PENULISAN SURAT, MEMO DAN EMAIL RASMI

1

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

2/25/2013

OBJEKTIF
2

Mempertingkatkan kemahiran dan pengetahuan peserta mengenai kaedah-kaedah menulis surat, memo dan email yang berkualiti;

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

2/25/2013

8.30 – 10.30 pagi 10.30 – 11.00 pagi Pengenalan Kepada Konsep Penulisan Surat , Memo dan Email R E H A T

11.00 – 1.00 tgh

3

1.00 – 2.00 ptg R E H A T

2.00 – 4.30 ptg

Prinsip-prinsip dan penggunaan bahasa dalam penulisan

Teknik Penulisan Surat, Memo dan Email Rasmi

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

2/25/2013

4 PENGENALAN KEPADA KONSEP PENULISAN SURAT. MEMO DAN EMAIL zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 2/25/2013 .

SWASTA DAN INDIVIDU UNTUK BERHUBUNG SECARA RASMI DI ANTARA SATU SAMA LAIN zailan zaiyus57@yahoo.SURAT RASMI ALAT KOMUNIKASI BERTULIS YANG DITULIS OLEH JABATAN-JABATAN 5 KERAJAAN. BADAN-BADAN BERKANUN.com hp 0192697004 2/25/2013 .

 IMEJ  BAHAN BUKTI YANG NYATA zailan zaiyus57@yahoo. JABATAN ATAU NEGARA.6  ALAT KOMUNIKASI BERTULIS  BAHAN RUJUKAN  DUTA PERIBADI.com hp 0192697004 2/25/2013 .

FUNGSI SURAT RASMI
    ALAT KOMUNIKASI BERTULIS DOKUMENTASI7 DUTA MEDIA YANG MENGGAMBARKAN PENDIRIAN/ SIKAP SESUATU AGENSI TERHADAP ORANG RAMAI.
hp 0192697004

zailan

zaiyus57@yahoo.com

2/25/2013

E-Mel
8

• Alat komunikasi bertulis elektronik untuk tujuan rasmi atau tidak rasmi
• Format penulisan berbeza dari surat dan memo
zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004

2/25/2013

JENIS SURAT
9

 SURAT RASMI
 SURAT TIDAK RASMI

 MEMO
 E-MEL

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

2/25/2013

com 2/25/2013 .JENIS-JENIS SURAT RASMI        zailan SURAT-SURAT PERSENDIRIAN 10 SURAT-SURAT FORMAL/RASMI SURAT-SURAT PERNIAGAAN SURAT PERMOHONAN SURAT RAYUAN SURAT BANTAHAN SURAT MAKLUMAN hp 0192697004 zaiyus57@yahoo.

JENIS-JENIS SURAT RASMI         SURAT ARAHAN 11 SURAT UCAPAN TAHNIAH/TAKZIAH/ PENGHARGAAN SURAT PERAKUAN SURAT JEMPUTAN SURAT CADANGAN SURAT PEKELILING SURAT IRINGAN zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 2/25/2013 .

FORMAT YANG DIGUNAKAN 12  SURAT  MEMO  TELEGRAM  TELEX/FAK  KAD JEMPUTAN  PEKELILING zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 2/25/2013 .

com hp 0192697004 2/25/2013 .MEMO 13 Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi zailan zaiyus57@yahoo.

com hp 0192697004 2/25/2013 . zailan zaiyus57@yahoo.1. Memo juga merupakan sejenis surat.0 Pengenalan 14 Memo merupakan singkatan perkataan “memorandum” (catatan atau peringatan).

zailan zaiyus57@yahoo.15 Ada tanggapan negatif tentang memo. dianggap telah melakukan suatu kesalahan. Apabila seseorang itu menerima memo.com hp 0192697004 2/25/2013 .

Memo juga berperanan seperti surat 16 tetapi biasanya hanya digunakan untuk dalam jabatannya sendiri. Misalnya: Hebahan atau panggilan mesyuarat zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 2/25/2013 .

2.0 Bentuk Memo 17  Tidak terikat dengan sesuatu bentuk yang tertentu seperti surat rasmi  Memo boleh ditulis dalam bentuk borang dan boleh juga dalam bentuk surat zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 2/25/2013 .

Bentuk borang. dan 2. Bentuk terbuka zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 2/25/2013 .18 Boleh dibahagikan kepada dua bentuk iaitu: 1.

2.1 Memo Bentuk Borang 19 Tajuk dan maklumat yang diperlukan telah dicatat dalam borang Hanya perlu mengisi atau menandakan sahaja pada ruang yang telah disediakan zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 2/25/2013 .

2 Memo Bentuk Terbuka 20 Bentuk ini sama seperti surat tetapi ada antara jabatan yang telah membuat reka bentuknya yang tersendiri.com hp 0192697004 2/25/2013 .2. zailan zaiyus57@yahoo.

com hp 0192697004 2/25/2013 .PERKARA PENTING DALAM PENULISAN SURAT 21       RANCANG SURAT YANG HENDAK DITULIS SUSUNAN KANDUNGAN SURAT JELAS ISI KANDUNGAN DAN „SUARA‟ BAHASA GAYA TULISAN MAKSUD SURAT DIHADKAN DALAM SATU SURAT zailan zaiyus57@yahoo.

PERKARA PENTING DALAM PENULISAN SURAT 22  EJAAN  TANDA BACAAN  REAKSI PENERIMA  KESEDERHANAAN  ALAMAT SAMPUL DENGAN BETUL zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 2/25/2013 .

23 PRINSIP-PRINSIP PENULISAN SURAT zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 2/25/2013 .

com hp 0192697004 (betul) (jelas) (lengkap) (ringkas) (bersopan) 2/25/2013 .PRINSIP PENULISAN SURAT 24 4C+P Correct Clear Comprehensive Concise Polite zailan zaiyus57@yahoo.

1.com hp 0192697004 2/25/2013 . CORRECT (BETUL) 25  FORMAT  EJAAN  KANDUNGAN = TUJUAN  TATABAHASA  LARAS BAHASA(penggunaan ganti nama dan gelaran) zailan zaiyus57@yahoo.

com hp 0192697004 2/25/2013 . CLEAR (JELAS) 26  PENGENALAN  ISI KANDUNGAN  SASARAN  TUJUAN  STRUKTUR  BAHASA  MESEJ zailan zaiyus57@yahoo.2.

2. ALAMAT DAN POSKOD)  RUJUKAN HORMAT zailan zaiyus57@yahoo.1 Pengenalan 27  PENGIRIM (NAMA JABATAN. ALAMAT & PERHUBUNGAN)  RUJUKAN FAIL DAN TARIKH  PENERIMA (JAWATAN.com hp 0192697004 2/25/2013 .

2.com hp 0192697004 2/25/2013 .2 Isi Surat 28  TAJUK  KESELARASAN/KONSISTEN RUJUKAN HORMAT  PENGENALAN  ISI UTAMA/ISI SOKONGAN  HARAPAN (ANTISIPASI) zailan zaiyus57@yahoo.

2.com hp 0192697004 2/25/2013 .3 Akhir surat 29  PENGAKUAN KESETIAAN  TANDATANGAN  SLOGAN  SALINAN KEPADA (S.:)  INITIAL zailan zaiyus57@yahoo.K.

3. COMPREHENSIVE (LENGKAP) 30  SASARAN  ALAMAT  DATA  FAKTA  MAKLUMAT LENGKAP zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 2/25/2013 .

4.com hp 0192697004 2/25/2013 . CONCISE (RINGKAS DAN PADAT) 31  KISS  SURAT RASMI PERLU DITULIS SEBERAPA RINGKAS.PADAT DAN RELATIF  TIDAK PERLU BAHASA BERBUNGA zailan zaiyus57@yahoo.

32 Untuk memperlihatkan kesopanan dalam surat terciptalah laras bahasa surat rasmi. dan ungkapan tertentu dalam penulisan surat rasmi zailan zaiyus57@yahoo. wacana.com hp 0192697004 2/25/2013 .

com hp 0192697004 2/25/2013 .PENGGUNAAN BAHASA SURAT RASMI 33 zailan zaiyus57@yahoo.

com hp 0192697004 2/25/2013 .  PENGGUNAAN GANTI NAMA DALAM PENULISAN SURAT RASMI DAN TIDAK RASMI ADALAH BERBEZA zailan zaiyus57@yahoo. KEDUA DAN KETIGA.LARAS BAHASA 34  PENGGUNAAN RUJUKAN GANTI NAMA ORANG PERTAMA.

2.com hp 0192697004 2/25/2013 . Penggunaan kata pemeri ialah dan adalah Unsur yang menjadi perangkai di antara subjek dengan frasa utama dalam predikat 35 zailan zaiyus57@yahoo.

com hp 0192697004 2/25/2013 .Pemeri ADALAH digunakan apabila terdapat persamaan (ekuitif) antara subjek dan predikat 36 Contoh: Zakaria adalah budak baik Subjek/kata pameri adalah/predikat zailan zaiyus57@yahoo.

com hp 0192697004 2/25/2013 .2.1 Pemeri ADALAH boleh hadir di 37 hadapan sendi nama Contoh: Hadiah itu adalah untuk adiknya zailan zaiyus57@yahoo.

com hp 0192697004 2/25/2013 .2 Pemeri ADALAH boleh hadir 38 di hadapan kata nafi dan kata adjektif secara serentak Contoh: Kenyataannya adalah tidak benar zailan zaiyus57@yahoo.2.

2.com hp 0192697004 2/25/2013 . Adalah berjalan kaki ke sekolah (?) zailan zaiyus57@yahoo.(salah) Tuan adalah dimaklumkan…. (betul) 2.3 Kata pemeri adalah tidak boleh 39 digunakan bersama-sama dengan kata kerja Contoh: 1. Adalah dimaklumkan….

(X) Saya dengan hormatnya…..2.(/) zailan zaiyus57@yahoo.4 Kata pemeri ADALAH tidak boleh digunakan tanpa 40 berfungsi sebagai perangkai di antara subjek dengan predikat Contoh: Adalah saya dengan hormatnya….com hp 0192697004 2/25/2013 .

com hp 0192697004 2/25/2013 .41 Mengapakah banyak bentuk pasif dalam surat rasmi? zailan zaiyus57@yahoo.

Oleh itu objek dikedepankan.(pasif) Saya meminta tuan…(aktif) 2. Ayat pasif menimbulkan suasana tak peribadian dan tak bersahaja 42 pelaku tidak disebut – memudahkan suasana tak peribadian.1. Objek berkenaan yang dipentingkan / diutamakan. zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 zailan 2/25/2013 . contoh: Tuan diminta…. terutamanya dalam suasana perintah.

KESILAPAN BAHASA 43 DALAM SURAT MENYURAT  Adalah dengan hormatnya dimaklumkan bahawa … Dengan hormatnya dimaklukan bahawa .com hp 0192697004 2/25/2013 .  Sukacita dimaklumkan bahawa … Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa zailan zaiyus57@yahoo..

com hp 0192697004 2/25/2013 . Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk* 44 Dengan hormatnya perkara di atas dirujuk  Berhubung perkara di atas. … Berhubung dengan pekara di atas … zailan zaiyus57@yahoo.

Kehadiran tuan dalam mesyuarat ini adalah wajib  Segala pertanyaan boleh dibuat melalui En.Saiful Haris di Unit Perancangan. tel. tel 03-23948605 ext 492. Saiful Haris di Unit Perancangan. …. Segala pertanyaan boleh diajukan kepada En.com hp 0192697004 2/25/2013 . … Sehubungan dengan45itu.  Kehadiran ke mesyuarat ini adalah diwajibkan. 03-23948605 ext 492 zailan zaiyus57@yahoo. Sehubungan itu.

 zailan zaiyus57@yahoo. Saya yang menurut perintah. Senarai nama peserta-peserta 46 adalah seperti berikut: Senarai nama peserta adalah seperti berikut: Saya Yang Menurut Perintah.com hp 0192697004 2/25/2013 .

com hp 0192697004 2/25/2013 . Perhatian tuan ditarik kepada perkara tersebut. Saya mohon perhatian tuan terhadap  Di atas sebarang kesukaran yang timbul di 47 pihak tuan adalah dikesalkan Sebarang kesukaran yang timbul di pihak tuan amat dikesali zailan zaiyus57@yahoo.

com hp 0192697004 2/25/2013 . Permohonan ini dikemukakan … zailan zaiyus57@yahoo. Sila majukan bersama ini satu salinan 48 surat … Sila kemukakan bersama-sama dengan ini satu salinan surat …  Permohonan ini dipanjangkan ….

Sekian. Sekian. terima kasih Kesudian tuan menerima jemputan in amatlah kami hargai dan kami mengucapkan terima kasih. Pihak kami akan berterima kasih kepada pihak tuan … 49 Pihak kami berbesar hati sekiranya pihak tuan …  Kesudian tuan menerima jemputan ini amatlah kami hargai dan kami mengucapkan terima kasih. zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 2/25/2013 .

zailan zaiyus57@yahoo. harap kiranya mencari pengganti yang sesuai. Jika tuan menghadapi sebarang masalah.com hp 0192697004 2/25/2013 . Jika ada sebarang 50 masalah. tuan diminta menggantikan dengan pegawai yang sesuai.

com hp 0192697004 2/25/2013 .RUJUKAN KEHORMAT 51 Bahasa sapaan yang digunakan untuk merujuk kepada golongan yang mempunyai taraf sosial dalam masyarakat. zailan zaiyus57@yahoo.

com hp 0192697004 .SAPAAN 52  Tanpa gelaran Tuan/Puan  Dengan gelaran Rujukan kehormat Duli Yang Maha Mulia (DYMM) Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong Duli yang Teramat Mulia (DYTM) Raja Muda Kedah. Perak dan Selangor 2/25/2013 zailan zaiyus57@yahoo.

iii) Tuan Yang Terutama (TYT) 53 Yang di-Pertua Negeri Duta Pesuruhjaya Tinggi iv) Yang Amat Berhormat (YAB) Perdana Menteri Timbalan Perdana Menteri Ketua Menteri Menteri Besar zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 2/25/2013 .

Timbalan Menteri.v) Yang Berhomat (YB) 54 Menteri.) Isteri Yang di-Pertua Negeri/Isteri Perdana Menteri/Isteri Timb. Yang di-Pertua Dewan Negara/Rakyat/Negeri Ahli Dewan Negara/Rakyat/Undangan Negeri Setiausaha Kerajaan Negeri Penasihat Undang-Undang Negeri vi) Yang Amat Berbahagia (YABhg. Wakil Rakyat. Perdana Menteri Tun dan Toh Puan zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 2/25/2013 .

vii) Yang Berbahagia (YBhg.com hp 0192697004 2/25/2013 .) Tan Sri/Puan Sri 55 Datuk Seri/Datuk/Dato‟/Datuk Paduka/Datin viii) Yang Amat Arif (YAA) Ketua Hakim Negara Hakim Besar Malaya atau Borneo ix) Yang Arif (YA) Hakim Mahkamah Agong Hakim Mahkamah Tinggi zailan zaiyus57@yahoo.

com hp 0192697004 56 2/25/2013 .TEKNIK PENULISAN SURAT. MEMO DAN EMAIL RASMI zailan zaiyus57@yahoo.

 zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 2/25/2013 . SEKIRANYA HENDAK MERUJUK SURAT KEPADA PEGAWAI BAWAHAN HENDAKLAH DITULIS PERHATIAN PEGAWAI YANG DIMAKSUDKAN DENGAN MENULIS NAMANYA. ALAMATKAN SURAT KEPADA KETUA 57 PENGARAH ATAU KETUA SETIAUSAHA ATAU PENGARAH. ATAU PENGURUS BESAR.

58  SEMUA SURAT KEPADA KETUA PENGARAH ATAU KETUA SETIAUSAHA ATAU PENGURUS BESAR BADAN BERKANUN YANG DATANG DARI ORGANISASI PENGIRIM HENDAKLAH DITANDATANGANI OLEH PENGURUS BESAR ATAU PEGAWAI KANAN.  zailan zaiyus57@yahoo. PEGAWAI KUMPULAN LAIN YANG DIBERI KUASA DAN TANGGUNGJAWAB BOLEH MENANDATANGANI BAGI PIHAK JAWATAN TERTINGGI DIDALAM ORGANISASI TERSEBUT.com hp 0192697004 2/25/2013 .

........com hp 0192697004 2/25/2013 ...... (Nama Pegawai yang dipertanggungjawab) b...CARA-CARA MENULIS SURAT RASMI 59 Surat kepada jabatan kerajaan hendaklah dimulakan dengan menulis ”Saya diarah memaklumkan. " Diakhiri dengan Saya yang menurut perintah.."atau "Merujuk kepada perkara diatas adalah saya.. ...p Jawatan Terkanan di Organasasi zailan zaiyus57@yahoo............

.Bagi surat badan berkanun pula hendaklah dimulakan dengan menulis 60 "Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara diatas" dan diakhiri Dengan hormatnya..com hp 0192697004 2/25/2013 ... (Nama Pegawai yang dipertanggungjawab) b.. .......p Jawatan Terkanan di Organasasi zailan zaiyus57@yahoo.....

.......... Setiausaha Jawatankuasa Tender b.Bagi Pegawai yang menjadi Setiausaha kepada sesuatu jawatankuasa boleh 61 meletakan nama jawatankuasa yang dia terlibat dan diakhiri dengan bagi pihak jawatan terkanan di organisasi tersebut.com hp 0192697004 2/25/2013 . Saya yang menurut perintah. ..p Jawatan Terkanan di Organisasi zailan zaiyus57@yahoo............

        STRUKTUR SURAT Daripada Kepada Perkara Nombor Bilangan atau Kod Fail Tarikh surat Salinan Rujukan pengirim Tandatangan pegawai bertanggungjawab 62 zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 zailan 2/25/2013 .

Akhir sekali ialah pernyataan tentang apa yang diharapkan oleh penulis.Kaedah Penulisan Memo 63 Memo hendaklah ditulis secara ringkas iaitu dengan memulakan isi penting dan diikuti dengan data sokongan.com hp 0192697004 2/25/2013 . Kaedah ini dinamakan kaedah „kun terbalik‟ zailan zaiyus57@yahoo.

com hp 0192697004 2/25/2013 .64 ISI PENTING DATA SOKONGAN HARAPAN zailan zaiyus57@yahoo.

harapan penulis / penerima.bahasa dan ejaan) zailan zaiyus57@yahoo.Langkah Penulisan 65  RANCANG (1H 5W)  TULIS (PRINSIP 4C 1P)  SEMAK (sasaran.com hp 0192697004 2/25/2013 . tujuan. tujuan.maklumat.

4. jelas dan lembut  Satu isi satu perenggan zailan zaiyus57@yahoo.2 Tulis : 66  Menepati tujuannya  Gunakan bahasa yang ringkas.com hp 0192697004 2/25/2013 .

3 Semak 67  Maklumatnya adakah tepat dan betul  Tidak menimbulkan sikap negatif pembaca  Konstruktif zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004 2/25/2013 .4.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful