You are on page 1of 10

POSLOVNA PISMA

OPA PRAVILA KARAKTERISTIKE POSLOVNIH PISAMA

poslovna pisma su poslovni dokumenti kojima se prenosi odreena poslovna poruka predstavlja tvrtka stvaraju i razvijaju poslovni odnosi usmjeravaju odnosi s javnou
DOBRU KOMUNIKACIJU INE

poiljatelj i primatelj poruke predmet poruke poruka razumijevanje razliitosti


UINKOVITA KOMUNIKACIJA I NJEZIN JEZIK

koraci do uinkovite komunikacije razjasnite cilj razumijte primatelja prouite prirodu svoje poruke definirajte kakav odgovor elite
SASTAVNI ELEMENTI UINKOVITE KOMUNIKACIJE

jasnoa tonost saetost pravovremenost dokumentiranost osobnost


PISMA TAKOER TREBAJU BITI uljudna (ali

ne ponizna) izravna (ali ne drska) saeta (ali ne nejasna) vrsta (ali ne kruta i neprilagodljiva) gramatiki i pravopisno korektna

nakon to ste napisali pismo slijedei prethodne upute, provjerite to ste napisali i pitajte se: Hoe li itatelj razumjeti tono ono to smo htjeli poruiti ili su mogui nesporazumi? Tee li tekst glatko? Jesu li reenice kratke, jasne i razumljive? Jeste li izostavili sve dugake i teke rijei? Jeste li provjerili kako se pojedine rijei piu? Je li unutranja logika najjasnija? Izgleda li krajnji proizvod dobro?
STRUKTURA POSLOVNOG PISMA OSNOVNI DIJELOVI POSLOVNOG PISMA

zaglavlje klasa i urudbeni broj adresa primatelja mjesto i datum predmet oslovljavanje sadraj pozdrav potpis i dodatni dijelovi pisma

PRIMJERI

____________________________________________________________________________________________ Direktorica Marija Markota, dipl. oec. Ministarstvo obrane Odjel za odnose s javnou Trg kralja Petra Kreimira IV 10 000 ZAGREB Zagreb, 31. sijenja 2007. Potovana go Markota, ispriavam se to sam iznenada u tako kratkom roku morao otkazati na sastanak koji je bio zakazan za juer. Kao to Vam je moja tajnica objasnila, naalost iskrsnuo je problem kojemu sam se morao posvetiti bez odlaganja. Koliko mi je poznato na se sastanak odgaa za sljedei utorak, 6. veljae u 12. 30. S potovanjem, ____________________________________________________________________________________________ Turner Communications 21 Ashton Drive Sheffield S26 2ES Specijalisti za mobilne telefone Tel: +44 114 2871122 Faks: +44 114 2871123 E-mail: TurnerComm@intl.uk g. Cristopher Long Glavni direktor Long Printing Co. Ltd. 34 Wood Lane London WC1 8TJ ____________________________________________________________________________________________

primjeri adresa za pojedine zemlje Europske unije Herrn

Egon Beispiel Zypresseenweg 11 DE-22605 Hamburg GERMANY ili Johnson Tools Co. Ltd. 112 Kingsway LIVERPOOL L20 6HJ ENGLAND ili Miss. Kelly White 100, South Street, PURLEY Surrey, CR2 4TJ UNITED KINGDON
FAKS-PORUKA

Za: Jelenu Lovri, glavnu direktoricu Poduzee: Tiskara A. G. Mato, Samobor Od: Marine Mari, rukovoditeljice marketinga Datum: 5. Sijenja 2007. Broj stranica (ukljuujui i ovu stranicu): 5 u naslovu bi trebalo naznaiti glavnu temu (glavnina faks poruke trebala bi biti sroena poput poslovnog pisma)
NARUDBENICA

OSLOVLJAVANJE Potovani gospodine, Vaa uzoritosti, Cijenjena gospodo, Vaa ekselencijo, Gospodine direktore, Gospodine veleposlanie Dragi prijatelju, ANGLOAMERIKO OSLOVLJAVANJE Sir ili Madam Dear Sir ili Dear Madam Dear Mr. Baker ili Dear Miss Brown Dear Mr. John Smith Gentlemen ili Ladies Mrs, Miss ili Ms. ? To whom it may concern ____________________________________________________________________________________________
UVODNI ODLOMAK

u prvom se odlomku navodi svrha komunikacije

u njemu je mogue potvrditi raniju korespondenciju pozvati se na sastanak ili kontakt dodati uvod u ono o emu se raspravlja primjeri Zahvaljujemo na vaem pismo od U vezi s vaim pismom od . Drago mi je da Vam mogu javiti Dana 25. rujna naruili smo naom narudbom
SREDINJI ODLOMAK (DETALJI)

u ovom glavnom djelu sadrane su sve informacije koje su primatelju potrebne s druge strane, moda ete i zatraiti informacije, a ponekad oboje detalje bi trebalo navesti jednostavno i jasno, i pojedine dijelove odvojiti u odlomke ovaj bi dio trebao tei logino ka prirodnom zavretku
ZAKLJUAK (RADNJA ILI ODGOVOR)

u ovom se odlomku poruka logiki zakljuuje u njoj je mogue navesti radnju koju bi primatelj trebao poduzeti navesti radnju koju kanite poduzeti na temelju iznesenih informacija primjeri Molim vas da me obavijestite o potankostima u vezi s. U sluaju nepodmirenja uplate u sljedeih 7 dana, predmet e preuzeti na odvjetnik.
ZAVRETAK PISMA

uobiajen je jednostavan zavretak (jedna reenica) u zakljuenju poruke zakljuak bi trebao biti vaan za sadraj same poruke primjeri Veselim se da emo se vidjeti na sljedeoj sjednici Nadzornog odbora. Cijenili bismo brzi odgovor. Molim, obavijestite me ako su vam potrebne daljnje informacije. Molim da mi traene informacije dostavite tijekom sljedeeg tjedna.
PODSJETNIK

prije no to potpiete svoje poslovno pismo, upitajte se Je li razumljivo Jesu li ton i jezik prikladni? Jeste li izbjegli uporabu opirnih fraza i staromodnu terminologiju? Jesu li navedeni svi bitni detalji i jesu li oni toni? Je li pismo kratko, jasno i uljudno? Jesu li pravopis i gramatika toni? Je li interpunkcija pravilna? Je li pismo logiki strukturirano? Je li pismo vizualno pregledno i dosljedno?
VANJSKI OBLIK PISMA

prije poetka pisanja treba izabrati Vrstu slova (font)

Razmak od teksta do ruba papira (margine) Prored razmak izmeu redaka Odlomak (paragraf) Vanjski oblik teksta Odbrojavanje stranica
IZBOR SLOVA (FONT)

font je u osnovi definiran oblikom veliinom (8, 10, 12, 14, 16, 18, 20.) stilom (obian, kurziv) teinom
OBLIK FONTA Helvetica

Arial Times New Roman Courier New Century Impact Palatino preporuka ne koristite vie od tri tipa fontova i tri razliite veliine na istom mjestu u Dokumentu
VELIINA FONTA

Word program prua razliite veliine fontova veliina fonta mjeri se u tokama (pointima) jedna toka je 1/72 ina odnosno o,32mm od 10 do 12 pointa pisanje tekstova u novinama, na izvjeima te poslovnim pismima od 14 do 18 pointa podnaslovi od 24 do 36 pointa naslovi od 48 nadalje glavni naslovi
STIL FONTA

najee se koriste 2 stila obian kurziv (italic) kod poslovnih pisama kurziv se ne koristi moda samo u posebnim sluajevima ili za dijelove teksta koji se posebno ele istaknuti
TEINA FONTA

pod teinom fonta misli se je li font podebljan (bold) ili nije

primjeri tekstova pisanih razliitim fontovima Tekst u Arielu: Poslovna pisma (normal) Poslovna pisma (italic)

Poslovna pisma bold Poslovna pisma podcrtano Tekst u Batangu: Poslovna kola Zagreb Poslovna kola Zagreb Poslovna kola Zagreb Poslovna kola Zagreb

RAZMAK OD TEKSTA DO RUBA PAPIRA (MARGINE)

preporuljivi razmak je 2,5 cm sa svih strana


PRORED RAZMAK IZMEU REDOVA

preporuka jednostruki prored za tekst, dvostruki za razmak izmeu odlomaka


ODLOMAK (PARAGRAF)

preporuljivo je tekst razdijeliti u odlomke ujednaene veliine (ako je mogue!)


VANJSKI OBLIK TEKSTA OBINI AMERIKI OBLIK cijeli tekst poinje od iste okomite imaginarne crte, a adresa je s lijeve strane KLASINI AMERIKI OBLIK isto kao kod obinog osim to se adresa pie s desne strane EUROPSKI OBLIK s uvlaenjima teksta i rastavljenom adresom KOMBINIRANI OBLIK uvlaenje redova kao kod europskog i adresa s lijeve strane kao kod obinog amerikog

oblika teksta
PORAVNAVANJE TEKSTA LIJEVO PORAVNAVANJE tekst se poravnava samo s lijeve strane pa ispada neravan OBOSTRANO PORAVNAVANJE tekst se poravnava s obje strane kao kod novinskih lanaka UVLAKE kod poetnih reenica odlomaka najee 5 cm od ruba papira

danas su uobiajena dva stila oblika teksta: BLOK TEKST sve se reenice okomito poravnavanju UVUENI TEKST poetak reenica pojedinih odlomaka je uvuen PREPORUKA uravnoteeni blok sustav sve poinje na lijevoj strani, jedino se potpis na dnu stranice nalazi na desnoj strani

PREPORUKA
1.

VRSTA SLOVA, FONTOVI Arial (ili Times New Roman) obian stil (ne kurziv)

veliina 12 (ili 11 za slova u tekstu) veliina 14 za ime i prezime primatelja, za predmet-naslov pisma, za oslovljavanje i pozdrav
2.

RAZMAK OD TEKSTA DO RUBA PAPIRA (MARGINE) 2,5cm sa svih strana (od lijevog, desnog, gornjeg i donjeg ruba papira) PRORED RAZMAK IZMEU REDAKA jednostruki prored za tekst dvostruki za razmak izmeu odlomaka ODLOMAK (PARAGRAF) pokuati uravnoteiti veliinu odlomka VANJSKI OBLIK TEKSTA uravnoteeni blok sustav brojevi stranica u sredini teksta, s donje strane papira

3.

4. 5.

6. ODBROJAVANJE STRANICA

ORGANIZACIJA SADRAJA I OBLIKOVANJE REENICA RADI TO LAKEG ITANJA TEKSTA

jednored (tekst) i dvored (razmak izmeu odlomaka) odvojeni odlomci koji definiraju posebne dijelove teksta nabrajanja jedno ispod drugog radi bolje uoljivosti kratke reenice isticanje pojedinih rijei
SIDRITE U TEKSTU

poeljno je grafiki posebno istaknuti pojedine dijelove teksta, i to masnim, podebljanim, bold slovima poecima odlomaka brojevima rijeima pisanim velikim slovom posebno oblikovanim slovima italic, s razmacima nabrajanima i sl.
KAKO OBLIKOVATI SADRAJ TEKSTA

istaknuti neto to jest, umjesto onog to nije staviti teite na ono to poduzee (pojedinac) moe uiniti ili e uiniti, a ne ono to ne moe izbjegavati rijei koje sadre neugodne injenice ili imaju negativne konotacije dobre vijesti staviti na poetak ili u zakljuku paragrafa odnosno pisma loe vijesti staviti na drugo mjesto ili u sredinu paragrafa odnosno pisma dobrim vijestima dati vie prostora nego loim

ZAHTJEVI KORISNI IZRAZI POETAK

Zainteresirani smo zanedavno oglaavan u..

Primili smo upit u vezi s Vaim Sa zanimanjem sam proitala Va oglas za Obavijeteni smo da se Vae poduzee bavi proizvodnjom. i eljeli bismo od vas zatraiti.
ZAVRETAK

U odgovoru, molimo, navedite potankosti s isporukom. Molimo, navedite jeste li u mogunosti isporuiti robu sa zaliha jer nam je hitno potrebna. Ako ste u mogunosti isporuiti odgovarajuu robu, mogli bismo dati daljnje narudbe za veu koliinu. Molimo da nam u roku od 5 dana odgovorite na na upit kako bismo znali poduzeti daljnje mjere.
ODGOVORI NA ZAHTJEVE POETAK

Zahvaljujemo na Vaem pismu od i kao to ste traili, priloili smo U odgovoru na Va upit od ... aljemo odvojenom potom Drago nam je to ste zainteresirani za na Zahvaljujemo na Vaem upitu od u vezi s Zahvaljujemo na zanimanju koje ste izrazili za nae proizvode
ZAVRETAK

Sve Vae narudbe bit e rijeene u najskorijem roku. Slobodno mi se obratite ako su Vam potrebne dodatne informacije. Veselimo se poslovnoj suradnji. Sigurni smo da e Vas interesirati i drugi nai proizvodi, stoga Veselimo se primitku Vaih daljnjih redovnih narudbi. ____________________________________________________________________________________________ Potovani gospodine/gospoo, u Veernjem listu od 15. sijenja o. g. naili smo na oglas kojim oglaavate nove proizvode svoje tvrtke. Budui da smo zainteresirani za proizvode koje nudite, molimo vas da nam poaljete primjer kataloga i cjenik za prenosive disc playere, zajedno s kopijama opisnih letaka koje bismo mogli proslijediti buduim klijentima. Bili bismo zahvalni na brzom odgovoru. S potovanjem, ____________________________________________________________________________________________ Potovani gospodine Horvat! Zahvaljujemo na Vaem pismu od 20. sijenja o. g. kojim pokazujete zanimanje za nae nove proizvode, osobito prenosive disc pleyere. U skladu s vaim traenjem aljemo Vam katalog i cjenik proizvoda kao i letke, za koje bismo bili zahvalni da ih proslijedite buduim klijentima. Nadamo se da ete biti zadovoljni cijenama naih proizvoda te da emo ostvariti uspjenu poslovnu suradnju. S potovanjem,
MOLBA ZA ZAPOSLENJE (PRIJAVA NA NATJEAJ) KARAKTERISTIKE 1. OBLIKOVANJE 2. SADRAJ

kao poslovno pismo u obinom blok obliku

tri osnovne cjeline

UVOD S OSLOVLJAVANJEM uvodnom reenicom pozivamo se na natjeaj za zaposlenje (gdje je i kada objavljen te za koje se radno mjesto javljamo) SREDINJI DIO iznosimo uvjete koje zadovoljavamo ZAVRNI DIO zavrnom reenicom nastojimo istaknuti da smo ba mi odgovarajua osoba za odreeni posao molba obvezno sadri privitak u kojem prilaemo svjedodbe, diplome, preporuke
3. NAIN IZRAAVANJA

molba treba biti pisana poslovnim stilom to znai pisanje kratkim, jasnim reenicama i rijeima to konkretnijih znaenja

KORISNI IZRAZI (MOLBA ZA POSAO) POETAK

elio bih se prijaviti za radno mjesto oglaeno u dana Sa zanimanjem sam proitao Va oglas u i elio bih U vezi s natjeajem objavljenim 4. sijenja u javljam se za radno mjesto
ZAVRETAK

Radujem se vaem odgovoru i mogunosti intervjuiranja. Nadam se da ete moju prijavu paljivo razmotriti Veselim se mogunosti dolaska na intervju tijekom kojega bih mogao ponuditi i dodatne informacije.

____________________________________________________________________________________________
PRIMJER struktura zamolbe

adresa primatelja funkcija te ime i prezime osobe koja zaprima molbe datum predmet (molba) oslovljavanje navedite o kojem je radnom mjestu rije i gdje ste vidjeli oglas kratak opis sadanjeg radnog mjesta i zaduenja zato ste zainteresirani za posao prigodan zavretak privitak

adresa podnositelja (desni vrh)

ime i prezime podnositelja molbe

Alfa d. d. Izdavako poduzee Nova Ves 23a

Ivana Beljak Mirnoveka cesta 22 10 290 ZAPREI

10 000 ZAGREB n/r rukovoditelju osoblja Zagreb, 15. sijenja 2007. MOLBA ZA ZAPOSLENJE Potovani, u vezi s natjeajem objavljenim 10. sijenja 2007. godine u Veernjem listu javljam se na radno mjesto poslovne tajnice. Trenutano sam zaposlena kao osobna tajnica glavnog menadera u proizvodnom poduzeu u kojemu obavljam razna zaduenja o emu detaljnije piem u ivotopisu koji aljem u privitku. Osobito me zanima vrsta posla kojim se Vae poduzee bavi i eljela bih iskoristiti mogunosti znanja jezika koje je u mojem sadanjem poslu neiskoriteno te. Nadam se da ete pozitivno odgovoriti na moju molbu i pruiti mi priliku da se predstavim tijekom intervjua. Ivana Beljak ____________________________________________________________________________________________

to ako nemamo nikakvih podataka vezanih uz usavravanja i dokvalifikaciju i uz radno iskustvo? IVOTOPIS (CURRICULLUM VITAE) ivotopis treba sadravati: osobne podatke (mjesto i datum roenja, mjesto stanovanja, brano stanje) podatke o kolskoj naobrazbi podatke o znanju stranih jezika (navesti razinu poznavanja stranog jezika) usavravanje i dokvalifikacija (obrazovanje izvan redovitog sustava kolovanja) radno iskustvo hobiji / interesi preporuka i zavrna reenica Molba za zaposlenje i ivotopis dokumenti su kojima se javljamo na natjeaj za zaposlenje. U molbi za zaposlenje navodimo na koji se natjeaj javljamo, gdje je objavljen i koje uvjete zadovoljavamo. Ostale podatke navodimo u ivotopisu koji aljemo u privitku. KAKO RASPOREDITI PODATKE U IVOTOPISU u odlomke, po naslovima i stupcima kako bi podaci bili to pregledniji i uoljiviji ne bi trebao biti dui od dvije stranice Hvala na pozornosti!