antet Avizat ADMINISTRATOR

,

PROCEDURA PRIVIND FACTURARE I. Factura trebuie să cuprindă, conform Codului Fiscal, în mod obligatoriu următoarele informaţii: - numărul de ordine, în baza uneia sau mai multor serii, care identifică factura în mod unic; seria si numărul facturii - data emiterii facturii; - data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura în care această dată diferă de data emiterii facturii; - denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz, codul de identificare fiscală ale persoanei impozabile care emite factura; - denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA ale reprezentantului fiscal; - denumirea/numele şi adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală ale beneficiarului, dacă acesta este o persoană impozabilă sau o persoană juridică neimpozabilă; - denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare ale reprezentantului fiscal; - denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum şi particularităţile specifice, în cazul livrării intracomunitare de mijloace de transport noi; - baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor sau, după caz, avansurile facturate, pentru fiecare cotă, scutire sau operaţiune netaxabilă, preţul unitar, exclusiv taxa, precum şi rabaturile, remizele, risturnele şi alte reduceri de preţ; - indicarea cotei de taxă aplicate şi a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcţie de cotele taxei; - în cazul în care nu se datorează taxa, o menţiune din care să rezulte că livrarea de bunuri sau prestarea de servicii face obiectul unei scutiri sau a procedurii de taxare inversă; - în cazul în care se aplică regimul special pentru agenţiile de turism, trimiterea la art. 152^1 din CF, la art. 306 din Directiva 112 sau orice altă referinţă care să indice faptul că a fost aplicat regimul special; - dacă se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de artă, obiecte de colecţie şi antichităţi, trimiterea la art. 152^2 din CF, la art. 313, 326 ori 333

din Directiva 112 sau orice altă referinţă care să indice faptul că a fost aplicat unul dintre regimurile respective; - o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe facturi sau documente pentru aceeaşi operaţiune. - mentiunea «TVA la incasare», in cazul in care exigibilitatea TVA intervine la data incasarii contravalorii integrale sau partiale a livrarii de bunuri ori a prestarii de servicii; - mentiunea «taxare inversa», in cazul in care clientul este persoana obligata la plata TVA; - mentiunea «autofactura», in cazul in care factura este emisa de beneficiar in numele si in contul furnizorului; - daca se aplica unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de arta, obiecte de colectie si antichitati, una dintre mentiunile «regimul marjei - bunuri secondhand», «regimul marjei - opere de arta» sau «regimul marjei - obiecte de colectie si antichitati», dupa caz; Alte elemente care trebuie trecute pe factură, după caz, includ:
• •

adresa punctului de lucru dacă livrarea bunurilor nu se face de la sediul social al firmei datele de identificare ale persoanei care efectuează livrarea bunurilor ( excepţie la prestările de servicii): numele şi prenumele, seria şi numărul actului de identitate (buletin de identitate, carte de identitate sau pasaport), codul numeric personal numărul şi data contractului în baza căruia s-a prestat serviciul, respectiv ale comenzii, în cazul prestărilor de servicii ocazionale care nu au la bază un contract.

Pe prima pagina este obligatoriu sa apara:
• • • •

numarul de ordine, in baza uneia sau a mai multor serii, care identifica factura in mod unic; data emiterii facturii; data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, in masura in care aceasta data este anterioara datei emiterii facturii; denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau, dupa caz, codul de identificare fiscala ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile; denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA, conform art. 153, ale reprezentantului fiscal; denumirea/numele si adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscala al beneficiarului, daca acesta este o persoana impozabila ori o persoana juridica neimpozabila;

• •

denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare prevazut la art. 153 ale reprezentantului fiscal; mentiunea «autofactura» , in cazul in care factura este emisa de beneficiar in numele si in contul furnizorului, referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeasi operatiune

De asemenea, tot pe prima pagina a facturii este obligatoriu sa fie mentionat numarul de pagini pe care le contine factura si numarul total de pozitii cuprinse in factura respectiva. " Pe facturile emise si achitate pe baza de bonuri fiscale emise conform Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 28/1999 privind obligatia agentilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicata, cu modificarile ulterioare, nu este necesara mentionarea bunurilor livrate sau a serviciilor prestate, fiind suficienta mentiunea "conform bon fiscal nr./data", explica normele de aplicare a Codului fiscal, in forma publicata de Ministerul Finantelor. II. Menţiuni cu privire la externalizarea emiterii facturii Codul fiscal permite contribuabililor sa isi externalizeze procesul de emitere a facturilor stabilind la art. 155 alin. 18 ca "pot fi emise facturi de catre un tert in numele si in contul furnizorului/prestatorului in conditiile stabilite prin norme, cu exceptia situatiei in care partea terta este stabilita intr-o tara cu care nu exista niciun instrument juridic referitor la asistenta reciproca". In Normele de aplicare a Codului fiscal, Finantele prevad ca factura poate fi emisa de un tert in urmatoarele conditii:

• • •

furnizorul/prestatorul sa notifice prin scrisoare recomandata organul fiscal competent ca emiterea de facturi va fi realizata de un tert, cu cel putin o luna calendaristica inainte de a initia aceasta procedura, si sa anexeze la scrisoare numele, adresa si, dupa caz, codul de inregistrare in scopuri de TVA al tertului factura sa fie emisa de catre tert in numele si in contul furnizorului/prestatorului; factura sa cuprinda toate elementele prevazute la art. 155 alin. (19) sau la art. 155 alin. (20) din Codul fiscal (factura normala sau factura simplificata); facturile sa fie puse la dispozitia organelor fiscale competente fara nici o intarziere, ori de cate ori se solicita acest lucru.

III. Menţiuni cu privire la facturare 1. Factura poate fi întocmită în orice limbă oficială a statelor membre ale Uniunii Europene

Conform Codului fiscal, factura va fi întocmită în orice limbă oficială a statelor membre ale Uniunii Europene, dar la solicitarea organelor de control trebuie asigurată traducerea în limba română. Baza de impozitare poate fi înscrisă în valută, dar dacă operaţiunea nu este scutită de taxă, suma taxei trebuie înscrisă şi în lei. Pentru înregistrarea în jurnalele de vânzări baza impozabilă va fi convertită în lei utilizând cursul de schimb. Acesta se stabileşte astfel: - Dacă elementele folosite la stabilirea bazei de impozitare a unui import de bunuri se exprimă în valută, cursul de schimb valutar se stabileşte conform prevederilor comunitare care reglementează calculul valorii în vamă. - Dacă elementele folosite pentru stabilirea bazei de impozitare a unei operaţiuni, alta decât importul de bunuri, se exprimă în valută, cursul de schimb care se aplică este ultimul curs de schimb comunicat de Banca Naţională a României sau cursul de schimb utilizat de banca prin care se efectuează decontările, din data la care intervine exigibilitatea taxei pentru operaţiunea în cauză. În cazul în care pentru vânzări de bunuri sau prestări de servicii agenţii economici au obligativitatea de a emite bonuri fiscale conform OUG 28/1999, la solicitarea clienţilor aceştia sunt obligaţi să emită şi factură fiscală. Pe aceste facturi, achitate în numerar, nu este necesară menţionarea bunurilor livrate sau a serviciilor prestate, fiind suficientă menţiunea "conform bon fiscal nr./data". Ordonanţa Guvernului nr.15/2012 pentru modificarea si completarea Legii 571/2003 privind Codul Fiscal de la 1 ianuarie 2013 precizează că sumele indicate pe factură se pot exprima în orice monedă, cu condiţia ca valoarea TVA colectată să fie exprimată în lei. În situaţia în care valoarea taxei colectate este exprimată într-o altă monedă, aceasta va fi convertită în lei utilizând cursul de schimb prevăzut la art. 1391, şi anume ultimul curs de schimb comunicat de Banca Naţională a României sau ultimul curs de schimb publicat de Banca Centrală Europeană ori cursul de schimb utilizat de banca prin care se efectuează decontările, valabil la data la care intervine exigibilitatea taxei pentru operaţiunea în cauză. Pentru facturile emise în cadrul sistemului “TVA la încasare”, cursul valutar folosit este cel valabil la data emiterii facturii, cu excepţia situaţiilor în care este emisă o factură sau este încasat un avans, înainte de data livrării/prestării, pentru care se aplică cota în vigoare la data la care a fost emisă factura ori la data la care a fost încasat avansul.

2. NU este obligatorie semnarea şi ştampilarea facturilor. Desi, conform noilor reglementari legislative, semnarea si stampilarea facturilor nu mai este obligatorie, totusi, pentru a elimina eventualele litigii ce pot sa apara, ulterior emiterii unei facturi, intre emitent si beneficiar, legate de faptul ca una dintre parti ar putea sa nu recunoasca o anumita factura, este bine ca orice factura sa fie semnata si stampilata de ambele parti implicate in operatiunea comerciala in baza careia a fost emisa o factura.

Conform legislatiei din tara noastra, faptele de comert se probeaza in instanta si prin facturi acceptate. Alaturi de facturile acceptate, obligaţiunile comerciale şi liberatiunile se probează in instanta cu acte autentice, acte sub semnătura privată, prin corespondenta, prin telegrame, registrele părţilor sau prin orice alte mijloace de proba admise de legea civilă . Din acest motiv, in situatia in care intre partile implicate intr-o fapta de comert nu exista un contract scris, in care sa se prevada in mod explicit si modalitatea de facturare si plata, este bine ca ambele partile implicate intr-o relatie comerciala sa semneze si sa stampileze facturile emise de un creditor, pentru ca acestea sa dobandeasca forta probanta. Formularul de factura cu regim intern de tiparire si numerotare. a. Serveste ca: - document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a bunurilor livrate si a serviciilor prestate; - document de insotire a marfii pe timpul transportului, dupa caz; - document de incarcare in gestiunea cumparatorului; - document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului; - alte situatii prevazute expres de lege b. Se intocmeste, in doua sau mai multe exemplare pentru livrari de bunuri si/sau prestari de servicii. In situatia in care factura nu se intocmeste in momentul livrarii, bunurile livrate sunt insotite pe timpul transportului de avizul de insotire a marfii. In vederea corelarii documentelor de livrare, numarul si data avizului de insotire a marfii se inscriu in formularul de factura. c. Circula, dupa caz: - la furnizor: - > la compartimentul desfacere, in vederea inregistrarii in evidentele operative si pentru eventualele reclamatii ale clientilor; - > la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate; - la cumparator: - > la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea platii, precum si pentru inregistrarea in contabilitate. d. Se arhiveaza, dupa caz: - la furnizor: - > la compartimentul desfacere; - > la compartimentul financiar-contabil; - la cumparator: - > la compartimentul financiar-contabil. 3. Se poate întocmi o factură centralizatoare pentru mai multe livrări separate de bunuri sau prestări separate de servicii. Factura centralizatoare se poate întocmi în următoarele condiţii : - factura respectivă se referă la livrări de bunuri şi/sau prestări de servicii către acelaşi client, pentru care faptul generator al taxei ia naştere într-o perioadă ce nu depăşeste o lună calendaristică;

- toate documentele emise la data livrării de bunuri sau prestării de servicii sunt anexate la factura centralizatoare. 4. Se pot emite facturi de către cumpărător sau client în numele şi în contul furnizorului/prestatorului. Factura se poate întocmi şi de către cumpărătorul unui bun sau serviciu în următoarele condiţii: - părţile să încheie un acord prin care să se prevadă această procedură de facturare; - să existe o procedură scrisă de acceptare a facturii; - cumpărătorul să fie stabilit în Comunitate şi înregistrat în scopuri de TVA în România. - atât furnizorul/prestatorul, în cazul în care este înregistrat în România cât şi cumpărătorul să notifice prin scrisoare recomandată organului fiscal competent aplicarea acestei proceduri de facturare, cu cel puţin o lună calendaristică înainte de a o iniţia, şi să anexeze la notificare acordul şi procedura de acceptare. - factura să fie emisă în numele şi în contul furnizorului/prestatorului de către cumpărător, şi trimisă furnizorului/prestatorului; - factura să cuprindă elementele obligatorii menţionate mai sus; - factura să fie înregistrată într-un jurnal special de vânzări de către furnizor/prestator, dacă acesta este înregistrat în scopuri de TVA în România. 5. Se pot transmite facturi şi prin mijloace electronice Pentru transmiterea facturilor prin mijloace electronice trebuiesc îndeplinite următoarele condiţii: În cazul operaţiunilor efectuate în România, inclusiv pentru livrări intracomunitare: - părţile trebuie să încheie un acord prin care să se prevadă această procedură de facturare; - furnizorul/prestatorul şi/sau cumpărătorul, dacă sunt înregistraţi în scopuri de TVA trebuie să notifice, prin scrisoare recomandată, organul fiscal competent că vor aplica o astfel de procedură de facturare, cu cel puţin o lună calendaristică înainte de a o iniţia, şi să anexeze la notificare acordul; - trebuie să se garanteze autenticitatea sursei şi integritatea conţinutului facturii prin semnatură electronică, conform prevederilor Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronică; - trebuie să existe un document centralizator pe suport de hârtie, cu evidenţa tuturor facturilor transmise prin schimbul electronic de date, într-o lună calendaristică de o persoană impozabilă sau a tuturor facturilor astfel primite într-o lună calendaristică de orice persoană obligată la plata taxei, în cazul în care furnizorul/prestatorul nu este înregistrat. Pentru achiziţiile intracomunitare efectuate în România: - părţile trebuie să încheie un acord prin care să se prevadă această procedură de facturare; - cumpărătorul, în cazul în care este persoana impozabilă sau persoana juridică neimpozabilă înregistrată în scopuri de TVA, trebuie să notifice, prin scrisoare recomandată, organul fiscal competent că va aplica o astfel de procedură de facturare, cu cel puţin o lună calendaristică înainte de a o iniţia, şi să anexeze la scrisoare acordul;

- trebuie să existe un document pe suport de hârtie, cu evidenţa tuturor facturilor primite prin schimbul electronic de date, într-o lună calendaristică de orice persoană impozabilă sau persoana juridică neimpozabilă înregistrată; De asemenea, factura in forma electronica, indiferent de felul operatiunilor pentru care a fost emisa, trebuie sa respecte formatul si continutul stabilite de actele normative speciale si va contine marca temporala care certifica momentul emiterii si semnatura electronica a emitentului facturii. Certificatul aferent semnaturii electronice a emitentului facturii in forma electronica va contine informatii privind identificatorul fiscal si numarul notificarii inregistrate la Ministerul Economiei si Finantelor. Referitor la anularea facturilor emise in forma electronica, aceasta se realizeaza printr-un accord scris intre parti, prin care se specifica anularea de comun accord a facturii si care va contine urmatoarele informatii: - seria si numarul fiecarei facturi anulate; - data emiterii fiecarei facturi anulate; - data transmiterii fiecarei facturi anulate; - data anularii; - semnatura olografa a partilor si stampila, unde este cazul. Acordul privind anularea facturilor emise in forma electronica se intocmeste in trei exemplare, dintre care unul ii ramane emitentului, unul beneficiarului, iar al treilea este pastrat de persoana abilitata sa anuleze factura electronica. Atat emitentul, cat si beneficiarul opereaza modificarea in Registrul electronic de evidenta a facturilor in forma electronica. Emitentul anuleaza factura, specificand aceasta operatiune prin marcarea facturii in forma electronica drept anulata, atasand semnatura electronica si marca temporala corespunzatoare momentului anularii, astfel incat anularea sa fie evidentiata la vizualizarea facturii in forma electronica. Emitentul este obligat sa notifice Ministerului Economiei si Finantelor anularea facturii in forma electronica, mentionand datele de identificare a fiecarei facturi anulate si data la care a fost intocmit documentul prin care sa convenit anularea. Referitor la arhivarea facturilor in forma electronica mentionam faptul ca aceasta se poate face si de alte persoane decat emitentul acestora, în temeiul unui contract valabil încheiat cu un furnizor de servicii de facturare electronică, autorizat in acest sens. Conform reglementarilor in vigoare, emitentul facturii in forma electronica trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii: - sa utilizeze un sistem informatic omologat de Autoritatea Nationala pentru Reglementare in Comunicatii si Tehnologia Informatiei; - sa dispuna de mijloace tehnice si umane corespunzatoare pentru garantarea securitatii, fiabilitatii si continuitatii serviciilor de prelucrare a datelor in forma electronica; - sa foloseasca personal avand cunostinte de specialitate in domeniul tehnologiei semnaturii electronice si cu o practica suficienta in ceea ce priveste procedurile de securitate corespunzatoare; - sa fie in masura sa gestioneze si sa arhiveze toate informatiile privind fiecare factura in forma electronica emisa, pe perioada de timp stabilita prin normele legale in vigoare;

6. Se pot emite facturi de către un terţ în numele şi în contul furnizorului sau prestatorului. Conform Codului Fiscal emiterea facturii poate fi externalizată, respectiv factura se poate întocmi de un terţ în următoarele condiţii: - furnizorul/prestatorul trebuie să notifice prin scrisoare recomandată organul fiscal competent că emiterea de facturi va fi realizată de un terţ, cu cel puţin o lună calendaristică înainte de a iniţia această procedură, şi să anexeze la scrisoare numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA al terţului; - factura trebuie să fie emisă de către terţ în numele şi în contul furnizorului/prestatorului; - factura trebuie să cuprindă toate elementele obligatorii prevăzute în codul fiscal; - facturile trebuie să fie puse la dispoziţia organelor fiscale competente fără nici o întârziere, ori de câte ori se solicită acest lucru. 7. Facturile se pot stoca prin orice metode şi în orice loc. Facturile emise şi primite se pot stoca prin orice metode şi în orice loc în următoarele condiţii: locul de stocare să se afle pe teritoriul României, cu excepţia facturilor emise şi primite prin mijloace electronice, care se pot stoca în orice loc dacă, pe perioada stocării: - se garantează accesul on-line la datele respective; - se garantează autenticitatea sursei şi integritatea conţinutului facturilor, precum şi faptul că acestea sunt lizibile; - datele care garantează autenticitatea sursei şi integritatea conţinutului facturilor sunt de asemenea stocate; -facturile sau conţinutul facturilor emise şi primite, în cazul stocării prin mijloace eletronice, să fie puse la dispoziţia organelor fiscale competente fără nici o întârziere, ori de câte ori se solicită acest lucru. Transmiterea şi stocarea prin mijloace electronice a facturilor reprezintă transmiterea sau punerea la dispoziţia beneficiarului, precum şi stocarea, prin echipamente electronice de procesare şi stocare de date, inclusiv compresia digitală, pe baza de cabluri telegrafice, transmisie radio, tehnologiilor optice sau de alte mijloace electromagnetice. 8. Facturile emise pentru plăţi în avans A.Pentru sumele încasate în avans pentru livrarea de bunuri sau prestarea de servicii, societăţile comerciale (sau persoanele impozabile, aşa cum sunt denumite în lege) au obligaţia de a emite factură către beneficiar, cel târziu până în cea de-a 15-a zi lucrătoare a lunii următoare celei în care a încasat avansurile, cu excepţia cazului în care factura a fost deja emisă. Adică o factură de avans, aşa cum este numită în mod curent. La emiterea facturii finale pentru contravaloarea integrală a livrării bunurilor / prestăriiserviciilor, se realizează şi regularizarea facturii de avans, care constă practic în stornarea acesteia. Stornarea se poate face separat (printr-o factură distinctă) sau pe aceeaşi factură fiscală pe care se evidenţiază valoarea totală a bunurilor livrate sau a serviciilor prestate.

Regularizarea facturilor emise pentru plăţi în avans se realizează prin stornarea facturii de avans la data emiterii facturii pentru contravaloarea integrală a livrării de bunuri şi/sau prestării de servicii. Stornarea se poate face separat sau pe aceeaşi factură pe care se evidenţiază contravaloarea integrală a livrării de bunuri şi/sau prestării de servicii. În cazul reducerilor de preţ acordate de producătorii/distribuitorii de bunuri, pe bază de cupoane valorice, facturile de reducere se întocmesc direct pe numele comercianţilor care au acceptat cupoanele valorice de la consumatorii finali, chiar dacă iniţial facturile de livrare a bunurilor pentru care se acordă aceste reduceri de preţ au fost emise de producători/distribuitori către diverşi intermediari cumpărători-revânzători. La rubrica "Cumpărător" se înscriu datele de identificare ale cumpărătorului care a acceptat cupoanele valorice de la consumatorii finali. În plus, în factura de reducere de preţ se va menţiona "reducere de preţ acordată în baza cupoanelor valorice". B.Factura storno este o factură prin care se rectifică o tranzacţie anterioară consemnata într-o factură, prin scăderea unei sume echivalente cu cea pe care dorim să o modificăm. Conform articolului 159 alin. (1) din Codul Fiscal, corectarea informaţiilor înscrise în facturi sau în alte documente care ţin loc de factură se efectuează astfel:
o o

în cazul în care documentul nu a fost transmis către beneficiar, acesta se anulează şi se emite un nou document; în cazul în care documentul a fost transmis beneficiarului, fie se emite un nou document care trebuie să cuprindă, pe de o parte, informaţiile din documentul corectat, numărul şi data acestuia, valorile cu semnul minus, iar pe de altă parte, informaţiile şi valorile corecte, fie se emit două documente - unul conţinând informaţiile şi valorile corecte şi, concomitent, un alt document cu valorile cu semnul minus din documentul iniţial, în care se înscriu numărul şi data acestuia.

Astfel, factura storno este practic o soluţie pentru corectarea informaţiilor înscrise într-o factură emisă anterior care a fost deja înmânată clientului. Dacă eventualele erori au fost constatate imediat, iar factura nu a fost transmisă clientului, soluţia este anularea facturii şi păstrarea acesteia pentru evidenţele contabile (factura anulată va avea un număr unic, care nu va putea fi refolosit la factura corectă întocmită ulterior). Cum stornăm o factură O factură storno poate corecta integral o factură emisă anterior (stornare integrală), caz în care toate valorile de pe factura iniţială vor fi trecute cu semnul minus, sau poate storna doar anumite poziţii din documentul iniţial (stornare parţială), caz în care doar aceste valori vor fi trecute cu semnul minus în factura storno. În ambele situaţii se poate proceda, conform legii, în două moduri:
o

se întocmeşte o singură factură care va cuprinde valorile cu semnul minus pentru poziţiile stornate şi valorile corecte cu plus;

o

se întocmesc două documente – unul cu valorile negative din documentul iniţial, iar altul cu informaţiile şi valorile corecte.

În toate situaţiile, factura storno va cuprinde o referire la factura pe care o stornează. O factură poate fi stornată prin una sau mai multe facturi storno. Documentele de stornare se înregistrează în jurnalul de vânzări, respectiv de cumpărări, şi vor fi preluate în deconturile întocmite de furnizor şi, respectiv, de beneficiar, pentru perioada în care a avut loc corectarea. Factura storno pentru regularizarea facturii de avans O situaţie curentă pentru utilizarea facturii storno este regularizarea facturii de avans. Astfel, în cazul în care pentru livrarea de bunuri sau prestarea de servicii s-a emis o factură pentru sumele încasate în avans, la emiterea facturii finale pentru contravaloarea integrală a livrării bunurilor / prestării serviciilor, se realizează şi regularizarea facturii de avans, care constă practic în stornarea acesteia. Stornarea se poate face separat (printr-o factură distinctă) sau pe aceeaşi factură fiscală pe care se evidenţiază valoarea totală a bunurilor livrate sau a serviciilor prestate.

9. Facturile se vor întocmi de către organele de executare silită în cazul bunurilor supuse executării silite şi care sunt livrate prin organele de executare silită. În cazul bunurilor supuse executării silite care sunt livrate prin organele de executare silită, factura se va întocmi de către organele de executare silită pe numele şi în contul debitorului executat silit. În factură se face o menţiune cu privire la faptul că facturarea este realizată de organul de executare silită către care se fac şi plăţile de către cumpărător. Originalul facturii se transmite cumpărătorului, iar exemplarul al doilea se transmite debitorului executat silit. Prin organe de executare silită se înţelege persoanele abilitate prin lege să efectueze procedura de executare silită. Dacă organul de executare silită încasează contravaloarea bunurilor inclusiv taxa de la cumpărător sau de la adjudecatar, are obligaţia să vireze la bugetul de stat taxa încasată de la cumpărător sau adjudecatar în termen de 5 zile lucrătoare de la data la care adjudecarea a devenit executorie. Pe baza documentului de plată a taxei pe valoarea adăugată transmis de organele de executare silită, debitorul executat silit evidenţiază suma achitată, cu semnul minus, în decontul de taxă pe valoarea adăugată la rândul de regularizări taxa colectată din decontul de taxă. În cazul în care cumpărătorul sau adjudecatarul are obligaţia să plătească la unităţile Trezoreriei Statului taxa aferentă bunurilor cumpărate, organului de executare silită nu-i mai revin obligaţii referitoare la plata taxei. Organele de executare silită înregistrează taxa din facturile pentru operaţiuni de executare silită emise în alte conturi contabile decât cele specifice taxei pe valoarea adăugată. Dacă organul de executare silită este persoană înregistrată în scopuri de TVA, nu va evidenţia în decontul de taxă operaţiunile respective. Factura de executare silită emisă de organul de executare silită va conţine, pe lângă informaţiile obligatorii ale unei facturi, numele şi datele de identificare a organului de

executare silită prin care se realizează livrarea bunurilor şi menţiunea, "Factura pentru operaţiuni de executare silită". 10. Se pot emite şi facturi simplificate, mai puţin pentru livrările intracomunitare de bunuri. În vederea emiterii de facturi simplificate, persoanele impozabile trebuie să depună o solicitare la Direcţia de reglementări contabile din cadrul Ministerului Economiei şi Finanţelor. Solicitările, însoţite de avizul acestei direcţii, vor fi transmise Direcţiei de legislaţie în domeniul TVA din cadrul Ministerului Economiei şi Finanţelor în vederea consultării Comitetului TVA. Facturile simplificate se pot emite numai după consultarea Comitetului şi transmiterea unui răspuns pozitiv către solicitanţi. Facturile emise în sistem simplificat să conţină cel puţin următoarele informaţii: - data emiterii; - identificarea persoanei impozabile emitente; - identificarea tipurilor de bunuri şi servicii furnizate; - suma taxei de achitat sau informaţiile necesare pentru calcularea acesteia. Atentie la Procedura distincta pentru a emite facturi simplificate Potrivit modificarilor aduse Codului fiscal prin OG nr. 15/2012, facturile simplificate pot fi emise, printre altele, si daca valoarea facturii, inclusiv TVA, este mai mare de 100 euro, dar mai mica de 400 euro. Pentru a emite asemenea facturi, contribuabilii trebuie sa solicite acest lucru Directiei de legislatie in domeniul TVA din cadrul Ministerului Finantelor Publice si sa prezinte acestei institutii motivatia solicitarii emiterii de facturi simplificate, din care trebuie sa reiasa motivele obiective pentru care nu este posibila emiterea facturilor care contin toate elementele obligatorii ale unei facturi. Directia de legislatie analizeaza cererea si motive care stau la baza ei si decid daca solicitarea este jusificata sau nu. 11. Reguli privind regimul intern de numerotare a facturii Începand cu 01.01.2007, persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, sunt obligate să asigure un regim intern de numerotare a facturii, monetarului, chitanţei, precum şi a avizului de însoţire a mărfii. Persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităţii vor desemna, prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuţii privind alocarea şi gestionarea numerelor aferente facturilor emise de societate. Factura va avea un număr de ordine, în baza uneia sau mai multor serii, număr ce trebuie să fie secvenţial, stabilit de societate, astfel încât să se asigure necesarul în funcţie de numărul de facturi emis. Anual, se stabileşte numărul de la care se va emite prima factură. În alocarea numerelor se va ţine cont de structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale, sedii secundare, etc.

Fie ca vorbim de facturi, fie ca vorbim de alte documente financiar-contabile, procedura de numerotare si inseriere este similara. Trebuie sa retineti ca fiecare persoana juridica isi emite proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere ori serii, dupa caz, prin care se va mentiona, pentru fiecare exercitiu financiar, care este numarul sau seria de la care se emite primul document. In funcţie de complexitatea activităţii, putem defini una sau mai multe serii pentru facturi, care să ne permită o evidenţă cât mai clară a documentelor emise Firmele cu un număr redus de facturi (PFA-uri, microîntreprinderi, etc.), îşi pot defini o singură serie de facturi, alcătuită dintr-un număr simplu – de ex. 1001, 1002, etc. - sau utilizând un prefix sugestiv pentru denumirea societăţii – de ex. societatea (fictivă) ELENA MAG SRL poate defini seria de facturare după modelul ELE-1F, ELE-2F, etc. O firmă cu mai multe domenii de activitate şi / sau cu mai multe puncte de lucru poate defini mai multe serii pentru facturi, folosind un prefix şi/sau sufix – de ex. ELEGL2013001, ELE-CT2013001, etc – evidenţiind astfel anul şi punctele de lucru care emit factura. În mod similar puteţi proceda pentru alocarea seriilor pentru chitanţe şi avize. Potrivit prevederilor legale (Anexa 4 la Ordinul MFP nr. 2226/2006), persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii intr-o societate comerciala trebuie sa desemneze, prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe (daca este cazul), care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente facturilor emise de respectiva societate. De asemenea, este important de retinut ca, in fiecare an, trebuie sa se stabileasca numarul de la care se va emite prima factura. IV. Scutiri cu privire la facturare Contribubailii sunt scutiţi de obligaţia emiterii facturii, pentru următoarele, cu excepţia cazului în care beneficiarul solicită factura: - transportul persoanelor cu taximetre, precum şi transportul persoanelor pe baza biletelor de călătorie sau a abonamentelor; - livrările de bunuri prin magazinele de comerţ cu amănuntul şi prestările de servicii către populaţie, consemnate în documente, fără nominalizarea cumpărătorului; V. Autofacturarea Au obligatia sa autofactureze urmatoarele categorii de persoane in situatiile prevazute mai jos:

1. Persoanele înregistrate conform art. 153 CF au obligatia sa factureze fiecare livrare de bunuri sau prestare de servicii către sine. Persoanele inregistrate conform art. 153 CF sunt persoanele impozabile care au sediul activităţii economice în România şi realizează sau intenţionează să realizeze o activitate economică ce implică operaţiuni taxabile şi/sau scutite de taxa pe valoarea adăugată cu drept de deducere Autofactura pentru livrări de bunuri sau prestări de servicii către sine trebuie emisă cel târziu până în cea de-a 15-a zi lucrătoare a lunii următoare celei în care ia naştere faptul generator al taxei, cu excepţia cazului în care factura a fost deja emisă si numai dacă operaţiunile în cauză sunt taxabile. Autofactura emisa in aceste conditii trebuie sa cuprinda următoarelor informaţii: - numărul facturii, care va fi un număr secvenţial acordat în baza uneia sau mai multor serii, care identifică în mod unic o factură; - data emiterii; - numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA al persoanei impozabile, la rubrica furnizor; - pentru situaţiile prevăzute la art. 128 alin. (4) lit. a), c) şi d) din CF, şi la prima teză a art. 129 alin. (4) lit. a) din CF, la rubrica cumpărător se înscriu numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA al persoanei impozabile. - numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA ale beneficiarului, la rubrica cumpărător, pentru situaţiile prevăzute la art. 128 alin. (4) lit. b), şi a doua teză a art. 129 alin. (4) lit. b) din Codul fiscal; - denumirea şi descrierea bunurilor livrate sau serviciilor prestate; - valoarea bunurilor sau serviciilor, exclusiv taxa; - cota de taxă aplicabilă; - valoarea taxei colectate. Informaţiile din factura emisă prin autofacturare se înscriu în jurnalele pentru vânzări şi sunt preluate corespunzător în decontul de taxă prevăzut, ca taxă colectată. 2. Orice persoana impozabilă pentru fiecare transfer de bunuri aparţinând activităţii sale economice din România pe care l-a efectuat în alt stat membru cu excepţia nontransferurilor. In acest caz, factura se emite numai în scopul taxei, fiind obligatorie menţionarea următoarelor informaţii, care se vor înscrie în jurnalele pentru vânzări.: - numărul facturii va fi un număr secvenţial acordat în baza uneia sau mai multor serii, care identifică în mod unic o factură; - data emiterii; - la rubrica furnizor, numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA din România al persoanei impozabile, iar în cazul persoanei impozabile nestabilite în România, care şi-a desemnat un reprezentant fiscal în România, se va înscrie denumirea/numele persoanei care efectuează transferul, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA, conform art. 153 din Codul fiscal, ale reprezentantului fiscal; - numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA acordat de autorităţile fiscale

din alt stat membru persoanei impozabile care realizează transferul, la rubrica cumpărător; - adresa exactă a locului din care au fost transferate bunurile, precum şi adresa exactă a locului în care au fost transferate bunurile; - denumirea şi cantitatea bunurilor transferate; - data la care au fost transferate bunurile; - valoarea bunurilor transferate; 3. Orice persoana pentru fiecare achiziţie intracomunitară efectuată în România în condiţiile stabilite la art. 130.1 alin. (2) lit. a), respectiv care urmează unui transfer pe care l-a efectuat din alt stat membru. Art. 130.1 alin. (2) lit. A din CF la care se face referire precizeaza opeeratiunile care sunt asimilate unei achiziţii intracomunitare cu plată. Autofactura nu se va emite în situaţia în care a fost emis un document pentru transferul realizat în alt stat membru şi care cuprinde cel puţin elementele menţionate la punctul 2, pe baza căruia se va înregistra achiziţia intracomunitară de bunuri în România. Informaţiile din autofactura se vor înscrie în jurnalul pentru cumpărări şi vor fi preluate corespunzător în decontul de taxă prevăzut. Autofactura se emite numai în scopul taxei, fiind obligatorie menţionarea următoarelor informaţii: - numărul facturii va fi un număr secvenţial acordat în baza uneia sau mai multor serii, care identifică în mod unic o factură; - data emiterii; - la rubrica cumpărător, numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA din România al persoanei impozabile, iar în cazul persoanei impozabile nestabilite în România, care şi-a desemnat un reprezentant fiscal în România, se va înscrie denumirea/numele persoanei care efectuează achiziţia intracomunitară de bunuri, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA, conform art. 153 din Codul fiscal, ale reprezentantului fiscal; - numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA acordat de autorităţile fiscale din alt stat membru persoanei impozabile care realizează transferul, la rubrica furnizor; - adresa exactă a locului din care au fost transferate bunurile din alt stat membru, precum şi adresa exactă din România în care au fost achiziţionate bunurile; - denumirea şi cantitatea bunurilor achiziţionate; - data la care au fost transferate bunurile din alt stat membru; - valoarea bunurilor transferate; 4. Persoana impozabilă revânzătoare, in scopul aplicării art. 152.2 alin. (13) şi (14) din Codul fiscal. Art. 152.2 din CF se refera la regimurile speciale pentru bunurile second-hand, opere de artă, obiecte de colecţie şi antichităţi. Aceasta va emite o factură prin autofacturare către fiecare furnizor de la care achiziţionează bunuri supuse regimului special şi care nu este obligat să emită o factură. La factură se anexează declaraţia furnizorului care confirmă că acesta nu a beneficiat de nicio scutire sau rambursare a taxei pentru cumpărarea, importul sau achiziţia

intracomunitară de bunuri livrate de persoana impozabilă revânzătoare. Factura emisă prin autofacturare trebuie să cuprindă următoarele informaţii: - numărul de ordine şi data emiterii facturii; - data achiziţiei şi numărul cu care a fost înregistrată în jurnalul special de cumpărări prevăzut la lit. a) sau data primirii bunurilor; - numele şi adresa părţilor; - codul de înregistrare în scopuri de TVA al persoanei impozabile revânzătoare; - descrierea şi cantitatea de bunuri cumpărate sau primite; - preţul de cumpărare, care se înscrie în factură la momentul cumpărării pentru bunurile în regim de consignaţie. 5. Persoanele impozabile înregistrate în scopuri de TVA conform art. 153 din Codul fiscal pentru operaţiunile prevăzute la art. 128 alin. (8) lit. f) şi art. 129 alin. (5) lit. a) din Codul fiscal, În cazul depăşirii plafoanelor stabilite la pct. 6 alin. (11) , Operatiunile prevazute la art. 128 alin. (8) lit. f) CF şi art. 129 alin. (5) lit. a) CF se refera la exceptiile care nu fac parte din livrari de bunuri. Respectiv prestari de servicii cu plata cum ar fi acordarea de bunuri de mică valoare, în mod gratuit, în cadrul acţiunilor de sponsorizare, de mecenat, de protocol sau reprezentare. Aceste persoane au obligaţia să întocmească autofactura numai în scopuri de TVA. Autofactura va cuprinde la rubrica "Cumpărător" urmatoarele informaţii: numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA al persoanei impozabile, la rubrica furnizor. In cazul bunurilor/serviciilor acordate gratuit în cadrul acţiunilor de protocol, sponsorizare, mecenat, în loc de denumirea şi descrierea bunurilor livrate sau serviciilor prestate se poate menţiona, după caz: depăşire plafon protocol, sponsorizare sau mecenat VI.Emiterea facturii de catre beneficiar in contul furnizorului Normele de aplicare a Codului fiscal reglementeaza si conditiile in care un beneficiar poate emite facturi in numele si in contul furnizorului/prestatorului. Astfel, factura se poate intocmi de catre cumparatorul unui bun sau serviciu daca partile au incheiat un acord prealabil prin care sa se prevada aceasta procedura de facturare. Acord prealabil inseamna un acord incheiat inainte de inceperea emiterii de facturi de catre client in numele si in contul furnizorului/prestatorului, Atentie! La cererea organului de control, partile trebuie sa fie in masura sa demonstreze existenta acordului prealabil. In plus, pentru ca beneficiarul sa emita facturi in numele furnizorului/prestatorului trebuie sa existe, potrivit Normelor Codului fiscal, si o procedura de acceptare a fiecarei facturi. Procedura de acceptare poate fi explicita sau implicita si poate fi convenita si descrisa prin acordul prealabil sau poate fi reprezentata de primirea si prelucrarea facturii

VII. Modificarea datelor de pe factură

Odată emisă, o factură nu mai poate fi modificată! În cazul în care dorim să corectăm anumite informaţii din factură, avem două opţiuni: o Dacă factura n-a fost transmisă încă beneficiarului, o putem anula şi emitem un nou document. Numerotarea noii facturi se va face în continuarea celei anulate. o Dacă factura a fost deja transmisă beneficiarului, se va emite o nouă factură care să cuprindă atât informaţiile din documentul iniţial, numărul şi data documentului corectat, valorile cu semnul minus, cât şi informatiile şi valorile corecte cu semnul plus. Corectarea documentelor urmare a unei inspectii fiscale Persoanele impozabile care au fost supuse unui control fiscal si au fost constatate erori in ceea ce priveste stabilirea corecta a taxei colectate, fiind obligate la plata acestor sume in baza actului administrativ emis de autoritatea fiscala competenta, pot emite facturi de corectie catre beneficiari. Beneficiarii au drept de deducere a taxei inscrise in aceste facturi in limitele si in conditiile stabilite la art. 145 - 147 indice 1 din CF. Organele de inspectie fiscala vor permite deducerea taxei pe valoarea adaugata in cazul in care documentele controlate aferente achizitiilor nu contin toate informatiile prevazute la art. 155 alin. (5) din CF sau/si acestea sunt incorecte, daca pe perioada desfasurarii inspectiei fiscale la beneficiar documentele respective vor fi corectate de furnizor/prestator. VIII.Avizul de însoţire a mărfii este un document financiar-contabil cu o utilizare complexă, care, contrar denumirii, nu se limitează la însoţirea mărfurilor în cadrul operaţiunilor de vânzare, ci include, în anumite situaţii, şi însoţirea bunurilor expediate în diverse alte scopuri, pe timpul transportului acestora. Conform O.M.E.F. nr. 3.512/2008 şi O.M.F.P. nr. 2.226/ 2006, care reglementează acest document contabil, avizul serveşte ca:
o

o

o

o o

document de însoţire a mărfii pe timpul transportului, după caz (ex. în cazul expedierii produselor pentru comercializare prin magazinele proprii; în cazul valorilor materiale trimise pentru prelucrare la terţi şi returnarea acestora după procesare, caz în care este necesară pe aviz menţiunea "Pentru prelucrare la terti") document ce stă la baza întocmirii facturii, după caz (în cazul bunurilor livrate în cadrul unei operaţiuni de vânzare – cumpărare, atunci când furnizorul nu are posibilitatea de a emite factura, aceasta urmând să fie întocmită ulterior); dispoziţie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiaşi unităţi (în cazul în care bunurile sunt transferate între două gestiuni aflate în incinta unităţii, se întocmeşte Bon de transfer, nu aviz) document de primire în gestiune, după caz; document de descărcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit (premii acordate în cadrul concursurilor organizate, distribuirea de

materiale promoţionale sau de mostre în cazul acţiunilor de marketing şi promovare, caz în care avizul de însoţire a mărfii va purta menţiunea “Fără factură”) În toate situaţiile, este necesară pe aviz menţiunea cauzei pentru care s-a întocmit avizul de însoţire a mărfii şi nu factura (cu excepţia bunurilor cedate cu titlu gratuit, caz în care menţiunea va fi "Fără factură". Avizul de însoţire a mărfii este reglementat ca document cu regim special intern de tipărire şi numerotare, prin urmare fiecare firmă trebuie să stabilească o procedură internă privind numerotarea avizelor de însoţire a mărfii. Elementele obligatorii ale unui aviz de însoţire a mărfii Ca şi factura, un aviz de însoţire a mărfii întocmit corect trebuie să cuprindă câteva informaţii obligatorii, după cum urmează:
o o o o o o o

seria şi numărul avizului; data emiterii; datele de identificare ale furnizorului: denumire societate, adresă, CIF; datele de identificare ale cumpărătorului: denumire societate, adresă, CIF; denumirea, cantitatea şi preţul bunurilor livrate, după caz; date privind expediţia: numele delegatului, serie şi număr CI, mijloc de transport, ora efectuării expediţiei; data primirii în gestiune şi semnătura gestionarului primitor.

Facturarea avizului de însoţire a mărfii Factura emisă pe baza avizului sau avizelor de însoţire a mărfii (la baza emiterii unei facturi pot sta mai multe avize întocmite pe parcursul unei luni calendaristice) va cuprinde o referire la numărul şi data avizului / avizelor respectiv(e). Factura trebuie emisă cel târziu la data de 15 a lunii următoare întocmirii avizului. IX.Documentele care trebuie intocmite atunci cand nu se emit facturi. OG nr. 15/2012, care a modificat Codul fiscal, clarifica si completeaza scutirile de la obligatia de a emite facturi, noile prevederi aplicandu-se de la 1 ianuarie 2013. In prezent, o persoana impozabila este scutita de obligatia emiterii facturii, pentru urmatoarele operatiuni, cu exceptia cazului in care beneficiarul solicita factura:
• •

transportul persoanelor cu taximetre, precum si transportul persoanelor pe baza biletelor de calatorie sau a abonamentelor; livrarile de bunuri prin magazinele de comert cu amanuntul si prestarile de servicii catre populatie, consemnate in documente, fara nominalizarea cumparatorului.

Aceste prevederi au fost modificate si exprimate mai explicit. Concret, din 2013, de cand noile reguli intra in vigoare, emiterea facturii nu este obligatorie (daca beneficiarul nu

solicita expres acest document) pentru livrarile de bunuri prin magazinele de comert cu amanuntul si prestarile de servicii catre populatie, pentru care este obligatorie emiterea de bonuri fiscale. De asemenea, facturile nu trebuie emise obligatoriu nici pentru livrarile de bunuri si prestarile de servicii, furnizate catre beneficiari persoane neimpozabile, altele decat persoanele juridice neimpozabile, pentru care este obligatorie emiterea de documente legal aprobate, fara nominalizarea cumparatorului. Ca exemple de asemenea activitati, Codul fiscal nominalizeza:
• •

transportul persoanelor pe baza biletelor de calatorie sau abonamentelor; accesul pe baza de bilet la: spectacole, muzee, cinematografe, evenimente sportive, targuri, expozitii.

Facturile nu sunt obligatorii nici in cazul livrarilor de bunuri si prestarilor de servicii furnizate catre beneficiari, persoane neimpozabile, altele decat persoanele juridice neimpozabile, care prin natura lor nu permit furnizorului/prestatorului identificarea beneficiarului. In aceasta situatie se pot regasi:
• • •

livrarile de bunuri efectuate prin automatele comerciale, serviciile de parcari auto a caror contravaloare se incaseaza prin automate, servicii de reincarcare electronica a cartelelor telefonice preplatite.

Chiar daca emiterea facturilor nu este obligatorie pentru situatiile descrise, acestea trebuie totusi emise daca beneficiarul le solicita. De asemenea, noile reguli aplicabile din ianuarie 2013 precizează că persoana impozabilă care nu are obligaţia de a emite facturi poate opta pentru emiterea facturii. X.Arhivarea şi păstrarea facturilor Atât pentru firme, cât şi pentru persoane fizice autorizate, responsabilităţile pentru managementul facturilor nu se limitează la întocmirea corectă a acestora şi la înregistrarea plăţilor. Conform legii, firmele au în plus obligaţia de a păstra şi arhiva facturile şi alte documente financiar-contabile. Art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, prevede obligativitatea păstrării în arhivă a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum şi a documentelor justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate. Sunt în această situaţie:
o o

societăţile comerciale, societăţile/companiile naţionale, regiile autonome, institutele naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţile cooperatiste instituţiile publice, asociaţiile şi celelalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial, precum şi persoanele fizice care desfăşoară activităţi producătoare de venituri

o

subunităţile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, care aparţin persoanelor cu sediul sau domiciliul în România, precum şi subunităţile fără personalitate juridică din România care aparţin unor persoane juridice cu sediul sau domiciliul în străinătate.

Prin urmare, facturile sunt arhivate alături de celelalte documente justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate. Facturile se arhivează pe o perioadă de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite. Facturile care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de viaţă mai mare de 10 ani se păstrează pe o perioadă de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor. Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinării taxei pe valoarea adăugată deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt şi persoanele parţial impozabile în conformitate cu prevederile Codului Fiscal, se vor păstra pe o perioadă de 5 ani cu începere de la momentul la care taxa aferentă achiziţiei devine exigibilă. XI.Arhivarea şi păstrarea chitanţelor Conform legii, chitanţele se păstrează timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, dacă necesităţile proprii ale unităţii nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare. Chitanţele sunt arhivate alături de celelalte documente justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate. Pãstrarea documentelor justificative şi contabile se face la sediul social sau la sediile secundare, dupã caz. Documentul financiar-contabil cel mai des utilizat în activitatea agenţilor economici, chitanţa serveşte ca:
o o

document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casieria unităţii document justificativ de înregistrare în registrul de casă şi în contabilitate (emis în cazul vânzării de produse sau prestării de servicii pentru care plata se face în numerar).

Similar facturii, chitanţa este un document financiar cu regim special de înseriere şi numerotare, iar numerotarea se efectuează în baza unei decizii interne. Astfel, fiecare chitanţă va avea un număr sau o serie unice, care trebuie să fie secvenţiale şi să ţină cont de structura organizatorică a firmei, în funcţie de puncte de lucru, filiale, etc. Elementele obligatorii ale unei chitanţe

Ca şi factura, chitanţa trebuie completată cu o serie de elemente obligatorii, după cum urmează:
o o o o o o o o o o

denumire furnizor; codul de identificare fiscală al furnizorului (CIF); numărul de înregistrare la registrul comerţului al furnizorului; adresa furnizorului; data emiterii chitanţei; denumire client; codul de identificare fiscală al clientului; numărul de înregistrare de la registrul comerţului al clientului; adresa clientului; suma încasată (în cifre şi litere) şi ce reprezintă aceasta.

Spre deosebire de factură, chitanţa nu poate fi stornată. În cazul în care o chitanţă a fost completată greşit, singura posibilitate este de a o anula, nefiind permise corecturi. Pentru operaţiuni în valută, chitanţele se întocmesc urmând aceleaşi reguli ca şi în cazul chitanţelor pentru sume numerar în lei. În plus, la elementele obligatorii ale chitantei se adaugă şi suma în valutã (în cifre şi în litere), precum şi cursul de schimb valutar si contravaloarea în lei. Arhivarea şi păstrarea chitanţelor Conform legii, chitanţele se păstrează timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite. Chitanţele sunt arhivate alături de celelalte documente justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate. XII.Factura externă (în valută) Conform articolului 155 alin. (5) din Codul fiscal, o factură externă poate fi întocmită în orice limbă oficială a statelor membre ale UE, dar, la solicitarea organelor de control, trebuie asigurată traducerea acesteia în limba română. Baza de impozitare poate fi înscrisă în valută, dar suma TVA trebuie înscrisă şi în lei.
o

Facturarea in UE (servicii intracomunitare) 1. În situaţiile în care ambele societăţi (furnizorul şi clientul) sunt plătitoare de TVA şi au un cod valid, care se poate verifica aici, se facturează fără TVA, cu menţiunea “neimpozabil în România” şi se aplică taxarea inversă (excepţiile de la această regulă sunt reprezentate de achiziţia intracomunitară de mijloace noi de transport şi de produsele accizabile, pentru careTVA-ul se plăteşte în România) 2. În situaţia în care prestatorul este plătitor de TVA şi emite factura unei societăţi neplătitoare de TVA, atunci se facturează cu TVA.

Excepţie fac: serviciile de transport călători serviciile care au legătură cu bunurile imobile activităţile artistice serviciile de restaurant şi catering închirierea unui mijloc de transport 3. Dacă firma prestatoare din România, neplătitoare de TVA, emite factura unui beneficiar din UE, plătitor de TVA, prestatorul trebuie să se înregistreze în scopuri de TVA , conform art. 153.1 din Codul fiscal pentru operaţiuni intracomunitare. De asemenea, are obligaţia să se înscrie şi în Registrul Operatorilor Intracomunitari. Astfel, prestatorul rămâne neplătitor de TVA pentru operaţiunile din interiorul României, dar pentru operaţiunile din UE deţine un cod valid de TVA şi facturează fără TVA cu menţiunea "neimpozabil în România". Facturarea în spaţii non-UE
    

o

Dacă prestatorul este din România şi beneficiarul este dintr-un spaţiu non-UE, se facturează fără TVA, cu menţiunea “scutit cu drept de deducere”. XIII.Factură proforma Factura proforma este un document fără semnificaţie contabilă, emis de vânzătorul de bunuri sau servicii către potenţialul cumpărător al acestora. Proforma conţine denumirea, preţul şi cantitatea bunurilor sau serviciilor ofertate de vânzător către potenţialul său client, similar cu o factură normală. Însă, spre deosebire de aceasta, potenţialul cumpărător nu are obligaţia de plată a bunurilor sau serviciilor, proforma reprezentând doar o ofertă sau invitaţie de cumpărare. Dacă potenţialul cumpărător acceptă oferta prin efectuarea plăţii sumei de pe proformă, vânzătorul va emite şi înmâna cumpărătorului o factură normală pentru bunurile sau serviciile plătite. În general factura proforma este folosită în situaţia în care vânzătorul doreşte încasarea contravalorii bunurilor sau serviciilor înainte de livrare şi nu are siguranţa că potenţialul său cumpărător va plăti. Dacă vânzătorul ar folosi o factură normală cu semnificaţie contabilă, ar risca să fie nevoit să o anuleze în caz că potenţialul cumpărător nu efectuează plata. Mai mult, dacă factura ar apuca să fie înregistrată în contabilitate, anularea acesteia ar genera consecinţe şi la acest nivel.

XIV Nu uitaţi pentru a evitat neînţelegerile cu clienţii sau pentru a economisi timp: Precizaţi pe factură datele dumneavoastră de contact: telefon şi eventual site web. Acestea sunt foarte utile în caz de nelămuriri sau chiar pentru o eventuală comandă viitoare.

Specificaţi clar caracteristicile produselor facturate Pentru a nu exista neclarităţi sau greşeli, verificaţi cu atenţie denumirea şi caracterisiticile produselor sau serviciilor care apar pe factură. Adăugaţi explicaţii pe factură Dacă există informaţii suplimentare de care clientul trebuie să ţină seama, acestea trebuie trecute ca menţiuni pe factură. De exemplu, nu uitaţi să specificaţi eventualele penalităţi de întârziere. Trimiteţi factura (şi) pe email Cu cât o factură ajunge mai repede la client, cu atât sunt şansele mai mari să fie plătită mai repede şi la timp. Este recomandat ca factura să fie trimisă sub formă de ataşament şi să arate exact ca cea trimisă prin poştă. Folosiţi facturarea automată Pentru serviciile pe care le efectuaţi cu regularitate, cum ar fi cele rezultate în urma unui contract sau abonament, puteţi folosi un serviciu de generare automată a facturilor. Acesta trimite automat pe email clienţilor factura corespunzătoare fiecărei săptămâni sau luni de abonament.

Director economic,

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful