E3

IMPORTANT!
 Vă

rugăm să citiţi şi să completaţi Cererea de finanţare (Anexa A) şi toate celelalte anexe cu deosebită atenţie. Omisiunile nu pot fi rectificate; în cazul în care lipsesc informaţii sau documente dintre cele solicitate, cererea dvs. va fi respinsă.

 Atunci când planificaţi activităţile vă rugăm să acordaţi o atenţie deosebită termenelor contractuale pentru plata avansului, a tranşei intermediare şi a celei finale din finanţarea nerambursabilă (vezi Ghidul solicitanţilor şi Condiţiile speciale ale Contractului de finanţare nerambursabilă).
 Atunci

când planificaţi activităţile vă rugăm să acordaţi o atenţie deosebită timpului necesar pentru respectarea procedurilor de achiziţie (vezi Anexa IV la Contract). Costuri aferente acestor proceduri pot fi incluse în buget.

 Atunci când planificaţi activităţile vă rugăm să luaţi în considerare regula originii bunurilor, care trebuie să fie respectată la achiziţionarea acestora. Ofertantul trebuie să specifice originea bunurilor care urmează a fi achiziţionate. Contractorii trebuie să prezinte beneficiarului certificatul de origine nu mai târziu de momentul în care prezintă prima factură. Certificatul de origine trebuie să fie eliberat de către autorităţile competente ale ţării de origine a bunurilor sau a furnizorului şi trebuie să fie în concordanţă cu acordurile internaţionale la care ţara respectivă este semnatară sau cu legislaţia comunitară relevantă, dacă este un stat membru UE (vezi şi Anexa IV Proceduri de achiziţie).  Vă informăm că atât raportul intermediar cât şi cel final trebuie să fie însoţite în mod obligatoriu de un certificat de audit. Auditul este obligatoriu şi, prin urmare, trebuie inclus în planul de activităţi al proiectului şi reflectat în buget. Vă rugăm să acordaţi o atenţie deosebită cerinţelor referitoare la auditor şi la formatul certificatului de audit.

E3

Guvernul României Ministerul Finanţelor Publice Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE

Programul Consolidarea Societăţii Civile în România
Componenta 2 – Birouri de Consiliere pentru Cetăţeni 2.2. Consolidarea Birourilor de Consiliere pentru Cetăţeni existente Ghidul solicitanţilor în cadrul cererii de ofertă de proiecte din 2005

Linia de buget PHARE 2003/005-551.01.05/02.02

2

E3

Cuprins
1. PROGRAMUL CONSOLIDAREA SOCIETĂŢII CIVILE ÎN ROMÂNIA COMPONENTA 2: BIROURI DE CONSILIERE PENTRU CETĂŢENI; 2.2 CONSOLIDAREA BIROURILOR DE CONSILIERE PENTRU CETĂŢENI EXISTENTE .............................................................................................................. ................................3 .
1.1 Context general...................................................................................... ........................3 1.2 Obiectivele componentei şi priorităţi pentru anul 2004 .............................................3 1.3 Suma disponibilă pentru finanţare nerambursabilă, oferită de Autoritatea Contractantă....3

2. REGULILE PREZENTEI CERERI DE OFERTĂ DE PROIECTE ...................................6
2.1 Criterii de eligibilitate...................................................................................... ...............6 2.1.1 Eligibilitatea solicitanţilor: cine poate solicita finanţare nerambursabilă......................................... .....6 2.1.2 Parteneriate şi eligibilitatea partenerilor............................................................................................ .7 2.1.3 Eligibilitatea proiectelor: proiecte pentru care se poate solicita finanţare nerambursabilă..................8 I. Serviciile de informare şi consiliere.................................................... ..........................12 II. Orarul de funcţionare...................................................................................... ...............13 III. Spaţiul de funcţionare......................................................................................... ..........13 IV. Calitatea personalului................................................................................ ...................13 V. Manualul Biroului de Consiliere pentru Cetăţeni şi sistemul informaţional..............14 VI. Asociaţia Naţională a Birourilor de Consiliere pentru Cetăţeni (ANBCC) ...............15 Accesibilitate şi promovare................................................................................. ..............16 2.1.4 Eligibilitatea costurilor: costuri care pot fi luate în considerare pentru finanţare nerambursabilă .....17 2.2 Cum se completează cererea de finanţare, şi procedurile aplicabile......................19 2.2.1 Cererea de finanţare şi documentele care o însoţesc............................................... .......................19 2.2.2 Unde şi cum se trimit cererile de finanţare.............................................................. .........................21 2.2.3 Termenul limită pentru primirea cererilor de finanţare..................................................................... ..21 2.2.4 Informaţii suplimentare................................................................................................... ..................22 2.2.5 Confirmarea de primire.............................................................................................................. .......22

DUPĂ SESIUNEA DE DESCHIDERE A CERERILOR DE FINANŢARE, AUTORITATEA CONTRACTANTĂ VA TRIMITE O CONFIRMARE DE PRIMIRE CĂTRE TOŢI SOLICITANŢII, INDICÂND DACĂ CEREREA DE FINANŢARE A FOST PRIMITĂ ÎNAINTE SAU DUPĂ TERMENUL LIMITĂ ŞI INFORMÂNDU-I ASUPRA NUMĂRULUI DE REFERINŢĂ AL CERERII LOR DE FINANŢARE........................................................22
2.3 Evaluarea şi selecţia cererilor de finanţare.................................................... ............22 2.4 Informaţii referitoare la decizia autorităţii contractante de a acorda finanţarea nerambursabilă....................................................................................................... .........................25 2.5 Prevederi aplicabile implementarii proiectului ca urmare a deciziei Autorităţii Contractante de acordare a finanţării nerambursabile................................................. ................25 Vă rugăm să luaţi la cunoştinţă că pentru Programul Phare 2003/005-551.01.05, pentru toate aspectele legate de monitorizare, raportare şi implementare, Fundaţia pentru Dezvoltarea Societăţii

E3
Civile acţionează ca furnizor de asistenţă tehnică în numele Autorităţii Contractante (Oficiul de Plăţi şi Contractare Phare). ........................................................................................................... ..........28

III. LISTA ANEXELOR........................................................................................................29
Anexa A: Formularul de Cerere de finanţare (Format Word) de completat...................29 Anexa B: Buget (Format Excel) de completat.................................................. ................29 Anexa C: Cadrul logic al proiectului (Format Word) de completat................................29 Anexa D: Per Diem (Costuri de subzistenţă) – Sumele valabile pentru anul curent (Format Word) informativ................................................................................................... ...........................29 Anexa E: Contract de finanţare Standard (Format Word) informativ.............................29 Anexa F: Format Standard pentru CV (Format Word) de completat..............................29 Anexa G: Declaraţia pe propria răspundere că solicitantul şi partenerii nu sunt în situaţia de conflict de interese (Format word) de completat................................................ ..........................29 Anexa H: Rezumatul în limba engleză (Format word) de completat...........................29 Anexa I: Lista Birourilor de Consiliere pentru Cetăţeni Existente şi a Localităţilor în care acestea operează (Format Word) informativ............................................................................... ...29 Anexa J: Rolul Asociaţiei Naţionale a Birourilor de Consiliere pentru Cetăţeni în Dezvoltarea Reţelei (Format Word) informativ...................................................................... ............................29 Anexa K: Planul De Sustenabilitate (Format word) de completat................................29

2

E3

1.

PROGRAMUL CONSOLIDAREA SOCIETĂŢII CIVILE ÎN ROMÂNIA COMPONENTA 2: BIROURI DE CONSILIERE PENTRU CETĂŢENI; 2.2 CONSOLIDAREA BIROURILOR DE CONSILIERE PENTRU CETĂŢENI EXISTENTE

1.1

CONTEXT GENERAL

Programul Phare Consolidarea Societăţii Civile în România 2003 vine în continuarea Programului Phare Dezvoltarea Societăţii Civile 2000 şi al Programului Phare Societate Civilă 2001, aflat încă în derulare. Programul Phare Dezvoltarea Societăţii Civile 2000 – Componenta Birouri de Consiliere pentru Cetăţeni (BCC) şi-a propus înfiinţarea unei reţele active de Birouri de Consiliere pentru Cetăţeni în România, care să fie dezvoltate de organizaţii neguvernamentale în parteneriat şi strânsă cooperare cu autorităţile publice locale, Birouri răspândite din punct de vedere geografic şi capabile să ofere cetăţenilor servicii de informare şi consiliere ca răspuns la lipsa de informaţii a acestora. În cadrul acestui program, au fost înfiinţate 36 de Birouri de Consiliere pentru Cetăţeni. Pentru consolidarea reţelei Birourilor de Consiliere pentru Cetăţeni din România, Programul Phare Societate Civilă 2001 - Componenta Birouri de Consilere pentu Cetăţeni a continuat să susţină dezvoltarea acelor BCC înfiinţate în cadrul programului Phare Dezvoltarea Societăţii Civile 2000, pe de o parte, şi extinderea reţelei prin înfiinţarea a 23 de noi BCC, pe de altă parte (Vezi şi Anexa I cu lista Birourilor de Consiliere pentru Cetăţeni existente). În vederea continuării procesului de dezvoltare instituţională este nevoie de sprijin suplimentar acordat Birourilor de Consiliere pentru Cetăţeni pentru ca aceastea să fie capabile să ofere servicii de informare şi consiliere pe baze permanente şi nu doar în baza unui proiect. Prin această cerere de ofertă de proiecte, BCC deja înfiinţate şi funcţionale vor fi sprijinite să-şi consolideze serviciile, capacitatea de a răspunde eficient nevoilor de informare şi consiliere ale cetăţenilor, şi să pregătească organizaţiile gazdă pentru continuarea furnizării de servicii cu surse de finanţare locale. 1.2 OBIECTIVELE COMPONENTEI ŞI PRIORITĂŢI PENTRU ANUL 2004

Obiectivul general al componentei Birouri de Consiliere pentru Cetăţeni este de a continua să dezvolte şi să consolideze reţeaua Birourilor de Consiliere pentru Cetăţeni (BCC) şi de a creşte eficienţa serviciilor oferite de acestea. În cadrul acestei Cereri de ofertă de proiecte, obiectivul specific este capacitarea Birourilor de Consiliere pentru Cetăţeni existente pentru ca acestea să-şi consolideze, diversifice şi îmbunătăţească calitatea serviciilor pe care le oferă ca răspuns la nevoile cetăţenilor şi să-şi asigure sustenabilitatea. Pentru prezenta cerere de ofertă de proiecte nu au fost stabilite priorităţi. 1.3 SUMA DISPONIBILĂ PENTRU FINANŢARE NERAMBURSABILĂ, OFERITĂ DE AUTORITATEA CONTRACTANTĂ

Bugetul disponibil pentru această Cerere de ofertă de proiecte va fi structurat pe baza mărimii localităţii în care va funcţiona Biroul de Consiliere pentru Cetăţeni.

