MANUAL EXCEL Y ACCESS 2007

EXCEL 2007 Formato condicional Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de una condición verdadera o falsa (criterio), facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, destacar valores inusuales, etc. Para aplicar formato condicional, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos que puedan ser evaluados a través de criterios.

2.

Colóquese en la celda o seleccione un rango se celdas al que aplicara el formato condicional y, vaya a la ficha Inicio, y en el grupo Estilos, presione el botón Formato condicional.

3.

Seleccione el tipo y subtipo de formato condicional que dese aplicar.

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 Resaltar reglas de celdas  Reglas superiores e inferiores

Establece el criterio basándose en el contenido de las celdas. Establece un criterio para buscar los valores más altos o más

Barras de datos

bajos en un grupo de celdas. Rellena las celdas con colores degradados mismos que en base a la longitud de la barra representan el valor contenido en la celda.

 Escalas de color

Rellena las celdas con colores de diferentes tonos mismos que representan los valores superiores, medios e inferiores. Aplica un icono el cual representa los valores contenidos en las celdas. Permite establecer una nueva regla (criterio)
personalizada.

 Conjuntos de iconos  Nueva regla Borrar  reglas Administrar  reglas

Elimina las reglas (criterios) establecidas en las celdas. Permite ver, editar o eliminar reglas (criterios).

4.

Escriba los criterios y especifique el formato a aplicar en caso que se cumpla la condición y, presione Aceptar.

5.

Los datos que cumplan con el criterio especificado en la condición, se mostraran con el formato seleccionado.

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Herramientas para el manejo de datos Tablas (Listas) y Filtros La herramienta tabla antes denominada listas de Excel facilita el análisis y la administración de los datos de una tabla, ya que permite ordenar, filtrar, dar formato y utilizar funciones incorporadas vinculadas hacia los datos de la tabla. Para crear una tabla, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos numéricos.

2.

Colóquese en cualquier celda de la tabla de datos y, vaya a la ficha Insertar, y en el grupo Tablas, presione el botón Tabla.

3.

En la ventana Crear tabla, corrobore el rango de celdas donde se encuentran los datos de la tabla, o en su defecto especifíquelos, si la tabla contiene encabezados de título seleccione la casilla La tabla tiene encabezados, y presione Aceptar.

4. Se mostrará la tabla con un formato predeterminado mismo que puede cambiar a su gusto en cualquier momento, así mismo mostrará los indicadores de filtros en cada encabezado de columna con lo cual podrá filtrar u ordenar los datos a su gusto.

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5. Especifique en seguida la fórmula o función para obtener un resultado de una o de todas las columnas de datos.

6. En cada celda donde introdujo la formula o función, al posicionarse en alguna de ellas aparecerá un indicador de filtro con el cual podrá seleccionar de forma individual para cada celda una función incorporada.

NOTA

Si aplica filtros en alguna de las columnas de datos y, a su vez, selecciona en alguna columna una función incorporada, los resultados automáticamente de actualizarán tomando en cuenta solo los datos mostrados por el filtro.

Subtotales La herramienta subtotal, se utiliza para obtener diferentes resultados de varias filas de datos numéricos relacionados entre sí por medio de funciones incorporadas. Para crear subtotales, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos numéricos.

2.

Colóquese en cualquier celda de la tabla de datos y, vaya a la ficha Datos, y en el grupo Esquema, presione el botón Subtotal.
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3.

En la ventana Subtotales, marque las opciones necesarias para crear un subtotal a su gusto.

Para cada cambio en

Específica que columna se tomará como referencia para el subbtotal.

    

Usar función

Permite seleccionar una función de un grupo de funciones predefinidas. Permite marcar las columnas de datos numéricos que se incluirán en el Reemplaza el subtotal anterior con uno nuevo.
Inserta el subtotal en la parte inferior de la tabla de datos.

Agregar subtotal a

subtotal.

Reemplazar subtotales actuales Resumen debajo de los datos Salto de página entre grupos

Inserta saltos de página entre grupos de datos.

4.

Enseguida los datos y subtotales serán mostrados a manera de esquema, mismo que podrá controlar presionando los botones con número (1, 2, 3), o los botones de más y menos (+, -), según si desea mostrar u ocultar información.

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Filtros Avanzados Los filtros avanzados, realizan la misma función que los filtros normales (autofiltros), es decir, muestran solo la información que cumple con el criterio determinado, pero con la diferencia que en el filtro avanzado los datos a filtrar pueden ser copiados hacia otro lugar dentro de la hoja activa, es decir, la hoja que contiene la tabla de datos. Para aplicar filtros avanzados, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga cuando menos una tabla de datos en alguna de las hojas.

2.

En seguida necesitará definir dos áreas importantes, las cuales son: el área de criterios (preferentemente debajo de la lista) y el área de extracción (cualquier lugar dentro de la hoja activa que tenga la misma cantidad de celdas que el área de la lista). Como referencia para Ud. y el filtro copie los encabezados de la lista hacia las otras dos áreas definidas y escriba los criterios en el área definida para ese fin.

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3.

Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Ordenar y filtrar, presione el botón Avanzadas.

4.

En el cuadro de dialogo Filtro avanzado, especifique los rangos o escriba los nombres que hacen referencia al área de la lista, de criterios y de extracción.

NOTA:

Si los criterios especificados concuerdan con la información contenida en la tabla de datos, entonces solo dicha información será mostrada.

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Validación de datos Está herramienta se utiliza para evitar la entrada de datos no validos en las celdas que contengan la validación, es decir, solo permiten la escritura o selección de datos válidos, por ejemplo no se permitirán números con decimales en celdas donde se hayan validado para datos enteros. Para validar datos en las celdas, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga celdas con datos específicos a validar.

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2.

Colóquese en la celda que desea validar, o si son varias las celdas que llevarán la misma validación, selecciónelas todas. Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botón Validación de datos.

3.

4.

En la ficha Configuración de la ventana Validación de datos, especifique el criterio de validación para la celda o celdas seleccionadas.

        

Cualquier valor Número entero Decimal Lista Fecha Hora Longitud del texto

Permite cualquier tipo de dato, opción predeterminada en todas las celdas. Permite solo datos numéricos enteros. Permite solo datos numéricos enteros y decimales. Permite seleccionar un elemento de una lista desplegable. Permite la introducción de datos cronológicos de fecha. Permite la introducción de datos cronológicos de hora. Permite la introducción de cualquier carácter a manera de texto. Permite la introducción de una fórmula que calcule un valor lógico.

Personalizada

5. Vaya a la ficha Mensaje de entrada, escriba un título y un mensaje que será mostrado al posicionarse en la celda o celdas con la validación.
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6. Vaya a la ficha Mensaje de error, seleccione un estilo para el mensaje de error, escriba un título y el mensaje el cual será mostrado al infringir la regla de validación, y presione Aceptar.

NOTA El mensaje de entrada puede ser omitido, pero se recomienda su utilización para que el usuario sepa que deberá introducir en las celdas validadas, así mismo sucede con el mensaje de error el cual también puede ser omitido, aunque Excel contempla un mensaje de error predeterminado cuando se infringe la validación. 7. Se mostrará inmediatamente el mensaje de entrada en un cuadro de texto parecido a un comentario, solo necesitará introducir los datos solicitados en el mensaje.

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8.

Si los datos introducidos no fueron aceptados, es decir, no cumplen con el requerimiento de la validación, entonces se mostrará el cuadro de dialogo con el mensaje de error y, algunos botones según el estilo seleccionado.

Nota

Cabe mencionar que el estilo Grave es el más restrictivo de todos los estilos, ya que por ningún motivo permitirá la entrada de los datos que no cumplan con la regla de validación, mientras que los otros estilos Advertencia e Información si lo permitirán.

Consolidar datos Está herramienta se utiliza para combinar valores contenidos en rangos de celdas en uno solo y generar resultados a partir de funciones predeterminadas. Para consolidar datos, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga celdas con datos específicos a consolidar, estos datos pueden estar ubicados dentro de una misma hoja, aunque generalmente se encuentran en hojas diferentes, ya que dicha información se podría organizar por ejemplo: por día, por semana, por mes, etc., en cada hoja.

2.

Puede crear o copiar el mismo formato con los datos en común que llevará el consolidado con respecto a las hojas de datos, en este caso de cada mes y, colóquese en la primer celda (superior izquierda) del rango que se consolidará.

3.

Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botón Consolidar.

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4.

En la ventana Consolidar especifique la función que desea utilizar y agregue las referencias de los rangos que intervendrán en el consolidado, así mismo si lo requiere puede marcar algunas opciones adicionales como Crear vínculos con los datos de origen la cual a manera de autoesquema muestra los datos de origen para obtener el consolidado, etc.

NOTA Las referencias a los datos se agregan y se acomodan en forma alfabética, por lo que al analizar la procedencia de los datos en el consolidado, si es que se utilizó la opción Crear vínculos con los datos de origen es posible que no se encuentren en el mismo orden. 5. Aparecerá el resultado con los datos ya consolidados, según la función utilizada.

NOTA El consolidado podrá crearse tantas veces como sea necesario utilizando diferentes funciones para cada vez, ya sea sustituyendo el consolidado anterior o creándolo en una nueva ubicación.

Análisis Y si Está herramienta para el análisis de datos contiene otras sub-herramientas tales como: Escenarios, Buscar objetivo y Tablas de datos, con las cuales se puede realizar análisis completos de la información, como proyecciones de datos o cálculos a futuro, etc. Escenarios Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y puede sustituir automáticamente en la hoja de cálculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de
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cálculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo y, a continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados. Para crear escenarios realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos identificados como celdas cambiantes y celdas de resultado, necesarias para el escenario.

2.

Colóquese en la celda identificada como celda cambiante y, vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botón Análisis Y si y, seleccione la opción Administrador de escenarios.

3. En la ventana Administrador de escenarios se indicará si existen o no escenarios definidos, para crear un escenario presione el botón Agregar.

4. En la siguiente ventana escriba el nombre para el escenario y especifique las celdas cambiantes, así mismo sí lo desea podrá agregar comentarios y algún método de protección y, presione Aceptar.

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5. En la ventana siguiente, introduzca los valores para las celdas cambiantes y, presione Aceptar.

6. Regresará a la ventana Administrador de escenarios donde aparecerá el escenario hasta ahora creado, si lo desea puede repetir los pasos 3, 4 y 5 para generar otro escenario diferente o en su defecto presionar alguno de los otros botones según lo que desee realizar.

 Agregar  Eliminar  Modificar  Combinar

Crea nuevos escenarios. Elimina los escenarios seleccionados. Permite modificar algunas características del escenario. Permite combinar los escenarios de otras hojas o incluso de otros libros.

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 Resumen

Crea un informe tipo resumen o tabla dinámica de los escenarios creados.

Creación de un Informe tipo resumen 1. 2. Cree todos los escenarios que necesite para el informe, repita los pasos anteriores 3, 4 y 5. En la ventana Administrador de escenarios, presione el botón Resumen.

3.

En la ventana Resumen del escenario, seleccione el tipo de resumen deseado y especifique las celdas de resultado.

4.

En seguida se mostrará el resumen del escenario a manera de autoesquema.

Buscar Objetivo Buscar objetivo es una herramienta la cual buscará la entrada de datos adecuados siempre y cuando el resultado esperado sea conocido. Para buscar un objetivo realice lo siguiente:
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1.

Abra o cree un archivo de Excel con los datos necesarios y adecuados para ser resueltos.

2.

Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botón Análisis Y si y, seleccione la opción Buscar objetivo.

3.

En la ventana mostrada especifique la celda que definirá con el valor conocido la cual debe forzosamente contener una fórmula, defina también el valor para dicha celda y por último la celda que cambiará respecto a los datos introducidos anteriormente.

4.

Después de presionar el botón Aceptar, si se ha encontrado solución a los datos introducidos estos serán mostrados en la tabla y si desea que estos sean agregados de forma permanente a las celdas presione Aceptar, sino desea que la tabla sufra ningún cambio entonces presione Cancelar.

Tablas de datos Las tablas de datos se utilizan para mostrar los resultados de las diferentes entradas posibles al mismo tiempo, basándose en el cálculo de matrices. Para crear una tabla de datos realice lo siguiente:

1.

Abra o cree un archivo de Excel con datos adecuados para ser resueltos por la tabla de datos y, seleccione las celdas de referencia para la tabla de datos, la celda inicial del rango deberá contener una fórmula.
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2.

Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botón Análisis Y si y, seleccione la opción Tabla de datos.

3.

En la ventana mostrada especifique las celdas de entrada de fila y columna, para obtener el resultado adecuado necesitará ver la distribución de las celdas de referencia para indicar de forma correcta las celdas de entrada.

4.

Tras presionar el botón Aceptar, la tabla de datos se habrá creado con los resultados esperados.

Objetos dinámicos Los objetos dinámicos como las tablas y los gráficos dinámicos son herramientas que facilitan la interacción con los datos de una tabla, permitiendo en tiempo real modificaciones al contenido, de formato y de su estructura.

Tablas dinámicas Las tablas dinámicas facilitan el análisis, la organización y el resumen de datos complicados, para crear una tabla dinámica, realice lo siguiente:
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1. Abra o cree un archivo de Excel con datos adecuados para ser analizados por la tabla dinámica y, colóquese en una celda dentro de la tabla de datos.

2.

Vaya a la ficha Insertar, y en el grupo Tablas, presione el botón Tabla dinámica y seleccione la opción Tabla dinámica.

3.

En la ventana Crear tabla dinámica seleccione la tabla de datos de donde obtendrá la tabla dinámica, o si los datos provienen de una fuente externa especifique su ubicación, por ultimo indique donde colocará la tabla dinámica y presione Aceptar.

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4.

Aparecerá en la hoja de cálculo el área para la tabla dinámica, y solo tendrá que arrastrar los campos adecuados hacia las áreas correspondientes.

5.

Tras terminar con el arrastre y acomodo deseado de los campos, la tabla dinámica lucirá de la siguiente manera:

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NOTA Si el acomodo de los campos no fue el adecuado, podrá moverlos a voluntad en cualquier momento con lo que cambiaría de nuevo la estructura de la tabla dinámica, así mismo la función predeterminada (suma) puede ser de igual manera cambiada para generar otro resultado diferente.

Gráficos dinámicos Los gráficos dinámicos representan de forma gráfica e interactiva los datos de una tabla facilitando su análisis, para crear un gráfico dinámico, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel con datos adecuados para ser representados en el gráfico dinámico y, colóquese en una celda dentro de la tabla de datos.

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2.

Vaya a la ficha Insertar, y en el grupo Tablas, presione el botón Tabla dinámica y seleccione la opción Gráfico dinámico.

2. En la ventana Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico seleccione la tabla de datos de donde obtendrá el gráfico dinámico, o si los datos provienen de una fuente externa especifique su ubicación, por ultimo indique donde colocará el gráfico dinámico y presione Aceptar.

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4.

Aparecerá en la hoja de cálculo el área para la tabla dinámica y el gráfico dinámico, y solo tendrá que arrastrar los campos adecuados hacia las áreas correspondientes.

5.

Tras terminar con el arrastre y acomodo deseado de los campos, la tabla dinámica y el gráfico dinámico lucirán de la siguiente manera:

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NOTA Si el acomodo de los campos no fue el adecuado, podrá moverlos a voluntad en cualquier momento con lo que cambiaría de nuevo la estructura de la tabla dinámica y por ende la del gráfico dinámico, así mismo la función predeterminada (suma) puede ser de igual manera cambiada para generar otro resultado diferente.

Macros Las macros en Excel se utilizan principalmente para automatizar tareas repetitivas, grabando o programando en lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones) cada uno de los pasos que realizará al momento de su ejecución. Una vez creada una macro, puede asignarla a un objeto (como un botón de barra de herramientas, un gráfico o un control) para que pueda ejecutarla haciendo clic en ese objeto. Grabar una macro Cuando grabe una macro, es recomendable que primero anote y ensaye cada uno de los pasos antes de grabar la macro, esto le permitirá tener una macro más limpia, es decir, con los menos errores posibles. Para grabar una macro, realice lo siguiente:

1.

Vaya a la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro.
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2.

En la ventana mostrada escriba un nombre adecuado para la macro, si lo desea puede asignar un método abreviado el cual ejecutará la macro al presionar la combinación de teclas asignadas, especifique en donde se guardará, es decir, el alcance de su funcionamiento, opcionalmente podrá escribir una descripción sobre su funcionamiento o creación, por ultimo haga clic en Aceptar para iniciar la grabación.

3.

3.

Realice todas y cada una de las acciones que desee grabar en el orden adecuado.

4.

Cuando termine la grabación de las acciones, será necesario detener la grabación, para ello vaya de nuevo a la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Detener grabación.

NOTA También puede hacer clic en el botón en el lado izquierdo de la barra de estado para iniciar la grabación de una nueva macro, o para detenerla presione el botón en el lado izquierdo de la barra de estado. Ejecutar una macro Ejecutar una macro significa que los pasos grabados o programados se realicen uno a uno de forma rápida y automática con tan solo presionar un botón, método abreviado, objeto, etc. Para ejecutar una macro, realice lo siguiente:

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Asignar la macro a un objeto 1. En una hoja de cálculo, haga clic derecho sobre el objeto insertado (imagen, gráfico, control, etc.) al que desea asignar una macro existente y, a continuación, haga clic en Asignar macro en el menú contextual.

2.

En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea asignar.

Asignar la macro a un botón 1. Vaya al botón Office y, haga clic en Opciones de Excel.

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2.

En la ventana mostrada seleccione la opción Personalizar y¸ en el cuadro Comandos disponibles en seleccione la opción Macros y en el listado de macros mostradas seleccione la que desee agregar un botón a la barra de herramientas de acceso rápido, por ultimo presione Agregar y en seguida Aceptar.

NOTA Puede cambiar la imagen del botón asignado a la macro y el nombre del mismo, presionando el botón Modificar.

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3.

Tras presionar Aceptar en el paso 2, el botón se mostrará en la barra de herramientas de acceso rápido y solo necesitará presionarlo para ejecutar las acciones grabadas o programadas en la macro asignada.

Eliminar una macro 1. 2. Abra el libro que contiene la macro que desee eliminar. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.

3.

En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro que desee eliminar y, presione el botón Eliminar.

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Formas de protección En Excel la información puede ser protegida a nivel de hoja, es decir, impide que se realicen cambios no deseados en los datos contenidos en las celdas bloqueadas de una hoja y permite también especificar que celdas serán las que si permitan modificaciones a su contenido, o a nivel de todo el libro, es decir, restringe la creación u modificación de hojas, así como de su estructura. Para proteger una hoja o un libro, realice lo siguiente: Protección de hoja 1. 2. Abra el libro que contiene la(s) hoja(s) que desee proteger y ubíquese en una de ellas. Vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.

3.

En la ventana mostrada, deje marcada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas para que la protección solo se realice a las celdas bloqueadas, si lo desea puede establecer una contraseña para que solo quien la conozca pueda desproteger la hoja y marque solo las casillas necesarias según lo que desee permitir que sea modificable en las celdas bloqueadas y, presione Aceptar.

NOTA Cuando intente realizar alguna modificación de las no permitidas en la hoja, Excel mandará el mensaje siguiente:

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Protección de libro 1. 2. Abra el libro que desee proteger. Vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro y, en Restringir edición, seleccione la opción Proteger estructura y ventanas.

3.

En la ventana mostrada, marque las opciones necesarias según la protección deseada y, presione Aceptar.

NOTA Cuando intente realizar alguna modificación y está, no esté permitida, Excel mostrará el mensaje siguiente:

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1.

Formulas Excel 2007

Son fórmulas predefinidas para realizar cálculos con los datos que hay en las hojas. Todas las funciones se escriben con la siguiente sintaxis:

a) Signo "=" de comienzo de fórmula b) Nombre de la función. Por ejemplo: "Suma" c) Paréntesis obligatorio de apertura: "(" d) Argumentos opcionales, es decir los valores con que opera la función. e) Paréntesis obligatorio de cierre: ")"

1.1

Función AñO(Fecha) Devuelve el año de una fecha. Deberá escribirse una fecha entre los paréntesis o una referencia a una celda que contenga un valor de tipo fecha.

Ejemplo:

1.2

Función MES(Fecha) Devuelve el mes de una fecha. Deberá escribirse una fecha entre los paréntesis o una referencia a una celda que contenga un valor de tipo fecha.

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1.3

Función DIA(Fecha) Devuelve el día de una fecha. Deberá escribirse una fecha entre los paréntesis o una referencia a una celda que contenga un valor de tipo fecha.

1.4

=BUSCARV(valor;matriz;columna;ordenado) Busca un valor determinado en la primera columna de una matriz y devuelve el valor que se encuentra en otra columna de la matriz pero en la misma fila que el valor determinado de la primera columna. Esta función utiliza cuatro argumentos separados por punto y coma. El primer argumento es "valor", es decir, el valor que buscamos. Puede ser un número, un texto (entre comillas), o una referencia a una celda donde se encuentra el valor. El segundo argumento es "matriz", es decir, el rango de celdas donde se encuentran los valores con los que trabajamos. El tercer parámetro es columna, es decir, la columna que contiene el valor que buscamos. El último parámetro es opcional, su valor será cero (desordenado) o uno (ordenado), es decir, es un valor lógico (verdadero o falso) que indica que la primera columna de valor está ordenado o no. Si no se encuentra el valor produce un mensaje de error.

Ejemplo

Dada la siguiente nómina de un curso con su nota final, deseamos saber la nota de la alumna Montenegro

1.5

=COINCIDIR(valor_buscado;matriz_busqueda;tipo)

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Esta función devuelve un número entero correspondiente a la posición relativa de un elemento que se encuentra en una matriz. Sirve para saber en qué posición numérica ocupa un elemento en una matriz. El parámetro valor_buscado puede ser un texto, un número o una referencia a una celda. La matríz_búsqueda será el rango de celdas que contiene los valores. Tipo puede ser 0, 1, -1. Cero busca coincidencia exacta con la matriz ordenada o desordenada.

Ejemplo: Buscaremos que posición ocupa la alumna Rengifo en la nómina anterior

Es decir, la alumna Rengifo ocupa la cuarta posición en la lista
1.6 =CONTAR(rango) Devuelve un número entero que corresponden con la cantidad de celdas numéricas que contiene un rango de celdas determinado. Las celdas que contengan texto no son contadas. =CONTARA(rango) Devuelve un número entero que corresponden con la cantidad de celdas que no esten en blanco en un rango de celdas determinado, es decir, cuenta celdas ocupadas indistintamente de que contengan números, textos u otro tipo de dato. =CONTAR.BLANCO(rango) Devuelve un número entero que corresponden con la cantidad de celdas numéricas que contiene un rango de celdas determinado. Las celdas que contengan texto no son contadas. =CONTAR.SI(rango;criterio) Devuelve un número entero que corresponde con la cantidad de celdas que cumplen una determinada condición especificada en un rango. En otras palbras, sirve para contar celdas que cumplen una determinada condición. Las condiciones se encuentran en el primer argumento "rango", la condición o criterio puede ser un literal entre comillas o una referencia a una celda Ejemplo con las distintas funciones Contar:

1.7

1.8

1.9

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1.10

=DERECHA(texto;nºcaracteres) Esta función se utiliza con datos o celdas de tipo texto. Devuelve, de un texto o una celda que contenga un texto, uno o varios caracteres por la derecha.

Ejemplo

1.11

=ENCONTRAR(Texto_Buscado;Texto;Numero_Inicial) Esta función devuelve un número entero correspondiente a la posición en la que se encuentra un texto dentro de otro texto. El primer argumento es "Texto_Buscado", es decir, un texto entre comillas o una referencia a una celda que contenga un texto. El segundo argumento es "Texto", es decir, el texto en el que buscamos "Texto_Buscado" o bien una referencia a una celda. "Número_nicial" es un número entero que indica la posición a partir de la cual vamos a buscar. Ejemplo: Buscaremos donde empieza el apellido Sandoval dentro de Nombres

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Así, el apellido Sandoval se encuentra ubicado en la posición 16 dentro del Nombre presentado en celda B3
1.12 =EXTRAE(Texto;Numero_Inicial;NºCaracteres) Devuelve una subcadena de texto de otro texto. "Texto" es el texto del que vamos a extraer o una referencia a una celda que contenga un texto. "Número_Inicial" es la posición a partir de la cual vamos a extraer. "NºCaracteres" es la cantidad de caracteres que queremos extraer. Extraeremos el apellido Sandoval del texto presentado en celda B3. Se puede hacer de dos formas, usando el número 16 como Número_Inicial o encontrando el Número_Inicial con la fórmula ocupada en 1.11

Ejemplo:

1.13

=ESBLANCO(Referencia) Esta es una función lógica, es decir, devuelve el valor lógico "verdadero" o "falso". Si una determinada celda se encuentra vacía (no se ha escrito nada), Esblanco devuelve "verdadero". Si en la celda hay cualquier dato devolvera "falso". Esta función, para que tenga utilidad, debe utilizarse anidada con otra.

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1.14

=FECHA(Año;Mes;Dia) Convierte números de serie en fechas reales. Por ejemplo: supongamos que disponemos de 40 días para terminar nuestras clases a partir de la fecha 19/12/2011. Deseamos saber la fecha de término de clases. Entonces en celda D4 digitaremos la fórmula:

1.15

=HOY() Esta es una función que no lleva argumentos. Devuelve un dato de tipo fecha (la fecha del sistema). Por ejemplo, si deseamos mantener actualizada la antigüedad en años de los empleados de una empresa

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1.16

=INDICE(Matriz;Fila;Columna) Devuelve un valor o una matriz de valores en el argumento "Matriz" determinado por los valores de "Fila" y "Columna. También puede devolver una referencia. Si se obtiene una matriz de valores deberá introducirse como fórmula matricial. Ejemplo: deseamos mostrar la segunda nota de la alumna Antilef

1.17

=IZQUIERDA(Texto;NºCaracteres) Igual que DERECHA, pero el inicio es por la IZQUIERDA Ejemplo:

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1.18

=LARGO(Texto) Devuelve un número entero correspondiente a la cantidad de caracteres que contiene un texto o una celda determinada.

1.19

=MAX(Rango) y MIN(Rango) Devuelve el máximo valor numérico (o el mínimo) de un rango de celdas. El rango debe contener celdas numéricas. Si contiene texto devolverá 0.

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1.20

=MAYUSC(Texto), MINUSC(Texto) y NOMPROPIO(Texto) MAYUSC y MINUSC convierten todos los caracteres de un texto en mayúsculas o minúsculas. NOMPROPIO convierte en mayúscula la primera letra de cada palabra de un texto y en minúscula el resto de las letras de cada palabra

1.21

=PAGO(Interes;Nper;Va;Vf;0) Pago es una función financiera que devuelve el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante. Interés es el tipo de interés del préstamo. Nper es el número total de pagos que hay que realizar. Va es el valor actual o el total del valor de los pagos. Vf es el valor futuro que para un prestamo sería 0. El último argumento indica si el vencimiento del pago es al principio del período o al final. Ejemplo: Se pide un préstamo de ocho millones a un Interés anual de un 15% en un plazo de 96 meses. Calcular la cuota mensual de pago

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1.22

=PAGOINT(Interés;Periodo;Nper;Va;Vf;0) PAGOINT es una función financiera que devuelve el "interés pagado" en un período específico de los pagos periódicos constantes con una tasa de interés constante. Ejemplo: del ejemplo anterior calcular el interés mensual pagado

1.23

=PROMEDIO(Rango)

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Calcula el promedio de un rango.

1.24

=SI(Condición;Sicierto;Sifalso) Función condicional. Si una determinada "Condición" se cumple entonces se ejecuta la expresión "Sicierto". En caso contrario (si la condición no se cumple) se ejecuta "Sifalso.

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ELEMENTOS BÁSICOS DE ACCESS 2007
La nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 incluye varios elementos que definen cómo se interactúa con el producto. Estos nuevos elementos se eligieron para ayudar al usuario a controlar Access y encontrar más rápidamente los comandos necesarios. El nuevo diseño también permite detectar con facilidad las características que, de lo contrario, se quedarían ocultos debajo de las capas de las barras de herramientas y los menús. Además, el usuario podrá comenzar a trabajar con mayor rapidez gracias a la nueva página Introducción a Microsoft Office Access, que proporciona acceso rápido para comenzar a usar el producto, inclusive un conjunto de plantillas de diseño profesional. El elemento más significativo de la nueva interfaz de usuario se denomina cinta de opciones, que forma parte de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. La cinta de opciones es la cinta a la largo de la parte superior de la ventana del programa que contiene grupos de comandos. La cinta de opciones de Office Fluent proporciona una ubicación única para los comandos y reemplaza fundamentalmente los menús y barras de herramientas. En la cinta de opciones hay fichas que combinan los comandos de manera significativa. En Office Access 2007, las principales fichas de la cinta de opciones son Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos. Cada ficha contiene grupos de comandos relacionados y estos grupos incluyen algunos de los demás elementos de la nueva interfaz de usuario, como la galería, que es un nuevo tipo de control que presenta visualmente las opciones. Los principales elementos de la nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 son: Introducción a Microsoft Office Access La página que se muestra cuando se inicia Access desde el botón Inicio o un acceso directo de escritorio. Cinta de opciones de Office Fluent Es el área situada en la parte superior de la ventana del programa donde se pueden elegir los comandos.  Ficha de comandos: Comandos combinados de manera significativa.  Ficha de comandos contextual Es una ficha de comandos que parece según el contexto, es decir, según el objeto con el que se trabaje o la tarea que se esté llevando a cabo.  Galería Es un control que muestra visualmente una opción de modo que se ven los resultados que se van a obtener.  Barra de herramientas de acceso rápido Es una sola barra de herramientas estándar que aparece en la cinta de opciones y permite obtener acceso con un solo clic a los comandos más usados, como Guardar y Deshacer.
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 Panel de exploración Es el área situada a la izquierda de la ventana donde se muestran los objetos de la base de datos. El panel de exploración reemplaza la ventana Base de datos de las versiones anteriores de Access.  Documentos con fichas Los formularios, tablas, consultas, informes, páginas y macros se muestran como documentos con fichas.  Barra de estado Es la barra situada en la parte inferior de la ventana del programa en la que se muestra la información de estado y que incluye botones que permiten cambiar la vista.  Minibarra de herramientas Es un elemento que aparece de manera transparente encima del texto seleccionado para que se pueda aplicar fácilmente formato al texto.

Introducción a Microsoft Office Access
Cuando se inicia Office Access 2007 haciendo clic en el botón Inicio de Windows o un acceso directo de escritorio (pero no haciendo clic en una base de datos), aparece la página Introducción a Microsoft Office Access. Esta página muestra lo que se puede hacer para comenzar a trabajar en Office Access 2007.

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Crear una Base de Datos Crear una base de datos en blanco
1. En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en blanco, haga clic en Base de datos en blanco.

2. En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Si no especifica una extensión de nombre de archivo,
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Access la agrega automáticamente. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de datos (situado junto al cuadro Nombre de archivo), busque la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar. 3. Haga clic en Crear. Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y, a continuación, abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sitúa en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo. 4. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal y como se describe en la sección Haga clic en Crear. Se crea una nueva base de datos y se abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos.

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CONCEPTOS BÁSICOS DE ACCESS Abrir una base de datos de Access existente
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Abrir. y, a continuación, haga clic en

2. En el cuadro de diálogo Abrir, vaya a la base de datos que desee abrir. 3. Siga uno de estos procedimientos:  Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo predeterminado especificado en el cuadro de diálogo Opciones de Access o en el modo establecido por una directiva administrativa.  Haga clic en Abrir para abrir la base de datos para acceso compartido en un entorno de multiusuario, de manera que cualquier usuario pueda leer y escribir en la base de datos.  Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modo sólo lectura para abrir la base de datos en acceso de sólo lectura y, de esta forma, poder verla pero no editarla. Otros usuarios pueden seguir leyendo y escribiendo en la base de datos.  Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modo exclusivo para abrir la base de datos en acceso exclusivo. Cuando tiene una base de datos abierta en acceso exclusivo, cualquiera que intente abrir la base de datos recibe el mensaje "el archivo ya está en uso".  Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modo exclusivo de sólo lectura para abrir la base de datos en acceso exclusivo. Otros usuarios pueden seguir abriendo la base de datos pero estarán limitados al modo de sólo lectura.

Abrir una base de datos mediante el botón de Microsoft Office Access
1. Inicie Access. 2. Haga clic en el botón de Microsoft Office , y haga clic en la base de datos que desee abrir, si aparece en el panel derecho del menú. -o bienCampus Alameda; Alameda 2013
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3. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Abrir, escriba un nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Abrir. Se abre la base de datos.

Más opciones al abrir una base de datos Si no encuentra la base de datos que desea abrir
1. En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en Mi PC, o bien, haga clic en Mi PC en la lista desplegable Buscar en. 2. En la lista de unidades, haga clic con el botón secundario del mouse en la unidad en la que cree que podría estar la base de datos y, a continuación, haga clic en Buscar. 3. Escriba los criterios de búsqueda en el cuadro de diálogo Resultados de la búsqueda y, a continuación, haga clic en Buscar para buscar la base de datos. 4. Si encuentra la base de datos, haga doble clic en ella para abrirla. 5. Debe hacer clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Abrir para que la base de datos se abra. A continuación, cierre el cuadro de diálogo Resultados de la búsqueda.

CREAR TABLAS DE DATOS Crear una tabla de datos ¿Qué es una tabla?
Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una tabla contiene información sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone de campos, como un nombre, una dirección y un número de teléfono. Los registros se suelen denominar también filas y los campos, columnas.
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Registro o Fila

Campo o columna

Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas basadas en temas. Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista de nombres, direcciones y números de teléfono, o una tabla Productos para almacenar información sobre productos. Siempre debe empezar a diseñar una base de datos creando primero sus tablas, incluso antes de crear otros objetos de base de datos. Antes de crear tablas, debe examinar cuidadosamente sus requisitos y diseñar la base de datos para determinar las tablas que necesita.

Crear una tabla nueva
Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener sólo una tabla, pero hay muchas bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea un nuevo archivo que sirve de contenedor para todos los objetos de la base de datos, incluidas las tablas. Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una base de datos existente o importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como un libro de Microsoft Office Excel 2007, un documento de Microsoft Office Word 2007, un archivo de texto u otra base de datos. Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. A continuación, puede escribir datos para empezar a definir los campos.

Crear una tabla en una nueva base de datos
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicación.
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3. Haga clic en Crear. Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.

Guardar una tabla
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar. Método abreviado de teclado Para guardar el archivo, presione CTRL+S.

Tipos de datos
Todos los campos (campo: elemento de una tabla que contiene un elemento de información específico, como un apellido. Un campo Tratamiento puede contener Don o Doña. Las bases de datos como Microsoft SQL Server hacen referencia a los campos como columnas) de una tabla tienen propiedades. Éstas definen las características y el comportamiento del campo. La propiedad más importante de un campo es su tipo de datos. El tipo de datos de un campo determina la clase de datos que va a poder almacenar. Por ejemplo, un campo cuyo tipo de datos sea Texto podrá almacenar datos que se compongan de caracteres de texto o numéricos, mientras que un campo cuyo tipo de datos sea Número sólo podrá almacenar datos numéricos. El tipo de datos de un campo determina otras muchas cualidades importantes del mismo, como:  La forma de usar el campo en expresiones.  El tamaño máximo de un valor del campo.  Si el campo se puede indizar.  Los formatos que se pueden usar con el campo Cuando se crea un nuevo campo en la vista Diseño, se especifica su tipo de datos y, de forma opcional, sus demás propiedades.

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Tabla Contactos abierta en la vista Diseño Tipo de datos Propiedades de campo

Tipos de datos
Imagínese un tipo de datos de un campo como un conjunto de cualidades que se aplica a todos los valores incluidos en el campo y que determina la clase de datos que pueden ser esos valores. Por ejemplo, los valores almacenados en un campo Texto sólo pueden
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contener letras, números y un conjunto limitado de caracteres de puntuación. Además, un campo Texto puede contener un máximo de 255 caracteres. En Access existen diez tipos de datos distintos: Tipo de Datos Usado Fotos digitales. En cada registro es posible adjuntar varios archivos. Este tipo de datos no estaba disponible en versiones anteriores de Access. Números que se generan automáticamente para cada registro. Valores monetarios. Fechas y horas. Hipervínculos, como direcciones de correo electrónico. Bloques de texto largos y texto que emplean formato de texto. Una utilidad típica de un campo Memo sería una descripción de producto detallada. Valores numéricos, como distancias. Tenga en cuenta que existe un tipo de datos independiente para la moneda. Número Objeto OLE Texto Sí/No Documentos de Word. Valores alfanuméricos cortos, como un apellido o una dirección. Valores booleanos.

Datos adjuntos Autonumérico Moneda Fecha/Hora Hipervínculo

Memo

MODIFICAR TABLAS DE DATOS Introducir y modificar datos en una tabla
Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas basadas en temas. Las columnas se denominan también campos y son los elementos de información de los que desea realizar un seguimiento. Las tablas se definen en función de los campos que desea registrar para una materia en concreto. En este artículo se explica cómo crear campos. Aprenderá a agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos y mediante una plantilla de campos. Aprenderá también a agregar un
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campo de otra tabla a la tabla con la que está trabajando y a definir tipos de datos de un campo.

Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos
Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos (denominados también columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podría crear campos para el apellido, el nombre, el número de teléfono y la dirección, entre otros. Para una tabla Productos, podría crear campos para el nombre del producto, el identificador de producto y el precio. Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un campo para almacenar un campo calculado; es mejor dejar que Office Access 2007 calcule el valor cuando sea necesario. Cuando elija los campos, intente almacenar la información en sus partes más pequeñas posibles. Por ejemplo, en lugar de almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el nombre por separado. Por regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar búsquedas o cálculos con un elemento de información, ponga ese elemento en una columna independiente. Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre que lo identifica inequívocamente dentro de la tabla. También tiene un tipo de datos en consonancia con la información que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden realizar, así como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada valor. Cada campo tiene también un grupo de opciones denominadas propiedades que definen las características formales o funcionales del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define el formato de presentación del campo, es decir, qué apariencia tendrá cuando se muestre. Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar inmediatamente un campo escribiendo información en la columna

Agregar nuevo campo. Agregar un nuevo campo a una tabla existente
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. Campus Alameda; Alameda 2013
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2. 3. 4.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploración, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla. Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.

Agregar un nuevo campo a una tabla nueva
1. 2. 3. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos. 4. Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.

Buscar y reemplazar datos Buscar y reemplazar datos en una tabla
Para poder seguir este procedimiento, debe abrir la tabla en la vista Hoja de datos.  NOTA No puede ejecutar una operación de búsqueda y reemplazo en un campo de búsqueda. Si desea reemplazar los datos de un control (como un cuadro de texto) en un formulario, ese control debe estar enlazado a la tabla de origen.

Buscar y reemplazar datos
1. En la tabla, seleccione el campo (columna) en el que desee llevar a cabo la búsqueda. NOTA: Si desea buscar en toda la tabla, siga el procedimiento descrito en el paso 5. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Buscar, haga clic en Buscar.

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Método abreviado de teclado Presione CTRL+B.
Aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. 3. Para buscar datos, en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, haga clic en la ficha Buscar. Para ejecutar una operación de búsqueda y reemplazo, haga clic en la ficha Reemplazar. 4. En el cuadro Buscar, escriba la cadena de búsqueda. Para reemplazar datos, escriba la cadena de reemplazo en el cuadro Reemplazar por. NOTA No escriba caracteres comodín en el cuadro Reemplazar por, a menos que los registros deban contenerlos. 5. De manera opcional, use la lista Buscar en para cambiar el campo en el que desea realizar la búsqueda o para buscar en toda la tabla. De forma predeterminada, la lista Buscar en contiene el nombre del campo seleccionado en el paso 1. Si desea buscar en toda la tabla, seleccione en la lista el nombre de la tabla.O bien, Si decide seleccionar otra columna, haga clic en la columna en la hoja de datos de la tabla. No es preciso cerrar el cuadro de diálogo. 6. De manera opcional, en la lista Coincidir, haga clic en Cualquier parte del campo. De este modo, se realiza la búsqueda más amplia posible. 7. Asegúrese de que está activada la casilla de verificación Buscar los campos con formato y después haga clic en Buscar siguiente.

Buscar y reemplazar datos en un formulario
Si no tiene los permisos necesarios para ver y buscar en una tabla o si desea que los usuarios no vean algunos de los datos de una tabla, puede ejecutar operaciones de búsqueda y reemplazo en formularios abiertos en las vistas Formulario y Presentación. Ambas operaciones buscan en la tabla subyacente enlazada al formulario. NOTA No se pueden ejecutar operaciones de búsqueda y reemplazo en un campo de búsqueda. Si desea reemplazar los datos de un control (como un cuadro de texto) en un formulario, ese control debe estar enlazado a la tabla de origen. Para obtener más información sobre las listas de búsqueda, vea el artículo Agregar o cambiar una columna de búsqueda que permita almacenar varios valores. En las primeras secciones de ese tema, se explica cómo funcionan y cómo se crean los campos de búsqueda.

Buscar datos en un formulario
1. Abra el formulario en el que desee buscar en la vista Formulario o Presentación. 2. Seleccione el control que contiene la información en la que desee buscar. 3. En la ficha Inicio, en el grupo Buscar, haga clic en Buscar. O bien, Presione CTRL+B. Aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

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4. Para buscar datos, haga clic en la ficha Buscar. Para ejecutar una operación de búsqueda y reemplazo, haga clic en la ficha Reemplazar. 5. En el cuadro Buscar, escriba el valor de búsqueda. Para reemplazar datos, escriba la cadena de reemplazo en el cuadro Reemplazar por. NOTA No escriba caracteres comodín en el cuadro Reemplazar por, a menos que los registros deban contenerlos. 6. De manera opcional, use la lista Buscar en para cambiar el campo en el que desea realizar la búsqueda o para buscar en toda la tabla subyacente. De forma predeterminada, la lista Buscar en contiene el nombre del control seleccionado en el paso 1. Si desea buscar en la tabla subyacente al formulario, seleccione en la lista el nombre de la tabla. O bien, Sí decide seleccionar otro control (equivale a seleccionar otro campo de tabla), haga clic en ese control en el formulario. No es preciso cerrar el cuadro de diálogo. 7. De manera opcional, en la lista Coincidir, haga clic en Cualquier parte del campo. De este modo, se realiza la búsqueda más amplia posible. 8. En la lista Buscar, haga clic en Todos y, a continuación, en Buscar siguiente. Para reemplazar una cadena, haga clic en Reemplazar. Si está seguro de haber especificado la cadena de reemplazo correcta, haga clic en Reemplazar todos, pero tenga en cuenta que no se puede deshacer una operación de reemplazo. Si cometiese un error, tendría que repetir la operación de búsqueda y reemplazo, buscar los valores incorrectos y reemplazarlos con los correctos.

Buscar datos en un conjunto de resultados de consulta
A continuación se explica cómo usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para buscar registros en el conjunto de resultados devuelto por una consulta de selección. Recuerde que se pueden ejecutar únicamente operaciones de búsqueda en los resultados de consulta. Si desea cambiar o quitar datos mediante una consulta, vea los artículos Crear una consulta de actualización y Usar consultas para eliminar uno o varios registros de una base de datos.

Crear una consulta de selección
Abra la base de datos que contiene los registros que desee buscar. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta. Access inicia el Diseñador de consultas, se muestra la ficha Diseño y se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Seleccione la tabla o las tablas que contienen los registros que desee buscar, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar.

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La tabla o tablas aparecen como una o varias ventanas en la sección superior de la cuadrícula de diseño de consultas en las que se muestran todos los campos de cada tabla. En la siguiente tabla se muestra el diseñador con una tabla típica. Haga doble clic en los campos que desee buscar. Los campos seleccionados aparecen en la fila Campo situada en la sección inferior del Diseñador de consultas.

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Puede agregar un campo de tabla por columna en la sección inferior. Para agregar rápidamente todos los campos de una tabla, haga doble clic en el asterisco (*) situado en la parte superior de la lista de campos de tabla. En la siguiente tabla se muestra el diseñador con todos los campos agregados. De manera opcional, puede especificar uno o varios criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño. De este modo, puede reducir el número de registros que va a devolver la consulta y es más fácil buscar los datos.

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS
Todos los campos (campo: elemento de una tabla que contiene un elemento de información específico, como un apellido. Un campo Tratamiento puede contener Don o Doña. Las bases de datos como Microsoft SQL Server hacen referencia a los campos como columnas.) De una tabla tienen propiedades. Éstas definen las características y el comportamiento del campo. La propiedad más importante de un campo es su tipo de datos. El tipo de datos de un campo determina la clase de datos que va a poder almacenar. Por ejemplo, un campo cuyo tipo de datos sea Texto podrá almacenar datos que se compongan de caracteres de
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texto o numéricos, mientras que un campo cuyo tipo de datos sea Número sólo podrá almacenar datos numéricos. El tipo de datos de un campo determina otras muchas cualidades importantes del mismo, como:     La forma de usar el campo en expresiones. El tamaño máximo de un valor del campo. Si el campo se puede indizar. Los formatos que se pueden usar con el campo.

Cuando se crea un nuevo campo en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.), se especifica su tipo de datos y, de forma opcional, sus demás propiedades.

Tipos de datos
En la siguiente tabla se ofrece una lista de los tipos de datos disponibles en Microsoft Office Access 2007 junto a algunas directrices de uso y la capacidad de almacenamiento de cada tipo Imagínese un tipo de datos de un campo como un conjunto de cualidades que se aplica a todos los valores incluidos en el campo y que determina la clase de datos que pueden ser esos valores. Por ejemplo, los valores almacenados en un campo Texto sólo pueden contener letras, números y un conjunto limitado de caracteres de puntuación. Además, un campo Texto puede contener un máximo de 255 caracteres.

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Tabla Contactos abierta en la vista Diseño Tipo de datos Propiedades de campo

En Access existen diez tipos de datos distintos:
Datos adjuntos, como fotos digitales. En cada registro es posible adjuntar varios archivos. Este tipo de datos no estaba disponible en versiones anteriores de Access. Autonumérico Números que se generan automáticamente para cada registro. Moneda Valores monetarios. Fecha/Hora Fechas y horas. Hipervínculo Hipervínculos, como direcciones de correo electrónico. Memo Bloques de texto largos y texto que emplean formato de texto. Una utilidad típica de un campo Memo sería una descripción de producto detallada. Número Valores numéricos, como distancias. Tenga en cuenta que existe un tipo de datos independiente para la moneda. Objeto OLE Objetos OLE (objeto OLE: objeto que admite el protocolo OLE para la vinculación e incrustación de objetos. Un objeto OLE de un servidor OLE (por ejemplo, una imagen de Paint de Windows o una hoja de cálculo de Microsoft Excel), se puede vincular o incrustar en un campo, formulario o informe.), como documentos de Word. Texto Valores alfanuméricos cortos, como un apellido o una dirección. Sí/No Valores booleanos.

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Tipo de datos Texto

Memo

Uso Para caracteres alfanuméricos, incluido texto, o texto y números, que no se utilicen en cálculos (por ejemplo, un Id. de producto). Para texto con una longitud de más de 255 caracteres o que utilice formato enriquecido. Los ejemplos incluyen notas, descripciones extensas y párrafos con formato de texto, como negrita o cursiva.

Tamaño Hasta 255 caracteres

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de lo que es posible mostrar 65.535 caracteres en cualquier control único. El tamaño máximo de un archivo de base de datos de Office Access 2007 es 2 gigabytes. 1, 2, 4, 8 o 12 bytes (16 bytes cuando se usa en un Id. de réplica) Para obtener más información, vaya a la entrada Número Tamaño del campo de la tabla de referencia de propiedades de los campos. 8 bytes

Número

Use la propiedad Formato del texto de un campo Memo para especificar si el campo es compatible con el texto con formato. Establezca la propiedad Sólo anexar de un campo Memo en Sí para conservar versiones anteriores del valor del campo cuando éste cambie. Para almacenar valores numéricos (enteros o fraccionarios) que se van a utilizar en cálculos, excepto valores monetarios. Para los valores monetarios use el tipo de datos Moneda.

Fecha/Hora

Para almacenar valores de fecha y hora. Observe que cada valor almacenado incluye un componente de fecha y uno de hora.

Moneda Para almacenar valores monetarios (moneda). Autonumérico Para generar valores exclusivos que se puedan utilizar como clave principal que Access inserta cuando se agrega un registro. Observe que los campos Autonumérico pueden incrementarse secuencialmente, en un incremento concreto o asignado aleatoriamente. Sí/No

8 bytes 4 bytes (16 bytes cuando se utiliza en un Id. de réplica)

Para valores booleanos: Sí/No, 1 bit (0,125 bytes) Verdadero/Falso o Activado/Desactivado.
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Objeto OLE

Para almacenar objetos OLE de programas de Microsoft Windows.

otros Hasta 1 gigabyte

Tipo de datos Datos adjuntos

Uso Para almacenar archivos binarios (es decir, archivos que no se pueden leer mediante un editor de texto), como imágenes digitales (fotos y gráficos) o archivos creados mediante otros productos de Microsoft Office.

Tamaño Datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes. Datos adjuntos sin comprimir, aproximadamente 700 kb, según la medida en que puedan comprimirse los datos adjuntos. El tamaño máximo de un archivo de base de datos de Office Access 2007 es 2 gigabytes.

En un campo Datos adjuntos es posible adjuntar más de un archivo por registro.

Hipervínculo Para almacenar hipervínculos, que proporcionan acceso con un solo clic a páginas Web mediante una dirección URL (localizador uniforme de recursos) o a archivos mediante un nombre en formato UNC (convención de nomenclatura universal). También se pueden establecer vínculos con objetos de Access almacenados en una base de datos.

Asistente para búsquedas

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de lo que es posible mostrar 65.535 caracteres en cualquier control único. El tamaño máximo de un archivo de base de datos de Office Access 2007 es 2 gigabytes. Para iniciar el Asistente para búsquedas a fin Si el campo de búsqueda de poder crear un campo que utilice un está enlazado a una tabla o cuadro combinado para buscar un valor en consulta, es el tamaño de otra tabla, consulta o lista de valores. Observe la columna enlazada. que en realidad el Asistente para búsquedas Si el campo de búsqueda no es un tipo de datos. no está enlazado a otra columna (y almacena una lista de valores), es el tamaño del campo Texto utilizado para almacenar la lista
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Propiedades de los campos
Uso de propiedad de Campo Tamaño del campo Tipos de datos Texto Número Autonumérico Texto Memo Número Fecha/Hora Moneda Autonumérico Sí/No Hipervínculo Posiciones decimales Número Moneda Especificar el número de posiciones decimales que se va a usar a la hora mostrar números Utilizado Establecer el tamaño máximo de los datos almacenados como tipo de datos Texto, Número o Autonumérico. Personalizar la forma en que el campo aparece de forma predeterminada cuando se visualiza o se imprime

Formato

Nuevos valores

Autonumérico

Establecer si un campo Autonumérico se incrementa o recibe un valor aleatorio cuando se agrega un nuevo registro. Mostrar caracteres de edición para guiar la especificación de datos.

Máscara de entrada

Título

Texto Número Fecha/Hora Moneda Todos los tipos de datos Texto Memo Número

Establecer el texto que aparece de forma predeterminada en los rótulos de los formularios, los informes y las consultas. Asignar de forma automática el valor especificado a un campo cuando se agregue un nuevo registro.

Valor predeterminado

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Fecha/Hora Moneda Sí/No Hipervínculo

Uso de propiedad de Campo Regla de validación

Texto de validación

Requerido

Permitir longitud cero

Tipos de datos Texto Memo Número Fecha/Hora Moneda Sí/No Hipervínculo Texto Memo Número Fecha/Hora Moneda Sí/No Hipervínculo Todos los tipos de datos excepto Autonumérico Texto Memo Hipervínculo Texto

Utilizado Proporcionar una expresión que debe ser verdadera para agregar o modificar el valor de este campo.

Especificar el texto que aparece cuando un valor escrito en este campo infringe la expresión del cuadro Regla de validación.

Exigir que este campo contenga un valor en cada registro. Permitir la especificación (al establecerla en Sí) de una cadena de longitud cero ("") en un campo Texto o Memo Acelerar el acceso de lectura a los datos de este campo al crear y utilizar un índice. Los campos Memo e Hipervínculo son compatibles con los índices únicamente en los primeros 255 caracteres del campo.

Indizado

Memo

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Número Fecha/Hora Moneda Autonumérico Sí/No Hipervínculo

Un índice de un campo hace que las operaciones de anexión, eliminación y actualización tarden más, ya que el índice tiene que actualizarse para reflejar los cambios

Uso de propiedad de Campo Sólo anexar

Tipos de datos Memo Hipervínculo

Utilizado Realizar un seguimiento del historial del valor del campo al establecer la propiedad en Sí. Seleccionar Texto enriquecido para almacenar los datos del campo como HTML y permitir la aplicación de formato enriquecido. Seleccionar Texto sin formato para almacenar únicamente texto.

Formato del texto

Memo

Alineación del texto Todos los tipos de datos excepto Datos adjuntos Mostrar el Selector de fecha Fecha/Hora

Especificar la alineación predeterminada del texto de un control Especificar si Access muestra un selector de fecha (control de calendario) cuando los usuarios modifican el valor de un campo.

Máscara de entrada
Una máscara de entrada es un conjunto de caracteres literales y caracteres de máscara que controlan lo que se puede y no se puede escribir en un campo. Por ejemplo, una máscara de entrada puede requerir a los usuarios que escriban fechas o números de teléfono según las
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convenciones de un país o una región determinada, tal y como se muestra en los siguientes ejemplos: AAAA-MM-DD ( ) ext

LAS RELACIONES
Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia de los datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho esté representado sólo una vez.

Tipos de Relaciones Relación uno a varios
Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier número de pedidos. Por lo tanto, para cualquier cliente representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la relación entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relación de uno a varios. Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como un campo o campos adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría un nuevo campo: (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le denominaría Id. de cliente. Access utilizaría entonces el número de identificador del cliente de la tabla Pedidos para localizar el cliente correcto de cada producto.

Una relación de varios a varios
Considere la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Además, para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber
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varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación. Para representar una relación de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unión, que divide la relación de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relación. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación varios a varios que se define mediante la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.

Una relación uno a uno
En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relación no es común porque, muy a menudo, la información relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.

¿Por qué crear relaciones de tabla? Las relaciones de tabla informan de los diseños de consulta
Para trabajar con registros de más de una tabla, a menudo se debe crear una consulta que combine las tablas. La consulta compara los valores del campo de clave principal de la primera tabla con el campo de clave externa de la segunda tabla. Por ejemplo, para devolver filas que enumeren todos los pedidos de cada cliente, deberá crear una consulta que combine la tabla Clientes con la tabla Pedidos de acuerdo con el campo Id. de cliente. En la ventana Relaciones, puede especificar manualmente los campos que desea combinar. Sin embargo, si ya tiene definida una relación entre las tablas, Office Access 2007 suministrará la combinación predeterminada, de acuerdo con la relación de tabla existente. Además, si usa uno de los asistentes para consultas, Access utilizará la información recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad.

Las relaciones de tabla informan de los diseños de formulario e informe
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Al diseñar un formulario o informe, Office Access 2007 utiliza la información recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad. Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridad referencial y evitar los registros huérfanos en la base de datos. Un registro huérfano es el que hace referencia a otro registro que no existe por ejemplo, un registro de un pedido que hace referencia a un registro de un cliente que no existe. Al diseñar una base de datos, se divide la información en tablas, cada una de las cuales tiene una clave principal. A continuación, se agregan claves externas a las tablas relacionadas que hacen referencia a dichas claves principales. Estos pares de clave principal y clave externa forman la base de las relaciones de tabla y de las consultas de varias tablas. Por lo tanto, resulta importante, que dichas referencias de clave principal y clave externa estén sincronizadas. La integridad referencial sirve para asegurarse de que las referencias permanecen sincronizadas y depende de las relaciones de tabla.

Descripción de la integridad referencial
Al diseñar una base de datos, se divide la información en muchas tablas basadas en temas para minimizar la redundancia de los datos. A continuación, se proporciona a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la información, colocando campos comunes en tablas relacionadas. Por ejemplo, para representar una relación de uno a varios se toma la clave principal de la tabla "uno" y se agrega como un campo adicional a la tabla "varios". Para recopilar de nuevo los datos, Access toma el valor de la tabla "varios" y busca el valor correspondiente en la tabla "uno". De este modo los valores de la tabla "varios" hacen referencia a los valores correspondientes de la tabla "uno". Suponga que tiene una relación de uno a varios entre las tablas Transportistas y Pedidos y desea eliminar un transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene pedidos en la tabla Pedidos, dichos pedidos quedarán "huérfanos" si elimina el registro Transportista. Los pedidos todavía contendrán un Id.de transportista, pero el Id. ya no será válido, porque el registro al que hace referencia ya no existe. El propósito de la integridad referencial es evitar los registros huérfanos y mantener las referencias sincronizadas para que esta situación hipotética no ocurra nunca. La integridad referencial se aplica habilitándola para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial de esa relación de tabla. Esto significa que Access rechaza las actualizaciones que cambian el destino de una referencia, así como las eliminaciones
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que quitan el destino de una referencia. Sin embargo, es posible que tenga la necesidad perfectamente válida de cambiar la clave principal de un transportista que tiene pedidos en la tabla Pedidos. Para tales casos, lo que realmente necesita es que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una única operación. De ese modo, Access se asegura de que la actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal. También es posible que tenga la necesidad válida de eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Transportista y todos los pedidos relacionados de ese transportista. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Si aplica la integridad referencial y selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, elimina un registro en la parte de la clave principal de la relación, Access eliminará automáticamente todos los campos que hagan referencia a la clave principal.

Crear una relación de tabla
Se puede crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando un campo en una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumérico, el campo de clave externa puede ser un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número, tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo.

Crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Abrir. y, a continuación, haga clic en

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
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3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

4. Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en Ambas. 5. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, haga clic en Cerrar. 6. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. 7. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione un nuevo campo de la lista. Para exigir la integridad referencial de esta relación, active la casilla de verificación Exigir integridad referencial. Para obtener más información sobre la integridad referencial. Haga clic en Crear.

Para crear una relación uno a uno
Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno.

Para crear una relación uno a varios
El campo ubicado en el lado "uno" de la relación (normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de
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este campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado en el lado "varios" de la relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios

Eliminar una relación de tabla
Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ventana Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access ya no evitará automáticamente la creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación. 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

Aparecerá la ventana Relaciones. Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar. 4. En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones. Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación. 5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
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6. Presione la tecla SUPRIMIR. O bien, Haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Eliminar. 7. Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente la relación seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí.

Establecer Tipos de Combinación
1. En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación. Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

2. Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

¿Qué es una clave principal?
Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2007, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access cómo debe volver a reunir la información. Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa. Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Compradores podría aparecer también en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal y en la tabla Pedidos es una clave externa. Una clave externa, en términos simples, es la clave principal de otra tabla.

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Clave principal

Clave externa

A menudo, un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código, sirve como clave principal en una tabla. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría tener un número de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave principal. Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe identificar inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas. Un ejemplo de una mala elección de clave principal sería un nombre o una dirección, ya que tanto el nombre como la dirección contienen información que puede cambiar con el tiempo. Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto. Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna un nombre de campo de "Id." y el tipo de datos Autonumérico. El campo está oculto de forma predeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.

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Definir la clave principal
Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código, ese campo podría convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no debe contener un valor vacío o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Para definir explícitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseño. 1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea establecer la clave principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño. 4. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee. Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo. 5. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal

Agregar una clave principal autonumérica
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna el tipo de datos Autonumérico. Sin embargo, si desea agregar un campo de clave principal a una tabla que ya existe, debe abrir la tabla en la vista Diseño. 1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

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2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desee agregar la clave principal y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño. 4. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla. 5. En la columna Nombre del campo, escriba un nombre, como IdCliente. 6. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumérico. 7. En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores numéricos incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar números aleatorios.

Quitar la clave principal
Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacían la función de clave principal ya no servirán como identificadores principales de un registro. Sin embargo, al quitar una clave principal no se elimina el campo o los campos de la tabla. Lo que se quita es la designación de clave principal de esos campos. Al quitar la clave principal se quita también el índice que se creó para ella. 1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relación de tabla. Si intenta quitar una clave principal para la que existe una relación, Access le advertirá de que debe eliminar primero la relación.

Eliminar una relación de tabla
1. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla están abiertas, ciérrelas. No se puede eliminar una relación entre tablas abiertas. 2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar/Ocultar, haga clic en Relaciones.

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3. Si las tablas que participan en la relación de tabla no aparecen, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. A continuación, seleccione las tablas que desea agregar en el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Agregar y luego en Cerrar. 4. Haga clic en la línea de relación de tabla correspondiente a la relación que desea eliminar (la línea se mostrará en negrita al seleccionarla) y, a continuación, presione la tecla SUPR.

5. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Cerrar.

4. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla cuya clave principal desee eliminar y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño. 5. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual. Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo. Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave principal. 6. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

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El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.

LAS CONSULTAS
Una consulta es una solicitud de los resultados de los datos, de las acciones de los datos o de ambos. Puede usar una consulta para responder a una pregunta sencilla, realizar cálculos, combinar datos de diferentes tablas o incluso para agregar, cambiar o eliminar datos de una tabla. Las consultas que se utilizan para recuperar datos de una tabla o realizar cálculos se denominan consultas de selección. Las consultas que agregan, cambian o eliminan datos se denominan consultas de acción. Las bases de datos relacionales se componen, en el nivel más básico, de tablas que guardan relaciones lógicas entre ellas. Las relaciones se usan para conectar las tablas en los campos que tienen en común. Una relación viene representada en una consulta por medio de una combinación. Cuando se agregan tablas a una consulta, Microsoft Office Access 2007 crea combinaciones basadas en las relaciones que se han definido entre las tablas. Se pueden crear manualmente combinaciones en las consultas, incluso si no representan relaciones ya definidas. Si se usan otras consultas (en vez de las tablas o además de ellas) como origen de los datos de una consulta, se pueden crear combinaciones entre las consultas de origen y también entre esas consultas y todas las tablas que se usen como origen de datos. Las combinaciones se comportan de manera similar a los criterios de consulta ya que establecen reglas que deben cumplir los datos que se van a incluir en las operaciones de consulta. A diferencia de los criterios, las combinaciones especifican asimismo que cada par de filas que cumplan las condiciones de combinación se combinen en el conjunto de registros para formar una sola fila. Hay cuatro tipos básicos de combinación: combinaciones internas, combinaciones externas, combinaciones cruzadas y combinaciones de desigualdad.

Combinaciones internas
Las combinaciones internas son el tipo de combinación más común. Indican a una consulta que las filas de una de las tablas combinadas corresponden a las filas de otra tabla, basándose en los datos incluidos en los campos combinados. Cuando se ejecuta una consulta con una combinación interna, se incluirán en las operaciones de consulta únicamente las filas en las que haya un valor común en ambas tablas combinadas.
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Por qué se usa una combinación interna?
Se usa una combinación interna cuando se desea que se devuelvan únicamente las filas de ambas tablas de la combinación que coinciden en el campo combinado.

¿Cómo se usa una combinación interna?
En la mayoría de los casos, no hay que hacer nada para poder usar una combinación interna. Si se han creado relaciones entre las tablas en la ventana Relaciones, Access crea automáticamente las combinaciones internas cuando se agregan tablas relacionadas en la vista Diseño de la consulta. Si se aplica la integridad referencial, Access muestra asimismo "1" sobre la línea de combinación para indicar la tabla del lado "uno" de una relación uno a varios así como el símbolo de infinito (∞) para indicar la tabla del lado "varios". Las combinaciones internas se especifican en SQL en la cláusula FROM, tal y como se muestra a continuación: FROM tabla1 INNER JOIN tabla2 ON tabla1.campo1 operador de comparación tabla2.campo2 La operación INNER JOIN consta de las siguientes partes Parte tabla1, tabla2 campo1, campo2 Descripción Nombres de las tablas cuyos registros se combinan. Nombres de los campos que se combinan. Si no son numéricos, los campos deben ser del mismo tipo de datos y contener la misma clase de datos, pero no tienen que tener el mismo nombre. Cualquier operador de comparación relacional: "=", "<", ">",

operador de comparación "<=", ">=" o "<>".

Combinaciones externas
Las combinaciones externas indican a una consulta que, si bien algunas de las filas en ambos lados de la combinación coinciden exactamente, la consulta debe incluir todas las filas de una tabla así como las filas de la otra tabla que comparten un valor común en ambos lados de la combinación.

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Las combinaciones externas pueden ser combinaciones izquierdas o combinaciones derechas. En una combinación izquierda, la consulta incluye todas las filas de la primera tabla de la declaración SQL de la cláusula FROM y sólo las filas de la otra tabla donde el campo de combinación contiene valores comunes de ambas tablas. En una combinación derecha, la consulta incluye todas las filas de la segunda tabla de la declaración SQL de la cláusula FROM y sólo las filas de la otra tabla donde el campo de combinación contiene valores comunes de ambas tablas.

¿Por qué se usa una combinación externa?
Se usa una combinación externa cuando se desea que los resultados incluyan todas las filas de una de las tablas de la combinación y se desea que la consulta devuelva sólo las filas de la otra tabla que coinciden con la primera tabla del campo de combinación.

¿Cómo se usa una combinación externa?
Las combinaciones externas se crean modificando las combinaciones internas.

Convertir una combinación interna en una combinación externa
1. En la vista Diseño de la consulta, haga doble clic en la combinación que desee cambiar. Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación. 2. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, observe las opciones situadas junto a la opción 2 y la opción 3. 3. Haga clic en la opción que desee usar y, a continuación, haga clic en Aceptar. 4. Access muestra la combinación así como una flecha que va desde el origen de datos donde estarán incluidas todas las filas hasta el origen de datos donde estarán incluidas sólo las filas que cumplan la condición de combinación. Las combinaciones externas se especifican en SQL en la cláusula FROM, tal y como se muestra a continuación: FROM tabla1 [ LEFT | RIGHT ] JOIN tabla2 ON tabla1.campo1 operadordecomparación tabla2.campo2
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Las operaciones LEFT JOIN y RIGHT JOIN constan de las siguientes partes:

tabla1, tabla2 campo1, campo2

Nombres de las tablas cuyos registros se combinan. Nombres de los campos que se combinan. Estos campos deben ser del mismo tipo de datos y contener la misma clase de datos, pero no tienen que tener el mismo nombre. Cualquier operador de comparación relacional: "=", "<", ">",

operadordecomparación "<=", ">=" o "<>".

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Combinaciones cruzadas
Las combinaciones cruzadas se diferencian de las combinaciones internas y externas en que no se representan explícitamente en Office Access 2007. En una combinación cruzada, cada fila de una tabla se combina con cada fila de otra tabla, generando lo que se denomina un producto cruzado o producto cartesiano. Cada vez que se ejecuta una consulta con tablas que no están explícitamente combinadas, se genera un producto cruzado. Las combinaciones cruzadas suelen ser involuntarias, aunque hay casos en los que pueden resultar útiles.

¿Por qué se usa una combinación cruzada?
Se usa una combinación cruzada cuando se desea comprobar todas las combinaciones posibles de las filas de dos tablas o consultas. Por ejemplo, supongamos que su negocio tiene un año fantástico y está considerando la posibilidad de ofrecer descuentos a sus clientes. Podrá crear una consulta que sume las compras de cada cliente, crear una pequeña tabla con los posibles porcentajes de descuento y combinar las dos en otra consulta que lleve a cabo una combinación cruzada. El resultado será una consulta que muestre un conjunto de descuentos hipotéticos para cada cliente.

¿Cómo se usa una combinación cruzada?
Se genera una combinación cruzada cada vez que se incluyen tablas o consultas en una consulta y no se crea al menos una combinación explícita para cada tabla o consulta. Access combina todas las filas de cada tabla o consulta que no está explícitamente combinada con ninguna otra tabla o consulta con cada dos filas de los resultados. Contemplemos el caso de los descuentos del párrafo anterior. Supongamos que tiene 91 clientes y desea examinar cinco posibles porcentajes de descuento. La combinación cruzada genera 455 filas (el resultado de multiplicar 91 por 5). Tal y como se puede imaginar, las combinaciones cruzadas involuntarias pueden crear un número considerable de filas en los resultados de consulta. Es más, estos resultados suelen no tener sentido porque, si en realidad la intención no es combinar cada fila con cada dos filas, la mayoría de las filas combinadas que aparecen en los resultados no tendrán ningún sentido. En último lugar, las consultas que usan combinaciones cruzadas involuntarias pueden tardar mucho tiempo en ejecutarse.

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Combinación cruzada involuntaria en la vista Diseño de la consulta.

Combinaciones de desigualdad
Las combinaciones no tienen que basarse necesariamente en la equivalencia de los campos combinados. Una combinación puede basarse en cualquier operador de comparación, como mayor que (>), menor que (<) o no es igual a (<>). Las combinaciones que no se basan en la equivalencia se denominan combinaciones de desigualdad.

¿Por qué se usa una combinación de desigualdad?
Si se desea combinar las filas de dos orígenes de datos basándose en los valores de campo que no son iguales, se usa una combinación de desigualdad. Normalmente, las combinaciones de desigualdad se basan en los operadores de comparación mayor que (>), menor que (<), mayor o igual que (>=), o bien, menor o igual que (<=). Las combinaciones de desigualdad que se basan en el operador no es igual a (<>) pueden devolver casi tantas filas como las combinaciones cruzadas, por lo que los resultados pueden ser difíciles de interpretar.

¿Cómo se usa una combinación de desigualdad?
Las combinaciones de desigualdad no se admiten en la vista Diseño. Si desea usarlas, deberá hacerlo en la vista SQL. Sin embargo, se puede crear una combinación en la vista Diseño, cambiar a la vista SQL, buscar el operador de comparación igual a (=) y cambiarlo al operador que desee usar. Después, sólo podrá abrir la consulta en la vista Diseño si cambia primero el operador de comparación al operador igual a (=) en la vista SQL.
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Quitar una combinación
Si crea una combinación por equivocación, por ejemplo, entre dos campos con tipos de datos distintos, podrá eliminarla. Para eliminar una combinación: 1. En la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic en la combinación que desee quitar. 2 Presione SUPR. O bien, En la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic con el botón secundario en la combinación que desee quitar y, a continuación, haga clic en Eliminar

LOS CONTROLES DE FORMULARIO
Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, por ejemplo qué campos o filas de datos se van a mostrar. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultará más agradable y más eficaz trabajar con una base de datos, además de que ayudará a evitar que se especifiquen datos incorrectos

Crear un formulario mediante el Asistente para formularios
1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios y en Asistente para formularios .

2. Siga las instrucciones incluidas en las páginas del Asistente para formularios.

NOTA Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para formularios. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demás campos que desee incluir en el formulario. A continuación, haga clic en Siguiente o Finalizar para proseguir.
3. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar

Agregar un campo a un formulario o informe en la vista Diseño
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En general, la manera más fácil de agregar un campo a un formulario o informe es mediante el panel Lista de campos. No obstante, se puede agregar asimismo un campo creando un control y enlazándolo a un campo. Con el siguiente procedimiento se muestra cómo hacerlo. 1. Abra el formulario o informe en la vista Diseño haciendo clic en él con el botón secundario del mouse (ratón) en el panel de exploración y, a continuación, haciendo clic en Vista Diseño. Asistentes para controles Puede usar los Asistentes para controles para que le ayuden a crear botones de comando, cuadros de lista, subformularios, cuadros combinados y grupos de opciones. Un Asistente para controles hace una serie de preguntas referentes a la apariencia y el funcionamiento deseados del control y, a continuación, crea el control y establece sus propiedades basándose en las respuestas. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, si no está resaltada la opción Utilizar Asistentes para controles, haga clic en ella para resaltarla. Si prefiere crear controles sin la ayuda del asistente, haga clic en Utilizar asistentes para controles de modo que no esté seleccionada esta opción. 2. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en la herramienta correspondiente al tipo de control que desee agregar.

Para determinar el nombre de una herramienta, coloque el puntero sobre la misma. Access mostrará el nombre de la herramienta.

3. En la cuadrícula de diseño del formulario o informe, haga clic en el lugar donde desee colocar la esquina superior izquierda del control. Haga clic una vez para crear un control de tamaño predeterminado, o bien, haga clic en la herramienta y arrástrela en la cuadrícula de diseño para crear un control que tenga el tamaño deseado. 4. Si seleccionó Utilizar asistentes para controles y el control que está colocando tiene asociado un asistente, este asistente se iniciará y le guiará para configurar el control. 5. Si no coloca correctamente el control al primer intento, muévalo de la siguiente manera: 1. Haga clic en el control para seleccionarlo. 2. Sitúe el puntero sobre el control hasta que se convierta en un puntero de movimiento . 3. Haga clic en el control y arrástrelo hasta la ubicación deseada.
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Insertar un logotipo en un formulario o informe
1. Abra el formulario o informe en la vista Presentación. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el formulario o informe y, a continuación, haga clic en Vista Presentación en el menú contextual. 2. En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Logotipo. Aparece el cuadro de diálogo Insertar imagen. 3. Vaya a la carpeta donde esté almacenado el archivo de logotipo y haga doble clic en él. El logotipo se agrega al encabezado de formulario o informe. Si desea volver a colocar el logotipo, puede arrastrarlo a otra ubicación. También puede cambiar el tamaño del logotipo moviendo el cursor del mouse hasta el borde del logotipo de modo que se convierta en una flecha cuádruple y, a continuación, arrastrándolo en la dirección de las flechas.

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LAS MACROS Introducción a la programación en Access
Cuando crea una nueva base de datos, suele empezar creando unos cuantos objetos de base de datos como tablas, formularios e informes. Finalmente, llega a un punto en que necesita agregar alguna programación para automatizar ciertos procesos y mantener agrupados los objetos de base de datos. Este artículo proporciona orientación al usuario sobre las herramientas de programación en Microsoft Office Access 2007 y destaca algunos recursos en los que se puede obtener más información acerca de la programación

Qué es la programación
En Office Access 2007, la programación es el proceso de agregar funcionalidad a la base de datos mediante el uso de macros de Access o código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Por ejemplo, suponga que ha creado un formulario y un informe y desea agregar un botón de comando al formulario que, cuando se haga clic en él, abra el informe. En este caso, la programación es el proceso de crear una macro o un procedimiento de VBA y establecer a continuación la propiedad de evento (propiedad de evento: atributo con nombre de un control, formulario, informe, página de acceso a datos o sección que se utiliza para responder a un evento asociado. Puede ejecutar un procedimiento o macro cuando tiene lugar un evento definiendo la propiedad del evento relacionada.) OnClick del botón de comando de manera que, al hacer clic en el botón de comando, se ejecute la macro o el procedimiento. En el caso de una operación sencilla, como abrir un informe, puede usar el Asistente para botones de comando para que realice todo el trabajo, o puede desactivarlo y realizar la programación usted mismo. NOTA Muchos programas de Microsoft Office utilizan el término "macro" para referirse a código de VBA. Esto puede inducir a confusión a los usuarios de Access porque, en Access, el término "macro" hace referencia a una colección con nombre de acciones de macro que puede reunir mediante el uso del Generador de macros. Las acciones de macro de Access representan únicamente un subconjunto de los comandos disponibles en VBA. El Generador de macros proporciona una interfaz más estructurada que el Editor de Visual Basic, permitiendo al usuario agregar programación a controles y objetos sin tener que aprender código de VBA. Debe recordar que, en los artículos de Ayuda de Access, las macros de Access reciben el nombre de macros. Sin embargo, el código, las funciones o los procedimientos de VBA se denominan código de VBA. El código de VBA está contenido en módulos de clases (que forman parte de formularios o informes individuales y que, normalmente, contienen código sólo para esos objetos) y en módulos (que no están vinculados a objetos específicos y que suelen contener código "global" que se puede utilizar en la base de datos). Los objetos (por ejemplo, formularios e informes) y los controles (por ejemplo, botones de comando y cuadros de texto) tienen una gran variedad de propiedades de evento a las que se pueden adjuntar macros o procedimientos. Cada propiedad de evento está asociada a un evento concreto, como hacer clic en un botón del mouse (ratón), abrir un formulario o modificar datos en un cuadro de texto. Los eventos
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también pueden ser desencadenados por factores externos a Access, como eventos del sistema, o por macros o procedimientos adjuntos a otros eventos. La base de datos puede aumentar su complejidad si se agregan numerosos procedimientos o macros a varias propiedades de evento de muchos objetos pero, en la mayoría de los casos, se pueden conseguir los resultados deseados utilizando muy poca programación.

Comprender el código de VBA
VBA es un lenguaje de programación que puede usar para crear aplicaciones eficientes en Access. VBA incluye cientos de comandos que permiten realizar operaciones mucho más complejas que las que se pueden ejecutar utilizando macros de Access. Puede incrementar la capacidad de VBA mediante el uso de controles de terceros, y puede escribir funciones y procedimientos propios para satisfacer sus necesidades específicas. También puede usar VBA para integrar Access con otros programas.

Explicación de las macros
El término "macro" se usa con frecuencia para referirse a los objetos macro independientes (es decir, los objetos que se ven en Macros en el panel de exploración) aunque, en realidad, un objeto macro puede contener varias macros. En tal caso, se conoce como grupo de macros. Un grupo de macros se representa en el panel de exploración como un objeto macro único, pero en realidad, un grupo de macros contiene más de una macro. Por supuesto, es posible crear cada macro en un objeto independiente, pero a menudo tiene sentido agrupar varias macros relacionadas en un solo objeto. El nombre que aparezca en la columna Nombre de macro sirve para identificar a cada macro. Una macro consta de acciones de macro individuales. La mayoría de las acciones requieren argumentos. Además, puede asignar nombres a las macros de un grupo de macros y agregar condiciones para controlar la forma de ejecutarse cada acción. En las siguientes secciones se describen estas funciones de forma más detallada.

Nombres de macro
Si un objeto macro sólo contiene una macro, no es necesario utilizar nombres de macro. Se puede hacer referencia a la macro por el nombre del objeto. No obstante, en el caso de un grupo de macros, se debe asignar un nombre único a cada macro. Si la columna Nombre de macro no está visible en el Generador de macros, haga clic en Nombres de macro en el grupo Mostrar/Ocultar de la ficha Diseño. Encontrará más información sobre la ejecución de macros en grupos de macros más adelante en este artículo

Comprender macros
Una macro es una herramienta que permite automatizar tareas y agregar funcionalidad a formularios, informes y controles. Por ejemplo, si agrega un botón de comando a un formulario, asocia la propiedad de evento OnClick del botón a una macro que contiene los comandos que desea que realice el botón cada vez que se haga clic en él.
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Sirve de ayuda pensar en que las macros de Access son como un lenguaje de programación simplificado en el que se crea código generando una lista de acciones (acción: componente básico de una macro; instrucción independiente que se puede combinar con otras acciones para automatizar tareas. A veces se denomina comando en otros lenguajes de macros.) que realizar. Cuando genera una macro, selecciona cada acción de una lista desplegable y, a continuación, rellena la información requerida para cada acción. Las macros permiten agregar funcionalidad a formularios, informes y controles sin escribir código en un módulo de VBA. Las macros proporcionan un subconjunto de los comandos que están disponibles en VBA, y la mayoría de la gente encuentra más fácil crear una macro que escribir código de VBA.

Las macros se crean usando el Generador de macros que se muestra en la ilustración siguiente. Para que se muestre el Generador de macros: En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.

Crear una macro
En Office Access 2007, una macro o un grupo de macros puede estar contenida en un objeto macro (a veces denominado "macro independiente"), o una macro puede estar incrustada en cualquier propiedad de evento de un formulario, un informe o un control. Las macros incrustadas pasan a formar parte del objeto o el control en el que están incrustadas. Las macros independientes están visibles en el panel de exploración, en Macros; las macros incrustadas no. Características del Generador de macros El Generador de macros sirve para crear y modificar macros. Para abrir el Generador de macros: En la ficha Crear, en el grupo Otro, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro. Access presenta el Generador de macros.

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Crear una macro independiente
1. En la ficha Crear, en el grupo Otro, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro. 2. Agregue una acción a la macro:  En el Generador de macros, haga clic en la primera celda en blanco de la columna Acción.  Escriba la acción que desea utilizar o haga clic en la flecha para mostrar la lista de acciones (lista de acciones: lista que aparece cuando se hace clic en la flecha de la columna Acción de la ventana Macro.) donde, a continuación, podrá seleccionar la acción que desea usar.  En Argumentos de acción, especifique argumentos para la acción, si son necesarios. Para ver una descripción breve de cada argumento, haga clic en el cuadro del argumento y lea la descripción que aparece a la derecha del argumento.  Para los argumentos de acción (argumento de acción: información adicional que requieren algunas acciones de macro, por ejemplo, el objeto al que afecta la acción o condiciones especiales en las que tiene lugar la acción.) cuya configuración sea un nombre de objeto de base de datos (objetos de base de datos: una base de datos de Access contiene objetos como tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos. Un proyecto de Access contiene objetos como formularios, informes, páginas, macros y módulos.), puede establecer el argumento arrastrando el objeto desde el panel de exploración hasta el cuadro del argumento Nombre del objeto de la acción.  También puede crear una acción arrastrando un objeto de base de datos desde el panel de exploración hasta una fila vacía del Generador de macros. Si arrastra una tabla, una consulta, un formulario, un informe o un módulo hasta el Generador de macros, Access agrega una acción que abre la tabla, la consulta, el formulario o el informe. Si arrastra una macro hasta el Generador de macros, Access agrega una acción que ejecuta la macro.  Si lo desea, puede escribir un comentario para la acción. 3. Para agregar más acciones a la macro, muévase a otra fila de acción (fila de acción: fila de la parte superior de la ventana Macro donde se escriben los nombres de macro, acciones, condiciones y comentarios asociados con una macro concreta o un grupo de macros.) y repita el paso 2. Access lleva a cabo las acciones en el orden en que se enumeren.
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Consultas SQL
Las consultas SQL se utilizan para indicar al ACCESS que devuelva información de las bases de datos para posteriormente almacenarla como un conjunto de registros para posteriores consultas Utilizaremos para efecto de ejemplos las bases de datos llamadas PRACTICA01, PRACTICA02 y PRACTICA03 ubicada en la subcarpeta “Consultas ACCESS” ubicada dentro de la carpeta “ACCESS” de la Aula Virtual del curso.

1. Consultas de Selección
Las consultas de selección se utilizan para indicar al ACCESS que muestre información de las bases de datos, esta información es visualizada en forma de conjunto de registros que se pueden almacenar en un objeto recordset. Este conjunto de registros es modificable.

1.1 Consultas básicas
La sintaxis básica de una consulta de selección es la siguiente:
SELECT Campos FROM Tabla;

En donde campos es la lista de campos que se deseen visualizar y tabla es el origen de los mismos, por ejemplo:
Base de datos: PRACTICA02 Tabla: usuarios

SELECT Nombre, Apellidos FROM usuarios;

Esta consulta visualiza un recordset con los campos nombre y apellidos de la tabla usuarios de la base de datos PRACTICA02.

1.2 Ordenar los registros
Adicionalmente se puede especificar el orden en que se desean visualizar los registros de las tablas mediante la cláusula ORDER BY <Lista de Campos>. En donde Lista de campos representa los campos a ordenar. Ejemplo:

Base de datos: PRACTICA02

Tabla: usuarios

SELECT Apellidos, Nombre, Alias FROM usuarios ORDER BY Apellidos;

Esta consulta visualiza los campos Apellidos, Nombre y Alias de la tabla Usuarios ordenados por el campo Apellidos.
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Se pueden ordenar los registros por más de un campo, como por ejemplo:

Base de datos: PRACTICA02

Tabla: usuarios

SELECT Apellidos, Nombre, Alias FROM usuarios ORDER BY Apellidos, Nombre;

Incluso se puede especificar el orden de los registros: ascendente mediante la cláusula (ASC -se toma este valor por defecto-) o descendente (DESC)

Base de datos: PRACTICA02

Tabla: usuarios

SELECT Apellidos, Nombre, Alias FROM usuarios ORDER BY Apellidos DESC, Nombre;

1.3 Consultas con Predicado
El predicado se incluye entre la cláusula y el primer nombre del campo a visualizar, los posibles predicados son:

Predicado ALL TOP

Descripción Visualiza todos los campos de la tabla Visualiza un determinado número de registros de la tabla Omite los registros cuyos campos seleccionados coincidan totalmente Omite los registros duplicados basándose en la totalidad del registro y no sólo en los campos seleccionados. se incluye No al los es ninguno de los abusar la es predicados de este más se asume ALL. predicado de la rápido ya tabla indicar

DISTINCT

DISTINCROW

ALL:

Si

no

El ACCESS selecciona todos los registros que cumplen las condiciones de la instrucción que para SQL. conveniente a que contiene, obligamos averiguar ACCESS campos analizar estructura mucho

el listado de campos deseados.

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Base de datos: PRACTICA02

Tabla: usuarios

SELECT ALL FROM usuarios; SELECT * FROM usuarios;

dando el mismo resultado:

TOP: Visualiza un cierto número de registros que entran entre al principio o al final de un rango especificado por una cláusula ORDER BY. Supongamos que queremos visualizar los Alias con su Ingreso mensual de los 25 ingresos mensuales más altos.

Base de datos: PRACTICA02

Tabla: usuarios

SELECT TOP 25 Alias, [Ingresos Mensuales] FROM usuarios ORDER BY [Ingresos Mensuales] DESC;

Si no se incluye la cláusula ORDER BY, la consulta devolverá un conjunto arbitrario de 25 registros de la tabla usuarios .El predicado TOP no elige entre valores iguales. En el ejemplo anterior, si el Ingreso mensual número 25 y la 26 son iguales, la consulta devolverá 26 registros. Se puede utilizar la palabra reservada PERCENT para devolver un cierto porcentaje de registros que caen al principio o al final de un rango especificado por la cláusula ORDER BY. Supongamos que en lugar de los 25 primeros Ingresos mensuales deseamos el 10 por ciento de los más altos ingresos mensuales:
Base de datos: PRACTICA02 Tabla: usuarios

SELECT TOP 10 PERCENT Alias, [Ingresos Mensuales] FROM usuarios ORDER BY [Ingresos Mensuales] DESC;

El valor que va a continuación de TOP debe ser un Integer sin signo.TOP no afecta a la posible actualización de la consulta. DISTINCT: Omite los registros que contienen datos duplicados en los campos seleccionados. Para que los valores de cada campo listado en la instrucción SELECT se incluyan en la consulta deben ser únicos. Por ejemplo, varios empleados listados en la tabla usuarios pueden tener el mismo apellido. Si dos registros contienen
López Sánchez en el campo Apellidos, la siguiente instrucción SQL visualiza un único registro:

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Base de datos: PRACTICA02

Tabla: usuarios

SELECT DISTINCT Apellidos FROM usuarios;

Con otras palabras el predicado DISTINCT visualiza aquellos registros cuyos campos indicados en la cláusula SELECT posean un contenido diferente. El resultado de una consulta que utiliza DISTINCT no es actualizable y no refleja los cambios subsiguientes realizados por otros usuarios. DISTINCTROW: Visualiza los registros diferentes de una tabla; a diferencia del predicado anterior que sólo se fijaba en el contenido de los campos seleccionados, éste lo hace en el contenido del registro completo independientemente de los campo indicados en la cláusula SELECT.
Base de datos: PRACTICA02 Tabla: usuarios

SELECT DISTINCTROW Apellidos FROM usuarios;

1.4 Alias
En determinadas circunstancias es necesario asignar un nombre a alguna columna determinada de un conjunto devuelto, otras veces por simple capricho o por otras circunstancias. Para resolver todas ellas tenemos la palabra reservada AS que se encarga de asignar el nombre que deseamos a la columna deseada. Tomado como referencia el campo Alias podemos hacer que la columna devuelta por la consulta, en lugar de llamarse Alias (igual que el campo devuelto) se llame APODO. En este caso procederíamos de la siguiente forma:
Base de datos: PRACTICA02 Tabla: usuarios

SELECT DISTINCTROW Alias AS APODO FROM usuarios;

1.5 Visualizar Información de una base de Datos Externa
Es ocasiones es necesario la recuperación de información que se encuentra contenida en una tabla que no se encuentra en la base de datos que ejecutará la consulta o que en ese momento no se encuentra abierta, esta situación la podemos salvar con la palabra reservada IN de la siguiente forma:
Base de datos: PRACTICA02 Tabla: usuarios

SELECT Nombre FROM Clientes IN 'c:\access consultas\practica03.mdb';

En donde c:\access consultas\practica03.mdb es la base de datos que contiene la tabla Clientes.
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2 Criterios de Selección
Permite filtrar los registros con el fin de recuperar solamente aquellos que cumplan unas condiciones preestablecidas.

2.1 Criterios de Selección
   Cada vez que se desee establecer una condición referida a un campode texto la condición de búsqueda debe ir encerrada entre comillas simples. No es posible establecer condiciones de búsqueda en los campos memo. Las fechas se deben escribir siempre en formato mm-dd-aa en donde mm representa el mes, dd el día y aa el año, hay que prestar atención a los separadores -no sirve la separación habitual de la barra (/)-, hay que utilizar el guión (-) y además la fecha debe ir encerrada entre almohadillas (#). Por ejemplo si deseamos referirnos al día 25 de Enero de 2012 deberemos hacerlo de la siguiente forma; #01-25-2012#ó #1-25-2012#.

2.2 Operadores Lógicos
Los operadores lógicos soportados por SQL son:AND, OR, XOR, Eqv, Imp, Is y Not. A excepción de los dos últimos todos poseen la siguiente sintaxis: <expresión1> operador <expresión2> son las condiciones a evaluar, el resultado de la operación varía en función del operador lógico. La tabla adjunta muestra los diferentes posibles resultados: <expresión1> Verdad Verdad Falso Falso Verdad Verdad Falso Falso Operador AND AND AND AND OR OR OR OR <expresión2> Falso Verdad Verdad Falso Falso Verdad Verdad Falso Resultado Falso Verdad Falso Falso Verdad Verdad Verdad Falso

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Verdad Verdad Falso Falso Verdad Verdad Falso Falso Verdad Verdad Verdad Falso Falso Falso Null Null Null

XOR XOR XOR XOR Eqv Eqv Eqv Eqv Imp Imp Imp Imp Imp Imp Imp Imp Imp

Verdad Falso Verdad Falso Verdad Falso Verdad Falso Verdad Falso Null Verdad Falso Null Verdad Falso Null

Falso Verdad Verdad Falso Verdad Falso Falso Verdad Verdad Falso Null Verdad Verdad Verdad Verdad Null Null

Si a cualquiera de las anteriores condiciones le anteponemos el operador NOT el resultado de la operación será el contrario al devuelto sin el operador NOT. El último operador denominado Is se emplea para comparar dos variables de tipo objeto <Objeto1> Is <Objeto2>. Este operador visualiza verdad si los dos objeto son iguales.
Base de datos: PRACTICA02

SELECT * FROM usuarios WHERE Hijos > 0 AND Hijos < 3;

Tabla: usuarios

SELECT * FROM usuarios

WHERE (Hijos > 0 AND Hijos < 3) OR [Ingresos mensuales] = 1500;
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SELECT * FROM usuarios WHERE NOT [Estado Civil] = 'Soltero/a';

SELECT * FROM usuarios WHERE (ID > 30 AND ID < 50) OR (Población = 'Barcelona' AND [Estado Civil] = 'Casado/a');

2.3 Intervalos de Valores
Para indicar que deseamos recuperar los registros según el intervalo de valores de un campo emplearemos el operador Between cuya sintaxis es: Where (campo) <Not> Between valor1 And valor2 (la condición Not es opcional) En este caso la consulta visualizaría los registros que contengan en "campo" un valor incluido en el intervalo valor1, valor2 (ambos inclusive). Si anteponemos la condición Not devolverá aquellos valores no incluidos en el intervalo.
SELECT * FROM usuarios WHERE ID Between 30 And 50;

(Visualiza los usuarios cuya ID sea mayor o igual a 30 y que sea menor o igual a 50)

2.4 El Operador Like
Se utiliza para comparar una expresión de cadena con un modelo en una expresión SQL. Su sintaxis es:

Expresión Like modelo
En donde expresión es una cadena modelo o campo contra el que se compara expresión. Se puede utilizar el operador Like para encontrar valores en los campos que coincidan con el modelo especificado. Por modelo puede especificar un valor completo (Ana María), o se pueden utilizar caracteres comodín como los reconocidos por el sistema operativo para encontrar un rango de valores (Like An*). El operador Like se puede utilizar en una expresión para comparar un valor de un campo con una expresión de cadena. Por ejemplo, si introduce Like C* en una consulta SQL, la consulta visualiza todos los valores de campo que comiencen por la letra C. En una consulta con parámetros, puede hacer que el usuario escriba el modelo que se va a utilizar. El ejemplo siguiente visualiza los datos que comienzan con la letra P seguido de cualquier letra entre A y F y de tres dígitos:
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Like ‘P[A-F]###’
Este ejemplo visualiza los campos cuyo contenido empiece con una letra de la A a la D seguidas de cualquier cadena.

Like ‘[A-D]*’
En la tabla siguiente se muestra cómoutilizar el operador Like paracomprobar expresiones con diferentes modelos. Tipo de coincidencia Varios caracteres Carácter especial Varios caracteres Un solo carácter Un solo dígito Rango de caracteres Fuera de un rango Distinto de un dígito Combinada Modelo Planteado ‘a*a’ ’a[*]a’ ‘ab*’ ‘a?a’ ‘a#a’ ‘[a-z]‘ ‘[!a-z]‘ ‘[!0-9]‘ ‘a[!b-m]#’ Coincide ‘aa’, ‘aBa’, ‘aBBBa’ ‘a*a’ ‘abcdefg’, ‘abc’ ‘aaa’, ‘a3a’, ‘aBa’ ‘a0a’, ‘a1a’, ‘a2a’ ‘f’, ‘p’, ‘j’ ’9′, ‘&’, ‘%’ ‘A’, ‘a’, ‘&’, ‘~’ ‘An9′, ‘az0′, ‘a99′ No Coincide ‘aBC’ ‘aaa’ ‘cab’, ‘aab’ ‘aBBBa’ ‘aaa’, ‘a10a’ ’2′, ‘&’ ‘b’, ‘a’ ’0′, ’1′, ’9′ ‘abc’, ‘aj0′

2.5 El Operador In
Este operador visualiza aquellos registros cuyo campo indicado coincide con alguno de los indicados en una lista. Su sintaxis es: Expresión [Not] In(valor1, valor2, . . .)
Base de datos: PRACTICA02 Tabla: usuarios

SELECT * FROM usuarios WHERE Población In ('Madrid', 'Barcelona', 'Valencia');

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2.6 La cláusula WHERE
La cláusula WHERE puede usarse para determinar qué registros de las tablas enumeradas en la cláusula FROM aparecerán en los resultados de la instrucción SELECT. Si no se emplea esta cláusula, la consulta devolverá todas las filas de la tabla. WHERE es opcional, pero cuando aparece debe ir a continuación de FROM.
Base de datos: PRACTICA02 Tabla: usuarios

SELECT Alias, [Ingresos mensuales] FROM usuarios WHERE [Ingresos mensuales] > 1500;

SELECT ID, [fecha nacimiento] FROM usuarios WHERE [fecha nacimiento] < #01/01/66#;

SELECT Apellidos, Nombre FROM usuarios WHERE Apellidos = 'Molina Garrido';

SELECT Alias, Nombre FROM usuarios WHERE Alias Like 'B*';

SELECT Alias, [Ingresos mensuales] WHERE [Ingresos mensuales]

FROM Empleados

Between 200 And 1000;

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3. Agrupamiento de Registros
Combina los registros con valores idénticos, en la lista de campos especificados, en un único registro.

3.1 GROUP BY
Combina los registros con valores idénticos, en la lista de campos especificados, en un único registro. Para cada registro se crea un valor sumario si se incluye una función SQL agregada, como por ejemplo Sum o Count, en la instrucción SELECT. Su sintaxis es:
SELECT campos FROM tabla WHERE criterio GROUP BY campos del grupo

GROUP BY es opcional. Los valores de resumen se omiten si no existe una función SQL agregada en la instrucción SELECT. Los valores Null en los campos GROUP BY se agrupan y no se omiten. No obstante, los valores Null no se evalúan en ninguna de las funciones SQL agregadas. Se utiliza la cláusula WHERE para excluir aquellas filas que no desea agrupar, y la cláusula HAVING para filtrar los registros una vez agrupados. A menos que contenga un dato Memo u Objeto OLE , un campo de la lista de campos GROUP BY puede referirse a cualquier campo de las tablas que aparecen en la cláusula FROM, incluso si el campo noesta incluido en la instrucción SELECT, siempre y cuando la instrucción SELECT incluya al menos una función SQL agregada. Todos los campos de la lista de campos de SELECT deben o bien incluirse en la cláusula GROUP BY o como argumentos de una función SQL agregada.
Base de datos: PRACTICA02 Tabla: usuarios

SELECT cabello, Sum([ingresos mensuales]) AS Total FROM usuarios GROUP BY cabello;

Una vez que GROUPBY ha combinado los registros, HAVING muestra cualquier registro agrupado por la cláusula GROUP BY que satisfaga las condiciones de la cláusula HAVING. HAVING es similar a WHERE, determina qué registros se seleccionan. Una vez que los registros se han agrupado utilizando GROUP BY, HAVING determina cuáles de ellos se van a mostrar.
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Base de datos: PRACTICA02

Tabla: usuarios

SELECT cabello, Sum([ingresos mensuales]) FROM usuarios GROUP BY cabello HAVING Sum([ingresos mensuales]) > 20000;

SELECT cabello, Sum([ingresos mensuales]) FROM usuarios GROUP BY cabello HAVING Sum([ingresos mensuales]) > 20000 AND cabello LIKE “cal*”;

3.2 AVG
Calcula la media aritmética de un conjunto de valores contenidos en un campo especificado de una consulta. Su sintaxis es la siguiente

Avg(expr)
En donde expr representa el campo que contiene los datos numéricos para los que se desea calcular la media o una expresión que realiza un cálculo utilizando los datos de dicho campo. La media calculada por Avg es la media aritmética (la suma de los valores dividido por el número de valores). La función Avg no incluye ningún campo Null en el cálculo.
Base de datos: PRACTICA02 Tabla: usuarios

SELECT Avg([ingresos mensuales]) AS [Promedio Ingresos] FROM usuarios;

SELECT Avg([ingresos mensuales]) AS [Promedio Ingresos] FROM usuarios WHERE [ingresos mensuales] > 1400;

SELECT Avg([ingresos mensuales]) AS [Promedio Ingresos] FROM usuarios HAVING [ingresos mensuales] > 1400;

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3.3 Count
Calcula el número de registros devueltos por una consulta. Su sintaxis es la siguiente

Count(expr)
En donde expr contiene el nombre del campo que desea contar. Los operandos de expr pueden incluir el nombre de un campo de una tabla, una constante o una función (la cual puede ser intrínseca o definida por el usuario pero no otras de las funciones agregadas de SQL).Puede contar cualquier tipo de datos incluso texto. Aunque expr puede realizar un cálculo sobre un campo, Count simplemente cuenta el número de registros sin tener en cuenta qué valores se almacenan en los registros. La función Count no cuenta los registros que tienen campos null a menos que expr sea el carácter comodín asterisco (*).Si utiliza un asterisco, Count calcula el número total de registros, incluyendo aquellos que contienen campos null. Count(*) es considerablemente más rápida que Count(Campo).No se debe poner el asterisco entre dobles comillas (‘*’).
Base de datos: PRACTICA02 Tabla: usuarios

SELECT Count(*) AS Total FROM usuarios;

Si expr identifica a múltiples campos, la función Count cuenta un registro sólo si al menos uno de los campos no es Null. Si todos los campos especificados son Null, no se cuenta el registro. Hay que separar los nombres de los campos con ampersand (&).

3.4 Max, Min
Devuelven el mínimo o el máximo de un conjunto de valores contenidos en un campo especifico de una consulta. Su sintaxis es: Min(expr) Max(expr) En donde expr es el campo sobre el que se desea realizar el cálculo. Expr puede incluir el nombre de un campo de una tabla, una constante o una función (la cual puede ser intrínseca o definida por el usuario pero no otras de las funciones agregadas de SQL).

Base de datos: PRACTICA02

Tabla: usuarios

SELECT Min([ingresos mensuales]) AS Minimo FROM usuarios WHERE Población = 'madrid';

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SELECT Max([ingresos mensuales]) AS Maximo FROM usuarios WHERE Población = 'madrid';

3.5 Sum
Devuelve la suma del conjunto de valores contenido en un campo específico de una consulta. Su sintaxis es:

SumP(expr)
En donde expr representa el nombre del campo que contiene los datos que desean sumarse o una expresión que realiza un cálculo utilizando los datos de dichos campos. Los operandos de expr pueden incluir el nombre de un campo de una tabla, una constante o una función (la cual puede ser intrínseca o definida por el usuario pero no otras de las funciones agregadas de SQL).
Base de datos: PRACTICA02 Tabla: usuarios

SELECT Sum([ingresos mensuales]) AS Total FROM usuarios;

4. Consultas de Actualización
Las consultas de acción son aquellas que no devuelven ningún registro, son las encargadas de acciones como añadir, borrar y modificar registros. Para efectos de este curso veremos modificar o actualizar registros de una tabla

4.1 UPDATE
Crea una consulta de actualización que cambia los valores de los campos de una tabla especificada basándose en un criterio específico. Su sintaxis es:
UPDATE Tabla SET Campo1=Valor1, Campo2=Valor2, ... CampoN=ValorN WHERE Criterio;

UPDATE es especialmente útil cuando se desea cambiar un gran número de registros o cuando éstos se encuentran en múltiples tablas. Puede cambiar varios campos a la vez. El ejemplo siguiente asigna el valor 1000 los Ingresos mensuales cuyo valor actual es 0.

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Base de datos: PRACTICA02

Tabla: usuarios

UPDATE usuarios SET [ingresos mensuales] = 1000 WHERE [ingresos mensuales]= 0;

UPDATE no genera ningún resultado. Para saber qué registros se van a cambiar, hay que examinar primero el resultado de una consulta de selección que utilice el mismo criterio y después ejecutar la consulta de actualización.

Base de datos: PRACTICA02

Tabla: usuarios

UPDATE usuarios SET [ingresos mensuales] = [ingresos mensuales] * 1.1 WHERE Población = 'barcelona';

Si en una consulta de actualización suprimimos la cláusula WHERE todos los registros de la tabla señalada serán actualizados.

Base de datos: PRACTICA02

Tabla: usuarios

UPDATE usuarios SET [ingresos mensuales] = [ingresos mensuales] * 1.1

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5. Consultas de Referencias Cruzadas
Una consulta de referencias cruzadas es aquella que nos permite visualizar los datos en filas y en columnas, estilo tabla, por ejemplo: Producto / Año Pantalones Camisas Zapatos 1996 1.250 8.560 4.369 1997 3.000 1.253 2.563

Si tenemos una tabla de productos y otra tabla de pedidos, podemos visualizar en total de productos pedidos por año para un artículo determinado, tal y como se visualiza en la tabla anterior. La sintaxis para este tipo de consulta es la siguiente:
TRANSFORM función agregada instrucción select PIVOT campo pivot [IN (valor1[, valor2[, ...]])]

En donde: Función agregada: Es una función SQL agregada que opera sobre los datos seleccionados. Instrucción select: Es una instrucción SELECT. campo pivot: Es el campo o expresión que desea utilizar para crear las cabeceras de la columna en el resultado de la consulta. valor1, valor2: Son valores fijos utilizados para crear las cabeceras de la columna. Para resumir datos utilizando una consulta de referencia cruzada, se seleccionan los valores de los campos o expresiones especificadas como cabeceras de columnas de tal forma que pueden verse los datos en un formato más compacto que con una consulta de selección. TRANSFORM es opcional pero si se incluye es la primera instrucción de una cadena SQL. Precede a la instrucción SELECT que especifica los campos utilizados como encabezados de fila y una cláusula GROUP BY que especifica el agrupamiento
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de las filas. Opcionalmente puede incluir otras cláusulas como por ejemplo WHERE, que especifica una selección adicional o un criterio de ordenación. Los valores devueltos en campo pivot se utilizan como encabezados de columna en el resultado de la consulta. Por ejemplo, al utilizar las cifras de ventas en el mes de la venta como pivot en una consulta de referencia cruzada se crearían 12 columnas. Puede restringir el campo pivot para crear encabezados a partir de los valores fijos (valor1, valor2) listados en la cláusula opcional IN. También puede incluir valores fijos, para los que no existen datos, para crear columnas adicionales. Ejemplos:
Base de datos: PRACTICA02 Tabla: usuarios

TRANSFORM Sum([ingresos mensuales]) AS [Ingresos] SELECT Población, Sum([ingresos mensuales]) AS [Total ingresos mensuales] FROM usuarios GROUP BY Población ORDER BY Población PIVOT [estado civil];

Este ejemplo crea una consulta de tabla de referencias cruzadas que muestra los ingresos mensuales por Población y por Estado Civil. Los estados civiles aparecen de izquierda a derecha como columnas y los nombres de las poblaciones aparecen de arriba hacia abajo como filas. Un caso práctico: Se trata de resolver el siguiente problema: tenemos una tabla de productos con dos campos, el código y el nombre del producto, tenemos otra tabla de pedidos en la que anotamos el código del producto, la fecha del pedido y la cantidad pedida. Deseamos consultar los totales de producto por año, calculando la media anual de ventas.

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Estructura y datos de las tablas: 1. Artículos: ID 1 2 3 Nombre Zapatos Pantalones Blusas

2. Pedidos: Id 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 Fecha 11/11/1996 11/11/1996 11/11/1996 12/10/1996 04/05/1996 05/08/1996 01/01/1997 02/08/1997 05/10/1997 12/12/1997 15/12/1997 17/10/1997 Cantidad 250 125 520 50 250 100 40 60 70 8 520 1250

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Para resolver la consulta planteamos la siguiente consulta:
Base de datos: PRACTICA02

TRANSFORM Sum(Pedidos.Cantidad) AS Resultado SELECT Nombre AS Producto, Pedidos.Id AS Código, Sum(Pedidos.Cantidad) AS TOTAL, Avg(Pedidos.Cantidad) AS Media FROM Pedidos INNER JOIN Articulos ON Pedidos.Id = Articulos.Id GROUP BY Pedidos.Id, Articulos.Nombre PIVOT Year(Fecha);

y obtenemos el siguiente resultado:

Comentarios a la consulta: La cláusula TRANSFORM indica el valor que deseamos visualizar en las columnas que realmente pertenecen a la consulta, en este caso 1996 y 1997, puesto que las demás columnas son opcionales. SELECT especifica el nombre de las columnas opcionales que deseamos visualizar, en este caso Producto, Código, Total y Media, indicando el nombre del campo que deseamos mostrar en cada columna o el valor de la misma. Si incluimos una función de cálculo el resultado se hará en base a los datos de la fila actual y no al total de los datos. FROM especifica el origen de los datos. La primera tabla que debe figurar es aquella de donde deseamos extraer los datos, esta tabla debe contener al menos tres campos, uno para los títulos de la fila, otros para los títulos de la columna y otro para calcular el valor de las celdas.

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En este caso en concreto se deseaba visualizar el nombre del producto, como el tabla de pedidos sólo figuraba el código del mismo se añadió una nueva columna en la cláusula select llamada Producto que se corresponda con el campo Nombre de la tabla de artículos. Para vincular el código del artículo de la tabla de pedidos con el nombre del misma de la tabla artículos se insertó la cláusula INNER JOIN. La cláusula GROUP BY especifica el agrupamiento de los registros, contrariamente a los manuales de instrucción esta cláusula no es opcional ya que debe figurar siempre y debemos agrupar los registros por el campo del cual extraemos la información. En este caso existen dos campos del cual sacamos la información: pedidos.cantidad y artículos.nombre. Para finalizar la cláusula PIVOT indica el nombre de las columnas no opcionales, en este caso 1996 y 1997 para lo cual empleamos el año en que se produjo el pedido, extrayéndolo del campo pedidos.fecha. Otras posibilidades de fecha de la cláusula pivot son las siguientes: 1. Para agrupamiento por Trimestres PIVOT "Tri " & DatePart("q",[Fecha]); 2. Para agrupamiento por meses (sin tener en cuenta el año) PIVOT Format([Fecha],"mmm") In ("Ene","Feb", "Mar", "Abr", "May", "Jun","Jul", "Ago", "Sep", "Oct", "Nov", "Dic"); 3. Para agrupar por días PIVOT Format([Fecha],"Short Date")

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