Capitolul 5.

APLICAII
5.1 UTILIZAREA PROCESORULUI DE CALCUL TABELAR MICROSOFT EXCEL N DOMENIUL ECONOMIC
Un loc important n sistemul programelor de informatic economic l ocup procesoarele de tabele i reprezentri grafice dintre care Excel face obiectul acestei lucrri. Aceste procesoare de tabele sunt instrumente software de mare putere, destinate prelucrrii informaiilor dispuse sub form de tabel, ntr-o mare varietate de structuri: bugete, balane de verificare, bilan, facturi, analize etc. Programul de calcul tabelar Microsoft Excel face parte din suita MS Office, urmnd versiunile acestuia: Excel 95, Excel 97, Excel 2000, Excel XP i Excel 2003. Ne vom ocupa de una din ultimele versiune existent n programele Office i anume Excel 2003. Excel s-a impus n categoria procesoarelor de tabele prin bogia de funcii, simplitatea utilizrii, ergonomie, fiind utilizat cu succes n domeniul afacerilor, n previziuni, simulri economice i analize statistice, n activiti curente de birou etc. Prin marea varietate de funcii pe care Excel le pune la dispoziia utilizatorului, aplicaia poate fi neleas ca: un calculator de birou foarte puternic i uor de folosit; un expert financiar electronic; un statistician informat i eficient; un artist n aranjarea i prezentarea datelor; o agend de birou; un catalog cuprinztor i la ndemn.

5.1.1 Concepte de baz ale calculului tabelar Un procesor de tabele este o aplicaie informatic ce permite lucrul cu foi de calcul. O asemenea foaie seamn foarte mult cu un tabel ntocmit pe hrtie, avnd ns multiple avantaje fa de acesta. Foaia de calcul este un spaiu plan, delimitat precis i organizat n linii i coloane. Fiind o matrice, foaia de calcul poate fi asimilat unui tabel ce este format din 256 de coloane, numerotate de la A la IV i 65.536 de linii (216). Aceste linii i coloane definesc 16.777.216 de celule. Celula se poate defini ca fiind o intersecie a unei linii cu o coloan. O celul poate conine 256 de caractere, semnificnd valori numerice, iruri de caractere, funcii sau formule. 146

Celula curent (celula activ) este celula n care se afl cursorul i care este afiat pe ecran cu marginile ngroate. Acest mod particular de afiare poart numele de cursor Excel. Cel mai des, introducerea datelor n foaia de calcul se face prin celula care conine cursorul. Coordonatele celulei (referine) reprezint perechea format din litera coloanei i numrul liniei care definesc celula respectiv (de ex. A3, F8, AD196, etc). Coordonatele pot fi: relative cu sintaxa prezentat mai sus: A3, F8 etc. absolute cu sintaxa urmtoare: $A$3, $F$8, $AD$196 etc. mixte cu sintaxa: $A3 sau A$3, $F8 sau F$8 etc. Ele se mai numesc i referine, deoarece sunt utilizate n formule i funcii pentru a indica poziia celulei al crei coninut este preluat n formula/funcia respectiv. Modul lor de utilizare va fi prezentat ulterior.

5.1.2 Lansarea n execuie a programului Microsoft Excel Lansarea n execuie a programului Microsoft Excel se face prin utilizarea butonului Start i apoi a meniurilor All Programs Microsoft Office - Microsoft Office Excel. Ecranul de deschidere prezint un registru de calcul gol, avnd numele Book1. n cadrul acestui registru de calcul se gsesc standard trei foi de calcul, etichetate Sheet1, Sheet2, Sheet3, ele reprezentnd spaiile de lucru. Etichetele se afl n partea de jos a ecranului i v permit s trecei dintr-o foaie de calcul n alta cu ajutorul mouse-ului. O alt variant pentru a v deplasa cu ajutorul tastaturii dintr-o pagin n alta sunt combinaiile de taste: Ctrl+PgDn i Ctrl+PgUp. Pentru a stabili cte foi de calcul va conine un fiier Excel utilizai meniul Tools, opiunea Options, eticheta General i introducei n caseta Sheets in new workbook numrul de foi de calcul. Programul Excel genereaz fiiere cu extensia .xls, fiecare fiier conine mai multe foi de calcul (worksheets), fiecare foaie de calcul coninnd o reea de coloane n ordine alfabetic A, B, C, i linii numerotate cresctor 1, 2, 3 care, intersectate, formeaz casete numite celule (cells) n care se pot introduce date. Fiecare celul este identificat prin litera coloanei i numrul liniei la intersecia crora se afl (ex. D5, B12 etc). Vom numi acest identificator al celulei, ca fiind, adresa acesteia. Atenie: identificatorul celulei poate s apar i sub forma R1C1, R5C100 etc, n funcie de modul n care setm butonul de validare R1C1 reference style din meniul Tools, Options, General. Fereastra de lucru EXCEL conine, n general, urmtoarele elemente (fig. 5.1): bara de meniuri (Menu bar); bara de instrumente (Standard); 147

 bara de instrumente (Formatting); bara cu formule (Formula bar): pentru a introduce date ntr-o celul, selectai celula i tastai datele n bara cu formule; cnd apsai tasta Enter, datele sunt inserate n celula selectat; pentru a afia aceast bar n fereastra de lucru folosii meniul View, opiunea Formula bar; bara de formule conine: indicatorul de selecie (buton funcie), navigatorul (lista ascuns), butonul de editare a formulelor (fx), butonul de anulare, butonul de validare i caseta unde se editeaz formulele; pentru a afia aceast bar n fereastra de lucru folosii meniul View, opiunea Formula Bar; suprafaa de lucru a foii de calcul curente; bara de stare (Status bar): afieaz informaii despre activitatea curent, inclusiv informaii ajuttoare i modurile de lucru ale programului i tastaturii. Pentru a afia aceast bar n fereastra de lucru folosii meniul View, opiunea Status bar; registre de calcul: foaia de calcul de pe ecranul dumneavoastr este doar una din cele pe care le conine fiierul curent, numit registru de calcul. n mod implicit fiecare registru nou conine trei foi, dar poate avea pn la 255 de foi, ce sunt identificate de la Sheet1 la Sheet255. Registrul poate conine mai multe tipuri de foi: foi de calcul, foi pentru diagrame (n care se pot crea grafice cu datele obinute n foile de calcul) i foi de tip macro (n care sunt memorate proceduri automate de prelucrare a datelor). Aceast structur permite stocarea datelor n foi diferite, dar totui n acelai fiier. Deoarece foaia de calcul este foarte mare, pentru a vedea diferite pri ale ei n acelai timp, este necesar s desprii fereastra fiierului (workbook window) n seciuni diferite folosind meniul Window, opiunea Split.

148

Fig. 5.1 - Componentele ecranului programului Microsoft Excel

5.1.3 Lucrul cu fiierele n Excel. Crearea, deschiderea, salvarea i tiprirea foilor de calcul Meniul File pune la dispoziia utilizatorului comenzi pentru crearea unui registru (fiier) nou, deschiderea fiierelor, salvarea fiierelor registru n format Excel (.xls) sau Workspaces (.xlw) sau n alte formate, precum i pentru tiprirea acestora la imprimant. Pentru crearea unui nou registru se selecteaz comanda New din meniul mai sus amintit sau icon-ul corespunztor din bara de instrumente Standard. Dac se selecteaz icon-ul corespunztor din bara de instrumente Standard se deschide un registru gol book1, book2 ... bookn Dac se selecteaz comanda Newdin meniul File: se poate crea un registru nou (blank) sau se poate deschide un nou registru pe baza unui registru existent n calculator; se poate deschide un registru nou pe baza unor abloane existente n calculator sau disponibile prin Office Online. Deschiderea unei foi de calcul existente ntr-o locaie pe disc se face cu comanda din bara de instrumente, n ambele Open din acelai meniu, sau apsnd butonul Open situaii deschizndu-se fereastra Open n care se va alege locaia unde se gsete fiierul i precizndu-se numele acestuia fie n fereastra de fiiere, fie n caseta File Name.

149

Excel v ofer posibilitatea deschiderii, sau mai bine spus importrii, mai multor tipuri de fiiere n format text, baze de date Acces sau de tip dBase (Fox), punnd astfel la dispoziie un instrument puternic de preluare a datelor i din alte surse. Salvarea fiierelor se face cu ajutorul comenzilor Save i Save As din meniul File. Pentru tiprirea foilor de calcul se va folosi comanda Print, care n fereastra de dialog deschis, ofer posibilitatea precizrii imprimantei la care se va face listarea (Printer Name), intervalul de listat (Range) toate paginile pe care se desfoar foaia de calcul sau numai un interval de pagini, se pot preciza i dac se va lista foaia de calcul curent sau ntregul registru de calcul (Print what), precum i opiunile privind precizarea numrului de copii n care se va imprima documentul i ordinea acestora.

5.1.4 Formatarea paginii pentru un fiier Excel Comanda Page Setupeste folosit pentru specificarea formatrii paginii n care se va lista foaia de lucru. Fereastra deschis are patru seciuni: Seciunea Page (fig. 5.2) configureaz orientarea paginii (Orientation) cu opiunile Portrait i Landscape, diferite tipuri de ajustare (scalare) a foii de calcul pe pagin (Scaling), fie procentual, i prin precizarea numrului de foi pe pagin, dimensiunea paginii (Paper size) i calitatea la imprimare. Tot n aceast seciune sunt prezente i butoanele pentru tiprire (Print) sau previzualizarea documentului naintea imprimrii (Print Preview).

Fig. 5.2 - Meniul Page setup, pentru formatarea paginii

Seciunea Margins (fig. 5.3), seteaz marginile stnga, dreapta, sus i jos pentru pagina de listare a foii de calcul, innd seama i de spaiul alocat 150

pentru zonele de antet Header i subsol Footer, precum i centrarea coninutului (tabelului) n pagin, pe orizontal sau pe vertical. Seciunea Header/Footer (fig. 5.4) aici utilizatorului precizeaz textul care va fi scris n zona de antet, ct i n zona de subsol, oferindu-se i setri predefinite. Seciunea Sheet (fig. 5.5) ofer un set opiuni privitoare la foaia de lucru si anume zona care va fi listat - Print area (prin precizarea domeniului din foaia de calcul), posibilitatea repetrii unor linii din antetul tabelului sau unor coloane, care se vor repeta, pentru fiecare pagin de document (domeniile Rows to repeat at top i Columns to repeat at left), opiunile de afiare a liniilor de ghidare sau ordinea paginilor n document.

Fig. 5.3 Setarea marginilor

Fig. 5.4 Seciunea Header/Footer

Fig. 5.5 - Opiunile foii de calcul

151

5.1.5 Lucrul cu foile de calcul i cu elementele acestora nainte de a intra n detaliile de inserare, eliminare, redenumire, copiere i mutare a foilor de calcul, trebuie s tim cum s selectm una sau mai multe foi de calcul: pentru a selecta o singur foaie de calcul, executai click pe eticheta foii de calcul dorit, din zona de jos a foii; pentru a selecta mai multe foi de calcul nvecinate, executai click pe prima foaie de calcul din grup i apoi inei apsat tasta Shift n timp ce executai click pe ultima foaie de calcul; pentru a selecta mai multe foi de calcul nenvecinate, inei apsat tasta Ctrl n timp ce executai click pe fiecare foaie de calcul. Inserarea unei noi foi de calcul ntr-un fiier .xls se poate realiza astfel: selectai eticheta foii de calcul naintea creia dorii s inserai o nou foaie, deschidei meniul Insert, selectai opiunea Worksheet; executai click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe eticheta unei foi de calcul i folosii din meniul contextual, care apare, opiunea Insert, General, Worksheet. tergerea unei noi foi de calcul dintr-un fiier .xls se poate realiza astfel: selectai eticheta foii sau foilor de calcul pe care dorii s le eliminai din fiier, deschidei meniul Edit, selectai opiunea Delete Sheet, apoi executai click pe butonul OK; executai click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe eticheta unei foi de calcul i folosii din meniul contextual care apare, opiunea Delete. Redenumirea unei foi de calcul ntr-un fiier .xls se poate realiza astfel: selectai eticheta foii de calcul al crei nume dorii s-l schimbai (implicit etichetele se numesc Sheet1, Sheet2 etc.), deschidei meniul Format, selectai opiunea Sheet i apoi Rename, tastai noul nume; executai click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe eticheta unei foi de calcul i folosii din meniul contextual care apare opiunea Rename; executai dublu click cu butonul din stnga al mouse-ului pe eticheta foii de calcul, tastai noul nume. Pentru a deplasa sau copia foile de calcul n cadrul unui fiier .xls sau de la un fiier la altul putei proceda astfel: selectai foaia sau foile de calcul pe care dorii s le deplasai sau copiai; deschidei meniul Edit, selectai Move or Copy Sheet. Apare cutia de dialog prezentat n fig. 5.6. Pentru a deplasa foaia sau foile de calcul ntr-un alt fiier, selectai numele acestuia din lista derulant To book. Din lista casetei Before sheet, alegei foaia de calcul n faa creia dorii s mutai foile de calcul selectate. 152

Pentru a copia foaia de calcul, selectai Create a copy. Apoi selectai butonul OK. Pentru a insera o celul sau un grup de celule procedm astfel: selectai celula sau celulele unde dorii s inserai informaiile, deschidei meniul Insert, opiunea Cells i din cutia de dialog care apare alegei Shift Cells Right sau Shift Cells Down, executai click pe butonul OK, iar programul Excel insereaz celula sau celulele i deplaseaz datele din celelalte celule, n direcia specificat. o alt variant este inserarea prin tragere: apsai tasta Shift, tragei de punctul ntunecat (din colul din partea dreapt jos al celulei selectate), tragei punctul ntunecat n sus, n jos, la stnga sau la dreapta, pentru a stabili poziia noii celule.

Fig. 5.6 Caseta de dialog Move or Copy

Pentru a insera noi rnduri sau coloane n foaia de calcul se procedeaz: pentru a insera un singur rnd sau o coloan, selectai o celul. Coloanele sunt inserate la stnga celulei curente. Rndurile sunt inserate deasupra celulei curente. Selectai numrul coloanelor sau rndurilor pe care dorii s le inserai. Pentru a selecta coloanele, tragei peste literele coloanei din partea de sus a foii de calcul. Pentru a selecta rndurile, tragei peste numerele rndului. Deschidei meniul Insert. Selectai opiunea Rows sau Columns. Programul Excel insereaz rndul sau coloana i deplaseaz rndurile adiacente n jos sau coloanele adiacente la dreapta. o alt variant este inserarea rapid: selectai una sau mai multe linii sau coloane, apoi executai click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe una din ele, alegei opiunea Insert din meniul contextual care apare. Pentru a elimina (terge) celule dintr-o foaie de calcul se procedeaz astfel: 153

 selectai domeniul celulelor pe care dorii s le eliminai, deschidei meniul Edit, selectai opiunea Delete, selectai opiunea de tergere dorit: Shift Cells Left, Shift Cells Up, Entire Row, Entire Column. Pentru a elimina un rnd sau o coloan putei proceda: executai click pe numrul rndului sau litera coloanei pe care vrei s o tergei, putei selecta mai mult de un rnd sau de o coloan prin tragere peste numerele rndurilor sau literele coloanelor, deschidei meniul Edit, opiunea Delete. Selecia unui bloc de celule dintr-o foaie de calcul se realizeaz simultan, cu ajutorul tastei Shift i prin tragere cu mouse-ul peste blocul de celule, iar selecia unor celule nenvecinate, n mod analog, dar folosind tasta Ctrl. Copierea datelor pentru a le utiliza n alte seciunii ale foii de calcul sau n alte foi de calcul sau fiiere .xls se realizeaz astfel: selectai domeniul sau celula pe care dorii s o selectai, deschidei meniul Edit, opiunea Copy (Ctrl+C), coninutul celulei sau celulelor selectate este copiat n memoria tampon, selectai prima celul din zona unde dorii s plasai copia, deschidei meniul Edit i selectai opiunea Paste (Ctrl+V). Putei copia aceleai date n mai multe locuri dintr-o foaie de calcul, prin repetarea comenzii Edit Paste. Acelai lucru l putei realiza si folosind butoanele Cut, Copy, Paste de pe bara cu instrumente de lucru standard. o alt variant este copierea rapid cu Drag&Drop: selectai celulele pe care dorii s le copiai, apoi inei apsat tasta Ctrl ct timp tragei conturul celulelor selectate pn n locul unde dorii s copiai celulele. Cnd ai eliberat butonul mouse-ului, coninutul este copiat n noua poziie. Dac nu inei apsat tasta Ctrl, datele vor fi deplasate n loc s fie copiate. Observaie: copierea este implementat prin Copy, iar mutarea sau deplasarea datelor prin Cut. Deplasarea (mutarea) datelor se realizeaz n mod analog cu copierea, dar folosind opiunea Cut din meniul Edit (sau combinaia de taste Ctrl+X). Cnd realizai operaii de copiere sau mutare a datelor nu uitai i de meniul cu comenzi rapide: selectai celulele pe care dorii s le mutai sau copiai, apoi executai click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe celulele selectate. tergerea datelor se poate face astfel: comanda Edit Clear pentru a terge numai coninutul sau formatul celulelor. comanda Edit Delete pentru a terge celulele i coninutul lor.

154

Cu comanda Clear se pot terge datele dintr-o celul, sau doar formula, formatarea, sau notele ataate ei, astfel: selectai domeniul de celule care va fi ters, deschidei meniul Edit, opiunea Clear, apare submeniul Clear cu urmtoarele opiuni: All (terge formatul, coninutul i notele), Format, Contents sau Notes. se poate utiliza i meniul cu comenzi rapide (opiunea Delete). sau pentru a terge rapid i complet coninutul celulelor, selectai celulele i apsai tasta Delete. Un domeniu reprezint un grup compact de celule de form dreptunghiular. Celulele dintr-un domeniu pot fi n coloan, n linie sau n orice combinaie de coloane i linii. Folosirea domeniilor n Excel ne ajut s economisim timp. Putem, de exemplu, s selectm un domeniu i l putem utiliza, apoi, pentru a formata un grup de celule sau pentru a tipri numai grupul de celule selectate. Domeniile pot fi folosite, de asemenea, i n formule. Domeniile sunt identificate prin punctele de ancorare (exemplu: B5:C8 sau F9:I14). Pentru a denumi un domeniu de celule putei proceda: selectai domeniul de celule, deschidei meniul Insert, selectai Name Define, va fi afiat cutia de dialog Define Name, introducei numele n caseta Names in Workbook i executai click pe butonul Ok.

5.1.6 Tipuri de adresri ntr-o foaie de calcul Adresarea relativ. S considerm urmtorul exemplu (fig. 5.7): celula F2 conine formula =B2+C2 (rezultat 12+15=27). Dac vom copia aceast formul n tot domeniul F2:H4 (fie n mod clasic, cu ajutorul comenzilor Copy-Paste, fie utiliznd butonul de extindere a formatrii), programul Excel schimb automat formula astfel:

Fig. 5.7 Adresarea relativ ntro foaie de calcul Excel

155

 n celula F3 formula devine B3+C3 (rezultat 10+9=19); n celula F4 formula devine B4+C4 (rezultat 4+5=9); n celula H2 formula devine D2+E2 (rezultat 17+20=37); n celula D4 formula devine D4+E4 (rezultat 10+11=21) etc; Este modul de adresare (referire) relativ. Adresa relativ este acea adres de celul dintr-o formul, care se modific atunci cnd formula este copiat. n mod normal, programul Excel interpreteaz interpreteaz adresrile la celule i domenii din cadrul unei formule ca adresri relative. Atunci cnd se copiaz sau se mut formula, programul Excel redefinete automat adresrile operanzilor, astfel nct s reflecte poziia lor relativ fa de noua locaie. Adresarea absolut. Sunt cazuri n care nu este nevoie ca adresele celulelor care indic operanzii s fie modificate cnd formulele sunt copiate. n aceast situaie se folosete adresa absolut a celulei. Deci, o adresare este absolut atunci cnd formula se copiaz sau se mut ntr-o nou locaie, iar operanzii indic aceeai celule ca n original. Pentru a construi o adresare absolut se adaug semnul dolar ($) naintea literei i numrului ce alctuiesc adresa celulei. De exemplu, n fig. 5.8, scriem n celula F2 formula =$B$2+$C$2 (rezultat 12+15=27). La prima vedere nu este nici o modificare fa de expemplul precedent. Dar, acum, oriunde am copia aceast formul, operanzii i implicit rezultatul rmn aceeai =$B$2+$C$2 (rezultat 12+15=27). O adres care este numai parial absolut, ca de exemplu B$4 sau $B4, este numit adres combinat (adres parial relativ sau adres parial absolut). Dac o formul care utilizeaz o adres combinat este copiat ctre alt celul, numai o parte din adresa celulei va fi modificat. O celul poate avea un coninut vizibil reprezentat de valoarea datelor afiate n celul i un coninut ascuns (invizibil) reprezentat de formulele afiate n bara de formule i care genereaz coninutul vizibil. De exemplu, celula F2 din fig. 5.7 are coninut vizibil: numrul 27 i coninut ascuns: =B2+C2

Fig. 5.8 Adresarea absolut ntr-o foaie de calcul

156

5.1.7 Serii de date Programul Excel prezint cteva caracteristici care v ajut s copiai informaiile introduse n diferite celule pentru aceasta vom folosi opiunea Fill din meniul Edit, astfel: poziionm cursorul mouse-ului n celula al crui coninut vrem s-l copiem n mai multe celule, apsm tasta Shift i poziionm cursorul la sfritul zonei n care vrem s copiem datele; deschidem meniul Edit, selectm Fill i va apare submeniul Fill, de unde selectm direcia n care dorim s copiem informaia (Up sus, Down jos, Left stnga, Right dreapta). o alt variant este s tragei de punctul ntunecat din colul din partea dreapt jos al celulei selectate, pentru a evidenia celulele n care dorii s copiai informaia; cnd eliberai butonul mouse-ului, coninutul i formatul celulei alese sunt copiate n celulele selectate. Pentru a copia coninutul i/sau formatul celulelor de la o foaie de calcul la una sau mai multe foi de calcul dintr-un fiier .xls, selectai mai nti foaia de calcul surs i pe cele destinaie, selectai celulele pe care dorii s le copiai, deschidei meniul Edit, opiunea Fill i alegei Across Worksheets, apoi selectai All pentru a copia coninutul i formatul celulelor, Contents sau Formats, i apoi selectai OK. Spre deosebire de opiunea Fill, care doar copiaz informaia n una sau mai multe celule, AutoFill le copiaz ntr-un mod inteligent. Spre exemplu, dac vrei s introducei lunile anului (ianuarie, februarie, , decembrie), procedai astfel: deschidei meniul Tools, selectai Options, din cutia de dialog Options care apare activai eticheta Custom Lists, alegei lista cu lunile anului, i apoi apsai butonul OK; introducei ntr-o celul January, apoi tragei de punctul ntunecat din colul din partea dreapt jos al celulei selectate, n sus, jos, la stnga sau dreapta, pentru a selecta nc 11 celule; eliberai butonul mouse-ului, iar programul Excel va insera lunile rmase ale anului, n ordine, n celulele selectate. Alt exemplu de utilizare a caracteristicii AutoFill: scriei ntr-o celul Trim 1; tragei de butonul de extindere a formatrii n dreapta sau n jos cu nc trei celule; va aprea: Trim 2, Trim 3, Trim 4. Observaie: dac extindei formatarea n stnga sau n sus, n serie o s apar si Trim 0. Deoarece caracteristica AutoFill este bun pentru serii scurte de date, n situaia n care avem nevoie de mai mult control, putei utiliza caracteristica Fill aplicat seriilor. n acest sens, programul Excel recunoate patru tipuri de serii, prezentate n tabelul de mai jos: Tabelul 5.1 Tipuri de serii recunoscute de caracteristica Fill Seria Liniar Informaia iniial 1, 2 100, 99 15 (step 2) Seria rezultat 3, 4, 5 98, 97, 96 15, 17, 19 157

Seria Growth

Date

Informaia iniial 15 (step 10) 03/28/2006 (day) 03/28/2006 (wellday) 03/28/2006 (month) 03/28/2006 (year)

Seria rezultat 150, 1500, 15000 3/29/2006, 3/30/2006, 3/31/2006, 4/1/2006 3/29/2006, 3/30/2006, 3/31/2006, 4/3/2006 04/28/2006, 05/28/2006, 06/28/2006, 07/28/2006 03/28/2007, 03/28/2008, 03/28/2009, 03/28/2010 Luna 2, Luna 3, Luna 4

AutoFill Luna 1

Pentru a crea o serie de date, procedai astfel: introducei o valoare ntr-o celul. Aceasta va fi valoarea iniial sau final a seriei de date. Selectai celule n care va fi inserat seria de date. Deschidei meniul Edit, opiunea Fill, Series i apare cutia de dialog Series. Selectai Rows sau Columns pentru a indica dac seria se completeaz pe rnd sau coloan. Alegei tipul seriei din lista Type. Stabiliia valoarea Step (pasul dintre valorile seriei) i Stop (ultima valoare din serie), apoi apsai butonul Ok. Pentru a v deplasa cu uurin la o celul dintr-o foaie de calcul deschidei meniul Edit, opiunea Go To (sau combinaia de taste Ctrl+G), se deschide caseta de dialog Go To, introducei la caseta Reference adresa relativ a celulei (exemplu E5) unde vrei s v poziionai (se poate introduce domeniul de referin, exemplu E4: E8) sau alegei adresa cutat din lista Go To. Butonul Special v pune la dispoziie o list de elemente n funcie de care are loc saltul (deplasarea): comentarii, coninutul celulelor, formule etc. Deoarece deplasarea de la o celul la alt celul nvecinat se poate face cu ajutorul tastaturii, folosind tasta Enter, putei alege din meniul Tools, opiunea Option, eticheta Edit, caseta Direction, sensul de deplasare dup apsarea tastei Enter (Down - jos, Up - sus, Left stnga, Rigt - dreapta).

5.1.8 Elementele formatrii unei foi de calcul ntr-o sesiune de lucru n Excel, se pot aplica formatri la nivel de caracter, la nivel de celul, la nivel de linie, la nivel de colan sau la nivelul ntregii foi de calcul. De asemenea, se poate utiliza formatarea automat sau formatarea condiionat i se pot defini stiluri de formatare. Toate aceste opiuni se regsesc n meniul Format. Pentru formatarea unei celule, n cadrul meniului Format se alege opiunea Cells. Apare fereastra de dialog Format Cells (fig. 5.9) care conine ase seciuni (taburi sau etichete): Number, pentru a alege categoria de format numeric ce se va utiliza; Alignment, pentru alinierea datelor n celul; 158

 Font, pentru stabilirea caracteristicilor fonturilor utilizate; Border, pentru a preciza modul de ncadrare n chenare; Patterns, pentru a stabili modul de umplere cu culori i hauri; Protection, pentru stabilirea unor msuri de protecie. n seciunea Number, din lista Category se selecteaz categoria de format numeric ce se va utiliza. Butonul de incrementare/decrementare Decimal places permite, dup caz, stabilirea formatului zecimal pe care l va avea numrul. Butonul de validare Use 1000 Separator permite alegerea caracterului virgul pentru separarea la mie (de exemplu, utiliznd separatorul 1000000 apare 1,000,000), iar lista Negative numbers permite alegerea modului n care vor aprea numerele negative (cu semnul minus n fa, scrise cu rou, ntre paranteze sau ntre paranteze i scrise cu rou).

Fig. 5.9 Formatarea coninutului unei celule

n seciunea Alignment se pot formata urmtoarele caracteristici: alinierea textului pe vertical sau pe orizontal (a se vedea listele Horizontal i Vertical); orientarea textului fa de axa vertical, ce se poate modifica trgnd cu mouse-ul butonul rou ce apare n zona Orientation sau modificnd valoarea cu ajutorul butonului Degrees; modul n care poate fi controlat textul pentru a se ncadra n una sau mai multe celule, zona Text control, unde: cu ajutorul opiunii Wrap text textul este aranjat (se rupe) pe mai multe rnduri ntr-o celul; cu ajutorul opiunii Shirt to fit caracterele introduse ntr-o celul se micoreaz pn devin potrivite n aa fel nct tot textul s se ncadreze ntr-o celul; cu ajutorul opiunii Merge cells se unesc mai multe celule n una singur; 159

 direcia textului, de la stnga la dreapta, de la dreapta la stnga sau n funcie de context, a se vedea zona Right-to-left, lista Text direction. Pentru a modifica atributele textului, folosii meniul Format, Cells, eticheta Font de unde putei alege: numele fontului (zona Font) stilul caracterelor (din Font Style), mrimea caracterelor (Size), culoarea (Color), dac textul este subliniat (zona Underline), efectele adugate textului (zona Efectes). Dac se bifeaz caseta de validare Normal font, caracteristicile fontului (nume, mrime, efecte etc) devin cele din stilul implicit Normal. n timp ce lucrai cu foaia de calcul afiat, fiecare celul e identificat printr-o reea de linii care nconjoar acea celul. Apariia reelei de linii pe ecranul de lucru e stabilit din meniul Tools, Options, eticheta View,butonul de validare Gridlines. Din lista ascuns Gridlines color se poate selecta culoarea n care apare reeaua de linii. Atenie, aceasta reea de linii apare numai la vizualizare pe ecran nu i la tiprire pe hrtie. Pentru a putea fi tiprit, aceast reea de linii, celula trebuie formatat n zona Border, fig. 5.10.

Fig. 5.10 Configurarea bordurilor (Borders)

Pentru a obine efecte simple, dar spectaculoase, adugai hauri foii de calcul: selectai celulele care vor fi haurate. Deschidei meniul Format, Cells, eticheta Patterns. Opiunile Color v permit s alegei culoarea pentru o haur complet, opiunile Pattern permit selectarea unui model alb-negru sau colorat ce se suprapune haurrii complete. Formatarea unei linii, meniul Format, Row, permite: stabilirea nlimii liniei, opiunea Height; potrivirea automat a nlimii liniei curente sau liniilor selectate la nivelul nlimii maxime din foaia de calcul, opiunea Auto fit; ascunderea liniei curente sau liniilor selectate, opiunea Hide; descoperirea sau revizualizarea liniei sau liniilor ascunse anterior cu Hide se realizeaz cu opiunea Unhide; pentru aceasta se selecteaz liniile 160

nvecinate i se apeleaz opiunea Unhide; de exemplu: pentru ascundere s-au selectat liniile 2 i 3 i s-a apelat opiunea Hide; pentru descoperire se selecteaz liniile 1 i 4 care sunt vizibile i se apeleaz opiunea Unhide. Formatarea unei coloane, meniul Format, Column, permite: stabilirea limii coloanei, opiunea Width; potrivirea automat a nlimii coloanei curente sau coloanelor selectate la nivelul limii maxime maxime din foaia de calcul, opiunea Auto fit selection; ascunderea i descoperirea coloanei curente sau coloanelor selectate, opiunile Hide i Unhide, care funcioneaz la fel ca n cazul liniilor. stabilirea limii standard pentru foaia de calcul curent, opiunea Standard column width. De rezolvat: se ascunde linia 1; cum procedm pentru descoperirea ei? Aceeai ntrebare pentru coloana 1. Modificarea nlimii unei linii sau a limii unei coloane se poate face i cu ajutorul mouse-ului. Pentru aceasta, ne poziionm pe eticheta liniei sau coloanei i deplasm linia ce separ dou entiti (linii sau coloane). Excel permite i formatarea automat, pe baza unor abloane predefinite de ctre realizatorii pachetului Microsoft Office. Pentru aceasta din meniul Format se alege opiunea AutoFormat. Apare fereastra AutoFormat din care se alege un ablon. Butonul Options permite s precizm dac formatul predefinit se aplic sau nu pentru: numere, bordri, fonturi, haurri, alinieri i limea/nlimea liniilor/coloanelor. Realizarea unor formatri condiionate este una din facilitile deosebite pe care le ofer programul Excel. De exemplu, cnd valoarea din anumite celule se ncadreaz sau nu n anumite limite sau se este rezultatul aplicrii anumitor formule, se modific aspectul (formatul) celulei curente sau celulelor selectate. Pentru definirea unor formatri condiionate se alege opiunea Conditional Formating din meniul Format, iar n fereastra cu acelai nume care apare se pot aduga maxim trei condiii. Pentru fiecare condiie se va preciza formatul special care se aplic cnd respectiva condiie este ndeplinit. Stilurile permit aplicarea mai multor formate ale unei celule sau unui bloc de celule. Fiecare stil conine specificaii pentru una sau mai multe din urmtoarele opiuni: Number Format, Font, Alignment, Border, Patterns, Protection. Pentru a aplica un stil existent: selectai celulele, deschidei meniul Format, Style, alegei din caseta Style Name stilul pe care dorii s-l utilizai. Pentru a v crea stilul propriu: deschidei meniul Format, Style, introducei numele stilului n lista casetei Style Name, executai click pe butonul Add, stilul este adugat listei i acum poate fi modificat. Pentru a copia stiluri existente din alte fiiere .xls, deschidei ambele fiiere, mergei la fiierul .xls al crui stil vrei s-l copiai, deschidei meniul Format, Style, click pe butonul Merge, selectai numele foii de calcul de unde copiai stilul, apoi Ok.

161

5.1.9 Formule i funcii n Excel Formulele sunt ecuaii care permit efectuarea de calcule folosind valorile existente n foaia de calcul. O formul ncepe cu semnul = (egal) i poate conine: funcii, referine, constante i operatori. Funciile sunt formule predefinite care realizeaz calcule folosind valori specifice (argumente) ntr-o ordine sau cu o structur particular. Adresele (referine) localizeaz celulele sau blocurile de celule (domeniile) din foaia de calcul n care Excel va cuta operanzii pe care dorii s i folosii n formul. Cu ajutorul referinelor putei folosi date din aceeai foaie de calcul ca i formula sau din foi de calcul diferite (caz n care sunt denumite legturi) din acelai fiier. Constante reprezint numere sau iruri de caractere direct introduse n formul. Operatorii sunt simboluri utilizate pentru identificarea operaiilor. Exist urmtoarele tipuri de operatori: aritmetici: + (adunare) - (scdere) * (nmulire) / (mprire) % (procent) ^ (ridicare la putere); comparativi: = (egal) > (mai mare) < (mai mic) <> (diferit) <= (mai mic sau egal) >= (mai mare sau egal). pentru iruri de caractere: & (concatenare) pentru referine: Tabelul 5.2. Tabelul 5.2 Operatori folosii n formule Excel pentru precizarea domeniului Operatorul : (dou puncte) , (virgul) Semnificaie marcare blocuri de celule. Exemplu (B5:B15) specific toate celulele dintre B5 i B15 uniune de mai multe celule i blocuri de celule. Exemplu (B5:B15,D5:D15) specific toate celulele din blocul B5:B15 i din blocul D5:D15 intersecie de mai multe blocuri de celule. Exemplu (B7:D7 C6:D8) specific doar celulele comune celor dou blocuri de celule B7:D7 i C6:D8, respectiv celulele C7, i D7

(spaiu)

Exemplu de formul: =SUM(A2:A10) nsumeaz toate valorile aflate n blocul A2:A10. Formulele create ntr-o foaie de calcul pot fi mutate, copiate, modificate sau terse. Operaiile se realizeaz ca n cazul operaiilor de editare a valorilor din celule. Pentru operaii de mutare sau copiere doar a unor componente ale celulei (doar valorile, doar formulele, doar formatarea celulei etc), dup Copy sau Cut, folosii Paste Special din meniul Edit. n cazul operaiei de mutare (Cut), referinele coninute n formul nu se modific. n cazul operaiei de copiere (Copy), referinele coninute n formul se pot modifica. 162

ntr-o formul se pot folosi funcii compuse (care au ca argumente alte funcii). Funciile compuse pot conine pn la apte niveluri de funcii. Exemplu de funcie compus cu dou niveluri: Celula D1 conine urmtoarea formul: =IF(CountBlank(A1:A100)=0,Average(A1:A100),Exist celule n domeniul specificat goale!) (Dac n domeniul A1:A100 nu sunt celule goale, atunci plaseaz n D1 media valorilor din A1:A100, altfel plaseaz n D1 textul Exist celule n domeniul specificat goale!).

Fig. 5.11 - Bara de formule Introducerea formulelor este asistat n cadrul barei de formule, n partea stng a acesteia, zon n care este oferit o list cu cele des utilizate funcii (fig. 5.11) i apelarea creia are ca rezultat apariia unei ferestre de dialog n care utilizatorului i se pun la dispoziie parametrii formulei sub forma de casete de text (fig. 5.12).

Fig. 5.12 Caseta de dialog pentru editarea funciilor

5.1.10 Funcii frecvent utilizate n Excel

Funcii informative CELL Afieaz informaii despre formatarea, locaia sau coninutul unei celule. COUNTBLANK Numr cte celule sunt blank (goale) ntr-un domeniu specificat. ISBLANK Dac celula este goal, din funcie rezult valoarea adevrat (True). ISEVEN Dac argumentul este un numr par, din funcie rezult valoarea adevrat. ISNONTEXT Dac argumentul nu este text, din funcie rezult valoarea adevrat. 163

ISNUMBER Dac argumentul este numr, din funcie rezult valoarea adevrat. ISODD Dac argumentul este un numr impar, din funcie rezult valoarea adevrat. ISREF Dac argumentul este o referin, din funcie rezult valoarea adevrat. ISTEXT Dac argumentul este text, din funcie rezult valoarea adevrat. Funcii logice AND Dac toate argumentele sunt adevrate, din funcie rezult valoarea adevrat. IF Permite efectuarea de teste logice. NOT Inverseaz valoarea logic a argumentului. OR Dac cel puin unul din argumente este adevrat, din funcie rezult valoarea adevrat. Funcii matematice ABS Determin valoarea absolut a unui numr. COUNTIF Numr celulele nonblank dintr-un domeniu. care ndeplinesc criteriile specificate. EXP Calculeaz eargument FACT Calculeaz factorialul unui numr GCD Determin cel mai mare divizor comun. INT Rotunjete n minus la cel mai apropiat ntreg. LCM Determin cel mai mic multiplu comun. PI Calculeaz valoarea lui . POWER Determin rezultatul unui numr ridicat la o putere. RAND Genereaz un numr aleator ntre 0 i 1. RANDBETWEEN Genereaz un numr aleator ntr-un interval specificat. ROUND Rotunjete un numr la unul cu un numr specificat de zecimale. SIGN Determin semnul unui numr. SQRT Calculeaz radical dintr-un numr. SUM Calculeaz suma. SUMIF Calculeaz suma numai pentru numerele care ndeplinesc criteriile specificate. TRUNC Trunchiaz un numr la ntreg. Funcii statistice AVERAGE Calculeaz media aritmetic a argumentelor. COUNT Determin numrul de valori care sunt n lista de argumente. GEOMEAN Calculeaz media geometric. HARMEAN Calculeaz media armonic. MAX Determin valoarea maxim dintr-un set de valori. MEDIAN Calculeaz mediana dintr-un set de valori. MIN Determin valoarea minim dintr-un set de valori 164

MODE Calculeaz dominanta dintr-un set de valori. RANK Calculeaz rangul unui numr dintr-un set de valori. STDEV Calculeaz abaterea standard pentru valorile dintr-un eantion. VAR Calculeaz dispersia pentru valorile dintr-un eantion. Funcii text CHAR Determin caracterul ce corespunde unui anumit cod ascii. CONCATENATE Concateneaz mai multe iruri de caractere ntr-unul singur. EXACT Verific dac dou iruri de caractere sunt identice. FIND Caut un subir ntr-un ir de caractere. Funcii pentru iruri de caractere LEFT Determin cel mai din stnga caracter dintr-un ir de caractere. LEN Determin lungimea unui ir de caractere. LOWER Convertete toate caracterele dintr-un ir n litere mici. REPLACE nlocuiete unul sau mai multe caractere cu un ir specificat. RIGHT Determin cel mai din dreapta caracter dintr-un ir de caractere. TEXT Formateaz un numr i-l transform n text. TRIM elimin spaiile dintr-un text. UPPER Convertete toate caracterele dintr-un ir la litere mari. VALUE Convertete un text la un numr.

5.1.11 Grafice Pentru reprezentarea grafic a datelor coninute n foaia de calcul se pot utiliza o larg varietate de grafice. Pentru construcia acestora Excel pune la dispoziia utilizatorilor un asistent (wizard) Chart Wizard care i ghideaz pas cu pas de-a lungul procedurii de construire. Chart wizard poate fi activat fie prin utilizarea opiunii Chart din meniul Insert sau prin utilizarea butonului Chart Wizard din toolbar. Pasul 1 Trebuie selectat tipul de grafic din lista Chart type i subtipul din lista Chart sub type. Pasul 2 Trebuie specificat blocul celulelor care conine datele de reprezentat n caseta Data range din tab-ul Data Range. Aceasta se poate face fie prin scriere direct ca referin de bloc de celule n caset fie prin folosirea butonului Collapse Dialog buton, aflat n dreapta casetei Data range, care micoreaz temporar dimensiunile ferestrei wizard permind selectarea domeniului cu ajutorul mouse-ului. Dup selectare cu ajutorul mouseului se folosete din nou butonul Collapse Dialog buton din fereastra micorat, pentru revenire la modul normal al wizard-ului. Urmeaz specificarea modului n care sunt plasate seriile de date n foaie, de-a lungul liniilor sau de-a lungul coloanelor, folosind opiunea corespunztoare din zona Series in. 165

Fig. 5.13 Grafice n Excel, alegerea tipului de grafic introducerea seriilor de date Aceast metod de specificare este recomandat n cazul n care seriile de date sunt plasate pe linii sau coloane adiacente. Dac datele sunt plasate pe linii sau coloane neadiacente se poate utiliza tab-ul Series pentru adugarea fiecrei serii de date. Se folosete butonul Add pentru adugarea unei serii sau Remove pentru tergerea unei serii. Pentru seria selectat din lista Series se poate scrie numele acesteia n caseta Name sau poate specifica prin selectare, n aceeai caset, referina celulei n care se afl stocat numele, folosind butonul din dreapta casetei. n caseta Values se specific valorile de reprezentat ntr-o manier similar cu cea prezentat la caseta Data Range din tab-ul Data Range. n caseta Category (X) axis labels se specific blocul de celule care conine etichetele scrii de reprezentare corespunztoare axei Ox.

Fig. 5.14 Grafice n Excel, alegerea sursei de date

Pasul 3 Se pot specifica o serie de opiuni care permit setarea titlului graficului, a etichetelor pentru axe (Titles), setarea reelei graficului (tab-ul Gridlines), legendei (Legends), a etichetelor pentru valorile reprezentate (Data labels) sau afiarea alturi de grafic i a tabelului cu valorile de reprezentat (Data table).

166

Fig. 5.15 Grafice n Excel, stabilirea titlului graficului

n ultimul pas se specific locul unde va fi plasat graficul: ca o nou foaie n fiier sau ca un obiect.

5.1.12 Baze de date n Excel Pentru a putea utiliza baze de date cu ajutorul programului Excel se folosesc comenzile din meniul Data. Aici se regsesc cteva din comenzile uzuale pentru crearea, interogarea, manipularea bazelor de date:

Fig. 5.16 Sortarea listelor

Sortarea datelor Sort - permite sortarea datelor dintr-o list aflat ntr-o foaie de calcul, dup maxim trei criterii, putndu-se specifica pentru fiecare criteriu ordinea de sortare (cresctoare sau descresctoare). Realizarea unei sortri se face astfel (fig. 5.16): Se selecteaz zona din foaia de calcul ce conine lista cu datele de sortat; Se activeaz comanda Sort; n caseta Sort by se selecteaz coloana care reprezint primul criteriu de sortare i se stabilete modul de sortare folosind acest criteriu (Ascending cresctor sau Descending - descresctor); 167

 Se procedeaz la fel pentru al doilea i eventual al treilea criteriu de sortare folosind casetele Then by. Dac zona selectat din foaia de calcul conine o lista complet, inclusiv linia cu denumirea coloanelor (Header row cap de list), se bifeaz Header row pentru a nu include n sortare i aceast linie. Dac lista nu are o asemenea linie cu denumirea coloanelor sau pur i simplu nu a fost selectat aceast linie se bifeaz opiunea No header row. Alte opiuni suplimentare de sortare se mai gsi folosind butonul Options. Filtrarea datelor Comanda Filter permite afiarea doar a elementelor dintr-o list care ndeplinesc anumite condiii, restul fiind ascunse. Realizarea unei filtrri interactive, se poate face relativ uor folosind comanda AutoFilter din submeniul Filter. La activarea acestei comenzi n linia care conine numele fiecrei coloane din list vor apare nite casete ComboBox (liste ascunse) care permit selectarea anumitor elemente de afiat (All toate, Top 10 primele/ultimele 10 elemente din list, Custom - permite construirea unor criterii mai complicate). Alegerea unui alt element din lista afiat permite afiarea doar a liniilor pentru care n coloana din care s-a fcut alegerea apare valoarea selectat din list. Exemplu (fig. 5.17): Dac pentru o list de studeni care studiaz dou limbi strine (E- englez, F - francez, G - german, I - italian, R - rus), se dorete afiarea doar a celor care au prima limb de studiu engleza i a doua italiana, se alege din coloana LB1 limba 1, valoarea E, iar din coloana LB2 - se alege valoarea I.

Fig. 5.17 Filtrarea datelor n Excel Dac se dorete construirea de filtre pe baza unor criterii mai complicate se alege opiunea Custom din coloana pentru care se construiete filtrul. Va declana afiarea unei ferestre Custom AutoFilter (fig. 5.18). n imagine este artat modul cum trebuie completate casetele pentru afiarea liniilor care conin studenii ce au a doua limb de studiu orice alt limb diferit de englez i italian. Fig. 5.18 Setarea filtrului pentru afiarea selectiv 168

Efectuarea subtotalurilor n liste se face cu ajutorul comenzii Subtotals din meniul Data.

Fig. 5.19 List de date pregtit pentru efectuarea de subtotaluri

Exemplu: Se dorete aflarea cantitii din fiecare tip de produs care exist ntr-un depozit oarecare. Se cunosc datele din imaginea urmtoare dreapta, n care elementele din list au fost n prealabil sortate alfabetic dup denumire (fig. 5.19): Se selecteaz zona care cuprinde toate elementele din list inclusiv denumirile coloanelor; Se activeaz comanda Data, Subtotals; Din fereastra Subtotal (fig. 5.20), n caseta At each change in: (la fiecare schimbare n) se alege Denumire, n caseta Use function (folosete funcia) se alege Sum iar n caseta Add subtotal to (adaug subtotal la) se bifeaz coloana Cantitate.

Fig. 5.20 Caseta de dialog Subtotals

Dac se dorete afiarea subtotalurilor sub fiecare tip de produs se bifeaz caseta Summary bellow data, dac se dorete afiarea subtotalului deasupra fiecrui tip de produs se debifeaz. Pentru afiarea fiecrui subtotal pe cte o pagin separat la imprimant se bifeaz Page break between groups. Pentru renunarea la subtotaluri se folosete Remove All. Validarea datelor Comanda Validation- permite definirea condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc valoarea ce se introduce ntr-o celul, a mesajului afiat la selecia respectivei celule i a 169

mesajului care trebuie s apar la ncercarea de a introduce n celul o valoare care nu ndeplinete condiiile cerute. Exemplu: n lista cu produsele din depozit de la exemplul anterior, se dorete ca la inserarea unei cantiti pentru orice produs s poat fi introduse dect valori numerice pozitive. La selecia oricrei celule din coloana respectiv s fie afiat mesajul Sunt permise doar valori numerice pozitive., iar la ncercarea de introducere a unei valori diferite de numr pozitiv s fie avertizat utilizatorul prin urmtorul mesaj: Valoarea introdus trebuie s fie numeric i pozitiv!. Pentru aceasta elementele din fereastra Data Validation se completeaz ca configurrile din figurile 5.21, 5.22 i 5.23. F

Fig. 5.21 Setrile pentru permiterea numai a numerelor ntregi, pozitive

Fig. 5.22 Configurarea mesajului la introducerea datelor

Fig. 5.23 Configurarea mesajului de eroare

Exerciii propuse: 1. 2. Deschidei aplicaia de calcul tabelar Excel. Setai programul Excel astfel nct: ntr-un nou registru (fiier .XLS) vor fi 4 foi de calcul 170

dup introducerea unor date ntr-o celul i apsarea tastei Enter, selecia se va muta n dreapta fontul implicit (standard) este Arial 12 separatorul zecimal este caracterul virgul, iar separatorul de mie (de exemplu 1.000.000) este punctul fiierul se va salva automat dup 7 minute 3. Creai un fiier nou. Salvai-l n directorul dumneavoastr de lucru cu numele Excel_1.xls. 4. Inserai 4 noi foi de calcul. tergei trei dintre ele 5. Redenumii cele cinci foi de calcul rmase astfel: Trim1, Trim2, Trim3, Trim4, TotalAn 6. Introducei, n acelai timp n toate cele patru foi de calcul Trim1, Trim2, Trim3, Trim4, datele de mai jos: A B C D E 1 100 200 300 400 2 50 55 65 75 3 40 45 55 65 4 5 7. n foaia de calcul Trim1, plasai indicatorul de selecie n celula A5. Scriei formula =A1+A2. Folosind butonul de extindere a formatrii, copiai aceast formul n celulele B5, C5 i D5. n foaia de calcul Trim1, plasai indicatorul de selecie n celula F1. Scriei formula =Sum(A1:D1). Folosind butonul de extindere a formatrii, copiai aceast formul n celulele F2 i F3. Selectai foaia de calcul Trim2. Copiai-o ntr-un nou fiier numit Adresari.xls (folosii meniul Edit-Move or Copy Sheet...). Redenumii foaia de calcul Trim2 n Adresare_Absolut. Inserai dou noi foi de calcul. Redenumii-le Adresare_Relativa i Adresare_Mixta. Copiai n cele dou foi de calcul Adresare_Relativa i Adresare_Mixta datele din foaia de calcul Adresare_Absolut. Folosind i exemplele de la paginile 10 i 11, exemplificai modurile de adresare a celulelor n formule Excel. Salvai spaiul de lucru din Excel, care conine cele dou fiiere pe care le avei deschise (Excel_1.xls i Adresari.XLS) n fiierul Comun1.xlw. nchidei toate fiierele . Creai un fiier nou cu numele Studenti.xls. Redenumii prima foaie de calcul n Examen. Colorai numele foii de calcul n rou. ncepnd din celula A4 scriei tabelul de mai jos:

8.

9.

10.

11.

171

Nr

Numele RADU SNDULESCU SNDULESCU SRDAN SVULESCU STNCLIE STNCLIE STNCESCU

Prenumele

Grupa

N_Lb

N_Ex

Media

RUXANDRA 3 10 8 LINDA LARISSA 2 10 9 OANA ALEXANDRA 3 6 10 EMANUEL ILIE 1 5 4 ROXANA MANUELA 2 9 8 RALUCA 1 6 9 ROBERT SILVIU 3 10 10 RAMONA CAMELIA 2 6 3 MDLINA 9 STNIC COSTINELA 2 7 STNUI ELENA DANIELA 1 5 3 12. Folosind facilitile de generare a seriilor de date din Excel, completai coloana Nr. Calculai media. 13. Sortai baza de date n ordinea descresctoare a mediilor. 14. Filtrai baza de date i permitei lucru numai cu studenii din grupa 3. Eliminai filtru i activai unul pentru toi studenii cu media 10. 15. Eliminai toate filtrele. Calculai media general i media pe grupe. 16. Salvai fiierul i apoi nchidei-l. 17. Deschidei un nou registru de calcul. Salvai-l cu numele Produse.xls. Scriei n prima foaie de calcul, pe care o denumii Realizri, datele de mai jos: Cod Nr.Crt. Produs Um Gestiune Cantitate Pre Valoare P1 buc 1 100 5000 P2 buc 2 500 4500 P2 buc 1 55 4500 P1 buc 2 900 5000 P3 kg 2 36 9500 P3 kg 1 58 9500 18. Folosind facilitile de generare a seriilor de date din Excel completai coloana Nr. Crt. Calculai valoarea pe fiecare produs. 19. Calculai, pe coloanele Cantitate i Valoare, subtotaluri pe produse. 20. Calculai pe coloana Valoare subtotaluri pe gestiuni. Salvai i nchidei registrul de calcul. 21. Deschidei un nou registru de calcul. Salvai-l cu numele BDate.xls Redenumii prima foaie de calcul Validri. Creai n ea un tabel care s conin urmtoarele coloane: Nr. Crt. (se va completa folosind facilitatea Edit-Fill-Series) Numele i Prenumele 172

22. 23.

Sexul; n aceast coloan se va permite doar introducerea caracterelor M sau F Profesia; n aceast coloan nu vor fi permise dect valorile: economist, inginer, profesor, arhitect i medic Nota1, Nota2 i Nota; n aceste coloane vor fi permise numai numere cuprinse n intervalul 1.00 10.00 Media Introducei date i calculai media cu rotunjire la o singur poziie zecimal. Salvai fiierul. Redenumii a doua foaie de calcul Grafic. Introducei datele de mai jos: Produs A Produs B 10 12 12 5 15 10 9 12 aceeai foaie de calcul, Produs C 14 20 5 6 evoluia produciei n cele patru

Trim 1 Trim 2 Trim 3 Trim 4 Reprezentai grafic, n trimestre.

173

5.2 UTILIZAREA PROGRAMULUI EXCEL N SINTEZA I ANALIZA DATELOR: CREAREA TABELELOR PIVOT I A DIAGRAMELOR PIVOT

5.2.1 Ce sunt tabelele pivot i diagramele pivot? Tabelele pivot (rapoartele PivotTable) i diagramele pivot (rapoartele PivotChart) reprezint faciliti deosebite oferite de Excel pentru sinteza i analiza datelor. Extrem de uor de folosit de ctre utilizatorii domestici (nu este necesar adugarea unor formule sau funcii), ele se pot constitui n instrumente utile procesului managerial. Aceste rapoarte permit crearea de noi vizualizri ale datelor din foile de calcul. n cteva secunde, se pot asambla sute sau mii de informaii, punnd n eviden semnificaiile din spatele datelor. S presupunem c avem o foaie de lucru Excel cu lista vnzrilor dintr-o firm, care conine mii rnduri de date cu detalii privind vnzrile pe ageni, produse, perioade de timp, locuri de desfacere etc. Un manager i pune ntrebri legate de semnificaia acestor date. Cum se obin rspunsurile? Rapoartele PivotTable i PivotChart organizeaz i sintetizeaz datele, ofer comparaii, pun n eviden modele, relaii i analizeaz tendine. n aceast lucrare vom afla ct de uor pot aceste rapoarte s realizeze diverse vizualizri ale datelor, comparnd, punnd n eviden i analiznd aceste date, transformndu-le n informaii pline de semnificaii. Decidei ce date dorii s se analizeze i cum vor fi organizate acestea. n locul unui singur formular arbitrar care nu corespunde pe deplin necesitilor, fiecare raport PivotTable ofer o viziune diferit a datelor, rspunznd imediat la interogri i fiind particularizat n funcie de scopurile propuse. Pentru a compara fapte i a le afla semnificaia, ncepei prin a pune ntrebri. Este necesar s cunoatei care sunt vnzrile totale n funcie de regiune, agent de vnzri, trimestru sau lun? N-ar merge mai bine afacerea dac cei mai buni oameni ar vinde numai produsele de top? Sau ar trebui eliminate produsele care nu aduc venituri? Odat ntrebrile formulate, cu Excel obinei foarte uor rspunsurile. Spre deosebire de facilitatea de realizare a subtotalurilor, care modific structura listei (bazei de date) prin ordonarea datelor dup un criteriu, tabelele pivot i diagramele pivot creeaz n registru de lucru elemente noi, independente. Rapoartele PivotTable se pot folosi atunci cnd toate datele se afl ntr-o list sau ntr-o baz de date extern pe care o putei interoga cu programul Excel. Ele nu se pot folosi pentru foile de calcul structurate care cuprind subtotaluri i rnduri de total. De exemplu, un raport PivotTable nu poate fi folosit n cadrul unei foi de lucru ce conine un buget anual sau un bilan contabil etc., deoarece n aceste cazuri exist deja rnduri i coloane n care sunt realizate subtotaluri. Dar, dac se introduc n foaia de calcul (sau se import dintr-o baz de date extern) datele primare pentru calculul bugetului anual sau pentru bilanul contabil, 174

atunci se pot crea uor asemenea rapoarte, sub form de PivotTable, avnd astfel la dispoziie mai multe opiuni analitice.

5.2.2 Crearea unui raport pivot table Pentru a crea un raport PivotTable dintr-o list existent se deschide registrul (fiierul) care conine lista pe care dorii s se bazeze acesta. De exemplu, ntr-un registru de calcul numit Ex_PivotT_01 avem o foaie de calcu Vnzri, care are foarte multe nregistrri, cu structura de mai jos: ar Agent de vnzri Valoare comenzi ROM Florescu 2.542,00 lei ROM Ionescu 3.124,00 lei ROM Constantin 4.132,00 lei ROM Marin 6.534,00 lei ROM Constantin 1.514,00 lei USA Florescu 6.512,00 lei USA Ionescu 3.211,00 lei USA Marin 424,00 lei USA Marin 545,00 lei USA Florescu 627,00 lei ESP Ionescu 1.239,00 lei ESP Constantin 414,00 lei ESP Marin 9.843,00 lei ESP Ionescu 1.278,00 lei .... ........ ..... ESP Florescu 1.456,00 lei Atenie: realizarea unei tabele pivot, nainte de a fi o problem tehnic (de cunoatere a ceea ce poate oferi programul Excel), este una funcional. Utilizatorul, bun cunosctor al domeniului n care se ncadreaz problema, trebuie s defineasc bine cerinele. Altfel zis: trebuie s stabileasc exact ce informaii vor aprea n raport i cum vor fi ele grupate. S presupunem c n lista de mai sus sunt peste 2000 de nregistrri. Cum trebuie grupate datele pentru a servi procesului decizional? Pentru a afla cum, ncepem prin a pune ntrebri despre ce este necesar s aflm: o ct a vndut fiecare agent de vnzri? o care este volumul vnzrilor dup ar? Dup ce am rezolvat problema din punct de vedere funcional, parcurgem etapele de mai jos. 175

1. Se efectueaz un click de mouse oriunde n list. Programul Excel consider ca fiind o baz de date (list) toate datele aflate n tabel ntr-o zon continu. Plasarea cursorului n interiorul listei i trecerea la pasul urmtor (ca de altfel i utilizarea altor comenzi din meniul Data, precum Sort, Filter, Subtotals ...) determin implicit utilizarea tuturor datelor din list pentru comanda care va fi dat n continuare. Dac se dorete realizarea unui raport PivotTable (sau o sortare sau o filtrare, sau un subtotal etc.) dintr-un set de date din list, se selecteaz domeniul care conine datele. 2. Se apeleaz meniul Data PivotTable and PivotChart Reports..., iar pe ecran apare programul utilitar Pivot Table and PivotChart Wizard (vrjitorul), aa cum arat n fig. 5.24, care ne ajut s construim tabela pivot.

