You are on page 1of 58

PENGURUSAN REKOD DAN FAIL

12/31/2012

SMK. ELOPURA 2, SANDAKAN, SABAH ( PENANDA ARAS )

SEJARAH SEKOLAH
Bangunan asal SMK. Elopura 2, Sandakan telah mula dibina pada tahun 2000 dan siap dibina sepenuhnya pada tahun 2002. Bangunan sekolah ini telah digunakan secara rasminya pada 01.01.2003. Namun demikian pihak sekolah telah berbincang dengan pihak kontraktor untuk menggunakan bangunan tersebut bermula 28.09.2002. SMK. Elopura 2, Sandakan telah mula beroperasi pada 01 Januari 2002. Pada mula pembukaannya, SMK. Elopura 2 telah menumpang sementara waktu di SK. Mawar, Jalan Sibuga, Sandakan. (Januari 2002 Oktober 2002)
12/31/2012 2

JAWATANKUASA PELAKSANA
NOOR HAMIZAM SHAH BIN MD. NORDIN Penasihat Pengetua

UMI KALTHUM BINTI MOKHSIN Pengerusi I Penolong Kanan Kurikulum

ROSANER BINTI SAMAN Setiausaha Ketua Pembantu Tadbir

NOORMAH BT PANNUH Pengerusi II Penolong Kanan HEM

UMI KALTHUM BINTI MOKHSIN Pengerusi I Penolong Kanan Kurikulum

PRISLEY KALANG Pengerusi III Penolong Kanan KOKUM

12/31/2012

AJK FAUZIAH BT NUJUM NUR AZLINA AMAI ABDULLAH FAUZAH BT MOHD YUNUS RAZMAN BIN ABD RAOP ANITA BT OMAR MAYA ZULAZLAN BIN SIDEK DG. NORHAYATI PG ABDULLAH MARIANI BT KANDARI SARIMAH BT HAZAHARI MOHD SARLEZAN BIN KEFFLEE

RENUNGKAN

Adakah Sistem Fail Anda Logik? Adakah Sistem Fail Anda Praktikal? Adakah Sistem Fail Anda Mudah? Adakah Sistem Fail Anda Berfungsi? Adakah Sistem Fail Anda Berkait Rapat Dengan Jadual Pemisahan Rekod? Adakah Sistem Fail Anda Fleksibel? Adakah Sistem Fail Anda Mempunyai Standard?
4

12/31/2012

RAMUAN

1.
2.

3.
4.

Komited Kerjasama Ilmu Berterusan

12/31/2012

OBJEKTIF PENGURUSAN REKOD DAN FAIL Memperbaiki kualiti pengurusan rekod dan fail agar lebih kemas dan sistematik. Melaksanakan penyeragaman kod fail seperti yang dikehendaki oleh Arkib Negara. Penerimaan dan penghantaran dokumen kerajaan dapat direkodkan dengan teratur. Rekod mudah dicari apabila diperlukan. Tindakan segera terhadap arahan kerajaan/ Ketua Jabatan dapat dilakukan dengan adanya pengurusan rekod fail yang sistematik.
6

12/31/2012

RASIONAL PENGURUSAN REKOD DAN FAIL (KELEMAHAN JIKA FAIL TIDAK DIURUS DENGAN BETUL)
KESELAMATAN Orang Awam Pencuri maklumat Musuh-Musuh Negara Bencana Alam Banjir Hujan Cahaya Panas Kebakaran Keperluan Penyimpanan Rekod Berpusat Memudahkan Pencarian Memudahkan Penyelenggaraan Penjimatan Ruang
12/31/2012

KENAPA REKOD PERLU DI JAGA? Bahan Bukti Bahan Sejarah Bahan Penyelidikan / Rujukan SIAPAKAKAH MUSUH REKOD? Faktor Fizikal Tempat Simpanan Cahaya, Suhu dan Kelembapan Habuk / Bencana Alam Faktor Biologikal Binatang/Serangga Kulat/Cendawan Faktor Kimiawi Rekod diwujudkan mempunyai bahan kimia Pencemaran Alam Sekitar Faktor Manusia Manusia Tidak Perihatin Tentang Penjaga Rekod 7

