-44

-

การใช้ งาน Microsoft Office Excel 2007

Open Save. Close เป็ นต้น  Quick Access Toolbar เป็ น Toolbar เล็กๆ ที่อยูด่ า้ นบนตลอด เราสามารถเพิ่มเติมไอคอนที่เราใช้งานบ่อยๆ ได้ดว้ ย  Ribbon เป็ นชื่อใหม่แทนการเรี ยก Toolbar เดิม ซึ่ งจะเป็ นการเพิม่ พื้นที่ในการแสดงไอคอนต่างๆ ได้มากขึ้น ตัวอย่างเช่น แท็ป Home เมื่อคลิกแล้ว จะเป็ นไอคอนที่แสดงภายใต้คาสั่ง Home ทั้งหมด เป็ นต้น  Formula Bar ตาแหน่งทีแสดงสู ตร หรื อค่าของข้อมูลใน เซลนั้นๆ  Cell หมายถึง ตาแหน่งของข้อมูล เป็ นจุดตัดของ Row และ Column การเรี ยกชื่อ จะเป็ นการเรี ยกชื่อจาก Column และ Row ตามลาดับ เช่น A1.-45- Microsoft Excel 2007 ทาความรู้ จกั หน้ าตาของ Microsoft Excel 2007 วันนี้จะมาแนะนาหน้าตาและส่ วนประกอบที่หน้าสนใจ ซึ่ งเชื่อว่าจะทาให้เพื่อนๆ สามารถ เรี ยนรู้และเข้าในการใช้งาน Microsoft Excel 2007 ได้รวดเร็ วยิง่ ขึ้น อย่าช้าเลยค่ะมาดูรายละเอียดต่างๆ กัน เลยดีกว่า ทาความรู้จักส่ วนประกอบใน Microsoft Excel  Office Button ปุ่ มสาหรับการเข้าถึงเมนูพ้นื ฐานต่างๆ เช่น เช่น New. B1 เป็ นต้น  Mini toolbar เป็ นคาสั่งลัดที่จะแสดงให้ ก็ต่อเมื่อคลิกขวาที่บริ เวณใดๆ บนหน้าจอ .

may.11.. feb และลากตามคาสั่งด้านบน จะได้ mar. ใส่ หมายเลข 2 ในช่องด้านล่าง 4. tue และลากตามคาสั่งด้านบน จะได้ wed. ตามลาดับ  ถ้าใส่ ตาแหน่งแรกเป็ น mon.9. เริ่ มต้นเปิ ดโปรแกรม Microsoft Excel 2. จากนั้นปล่อยเมาส์ 8..-46 Worksheet กระดาษทาการ สาหรับบันทึกข้อมูลต่างๆ ใน Microsoft Excel ไฟล์หนึ่งๆ สามารถมีหลายๆ Worksheet ได้ เราอาจเรี ยกหลายๆ Worksheet รวมกันว่า Workbook ใส่ ตวั เลขอัตโนมัตใิ น Microsoft Excel คาสั่งใน Microsoft Excel คาสั่งนี้ ไม่ได้เป็ นคาสั่งใหม่ แต่มีมานานแล้วในทุกๆ เวอร์ ชนั่ (เท่าที่จาได้) แต่สาหรับมือใหม่หลายๆ อาจยังไม่คุน้ เคยคาสั่งนี้ ยังไงก็ตาม ไหนๆ ก็เขียนแล้ว มาดูวธิ ี การใส่ ตัวเลขแบบเรี ยงอัตโนมัติการสักนิด 1. ตามลาดับ .7.13. ใส่ หมายเลข 1 ในช่องแรก (ตาแหน่งไหนใน sheet ก็ได้) 3. ผลลัพธ์ที่ได้จะได้ตวั เลข 3-10 ตามลาดับ การประยุกต์ ไปใช้ งานคาสั่ งอื่นๆ  ถ้าคุณใส่ หมายเลข 1 และ 3 เรี ยงกัน และลากตามคาสั่งด้านบน จะได้หมายเลข 5. apr. คลิกจากจากเลข 1 มายังเลข 2 5.. ตามลาดับ  ถ้าใส่ ตาแหน่งแรกเป็ น jan.fri. ให้คลิกปุ่ มนั้น และลากลงมา (ประมาณ 8 ช่องดังภาพตัวอย่าง) 7. จะพบปุ่ มสี่ เหลี่ยมเล็กๆ ที่มุมขวาล่าง 6. thu.

2.. 3. 6. 5. เปิ ดเอกสาร Excel บันทึกข้อมูลลงตาราง คลุมข้อมูลที่ตอ้ งการตกแต่ง ที่แท็ป Home เลือก Format as Table เลือกรู ปแบบที่ตอ้ งการ การตกแต่ ง Excel 2007 ด้ วย Themes นอกเหนือจากการสร้างและตกแต่งตารางด้วย "Format as Table" แล้ว Excel 2007 ยังไม่เตรี ยม เครื่ องมือในการปรับแต่งตาราง สี สัน รู ปแบบตัวอักษรให้ดว้ ย เราเรี ยกเครื่ องมือเหล่านี้วา่ "Themes" . 4.-47- เครื่องมือสาเร็จรู ปในการตกแต่ งตาราง Microsoft Excel 2007 ได้เตรี ยมรู ปแบบของการตกแต่งตารางไว้มากมาย ที่เรี ยกว่า "Format as Table" เราสามารถคลิกเลือกเพื่อตกแต่ง sheet ของเราได้อตั โนมัติ เพียงคลิกเดียวค่ะ. วิธีตกแต่ งตารางด้ วยรูปแบบสาเร็ จรูป 1.

จากนั้นถ้าต้องการเปลี่ยนรู ปแบบใหม่ หรื อ "Themes" 5. คลิกเลือกรู ปแบบใดๆ ก็ได้ตามต้องการ . สร้างเอกสารตารางด้วย Excel 2007 2. ให้คลิกแท็ปเมนู Page Layout 6. จากนั้นตกแต่งเอกสารด้วย "Format as Table" ก่อน 4. คลิกเลือกคลุมเอกสาร 3.microsoft.-48Theme คืออะไร Theme เป็ นคาสั่งที่อยูภ่ ายใต้แท็ ป "Page Layout" ซึ่งรู ปแบบของ Theme สามารถเลือกจาก คอมพิวเตอร์ของเราได้โดยตรง หรื อถ้าต้องการรู ปแบบเพิ่มเติม สามารถเข้าไป download ออนไลน์ โดยตรงได้จากเว็บไซต์ Microsoft http://office. ที่ดา้ นหน้าคาสัง่ ให้คลิกเลือก Themes จะเห็นรู ปแบบสาเร็ จรู ปให้เลือก 7.com วิธีเลือกตกแต่ งเอกสารด้ วย Themes 1.

เปิ ดเอกสารไฟล์ Excel ที่ตอ้ งพิมพ์ 2. คลิกคาสั่ง Print โปรแกรมจะสั่งพิมพ์ในทุกๆ หน้าที่เลือก 4. แต่ถา้ ต้องการพิมพ์ทุก sheet ที่มีอยูใ่ น Excel ไฟล์ หรื อต้องการพิมพ์บาง Sheet จะทาอย่างไร วิธีการสั่ งพิมพ์ ทุก Sheet ในไฟล์ Excel 1. จากนั้น ให้สั่งพิมพ์ โดยเลือกคลิกขวาไฟล์ Excel ที่เราได้เลือกหลายๆ Sheet ไว้ . หรื อ คลิกเลือก sheet ที่ตอ้ งการทั้งหมด 5.. สัง่ Save 6. คลิกเลือก sheet ที่ตอ้ งการ (ถ้าต้องการมากกว่า หนึ่งให้กด Shift หรื อ Ctrl ค้างไว้ จากนั้นคลิกเลือก sheet ที่ตอ้ งการพิมพ์ท้ งั หมด) 3.-49ถ้าต้องการเปลี่ยนแปลงสี สัน หรื อตัวอักษร เราสามารถคลิกเลือก คาสั่ง Fonts หรื อ Colors ทางด้านขวามือของคาสั่ง Themes ได้ตามต้องการอีกด้วย ทิป พิมพ์หลาย sheet ในครั้งเดียว Excel ปกติเวลาทางานกับไฟล์ Excel บางครั้งในหนึ่งไฟล์ จะมีหลายๆ sheet ที่เราทางานอยู่ เวลา สั่งพิมพ์เราจาเป็ นจะต้องเลือกทีละหน้า จึงได้งานทุกๆ หน้าที่ตอ้ งการ ในอีกกรณี หนึ่งเราสามารถสั่งพิมพ์ ไฟล์อะไรก็ได้ เพียงแค่คลิกขวาที่ไฟล์น้ นั ๆ จากนั้นคลิกคาสั่ง Print แค่น้ ีไฟล์น้ นั จะถูกเปิ ดและสั่งพิมพ์ อัตโนมัติ หลังจากนั้นก็จะปิ ดแบบอัตโนมัติเช่นเดียวกัน แต่อย่างไรก็ตาม วิธีน้ ีถา้ สั่งพิมพ์กบั เอกสาร Excel ที่มีหลายๆ sheet โปรแกรมก็จะพิมพ์เพียงหน้าที่เราเลือกไว้ หรื อที่เรี ยกว่า Active Sheet เท่านั้น .

คลิกเลือกแท็ปเมนู Data เลือกไอคอน "Remove Duplicates" 4. โปรแกรมจะตรวจสอบ และมีหน้าต่างแสดงให้เลือกว่า จะให้เลือกหัวข้อไหน ที่มีการบันทึกข้อมูล ซ้ า สามารถคลิกเลือกทั้งหมดได้ 5.-50เนื่องจากโดยปกติแล้ว เวลาสั่งคาสั่งพิมพ์ใน Excel โปรแกรมจะพิมพ์ sheet ที่เรากาลังทางาน อยู่ หรื อที่เรี ยกว่า "Active Sheet" แต่สาหรับการทดสอบใน Excel 2007 จะมีคาสั่ง "Entire Workbook" ซึ่ง หมายความว่าถ้าเราเลือกตอนสั่งพิมพ์ เอกสารในทุกๆ sheet จะพิมพ์ออกมาทั้งหมดเช่นกัน แก้ ปัญหาข้ อมูลซ้าๆ ใน Excel 2007 สมมุติวา่ คุณกาลังบันทึกข้อมูลลงในตาราง Excel 2007 ซึ่ งจะมีขอ้ มูลมากมาย แต่ปรากฏว่า คุณมีการคียข์ อ้ มูลซ้ าลงไป ประมาณว่า "ตาลาย" ซึ่ งเกิดจากการใช้งานคอมพิวเตอร์ ต่อเนื่องมาหลาย ชัว่ โมง แล้วอย่างนี้ถา้ จะมาตรวจสอบว่ารายการใดซ้ ากันรายการใด ก็คงต้องใช้เวลานาน และอีกอย่าง สายตาก็ไม่ค่อยดีอยูแ่ ล้ว ไม่ตอ้ งกังวลค่ะ เพราะ Microsoft เข้าใจดี จึงได้มีคาสัง่ ในการลบข้อความซ้ า ให้ อัตโนมัติ โดยคาสั่งนี้มีชื่อว่า "Remove Duplicates" วิธีการใช้ คาสั่ง Remove Duplicates 1. ให้คลิกเลือกเซลข้อมูลใดๆ ในเอกสาร worksheet 3. คลิก OK เพื่อยืนยันการลบ 6. โปรแกรมจะแสดงหน้าต่างบอกว่าได้ลบข้อมูลไปจานวนเท่าไร . เปิ ดงานเอกสาร Excel 2007 2.

การยกเลิกตัวกรอง เวลาเราสร้างตารางในเอกเซล และมีการตกแต่งเอกสาร ด้วย "Format as Table" คาสั่งจะอยูใ่ น แท็ป "Home" จะทาให้เราสามารถเลือกรู ปแบบตารางสวยๆ ได้แบบอัตโนมัติ แต่หลายๆ คน รวมทั้งฉันด้วย อาจไม่ค่อยชอบเท่าไหร่ เพราะหลังจากสร้างตกแต่งแล้ว Excel 2007 ก็จะใส่ Filter หรื อตัวกรองข้อมูลให้ อัตโนมัติ ซึ่ งจะทาให้เราสะดวกในการค้นหาข้อมูลภายในตารางนั้นๆ อย่างไรก็ตาม Filter ที่แสดงนี้ เวลา พิมพ์จะไม่พิมพ์ออกมาด้วยค่ะ อันนี้ไม่ตอ้ งห่วง สาหรับวิธีการยกเลิก Filter ก็สามารถทาได้ง่ายๆ ดังนี้ .-51- แปลงตัวเลขเป็ นตัวอักษรไทยใน Excel ตัวอย่างเช่น ตัวเลข 1. 4.250 บาท ถ้าแปลเป็ นตัวอักษร จะได้ "หนึ่งพันสองร้อยห้าสิ บบาท" ซึ่ง ปกติแล้วในโปรแกรม Microsoft Excel สามารถแปลงค่าตัวเลขให้เราอัตโนมัติได้ดว้ ย คุณทราบวิธีการใช้ งานหรื อเปล่า อยากรู้วธิ ีทาให้ลองทาตามทีละขั้นตอนดังนี้ได้เลย แปลงตัวเลขเป็ นตัวอักษร เปิ ดโปรแกรม Excel และเปิ ด Worksheet ว่างๆ (ปกติจะเปิ ดให้อยูแ่ ล้ว) พิมพ์ตวั เลขลงใน Cell ที่ตอ้ งการ เช่น A1 ใส่ ตวั เลข 150 ใน Cell ที่ตอ้ งการแสดง ให้พิมพ์ขอ้ ความดังนี้ "=BATHTEXT(A1)" จะเห็นว่าใน Cell ตามข้อ 3 จะแสดงข้อความเป็ นตัวอักษร "หนึ่งร้อยห้าสิ บบาทถ้วน" คาสั่ง Function "BAHTTEXT นี้จะใช้ได้กบั สกุลเงินที่เป็ นเงินบาท เท่านั้น และการทดสอบนี้ ใช้กบั Micrsoft Office 2007 สาหรับการแปลงเป็ นภาษาคาอังกฤษ จะไม่สามารถทาได้ค่ะ แต่ตอ้ งใช้เทคนิค อย่างอื่นแทน 1. 2. 3.

-52- วิธียกเลิกตัวกรองข้ อมูล หรื อ Filter 1. คลิกเลือกรู ปแบบการเรี ยงลาดับตามต้องการ . คลิกในกลุ่มข้อมูลที่มีการแสดง Filter (เซลไหนก็ได้) 2. แต่ถา้ ข้อมูลเป็ นตัวอักษร จะมีคาสัง่ ให้เลือกว่า "Sort A to Z" หรื อ "Sort Z to A" 5. คลิกที่ตวั กรองด้านบนหรื อ Filter (ถ้าตัวกรองไม่แสดง ให้คลิกแท็ปเมนู Home เลือกคาสั่ง Filter) 3. จะมีหน้าต่างคาสั่งลัดแสดงให้เลือกว่าจะ "Sort Smallest to Largest" หรื อสลับกัน "Sort Largest to Smallest" ถ้าข้อมูลเป็ นตัวเลข 4. แค่น้ ีก็เป็ นอันเรี ยบร้อย อย่างไรก็ตาม ถ้าต้องการให้ตารางข้อมูลมีตวั กรองช่วยก็สามารถทาตามขั้นตอน ตั้งแต่ขอ้ 1 ใหม่อีกครั้ง การจัดเรียงข้ อมูล เนื่องจากตารางในเอกสารมีความหลากหลายคอลัมภ์ บางครั้ง เราจาเป็ นจะต้องมีการจัดเรี ยง ข้อมูล เพื่อให้ง่ายและสะดวกในการตรวจสอบ เช่น ข้อมูลใดมีจานวนผูอ้ ่านมาที่สุด เรี ยงไปจนกระทัง่ ไม่มี ผูอ้ ่านเลย เป็ นต้น เราสามารถจัดเรี ยงข้อมูลหรื อ Sort จากมากไปหาน้อย หรื อจากน้อยไปหามากได้ โดยการ เลือกหัวข้อใดก่อนว่าจะเป็ นหัวข้อหลักในการจัดเรี ยง วิธีการจัดเรี ยงข้ อมูลใน Excel 2007 1. จากนั้นคลิกเลือก Filter เพื่อทาการยกเลิก 4. เปิ ดเอกสาร worksheet ใดๆ ที่ตอ้ งการจัดเรี ยง 2. คลิกแท็ปเมนู "Home" เลือกหัวข้อ Sort & Filter 3.

สร้างตารางข้อมูลตามปกติ .-53- วิธีใส่ แกน Y 2 อันใน Excel Chart Chart หรื อ Graph ก็คือการแสดงรู ปภาพ เส้น แทนคาอธิ บายด้วยตัวเลข ตัวอักษร ทาให้ สะดวกและรวดเร็ วในการดู เราสามารถสร้าง Chart ได้จากโปรแกรม Microsoft Excel เพียงแค่เราสร้าง ตารางข้อมูลที่ตอ้ งการ จากนั้นให้คลิกเลือก Chart เพื่อแปลงค่าตัวเลขเป็ น Chart Chart หรือ Graph มีกรี่ ูปแบบ อย่างไรก็ตาม เราสามารถสร้าง Chart หรื อ Graph ได้หลายรู ปแบบ เช่น กราฟเส้น กราฟแท่ง กราฟรู ปภาพ เป็ นต้น สาหรับกราฟโดยทัว่ ไปจากประกอบด้วย แกน X และ แกน Y มาตัดกัน จะได้กราฟที่ เปรี ยบเทียบค่าต่างๆ ได้สะดวก แต่บางคน ต้องการเปรี ยบเทียบข้อมูลมากกว่า 1 อย่างในกราฟเดียวกัน Excel ก็สามารถทาได้ดว้ ย วิธีสร้ างกราฟแกน Y 2 แกน ใน Microsoft Excel 2007 1.

