tOSNE.

IORES TRUGO

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O'REILLY'
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Contenido

ZPor qu los mejores trucos de Excel? Cmo obtener v utilizar los trucos

Cmo utilizar estelibro Cmo estorganizado libro........... este Usuarios Windowsy Macintosh.............. de Convenciones utilizadas en estelibro .......... .

77 1B 1B 79 20 27

Captulo 1. Reducirlafrustracin en los librosyen las hojas de clculo....2 3 23 24 Tiucos sobre el formato 24 T i u c o ss o b r e r m u l a s . . . . . . . . . . . . . . . f 25 personal de los libros de Excel .......... Crear una vista 27 Introducir datos en varias hojas de clculo simultneamente................. 0 3 Agrupar hojasde clculomanualmente .................. 30 Agrupar hojasde clculoautomticamente ............ 31 Impedir que los usuarios realizan ciertas acciones 33 Impedir el comando Guardar como en un libro de Excel 33 Impedir que los usuarios impriman un libro de Excel 36
L a r e g l aB O / 2 0 . . . Tiucos sobre la estructuracin

1. 2.

3.

10

Contenido

4.

5. 6.

7. B. 9.

36 Impedir confirmaciones innecesarias 37 Activar las macros cuando no se tenga ninguna 37 Mensajes confirmacin para guardar cambiosque no se han realizado. de 3B Impedir los avisosde Excelpara macros grabadas 39 Ocultar hojas para que no puedan ser mostradas 47 Personalizar el cuadro de dilogo Plantillas y el libro predeterminado . ... 42 Crear su propia pestaade plantillas 43 trtilizar un libro personalizado forma predeterminada de 43 Crear un ndice de hojas en el libro 45 Limitar el rango de desplazamiento de la hoja de clculo Bloquear y proteger celdas que contienen frmulas . 47 57 54 56 5B 5B 67 62 63 63 64 64 65

Impedir que los usuarios insertenms hojas de clculo

1 0 . Encontrar datos duplicados utilizando el formato condicional 7 7 . Asociar barras de herramientas personalizadas a un libro en particular 7 2 . Burlar el gestor de referencias relativas de Excel 1 3 . Quitar vnculos "fantasma" en un libro .. 7 4 . Reducir un libro que est hinchado Eliminar formatos superfluos Puestaa punto de los orgenesde datos Limpiar libroscorruptos .............. 15. Extraer datos de un libro corrupto Si no puedeabrir un libro ............ Si no puede abrir el archivo

Captulo2. Trucossobrelas caractersticas incorporadas Exce|.............. en G9

1. Validar datos en base a una lista situada en otra hoja ........... Mtodo 1. Rangoscon nombre Mtodo 2. La funcin INDIRECTO Ventajasy desventajasde ambos mtodos 1 7. Controlar el formato condicional con casillas de verificacin ........ . . . . ..... Configurar casillasde verificacin para formato condicional Activar o desactivar resaltado los nmeros................ el de 18. Identificar frmulas con el formato condicional 19. Contar o sumar celdas que se ajustan al criterio del formato condicional . Una alternativa............... 20. Resaltar Filas o columnas impares 69 69 70 77 77 77 72 75 76 77 7B

Contenido

11

. . . . . . . . . . . . .B 0 . 2 1 . C r e a r e f e c t o se n 3 D e n t a b l a s o c e l d a s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1. . 8. U t i l i z a ru n e f e c t o D e n u n a t a b l ad e d a t o s . . . . . . . . . . . 3 22. Activar y desactivar el formato condicional y la validacin de datos c o n u n a c a s i l l ad e v e r i f i c a c i n . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8 2 84 23. Admitir mltiples listas en un cuadro de lista despIegabIe...................... 24. Crear listas de validacin que cambien en base a la seleccin realizada . . . . . . . . . . . . . .8 6. .. e n o t r a l i s t a. . . . . . . . . . . 25. Forzar la validacin de datos para hacer referencia a una lista

e n o t r ah o j a . . . . . . . . . . .
M t o d o 1 . R a n g o sc o n n o m b r e Mtodo 2. La funcin INDIRECTO d V e n t a j a sy d e s v e n t a j a s e c a d a m t o d o

. . . . . . . . . . . . .B.B . . .
. . . . . . . . . . . . .B B . ......... BB . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9 8.

2 6 . Utilizar Reemplazar para eliminar caracteres no deseados...................... 90 90 2 7 . Convertir nmeros de texto en nmeros reales 92 2 8 . Personalizar los comentarios de las celdas 94 2 9 . Ordenar ms de tres columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9 . .5 3 0 . O r d e n a c i na l e a t o r i a ............97 3 1 . Manipular datos con el filtro avanzado ........... 01 1 . 3 2 . Crearformatos de nmero personalizados........... ... "lO7 3 3 . Aadir ms niveles de Deshacera Excel....... . . . . . . . . . . . . . .".l.O 7 3 4 . C r e a rl i s t a sp e r s o n a l i z a d a s . . . . . . . . . . . . . ..... 1OB 3 5 . Subtotales en negritas de Excel
E l t r u c os o b r e l t r u c o . . . . . . . . . . . e 3. Convertir las frmulas y funciones de Excel a valores U t i l i z a rP e g a d e s p e c i a l o
tltilizar Copiar aqu slo valores

. . . . . . . . . . . 1.1 0 . . ...... 111 . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1 . . 1 .1.

777

.........112 Utilizar una macro . . 3 7 . A a d i r d a t o s a u t o m t i c a m e n t ea u n a l i s t a d e v a l i d a c i n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1 3 de 38. Tiucar las caractersticas fecha y hora de Excel...... m sa l l d e l a s2 4 h o r a s. . . . . . . . . . Sumar
Clculos de fecha v hora Horas v fechas reales ZUn fallo de fechas?

.......776 . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.6 1. .
777 ....... 119 779

Captulo 3. Trucos sobre nombres

........123

.............723 de 39. Usar direcciones datospor el nombre.............. 40. Utilizar el mismo nombre para rangos en diferenteshojas de clculo .. 724

12

Contenido

4"1 . 42. 43. 44.

Crear funciones personalizadasutilizando nombres 727 Crearrangosque seexpandan contraigan............... y 729 Anidar rangos dinmicospara obteneruna flexibilidadmxima.......... 7 3 6 Identificar rangos con nombre en una hoja de clculo 739
Mtodo 1 Mtodo 2

739 747

Captulo4. Trucossobretablasdinmicas.
45. Tablas dinmicas: truco en s mismas................ un
ZPorqu se les llama tablas dinmicasT ............

............. 143
143 744 744

745 Los grficos dinmicos como extensin de las tablas dinmicas ....................... 4 5 7 Crear tablas y listas para ser utilizadas en tablas dinmicas El Asistente para tablas dinmicas y grficos dinmicos 745 747 748 150

ZPara qu cosas resultan buenas las tablas dinmicas? ZPor qu utilizar tablas dinmicas cuando las hojas de clculo ya ofrecen muchas funciones de anlisis?

46. Compartir tablas dinmicas pero no sus datos 47. Automatizar la creacin de tablas dinmicas

48. Mover los totales finales de una tabla dinmica............. 153 49. Utllizar de forma efectiva datos de otro libro dinmicamente ..............7 5 4

Captulo5. Trucossobregrficos

.......... 159

50. Separaruna porcin de un grfico circular .... 759 51. Creardos co4juntosde porciones un nico grficocircular.............767 en 52. Creargrficosque seajustena los datos ........"163
Dibujar Ios ltimos x valores correspondientes a las lecturas ...... 166

53. Interactuarcon los grficosutilizandocontroles personalizados.......... 766

Utilizar un rango dinmico con nombre vinculado a una barra d ed e s p l a z a m i e n t o . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1.6 7 . Utilizar un rango dinmico con nombre vinculado a un cuadro de lista desplegable ..............169 5 4 . T i e s f o r m a s r p i d a sp a r a a c t u a l i z a r l o s g r f i c o s ................770 U t i l i z a ra r r a s t r a r c o l o c a r y .................'l7O U t i l i z a rl a b a r r ad e f r m u l a s . . . . . . . . . . . . .7 7 ' l .. A r r a s t r a re l r e ad e lb o r d e ...................174 55. Crearun simple grfico de tipo termmetro . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7.7 5 . 5. Crear un grfico de columnas con anchos y altos variables .................1,78

Contenido

13

57. Crear un grfico de tipo velocmetro

...............782

188 58. Vincular los elementos de texto de un grfico a una celda ................... 59. Tiucar los datos de un grfico de forma que no se dibujen las celdas enblanco . O c u l t a rf i l a sy c o l u m n a s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1 8 9 . 1 ....... 90

Captulo 6. Trucos sobre frmulas y funciones

.......193

193 .......... a 60. Aadir un texto descriptivo las frmulas............. 794 .......................... 61. Mover frmulas relativassin cambiarlas referencias ....'195 dos rangosde Excel 62. Cornparar

... '195 o Mtodo 1. Utilizar Verdadero Falso ^196 ............... Mtodo2. Utilizar el formato condicional . . . . . . .7 9 7 6 3 . R e l l e n a r o d a s l a s c e l d a se n b l a n c o e n u n a I i s t a . . . . . . . . . . . t ... "l9B Mtodo 1. Rellenar celdasen blanco medianteuna frmula Ias 799 las Mtodo2. Rellenar celdas blancoa travsde una macro ........................ en Hacer que las frmulas se incrementen por filas cuando las copie 64. ...........200 a l o l a r g o d e l a s c o l u m n a s. . . . . . . . . . . . 65. Convertir fechas en fechas con formato de Excel ...............202 ...............203 6. Sumar o contar celdasevitando valores de error las funciones voltiles a la hora de recalcular..... 205 7. Reducir el impacto de 68. Contar solamente una aparicin de cada entrada de una lista ..............206 ...2O7 69. Sumar cada dos, tres o cuatro filas o celdas 70. Encontrar Ia ensima aparicin de un valor .... 2O9 . 7 1 . H a c e r q u e l a f u n c i n s u b t o t a l d e E x c e ls e ad i n m i c a . . . . . . . . . . . . . ...... . . . . . . . . 2 1 2 .........274 d 72. Aadir extensiones e fecha negativo a la derecha a nmeros 73. Convertir nmeros con signo

d eE x c e l
7 4 . Mostrarvalores hora negativos de
Mtodo 2. Utilizar la funcin TEXTO M t o d o 3 . U t i l i z a r u n f o r m a t o p e r s o n a l i z a d o. . . . . . . . . . . . . . . . .

..............276 .................21,8
......................219 ............21'9

2'lB Mtodo 1. Cambiar el sistema de fecha predeterminado de Excel .....................

7 5 . Utilizar la funcin BUSCARV lo largo de mltiplestablas.................22O a 7 6 . Mostrar el tiempo total como das,horas y minutos

........222 .......223 .................225

que aparecen 7 7 . Determinar el nmero de das especificados e n c u a l q u i em e s . . . . . . . . . . . r

7 8 . C o n s t r u i r e g af r m u l a s . . . . . . . . . . . . . m

14

Contenido

7 9 . Tiucar mega frmulas que hagan referencia a otros libros 8 0 . Tiucar una de las funciones de base de datos de Excel para que haga el trabajo de muchas funciones

227

228 237

Captulo 7. Trucos sobre macros......

81. Acelerarel cdigo y eliminar los parpadeos la pantalla de 237 82. $ecutar una macro a una determinadahora 238 para hacer referencias hoias en los libros 83. Utilizar CodeName a d eE x c e l ..............240 8 4 . Conectar forma fcil botonesa macros de .....241 B s .Crearuna ventanade presentacin un libro para ..............243 8 6 . Mostrarun mensaje "Porfavor,espere" de ............... .........246 8 7 . Hacerque una celdaquedemarcadao desmarcada seleccionarla al ......247 B B . Contaro sumar celdas que tenganun color de rellenoespecfico .........248 8 9 . Aadir el control Calendariode Microsoft Excela cualquier libro ........ 250 9 0 . Protegerpor contrasea desproteger y todas las hojas de clculo
rpidamente 9 7 . Recuperar el nombre y la ruta de un libro de Excel 9 2 . Ir ms all del lmite de tres criterios del formato condicional .. 9 3 . Ejecutar procedimientos en hojas protegidas 9 4 . Distribuir macros

2s2
255 256 258 260 267 267 278 28B 293 295 296 296 297 300 301 307 307 307

CaptuloB. Conectando Excelconel mundo

95. Cargar un documento XML en Excel 96. Guardar en SpreadsheetMl y extraer datos......... 97. Crear hojas de clculo utilizando SpreadsheetMl ............ 98. Importar datos directamente en Excel Ejecutarel truco El truco del truco
Hacer que la consulta sea dinmica tltilizar datos diferentes

Resultados grficos con 99. Acceder a servicios Web SOAP desde Excel 100.Crear hojas de clculo Excel utilizando otros entornos Spreadsheet : :WriteExcei ... Spreadsheet: :ParseExcel

Contenido

15