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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access

Unidad

Tema 1. Elementos básicos de Access 2007
2. Crear, abrir, cerrar una base de datos 3. Crear tablas de datos 4. Modificar tablas de datos 5. Propiedades de los campos 6. Las relaciones 7. Las consultas 8. Los formularios 9. Los informes 10.

Importar y Exportar Datos

Material elaborado por: Ing. Belem Estrada Chacón

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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access

Unidad 1. Elementos básicos de Access 2007
Vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Access 2007, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabemos cómo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposición de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema.

Arrancar y cerrar Access 2007

Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2007. Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre él, y se iniciará el programa. Desde el icono de Access 2007 del escritorio .

Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botón cerrar Pulsar la combinación de teclas ALT+F4. Hacer clic sobre el Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access . La pantalla inicial Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

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Las barras La barra de Título

La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar. La barra de Acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar Imprimir o Deshacer .

,

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y aparecerán los comandos más frecuentes para elegir.

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Belem Estrada Chacón Página 4 .UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Pulsando en Más comandos se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir otras acciones que iremos viendo a lo largo del curso: La Banda de Opciones La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer Material elaborado por: Ing.

Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla. A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones pulsando Alt + A. En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access clic en Crear. Si conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del menú Archivo. El Botón de Office Haciendo clic en el botón de Office se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú con las opciones que puedes en la imagen como Guardar. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con Access. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña.. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón. las reconocerás porque tienen un color atenuado. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. que ver Material elaborado por: Ing. Imprimir. veremos las operaciones relacionadas con la creación de los diferentes elementos que se pueden crear en Access. la barra se minimizará para ocupar menos espacio. De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas.. por ejemplo. Belem Estrada Chacón Página 5 . Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el punto anterior. Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Estas vistas las iremos viendo a lo largo del curso. Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada (Bloq Num). Belem Estrada Chacón Página 6 . Colocando el ratón en ese triángulo puedes acceder a otro listado de opciones. la opción Guardar para guardar el documento actual. Tabla dinámica. Por ejemplo. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. la opción Administrar para acceder a las opciones de administración de la base de datos. proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento. al hacer clic en la opción puede aparecer un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la opción Abrir. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Material elaborado por: Ing. Opción con otro menú desplegable. La barra de estado La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación. Por ejemplo.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Este menú contiene dos tipos básicos de elementos: Comandos inmediatos. O también. Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro botones que aparecen a la derecha. que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos.

Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular. Crear.. Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.. dirección. Tablas de datos. 34 C/ Valle. En un sistema de base de datos relacional.. 56 C/ Franciscano. 23 C/ Mayor. 67 C.Unidad 2. todos los datos de otro cliente forman otro registro. Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal. como pueden ser como hemos visto antes. Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa. una tabla de CLIENTES podría ser: Registro 1 Registro 2 Registro 3 Registro 4 Campos Código Nombre Apellidos 1 Luis Grande Lilos 2 Marta Fran Dardeno 3 Francisco Juan López 4 María Huesca Buevo Dirección C/ Germanías. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos. Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente. Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila. así todos los campos de un cliente forman un registro. abrir y cerrar una Base de Datos Conceptos básicos de Access 2007 Base de datos. nombre del cliente.P. las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos. Belem Estrada Chacón Página 7 ... Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa. 46723 46625 46625 46521 Material elaborado por: Ing. o los pedidos realizados por cada uno de ellos. los datos se organizan en Tablas.. clientes o pedidos.

podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo código postal sea 46625. Módulos. Por ejemplo. Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas. Páginas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar. Informes. Un formulario es el objeto de Access 2007 diseñado para la introducción. Un informe es el objeto de Access 2007 diseñado para dar formato. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa. podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la elección de un elemento de un formulario. Macros. imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Una macro es el objeto de Access 2007 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.. borrar datos.. calcular. Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Realmente se trata de programación con Access. Belem Estrada Chacón Página 8 .UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Consultas. actualizar.. Material elaborado por: Ing. pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones. Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de pestañas de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES. Este tema lo trataremos en otro curso más avanzado.. visualización y modificación de los datos de las tablas. Formularios. Por ejemplo. Un módulo es el objeto de Access 2007 que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando Visual Basic.

Aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft Office Access. Belem Estrada Chacón Página 9 . Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardará. Material elaborado por: Ing.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Crear una base de datos Para crear una nueva base de datos debemos: Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office (haciendo clic en el icono de Office en la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla. A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro: Aquí deberás indicar el Nombre de archivo de la base de datos. Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botón Buscar ubicación . Selecciona la opción Base de datos en blanco. En la parte inferior también podrás seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos basada en ella.

a la carpeta abierta anteriormente. Nos permite ir al nivel anterior dentro del árbol de carpetas. A continuación te los explicamos: Este botón sólo estará disponible en caso de haber cambiado de carpeta. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis documentos.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos. Cuando se abre el cuadro de diálogo Nueva base de datos o el cuadro de diálogo Abrir base de datos aparecen varios botones en la parte superior. y nos permitirá volver atrás. como esta se encuentra en el disco duro C:. Belem Estrada Chacón Página 10 . irá directamente a este. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada. sino continua con la unidad 2) Botones del cuadro de diálogo Nuevo y Abrir. es decir. si necesitas más explicación lee este apartado. Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A continuación Material elaborado por: Ing. (Los iconos que aparecen a la derecha del cuadro Guardar en: se explican a continuación. Permite borrar el archivo seleccionado de la lista. Nos permite buscar en la web con el buscador de Microsoft. Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.

elegiremos entre: Iconos grandes: se visualizan los archivos como iconos grandes Icono pequeños: se visualizan los archivos como iconos pequeños Lista: para ver únicamente los nombres de los archivos Detalles: para ver además del nombre. Material elaborado por: Ing. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha. Belem Estrada Chacón Página 11 . Pulsar el botón Crear para crear la base de datos. Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte derecha del recuadro. Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. el tipo y la fecha de modificación. En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá la ruta y el nombre que escogiste.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access habrá que especificar un nombre para esa carpeta. (Continuando con la unidad 2) En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos. Por defecto. el tamaño. Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB. Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access. dependiendo del archivo seleccionado. Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo seleccionado. Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

En principio sólo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access creará por defecto. a la izquierda aparece el Panel de Exploración. ambos relacionados con la tabla con el mismo nombre. Puedes ocultarlo haciendo clic en el botón Ocultar . Si observas esta ventana. Belem Estrada Chacón Página 12 . en la imagen vemos el grupo Alumnos encabezado por la Tabla Alumnos. A partir de esa tabla se muestran el resto de objetos relacionados a ella. Por ejemplo. Material elaborado por: Ing. si no sáltalo. Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué forma.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas. El Panel de Exploración Diferentes vistas del Panel El Panel de Exploración es la herramienta de Access 2007 que nos permitirá acceder a los diferentes objetos almacenados en nuestra base de datos. En la misma categoría también encontramos el Formulario Alumnos y el Informe Alumnos. la vista predeterminada del Panel esta organizada por grupos donde el elemento más importante es una tabla. Si quieres ver cómo funciona el Panel de Exploración lee este apartado. desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. Como puedes ver en la imagen de la derecha.

Haciendo clic sobre la cabecera del panel de visualización: podemos acceder al menú En el momento de creación y trabajo con la base de datos. quizá la vista más cómoda sea la ordenación por Tipo de objeto. Belem Estrada Chacón Página 13 . De esta forma.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access El Panel de Exploración puede contraerse para ocupar menos espacio haciendo clic en el botón . los elementos de la base de datos se organizan no conforme a su tabla o tablas relacionadas sino dependiendo del tipo de objeto al que pertenecen. Veamos un ejemplo con la siguiente imagen: Los elementos que se muestran en este panel son exactamente los mismos que vimos en la vista anterior. Material elaborado por: Ing. Para volver a mostrar el panel bastará con volver a pulsar el botón (esta vez en el sentido contrario ) o directamente sobre su nombre en la barra que se mostrará en el lateral izquierdo de la ventana.

es más sencillo encontrar un objeto que sabemos que pertenece a un tipo de objeto determinado.. Se puede cerrar una base de datos de varias formas: Cerrando Access: Ir al Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access. Belem Estrada Chacón Página 14 .UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access En este caso aparecen divididos en tres grupos: Tablas. Elegir la opción Abrir. de la ventana Base de datos. Material elaborado por: Ing. O bien hacer clic sobre el botón Cerrar Sin cerrar Access: En el Botón de Office . De esta forma. mientras trabajamos sobre la base de datos. elegir la opción Cerrar base de datos. Desde los documentos recientes del Botón de Office : Despliega el Botón de Office donde aparecen las últimas bases de datos que se abrieron bajo el título de Documentos recientes. Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos: Desde el Botón de Office : Ir al Botón de Office . (Continuando con la unidad 2) Cerrar la base de datos. Abrir una base de datos.. Formularios e Informes.

Al abrir una carpeta. Selecciona una que quieras abrir o haz clic en el enlace Más. Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella. Para practicar los conceptos de esta unidad didáctica realiza el Ejercicio de creación de Material elaborado por: Ing.. Desde la ventana de Introducción a Microsoft Office Access: Nada más abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opción en Inicio → Todos los Programas aparecerá la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access. ésta se situará en el cuadro superior Buscar en:. Belem Estrada Chacón Página 15 . En la parte derecha verás el marco Abrir base de datos reciente. En cualquiera de los casos en los que no selecciones una base de datos concreta se abrirá el cuadro de diálogo Abrir para que busques el archivo: Elegir la carpeta donde está la base de datos que queremos abrir. Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro Nombre de archivo: y hacer clic sobre el botón Abrir. para buscar el archivo de la base de datos que quieres abrir. O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrirá directamente.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Haz clic en la que quieras abrir.. y ahora en el cuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta.

Material elaborado por: Ing. Belem Estrada Chacón Página 16 .UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access base de datos Ejercicios Unidad 2. Crear. 3 Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios del disco duro. Si la carpeta no existe créala. abrir y cerrar una BD Ejercicio 1: Concesionario 1 Crear una base de datos en la una carpeta que llamaremos Mis ejercicios del disco duro con el nombre Concesionario. Prueba evaluativa de la unidad 2. 2 Cerrar la base de datos anterior. abrir y cerrar una BD Solo una respuesta es válida por pregunta. 4 Volver a cerrarla. 3 Abrir la base de datos Clínica de la carpeta Mis ejercicios del disco duro. 4 Volver a cerrarla Ejercicio 2: Clínica 1 Crear una base de datos en la carpeta Mis ejercicios del disco duro con el nombre Clínica. Crear. 2 Cerrar la base de datos anterior. Haz clic en la respuesta que consideres correcta.

d) Ninguna de las opciones anteriores. a) Deshacer.. c) Cerrar. significa. c) Cualquiera de las dos primeras opciones. c) Cualquiera de las dos primeras opciones.. b) La opción de abrir una base de datos. b) Imprimir. b) Nuevo. 8. a) Grabar un disquete con la información obtenida. a) Verdadero. para crear una nueva base de datos. a) Verdadero. b) Falso. 9. a) Abrir. b) Guardar los cambios realizados. c) Cualquiera de las dos primeras opciones. a) Verdadero. 5... El icono sirve para. El icono significa. No hay que cerrar nunca una base de datos sin haberla guardado anteriormente ya que sino se perderían los últimos cambios. El objeto más importante de una base de datos es la tabla. b) Falso.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 1.. significa.. El botón 6. a) Abrir.. d) Ninguna de las opciones anteriores. c) Cerrar. c) Destruir. Si hacemos clic sobre el botón Nuevo en el Botón de Office : a) Aparecerá el cuadro de diálogo Nuevo. 4. En el Botón de Office encontraremos: a) La opción para guardar la base de datos. b) Falso. b) Aparecerá directamente una base de datos vacía en pantalla. b) Falso. No se pueden tener abiertas varias bases de datos a la vez en una misma sesión de Access. 3. Belem Estrada Chacón Página 17 . Las únicas formas de abrir una base de datos es utilizando la opción Abrir del Botón de Office . d) Ninguna de las opciones anteriores. El icono 7.. 10. b) Volver. a) Verdadero. 2. Material elaborado por: Ing.

a) Verdadero.. a) Deshacer. a) Verdadero. c) Destruir. b) Aparecerá directamente una base de datos vacía en pantalla.. Belem Estrada Chacón Página 18 . c) Cualquiera de las dos primeras opciones. c) Cualquiera de las dos primeras opciones. b) La opción de abrir una base de datos. b) Imprimir. Si hacemos clic sobre el botón Nuevo en el Botón de Office : a) Aparecerá el cuadro de diálogo Nuevo. 4. 2. 7. b) Nuevo. para crear una nueva base de datos.. c) Cualquiera de las dos primeras opciones. En el Botón de Office encontraremos: a) La opción para guardar la base de datos. 3. a) Grabar un disquete con la información obtenida. 6.. a) Verdadero. b) Falso.. El icono sirve para. El icono significa. No se pueden tener abiertas varias bases de datos a la vez en una misma sesión de Access. b) Falso.. 10. a) Abrir. Unidad 3. 8. El objeto más importante de una base de datos es la tabla. El botón significa.. 9. 5. d) Ninguna de las opciones anteriores.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Soluciones 1. d) Ninguna de las opciones anteriores. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones: Material elaborado por: Ing. Crear tablas de datos Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus opciones. El icono significa. a) Verdadero. b) Guardar los cambios realizados. c) Cerrar. Las únicas formas de abrir una base de datos es utilizando la opción Abrir del Botón de Office . c) Cerrar. d) Ninguna de las opciones anteriores. No hay que cerrar nunca una base de datos sin haberla guardado anteriormente ya que sino se perderían los últimos cambios.. b) Falso. a) Abrir. b) Volver. b) Falso.

Este método consiste en definir la estructura de la tabla. abre una tabla de este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos..UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos. Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido.. definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones como claves. es decir. Otra forma rápida de llegar a la vista Diseño es seleccionando la vista desde la pestaña Hoja de datos. etc. Belem Estrada Chacón Página 19 . consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna. Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio. o haciendo clic en el botón de Vista de Diseño en la barra de estado: Material elaborado por: Ing.

Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla: Material elaborado por: Ing. Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1). se utiliza una línea para cada columna. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que estamos definiendo. por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres. así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente. A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer. Belem Estrada Chacón Página 20 .UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Aparecerá la vista de Diseño de la tabla: En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla.

Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales. hay que especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo. Doble y Decimal permiten decimales. En resumen los tipos Byte. Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan Material elaborado por: Ing. Tipos de datos. Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. el tipo Id. En Access 2007 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo. tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas. por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Dentro del tipo número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. como números de teléfono o códigos postales. direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos. hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo. Tiene una longitud máxima de 65. pero Access sólo utiliza los 255 primeros caracteres cuando se ordena o agrupa en un campo Memo. Para más información sobre los diferentes tipos de lee el siguiente apartado. Belem Estrada Chacón Página 21 . Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres. los tipos Simple. Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos. Si queremos cambiar de tipo de datos. siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos. Los diferentes tipos de datos de Access 2007 son: Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto. crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo. A la hora de crear un campo en una tabla.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access En la primera fila escribir el nombre del primer campo.

imágenes. Sí/No: valores Sí y No. la parte inferior de la ventana. Subdirección: posición dentro del archivo o página. o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente. Dirección: ruta de acceso de un archivo o página. y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No. un documento de Microsoft Word. Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Existe otra posibilidad que es la Asistente para búsquedas. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar. Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas. sonidos u otros datos binarios. la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar más características del campo. Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único. normalmente una descripción del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir ya que este cometario aparecerá en la barra de estado de la hoja de datos. A continuación pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla. Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los cálculos. Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que únicamente sirve para introducir un comentario. gráficos. Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel. (continuación de unidad 3) Observa como una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna. que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. La clave principal Material elaborado por: Ing. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. características que veremos con detalle en la unidad temática siguiente. Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él...UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access entre uno y cuatro decimales. Belem Estrada Chacón Página 22 . Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes: Texto: el texto que aparece en el campo o control. Un campo Moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Repetir el proceso hasta completar la definición de todos los campos (columnas) de la tabla. Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

seleccionar los campos pulsando simultáneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el botón anterior . Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas. Para guardar una tabla. No podemos definir más de una clave principal. el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo: Guardar una tabla. A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal. seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal. aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Material elaborado por: Ing. podemos: Ir al Botón de Office y elegir la opción Guardar. Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido. Para asignar una clave principal a un campo. Hacer clic sobre el botón Clave principal en el marco Herramientas de la pestaña Diseño. Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos). pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo. Belem Estrada Chacón Página 23 .

Vamos a crear dos tablas en la base de datos. ábrelo para realizar el ejercicio. 2 Abre la base de datos Clases. Belem Estrada Chacón Página 24 .accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios del disco duro (la que se creó en el unidad anterior). Cerrar una tabla. nos aparece un cuadro de diálogo avisándonos de ello. que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel Ejercicio paso a paso. Para cerrar una tabla. Material elaborado por: Ing. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio. O bien hacer clic sobre el botón Cerrar que la pestaña. 1 Si no tienes abierto Access 2007. y preguntándonos si queremos que Access cree una. seguir los siguientes pasos: Hacer clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el menú emergente. Practicar las operaciones para crear una tabla de datos con Access 2007. Crear una tabla de datos Objetivo. Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla. Hacer clic sobre el botón Aceptar.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Escribir el nombre de la tabla. Una tabla será la de alumnado y la otra tabla la de cursos. si le decimos que Sí nos añade un campo de tipo autonumérico y lo define como clave principal.

pero no la utilizaremos. 9 Escribe Nombre alumnado como nombre del segundo campo de la tabla. puede que Access haya puesto automáticamente el primer campo como clave principal. 17 Haz clic sobre el botón Clave principal de la pestaña Diseño. 4 En la primera fila escribe el nombre del primer campo. 13 Crea a partir de ahora los siguientes campos: Dirección. 16 Haz clic sobre el nombre del campo Código alumnado.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Empezaremos por crear la tabla Alumnado. O bien haz clic sobre el botón Tabla de la pestaña Crear. Población que serán todos ellos de tipo Texto. De todas formas. 11 Escribe Apellidos alumnado. 5 Pulsa la tecla INTRO para ir a la segunda columna del campo. Ahora vamos a definir el campo Código alumnado como Clave principal ya que no podremos tener dos alumnos/as con el mismo código. Deja el tipo texto y posiciónate en la tercera columna. y luego ve a la vista de Diseño haciendo clic en Vista Diseño desde la pestaña Hoja de datos o desde la barra de estado. 12 Pulsa FLECHA ABAJO para pasar a la fila siguiente. 8 Pulsa la tecla INTRO para ir al siguiente campo. 3 Haz clic sobre el botón Diseño de tabla de la pestaña Crear. 15 Crea a continuación el campo Fecha de nacimiento de tipo Fecha/Hora. A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. Tampoco cambiaremos de momento las propiedades de este campo. 7 Pulsa la tecla INTRO para ir a la tercera columna del campo. 6 Por defecto al situarse en la segunda columna nos pondrá Texto como tipo de dato. Belem Estrada Chacón Página 25 . 14 Crea a continuación el campo Código Postal de tipo Número. Material elaborado por: Ing. Pulsa INTRO para pasar a la siguiente columna. haz clic sobre la flecha de la derecha y elige el tipo Autonumérico. 10 En la columna Descripción de la rejilla escribe el texto Introducir el nombre del alumno. Codigo alumnado.

18 Despliega el Botón de Office . 25 En la primera fila escribe el nombre del primer campo. de tipo Número. 19 Elige la opción Guardar. 27 Haz clic sobre la flecha de la derecha del tipo de dato para elegir el tipo Número. pulsa la FLECHA ABAJO del teclado para ir al siguiente campo. 35 Haz clic sobre el botón de la pestaña Diseño. Codigo curso. 28 Pulsa la tecla INTRO para ir a la tercera columna del campo. 26 Pulsa la tecla INTRO para ir a la segunda columna del campo. A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la Material elaborado por: Ing. 29 Pulsa la tecla INTRO para ir al siguiente campo. 34 Haz clic sobre el nombre del campo Código curso. pero no la utilizaremos. Ahora vamos a crear la segunda tabla: 24 Haz clic sobre el botón Diseño de tabla de la pestaña Crear. Belem Estrada Chacón Página 26 . Tampoco cambiaremos de momento las propiedades de este campo. 21 Haz clic sobre el botón Aceptar. escribe Alumnado. 22 Haz clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla. 30 Escribe Nombre curso como nombre del segundo campo de la tabla. 23 En el menú desplegable selecciona Cerrar.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Ya podemos guardar la tabla. 20 Cuando te pida el nombre de la tabla. 33 Crea de la misma forma los siguientes campos: Fecha inicio y Fecha final que serán de tipo Fecha/Hora. Ahora vamos a definir el campo Código curso como Clave principal. 32 Escribe Nºhoras. Ahora cerraremos la tabla. 31 Como no queremos cambiar las demás características del campo.

Cursos. Ejercicio 1: Concesionario 1 Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios del disco duro. Crear una tabla de datos. Ya podemos guardar la tabla.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access clave principal de la tabla. 3 Crear otra tabla con el nombre Coches vendidos con los siguientes campos: Tipo de dato Numérico Texto Texto Texto Texto Numérico Texto Texto Fecha/Hora Material elaborado por: Ing. 39 Haz clic sobre el botón Cerrar a la derecha de la pestaña con el nombre de la tabla. 2 Crear una tabla con el nombre Clientes con los siguientes campos: Nombre del campo Código Cliente Nombre Cliente Apellidos cliente Dirección cliente Población Código postal Provincia Teléfono Fecha nacimiento La clave principal será el campo Código cliente. 36 Haz clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido. Ahora cerraremos la tabla. 40 Haz clic sobre el botón Cerrar de la ventana de Access. 37 Escribe el nombre de la tabla. Si queremos cerrar nuestra base de datos. Belem Estrada Chacón Página 27 . Si no tienes abierto Access 2007. 38 Haz clic sobre el botón Aceptar. Ejercicios Unidad 3. ábrelo para realizar los ejercicios planteados a continuación.

5 Cerrar la base de datos. Belem Estrada Chacón Página 28 . Tipo de dato Autonumérico Sí/No Sí/No Sí/No Memo Ejercicio 2: Clínica 1 Abrir la base de datos Clínica de la carpeta Mis ejercicios del disco duro. Tipo de dato Texto Texto Texto Texto Texto Memo 4 Crear otra tabla con el nombre de Revisiones con los siguientes campos: Nombre del campo Nº revision Cambio aceite Cambio filtro Revision frenos Otros La clave principal será el campo Nº revision. 2 Crear una tabla con el nombre de Pacientes con los siguientes campos: Nombre del campo Codigo Paciente Nombre Paciente Apellidos Paciente Direccion Poblacion Codigo postal Provincia Telefono Paciente Fecha nacimiento Tipo de dato Numérico Texto Texto Texto Texto Numérico Texto Texto Fecha/Hora Material elaborado por: Ing.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Nombre del campo Matricula Marca Modelo Color Precio Extras instalados La clave principal será el campo Matricula.

5 Cerrar la base de datos. 4 Crear otra tabla con el nombre de Ingresos con los siguientes campos: No definir clave principal.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access De momento no definimos clave principal. 3 Crear otra tabla con el nombre de Médicos con los siguientes campos: Nombre del campo Código Medico Nombre Medico Apellidos Medico Teléfono Medico Especialidad De momento no definimos clave principal. Belem Estrada Chacón Página 29 . Nombre del campo Nº ingreso Habitación Cama Fecha ingreso Tipo de dato Autonumérico Numérico Texto Fecha/Hora Tipo de dato Texto Texto Texto Texto Texto Material elaborado por: Ing.

Modificar tablas de datos Material elaborado por: Ing. Crear tablas de datos Solo una respuesta es válida por pregunta.Prueba evaluativa de la unidad 3. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Unidad 4. Haz clic en la respuesta que consideres correcta. Belem Estrada Chacón Página 30 .

Introducir y modificar datos en una tabla Material elaborado por: Ing. Posicionarse en el campo y hacer clic en el botón de la pestaña Diseño. Situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botón de la pestaña Diseño.) tendremos que realizar una modificación en su diseño: Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar. Para añadir un nuevo campo. seleccionar Vista Diseño en el menú contextual: Aparecerá la ventana de diseño de tablas estudiada en la unidad temática anterior. guardar la tabla.. o bien. Belem Estrada Chacón Página 31 . Modificar el diseño de una tabla. añadir una nueva columna. Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar.Aquí veremos las técnicas de edición de registros para modificar tanto la definición de una tabla como los datos introducidos en ella. posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias. queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Si una vez creada una tabla. borrar una columna. en este último caso el nuevo campo se insertará delante del que estamos posicionados. ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo. Por último. etc. en el caso de que no lo estuviera. Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo también desaparecerán. Para modificar la definición de un campo. Seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del. Para eliminar un campo.. ampliar una columna que ya existe. o bien.

Escribir el valor del primer campo del registro. no es necesario guardar los registros de la tabla. el registro que estábamos introduciendo se almacenará. El registro quedará seleccionado. hacer clic sobre el botón Vistas de objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaña Inicio o diseño. Si estamos en la vista de Diseño de tabla. Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el botón Eliminar que se encuentra en el panel Material elaborado por: Ing. Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro. Hacer clic sobre el botón Cerrar para terminar con dicha tabla. En los tres casos aparecerá la ventana Hoja de datos: Cada fila nos sirve para introducir un registro.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Para introducir datos en una tabla. pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro. Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro. Belem Estrada Chacón Página 32 . podemos elegir entre: Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploración. Desde el Panel de Exploración hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opción en el menú contextual. En el momento en que cambiamos de registro. Si lo que queremos es borrar un registro entero: Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro.

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Registros de la pestaña Inicio. Material elaborado por: Ing. Observa como en el primer campo nos pone (Autonumérico) tipo de dato asignado al Código Alumnado. Practicar las operaciones para introducir y modificar datos en una tabla con Access 2007. Introducción de datos en una tabla Objetivo. No tenemos que escribir nada ya que este campo se rellenará automáticamente. Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla. Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso de introducción de datos. Si lo que queremos es modificar algún valor introducido no tenemos más que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir. Belem Estrada Chacón Página 33 . tenemos que pasar a la Vista Diseño haciendo clic sobre el botón de Vista de objeto de la pestaña Inicio. (si no sáltalo y continua con la unidad 4) Ejercicio paso a paso. 2 Abre la base de datos Clases. 3 Haz clic derecho sobre la tabla Alumnado que se encuentra en el Panel de Exploración. ábrelo para realizar el ejercicio. 4 Haz clic sobre en el menú contextual.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios del disco duro. 1 Si no tienes abierto Access 2007.

23 Fuente nueva. 14 Hacer clic sobre la palabra Carli y cambiar la i por la a. 6 Escribe Luis como Nombre. Observa como ahora en el campo Código Alumnado se ha puesto el valor 1. 34 como Dirección. 12 Pulsa INTRO para ir al siguiente registro. Coste Mayor 67 Franciscanos. López Rodríguez 3 Martínez Bueso Almudena. 11 Pulsa INTRO para ir al siguiente campo y escribe 15/02/63 como Fecha de nacimiento. 7 Pulsa INTRO para ir al siguiente campo y escribe Gras Bueno como apellidos. Codigo Nombre Apellidos Alumnado Alumnado Alumnado 2 María Juares Trask 3 4 5 6 7 8 Jesús Ana Carli Carlos Fabiola Mario Direccion Poblacion Valencia Valencia Alicante Valencia Valencia Valencia Alicante Codigo Fecha de Postal nacimiento 46002 17/05/65 46005 03005 46006 46002 46002 03005 25/08/67 24/07/65 31/12/65 24/03/69 02/03/68 06/05/64 Valle. 10 Pulsa INTRO para ir al siguiente campo y escribe 46002 como Código Postal.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 5 Pulsa INTRO para ir al segundo campo. de Access. Belem Estrada Chacón Página 34 . Dosdo Valor 2 Ahora vamos a rectificar el nombre del alumno 4. 9 Pulsa INTRO para ir al siguiente campo y escribe Valencia. 16 Cierra la base de datos haciendo clic sobre el botón Cerrar (continua con la unidad 4) Material elaborado por: Ing. Lama Pla 45 Dávila Nou Feliz. 78 Soto mayor. 46 Puente viejo. 13 Añade los registros que aparecen en la siguiente tabla: Nota: el campo Curso lo dejamos vacío de momento ya que aún no se han creado los cursos. 8 Pulsa INTRO para ir al siguiente campo y escribe Madrid. por equivocación escribimos Carli en vez de Carla. 15 Cierra la tabla haciendo clic sobre el botón Cerrar .

para ir al registro anterior en la tabla.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Desplazarse dentro de una tabla. Podemos ir también directamente a un registro determinado de la siguiente forma: Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el número del registro actual. 1 Si no tienes abierto Access 2007. Pulsar INTRO. Al final donde pone de 3 nos indica el número total de registros que en nuestro caso es tres. Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento: La barra nos indica en qué registro estamos situados y el número total de registros de la tabla. Practicar las operaciones para desplazarse por los registros de una tabla con Access 2007. Para practicar las operaciones estudiadas puedes realizar el Ejercicio paso a paso de desplazamiento en una tabla. Material elaborado por: Ing. Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuación: para ir al primer registro de la tabla. FLECHA ARRIBA. Desplazamiento en una tabla Objetivo. Ejercicio paso a paso. También podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA ABAJO. Belem Estrada Chacón Página 35 . Escribir el número del registro al cual queremos ir. ábrelo para realizar el ejercicio. para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla. El recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual. para ir al registro siguiente en la tabla. para ir al último registro de la tabla. FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.

3 Abre la tabla Alumnado en vista Hoja de datos haciendo doble clic sobre ésta en el Panel de Exploración. Observa como el cuadro en blanco de dicha barra nos indica el registro en el cual nos encontramos situados. 10 Haz doble clic sobre el número de registro actual de la barra inferior. Belem Estrada Chacón Página 36 . Para poder realizar esta operación tenemos a nuestra disposición la herramienta Buscar de Access 2007. para crear un nuevo registro. Material elaborado por: Ing. Observa como el registro activo es el primero. 12 Cierra la tabla haciendo clic sobre el botón Cerrar de la ventana Hoja de datos. para ir al primer registro.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios del disco duro. 11 Escribe 4 y pulsa INTRO. 27 Mayor. de la ventana Base de datos. Codigo Alumnado 9 10 Nombre Alumnado Luisa Juan Apellidos Alumnado Suárez Menor Casas Más Direccion Valle. Observa como el cursor se ha posicionado en el cuarto registro. 13 Cierra la base de datos haciendo clic sobre el botón Cerrar Buscar y reemplazar datos. 34 Poblacion Valencia Valencia Codigo Postal 46002 46005 Fecha de nacimiento 25/04/65 30/10/62 Ahora vamos a ir al registro 4. de la barra inferior para ir al registro anterior . 4 Haz clic sobre el botón de la barra inferior para ir al siguiente registro.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 2 Abre la base de datos Clases. Observa como el cursor se encuentra situado en la última fila de la tabla. Muchas veces necesitaremos buscar algún registro conociendo el valor de alguno de sus campos. 5 Haz clic sobre el botón 6 Haz clic sobre el botón 7 Haz clic sobre el botón 8 Haz clic sobre el botón para ir al último registro. 9 Introduce los siguientes registros.

En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones: Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor introducido en el campo. Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo. En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. a continuación posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar y finalmente hacer clic en el botón Find de la pestaña Inicio: Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar siguiente: En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar. Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene porque coincidir exactamente con él. Material elaborado por: Ing. Después podemos indicarle Buscar: Todos para buscar en todos los registros de la tabla. Belem Estrada Chacón Página 37 . si queremos que busque en cualquier campo seleccionamos de la lista el nombre de la tabla.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de datos. Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos encontramos situados. Por defecto coge el campo donde tenemos el cursor en ese momento.

Material elaborado por: Ing.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta el último. y un botón Reemplazar todos que sustituye todos los valores encontrados por el de sustitución. Para practicar las operaciones estudiadas puedes realizar el Ejercicio paso a paso de buscar datos en una tabla. Si queremos seguir la búsqueda. Ejercicio paso a paso. Buscar datos en una tabla Objetivo. hacer clic sobre el botón Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos. Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la opción Reemplazar. Esta opción hay que utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden ocurrir resultados inesperados sobre todo si no utilizamos la opción Hacer coincidir todo el campo. O bien hacer clic sobre el botón Buscar en el mismo sitio y seleccionar la pestaña Reemplazar. Verás el cuadro de diálogo de la siguiente forma: La pestaña Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y además un cuadro para introducir el valor de sustitución. Practicar las operaciones para buscar datos en una tabla con Access 2007. Belem Estrada Chacón Página 38 . Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de datos a continuación posicionar el cursor en el campo donde queremos reemplazar y finalmente hacer clic en el botón Reemplazar del marco Buscar de la pestaña Inicio. Hacemos clic sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda y se posicionará en el primer registro que cumpla la condición de búsqueda. Después cerrar el cuadro de diálogo. Si activamos la casilla Mayúsculas y minúsculas diferencia a la hora de buscar entre mayúsculas y minúsculas (si buscamos María no encontrará maría). el cuadro Reemplazar por: y un botón Reemplazar que reemplaza el valor donde nos encontramos en ese momento.

3 Haz clic sobre el botón Buscar en la pestaña Inicio. Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. 4 En el cuadro Buscar:. También vamos a cambiar la dirección de un alumno cuyo primer apellido es López. 15/08/66. Empezaremos por cambiar la fecha de nacimiento de una alumna cuyo nombre es Fabiola. Nombre Alumnado.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 1 Si no tienes abierto Access 2007.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios del disco duro. Belem Estrada Chacón Página 39 . Como ya no queremos realizar más búsquedas cerramos el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. 6 Haz clic sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda. Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. escribe el valor a buscar Fabiola. 5 En el cuadro Coincidir: dejar la opción Hacer coincidir todo el campo ya que en el campo sólo habrá escrito este valor. 7 Haz clic sobre el botón Cancelar. 2 Haz clic sobre el campo donde se encuentra el valor a buscar. Ahora vamos a modificar la fecha de nacimiento. 2 Haz clic sobre el campo donde se encuentra el valor a buscar. 9 Escribe el nuevo valor. 1 Abre la tabla Alumnado en vista Hoja de datos si no se encuentra abierta. por lo tanto: 8 Sitúate en el campo fecha de nacimiento. ábrelo para realizar el ejercicio. 3 Haz clic sobre el botón Buscar en la pestaña Inicio. Access 2007 se habrá posicionado en el registro deseado. 2 Abre la base de datos Clases. 1 Abre la tabla Alumnado en vista Hoja de datos haciendo doble clic sobre ésta en el Panel de Exploración. Apellidos Alumnado. Material elaborado por: Ing.

6 Haz clic sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda. 3 Población Valencia Código Provincia Teléfono Postal Fecha nacimiento 46011 Valencia 963689521 15/08/60 46300 Valencia 962485147 26/04/58 46700 Valencia 962965478 30/03/61 46014 Valencia 963684596 31/01/68 46500 Valencia 963547852 28/04/69 46002 Valencia 963874569 15/05/64 46500 Valencia 963547812 10/07/62 46600 Valencia 962401589 12/08/65 46002 Valencia 963589621 02/01/65 Página 40 Pérez Ruiz Magallanes. escribe el valor a buscar López.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 4 En el cuadro Buscar:. Ahora vamos a modificar la dirección. 14 Valencia. 9 Escribe el nuevo valor. 16. 10 Cierra la tabla Ejercicios Unidad 4. 4 Gandía Valencia Sagunto Valencia Sagunto Alzira Valencia San Martín Villafranca. Más 11 Juangrán Sornes Prats Montolla Navarro Lard Úbeda Sansón Balmes. 8 Material elaborado por: Ing. Calicanto. 21 Utiel Rodríguez Juan de Mena. Access 2007 se habrá posicionado en el registro deseado. Belem Estrada Chacón . 23 Río Segura. 21 Séneca. Ejercicio 1: Concesionario 1 Introducir los siguientes datos en la tabla Clientes de la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios. 34 Gerardo Hernández Salinas. 7 Haz clic en el botón Cancelar. Código Nombre Apellidos Cliente Cliente Cliente 100 101 105 112 225 260 289 352 365 Antonio Carlos Luis Jaime Alfonso José Elisa Eva García Pérez Dirección Astilleros. por lo tanto: 8 Sitúate en el campo dirección. Modificar tablas de datos Si no tienes abierto Access 2007. por lo tanto el campo comenzará por López pero después puede tener algo más escrito. ábrelo para realizar los ejercicios planteados a continuación. 5 En el recuadro Coincidir: dejar la opción Comienzo del campo ya que estamos buscando el primer apellido.

Material elaborado por: Ing. 8 Valencia Valencia Valencia Xátiva Xátiva 46005 Valencia 963589654 03/05/67 46007 Valencia 963587412 25/06/64 46005 Valencia 963589621 25/12/67 46800 Valencia 963758963 04/05/69 46800 Valencia 963758963 04/05/69 Lourdes Oliver Peris Gran vía. Ejercicio 2: Clínica 1 Modificar la estructura de la tabla Pacientes de la base de datos Clínica de la carpeta Mis ejercicios siguiendo estas indicaciones: Nombre del campo Tipo de dato Codigo Paciente clave principal Provincia Borrar este campo 2 Modificar la estructura de la tabla Médicos con los siguientes datos: Nombre del campo Codigo Medico Telefono Medico Tipo de dato Clave principal Borrar este campo 3 Modificar la estructura de la tabla Ingresos con los siguientes datos: Nombre del campo Nº ingreso Tipo de dato Clave principal 4 Cerrar la base de datos.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Luis 390 810 822 860 861 Carlos Prats Ruiz Ercilla. 4 Cerrar la tabla y la base de datos. 34 Sergio Joaquín Joaquín 2 Modificar el nombre de Gerardo Hernández Luis por Alfredo. 8 Gandía. Belem Estrada Chacón Página 41 . 8 Larred Navas Árboles Onsins Árboles Onsins Blasco Ibáñez. 3 Borrar el último registro. 65 Gandía.

Material elaborado por: Ing.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Si no tienes muy claro las operaciones a realizar en los ejercicios anteriores abre el archivo Ayuda Ejercicios Unidad 4. Belem Estrada Chacón Página 42 .doc (proporcionado por la facilitadora o en el grupo de yahoo).

Prueba evaluativa de la unidad 4. Haz clic en la respuesta que consideres correcta. Modificar tablas de datos Solo una respuesta es válida por pregunta. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Material elaborado por: Ing. Belem Estrada Chacón Página 43 .

A continuación explicaremos las propiedades de que disponemos según los diferentes tipos de datos. esta última pestaña está explicada en el tema 3 junto con el asistente de búsqueda. Entero para valores enteros comprendidos entre -32. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseño de tabla cuando tenemos un campo seleccionado. Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos.648 y 2. Para los campos Numérico.147. Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.483. la pestaña General donde indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo.402823E38 y -1. Las propiedades se agrupan en dos pestañas. Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3.483.401298E-45 para Material elaborado por: Ing. Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo. Tamaño del campo Para los campos Texto.647. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255. esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Propiedades de los campos UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Introducción Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Belem Estrada Chacón Página 44 .147.767. las opciones son: Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.768 y 32.Unidad 5.

Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000. si el valor es sólo una hora. Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos: Fecha general: si el valor es sólo una fecha. las opciones son: Número general: presenta los números tal como fueron introducidos. 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. Doble para valores comprendidos entre -1. Formato del campo Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe. Id.94065645841247E-324 para valores negativos.79769313486231E308 y -4. y entre 1. no se muestra ninguna hora. Material elaborado por: Ing. Científico: presenta el número con notación científica. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumérico. Ejemplos: 3/4/93. Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%). Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. y entre 1. Euro: utiliza el formato de moneda. A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño. Belem Estrada Chacón Página 45 . Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos . con el símbolo del euro.94065645841247E-324 para valores positivos. Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows como puede ser €. Fijo: presenta los valores sin separador de millares.79769313486231E308 y 4.accdb) Los campos Autonumérico son Entero largo. Para los campos Numérico y Moneda. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos . no se muestra ninguna fecha.401298E-45 y 3.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access valores negativos. Estándar: presenta los valores con separador de millares.402823E38 para valores positivos.

5. Belem Estrada Chacón Página 46 . Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No. Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. para los campos Texto se tendrían que crear formatos personalizados. Ejemplo: 01/08/00.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999. por ejemplo para los campos numéricos está el formato número estándar. Objetivo.. Sí. Hora corta presenta la hora sin los segundos. Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día. etc. Si deseas más información sobre la personalización de formatos lee este apartado si no sáltalo hasta donde indica (cont. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la pestaña Búsqueda de las propiedades del campo. Nota: El control predeterminado para un dato Sí/No es la casilla de verificación por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificación y no se ve el efecto de la propiedad formato. moneda. al igual que lo son No. Falso y Desactivado. en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuación. Profundizar en la asignación de formatos a los campos de las tablas. pag52) Personalizar formatos de los campos. Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Verdadero y Activado son equivalentes entre sí. De capitulo. Para simplificarnos la tarea Access tiene formatos predefinidos para ciertos tipos de datos.. Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos. para el tipo fecha tenemos los formatos fecha corta. Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 17:35. Ejemplo: 21-Ago-2000.. Formatos. Material elaborado por: Ing. le estamos indicando a Access cómo deberá presentar los datos almacenados en el campo. Ejemplo: 5:35 PM. Ejemplo: 17:35:20. mes y año. Cuando definimos un formato para un determinado campo.

En la personalización de los formatos de los campos de las tablas se pueden utilizar de forma genérica cualquiera de esos símbolos: Símbolo (espacio) "ABC" ! * \ Significado Muestra espacios como caracteres literales. Sección Primera Segunda Tercera Cuarta Descripción El formato para los números positivos. Amarillo. hora. Blanco. El formato para los valores nulos. Aguamarina. No se puede mezclar los símbolos de formato personalizados para los tipos de datos Número y Moneda con los símbolos de formato de los campos Fecha/Hora.) como separador de lista. Azul. Fucsia. Cada sección contiene la especificación de formato para un tipo de número diferente.. También puede mostrar caracteres literales incluyéndolos entre comillas tipográficas.. Ahora vamos a detallar los formatos personalizados dependiendo del tipo de dato. etc. puedes utilizar el siguiente formato Moneda personalizado: Material elaborado por: Ing. Verde. El formato para los valores cero. [color] A parte de estos símbolos tenemos otros propios de cada tipo de dato que veremos a continuación. Realiza la alineación a la izquierda en lugar de la alineación a la derecha. Por ejemplo.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access fecha larga. Muestra los datos con el color especificado entre los corchetes. Colores disponibles: Negro. Muestra el siguiente carácter como un carácter literal. Para los campos de tipo Número y Moneda. Pero podemos definir nuestros propios formatos. Los formatos numéricos personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones con signos de punto y coma (. Muestra todo el contenido de las comillas tipográficas como caracteres literales. Sí/No. Belem Estrada Chacón Página 47 . El formato para los números negativos. Rojo. o Texto y Memo. Rellena el espacio disponible con el siguiente carácter.

como en el ejemplo 0. Puedes crear formatos numéricos personalizados mediante los símbolos siguientes: Símbolo ."Null" Este formato numérico contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada sección.($0. Material elaborado por: Ing. como en el ejemplo 0. (punto) 0 # $ € Descripción Separador de miles Separador decimal Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito ó 0. los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los nulos por la palabra nulo. llevan el signo del euro delante. las entradas para las que no hay ningún formato no mostrarán nada o tomarán como valor predeterminado el formato de la primera sección. Marcador de posición de dígitos.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access $#-. Este símbolo debe utilizarse con otros símbolos. Con este formato estamos indicando que los números positivos (1ªsección) se escriben en verde.00E+00."Zero". Notación científica con un signo menos (-) junto a los exponentes negativos y nada junto a los exponentes E. Notación científica con un signo menos junto a los exponentes negativos y un signo más (+) junto a los E+ o e+ exponentes positivos.00)[Rojo]. Belem Estrada Chacón Página 48 . no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (#.##[Negro]. los números negativos se escriben en rojo.o epositivos.00E-00 o 0. El valor se multiplica por 100 y se le anexa un % signo de porcentaje. Si utilizas varias secciones pero no especificas un formato para cada sección. Muestra el carácter literal "$" Muestra el carácter literal "€" Porcentaje.00E00. (coma) . Este símbolo debe utilizarse con otros símbolos. entre paréntesis con el € detrás y con dos decimales siempre.##). Muestra un dígito o nada.

según sea apropiado. Reloj de 12 horas con la letra mayúscula "A" o "P". Mes del año en dos dígitos numéricos (01 a 12). Minuto en dos dígitos (00 a 59). Segundo en uno o dos dígitos. según sea necesario (0 a 23). Igual que el formato predefinido Hora corta. Fecha mostrada como trimestre del año (1 a 4). según sea necesario (0 a 59). Tres primeras letras del mes (Ene a Dic). Mes del año en uno o dos dígitos numéricos. Día del mes en uno o dos dígitos numéricos. Símbolo : (dos puntos) / c d dd ddd dddd ddddd dddddd se ee m mm mmm mmmm t a aa aaaa h hh n nn s ss ttttt AM/PM am/pm A/P a/p Descripción Separador de horas Separador de fechas Igual que el formato predefinido Fecha general. Belem Estrada Chacón . según sea necesario (0 a 59). Igual que el formato predefinido Hora larga. Reloj de 12 horas con las letras mayúsculas "AM" o "PM". Semana del año (1 a 53). Reloj de 12 horas con la letra minúscula "a" o "p". Día de la semana (1 a 7). según sea apropiado. Día del mes en dos dígitos numéricos (01 a 31). Hora en dos dígitos (00 a 23).UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Para los campos de tipo Fecha/Hora. Año completo (0100 a 9999). según sea necesario (1 a 12). Reloj de 12 horas con las letras minúsculas "am" o "pm". Hora en uno o dos dígitos. Minuto en uno o dos dígitos. Igual que el formato predefinido Fecha larga. según sea apropiado. Segundo en dos dígitos (00 a 59). Nombre completo del mes (Enero a Diciembre). Dos últimos dígitos del año (01 a 99). Número de día del año (1 a 366). Tres primeras letras del día de la semana (Lun a Dom) Nombre completo del día de la semana (Lunes a Domingo). según sea necesario (1 a 31). según sea Página 49 Material elaborado por: Ing. Puedes crear formatos de fecha y hora personalizados mediante los símbolos siguientes.

) como marcador de posición. El texto para mostrar en lugar de los Tercera valores No. Reloj de 12 horas con el designador de mañana/tarde apropiado. Para los campos de tipo Sí/No. Para los campos de tipo Texto y Memo. No obstante. Puede crear formatos de Texto y Memo personalizados mediante los siguientes símbolos. Los formatos personalizados para los campos Texto y Memo pueden tener hasta dos secciones. Falso o Desactivado. Formato para los campos con cadenas de longitud cero y valores nulos. Belem Estrada Chacón Página 50 .UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access AMPM apropiado. Verdadero o Activado. Convertir todos los caracteres a minúsculas. Cada sección contiene la especificación de formato para diferentes datos de un campo. El texto para mostrar en lugar de los Segunda valores Sí. se Primera requiere un signo de punto y coma (. Sección Primera Segunda Descripción Formato para los campos con texto. El tipo de datos Sí/No puede utilizar formatos personalizados que contengan hasta tres secciones. Convertir todos los caracteres a mayúsculas. Sección Descripción Esta sección no tiene ningún efecto en el tipo de datos Sí/No. No se necesita un carácter de texto. Símbolo @ & < > Descripción Se necesita un carácter de texto (ya sea un carácter o un espacio). Material elaborado por: Ing.

Sección Descripción Especifica la máscara de entrada propiamente dicha. mira la tabla que aparece a continuación. Para ver una lista de los caracteres que puedes utilizar Primera para definir la máscara de entrada. Si deseas más información sobre la personalización de máscaras de entrada lee este apartado si no sáltalo hasta donde indica (cont.). Segunda Especifica si Access 2007 almacena los caracteres de visualización literales en la tabla al introducir datos. Por ejemplo. 5. De capitulo.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access (Cont. ! (999) 999-9999. Personalizar máscaras de entrada de los campos Objetivo. Máscaras de entrada. Al igual que con el formato se pueden generar máscaras de entrada de forma automática mediante el generador correspondiente o bien podemos definir nuestras propias máscaras de entrada. Material elaborado por: Ing. Una máscara de entrada es un formato que asignamos para la introducción de valores en el campo. pag54). y al cual accederemos al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad. por ejemplo. Profundizar en la asignación de máscaras de entrada a los campos de una tabla. Máscara de entrada Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad. Belem Estrada Chacón Página 51 . puedes crear una máscara de entrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: (___) ___-____. Capitulo 5) Lugares decimales Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Número o Moneda. Si utilizas 0 para esta sección. La propiedad Máscara de entrada puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma (.

Para esta sección puedes utilizar cualquier carácter. C Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional). como el número o el carácter que debe introducir para cada carácter de la máscara de entrada.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Tercera todos los caracteres de visualización literales (por ejemplo. puedes utilizar caracteres especiales para hacer que la introducción de determinados datos (por ejemplo. Puedes incluir el signo de exclamación en cualquier lugar de la máscara de entrada. Dígito o espacio (entrada no obligatoria. el paréntesis de una máscara de entrada de un número de teléfono) se almacenan con el valor. a Letra o dígito (entrada opcional). Material elaborado por: Ing.-/ fecha. entrada opcional). Dígito o espacio (entrada no obligatoria. signos más [+] y menos [-] no 0 permitidos). si introduces 1 o dejas esta sección en blanco. signos más y menos permitidos). Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal \ (por ejemplo. > Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas. sólo se almacenan los caracteres introducidos en el control. ? Letra (A a Z. A Letra (A a Z. Al crear una máscara de entrada. para mostrar una cadena en blanco. signos más y menos no 9 permitidos). & Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria). hora y . Marcador de posición decimal y separadores de miles.. Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda. < Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas. Puedes definir una máscara de entrada utilizando los siguientes caracteres Carácter Definición Dígito (0 a 9. Los ! caracteres introducidos en la máscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. pero se eliminan cuando se guardan los datos.:. los espacios se muestran # en blanco en el modo Edición. Estos caracteres especifican el tipo de datos. entrada opcional). entrada obligatoria. L Letra (A a Z. en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. entrada obligatoria). \A se muestra sólo como A). Belem Estrada Chacón Página 52 . utiliza un espacio entre comillas (" "). el código de área de un número de teléfono) sea obligatoria y que los demás datos sean opcionales (como la extensión de teléfono). Especifica el carácter que Access 2007 muestra para el espacio en el que el usuario debe escribir un carácter en la máscara de entrada.

Capitulo 5) Título Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumérico. Regla de validación Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique. Para formar la condición puedes utilizar el generador de expresiones como te explicamos en la secuencia animada.57) El Generador de Expresiones. Por ejemplo. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente. si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Título. (Para conocer un poco más sobre él. se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y así a la hora de introducir los diferentes clientes.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access (Cont. en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento. Belem Estrada Chacón Página 53 . se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumérico. si no salta a la sección de Cont. Capitulo 5 Pag. Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000. Para ayudarnos a escribir la regla de validación tenemos el generador de expresiones que se abre al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad cuando hacemos clic en ella. automáticamente aparecerá el valor Valencia y no lo tendremos que teclear. se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor. Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de clientes son de la provincia Valencia. Valor predeterminado El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si no introducimos ningún valor. lee el siguiente apartado. Material elaborado por: Ing.

Así que. Al abrir el generador de expresiones lo primero que veremos será esta pantalla: Utilizando el generador Todo lo que escribas será comparado contra el valor sobre el que se ejecute la validación. Menor que y Diferente de.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Definición El generador de expresiones. Pero vayamos por orden. La única clave que deberemos tomar en cuenta son las funciones predefinidas de Access. todas empezarán por uno de los símbolos incluidos en la botonera de comparación . Belem Estrada Chacón Página 54 . Material elaborado por: Ing. Como puedes ver los símbolos que introducirán en la caja de texto (donde vemos nuestra expresión final) son Igual. Mayor que. Su uso es bastante sencillo. por ejemplo las expresiones de validación para campos. pues su sintaxis se aproxima bastante al lenguaje natural. como su nombre indica. normalmente. De todas formas podemos ayudarnos de los cuadros más abajo y buscar el tipo de operador que queremos utilizar: Como puedes ver navegar por estos menús es muy sencillo. te ayudará a escribir cualquier expresión en Access. De izquierda a derecha ves seleccionando la categoría del elemento que quieras introducir y finalmente cuando tengas el elemento seleccionado pulsa el botón Pegar (o haz doble clic sobre él) y el elemento se pegará en el campo de texto de la Expresión.

Échemosle un vistazo a la carpeta Funciones. Igual que antes deberás buscar la categoría que encaje con lo que estás buscando y finalmente. Algunas funciones requieren una serie de argumentos que se deben de especificar entre paréntesis después del nombre de la función. Belem Estrada Chacón Página 55 . Estas funciones son un conjunto recogido por Access que te ayudará a incluir en tus validaciones funcionalidades varias entre Conversión de valores. en nuestro caso.Precisión). indicándonos que entre paréntesis debemos escribir el Número que queremos redondear (o el nombre del campo que contiene ese valor) y separados por un punto y coma la Precisión (es decir el número de decimales que queremos conservar). y el operador + para la suma de valores. la función Redondear. Matemáticas y tratamiento de Texto. Material elaborado por: Ing. aparece el formato de la función. nos aparecería abajo Redondear(Número. Fecha y Hora. cuando encuentres la función. para saber si la función requiere argumentos. Nota: Recuerda que es mejor utilizar el operador & para unir cadenas.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Utilizando este podrás incluir los mismos elementos que utilizando los botones e incluso aún más. en la parte inferior del cuadro de diálogo Generador de expresiones. Generales. incluirla en la Expresion. y estamos exigiendo que la fecha introducida sea menor que la fecha actual (que sería lo que nos devolverá la función Fecha()). Funciones del generador Si desplegamos la carpeta Funciones nos encontraremos con otra que también deberemos desplegar: Funciones incorporadas. Cuando tengas la expresión completa sólo deberás pulsar el botón Aceptar y ésta se añadirá como expresión de validación a nuestro campo. En el ejemplo que puedes ver en la imagen hemos realizado una validación sobre un campo de Fecha. como la función que hemos elegido no requiere argumentos vemos: Fecha() Si hubiésemos elegido en la categoría Matemáticas.

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(cont. Capitulo 5) Texto de validación En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en la propiedad anterior. Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumérico. Requerido Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será el de No. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumérico. Permitir longitud cero Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos. Indexado Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación. Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un índice sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda. Esta propiedad dispone de tres valores: No: Sin índice. Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo). Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados.

Si quieres saber más sobre los índices lee el siguiente apartado, si no salta a la sección de Cont. Capitulo 5 Pag.61) Los índices.
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Definición Un índice en informática es como el índice de un libro donde tenemos los capítulos del libro y la página donde empieza cada capítulo. No vamos a entrar ahora en cómo se implementan los índices internamente ya que no entra en los objetivos del curso pero sí daremos unas breves nociones de cómo se definen, para qué sirven y cuándo hay que utilizarlos y cuando no. Un índice es una estructura de datos que permite recuperar las filas de una tabla de forma más rápida además de proporcionar una ordenación distinta a la natural de la tabla. Un índice se define sobre una columna o sobre un grupo de columnas, y las filas se ordenarán según los valores contenidos en esas columnas. Por ejemplo, si definimos un índice sobre la columna poblacion de una tabla de clientes, el índice permitirá recuperar los clientes ordenados por orden alfabético de población. Si el índice se define sobre varias columnas, los registros se ordenarán por la primera columna, dentro de un mismo valor de la primera columna se ordenarán por la segunda columna, y así sucesivamente. Por ejemplo si definimos un índice sobre las columnas provincia y poblacion se ordenarán los clientes por provincia y dentro de la misma provincia por población, aparecerían los de ALICANTE Denia, los de ALICANTE Xixona, VALENCIA Benetússer, y finalmente los de VALENCIA Oliva. El orden de las columnas dentro de un índice es importante, si retomamos el ejemplo anterior y definimos el índice sobre poblacion y provincia, aparecerían los de VALENCIA Benetusser, seguidos de los ALICANTE Denia, VALENCIA Oliva, y finalmente los de ALICANTE Xixona. Ahora se han ordenado por población y los clientes de la misma población se ordenan por el campo provincia. Ventajas e inconvenientes. Ventajas: Si una tabla tiene definido un índice sobre una columna Access puede localizar mucho más rápidamente una fila que tenga un determinado valor en esa columna. Recuperar las filas de una tabla de forma ordenada por la columna en cuestión también será mucho más rápido. Inconvenientes: Al ser el índice una estructura de datos adicional a la tabla, ocupa un poco más de espacio en disco. Cuando se añaden, modifican o se borran filas de la tabla, el sistema debe actualizar los índices afectados por esos cambios lo que supone un tiempo de proceso mayor. Por estas razones no es aconsejable definir índices de forma indiscriminada. Los inconvenientes comentados en este punto no son nada comparados con las ventajas si la columna sobre la cual se define el índice es una columna que se va a utilizar a menudo para buscar
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u ordenar las filas de la tabla. Por eso una regla bastante acertada es definir índices sobre columnas que se vayan a utilizar a menudo para recuperar u ordenar las filas de una tabla. El Access de hecho crea automáticamente índices sobre las columnas claves principales y sobre los campos que intervienen en las relaciones ya que se supone que se utilizan a menudo para recuperar filas concretas. Cómo definir un índice. Los índices forman parte de la estructura de la tabla, luego se definen y modifican desde la vista Diseño de tabla. Si el índice se basa en un sólo campo. Seleccionar el campo y modificar la propiedad Indexado. Si pulsamos en la flecha de la derecha aparecen tres opciones:

No: no tiene índice. Sí (Con duplicados) : se define un índice con duplicados es decir que en la tabla podremos tener varias filas con el mismo valor en esa columna. Sí (Sin duplicados): se define un índice sin duplicados es decir que en la tabla no podremos tener dos filas con el mismo valor en esa columna. Si el índice se basa en varios campos. Tenemos que abrir la ventana Índices con haciendo clic en el botón Indices que se encuentra en la pestaña Diseño:

Al hacer clic sobre el aparecerá una ventana como esta:

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escribir el nombre del índice. posicionarse en una fila de la columna Nombre de Índice. Ignorar Nulos: si ponemos que sí las filas que tengan el valor nulo en el campo serán excluidas del índice. Si el índice se basa en varias columnas se pone el nombre del índice en una primera línea con el primer campo que contiene y en las líneas siguientes se indican los demás campos que forman el índice. y nosotros hemos definido otro que hemos llamado prov_local sobre los campos provincia y localidad. pasar a la siguiente columna y escribir el nombre del campo o haciendo clic a la derecha del campo aparece la flecha que despliega la lista de campos que tiene la tabla para que seleccionemos el deseado. el índice PrimaryKey lo ha creado Access cuando hemos definido el campo codigo como clave principal. borrar y modificar campos de una tabla. Para modificar índices ya definidos o borrar índices o crear nuevos índices utilizar la misma mecánica que para crear. Para definir el índice basta realizar la misma operación que para crear campos. y en la tercera columna podemos indicar el orden (si queremos que las filas de la tabla se ordenen de forma ascendente o descendente). Belem Estrada Chacón Página 59 . en la segunda columna el nombre del campo sobre el que se basa el índice. En nuestro ejemplo tenemos dos índices definidos sobre la tabla. Capitulo 5) Material elaborado por: Ing. Única = Sí significa que no admite valores duplicados. como solo tiene dos valores posibles. (cont. haciendo doble clic se pasa de Ascendente a Descendente y viceversa. Única: permite indicar si permitimos valores duplicados o no.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access En la primera columna se pone el nombre del índice. Observa que el orden puede ser distinto para cada uno de los campos.) En la parte inferior tenemos las propiedades del índice: Principal: indica si el índice es el de la clave principal o no. lo mismo para la columna Orden (esta columna. De esta forma el índice se podrá utilizar para recuperar los datos por orden alfabético de provincia y dentro de cada provincia por localidad empezando por la letra z.

2 Abrir la base de datos Clases. Codigo Postal admite sólo 5 dígitos. se quedará seleccionado el tamaño por defecto 50. 6 Escribe el tamaño. 7 Para que el campo sea obligatorio tenemos que poner en su propiedad Requerido el valor Sí. Belem Estrada Chacón Página 60 .accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios del disco duro. para ello. 4 Haz clic sobre el campo Nombre alumnado para modificar sus propiedades. posiciónate sobre la propiedad Requerido y elige de la lista desplegable el valor Sí. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Ejercicio paso a paso. 1 Si no tienes abierto Access 2007. 15. Material elaborado por: Ing. Formato: Fecha corta y se puede dejar Fecha de nacimiento sin datos Curso Dejaremos las propiedades que tiene.Para practicar las operaciones estudiadas puedes realizar el Ejercicio paso a paso sobre propiedades de los campos. 5 Haz clic sobre la propiedad Tamaño que aparece en la parte inferior de la ventana. Modificar propiedades de los campos Objetivo. 3 Haz doble clic en la tabla Alumnado en el Panel de Exploración. hacer clic sobre el campo Apellidos Alumnado para acceder a las propiedades de dicho campo. Tamaño: 15 y obligatorio Tamaño: 30 y obligatorio Tamaño: 30 y opcional Tamaño: 15 Por defecto deberá aparecer Poblacion Valencia ya que la mayoría de nuestros clientes son de Valencia Entero largo. Vamos a modificar la estructura de la tabla Alumnado de forma que cada campo tenga las siguientes propiedades: Campo Codigo alumnado Nombre alumnado Apellidos alumnado Direccion Propiedades Dejaremos las propiedades que tiene. ábrelo para realizar el ejercicio. 8 Como no queremos modificar otra propiedad del campo Nombre Alumnado. Practicar las propiedades de los campos con Access 2007. se puede dejar vacío.

11 Haz clic sobre el campo Dirección y asígnale tamaño 30. 18 Haz clic sobre la propiedad Texto de validación y teclea El código postal debe ser inferior a 53000. Material elaborado por: Ing. Aparecerá una flecha a la derecha indicándonos la existencia de una lista desplegable. 12 Haz clic sobre el campo Población y asígnale tamaño 15. Cuando una propiedad tiene dos posibles valores. 13 Haz clic sobre la propiedad Valor predeterminado. 10 Haz doble clic sobre el valor No de la propiedad Requerido. 15 Deja el campo Código Postal con el Tamaño del campo Entero largo y Requerido No. 20 Haz clic sobre la propiedad Formato. ahora elige tú la que prefieras. 21 Haz clic sobre la flecha de la derecha. haciendo doble clic sobre el valor. 14 Escribe Valencia. Para mejorar esta regla de validación rellenaremos la propiedad Texto de validación para que el usuario sepa porqué el valor introducido es incorrecto. 16 Haz clic sobre la propiedad Máscara de entrada. 19 Haz clic sobre el campo Fecha de nacimiento. Para que siempre tenga cinco dígitos numéricos definiremos una máscara de entrada. Como el campo es opcional dejamos la propiedad Requerido a No. este cambia automáticamente. Para que el código postal sea siempre menor que 53000 tenemos que cambiar la propiedad Regla de Validación. Para que aparezca por defecto el valor Valencia tenemos que cambiar su propiedad Valor predeterminado. verás como pasa a valer Sí. teclea la máscara 00000 (el 0 representa un dígito numérico obligatorio y que si se introduce un valor. 17 Haz clic sobre la propiedad Regla de validación y teclea < 53000. este deberá contener obligatoriamente cinco cifras. Belem Estrada Chacón Página 61 .UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 9 Escribe 30 en el Tamaño. así has visto dos formas distintas para cambiar la propiedad Requerido. Este será el mensaje que salga cuando se intente introducir en el campo un valor mayor o igual a 53000.

7 Haz clic en el botón Guardar 8 Haz clic en el botón de la barra de Acceso Rápido para guardar la tabla. Al Guardar. 10 Cierra la base de datos haciendo clic en el botón Cerrar Ejercicios Unidad 5. ábrelo para realizar los ejercicios planteados a continuación. vamos a guardarla. En este cado no sucede. Propiedades de los campos Si no tienes abierto Access 2007. Belem Estrada Chacón Página 62 . 5 Haz clic sobre el campo Nº horas. si teníamos una población de más de 15 carácteres.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 22 Elige la opción Fecha corta. Vamos a trabajar ahora con la tabla Cursos. Por ejemplo. Empezaremos por modificar su estructura de forma que cada campo tenga las siguientes propiedades: Campo Codigo curso Nombre curso Nº horas Fecha inicio Fecha final Propiedades Sin cambios Tamaño: 15 Tamaño: Entero Sin cambios Sin cambios 1 Haz doble clic en la tabla Cursos en el Panel de Exploración. 23 Haz clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido. pero hay que tenerlo en cuenta al modificar una tabla con datos. se recortará a 15. Material elaborado por: Ing. Access nos advertirá de que podemos perder datos al reducir el tamaño de los campos. Como hemos terminado con el diseño de la tabla. 2 Haz clic en el campo Nombre curso para modificar sus propiedades. 3 Haz clic en la propiedad Tamaño que aparece en la parte inferior de la ventana. de Access. 6 Asígnale Tamaño Entero. 4 Asígnale un 15. de la vista Diseño de tabla.

Belem Estrada Chacón Página 63 Tipo de dato Tamaño: 7 Tamaño: 15 Tamaño: 20 Tamaño: 12 Numérico formato Moneda Dejar las opciones que tiene .UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Ejercicio 1: Concesionario 1 Modificar la estructura de la tabla Clientes de la base de datos Concesionario siguiendo los datos que vienen a continuación: Nombre del campo Propiedades Codigo Cliente No se puede introducir clientes cuyo código no esté comprendido entre los valores 1 y 3000. Telefono Tamaño: 10 con máscara de teléfono Fecha nacimiento Formato: Fecha corta 2 Probar cambiar el código del primer cliente por 4500. Observa como no nos deja por no cumplir la regla de validación. 4 Comprobar todas las demás propiedades que hemos incluido. Material elaborado por: Ing. Nombre Cliente Tamaño:15 Apellidos cliente Tamaño: 30 Direccion cliente Tamaño: 30 Poblacion Tamaño: 15 Tamaño: 5 sólo admite números de 5 Codigo postal cifras e inferiores a 53000 Tamaño: 15 Por defecto el valor será: Valencia ya que Provincia la mayoría de nuestros clientes están en esta provincia. 3 Volver a dejar el código 100. 5 Modificar la estructura de la tabla Coches vendidos: Nombre del campo Matricula Marca Modelo Color Precio Extras instalados 6 Cerrar la tabla.

Como resolverlo (primero inténtalo tú solo. 2 Hacer clic sobre la propiedad Tamaño. haciendo clic derecho sobre ella y seleccionando en el menú desplegable. Propiedades de los datos Ejercicio 1: Concesionario En el apartado 1 hay que modificar la estructura de la tabla Clientes: 1 Abrir la base de datos Concesionario que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. 2 Ir al diseño de la tabla Clientes. Para el campo Codigo Cliente hay que asignar una regla de validación: 1 Hacer clic sobre el nombre del campo.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 7 Cerrar la base de datos. Para que el código postal esté compuesto siempre de cinco cifras le tenemos que asignar una máscara de entrada: Material elaborado por: Ing. 2 Hacer clic sobre la propiedad Regla de validación en la parte inferior de la ventana. sino te sale sigue las instrucciones) Ayuda Ejercicios Unidad 5. 3 Escribir >0 Y <3001 para que únicamente nos permita introducir códigos comprendidos entre 1 y 3000 (mayores que cero y menores que 3001. 5 Escribir Introducir Códigos comprendidos entre 1 y 3000. Para mejorar la regla de validación: 4 Hacer clic sobre la propiedad Texto de validación para especificar el mensaje que deberá aparecer en pantalla si introducimos un valor que no cumple la condición anterior. 3 Escribir el nuevo tamaño. Belem Estrada Chacón Página 64 . Para todos aquellos campos en los que hay que modificar el tamaño: 1 Hacer clic sobre el nombre del campo a modificar para que aparezcan sus propiedades en la parte inferior de la ventana.

este deberá contener obligatoriamente cinco cifras. Belem Estrada Chacón Página 65 . Ahora vamos a especificar el valor predeterminado de la provincia de forma que aparezca Valencia automáticamente en el campo sin tener que escribirlo. Material elaborado por: Ing. 2 Haz clic sobre la propiedad Formato en la parte inferior de la ventana. puedes añadirla usando la máscara (000) 000-000.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 1 Hacer clic sobre el nombre del campo Codigo postal. Nota: Si en el asistente no aparece. 3 Haz clic sobre el botón que aparecerá a la derecha de la propiedad. 3 Escribir Valencia. 1 Haz clic sobre el campo Fecha de nacimiento. 2 Haz clic sobre la propiedad Máscara de entrada. teclear la máscara 00000 (el 0 representa un dígito numérico obligatorio y que si se introduce un valor. Para que el teléfono se introduzca con máscara de teléfono: 1 Hacer clic sobre el campo Telefono. Para que el código postal sea siempre menor que 53000: 1 Haz clic sobre la propiedad Regla de validación y teclea < 53000. Para mejorar esta regla de validación: 2 Haz clic sobre la propiedad Texto de validación y teclea El código postal debe ser inferior a 53000. 2 Hacer clic sobre la propiedad Valor predeterminado en la parte inferior de la ventana. Nos queda cambiar el formato de la fecha de nacimiento. 1 Hacer clic sobre el campo Provincia. 4 Sigue el asistente y elige la máscara de teléfono que tiene predefinida.. 2 Hacer clic sobre la propiedad Máscara de entrada.

Material elaborado por: Ing. Hay que cambiar el tipo de dato del campo Precio por Moneda: 1 Hacer clic sobre el tipo de dato del campo Precio. En el apartado 5 hay que modificar la estructura de la tabla Coches vendidos: 1 Ir al diseño de la tabla. Para todos aquellos campos en los que hay que modificar el tamaño: 1 Hacer clic sobre el nombre del campo a modificar para que aparezcan sus propiedades en la parte inferior de la ventana. Hacer clic sobre el icono de la barra de Acceso Rápido para deshacer los cambios. 2 Hacer clic sobre la flecha de la derecha. Belem Estrada Chacón Página 66 . Al final guardar la tabla. Finalmente debemos guardar los cambios efectuados: 1 Haz clic sobre el icono de la barra de Acceso Rápido.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 3 Haz clic sobre la flecha que aparece a la derecha de la propiedad. 4 Haz clic sobre Fecha corta. 2 Hacer clic sobre la propiedad Tamaño. en el Ejercicio 2: Clínica III. 3 Elegir Moneda. 3 Escribir el nuevo tamaño. Nota: El tipo Moneda utiliza la definición de moneda que tiene el ordenador en la configuración regional de Windows. En el apartado 3 para dejar el código 100 podemos: Hacer clic sobre el código y teclear el valor 100 sustituyéndo el valor 4500. Se abrirá una lista desplegable. haciendo clic derecho sobre ella y seleccionando menú contextual. o bien.

(Inténtalo tú solo primero sino. haciendo clic derecho sobre ella y seleccionando Material elaborado por: Ing. Propiedades de los datos Ejercicio 2: Clínica En el apartado 1 hay que modificar la estructura de la tabla Pacientes: 1 Abrir la base de datos Clinica que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. Belem Estrada Chacón Página 67 . sigue las instrucciones) Ayuda Ejercicios Unidad 5.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 1 Modificar la tabla Pacientes de la base de datos Clinica siguiendo estas indicaciones: Nombre del campo Codigo Paciente Nombre Paciente Apellidos Paciente Direccion Poblacion Codigo postal Telefono Paciente Fecha nacimiento Tipo de dato Entero Tamaño: 15 Tamaño: 30 Tamaño: 30 Tamaño: 15 Tamaño: 5 Tamaño: 10 Formato: Fecha corta 2 Modificar la tabla Medicos con los siguientes campos: Nombre del campo Codigo Medico Nombre Medico Apellidos Medico Especialidad Tipo de dato Tamaño: 5 Tamaño: 15 Tamaño: 30 Tamaño: 20 3 Modificar la tabla Ingresos con los siguientes campos: Nombre del campo Habitacion Cama Fecha ingreso Tipo de dato Entero Tamaño: 1 Formato: Fecha corta 4 Cerrar la base de datos. 2 Ir al diseño de la tabla Pacientes.

3 Hacer clic sobre la flecha de la derecha. en el Material elaborado por: Ing.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access en el menú contextual. 1 Hacer clic sobre el campo Fecha de nacimiento. 4 Hacer clic sobre Fecha corta. Nos queda cambiar el formato de la fecha de nacimiento. 2 Hacer clic sobre la propiedad Formato en la parte inferior de la ventana. 3 Escribir el nuevo tamaño. Belem Estrada Chacón Página 68 . 2 Hacer clic sobre la propiedad Tamaño en la parte inferior de la ventana. Se abrirá una lista desplegable. 4 Hacer clic sobre el valor Entero. Para que el campo Código Paciente sea de tipo entero: 1 Hacer clic sobre el nombre del campo. 2 Hacer clic sobre la propiedad Tamaño. 3 Hacer clic sobre la flecha que aparece a la derecha de la propiedad. haciendo clic derecho sobre ella y seleccionando menú contextual. Para todos aquellos campos de tipo texto en los que hay que modificar el tamaño: 1 Hacer clic sobre el nombre del campo a modificar para que aparezcan sus propiedades en la parte inferior de la ventana. Se abrirá una lista desplegable. En el apartado 2 hay que modificar la estructura de la tabla Medicos: 1 Ir al diseño de la tabla. Finalmente guardaremos la tabla.

en el Para que el campo Habitación sea de tipo entero: 1 Hacer clic sobre el nombre del campo. Para modificar el tamaño del campo Cama: 1 Hacer clic sobre el nombre del campo a modificar para que aparezcan sus propiedades en la parte inferior de la ventana. 4 Hacer clic sobre la opción Entero. 3 Escribir el nuevo tamaño. Material elaborado por: Ing. 2 Hacer clic sobre la propiedad Formato en la parte inferior de la ventana. 2 Hacer clic sobre la propiedad Tamaño.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Para todos aquellos campos de tipo texto en los que hay que modificar el tamaño: 1 Hacer clic sobre el nombre del campo a modificar para que aparezcan sus propiedades en la parte inferior de la ventana. 3 Hacer clic sobre la flecha de la derecha. haciendo clic derecho sobre ella y seleccionando menú contextual. Belem Estrada Chacón Página 69 . 1 Hacer clic sobre el campo Fecha de nacimiento. 3 Escribir el nuevo tamaño. En el apartado 3 hay que modificar la estructura de la tabla Ingresos: 1 Ir al diseño de la tabla. 2 Hacer clic sobre la propiedad Tamaño en la parte inferior de la ventana. Se abrirá una lista desplegable. Nos queda cambiar el formato de la fecha de nacimiento. 2 Hacer clic sobre la propiedad Tamaño. Finalmente guardaremos la tabla.

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 3 Hacer clic sobre la flecha que aparece a la derecha de la propiedad. Belem Estrada Chacón Página 70 . 4 Hacer clic sobre Fecha corta. Se abrirá una lista desplegable. Material elaborado por: Ing. Por último cerrar la base de datos haciendo clic sobre el botón de la ventana. Finalmente guardaremos la tabla.

Belem Estrada Chacón Página 71 . UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Unidad 6. Las Rela ciones Material elaborado por: Ing. Haz clic en la respuesta que consideres correcta. Propiedades de los campos Solo una respuesta es válida por pregunta.Prueba evaluativa de la unidad 5.

Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla . y un alcalde lo será únicamente de una población. Las tablas se relacionan de dos a dos. Relación Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener más de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria). aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access En esta unidad veremos cómo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones que pueden existir entre dos tablas de una base de datos. una población sólo puede tener un alcalde. se evita la duplicidad de datos. Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artículos que se venden en la empresa. Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio previo del diseño de la base de datos. Bases de datos relacionales. donde una de ellas será la tabla principal (de la que parte relación) y la otra será la tabla secundaria (destino de la relación). ¿Que es una relación en bases de datos. Relación Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa. y un artículo podrá Material elaborado por: Ing. Al hacer uso de las relaciones. Belem Estrada Chacón Página 72 . pero un habitante pertenecerá (estará empadronado) en una única población. ahorrando memoria y espacio en el disco. Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes. te introducimos algunos conceptos básicos para entender las relaciones aquí? Conceptos básicos sobre relaciones. un cliente podrá realizar un pedido con varios artículos. Tipos de relaciones. Para poder relacionar tablas entre sí se deberá especificar un campo en común que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo será clave principal en una de ellas. una población puede tener más de un habitante. Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los habitantes. Se pueden distinguir tres tipos de relaciones: Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa.

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ser vendido a más de un cliente. Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sería definir una tabla líneas de pedido relacionada con clientes y con artículos. . Crear la primera relación. Para crear relaciones en Access 2007 primero deberemos abrir el archivi ejemplo1. Debemos acceder a la ventana Relaciones deberemos hacer clic en el botón Relaciones que se encuentra en la pestaña Herramientas de base de datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarán parte de la relación a crear. (si no aparece hay un botón en el menú que dice mostrar tabla darle clic y aparecerá) Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla remarcada. Hacer clic sobre el botón Agregar. Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas de las relaciones a crear. Hacer clic sobre el botón Cerrar. Ahora aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.

Para crear la relación: Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso codigo). Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo numero de la tabla secundaria (Facturas).
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Soltar el botón del ratón. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones siguiente:

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (clientes y Facturas) y debajo de éstos el nombre de los campos de relación (codigo y numero). Ojo! siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de información y por lo tanto del mismo tipo. Observa en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo de las características de los campos de relación (en nuestro caso uno a varios). Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste. Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. Ejercicio paso a paso. Crear relaciones Objetivo. Practicar las operaciones sobre la creación de relaciones entre tablas con Access 2007. 1 Abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios.

Vamos a relacionar las tablas Alumnado y Cursos. La relación existente entre las tablas Cursos y Alumnado es de Uno a Varios ya que un curso tendrá varios registros relacionados en la tabla de Alumnado pero un alumno de la tabla Alumnado sólo podrá pertenecer a un curso por lo que la tabla principal será la de Cursos y la tabla asociada la de Alumnado. Como no hemos definido ninguna relación todavía la ventana Relaciones está vacía, para crear la relación primero tenemos que tener las tablas en la ventana Relaciones: 2 Haz clic en el botón Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos.

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Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas. 3 Selecciona la tabla Cursos. 4 Haz clic sobre el botón Agregar. 5 Selecciona la tabla Alumnado. 6 Haz clic sobre el botón Agregar. 7 Haz clic sobre el botón Cerrar. Ahora has vuelto a la ventana Relaciones.

Ahora definiremos la relación, las dos tablas estarán relacionadas por el campo Codigo Curso: 8 Posiciónate sobre el campo de relación de la tabla principal, es decir Codigo Curso de la tabla Cursos. 9 Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrástralo hasta el campo Curso de la tabla Alumnado. 10 Suelta el botón del ratón. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas y debajo de éstos el nombre de los campos de relación, Codigo Curso y Curso. Observa en la parte inferior el tipo de relación que se asigna dependiendo de las características de los campos de relación. En nuestro caso pondrá Uno a varios. 11 Activa la casilla Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ella. 12 Si no aparece ningún mensaje de error pasa al punto 21. Aquí se nos planteará un problema. Seguramente te dirá que no puede crear la relación porque hay registros en Alumnado con valores de Curso que no existen en la tabla Cursos. Te lo dirá en otras palabras pero eso es lo que quiere decir. Pero si nosotros no hemos introducido todavía valores en el campo Curso de la tabla Alumnado!! Nosotros no pero Access sí. El campo Curso es numérico y Access por defecto asigna un 0 como valor predeterminado de los campos numéricos, así que habrá puesto un cero en el campo Curso de todos los alumnos. Y el valor cero es un valor (como si fuese el curso 0) que buscará en la tabla Cursos y por supuesto el curso 0 no existe. Si no lo tienes claro repasar el apartado de Integridad referencial.
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borra el cero. hacer clic sobre el botón Crear. 17 Vuelve a la ventana Relaciones. 19 Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones. Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones. Así no se asignará un cero a los nuevos alumnos que se creen sin curso.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Para solucionar esto tienes que realizar estos pasos: 13 Cancela la creación de la relación. 15 Pasa a vista Diseño de tabla y modifica la propiedad Valor predeterminado del campo Curso. Para terminar. Añadir tablas a la ventana Relaciones. 14 Abre la tabla Alumnado en vista Hoja de datos y borra los ceros que hay en la columna Curso. Para añadir la tabla hacer clic sobre el botón Mostrar tabla en la pestaña Diseño. 18 Vuelve a realizar los puntos 8 a 12. Así ya no habrán alumnos con el curso cero y se podrá definir la relación. 16 Cierra la tabla guardando los cambios. 20 Cierra la ventana Relaciones haciendo clic sobre su botón . Añadir las tablas necesarias. Material elaborado por: Ing. Si ya hemos creado una relación y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana Relaciones debemos añadir la tabla a la ventana: Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botón Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos. Belem Estrada Chacón Página 76 . Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior.

Después podemos elegir entre: hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción Ocultar tabla del menú contextual que aparecerá. Hacer clic sobre el botón Aceptar. hacer clic sobre la relación a modificar y hacer clic en el botón Modificar relaciones que encontrarás en la pestaña Diseño de la banda de opciones. Belem Estrada Chacón Página 77 . Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar relaciones estudiado anteriormente. hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botón Ocultar tabla en la pestaña Diseño. Realizar los cambios deseados.. Quitar tablas de la ventana Relaciones. Modificar relaciones.. Para modificar relaciones ya creadas: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas: hacer clic con el botón derecho sobre la relación a modificar y elegir la opción Modificar relación. o bien. del menú contextual que aparecerá. Material elaborado por: Ing. Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones: Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botón Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Cerrar el cuadro de diálogo.

Modificar relaciones Objetivo. añadir tabla.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Eliminar relaciones.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. 1 Si no la tienes abierta.. 5 Haz clic en el botón Mostrar tabla en la pestaña Diseño. ábrela: 2 Haz clic en el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos. Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso de modificar relaciones. abre la base de datos Clases. Ejercicio paso a paso. Material elaborado por: Ing. Practicar las operaciones de quitar tabla. modificar relación. Vamos primero a practicar las operaciones de Mostrar y Quitar tabla: 3 Haz clic derecho sobre la tabla Cursos 4 Selecciona la opción Ocultar tabla La tabla ha desaparecido y también la relación asociada a ella. y a continuación pulsar la tecla DEL o SUPR. la relación ha desaparecido de la ventana Relaciones pero no se ha borrado. Belem Estrada Chacón Página 78 . Si lo que queremos es borrar la relación podemos: hacer clic con el botón derecho sobre la relación a borrar y elegir la opción Eliminar del menú contextual. La relación queda eliminada de la ventana y de la base de datos. Si no tienes abierta la ventana Relaciones. la relación quedará seleccionada. o bien. Ejercicio1. eliminar relación de la ventana Relaciones . hacer clic con el botón izquierdo sobre la relación.

23 Cierra la ventana Relaciones haciendo clic sobre su botón Ejercicio2. Ahora has vuelto a la ventana Relaciones y al mostrar la tabla Cursos ha reaparecerido automáticamente la relación. 10 Haz clic en el botón Modificar relaciónes en la pestaña Diseño. le deberíamos contestar Sí. Aparecerá un cuadro de diálogo donde nos pedirá si queremos eliminar la relación de forma permanente.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas. se borren automáticamente todos los alumnos que tengan ese curso. . para ello debemos modificar la relación: 9 Haz clic sobre la relación. 12 Activa la casilla Actualizar en cascada los campos relacionados. 13 Haz clic sobre el botón Aceptar. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. quedará resaltada 15 Pulsa la tecla SUPR en tu teclado. esta aparecerá resaltada. 22 Contesta No. Ahora queremos que cuando se borre un curso. También queremos que cuando se modifique el código de un curso. pero para el ejercicio para no borrar la relación y poder seguir con el ejercicio. Has modificado la relación y has vuelto a la ventana Relaciones. Material elaborado por: Ing. 6 Selecciona la tabla Cursos. 7 Haz clic sobre el botón Agregar. Belem Estrada Chacón Página 79 . se actualicen automáticamente todos los alumnos que tengan ese curso. de forma que las tablas no estén relacionadas entre sí: 14 Haz clic sobre la relación. 8 Haz clic sobre el botón Cerrar. Por último intentaremos eliminar la relación. 11 Activa la casilla Eliminar en cascada los registros relacionados.

Ahora has vuelto a la ventana Relaciones y al mostrar la tabla Cursos ha reaparecerido automáticamente la relación. 6 Elige la opción Mostrar tabla Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas. se desplegará el menú contextual asociado a una tabla 4 Elige la opción Ocultar tabla La tabla ha desaparecido y también la relación asociada a ella. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Belem Estrada Chacón Página 80 . 5 Haz clic con el botón derecho del ratón sobre el fondo de la ventana Relaciones. 11 Haz clic sobre el botón Aceptar (no vamos a modificar nada de la relación). Para eliminar la relación: 12 haz clic con el botón derecho sobre la relación a modificar. abre la base de datos Clases. 8 Haz clic sobre el botón Cerrar. se desplegará el menú contextual Material elaborado por: Ing. Has modificado la relación y has vuelto a la ventana Relaciones.. Se desplegará el menú contextual asociado a la ventana. Para quitar y mostrar una tabla: 3 Haz clic con el botón derecho sobre la tabla Cursos. Ahora para modificar la relación: 9 Haz clic con el botón derecho sobre la relación a modificar. 1 Si no la tienes abierta. 10 Elige la opción Modificar relación. se desplegará el menú contextual asociado a relaciones.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. ábrela: 2 Haz clic en el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos. 7 Haz doble clic sobre el nombre de la tabla Cursos que aparece en el cuadro de diálogo.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Ahora vamos a repetir el ejercicio anterior pero utilizando los menús contextuales. Si no tienes abierta la ventana Relaciones..

Podemos salvar esta dificultad limpiando la ventana y visualizando en ella únicamente las tablas que nos interesen y sus relaciones. Belem Estrada Chacón Página 81 . 14 Contesta No. Para limpiar la ventana Relaciones haz clic en el botón Borrar diseño en la pestaña Diseño: Desaparecerán todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones. pero para el ejercicio para no borrar la relación y poder seguir con los ejercicios. Para ello utilizaremos la opción Borrar diseño y Mostrar relaciones directas que describiremos a continuación. Mostrar relaciones directas Esta opción nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas en una tabla determinada para ello: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre: hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción Mostrar directas del menú contextual que aparecerá.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 13 Elige la opción Eliminar Aparecerá un cuadro de diálogo donde nos pedirá si queremos eliminar la relación de forma permanente. A partir de ese momento podemos ir añadiendo a la ventana las tablas que nos interesan (con la opción Mostar tabla estudiada anteriormente) y las relaciones definidas con esas tablas con la opción Mostrar directas que explicaremos a continuación. le deberíamos contestar Sí. Material elaborado por: Ing. Limpiar la ventana relaciones Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones. 15 Cierra la ventana Relaciones haciendo clic sobre su botón . la ventana Relaciones puede llegar a ser tan compleja que sea difícil interpretarla. Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos. únicamente hemos limpiado la ventana.

Mostrar directas. 2 Abre la base de datos Ejemplo1. pulsar el botón Mostrar todas las relaciones en la pestaña Diseño. Ejercicio 1. 3 Haz clic en el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos.accdb de tu disco duro. Ejercicio paso a paso.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botón Mostrar relaciones directas en la pestaña Diseño. Aparecerán todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas asociadas. Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso de ventana relaciones. y Mostrar directas. Ahora estás en la ventana Relaciones. Material elaborado por: Ing. Practicar las operaciones de Borrar diseño. Mostrar todo. Esta base de datos tiene definidas unas tablas y unas relaciones para que puedas ver mejor el efecto de las opciones Borrar diseño. Mostrar todo. Aparecerán todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienen en estas relaciones. La ventana relaciones Objetivo. Belem Estrada Chacón Página 82 .accdb que se encuentra en la carpeta ejercicios del curso a la carpeta Mis ejercicios de tu disco duro. Visualizar todas las relaciones Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre: hacer clic con el botón derecho sobre el fondo de la ventana y elegir la opción Mostrar todo del menú contextual que aparecerá. 4 Haz clic en el botón Borrar diseño en la pestaña Diseño. 1 Copia la base de datos Ejemplo1.

4 Crea las relaciones oportunas entre las tablas. ábrelo para realizar los ejercicios planteados a continuación. 2 Añade a la tabla Coches vendidos un campo Codigo cliente de tipo Número. Ahora queremos saber las tablas que están relacionadas con la tabla AULACLIC_CLIENTES. 12 Cierra la ventana Relaciones -- Ejercicios Globales de la Unidad 6. Observa como ahora aparecen las tablas que faltaban. 6 Selecciona la tabla AULACLIC_CLIENTES. 8 Haz clic sobre el botón Cerrar. 5 Haz clic en el botón Mostrar tabla en la pestaña Diseño. Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas. Ejercicio 1: Concesionario 1 Abre la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios. Material elaborado por: Ing. Este campo nos dirá qué cliente nos ha comprado el coche. Belem Estrada Chacón Página 83 . Observa el resultado. 3 Añade a la tabla Revisiones un campo Matricula de tipo Texto y Tamaño 7 que nos indicará a qué coche (de los coches vendidos) corresponde la revisión. Observa como aparecen todas las tablas relacionadas con AULACLIC_CLIENTES y las relaciones correspondientes 10 Haz clic en el botón Mostrar relaciones directas en la pestaña de Diseño. 7 Haz clic sobre el botón Agregar. 11 Haz clic en el botón Mostrar todas las relaciones en la pestaña de Diseño. Las relaciones Si no tienes abierto Access 2007.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access La ventana Relaciones queda vacía. 9 Haz clic en el botón Mostrar relaciones directas en la pestaña de Diseño.

8 V7642OU Ford Blanco GLX V1234LC Audi 100 2.2 Azul Sport V1010PB Ford Probe 2. Airbag 289 Elevalunas eléctricos 352 390 810 822 860 Corsa 1. Belem Estrada Chacón . revisar luces Cambiar luz interior Matrícula V7632NX V7632NX V4578OB V2360OX V2565NB V7648OU V2565NB V8018LJ V3543NC V8018LJ V3543NC V1234LC V9834LH V1010PB Página 84 Regular encendido Reparar puerta delantera Cambiar limpias Material elaborado por: Ing.0 16V Blanco V4578OB Ford Orion 1.6 V3543NC Ford Rojo Ghia V7632NX Citroen Zx Turbo-D Rojo Fiesta 1. Nº Revisión 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Cambio aceite Sí Sí No No Sí No Sí No Sí No No Sí No No Cambio filtro No Sí Sí Sí Sí No Sí No No Sí No Sí Sí Sí Revisión frenos No No Sí Sí Sí Sí No No Sí No No Sí No No Otros Revisar luces Cambiar limpias Arreglar alarma Ajustar tablero Cambiar limpias.3 Verde V9834LH Peugeot 205 GTI Rojo 6 Introduce los siguientes datos en la tabla Revisiones.8 Ghia Negro V7648OU Citroen Xantia 16V Negro Escort 1. Matrícula Marca V2360OX Opel Modelo Color Precio 21000 28600 26000 24800 25000 28000 19500 21000 31000 35100 24500 Climatizador Extras Antena eléctrica Aire Acondicionado Airbag Código Cliente 100 101 105 225 260 Aire Acondicionado.7 S Blanco Mondeo 1.4 V8018LJ Ford Azul CLX V2565NB Renault Clio 1.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 5 Introduce los siguientes datos en la tabla Coches vendidos.

12 Javier Poncela. 1 Alcorcón 28223 914512589 13/06/40 Madrid 28028 914588963 02/07/85 Página 85 Material elaborado por: Ing. y un campo Codigo Medico de tipo Texto y Tamaño 5 (este campo servirá para saber a qué médico se encarga del ingreso) 3 Crea las relaciones oportunas entre las tablas. 2 Añade a la tabla Ingresos un campo Codigo Paciente de tipo Número de Tamaño Entero (este campo servirá para saber a qué paciente corresponde el ingreso). 56 Madrid. 3 Castellana. 2 Móstoles 28935 917458963 25/03/58 28003 914589632 12/01/73 28028 914578559 05/05/55 28025 914562258 12/07/90 28015 914522369 19/07/75 Gran Vía. 123 Madrid Enrique Madrid Velasco. 1 Abre la base de datos Clinica de la carpeta Mis ejercicios del disco duro. 12 Madrid Doctor Más. 4 Introduce los siguientes datos en la tabla Pacientes.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 7 Cierra la base de datos. 34 Coslada. 3 División Azul. 35 Alcorcón 28223 914785236 25/03/58 Versalles. 56 Pizarro. 33 Doce de octrubre. 45 Población Código Teléfono Postal Fecha nacimiento Móstoles 28935 912563256 21/03/75 Madrid Getafe Getafe 28024 914562587 30/10/47 28902 915478555 06/11/87 28902 914589966 18/07/36 Alcorcón 28223 915584471 12/04/50 Madrid Madrid 28001 914526654 23/01/32 28028 914552203 12/08/90 Barcelona. Ejercicio 2: Clínica IV. Código Nombre Apellidos Paciente Romerales 100 José Pinto González 102 Santiago Sancho Rodríguez 103 Carmen Santacana 110 120 130 131 140 142 200 201 207 220 231 240 Alberto Puig Monza Pérez Sanabria Jaime Flores López Morales Enrique Miguel Torrente Ana Hermosilla Prats Olga Hernández Jiménez Carlos Blanco Tomás María Caballo Rogelia Guerra Santa Granadino Iván Callejas Navarrete Luis Prat Armengol Mónica Prats Sergio Dirección Azorín. 45 Alcatraz. Belem Estrada Chacón . Madrid 46 Trujillo.

24 Móstoles 28935 911235641 24/01/80 Móstoles 28935 911235652 10/01/75 5 Introduce los siguientes datos en la tabla Medicos.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 300 302 400 401 Joaquín Loreto Luis Luisa Rodríguez Monzón Martínez Lozano Martínez García García Montoro Barcelona. 56 Alcorcón 28223 914589632 24/01/51 Olmos. Código Nombre Apellidos Especialidad Médico Jiménez AJH Antonio Pediatría Hernández CEM Carmen Esteban Muñoz Psiquiatría Sánchez CSM Carlos General Martínez San Martín ESMH Eva Pediatría Hernández Hernández FHL Fernanda Radiología López FVP Federico Vidal Planella Análisis JMP Juana Moreno Navarro Intensivos OPA Olga Pons Álvarez Intensivos PAP Pedro Armengol Prats Cirugía Gutiérrez SGM Sebastián Oftalmología Mellado SVT Santiago Vázquez Torres Ginecología 6 Introduce los siguientes datos en la tabla Ingresos. 111 Alcorcón 28223 914578521 05/05/77 Cipreses. 54 Olmos. Belem Estrada Chacón . Nº Ingreso 1 2 3 4 5 6 7 8 Habitación Cama 101 105 125 204 205 204 201 201 A A B B B A A A Fecha ingreso 23/04/98 24/05/98 15/06/98 12/09/98 12/10/98 04/01/99 01/02/99 02/04/00 Código Paciente 302 103 300 120 100 102 240 110 Código Médico SVT CSM PAP SGM JMP CEM FHL OPA Página 86 Material elaborado por: Ing.

Belem Estrada Chacón Página 87 .UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 7 Cierra la base de datos. 305 304 306 303 302 504 504 405 401 408 504 509 A B A B A B B B A B A B 03/05/00 12/05/00 13/05/00 15/06/00 16/06/00 30/06/00 02/07/00 05/07/00 08/08/00 10/08/00 12/08/00 20/08/00 220 201 207 220 131 130 231 200 140 142 120 240 FVP ESMH OPA CSM AJH SGM ESMH FVP PAP SGM SGM FHL Material elaborado por: Ing.

Belem Estrada Chacón Página 88 .Prueba evaluativa de la unidad 6. Haz clic en la respuesta que consideres correcta. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Unidad 7. Relaciones Solo una respuesta es válida por pregunta. Las Consultas Material elaborado por: Ing.

Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear: También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Existen varios tipos de consultas de acción. Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access En esta unidad veremos cómo crear consultas y manejarlas para la edición de registros de tablas creadas con Access 2007. Tipos de consultas. Para crear una consulta. Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular). Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Material elaborado por: Ing. Consultas de acción. Existen varios tipos de consultas: Consultas de selección. de datos anexados y de creación de tablas. Crear una consulta. Consultas específicas de SQL. Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Son consultas que realizan cambios a los registros. modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL. seguir los siguientes pasos: Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. de actualización. cosa que no es objeto de este curso. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). de eliminación. Belem Estrada Chacón Página 89 . Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL.

Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos más adelante. Se explicará detenidamente la opción Diseño de consulta que te permitirá crear cualquiera de las anteriores por ti mismo. Material elaborado por: Ing. Belem Estrada Chacón Página 90 . Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente: La vista Diseño.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla como definimos en el apartado anterior.

puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo calculado. Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Belem Estrada Chacón Página 91 . en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas añadidas con sus correspondientes campos. se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que la consulta nos saque todos los alumnos de Valencia. soltar el botón cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos añadiendo. Un criterio de búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta. necesitamos el campo Población para seleccionar los alumnos pero no queremos que aparezca la población en el resultado ya que todos son de la misma población. Cada fila tiene un propósito que detallamos brevemente a continuación. este se colocará en la primera columna libre de la cuadrícula. Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla. Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Si observas la pantalla. Por lo tanto está formado por una condición o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR). Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:. aparecerá a la derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. más adelante iremos profundizando en la explicación: Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar. Añadir campos Para añadir campos a la cuadrícula podemos: Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas. O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones. Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botón del ratón arrastrar el campo sobre la cuadrícula. También podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna Material elaborado por: Ing. Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo. Nos será útil cuando definamos consultas basadas en varias tablas. y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE definimos la consulta. Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el resultado. así en la lista desplegable sólo aparecerán campos de la tabla seleccionada.

si queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribiéndolo delante del nombre del campo y seguido de dos puntos ( : ). Para mover una columna cortándola: Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic). Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono Pegar la pestaña Inicio (o bien teclear Ctrl+V). Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo A continuación crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la columna que hemos cortado con la opción Insertar Columnas de la pestaña Diseño. la columna aparecerá resaltada (está seleccionada).UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access vacía de la cuadrícula. desaparecerá la columna. Para mover una columna arrastrándola: Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha clic. En la consulta que aparece más arriba tienes el ejemplo de la segunda columna. Belem Estrada Chacón Página 92 . Encabezados de columna Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta. Material elaborado por: Ing. función que obtiene el mes de una fecha). Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco * (sinónimo de 'todos los campos'). Hacer clic sobre el icono en la pestaña Inicio (o bien teclear Ctrl+X). Se suele utilizar sobre todo para los campos calculados. Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha arrastrar la columna hasta la posición deseada. esta tendrá en el encabezado Mes_Factura y en la columna se visualizará el mes de la fecha de la factura (tenemos un campo calculado que utiliza la función mes( ). Cambiar el orden de los campos Si hemos incluido campos en la cuadrícula y queremos cambiar el orden de estos campos podemos mover una columna (o varias) arrastrándola o bien cortando y pegando. Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna. Definir campos calculados Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresión o de una función. hacer .

Guardar la consulta Podemos Guardar la consulta haciendo clic sobre el botón o bien. A continuación hacer clic sobre el botón Aceptar.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la primera y manteniendo la tecla May pulsada. Ejecutar la consulta Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseño de consulta o bien desde el Panel de Exploración. Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada. Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botón . se seleccionarán las dos columnas y todas la columnas que se encuentren entre las dos. Desde el Panel de Exploración: Haciendo doble clic sobre su nombre. Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecerá el cuadro de diálogo para darle un nombre. Belem Estrada Chacón Página 93 . seleccionando la opción Guardar del Botón de Office . Desde la vista diseño de la consulta: Haciendo clic sobre el botón Ejecutar de la pestaña Diseño: Material elaborado por: Ing. de la barra de Acceso Rápido. seleccionar la última columna a seleccionar.

Ya tenemos la ventana diseño con la tabla añadida. Como no tenemos cursos creados no aparecen datos. Ejercicio 1. 4 Haz clic en el botón Agregar.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta. por lo tanto si modificamos algún dato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones). 3 Haz clic en la tabla Cursos. vamos ahora a indicar qué campos (columnas) queremos que aparezcan en la consulta. Ejercicio paso a paso. • Para practicar puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear consultas. 7 Haz clic en el botón Ejecutar resultado. quedará así seleccionada. Belem Estrada Chacón Página 94 . pero podemos introducirlos directamente desde la vista Hoja de datos de la consulta. 2 Haz clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear. Observa que aparece la tabla Cursos en la zona de tablas de la ventana Diseño de consulta. o el botón Vista Hoja de datos de la pestaña Inicio para ver el Observa que aparecen todas las columnas de la tabla Cursos. A continuación se abrirá el cuadro Mostrar tabla. ejecutar y guardar una consulta simple. En la tabla de la zona de tablas tienes los campos de la tabla Cursos y un * que representa todas las columnas. lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados. No hace falta guardar los registros ya que éstos se almacenan Material elaborado por: Ing.accdb de la carpeta Mis ejercicios. Consultas simples Objetivo. 1 Abre la base de datos Clases. Practicar las operaciones de Crear. 5 Pulsa el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo ya que la consulta se va a basar sólo en la tabla Cursos. 8 Introduce los siguientes datos. 6 Haz doble clic sobre el asterisco y observa como aparece en la rejilla QBE el asterisco. Empezaremos por crear una consulta y utilizar el * (todas las columnas).

se añadirá a la rejilla QBE. se añadirá después del último. 3 Haz clic en el botón Agregar. Observa que aparece la tabla Cursos en la zona de tablas de la ventana Diseño de consulta. 2 Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrastra la columna detrás de la columna Fecha Final. A continuación se abrirá el cuadro Mostrar tabla. • Ahora añadiremos los campos uno a uno. Belem Estrada Chacón Página 95 . El cursor habrá tomado la forma . 2 Haz clic en la tabla Cursos. 6 Haz doble clic sobre el campo nºhoras. se añadirá. 1 Selecciona la columna nºhoras como hemos antes con . 7 Haz doble clic sobre el campo Fecha Inicio. 1 Haz clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear. 9 Termina por añadir el campo Fecha final. Ahora queremos añadir Nombre curso después de Codigo Curso. 5 Haz doble clic sobre el campo Codigo curso. quedará así seleccionada. 8 Arrastra el campo Nombre Curso con el ratón sobre el campo nºhoras. Cuando sueltes el botón del ratón verás que el campo Nombre curso ha tomado el lugar de nºhoras desplazándolo y los demás campos una posición a la derecha.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access automáticamente. Ahora vamos a dejar el campo nºhoras después del campo Fecha Final. Ya sabes mover columnas. 4 Pulsa el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo ya que la consulta se va a basar sólo en la tabla Cursos. Material elaborado por: Ing. Código Curso 1 2 3 4 Nombre Curso Ofimática Inglés Informática Animación Nº Horas 300 150 340 250 Fecha Inicio 15/07/08 25/07/08 10/07/08 30/07/08 Fecha Final 20/10/08 10/09/08 25/10/08 05/10/08 Otra forma de agregar campo a campo. el ejercicio anterior agregó todos los campos a la vez.

Ya tenemos la ventana diseño con la tabla añadida. o el botón Vista Hoja de 3 Cambia el nº de horas de un curso y observa que cuando cambias de campo. quedará así seleccionada. 1 Haz clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear. 4 Cierra la consulta.[Fecha Inicio]. 2 Haz clic en la tabla Alumnado. Fíjate que en este caso no hace falta encerrar el nombre del campo de la tabla nºhoras entre corchetes porque no contiene blancos. Observa que aparece la tabla Alumnado en la zona de tablas de la ventana diseño. vamos ahora a indicar qué campos (columnas) queremos que aparezcan en la consulta. A continuación se abrirá el cuadro Mostrar tabla. 3 Haz clic en el botón Agregar. Belem Estrada Chacón Página 96 . 4 Pulsa el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo ya que la consulta se va a basar sólo en la tabla Alumnado. Vuelve a dejar el valor que tenía el registro. los nombres de las columnas de la tabla los tenemos que escribir entre corchetes [ ] porque contienen espacios en blanco. 5 Haz doble clic sobre el campo Codigo Alumnado de la tabla Alumnado y observa como Material elaborado por: Ing. 1 Posiciona el cursor en la fila Campo: de la primera columna libre de la rejilla (después del campo nºhoras) y escribe dias: [Fecha Final] . En la tabla Alumnado faltaban por asignar cursos a los diferentes alumnos.1. 2 Ahora visualiza el resultado de la consulta con el botón Ejecutar datos de la pestaña Inicio. como es la primera vez que la guardas te pedirá un nombre.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Ahora añadiremos un campo calculado que indique el número de días transcurridos entre la fecha de Inicio y la final. pónle consulta simple. Ejercicio 2. por lo que vamos a crear una consulta tal que aparezca el Código del alumno y su código de curso para introducir los valores que vienen a continuación: Empezaremos por crear la consulta. Lo que ponemos delante de los dos puntos es el encabezado de la columna. También podemos calcular el 10% de las horas del curso con la expresión nºhoras*0. automáticamente se actualiza el campo calculado (el porcentaje varía). y detrás de los puntos ponemos la expresión que permite calcular el campo.

En este caso se ordenan las filas por la primera columna de ordenación. por orden alfabético si el campo es de tipo texto. Código Alumnado 1 2 3 8 9 10 Curso 1 1 2 2 1 4 . etc.. hacer clic sobre la flecha que aparecerá para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenación.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access aparece en la rejilla QBE. 7 Haz clic en el botón Ejecutar 8 Introduce los siguientes datos.. Hacer clic sobre la fila Orden: del campo por el cual queremos ordenar las filas. Modificar el diseño de una consulta Si lo que queremos es modificar el diseño de una consulta: Situarse en el Panel de Exploración y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta. En el menú contextual seleccionar Ordenar las filas Para ordenar las filas del resultado de la consulta: . o bien puede ser Descendente en orden inverso. Podemos ordenar también por varios campos para ello rellenar la fila Orden: de todas las columnas por las que queremos ordenar. se ordenan por la segunda columna. de anterior a posterior si el campo es de tipo fecha/hora. pónle consulta alumno curso.. Belem Estrada Chacón Página 97 . 6 Haz doble clic sobre el campo Curso de la tabla Alumnado y observa como aparece en la rejilla QBE. Puede ser Ascendente en este caso se ordenarán de menor a mayor si el campo es numérico. 9 Cierra la consulta. para un mismo valor de la primera columna. como es la primera vez que la guardas te pedirá un nombre. y Material elaborado por: Ing.

aparecen los registros cuyo precio está comprendido entre 101 y 1199.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access así sucesivamente. un criterio de búsqueda es una condición que deberán cumplir todas las filas que aparezcan en el resultado de la consulta. Si en la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor (para comparar dos campos entre sí) tenemos que encerrar el nombre del campo entre corchetes [ ]. En el ejemplo siguiente serían alumnos de Valencia Y cuya fecha de nacimiento esté comprendida Material elaborado por: Ing. Por ejemplo queremos poner la condición precio = coste en la que precio y coste son dos campos. Normalmente la condición estará basada en un campo de la tabla por ejemplo para seleccionar los alumnos de Valencia la condición sería población = "Valencia". Tampoco es necesario poner las comillas. precio igual al valor Coste no al contenido del campo Coste. Para escribir esta condición en la cuadrícula tenemos que tener en una de las columnas de la cuadrícula el campo poblacion y en esa columna ponemos en la fila Criterios: el resto de la condición o sea ="Valencia". tenemos que poner en la fila criterios: [coste]. las añadirá él por defecto. Seleccionar filas Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de búsqueda. Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrícula quedan unidas por el operador Y. si no ponemos los corchetes añadirá las comillas y entenderá Precio = "coste". es decir si queremos ordenar por ejemplo por provincia y dentro de la misma provincia por localidad tenemos que tener en la cuadrícula primero la columna provincia y después la columna localidad. Cuando la condición es una igualdad no es necesario poner el signo =. El orden de las columnas de ordenación es el que aparece en la cuadrícula. Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O. El tipo de ordenación es independiente por lo que se puede utilizar una ordenación distinta para cada columna. En un criterio de búsqueda en el que las condiciones están unidas por el operador Y. para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Belem Estrada Chacón Página 98 . Siempre que se encuentra un texto lo encierra entre comillas. podemos poner directamente el valor Valencia en la fila Criterios: ya que si no ponemos operador asume por defecto el =. el registro aparecerá en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las condiciones. Por ejemplo ascendente por la primera columna y dentro de la primera columna. descendente por la segunda columna. En un criterio de búsqueda en el que las condiciones están unidas por el operador O. Por ejemplo precio > 100 y precio < 1200.

¡Ojo! El criterio de la fecha de nacimiento únicamente afecta a la población Valencia por encontrarse en la misma fila.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access entre el 1/1/60 y el 31/12/69. o bien aquellos de Alicante sea cual sea su fecha de nacimiento. Consultas simples (II) Objetivo. Por ejemplo. Material elaborado por: Ing. si en la cuadrícula QBE tenemos especificado los siguientes criterios: Visualizaremos de la tabla Alumnado los campos Apellidos. Población y Fecha nacimiento. Del mismo modo pasa con cada una de las filas o: Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos que colocarlas en filas distintas (utilizando las filas O: y siguientes). Ejercicios Ejercicio paso a paso. Access no diferencia entre mayúsculas y minúsculas a la hora de realizar la búsqueda de registros. los alumnos aparecerán ordenados por Apellidos pero únicamente aparecerán aquellos que sean de Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69. Belem Estrada Chacón Página 99 . Nombre.

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Practicar las operaciones de Crear, ejecutar y guardar una consulta simple. Ejercicio 1. Empezaremos por crear una consulta donde aparecerán los campos Nombre, Apellidos, Población y Fecha de nacimiento de cada alumno/a. 1 Abre la base de datos Clases.accdb de la carpeta Mis ejercicios. 2 Haz clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear. A continuación se abrirá el cuadro Mostrar tabla. 3 Haz clic en la tabla Alumnado, quedará así seleccionada si no lo estaba antes. 4 Haz clic en el botón Agregar. Observa que aparece la tabla Alumnado en la zona de tablas de la ventana diseño. 5 Pulsa el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo ya que la consulta se va a basar sólo en la tabla Alumnado. Vamos a añadir los campos Nombre, Apellidos, Población, Fecha de nacimiento 6 Haz clic sobre la fila Campo: de la primera columna de la rejilla. 7 Despliega la lista asociada haciendo clic sobre su flecha de lista desplegable. 8 Elige el campo Nombre Alumnado. Esta es otra forma de añadir campos a la rejilla. 9 Repite los pasos 6, 7 y 8 pero en la segunda columna pon el campo Apellidos Alumnado. 10 Lo mismo para el campo Poblacion. 11 Lo mismo para el campo Fecha nacimiento. La cuadrícula quedará de la siguiente forma:

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12 Haz clic en el botón Ejecutar

de la pestaña Diseño. de la barra de Acceso Rápido.

13 Vamos a guardar la consulta, haz clic sobre el botón

14 Escribe el nombre que le queremos dar a la consulta, Alumnos. ¡Ojo! no le podemos dar el mismo nombre que una tabla ya creada. 15 haz clic sobre el botón de la ventana de la consulta para salir de ella.

Ejercicio 2. Ahora vamos a modificar la consulta anterior para obtener aquellos alumnos/as que hayan nacido antes del año 1967. 1 Selecciona en el Panel de Exploración la consulta a modificar, Alumnos, haciendo clic sobre ella. 2 Haz clic derecho sobre ella y selecciona la opción 3 Haz clic sobre la fila Criterios: de la columna Fecha nacimiento. 4 Escribe <01/01/67 para indicar la condición "[Fecha nacimiento] < #01/01/75#". Observa que Access ha encerrado la fecha entre # #, el delimitador de fechas. La cuadrícula QBE quedará de la siguiente forma: en el meú contextual.

5 Ejecuta la consulta haciendo clic sobre el botón Ejecutar Ahora vamos a guardar la consulta pero con otro nombre.

de la pestaña Diseño.

1 Despliega el Botón de Office y elige la opción Guardar como 2 Escribe otro nombre Alumnado antes 67. 3 Haz clic sobre el botón Aceptar.

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4 Cierra la consulta haciendo clic sobre el botón

.

Ejercicio 3. Vamos a modificar la consulta anterior para obtener únicamente aquellos alumnos de Valencia que hayan nacido antes del 67. Deberemos formar la condición "población = "Valencia" y " fecha de nacimiento < #01/01/67#" 1 Selecciona la consulta a modificar, Alumnado antes 67, y haz clic derecho sobre ella. 2 Selecciona la opción consulta. en el menú contextual. Se abrirá la ventana Diseño de

3 Haz clic sobre la fila Criterios: de la columna Población. 4 Escribe Valencia. En este caso como el operador es un "igual" no hace falta ponerlo, se pone únicamente el valor, tampoco hace falta encerrar el valor entre comillas, Access las añadirá automáticamente.. La cuadrícula QBE quedará de la siguiente forma:

Como los criterios se encuentran en la misma fila se deberán cumplir los dos criterios para que salga el registro. Es decir saldrán los alumnos de mexico Y nacidos antes del 75. 5 Ejecuta la consulta haciendo clic sobre el botón Ejecutar Ahora vamos a guardar la consulta pero con otro nombre. 1 Despliega el Botón de Office y elige la opción Guardar como 2 Escribe otro nombre Alumnado antes 67 de Valencia. 3 Haz clic sobre el botón Aceptar. 4 Cierra la consulta haciendo clic sobre el botón . de la pestaña Diseño.

Ejercicio 4. Vamos a realizar otra consulta utilizando la primera, pero ahora ordenaremos los alumnos por apellidos.
Material elaborado por: Ing. Belem Estrada Chacón Página 102

en el menú contextual. y haz clic derecho sobre ella. Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar. de la pestaña Diseño. 4 Haz clic sobre la flecha de su lista desplegable y elige Ascendente para ordenar de la A a la Z. 2 Seleccional la opción consulta. 4 Cierra la consulta haciendo clic sobre el botón . Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas. 1 Despliega el Botón de Office y elige la opción Guardar como 2 Escribe otro nombre Alumnado por apellido. 3 Haz clic sobre el botón Aceptar. La cuadrícula QBE quedará de la siguiente forma: 5 Ejecuta la consulta haciendo clic sobre el botón Ejecutar Ahora vamos a guardar la consulta pero con otro nombre. Alumnos. Se abrirá la ventana Diseño de 3 Haz clic sobre la fila Orden: de la columna Apellidos alumnado. Material elaborado por: Ing. Belem Estrada Chacón Página 103 .UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 1 Selecciona la consulta a modificar.

Belem Estrada Chacón Página 104 . Access considera este campo como un parámetro y cuando se ejecuta la consulta nos pide Introducir el valor del parámetro mediante un cuadro de diálogo como este: En el ejemplo anterior. Otra forma de utilizar un parámetro en una consulta es definiéndolo mediante el botón Parámetros de la pestaña Diseño. de esta manera: Ojo! cuando pongamos el nombre del parámetro es importante escribirlo entre corchetes. queremos hacer una consulta para obtener los alumnos de una determinada Población. en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese momento sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la consulta. En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no está en el origen de datos. En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parámetro. en la consulta tendríamos que añadir una condición de búsqueda que especifique que la Población es igual al Valor a introducir. de lo contrario Access le añadirá comillas y no lo considerará como un nombre de parámetro sino como un valor. pero el valor que almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta. Consultas con parámetros A menudo.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar. Un parámetro funciona de forma parecida a un campo de tabla. Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas. Material elaborado por: Ing. Por ejemplo. la población la introducirá el usuario cuando Access se lo pida.

accdb de la carpeta Mis ejercicios. Ejercicio paso a paso. Belem Estrada Chacón Página 105 . quedará así seleccionada si no lo estaba antes. Material elaborado por: Ing. Consultas con Parámetros Objetivo. La diferencia entre escribir directamente un nombre de parámetro y definirlo con el botón Parámetros es que. Practicar las operaciones de Crear y ejecutar una consulta con parámetros. 1 Abre la base de datos Clases. Empezaremos por crear una consulta donde aparecerán los Cursos que existen en la base de datos. si le hemos asignado un tipo de dato. A continuación se abrirá el cuadro Mostrar tabla. después de elegir la opción. 3 Haz clic en la tabla Cursos. Ejercicio 1. 2 Haz clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear. Access comprueba automáticamente el tipo del valor introducido por el usuario.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access En este caso. se abre el cuadro de diálogo Parámetros de la consulta donde podemos indicar el nombre del parámetro y el tipo de dato.

6 Haz clic sobre la fila Campo: de la primera columna de la rejilla. 8 y 9 pero en la segunda columna pon el campo nºhoras. Cursos por horas. 2 Seleccionala opción consulta. Cursos por horas. La cuadrícula quedará de la siguiente forma: 11 Haz clic en el botón Ejecutar de la pestaña Diseño. haz clic sobre el botón 13 Escribe el nombre que le queremos dar a la consulta. de la barra de Acceso Rápido. 8 Elige el campo Nombre Curso. Observa que aparece la tabla Cursos en la zona de tablas de la ventana diseño. Se abrirá la ventana Diseño de 3 Haz clic sobre la fila Criterios: de la columna nºhoras. Belem Estrada Chacón Página 106 . y haz clic derecho sobre ella. 7 Despliega la lista asociada haciendo clic sobre su flecha de lista desplegable. 9 Repite los pasos 7. Esta es otra forma de añadir campos a la rejilla. Ahora vamos a modificar la consulta anterior para obtener aquellos cursos con un número de horas superior a un número introducido por el usuario. en el menú contextual. Ejercicio 2. Vamos a añadir los campos Nombre Curso y nºhoras. 14 Haz clic sobre el botón de la ventana de la consulta para salir de ella. 5 Pulsa el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo ya que la consulta se va a basar sólo en la tabla Cursos . 4 Escribe >[numero] para indicar que Access deberá pedir un valor para el parámetro y así poder aplicar el criterio. Material elaborado por: Ing. 1 Selecciona en la ventana Base de datos la consulta a modificar. 12 Vamos a guardar la consulta.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 4 Haz clic en el botón Agregar. para ello necesitaremos usar parámetros.

si tenemos una tercera tabla concatenará cada una de las filas obtenidas en el primer paso con cada una de las filas de la tercera tabla. Access te pedirá que introduzcas un valor para el parámetro número y mostrará los cursos con más horas que el valor que introduzcas. 7 Sustituye el criterio >[numero] por otro que diga >[Introduce un número de horas:]. Belem Estrada Chacón Página 107 . 8 Ejecuta la consulta haciendo clic sobre el botón Ejecutar de la pestaña Diseño. 6 Haz clic sobre el botón Vista Diseño en la pestaña Inicio.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access La cuadrícula QBE quedará de la siguiente forma: 5 Ejecuta la consulta haciendo clic en el botón Ejecutar de la pestaña Diseño. la consulta obtiene la concatenación de todas las filas de la primera tabla con todas las filas de la segunda tabla. Además. Por ejemplo me puede interesar datos de la tabla Alumnado y de la tabla Cursos porque quiero sacar una lista con los datos de cada alumno y nombre del curso al que pertenece. Verás que el cuadro de diálogo ahora muestra un texto más representativo. normalmente la mayoría de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y entonces tenemos que añadir algún criterio de búsqueda para seleccionar las filas que al final nos interesan. y así sucesivamente. Para añadir una tabla a la zona de tablas (una vez en la ventana Diseño de consulta) haremos clic en el botón Mostrar tabla de la pestaña Diseño: Si las tablas no están relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre. de la barra de Acceso Rápido. Vemos que no interesa basar la consulta en muchas tablas ya que el resultado de la concatenación puede alcanzar dimensiones gigantescas. Las consultas multitabla Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo que deberá contener en la zona de tablas de la ventana Diseño las distintas tablas de donde obtiene esos datos. en este caso no Material elaborado por: Ing. 9 Guarda la consulta haciendo clic sobre el botón 10 Cierra la consulta haciendo clic sobre el botón .

en este caso tenemos que combinar las dos tablas. para cada fila de una de las tablas Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en el campo de unión. La composición externa La composición externa se utiliza cuando queremos que también aparezcan las filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla. estas aparecerán automáticamente combinadas en la zona de tablas de la ventana Diseño de Consulta. con lo cual se emparejan sólo las filas que luego aparecen en el resultado y la consulta es más eficiente. Pues en los casos en que queremos que también aparezcan las filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla. Con una composición interna sólo se obtienen las filas que tienen al menos una fila de la otra tabla que cumpla la condición.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access me interesa unir el alumno con cada uno de los cursos sino unirlo al curso que tiene asignado. Combinar tablas Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unión de la misma forma que relacionamos tablas en la ventana Relaciones arrastrando el campo de unión de una de las tablas sobre el campo de unión de la otra tabla. Belem Estrada Chacón Página 108 . Cuando las tablas están combinadas aparecen en la ventana diseño de la consulta de la siguiente manera: Las composiciones vistas hasta ahora son composiciones internas ya que todos los valores de las filas del resultado son valores que están en las tablas que se combinan. Este tipo de combinación se define de la siguiente manera: Material elaborado por: Ing. Cuando dos tablas están combinadas en una consulta. utilizaremos la Composición externa. De hecho si añadimos a la zona de tablas tablas relacionadas. También se combinan automáticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en las dos tablas aunque no exista una relación definidad entre ellas. veamos un ejemplo: En la lista de alumnos comentada anteriormente no saldrán los alumnos que no tengan curso asignado.

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Añadir las dos tablas a la zona de tablas de la consulta. la combinación aparecerá de la siguiente forma: Material elaborado por: Ing. Combinar las dos tablas por los campos de unión: Hacer doble clic sobre la línea que une las dos tablas. si queremos definir una combinación externa deberemos seleccionar la opción 2 o la 3 según lo que queramos obtener. . En el cuadro de diálogo que aparecerá haz clic en el botón Tipo de combinación. Belem Estrada Chacón Página 109 . Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación Por defecto la combinación es interna (incluye sólo las filas donde los campos combinados (campos de unión) de ambas tablas sean iguales). Si seleccionamos la opción 2.

Material elaborado por: Ing. su población y nombre del curso al cual asiste. ejecutar y guardar una consulta multitabla. La consulta contendrá como datos los apellidos del alumnado. la combinación aparecerá de la siguiente forma: El sentido de la flecha nos indica de qué tabla obtendremos todos los registros. Practicar las operaciones de Crear. Crearemos una consulta a partir de dos tablas relacionadas. Belem Estrada Chacón Página 110 . Ejercicio paso a paso. Consultas multitabla Objetivo. pero de aquellos alumnos que sean de Valencia o bien aquellos que se encuentren en el curso de Ofimática.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Si seleccionamos la opción 3 . Ejercicio 1.

7 Pulsa el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo. 3 Haz clic en la tabla Cursos. 2 Haz clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear. Observa que aparece la tabla Cursos en la zona de tablas de la ventana diseño. ponle Alumnos de Ofimática o Valencia.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 1 Abre la base de datos Clases. 8 Rellena la rejilla QBE de forma que nos quede así: Observa como los criterios se encuentran en dos filas diferentes por lo tanto sacará aquellos que sean de Valencia O aquellos que estén matriculados en un curso de Ofimática.accdb de la carpeta Mis ejercicios. A continuación se abrirá el cuadro Mostrar tabla. 1 Abre la base de datos Clases. Observa que las tablas aparecen combinadas ya que tienen una relación definida en la ventana Relaciones. 5 Haz clic en la tabla Alumnado. se formarán registros con el alumno junto con los datos del curso en el que está matriculado. 6 Haz clic en el botón Agregar. 9 Haz clic en el botón Ejecutar para ver el resultado. 10 Cierra la consulta. Ejercicio 2. quedará así seleccionada. quedará así seleccionada. Observa que aparece la tabla Alumnado en la zona de tablas de la ventana diseño.accdb de la carpeta Mis ejercicios si no la tienes abierta. Belem Estrada Chacón Página 111 . Crearemos una consulta para saber los datos de todos los alumnos que están en Alumnado y el nombre del curso en el que está matriculado cada uno. 2 Haz clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear. Como están unidas por el campo Codigo Curso. como es la primera vez que la guardas te pedirá un nombre. Material elaborado por: Ing. 4 Haz clic en el botón Agregar.

5. 8 Rellena la rejilla QBE de forma que nos quede así: Con la primera columna indicamos que queremos todos los campos de Alumnado y con la segunda columna. Observa que no salen todos los alumnos. 5 Haz clic en la tabla Alumnado. esto te indica que la consulta incluirá todos los registros de Alumnado. 6. Observa que las tablas aparecen relacionadas ya que tienen una relación definida en la ventana de relaciones. En el cuadro de diálogo que se abra haz clic en el botón Propiedades de combinación. se formarán registros con el alumno junto con los datos del curso en el que está matriculado. Observa que ahora la relación aparece como una flecha que sale de la tabla Alumnado. faltan los alumnos 4.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access A continuación se abrirá el cuadro Mostrar tabla. Como están unidas por el campo Codigo Curso. quedará así seleccionada. 4 Haz clic en el botón Agregar. quedará así seleccionada. y 7 porque estos alumnos no tienen valor en su campo Curso. 3 Haz clic en la tabla Cursos. Se abrirá el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación. 3 Pulsa el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. Observa que aparece la tabla Alumnado en la zona de tablas. haz doble clic sobre la línea que une las dos tablas. Observa que aparece la tabla Cursos en la zona de tablas. 7 Pulsa el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo. En esta consulta sólo aparecen los alumnos que tienen un Curso que existe en la tabla Cursos. el nombre del curso asignado al alumno. 9 Haz clic en el botón Ejecutar para ver el resultado. Material elaborado por: Ing. Belem Estrada Chacón Página 112 . 1 En la zona de tablas. 6 Haz clic en el botón Agregar. Vamos a cambiar la consulta para que aparezcan todos los alumnos. 2 Selecciona la opción Incluir TODOS los registros de 'Alumnado' y sólo aquellos registros de 'Cursos' donde los campos combinados sean iguales.

Se abrirá el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación. 5. Belem Estrada Chacón Página 113 .UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 4 Haz clic en el botón Ejecutar para ver el resultado. Observa que ahora la línea aparece como una flecha que sale de la tabla Cursos. para ver el resultado. Crearemos otra consulta a partir de la anterior para que aparezcan ahora todos los cursos y los alumnos asignados a cada curso. Observa que ahora aparecen los alumnos 4. 3 Modifica la consulta anterior para añadir el precio. 5 Guarda la consulta con el nombre Todos los alumnos pero no salgas de ella. 4 En la zona de tablas. Ejercicios de toda la unidad Ejercicio 1: Concesionario 1 Abre la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios. Observa que ahora aparecen también los 8 Guarda la consulta haciendo clic en y ciérrala. 7 Haz clic en el botón Ejecutar cursos que no tienen alumnos. 5 Selecciona la opción Incluir TODOS los registros de 'Cursos' y sólo aquellos registros de 'Alumnado' donde los campos combinados sean iguales. 6 Pulsa el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. y 7 pero sin nombre de curso porque no tienen. haz doble clic sobre la relación que une las dos tablas. 2 Despliega el Botón de Office y selecciona la opción Guardar Como 3 Pónle a la nueva consulta el nombre Todos los cursos. esto te indica que la consulta incluirá todos los registros de Cursos. 2 Crea una consulta para visualizar únicamente los campos Matrícula. 6. Marca y Modelo de los Coches vendidos. De esta forma hemos creado una nueva consulta a partir de la anterior y estamos en esta (fíjate en la barra de título). En el cuadro de diálogo que se abra haz clic en el botón Propiedades de combinación. y visualizar unicamente aquellos que sean Material elaborado por: Ing. llámala Consulta coches vendidos. 1 Todavía estamos en la consulta Todos los alumnos.

3 Hacer clic en el botón Agregar. A continuación se abrirá el cuadro Mostrar tabla. 1 Hacer clic derecho sobre el nombre Consulta coches vendidos en el Panel Exploración. 9 Cerrar la consulta. llámala Ford superiores. 7 Hacer clic doble clic sobre el campo Modelo. Solución del Ejercicio 1: Concesionario En el apartado 2 tenemos que crear una consulta a partir de la tabla Coches vendidos. 4 Modifica la consulta anterior para visualizar los Ford que tengan un precio superior a 2600000. 5 Crea una consulta para ver los apellidos y población de aquellos clientes que hayan comprado Ford o Citroen. Material elaborado por: Ing. Observa como únicamente nos enseña los tres campos solicitados de la tabla. a continuación se explica como paso a paso. En el apartado 3 hay que modificar la consulta anterior para ampliar sus criterios. Belem Estrada Chacón Página 114 . 6 Cierra la base de datos. 4 Pulsar el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Ford. 6 Hacer clic doble clic sobre el campo Marca. los clientes deberán aparecer por orden alfabético dentro de cada población. Si no tienes muy claro las operaciones a realizar en este ejercicio. Llama la consulta Clientes de Ford y Citroen. 8 Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botón de la pestaña Diseño. 1 Haz clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear. guarda la consulta con el nombre Coches Ford. 5 Hacer clic doble clic sobre el campo Matricula. 10 Escribir el nombre Consulta coches vendidos. 2 Hacer clic en la tabla Coches vendidos.

En el apartado 5 tenemos que crear otra consulta con las tablas Clientes y Coches vendidos. En el apartado 4 hay que modificar la consulta anterior para ampliar sus criterios. 4 Hacer clic en la tabla Clientes. 3 Hacer clic en el botón Agregar. La guardamos antes para no machacar por error la consulta anterior. 6 Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botón 7 Hacer clic sobre el botón 8 Cerrar la consulta. 3 Desplegar el Botón de Office y elegir la opción Guardar como. 4 Escribir el nombre Coches Ford. La guardamos antes para no machacar por error la consulta anterior. 5 Hacer doble clic sobre el campo Precio. 3 Desplegar el Botón de Office y elegir la opción Guardar como. Material elaborado por: Ing. 1 Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear. 4 Escribir el nombre Ford superiores. Belem Estrada Chacón Página 115 . 1 Hacer clic derecho sobre el nombre Coches Ford en el Panel de Exploración. 7 Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botón 8 Hacer clic sobre el botón 9 Cerrar la consulta. 5 En la fila Criterios: de la columna Precio escribir >2600000. 2 Hacer clic en la tabla Coches vendidos.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 2 Seleccionar la opción en el menú contextual. 2 Selecciona la opción en el menú contextual. 6 En la fila Criterios: de la columna Marca escribir Ford.

telefono y fecha de nacimiento de aquellos pacientes que hayan nacido antes de 1960 y cuyo código postal sea 28028. Deben aparecer las tablas unidas por una combinación. 10 En la fila Criterios: de la columna Marca escribir Ford. fecha de ingreso y apellidos del médico asignado así como la especialidad de éste. Fin de Explicación Ejercicio 2: Clínica 1 Abre la base de datos Clinica de la carpeta Mis ejercicios. 16 Escribir el nombre Clientes de Ford y Citroen. sus apellidos. pónle el nombre Pacientes del 28028. fecha de nacimiento . 17 Cerrar la consulta. 11 En la fila O: de la misma columna escribir Citroen. 12 En la fila Orden: de la columna Poblacion seleccionar la opción Ascendente. 8 Hacer clic doble clic sobre el campo Apellidos. Si no tienes muy claro las operaciones a realizar en este ejercicio. Material elaborado por: Ing. de la pestaña Diseño. 6 Pulsar el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo. 4 Cierra la base de datos. 3 Crea una consulta para ver de los pacientes cuya fecha de ingreso sea posterior al 31/12/98. 9 Hacer clic doble clic sobre el campo Marca. 2 Crea una consulta para ver los apellidos. 13 En la fila Orden: de la columna Apellidos seleccionar la opción Ascendente. 14 Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botón 15 Hacer clic sobre el botón . pónle el nombre Pacientes con medico. Aquí se explica. Belem Estrada Chacón Página 116 . 7 Hacer clic doble clic sobre el campo Poblacion.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 5 Hacer clic en el botón Agregar.

10 Desmarcar la casilla de la fila Mostrar: de la columna Codigo postal. Belem Estrada Chacón Página 117 . 14 Escribir el nombre Pacientes del 28028. 7 Hacer clic doble clic sobre el campo Fecha nacimiento. 12 Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botón Ejecutar 13 Cerrar la consulta. A continuación se abrirá el cuadro Mostrar tabla. 1 Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear. 2 Hacer clic en la tabla Pacientes. 4 Hacer clic en la tabla Medicos. 11 En la fila Criterios: de la columna Codigo postal escribir 28028. 2 Hacer clic en la tabla Pacientes. Material elaborado por: Ing. 3 Hacer clic en el botón Agregar. 3 Hacer clic en el botón Agregar. 5 Hacer clic en el botón Agregar. 9 Hacer clic doble clic sobre el campo Codigo postal. En el apartado 3 tenemos que crear otra consulta con las tablas Pacientes y Medicos e Ingresos. 4 Pulsar el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo. 6 Hacer clic doble clic sobre el campo Telefono paciente.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Solución de Ejercicio 2: Clínica Para el apartado 2 : 1 Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear. 5 Hacer clic doble clic sobre el campo Apellidos paciente. 6 Hacer clic en la tabla Ingresos. de la pestaña de Diseño. 8 En la fila Criterios: de la columna Fecha nacimiento escribir < 01/01/60.

. 10 Hacer clic doble clic sobre el campo Fecha nacimiento. 9 Hacer clic doble clic sobre el campo Apellidos Paciente. 8 Pulsar el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo. Belem Estrada Chacón Página 118 . 17 Escribir el nombre Pacientes con medico. 11 Hacer clic doble clic sobre el campo Fecha ingreso. Deben aparecer las tablas unidas por una combinación. 18 Cerrar la consulta.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 7 Hacer clic en el botón Agregar. 15 Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botón 16 Hacer clic sobre el botón . 14 En la fila Criterios: de la columna Fecha ingreso escribir > 31/12/98. 13 Hacer clic doble clic sobre el campo Especialidad. 12 Hacer clic doble clic sobre el campo Apellidos medico. Material elaborado por: Ing.

Prueba unidad 7 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Solo una respuesta es válida por pregunta. Belem Estrada Chacón Página 119 . Material elaborado por: Ing.

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Material elaborado por: Ing. Belem Estrada Chacón Página 120 .

manejarlo para la edición de registros y cambiar su diseño. Para crear un formulario tenemos varías opciones. Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear: Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Belem Estrada Chacón Página 121 . Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un formulario. El asistente para formularios. En esta unidad veremos cómo crear un formulario. abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos Explicaremos a continuación la forma de crear un formulario utilizando el asistente. Material elaborado por: Ing. Introducción. Gráficos dinámicos dinámicos. Los formularios Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta. Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Unidad 8. Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la opción Asistente para formularios que puedes ver en la imagen anterior. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades.

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Aparece la primera ventana del asistente: En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta. Belem Estrada Chacón Página 122 . A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botón o simplemente doble clic sobre el campo. o deseleccionar Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la siguiente pantalla: Material elaborado por: Ing. y el campo se quita de la lista de Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón . Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón campos seleccionados. este será el origen del formulario.

podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la última pantalla del asistente para formularios: Material elaborado por: Ing. Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa distribución. En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con ese estilo. Belem Estrada Chacón Página 123 .UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del formulario.

Belem Estrada Chacón Página 124 .UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access En esta ventana el asistente nos pregunta el título del formulario. por ejemplo: o bien Modificar el diseño del formulario. Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre: Abrir el formulario para ver o introducir información en este caso veremos el resultado del formulario preparado para la edición de registros. este título también será el nombre asignado al formulario. si seleccionamos esta opción aparecerá la vista Diseño de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario. por ejemplo: Material elaborado por: Ing.

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Editar datos de un formulario
Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el formulario posicionándonos en él en el Panel de Exploración, hacer clic derecho y seleccionar la opción en el menú contextual. O simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario.

Aparecerán los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario (la vista Formulario). Podemos a continuación buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviéramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barra de desplazamiento por los registros que ya conocemos, lo único que cambia es el aspecto de la pantalla. •

Para practicar lo visto hasta ahora puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear formularios que a continuación se describe.

Ejercicio pasó a paso. Crear formularios Objetivo. Saber crear formularios con el asistente y utilizarlos para la introducción, modificación y borrado de datos de una tabla creada con Access 2007. Abrir la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. Vamos a crear primero un formulario para la edición de datos de la tabla Alumnado, para ello utilizaremos el asistente para formularios:
Material elaborado por: Ing. Belem Estrada Chacón Página 125

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1 Haz clic en la opción Asistente para formularios que se mostrará al desplegar el botón de Más formularios de la pestaña Crear.

2 En la primera pantalla del asistente elige en el cuadro Tabla/consulta la tabla Alumnado. 3 Haz clic sobre el botón para añadir todos los campos al formulario.

4 Haz clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. 5 Deja activada la opción En columnas como distribución del formulario. 6 Haz clic sobre el botón Siguiente. 7 Deja la opción Oficina como estilo del formulario. 8 Haz clic sobre el botón Siguiente. 9 Escribe como título alumnos en columnas. 10 Haz clic sobre el botón Finalizar.

Al crearse el formulario, observa como aparecen los datos del primer registro que introdujimos desde la tabla. Al pulsar los botones de la barra de desplazamiento por los registros podremos cambiar de registro. 12 Pulsa 13 Pulsa 14 Pulsa 15 Pulsa verás como pasas al siguiente registro, púlsalo varias veces. verás como vuelves a los registros anteriores. verás que te posicionas en el primer registro. verás que te posicionas en el último registro.

16 Cierra el formulario guardando los cambios.

Ahora crearemos un formulario para la tabla Cursos para que se vean varios cursos en la misma pantalla. 1 Haz clic en la opción Asistente para formularios que se mostrará al desplegar el botón de Más formularios de la pestaña Crear.

Material elaborado por: Ing. Belem Estrada Chacón

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2 En la primera pantalla del asistente elige en el cuadro Tabla/consulta la tabla Cursos. 3 Haz clic sobre el botón para añadir todos los campos al formulario.

4 Haz clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. 5 Dejar activada la opción Tabular como distribución del formulario. 6 Haz clic sobre el botón Siguiente. 7 Deja la opción Fundición como estilo del formulario. 8 haz clic sobre el botón Siguiente. 9 Escribe como título Cursos tabular. 10 Haz clic sobre el botón Finalizar. 11 Cierra el formulario guardando los cambios. Ahora vamos a introducir datos en la tabla Cursos utilizando el formulario creado: 1 En el Panel de Exploración busca el formulario Cursos tabular. 2 Haz clic derecho sobre él y selecciona la opción del menú contextual.

Si quieres puedes resumir los pasos 1 y 2 haciendo doble clic sobre el formulario Cursos tabular. 3 Una vez abierto el formulario sólo tenemos que introducir los datos cambiando de campo con la tecla INTRO. No hace falta guardar los registros ya que éstos se almacenan automáticamente. Los datos a introducir son: Codigo Nombre Curso Curso 5 Internet 6 Diseño 5 Cierra el formulario. Fin del ejercicio paso a paso. Nº Horas 300 150 Fecha Inicio 15/07/00 25/07/00 Fecha Final 20/10/00 10/09/00

La vista diseño de formulario
Material elaborado por: Ing. Belem Estrada Chacón Página 127

Para entrar en la vista diseño debemos buscar el formulario en el Panel de Exploración y hacer clic derecho sobre él para seleccionar la opción Nos aparece la ventana Diseño de formulario: en el menú contextual. o varios registros o uno sólo por pantalla según el tipo de formulario. Belem Estrada Chacón Página 128 . en ella le indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del formulario. para ello nos servimos de los controles que veremos más adelante. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla. en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario. Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie haciendo clic en el botón Encabezado o Pie del formulario de la pestaña Organizar: Alrededor del área de diseño tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los controles. también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro del área de diseño. La sección Detalle. en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario. Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos las opciones Regla y Cuadrícula Material elaborado por: Ing. La sección Pie de formulario. en ella aparecerán los registros del origen del formulario. El área de diseño consta de tres secciones: La sección Encabezado de formulario. debemos indicar en la sección Detalle el diseño correspondiente a un sólo registro.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access La vista diseño es la que nos permite definir el formulario.

Todo formulario tiene asociada una página de código en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones). hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del Recuerda que en cualquier momento puedes hacer clic en el botón Access. También podremos acceder a las vistas Tabla dinámica. pues nos muestra a tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos una idea aproximada de cómo será su aspecto final. . La sección Controles y campos Material elaborado por: Ing.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access respectivamente. El primer botón que vemos es uno de los más útiles cuando trabajamos con formularios. Hoja de datos y Gráfico dinámico. que puedes ver en la imagen anterior. si previamente lo permitimos en las propiedades del formulario. que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante. En la parte central puedes ver la sección Controles y campos en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante. La pestaña Diseño de formulario En este apartado veremos las opciones más interesantes de la pestaña de Diseño que aparece cuando entramos en la Vista Diseño del formulario. que ya hemos comentado. permite pasar de una vista a otra Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño la que estamos describiendo ahora y la Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseño. Belem Estrada Chacón para acceder a la ayuda de Página 129 . se accede a esta página de código haciendo clic sobre el botón Con el botón control seleccionado. Access 2007 introduce la Vista Presentación que nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la Vista de Diseño pero con las ventajas de la Vista Formulario. En la sección Herramientas podrás encontrar el botón Agregar campos existentes.

un botón de comando para abrir otro formulario o informe. por ejemplo para presentar los resultados de un cálculo. ya que el cuadro combinado muestra un sólo valor (el almacenado en el campo asociado al control) y si queremos Material elaborado por: Ing. Una lista de posibilidades ayuda también a asegurar que el valor que se ha introducido en el campo es correcto. En el panel Controles y campos de la pestaña Diseño tenemos un botón por cada tipo de controles que se pueden añadir al formulario. Los datos de un cuadro de texto independiente no se guardan en ningún sitio. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botón . realiza acciones o se utiliza como decoración. Cuadro de texto se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del formulario. Para insertar un hipervínculo tenemos el botón . Si no disponemos de suficiente espacio en el formulario para mostrar la lista en todo momento se utiliza un cuadro combinado. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que está asociado (cuando es un dependiente) o una fórmula de cálculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese cálculo. podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos. Por ejemplo. El resto de la sección se compone de los siguientes tipos de controles: Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo. texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Título. o para aceptar la entrada de datos de un usuario. Los cuadros de texto también pueden ser independientes. Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic sobre él (aparecerá rodeado de una línea más oscura). Cuadro combinado . Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen. se utilizan lo que llamamos controles. a partir de ese momento se podrán crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botón correspondiente cada vez. Un control no es más que un objeto que muestra datos. es más rápido y fácil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. Belem Estrada Chacón Página 130 . Si lo tenemos activado (como en la imagen) al crear determinado tipo de controles se abrirá un asistente para crearlos. en este último caso hay que preceder la fórmula por el signo de igualdad =.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Para definir qué información debe aparecer en el formulario y con qué formato. En muchos casos. o una línea o un rectángulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos más legibles. El botón activará o desactivará la Ayuda a los controles.

sino este otro . o un cuadro combinado en vez de un grupo de opciones. También tiene un asistente asociado que permite crear botones para realizar más de treinta acciones predefinidas distintas. que pueden aparecer con o sin encabezados. Un grupo de opciones consta de un marco de grupo así como de un conjunto de casillas de verificación. por ejemplo abrir otro formulario. se abre el asistente que nos ayuda a definir el grupo de opciones. ya que el usuario sólo tiene que hacer clic en el valor que desee. borrar el registro. Si el campo contiene el valor Sí. un gráfico. o para presentar un campo de tipo Sí/No. se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado. la casilla tendrá este aspecto .UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access ver la lista. se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado. sino que también parecerá que se presiona y se suelta el botón. este otro . Botón de alternar . la desplegamos con la flecha que tiene a la derecha. se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado.. ejecutar una macro. sino. no sólo se ejecutará la acción correspondiente. Cuando insertamos en el formulario un grupo de opciones.. Cuadro de lista . Cuando añadimos un cuadro combinado al área de diseño.. A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista de valores aparece desplegada en todo momento. Las opciones deben ser pocas sino es mejor utilizar un cuadro de lista. se abre el asistente que nos ayuda a definir el control. Al hacer clic en el botón. el botón aparecerá presionado.. el botón tendrá este aspecto . un documento Word. Casilla de verificación . Control pestaña . esta imagen no variará al cambiar de Marco de objeto independiente para insertar controles como un archivo de sonido. o para presentar un campo de tipo Sí/No. si el campo contiene el valor Sí. botones de opción y botones de alternar. etc. Botón de comando . Botón de opción . Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una o más columnas. Serán controles que no variarán al cambiar de registro. también se puede utilizar para presentar un campo de tipo Sí/No. para insertar imágenes en el formulario. Material elaborado por: Ing. se abre el asistente que nos ayuda a definir el control. Un botón de comando permite ejecutar una acción con un simple clic. Si el campo contiene el valor Sí. Sólo se puede seleccionar una opción del grupo a la vez. Control imagen registro. Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Belem Estrada Chacón Página 131 . se utiliza cuando queremos presentar para cada registro del origen muchos campos que no caben en una sola pantalla y queremos organizarlos en varias pestañas. etc. Cuando añadimos un cuadro de lista al área de diseño. Un grupo de opciones hace fácil seleccionar un valor.

Rectángulo Por último podemos añadir más controles. Ejercicio paso a paso. 1 Haz clic derecho sobre el formulario Alumnos en columnas en el Panel de Exploración.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. 1 Haz clic sobre el botón de la pestaña Diseño. controles más complejos con el botón Puedes practicar esto realizando el Ejercicio paso a paso crear controles. Abrir la base de datos Clases. Vamos a añadir en el encabezado del formulario la fecha de hoy. Saber crear controles en los formularios. Ejercicio 1. Línea para añadir una línea en el formulario. Primero añadiremos un cuadro de texto. Página 132 Material elaborado por: Ing. Belem Estrada Chacón . el salto de página no tiene efecto en la vista Formulario pero sí en la vista Preliminar y a la hora de imprimir.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Marco de objeto dependiente a otro. Objetivo. para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un registro Salto de página . . Crear controles en un formulario. 2 Selecciona la opción del menú contextual. Vamos a modificar el diseño del formulario Alumnos en columnas. para añadir un rectángulo al formulario. Para ello debemos añadir un cuadro de texto ya que contendrá un valor variable.

3 Haz clic dentro del control y escribe = fecha() . Si no lo está haz clic sobre él. Para este punto. el código de curso. 6 Elige la tabla Cursos ya que queremos que en la lista aparezcan todos los cursos creados en esa tabla. 1 Asegúrate que el botón Asistentes para controles de la pestaña Diseño esté activado (debe aparecer el fondo naranja). haz clic sobre el botón y el campo pasará a la derecha. el nombre del curso y el nº de horas. Ejercicio 2. 8 En la lista de la izquierda estará resaltado el primer campo (Codigo curso). Como tenemos el botón Asistentes para controles activado se abrirá la ventana del asistente. desactívalo. 4 Elige la opción Deseo que el cuadro combinado busque los valores en una tabla o consulta. y para poder elegir el curso por su nombre aunque después guardemos en la tabla Alumnado el código de curso no el nombre. Si está activado el icono aparecerá el asistente. Se abre la siguiente ventana. 4 Haz clic sobre la etiqueta. 7 Pulsa el botón Siguiente. Página 133 Material elaborado por: Ing. luego suelta el botón. 5 Pulsa el botón Siguiente. luego suelta el botón. pulsa el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastra el ratón dejando el control de un tamaño apropiado. Ahora quitaremos la etiqueta del control ya que no hace falta y carga más nuestro formulario. 9 Haz clic otra vez sobre el botón y el campo nombre curso pasará a la derecha. Vamos a elegir tres campos. 5 Pulsa la tecla DEL o SUPR. 2 Haz clic sobre el botón . fecha() es una función que devuelve la fecha del sistema. aparecerá activado. 3 Posiciona el puntero del ratón en el lugar donde quieres poner el control. pulsa el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastra el ratón dejando el control de un tamaño apropiado. Belem Estrada Chacón . Tenemos que poner el signo = para que Access sepa que lo que viene a continuación es una función o una expresión que tiene que calcular.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 2 Posiciona el puntero del ratón en el lugar donde quieres poner la fecha. Ahora vamos a añadir un cuadro combinado para introducir el código de curso mediante una lista desplegable.

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 10 Haz clic otra vez sobre el botón 11 Pulsa el botón Siguiente. esa es la columna clave. 19 Pulsa el botón Siguiente. 13 Quita la marca de la opción Ocultar la columna clave. 16 Pulsa el botón Siguiente. 23 Asigna a los alumnos los códigos de cursos que te indicamos a continuación. 17 Selecciona la opción Almacenar el valor en el campo:. para pasar también el campo nºhoras. Elige Nombre Curso para que se ordene alfabéticamente. Veamos el resultado: 22 Haz clic sobre el botón de Vistas para pasar a la Vista Formulario y ver el resultado. 14 Vuelve a marcar la opción porque no queremos que aparezca en la lista. 21 Pulsa el botón Finalizar. 20 Cambia si quieres el título de la etiqueta. pero sólo se recogerá el código del curso para colocarlo en el campo Curso de Alumnado por lo que la columna clave es la que contiene Codigo curso. 15 Haz más ancha la columna del nombre de curso y más estrecha la de nº de horas. 12 En la siguiente ventana podemos elegir un campo para que se ordene. el código del curso correspondiente a esa fila se almacenará en el campo Curso de la tabla Alumnado. En nuestro ejemplo queremos que en la lista aparezca el nombre del curso y el nº de horas para que le sea más fácil al usuario elegir el curso. Verás que aparece la columna Codigo curso. y pulsa Siguiente. Belem Estrada Chacón Página 134 . De esta forma cuando el usuario seleccione una fila de la lista. La lista puede visualizar varias columnas pero cuando seleccionamos una fila de la lista podremos recoger el valor de una sola columna. Codigo Curso Alumnado 1 Informática 2 Informática Material elaborado por: Ing. En la siguiente ventana podemos variar el ancho de las columnas de la lista. 18 Elige de la lista desplegable que aparece a la derecha de la opción el campo Curso.

1 Asegúrate que el botón Asistentes para controles de la pestaña Diseño esté activado (debe aparecer sobre fondo naranja). 5 Pulsa el botón Siguiente. pulsa el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastra el ratón dejando el control de un tamaño apropiado. 6 Elige la tabla Cursos ya que queremos que en la lista aparezcan todos los cursos creados en esa tabla. aparecerá activado. Ejercicio 3. 2 Haz clic sobre el botón . 5 Haz clic sobre el botón de Vistas de la pestaña Inicio para pasar a la Vista Formulario y ver el resultado. 2 Selecciona el cuadro combinado haciendo clic sobre él. Belem Estrada Chacón Página 135 . 3 Abre el cuadro Propiedades haciendo clic en el botón de la pestaña Diseño. Vamos a añadir un control cuadro de lista también para el campo Curso para ver la diferencia entre un cuadro de lista y un cuadro combinado. 1 Vuelve a la Vista Diseño haciendo clic sobre el botón de Vistas en la pestaña Inicio. 4 Busca la propiedad Encabezado de columnas y ponla a Sí haciendo doble clic sobre ella por ejemplo. 3 Posiciona el puntero del ratón en el lugar donde quieres poner el control. 4 Elige la opción Deseo que el cuadro de lista busque los valores en una tabla o consulta.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 3 4 5 Inglés Internet Internet Observamos que le falta a la lista un encabezado. vamos a añadírselo. luego suelta el botón. Material elaborado por: Ing. Como tenemos el botón Asistentes para controles activado se abrirá la ventana del asistente. 6 Despliega el cuadro combinado y observa que ahora aparece un encabezado con el nombre de los campos que forman las columnas. 7 Pulsa el botón Siguiente. Si no lo está haz clic sobre él. Se abre la siguiente ventana.

y pulsa Siguiente. . Belem Estrada Chacón Página 136 y el campo nombre curso pasará a la derecha. haz clic sobre el botón y el campo pasará a la derecha. Material elaborado por: Ing. 14 Vuelve a marcar la opción porque no queremos que aparezca en la lista. 20 Cambia si quieres el título de la etiqueta. 8 En la lista de la izquierda estará resaltado el primer campo (Codigo curso). esa es la columna clave. el código de curso. para pasar también el campo nºhoras. 12 En la siguiente ventana podemos elegir un campo para que se ordene.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Vamos a elegir tres campos. el nombre del curso y el nº de horas. 15 Haz más ancha la columna del nombre de curso y más estrecha la de nº de horas. Verás que aparece la columna Codigo curso. 21 Pulsa el botón Finalizar. 16 Pulsa el botón Siguiente. 13 Quita la marca de la opción Ocultar la columna clave. En la siguiente ventana podemos variar el ancho de las columnas de la lista. Veamos el resultado: 22 Haz clic sobre el botón de Vistas para pasar a la Vista Formulario y ver el resultado. el código del curso correspondiente a esa fila se almacenará en el campo Curso de la tabla Alumnado. De esta forma cuando el usuario seleccione una fila de la lista. Elige Nombre Curso para que se ordene alfabéticamente. 9 Haz clic otra vez sobre el botón 10 Haz clic otra vez sobre el botón 11 Pulsa el botón Siguiente. 18 Elige de la lista desplegable que aparece a la derecha de la opción el campo Curso. En nuestro ejemplo queremos que en la lista aparezca el nombre del curso y el nº de horas para que le sea más fácil al usuario elegir el curso. 23 Asigna a los alumnos los códigos de cursos que te indicamos a continuación. 19 Pulsa el botón Siguiente. 17 Selecciona la opción Almacenar el valor en el campo:. La lista puede visualizar varias columnas pero cuando seleccionamos una fila de la lista podremos recoger el valor de una sola columna. pero sólo se recogerá el código del curso para colocarlo en el campo Curso de Alumnado por lo que la columna clave es la que contiene Codigo curso.

Si queremos seleccionar varios controles contiguos hay una forma más rápida: pulsar el botón izquierdo del ratón sobre el Material elaborado por: Ing.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Codigo Alumnado 6 7 8 9 10 Curso Animación Animación Inglés Informática Animación Guarda el formulario. y lo utilizaremos en el siguiente ejercicio. Para seleccionar varios controles hacer clic sobre uno de los controles a seleccionar. solo tienes que desplegar la lista y seleccionar el control que te interesa. En estos casos es muy útil utilizar la lista desplegable de selección de controles que se encuentra en la parte superior de la Hoja de Propiedades que puedes mostrar haciendo clic en el botón Hoja de Propiedades en la pestaña Diseño. mantener pulsada la tecla Mayúsculas y hacer clic en cada uno de los controles a seleccionar. o bien son demasiado pequeños o finos (como en el caso de las líneas). Seleccionar un control de esta forma es muy sencillo. o porque se encuentran solapados. Trabajar con controles Seleccionar controles. Cuando un control está seleccionado aparece rodeado de cuadrados que llamaremos controladores de movimiento (los más grandes) y controladores de tamaño (los más pequeños) como vemos en la siguiente imagen: A veces puede resultar un poco complicado seleccionar controles porque. Belem Estrada Chacón Página 137 . Para seleccionar un control basta hacer clic sobre él.

Belem Estrada Chacón Página 138 . cuando soltemos el botón del ratón. En esta ventana aparecen todos los campos del origen del formulario. todos los controles que entren en ese cuadrado quedarán seleccionados (no hace falta que el control se encuentre completamente dentro del cuadrado). Access creará automáticamente una etiqueta con el nombre del campo. A continuación hacer clic sobre el campo a añadir y sin soltar el botón del ratón arrastrar el campo en el área del formulario hasta el lugar donde queremos que aparezca el campo. y un cuadro de texto asociado al campo. Material elaborado por: Ing.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access fondo del área de diseño y sin soltarlo arrastrarlo. deberás abrir la Lista de campos haciendo clic en el botón Agregar campos existentes en la pestaña Diseño. vemos que aparece dibujado en el área de diseño un cuadrado. Añadir controles Para añadir al formulario un nuevo campo del origen. También podremos añadir campos de otras tablas distintas a la de origen.

seleccionarlos y mover uno de ellos. seleccionamos el control y movemos un poco el ratón sobre el control hasta que el puntero del ratón tome forma de mano. Para cambiar el tamaño de un control seleccionarlo para que aparezcan los controladores de tamaño.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Si queremos añadir otro tipo de control. apretamos el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo apretado arrastramos el ratón hasta dejar el control del tamaño deseado. Sólo tienes que seleccionar el control a duplicar y hacer clic en el botón Copiar de la pestaña Inicio (también puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl + C). se moverán todos. Puedes modificar este nombre haciendo clic derecho sobre él y seleccionando la opción Propiedades en el menú contextual. Luego pégalos en el formulario utilizando el botón Pegar de la pesaña Inicio o la combinación de teclas Ctrl + V. seleccionarlos y cambiar el tamaño de uno de Material elaborado por: Ing. Copiar controles Copiar controles es muy rápido y útil si deseas introducir varios contorles de un mismo tipo. Haz clic sobre el tipo de control que queremos añadir. a continuación mover el ratón encima de uno de los controladores de tamaño. cuando el puntero toma la forma de una flecha doble pulsar el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastrarlo hasta que el control tome el tamaño deseado. Para mover únicamente su etiqueta mover el ratón encima del controlador de movimiento de la etiqueta y cuando el puntero del ratón toma la forma de un dedo índice arrastrar la etiqueta. lo encontrarás en la pestaña Diseño. como por ejemplo una imagen. En ese momento pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar el control hasta su posición definitiva. su copia aparece con un nombre diferente. Para mover varios controles a la vez. Este método te ayudará a crear rápidamente varios controles de un mismo tipo sin tener que repetir la operación de seleccionar el tipo de control que quieres dibujar en el formulario en el cuadro de controles. Belem Estrada Chacón Página 139 . utiliza la sección Controles y campos que hemos visto en el apartado anterior. Para cambiar el tamaño de varios controles a la vez. verás que el cursor ha tomado otra forma. Cuando seleccionamos un control también se selecciona la etiqueta que tiene asociada y se moverán tanto el control como su etiqueta. Para mover un control de sitio. Ten en cuenta que cuando un control es duplicado. ahora nos posicionamos en el área del formulario donde queremos definir el control. También podemos mover el control sin su etiqueta del mismo modo pero el dedo índice debe aparecer encima del controlador de movimiento del control. Cambiar el tamaño de los controles.

Tenemos dos formularios uno lo creamos con el estilo Oficina y el otro con el estilo Fundición. Ejercicio paso a paso. 2 Pulsa la tecla DEL o SUPR. Desaparece el control y la etiqueta que tenía asociada. estarás ampliando el control. se seleccionará. Primero cambiaremos el tamaño de uncontrol. son los estilos que aparecen también en el asistente para formularios. quedará seleccionado. quitaremos el campo Curso.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. • Para practicar esas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso modificar controles. 1 Haz clic sobre el control correspondiente al código de curso. Con el botón Autoformato que se encuentra en la pestaña Organizar podemos cambiar con un clic el aspecto de nuestro formulario asignándole un diseño de los que tiene Access predefinidos. 4 Prueba lo mismo pero con los otros controladores de tamaño hasta dejar el campo del tamaño que quieras. Saber modificar el diseño de formularios.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access ellos. esto no es muy recomendable en una aplicación ya que las pantallas deben ser todas homogéneas. Modificar el diseño de los controles Objetivo. Por último practicaremos la opción Autoformato. 2 Mueve el ratón sobre el controlador de tamaño que se encuentra en el lateral derecho del control hasta que el puntero tome la forma 3 Manteniendo pulsado el botón del ratón. 2 Selecciona la opción del menú contextual. Abrir la base de datos Clases. Vamos a modificar el diseño del formulario Alumnos en columnas. arrástralo hacia la derecha. Belem Estrada Chacón Página 140 . Vamos a quitar un control. 1 Haz clic derecho sobre el formulario Alumnos en columnas en el Panel de Exploración. por lo que vamos a dejar los dos formularios con el estilo Fundición. 1 Haz clic sobre el control que creamos en el ejercicio anterior. Material elaborado por: Ing. se cambiarán todos. donde se muestra la fecha de hoy.

El formulario primario se denomina formulario principal. En este caso necesitaremos un formulario para sacar la lista de los alumnos. podemos crear un formulario para mostrar los datos de la tabla Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso. El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios están vinculados para que el subformulario presente sólo los registros que están relacionados con el registro actual del formulario principal (que el subformulario presente sólo los alumnos matriculados en el curso activo). de la Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. De tal forma que cuando pase al siguiente curso aparezcan los alumnos de ese nuevo curso. Y después añadiremos a este Material elaborado por: Ing. También necesitaremos un formulario para visualizar los cursos. 4 Elige de la lista el estilo Fundición. 2 Haz clic en la esquina superior izquierda del área de diseño para seleccionar el formulario. Una combinación formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerárquico. formulario principal/detalle o formulario principal/secundario. También podemos agregar un subformulario haciendo clic en el botón Subformulario pestaña Diseño (junto al resto de los controles). Vamos a crear un formulario que permita visualizar en cada pantalla los datos de un curso y la lista de los alumnos matriculados en ese curso. Así de sencillo hemos cambiado el estilo del formulario. 5 Pulsa el botón Aceptar. Fin de ejercicio paso a paso de modificar controles. Practicar la creación de formularios con subformularios incluidos. Ejercicio paso a paso. Belem Estrada Chacón Página 141 . 3 Pulsa el botón Autoformato de la pestaña Organizar.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 1 Posiciónate en la vista diseño del formulario Alumnos en columnas si no lo estás. en este caso como queremos un curso por pantalla lo definiremos con distribución en columnas. Por ejemplo. este lo definiremos con distribución tabular para que aparezcan varias filas con los datos de un alumno en cada fila. Guarda el formulario. y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Para practicar esas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso crear subformularios. Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relación uno a varios. Crear subformularios Objetivo.

Belem Estrada Chacón Página 142 . El formulario final tendrá más o menos este aspecto: Primero hay que empezar por crear el formulario que pondremos dentro del otro (el subformulario). 1 Haz clic en la opción Asistente para formularios que se mostrará al desplegar el botón de Más formularios de la pestaña Crear. Material elaborado por: Ing. 9 Deja activada la opción Tabular como distribución del formulario. 6 Haz clic sobre el campo Curso de la lista de la izquierda para seleccionarlo. para añadirlo a la lista de la derecha. para añadir Nombre Alumnado. No añadiremos más campos al 8 Haz clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. para añadir Apellidos Alumnado. 7 Haz clic sobre el botón formulario.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access formulario un subformulario basado en el formulario de alumnos tabular que habremos creado. 2 En la primera pantalla del asistente elige en el cuadro Tabla/consulta la tabla Alumnado. 3 Haz clic sobre el botón 4 Haz clic sobre el botón 5 Haz clic sobre el botón para añadir Codigo Alumnado.

10 Haz clic sobre el botón Finalizar. 13 Escribe como título alumnos de un curso. Fecha Final para dejarlos a la derecha de los demás campos y ampliaremos la sección Detalle para añadir después el subformulario. Ahora moveremos los campos Fecha Inicio.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 10 Haz clic sobre el botón Siguiente. 4 Haz clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. 9 Escribe como título Cursos con alumnos. 1 Pulsa el botón Quitar el diseño para poder modificar el diseño actual. 6 Haz clic sobre el botón Siguiente. 15 Cierra el formulario. 2 En la primera pantalla del asistente elige en el cuadro Tabla/consulta la tabla Cursos. 2 Selecciona los dos campos manteniendo la techa Mayúsculas pulsada mientras haces clic sobre Material elaborado por: Ing. la referente al curso. 5 Dejar activada la opción En columnas como distribución del formulario. Belem Estrada Chacón Página 143 . 11 Deja la opción Viajes como estilo del formulario. 7 Deja la opción Viajes como estilo del formulario. Ahora vamos a utilizar el asistente para crear la primera parte del formulario de cursos. 14 Haz clic sobre el botón Finalizar. 3 Haz clic sobre el botón para añadir todos los campos al formulario. 12 Haz clic sobre el botón Siguiente. 1 Haz clic en la opción Asistente para formularios que se mostrará al desplegar el botón de Más formularios de la pestaña Crear. 8 haz clic sobre el botón Siguiente.

5 Arrastra el puntero hacia bajo para ampliar la sección para que quepa el subformulario. pero esta forma nos deja menos libertad a la hora de definir el subformulario. 6 Escribe como nombre del subformulario subformulario alumnos. 3 En la primera pantalla del asistente haz clic en el nombre del formulario alumnos de un curso (el formulario que creamos antes) verás que el botón de la opción Usar un formulario existente se activa automáticamente. Podríamos no haber definido el formulario alumnos de un curso previamente y haber elegido la opción Usar tablas y consultas existentes.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access ellos. 6 No estaría de más guardar los cambios por si acaso. Deja la opción seleccionada y pulsa Siguiente. luego suelta el botón. haz clic en el botón . Material elaborado por: Ing. Belem Estrada Chacón Página 144 . Ahora añadiremos el subformulario. 5 En la Siguiente ventana podemos definir como se relacionan los formularios. Access automáticamente ha enlazado el subformulario con el formulario por ese campo con lo cual en el subformulario sólo aparecen los alumnos que tienen asignado el código de curso del curso activo en el formulario principal. Como las dos tablas están relacionadas por el código de curso. Este es el nombre del control subformulario que tienes en el formulario. Ahora quitaremos la etiqueta del control ya que no hace falta y recarga más nuestro formulario. pulsa el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrástra el ratón dejando el control de un tamaño apropiado. 4 Para ampliar la sección Detalle mueve el ratón por el borde inferior de la sección detalle hasta que el puntero del ratón tome la forma . 3 Cuando aparecen las flechas en el cursor pulsa el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastra los controles hasta donde quieras. 7 Pulsa el botón Finalizar. 8 Haz clic en el botón de Vistas para ver el resultado en la Vista Formulario. 2 Posiciona el puntero del ratón en el lugar donde quieres que quede la esquina izquierda superior del subformulario. 4 Pulsa el botón Siguiente. 1 Haz clic sobre el botón Subformulario en la pestaña Diseño. Empezará el asistente para subformularios.

Belem Estrada Chacón Página 145 . hace el control lo suficientemente grande para que quepa todo su contenido. la más externa corresponde al formulario por lo que te permite moverte por los registros del formulario (los cursos). Seleccionamos los controles de la sección Alineación: izquierda. Material elaborado por: Ing. abajo. derecha. Fin de ejercicio paso a paso de crear subformularios Además de poder utilizar la pestaña Organizar para modificar el formato de nuestros formularios podemos aprovechar unas cuantos opciones que nos serán muy útiles para mejorar la presentación de los objetos que creemos: Para alinear varios controles.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Tienes dos barras de desplazamiento por los registros. seleccionamos los controles que queremos ajustar y pulsamos la opción más adecuada a lo que queremos hacer. estos no los ves. Podemos utilizar el botón para que los controles se alineen automáticamente. arriba. podemos moverlos uno a uno guiándonos por la cuadrícula pero tenemos una opción del menú Formato que nos permite realizarlo de forma más cómoda. y la otra es del subformulario por lo que te permite recorrer los alumnos pero sólo los del mismo curso. Se procede de la misma forma que para alinear controles. 9 Haz clic en el botón de la barra más externa verás que cambias de curso y al mismo tiempo aparecen los alumnos de ese curso. Ajustar al más corto: todos los controles toman la altura del menos alto. Podemos elegir Ajustar. Utiliza las opciones de la sección Tamaño para ajustar el tamaño de los controles. Ajustar al más alto: todos los controles toman la altura del más alto. 10 Haz clic en el botón de la barra más interna verás que no cambias de curso y sí pasa al alumno siguiente dentro del mismo curso aunque tengas más alumnos. A la cuadrícula: ajusta a la cuadrícula.

sería aconsejable realizar el • Ejercicio paso a paso de ajustar y alinear controles Ejercicio paso a paso. Ahora modificaremos el diseño del formulario Cursos tabular. podemos utilizar unas opciones de la sección Posición. Material elaborado por: Ing. Belem Estrada Chacón Página 146 . Cuando queremos alinear y dejarlos del mismo tamaño es preferible primero ajustar el tamaño y después alinearlos porque a veces al cambiar la anchura se pierde la alineación. aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la izquierda de la opción (Aumentar). como dejar el mismo espacio entre controles (Igualar). además de moverlos libremente por el área de diseño. de modo que si modificas uno el otro se actualice para cuadrar con el primero. Ajustar el espacio entre controles. 2 Selecciona la opción en el meú contextual. También podemos hacer lo mismo con el espacio vertical.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Ajustar al más ancho: todos los controles toman la anchura del más ancho. Como vamos a ampliar algunos controles primero separaremos más los campos para poder trabajar con más comodidad. Seleccionamos los controles que queremos ajustar y elegimos la opción más adecuada a lo que queremos hacer: dejarlos con el mismo espacio entre controles (Igualar). Si queremos cambiar la distancia entre controles. o reducir ese espacio (Disminuir). Ajustar el tamaño y alinear controles. Practicar las opciones de ajustar tamaño y alinear controles en el diseño de formularios. • En caso de tener alguna duda sobre las operaciones estudiadas. Utiliza la opción Delimitación para enlazar dos controles diferentes. 1 Busca el formulario Cursos tabular haz clic derecho sobre él. aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la izquierda de la opción (Aumentar). Objetivo. Ajustar al más estrecho: todos los controles toman la anchura del menos ancho. o reducir ese espacio (Disminuir).

cuando el rectángulo toque los dos controles que quieres seleccionar suelta el botón del ratón verás que desaparece el rectángulo y se han seleccionado los controles. 9 Haz clic en el botón Ajustar Tamaño al contenido Verás que las etiquetas se han hecho más estrechas. y fechas al contenido. Belem Estrada Chacón Página 147 . pero hay una forma más rápida. 13 Haz clic en el botón Alinear a la izquierda . 10 Muéve el ratón por la sección Detalle por debajo del cuadro de texto correspondiente al código de curso hasta que el puntero tome la forma . verás que se va dibujando un rectángulo según mueves el ratón. 5 Haz clic en el botón Aumentar espacio horizontal en la pestaña de Organizar. . 4 Selecciona todos los controles haciendo clic en una de las esquinas del formulario y arrastrando el ratón sin soltar el botón hasta haber seleccionado todos los controles en pantalla. 7 Haz clic sobre la etiqueta de Codigo curso. Material elaborado por: Ing. Podríamos seleccionar cada uno y ampliarlo utilizando los controladores de tamaño. Ahora observamos que las etiquetas de las fechas son más estrechas que los controles que van a contener las fechas. Ahora. primero pulsa Quitar . 14 Repítelo para la otra fecha. No quites la selección. Ahora los dos controles han quedado perfectamente alineados. se seleccionará. 6 Realiza el paso 5 varias veces para dejar bastante espacio entre cada campo. quedarán las tres etiquetas seleccionadas. Ahora los dos controles tienen el mismo ancho pero no quedan alineados. 11 Pulsa el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo múeve el ratón hacia arriba. vamos a dejarlos del mismo ancho: Vamos a seleccionar la etiqueta de una fecha y su cuadro de texto a la vez. 12 A continuación haz clic en el botón Ajustar al más estrecho . vamos a ajustar las etiquetas de los campos Codigo curso. Esta es una forma muy rápida y cómoda de seleccionar varios controles contiguos. 8 Pulsa la tecla Mayúsculas y sin soltarla haz clic sobre la etiqueta Fecha Inicio y Fecha Final.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 3 Para poder modificar la posición de los controles.

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar en este ejercicio. 4 Crear un formulario para la introducción y edición de registros de la tabla Revisiones. Ahora los dos controles han quedado perfectamente alineados. 18 Haz clic en el botón Alinear en la parte superior . 3 Crear un formulario para la introducción y edición de registros de la tabla Coches vendidos llamarlo Mantenimiento Coches vendidos. Los formularios Ejercicio 1: Concesionario 1 Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios. 19 Cierra el formulario guardando los cambios. Fin del ejercicio. 15 Mueve el ratón por la parte izquierda de la sección detalle hasta que el puntero tome la forma . 2 Crear un formulario para la edición de registros de la tabla Clientes llamarlo Mantenimiento Clientes. . a continuación se explica. Belem Estrada Chacón Página 148 . 17 A continuación haz clic en el botón Ajustar al más alto Ahora todos los controles tienen el mismo alto. Ejercicio 1: Concesionario Apartado 2: Material elaborado por: Ing. Diseñarlo de tal forma que a la hora de introducir la matrícula el usuario pueda ver el nombre del cliente que tiene la matrícula. llamarlo Mantenimiento revisiones. 16 Haz clic y se seleccionarán todos los controles de la línea.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Ahora ajustaremos el alto de todos los campos de la línea de detalle. Ejercicios Unidad 8.

2 Haz clic en la opción Asistente para formularios que se mostrará al desplegar el botón de Más formularios de la pestaña Crear. Apartado 3: Seguir los mismos pasos que para el apartado 2 sustituyendo los nombres de la tabla y el título. 5 Hacer clic sobre el botón para añadir todos los campos al formulario. 11 Escribir como título Mantenimiento de Clientes. 10 Hacer clic sobre el botón Siguiente. Material elaborado por: Ing. 3 Elegir la tabla Clientes como origen del formulario. Como no tenemos los tres campos en la misma tabla deberemos crear una consulta para tenerlos juntos y luego basaremos el cuadro combinado en esa consulta. 13 Cerrar el formulario. Puedes practicar desplazando los controles y alineándolos.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 1 Abrir la base de datos Concesionario. 8 Haz clic sobre el botón Siguiente. 6 Hacer clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. 4 Hacer clic sobre el botón Aceptar. 12 Hacer clic sobre el botón Finalizar. Apartado 4: Para realizar este ejercicio utilizaremos el asistente para formularios para crear casi todo el formulario. 9 Elegir el estilo del formulario que más te guste. Este cuadro combinado deberá sacar la matrícula y el nombre y apellidos del cliente correspondiente. Belem Estrada Chacón Página 149 . 7 Dejar activada la opción En columnas como distribución del formulario. después modificaremos el diseño para crear un cuadro combinado que permita visualizar junto a la matrícula el nombre del cliente.

4 Hacer clic sobre el botón Finalizar.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access 1 Antes de empezar a crear el formulario crearemos la consulta Coches con clientes para tener cada coche con los datos del cliente correspondiente para luego utilizarla como origen del cuadro combinado. 16 Hacer clic en el campo Apellidos cliente. 7 Asegúrarse que el botón Asistentes para controles de la pestaña Diseño esté activado (debeverse como en la imagen). 12 Elegir la consulta Coches con clientes. y el campo pasará a la 15 Hacer clic en el campo Nombre cliente. Belem Estrada Chacón Página 150 . Si no lo está hacer clic sobre él. 13 Pulsar el botón Siguiente. hacer clic sobre el botón y el campo pasará a la y el campo pasará a la Material elaborado por: Ing. pulsar el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrástrar el ratón dejando el control de un tamaño apropiado. luego soltar el botón. 10 Elegir la opción Deseo que el cuadro combinado busque los valores en una tabla o consulta. aparecerá activado. 6 Pulsar la tecla DEL o SUPR para eliminar el control. Se abre la siguiente ventana. 3 Seleccionar la opción Modificar el diseño del formulario. Entramos en la ventana diseño de formulario. 5 Hacer clic sobre el control correspondiente a la matrícula. 9 Posicionar el puntero del ratón en el lugar donde quieres poner el control. 8 Hacer clic sobre el botón . 11 Pulsar el botón Siguiente. Como tenemos el botón Asistentes para controles activado se abrirá la ventana del asistente. 14 Hacer clic en el campo Matricula. Después podemos empezar la creación del formulario: 2 Seguir los pasos 1 al 11 del apartado 2 sustituyendo Clientes por Revisiones. hacer clic sobre el botón derecha. Vamos a eligir tres campos Matricula. Lo borramos para sustituirlo por el cuadro combinado. Nombre cliente y Apellidos Cliente. hacer clic sobre el botón derecha.

23 Pulsar el botón Siguiente. la matrícula correspondiente a esa fila se almacenará en el campo Matricula de la tabla Revisiones. Belem Estrada Chacón Página 151 . 24 Elegir de la lista desplegable que aparece a la derecha de la opción el campo Matricula. 2 Crear un formulario para la edición de registros de la tabla Pacientes llamarlo Mantenimiento Material elaborado por: Ing. 19 Pulsar el botón Siguiente.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access derecha. 17 Pulsar el botón Siguiente. 27 Pulsar el botón Finalizar. 20 Seleccionar la opción Almacenar el valor en el campo:. Ejercicio 2: Clínica 1 Abrir la base de datos Clinica de la carpeta Mis ejercicios. 28 Guardar los cambios haciendo clic en el botón 29 Cerrar el formulario. . Fin del ejercicio. De esta forma cuando el usuario seleccione una fila de la lista. 26 Cambiar si se quiere el título de la etiqueta. Vemos el resultado. En la siguiente ventana podemos variar el ancho de las columnas de la lista. 22 Selecciona la columna Matrícula para que coja de ahí el valor. 21 Pulsar el botón Siguiente. 18 Ordena los campos de forma ascendente por matrícula. 25 Pulsar el botón Siguiente. 20 Ajustar el ancho del campo Matricula.

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar en este ejercicio. llamarlo Ingresos por Medico. 5 Hacer clic sobre el botón Subformulario . 3 Crear un formulario para la introducción y edición de registros de la tabla Medicos llamarlo Mantenimiento Medicos. 2 Abre en Vista de diseño el formulario Mantenimiento de Medicos. Incluir en él todos los campos de la tabla Ingresos y darle distribución Tabular. lo llamaremos Sub ingresos. y le añadiremos un subformulario dependiente para que aparezcan los ingresos de cada médico. Ejercicio 2: Clínica Apartado 2 y 3: 1 Posicionarse en la pestaña Formularios de la ventana Base de datos de la base de datos Clinica. 1 Antes de empezar a crear el formulario Ingresos por Medico crearemos el formulario que nos servirá de origen del subformulario.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Pacientes. 4 Crear un formulario en el que aparezca en una zona los datos del médico y debajo la lista de ingresos que tiene el médico. Después podemos empezar la creación del formulario Ingresos por Medico. 2 Seguir los mismos pasos que para el apartado 2 del ejercicio 1 sustituyendo los nombres de la tabla y el título. pulsar el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastrar el ratón dejando el control de un tamaño apropiado para Material elaborado por: Ing. 3 Modificar el tamaño de la sección Detalle para que quepa el subformulario. a continuación se explica. Belem Estrada Chacón Página 152 . 4 Cambiar la disposición de los controles para dejarlos en la zona superior de la sección Detalle. Apartado 4: Para realizar este ejercicio utilizaremos el formulario Mantenimiento de medicos creado en el apartado anterior. 6 Posicionar el puntero del ratón en el lugar donde quieres poner el subformulario.

15 Guardar el formulario. 8 Pulsa el botón Siguiente.UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access que quepan varias filas de ingresos. 9 Deja la opción seleccionada en esta ventana y pulsa Siguiente. 17 Cerrar el formulario. Como las dos tablas están relacionadas por el campo Codigo medico. pero esta forma nos deja menos libertad a la hora de definir el subformulario. 11 Pulsar el botón Finalizar. en el Botón de Office . 13 Quita del mismo modo la etiqueta Sub Ingresos del subformulario. Access automáticamente ha enlazado el subformulario con el formulario por ese campo con lo cual en el subformulario sólo aparecen los ingresos que tienen asignado el código de médico del registro activo en el formulario principal. luego soltar el botón. Belem Estrada Chacón Página 153 . Fin del ejercicio. Material elaborado por: Ing. Prueba evaluativa de la unidad 8. 16 Llámalo Ingresos por médico. 10 Escribir como nombre del subformulario subformulario ingresos. Este es el nombre del control subformulario que tienes en el formulario. Hacer clic sobre la etiqueta y pulsar la tecla DEL o SUPR. 7 En la primera pantalla del asistente hacer clic en el nombre del formulario Sub ingresos (el formulario que creamos en el paso 1) verás que el botón de la opción Usar un formulario existente se activa automáticamente. Podríamos no haber definido el formulario Sub ingresos previamente y haber elegido la opción Usar tablas y consultas existentes. 14 Hacer clic en el botón de Vistas para ver el resultado en la Vista Formulario. eligiendo Guardar como. Haz clic en la respuesta que consideres correcta. 12 Ahora quitaremos la etiqueta del control ya que no hace falta y recarga más nuestro formulario. Formularios Solo una respuesta es válida por pregunta.

Belem Estrada Chacón Página 154 .UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Unidad 9 Informes Material elaborado por: Ing.

Belem Estrada Chacón Página 155 .UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Apoyo didáctico de Access Material elaborado por: Ing.