Materi Pelatihan

Pengambilan Keputusan

156

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

WAKTU : 1 Sesi @ 90 menit TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM

Mengenalkan kepada peserta mengenai konsep pengambilan keputusan yang efektif dalam memecahkan masalah, baik sebagai manajer maupun sebagai pelaksana.

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS

Setelah menyelesaikan kegiatan pada sesi ini, diharapkan peserta dapat: 1. Mengerti hubungan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan 2. Mengenal metoda pemecahan masalah 3. Mengenal proses pengambilan keputusan

MATERI
1. Pendahuluan 2. Berfikir kritis dalam pengambilan keputusan 3. Metoda pemecahan masalah 4. Proses pengambilan keputusan

METODA
1. Kuliah singkat 2. Kerja Kelompok 3. Presentasi Diskusi Pleno
Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK Januari 2003

WHO

SEA NURS 429, 1N O OSD 001/1.2.

Materi Pelatihan
RENCANA PENGAJARAN SESI I
Bagian A Topik : Materi Pengambilan Keputusan Metode : Kuliah Singkat Durasi : 30 Menit

Pengambilan Keputusan

157

Bagian B Topik : Langkah-langkah Pemecahan Masalah Metode : Kuliah Singkat Durasi : 20 Menit Bagian C Topik : Tugas Memprioritaskan Pengambilan Keputusan Metode : Diskusi dan Presentasi Durasi : 40 Menit

WHO

SEA NURS 429, 1N O OSD 001/1.2.

Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK Januari 2003

Materi Pelatihan

Pengambilan Keputusan

158

MATERI PENGAMBILAN KEPUTUSAN

PENDAHULUAN
Pengambilan keputusan dalam penyelesaian masalah adalah kemampuan mendasar bagi praktisi kesehatan, khususnya dalam asuhan keperawatan dan kebidanan. Tidak hanya berpengaruh pada proses pengelolaan asuhan keperawatan dan kebidanan, tetapi penting untuk meningkatkan kemampuan merencanakan perubahan. Perawat dan bidan pada semua tingkatan posisi klinis harus memiliki kemampuan menyelesaikan masalah dan mengambil keputusan yang efektif, baik sebagai pelaksana/staf maupun sebagai pemimpin. Penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan bukan merupakan bentuk sinonim. Pemecahan masalah dan proses pengambilan keputusan membutuhkan pemikiran kritis dan analisis yang dapat ditingkatkan dalam praktek. Pengambilan keputusan merupakan upaya pencapaian tujuan dengan menggunakan proses yang sistematis dalam memilih alternatif. Tidak semua pengambilan keputusan dimulai dengan situasi masalah. Pemecahan masalah termasuk dalam langkah proses pengambilan keputusan, yang difokuskan untuk mencoba memecahkan masalah secepatnya. Masalah dapat digambarkan sebagai kesenjangan diantara apa yang ada dan apa yang seharusnya ada. Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan yang efektif diprediksi bahwa individu harus memiliki kemampuan berfikir kritis dan mengembangkan dirinya dengan adanya bimbingan dan role model di lingkungan kerjanya.

PENGERTIAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakekat suatu masalah dengan pengumpulan fakta-fakta dan data, menentukan alternatif yang matang untuk mengambil suatu tindakan yang tepat.
WHO
SEA NURS 429, 1N O OSD 001/1.2.

Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK Januari 2003

Materi Pelatihan

Pengambilan Keputusan

159

Ada lima hal yang perlu diperhatikan dalam pengambilan keputusan : 1. Dalam proses pengambilan keputusan tidak terjadi secara kebetulan. 2. Pengambilan keputusan tidak dilakukan secara sembrono tapi harus berdasarkan pada sistematika tertentu : a. Tersedianya sumber-sumber untuk melaksanakan keputusan yang akan diambil. b. Kualifikasi tenaga kerja yang tersedia c. Falsafah yang dianut organisasi. d. Situasi lingkungan internal dan eksternal yang akan mempengaruhi administrasi dan manajemen di dalam organisasi. 3. Masalah harus diketahui dengan jelas. 4. Pemecahan masalah harus didasarkan pada fakta-fakta yang terkumpul dengan sistematis. 5. Keputusan yang baik adalah keputusan yang telah dipilih dari berbagai alternatif yang telah dianalisa secara matang. Apabila pengambilan keputusan tidak didasarkan pada kelima hal diatas, akan menimbulkan berbagai masalah : a. Tidak tepatnya keputusan. b. Tidak terlaksananya keputusan karena tidak sesuai dengan kemampuan organisasi baik dari segi manusia, uang maupun material. c. Ketidakmampuan pelaksana untuk bekerja karena tidak ada sinkronisasi antara kepentingan organisasi dengan orang-orang di dalam organisasi tersebut. d. Timbulnya penolakan terhadap keputusan. Sikap atau watak berfikir kritis dapat ditingkatkan dengan memantapkan secara positif dan memotivasi lingkungan kerja. Kreativitas penting untuk membangkitkan motivasi secara individu sehingga mampu memberikan konsep baru dengan pendekatan inovatif dalam memecahkan masalah atau isu secara fleksibel dan bebas berpikir. Keterbukaan menerima
WHO
SEA NURS 429, 1N O OSD 001/1.2.

Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK Januari 2003

Materi Pelatihan

Pengambilan Keputusan

160

kritik akan mengakibatkan hal positif seperti; semakin terjaminnya kemampuan analisa seseorang terhadap fakta dan data yang dihadapi dan akan meningkatkan kemampuan untuk mengatasi kelemahan.

Membuat keputusan

Masalah

Berfikir kritis

Bagan : Pemecahan masalah dan Pengambilan keputusan

Sebelum memecahkan masalah, manajer perlu mengajukan pertanyaan kunci sebagai berikut : 1. Apakah hal ini penting ? 2. Apakah saya ingin mengerjakan sesuatu untuk hal itu ? 3. Apakah saya cukup handal untuk menangani masalah itu ? 4. Apakah saya mempunyai kewenangan untuk mengerjakan sesuatu ? 5. Apakah saya mempunyai pengetahuan, minat, waktu dan sumber yang tepat untuk itu ? 6. Dapatkah saya mendelegasikan hal tersebut kepada seseorang ? 7. Apakah ada manfaat yang didapatkan dari penyelesaian masalah tersebut ?

WHO

SEA NURS 429, 1N O OSD 001/1.2.

Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK Januari 2003

Materi Pelatihan

Pengambilan Keputusan

161

Apabila jawaban pada pertanyaan nomor 1 sampai 5 adalah tidak, maka pemecahan masalah tersebut tidak efektif, artinya membuang waktu, sumber dan tenaga secara personal. Tapi sebaliknya bila jawabannya semua ya, pengambilan keputusan merupakan pilihan untuk menerima masalah dan bertanggung jawab.

METODA PEMECAHAN MASALAH

Prinsip utama untuk menetapkan suatu masalah adalah mengetahui fakta, kemudian memisahkan fakta tersebut dan melakukan interpretasi data menjadi fakta objektif dan menentukan luasnya masalah tersebut. Manajer membutuhkan kemampuan untuk menetapkan prioritas pemecahan masalah. Umumnya untuk pemecahan masalah selalu menggunakan metoda coba-coba dan salah, eksperimen, dan atau tidak berbuat apa-apa (do nothing). Pembuatan keputusan dapat dipandang sebagai proses yang menjembatani hal yang lalu dan hal yang akan datang pada saat manajer hendak mengadakan suatu perubahan.

Pemecahan masalah Memahami masalah yang lalu

Perencanaan kemungkinan Menduga masalah yang akan datang

Pengambilan Keputusan Mengenalkan Perubahan

Lampau

Kini

Akan datang

Bagan : Proses Pemecahan masalah

WHO

SEA NURS 429, 1N O OSD 001/1.2.

Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK Januari 2003

Materi Pelatihan

Pengambilan Keputusan

162

Proses pemecahan masalah dan pengambilan keputusan seperti pada gambar di bawah ini :

Masalah Pengumpulan Data Analisa Data Mengembangkan pemecahan Memilih alternatif Implementasi Evaluasi Proses pemecahan masalah dan pengambilan keputusan diatas adalah salah satu penyelesaian yang dinamis. Penyebab umum gagalnya penyelesaian masalah adalah kurang tepat mengidentifikasi masalah. Oleh karena itu identifikasi masalah adalah langkah yang paling penting. Kualitas hasil tergantung pada keakuratan dalam mengidentifikasi masalah. Identifikasi masalah dipengaruhi oleh informasi yang tersedia, nilai, sikap dan pengalaman pembuat keputusan serta waktu penyelesaian masalah. Terutama waktu yang cukup untuk mengumpulkan dan mengorganisir data.

Langkah-Langkah Pemecahan Masalah

1. Mengetahui hakekat dari masalah dengan mendefinisikan masalah yang dihadapi. 2. Mengumpulkan fakta-fakta dan data yang relevan. 3. Mengolah fakta dan data.
WHO
SEA NURS 429, 1N O OSD 001/1.2.

Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK Januari 2003

Materi Pelatihan

Pengambilan Keputusan

163

4. Menentukan beberapa alternatif pemecahan masalah. 5. Memilih cara pemecahan dari alternatif yang dipilih. 6. Memutuskan tindakan yang akan diambil. 7. Evaluasi. Mendefinisikan Masalah Untuk mengetahui hakekat suatu masalah tidaklah mudah, karena masalah yang sebenarnya dihadapi sering terselubung dan tidak terlihat jelas. Oleh karena itu diperlukan keahlian, pendidikan dan pengalaman untuk membuat diagnosa yang tepat. Untuk itu manajer perawat dan bidan agar selalu mengembangkan kemampuannya dan belajar dari pengalaman di masa lalu untuk mempelajari perubahan yang terjadi. Pengumpulan Data Pengumpulan data atau informasi dikerjakan secara berkesinambungan melalui proses yang sistematis, sehingga upaya untuk mengantisipasi keadaan/masalah yang mungkin timbul akan lebih mudah dilaksanakan seperti ; 1. Apakah masalah yang dihadapi diketahui dengan jelas? 2. Apakah keadaan yang dihadapi merupakan masalah sebenarnya? 3. Apakah sistem pelaporan di dalam organisasi sudah memungkinkan untuk prediksi secara tepat? Analisa Fakta dan Data Fakta-fakta dan data yang telah terkumpul dengan baik diolah secara sistematis yang akhirnya akan merupakan suatu informasi yang akan digunakan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan. Analisa fakta dan data perlu dihubungkan dengan serangkaian pertanyaan sebagai berikut : 1. Situasi yang bagaimanakah yang menimbulkan masalah? 2. Apa latar belakang dari masalah?

WHO

SEA NURS 429, 1N O OSD 001/1.2.

Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK Januari 2003

Materi Pelatihan

Pengambilan Keputusan

164

3. Apa pengaruh dan hubungan antara masalah yang dihadapi dengan tujuan, rencana dan kebijakan organisasi? 4. Apa konsekuensi atas keputusan yang diambil? 5. Apakah pemecahan masalah sesuai dengan kapasitas organisasi? 6. Apakah waktu pengambilan tepat? 7. Siapa yang akan ditugaskan mengambil tindakan? Penentuan Alternatif Baik buruknya sesuatu keputusan yang diambil sangat tergantung atas kemampuan menganalisa kekuatan dan kelemahan alternatif-alternatif yang dihadapi. Dalam usaha menganalisa alternatif yang ada seseorang perlu memperhitungkan : 1. Siapa yang terlibat/dipengaruhi setiap alternatif ? 2. Tindakan apa yang diperlukan ? 3. Reaksi apa yang mungkin timbul ? 4. Dimana sumber reaksi tersebut ? 5. Interaksi apa yang diperlukan ? Penentuan Pilihan yang Terbaik Pada setiap pengambilan keputusan selalu disertai dengan pengambilan resiko. Pada umumnya pilihan diambil dari beberapa alternatif jika diduga bahwa pilihan itu akan memberikan manfaat yang paling besar baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek. Namun demkian perlu dipertimbang juga bahwa resiko yang menyertai bersifat moderat. Evaluasi Untuk mengadakan penilaian yang baik, diperlukan obyektivitas dalam melakukan penilaian atau evaluasi. Biasanya suatu hal yang sangat sukar bagi seseorang untuk menilai dirinya sendiri secara obyektif. Oleh karena itu pelaksanaan penilaian dapat diserahkan kepada pihak ketiga yang tidak terlibat langsung dalam proses pengambilan keputusan untuk memperoleh tingkat obyektivitas setinggi mungkin.
WHO
SEA NURS 429, 1N O OSD 001/1.2.

Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK Januari 2003

Materi Pelatihan

Pengambilan Keputusan

165

Untuk proses evaluasi perlu diperhatikan mengenai tempat dan siapa yang bertanggung jawab serta kapan hal tersebut dilaksanakan, contoh; sebelumnya manajer menetapkan suatu kebijakan baru dalam merespon keluhan pengunjung. Untuk menjamin bahwa kegiatan itu efektif perlu kerja sama dengan semua staf terkait. Kemudian bagaimana penemuan itu akan dikomunikasikan kepada personal lainnya.

FORMAT PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Langkah utama proses pengambilan keputusan adalah sama dengan proses pemecahan masalah. Fase ini termasuk mendefinisikan tujuan, memunculkan pilihan, mengidentifikasi keuntungan dan kerugian masing-masing pilihan, memprioritaskan pilihan, menseleksi pilihan yang paling baik untuk menilai sebelum mendefinisikan tujuan, implementasi dan evaluasi. Salah satu format yang digunakan untuk melengkapi langkah ini :

Latihan 1: Kerja Kelompok

Format Pengambilan Keputusan Isu/masalah Tujuan Pilihan : ____________________________________________________________ : ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ :1. ___________________________________________________________ 2. ___________________________________________________________ 3. ___________________________________________________________

Evaluasi dari pilihan : Pilihan 1. 2. 3. 4. 5.

Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK Januari 2003

Keuntungan

Kerugian

WHO

SEA NURS 429, 1N O OSD 001/1.2.

Materi Pelatihan

Pengambilan Keputusan

166

Pilihan yang masuk ke kolom keuntungan itulah yang menjadi prioritas pengambilan keputusan. Mungkin ada 2 atau 3 pilihan, maka diseleksi lebih jauh untuk memilih satu pilihan. Rangking sesuai prioritas dari pilihan tersebut Seleksi pilihan yang terbaik

GAYA PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Gaya pengambilan keputusan manajer perawat/bidan umumnya sama dengan gaya kepemimpinan yang digunakan oleh manajer tersebut diatas. Ada 7 variabel yang berpengaruh dalam pengambilan keputusan untuk menyeleksi gaya yang paling cocok, yaitu : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Pentingnya kualitas keputusan untuk keberhasilan institusi. Derajat informasi yang dimiliki oleh manajer. Derajat pada masalah yang terstruktur dalam organisasi. Pentingnya komitmen bawahan dan keterampilan membuat keputusan. Kemungkinan keputusan autokratik dapat diterima. Komitmen bawahan yang kuat terhadap tujuan institusi. Kemungkinan bawahan konflik dalam proses akhir pada keputusan final.

Metode autokratik hasilnya lebih cepat dalam pengambilan keputusan dan cocok untuk situasi yang krisis atau ketika kelompok senang menerima tipe ini sebagai gaya keputusan. Bagaimanapun anggota staf umumnya lebih mendukung untuk pendekatan konsultatif dan kelompok. Konflik dapat terjadi ketika masalah tidak terstruktur dibahas atau jika manajer tidak mempunyai pengetahuan atau ketrampilan dalam proses pemecahan masalah.

WHO

SEA NURS 429, 1N O OSD 001/1.2.

Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK Januari 2003

Materi Pelatihan

Pengambilan Keputusan

167

FAKTOR-FAKTOR YANG BERPENGARUH PADA PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Banyak faktor yang berpengaruh kepada individu dan kelompok dalam pengambilan keputusan, antara lain: 1. Faktor Internal Faktor internal dari diri manajer sangat mempengaruhi proses pengambilan keputusan. Faktor internal tersebut meliputi: keadaan emosional dan fisik, personal karakteristik, kultural, sosial, latar belakang filosofi, pengalaman masa lalu, minat, pengetahuan dan sikap pengambilan keputusan yang dimiliki. 2. Faktor Eksternal Faktor eksternal termasuk kondisi dan lingkungan waktu. Suatu nilai yang berpengaruh pada semua aspek dalam pengambilan keputusan adalah pernyataan masalah, bagaimana evaluasi itu dapat dilaksanakan. Nilai ditentukan oleh salah satu kultural, sosial, latar belakang, filosofi, sosial dan kultural. PENGAMBILAN KEPUTUSAN KELOMPOK Ada dua kriteria utama untuk pengambilan keputusan yang efektif: 1. Keputusan harus berkualitas tinggi dan dapat mencapai tujuan atau sasaran yang sebelumnya telah didefinisikan. 2. Keputusan harus diterima oleh orang yang bertanggungjawab melaksanakannya. Contoh; Rapat merupakan salah satu alat terpenting untuk mencapai informasi dan mengambil keputusan. Ada keuntungan-keuntungan tertentu yang dapat dipetik melalui suatu rapat, yaitu : a. Masalah yang timbul menjadi jelas sifatnya karena dibicarakan dalam forum terbuka. b. Interaksi kelompok akan menghasilkan pendapat dan buah pikiran serta pengertian yang mendalam. c. Penerimaan dan pelaksanaan keputusan diambil oleh peserta rapat. d. Rapat melatih menerima pendapat orang lain.

WHO

SEA NURS 429, 1N O OSD 001/1.2.

Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK Januari 2003

Materi Pelatihan

Pengambilan Keputusan

168

e. Melalui rapat peserta dilatih belajar tentang pemikiran orang lain dan belajar menempatkan diri pada posisi orang lain. Langkah utama proses pengambilan keputusan adalah sama dengan proses pemecahan masalah. Fase ini termasuk mendefinisikan tujuan, memunculkan pilihan, mengidentifikasi keuntungan dan kerugian masing-masing pilihan, memprioritaskan pilihan, menyeleksi pilihan yang paling baik untuk menilai sebelum mendefinisikan tujuan, implementasi dan evaluasi. Dibawah ini adalah salah satu format yang digunakan untuk melengkapi langkah-langkah tersebut :

Latihan : Kerja Kelompok

Format Pengambilan Keputusan Isu/masalah Tujuan Pilihan :_____________________________________________________________ :_____________________________________________________________ _____________________________________________________________ : 1. __________________________________________________________ 2. __________________________________________________________ 3. __________________________________________________________ Evaluasi dari Pilihan Pilihan 1. 2. 3. 4. 5. Keuntungan Kerugian

WHO

SEA NURS 429, 1N O OSD 001/1.2.

Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK Januari 2003

Materi Pelatihan

Pengambilan Keputusan

169

Pilihan yang masuk ke kolom keuntungan itulah yang menjadi prioritas pengambilan keputusan. Mungkin ada 2 atau 3 pilihan, maka diseleksi lebih jauh untuk memilih satu pilihan. Rangking sesuai prioritas dari pilihan tersebut Seleksi pilihan yang terbaik

KESIMPULAN
Seorang manajer keperawatan/kebidanan harus mempunyai keberanian untuk mengambil keputusan dan memikul tanggung jawab atas akibat dari resiko yang timbul sebagai konsekuensi dari keputusan yang telah diambilnya. Pada hakekatnya, pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakekat suatu masalah yang difokuskan untuk memecahkan masalah secepatnya dimana individu harus memiliki kemampuan berfikir kritis dengan menggunakan pendidikan dan pengalaman yang berharga yang cukup efektif dalam pemecahan masalah.

EVALUASI
1. Sebutkan pengertian tentang Pengambilan Keputusan.
2.

Jelaskan lima hal yang perlu diperhatikan dalam pengambilan keputusan secara sederhana (simpel).

3. Jelaskan secara singkat proses pengambilan keputusan dalam menghadapi suatu masalah. 4. Apabila muncul satu masalah ditempat kerja saudara, sebagai seorang manajer perawat/bidan, langkah-langkah apa saja yang harus saudara putuskan.

KEPUSTAKAAN
Marriner, A.T. (1995). Nursing Management and Leadership ( 5th ed), Mosby St Louis, Baltimore. Swansburg, A.C. (1996). Management and Leadership for Nurse Managers. Jones and Bartlett Publishers International, London England
Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK Januari 2003

WHO

SEA NURS 429, 1N O OSD 001/1.2.