Clarisse 5 guides et fiches

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elfa systmes




en Fourris 350 route de Grenade
31330 Saint Czert

tl. : 33 (0)5 62 79 90 59
email : contact@elfa-systemes.com
http://www.elfa-systemes.com
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LES FICHES

Les fiches qui suivent sont destines claircir certains points importants de
Clarisse pour vous aider les prsenter lutilisateur final au cours de vos sessions
de formation interne.

Vous pouvez les imprimer recto-verso sous forme de fiches individuelles.

Si vous avez souscrit un contrat de maintenance, vous disposez aussi de ces textes
au format Microsoft .doc : vous pouvez donc les complter, les modifier et les utiliser
librement.

Vous trouverez :

page 3 : Les lments
page 5 : Les Modles dIntervention ou Modles de Comptes-Rendus
page 7 : La saisie manuelle des compteurs
page 9 : Les articles


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Les lments :
ce sont vos installations, vos machines, vos btiments,...

Tout ce que vous avez maintenir est organis dans l'arborescence qui
reprsente en gnral la gographie de votre site :

dans chaque branche de larborescence, nous plaons les lments
pour chaque lment :
o une description dtaille : cest le mode fiche
o une approche simplifie : cest le mode graphique.




La description de l'arborescence et des quipements

- l'arborescence et l'organisation gographique

Pour utiliser plus facilement votre logiciel de GMAO, vous dcrivez l'organisation gographique du
site maintenir, parce qu'il est souvent plus simple de diviser votre installation en plusieurs zones :
vous crez des branches, vous les dplacez comme vous le dsirez.

Si vous dcidez de diviser votre site en zones de comptences gographiques, ces branches vous
guideront dans votre dfinition, et le contenu des crans d'un oprateur sera limit sa zone de
comptence.


- la description dtaille des quipements

Dans chacune de ces branches, vous placez les ensembles maintenir avec toutes leurs
caractristiques, leurs rfrences, leurs lments comptables, leurs photos et les documents
associs.

Seulement si vous voulez exploiter ces caractristiques, vous pouvez les classer par groupe, par
sous-groupe, indiquer les comptences ncessaires, diffrents taux horaires pour dfinir le cot des
arrts, les articles ddis ces lments ainsi que les tiers concerns, et les regrouper en
quipements.


- Un des plus de la GMAO Clarisse : le mode graphique

Si vous voulez travailler en mode graphique, intgrez les photos : vous placerez sur cette image des
indicateurs pour les interventions raliser et des points cliquer pour zoomer sur les sous-
ensembles.


Saisir une intervention devient vraiment un jeu d'enfant !

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Les Modles d'Intervention ou Modles de Comptes-Rendus
ce sont les dfinitions des interventions possibles

Les MCR sont les modles dintervention, pour chacun des lments maintenir.
Ils sont crs automatiquement et adapts par un gestionnaire selon les
instructions de maintenance, puis conservs par Clarisse.

Chacun deux prvoit :

tous les dtails dune intervention

sa dure normale

sa frquence

les composants et les consommables ncessaires

la mthode que va utiliser Clarisse pour demander son excution selon
que lintervention est
curative
planifie
priodique selon le temps
dclenche par la supervision
ou selon l'volution de compteurs

et tous les lments utiles connus a priori


Les types d'interventions grs : curatives, planifies, priodiques,...

La GMAO Clarisse vous propose en permanence la liste des interventions faire.

Il s'agit d'une liste de demandes d'interventions (les DI) prsentes soit par ordre d'urgence (c'est la
liste d'urgence) soit dans un planning.

Ces DI sont bases sur un modle dintervention (ou modle de compte-rendu - le MCR) : c'est ce
modle qui dfini tout ce qui est connu de la future intervention. Selon les cas, cela peut tre trs
peu de chose (un dpannage pour une raison inconnue) ou trs dtaill (un entretien priodique
parfaitement dfini)

Aprs l'intervention, loprateur cre le compte-rendu d'intervention (le CRI). Pour cela, un cran de
saisi est initialis avec le contenu du MCR. Loprateur vrifie, complte et valide cet cran : Clarisse
le mmorise dans l'historique.

Plusieurs types d'interventions sont prvus dans Clarisse :

- les interventions curatives :

c'est le dpannage : avec l'exprience, certains dpannages peuvent devenir familiers... Vous
indiquerez alors dans le modle dintervention tout ce qu'il y a connatre sur l'intervention. Noter
que ce modle peut tre gnr facilement l'occasion de la saisie de la premire panne.


- les interventions planifies :

tout est prvu et vous avez fix une date : Clarisse intgre l'intervention dans le planning et lui
donne une note d'urgence : cette note volue dans le temps et deviendra 100 l'instant prvu pour
l'intervention (cette date est appele la date de dclenchement).
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- les interventions priodiques :

ici, nous parlons des priodes les plus videntes, celles qui dpendent du calendrier : priode fixe ou
recalcule par Clarisse, origine absolue ou relative, date fixe...


- les interventions dclenches par la supervision :

plus gnralement, Clarisse peut exploiter des donnes prsentes sur un automate ou une
supervision, soit en comptant des vnements (on aura des demandes priodiques en fonction
d'vnements), soit en surveillant leur apparition (on aura alors une demande d'intervention qui
apparatra brusquement dans le planning)


- l'observation des relevs :

la saisie manuelle de compteurs ou d'appareils de mesure est exploite pour permettre des
interventions priodiques (tous le 20000 km, toutes les 2500 heures de fonctionnement,...) ou des
interventions curatives (volution d'une pente, passage d'un seuil,...)


Attention au vocabulaire...

Le vocabulaire volue : diffrents mots peuvent dsigner la mme chose, du fait de lvolution des
habitudes.

Une DI (demande dintervention) formule par un utilisateur externe est tout simplement un
MCR planifi.
Un OT (ordre de travail) donn un oprateur est un MCR qui arrive la note 100

Le MCR, qui correspond effectivement un Modle de Compte-Rendu est prvu pour initialiser
lcran de saisie du futur compte-rendu dintervention. Il dcrit donc lintervention elle-mme :
cest pourquoi on lappelle de plus en plus souvent Modle d'Intervention. Cest plus simple et
tout aussi exact.

Pour mmoire, un MCR sappelait dans Clarisse 3 'intervention prdfinie'.














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La saisie manuelle des compteurs

tournes et saisies manuelles
compteurs horaires, production, ...
mesures de temprature, niveau de vibration, ...

Vous exploiterez soit les valeurs de ces mesures, soit leur volution dans les
modles de comptes-rendus `selon un compteur



L'intgration des compteurs et des mesures dans Clarisse


Le relev de compteurs et d'appareils de mesure est une facilit annexe offerte par la GMAO Clarisse
: vous avez sans doute des quipements qui ne communiquent pas avec votre informatique : des
vhicules, des compresseurs, des pompes, des engins de levage,...

Ces appareils sont quips de compteurs (dure de fonctionnement, distance parcourue,...) ou de
capteurs (mesure d'une temprature d'huile, mesure d'un niveau de vibrations,...)

Faites priodiquement une tourne de relevs, soit sur papier, soit directement sur un appareil
portable reli au rseau.

Si votre relev est manuel, saisissez ces valeurs dans Clarisse et vous pourrez facilement les
exploiter :

- pour une action priodique,
cas d'un compteur d'heures
cas d'un compteur kilomtrique
cas du suivi d'une production

- pour une action conditionnelle selon une mesure
dpassement d'un seuil de temprature
dpassement d'un niveau de vibration

- pour une action conditionnelle selon une volution
volution trop rapide d'une valeur quelconque

Selon ces relevs, vous gnrerez des demandes d'intervention priodiques, et vous surveillerez des
seuils ou l'volution d'une grandeur avant la panne destructrice.

Et si vous avez un rseau wifi...

Installez simplement la GMAO Clarisse sur un appareil portable et faites directement vos relevs sur
cet appareil : la valeur de vos relevs sera immdiatement prise en compte par Clarisse.


Vous utilisez des appareils portables ?


Installez le module de saisie (adapt votre matriel, en option) sur Pocket PC et SmartPhone
Windows Mobile, Windows Phone 7 et Androd : tous les relevs en sont facilits.
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Les articles :
la gestion des pices dtaches et des fournitures

le dtail :
le site, le lieu et le dtail du stockage
un commentaire,
les documents associs,
le certificat,
la photo, le poids,...

les stocks :
le stock comptable
le stock physique rel
les stocks personnels de chaque oprateur (les paniers)
les articles affects chaque intervention
les articles spcifiques un lment
les kits

les fournisseurs :
le fabricant
les fournisseurs rfrencs
le fournisseur principal (premire source)
le dernier fournisseur
et pour chacun la rfrence, le prix, la remise, le conditionnement, le
lot,...

les prvisions de commande selon :
le stock physique
la consommation prvue
le stock mini
les quantits en commande
le dlai du fournisseur principal
le conditionnement
le minimum de commande



La gestion du stock et des pices dtaches dans la GMAO Clarisse

La gestion des pices dtaches - ce sont les 'articles' du stock - est trs importante dans une
GMAO : pas de priodicit, peu de consommation, un grand nombre de rfrences et la ncessit
d'tre approvisionn dans les meilleurs dlais en particulier pour un dpannage.

La gestion de stock intgre de la GMAO Clarisse mmorise toutes les donnes ncessaires, et
autorise plusieurs fournisseurs par article, avec pour chacun des conditions particulires : le prix, le
conditionnement, le dlai,...

Les points forts de la GMAO Clarisse :

En tenant compte de vos besoins rels, des commandes en cours, des dlais et des conditions
fournisseurs, Clarisse vous conseille en gnrant les 'suggestions de commande' : transformez ces
suggestions en commande et vous n'aurez plus de rupture de stock...
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Et grez simplement la complexit des sorties de stock pour le cas particulier des pices de
maintenance : l'urgence, et l'incertitude des pices ncessaires pour une intervention.

Une opration de sortie de stock, trs souple, puis l'affectation une intervention le moment venu :
mme entre ces deux oprations, vous pouvez tout connatre de la position des pices du stock !


