TRKYE TEMSLCL FNANS BLM

DELEGASYON

LSANS PROGRAMI

SUNAN

Oray ARITMI

SUNULAN:

Dr. Murat AYAN

NDEKLER
Sayfa No

GR. 1. DELEGASYON KAVRAMI. 1.1 Delegasyon nedir ?.............................................................. 1.2 Neden Delegasyon ?............................................................ 2. DELEGASYON SRELER VE YNETCNN ROL. . 2.1 Delegasyonun temel ilkeleri. 2.2 Delegasyonun kurallar 2.3 Delegasyonun i boyutundaki kurallar 2.4 Delegasyonun nsan Boyutundaki Kurallar 2.5 Yneticin rol. 2.6 Bir Ynetici Yetkinlii Olarak Delegasyon. 3. HANG LER DELEGE EDLR HANG LER DELEGE EDLMEZ ?............................................................... 3.1 Hangi iler delege edilir ?...................................................... 3.2 Hangi iler delege edilmez ?.................................................. 4. DELEGASYONUN NNDEK PSKOLOJK ENGELLER 10 4.1 Ynetici asndan..

2 3 3 3 4 4 5 5 6 6 7

10 10 10

12

4.2 alan asndan. 5. 6. SONU.. KAYNAKA.

15 16 19

-----GR-----

Bu almann hedefi,Delegasyonun ne olduu ve nasl yaplmas gerektii konusunda bilgi ve farkndalk kazanmak,kendi piskolojik engellerimizi bilerek, hazrlanmamz ve nasl hazr olmamz gerektiini anlamak, Bu konuda tecrbe edinmek ve gerektiinde gerek hayatta zorlanmadan,tereddte dmeden uygulamaya almak.

DELEGASYON KAVRAMI

DELEGASYON NEDR ?

Delegasyon : Bir ynetcinin iin niteliine ve alamlarn zelliklerine gre kimi konular alann yapmas iin yetki devretmesine delegasyon denir. Ancak tecrbeler gsterirki aslnda delegasyon kark bir sre izler.

Hem yneticiden hem alandan hemde iten kaynaklanan bir takm zellikler yetki devrinin gerekletirilmesini zorlatrabilir.

Bu karmak yapnn zlebilmesi iin delegasyonun ve gerek ynetici asndan gerekse alan asndan piskolojik engelleri bilmek ve grmek gerekir NEDEN DELEGASYON ?

Klasik yneticilik anlayndan ada yneticilik anlayna geilmesi ile beraber, ilgi oda da iten bireye kayd. Bu srete yetkilendirme ve delegasyon gibi nemli kavramlar da n plana kt. Gnmzde etkin yneticilik iin gereken en nemli niteliklerden bir tanesi, delegasyon becerisi. "Bakalarnn araclyla sonular almak" olarak tanmlanabilen yneticilik, grev ve sorumluluklar ekibinize etkin biimde delege etme gerekliliini de beraberinde getiriyor.Neden delegasyon sorusunun cevaplarn maddeler halinde sralar ise

Delegasyon kaldra etkisi yaratr;varolan enerjiyi bakalarnn enerjisiyle oaltma olana salar

Bir deil birden fazla kiinin ortak akl ile grup dinamii yaratr Yapmaktan ynetmeye gemenin en nemli aamasdr ve bu adan ynetim becerilerinin gelimesine katk salar.

Yine yapmaktan kontrol etmeye gemi olunur ki bu ynetici asndan zaman ve enerji kazanm demektir

DELEGASYON SRELER VE YNETCNN ROL

DELEGASYONUN TEMEL LKELER

Devredilen yada geri alnan yetki mutlaka duyurulmaldr.

Devredilen yetki ile ilgili kontrol sreleri mutlaka belirlenmelidir. Devredilen yetki ile ilgili kontroller sonucunda alana annda geri bildirim verilmelidir.

Sorumluluk devredilebilir ama nihai sorumluluk her zaman yneticidedir.

DELEGASYONUN KURALLARI alanlara yetki devretmek yneticinin ykn azaltrken alann da kendisini
gelitirebilecek yeni alanlar bulmasn salar ve yardmc olur.

Ne varki delegasyonun dengeli ve kurumun hedeflerini gerekletirmesine katk

salayacak bir biimde uygulanmas gerekir.

