DASAR HUKUM

1.UU No. 7 Thn 1971 2.PP No. 34 Thn 1979 3.Permen Diknas No. 42 Thn 2006 4.Permen Diknas No. 37 Thn 2006 5.Permen Diknas No. 26 Thn 2006 6.Kepmen Diknas No. 145/U/2004

2

DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP ADMINISTRASI
• • • • Perubahan cara bekerja Perubahan cara berkomunikasi Perubahan persepsi tentang efisiensi Perubahan dalam penciptaan, pengelolaan dan penggunaan informasi/arsip • Perubahan bagi arsiparis dalam mengelola arsip

OBJECTIVE OF INFORMATION MANAGEMENT • Meet Business Needs • Provide Data and Information that is: – Timely – Accurate – Cost-effective – Accessible – Useable .

BENTUK LAHAN BARU ARSIP      E-mail Website Internet Basisdata Dokumen Multimedia Spread Sheet. dll. 5 .

) 6 . optical disc. dll. CD. DVD.KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANAN ARSIP • Perpindahan dari repositori fisik ke repositori virtual • Dari gedung ke server • Perpindahan dari media penyimpanan kertas ke media penyimpanan yang tidak stabil (hard disk.

KEUNTUNGAN DALAM AKSES ARSIP • • • • • Penemuan kembali yang efisien Kontrol akses Akses jarak jauh On-line Finding Aid EAD: Encoded Archival Description 7 .

DAMPAK TERHADAP KOMUNIKASI DAN DISEMINASI ARSIP • • • • Penggunaan intranet dan internet Penggunaan surat elektronik (e-mail) Penggunaan situs-web (website dan portal Perhatian pimpinan terhadap pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) 8 .

Peran Kearsipan dalam Pelaksanaan UU ITE dan UU KIP .

Pengelolaan arsip dalam kaitannya dengan UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan transaksi Elektronik Arsip Sebagai Alat Bukti Pengelolaan arsip dalam mendukung UU No 14 Tahun 2008 Pengelolaan arsip dalam mendukung Reformasi Birokrasi Pengelolaan arsip dalam pelayanan Informasi Publik .

.

whose contents are accessible only by machine and organize in accordance with the principle of provenance as district from data archives” .ARSIP/DOKUMEN (ELEKTRONIK) Dalam Dictionary of Archival Terminology yang dikeluarkan ICA. punched card. menyebutkan bahwa arsip elektronik adalah “Records/archives usually in code. recorded on a medium such as magnetic tape.

optikal. huruf.Dokumen Elektronik adalah setiap informasi yang dibuat. rancangan. dan/atau didengar melalui komputer atau Sistem Elektronik. foto atau sejenisnya. elektromagnetik. termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan. ditampilkan. atau disimpan dalam bentuk analog. kode akses. (UU ITE Pasal 1 angka 4) . peta. tanda. atau sejenisnya. dikirimkan. simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh oleh orang yang mampu memahaminya. angka. gambar. digital. suara. diterima. diteruskan. yang dapat dilihat.

dan kebebasan memilih teknologi atau netral teknologi.ASAS DAN TUJUAN ITE Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik dilaksanakan berdasarkan asas kepastian hukum. . iktikad baik. (UU ITE Pasal 3) Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik dilaksanakan dengan tujuan untuk: a. b. mencerdaskan kehidupan bangsa sebagai bagian dari masyarakat informasi dunia. kehati-hatian. mengembangkan perdagangan dan perekonomian nasional dalam rangka meningkatkan kesejahteraan masyarakat. manfaat.

c. dan e. meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan publik. (UU ITE Pasal 4) ... keadilan. d.ASAS DAN TUJUAN ITE Tujuan lanjutan ... memberikan rasa aman. dan kepastian hukum bagi pengguna dan penyelenggara Teknologi Informasi. membuka kesempatan seluas-luasnya kepada setiap Orang untuk memajukan pemikiran dan kemampuan di bidang penggunaan dan pemanfaatan Teknologi Informasi seoptimal mungkin dan bertanggung jawab.

surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis. surat beserta dokumennya yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk akta notaril atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta. dan b. ( Ayat (1) Pasal 5 UU ITE) Ketentuan mengenai Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak berlaku untuk: a.Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah. ( Ayat (4) Pasal 5 UU ITE) .

Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dianggap sah sepanjang informasi yang tercantum di dalamnya dapat diakses. dijamin keutuhannya.Dalam hal terdapat ketentuan lain selain yang diatur dalam Pasal 5 ayat (4) yang mensyaratkan bahwa suatu informasi harus berbentuk tertulis atau asli. ditampilkan. dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menerangkan suatu keadaan. (UU ITE Pasal 5Ayat (1)) .

alat bukti lain berupa Informasi Elektronik dan /atau Dokumen elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 angka 1 dan angka 4 serta Pasal 5 ayat (1).Alat bukti penyelidikan. dan b. alat bukti sebagaimana dimaksud dalam ketentuan Perundang-undangan. ayat (2). penuntutan dan pemeriksaan di sidang pengadilan menurut ketentuan Undang-undang ini adalah sebagai berikut: a. dan ayat (3) (UU ITE Pasal 44) .

.

 UU KIP diberlakukan sejak 1 Mei 2010  UU ini mendorong peningkatan kualitas pelayanan publik melalui pengelolaan dan pelayanan informasi yang mudah diakses masyarakat  UU ini mendorong Reformasi birokrasi  Sejak dini harus dipersiapkan berbagai perangkat agar implementasi UU KIP dapat dilakukan secara konsisten .

dikelola. dikirim. dan badan lain yg fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dgn penyelenggaraan negara. yg sebagian atau seluruh dananya berasal dari APBN dan/atau APBD (Psl 1 ayat 3). yudikatif. menetapkan juknis standar layanan informasi publik dan menyelesaikan sengketa informasi publik melalui mediasi dan/atau ajudikasi non litigasi (Psl 1 ayat 4). . disimpan. • BADAN PUBLIK adalah lembaga eksekutif. legislatif. • KOMISI INFORMASI adalah lembaga mandiri yg berfungsi menjalankan UU ini dan peraturan pelaksanaannya. dan/atau diterima oleh suatu BADAN PUBLIK yg berkaitan dgn penyelenggaraan negara (Psl 1 ayat 2).Pengertian • INFORMASI PUBLIK adalah informasi yg dihasilkan.

menyimpan. mengolah. dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala saluran yang tersedia. Hak untuk memperoleh informasi merupakan hak azasi manusia sebagai salah satu wujud dari kehidupan berbangsa dan bernegara yang demokratis .BAB X A Hak Azazi Manusia (Perubahan II UUD 1945 Tahun 2000) Pasal 28F Setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya. serta berhak untuk mencari. memiliki. memperoleh.

Perlunya dimungkinkan dan diatur penggunaan arsip untuk masyarakat umum/publik . Adanya institusi kearsipan yang berdiri sendiri di suatu negara. 3. 2. dan Fraternite) Meletakkan dasar pokok paradigma kearsipan masa kini: 1. Adanya tanggung jawab negara memelihara administrasi pemerintah masa lalu. Egalite.Sejarah keterbukaan arsip/informasi (arsip merupakan rekaman informasi/record information) dimulai bersamaan dengan instansi kearsipan modern (tempat penyimpanan yang terbuka untuk umum) Dimulai setelah Revolusi Perancis 1789 (Liberte.

2.The availability of Record/ Archives for Consultation as a result both of legal authorisation and the existence of finding aids. direct access.PENGERTIAN Keterbukaan dalam Kearsipan dikenal istilah: 1. Toegankelijkheid (existences of finding aids) en openbaarheid (legal authorisation) (Dictionary of Archival Teminology ICA Hanbooks Series Vol. e. .g. Access: . random access.In automatic data processing the method of placing data into and retrieving it from a memory. sequential access. 7) .

7) .Pengertian Lain 1. imposed by general or specific regulations detemining acces date or general exclussions from acces 3. Clearance An Administrative determination than an individual may have acces to restricted records or information of a specified category 2. Resticted Access A limitation on acces to records/archives or to individual documents to information of specified type. Security Classification The restriction on acces to and use of records/archives or information therein imposed by a government in the interests of national security. The records or information concerned are referect to classified records or classified information (Dictionary of Archival Teminology ICA Hanbooks Series Vol.

. Pengawasan terhadap khasanah arsip (holding) Kondisi fisik arsip (media rekam). Pembatasan ( dari instansi pencipta).Isi Access menjelaskan: 1. 10. 4. Kebijakan pada pengguna ruang baca (reading room). Pengamanan arsip/dokumen (tidak menunjukkan asli arsip/dokumen). Pelayanan Copy (arsip/dokumen). Kepekaan Informasi ( dalam perlindungan pribadi). Hak Cipta (intelektual). Pengguna (siapapun dilayani). 5. 2. Standar dan Indeks (sarana temu balik). 8. 3. 6. 9. 7.

Arsip tentang rahasia bisnis/ finansial perusahaan. (TR Schellenberg. Principles And Techniques) . arsip tentang sejarah militer dapat dibuka untuk publik bila pembukaannya tidak bertentangan dengan keamanan dan keselamatan negara. 2. tetapi dalam keadaan tertentu halangan kebebasan (untuk mendapat informasi) dapat dihilangkan karena 4 (empat) hal: 1. kebijaksanaan yang menentukkan hubungan dari pemerintah dengan pemerintah lain yang bersifat peka harus tetap tertutup untuk beberapa sebelum dapat dibuka kepada publik  declassified 3. Tidak semua arsip militer tertutup. Modern Archives.Pengecualian Keterbukaan Arsip statis harus dibuka untuk publik. Arsip yang berisi informasi pribadi (privacy): − marital status − finger print − medical history − personal information bank 4. Arsip statis yang berisi tentang militer yang dapat mempengaruhi keamanan dan keselamatan bangsa masa sekarang dan yang akan datang. Arsip yang berisi kebijaksanaan Luar Negeri. karena tujuan lembaga kearsipan didirikan ketersiedian arsip statis untuk dipergunakan.

(pasal 2 UU KIP) . kepatutan. 4. Informasi Publik yang dikecualikan bersifat rahasia sesuai dengan Undang-Undang. dan cara sederhana. 3. dan kepentingan umum didasarkan pada pengujian tentang konsekuensi yang timbul apabila suatu informasi diberikan kepada masyarakat serta setelah dipertimbangkan dengan saksama bahwa menutup Informasi Publik dapat melindungi kepentingan yang lebih besar dari pada membukanya atau sebaliknya. 2.ASAS : 1. biaya ringan. Setiap Informasi Publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap Pengguna Informasi Publik. Informasi Publik yang dikecualikan bersifat ketat dan terbatas. Setiap Informasi Publik harus dapat diperoleh setiap Pemohon Informasi Publik dengan cepat dan tepat waktu.

mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik. b. d. menjamin hak warga negara untuk mengetahui rencana pembuatan kebijakan publik. c. akuntabel serta dapat dipertanggungjawabkan. meningkatkan peran aktif masyarakat dalam pengambilan kebijakan publik dan pengelolaan Badan Publik yang baik. mendorong partisipasi masyarakat dalam proses pengambilan kebijakan publik. dan proses pengambilan keputusan publik. efektif dan efisien. (pasal 3 UU KIP) . program kebijakan publik. yaitu yang transparan.TUJUAN: a. serta alasan pengambilan suatu keputusan publik.

TUJUAN Lanjutan…. (pasal 3 UU KIP) . mengetahui alasan kebijakan publik yang mempengaruhi hajat hidup orang banyak. meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan Badan Publik untuk menghasilkan layanan informasi yang berkualitas.: d.. mengembangkan ilmu pengetahuan dan mencerdaskan kehidupan bangsa. dan/atau f. e.

dan/atau pertahanan dan keaman negara (pasal 7 UU KIP) 4.benar. memberikan dan/atau menerbitkan Informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik Menyediakan Informasi Publik yang akurat. . ekonomi. 2. Menyediakan. sosial. dan tidak menyesatkan Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien Membuat pertimbangan secara tertulis setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik Pertimbangan tersebut memuat pertimbangan politik. 5. budaya. 3.Kewajiban Badan Publik : 1.

Kewajiban Badan Publik yang berkaitan dengan kearsipan dan pendokumentasian Informasi Publik dilaksanakan berdasarkan peraturan perundangundangan (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) (pasal 8 UU KIP) . Badan Publik dapat memanfaatkan dan/atau media elektronik dan noneletronik sarana (pasal 7 UU KIP) 7.Lanjutan…… 6.

Informasi yang berkaitan dengan rahasia jabatan 5. Informasi yang berkaitan dengan hak-hak pribadi 4. Informasi publik yang diminta belum dikuasai atau didokumentasikan . Informasi yang dapat membahayakan negara 2. yang mencakup: 1.Hak Badan Publik : Badan publik berhak menolak memberikan informasi yang dikecualikan . Informasi yang berkaitan dengan kepentingan perlindungan usaha dari persaingan usaha tidak sehat 3.

Membuat dan mengembangkan sistem penyediaan layanan informasi secara cepat. tepat dan sederhana. mudah dan wajar sesuai dengan petunjuk teknis standar layanan informasi publik yang berlaku secara nasional. Untuk mewujudkan pelayanan cepat.Pasal 13 1. Menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi. setiap Badan Publik : a. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi sebagaimana dimaksud ayat 1 dibantu oleh pejabat fungsional . 2. dan b.

Informasi Publik yang wajib diumumkan secara serta-merta. dan/atau Informasi Publik yang harus diberikan atas dasar permintaan sesuai dengan Undang-Undang ini.000.Pasal 52 Badan Publik yang dengan sengaja tidak menyediakan. tidak memberikan. (Pasal 52 UU KIP) .00 (lima juta rupiah). Informasi Publik yang wajib tersedia setiap saat. dan/atau tidak menerbitkan Informasi Publik berupa Informasi Publik secara berkala. dan mengakibatkan kerugian bagi orang lain dikenakan pidana kurungan paling lama 1 (satu) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp5.000.

Pranata Humas. sosial. (Eselon II /unit kerja mandiri) bertanggungjawab atas otentisitas dokumen yang tercipta PPID Dibantu : Arsiparis. ekonomi. dan hankam .Organisasi Pimpinan Satuan kerja. Pranata Komputer diumumkan Tugas & Fungsi kegiatan kegiatan Arsip Informasi terbuka kebijakan program kegiatan Arsip Informasi disediakan Dg alasan pengambilan keputusan publik kegiatan Arsip tertutup Informasi Dg alasan: politik.

Ekonomi. (Eselon II /unit kerja mandiri) bertanggungjawab atas pengelolaan arsip yang tercipta Unit Kearsipan PPID Bertanggung jawab dalam pengelolaan informasi Dibantu oleh : Arsiparis. Pranata Humas.Pimpinan Satuan kerja. Pranata Komputer diumumkan disediakan Tertutup kegiatan Arsip Informasi Terbuka kegiatan Arsip Arsip Informasi kegiatan Arsip Informasi Alasan : Politik. Sosial. Hankam .

Alur Pertanggungjawaban Otentisitas dan Reliabilitas Dokumen dan Informasi pada Badan Publik Unit kerja pemilik kegiatan Unit kerja kearsipan Unit kerja kehumasan PPID Kebijakan Program Program Kegiatan Program Kegiatan Dokumen otentik alasan pengambilan keputusan publik Dokumen otentik Dokumen otentik Dokumen otentik informasi .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful