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Manual de usuario 1

Contafiscal 2000
Versin 4.x
Para uso en Windows NT 4.0, XP, Vista

Sistemas Estratgicos, S.A. de C.V.


Gustavo Baz # 47 3er Piso Col. Xocoyahualco 54080 Tlalnepantla, Edo. De Mxico Tel. Ventas 5286-3222 / 5286-3447 Soporte Tcnico 5211-5367 Fax 5211-5622. Correo electrnico: ventas@control2000.com.mx soporte@control2000.com.mx

Manual Electrnico del Usuario

Para Microcomputadoras IBM-PC o compatibles. Prohibida su reproduccin parcial o total.


Derechos reservados 1999 2010 Rev. 110331 4.X

Manual de usuario 2
SISTEMAS ESTRATEGICOS, S.A. DE C.V.

Contrato de Licencia de uso Sistemas CONTROL 2000 El presente contrato, expresamente es un convenio entre usted usuario final, quien en lo sucesivo lo definiremos como "EL USUARIO", y Sistemas Estratgicos S.A. de C.V., definindose como "EL FABRICANTE" de la lnea de productos CONTROL 2000, que en lo sucesivo lo definiremos como "EL PROGRAMA". Documento que por su contenido y finalidad es de naturaleza legal, apoyado en forma total y absoluta por los derechos de autor y/o leyes que le sean aplicables dentro del pas donde se est usando el programa. El simple uso del programa por parte del USUARIO implica su completa aceptacin a los trminos del presente contrato. Si no est de acuerdo con las clusulas de este contrato, devuelva inmediatamente el PROGRAMA junto con los productos que lo acompaan (incluyendo manuales, dispositivo de proteccin y/o cualquier otra documentacin) al lugar donde lo adquiri. LICENCIA DE USO Al adquirir algn PROGRAMA administrativo de la lnea CONTROL 2000, EL FABRICANTE le otorga los derechos a EL USUARIO, de usarlo para los fines con que fueron desarrollados, con las siguientes caractersticas y restricciones: EL USUARIO tiene derecho a copiarlo o instalarlo en UNA SOLA MICROCOMPUTADORA o SERVIDOR DE REDES, quedando totalmente prohibido instalarlo en otro equipo adicional, salvo por una copia de respaldo y en tal caso, se deber sealar de manera visible, que se trata de una copia de respaldo. Cualquier otra copia ser considerada ilegal y se ejercitarn las acciones a que se refiere la Ley Federal del Derecho de Autor. De querer realizar esta copia o instalacin, EL USUARIO se compromete a desinstalarlo del equipo en que originalmente lo instal, antes de realizarla. En su defecto, EL FABRICANTE le podr ofrecer una LICENCIA DE USO ADICIONAL sin manuales, con su respectivo cargo. En el caso de PROGRAMAS para Red, en plataforma DOS, no es necesario adquirir Licencias de Uso Adicionales por cada estacin de trabajo conectada en la misma red. Los dispositivos de seguridad denominados T-LOCK, SCRIBE, NET-SENTINEL Y SENTINEL-SUPERPRO, no se venden por separado, nicamente se empacan en PROGRAMAS originales nuevos, o Licencia de Uso Adicional. El manual, as como cualquier otro documento incluido en el PROGRAMA, quedan tambin protegidos con la misma temtica con la que se protegen otros artculos con derechos de autor. De aqu que se definan como ilegales, las copias que se realicen a estos productos. El desmembrar, descompilar o copiar parcial o totalmente el PROGRAMA adquirido, se toma como una violacin a los derechos que EL FABRICANTE adquiri al registrar el producto y la marca propia. El pago por conservar PROGRAMAS de versiones anteriores, ampara nicamente el derecho a usarlo; no as su traslado de ninguna ndole a terceros. El FABRICANTE otorgar soporte tcnico sobre el programa, con cargo al usuario, tanto en la ltima versin que est manejando como en la anterior a sta. El FABRICANTE se reserva el derecho de realizar modificaciones a "EL PROGRAMA" sin previo aviso a "EL USUARIO". EL USUARIO podr actualizar EL PROGRAMA a versiones posteriores o modificaciones del mismo mediante el cargo correspondiente. GARANTIA Y LIMITES EL FABRICANTE garantiza, por un plazo no mayor a 30 das a partir de la fecha de su entrega, que el PROGRAMA que est adquiriendo EL USUARIO, funcionar adecuadamente dentro de los estndares de trabajo normales, bajo las instrucciones de instalacin, as como en los equipos que contengan las caractersticas requeridas para su trabajo, mismas que se describen en las primeras hojas del manual. La responsabilidad mxima del FABRICANTE y el nico recurso que el USUARIO tiene dentro del plazo estipulado, en caso de defectos directos del PROGRAMA, diskettes o dispositivos de proteccin contra copia es, a opcin del FABRICANTE, reparar o restituir el PROGRAMA, diskettes o dispositivos o en su defecto, como ltimo recurso, la devolucin del monto pagado previa entrega de la factura original, diskettes originales, manuales y dispositivo de proteccin El FABRICANTE no ofrece ninguna otra garanta expresa o implcita. En ningn caso ser responsable por daos y/o perjuicios de cualquier naturaleza (incluyendo sin limitar, prdidas de utilidades, interrupcin de operaciones, prdidas de informacin o cualquier otro dao) que se deriven del uso o incapacidad de usar el PROGRAMA, an cuando el FABRICANTE haya sido informado sobre la posibilidad de dicho dao y/o perjuicio Esta garanta queda sin efecto si las condiciones de trabajo en las que se operaba el PROGRAMA, no eran las adecuadas o requeridas por EL FABRICANTE; si el PROGRAMA es una copia ilegal; si el PROGRAMA fue infectado por algn tipo de "virus informtico" o cualquier otra causa NO imputable a EL FABRICANTE. Para el caso de controversia sobre la interpretacin y cumplimiento del presente contrato, las partes estn de acuerdo en someterse a la jurisdiccin y competencia de los tribunales de la Ciudad de Mxico, D.F., renunciando al efecto al fuero o jurisdiccin que pudiere corresponderles en razn de sus domicilios presentes o futuros.

Bienvenido
Ahora Usted pertenece al distinguido crculo de usuarios de nuestra lnea Control 2000 al haber adquirido el sistema ms poderoso que existe actualmente en el mercado para el procesamiento de datos contables y fiscales de su empresa. Este programa reducir considerablemente la carga administrativa de su Empresa, haciendo ms sencilla su operacin y agradable su manejo.

Le recomendamos que eche un vistazo a este mdulo, para que est bien enterado de lo nuevo que trae nuestro sistema, la forma de realizar una instalacin exitosa del sistema y pueda echar manos a la obra lo antes posible.

Felicitaciones !!
Felicidades Usted ha adquirido uno de los sistemas ms poderosos que existen actualmente en el mercado para microcomputadoras en Mxico. Este sistema forma parte de una serie de sistemas administrativos que le ayudarn, junto con su computadora y una adecuada planeacin, a elevar la productividad de su empresa. Al sistematizar y automatizar los procesos administrativos este sistema le permitir tener actualizada permanentemente la informacin, base fundamental en la toma de decisiones. No nos equivocamos al afirmar que ste, al igual que todos los sistemas Control 2000 , poseen las caractersticas que los han hecho tan apreciados: facilidad de aprendizaje, sencillez de operacin, versatilidad, velocidad, gran capacidad y sobre todo confiabilidad. El capacitado equipo de analistas y programadores de SISTEMAS ESTRATEGICOS, S.A. DE C.V., continuamente desarrollan nuevos sistemas y mejoran los existentes, consulte con su distribuidor acerca de las caractersticas de mejoras y equipos en los que corran las nuevas versiones. ESTIMADO USUARIO: Este manual de operacin es de uso exclusivo para el sistema de Contafiscal 2000 , como para Contabilidad 2000 . En caso de que usted haya adquirido el sistema de Contabilidad 2000 , haga caso omiso de los mdulos fiscales a los que se hacen referencias en esta gual.

En caso de existir alguna duda a los trminos del presente contrato, agradeceremos su comunicacin a la brevedad antes de utilizar este paquete por usted adquirido, a los telfonos: 5286-3222, 5286-3447 a nuestra rea comercial o al Fax 5211-5622. Correo electrnico: ventas@control2000.com.mx 010129v01M

Manual de usuario 3

INDICE
1. Contenido General del Manual de usuario de Contafiscal 2000 . .................... 4 1.1. Qu contiene este manual? ....................................................................... 4 1.2. Simbologa del manual................................................................................. 4 Lo nuevo de Contafiscal 2000 ........................................................................ 5 2.1. Diferencias operativas entre el Contafiscal 2000 para DOS y para Windows ............................................................................................................... 5 2.2. Importacin de Datos de Contafiscal 2000 DOS a Windows..................... 7 2.3. Actualizacin del sistema a nueva versin / empresas ................................ 8 2.4. Actualizacin del dispositivo: ..................................................................... 10 3. Instalando Contafiscal o Contabilidad 2000 ....................................................... 10 3.1. Requerimientos de equipo ......................................................................... 10 3.2. Instalacin del Sistema en Monousuario.................................................... 10 3.3. Acceso por primera vez al sistema monousuario....................................... 12 Instalacin de la aplicacin..................................................................................... 13 a. Generalidades ................................................................................................ 13 b. Parmetros de la aplicacin ........................................................................... 13 Instalacin de una Empresa .................................................................................... 14 c. Instalacin de Nueva empresa ....................................................................... 14 d. Parmetros Fiscales de la Empresa............................................................... 16 5.3 Definicin de la estructura del catlogo de cuentas................................... 18 5.4 Claves Alfanumricas en Catlogos .......................................................... 19 5.5 Usuarios..................................................................................................... 19 5.6 Grupos de Cuentas.................................................................................... 19 5.7 Catlogo de Empresas............................................................................... 20 5.8 Tratamiento de Empresas.......................................................................... 20 Cmo utilizar la Ayuda? ...................................................................................... 22 6.1 Para buscar un tema de ayuda .................................................................. 22 6.2 Para obtener Ayuda en un cuadro de dilogo............................................ 22 6.3 Copiar informacin de un tema de ayuda .................................................. 23 6.4 Imprimir un tema de ayuda ........................................................................ 23 6.5 Utilizar la ficha Buscar................................................................................ 23 6.6 Personalizar la Ayuda ................................................................................ 24 6.7 Conexin a la pgina Web de Control 2000............................................... 25 7.1 Abriendo una Empresa .............................................................................. 25 7.2 Seleccin del mes en proceso ................................................................... 25 7.3 Actualizacin de Tablas Fiscales ............................................................... 26 7.4 INPC .......................................................................................................... 26 7.5 Tasas de IVA ............................................................................................. 26 7.6 Recargos.................................................................................................... 27 7.7 Tipos de Activo .......................................................................................... 27 7.8 Monedas .................................................................................................... 27 7.9 Factores de Actualizacin .......................................................................... 28 7.10 Tablas de ISR, Art. 113 y 177 .................................................................... 28 7.11 Deducciones .............................................................................................. 29 Catlogos ............................................................................................................. 29 8.1 Caractersticas funcionales de los catlogos ............................................. 29

2.

4.

5.

6.

8.2 Catlogo de tipos de plizas ...................................................................... 30 8.3 Catlogo de Rubros Contables .................................................................. 31 8.4 Catlogo de Conceptos Contables ............................................................ 31 8.5 Catlogo de Macros................................................................................... 32 8.6 Catlogo de Razones Financieras ............................................................. 32 8.7 Catlogo de Socios.................................................................................... 33 9. Cuentas ................................................................................................................ 33 9.1 Catlogo de Cuentas ................................................................................. 33 a) Consulta de Saldos de las Cuentas ............................................................... 37 b) Auxiliar ........................................................................................................... 37 c) Grficas.......................................................................................................... 38 9.3 Utileras...................................................................................................... 38 Clonacin de cuentas.............................................................................................. 38 9.4 Presupuestos............................................................................................. 39 10. Movimientos ................................................................................................... 40 10.1 Generalidades de Movimientos.................................................................. 40 10.2 Plizas por medio de archivos ASCII......................................................... 41 10.3 Captura de tipo de cambio desde la pliza. .................................................... 44 10.3 Documentos desde plizas........................................................................ 44 10.4 Movimientos que no se provisionan (movimientos de efectivo) ................. 44 11. Activos ............................................................................................................ 45 11.1 Aspectos Generales de Activos ................................................................. 45 11.2 Caractersticas del Mdulo de Activos ....................................................... 45 12. Documentos ................................................................................................... 46 12.1 Generalidades de Documentos ................................................................. 46 12.2 Registro ..................................................................................................... 46 12.3 Aplicaciones/ Documentos......................................................................... 48 12.4 Relacin de Aplicaciones........................................................................... 48 13. Mdulo Fiscal ................................................................................................. 48 13.1 Aspectos Generales................................................................................... 48 13.2 Gua para la Determinacin de los Clculos Fiscales................................ 49 14. Reportes .......................................................................................................... 53 14.1 Aspectos Generales de Reportes .............................................................. 53 14.2 Seleccin de Fuentes ................................................................................ 54 14.3 Emisin en hoja de clculo de Excel ..................................................... 55 15. Gua prctica de operacin del sistema ................................................................ 55 15.1 Introduccin ............................................................................................... 55 15.2 Pasos que debe seguir para una exitosa operacin .................................. 55 15.3 Ejemplo grfico de Gua de operacin....................................................... 56 15.4 Barra de Ttulo ........................................................................................... 56 15.5 Barra de Botones principales del sistema.................................................. 57 15.6 Barra de Estado del Sistema ..................................................................... 58 15.7 Barra de Men ........................................................................................... 58 16. Moneda Extranjera en Contafiscal 2000 ................................................................. 63 16.1 Generalidades............................................................................................ 63 16.2 Parmetros de Instalacin ......................................................................... 63 16.3 Catlogo de Monedas................................................................................ 63 16.4 Cuentas con Moneda Extranjera................................................................ 63 16.5 Movimientos de Plizas ............................................................................. 64 16.6 Captura de tipo de cambio desde la pliza. .................................................... 64

8.

Manual de usuario 4

16.7 Pliza de Variacin Cambiaria ....................................................................... 64 16.8 Listado de Ganancia o Prdida Fiscal por variacin cambiaria...................... 64 16.9 Importacin de datos Empresas de MS-DOS que manejan Moneda Extranjera ................................................................................................................................ 64 17. Contafiscal 2000 como Servidor de Automatizacin OLE ..................................... 65 17.1 Introduccin ............................................................................................... 65 17.2 Cmo funciona OLE................................................................................... 65 17.3 Estndares COM ....................................................................................... 67 17.4 Transferencia de Objetos........................................................................... 67 17.5 Documentos Compuestos.......................................................................... 67 17.6 Delphi y OLE.............................................................................................. 67 18. Tutorial de Reportes ............................................................................ 68 Generalidades......................................................................................................... 68 18.1 Concepto de reportes................................................................................. 68 Forma de saldos. .................................................................................................... 68 Forma de cuentas. .................................................................................................. 69 Definicin de un Reporte......................................................................................... 70 Definicin de un Balance General........................................................................... 71 Definicin de un Estado de Resultados por Saldos. ............................................... 77 Definicin de un Estado de Resultados por Cuentas. ............................................. 81 Operaciones con Funciones. .................................................................................. 85 Reglas de Especificacin y de Validacin ............................................................... 85 19. Presupuestos ................................................................................................. 87 19.1 Generalidades............................................................................................ 87 19.2 Captura de Presupuestos .......................................................................... 87 19.3 Acumulacin de Presupuestos................................................................... 88 19.4 Visualizacin e Impresin del Reporte de Presupuestos ........................... 88 20. Consolidacin................................................................................................. 88 20.1 Generalidades............................................................................................ 88 Consolidaciones...................................................................................................... 89 20.2 Alta de consolidaciones ............................................................................. 90 20.3 Configuracin de la consolidacin ............................................................. 90 20.3.1 Consolida por desglose..................................................................... 92 20.3.2 Crear subcuenta en la cuenta destino............................................... 92 20.3.3 Pasar las subcuentas de las subcuentas .......................................... 93 20.3.4 Crear subcuenta en la cuenta destino y Pasar las subcuentas de las subcuentas ......................................................................................................... 93 20.3.5 No habilitar Crear subcuenta en la cuenta destino y no habilitar Pasar las cuentas de las subcuentas............................................................................ 94 20.3.6 Consolida por concentracin............................................................. 94 20.4 Consolida por reclasificacin ................................................................. 95 20.5 Consolidacin de la empresa..................................................................... 95 20.6 Insertar, Modificar y Desasociar cuentas ................................................... 97 21. Transferencia electrnica ............................................................................... 97 21.1 Generalidades............................................................................................ 97 21.2 Referencia.................................................................................................. 98 Apndice A. Nuevo esquema de proteccin y distribucin del sistema....................... 99 A. 1 Requisitos previos al esquema de proteccin ............................................ 99 A.3 Instalacin de los controladores del Sentinel Protection 7.6.3........................ 100 Apndice B. Proceso de verificacin completa del sistema....................................... 103

1. Contenido General del Manual de usuario de Contafiscal 2000 .


1.1. Qu contiene este manual?
Este manual contiene una gua prctica de operacin del sistema Contafiscal 2000 para Windows. Este le permitir poner manos a la obra lo ms pronto posible. El manual esta dividido por captulos que le permiten encontrar la informacin de una manera organizada para una consulta fcil. Este manual le permitir aprender a manejar procesos comunes del sistema de manera sencilla y clara al momento mismo de la consulta. A lo largo del manual le mostraremos algunos tips de operacin, para que aproveche al mximo las ventajas del sistema. Este manual es recomendable de uso para el inicio de instalacin y operacin del sistema. Para que usted pueda tener una ayuda ms especfica y detallada, refirase al Sistema de Ayudas que trae integrado el sistema Contafiscal 2000 para Windows. Vase Captulo 15, Cmo utilizar la Ayuda al final de este manual.

1.2.

Simbologa del manual

La simbologa del manual es muy sencilla de entender, pues el dibujo siempre va acompaado de su significado:

NOTA: Muestra un escrito breve de mucha importancia.

EJEMPLO: Muestra un ejemplo del proceso o mdulo que se explica.

TIP: gilmente.

Muestra al usuario un mtodo para efectuar un proceso rpido y

AVISO: Aviso de importancia trascendental en el proceso del sistema.

NM: No Modificable.

Manual de usuario 5

2. Lo nuevo de Contafiscal 2000


Para esta nueva versin de Contafiscal 2000 , se han hecho cambios sustanciales, lo cual hacen de este sistema, un Software de vanguardia que pretende mantener al usuario actualizado en cuanto a las disposiciones fiscales emitidas, para tal efecto por nuestras autoridades hacendarias. Ahora tambin se presenta en este nuevo ambiente de grficos lo cual hace ms agradable su operacin e indiscutiblemente presenta grandes ventajas bajo esta nueva plataforma de trabajo. Podemos mencionar de entre las ms importantes las siguientes: Las empresas se manejan a travs de un catlogo Uso de grupos de cuentas para clculos fiscales Permite definir claves de Rubros Contables El usuario determina el % de ISR Las plizas pueden ser de tipo alfanumrico Catlogo de tipos de activos Consulta de saldos de las cuentas en lnea para todo el ejercicio dentro del mismo catlogo Consulta de auxiliar desde el catlogo de cuentas Grficas mensuales de saldos de cuentas Grficas comparativas de cuentas entre ejercicios Grficas comparativas entre cuentas de un grupo Historial de los activos fijos Importacin de datos de Contafiscal 2000 para DOS. Definicin opcional de presupuestos. Razones financieras predefinidas y opcin a definir nuevas. Posibilidad de definir reportes adicionales a los que el sistema ya trae, mediante el mdulo Reporteador. Clculo del Ajuste Anual por Inflacin. Mdulo de documentos de Cuentas por Cobrar/Cuentas por Pagar para la determinacin del ISR e IVA por PAGAR. Manejo opcional de cuentas de Flujo de efectivo para considerar el IVA e ISR de movimientos que no provisionan Posibilidad de procesar datos fiscales sin la necesidad de tener la contabilidad capturada Determinacin del Inventario Acumulable Determinacin del clculo provisional y anual del IETU Clculo del Crdito por Prdidas por IETU Generacin de la Informativa de Operaciones con Terceros Los clculos provisionales de ISR, IVA e IETU se pueden obtener en hoja de clculo en donde se presentan los resultados de cada mes hasta el ltimo efectuado, aportando as una valiosa herramienta que los contadores llaman papeles de trabajo para todo el ejercicio. Los reportes contables y fiscales se pueden consultar de manera simultnea. Reporte que presenta los movimientos que forman las bases fiscales de IVA , IETU e ISR ( en el caso de personas fsicas).

Nuevo reporte para amarrar movimientos contables con los movimientos que son base de impuesto para IVA. A travs del mdulo de herramientas se puede importar catlogos de cuentas, plizas y de ltimo obtener la generacin de la pliza de ventas a partir del reporte mensual generado para el SAT (Facturacin electrnica) Contafiscal 2000 cuenta con ventanas de navegacin dentro de los sistemas C2K, junto con un catlogo de pginas de Internet, el cual se formar conforme el usuario vaya accediendo a diferentes pginas. Acceso al sitio de Control 2000 desde nuestra aplicacin.

Contafiscal 2000 cuenta adems con 2 mdulos que se adquieren por separado: Consolidacin de empresas Transferencia electrnica de plizas.

2.1. Diferencias operativas entre el Contafiscal 2000 para DOS y para Windows

Entre el sistema de Contafiscal 2000 para DOS y el Contafiscal 2000 para Windows existen amplias diferencias, desde la apariencia hasta la forma de operarlo. El sistema Contafiscal 2000 para Windows ofrece las siguientes ventajas: Es una nueva dimensin grfica en el proceso de la informacin contable, financiera y fiscales de cada de cada empresa. Facilidad de operacin, esto gracias al manejo de ventanas que reducen el proceso de aprendizaje; ahora Contafiscal para Windows pone en sus manos la combinacin del poder y sencillez al trabajar bajo la plataforma Windows. La interfaz con el usuario cambia radicalmente de DOS a Windows, se torna ms flexible y gil

A continuacin presentamos las diferencias y semejanzas de operacin entre DOS y Windows: Ventanas El Contafiscal 2000 para Windows constituye una aplicacin que en ambiente Windows se denomina MDI (Interfaces de Mltiples Documentos por sus siglas en ingls). Este tipo de aplicaciones consta de una ventana principal que permite el manejo simultneo de varias ventanas llamadas hijas. De esta manera se pueden tener abiertos los catlogos de plizas, cuentas, conceptos, activos, etc.

Manual de usuario 6

Ejemplo:

avanzar secuencialmente entre cada uno de los campos de la forma, a diferencia de DOS el cambio de campos se realiza con la tecla Enter.

La Tecla Insert Ventanas Modal Es aquella ventana que debe ser cerrada para que la aplicacin contine, esta ventana bloquea la aplicacin, por la importancia del proceso que se efecta en esta ventana. No podr abrir ninguna otra ventana.

La tecla Insert tiene la misma operacin dentro de los dos sistemas. Permite insertar un nuevo registro dentro de cada uno de los catlogos de ambos sistemas. Esta tecla le permite dentro de Contafiscal para DOS, cancelar la operacin de algn registro, regresar a un men anterior, en el caso de desplegar cualquier catlogo, al presionar esta funcin, los cierra. Dentro de Windows la tecla ESC, de igual manera regresa a un men anterior y nos permite cancelar un nuevo registro, tambin tiene la facultad de cerrar catlogos.

La tecla ESC

Ventanas Activas Forma en la cual esta el borde superior de la ventana iluminada (generalmente de azul) slo puede haber una forma activa en un momento determinado pero varias formas abiertas. La tecla Enter La tecla Enter en el Contafiscal 2000 para DOS funciona de la siguiente manera:

Al estar en la captura de datos y presionar Enter sobre el campo, graba la ltima informacin y pasa al siguiente. Tambin puede realizarse la seleccin de un registro dentro de una Lista o Catlogo, donde se encuentra posicionado el cursor. Confirma operacin o el trmino de la captura.

Para el Contafiscal 2000 para Windows la tecla Enter funciona de la siguiente manera: Confirma la operacin realizada donde se encuentre posicionado el foco. El foco ejecuta la operacin asociada con el botn default de la forma. La tecla Enter en Windows, no le permite avanzar entre registros, la tecla Enter confirma la ejecucin del campo donde se encuentra el foco. La tecla Tabulador para DOS no tiene una funcin especfica, mientras que en el entorno Windows, es la que nos permite

Tecla Tabulador

Manual de usuario 7

Ejemplo de uso de la tecla tabulador en Contafiscal Windows

La Barra Espaciadora dentro de Windows ejecuta la operacin asociada en el botn seleccionado, adems realiza una funcin de seleccin, esto se lleva a cabo dentro de las casillas en las que su activacin se determina con la figura de una palomita. La tecla F1 y F9: La tecla F1 tiene la misma funcin, despliega la ayuda en lnea. La tecla F9 dentro de la captura de plizas en DOS permite eliminar movimientos, mientras que en Windows guarda y confirma el registro de la pliza. Mens: Al igual que Contafiscal para DOS el sistema para Windows contiene mens y submens, recordemos que para accesar algn mdulo del men dentro del sistema de DOS, bastaba con pulsar la letra inicial, en Windows este mtodo cambia un poco, para seleccionar algn mdulo dentro del men se debe pulsar simultneamente la Tecla ALT + la letra que se encuentra subrayada del nombre: ejemplo para seleccionar la opcin Ayuda deber pulsar simultneamente ALT+A, de esta manera desplegar el men de Ayuda. Botones: El sistema en Windows maneja en cada una de sus ventanas una barra de botones de operacin que pueden variar dependiendo de la ventana o proceso del que se trate. Sin embargo, siempre existirn estos tres botones

Tecla Tabulador:

La tecla Tabulador para DOS no tiene una funcin especfica, mientras que en entorno Windows es la que nos permite avanzar secuencialmente entre cada uno de los campos de la forma, a diferencia de DOS el cambio de campos se realiza con la tecla Enter. La Tecla Insert: La tecla Insert tiene la misma operacin dentro de los dos sistemas. Permite insertar un nuevo registro dentro de cada uno de los catlogos de ambos sistemas. La tecla ESC: Esta tecla le permite dentro de Contafiscal para DOS, cancelar la operacin de algn registro, regresar a un men anterior, en el caso de desplegar cualquier catlogo, al presionar esta funcin, los cierra. Dentro de Windows la tecla ESC, de igual manera regresa a un men anterior y nos permite cancelar un nuevo registro, pero no tiene la facultad de cerrar catlogos. La Barra Espaciadora: Esta tecla dentro de Contafiscal para DOS nos permita ingresar al detalle dentro del listado de plizas, dentro de Windows esta operacin es imposible de realizarla.

2.2. Importacin de Datos de Contafiscal 2000 DOS a Windows


1. Antes de realizar la importacin: Si usted viene de MS-DOS y va a realizar el proceso de Importacin a cada una de las empresas, deber tomar en cuenta lo siguiente: Versiones 6.2 y hasta 6.0. Personas Fsicas Rgimen Simplificado. Si la empresa a importar se trata de una persona con este tipo de personalidad, al momento de que el sistema instale la empresa en Windows, usted deber seleccionar la carpeta fiscal e indicar el tipo de rgimen bajo el cual tributar a partir del 2002.

Manual de usuario 8

Si su sistema es nuevo, ignore esta parte y pase directamente al captulo 3. 1. Realice un respaldo de cada una de sus empresas. Esto lo puede realizar accesando al programa, en la opcin Archivo, Respaldar datos y seleccionar Respaldo de datos de la empresa. Si lo requiere desinstale la versin anterior desde el Panel de control en la opcin Agregar o Quitar programas. Una vez terminado esto instale la nueva (Captulo 3 de esta gua). Actualice sus empresas. versin de Contafiscal 2000

2. 3. 4.

ACTUALIZACION DE EMPRESAS La actualizacin de datos sirve nica y exclusivamente para que los datos de las versiones anteriores a la que est instalando trabajen correctamente con esta nueva versin de Contafiscal 2000.

PASOS A SEGUIR PARA LA ACTUALIZACION DE DATOS: A partir de la versin 3.1 N.C. 040525, el sistema actualiza automticamente las empresas que usted haya trabajado con su versin anterior. Para ello, existen tres formas de que el sistema se d cuenta que determinada empresa no corresponde a la versin actual: 1. Apertura de Empresas.

Nota: Si la empresa que va a importar es diferente en ejercicio al fiscal que maneje la versin que est instalando, solo podr manejarla CONTABLEMENTE, ya que el sistema en su nueva versin tiene cambios para soportar nicamente las Reformas fiscales del ao en curso. Opcionalmente el sistema puede manejar varios ejercicios en un mismo directorio, sin embargo si los ejercicios a importar tienen mucha informacin, se recomienda seguir manejando cada uno en un directorio diferente. Lo anterior tambin aplica cuando los diferentes ejercicios tengan estructuras del catlogo de cuentas diferentes. Nota: Si requiere detalles sobre el proceso, por favor consulte la Ayuda en lnea.

Si usted instal el sistema en el directorio en donde tena la versin anterior, al momento de abrir cualquier empresa del catlogo el sistema detectar que fue creada con una versin anterior.

2.3. Actualizacin del sistema a nueva versin / empresas


Nota Importante:

Al aceptar el sistema procede a actualizar las tablas, a regenerar ndices y a verificar saldos cada uno mostrando el avance efectuado, indicando a su vez cuando se ha terminado el proceso.

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2. Registro de Empresas. Si va a registrar una empresa que no fue creada con la versin actual, se tienen dos alternativas:

De la misma forma el l trmino de la actualizacin se avisa que el proceso termin quedando la empresa registrada para trabajar con ella de forma habitual.

Dependiendo del tamao de su informacin, el sistema puede tardar en convertir sus datos, si su informacin es poca, puede incluso no verse la barra de porcentaje.,

a)

Actualizarla y registrarla en el mismo directorio en donde se encuentra, lo cual se dar cuando usted haya instalado el sistema en el mismo directorio de la versin anterior o bien Actualizarla y registrarla en otro directorio, en cuyo caso el sistema copia todas las tablas al nuevo directorio indicado respetando as el directorio de la empresa original, la cual se puede seguir consultando con su versin de origen. El nuevo directorio puede asignarse bajo la ruta en donde se encuentra la nueva versin, conservando as una estructura acorde entre empresas y versin en la cual se trabajan.

b)

Cualquiera que sea la alternativa elegida, de igual forma se procede a actualizar tablas, regenerar ndices y verificar saldos. Se indica tambin cuando el proceso ha concluido.

3. Recuperacin de Respaldos. En este proceso el sistema identifica la versin del respaldo que se recupera, y de no ser de la misma versin que la actual se procede a su actualizacin.

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2.4. Actualizacin del dispositivo:

Tarjetas en red 100 mbps de buena calidad Switch de 100 mbps

Favor de consultar el apndice B.

Si usted utiliza simultneamente otros programas de la lnea Control 2000, sus requerimientos de equipo se incrementarn.

3.2. Instalacin del Sistema en Monousuario


En esta seccin usted aprender el proceso de instalacin del sistema Contafiscal o : Contabilidad 2000:

3. Instalando Contafiscal o Contabilidad 2000


3.1. Requerimientos de equipo
A continuacin se indican los requerimientos mnimos de equipo para poder efectuar una instalacin exitosa y operacin del sistema de Contafiscal o Contabilidad 2000:

Mtodo 1 a) b) Cierre todas las aplicaciones que est ejecutando antes de iniciar la instalacin. Inserte el CD de Contabilidad o Contafiscal 2000 en su unidad de CD-ROM. Automticamente se ejecutar la pantalla de bienvenida al programa de instalacin, a continuacin presentamos el progreso con algunas de las pantallas:

Sistema monousuario o estaciones de trabajo en red: Sistema monousuario o estaciones de trabajo en red: Pentium III o similar (Recomendable Pentium IV). Sistema operativo profesionales). Windows 2000, XP, NT ( ediciones

Haga clic en Siguiente, a cada pantalla de instalacin despus de haber indicado la informacin que corresponda.

En la pantalla del men principal deber seleccionar la opcin de Instalar el sistema Contafiscal : c) Seguir las pantallas de instalacin.

128 Mb en RAM (recomendable 256 mb) 500 Mb disponibles en DD Monitor SVGA resolucin 800 x 600 (recomendable 1024 x 768) Unidad de CD Puerto USB

A continuacin mostraremos dichas pantallas y una explicacin breve de su contenido. 1. Prepara instalacin:

Se indica que se est recopilando la informacin necesaria de nuestro equipo para realizar la instalacin.

Red: Servidor Pentium IV, con Windows NT o superior (ediciones profesionales), Novell Netware 5.0 superior 256 Mb en RAM (recomendable 512 MB ms)

2.

Pantalla del producto:

Manual de usuario 11

Con esta pantalla podemos identificar el producto que vamos a instalar.

6.

Mostrar archivo Leme

3.

Desplegado de licencia de uso:

Debe leer la licencia de uso del Sistema de Contabilidad o Contafiscal 2000. Aqu se explica los trminos adquisicin del producto. de

Al trmino de la instalacin del producto se despliega un documento con instrucciones importantes para completar la instalacin y que menciona la actualizacin del dispositivo.

Para continuar con su instalacin debe sealar la opcin de Acepto los trminos del contrato de licencia. 4. Informacin del usuario:

Dar clic en el botn de Finalizar.

Mtodo 2 a) Cierre todas las aplicaciones que este ejecutando antes de iniciar la instalacin Inserte el CD de Contabilidad o Contafiscal ROM 2000 en su unidad de CD-

Puede personalizar su instalacin en el nombre del usuario as como el nombre de su organizacin

b) c)

Haga clic en el botn Inicio en la barra principal de Windows Haga clic en Ejecutar Haga clic en Examinar y busque la carpeta CF2, posteriormente busque el archivo Setup.exe en la unidad de CD-ROM. Haga clic en Abrir Haga clic en Aceptar y siga los pasos mencionados en el mtodo 1.

Cuando tiene sistemas operativos que manejen usuarios puede indicar si el software los pueden utilizar todos los usuarios o solo usted.

d) e) f)

5.

Carpeta de destino:

g)

El sistema propone la ruta de instalacin [unidad]: Archivos de programa \ C2k \ CF2. En este directorio se instalar el sistema, dicha ruta se puede modificar dando clic en el botn Cambiar...

SI USTED YA CUENTA CON UN DISPOSITIVO Y ADQUIERE CONTABILIDAD O CONTAFISCAL 2000, PUEDE CONSULTAR EL DOCUMENTO QUE SE MUESTRA AL FINAL DE LA INSTALACION O O REFIERASE AL APNDICE A.

Manual de usuario 12

3.3. Acceso por primera vez al sistema monousuario


Por favor consulte el Apndice A.

Al acceder al sistema por primera vez en el servidor y despus de validar archivo de proteccin y dispositivo (ver seccin 3.3 de este manual) la aplicacin busca la ubicacin del catlogo de empresas y al no existir muestra la siguiente forma:

Al realizar el paso anterior nos presentar la pantalla de Datos del Usuario, hay que personalizar los datos solicitados y con ello ya tendremos acceso al sistema de Contafiscal 2000 .

Seleccione Dar de alta el catlogo de empresas, tendr acceso a un explorador de carpetas para seleccionar la ruta y asignar el nombre, indquelo siempre a travs del entorno de red.

3.4 Instalacin del Sistema en Red


A fin de poder instalar con xito su nuevo sistema Contabilidad o Contafiscal 2000 para RED se explican a continuacin los pasos necesarios para su correcta instalacin. PRIMERA PARTE: Instalacin en el Servidor: a) Cierre todas las aplicaciones que este ejecutando antes de iniciar la instalacin. SEGUNDA PARTE: Instalacin en las estaciones (Clientes). a) Instale el sistema tal y como se indica en el punto 3.2 Instalacin del sistema en monousuario. Siga el procedimiento.

Instale el sistema de Contabilidad o Contafiscal 2000 en cada estacin siguiendo los pasos indicados en los puntos anteriores. b) Ejecute Contabilidad o Contafiscal 2000 en la primera estacin de trabajo (o el Servidor en su caso), mostrar una pantalla pidiendo que indique la ruta de acceso a la carpeta compartida donde se almacenarn las tablas generales de la aplicacin (Catlogo de empresas); esto es, la carpeta a la que se le asignaron permisos de control total que se creo en el Servidor. Es necesario 2 que lo realice a travs del Entorno de red Inclusive si se trata de la misma mquina (Cliente/Servidor). Cuando accesa por vez primera (desde cualquier estacin) el sistema le solicitar que indique la ruta del catlogo si ya fue dado de alta en alguna otra estacin o servidor (ver grfico anterior) Seleccione localizar directorio.

Inserte el CD de Contabilidad o Contafiscal 2000 en su unidad de CD-ROM. Y realice el proceso de instalacin igual a como se indica en el punto 3.2 Instalacin del sistema en monouaurio . b) En el Servidor es necesario crear una carpeta llamada Empresas (nombre sugerido y recomendable), la cual contendr el catlogo de empresas. Deber compartirla para su acceso a red a todos los usuarios requeridos, es necesario asignarles permisos de control total sobre la carpeta. Nota Importante: Si el Servidor ser utilizado tambin como estacin (Cliente/Servidor), deber compartir la carpeta empresas para el mismo servidor.

c)

Manual de usuario 13

Si el catlogo de empresas cambia de nombre o es reubicado, cuando ingrese al sistema desde cualquier estacin o servidor se volver a presentar la forma de bsqueda del catlogo. Recuerde utilizar siempre Entorno de red o notacin UNC

donde NombredelaComputadora es el nombre de una estacin en la Red y RecursoCompartido es una carpeta compartida en la estacin. Nota: Si no se detecta el catlogo de empresas las estaciones la forma que se presenta es la que le permite crearlo si no se ha dado de alta anteriormente o localizarlo si ya fue creado.

d)

Si todo lo anterior fue correcto el Sistema mostrar la pantalla de parmetros de aplicacin, capture los campos solicitados y presione aceptar (nicamente en la primera estacin). Cierre Contabilidad o Contafiscal 2000 y repita los pasos del inciso b al f para cada estacin. Importante: El sistema funciona para redes Windows Millenium y NT 4.0 superiores, en caso de ser una red Novell, deber colocar el dispositivo de proteccin en una estacin cliente, no en el servidor.

e)

Si por el contrario, el catlogo ya fue dado de alta pero no se puede acceder sea porque se renombr, porque se perdi la conexin con el servidor de datos por ejemplo, entonces el sistema le dar opcin a redireccionarlo con las siguientes alternativas:

NOTAS:

1. Compartir un Recurso (Directorio) En el Explorador de Windows haga clic en el directorio a compartir, que para este caso es Empresas
Haga clic con el botn derecho y seleccione Compartir en el men contextual. Haga clic en Compartido como (se propone Empresas, de preferencia djelo as) Presione el botn agregar y seleccione las estaciones que tendrn acceso a esta carpeta En Tipo de Acceso seleccione: Total Presione aceptar

4. Instalacin de la aplicacin
a. Generalidades

2.

3. 4.

Es importante mencionar que este procedimiento para compartir recursos puede variar ligeramente entre las diferentes versiones de Windows. Para la versin en Red de Contabilidad o Contafiscal 2000 es necesario utilizar siempre el entorno de Red para especificar la ruta de acceso a la carpeta compartida, en caso contrario el sistema no funcionar correctamente. Se recomienda que esta ruta sea la misma que la del catlogo de empresas. El cambio de esta direccin deber ser realizado por un usuario avanzado. Notacin UNC Este tipo de notacin se utiliza para identificar direcciones de RED de la siguiente forma: \\NombredelaComputadora\RecursoCompartido

Al momento de terminar la instalacin del sistema, ahora podr ejecutar el programa de Contafiscal 2000 para comenzar a capturar su informacin. Si lo ejecuta por primera vez no detectar el archivo de proteccin. Ver seccin 3.3 de este manual. El sistema permite trabajar con un nmero ilimitado de empresas que se concentran en un catlogo nico, al trabajar por primera vez con el Sistema de Contafiscal 2000, crea de forma automtica una carpeta llamada EMPRESAS que es donde se guardar este catlogo.

b.

Parmetros de la aplicacin

Una vez indicado el directorio donde se almacenar el catlogo de empresas, deber registrar la razn social del propietario del sistema y realizar la configuracin de la aplicacin.

Manual de usuario 14

Los parmetros de aplicacin contienen informacin general del sistema. Cuando usted instala por primera vez el sistema de Contafiscal 2000 para Windows, el sistema le solicitar que indique los siguientes datos que sern de aplicacin general para las empresas. Deber indicar todos sus datos de propietario, el manejo de catlogos alfanumricos, indicar la unidad de Red y la configuracin. Propietario Indique todos sus datos para que el sistema este registrado a su nombre. Slo es un dato informativo y es posible modificarlo.

de los elementos visuales (botones, cajas de dilogo, opciones de men). El Hint: Pequea leyenda de explicacin del componente visual que se despliega automticamente al momento de posicionar el cursor del Mouse sobre uno de estos, esta presentacin es momentnea, dura aproximadamente 3 4 segundos, posteriormente desaparece. Hint Normal: Se despliega en un recuadro que se ajusta automticamente al tamao del texto. Formato utilizado tradicionalmente en otras aplicaciones bajo ambiente Windows. Hint de Dilogo: Se despliega en un pequeo recuadro en forma de dilogo en el que el texto se ajusta de manera automtica. Hint de Nube: Se despliega en una pequea nubecita, la cual se ajusta de manera automtica al tamao del texto. La forma de la nube puede cambiar de acuerdo al tamao del texto, mientras ms grande sea el texto, la nubecita tomar forma de crculo a una elipse. Avanzada Esta opcin le permite configurar el sistema para que tenga un mejor desempeo al correr en su equipo, dentro de esta opcin podremos configurar el tamao en la memoria RAM que ser asignada para nuestro sistema (MAX BUFFER SIZE) y el nmero de registros mximo que pueden trabajar en el buffer de la PC (MAX BUFFER COUNT).

Catlogos En esta carpeta debe definir si los catlogos que aqu se listan podrn indicarse claves alfanumricas. Independientemente de lo que aqu se indique podr definir en particular por cada empresa claves alfanumricas en el catlogo de:

5. Instalacin de una Empresa


En este captulo se explica detalladamente los pasos en el procedimiento de instalacin de las empresas, se menciona la importancia de los parmetros de cada una de las carpetas de instalacin, ya que estos son determinantes para el funcionamiento en la ejecucin de los procesos de los clculos contables y fiscales correspondientes. La instalacin de una empresa dentro de Contafiscal 2000 , es la etapa ms importante, ya que dentro de sta, se especifican los parmetros de configuracin, los cuales sern base para el funcionamiento del sistema. Dentro de la configuracin inicial de las empresas se deber indicar el rgimen al que pertenece, el tipo de persona y la estructura del catlogo de cuentas; estos datos son medulares para la operacin de cada empresa y de estos depende la manera en que Contafiscal 2000 , realizar los clculos correspondientes. Este mdulo muestra paso a paso el significado de cada una de los campos en las reas de captura y del impacto trascendental de cada uno de estos en la operacin del sistema:

Red

Tipos de Pliza Conceptos Contables Usuarios

Confirma salida de catlogos Enter se comporta como Tabulador

En esta rea deber indicar la unidad de disco donde tendr lugar el acceso concurrente. El acceso concurrente existe cuando dos usuarios desean accesar a trabajar con una misma empresa al mismo tiempo. De esta manera la aplicacin podr gestionar el acceso y control a los recursos de la aplicacin por cada uno de los diferentes usuarios.

Hints Activar Hint de Contafiscal 2000: Esta opcin le permite activar/desactivar los Hints que se encuentran predefinidos en algunos

c.

Instalacin de Nueva empresa

Manual de usuario 15

En este captulo mostraremos los aspectos ms relevantes para la instalacin de las empresas

Existen datos, que una vez instalada la empresa, no podrn ser modificados, es por eso que deber tener una particular atencin en el momento de dar de alta la empresa. Cada empresa que registre aparecer en el directorio de Empresas. Recuerde que el directorio de la empresa se debe encontrar dentro de este. Para comenzar con la instalacin, seleccione en el men principal Archivo, Nueva empresa: El registro de los datos de cada una de las empresas comprende cuatro carpetas generales que son las siguientes: Generales En esta pantalla deber indicar los datos generales de su empresa, la ubicacin del directorio, nombre, RFC, mes, ao de ejercicio y de constitucin de empresa, adems de los datos referentes al manejo de las plizas.

Nota : Debido a la posibilidad de que se presente ambigedad en la ruta de la empresa cuando se trata de un sistema en red, la ubicacin de la empresa deber establecerse en la notacin UNC (Nombre Universal de la Mquina, por sus siglas en ingls). En sistemas monousuario la ruta de la empresa se indica de manera tradicional. Esto significa que para ContaFiscal (Contabilidad) Red, la ruta se establece de la siguiente manera: \\Nombre de la Mquina\Empresas\Nombre de la carpeta de la Empresa En tanto que para sistemas monousuario la ruta quedar como: C:\Archivos de programa\CF2\Empresas\Nombre carpeta Empresa Razn Social Direccin RFC Deber usted teclear el nombre completo de su empresa. Indique el domicilio fiscal de la empresa, este se imprimir en todos los reportes tal y como lo capture. Indique el RFC de la empresa, este se imprimir en todos los reportes tal y como lo capture. No olvide capturarlo de forma completa. El sistema le permite manejar usuarios para seguridad de su informacin. Al validar esta opcin deber indicar una clave de supervisor. Vase 5.5 Usuarios. Indique la fecha en que se constituy la empresa, es exclusivamente referencial. Indique el ao del ejercicio que va a procesar. Una vez aceptado este parmetro, ya no es modificable posteriormente. Es el nmero del mes inicial del ejercicio, de acuerdo al calendario. Este dato no es modificable. Deber indicar un mes diferente de Enero cuando se trate de un inicio de actividades diferente del primer mes del ao del ejercicio. Indique el mes a procesar, con referencia al calendario. El sistema no permitir capturar informacin de meses anteriores. Este dato no podr ser modificado posteriormente. de la

Manejo de Usuarios

Fecha de Constitucin

Ao del Ejercicio Mes inicial del Ejercicio

No. de Ca. Directorio de Datos

El sistema asigna de manera automtica un nmero a cada una de las empresas que registre dentro del sistema. Establece la ubicacin dentro de su computadora en donde se encontrarn los datos de la Empresa.

Primer mes a Procesar

Numeracin

Manual de usuario 16

Secuencial

Si usted contesta afirmativamente, el sistema propondr el siguiente nmero que corresponda al tipo de pliza al momento de capturarlas, en caso contrario usted propondr el nmero. Seleccionando esta opcin, se podrn incluir letras dentro de la numeracin de las plizas. Este dato puede ser modificado en cualquier momento. Al validar esta opcin, el sistema le permitir la captura de plizas cuyos movimientos no afecten de forma inmediata los saldos de las cuentas. Su aplicacin quedar pendiente hasta que el usuario lo requiera. Al momento de capturar plizas nuevas, deber indicar si la pliza se aplicar o no. Si contesta afirmativamente el sistema le dar la opcin de definir conceptos contables especiales para su empresa, los cuales podrn ser utilizados posteriormente para la localizacin de asientos o partidas de plizas, obtener un reporte de movimientos clasificados por Conceptos o Departamentos y se incluyen adems en el Diario, Auxiliar y Emisin de Plizas. Mediante esta opcin, el sistema incluir en la captura de partidas de plizas un campo adicional para que pueda indicar un dato referencial. Este dato podr ser utilizado posteriormente para la localizacin de partidas y adems se incluye en los reportes de Diario, Auxiliar y Emisin de Plizas.

respaldo de forma automtica, indicando la frecuencia y la hora para tal efecto. Adicional, podr indicar el incluir fecha y hora en reportes y la naturaleza de las cuentas.

Numeracin Alfanumrica

Bitcora

En esta carpeta puede definir que la bitcora de eventos que proporciona Contafiscal se presente cada que inicia el sistema.

Plizas por Aplicar

Transferencia electrnica

Si usted adquiri Contafiscal con el mdulo de Transferencia electrnica de plizas, debe indicar en esta carpeta identificadores para el proceso de envo y recepcin de movimientos.

Manejo de Conceptos

Logotipo

Manejo de Referencias

Para la impresin de reportes es posible aadir el grfico correspondiente al logotipo de su empresa o cualquier imagen que usted desee. Se tienen dos campos que sealan la posicin del grfico en el encabezado de los reportes. Si lo requiere se puede especificar que aparezcan en ambos extremos del reporte. Sin importar el tamao de la imagen que elija esta se ajusta al area que ocupa el encabezado del reporte, sin embargo se recomienda no utilizar grficos muy grandes ya que al ajustarlos se puede perder definicin en la imagen.

Das por Partida

d.
De contestar afirmativamente, usted podr capturar a cada asiento de pliza un da diferente al encabezado de la misma. Esto le ser de utilidad, cuando por ejemplo tenga la necesidad de capturar plizas globales (ingresos o egresos del periodo), ya que recuerde que para el clculo de promedios financieros, es importante tambin la fecha para dichos saldos. Al seleccionar esta opcin habilitar el manejo de Moneda Extranjera dentro del sistema de Contafiscal para Windows

Parmetros Fiscales de la Empresa

Moneda Extranjera

Emitir plizas al Capturar/ Modificar .

Si selecciona esta opcin el sistema emitir la impresin de la pliza de forma automtica ya sea en su captura modificacin.

Procesos

Dentro de sta pestaa podr configurar al sistema para que realice el respaldo de su informacin ya sea considerando un nmero especfico de movimientos capturados, desde su ltimo

Manual de usuario 17

Cuentas de flujo de efectivo Al activar este parmetro el usuario deber indicar en el catlogo de cuentas por medio del campo Genera Base de IVA o Base de impuesto (ISR, IVA y IETU), que cuentas de activo disponible tienen movimientos que debern ser considerados base de los impuestos IVA, ISR y IETU. De no estar activado este parmetro, ningn movimiento contable de las cuentas de activo disponible se acumular a la base de los impuestos antes mencionados. Cuentas Otros Rubros Al activar este parmetro el sistema permitir indicar en el catlogo de cuentas el parmetro Genera Base de IVA o Base de impuestos (ISR, IVA y IETU) slo a las que tengan definido un rubro distinto al de Activo Disponible. Ej. Gastos, ventas, proveedores, activos fijos, etc. Esto con la finalidad de que sean capturados desde plizas los movimientos a considerarse para tales impuestos. Este dato puede ser modificado en cualquier momento. De no estar activado este parmetro, ningn movimiento contable de estas cuentas ser considerado base de impuestos. Documentos x Cobrar/Pagar Tipo de Persona Deber indicar con que tipo de persona trabajar, puede ser persona Moral o Fsica. Este dato no puede ser modificado posteriormente. Indique el tipo de rgimen de la empresa. Contafiscal 2000 permite definir el tipo de rgimen de su empresa. Este dato no puede ser modificado posteriormente. Para efectos de clculos contables y fiscales, el sistema podr determinar que procedimientos, basndose en ley, se aplicarn en acorde a su rgimen. Este campo slo puede tener dos valores: Mercantil o Civil. Si la empresa se da de alta como Sociedad Civil, restar los retiros de utilidad para el clculo de ISR. Este dato no puede ser modificado posteriormente. Si se activa este parmetro, dentro de la captura de los documentos se habilitarn los campos Grava ISR , Grava IVA y Grava IETU para que se indiquen que movimientos sern considerados base de impuesto al aplicarse (cobrarse o pagarse). Este dato puede ser modificado en cualquier momento. De no estar activado este parmetro ninguna aplicacin a documentos de venta o compra ser considerada base de impuestos. Porcentaje de I.S.R. Ahora podr indicar el porcentaje de ISR en apego a las nuevas disposiciones fiscales. Este dato es modificable por el usuario. Corresponde a la cantidad pagada de PTU; en este ejercicio que fue calculado en el ejercicio inmediato anterior. Este dato ser considerado como una deduccin en el clculo de ISR anual.

Tipo de Rgimen

Tipo de Sociedad

PTU deducible del Ejerc. ant.

Base de impuestos

Este dato es fundamental dentro de los parmetros fiscales, ya que indica los conceptos de donde ser determinada la base de los impuestos de IVA, ISR y IETU, pues el sistema puede acumular para determinar la base desde los movimientos a las cuentas de gastos y/o desde las aplicaciones, cobros y pagos (flujo de efectivo), a los documentos de clientes y proveedores respectivamente.

Prdidas de ejercicios ant. actualizadas En esta rea deber indicar la prdida de ejercicios anteriores actualizadas para que pueda considerarse en los clculos de los pagos provisionales y declaracin anual.

Manual de usuario 18

ISR retenido. Clave de IVA IVA retenido Proporcin de IVA

Para Personas Fsicas. Indique la clave de la tasa de IVA que se mostrar por default al momento de su captura. Para Personas fsicas o Rgimen simplificado. De acuerdo con la miscelnea fiscal vigente para 2003, se deben de indicar los montos respectivos para el clculo de la proporcin a aplicarse en los pagos de IVA, segn corresponda a la empresa. Deber de indicar el monto de los actos gravados de IVA del ejercicio anterior. Deber de indicar el monto total de los actos que causen de IVA en el ejercicio anterior.

La definicin del catlogo de cuentas dentro de Contafiscal 2000 es muy fcil, presenta tres opciones de definicin:

Act. Grav. Ej. Ant. Act. Tot. Ej. Ant.

Regla 4.2 de Miscelnea De esta forma el clculo se realizar considerando el mismo procedimiento para Ajuste por Inflacin de los promedios. Porcentaje I.E.T.U. Indique el porcentaje a aplicar en el ejercicio correspondiente al I.E.T.U. Catlogo Predefinido

Saldo inicial CUFIN a 2002 Indique el saldo inicial de CUFIN a 2002. Si selecciona esta opcin podr utilizar el catlogo que trae predefinido a nivel Mayor. El sistema de Contafiscal 2000 , podr complementarlo bajo sus propios requerimientos de operacin. Si selecciona esta opcin se le pedir que indique la unidad y el nombre del directorio donde se encuentra el catlogo a importar. Asegrese de indicar el nombre del directorio completo. Slo puede importar catlogos de otros directorios de datos creados con Contafiscal 2000 de la misma versin. Si opta por crear su propio catlogo, deber definir la estructura de niveles y los dgitos de cada uno, con la que podr estructurar sus cuentas a sus diferentes niveles.

Nota Importante: Recuerde que los parmetros que estn en el recuadro de Base IVA o Base ISR e IVA funcionan independientes uno del otro, esto significa que si usted activa las tres opciones el sistema dejar abiertas todas las posibilidades para captura de movimientos a considerarse para el clculo de impuestos desde plizas y desde documentos. Importar de otra Empresa

Los controles de Base IVA o Base ISR e IVA tienen la finalidad de que usted como usuario tenga un control sobre la captura de movimientos para sus impuestos y evitar la duplicidad en sus bases, TENGA EN CUENTA QUE ESTOS PARMETROS SON MODIFICABLES EN CUALQUIER MOMENTO, SI VA A CAMBIAR ALGUN PARMETRO, REVISE SU INFORMACIN PARA QUE NO EXISTA DUPLICIDAD DE IMPORTES EN PLIZAS COMO EN DOCUMENTOS.

Creacin Manual del Catlogo

Amplitud de los niveles El sistema maneja hasta seis niveles en las cuentas, esto es: Cuenta, Sub-cuenta, sub-subcuenta, sub-subsubcuenta, sub-sub-sub-sub cuenta, sub-sub-sub-sub-subcuenta, definiendo el usuario el nmero de dgitos que utilizar en cada nivel.

5.3 Definicin de la estructura del catlogo de cuentas

Manual de usuario 19

Ejemplo : Amplitud 1er Nivel (4) Cuentas de Mayor con 4 dgitos Amplitud 2do Nivel (3) Subcuentas con 3 dgitos Amplitud 3er Nivel (2) Sub-Subcuentas con 2 dgitos Amplitud 4to Nivel (2) Sub-Sub-Subcuentas con 2 dgitos Amplitud 5to Nivel (2) Sub-Sub-Sub-Subcuentas con 2 dgitos Amplitud 6to Nivel (0) Sub-Sub-Sub-Sub-Subcuentas no utilizadas

Para habilitar la opcin del manejo de usuarios dentro del sistema, tenga en cuenta lo siguiente: 1. 2. En la carpeta de Parmetros de Instalacin de la Empresa valide la siguiente opcin: Manejo de Usuarios. Seguido de esto aparecer una ventana como la siguiente, donde deber indicar la clave como Supervisor del sistema y confirmar la misma.

3. Los dgitos indicados para cada uno de los niveles son el nmero mximo de posicin a utilizar. El sistema permite teclear cero solamente en los niveles 5 y 6. En caso de que solamente trabaje con los cuatro primeros niveles para la definicin de cuentas, indique el nmero 0 en los campos subsecuentes. El nmero de dgitos a utilizar ser hasta un mximo de 20.

El Supervisor es el nico facultado para habilitar o deshabilitar el manejo del mdulo de usuarios dentro del sistema, el Supervisor otorgar facultades dentro cada mdulo de operacin a cada uno de los usuarios.

4.

Para deshabilitar la opcin del manejo de usuarios dentro del sistema, tendr

5.4 Claves Alfanumricas en Catlogos


En esta pantalla deber indicar si manejar claves alfanumricas para las claves de los tipos de plizas y los conceptos contables. Este dato es totalmente modificable. 5. Ejemplo : Validar la opcin Alfanumrica en catlogos: Clave Descripcin DR1 Pliza de Diario Combinacin de letras y nmeros NO validar la opcin Alfanumrica en catlogos: Clave Descripcin 01 Pliza de Diario nicamente nmeros que seleccionar dentro del men principal Archivo, Parmetros de Empresa y deshabilitar la opcin Usuarios. Para poder realizar este proceso, el sistema le solicitar que indique la clave del Supervisor. En caso de manejo de usuarios, al entrar al sistema y abrir una empresa, se le solicitar que indique la clave del usuario que iniciar sesin de trabajo, tendr disponible el catlogo de usuarios para seleccionar el correspondiente.

Nota Importante: Si en el momento de entrar a trabajar con el sistema indica errneamente la clave de acceso del usuario en tres ocasiones, el sistema cerrar la ventana, tendr que volver a repetir el proceso de abrir empresa e indicar la clave correctamente.

5.6 Grupos de Cuentas

5.5 Usuarios
El manejo de usuarios dentro de Contafiscal 2000, observa una estructura totalmente nueva que permite definir de manera fcil y rpida, los accesos y restricciones a cada uno de los mdulos del sistema por los diferentes usuarios.

Manual de usuario 20

Nota Importante: En esta pantalla usted indicar cules son los grupos que corresponden a cada uno de los conceptos, para que al momento de emitir sus reportes fiscales, la acumulacin de importes y cantidades permitan realizar el clculo correspondiente.

5.7 Catlogo de Empresas


Contafiscal 2000 maneja sus empresas a travs de un catlogo, el cual tendr la
funcin de ordenar y agrupar sus empresas, mostrando el directorio en el que se encuentra instalada la empresa y el ao del ejercicio inicial. El Catlogo de Empresas contiene cada una de las empresas que tenga registradas, no importa el directorio en el que se encuentren. Adems podr generar un mantenimiento de Archivos con el simple hecho de . seleccionar la empresa y pulsar este botn Cuando seleccione la opcin de Abrir empresa, dentro del men Archivo, aparecer una ventana que contiene el Catlogo de Empresas; esta ventana se presenta minimizada, podr visualizar el resto de los datos (directorio, ao de ejercicio) de cada empresa desplazndose con las flechas de direccin hacia ambos lados de la Ventana.

5.8 Tratamiento de Empresas


Abrir empresas Una vez que haya dado de alta sus empresas, es muy sencillo abrirlas, bastar con posicionarse en el men principal: Archivo, Abrir empresa.

Esta carpeta slo aparecer una vez que la empresa ya esta dada de alta y es que para realizar los clculos fiscales, deber indicar grupos que contengan cuentas de un mismo concepto, al concepto de Ingresos Preponderantes, se deber asignar un grupo que contenga cuentas de ingresos. Estos grupos se definen en el mdulo de Cuentas, Grupos.

Contafiscal 2000 proporciona adems un reporte que le permite conciliar los


movimientos fiscales de IVA con sus movimientos contables cuya generacin requiere de la definicin de grupos, y por ltimo el reporte de Costo de produccin de lo vendido que tambin utiliza grupos y se especifican en la carpeta correspondiente. Esta carpeta no aparece de primera instancia, sino hasta el momento de hacer una consulta a los Parmetros de Empresa, en el men Archivo, cuando se disponga a asignar los grupos de cuentas a cada concepto. Sin la asignacin de grupos a cada uno de estos conceptos, el sistema no podr realizar ningn clculo fiscal, ya que los grupos determinan la base para cada uno de los clculos correspondientes o no tendr acceso a la consulta de los reportes mencionados. Adems los reportes y clculos fiscales generados basados en estos grupos son: Pagos provisionales y Declaracin anual.

Al indicar que desea abrir una empresa, aparece el catlogo de empresas que contiene cada una de stas que haya registrado en el sistema, en este catlogo podr consultar el directorio de ubicacin de cada una de las empresas y su ejercicio en proceso:

La siguiente ventana le solicita la fecha de la sesin de trabajo. El mes de esta fecha ser propuesta en la captura de plizas. No podr indicar una fecha que este fuera de los ejercicios creados dentro del sistema.

Manual de usuario 21

El sistema le permite desplegar un calendario para indicar la fecha que le solicita el sistema de forma correcta. Bastar con presionar este botn para acceder a este calendario.

Es recomendable que antes de borrar fsicamente los datos, realice un respaldo, esto es por seguridad del usuario. Para realizar este proceso de borrado deber tener en cuenta lo siguiente:

Podr indicar la fecha manualmente si as lo desea. Una vez indicada la empresa y la fecha de la sesin, podr comenzar a procesar su informacin contable; si desea abrir otra empresa, no olvide que debe cerrar correctamente la empresa con la que est trabajando, repita la operacin sealada, recuerde que usted puede entrar a cualquier mes del ejercicio, sea anterior o posterior al mes actual, siempre y cuando ste se encuentre procesado dentro del sistema. Cerrar empresas Pasos 1. 2. 3. Para cerrar la sesin de trabajo de una empresa, seleccione el men Archivo, Cerrar empresa, pero tenga en cuenta los siguientes puntos: Qu hacer 5. Asegrese de no tener ningn proceso activo: Catlogos, Mdulos de Captura, Consulta, etc. En caso de lo anterior cercirese de correspondientes y cierre todos los catlogos. terminar las capturas Pulse la opcin SI para terminar el proceso de borrado. Pasos 1. 2. 3. 4. Qu hacer Seleccionar en el men Archivo, Borrar empresa. Seleccionar dentro del catlogo de empresas la que se desea eliminar. Presione este botn para hacer efectiva la accin del borrado de la empresa. Seguido de esto, aparecer un mensaje que le preguntar lo siguiente: Esta opcin borrar permanentemente su empresa Est seguro de querer hacerlo?.

Nota importante:
Cuando borre una empresa, nicamente borrar los datos contenidos dentro del directorio, este sigue existiendo, pero ya no contiene informacin. 2. Borrado del registro de empresas del catlogo.- Este proceso no borra los datos de una empresa fsicamente, tan slo desaparece el nombre dentro del catlogo de

Seleccione en el men Archivo, Cerrar empresa.

Nota Importante: El cerrar previamente mdulos de Captura, de Reportes y Catlogos, garantiza la integridad de los datos de cada una de sus empresas. Borrar Empresas El borrar empresas dentro del sistema es un proceso muy delicado que implica ciertos riesgos que el usuario debe conocer, esto con la finalidad de evitar la prdida de datos de manera involuntaria.

Al momento de borrar una empresa se elimina toda la informacin de la empresa seleccionada. Si no cuenta con respaldos de su informacin no podr recuperarla para visualizarla en pantalla. Se recomienda realice un respaldo antes de borrar el registro de la empresa seleccionada. El sistema permite realizar dos tipo de borrados dentro del sistema: 1. Borrado total de datos.- El borrado total de empresas es un procedimiento en el que los datos son eliminados del directorio especificado en el catlogo de empresa, y la nica manera de recuperarlos es a travs de respaldos de informacin que deber realizar frecuentemente. Ver: Recuperacin y respaldo.

empresas del sistema. Este borrado de registro puede ser controlado por el Supervisor del sistema a travs del control de usuarios, para que no cualquiera tenga la posibilidad de borrar empresas dentro del catlogo. No podr realizar este proceso si no est cerrada la empresa. Para realizar este proceso debe tener en cuenta lo siguiente: Pasos Qu hacer

Manual de usuario 22

1. 2. 3. 4. 5.

Seleccionar en el men Archivo, Borrar empresa. Seleccionar dentro del catlogo el nombre de la empresa que desea desconectar temporalmente. Presione este botn para ejecutar la accin de borrado de registro. Seguido de esto aparecer un mensaje que le preguntar lo siguiente: Desea dar de baja la empresa del catlogo?. Pulse la opcin SI para terminar el proceso.

6. Cmo utilizar la Ayuda?


El sistema de Contafiscal 2000 tiene integrado un sistema de Ayuda en Lnea el cual est ligado con el sistema a fin de que pueda tener acceso de manera inmediata a los tpicos de ayuda del mdulo o del rea de captura en el que se encuentra en ese momento. La Ayuda en Lnea es una herramienta de informacin sobre las aplicaciones disponibles desde Windows, esta diseada para conocer la forma de usar el sistema operativo o aprender el manejo de las aplicaciones que se ejecutan en dicho entorno. La Ayuda en Lnea, tambin denominada Ayuda en Pantalla, permite obtener informacin al instante para conocer el manejo, caractersticas y funciones que ofrecen los distintos programas, con la ventaja de que se evita una sustanciosa prdida de tiempo al no requerir consulta constante al manual del usuario u otro tipo de fuentes. El diseo de la ayuda de Windows es estndar, con esto se logra que la ayuda sea accesible para un usuario recurrente, independientemente de la aplicacin que ejecute. 1. En la Ayuda, haga clic en una de las fichas siguientes. Para examinar los temas por categoras, haga clic en la ficha Contenido. Para ver una lista de entradas de ndice, haga clic en la ficha ndice y a continuacin escriba una palabra o desplcese a travs de la lista. Para buscar las palabras o frases que pueden estar incluidas en un Tema de Ayuda, haga clic en la ficha Buscar.

2. Si su archivo de Ayuda no tiene una ficha Contenido, haga clic en Contenido para ver una lista de temas.

Nota importante: Para obtener ms informacin acerca de los elementos que contiene cada ficha, haga clic en la parte superior del cuadro de dilogo y despus, en el elemento.

6.1

Para buscar un tema de ayuda

Para poder desplegar esta ventana en la pantalla principal del programa, seleccione en el men principal Ayuda, Contenido e ndice. Puede hacerlo directamente en el tpico de ayuda, seleccionando Temas de Ayuda en la barra de botones principal. Para buscar un tema en la Ayuda

6.2

Para obtener Ayuda en un cuadro de dilogo

Manual de usuario 23

Haga clic en el botn Ayuda en la barra de botones que se presenta en el lado derecho de la forma. La ayuda que se presenta es la ayuda general del mdulo. Ejemplo: al estar en catlogo de Tipos de Plizas y pulsar la ayuda, se presenta la ayuda de Catlogos.

6.5

Utilizar la ficha Buscar

A) Buscar palabras en un archivo de Ayuda: 1. En la Ayuda, haga clic en la ficha Buscar. En el espacio que se proporciona, escriba las palabras que desea encontrar. En la lista de palabras coincidentes que aparece, haga clic en una palabra. Los ttulos de tema asociados a esa palabra aparecen en la tercera lista. Para abrir un tema, haga clic en su ttulo y a continuacin en Mostrar.

Nota Importante: Puede imprimir o copiar la informacin de una ventana de ayuda si hace clic con el botn secundario del Mouse (ratn) dentro de la ventana de ayuda y a continuacin, haga clic en Imprimir tema o en Copiar.

2. 3. 4.

6.3
1. 2. 3. 4.

Copiar informacin de un tema de ayuda


En la ventana del tema de ayuda haga clic en Opciones y despus en Copiar. Abra el documento que desea copiar el tema. Haga clic en el lugar donde desea que aparezca la informacin. En el men Edicin elija Pegar.

Notas importantes: Si es la primera vez que hace clic en la ficha Buscar, siga las instrucciones que aparezcan en pantalla para compilar una lista de palabras. Si desea buscar ms de una palabra, seprelas con un espacio en blanco. Cuando busque palabras con guin, no olvide escribir el guin. Puede establecer criterios especficos de bsqueda si hace clic en Opciones.

Notas importantes: Tambin puede mostrar en el men Opciones si hace clic en el botn secundario del Mouse (ratn) en el tema de ayuda o la ventana emergente. Si slo desea copiar parte de un tema, seleccione el texto que desea copiar, haga clic en Opciones y a continuacin haga clic en Copiar. B) Buscar en una frase en un Archivo de Ayuda: 1. 2. 3. 4. En el tema de ayuda que desea imprimir, haga clic en Opciones y despus en Imprimir tema. 5. En Ayuda, haga clic en la ficha Buscar y despus en Opciones. Bajo Buscar temas que contengan, haga clic en Las palabras escritas en orden exacto y despus en Aceptar. En el espacio que se proporciona, escriba las palabras que desea buscar. Los temas que contienen la frase que especifica aparecern en la lista. Para mostrar un tema, haga clic en su ttulo y a continuacin en Mostrar.

6.4

Imprimir un tema de ayuda

Notas importantes: Para imprimir un grupo de temas relacionados, haga clic en un libro de Contenido de Ayuda y despus en Imprimir Para imprimir una ventana emergente, haga clic con el botn secundario del Mouse (ratn) dentro de la ventana emergente y a continuacin haga clic en Imprimir tema.

Notas importantes: Si la opcin Las palabras escritas en orden exacto no est disponible, necesita volver a crear la lista de palabras. En la ficha Buscar haga clic en Reconstruir y despus haga clic en Personalizar capacidades de bsqueda. En el Asistente para la configuracin de Buscar, contine haciendo clic en Siguiente hasta que vea la opcin Incluir bsqueda de frases. Asegrese de que esta opcin est seleccionada.

Manual de usuario 24

El texto de cada uno de los temas encontrados contiene las palabras que busca aunque dichas palabras no se encuentren en el ttulo del tema.

6.6

Personalizar la Ayuda

A) Cambiar fuente o color de un tema de ayuda: C) Marcar un tema como relevante para la bsqueda: 1. 2. 3. En la Ayuda, haga clic en la ficha Buscar. Bajo Haga clic en un tema y despus en Mostrar, active la casilla de verificacin para cada tema que desee ver. Haga clic en Mostrar. 1. 2. 3. 4. 5. Notas importantes: En la ventana del tema de Ayuda, haga clic en Opciones. Para cambiar el tamao de la fuente, seleccione Fuente y despus haga clic en Pequea, Normal o Grande. Para cambiar el color, haga clic en Usar colores de sistema. Cuando se le pida que cierre la Ayuda, haga clic en S. Cuando vuelva a abrir la Ayuda, el color de fondo y del texto coincidirn con sus colores de sistema.

Los temas que marque como importantes sern los que se utilicen cuando haga clic en el botn Buscar similar. Si no aparecen casillas de verificacin, es posible que necesite volver a crear la lista de palabras. En la ficha Buscar haga clic en Reconstruir y despus haga clic en Personalizar capacidades de bsqueda. En el Asistente para la configuracin de Buscar, contine haciendo clic en Siguiente hasta que vea la opcin Admitir bsqueda por similitud. Asegrese de que esta opcin est seleccionada. 1. 2.

Notas importantes: El cambio de la fuente o el color slo afectar al archivo de Ayuda actual. Tambin puede mostrar el men Opciones si hace clic con el botn secundario del Mouse (ratn) en el tema de Ayuda o la ventana emergente.

B) Especificar si la ventana de ayuda permanece delante de otras ventanas: D) Buscar temas similares: 1. 2. 3. 4. En la Ayuda, haga clic en la ficha Buscar. Bajo Haga clic en un tema y despus en Mostrar, active las casillas de verificacin de los ttulos de los temas que son relevantes para la bsqueda. Haga clic en Buscar similar. Para mostrar un tema, haga clic en su ttulo y a continuacin en Mostrar. Nota importante: Tambin puede mostrar el men Opciones si hace clic con el botn secundario del Mouse (ratn) en el tema de Ayuda o la ventana En la ventana del tema de Ayuda haga clic en Opciones. Seleccione Mantener la Ayuda visible y a continuacin haga clic en el valor que desea.

Nota importante: Si Buscar similar no est disponible, necesita volver a crear la lista de palabras. En la ficha Buscar, haga clic en Reconstruir y despus haga clic en Personalizar capacidades de bsqueda. En el Asistente para la configuracin de Buscar, contine haciendo clic en Siguiente hasta que vea la opcin Admitir bsqueda por similitud. Asegrese de que esta opcin est seleccionada. emergente.

Manual de usuario 25

6.7 Conexin a la pgina Web de Control 2000


Para darle un mejor servicio a nuestros clientes, con informacin sobre actualizaciones, ndices, FAQs, etc, ponemos una conexin directa a nuestra pgina en Internet, slo hay que ir al men Ayuda y dar clic en Control 2000 en el web.

Contafiscal 2000 le permite trabajar ejercicios en lnea, es decir podr procesar cualquier mes de cualquier ejercicio que tenga procesado en el sistema, sin necesidad de hacer cierres de periodos ni reprocesos, la informacin contable se actualiza de manera automtica. Para efectos de clculos fiscales, slo deber volver hacer el clculo para que la informacin se actualice y sea la correcta. Para realizar el cambio de mes en proceso tiene tres opciones: 1. Seleccione en el men Archivo, Seleccin del mes en proceso. 2. Pulsar el Botn en el tringulo que est en el lado derecho del mismo y se desplegar una ventana donde se podr seleccionar el mes en proceso:

7.1

Abriendo una Empresa


Si va a instalar una nueva empresa, seleccione en el men Archivo, Nueva Empresa y siga los pasos que se presentan en el Captulo 5. Instalacin de una Empresa..

Si va a iniciar la sesin de trabajo, seleccione en el men Archivo, Abrir empresa, seguido de esto se presentar el catlogo de empresas donde deber seleccionar la empresa correspondiente.

3.

Pulse este botn en la barra de botones principal.

Una vez indicada la empresa con la que iniciar la sesin, si en ella especific el manejo de usuarios, se desplegar una ventana como la siguiente:

Deber indicar el usuario y la clave del mismo, si esto es correcto deber indicar la fecha de la sesin de trabajo en la empresa seleccionada: Una vez indicado correctamente cada uno de estos datos podr comenzar a procesar su informacin contable dentro del sistema. Para obtener mayor informacin sobra cada una de las ventanas consulte la ayuda en lnea.

Mes: Disponibles los meses del ao. Seleccione el mes en el que desea trabajar y pulse Aceptar. Al realizar el cambio de periodo podr observar el mes y el ao en el que trabajar ahora, esta informacin se encuentra en la barra de estado.

7.2

Seleccin del mes en proceso

Manual de usuario 26

Una vez seleccionada correctamente la fecha de sesin de trabajo, podr comenzar a trabajar con la empresa. Recuerde que todos los datos se actualizan en lnea, no es necesario correr ningn reproceso para actualizar importes.

4.

En la Clave deber indicar el ao del ejercicio nuevo que comenzar a capturar.

7.3

Actualizacin de Tablas Fiscales

7.5

Tasas de IVA

Las tablas fiscales son utilizadas en cada una de las empresas que estn registradas dentro del sistema, stas son la base de ciertos clculos fiscales que efecta el sistema dentro de su operacin. En este mdulo, usted podr capturar y/o modificar los ndices nacionales de precios al consumidor, los porcentajes de recargos, las tasas de IVA, as como los factores de actualizacin de terrenos. Estas tablas son comunes a todas las empresas registradas en el sistema, por lo que si usted las modifica estando en una empresa en particular, esta modificacin se afectar para todas las empresas dentro del sistema. Estas tablas requieren de mantenimiento por parte del usuario, se deben tener actualizadas para que los clculos realizados por el sistema sean los correctos. Las tablas fiscales que presenta el sistema son las siguientes:

Para que el sistema pueda determinar los pagos mensuales de IVA, as como el impuesto anual, se deben definir las tasas de IVA con las que normalmente realice operaciones de compra-venta. As en la captura de plizas o de documentos, al momento de registrar una operacin de compra/venta, el sistema pedir que indique la tasa de IVA de la operacin, en ese momento tendr acceso a este catlogo donde tendr definidas las diferentes tasas de IVA y podr seleccionar la que corresponda al registro. Estas tablas son de uso comn, cada tasa que registre en esta tabla quedar disponible para el resto de las empresas que tenga registradas Para registrar una nueva tasa de IVA tenga en cuenta lo siguiente:

7.4

INPC

Los INPCs sirven de base para el clculo de deduccin de Activos Fijos, clculo de promedios de las cuentas y para la determinacin del Ajuste Anual por Inflacin. El sistema no manda error por efectuar una divisin en cero, por lo tanto, tendr que tomar en cuenta esto para mantener actualizados la tabla de ndices. En el momento en el que adquiera el sistema, este contendr todos los INPCS actualizados a esa fecha, nicamente tiene que capturar cada mes o cada que sea publicado cada ndice en el DOF, para capturarlos deber hacer lo siguiente: Pasos 1. 2. 3. Qu hacer En el men Archivo, seleccione Tablas Fiscales, INPCS Dentro de esta tabla aparecern todos los ndices desde el ao de 1950, seleccione el mes del ao, en el que registrar el nuevo INPC Para realizar la captura de un INPC de un mes en especfico, deber seleccionar el mes al que se va a capturar el nuevo ndice y pulse el botn Modificar, de esta manera pasar a la carpeta de detalle donde podr hacer la captura del nuevo ndice en el mes correspondiente. En el caso de que se trate de un nuevo ejercicio deber pulsar este botn. Pasos 1. Qu hacer Clave de la tasa: Indique una clave que identifique esta tasa.

Manual de usuario 27

2.

Gravado, Exento o No Objeto: Defina si utilizar para ventas y compras gravables o exentas; con la opcin de indicar una tasa No Objeto de IVA para el caso de nminas, etc. Porcentaje de IVA: Indique el porcentaje de la tasa de IVA que est capturando. IVA de compras deducibles: Si contesta en forma negativa, el IVA de las operaciones de compra que se especifiquen con esta tasa, se les descontar el IVA acreditable del periodo al momento de generar el pago provisional correspondiente. Este dato se ignora en las tasas destinadas a operaciones de venta. El importe del asiento contable capturado con una tasa de estas caractersticas se acumula al IVA no acreditable. Importaciones de bienes tangibles: Si la tasa se utilizara para operaciones con el extranjero, indique si se aplicar a bienes tangibles. Esta informacin se ignora para las tasas destinadas a operaciones de Venta. Tipo de IVA: Se aplica a partir de la Miscelnea Fiscal del 2000, en la cual debe de clasificar sus compras de acuerdo los tipos de IVA, si sus compras no pertenecen a ningn tipo, seleccione la opcin ninguno.

7.7

Tipos de Activo

3. 4.

Esta tabla de Activos fijos nos permite clasificar cada uno de los activos, por su tipo basndose en el porcentaje de depreciacin. El sistema presenta por default una tabla de tipos definidos, los cuales contienen los porcentajes mximos de deduccin que establecen las disposiciones fiscales actuales. Esta tabla permite asignar el tipo al que pertenece este activo en el momento de la captura y de manera automtica se asigna el porcentaje de depreciacin contable y depreciacin fiscal. Sin embargo, an cuando se asigne el tipo al que pertenece este activo, podr modificar cada uno de los porcentajes de depreciacin, ya sea el contable o el fiscal. El sistema respetar el nuevo porcentaje y lo aplicar en los diferentes clculos. Para dar de alta un nuevo tipo de Activo debe tener en cuenta lo siguiente: Pasos 1. Qu hacer

5.

6.

Indique una Clave y el Nombre que identifique este tipo de Activo. Depreciacin Contable: Indique el porcentaje de depreciacin contable anual, el cual ser utilizado por el sistema para la generacin de la pliza contable y el reporte de Ganancia o Prdida por enajenacin de Activos. Depreciacin Normal: Este porcentaje ser utilizado por el sistema para calcular la deduccin fiscal del ajuste y la anual.

7.6

Recargos

2.

El sistema le permite capturar y/o actualizar los porcentajes de recargos utilizados para calcular el gravamen por mora (exceptuando el 2% sobre nminas e IMSS). Se tienen contemplados los porcentajes hasta la actualidad, por lo que el usuario deber asegurarse de actualizarlos cada que salga un nuevo factor. Para registrar un nuevo Porcentaje de Recargo, tenga en cuenta lo siguiente: Pasos 1. 2. Qu hacer En el men Archivo, seleccione Tablas Fiscales, Recargos. Dentro de esta tabla aparecern todos los porcentajes registrados en el sistema, seleccione el mes del ao, en el que registrar el nuevo porcentaje de Recargo. Para realizar la captura de porcentaje de Recargo de un mes en especfico, deber seleccionar el mes al que se va a capturar el nuevo factor de Recargo, pulse el botn modificar, de esta manera pasar a la carpeta de detalle donde podr hacer la captura del nuevo ndice en el mes correspondiente. En el caso de que se trate de un nuevo ejercicio deber pulsar este botn.

3.

7.8

Monedas

Esta tabla le permite hacer la captura de tipos de Monedas, as como la captura de los tipos de cambio a cualquier fecha, el sistema los ordenar por fecha. Tratndose de monedas diferentes al dlar, podr capturar los factores de equivalencia por cada ao. Para registrar un nuevo tipo de Moneda, tenga en cuenta lo siguiente:

3.

4.

5.

En la Clave deber indicar el ao del ejercicio nuevo que comenzar a capturar.

Manual de usuario 28

Pasos

Qu hacer

1.

En el men Archivo, seleccione Tablas Fiscales, Monedas.

2.

Dentro de esta tabla aparecern todas las monedas registradas en el sistema, seleccione la moneda en la que va a capturar el tipo de cambio que necesite. Para realizar la captura del tipo de cambio de una Moneda deber seleccionar la moneda que va a actualizar, pulse el botn modificar, de esta manera pasar a la carpeta de detalle en donde slo inserte la fecha del tipo de cambio; da, mes y ao, que desea registrar y el sistema acomodar de forma automtica la fecha. En el caso de que se trate de una nueva Moneda deber pulsar este botn.

3.

4.

5.

En la Clave deber indicar una abreviatura de la moneda o un nmero de la misma.

7.9

Factores de Actualizacin
Pasos Qu hacer En el men Archivo, seleccione Tablas Fiscales, Factores de Actualizacin. Dentro de esta tabla aparecern todos los porcentajes registrados en el sistema, seleccione el ejercicio en el que registrar el nuevo Factor. Para realizar la captura de un Factor de un porcentaje dentro de un ejercicio en especfico, deber seleccionar el ejercicio al que se va a capturar el nuevo factor, pulse el botn modificar, de esta manera pasar a la carpeta de detalle donde podr hacer la captura del factor en el porcentaje correspondiente. En el caso de que se trate de un nuevo ejercicio deber pulsar este botn. 1 2 3

Los factores se aplican para el clculo de los valores promedio de activos fijos para el IMPAC (Impuesto al Activo), en el Rgimen Simplificado. Se listan los porcentajes de dichos factores en una ventana nica, estos parmetros deben de ser revisados y actualizados antes de efectuar cualquier aplicacin fiscal. Para registrar un nuevo Factor de Actualizacin, tenga en cuenta lo siguiente:

En la Clave deber indicar el ao del ejercicio nuevo que comenzar a capturar.

7.10 Tablas de ISR, Art. 113 y 177

Manual de usuario 29

Estas tablas pertenecen a los artculos 113 y 177 y se utilizan para realizar los clculos que ejecuta el sistema para pagos provisionales mensuales y ajustes de I.S.R. Cada vez que por disposicin oficial cambien estas tablas, tendr que modificarlas dentro del sistema, teniendo en cuenta que la tabla del art. 113 es de tipo mensual y la tabla del art. 177 es de tipo Anual. (Recuerde que estas tablas slo afectan a personas fsicas). Para modificar una tabla de ISR, tenga en cuenta lo siguiente:

Al momento de instalar una empresa, automticamente tendr un catlogo predefinido con las deducciones autorizadas correspondientes al tipo de persona instalado. Mediante este catlogo y en conjuncin con el catlogo de cuentas y los documentos por pagar (proveedores), se clasificarn para la declaracin anual de ISR los: Gastos generales Gastos Personales y Compras

Para llevar a cabo esta clasificacin, en la captura o modificacin de un elemento de este catlogo, debe indicarse el tipo de deducible de que se trata.

Pasos 1. 2. 3.

Qu hacer En el men Archivo, seleccione Tablas fiscales, ISR Dentro de esta tabla aparecern las columnas Limite Inferior, Limite Superior, Cuota Fija y Porcentaje. Para realizar la modificacin de un ndice, deber seleccionar la tabla que desea modificar, entre ellas son Art. 113, 114, 177 y 178, pulse el botn Modificar, de esta manera pasar a la carpeta de detalle donde podr hacer la modificacin del nuevo ndice en la tabla correspondiente. Lmite inferior: Esta columna se encuentra inhabilitada, ya que se modifica automticamente dependiendo del ltimo lmite superior que el usuario capture. Lmite superior: Modificable por el usuario cuando por disposicin oficial cambien los limites. Cuota fija: Tambin se permite modificar y se recomienda hacerlo cuando por disposicin oficial cambien. Porcentaje: Regularmente son fijos estos porcentajes y slo variarn por disposicin oficial, el sistema permite modificarlos.

8. Catlogos
Ahora la captura de movimientos es sencilla gracias a que los catlogos son muy flexibles y de fcil acceso, usted puede crear nuevos conceptos, eliminarlos, consultarlos o modificarlos rpidamente. Usted podr emitir todos los catlogos por medio de un archivo, por pantalla o directamente por impresora, adems usted podr accesar a cualquier catlogo cuando as lo requiera en reas de captura y as seleccionar el concepto de forma automtica.

4.

5. 6. 7.

8.1

Caractersticas funcionales de los catlogos

Los catlogos pretenden tener una misma funcionalidad general, es decir pretenden ser consistentes en su operacin unos con otros para una familiarizacin ms rpida con el usuario. El dar de alta registros dentro del catlogo siempre implicar asignar de manera inevitable un dato de suma importancia, sin duda este dato es:

7.11 Deducciones

Manual de usuario 30

La Clave:

La clave que se asigna a cada registro dentro de cada uno de los catlogos, definir su clasificacin dentro de este, esta clave puede ser alfanumrica segn se haya sealado en los datos de instalacin. En caso de manejar claves numricas al momento de capturar un nuevo registro, el sistema propone de manera automtica un nmero consecutivo al ltimo capturado, permitiendo modificar este o asignar uno diferente. En caso de manejar claves alfanumricas usted deber indicar totalmente la clave, el sistema no propondr ninguna.

Eliminar: Permite eliminar el registro seleccionado. Impresin: Permite imprimir el reporte definiendo rango de registros. Barras de desplazamiento: Permite visualizar el rea total del catlogo visualizando la totalidad de los campos. Navegador de registros: Permite avanzar entre registros, primer, siguiente anterior y ltimo registro. Carpeta de ubicacin: Los catlogos distribuyen su informacin para que usted pueda trabajar ms fcilmente y las distribuye en distintas carpetas, de tal manera que se presenten organizadas. Esto le permite distinguir bien el lugar donde se encuentra dentro del catlogo. Tip Para buscar un registro rpidamente, cuando el cursor est en el rea de registro de los catlogos, al teclear el registro, este se ir localizando por el campo del orden.

No se puede modificar la clave asignada a cada uno de los registros y no podr ser eliminada si el registro se ha implicado en movimientos dentro del sistema. El sistema identifica todos los registros de los catlogos por la clave, es decir, el sistema valida la informacin por la clave definida en cada elemento del catlogo.

Partes funcionales de los catlogos:

Nombre del Catlogo: El nombre aparece en la esquina superior izquierda. Orden del Catlogo: Determina el orden de presentacin de los registros. rea de bsqueda: Permite localizar registros dentro del catlogo. Al indicar el registro a buscar, pulse posteriormente el botn de bsqueda. Barra de Botones: Aceptar: Confirma la accin y guarda el registro. Cancelar: Cancela la operacin y cierra el catlogo. Ayuda: Despliega ayuda en lnea del mdulo en operacin. Nuevo: Permite un nuevo registro al catlogo. Modificar: Permite hacer modificaciones al registro seleccionado.

8.2

Catlogo de tipos de plizas

Los tipos de plizas nos permiten clasificar las plizas al momento de su captura y as obtener listados o diarios de plizas. El sistema contiene predefinidos los siguientes tipos:

01 - Diario 02 - Ingresos 03 Egresos


El manejo de las claves de los tipos de plizas pueden ser alfanumricos, esto depende de lo que haya indicado en los Parmetros de instalacin en la carpeta de Catlogos. Para poder acceder al Catlogo de Tipos de Pliza seleccione en el men Catlogos, la opcin Tipos de Plizas.

Manual de usuario 31

Para dar de alta un nuevo tipo de pliza, slo pulse el botn Nuevo clave y la descripcin de este nuevo tipo.

e indique la

1.

Indique una Clave de tres caracteres, recuerde que puede ser alfanumrica en caso de as haberlo indicado en los parmetros de instalacin: escriba un nombre que identifique a este nuevo Rubro. Seleccione el Rubro General al que pertenece el nuevo rubro. En caso de tratarse de una cuenta de resultados, deber indicar el grupo al cual pertenece en el estado de resultados, estos grupos los define en el catlogo de rubros contables, en la carpeta de Grupos. Tambin deber indicar si el gasto es deducible o no. Asigne un nmero para clasificar este rubro dentro del Rubro general, de este nmero o clasificacin depender su posicin dentro del rubro general. Pulse aceptar para guardar el registro.

2.

8.3

Catlogo de Rubros Contables

3.

Los Rubros Contables son necesarios para clasificar las cuentas dentro de los diferentes reportes, al realizar la captura de cuentas deber indicar el rubro de cada una de stas, ya que el sistema no le permitir capturarlas, si no se les asigna previamente el tipo de rubro contable. El rubro contable slo deber indicarlo a las cuentas padres, no tendr que indicarlo en cada una de las subcuentas, el sistema lo asigna automticamente por ser cuenta hija. Ahora usted podr crear su propio catlogo de rubros contables o utilizar el predefinido por el sistema, este ltimo podr adecuarlo a sus necesidades, ampliando o eliminando conceptos. Los rubros contables sirven para obtener los estados financieros como son: el Estado de Resultados y El Balance General, por medio de los rubros asignados a cada una de las cuentas, el sistema determina la posicin de las cuentas dentro del reporte. Para poder acceder al catlogo de Rubros contables seleccione en el men Catlogos, la opcin Rubros Contables.

4. 5.

8.4

Catlogo de Conceptos Contables

El concepto contable le permitir clasificar al usuario las partidas de acuerdo al tipo de movimiento que se trate, simplificando la captura repetitiva de conceptos, por ejemplo: pago de honorarios por cada persona fsica, tipos de gastos, papelera, luz, etc., adems si lo desea pueden ser utilizados para definir centros de costos, departamentos etc. Los conceptos que aqu se definan y utilice se incluirn en el diario auxiliar y emisin de plizas. Tambin podr emitir un reporte con todos los movimientos que tienen un concepto en especfico (Auxiliar de conceptos).

Para dar de alta un nuevo Rubro contable dentro del Catlogo de Rubros Contables, tenga en cuenta lo siguiente: Pasos Qu hacer

As como una Balanza de Comprobacin de conceptos y reportes de movimientos clasificados por Cuenta/Concepto. Es de gran ayuda utilizar conceptos contables, adems es opcional, si en los datos de instalacin usted eligi usarlos, puede modificar este parmetro y no utilizarlos.

Manual de usuario 32

Para poder accesar al mdulo de Catlogo de Conceptos Contables, seleccione en el men principal Archivo, Conceptos Contables. Para poder registrar nuevos conceptos contables, pulse el botn de nuevo e indique una clave y nombre que identificar a este nuevo concepto. No podr modificar la clave una vez indicada y de igual forma no podr eliminar conceptos si estos tienen movimientos. Puede obtener reportes de movimientos por cada concepto, para esto, seleccione la carpeta Saldos, en la cual se mostrarn los totales de movimientos de cargo, abonos y saldos de cada uno de los meses del ao.

empresa, ya que podr medir su capacidad de pago, la proporcin que guarda entre pasivos y activos, el xito en su nivel de ventas, etc.

8.5

Catlogo de Macros

Las macros se utilizan para evitar teclear informacin que resulta repetitiva, como por ejemplo, nombres de clientes, de proveedores, conceptos de plizas, etc., puede definir un macro y bastar con que presione slo dos teclas, en lugar de todo el texto requerido. Usted puede definir macros particulares, es decir por empresa. Para poder acceder al catlogo de Macros seleccione en el men Catlogos, la opcin Macros. La utilizacin de estas macros es exclusivamente en el mdulo de Movimientos.

Para obtener resultados con estas razones predefinidas, deber haber definido previamente grupos de cuentas. Vase Captulo 9, seccin 9.6 Crear grupos de cuentas. Posteriormente tenga en cuenta lo siguiente: Pasos 1. 2. 3. Qu hacer Oprima el icono ubicado en la razn financiera que desea utilizar.

Ubquese en el campo Valor y teclee la primera variable de la frmula que visualice (A, B, C, etc.). Asigne el grupo de cuentas que corresponda de los que defini previamente. Puede teclear la clave directamente, o haciendo doble clic acceder al catlogo de grupos para seleccionarlo.

Para capturar nuevas razones financieras realice lo siguiente: Pasos 1. A diferencia de los dems catlogos, en este no se tiene la opcin de dar de alta un nuevo macro, porque existen 20 macros nicamente y slo se pueden modificar. 2. 3. 4. Qu hacer Oprima el icono Indique la descripcin. Haga clic en el botn Asigne el grupo de cuentas que corresponda de los que defini previamente. Puede teclear la clave directamente, o haciendo doble clic acceder el catlogo de grupos. y teclee una clave de mximo cinco caracteres.

8.6

Catlogo de Razones Financieras

El sistema cuenta con un catlogo de razones financieras, las cuales le permitirn en conjunto con su informacin contable, tener un panorama completo del estado de su

Manual de usuario 33

8.7

Catlogo de Socios

El sistema cuenta con un catlogo de socios, el cual es aplicable para empresas de rgimen simplificado, ya que este catlogo lo toma como referencia al momento de realizar su pago provisional de ISR, considerando la suma de los socios igual a un 100% para que se pueda realizar.

Una de las grandes ventajas es que puede capturar cuentas al Catlogo en lnea, esto es, que en cualquier mdulo del programa donde se requiere una cuenta contable podr accesar al catlogo y de esta manera, usted podr crear nuevas cuentas, no ser necesario salir de donde se encuentre para ir al mdulo de Cuentas/Catlogo y crearlas. Previamente debi haber definido la estructura de su catlogo de cuentas, es decir, el nmero de niveles y los dgitos por cada uno de estos, esta operacin la realiz al momento de la instalacin de la empresa.

9.1

Catlogo de Cuentas

En cualquier mdulo donde tenga que indicar una Cuenta Contable, podr usted acceder en lnea al catlogo de cuentas con slo presionar la tecla F5. Al tener el catlogo en lnea, podr de manera ms gil y cmoda, consultar el nmero de cuenta que desea modificar, indicar cuentas en el rea de registro de movimientos, asignar cuentas para plizas de depreciacin contable, asignar cuentas para pliza de cierre, etc. Para capturar el catlogo de socios realice lo siguiente: Pasos 1. 2. 3. 4. Qu hacer Oprima el icono y teclee una clave de mximo tres caracteres. Adicionalmente, podr efectuar ciertos procesos sin salirse del catlogo que est consultando y que normalmente realiza en otros mdulos del sistema como son: consulta de datos de cuentas, consulta de auxiliar, de saldos, grficas etc. El catlogo de cuentas es muy verstil, ya que le permitir crear modificar y eliminar cuentas, desde el lugar donde se consulte. Para ingresar al Catlogo de cuentas, seleccione en el men principal Cuentas, Catlogo, de esta manera aparecer una ventana como la siguiente:

Indique el nombre del socio ya sea persona fsica o bien razn social en el caso de persona moral. Indique el Porcentaje que le corresponde de participacin dentro de la sociedad. Debe tambin seleccionar que tipo de persona es el socio, para que el sistema pueda realizar de forma correcta el pago provisional.

9. Cuentas
En este mdulo podr definir su catlogo de Cuentas, podr modificar y eliminar cuentas, capturar saldos iniciales y consultar auxiliares. Tambin se incluye un mdulo de utileras que le permitir definir grupos de cuentas, prctico para los clculos fiscales, as como para realizar la importacin y exportacin de Plizas de formato ASCII.

Contafiscal 2000 cuenta con un mdulo graficador de los movimientos de cada


una de sus cuentas (saldos, cargos y abonos), adems le permitir graficar cuentas por ejercicios, permitindole hacer comparativos entre estos y comparativos entre cuentas.

Manual de usuario 34

Tip Podr clasificar la presentacin del catlogo por pantalla, ya sea por Nombre o por Nmero de Cuenta, para esto seleccione la opcin deseada en la casilla Orden. Naturaleza Este dato es exclusivamente referencial. En los reportes de "Saldos", "Balanza de Comprobacin" y "Resumen" se presenta este dato. Cuando se efecte la captura de saldos iniciales, se desplegar la naturaleza de las cuentas. Tratndose de cuentas de ltimo nivel, adoptar automticamente la naturaleza de las cuentas de mayor o padres. Para obtener el Estado de Resultados y el Balance General que se presentan predefinidos por el sistema, las cuentas se clasificarn de acuerdo al rubro que asigne. Ahora en esta nueva versin usted podr definir sus propios rubros o modificar los que trae el sistema.

Captura de una Cuenta: Rubro Contable Para poder dar de alta una nueva cuenta, pulse este botn en el catlogo de cuentas, pasar a la pantalla de detalle donde deber indicar cada uno de los siguientes datos: Maneja Concepto

Maneja Subconcepto

Datos fiscales
Cta, Base de IVA Si los movimientos a la cuenta que se est creando son base para calcular el pago provisional (y anual) de IVA y que no son movimientos provisionados debe especificar el comportamiento de dicha cuenta para considerar los saldos mediante los siguientes parmetros: Flujo de efectivo Considera los movimientos desde el punto de vista de una cuenta de naturaleza deudora (bancos) en donde los cargos son ingresos que acumulan la base y los abonos son egresos que se deducen o disminuyen la base. Se comporta de manera contraria a la de Flujo de efectivo. Con el parmetro anterior se especifica como deben tomarse los saldos, con este se indica que los movimientos generan base para CALCULAR IVA, si se omite, los movimientos NO sern incluidos en la base. SI se elige, Contafiscal 2000 separa el IVA para tomar el importe Neto tomando en cuenta la tasa del movimiento. Los movimientos de Bancos generalmente incluyen IVA, los de gastos no. Moneda Seleccione el tipo de moneda que va a utilizar, siempre y cuando haya dado de alta esta opcin en los datos de instalacin y previamente haber definido Monedas en el mdulo de Catlogos, Monedas. Si su empresa la defini en los parmetros fiscales bajo Rgimen General, en esta opcin usted podr definir cmo juegan las cuentas para Ajuste Anual por Inflacin, establecindose lo siguiente:

Otro rubro Genera base IVA

Mov. Con IVA Nmero de Cuenta Nombre de la Cuenta Especifique la Clave de la cuenta, recuerde que su estructura debi definirla al instalar su empresa. Puede utilizar hasta 30 caracteres para el nombre de la cuenta, dentro del recuadro de Busca podr localizar cuentas por su descripcin. Especifique si la cuenta es o no de ltimo nivel (Cuenta de afectacin o de detalle). Solamente se podr modificar si la cuenta no contiene subcuentas, saldos (inicial y movimientos mensuales).

Ultimo Nivel

Promedio Ajuste Inf.

Manual de usuario 35

No. Si

El sistema no realizar clculo alguno. El sistema suma los saldos finales de cada mes y lo divide entre el nmero de meses del ejercicio.

Si su empresa la defini en los parmetros fiscales bajo Rgimen Simplificado, el sistema mostrar inhabilitada esta opcin. . Base de IVA / De Impuesto El parmetro Base de impuesto se presentar cuando se trate de una Persona moral en Rgimen Simplificado y para Personas Fsicas. Tratndose de una Persona Moral en Rgimen General este parmetro ser Base de IVA. Mov. Con IVA. Este parmetro nicamente se activa cuando seleccion el primer parmetro y con el se establece si los asientos que se registrarn a la cuenta llevarn el IVA incluido o no. Si usted indica que es un Cliente o Proveedor, el sistema llevar un acumulado de los movimientos para emitir el listado de los "Principales Clientes y Proveedores". Adems en las cuentas de clientes, se tomar la tasa de IVA indicada en Instalacin o en Parmetros (Ver Captulo 5 de este manual). Si aplica una tasa diferente, slo podr cambiarla al momento de la captura de documentos. En el caso de las cuentas de proveedores, se propondr la tasa indicada en parmetros, pero existir la opcin de definir a los proveedores que sean necesarios una tasa diferente a la predeterminada desde la misma cuenta, as como las retenciones que apliquen. Opcionalmente podr especificarse si se retendr ISR y/o IVA por cuenta Si desea acumular las operaciones con terceros (Reforma del 28 de junio del 2006), deber indicar un RFC en la carpeta Cliente/Proveedor. Maneja documentos Al seleccionar este parmetro podr capturar sus documentos de Cuentas por Cobrar/Cuentas por pagar desde plizas. Para capturar documentos correspondientes a Anticipos desde el mdulo de Movimientos, deber indicar a la cuenta de Activo o Pasivo, segn corresponda, indicar que NO es Cliente o Proveedor y decirle que SI manejar documentos en plizas.

Cliente o Proveedor

Nota:

El sistema validar que la cuenta que indique sea nicamente de cliente o proveedor.

De esta forma deber indicar la cuenta asociada de Cliente o Proveedor a la que en su momento se APLICAR el anticipo.

Manual de usuario 36

los "Principales Clientes y Proveedores " y generar el disco de clientes y proveedores. Modificar una cuenta: Para modificar una cuenta debe tener en consideracin lo siguiente: Pasos 1. 2. 3. Qu hacer Seleccione dentro del catlogo la cuenta que desea modificar. Pulse el botn de Modificar para pasar la ventana de detalle, donde podr hacer las modificaciones correspondientes. Finalmente, seleccione Aceptar para guardar los cambios al registro. Tenga en cuenta que para modificar cuentas, la "Clave de Rubro Contable" slo podr modificarse siempre y cuando la nueva clave indicada sea del mismo rubro general (Activo, Pasivo, Capital o Resultados). La modificacin del Rubro contable solamente podr hacerse a nivel cuenta de mayor, cuando realice esto, el rubro de cada una de las subcuentas se actualizarn de manera inmediata. Si usted especific una cuenta como de ltimo nivel, nicamente podr cambiar este dato si la cuenta no tiene saldo inicial ni movimientos capturados, en cambio si la especifica como No de ltimo nivel, no deber tener subcuentas. Gasto Deducible Cuentas de Gastos. Para las cuentas de cualquier rubro de Costo de ventas (CVE) o de Gastos, que haya especificado como gasto deducible, deber indicar adems el tipo de gasto de que se trate. Es importante mencionar que no podr modificar el nmero de cuenta, ya que no podr posicionarse, ya que este campo se presentar de un color obscuro. Recuerde que podr modificar, insertar o eliminar cuentas desde cualquier lugar donde tenga acceso al catlogo, no es necesario que se refiera especficamente al mdulo del catlogo de cuentas.

Para indicarlo, usted cuenta con el catlogo en lnea al teclear [F5], o bien haciendo clic en el botn de la lista desplegable. El catlogo que se presente depender del tipo de persona instalada.

Eliminar cuentas Pasos Qu hacer Dentro del catlogo de Cuentas seleccione la cuenta que desee eliminar. Pulse este botn para eliminar la cuenta. El sistema lo llevar a la pantalla de Detalle. Finalmente, seleccione aceptar para realizar la eliminacin de la cuenta.

Nota: Para personas morales en rgimen general todas las cuentas consideradas como Gastos deducibles y que no tengan indicado ningn tipo de gasto, se tomarn automticamente dentro de la clasificacin de Gastos Generales.

1. 2. 3. 4.

Datos de Cliente/Prov.

nicamente se desplegar esta pantalla si usted indic que la cuenta es de un cliente o un proveedor, esto para que el sistema lleve un acumulado de los movimientos para emitir el listado de

Nota importante: El sistema le permitir eliminar cuentas, bajo la condicin que esta no

Manual de usuario 37

tenga ni saldos iniciales, movimientos mensuales o subcuentas, ya que esto afectara rotundamente el clculo efectuado por el sistema.

Presionando el botn sealado en el siguiente grfico, consultar el auxiliar de mayor de las cuentas de ltimo nivel de todos los meses. El reporte auxiliar en pantalla muestra cada una de las plizas en las cuales la cuenta seleccionada tuvo movimientos, podr visualizar el reporte adicionando las plizas por

a) Consulta de Saldos de las Cuentas


En la pestaa de Saldos en el catlogo de cuentas, podr consultar los movimientos de las cuentas a cualquier mes de cualquier ejercicio que tenga procesado dentro del sistema. Este reporte por pantalla nos permite visualizar los movimientos mensuales acumulados de cargos y abonos de cada una de las cuentas, este reporte es nicamente de consulta, muestra en el encabezado el nombre y el nmero de la cuenta.

aplicar.

Las pestaas que se muestran al calce del reporte, permiten consultar los saldos de los diferentes ejercicios, que tenga procesados dentro del sistema. Bastar con pulsar la pestaa en el ao que desee consultar para poder ver los saldos de las cuentas del ejercicio seleccionado. Es importante mencionar que los Cargos o Abonos de las plizas NO aplicadas no se integran a los saldos, solamente hasta que estas plizas sean aplicadas se vern reflejados (en el caso de haber definido en parmetros de instalacin el manejo de plizas por aplicar).

b) Auxiliar

Manual de usuario 38

Al abrir este reporte se muestran las plizas del mes actual que est procesando, podr, si as lo desea, listar en la misma pantalla todos los meses o seleccionar un mes en especfico presionando las pestaas al calce del reporte con la etiqueta de cada uno de los meses. Para hacer ms selectiva la consulta en el auxiliar cuenta con un filtro que se activa , con este proceso puede especificar un rango de meses, tipo pulsando el botn de pliza, referencia, nombre o descripcin de la partida, as como la naturaleza de los movimientos: cargos, abonos o ambos. Estos parmetros se pueden utilizar independientes o combinados considerando que mientras ms condiciones se establezcan para el filtro ms reducido ser el resultado obtenido. Adicionalmente en esta ventana se podrn Modificar datos Fiscales de los movimientos que sirvan como base de impuestos desde plizas, esto se efecta pulsando el botn y permite hacer cambios de uno a varios movimientos (rango) para indicar que se acumule para IVA, IETU, ISR (personas fsicas), as como acumulados para clientes y proveedores.

Para crear grupos de cuentas dentro del sistema seleccione en el men principal, Cuentas, Utileras, Grupos.

9.2

Saldos

En este mdulo se capturan los saldos iniciales del ejercicio con la flexibilidad de que se pueden ingresar en cualquier momento durante el procesamiento del ejercicio con la nica condicin de que los saldos iniciales de las cuentas de naturaleza acreedora se capturen con el signo negativo, ya que Contafiscal 2000 valida que se respete el principio contable: A=P+C Presentando suma de saldos iniciales = 0 cuando se capturaron los saldos de naturaleza deudora y acreedora. Si presenta un importe diferente a cero significa que falta capturar saldos o los de naturaleza acreedora se capturaron sin signo representado con ello que los saldos estn descuadrados y no podr consultar reportes contables o financieros. Si especific moneda extranjera tambin se solicita que capture los saldos de las cuentas que manejan divisa extranjera, con la salvedad que para estos no se valida que estn cuadrados ya que la diferencia por tipos de cambio no permite efectuar dicha validacin.

Nota Importante: Para poder consultar el detalle de la pliza, seleccinela, haga doble clic sobre sta, automticamente aparecer en el mdulo de plizas, directamente en el detalle de la misma, donde usted podr modificar cada una de las partidas. Cualquier modificacin se ver reflejada de manera directa en los saldos de cada una de las cuentas.

9.3

Utileras

El mdulo de utileras del catlogo de cuentas le proporciona valiosas herramientas que le servirn para: a) b) c) d) e) Definir Tablas de Equivalencia para los procesos de Traspaso de Saldos, cuando los directorios involucrados tienen diferentes catlogos de cuentas. Reclasificar saldos entre cuentas. Establecer grupos de cuentas. Borrar cuentas en lote. Redefinir Parmetros Fiscales. Clonar Cuentas. Reclasificacin de RFCS para cuentas, partidas y desglose de partidas Consulta de la relacin entre cuentas vs RFCs y viceversa.

c) Grficas
4101 4101-0001 4101-0002 4101-0003 Ventas totales Ventas al 15% Ventas al 10% Ventas exentas

Para poder determinar el importe de los Ingresos nominales, tendramos que determinar el saldo de cada una de las cuentas de ventas por separado; ahora bien, para que el sistema pueda precisar en forma automtica el importe de este concepto en conjunto, deber crear un grupo que contenga cada una de estas cuentas y pueda determinar de forma automtica el importe total, para realizar as el clculo tanto de pagos provisionales y de declaracin anual. En caso de modificar algn grupo, ya sea agregar o eliminar cuentas, tratndose de grupos involucrados en los clculos fiscales, bastar con recalcular para actualizar los importes. La asignacin de grupos de cuentas a cada uno de los conceptos debe realizarla en Archivo, Parmetros Empresa, Grupos de Cuentas.

f) g) h)

Clonacin de cuentas
Como su nombre lo indica, mediante este proceso podr reproducir o copiar cuentas a partir de otras ya existentes en el catlogo.

Manual de usuario 39

De esta forma y considerando la estructura de su catlogo, las cuentas clonadas pueden reproducir cuentas padres e hijas con la variante de: Nombre de cuenta: (No pueden existir dos cuentas con el mismo nmero) Nombre: Si usted as lo especfica, en caso contrario se toma el o los nombres de las cuentas originales. Naturaleza, Parmetros Fiscales, Rubro y Cliente o Proveedor: Las cuentas resultantes tendrn exactamente la misma especificacin original por lo que es importante que al hacer uso de esta herramienta usted tenga mucho cuidado en seguir la definicin natural de un catlogo de cuentas. Es decir, utilice la clonacin para obtener cuentas de la misma naturaleza, como sera cuentas de Activo Circulante a partir de cuentas de Activo Circulante, cuentas de Clientes a partir de cuentas de Clientes, cuentas de Gastos a partir de cuentas de Gastos. Cabe mencionar en este sentido que el sistema efecta validaciones importantes para evitar resultados incorrectos: * No podr clonar cuentas tomando como destino una cuenta de ltimo nivel. * Se verifica si la cuenta resultante ya existe. * Debe usted tener en consideracin que si efecta la clonacin de una cuenta de Activo a una de Pasivo, el sistema tomar la especificacin y los parmetros que se encuentren en la cuenta destino en donde efectuar la clonacin. Para acceder a esta opcin dirjase al men Cuentas, elija el submen Utileras y finalmente pulse la opcin Clonacin, aparecer la siguiente ventana:

Lo que usted debe efectuar como se suscribe en la imagen es arrastrar la cuenta que desea clonar desde el panel izquierdo y posteriormente deber soltarla en la cuenta donde desea clonarla en el lado derecho. Al llevar a cabo esta operacin, se emitir la siguiente ventana:

9.4

Presupuestos

Contafiscal 2000 considera el manejo de presupuestos a cuentas, asignndolos de tres formas distintas:

a) Cantidad. Consiste en asignar a la cuenta correspondiente una determinada cantidad a cada mes del ejercicio. b) Prorrateo. En base a un importe solicitado, el sistema promedia ese importe
entre los meses del ejercicio.

c) Porcentaje. Para asignar el presupuesto de cada mes, en base a un importe global y a un porcentaje especificado en cada mes se determina la cantidad correspondiente a los meses del ejercicio.

Nmero de cuenta: Tendr usted que digitar el nmero que ahora tendr la cuenta clonada. Cabe destacar que el sistema automticamente colocara el primer nivel con el nmero de la cuenta padre a la que pertenece. Texto a encontrar: Coloque algn texto que el sistema deba encontrar para posteriormente sustituirlo. Reemplazar por: Indique ahora el texto que ser sustituido al efectuar la clonacin de su cuenta. Esto se efectuar solo si coloc algn texto en Texto a encontrar.

Manual de usuario 40

Insertar Rengln: Permite insertar otro rengln para colocar otra condicin de reemplazo de algn texto. Borrar Rengln: Borra algn rengln insertado.

Si usted eligi en el mdulo de instalacin Plizas por Aplicar, podr determinar al momento de su captura, cules son las plizas que quedan pendientes de aplicar, para usarse tal vez como plizas modelo y cules afectarn los saldos de las cuentas correspondientes. En la captura de movimientos podr incluir conceptos de movimientos contables especiales y/o referencias siempre y cuando usted lo haya seleccionado as en el mdulo de instalacin. Al momento de capturar eliminar o modificar plizas (aplicadas) en Contafiscal 2000 se actualizan los datos de las cuentas aceptadas por lo que usted no necesita efectuar ningn proceso de actualizacin o aplicacin de movimientos. Para capturar movimientos deber seleccionar dentro del mdulo principal Movimientos, Registro. De esta manera aparecer el catlogo de plizas, donde podr registrar los movimientos contables. Este catlogo permite visualizar todas las plizas del ejercicio o clasificarlas por mes y en el podr: Clasificar la presentacin del catlogo de cuentas por nmero de pliza Por nombre de la cuenta o por fecha Acceder a la impresin de la lista de plizas Imprimir los cuerpos de las mismas Modificar sus encabezados considerando bsicamente (mes, tipo y nmero) a su identificador

9.5

RFCs.

Este catlogo de RFCs tiene como finalidad permitir al sistema identificar las operaciones de proveedores y acreedores y obtener un acumulado con base en su RFC.

Localizar partidas por una descripcin o concepto especfico Localizar plizas a travs de su identificacin (mes, tipo y nmero) Para la modificacin de las plizas se puede borrar si lo requiere un rango de partidas. Duplicar una pliza para los meses que sea necesario, por ejemplo la pliza de arrendamiento se captura en un mes y se repite para todos los meses que aplique. Si adquiri la funcionalidad de Transferir plizas, podr seleccionar los movimientos que desea enviar (por FTP o correo) a otros sitios de negocios.

Recordar que de acuerdo a la Reforma miscelnea del 28 de junio del 2006, se debe presentar una informativa mensual de las operaciones con terceros. En la definicin de un RFC se puede especificar porcentajes de retencin para ISR e IVA con la finalidad de que sean propuestos en la captura de movimientos de cuentas que utilicen dicho RFC. Para mayores detalles respecto a este Tema, por favor consulte la ayuda en lnea del sistema Contafiscal.

10. Movimientos
10.1 Generalidades de Movimientos
En este mdulo, usted podr capturar, modificar, imprimir, duplicar y copiar plizas.

As mismo la clasificacin del catlogo le permitir realizar una consulta ms gil y efectuar una bsqueda contenida dentro del catlogo, es decir, de acuerdo a la clasificacin podr teclear dentro de las celdillas del catlogo, los primeros caracteres de la pliza que busca y el sistema se posicionar sobre las plizas ms parecidas hasta encontrar la correspondiente. Desde las Reformas fiscales del 2006, y a travs de la captura de plizas Ud. Podr obtener las bases para la generacin de la Informativa de Operaciones con terceros. Para mayores detalles al respecto, por favor consulte la ayuda en lnea.

Manual de usuario 41

Dentro del mdulo de Movimientos tendr las siguientes opciones : Registro Le permite realizar el registro de las operaciones contables, y si lo defini en Cuentas (Cap. 12) capturar documentos por Cobrar y por Pagar. Podr elaborar automticamente la pliza de cierre del ejercicio. Podr realizar la Importacin y Exportacin de plizas y si maneja plizas por aplicar la aplicacin o desaplicacin con base en diferentes criterios: rango de meses, tipos de plizas, rango numrico o bien a travs de una descripcin.

Trmino Utileras

10.2 Plizas por medio de archivos ASCII


Al realizar la importacin de plizas a nuestro sistema, se tiene que tener en cuenta la siguiente especificacin que debe de contener el archivo ASCII de los movimientos a importar.

Especificacin archivo ASCII

Manual de usuario 42

Clv 1 2

Descripcin Ejercicio Mes

Posicin 1-4 5-6

Amplitud 4 2

Valores Entero Entero

Descripcin

Implementacin iEjer : Integer iMes : Integer

3 4 5 6 7

Tipo de pliza Nm. De pliza Movimiento Da Nmero de cuenta

7-9 10-15 NoExiste 16-17 18-37 38-87

3 6 3 2 20

Entero Entero Entero Entero Alfanumrico

sTpPol : String[3] sPolNum : String[6] sPolMov : String[6] iDia : Integer sCtaNum : String[20] 30 MS-DOS encabezados y partidas sNombre : String[50] 0 encabezado 1 Deudor 2 - Acreedor iNatura : Integer

Descripcin 88-88

50

Carcter

Nat. Mov. Cont. 89-104 si es encabezado

Entero

10 11 12 13 14

Importe del mov 105-105 Clave de IVA 106-106 Plizas por aplicar Conceptos Contables Referencia Movs. Contables Clave del Rgimen simplificado en movs. en 107-111

16 1 1 5 112-119 8 concepto 120-122 3

Real Carcter Entero Carcter Carcter 1 : No 0 : Si aplica aplica

rImpMov : Real sCvIVA : String[1] iAplica : Integer sCnc : String[3] sRefere : String[8]

15

Carcter

sClvCnc:String[3]

Manual de usuario 43

Clv

Descripcin

Posicin

Amplitud

Valores

Descripcin

Implementacin

16 17 18 19

Naturaleza del mov. R.S. Importe mov R.S. Nombre cuenta Fecha creacin pliza (encabezado) LOS SIGUIENTES CAMPOS SON PARA PARTIDAS

123-123 124-139 140-169 170-193

1 16 30 30

Carcter Numrico Carcter Carcter

sNatMov : String[1] rImpMovRS : Real sCtaNom : String[30]

19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

Subconcepto Mov. acum. para IVA o deduce para ISR ISR, o

170-174 175 176-185 186-186 187-187 188-191 192 193-216 217-229 230 231-236 237-242 243-248 249 250-259 260

5 1 10 1 1 4 1 24 13 1 6 6 6 1 10 1

Carcter T' Carcter Carcter Carcter Carcter Carcter Carcter Carcter Carcter Carcter Real Real Real Carcter Real Carcter C o P S o N 'N' No Ejemplo '21/03/2003' Si

Fecha de aplicacin del mov. El mov. Grava para IVA El mov. Grava para ISR Clave del gasto Clave de IVA Fecha de creacin de la pliza RFC Movimiento desglosado Porc. Acreditamiento IVA Porc. Retencin IVA Porc. Retencin ISR Mov. De Cliente o Proveedor Tipo de Cambio El mov. Grava para IETU

Manual de usuario 44

Notas al archivo ASCII. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. El encabezado debe tener como mnimo una amplitud de 193. Las partidas mnimo 259. Las plizas estn separadas por una lnea con //. Si los datos alfanumricos o carcter no existen rellene con blancos. Los nmeros de cuentas tambin se complementan con blancos. Si existen datos entre las columnas 175 y 260 el sistema asume que la partida tiene datos fiscales. En caso de que no exista o no indique el nmero de pliza , en el proceso de importacin deber de indicar la opcin Renumerar. Para fecha de creacin el formato es DD/MM/AAAA HH:MM:SS a.m. O p.m. (A.M. o P.M. son opcionales y dependen de la configuracin de cada mquina). Para los campos numricos y reales que no se incluyan, deber rellenar con 0.00 justificando este valor a la derecha. Ejemplo: 0.00. Este dato representa un porcentaje de tipo real y amplitud 6. Primero hay dos espacios en blanco y despus el valor 0.00 (amplitud de cuatro incluyendo el decimal). El proceso de captura de documentos se explica a detalle en el Captulo 12.

8.

10.3 Captura de tipo de cambio desde la pliza.


En el manejo de moneda extranjera el sistema requiere para la generacin del reporte Auxiliar, pliza y listado fiscal que los tipos de cambio correspondientes a los movimientos del mes estn capturados. Para ello, usted puede mantener actualizados los tipos de cambio directamente en el mdulo de tablas fiscales, moneda; o bien capturarlos en el momento mismo del registro de la pliza. Para realizar lo anterior y solo para las cuentas a las que se haya especificado que manejan moneda extranjera al capturar en la pliza el importe de cargo o abono teclee [F5] y si el tipo de cambio no existe para el da de la partida podr capturarlo en ese momento. Si ya est capturado nicamente se presenta el dato a manera informativa as como el equivalente entre pesos y la moneda extranjera utilizada.

10.4 Movimientos que no se provisionan (movimientos de efectivo)


Para incluir los movimientos que no provisionan en la BASE de impuesto, al momento de contabilizar utilizando las cuentas que se especificaron como BASE de impuesto (Captulo 9 Cuentas) se tendr lo siguiente: BI (Base de impuesto). Deber indicar en este campo la TASA de IVA a la que se est efectuando la operacin (en este caso de venta). Si hace clic en el botn de la lista desplegable o teclea F5 tendr el catlogo de tasas en lnea.

10.3 Documentos desde plizas.


Los documentos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, pueden capturarse directamente desde plizas. As, al asignar un movimiento de Cargo a cliente o de Abono a proveedor en un documento desde plizas, deber especificar si se trata de un documento o de una aplicacin (pago). Nota: El sistema validar que el tipo especificado corresponda a la naturaleza del asiento.

Manual de usuario 45

Despus de haber indicado la tasa, el sistema presentar la siguiente forma:

11.2 Caractersticas del Mdulo de Activos


Control de Activos con toda su informacin. Clculo de la depreciacin Contable y Fiscal de los activos Emisin de reportes por Pantalla, Archivo y directamente a Impresora. Revisin general de todos y cada uno de los clculos que realiza el sistema, etc. Para poder entrar al mdulo de activos seleccione dentro del men principal Activos, Catlogo.

Acumula/Deduccin. Indica la forma en que se tomar en cuenta el importe para la BASE de impuesto. Fecha de Apl. Fecha en la cual se tomar el importe para los clculos. Grava IVA Grava ISR Grava IETU Indica si acumula o deduce para IVA Indica si acumula o deduce para ISR Indica si acumula o deduce para IETU

El Mdulo de Activos procesa toda la informacin referente a estos, comprende cuatro submdulos o carpetas, cada una con su funcin especfica que iremos viendo en este programa de ayuda. La primera es la que contiene el catlogo de activos, donde podr crear, modificar y eliminar sus activos. Si trabaja con Rgimen Simplificado, el sistema no efectuar la Deduccin fiscal de activos, por lo que algunos datos relacionados con este tipo de deduccin no tendr que capturarlos. La captura de activos fijos comprende tres partes muy importantes para completar el registro de cada uno de estos:

Encabezado o datos principales:

11. Activos
11.1 Aspectos Generales de Activos
El control contable y fiscal de los activos fijos, representan un punto trascendente para la operacin de cualquier empresa. Contafiscal 2000 presenta un nuevo y poderoso mdulo de control contable y fiscal de Activos, podr obtener cualquier reporte, teniendo la seguridad de que los clculos de Deduccin, Promedios, Depreciaciones Contables, etc., se efectan con estricto apego a las disposiciones fiscales que rigen actualmente en nuestro pas. En el mdulo de activos, podr capturar, modificar, eliminar los activos fijos; calcular las depreciaciones histricas y actualizadas, los valores promedios para IMPAC, con la alternativa de revisar los clculos por pantalla, por impresora o generando un archivo, adems de crear la pliza de depreciacin contable de los activos fijos que especifique.

En esta primer rea de captura, deber indicar los datos generales del activo, nombre, clave, descripcin e indicarle el tipo de activo al que pertenece, la tasa de IVA de la operacin. Estos datos le permiten identificar plenamente a su activo. En la parte inferior se encuentran tres separadores:

Datos Generales En esta rea deber indicar la fecha de adquisicin, inicio de uso y el monto original, estos datos permitirn determinar clculos fiscales y contables. Datos Contables En esta carpeta deber indicar los datos contables para que el sistema pueda determinar la depreciacin contable y al indicarse cada una de las cuentas, podr generar la pliza correspondiente.

Datos Fiscales

Manual de usuario 46

En esta carpeta deber indicar los datos fiscales de este activo. Estos datos permitirn determinar el clculo fiscal de depreciacin, as mismo podr indicar porcentajes acumulados de ejercicios anteriores para que el sistema pueda determinar de manera correcta la deduccin de activos fijos. Adicional deber de capturar el importe del monto pagado de septiembre a diciembre de 2007, ste importe ser considerado para el clculo de la deduccin de inversiones a considerar dentro del clculo de IETU.

En este mdulo (adems del mdulo de Movimientos) usted podr capturar, modificar, aplicar e imprimir sus documentos de Cuentas por Cobrar/Cuentas por Pagar. Para determinar el ISR e IVA por PAGAR en el sistema de Contabilidad Fiscal 2000, deber capturar documentos de Cuentas por Cobrar/Cuentas por Pagar, a todas sus operaciones de Compra/Venta. Los pagos efectuados a dichos documentos sern manejados como aplicaciones fiscales. De esta forma, a travs de las aplicaciones (cobros o pagos efectivamente cobrados y efectivamente pagados) y con la fecha de dichas aplicaciones, se determinar la BASE de IVA ACREDITABLE y de IVA TRASLADADO para el pago respectivo mensual, as como para obtener la Informativa de Operaciones con Terceros (Reforma fiscal del 28 de junio del 2006).

12.2 Registro
Los documentos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, pueden capturarse directamente desde plizas, o bien desde este mdulo. Para capturar documentos desde este proceso, en primer trmino deber indicar la cuenta de Cliente o Proveedor; despus especificar el tipo, el cual puede consultar haciendo clic en el botn de la lista desplegable. Nota: La fecha del documento se utiliza en la determinacin de ISR (excepto personas morales rgimen general), ya que de ella depende en que periodo de clculo ser considerado para determinar la Base de Impuesto.

Personas Fsicas o Rgimen Simplificado. Para los activos, que podrn deducirse en su totalidad se tiene en la captura/modificacin el parmetro OMITE DEDUCCION ISR. Por default este parmetro no viene seleccionado, de tal forma que si desea no incluirlo como deduccin para tomarlo como gasto, haga clic en l. As, despus de seleccionarlo, este no ser considerado para el clculo de deduccin normal y en su lugar cuando contabilice el alta del activo, deber capturar un documento y realizar su aplicacin (Captulo 12 de este manual). Por el contrario, si los activos los va a deducir en forma normal, en el documento de alta de la pliza deber indicar No gravable para ISR.

12. Documentos
12.1 Generalidades de Documentos
En los documentos indique cuando corresponda SI acumula o NO para Cliente o Proveedor. Nota:

Manual de usuario 47

Si acumul el importe desde plizas, en el documento indique NO para este campo, de lo contrario duplicar importes.

Si captura un anticipo desde movimientos, deber capturar en el asiento la cuenta de anticipo e indicar que se trata de un documento. Con ello automticamente el sistema presentar en la forma de captura la cuenta relacionada.

Diferentes tasas de IVA. Cuando en el documento, se haya realizado una venta o compra que implique diferentes porcentajes de IVA. Haga clic en DESGLOSADO:

Si lo captura desde documentos, deber indicar directamente la cuenta de Cliente o Proveedor Seleccione Anticipo. Automticamente se define que el movimiento acumula para Cliente/Proveedor, sin embargo es modificable. Con la seleccin de este parmetro deber capturar cada uno de los importes con su correspondiente tasa de IVA y de aplicar, el impuesto suntuario. Precio conocido. Si contesta afirmativamente el anticipo se considerar para Base de Impuesto de acuerdo a la fecha de aplicacin. Notas de Crdito. Las notas de crdito tambin tienen un tratamiento especial, ya que al capturar una nota de crdito deber indicar si hay o no DEVOLUCION DE EFECTIVO.

Devolucin de efectivo. El sistema desacumular el importe de la nota de crdito con su IVA correspondiente para la determinacin de la base de impuesto. Al terminar la captura del desglose, el sistema presentar totales de las partidas capturadas y los totales correspondientes. Anticipos. En el caso de que tenga que capturar un Anticipo ya sea desde plizas o desde el mdulo de documentos, se tienen las siguientes consideraciones: No Devolucin de Efectivo. No se restar el importe de dicho documento de la BASE y tampoco lo acumular, ya que este se habr aplicado previamente en el documento original (aplicacin de Factura, Recibo, etc.)

Manual de usuario 48

12.3 Aplicaciones/ Documentos


Las aplicaciones o pagos a los documentos juegan un papel muy importante para la determinacin de la BASE de impuesto de IVA. Por ello y para obtener los importes que EFECTIVAMENTE fueron COBRADOS o PAGADOS en el periodo se tienen las siguientes consideraciones: Si captura la aplicacin desde plizas indique en la partida o asiento que va a capturar una aplicacin, para que el sistema le solicite la siguiente informacin: El tipo de documento, serie y nmero los puede consultar y traer haciendo clic en el botn de la lista desplegable de nmero. La fecha de aplicacin es la que determinar el periodo en el que se considerar el pago para la base de impuesto. El importe lo propone el sistema del que se captur en el asiento de la pliza, generndose automticamente el saldo pendiente del documento (saldo por aplicar). En donde deber especificar nmero de cuenta, as como el tipo y nmero de documento al que se realizar la aplicacin. Las aplicaciones podrn ser en efectivo (P) o documento (D).

12.4 Relacin de Aplicaciones


En este mdulo se muestran todas las aplicaciones realizadas a los documentos ordenadas por nmero de cuenta. Adems, podr capturar la fecha de aplicacin a las que no lo tengan o cambiarla para que sea considerada en otro periodo.

13. Mdulo Fiscal


13.1 Aspectos Generales
Nota: An tratndose de una aplicacin, si no indica la fecha de aplicacin el movimiento no ser tomado en cuenta para determinar la BASE de impuesto. Por lo tanto, la fecha de aplicacin es considerada como la fecha en que EFECTIVAMENTE se cobr o se pag. Este mdulo es uno de los ms importantes dentro del sistema, es aqu donde usted podr realizar todos los clculos necesarios para cumplir con las obligaciones fiscales de su empresa como son la determinacin y clculo de impuestos, hasta la declaracin de la Informativa de Operaciones con Terceros. Contafiscal 2000 est diseado para el manejo de Rgimen General y Rgimen Simplificado, por lo tanto los clculos que se efecten dependern del tipo de rgimen que se haya especificado durante la instalacin de las empresas. En este mdulo se calcula el promedio de las cuentas para determinar el Ajuste Anual por Inflacin (Rgimen General). Tambin obtiene los pagos provisionales de I.S.R, y un resumen para la declaracin anual; pago mensual y anual de IVA, y de IETU obtiene reportes de los principales Clientes y Proveedores del Ejercicio. uno de los periodos y el anual, dependiendo del rgimen que establezca en los datos de instalacin.

Si la aplicacin la captura desde este mdulo, la forma ser la siguiente:

Manual de usuario 49

Enseguida le mostramos una lista de los principales mdulos y clculos que podr realizar dentro del sistema: Determinaciones Clculo de saldos Promedios de las Cuentas Determinacin del Ajuste Anual por Inflacin. Saldos Diarios Recargos Determinacin del Inventario acumulable

Definicin del ejercicio contable Determinacin de las aportaciones de las cuentas que intervienen en el clculo de la UFIN Clculo de la UFIN

TERRENOS Alta de Terrenos Clculo de Terrenos Venta de Terrenos

ISR Determinacin del pago provisional de ISR Determinacin de la declaracin anual Determinacin de un estimado de la anual Amortizacin y actualizacin de Prdidas Salarios P.T.U. IETU Determinacin del pago provisional de IETU Clculo impuesto anual Determinacin del crdito por prdidas IVA Determinacin del IVA mensual. Determinacin del IVA Anual. Terceros (Reforma Fiscal 2006) Operaciones con Terceros Simplificada Cdula informativa para el DEM MONEDA Determinacin Contable. Determinacin Fiscal. CUENTAS MODULO FISCAL Promedios para IMPAC. (Hasta 2007) Clculos que realiza: 1. MODULO DE ACTIVOS Deduccin Normal. Clculo de Rgimen General De catlogos de activos fijos. De la tabla de INPCs. Clculo de Rgimen Simplificado No aplica. Clculo de Rgimen General Del catlogo de Activos fijos. De la tabla de INPCs. Clculo de Rgimen Simplificado De catlogos de Activos Fijos. De la tabla de Fact. de Actualizacin. Obtiene la informacin de: GENERACION DE DISCO C/P Generacin del disco

13.2 Gua para la Determinacin de los Clculos Fiscales

Manual de usuario 50

Promedios para Ajuste Anual por Inflacin de Crditos y Deudas.

Clculo de Rgimen General De los saldos de las cuentas que se capturaron con tipo de clculo promedio para Ajuste Anual por Inflacin. . (S) S (N) No. Clculo de Rgimen Simplificado No aplica. Clculo de Rgimen General

Pagos Provisionales de ISR.

Personas Morales. Saldo del grupo Ingresos Preponderantes y de otros ingresos. Dems regmenes. Cobros efectivamente depositados (Ventas) Pagos efectivamente cargados al banco (Compras) Todos

Promedios para IMPAC (de Activos Financieros y Deudas) de acuerdo al art. 2 y 5 de LIA.

De los saldos de las cuentas que se capturaron con tipo de clculo promedio para IMPAC (F) Financiero (O) Otro De la tabla de INPCs. Clculo de Rgimen Simplificado De los saldos de las cuentas que se capturaron con tipo de clculo promedio para IMPAC (S) S (N) No

Parte proporcional de Prdidas Actualizadas indicadas en Parmetros de Instalacin. Saldos del grupo de Anticipos de clientes. Coeficientes de utilidad. Saldo del grupo ISR retenido del Sistema financiero. Clculo de Rgimen General Clculo anual de ISR. Del Ajuste Anual por Inflacin. Saldos de cuentas de gastos deducibles. Del resultado del acreditamiento ISR/IMPAC. Del resultado de los PP de ISR. Activos Fijos: Deduccin normal. Ganancia o Prdida por Enajenacin de Activo Fijo. Saldo del grupo de Ingresos Preponderantes. Saldo del grupo de Otros Ingresos. Pago provisional: Saldo de grupo de ingresos preponderantes. Saldo de grupo de otros ingresos. Usuario: Otros Ingresos Acumulables. Deducciones por Gastos Generales. Deducciones por Compras.

Ajuste Anual por Inflacin (A.A,) Determina si es A.A. Acumulable o Deducible.

Clculo de Rgimen General Promedios De los crditos. De las deudas. De conceptos de otros crditos. De conceptos de otras deudas. De INPCs (factor). Clculo de Rgimen Simplificado No aplica.

Recargos.

Actualiza y aplica una tasa de recargos acumulada a un De INPCs. impuesto que se pagar De recargos. fuera del plazo establecido por la SHCP. Importe del impuesto a pagar.

Clculo de Rgimen General y Clculo de Rgimen Simplificado

Fecha en que se debi pagar. Fecha en que se deber pagar. Clculo de Rgimen General

Manual de usuario 51

Otras Deducciones. Otros ISR Acreditables. Compras a disminuir. PTU total del ejercicio. Prdidas de ejercicios anteriores (indicado en parmetros de instalacin.) Dems regmenes. Cobros efectivamente depositados (Ventas) Pagos efectivamente cargados al banco (Compras) Pagos Provisionales de I.E.T.U. Datos de usuario.- podr capturar importes adicionales a los siguientes rubros: Otros ingresos acumulables del perodo Otras deducciones autorizadas Crdito fiscal por salarios gravados Aportaciones de Seguridad Social Crdito de inventarios Personas Morales Crdito prdidas fiscales Crdito prdida por salida del simplificado Crdito enajenacin a plazos antes de 2008 Crdito de operaciones de maquila Otros crditos Clculo .- Obtendr el clculo provisional del perodo Ingreso acumulables (acumulado y perodo) Deducciones perodo) Base de IETU Tasa del IETU Pago provisional causado Crdito fiscal Aportaciones por de salarios gravados y Seguridad Social autorizadas (acumulado y y Pago Anual de I.E.T.U.

(acumulado y perodo) Crdito fiscal por inversiones (acumulado y perodo) Otros crditos fiscales (acumulado y perodo) ISR propio efectivamente pagado IETU a cargo Pagos perodos anteriores Pago del perodo por pagar o Cero NOTA: Podr consultar los importes de lo acumulado y del perodo de los Ingresos Acumulables, Deducciones Autorizadas y de Otros Crditos Fiscales, en las pestaas correspondientes. Datos de usuario.- podr capturar importes adicionales a los siguientes rubros: Otros ingresos acumulables del perodo Otras deducciones autorizadas Crdito fiscal por salarios gravados Aportaciones de Seguridad Social Crdito de inventarios Personas Morales Crdito prdidas fiscales Crdito prdida por salida del simplificado Crdito enajenacin a plazos antes de 2008 Crdito de operaciones de maquila Otros crditos Clculo .- Obtendr el clculo anual Ingreso acumulables Deducciones autorizadas Base de IETU Tasa del IETU IETU del ejercicio Crdito fiscal por salarios gravados y y

Manual de usuario 52

Aportaciones de Seguridad Social Crdito fiscal por inversiones Otros crditos fiscales ISR propio efectivamente pagado IETU a cargo Pagos perodos anteriores Cero IETU por pagar saldo a favor Clculo de Rgimen General y Clculo de Rgimen Simplificado Del IMPAC del ejercicio regular anterior el cual se captur en los datos de instalacin. Clculo de Rgimen General y Clculo de Rgimen Simplificado Promedios: Activos Financieros. Deudas. Activo Fijo. Clculo de Rgimen General y Clculo de Rgimen Simplificado Del resultado de los PP. IMPAC anteriores. ISR como de Pago Anual de IVA.

tasas que se manejen). Usuario: Importe de IVA no acreditable correspondiente de actividades por las que no se pagan impuestos (obtener gastos). IVA a favor del pago provisional anterior. IVA a favor impuestos. compensado contra otros

Pagos Provisionales de IMPAC. (Hasta 2007)

IVA retenido en periodos anteriores efectivamente pagado por acreditar en el periodo. IVA retenido en este periodo aun no pagado pendiente de acreditar. Clculo de la proporcin de acuerdo al esquema de 2003 Clculo en todos los regmenes. De los importes acumulados de todo el ejercicio y con las mismas consideraciones especificadas para el ajuste. Usuario: IVA acreditable diferido del periodo. IVA a favor declarado en el ejercicio anterior sin solicitar devolucin. IVA a favor impuestos. compensado contra otros

Clculo anual de IMPAC. (Hasta 2007)

Acreditamiento de ISR/IMPAC. (Hasta 2007)

Reporte de Clientes y Proveedores.

Clculo de Rgimen General y Clculo de Rgimen Simplificado De los movimientos que se indicaron con clave de tasa IVA, en la captura de plizas o en la captura de documentos. Clculo en todos los regmenes.

Saldo a favor perodo devolucin solicitada IVA retenido contribuyente. total del perodo al

Pagos Mensuales de IVA.

De las tasas de IVA definidas. Cobros efectivamente depositados (Ventas) Pagos efectivamente cargados al banco (Compras) (Aplicaciones de documentos). Importe base importaciones tangibles (de las tasas que se manejen). Importe base importaciones tangibles (de las

IVA retenido en periodos anteriores efectivamente pagado y por acreditar en este periodo. IVA retenido en este periodo aun no pagado y pendiente de acreditar. Clculo de la proporcin de acuerdo al esquema de 2003

Manual de usuario 53

Terceros

Listado en Excel para consultar la informacin destinada a la generacin del archivo ASCII (Informativa de operaciones con terceros) y generac

Tipos de Plizas Rubros Contables Conceptos Contables Subconceptos contables Activos fijos Macros

14. Reportes
14.1 Aspectos Generales de Reportes
La emisin de Reportes de cualquier tipo en Contafiscal 2000 es gil, rpida y sin complicaciones, slo bastar con seleccionar la forma de emisin para que el sistema de salida al reporte deseado. Los reportes que genera el sistema es el resultado final de los datos que se capturan en las diferentes reas del sistema. Podr imprimir cualquier reporte contable y fiscal que se presente en pantalla, recuerde que la autenticidad y la correcta emisin de los reportes, dependen en gran medida de los datos capturados en las diferentes reas de captura del sistema. Todos los reportes pueden consultarse va Pantalla, Impresora o enviarlos a un Archivo en disco, todos y cada uno de estos reportes son generados en forma automtica, en algunos tan slo deber indicar el rango de fechas y los conceptos a incluir y tratndose de crear archivos, solamente deber indicar el lugar donde lo crear y el tipo de archivo.

Socios Terrenos Razones financieras RFCs Plizas Reportes Grupos Tablas de equivalencia

Reportes Contables
Reporte del Diario de Movimientos Reporte de Auxiliar de Mayor Reporte de Balanza Reporte de Mayor Financieros Balance General Estado de Resultados Estado de Cambios Produccin Conceptos Balanza Auxiliar Mayor

Una funcionalidad importante de los reportes, es que podr realizar la consulta de uno o ms listados simultneamente en su modalidad de Pantalla lo que le permite cotejar cifras entre reportes financieros o clculos fiscales por citar algunos ejemplos.
Los reportes de Balance General, Balanza de Comprobacin y Estado de Resultados, cuentan con la caracterstica de exportacin a Excel . Adems de que son reportes que se pueden obtener por periodos definidos por el usuario Recuerde que podr emitir los reportes directamente desde este mdulo de reportes o desde el mdulo de origen, es decir, podr emitir el reporte de Catlogo de Tipos de Plizas, directamente desde Catlogos, Tipos de Plizas. El mdulo de reportes le permite emitir los siguientes tipos:

Reportes Catlogos
Catlogo de Cuentas

Manual de usuario 54

Estado

Recargos Tipos de Activo Monedas

Reportes Fiscales
Activos Deduccin normal Deduccin inmediata Saldos por redimir Ventas Reporte Contable Deduccin por inver. Crdito por inver. Determinaciones Promedios AI Ajuste por Inflacin C/P Clientes Proveedores IVA Auxiliar de tasas de IVA Movimientos Base de Impuestos Conciliacin bases fiscales IVA Gastos Conciliacin Contable Fiscal

Factores de actualizacin Tablas de ISR Deducciones

Reportes Presupuestos
Listado Comparativo

Reporteador

14.2 Seleccin de Fuentes


Se da la opcin al usuario de poder seleccionar la fuente que sea de su agrado al momento de emitir el reporte de los Catlogos que a continuacin se sealan: Cuentas Tipos de Pliza Rubros Contables Conceptos Contables Activos Entradas/Salidas Macros Socios

Documentos
Registro Aplicaciones Integracin/Docs

A continuacin se desplegar la pantalla de seleccin:

Reportes de Tablas Fiscales


INPCs IVA

Manual de usuario 55

En esta pantalla de captura se dar clic en para seleccin de fuentes: desplegar la pantalla de

Conceptos Contables Activos Entradas/Salidas Macros Socios Tablas Fiscales

Pantalla para la emisin del reporte:

IMPORTANTE: Las fuentes que se podrn seleccionar sern las que estn instaladas en su computadora, adems no se podr modificar la fuente del encabeza del reporte, solo se cambiar la fuente del contenido del reporte.

15. Gua prctica de operacin del sistema


15.1 Introduccin
En este captulo se muestran algunos aspectos generales para la operacin del sistema. Es importante que tenga en cuenta que esta es slo una gua rpida de operacin y no una explicacin detallada de cada uno de los campos en los diferentes mdulos, para obtener informacin ms detallada, consulte la ayuda en lnea que trae el sistema Contafiscal 2000 integrada.

14.3 Emisin en hoja de clculo de Excel


Como una alternativa ofrecida a los usuarios se podr realizar la emisin de sus catlogos mediante una hoja de clculo de Microsoft Excel, para facilitar su uso o presentacin a diversos interesado en la informacin. Hay que recordar que los otros reportes que se envan a Excel siguen sin ser modificados. Los Catlogos que pueden ser enviados a esta opcin son: Cuentas Tipos de Pliza Rubros Contables

15.2 Pasos que debe seguir para una exitosa operacin


Para realizar una exitosa operacin dentro del sistema, a continuacin le mostraremos una sencilla gua de operacin, en la cual le mostraremos secuencialmente cada uno de los pasos a seguir al operar por primera vez dentro del sistema:

Manual de usuario 56

1.

Instalacin del sistema Contafiscal

2000

7.

Registro de Movimientos

Primeramente deber realizar la instalacin del sistema. Deber consultar los requerimientos de equipo y los pasos para la instalacin que se explican en este manual en el captulo 3. Instalando Contafiscal 2000 2. Instalacin del catlogo de empresas

Una vez realizado los pasos anteriormente mencionados, puede ahora disponerse a capturar toda su informacin, comenzando con las tasas de IVA, Activos Fijos, hasta el registro de los movimientos. Podr comenzar a realizar clculos preliminares y emisin de reportes.

Posteriormente de la instalacin del sistema deber indicar el directorio de instalacin del catlogo de empresas. Este directorio deber indicarlo la primera vez que ingrese a trabajar con el sistema. Vase Captulo. 4 Instalacin de la aplicacin. 3. Ingresar al sistema

15.3 Ejemplo grfico de Gua de operacin


El siguiente diagrama es una herramienta para que pueda entender mejor el sistema

Coloque el puntero del Mouse sobre el icono que representa a Contafiscal y haga dos clic sobre l. 4. Instalacin de empresas

2000

Una vez que ha sido instalado el sistema y ha indicado el directorio donde se almacenarn cada una de las empresas, ahora podr comenzar a registrar cada una de las empresas con la que vaya a trabajar. Deber definir cada uno de los datos de instalacin para configurar su empresa de acuerdo a sus requerimientos. Para poder dar de alta las empresas, seleccione en el men principal Archivo Nueva Empresa. Vase Captulo. 5 Instalacin de una empresa. 5. Configuracin de Catlogos

El sistema trabaja bsicamente con 4 catlogos: Tipos de plizas, Conceptos contables, Rubros contables, Catlogo de cuentas. El sistema trae predefinidos algunos catlogos como son: el Catlogo de Tipos de Plizas, Rubros Contables y opcionalmente el Catlogo de Cuentas. Es importante que antes de comenzar a trabajar de lleno con el sistema, configure adecuadamente cada unos de estos catlogos. Para que pueda operarlos de manera correcta. Puede eliminar, modificar y crear nuevos registros al catlogo. Tratndose del catlogo de cuentas, recuerde que puede usted trabajar con el catlogo predefinido del sistema y adecuarlo a sus requerimientos de operacin, crear un catlogo totalmente nuevo o importarlo de otra empresa. Es importante que tenga definido de manera correcta, el catlogo de cuentas antes de pasar al siguiente punto dentro de esta gua de operacin. El tratamiento de los catlogos se hace directamente en el mdulo de Catlogos, para el catlogo de cuentas: Cuentas, Catlogo. 6. Captura de Saldos iniciales

15.4 Barra de Ttulo


En esta rea podremos encontrar el ttulo o nombre de la aplicacin que se tiene abierto, la barra de ttulo Contafiscal 2000 y se integra de las siguientes partes:

Descripcin de partes de las barras:

Una vez configurado el catlogo de cuentas, puede comenzar a registrar los saldos iniciales de las cuentas. La captura de los saldos iniciales debe hacerlo en las cuentas de ltimo nivel, la cuenta de mayor se actualizarn de manera automtica. Es importante mencionar que la captura de saldos iniciales para cuentas de naturaleza acreedora deber realizarse con signo contrario para que pueda cuadrar la suma total de Cargos y Abonos.

Manual de usuario 57

Plizas

Permite al usuario ingresar al listado de plizas. En este mdulo podr capturar nuevos registros, emitir listados, realizar copias, etc.

Auxiliar

Accede al auxiliar de cuentas

Documentos Men de control: Manejo del control de la ventana principal. Nombre del sistema: Permite identificar al usuario en qu programa se encuentra. Nombre de la empresa: Al entrar al sistema e indicar la empresa con la que trabajar el nombre de sta, se presenta en esta rea. Manejo de Ventana: Estos tres botones permiten gestionar el manejo de la ventana. Respaldar

Ingresa al mdulo e documentos, presentando la lista de los que existan capturados al momento. De la misma forma que otros catlogos, podr capturar, modificar, eliminar, documentos. Mediante este botn podr desplegar el catlogo de activos fijos, podr dar de alta nuevos activos, emitir listados, revisar clculos fiscales, emitir hoja de trabajo, etc. Le permite realizar una copia de seguridad en discos flexibles o en su disco duro. Esta operacin podr efectuarla hasta que abra la empresa. Permite al usuario ejecutar la aplicacin de Microsoft Excel. Permite al usuario ejecutar la aplicacin de Microsoft Word. Permite al usuario ejecutar el Bloc de notas.

Activos

15.5 Barra de Botones principales del sistema

Excel

Word

El sistema tiene una barra principal de herramientas que se localiza en la parte superior de la ventana principal, estos botones tienen como objetivo agilizar la ejecucin de un proceso. A continuacin se describe brevemente su funcionalidad:

Bloc de Notas

Calculadora

Despliega en pantalla una calculadora. Mediante esta opcin podr salir correctamente la aplicacin. Mediante este botn podr desplegar en pantalla, el ndice general del sistema de ayuda. Realiza un desplegado de los reportes contables para tener una forma ms rpida de accesar a los ellos. Despliega en pantalla un listado de los reportes fiscales que se pueden accesar de una manera ms gil sin entrar al men correspondiente.

Botn Nombre
Abrir Empresa Seleccin del perodo

Descripcin
Permite desplegar el catlogo de empresas para seleccionar la empresa de trabajo. Permite seleccionar el periodo de trabajo deseado por el usuario. Cambio de Mes. Permite al usuario desplegar el catlogo de Cuentas, donde podr dar de alta nuevas cuentas al catlogo, consultar saldos, auxiliar y las grficas.

Salir

Ayuda

Reportes Contables

Catlogo de cuentas

Reportes Fiscales

Manual de usuario 58

Internet

Acceso al sitio de Control 2000 y a otras pginas a seleccin del usuario.

Tip Para activar rpidamente cualquiera de las opciones del men principal, pulse alternamente la tecla ALT y despus la letra principal o la que se encuentra subrayada en el nombre del men. Ejemplo: Para accionar el men del comando Archivo, la instruccin en mtodo abreviado sera la siguiente: a) Archivo

15.6 Barra de Estado del Sistema


La barra de estado se localiza en la parte inferior de la Ventana principal del sistema, cuyo objetivo recae en presentar informacin del estado general actual en el que se encuentra el sistema. La barra de estado se integra de las siguientes partes:

Abrir Empresa: Esta opcin permite iniciar una sesin de trabajo en la empresa que seleccione en el catlogo, que aparece despus de seleccionar esta opcin. Nueva empresa: Mediante esta opcin podr dar de alta una nueva empresa dentro del sistema Registro de empresa: Esta opcin le permitir registrar empresas instaladas en otro directorio dentro de su catlogo de empresas.

Descripcin de las partes de la Barra de estado:

Mensajes: Muestra una pequea descripcin del botn o campo donde ubique el cursor del Mouse. Mes en Proceso: Indica el mes actual en que se encuentra en proceso. Este dato se presenta hasta que abre una empresa. Usuario: Muestra el nombre del usuario actual que est trabajando en la empresa. De igual manera que el Mes y Ao, sta se presenta hasta que abra la empresa. Hora: Muestra la hora actual del sistema. borrar esta empresa.

Cerrar empresa: Una vez que haya terminado la sesin de trabajo, cierre todas las ventanas, una vez hecho esto, podr cerrar la empresa seleccionando esta opcin. Borrar empresa: Esta opcin le permite borrar empresas de su catlogo. Este borrado es definitivo. Respalde su informacin antes de Actualizacin automtica de empresas: Este mdulo realiza la actualizacin de TODAS las empresas que se encuentren registradas en el catlogo. Parmetros empresa: Esta opcin nos permite consultar y modificar los parmetros de instalacin de la empresa Seleccin del mes en proceso: Puede usted cambiar de mes y ao de ejercicio en el momento que usted lo desee, slo observe que estn cerradas todas sus ventanas para poder hacer el cambio. Respaldar datos: Mediante esta opcin usted realizar sus respaldos de informacin, este resguardo lo puede realizar cada que usted lo necesite o de lo contrario el sistema tomar como referencia lo que usted indic en los datos de instalacin en la casilla de Movimientos para respaldo. Recuperar datos: Mediante esta opcin usted sube la informacin contenida en sus discos de respaldo a su disco duro. Esta opcin es inversa a la copia. Tenga en cuenta que esta opcin slo puede utilizarla para traer informacin de respaldos que hayan sido generados con la opcin copia de este programa. No le

15.7 Barra de Men


La barra de men es aquella que contiene cada una de las opciones de operacin dentro del sistema Contafiscal 2000 , se encuentra localizada en la parte superior de la ventana principal del sistema, debajo de la barra de ttulo. En este captulo haremos una breve descripcin de las opciones de la barra de Men. La barra de Men es la siguiente:

Manual de usuario 59

servirn para este efecto otros respaldos obtenidos con PC-TOOLS, Copy o Backup, efectuados desde sistema operativo. Verificacin de datos: Es recomendable que efecte este proceso cuando exista una interrupcin repentina de electricidad en su equipo. Este verifica que todas las plizas estn cuadradas y verifica los saldos de las cuentas de cada uno de los meses del ao. Exportacin: Con esta opcin usted podr enviar sus tablas y los campos que crea necesarios a un archivo de extensin html, xls, cvs, txt, etc, segn la opcin que elija. Importacin de Contafiscal DOS: Esta opcin le permitir importar empresas que maneja en Contafiscal para DOS, a la versin para Windows. Usuarios: En esta parte podr indicar los derechos y las restricciones a cada uno de los mdulos del sistema, en caso de que maneje accesos a travs de usuarios. Consolidaciones: Proceso para integrar diversas empresas a travs de una empresa consolidadora. Esta funcionalidad se adquiere por separado. Exportacin y envo de plizas: Proceso para el envo de plizas a travs de correo electrnico o FTP. Esta funcionalidad de adquiere por separado. Descarga e importacin de plizas: Proceso para la descarga de plizas a travs de correo electrnico o FTP. Esta funcionalidad se adquiere por separado. Tablas Fiscales: Esta opcin le permite indicar los INPCs, tasas de recargos, tasas de IVA, factores de actualizacin, los tipos de activos y los tipos de cambio en las monedas. Recuerde mantener actualizado cada una de estas tablas. Parmetros de la aplicacin: Esta opcin le permitir consultar, los datos del propietario de los derechos de uso del usuario, as como los catlogos que sern de uso comn para cada una de las empresas que vaya a dar de alta. Salir: Esta opcin termina la sesin y cierra la aplicacin.

Baja: Elimina el registro deseado dentro de la empresa. Cambio: Sirve para editar los conceptos creados dentro de las opciones respectivas. Buscar: Esta opcin se activar siempre y cuando la ventana opcin, ya sea en plizas, cuentas, etc. activa tenga esta

Reporte: Para emitir los diversos reportes a los cuales se tenga opcin.

c) Catlogos

Tipos de plizas: Mediante esta opcin podr accesar al catlogo de tipos de pliza, donde podr crear, modificar y eliminar conceptos. Rubros contables: Esta opcin lleva directamente al catlogo de Rubros contables, recuerde que para la captura de cuentas deber indicar el rubro, de lo contrario no podr terminar con la captura. Conceptos contables: Al seleccionar esta opcin, aparecer el catlogo de conceptos contables, estos sirven para obtener reportes clasificados por conceptos. Subconceptos contables: Macros: Esta opcin lleva directamente al catlogo de Macros, con las cuales puede tener mayor facilidad al tener conceptos repetitivos en las plizas, ya que con solo teclear su macro aparecer el texto definido. Razones: Como una herramienta financiera el sistema pone a su disposicin un catlogo de razones financieras, las cuales con la seleccin de grupo de cuenta podrn determinar razones bsicas o bien usted puede crear su propia frmula para la razn. Socios: En el caso de ser una persona en rgimen simplificado, el catlogo de socios lo utilizara el sistema para saber cuantos socios tiene la empresa as como si es una persona moral o fsica en sus distintos regmenes para el clculo del pago provisional.

b) Edicin

d) Cuentas

Aceptar: Para que sea aceptadas las opciones creadas o editadas. Cancelar: Para salir de la edicin de datos sin que estos queden grabados en la empresa que est en uso. Alta: Tiene la funcin de crear nuevas opciones dentro de la ventana activa, por ejemplo: nuevas cuentas, nuevos tipos de plizas, nuevos rubros contables, etc.

Catlogo: Esta opcin le permitir accesar de manera directamente al catalogo de cuentas, sin embargo podr accesar desde cualquier lugar donde se le solicite la captura de una cuenta. Saldos: Para que usted pueda capturar los saldos iniciales de las cuentas, seleccione esta opcin. Recuerde que deber indicar la naturaleza acreedora con signo negativo,

Manual de usuario 60

una vez que usted ingrese a este mdulo no podr salir, al menos que estn cuadrados todos los saldos. Utilerias: Esta opcin le permite definir los Grupos de cuentas para efectos de los clculos fiscales, definir tablas de equivalencia las cuales se utilizan exclusivamente para hacer relaciones entre diferentes catlogos de cuentas, Reclasificar saldos entre cuentas considerando saldos iniciales y/o movimientos de los meses, borrar cuentas en lote bajo ciertas restricciones, definir parmetros fiscales globales a partir de una cuenta de mayor, clonacin de cuentas para reproducir estructuras jerrquicas, alta en lote, Reclasificacin de RFCs considerando cuentas, partidas y desglose de partidas, y por ltimo se tiene la posibilidad de consultar la relcin entre RFCs y cuentas.-

Relacin de aplicaciones: En esta opcin podr revisar las aplicaciones realizadas a sus documentos, adems de poder colocar la fecha de aplicacin a las mismas que no hayan sido puestas en el mdulo de Aplicaciones / Documentos.

f) Activos

e) Movimientos

Catlogo: Esta opcin lo lleva directamente al catlogo de activos, donde usted podr modificar, eliminar y dar de alta activos en su empresa, adems podr revisar el clculo correspondiente para IMPAC, as como el clculo para la deduccin de ISR. Fiscal: Esta opcin permite realizar el clculo de la deduccin y depreciacin de Activos fijos. Puede seleccionar el periodo de clculo anual o ajuste. Contable: Por medio de esta opcin podr generar automticamente la pliza de depreciacin de activos fijos del mes.

Registro: Por medio de esta opcin podr ingresar al listado de plizas, donde podr crear nuevos registros Trmino: Seleccione esta opcin para realizar de manera automtica la pliza de cierre del ejercicio. Conciliacin F. Apl: Dentro del sistema se pueden capturar movimientos base de impuestos desde plizas, y a su vez estos movimientos tiene una fecha de aplicacin, la cual opcionalmente puede quedar vaca, con esta opcin usted podr conciliar esas fechas pendiente de asignacin para la aplicacin de pagos de ISR e IVA. Utileras: Dentro de esta opcin se presentan tres ms: Exportacin: Esta opcin le permite exportar plizas a un archivo de texto ASCII Importacin: Esta opcin le permite importar plizas de un archivo de Texto ASCII Aplicacin: Si usted tiene plizas por aplicar, seleccione esta opcin. De esta manera se aplicarn todas las plizas afectando mayor, diario, auxiliar. Recuerde que puede o no utilizar el concepto de plizas por aplicar, esto depende de lo que haya indicado en los datos de instalacin. f) Documentos Registro: Por medio de esta opcin podr ingresar los nuevos documentos a su empresa. Aplicaciones / Documentos: En esta opcin se registrarn las aplicaciones de pago o de documentos de abono a los diferentes documentos que tengan asignados los clientes y proveedores.

h) Fiscal
Determinaciones: Esta opcin presenta 5 ms: Promedios: Esta opcin le permitir realizar el clculo de los promedios de las cuentas para efectos de poder determinar el componente inflacionario. Ajuste por inflacin: Una vez realizado el clculo de promedio de las cuentas, podr determinar el ajuste por inflacin de las cuentas. Saldos Diarios: Esta opcin le permite visualizar el promedio de los saldos diarios por cada una de las cuentas que se tengan activo el promedio Ajuste por Inflacin. Recargos: Esta opcin la permite generar un reporte comparativo de clculo de intereses. En este reporte el sistema le propone el ms conveniente, sin olvidar que puede seleccionar el que le parezca ms apropiado. Inventarios Acumulables: Dentro de esta opcin usted puede calcular el importe de sus Inventarios a la fecha para cumplir con lo relativo a la Reforma Fiscal establecida para el ao 2005.

ISR: Tal vez el mdulo ms importante, este contiene 6 opciones: Provisional: Con esta opcin determina sus pagos mensuales.

Manual de usuario 61

Anual: Esta opcin permite determinar el resumen para la declaracin anual. El traspaso de estos datos es de manera automtica. Slo observe realizar cada uno de los clculos en su fecha determinada. Estimado: Este clculo es de carcter referencial, ya que no tiene implicaciones fiscales. Su objetivo es obtener un reporte de resultados fiscales del ejercicio en cualquier mes del ejercicio. Prdidas: El manejo de la actualizacin de las prdidas de ejercicios anteriores se lleva a cabo en este mdulo del sistema. Salarios: Esta opcin le permite determinar los datos para realizar la presentacin de su declaracin anual de Sueldos y Salarios. P.T.U.: Dentro de esta opcin usted puede efectuar la determinacin de la Participacin de las utilidades de su empresa a repartir para el ejercicio actual. IETU: Dentro de ste mdulo podr realizar el clculo de acuerdo a la nueva Reforma Fiscal, donde se considerarn los ingresos obtenidos efectivamente cobrados (flujo de efectivo) menos las deducciones autorizadas, menos la aplicacin de crditos fiscales. Este contiene 2 opciones: Provisional: Esta opcin le permite determinar sus pagos mensuales aplicando el porcentaje capturado en los parmetros de la instalacin, recuerde que este dato indicado es modificable. Anual: Esta opcin permite determinar el resumen del clculo anual del IETU. Los importes se obtienen de los acumulados de los pagos provisionales.

Ejercicio: En este mdulo se calcula el saldo de la Cuenta de Capital de aportacin y de la Cuenta de utilidad fiscal neta (UFIN).La informacin proporcionada en esta opcin es necesaria tanto para la Cuenta de aportacin como de Utilidad fiscal neta. Aportaciones: Mediante esta opcin usted puede calcular el saldo de la Cuenta de Capital de Aportacin. Es necesario que defina sus Ejercicios en la opcin anterior. UFIN: En esta opcin obtiene el saldo de la Cuenta de Utilidad Fiscal Neta (persona moral Rgimen General).

Terrenos: Por medio de esta opcin se controla la adquisicin de terrenos para obtener su valor promedio y efectuar posteriormente el clculo del Impuesto al Activo, IMPAC: Captura: A travs de esta opcin usted podr definir los terrenos que desea que sean controlados mediante el sistema. Clculo: Contafiscal 2000 calcula el valor promedio de terrenos que establece la Legislacin Fiscal vigente. El sistema no calcula ni actualiza los valores promedios mientras no ejecute este Clculo. Venta: El sistema determinar la ganancia o prdida por enajenacin de terrenos.

IVA: La determinacin de IVA comprende dos partes fundamentales: Mensual: el proceso de clculo determina el IVA a pagar o a favor mensual. Recuerde que este pago ya es definitivo. Anual: Esta opcin nos emite un resumen del clculo de IVA a pagar o a favor del ejercicio en el que se est trabajando, todos los importes son obtenidos de los acumulados de los pagos mensuales.

Generacin Disco C/P: La creacin del disco de Clientes y Proveedores con los datos en un archivo ASCII, para que se valide en el sistema DIMM.

i) Reportes

Moneda: Para la generacin de la pliza de variacin cambiaria: Contable: Utiliza los tipos de cambio establecidos como contables. Fiscal: Utiliza los tipos de cambio establecidos dentro de la tabla correspondiente.

Mediante el men de reportes podr obtener todos los reportes que se generan en el sistema, para consultarlos de manera ms gil y rpida. Tiene usted la posibilidad de emitir los reportes por Pantalla, Archivo e Impresora y algunos de ellos se pueden exportar a hoja de clculo. Los reportes que podr obtener se enlistan a continuacin:

Cuentas: En este mdulo se calcula el saldo de la Cuenta de Capital de aportacin y de la Cuenta de utilidad fiscal neta (UFIN):

Manual de usuario 62

Catlogos Cuentas Tipos de plizas Rubros Conceptos contables Subconceptos contables Activos Macros Socios Terrenos Razones Financieras RFC Plizas Reportes Grupos Tablas equivalencia de

Contables Diario Auxiliar Balanza Mayor Financieros Conceptos

Fiscales Activos Determinaciones Clientes / Prov IVA

Documentos Registro Aplicaciones Integracin Docs

Tablas fiscales INPC IVA / Recargos l) Tipos Activos de

Iconos Pequeos: Para visualizar de una forma pequea los iconos de la barra de herramientas. Configurar fondo: Permite cambiar el papel tapiz del sistema por algn archivo con extensin bmp, .ico, .ewf .wmf.

Ventana

Cascada: Permite acomodar cada una de las ventanas que tenga abiertas en forma de cascada. Mosaico horizontal y vertical: Al seleccionar esta opcin podr acomodar las ventanas en forma de Mosaico, este puede ser vertical u horizontal. Esto le permitir un mejor acomodo de las ventanas para que pueda trabajar de manera ms fcil. Cerrar: Cierra cada una de las ventanas que tenga abiertas en la aplicacin. Es importante mencionar que estas opciones no tendrn funcionalidad alguna dentro del sistema, mientras no se hayan abierto dos o ms ventanas. Estas opciones le permiten gestionar la distribucin y la visualizacin de las ventanas dentro de la ventana principal del sistema.

Movimientos base impuestos

de

m) Herramientas

Regeneracin de ndices de la aplicacin: Esta opcin le permitir al usuario dar Mantenimiento a los ndices de aplicacin en caso de que se hayan suscitado salidas anormales o que el sistema enve mensajes de error. Regeneracin de ndices de la empresa: Mediante esta opcin usted podr dar Mantenimiento a los ndices de la empresa en caso de que se hayan suscitado salidas anormales o que el sistema enve mensajes de error.

j)

Trmino

Ejercicio: Esta opcin le permite hacer el cierre de ejercicio, una vez realizado ste, podr abrir y trabajar el ejercicio siguiente. Traspaso: Una vez efectuado el trmino del ejercicio, seleccione esta opcin para realizar el traspaso de saldos de un ejercicio a otro (solo en caso de que haya hecho cambios posteriores al cierre de ejercicio).

Bitcora de salidas anormales: Dentro de esta opcin se mostrar un listado de las salidas anormales que se han presentado en el sistema, ya sea por fall en el suministro de energa elctrica o porque simplemente el sistema se bloqueo y hubo la necesidad de reiniciarlo. Verificacin completa: Mediante esta opcin usted podr realizar un anlisis de la integridad de la informacin de la empresa donde se encuentre en ese momento y en caso de existir errores que el sistema pueda corregir se realizaran los ajustes respectivos.

k) Ver

Manual de usuario 63

Importar cuentas y plizas ASCII: A travs de esta opcin Contafiscal 2000 le permite importar informacin que proviene de otros sistemas, de esta forma considera: Cuentas, Plizas, Documentos, Activos y recientemente puede

Aunque el sistema le propone el tipo de cambio del da que captur para la moneda, podr adicionalmente indicar un tipo de cambio especial a cada cuenta por partida, esto le permitir tener la informacin totalmente actualizada.

importar la informacin del reporte para el SAT (factura electrnica) y generar la pliza de ventas.

16.2 Parmetros de Instalacin


n) Ayuda

Definicin de Moneda Extranjera


Contenido e ndice: Al seleccionar esta opcin desplegar en pantalla una ventana donde se mostrarn los principales temas de ayuda del sistema. Busca ayuda sobre: Despliega la ventana de ayuda en el separador Indice, mostrando una lista de temas de ayuda. e-Manual: Le permite visualizar el manual electrnico de operacin del sistema Contafiscal 2000 Windows. Por correo electrnico...: Esta opcin despliega 4 ms, para que Peticin de Soporte Tcnico, Envo de datos de la empresa, .Sugerencia del producto y Solicitud de actualizacin. Control 2000 en el Web: Acceso directo a nuestra pgina en Internet que es www.control2000.com.mx. Acerca de... : Muestra una pequea leyenda en el que se especifica informacin acerca del programa y del sistema. Como la versin y la fecha de la ltimo liberacin. Licencia: Visualizacin de la licencia de uso de Software Control 2000. Para poder registrar operaciones con Monedas Extranjeras, lo primero que debe hacer es habilitar en los Parmetros Generales de la empresa, en el rea de datos de Plizas, la opcin Moneda Extranjera.

Cuentas de Variacin Cambiaria


Para que el sistema pueda determinar la pliza por variacin cambiaria, deber indicar la cuenta de Ingresos y de Gastos por este concepto. Estas cuentas se indican en los Parmetros de Instalacin, en la carpeta Cuentas. En esta rea deber indicar las siguientes cuentas: Ingresos por variacin cambiaria Gastos por variacin cambiaria

16.3 Catlogo de Monedas


La captura de Monedas se realiza dentro del men Archivo, Tablas Fiscales, Monedas. Dentro de este catlogo podr realizar la captura de Monedas, as como la captura de los tipos de cambio a cualquier fecha, el sistema los ordenar por fecha. Tratndose de monedas diferentes al dlar, podr capturar los factores de equivalencia por cada ao.

16. Moneda Extranjera en Contafiscal 2000


16.1 Generalidades
El manejo de Moneda Extranjera dentro del sistema de Contafiscal para Windows, le permitir obtener los movimientos por variacin cambiaria, los auxiliares de las cuentas y la contabilizacin directa. Adems, podr obtener el clculo de Promedios para Ajuste Anual por Inflacin.

16.4 Cuentas con Moneda Extranjera


Para indicar que las cuentas se manejan en divisas extranjeras, deber indicar en la captura de datos, en el campo Moneda, la divisa correspondiente, estas debern estar previamente definidas en el catlogo de monedas para que puedan ser asignadas. Es importante mencionar que si en los parmetros de instalacin generales de la empresa no se indic el manejo de moneda extranjera, el campo para indicar la moneda que manejar la cuenta, no estar disponible.

Manual de usuario 64

momento. Si ya est capturado nicamente se presenta el dato a manera informativa as como el equivalente entre pesos y la moneda extranjera utilizada.

16.7 Pliza de Variacin Cambiaria


Para que el sistema pueda generar de forma automtica la pliza por variacin cambiaria al trmino del mes por las fluctuaciones sufridas por las divisas, deber seleccionar dentro del men principal, la opcin Fiscal, Moneda, Contable. No olvide que para generar la pliza de Variacin cambiaria, se debern indicar en los parmetros generales de Instalacin de la empresa, las cuentas de Ingresos y gastos por variacin cambiaria.

16.5 Movimientos de Plizas


En el registro de movimientos, al indicar dentro de una partida una cuenta que est definida como cuenta en Moneda Extranjera, tendr dos opciones para asignar el tipo de cambio a la fecha. 1.Por medio del tipo de cambio que fue capturado en el catlogo de Monedas, de acuerdo a la fecha de la pliza o de la partida. 2.Asignar un tipo de Cambio especial o diferente al que se encuentre registrado para la moneda al momento de la fecha de la captura. Recuerde que la captura de los importes en los movimientos, debern de ser necesariamente en Moneda Nacional. Si el usuario tiene el importe en Moneda Extranjera y presiona la tecla F5 al estar en el campo de Cargo o Abono, aparecer una forma donde podr capturar el importe en dlares y el sistema les har la conversin y traspasar el resultado el campo correspondiente en Moneda Nacional. Podr consultar los promedios de las cuentas y consultar los saldos diarios de las cuentas que maneje con moneda extranjera.

En caso de que los tipos de cambio de las monedas estn incompletos a la fecha de la generacin de la pliza, el sistema le solicitar los tipos de cambio faltantes, para poder generar la pliza.

16.8 Listado de Ganancia o Prdida Fiscal por variacin cambiaria


Para obtener un reporte mensual de la ganancia o prdida fiscal por variacin cambiaria, deber seleccionar dentro del men principal Fiscal, Moneda, Fiscal. Este listado se genera va Impresora, Archivo o visualizar en Pantalla. Muestra la ganancia o prdida Fiscal por variacin cambiaria del mes. Estos debern capturarse manualmente al efectuar el Clculo del Componente Inflacionario, Intereses, Ajuste y Anual de ISR.

16.9 Importacin de datos Empresas de MS-DOS que manejan Moneda Extranjera


Cuando usted tiene empresas en el sistema de Contafiscal 2000 para MS-DOS, y dentro de estas maneja monedas extranjeras dentro de sus registros contables, la importacin observa una situacin un tanto especial. En el sistema de DOS, cada empresa tiene un catlogo de Monedas con su clave y descripcin particular, en Contafiscal existe un catlogo de monedas que ser comn para todas las empresas que registre en el sistema. Esto es, que cada que haya un nuevo registro de una moneda sta podr ser utilizada para todas las empresas con su clave y descripcin. El sistema al detectar que existen monedas extranjeras definidas en MS-DOS durante el proceso de importacin, le solicitar la siguiente informacin:

16.6 Captura de tipo de cambio desde la pliza.


En el manejo de moneda extranjera el sistema requiere para la generacin del reporte Auxiliar, pliza y listado fiscal que los tipos de cambio correspondientes a los movimientos del mes estn capturados. Para ello, usted puede mantener actualizados los tipos de cambio directamente en el mdulo de tablas fiscales, moneda; o bien capturarlos en el momento mismo del registro de la pliza. Para realizar lo anterior y solo para las cuentas a las que se haya especificado que manejan moneda extranjera al capturar en la pliza el importe de cargo o abono teclee [F5] y si el tipo de cambio no existe para el da de la partida podr capturarlo en ese

Manual de usuario 65

Monedas en Windows: En esta rea se localizan las monedas que actualmente estn registradas en el sistema de Contafiscal Windows. Podr realizar registros de nuevas monedas si no encuentra una moneda que corresponda con DOS. Monedas en MS-DOS: Aqu se localizan las monedas encontradas en los datos de MS-DOS durante la importacin, estas debern tener una correspondencia con alguna moneda creada en Windows. De lo contrario la moneda no ser importada. Nueva: Permite crear una nueva moneda en Windows para vincular esta con alguna que se haya detectado en MS-DOS, habilita el control donde podr indicar la clave de la moneda y el nombre de la misma. Aadir: Al seleccionar la moneda en DOS y seleccionar la moneda correspondiente en Windows podr agregarla a la lista de Correspondencia entre las monedas. Esto quiere decir que la moneda seleccionada de DOS se importar como la que se indic para Windows. Cancela: En caso de que no haya realizado correctamente la correspondencia entre una moneda de MS-DOS y Windows, podr cancelar el proceso. Correspondencia entre las monedas de CF-DOS y CF-Windows: Muestra el listado de monedas de DOS correspondidas con Windows que usted realiz previamente. Al terminar de realizar la correspondencia entre las monedas, deber pulsar Aceptar para continuar con el proceso.

utilidad a toda aquella empresa y/o desarrollador que requiera integrar informacin mediante procesos externos al sistema de Contabilidad o Contafiscal para Windows de Control 2000, de una manera rpida y eficiente. Adicionalmente, con la informacin que aqu se presenta esperamos sea ms sencillo al desarrollador el acceso a nuestro servicio.

17.1 Introduccin
Debido a la constante evolucin que se ha venido dando en el mbito de la computacin y que trajo consigo el cambio de los entornos centrados en las aplicaciones a los entornos centrados en los datos, se hace evidente la necesidad de las compaas dedicadas al desarrollo de software el adentrarse en las nuevas tecnologas que este cambio nos impone: Los servicios OLE. Invariablemente podemos darnos cuenta de que prcticamente muchas de las herramientas con las que actualmente contamos y a las que cotidianamente accedemos, son sistemas centrados en datos como es el caso de la W W W (World Wide Web) cuyas pginas HTML pueden contener imgenes, videos, sonidos, applets, etc. Y que decir de Word, Excel, o lo que es lo mismo Windows que en su totalidad es OLE. Debido a la popularidad de estos sistemas mencionados y muy a pesar de los problemas de un entorno centrado en datos, como la prdida de vnculos en documentos cuando se trasladan archivos o servidores cados, la tecnologa sigue su curso hacia este ambiente. OLE literalmente significa Vinculacin e incrustacin de objetos. OLE proporciona una gran variedad de servicios para utilizar componentes de lo ms sencillo a lo ms complejo, de una manera local. Sin embargo OLE por s solo no resuelve el problema que se presenta con la computacin distribuida por lo que se apoya en un ORB (modelo de objetos de componentes distribuidos), este es DCOM. Conjuntamente OLE y DCOM sientan las bases para el futuro entorno de computacin distribuida de Microsoft, de ah su importancia.

17. Contafiscal 2000 como Servidor de Automatizacin OLE


Este artculo contiene la descripcin de la implementacin del sistema Contafiscal 2000 como un servidor de automatizacin. Iniciamos con una breve descripcin tecnolgica involucrada y la terminologa usada para su descripcin. Al final damos los detalles de su utilizacin desde Delphi. OLE. Control 2000 es una empresa preocupada por mantenerse en el gusto de sus clientes y por ampliar el nmero de ellos da con da. La forma en que como empresa pretendemos lograr este objetivo, es proporcionando a travs de nuestros sistemas y nuestros servicios, las herramientas ms flexibles y poderosas que sirvan a nuestros usuarios para desempear su trabajo de la mejor forma posible. Con base en lo expuesto y con el nuevo servicio que incluimos: la liberacin de nuestro producto Contafiscal para Windows como servidor OLE, esperamos sea de

17.2 Cmo funciona OLE


El hecho de que una aplicacin o documento contenga objetos de distinta naturaleza, no debe ser impedimento para que se puedan acceder o visualizar correctamente dichos objetos sin importar la aplicacin de donde provengan y sin necesidad de estar haciendo conversiones de ningn tipo. Un ejemplo de esto sera una pgina HTLM, la cual como ya se ha dicho puede tener objetos de video, objetos de sonido, etc.

Manual de usuario 66

Cada uno de los objetos (incrustados o vinculados), debe estar identificado por un nmero de 16 bytes. Este nmero se encarga de asignarlo COM y segn como se utilice, este nmero puede variar, as tenemos: UUID GUID CLSID IID Identificador nico universal Identificador nico global Identificador de clase Identificador de Interfaz.

Proceso del servidor local Proceso del cliente Objetos en proceso Taln Objeto local

Servidor en proceso

DCOM LRPC

Servidor local

Proxy de Aplicacin Cliente Objeto local Mquina remota

Adems de que cada objeto tendr un nmero que lo identifique en la aplicacin que lo contenga, dicha aplicacin buscar en la aplicacin origen del objeto o en su caso en un DLL todas las funciones con las que se define la presentacin (o ejecucin) de dicho objeto. Ms an, OLE podr dar cabida en el documento o aplicacin contenedora a las funciones que permiten presentar el objeto e inclusive editarlo. A esta operacin se le llama edicin in situ y as funcionan los controles de ActiveX. De una forma ms concreta, a travs del Navigator, se inician todas las aplicaciones necesarias para visualizar los objetos de una pgina. Es importante mencionar que los controles ActiveX no son exclusivamente para Internet, son controles OLE, as como la tecnologa para la implementacin de clases. En el caso de Microsoft, cuya tendencia es esta, piensa implementarlo a travs de ActiveX.

DCOM Proxy de Objeto remoto RPC

Proceso del Servidor Remoto Objeto Remoto

Taln

DCOM

Servidor Remoto

FIG. 1 Diagrama cliente servidor DCOM Otro aspecto bsico en OLE, es el establecimiento del proceso llamado Control, mediante el cual los objetos pueden ser transferidos entre aplicaciones, lo cual normalmente se utilizar mucho en un ambiente de red y es aqu en donde entra DCOM.

En la fig. 1, un cliente DCOM solicita un servicio de un componente a travs de un identificador, con ello el administrador de servicios (service control manager), encuentra un servidor mediante el registro e indica que se instancie el componente solicitado invocando la interfaz de fbrica de clase. El administrador de servicios con la ayuda de DCOM se encarga de localizar objetos remotos y fuera de proceso y despus iniciarlos. Si el objeto solicitado se halla en proceso, el que lo llama es el propio cliente. De lo contrario, quien realiza la llamada es un objeto de talones que provee DCOM, quien toma la llamada de proceso remoto proveniente del proxy en el proceso del cliente y la convierte en una llamada de interfaz al objeto del servidor. La comunicacin entre clientes y servidores se realiza siempre a travs de un cdigo en proceso o local.

Manual de usuario 67

17.3 Estndares COM


COM es un modelo de objetos componentes de software independiente de lenguaje, con el cual se hace posible la interaccin entre componentes de software y aplicaciones. Mediante COM es posible la comunicacin, no-slo entre componentes y aplicaciones, sino tambin la comunicacin entre clientes y servidores con interfaces claramente definidas. En el contexto de ActiveX, un objeto se refiere al tipo de objeto especfico llamado objeto componente u objeto ventana. Estos objetos siguen un estndar llamado COM (Modelo de objetos componente), con este estndar se define: Una forma comn para que las aplicaciones accedan u ejecuten operaciones sobre los componentes. Un procedimiento para controlar si un objeto est en uso y para eliminarlo cuando ya no se necesita se usa? Un mecanismo de notificacin de errores, con valores y cdigos de error. Un mecanismo para que las aplicaciones intercambien objetos. La manera de identificar los objetos y de asociarlos con las aplicaciones que saben la forma en que esos objetos estn implementados. A travs de estos estndares se hace posible que las aplicaciones manipulen objetos que no conocen y esto es lo que determina la tecnologa de computacin centrada en datos.

17.6 Delphi y OLE


Para soportar la automatizacin OLE, Delphi proporciona al programador un tipo llamado variante que le permite al desarrollador acceder de una manera transparente a los servidores y controladores de la automatizacin OLE. As, Delphi hace uso de una sola variable para conectarse a varios servidores OLE durante la ejecucin de una aplicacin Delphi. Ms an, Delphi permite usar parmetros para realizar las llamadas a los servidores OLE. Los programadores pueden crear procesos (both in y out of) utilizando los servidores de automatizacin OLE a travs de Delphi, para crear un nuevo servidor OLE el desarrollador necesita definir un objeto que herede de un tipo TAutoObject. Hecho lo anterior, deber definir una seccin de cdigo con una nueva palabra reservada automatizada para mostrar las propiedades y mtodos que se quieren poner a disposicin de otras aplicaciones a travs de un servidor OLE. LA visibilidad de un identificador declarado es la misma que un identificador pblico i, y los desarrolladores pueden mostrar propiedades, parmetros y funciones que resulten de usar muchos tipos disponibles. De ah que se puedan crear in-process automation server (.dll) y/o Delphi incluye un experto que hace ms fcil el administrar la creacin de los servidores de automatizacin OLE. Con este mecanismo se administra automticamente los parmetros para las llamadas de registro, tales como el program ID, la clase ID y las opciones para instanciar.

Contafiscal como Servidor OLE


Como parte de las nuevas caractersticas del sistema Contafiscal para Windows que continuamente venimos ofreciendo a nuestros clientes, ahora el sistema tiene la funcionalidad de ser un Servidor OLE. Aunque en un principio los servicios que incluimos son pocos, ellos mismos son suficientes para que a travs de alguna aplicacin externa se pueda contabilizar en el sistema Contafiscal para Windows. El servicio que ofrecemos permite realizar la contabilizacin, en dos modalidades infront o background, siendo totalmente definible por el desarrollador la manera en que se desea se lleve a cabo el proceso. En el caso de contabilizacin infront, se har visible al usuario la generacin de las plizas que se vayan integrando al sistema de Control 2000 desde el sistema Contafiscal o Contabilidad para Windows, caso contrario dicho proceso ser completamente transparente el momento en que se efecte. As tambin opcionalmente puede definirse en la captura de plizas, la concentracin de partidas para una misma cuenta, se pueden indicar conceptos e importes para rgimen simplificado.

17.4 Transferencia de Objetos


OLE cuenta con un mecanismo para transferir objetos entre aplicaciones, dicho mecanismo se le conoce como Control, el cual se lleva a cabo con DCOM, el cual es una forma extendida de COM. Con DCOM (Modelo de Objetos Comunes Distribuidos), los objetos pueden ser controlados entre aplicaciones que se ejecutan en distintos sistemas de una red.

17.5 Documentos Compuestos


Para el servicio de los documentos compuestos OLE define interfaces entre las aplicaciones de contenedoras y los componentes del servidor que controlan dichas aplicaciones. A travs de estas interfaces se definen protocolos para la activacin de servidores y la edicin de su contenido in situ dentro de la ventana del contenedor. De esta forma, las aplicaciones de contenedoras administran el almacenamiento y la ventana para la presentacin de los datos de un documento compuesto y cada componente servidor administra sus propios datos.

Manual de usuario 68

18.

Tutorial de Reportes

18.1 Concepto de reportes


Concepto El reporteador que aqu se presenta considera dos tipos de reportes para su definicin: en forma de saldos (lista) y en forma de cuenta.

Generalidades
El reporteador de Contafiscal 2000 ofrece la posibilidad de crear reportes de naturaleza contable diferentes a los convencionales, y adecuados a las necesidades peculiares de cada empresa, tales como un Balance General con una estructura diferente del estndar que genera el sistema, Estados de Resultados con diferentes enfoques, tales como Estado de Resultados por Sucursal, por Lneas de Productos, o por canal de venta; un estado de cambios en la situacin financiera que elimina la necesidad de generar previamente un balance comparativo, Un reporte de gastos presentado por Zona o cualquier otra clasificacin que derive de la estructura del catlogo de cuentas. Estos son slo algunos ejemplos de lo que se puede hacer con este mdulo. Los requerimientos particulares de la empresa y la creatividad del usuario enriquecern las bondades aqu presentadas. Una de las ventajas del reporteador es que evita la preparacin de reportes fuera del sistema, haciendo esta actividad ms confiable, pues reduce la probabilidad de cometer errores en la captura o manipulacin de los datos debido a que toda la informacin es tomada directamente de los registros contables. El usuario disear cada uno de sus reportes y podr recuperarlos peridicamente, modificando nicamente los parmetros necesarios. Para generarlos solamente necesita tener bien definida la estructura de su catlogo de cuentas y haber capturado la informacin contable o de presupuestos correspondiente al reporte que vaya a crear.

Forma de saldos.
Tradicionalmente, gran parte de los reportes utilizados en el rea contable se basan en una estructura simple, la cual asemeja una lista, En estos reportes, los conceptos o cuentas presentados se suceden uno detrs de otro y en caso necesario se totalizan. En una forma ms completa, estos reportes pueden presentar ms de un tipo de saldo (saldo inicial, movimientos, saldo final) y naturalmente ttulos y encabezados que le den claridad y presentacin al reporte. En esta clasificacin podemos considerar: un Balance General, una Balanza, un reporte de presupuestos, entre otros. Para ejemplificar este tipo de reportes tomemos el caso de un reporte presupuestado de todo un ejercicio; el cual incluir un presupuesto a determinadas cuentas, un saldo real y la diferencia entre ellos.

Saldo Real

Presupuesto

Diferencia

Ventas Costo de Ventas

$898,345.27 $539,000.00 $44,917.26 $71,867.62 $8,983.45

$1,100,0000.00 $600,000.00 $50,000.00 $80,0000.00 $10,000.00

$201,654.73 $61,000.00 $5,082.74 $8,132.38 $1,016.55

Nota importante: Para el uso de este mdulo es indispensable contar con EXCEL, ya que si bien en el mdulo de reportes del Sistema se definen todas las secciones del reporte, la visualizacin e impresin de los mismos se hace a travs de EXCEL.

Gastos de Venta Gastos de Administracin Gastos Financieros

Como en cualquier cambio, la implementacin de esta nueva forma de generar los reportes en su empresa probablemente necesite de invertir un poco de tiempo, pero como toda inversin promete un rendimiento, el reporteador le permitir ahorrar una importante cantidad de tiempo e incrementar la confiabilidad de su informacin financiera.

Utilidad antes impuestos

$233,576.94

$360,000.00

Manual de usuario 69

Otro ejemplo de reportes de este tipo (saldos), que se pueden definir es el siguiente: Balance General al 31 de Diciembre de 2003. Primer trimestre ACTIVO Activo Circulante Caja y Bancos Clientes Total Circulante $150,000.00 $85,000.00 $235,000.00 $223,000.00 $75,000.00 $298,000.00 $198,425.00 $99,400.00 $297,825.00 $214,650.00 $96,420.00 $311,070.00 Segundo Trimestre Tercer Trimestre Cuarto Trimestre

Y CAP..

Nota importante: En este ltimo ejemplo, ntese que dentro de un mismo rengln todas las columnas de saldos corresponden a una misma cuenta. As vemos que para Clientes; $85,000.00 es el saldo a marzo, $75,000.00 el saldo a junio de la misma cuenta.

Forma de cuentas.
A diferencia de los reportes anteriores, los definidos en forma de cuentas manejan dos dimensiones; ya que requieren especificar cuentas en un plano vertical o de lista y en un plano horizontal obtenindose como resultado una tabla o matriz, en cuyos renglones se visualizan los saldos de diferentes cuentas. Esto se puede mostrar considerando un catlogo organizado de la siguiente manera: Ventas

Activo Fijo Maquinaria Equipo y $200,000.00 $40,000.00 $200,000.00 $45,000.00 $50,750.00 Total Fijo $160,000.00 $155,000.00 $194,250.00 $236,603.33 $245,000.00 $294,300.00 $57,696.67

Sucursal Norte Sucursal Sur Sucursal Centro Costo de ventas Sucursal Norte

Depreciaciones

Total ACTIVO

$395,000.00

$453,000.00

$492,075.00

$547,673.33

Sucursal Sur Sucursal Centro

PASIVO CAPITAL

Gastos de Venta Sucursal Norte Sucursal Sur $73,300.00 $250,000.00 $71,700.00 $80,100.00 $250,000.00 $122,900.00 $80.500.00 $250,000.00 $161,575.00 $94,745.00 $250,000.00 $202,928.33

Proveedores Capital Social Resultado Ejerc. del

Sucursal Centro Con este ejemplo podemos pensar en que las cuentas de mayor se presenten en el plano vertical (primera dimensin) y las cuentas hijas en el plano horizontal (segunda dimensin), lo que genera un reporte as:

Total

PASIVO

$395,000.00

$453,000.00

$492,075.00

$547,673.33

Manual de usuario 70

Sucursal Norte

Sucursal Sur

Sucursal Centro

Totales

Para poder accesar al reporteador es necesario ir al men Catlogos, Reportes donde se ver la siguiente ventana:

Ventas Costo Ventas Gastos Venta de

$584,000.00

$730,000.00

$1,420,000.00

$2,734,000.00

$280,000.00

$361,000.00

$720,000.00

$1,361,000.00

de
$55,000.00 $73,500.00 $135,000.00 $263,500.00

Gastos de Administraci n Gastos Financieros

$51,000.00

$69,400.00

$100,000.00

$220,000.00

$5,840.00

$70,410.00

$15,600.00

$91,850.00

En la carpeta Generales, se despliega el nombre y descripcin de los reportes generados hasta el momento, y en la parte superior derecha el nmero de reportes. Nota importante: En este caso, se tiene en un mismo rengln el saldo de las cuentas de ventas de diferentes sucursales: la Sucursal Norte tiene un reporte de ventas de $584,000.00, la Sucursal Sur $730,000.00 y la Sucursal Centro reporta ventas por $1,420,000.00. Como se ve este tipo de formato, incrementa las posibilidades de consultar nuestra informacin. Para crear un reporte nuevo deber: 1. 2. Hacer clic al icono . Ah teclea nombre y descripcin del reporte.

En la pestaa Generales, dar un clic al icono . Nos despliega la barra de herramientas que permite disear o modificar el reporte:

Catlogo de cuentas. Otro punto importante a considerar dentro del aspecto conceptual del formateador, es el hecho de que para especificar un reporte con cualquiera de las dos formas mencionadas (saldos y cuentas), el sistema hace uso de la definicin del catlogo de cuentas. As; de una forma clara y directa, considerando los nmeros de cuentas con los que el usuario normalmente est familiarizado, se definen los reportes en el sistema. Para poder entender el reporteador generaremos algunos reportes de ejemplo, explicando el proceso paso a paso.

1.

Definir si se desea crear un reporte de saldos o de cuentas. Para ello se utiliza el icono . Cuando se crea un reporte de saldos, en el extremo

derecho de la seccin aparece el diagrama;

y cuando se crea uno

de cuentas aparece

Definicin de un Reporte.

2.

Una vez definido el tipo de reporte a crear, se aaden las secciones del reporte. Hay dos tipos de secciones: La seccin de saldos y la seccin de totales. En un reporte puede haber tantas secciones como se necesiten; y puede haber secciones de saldos y totales, o bien solamente de saldos. El

Manual de usuario 71

icono que aade una seccin de saldos es

; y el que aade una seccin

de totales . Para aadir una seccin es necesario estar posicionado en la seccin inmediata anterior a la cual se desee est ubicada la nueva. 3. En los reportes de saldos es posible insertar tantas columnas como se requieran; ya sea para definir una expresin correspondiente a varios meses o periodos, o bien para definir varias expresiones. Para insertar columna se debe presionar el icono ubicado en el extremo derecho de la seccin. Este nos despliega cuatro opciones: Primer Columna, Columna anterior, siguiente columna y ltima columna. ( Se refiere a la ubicacin deseada de la columna que se va a agregar ). Si se desea eliminar una columna, tenemos que posicionarnos en ella y presionar el icono debajo del icono Agregar Columna. , ubicado justo

Nota importante: Es imprescindible destacar que las secciones conforme se van insertando, siguen una numeracin consecutiva, iniciando con S0, S1, etc.; de modo que si se borra por ejemplo la seccin 6, la siguiente seccin que se cree aparecer como S7.

4.

Otro icono importante para la definicin del reporte es el copiado de secciones . Para hacerlo debemos posicionarnos en la seccin que queremos copiar. A continuacin nos posicionamos una seccin antes de aquella en la cual queremos insertar la nueva seccin copiada y presionamos el icono insertar seccin sealado en el numeral 2.

5.

Finalmente, las secciones creadas se pueden mover hacia arriba o hacia abajo por medio de los iconos .

( El movido de secciones no altera la numeracin consecutiva sealada en el numeral anterior; esto es, la ltima seccin creada aparecer con el ltimo nmero, independientemente de su ubicacin dentro del reporte ).

100 101 103 104 105 107 108 110 112 140 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 200 201 205 206 207 300 380 400 450 500 600 800 900

D D D D D D D D D D D A D A D A D D D A A A A A A A A A D D D D D

Caja Bancos e Inversiones Temporales Clientes por TV e Internet ventas Islas Deudores Diversos IVA Acreditable Crdito al Salario Inventarios Pagos Provisionales Terrenos Edificios Deprec. Acum. de Edif. Maquinaria y Equipo Depreciacin Acumulada de Maq. Equipo de Transporte Depn. Acum. Eqpo. Transp. Eqpo. de Ofna. Deprec. Acum. Eqpo. Ofna. Equipo de Cmputo Deprec. Acum. Eqpo. Cmp. Proveedores Acreedores Diversos Impuestos por pagar Sueldos y Salarios por Pagar IVA Trasladado Capital Social Resultado de ejercicios anteri Ventas Bonificaciones y Devoluciones Costo de Ventas Gastos de Venta Gastos Financieros Otros Gastos

Definicin de un Balance General


Prepararemos el Balance General al 28 de febrero de SU EMPRESA. A continuacin se presenta su catlogo de cuentas a nivel mayor: CUENTA N NOMBRE

Nos vamos a Catlogos, Reportes y damos de alta un nuevo reporte, indicando clave y descripcin del reporte:

Manual de usuario 72

Funcin Presupuestos(MesIni,MesFin) Funcin PresupuestoMar Variable Mes1 Variable Mes2 Variable Mes3 Variable Mes4 Variable Mes5 Variable Mes6 Funcin SdoInicial Funcin SdoIni(Mes) Aceptamos, y entramos a la ventana que nos permite definirlo ( en la pestaa Generales ). A continuacin podemos aadir tantas secciones como necesitemos. En el caso del balance, el reporte podra constar de las siguientes secciones: Activo circulante, Activo Fijo, una seccin de totales para la suma del activo; pasivo a corto plazo, capital contable y una seccin de totales para la suma del pasivo ms capital contable. Sin embargo, si el reporte se genera antes de hacer la pliza de cierre del ejercicio, el capital contable tendr que descomponerse en dos secciones: una para el resultado del ejercicio y otra para el resto de las cuentas; y por consiguiente se tendr que crear una seccin ms para el total del capital contable; esto se debe a que antes del cierre, no existe una cuenta que refleje la utilidad o prdida, pues sta est integrada por todas las cuentas de resultados. Las secciones entonces quedaran como sigue: 0.Seccin de Saldos: 1.Seccin de Saldos: 2.Seccin de Totales: 3.Seccin de Saldos: 4.Seccin de Saldos: 5.Seccin de Saldos: 6.Seccin de Totales: 7.Seccin de Totales: Activo Circulante Activo Fijo Total Activo Pasivo a Corto Plazo Capital Contable ( excepto resultado del ejercicio ) Resultado del ejercicio Total Capital Contable Total Pasivo ms Capital Contable Funcin CargosMes(Mes) Funcin AbonosMes(Mes) Funcin SdoFin(Mes) Funcin MovsMes(Mes) Funcin PresupuestoMes(Mes) Funcin Cargos(MesIni,MesFin) Funcin Abonos(MesIni,MesFin) Funcin Movs(MesIni,MesFin) Funcin CargosEne Funcin CargosFeb Funcin CargosMar Funcin CargosAbr Funcin CargosMay Funcin CargosJun Funcin CargosJul Funcin CargosAgo Funcin CargosSep Funcin CargosOct Funcin CargosNov Funcin CargosDic Funcin AbonosEne Funcin AbonosFeb Funcin AbonosMar Funcin AbonosAbr Funcin AbonosMay Funcin AbonosJun Funcin AbonosJul Funcin AbonosAgo Funcin AbonosSep Funcin AbonosOct Funcin AbonosNov Funcin AbonosDic Funcin PresupuestoEne Funcin PresupuestoFeb Funcin PresupuestoAbr Funcin PresupuestoMay Funcin PresupuestoJun Funcin PresupuestoJul Funcin PresupuestoAgo Funcin PresupuestoSep Funcin PresupuestoOct Funcin PresupuestoNov Funcin PresupuestoDic aq

Aadamos la primera seccin para el activo circulante con el icono antes indicado:

Manual de usuario 73

Como podemos observar, debajo de los iconos, en la parte izquierda, aparece la leyenda Niveles verticales y seis cuadros de edicin; la numeracin del 1 al 6 corresponden a los niveles de cuentas que Contafiscal 2000 permite en el catlogo de cuentas, de modo que en el caso del balance, en el que slo requerimos cuentas de mayor, nicamente utilizaremos el primer cuadro. En l se pueden indicar una o varias cuentas. Los nmeros de cuenta se pueden separar con guiones o con comas, segn sean consecutivos o no. Es decir, se puede especificar rangos de cuentas (100 107) o cuentas aleatorias separadas por comas (100, 105, 110), de manera similar a como se especifica la impresin de documentos en Word . Incluso se pueden definir rangos abiertos que incluyan cuentas que vayan a ser dadas de alta posteriormente. Como la primera seccin (-Seccin 0, ya que la numeracin de secciones empieza a partir de 0, no de 1-) corresponde al Activo Circulante, anotemos el rango de cuentas de mayor correspondiente en el cuadro 1: 100-112. Este dato no es suficiente para poder generar la primera seccin, puesto que falta indicar que saldos se presentarn, para lo cual indicamos la expresin correspondiente (-Ver definicin de Expresin en la siguiente pgina-). En el caso del balance, necesitamos el saldo final del mes al que corresponda; habr otros reportes en los que necesitemos los saldos iniciales, movimientos, cargos, abonos, o presupuestos de un mes o de un periodo dado. O bien, la expresin puede ser una operacin aritmtica entre dos o ms expresiones base, de alguna o algunas de ellas con nmeros. Posicionmonos en el rea de captura de Expresin Expresin y aparece la siguiente ventana:

Realmente las primeras 5 no son Expresiones, sino variables que se pueden incluir entre los parntesis de las primeras. Utilizamos estas variables para indicar de que mes se generar el reporte o de que meses o periodos se presentarn los saldos del reporte, o bien, utilizando las tres primeras letras del mes en cuestin (-ene, feb, etc.-). Si se elige utilizar las variables, al exportar a EXCEL el reporte o enviarlo a imprimir, es necesario especificar los meses que correspondern a mes 1, el mes 2, etc. Si se elige la segunda manera de expresar los meses (por medio de las primeras letras del mes), no es necesario hacer esta definicin, pero el reporte siempre se generar del mes indicado en su definicin, si se desea emitirlo para otro mes ser necesario modificar el reporte o crear uno nuevo. Como en este caso nos interesan los saldos finales, seleccionamos la Expresin SdoFin(Mes), le damos Enter y entre parntesis anotamos el mes correspondiente SdoFin(feb), puesto que vamos a presentar el balance general al 28 de febrero. Digamos que la definicin de la primera seccin de nuestro reporte est lista. Ahora procedamos a configurarla, esto significa darle presentacin. El icono que vamos a utilizar para ello es: . Al presionarlo, aparece la siguiente ventana:

Podemos observar dos reas de captura: La primera es para anotar un ttulo de columna, por ejemplo, saldos finales; sin embargo, puesto que es evidente que el balance general presenta los saldos finales correspondientes, elegimos dejarlo en blanco. El segundo cuadro sirve para definir la expresin a incluir en el reporte; para ello nos posicionamos en l, presionamos Ctrl-Flecha abajo y nos despliega las siguientes Expresiones base:

Como ya se mencion, el reporte se divide en secciones, y la configuracin de la presentacin es individual para cada una de ellas; por lo que es imprescindible identificar en la parte superior izquierda de la ventana cul es la seccin con la que se est trabajando. A continuacin aparecen 7 paletas: 1. Generales. En ella se introduce el encabezado general del reporte. El Sistema por default introduce el nombre y domicilio de la empresa. Este

Manual de usuario 74

puede ser modificado o eliminado por completo. En la parte inferior de la ventana se pueden seleccionar el nmero de columnas de la hoja de clculo en Excel a utilizar en el encabezado, la fuente y la alineacin del mismo. En el caso de nuestro balance, mencionemos que se trata de Balance General al 28 de febrero, ubiqumoslo en 4 columnas (centrado), Fuente Arial, tamao de la fuente 9 y estilo de la fuente cursiva centrada. 2. Secciones. Se refiere a la configuracin de la presentacin de los datos de cada seccin. A continuacin se muestra la ventana correspondiente: Tecleemos exactamente los datos y opciones que en ella aparecen:

Descripcin de la seccin. Cada una de las secciones que se incluyen para crear nuestro reporte, el sistema las identifica asignando un nmero secuencial, el cual por s mismo no es de mucha ayuda para identificar la informacin que comprender determinada seccin, de tal forma que si se requiere, podemos indicar un texto que explique el contenido de la misma. Este texto aparecer al pie de cada seccin. Exporta frmulas. al activarlo y mandar el reporte a EXCEL, si nos posicionamos en la celda en la cual se indica el total horizontal o vertical, y presionamos F2, podemos visualizar la frmula de suma con el rango de datos del cual se obtuvo el total; de lo contrario nicamente visualizaremos el importe. Exportar Nmero y Nombre de cuenta. Comnmente se utiliza el nombre de la cuenta en la mayora de los reportes, el cual se incluye seleccionando nombre para Verticales. El uso de nombre y nmero de cuenta del rea horizontal se usa slo en los Reportes de Cuentas. Exporta Renglones. Al inhabilitarlo tiene la oportunidad de mostrar nicamente el total de la seccin, no as las cuentas que la integran. Esta opcin es til al definir la seccin capital contable, ya que como se ver ms adelante, es necesario que en el cuerpo del balance aparezca la cuenta Resultado del ejercicio, cuenta que no aparece hasta que se haga la pliza de cierre; mientras tanto, la solucin es crear una seccin en donde se incluyan todas las cuentas de resultados, se omitan renglones y se exporte slo el total, colocndole la etiqueta Resultado del Ejercicio. Exporta Porcentajes. Permite obtener el porcentaje que representa cada rengln de la seccin con respecto al total de la misma. Para ello es indispensable activar tambin el rengln Exporta Totales verticales, pues de lo contrario, el sistema no tiene un parmetro de referencia con el cual calcular los porcentajes correspondientes. Exporta Totales. En la parte superior de la ventana podemos definir una etiqueta para el total horizontal, vertical o ambos, segn sea el caso; as como una breve descripcin de la seccin. En la parte central derecha de la ventana, podemos visualizar cmo quedar nuestra seccin con la configuracin seleccionada. Renglones antes y despus de la seccin (interlineado). En la parte inferior derecha se tiene la opcin de modificar el interlineado entre secciones para mejorar la presentacin de la seccin, sea incluyendo renglones en blanco o quitndolos para unir totales con saldos. Las siguientes 5 paletas presentan las secciones o sub secciones en que cada seccin se divide. A continuacin presentamos un grfico (una seccin de un reporte ya elaborado ) para un mejor entendimiento de las mismas.

En este punto del proceso se puede ver que se hace referencia a horizontal el cual corresponder a las filas en Excel y vertical a las columnas en Excel , ya que as es posible identificar las opciones a incluir. De esta forma en primer lugar tenemos: Etiqueta de total Vertical y Etiqueta de total horizontal.

Es importante considerar a estos dos conceptos como referencia para las dems opciones a incluir que tiene el sistema clasificadas como horizontales y verticales.

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Activo Circulante Caja 31,500.25 Bancos e Inversiones Temporale -476,407.80 Clientes por TV e Internet 317,685.00 ventas Islas 494,184.75 Deudores Diversos 4,680.00 IVA Acreditable 202,360.80 Crdito al Salario 680.00 Inventarios 1,131,960.00 Pagos Provisionales 42,100.00 Total Activo Circulante 1,748,743.00 2% -27% 18% 28% 0% 12% 0% 65% 2% 100%

balance comparativo ), por lo que los totales verticales no nos son de utilidad. Nuestro reporte tampoco consta de cuentas horizontales, puesto que no se trata de un reporte de cuentas, y la columna no tiene ttulo ( en cuyo caso ste se configurara como cuenta horizontal, aunque se trate de un reporte de saldos ). Continuemos con la elaboracin de nuestro Balance: Ya definimos la primera Seccin; la siguiente es el Activo Fijo; el siguiente paso sera crear una nueva seccin y definirla de manera similar al activo circulante, sin embargo, es ms sencillo copiar la seccin del Activo Circulante y nicamente modificar los cuadros que contienen los nmeros de cuenta, de este modo, nos ahorraramos el tener que configurar seccin por seccin. Procedamos entonces a posicionarnos en la seccin cero de nuestro reporte, presionemos el icono para copiar Seccin, para aadir una seccin del

mismo tipo hacemos clic en . Nuestra nueva seccin queda idntica que la seccin cero. Ahora nos corresponde cambiarle los nmeros de cuenta. ( Del 140 al 151, que corresponden al activo fijo ). Para ver nuestro reporte en una hoja de EXCEL utilizamos el icono . El Sistema nos presenta la siguiente ventana:

Esta es la seccin que estamos creando del reporte del balance general, slo que se presentan algunos bordes y rellenos para poder identificar claramente sus componentes o partes. Saldos. En esta parte podemos configurar la presentacin de los datos numricos de la seccin indicando dos aspectos: Nmero: En esta parte se indica el formato deseado de nmero (general, nmero, moneda, porcentaje o contabilidad), el nmero de decimales, la opcin de usar separador de miles y la configuracin de nmeros negativos. Formato: Esta parte se divide en otras tres paletas: formato, celdas y relleno. En la primera de ellas se define la alineacin y la fuente ( estilo, tamao, efectos y color ); en la segunda se definen bordes y su estilo; y finalmente el relleno. Porcentajes. Se divide en tres paletas: Formato, celdas y relleno, y funcionan de la misma manera que las del numeral anterior. Totales. Tienen dos opciones: Verticales u Horizontales. Es importante definir con cul de ellas se quiere trabajar, para poder configurarlo adecuadamente. Cada una de ellas tienen la misma composicin que la configuracin de los saldos. Ttulos. Tiene dos paletas: Lneas y Formato. La primera de ellas se utiliza para definir el ttulo de la seccin; y la segunda tiene un funcionamiento similar al formato de Saldos. Cuentas. Funcionan de igual modo que la configuracin de totales. Al igual que en aquellos, es importante tener muy bien identificado si se est configurando cuentas totales o verticales, ya que en estos dos puntos es muy fcil perder de vista qu parte del reporte se est configurando. En nuestro reporte no hay totales verticales ni cuentas horizontales. Los totales verticales se usan cuando el reporte consta de varias columnas y queremos sumarlas. En el caso de nuestro balance, tiene una sola columna ( no es un

En esta ventana podemos elegir ver EXCEL , ver directamente la vista previa de EXCEL o imprimir. Tambin se indica cul es el o los meses de las expresiones (-1,2,3,4,5,6-), slo si se utilizan las variables (Mes1, Mes2, Mes3, etc.); de lo contrario no es necesario. Para ver nuestro reporte Seleccionemos ver EXCEL. Recuerde que por medio de las variables es posible crear reportes generales que pueden utilizarse para diversos meses sin que se tenga que modificar la especificacin del reporte, sino que al momento de emitir dicho reporte el usuario indica que mes o meses desea consultar.

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Horacio No. 1425, Col. Polanco, Del. Benito Jurez Balance General al 28 de febrero de 2003 Activo Circulante

Seccin a 1; Vayamos a la Paleta Ttulos, All ubiqumonos en la paleta Lneas, Cambiemos el ttulo por Activo Fijo. Ya tenemos las dos primeras secciones de nuestro reporte, ahora necesitamos aadir una seccin de totales para mostrar la suma del Activo. Presionamos entonces el icono aadir seccin de totales y anotamos lo siguiente:

Caja Bancos e Inversiones Temporale Clientes por TV e Internet ventas Islas Deudores Diversos IVA Acreditable Crdito al Salario Inventarios Pagos Provisionales Total Activo Circulante

31,500.25 -476,407.80 317,685.00 494,184.75 4,680.00 202,360.80 680.00 1,131,960.00 42,100.00 1,748,743.00

2% -27% 18% 28% 0% 12% 0% 65% 2% 100%

Activo Circulante

En Ttulo anotamos la etiqueta que queremos para la seccin, y en Expresin, anotamos S0+S1, puesto que S0 y S1, son los nombres de las secciones reconocidas por el sistema, y la Suma del Activo Circulante ms el Activo Fijo es igual al Total Activo (-en nuestra estructura no tenemos activo diferido-). Ahora configuremos esta seccin de totales: Ubiqumonos en S2, describamos a la Seccin como Total Activo, ubiqumonos en la paleta Celdas (seccin de Totales, Formato, Celdas), seleccionemos un borde negro, seleccionemos las 4 lneas exteriores y el estilo ubicado en la esquina inferior izquierda, en relleno seleccionemos gris 25%. La siguiente seccin es el pasivo. Ubiqumonos en S0 S1, presionamos el icono de copiar seccin, nos posicionamos en la seccin inmediata anterior a la cual deseamos que se ubique la nueva seccin e indicamos aadir seccin, en este caso como deseamos adicionar una nueva seccin al final del reporte, nos posicionamos en la ltima seccin actual, la 2. Ahora tenemos una nueva seccin 3 a la que hay que modificar nmeros de cuenta. El pasivo est conformado por las cuentas de la 200 a la 207. Modifiquemos el ttulo de la Seccin, la etiqueta de total horizontal, la descripcin de la seccin y el interlineado de secciones a 1. Tambin es importante multiplicar la funcin SdoFin (feb)*-1, puesto que si dejamos nicamente la funcin, aparecer en el balance con saldo negativo y ello puede interpretarse incorrectamente. Esta operacin debe efectuarse para todas las cuentas de pasivo y capital contable. Copiemos ahora otra seccin para el capital contable y repitamos el proceso seguido en las secciones anteriores. Slo que ahora, dejemos desactivada la opcin de total horizontal. En consecuencia, tambin se desactivar la opcin exportar porcentajes (-los nmeros de cuenta del capital contable son del 300-380), y el interlineado despus de la seccin debe ser cero, esto es debido a que como se explic anteriormente, el capital debe incluir el resultado de ejercicios, datos que se obtiene de la suma de todas las cuentas de resultados. Construyamos otra seccin para el Resultado del ejercicio, que debe quedar pegada a las dems cuentas de capital contable, como si fueran un solo bloque, slo que ahora se desactiva la opcin exportar renglones y se activa exportar totales, utilizando como etiqueta: Resultado del Ejercicio. El interlineado antes de la seccin debe ser cero. ( Las cuentas de resultados son de la 400-600 ).

Terrenos Edificios Deprec. Acum. de Edif. Maquinaria y Equipo Depreciacin Acumulada de Maq. Equipo de Transporte Depn. Acum. Eqpo. Transp. Eqpo. de Ofna. Deprec. Acum. Eqpo. Ofna. Equipo de Cmputo Deprec. Acum. Eqpo. Cmp. Total Activo Circulante

3,500,000.00 4,490,000.00 -59,016.66 250,000.00 -29,166.66 290,000.00 -38,666.66 73,000.00 -6,716.66 75,000.00 -10,625.00 8,533,808.36

41% 53% -1% 3% 0% 3% 0% 1% 0% 1% 0% 100%

Podemos darnos cuenta que falta modificar el ttulo de la segunda seccin (Total activo circulante), la etiqueta de total horizontal, y que el interlineado entre secciones es muy amplio, por lo que se hacen las modificaciones pertinentes y se ajusta el interlineado: Vayamos al botn de Configuracin, seleccionemos la Seccin 1, vayamos a la paleta Secciones, escribamos en la etiqueta de Total Horizontal Total Activo Fijo, describamos a la seccin como Activo Fijo, disminuyamos los renglones antes de la

Manual de usuario 77

Aadamos una seccin de totales para el total Capital contable, esto es as puesto que el capital contable se gener usando dos secciones; y una ms para la suma del pasivo ms capital contable. Nuestro reporte queda como sigue: SU EMPRESA S.A. DE C.V. Horacio No. 1425, Col. Polanco, Del. Benito Jurez Balance General al 28 de febrero de 2003 Activo Circulante Proveedores Acreedores Diversos Impuestos por pagar Sueldos y Salarios por Pagar IVA Trasladado 31,500.25 -476,674.06 317,685.00 494,184.75 4,680.00 202,392.58 680.00 1,131,960.00 65% 42,100.00 2% 1,748,508.52 100% Activo Fijo 2% -27% 18% 28% 0% 12% 0% Total Pasivo 703,265.00 42% 11,100.00 1% 369,400.00 22% 166,400.00 10% 412,530.00 25% 1,662,695.00 100%

Pasivo

Caja Bancos e Inversiones Temporale Clientes por TV e Internet Ventas Islas Deudores Diversos IVA Acreditable Crdito al Salario Inventarios Pagos Provisionales Total Activo Circulante

Capital Contable

Capital Social Resultado de ejercicios anteri Resultado del Ejercicio

8,611,000.00 520,000.00 -511,143.64 Total capital Contable Total Pasivo ms Capital Contable 8,619,856.36 10,282,551.36

Definicin de un Estado de Resultados por Saldos.


Terrenos Edificios Deprec. Acum. de Edif. Maquinaria y Equipo Depreciacin Acumulada de Maq. Equipo de Transporte Depn. Acum. Eqpo. Transp. Eqpo. de Ofna. Deprec. Acum. Eqpo. Ofna. Equipo de Cmputo Deprec. Acum. Eqpo. Cmp. Total Activo Fijo 3,500,000.00 41% 4,490,000.00 53% -59,016.66 -1% 250,000.00 3% -29,166.66 0% 290,000.00 3% -38,666.66 0% 73,000.00 1% -6,716.66 0% 75,000.00 1% -10,625.00 0% 8,533,808.36 100% Total Activo 10,282,316.88 En esencia, la mecnica a seguir para definir un reporte u otro es la misma. Por ello, para este segundo reporte se evitarn los detalles innecesarios y se mostrar nicamente los aspectos principales para obtener el Estado de resultados. Tambin debe mencionarse que se usar la misma estructura del catlogo de cuentas que se utiliz en la generacin del Balance General (seccin 20.3 de este captulo). Para crear el reporte:

1. Haga clic al icono


de Resultados.

y teclee ER como clave y como descripcin Estado

2. Con el icono

entre a la forma de definicin del reporte.

3. Establezca que se trata de un reporte por saldos con el icono

Manual de usuario 78

4. Agregue una seccin de saldos haciendo clic en


hacen referencia a las cuentas de Ingresos.

5. En los niveles verticales, especifique el rango de cuentas 400-450, los cuales 6. En la columna establecida, indique la funcin de saldos finales. Para el
ejemplo se considera la funcin SdoFin(feb), la cual dar como resultado el saldo final de dichas cuentas al mes de febrero. Sin embargo, recuerde que el sistema tiene variables que pueden ser utilizadas para crear un reporte abierto a cualquier mes.

Nota Importante: Observe que la expresin de la columna est multiplicando el valor de la funcin por 1 (menos uno). Esto se indica para evitar el signo negativo en el saldo por la naturaleza de la cuenta (acreedora) al momento de emitir el reporte. En secciones:

7. Para esta seccin, haciendo clic en


configuracin:

se establece la siguiente

En la paleta generales:

Manual de usuario 79

La etiqueta de total horizontal se define como Ventas Netas, se especifica renglones en blanco antes de la seccin, as como lneas en blanco entre los ttulos y los totales. As mismo, se seleccionan para el plano horizontal y vertical la presentacin de algunos de los conceptos listados Para completar la presentacin de esta seccin, en la carpeta Saldos, Formato, Celdas; se define un borde inferior que va a permitir obtener una raya para total.

13. La configuracin de esta seccin es bsicamente alineacin a la derecha y un


borde para la presentacin del total.

8. Se agrega otra seccin con

(o con copiado de secciones) para el costo de ventas, representado por la cuenta 500 nicamente. Se vuelve a indicar en la columna establecida el saldo final de febrero.

9. La configuracin de esta seccin es la siguiente.

14. Se incluye otra seccin de saldos con

para los gastos de operacin, representados nicamente en este caso por los gastos de venta que corresponde al nmero 600. Para ser congruentes con los saldos presentados se elige nuevamente saldo final de febrero.

10. Para obtener la Utilidad Bruta se agrega una seccin de totales haciendo clic en
. Tambin puede utilizar copiado de secciones. La configuracin de esta seccin comprende una descripcin para el total horizontal y la seleccin de los conceptos que se aprecian en la forma en Horizontales y Verticales.

11. La descripcin del total ser precisamente Utilidad Bruta. 12. En la expresin de la seccin de los totales se resta el costo de ventas a los
ingresos, quedando de la siguiente manera:

Manual de usuario 80

15. Para obtener la Utilidad antes de Intereses e Impuestos se incluye otra seccin
de totales con .

As como la seleccin de un borde para incluir rayas para el total que viene a continuacin.

16. La descripcin del total ser precisamente: Utilidad antes de Intereses e


Impuestos y para la expresin, se restar a la Utilidad Bruta, los gastos de operacin quedando de la siguiente manera:

17. Para los gastos financieros y otros gastos se agrega una nueva seccin de
saldos. Haga clic en . La especificacin de estas cuentas comprende el rango 800-900 y nuevamente el saldo final de febrero.

La configuracin de esta seccin comprende bsicamente la seleccin de parmetros para los planos horizontales y verticales.

Manual de usuario 81

18. Finalmente para obtener la Utilidad antes de Impuestos, se agrega una seccin
de totales con la misma descripcin y la resta de las secciones 4 y 5 (Utilidad antes de Intereses e Impuestos y Gastos financieros).

Para definir este reporte, se considera el mismo catlogo presentado al inicio de este captulo. Sin embargo, al ser un Estado de resultados nos enfocaremos a las cuentas de resultados en las cuales se est manejando lneas de productos y sucursales como se puede apreciar en el siguiente fragmento de cuentas:

La configuracin de esta seccin se basa en un borde en la celda y un relleno para resaltar el total. El resultado de la definicin de este reporte se muestra a continuacin: SU EMPRESA S.A. DE C.V. Horacio No. 1425, Col. Polanco, Del. Benito Jurez Estado del resultados por el primer bimestre de 2004 Ventas Bonificaciones y Devoluciones Ventas netas Costo de Ventas 551,300.00 0.00 551,300.00 0.00 Utilidad Bruta Gastos de Venta Total Gastos de Operacin 1,062,443.64 1,062,443.64 Utilidad antes de Intereses e Impuestos 211.92 22.56 Utilidad antes Impuestos 234.48 de -511,378.12 Siempre que se genere un reporte de cuentas, es necesario iniciar definiendo con precisin qu es lo que se quiere mostrar o destacar en el nivel horizontal, pues para ello se generan los reportes de cuentas, de lo contrario, simplemente se generara un reporte de forma vertical ( de saldos ). En el estado de resultados que vamos a generar queremos destacar los resultados obtenidos por cada canal de ventas; de modo que obtendremos tres resultados correspondientes a tres canales, en vez de un solo resultado correspondiente a la empresa en general. A continuacin se muestra la primera seccin: 551,300.00

-511,143.64

Gastos Financieros Otros Gastos

Definicin de un Estado de Resultados por Cuentas.

Podemos observar que en los niveles horizontales se anotaron precisamente las cuentas correspondientes a los canales de ventas, es decir, 400 01-03, de modo que el reporte tenga 3 columnas y nos muestre tres resultados ( uno por cada canal ). En los niveles verticales ( primero y segundo ) anotamos un smbolo &, lo que indica que los renglones exportados a nivel vertical, tienen como primero y segundo nivel aquellos sealados para el nivel horizontal. Los nmeros anotados en los siguientes

Manual de usuario 82

niveles verticales, indican alguna especificacin en particular. En este caso, 01-04 indica que exporte las 4 lneas de productos que se venden por cada uno de los canales de ventas (01-03). Sin embargo, el 001 especificara que se exporten solamente las ventas de Tampico. Considerando los 4 niveles de cuentas indicados a nivel vertical, ( 400, 01-03, 01-04, 001 ), indica al sistema que exporte las ventas de la Sucursal Tampico, de las 4 lneas de productos distribuidos a travs de los 3 canales de ventas; sin embargo, como la sucursal Tampico no utiliza los canales de ventas de TV e Internet, nicamente exportar las ventas de la sucursal Tampico de las 4 lneas de productos distribuidos a travs de la Isla. Veamos las siguientes secciones:

Obsrvese que la expresin utilizada ( Tipo de Saldo ) es SdoFin(feb)*-1, esto es porque el sistema marca como negativos los saldos de las cuentas de naturaleza acreedora; y en un estado de resultados no se indican de ese modo; luego entonces, la multiplicacin por menos uno es para presentar positivos los saldos que el sistema marca como negativos. A continuacin se presenta la seccin de ventas totales:

Las siguientes secciones quedaran de la siguiente manera:

Como podemos observar, las tres secciones son casi idnticas a la Seccin cero, excepto por el cuadro de edicin 4 de los niveles verticales; lo que indica que la seccin 1 exportar las ventas de la sucursal Veracruz, la Seccin 2 las ventas de la Sucursal Ensenada y la Seccin 3 las ventas de la Sucursal Mazatln, correspondientes a las 4 lneas de productos distribuidos a travs de la Isla. Por la estructura de nuestro Catlogo, las ventas reportadas en las Secciones anteriores, nicamente corresponden al canal de Ventas Islas. Para mostrar las ventas correspondientes a los otros dos canales creamos la siguiente seccin: Los nmeros de cuenta 450 450 450 450 Esta seccin exportar las ventas a travs de TV e Internet ( 01-02 ) de las 4 lneas de productos. ( 01-04 ). 01-03 01-03 01-03 01-03 01-04 01-04 01-04 01-04 001 002 003 004

Nota Importante:

indicaran la exportacin de las bonificaciones sobre ventas de cada sucursal ( 001, 002, 003, 004 ), de las 4 lneas de productos (01-04) correspondientes a los 3 canales de ventas (01-03), pero como los canales de ventas 1 y 2 no son a travs de las sucursales, los nmeros de cuenta arriba sealados indican la orden de exportar las

Manual de usuario 83

Bonificaciones s/Ventas de las 4 sucursales correspondientes a las 4 lneas de productos, por ventas de las Islas. A continuacin se presentan dos secciones de totales:

La ltima seccin nos presenta la Utilidad antes de Impuestos. A continuacin se muestra el reporte completo: SU EMPRESA S.A. DE C.V. Horacio No. 1425, Col. Polanco, Del. Benito Jurez Estado de resultados por canal de ventas correspondiente al primer bimestre de 2003 Ventas Tampico TV 400-01-01-001 400-01-02-001 400-01-03-001 El costo de ventas no se presenta por canal de ventas, puesto que el costo es independiente del canal, por lo que la estructura del catlogo en este sentido no permite presentar esta seccin con el formato que venimos manejando. En este caso, lo que se puede hacer para respetar la estructura es exportarlo a EXCEL de este modo, y all proceder a hacer un prorrateo utilizando como base las ventas netas, para poder llegar a un resultado razonable para cada canal de ventas. Para efectos de este ejemplo lo dejaremos tal cual est, por lo que el costo de ventas aparecer cargado totalmente a los resultados del primer canal de ventas (TV). A continuacin presentamos los gastos de operacin (que tienen la misma problemtica que el costo en cuanto a que son independientes del canal de ventas y, por ende, la estructura del catlogo no permite distribuir los gastos en los tres canales ): 400-01-04-001 Tampico Tampico Tampico Tampico Totales Ventas Tampico 0.00 Internet Isla 32,000.00 25,800.00 15,900.00 27,750.00 0.00 101,450.00 Ventas Veracruz TV 400-01-01-002 400-01-02-002 400-01-03-002 400-01-04-002 Veracruz Veracruz Veracruz Veracruz Totales Ventas Veracruz 0.00 Internet Isla 47,000.00 43,000.00 27,800.00 40,450.00 0.00 158,250.00 Ventas Ensenada TV 400-01-01-003 400-01-02-003 400-01-03-003 400-01-04-003 Para efectos de este ejemplo, los gastos de operacin se cargarn por completo al primer canal de ventas. Lo mismo aplica para las seccin de gastos siguiente: Ensenada Ensenada Ensenada Ensenada Total Ventas Ensenada 0.00 0.00 Internet Isla 28,000.00 13,900.00 18,300.00 20,500.00 80,700.00

Ahora presentemos el costo de ventas y la utilidad bruta:

Manual de usuario 84

450-01-04-003 Ventas Mazatln TV 400-01-01-004 400-01-02-004 400-01-03-004 400-01-04-004 Mazatln Mazatln Mazatln Mazatln Total Ventas Mazatln 0.00 0.00 Internet Isla 25,000.00 12,900.00 18,200.00 16,900.00 73,000.00 450-01-01-004 450-01-02-004 450-01-03-004 450-01-04-004

Ensenada Bonificac. s/Vtas. Mazatln 0.00 0.00

0.00 0.00

Bonif. s/Vtas. Ensenada TV Internet Islas Mazatln Mazatln Mazatln Mazatln Bonificac. s/Vtas. Ensenada 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

TV 400-01-01 400-01-02 400-01-03 400-01-04 Lnea 1 Lnea 2 Lnea 3 Lnea 4 Total Ventas TV e Internet Ventas Totales

Ventas TV e Internet Internet

16,800.00 13,200.00 20,900.00 13,900.00 19,200.00 15,000.00 23,400.00 15,500.00 80,300.00 57,600.00 80,300.00 57,600.00 413,400.00 Bonif. s/Vtas. Tampico TV Internet Islas 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Bonif. s/Vtas. Tot. Ventas Netas

0.00 80,300.00

0.00 413,4 57,600.00 00.00 Costo de Ventas

0.00

500-01-01 500-01-02 500-01-03 500-01-04

Tampico Veracruz Ensenada Mazatln Total Costo de Ventas

Costo de Ventas 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 413,4 57,600.00 00.00

450-01-01-001 450-01-02-001 450-01-03-001 450-01-04-001

Tampico Tampico Tampico Tampico Bonificac. s/Vtas. Tampico

Utilidad Bruta

80,300.00

Bonificac. s/Vtas. Veracruz TV 450-01-01-002 450-01-02-002 450-01-03-002 450-01-04-002 Veracruz Veracruz Veracruz Veracruz Bonificac. s/Vtas. Veracruz 0.00 0.00 Internet Islas 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Gastos de Operacin Gastos de Venta 600-01 600-02 600-03 600-04 Tampico Veracruz Ensenada Mazatln Totales 339,651.64 295,770.00 222,492.00 204,530.00 1,062,443.64 413,4 -982,143.64 57,600.00 00.00 Gastos Financieros y Otros Gastos

Bonif. s/Vtas. Mazatln TV 450-01-01-003 450-01-02-003 450-01-03-003 Ensenada Ensenada Ensenada Internet Islas 0.00 0.00 0.00 Utilidad Operativa

Manual de usuario 85

Gastos Financieros 800 900 Gastos Financieros Otros Gastos Total Gtos. Fin. y Otros Gtos. 211.92 22.56 234.48 413,4 -982,378.12 57,600.00 00.00

Comparativo de ventas reales contra presupuestadas por primer bimestre de 2003. Real 400-03-01-001 400-03-01-002 400-03-01-003 400-03-01-004 400-03-02-001 400-03-02-002 400-03-02-003 400-03-02-004 400-03-03-001 400-03-03-002 400-03-03-003 400-03-03-004 400-03-04-001 400-03-04-002 400-03-04-003 400-03-04-004 Tampico Veracruz Ensenada Mazatln Tampico Veracruz Ensenada Mazatln Tampico Veracruz Ensenada Mazatln Tampico Veracruz Ensenada Mazatln Totales 32,000.00 47,000.00 28,000.00 25,000.00 25,800.00 43,000.00 13,900.00 12,900.00 15,900.00 27,800.00 18,300.00 18,200.00 27,750.00 40,450.00 20,500.00 16,900.00 413,400.00 Presupuesto Diferencias 30,000.00 2,000.00 44,000.00 3,000.00 27,800.00 21,700.00 24,200.00 39,000.00 12,400.00 11,040.00 14,100.00 28,700.00 18,150.00 18,000.00 26,250.00 41,500.00 20,120.00 17,800.00 394,760.00 200.00 3,300.00 1,600.00 4,000.00 1,500.00 1,860.00 1,800.00 -900.00 150.00 200.00 1,500.00 -1,050.00 380.00 -900.00 18,640.00

Utilidad antes de Impuestos

Este mismo estado de resultados puede generarse desde otra perspectiva: Resultado por Sucursal. La definicin se hara de manera similar, slo que constara de cuatro columnas: Tampico, Veracruz, Ensenada y Mazatln. O bien, se podra generar un estado de resultados por lnea de productos.

Operaciones con Funciones.


El reporteador, adems de exportar las funciones simples que se presentan en la tabla de la Seccin 20.3, puede hacer una serie de operaciones entre ellas. En esa misma seccin, al elaborar el balance general se observ que para exportar los saldos de las cuentas de pasivo y de capital contable, las expresiones se multiplicaron por menos uno. El sistema reconoce operaciones de suma, resta, multiplicacin y divisin. Para ello, estas operaciones pueden ser entre una(s) de las funciones sealadas en la tabla y cierto(s) valor(es) numrico(s), o bien, solamente operaciones entre dichas funciones. La generacin del reporte es exactamente igual que el procedimiento sealado en los reportes anteriores. Lo nico que cambia es la definicin de las expresiones. A continuacin se ejemplifica la creacin de un pequeo reporte en el que se utilizan operaciones con funciones. Hagamos un comparativo entre el presupuesto de ventas acumuladas a febrero del ejercicio 2003 y las ventas reales: ( Para mayor referencia de presupuestos consulte la ayuda en lnea ).

Como podemos observar, las dos primeras columnas presentan los saldos reales y presupuestados correspondientes a las ventas; la tercera columna muestra las diferencias entre ellas. Las tres expresiones estn multiplicadas por menos uno para presentar los importes como nmeros positivos. A continuacin se exporta el reporte:

Por medio de estas operaciones con funciones, podra tambin generar un reporte tan importante como el estado de cambios en la situacin financiera, sin tener que generar un balance comparativo por separado. Con el simple hecho de indicar como expresin la diferencia entre el Saldo final y el Saldo Inicial del periodo a que se refiera el documento, el trabajo est hecho. Otro posible uso de estas operaciones, puede ser un reporte generado con el propsito de calcular los presupuestos con base en datos histricos, por ejemplo, si se quiere presupuestar las ventas de enero, se genera un reporte cuya expresin sea MovsEne*1.10, lo que indicara que presupuestamos vender un 10% ms que el ao pasado. O bien, para presupuestar los gastos de operacin, se puede tomar como expresin el Presupuesto de ventas multiplicado por un factor, por decir, PresupuestoMes(ene)*0.40, lo que indicara que dado el presupuesto de ventas, estimamos que los gastos de operacin son un 40% de las mismas. Claro que estas operaciones se pueden hacer tambin en EXCEL, pero hacerlas en el reporteador, hace estas operaciones ms confiables porque toma la informacin directamente de contabilidad.

Reglas de Especificacin y de Validacin


SU EMPRESA S.A. DE C.V. Horacio No. 1425, Col. Polanco, Del. Benito Jurez Reglas de Especificacin.

Manual de usuario 86

Cuando definimos una seccin en un reporte, en los cuadros de edicin podemos anotar nmeros de cuenta en diferentes niveles, o una combinacin de nmeros de cuenta y smbolos. Estos ltimos nos ayudan a simplificar el nmero de caracteres tecleados y en ocasiones a evitar la necesidad de consultar con frecuencia el catlogo de cuentas. Estos smbolos son los siguientes: 1.

&.

Este smbolo se utiliza solo en el reporte por cuentas e indica que el nivel en donde se encuentre se sustituir por su nivel correspondiente complementario en la definicin de cuentas y permite indicar la direccin de la expansin de las a obtener. Tomando la figura siguiente el nmero de cuenta 400 se sustituye en el nivel vertical y la expansin se hace tambin para el siguiente nivel.

Esta seccin exporta las cuentas de primer nivel desde el inicio del catlogo hasta la 140. Ntese que el smbolo & slo puede utilizarse en reportes de cuentas, mientras que el smbolo % y el * se pueden utilizar en ambos tipos de reportes.

Reglas de Validacin Se refieren a la validacin de los caracteres del reporteador. 1. Los niveles de ninguna seccin deben estar vacos al momento de emitir el reporte.

2.

%.

Este smbolo indica exportar todo el rango disponible. Por ejemplo, si tecleamos en el nivel 1, 600; y en el nivel 2, %, ello indica exportar todas las subcuentas correspondientes a la cuenta 600.

3.

*. Este smbolo indica la cuenta o subcuenta inicial o final de un rango. Por ejemplo si en el tercer nivel se indica: * -380, el reporteador extraer todas aquellas cuentas cuyo tercer nivel sea cualquier nmero y termine con 380. Si por el contrario, tecleamos: 500-*, se exportarn todas las cuentas cuyo tercer nivel sea mayor o igual a 500.
Esta regla es vlida para los reportes por saldos y por cuentas. 2. Esta regla aplica para ambos tipos de reportes. En las columnas como en los renglones, los niveles posteriores a un vaco deben ser vacos. ( No se puede dejar en blanco un cuadro de edicin y escribir al siguiente nivel ).

Veamos un ejemplo:

Como en el nivel 1 y 2 se utiliz el smbolo &, ello indica que esta seccin exporte a nivel vertical las ventas(400) por TV e Internet (01-02 ), de las 4 lneas de productos. Veamos un ejemplo ms: 3. Cuando una columna o rengln tenga &, su correspondiente rengln o columna debe ser diferente de vaco.

Esto indica exportar todas las subcuentas de segundo nivel de la cuenta 100. Y finalmente,

4.

Cuando todas las columnas o renglones sean vacas, los renglones o columnas no deben tener &. Esto solo aplica para reportes definidos por saldos.

Manual de usuario 87

5.

La columna o rengln que tenga &, %, * o sea alfanumrico, no debe tener su correspondiente rengln o columna con los mismos caracteres. ( Puesto que los smbolos siempre tienen que ir en combinacin con nmeros. Smbolos solos carecen de significado ). Esta regla aplica para los reportes definidos por cuentas.

Una cuestin muy interesante, es el hecho de que puede mezclarse el uso de los Presupuestos con el reporteador ( Ver captulo 20 del Manual del ContaFiscal 2000 para Windows ). Esto es, adems de la opcin de capturar presupuestos mensuales sencillos tales como teclear un importe en cada mes; establecer una cantidad anual y hacer un prorrateo; o establecer porcentajes mensuales para cada cuenta; es posible hacer los presupuestos de algunas cuentas de esta manera; y los de otras, obtenerlos con base en dichos presupuestos. Por ejemplo, se pueden presupuestar las ventas tecleando un total anual y estableciendo porcentajes mensuales; y obtener los presupuestos del costo de ventas y los gastos, como un porcentaje del presupuesto de ventas. Esto se hara en el reporteador utilizando operaciones con funciones, y posteriormente se capturaran los datos en el mdulo presupuestos. Finalmente, cuando ya se tienen los presupuestos mensuales, es posible definir reportes que incluyen la informacin presupuestada. Por ejemplo, un comparativo entre saldos reales y presupuestos. Es de gran utilidad la versatilidad en la informacin que se puede generar al combinar el uso de estos dos mdulos del Contafiscal 2000. Vale la pena aclarar que no es necesario el uso del reporteador para poder generar presupuestos, pero si as se hace, se tiene una gama ms amplia de posibilidades en la generacin de la informacin financiera.

6.

La columna o rengln correspondiente a un rengln o columna que tenga &, slo puede tener *, % o ser alfanumrico.

19.2 Captura de Presupuestos


Para poder accesar a la captura de presupuestos, es necesario ir al men Cuentas, Presupuestos, Captura y aparece la siguiente ventana:

19. Presupuestos
19.1 Generalidades
Contafiscal 2000 ofrece un mdulo para la generacin de presupuestos. Su mecanismo es muy simple, pero permite obtener los presupuestos mensuales de cada cuenta que se requiera presupuestar, y con ello genera un reporte cuyos datos son el nmero, nombre de la cuenta y presupuesto mensual.

En la pestaa Generales, Se despliega el catlogo de cuentas. Este se puede presentar ordenado de dos maneras: Por nmero de cuenta y por Nombre de la Cuenta. La manera ms prctica de presentarlo y que aparece en el sistema por de fault, es por Nmero de Cuenta. El catlogo sirve para buscar y elegir la cuenta de la cual queremos capturar los presupuestos. En ocasiones la bsqueda de la cuenta que queremos capturar puede realizarse ms rpido si tecleamos en el cuadro de edicin Busca el nombre de la cuenta deseada y presionando el cono . En el extremo

izquierdo del catlogo aparece la flecha , que indica la cuenta en la que se efectuar la captura, de seguir con el proceso correspondiente. A continuacin se le da un clic al icono . El sistema enva el siguiente mensaje:

Manual de usuario 88

19.3 Acumulacin de Presupuestos


Este proceso se basa en el hecho de que las cuentas de niveles superiores deben afectarse por los movimientos de las cuentas de niveles inferiores. Dentro del Men Cuentas, Presupuestos, Acumulacin, se pueden acumular los movimientos de las cuentas que por error se hayan desacumulado, o bien, aquellos que no se hayan sumado debiendo haberlo hecho. Para ello el sistema por default nos muestra una ventana en la que se indica acumule todas las cuentas del catlogo; sin embargo, se pueden hacer la seleccin de un rango para tal efecto.

Esta pregunta realmente est planteada en el caso de que se trate de una modificacin al presupuesto ya capturado; si se trata de un reporte nuevo, le indicamos que S y nos aparece la siguiente ventana, que es en la que efectivamente se capturan los presupuestos:

19.4 Visualizacin e Impresin del Reporte de Presupuestos


All debemos elegir el tipo de presupuesto a capturar: 1. 2. 3. Cantidad. En este tipo de presupuestos nicamente se teclean las 12 cantidades mensuales y automticamente genera un total. Prorrateo. Se teclea el total anual y el sistema automticamente reparte por partes iguales, en 12 meses, dicha cantidad. Porcentaje. Se teclea el total anual y el % del total que corresponde a cada mes. El sistema automticamente calcula los importes mensuales. Para poder visualizar el reporte de Presupuestos, nos vamos al Men Reportes, Presupuestos, seleccionamos el rango de cuentas deseado y elegimos si queremos ver el reporte en pantalla, imprimirlo, o exportarlo como archivo. Un ejemplo de un reporte con presupuestos puede verse en el Tutorial del Reporteador en la Seccin 20.6

20.

Consolidacin

Como puede observarse, esta pantalla tiene el botn Borrar todos, para aquellos casos en que todas las cantidades tecleadas sean incorrectas. Una vez capturados los datos correspondientes, le indicamos Aceptar, y nos despliega una ventana con la leyenda: Desea acumular los presupuestos a las cuentas padre?. A menos que queramos descuadrar las cuentas de mayor con las de detalle, la respuesta a esta pregunta ser S. Si se desean modificar los datos capturados originalmente, le damos clic al icono y ahora el sentido de la pregunta Desea desacumular los presupuestos de las cuentas padre?, se refiere a la posibilidad de que al entrar a modificar determinada sub cuenta, se borre el efecto que hasta ese momento tena en la cuenta de mayor. Puesto que esta es precisamente la situacin deseada, aceptamos.

20.1 Generalidades
Contafiscal 2000 ofrece un mdulo para la realizacin de sus consolidaciones. Mediante este usted tiene la posibilidad de concentrar diversas contabilidades o informacin de mltiples sucursales en una sola empresa, con la finalidad de agilizar este procedimiento que en la operacin de una corporativo, empresa con mltiples sucursales o grupo, resulta una tarea demasiado engorrosa de llevar a cabo, que requiere en demasa de la operacin de sus empleados y que conlleva una gran perdida de horas hombre.

Manual de usuario 89

Ahora este proceso se ha logrado automatizar, permitindole a usted configurar de una manera transparente la configuracin de su consolidacin, ya sea creando cuentas por medio de la consolidacin por desglose, concentrando los saldos y movimientos de un grupo de estas en una sola cuenta de su Empresa consolidada o reclasificando alguna cuenta de su sucursal hacia otra de su empresa consolidada, que tambin hemos denominado Empresa Destino. Aunado a esta funcionalidad tiene la opcin de indicar que informacin desea consolidar: Saldos iniciales, plizas de acuerdo a los tipos que usted maneje o un rango de estas, adems de poder definir el perodo de fechas que abarcar su consolidacin y que informacin no se considerar en el proceso. Los beneficios que tendr al llevar a cabo este procedimiento son los siguientes: a) b) c) d) e) El proceso permitir obtener un considerable ahorro de tiempo. Disminuye la carga de trabajo y el riesgo potencial de errores al automatizar el proceso manual de consolidacin. Se podr guardar la configuracin de la consolidacin, para futuras reutilizaciones. Los datos estarn preparados para realizar la reexpresin. Una vez realizada la consolidacin se podr tener la informacin a tiempo. De tal manera que la tarea que consume muchos recursos actualmente, se podr tener en algunos minutos. De esta manera se obtendrn: I) Consolidacin de Estados financieros y cuentas anuales de resultados, lo que le permitir tener su CONSOLIDACIN CONTABLE.

1)

Consolidacin de cuentas Es en esta etapa donde se podr realizar la definicin del catlogo de cuentas consolidado, es decir, se establece la forma en que se integrarn en el catlogo destino los diferentes catlogos orgenes. Consolidacin de saldos El propsito de esta etapa es poder consolidar todos los movimientos de las diferentes sucursales, para de esta forma poder obtener saldos consolidados.

2)

A su vez es muy importante que usted como usuario tenga en cuenta, que la nueva funcionalidad de consolidacin se llevo a cabo con la finalidad de obtener una Consolidacin Contable, en lo que respecta a la parte que corresponde a la Consolidacin Fiscal, cabe mencionar que sera muy difcil llevar a cabo est, debido a que la empresa, grupo o corporativo tendra que cumplir con un gran nmero de condiciones que en la prctica son muy difciles de cumplir a cabalidad, por lo cul en el nico caso en el que podra llevarse a cabo dicha consolidacin fiscal es cuando su negocio tribute por medio de un solo R.F.C., es decir, que el negocio o corporativo presente su declaracin de impuestos incluyendo a todas las sucursales que la conforman.

Consolidaciones
Al ingresar al men Archivo-Consolidacin le aparecer la pantalla siguiente que tiene las funcionalidades que mencionaremos a continuacin:

II)

Posibilidad de aprovechar el mdulo Fiscal de Contafiscal Windows.

Antes de comenzar a operar el sistema es muy importante tener en cuenta las siguientes consideraciones: La meta inicial del proceso es plantear la posibilidad de poder obtener un catlogo de cuentas a partir de otros catlogos, pertenecientes a diferentes sucursales (a las que llamaremos empresas origen), cada una de las cuales podra tener un catlogo de cuentas diferente de las dems sucursales. La idea bsica es poder consolidar en una empresa nueva todos los dems catlogos. Este nuevo catlogo sera consistente con los catlogos de las empresas origen. El proceso estar dividido en dos fases: 1 .- Consolidacin de cuentas. 2 .- Consolidacin de saldos.

Manual de usuario 90

necesario incorporar una serie de datos que a continuacin enunciamos: Cancelar: Permite Salir de la ventana de consolidaciones CLAVE: Ingrese una clave que permita identificar su consolidacin. Los caracteres que aqu puede incorporar son tanto numricos como alfanumricos. DESCRIPCION: consolidacin. Ingrese una descripcin que le permita identificar su

Ayuda: Llama a la ayuda del sistema relacionada con este tema

Alta: Permite dar de alta una nueva consolidacin

Cambio: Permite modificar algn concepto de una consolidacin dada de alta previamente

EMPRESA A CONSOLIDAR: En este campo usted debe de indicar la ruta de la empresa que desea consolidar. Cabe mencionar que si usted no recuerda la ruta de dicha empresa, puede pulsar el botn , con lo cul se abrir una ventana que le mostrar las empresas que se encuentran dadas de alta en su sistema Contafiscal Windows, seleccione la que se consolidar y automticamente colocar la ruta de su ubicacin.

Baja: Permite eliminar una consolidacin dada de alta

Reporte del catlogo: Emite el reporte de las consolidaciones que se encuentren dadas de alta en el sistema

20.3 Configuracin de la consolidacin


Mediante esta opcin usted tendr la posibilidad de determinar la estructura y relacin que tendr el catlogo de cuentas de la empresa consolidada. Al ingresar al men Archivo-Consolidaciones y pulse usted el botn ventana , se mostrar la siguiente

Configuracin de la consolidacin: Le permite configurar al usuario las cuentas contables que intervendrn en el proceso de consolidacin.

Consolidacin de la empresa: Como su nombre lo indica esta opcin nos permite llevar a cabo el proceso de consolidacin en forma, enviando desde aqu tanto saldos iniciales como plizas de cada una de sus empresas.

20.2 Alta de consolidaciones


Esta opcin le permite comenzar a dar de alta su consolidacin, para lo cul es

Manual de usuario 91

Esta ventana presenta las siguientes opciones: Nota Importante Del lado derecho de la pantalla en la parte correspondiente a la empresa destino en el recuadro inferior, aparece una seccin que tiene el objetivo de mostrarle cuando usted realice la consolidacin por concentracin o reclasificacin, las cuentas origen que fueron enlazadas en la cuenta donde se encuentre colocado actualmente, asimismo le indicar de que empresa provienen dichas cuentas.

Aade una empresa a la consolidacin: Esta opcin como su nombre lo indica permite dar de alta una empresa para poder consolidarla.

Borrar una empresa de la consolidacin: Permite eliminar una empresa de la consolidacin.

Salir de la consolidacin: Permite salir de la consolidacin.

Ayuda: Muestra la ayuda del sistema relacionada con este tema.

Consolida por desglose: Permite realizar la relacin de cuentas de la empresa origen hacia la consolidada mediante el mtodo de desglose. Para mayor informacin sobre este mtodo pulse sobre el tema relacionado que aparece al final de esta pgina.

Para poder llevar a cabo la relacin de las cuentas de la empresa origen hacia la consolidada por cualquiera de los mtodos que mencionamos anteriormente, usted tiene que llevar a cabo lo siguiente: 1. Ingrese al men Archivo y elija el submen Consolidacin 2. En la ventana que se abre pulse el icono Configuracin de la consolidacin. Aparecer la ventana que se muestra a continuacin:

Consolida por concentracin: Permite realizar la relacin de cuentas de la empresa origen hacia la consolidada mediante el mtodo de concentracin. Para mayor informacin sobre este mtodo pulse sobre el tema relacionado que aparece al final de esta pgina.

Consolida por reclasificacin: Permite realizar la relacin de cuentas de la empresa origen hacia la consolidada mediante el mtodo de reclasificacin. Para mayor informacin sobre este mtodo pulse sobre el tema relacionado que aparece al final de esta pgina.

Lista de cuentas no incluidas en la consolidacin: Esta opcin emitir en pantalla una relacin de las cuentas que an no han sido relacionadas de la empresa origen hacia la empresa consolidada, para poder llevar a cabo la consolidacin. Cabe mencionar que si no se encuentran relacionadas todas las cuentas de una empresa hacia otra, no se podr llevar a cabo el procedimiento.

Enlace Automtico: A travs de esta opcin usted tiene la posibilidad de establecer automticamente la consolidacin por concentracin de sus empresas origen hacia la empresa destino, la condicin para que esto suceda es que sus catlogos de cuenta deben ser exactamente iguales para que el sistema pueda establecer esta relacin. En caso de que alguna(s) cuentas no existan en el catlogo de la empresa destino, el sistema al finalizar el proceso emitir un resumen de las cuentas que no fueron ligadas automticamente.

3. Incorpor mediante el icono la empresa (s) que intervendrn en la consolidacin, aparecern sus empresas en la parte correspondiente a Origen.

Manual de usuario 92

4. Si es la primera vez que esta realizando la consolidacin, podr usted darse cuenta de que la parte correspondiente a destino aparece vaca, lo que tiene usted que realizar es pulsar el botn derecho del mouse en cualquier parte del rea correspondiente a destino y le aparecer un men, seleccione la opcin crear cuenta de mayor, que puede tener la misma estructura y descripcin que contiene esa primera cuenta en su empresa origen, en este caso pulse el icono Consolida por desglose. 5. En caso de que ya se encuentre completo el catlogo de cuentas en la empresa consolidada, pulse el botn Consolida por concentracin o reclasificacin, de acuerdo al tipo de configuracin que quiera definir para sus cuentas. 6. Tome de la empresa origen con el botn derecho del mouse y sin soltarlo, arrastre las cuentas que correspondan a esa cuenta de la empresa origen haca la cuenta de mayor que cre en la empresa destino, suelte el botn del mouse y aparecern dichas cuentas ahora en la empresa destino.

3. La parte correspondiente a destino aparece vaca, lo que tiene usted que realizar es pulsar el botn derecho del mouse en cualquier parte del rea correspondiente a destino y le aparecer un men, seleccione la opcin crear cuenta de mayor, que puede tener la misma estructura y descripcin que contiene esa primera cuenta en su empresa origen, en este caso pulse el icono Consolida por desglose. 4. Selecciones las subcuentas o en su defecto las cuentas de ltimo nivel que se encuentran relacionadas a su cuenta de mayor con el botn izquierdo del mouse y sin soltarlo arrastre las cuentas hacia la empresa destino, al soltar el botn del mouse, aparecer la siguiente ventana:

5. Seleccione la opcin correspondiente a la operacin que desee llevar a cabo.

6. Pulse el botn para revisar que se encuentren relacionadas todas las cuentas que intervendrn en la consolidacin, si no estn todas relacionadas, el sistema no podr llevar a cabo el proceso de consolidacin.

7. Al finalizar de relacionar sus cuentas, pulse el botn relacionado todas sus cuentas para realizar la consolidacin.

para verificar que haya

Nota Importante Nota importante Debe de tener usted en cuenta que para poder llevar a cabo la consolidacin, en la empresa destino debe existir por lo menos una cuenta de mayor, para que el usuario pueda ligar a esta todas las subcuentas y cuentas de ltimo nivel que dependen de esta, de otro modo, al realizar el arrastre de las cuentas de un lado hacia otro, el sistema no llevar a cabo accin alguna. Este caso opera para todas las cuentas de mayor que tenga registradas en su sistema Contafiscal y siempre y cuando se utilic la integracin por desglose, si las cuentas ya estn creadas en la empresa consolidada, usted puede realizar la consolidacin por concentracin o reclasificacin, sin llevar a cabo este procedimiento. Para saber ms acerca de las posibilidades del proceso de consolidacin por desglose, lea los temas relacionados que aparecen en la parte de abajo. Crear subcuenta en la cuenta destino Pasar las subcuentas de las subcuentas Crear subcuenta en la cuenta destino y Pasar las subcuentas de las subcuentas No habilitar Crear subcuenta en la cuenta destino y no habilitar Pasar las cuentas de las subcuentas

20.3.2

Crear subcuenta en la cuenta destino

Aqu el sistema enva nicamente la subcuenta que hayamos seleccionado de la


empresa origen que usted elija, si dentro de esta se encuentran ms subcuentas, tambin sern importadas a la empresa destino.

20.3.1

Consolida por desglose

Si usted se encuentra dentro de la ventana Configuracin de la consolidacin, realice el siguiente procedimiento para poder llevar a cabo la consolidacin por desglose:

1. Incorpore mediante el icono la empresa (s) que intervendrn en la consolidacin, aparecern sus empresas en la parte correspondiente a Origen.

2. Pulse el botn desglose.

para llevar a cabo la configuracin de la consolidacin por

Manual de usuario 93

Esta opcin nicamente le permitir a usted importar tanto las subcuentas como las cuentas de ltimo de nivel de su empresa origen hacia su empresa destino, no crea subcuentas nuevas, respetando as la estructura proveniente de la empresa origen.

Como puede observarse en la imagen anterior en la empresa origen se cuenta con una cuenta de mayor denominada clientes, esta a su vez cuenta con dos subcuentas que permiten dividir a los clientes nacionales de los extranjeros, al llevar a cabo la configuracin de la consolidacin mediante este mtodo, se crea la cuenta 1300-0001, la cual nombramos como Clientes Satlite y automticamente se traspasan las cuentas 1300-0001-0001 que corresponde a Clientes Nacionales y la cuenta 13000001-0002 que pertenece a Clientes Extranjeros. NOTA: Como se puede usted percatar las cuentas de la empresa origen tienen una estructura 3-3-3 y una numeracin diferente, al momento de generarse estas en la empresa destino adquieren una estructura de 4 dgitos por nivel y tienen una numeracin distinta, esto sucede debido a que al momento de generar la empresa destino, se le asignaron los parmetros al catlogo de cuentas con esas caractersticas y al momento de crear la primer cuenta de mayor se le asigno esa numeracin, por lo tanto como las subcuentas que se crearon dependen de esta cuenta de mayor, adquieren la misma estructura del primer nivel y en el siguiente nivel se respeta la estructura de cuatro dgitos solo que al ir dando de alta cuentas, se le asigna una numeracin consecutiva a estas, para llevar una estructura lgica. Esto aplicara para todos los tipos de cuenta, tanto cuentas de mayor, subcuentas y cuentas de ltimo nivel.

Como se muestra en la figura anterior, este tipo de consolidacin traspasa tal cual las cuentas de la empresa origen a hacia la empresa destino, respetando la estructura y descripcin con la que cuentan . Como mencionamos anteriormente, en este caso no se crean subcuentas adicionales.

20.3.4 Crear subcuenta en la cuenta destino y Pasar las subcuentas de las subcuentas
Mediante esta opcin usted podr crear la subcuenta necesaria para distinguir las cuentas de sus sucursales y tambin se pasarn las subcuentas con sus respectivas cuentas de ltimo nivel, de acuerdo a la estructura proveniente de la empresa origen

Como puede usted observar, en este caso se crea tanto la subcuenta que permite distinguir las cuentas de una sucursal (en este caso Proveedores Satlite) y adems pasa ntegramente las dems subcuentas y cuentas de ltimo nivel provenientes de la empresa origen.

20.3.3

Pasar las subcuentas de las subcuentas

Manual de usuario 94

20.3.5 No habilitar Crear subcuenta en la cuenta destino y no habilitar Pasar las cuentas de las subcuentas
En este caso como puede verse, al tener una estructura con subcuentas y cuentas de ltimo nivel, pasar nicamente la primera(s) cuenta(s) del primer tipo que encuentre, es decir, si lo primero que encuentra el sistema son subcuentas, las pasar, si lo que existen son cuentas de ltimo nivel, igualmente las migrar a la empresa destino.

2. Pulse el botn concentracin.

para llevar a cabo la configuracin de la consolidacin por

3. Seleccione las cuentas de la empresa origen que desea consolidar mediante este mtodo, pulse el botn izquierdo del mouse y sin soltarlo arrastre las cuentas que eligi desde la empresa origen hacia la cuenta en que se concentrarn en la empresa destino.

4. Pulse el botn para revisar que se encuentren relacionadas todas las cuentas que intervendrn en la consolidacin, si no estn todas relacionadas, el sistema no podr llevar a cabo el proceso de consolidacin.

20.3.6 Consolida por concentracin


Con esta opcin usted tiene la posibilidad de concentrar los saldos de un conjunto de cuentas provenientes de sus empresas origen, en una sola de la empresa destino, permitindole a usted tener unida toda la informacin de un conjunto de cuentas en solo una de estas. Si usted se encuentra dentro de la ventana Configuracin de la consolidacin, realice el siguiente procedimiento para poder llevar a cabo la consolidacin por concentracin: Nota importante

Para llevar a cabo este tipo de consolidacin deben existir las cuentas donde se relacionara la concentracin, para lo cul puede crear dichas cuentas de acuerdo a los siguientes mtodos: 1. Si se encuentra dentro de la pantalla Configuracin de la consolidacin, pulse el botn derecho del mouse en cualquier parte de la seccin correspondiente a la empresa destino y en el men contextual que se abre genere la cuentas de mayor, las subcuentas o las cuentas de ltimo nivel que necesite. 2. Utilice el tipo de consolidacin por desglose para traspasar automticamente todas las cuentas de sus empresas origen hacia la destino y una vez creadas, borre la relacin empresa origen-destino y posteriormente concentre las cuentas que considere necesarias. 3. Ingrese al men Cuentas-Catlogo y pulse el icono nuevo para crear sus cuentas. 4. Directamente desde la barra de botones pulse el botn Catlogo de cuentas y estando dentro pulse el botn nuevo para generar sus cuentas.

la empresa (s) que intervendrn en la 1. Incorpor mediante el icono consolidacin, aparecern sus empresas en la parte correspondiente a Origen.

Manual de usuario 95

20.4

Consolida por reclasificacin

4. Pulse el botn para revisar que se encuentren relacionadas todas las cuentas que intervendrn en la consolidacin, si no estn todas relacionadas, el sistema no podr llevar a cabo el proceso de consolidacin. Cabe mencionar que como en la consolidacin por concentracin, deben de existir previamente las cuentas en la empresa destino para llevar a cabo este procedimiento. Puede usted observar los mtodos para la creacin de cuentas dentro de la nota importante de la consolidacin por concentracin.

Con esta opcin usted tiene la posibilidad de establecer la relacin de consolidacin de una cuenta origen hacia otra que puede ser totalmente distinta en la empresa destino de acuerdo a las necesidades que usted tenga Si usted se encuentra dentro de la ventana Configuracin de la consolidacin, realice el siguiente procedimiento para poder llevar a cabo la consolidacin por reclasificacin:

20.5 Consolidacin de la empresa


Mediante esta opcin usted puede realizar la consolidacin de los saldos iniciales y plizas de sus empresas origen hacia la consolidada, para tener concentrada la informacin de sus mltiples empresas o sucursales en una sola contabilidad. Para llevar a cabo este procedimiento, siga los siguientes pasos: 1. Ingrese en el men Archivo y pulse el men Consolidacin 2. En la ventana que aparece pulse el icono configuracin de la empresa, aparecer la siguiente ventana:

1. Incorpor mediante el icono

la empresa (s) que intervendrn en la

consolidacin, aparecern sus empresas en la parte correspondiente a Origen.

2. Pulse el botn reclasificacin.

para llevar a cabo la configuracin de la consolidacin por

3. Seleccione las cuentas de la empresa origen que desea consolidar mediante este mtodo, pulse el botn izquierdo del mouse y sin soltarlo arrastre las cuentas que eligi desde la empresa origen hacia la cuenta en que se concentrarn en la empresa destino.

Manual de usuario 96

A: Permite establecer la fecha final que habr de contemplar el sistema para importar los datos que usted haya seleccionado: Tipo: Muestra los tipos de plizas que se encuentran dados de alta en la empresa consolidada.

Nombre: Muestra la descripcin que se le asign al tipo de pliza que se encuentre registrado dentro del sistema. C: Mostrar un botn que tendr que habilitarse (colocar una palomita) para indicarle al sistema que deseamos reclasificar los tipos de plizas. Tipo: Muestra el tipo de pliza proveniente de la empresa origen. Nombre: Muestra la descripcin del tipo de pliza proveniente de la empresa origen.

Plizas a omitir NUM: Asigna un nmero consecutivo de acuerdo a las plizas que se han indicado para omitir. EJERCICIO: Permite al usuario indicar de que ejercicio se omitirn las plizas que usted desee. El formato es aaaa.

MES: Permite indicar el mes dentro de cul se omitirn las plizas que usted seleccione. A continuacin, se describen las opciones que aparecen en la ventana anterior: Directorio: Muestra la ruta donde se encuentra la empresa que esta siendo consolidada. Empresas a consolidar: Permite observar aquellas empresas que estn siendo relacionadas para llevar a cabo el proceso de consolidacin. Consolidar Empresa: Si activa este parmetro, el sistema importar las plizas de las empresas origen hacia la empresa consolidada, de acuerdo al tipo de consolidacin que haya configurado anteriormente. Tambin es necesario activar este parmetro para consolidar saldos iniciales ya que este le indica al sistema que tendr que consolidar la empresa que ha sido seleccionada. Consolidar Saldos iniciales: Si activa este parmetro, el sistema importar los saldos iniciales de todas las cuentas de las empresas origen hacia la empresa consolidada, de acuerdo al tipo de consolidacin que haya configurado anteriormente. Rango de plizas a importar De: Permite establecer la fecha desde la cul se comenzar a realizar la importacin de la informacin que haya seleccionado. NUMERO INICIAL :En esta opcin usted puede indicarle al sistema a partir de que nmero de pliza se comenzarn a omitir para realizar la consolidacin. NUMERO FINAL: Dentro de esta opcin usted indicar hasta que nmero de pliza se terminar de excluir para realizar la consolidacin. Puede ser el mismo que el nmero inicial en caso de que nicamente desee excluir una pliza.

Plizas existentes Ignorar: Lo que realiza esta opcin es verificar de acuerdo al folio, tipo y fecha, si ya existe plizas dentro de la empresa consolidada, de ser as importar nicamente aquellas que no existan en dicha empresa, en otro caso, importar absolutamente todo. Reemplazar: Esta opcin permite indicarle al sistema que de existir informacin previamente consolidada, la reemplace por lo que tomara en este momento, en caso de que no exista informacin alguna, importar absolutamente todo lo que se encuentre en la empresa origen. Reasignar No. En caso de que usted cuente con un mismo tipo de pliza en diferentes empresas y no desee crear un tipo especfico para cada uno, tiene esta opcin, que tiene como objetivo renumerar las plizas que al momento de ser consolidadas ya se

Manual de usuario 97

encuentren en la empresa destino. Por ejemplo, si usted tiene en la empresa 1 de la pliza 001 diario del folio 1 al 10 y realiza su consolidacin y a su vez de la empresa 2 tiene igualmente plizas 001 diario del folio 1 al 10, lo que realiza el sistema es conservar la numeracin de las plizas de la empresa 1 y a las siguientes les reasignar la numeracin a partir del nmero 11 hasta llegar al 20.

3. Seleccione la opcin que usted necesite, de acuerdo a lo que desee llevar a cabo. Insertar subcuenta Le permite al usuario insertar una subcuenta que dependa de una cuenta de mayor. A su vez a travs de esta opcin es posible generar cuentas de ltimo nivel, lo nico que hay que llevar a cabo es que al momento de asignar el rubro y la naturaleza de la cuenta, habilite el check de la opcin ltimo nivel (cuenta de detalle) Insertar cuenta de mayor Esta opcin le permite al usuario agregar una cuenta de mayor a la consolidacin. Desasociar cuentas Mediante esta opcin usted tiene la posibilidad de borrar la relacin que se genera al utilizar algn tipo de consolidacin entre las cuentas de la empresa origen contra las cuentas de la empresa destino, para que pueda usted asignar otro tipo de consolidacin.

Nota importante Si al realizar la consolidacin de sus empresas, estas cuentan con tipos de pliza similares, le recomendamos que cree un tipo de pliza por cada uno que exista en su empresa y posteriormente lo reclasifique, esto con la finalidad de que pueda continuar con el consecutivo de plizas de cada tipo y pueda tener el mismo manejo que tena en cada empresa independiente. A su vez tambin le hacemos mencin de que cada vez que usted consolide plizas de sus empresas origen, lo saldos iniciales de su empresa consolidada estarn en ceros, por lo cul cada vez que usted realice esta operacin, es necesario que

21. Transferencia electrnica


21.1 Generalidades
Acorde con el avance tecnolgico de la poca actual Contafiscal 2000 cuenta ahora con un proceso de envo y recepcin de informacin contable, que utiliza medios de comunicacin conocidos por el gran auge que tienen: buzones FTP (File Transfer Protocol) y servicios de correo (Gmail, Hotmail, Yahoo, etc.) Para tal efecto la informacin (cuentas, tipos, plizas) que viaja a travs de tales medios se traspasa con un formato que consideramos idneo por su gran aceptacin en la transferencia de datos al grado de considerarse un estndar en el intercambio de informacin an entre diversas plataformas. De esta forma el proceso de integracin de datos tan comn y necesario en los sistemas contables adquiere un grado de automatizacin y disponibilidad prcticamente inmediata. Consideramos as, que esta nueva herramienta ser de gran utilidad para todas aquellas empresas que por su condicin de Corporativos, matrices, despachos contables, etc., siempre han requerido hacer acopio de informacin de sus clientes, sucursales , de manera continua y a travs de medios alternos que en la prctica no resultan tan eficientes. El siguiente diagrama ilustra el proceso de transferencia electrnica mencionado.

posteriormente vuelva a consolidar los saldos iniciales para que tenga su informacin completamente actualizada.

20.6 Insertar, Modificar y Desasociar cuentas


Al encontrarse dentro de la opcin Configuracin de la consolidacin, usted tiene la posibilidad de insertar, modificar y desasociar cuentas, para lo cul debe de llevar a cabo lo siguiente: 1. Pulse el men archivo e ingrese a la opcin Consolidacin, en la ventana que aparece pulse el icono Configuracin de la consolidacin. 2. Dentro de esta opcin dirjase a la seccin establecida para la Empresa destino, ah pulse el botn derecho del mouse y aparecer el siguiente men contextual:

Manual de usuario 98

restricciones en cuanto al peso de la informacin que se maneje en l, ni tampoco en el nmero de envos que se realicen diariamente. Por el contrario, si los envos de informacin a realizar son pequeos (en cuanto a nmero de plizas y nmero de envos) puede utilizarse el servicio de correo que sea de su preferencia, recomendando que en tal caso no exceda de 5 envos diarios y a su vez estos en conjunto no pesen ms de 5 Mb. El exceder estos lmites, le pone en riesgo de que su informacin sea clasificada como SPAM (correos no deseados o basura). A continuacin se presenta una tabla con valores aproximados de archivos XML resultantes de plizas promedio.

Nota: Estos valores mostrados pueden variar, ya que la informacin contenida en las plizas tambin es variable de acuerdo a las prcticas contables de cada empresa.

Perodo
De esta forma y cualquiera que sea el medio utilizado, Contafiscal 2000 genera archivos XML los cuales pueden contener desde una pliza hasta todo un ejercicio, teniendo como limitante el medio que se vaya a utilizar para la transferencia de dichos archivos, ya que en el caso particular del correo electrnico se tiene un tope en el tamao o peso de la informacin a transferir y que vara de acuerdo al proveedor utilizado. No se debe utilizar este medio para archivos mayores a 5Mb (ver siguiente tabla). Por lo anterior, si usted desea utilizar este proceso a travs del correo deber verificar previamente el tamao de los archivos XML generados resultado de los perodos que usted haya definido al realizar el envo de plizas. Si estos excedieran el tamao permitido por su servidor de correo, deber entonces reducir el tamao de los perodos seleccionados a fin de obtener archivos de tamao ptimo segn el proveedor del servicio para su transferencia sin problemas. 1 da 1 semana 1 mes 1 mes 1 mes

Plizas
25 132 496 22 50

Tipo
Ingresos Ingresos Ingresos Ingresos Diario

Partidas (por pliza)


2 2 2 De 4 a 28 100

Archivo XML
52 Kb 259 Kb 926 Kb 272 Kb 2617 Kb (2.6 Mb)

1 mes

200

Diario, Ingresos y egresos Diario, Ingresos y egresos

13

1006 Kb (1 Mb)

21.2 Referencia
La seleccin del canal de transferencia a utilizar deber basarse en el volumen de informacin que usted tenga pensado manejar para sus envos perodicos. Por lo anterior sugerimos que para envos de archivos XML que superen los 5 Mb de peso se utilice el buzn FTP. Este canal por s mismo no tiene

1 mes

1400

2772 K (2.7 Mb)

Importante: Recuerde que esta tabla es nicamente referencial, considera diferentes volmenes de informacin (empresa pequea o mediana) y que depender de la cantidad de plizas, y partidas que se manejen, si tienen datos fiscales, conceptos, referencias, documentos,

Manual de usuario 99

etc. Por ejemplo; las 50 plizas de la tabla con 100 partidas cada una, contiene toda la informacin que podra asignarse a una partida: Referencias, conceptos, subconceptos, datos fiscales.

Qu es XML?
Extensible Markup Language (por sus siglas en Ingls) y que traducido al espaol significa Lenguaje de Marcas Extensible. Fue desarrollado por el World Wide Web Consortium. Este Metalenguaje (lenguaje usado para hacer referencia a otros lenguajes) no solo fue creado para usarlo en Internet, sino que se propone como un estndar para el intercambio de informacin estructurada entre diferentes plataformas.

Seleccione la opcin Especificacin de la ubicacin del dispositivo desde el CD de instalacin de las Aplicaciones de Control2000 dentro de la opcin de Utileras y Drivers Dispositivos del men principal.

Apndice A. Nuevo esquema de proteccin y distribucin del sistema


En Control 2000 hemos diseado un nuevo esquema de proteccin de nuestros sistemas que permite ofrecerle a nuestros usuarios mayor confiabilidad en el manejo de nuestras aplicaciones.

A. 1 Requisitos previos al esquema de proteccin



1. 2.

Instalacin del Sistema Instalacin de la Especificacin de la Ubicacin del Dispositivo (ver punto 1) Instalacin de los controladores del Sentinel Protection Installer 7.6.3 Reiniciar el equipo
Especificacin de la Ubicacin del Dispositivo

Al finalizar la instalacin del programa para la ubicacin del dispositivo, deber de ejecutarlo mediante el acceso directo creado en el escritorio de su mquina bien dentro del grupo de programas Control2000 del men inicio.

A. Especificacin de la Ubicacin del Dispositivo

2 Actualizacin del Dispositivo

Para el caso de que haya actualizado su sistema ya sea en el servidor o en una terminal, o conect el dispositivo en otro equipo, deber de ejecutar el actualizador de dispositivo con el fin de indicar la ubicacin fsica del mismo dentro de la red.

Ejecute el acceso directo del actualizador del dispositivo donde deber de indicar el sistema del que se trate.

Manual de usuario 100

equipo donde se encuentra conectado fsicamente el dispositivo Una vez asignada la ubicacin se deber de presionar el botn OK y a continuacin el botn Actualizacin para que el sistema guarde el archivo XML que se genera en la ruta C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Control2000 el sistema generar por cada sistema asignado un archivo.

A.3 Instalacin de los controladores del Sentinel Protection 7.6.3


La instalacin de los controladores aplica si instala por primera vez alguno de los sistemas de Control 2000 si cambi el tipo de dispositivo, ejemplo: de un dispositivo de la familia Hasp a un Sentinel Dual Net. Despus de haber especificado la ubicacin del dispositivo, deber de instalar los controladores del Sentinel Protection 7.6.3.

Despus de asignar el sistema se podr indicar la ubicacin del dispositivo mediante una de tres opciones:

Direccin IP .- Indique la direccin que tiene asignada la mquina donde se encuentra el dispositivo Nombre del Servidor .- Teclee el nombre del equipo donde se encuentra conectado el dispositivo Vaco o Local .- Mediante esta opcin el sistema crear el archivo XML y de forma manual se capturar la direccin IP al momento de ejecutar el sistema. Esta opcin deber ejecutarse estando en el

Seleccione la opcin Deseo instalar los drivers de mi dispositivo de proteccin y el sistema le guiar en el proceso de instalacin de los mismos.

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De igual forma podr llevar a cabo sta instalacin desde la opcin de Utileras y Drivers Dispositivos del men principal.

Pulse el botn Esta utilera presenta directamente tres archivos a utilizar. Usted deber seleccionar el archivo llamado Grupo_C2K_C.NLF

A.

4 Ejecucin de la utilera Secure Update

IMPORTANTE: Realice este proceso con el dispositivo de proteccin conectado localmente.

Desde el men Inicio\Todos los programas\Control 2000 seleccione la aplicacin Secure Update Utillity. Si usted actualiz su sistema Control 2000 y conserv su mismo dispositivo de su versin anterior o compro un nuevo sistema unificndolo a un dispositivo que ya tena, deber actualizar ste realizando el siguiente proceso:

Una vez seleccionado el archivo antes mencionado pulse el botn

La utilera toma automticamente la ruta en donde se encuentra el archivo seleccionado.

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A.5 Ejecucin de la aplicacin Control 2000 adquirida.


a) Si es un sistema nuevo o proviene de una versin anterior a la 4.2 y a.1) Es un sistema monousuario y dispone de conexin a Internet se descargar automticamente el archivo de proteccin, mostrndose el mensaje siguiente

a.2) Es un sistema en Red, al momento de descargar el archivo de proteccin se presenta el siguiente mensaje:

Para continuar pulse el botn La utilera reporta el siguiente mensaje

Al dar aceptar indique una carpeta para guardar el archivo, se sugiere una carpeta compartida para que los equipos adicionales que lo requieran puedan acceder a l cuando instalen el sistema.

Para concluir salga de la aplicacin con

Importante. Si en la realizacin de este proceso tiene alguna duda, contacte a nuestro departamento de Soporte Tcnico.

Manual de usuario 103

Nota 2) Si se presenta el siguiente mensaje al momento de correr nuestra aplicacin:

Se debe a que necesita instalar previamente Framework.NET 2.0 (de Microsoft), esto lo puede realizar a travs de la siguiente liga: (http://www.control2000.com.mx/soporte/utilerias/dotnetfx%202.0.exe) Nota 3) Procedimiento de descarga de archivo *.key cuando se tiene ms de un dispositivo conectados en la red o en un mismo equipo. Opcin 1) Se debe descargar manualmente el archivo de la direccin http://www.control2000.com.mx/descargakey indicando el sistema, No. De dispositivo y versin, posteriormente desde el sistema Control 2000 indicar la ruta donde se descarg el archivo anterior. Opcin 2) Conectar nicamente el dispositivo en la red o en el equipo que tenga los dispositivos, de acuerdo al sistema Control 2000 a ejecutar para que identifique el nmero de dispositivo correcto y efecte la descarga automticamente. Una vez descargado el archivo key correspondiente en el directorio de la aplicacin podra conectar el resto de los dispositivos.

IMPORTANTE: Para ambas modalidades (Monousuario y Red) Nota 1) Si no dispone de conexin a Internet se mostrar el siguiente mensaje:

Apndice B. Proceso de verificacin completa del sistema


Revisin correctora de archivos mediante esta opcin el sistema revisa detalladamente el catlogo de cuentas, archivo auxiliar de cuentas y plizas; esta revisin corrige los datos en caso de ser necesario y reaplica todos los movimientos del ejercicio. Usted debe realizar este mantenimiento siempre que tenga saldos incorrectos, cuentas daadas, falten promedios de algunas cuentas, etc. Esto se debe a que el sistema requiere un archivo .key para operar, mismo que intenta descargar automticamente desde Internet. En caso de que no haya sido posible, Usted podr descargarlo manualmente a travs de la liga indicada (www.control2000.com.mx/descargakey) proporcionando los datos tambin mostrados. Cundo es necesario correr una Verificacin Completa? Le recomendamos correr un mantenimiento de Archivos en las siguientes situaciones: - Cuando haya un corto de energa elctrica - Cuando el sistema operativo con el que trabaja tenga problemas - Cuando haya realizado la importacin de datos de Contafiscal para DOS.

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- Cuando cierre incorrectamente la aplicacin por medio de las teclas ALT+CTRL+SUPR

Usted puede acceder a esta opcin a travs del men Herramientas y debe elegir el submen Verificacin Completa, el sistema revisar la integridad de la Base de Datos de su empresa y posteriormente emitir la siguiente ventana:

* Verificar integridad de cuentas: Esta opcin tiene la funcin nicamente de verificar que los datos de sus cuentas sean correctos, as como los niveles de las mismas. * Regenerar identificadores de nivel: Por medio de este proceso usted tiene la opcin de revisar que los identificadores de nivel de cada una de sus cuentas sean correctos, ya que son necesarios para el proceso de Consolidacin y Clonacin de cuentas. * Reacumular saldos: A travs de esta opcin usted puede efectuar una reacumulacin de saldos, para lo cul el sistema integra tanto el saldo inicial como los movimientos efectuados a travs de sus plizas en caso de que exista algn descuadre.

Nota Importante El sistema verifica automticamente al ingresar al mdulo de Consolidacin y al de Clonacin de cuentas la integridad de los identificadores de nivel de sus cuentas, por lo cul se emitir un mensaje que le indicara que se esta llevando a cabo este procedimiento. Si usted activa todos los parmetros que se mostraron en la ventana anterior, el sistema le solicitar una clave para poder llevar a cabo la operacin, ya que durante este proceso se verifica la integridad fsica de las tablas de su empresa, por lo cul debe comunicarse con nuestro Departamento de Soporte Tcnico para que pueda efectuarse dicha operacin.