3

E3 Suma totală indicativă disponibilă pentru finanţarea proiectelor în cadrul prezentei Cereri de ofertă de proiecte este de 722.277 Euro. Autoritatea Contractantă îşi rezervă dreptul de a nu distribui întreaga sumă disponibilă. Valoarea finanţării nerambursabile Orice finanţare nerambursabilă oferită în cadrul acestui program pentru BCC deja înfiinţate prin programele Phare anterioare trebuie să se încadreze între următoarele valori minime şi maxime: Dacă populaţia localităţii în care va funcţiona BCC este de peste 200.000 de locuitori:

• • • • • •

suma minimă: 10.000 Euro suma maximă: 18.500 Euro

Dacă populaţia localităţii în care va funcţiona BCC este între 100.001 şi 200.000 de locuitori: suma minimă: 10.000 Euro suma maximă: 15.500 Euro

Dacă populaţia localităţii în care va funcţiona BCC este între 50.001 şi 100.000 de locuitori: suma minimă: 10.000 Euro suma maximă: 13.500 Euro

Dacă populaţia localităţii în care va funcţiona BCC este sub 50.000 de locuitori:

• •

suma minimă: 8.000 Euro suma maximă: 11.500 Euro

Notă: Sectoarele din Bucureşti vor fi considerate eligibile în categoria comunităţilor cu peste 200.000 locuitori. O sumă de 650 Euro din costul total al proiectului trebuie să fie alocată pentru contribuţia la Asociaţia Naţională a Birourilor de Consiliere pentru Cetăţeni. Solicitanţii trebuie să fie conştienţi de faptul că cel puţin 50% din suma reprezentând contribuţia la ANBCC trebuie să fie transferată acesteia din prima tranşă de finanţare şi restul sumei trebuie transferat din tranşa intermediară. În plus, pentru BCC1 înfiinţate prin programul Dezvoltarea Societăţii Civile 2000, nici o finanţare nerambursabilă nu poate depăşi 80,00% din totalul costurilor eligibile ale proiectului (vezi şi secţiunea 2.1.4). Pentru BCC2 înfiinţate prin programul Societate Civilă 2001 nici o finanţare nerambursabilă nu poate depăşi 90,00% din totalul costurilor eligibile ale proiectului (vezi şi secţiunea 2.1.4). Diferenţa trebuie acoperită din resursele proprii ale solicitantului sau ale partenerilor, sau din alte surse în afara celor ale Comunităţii Europene.

1 Vezi Anexa I pentru lista Birourilor de Consiliere pentru Cetăţeni funcţionale, înfiinţate în cadrul Programului Phare

Dezvoltarea Societăţii Civile 2000.
2 Vezi Anexa I pentru lista Birourilor de Consiliere pentru Cetăţeni funcţionale, înfiinţate în cadrul Programului Phare

4

E3 Solicitanţii şi/sau partenerii trebuie să asigure contribuţia minimă solicitată (20%, respectiv 10%) sub forma contribuţiei în numerar. Sprijinul din partea autorităţilor locale este o condiţie pentru acordarea finanţării nerambursabile pentru consolidarea Biroului de Consiliere pentru Cetăţeni; sprijinul solicitat autorităţilor locale va consta în asigurarea unui spaţiu pentru funcţionarea normală a Biroului de Consiliere pentru Cetăţeni şi acoperirea parţială, prin contribuţie în numerar, a costurilor salariale. Contribuţiile în natură nu se acceptă.

5

E3

2.

REGULILE PREZENTEI CERERI DE OFERTĂ DE PROIECTE

Prezentul Ghid stabileşte regulile pentru depunerea, selecţia şi implementarea proiectelor finanţate în cadrul acestui program, în conformitate cu prevederile Ghidului Practic3. 2.1 CRITERII DE ELIGIBILITATE

Există trei categorii de criterii de eligibilitate. Acestea se referă la: • Organizaţiile care pot solicita finanţare nerambursabilă; • • Proiectele care pot primi finanţare nerambursabilă; Tipurile de costuri care pot fi luate în considerare pentru stabilirea sumei ce reprezintă finanţarea nerambursabilă. Eligibilitatea solicitanţilor: cine poate solicita finanţare nerambursabilă

2.1.1

(1) Pentru a fi eligibili pentru finanţare nerambursabilă, solicitanţii trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiţii: • • să fie nonprofit; să fie organizaţii neguvernamentale (independente faţă de autorităţile statului, adică să îşi determine singure propriile politici şi cheltuieli); să fie constituiţi ca persoane juridice în România şi să fie înregistraţi oficial în România; să funcţioneze legal în România; să aibă sediul în România; să fie organizaţii neguvernamentale care au înfiinţat deja un BCC în cadrul programului Dezvoltarea Societăţii Civile 2000 sau Societate Civilă 2001, sau să fie un BCC înfiinţat în cadrul programelor menţionate mai sus şi care a fost înregistrat ca organizaţie neguvernamentală şi nonprofit distinctă; să fie membri ai Asociaţiei Naţionale a Birourilor de Consiliere pentru Cetăţeni; să nu fi fost recomandaţi pentru finanţare în prima rundă a Cererii de ofertă de proiecte în cadrul programului Phare Consolidarea Societăţii Civile în România 2003; să fie organizaţii “neexclusiviste” (adică să nu-şi condiţioneze sprijinul şi acţiunile de apartenenţa la anumite ideologii, doctrine sau religii); să fie direct răspunzători pentru elaborarea şi managementul proiectului şi să nu acţioneze ca intermediari; să aibă resurse financiare stabile şi suficiente pentru a asigura funcţionarea continuă a organizaţiei lor pe perioada derulării proiectului şi, dacă este necesar, pentru a contribui la finanţarea acestuia; să aibă experienţă şi să poată demonstra capacitatea de a derula activităţi de amploarea proiectului pentru care se solicită finanţare nerambursabilă; să aibă, conform statutului, capacitatea de a acţiona în domeniul căruia i se adresează proiectul.
Disponibil pe Internet la adresa: http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/index_en.htm.

• •
• •

• •

• •

• •
3

6

E3 (2) Potenţialii solicitanţi nu au dreptul să participe la Cererea de ofertă de proiecte sau să primească o finanţare nerambursabilă dacă:
(a)

sunt în faliment sau în curs de lichidare, sunt intraţi în administrarea unei autorităţi judiciare, sunt implicaţi în acorduri cu creditorii, şi-au suspendat activităţile, sunt subiect al procedurilor vizând aceste aspecte sau sunt într-o situaţie similară ca urmare a aplicării unei proceduri similare prevăzute în legislaţia sau reglementările naţionale în vigoare; rămasă definitivă (res judicata) (ex. împotriva căreia nu este posibil nici un apel);

(b) au suferit condamnări privind conduita profesională, printr-o hotărâre judecătorească
(c) sunt vinovaţi de grave erori profesionale dovedite prin orice mijloace pe care Autoritatea Contractantă le poate justifica; (d) nu şi-au îndeplinit obligaţiile referitoare la plata contribuţiilor la asigurările sociale şi la plata taxelor şi impozitelor în conformitate cu prevederile legale din ţara în care sunt înregistraţi, în ţara Autorităţii Contractante sau în ţara în care se desfăşoară proiectul;

(e) au suferit condamnări pentru fraudă, corupţie, implicarea într-o organizaţie ilegală sau
orice altă activitate ilegală în detrimentul intereselor financiare ale Comunităţilor, printr-o hotărâre judecătorească rămasă definitivă (res judicata);

(f) au fost declaraţi a fi într-o situaţie gravă de nerespectare a obligaţiilor contractuale privind
procedurile de achiziţie sau procedurile de acordare a finanţărilor nerambursabile din fondurile Comunităţii Europene. Solicitanţii sunt de asemenea excluşi de la participarea la Cererea de ofertă de proiecte sau de la primirea unei finanţări nerambursabile dacă, în momentul cererii de ofertă de proiecte: (g) sunt subiect al unui conflict de interese; (h) sunt vinovaţi de distorsionări grave în procesul de transmitere a informaţiilor solicitate de către Autoritatea Contractantă ca şi condiţie de participare la Cererea de ofertă de proiecte, sau nu reuşesc să furnizeze informaţiile solicitate;

(i) au încercat să obţină informaţii confidenţiale sau să influenţeze comitetul de evaluare sau
Autoritatea Contractantă în timpul procesului de evaluare a prezentei Cereri de ofertă de proiecte sau a unora anterioare. În situaţiile menţionate la punctele (a), (c), (d), (f), (h) şi (i) de mai sus, excluderea se aplică pentru o perioadă de doi ani de la data la care se constată situaţía. În situaţiile menţionate la punctele (b) şi (e), excluderea se aplică pentru o perioadă de patru ani de la data hotărârii judecătoreşti. Solicitanţii trebuie să înainteze împreună cu cererea de finanţare o declaraţie pe proprie răspundere că nu se găsesc în nici una dintre situaţiile menţionate la punctele de la (a) la (f) (vezi Cererea de finanţare – secţiunea IV. DECLARAŢIA SOLICITANTULUI) şi o declaraţie pe proprie răspundere că nu se găsesc în situaţia de la punctul (g) (vezi Anexa G la Cererea de finanţare).

2.1.2

Parteneriate şi eligibilitatea partenerilor

Solicitanţii trebuie să acţioneze în consorţiu cu alte organizaţii partenere, după cum este specificat mai jos. Parteneri obligatorii: cel puţin o autoritate locală din România4.
4 Termenul de "autorităţi locale" se referă la: primării, consilii locale, consilii judeţene, prefecturi, servicii descentralizate

ale Guvernului la nivel local, precum şi la instituţii publice aflate în subordinea primăriilor, consiliilor locale, consiliilor judeţene, prefecturilor sau serviciilor descentralizate ale Guvernului.

7

E3 Partenerul (partenerii) autoritate (autorităţi) locală(e) trebuie să aibă sediul în aceeaşi comunitate/localitate în care funcţionează Biroul de Consiliere pentru Cetăţeni; ca o excepţie, numai acele autorităţi locale constituite la nivel judeţean pot avea sediul în altă comunitate/localitate, dar în acelaşi judeţ în care îşi desfăşoară activitatea Biroul de Consiliere pentru Cetăţeni. Sprijinul din partea autorităţilor locale este o condiţie pentru acordarea finanţării nerambursabile pentru consolidarea Biroului de Consiliere pentru Cetăţeni; aşa cum s-a menţionat mai sus, sprijinul solicitat autorităţilor locale va consta în asigurarea unui spaţiu cu facilităţile aferente pentru funcţionarea normală a Biroului de Consiliere pentru Cetăţeni şi în acoperirea parţială, prin contribuţie în numerar, a costurilor salariale. Parteneri opţionali: alte organizaţii neguvernamentale nonprofit şi/sau alte autorităţi locale din România. Rolul acestora în cadrul proiectului trebuie să fie descris în detaliu în cererea de finanţare. Partenerii opţionali nu trebuie să îndeplinească condiţia de a avea sediul în aceeaşi localitate în care îşi desfăşoară activitatea Biroul de Consiliere pentru Cetăţeni. Partenerii solicitantului5 (atât cei obligatorii, cât şi cei opţionali) participă la elaborarea şi implementarea proiectului, iar costurile angajate de aceştia sunt eligibile în aceleaşi condiţii cu cele angajate de Beneficiarul finanţării nerambursabile. Prin urmare, partenerii trebuie să respecte aceleaşi criterii de eligibilitate ca şi solicitanţii, cu excepţia: condiţiilor a doua, a şasea şi a şaptea din secţiunea 2.1.1 (1) – în cazul autorităţilor locale, condiţiilor a şasea şi a şaptea din secţiunea 2.1.1 (1) – în cazul organizaţiilor neguvernamentale nonprofit. Asociaţi. În proiect pot fi implicate şi alte organizaţii. Aceşti asociaţi au un rol determinat în cadrul proiectului, dar nu pot primi fonduri din finanţarea nerambursabilă acordată. Asociaţii nu trebuie să îndeplinească criteriile de eligibilitate precizate în secţiunea 2.1.1. sau 2.1.2. Subcontractorii nu sunt nici parteneri, nici asociaţi, ci trebuie să respecte regulile stabilite în Anexa IV a contractului standard de finanţare nerambursabilă. Solicitantul va fi organizaţia principală şi, în cazul în care proiectul va fi selectat pentru finanţare, partea contractantă (Beneficiarul).

2.1.3 Durata

Eligibilitatea proiectelor: proiecte pentru care se poate solicita finanţare nerambursabilă

Durata unui proiect trebuie să fie 12 luni. Perioada de implementare a proiectului nu poate depăşi data de 30 iunie 2006 (vezi secţiunea 2.5 din prezentul Ghid).

Sectoare sau domenii de activitate Birourile de Consiliere pentru Cetăţeni vor acţiona pentru îmbunătăţirea accesului la informatii şi vor oferi cetăţenilor consilierea de care aceştia au nevoie pentru a fi capabili să-şi rezolve problemele şi să-şi exercite drepturile şi obligaţiile. Serviciile de informare şi consiliere vor fi oferite
5

Vă rugăm să daţi atenţie faptului că partenerii solicitantului, fie că sunt autorităţi locale sau organizaţii neguvernamentale nonprofit, trebuie să fie constituiţi ca persoane juridice.

8

E3 cel puţin în următoarele domenii: sănătate, asistenţă socială, asigurări sociale, relaţii de muncă, protecţia consumatorului, drepturi şi obligaţii cetăţeneşti, regimul proprietăţii, taxe, educaţie, proceduri notariale, protecţia copilului si servicii publice6. Servicii de informare şi consiliere în alte domenii decât cele menţionate mai sus pot fi furnizate de Birourile de Consiliere pentru Cetăţeni în mod suplimentar, dacă solicitantul are capacitate şi dacă această nevoie este foarte bine justificată. De asemenea, BCC trebuie să activeze ca un actor local important, capabil să mobilizeze comunitatea locală pentru a lupta împotriva marginalizării persoanelor aflate în situaţii de risc, care, datorită statutului lor social, financiar sau profesional au dificultăţi în exercitarea drepturilor lor. În acest scop, pe lângă serviciile oferite persoanelor individuale, Birourile de Consiliere pentru Cetăţeni trebuie ca, pe baza experienţei lor anterioare, să acţioneze pentru îmbunătăţirea politicilor sociale locale şi/sau naţionale şi a serviciilor publice în beneficiul cetăţenilor şi în special în beneficiul categoriilor sărace şi excluse social. În cadrul acestei cereri de ofertă de proiecte, finanţările nerambursabile vor fi oferite numai pentru consolidarea Birourilor de Consiliere pentru Cetăţeni existente şi numai pentru acele organizaţii care pot demonstra în mod clar nevoia existentă de continuare a furnizării şi dezvoltării serviciilor oferite şi totodată eficienţa funcţionării BCC aşa cum reiese aceasta din experienţa anterioară. Zone geografice Activităţile trebuie să se desfăşoare în România, în comunităţi în care există deja şi sunt funcţionale BCC înfiinţate prin programele Phare Dezvoltarea Societăţii Civile 2000 şi Societate Civilă 2001 şi, dacă este cazul, în zonele învecinate (a se vedea Anexa I). Tipuri de activităţi Proiectele trebuie să respecte principiul egalităţii şanselor şi să asigure o abordare echilibrată şi comprehensivă, în special în ceea ce priveşte egalitatea sexelor şi reprezentarea minorităţilor. Proiectele trebuie să fie coerente cu obiectivele prezentei Cereri de ofertă de proiecte. Ele trebuie să reprezinte operaţiuni de sine stătătoare care să se adreseze nevoilor specifice din România. Proiectele trebuie să reprezinte un set coerent de activităţi cu obiective operaţionale clar definite. Proiectele trebuie să conţină activităţi menite a asigura sustenabilitatea proiectului. În nici un caz finanţarea nerambursabilă nu poate fi folosită pentru a genera profit (adică, finanţarea se va limita la suma necesară pentru a echilibra veniturile şi cheltuielile din proiect). Birourile de Consiliere pentru Cetăţeni trebuie să continue să funcţioneze în conformitate cu liniile generale de acţiune conturate prin programele Phare Dezvoltarea Societăţii Civile 2000 şi Societate Civilă 2001, cu accent special pe consolidarea serviciilor pe care le oferă deja şi pe asigurarea sustenabilităţii acestora. Solicitanţii trebuie să aibă în vedere eficienţa, eficacitatea şi să facă îmbunătăţirile necesare serviciilor furnizate de către BCC.

6 Domeniile au fost determinate pe baza unei cercetări de evaluare a nevoilor cetăţenilor desfăşurată de către Centrul de Sociologie Urbană şi Regională în perioada decembrie 2001 – ianuarie 2002. Principalele rezultate ale cercetării sunt publicate şi pot fi găsite pe internet la adresa: www.fdsc.ro.

9

E3 Cererea de finanţare trebuie să fie în întregime justificată şi fundamentată pe experienţa Biroului de Consiliere pentru Cetăţeni în furnizarea serviciilor, precum şi pe planurile sale de viitor. Solicitanţii vor oferi toate informaţiile cerute în formatul cererii de finanţare pentru a face posibilă o evaluare adecvată a acesteia. Toate informaţiile care au caracter de generalitate nu vor fi luate în considerare. În plus faţă de informaţiile solicitate în formatul cererii de finanţare, în cadrul secţiunii 1.6. – Justificare, precum şi în cadrul secţiunii 1.8. – Metodologie, solicitanţii trebuie să furnizeze informaţii detaliate privind experienţa anterioară a BCC şi performanţele înregistrate până în prezent, realizări şi obstacole, inclusiv:

• • •

numărul şi tipurile solicitărilor primite de la cetăţeni, cele mai solicitate domenii sau teme, numărul cazurilor rezolvate (statistici şi/sau rapoarte generate de sistemul InfoBCC pentru întreaga durată de funcţionare a BCC, precum şi informaţii calitative); beneficiile care au rezultat pentru beneficiari/grupurile ţintă/comunităţile locale în urma proiectelor anterioare desfăşurate de BCC în cadrul programelor Phare, precum şi nevoile anticipate; informaţii despre vizibilitatea proiectului(lor) la nivel local (dosare de presă şi alte materiale/informaţii care să arate percepţia comunităţii locale asupra serviciilor BCC) şi despre dificultăţile întâmpinate în promovarea serviciilor precum şi cele mai eficiente metode de promovare utilizate; orice realizări specifice şi dificultăţi întâmpinate în influenţarea politicilor publice locale/regionale şi/sau a serviciilor, orice success în implicarea voluntarilor şi atragerea resurselor financiare locale; parteneriate create şi eficienţa relaţiilor atât cu administraţia locală/regională, cât şi cu massmedia sau alţi factori de interes; dificultăţi întâmpinate pe parsursul furnizării de servicii de informare şi consiliere; resurse existente care ar putea să susţină dezvoltarea viitoare a BCC (ex. personal instruit, resurse logistice, baze de date, biblioteci, pagini de internet, publicaţii, resurse financiare etc.); alte informaţii relevante.

• • • •

În plus, solicitanţii trebuie să ofere informaţii detaliate despre continuarea activităţii după încetarea finanţării(lor) Phare anterioare: numărul şi tipurile solicitărilor primite, cele mai solicitate domenii sau teme, numărul cazurilor rezolvate (statistici şi/sau rapoarte generate de sistemul InfoBCC pentru perioada respectivă, precum şi informaţii calitative) etc. În cadrul secţiunii 1.6. – Justificare a cererii de finanţare, solicitantul va include de asemenea informaţii privind:

• • •

tipurile anticipate de probleme/solicitări ale clienţilor şi fundamentarea pentru această estimare; cum va beneficia grupul ţintă ca urmare a proiectului – cum îi va ajuta Biroul pe clienţii săi în exercitarea drepturilor şi rezolvarea problemelor lor; cum vor contribui activităţile propuse la îmbunătăţirea politicilor sociale, facilitând participarea cetăţenilor la procesul decisional; alte informaţii relevante.

În cadrul secţiunii 1.7. – Descrierea detaliată a activităţilor, solicitanţii trebuie să includă o descriere detaliată a serviciilor care vor fi oferite cetăţenilor, servicii ce trebuie să fie definite pe baza experienţei anterioare, insistând asupra valorii adăugate implicate şi asupra practicilor inovative asimilate.

10

E3 Toate cererile de finanţare trebuie să aibă în vedere în special următoarele componente ale activităţii BCC, esenţiale în această fază a sprijinului oferit de Uniunea Europeană: A. furnizarea de servicii de informare şi consiliere – vezi şi descrierea de mai jos a unui serviciu standard B. accesibilitate, promovare şi extinderea serviciilor către noi grupuri ţintă C. advocacy pentru clienţii BCC şi influenţarea politicilor publice şi a procesului de luare a deciziilor D. sustenabilitate Pentru îmbunătăţirea serviciilor curente ale BCC, următoarele tipuri de activităţi pot fi luate în considerare de către solicitanţi:


• •

activităţi pentru îmbunătăţirea situaţiei grupurilor ţintă alese (ex. furnizarea de servicii personalizate, implicarea în procesul de luare a deciziilor etc.); evaluarea (studii/cercetări) nevoilor de informare si consiliere în comunităţile locale în care BCC activează; îmbunătăţirea mecanismelor de culegere a informaţiilor (ex. întărirea cooperării cu instituţiile locale, ONG şi alţi actori locali relevanţi în vederea actualizării bazei de date cu informaţii locale, schimbul de informaţii în cadrul reţelei); evaluarea serviciilor; planificare strategică organizaţională şi a serviciilor; activităţi privind dezvoltarea organizaţională şi a serviciilor – angajarea consultanţilor, instruire, schimb de informaţii între membrii reţelei şi transfer de know-how către noile BCC care se vor înfiinţa în cadrul programului Phare 2003 Consolidarea Societăţii Civile în România şi alte activităţi menite să îmbunatăţească abilităţile şi cunoştinţele practice ale managerilor şi consilierilor etc.; elaborarea de materiale educaţionale gratuite (broşuri, pliante, afişe, rapoarte) pe cele mai frecvente teme identificate pe baza solicitărilor clienţilor; crearea şi distribuirea de materiale de promovare; alte activităţi relevante.

• •

• •

Pentru promovarea necesară asigurării accesibilităţii serviciilor, următoarele tipuri de activităţi vor fi luate în considerare: • campanii de promovare la nivel local organizate în scopul creşterii nivelului de conştientizare a cetăţenilor cu privire la existenţa Birourilor de Consiliere pentru Cetăţeni ca furnizori de informaţii şi consiliere, pentru a se asigura că serviciile sunt accesibile potenţialilor clienţi; • alte activităţi relevante. Solicitanţii trebuie să fie conştienţi de faptul că activităţile de promovare sunt foarte importante pentru asigurarea vizibilităţii Biroului în comunitate, contribuind la implementarea cu success a proiectului. Prin urmare, participarea la emisiuni TV şi radio, publicarea de materiale de promovare, organizarea de evenimente cu participarea mass media şi orice alte activităţi centrate pe atragerea atenţiei publice la nivel local sunt încurajate. Activităţile de publicitate trebuie monitorizate de fiecare Birou în parte, prin metode specifice cum ar fi monitorizarea presei locale sau chestionare aplicate clienţilor BCC. Pentru advocacy şi influenţarea politicilor publice, următoarele tipuri de activităţi pot fi luate în considerare de către solicitanţi: • valorificarea datelor despre clienţi şi despre problemele acestora, prin întocmirea de statistici, studii de caz pentru diagnosticarea problemelor sociale pe baza documentaţiei realizate de către BCC;

11

E3

• •

informarea opiniei publice, a autorităţilor/instituţiilor locale şi a altor factori de interes despre problemele de interes public; activităţi desfăşurate pentru îmbunătăţirea/schimbarea politicilor sociale la nivel local şi a serviciilor publice oferite de către instituţiile publice; alte activităţi relevante.

Pentru sustenabilitatea serviciilor, următoarele tipuri de activităţi pot fi luate în considerare de către solicitanţi: • identificarea resurselor pentru finanţarea serviciilor după încetarea finanţării prin prezentul proiect – solicitarea de fonduri publice de la bugetele locale, judeţene sau centrale în conformitate cu cadrul legal în vigoare, cum ar fi Legea 34/1998 sau noul cadru legal de reglementare a serviciilor sociale, inclusiv a serviciilor de consiliere;

activităţi de strângere de fonduri (identificarea, strângerea şi utilizarea de surse de finanţare alternative: donaţii atât de la firme cât şi de la persoane individuale, sponsorizări etc.) în baza reglementărilor Codului Fiscal referitoare la facilităţile de care beneficiază firmele sau persoanele individuale care aduc contribuţii la ONG; programe de plasament al voluntarilor; alte activităţi relevante.

Solicitantul trebuie să furnizeze un plan de sustenabilitate care va fi întocmit în conformitate cu formatul prezentat in Anexa K. Planul de sustenabilitate trebuie să conţină detalii despre activităţile prevăzute a fi desfăşurate pentru a asigura sustenabilitatea BCC la nivel financiar, instituţional şi al politicilor, durata activităţilor, rezultatele estimate în urma derulării activităţilor (inclusiv resurse concrete care vor fi atrase pentru asigurarea funcţionării BCC după încetarea finanţării Phare). Întreaga durată a planului de sustenabilitate va acoperi perioada de implementare a proiectului şi cel puţin 1 an după finalizarea proiectului. Aşadar, perioada de implementare a proiectului reprezintă stadiul iniţial în a acţiona pentru continuarea proiectului. Serviciile standard/tipice de informare şi consiliere furnizate de un BCC vor satisface criteriile de mai jos. I. Serviciile de informare şi consiliere Pe toată perioada de derulare a proiectului, fiecare BCC trebuie să respecte aceleaşi scopuri şi principii în furnizarea de informaţii şi consiliere aşa cum au fost acestea stabilite prin programele Phare Dezvoltarea Societăţii Civile 2000 şi Societate Civilă 2001. Ca urmare, finanţarea nerambursabilă va fi oferită numai solicitanţilor care pot demonstra efectiv angajamentul faţă de următoarele scopuri şi principii:

• •

Capacitarea cetăţenilor pentru a-şi exercita drepturile civile şi sociale, precum şi responsabilităţile, prin oferirea de servicii de informare şi consiliere. Lucrul în parteneriat cu administraţia locală şi centrală pentru îmbunătăţirea dezvoltării de politici sociale în beneficiul tuturor cetăţenilor. Furnizarea de servicii de consiliere şi informare care să fie: • Gratuite • Independente de interese politice, religioase, de afaceri sau de orice alt fel • Imparţiale şi nediscriminatorii • Confidenţiale • Accesibile.

12

E3 Solicitanţii trebuie să demonstreze că în furnizarea de servicii, Biroul de Consiliere pentru Cetăţeni a respectat şi va continua să respecte standardele deja stabilite în cadrul reţelei. II. Orarul de funcţionare În cazul Biroului de Consiliere pentru Cetăţeni dintr-o comunitate urbană, serviciile de consiliere şi informare vor fi deschise şi disponibile publicului minim 30 de ore pe săptămână. În cazul Biroului de Consiliere pentru Cetăţeni dintr-o comunitate rurală, serviciile de consiliere şi informare vor fi deschise şi disponibile publicului minim 15 de ore pe săptămână. III. Spaţiul de funcţionare Partenerul autoritate locală trebuie să contribuie în cadrul proiectului prin asigurarea spaţiului pentru BCC. Este preferabil ca spaţiul în care îşi desfăşoară activităţile Biroul de Consiliere pentru Cetăţeni să rămână acelaşi ca în cadrul Programului Dezvoltarea Societăţii Civile 2000 şi/sau Programului Societate Civilă 2001. În cazul în care se va propune o altă locaţie, solicitantul trebuie să prezinte o justificare foarte bine fundamentată. Spaţiul în care va funcţiona Biroul de Consiliere pentru Cetăţeni trebuie să fie: • amplasat de preferinţă la parter, având acces direct dinspre stradă; • în zona centrală a localităţii, vizibil cu uşurinţă şi accesibil cu mijloacele de transport în comun; pentru BCC care vor funcţiona în localităţi urbane, spaţiul trebuie să aibă o suprafaţă de minim 50 m2; pentru BCC care vor funcţiona în localităţi rurale, spaţiul trebuie să aibă o suprafaţă de minim 25 m2; adecvat pentru compartimentarea necesară asigurării confidenţialităţii serviciilor oferite de BCC.

• • •

Existenţa de rampe pentru accesul persoanelor cu nevoi speciale este încurajată. Organizaţia selectată spre finanţare trebuie să prezinte dovada dreptului de folosinţă asupra spaţiului în care va funcţiona Biroul de Consiliere pentru Cetăţeni (cel mai probabil un contract de închiriere cu titlu gratuit (comodat) încheiat cu autoritatea publică locală sau orice alt titlu care să dovedească dreptul de folosinţă gratuită asupra spaţiului, pentru o perioadă de cel puţin 24 luni, din momentul în care va începe derularea proiectului). Mai mult, partenerul autoritate publică locală care contribuie cu spaţiul pentru BCC trebuie să fie titularul spaţiului sau să aibă dreptul de a transfera folosinţa spaţiului. Spaţiul de funcţionare pentru punctele de lucru (dacă este cazul) trebuie să fie adecvat pentru furnizarea de servicii de informare şi consiliere. Prin urmare, spaţiul pentru punctul de lucru trebuie să aibă o suprafaţă de minim 10 m2, să fie adecvat pentru asigurarea confidenţialităţii serviciilor furnizate cetăţenilor şi să dispună de echipament adecvat pentru acordarea serviciilor către cetăţeni. IV. Calitatea personalului Serviciile vor fi furnizate de personal dedicat. Cel puţin managerul şi un consilier trebuie să fie personal plătit (angajat). Majoritatea membrilor personalului plătit prin proiect vor fi angajaţi de către organizaţia gazdă. Atragerea şi implicarea voluntarilor în implementarea proiectului sunt puternic încurajate. Voluntarii pot lucra ca persoane de contact (ex. secretar), consilieri (după instruirea prealabilă de către echipa proiectului), cercetători etc.

13

E3 Solicitantul va menţine şi, dacă este cazul, va redimensiona echipa de proiect pe baza experienţei anterioare din cadrul Programelor Phare 2000 şi/sau 2001. Orice schimbare în structura echipei de proiect va fi foarte bine justificată. Solicitantul trebuie să fie conştient de faptul că personalul ce va fi implicat în proiect trebuie să fie dimensionat ţinând cont de numărul realist de clienţi potenţiali ai BCC, aşa cum reiese din experienţa/experienţele anterioară(e). Vă rugăm de asemenea să ţineţi cont şi de evoluţia raportului dintre numărul de angajaţi şi numărul de clienţi ai BCC. Solicitanţii trebuie să menţioneze explicit modul în care fiecare membru al echipei de proiect este implicat în proiect (cu normă întreagă, cu normă fracţionată). Birourile de Consiliere pentru Cetăţeni pot de asemenea să folosească asistenţa voluntarilor. Persoanele delegate de către partenerul autoritate locală nu pot activa ca PR în cadrul Biroului sau ca persoană de contact. Fiecare consilier plătit din echipa de proiect trebuie să furnizeze servicii de informare şi consiliere pe timpul a cel puţin jumătate din orarul zilnic de funcţionare al Biroului de Consiliere pentru Cetăţeni. Includerea în echipa de proiect a unor consilieri cu studii juridice este încurajată. În cazul Biroului de Consiliere pentru Cetăţeni ce funcţionează într-o localitate urbană, managerul, responsabil pentru managementul general al BCC, trebuie să fie angajat cu normă întreagă al organizaţiei care găzduieşte BCC şi să fie dedicat în totalitate activităţii Biroului. În cazul Biroului de Consiliere pentru Cetăţeni ce funcţionează într-o localitate rurală, managerul, responsabil pentru managementul general al BCC, trebuie să fie angajat cu normă întreagă al organizaţiei care găzduieşte BCC. Cererile de finanţare trebuie să includă CV-urile indicând deprinderile şi experienţa tuturor membrilor personalului (plătit şi voluntar) care vor lucra în cadrul Biroului de Consiliere pentru Cetăţeni, precum şi descrierea rolurilor specifice atribuite în furnizarea de servicii către beneficiari. În elaborarea fişelor de post, solicitanţii trebuie să ţină cont de faptul că pe perioada derulării proiectului, echipa trebuie să îndeplinească şi atribuţii de PR şi de întreţinere a sistemului informaţional. Amplasamentul, personalul şi modul în care este amenajat Biroul, inclusiv în cazul celor mici, trebuie să faciliteze accesul minorităţilor, inclusiv al rromilor şi al segmentelor dezavantajate ale populaţiei. V. Manualul Biroului de Consiliere pentru Cetăţeni şi sistemul informaţional Solicitanţii se vor angaja să respecte în continuare Manualul de funcţionare al BCC şi să folosească sistemul informaţional pe care l-au primit în cadrul proiectului (proiectelor) anterioare desfăşurate de către BCC. Solicitanţii vor contribui activ la îmbunătăţirea şi actualizarea acestui manual sub autoritatea Asociaţiei Naţionale a Birourilor de Consiliere pentru Cetăţeni (ANBCC). În cursul derulării proiectelor, este de aşteptat ca Birourile să exprime opinii şi sugestii cu privire la funcţionarea sistemului informaţional şi să colaboreze cu ANBCC pentru actualizarea conţinutului sistemului, precum şi pentru îmbunătăţirea structurii acestuia. Pentru a putea folosi sistemul informaţional este necesar ca fiecare Birou de Consiliere pentru Cetăţeni să deţină cel puţin un computer, cu următoarea configuraţie minimă: procesor Intel Pentium III 1GHz sau echivalent, 256 Mb RAM, cel puţin 100 MB disponibili pe hard-disk, CD-ROM sau conexiune Internet (modem sau prin conexiune Ethernet), placă de reţea 10/100 Mbps, sistem de operare Windows 98/Windows 2000/ XP Professional, browser: Internet Explorer 5.5, suport pentru caractere în limba română.

14

E3 Dacă Biroul va avea mai mult de un computer este în mod special recomandat ca acestea să fie legate într-o reţea locală (LAN), caz în care unul dintre computere va avea rolul de server. Configuraţia recomandată pentru server este: procesor Intel Pentium IV 1,5 GHz sau echivalent; 512 Megabytes RAM; cel puţin 3 Gigabytes spaţiu disponibil pe hard-disk; CD-ROM, placă de reţea 10/100 Mbps; sistem de operare: Windows 2000 Professional/Advanced Server/ XP Professional/ 2003; browser: Internet Explorer 5.5, suport pentru caractere în limba română. VI. Asociaţia Naţională a Birourilor de Consiliere pentru Cetăţeni (ANBCC) 7 Angajamentul faţă de principiile şi valorile BCC, implicarea activă în activităţile desfăşurate de ANBCC, promovarea egalităţii între Birourile membre ale ANBCC sunt aspecte ce vor fi luate în considerare în elaborarea cererii de finanţare. De asemenea, toate Birourile de Consiliere pentru Cetăţeni deja înfiinţate vor trebui să sprijine integrarea în ANBCC a noilor Birouri, ca membri cu drepturi depline. În calitate de membri activi ai ANBCC, solicitanţii trebuie să fie conştienţi de faptul că se presupune că ANBCC:

• •

va asista Birourile de Consiliere pentru Cetăţeni în diversificarea domeniilor şi îmbunătăţirea calităţii serviciilor; va asigura instruirea pentru personalul Birourilor, va îmbunătăţi şi monitoriza standardele serviciilor Birourilor de Consiliere pentru Cetăţeni, va facilita schimbul de experienţă efficient între membrii Asociaţiei, va sprijini dezvoltarea unei strategii unitare de promovare a serviciilor Birourilor de Consiliere pentru Cetăţeni; va asigura întreţinerea şi actualizarea periodică a sistemului informatic; va asigura instruirea de bază continuă a Birourilor, pe baza nevoilor specifice identificate de fiecare BCC.

• •

Membrii personalului (în special cei noi, dar nu numai) care nu au participat la instruirea iniţială oferită de către Contractori sau de către ANBCC pot fi instruiţi de către ANBCC. Pentru fiecare BCC este alocată instruirea a cel puţin o persoană (consilier/ PR/ voluntar etc) precum şi instruirea noilor manageri (dacă există). Instruirea de bază va consta în patru secţiuni: 1. 2. 3. 4. Sesiunea de instruire pentru managerii BCC Sesiunea de instruire pentru personalul BCC, plătit sau voluntar (în servicii de consiliere) Sesiunea de instruire pentru responsabilii PR Sesiunea de instruire în utilizarea sistemului informaţional.

În cazul instruirii de bază toate costurile vor fi acoperite de către ANBCC. Dacă, pe lângă instruirea de bază asigurată de ANBCC, solicitantul consideră că personalul Biroului are nevoie de instruire pe teme specifice, atunci costurile estimate pentru instruirea tematică trebuie incluse de către solicitant în bugetul proiectului. Acei membri ai personalului care au participat la Formarea de formatori (ToT) în cadrul programului Phare Dezvoltarea Societăţii Civile 2000 trebuie să se angajeze că vor livra sesiuni de instruire pentru personalul noilor Birouri care vor adera la ANBCC şi pentru personalul Birourilor existente.

7

Pentru mai multe informaţii despre rolul ANBCC, consultaţi Anexa J.

15

E3 Accesibilitate şi promovare În cadrul Programelor Phare Dezvoltarea Societăţii Civile 2000 şi Societatea Civilă 2001 a fost realizată şi menţinută o imagine (nume, siglă, culori specifice, format pentru scrisori şi faxuri etc.) comună tuturor Birourilor de Consiliere pentru Cetăţeni. Solicitanţii se vor angaja că vor respecta aceste standarde în toate activităţile de comunicare ce vor fi desfăşurate. În realizarea activităţilor de promovare, Birourile de Consiliere pentru Cetăţeni vor putea beneficia de asistenţa tehnică a ANBCC. Solicitantul va desfăşura activităţi de promovare pornind de la experienţa anterioară şi folosind concluziile subcontractorului pentru promovare al ANBCC (folosiţi planul de promovare elaborat de subcontractor în cadrul Programului Phare Societatea Civilă 2001). Solicitantul va descrie în detaliu activităţile de promovare (inclusiv cele pregatitoare), furnizând informaţii despre obiective, metode de promovare, instrumente propuse, termene estimate, resursele necesare şi o schemă de monitorizare. Costurile pentru activităţile de promovare vor trebui incluse de solicitant în bugetul proiectului. În estimarea costurilor necesare, solicitanţii vor lua în considerare bugetele estimate de către subcontractorul pentru promovare al ANBCC (folosiţi planul de promovare elaborat de subcontractor în cadrul Programului Phare Societatea Civilă 2001). Următoarele tipuri de activităţi nu sunt eligibile: • sponsorizări individuale pentru participarea la ateliere, seminarii, conferinţe, congrese fără impact direct asupra grupului ţintă, cu excepţia cazului când acestea reprezintă o componentă indispensabilă proiectului; burse individuale de studiu sau pentru cursuri de specializare fără impact direct asupra grupului ţintă, cu excepţia cazului când acestea reprezintă o componentă indispensabilă proiectului; proiecte pentru ajutoare de urgenţă, cu excepţia cazului când acestea reprezintă o componentă indispensabilă proiectului; proiecte care au natură partizană sau care condiţionează sprijinul şi acţiunile de apartenenţa la anumite ideologii; evenimente singulare: conferinţe, activităţi de cercetare, studii de fezabilitate, alte evenimente singulare fără impact direct asupra grupului ţintă, cu excepţia cazului când acestea reprezintă o componentă indispensabilă proiectului; proiecte de infrastructură, ce se concentrează pe achiziţionarea de echipament, birouri sau clădiri, cu excepţia cazului când acestea reprezintă o componentă indispensabilă proiectului; activităţi de refinanţare (adică folosirea fondurilor Phare pentru a acorda finanţări nerambursabile, credite sau împrumuturi altor organizaţii sau persoanelor fizice/juridice); activităţi curente (cererea de finanţare trebuie să fie elaborată pentru un proiect propriu-zis, ca set de activităţi bine definite şi corelate, care să conducă la obţinerea unor rezultate concrete într-un interval de timp definit).

• • •


• •

16

E3

Numărul de cereri de finanţare / finanţări nerambursabile pentru un solicitant Un solicitant poate depune numai o cerere de finanţare, cu excepţia solicitanţilor care deja au înfiinţat mai mult de un BCC şi care pot depune o cerere de finanţare pentru fiecare BCC înfiinţat. Solicitanţii trebuie să ţină cont de faptul că printr-o cerere de finanţare nu poate fi vizat mai mult de 1 (un) Birou de Consiliere pentru Cetăţeni. În cadrul acestei cereri de oferte de proiecte, un solicitant nu va putea primi mai mult de o finanţare nerambursabilă, cu excepţia solicitanţilor care deja au înfiinţat mai mult de un BCC şi care pot primi o finanţare nerambursabilă pentru fiecare BCC înfiinţat. O atenţie specială trebuie acordată în cazul proiectelor care propun extinderea serviciilor în ceea ce priveşte aria geografică acoperită de BCC. Nu mai mult de o finanţare nerambursabilă poate fi acordată pentru proiecte desfăşurate în aceeaşi comunitate. Pentru iniţiative de acest gen, solicitanţii sunt încurajaţi să consulte Birourile din reţea.

2.1.4 Eligibilitatea costurilor: costuri care pot fi luate în considerare pentru finanţare nerambursabilă Doar “costurile eligibile” pot fi luate în considerare pentru finanţarea nerambursabilă. Aceste costuri sunt detaliate mai jos. În consecinţă, bugetul reprezintă atât o estimare a costurilor cât şi un plafon al “costurilor eligibile”. Solicitantul trebuie să ia în considerare faptul că aceste costuri eligibile trebuie să se bazeze pe costuri reale şi nu pot lua forma unor sume globale (cu excepţia costurilor de călătorie şi subzistenţă, şi a costurilor indirecte). Sunt recomandate pentru finanţare acele propuneri care, în procesul de verificare anterior semnării unui contract, nu ridică probleme care necesită modificări de buget. Verificările pot să conducă la solicitarea de clarificări şi pot determina Autoritatea Contractantă să impună reduceri. Prin urmare, este în interesul solicitantului să prezinte un buget realist care să reflecte un raport optim cost-beneficiu. Costuri directe eligibile Pentru a fi considerate eligibile în cadrul prezentei cereri de ofertă de proiecte, costurile trebuie: – să fie necesare pentru derularea proiectului, să fie prevăzute în contractul anexat la prezentul Ghid şi să respecte principiile unui management financiar sănătos, în mod special în privinţa eficienţei economice şi a raportului cost/beneficii;
-

să fi fost angajate de către beneficiari sau partenerii acestora în perioada de implementare a proiectului, aşa cum este aceasta definită în Articolul 2 din Condiţii Speciale, indiferent de momentul plăţii efective de către Beneficiar sau partenerii săi; aceasta nu afectează eligibilitatea costurilor pentru auditul final; să fie înregistrate în contabilitatea Beneficiarului sau a partenerilor acestuia sau în documentele lor fiscale, să fie identificabile şi verificabile, şi să fie susţinute de documentele justificative originale corespunzătoare.

17

E3 Dacă satisfac condiţiile menţionate mai sus şi, unde este cazul, dacă sunt respectate procedurile de achiziţie, costurile directe eligibile includ:

– costul parţial pentru personalul cu atribuţii în implementarea proiectului, care să corespundă
8

salariilor propriu-zise plus taxele pentru asigurări sociale şi alte costuri aferente remunerării; salariile şi costurile nu trebuie să le depăşească pe cele practicate în mod obişnuit de către Beneficiar sau, după caz, partenerii acestuia; Notă: Solicitanţii trebuie să menţioneze explicit atât modul în care este implicat în proiect fiecare membru al echipei de proiect (cu normă întreagă, cu normă redusă), cât şi costul specific şi numărul de unităţi pentru fiecare poziţie de la resurse umane specificată în buget.

– costuri de transport şi de subzistenţă pentru personalul care ia parte la proiect, dacă acestea nu
le depăşesc pe cele practicate în mod obişnuit de către Beneficiar sau, după caz, de către partenerii acestuia; rambursarile de sume fixe nu trebuie să depăşească plafonul aprobat anual de Comisia Europeană; Notă: În cadrul procedurilor Phare, costurile de subzistenţă (per diem) includ costurile pentru cazare, masă şi transport local9, precum şi alocaţia zilnică prevăzută de legea română (“diurna”). – costuri pentru achiziţiile de echipamente (noi sau folosite) şi servicii, cu condiţia ca acestea să corespundă preţurilor pieţei; – costuri pentru consumabile şi alte bunuri; – cheltuieli pentru subcontractare; – costuri generate direct de clauzele contractului (diseminarea informaţiilor, evaluarea proiectului, audit, traduceri, copiere/tipărire, asigurare, licitaţii impuse de procedurile de achiziţie potrivit Anexei IV etc.), inclusiv costuri pentru serviciile financiare (în special costuri pentru transferuri bancare şi garanţii financiare). Costuri neeligibile Următoarele costuri sunt neeligibile: – salariile funcţionarilor publici, cu excepţia cazului în care acestea sunt acoperite din resursele partenerului(lor); – datorii şi provizioane pentru pierderi sau datorii; – dobânzi datorate; – elemente deja finanţate prin alte proiecte / finanţări; – achiziţionarea de terenuri sau clădiri, cu excepţia cazului în care acestea sunt necesare pentru implementarea directă a proiectului, situaţie în care proprietatea trebuie transferată beneficiarilor finali ai proiectului, odată ce acesta s-a încheiat; – pierderi datorate diferenţelor de curs valutar; – taxe, inclusiv TVA, în afara cazului în care Beneficiarul (sau partenerii Beneficiarului) nu poate solicita recuperarea lor şi reglementările în vigoare autorizează acoperirea acestora; – costuri aferente asigurării spaţiului de birou, şi anume costuri pentru achiziţionarea sau închirierea spaţiului.

8 Vă rugăm să aveţi în vedere faptul că există condiţia ca partenerul autoritate locală să contribuie în cadrul proiectului

prin asigurarea unui spaţiu de birou pentru funcţionarea normală a birourilor de consiliere pentru cetăţeni şi prin acoperirea unei părţi a costurilor salariale. Din cauza acestei condiţii, costurile pentru salariile personalului pot fi acoperite doar parţial de finanţarea UE.
9

Transport local reprezintă doar transportul în interiorul18 localităţii de destinaţie

E3

Costuri indirecte eligibile (costuri de regie) O sumă globală de maxim 7,00% din costurile directe eligibile ale proiectului poate fi solicitată ca şi costuri indirecte pentru a acoperi cheltuielile administrative de regie efectuate de Beneficiar pentru proiect. Costurile indirecte sunt eligibile numai dacă nu includ costuri incluse în alte capitole din bugetul contractului. Costurile indirecte sunt neeligibile dacă Beneficiarul primeşte pe de altă parte o finanţare nerambursabilă operaţională (care acoperă exclusiv costurile de funcţionare ale organizaţiei) din partea Comisiei Europene. Această prevedere nu se aplică în cazul finanţărilor nerambursabile operaţionale. Contribuţiile în natură Contribuţiile în natură aduse de Beneficiar sau de partenerii Beneficiarului trebuie menţionate separat în Anexa B. Acestea nu reprezintă cheltuieli propriu-zise şi nu sunt costuri eligibile. Contribuţiile în natură nu sunt luate în considerare ca şi cofinanţare din partea Beneficiarului. Cu toate acestea, în cazul în care se obţine finanţarea solicitată, Beneficiarul va avea obligaţia de a aduce această contribuţie conform Cererii de finanţare.

2.2 2.2.1

CUM SE COMPLETEAZĂ CEREREA DE FINANŢARE, ŞI PROCEDURILE APLICABILE Cererea de finanţare şi documentele care o însoţesc

Cererile de finanţare trebuie înaintate respectând formularul cererii de finanţare anexat la prezentul Ghid (Anexa A). Formularul poate fi găsit şi pe Internet la www.fdsc.ro şi www.infoeuropa.ro. Solicitanţii trebuie să respecte cu stricteţe formatul Cererii de finanţare şi să completeze paginile în ordinea specificată. Solicitanţii vor completa Cererea de finanţare în limba română şi vor anexa un rezumat al proiectului în limba engleză. Acest rezumat va avea maximum o pagină şi va cuprinde informaţiile corespunzătoare din Cererea de finanţare10, şi anume traducerea în limba engleză a secţiunilor 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, 1.9. şi 2 din Cererea de finanţare, în formatul Rezumatului din Anexa H.

10 Vă rugăm asiguraţi-vă că rezumatul proiectului în limba engleză reprezintă traducerea fidelă a informaţiilor

corespunzătoare din Cererea de finanţare.

19

E3 Vă rugăm să completaţi formularul de Cerere de finanţare cu atenţie şi cât mai clar posibil pentru a uşura evaluarea sa. Fiţi la obiect şi furnizaţi detalii suficiente pentru a asigura claritatea cererii, în special cu privire la modul în care vor fi atinse obiectivele proiectului, schimbarea pozitivă generată de proiect şi felul în care proiectul propus este relevant pentru obiectivele componentei programului. Cererile de finanţare scrise de mână nu vor fi acceptate. Documentele care însoţesc Cererea de finanţare Cererile de finanţare trebuie însoţite de următoarele documente:

1. Pentru organizaţiile neguvernamentale şi nonprofit din România: copie după cel mai recent
Statut al organizaţiei şi după hotărârea judecătorească corespunzătoare, cu meţiunea definitivă, şi/sau copie după certificatul de înscriere în Registrul Asociaţiilor şi Fundaţiilor (unde este cazul, în conformitate cu legislaţia în vigoare) care să ateste personalitatea juridică a organizaţiei. În cazul în care Statutul iniţial şi modificările la acesta nu sunt centralizate într-un document distinct final, atunci vor trebui ataşate copii după Statutul iniţial şi după toate documentele ulterioare/adiţionale la Statut, inclusiv copii după hotărârile judecătoreşti corespunzătoare, cu menţiunea definitivă, şi/sau copia/copiile după certificatul(ele) de înscriere în Registrul Asociaţiilor şi Fundaţiilor (unde este cazul, în conformitate cu legislaţia în vigoare). Pentru Statut şi, unde este cazul, pentru toate documentele ulterioare/adiţionale la Statut, trebuie ataşate copii ale documentelor autentificate11.

2. Pentru partenerii autorităţi publice locale, trebuie ataşate copii după documentele care
dovedesc că partenerul este persoană jurică în conformitate cu legislaţia în vigoare. Pentru partenerii autorităţi publice locale care au fost înfiinţaţi şi funcţionează în baza unor acte normative care sunt publicate în Monitorul Oficial, Partea I, o referire detaliată la documentele respective va fi suficientă (numele actului normativ, numărul şi data acestuia, indicarea articolului(lelor) şi paragrafului(elor) relevante, precum şi numărul şi data Monitorului Oficial). 3. Copie după cel mai recent raport anual12 şi ultima situaţie contabilă ale solicitantului (bilanţul contabil aferent anului financiar precedent13, având viza de înregistrare la Administraţia Financiară de care aparţine, sau, pentru organizaţiile care s-au înfiinţat în anul 2004 sau 2005, ultima balanţă de verificare);

4.

CV-urile managerului BCC şi ale personalului cheie implicat în proiect preferabil în formatul din Anexa F14; 5. Declaraţia (semnată şi ştampilată) a solicitantului şi a fiecărui partener, că nu se află în situaţia de conflict de interese (Anexa G) - în original;

6. Declaraţia de Parteneriat semnată şi ştampilată de solicitant - în original; 7. Declaraţia de Parteneriat semnată şi ştampilată de toţi partenerii - în original; 8. Planul de sustenabilitate (Anexa K).
Documentele care trebuie să însoţească Cererea de finanţare se trimit în original sau în fotocopie, după cum este menţionat mai sus. În cazul în care aceste documente sunt redactate în altă limbă
11 Documentele iniţiale şi orice act ulterior / adiţional la documentele statutare vor fi luate în considerare numai dacă

sunt

întocmite şi înregistrate legal, conform legislaţiei în vigoare, înainte de termenul limită pentru depunerea

cererilor de finanţare.
12 Raportul anual reflectă activitatea unei organizaţii timp de un an şi conţine de regulă informaţii specifice cum ar fi:

misiune, obiective, programe derulate, informaţii financiare, lista membrilor Consiliului de administraţie etc. Forma de prezentare şi conţinutul specific al raportului anual rămân la latitudinea organizaţiei solicitante.
13 Bilanţul contabil la 31.12.2004, dacă acesta a fost întocmit, sau la 31.12.2003. 14 Menţionând poziţia ocupată de fiecare în implementarea proiectului.

20

E3 decât cea română, solicitantul va ataşa o traducere fidelă a acestora în limba română sau în limba engleză, traducere care va fi luată în considerare la evaluarea Cererii de finanţare. În faza de contractare, solicitanţilor selectaţi pentru finanţare („Beneficiarilor”) li se va cere să prezinte copii legalizate ale documentelor solicitate mai sus in fotocopie.

2.2.2

Unde şi cum se trimit cererile de finanţare

Cererile de finanţare trebuie primite într-un plic sigilat, prin poşta recomandată, curier sau depunere personală (celui care depune plicul îi va fi înmânat un document semnat şi datat, care certifică primirea), la adresele de mai jos: Adresă poştală Fundaţia pentru Dezvoltarea Societăţii Civile CP 22-219 Bucureşti În atenţia: Ionela Bălănică Adresă depunere personală Fundaţia pentru Dezvoltarea Societăţii Civile Splaiul Independenţei nr. 2 k, Intrarea 1, et. 4, Bucureşti, sector 3 În atenţia: Ionela Bălănică Adresă depunere prin curier Fundaţia pentru Dezvoltarea Societăţii Civile Splaiul Independenţei nr. 2 k, Intrarea 1, et. 4, Bucureşti, sector 3 În atenţia: Ionela Bălănică Cererile de finanţare trimise prin orice alte mijloace (de exemplu prin fax sau prin e-mail) sau trimise la alte adrese vor fi respinse. Cererile de finanţare (cererea, bugetul, cadrul logic şi documentele care însoţesc cererea de finanţare) trebuie depuse într-un original şi trei copii. Originalul şi fiecare copie a Cererii de finanţare trebuie îndosariate separat şi marcate (original, copie). Plicul exterior trebuie să poarte numărul de referinţă al Cererii de ofertă de proiecte, numele complet şi adresa solicitantului şi cuvintele “Not to be opened before the opening session ” şi “A nu se deschide înainte de sesiunea de deschidere”. Solicitanţii trebuie să verifice ca Cererea de finanţare să fie completă pe baza listei de verificare inclusă în Cererea de finanţare. Solicitantul trebuie să păstreze un exemplar complet din cererea depusă.

2.2.3

Termenul limită pentru primirea cererilor de finanţare

Termenul limită de primire a Cererilor de finanţare este 15 aprilie 2005, ora 16.00 (ora oficială a României). Cererile de finanţare primite după expirarea termenului limită vor fi respinse automat, chiar dacă ştampila poştei indică o dată anterioară termenului limită sau dacă depăşirea termenului limită este cauzată de serviciul de curierat.

21

E3

2.2.4

Informaţii suplimentare

Întrebări clarificatoare se pot trimite prin e-mail sau prin fax, până nu mai târziu de 1 aprilie 2005, la adresa de mai jos, indicând clar numărul de referinţă al prezentei Cereri de ofertă de proiecte: E-mail: cab2003@fdsc.ro Fax: +40 21 310.01.80 Răspunsurile la întrebările primite vor fi transmise solicitanţilor până nu mai târziu de 8 aprilie 2005. Întrebările care pot fi relevante şi pentru alţi solicitanţi, împreună cu răspunsurile, vor fi publicate pe Internet la adresa: www.fdsc.ro.

2.2.5

Confirmarea de primire

După sesiunea de deschidere a Cererilor de finanţare, Autoritatea Contractantă va trimite o confirmare de primire către toţi solicitanţii, indicând dacă Cererea de finanţare a fost primită înainte sau după termenul limită şi informându-i asupra numărului de referinţă al Cererii lor de finanţare.

2.3

EVALUAREA ŞI SELECŢIA CERERILOR DE FINANŢARE

Cererile de finanţare vor fi examinate şi evaluate de către Autoritatea Contractantă cu posibila asistenţă din partea unor experţi externi. Toate proiectele solicitanţilor vor fi evaluate conform următoarelor criterii: (1) • (2) Conformitatea administrativă Se verifică dacă Cererea de finanţare este completă conform listei de verificare. Eligibilitatea solicitanţilor, a partenerilor şi a proiectelor Se verifică eligibilitatea solicitanţilor, a partenerilor şi a proiectelor, conform criteriilor din secţiunile 2.1.1, 2.1.2 şi 2.1.3. Evaluarea calităţii Cererilor de finanţare şi evaluarea financiară


(3)

O evaluare a calităţii Cererilor de finanţare, inclusiv a bugetului propus, va fi realizată în conformitate cu criteriile de evaluare din Grila de Evaluare prezentată în pagina următoare. Există două tipuri de criterii de evaluare: criterii de selecţie şi criterii de acordare a finanţării. Criteriile de selecţie sunt destinate evaluării capacităţii operaţíonale şi financiare a solicitanţilor, pentru a verifica dacă aceştia:

au surse de finanţare suficiente şi stabile pentru desfăşurarea activităţii pe toată durata implementării proiectului şi, unde este cazul, pentru a contribui la finanţarea proiectului;

22

E3

au calificările şi competenţele profesionale necesare pentru a implementa cu succes proiectul propus. Această cerinţă se aplică şi partenerilor solicitantului.

Criteriile de acordare a finanţării permit evaluarea calităţii Cererilor de finanţare în raport cu obiectivele şi priorităţile stabilite, şi acordarea finanţării nerambursabile proiectelor care răspund cel mai eficient cererii de ofertă de proiecte. Aceste criterii includ aspecte ca relevanţa proiectului, legătura cu obiectivele cererii de ofertă, calitatea, impactul aşteptat, sustenabilitatea şi eficacitatea costurilor. Vă rugăm să aveţi în vedere următoarele informaţii importante: Acordarea punctajului: Criteriile de evaluare sunt împărţite în secţiuni şi subsecţiuni. Fiecărei subsecţiuni i se acordă un punctaj între 1 şi 5 în conformitate cu următoarele reguli: 1 = foarte slab; 2 = slab; 3 = satisfăcător; 4 = bun; 5 = foarte bun. Cererile de finanţare cu cele mai mari punctaje vor avea prioritate la acordarea finanţărilor. Notă asupra secţiunii 1. Capacitate financiară şi operaţională Dacă punctajul total obţinut la secţiunea 1 este mai mic de 12 puncte (satisfăcător), Cererea de finanţare nu va fi evaluată mai departe. Notă asupra secţiunii 2. Relevanţă Dacă punctajul total obţinut la secţiunea 2 este mai mic de 20 puncte (bun), Cererea de finanţare nu va fi evaluată mai departe.

23

E3 Grila de evaluare
Secţiunea 1. Capacitatea financiară şi operaţională 1.1 Solicitantul şi partenerii au suficientă experienţă în managementul de proiect? 1.2 Solicitantul şi partenerii au suficientă expertiză tehnică? (în special, cunoştinţe în domeniile cărora li se adresează proiectul) 1.3 Solicitantul şi partenerii au suficientă capacitate de management? (inclusiv personal, echipamente şi capacitatea de a administra bugetul proiectului) 1.4 Solicitantul are surse de finanţare suficiente şi stabile? 2. Relevanţă 2.1 Cât de relevantă este propunerea pentru obiectivele şi una sau mai multe dintre priorităţile cererii de ofertă de proiecte? 2.2 Cât de relevantă este propunerea pentru nevoile şi constrângerile specifice ţării(lor) sau regiunii(lor) vizate? (luându-se în considerare inclusiv evitarea suprapunerii şi sinergia cu alte iniţiative ale Comunităţii Europene) 2.3 Cât de clar definiţi şi strategic aleşi sunt factorii implicaţi? (intermediari, beneficiari finali, grupuri ţintă) 2.4 Sunt clar definite nevoile grupurilor ţintă propuse şi beneficiarii finali, propunerea se adresează acestora în mod adecvat? 2.5 În ce măsură propunerea conţine elemente concrete de valoare adăugată, cum ar fi abordări inovative, modele de bună practică, promovarea egalităţii între sexe şi a şanselor egale, protecţia mediului? 3. Metodologie 3.1 Sunt activităţile propuse adecvate, practice şi legate de obiectivele şi rezultatele aşteptate? 3.2 Cât de coerent este planul general al proiectului? (în special, reflectă analiza problemelor identificate, ia în considerare factorii externi şi include un plan de evaluare?) 3.3 Cât de satisfăcătoare sunt nivelul de implicare şi activitatea partenerilor în proiect? Notă: Dacă nu există parteneri, punctajul va fi 1. 3.4 Cât de satisfăcătoare este implicarea şi participarea grupurilor ţintă şi a beneficiarilor finali în proiect? 3.5 Cât de clar şi realizabil este planul de acţiune? 3.6 În ce măsură Cererea de finanţare conţine indicatori verificabili în mod obiectiv pentru rezultatele proiectului? 4. Asigurarea continuităţii proiectului 4.1 În ce măsură este posibil ca proiectul să aibă un impact tangibil asupra grupurilor ţintă? 4.2 În ce măsură propunerea conţine posibile efecte multiplicatoare? (inclusiv posibilitatea replicării şi extinderii rezultatelor proiectului şi diseminarea informaţiei) 4.3 În ce măsură rezultatele proiectului propus sunt durabile: - financiar (cum vor fi finanţate activităţile după încheierea finanţării CE?) - instituţional (structurile care permit desfăşurarea activităţilor vor continua să existe la sfârşitul acestui proiect? Va exista “proprietate” locală asupra rezultatelor proiectului?) - la nivelul politicilor (dacă e cazul) (care va fi impactul structural al proiectului – de ex., va conduce la îmbunătăţirea legislaţiei, a codurilor de conduită, a metodologiilor etc.?) 5. Bugetul şi eficacitatea costurilor 5.1 In ce măsură raportul între costurile estimate şi rezultatele aşteptate este satisfăcător? 5.2 În ce măsură cheltuielile propuse sunt necesare pentru implementarea proiectului? Punctajul total maxim Punctajul maxim 20 5 5 5 5 25 5 5 5 5 5 30 5 5 I.1.8 5 5 5 5 15 5 5 5 I.1.8(e)(f) I.1.8(e) I.1.9 Cadrul logic I.2.1 I.2.2 şi I.2.3 I.2.4 Cerere de finanţare II.4.1, II.5.1, III.1 şi Raport anual II.4.1, III.1, CV-uri şi Raport anual II.4.2 şi III.1 II.4.2 I.1.6(a)(b) I.1.6(c) I.1.6(d)(e) I.1.6 (c)(d)(f) General

I.1.7

10 5 5 100

I.3 I.3

24

E3 2.4 INFORMAŢII REFERITOARE LA DECIZIA AUTORITĂŢII CONTRACTANTE DE A ACORDA FINANŢAREA NERAMBURSABILĂ

Solicitanţii vor fi informaţi în scris despre decizia Autorităţii Contractante, referitoare la Cererea lor de finanţare. Decizia de a respinge o Cerere de finanţare sau de a nu acorda finanţare nerambursabilă, se va baza pe următoarele motive: • • • • Cererea de finanţare a fost primită după termenul limită; Cererea de finanţare este incompletă sau neconformă cu condiţiile administrative publicate; Solicitantul sau unul sau mai mulţi parteneri nu este eligibil; Proiectul nu este eligibil (de exemplu, activitatea propusă nu este acoperită de program, propunerea depăşeşte durata maximă permisă, valoarea finanţării solicitate este mai mare decât suma maximă permisă etc.); Propunerea nu este destul de relevantă sau capacitatea financiară şi operaţională a solicitantului nu este suficientă, sau proiectele selectate sunt considerate superioare din aceste puncte de vedere; Propunerea e considerată inferioară, din punct de vedere tehnic şi financiar, proiectelor selectate.

Decizia Autorităţii Contractante de a respinge o Cerere de finanţare sau de a nu acorda finanţare nerambursabilă este definitivă. Data la care Autoritatea Contractantă estimează că va anunţa decizia ca urmare a încheierii procedurii de selecţie este 10 iunie 2005 – acest termen fiind însă doar unul estimativ.

2.5

PREVEDERI

APLICABILE IMPLEMENTARII PROIECTULUI CA URMARE A DECIZIEI

AUTORITĂŢII CONTRACTANTE

DE

ACORDARE A FINANŢĂRII NERAMBURSABILE

După decizia de acordare a finanţării nerambursabile, Beneficiarului i se va propune un contract în conformitate cu contractul standard folosit de Autoritatea Contractantă, anexat prezentului ghid (Anexa E). Data planificată pentru începerea activităţilor proiectului, după semnarea contractului de către părţi, este 1 iulie 2005 – acest termen fiind doar unul estimativ. Toate proiectele trebuie să se încheie până la data de 30 iunie 2006. Înainte de semnarea contractului, organizaţia selectată trebuie să prezinte dovada dreptului de folosinţă asupra spaţiului în care va funcţiona Biroul de Consiliere pentru Cetăţeni (contractul de închiriere cu titlu gratuit (comodat) sau orice alt titlu care să dovedească dreptul de folosinţă gratuită asupra spaţiului pentru o durată de cel puţin 24 luni, din momentul în care va începe derularea proiectului). Contractul va stipula, în mod special, următoarele drepturi şi obligaţii: Valoarea finală a finanţării nerambursabile Valoarea maximă a finanţării nerambursabile va fi prevăzută în contract. După cum se menţionează în secţiunea 2.1.4, această sumă are la bază bugetul, care reprezintă numai o estimare. În

25

E3 consecinţă, valoarea finanţării devine finală numai după terminarea proiectului şi prezentarea rapoartelor finale (cf. Art. 17(1) şi 17(2) din Condiţiile Generale). Neîndeplinirea obiectivelor Dacă Beneficiarul nu reuşeşte să implementeze proiectul în condiţiile asumate şi convenite în contract, Autoritatea Contractantă îşi rezervă dreptul de a suspenda plăţile şi/sau de a înceta contractul (cf. Art. 11 din Condiţiile Generale). Contribuţia Autorităţii Contractante poate fi redusă şi/sau Autoritatea Contractantă poate solicita returnarea parţială sau totală a sumelor plătite deja, dacă beneficiarul nu respectă termenii stipulaţi în contract (cf. Art. 11.4 şi 17.4 din Condiţiile Generale). Amendamente la contract şi variaţii în cadrul bugetului Orice amendament la contract trebuie menţionat în scris, printr-un addendum la contractul original (Art. 9 (1) din Condiţiile Generale). Totuşi, anumite modificări (adrese, cont bancar etc.) pot fi doar comunicate Autorităţii Contractante (cf. Art. 9(2) din Condiţiile Generale). Variaţii în cadrul bugetului Sumele din buget pot varia faţă de cele originale dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii:

(1) Variaţiile nu afectează scopul de bază al proiectului, şi
(2) impactul financiar este limitat la un transfer în cadrul unui singur capitol de buget sau la un transfer între capitole de buget care implică o modificare mai mică de 15% din suma prevăzută iniţial la fiecare dintre capitolele respective. În astfel de cazuri, Beneficiarul poate aplica modificarea, informând fără întârziere Autoritatea Contractantă. Această metodă nu poate fi folosită pentru amendarea capitolului de costuri indirecte. În toate celelalte cazuri trebuie făcută în prealabil o solicitare în scris, către Autoritatea Contractantă, şi este necesară întocmirea unui addendum la contract. Raportarea Rapoartele trebuie întocmite în limba română şi trebuie însoţite de un scurt rezumat în limba engleză. Rapoartele tehnice şi financiare trebuie înaintate împreună cu cererile de plată şi certificatul de audit (cu excepţia cererii de plată a avansului). Un plan de acţiune şi un buget pentru perioada următoare de implementare trebuie să însoţească rapoartele înaintate pentru plăţi intermediare. Informaţii suplimentare În conformitate cu Art. 2.1 din Condiţiile Generale, Autoritatea Contractantă poate solicita informaţii suplimentare.

26

E3 Plăţi Beneficiarul va primi un avans de 50% din totalul finanţării în termen de 45 de zile de la primirea de către Autoritatea Contractantă a contractului semnat de ambele părţi, însoţit de o cerere de plată conform modelului ataşat în Anexa V la contract. Beneficiarul va primi următoarea tranşă, plătită în avans, de 40% din totalul finanţării în termen de 45 de zile de la aprobarea de către Autoritatea Contractantă a unui raport intermediar în conformitate cu Articolul 15.2 din Condiţiile Generale, însoţit de o cerere de plată conform modelului ataşat în Anexa V la contract şi de certificatul de audit pentru perioada de raportare. Ultima tranşă, de până la 10% din totalul finanţării, va fi plătită în termen de 45 de zile de la aprobarea de către Autoritatea Contractantă a unui raport final în conformitate cu Articolul 15.2 din Condiţiile Generale, însoţit de o cerere de plată conform modelului ataşat în Anexa V la contract şi de certificatul de audit pentru perioada de raportare. Plăţile vor fi realizate într-un cont bancar dedicat proiectului sau într-un subcont în care se identifică sumele plătite de Autoritatea Contractantă. Toate plăţile vor fi efectuate în EURO. Înregistrările în contabilitatea proiectului Beneficiarul trebuie să menţină înregistrări contabile exacte şi periodice şi să utilizeze conturi separate, care dau o imagine fidelă şi asigură transparenţa implementării proiectului (cf. Art. 16(1) din Condiţiile Generale). Beneficiarul trebuie să păstreze înregistrările timp de şapte ani după data de efectuare a plăţii finale. Auditul Un audit extern asupra înregistrărilor şi conturilor proiectului, realizat de un auditor autorizat, care este membru al unui organism recunoscut pe plan internaţional, organism de supraveghere a efectuării auditului cu respectarea standardelor de audit în vigoare, trebuie să însoţească: • • • Orice cerere de plată intermediară; Orice cerere de plată finală; Orice cerere de plată de peste 75 000 EURO pentru un an financiar, în cazul unei finanţări nerambursabile operaţionale.

Printr-un certificat de audit conform modelului din Anexa VI, auditorul va certifica faptul că datele din situaţia financiară depusă (venituri şi cheltuieli) sunt exacte, reale şi justificate cu documente adecvate. De asemenea, auditorul va identifica cheltuielile eligibile efectuate în conformitate cu Contractul. Contractul va permite Comisiei, Oficiului European Anti-Fraudă şi Curţii Europene a Auditorilor să realizeze verificarea proiectului atât pe baza înregistrărilor, cât şi prin vizite la locul de desfăşurare a proiectului (cf. Art. 16.2 din Condiţiile Generale). Publicitate Finanţării din partea Comunităţii Europene i se vor acorda vizibilitatea şi recunoaşterea potrivite, de exemplu, prin intermediul rapoartelor şi publicaţiilor realizate ca rezultat al proiectului sau în cadrul evenimentelor publice asociate proiectului etc. (cf. Articolului 6 din Condiţiile Generale şi Articolului 7(1)(2) din Condiţiile Speciale).

27

E3

Contracte intervenite în implementarea proiectului În cazul în care Beneficiarul trebuie să încheie contracte pentru achiziţii în cadrul implementării proiectului, va fi selectat furnizorul care oferă cea mai avantajoasă eficienţă pentru suma alocată, cu alte cuvinte, cel mai bun raport preţ/calitate, în conformitate cu principiile transparenţei şi tratamentului egal faţă de potenţialii contractori şi având în vedere evitarea conflictelor de interese. În acest scop, Beneficiarii trebuie să respecte procedurile de achiziţie stipulate în Anexa IV a contractului. Vă rugăm să luaţi la cunoştinţă că pentru Programul Phare 2003/005-551.01.05, pentru toate aspectele legate de monitorizare, raportare şi implementare, Fundaţia pentru Dezvoltarea Societăţii Civile acţionează ca furnizor de asistenţă tehnică în numele Autorităţii Contractante (Oficiul de Plăţi şi Contractare Phare).

28

E3

III. LISTA ANEXELOR

ANEXA A: FORMULARUL DE CERERE DE FINANŢARE (FORMAT WORD) de completat ANEXA B: BUGET (FORMAT EXCEL) de completat ANEXA C: CADRUL LOGIC
AL PROIECTULUI

(FORMAT WORD) de completat
PENTRU ANUL CURENT

ANEXA D: PER DIEM (COSTURI DE SUBZISTENŢĂ) – SUMELE VALABILE
informativ

(FORMAT WORD)

ANEXA E: CONTRACT DE FINANŢARE STANDARD (FORMAT WORD) informativ ANEXA F: FORMAT STANDARD PENTRU CV (FORMAT WORD) de completat ANEXA G: DECLARAŢIA
PE PROPRIA RĂSPUNDERE CĂ SOLICITANTUL ŞI PARTENERII NU SUNT ÎN SITUAŢIA DE

CONFLICT DE INTERESE

(FORMAT WORD) de completat

ANEXA H: REZUMATUL ÎN LIMBA ENGLEZĂ (FORMAT WORD) de completat ANEXA I: LISTA BIROURILOR CONSILIERE PENTRU CETĂŢENI EXISTENTE ACESTEA OPEREAZĂ (FORMAT WORD) informativ
DE DE ŞI A

LOCALITĂŢILOR

ÎN CARE

ANEXA J: ROLUL ASOCIAŢIEI NAŢIONALE A BIROURILOR REŢELEI (FORMAT WORD) informativ

CONSILIERE

PENTRU

CETĂŢENI

ÎN

DEZVOLTAREA

ANEXA K: PLANUL DE SUSTENABILITATE (FORMAT WORD) de completat

29

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful