai. 5. 16. et al. (trad. 9. Microsoft Office 2007 5 în 1. (2001). 17. 3. Corespondenţa de afaceri în limbile română şi engleză. Bucureşti: Editura Teora. Utilizare INTERNET Ediţia a III –a. (2002). 18. Microsoft Office2000 Small Business. Găitănaru Andrei. Steve. (2001).