Et comme pour toutes les fonctions de Clarisse...

Vous pouvez simplifier :
un code article : cest le minimum
un code article, un fournisseur, un prix : c'est tout ce qui est couramment ncessaire.

Mais vous vous pouvez tre trs complet :
- 1 site
- 1 lieu
- 3 niveaux de famille
- 1 code
- 1 nom
- 1 une marque
- 1 type
- 1 nom
- le poids
- le stock comptable
- le stock rel
- le seuil de commande
- le seuil dalarme
- les tiers
- les documents
- le certificat et sa date limite
- plusieurs fournisseurs possibles :
avec la rfrence,
le conditionnement,
le prix,
le dlai,
la remise,
le lot,
la date de premption par lot...
et dans cette liste de fournisseurs, vous trouverez :
le fabricant,
le fournisseur principal
le dernier fournisseur


Mais en gnral, vous utiliserez parmi toutes ces possibilits votre propre slection et vous
exploiterez vos donnes habituelles.


Choisissez votre formule !


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LES GUIDES

Comme les fiches, les guides sont des supports de formation, mais ils
sont destins plus particulirement au formateur. En gnral, leur
contenu nest pas adapt lutilisateur final.

Les fiches et les guides sont modifis, complts et adapts assez
rgulirement.

Pensez vrifier sur le site quils nont pas volus chaque fois que vous
commencez une nouvelle session de formation.

Si vous avez souscrit un contrat de maintenance, demandez-nous une
mise jour de votre version .doc : nous vous lenverrons par email.

Vous trouverez :

page 13 : Choix dune base de donnes (Clarisse 4 seulement)
page 15 : Comment crer et utiliser les modles dintervention (les MCR)
page 19 : Arborescence, branches, lments, quipement, ...
page 23 : Les fonctions programmables
page 25 : La fiche utilisateur
page 27 : Le mode graphique
page 29 : Lintgration danciens compteurs
page 31 : Lorganisation de votre site : branches, lments, quipements
page 33 : Sauvegarder / exporter / importer une BD (Clarisse 4)
page 35 : Comment choisir les fentres principales ?
page 37 : Pourquoi utiliser les fonctions de saisie rapide ?
page 39 : Le serveur, lentretien de la BD, lorganisation des fichiers
page 41 : Les connexions multiples depuis un seul poste client
page 43 : Les profils utilisateur, le poste XXXXXXXXXX et le dmarrage
page 45 : La chane des appros : de la commande la rception
page 49 : Le certificat li larticle et son utilisation
page 51 : La cration automatique des lments et le pack de MCR


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Choix dune base de donnes


Ce paragraphe est rserv Clarisse 4 : dans Clarisse 5, le rpertoire correspondant Donnes communes est
entirement gr par un gestionnaire de base de donnes client/serveur.

Tous les fichiers utiliss par Clarisse 4 sont dans des rpertoires paramtrables :





La base de donne (ensemble de tous les fichiers ncessaires) se trouve dans le
rpertoire des donnes communes (qui doit tre accessible tous les postes et tous les
utilisateurs en lecture/criture)

Lutilisation de la notion de base de donnes est facultative, mais pratique : bd normale, pour les formations, pour les tests,

Utilisez laide en ligne :
ces notions y sont dtailles

Conseil :

Choisissez comme dans cet exemple des rpertoires qui soient des sous-rpertoires d'un
rpertoire unique : ici , le rpertoire unique est ...\Demo_002

Manip :

Avec lexplorateur, copiez Demo_002 pour faire une base ...\Formation
puis utilisez les fonctions de manipulation des bases de donnes : renommez, supprimez, cherchez,...

Ensuite, utilisez Clarisse en changeant de base : vous notez que les paramtres locaux, qui sont les paramtres du poste,
restent constants alors que les paramtres gnraux sont lis la base de donnes.

Profitez de ces manipulations de base pour tester les fonctions F1, F11, F12, Echap qui sont communes toutes les fentres
de Clarisse.

Attention : Windows Vista et Windows Seven ne vous autorisent pas crire dans les
rpertoires systme sans privilge particulier (comme dans cet cran exemple) : utilisez
des rpertoires accessibles, comme par exemple

C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Claris_4\Data

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Comment crer et utiliser les modles dintervention (ou de comptes-rendus)...


Que sont les modles dintervention (ou modles de comptes-rendus ou MCR) ?

Il sagit de la description prvisionnelle des interventions telles quelles peuvent tre imagines avant mme quelles soient
ncessaires : Le gestionnaire trouvera les lments pour ces descriptions dans les documentations des constructeurs, dans
lhistorique des quipements et grce sa propre exprience. Cette description sera plus ou moins dtaille et prcise selon les
dtails connus a priori avant lintervention (dure prvoir, comptence ncessaire, pices dtaches,...)

Clarisse utilise ces modles pour initialiser l'cran de saisie de loprateur qui, aprs lintervention, va rdiger et enregistrer le
rapport dintervention : ce sera le compte-rendu dintervention (le CRI.)

Le MCR est llment de base de Clarisse. Selon les points de vue, il est considr comme la description dune intervention qui
sera raliser (cest le point de vue a priori du gestionnaire), comme une demande dintervention (point de vue de lutilisateur
de lquipement) ou comme un ordre de travail (point de vue de loprateur de maintenance.)

Lanalyse automatique des MCR est la base du fonctionnement de Clarisse :

Clarisse analyse en permanence tous les MCR et propose aux oprateurs les interventions raliser selon les critres qui ont
t saisis la cration du MCR (souhaits du crateur gestionnaire.)









Prvoir une intervention dans Clarisse, quel que soit
son type (DI cre par un oprateur externe, DI
immdiate et urgente, DI planifie dans le long terme,
priodique,...) cest TOUJOURS crer un MCR qui va
tre analys et qui sera prsent par Clarisse comme
une demande dintervention.

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Plus prcisment, les MCR peuvent tre crs et utiliss de plusieurs faons selon vos habitudes de travail :

type de MCR

par quand et comment ?
curatif planifi priodique
sur un
nombre
d'vne-
ments
sur
l'apparition
d'un vne-
ment
selon le
compteur
a posteriori
l'occasion d'un
nouveau
dpannage
X X
selon des
impratifs de temps
selon la demande
explicite d'un tiers,
les emploi du
temps, la
disponibilit
X
la cration de
l'lment
selon le manuel du
constructeur de
l'lment
X X X X
en fonction de
l'exprience
X X X X X X
par duplication d'un
autre MCR
X X X X X X
par duplication d'un
lment
X X X X X X
par exploitation
d'un CRI existant
(rtro-cration)
X X X X X X
le gestionnaire
par une touche
rappel
X
optionnel la
cration d'un
lment
X
automatiquement
en cours de
migration depuis
Clarisse 3
X X X X X
partir de la
fentre d'accueil
X
pendant la saisie
d'un CRI
X
un oprateur
ayant droit
par une touche
rappel
X
C
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M
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n

un oprateur
externe
cran spcifique
externe
X
choix dans la liste
des MCR
pour une
intervention
quelconque dj
effectue
X - - - - -
note fixe par un
gestionnaire
-
note modifie
provisoirement par
un gestionnaire
X X X X -
l'oprateur
principal choix dans la liste
d'urgence selon la
note d'urgence ou
choix dans le
planning
note calcule par
Clarisse
X X X X X
un oprateur
saisie par un autre
utilisateur
selon indications
papier
X X X X X X U
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l
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g
i
s
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e
r

u
n

C
R
I

automatiquement
selon les
procdures prvues
au dclenchement
- - - X X -

Les cases colores correspondent lutilisation habituelle, intuitive de Clarisse.
Les cases notes X correspondent des utilisations exceptionnelles
Les cases notes sont possibles, mais illogiques ou marginales.

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Etudions des exemples pratiques dans les cas les plus frquents de cration dun MCR :

Cration par le gestionnaire, a posteriori, l'occasion d'un nouveau dpannage :
Une panne imprvue vient de survenir. Elle est traite. Le gestionnaire, averti, estime quelle nest pas prvisible et
quelle peut se reproduire. Il mmorise dans un MCR curatif le dtail de lopration.
Quand elle surviendra nouveau, loprateur disposera dans ce MCR de tous les lments pour le traitement.

Cration par le gestionnaire, selon des impratifs de temps ou de disponibilit :
Le gestionnaire, averti quune nouvelle intervention est ncessaire, la dfinie et la prvoit une date compatible avec
les exigences de la production. Cest un MCR planifi, qui se prsentera dans le planning ou la liste durgence
exactement comme une DI priodique. Seules diffrences : aprs la validation du MCR, il ne sera pas reconduit : il
deviendra curatif ou il sera automatiquement effac.

Cration par le gestionnaire, au moment de la cration de llment, selon le manuel du constructeur :
Le gestionnaire qui saisit un nouvel lment (un nouveau poste de production par exemple) va aussi crer tous les
MCR selon le manuel : rvisions systmatiques, entretien prventif, lubrification... Ce MCR pourra tre de tout type :
en gnral, la cration de llment, les MCR les plus vidents crer sont les MCR priodiques, de priode fixe,
origine relative (cest dire partir de la date de lintervention prcdente) ou les MCR sur compteur (toutes les 500
heures de fonctionnement par exemple).

Cration automatique, au moment de la cration dun lment :
Dans Fonctions dadministration > Paramtrages > Paramtrage gnral > Fonctionnement (2)
on trouve une case cocher cration automatique dun MCR curatif la cration dun lment.
Ce paramtrage permet davoir un MCR immdiatement disponible pour saisir, sans plus attendre, des interventions
lies cet lment.

Cration par un oprateur externe, linstant de la dcouverte de la ncessit de lintervention :
Loprateur externe est, en gnral, un oprateur de fabrication ou un responsable dexploitation. Il est dclar dans
Clarisse et dispose dun cran pour saisir une demande dintervention. Selon les paramtrages, il dispose de plus ou
moins de possibilits, mais, en fait, il gnre toujours un MCR planifi qui peut tre vu immdiatement par les
oprateurs de maintenance.



Un oprateur utilise un MCR pour initialiser le compte-rendu dune intervention quil vient de faire :

Utilisation par loprateur principal (le responsable de lintervention) dans le cas dun dpannage :
La panne est connue, elle a dj t rencontre mais ne fait lobjet daucun traitement prventif. Loprateur cherche
un modle dans la liste des MCR curatifs
sil existe, loprateur choisi de rdiger un CRI partir de ce MCR : il le complte, il peut le corriger sil en a le
droit et il valide son CRI
sil nexiste pas, il prend un MCR gnrique (il doit au moins exister un MCR par lment) pour gnrer le
CRI : il aura alors plus de saisie faire pour fournir tous les renseignements utiles.

On voit dans ce cas lintrt davoir les MCR le mieux renseign possible.

Choix de loprateur dans la liste des MCR de la liste durgence ou du planning :
Quelle que soit la mthode employe par Clarisse, linstant idal dintervention (appel linstant de dclenchement) a
t calcul. Le MCR qui peut tre appel cet instant une demande dintervention est propos avec une note
durgence voisine de 100 (100 correspond linstant thorique idal).
Seul le fait que lintervention est excuter a de lintrt pour loprateur : la mthode employe par Clarisse pour ce
calcul est accessoire.
Le MCR choisi va, comme dans tous les cas, gnrer en grande partie le compte-rendu dintervention.


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Arborescence, branches, lments, quipements et nomenclatures



Les diffrentes organisations possibles


Vous pouvez choisir plusieurs types dorganisation pour les diffrents lments maintenir.

Clarisse ne vous impose pas une seule mthode, mais il est bon pour la comprhension des intervenants de choisir une
mthode et de sy tenir, et ensuite de limiter la formation des agents cette mthode (et peut-tre aussi de limiter les
possibilits de choix dans les fentres de saisie)


Il est prfrable, linstallation, de choisir lorganisation la mieux adapt : rien nest irrversible, mais nous conseillons de
choisir une organisation simplifie : elle sera complte dans les premiers mois dutilisation de Clarisse.

Voici des exemples de diffrents types possibles :

Arborescence fonctionnelle pour une socit organise en dpartements indpendants
Premier niveau : les grands services de lentreprise (administration, commercial, informatique, approvisionnements,
fabrication, manutention, expdition,... )
Deuxime niveau : les centres dintrt (postes de travail, armoires de brassage,... pour linformatique)
Troisime niveau : les matriels

Arborescence des responsabilits pour une socit de sous-traitance en maintenance
Premier niveau : la rgion gographique du responsable : Ile de France, Aquitaine,...
Deuxime niveau : le nom du client
Troisime niveau : les matriels

Arborescence gographique pour un site de production
Premier niveau : les btiments
Deuxime niveau : les ateliers
Troisime niveau : les matriels

Le nombre de niveaux nest pas limit. En gnral, 3 ou 4 niveaux suffisent pour placer un groupe homogne de matriels, qui
correspond une certaine logique du point de vue de la maintenance.



Dans cette arborescence, nous placerons ensuite les diffrents matriels.

Utilisons-nous la notion de comptence (attache larborescence et appele comptence gographique) ?
Si oui, il faut que les diffrentes ramifications correspondent aux comptences qui seront utilises.

Utilisons-nous la notion dquipement ?
Un quipement correspond un ensemble dlments, relis entre eux par larborescence.
Si oui, il sera plus simple dassocier (de confondre) un lment et une branche (avec par exemple le mme nom pour la
branche et llment, pour des raisons de clart)
Les interventions (CRI et MCR), les articles, les cots peuvent tre directement calculs par quipement.
La nomenclature de lquipement correspondra dans ce cas une grappe de larborescence.

Utilisons-nous le mode graphique ?
Si oui, il est intressant dutiliser la notion de nomenclature graphique. Cette nomenclature peut tre gnre automatiquement
partir de la nomenclature normale (une grappe de larborescence) : cest la mthode que nous recommandons.
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La cration dun quipement

Un lment devient un quipement s'il est associ une branche.

Les oprations de gestion des branches permettent de crer, effacer et modifier l'arborescence et de grer ces associations,

Crer, modifier, dplacer et supprimer des branches
Associer et dissocier une branche et un lment
Associer et dissocier un groupe de branche et un quipement
Dissocier toutes les liaisons entre les branches et les lments
Greffer des lments sur un quipement existant


Nous conseillons de rester simple dans lutilisation
de ces possibilits de Clarisse :

Faites vous aider pour bien comprendre les diffrentes
options possibles : les branches, les lments, les
quipements, larborescence et larborescence
graphique sont des notions qui peuvent tre simples
(dans le cas normal, on ne parlera plus que de
larborescence des quipements) mais qui peuvent tre
disjoints pour des cas particuliers et dsigner des
entits diffrentes.

Attention, restez logique...

Une branche associe un lment reprsente soit un quipement, soit un sous-ensemble d'un quipement.

Mme si Clarisse l'accepte, il n'est pas normal de crer dans cette branche d'autres lments : on ne pourrai plus accder un
lment par un simple double-clic sur la branche, et la gnration automatique de la nomenclature graphique serait impossible.

De prfrence...

si vous devez installer des sous-ensembles de mme niveau, crez des branches parallles.
si vous devez grer au mme niveau d'autres lments, crez plutt une branche parallle pour regrouper tous les
lments qui ne doivent pas tre considrs comme des sous-ensembles de l'quipement

Votre structure y gagnera en clart.


Le bouton 'Gn. auto. graph.' (pour gnration automatique d'une arborescence graphique) cre un quipement graphique
depuis larborescence : respectez nos recommandations pour obtenir lquivalence entre ces deux reprsentations.

un quipement standard, tel qu'il est utilis dans les slections et les affichages par Clarisse est bas sur
l'arborescence : chaque branche de l'arbre qui doit dfinir lquipement contient, en principe, un seul lment. Vous
dcidez quel est l'lment de tte (l'lment amont qui va donner son nom l'quipement) et Clarisse va y associer
tous les lments avals.

Ce groupe d'lments est l'quipement. Vous disposez ensuite d'outils pour supprimer (dissocier) certains
lments, ou au contraire en ajouter (greffer) d'autres. Pour plus de dtails, voir Arborescence et lments > Grer les
branches'.

Cette notion d'quipement sera ensuite exploite dans les recherches et les statistiques.

un quipement graphique est construit en mode graphique en ajoutant des sous-ensembles (des lments) partir
de la reprsentation d'un lment de tte : cette notion n'est pas lie la prcdente, et n'est pas exploite par les
fonctions de recherche, de slection et par les statistiques.
A priori, rien de s'oppose ce qu'un quipement standard (au sens de la premire conception) n'ait aucun point
commun avec un quipement de mme nom bas sur la conception graphique mais cela n'a aucun sens pratique et ne
fait que rendre ces notions incomprhensibles.
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Nous conseillons :

1. soit vous n'utilisez pas la notion d'quipement standard, et vous ne travaillez pas en mode graphique : vous retrouvez
alors le mode de fonctionnement habituel de Clarisse 3
2. soit vous n'utilisez pas la notion d'quipement standard et vous utilisez le mode graphique pour faciliter le travail des
oprateurs. Vous serez privs des facilits de recherche par quipement : l'lment sera votre critre de recherche
principal.
3. soit vous voulez profiter de toutes les facilits de Clarisse :

Dans ce dernier cas, utilisez alors la mthode suivante pour prparer la dfinition de vos quipements :

Passez en mode fiche : c'est dans ce mode que vous allez crer les lments et les MCR

En mode gestionnaire, dans la fentre de larborescence :
construisez la structure de votre quipement en crant des branches
dans chaque branche, crez un lment (faites cette opration en un seul clic, avec le bouton Cration directe (sil
existe dans votre fentre)
quand vous avez termin, associez toute la grappe de branches : l'quipement est cr

Passez en mode graphique

gnrez automatiquement la nomenclature graphique

Affinez ensuite votre description :

en mode fiche, crez et/ou greffez des lments supplmentaires
en mode graphique, ajoutez des sous-ensembles et des MCR et terminez la dfinition des liens (emplacement et
couleur)


Chaque branche peut contenir des lments (machines, composants,...) sur lesquels les oprateurs interviendront, selon les
indications contenues dans la dfinition de lintervention (ou modle de compte-rendu - le MCR).

Le bouton 'Affiche tout' permet de drouler larborescence et de montrer tout ce qui est accessible l'utilisateur courant
Le bouton 'Ferme tout' enroule le graphique et ne laisse visible que le niveau correspondant l'lment slectionn dans la
table.

Le symbole 'roue' dans le tree-view est une caractristique volue qui indique qu'un lment contenu dans la branche est, en
plus, associ cette branche : cet lment est un sous-ensemble d'quipement
Le bouton 'Affiche quipement' permet d'isoler cet quipement et ses sous ensembles

Si on slectionne une branche par un clic, par les touches de dplacement clavier ou la roulette, on affiche dans la table les
lments de cette branche.

Si un lment est seul dans une branche et qu'il soit associ cette branche, un double clic sur celle-ci ouvre directement
l'lment (en mode fiche ou en mode graphique)

Clarisse 5 guides et fiches
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Clarisse 5 guides et fiches
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Les fonctions programmables



Dans Clarisse 5, lutilisateur peut intgrer son propre code.

Cela suppose quil ait de bonnes notions dinformatique et quil connaisse le Wlangage de PCSoft (langage Windev) ou, au
moins, certaines fonctions simples employes dans les exemples fournis.

Il faut savoir quune version de test avec son aide est en tlchargement gratuit sur le site de PCsoft
http://www.pcsoft.fr/windev/WD-Express.htm (valable le 17/10/2012). Cela peut tre une introduction Windev.