RASIONAL PENGURUSAN REKOD DAN FAIL (KELEMAHAN JIKA FAIL TIDAK DIURUS DENGAN BETUL)

FAIL HILANG / TIDAK DAPAT DIKESAN


Guna fail sementara sampul kecil Maksima 3 bulan sahaja boleh tunggu, jika tidak dapat dikesan buka jilid baru. Semak / tanya pemegang terakhir. Semak kad / catatan/ doket pergerakan Selongkar / siasat
8

12/31/2012

RASIONAL PENGURUSAN REKOD DAN FAIL (KELEMAHAN JIKA FAIL TIDAK DIURUS DENGAN BETUL)

PENGGUNA TIDAK MELALUI REGISTRI


Pergerakan mesti melalui registri. Pergerakan fail kepada pegawai lain direkodkan. Memaklumkan kepada registri Menggunakan borang transaksi.
9

12/31/2012

RASIONAL PENGURUSAN REKOD DAN FAIL (KELEMAHAN JIKA FAIL TIDAK DIURUS DENGAN BETUL)

SEBAB FAIL HILANG / TIDAK DAPAT DIKESAN


FAIL TIDAK HILANG MELAINKAN Niat Tidak Baik Berkepentingan Salahlaku Unsur jenayah FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN Kelemahan manusia Kurang patuh prosedur Tiada arahan / Peraturan standard Kurang kawalann Lupa
12/31/2012

10

STRATEGI PELAKSANAAN

Taklimat kepada semua AKS

Tindakan : PPG/PPPG/Pengetua Pelaksanaan pengurusan rekod dan fail di peringkat sekolah Tindakan : Semua PT Pemantauan. Tindakan : Pengetua/PK 1 12/31/2012

11

JADUAL TINDAKAN
Tarikh Febuari 2007 Mac 2007 Jun 2007 Sept 2007 Perkara Taklimat kepada semua AKS Pelaksanaan Pengurusan Rekod dan Fail di Peringkat Sekolah Pemantauan 1 Pembinaan Bilik Fail Baru Tindakan PPG/PPPG/Pengetua Semua AKS PPG/PPPG/Pengetua Pengetua Semua AKS PPG/Pengetua

Oktober 2007 Proses pemindahan ke bilik fail baru Oktober 2007 Pemantauan

12/31/2012

12

SUMBER KEWANGAN

WANG KERAJAAN 1. LPBT 2. PEMBAIKAN KECIL


12/31/2012 13

PROSES KERJA
BIL 1. PERKARA Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Rekod dan Fail peringkat sekolah Taklimat Pengurusan Rekod dan Fail kepada semua staf Menentukan Kod Fail yang sesuai digunakan oleh sekolah Menentukan Tempat Penyimpanan Fail Menentukan bilangan fail yang perlu dibeli Membuat pembelian fail TARIKH/ TEMPOH FEBUARI 07 TINDAKAN PENGETUA CATATAN

2. 3. 4. 5. 6.

FEBUARI 07 FEBUARI 07 FEBUARI 07 FEBUARI 07 FEBUARI 07

PPG/PPPG/ PENGETUA PENGETUA /PT PENGETUA /PT PENGETUA /PT PENGETUA /PT
14

12/31/2012

7.

Menentukan pengelasan fail

FEBUARI 07 PENGETUA/PT

8.
9.

Menulis tajuk dan kod fail di kulit fail


Melengkapkan kandungan fail -Kertas minit -Borang tindakan kerja -Surat yang bercop terima, kandung dan minit surat. Membuat label bagi menentukan kategori fail Cth: Warna Penyimpanan fail di bilik fail secara berpusat Pengedaran fail Penutupan fail Pelupusan fail

MAC/APRIL/ AKS MEI 07


MAC/APRIL/ MEI 07
AKS

10.

MAC/APRIL/ MEI 07 JUN 07 SEMASA SEMASA SEMASA

AKS

11. 12. 13. 14.

AKS PT PT PT
15

12/31/2012

CARTA ALIRAN PENGURUSAN REKOD DAN FAIL


Mula

Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Rekod dan Fail peringkat sekolah

Taklimat Pengurusan Rekod dan Fail Kepada semua staf

Menentukan Kod Fail yang sesuai Digunakan oleh sekolah

Menentukan Tempat Penyimpanan Fail

12/31/2012

Menentukan bilangan fail yang perlu dibeli

16

Membuat pembelian fail

Menentukan pengelasan fail

Menulis tajuk dan kod fail di kulit fail

Melengkapkan kandungan fail -Kertas minit - borang tindakan kerja -Surat yang dicop terima, Kandung dan minit surat

Membuat label bagi menentukan kategori fail

Penyimpanan fail di bilik fail secara berpusat

12/31/2012

17

Pengedaran fail

Penutupan fail

Pelupusan fail

Selesai

12/31/2012

18

SISTEM FAIL YANG DIGUNAKAN


Fail yang boleh dikategorikan kepada fail urusan am (house keeping files) dan fail urusan fungsian (functional files). Fail urusan am mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaian dengan hal pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan, kewangan dan personel. Fail urusan fungsian pula mengandugi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan fungsi dan aktiviti asas jabatan. KOD ASAS JABATAN SMKE2 S M K E 2 = = = = = Sekolah Menengah Kebangsaan Elopura Pewujudan Sekolah Baru

12/31/2012

19

PENGGUNAAN KOD PENGKELASAN PERKARA UMUM KE ATAS FAIL-FAIL HOUSEKEEPING DI SMK. ELOPURA 2, SANDAKAN

KOD SMKE2. 100 SMKE2. 200 SMKE2. 300 SMKE2. 400 SMKE2. 500
12/31/2012

PENJELASAN = = = = = Pentadbiran Bangunan dan Harta Peralatan dan Bekalan Kewangan Personel
20

PANDUAN TAJUK-TAJUK DI BAWAH PERKARA UTAMA BAGI KUMPULAN REKOD FUNCTIONAL SMK. ELOPURA 2, SANDAKAN

Nombor Pengkelasan

Perkara Utama

SMKE2/600 SMKE2/700 SMKE2/800

= = =

Kurikulum Hal Ehwal Murid Ko-Kurikulum

12/31/2012

21

TAJUK-TAJUK DI BAWAH PERKARA UTAMA BAGI KUMPULAN REKOD HOUSEKEEPING SIRI 100
PENTADBIRAN AM PENGKELASAN SMKE2/100-1 SMKE2/100-2 SMKE2/100-3 SMKE2/100-4 SMKE2/100-5 SMKE2/100-6 SMKE2/100-7 SMKE2/100-8 SMKE2/100-9 12/31/2012 SMKE2/100-10 PERKARA UTAMA MESYUARAT / JAWATANKUASA PEKELILING / SURAT PEKELILING LAPORAN DAN PERANGKAAN PERAYAAN PERSATUAN / PERTUBUHAN ARAHAN / PANDUAN / PERATURAN HUBUNGAN AWAM / SERANTA PERSIDANGAN / SEMINAR LOGO,LAGU,BENDERA LAWATAN

CONTOH

22

CONTOH

TAJUK-TAJUK DI BAWAH PERKARA UTAMA BAGI KUMPULAN REKOD HOUSEKEEPING SIRI 200

BANGUNAN DAN HARTA PENGKELASAN SMKE2/200-1 SMKE2/200-2 SMKE2/200-3 SMKE2/200-4 SMKE2/200-5 PERKARA UTAMA BANGUNAN DAN HARTA BANGUNAN PEROLEHAN BANGUNAN PENYELENGGARAAN TANAH PEROLEHAN TANAH - PENYELENGGARAAN

12/31/2012

23

CONTOH

TAJUK-TAJUK DI BAWAH PERKARA UTAMA BAGI KUMPULAN REKOD HOUSEKEEPING SIRI 300
KELENGKAPAN DAN BEKALAN PENGKELASAN PERKARA UTAMA

SMKE2/300-1 SMKE2/300-2 SMKE2/300-3 SMKE2/300-4 SMKE2/300-5 SMKE2/300-6

BEKALAN /PESANAN / PEMBELIAN INVENTORI / PERKIRAAN KATALOG / MANUAL / SENARAI HARGA KENDERAAN DAN PENYELENGGARAAN PELUPUSAN PERALATAN / PERABOT PENYELENGGARAAN DAN PEMBAIKAN

12/31/2012

24

CONTOH

TAJUK-TAJUK DI BAWAH PERKARA UTAMA BAGI KUMPULAN REKOD HOUSEKEEPING SIRI 400 KEWANGAN
PENGKELASAN SMKE2/400-1 SMKE2/400-2 SMKE2/400-3 SMKE2/400-4 SMKE2/400-5
12/31/2012

PERKARA UTAMA BELANJAWAN /PERUNTUKAN GAJI / ELAUN KUMPULAN WANG AMANAH BAUCAR BAYARAN AUDIT / PERTANYAAN
25

CONTOH

TAJUK-TAJUK DI BAWAH PERKARA UTAMA BAGI KUMPULAN REKOD HOUSEKEEPING SIRI 500
PERSONEL PENGKELASAN PERKARA UTAMA

SMKE2/500-1 SMKE2/500-2 SMKE2/500-3 SMKE2/500-4 SMKE2/500-5 SMKE2/500-6 SMKE2/500-7


12/31/2012

FAIL PERIBADI LAPORAN KEMAJUAN KERJA PERKHIDMATAN / PERSARAAN ANUGERAH / PENGHORMATAN KURSUS CUTI KEMUDAHAN PEGAWAI
26

CONTOH

TAJUK-TAJUK DI BAWAH PERKARA UTAMA BAGI KUMPULAN REKOD FUNCTIONAL SIRI 600 PENGURUSAN KURIKULUM PENGKELASAN SMKE2/600-1 SMKE2/600-2 SMKE2/600-3 SMKE2/600-4 SMKE2/600-5 SMKE2/600-6
12/31/2012

PERKARA UTAMA LAPORAN LAWATAN JADUAL WAKTU KURIKULUM PANITIA MATAPELAJARAN PEPERIKSAAN SUMBER PENDIDIKAN
27

CONTOH

TAJUK-TAJUK DI BAWAH PERKARA UTAMA BAGI KUMPULAN REKOD FUNCTIONAL SIRI 700 HAL EHWAL MURID PENGKELASAN PERKARA UTAMA

SMKE2/700-1 SMKE2/700-2 SMKE2/700-3 SMKE2/700-4 SMKE2/700-5 SMKE2/700-6


12/31/2012

DISIPLIN BAHAGIAN PELAJAR BANTUAN DAN BIASISWA HAL EHWAL MURID AKTIVITI LUAR SKIM PINJAMAN BUKU TEKS
28

CONTOH

TAJUK-TAJUK DI BAWAH PERKARA UTAMA BAGI KUMPULAN REKOD FUNCTIONAL SIRI 800
KO-KURIKULUM PENGKELASAN PERKARA UTAMA

SMKE2/800-1 SMKE2/800-2
SMKE2/800-3 SMKE2/800-4 SMKE2/800-5
12/31/2012

GERAK KERJA / LAPORAN PERSATUAN / PERTUBUHAN (BERUNIFORM) KELAB AKADEMIK SUKAN DAN PERMAINAN SUKAN
29

PENGGUNAAN KERTAS MINIT


Setiap fail hendaklah dikepilkan dengan Kertas Minit. Setiap Kertas Minit perlu dicatat Nombor Fail dan Nombor Helaian (muka surat). Kertas Minit yang standard hendaklah digunakan . Kegunaan Kertas Minit: Mencatat surat-surat yang diterima dari luar jabatan Mencatat salinan surat-surat jabatan Mencatat sebarang nota atau arahan dari seorang pegawai yang mengenai sesuatu tindakan yang perlu diambil.
30

12/31/2012

CIRI-CIRI PENULISAN MINIT YANG BETUL DAN LENGKAP


Penulis Minit Langkah 1 = Catatkan Designation / Nomencelature pegawai dan kakitangan Langkah 2 = Tulis nombor rujukan lampiran surat yang hendak dimaklumkan dan dibulatkan nombor tersebut. Langkah 3 = Tuliskan maklumat yang diminta / diarahkan dengan jelas, ringkas dan tepat. Tidak digalakkan minit ditulis secara panjang. Langkah 4 = Tuliskan perkataan T.K. yang bermakna Terima Kasih setelah selesai menulis minit/arahan. Langkah 5 = * Turunkan tandatangan ringkas (initial) = * Catatkan designation / nomencelature penulis minit = * Catatkan tarikh minit tersebut ditulis. Langkah 6 = Catat designation / nomenclature penerima minit di kulit fail pada ruang Dihantar Kepada dan catat haribulan pada ruang Tarikh Dihantar. 31 Langkah 7 = Masukkan fail di tray KELUAR untuk edaran

CIRI-CIRI PENULISAN MINIT YANG BETUL DAN LENGKAP


Pengedar Fail Biasanya fail diedarkan oleh Pembantu Am Pejabat(PAP) / Kerani Fail yang dilantik atau ditugaskan mengedar / menyimpan fail. PAP hanya perlu melihat di kulit fail sahaja dengan sendirinya beliau maklum kepada siapa fail tersebut patut diserahkan. Penerima Minit Langkah 1 = Terima, baca dan turunkan tandatangan ringkas (initial) di sebelah kanan designation / nomenclature dan catat tarikh dibaca/diterima arahan/minit tersebut. Langkah 2 = Ambil tindakan terhadap arahan dalam minit berkenaan. Langkah 3 = Sila maklumkan semula tindakan yang telah disusuli dengan menggunakan kaedah yang sama.
12/31/2012 32

CARTA ALIRAN KAEDAH PENGHANTARAN DAN PENERIMAAN MINIT


Catatkan Singkatan Perjawatan Pegawai / Kakitangan Penerima

Tulis Nombor Rujukan Lampiran Surat Yang Hendak Dimaklumkan

Tuliskan Minit / Perkara Yang Diarahkan / Dimaklumkan

Tuliskan Perkataan T.K. (Terima Kasih) setelah selesai tulis minit

I . Turunkan Tandatangan Ringkas II . Catatkan Singkatan Perjawatan III . Catatan Tarikh

12/31/2012

33

Catatkan Singkatan Perjawatan Penerima di Kulit Fail

Masukkan Fail Di Tray KELUAR

Fail diedarkan oleh PAR kepada Penerima Minit

I . Baca II . Turunkan Tandatangan Ringkas III . Catatkan Tarikh Dibaca

Ambil Tindakan Ke Atas Arahan

Maklumkan Kepada Penghantar / Kembalikan Fail Ke Registri


12/31/2012 34

PENGGUNAAN KAD PERGERAKAN FAIL


1.

2.

3.

4.

Setiap fail yang diedarkan kepada pegawai / kakitangan perlu direkodkan dengan teliti dari segi pergerakannya. Setiap fail yang diwujudkan perlu mempunyai Kad Pergerakan Fail yang dikepilkan di sebelah dalam kulit fail. Tujuan Kad Pergerakan Fail 3.1 Mencatat nama peminjam, tarikh fail diserahkan dan tarikh fail dikembalikan. Tanggungjawab Unit Registri :4.1 Mencatat nama peminjam fail dan tarikh diserahkan kepada peminjam di atas Kad Pergerakan Fail. 4.2 Mengeluarkan Kad Pergerakan Fail dari fail asal apabila diedarkan kepada peminjam. 4.3 Memasukkan kembali Kad Pergerakan Fail ke dalam fail asal setelah dipulangkan oleh pegawai meminjam dan mencatatkan tarikh diterima pada ruang Tarikh dikembalikan
35

12/31/2012

SULIT Urusan yang berkaitan dengan sesuatu keputusan pentadbiran kerajaan dianggap sulit walaupun telah diumumkan oleh Menteri dan maklumat berkenaan disimpan di dalam fail berwarna hijau muda. Di sekolah, urusan berkaitan dengan proses tindakan tatatertib seseorang pegawai / kakitangan adalah dianggap sebagai maklumat sulit. Oleh yang demikian, perlulah diwujudkan fail jenis ini dan ikutlah tatacara pengendalian fail yang berkelas sulit. TERHAD Biasanya sesebuah jabatan mempunyai fail yang edarannya terhad disebabkan maklumat yang terkandung di dalamnya. Maklumat seperti butiran peribadi staf adalah dianggap sebagai maklumat terhad dan fail-fail jenis ini berwarna Putih. TERBUKA Kebanyakan fail di sesebuah jabatan adalah jenis terbuka, iaitu fail-fail yang berkaitan dengan pengurusan harian sesebuah jabatan. Fail-fail pentadbiran adalah tergolong dalam kategori ini. Fail berkenaan berwarna Putih
12/31/2012 36

SAMPUL KECIL
Sampul kecil ialah fail sementara diwujudkan berlandaskan fail utamanya. Tujuan diwujudkan sampul kecil adalah untuk memudahkan pegawai-pegawai berkenaan membawanya keluar untuk mesyuarat dan urusan-urusan lain yang berkaitan, terutamanya bagi kelas-kelas fail yang tidak boleh dibawa keluar daripada ibu pejabat
12/31/2012 37

SAMPUL KECIL Apabila sesuatu urusan itu selesai, hendaklah dimuatkan semula ke dalam fail utama mengikut keutamaan. Sampul kecil juga dibuka untuk menyegerakan sesuatu urusan jika fail utama tidak dapat dikesan cepat. Fail ini berkulit nipis dan berwarna kuning. Di sekolah tidak digalakkan menggunakan sampul kecil kerana bilangan fail yang ada boleh diuruskan dengan segera dan dikhuatiri kekerapan menggunakan sampul kecil akan menjejaskan kelicinan pentadbiran sekolah.
12/31/2012 38

FAIL TIMBUL Fail timbul atau subjacket mengandungi bahanbahan atau maklumat yang belum diedarkan kepada pegawai-pegawai. Maklumat yang sudah diambil tindakan hendaklah dipindahkan ke dalam fail utama bagi kandungan-kandungan yang berkenaan. Maklumat-maklumat untuk edaran dalaman juga boleh dibuatkan fail timbul.

12/31/2012

39

FAIL TIMBUL

Fail ini berwarna putih. Di sekolah, Pengetua / Guru Besar hendaklah mempunyai fail timbul supaya Pengetua / Guru Besar sentiasa dalam pengetahuan mereka surat-surat edaran / pekeliling yang diedarkan kepada guru, pelajar dan ibu bapa. Fail timbul tidak perlu direkodkan dalam indeks fail.

12/31/2012

40

KULIT FAIL
Arahan Perkhidmatan Bab 4 Para 5 menyebut Jabatan-jabatan hendaklah menggunakan kulit-kulit fail seperti yang telah direka oleh Arkib Negara. Kulit fail hendaklah mengandungi maklumat-maklumat berikut:
1.

Kulit Hadapan: i. Nama Organisasi ii. Kod Fail iii. Perkara iv. Tarikh Kandungan Pertama v. Tarikh Kandungan Terakhir vi. Rekod Pergerakan Fail vii. Arahan-arahan Penutupan Fail a. Tarikh Tutup b. Tarikh Kajian Pertama 5 Tahun Selepas Di Tutup c. Cadangan Pindaan d. Tarikh Kajian Kedua

12/31/2012

41

2.

Kulit Tepi Dalam Kulit tepi dalam hendaklah dimuatkan cabutan-cabutan dari Akta Arkib Negara Bil.44/1966 para 8(1), 10(1) dan 12(2). Kulit fail hendaklah dari bahan kertas yang tebal dan tahan lasak serta boleh menampung sekurangkurangnya 100 salinan surat. Jika menggunakan tali fail (tali hijau), pastikan tali tersebut tahan dan dimasukkan melalui kedua-dua bahagian fail. Bahagian sebelah kanan untuk surat-surat dan bahagian sebelah kiri untuk Kertas Minit dan Borang Tindakan Kerja (PKPA Bil.II/1991).

12/31/2012

42

2.

Kulit Tepi Dalam Warna Kulit Fail hendaklah selaras dengan pengelasan fail. Umumnya di sekolah sekolah kulit fail adalah berwarna putih kerana fail-fail di sekolah lebih mirip kepada pengelasan terhad dan terbuka. Saiz kulit fail dicadangkan supaya seragam, iaitu 36 cm x 24 cm di muka hadapan dan 36 cm x 35 cm di muka belakang (termasuk 8 cm sebagai flap_

12/31/2012

43

PELUPUSAN
Fail-fail tidak boleh dilupuskan tanpa kebenaran Pengarah Arkib Negara. Tatacara melupuskan fail hendaklah mematuhi Akta Arkib Negara Bil.44/1966. semua rekod yang berusia lebih daripada 20 tahun, hendaklah dipindahkan ke Arkib Negara. Mana-mana rekod yang telah melebihi 5 tahun selepas penutupannya, bolehlah dipindahkan ke Arkib Negara dan jika pada pendapat Pengarah Arkib Negara tidak mempunyai nilai, bolehlah dilupuskan atas kebenaran Pengarah Arkib.
12/31/2012 44

PENERIMAAN SURAT-SURAT RASMI KERAJAAN


BUKA SURAT COP TERIMA (turunkan tandatangan kecil) COP MEMO TINDAKAN DAFTAR SURAT KE DALAM BUKU DAFTAR PENERIMAAN SURAT ( PEN MERAH ) KANDUNGAN SURAT DIDALAM FAIL CATATKAN / MINITKAN BILANGAN KANDUNGAN DISUDUT KANAN ATAS SURAT DALAM BULATAN (cop kandungan) HANTAR SURAT KEPADA KETUA JABATAN HANTAR SURAT DAN FAIL TERSEBUT KEPADA PEGAWAI YANG BERKENAAN (selepas ketua jabatan minitkan surat-sura tersebut maka bertindaklah mengikut arahan) PEGAWAI YANG BERKENAAN AKAN MENANDATANGANI BUKU REKOD PERGERAKAN FAIL. Semua anggota adalah bertanggungjawab bagi mempastikan dokumen jabatan selamat semasa diedar. Oleh itu memerlukan sikap anggota yang bertanggungjawab.

12/31/2012

45

APA YANG PERLU ADA DALAM PENGURUSAN FAIL DAN PENDAFTARAN SURAT-SURAT RASMI KERAJAAN?

BUKU DAFTAR FAIL BUKU REKOD PERGERAKAN FAIL (Kad Pergerakan Fail) SEDIAKAN KERTAS MINIT (Minitkan semua kandungan yang ada dalam fail) BUKU KOD SISTEM (Kod Sistem) BUKU REKOD SURAT MASUK (Pen merah) BUKU REKOD SURAT KELUAR (Pen biru / hitam) BUKU REKOD PENERIMAAN SURAT MELALUI MESIN FAKS BUKU REKOD PENGHANTARAN SURAT MELALUI MESIN FAKS BUKU REKOD PENGHANTARAN SURAT SERAHAN TANGAN

Sistem fail nadi kepada pengurusan harian perlu diberi perhatian dan diuruskan dengan betul.
12/31/2012 46

LAWATAN PPG SANDAKAN KE BILIK FAIL SMK. ELOPURA 2, SANDAKAN

12/31/2012

47

BILIK FAIL ASAL

12/31/2012

48

BILIK FAIL ASAL

12/31/2012

49

BILIK FAIL BARU

12/31/2012

50

PROSES MENYIAPKAN BILIK FAIL BARU

12/31/2012

51

PROSES MENYIAPKAN BILIK FAIL BARU

12/31/2012

52

PROSES MENCERIAKAN BILIK FAIL BARU

12/31/2012

53

PROSES MENCERIAKAN BILIK FAIL BARU

12/31/2012

54

BILIK FAIL YANG BARU

12/31/2012

55

BILIK FAIL SMK. ELOPURA 2, SANDAKAN

12/31/2012

56

STOR BEKALAN SMK. ELOPURA 2, SANDAKAN

12/31/2012

57

Hasil kerjasama : En.Aslie Sahat ( PPG Sandakan) Pengerusi Majlis Kualiti Kebangsaan( KPM) Juruaudit MS ISO Kebangsaan(KPM) Ketua Juru Audit (JPNS) Pengerusi J/Kuasa Pelaksana MS ISO PPG Sandakan

Puan Munah Bt Nasri ( Pengetua SMK Batu Sapi, Sandakan) Juru Audit MS ISO Kebangsaan (KPM) Ketua Audit MS ISO PPG Sandakan Encik Noor Hamizam Shah Bin Md Nordin ( Pengetua SMK Elopura 2 Sandakan)
12/31/2012

58