Fig. 5.24 Fereastra principal a utilitarului PivotTable and PivotChart Wizard 3. Programul utilitar cere s se specifice sursa de date (Where is the data that you analyze?), care poate fi: o Microsoft Office Excel or database - o list Excel, respectiv lista curent sau alta ce va fi ulterior precizat. o External data source se utilizeaz atunci cnd raportul PivotTable se va baza pe rezultatul unei interogri a unei baze de date externe, de exemplu o tabel realizat n VisualFox care conine nregistrrile cu privire la situaia vnzrilor. Dac se alege aceast opiune, se pornete programul utilitar Query Wizard i solicit opiuni pentru formatul i locaia bazei de date. Apoi programul Excel utilizeaz aceast interogare ca surs pentru raportul PivotTable sau PivotChart. De fiecare dat cnd se remprospteaz datele din tabela pivot, Excel-ul ruleaz interogarea salvat i reactualizeaz raportul cu modificrile intervenite n baza de date extern utilizat ca surs. 176

o Multiple consolidation ranges dac se utilizeaz aceast opiune, programul Excel permite, ca pentru realizarea tabelei pivot, s se selecteze domenii din una sau mai multe foi de calcul. Tot n cadrul acestui pas, se precizeaz i tipul raportului ce va fi obinut (What kind of report do you want to create?): o o tabel pivot; o o diagram pivot nsoit de o tabel pivot. n exemplul nostru, n ambele seciuni alegem prima opiune i apoi efectum click pe butonul Next. 4. Programul v cere s specificai domeniul n care sunt localizate datele (fig. 5.25). Selecia implicit este lista curent (este opiunea pe care o facem n exemplul nostru) sau orice domeniu pe care a fost selectat anterior pornirii vrjitorului. Dac este necesar se modific zona selectat i se efectueaz click pe butonul Next.

Fig. 5.25 Selectarea domeniului n care sunt localizate datele 5. Apoi programul utilitar v ntreab unde s plaseze raportul PivotTable, figura 5.26 Este recomandat alegerea opiunii implicite New Worksheet, deoarece prin adugarea unui raport PivotTable n propria sa foaie v expunei riscului ca modificrile efectuate n list s afecteze raportul PivotTable i invers.

Fig. 5.26 Alegerea amplasamentului raportului i a opiunilor de realizare Dac se alege opiunea Existing Worksheet, va trebui s alegei adresa unde va fi poziionat tabelul pivot. Pentru a controla, nc din aceast etap, modul de afiare al tabelei pivot apsai butonul Layout... n cadrul ferestrei Layout vor fi afiate structurile de date pe baza crora 177

se va construi tabelul pivot. Datele (cmpurile) vor fi introduse n cadrul tabelului cu ajutorul metodei Drag & Drop. V recomandm s trecei peste apelarea butonului Layout... i s configurai modul de prezentare a informaiilor n etapa final (unde vei vedea c exist ... tot dou posibiliti de configurare!). La acest pas, mai putei stabili i anumite opiuni asupra tabelului cu ajutorul butonului Options..., care va deschide fereastra Pivot Table Options, figura 5.27:

Fig. 5.27 Stabilirea opiunilor de realizare a tabelei pivot o n cadrul meniului Name se poate stabili numele tabelei pivot. o Grand totals for columns / Grand totals for rows permit activarea totalurilor generale pe coloane, respectiv pe linii. o AutoFormat table determin aplicarea unui format predefinit pentru tabel. o For error values show gestioneaz erorile prin nlocuirea valorilor greite cu un caracter sau cu un spaiu. o For empty cells show permite aceleai setri ca i opiunea anterioar, dar pentru celulele goale. o Repeat item labels on each printed page determin imprimarea pe fiecare pagin a etichetelor de cmpuri. o Save data with table layout salveaz datele mpreun cu paginile tabelei pivot. 178

o Refresh to open actualizeaz la deschidere tabela pivot pe baza modificrilor efectuate n lista (baza de date) ce a constituit sursa de date Dup stabilirea opiunilor de realizare i, eventual, dup stabilirea modului de afiare a tabelei, se revine la fereastra din figura 1.3 i se alege butonul Finish. 5. Programul utilitar Pivot Table Wizard se nchide i se creaz o nou foaie de calcul n se afiaz bara de instrumente PivotTable, fereastra Pivot table field list i ecranul de proiectare structurat n patru zone (vezi figura 5.28): o Row (Drop Row Fiefds Here) cmpurile care se introduc aici vor fi amplasate n capul primei coloane a tabelei pivot. o Column (Drop Column Fiefds Here) cmpurile care se introduc aici vor fi amplasate pe prima linie a tabelei pivot. o Page (Drop Page Fiefds Here) cmpurile care se introduc aici creaz un meniu derulant care va permite filtrarea nregistrrilor din tabel. o Data (Drop Page Fiefds Here) permte definirea cmpurilor aupra crora se vor realiza diverse funcii sub form de sum, minim, maxim etc. Funcia implicit este SUM.

Fig. 5.28 Proiectarea structurii tabelei pivot Pentru plasarea cmpurilor n spaiu de proiectare avei (cel puin) dou metode: a. Prin metoda Drag & Drop, plasai cmpuri din lista de cmpuri a tabelei pivot (Pivot Table Field List) n cele patru zone din fereastra de proiectare (row, column, page, data) n funcie de ceea ce ai prevzut s rezolve tabela pivot. b. n fereastra Pivot Table Field List selectai cmpul pe care dorii s l plasai n tabel. Din lista ascuns, aflat n colul din dreapta jos al ferestrei, selectai zona n care vrei s plasai cmpul i apoi apelai butonul Add To.

179

Fig. 5.29 Finalizarea raportului PivotTable n figura 5.29 este prezentat ultima etap de generare a tabelei pivot pentru exemplul avut n vedere. Nu fii surprini dac raportul PivotTable nu este afiat corespunztor de prima dat. n particular, cmpurile de centralizare din zona de date sunt prestabilite pentru funcia SUM. Dac dorii s utilizai o alt funcie sau s modificai structura i formatul tabelei pivot, parcurgei paragraful urmtor.

5.2.3 Editarea i actualizarea tabelelor pivot Dup ce creai un raport PivotTable, este uor s rearanjai cmpurile i articolele de date. Astfel, tragei cmpurile dintr-un loc n altul pentru a schimba afiarea datelor, de exemplu dintr-un cmp de linii ntr-un cmp de coloane, dac dorii s vizualizai valorile unele lng altele, n loc de una deasupra alteia. Pentru a avea la dispoziie comenzile necesare modificrii unei tabele pivot, efectuai click din butonul drept al mouse-ului n interiorul tabelei pivot i va fi afiat meniul contextual prezentat n figura 1.7 sau deschidei lista ascuns Pivot Table din bara de instrumente cu acelai nume i apare meniul din figura 5.30.

180

Fig. 5.30 Opiuni pentru modificarea unei tabele pivot (meniu contextual)

Fig. 5.31 Opiuni pentru modificarea unei tabele pivot (bara de instrumente Pivot Table) Pentru a modifica lista sau sursa de date pe care se bazeaz raportul Pivot Table procedai astfel: o apelai opiunea Pivot Table Wizard; o dai de dou ori Back pentru a reveni la nceputul programului utilitar; o efectuai modificrile dorite; o apelai butonul Finish. Dac nlocuii un cmp existent, este bine ca, mai nti s l tergei pe cel vechi, pentru a nu efectua calcule inutile. 181

Atunci cnd plasai un nou cmp n zona de rnduri sau de coloane, programul Excel l adaug ca parte a ierarhiei de cmpuri care se afl deja acolo i grupeaz automat articolele n ordinea n care apar. De exemplu, dac avei o list de categorii de produse, n care fiecare categorie conine mai multe produse, plasai cmpul de categorii la stnga cmpului cu numele produsului, n caz contrar rezultatele raportului nu vor avea sens. Sau dac avei o list de conturi analitice, n care fiecare cont analitic se dezvolt n mai multe conturi sintetice, plasai cmpul de conturi sintetice la stnga cmpului cu numele conturilor analitice. Dac lista conine dou cmpuri care se afl ntr-o coresponden de unu-la-unu, cum ar fi numele persoanei si CNP-ul, atunci putei s le adugai n zona de rnduri n orice ordine, lista fiind corect n ambele cazuri. Pentru a terge un cmp din orice parte a machetei PivotTable, tragei butonul de cmp n afara machetei, iar atunci cnd pictograma indicatorului se modific, astfel nct s devin un X de culoare roie, eliberai butonul mouse-ului. Pentru a schimba ordinea cmpurilor din rnduri, coloane sau zona de date, tragei butonul de cmp i plasai-l n noua locaie. Asigurai-v c indicai butonul de cmp nu eticheta acestuia, Vei ti c este corect dac indicatorul mouse-ului se transform n patru sgei. Utilizarea mouse-ului pentru a rearanja ordinea articolelor de date dintr-un raport PivotTable poate fi incomod. Este mai simplu dac efectuai click de dreapta pe butonul de cmp pe care dorii s l mutai i apoi alegei oricare din opiunile meniului Order. Pentru a schimba funcia de centralizare implicit utilizat n zona de date (SUM) efectuai click de dreapta pe butonul de cmp din raportul PivotTable i alegei, din meniul contextua, opiunea Field setings. Se deschide caseta de dialog PivotTable Field, prezentat n figura 5.32.

Fig. 5.32 Modificarea funciei implicite de nsumare din zona de date Din lista Summarize se alege funcia dorit, al crui nume prestabilit se poate schimba n caseta Name.

182

Ordinea de sortare prestabilit pentru rnduri i coloane este alfanumeric. Se poate schimba ordinea unor articole prin tragerea lor n sus sau n jos (n cazul rndurilor), la stnga sau la dreapta (n cazul coloanelor). Pentru a schimba automat ordinea de sortare, procedai astfel: 1. Efectuai click dreapta pe butonul pentru rnduri sau coloane i alegei oiunea Field Setings. 2. Efectuai click pe butonul Advanced, pentru a afia caseta de dialog Pivot Table Fields Advanced Options, figura 5.33. 3. Alegei ordinea de sortare i coloana dup care vei efectua sortarea. 4. Pentru a afia un anumit numr de nregistrri alegei opiunea On din din seciunea Top 10 AutoShow. De fapt vei putea afia primele sau ultimele n nregistrri, folosind butonul de incrementare/decrementare Show (n poate lua valori pn la 255).

Fig. 5.33 Sortarea n tabelele pivot ntr-o list se pot aduga subtotaluri ale rndurilor, coloanelor sau ambelor. n multe cazuri, programul Excel le adaug automat, chiar dac nu sunt adecvate. Subtotalurile pot reprezenta o modalitate util de prezentare a informaiilor sau pot aduga dezordine ntre rnduri i coloane. n funcie de concepia raportului PivotTable i de ceea ce a adugat automat programul Excel, este, de multe ori, nevoie s adugai sau s tergei aceste subtotaluri. n unele cazuri, putei terge subtotaluri cu ajutorul meniurilor contextuale. Efectuai click de dreapta pe oricare din subtotaluri i alegei opiunea Hide. Pentru a utiliza subtotaluri procedai astfel: 1. Efectuai click dreapta pe butonul Pivot Table corespunztor titlului rndului sau coloanei care conine subtotalul i alegei opiunea Field Setings din meniul contextual. Programul Excel afieaz caseta de dialog prezentat n fig. 5.34. 183

2. n seciunea Subtotals, alegei opiunea Automatic, pentru a lsa programul Excel s crezee subtotaluri pentru toate articolele. Alegei opiunea Custom pentru a aduga unul sau mai multe tipuri specifice de subtotaluri, cum ar fi Count sau Average. Selectai None pentru a terge toate subtotalurile. 3. Selectai butonul OK pentru a iei din caseta de dialog i a salva modificrile efectuate.

Fig. 5.34 Setarea subtotalurilor Dup cum indic i denumirea, macheta prestabilit pentru un raport PivotTable este n format tabelar. Dar acest aranjament nu reprezint ntotdeauna cea mai eficient modalitate de a prezenta datele. Atunci cnd grupai un raport PivotTable dup un cmp de rnduri i afiai datele dup al doilea cmp de rnduri, probabil este mai bun formatul de tip schi, n care cmpul de rnduri de pe nivelul de sus apare n primul rnd urmat de fiecare grup de articole. Care varianta este mai bun: tabel sau schi? Nu exist un rspuns ntotdeauna corect. El este n funcie de datele din tabel i de considerente estetice. Pe baza tabelului cu structura de mai jos, s-a realizat un tabel pivot. Agent de vnzri Ora Valoare comenzi ar ESP Ionescu Madrid 1.239,00 lei ESP Constantin Valencia 414,00 lei ESP Marin Madrid 9.843,00 lei ESP Ionescu Madrid 1.278,00 lei ESP Florescu Valencia 1.456,00 lei ROM Florescu Cluj 2.542,00 lei ROM Ionescu Cluj 3.124,00 lei ROM Constantin Arad 4.132,00 lei ROM Marin Arad 6.534,00 lei ROM Constantin Arad 1.514,00 lei USA Florescu Dalas 6.512,00 lei USA Ionescu Boston 3.211,00 lei USA Marin Boston 424,00 lei 184

ar USA USA

Agent de vnzri Marin Florescu

Ora Boston Dalas

Valoare comenzi 545,00 lei 627,00 lei

n figura 5.35 el este prezentat sub form de tabel, iar n figura 5.36 este prezentat sub form de schi.

Fig. 5.35 Un raport PivotTable prezentat sub form de tabel Pentru a comuta ntre formatele de tip tabel i schi, efectuai urmtoarele: 1. Executai click de dreapta pe butonul PivotTable corespunztor cmpului de rnduri care se afl cel mai n stnga i alegei opiunea Field Setings din meniul contextual. 2. n caseta de dialog PivotTable Field, efectuai click pe butonul Layout pentru a afia caseta de dialog PivotTable Fields Layout, figura 5.34. 3. Pentru a utiliza o machet tabelar selectai opiunea Show Items in Tabulator Form. Pentru a o machet n stil schi selectai opiunea Show Items in Outline Form (fig. 5.37). 4. Efectuai orice alte modificri, de exemplu pentru a aduga o linie necompletat sau un salt la pagin nou dup fiecare grup i apoi selectai butonul OK.

185

Fig. 5.36 Un raport PivotTable prezentat sub form de schi

Fig. 5.37 Comutarea ntre macheta de tip tabel i macheta de tip schi Pentru a face ca vederea tabelar din figura 5.35 s fie mai uor de citit, se poate utiliz o opiune: se efectueaz click dreapta oriunde n tabel, se alege Table Options i apoi se bifeaz opiunea Merge Labels. Efectul const n mbinarea tuturor celulelor corespunztoare etichetelor rndurilor i coloanelor exterioare. Exerciii propuse: 1. ntr-un registru de calcul Excel, TabelPivot_02.xls, se afl o singur foaie de calcul Vnzri_Produse, care conine datele structurate dup modelul de mai jos. Agent_Vinzare Anul Produs Oras Cantitate Pret Valoare C 2005 P1 O2 7 15 105 A 2005 P3 O1 10 13 130 A 2005 P2 O1 11 22 242 C 2006 P3 O3 11 13 143 A 2006 P1 O1 12 15 180 Generai (scriei) nregistrri n aceast foaie de calcul n aa fel nct: 186

sunt minim trei ageni de vnzare; fiecare agent de vnzare a desfurat activitate n trei ani (2005, 2006 i 2007); n fiecare an, agentul a vndut cel puin trei produse; fiecare produs a fost vndut de fiecare agent n cel puin trei orae. 2. Generai o tabel pivot cu numele Analiza_01 n care s sintetizai vnzrile cantitative pe fiecare agent, an i produs. Copiai foaia de calcul Analiza_01 n foaia de calcul Analiza_02. n Analiza_02 comutai tabela pivot din tabel n schi. Revenii. tergei cmpul ce reprezint anul. Inserai cmpul ce reprezint oraul. 3. Generai o tabel pivot cu numele Analiza_03 n care s sintetizai vnzrile valorice pe fiecare an, produs i ora. Sortai tabelul pivot descresctor dup valoarea vnzrilor din fiecare ora. 4. Analizai,n tabela pivot Analiza_04, numrul de produse vndute de fiecare agent n diferii ani i pe orae. -

5.2.3 Alte actualizri pentru rapoartele PivotTable tergerea celulelor necompletate i configurarea mesajelor de eroare. Pentru a crea un raport PivotTable uor de citit, cu aspect profesionist, este bine s acordm atenie celulelor necompletate i mesajelor de eroare. Aceasta deoarece rapoartele PivotTable centralizeaz automat toate datele, iar n zona de date pot s apar celule necompletate i mesaje de eroare. Erorile de tipul #DIV/0 sunt obinuite mai ales cnd se calculeaz mediile dintr-o list lung, deoarece este aproape sigur c unele articole nu vor avea corespondent la intersecia dintre un anumit rnd i o coloan. De exemplu, pe baza listei de la nceputul paragrafului 2.2, se genereaz un raport PivotTable care are n zona row ara, n zona column agentul de vnzri, iar n zona data valoare comenzi i dorim s analizm media vnzrilor. Dac anumii ageni de vnzri nu au vndut n unele ri, atunci vor aprea mesaje de eroare, figura 5.38.

Fig. 5.38 Mesaje de eroare ntr-un raport PivotTable Pentru a configura aspectul celulelor necompletate i al mesajelor de eroare se procedeaz astfel: 5. Deschidei fereastra pentru modificarea unei tabele pivot. 187

6. Selectai caseta de validare For error values, show (pentru valorile eronate, se va fia) i modificai coninutul casetei de text din dreapta cu mesajul care dorii s apar n cazul unor valori eronate (nc nu se calculeaz, de exemplu). 7. Selectai caseta de validare For empty cells, show (pentru celulele necompletate, se va afia) i modificai coninutul casetei de text din dreapta cu mesajul care dorii s apar n cazul unor celule necompletate (de exemplu: putei s afiai 0, n cazul n care cmpul conine date numerice sau ld lips date n rest). 8. Apelai butonul OK pentru a salva modificrile fcute. Actualizarea datelor ntr/un raport PivotTable. Atunci cnd se schimb macheta unui raport PivotTable, Excel-ul actualizeaz automat datele din tabel. De exemplu, dac ai generat iniial un tabel pe ageni de vnzri (zona row) i ri (zona column), iar apoi, n zona de coloan se nlocuiete cmpul ri cu cmpul orae, el recalculeaz automat afiarea datelor. Dar dac se modific lista de baz (n foaia de calcul dup care a fost generat raportul se schimb valoarea unor celule i/sau apar linii sau coloane noi), modificrile nu apar automat n tabelul pivot. Este necesar actualizarea trebuie manual (remprosptarea datelor) din tabel. Pentru aceasta, trebuie apelat comanda Refresh Data (din bara de instrumente PivotTable sau din lista ascuns de pe aceeai bar sau din meniul contextual sau din meniul Data). Se poate opta i pentru varianta remprosptrii datelor din tabela pivot ori de cte ori se deschide registru de lucru. Pentru aceasta, din lista PivotTable de pe bara de instrumente PivotTable sau din meniul contextual ce apare la un click dreapta de mouse n suprafaa tabelului pivot, se apeleaz comanda Table Options, iar fereastra Pivot Table Options care apare se bifeaz csua de validare Refresh on open (remprosptare la deschidere). Atenie: 1. Opiunea Refresh every n minutes nu este activ dect n cazul n care pentru generarea raportului PivotTable s-a folosit o surs extern de date (de exemplu, o baz de date VisualFox). 2. Dac, n lista surs (de baz), se adaug noi linii sau noi coloane n afara cadrului iniial al tabelului (altfel spus: se adaug o linii mai jos de ultima linie sau se adaug coloane la dreapta ultimei coloane ), pentru actualizarea tabelei pivot apelarea comenzii Refrech Data nu produce nici un efect. n acest caz, procedura de actualizare este urmtoarea: a. se plaseaz cursorul n interiorul tabelei pivot i, din meniul contextual ce apare prin apsarea butonului drept al mouse-ului, se alege opiunea Pivot Table Wizard, care lanseaz programul utilitar pentru generarea tabelelor pivot, dar (atenie!) programul este lansat n cel de al treilea pas; 188

b. se apeleaz butonul Back i se revine la pasul doi i se selecteaz ntreaga list. Formatarea rapoartelor PivotTable. Atunci cnd se creaz un raport PivotTable, acesta preia formatrile prestabilite pentru registru de lucru din care face parte. Se pot aplica formatri noi, att textului ct i numerelor de pe cuprinsul unui raport PivotTable, prin folosirea opiunilor de formatare la fel ca la o foaie de calcul obinuit. Dar, dac se redefinete ulterior raportul pivot, se vor pierde aceste formatri. Pentru a face ca rapoartele PivotTable sa arate ct mai bine, se poate profita de capacitatea AutoFormat din programul Excel. Astfel, dup crearea raportului, se efectueaz click cu butonul stng al mouse-ului pe butonul Format Reports din bara de instrumente PivotTable. Apare caseta de dialog AutoFormat, care conine 21 de formate prestabilite. Se alege unul dintre aceste formate i se selecteaz butonul OK pentru a aplica modificrile n raportul PivotTable. Formatarea de mai sus se poate anula astfel: din fereastra Pivot Table Options (care se deschide apelnd comanda Table Options... din meniul contextual rezultat n urma unui click dreapta de mouse n suprafaa tabelei pivot sau din meniul ce se deschide apelnd lista ascuns Pivot Table din bara de instrumente cu acelai nume) se terge semnul de validare aferent casetei AutoFormat table. Apoi se efectueaz click pe butonul Format Reports, pentru a deschide din nou caseta de dialog AutoFormat i se alege opiunea None.

5.2.4 Crearea i editarea de diagrame (grafice) PivotChart Un raport PivotChart este o diagram bazat pe datele din PivotTable. Fiecare diagram PivotChart necesit deci un tabel PivotTable, pe care l utilizeaz ca surs de date. Sunt dou variante pentru crearea unei diagrame PivotChart: 1. Exist un raport PivotTable creat anterior. n acest caz, se plaseaz cursorul n interiorul tabelei pivot se alege opiunea PivotChart. Drept rezultat, pe baza tabelului pivot existent se creaz, ntr-o nou foaie de calcul denumit Chart n, un grafic, care apoi se poate modifica n mod obinuit. 2. Nu exist un raport PivotTable anterior creat. a. Dup apelarea programului utilitar Pivot Table and PivotChart Wizard, la ntrebarea What kind of report do yu want to create? se alege a doua opiune, PivotChart report (with PivotTable report). b. Dup parcurgerea celui de al treilea pas din programul de tip wizard, macheta de proiectare este cea prezentat n figura 5.39. Se observ anumite diferene fa de proiectarea unei tabele pivot: i. Zona pentru cmpurile de rnduri s-a transformat n zon pentru cmpurile de categorii; 189

Zona pentru cmpurile de coloan s-a transformat n zon pentru cmpuri de serii. Plasarea i actualizarea cmpurilor i a datelor cmpurilor n spaiul de proiectare nu difer, n cazul diagramelor PivotChart fa de tabelele pivot. Pe de alt parte, pentru diagramele PivotChart se pot utiliza aceleai opiuni de formatare i editare ca i n cazul diagramelor (graficelor) convenionale. Se pot apela meniurile contextuale pentru a alege alt tip de grafic, a formata seriile de date etc.

ii.

Fig. 5.39 Macheta de proiectare a unei diagrame PivotChart Exerciii propuse: 5. Pentru datele din tabelul aflat la exerciiul nr. 1, realizai o diagram PivotChart care s pun n eviden vnzrile cantitative pe produse i pe ageni de vnzri. Realizai diagrama n dou variante: - mai nti creai un tabel pivot i apoi, din acesta, generai diagrama; - creai n acelai timp diagrama PivotChart i tabelul PivotTable. 6. Modificai diagramele create la punctul 1 prin plasarea n zona de pagin a cmpului Anul.

190

5.3 SISTEMULUI ERP - TRENDIX MODULUL CONTABILITATE

Sistemul informatic integrat TRENDIX presupune un ansamblu de module necesare i utile tuturor departamentelor funcionale din structura organizaional a unei firme, ct i managerilor de pe diferite nivele ierarhice. Instalarea i configurarea acestui sistem informatic se face n raport de profilul firmei, organizarea acesteia (existena subunitilor sau filialelor, lucrul cu agenii, existena depozitelor), natura activitilor pe care le desfoar i necesitile firmei. n cele ce urmeaz vom face o descriere scurt a celor mai importante operaiuni, care sunt comune tuturor societilor, indiferent de obiectul lor de activitate.

5.3.1 Meniul START 1. Odat instalat programul, la deschiderea acestuia va aprea doar meniul START n stnga sus a ecranului. Pentru a avea acces si la celelalte module, apsai butonul Login (fig. 5.40)

Fig. 5.40 Fereastra de start

Fig. 5.41 Fereastra de logare prin user i parol

i introducei la Nume de utilizator: trendix, Parola: trendix (fig. 5.41). Acestea sunt predefinite, urmnd sa fie schimbate in funcie de utilizatorii programului. 2. Dup introducerea numelui de utilizator si parolei va aprea fereastra Administrare Societi (fig. 5.42) in care trebuie s introducei societatea/societile pentru care vrei s introducei date.

191

Fig. 5.42

Fig. 5.43

Apsai butonul Adugare i introducei numele firmei, apoi salvai. Din fereastra iniial alegei societatea creat i apsai butonul Selectare. Pentru modificarea numelui societii sau tergerea acesteia din lista se apas Modificare, respectiv Stergere (fig. 5.43). Tot n aceast fereastr se poate face salvarea datelor introduse pentru fiecare societate. Astfel, se selecteaz societatea pentru care se dorete salvarea i se apas butonul Export (fig. 5.44), se alege tipul de export (se bifeaz csua Multivolum numai n cazul unei salvri partajate pentru discheta i se d dimensiunea dorit fiecrei partiii). Apoi se alege calea unde urmeaz s se fac salvarea (unde anume pe calculator/discheta). n cazul unor evenimente nedorite (formatare accidental a hardului, tergerea programului din greeal, alte evenimente care pun n pericol buna funcionare a programului) se poate face o revenire la datele salvate anterior prin apsarea butonului Import (fig. 5.45). Se alege dac este firm nou sau nu, apoi se apas Continua i firma va aprea n lista de societi.

Fig. 5.44

Fig. 5.45

3. Tot in meniul START, apsnd butonul Utilizatori (fig. 5.47) unde vei putea defini mai muli utilizatori, restriciile fiecruia dintre acetia (pot lucra mai muli utilizatori n reea, fiecare avnd acces la unul sau mai multe module), precum i Numele de utilizator i Parola aferente fiecrui utilizator. Vei putea bifa operaiunile admise pe fiecare utilizator n parte. Tot de aici v putei schimba numele de utilizator i parola iniial de la instalarea programului. Dup schimbri apsai Salveaz date. 192

Fig. 5.47

5.3.2 Setri generale 1. Apsnd butonul Meniu Ajutator (fig. 5.48) din SETARI GENERALE va aprea n partea dreapt a ecranului un ir de iconuri corespunztoare butoanelor din meniuri. Astfel, cele mai utilizate butoane pot fi trase cu ajutorul mouse-ului din acest ir pe suprafaa ecranului pentru a fi mai uor accesate.

Fig. 5.48 2. Pentru verificarea funcionrii corecte a programului i a depistrii eventualelor necorelri a datelor introduse se apas butonul Notificari (fig. 5.49), operaiune prin care se scaneaz ntreg programul (aciune asemntoare unei scanri de virui). nainte de a face aceast operaiune este necesar o salvare a datelor prin efectuarea unui export de date (vezi Export la meniul START, Administrare societi). Verificarea se poate face dup mai multe 193

filtre (se poate alege unul anume sau toate filtrele din lista Filtru Dupa), apoi se apas Scaneaz. n urma scanrii se pot gsi neconcordane ntre datele introduse i se fac sugestii pentru eliminarea lor. Daca suntei de acord cu sugestiile oferite apsai Rezolva automat, astfel programul revine la parametrii de funcionare normali.

Fig. 5.49

3. Pentru eventualele corectri la datele unui furnizor/client se apas Corectare teri (fig. 5.50). Aici se poate face o corecie rapid a codului fiscal al furnizorului/clientului i este recomandat utilizarea ntr-un timp ct mai scurt deoarece lucrul n reea va fi ntrerupt.

Fig. 5.50

194

4. Refacerea reconfigurarea (fig. 5.51) este operaia necesar atunci cnd se ntmpl evenimente ce duc la blocarea temporar a programului (utilizarea necorespunztoare, fluctuaii ale curentului electric, etc). n aceste cazuri, pentru refacerea bazei de date se apas acest buton i se bifeaz toate modulele. n fereastra ce se va deschide se bifeaz modulele active din aplicaie i se apas butonul execut. Dup efectuarea refacerii se apas nchide.

Fig. 5.51 5. Prin apsarea butonului Configurare (fig. 5.52) se va deschide o fereastr n care putei introduce o serie de date de identificare privind firma: adresa firmei, telefonul, faxul, adresa e-mail, funcia i numele persoanei care semneaz documentele contabile, codul CAEN se selecteaz apsnd butonul mic din dreapta liniei de cod (), se bifeaz csua corespunztoare pentru subuniti sau dac se lucreaz cu ageni, nomenclatorul de bnci (se apas butonul cu acelai nume pentru adugarea bncii, filialei, contului). De asemenea, se bifeaz dac se lucreaz ntr-o reea local sau transferul ntre GESTIUNE i CONTABILITATE se face la distan printr-o conexiune de Internet (online).

195

Fig. 5.52

5.3.3 Tranzitare date Acest modul este folosit pentru trecerea la luna urmtoare (se apas Trecere la luna urmatoare) (fig. 5.53), respectiv anul urmtor (An nou) i ATENIE ! este recomandabil s facei acest lucru numai dac suntei sigur c datele introduse pentru luna lucrat sunt corecte.

Fig. 5.53

De asemenea, se poate face ntoarcerea la luna anterioar (se apas Revenire la luna anterioar ). Pentru siguran vei fi ntrebai de 3 ori dac dorii s facei aceast operaie.

196

5.3.4 Conta general 1. nainte de a face operaii n acest modul trebuie fcute cteva setri.

Fig. 5.54 Astfel, prin apsarea butonului Configurare se deschide o fereastr (fig. 5.54) n care putei alege: - luna contabil i luna curent, - se bifeaz Impozit pe Profit, dac firma este pltitoare de impozit pe profit. n cazul n care este pltitoare de impozit pe venit (microntreprinderi), nu se bifeaz aceast csu. - contabilitatea n timp real (introducerea datelor se face inclusiv pentru luna curent, nu doar pentru luna contabil); - evidena facturier : o descrcarea facturilor se poate face n ordinea vechimii; o se poate ine o eviden a furnizorilor pe cont sintetic (se bifeaz Evitare baze 00000 pt. facturi). n caz contrar, pentru fiecare furnizor introdus se va crea automat un cont analitic (ex. 000001, 000002) care poate fi modificat ulterior; o n cazul acordrii de avansuri la facturi se bifeaz csua Activez credit la teri - conturile pentru nregistrarea mijloacelor fixe i a amortizrii acestora (fig. 5.55) la Setri pentru Mijloace Fixe se apas butonul Asocieri conturi (1); n fereastra deschis se apas Adaug (2) pentru introducerea contrilor pentru diferite tipuri de mijloace fixe (3). 197

Fig. 5.55 - ATENIE pentru urmtorul pas se definesc mai nti gestiunile i tipurile de materiale n Modulul GESTIUNE, Configurare (vezi Modulul GESTIUNE) (fig. 5.56); - introducerea conturilor pentru operaiile din gestiune - butonul Inregistrri contabile: (1) apoi, n fereastra nou deschis - conturile pentru NIR-uri (A), facturi de ieire (B), bonuri (C), bonuri de producie (D), import (E).

Fig. 5.56 - conturile pentru Modalitile de achitare (2) casa (A), contul la banci (B) (fig. 5.57).

198

Fig. 5.57 2. Operaiile contabile care nu provin din meniurile GESTIUNE, MIJLOACE FIXE, PRODUCIE, SALARII, pot fi introduse manual sau cu ajutorul unor machete prestabilite prin intermediul butonului Tranzacii (fig. 5.58). Fig. 5.58 Prin Generale se introduc operaii contabile manual, prin alegerea uneia din cele dou variante: conturi pereche sau cont fixat. Prin Conturi pereche (fig. 5.59) se introduc contrile fie manual, fie prin predefinirea anterioar a unor operaii frecvente (achitri, ncasri, etc). Odat predefinite operaiile, ele pot fi selectate din lista de operaii aflate n partea dreapt sus a ferestrei. Pentru selectarea tipului de document ce st la baza operaiei se apas butonul mic () din partea stng sus (Selectare tip document). Se introduc apoi data i numrul documentului. Fig. 5.59 Fig. 5.60 n cazul n care se ine o eviden facturier (fig. 5.60) pe conturi de furnizori/clieni analitice, contul predefinit iniial (ex. 401-0-000000) poate fi modificat cu un analitic. Structura conturilor este de forma: 401-0-000000, unde primul grup de cifre reprezint contul sintetic, a doua cifra este tipul 199

valutei in care se lucreaz, iar al treilea grup reprezint analiticul contului. Pentru a defini dintre aceste conturi se apas cu mouse-ul pe fiecare dintre grupurile de cifre, iar din lista ce se deschide se alege cu tasta sgeat n jos varianta dorita. Dup introducerea tuturor datelor se apas Inregistreaz. n acest moment v apare o fereastr cu Eviden facturi (E). Aici se selecteaz prin apsarea tastei F4 facturile care se pltesc sau se ncaseaz din cele emise de furnizorul sau pentru clientul respectiv. Se apas Adaug, apoi Confirm. De asemenea, se pot crea machete predefinite (fig. 5.61) pentru operaiunile care se repet n fiecare lun i care presupun operaii cu formule de calcul. Pentru aceasta folosii butonul Dedicate, cu opiunile: Pentru toate societile sau Pentru societatea selectat. n general, aceste machete sunt programate de echipa noastr deoarece impun cunotine mai ample de programare i pot fi definite odat cu implementarea programului. Fig. 5.61 Aceste machete (fig. 5.62) au prestabilite contrile pentru anumite operaiuni, urmnd a se introduce doar o dat, numrul documentului care st la baza operaiunii i sumele. Astfel, va fi redus mult munca de rutin pentru operaiunile care au repetabilitate i totodat se face o personalizare a programului n funcie de nevoile reale i specificul societii. Fig. 5.62 3. n cadrul submeniului Vizualizare (fig. 5.63), prin apsarea butonului Micari (B) (fig. 5.64) pot fi urmrite toate contrile fcute n cadrul programului, indiferent din ce modul provin (se conteaz automat operaiunile nregistrate n Gestiune, Producie, Mijloace Fixe, Salarii), precum i cele introduse manual sau prin machete.

200

Fig. 5.63 De asemenea, contrile fcute n mod greit pot fi terse n cadrul acestei ferestre (fig. 5.63) (CTRL+DELETE) sau pot fi recuperate contrile terse din greeal (tot CTRL+DELETE) aceast comand apare n stnga jos a ferestrei de dialog. Se mai pot vizualiza Conturile, Facturile emise (emise de societate i cele de la furnizori), precum i Facturile descrcate (toate facturile emise i achitate). Fig. 5.64

4. n submeniul Liste (fig. 5.65) pot fi vizualizate toate tipurile de documente contabile cerute de legislaia n vigoare (balane, jurnale, fie, registre). Fig. 5.65

Acestea pot fi accesate prin alegerea tipul de document dorit: - Balane sintetice (fig. 5.66), analitice, cantitative, valutare, cu conturi corespondente. Se poate alege vizualizare cu 5 coloane (inclusiv soldurile la 1 ianuarie) sau cu 4 coloane. 201

- Jurnale contabile, contabil redus (varianta cu mai puine coloane), de cumprri/vnzri; - Fise sintetice (lunare, anuale), analitice (acestea pot fi lunare, anuale, valutare lunare i anuale), cantitative i fise ah. La fiecare dintre aceste fise se alege perioada de analizat i contul/conturile sintetice de analizat, apoi se apas Raport pentru vizualizare - Registre de casa/banca (fig. 5.67): de menionat c, n cadrul Registrului de Cas, se poate selecta contul de banca pentru a obine Registrul de Banc.

Fig. 5.66

Fig. 5.67 202

De asemenea, n acest meniu pot fi urmrite facturile emise i cele de la furnizori, scadenele acestora, prin intermediul butonului Eviden facturi (fig. 5.68), pe toi furnizorii/clienii sau se alege unul anume i se precizeaz perioada pentru care se dorete situaia. Se mai poate alege ignorarea facturilor achitate prin bifarea acestei opiuni sau se poate cuta o anumit factur achitat cu o chitan cunoscut. n acest ultim caz, se scrie numrul chitanei cu care s-a achitat. Se poate opta i pentru valori mai mici de Fig. 5.68 o anumit sum prin nscrierea acestei sume n cmpul corespunztor. Prin apsarea butonului Raport obinem situaia dorit n funcie de opiunile introduse. Tot n acest submeniu (fig. 5.69) se pot vizualiza situaia facturilor emise de o firm i cele emise de societate pentru firma respectiv, n vederea efecturii compensrilor de facturi. Fig. 5.69

Fig. 5.70 4. n submeniul Scadene teri (fig. 5.70) se pot obine rapoarte cu privire la plile i ncasrile efectuate sau scadente ctre furnizori sau de la clieni, ntr-o perioad dat. Cartea mare poate fi vizualizat sub form de raport n perioada specificat de utilizator. 5. n orice moment al lunii se poate face o simulare de nchidere de lun pentru a afla situaia la acel moment. Astfel, prin intermediul butonului nchideri (n fereastra ce se deschide se selecteaz Efectuare nchidere pentru toate categoriile de nchideri) (fig. 5.71) se poate afla situaia TVA ului, a profitului, a cheltuielilor i veniturilor, fr s fie afectat n vreun fel situaia contabil. De menionat c, la nchiderea impozitului pe profit se pot face cteva setri nainte de a efectua nchiderea; astfel, se apas butonul Setri din partea stng jos, iar n 203

fereastra ce se deschide se poate alege contul de cheltuieli cu impozitul pe profit/venit (691/698), contul Impozit pe profit/venit (4411/4418) i cota de impozit pe profit/venit (daca este microntreprindere se bifeaz corespunztor). Apoi se apas nchide. Dup efectuarea acestor setri se poate efectua nchiderea profitului/venitului.

Fig. 5.71 6. n submeniul Conturi (fig. 5.72) se pot introduce noi conturi (sintetice sau analitice) prin butonul Introducere Conturi; se preia situaia contabil dintr-un program folosit anterior, prin introducerea rulajelor cumulate din ultima balan n fereastra ce se deschide la apsarea butonului Actualizare Conturi. Fig. 5.72 7. n submeniul Nomenclatoare se pot defini: - tipurile de valut folosite (fig. 5.73); - terii (clieni sau furnizori) cu datele de contact i de identificare (fig. 5.74). Se apas Definire teri i se introduc analiticele pentru conturile de furnizori i clieni (iniial sunt definite cteva sintetice pentru conturile de furnizori i clieni, iar pentru a defini analitice, se selecteaz contul sintetic, apoi se apas Modificare la Analitice teri i se introduc datele terului). Ulterior, cnd vor fi introduse facturi aferente clienilor i furnizorilor, n aceast fereastr va aprea i formularul de eviden facturier; - tipurile de documente utilizate (exist deja o serie de documente predefinite, ns n funcie de necesiti se mai pot aduga i altele sau modifica cele existente: se apas Adaug/Modific); 204

- sintetice cantitative, pentru o eviden cantitativ a gestiunii; - tranzacii contabile: se apas Adaug, iar n cmpurile activate se vor trece denumirea tranzaciei, contul debitor, contul creditor, explicaii (dac este cazul) i se selecteaz tipul de TVA. Aceste tranzacii predefinite se vor regsi n lista de operaii de la meniul Tranzacii, Conturi pereche.

Fig. 5.73

Fig. 5.74

Exerciii propuse: 1. Efectuai procedura de logare la aplicaie. 2. Creai o nou societate n cadrul aplicaiei. Introducei datele acesteia de identificare i configurai modul de lucru pentru aceast societate tiind c este pltitoare de impozit pe profit. 3. Realizai procedura de import/export pentru o societate existent. Explicai modalitile de rezolvare. 4. Definii dou categorii de utilizatori ai sistemului, fiecare cu nume de utilizator i parole distincte, primul are acces la toate modulele sistemului, cel de-al doilea are acces numai la modulul Salarii. Schimbai numele de utilizator i parola iniial. 5. Personalizai fereastra principal a aplicaiei folosind Meniul ajuttor n funcie de operaiile cele mai frecvente pe care le executai la un moment dat, corespunztoare unui anumit modul. 6. Scanai ntreg programul pentru a verifica funcionarea corect a acestuia i eliminai eventualele neconcordane aprute. 7. Precizai modalitatea de corectare a datelor unui ter (client/furnizor). Schimbai adresa i codul fiscal al terului respectiv. 8. Executai procedura de refacere/reconfigurare a sistemului. Explicai variantele de realizare i scopul acestei operaii. 205

9. Realizai trecerea/tranzitarea datelor unei societi de la perioada de gestiune curent la luna urmtoare. Prezentai operaiile ce trebuie executate pentru aceast procedur. 10. Introducei n sistem operaii contabile folosind varianta Conturi pereche (ex. 5311 = 4111, 5121 = 581, 626 = 401 etc.). 11. Introducei n sistem operaii contabile folosind varianta Cont fixat (ex. 4111 = % 707 4427). 12. Introducei n sistem o aprovizionare cu combustibil achitat n numerar/banc folosind opiunea de Machete dedicate. 13. Vizualizai operaiile contabile din fiierul de micri. Prezentai operaiile de cutare a unei micri, de tergere i recuperare a micrilor. 14. Prezentai principalele tipuri de liste ale modulului de contabilitate. Obinei balana sintetic/analitic la data de .. Exemplificai care sunt modalitile de vizualizare a raportului. 15. Prezentai principalele tipuri de liste ale modulului de contabilitate. Obinei registrul de cas/banc pe luna .. Exemplificai care sunt modalitile de vizualizare a raportului. 16. Prezentai principalele tipuri de liste ale modulului de contabilitate. Obinei fia de cont sintetic/analitic la data de ../pe perioada de Exemplificai care sunt modalitile de vizualizare a raportului. 17. Prezentai principalele tipuri de liste ale modulului de contabilitate. Obinei jurnalul contabil al lunii .. Exemplificai care sunt modalitile de vizualizare a raportului. 18. Prezentai principalele tipuri de liste ale modulului de contabilitate. Obinei jurnalul de vnzri/cumprri pe luna .. Exemplificai care sunt modalitile de vizualizare a raportului. 19. Simulai procedura de nchidere (TVA, venituri-cheltuieli pe o anumit perioad de gestiune). 20. Definii un nou tip de valut. Actualizai nomenclatorul cursurilor valutare. 21. Introducei un nou cont sintetic/analitic n planul de conturi folosit. Prezentai operaiile de modificare i tergere a conturilor existente. 22. Actualizai baza de date de teri (clieni/furnizori) folosind operaiile de adugare, modificare i tergere.

206

5.4 SISTEMUL ERP - TRENDIX MODULUL GESTIUNE

1. nainte de a opera n modulul GESTIUNE, trebuie fcute cteva setri generale ale modulului, iar acestea vor fi fcute cu ajutorul butonului Configurare (fig. 5.75).

Fig. 5.75 n fereastra ce se deschide se introduc date ce privesc gestiunea: punctul de lucru (dac exist), capitalul social, numr curent pentru generare NIR, comisie de inventariere, gestionar, etc. Cu ajutorul celor trei butoane din stnga, jos se definesc gestiunile (Gestiune), tipurile de materiale cu care se lucreaz (Tipuri materiale), i dac este cazul agenii cu care se colaboreaz (Ageni). Pentru fiecare dintre aceste categorii de date se apas butonul corespunztor, apoi Adaug i n cmpurile devenite active se completeaz datele dorite. Pentru salvarea acestor date se apas Salveaz, iar pentru ieirea din fereastr Renun. Tot aici se face legtura pentru casa de marcat sau se stabilete modul de listare automat a facturilor (pe coal alba, pe act personalizat/nepersonalizat). n partea dreapt a ferestrei de dialog exist o serie de opiuni, care pot fi activate sau nu n funcie de necesitile utilizatorului. 2. Introducerea facturilor provenite de la furnizori se face prin apsarea butonului Intrri, apoi Operare cu NIR. n fereastra deschis se apas Adaug, pentru a introduce o nou factur (fig. 5.76). Se completeaz datele din factur/aviz de expediie (data, numr, furnizor, gestiunea n care intr produsul, valoare total, valoare TVA, etc). 207

Fig. 5.76

Pentru introducerea unui nou furnizor i a datelor acestuia se apas butonul mic pe care sunt afiate caracterele din dreptul liniei de furnizori; acelai lucru se face pentru definirea unei noi gestiuni, se apas butonul mic pe care sunt afiate caracterele ; Mai jos, n dreapta exist dou butoane - Termen de plat (fig. 5.77) i Date expediie (fig. 5.78) care deschid dou ferestre mai mici pentru completarea acestor informaii.

208

Fig. 5.77

Fig. 5.78 Urmtorul pas este apsarea butonului Modificare Linii NIR (vezi fig. 5.76), pentru a introduce denumirea produsului, gestiunea, UM, cantitatea, etc. Se apas Adaug rnd (fig. 5.79) pentru fiecare produs de pe factur. Introducerea unui produs n gestiune va deschide o nou fereastr pentru a verifica fie dac este un produs nou (n acest caz i se introduc caracteristicile prin apsarea butonului Adaug produs nou - fig. 5.80), fie se alege un produs care a mai fost introdus sau este asemntor cu un alt produs existent, apoi se apas Selecteaz. Se procedeaz identic pentru fiecare produs din factur, apoi se apas Salveaz i factura va aprea n centralizatorul iniial.

Fig. 5.79 209

Dup salvarea facturii vor aprea i produsele n gestiune.

Fig. 5.80

3. n mod asemntor se procedeaz i cu introducerea facturilor emise ctre clieni. Se apas butonul Ieiri, se alege Operare cu facturi, iar n fereastra deschis se apas butonul Adaug pentru introducerea unei noi facturi. Se introduc datele facturii emise (fig. 5.81), cu specificaia c FCT Predefinit se refer la faptul c factura poate fi ntocmit n alt parte (ex. depozit), iar aici se face doar introducerea ei n gestiune (cu sumele deja calculate) (n acest caz se bifeaz DA) sau se poate ntocmi la acel moment, prin introducerea produselor cu preurile aferente (n acest caz se bifeaz NU). De menionat c, pentru introducerea produselor n factura de ieire ele trebuie s existe n gestiunea/gestiunile creat/e la intrarea produselor.

Fig. 5.81

210

Prin Operare cu bonuri (fig. 5.82) se nregistreaz bonurile de consum aferente diferitelor gestiuni. Se apas Adaug n fereastra deschis i apoi se completeaz cu datele specifice bonului de consum:

Fig. 5.82

- data i numrul bonului; - gestiunea de ieire i destinaia (pentru a crea o list cu destinaiile posibile se apas butonul mic din dreapta (), iar ulterior se vor alege din lista); - explicaiile bonului de consum; - se introduc produsele care sunt date n consum prin apsarea butonului Modificare linii Bon. 4. Prin intermediul butonului Miscri (fig. 5.83) se pot efectua transferuri ntre gestiuni (se apas ntre Gestiuni), sau ntre mrfuri (se apas ntre Mrfuri). n fereastra deschis pentru transferul ntre gestiuni, se specific gestiunea de ieire i cea de intrare (dac gestiunea nu exist, se poate defini o nou gestiune cu ajutorul butonului mic din dreapta liniei de gestiune), data i numrul bonului de transfer, iar produsele ce se transfer sunt adugate cu ajutorul butonului

Fig. 5.83

211

Modificare Linii (apoi se apas Adaug). De asemenea, se pot introduce i datele de expediie (butonul Date Expediie). 5. Preluarea comenzilor de clieni se poate face cu ajutorul butonului Comenzi, alegnd una din cele dou variante de lucru Comenzi de marf i Comenzi de Lucru (fig. 5.84). Prin apsarea butonului Comenzi de Marf, se pot introduce produsele comandate de clieni prin butonul Adaug iar n noua fereastr deschis se completeaz numrul comenzii, data, clientul, gestiunea din care se face comanda, iar pentru a selecta produsele se apas Adaug rnd).

Fig. 5.84

Odat selectate i introduse toate produsele din comand, aceasta se salveaz, putnd fi modificat ulterior sau dac nu mai exist modificri n timp, ea poate fi transformat n factur sau aviz de expediie printr-o simpl apsare de buton. Astfel, dup salvare comanda poate fi vizualizat n fereastra ce se deschide automat dup salvare; se selecteaz comanda ce se dorete a fi transformat i apoi se apas butonul Transform n factur sau Transform n Aviz ori Transform n Micare, dup caz. Dup introducerea ctorva date de identificare ale facturii (data, numrul, date de expediie, termen de plat), aceasta este gata. n mod asemntor se procedeaz cu Comenzile de Lucru, care se fac pentru diverse lucrri, aici existnd cteva elemente specifice (tip comand, termen de execuie, etc). 6. O eviden a contractelor ncheiate cu diferii furnizori/clieni poate fi inut cu ajutorul butonului Contracte. n cadrul submeniului Contracte furnizori apar urmtoarele elemente ce trebuie introduse: numr contract, data i scadena contractului, 212

furnizorul; produsele (pentru adugarea produselor aferente contractului se apas Adaug rnd i apoi se Salveaz).

De asemenea, se pot nregistra i contractele ncheiate cu clienii n submeniul Contracte Clieni, cu urmtoarele elemente (fig. 5.85): numrul i data contractului; Clientul Valuta n care s-a ncheiat contractul, cursul valutar, valoarea n valut (se va calcula automat valoarea n lei) Numrul de rate (se va calcula automat valoare n valut i lei, dac este cazul); Obiectul contractului (se apas butonul cu acest nume i se introduc produsele aferente contractului) Dup salvarea acestor date, contractul va aprea ntr-o list cu contracte. Aici se vor putea nregistra facturile aferente contractului prin apsarea butonului Detalii la Contract. Astfel, va aprea o fereastr cu toate facturile nregistrate pe contractul respectiv i se pot aduga alte facturi (se apas Adaug i va aprea formularul de factur de ieire obinuit). De menionat c, produsele vor fi alese doar dintre cele introduse n contract i la preul stabilit n contract i nu va aprea toata gestiunea de produse.

Fig. 5.85

7. Caiet facturi reprezint o eviden a carnetelor de facturi i chitane. Pentru adugarea unui nou facturier sau chitanier se apas Adaug i se completeaz data, seria, intervalul de numerotare, ulterior folosirii putndu-se trece i facturile anulate din fiecare facturier (fig. 5.86).

213

Fig. 5.86

8. n Stocuri (fig. 5.87) se regsesc inventarele efectuate la nivelul stocurilor din gestiunile societii. Astfel, prin Actualizare stoc se pot vizualiza stocurile existente la un moment dat, iar prin Inventar se face efectiv inventarul care poate fi listat pentru compararea cu stocurile faptice. n fereastra deschis se alege gestiunea, perioada pn la care se face inventarul, apoi se apas inventar nou. Va aprea un formular de inventar n care vor fi afiate toate stocurile aferente unei gestiuni pentru perioada solicitat. Fig. 5.87 Pentru aceasta se apas ncarc repere i apoi Transfer. Astfel, inventarul apare n lista de inventare n lista iniial de unde poate fi listat (se apas Tiprete). 9. n cadrul submeniului Liste (fig. 5.88) se regsesc o serie de rapoarte i situaii asupra produselor din gestiune. Pe lng situaiile contabile obinuite (centralizatoare NIR-uri, listri NIR-uri, intrri produse, centralizatoare facturi, listri facturi, vnzri produse, etc) exist i o serie de rapoarte care pot fi extrem de utile managerilor pentru aprecierea ct mai corect a activitilor firmei. Fig. 5.88

n cadrul Nirurilor se regsesc urmtoarele situaii: - centralizatoare Niruri; 214

- listri Niruri (fig. 5.89); - totaluri contare; - importuri situaia importurilor n funcie de un anumit furnizor sau toi furnizorii externi; - intrri produse se pot obine rapoarte utiliznd mai multe criterii de selecie: perioada, articolul, furnizorul sau gestiunea. Se poate alege ca raportul sa fie afiat n funcie de preul de intrare sau de cel de vnzare.

Fig. 5.89 n cadrul Facturilor de ieire se pot vizualiza i lista urmtoarele rapoarte: centralizatoare facturi pot fi vizualizate facturile de ieire innd cont de urmtoarele criterii: facturi, facturi din avize, avize, avize facturate (se bifeaz corespunztor pentru opiunea dorit); listri facturi (fig. 5.90) se pot vizualiza i lista facturi pe coal alb, formulare personalizate sau formulare nepersonalizate (tip). Tipul formularului de factur utilizat se stabilete din meniul GESTIUNE, Configurare. totaluri contri; situaie vnzri (este reflectat innd cont de mai multe filtre de sortare: dup client, gestiune, tip, material, agent dac este cazul, diferite tipuri de facturi i avize).

215

Fig. 5.90 Not: nainte de a lista factura se poate previzualiza documentul pentru a vedea cum va fi ncadrat innd cont de setrile imprimantei folosite (fig. 5.91). Pentru aceasta se apas Setup Printer i apoi Previzualizare cu salvare. Tot n aceast fereastr se mai pot face modificri (tipul paginii: A4 sau A3, formatul paginii: portret sau landscape, calitatea listrii: ridicat, medie, joas, sczut) n vederea unei ct mai bune tipriri a facturilor. Fig. 5.91 n cadrul Bonurilor se regsesc urmtoarele liste: centralizatoare bonuri de consum (se poate opta pentru bonurile din o anume gestiune de ieire, bonuri cuprinse ntre anumite numere sau data bonului ); listri bonuri; totaluri contare.

216

n Micri se pot vedea micrile dintre gestiuni ca centralizatoare (se aleg perioada i gestiunea de intrare i cea de ieire), se listeaz aceste micri sau se pot vizualiza totaluri contare. n Liste stocuri (fig. 5.92) pot fi urmrite mai multe tipuri de liste legate de stocuri: stocuri: (fig. 5.93) se pot urmri stocurile la pre de intrare sau de vnzare, se pot filtra dup procent de TVA, gestiune, tip material, gestiuni cumulate, produse cu cantitate mai mica dect 0, afiare cu TVA sau fr TVA, ordonare cresctoare sau descresctoare; -

Fig. 5.92

micri stocuri: afieaz lista stocurilor cu toate micrile aferente stocului (fia stocului) sau numai intrrile, ieirile sau micrile ntre gestiuni; stocuri pe furnizor: se selecteaz stocurile n funcie de furnizor, tip TVA, gestiune, tip de material; stocuri pe toate societile; stocuri fr micare: afieaz stocurile fr micare din gestiune, iar opional se poate bifa pentru afiarea produselor cu stoc 0 i valoare 0; contracte onorate de furnizori: pe mrfuri, gestiuni i furnizori, n forma detaliat sau nu; inventar: se pot lista inventarele efectuate pe depozite, n funcie de denumire, cantitatea n plus/minus, valoarea n plus/minus, n sens cresctor sau descresctor; liste inventar; ieiri depozit: pot fi ordonate pe mrfuri i gestiuni, n funcie de denumire sau valoare; balan stocuri: afieaz stocul iniial, intrrile, ieirile pe factur, ieirile reale, stoc final; balana la pre de catalog: se afieaz n funcie de tipul de TVA, gestiune, tip material; viteza de rotaie a stocurilor: ntr-o perioad dat, pe mrfuri; dinamica stocurilor: la o anumita dat, pe furnizori.

217

Fig. 5.93 Astfel, prin apsarea butonului Vnzri din cadrul Listelor vor aprea o serie de rapoarte i indicatori, precum: Lista clieni: afieaz ntreaga list de clieni cu Cod Fiscal, adres, telefon, banc, numr de cont; Comenzi: pot fi selectate dup mai multe criterii: client, gestiune, transformate sau nu n facturi/avize de expediie, comenzi de marf sau de lucru, n form detaliat sau nedetaliat; Comenzi transformate: afieaz comenzile transformate n facturi, avize sau reprezint micri ntre gestiuni; Produse: afieaz lista produselor dup clieni, furnizori, coduri, tipuri de materiale, pre de intrare, adaos, pre vnzare, cantitate; Topul vnzrilor: selecteaz produsele vndute dup mai multe criterii (pe gestiuni, pe clieni, dup cantitate, valoare de vnzare, adaos comercial); Top Clieni: ordoneaz clienii n funcie de valoarea mrfurilor cumprate i arat discountul acordat (dac este cazul); Vnzare produse pe zi: sorteaz volumul vnzrilor fiecrui produs pe zile, n funcie de gestiune i poate fi detaliat sau nu; Lista adaos comercial: afieaz adaosul comercial pe produse, furnizori, ntre anumite procente; Cumprri Produse: sunt afiate produsele cumprate n funcie de urmtoarele criterii: 218

- pe tipuri de materiale, pe gestiuni, furnizori - sub form detaliat sau nedetaliat; - dup preul de intrare sau cantitate. Tot n cadrul Listelor se regsete i o Eviden pe Ageni, n cazul n care societatea colaboreaz cu ageni. 10. n cadrul opiunii ncasri i pli butonul Achitri facturi se folosete pentru cazurile n care gestiunea este inut n alt loc dect contabilitatea (ex.: punct de lucru, depozit) i se dorete efectuarea unor pli i ncasri la locul unde este gestiunea. Altfel, ncasrile i plile se fac n Modulul CONTA GENERALA (Tranzacii, Machete Generale sau Dedicate). 11. Transfer n Contabilitate odat introduse facturile de la furnizori sau cele emise ctre clieni i bonurile de producie introduse n Modulul PRODUCTIE, se conteaz automat prin apsarea acestui buton i pot fi regsite n Vizualizare, Micri. Contrile pentru aceste operaiuni se definesc n Modulul Conta General (vezi Configurare, nregistrri Contabile). 12. Transfer gestiuni la distan - se poate face n cazul existenei depozitelor, punctelor de lucru, subunitilor care au gestiuni de mrfuri sau materiale i transmit la sediu central (sau acolo unde se ine contabilitatea) operrile n gestiuni (ncrcarea, descrcarea de gestiune) printr-o conexiune la Internet.

Exerciii propuse: Introducei o factur de aprovizionare. Listai NIR-ul corespunztor acesteia. Introducei o factur de ieire. Listai factura. Generai un bon de consum. Efectuai un transfer ntre gestiuni. Introducei o comand de mrfuri. Introducei un contract ncheiat cu un furnizor/client. Prezentai modalitatea de eviden a facturilor i chitanelor n cadrul unei companii. Generai lista de inventar pe o anumit perioad de gestiune. Generai o list a produselor aprovizionate la pre de intrare/vnzare folosind urmtoarele criterii de selecie: a. perioada: de la data de pn la data de b. furnizor c. gestiune 10. Generai un centralizator al facturilor de ieire pe o anumit perioad de gestiune. 219 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

11. Generai o situaie a vnzrilor folosind urmtoarele criterii de sortare: a. tip produs b. client c. gestiune 12. Generai un centralizator al bonurilor de consum. 13. Generai o list a stocurilor dup urmtoarele criterii: furnizor, tip TVA, gestiune, tip produs. 14. Generai o balan a stocurilor de produse. 15. Generai urmtoarele categorii de liste: lista clienilor, topul vnzrilor, lista produselor. 16. Prezentai procedura de transfer n contabilitate a notelor contabile generate de tranzaciile preluate n modulul de gestiune.

220

5.5 SISTEMUL ERP - TRENDIX MODULUL MIJLOACE FIXE

1. Configurarea modulului Mijloace Fixe (fig. 5.94) se face prin opiunile urmtoare: - luna contabil (se alege doar prima dat, ulterior schimbarea lunii urmnd s se fac prin apsarea butonului Trecere la luna urmtoare/Revenire la luna anterioar) - caseta Mijloc Fix Amortizat n luna intrrii ; - caseta Trecerea n rezerv dup amortizare; - gradul de utilizare a mijloacelor fixe.

Fig. 5.94 2. n cadrul submeniului Micri (fig. 5.95) se introduc datele fiecrui mijloc fix ce intr n eviden, se pot face modificri la cele deja existente i se scot din eviden ca urmare a vnzrii, scoaterii din funciune, donaii, etc. Fig. 5.95

221

Pentru adugarea unui nou mijloc fix se apas Adaug i se introduc urmtoarele date: - Numr inventar : se genereaz automat, dar poate fi introdus i de utilizator, cu condiia s nu corespund altei nregistrri; - Caseta De natura obiectelor de inventar: se bifeaz n cazul mijloacelor fixe de natura obiectelor de inventar; - Caseta Conservare: se bifeaz la acele mijloace fixe care nu sunt utilizate n luna respectiv, acestea nefiind supuse amortizrii; - Denumire; - Cod clasificare: (fig. 5.96) permite alegerea din nomenclatorul de coduri de clasificare a grupei de ncadrare a mijloacelor fixe (conform ultimelor reglementari contabile in domeniu);

Fig. 5.96

- Localizare: se poate defini prin apsarea butonului mic din dreapta liniei de Localizare (); - Durata: reprezint durata normal de funcionare a mijloacelor fixe care se completeaz automat n momentul alegerii codului de clasificare cu durata pentru codul respectiv; poate fi modificat i de utilizator n funcie de cerinele acestuia, dar numai n limitele precizate de codul de clasificare. - Tip amortizare: se alege sistemul de amortizare care va fi aplicat la mijlocul fix ce urmeaz a fi introdus (liniar, accelerat, degresiv); - Deintor: se introduce responsabilul mijlocului fix prin apsarea butonului mic din dreapta liniei de Deintor (); - Data intrrii, actualizrii, amortizrii 222

- Valoare nregistrare: valoarea de intrare a mijlocului fix; - Valoarea amortizat: se completeaz cu valoarea deja amortizat la intrarea n gestiune; - Amortizare lunar liniar: se calculeaz automat, n funcie de durata normal de funcionare. 3. Butonul tergere ofer posibilitatea vizualizrii mijloacelor fixe intrate/ieite n gestiune, cu stadiul de amortizare aferent i tergerea acestora. Se selecteaz mijlocul fix care se dorete a fi ters i se apas terge. 4. Prin apsarea butonului Prelucrare i apoi Amortizare se efectueaz amortizarea lunar a mijloacelor fixe existente n eviden. Pentru siguran vei fi ntrebai de 3 ori dac dorii s efectuai amortizarea lunar a mijloacelor fixe (fig. 5.97).

Fig. 5.97 5. n cadrul Listelor se regsesc (fig. 5.98): Amortizarea Lunar: se poate vizualiza amortizarea calculat pentru toate mijloacele fixe oferind opiuni pentru gruparea acestora (numr inventar, cod clasificare, amplasare, responsabil) i posibilitatea specificrii dac raportul va afia doar datele eseniale sau va include i detalii referitoare la durata de funcionare, data intrrii, data stingerii, data ultimei amortizri, ir de luni pentru

Fig. 5.98

223

care s-a calculat amortizarea. Intrrile de mijloace fixe dintr-o perioad; Ieirile de mijloace fixe dintr-o perioad. 6. Pentru Trecerea la luna urmtoare/revenire la luna anterioar este recomandabil s verificai corectitudinea datelor introduse nainte de efectuarea acestor operaii. Pentru siguran vei fi ntrebai de 3 ori dac dorii ca aceast operaie s fie efectuat (fig. 5.99).

Fig. 5.99

7. Opiunea Transfer n Contabilitate este inclus pentru nregistrarea n contabilitate a operaiunilor efectuate n modulul Mijloace Fixe (fig. 5.100). Preluarea n CONTA GENERAL se face prin intermediul opiunii Actualizare Mijloace Fixe ce deschide machete pentru generarea contrilor ce vor fi nregistrate. Contrile vor fi generate interactiv, utilizatorul trebuind s defineasc o singur dat, pentru fiecare mijloc fix, conturile prin care se realizeaz nregistrarea amortizrii (aceast machet nu apare dac toate mijloacele fixe au definite aceste conturi), precum i a contrilor ce se vor face pentru intrrile de noi mijloace fixe, ieirile nregistrate i modificrile survenite. Dac se nregistreaz modificri ale mijloacelor fixe pot aprea necorelri ntre nregistrrile contabile i datele existente n modulul MIJLOACE FIXE, necorelri ce trebuie soluionate. Pentru nregistrarea tuturor contrilor, nainte de transfer, trebuie efectuat amortizarea mijloacelor fixe. Dac aceasta se realizeaz dup transfer, datele trebuiesc transferate din nou.

224

Fig. 5.100

8. n cadrul Nomenclatoarelor se pot defini (fig. 5.101) (exist posibilitatea definirii acestora i n momentul introducerii unui mijloc fix, prin butonul mic din dreapta liniilor corespunztoare): - localizrile mijloacelor fixe; oameni deintori (responsabilii acestora); - codul de clasificare; - tipurile de amortizare; - modul de calcul (aceast opiune este rezervat echipei de proiectare a sistemului atunci cnd este cazul). Fiecare dintre aceste nomenclatoare (fig. 5.102) (cu excepia ultimului) au principii de editare identice: se apas butonul corespunztor nomenclatorului, apoi Adaug, iar n cmpul activat se trec datele specifice. Fig. 5.102

Fig. 5.101

225

9. Meniul Liste ofer posibilitatea obinerii urmtoarelor rapoarte specifice activitii de eviden a mijloacelor fixe. Acestea sunt prezentate n figura 5.103

Fig. 5.103

n figurile urmtoare sunt ilustrate cele mai utilizate rapoarte economice: Balana mijloacelor fixe (fig. 5.104) i Fia mijlocului fix (fig. 5.105).

Fig. 5.104

226

Fig. 5.105

Exerciii propuse: 1. Introducei un mijloc fix n baza de date tiind c prezint urmtoarele caracteristici: denumire: Sistem de calcul Pentium 4 data intrrii: 12.12.2007 valoare nregistrare: 2340 lei tip amortizare: liniar document de intrare: F 225678/12.12.2007 2. Calculai amortizarea mijloacelor fixe i efectuai transferul acesteia n contabilitate. 3. Transferai modulul de mijloace fixe la urmtoarea lun contabil. 4. Obinei balana mijloacelor fixe la luna curent i transmitei acest raport n contul d-voastr de e-mail. 5. Obinei fia mijlocului fix i salvai acest raport la adresa My Documents. 6. Obinei registrul numerelor de inventar i precizai opiunile de listare la imprimant a acestui raport.

227

5.6 SISTEMUL ERP - TRENDIX MODULUL SALARII

1. Prima dat se realizeaz configurarea Modulului SALARII prin selectarea butonului Configurare i apoi se introduc urmtoarele date (fig. 5.106): luna de calcul (se introduce doar la prima lun contabil n care introducei date, apoi trecerea i ntoarcerea la o anumit lun se face prin apsarea butonului Schimbare lun salarii din meniul principal de SALARII); numrul de zile lucrtoare; ziua lichidrii; numrul mediu de salariai; funcia i numele celui care semneaz statul de plat; parametrii de calcul ai salariilor se pot modifica n funcie de schimbrile legislative.

Fig. 5.106

2. Prin intermediul Machete de Date se introduc (Fig. 5.107): Date personal : - date angajat, - adresa acestuia, - date contract de munc,

Fig. 5.107

228

numrul cardului i banca (pentru salariaii care primesc pe card salariul), categorii de contribuii pentru salariatul respectiv, felul de angajare (se alege din list), locul de munc (pentru definirea locurilor de munc se apas butonul mic din dreapta () i apoi se alege din list), funcia (se definete n mod similar cu locul de munc), salariul brut/salariul net, tipul valutei i suma n valut (dac este cazul), norma de ore /zi (se alege din list) felul casei de sntate i grupa de munc (se bifeaz corespunztor). deduceri suplimentare (dac este cazul);

Date variabile: dup ce au fost nregistrai salariaii, se pot introduce datele variabile corespunztoare fiecrui salariat. Se selecteaz salariatul din fereastra de Date variabile i se completeaz urmtoarele date (fig. 5.108): - zile prezente; - zile concediu de odihn; - zile concediu medical suportat de societate - zile absente - zile concediu medical fr salariu ore absente ore nvoiri zile vacante zile concediu medical suportat de CAS zile concediu medical CAS neimpozabil.

Fig. 5.108

Fig. 5.109 229

Deduceri (fig. 5.109) se pot completa deducerile personale sau suplimentare pentru fiecare salariat n parte (date i calitatea celui pentru care se ofer deducerea, coeficientul de deducere suplimentar, CNP, C.I., adresa, etc). Prin selectarea salariatului din lista ce apare n fereastra ce apare dup apsarea butonului Deduceri, va aprea o alt fereastr unde se pot trece datele legate de aceste deduceri. Dup introducere se apas Salveaz. Avansuri (fig. 5.110) se completeaz tipul de avans acordat (prin apsarea butonului mic din dreapta liniei (...)), data avansului, tipul de valut n care s-a acordat avansul (dac este cazul), suma n lei, suma n valut i cursul de schimb (dac este cazul). Apoi se salveaz. Reineri: (fig. 5.111) se completeaz datele legate de reinerile unui salariat prin selectarea acestuia din fereastra iniial ce apare la apsarea butonului Reineri (tipul de reinere, numr document, dobnzi, rate etc.) Fig. 5.111

Fig. 5.110

Concedii medicale: se introduc datele referitoarele la concedii: tipul concediului, numr zile suportat de societate, numr zile suportat de asigurri, data de nceput i sfrit a concediului, zile concediu fr salariu. Editare Fie Fiscale la sfritul anului fiscal se editeaz fia fiscal a fiecrui angajat. Pentru aceasta se apas butonul Editare fie fiscale din submeniul Machete Date i va apare o list cu toi angajaii firmei. Se selecteaz cu mouse-ul un angajat, iar pentru a previzualiza datele aferente fiei fiscale respective se apas Selecteaz. Pentru a exporta fiele fiscale se apas Export fie 230

fiscale, iar n fereastra care apare se bifeaz opiunea corespunztoare (Fia fiscal 1, fia fiscal 2, fie rectificative). 3. Dup introducerea datelor despre salariai, (fig. 5.112) se poate trece la calculul salariilor. Acest lucru se face prin intermediul Prelucrri, i anume, Calcul Salarii. Dac nu exist fluctuaii de personal de la o lun la alta, doar un click de mouse este necesar pentru a calcula salariile angajailor. Dac se dorete un calcul prealabil al salariilor (din brut n net Fig. 5.112 sau invers) se apas butonul Calcul venit brut venit net. Aici se introduc opiunile dorite de calcul (dac este cu funcie de baz sau nu, dac este contract de munc cu norm ntreag sau parial). Astfel, toate situaiile necesare sunt create, inclusiv declaraiile lunare de raportare. 4. n cadrul Liste se regsesc toate rapoartele : - statele de salarii (fig. 5.113);

Fig. 5.113 231

fluturaii: pot fi ordonai n vederea listrii dup marc, nume, secie avansurile; reinerile; un istoric al angajailor, cu veniturile obinute n timp; declaraiile pentru Casa de Pensii, Casa de Asigurri de Sntate, Agenia de omaj, att sub form listat, ct i n format electronic, ce poate fi stocat pe dischet sau trimis prin e-mail. - Carduri: n acest modul exist posibilitatea raportrii salariilor virate pe card electronic, la bnci importante precum BCR sau Unicredit. De asemenea, aceste rapoarte se obin sub form listat sau se pot transfera pe suport magnetic (se selecteaz angajatul pentru care se dorete listarea sau transferul, apoi se apas butonul Raport sau Transfer date pe dischet). OP contribuii: se genereaz automat, singurele date ce trebuie completate n formular sunt: numrul OP, data emiterii OP, numrul de exemplare listate pe o pagin i eventual alte informaii relevante la explicaia (Reprezentnd). Fiecare tip de OP va fi generat prin alegerea din lista Beneficiar a tipului de contribuie ce urmeaz a fi pltit. Prin apsarea butonului Raport se pot vizualiza i apoi lista toate tipurile de OP necesare la efectuarea plilor la Trezorerie sau banc. 5. Schimbare Lun Salarii - Pentru trecerea la luna curent urmtoare se apas acest buton, iar revenirea se face n acelai mod (n aceeai fereastr) (fig. 5.114). Pentru siguran vei fi ntrebai de 3 ori dac dorii s trecei la luna urmtoare.

Fig. 9

Fig. 5.114

232

6. Transfer n Contabilitate se face automat, prin apsarea acestui buton contrile sunt fcute automat i preluate n balan. nainte de preluarea n contabilitate, aceste contri pot fi vizualizate pentru observarea eventualelor greeli (fig. 5.115).

Fig. 5.115

7. Nomenclatoare se pot defini (fig. 5.116): - locuri de munc i funcii: se apas Adaug i se introduc locurile de munca i tipurile de funcii, pentru a fi ulterior folosite la machetele de personal. Dac acestea nu sunt definite n nomenclatoare, Fig. 5.116 se pot introduce direct din machetele de personal, la introducerea datelor unui nou angajat. - tipuri de reineri i avansuri: se definesc tipurile de reineri/avansuri i tipurile de contri aferente; - fel angajare i program de lucru: se definesc tipurile de angajri i normele de lucru (timp parial, normal); - tipuri concedii medicale: programarea metodelor de calcul se face de ctre echipa de dezvoltare a sistemului ERP; - coeficienii de invaliditate i ntreinere: se pot aduga sau modifica n funcie de evoluiile legislative n acest domeniu. Fig. 5.117

233

- impozitar lunar i anual: (fig. 5.117) se pot introduce sau modifica procentele de impozit lunare i anuale; - fonduri salarii: (fig. 5.118) se pot defini i modifica contrile pentru nregistrarea operailor ce aparin Modulului Salarii, procentele aplicate i tipurile de angajare. Ulterior aceste contri vor fi transferate n CONTABILITATE, cu valorile aferente calculului salarial efectuat n luna respectiv. Fig. 5.118 - Date OP plat contribuii: se pot aduga sau modifica tipurile de contribuii pentru care se genereaz OP.

Exerciii propuse: 1. Precizai modalitatea de configurare a modulului de Salarii i prezentai elementele de configurare. 2. Introducei un angajat n baza de date cu un salariu de ncadrare de 1200 lei. tiind c n luna curent a obinut o prim salarial de 300 lei, calculai salariile lunii curente. Obinei tatul de salarii i fluturaii i precizai n ce variante pot fi generate aceste rapoarte. 3. Introducei un angajat n baza de date cu un salariu de ncadrare de 1840 lei. tiind c n luna curent obine un avans de 40% la data de 15 a lunii, calculai salariile lunii curente. Obinei tatul de salarii i fluturaii i precizai n ce variante pot fi generate aceste rapoarte. 4. Calculai salariile lunii curente i transferai-le n contabilitatea general a firmei. 5. Prezentai modalitatea de transfer a modulului de salarii la urmtoarea lun de gestiune. 6. Prezentai cele mai importante nomenclatoare cu care lucreaz modulul de Salarii. Actualizai nomenclatoare Locuri de munc i Funcii deinute. Prezentai funciile de actualizare.

234

5.7 APLICAII INTERNET-BANKING

Scopul acestei lucrri este de a prezenta aplicaia BlueBank conceput ca un sistem internet-banking prin care se pot efectua pli (inclusiv facturi de telefon, energie electric, etc), transferuri, depozite bancare, schimburi valutare sau putem afla situaia conturilor bancare sau contului de card, fr a ne deplasa la banc, pe internet sau prin telefonul mobil; consultarea conturile bancare i efectuarea de operaiuni bancare, direct de la calculator, fr ajutorul unui consilier bancar.

5.7.1. Prezentarea general a aplicaiei Aplicaia BlueBank a fost proiectat ca un serviciu de internet banking destinat clienilor bancari, persoane fizice i juridice care doresc acces non-stop la informaiile despre conturi i la serviciile bancare. Aplicaia este o consecin a tendinei ascendente a numrului de utilizatori de internet (dial-up, broadband) i a solicitrilor clienilor de a-i efectua operaiunile bancare de la sediul firmei sau de acas. Prin acest produs, clienii bncii i vor putea efectua confortabil operaiunile bancare 24 ore pe zi, 7 zile din 7. Aplicaia i propune s fie un serviciu rapid, uor de accesat i are ca obiectiv principal economisirea de timp i bani n relaia cu banca. Aceast soluie de internet-banking permite realizarea tuturor operaiunilor curente pe care un client le putea face pn acum numai la ghieele bncii. Serviciul de internet-banking ofer clienilor posibilitatea de a obine urmtoarele informaii despre conturi i informaii financiare: extrase de cont pentru o anumit perioad, situaia conturilor, informaii detaliate despre conturile curente, depozite, istoric al operaiunilor. Prin aplicaia BlueBank propus, clienii pot efectua urmtoarele operaiuni: transfer ntre conturi proprii, ordine de plat, pli ctre buget, plata facturilor de utiliti, constituiri de depozite. De asemenea, sunt disponibile opiuni pentru gestionarea aplicaiei cum ar fi: schimbarea parolelor de acces, configurarea rapid a beneficiarilor. Aplicaia este construit ntr-o manier care s o fac compatibil att cu structura organizatoric a marilor corporaii, ct i cu nevoile imediate ale persoanelor fizice. Alte avantaje oferite de aplicaia de tip internet-banking: Operarea tranzaciilor se efectueaz n timp real; Tranzaciile pot fi efectuate 24 ore pe zi, 7 zile din 7; Accesul se poate efectua de la orice calculator conectat la Internet; Aplicaia se poate integra cu alte produse gen ERP, programe de contabilitate, salarizare etc; Pot fi vizualizate toate operaiunile efectuate pe conturile deschise; 235

Aplicaia poate fi accesat folosind certificate emise de autoriti de certificare independente (gen Verisign etc). Securitatea sistemului este gestionat prin mecanisme folosind SSL1 pe 128 bii sau algoritmul 3DES2. Echipamentele de acces i procesare a datelor sunt redundante, iar accesul prin internet este echilibrat prin doi provideri de internet. Pentru accesul la serviciul de internet-banking utilizatorul trebuie s dispun de urmtoarele elemente de autentificare: - dispozitiv eToken USB; - certificat digital i cod PIN; - nume utilizator; - parol de acces; Un Token este un dispozitiv portabil USB de autentificare de mrimea unei chei obinuite, care ofer o metod eficace pentru autentificarea utilizatorului atunci cnd acceseaz reeaua i pentru securizarea aplicaiilor de afaceri electronice (fig.5.119).

Fig. 5.119

Fig. 5.120

eToken PRO SmartCard (fig. 5.120) ofer autentificare puternic i garania nerepudierii tranzaciei pentru aplicaii sensibile, cum ar fi: eBanking, tranzacii cu valori mobiliare, eCommerce i tranzacii financiare. Securitatea eToken PRO's SmartCard, are la baz operaii cu ajutorul algoritmului RSA pe 1024 bii fcnd posibil integrarea cu arhitectura cheilor publice (Public Key Infrastructure - PKI). Cu ajutorul algoritmului RSA se poate face autentificarea i semnarea digital n paralel. eToken PRO SmartCard poate genera i stoca chei private, parole i certificate digitale, nuntrul mediului protejat de ctre chipul smartcard-ului. Aceste chei private nu prsesc niciodat tokenul. eToken PRO SmartCard ofer ambele ci de autentificare folosind tehnologia criptografic avansat SmartCard i deine algoritmii de securitate urmtori: RSA 1024-bit, DES, 3DES, SHA1. Timpul de semnare cu ajutorul algoritmului RSA 1024 Bii este de aproximativ o secund, iar algoritmul RSA pe 1024 Bii genereaz o cheie n aproximativ 11 secunde. Conformul productorului acestui tip de chip durata de retenie a memoriei este de aproximativ 10 ani, iar rescrierile n acest chip se pot face de aproximativ 500.000 ori.
SSL - Secured Socket Layer, asigur criptarea pentru comunicrile realizate ntre dou orice calculatoare din Internet prin intermediul protocolului universal folosit - TCP/IP. Se bazeaz pe criptarea cu cheie public. 2 3DES triple Data Encryption Standard este o criptare extins asupra unor suporturi de memorie, care se face n timp real. Aceste dispozitive speciale, de regul ataate suporturilor de memorie, fac criptarea la nivel de sector de pe disc. Dispozitivele de criptare din aceast categorie folosesc implementri hardware de algoritmi compleci de criptare, cu chei de criptare care depesc 128 de bii.
1

236

Conectarea la BlueBank Pentru a putea s efectuai operaiuni cu ajutorul aplicaiei BlueBank trebuie s v conectai la serverul aplicaiei. n acest sens trebuie s completai cmpul Utilizator cu numele de utilizator stabilit de comun acord cu banca i s specificai parola n cmpul Parola. Accesai butonul Autentifica pentru a intra n aplicaie (fig. 5.121).

Fig. 5.121 La apsarea butonului Autentifica se fac urmtoarele verificri de securitate: dac numele i parola sunt recunoscute de server; dac certificatul cu care s-a autentificat n pagina web aparine utilizatorului; dac contul de utilizator este neblocat; dac clientul permite accesul utilizatorilor si la conturi prin internet; opional, dac IP-ul staiei care se conecteaz se afl n lista de IP-uri autorizate de ctre serverul bncii. Dac absolut toate condiiile de mai sus sunt ndeplinite, vi se va permite accesul n site-ul web (fig. 5.122):

237

Fig. 5.122 Aplicaia BlueBank este structurat pe cele dou module: modulul server administrator i modulul client utilizator. Fiecrui modul i corespunde cte un nivel de acces: - Nivelul Administrator are drepturi totale n ceea ce privete gestionarea aplicaiei, avnd posibilitatea de a deschide conturi pentru clieni noi i de a valida tranzaciile. - Nivelul Utilizator obinuit poate accesa numai o parte din meniurile aplicaiei sau realiza numai anumite operaiuni.

5.7.2 Modulul administrator Aplicaia BlueBank are o interfa atrgtoare, este uor de folosit fiind organizat n dou seciuni principale: Meniul se afl n partea stng i permite accesul rapid la seciunile site-ului. Principalele seciuni sunt: Utilizatori: permite deschiderea de conturi utilizator noi, precum i actualizarea datelor pentru conturile utilizator deja existente n baza de date a aplicaiei BlueBank. Bnci: pentru definirea nomenclatorului de bnci cu ajutorul cruia aplicaia face tranzacii.

238

Conturi: pentru accesul la informaii despre conturi, extrase de cont, creare de depozite sau conturi curente; Tranzacii: permite vizualizarea i validarea tranzaciilor operate de clieni; Utiliti: permite definirea unor parteneri care fac obiectul unor tranzacii n mod repetat pentru plata unor facturi de utiliti cum sunt Connex sau Romtelecom, pentru care banca are ncheiate convenii de plat a unor facturi. Partea central. Corespunztor fiecrui meniu exist o pagin prin care utilizatorul poate efectua operaiuni permise de Internet-Banking. Ieirea din BlueBank. Pentru a prsi aplicaia, apsai butonul ...prsire aplicaie | securizata situat n partea din dreapta sus a paginii web. Funcia Adugare utilizator

Fig. 5.123 Pentru adugarea unui utilizator se utilizeaz formularul prezentat (fig. 5.123) n care se introduc datele referitoare la: numele de utilizator (contul utilizatorului), parola de acces, numele i prenumele n cazul persoanelor fizice sau denumirea societii n cazul persoanelor juridice, CNP/cod fiscal, nivelul de acces (utilizator sau operator bancar), email, adresa, telefon. Pentru memorarea acestor informaii n baza de date se apas butonul Salveaz, iar pentru anularea operaiei se apas butonul Renun.

239

n momentul salvrii datelor parola de acces urmeaz a fi criptat prin intermediul algoritmului MD5. Funcia Actualizare utilizator Aceast funcie (fig. 5.124) permite modificarea datelor referitoare la utilizatorii existeni. n cazul n care apar modificri privind datele de identificare ale utilizatorului (numele i prenumele/denumire societate, adres, email, telefon etc) precum i schimbarea parolei, n cazul n care se dorete acest lucru, fie din motive de securitate sau n cazul n care s-a uitat (deoarece informaia este criptat, ea nu poate fi modificat dect prin nlocuire). Noua parol va fi memorat n baza de date respectnd procedura de criptare MD5, irul rezultat fiind utilizat n secvena de autentificare a utilizatorului. Informaiile corespunztoare utilizatorilor sunt accesate n formular prin intermediul unui obiect de tip grid, avnd n dreptul fiecrei nregistrri dou butoane necesare modificrii sau tergerii informaiilor: pentru editarea cmpurilor se folosete butonul - pentru tergerea ntregii nregistrri se folosete butonul . n momentul tergerii unui cont de utilizator acesta dispare din tabela care memoreaz utilizatorii activi, nregistrarea tears fiind stocat ntr-o tabel istoric pentru a evita utilizarea pe viitor a aceluiai cont pentru un utilizator diferit.

Fig. 5.124 240

Funcia Adugare bnci Aplicaia utilizeaz un nomenclator de bnci prin intermediul cruia clienii nregistrai au posibilitatea de a efectua tranzacii la oricare dintre bncile adugate n acest nomenclator. Informaiile introduse se refer la denumire banc, adres, telefon, e-mail. Pentru memorarea acestor informaii (fig. 5.125) n baza de date se apas butonul Salveaz, iar pentru anularea operaiei se apas butonul Renun.

Fig. 5.125 Funcia Actualizare bnci

Fig. 5.126 241

Formularul respect aceleai principii cu actualizarea utilizatorilor, folosinduse butoanele de editare i tergere (fig. 5.126). Funcia Actualizare conturi

Fig. 5.127

Aceasta funcie (fig. 5.127) d posibilitatea ca pentru un utilizator selectat din baza de date s i se actualizeze conturile (adugare, modificare sau tergere de cont). Paii care trebuie parcuri sunt: - se selecteaz utilizatorul cu ajutorul obiectului de tip combo box - se apas butonul GO care permite afiarea n gridul din formular a conturilor pe care le deine utilizatorul. Crearea unui nou cont bancar se poate realiza prin utilizarea link-ului Adugare Cont Nou deschizndu-se formularul prezentat mai jos (fig. 5.128).

Fig. 5.128 242

n acest formular se introduc datele referitoare la numrul de cont, tipul contului (Cont Card sau Cont Curent) precum i starea de activ sau nu. Un cont care nu este activ nu poate fi accesat de ctre client, pn cnd administratorul nu l seteaz ca activ. Funcia Tranzacii conturi n cadrul acestui modul operatorul bancar are acces la toate conturile unui client i poate vizualiza toate operaiunile efectuate pe orice cont. Tot aici se pot opera depunerile n numerar la banc prin creditarea conturilor. Aceste operaii vor fi descrise cu ajutorul formularelor prezentate mai jos (fig. 5.129).

Fig. 5.129 Primul pas l constituie selectarea utilizatorului i apsarea butonului GO, care are ca efect afiarea n grid a tuturor conturilor nregistrate pe clientul selectat. Aceste informaii specific numrul de cont, tipul contului i soldul. Pentru accesarea detaliilor despre cont (tranzaciile efectuate) se apas butonul care deschide formularul de mai jos (fig. 5.130).

243

Fig. 5.130 Acest formular afieaz toate tranzaciile efectuate prin contul selectat, suma tranzacionat i starea fiecrei tranzacii (Acceptat/Respins/Ateptare). Administratorul are posibilitatea de a schimba starea tranzaciei prin apsarea butonului Editeaz. Butonul Creditare Cont se folosete pentru nregistrarea depunerilor n numerar n contul selectat. Activarea butonului deschide formularul de mai jos (fig. 5.131).

Fig. 5.131 244

Operatorul bancar completeaz urmtoarele informaii: data depunerii, suma i starea tranzaciei, dup care apas butonul Salveaz. Funcia Tranzacii n ateptare Funcia permite vizualizarea tuturor tranzaciilor n stare de ateptare efectuate de clienii bncii. Aceste tranzacii trebuie s fie validate de ctre operatorul bancar (caz n care tranzacia poate fi Acceptat sau Respins) (fig. 5.132).

Fig. 5.132 Pentru aceasta operatorul bancar apas butonul Editare (corespunztor fiecrei tranzacii). Se deschide un nou formular (fig. 5.133) n care se alege una din cele dou stri (Acceptat / Respins).

Fig. 5.133 245

Funcia Utiliti Prin aceast funcie (fig. 5.134) se actualizeaz un nomenclator care conine parteneri ai bncii (persoane juridice care au un contract ncheiat cu banca i reprezint furnizori de utiliti: telefonie mobil, energie, ap etc. pentru clieni). Astfel utilizatorii aplicaiei au posibilitatea de a efectua plata utilitilor ctre aceti furnizori.

Fig. 5.134

Exerciii propuse: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Efectuai procedura de logare la aplicaia de internet-banking. Creai un nou utilizator al aplicaiei BlueBank. Modificai CNP-ul i e-mail-ul utilizatorului introdus anterior. Adugai o nou banc n sistemul de internet-banking prezentat mai sus i apoi ncercai s i modificai datele de identificare. Adugai utilizatorului acestui sistem care a fost creat mai sus 3 conturi diferite. Alimentai fiecare cont al utilizatorului cu sume diferite i apoi ncercai s vizualizai aceste sume n conturi. Adugai noi parteneri ai bncii, denumii firme de utiliti, n nomenclatoarele de utiliti deja existente n aplicaia de internet-banking. Vizualizai strile diverselor tranzacii din conturile clienilor aplicaiei.

246

5.7.3 Modulul utilizator

Funcia Conturile mele Formularul permite clientului s vizualizeze conturile pe care le deine la banc cu urmtoarele informaii: IBAN, tip cont i sold (fig. 5.135).

Fig. 5.135 Butonul Vizualizare tranzacii deschide un nou formular (fig. 5.136) n care clientul vizualizeaz toate tranzaciile efectuate pe contul selectat, precum i starea fiecrei tranzacii.

247

Fig. 5.136 Funcia Extras de Cont Acest formular (fig. 5.137) permite generarea de extras de cont pe o perioad selectat. Se selecteaz contul, data de nceput i data de sfrit dup care se apas butonul Raport. Aplicaia afieaz soldul iniial, rulaj debitor, rulaj creditor i sold final corespunztoare perioadei alese.

Fig. 5.137 248

Funcia Stare micri Acest formular prezint toate tranzaciile efectuate de ctre client i strile lor (Ateptare / Acceptat / Respins) (fig. 5.138).

Fig. 5.138 Funcia Transferuri Funcia d posibilitatea clientului de a efectua tranzacii ntre conturile curente i conturile sale de card (fig. 5.139).

Fig. 5.139 249

Butonul Transfer nou deschide formularul n care are loc efectuarea propriu-zis a tranzaciei (fig. 5.140).

Fig. 5.140 Clientul selecteaz contul curent i contul de card ntre care are loc transferul, introduce suma tranzacionat, explicaia i apas butonul Salveaz. Astfel, tranzacia intr n starea de ateptare. Funcia Ordine de plat Clientul are posibilitatea prin aceast funcie de a efectua transferuri prin virament bancar ntre conturile sale i conturile unor beneficiari externi (fig. 5.141).

Fig. 5.141 250

Aceti beneficiari sunt gestionai de ctre client prin intermediul funciei Beneficiari plat care va fi prezentat ulterior. Generarea unui ordin de plat nou presupune completarea urmtoarelor informaii: data tranzaciei, contul curent din care se face plata, beneficiarul plii, suma de plat i explicaia. Se apas butonul Salveaz, tranzacia intrnd n starea de ateptare (fig. 5.142).

Fig. 5.142 Funcia Pli utiliti Aceast funcie permite clientului s efectueze pli n contul furnizorilor de utiliti (Connex, Electrica, Romtelecom etc.) care sunt parteneri ai bncii.

Fig. 5.143 251

Clientul apas link-ul Plat noua deschizndu-se urmtorul formular (fig. 5.144):

Fig. 5.144 Clientul introduce data tranzaciei, selecteaz contul curent din care iniiaz plata, alege partenerul (furnizorul de utiliti), introduce suma de plat i explicaia tranzaciei. Tranzacia intr n starea de ateptare prin apsarea butonului Salveaz. Funcia Beneficiari plat Funcia d posibilitatea clientului s-i gestioneze nomenclatorul de beneficiari pe care i folosete la generarea ordinelor de plat (fig. 5.145).

Fig. 5.145 252

Adugarea unui beneficiar presupune completarea urmtoarelor informaii: denumirea beneficiarului, banca la care are deschis contul i IBAN-ul corespunztor.

Fig. 5.146 n opinia autorilor, considerm c soluia de internet-banking propus i ajut pe clienii bancari s-i dezvolte afacerile companiilor proprii sau s-i sporeasc economiile i s-i realizeze tranzaciile cu minimum de efort, astfel nct alocarea timpului s o poat face ct mai eficient. Internetul a devenit de mult un instrument necesar pentru progres i o carte de vizit obligatorie pentru secolul XXI. Exerciii propuse: 1. Efectuai procedura de logare la aplicaia de internet-banking cu numele i parola contului dvs. 2. Scoatei un extras de cont cu tranzaciile efectuate prin contul dvs. n ultima sptmn. 3. Vizualizai strile tranzaciilor prin conturile dvs. 4. Realizai dou tranzacii diferite ntre conturile dvs, respectiv contul de card i contul curent. 5. Adugai 5 beneficiari crora s le efectuai pli curente de tipul chirie, consultan, etc. 6. Facei un ordin de plat ctre un beneficiar extern. 7. Realizai dou pli de utiliti dintre cele existente n nomenclatorul aplicaiei.

253

BIBLIOGRAFIE
1. 2. 3. 4. 5. 6. Anica-Popa L. Bjenescu T. Bloiu M., Frsineanu I. Brbulescu, C., Bgu, C. Bzdoac N., Niculescu M., Pan C. Cioata M. E-banking platform modern pentru furnizarea serviciilor bancare locale publicat n volumul Finanele i integrarea n Uniunea European, Ed. ASE, Bucureti, 2005 Viitorul reelei reelelor: Internet2, vww.kappa.ro/idgro/cword/cw7-15.html Inovarea n economie, Ed. Economic, Bucureti, 2004; Creterea competitivitii ntreprinderilor romneti pe piaa Uniunii Europene, Ed. Economic, Bucureti, 2004 Internet i Intranet, Tipografia Universitii din Craiova, 2004;

Comer electronic: ghid pas-cu-pas, www.academiainternet.ro.2002 Pli electronice, 7. Cioata M. www.bcotirlan.go.ro/lnternet&Afaceri.html.2002 8. Costake, N., Managementul sistemelor economice (I), Ed. Transdata, Ploieti, Vintil, C. 2000 9. Davidescu N. Societatea informaional: consideraii privind informatizarea domeniului financiar bancar-monetar locale publicat n volumul Finanele i integrarea n Uniunea European, Ed. ASE, Bucureti 2005 10. Drgnescu, M., Societatea informaional i a cunoaterii. Vectorii societii cunoaterii http:// www.academiaromana.ro (programe prioritare) 11. Drgnescu M. De la societatea informaional la societatea cunoaterii, Ed. Tehnic, Bucureti 2003 12. Drucker P. F. Realitile lumii de mine, Ed. Teora, Bucureti, 1999 13. Filip Gh. F. Decizie asistat de calculator: decizii, decideni metode de baz i instrumente informatice asociate, Ed. Tehnic, Bucureti 2005 14. Fotache D. Soluii informatice integrate pentru gestiunea afacerilor-ERP, Ed. Hurbean L. Economic, 2006 15. Ghilic Micu E-activitile n societatea informaional, Ed. Economic, B., Stoica M. Bucureti, 2002; 16. Hurban, C. Sisteme informatice pentru managementul firmei, Ed. Mirton, Timioara, 2005 17. Kilmer W. Reele de calculatoare i Internet pentru oameni de afaceri, Ed. Teora, Bucureti, 2002; 18. Moldoveanu, G. Analiza organizaional, Ed. Economic, Bucureti, 2000 19. Nftnil, I. Strategii de cretere a competitivitii sistemelor de producie, Ed. ASE, Bucureti, 2005 20. Nicolescu O. Sistemul informaional managerial al organizaiei, Ed. (coordonator) Economic, Bucureti, 2001 21. Nicolescu, O., Economia, firma i managementul bazate pe cunotine, Nicolescu, L. Ed.Economic, 2005 254

22. Petria N. 23. Radu I., Urscescu M., Vldeanu D. 24. Radu I. Ioni F. Urscescu M. 25. Rupley S. 26. Sdeanu M.

Consideraii privind introducerea cardurilor ca instrumente moderne de plat n economia romneasc, Editura Continent i Editura Universitii Lucian Blaga din Sibiu, Sibiu 2000 Informatic i Management, Ed. Universitaria, Bucureti, 2005

Informatic pentru managementul firmei, Ed. ALMI, Bucureti, 1998; E-business, PC Magazine Romnia, noiembrie 2006 Tehnologiile IT robinet pentru e-business n anii 2000, Comunicaii Mobile, nr. 8/2000 27. Schwartz P. The long boom: a history of a future 1980-2020, Leyden P Wired 1997 28. oav G. Sisteme informatice economice. Teorie i aplicaii, Ed. Universitaria, Craiova, 2007 29. oav G., Sisteme informatice economice, Ed. Universitaria, Craiova, 2007 Mehedinu A., Buligiu I. Comerul electronic, provocarea mileniului III, 30. Teodoru C. www.afaceri.net/articole 31. Ungureanu P. Banking, produse i operaiuni bancare, Ed. Economic Bucureti, 2004 32. Vasilache D. Pli electronice, Ed. Rosetti Educaional, Bucureti, 2004 33. Regulament nr. Privind tranzaciile efectuate prin intermediul instrumentelor de 4/13 iunie 2002 plat electronic i relaiile dintre participanii la aceste tranzacii 34. Ordin nr.218 din Procedura de avizare a instrumentelor de plata cu acces la 14 iunie/2007 distan, de tipul aplicaiilor Internet banking, home- banking sau mobile banking 35. CRIMM Raport anual asupra stadiului de dezvoltare a sectorului de ntreprinderi mici i mijlocii, Fundaia CRIMM - Bucureti, 2007 36. http://eas.gwu.edu/ 37. http://www.business-online.ro 38. www.afaceri.net/ 39. www.computerworld.ro/ 40. www.internetworldstats.com/

255