Bu adan bakldnda hem i hemde insan byutunda dikkat edilmesi gereken kimi
noktalar bulunmaktadr.

DELEGASYONUN BOYUTUNDAK KURALLARI

Yaplacak i Sorumlu kii Grevin neden gerekletirlicei Grevin nasl gerekletirlicei Grevin ne zaman tamamlanaca Grevin yazl belirtilmesi Grev zerinde anlama alana yardm ve izleme alana geri bildirim verme evreyi bilgilendirme Sorunlar ngrme Talepte bulunma Kaliteyi garantileme1

Ali KRMAN (2004), stanbul: Rota Yaynlar, ISBN: 975780553X

DELEGASYONUN NSAN BOYUTUNDAK KURALLARI

alana gneldiini gstermeli Hatalara hazrlkl olmal ve Hatalar kabul etmeli alanlarn zsaygsn gelitirmeli

Takdir etmeli Yeniliklere ve farkl i yap tarzlarna kar esnek olunmal

YNETCNN ROL
Bir iin delegasyonunda ynetici farkl yntemler uygulayabilir.reterek,soru sorarak, ve nerilerde bulunarak i delege edilebilir.Tm bunlar tek bir yntem olarak uygulanabilecei gibi her de(retmesorma ve neride bulunma) ayn anda kullanlabilir. Bununla birlikte delegasyonda mutlaka izlenmesi gereken temel metodu gerekir.Ynetici delegasyonda unlar yapmaldr. i net bir biimde aklamal ve alana yazl olarak vermelidir. Soru sormasn ve iin zerine dmesini salamaldr Geri bildirimde bulunmasn salamaldr Zaman izelgelerini kararlatrmaldr Hareket serbestlii salamaldr bilmek

Yardm nerisinde bulunmaldr23

2

http://www.bsutr.com/dersleregiris.asp TYB letme Ynetiminin Temelleri (16.10.1011)(17.10.2011 Ali KRMAN (2004), stanbul: Rota Yaynlar, ISBN: 975780553X

BR YNETC YETKNL OLARAK DELEGASYON

Delege etmeyi renmek bir ynetim becerisidir. Bu beceri gl aidiyet duygularnn var olduu bir organizasyonu oluturmann temel tadr. nk delege etmek sadece i ykn paylatrmak deildir. sonularna ulamaktaki ortak sorumluluklar paylaarak baarnn getirecei tatmin ve keyfi yaamaktr. Bir baka deyile, kiileri yapabileceklerine inandklarndan daha fazlasn yapabilmeleri iin yetkilendirmektir. Baarl delegasyon delege edenin de delege edilenin de sorumluluklarnn olduu ift ynl bir sretir. Bu srecin salkl ilemesi iin neyin, niin delege edildiine baklmaldr. Yneticilere delegasyonla ilgili grleri sorulduunda, bazen "Delege ettim, nk ok mesguldm", bazen de "Ynetici olduuma gre delege etmem gerekir" ya da "Delege edemiyorum nk gvenemiyorum" cevab alnmaktadr. Planlama: Bu iler iin seferber edebilecek kaynaklar belirlemek. Planlamada gerekli olan, sistemde bulunan veya katlabilecek insan gc, teknik imkanlar, maddi kaynaklar ile zaman kullanmn ve ncelikleri gzden geirmektir. Aadaki sorular cevaplayarak istenilen alma yaplabilir 1. Ekibimdeki yelerin beceri ve yetkinlik eitlilik ve dzeyleri hangi amalar gerekletirmeye uygundur? 2. , ncelikli olarak, kimin ii? 3. Btesi nedir ve ihtiya duyulan dier kaynaklar nelerdir? 4. in amac ve standartlar nedir? 5. Ne kadar yetki vereceim? 6. Grubu oluturmak veya bireyi ynlendirmek iin nasl bir alma dzeni kurmalym? 7. Ben ne kadar iin iinde olacam?

Grevlendirme: Ynetici buraya kadar, byk resmi grme, kurumsal sorumluluun

farknda olma, analitik dnme ve karar verme becerilerini kullanmtr. Buradan sonra, yani sorumluluk verme olarak adlandrdmz blmde, kii veya kiilere grev ve beklentiler aktarlarak ii sahiplenmeleri beklenecektir. Yneticinin kullanmas gereken beceriler; iletiim ve etkileme yetkinlikleriyle, aklk ve drstlk zellikleridir. Grevlendirme hatalarndan kurtulmak iin aada sz konusu edilen yaklam kullanlabilir. 1.i ve beklenen sonuclar tanmlama

2. Btesini ve kaynaklarn tantma

3. ak ve zaman tablosunu belirleme 4. Delege edilenin kiisel becerileri ve yetkinlikleri konusunda kazandrlmas gerekenler varsa tanmlanmas

5. Kime hangi grevin verildiini ekibe/blme bildirme

Gzlemleme: Grevler konusunda uzlama salandktan sonra yneticinin izleme rol

balar. Burada yneticinin ne kan yetkinlii, geribildirim verme ve baar odakllktr. aknn takibi ve geribildirim olanaklarnn salanmas sistematik izlemelerle gerekleir. 1. Delege edilen iin zelliine gre eylem plannn deerlendirilmesi 2. Standartlara ve bteye uygunluun takip edilmesi. Yaplan almann i sonularna ve blm hedeflerine ulamadaki katklarnn izlenmesi 4. Baary engelleyecek etkenlerin farkedilerek ortadan kaldrlmas.

Takdir etme: Grev istenilen amalara ulalarak tamamlandnda grevlendirdiiniz

arkadanza ve ekibinize teekkr etmeniz, yneticilik rolnde ansnz artracak en nemli gcnzdr. Ekibinizde yer alan kiinin katksnn farknda olmas, kendini iyi hissetmesine ve gelecek grevlere ak olmasna imkan salar. Uygun delege edilmeyince Baarsz bir delegasyonun douraca olumsuz koullar yle sralanabilir. - lerin srncemede kalmasndan ve bir sarka gibi gidip gelmesinden yneticinin yorulmas - Yneticinin grup dnda olduu durumlarda ileri yrtme bilgi ve deneyimine sahip kimsenin olmamas - Bireylerin ie saladklar katk konusunda net bir fikirlerinin olmamas - Doru bir grevlendirme ve takibi yaplmadka sorumluluk duygusunun pekitirilememesi - Dk grup motivasyonu

temposunun hzland, ok ilevli ekiplerin ne kt, yneticilerin astlarn gelitirme sorumluluu tad bugnn alma hayatnda delege etme performansnn nemli gstergelerinden biri haline gelmitir.
45

yetkinlii, ynetici Bu rol baaryla

gerekletirebilmek, delege etme srecini doru analiz etmeyi ve uygun bir plan dorultusunda bu yetkinlii gelitirme abas gstermeyi iermektedir.

4 5

http://www.izafet.com/insan-iliskileri/388598-yonetim-ve-delegasyon.html.(16.10.1011) Delegasyon, Kendine Gveni Gerektirir www.dunyagazetesi.com.tr Tuba lze Grmezolu Dnya Gazetesi Ke Yazar (16.10.2011)

HANG LER DELEGE EDLR HANG LER DELEGE EDLMEZ

HANG LER DELEGE EDLR

Organizasyona yarar salayacak ileri, Yneticilik performansn arttracak konular alanlara bilgi ve beceri asndan katk salayacak ve grevlerini zenginletirecek ileri Ynetici olarak yapmaya ok alk olunan rutin ileri delege etmek hem ynetici hemde alan asndan kurumun verimliliini arttrcaktr.

HANG LER DELEGE EDLMEZ

Bizzat delegasyon ynetimini Performans deerlendirme srecini

10

alanlarn ihtiyac olan piskolojik sorunlarn zmne destek vermeyi Planlama ilemlerini yi tanmlanmam grevleri

Salt ynetime zg sorumluluklar Kontrol sknts yaratacak anlk i ve sreleri Kontrol altna alnamayacak risk yaratacak faktrleri tayan konular alanlarn kapasitesini aacak ve onlarn alma performansn olumsuz ynde etkileyecek.

Yetici olarak kendimizinde bilgisinin yetersiz olduu yada hi olamad ileri Zaman izelgesin veya yol haritasnn kararlatrlmad ok fazla tecrbe gerektiren ileri Ynetici olarak kendimizinde yapamayaca ileri delege etmek o ile ilgili sorunlarn bymesine neden olucaktr.67

6 7

http://www.izafet.com/insan-iliskileri/388598-yonetim-ve-delegasyon.html.(17.10.2011) http://www.kobifinans.com.tr/tr/bilgi_merkezi/020608/22736(16.10.2011)

11

DELEGASYONUN NNDEK PSKOLOJK ENGELLER

YNETC AISINDAN

in niteliine gre yetki devri yapabilecek kii yoksa Ynetsel rahatlk alanlarn koruma Kurumun izledii prosedrler ve politikalar yetki devrine izin vermiyorsa Kurumda kiilerin Grev tanmlar ve rolleri ak deilse alanlar eitim ve yetkinlikler asndan yeterli deilse Ynetici kendine gvensiz ise ve kontrol kaybetme korkusu yayorsa Kendi kalitesinde hi bir kimsenin bir ii yapabileceine inanmyorsa

12

Ynetici kendisini bolukta hissedecekse ve bu durumu kendisinin gelecei iin tehdit olarak gryorsa.

Ynetici gl aidiyet duygularndan yoksun ise Sorun knca zen kii olma bencillii. Ynetici sonularna ulamaktaki ortak sorumluluklar paylaamayacak ve kendini bu konuda zayf hissediyor ise Ynetici Ekipte var olan becerileri ve kaynaklar kullanmaktan ekiniyorsa

Delegasyon yaplmaz.

smi yenilikilik ile anlan 3M irketinin 30 yl genel mdrln yapm olan William McKnight 1941'de "insanlara yetki verme" ile ilgili olarak alanlara atfen u ilkeleri ortaya koymu: "letmemiz bydke, sorumluluu astlara delege etmek ve tm alanlar kendi inisiyatiflerini kullanmaya tevik etmek giderek nem kazanmaktadr. Eer yeterince iyilerse, yetki ve sorumluluumuzu devrettiimiz bu kiiler, ilerini kendi bildikleri ekilde yapmak isteyeceklerdir. Bunlar istediimiz zelliklerdir ve ilerini yapma tarz, genel faaliyet modelimize uygunluk gsterdii srece, insanlar tevik edilmelidir.

" Hatalar yaplacaktr. Ancak bir kii esasen hakl ise, yapt hatalar, uzun vadede otoriter davranp ilerini nasl yapacaklarn sylemeyi grev edinen ynetimin yapaca hatalar kadar ciddi olmayacaktr. Hata yapldnda ykc lde eletirel davranan bir ynetim, inisiyatifi ldrr ve eer bymeye devam edeceksek, inisiyatif sahibi pek ok insan bnyemizde barndrmalyz."
13

Unutmamak gerekiyor ki hatalara kar ak olan irketler, yenilik yapabilme frsat yakalayabiliyor. Hatalarn cezalandrld iletmelerde ise, kimse adm atmaya cesaret edemiyor ve admlarn atlmad yerde ilerleme ve yenilik olmuyor.8

99

http://baybul.com/pazarlama-ve-satis/39951-yonetim-ve-delegasyon.html(17.10.2011) http://www.shutterstock.com/pic-43380376/stock-photo-deadly-tired-manager.html(17.10.2011)

14

ALIAN AISINDAN

Yneticisinden ve takm arkadalarndan yeterince tevik ve destek grmediini dnyorsa

Kendini eitim ve bilgi asndan yeterli grmyorsa Kararszlk ve hata yapma korkusu iindeyse Yneticiye veya kuruma gvensizlik hissi yayorsa
15

sorumluluktan kayorsa in yetki ve sorumluluunu almaktan kanr

SONU

Delegasyon basit bir yetki devri olarak grlmemelidir. planlarnn aksamadan devam edebilmesi,kurum stratejikleri dorultusunda i srelerinin ileyebilmesi,yneticinin yetkinliklerinden daha fazla yararlanlmas,alanlarn geliimine olanak tanmas nedeniyle kurum ileyii asndan ok nemlidir.Hem i hemde insan bakmndan bir takm kurallarn olduu dikkate alnarak sorunsuz bir yetki devri yaplabilmesi mmkndr. alandan yada yneticiden kaynaklanan bir takm piskolo Jik faktrlere dikkat et edildiinde,delegasyonun ilemesine engel olan gizli noktalar ortadan kaldrmak sz konusu olabilir.Delegasyonu yetki ve ksmen sorumluluk devri olarak grmek gerekir;ancak sorumluluun tamam ynetici tarafndan hibir zaman tamamyla alana devredilemez,nihai sorumluluk her zaman yneticidedir.

Adm adm delegasyon

lgili grevi yeniden deerlendirmek iin zaman ayarlayn . lgili grevi organize edin ve neyin baarlmas gerektiini iyice belirleyin . Grevi tamamlamas iin uygun kiiyi sein ve neden o kiiyi setiinizi aklayn. amacn aklayn ve organizasyon iin gerekliliini anlatn.

Grevin

Kiiye grevi detayl bir ekilde anlatn ve metottan ziyade sonulara odaklann.
16

 Gerekli btn bilgi, kaynak ve nemli noktalar salayn. alanla beraber konuyla ilgili fikir ve amalar tartn . stediiniz kalite seviyesini anlatn. alann ihtiyac olan btn ynlendirmeyi yapn. in tamamlanma sresini belirleyin ve nakledin. Grev iin bir metot belirleyin ve bu metodu takip edin. Grev tamamlandnda performans deerlendirin ve alanla beraber konu hakknda mzakere edin. alannza ne kadar minnettar olduunuzu aklayn. Delegasyon Size Nasl Yardm Edebilir? Daha nemli konularda almak iin vaktiniz olur. Astlar yeteneklerini gelitirir ve oyunun iine dahil olur. Sorumluluk seviyenizin altndaki konularla uramak zorunda kalmazsnz. Benzer bir durumla tekrar karlatnzda, takmdaki herhangi biri o durumu zmek iin yeterli bilgiye sahip olur. Ypranmanz engellenir. lerin daha iyi bir ekilde gelimesi salanr.

Delegasyon Metotlar
alanlarnzn gnll olmasn salayn. Konuyla ilgili uygun birini belirleyin ve o kiiye belirlenen grevi yapabilmek iin yetenei olduu konusunda gven duyduunuzu belli edin.

17

 Grevleri iyi belirleyin, alanlar her zaman ilgili grevi istemeyebilir Grevleri eit datn, btn zor ve skc ileri bir kiiye verip, dierine ilgin olanlar vermeyin.

Ne Zaman Delege Edilmeli?

yknz arysa, alannz o konuyla ilgili kalifikasyona sahipse alannz o sorumlulukla ilgili yarar salayabilecekse, Dikkatinizi baka ilere vermek istiyorsanz, Detaylar, vaktinizin ounu alyorsa, alannz, o konuyla ilgili olduunu size dile getiriyorsa, Bitirmek istediiniz program veya aktivite ok byk ise.

Neler Delege Edilmemeli?

Hassas ve tartmal konular, Kendi kendinize yapmak istemediiniz iler, Bir kiinin zeliyle ilgili ve gvenlik arz eden konular, alann baarl olamayaca konular1011

10 10 11

http://baybul.com/pazarlama-ve-satis/39951-yonetim-ve-delegasyon.html(17.10.2011) http://www.kobifinans.com.tr/tr/bilgi_merkezi/020608/22736(16.10.2011)

18

KAYNAKA

http://www.izafet.com/insan-iliskileri/388598-yonetim-ve-delegasyon.html. (16.10.1011) (17.10.2011)

http://baybul.com/pazarlama-ve-satis/39951-yonetim-vedelegasyon.html(17.10.2011)

http://www.en.wikipedia.org/wiki/Delegation(16.10.1011)

http://www.kobifinans.com.tr/tr/bilgi_merkezi/020608/22736(16.10.2011)

http://www.bsutr.com/dersleregiris.asp TYB letme Ynetiminin Temelleri (16.10.1011) (17.10.2011)

http://www.shutterstock.com/pic-43380376/stock-photo-deadly-tiredmanager.html(17.10.2011) Satta Profesyonellik Ali KRMAN (2004), stanbul: Rota Yaynlar, ISBN: 975780553X Delegasyon, Kendine Gveni Gerektirir www.dunyagazetesi.com.tr (16.10.2011) Tuba lze Grmezolu Dnya Gazetesi Ke Yazar

19

20