Montrez le symbole de saisie du MCU,


et le fonctionnement de laide qui est disponible en cours de saisie du MCU :




Exemples pour la fentre Fiche_fournisseur_std_4 :




Avant initialisation de BTN_MCU_1

// Saisissez ici le code de votre macro

MoiMme..visible = Vrai
MoiMme..libell = "Cration d'image"
MoiMme..bulle = "Ouvrir MSPaint"

Avant le clic sur BTN_MCU_1

// Saisissez ici le code de votre macro

SI PAS OuiNon(Non,"Attention :" + RC + RC + ...
"Je viens de cliquer sur le bouton 'Cration d'image'" + RC + RC + ...
Clarisse 5 guides et fiches
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"Je dois cliquer sur OUI pour continuer") ALORS RETOUR

Aprs le clic sur BTN_MCU_1
// Saisissez ici le code de votre macro

//il n'y a rien l'origine dans le code de ce bouton :

//le code suivant sera excut aprs le macro-code avertissement

LanceAppli("MSPaint")




et on obtient le bouton Cration dimage repr par un point rouge,
qui est la marque de la prsence de macro-code utilisateur








Pour des raisons de compatibilit avec Clarisse 3, il existe toujours des points dentre pour des fonctions programmables.

La manipulation en est plus dlicate, parce que lditeur de texte (par exemple WordPad) que vous allez utiliser ne possde ni
laide ni la coloration syntaxique.

Par contre, toutes les fonctions (sauf rares exceptions) sont autorises, y compris lcriture dans les fichiers qui est impossible
avec le macro-code utilisateur.


Vous trouvez les points dentre dans toutes les touches ddition (ici, pour la fentre Para_Loca)




Faire rdiger un test (dire Bienvenue au moment du Clic sur Valide)
Pensez parler du paramtrage des ditions et du mode automatique.


//
//
//
//
//
//

//ces 6 lignes de commentaire sont toujours ncessaires :
//elles sont interprtes pour limage, le libell, la bulle
//et un message associe un bouton : essayez...

Info(Bienvenue)




Montrer que cela permet une personnalisation rapide.
Montrer que cette personnalisation demeure, mme en cas de modification de la version.
Clarisse 5 guides et fiches
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La fiche utilisateur


Cette fentre dfinit les privilges et les attributs de tous les utilisateurs de Clarisse y compris les utilisateurs externes. Cest en
grande partie le choix de ces caractristiques qui va dterminer le comportement de Clarisse, et les oprations autorises pour
les utilisateurs.
Pour comprendre limportance dun bon paramtrage, il faut se rendre compte de limpact de chaque privilge et de chaque
attribut.

Onglet 1 :
Lecture rapide de tous les privilges et tous les attributs, et des aides associes.
Il faut dfinir maintenant un gestionnaire standard et un oprateur standard selon la tche envisage et rellement assume
journellement. Il faut encourager, au dbut, soit une grande libert de modification pour une nouvelle installation, soit une
grande rigueur si un chef datelier a lhabitude de distribuer des OT tous les matins (cas frquent si la maintenance est dj
structure)
A confirmer et adapter 6 mois aprs la mise en service.

Onglet 2 :
Horaires et congs pour mmoire ; cest une fonction secondaire du planning qui permet de dplacer des dates dintervention
pour saturer lemploi du temps dun oprateur. Utilit incertaine et dconseille pour de la maintenance, rserv quelques cas
particuliers.
Le taux horaire est utilis pour le calcul des cots de MO
Lemail est utilis dans les actions au moment du dclenchement dun MCR
La notion de sous traitant est utilisable dans les ditions et les statistiques.

Onglet 3 :
Lire lcran




Les deux premires rgles sont trs contraignantes : elles ne sont utilisables que dans les services bien structurs ou le
gestionnaire prpare le travail des oprateurs. Ceci est dconseill terme : Clarisse doit viter du travail au gestionnaire, au
lieu de ncessiter son action journalire.

Il est bon de cocher cet utilisateur verra les MCR, DI ou CRI sil est... : cela vite les demandes invisibles en cas de
modification des comptences les premiers mois dutilisation de Clarisse.

Comptences professionnelles : au dbut, toutes.
A confirmer 3 mois aprs la mise en service.

Onglet 4 :
Choix des fentres de saisie : pour mmoire, les premiers choix ont t fait par ladministrateur.
A confirmer 3 mois aprs la mise en service.

Onglet 5 :
En utilisant la fentre fiche_utilisateur_std_1, 3 ou 4.
On ne parle du panier que si ladministrateur a dcid demployer cette mthode de sortie de stock.
A confirmer 3 mois aprs la mise en service.

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Clarisse 5 guides et fiches
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Le mode graphique


Pourquoi un mode graphique ?

Le mode graphique est une deuxime faon dafficher les lments. En plus de la reprsentation sous la forme dune fiche
traditionnelle, cette reprsentation graphique permet une approche beaucoup plus intuitive de larborescence et des
interventions.

On peut la choisir si laffichage de toutes les informations relatives llment nest pas utile : une photo de llment, un
plan ou un schma remplace alors la fiche traditionnelle.

Des symboles superposs cette image permettent daccder directement :
dautres lments (en gnral des sous-ensembles)
lcran de saisie dun CRI (en gnral bas sur un MCR de llment lui-mme)

De plus, si on limite au maximum lusage du clavier en choisissant une saisie de CRI simplifie, on pourra utiliser pour les
postes des oprateurs un cran tactile. Laccs Clarisse en sera fortement facilit.



Pour le gestionnaire...

Le gestionnaire va utiliser ce mode pour crer lcran utilis par loprateur

Pour utiliser le mode graphique de manire efficace, il faut que les lments aient t crs pralablement en mode fiche :
l'quipement et ses sous-ensembles doivent tre dfinis et les MCR doivent avoir t crs.

Clarisse 5 guides et fiches
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Positionnement d'un sous-ensemble ou d'un MCR

Pour chaque lment, il existe 40 possibilits de zoom sur des sous-ensembles et 40 possibilits de slection de MCR.
Aprs avoir choisi une photo de fond (un appareil numrique est trs utile), un plan ou un dessin, il faut paramtrer les
diffrents symboles que vous voulez utiliser.

1. crez le symbole en choisissant un lment ou un MCR
2. dplacez chaque symbole avec la souris vers une partie de limage convenable
3. choisissez la couleur en cliquant sur le cadre (bordure pour la couleur de fond et centre pour la couleur de
police)

Pour effacer un symbole, transportez-le dans le coin bas gauche de votre cran (la poubelle). Passez en mode oprateur
pour voir le rsultat de votre prparation.

Pour l'oprateur...

L'oprateur choisit le mode graphique dans ses prfrences. Il a accs l'cran graphique soit partir de la liste d'urgence
(double clic) soit partir du bouton Arborescence et lments. Il voit deux types de boutons rpartis sur la photo de
l'quipement :

1. la roue permet d'ouvrir une autre fiche lment (en gnral un sous-ensemble)
2. le voyant jaune ou rouge (le voyant est rouge si la note est suprieure au seuil 'affichage en rouge' des
paramtres locaux) ouvre directement un cran de saisie dun CRI : cest la saisie d'une intervention.
3. les voyants correspondants des MCR curatifs n'est visible que si sa note est suprieure au seuil 'affichage du
curatif en mode graphique' des paramtres locaux.

En cliquant sur une roue (ou sur le bouton 'retour', l'utilisateur se dplace dans l'arborescence graphique.
En cliquant sur un voyant, il ouvre la fentre de saisie d'un CRI correspondant au MCR affich, comme s'il avait cliqu sur le
planning ou sur la liste d'urgence.

Clarisse 5 guides et fiches
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Lintgration danciens compteurs : une intervention exceptionnelle.



Pour intgrer dans Clarisse un compteur trait manuellement et rcuprer danciennes valeurs,

Pour obtenir ds les premires saisies des messages cohrents :

1. crez le compteur dans Clarisse
2. pensez prciser son unit et sa capacit (valeur dun tour au sens capacit daffichage)
3. pensez indiquer le nombre de saisies utilis pour les calculs (minimum 2, en gnral de 3 5)
4. pensez aux tolrances de saisie, pour viter les messages dalarme non pertinents

5. saisissez 2 valeurs de mesure vraisemblables (et la date correspondante), laide de lcran de saisie (nutilisez pas la
fentre de correction des relevs). Il est inutile de saisir plus de 2 valeurs : le calcul de la droite de rgression valeur =
f(temps) sera effectu mme si vous avez indiqu (voir 3.) quil est ncessaire dutiliser un nombre de saisies
suprieur. Si vous disposez de valeurs relles, faites des saisies avec ces valeurs.

Le compteur est cr, et peut tre utilis normalement dans les MCR.


Ensuite, il faut crer ou modifier un MCR qui va exploiter ce compteur :

Vous pouvez utiliser un MCR existant en modifiant seulement son type. Dans le cas habituel de la surveillance dune valeur,
vous navez qu slectionner le compteur, et indiquer la priode (nombre dunits souhait entre deux interventions)


Pour initialiser le calcul, saisissez un CRI daprs ce MCR (pour crer la date dorigine et calculer la date suivante) :

Prcisez simplement la date de la dernire intervention correspondant cette action et validez. Pensez minimisez dans ce
compte-rendu la dure et les consommations si lintervention est fictive et que vous voulez utiliser les statistiques.
Clarisse utilise cette date et la droite valeur compteur = f(temps) du compteur pour estimer la valeur du compteur au moment
de cette opration fictive, et pour calculer la date de lintervention suivante. Cette date dintervention suivante sera recalcule
chaque nouvelle saisie du compteur (selon lvolution de la droite valeur compteur = f(temps) )




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Clarisse 5 guides et fiches
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Lorganisation de votre site : branches, lments, quipements



Trs important : la structure de Clarisse et lintrt de larborescence

Il faut garder lesprit que la base du fonctionnement de Clarisse est lexploitation des interventions (un modle dintervention
est appel aussi modle de compte-rendu ou MCR : cest la dfinition dune intervention future). On pourrait trs bien ne crer
quune seule branche qui contiendrait un seul lment et tous les modles dintervention : le fonctionnement serait identique,
mais il serait difficile de classer et dexploiter les interventions prvues (les MCR) et les interventions mmorises (les comptes-
rendus dintervention les CRI).

La notion darborescence et dlments (regroups ventuellement en quipements) permet lorganisation des tches / des
interventions / des proccupations / des besoins / des cots ... selon de nombreux critres, que vous allez utiliser selon vos
besoins, limportance du site et la finalit de la GMAO dans votre cas particulier.

Un des buts des audits / de la rflexion / des discussions premiers jours / de lanalyse des ractions pendant la formation et
pendant la phase de mise en service sera de faire apparatre clairement ces critres. Nous pourrons ensuite faciliter lusage de
Clarisse par la modification des crans pour mettre en valeur ou au contraire supprimer les fonctions selon leur intrt. Selon
votre dsir et vos possibilits de vous investir directement vous pourrez aussi personnaliser vous-mme Clarisse par
lintermdiaire du MCU, des fonctions programmables, des tats et des requtes, des fentres client...

Que peut-on exploiter dans larborescence ?

Chacun des MCR (les modles de comptes-rendus, cest dire la dfinition des interventions quil sera un jour ou lautre
ncessaire de pratiquer) sera rattach un lment. Ceci est absolument obligatoire.

Cet lment peut exister physiquement, par exemple : pelle mcanique Volvo EW140C. Dans ce cas, les MCR seront
sans doute soit des interventions de maintenance prventive, conseilles par le constructeur dans le carnet
dentretien, soit des interventions de dpannage, qui apparatront dans le temps avec lexprience des pannes et des
incidents, soit des obligations administratives externes (certificats divers), soit des obligations administratives internes
(surveillance des heures de fonctionnement), ...

Cet lment peut aussi tre aussi virtuel, et regrouper des interventions dun autre ordre (RAPPEL TELEPHONIQUES,
ANNIVERSAIRES, ...) : Clarisse intgre ainsi lagenda dun utilisateur.
Dautres lments virtuels sont crs par Clarisse : llment DEMANDESlNTERVENTlONSURGENTESestcr
automatiquement.llestutilispourregrouperlesdemandesrapidescressoitparunutilisateurexterne,soitparun
oprateur.
Enfin,ClarissevousdemanderadecrerleslmentsRAPPELXXXavantd'utiliserlesdiversboutonsderappel
prsentssurcertainesfentres.


Chacun des lments sera contenu dans une branche de larborescence. Cette arborescence dpend uniquement de la
structure de votre site et de ce que vous voulez exploiter. Les clients choisissent en gnral une des deux mthodes
suivantes (relisez le guide Arborescence, branches, lments, quipements et nomenclatures)

Pour un site de production classique, larborescence correspond au dcoupage gographique du site :
Socit > site de Lyon > btiment 1 > zone expdition. Les branches pourront contenir des niveaux de plus en plus
dtaills, et mme se poursuivre par le dtail dun quipement :
Socit > site de Lyon > btiment 1 > zone expdition > transstockeur > tapis de sortie.
En gnral, un lment sera ici cr dans les branches de dernier niveau. Ce sera une machine ou une partie de
machine : climatisation btiment 1 ( partir de la branche btiment 1), imprimante code barre Zebra-46 ( partir de la
branche tapis de sortie),...

Pour un site orient vers les services (une socit de maintenance par exemple) larborescence correspond la
rpartition des clients :
Socit > clients Midi-Pyrnes > clients Haute-Garonne
Les lments seront ici les clients : Elfa Systmes (dans la branche clients Haute-Garonne) et toutes les interventions
de maintenance raliser chez ce client seront des MCR rattachs cet lment.

Comment choisir ?

Le choix de larborescence dpend de votre organisation et de votre culture dentreprise.

Pour un site de production classique, les agents de maintenance (les oprateurs) vont sur place et voient la situation
gographique des lments, il est trs courant de choisir une structure gographique. Elle vous permettra :
une recherche intuitive des lments
une affectation budgtaire par niveau
lexploitation de la comptence gographique des oprateurs
le regroupement des lments en quipements
la gnration semi-automatique de larborescence graphique

Clarisse 5 guides et fiches
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Vous utiliserez ensuite la branche, les comptences fonctionnelles, les notions de groupe et de sous-groupe pour slectionner
des lments. Ces informations seront directement exploites pour les recherches et les analyses, avant la saisie de critres
plus dtaills (lis directement aux MCR comme le genre, le type, les oprateurs,...)

Pour un site orient vers les services, le dcoupage sera li la zone gographique des commerciaux. Cela leur permettra de
voir simplement leurs clients (sans les clients de leurs collgues).

Noubliez pas que tout est modifiable dans Clarisse, y compris le dplacement dune branche avec ses lments et les MCR
associs. Vous navez donc pas le risque de devoir saisir une nouvelle fois vos donnes en cas de modification.

Les quipements :

Le regroupement des lments sous forme dun quipement relve dune analyse encore plus fine : nous vous conseillons
daborder cet aspect aprs quelques mois dexprience.
Clarisse 5 guides et fiches
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Sauvegarder / exporter / importer une base de donnes

Attention : ce paragraphe nest pas valable pour Clarisse 5, qui dispose dun gestionnaire de base de donnes
client/serveur avec des fonctions particulires de visualisation et de sauvegarde.


Archivage (Clarisse 3 et Clarisse 4) :

Pour des raisons diverses (archivage, formation, dmonstration,...) vous voulez stocker une base de donnes.



Dans cet exemple, la base de donnes est regroupe dans le rpertoire de tte Elfa qui se trouve sur le serveur de fichiers
(accs illimit pour tous les postes et tous les utilisateurs)
Vous remarquez les 3 rpertoires Prive_xxx qui correspondent aux rpertoires privs des 3 postes qui utilisent Clarisse.

1. Vous pouvez simplement copier le rpertoire de tte et tous ces sous-rpertoires ailleurs sur votre serveur ou graver
un CD.

2. Vous pouvez aussi les zipper avec votre logiciel habituel.
Nous conseillons IZarc, qui est gratuit et multi-format.
Vous obtiendrez dans cet exemple, le fichier Elfa.zip (si le fichier existe dj, choisissez un autre nom, sinon, vous
ajouterez les fichiers dans lancienne archive)

Restauration :

En conservant le mme exemple de la base de donnes nomme Elfa, vous avez rcupr le fichier Elfa.zip.
Par un clic sur Elfa.zip, vous voyez :



En choisissant extraire, vous voyez :



Choisissez un rpertoire o le rpertoire de tte nexiste pas (sinon mlange ou crasement des donnes)
Laissez Restaurer les dossiers dorigine coch (sinon tous les sous-rpertoires seront supprims).
Votre base de donnes est reconstitue (sans modification des paramtres locaux, qui sont sur votre poste).
Clarisse 5 guides et fiches
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Clarisse 5 guides et fiches
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Comment choisir les fentres principales ?


Parmi les fentres de Clarisse, les 21 fentres principales (en janvier 2012) sont choisies par un administrateur.


Pourquoi ne pas utiliser un modle de fentre unique ?

Plusieurs raisons nous ont pousss prvoir ce paramtrage :

pour ne pas obliger nos clients une modification de leur interface aprs une mise jour
pour permettre soit des fentres trs dtailles, soit des fentres simplifies selon la faon dutiliser Clarisse
pour permettre des configurations diffrentes soit pour des postes diffrents (poste habituel dun gestionnaire, poste habituel
des oprateurs) ou selon loprateur.

Le choix des configurations se fait dans :

Fonctions administrateur > Paramtrages > Paramtres locaux > Fentres





Le choix des fentres dtermine l'aspect des 20 crans principaux et de la fentre d'accueil : toute l'ergonomie de Clarisse en
dpend. Vous devez saisir dans chaque champ le nom des fentres que vous allez utiliser. Pour cela, vous disposez des aides
qui vous indiquent les noms des fentres standards disponible, en plus de vos propres fentres qui ont t cres votre
demande sous le nom _cli_<nom_de_socit>_xxx_yyy_n

Par exemple, pour saisir un CRI en intgrant uniquement les champs qui vous sont utiles, vous nous demanderez la fentres
_cli_<nom_de_socit>_fiche_cri_0 et vous saisirez ce nom dans le champ Nom de la fentre de saisie des CRI

Nous vous fournirons cette fentre soit sous forme dun fichier _cli_<nom_de_socit>_fiche_cri_0.wdw soit sous forme
dune bibliothque _cli_<nom_de_socit>_25_02_2011.wdl que vous devez simplement copier sur le disque de votre
appareil avec votre programme.

Cette personnalisation est propre un poste : les autres postes du rseau peuvent avoir des personnalisations diffrentes.

Pour faciliter ce paramtrage, vous disposez dans cette page quatre boutons Init fentres bibli, Inis fentres simples et
Init fentres perso et Init fentres liste : ces quatre boutons sont destins modifier rapidement le paramtrage des fentres.

Init fentres bibli vous permet de choisir les fentres les plus compltes les 'fentres bibliothques' qui, en rgle gnrale,
possdent la totalit des fonctions normales : ce sont des fentres qui servent de base aux fentres clients que vous utiliserez.
Ces fentres sont notes xxx_yyy_bibliothque

Clarisse 5 guides et fiches
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Init fentres simples installe les fentres les plus simples. Elles sont en gnral notes xxx_yyy_std_0, et sont souvent
utilises pour une prsentation de Clarisse ou pour les squences de formation. Les fonctions principales sont prsentes et
sont compatibles avec les paramtres par dfaut habituels.

Init fentres perso utilise, quand elles existent, des fentres notes <nom_de_socit>_xxx_yyy_n, qui ont t cres
votre demande.

Init fentres liste initialise le contenu dun fichier <repertoire_priv>\liste_fenetres.txt que vous avez cr manuellement : pour
faciliter cette cration, vous pouvez charger le presse-papier de Windows avec le bouton Liste presse papier. Ensuite, vous
utilisez le bloc-notes pour gnrer le fichier et le modifier si ncessaire.

Exemple de fichier liste_fenetres.txt :

Accueil_bibliotheque
Fiche_cri_bibliothque
Fiche_article_bibliothque
Fiche_fournisseur_bibliothque
Fiche_fiche_bibliotheque
Fiche_mcr_bibliothque
Fiche_tiers_bibliotheque
Fiche_utilisateur_bibliotheque
Planning_std_1
_cli_clientx_table_ligne_commande
Fiche_Mcr_externe
Saisie_magasin
Table_cri_std_5
Table_article_std_5
Table_fournisseur_std_2
Table_fiche_std_3
Table_mcr_bibliothque
Table_tiers_bibliotheque
table_utilisateur_bibliothque
Table_confirme_et_affecte_std_2
Table_commande_bibliotheque

Cette mthode dinitialisation par le fichier liste_fenetres.txt est la plus simple utiliser pour retrouver une configuration, par
exemple aprs des essais.

Remarque : Vous pouvez utiliser les fentres xxx_yyy_std_0 et xxx_yyy_bibliotheque mais, pour des questions d'ergonomie,
vous aurez certainement intrt utiliser des fentres personnalises. Si vous nous demandez cette fourniture, elles seront
livres dans un fichier _cli_<nom_de_socit>_JJ_MM_AAA_xx_bits.wdl que vous installerez sur votre poste ou sur un
rpertoire accessible du rseau (voir dans cette fentre l'onglet 'Paramtres 2')


Si vous cochez 'utilisation des fentres prvues pour chacun des utilisateurs'...

Chaque fois que vous changerez d'utilisateur, les fentres prvues pour le nouvel utilisateur dans
Fiche_utilisateur_bibliotheque > Fentres deviennent les paramtres locaux de ce poste. Dans ces conditions, ce nest plus
le paramtrage du poste qui est prioritaire, mais celui de lutilisateur.

N'oubliez pas que vous disposez de boutons pour initialiser globalement tous les utilisateurs avec les paramtres actuellement
en cours : c'est le bouton MAJ fentres utilisateurs

En gnral, on choisit cette option si les utilisateurs nont pas de poste ddi : il suffit lutilisateur de se dclarer pour retrouver
son environnement. Si, au contraire, le poste est ddi une tche particulire, il est plus simple de paramtrer le poste, et de
ne pas cocher loption.


Notation

xxx dsigne les mots Table ou Fiche
yyy dsigne l'objet afficher 'Cri, Mcr, Article, etc.
n dsigne un numro dordre
<nom_de_socit> dsigne Votre nom de Socit que vous trouvez dans Paramtrages > Paramtrage gnral > Mots de
passe, dmarrage

On utilise en gnral cette notation mais aucune contrainte n'existe sur le nom des fentres : ce sont seulement des fentres
cres avec Windev : <nom_de_fentre>.wdw. Elles doivent tre accessibles par le programme soit dans un fichier spar
(fentre compile avec son code), soit dans une bibliothque charge avec l'application.

En gnral, tous les lments de personnalisation (les fentres, les bibliothques, les fentres, les tats, les procdures) ont un
prfixe _cli_<nom_de_socit> qui facilte leur classement et leur recherche.
Clarisse 5 guides et fiches
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Pourquoi utiliser les fonctions de saisie rapide ?


Certains utilisateurs nutilisent pas pour certaines fonctions toutes les possibilits de Clarisse.

Nous avons vu que nous pouvons, pour ces utilisateurs, crer des fentres plus simples et mieux adaptes que les fentres
xxx_yyy_bibliotheque.

Mais pour certaines demandes frquentes, nous avons introduit dans le programme de base des possibilits daccs des
fonctions simplifies. Cest le cas en particulier pour :

la saisie des CRI (les comptes rendu dintervention)
la cration des MCR (les descriptions dintervention = modles de compte-rendu = description prvisionnelle)
les affectations articles/lments (achats et stock prvu spcifiquement pour un lment)
les mouvements manuels dentre/sortie de stock (bons de sortie indpendants dune action de maintenance)

La saisie des CRI

Noubliez pas que vous disposez dj de fentres de saisie simplifies : essayez Fiche_cri_std_5, Fiche_cri_std_8 ou
Fiche_cri_std_10

Mais vous avez encore plus simple : cest la saisie de CRI immdiat

Pour faire apparatre ce bouton (en remplacement du bouton Notes dans les fonctions dexploitation de la fentre daccueil)
paramtrez pour lutilisateur concern lattribut :

- cet utilisateur a le droit de crer des MCR simplifis et des CRI immdiats

En cliquant sur ce bouton, vous choisissez un lment puis vous affichez votre fentre de saisie des CRI. Vous saisissez le
compte-rendu et vous pouvez le valider immdiatement. En ralit, Clarisse vient de crer un MCR planifi pour llment que
vous avez slectionn et va leffacer aussitt aprs la validation de votre compte-rendu, tout ceci de manire transparente.

Cette fonction est intressante quand on veut simplement mmoriser une opration simple de dpannage sans mmoriser le
MCR (si lon est a peu prs certain que cette opration ne se renouvellera pas) : le dpannage sera simplement prsent dans
lhistorique.

La cration des MCR

De la mme faon que pour les CRI immdiats, cest le choix des fentres et le paramtrage de lutilisateur qui vont permettre
de saisir de nouveaux MCR rapidement. Ce sont des MCR proches de ceux qui sont crs par des utilisateurs externes, cest
dire des MCR planifis par dfaut la date et lheure actuelle.

On les trouve en gnral :

dans la fentre accueil (pour saisir rapidement une demande verbale informelle)
dans les fentres de saisie des CRI (pour lancer une tche supplmentaire ncessaire mais imprvue)
pour crer un rappel associ un autre objet (un article, un fournisseur...). Dans ce cas, le MCR est rattach un
lment fictif.

Une fois saisis, ils peuvent tre modifis par un gestionnaire laide de la fonction normale et dune fentre complte.
dans lhistorique.
Clarisse 5 guides et fiches
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Les affectations articles/lments

Une nouvelle fentre permet de voir les articles affects un lment et les lments propritaires dun article. Elle facilite aussi
laffectation dun article un lment.




Un double-clic sur un lment montre les articles associs, un double-clic sur un article montre les lments propritaires.

Les nouveaux boutons qui permettent davoir accs cette fentre sont nots en gnral Relation article.

Les mouvements manuels d'entre/sortie de stock

De la mme faon que pour les CRI immdiats, cest le choix des fentres et le paramtrage de lutilisateur qui vont permettre
des mouvements simplifis.

En ce qui concerne les commandes, on utilise de nouveaux boutons daccs rapide dans les crans Table_article_std_2 et
Fiche_article_std_2 : en slectionnant un article avant de demander cette fonction, vous utilisez directement cet article et son
fournisseur principal pour la commande. Essayez aussi la fentre Table_ligne_commande_std_1 qui est un peu simplifie
(pas de lots). Attention : vous tes toujours tenu denvoyer (fictivement) la commande en faisant une dition pour pouvoir
ensuite la rceptionner.

Le bon de sortie exceptionnel (BSE) devient dans ces fentres un bon de sortie express qui demande encore moins de
renseignements. Cest un BSE qui est cr automatiquement avec une ligne unique. Vous ne devez indiquer que laffectation
pour cette sortie de stock (ou cette entre si vous saisissez une valeur ngative)
Clarisse 5 guides et fiches
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Le serveur, lentretien de la base de donnes et lorganisation des fichiers


Nous vous conseillons dditer et de lire le document Claris_5_telechargement_et_installation.

Pour faire fonctionner une installation Clarisse, il faut plusieurs groupes de fichiers.

Pour simplifier la comprhension et la maintenance, choisissez de les installer dans des rpertoires diffrents, et mme
quelquefois sur des machines diffrentes. Notez que linstallation sur une machine unique est toutefois possible. Vous trouverez
ci-dessous une des architectures possibles.

Vous utiliserez normalement un serveur (ou une machine qui jouera ce rle et qui sera dans la mesure du possible en
fonctionnement permanent)


Sur le disque C du serveur de donnes (vu du rseau sous le nom Serveur_BDD)

Les notations qui suivent sont celles utiliser si vous travaillez partir du serveur lui-mme et que le disque C est le disque de
Serveur_BDD.

C:\Installation\Serveur_client\
Crez manuellement ce rpertoire, qui doit tre visible par les postes des clients.
Vous stockerez dans C:\Installation\ les diffrents fichiers tlchargs ou reus sur CD qui correspondent aux versions
successives de Clarisse, par exemple
Clarisse_version_5_13_17_0_setup_complet.EXE
Clarisse_version_5_13_18_0_setup_complet.EXE, ...

En excutant ce programme qui est un fichier auto-extractible, vous crerez tous les fichiers ncessaires : le serveur lui-mme
et les fichiers ncessaires pour linstallation des clients (ce sont tous les autres postes sur lesquels lapplication sera installe).

Vous les installerez dans
C:\Installation\Serveur_client\Claris_5\...

A chaque changement de version, ces fichiers seront automatiquement crass et remplacs par des fichiers mis jour.


C:\Serveur HyperFileSQL Installation
Cration automatique de ce rpertoire utilis pour la dcompression des fichiers dinstallation


C:\Serveur HF
Cration automatique de ce rpertoire contenant le gestionnaire de la base de donnes, les programmes annexes, les bases
de donnes et leurs sauvegardes Cette cration se fait quand vous demandez linstallation du serveur HyperFileC/S Windows
sur votre machine. Ce rpertoire doit tre partag et visible par les postes des clients.


Sur le disque C d'un serveur de fichiers (vu du rseau sous le nom Serveur_fichier)

Cest ventuellement la mme machine.

Vous crerez aussi un rpertoire partag (lecture et criture) :
\\Serveur_fichier\disque_C\Partage\Claris_5\<nom de votre base de donnes>

Ce sera le rpertoire parent de tous les rpertoires des fichiers secondaires pour tous les postes du rseau, comme les images
de fond, les images dlments et darticles, les documentations, les vidos, les procdures, les historiques, etc.
Vous choisirez ce rpertoire lorsque Clarisse, aprs son dmarrage, vous demandera de faire ce choix en vous proposant la
valeur par dfaut
C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Claris_5\Data (notation Windows XP)

Sur une installation monoposte, vous pouvez conserver ce rpertoire mais on ne peut pas lutiliser en rseau parce que
Windows le rend inaccessible pour les autres postes de linstallation.


Sur les postes de travail (postes clients)

Lancer linstallation.

Cela peut se faire de deux faons :

- soit partir du poste client lui-mme en excutant
\\Serveur_BDD\disque_C\Installation\Serveur_client\Claris_5\INSTALL.EXE
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- soit en push partir de Serveur_BDD en utilisant
C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Claris_5\ (notation Windows XP)
Ce rpertoire est cr automatiquement par Clarisse : il contiendra les fichiers ncessaires pour faciliter la connexion
(connexion automatique, mmorisation du nom des bases de donnes.)

C:\Program Files\Claris_5 (notation Windows XP)
Ce rpertoire est cr sur chaque poste client pour installer lapplication.
Le raccourci cr sur le bureau lancera lexcution de C:\Program Files\Claris_5\Claris_5.EXE

De la mme faon, sur le poste serveur lui-mme considr comme un poste de travail, nous vous conseillons de crer un
client supplmentaire C:\Program Files\Claris_5 (notation Windows XP)
Cette installation cliente facultative est utile car elle sera charge de toutes les tches automatiques (analyse, gnration des
DA, recalcul des comptences, etc.) qui ncessitent, de prfrence, un fonctionnement continu de lapplication. Vous disposez
dune licence supplmentaire pour cette installation cliente.


Les tches planifies sur le serveur : sauvegardes et optimisation

Les sauvegardes sont gres automatiquement par le serveur.

Utilisez la console CC170HF.EXE (Centre de Contrle version 17 HyperFile)

Vous vous connectez au serveur, et vous allez dans Elments planifis




En cliquant sur Nouveau, vous trouverez tous les lments pour faire une sauvegarde avec la priode de votre choix.

Faites aussi une optimisation des donnes, par exemple une fois par semaine (la nuit, le dimanche,...)
Cette optimisation permet damliorer la vitesse des requtes.

Nous vous conseillons de faire les sauvegardes dans le lieu prvu (un sous-rpertoire de Serveur HF)
Cela permet dliminer tous les problmes dus dventuelles restrictions daccs.


Si vous voulez transfrer ces sauvegardes sur un autre appareil, il est trs simple dutiliser une tche planifie Windows
comme, par exemple
xcopy "C:\Serveur HF\backup" "T:\Clarisse\backup" /Y /E /I

Pensez, dautre part, remplacer le mot de dutilisateur admin (sans mot de passe) par un ou des utilisateurs rels. Ces mots,
rservs la connexion, sont indpendant des mots Windows et des mots Clarisse.

Nous pouvons fournir le programme Import_LDAP.exe qui permet de rcuprer facilement les utilisateurs de lActiveDirectory
et de les intgrer dans la liste des utilisateurs du serveur HF.
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Les connexions multiples partir dun seul poste client.



Plusieurs occurrences de Clarisse peuvent tre lances simultanment sur un mme poste :

Cette opration nest pas recommande vous risquez des erreurs mais elle est possible et elle est intressante pour
travailler sur un poste virtuel. Par exemple, plusieurs oprateurs peuvent ainsi travailler simultanment partir dcrans
diffrents sur un mme poste Citrix.


Les limites :

Certains paramtrages sont lis au poste lui-mme : tous les oprateurs utiliseront donc les mmes paramtres locaux (par
exemple la couleur de dclenchement dans la liste durgence)

Notez que toutes les possibilits du logiciel nont pas t valides dans le cas de connexions multiples des bases de donnes
diffrentes et lusage de Clarisse dans ces conditions nest pas recommand.
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Les profils utilisateur, le poste XXXXXXXXXX et le dmarrage



Il faut tre dclar pour travailler avec Clarisse.

Ce nom dutilisateur na rien voir ni avec le UserName Windows, qui est utilis pour ouvrir une session Windows, ni avec le
nom de connexion la base de donnes (notez que nous conseillons dutiliser pour ce nom de connexion le UserName
Windows, ce qui permet la reconnaissance de lutilisateur et une connexion automatique)

Les utilisateurs Clarisse ont divers privilges, divers attributs et diverses caractristiques (en particulier les comptences et les
rgles daffichage) qui sont importants pour le fonctionnement de lapplication. Le choix de ces privilges (utilisateur externe,
oprateur, gestionnaire ou administrateur) dtermine les fonctions autorises pour l'utilisateur. Notez que vous ne pouvez
accorder le privilge 'administrateur' que si vous tes vous-mme administrateur et utilisateur expert.


Les profils :

Crez quelques utilisateurs type : ce seront des profils que vous multiplierez par duplication. A linstallation, Clarisse a dj cr
quatre utilisateurs. Nous conseillons de conserver, ventuellement en les modifiant, ces noms dutilisateur fictifs :
Profil _EXTERNE, Profil _OPERATEUR, Profil _GESTIONNAIRE, Profil _ADMINISTRATEUR et Profil _SOUS TRAITANT.
Indiquez pour chacun deux un 'Poste impos' inutilis (par exemple le serveur ou le poste fictif XXXXXXXXXX) : ils
napparatront pas dans la liste de choix des utilisateurs.

Nutilisez pas de trop nombreux profils : sauf cas particuliers, 5 ou 6 types dutilisateurs suffisent pour une installation. Au-del,
la varit est plutt source de confusion...

Conservez au moins le nom cr par Clarisse. En effet, pour certaines oprations (par exemple si vous dcidez quun
fournisseur est aussi un sous-traitant) Clarisse utilisera les caractristiques du profil pour initialiser automatiquement un nouvel
oprateur.

Si vous avez effac le poste XXXXXXXXXX, vous pouvez le rgnrer par une fonction exceptionnelle (voir les paramtrages)

Si vous dsirez que le choix de lutilisateur puisse avoir un rle de protection, il faut associer chaque nom l'usage des mots de
passe.

Les mots de passe nont pas un rle de protection important dans Clarisse, mais sont plutt l pour viter des erreurs de saisie
(un oprateur saisi une opration la place dun autre, un utilisateur va par erreur dans des fonctions de gestion,...)

Notez quun utilisateur externe ne peut que faire des demandes d'intervention l'aide du module 'externe' et n'apparat pas
dans la liste des utilisateurs de Clarisse.


Dmarrage et mode d'accs

Aprs la connexion la base de donnes, il faut se dclarer pour utiliser lapplication.

Il y a deux faons de se dclarer et de dmarrer Clarisse (ce mode d'accs est un paramtre gnral de l'application.)

Pour simplifier la gestion des mots de passe, un gestionnaire peut les effacer globalement et les rgnrer de manire
automatique, avec le nombre de caractres paramtr. Cette gnration automatique permet de crer un mot (en gnral la
1re lettre du prnom + les 1res lettres du nom) selon la longueur prvue dans le paramtrage.

1
re
mthode de dmarrage : dernier utilisateur, avec ventuel mot de passe Utilisateur
Clarisse dmarre avec le dernier utilisateur : le mot de passe est libre et facultatif.
Clarisse va dmarrer sans changer dutilisateur : un mot de passe Utilisateur sera demand, sil existe (voir Fonctions
oprateur > Vos prfrences > Mots de passe, dmarrage et messages de confirmation). Si le mot de passe nest pas donn,
Clarisse attendra le choix dun nouvel utilisateur.
Ce paramtrage est adapt si chaque utilisateur dispose, en gnral, dun poste personnel.

2
me
mthode de dmarrage : accs cod, avec mot de passe Utilisateur obligatoire
Clarisse demande un mot de passe au dmarrage. Selon ce mot de passe, Clarisse dmarre pour lutilisateur reconnu. Si le
mot de passe nest pas reconnu, Clarisse attendra le choix dun nouvel utilisateur.
Ce paramtrage est adapt si un poste est utilis gnralement par plusieurs utilisateurs.

Dans certains cas particuliers, on veut dmarrer lapplication en mode iconis, ou sans utilisateur dclar (et sans taper de mot
de passe) : on doit alors crire une ligne de commande avec les paramtres mini et/ou passe :
Claris_5 -mini=O -passe=n

Attention, si vous tes en connexion automatique, vous ne pouvez pas changer de base de donnes. Pour cela, il faut passer
en connexion manuelle, soit en maintenant la touche CTRL enfonce au dmarrage, soit en modifiant la BD dans les
paramtres locaux au cours de la session prcdente.
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La chane des appros : de la commande la rception



Avertissement

Depuis la dcision de consommation un article - jusqu laffectation comptable une opration de maintenance des
dcisions sont prendre et des actions valider. Clarisse va vous assister dans ces prises de dcision et mmoriser le dtail
de toutes les oprations que vous aller faire.


Clarisse gre tous les aspects des approvisionnements.

Clarisse permet dadapter totalement la fonction approvisionnement. Selon vos exigences, vous pourrez travailler dune faon
quasi automatique avec un minimum de contrles ou respecter une procdure trs stricte, avec rceptions partielles ligne
ligne, gestion des lots et des dates de premption.

Aucune dcision nest irrversible : vous pourrez modifier les paramtrages, et personnaliser les fentres de saisie, mais nous
vous conseillons de rflchir soigneusement vos attentes : nexigez pas immdiatement beaucoup plus que ce que vous
obtenez sans lutilisation de Clarisse. La formation lusage de toutes les possibilits du logiciel est une opration qui peut tre
longue et ne doit pas tre nglige.


Premire tape : que faut-il commander ?

Clarisse ne commande jamais quoi que ce soit de manire totalement automatique mais vous assiste dans la cration de vos
commandes.

Clarisse prpare automatiquement les demandes dachat (DA)

Nous conseillons vivement dutiliser la notion de DA pour prparer vos commandes de matriel stock.



Cet cran de paramtrage permet de prparer laction de Clarisse (quel poste va prparer les DA, quand ou quelle frquence,
faut-il communiquer un fichier texte pour contrle ou un service tiers ?)

Ces DA automatiques sont compltement recalcules chaque gnration pour assurer une gestion de stock a flux tendu et
des DA manuelles sont prvues pour une ventuelle personnalisation.

Les DA automatiques sont gnres par Clarisse pour assurer au moment de la gnration un stock disponible toujours
suffisant. Remarquez quune intervention curative, alatoire par nature, ne peut pas tre prise en compte : le stock minimum est
prvu pour cela, ainsi que pour prvoir les alas dapprovisionnement chez les fournisseurs.
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prvisions des DA = articles ncessaires articles en stock disponibles

articles ncessaires :
Cest le stock mini
plus
les articles prvus dans les MCR prdictifs (cest dire dans tous les MCR priodiques ou planifis) corrig par le dlai dappro
(chez le fournisseur 1
re
source)
plus
les articles prvus dans les CRI en cours de rdaction

articles en stock disponibles
Cest le stock comptable (le stock rel peut tre diffrent cause des articles rservs ou des stocks utilisateurs)
plus
les articles dj en commande

La valeur trouve est corrige par le minimum de commande et le conditionnement.

Notez certains cas particuliers :

les kits : mme si vous utilisez la notion de kit (regroupement darticles pour faciliter laffectation une intervention), le stock
des articles composants est gr individuellement : lutilisation des kits ne perturbe pas la gnration des DA.

les BSE (bons de sortie exceptionnels) : il sagit de sorties de stock sans justification. Le stock comptable tant modifi par
un BSE, la gnration des DA est aussitt adapte.

les sorties magasin : ces sorties naffectent que le stock rel : les articles sont transfrs physiquement dun magasin un
stock oprateur (un panier). Larticle est consomm (sorti du stock comptable) seulement quand il est affect une
intervention valide (cest le dernier niveau de validation dun CRI).
Il est de la responsabilit des oprateurs de rintgrer en stock rel les articles sortis en excs. Il est aussi de la responsabilit
dun gestionnaire de vrifier priodiquement que les stocks utilisateurs sont bien grs et ne prennent pas une importance
exagre.


Le gestionnaire dcide de prparer une commande : plusieurs mthodes sont disponibles.

Le gestionnaire va dans la fentre de gestion des articles ou des fournisseurs et choisit un bouton.

Notez quun gestionnaire peut disposer dans la fentre daccueil du bouton Grer les cdes sil est affect de cet attribut dans la
fiche utilisateur :




Ces 5 boutons (2 dans la fentre de gestion des articles, 2 dans la fentre de gestion des fournisseurs, et 1 dans la
fentre daccueil) vont ouvrir exactement la mme fentre : la table de slection des commandes.

Seule diffrence :

le bouton de Commande rapide partir de la table des articles va initialiser une commande de larticle slectionn
dans la table des articles
le bouton de Commande rapide partir de la table des fournisseurs va initialiser une commande chez le fournisseur
slectionn dans la table des fournisseurs

Cest partir de cette table de slection des commandes (fentre paramtrable) que toutes les actions lies aux commandes
sont initialises. Vous pouvez slectionner un article ou un fournisseur (comme si vous aviez choisi Commande rapide) ou
slectionner une DA pour profiter des prvisions de Clarisse. Vous pouvez aussi changer le statut commande / demande de
prix par une simple slection de ltat de la commande. Vous pouvez aussi mmoriser des courriers ou un devis (comme
partir de la table des fournisseurs).

Pour modifier une commande dj rdige, slectionnez-la puis cliquez sur Dtail commande pour ces possibilits : cela va
ouvrir la fentre de saisie dune ligne de la commande en cours. Vous pouvez ainsi la modifier, la rceptionner, la complter
et vous servir de ses caractristiques pour mettre jour larticle chez le fournisseur (bouton Mmo nlles valeurs). Toutes ces
possibilits dpendent des modalits que vous avez choisies dans le paramtrage. Vous pouvez aussi complter manuellement
la commande en ajoutant de nouvelles lignes.

De prfrence, utilisez le bouton Choix dune DA comme origine de la commande : celle-ci sera prpare automatiquement
pour le fournisseur convenable, avec tous les articles ncessaires. La fentre des lignes souvrira automatiquement et vous
naurez qu valider votre commande en lditant (sauf brouillon et demande de prix)
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Notez quune commande est rpute envoye ds que vous lavez dite partir de la fentre des lignes




Le gestionnaire dite la commande : cette action correspond lenvoi au fournisseur.



Notez que vous avez aussi la possibilit de voir le dtail des lots qui ont dj t recus pour cet article.
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Le gestionnaire rceptionne les articles :

La rception se fait partir de la mme fentre de traitement des lignes de commande.

Selon les paramtrages, vous avez trois types de gestion des commandes et des rceptions :

- gestion complte : une commande doit tre suivie d'un bordereau de rception
- gestion simplifie : la rception est possible depuis la fentre d'affichage de la commande
- gestion automatique : la rception est implicite au moment de l'mission de la commande

La rception automatique n'est utilise que si aucun contrle de rception n'est pratiqu : un article command est rput tre
reu. Cette solution nest retenue que si la gestion de stock na que trs peu dimportance pour vous.

La gestion simplifie implique seulement que la commande a t reue : vous faites confiance au fournisseur.

La gestion complte permet la rception partielle et la gestion des reliquats.
Lensemble des rceptions constitue un borderau de rception (BR) que vous conservez et que vous pouvez consulter.



Cest la validation dune rception qui entrane lentre en stock rel et en stock comptable, et qui permet de calculer le prix
unitaire moyen pondr de larticle

Chaque ligne dune rception peut aussi servir dfinir un lot, qui correspond donc un seul fournisseur, un seul article, une
seule commande et une seule rception. Cest dans ce lot que vous pouvez dfinir la date de premption de larticle.



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Le certificat li larticle et son utilisation



Qu'est ce qu'un certificat ?

Cest un document associ un article et fourni avec celui-ci au moment de son achat.
La cration et la gestion de ce certificat sont trs inspires des demandes du British Retail Consortium (normes BRC) en ce qui
concerne les certificats dalimentarit (sens commun = produit non toxique) et les certificats daptitude au contact alimentaire
(sans influence ngative sur les aliments au contact).

Ce document possde une date, qui est en gnral la date dmission et qui correspond la dernire date de vrification : cela
veut dire qu cette date les connaissances sur larticle (matriaux, construction, usage,...) et les normes applicables permettent
daffirmer que larticle est apte lusage (contact alimentaire,...)

Si cet article reste en stock, il reste simplement associ son certificat, sans action particulire.
Si cet article est utilis, la validit du certificat doit tre contrle : le rappel est automatique, priodique et
systmatique. Lorigine de la priode correspond la date du certificat.
La dure de la priode est paramtrable et elle est normalement infrieure ou gale 3 ans
Dans Clarisse, le rappel est un MCR priodique de nom :

Vrif. certificat (article <code_article> pour l'lt <code_lment>)

Il y a autant de MCR que darticles diffrents (avec certificat) utiliss sur un lment.

Une remarque :

La notion de certificat ne fait pas double emploi avec la notion de date de premption.

La date de premption est attache la notion de lot de rception : dans un stock, vous avez sous le mme numro de code
plusieurs lots darticles, avec pour chacun des documents, un document principal (en gnral, un devis ou une offre) et une
date de premption. Cette gestion trs prcise a un inconvnient : elle est plus lourde lutilisation, parce quelle impose :

la rception ligne ligne et la saisie du lot
la sparation physique des diffrents lots sur le lieu de stockage
le choix du lot au moment de la sortie du stock

Le certificat est simplement une caractristique de larticle, et ne demande que la saisie dune date (qui est la dernire date de
vrification). Le transfert de la surveillance des caractristiques de larticle est automatique (Clarisse gnre automatiquement
un nouveau MCR priodique)


La saisie et l'utilisation du certificat

Lutilisation du certificat commence la dfinition dun article.

Vous devez saisir le nom du certificat (cest un lien vers un document certificat quelconque) et sa date de validit.
A chaque nouvelle rception dun article avec certificat, vous le vrifiez, et vous corrigez si cest necessaire son nom et
sa date de validit.
Chaque fois que vous utilisez un article avec certificat et que vous terminez votre intervention, Clarisse vrifie sa
prsence et vous alerte en cas de problme de date (si la date de vrification est dpasse).
Llment est not avec certificat.
Un MCR priodique est cr dans llment pour chaque article avec certificat. Le lien vers le document est recopi

Lexploitation se fait de trois faons diffrentes :

par les articles : vous pouvez facilement slectionner, pour les vrifier lun aprs lautre, tous les articles avec certificat
par les lments : de la mme faon, vous pouvez slectionner tous les lments avec certificat, et afficher tous les
MCR priodiques associs. Tous les MCR de type Vrif. certificat (article... sont les demandes de vrifications de
certificat leur date de fin de validit.
de manire automatique : Clarisse vous proposera la vrification la date de fin de validit des certificats de tous les
articles utiliss. Notez que Clarisse peut, avant lchance, envoyer un email de rappel votre fournisseur pour quil
fournisse un nouveau certificat.

Si, pour un article, un certificat est mis jour ou modifi, une fonction permet de mettre jour toutes les demandes de
vrification intgres dans tous les lments.
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La cration automatique des lments et le pack de MCR




Nous savons crer automatiquement un lment au moment de la cration dune branche, avec les paramtres gnraux ci-
dessous et en utilisant le bouton Cration directe de la fentre de slection des lments (Arborescence et lments)





On a coch cration automatique dun lment la cration dune branche et llment est cr automatiquement avec le nom
de la branche. Cela est particulirement utile au dbut du paramtrage dun site pour avancer rapidement ou pour saisir une
nomenclature (larborescence dun quipement, avec un seul lment par branche)

Pour aller plus loin, on peut aussi crer les MCR associs.

Cela est interessant si on utilise systmatiquement des MCR standards :

Fin de garantie (MCR planifi un an aprs lachat)
Inspection annuelle (MCR priodique tous les ans)
Dpannage (MCR curatif pour une panne inconnue)
...
Clarisse 5 guides et fiches
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On va dcrire de manire simplifie les MCR dans un fichier texte <rpertoire_priv>\pack_mcr.txt selon la mthode
explique dans laide en ligne :




Dans notre exemple, le fichier aura trois lignes

2//Inspection avant la fin de garantie//365//Vrifiez labsence de problme avec les oprateurs
3//Inspection annuelle//365//Nettoyage complet, vrification des niveaux
1//Dpannage//0//Notez soigneusement le type de la panne