Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________

Unitatea de invatare 3 LUCRU CU BAZE DE DATE ŞI FUNCłII PENTRU BAZE DE DATE
__________________________________________________________________________________

Cuprins
Obiective 3.1 Proiectarea unei baze de date Excel Întrebări şi teste 3.2 Crearea, editarea şi actualizarea bazei de date Întrebări şi teste 3.3 Sortarea bazei de date Întrebări şi teste 3.4 Validarea datelor Întrebări şi teste 3.5 FuncŃii pentru baze de date Întrebări şi teste 3.6 Interogarea şi filtrarea bazei de date Consultarea prin metoda FORM Filtrarea standard/automată a bazei de date Filtrarea avansată a bazei da date Întrebări şi teste Răspunsuri şi indicaŃii la întrebări şi teste

Bibliografie

Tehnologia aplicaŃiilor Office

1

Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________

OBIECTIVE
• • • • Însuşirea cunoştintelor necesare pentru efectuarea operaŃiilor fundamentale asupra datelor dintr-un tabel EXCEL analizat ca o bază de date. Exemplificarea modalităŃilor prin care se realizează în Excel crearea, utilizarea şi actualizarea unei baze de date. PosibilităŃi Excel pentru filtrarea înregistrărilor dintr-o bază de date Utilizarea funcŃiilor specifice bazelor de date

3.1 Proiectarea unei baze de date Excel O bază de date poate fi definită ca o colecŃie de date elementare, structurate care răspunde unui ansamblu coerent de subiecte, fiind organizată într-o modalitate utilă care oferă un fundament facil pentru procedurile de regăsire a informaŃiilor, de apreciere şi de luare a deciziilor. Un tabel reprezintă un ansamblu coerent de date organizate bidimensional pe linii - numite înregistrări - şi coloane - numite rubrici sau câmpuri. Elemente de terminologie pentru o definirea unei baze de date sunt: linia antetului situată în partea superioară care conŃine numele câmpurilor (rubricilor) din tabel. Specificarea liniei de antet este obligatorie deoarece prelucrările ulterioare aplicate înregistrărilor din tabele (de exemplu interogările, funcŃiile agregate, etc.) nu vor funcŃiona corect dacă tabelul nu conŃine numele câmpurilor sau rubricilor; numele câmpurilor (rubricilor) descriu distinct categoriile de date din tabel. Numele rubricilor sunt plasate ca anteturi de coloană, dar pot lua şi forma anteturilor de linie în tabelele în care datele sunt orientate pe orizontală şi nu pe verticală; fiecare celulă ce conŃine date este denumită generic valoare; totalitatea valorilor câmpurilor ce compun o singură linie de date poartă numele de înregistrare; ansamblul valorilor ce compun o singură coloană de date poartă numele de domeniu. Introducerea datelor se poate face direct în foaia de calcul curentă sau datele pot fi importate din surse externe. Bazele de date Excel sunt de tip mono-tabelă. Acest fapt face ca sub Excel să nu existe posibilitatea exploatării datelor prin punerea în relaŃie a acestora unele cu altele, neputându-se aborda astfel dependenŃele dintre date, fiind numite baze de date de tip listă.

Întrebări 1. Cum se delimitează o bază de date în foaia de calcul Excel? 2. Ce reprezintă domeniu? 3. DefiniŃi baza de date? 4. Ce reprezintă rubrica?

Teste

Tehnologia aplicaŃiilor Office

2

Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________

Test A CreaŃi o bază de date care să conŃină două grupuri informaŃionale (vezi Figura 3. 1 Structuri informaŃionale): ● datele referitoare la clienŃi; ● datele referitoare la facturi şi între care se poate stabili o relaŃie de dependenŃă funcŃională, în sensul în care unui client i se emit mai multe facturi.

Figura 3. 1 Structuri informaŃionale

3.2 Crearea, editarea şi actualizarea bazei de date Baza de date este supusă unor comenzi de actualizare (constau în operaŃiuni de adăugare, modificare sau ştergere) de înregistrări din structura bazei: adăugarea unei înregistrări presupune tastarea conŃinutului acesteia după ultima înregistrare a bazei de date sau în orice locaŃie din structura bazei de date, utilizând facilitatea de inserare a unei noi linii, operaŃională prin opŃiunea Insert Sheet Rows aferentă meniului derulant al butonului de comandă Insert (tab-ul Home); modificarea unei înregistrări presupune, în primul rând, regăsirea informaŃiei respective în structura bazei de date. Această operaŃiune de căutare se poate executa prin butonul de comandă Find&Select din grupul logic de comenzi Editing al tabului Home; ştergerea se realizează fie prin selectarea liniei în care este editată înregistrarea, apelarea meniului contextual şi alegerea comenzii Delete, fie prin selectarea opŃiunii Delete Sheet Rows aferentă butonului de comandă Delete al grupului de comenzi Cells (tab-ul Home de pe tab-ul). În ceea ce priveşte consultarea bazelor de date Excel prezintă următoarele facilităŃi generale în ceea ce priveşte exploatarea bazelor de date: posibilităŃi de interogare a bazelor de date prin localizări şi extrageri de informaŃii utile procesului de luare a deciziilor; aceste operaŃiuni se pot realiza prin două metode: metoda filtrului standard (tab-ul Data - grupul de comenzi Sort&Filter - butonul de comandă Filter); metoda filtrului avansat sau elaborat (tab-ul Data - grupul de comenzi Sort&Filter butonul de comandă Advanced). posibilităŃi de construire a câmpurilor de criterii în care sunt fixate restricŃiile impuse modelului de analiză la care baza de date trebuie să reacŃioneze (criterii simple, criterii multiple); posibilităŃi de sortare a bazelor de date pe mai multe rubrici de grupare (se pot utiliza maxim 3 câmpuri de regrupare); posibilităŃi de validare a datelor conŃinute de baza de date în scopul verificării şi parametrării informaŃiilor ce sunt introduse de utilizator în modelele sale de analiză.

Tehnologia aplicaŃiilor Office

3

2. iar al doilea nivel trebuie să conŃină elementele celui de-al treilea nivel. Ce se înŃelege prin actualizare? 2.3 Sortarea bazei de date Sortarea unei baze de date presupune ordonarea înregistrărilor potrivit unui sau mai multor criterii stabilite în funcŃie de precizarea unor rubrici de sortare. 2 Stuctura bazei de date CENTRALIZATORUL FACTURILOR): Figura 3. În mod efectiv. cât şi ordinea sortării (Ascending – de la A la Z şi de la 0 la 9 sau Descending – de la Z la A şi de la 9 la 0) pentru fiecare câmp.B RealizaŃi sortarea bazei de date creată anterior pe: localitate (alfabetic). 2 Stuctura bazei de date CENTRALIZATORUL FACTURILOR Să se realizeze adăugarea următoarelor înregistrări (vezi Figura 3.m. Folosind butoanele de extensie din dreptul fiecărei casete de text (Sort by. . Cheile de sortare se precizează în ordinea nivelului de consistenŃă imbricată a datelor: primul nivel de sortare trebuie să conŃină elementele celui de-al doilea nivel..a. la domeniul cel mai puŃin cuprinzător. Then by) utilizatorul va putea preciza câmpurile după care să se facă sortarea. Realizarea operaŃiunii de sortare a înregistrărilor unei baze de date se face cu ajutorul comenzii Sort din meniul Data. data scadenŃei (crescător) şi pe sumă datorată (descrescător). Ce metode de interogare a bazei de date cunoaşteŃi? Teste Test 3.A După ce a fost creată baza de date (vezi Figura 3. Care sunt facilităŃile de consultare a bazei de date în Excel? 3.. ordinea sortării trebuie să fie de la domeniul cel mai cuprinzător. 3 Înregistrările adăugate bazei de date Test 3. ordonarea înregistrărilor se va face după valorile acestor rubrici numite chei de sortare. Tehnologia aplicaŃiilor Office 4 . 3. 3 Înregistrările adăugate bazei de date): Figura 3.Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ Întrebări 1. ş.d.2..

Nume Client). Data facturii. 4 CENTRALIZATORUL FACTURILOR EMISE 3. alfabetice. .3. (vezi Figura 3.Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ Întrebări 1. Cum trebuie să fie domeniile în cazul cheilor de sortare multiple? Teste Test 3. 5 Activarea comenzii Data Validation din tabul Data). activarea butonului de comandă Data Validation din grupul logic Data Tools al tabului Data (vezi Figura 3. în caseta de dialog Data Validation.A Să se realizeze sortarea tabelului Centralizatorul facturilor emise după trei cîmpuri simultan (Localitate Client. 4 CENTRALIZATORUL FACTURILOR EMISE) Figura 3. potrivit unor criterii declarate la care trebuie să răspundă valorile de introduse de utilizator. Această casetă conŃine trei fişe: fişa Settings (implicit activată) se declară toate atributele şi restricŃiile opŃiunii de validare. • Figura 3. tip dată calendaristică) introduse în celule presupune parcurgerea următoarelor etape: selectarea celulei sau a plajei de celule asupra cărora se doreşte aplicarea atributelor de validare. Aplicarea atributelor de validare pentru datele (constantele numerice. potrivit cerinŃelor informaŃionale ale utilizatorului.4 Validarea datelor Validarea reprezintă un procedeu de verificare a corectitudinii introducerii datelor în celule foii de calcul prin care se restricŃionează intrările în celule. 5 Activarea comenzii Data Validation din tabul Data realizarea setărilor necesare operaŃiunii de validare. Cum se precizează cheia/cheile de sortare? 2.

Decimal permite valori numerice într-un format cu zecimale. Stabilirea parametrilor validării presupune operaŃiunea de alegere din fişa Settings a casetei de dialog Data Validation a tipului de date valide ce vor constitui intrări în celula selectată sau în domeniul câmpului selectat. iar mesajul de introducere sau comentariul se declară în caseta de text Input Message. Eticheta unui câmp (sau celule) se editează în rubrica Title (asupra şirului de caractere introdus în Title se aplică automat caractere aldine (Bold). precum şi a mesajului de invitaŃie pentru introducerea datelor reprezintă facilităŃile oferite de fişa Input Message. rubrica Allow permite alegerea dintr-o listă derulantă a următoarelor tipuri de date pentru care este permisă editarea în celule: Any value (opŃiunea implicită) permite introducerea oricărui tip de dată. Declararea etichetelor câmpurilor validate. Whole number permite introducerea în celule doar a valorilor numerice întregi. Eticheta câmpului validat reprezintă în general identificatorul sau numele acestuia. Tipului de validare personalizat Custom este permisă utilizarea referinŃei circulare la editarea formulelor. Custom permite validarea personalizată a datelor prin construirea de formule complexe ce utilizează funcŃiile predefinite. caseta de eroare va avea o structură informaŃională care va depinde de pictograma selectată din lista derulantă a câmpului Style (Stop. validarea fiind inhibată pentru un tip particular de dată. Astfel. restricŃionând dimensiunea acestora. confirmarea setărilor realizate la nivelul casetei de dialog Data Validation are loc prin acŃionarea butonului OK sau a tastei ENTER. • fişa Error Alert se declară un mesaj de atenŃionare în cazul în care intrarea în celulă nu a respectat restricŃiile de validare declarate în fişa Settings. precum şi un mesaj de invitaŃie care asistă utilizatorul la introducerea datelor. Time permite editarea unor valori numerice într-un format orar (de timp). Acest fapt se explică prin faptul că formula testează şi referă adresa celulei din care este editată pentru a specifica o regulă de validare ce se aplică asupra celulei Tehnologia aplicaŃiilor Office 6 . Cele două atribute devin vizibile la poziŃionarea cursorului pe una dintre celulele câmpului validat. aferente casetei de dialog Data Validation prin completarea rubricilor Title (definirea numelui casetei de atenŃionare în cazul unei intrări non-valide) şi Error message pentru definirea unui mesaj personalizat care va fi afişat doar în momentul în care a fost încălcată regula. Figura 3. List permite validarea datelor sub forma unei liste derulante (care poate avea elemente editate direct în caseta Source sub forma unor enumerări separate prin virgulă sau punct şi virgulă sau prin adrese absolute unde vor fi regăsite elementele listei în foaia de calcul. Text length permite editarea şirurilor de caractere în celule foii de calcul. Date permite editarea valorilor numerice într-un format tip dată calendaristică. aferentă casetei de dialog Data Validation (structura informaŃională a fişei este ilustrată în Figura 3. Warning sau Information). atunci când este selectată opŃiunea Show input message when cell is selected. Ştergerea atributelor de validare se face selectând câmpurile pentru care s-au aplicat respectivele atribute şi acŃionând butonul de comandă Clear All din caseta Data Validation. 6 Stabilirea unui mesaj de introducere Mesajele de eroare pot fi declarate prin intermediul fişei Error Alert. Indiferent de tipul mesajului. 6 Stabilirea unui mesaj de introducere).Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ • fişa Input Message se setează o etichetă de comentariu pentru câmpul validat.

c) Salariul de încadrare se va stabili pe funcŃii de încadrare.4. Figura 3. În general. cu specificaŃia că tipul de validare personalizată Custom solicită acest lucru în mod obligatoriu.Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ curente. Pentru o funcŃie de încadrare dată. Ńinând cont de tranşa de vechime în care se încadrează salariatul (tabelul de salarii este plasat în coordonatele celulare C23:H31). lista derulantă va fi operaŃională numai dacă se completează câmpul „Compartiment funcŃional”.A Să se realizeze pe baza tabelului din Figura 3. borna minimă este egală cu salariul maxim pentru tranşa de vechime precedentă. toate tipurile de validare prin formule acceptă utilizarea referinŃei circulare în editarea expresiei de calcul. 7 Tabele pentru STAT DE PLATĂ Tehnologia aplicaŃiilor Office 7 . borna maximă este egală cu salariul maxim pentru tranşa de vechime curentă. în raport de compartimentul funcŃional în care acesta a fost angajat (domeniul D15:G18). lista devenind nefuncŃională. iar pentru a reveni la modul iniŃial de afişare se alege opŃiunea Clear Validation Circles a aceluiaşi meniu derulant. ConsideraŃi că este permisă utilizarea referinŃei circulare în formula tipul de validare personalizat (Custom)? Teste Test 3. în caz contrar. 7 Tabele pentru STAT DE PLATĂ următoarele validări: a) Codul numeric personal va fi acceptat numai dacă informaŃiile conŃinute de acesta legate de anul. luna şi ziua naşterii salariatului. Pentru a scoate în evidenŃă erorile care s-au produs în legătură cu introducerea datelor prin încălcarea regulilor de validare se poate apela la facilitatea Circle Invalid Data aferentă meniului derulant al butonului Data Validation. Care este structura informaŃională a casetei de eroare? 2. Întrebări 1.500 lei. b) FuncŃia de încadrare a salariatului va fi selectată dintr-o listă derulantă. plafonul minim este de 1. se regăsesc în câmpul Data naşterii.

Boo kmark not defined .5 FuncŃii pentru baze de date FuncŃiile DataBase returnează diferite valori calculate (sumă. maxim. sunt următoarele: Nume funcŃie AcŃiune returna tă. DSTDEV. caută. defined . Numărul de elemente alfanumerice corespunzător unei rubrici. DSTDEVP. pentru care trebuie să se activeze calculul funcŃiei agregate. DGET Sintaxa generală a funcŃiilor DataBase este următoarea: =D_nume_funcŃie_de g rup(baza_de_da te . Abaterea standard a unei populaŃii statistice. corespunzător unui criteriu specificat. în baza precizării unui criteriu de selecŃie d efinit p e o ba ză d e da te (de tip listă). P Boo kmark not defined . numărul de ordine al rubricii (începe cu 1) asupra căreia operează calculul funcŃiei. Tehnologia aplicaŃiilor Office 8 . adresa celulei ce conŃine numele rubricii asupra căreia operează calculul funcŃiei agregate. medie. DVARP. DMIN. minim. Rezultatul returnat reprezintă o valoare numerică agregată la nivelul unei rubrici. numără) într-o bază de date. DSTDEVError! S Abaterea standard a unei populaŃii statistice pe baza unui eşantion. Principalele funcŃii operaŃionale pe bazele de date Excel de tip listă. DMINError! M Cea mai mică valoare corespunzătoare unei rubrici. numă r_d e_ord ine_rub rică . DAVERAGE. DVAR. DAVERAGEError! Media aritmetică corespunzătoare unei rubrici. prin acŃiunea unei funcŃii de grupare asupra înregistrărilor dintr-o bază de date.Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ 3. Boo kmark not defined . conform unui criteriu de selecŃie. DMAXError! M Cea mai mare valoare corespunzătoare unei rubrici. A Boo kmark not defined . Boo kmark not defined . DSUMError! S Suma valorilor unei rubrici. DMAX. Câmpul poate fi adresat prin referinŃe celulare sau prin nume. potrivit unei rubrici sau câmp. numă r_d e_ordine_rubrică / „nume_ rubrică” / referinŃă_celulară_ rubrică : semnifică fie: numele rubricii (plasat între ghilimele) asupra căreia operează calculul funcŃiei agregate. câmp_de_criterii: reprezintă o coordonată celulară de câmp sau un nume ce desemnează un câmp (cu celule adiacente) prin care se pot preciza restricŃiile (criteriile de selecŃie) impuse bazei de date. câmp_de_criterii) Und e: baza_de_date: reprezintă un câmp ce conŃine sursa de date de unde informaŃia va fi consultată sau extrasă. defined . DCOUNTA. DCOUNT. DPRODUCT. corespunzătoare unei DSTDEVP S rubrici. fără DCOUNTA C considerarea celulelor vide. DCOUNTError! C Numărul de elemente numerice corespunzător unei rubrici fără Boo kmark not considerarea celulelor vide. DSUM. Boo kmark not corespunzătoare unei rubrici. DPRODUCTError! Rezultatul multiplicării valorilor corespunzătoare unei rubrici.

8 Baza de date Facturi emise şi considerat a fi o bază de date care repertoriază facturile emise de o societate comercială de distribuŃie. ilustrat grafic în Figura 3. corespunzător câmpului de criterii (definit pe coordonatele D27:E28) ce selectează localitatea ConstanŃa şi rubrica „Plătit”=Da. În acest exemplu. DGETError! G ConŃinutul unei rubrici (a cărei valoare este unică pe domeniul Boo kmark not rubricii respective). Tehnologia aplicaŃiilor Office 9 . DVARPError! V VarianŃa pe baza întregii populaŃii statistice. pentru facturile emise către Client1 şi Client2. Boo kmark not defined . 9 Exemplu de utilizare a funcŃiei DSUM A doua cerinŃă (Figura 3. 8 Baza de date Facturi emise Prima cerinŃă ilustrată în Figura 3.Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ DVARErro r! V VarianŃa pe baza unui eşantion statistic. defined . corespunzătoare unei Boo kmark not rubrici. textul „Valoare” sau celula G4). se concatenează funcŃiile DMAX şi DMIN. corespunzătoare unei rubrici. 10) de agregare a informaŃiei calculează în celula fuzionată A31 valorile extreme (maxim şi minim). Figura 3. între care se intercalează un slash („/”). informaŃii agregate potrivit unor criterii specifice de selecŃie. FuncŃia DSUM adiŃionează valoarea sumelor facturate (rubrica numărul 9. Pornind de la un tabel definit pe coordonatele A1:J21. Figura 3. 9 Exemplu de utilizare a funcŃiei DSUMcalculează în celula A27 suma facturilor încasate de la clienŃii din ConstanŃa. se pot pune în evidenŃă cu ajutorul funcŃiilor de grup (de tip bază de date). către clienŃii săi. defined .

12) de agregare a informaŃiei calculează în celula fuzionată C45 numărul de facturi emise în anul trecut (la data scrierii acestui material. 12 Exemplu de utilizare a funcŃiilor cu baze de date(DCOUNT şi DAVERAGE) Întrebări 1. despărŃite prin separatorul de argumente). luna (MONTH(DGET(…. Cum trebuie speificat numele rubricii în funcțiile cu baze de date? Tehnologia aplicaŃiilor Office 10 . fiecare dintre acestea având ca argument rezultatul returnat de funcŃia DGET.)) şi anul (YEAR (DGET(…. Care este structura generală a unei funcții cu baze de date? 2. Parametrul ce reprezintă localitatea de domiciliu a unui client se simulează în câmpul de criterii cu o listă derulantă de validare (Data Data Validation Data Validation Settings List Source: o plajă de celule ce constituie intrările în listă sau o înşiruire de constante. deoarece acesta este de sorginte numerică (şi se returnează numărul dată şi nu data calendaristică). anul anterior a fost 2008) către un clienŃii dintr-o localitate parametru şi care este media acestor facturi. CerinŃa informaŃională agregată concatenează funcŃia DCOUNT ce calculează numărul de facturi. este de semnalat faptul că nu poate fi returnată prin DGET o dată calendaristică. FuncŃia DAVERAGE a fost completată cu un test de eroare. Figura 3. prin funcŃiile DGET: valoarea facturii numărul 456869. Figura 3. 11 Exemplu de utilizare a funcŃiei DGET A patra cerinŃă (Figura 3. În acest caz. luna şi anul. Pentru rezolvarea acestei speŃe. 10 Concatenarea funcŃiilor DMAX şi DMIN A treia cerinŃă (Figura 3. are loc o împărŃire la zero şi deci funcŃia returnează valoarea de eroare #DIV/0!.Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ Figura 3. deoarece în cazul în care se selectează o localitate pentru care nu s-au emis facturi. cu funcŃia DAVERAGE ce calculează media valorii acestora. 11) returnează în celula fuzionată A34. se recomandă concatenarea funcŃiilor care extrag ziua. Anul 2008 se editează în câmpul de criterii printr-o formulă (=YEAR(F2)=YEAR(TODAY())-1).)) în care această factură a fost emisă.

Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ Teste Test 3. să se afle: a) Numărul angajaŃilor de la compartimentul Creditare? b) CâŃi angajaŃi au salariu de încadrare peste media salariului? c) CâŃi angajaŃi sunt de genul feminin şi la sucursala Ştefan cel Mare? Figura 3. 13 Baza de date Facturi emise Test 3. ilustrat în Figura 3. 14 considerat a fi o bază de date. 13 considerat a fi o bază de date pentru facturile emise de o societate comercială de distribuŃie. către clienŃii săi. B Fiind definit tabelul pe coordonatele A1:F22. A Fiind definit tabelul pe coordonatele A1:J21. să se afle: a) Numărul facturilor emise şi neîncasate de la clienŃii din Bucureşti şi Buzău în anul 2004? b) Câte facturi s-au emis în zilele de weekend? c) Câte facturi devin scadente în trimestrul al doilea al anului2008? Figura 3.5. ilustrat în Figura 3. 14 Lista personalului Tehnologia aplicaŃiilor Office 11 .5.

butonul Excel Options apoi Customize All comands şi se selectează Form.. Consultarea prin metoda FORM Metoda Form presupune prezența butonului FORM Pentru acest lucru se alege din butonul general EXCEL în bara de acces rapid. Pentru consultare prin metoda FORM se plasează prompterul în interiorul bazei de date (de exemplu în baza de date Centralizatorul facturilor emise care are adresa A3:N23 Figura 3. 15 Caseta FORM Tehnologia aplicaŃiilor Office 12 .. 16) se alege din bara de acces rapid butonul Form şi pe ecran va apare caseta FORM Figura 3. precum şi plasarea rezultatelor filtrării în orice locaŃie a foii de calcul ce conŃine baza de date. Efectul este că în bara de acces rapid situată superior va apare butonul FORM. 15) Figura 3.Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ 3. dar şi de modul în care acestea sunt precizate în foaia de calcul. În raport de complexitatea criteriilor de filtrare a bazei de date.6 Interogarea şi filtrarea bazei de date Consultarea prin metoda FORM Filtrarea standard/automată a bazei de date Filtrarea avansată a bazei da date Întrebări şi teste Filtrare a unei baze de date presupune „ascunderea” tuturor înregistrărilor din baza de date care nu corespund criteriilor de selecŃie. şi apoi butounul şi se validează cu butonul OK. Excel asigură două metode de interogare a unei baze de date: metoda filtrului standard în care criteriile sunt selectate din listele derulante ataşate câmpurilor bazei de date şi metoda filtrului avansat care permite stabilirea unor criterii calculate.

Pentru aceasta se poziŃionează cursorul în orice celulă a bazei de date şi se activează butonul de comandă Filter din grupul de comenzi Sort&Filter al tab-ului Data. prin operaŃiunea de filtrare baza de date sursă va fi înlocuită temporar la afişare cu o tabelă (cu aceeaşi structură informaŃională) care va conŃine numai înregistrările ce satisfac cumulativ condiŃiile de selecŃie. Practic. 16 Baza de date Centralizatorul facturilor emise Filtrarea standard/automată a bazei de date Filtrarea standard reprezintă metoda de interogare care permite afişarea anumitor înregistrări în raport de o restricŃie sau un sistem de restricŃii aplicate bazei de date de tip listă. Pentru a aplica facilitatea filtrului standard asupra unei baze de date este necesar să se activeze listele derulante aferente câmpurilor din capul de tabel pentru a se permite setarea criteriilor de filtrare a bazei. iar activarea acestuia are ca efect afişarea unor butoane de selecŃie (tip listă derulantă) pentru fiecare rubrică a bazei de date situată în capul de tabel. opŃiunea Select All permite afişarea tuturor înregistrărilor din baza de date Tehnologia aplicaŃiilor Office 13 . Acesta funcŃionează ca un buton-comutator. valorile întregului domeniu aferent rubricii restricŃionate. Lista derulantă ataşată unui câmp (Figura 3.Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ Figura 3. în plus. 17) conŃine următoarele opŃiu ni de sortare şi filtrare a înregistrărilor: posibilităŃi de sortare crescătoare (Sort Smallest to Largest) sau descrescătoare (Sort Largest to Smallest) a domeniilor bazei de date. AcŃionarea acestor butoane de interogare activează meniuri derulante ce conŃin o serie de opŃiuni prin care Excel asistă utilizatorul în formularea criteriilor de extragere a înregistrărilor. Excel oferă la acest nivel capabilităŃi de sortare – Sort by Color şi de filtrare – Filter by Color a înregistrărilor după culoarea caracterelor.

Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ casete de validare de tip check box pentru toate valorile unice ale câmpului a cărui listă a fost activată. afişând numai facturile emise către clienŃii din provincie. se activează lista derulantă a câmpului corespunzător din baza de date şi se alege opŃiunea Clear Filter From Nume_Câmp. în funcŃie de tipul datei existente într-o anumită rubrică a bazei de date. 17 Filtru automat şi cu listă de opŃiuni Pentru a elimina un filtru ataşat unei singure coloane a bazei de date. procedând practic la deselectarea valorilor ce se doresc a fi eliminate în cadrul operaŃiunii de filtrare. Excel oferă capabilităŃi sporite de filtrare. Însă. însă potrivit cerinŃelor informaŃionale ale utilizatorului. 17 s-a executat operaŃia de filtrare a bazei de date. Figura 3. Figura 3. Astfel. în cazul în care s-au construit criterii de filtrare pe mai multe câmpuri ale bazei de date. aceste casete check box sunt implicit activate pentru toate valorile câmpului respectiv. 18 Aplicarea facilităŃii de filtrare asupra rubricilor numerice ale bazei de date Tehnologia aplicaŃiilor Office 14 . comenzile de filtrare aplicate câmpurilor ce conŃin date numerice sunt operaŃionale prin opŃiunea Number filters din lista derulantă ataşată butonului de filtrare. În exemplul din Figura 3. eliminarea acestora presupune acŃionarea butonului de comandă Clear plasat în grupul Sort&Filter al tab-ului Data. acesta are posibilitatea de a interveni punctual asupra unor casete de validare.

19 Caseta Custom Custom Filter din acelaşi submeniu derulant. Autofilter Caseta de dialog Custom AutoFilter oferă posibilitatea utilizatorului de a folosi caracterele generice care permit înlocuirea unui singur caracter (simbolul ?) sau a unui grup de caractere (simbolul *) în formularea criteriilor de filtrare a bazei de date. submeniul derulant conŃine şi opŃiuni (Above Average şi Below Average) care permit filtrarea tuturor valorilor unui câmp numeric care se plasează peste sau sub media întregii coloane. curentă sau următoare.(Figura 3. ziua precedentă. Această casetă are în structura sa: operatorii de comparaŃie. 20 s-a dorit afişarea tuturor facturilor emise către clienŃii care provin dintr-o localitate care începe cu litera B. săptămâna precedentă. În cazul în care se doreşte construirea unor criterii compuse se va apela la facilitatea Figura 3. În exemplul din Figura 3. 21) Figura 3. etc.Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ Prin comanda Number Filters a meniului derulant al rubricii „Valoare” se activează un submeniu care conŃine o serie de operatori de comparaŃie (equals. ziua următoare. 20 Utilizarea caracterelor generice în formularea criteriilor de filtrare Atunci când filtrarea se execută pe un câmp al bazei de date ce conŃine informaŃii tip şir de caractere. în meniul derulant al butonului de interogare apare comanda Text Filter care conŃine opŃiuni specifice manipulării datelor non-numerice. valoarea cu care se compară şi operatorii logici And/Or pentru formularea criteriilor de filtrare compuse. Figura 3. În plus. etc. 21 Aplicarea facilităŃii de filtrare asupra rubricilor de tip text şi de tip dată calendaristică O altă facilitate de filtrare prezentă la nivelul listei derulante a câmpurilor numerice este cea care permite identificarea primelor/ultimelor n înregistrări într-o rubrică a bazei de Tehnologia aplicaŃiilor Office 15 .) care permit extragerea înregistrărilor ce îndeplinesc criteriul construit cu ajutorul acestora: se vor extrage facturile a căror valoare este cuprinsă între 50.000 şi 75. aceasta făcând apel la o serie de opŃiuni temporale: ziua curentă.000 lei. less than. greater than. În cazul informaŃiilor tip dată calendaristică comanda care oferă criterii complexe de filtrare este Date Filters.

Dacă sunt precizate în mod cumulativ mai multe criterii de selecŃie. În acest caz. 2. Dacă se doreşte să se afişeze primele sau ultimele ˝n˝ % din numărul de înregistrări. se 1. opŃiunea This Quarter Figura 3. aplicate diferitelor domenii ale bazei de date este de remarcat faptul că acestea vor acŃiona concurent.Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ date sau a primelor/ultimelor n% din total valoric al coloanei respective. De exemplu. dacă se doreşte filtrarea bazei de date pentru afişarea listei facturilor neplătite care au fost emise în anul 2009 către clienŃii din Buzău şi pentru care se percep penalităŃi datorită nerespectării condiŃiilor contractuale. În ceea ce priveşte formularea criteriilor de filtrare există următoarele posibilităŃi: Definirea u nu i criteriu simp lu p entru un singur câmp al b azei d e d ate. acŃionează butonul de interogare al câmpului dorit. se procedează la modificarea parametrului din ultima casetă combo din Items în Percent. 23 Formularea unui criteriu simplu pe o singură rubrică a bazei de date De exemplu. OpŃiunea Top 10 este deci o variantă de filtrare operaŃională numai pentru câmpurile numerice şi cele care conŃin date calendaristice. Excel plasează în lista derulantă a butonului de interogare. Ed itarea u no r criterii simple d e filtrare pe câmpuri multiple. Figura 3. iar din lista derulantă se selectează valoarea criterială pentru care se va restricŃiona domeniul respectivului câmp. astfel: din lista derulantă a câmpului Plătit . dacă se doreşte afişarea listei tuturor facturilor care au devenit scadente în trimestrul curent. Figura 3. de exemplu în Figura 3. 23 ilustrează demersul formulării cererii de interogare. 22 Afişarea primelor 3 înregistrări ce corespund unui criteriu specificat Dacă o coloană a bazei de date conŃine una sau mai multe celule vide. 22 se doresc primle 3 în ordine descrescătoare). iar numărul maxim este de 500 înregistrări. 24. operaŃiunea de filtrare implică formularea cererilor de interogare pe patru câmpuri ale bazei de date. iar din submeniul ataşat acesteia. Aşa cum ilustrează Figura 3. precum şi rezultatele returnate de Excel în urma filtrării înregistrărilor bazei de date. În caseta de dialog Top 10 AutoFilter utilizatorul precizează dacă doreşte să vizualizeze primele (opŃiunea Top) sau ultimele (opŃiunea Bottom) ˝n˝ înregistrări din baza de date (numărul minim este 1. caseta de validare Blanks în partea inferioară a listei care prezintă toate intrările în câmpul respectiv. se va acŃiona butonul de selecŃie ataşat câmpului ˝Data ScadenŃei˝ şi se va alege din meniul derulant opŃiunea Data Filters.

Tehnologia aplicaŃiilor Office 17 . trebuie construit un criteriu de selecŃie compus. din lista derulantă a câmpului Localitate Client se selectează opŃiunea Buzău. în câmpul Data facturii se marchează opŃiunea 2009. dacă s-ar dori afişarea listei clienŃilor din Bucureşti şi Braşov. În caseta de dialog Custom AutoFilter (ilustrată în Figura 3.Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ se alege opŃiunea NU. în caseta de dialog Custom AutoFilter se setează criteriul potrivit căruia se vor extrage toate facturile la care cuantumul majorărilor datorate pentru neplată este diferit de zero. iar în câmpul Majorări se activează comanda Number Filters. Este de remarcat faptul că singurul operator logic aplicabil restricŃiilor bazate pe şiruri de caractere este cel de reuniune (OR). subcomanda Does Not Equal pentru a solicita extragerea valorilor non-nule ale câmpului. Figura 3. selectând opŃiunea Text Filters din lista derulantă a butonului de interogare ataşat câmpului „Localitate Client”. 24 Cerere de interogare a bazei de date cu criterii multiple de filtrare 3. Definirea unui criteriu compus p e u n singur câmp al bazei de d ate presupune combinarea a două criterii de filtrare simple (construite pe acelaşi domeniu) şi legarea acestor condiŃii prin operatorii logici AND sau OR. În ultima etapă a filtrării bazei de date. 25) se vor edita restricŃiile de filtrare aferente domeniului „Localitate Client”. De exemplu. Se activează un submeniu derulant din care se alege opŃiunea de filtrare personalizată Custom Filter.

28). operatorul multiplu de comparaŃie este operatorul de reuniune. şi anume: un criteriu care filtrează valorile facturate şi celălalt criteriu care filtrează localităŃile clienŃilor din baza de date. Tehnologia aplicaŃiilor Office 18 . Pentru rezolvarea acestei cereri de interogare se vor utiliza succesiv două criterii de filtrare compuse. Deosebirea faŃă de exemplul precedent constă în faptul că a fost utilizat operatorul logic AND pentru a lega restricŃiilor impuse domeniului „Valoare”. În acest caz. 27 Rezultatele selectării facturilor cu valoarea cuprinsă între 80 – 100 mii lei Construirea d e criterii compu se p e mai mu lte câm pu ri ale b azei de d ate presupune operaŃia de definire succesivă a criteriilor compuse. 25 Criterii de filtrare compuse. legate prin operatorul logic OR Figura 3. C sau D şi pentru care valoarea facturii este mai mică de 20 mii şi mai mare de 70 mii lei. 26. B. Se doreşte afişarea înregistrărilor din baza de date referitoare la clienŃii care provin dintr-o localitate care începe cu litera A. prin intermediul filtrului personalizat Custom Filter (vezi Figura 3. 26 Rezultatele filtrării din baza de date a clienŃilor din Bucureşti şi Braşov Un alt exemplu derivat din primul filtrează baza de date în sensul afişării listei clienŃilor care au primit facturi cu valori cuprinse între 80 şi 100 mii lei. Figura 3.Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ Criteriu compus pe câmpul „Localitate Client” ce conŃine date tip şir de caractere. Figura 3. Procedura de filtrare a bazei de date după un criteriu compus este similară cu cea din exemplul precedent şi a fost ilustrată grafic în Figura 3.

cât şi rezultatele filtrării: imposibilitatea precizării a mai mult de două criterii compuse pentru acelaşi câmp al bazei de date. Deza va ntajele utilizării metodei de interogare standard sunt în principiu cele care derivă din modul în care se pot gestiona şi manipula. neasigurând deci posibilitatea de plasare a câmpului rezultat în urma interogării în altă locaŃie a foii de calcul. metoda consultării prin intermediul filtrului elaborat presupune parcurgerea următoarelor etap e: existenŃa unei surse de date care să poată fi conceptual asimilată unei baze de date Excel. 28 Criterii de filtrare compuse ce restricŃionează câmpuri multiple După consultarea bazei de date prin interogare. Filtrarea avansată a bazei de date Metoda de interogare prin filtru avansat/elaborat permite formularea unor criterii complexe de interogare ce pot conŃine formule de calcul şi funcŃii predefinite şi oferă opŃiuni de amplasare a înregistrărilor generate în urma acŃiunii de interogare a unei surse tabelare de date.Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ Figura 3. locaŃie care să fie desemnată de utilizator. prin acŃionarea butonului de comandă Clear existent în grupul logic Sort&Filter al tabului Data. câmp ce va conŃine restricŃiile de filtrare la care trebuie să răspundă înregistrările sursei de date. Aceste inconveniente funcŃionale care apar în contextul consultării unei baze de date utilizând filtrul standard se pot elimina prin apelarea la capabilităŃile Excel de interogare a bazei de date prin metoda filtrului elaborat sau avansat (facilitatea de filtrare Advanced). Dacă se doreşte însă inhibarea afişării butoanelor de interogare ataşate titlurilor câmpurilor din baza de date. Tehnologia aplicaŃiilor Office 19 . înlocuind-o temporar pe aceasta. nu se admit restricŃii de filtrare calculate. acesta având practic funcŃiile unui buton comutator. fapt relevat prin prezenŃa titlurilor câmpurilor în capul de tabel al bazei de date. se acŃionează din nou butonul de comandă Filter al tabului Data. bazate pe formule sau funcŃii Excel. atât criteriile. În ceea ce priveşte exploatarea bazelor de date în foaia de calcul Excel. criterii legate prin operatorii logici OR şi/sau AND. rezultatele filtrării sunt afişate în mod invariabil în zona sursei de date. utilizatorul poate reveni la structura informaŃională iniŃială a acesteia. definirea unui câmp de criterii într-o locaŃie separată de sursa de date.

Interogarea bazelor de date în Excel presupune definirea unor criterii simple de comparaŃie. Adesea. se va duplica un titlu al rubricii pe care se construieşte criteriul de selecŃie. A doua linie a unui câmp de criterii conŃine restricŃiile impuse bazei de date. într-o altă foaie de calcul. Astfel. Precizarea acestor criterii diferite pentru acelaşi câmp reuneşte restricŃiile impuse pentru fiecare valoare distinctă a restricŃiei. liniile de „SAU” exprimă reuniunea (legarea pe orizontală) a restricŃiilor „ŞI”. lansarea procedurii de localizare şi extragerea propriu-zisă a înregistrărilor din structura bazei de date. >=. cu atât mai mult cu cât datele rezultate în urma extragerii vor fi afişate obligatoriu în aceeaşi foaie de calcul în care se află şi sursa. câmpul de criterii este compus din minimum 2 linii şi din maximum „n” linii. Altfel spus. este necesar ca aceste câmpuri de criterii. aplicat (pe verticală) domeniilor câmpurilor precizate în câmpul de criterii. <>. Aceste restricŃii grupate pe o singură linie operează concurent asupra ansamblului câmpurilor definite în prima linie. În esenŃă. În precizarea valorilor de comparaŃie se pot utiliza cele două caractere generice de tip wildcard „simbolul *” sau „simbolul ?” care permit înlocuirea poziŃională a unei succesiuni de caractere. să fie păstrate în vederea unor căutări/extrageri repetate. În raport de complexitatea restricŃiilor de interogare. În acest caz. Se recomandă ca zonele de criterii să fie definite separat. Prima linie conŃine numele câmpurilor asupra cărora acŃionează restricŃiile cererii de interogare. celula din prima linie este o celulă vidă sau o celulă care conŃine un şir de caractere – orice şir. criterii multiple sau criterii calculate la care să răspundă înregistrările din baza de date pentru ca acestea să fie extrase într-un câmp de rezultate. Următoarele linii (una sau mai multe) definesc restricŃiile operatorului de reuniune „SAU”. urmaŃi de o valoare de comparaŃie. Interogările bazate pe procedeul filtrării elaborate (facilitatea Advanced) sunt prezentate pe exemplul unei baze de date reprezentând centralizatorul facturilor emise către clienŃi şi urmărirea încasării acestora. <=. Numărul maxim de linii de „SAU” este egal cu numărul de valori distincte ale domeniului restricŃionat. Un caz particular de utilizare a primei linii îl constituie rezolvarea unei cereri de interogare pentru care există valori de comparaŃie situate între două intervale. Dar în cazul în care restricŃiile formulate de interogare se construiesc pe bază de formule şi funcŃii predefinite. în condiŃiile existenŃei unor valori diferite pentru aceeaşi coloană aferentă unui câmp restricŃionat. Tipuri d e criterii d e filtrare. Câmpul de criterii poate fi definit în aceeaşi foaie de calcul cu baza de date sau întro altă foaie precizată de utilizator. =. exceptând un nume de câmp al bazei de date. altul decât numele unei rubrici din baza de date. Criteriile multiple de comparaŃie se obŃin prin combinarea liniilor de criterii ce utilizează operatorii logici ŞI (AND). în timp ce a doua instanŃă se utilizează pentru precizarea bornei valorice superioare. Linia de „ŞI” exprimă legarea restricŃiilor de interogare pe orizontală. există trei tipuri de criterii: Criteriile simple de comparaŃie se realizează cu ajutorul operatorilor de comparaŃie şi anume: >. Dacă interogarea ce selectează datele situate între două intervale valorice conŃine restricŃii precizate prin formule. Datorită faptului că a doua linie a unui câmp de criterii reuneşte toate restricŃiile impuse câmpurilor. potrivit restricŃiilor de interogare definite în câmpul de criterii.Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ definirea opŃională a unui câmp de rezultate în care vor fi localizate acele înregistrări ale bazei de date care îndeplinesc condiŃiile de filtrare specificate în câmpul de criterii. atunci linia de titluri aferentă limitei maxime va rămâne vidă sau va fi completată cu un text. prima instanŃă a titlului rubricii este operaŃională pentru precizarea condiŃiei de limită inferioară. respectiv a unui singur caracter. În general. aceasta mai este cunoscută şi sub numele de „linia de ŞI” (AND). odată definite. criteriile multiple evidenŃiază faptul că restricŃiile pe care se construieşte interogarea pot fi definite pe mai multe rubrici ale bazei de Tehnologia aplicaŃiilor Office 20 . <. SAU (OR). pentru a nu încărca inutil foaia de calcul ce conŃine baza de date.

iar pe linia (sau liniile) în care se precizează efectiv restricŃiile se editează limitele superioare ale valorilor de comparaŃie. Tehnologia aplicaŃiilor Office 21 . adresa primei celule din domeniul aferent rubricii bazei de date. se aplică regula (menŃionată şi anterior) potrivit căreia se duplică titlul rubricii pentru care operează o restricŃie de limită superioară. >. OR. fiind legate prin operatorul logic AND. <=. >=. Acest câmp de criterii conŃine o linie de „ŞI” şi două linii de „SAU”. constituind astfel un criteriu multiplu orientat pe orizontală. AND. În această situaŃie. o funcŃie sau un operator logic de comparaŃie (=. În cazul specificării criteriilor de selecŃie prin utilizarea formulelor (simple sau cu funcŃii predefinite) este de enunŃat regula potrivit căreia „celulele din prima linie a câmpului de criterii ce corespund rubricilor restricŃionate prin formule. <. Sintaxa generică a unei restricŃii de filtrare ce compune un criteriu calculat este următoarea: semnul egal pentru a specifica faptul că este vorba despre o formulă de clacul. precum şi facturile neplătite de către clienŃii din Cluj. şi anume: dacă valorile diferitelor restricŃii sunt precizate în zona de criterii pe aceeaşi linie. Figura 3. Criteriile calculate sunt acele restricŃii de filtrare care se bazează pe formule de calcul ce returnează un rezultat logic (TRUE sau FALSE). 29 ilustrează un câmp ce conŃine criterii multiple de filtrare a bazei de date. În raport de modul în care restricŃiile de interogare sunt plasate în structura câmpului de criterii există două reguli funcŃionale. Figura 3. Figura 3. trebuie să rămână vide şi neprotejate (sau să conŃină un şir de caractere diferit de numele unei rubrici ale bazei de date”. 29 Câmp de criterii multiple ce utilizează operatorii logici AND şi OR ObservaŃie: atât criteriile simple. un argument de comparaŃie care poate fi: adresa unei celule sau un nume de câmp. iar majorările percepute pentru nerespectarea termenului de plată depăşesc media întregii selecŃii. ele trebuiesc îndeplinite cumulativ. cât şi cele multiple pot răspunde unor interogări care se bazează pe definirea unor restricŃii situate între două intervale valorice. NOT). corespunzător următoarei cereri de interogare a bazei de date Centralizatorul facturilor: se vor extrage din baza de date facturile emise în anul curent şi plătite de către clienŃii din Braşov şi Timişoara. după cum prima înregistrare din baza de date îndeplineşte sau nu condiŃia respectivă. dacă valorile diferitelor restricŃii sunt precizate în zona de criterii pe linii diferite se consideră că acestea sunt legate între ele prin operatorul logic OR pentru fiecare valoare distinctă a domeniului câmpului restricŃionat. câmp definit pe coordonatele celulare A30:F33. o expresie de calcul sau o funcŃie Excel predefinită.Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ date. 30 ilustrează un exemplu ce utilizează criterii calculate pentru următoarea cerere de interogare a bazei de date: să se afişeze lista facturilor neplătite de către clienŃii Client1 şi Client2 pentru care s-a depăşit scadenŃa cu mai mult de un an de zile.

cunoscut şi sub accepŃiunea de câmp de rezultate. aceasta s-a Tehnologia aplicaŃiilor Office 22 . Câmpul de extragere reprezintă o zonă din foaia de calcul în care se vor copia înregistrările ce corespund restricŃiilor impuse în câmpul de criterii. înregistrări care îndeplinesc cumulativ restricŃiile de filtrare impuse bazei. Câmpul de extragere. celulele H7 şi K7) este justificată tocmai de procedeul iterativ de executare a unei interogări a bazei de date. proiecŃia bazei de date poate fi făcută după cel mult toate câmpurile sale sau cel puŃin după un singur câmp. Altfel spus. Dacă utilizatorul a plasat anterior cursorul în orice celulă a bazei de date sursă. Câmpul de extragere este compus din mai multe linii. Este de recomandat ca preluarea numelor câmpurilor în prima linie a câmpului de extragere să fie realizată prin copierea numelor respective din antetul bazei de date şi nu prin editare directă. trebuie în mod obligatoriu definit în foaia de calcul ce conŃine baza de date ce se constituie ca sursă a operaŃiunii de filtrare. În prima linie a câmpului de extragere pot fi plasate toate câmpurile bazei de date (aceasta este practic setarea implicită). sau pot fi editate numai anumite câmpuri. în potrivi cerinŃelor informaŃionale ale interogării. iar următoarele linii conŃin înregistrările extrase. Prima linie a acestuia conŃine numele câmpurilor (titlul rubricilor) din baza de date. acesta trebuie în mod obligatoriu să corespundă până la identificare cu rubrica corespondentă din baza de date. Executarea unei interogări a unei baze de date Excel se realizează prin activarea tabului Data şi acŃionarea butonului de comandă Advanced din grupul logic Sort&Filter.Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ Figura 3. Excel va activa pe ecran caseta de dialog Advanced Filter prin care solicită utilizatorului următoarele informaŃii necesare executării comenzii de consultare a bazei de date prin filtru elaborat: câmpul pe amplasamentul căruia a fost definită sursa de date (rubrica List Range). 30 Criterii de filtrare calculate ce utilizează expresii de calcul şi funcŃii Excel Utilizarea într-o formulă a primei celule aferente domeniului restricŃionat (în exemplul precedent. MotivaŃia acestei recomandări este justificată de faptul că pentru a fi recunoscut un nume al câmpului de extragere.

plaja de celule care reprezintă câmpul de criterii (rubrica Criteria Range). tabelul de consultare verticală începe din coloana E a centralizatorului facturilor deoarece aceasta este coloana care conŃine valorile cheii de consultare. şi anume. Figura 3. dacă se doreşte vizualizarea rezultatului filtrării direct pe sursa de date (liniile ce conŃin înregistrările care nu satisfac criteriile din zona de criterii vor rămâne inhibate la vizualizare. Această cerinŃă informaŃională poate fi abordată prin două demersuri: fie prin utilizarea funcŃiei tip bază de date DGET având ca şi restricŃie în câmpul de criterii. Caseta de Criteria range va fi completată explicit de utilizator. Astfel. fie prin selecŃia acestuia din foaia de calcul în care a fost declarat. câmpul ce conŃine rezultatele filtrării va înlocui temporar baza de date (vezi Figura 3. în prealabil. rămânând vizibile doar înregistrările care satisfac cumulativ restricŃiile de interogare). iar informaŃia dorită va fi recuperată din coloana a 4-a a tabelului de consultare. atunci se va acŃiona butonul OK. coloana ce conŃine data scadenŃei. 31).857. Excel propune două variante. data la care a devenit scadentă factura cu numărul 456. potrivit opŃiunii implicite Filter the list in place. să se aplice o funcŃie Excel care să permită recuperarea din baza de date a informaŃiei ce va reprezenta criteriul de filtrare. Exemplul precedent ilustrează modul cum a fost executată cererea de interogare prin care se doreşte afişarea listei facturilor care au devenit scadente la aceeaşi dată cu factura numărul 456.Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ autoselectat în caseta List Range (selectarea automată este operaŃională până unde se întâlneşte prima coloană şi linie libere). numărul facturii (B55:B56). În acest caz. în ceea ce priveşte rezultatele filtrării. fie prin editarea adreselor câmpului de criterii.857. fie cu ajutorul funcŃiei de consultare verticală VLOOKUP (cheia de consultare o reprezintă numărul facturii (C56). operaŃionale în rubrica Action a casetei de dialog Advanced Filter. Pentru a rezolva această interogare este necesar ca. 31 Rezultatul interogării înlocuieşte temporar sursa de date Tehnologia aplicaŃiilor Office 23 .

Câmpul de rezultate poate fi generat cu toate rubricile bazei de date sau cu anumite rubrici considerate relevante din punct de vedere informaŃional pentru afişarea rezultatelor interogării. atunci utilizatorul va completa în caseta text Copy to aferentă casetei de dialog Advanced Filter. Întrucât caseta text Copy to nu este implicit activă. Figura 3. Figura 3. În cazul în care a fost definit un câmp de extragere. eventualele modificări operate în baza de date nu se vor reflecta în câmpul înregistrărilor deja extrase. Datorită opŃiunii Filter the list in-place (implicit activată) câmpul generat în urma filtrării va înlocui temporar baza de date iniŃială. deoarece procesul de extragere auto-extinde câmpul de rezultate la nivelul numărului de linii de extras. cererea de interogare solicită extragerea din baza de date a listei facturilor emise în zilele de week-end ale lunii precedente (câmpul de rezultate va conŃine numai rubricile Nr. fiind înlocuite cu elemente proprii aferente înregistrărilor extrase. Revenirea la structura informaŃională iniŃială a centralizatorului facturilor este posibilă prin executarea comenzii Clear din grupul logic Sort&Filter al tabului Data. Înregistrările extrase nu sunt legate dinamic de sursa de date. este necesar ca în prealabil să se selecteze celălalt mod de execuŃie a interogării şi anume Copy to another location. factură. În cele două cazuri de definire a câmpului de rezultate nu este necesar a se selecta şi zona rezervată înregistrărilor extrase.Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ În caseta de dialog Advanced Filter (activată prin comanda Advanced din tab-ul Data) rubrica List Range va conŃine adresa sursei de date (centralizatorul facturilor). însă pentru rubrica Criteria Ra nge există două alternative: rezultatul returnat de funcŃia DGET (câmpul de criterii B55:B56) sau rezultatul returnat de funcŃia VLOOKUP (câmpul de criterii D55:D56). 32 Rezultatul interogării se plasează într-o altă locaŃie a foii de calcul Tehnologia aplicaŃiilor Office 24 . Data facturii şi Valoarea facturii – plaja B72:D72). În cazul prezentat ca exemplu. iar selecŃia câmpului de rezultate va include aceste coordonate definite de titlul rubricilor. Dacă se doreşte personalizarea câmpului de rezultate la nivelul anumitor rubrici. nu şi din formule (acestea vor avea rezultatele convertite în valori). respectivele rubrici se vor edita pe prima linie a câmpului de rezultate. atunci în caseta de text Copy to: (aferentă casetei de dialog Advanced Filter) se poziŃionează cursorul pe prima celulă începând cu care se doreşte generarea câmpului de rezultate. acestea îşi vor pierde conŃinutul. atunci. Dacă sub antetul câmpului de rezultate există celule sau câmpuri nevide. Câmpul de rezultate va conŃine înregistrări constituite numai din valori numerice şi şiruri de caractere. 32 ilustrează modul în care se construieşte şi în care se execută în foaia de calcul Excel o interogare prin filtru elaborat (avansat) în care există declarat un câmp de rezultate. coordonatele celulare ale acestui câmp. Dacă se doreşte afişarea tuturor rubricilor în câmpul de rezultate.

33Error! Reference source not found. Acest exemplu justifică abordarea relaŃională a bazelor de date (inexistentă în Excel). atunci va rezulta un câmp de rezultate ce va conŃine produsul cartezian al valorilor câmpurilor implicate în extragere. 34 prezintă un exemplu de interogare a bazei de date prin care în câmpul de rezultate vor fi extrase valorile unice ale unor câmpuri între care există o dependenŃă funcŃională.). Exemplul ilustrat în Figura 3. o singură scadenŃă. Figura 3. clientului cu codul 101 îi corespund mai multe facturi emise. Figura 3.Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ OperaŃiunea de extragere a valorilor unicat aferente unui domeniu ce aparŃine unui câmp al bazei de date presupune selectarea în câmpul de rezultate a înregistrărilor care au valori identice în domeniul restricŃionat prin câmpul de criterii.). o singură adresă. relevă construirea unui câmp de criterii şi de rezultate pentru o interogare care extrage din baza de date toate localităŃile de domiciliu (cu valoare unică) ale clienŃilor cărora societatea comercială le-a emis facturi. Localitate. etc. 33 Extragerea valorilor unicat aferente unui domeniu al bazei de date OpŃiunea Unique records only oferă şi posibilitatea extragerii valorilor unicat aferente mai multor domenii ale unor câmpuri între care există relaŃii de dependenŃă funcŃională (de exemplu. mai multe valori facturate. facturii cu numărul 456.871 îi corespunde o singură dată de emitere. Nume. 34 Extragerea unor valori unice aferente câmpurilor între care există dependenŃă funcŃională directă Dacă între valorile unor câmpuri nu există relaŃii de dependenŃă funcŃională (de exemplu. o singură valoare. o singură localitate. În acest sens.Cod. Cererea de interogare este următoarea: să se afişeze lista clienŃilor (informaŃii de identificare . Figura 3. Adresa) cu care societatea a încheiat contracte în anul precedent. codului client 101 îi corespunde numai un singur nume de client. prin selectarea casetei de validare Unique Records Only (aferentă casetei de dialog Advanced Filter) se va inhiba preluarea în zona de rezultate a valorilor duplicat ale înregistrările extrase. etc. mai multe date de facturare. prin care tabela sursă .

după care se execută comanda de ştergere. iar cealaltă care să conŃină date referitoare la facturi. potrivit unui astfel de demers. unul dintre motivele pentru care se utiliza caseta de validare Unique Records Only era acela de a elimina valorile duplicat existente în structura unei baze de date. îi corespund mai multe facturi emise. 35 Extragerea unor valori unice aferente unor câmpuri între care nu există o dependenŃă funcŃională directă Extragerea valorilor unicat aferente unui domeniu poate fi făcută numai în condiŃiile în care câmpul de rezultate este orientat vertical. se observă în câmpul de rezultate redundanŃa elementelor care descriu coordonatele clientului (domeniile „Cod Client” şi „Localitate Client” ale Centralizatorului facturilor). Astfel. această facilitate a devenit operaŃională şi prin capabilitatea de eliminare a valorilor duplicat prin simpla utilizare a butonului de comandă Remove Duplicates din grupul Data Tools al tab-ului Data. Figura 3. În urma execuŃiei operaŃiunii de extragere a înregistrărilor. fie se selectează punctual unul sau mai multe domenii ale bazei de date. fiecare valoare unică a codului client şi a localităŃii se împerechează cu o valoare distinctă a numărului de factură şi a valorii acesteia.Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ ar trebui scindată în două entităŃi distincte: una care să conŃină date referitoare la clienŃi. cu o adresă şi localitate de domiciliu fixată. Tehnologia aplicaŃiilor Office 26 . 35 prezintă un exemplu prin care în câmpul de rezultate E98:H118 sunt extrase valorile unice ale unor câmpuri între care nu există dependenŃă funcŃională directă. Figura 3. Dar cum unui client. este generat un câmp de rezultate compus din produsul cartezian dintre elementele ce identifică un client cu elementele ce identifică o factură. În versiunea 2007. Între cele două entităŃi (noi tabele) ar trebui să existe un câmp de legătură ce identifică clienŃii în noua tabelă a facturilor. Din acest punct de vedere există două modalităŃi de abordare a operaŃiunii de ştergere: fie se plasează cursorul în orice locaŃie a bazei de date şi se procedează la ştergerea tuturor valorilor duplicat existente în domeniile acesteia. În versiunile anterioare ale procesorului de tabele Excel.

aferente domeniilor bazei de date prezintă următoarele avantaje în ceea ce priveşte exploatarea ulterioară a facilităŃilor oferite de procesorul de tabele Excel. la acŃionarea tab-ului Unselect All. de imprimare. după care se vor selecta punctual acele casete de validare ataşate câmpurilor asupra cărora utilizatorul doreşte să intervină în vederea eliminării eventualelor valori duplicat conŃinute de acestea. prezintă o resursă informaŃională de la care pot fi generate reprezentări grafice. Excel va afişa o casetă de informare prin care utilizatorul poate vizualiza rezultatele demersului său de eliminare a valorilor duplicat din structura bazei de date. toate casetele de validare corespunzătoare domeniilor bazei de date sunt selectate în rubrica Columns (tab-ul Select All al casetei de dialog este implicit activat).Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ Indiferent de modul de abordare a acestei facilităŃi de exploatare a bazelor de date. prezintă o grupare de elemente plecând de la care se pot construi agregări de date prin tabelele de ipoteze cu una sau cu două variabile. într-o primă instanŃă.). constituie resurse informaŃionale reprezentând sursă a fuzionării documentelor Word. În cazul în care se doreşte eliminarea tuturor valorilor duplicat din structura bazei de date este suficientă simpla acŃionare a butonului OK. Întrebări 1. Dacă se doreşte însă ştergerea valorilor duplicat numai din anumite domenii ale bazei de date se va proceda. Cum se realizează extragerea valorilor unicat dintr-un tabel EXCEL? 2. la executarea comenzii de ştergere Excel va activa caseta de dialog Remove Duplicates (structura casetei este ilustrată în figura alăturată) care permite stabilirea acelor domenii ale bazei de date ale căror valori duplicat se doresc a fi eliminate. etc. După ce utilizatorul a realizat toate setările necesare la nivelul casetei de dialog Remove Duplicates. Extragerea valorilor unicat (fie prin opŃiunea Unique Records Only a casetei de dialog Advanced Filter. În mod implicit. fie prin eliminarea valorilor duplicat cu ajutorul comenzii remove Duplicates). reprezintă surse de date pentru validări de date de tip listă derulantă. Care sunt locaŃiile pentru rezultatul filtrărilor avansate? Teste . şi anume: constituie o listă de date (un subset de înregistrări) ale cărei elemente pot fi ulterior prelucrate în mod distinct (operaŃiuni de sortare a bazei de date.

36 Tabel Centralizator Facturi Emise Să se realizeze următoarele: a) Cod Client să fie un număr cuprins între 100 şi 999. Localitate Client. 36: Figura 3. M). Braşov. d) Să se afle câte zile de graŃie s-au acordat pentru factura numărul 456. de zile întârziere depăşeşte media acestora (câmpul de rezultate: Nume Client. b) Localitate Client se alege dintr-o listă care cuprinde următoarele oraşe: Bucureşti. ConstanŃa.Cod Client. aferentă facturilor încasate pe ultimele 10 zile ale lunii precedente? f) Care este total Valoare aferentă facturilor încasate în ultimile 4 luni? g) Să se afişeze începând din linia 100 lista facturilor emise în ultimele 6 luni. i) Să se afişeze lista clienŃilor (informaŃii fiind: . Nume Client. Nr factură. pentru care clientul a beneficiat de un termen de graŃie? h) Să se afişeze lista facturilor neplătite la care Nr. Arad. Localitate Client. Buzău. Timişoara. Cluj. iar la Input message se scrie textul: Cod Client un număr întreg cuprins 100 şi 999 iar pentru mesajul de eroare se Tehnologia aplicaŃiilor Office 28 . Adresa. Nr zile întârziere). Valoare) cu care societatea a încheiat contracte în luna curentă.Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ Test A Fiind dat tabelul Centralizatorul facturilor emise prezentat în Figura 3.855? e) Care este Suma datorată (col. Majorări. c) Să se afle maximul valoric al facturilor neîncasate din Braşov. Pentru mesajele de eroare de introducere se alege ribonul DATA->Data Validation ->Data Validation în caseta se alege la fişa Input Message la Title se scrie IntroduceŃi Cod Client. Răspunsuri şi indicaŃii la întrebări şi teste IndicaŃii rezolvare TEST A a) Se selectează plaja A7:A26 se alege ribonul DATA ->Data Validation ->Data Validation în caseta se alege la fişa Settings la rubrica Allow se selectează Whole number iar la rubrica Minimum se scrie 100 iar la Maximum se scrie 999.

Braşov. 40. 39 Figura 3. Timişoara. Figura 3.Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ alege fişa Error Alert şi la Title se poate edita Eroare la introducerea Codului Clientului iar la Error Alert se poate scrie AtenŃie este resticŃionat la intervalul 100-999. Figura 3. 37. 38Figura 3. 40 Formula şi câmp de criteriu pentru exprimarea sumei valorii încasate în ultimei 4 lunii g) Se construieşte câmpul de criterii ca în Figura 3. 37 Figura 3. Figura 3. Buzău. 41 Câmp de criteriu pentru filtru avansat Tehnologia aplicaŃiilor Office 29 . 41. Cluj. c) Se construieşte câmpul de criterii ca în Figura 3. 37 Formula şi câmp de criterii d) Se construieşte câmpul de criterii şi formula va fi ca în Figura 3. ConstanŃa. Arad. b) Se selectează plaja B7:B26 se alege ribonul DATA ->Data Validation->Data Validation în caseta se alege la fişa Settings la rubrica Allow se selectează List la rubrica Source se se precizează: Bucureşti. 38 Formula şi câmp de criteriu pentru factura 456855 e) Se construieşte câmpul de criterii şi formula va fi ca în Figura 3. 39 Formula şi câmp de criteriu pentru exprimarea ultimei decade a lunii precedente f) Se construieşte câmpul de criterii şi formula va fi ca în Figura 3.

Figura 3. Tehnologia aplicaŃiilor Office 30 . Figura 3. 44 Zona de rezultat cu câmpuri cerute aleator Se alege apoi Data-> Sort&Filter -> Advanced şi se completează ca-n Figura 3. 46. 42 Caseta Advanced Filter h) Se construieşte câmpul de criterii ca în Figura 3. Figura 3. 45. Figura 3. 46. 43 Câmp de criteriu pentru filtru avansat de la punctul h Se construieşte zona de rezultat ca în Figura 3. 44. 42.Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ Se alege apoi Data-> Sort&Filter -> Advanced şi se completează ca-n Figura 3. 45 Caseta Advanced Filter pentru cerinŃa h i) Se construieşte câmpul de criterii ca în Figura 3.

Figura 3. 48 Caseta Advanced Filter pentru cerinŃa i Tehnologia aplicaŃiilor Office 31 . 46 Câmp de criteriu pentru filtru avansat de la punctul i Se construieşte zona de rezultat ca în . Figura 3.Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ Figura 3. 47 Zona de rezultat cu câmpuri cerute aleator pentru cerinŃa i Se alege apoi Data-> Sort&Filter -> Advanced şi se completează ca-n.

295-296 Ed. 241. Walkenbach John Microsoft Office Excel 2007 Bible Tehnologia aplicaŃiilor Office 32 . Curtis Frye Dodge Mark. Crt. 2007 Ed. 29. 277. Stinson Craig Ionescu Bogdan şi al. Microsoft Press. Microsoft Press. 220-221. 2005. pag. 88. Nume Prenume Titlu Microsoft Certified Application Specialist Study Guide 2007 Microsoft Office System 2. 182. Infomega.-120. 107.Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________ Bibliografie Nr. Informatica utilizatorului 5. 33. 215. 254. 26-27. 172. Bucureşti. 124-125146147. 12-13. 485-518 Ed. 186. 281-282. al. Prentice Hall India. 2004 pag. 1. Preppernau Joan Ed. Infomega. 64. 246. Ionescu Iuliana şi. Bucureşti. 2008 4. 2007 Editura Cox Joyce. 226-230. Microsoft® Office Excel® 2007 Step by Step Microsoft Office Excel 2007 Inside Out Ed. 3. Office 2003 AplicaŃii şi teste rezolvate de WORD şi EXCEL 6.. 116. 236-239. 18. 67-68. 165-169. Wiley Publishing Inc. 264-265. 2007 Ed. 206.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful