1 VOTO EXPLICATIVO DE LOS SNDICOS ANA MATANZO, CARMEN ANA MIRANDA, CHRISTOPHER TORRES LUGO, ISABEL PIC Y CARLOS

PREZ, EN TORNO A LA ENMIENDA AL PRESUPUESTO FUNCIONAL DE LA UPR PARA AUTORIZAR ASIGNARLE A LOS PROYECTOS AFECTADOS POR LA SUSPENSIN DECRETADA POR LA NATIONAL SCIENCE FOUNDATION LA CANTIDAD DE $6,927,749. PARA CUBRIR LOS GASTOS Y SERVICIOS PROFESIONALES RELACIONADOS A LAS INVESTIGACIONES. I. INTRODUCCIN En reunin extraordinaria de la Junta de Sndicos celebrada el 10 de enero de 2013, luego de tres suspensiones previas, finalmente se consider la peticin del Presidente, Dr. Miguel Muoz, para que se autorizara enmendar el presupuesto funcional de la UPR modificando el presupuesto de gastos operacionales aprobado mediante la Certificacin 93 (2011-2012). La enmienda se solicit con el propsito de poder utilizar la suma de $6,927,749. que se obtuvo de la lnea de crdito del Banco Gubernamental de Fomento (BGF) para cubrir los gastos y servicios profesionales relacionados a las investigaciones de las dos unidades afectadas por la suspensin de fondos decretada por la National Science Foundation (NSF): la Administracin Central de la UPR y por ende el Centro de Recursos para Ciencias e Ingeniera (CRCI) y el Recinto Universitario de Mayagez y por ende el Centro de Investigacin y Desarrollo (CID). Desde hace ya varios meses, algunos sndicos haban insistido en la necesidad de constatar el esquema de retribucin de los principales investigadores y coinvestigadores de estos dos centros para poder corroborar la razonabilidad de los pagos, tanto desde el marco de la normativa federal, as como de la propia normativa institucional, de conformidad a las ms sanas prcticas administrativas, especialmente en vista de la grave crisis fiscal por la que atravesamos. Luego de mucho insistir, el 28 de diciembre de 2012 finalmente se produjo para la consideracin de los miembros de la Junta de Sndicos la informacin de los dos centros implicados: el CID y el CRCI (Tabla I). Posteriormente, a escasas horas de la reunin, se nos produjo una segunda tabla, para la informacin relacionada al CRCI (Tabla II). Con el beneficio de la informacin obtenida antes y durante la reunin, los suscribientes votaron en contra de la referida enmienda al presupuesto por los siguientes fundamentos. II. EXPLICACIN PARA EL VOTO EN CONTRA EMITIDO

2 A. Razones relacionadas al esquema normativo federal que regula la compensacin del tiempo y esfuerzo de los investigadores. Falta informacin crucial - De entrada, debemos sealar que de acuerdo a las dos tablas producidas sobre el CRCI (Tabla I del 28 de diciembre de 2012 y Tabla II del 10 de enero de 2013) se nos produjo solamente la informacin relacionada a los aos 2010 y 2012 pero nunca se produjo la informacin correspondiente al ao 2011. Igual pas con la informacin brindada sobre el CID. El uso dado a los fondos plantea un potencial conflicto de intereses De ambas tablas se desprende que la mayor parte de las compensaciones que recibe el Subject 1 de la Tabla II provienen de costos indirectos administrados por el propio Subject 1 como director del CRCI. No qued claro cmo se supervisa la labor y la distribucin de tiempo del Subject 1 para garantizar que las compensaciones sean adecuadas y proporcionales al trabajo realizado. Esto es especialmente preocupante porque uno de los sealamientos de la NSF se refiere al conflicto de intereses que resulta cuando una misma persona supervisa sus mismos trabajos y autoriza sus propios pagos. Gran parte de los fondos de costos indirectos retenidos por el CRCI y que se originan en proyectos subvencionados tanto por NSF como por otras agencias, le corresponden en justicia al Recinto de Ro Piedras y al Recinto Universitario de Mayagez - Los costos indirectos (tambin conocidos como Facilities and Administrative Costs o F&A) son fondos proporcionados por las agencias para cubrir los gastos de apoyo a la infraestructura asociada a los proyectos subvencionados con fondos federales: agua, electricidad, mantenimiento de las instalaciones y pago de personal no docente, entre otros. Basado en estos precisos criterios es que peridicamente la Institucin negocia con el gobierno federal el por ciento de costos indirectos que se aprueba por propuesta. En el caso del CRCI, esos fondos no parecen llegar a los recintos que albergan los proyectos que generan los gastos, sino que se retienen en el CRCI, impactndose as negativamente los presupuestos de esos recintos, que tienen que continuar sufragando los costos de la infraestructura necesaria para sostener los proyectos. Las compensaciones no se ajustan a la normativa federal de tiempo y esfuerzo - De la informacin provista en ambas tablas, no se puede corroborar el cabal cumplimiento de los centros con la normativa de la NSF que regula la contabilidad del tiempo y esfuerzo (time and effort) y prohibe el pago excesivo (overload) y el doble pago (double dipping). Esas son precisamente las deficiencias que ha sealado la NSF y que provocaron la suspensin de los fondos de los proyectos de estos dos

3 centros y de sus nuevas propuestas. La referida normativa no es aplicable slo a los proyectos subvencionados por la NSF, sino a los subvencionados directa o indirectamente por todas las agencias federales y se basa en la Circular A-21 de la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OMB) de la Casa Blanca. Las compensaciones no se ajustan al sistema de mrito y se tramitan a espaldas de la agencia federal - Al utilizar los fondos institucionales provenientes de costos indirectos de las propuestas para mejorar los salarios de los investigadores, se configura un esquema de remuneracin que no se le informa a la NSF, imposibilitando que se evale su cumplimiento con la normativa de la agencia. As se admiti durante el curso de la reunin de la Junta cuando se seal que este esquema se torna invisible para la NSF porque los pagos realizados con fondos institucionales provenientes de costos indirectos no se contabilizan en la Forma 125-B requerida para constatar cumplimiento con las normas de tiempo y esfuerzo. Como discutiremos ms adelante, nuestra objecin a este esquema rebasa la consideracin de la normativa federal, por considerarlo contrario a nuestro propio sistema de mrito. El esquema de retribucin no est avalado por la NSF y viola la normativa aprobada por la propia Junta de Sndicos - Segn admitido en la reunin por miembros de la Vicepresidencia de Investigacin y Tecnologa (VIT), de conocerse este esquema por la NSF, se podran afectar nuestros esfuerzos por superar la suspensin de fondos.1 Es preciso sealar que la VIT no aprob el esquema de remuneracin del Subject 1 para el 2012 por considerar que el mismo no estaba en cumplimiento con las Certificaciones 14, 15 y 16 de 2011-2012 de la Junta de Sndicos. El esquema de retribucin no es consistente, ni responde a las mejores prcticas de compensacin de personal - A base de este esquema de retribucin, el Subject 1 cobra un diferencial de mucho ms dinero hoy da que lo que cobraba antes de la suspensin. En la Tabla I producida por el propio CRCI el diferencial entre el 2010 y 2012 es de sobre $135,000. En la Tabla II se reorganiz la data segn el mejor criterio del Dr. Walter Silva, reducindose el diferencial a $19,926.00 pero se admiti que para ello no se pudo revisar ni la Forma 125-B del Subject 1 ni las transacciones de sus bonificaciones, compensaciones adicionales, incentivos y otros remuneraciones.

A estos efectos nos parece que deben examinarse casos parecidos previamente evaluados por NSF-OIG en universidades tales como San Francisco State University, Yale y UMass. Ver Anejo 1.
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4 Preocupa el tiempo que un mismo investigador puede razonablemente dedicar a un nmero tan elevado de proyectos Independientemente del esquema de remuneracin que en las tablas aparece identificado bajo costos indirectos, tambin nos preocupa el gran nmero de propuestas atribuidas a un mismo investigador como es el caso del Subject 1, quien adems tiene que dedicar tiempo y esfuerzo substancial a la direccin del CRCI y tambin dicta clases. La informacin provista en las tablas no nos permite conocer la distribucin de su tiempo en cada propuesta. Sin esta informacin es imposible saber si la tasa de salario pagada de los investigadores por cada tarea es consistente con su salario base institucional. El esquema de pagos que se desprende de las tablas refleja un posible incumplimiento con la normativa de la NSF que prohbe pagos que resulten en aumento de salario - Los pagos de compensaciones adicionales con fondos federales por trabajo en proyectos subvencionados durante el ao acadmico regular pueden ser cuestionables en funcin de la Circular A-21 de la OMB si resultan en un aumento en el salario total de la persona. En el caso especfico de la NSF, esta agencia explcitamente prohbe pagos que resulten en aumento de la tasa de salario o, excepto durante el perodo de verano, en aumento de salario.2 Las excepciones a esta regla tienen que ser especficamente aprobadas por la NSF. Aparenta haber incumplimiento con la normativa federal de los 3/9 en verano establecida por la Circular A-21 de la OMB y con la normativa particular de la NSF que limita a 2/9 las compensaciones de verano con proyectos de esa agencia - Aunque se ha mencionado en reuniones de la Junta de Sndicos que el mximo de compensaciones de verano equivale a 3/9 del sueldo anual si la persona trabaja los tres meses de verano a tiempo completo, la NSF expresamente limita el pago en los proyectos que subvenciona a un mximo de dos meses en total (es decir, incluyendo todos los proyectos de la NSF en los que participe el investigador, aunque s podra cobrar 1/9 adicional por otro mes de trabajo en un proyecto de otra agencia). Las excepciones a esta regla tienen que ser aprobadas de antemano por la agencia.3 Segn las tablas entregadas, hay investigadores que por razn del solape de propuestas, estaran trabajando potencialmente en exceso de los 3/9 del salario base permitidos por la Circular A-21 para el cobro de verano. A manera de ejemplo, la Tabla II refleja que el Subject 1 en el verano de 2012 recibi compensaciones de verano por 4 proyectos y el monto de

Ver: Proposal Award Policies and Procedures Guide, NSF 11-1, Part II - Award & Administration Guide, Pg. V-3. Ver Anejo 2. 3 Op. Cit., Pg. V-3.
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5 compensaciones por esos proyectos es mayor a una 1/3 parte (3/9) de su salario base anual indicado en la propia tabla, lo que contraviene no slo la normativa establecida en la Circular A-21 de la OMB, sino tambin la reglamentacin ms estricta de la NSF. El esquema de retribucin atenta contra el criterio de razonabilidad establecido en la Circular A-21 de la OMB - A nuestro juicio, el cumplimiento con la referida A-21 de la OMB requiere que en ningn caso un participante podr recibir un pago mayor a 1/3 de su salario base anual por la totalidad de las tareas realizadas durante el perodo de verano, porque eso contraviene el criterio de razonabilidad requerido por la Circular A-21. Para cumplir con el mximo de 3/9 implicara que durante todo el verano el investigador tendra que trabajar en los proyectos en cuestin sin dedicar tiempo alguno a otras tareas, ya sean administrativas o docentes, y ni mencionar tomar vacaciones. Segn la Tabla II el Subject 1 aparenta cobrar durante el verano por tarea administrativa. Adems, todos los proyectos en la tabla son subvencionados por la NSF, lo que implica que adems se contraviene la restriccin de 2/9 impuesta por la propia agencia. Hay serias dudas sobre el salario base utilizado para el cmputo de las compensaciones - El esquema de pago que se refleja en las tablas no aclara si el salario base de los investigadores estaba vigente con suficiente antelacin a la fecha cuando se comenzaron a prestar los servicios. Es preciso aclarar ese punto porque de conformidad a la normativa de la NSF el salario base del profesor no debe sufrir cambio alguno debido a la aprobacin, administracin o desarrollo de proyectos federales, pues de lo contrario ello violara lo requerido por la Circular A-21 de la OMB, a menos que se haya pedido y recibido autorizacin explcita y por escrito de la agencia. De las tablas no se desprende informacin sobre estos aspectos. Aparenta haber habido pago de compensaciones por proyectos ya vencidos sin previa autorizacin de la NSF - De las tablas surge que en el 2012 se est recibiendo remuneracin por proyectos que no estn vigentes. Para dar un ejemplo, segn la Tabla II el Subject I en el 2012 recibi $43,000 de costos indirectos por un proyecto que, segn aparece en la pgina de la NSF, concluy el 31 de julio de 2011. No se pudo explicar si hubo algn sobrante autorizado por la agencia para dicho pago o si hubo extensin de tiempo y dinero. Los incrementos en la retribucin por un mismo trabajo no responden a criterios previamente establecidos - Tampoco se explica por qu el Subject 1 recibi un incremento en la compensacin por dirigir el CRCI de $24,000 en el 2010 a $48,000 en el 2012 cuando esencialmente

6 est realizando las mismas tareas. No se explica la razn que justifica haber aumentado al doble la compensacin recibida por la direccin del centro. Podran haberse pagado compensaciones, adicionales a las incluidas en las tablas, atribuibles a proyectos de otras agencias federales tambin sujetas a la Circular A-21 - Todo lo anterior resulta aun ms inquietante si consideramos que la informacin de las tablas se limita a los proyectos subvencionados por la NSF. El CRCI tambin cuenta con proyectos subvencionados por la NASA, el Departamento de Energa, el National Institute of Health (NIH), el Departamento de Defensa y posiblemente otros, lo que presupone un aumento en la remuneracin total que reciben estos investigadores por razn de las propuestas que se solapan.

B. Razones que responden a una poltica institucional que debe regular la razonabilidad y el mrito de las compensaciones que se le pagan a los investigadores utilizando fondos institucionales que se nutren de los costos indirectos provenientes de agencias federales. Entendemos que independientemente de la normativa federal, como poltica institucional no se debe refrendar el esquema de pagos antes descrito por resultar irrazonable y no ajustarse al sistema de mrito que debe regir en una universidad sustentada con fondos pblicos, sobre todo en un momento de aguda crisis fiscal, cuando se han tenido que adoptar serias medidas cautelares y cuando confrontamos una suspensin de fondos de la NSF sin precedentes. Por todas esas razones, ahora ms que nunca el uso de fondos de costos indirectos debe asignarse rigurosamente para responder a las necesidades de las unidades en las que se realizan los trabajos de investigacin y debe estar sujeto a las ms sanas medidas de controles fiscales, transparentes y de aplicacin uniforme para todos. 4 De lo contrario, su uso no garantiza la finalidad que persigue, es decir, el apoyo a la labor de investigacin. Nos parece que el uso irrestricto de los costos indirectos para aumentar la remuneracin al investigador, conlleva un subterfugio para soslayar la normativa federal que prohbe la doble compensacin por un mismo trabajo.

Vase la poltica adoptada por el RRP en octubre de 2012 luego de la visita a NSF: Normas para la distribucin, administracin y uso de los Costos Indirectos reembolsados al Recinto de Ro Piedras por concepto de la captacin de fondos externos. Ver Anejo 3.
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7 No debemos refrendar este esquema pues demuestra que la Institucin no tiene el firme propsito y compromiso de evitar la remuneracin irrazonable de investigadores, asunto que precisamente motiv la suspensin de los fondos de la NSF y por tanto nos coloca en riesgo de una terminacin o de una cancelacin de fondos de carcter ms definitivo (debarment)5 y otras posibles suspensiones de agencias tales como el NIH. Al momento, no tenemos garanta de reembolso por parte de la NSF, estamos en dficit para poder mantener los proyectos operando y para ello hemos tenido que recurrir a tomar prestado del BGF. En estas circunstancias de estrechez y grave crisis, la Junta de Sndicos no debe autorizar pagos que resulten irrazonables, excesivos y, sobre todo, que no se ajusten a criterios claros, objetivos y uniformes que en efecto puedan medir la distribucin real de tareas y tiempo, de conformidad al principio de mrito que ha de guiar la evaluacin de las funciones y ejecutorias de todo personal docente y de investigacin.

III.

CONCLUSIN No podemos avalar la enmienda al presupuesto para autorizar pagos que ponen en entredicho el firme propsito de la Institucin de lograr el cabal cumplimiento con la normativa de la NSF. La aprobacin de esta enmienda pone en entredicho nuestra credibilidad y en su consecuencia afecta nuestra relacin, no solo con la NSF sino tambin con las dems agencias federales que apoyan la labor de nuestros investigadores. Desconocemos si el esquema de pagos antes sealado se ha compartido cabalmente con la Oficina del Inspector General (OIG) que actualmente investiga algunos proyectos del CRCI y el CID cuyos investigadores aparecen en las tablas. Aunque en la reunin se nos dijo que a los fondos de costos indirectos que enva la NSF y entran al caudal institucional no les aplica la regulacin federal, entendemos que la Junta de Sndicos tiene una responsabilidad muy seria en cuanto a asegurar la ms completa divulgacin de la informacin que debemos someter ante la OIG. Ante la seria posibilidad de que tengamos que enfrentar medidas adoptadas por la NSF y la OIG que puedan conducir a la UPR a un debarment de los fondos federales de esta u otras agencias, la Junta de Sndicos tiene la responsabilidad de evidenciar que se han tomado todas las medidas

Para conocer un poco ms sobre el tema puede examinarse el Power Point de la OIG: Suspension & Debarment Overview. Ver Anejo 4.
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8 para demostrar su firme propsito de cumplir a cabalidad con las regulaciones aplicables. Cualquier duda al respecto puede conllevar a la imposicin de sanciones muy severas y penalidades, en grave perjuicio del bienestar y futuro de esta universidad. Aprobar la enmienda al presupuesto con la informacin provista en las tablas producidas no nos sirve de argumento atenuante para impedir dichas acciones. Estamos de acuerdo en que la situacin amerita la auditora ordenada por la Junta de Sndicos, pero ello no es suficiente. Es imprescindible que la auditora se complete en un perodo no mayor de un mes y medio, lo que le permitira a la UPR tener los resultados antes de que se cumpla un ao de la suspensin de fondos impuesta por la NSF. De ser necesario, se adjudicarn responsabilidades, se corregirn errores y se atendern deficiencias. En caso de que la UPR deba enfrentar un posible debarment, la auditora y las acciones derivadas de ella nos permitirn evidenciar nuestro compromiso y empeo en cumplir con toda la reglamentacin aplicable. La auditora mnimamente debe incluir las propuestas originales a la NSF con la justificacin de gastos, fecha de comienzo y terminacin de cada proyecto, por ciento de sueldo establecido en la propuesta original para cada PI y Co-PI y lo que realmente se les est pagando - incluyendo toda la remuneracin que reciben a travs de fondos institucionales que provienen de costos indirectos de esas u otras propuestas, por ciento de tiempo de trabajo de cada PI y Co-PI en cada proyecto y las Formas 125-A y 125-B de los investigadores que participan de la propuesta. Igual informacin debe proveerse de propuestas a otras agencias federales. Tambin debe incluir cualquier otra remuneracin que reciban por trabajos administrativos o de otra ndole y el por ciento de tiempo dedicado a tales labores. Por la naturaleza tan tcnica del tema, solicitamos se incluya en el grupo de auditora un miembro con amplio conocimiento de las normativas de la NSF y de la Circular A-21 de la OMB, que est ligado a una oficina de Sponsored Research de una universidad reconocida y que maneje gran cantidad de fondos federales. Para evitar la apariencia de un posible conflicto de inters, esta persona no debe pertenecer a ninguna universidad en Puerto Rico. Por ltimo, nos parece totalmente desacertada la poltica institucional establecida por el Presidente, Dr. Miguel Muoz, al haber avalado el esquema de pagos que se nos present en las tablas y se discuti en la reunin, sin tener disponible la informacin que permitiera corroborar el cumplimiento con las regulaciones que provocaron la suspensin de fondos de la NSF a la UPR. Nuestro voto en contra a la enmienda al presupuesto tiene el propsito de rechazar ese esquema de pagos hasta tanto

9 se pueda corroborar cumplimiento cabal con la normativa federal e institucional.