5. 4.XLS แต่สาหรับเวอร์ ชนั่ 2007 ขึ้นไป จะได้ไฟล์นามสกุล . 6. กราฟก็จะเปลี่ยนเป็ น มี แกน Y 2 อัน ทางด้านซ้ายและขวา บันทึกไฟล์ ให้ ใช้ ได้ กบั รุ่นเก่ า สื บเนื่องจากการปรับปรุ งครั้งใหญ่ในรู ปแบบของไฟล์ต่างๆ ในตระกูล Microsoft Office 2007 ตัวโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ก็ถูกปรับเปลี่ยนด้วยเช่นกัน แต่เดิมไฟล์ที่ได้จากการบันทึก หรื อ Save จะได้ไฟล์นามสกุล . 3. คลุมข้อมูลที่ตอ้ งการสร้างกราฟ คลิกแท็ปเมนู Insert เลือกกราฟประเภท 2-D Line จะได้กราฟแบบทัว่ ไป จากนั้นให้คลิกที่ "เส้นกราฟ" และคลิกขวา เลือก "Format Data Series" ในบรรทัดที่ชื่อ "Series Options" ให้คลิกเลือก "Secondary Axis" 7.XLSX มีตวั อักษรเอ๊กซ์ "X" ต่อท้าย (เช่นเดียวกับโปรแกรมอื่นๆ ในตระกูล Microsoft Office) ผลที่ตามมาคือ Microsoft Excel เวอร์ ชนั่ เก่าๆ ไม่ว่าจะเป็ น Microsoft Excel 2003 หรื อต่าลงมา จะไม่สามารถเปิ ดไฟล์เพื่อแก้ไขได้ (จริ งๆ แล้วทาได้ แต่ตอ้ งติดตั้งโปรแกรมเสริ ม) .-542.

อัพเกรดโปรแกรม Microsoft Excel เก่าๆ ของเราเป็ นเวอร์ ชนั่ 2007 (แต่ก่อนการอัพเกรดต้อง ตรวจสอบเครื่ องคอมฯ ด้วยว่า รองรับการทางานไหวหรื อเปล่า โดยเฉพาะอาจมีปัญหากับเครื่ อง คอมฯ รุ่ นเก่าๆ 2.com 3. คลิกปุ่ มด้านล่าง Excel Options 3.2003 Workbook (*.it-guides.-55ปัญหานี้ Microsoft รู้ดี เราสามารถแก้ไขปัญหานี้ได้ หลายวิธี 1. คลิกปุ่ ม Office Button 2.xls) ปิ ดโปรแกรม Excel 2007 ไม่ ต้องกลัวข้ อมูลหาย แต่อย่างไรก็ตาม การบันทึกไฟล์เป็ นรุ่ นเก่า จะทาให้ไม่สามารถใช้ความสามารถใหม่หลายๆ อย่างของโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ได้ . ให้ผใู้ ช้งาน Microsoft Excel 2007 บันทึกเป็ นไฟล์รุ่นเก่า โดยมีวธิ ีการ save ดังนี้ 1. คลิกเมนูดา้ นซ้ายมือ "Save" 4. ให้คลิกเลือก "Excel 97 . ติดตั้งโปรแกรมเสริ มช่วยในการเปิ ดดูไฟล์ อ่านข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ http://www. ที่หวั ข้อ "Save file in this format" 5.

-56สาหรับมือใหม่ ใช้ งาน Microsoft Excel 2007 การปิ ดโปรแกรม Microsoft Excel 2007 สามารถสั่งปิ ดโปรแกรมผ่านทางไอคอนสัญลักษณ์ ตัว "X" สี แดง ที่มุมขวาบนสุ ดได้ทนั ที ซึ่ งเหมือนกันการปิ ดการใช้งานโปรแกรมอื่นๆ โดยไม่ตอ้ งกลัวว่า ไฟล์ขอ้ มูลที่เรากาลังทาอยูจ่ ะหายหรื อไม่อพั เดท สาเหตุเพราะว่าถ้ามีไฟล์งานที่ เราเปิ ดค้างอยูแ่ ละกาลัง แก้ไขอยู่ ถ้าเราสั่งปิ ด โปรแกรมจะเตือนอัตโนมัติวา่ มีงานที่ทาค้างและยังไม่ได้บนั ทึก ดังรู ปภาพประกอบ ด้านล่าง ดังนั้น ต่อไปนี้ ทุกครั้งทีมีหน้าต่างเตือนอะไรก็ตาม เราควรทาความเข้าใจก่อนว่า เขาเตือนเรื่ อง อะไรด้วยนะคะ อย่าลืมคลิก "Yes" เพื่อยืนยันให้ save ก่อนนะคะ ป้ องกันข้ อมูลหายด้ วยคาสั่ ง Save Auto ใน Excel 2007 สาหรับผูใ้ ช้งานตามบ้าน และบางองค์กร ที่ไม่มีระบบป้ องกันไฟฟ้ าตก หรื อดับแบบกระทัน หมายถึงไม่ได้ติดตั้งระบบสารองไฟหรื อ UPS ซึ่ งแน่นอนขณะที่คุณทางานอยูแ่ ละไฟเกิดดับ ข้อมูลที่คุณ ทางานอยูก่ ็จะหายไปหมด ยกเว้นผูท้ ี่ทางานบนคอมพิวเตอร์ แบบกระเป๋ าหิ้วหรื อ Notebook ซึ่งมีแบตเตอรี่ ภายในตัว แล้วมีวธิ ี แก้ไขอย่างไร ถ้าไม่ตอ้ งการลงทุนซื้ อเครื่ องสารองไฟหรื อ UPS วิธีง่ายๆ คือการสั่งให้โปรแกรมบันทึก หรื อ Save แบบอัตโนมัติบ่อยๆ ซึ่ งไม่เพียงแต่ช่วยใน เรื่ องของไฟฟ้ าดับแบบไม่ได้ต้ งั ใจ แต่ยงั ช่วยกรณี โปรแกรมค้างหรื อแฮ้งค์ได้ดว้ ย ซึ่ งการใช้งานก็ไม่ยงุ่ ยาก เพียงแค่เข้าไปกาหนดให้โปรแกรม save อัตโนมัติตามเวลาที่เรากาหนด วิธีป้องกันข้ อมูลหายใน Microsoft Excel 2007 .

2. 2. 4. 3. คลิกปุ่ ม OK ด้านล่าง เพื่อยืนยัน ถ้าไฟล์ดบั บ่อยๆ แนะนาให้กาหนดให้บนั ทึกแบบอัตโนมัติเร็ วขึ้น อาจเป็ นทุกๆ 5 . 4.. แต่อย่าลืมให้บนั ทึกไฟล์ที่ได้ทนั ทีก่อนทาอย่างอื่นนะคะ ! การใส่ หัวและท้ ายกระดาษ ถ้าพูดถึง Header และ Footer ใน Microsoft Word หลายๆ คนคงเข้าใจดี และทราบถึงวิธีการ ใช้งาน ซึ่ง Header ก็คือส่ วนหัวของเอกสาร ไม่วา่ จะเป็ นเอกสาร Word/Excel ซึ่ งเราสามารถกาหนดเพียง ครั้งเดียว โปรแกรมก็จะแสดงให้ในทุกๆ หน้ า ในทางกลับกัน Footer ก็คือส่ วนที่ทา้ ยของเอกสาร นัน่ เอง ส่ วนใหญ่ Header/Footer มักจะใช้สาหรับการแสดงชื่อเอกสาร / รายงาน และใช้สาหรับแสดง จานวนหน้าของเอกสารนั้นๆ วิธีใส่ Header / Footer ใน Excel 1.. 3. minutes" ให้เรากาหนดเวลาที่เรา ต้องการให้บนั ทึกอัตโนมัติ 5.-571.10 นาที แต่ ถ้าไม่ค่อย มีปัญหา อาจเลือกบันทึกทุกๆ 15-20 นาทีก็ได้ สาหรับกรณี ที่เปิ ดเครื่ องคอมฯ ใหม่หลังจาก ไฟฟ้ าติดแล้ว เวลาเปิ ดโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ใหม่ โปรแกรมก็จะพยายามเปิ ดไฟล์ที่ถูกปิ ด อัตโนมัติให้เองค่ะ. คลิกหัวข้อ Page Layout คลิกไอคอน "Print Titles" จะได้หน้าต่าง "Page Setup" ให้คลิกแท็ป "Header/Footer" . คลิกปุ่ ม Office Button คลิกปุ่ ม Excel Options ด้านล่าง คลิกเมนู Save ด้านซ้ายมือ ที่บรรทัดข้อความ "Save Auto Recover information every .

ในช่อง Footer สามารถคลิกเลือกรู ปแบบสาเร็ จรู ปที่โปรแกรมจัดไว้ให้ เช่นเดียวกับ Header หรื อ 8. คลิกปุ่ ม Custom Header เพื่อเลือกรู ปแบบตามต้องการ (รู ปแบบนี้ จะมีการแบ่งส่ วนของ Header เป็ น 3 ส่ วนคือ ซ้าย กลาง และขวา) 7. คลิกเมนู Page Layout 3. ต้องการยกเลิก ก็คลิกปุ่ ม Cancel แทน ย่ อข้ อมูลให้ แสดงในหนึ่งหน้ าใน Excel 2007 หลายๆ คนคงเคยประสบปัญหาการจัดหน้าเอกสารใน Microsoft Excel มาบ้างแล้ว บางครั้ง เวลาพิมพ์มกั ไม่พอดี เกินไปหนึ่งถึงสองบรรทัด บางครั้งคอลัมภ์ดา้ นขวาก็แสดงเกินไปนิดเดียว เปลือง กระดาษทาให้ตอ้ งพิมพ์อีกหนึ่งหน้า ปั ญหานี้สามารถแก้ไขได้ง่ายๆ เพียงคุณใช้คาสั่ง "Fit to 1 Page" วิธีเรียกใช้ คาสั่ง Fit to 1 Page 1. เปิ ดหน้าเอกสาร Excel ใน Microsoft Excel 2007 2. ในช่อง Header สามารถคลิกเลือกรู ปแบบสาเร็ จรู ปที่โปรแกรมจัดไว้ให้ หรื อ 6. คลิกปุ่ ม Custom Footer เพื่อเลือกรู ปแบบตามต้องการ (รู ปแบบนี้ จะมีการแบ่งส่ วนของ Footer เป็ น 3 ส่ วนคือ ซ้าย กลาง และขวา) 9.-585. คลิกปุ่ ม OK เพื่อยืนยันการแก้ไข 10. คลิกไอคอน Print Titles .

5.ค่ะ Transpose แปลงข้ อมูลจาก Column เป็ น Row สาหรับผูใ้ ช้งาน Microsoft Excel อาจเคยประสบปั ญหาเวลาเราบันทึกข้อมูล ในแต่ละแถวจาก แนวตั้ง หรื อที่เรี ยกว่า Column แต่พอมาคิดอีกที ควรจะวางในแนวนอน หรื อ Row จะสวยกว่า แต่ถา้ ต้องมา สร้างใหม่ก็คงดูจะเสี ยเวลามากเกินไป ปั ญหานี้ Microsoft รู้ดี จึงได้มีคาสั่งในการแก้ไขปั ญหานี้แบบ พริ บตา ด้วยคาสั่ง "Transpose" 1. จะได้หน้าต่าง Page Setup คลิกแท็ป Page ที่ตาแหน่งข้อความ Scaling ให้คลิกเลือก "Fit to" คลิกปุ่ ม OK เพื่อยืนยัน แค่น้ ี ไม่วา่ เอกสารจะเกินในส่ วนล่าง หรื อด้านขวามือ โปรแกรมก็จะทาการปั ดให้อยูใ่ นหน้า เดียวกันทั้งหมด รับรองประหยัดค่าใช้จ่ายได้บา้ งเหมือนกัน อย่างน้อยก็ช่วยลดโลกร้อนด้วยการลดปริ มาณ การใช้กระดาษได้อีกนิดหน่อย. 7. 3. 6. เริ่ มต้นด้วยการสร้างข้อมูลในแนว Column คลิกเลือกคลุมข้อมูลทั้งหมด คลิกคาสั่ง Copy เลือกตาแหน่งที่ตอ้ งการวาง คลิกขวาเลือกคาสั่ง Paste Special ในช่อง Transpose ให้คลิกเลือกถูก คลิกปุ่ ม OK เพื่อยืนยัน .. 2. 4. 5. 6.-594.

ในหัวข้อ Headings ในช่อง "Print" ให้คลิกให้มีเครื่ องหมายถูกหน้าข้อความนี้ 3. เป็ นต้น ) แต่ถา้ เราต้องกาให้โปรแกรมพิมพ์ออกมาด้วย ก็สามารถทาได้เช่นกัน สาหรับใน Microsoft Excel 2007 ให้ทาตามขั้นตอนดังนี้ 1. ทดสอบสั่งพิมพ์ได้ทนั ที .B.-60ทิปคาสั่ง Transpose  ถ้ามีปัญหาคาสั่ง Transpose เป็ นสี เทา ให้คลิกในหัวข้อ "Paste" และคลิกเลือก "Value and number formats" หรื อทดสอบเลือกหัวข้ออื่นๆ แทนได้ดว้ ย  คาสั่ง Transpose สามารถแปลงสลับไปมาระหว่าง Column กับ Row และแปลงจาก Row เป็ น Column ได้ดว้ ย วิธีสั่งพิมพ์ให้ ได้ หัวคอลัมภ์ หรือแถวใน Excel 2007 การสั่งพิมพ์งานใน Microsoft Excel เราจาเป็ นจะต้องกาหนดขนาดของงานให้เหมาะสมก่อน และที่สาคัญก่ อนส่ งงานให้ใครๆ ก็ควรกาหนดรู ปแบบการพิมพ์ไว้ให้แล้วเสร็ จ มิฉะนั้น เวลาผูร้ ับได้รับ ก็มกั จะกดพิมพ์ทนั ที ซึ่ งผลที่ได้อาจไม่ได้ตามรู ปแบบหรื อขนาดที่เราต้องการ พิมพ์อย่างไรให้ ได้ หัวข้ อคอลัมภ์ และแถวด้ วย คอลัมภ์ (Column) และ แถว (Row) ปกติแล้ว เวลาพิมพ์ โปรแกรม Microsoft Excel จะไม่พิมพ์ ออกมาให้ (เช่น คอลัมภ์ A.C..2.. คลิกแท็ป Page Layout 2..3.. และ แถว 1.

ถ้าไม่กาหนดว่าจะพิมพ์พ้นื ที่ไหน โปรแกรมจะสั่งพิมพ์ให้หมดทั้ง sheet 2. คลุมข้อมูลที่ตอ้ งการพิมพ์ 2. ต้องการพิมพ์เฉพาะบางส่ วน ทาไม่ได้ 6. คลิกแท็ปเมนู Page Layout 3. พิมพ์ออกมาแล้ว ตัวอักษรเล็กเกินไป 4. ต้องการใส่ header และ footer ในทุกๆ หน้า 5. อื่นๆ อีกมากมาย ก่อนอื่นต้ องทาความเข้ าใจในโปรแกรม Microsoft Excel เสียก่อนว่ า มีหลักการอย่างไร 1. การพิมพ์เอกสารใน Excel สามารถสั่งบังคับให้พิมพ์ลงในหนึ่งหน้ากระดาษได้ ไม่วา่ ข้อมูลจะมี ขนาดใหญ่นอ้ ยเท่าใด (คาสั่งที่สามารถใช้งานได้ คือ Fit to 1 page) คาสั่ง Set Print Area 1. คลิกเลือก Print Area จะมีทางเลือกให้ 2 อย่างคือ Set Print Area และ Clear Print Area คาสั่ง Fit to 1 page คาสั่งที่อยูภ่ ายใต้คาสั่ง Page setup เราสามารถเลือกคาสั่ง Fit ได้โดยการ 1. คอลัมภ์ขวามือ พิมพ์ออกมาไม่พอดี ทาให้พิมพ์กระดาษเพิ่มออกมาอีกหนึ่งแผ่น 3.-61- ผลลัพธ์เวลาพิมพ์ หลังจากกาหนดให้พิมพ์ Headings ในหัวข้อ "Print" ปรับแต่ งเอกสารพิมพ์ การใช้งาน Microsoft Excel 2007 หรื อ Excel เวอร์ ชนั่ ใดก็ตาม เวลาพิมพ์อาจเกิดปั ญหา ดังตัวอย่างเช่น 1. ถ้ากาหนดพื้นที่ที่ตอ้ งการพิมพ์ ให้หาคาสัง่ Set Print Area เพื่อกาหนดขอบเขตในการทางาน 3. พิมพ์แล้วไม่พอดี เกิน 1 หน้ากระดาษ เกิดขึ้นประจา 2. คลิกปุ่ ม Office Button .

ที่แท็ป Page คาสั่ง Fit จะอยูภ่ ายใต้หวั ข้อ Scaling กรณี ที่เราใช้คาสัง่ Fit แล้ว ปรากฏว่างานที่พิมพ์ออกมามีขนาดเล็กมาก แนะนาให้คลิกคาสัง่ "Adjust to" ซึ่ งอยูใ่ นหัวข้อ Scaling เช่นกัน ลองปรับดูค่ะ แต่ถา้ เอกสารเราควรจะเป็ นแนวนอนเราก็ สามารถปรับแต่งจากแนวตั้ง (Portrait) ให้เป็ นแนวนอนได้โดยการคลิก Landscape .-622. และเลือก Print Preview 4. คลิกเลือกคาสั่ง Print 3.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful