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PROJECT CONSULT 20090226

NEWSLETTER Jubiläumsausgabe
10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter

Einführung einer digitalen Akte .......................................... 69


Inhalt
Electronic Invoicing – Quo Vadis?....................................... 71
Editorial............................................................................... 2 E-Mails sicher aufbewahren – Betriebsprüfungen
10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter ............................ 2 überstehen....................................................................... 71
Unternehmen & Produkte ............................................... 3 Enterprise 2.0 – Das Ende der Community ist der
Actiware erweitert seine AWELOS-Suite.............................. 3 Beginn von benutzergenerierte Tools.......................... 74
Autonomy kauft Interwoven .................................................. 4 Enterprise Content Management im Web 2.0-
Zeitalter ........................................................................... 77
Docuware mit SaaS................................................................... 4
Auch Enterprise 2.0-Content muss verwaltet
EMC mit Langzeitarchivierung .............................................. 5
werden............................................................................. 78
Iron Mountain: Archivierung für Apple ............................... 6
Fachmessen - unverzichtbare
Kodak kauft Scanner-Bereich von Böwe Bell & Kommunikationskanäle im Marketing-Mix............... 78
Howell................................................................................ 6
It’s the culture, stupid............................................................ 79
OPTIMAL SYSTEMS und Across mit
Joy-Of-Use............................................................................... 80
automatischer Übersetzung ............................................ 6
Krise, Geschäft, Wachstum und Zukunft - Die
SER mit ILM Lösung für MOSS.............................................. 7
Wettbewerbskraft nicht gefährden .............................. 81
Märkte & Trends ............................................................... 8 Künftige Datenspeicher für die digitale
CeBIT 2009 Preview.................................................................. 8 Archivierung................................................................... 82
DRT Trends 2009 ...................................................................... 8 Lebenslanges Lernen – Frommer Wunsch oder
Messen & Kongresse ...................................................... 12 gelebte Realität? ............................................................. 86
DLM Forum Konferenz in Prag............................................ 12 MIKE2 - An Open Methodology for Information
Management ................................................................... 88
Artikel................................................................................ 13
Mit Ergonomie die Akzeptanz von ECM-
Arbeitszeiten und Arbeitskosten in Projekten .................... 13
Lösungen steigern ............................... 90
Auswahl von Portaltechnologie ........................................... 15
Neue Anforderungen an die Aufbewahrung
Breaking the Barriers of traditional Records betrieblicher Datenbestände ......................................... 90
Management ................................................................... 16
Prozesse flexibler gestalten ................................................... 93
Der „menschliche Faktor“ in Projekten ............................... 21
Records Management. Integration von
ECM vs. ECM.......................................................................... 23 Prozessführung und Dossierführung.......................... 94
Information as an asset .......................................................... 27 RDF: Das neue XML?............................................................. 99
Made in Germany – Made for the USA ............................... 28 SharePoint & ECM – Lösungen für SharePoint /
Metadata Standards – ein Weg zur Repository MOSS 2007 .....................................................................100
übergreifenden Suche? .................................................. 31 Social Publishing ...................................................................102
Publikation, Qualität, Reputation......................................... 32 Verkanntes Medium Dokument .........................................105
Gastbeiträge ..................................................................... 40 Viele Features, wenige Standards .......................................107
Archivierung und Security - aktueller denn je ................... 40 Vom Papier ins Netz.............................................................108
Bedeutung der Posteingangssteuerung für Was ist “Collaboration”?......................................................110
Bausparkassen ................................................................ 43 Wikis als Werkzeuge für Wissensmanagement
Beweisqualität elektronischer Dokumente.......................... 44 innerhalb von Organisationen.....................................112
BPM Round-Trip Engineering – Vision und Wortmüll aus der ECM-Werbung ......................................115
Wirklichkeit..................................................................... 46 Zahn der Zeit nagt am optischen Archiv ...........................116
Compliance – Fluch oder Chance? ....................................... 52
Leserbriefe ...................................................................... 118
Cooperation between archives in the EU ............................ 54
Congratulations!....................................................................118
Der digitale 100-Jahre-Archiv-Standard .............................. 55
Herzliche Glückwünsche .....................................................118
Die digitale Patentakte: Prozessunterstützung bei
Leiten statt leiden ..................................................................119
der elektronischen Patentverwaltung.......................... 57
Quo vadis, PROJECT CONSULT – quo vadis,
Die elektronische Rechnung als Voraussetzung für
ECM? ..............................................................................120
schnelle Buchungsprozesse, zügiges
Berichtswesen und „fast close“..................................... 59 Zum zehnjährigen Geburtstag des PROJECT
CONSULT-Newsletters................................................121
Digitale Aktenführung in der Verwaltung –
Veränderung braucht Akzeptanz und In der Diskussion.......................................................... 122
Kommunikation.............................................................. 62 E-Mail-Management .............................................................122
DMS – nur eine Messe oder wie werden drei Das dunkle Zeitalter .............................................................123
Buchstaben zur Erfolgs-Marke einer Branche ............ 64
Recht & Gesetz .............................................................. 124
ECM im Zeichen verbindlicher Bundeskabinett beschließt Gesetzentwurf zur
Geschäftskommunikation ............................................. 66 Regelung von Bürgerportalen .....................................124
EIM entwickelt sich zur konzerninternen Shared BGH-Urteil zu E-Mail & Elektronischer Signatur.............124
Service Plattform ............................................................ 68

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20090226 PROJECT CONSULT
Jubiläumsausgabe NEWSLETTER
10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter

EU-Kommission will Rechnungssignatur wir uns entschlossen, den Inhalt noch stärker auf unsere
abschaffen...................................................................... 124 Kunden und auf unsere Branche auszurichten - und der
Die GDPdU & die OFD Rheinland..................................... 125 Newsletter wandelte sich so immer mehr zu unserer Kun-
Normen & Standards .................................................... 125 den-Fach-Zeitschrift. Das positive Feedback und Bezugsan-
UMID ..................................................................................... 125 fragen außerhalb von Redaktionen und Kundenkreis führte
XRepository........................................................................... 125
folglich im Herbst 1999 zum noch heute bestehenden Modell
des Bezugs über Abonnements. Im September 1999 kostete
Open Methodology for Managing Information
das einfache Abonnement 342,50 DM – der Preis 2009 von
Assets ............................................................................. 126
175 Euro ist somit über 10 Jahre konstant geblieben. Die
XDOMEA 2.0......................................................................... 126
Zusendung des Newsletters war damals wie heute für unse-
Neues von Nestor ................................................................. 126
re Kunden und für akkreditierte Redaktionen kostenfrei. Zu
PROJECT CONSULT News ........................................ 127 diesem Zeitpunkt war der Newsletter noch mit einer zwei-
CDIA+ Zertifizierung – neue Kurse in 2009 ..................... 127 bis dreiwöchigen Erscheinungsweise konzipiert und entspre-
Records Management 2009.................................................. 127 chend kürzer als die Ausgaben der letzten Jahre. Im Herbst
PROJECT CONSULT Vorträge ........................................... 128 war auch das Layout soweit konsolidiert, dass es bis heute
Quiz – Mitmachen und Gewinnen bis 20.03.09 ................ 128 (mit geringeren Modifikationen) Bestand hat. Das Zielfor-
Aktuelles auf unserer Webseite .......................................... 129 mat mit zwei Spalten war und ist der Papier-Ausdruck vor
Ort bei den Empfängern, weil sich längere Texte am Bild-
ECM Top Ten Februar 2009................................................. 129
schirm schlecht lesen lassen. Somit ist der PROJECT CON-
Benchpark ECM Top Drei Februar 2009............................ 130
SULT Newsletter eigentlich eine ganz normale Fachzeit-
„DTX“ – PROJECT CONSULT Document
schrift mit ISSN und allem was dazu gehört – mit dem ein-
Technology Index ......................................................... 131
zigen Unterschied: Drucken muss man selbst. Dies führte
Vor 10 Jahren .................................................................. 132 auch dazu, dass wir uns bei Bildern und grafischen Spiele-
Newsletter Ausgabe 19990226 ............................................ 132 reien von Anfang an eingeschränkt haben – und sogar auf
Marlene’s Weblinks ...................................................... 132 ein gestaltetes Deckblatt verzichten. Pure Information steht
AMPLITEC, ceyoniq, DocuPortal, EASY Software, im Vordergrund. Im Sommer 1999 waren auch die inhaltli-
e-Spirit, d.velop, Grau Data, Janich & Klass, microform chen Rubriken, die Sie heute noch wiederfinden, definiert.
Impressum ...................................................................... 133 Informationen zu Unternehmen und Produkten mit eigen-
Newsletter-Bestellformular ......................................... 133 ständiger Kommentierung und Bewertung. Berichte zu
Trends und Märkten, Kongressen und Messen. Wesentliche
Einhefter Themen waren von Anfang an rechtliche Aspekte des Do-
CDIA+ 2009………………………………zwischen Seite 20 | 21) kumentenmanagements und Normen & Standards in diesem
Records Management Roadshow 2009……zwischen Seite 40 | 41) Umfeld. Ein Klassiker unter den ständigen Artikelthemen
sind die „DRT Trends“ – eine jährliche Analyse der Ent-
wicklungen im Markt für Document Related Technologies.
Genauso dazu gehört die jährliche Schwerpunktausgabe zur
DMS EXPO, der wichtigsten Messe der Branche. Diese
Editorial Sonderausgaben wurden zum Teil auch gedruckt auf der
DMS EXPO verteilt. Unsere Rubrik „In der Diskussion“
10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter griff seit 1999 aktuelle Themen der Branche auf oder besetzte
Am 26.02.1999 erschien der erste PROJECT CONSULT selbst neue Topics. Bereits im Jahr 1999 erschien unser ers-
Newsletter. Längst noch nicht in der Form ausgereift, weni- ter DTX, das Document Technology Börsenbarometer. In
ge Seiten stark, aber der Ursprung der Jubiläumssonderaus- den Zeiten des Neuen Marktes war die Entwicklung an der
gabe des Newsletter, die heute vor Ihnen liegt, bzw. Ihren Börse ein ständiges Thema. Inzwischen erscheint diese Rub-
Bildschirm füllt. Für die Gestaltung der Jubiläumsausgabe rik aber nur noch wenige Male im Jahr. Dafür kamen im
haben wir Abonnenten, Kollegen, Journalisten, ehemalige Lauf der Jahre andere Rubriken wie z.B. die regelmäßige
Mitarbeiter und Kunden eingeladen, uns Gastbeiträge und Auswertung der Daten von Benchpark.de/ECM hinzu. Uns
Leserbriefe einzureichen. Ihnen gilt der Dank für diese „et- lag dabei immer viel daran, das eigenständige Profil der
was längere“ Ausgabe unseres Newsletter! PROJECT CONSULT Newsletter zu bewahren. In seinem
Leserbrief „Zum zehnjährigen Geburtstag des PROJECT
Natürlich hat der Newsletter auch eine Vorgeschichte. Be-
CONSULT-Newsletters“ hat der Herausgeber der Zeit-
reits in den 90er Jahren hatte PROJECT CONSULT für
schrift Passwort, Dr. Willi Bredemeier dieses Profil gewür-
Fachverbandsredaktionen Newsletter zusammengestellt und
digt. Herzlichen Dank, Kollege Bredemeier!
veröffentlicht, d.h. immer wieder Artikel, Pressemitteilun-
gen, Interviews und Analysen zur Verfügung gestellt. Die Zu unserem eigenständigen Profil gehört, dass sich der
losen, unregelmäßigen Beiträge wurden dann in Gestalt der PROJECT CONSULT Newsletter ausschließlich durch A-
ersten Newsletter zusammengefasst. Zielgruppe waren in bonnements, das Marketing-Budget von PROJECT CON-
den ersten drei Ausgaben Redaktionen, Journalisten und ei- SULT und den Arbeitseinsatz unserer Beraterkollegen trägt.
nige unserer Kunden. Bereits mit der vierten Ausgabe haben Es gibt keine Anzeigen, keine Advertorials, keine Beeinflus-

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PROJECT CONSULT 20090226
NEWSLETTER Jubiläumsausgabe
10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter

sung durch Anbieter im Markt. PROJECT CONSULT legt Studierenden zeigen. In regelmäßig durchgeführten Befra-
hier besonderen Wert auf die Unabhängigkeit der Berichter- gungen unserer Leser wurde die inhaltliche Qualität hoch
stattung, die schon zu manch bösem Brief von kommentier- gelobt, mancher Tippfehler (Nobody is perfect, weder wir
ten Anbietern geführt hat, sich jedoch nur in drei Ausnah- noch Word) und das zweispaltige Format aber kritisiert
men in Gegendarstellungen oder Korrekturen niedergeschla- (zum Format sagen wir hier nichts mehr …). Die Redaktion,
gen haben. Die Inhalte des PROJECT CONSULT Newslet- das sind Silvia Kunze-Kirschner (SKK, Marketing), Dr. Ul-
ter spiegeln aber nicht nur die Entwicklungen am Markt rich Kampffmeyer (Kff, Geschäftsführer) und ein bis drei
wieder, sondern auch das Projektgeschehen. Produkte wer- Teilzeitkräfte. Zurzeit sind in unserem Dokumentations-
den immer dann kommentiert, wenn sie von einem unserer und Redaktionsteam Kathrin Mohr (KM), Carsten Müns-
Berater als interessant erachtet werden oder eine mögliche ter(CaM) und Sebastian Meiser(SMe) tätig, die uns neben
Rolle in einem Projekt spielen könnten oder gespielt haben. Ihrem Studium der Wirtschaftspädagik, Logistik und Infor-
Die PROJECT CONSULT Newsletter Redaktion verfolgt matik mit viel Elan und aktuellem Uni-Know-how unter-
den Markt und schlägt die Themen vor, die dann von unse- stützen. Hinzukommen unsere Berater als fachliche Input-
ren Beratern einer näheren Betrachtung und Kommentie- Geber und Autoren von Kommentaren und Artikeln.
rung unterzogen werden. Dies schlägt sich dann besonders
Die Ausgabe 20090226 ist die 136. Newsletterausgabe (das
in den Rubriken „Unternehmen & Produkte“, „Normen &
Jubiläum zur 100sten Ausgabe hatten wir verpasst und ho-
Standards“ und „Recht & Gesetz“ nieder. Übrigens, der
len dieses gleich mit der 10jährigen Jubiläumsausgabe nach).
Name der Rubrik „Marlenes Weblinks“, in der sich Nach-
Man könnte jetzt noch zahllose Statistiken aufführen, wie
richten sammeln, die nicht in der Rubrik „Unternehmen &
viele tausend Seiten, wie viele hundert Artikel und Kom-
Produkte“ von unseren Beratern besprochen wurden, geht
mentare, wie oft neue wichtige Themen, warum mal 18 und
zurück auf eine Mitarbeiterin, die als erste für die Rubrik
warum mal nur 10 Ausgaben im Jahr, usw. Aber damit wol-
verantwortlich war. Den Redaktionsprozess kann man auch
len wir Sie als Leser nicht behelligen. Uns kommt es auf die
in einem Vortragsfolienset nachvollziehen:
Botschaft, die Inhalte, an – und die Rolle des Newsletters in
Coextant_Newsletter_Uebersetzung_Handout_20070913.
unserer Beratungstätigkeit. Newsletter, Artikel und Bücher
Hier wird zugleich eine weitere Besonderheit des PROJECT
zu verfassen ist nicht die primäre Aufgabe von PROJECT
CONSULT Newsletters deutlich. In den Jahren 2002 bis
CONSULT. Wir sind Berater und wollen mit unserem
2006 haben wir parallel zur deutschen Ausgabe automati-
Newsletter einen Teil unseres Know-hows unseren Kunden
sche Übersetzungen in Englisch, Französisch, Russisch und
und der Branche zugänglich machen. Der Newsletter spie-
Spanisch erstellt. Diese wurden anfangs manuell in ein
gelt die Einschätzungen von PROJECT CONSULT und
Newsletter-Portal auf Basis von Lotus Notes, später in ein
PROJECT CONSULT Mitarbeitern wieder. Der Newsletter
Portal auf Basis von Sharepoint eingestellt. Dieses Portal ist
stellt unsere Sicht auf den ECM-Markt besonders im
heute als das Newsletterarchiv mit Volltext-Recherche-
deutschsprachigen Raum dar. So weiß jeder Leser, wo und
Möglichkeit verfügbar: http://pcnewsletter.coextant.info/.
wofür PROJECT CONSULT steht und mit welchen The-
Für die Erstellung und den Betrieb des Portals sind wir
men wir uns gerade auseinandersetzen.
Paul Caspers von der Firma Coextant zu großem Dank ver-
pflichtet. Die automatisch erstellten Übersetzungen hatten Wir freuen uns, wenn Sie unsere Auseinandersetzung mit
natürlich ihre inhaltlichen Übersetzungsprobleme, weshalb dem Markt auch zukünftig als Leser und Feedback-Geber
wir diese Publikationsform auch nach dem Wegfall unseres begleiten.
ursprünglichen Übersetzungspartners wieder eingestellt ha-
Ihre Newsletter-Redaktion 2009
ben. Ein wichtiger Nebeneffekt war aber die Entwicklung
von Technologien, um automatisiert und formatgetreu zu
(Kff/SKK/SMe/CaM/KM)
publizieren. Hieraus entwickelte sich die Plattform
http://www.DOXTOP.com, die heute als allgemeine, freie
Publikationsplattform im Internet verfügbar ist.
Seit 2001 haben wir uns entschlossen, den Newsletter auch Unternehmen & Produkte
kostenfrei im Internet verfügbar zu machen. Allerdings
nicht tagesaktuell – dies ist nur unseren Abonnenten vorbe- Actiware erweitert seine AWELOS-Suite
halten - sondern nach einer dreimonatigen Wartefrist. Ne-
Mit AWELOS Global Documentation & Reporting
ben unserem Archivportal findet man den Newsletter auf
wird ACTIWARE auf der CeBIT 2009 eine neuartige
unserer Homepage und auf einigen anderen Webseiten. Dies
Anwendung präsentieren, die Dokumentationsvorga-
trägt auch dem Umstand Rechnung, dass der Newsletter
ben im Hinblick auf Software, Verfahren und Prozesse
weiträumig kursiert, auch wenn dies nach den Abonne-
mentsbedingungen nicht zulässig ist. Die Auswertung der transparent und mit geringem Aufwand realisieren
uns zugänglichen Webstatistiken zeigt, dass manche News- sowie dauerhaft aktuell halten kann. Zudem sollen
letterausgaben bis zu 6000mal aufgerufen wurden (die ECM-relevante Prozesse (wie Klassifizierung, Indizie-
„Renner“ sind hier natürlich immer die Ausgaben vor der rung, Strukturaufbau, Rechtevergabe und Workflow-
CeBIT und vor der DMS EXPO). Und auch die älteren Start) sowie Verarbeitungsschritte von Dokumenten
Ausgaben finden immer noch Leser, wie uns Anfragen von (z.B. die Druckdatenverarbeitung, Barcode-Erkennung,
Ablage aus Word, Excel, Outlook oder dem File-

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20090226 PROJECT CONSULT
Jubiläumsausgabe NEWSLETTER
10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter

System) über eine zentrale Instanz regelbasiert vorge- Autonomy kauft Interwoven
nommen werden. Mit dem neuen Modul will AWE-
Der Archivlösungsspezialist Autonomy hat den ECM-
LOS seine Integrationssuite AWELOS weiter ausbauen
und WCM-Spezialisten Interwoven für rund 775 Milli-
und Kunden noch mehr Flexibilität als auch Durch-
onen Dollar übernommen. Autonomy verstärkt durch
gängigkeit bieten. Derzeit können die ECM-Systeme
die Übernahme sein Angebot an Software für die revi-
ELOprofessional, ELOenterprise sowie der Microsoft
sionssichere Archivierung und weitere ECM-
Office SharePoint Server unterstützt werden. (CaM)
Komponenten. Interwoven bringt einen erheblichen
Infobox Actiware Zuwachs an Funktionalität mit und stärkt damit auch
URL: http://www.actiware-cms.de/ die Position von Autonomy. Vorbehaltlich einer Zusa-
Firmierung: ACTIWARE GmbH ge der Aktionäre könnte die Übernahme bis zum zwei-
Stammsitz: Angelburg ten Quartal 2009 abgeschlossen sein. (CaM)
GF/CEO/MD: Michael Bender
Börse: ./. Infobox Autonomy
Zuletzt behandelt im ./.
URL: http://www.autonomy.com
Benchpark Rating: ./.
DRT-Markt Eintrag ./. Firmierung: Autonomy Germany
URL press releases: Press releases Stammsitz: Frankfurt
Produktkategorien: DMS GF/CEO/MD: Dr. Michael Lynch
CeBIT Stand-Nr. Halle 3, Stand C40 Börse: WKN:915400
Zuletzt behandelt im Newsletter 20081219
Benchpark Rating: ./.
PROJECT CONSULT Kommentar: DRT-Markt Eintrag ./.
Selbstdokumentierende Dokumentenmanagement-, ECM- URL press releases: Press releases
Produktkategorien: Klass, ECM, Search
und Archivsysteme – eine alte Forderung! Eigentlich müsste CeBIT Stand-Nr. ./.
jedes System, dass auf die sichere und vollständige Verwal-
tung von Daten und Dokumenten ausgelegt ist, doch auch
PROJECT CONSULT Kommentar:
in der Lage sein, die eigenen Parameter, Einstellungen und
Konfigurationen nebst Veränderungen zu dokumentieren. Man entsinnt sich noch gut an die Hi-Flyer der Dot-Com-
Eigentlich eine Selbstverständlichkeit – und so hat dies Ära, zu denen auch Interwoven gehörte. Interwoven gehört
PROJECT CONSULT auch immer betrachtet (siehe z.B. in zu denjenigen Anbietern, die ursprünglich aus dem Umfeld
den Newsletterausgaben 20061025, 20070917, 20080716 von Web-Content-Management, E-Business und Portalen
oder 20080904, in Vorträgen wie kommend sich durch Zukäufe immer mehr in das klassische
Saperion_GRC_20080516_Handout_Kff.pdf und Foren wie Enterprise-Content-Management-Umfeld positioniert ha-
www.xing.com). Nun hat ELO zusammen mit AWELOS ben. Dies ist Interwoven dabei besser gelungen als Marktbe-
einen anderen Anlauf zur Lösung des Problems unternom- gleitern wie Vignette. Auch im Ranking der Gartner Gruppe
men, Dokumentationen aus Systemen heraus zu erstellen für ECM hatte Interwoven recht gut und zuletzt knapp un-
und aktuell zu halten. Nicht als Bestandteil des ECM- ter dem führenden Quadranten abgeschnitten. Diesen Platz
Systems sondern als zusätzliche Lösung wird AWELOS po- könnte nun Autonomy übernehmen, wenn es gelingt, Inter-
sitioniert. Im Vordergrund steht auch nicht allein die Ver- woven vernünftig zu integrieren. Autonomy kann diese Un-
fahrensdokumentation mit ihren eher zeitpunktbezogenen terstützung auch gut gebrauchen, auch wenn zumindest in
Angaben zu Einstellungen, Konfigurationen, Klassen und den USA das Unetrnehmen zu den führenden ASP-
Berechtigungen sondern auch die Dokumentation von ein- Archivierungsanbietern zählt. Durch Interwoven kommt
zelnen Aktivitäten im Sinne eines Audittrails. Mit AWE- viel Web-Knowhow ins Unternehmen, dass für Schnittstel-
LOS ist allerdings noch ein weiterer Anspruch an Verfah- len, Integration und Oberflächen von modernen Archivlö-
rensdokumentationen bedienbar – man beschränkt sich nicht sungen gerade unter ASP- und SaaS-Gesichtspunkten im-
nur auf das Archivsystem oder andere Compliance-relevante mer wichtiger wird. (Kff)
Komponenten sondern kann heute schon den Lebenszyklus-
teil der dynamischen Verwaltung z.B. mit Sharepoint ab- Docuware mit SaaS
greifen. AWELOS wird hier als zentrale Regel-Maschine Ab April 2009 soll das Dokumentenmanagement-
positioniert, die die Prozesse kontrolliert und dokumentiert. System DocuWare der gleichnamigen DocuWare AG
Bei geeignetem Einsatz von AWELOS lassen sich so zusätz- auch als Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) verfüg-
lich zum Thema „Selbstdokumentation“ (ob hier die Verfah- bar sein. Anwendern sollen zwei Möglichkeiten ange-
rensdokumentation im herkömmlichen Sinne im Fokus ist,
boten werden: Zum einen können sie ihre Dokumente
muss sich noch zeigen, da zur Ergänzung mit manuell ein-
zum Backup und zur Langzeitarchivierung ins Re-
gegebenen Beschreibungen und Prozessen und zur Ausgabe
chenzentrum exportieren, zum anderen können sie ihr
als Report in Gestalt einer herkömmlichen Verfahrensdoku-
DMS-Projekt komplett auslagern und im Rechenzent-
mentation Actiware wenig sagt) auch eine Reihe andere Do-
rum betrieben lassen. Der Zugriff auf die elektroni-
kumentationsprobleme lösen. Ein guter erster Schritt von
ELO in die richtige Richtung. (Kff) schen Archive soll via Web erfolgen. Mit der SaaS-
Lösung sollen Kunden die Möglichkeit erhalten IT-
Lösungen rund um das Dokumenten-Management zu

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PROJECT CONSULT 20090226
NEWSLETTER Jubiläumsausgabe
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mieten. Fixe Kosten lassen sich so in variable Kosten dass sie sich selbst nicht um aufwändige Updates, Migratio-
umwandeln. Des Weiteren werden Aufgaben rund um nen und Sicherheitsauslegung ihrer Systeme kümmern müs-
das Backup und um die Langzeitarchivierung sowie sen. (Kff)
die Migration auf neue Speichermedien vom Rechen-
zentrum übernommen. (CaM) EMC mit Langzeitarchivierung
Unter dem Motto „Archivieren für die Ewigkeit“ soll
Infobox DocuWare EMC zusammen mit dem Brandenburgischen Landes-
URL: http://www.docuware.de hauptarchiv auf der CeBIT 2009 die neue Archivlösung
Firmierung: DocuWare AG „EL.Archiv“ für die Langzeitarchivierung vorstellen.
Stammsitz: Germering
GF/CEO/MD: Jürgen Biffar Die neue Archivlösung wird modular aufgebaut sein
Börse: ./. und sich aus einer mit dem IT-Dienstleister H&T
Zuletzt behandelt Newsletter 20070529 Greenline entwickelten Applikation (HT.diVAS) und
Benchpark Rating: ./. zwei EMC-Centera-Systemen (Produktivsystem und
DRT-Markt Eintrag DocuWare
URL press releases: Presse Spiegelserver) zusammensetzen. Mithilfe des CAS-
Produktkategorien: Cap, Arc, COLD, DMS Verfahrens der Centera wird die Konsistenz der archi-
CeBIT Stand-Nr. Halle 3, Stand C46 vierten Daten gewährleistet. Die Lösung soll künftig
auch von anderen Archiven käuflich erworben und
PROJECT CONSULT Kommentar: genutzt werden können. (CaM)
Docuware hat in Europa und den USA recht erfolgreich sich Infobox EMC
mit kleineren und mittleren Dokumentenmanagement- URL: http://www.emc.com
Lösungen positioniert, die aber bisher nicht über nennens- Firmierung: EMC Deutschland GmbH
werte USPs im Vergleich mit den Marktbegleitern verfüg- Stammsitz: Schwalbach/Taunus
ten. Mit dem SaaS- und ASP-Angebot soll sich dies nun än- GF/CEO/MD: Jochen Moll
Börse: WKN:872526
dern. Einerseits handelt es sich um ein klassisches ASP- Zuletzt behandelt im Newsletter 20081219
Angebot, wo die gesamte Anwendung den Kunden gehostet Benchpark Rating: Kundenzufriedenheit: 6 (max. 10)
und betrieben wird. Hier bleibt der Kunde – trotz Virtuali- DRT-Markt Eintrag EMC
sierung und geteilter Ressourcen – weitgehend Herr seiner URL press releases: Press releases
Produktkategorien: Cap, ECM, DM, Arc, ILM, RM, Wf, BPM, Sto
Daten und kann die Anwendung so anpassen lassen, wie es
CeBIT Stand-Nr. Halle 9, Stand C36; Halle 9, Stand C60
sie braucht. Anders beim echten SaaS – eine nur einge-
schränkt parametrisierbare Software wird benutzt und die
PROJECT CONSULT Kommentar:
Daten werden im Prinzip als Mandant irgendwo im Re-
chenzentrum verwaltet. Bei beiden Varianten ist die Integ- Das Thema Langzeitarchivierung – also deutlich über die
rationsfähigkeit in andere lokal beim Anwender installierte Aufbewahrungsfristen kaufmännischer Dokumente hinaus –
Umgebungen natürlich nur eingeschränkt gegeben. Setzt ist längst nicht ausgestanden. Grundsätzlich darf man auch
man vorwiegend auf das Thema Archivierung, so ist dies nicht zu sehr auf das Speichermedium allein schielen, son-
aber wenig kritische wenn ausreichend Schnittstellen zur dern muss sich mit dem Gesamtkonzept einer Langzeitarchi-
Übernahme von Daten und Dokumenten in die ASP- oder vierung auseinandersetzten. Unbestritten ist, das die Cente-
SaaS-Lösung vorhanden sind. Dass solche Modelle inzwi- ra-Systeme von EMC recht sicher und verlässlich sind – je-
schen sehr erfolgreich sein können zeigt Hyland mit ihrem doch wird es sie in 200, 300, 400 Jahren nur noch als Aus-
Produkt Onbase. Mit ihrem SaaS-Konzept gewinnt Hyland stellungsstück in einem Museum geben. Genau hier liegt
ständig neue Channel-Partner hinzu, die bisher sich nicht das Problem. Information verfügbar halten heißt nicht ein-
an das Thema ECM herantrauen konnten. Im Prinzip bra- fach nur einen sicheren Langzeitspeicher einzusetzen. Das
cuhen die Partner nur die Lösung oder aber Hyland dort zu Stabilhalten der Metadaten, unterschiedlichste Formate und
vermitteln, wo eine größere individuelle Lösung erforderlich Container, sich ständig weiterentwickelnde Schnittstellen,
ist. In den USA konkurrieren Docuware und Hyland inzwi- zukünftige Nutzungsmodelle, usw. usw. – all dies sind Her-
schen direkt, in Europa und Deutschland noch nicht so sehr. ausforderungen für die Langzeitarchivierung, die bisher nur
Docuware muss sich dennoch ins Zeug legen, denn außer im Ansatz gelöst sind. Projekte wie Nestor oder DPE Digital
Hyland wollen zukünftig auch weitere Anbieter komplette Preservation haben hier eine Reihe von Ansätzen entwickelt,
ECM-Lösungen als SaaS anbieten. Es wird nicht lange dau- die sich unter anderem an der ISO 17421 OAIS Open Ar-
ern und es bahnt sich ein Preiskampf bei SaaS-ECM- chive Information System orientieren. Letztlich bleibt aber
Lösungen an. Die Hauptleidtragenden könnten jedoch dieje- derzeit nur der Weg, sich auf die kontinuierliche Migration
nigen Anbieter sein, die es versäumt haben, rechtzeitig ihre einzurichten. Dies erfordert bereits bei der Erstarchivierung
Software so anzupassen, dass sie nicht nur in lokalen Instal- entsprechende Vorkehrungen damit zu einem späteren Zeit-
lationen nutzbar ist. Zu den notwendigen Anpassungen ge- punkt Metadaten, Informationsobjekte, Strukturen und
hören sicher die Mandantenfähigkeit, besondere Sicherheit Kontext-Informationen vollständig und verlustfrei in ein
für Kundendaten, 24/7-Betrieb und besondere Robustheit. neues Archivsystem übertragen werden können. Ingest-,
Für den Endanwender haben solche Konzepte den Vorteil, Verwaltungs- und Migrationsverfahren kommt daher eine
weitaus größere Bedeutung zu als dem Speicher selbst. (Kff)

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20090226 PROJECT CONSULT
Jubiläumsausgabe NEWSLETTER
10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter

Iron Mountain: Archivierung für Apple seine qualitativ hochwertigen Produkte. Die Akquisiti-
on soll voraussichtlich Ende des ersten Quartals 2009
Iron Mountain Digital soll auf der CeBIT 2009 die neue
abgeschlossen werden. (CaM)
Connected Backup-Lösung für Mac-Anwender präsen-
tieren. Mit Connected Backup sollen Unternehmen ge- Infobox Kodak
schäftskritische Unternehmensdaten unabhängig von URL: http://www.kodak.com
der verwendeten Rechnerplattform sichern und im Be- Firmierung: Kodak GmbH
Stammsitz: NY, USA
darfsfall wiederherstellen können. Die Connected
GF/CEO/MD: Antonio Perez
Backup-Lösung mit Unterstützung für die Mac OS X- Börse: ./.
Plattform soll mit dem gleichem Funktionsumfang und Zuletzt behandelt im Newsletter 20081219
derselben hohen Skalierbarkeit ausgestattet sein wie Benchpark Rating: ./.
Connected Backup for PC. So sollen die in der Lösung DRT-Markt Eintrag ./.
URL press releases: Press releases
vorhandenen Technologien zur Datenreduktion auch Produktkategorien: Cap
in der Mac-Version den Speicherplatzbedarf um bis zu CeBIT Stand-Nr. Halle 3, Stand B29
85 Prozent verringern. (CaM)
PROJECT CONSULT Kommentar:
Infobox Iron Mountain
URL: http://www.ironmountain.de Kodak erwirbt den Scanner-Bereich von Böwe Bell + Howell.
Firmierung: Iron Mountain Deutschland GmbH Dies wird zum Ende des 1. Quartals 2009 erledigt sein. Ko-
Stammsitz: Frankfurt dak erweitert damit seine Angebotspalette weitestgehend im
GF/CEO/MD: Peter Schöpf Bereich der Highend-Scanner. Die Spectrum XF und Truper
Börse: WKN:936594 Scanner sind zwei Produktlinien, die sich durch höchste
Zuletzt behandelt im Nesletter 20081026
Benchpark Rating: ./. Scan-Geschwindigkeit auszeichnen. Dies Infinity WF Geräte
DRT-Markt Eintrag ./. sind Scanner, die großformatige Scans liefern. Diese beiden
URL press releases: Press releases Segmente hat Kodak mit seinem bisherigen Scanner-Angebot
Produktkategorien: Cap, Arc, DMS, EMM nicht ausreichend abgedeckt. Die kleinen Sidekick Scanner
CeBIT Stand-Nr. Halle 2, Stand C48
von Bell + Howell dürften dagegen künftig keine wesentliche
Rolle bei Kodak spielen. Hier bietet Kodak selbst bereits aus-
PROJECT CONSULT Kommentar: reichende Alternativen an, allerdings in qualitativ besserer
Bisher gab es immer reichlich Backup- und Archivierungslö- Ausprägung. Die nun übernommenen Geräte sind bei Kodak
sungen für das Host-, …X-, Microsoft- und inzwischen so- bereits seit 2001 bestens bekannt, da Kodak seit diesem Zeit-
gar für das OpenSource-Umfeld. Apple mit seiner ganz an- punkt den weltweiten Service hierfür übernommen hatte.
deren Herangehensweise an die Nutzung und Verwaltung Damals wollte Kodak schon Bell + Howell kaufen. Die sogar
von Informationen war in Punkto Archivierung immer et- schon angekündigte Übernahme scheiterte aber am Veto der
was dünn besetzt. Iron Mountain stößt in diese Lücke, denn Wettbewerbshüter. So landete Bell + Howell dann bei der
Mac OS ist auch in Unternehmen ein interessanter Markt. Böwe Group, die diesen Bereich dann weitestgehend selbst-
Gerade Kreativ-Abteilungen wie Werbung, Marketing und ständig agieren ließ. Der Service wurde Kodak übertragen.
Management setzen gern auf Apple Computer – auch wenn Nun unternimmt Kodak einen erneuten erfolgreichen An-
der Rest des Unternehmens auf anderen Plattformen arbei- lauf und trägt auch etwas zur Marktbereinigung bei Scan-
tet. Zwar ist Connected Backup noch keine echte Archivie- nerprodukten bei. (WKo)
rungslösung mit wahlfreiem Zugriff auf einzelne Objekte,
aber dieser Schritt von der Datensicherung und Speicher- OPTIMAL SYSTEMS und Across mit
platzreduzierung hin zur echten Archivierung ist nicht automatischer Übersetzung
mehr sehr groß. Letztlich gehören auch die Informationsob- Die Unternehmen OPTIMAL SYSTEMS und Across
jekte aus Apple-Umgebungen in das universelle Unterneh-
Systems haben ihre Technologie-Partnerschaft be-
mensarchiv und müssen wie alle anderen Objekte sicher
kanntgegeben. Diese beinhaltet zum Einen die Anbin-
verwaltet und gespeichert werden. (Kff)
dung der OS|ECM-Suite zur Übergabe von Dokumen-
ten an den Across Language Server. Objekte aus der
Across-Umgebung können wiederum in OS ECM ar-
Kodak kauft Scanner-Bereich von Böwe Bell &
chiviert werden. Anwender sollen von dem Zusam-
Howell
menschluss der Bereiche Dokumentenerstellung, -
Kodak hat bekanntgegeben den Unternehmensbereich verwaltung und -archivierung und dem Überset-
Scanner von BÖWE Bell & Howell zu übernehmen. zungsmanagement profitieren. Zum anderen soll
Kodak will dadurch seine Position im Bereich Docu- durch die Integration der beiden Systeme zudem ein
ment Imaging-Lösungen ausbauen und Kunden ein hohes Maß an Prozesssicherheit und Verfügbarkeit
größeres Leistungsportfolio bieten. BÖWE Bell & Ho- von Übersetzungen im Hinblick auf die Compliance-
well verfügt seit längerem über einen gut ausgebauten Anforderungen in Unternehmen gegeben sein. OS und
Channel aus VARs und Resellern und ist bekannt für Across wollen mit der Zusammenarbeit vor allem in-

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ternational agierende Unternehmen ansprechen, die gesamten Audit-Trail der Entstehung einer Übersetzung
Dokumente und Unterlagen in zahlreiche Sprachen nebst Vorlagen, Renditionen und Ursprungsversionen di-
übersetzen müssen. (CaM) rekt verfügbar zu machen. Ein klassisches ECM-Thema, wo-
bei Across mit ihrer Lösung nur profitieren kann. Die Ac-
Infobox OPTIMAL SYSTEMS ross-Technologie ist im übrigen so ausgelegt (siehe den
URL: http://www.optimal-systems.de PROJECT CONSULT Newsletter 20080815), dass sie auch
Firmierung: OPTIMAL SYSTEMS GmbH
mit anderen ECM-Systemen zusammenarbeiten kann. (Kff)
Sitz: Berlin
GF/CEO/MD: Karsten Renz
Börse: ./. SER mit ILM Lösung für MOSS
Zuletzt behandelt im Newsletter 20070309
Benchpark Rating: ./. Mit dem DOXiS SharePoint ILM Manager soll SER In-
DRT-Markt Eintrag OPTIMAL SYSTEMS formation Lifecycle Management (ILM) und Speicher-
URL press releases: Press releases virtualisierung für MOSS 2007 zur Verfügung stellen.
Produktkategorien: Cap, ECM, Arc, COLD, DMS, Wf
Die neue Softwarelösung soll SharePoint-Anwendern
CeBIT Stand-Nr. Halle 3, Stand C55
die Möglichkeit bieten ein ILM aufzubauen und genau
Infobox Across Systems an ihre Anforderungen angepasste Storage-
URL: http://www.across.net Technologien einzusetzen. Solche Funktionen wurden
Firmierung: Across Systems GmbH bislang von SharePoint selbst nicht unterstützt, da Do-
Stammsitz: Karlsbad, Baden kumente als große Binärdaten im MS SQL Server 2005
GF/CEO/MD: Niko Henschen
Börse: ./.
ablegt wurden. (CaM)
Zuletzt behandelt im Newsletter 20080815
Benchpark Rating: ./.
Infobox SER
DRT-Markt Eintrag ./. URL: http://www.ser.de
URL press releases: Press releases Firmierung: SER Solutions Deutschland GmbH
Produktkategorien: DMS, CMS Stammsitz: Neustadt/Wied
CeBIT Stand-Nr. Halle 6, Stand J35; Halle 6, Stand J24 GF/CEO/MD: Kurt-Werner Sikora, Oswald Freisberg, Man-
fred Zerwas
Börse: ./.
PROJECT CONSULT Kommentar: Zuletzt behandelt im Newsletter 20080930
Multilinguale Informationserschließung ist ein „Stecken- Benchpark Rating: ./.
pferd“ von PROJECT CONSULT, dessen Wurzeln bereits DRT-Markt Eintrag SER
URL press releases: Press releases
in Projekten, Artikeln und Studien Anfang der 90er Jahre Produktkategorien: Cap, Klas, ECM, Arc, RM, COLD, DMS, Sto,
ruhen und z.B. auch der Ansatz für die Plattform mit den KM, Wf
automatischen Übersetzungen des PROJECT CONSULT CeBIT Stand-Nr. ./.
Newsletter Ende 2001 war. Abgesehen von der Qualität der
Übersetzungssoftware ist das Verfahren entscheidend. Wird PROJECT CONSULT Kommentar:
automatisch und/oder parallel manuell übersetzt und edi- Der Begriff „ILM“ Information Lifecycle Management ist
tiert, werden ganze Texte immer wieder neu übersetzt oder sehr dehnbar und Anbindungen von ECM-Lösungen gibt es
werden kleine, gesicherte Übersetzungsbausteine zur Wie- sehr unterschiedliche. Dies zeigt auch die Ankündigung von
derverwendung benutzt, werden nicht nur „Wort- SER. SER hat in der Vergangenheit wie viele Marktbegleiter
Übersetzungslisten“ sondern auch komplexe Sprachkon- verschieden Anbindungen von MOSS in ECM-Lösungen
strukte hinterlegt … der Varianten sind viele. Es geht also gezeigt. Der ILM-Ansatz greift nun auf der untersten Ebene
nicht nur darum, einfach ein Dokument an einen automati- und soll für eine Entlastung von Sharepoint-Infrastrukturen
schen Übersetzungs-Service zu senden und übersetzt zu- sorgen. Dies gibt allen MOSS-Anwendern, die nicht auf die
rückzuerhalten – Kontext- und Prozessinformation sind e- Integration mit einem ECM-System setzen wollen, zumin-
benfalls wichtig. All dies schreit seit langem nach einer ver- dest die Möglichkeit, die Informationen aus dem SQL-Server
nünftigen Versions-, Renditions- und Objektverwaltung. des MOSS in nachgeordnete Speichersysteme zu verlagern.
Der Übersetzungsspezialist SDL hatte hierauf schon vor ei- Die führende Oberfläche bleibt MOSS und im Prinzip merkt
niger zeit gleich mit Tridion ein ganzes Content- der Anwender nicht, wo MOSS seine Daten hält und von
Management-Unternehmen gekauft. Interessant wird es, wo diese zur Nutzung bereitgestellt werden. Die MOSS Da-
wenn die Lösung nicht nur für den Übersetzungsprozess tenbank wird entlastet und so eines der größten Skalie-
selbst und die Verwaltung der Übersetzungsobjekte verwen- rungsprobleme von MOSS-Infrastrukturen beseitigt. (Kff)
det wird, sondern auch für das Retrieval von beliebigen In-
formationen und Darstellung in beliebigen Sprachen an je-
dem Arbeitsplatz eingesetzt werden kann. Der Einsatz eines
Terminologie-Service ist hier ebenfalls sinnvoll. In Hinblick
auf die Werbung mit dem Thema Compliance muss aller-
dings angemerkt werden, dass es hier neben dem Finden des
„richtigen“ Objektes auch immer noch auf den übersetzten
Inhalt ankommt. Hier dürfte es wichtig werden, auch den

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9, Stand C60) dürften aus dem Vollen ihrer Portfolios


Märkte & Trends
schöpfen können – doch auch hier werden unter Um-
CeBIT 2009 Preview ständen die Anwendungslösungen der Partner für den
Endanwender interessanter sein. Ob Oracle mit den
Die CeBIT ist geschrumpft und ihre Bedeutung wird Produkten der ehemaligen Stellent (Halle 9, Stand C90)
von zahlreichen Ausstellern in Frage gestellt. Dies be- und HP mit den Produkten der ehemaligen Tower
trifft besonders die Anbieter von Software, denn was Software (Halle 3, Stand E66) das Thema ECM in den
man auf einem Messestand zeigen kann ist ebenso und Vordergrund stellen werden, ist eher zweifelhaft – ein
mit geringerem Aufwand im Internet präsentierbar, als Thema unter vielen. Und natürlich kann man auch
Life-Demo, als Webinar oder Animation. Von den einmal bei SAP nachfragen (Halle 4, Stand D12), was
Gängen aus betrachtet sieht eine Softwareoberfläche denn aus der angekündigten neuen ECM-Strategie und
aus zwei Metern Entfernung sowie so immer gleich der ECM-Middleware nebst neuen Schnittstellen ge-
aus. Deshalb ist auch die Präsenz auf Messen – nicht worden ist. Auf den Ständen im Bereich E-Government
nur auf der CeBIT – generell eine Frage, mit der sich und bei den Storage-Anbietern wird der eine oder
die ECM-Branche auseinandersetzt. neue Ansatz zum Thema Langzeitarchivierung zu fin-
In den vergangenen Jahren war der Schwerpunkt der den sein.
DRT- und ECM-Branche die Halle 1. Durch die Neuor- Drei Überschriften werden sich auf fast allen Ständen
ganisation der Hallen haben sich nunmehr drei identifizieren lassen, die heute als wesentliche Treiber
Schwerpunkte zum Thema Dokumentenmanagement des Marktes anzusehen sind: Integration, Wirtschaft-
herausgebildet. Halle 3 mit dem Fokus-Punkt des VOI- lichkeit und Compliance. Die Integration in andere
Standes, Halle 2 mit zahlreichen Softwareanbietern Anwendungen mit ECM als Infrastruktur ist ein we-
und Halle 9 mit dem E-Government-Bereich. Einige sentlicher Trend der letzten Jahre. Angesichts der
Aussteller sind auch in den Halle 4 und 6 zu finden. Wirtschaftskrise sind natürlich Themen wie Kostenre-
Da viele Funktionen von ECM inzwischen Commodity duzierung, höhere Effizienz und schnellere Reaktions-
sind und die ECM-Anbieter als Teilsysteme in zahlrei- fähigkeit durch den Einsatz von ECM aktuelle Themen
che Produkte eingebunden wurden, findet sich zum – jedoch zeigt sich auch hier, das ähnlich wie bei dem
Thema inzwischen auf nahezu jedem Softwarestand Thema Compliance der Bogen von den Marketing-
etwas – mal ausgeprägter, mal nachgeordneter. Abteilungen leicht überspannt wird. Das Thema
Ein guter Ansatz ist in jedem Fall die Darstellung eines Compliance in Verbindung mit Governance und Risk
kompletten Ablaufs von der Erfassung über die Verar- Management stärkt Lösungen für Records Manage-
beitung bis zur Weiterleitung und Prozessintegration ment, Archivierung und durchgängiges Prozessmana-
von Posteingängen auf dem Stand des VOI (Halle 3, gement den Rücken. Die Integration und Nutzung von
A29). Neben den immer wiederkehrenden Standard- Web-2.0-Funktionalität im ECM-Umfeld ist kein High-
themen wie Posteingangserfassung, virtuelle Akte, au- light mehr sondern gehört fast schon zur Tagesord-
tomatische Klassifikation, Business Process Manage- nung. Neue Nutzungsmodelle, vereinfachte Oberflä-
ment, MOSS- und SAP-Integration und Archivierung chen, die Einbindung von Business Intelligence und
sind auch einige neue Trends zu beobachten: Selbstdo- Enterprise Search Werkzeugen sowie verbesserte Col-
kumentation von Systemen auf dem Stand von ELO laborationsansätze werden hier neue Akzente setzen.
(Halle 3, Stand C40). Dort kann man auch einmal nach- In dem Maße wie ECM zum Allgemeingut wird,
fragen, ob außer der Nutzung von ELO-Systemen per kommt der besseren und intuitiveren Unterstützung
iPhone inzwischen auch die Erfassung von iPhone- des Endanwenders wieder mehr Bedeutung zu. (Kff)
Photos in die ECM-Anwendung funktioniert. Bei bpi
(Halle 3, Stand A29) kann man sich über die Integrati-
on von ECM in CRM- und CMP-Lösungen informie- DRT Trends 2009
ren. Bei Optimal Systems ist sicher ein Blick auf die In-
tegration mit Across interessant (Halle 3, Stand C55). To describe trends with respect to technologies and
Hyperwave (Halle 3, Stand A29) setzt auf SaaS und markets is always a challenge. In past years, for our
Records Management. Bei Fabasoft (Halle 9, Stand Document Related Technologies trends reports we
D68) und Open Text (Halle 6, Stand J24) kann man sich chose the “standard” structure in form of a list of top-
vielleicht schon die erste MoReq2-konforme Records- ics or a bundling of related themes. This year we will
Management-Lösung ansehen. Ein Blick auf die Micro- use another approach. The English language offers a
soft-Partner in Halle 4 (Stand A26) dürfte neue Varian- large number of words starting with the letter “C”
ten der Integration mit MOSS und Exchange zu Tage which are related to ECM (which itself has a “C” as
fördern, die die Lücken im Microsoft-ECM-Portfolio central anchor) and to developments in the ECM mar-
schließen. Die großen internationalen Anbieter wie ketplace. There are directly related terms like capture,
IBM (Halle 2, Stand A10), Open Text und EMC (Halle content, collaboration or COLD, and others which have
to be mapped to our case like communities, competi-

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tion, competitiveness, continuity, compliance, concept, that users take an interactive role, for example through
control, conservation, consolidation, convergence, information exchange and use, content generation and
complexity, and cost. Each “C” can stand for a discrete the use of entertainment media. Web 2.0 offers many
development, or for a complete bundle of trends re- communication and collaboration tools like Wikis, Vot-
lated to enterprise content management. ing, Mashups, Blogs, Forums, RSS, social software, In-
stant Messaging, Social Tagging / Folksonomies, Twit-
C as in Content tering, etc. Many of the tools serve the same purpose.
The nature of content, understood as a type of digital Companies which had already gathered some experi-
information, has changed over the years: New for- ence with the use of such tools ended up with new in-
mats, new processing, new usage. Today content formation silos and the general problem that most of
stands for any electronic content, for documents, re- the information used in Web 2.0 is more than reluctant
cords, audit trails, emails, videos and everything else to become static, persistent and archivable.
which can be accessed as a file or a part of a file or as a What counts is reduction to the essentials and the use
part of a data set in the memory of computers and of non-redundant functionality. This leaves us with the
storage systems. Content includes the information ob- question “Is there an ECM 2.0?”. The answer is “no”
ject itself, the “Data”, as well as descriptive and context because ECM didn’t contribute to Web 2.0 in regard to
informative of the object like “Metadata”. Content new functionality. ECM is making use of new features
management systems today must have the ability to from the web, integrating these functions and adding
handle, process and manage any type of content. The more value to the ECM environment. In fact, ECM is a
most important factor is that content is an economic backbone infrastructure for managing the information
resource and has a value of its own only when it is created and used in a 2.0 ecosystem. ECM 2.0 as a mar-
used in processes and as knowledge. The barrier be- keting slogan will no longer be of importance in 2009.
tween structured data and unstructured content is dis-
appearing, in a major development in the direction of C as in Compliance
EIM enterprise information management taking place
Compliance is about meeting legal and regulatory re-
in 2009 and 2010.
quirements. Legal and regulatory compliance is essen-
tial for all companies and administrative bodies. But
C as in Collaboration
the good news is, ECM helps not only to work compli-
Not only because 2.0 collaborative technologies have ant but additionally contributes to getting business
been growing in importance, but because they support value out of the necessary investment in compliance.
a more natural and more intuitive way of communicat- The shift from a paper-based administrative world to
ing. Collaboration has also outgrown narrow boots of an electronic, virtual world will lead to further changes
Groupware, where it originated from. Today there are in laws and regulations. Also, current data-security
jointly usable information bases, the joint, simultane- scandals and growing documentation requirements are
ous and controlled use/processing of information, and strengthening the compliance trend. Compliance is not
knowledge bases of skills, resources and background a stand-alone issue, but must be seen in the wider
information for joint use of information – all of which framework of GRC, governance, risk management and
bring collaboration into the wider realm of knowledge compliance. Governance defines the rules for acting
management with targeted preparation, delivery and compliant, while risk management is the ruler for de-
formatting of the required information. Special com- fining the level of investment and the risk involved in
ponents like whiteboards for idea-gathering, schedul- compliance and business issues. In this framework we
ing, project management and more, teamrooms. ad-hoc need a broader understanding of the role of technolo-
workflow, communication applications like videocon- gies, which can only help the enterprise to be compli-
ferencing, offer new possibilities to organize processes ant but deliver no compliance on their own. IT compli-
and to support co-operation, as does the integration of ance is therefore only a subset of an overall GRC strat-
information from other applications in the context of egy. Islands of information like information silos hin-
joint information processing. Collaboration inside and der the implementation of an infrastructure to support
outside the enterprise will be one of the major trends. governance and compliance as an overall company
strategy. New architectures with GRC middleware in-
C as in Communities frastructure will set the scene for the compliance issue
We use the term community here as a synonym for in the coming years. Compliance was and remains a
Web 2.0 and related developments. Web 2.0 is just an major driver for enterprise content management solu-
umbrella term for a number of new interactive tech- tions.
nologies and services on the internet (especially the
WWW), as well as a changed perception of the inter-
net. Though most of the technologies were already
available before Web 2.0, the most important impact is

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C as in Complexity ever more dependent on the availability and correct-


Fact is, ECM solutions are almost all designed for in- ness of electronic Information. ECM supplies methods
house use by specially trained employees. They often and technologies to store information safely and en-
feature extensive functions in numerous menus and sure the traceability of transactions, and present them
complex interfaces offering a plethora of information. in virtual electronic folders. But most ECM installa-
Capturing and presenting metadata is especially diffi- tions are only departmental solutions, or provide only
cult. From the usability point of view, ECM solutions a fraction of the available ECM functionality. One goal
need to become simpler and more intuitive. The “ena- for vendors and users alike is to rollout ECM as an in-
bling” of major applications is becoming more impor- frastructure to support end-to-end processes on secure
tant. Basically, within specific applications you should and safe platforms, preserving the value of information
only need 3 “buttons” to use ECM functionality: save and reducing risk for the enterprise.
information, retrieve information and display informa-
tion in structured form. The requirements of new user C as in Control and Correctness
groups, who cannot be extensively trained, but who Many people say, “we have more than enough infor-
should be involved in processing and using informa- mation, how do we get rid of the overflow?” Getting
tion, are driving the development of new user inter- control of information is a key task, given the growth
faces. Therefore, simple, obvious and intuitive Web 2.0 of information and fragmentation of repositories! The
functionality is growing in importance. The reduction same applies to processes supported by software. Here
of complexity saves cost and raises acceptance, and is ECM technologies as holistic “end to end” solutions
thus one of the major drivers when implementing new ensure traceability. As discussed above, risk manage-
software solutions at user sites. Especially vendors of ment can be supported by ECM solutions. Regaining
traditional fat-client-oriented ECM software will have control over information is not a GRC issue, and places
to do their homework fast. compliance, control, audit trail and legal hold solutions
in a larger context. But it is definitely an issue of “easy-
C as in Components to-use” for the end user, to disburden him or her from
To talk about ECM nowadays it is to talk about com- the information overflow. Taking control again, and
ponents, services, sub-systems and infrastructure. The raising the quality and the usability of information,
hot topics are SOA service oriented architecture and will be an important topic not only for ECM but also
ESB enterprise service bus. Harmonization, synchroni- for directory services, master data repositories, address
sation and orchestration are needed to make a SOA books, information resolving, and finding strategies for
work. ECM services have to be part of any SOA ap- deleting unnecessary information in an accurate and
proach for managing unstructured as well as certain controlled manner. The value of information and its
kinds of structured information. These ECM services accuracy and availability must be considered in plan-
not only provide their functionality to other ECM ning and operations alike, and justify investments in
components, but can also support other applications ECM as infrastructure.
like ERP, CRM or legacy software. A typical example is
information capture with scanning and recognition, C as in Conservation
which might not deliver documents to an archive but The term conservation is used as synonym for elec-
only supply extracted data to a line of business appli- tronic filing, electronic archiving and digital preserva-
cations. Client software thereby becomes less impor- tion. For true long-term digital preservation, i.e. safe-
tant and is replaced by the enabling of major applica- guarding accessibility and availability for decades and
tions and integration in portal interfaces. To provide centuries, there are still no ultimate solutions. The only
ECM services will be as well in 2009 and 2010 a chal- solution today is continuous data migration with loss-
lenge to both, vendors of complete ECM suites and less transfer of documents, metadata, content and other
those offering integrated ECM solutions. Both are en- related information. Many historic archives and inter-
dangered by new concepts of usage like SaaS, ASP and national projects are working on the issues of digital
other outsourcing offerings. Future ECM architectures preservation. But even for enterprises with more short-
and services must be deployable either in a local ECM lived records for commercial and tax documentation,
installation or in a computer center using SaaS. there are enough challenges to be solved: Access for
tax auditors, handling of documents with electronic
C as in Continuity signature, classification of the legal character of docu-
Business continuity and information security are cost- ments and records, and the sheer masses of informa-
intensive investments. With ECM solutions not being tion bringing stability and performance down. Tech-
managements’ top priority, it was always hard to get nology obsolescence threatens older archive solutions
investments for fail-save and secure ECM systems. still using optical disk or other proprietary storage so-
Continuity is an issue whose significance in the context lutions. And there is another issue as well – most of the
of ECM gets nowhere near enough attention. We are enterprises already installed different solutions for ar-

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chival in the past, and many of these remain as islands ing the efficiency of the enterprise. Everybody knows
of information. Strategies to integrate these silos or to that cost savings are up there with increased efficiency
replace old systems are on the investment schedules of and new business on deciders’ priority lists. ECM of-
a lot of potential buyers for 2009 and 2010. ECM must fers the necessary means of combining and controlling
act as an umbrella to incorporate old and new reposi- information from different sources. This reduces costs
tories, and to make information accessible wherever it in all areas of company IT. But lasting change in the
exists in the organization. Federated repositories is one enterprise and the ability to align the business with
of the key elements of ECM, and clearly a market new economic situations or markets with support of
driver. ECM solutions should be a focus in this. ROI is one as-
pect, but sustainability has more value on the long run.
C as in Convergence
The convergence in ECM is especially evident in the C as in Consolidation
convergence of technologies that were not originally Last but not least, a look at the ECM market place.
part of the core of document management: Capture, There are different types of consolidation. Market-
Output Management, Digital Asset Management, Digi- driven consolidation: Vendors and products disappear
tal Rights Management, Electronic Signature, Web or merge as companies take over other companies.
Content Management, Web 2.0, Business Process Man- Technological convergence is accelerating consolida-
agement, Business Intelligence and many more. Espe- tion and simultaneously expanding the range of op-
cially new communication technologies like mobile tions.
work via VPN, use of PDAs and sub-notebooks, “al-
User-driven consolidation: Integrating, combining and
ways online” and the 2.0 hype are adding not just func-
thinning out heterogeneous systems in order to arrive
tionality to ECM, but also stress. New vendors are en-
at uniform IT infrastructures.
tering the ECM market who were never involved in
early imaging or later document management. More But let’s also take a look at the ECM vendor market
and more ECM functionality is becoming a commodity and do what the Gartner Group doesn’t want us to do:
and is combined with other functions – the ECM in- Compare the Gartner Magic Quadrants from different
dustry is losing its unique selling propositions. On its years.
way to become an enterprise information infrastruc-
In September 2007 eighteen companies were depicted
ture, ECM is losing visibility on the desktops. And
on the ECM Magic Quadrant. Six, or 33% of these were
ECM is unraveling at the edges. The more new features
no longer independent by late 2008: Filenet, Stellent,
of adjacent technology areas are integrated into ECM
Hummingbird, Interwoven, Mobius and Tower Soft-
products, the blurrier the perception of what ECM is or
ware.
can be.

C as in Competiveness and Cost


The financial and commercial crisis in-
tensifies the natural behaviour of saving
money wherever possible to increase
profit. Businesses can be described as be-
ing driven by greed (cost-effectiveness
and profits) and fear (compliance and no
risk). As already discussed in the section
on compliance, ECM serves both goals. It
is amply proven by success stories and
analyses that ECM is cost-effective and
enhances the adaptability, efficiency, and Autonomy
business viability of a company. Today,
the implementation of ECM is not a mat-
ter of “if”, but only of “how” and
HP
“when.” In re-using the acronym ECM to
define it as Enterprise Change Manage-
ment, we confirm that ECM’s benefits are
more important than ever, and especially
in a challenging economic environment.
To support change is the core message, © Gartner Group
while cost savings is the added benefit. Sptember 2007
The goal is to reduce cost while increas-

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Companies like IBM and Open Text but


as well “new comers” to the ECM mar-
ket like HP and Oracle profited from
this. 2008 Autonomy bought Inter-
woven.
The Magic Quadrant of September 2008
shows as well other significant changes.
HP entered and Oracle moved up. Some
vendors were no longer on the sheet,
others like Saperion, Xythos and open
source specialist Alfresco entered. Some
improved like Day but the major impact Autonomy
was the positioning of Microsoft in the
leading quadrant. Five companies are
now leading the development of the
ECM market, only one, Open Text, be-
ing an ECM specialist. And SAP still
remaining a candidate for upwards
movement as well.
This shows on the one hand major
changes in the vendor market. On the
other hand it is good news. ECM is ac-
© Gartner Group
cepted, it is mainstream now. No longer
September 2008
a small niche. The ECM market is grow-
ing, even in times of financial crisis, at a good rate. But
the revenues of the ECM market are distributed be-
tween more players. So the traditional vendors of ECM
solutions have to find their niches with specialized so-
lutions for certain industries or business cases, provid-
ing services components to other software vendors, or
filling the gaps in the offerings of the large standard
software vendors.
In 2009 the consolidation of the market will not stop.
We will see growth, new alliances, new products. But
the future will be EIM enterprise information man-
agement, when the last chasm between structured in-
Messen & Kongresse
formation and unstructured information will be
DLM Forum Konferenz in Prag
bridged by document related technologies. (Kff)
Srdečně vítejte! – herzlich willkommen – Vorschau: das
nächste DLM-Forum (http://www.dlmfo-
rum.typepad.com) findet vom 21. – 22. April 2009statt.
Gastgeber sind die Nationalarchive der Tschechischen
Republik in Prag
http://www.nacr.cz/dlm/index.html .
Das Programm wird in den nächsten Wochen veröf-
fentlicht. Records Management und MoReq2 werden
sicher auch Themen sein. Fragen vorab können per
mail an dlm.ebna2009@nacr.cz gestellt werden. Und
wer schon mal seine Anreise planen möchte, kann sich
unter http://www.nacr.cz/dlm/index_1.html infor-
mieren. Prag ist immer eine Reise wert! (SKK)

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Die genutzten Tage, und nur diese, werden einem ex-


Artikel
ternen Mitarbeiter auch bezahlt.
Arbeitszeiten und Arbeitskosten in Projekten Bei der analogen Betrachtung des Arbeitsangebots ei-
von Andreas Petersen, Seniorberater, CDIA+ nes internen Mitarbeiters müssen wir aus Gründen der
Fachhochschule Worms, Dozent Vergleichbarkeit daher ebenso verfahren. Üblicherwei-
E-Mail: Petersen@fh-worms.de se (aber, wie sich zeigen wird, nicht korrekt) wird bei
E-Mail Andreas.Petersen@PROJECT-CONSULT.com. der Projektplanung von einem festen Stundenkontin-
Andreas Petersen ist seit 2007 Mitglied im PROJECT gent - 160 oder 170 Stunden pro Monat - oder von ei-
CONSULT Beraterteam. nem festen Tageskontingent - 20 Tage pro Monat oder
220 Tage pro Jahr - je internem Projektmitarbeiter aus-
Der Artikel beschäftigt sich mit der Kalkulation von Ar- gegangen. Arbeitet der Mitarbeiter nicht Vollzeit oder
beitszeiten in Projekten und den Kosten für Projektarbeits-
im Projekt nicht zu 100%, so werden entsprechende
zeiten unter Berücksichtigung des Einsatzes interner und
prozentuale Kürzungen vorgenommen.
externer Ressourcen. Teil 2 des Artikels erscheint im News-
letter 20090324. Betrachten wir weiterhin einen Vollzeitmitarbeiter und
ermitteln wir dessen Arbeitszeitangebot mit der glei-
Teil 1 chen Betrachtungsweise wie die eines externen Mitar-
Projekt-Arbeitszeiten beiters. Unter Zugrundelegung der (üblichen) Tarifver-
Der erste Schritt bei der Erstellung einer Projektpla- träge, der Gesetzgebung und der durchschnittlichen
nung, dem Lieferobjekt der ersten Projektphase nach Krankheitsrate sind das in Deutschland etwa:
Verlassen der Geschäftsprozessebene, ist die Erarbei-
KT h/KJ h/KM KT/KM
tung eines Arbeitsplans. Dieser ist die Zusammenstel- Tage im Kalenderjahr 365
lung aller zur Zielerfüllung als notwendig erkannten - arbeitsfreie Wochenenden 104
Tätigkeiten nebst den erforderlichen Hilfsmitteln. Un- - arbeitsfreie Feiertage 11
nominelle Arbeitszeit 250 2.000 167 20,8
ter Berücksichtigung der tatsächlich verfügbaren Ar-
- Urlaubstage 30
beitsstunden kann dann als nächstes der Terminplan - Zwischensumme 220 1.760 147 18,3
also die Verteilung der Aktivitäten auf einen Kalender - Krankheitstage ( 4-5% der o.a.
10
- vorgenommen werden. Im letzten Schritt erfolgt Summe )
angebotene Arbeitszeit 210 1.680 140 17,5
schließlich die Optimierung des Terminplans unter
den nur zu gut bekannten Begrenzungen durch Kosten Tab.1: Durchschnittliches Arbeitszeitangebot eines internen Mitarbei-
ters. Legende: KJ = Kalenderjahr, KM = Kalendermonat,
und Terminvorgaben. KT = Kalendertag, h = Stunde
Da die notwenigen Aktivitäten projektspezifisch sind
Pro Kalenderjahr bietet ein Mitarbeiter seinem Unter-
und die Terminvorgaben von außen vorgegeben wer-
nehmen also 1680 Arbeitsstunden an; pro Kalender-
den, können über diese beiden Parameter der Projekt-
monat sind dies durchschnittlich lediglich 17,5 Kalen-
planung kaum allgemeingültige Aussagen getroffen
dertage.
werden. Zur verfügbaren Arbeitszeit der Projektmitar-
beiter und deren Kosten lassen sich hingegen viele pro- Die Kosten eines internen Mitarbeiters müssten, wenn
jektunabhängige Aussagen treffen, von denen einige Sie mit denen eines externen verglichen werden sollen,
im Folgenden dargestellt werden sollen. daher in einem ersten Schritt auf die angebotene Ar-
beitszeit verteilt werden, nicht auf die nominelle Ar-
Ohne Beschränkung der Allgemeingültigkeit wird da-
beitszeit (zur Kostenermittlung später).
bei ein Zeitraum von einem Kalenderjahr von 365 Ta-
gen betrachtet; ein Vollzeit-Arbeitstag wird mit 8 Von der angebotenen Arbeitszeit nutzt ein Unterneh-
Stunden zu Grunde gelegt. men einen geringen Teil zur „Organisationserhaltung“:
• für „Instandhaltung & Modernisierung“ des Pro-
Die verfügbare Arbeitszeit
duktionsfaktors Mitarbeiter: Schulung, Training,
Beginnen wir mit der Berechnung der Anzahl der Tage Weiterbildung ,…
bzw. der Stunden, die ein Mitarbeiter einem Unter-
• zum Informationsaustausch: Personalgespräche,
nehmen überhaupt zur Verfügung steht (also dem Ar-
Mitarbeiterversammlungen, …
beitszeitangebot des Mitarbeiters).
• zur Erfüllung nicht unmittelbar betriebsnotweniger,
Bei externen Mitarbeitern ist das (nominelle) Arbeits- aber rechtlich erforderlicher Aufgaben in verschie-
zeitangebot schnell zu ermitteln: es ist die Summe aller denen Bereiche wie z.B. Datenschutz, Betriebsrat, …
verfügbaren Tage, die ein Externer einem Unterneh-
Unter realistischer Abschätzung der Größenordnung
men zur Verfügung steht, und die vom Unternehmen
der genannten Zeitverwendung ergibt sich die durch-
auch tatsächlich genutzt werden, sprich: ohne Ur-
schnittlich verfügbare Zeit zur Leistungserbringung
laubs-, Feier-, Krankheits- und sonstige Ausfalltage.
aus folgender Tabelle:

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KT h/KJ h/KM KT/KM Die effektive Arbeitszeit


angebotene Arbeitszeit 210 1.680 140 17,5 In welchem Masse macht denn nun ein Unternehmen
- Schulung, Training,
Weiterbildung
5 von dem Arbeitszeitangebot eines Mitarbeiters
- Personalgespräche, Gebrauch? Diese Frage mag zunächst überraschen,
3
Versammlungen, ... nicht jedoch, wenn man die Ergebnisse einer Untersu-
- gesetzliche Aufgaben 2
chung zugrunde legt, wonach in Europa ein Mitarbei-
zur Leistungserbringung verfügbar 200 1600 133 16,7
ter lediglich 60% seine Arbeitszeit effektiv arbeitet. Der
Tab. 2: Durchschnittliche Leistungserbringungszeit eines internen Mit- Rest wird verschwendet durch
arbeiters. Legende: KJ = Kalenderjahr, KM = Kalendermonat,
KT = Kalendertag, h = Stunde schlechte Organisation, unklare Aufgabenstellung, Un-
Unter der Annahme, dass ter- bzw. Überdelegation, unnötige Tätigkeiten, Anfer-
tigen von Schutznotizen, mangelnde Fit-
• Urlaubstermine i.a. vorher bekannt und damit i. w. ness/Konzentration, Schwätzen, Profilierung, etc (zi-
planbar sind tiert nach Proudfoot). Die demnach verbleibende effek-
• Wochenenden gleich verteilt werden tive Arbeitszeit ist bereits in Tabelle 2 eingetragen.
• Feiertage bekannt sind Mitarbeiter, die einem Projekt zu 100% zugeordnet
• Krankheitstage zwar nicht planbar sind, aber eine werden, stehen also nur in dem o.a. Maße zur Verfü-
„historische“ Verteilungskurve bekannt ist (z.B. gung, bei geringerer prozentualer Zuteilung entspre-
mehr im Winterhalbjahr als im Sommerhalbjahr) chend (linear) weniger. Bei Mitarbeitern, die einem
Projekt nur „prozentual“ zugeordnet werden - „Frau
• Die interne Verwendung von Arbeitszeit gleich ver-
XYZ arbeitet zu 25% im Projekt 123“ - kommt der be-
teilt ist
kannte effektivitätsmindernde Zugriff aus der Stamm-
• die einzelnen Monate unterschiedliche Dauer haben abteilung hinzu.
kann nun beispielhaft folgende Stunden-Verteilung für
einen fiktiven internen Mitarbeiter erstellt werden: Interne vs. externe Mitarbeiter
Zu beachten ist, dass kaum
W F U K I verfügbar effektiv: 60% einer der von Proudfoot ge-
KT % KT KT KT KT KT KT h KT h nannten „Zeitfresser“ für
JAN 31 8,5% 8,8 1,0 2,0 0,8 18,3 147 11,0 88 externe Berater zutrifft.
FEB 28 7,7% 8,0 2,0 0,8 17,2 138 10,3 83 Auch die „interne Verwen-
MÄR 31 8,5% 8,8 10,0 2,0 0,8 9,3 75 5,6 45 dung“ von Arbeitszeit ist bei
APR 30 8,2% 8,5 2,0 0,8 18,6 149 11,2 89 einem externen Mitarbeiter
MAI 31 8,5% 8,8 2,0 0,8 19,3 155 11,6 93 nicht anzusetzen, so dass ein
JUN 30 8,2% 8,5 1,0 0,8 19,6 157 11,8 94 und derselbe Mitarbeiter
JUL 31 8,5% 8,8 1,0 15,0 0,8 5,3 43 3,2 26 etwa 189 Tag pro Jahr effek-
tiv einsetzbar ist (90% von
AUG 31 8,5% 8,8 0,8 21,3 171 12,8 102
210 Tagen). Falls der externe
SEP 30 8,2% 8,5 0,8 20,6 165 12,4 99
Mitarbeiter austauschbare
OKT 31 8,5% 8,8 5,0 0,8 16,3 131 9,8 78 Qualifikationen besitzt,
NOV 30 8,2% 8,5 1,0 2,0 0,8 17,6 141 10,6 85 könnten selbst noch Krank-
DEZ 31 8,5% 8,8 3,0 2,0 0,8 16,3 131 9,8 78 heit und Urlaub durch ande-
365 100,0% 104 11 30 10 10 200 1600 120 960 re externe Mitarbeiter aus-
geglichen werden.
Tab. 3: Durchschnittliches Arbeitszeitangebot eines internen Mitarbei-
ters; beispielhaft verteilt auf 12 Monate des Jahres. Legende: Allerdings ist für externe Mitarbeiter zu berücksichti-
W = Wochenende, F = Feiertage, U = Urlaub, K = Krank- gen, dass diese sich nicht in der Organisation ausken-
heit, I = interne Verwendung, KJ = Kalenderjahr, nen (zumindest anfangs) und eine gewisse Einarbei-
KM = Kalendermonat, KT = Kalendertag, h = Stunde
tungszeit benötigen; dagegen zu rechnen sind die
Zur Nutzung in Projekten muss diese Tabelle durch Möglichkeit von längerer Tagesarbeitszeit bei Abrech-
Variation der Verteilung von Urlaubs- und Krankheits- nung in Tagen im Rahmen der geltenden Arbeitszeit-
tagen individuell für jeden Projektmitarbeiter erstellt vorgaben. (Bei freiberuflichen externen Mitarbeitern
werden. Über eine simple Summierung läßt sich dann könnten zusätzlich noch weitere Mehrarbeit, Wochen-
das monatliche Arbeitszeitangebot sämtlicher Projekt- enden und Feiertage genutzt werden.) Alles in allem
mitarbeiter ermitteln. Auch ein tagesgenaues Arbeits- dürfte die „Verlustrate“ externer Mitarbeiter unter 10%
zeit-Angebot ist so darstellbar, die Aussagekraft wird liegen.
allerdings wegen der relativen Zunahme der statisti-
schen Abweichungen nicht größer.

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Zusammengefasst ergibt sich daraus folgendes Bild: Vor Projektbeginn ist daher eine Verständigung über
die verwendeten Zeitbegriffe sehr zu empfehlen. (AP)
• ein interner Mitarbeiter, der 10 Tage anwesend ist,
kann davon ca. 6 Tage effektiv in Projekten arbeiten (wird in der Newsletterausgabe 20090324 fortgesetzt mit
• bei einem einzelnen Externen sind es ca. 9 Tage Teil 2: Kosten einer Projektstunde)

• die Produktivität eines externen Mitarbeiters ist um


ca. 50% höher
• ein interner Vollzeit-Mitarbeiter kann in einem Ka- Auswahl von Portaltechnologie
lenderjahr lediglich 120 Tage effektiv in Projekten Klassische Produktauswahl oder Beauty Contest?
arbeiten
von Stefan Meinhold, Seniorberater, CDIA+
• ein Externer (plus Ersatzperson bei Urlaub und E-Mail: Stefan.Meinhold@PROJECT-CONSULT.com
Krankheit, z.B. nach dem PROJECT CONSULT Webseite: http://www.PROJECT-CONSULT.com
„Gemischte Teams“-Konzept) kann etwa 225 Tage Stefan Meinhold ist seit 2001 Mitglied im PROJECT
pro Kalenderjahr effektiv eingesetzt werden CONSULT Beraterteam.

interner MA externer MA plus Ersatzperson Der Begriff Portal wird heute von
KT /KJ KT/KM h/KM KT /KJ KT/KM h/KM KT /KJ KT/KM h/KM Anwendern und Herstellern so
$ unterschiedlich assoziiert, dass die
365 30,4 243 365 30,4 243 365 30,4 243 Schwierigkeiten schon bei der Pro-
jektdefinition beginnen. Der Beg-
Wochenenden 104 8,7 69 104 8,7 69 104 8,7 69 riff „Portal“ wird dabei stark ge-
Feiertage 11 0,9 7 11 0,9 7 11 0,9 7
dehnt und reicht in seiner Bedeu-
Urlaub 30 2,5 20 30 2,5 20
tung vom zentralen Zugang mit
Krankheit 10 0,8 7 10 0,8 7
Single Sign On, über Intranetfunk-
anwesend 210 17,5 140 210 17,5 140 250 20,8 167 tionen, Anwendungsportale, Re-
daktionsfunktionen bis hin zur
Weiterbildung etc. 5 0,4 3 personalisierten Bereitstellung von
Versammlungen Informationen und mehr. Diese
etc. 3 0,3 2 Interpretationsbreite erschwert
andere Tätigkeiten 2 0,2 1 einen strukturierten Auswahlpro-
zess.
unproduktive Zeit 80 6,7 53 21 1,8 14 25 2,1 17
Die Hersteller haben erkannt, dass
Leistungserbringung 120 10,0 80 189 15,8 126 225 18,8 150
der Lieferant der Portallösung eine
zentrale Position in der IT- Land-
Tab. 4: Durchschnittliche Werte. Legende: KJ = Kalenderjahr, schaft des Kunden einnimmt und dadurch eine hohe
KM = Kalendermonat, KT = Kalendertag, h = Stunde
Kundenbindung erreichen kann. Daher werden die
Dies ist bei der Verteilung von Aktivitäten auf den Ka- angebotenen Funktionalitäten gerne mit dem Suffix „-
lender („Terminplan“) und deren Optimierung zu be- portal“ versehen, um dem Kunden zu assoziieren das
rücksichtigen. Ein Teil der bekannten Terminüber- man auch hier gut aufgestellt ist.
schreitungen beruht nach meiner Erfahrung auf der
Portale als integraler Bestandteil des
mangelhaften Berücksichtigung effektiver Arbeitszei-
IT-Bebauungsplans
ten.
Wer als Unternehmen in der glücklichen Lage ist und
Kalenderzeit vs. Projektzeit über einen IT- Bebauungsplan verfügt, hat es hier
Verständnisschwierigkeiten zwischen Projektmitarbei- schon etwas leichter. Die Komponenten und Funktio-
tern und Linien-Managern entstehen insbesondere nalitäten sind schon in eine Struktur gebracht und las-
dann, wenn Projektmitarbeiter in effektiven Projektta- sen sich daher leichter zuzuordnen. Die eigene Defini-
gen denken und nicht in Kalenderzeit umrechnen. „Ich tion: „Was verstehen wir in unserem Unternehmen un-
brauche noch ca. 20 Tage bis zur Fertigstellung“ meint: ter einem Portal“ kann präziser abgeleitet und Funkti-
noch 160 effektive Stunden - das können bei einem onalität abgegrenzt werden. Diese Vorarbeit ermög-
Projekt-Teilzeitmitarbeiter auch schon ‚mal bis zu vier licht eine strategische Auswahl der Portal- Plattform
Kalendermonate sein, siehe Tabelle 3). Der Linienma- und die Beschreibung der benötigten Funktionen er-
nager wird diese Information i.a. mit 20 Kalendertagen leichtert die Erstellung des Anforderungsprofils und
gleichsetzen („20 Tage – das ist ja nur noch 4 Wo- eines Kriterienkataloges.
chen“).

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Doch leider kann man in vielen Unternehmen die dem klassischen produktunabhängigen Verfahren oder
Auswahl des Portals aus Zeitgründen nicht als strate- mit dem Beauty Contest eine kürzere Realisierungszeit
gisches Projekt positionieren, sondern man möchte ei- ergibt, hängt von den Umständen des Einzelfalles ab.
ne konkrete benötigte Funktionalität zur Verfügung (StM)
stellen, für die aber Portaltechnologie notwendig ist.
Die in den Unternehmen eingesetzten Softwarekom-
ponenten z.B. von Microsoft, SAP, IBM, Oracle verfü-
gen über diese Technologien und die Verwendung der Breaking the Barriers of traditional Records
vom selben Hersteller stammenden Portalsoftware Management
verspricht eine kürzere Integrationszeit. Daher ist ein
klassischer Auswahlprozess oft gar nicht möglich. Hier Records, Records Management, Enterprise Content
kann ein Vergleich der bereits im Hause vorhandenen Management and MoReq2
Portalfunktionalitäten in Form eines „Beauty Contests“ by Dr. Ulrich Kampffmeyer,
weiterhelfen. Managing Director, PROJECT CONSULT Unternehmens-
beratung GmbH
Die Integrationsfähigkeit ist der Schlüssel He is member of the board of managers of the DLM Network
Die Anforderungen an die Portalfunktionalität werden EEIG, member of the DLM Forum and member of the
aus fachlicher Perspektive im Grobkonzept dokumen- MoReq Governance Board. The article was presented at the
tiert und gegen die bereits vorhandenen oder geplan- DLM Forum conference in Toulouse, France, December 11,
ten Portalkomponenten gespiegelt. Die rein fachlichen 2008. Ulrich Kampffmeyer is member of the team of consult-
Anforderungen können präzisiert, um Funktionen wie ants of PROJECT CONSULT since 1992.
Blogs, Feeds, Instant Messaging, Chats und Wikis er- E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com
gänzt und in eine Vorschlagsliste der präferierten Port- Web site: http://www.PROJECT-CONSULT.com
lets überführt werden.
Die Integrationsfähigkeit in die zur Auswahl stehen- Records and Records Management
den Portalinfrastrukturen kann dann von den Herstel-
lern in Form einer definierten Präsentationsaufgabe The perception of records and records management
demonstriert und durch den Kunden nachvollzogen has changed over time. In the transition from a world
werden. So bekommt man sehr schnell ein Gefühl für of paper and folders to the digital age, the definition
die Leistungsfähigkeit, Flexibilität und den benötigten and understanding of records and records manage-
Aufwand. ment had to be adjusted. The most widely accepted
definition of records and records management are
Dabei kommt es auf die exakte Nachbildung der spezi- given by the ISO standard 14589:
fischen Infrastruktur (mit Single Sign On, LDAP- In-
“Record
tegration, Authentifizierung etc. ) und die Interaktion
der Komponenten und Portlets an. Auch wenn diese Information created, received, and maintained as evi-
Komponenten von einem Hersteller stammen, kann dence and information by an organisation or person, in
man nicht per se von einer Integration ausgehen. Die pursuance of legal obligations or in the transaction of
hier gewonnenen Erkenntnisse erleichtern die Beurtei- business.”
lung der späteren Funktionalität und liefern wichtige
“Records Management
Grundlagen für das technische Feinkonzept.
Field of management responsible for the efficient and sys-
Eine universelle Lösung für ein Auswahlverfahren tematic control of the creation, receipt, maintenance, use
gibt es nicht and disposition of records, including processes for cap-
Abschließend lässt sich festhalten, dass es keine allge- turing and maintaining evidence of and information
about business activities and transactions in the form of
meingültige ideale Vorgehensweise für die Auswahl
records.”
von Portalsoftware für alle Unternehmen gibt. Wäh-
rend im ersten Fall die produktunabhängige Auswahl But different users have different interpretations of the
und Bewertung im Vordergrund stehen, werden beim terminology and what records management is:
„Beauty Contest“ die vorhandenen Komponenten auf • The archivist sees it as “pre-preservation”
den größtmöglichen Deckungsgrad überprüft. Dabei
soll nicht der Eindruck entstehen, dass sich strategi- • The public sector records manager sees it as result
sche und architektonische Planungen beim Beauty of a “bureaucratic process”
Contest erübrigen bzw. die Produktauswahl nicht mit • The chief compliance officer sees it as “legal evi-
einem Praxisteil ergänzt werden kann. Beide Verfahren dence” of his business activities
haben ihre Berechtigung und können auch in diversen • The IT manager sees it as “application” of his ERP-
Kombinationsformen eingesetzt werden. Ob sich mit solution

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• The programmer sees it as “structure and fields” in term ECM Enterprise Content Management by com-
his legacy application parison with the MoReq2 concept.
• The database manager sees it as “contents of tables” ECM
• The music fan sees it as the “directory functional- MANAGE
ity” of his LastFM records …
Collab
Accordingly, there is a need for clearer and more gen- DM

eral definition of the term “record” before we can talk


about records management. Records can easily be de-
fined by their attributes like business value, legal CAPTURE STORE WCM DELIVER
value, context, integrity, persistence, authenticity, de-
fined metadata, consistency, classification, and more. WF/
BPM
These attributes separate records from other types of RM
documents and information objects. This leads to the
following five step approach to define the term “re-
cord:” PRESERVE
A record is
• Defined by its legal and business value, Fig.1 The AIIM ECM model with the five major components capture,
manage, store, deliver and preserve. The manage component
• A stable, authoritative and consistent information contains the modules document management, collaboration, web
object, content management, records management, and workflow / busi-
ness process management.
• Independent of its physical format,
• Made up of its contents enriched with context and The definition of ECM by the international industry
descriptive information, organization AIIM international in 2008:
• Identified by a unique identifier and its classifica- “Enterprise Content Management (ECM) is the strate-
tion. gies, methods and tools used to capture, manage, store,
In the electronic world, records can originate from web preserve, and deliver content and documents related to
content, office documents, scanned paper, emails, me- organizational processes. ECM tools and strategies allow
dia assets, forms, files, images, videos, blogs, audios, the management of an organization's unstructured in-
twitters, PDFs, datasets, etc. Some propose general use formation, wherever that information exists.”
of the term “information objects” only. But there is still In the ECM model, RM records management is an in-
a need for the concept of a record. Not all information tegrated module which is part of the process of manag-
objects will become a record, and not all information ing information and interacts with the other compo-
objects, or records for that matter, will end up in an ar- nents of the ECM model like workflow, document
chive. Records management is not digital preservation. management, digital preservation, input management
Digital preservation is a support function of records etc.
management to ensure the integrity and persistence of
the records. And we should not forget that we live in a ECM
hybrid environment. Records can also be paper-based MANAGE
and should be managed by the database of the records Collab
management system combined and synchronized with DM
electronic information objects.
One question is whether records management will stay
a discipline of its own or if it will become a general fea- CAPTURE STORE WCM
DELIVER
ture of all business activities. In the context of elec-
tronic records management systems, this leads to the WF/
BPM
next question, whether an electronic records manage- RM
ment solution is stand-alone or part of the IT infra- Records
structure serving other applications. Management
PRESERVE
The Concept of ECM Enterprise Content
Management
Fig.2 In the AIIM ECM model records management is an integral part
The differences in regard to approach records man- of the manage modules.
agement systems can be shown using the industry

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When we compare this model with the MoReq2 ap- Most ECM components are only satellites in the
proach, we find similar terminology. MoReq2 also de- MoReq2 records management model. The focus is dif-
scribes capture, store, preserve and other components ferent. In the future, records management can no
of the AIIM ECM model. longer be positioned as the “centre of the world” but
must become an integral part of every business appli-
MoReq2 cation. The ECM approach to records management is
more realistic and more advanced.
This can be demonstrated as well in regard to the
adoption of new technologies. ECM was enhanced in
recent years to come to grips with the challenges of
“2.0” whilst Records Management and Electronic Ar-
chival are just in an “experimental phase”. The wave of
RECORD
digital records, the information overflow of the last
decade, has not yet arrived at the gates of archives. But
first indicators are visible, i.e. the challenge of manag-
ing and archiving the presidential records of the Bush
administration, which caused substantial difficulty for
the NARA National Archives and Records Administra-
tion. Millions of emails are possibly lost and the rest of
the overwhelming mass of electronic documents from
Fig.3 The MoReq2 functionality model. the Bush administration is in bad order.
The principal difference becomes even more obvious New technologies provide many challenges to records
when we compare the ECM model with the MoReq2 management.
structure model.
• The technology challenge
MoReq2 Structure Model Most “new” Technologies do not
natively provide objects suitable
to become consistent records or to
Metadata model Non-Functional Requirements Chapter „0“ be archived properly. This espe-
cially refers to personalisation &
Business individualisation of web site con-
Optional Modules System
tent, media like blogs, twitters,
Processes Availability

Digital Rights
Management
Fax
Integration
instant messages and wikis, pro-
prietary formats for multimedia
Security Disposition of objects, mashups and distributed
Technical
Standards Categories
Basic Modules
Physical
Records Ease of Use
resources, non-persistent URLs,
links and content, etc. We might
Administrative
Functions
Classification
Scheme Document
even have to repeat the discus-
Management
of Physical
Management
and
sion, if we need a definition of
(Non-
electronic) Searching,
Capturing Collaborative something like a “digital origi-
Records Working
Outsourcing
and Third
Files and
Records
Retrieval and
Presentation nal.”
Party
Referencing
• The cultural challenge
Management
of Data Controls and Workflow
Offline and Security
Remote
Working
Retention and
Disposition
New perceptions on how to gen-
Casework erate and use information. The
Long Term
Encryption Performance value of information is often dis-
Preservation
Integration
with Content
and
Scalability
regarded or cannot be defined
and
Technology Distributed
Electronic
Management
Systems
when information is originally
Systems
created. Developments like social
Obsolescence signatures

communities, digital immigrants


Reference model Legislative and Regulatory Requirements
versus digital natives, “always
online,” new ways of communica-
tion and interaction, rights man-
agement and data protection is-
sues etc. change the landscape for records manage-
Fig.4 The MoReq2 structure model. ment. Records management today has to start with the

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creation of information, otherwise information cannot “2.0-users are just using information, it’s their daily life. |
be managed when it arrives in records management Records managers still believe they own their records and
and archive systems at a later stage. It is not only about really care for them.”
the perception of records management and records “2.0-users know, that a 1-TB-harddisk at the discount gro-
managers’ tasks; we might even have to discuss, again, cery store is now only 100 €! They believe that there will al-
the information society and social implications of what ways be enough storage space for everything. |
we are doing. Records managers are specialists in determining the value of
records! They are working busily to keep information
• The information growth challenge
unique, sober, accessible and available for all time.”
We face exponential growth of information and no suf-
“2.0-users have no idea about a record and who might be re-
ficient “management” of it. It is not only the sheer vol-
sponsible to store it safely! Everybody gets copies of every-
ume of bits and bytes growing to petabytes and ex- thing, so somebody will take care of it. |
abytes, it also about uncontrolled redundancy, the Records managers are fond of their fileplans, thesaurus, tax-
identification of the value of information, the growing onomies, ontologies and classification schemes! They’ll go
dependency on the availability and accuracy of infor- through 7 levels of hierarchy just to find the right spot for a
mation, etc. Records management has to address the note.”
complete lifecycle of records and is in no way only a
“pre-preservation” issue. Records management is es- “2.0-users believe in easy-to-use tagging and folksonomy! If
sential to fight the uncontrolled growth of information. there are enough users choosing the same tag, it can’t be
There also needs to be a discussion on whether records wrong. |
management should be part of every software applica- Records managers are prepared to work hard to learn every
function of their records management solution! With exten-
tion which generates, processes or receives information
sive training every software interface can be turned into a
that might become a record. This would mean no more
usable tool.”
special records management solutions, but instead re-
cords management as part of every software and IT in- “2.0-users love their iPod! If the user interface is not sexy
frastructure. and doesn’t work like Facebook, they will just shut the appli-
cation down. |
Records management challenges in the era of 2.0 Records managers know by heart (or possibly by their re-
To demonstrate some of the current challenges I use trieval system) the place of every object! They are in control
some provocative theses with possible positions of tra- of everything in the electronic realm and in the world of pa-
ditional records managers and archivists on one side, per documents.”
and on the other side the users who grew up with Nin- “2.0-users are just users who want to have easy access to the
tendo, iPhones and Web 2.0. correct information at any time. |
Records managers still have an academic view of their work
“2.0-users hate complex data entry forms! They want to
and often forget about the end user – who is not a trained
trust in automatic categorization. |
records manager.”
Records managers are excellent in structured search! They
are used to expert facetted search forms.” “2.0-users, the digital natives, started life in a virtual world
…and the systems are no longer jailed in their silicon cages.
“2.0-users hate complex search forms! They love ‘single field
With RFID, robotics, cameras, and sensors they are entering
search’ á la ‘Google’ finding everything everywhere. |
the real world and taking control. |
Records managers are aware of the importance of context in-
Will the profession of the traditional records manager be re-
formation! They are used to spending hours to create orderly
placed by the user or even by systems doing their job of de-
structures.”
claring, classifying, ordering and archiving records?”
“2.0-users are lazy! They don‘t care where they store their
stuff. | The role of records managers and records management
Records managers know perfectly how to navigate by tree has to be redefined, including all processes of when
views and folder-sub-folder-volume-hierarchies! It‘s just and how an information object becomes a record. We
about having fun.” are already running out of time, and future historians
“2.0-users will loose their temper when the interface doesn‘t might name our era “The dark age of the early infor-
work like a media library or Youtube! Or they get bored and mation society.”
just stop to search what they have been looking for. |
Records managers know about the importance of selection
and disposal! They work until late in the night to keep their
repositories clean.”

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Where do we stand now with MoReq2? bining the competences of archives and records man-
agement. Future action plans should consider the fol-
MoReq2 might be an answer to the questions of how to
lowing:
handle and manage records in a professional way. In
fact everything is now in place: • Archiving
• The Moreq2 requirements are online and printed in
Developing strategies for the challenge of new and
English,
ever-changing formats, defining interfaces between
• The test material is in electronic form, including test records management and digital preservation,
cases and available test data. The test descriptions standardization of a unique access interface for
substantiate the text of the requirements long-term archival systems, methods for lossless
• The XML schema is defined and allows the creation continuous migration, and other related archive-
of interfaces to exchange records and classification centric topics.
schemes to define the structures of the records
management system • Connectivity
• The first contract with a test centre for the certifica- Testing the interoperability of MoReq2 solutions
tion of MoReq2 compliant software products is and the records interchange using the MoReq2
signed, and the first test candidates are lining up. XML scheme in practice. The sponsoring and moni-
• The MoReq Governance Board for the maintenance, toring of such pilots with the dissemination of the
dissemination and administration of the MoReq2 results to public will boost the use of MoReq2.
specification is established, • Optimizing and Expanding
• First translations and “Chapter 0s” are coming in.
Putting more focus on the optional modules of
The French translation and chapter 0 was published
MoReq2, expanding its scope to new technologies,
in time for the DLM Forum Toulouse conference.
and creating feasible productive subsets of MoReq2
This is a good starting point to gather experiences, ini- will encourage the use of the standard by the ECM
tiate improvements and generate acceptance. There has industry as well by the user organisations.
been a lot of criticism of MoReq2 – too long, too many
test cases, too restrictive, too complex. There is still • Dissemination
much to do to make MoReq2 work and to demonstrate The dissemination of MoReq2 and related results
the value of MoReq2 for the public sector as well for from certifications, first practice and real-life appli-
private sector organizations, both on a small scale and cations must be combined with educational pro-
for huge enterprise implementations. grammes, training, events, publications and other
There is an urgent need to demonstrate the usefulness activities for building reputation and bringing the
and usability of MoReq2: message to the public as well to the private sector.
• Even a complex structure can be easily used with • Maintenance
modern software architecture, optimized applica-
tions and ergonomic user interfaces. Although the MoReq Governance Board is now es-
tablished, we cannot just do maintenance of the
• Used in the right way, MoReq2 will help save
MoReq2 standard, and especially not “indefinitely.”
money and increase efficiency for all applications
Technology and the use of technology are changing
related to records management.
rapidly! This will lead us to the need by 2010 at the
• Not everybody will need every function. We have latest of having to do a re-scoping of MoReq2 or
to make the modular approach of MoReq2 work. even something like MoReq3. A new (or substan-
• Systems must not only be capable of MoReq2 func- tially updated) version – let’s call it MoReq3 – will
tionality, they must also be able to support even of- be necessary for the year 2013 by the latest.
fice workers with their daily work. Records man-
Last but not least, we need a paradigm change in re-
agement applications must not be designed solely
cords management to adapt to technical and cultural
for the professional records manager and archivist.
change. Otherwise we will see a paradigm shift to a
• MoReq2 must also be used as an educational tool, place where the records management and digital pres-
in the academic world as well in day-to-day life. ervation community does not want to be! With the next
The good news is that MoReq2 is prepared to serve version of MoReq, we really have to break the barriers
these purposes. of traditional records management. (Kff)

With regard to the future development of MoReq2, the


DLM Forum must initiate further activities. The DLM
Forum should concentrate on the Forum’s assets, com-

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 20 von 133


„CDIA+ Zertifizierung“ für Dokumententechnologien

Allgemeiner Termin in Hamburg: 4-Tageskurs


Termin
23. – 26.03.2009 / 29.06. – 02.07.09 / 30.11. – 03.12.09 – jeweils inkl. Test
Inhouse Seminare: 3-Tageskurs, Test (4. Tag) unternehmensindividuell

Die Qualifikation zum „CDIA+ Certified“ IT-Professional ist z. Zt. der einzige international anerkannte International
Nachweis für Fachkompetenz in der Branche. Das CDIA+ Zertifikat der CompTIA, eines der größten anerkannt:
herstellerunabhängigen Zertifizierungs-Anbieters, ist in vielen Ländern für Projektleiter und -mitarbeiter der Nachweis für
Dokumententechnologien bereits ein MUSS. Auch in Deutschland nutzen Anwender- wie Fachkompetenz in
Anbieterunternehmen die CDIA+ Intensiv-Kurse, die tiefe Sachkenntnisse für Technologien und Verfahren Dokumenten-
vermitteln und/oder ausbauen, die für die Planung und Einführung von Dokumententechnologien aus technologien
organisatorischer wie technischer Sicht unverzichtbar sind.
Kursinhalt: Kick-Off; Strategie; Analyse; Begründung, Beantragung; Identifizierung der Lösung /
Konzeptdesign; Entwurf; Konvertierung; Fachlicher Pilot; Implementierung. Übungen, Tests.

Führungskräfte, Projektleiter und Mitarbeiter die an Projekten im Bereich Planung und Implementierung von Zielgruppe
Dokumententechnologien wie Dokumenten- und ECM Enterprise Content Management arbeiten.
Voraussetzung sind mehrjährige Tätigkeit im IT- und/oder Dokumentenmanagement-Umfeld sowie
Englischkenntnisse.

CDIA+ (Certified Document Imaging Architech): Das Zertifikat CDIA+ von CompTIA beinhaltet die weltweit Was ist CDIA+
wichtigsten Sachkenntnisse für Technologien und Verfahren, um Systeme der Dokumententechnologien
planen, entwerfen und implementieren zu können. Das CDIA+ Zertifikat wurde von Branchenexperten
aus der ganzen Welt konzipiert und steht für höchstes Niveau im Bereich Professionalität und Kompetenz
für Dokumentenmanagement. Bisher haben weltweit über 6000 Dokumentenmanagement-Professionals
das CDIA / CDIA+ Zertifikat erworben.

Der CDIA+ 4-Tageskurs bereitet konzentriert auf die Prüfung vor. Durch die Teilnahme werden dem Ziel
Teilnehmer ausführlich die Inhalte vermittelt, die zum Erlangen des CDIA+ Zertifikates benötigt werden.
Hierfür werden auch über 200 Testfragen aus vorangegangenen Computertests behandelt.
Der Kurs ist ferner geeignet, die Kenntnisse der englischsprachigen Fachterminologie zu vertiefen.

Der Kurs wird in Englisch gehalten. Kurssprache und


Zur Vorbereitung wird das Handbuch ca. 2 - 4 Wochen vor Kursbeginn versandt. Die Teilnehmer senden Vorbereitung des
Ihre Fragen vorab an PROJECT CONSULT, damit individuelle Fragen berücksichtigt werden können. Teilnehmers im
Vorfeld

Die Prüfung findet am 4. Tag in einem Computer-Testcenter statt und dauert 2 Stunden. Die Testfragen Prüfung
sind in Englisch und sind durch Multiple-Choice-Antworten zu lösen. Es sind mindestens 700 von 900
Punkten zu erzielen, um das Zertifikat zu erhalten. Erfahrungsgemäß bestehen 3/4 bis 4/5 der Teilnehmer
den Test in ersten Anlauf. Der Test kann maximal 2mal wiederholt werden.

PROJECT CONSULT in Zusammenarbeit mit CompTIA und OPTIMILA. Veranstalter


Kontakt:
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Silvia Kunze-Kirschner
Telefon: +49-(0)40 – 46076220
E-Mail: Silvia.Kunze-Kirschner@PROJECT-CONSULT.com

Die Durchführung erfolgt durch ausgebildete CDIA+ Trainer von Optimila und PROJECT CONSULT. Referenten

1. Tag: 09:00 bis 18:30 Uhr Zeitrahmen /


2. und 3. Tag: 09:00 bis 17:00 Kursablauf
4. Tag: 09:00 bis ca.13:00; Prüfung und Nachbesprechung bis ca. 17:30
Die Teilnehmer müssen an den ersten drei Tagen abends ca. 2 Stunden für Nachbereitung und
Beantwortung von Testfragen zusätzlich einkalkulieren.

DRT-Anbieter: BDO / Brother International / Canon / Ceyoniq / Codia / dp itsolutions / d.velop / EMC Referenzen
Deutschland / ESC / Fme / GbD / Gisa / Guder + Partner / Hewlett Packard / IBM / optimal systems / SAP /
Scanpoint / SER / Siemens / Tropper Data / T-Systems u.a.
Anwender: (Projektleiter) aus den Branchen Banken, Krankenkassen, Handel, Pharma, Versicherungen,
Öffentliche Verwaltung
© PROJECT CONSULT GmbH 2009 CDIA+ P 2009 CDIA+ I von IV
„CDIA+ Zertifizierung“ für Dokumententechnologien

Programm 1. Tag

Einführung CDIA+ Kurs


Kickoff Projekt-Team, Partnerschaft, Rollen, Verantwortlichkeiten und Zeitplan
Testfragen zum Kapitel
Strategie Festlegen der organisatorischen- und Projektziele / Bestimmung spezieller zu lösender Probleme
Bestimmung von Vorgängen und Gruppen, Anwenderkreisen und Ausbildungsständen, Firmenkultur und
organisatorischer Voraussetzungen
Festlegung der inhaltlichen Tiefe und technologischer Möglichkeiten (z. B. RM (Record-Management), DM
(Dokumenten-Management), CM (Content-Management), COLD (Computer Output to Laser Disk) sowie
Lösungsarten
Festlegung von Standards, rechtlicher und technischer Anforderungen sowie Disaster Recovery für
unternehmenskritische Informationen
Testfragen zum Kapitel
Analyse Methodisch unterstützte Analyse von Dokumentenprozessen wie Workflow, Indizierung und Sicherheit
Analyseinhalte
Dokumentenarten, Charakteristiken, Mengengerüste, Zugriffsverhalten, Such- und
Erfassungsanforderungen
Auswirkungen von Lösungen auf bestehende Netzwerke
Gegenwärtige IT-Infrastruktur
Plattformen, Datenbanken, Protokolle, Server, Scanner, Speichersysteme, Integrationsanforderungen, etc.
Kommunikationsplanung
Testfragen zum Kapitel
Begründung und Erfassen der Geschäftsanforderungen
Beantragung eines Bestimmung der Strategie, Kosten/Nutzen, Return of Investment, Annahmen und Risiken
Vorhabens Bestimmung der Realisierbarkeit und Auswirkung für den Endbenutzer
Testfragen zum Kapitel
Roundtable Nur bei öffentlichen 4-Tageskursen(in deutsch mit einem Seniorberater von PROJECT CONSULT)
Bei Inhouse-Kursen: nach Vereinbarung
Gesprächsrunde zu aktuellen Standards und Rechtsfragen in Deutschland

Programm 2. Tag

Identifizierung der Identifizieren und bewerten alternativer Lösungen und Konzeptuelles Design
Lösung Lösungsvorschläge (Management-Präsentation)
Testfragen zum Kapitel
Entwurf Kapazitätsbestimmung
Kalkulation von Dateigrößen mit Komprimierung, Speicherbedarf, Netzwerkdurchsatz und Skalierbarkeit
Erfassungswerkzeuge
Aufbereitung von Dokumenten und alternative Anforderungen an Konvertierung, Zugriffsgeschwindigkeit,
Bildoptimierung, Indizierungsmethoden und –werkzeuge, Texterkennung und Formularverarbeitung
Aufbau von Speichersystemen
Kapazitäten, Speicherarchitekturen und Subsysteme, inklusive Auswirkungen durch Aufbewahrungsfristen
Integration von Altsystemen, Bürokommunikation, ERP (Enterprise Ressource Planning), etc.
Wiederherstellungswerkzeuge und –verfahren
Wiederherstellungsoptionen, Sicherheitsmodelle und –verfahren, Revisions- und
Protokollierungsanforderungen, Datenbankplattformen, Dokumentenklassen, Attribute, Indizes
Definition der Hardware
Definition der Infrastruktur und Auswahl von Hardwarekomponenten, Bestimmen der Netzwerktopologie
und Auswahl von Scannsystemen
Definition der neuen Arbeitsumgebung
Input, Output, Sicherheit, Erstellung von Dokumenten, Versionierung, Verteilung, Datensicherung und
Recovery
Testfragen zum Kapitel

CDIA+ II von IV CDIA+ P 2009 © PROJECT CONSULT GmbH 2009


„CDIA+ Zertifizierung“ für Dokumententechnologien

Programm 3. Tag

Bestimmung von Ablageformaten und –strategien, zu berücksichtigende Datenquellen Konvertierung


Testfragen zum Kapitel

Simulation von Arbeitsprozessen und Testumgebungen Fachlicher Pilot


Testfragen zum Kapitel

Einführungsplanung, Rollen und Zuständigkeiten für die Implementierung, Bedarf für Change Management Implementierung
Dokumentenverständnis und der Wert von Dokumenten
Testfragen zum Kapitel

Einschätzung des Wissensstandes Übung


Aufstellung eines Trainingsplanes

Durchführung eines zusammenhängenden Beispieltests Test

Programm 4. Tag (bzw. 3. Tag bei Inhousekursen)

Zusammenfassung und Wiederholung schwierigerer Themenkomplexe, sowie Behandlung sprachlicher Prüfungs-


Divergenzen bei den Prüfungsfragen zwischen Deutsch und Englisch vorbereitung
Testfragen
Ausführliche Einführung in den Ablauf des Tests, Vorgehensmodelle und Vermittlung von Erfahrungen aus
zahlreichen vorangegangenen Tests.
Test am 4. Tag (optionaler, individueller Termin bei Inhousekursen)
CDIA+ Prüfung am Nachmittag in einem Computertestcenter (Prüfungsfragen in Englisch). Prüfung (2 Stunden)
Nachbesprechung des Tests

Kursmaterial

CDIA+ Studienbuch (Studyguide) Kursunterlagen


CDIA+ Arbeitsbuch mit den gezeigten Folien in englisch
CDIA+ Testfragen
CDIA+ Prüfungsbeispiele
Unterlagen zu Standards, Rechtsfragen etc. Kursunterlagen in
deutsch

Teilnehmerstimmen

„Die Trainer waren einfach klasse und gingen prima auf Theorie und Praxis ein“. „Der Kurs und die Prüfung
sind, dank der angenehmen Atmosphäre und der guten Unterlagen zur Vorbereitung, auch mit Schulenglisch
zu schaffen.“ „Anstrengend, aber es hat sich gelohnt“.„Die Grundkonstruktion des Kurses bzw. der
Zertifizierung ist sehr gut.“ „Die Zertifizierung schafft in der Branche eine gemeinsame Sprache bzw. Ansätze
dazu. Das erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Auftraggebern und -nehmern. Insofern bringt die
Ausbildung/Zertifizierung auch Kunden einen direkten Nutzen.“ „Der Kurs hat mir sehr viel Spaß gemacht.
Unser Trainer hat es verstanden, uns mit einem Schuss Witz die umfangreichen Themen beizubringen und
der mit 700 von 900 Punkten recht hoch angesetzte Level der Prüfung hat eine gewisse Spannung erzeugt.
Wenngleich man tatsächlich durchfallen kann, so kann man aus meiner Sicht dem Trainer dafür keinen
Vorwurf machen. Aus fachlicher Sicht wurde alles getan, um alle Teilnehmer bestehen zu lassen. Alle
Themen wurden ausführlich behandelt. Durch den zuvor versendeten Study Guide konnten Begrifflichkeiten
schon im Voraus herausgearbeitet werden, wenn man z.B. ein Verständnisproblem identifizierte. Ich freue
mich, an dieser Schulung teilgenommen und Mitarbeiter Ihres Hauses persönlich kennen gelernt zu haben.
Viele Themen erscheinen nun in einem etwas anderen Licht und der Gedanke, dass es derzeit in der Praxis
anders aussieht, als in der Theorie, ist nicht mehr erheiternd, sondern gibt Anlass, Dinge erneut zu
beleuchten.“

© PROJECT CONSULT GmbH 2009 CDIA+ P 2009 CDIA+ III von IV


„CDIA+ Zertifizierung“ für Dokumententechnologien

Registrierung / Anmeldung für Kurse in Hamburg: Per Fax an PROJECT CONSULT: 040 / 460 762 29
Termin öffentliche Kurse in Hamburg (Zutreffendes bitte ankreuzen):

( ) 23. – 26.03.09 ( ) 29.06. – 02.07.09 ( ) 30.11. – 03.12.09


Ort und Zeit
Hamburg (genauer Kursort wird rechtzeitig bekannt gegeben); 4 Tage jeweils ca. 9:00 – 17:00 Uhr

Kosten / Anmeldung / Zahlungsbedingungen


Der Kostenbeitrag pro Person wird bei Anmeldung berechnet. Im Preis inbegriffen sind Veranstaltungsunterlagen, Mittag-
essen, Pausengetränke, Gebühr für den Computertest und das Zertifikat. Preise bei mehr als 1 Teilnehmer pro
Unternehmen auf Anfrage.

( ) Bitte ankreuzen: a) Ja, ich nehme teil zum Preis von € 2.680,00 pro Person zzgl. 19 % MwSt.

Übernachtungskosten sind nicht im Preis inbegriffen.

Zimmerreservierung
Für die Kursteilnehmer steht ein Zimmerkontingent bereit. Hotel und Konditionen werden rechtzeitig bekannt gegeben.
Ich benötige ein Zimmer für folgende Übernachtungen (unverbindliche Reservierung);
Bestellung und Rechnung erfolgt entweder direkt über das Hotel oder durch PROJECT CONSULT nach Absprache;
bitte den gewünschten Tag/Zeitraum ankreuzen und den Termin eintragen.

( ) Vorabend Tag 1 auf 2 ( ) Tag 2 auf 3 ( ) Tag 3 auf 4 ( )

Nach Eingang der Anmeldung erhalten Sie eine Anmeldebestätigung, Anfahrtsskizze und Rechnung. Bitte überweisen Sie
die Rechnung bis 21 Tage vor Veranstaltungsbeginn.*

Vorname, Name: ......................................................................................................................................................


Abteilung: ......................................................................................................................................................
Position: ......................................................................................................................................................
Firma/Anschrift: .....................................................................................................................................................
(Rechnungsadresse)
.....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
Tel.-Durchwahl: .....................................................................................................................................................
E-Mail ......................................................................................................................................................
Unterschrift (rechtsgültig): ......................................................................................................................................................
Datum: ......................................................................................................................................................

Weitere Teilnahmebedingungen *Die Stornierung der Registrierung (bitte schriftlich) ist bis drei Wochen vor Seminartermin kostenlos möglich. Bei
Absagen danach oder bei Nicht-Erscheinen wird der gesamte Teilnahmebetrag fällig. Eine Vertretung des angemeldeten Teilnehmers ist jederzeit
möglich. Programmänderungen, Absage, Verlegung oder Zusammenlegung mit einem anderen Termin aus dringendem Anlass behält sich der
Veranstalter vor.
Ihre Daten werden von PROJECT CONSULT GmbH zur Organisation der Veranstaltung verwendet und nicht an Dritte weitergegeben. Mit Ihrer
Unterschrift geben Sie uns Ihre Einwilligung, dass wir Sie per E-Mail, Fax oder Telefon informieren dürfen. Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen
werden. Sie können der Verwendung Ihrer Daten zu dem genannten Zweck jederzeit widersprechen.
Wer wir sind und was wir tun: PROJECT CONSULT GmbH ist ein hersteller- und produktunabhängiges Beratungsunternehmen für IT-Strategie,
Fachberatung, Planung und Organisation zu Einführung, Migration und Abnahme von Informationssystemen, Projektmanagement und Coaching für
Projekte der Informationstechnologien wie elektronische und E-Mail-Archivierung, Dokumenten-, Enterprise-Content-, Knowledge-, Information Lifecycle-
Management und Compliance. Zur Aus- und Weiterbildung für IT-Professionals und Mitarbeiter bietet PROJECT CONSULT Kurse und Seminare im Umfeld
von DRT Document Related Technologies an.
CDIA+ IV von IV CDIA+ P 2009 © PROJECT CONSULT GmbH 2009
PROJECT CONSULT 20090226
NEWSLETTER Jubiläumsausgabe
10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter

Der „menschliche Faktor“ in Projekten che Projektkultur muss gepflegt werden, damit Projek-
te mit Spaß und erfolgreich beendet werden?
von Dr. Rainer Kossow, Seniorberater, CDIA+
E-Mail: Rainer.Kossow@PROJECT-CONSULT.com • Ziele müssen von allen Beteiligten verstanden wer-
Webseite: http://www.PROJECT-CONSULT.com den und verifiziert werden können. Der eigene
Rainer Kossow ist seit 2003 Mitglied im PROJECT CON- Nutzen muss für jeden klar erkennbar sein. Die
SULT Beraterteam. Mitglieder des Projektteams entwickeln eine eigene
Vorstellung von den Projektzielen. Diese inneren
Projekte werden gestartet, um ein Ziel zu erreichen. Bilder können je nach Mitarbeiter sehr unterschied-
Dabei orientieren sich Projektmanager auf der ganzen lich sein. So hat z.B. in einem ECM-Projekt ein Mit-
Welt an den Standardtools zur Projektarbeit. arbeiter in der zentralen Poststelle eine andere Vor-
stellung von der Arbeitsrealität nach Abschluss des
Arbeitspakete werden definiert. Es gibt Termine für Projektes als ein Sachbearbeiter, ein Abteilungslei-
den Anfang, das Ende, für Meilensteine und für De- ter oder eine Kollegin aus der IT-Abteilung.
tailaufgaben. Der Einsatz von Ressourcen (Geld, ande-
• Eine positive Kultur der Fehlerbehandlung führt
ren Sachmitteln und Personen) wird geplant. Natürlich
zu weniger Angst bei allen Mitgliedern des Projekt-
muss die Qualität stimmen. Regeln für die Kommuni-
teams, zu geringeren Kosten, geringeren Risiken,
kation im Projekt werden festgelegt. Mögliche Risiken
besserer Qualität und geringeren Projektlaufzeiten.
werden analysiert und entsprechende vorbeugende
In so einer Umgebung ist es kein Problem, Fehler
Maßnahmen werden ergriffen. Eskalationsstrategien
zuzugeben („es fehlt einfach noch was“). Je früher
werden verabredet. Meistens wird ein Projekt Kick-Off
ein Fehler bekannt ist, desto geringer sind die Aus-
durchgeführt. Die „Siegesfeier“ wird häufig schon
wirkungen. Niemand, auch nicht die Geschäftslei-
wieder „vergessen“.
tung und die Projektleitung arbeiten fehlerfrei. Es
Bei all diesen durchaus wichtigen Bestandteilen erfolg- wird auch nicht der Überbringer der schlechten
reicher Projektplanung und –durchführung wird je- Botschaft bestraft, und es wird kein „Bauernopfer“
doch übersehen, dass der „menschlichen Faktor“ von gesucht. Es geht einfach darum das entstandene
elementarer Bedeutung für Projekte ist. Projekte wer- Problem zu lösen und das erneute Auftreten des
den von Menschen gestartet, von Menschen mehr oder Fehlers grundsätzlich zu verhindern. Meistens sind
weniger erfolgreich umgesetzt und von Menschen be- hier noch schlechte Erfahrungen aus der Vergan-
endet. genheit hinderlich. Es liegt am Projektleiter und der
Geschäftsleitung diesen „Teufelskreis“ zu durch-
Projekte werden von Menschen, mit Menschen, brechen und zumindest im aktuellen Projekt eine
für Menschen durchgeführt. angstfreie Umgebung zu schaffen. Damit ist der
Warum sind manche Kollegen im Job so „saft- und Grundstein für die Umsetzung in anderen Projek-
kraftlos“? Die gleichen Personen blühen zuhause auf. ten und im Unternehmen insgesamt gelegt.
Sie arbeiten bis zu Erschöpfung im Garten, sind geniale • Offene und ehrliche Kommunikation sind elemen-
Heimwerker, treiben Sport, bringen sich in karitative tar. Situationen sollte so besprochen werden, wie
Ehrenämter ein oder gehen einem anderen Hobby (ei- sie sich für den Einzelnen darstellen. Der direkte
ner Berufung) nach. Weg ist der kürzeste. Dabei ist es wichtig immer die
Ist es für den Einzelnen und das Unternehmen nicht Lösung vor Augen zu haben und niemanden per-
besser, wenn der Elan und die Begeisterung für die sönlich anzugreifen. Meistens sind alle Beteiligten
privaten Aktivitäten gleichermaßen auch für Aufgaben froh, wenn sich endlich jemand traut, Probleme oh-
im Berufsleben zur Verfügung stehen? ne Vorwürfe offen anzusprechen. Solange sich nie-
mand verteidigen muss, sind Lösungswege viel ein-
Job oder Berufung? facher zu finden oder überhaupt erst möglich.
Im klassischen Projektmanagement wird von Ressour- • Es ist wichtig nach Vorne zu sehen. Fehler der Ver-
cen gesprochen. Im angelsächsischen Bereich klingt gangenheit gehören in’s „Archiv“ zum Lernen. Je-
das mit Human Resources oder auch Human Capital der Mensch im Projektteam kann aus den Pro-
noch abstrakter. Gemessen wird in Arbeitsstunden o- blemen des letzten Projektes lernen. (Pro-bleme
der Personentagen. Damit wird der Mensch im Projekt sind nicht schlecht, sonst würden sie ja Kontra-
standardisiert, messbar und erscheint durch diese bleme heißen.)
Sichtweise eher beliebig.
Ist es wirklich gleichgültig, wer diese Personentage im
Projekt abarbeitet? Wie wird der einzelne Mensch op-
timal in das Projekt eingebunden und was sind die
Voraussetzungen für erfolgreiche Projektteams? Wel-

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 21 von 133


20090226 PROJECT CONSULT
Jubiläumsausgabe NEWSLETTER
10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter

“Next Practices“ sind besser als „Best Practices” keine Ordner mehr mit Papier zum Blättern, die Ge-
• Verantwortlichkeiten sind klar zu definieren. Dazu spräche mit Kollegen finden nicht wie gewohnt statt
gehört als Voraussetzung, dass der Verantwor- und … und … und …
tungsbereich klar ist und die Verantwortung EI- Es ist eben anders als gewohnt und die Menschen
NER PERSON zugeordnet ist. Mit der Zuordnung brauchen auch bei bester Absicht Zeit für die Umstel-
ist es jedoch nicht getan, sondern die verantwortli- lung. Geduld, Motivation und Zeit für Übungen zah-
che Person muss die Verantwortung auch über- len sich hier auf jeden Fall aus.
nehmen. Dazu gehört das Fällen von Entscheidun-
gen im eigenen Verantwortungsbereich. Entschei- • Häufig wird nicht an Kritik gespart und das Lob
dungen müssen zügig gefällt werden - Schwebezu- vergessen. Die Motivation steigt enorm, wenn gute
stände lähmen das Projektteam. Die Übernahme Arbeit erkannt und ehrlich gewürdigt wird. Das be-
von Verantwortung ist sehr häufig problematisch, trifft den Einzelnen wie auch Projektteams.
da im Falle einer Fehlentscheidung Angst vor den • Menschen haben sehr unterschiedliche Fähigkeiten
Konsequenzen besteht. Deshalb muss klar sein, bzw. Fertigkeiten. Dabei gibt es kein „Besser“ oder
dass auch „Unterlassen“ eine Entscheidung mit ent- „Schlechter“, sondern nur ein „für diese Teilaufga-
sprechenden Konsequenzen ist. be am besten geeignet“. Wenn alle Menschen im
• Projektleitung und Führungskräfte haben eine Vor- Projekt das tun, was sie am besten können und
bildfunktion. am besten haben diese Personen- auch tun wollen, wenn Stärken gefördert werden,
gruppen auch einen Nutzen vom erfolgreichen Pro- anstatt Schwächen zu betonen, dann hat das Unter-
jekt. nehmen das bestmögliche Team zusammengestellt
und auch die Mitglieder des Projektteams fühlen
„Wasser predigen und Wein trinken“ funktioniert sich am wohlsten.
nicht.
Leistung = Können x Wollen x Anzahl Mitarbeiter
• Für Veränderungsprozesse ist genügend Zeit ein-
zuplanen. Dazu gehört das Erklären und Abstim- (Probieren Sie einfach mal aus was passiert, wenn einer
men mit allen Beteiligten. Veränderungen sind in der Leistungsfaktoren gegen Null geht.)
der passenden Reihenfolge anzugehen. Unterstützen kann bei der Zusammensetzung eines
Probieren Sie doch einfach mal folgendes kleine Expe- optimalen Projektteams z.B. der Ansatz des TMS
riment: (Team Management System) von Charles Margerison
und Dick McCann, die folgende Rollen im Team unter-
scheiden:

Wer kann was am besten?


1. Informierter Berater
• was ist überhaupt zu tun?
• welche Informationen brauchen wir?
• welche Informationen haben wir?
2. Kreativer Innovator
• Falten Sie bitte spontan Ihre Hände für ein paar Se-
• wie machen wir es am Besten?
kunden. (Es muss nicht genauso sein wie auf der
Zeichnung.) • welche Möglichkeiten gibt es?
• Wenn Sie von oben auf Ihre gefalteten Hände se- • können wir es anders/besser machen als letztes
hen, ist entweder der rechte oder der linke Daumen Mal?
oben. 3. Entdeckender Promotor
• Falten Sie Ihre Hände jetzt so, dass der andere • wen brauchen wir dafür?
Daumen oben liegt. • wie kriegen wir diese Menschen überzeugt?
• Wie fühlt sich das für Sie an?
4. Auswählender Entwickler
• Wechseln Sie einige Male zwischen diesen beiden • kann man es umsetzen?
Arten des Händefaltens.
• was wird dafür benötigt?
Sie konnten begreifen wie sich Veränderung anfühlt.
• welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?
Die Änderungen von Gewohnheiten z.B. nach Einfüh-
rung eines ECM-Systems sind für die Anwender viel
gravierender. Der Gang zum Kopierer entfällt, es gibt

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 22 von 133


PROJECT CONSULT 20090226
NEWSLETTER Jubiläumsausgabe
10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter

5. Zielstrebiger Organisator Herstellung einer hinreichenden Benutzerakzeptanz


• wie und bis wann machen wir was? kann kein IT-System erfolgreich produktiv gesetzt
• was brauchen wir dafür? werden. Viele Probleme rühren auch daher, dass An-
wender die mit einem neuen IT-System mit einherge-
• wie gehen wir vor? henden Veränderungen der Arbeitsweisen nicht um-
6. Systematischer Umsetzer setzen können oder wollen. Die umfassende Verände-
• welche Mittel setzen wir wie ein? rung von Arbeitsweisen war also schon immer eine
Hürde, die es bei der Einführung eines zentralen IT-
• wie sorgen wir dafür, dass wir unsere Pläne ein-
Systems zu meistern gilt. Hierfür findet der Begriff
halten?
„Enterprise Change Management“ Verwendung (im
7. Kontrollierender Überwacher Prinzip eine Neuverwendung des Akronyms ECM, die
• wie läuft es? länger stabil sein dürfte als der technologisch geprägte
• wie passt das Ergebnis zu den Zielen und Plä- Begriff Enterprise Content Management heute).
nen? Man sollte nun annehmen dass heute sowohl in mittle-
• welche Korrekturen/Optimierungen müssen ren als auch in großen Unternehmen die Durchdrin-
wir vornehmen? gung der Arbeitsabläufe mit IT-Systemen so umfas-
send ist, das neue IT-Systeme keine wesentlichen Ver-
8. Unterstützender Stabilisator änderungen der Arbeitsabläufe mehr bewirken. Gera-
• wer braucht welche Hilfe? de aber die Einführung umfassender Lösungen im Do-
• wie können wir das, was läuft, erhalten? kumentenmanagement, als übergeordneter Begriff
• wie sorgen wir für eine gute Teamarbeit? dient die Definition der AIIM ECM Enterprise Con-
tent Management, bewirkt aber teilweise drastische
Ohne Menschen kein Projekt. Veränderungen der Arbeitswelt. Stichworte hierfür
Ich lade Sie ein, diesen Aspekt bei Ihrem nächsten Pro- sind die komplette elektronische Erfassung des
jekt wesentlich stärker in den Vordergrund zu stellen. Posteingangs, die automatische Erkennung und Klassi-
Sie werden feststellen, dass ein an den Fähigkeiten ori- fizierung von Dokumenten, Workflow-basierte Abläu-
entierter Einsatz der Mitarbeiter, Motivation, gegensei- fe wie elektronische Genehmigungs- und Entschei-
tiger Respekt und Vertrauen Erfolgsfaktoren sind, auf dungsprozesse u.a. Die Auswirkungen betreffen nicht
die Sie und Ihr Projektteam in Zukunft nicht mehr ver- nur die Änderungen in den Arbeitsweisen und die
zichten möchten. (RKo) stark erhöhte Arbeitszeit am Bildschirm sondern auch
die Unternehmenskommunikation und das soziale
Umfeld im unternehmen. Mit einer umfassenden pa-
pierarmen Bearbeitung von Dokumenten ändert sich
ECM vs. ECM ein Großteil der seitherigen Arbeitsorganisation. Das
Herausforderungen des Enterprise Change gesamte Unternehmen, Mitarbeiterführung, Mitarbei-
Management durch Einführung von Enterprise terqualifikation, Organisationsrichtlinien, Unterneh-
Content Management menskultur müssen an die veränderten Arbeitsbedin-
gungen angepasst werden.
von Dr. Joachim Hartmann, Seniorberater, CDIA+
E-Mail: Joachim.Hartmann@PROJECT-CONSULT.com
Enterprise Content Management (ECM)
Webseite: http://www.PROJECT-CONSULT.com
Joachim Hartmann ist seit 2002 Mitglied im PROJECT ECM ist der heute in der Fachwelt gebräuchliche Beg-
CONSULT Beraterteam. riff, der alle Facetten von Dokumententechnologien
abdeckt. Der amerikanische Branchenverband AIIM
definiert ECM wie folgt:
Einführung „Enterprise Content Management (ECM) is the stra-
Seit dem Einsatz computergestützter Informationssys- tegies, methods and tools used to capture, manage,
teme war eine der Herausforderungen bei der Einfüh- store, preserve, and deliver content and documents re-
rung solcher Systeme immer die Schnittstelle zwischen lated to organizational processes.
Mensch und „Maschine“. Immer wieder gab und gibt ECM tools and strategies allow the management of an
es Probleme, die erst nach der Produktivsetzung er- organization’s unstructured information, wherever
kannt werden: Benutzer werden nicht umfassend ge- that information exists.“
nug geschult, die Vorteile des IT-Systems werden im
Vorfeld nicht gut genug „verkauft“, das System ist in
der Einführungsphase noch nicht richtig ausgereift, die
Anwender lehnen das System wegen der Rationalisie-
rungseffekte bei den Arbeitplätzen ab usw. Ohne die

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 23 von 133


20090226 PROJECT CONSULT
Jubiläumsausgabe NEWSLETTER
10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter

Man kann die ECM-Komponenten wie folgt darstellen: Tätigkeiten zusammenfassen, die ei-
ne umfassende, bereichsübergrei-
ECM fende und inhaltlich weit reichende
Usage Veränderung – zur Umsetzung von
Fat Client Enabling Web Client other Devices neuen Strategien, Strukturen, Syste-
men, Prozessen oder Verhaltenswei-

STORE
Web Content Management
Collaboration
Repositories sen – in einer Organisation bewirken
Digital Asset Management
Storage
sollen. Enterprise Change Manage-
MANAGE

ment betrifft in diesem Sinne in Un-

PRESERVE
E-Mail Management Long-Term Archival
Business ternehmen, Verwaltung und Organi-
Backup / Recovery
Records Management
Process sationen Ziele, Kultur, Governance,
Document Management Management Migration
Aufgaben und Produkte, Prozesse,
Organisation, Technik und vor allem

SECURITY
SECURITY
SECURITY
SECURITY

Content Integration
Indexing Search / Retrieval die Menschen mit ihren Denk- und
Categorization Syndication Verhaltensweisen.
Workflow

DELIVER
CAPTURE

Recognition Menschen müssen mit Veränderung


Localization

des Arbeitsplatzes, der Ablauforga-


Personalization
Forms Processing
Publish nisation, Aufbauorganisation, ihres
Document Imaging EAI Electronic Berufsbildes, der Qualifikationsan-
Scanning Paper forderungen, der Ablageorganisati-
PKI Electronic User Managment User Rights on und aller möglichen Arbeitswei-
DRM Firewall
Signature Directory Service Management sen, der Kommunikation mit Kolle-
Entry Exit
gen und nicht zuletzt mit der Ver-
änderung gewohnter Benutzerober-
flächen umgehen lernen und sind hier nicht selten ü-
ECM deckt alle wesentlichen Funktionen ab, die zum berfordert.
Erfassen, Verarbeiten, Speichern und zur Verteilung
von nicht oder schwach strukturierter Information er- Mit diesen letzteren Aspekten wollen wir uns im Fol-
forderlich ist. Diese Information besteht z.B. aus ges- genden beschäftigen.
cannten Papierdokumenten, E-Mails, elektronischen
Dokumenten aus der Bürokommunikation, Bildern, Change Management wegen Enterprise Content
Web-Inhalten, Multimedia-Informationen usw. Struk- Management: Wandel der Arbeitsbedingungen durch
turierte Information sind die Daten, die in der klassi- ECM
schen Datenverarbeitung in Datenbanken, Datenfiles Während in früheren Jahren um die Einführung elekt-
und vergleichbarem - eben strukturiert – gespeichert ronischer Archivierungssysteme relativ viel Wirbel
sind. gemacht wurde, ohne dass dies zu wesentlichen Ver-
änderungen der Arbeitsweisen geführt hat, bewirkt
Da ECM in der Informationstechnologie allgemein für
heute die Einführung umfassender ECM-Lösungen
Enterprise Content Management steht, wird im Fol-
teilweise drastische Veränderungen der Arbeitswelt.
genden das Akronym ECM nur noch hierfür verwen-
Einige Beispiele hierfür sollen dies verdeutlichen:
det.
• Wird der komplette Posteingang elektronische er-
Enterprise Change Management fasst, so bewirkt dies zunächst eine Aufwertung der
Enterprise Change Management, das unternehmens- Poststelle, für deren Besetzung eine höhere Qualifi-
weit zu sehende Management von Veränderungspro- zierung verlangt wird als vorher.
zessen, hat sowohl eine technologische als auch eine • Die automatische Erkennung und Klassifizierung
betriebswirtschaftliche Komponente. von Dokumenten, workflow-basierte Abläufe wie
Im Rahmen von ITIL wird Change-Management als elektronische Genehmigungs- und Entscheidungs-
eine eigene Prozessdisziplin beschrieben und gehört zu prozesse u.a. haben nicht nur Auswirkungen auf
den Prozessen der Umsetzung von geschäftlichen An- die Arbeitsweise mit einer stark erhöhten Arbeits-
forderungen in die IT-Service-Landschaft. Das Ziel des zeit am Bildschirm sondern auch auf die Unter-
Change-Managements nach ITIL ist es, alle Anpassun- nehmenskommunikation und das soziale Umfeld
gen an der IT-Infrastruktur kontrolliert und effizient im Unternehmen.
unter Minimierung von Risiken durchzuführen. • Mit der Einrichtung mobiler Arbeitsplätze und von
Heimarbeitsplätzen wird auf der einen Seite hohe
Im betriebswirtschaftlichen Sinne lassen sich mit
Flexibilität gewonnen. Auf der anderen Seite kann
Change Management alle Aufgaben, Maßnahmen und

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dies zu einem Verlust der sozialen Bindung an das immer wieder die Erfahrung gemacht, dass die Berei-
Unternehmen führen. che besonders erfolgreich und effizient eine ECM-
• Die Recherche nach Dokumenten ist mit ECM- Lösung einführen, in denen das Management von An-
Lösungen wesentlich schneller, einfacher und siche- fang an die Einführung begleitet und vorlebt. Bereiche,
rer durchzuführen. Hierfür ist aber in der Regel ei- in denen das Sekretariat die E-Mails für das Manage-
ne höhere Konzentration erforderlich Die Suchkri- ment ausdruckt und vorlegt, werden sich bei der Ein-
terien müssen vorher definiert werden, bevor es ans führung von ECM schwer tun.
Suchen geht. Das Blättern in elektronischen Regis- Enterprise Change Management sollte Teil der Corpo-
tern ist gewöhnungsbedürftig. Der Anteil der Bild- rate Governance sein. Der Umgang mit elektronischen
schirmarbeit steigt drastisch. Ergebnisse einer Re- Dokumenten sollte Teil der Unternehmensrichtlinien
cherche können auch nicht mehr einfach auf dem sein.
Schreibtisch ausgebreitet werden. Sie müssen viel-
mehr meist an einem einzigen Bildschirm zwischen Unternehmensprozesse
Vorder- und Hintergrund hin und her geschoben Durch Einführung elektronischer Abläufe kommen
werden. Doppelarbeiten, unnötige Arbeiten, umständliche
• Mit der reinen Bildschirmarbeit sinkt die Zahl der Postwege etc. ans Tageslicht. Ein schlechter auf Papier
sozialen Kontakte bei der Arbeit. basierter Arbeitsablauf bleibt auch in seiner elektroni-
• Die mit der Einführung von ECM verbundenen Ra- schen Abbildung schlecht, wird aber für alle wesent-
tionalisierungseffekte können zu Ängsten um den lich sichtba-rer. Es ist deshalb wicht, die Einführung
Verlust des Arbeitsplatzes führen. von ECM nicht nur mit Prozessanalysen sondern auch
mit umgesetzten Prozessverbesserungen zu begleiten.
• Einfachere Kontrollmechanismen führen zur Furcht
vor einer stärkeren Überwachung der Arbeit. Dieser Manche Abläufe müssen geändert werden, damit sie in
Effekt wird verstärkt, wenn überlaufende elektroni- der elektronischen Abbildung effizient sind. Beispiele
sche Postkörbe und scheinbar nie endende hierfür sind z.B. Unterschriftenregelungen, Postaus-
Workflow-Tasklisten zu dem Gefühl führen, stän- gangssteuerung, usw.
dig angetrieben und überwacht zu werden
• Es ändern sich auch die hierarchischen Verhältnisse Richtlinien, Arbeitsanweisungen und
in dem Maße, wie alle Mitarbeiter Zugriff auf alle Dokumentation
Informationen erhalten. So genanntes Herrschafts- Unternehmensrichtlinien zum Umgang mit elektroni-
wissen entfällt weitgehend. schen Dokumenten sind als Basis für die neuen Ar-
• Schließlich kommt wieder der Faktor Mensch ins beitsweisen zwingend erforderlich.
Spiel, in diesem Fall die spezielle Sorte des „Homo Zur rechtlichen Absicherung der Archivierungsprozes-
Buerocraticus“. Er zeichnet sich durch eine regle- se gehört beispielsweise die Festlegung, welche Do-
mentierte Lebensweise in einem besonderen, durch kumentenarten im Original aufbewahrt werden müs-
Verordnungen geschützten Biotop aus – der Ver- sen. Diese Festlegung sollte vom Justitiar des Unter-
waltung und wird sich immer gegen jedwede Ver- nehmens überprüft und abgenommen werden.
änderung sperren.
Arbeitsanweisungen für den elektronischen Postein-
Bausteine des Enterprise Change Management gang und Postausgang sowie für die Verarbeitung der
Enterprise Change Management umfasst das ganze Dokumente sind für revisionssichere Arbeitsprozesse
Unternehmen. Es sollen hier ohne Anspruch auf eine zwingend. Beispiele sind Anweisungen für die
voll umfassende Darstellung eine Reihe von wichtigen Scanprozesse, den Umgang mit elektronischen Irrläu-
Bausteinen für ein erfolgreiches Enterprise Change fern, die Aufbewahrung von E-Mails, den Umgang mit
Management aufgezeigt werden. Die Ansätze können ausgehenden Briefen u.a.
in diesem Rahmen nur angerissen und nicht umfas- Ohne Dokumentation der Arbeitsprozesse besteht bei
send behandelt werden. elektronischer Verarbeitung, insbesondere bei gescann-
ten Dokumenten, tendenziell eine eingeschränkte
Unternehmenskultur und Mitarbeiterführung Rechtssicherheit, da die Beweiskraft elektronisch ge-
In der Kultur eines erfolgreichen Unternehmens sind speicherte Dokumente in der Regel etwas geringer ist
die Unternehmensvision und Werte des Unternehmens als die von handschriftlich unterschriebenen Origina-
definiert und die Ressource Mensch steht im Mittel- len. Ausnahme sind elektronisch übermittelte Doku-
punkt. mente mit qualifizierter elektronischer Signatur.
Das Management muss bei der Einführung von ECM
nicht nur eingebunden werden, es muss vielmehr Vor-
bildfunktion besitzen. In großen Projekten haben wir

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Mitarbeiter-Potentialanalyse und Teamprofilanalyse In den Fachbereichen können „Qualitätszirkel“, „Feed-


Ein Ansatz für ein vorbeugendes Herangehen an das Back-Kreise“ o.ä. zur Akzeptanzschaffung beitragen
Konfliktpotential ist das Team Management System und wertvolles Feedback für Korrekturmaßnahmen
(TMS) nach Margerison-McCann. In einem Team Ma- und für die Weiterentwicklung liefern.
nagement Profil werden die eigenen Arbeitspräferen-
zen analysiert und ein Feedback zum Verhalten im Konfliktmanagement
Arbeitsbereich gegeben. Die Teamstärken des Bereichs Zuerst: Konflikte sind dazu da, um überwunden zu
werden herausgearbeitet und ein Team Performance werden. Nicht ausgestandene Konflikte senken die
Profil entwickelt. Ebenso werden Individuelle Skill- Produktivität und stören den Betriebsfrieden.
Profile erstellt mit einem Profil für die Risikoneigung
Zur Unterstützung von Konfliktbewältigung gibt es
bei Veränderungen sowie ein Werteprofil.
eine Vielzahl professioneller Hilfen, sowohl im indivi-
Die gesamte Palette der erarbeiteten Profile dient dann duellen Bereich als auch im Team. Voraussetzung ist
als Basis für Anpassungen der Arbeitsorganisation, immer, dass die Interessenskonflikte in Teams und
sowohl individuell und im Team. zwischen Organisationseinheiten klar aufgezeigt wer-
den können. Dann kann durch professionelle Mediati-
on im Konflikt eingegriffen und es können Lösungen
gesucht werden. Ziel einer individuellen Konfliktbe-
wältigung wird zunächst die Reduzierung innerperso-
naler Widerstände und Blockaden sein. Dies kann
durch individuelles Kurz-Zeit-Coaching erfolgen.
Konflikte sollten immer, nicht nur im Kontext von
ECM, als Chance begriffen werden. Sie zeigen Syner-
gie- und Entwicklungspotentiale auf.

Fazit –
10 Regeln für erfolgreiches Enterprise Change
Management
ECM vs. ECM – Enterprise Change Management we-
gen Enterprise Content Management bringt mit der
Einführung fast zwangsweise eine Reihe von Konflikt-
potentialen ins Unternehmen. Die Ausführungen hier-
© TMS-Zentrum, Freiburg zu sollten einige Bausteine zum Umgang mit diesen
Konflikten und deren Auflösung aufzeigen. Bei allen
Schwierigkeiten, die Veränderungen im Unternehmen
Schulung, Weiterbildung, Qualifizierung
mit sich bringen, sollte bedacht werden:
Eine ECM-Einführung kann nur erfolgreich sein, wenn
vor der Einführung ein auf die Bedürfnisse der An- • Viele, vor allem jüngere Mitarbeiter fordern mo-
wender angestimmtes Schulungspaket entwickelt derne Informationssysteme ein, wie sie sie aus dem
wird. Die Schulungsmaßnahmen müssen vor der Pro- Privatleben gewohnt sind. Das Web 2.0 mit seinen
duktivsetzung des Systems erfolgen. Zu späte Schu- Anforderungen lässt hier grüßen.
lungen bewirken, dass mit dem System fehlerhaft und • Neue Mitarbeiter mit hoher Qualifikation können
ineffizient umgegangen wird. Dadurch werden die ohne moderne Arbeitsbedingungen – und dazu ge-
Vorteile nicht erkennbar und Frust baut sich auf. Es hören besonders auch moderne IT- und Kommuni-
darf nicht unterschätzt werden, welchen Einfluss dies kationssysteme - kaum gewonnen bzw. für längere
auf die weitere Einführung haben kann. Das System Zeit gehalten werden.
bekommt ein negatives Image und auch neue Anwen- • Ohne die elektronische Bereitstellung des Wissens
der beginnen das Arbeiten mit dem System mit einer
der Organisation können externe Veränderungen
Antihaltung.
und Personalwechsel nur aufwändig und langsam
Es ist gut möglich, dass manche Anwender nicht die umgesetzt werden.
erforderliche Qualifikation für den Umgang mit einem ECM vs. ECM, das muss nicht zwanghaft gelten. Für
ECM System und den neuen Arbeitsabläufen besitzen. ein erfolgreiches Enterprise Change Management kön-
Für die Mitarbeiter der Poststelle dürfte das z.B. meis- nen 10 Regeln aufgestellt werden, deren Beachtung
tens der Fall sein. Hier sind Personalentwicklungs- den Wechsel der Arbeitsbedingungen durch ECM zur
und Weiterbildungsmaßnahmen erforderlich. Eine Akzeptanz und damit zum Erfolg führt:
Höherqualifizierung dient auch als Anreiz für die Ak-
zeptanz von Veränderungen in den Arbeitsprozessen.

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1. ECM bedarf eines klaren Zielbilds vor der The ongoing information explosion and media prolif-
Einführung. Nur dann können die Konsequenzen eration will provide new opportunities for differentia-
auf die Arbeitsprozesse erkannt und analysiert tion by the way of management of information. How-
werden. ever all businesses and public service organizations
need to manage information like any other asset and
2. Change Management ist fester Bestandteil des
address information policy as a top management issue.
Projektmanagements.
As a starting point policy should be defined for man-
3. Change Management beginnt mit der agement of information to comply with government
Planungsphase. and industry regulations.
4. Widerstände dürfen nicht unterschätzt, nicht klein The “information age” is in the past, we are now in the
geredet und müssen ernst genommen werden. information overload age. In 2010, Europe will pro-
duce between 3 and 6 times the information volume
5. Die Regeln und Grenzen des Change Management
we did in 2006. Surveys vary, but even the lower fore-
sind klar zu definieren und aufzuzeigen. Angst vor
cast represents a formidable challenge. IT has with
Veränderungen darf nicht die Triebfeder für die
support of substantial lower cost of storage, being able
Verhinderung von Verbesserungen sein.
to manage the situation. Resonantly introduced dedu-
6. Ohne weitgehende Klärung des Konfliktpotentials plication and fingerprinting technologies (making sure
und der Einleitung begleitender Maßnahmen darf only one copy exists) is also reducing the growth. But
keine Produktivsetzung erfolgen. at the same time the real issues of making effective use
of information and the compliance and security aspects
7. Ohne Arbeitsanweisungen und umfassende
has been camouflaged. Accenture surveyed back in
Schulungen darf keine Produktivsetzung erfolgen.
2006 1,000 middle managers of large companies in the
8. Ohne Dokumentation besteht keine United States and United Kingdom and found:
Revisionssicherheit in den Arbeits- und
Archivprozessen und eingeschränkte • Managers send up to 25 percent of their time,
Rechtssicherheit. searching for information.
• 59 percent said that as a consequence of poor in-
9. Enterprise Change Management sollte Bestandteil
formation distribution, they miss information that
der Corporate Governance sein.
might be valuable to their jobs almost every day.
10. Im Mittelpunkt der Einführung steht der Mensch. • 42 percent of respondents said they accidentally use
ECM – Enterprise Change Management bringt ein gro- the wrong information at least once a week.
ßes Nutzenpotential für das Unternehmen mit. Die an- • 53 percent said that less than half of the information
gesprochen Konflikte können mit Change Manage- they receive is valuable.
ment gelöst werden. In den Worten des derzeit welt- • 45 percent of respondents said gathering informa-
weit bekanntesten Change Managers Barack Obama tion about what other parts of their company are
heißt das. Yes we can! (JH) doing is a big challenge.
• 36 percent said there is so much information avail-
able that it takes a long time to actually find the
Information as an asset right piece of data.
von Kåre Friestad, Senior consultant, CDIA+ There is no reason to believe that the situation is sig-
OPTIMILA AS nificantly different in most countries. New media, col-
Email: kf@optimila.com laboration tools and Web 2.0 technologies are in addi-
Email: Kare.Friestad@PROJECT-CONSULT.com tion creating new issues for management of the infor-
Web site: www.optimila.com mation and especially in the area of security, informa-
Kåre Friestad is CDIA+ trainer and member of the team of tion governance and compliance. Organizations need
consultants of PROJECT CONSULT since 2005. to define policies and governance procedures for the
use of media. Most organizations are still struggling
with being able to handle and manage e-mails as any
Value of information
other document. How is the use of collaboration tools
Bill Gates wrote in his book “Business @The Speed of and social media going to affect the situation? Without
Thought”: “The most meaningful way to differentiate action the situation will become worse.
your company from your competition is to do an out-
standing job with information. How you gather, man-
age, and use information will determine whether you
will win or lose”.

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Asset management frastructure, development and operations, but is not


OECD defines assets management as: addressing the alignment of business and IT. The Co-
biT (Control Objectives for Information and related
“A systematic process of effectively maintaining, up- Technology) framework developed to support Com-
grading and operating assets, combining engineering mittee of Sponsoring Organizations of the Treadway
principles with sound business practice and economic ra-
Commission’s (COSO’s) Internal Control framework
tionale, and providing the tools to facilitate a more or-
ganized and flexible approach to making decisions nec- has procedures to align business and IT and address
essary to achieve the public’s expectations.” the strategic value of IT. Information governance is
well managed within CobiT, but the information value
For management of “traditional” assets the steps in- lifecycle aspect needs to be address as a project in addi-
volved include: tion to what is covered within CobiT.
• Identification of need for the asset, in the light of Implementation of “information as an asset” is best
community requirements done by a cross departmental team with multi disci-
• Provision of the asset, including its ongoing main- pline competence from IT, Legal, Process specialists,
tenance and rehabilitation to suit continuing needs Quality and Records Management specialists. CobiT
• Operation of the asset procedures is a good starting point, but information
lifecycle value aspects needs to be aligned and disposal
• Disposal of the asset when the need no longer exists procedures defined. Top management needs to be fully
or it is no longer appropriate for the asset to be re- involved and secure that the necessary expertise and
tained. resources are assigned.
Information does not appear on the balance sheet with
a value, but the basic principles of asset management Information asset
still apply to management of information and the “in- Management of information as valuable assets in sup-
formation capital” should receive as much focus as fi- port of business needs will assure information is:
nancial and human capital.
• Appropriate—The right information.
The financial community knows the importance of on-
going maintenance, rehabilitation and disposal of the • Timely—Available when required.
asset, but in the world of information we leave it all to • Current—The latest available.
IT with no policy for how to manage the life cycle from • Accurate—Correct data.
an information value and governance perspective.
• Accessible—Access to it as needed
Policy management • Authentic—undisputed credibility
In the world of information management effective • Auditable—ensure compliance with established
management requires well defined policies. policy

An old saying is “garbage in – garbage out”. Policies • Disposed—ensure that only valuable information is
must exist for what information needs to be retained, managed
for how long, by whom, for how long and how to dis- Combined with effective process management the pos-
pose of the information. sible impact on both efficiency and governance is sub-
stantial, and any organization not looking carefully at
Policy for categorization must cater for the “provision- information management issues will seriously be im-
ing” of the information and reflect the time value of the pacted by the information explosion. (KFr)
information. Most information has a short value cycle
and should be disposed of as soon as the information
has lost its value. Instead totally useless information is
supporting the storage manufactures business and in- Made in Germany – Made for the USA
creasing operational cost for IT. von Ralph Kirschner, Seniorberater
Security and governance policies are required for effec- Geschäftsführer, The Kirschner Agency
tive operation and adherence to compliance require- E-Mail: rk@kirschneragency.com
ments. E-Mail: Ralph.Kirschner@PROJECT-CONSULT.com
Webseite: http://www.kirschneragency.com
Competence and commitment Ralph Kirschner ist seit 1995 Mitglied im PROJECT CON-
SULT Team.
Definition of information management policies and so-
lution requirements need attention and commitment Die USA stehen zur Zeit wirtschaftlich nicht gerade
from top management. ITIL (Information Technology toll da; so mag ein Artikel über Erfolg in Amerika ver-
Infrastructure Library) has gained with acceptance as a wundern. Aber auch diese Rezession wird ein Ende
set of concepts and policies for management of IT in-

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haben, und die USA sind nach wie vor ein grosser, in- • Man weiss alles über die USA, sind sie doch ständig
teressanter Markt. in den Nachrichten.
Zudem ist Marketing-Kommunikation – „Markomm“ • Man kennt die ganzen Filme und Serien, die priva-
– gerade in schlechten Zeiten effektiver. Da man weni- ten Sender bringen ja fast nur Ami-Sendungen.
ger Nebenbuhler um sich hat, bekommt man prozen- • Englisch kann man sowieso.
tual mehr Aufmerksamkeit pro Massnahme. Es hat • Außerdem sind viele Amerikaner deutscher Ab-
sich des öfteren erwiesen, dass Unternehmen, die auch stammung, sieh dir bloß die Familiennamen an.
in einer Baisse weiter Markomm treiben, besser daste-
hen wenn die Wirtschaft wieder aufzieht.
Soweit, so stimmig. Nur, es gibt einige recht wichtige
Vor diesem Hintergrund möchte ich hier einige „verborgene Unterschiede“, die weder in den Nach-
Grundsätze für US-Marketing-Kommunikation kurz richten erwähnt werden noch in Film und Fernsehen
ansprechen. In unserer Erfahrung als Werbeagentur erscheinen, aber z.T. weitreichende Konsequenzen für
für Technik-Unternehmen in den USA haben wir im- den Marketingerfolg haben. Jedes Unternehmen, der in
mer wieder gesehen, dass europäische Unternehmen, den USA Fuss fassen will, kann hier Geld sparen, in
die nach diesen Grundsätzen handeln, erfolgreicher dem man qualitativ richtig und daher effizient kom-
sind als die, die dem US-Markt einfach ihr „internatio- muniziert, oder verlieren, in dem man qualitativ falsch
nales“ sprich europäisches Marketing verpassen. kommuniziert und daher mehr Personalaufwand,
Denn generell ist „Made in Germany“ tatsächlich gut mehr Werbeaufwand, oder langsameren Wachstum
angesehen bei Amerikanern, gerade was Technik an- hat.
geht. Aber Amerikaner erwarten, dass ein Anbieter Es ist in den USA eigentlich verpönt, zu verallgemei-
Engagement, Personal und Service in USA hat und nern, aber trotzdem will ich als Amerikaner wagen,
USA-Belange versteht. Werbemittel Made-in-Germany, über meine Landsleute einige Verallgemeinerungen
so toll sie auch sein mögen, vermitteln jedoch oft den treffen, die diese „verborgenen Unterschiede“ betref-
Eindruck, als wäre man nicht richtig „präsent“ im fen.
Markt – also genau das, was man nicht will. Hinzu
kommen kulturelle Faktoren, die die Kommunikation Amerikaner kommunizieren „rückwärts“
erschweren, wenn man ihrer nicht bewusst ist. (Eigentlich nicht, für uns sind es die anderen, die
rückwärts reden...) Gemeint ist, dass Amerikaner von
Verborgene Unterschiede klein auf in Schule und im Leben gedrillt werden, im-
Technologie-Anbieter aus DACH-Ländern haben es mer „the main idea first“ zu sagen und schreiben.
teils leicht, teils schwer in USA. Dies unterscheidet sich sehr vom deutschen Muster,
Leicht, weil Amerika vertraut ist. Man spricht dort zuerst die Fakten zu präsentieren und dann zu schluss-
Englisch, sehr viele Amerikaner sind deutscher Ab- folgern. Amerikaner bringen eher zuerst die Schluss-
stammung, man hat schon tausende US- folgerung, um sie dann mit Fakten zu bestätigen.
Fernsehsendungen gesehen, usw. Dies hat zur Folge, dass Amerikaner nach wenigen
Schwer aber, gerade weil Amerika vertraut ist. Denn Sätzen oft nicht weiterlesen oder zuhören. Denn die
dies verleitet dazu, die Unterschiede zu unterschätzen. Hauptidee kommt ja immer zuerst, die hatte man also
schon. Amerikaner unterbrechen sich auch ständig
Dagegen weiss jeder, dass – um irgendein Land zu und merken es gar nicht, denn alle gehen davon aus,
nehmen – Frankreich anders ist. Es ist nicht zu überse-
dass der erste Satz oder gar die ersten paar Worte das
hen, dass sie völlig anders sprechen, eine eigene Me- einzig wirklich Wichtige war. Für deutsche Unterneh-
dienlandschaft haben, eigene Traditionen, eine eigene men heisst dies ganz konkret: Broschüren, Website und
Sicht der Dinge. Ab und zu schwappt ein französischer andere Werbemittel sind oft „falsch herum“ für USA,
Film ins Ausland über, und man hat dort auch mal Ur- und man läuft gefahr, dass Amerikaner nicht so weit
laub gemacht, aber ansonsten weiss man nicht allzu- lesen, dass sie zum eigentlichen Punkt vordringen.
viel über das Innenleben der Franzosen, wenn man Man verliert die Aufmerksamkeit, ohne das Wesentli-
sich nicht gezielt damit beschäftigt. Ähnliches gilt für che vermittelt zu haben.
die meisten Länder und Kulturen. Man hat eine ober-
flächliche Ahnung aber mehr nicht, es sei denn man Amerikaner sind Meister im Kurzfassen
hat einen Grund sich mit dem Land näher zu befassen.
Auch dies wird in der Schule gedrillt. „Describe XYZ
Das Diffizile an Amerika ist, dass die USA sich von Eu- in 25 words or less“. Entsprechend sind sie gewohnt,
ropa und somit Deutschland mehr unterscheiden als dass Werbemittel sehr schnell zum Punkt kommen.
die westeuropäischen Länder untereinander, nur dass Deutsche tun sich hiermit oft schwer, da der Schriftstil
dies nicht so offensichtlich ist. Denn im ersten Moment eher Wert auf Ausführlichkeit legt. Konkrete Folge:
denkt man:

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Werbesachen – online wie offline – made in Germany Amerikaner sprechen amerikanisches Englisch
„erschlagen“ manchmal mit so viel Text dass man als D.h. nicht Euro-Englisch. Britisch ist nicht weiter
Amerikaner gar nicht erst anfängt zu lesen. schlimm, solange es keine missverständlichen Begriffe
oder Ausdrücke enthält. Euro-Englisch ist aber tödlich.
Amerikaner sind Verkaufsnaturen Dieses mitterweile etablierte „Dialekt“ weicht signifi-
Wieder etwas, was Kleinkinder in der Schule lernen, in kant von US-Englisch ab, und wirkt oft umständlich
Form von „Show and Tell“ – jedes Kind muss ein mit- bis unverständlich. Dies ist natürlich kein „verborge-
gebrachtes Gegenstand vor der Klasse möglichst inte- ner Unterschied“, wird hier aber trotzdem erwähnt,
ressant vorstellen. Entsprechend hoch sind Erwartun- weil wir immer wieder sehen, dass europäische Firmen
gen an Markomm – denn einfach nur beschreiben was nach wie vor in den gleichen Graben fahren. Vielleicht
man hat, kann ja jedes Kind. Dies unterscheidet sich gerade weil so viele Europäer heutzutage so gut Eng-
grundsätzlich vom deutschen Ansatz, der tendenziell lisch können, dass man meint, nun hätte man das
eher Akuratesse als Interesse anstrebt, ganz besonders drauf. Und in der Tat, es ist heute weniger eine Frage
bei Technologie. Eine weitere Konsequenz ist, dass des „schlechten“ Englisch, sondern viel mehr eine Fra-
Amerikaner darin geübt sind, Sachverhalte ein biss- ge der Sprachform. Euro-Englisch ist auf dem Weg zur
chen interessanter/besser/dramatischer klingen zu eigenständigen Lingua Franca, so wie indisches Eng-
lassen, als sie eigentlich sind. Da dies alle machen, ist lisch es in Indien längst geworden ist. Und wie indi-
man auch gewohnt, automatisch „zynisch“ zu inter- sches Englisch, ist Euro-Englisch merkbar anders als
pretieren. Bei Markomm sowieso, da geht man immer US-Englisch und nicht immer verständlich. Im gespro-
von Hochstapelei aus. Man trimmt also mental 10-20% chenen Gebrauch ist dies kein größeres Problem, denn
vom behaupteten Mega-Greatness weg. Dies hat zur Sprecher und Hörer passen sich immer unbewusst an-
Folge, dass deutsche Technologieunternehmen, die ihr einander an. Amerikaner haben auch eine sehr hohe
Angebot nüchtern und ohne „den Mund zu voll zu Akzeptanz für fremde Akzente und bewundern ohne-
nehmen“ darstellen, kommunikativ eher untergehen. hin jeden, der mehr als nur eine Sprache kann. In
Schrift aber verliert man diese Boni und wirkt einfach
Amerikaner sind hierarchisch unbeholfen, und einiges wird einfach nicht verstanden.
Im vermeintlichen Land der grossen Freiheit läuft alles
beim Chef auf – auch manch technische Entscheidung, Nur Mut
die in Deutschland im Fachressort geblieben wäre. Dies soll nicht entmutigen. Europäische Anbieter, und
Dies bedeutet, dass man gerade bei Markomm für ganz besonders Anbieter aus dem deutschsprachigen
technische Produkte so vorgehen muss, dass auch ein Raum, haben viele Vorteile in den USA:
Laie sich darunter was vorstellen kann.
Die DACH-Länder geniessen höchstes Ansehen in den
Augen der Amerikaner, als Länder wo Qualität, Fach-
Amerikaner sind eher Praktiker als Theoretiker
wissen und Innovation beheimatat sind. Amerikaner
Dies hat weitreichende Folgen, die für deutsche Anbie- sind auch bereit, Produkte aus diesen Ländern konse-
ter manchmal frustrierend sind. Zum Beispiel ist es quent aufzunehmen. Zum Beispiel: im Lande des Colts
durchaus möglich aus amerikanischer Sicht, dass ein tragen 70% aller US-Polizisten eine Pistole aus Öster-
Produkt gleichzeitig qualitativ haushoch überlegen reich. In vielen Bereichen ist German Quality derart
und trotzdem unterlegen sein kann. Das heisst, einfach unangefochten, dass Anbieter aus den neuen EU-
nur „Quality“ zu sagen ist nicht genug – nachvollzieh- Ländern gerne implizieren, dass auch sie irgendwie ein
bare, konkrete Benefits müssen vermittelt werden. bisschen deutsch seien.

Amerikanern ist das Ausland endlos weit weg Amerikaner mögen auch generell Deutsche, wobei
Unvorstellbar weit weg. Engländer sind zumindest im man nicht groß zwischen Germany, Austria und Swit-
technischen Bereich gewohnt, übersetzte Werbung aus zerland unterscheidet. (Ab und zu sieht man den Beg-
Dt. zu sehen und akzeptieren, aber Amerikaner sind riff „teutonic“ für „alles was Deutsch spricht“, aber
da misstrauischer. Denn ausländisch wirkende Mar- meistens wirft man alle in einen Topf.) Jeder kennt je-
comm signalisiert, dass der Absender A) nicht richtig mand, der Deutsch kann, mal in Deutschland war, ei-
weiss wie es „bei uns“ also in USA ist, also könnte das ne/n Deutsche/n geheiratet hat usw.; stets wird dies
Produkt durchaus für meine Bedürfnisse irrelevant positiv bewertet. „If you can’t trust a German, who can
sein, B) keine richtige US-Commitment oder Personal you trust?“
und daher Service in USA hat. Ungünstigerweise wis- DACH-Unternehmen, die diese Boni vorleben und sie
sen Amerikaner auch genug vom Ausland, um auslän- richtig kommunizieren – also für Amerikaner greifbar
dische Markomm optisch zu entlarven, von Euro- und relevant – haben beste Chancen auf Erfolg. So un-
Englisch ganz zu schweigen. Was uns zum nächsten terschiedliche Marken wie Red Bull, Nivea, Volkswa-
Punkt bringt... gen, SAP und viele andere sind Beispiele dafür. (RK)

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Metadata Standards – ein Weg zur Repository nicht nur das Thema, sondern zusätzlich eine Liste von
übergreifenden Suche? wichtigen Schlüsselwörtern und vergibt pro Dokument
eine Nummer. Dieses einfache Beispiel zeigt bereits ex-
von Christoph Jeggle, Seniorberater, CDIA+ emplarisch die Herausforderungen, denen die Zu-
Christoph.Jeggle@PROJECT-CONSULT.com
sammenführung unterschiedlicher Metadatenstruktu-
http://www.PROJECT-CONSULT.com
ren ausgesetzt ist.
Christoph Jeggle ist seit 2003 Mitglied im PROJECT CON-
SULT Beraterteam. Die erste Herausforderung besteht einfach darin, dass
die zweite Metadatenstruktur umfangreicher ist. Daten
Metadaten sind wörtlich „Daten über Daten“. Ohne aus der ersten Struktur können die zweite nicht voll-
diese beschreibenden Daten wären Informationsobjek- ständig füllen. Umgekehrt müssen die Daten aus der
te nicht zu ordnen und wiederzufinden. Diese be- zweiten Struktur innerhalb der ersten Struktur in ei-
schreibenden Daten müssen sorgfältig gestaltet wer- nem Feld zusammengefasst werden oder verloren ge-
den, damit sie Informationsobjekte richtig und ausrei- hen.
chend beschreiben. Dabei spielt es zunächst überhaupt Die zweite Herausforderung besteht darin, dass die
keine Rolle, ob die Informationsobjekte in physischer Metadatenelemente, die scheinbar zueinander passen,
oder digitaler Form vorliegen und welche Systeme für tatsächlich eine andere Bedeutung haben. So kann das
die Metadaten verwendet werden. Auch ein sortiertes Datumelement aus der einen Struktur nicht in die an-
Karteikartensystem stellt ein Metadaten System dar. dere Struktur übernommen werden, da es eine andere
Was aber nützen ausgefeilteste Metadaten-Strukturen, Bedeutung hat.
die innerhalb eines einzigen Repository ausreichende Eine weitere Herausforderung lässt sich am Metada-
Such- und Ordnungskriterien bieten, aber nutzlos tenelement Thema verdeutlichen. Um das Thema und
werden, sobald auf Informationsobjekte aus mehr als den Inhalt eines Informationsobjekts sinnvoll zu be-
einem Repository zugegriffen werden muss. Diese Si- schreiben, ist es sinnvoll, einen festgelegten Wortschatz
tuation ist im Bereich von Bibliotheken inzwischen üb- (Thesaurus) zu verwenden, damit Informationsobjekte
lich, wird aber zunehmend relevanter auch für Reposi- gleichen Themas auch mit gleichen Begriffen beschrie-
tories in anderen Bereichen. Unternehmen, die sich zu- ben werden. Ist dieser Thesaurus zwischen den Meta-
sammenschließen, bringen fast immer ihre jeweils ei- datensystemen nicht gleich, müssen Metadaten bei der
gene Metadaten-Methodik mit, die dazu noch in ver- Übertragung von einem System zum nächsten „über-
schiedenen Systemen implementiert ist. Systemwech- setzt“ werden.
sel führen häufig auch zu einer veränderten Metada-
tenstruktur. Und nicht zuletzt verändern sich Metada- Jede Lösung, die Interoperabilität zwischen den Meta-
tenstrukturen im Laufe der Zeit und werden an neue datenstrukturen herstellen will, steht demnach von der
Anforderungen angepasst. In all diesen Fällen ist es er- Herausforderung, diese Interoperabilität auf unter-
forderlich, Metadaten unterschiedlicher Struktur ge- schiedlichen Ebenen herstellen zu müssen. Die struk-
meinsam nutzen zu können. turale Interoperabilität bringt die beiden unterschiedli-
chen Strukturen zusammen, die semantische Interope-
Dabei sind unterschiedliche Strategien möglich. In die- rabilität kümmert sich darüber hinaus auch um eine
sem Artikel werden die unterschiedlichen Arten skiz- Angleichung der Inhalte von Metadatenelementen
ziert, mit dieser Herausforderung umzugehen. Dabei (Stichwort Thesaurus). Außerdem muss sich die syn-
zeigt die Erfahrung der Bibliotheken, dass es keinen taktische Interoperabilität darum kümmern, dass die
Königsweg gibt, sondern der Weg gewählt werden Metadatensysteme sich untereinander auf technischer
muss, der der jeweiligen Herausforderung am besten Ebene verstehen. Dazu müssen technische Standards
entspricht. vereinbart werden. Diese beruhen häufig auf XML
bzw. SGML.
Drei Herausforderungen für Metadatensysteme
Wie können nun Lösungen aussehen, die diese Intero-
Bevor aber die möglichen Lösungswege aufgezeichnet
perabilität gewährleisten?
werden, sollte zunächst noch einmal der Blick auf die
Herausforderungen gerichtet werden. Die erste Her-
Drei Ansätze für Interoperabilität
ausforderung besteht in der unterschiedlichen Struktu-
rierung von Metadaten. Während ein Metadatensys- Grundsätzlich gibt es drei unterschiedliche Ansätze.
tem beispielsweise ein Informationsobjekt über den 1. Meta-Metadatenstruktur
Autor, das Thema und das Erstellungsdatum erfasst,
unterscheidet ein anderes Metadatensystem zwischen Der erste Ansatz geht davon aus, die unterschiedlichen
ursprünglichem Autor und dem verantwortlichen Be- Metadatenstrukturen bestehen zu lassen und eine ge-
arbeiter, verwendet als Datum nicht das Erstelldatum, meinsame dritte Metadatenstruktur aufzubauen, die
sondern das Datum der letzten Bearbeitung, erfasst für die Repository übergreifende Suche verwendet
werden kann. Dieses dritte Repository ist verlinkt je-

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weils mit den beiden anderen Repositories. Ein solcher Dieser Weg der Standardisierung bei den Metadaten
Katalog kann einmal erstellt und zu bestimmten festge- erleichtert zwar manches, löst aber nicht grundsätzlich
legten Zeitpunkten aktualisiert werden. Falls ein sol- die Schwierigkeiten, die sich durch die Repository
cher Katalog sich aber dynamisch an die Änderungen übergreifende Verwendung von Metadaten ergeben.
in den zugrunde liegenden Repositories anpassen soll, (CJ)
ist eine „Sprache“ notwendig, mit der standardisiert
die zugrunde liegenden Repositories ihre Metadaten
an das übergeordnete Repository melden. Einen sol-
Publikation, Qualität, Reputation.
chen Standard gibt es mit OAI-PMH (Open Archives
Initiative Protocol for Metadata Harvesting). Dabei be- Zu den Rahmenbedingungen einer
zeichnet Harvesting das Sammeln der Metadaten in Dreiecksbeziehung in den Geisteswissenschaften
einem gemeinsamen Katalog. Dabei kann der Standard unter digital-vernetzen Bedingungen.
nur die syntaktische Interoperabilität sicherstellen. Die von Prof. Dr. Stefan Gradmann,
strukturale und semantische Interoperabilität bleibt IBI, Humboldt Universität
trotz des Standardprotokolls eine Herausforderung. E-Mail: stefan.gradmann@ibi.hu-berlin.de
2. Gemeinsamer Metadaten-Katalog E-Mail: Stefan.Gradmann@PROJECT-CONSULT.com
Webseite:http://fakultaeten.hu-berlin.de/philfak1/institute/ibi
Der zweite Ansatz bildet keinen gemeinsamen Kata- Der Beitrag erschien ursprünglich im Sammelband 'What
log, sondern sucht über mehrere Repositories. Auch the Hell Is Quality', Campus Verlag Frankfurt, 2008. Stefan
hier gibt es, allerdings vornehmlich in der Biblio- Gradmann ist seit 2007 Mitglied im PROJECT CONSULT
thekswelt verwendet, einen Standard, Z39.50, der eine Beraterteam.
solche übergreifende Suche ermöglicht. Dieser wird
Standard wird weiterentwickelt zu ZING (Z39.50 In-
ternational: Next Generation) und verwendet dann „Es ist eben kein beiläufiger, sondern ein wesentlicher
Unterschied zwischen den prototypischen Naturwis-
moderne Techniken wie Web Services, die über SOAP
senschaften und den prototypischen Geisteswissen-
(Simple Object Access Protocol) angesprochen werden.
schaften, daß sie sich in ihrem Kommunikationsver-
Auch hier gilt wieder, dass die syntaktische Interope-
halten an unterschiedlichen Leitgattungen und deren
rabilität durch diesen Standard sichergestellt werden
unterschiedlichen Gattungsgesetzen orientieren. Das
kann, aber die strukturale und semantische Interope-
ergibt sich zwangsläufig aus den Gegebenheiten des
rabilität eine Herausforderung bleibt.
wissenschaftlichen Sprachverkehrs.“
3. Zusammenführung mit einheitlicher Struktur (Weinrich 1995, 170)
Der dritte Ansatz besteht im Zusammenführen aller Elektronisches Publizieren und die zwei
Repositories in ein einziges, das die bisherigen Reposi- Wissenschaftskulturen
tories ersetzt. Aber auch dieser Ansatz steht vor der
Herausforderung, eine struktural und semantisch kor- „Die Wissenschaftler trauen der Online-Publikation
rekte Datenkonvertierung durchzuführen. nicht.“ Mit diesem lapidaren Satz fasste Dieter E.
Zimmer (2001) die Vorbehalte zusammen, die zum
Fazit damaligen Zeitpunkt noch in den allermeisten Wissen-
schaftsdisziplinen gegenüber dem elektronischen Pub-
Bleibt also nur der Weg, einen Metadaten-Standard zu
lizieren bestanden.
entwickeln und einzusetzen? Diese Frage kann mit
Nein beantwortet werden. Erstens gibt es bereits eine Inzwischen sind jedoch zumindest die von Zimmer
Menge von Metadaten-Standards wie Dublin Core, damals als besonders kritisch eingestuften Einfluss-
MARC, MODS, MAB, um nur einige zu nennen. Aber größen „Echtheit, Aufbewahrung und Dauerhaftig-
selbst im Bereich der Bibliotheken, in der die Verwen- keit“ offensichtlich soweit beherrschbar geworden,
dung dieser Standards inzwischen üblich ist, ist die dass viele Wissenschaftler die mangelnde Authentizi-
Herausforderung nicht gelöst, zwischen diesen Stan- tät, Archivierbarkeit und Persistenz der digitalen Pub-
dards eine strukturale und semantische Interoperabili- likationsform nicht mehr als grundlegendes Manko
tät herzustellen. Selbst bei der Verwendung desselben empfinden: in weiten Teilen der ‚harten’ Wissenschaf-
Standards für zwei oder mehr Repositories ist damit ten ist das elektronische Publizieren inzwischen dabei,
eine semantische Interoperabilität nicht gewährleistet. sich als primäre Publikationsform zu etablieren. Die
großen kommerziellen Verlagsunternehmen im Be-
Somit bleibt nur das Fazit zu ziehen, dass die Interope-
reich STM (Science, Technology, Medicine) wie etwa
rabilität von Metadatensystemen oft eine größere Her-
Elsevier oder Springer haben inzwischen den Umstieg
ausforderung darstellt als die gemeinsame Nutzung
aus rein druckbasierten Geschäftsmodellen der Zeit-
der Informationsobjekte selbst, da durch die Verwen-
schriftenpublikation in digitale Produktions- und Ver-
dung von Standardformaten wie z.B. PDF zumindest
wertungsmodelle so weitgehend vollzogen, dass die
die Anzeige der Objekte gewährleistet werden kann.

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weiter parallel zur digitalen Produktions- und Verwer- und die Suche nach praktikablen und vor allem trans-
tungskette angebotene Druckpublikation demgegen- parenten, kontrollierbaren Alternativen.
über mitunter schon den Charakter eines Derivats, ei-
Der Einzug digitaler, netzbasierter Szenarien wissen-
nes Sekundärproduktes annimmt.
schaftlichen Arbeitens hat also im Bereich der hard
Parallel zu diesem Prozess hat sich ebenfalls im STM- sciences drei eng verbundene Entwicklungen mit einer
Bereich in den vergangenen Jahren ausgehend von sehr lebhaften Diskussion im Umfeld der Kernbegriffe
dem Kampfbegriff Open Access eine heftige Debatte um Publikation, Qualität und Reputation gezeitigt.
die Frage entwickelt, wie die Bedingungen des Zu-
Von alledem ist in den Geisteswissenschaften wenig zu
gangs zu mit öffentlichen Mitteln erarbeiteten For-
bemerken. 2 Elektronisches Publizieren ist hier unver-
schungsergebnissen und darauf bezogenen Publikatio-
ändert eher ein Nischenthema, Open Access – zumin-
nen gestaltet sein müssen, um eine optimale Verbrei-
dest wie im STM-Bereich diskutiert – allein schon we-
tung dieser Publikationen und einen möglichst unge-
gen des weit geringeren Stellenwertes der Zeitschrif-
hinderten Zugang zu Forschungsergebnissen (und in
tenpublikationen kaum von Interesse und der Kom-
Zukunft zunehmend auch Primärdaten aus dem For-
plex Qualität/Relevanzevaluation wird – wenn über-
schungskontext) zu gewährleisten. Die überreich do-
haupt - als Bedrohung wahrgenommen, wie in der fol-
kumentierte Debatte um Open Access 1 war anfangs
genden Äußerung von Nida-Rümelin (2008):
stark von publikationsökonomischen Aspekten und
der vordergründigen Sorge bestimmt, die Etats wis- „Im Zuge der Reformen wird ein Forschungs- und Wissen-
senschaftlicher Bibliotheken könnten bald nicht mehr schaftsbegriff paradigmatisch, der den Geisteswissenschaften
ausreichend sein, um angesichts der dramatisch ge- weitgehend fremd ist. Forschung wird in Gestalt großer, 50
wachsenen Abonnementspreise und der Monopolstel- oder 200 Forscher einschließender Cluster gefördert, die For-
lung einiger Anbieter eine Literatur-Grundversorgung schungsleistung wird nach Drittmitteleinwerbung und ver-
in den STM-Fächern überhaupt noch sicherstellen zu öffentlichten Papers in amerikanischen Review Journals
können. Sehr bald jedoch verschob sich der Fokus die- [sic!] bewertet. Die größere Buchpublikation - für die geis-
ser Diskussion zunehmend hin zu der Frage, wer ei- teswissenschaftliche Forschung nach wie vor zentral [...]
gentlich für die technische und inhaltliche Qualität und für ihre breitere Wahrnehmung (und damit für ihre ge-
wissenschaftlicher Veröffentlichungen einsteht – diese sellschaftliche und politische Relevanz) unverzichtbar - wird
Rolle nämlich reklamierten die großen Copyright- entwertet. Publikationen in der Muttersprache oder in einer
Verwerter als ihre originäre Leistung und als Rechtfer- anderen Sprache als Englisch zählen nicht mehr. Die stilisti-
sche Sorgfalt - charakteristisch für geisteswissenschaftliche
tigung zugleich für Endpreise, die eben neben den ge-
Publikationen - schwindet, die „Schrumpfform“ des Ameri-
rade unter digitalen Produktionsbedingungen zuneh-
kanischen, wie sie in internationalen englischsprachigen
mend marginalen Herstellungskosten vor allem auch
Zeitschriften dominiert, nivelliert die geisteswissenschaftli-
die nunmehr als Hauptfaktor eingestuften Verfahrens-
che Terminologie, klassische Quellen und fremdsprachige
kosten für die Qualitätssicherung beinhalten.
Texte werden lediglich in ihren englischen Übersetzungen
Eng verbunden schließlich mit den Aspekten der Qua- rezipiert etc. Letztlich mündet diese Entwicklung in eine Art
litätssicherung und in der jüngsten Phase derDiskussi- Selbstkolonialisierung der reichhaltigen und vielfältigen
on um Open Access zunehmend beherrschend ist die geisteswissenschaftlichen Landschaften in Europa.“
Frage nach der Beziehung zwischen Publikationswe- Neben dem Befremden ob der „veröffentlichten Papers
gen und –verfahren auf der einen und Verfahren für in amerikanischen Review Journals“ 3 als Evaluations-
die Bemessung wissenschaftlicher Relevanz oder zu- faktor und Förderkriterium treten hier gleich noch
mindest Wirkung (impact) und daraus abgeleiteter Re- zwei weitere Grundmotive zutage, die eine spezifisch
putation von Forschenden und Institutionen auf der andere Grundkonstellation von Publikation, Qualität
anderen Seite. Das ist nicht weiter verwunderlich, und Reputation vermuten lassen: die Fremdheit kolla-
denn die Wahl des Publikationswegs nimmt existen- borativer Arbeitsformen („50 oder 200 Forscher ein-
tielle Dimensionen an, wenn – wie inzwischen man- schließende Cluster“) und das berechtigte Unbehagen
cherorts beispielsweise in medizinischen Fakultäten an einem angelsächsisch dominierten Wissenschaftspa-
praktiziert – die Impact-Werte der Zeitschriften auf den radigma, das in der Tat nicht-englischsprachige Veröf-
Literaturlisten der Kandidaten fast mechanisch auf die fentlichungen nur mehr als Marginalien ohne wirkli-
Gestaltung von Berufungslisten durchschlagen. Neben chen impact zulässt. Der Grundtenor des Zitates jedoch
die Auseinandersetzung mit den kommerziellen Rech-
teverwertern wie Elsevier im Zusammenhang mit Open
2 Neben den im folgenden diskutierten Ursachen für diese spezifi-
Access tritt nun also zunehmend auch die Frage nach
sche Differenz sind hier im Sinne von Zustandsbeschreibungen die
der Rolle von Produkten wie Web of Science oder Scopus Veröffentlichungen DFG (2006) und ACLS (2006) lesenswert. Ich
selbst bin diesen Zusammenhängen in Gradmann (2004), Gradmann
(2007a) und Gradmann (2007b) nachgegangen.
1 Ich nenne an dieser Stelle nur stellvertretend die Veröffentlichung 3 Gemeint sind vermutlich nicht Rezensionszeitschriften, sondern

Deutsche UNESCO Kommission (2007) ‚peer reviewed journals’.

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ist kulturkritischdefensiv und lässt erst einmal auf eine dersartigkeit wiederum – so die Kernthese dieses Bei-
konservierend-abwehrende Haltung der Geisteswis- trages – ist Voraussetzung für eine adäquate Bestim-
senschaften schließen. mung des spezifischen Konstellation von Publikation,
Qualität und Reputation in den Geisteswissenschaften.
Dieser Befund wird unterstützt durch die Analyse des
Und insofern ist an dieser Stelle ein genauerer, syste-
Unterausschusses für elektronisches Publizieren der
matischer Blick erforderlich auf einige der Verände-
DFG, wie etwa in der folgenden Passage: „Innerhalb
rungen, die durch den Einzug digitaler und netzbasier-
der Geisteswissenschaften besteht der Vorbehalt, dass
ter Plattformen in das Informationskontinuum von
Online-Publikationen keine hinreichend seriösen Pub-
Wissenschaft verursacht wurden und werden.
likationen sind und deshalb wenig Renommee ein-
bringen.“ DFG (2006, 2) Diese Veränderungen lassen sich als ein mehrfacher
Paradigmenwechsel beschreiben, der drei Konstanten
Und doch haben die Geisteswissenschaften durchaus
der traditionellen Produktions- und Rezeptionskette
auf ihre Weise auf das Aufkommen digitaler, netzba-
betrifft: die linear/zirkulär organisierten Verfahrenskette,
sierter Arbeitsszenarien reagiert: vor allem im Bereich
die starke funktionale Prägung durch traditionell etablierte
der Editions- und Quellenwissenschaften belegen Pro-
Kulturtechniken und zuletzt die Idee eines monolithisch
jekte wie die digitale Bibliothek Perseus, TextGrid oder
verfassten ‚Dokuments’ selbst. Und dieser dreifache Pa-
HyperNietzsche 1 eine durchaus rege Auseinanderset-
radigmenwechsel hat – wie in den folgenden Abschnit-
zung mit dem Potential digital basierter Arbeitsfor-
ten zu zeigen sein wird – spezifische Folgen für die
men.
Geisteswissenschaften.
Und auch die medientheoretischen Ansätze vor allem
von und im Gefolge von Norbert Bolz oder die vor- Die digitale Neuformation des wissenschaftlichen
nehmlich in den neunziger Jahren des letzten Jahrhun- Informationskontinuums
derts grassierende und teilweise fast schon inflationäre Will man die tief greifenden Folgen der mit dem Ein-
Obsession mit Hypertext in weiten Bereichen der Text- zug digitaler und netzbasierter Plattformen einher ge-
wissenschaft, personalisiert in der Galionsfigur Fried- henden Veränderungen begreifen ist es sinnvoll, sich
rich A. Kittler, belegen eine teilweise schon sehr früh die Grundzüge der wissenschaftlichen Produktions-
einsetzende Faszination zumindest von Teilen der und Rezeptionskette vor Augen zu führen, wie sie ü-
Geisteswissenschaften durch digital basierte Arbeits- ber Jahrhunderte in der buchgeprägten Wissenschafts-
techniken und digital konstituierte Objekte. kultur weitgehend konstant waren. Sie sind in der un-
Vielleicht am weitesten ging in diesem Sinne Cramer tenstehenden Abbildung 1 schematisiert dargestellt.
(2001), der in einem Vortrag auf dem Germanistentag
unter dem Titel „Für eine Textwissenschaft des Digita-
len“ die folgende, recht radikale These aufstellt:
„Computer und Internet basieren auf Code, d.h. auf Text.
Auch alles „Multimediale“ des Computers ist textuell ge-
speichert und prozessiert. [...] Es gibt im Computer nichts
als Schrift, woraus folgt, daß Schrift, Text der Schlüssel zum
strukturellen Verständnis des Computers und der Digitali-
sierung analoger Zeichen ist. Der Prozeß der Digitalisie-
rung von Zeichen ist unzweifelhaft der größte Verschriftli-
chungsprozeß in der Geschichte der Menschheit.“
Hier vollzieht sich eine frappante Rollenverkehrung
von Diskurs und Instrument: der Computer, gemein-
hin als Hilfsmittel wissenschaftlicher Tuns gesehen,
wird hier als Gegenstand (text-) wissenschaftlicher Ar-
beit apostrophiert, das Corpus der Philologie erweitert
sich um ihr vermeintliches digitales ‚Instrument’ ... Abb. 1: Das traditionelle Informationskontinuum

Mag auch dies letzte Beispiel extrem gelagert sein, so In diesem traditionellen Ablauf waren typischen Stati-
illustriert es doch, wie andersartig die Annäherung der onen wie ‚Verfassen’, ‚Begutachten’, ‚Publizieren’, ’Or-
Geisteswissenschaften an digital basierte Arbeitsfor- ganisieren’, ‚Rezipieren’, ‚Zitieren’ und ‚Annotieren’
men verläuft: sie ist fixiert auf digitale Informationsob- weitgehend mit Hilfe weniger stabiler Kulturtechniken
jekte, auf ‚Dokumente’ – und nicht primär auf deren (und mit den Kernoperationen ‚Lesen’ und ‚Schreiben’)
Veröffentlichungsmodus. Das Verständnis dieser An- konstituiert, und die linear organisierte Reihenfolge
der Stationen war weitgehend starr und wenig Verän-
derungen unterworfen. Diese traditionelle Ablaufkette
1 S. dazu D’Iorio (2007)

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war um das Informationsobjekt ‚Buch’ zentriert, das


darum in die Mitte des Kreises gesetzt ist.
Nach Einzug digitaler Medien und Arbeitsinstrumente
dann blieb diese Funktionskette in einer ersten Phase
praktisch unverändert, einzig die Aktivitäten in deren
einzelnen Stationen selbst wurden mit digitalen Mit-
teln nachgebildet, wie in Abbildung 2 angedeutet.

Abb. 3: Digital konstituierte Schrittfolge im traditionellen Funktionspa-


radigma

Das Verfassen wissenschaftlicher Dokumente bei-


spielsweise wandelt sich dabei zunehmend zum Gene-
rieren von Inhalten in einer XML-Syntax mitsamt zu-
gehöriger Präsentation in XSLT oder vergleichbaren
Prozessierungstechniken. Der Begutachtungsprozess
wandelt sich zu einem mehr oder minder öffentlichen
Abb. 2: Das wissenschaftliche Informationskontinuum im Emulations- Verfahren den digitalen Annotation. ‚Publizieren’ wird
modus dann gleichbedeutend mit dem Stabilisieren eines Do-
Das solcherart in den Emulationsmodus versetzte In- kumentinhalts, seiner Versionierung, sowie dem Hin-
formationskontinuum hat gewisse Ähnlichkeiten mit zufügen eines Identifikators. ‚Zitieren’ beinhaltet dann
der Inkunabelkultur in den ersten Jahrzehnten nach das Identifizieren des referenzierten Informationsob-
Erfindung des Buchdrucks: so wie diese eine Zeitlang jektes und das Verweisen auf Mikrostrukturen inner-
noch die Eigenschaften mittelalterlicher Folianten kon- halb dieses Objektes – wobei offen ist, inwieweit die
servierte, erhielt (und erhält zum Teil immer noch) jene Teilreplikation des zitierten Kontexts (wie traditionell
die typischen Eigenheiten der traditionellen Ablaufket- üblich) unter diesen Bedingungen noch erforder-
te. Auch das für dies Stadium zentrale elektronische lich/sinnvoll ist, beziehungsweise inwieweit es sich
Informationsobjekt emuliert in druckähnlichen Forma- nunmehr ausschließlich um eine Referenzierung han-
ten wie PDF noch weitgehend die Eigenschaften des delt. Unklar bleibt bei alledem, wieweit der Begriff ‚Le-
Informationsträgers ‚Buch’. Die Charakteristika des di- sen’ noch für die Beschreibung der Rezeptionsprozesse
gital basierten Mediums werden in diesem Stadium sinnvoll ist. Und gänzlich unklar ist, wie lange die Bib-
noch nicht wirksam, die elektronischen Mittel werden liotheksmetapher noch für die Beschreibung der ge-
noch ausschließlich zur Nachbildung traditioneller wandelten Organisationsformen für digitale Informa-
Funktionen verwendet: insofern biete sich neben dem tionsobjekte angemessen bleibt.
Terminus ‚Emulation’ die Beschreibung als ein elektrifi- Bei alledem schwindet rapide die funktionsprägende
ziertes Informationskontinuum an. Kraft der traditionellen Kulturtechniken an den einzel-
Die erste wirklich qualitative Veränderung vollzieht nen Stationen der Kette. Dies ist der erste Paradig-
sich dann im Übergang zu einer dritten Phase, deren menwechsel, und er hat weitreichende Folgen an ver-
Charakteristika und mit diesen verbundene offene schiedenen Stellen des wissenschaftlichen Informati-
Fragen in der untenstehenden Abbildung 3 angedeutet onskontinuums: die Tatsache etwa, dass das ‚Verfas-
sind. Der Übergang zu dieser dritten Phase, in der ein- sen’ eines digitalen Dokuments zunehmend nicht mehr
zelne Schritte innerhalb des immer noch weitgehend sinnvoll vom (analogen) Schreibvorgang her gedacht
intakten linearen Funktionsparadigmas nunmehr mit werden kann und dass dabei eine zunehmend konse-
genuin digitalen Mitteln modelliert und damit substan- quente Trennung der inhaltlichen von den formal-
tiell verändert werden, ist derzeit in vollem Gange und gestalterischen Elementen stattfindet, hat weitreichen-
je nach Wissenschaftsdisziplin unterschiedlich weit de Rückwirkungen auf das Konzept der Autorschaft
fortgeschritten. Einige ausgewählte Charakteristika selbst. Ein weiteres Beispiel ist der Publikationsvor-
dieser dritten Phase sind mitsamt den sich daran knüp- gang, der nun nicht mehr über die Drucklegung defi-
fenden Fragen in der untenstehenden Abbildung 3 nierbar ist, sondern völlig neu konstituiert und kollek-
skizziert. tiv verankert werden muss (dementsprechend ausge-
prägt ist derzeit in manchen Fällen die Unsicherheit

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bezüglich der Frage, wann denn ein digitales Doku- wenig komplexe Publikationsform des Zeitschriften-
ment als ‚veröffentlicht’ anzusehen sei!) aufsatzes folgendermaßen beschrieben:
Doch trotz dieses ersten Paradigmenwechsels bleiben “One major challenge to the existing system is the change in
auch in dieser Ausprägung noch wesentliche Charak- the nature of the unit of scholarly communication. In the es-
teristika des traditionellen Informationskontinuums tablished scholarly communication system, the dominant
erhalten: es bleibt linearzyklisch konstituiert und kreist communication units are journals and their contained arti-
um ein monolithisches Informationsobjekt, das ‚Do- cles. This established system generally fails to deal with
kument’. other types of research results in the sciences and humani-
ties, including datasets, simulations, software, dynamic
Diese beiden letzten Charakteristika nun dürften in ei- knowledge representations, annotations, and aggregates
ner schon am Horizont erkennbaren Phase tangiert thereof, all of which should be considered units of scholarly
werden, deren wesentliche Eigenschaften in der unten- communication.”
stehenden Abbildung 4 angedeutet sind.
Und Crane (2006) akzentuiert diese Diagnose mit Blick
auf die heute schon denkbaren Informationsarchitektu-
ren auf Basis massenhaft digitalisierter Monographien:
“Most digital libraries still mimic their print predecessors,
treating individual objects – commonly chunks of PDF,
RTF/Word, or HTML with no standard internal structure –
as its constituent units. As digital libraries mature and be-
come better able to extract information (e.g., personal and
place names), each word and automatically identifiable
chunk of words becomes a discrete object. In a sample 300
volume, 55 million word collection of nineteenth-century
American English, automatic named entity identification
has added 12,000,000 tags. While this collection focuses on
name rich historical materials and includes several reference
works, this system already discovers thousands of references
to named entities in most book length documents. We thus
Abb. 4: Ein de-konstruiertes Informationskontinuum move from single catalogue entries with a few hundred
words to thousands of tagged objects – an increase of at least
In dieser zukünftigen Phase vollziehen sich zwei wei- one order of magnitude with named entities and of at least
tere grundlegende Paradigmenwechsel. Zum einen two orders of magnitude when we consider each individual
können die Stationen des früheren linear-sequentiellen word as an object.”
Kreislaufs in beinahe beliebige, netzförmige Beziehun-
Und doch beschreibt Crane einen noch vergleichsweise
gen zueinander gesetzt werden, wie sich dies bereits
leicht fassbaren Zustand, in dem die Dokumentgren-
heute beispielsweise in den Verfahren des public revie-
zen durch die ursprüngliche Medienbindung der digi-
wing andeutet, in denen der Begutachtungsprozess zu
talisierten Monographie noch garantiert und leicht re-
einer mehr oder minder öffentlichen Annotationsform
konstituierbar sind. Ganz anders verhält es sich im Fal-
im Anschluss an die eigentliche Veröffentlichung wird.
le komplexer, genuin digitaler Dokumente ohne enti-
Ein anderes Beispiel sind Rezeptionsprozesse bezogen
tätskonstitutive Medienbindung und ohne kulturell
auf sogenannte preprint Versionen von erst später im
prädeterminierte Merkmale der Internstruktur (wie
kanonischen Sinne veröffentlichten Dokumenten. Die
beispielsweise eine ‚Seitenzählung’): hier wird die Fra-
Funktion der „bibliothekarischen“ Organisation von
ge nach der Konstitution der digitalen Dokumententi-
Informationen schließlich muss auch heute schon ne-
tät, nach ihren Grenzen und ihrer Internstruktur zu ei-
ben den Publikationen selbst das Verwalten von Anno-
nem vitalen Problem. Und dieser dritte Paradigmen-
tationen mit im Auge haben. Die Rekombinierbarkeit
wechsel, die De-Konstruktion des Dokumentbegriffes
der zuvor in linearen workflows geordneten Teilschritte
unter digital-vernetzen Bedingungen, trifft die Geis-
wird jedoch noch systematischere Ausmaße anneh-
teswissenschaften gleichermaßen „ins Herz“ und dies
men.
gerade auch hinsichtlich der Kernbegriffe Publikation,
Folgenreicher noch ist ein zweiter Prozess, in dem das Qualität und Reputation, verändert er doch grundle-
zentrale Informationsobjekt ‚Dokument’ seinen mono- gend Produktions- und Veröffentlichungsbedingungen
lithischen Charakter verliert und selbst zu einem ver- und dabei insbesondere die Bedingungen der Rezepti-
netzt konstituierten Objekt-Cluster mit zunehmend on und der Weiterverwendung geisteswissenschaftli-
unscharfen Rändern wird. Van de Sompel/Lagoze cher Dokumente, indem er die grundlegenden Bedeu-
(2007) haben diese Tendenz bezogen auf die an sich tungsmodi von Dokumenten als komplexen Zeichen
selbst tangiert.

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Records Management für die effektive und sichere
Dokumentation der Geschäftstätigkeit

MoReq2
Das Seminar 2009

Records Management Seminartermine

Records Management gewinnt für die Verwaltung Frankfurt (Hotel in zentraler Lage)
von Dokumenten unter den Gesichtspunkten Dienstag, 12. Mai 2009
„Wirtschaftlichkeit“ und „Compliance“ immer
München (Hotel in zentraler Lage)
mehr Bedeutung.
Donnerstag, 14. Mai 2009
Allerdings ist der Begriff Records Management im
deutschsprachigen Raum noch nicht sehr bekannt
und zum Teil auch mit Lösungen besetzt, die
wenig mit dem Records Management
internationaler Prägung zu tun haben. Records Management für die
Records Management ist unabhängig vom effektive und sichere
Medium. Man kann mit einem Records Dokumentation der
Management sowohl papiergebundene
Dokumente und Akten wie auch elektronische Geschäftstätigkeit
Dokumente strukturiert verwalten.
… virtuelle Akte …. elektronische Archivierung …
Records Management ist Grundlage für die
Dokumentenmanagement …. Workflow /
Aufbewahrung von Unterlagen in nahezu allen
Vorgangsbearbeitung … Schriftgutverwaltung
Wirtschaftszweigen.
Viele Namen, aber eine Herausforderung:
Erfahren Sie im Seminar durch Herrn Dr. Ulrich
Kampffmeyer und den beteiligten Firmen und „Wie erschließt und verwaltet man
Referenten alles, was Sie über den Einsatz und Informationen und sichert die Dokumentation
den Nutzen von Records Management wissen von Geschäftsprozessen?“
sollten und diskutieren Sie mit den Spezialisten die
Auswirkungen für Ihre Anwendungen. Welche Records-Management-Anwendung ist als
standardisiertes, austauschbares und kompatibles
Produkt für mein IT-Portfolio geeignet?
Und - werden die Compliance-Vorgaben erfüllt?
Teilnehmer Nutzen Sie die Chance, im Seminar
Führungskräfte, Projektleiter und Mitarbeiter - einen guten Überblick zu bekommen, was
aus den Bereichen: Records Management ist und wie man es
generell einsetzt.
• Records Management
• Enterprise Content Management - die Bedeutung von MoReq2 einzuschätzen und
• Compliance die Umsetzung in Records-Management-
• Informationsmanagement Produkte und –Lösungen kennen zu lernen.
• Organisation und Datenverarbeitung - zu erfahren, wie Sie Ihre Geschäftstätigkeit
• Geschäftsführung durch Records Management und mit dem
• E-Government einheitlichen europäischen Standard
• Revision compliance-gerecht und wirtschaftlich sicher
• Softwareentwicklung dokumentieren können.
• IT-Projektmanagement
• Dokumentation Weitere Informationen unter:
• Archive http://www.MoReq2.de

Veranstalter: PROJECT CONSULT


Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com
Records Management für die effektive und sichere
Dokumentation der Geschäftstätigkeit

MoReq2
Das Seminar 2009

Hauptreferent und Moderator Was ist MoReq2?


Dr. Ulrich Kampffmeyer MoReq ist die wichtigste Spezifikation für
Geschäftsführer elektronisches Dokumenten- und Records-
PROJECT CONSULT GmbH Management in Europa.
Dr. Kampffmeyer hat an der Erstellung des Die Abkürzung MoReq steht für „Model
Standards als Mitglied des MoReq2-Editorial Boards Requirements for the Management of Electronic
und als Geschäftsführer des DLM Network EEIG, Records“. MoReq2 wurde im Februar 2008 von der
Worcester, dem Träger des DLM Forums, mitgewirkt Europäischen Kommission freigegeben.
und als Berater mehr als 20 Records-Management-
Projekte begleitet. Er ist ferner Mitglied des MoReq Die Vorteile von MoReq liegen darin, dass
Governance Boards. Anbieter ihre Produkte zukünftig nur noch auf
einen europäischen Standard ausrichten müssen,
und nicht mehr für jedes Land einen eigenen
Referenten & Aussteller Standard in der Implementierung zu
berücksichtigen haben. Anwender erhalten durch
Spezialisten von führenden Records-Management-
die einheitlichen Standards Records-Management-
Software-Anbietern stellen ihre Lösung vor.
Anwendungen, die als standardisierte,
austauschbare und kompatible Produkte der
IBM Deutschland GmbH Anbieter zur Verfügung stehen werden. Aus der
Perspektive der Archive ist vor allem die
Kompatibilität und langfristige Stabilität von
Interesse. Zudem ist zu erwarten, dass vor dem
Imbus AG Hintergrund, dass die Produkte nur noch an einen
Standard angepasst werden brauchen, zukünftig
günstigere Standardprodukte der
Softwarehersteller verwendet werden können.
Open Text GmbH
MoReq schafft eine hohe Austauschfähigkeit,
langfristige Sicherheit sowie einheitliche
Rahmenbedingungen für die Entwicklung und den
Saperion AG Einsatz von Systemen zum Dokumenten- und
Records Management sowie zur elektronischen
Archivierung.

Records Management &


SER Solutions Deutschland
GmbH Compliance
Angesichts der steigenden Compliance-Anforde-
rungen an Unternehmen und Verwaltungen ist ein
Gastreferent einheitlicher Standard für die Verwaltung von
DGI Deutsche Gesellschaft Informationen von besonderer Bedeutung. Dies
für Informationswissenschaft zeigt sich zum Beispiel für internationale oder
und Informationspraxis e.V. international tätige Unternehmen und Organi-
sationen, die nach einem einheitlichen Regelwerk
in allen Ländern Europas ihr Records Management
ausrichten wollen. Ein einheitlicher Standard und
die Implementierung einheitlicher Funktionen sind
die Grundlage für die wirtschaftliche Nutzung
von Informationssystemen, die Compliance-
Anforderungen unterliegen.

Veranstalter: PROJECT CONSULT


www.MoReq2.de Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com
Programm und Informationen zu den
Veranstaltungspartnern

MoReq2
Das Seminar 2009

Programm Seminarpartner
08:30 Registrierung und Begrüßungskaffee AIIM Association for Information
and Image Management
09:10 Records Management: Bedeutung für
International
öffentliche Verwaltung und freie Sekretariat des DLM Network EEIG
Wirtschaft
Vorstand DGI Prof.Dr.Stefan Gradmann
09:25 Thematische Einführung Records DGI Deutsche Gesellschaft für
Management – Standards, Nutzen und Informationswissenschaft und
Einsatzgebiete Informationspraxis e.V.
Dr. Ulrich Kampffmeyer
10:00 MoReq2 – Anforderungen, XML-
Schema, Datenmodell, Besonderheiten,
aktuelle Entwicklungen Medienpartner
Dr. Ulrich Kampffmeyer
10:30 Aktenpläne, Ordnungsstrukturen und Für die freundliche Unterstützung danken wir
Visualisierung im Records Management herzlich:
Saperion
11:10 Kaffeepause und Gespräche
11:40 Records Management und Archivierung
SER Solutions Deutschland
12:20 MoReq2 Tests und Zertifizierung
imbus AG
13:00 Mittagessen & Gespräche
14:00 Integrationsanforderungen ERP und
Groupware
N.N
14:40 Workflow und Case Management
IBM
15:20 Kaffeepause und Gespräche
15:50 Audit trails, Legal Hold, E-discovery
N.N.
16:20 Virtuelle Akte und Workflow in
Verbindung mit Records Management
Open Text
17:00 Abschlussdiskussion
17:30 Veranstaltungsende

Bitte beachten Sie die Online-Ausgaben.

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Berater 400,00 €/Teilnehmer zzgl. MwSt. Ihre Daten werden von der PROJECT CONSULT GmbH und
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schriftliche Bestätigung. Der Teilnahmebetrag für die verwendet. Wir werden Sie gerne künftig über unsere
Veranstaltung ist nach Erhalt der Rechnung fällig. Alle Veranstaltungen informieren. Mit Ihrer Unterschrift geben
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Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH behält sich der Veranstalter vor.
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Insofern ist als letzte Voraussetzung für Aussagen zu weit fundamentalere semiologische Differenz. Der
künftigen Verhältnissen im Dreieck von Publikation, dominante, meist von der Informatik geprägte Diskurs
Qualität und Reputation in den Geisteswissenschaften in den naturwissenschaftlichen communities verwendet
ein Blick auf die spezifische Beziehung zwischen (vor- dabei Begriffe wie Dokument, Zeichen oder Name ver-
nehmlich hermeneutisch basierten) Geisteswissen- gleichsweise naiv und ohne Berücksichtigung ihrer in-
schaften und den konstitutiven Repräsentationsmodi härenten semiologischen Komplexität. Dies resultiert
von Dokumenten als komplexen Zeichen erforderlich. letztlich in einer Art nominalistischer Regression
(wenn auch auf hohem technischen Niveau!), mündet
Dokument und Bedeutung ... in ein ‚Zeiger -> Objekt’-Modell, in dem ‚Wörter’ auf re-
Bei näherer Betrachtung wird nämlich deutlich, dass in al existierende ‚Dinge’ verweisen. 1 Dies Modell kennt
der Fachdiskussion um elektronisches Publizieren As- ausschließlich denotative Beziehungen, wie in der
pekte der Dokumentmodellierung und des Dokument- nachstehenden Grafik angedeutet:
inhalts (und damit auch der Bedeutung) bislang fast
ausschließlich nach Maßgabe eines Informationsmo-
dells diskutiert wurden, wie es in den empirisch ge-
prägten Wissenschaften vorherrscht. In diesem Modell
ist wissenschaftliche Forschung als Kernaktivität vom
Publikationsprozess völlig getrennt und diesem vor-
gängig. Erst nachdem Forschung ‚Resultate’ erbracht Im Gegensatz zu diesem sehr einfachen Konzept der
hat, werden diese diskursiv verpackt und in der Regel Relation zwischen Wörtern und Dingen ist für das
als Zeitschriftenaufsätze veröffentlicht. In diesem ro- Verständnis des für die Geisteswissenschaften maß-
busten und wenig komplexen ‚Containermodell’ wis- geblichen Bedeutungsmodus eine Rückbesinnung auf
senschaftlichen Publizierens ist der oben beschriebene das Modell das Sprachzeichens hilfreich, wie es ur-
‚Emulationsmodus’ des elektronischen Publizierens sprünglich von de Saussure entworfen wurde:
völlig ausreichend und dementsprechend konzentriert
sich eben auch die gesamte Diskussion um Open Ac-
cess auf die Frage, wie der Zugang zu diesen elektrifi-
zierten Veröffentlichungen zu gestalten sei. Ohnehin
handelt es sich aus Sicht der ‚hard scientists’ um eine
vergleichsweise ephemere Problematik, die man, weil
sie sich weit ab von der eigentlichen Forschung befin-
det, notfalls auch ohne Schaden den Bibliothekaren
überlassen kann.
und wie es dann, nach Verfeinerungen durch Hjelms-
Wissenschaftliches Publizieren in den hermeneutisch lev, Eco und andere in ein generalisiertes Sprachmo-
geprägten Geistes- und Sozialwissenschaften hingegen dell mündet, das in dieser Form auch als Grundlage
vollzieht sich in einem gänzlich anderen Informati- für ein erweitertes Text- und Dokumentmodell dienen
onsmodell: Forschung und diskursive ‚Verpackung’ kann:
sind hier untrennbar ineinander verwoben,
zumal in den allermeisten geisteswissenschaft-
lichen Disziplinen (und vor allem in den Phi-
lologien) ‚Diskurs’ und ‚Text’ wiederum Ge-
genstand wissenschaftlichen Arbeitens sind:
typischerweise operieren diese Disziplinen al-
lesamt über Text- oder Diskurskorpora mit
dem Ziel entweder der Re-Aggregation dieser
Corpora (etwa in Quelleneditionen oder kriti-
schen Textausgaben) oder der korpusbasierten
Modellierung und Interpretation. In all diesen
Szenarien sind ‚Texte’ in einem erweiterten Sinn Ge-
genstand und Ergebnis wissenschaftlicher Arbeit Signifikanten und bezeichnete Konzepte (Signifikate)
zugleich. sind in diesem Gedankenmodell ebenso wenig vonein-
Es dürfte damit deutlich geworden sein, dass die bei- ander zu trennen wie Form und Substanz der Zeichen-
den Informationsmodelle sich letztlich vor allem hin- komponenten; zudem müssen produzierte und inter-
sichtlich der Form-Inhaltsrelation unterscheiden. Im pretierte Einzelinstanzen immer in ihrem sprachlich-
Grunde unterliegt damit den unterschiedlichen Publi-
1 Die perfekte Inkarnation dieser Denkfigur sind im übrigen die ‚On-
kationskulturen der beiden Wissenschaftskulturen eine
tologien’ des ‚Semantic Web’!

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systemischen Kontext gesehen werden. Und weder vée, d’une communication qui s’est affranchie de l’espace
Laute noch reale ‚Dinge’ sind in diesem Ansatz Teile et du temps ; en même temps, il est un élément de systè-
des sprachlichen Repräsentationsraums. 1 mes identitaires et un vecteur de pouvoir.
(Pédauque 2006, 32) 2
Eine solche Erweiterung des Informationsmodells ist
von einem gestandenen Informatiker gesprächsweise In der Folge wird für jedes dieser Paradigmata einer
einmal als „Öffnen der semiotischen Büchse der Pan- der Aspekte als dominanter, aber nichtexklusiver Vek-
dora“ bezeichnet worden – und doch ist exakt eine sol- tor verwendet für die Entwicklung von Gleichungen,
che Erweiterung erforderlich, will man verstehen, wie welche traditionelle, elektronische und web-basierte
sich Geisteswissenschaften und Dokumente zueinan- Dokumentbegriffe unterscheidbar machen, wobei jedes
der verhalten, und wie letztere als komplexe Zeichen dieser Gleichungstripel in einer vektorbezogenen Defi-
und diese wiederum als Teil eines Systems solcher nition des ‚elektronischen Dokuments’ resultiert.
komplexer Zeichen (vulgo ‚Literatur’) begriffen wer- Dementsprechend kann der Form-Vektor, in dem der
den können. Objektcharakter konstitutiv ist, in den folgenden drei
Gleichungen zusammengefasst werden:
... und die De-Konstruktion des Dokumentbegriffes.
„Document traditionnel = support + inscription [...]
Der Begriff des Dokuments als komplexes Zeichensys- Document numérique = structures + données [...]
tem also steht im Mittelpunkt des Nachdenkens über Document XML = données structurées + mise en forme.“
das Dreieck Publikation – Qualität – Reputation, und (ebd., 45)
zugleich war schon weiter oben deutlich geworden,
dass dieser Begriff sich im Kontext der Erosion des Und diese kumulieren in einer ersten Definition:
traditionellen Produktions- und Rezeptionskonti- „Un document numérique est un ensemble de données orga-
nuums unter vernetzt-digitalen Bedingungen aufzulö- nisées selon une structure stable associée à des règles de mise
sen beginnt. Diesen Auflösungsprozess präziser zu a- en forme permettant une lisibilité partagée entre son concep-
nalysieren und beschreibbar zu machen war Anliegen teur et ses lecteurs.“ (ebd.) 3
einer Forschergruppe des CNRS (RTP-DOC), die nach
mehrjähriger Vorarbeit in den Jahren 2003 bis 2005 zu- Analog mündet der Zeichen-Vektor mit dem sinntra-
erst im Netz und im Jahr 2006 dann als gedrucktes genden Charakter des Dokuments im Fokus in den
Buch unter dem Pseudonym Roger T. Pédauque für folgenden drei Gleichungen:
das Verständnis gerade auch der absehbaren Verände- „Document = inscription + sens [...]
rungen des Dokumentkonzeptes grundlegende Arbei- Document numérique = texte informé + connaissances [...]
ten veröffentlicht hat. Document W[eb] S[émantique] = texte informé + ontolo-
RTP-DOC begreift die Entwicklung des Dokumentbeg- gies“ (ebd., 59)
riffs im Übergang vom gedruckten zum digitalen Do- 2 Nachstehend eine Übersetzung der Passage durch den Autor dieses
kument entlang dreier Paradigmata, die grosso modo Beitrages:
den Ebenen ‚Morphosyntax’, ‚Semantik’ und ‚Pragma- • Das Dokument als Form; in diese Rubrik ordnen wir die Ansät-
tik’ des linguistischen Schichtenmodells entsprechen: ze ein, die das Dokument als materielles oder immaterielles Ob-
jekt analysieren und die dessen Struktur mit dem Ziel untersu-
• Le document comme forme ; sous cette rubrique, nous chen, es besser zu analysieren, zu verwenden oder zu manipu-
rangerons les approches qui analysent le document lieren.
comme un objet, matériel ou immatériel et qui en étu- • Das Dokument als Zeichen; durch diese Forscher wird das Do-
dient la structure pour mieux l’analyser, l’utiliser ou le kument in erster Linie als sinntragend und mit Intentionalität
manipuler. versehen wahrgenommen; so besehen ist das untrennbar mit
dem kontextualen Subjekt verbunden, das es erschafft oder re-
• Le document comme signe ; pour ces chercheurs le docu- konstruiert und ihm Sinn verleiht; zugleich ist es Teil eines Sys-
ment est perçu avant tout comme porteur de sens et doté tems von Dokumenten oder von Kenntnissen.
d’une intentionnalité ; ainsi le document est indissociable • Das Dokument als Medium; diese Dimension schließlich stellt
du sujet en contexte qui le construit ou le reconstruit et die Frage nach dem Status des Dokuments als Teil sozialer Be-
ziehungen; das Dokument ist die – neu geschaffene oder wie-
lui donne sens ; en même temps, il est pris dans un sys- dergefundene - Spur einer von Zeit und Raum befreiten Kom-
tème documentaire ou un système de connaissances. munikationsbeziehung; zugleich ist es Bestandteil identitätsbe-
zogener Systeme und ein Vektor von Macht.
• Le document comme médium ; cette dimension enfin pose
3 Auch hier nachstehend eine Übersetzung der Passage durch den
la question du statut du document dans les relations so-
Autor dieses Beitrages:
ciales ; le document est une trace, construite ou retrou-
„Traditionelles Dokument = Träger + Aufschrift
Elektronisches Dokument = Strukturen + Daten
1 In dieser stark vereinfachenden Darstellung bleiben wesentliche XML-Dokument = strukturierte Daten + Formatierung“
Konzepte – wie etwa Syntagma und Paradigma – ausgeblendet. Die „Ein elektronisches Dokument ist eine Menge von Daten, die ent-
wahrscheinlich immer noch besten Einführungen in den Komplex sprechend einer stabilen Struktur mit zugehörigen Formatierungsre-
mitsamt erster Vertiefung bieten die Veröffentlichungen von Eco geln organisiert ist und so eine Lesbarkeit gleichermaßen für seinen
(1968, 1976). Autor und seine Leser herstellt.“

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Und die daraus abgeleitete Definition lautet • verlässliche Indikatoren und ggf. auch Metriken für
die Bestimmung von Qualität fehlen noch ganz
„Un document numérique est un texte dont les éléments
sont potentiellement analysable par un système de connais- weitgehend,
sance en vue de son exploitation par un lecteur compétent.“ • dementsprechend bleibt auch intransparent und
(ebd.) 1 kaum kontrollierbar, nach Maßgabe welcher Krite-
rien die Bemessung persönlicher und institutionel-
Und schließlich resultiert die Diskussion des Medien-
ler Reputation erfolgen soll,
Vektors mit dem Dokument als sozialemPhänomen im
Zentrum in den folgenden drei Gleichungen: • die vorgenannten Faktoren stellen zusammen ge-
nommen angesichts der ungebrochenen politischen
„Document = inscription + légitimité [...] Bestrebungen, auch für die Geisteswissenschaften
document numérique = texte + procédure [...] funktionierende Verfahren der Evaluation und Mit-
document Web = publication + accès repéré.“ (ebd., 75) telvergabe aufzubauen ein erhebliches Risiko in
Dazu gehört die folgende Definition: dem Sinne dar, dass mangels anderer Methoden
und Kriterien schlicht die in den ‚harten’ Wissen-
„Un document numérique est la trace de relations sociales schaften gängigen Verfahren auf die Geisteswissen-
reconstruite par les dispositifs informatique.“ (ebd. 74) 2 schaften übertragen werden.
Die hiermit nur gerade angerissenen und kurz charak- Eine solche Übertragung fremder Methodologien –
terisierten Arbeiten der Gruppe RTP-DOC (Pédauque dies dürfte aus diesem Beitrag deutlich geworden sein
2006 und 2007) sind mindestens ein guter Ausgangs- - wäre angesichts der eigenen diskursiven Kultur und
punkt für eine Neubestimmung des Dokumentbegrif- der spezifischen Bedeutungsmodi in den Geisteswis-
fes unter vernetzt-digitalen Bedingungen. Dieser wie- senschaften grotesk unangemessen. Diese spezifischer
derum ist Dreh- und Angelpunkt einer möglichen A- herauszuarbeiten als in Weinrichs einleitend zitierter
genda für den in diesem Beitrag angesprochenen Rede von den „Gegebenheiten des wissenschaftlichen
Komplex, von der nun abschließend die Rede sein soll. Sprachverkehrs“ ist sicher ein Baustein einer Projekt-
agenda.
Bausteine einer Agenda für eine (Neu-)Bestimmung
des Spannungsdreiecks Publikation – Qualität – Dabei ist – wie ebenfalls gezeigt – der Dokumentbeg-
Reputation in den Geisteswissenschaften riff von besonderer Bedeutung: es ist sicher nicht aus-
reichend, monographienartige Publikationsformate di-
Aus den bisher entwickelten Elementen lassen sich
gital zu implementieren und solcherart die Geisteswis-
Bausteine herleiten für das Projekt einer mittelfristigen
senschaften systematisch in den Emulationsmodus zu
(Neu-)Bestimmung des Spannungsdreiecks Publikati-
versetzen: die in diesem Zusammenhang regelmäßig
on – Qualität – Reputation in den Geisteswissenschaf-
erwähnten eBooks sind ein reines Übergangsphäno-
ten. 3 Erforderlich ist ein solches Projekt aus mehreren
men und bieten nicht einmal den Ansatz einer zu-
Gründen:
kunftsorientierten Lösung! Ebenso wenig ist eine ver-
• wie oben gezeigt befinden sich die traditionellen ordnete Migration in Zeitschriften-Publikationsformate
Konzepte für die Publikation komplexer Doku- eine angemessene Lösung. Zu leisten ist vielmehr ein
mentformate in Auflösung – von ihrem Funktionie- Neu-Denken der Bedeutungsbeziehung zwischen digi-
ren aber hängen weite Teile der Geisteswissenschaf- taler Publikationsform und wissenschaftlichem Inhalt,
ten vital ab, das in den Kategorien des hier angesprochenen Para-
digmenwechsels zumindest beginnen kann. Resultat
müssen dann innovative digitale Publikationsformate
1 Auch hier nachstehend eine Übersetzung der Passage durch den
sein, die unter vernetzt-verteilten Produktionsbedin-
Autor dieses Beitrages: gungen die semiologische Komplexität rekonstituier-
„Dokument = Aufschrift + Bedeutung
bar machen, für die in der Gutenberg-Galaxis die For-
Elektronisches Dokument = Informationshaltiger Text + Kenntnisse
schungsmonographie stand.
Semantic Web Dokument = Informationshaltiger Text + Ontologien“
„Ein elektronisches Dokument ist ein Text dessen Elemente poten- Zugleich muss deutlich werden, dass elektronisches
tiell durch ein wissensverarbeitendes System mit dem Ziel einer Publizieren und Open Access gerade im Kontext der
Auswertung durch einen kompetenten Leser prozessierbar sind.“
‚digital humanities’ nur als Teil einer Gesamtstrategie
2 Auch hier nachstehend eine Übersetzung der Passage durch den
für eScholarship Sinn machen und damit zum Beispiel
Autor dieses Beitrages:
„Dokument = Aufschrift + Legitimation
nur als Kombination von offenem Zugang zur wissen-
Elektronisches Dokument = Text + Verfahren
schaftlichen Publikation und zugleich zu deren Quel-
Web-Dokument = Publikation + gemessener Zugang“ lengrundlage sinnvoll ist: eine besondere Einheit von
„Ein elektronisches Dokument ist die mit Hilfe von Informationssys- ‚open access’ und ‚open source’ also ist eine Lebensbe-
temen nachgezeichnete Spur sozialer Beziehungen.“
3 Empfehlungen für Kurzfristmaßnahmen sind enthalten in DFG

(2006) und ACLS (2006).

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dingung für genuin digital verfasste Geisteswissen- Nida-Rümelin, Julian (2008): „Die hochschulpolitische Lage
schaften. 1 und die Zukunft der Geisteswissenschaften in Deutsch-
land“. Beitrag zum Sonderheft Hochschulpolitik „Aus
Schließlich müssen die Geisteswissenschaften Mittel Politik und Zeitgeschehen“, Beilage zu „Das Parlament“,
und Wege finden, überprüfbare (und womöglich auch Heft 48
messbare) Aussagen sowohl über die technische als Pédauque, Roger T. (2006): Le document à la lumière du numéri-
auch über die inhaltliche Qualität und Relevanz von que. Toulouse
Forschungspublikationen zu generieren bevor ihnen Pédauque, Roger T. (2007): La redocumentarisation du monde.
auch hier Fremdverfahren aufoktroyiert werden, die Toulouse
dann zudem mit ziemlicher Sicherheit die für die Geis- Perseus: http://www.perseus.tufts.edu/
teswissenschaften vitale sprachliche Diversität nicht RTP-Doc: http://rtp-doc.enssib.fr
berücksichtigen, sondern rein angelsächsisch domi- Stöber, Thomas (2004), „Das Internet als Medium geistes-
niert sein werden: Bausteine für dies letztgenannte und kulturwissenschaftlicher Publikation, In: PhiN-Beiheft
Teilziel wird das EC- geförderte Projekt EERQI erarbei- 2/2004: 283 - 296
ten. (SGn) TextGrid: http://www.textgrid.de
Van de Sompel, Herbert /Lagoze, Carl (2007): „Interoperabil-
Literatur ity for the Discovery, Use, and Re-Use of Units of Schol-
American Council of Learned Societies / ACLS (2006), Our arly Communication“. In: CTWatch Quarterly, Volume 3,
Cultural Commonwealth. Number 3,
http://www.ctwatch.org/quarterly/print.php?p=84
Crane, Gregory (2006), “What Do you Do with a Million
Books?,” In: D-Lib Magazine, Vol. 12, March, Weinrich, Harald (1995), „Linguistik, Wissenschaftssprache,
http://www.dlib.org/dlib/march06/crane/03crane.html Sprachkultur und die Einheit der Wissenschaft“, In: Lin-
guistik der Wissenschaftssprache. Hrsg. von Heinz Leonhard
Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG), Unterausschuss
Kretzenbacher, Harald Weinrich. Berlin: Walter de Gruy-
für elektronisches Publizieren (2006): Elektronisches Pub-
ter, S. 155-174
lizieren im wissenschaftlichen Alltag. Überlegungen zur
Integration elektronischer Publikationsformen in die Zimmer, Dieter E. (2001), „Analoge und digitale Informati-
Geisteswissenschaften, onsmedien“, in: Ansorge, Kathrin (Red.), Wissenschafts-
http://www.dfg.de/forschungsfoerderung/wissenschaft publikation im digitalen Zeitalter. Verlage, Buchhand-
liche_infrastruktur/lis/download/elektr_publizieren.pdf lungen und Bibliotheken in der Informationsgesellschaft.
Vorträge eines Symposiums am 8. und 9. Februar 2001 in
Deutsche UNESCO-Kommission (2006), Open Access. Chancen
Berlin, Wiesbaden, S. 129-136
und Herausforderungen. Bonn 2007
D’Iorio, Paolo (2007), „Nietzsche on New Paths: The Hyper-
Nietzsche Project and Open Scholarship on the Web“, in
Maria Cristina Fornari, Sergio Franzese (Hgg.), Friedrich Gastbeiträge
Nietzsche. Edizioni e interpretazioni, Pisa ETS Im Anschreiben zur vorangegangenen Ausgabe des PRO-
EERQI: http://www.eerqi.eu JECT CONSULT Newsletter hatten wir die Einladung aus-
Gradmann, Stefan (2004), Vom Verfertigen der Gedanken im gesprochen, sich an der Jubiläumsausgabe mit Gastbeiträgen
digitalen Diskurs. Versuch einer wechselseitigen Bestim- und Leserbriefen zu beteiligen. Eine Reihe der folgenden Bei-
mung hermeneutischer und empirizistischer Positionen, träge wurde auch direkt eingeladen – von Kunden, ehemali-
In: Historical Research, 20(1), S. 56-63. gen Kollegen, Journalisten, Freunden aus der Branche. Über
Gradmann, Stefan (2007a), „Verbreitung vs. Verwertung. das positive Echo und die zahlreichen Beiträge haben wir
Anmerkungen zu Open Access, zum Warencharakter uns sehr gefreut. Einige haben es nicht mehr rechtzeitig zum
wissenschaftlicher Informationen und zur Zukunft des Redaktionsschluss in unser Haus geschafft – diese drucken
elektronischen Publizierens“, In: Integrität wissenschaftli-
wir in den nächsten zwei Ausgaben des PROJECT CON-
cher Publikationen in der Digitalen Bibliothek. Wissenschafts-
SULT Newsletter im März und April. Einige Beiträge wa-
forschung Jahrbuch 2007, S. 93-106
ren so lang, dass wir sie teilen mussten. Allen Autoren
Gradmann, Stefan (2007b), Open Access – einmal anders! Zu
möchten wir sehr herzlich danken!
den spezifischen Funktionsbedingungen wissenschaftli-
chen Publizierens in den Geisteswissenschaften, In: Zeit-
schrift für Bibliothekswesen und Bibliographie (ZfBB), 54(4-5), Archivierung und Security - aktueller denn je
S. 170-173. Gastbeitrag von Dr. Hajo Rauschhofer, Rechtsanwalt und
Gradmann, Stefan / Meister, Jan Christoph (2008), „Digital Fachanwalt für Informationstechnologierecht,
document and interpretation: rethinking „text“ and Rauschhofer Rechtsanwälte Fachanwälte für IT-Recht
scholarship in electronic settings“, In: Poiesis & Praxis
E-Mail: rauschhofer@rechtsanwalt.de
(2008) 5, S. 139-153
Webseite: www.rechtsanwalt.de

Der Artikel „Keine Angst vor Compliance“ in der


Computerwoche Mittelstand vom 03.02.2009 und die
1 Zu diesem Aspekt speziell Gradmann/Meister (2008) und Stöber
sich daran anschließende Diskussion um die rechtli-
(2004) sowie allgemein ACLS (2006).

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PROJECT CONSULT 20090226
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chen Erfordernisse der E-Mail-Archivierung zeigt, dass steuerrelevante E-Mails prüfen, so dürften bereits Be-
zum einen noch erhebliche Unsicherheit im Umgang denken bestehen, wenn man von einem wahlfreien
mit den rechtlichen Anforderungen besteht. Zum an- Zugriff ausgeht. Bei lokaler Datenspeicherung müsste
dern dokumentiert die Diskussion, dass eine Ausei- der Steuerprüfer dann jeden einzelnen Arbeitsplatz
nandersetzung mit den Erfordernissen aktueller denn überprüfen.
je ist.
Was aber passiert, wenn es sich beispielsweise um
Dieser Kurzbeitrag in der Jubiläumsausgabe soll daher Mitarbeiternotebooks handelt, die verloren gehen, ge-
noch einmal die rechtlichen Anforderungen skizzieren stohlen werden oder der Mitarbeiter ausscheidet. Dann
und zusammenfassen. sind diese Daten gegebenenfalls unwiederbringlich
verloren.
1. Beachtung rechtlicher Vorschriften
Beim Umgang mit E-Mail hat ein Unternehmen eine 2. Risikomanagement
Vielzahl rechtlicher Aspekte zu beachten. Jedes verantwortliche Organ eines Unternehmens, sei
es Vorstand oder Geschäftsführer, sollte sich daher mit
Zunächst ist festzustellen, dass unternehmerisch einge-
den Anforderungen an das Risikomanagement und Ri-
setzte E-Mails regelmäßig geschäftlich relevante In-
sikocontrolling auseinandersetzen und frühzeitig
formationen enthalten, die einerseits die Qualität von
Schwachstellen analysieren. Neben etwaigen steuer-
Handelsbriefen und damit Steuerrelevanz aufweisen,
rechtlichen Haftungstatbeständen kommen für das Un-
andererseits Beweisqualität haben können. Demge-
ternehmen - gegebenenfalls auch für die Unterneh-
mäß sind solche E-Mails mit steuerrelevanten Informa-
mensverantwortlichen persönlich - Schadensersatzan-
tionen in der E-Mail selbst oder in Attachments nach
sprüche in Betracht, etwa dann, wenn falsche Angaben
den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfung
zur Dokumentation eines Risikomanagementsystems
digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie nach handels-
gemacht werden (Landgericht München I, CR 2007,
rechtlichen Grundsätzen nach GoBS so aufzubewah-
423). Hiernach ist in der unterbliebenen Dokumentati-
ren, dass die Veränderung des Dokuments ausge-
on eines Risikofrüherkennungssystems ein die An-
schlossen ist. Außerdem muss ein wahlfreier Zugriff
fechtbarkeit eines Beschlusses begründender wesentli-
auf solche Dokumente, die steuerrelevant sind und o-
cher Gesetzesverstoß i. S. d. § 243 Abs. 1 AktG zu se-
riginär elektronisch entstanden sind, im Rahmen der
hen.
elektronischen Steueraußenprüfung erfolgen können.
Die Erfahrung des Autors aus Vorträgen ist, dass sich
Ob und inwiefern solche E-Mails geschäftsvorfallbezo-
zwar viele Unternehmen mit den vorstehenden Frage-
gen gegen einen Index zu archivieren sind, ist umstrit-
stellungen auseinandersetzen, es häufig aber an einer
ten und wurde durch ein Gericht noch nicht entschie-
konsequenten Umsetzung fehlt. Hier wächst indes die
den.
Sensibilität durch die ergangenen Urteile zum elektro-
Nach diesseitiger Rechtsauffassung besteht keine nischen Datenzugriff als neues Standardverfahren.
Rechtsgrundlage, eine solche unmittelbare Verknüp- Während Bußgelder und Zwangsmittel als etwaige
fung zu fordern, die übrigen Anforderungen der revi- Opportunitätskosten einem etwaigen E-Mail-
sionssicheren Archivierung nebst Prüfbarkeit sind in- Archivierungssystem gegen gerechnet werden, führt
des auch hier zu erfüllen. aktuell die Gefahr der Schätzung nach § 162 AO, vor
allem aber das seit 01.01.2009 geltende Verzögerungs-
In diesem Zusammenhang häufig verkannt wird - dies
geld von € 2.500,- bis € 250.000,-, zur erneuten Ausei-
sind Beispiele aus der Praxis -, dass ein Unternehmen
nandersetzung mit der technischen Situation im Un-
und damit die verantwortlichen Organe nicht zuletzt,
ternehmen. Auch lässt sich in der Praxis feststellen,
wenn sie ein internes Kontrollsystem nach GoBS etab-
dass sich Prüfer mit IDEA als Prüfungstool unterdes-
lieren müssen, dafür verantwortlich sind, dass die ent-
sen „angefreundet“ haben und deren Funktionalitäten
sprechend steuerrelevanten E-Mails auch wieder auf-
zu schätzen wissen. Während einem noch vor Jahren
findbar sind.
der Prüfer fast Leid tat, der mit dem ihm vorgesetzten
So liegen dem Autor Beispiele von Unternehmen aus Notebook zurecht kommen musste, haben es nun Un-
der Praxis vor, bei denen auf Grund von Speichereng- ternehmen mit der nächsten Generation qualifizierter
pässen und mangelnder Archivierungsstrategie es die und technisch erfahrener, aber auch entsprechend an-
Anweisung gibt, dass sämtliche PST-Dateien nicht spruchsvoller Prüfer zu tun.
zentral und nicht indiziert, sondern lediglich auf dem
lokalen Rechner des Mitarbeiters gespeichert werden, 3. Ganzheitliche Betrachtung von
um Platz zu sparen. E-Mail-Management
Die Konsequenz eines solchen Handelns mag man sich In diesem Zusammenhang sei anempfohlen, E-Mail-
für den Fall einer elektronischen Steueraußenprüfung Archivierung nicht als isoliertes, nur steuerrechtliches
einmal verdeutlichen. Möchte der Steuerprüfer hier Thema zu behandeln. Vielmehr bedarf es hier einer ge-

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20090226 PROJECT CONSULT
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samtheitlichen Betrachtung, die sowohl Sicherheitsge- 4. Sicherheit


sichtspunkte berücksichtigt, als auch solche des Daten- Bei Bearbeitung des Sicherheitsthemas sollte auch eine
schutzes, angefangen bei Fragen der Filterung von Sensibilisierung dafür erfolgen, dass hochgradig ver-
Spam-Mails bis hin zum Umgang mit privatem E- trauliche Geschäftsgeheimnisse nicht per unverschlüs-
Mailverkehr. selter E-Mail versendet werden sollten. Wie leicht das
Zum Thema Sicherheit sei in der gebotenen Kürze an- Abfangen einer solchen E-Mail möglich ist, zeigen die
geführt, dass sich eine Auseinandersetzung mit den lebhaft dargebotenen Demonstrationen auf den ein-
Anforderungen der BSI-Grundschutzkataloge insbe- schlägigen Messeveranstaltungen. Geht es hier um un-
sondere zum IT-Sicherheitsmanagement genauso wie ternehmenskritische Entwicklungen z. B. aus dem
zum Notfall- Vorsorgekonzept in jedem Falle lohnt. Chemie- oder auch Automotive-Bereich, empfiehlt es
sich entweder mit verschlüsselter E-Mail oder über
Im Rahmen der unternehmensinternen Risikobetrach- hochverschlüsselte virtuelle Projekträume mit Web-
tung sollten hier insbesondere Überlegungen dahinge- Interfaces zu arbeiten, um ein Mitlesen des Wettbe-
hend angestellt werden, was passiert, wenn ein Unter- werbers, gegebenenfalls durch den Geheimdienst eines
nehmen über eine Woche keine E-Mails empfangen Landes aus „nationalem Interesse“, zu vermeiden.
und versenden kann oder es gar zu einem Totalverlust
sämtlicher E-Mails kommt. 5. Private E-Mails im Unternehmen
Die Erfahrung zeigt, dass hier KMUs immer wieder Soweit sich ein Unternehmen entschließt, konzeptio-
nicht einmal über getrennte Brandabschnitte für die nell das Thema der E-Mail-Archivierung anzugehen,
Datenhaltung und das Backup verfügen, so dass im bedarf es schließlich einer intensiven Auseinanderset-
Falle eines Brandes sämtliche Daten verloren wären; zung mit Nutzen und Risiken privater E-Mail-
hier ist das Management in der Haftung. Nutzung. Während streitig ist, ob, ab wann und in
welchem Umfang das Mitlesen von privaten Arbeit-
Im Rahmen der gesamtheitlichen Betrachtung von Ar-
nehmeremails eine Verletzung des Fernmeldegeheim-
chivierung und Datensicherung sollte auch die Frage
nisses nach § 85 TKG darstellt, sind hier die Risiken
betrachtet werden, welche Daten aus operativen Erfor-
auch dann erheblich, wenn man nach dem Speicher-
dernissen in einem teureren, hoch redundanten und
vorgang auf dem Rechner des Mitarbeiters ein Fern-
performanten Rechenzentrum verfügbar gehalten, ge-
meldegeheimnis nicht mehr annimmt (VG Frankfurt,
gebenenfalls in einem zusätzlichen K-Fall-
Urt. v. 14.11.2008, Az. 1 K 628/08). Unabhängig von
Rechenzentrum gespiegelt werden müssen. Hierbei
der diesbezüglichen Rechtsprechung zu SPAM-Filtern
hilft insbesondere die Betrachtung, wie oft in welchen
(OLG Karlsruhe, Urt. v. 25.10.2006, Az. 6 U 35/06),
Zyklen auf bestimmte Daten zugegriffen wird. Der
dürften sensibilisiert durch die aktuellen datenschutz-
Zugriff-Zyklus nimmt regelmäßig nach einem und da-
rechtlichen Diskussionen nicht zuletzt regelmäßig nach
nach nach spätestens sechs Monaten noch einmal er-
Ausscheiden eines Mitarbeiters Löschungsansprüche
heblich ab, so dass hier bereits häufig schon aus Kos-
solcher personenbezogenen Daten bestehen.
ten- und/oder Performancegründen eine Auslagerung
solcher Daten in Archivsystemen sinnvoll erscheint. Was passiert aber, wenn sämtliche Daten entsprechend
den steuerrechtlichen Vorgaben revisionssicher, d.h.
Während das Argument, dass Plattenspeicherplatz
insbesondere unveränderbar archiviert wurden. Der
heute nicht mehr teuer ist teilweise greift, muss doch
diesbezügliche Aufwand nebst Protokollierung des
vor allem für Batch- und Backupprozesse berücksich-
Verfahrens würde dann erheblich, wenn nicht entspre-
tigt werden, dass bei wachsendem Umfang der Daten
chende Prozesse von Anfang an dafür vorgesehen
früher oder später auch die Wartungsfenster zu klein
wurden.
werden, so dass neue Hardware angeschafft werden
muss; dies wirkt indes nur solange die Datenmenge 6. E-Mail-Management
nicht erneut über einen kritischen Punkt hinaus an-
wächst. So werden - um dem entgegen zu wirken - un- Eine erfolgreiche E-Mail-Archivierung - begrifflich bes-
abhängig von den steuerrelevanten Themen beispiels- ser E-Mail-Management - ist letztlich vor allem ein
weise Archivierungsprojekte allein deshalb iniziiert, Prozessthema, bei dem es durch die Berücksichtigung
um Kapazitäten freizusetzen, die es ermöglichen, zwi- einer Vielzahl von Aspekten von Steuerrecht, Daten-
schen Freitagabend und Montagmorgen die Siche- schutz, aber auch der praktischen Umsetzung durch
rungsläufe noch unterzubringen. Arbeitet ein Unter- die IT und der dafür erforderlichen Kosten der Zu-
nehmen international in unterschiedlichen Zeitzonen, sammenstellung eines Teams bedarf. Ein solches Team
verringert sich dieses Wartungsfenster weiter. hat die entsprechenden Information Lifecycle Mana-
gement Prozesse zu erarbeiten und die dafür erforder-
lichen technischen, organisatorischen und finanziellen
Maßnahmen zu ermitteln, um zu einer erfolgreichen
Umsetzung zu gelangen. Hierbei lassen sich Strategien

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 42 von 133


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vorsehen, die E-Mails als Wissensspeicher einem Do- Seit 1999 werden die jährlich 1,2 Mio. Eingangsdoku-
kumenten Management System gleichsetzen können. mente und ebenso viele Ausgangsdokumente elektro-
Werden Attachments mit dem Wissen verschlagwortet, nisch archiviert. Sukzessive wurde ab 2001 mit der Ein-
hilft dies dem Unternehmen, um das Rad nicht ständig führung einer elektronischen Posteingangssteuerung
neu zu erfinden, sondern auf erarbeitete Ergebnisse begonnen. Die Lösung wurde bereits in Kooperation
zurückgreifen zu können. Wie hilfreich dies beispiels- mit anderen LBSn ausgewählt und parallel auch dort
weise im Bereich des IT-Vertragsrechts ist, zeigt sich, eingeführt. Als Speichermedien dienten WORM’s in
wenn eine Kanzlei viele individuelle Projekte berät. Jukeboxen, die Lösung basierte auf einer
Während häufig eine Vielzahl von Standard-Templates Client/Server-Architektur.
verwendet werden können, bedürfen besondere Kons-
Nach Auslaufen des Supports für die Hardware und
tellationen besonderer Lösungen. Wenngleich hier
Software sowie der Ausschöpfung der Kapazität der
auch individuelle Entwürfe regelmäßige nicht eins zu
Speichermedien stand 2008 ein größerer Releasewech-
eins passen, bieten diese jedoch als „Brainpool“ Ansatz
sel an. Alle Komponenten der damaligen Lösung wur-
für die „Kreativabteilung“.
den einem strategischen Review unterworfen.
Zusammenfassend ist noch einmal herauszuheben, IBM/FileNet – bereits 1996 (damals als FileNet) strate-
dass, wie man dies häufig aus der Vergangenheit bei gisch gesetzt – sollte beibehalten werden. Als neue Lö-
„heterogen gewachsenen IT-Systemen kennt“, die Ab- sung für die Posteingangssteuerung und die elektroni-
arbeitung einzelner Themen nur die Gesamtlösung sche Akte wurde die Standardsoftware der Firma mac-
verschiebt. Mittel- bis langfristig günstiger sind daher rosInnovation ausgewählt. Gleichzeitig fiel eine Ent-
regelmäßig Lösungen, die sämtliche vorgenannten As- scheidung zu Gunsten der Firma Steria Mummert
pekte speziell bei der Umsetzung oder auch Restruktu- Consulting als Generalunternehmer / Integrator für
rierung von Prozessen berücksichtigt, so dass es im die Migration auf diese neue Lösung. Die Entschei-
Nachhinein keiner Anpassung mehr bedarf. dung wurde in Kooperation von vier LBSn gemeinsam
getroffen. Der Prozess wurde von Dr. Ulrich
Kampffmeyer von PROJECT CONSULT begleitet.
Bedeutung der Posteingangssteuerung für Die Komponenten der neuen Lösung
Bausparkassen
Die neue moderne und zukunftsorientierte Lösung ba-
Gastbeitrag von Frank Hirnich, CDIA+ und Projektleiter siert auf den folgenden Komponenten:
ECM
LBS Norddeutsche Landesbausparkasse Berlin – Hannover, • Kofax Ascent Capture mit XtrataPro zum Scannen
E-Mail: Frank.Hirnich@lbs-nord.de und Erkennen der Eingangspost
Webseite: http://www.lbs-nord.de • IBM P8 Content Manager zur revisionssicheren
Speicherung der Dokumente
Die LBS Norddeutsche Landesbausparkasse Berlin - • macrosInnovation „Postkorb/Akte“ als Postkorb-
Hannover (LBS Nord) ist Marktführer in ihrem Ge- und Aktenlösung zur Verteilung und Verwaltung
schäftsgebiet. Sie erreichte 2008 einen Neugeschäfts- von Vorgängen und Dokumenten in Postkörben
marktanteil von rd. 47 % in Niedersachsen und rd. 30 und Kundenakten
% in Berlin. Für die Bearbeitung der Eingangspost von • IBM BatchIT CE zum Import von Daten
1,2 Mio. Kunden sind rund 350 In-
nendienstmitarbeiter verantwortlich.
Prozesse
Postkorb // Postkorb
Akte / Akte macros
Phoenix
eclient e² Version 3.2.8
+ Regelwerk
Bereits im Jahr 1996 wurde der strate-
Collab.
gische Beschluss gefasst, eine elektro- Listenarchivierung SAP
IBM ACSAP
nische Archivierung und darauf auf- DMS

bauend eine Posteingangssteuerung Capture/ Store/


Deliver/
Ausgabe
mit elektronischer Akte für das Kern- Erfassung Speicherung WebCM
COLD für Briefe aus
geschäft einzuführen. Nach den WF/ Kernsystem
BPM Océ Imagestream und IBM
durchgeführten Geschäftsprozessop- BatchITCE
Records-M
timierungen war dies eine weitere
Möglichkeit, die Abläufe im Unter- Scannen / Indizieren
autom. Indizieren
EigeneAscent
Kofax Scannanwendung
Capture und Kofax Xtrata Archivierung
nehmen und den Kundenservice noch Pro auf Basis FileNet Panagon Capture Preserve/ FileNet
IBM P8 IS
Content
3.6 ESE
Manager
weiter zu verbessern. Neben schnelle- Sicherung

ren Durchlaufzeiten bei der Sachbear-


beitung können Kunden jederzeit und
zeitnah Auskunft bezüglich Ihres
Schriftverkehrs mit der LBS Nord erhalten. Quelle: PROJECT CONSULT

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Zusätzlich zu den Basiskomponenten werden Ergän- Die Fehleranalyse und -behebung seitens IBM erfolgte
zungskomponenten für folgende Themen eingesetzt: leider nicht so zeitnah, wie vom Projekt gewünscht.
Statt am letzten Wochenende im August konnte die
• macros Regelwerk zur Zuordnung und Verteilung
Migration erst vier Wochen später Ende September
von Dokumenten und Vorgängen zu Sachbearbei-
2008 durchgeführt werden.
terteams und deren Mitarbeitern
• macros Thumbnail-Service zur Erstellung von Nach der oben erwähnten Migration startete der Pro-
Kleinbildern für eine schnelle Darstellung der Akte duktivbetrieb des neuen Systems Ende September
2008. Die Trouble-Ticket-Auswertung zeigt die Quali-
• macros ereport zur Erstellung von Reports und Sta- tät der Einführung. Bereits nach einer Woche sanken
tistikübersichten die Anfragen in der Hotline auf durchschnittlich zwei
• IBM ACSAP für die SAP-Drucklisten Archivierung Calls pro Tag. Ein wesentlicher Anteil der Calls sind
Die Datenhaltung erfolgt auf NetApp Storage Syste- zudem eher Handlingsfragen als Problemmeldungen.
men, die mit der Snaplock Komponente eine revisions-
sichere Archivierung der Dokumente gewährleisten. Die weitere Planung
Zurzeit werden die Anpassungen für die LBS Saar
Sämtliche Server und Systeme sind redundant und
vorgenommen. Nach der für das zweite Quartal 2009
ausfallsicher in zwei getrennten Brandabschnitten aus-
geplanten Datenmigration wird die LBS Saar Mitte des
gelegt. Für die gleichmäßige Lastverteilung der Server
Jahres als erste der „Kooperations LBSn“ unsere Lö-
sorgen Loadbalancer zwischen den Servern in den bei-
sung nutzen und als eigenständiger Mandant auf den
den Rechenzentren.
Systemen in Hannover arbeiten.
Die Kooperation der LBSn In einer Ausbaustufe sind weitere Optimierungen im
Auf Basis einer gemeinsamen Entscheidung erfolgte Erfassungsbereich geplant, wie z. B. die Klassifizierung
die Realisierung der neuen Lösung in der LBS Nord. und Extraktion der Daten aus den Eingangsdokumen-
Zwischen den LBSn wurde vereinbart, dass eine späte- ten und die Übertragung von Daten an das Kernsys-
re Beteiligung anderer LBSn an der Lösung möglich tem auf dem Host. Außerdem sind bei den Erken-
sein soll. Dies kann die Übernahme der Lösung im ei- nungsraten des Systems noch Potenziale zu erkennen,
genen Haus oder eine gemeinsame Mandantenlösung die weiter ausgeschöpft werden sollen.
sein. In jedem Fall teilen sich die LBSn die Kosten für Bei der Sachbearbeitung ist der Ausbau kleinerer
Weiterentwicklung und Betrieb der gemeinsamen Lö- Workflows im Sinne von Checklisten und ToDo-Listen
sung. geplant. Weiterhin wird zurzeit die Einführung einer
Fax- und Emailintegration analysiert.
Der Projektverlauf
Gestartet wurde das Projekt im Oktober 2007. Bereits
nach ca. drei Monaten waren das Fachkonzept sowie
ein lauffähiger Prototyp erstellt. Ein wesentlicher Er- Beweisqualität elektronischer Dokumente
folgsfaktor des Projektes war der fertige Prototyp, der Gastbeitrag von Dr. Ivo Geis, Rechtsanwalt
schon früh die Umsetzung des Fachkonzepts darstellte E-Mail: geis@ivo-geis.de
und der als Basis für das durchgeführte Change- Website: http://www.ivo-geis.de
Management genutzt wurde. So konnte das „trockene“
Fachkonzept anhand einer „fertigen“ Lösung mit den 1.0 Einleitung
Fachbereichsvertretern abgestimmt werden. In den re- Die elektronische Dokumentation wächst ständig.
gelmäßig stattfindenden Teamrunden konnte zudem Zwei Ursachen treiben diese Entwicklung: die Vernet-
jeder Mitarbeiter die neue Lösung kennenlernen. Die zung der Unternehmen durch die E-Mail-
große Akzeptanz ist bis heute erhalten geblieben und Kommunikation und die Transformation der Papier-
hat dem Projekt in den ersten Tagen der Migration ge- dokumente in elektronische Dokumente. Das elektro-
holfen. nische Dokument ist in das Zivilrecht durch die
Die ersten beiden Quartale 2008 waren geprägt durch Rechtswirksamkeit der elektronischen Erklärung nach
Implementierung der neuen Lösung, Datenexport, dem Grundsatz der Formfreiheit integriert. Die hier-
Tests sowie Vorbereitung der Schulung. Planmäßig 4 durch entstehenden rechtswirksamen elektronischen
Wochen vor dem Migrationsstichtag begann der Im- Dokumente unterliegen im Rechtsstreit der freien Be-
port der Dokumente in das neue IBM/FileNet P8. Hier weiswürdigung des Gerichts, die durch die Integrität
stieß das Projektteam auf einen wesentlichen Fehler in des elektronischen Dokuments während der elektroni-
der Kombination der FileNet P8 Version mit dem schen Archivierung bestimmt wird. Für diese Integrität
Snaplock Feature (sichert die unveränderbare Speiche- sprechen die Grundsätze ordnungsmäßiger Archivie-
rung auf den NetApp’s) der neuen Speichermedien. rung, die im Handelsrecht und Steuerrecht entwickelt

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worden sind und einen allgemein gültigen Wert haben und steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften
(2.0). Sind die Dokumente mit einer dem Signaturge- sind alle Speichermedien: die CD-Rom, die nicht wie-
setz entsprechenden qualifizierten elektronischen Sig- derbeschreibbare Platte, die wiederbeschreibbare Platte
natur des Ausstellers versehen, so ist das elektronische und das Speicherband. Entscheidend für die Ord-
Dokument einer Urkunde gleichgestellt (3.0.). In der nungsmäßigkeit sind die hardwaremäßigen, soft-
Praxis der E-Mail-Kommunikation hat sich dieses Si- waremäßigen und organisatorischen Sicherheitsfunk-
cherheitsverständnis nicht durchgesetzt, sondern ein tionen, die für das jeweilige Speichermedium geson-
Verständnis, dass wenig beweissichere Techniken aus- dert ausgeprägt sein können. Unter den Speicherfor-
reichend sind (4.0). maten gilt jedenfalls für Textdateien das Format
PDF/A als die ideale Lösung, da dieses Format eine
2.0 Archivierung elektronischer Dokumente und ausgeprägte Integritätsfunktion hat. Eine Konvertie-
Beweisqualität rung von Worddateien in PDF/A-Dateien ist zulässig,
Die Qualität der elektronischen Archivierung (2.1) ent- da der Inhalt der Datei nicht geändert wird. Um den
scheidet über deren Beweisqualität (2.2). Zugriff auf das Dokument sicherzustellen, muss das
Dokument mit einem Index versehen sein, unter dem
2.1 Grundsätze der ordnungsmäßigen Archivierung es aufgefunden werden kann. Diese Sicherheit des
Das Bundesfinanzministerium hat mit den „Grundsät- Zugriffs ist bei den Massen archivierter E-Mails ein kri-
zen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler tisches Problem. Hierfür werden Lösungen mit dem
Unterlagen“ (2.1.1) und mit den „Grundsätzen ord- System der Metadaten angeboten.
nungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“
(2.1.2) die Anforderungen an die Archivierung elekt- 2.1.3 Die Transformation von Papierdokumenten in
elektronische Dokumente
ronischer Dokumente bestimmt. Das Transformieren
von Papierdokumente durch Scannen in elektronische Der Archivierungsvorgang beginnt mit dem Scannen
Dokumente stellt besondere Anforderungen, dass alle der Papierdokumente und setzt sich in die Phase der
Informationen übernommen werden (2.1.3). Aufbewahrung fort. Entscheidend für den Scannvor-
gang ist, dass die Informationen des Papieroriginals in
2.1.1 Grundsätze zum Datenzugriff und zur die elektronische Form übernommen werden. Dies soll
Prüfbarkeit digitaler Unterlagen nach den GoBS (Textziffer VIII. b Nr. 1) durch eine Or-
Um den Datenzugriff zu ermöglichen, muss nach § 147 ganisationsanweisung sichergestellt werden, in der ge-
Abs. 2 Nr. 2 AO sichergestellt sein, dass die Daten regelt ist wer scannen darf, zu welchem Zeitpunkt ges-
während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit cannt wird, ob eine bildliche oder inhaltliche Überein-
verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und ma- stimmung mit dem Original erforderlich ist, wie die
schinell ausgewertet werden können. Damit sind ori- Qualitätskontrolle auf Vollständigkeit und wie die Pro-
ginär digitale Unterlagen auf maschinell verwertbaren tokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.
Datenträgern während der gesamten Aufbewahrungs-
frist zu archivieren. Nach Abschnitt III.1 Satz 2 GDPdU 2.2 Ordnungsmäßige Archivierung als Indiz für die
Beweissicherheit
sind originär digitale Unterlagen die in das Datenver-
arbeitungssystem in elektronischer Form eingehenden Durch die Archivierung originärer elektronischer Do-
Daten und die im Datenverarbeitungssystem erzeug- kumente nach den Anforderungen der Ordungsmä-
ten Daten; maschinell verwertbare Datenträger sind ßigkeit werden Indizien für die Integrität und damit
maschinell lesbare und auswertbare Datenträger. die Beweissicherheit der elektronisch archivierten Do-
Wenn originär digitale Unterlagen auf maschinell ver- kumente begründet. Durch die Technologie der Spei-
wertbaren Datenträgern zu archivieren sind, dann dür- chermedien, der Speicherformate, der Metadaten und
fen sie nicht, so die Schlussfolgerung des Bundesfi- des Scannens entsteht ein technisch und organisato-
nanzministeriums, ausschließlich in ausgedruckter risch komplexes Archivierungssystem. Wegen dieser
Form oder auf Mikrofilm aufbewahrt werden. Im Er- Komplexität sollte regelmäßig das System geprüft und
gebnis bedeutet dies, dass der Steuerpflichtige zur e- das Ergebnis der Prüfung dokumentiert werden, um in
lektronischen Archivierung der E-Mail-Kommuni- einem Rechtsstreit mit dieser Dokumentation die Ord-
kation verpflichtet ist. nungsmäßigkeit der Archivierung und damit die In-
tegrität des streitigen Dokuments beweisen zu können.
2.1.2 Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Hierdurch besteht Beweissicherheit im Rahmen der
Buchführungssysteme freien Beweiswürdigung. Urkundenqualität wird nur
Mit der Aufbewahrung entsprechend den “Grundsät- erreicht, wenn der Aussteller seine elektronische Erklä-
zen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungs- rung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur
systeme” (GoBS), soll die elektronische Dokumentation abgegeben hat.
gegen Änderungen geschützt werden. Zulässig und
damit ordnungsmäßig im Sinne der handelsrechtlichen

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3.0 Der Beweiswert elektronischer Signaturen ten kann, mit den Daten, auf die sie sich beziehen, ver-
Das Justizkommunikationsgesetz vom 28.10.2004, das knüpft sind und damit eine nachträgliche Verände-
am 1. April 2005 in Kraft getreten ist, honoriert mit rung der Daten erkennbar machen.
§ 371a ZPO qualifizierte elektronische Signaturen für
elektronische Dokumente mit höchster Beweisqualität 4.0 Ergebnis:
(3.1). Diese beweisrechtliche Qualität hat der qualifi- ein neues Verständnis der Beweissicherheit
zierten elektronischen Signatur nicht zum Durchbruch Der Gesetzgeber bietet mit der qualifizierten elektroni-
verholfen. In der Massenkommunikation per E-Mail schen Signatur Urkundenqualität und damit höchste
und durch den Click auf Websiten begnügen sich die Beweisqualität. Dieser Standard hat in der Welt der e-
Anwender mit geringwertigeren Sicherheitstechniken lektronischen Kommunikation nur geringe Resonanz
(3.2). gefunden. Die elektronische Massenkommunikation ist
durch die E-Mail-Kommunikation mit Identitätsanga-
3.1 Die Beweisqualität der qualifizierten ben geprägt, die als einfache elektronische Signaturen
elektronischen Signatur nach § 2 Nr. 1 SigG nur geringe Beweisqualität haben.
Für elektronische Dokumente gelten nach § 371a Abs. 1 Es scheint für das Internet typisch zu sein, dass diese
S. 1 ZPO die Vorschriften zur Beweiskraft privater Ur- beweisrechtliche Schwäche die Nutzung für private
kunden entsprechend. Damit sind diese Dokumente und geschäftliche Zwecke nicht einschränkt.
zwar Objekte des Augenscheins, begründen aber in
entsprechender Anwendung des § 416 ZPO vollen Be-
weis dafür, dass die in ihnen enthaltenen Erklärungen
BPM Round-Trip Engineering – Vision und
von dem Aussteller abgegeben und damit authentisch
sind. Diese Regelung gilt für qualifizierte elektronische Wirklichkeit
Signaturen angezeigter Zertifizierungsdienste (§ 4 Abs. Gastbeitrag von Dr. Martin Bartonitz, Product Manager
3 SigG) und akkreditierter Zertifizierungsdienste (§ 15 Workflow
SigG). Für akkreditierte Zertifizierungsdienste gilt eine SAPERION AG
weitere beweisrechtliche Vergünstigung. Der beweis- E-Mail: martin.bartonitz@saperion.de
pflichtigen Partei kommt die Sicherheitsvermutung Webseite: www.saperion.de
des § 15 Abs. 1 Satz 4 SigG zugute. Nach dieser Vor-
schrift wird im Wege des Anscheins vermutet, dass die
1 Einleitung
durch die Bundesnetzagentur bestätigte technisch-
organisatorische Sicherheit des Zertifizierungsdienstes In der Vergangenheit gab es zwei Bereiche innerhalb
für die qualifizierte elektronische Signatur besteht. einer (größeren) Firma, in denen Aufgabenketten ge-
trennt voneinander grafisch modelliert wurden. Die
3.2 Die Beweisqualität geringerer Motivation der Einen war und ist es, die Qualität der
Sicherheitstechniken Geschäftsprozesse allgemein zu sichern, indem sie die-
In der ökonomischen Wirklichkeit des Internets ist se detailliert beschrieben. Und damit man in der Au-
ganz offenbar Urkundenqualität nicht ein gesuchter ßendarstellung auch noch besser da steht, lässt man
Standard rechtsgeschäftlichen Handelns. In der Mas- sich diese Arbeit nach EN ISO 9001 zertifizieren. Die
senkommunikation per E-Mail werden einfache elekt- Motivation der Anderen war und ist es, Aufgabenket-
ronische Signaturen nach § 2 Nr 1 SigG wie die Identi- ten automatisiert mit Hilfe von entsprechender Soft-
tätsangabe und die eingescannte Unterschrift verwen- ware ablaufen zu lassen. Ziele sind hier die operativen
det. Diese Signaturen weisen auf eine bestimmte Per- Geschäftsprozesse effizienter zugestalten, indem Me-
son hin und haben damit eine Authentizitätsfunktion. dienbrüche vermieden und damit Fehlerquellen redu-
Sie sichern aber nicht den Text und machen damit ziert werden, als auch mehr Transparenz zu schaffen.
nicht Verfälschungen erkennbar. Dieser Mangel an In- Die Aufgabe der ersten Gruppe ist es also, eine reine
tegrität kann durch die elektronische Archivierung Dokumentation der internen Verfahren aus organisato-
nach den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit ersetzt rischer Sicht zu schaffen, die jederzeit von den Mitar-
werden, wie zuvor unter Ziffer 2.0. ausgeführt. In we- beitern eingesehen werden kann. Die Aufgabe der
nigen Fällen setzen Unternehmen im Geschäftsverkehr zweiten Gruppe ist es, die Prozesse aus technischer
mit Kunden und Lieferanten fortgeschrittene elektro- Sicht durch Verbindung unterschiedlicher Systeme in
nische Signaturen nach § 2 Nr. 2 SigG ein. Für den Be- die Ausführung zu bringen, so dass die Mitarbeiter ih-
weiswert dieser Signaturen spricht, dass sie von einem re Aufgabenliste auf ihrer Workstation leichter abar-
Zertifizierungsdienst ausschließlich dem Signatur- beiten können.
schlüssel-Inhaber zugeordnet sind und damit seine I-
dentifizierung ermöglichen. Für die Integrität spricht,
dass sie mit Mitteln erstellt werden, die der Signatur-
schlüssel-Inhaber unter seiner alleinigen Kontrolle hal-

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Aufgrund der bisherigen Erfahrungen werden daher


derzeit häufig die folgenden Handlungsweisen ausge-
sprochen:
• Benutzt beim Modellieren nur die für das organisa-
torische Verständnis der Prozesse notwendigsten
Symbole, d.h. überfrachtet die Modelle nicht.
• Übertragt das Modell in das technische Zielmodell
manuell.
Der Artikel legt im Folgenden die aktuell vorhande-
nen, noch nicht gelösten Fallstricke dar und wagt ab-
schließend einen Blick in die Kristallkugel.
Abb. 1: Business Process Improvement Cycle nach Gartner

Die Vision des BPM Round-Trip Engineering ist ein 2 Doppeltes Dilemma - Sichtweisen und Software-
reibungsloser Durchlauf durch den in Abbildung 1 Modelle
dargestellten Business Process Improvement Cycles.
Nach einer initialen Phase der Ist-Aufnahme (Discove-
ry noch vor dem
Define, nicht in der
Abbildung darge-
stellt) und der Fest-
legung der Strategie
sowie der resul-
tierenden Prozesse
durch die Organi-
sation, werden die
Modelle zur Aus-
führung übergeben
werden. Während der
Laufzeit werden die
Prozessdaten ge-
sammelt, um diese
später wieder durch
die Organisatoren zu
analysieren. Resultie-
rende Rückschlüsse
zur Optimierungen in
den Strategien und
Prozessen schlagen
sich wieder in
Änderungen an den
Modellen nieder.
Die Realität ist, dass die Organisatoren ihre anfängli- Abb. 2: Entwicklung der BPM und IT Modellierungssprachen.
chen (grafischen) Modelle kaum mehr wieder erken- Quelle: Sphenon
nen, nach dem die IT-Engineers diese übernommen,
mit den notwendigen Parametern zur Integration der So wurde die Unified Modeling Language (UML) 1993
zu nutzenden Systeme angereichert und ggf. auch aus der Taufe gehoben, um genau dieser „Sprachver-
noch an die Restriktionen des Workflow/ Business wirrung“, Organisator versteht IT-Engineer nicht und
Process Management Systems angepasst haben. Be- umgekehrt, entgegenzutreten. Mittels Visualisierungen
sonders in den Fällen, in denen zwei unterschiedliche für die Aspekte der Anwendungsentwicklung sollte es
Anwendungen für die Beschreibung der Prozesse und leichter werden, die beiden Parteien zusammenzu-
für die Ausführung genutzt werden, gibt es bisher nur bringen. Leider sind die über 10 Diagramm-Typen wei-
erste Gehversuche, die jedoch schnell bei komplexeren terhin sehr technisch, so dass sich die Organisatoren
Prozessen an ihre Grenzen stoßen. noch immer nicht recht abgeholt fühlen.

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Deutlich besser scheint es da mit der Business Process Für Firmen, die viel Aufwand in die ISO 9001 Zertifi-
Modeling Notation zu werden (siehe Abbildung 3). zierung gesteckt haben und mit einem der Tools der
Mit der Version 2.0, die noch in 2009 das Licht der Welt erste Gruppe gearbeitet haben und nun die Aufgaben-
erblicken soll, sind weitere Lücken aus dem eher tech- ketten in eine Workflow-Steuerung bringen wollen,
nischen Bereich geschlossen, so dass sich diese Art der kommt schnell die Enttäuschung. Viele der Tools habe
grafischen Prozessdarstellung als tragfähig für beide zwar inzwischen eine Export-Schnittstelle entweder
Gruppen erweisen könnte. auf Basis der Standardsprache XPDL (XML Process De-
finition Language der WfMC – siehe Abbildung 6,
meist noch in Version 1.1 und nicht in der aktuellen
2.0) oder von BPEL (Business Process Execution Lan-
guage der OASIS). Workflow Management Systeme
(WMS) werden eher XDPL importieren können wäh-
rend Business Process Management Systeme (BPMS)
eher BPEL verarbeiten können. Die Unterscheidung
der beiden liegt in der Art der Aufgaben. Während
WMS primär Aufgaben an Rollen, also Personenkreise
vergeben, werden von BPMS so genannte Web-
Services, also Computer-Programme orchestriert.
Wurden die Prozessmodelle von einem Tool der ersten
Abb. 3: Beispiel eines BPMN-Diagramms, erstellt mit dem kosten- Gruppe (Tool a) in eines der zweiten Gruppe (Tool B
losen BizAgi Process Modeler des WMS/BPMS) übergeben, folgt noch die Arbeit der
IT-Engineers. Die Modelle müssen im Tool B mit wei-
Das zweite Dilemma liegt in der Unterschiedlichkeit teren Parametern angereichert werden, u.a. für die In-
der Tools, die zur Unterstützung für die jeweilige Auf- tegration von Anwendungen wie CRM, ERP oder an-
gabe der Organisatoren und IT-Engineere entwickelt deren Legacy-Systemen. Und spätestens hier kommt
wurden. Impliziert ist dies allerdings auch wieder der Bruch. Diese Parameter finden nicht mehr den
durch die unterschiedlichen Anforderungen. Ein Weg zurück in das Tool A. Ändern aber die Organisa-
Werkzeug, das sich mehr mit der Hinterlegung von de- toren nochmals ihre Modelle in ihrem Tool und expor-
taillierten, textuellen Beschreibung und deren Veröf- tieren wieder nach Tool B, so fehlen anschließend die
fentlichung für die Mitarbeiter sowie Versionierung Parameter der IT-Engineers, die ihre Arbeit dann wie-
der Überarbeitung beschäftigt, bewegt ganz andere Pa- derholen müssen.
rameter als ein Werkzeug, das die Geschäftsprozesse in
der Produktion steuert. So gibt es für die Organisato- Zudem ist ein weiteres Manko festzustellen. Die SA-
ren Anwendungen wie ARIS Toolset von IDS Scheer, PERION AG, bei der der Autor beschäftigt ist, musste
Prometheus von IBO, Adonis oder Bonapart von bei der Implementierung der eigenen XPDL-
Emprise, etc. Und für die IT-Engineers ein Fülle von Schnittstelle erfahren, dass 70% der eigenen Workflow-
Workflow oder Business Process Management Syste- Funktionen in die so genannten Extensions der XPDL
me, wie IBM MQ Series Workflow, ORACLE BPEL geschrieben wurden. Extensions werden nur von der
Engine, TIBCO iProcessTM Suite oder SAPERION erstellenden Anwendung verstanden, nicht jedoch von
Workflow. einer anderen. D.h. auf Ebene der rein grafischen Mo-
dellierung durch Organisatoren ist mit BPMN ein ein-
Letztere sind optimal für die Nutzung in der Ausfüh- heitlicher Standard gegeben, der durch Speicherung im
rung von Prozessen bis hin zur Steuerung von Ar- XPDL zwischen grafischen Tools einen Austausch zu
beitskrafteinsätzen aufgrund von Auftragsmengen. Je- 100% ermöglicht. Ein Austausch von Prozessen zwi-
doch eignen sie sich weniger für die Aufgaben der Or- schen WMS/BPMS macht kaum Sinn, es sei denn man
ganisatoren. In den meisten Fällen reichen den Unter- verzichtet auf den Großteil der Funktionen, die den
nehmen auch die grafischen Modellierungseigenschaf- Reiz des individuellen Systems ausmacht. Auch ist ei-
ten der Steuerungsanwendungen. Schaut man speziell ne Zusammenarbeit eines beliebigen Tools aus der ers-
in den deutschen Mittelstand, so wird häufig noch viel ten Gruppe mit einem der zweiten Gruppe aufgrund
einfacher gearbeitet. Der Autor hat im letzten Jahr ei- der Extension-Problematik derzeit nur sehr bedingt
nen Vortrag zu diesem Thema vor den Qualitätsmana- möglich.
gern des Verbands der Maschinen- und Anlagenbauer
gehalten. Auf die Frage, welche Werkzeuge sie für die
Dokumentation nutzen, waren hauptsächlich Textver-
arbeitungen zusammen mit Powerpoint oder Visio ge-
nannt. Workflow-Systeme waren kaum im Einsatz, e-
her Dokumentenmangementsysteme mit Routing-
Funktionen.

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3 Die Detaillierungsproblematik 4 Die Mapping-Problematik


Aber es geht noch weiter. Organisatoren beschreiben Und es geht noch weiter. Sollte sich der Standard
häufig in ihren Modellen jede Tätigkeiten grafisch, BPMN tatsächlich durchsetzen (in Deutschland sind
auch jene manuellen, die nicht durch das WMS unter- noch sehr stark die EPKs des ARIS Toolsets, wie in
stützt werden. Wenn Aufgabenketten bis ins kleinste Abbildung 4 dargestellt, verbreitet), so haben zumin-
Detail beschrieben werden, ist dies auf Seiten der Aus- dest alle Personen ein gleiches Verständnis des grafi-
führungsebene eher kontraproduktiv. Die Anwender schen Modells. Bleibt noch die Frage des persistenten
wollen nicht jede kleinste Aufgabe quittieren wollen. Speicherformats. XPDL und BPEL waren schon als Ex-
Hier ist jeder Mausklick zu viel. D.h. das organisatori- portformat erwähnt. Jedoch lassen sich BPEL Modelle
sche Prozessmodell wird durch die IT-Engineers zur nicht wieder einlesen, da ihnen die grafischen Struktu-
Akzeptanz der Anwender „eingedampft“. Und schon ren fehlen und sie auch Rollen nicht kennen. Bisher hat
wieder gibt es das Problem beim Round-Trip: Die Or- sich hier daher als Austauschformat XPDL etabliert.
ganisatoren erkennen ihr Modell nicht wieder. Ende letzten Jahres hat die OMG, unter deren Obhut
auch die BPMN spezifiziert wird, ein eigenes Speicher-
Aber auch hier ist noch nicht zu Ende. Organisatoren
format, die Business Process Definition MetaModel
visualisieren zum besseren Verständnis gerne Ent-
(BDPM) in Version 1.0 freigegeben. D.h. es kommt
scheidungsbäume. Umfangreiche Regelwerke werden
nochmals Bewegung in das Umfeld BPM. Vermutlich
mittlerweile in Rule Engines ausgelagert, d.h. für das
wird damit XPDL überflüssig. Aber auch dem inzwi-
grafische Modell ein weiteres Eindampfen, was die
schen stärker verbreiteten BPEL könnte es an den Kra-
folgende Abbildung zeigt.
gen gehen. Der Grund liegt speziell in der Struktur der
Modelle. BPMN
und damit auch
BPDM sind Gra-
phen orientiert, d.h.
sie arbeiten nach
dem alten GoTo -
Verfahren, indem
von Aktivität A
nach B nach C ggf.
zuück nach B ver-
fahren wird. BPEL
dagegen ist streng
Block-orientiert
(und damit eher ei-
ne Programmier-
sprache). So kann
zwar ein Mapping
von BPMN nach
BPEL unter be-
stimmten Umstän-
den ohne Probleme
durchgeführt wer-
den, weniger gut
klappt es dagegen
von BPEL nach
BPMN, was wieder
das BPM Round-
Trip Engineering
Abb. 4: Vereinfachung eines EPK-Prozessmodells durch „Eindampfen“ behindert. Die folgende Abbildung zeigt an einem ein-
des Entscheidungs¬baums auf eine einzige Check-Funktion, die
eine Rule Engine die Auswertung durchführen lässt fachen Beispiel ein Mapping-Problem von BPMN nach
BPEL.

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5 Entwicklung der relevanten


Standards im BPM
Wie bisher diskutiert, hängt die Zukunft
eines reibungslosen BPM Round-Trip En-
gineering zwischen der Modellierungs-
sicht der Organisatoren und der IT- Engi-
neers von ausgereiften Standards ab. Nur
mit diesen ist es möglich, Modelle aus be-
liebigen grafischen Prozesseditoren mit
anderen auszutauschen und damit ein
Zusammenspiel mit Workflow Manage-
ment bzw. Business Process Management
Systemen zu gewährleisten. Daher lassen
Sie uns einen Blick auf die bisherige Ent-
wicklung der relevanten Standards im
Geschäftsprozessmanagement. Ich habe
das erste Mal Mitte 2005 einen Überblick
über die Standards gegeben, diesen Ende
Abb. 5: einfaches Beispiel eines Mapping Problems von BPMN nach 2006 nochmals erneuert, und es ist wieder Zeit zu
BPEL
schauen, was es Neues gibt.
Die orange-farbenen Pfeile zei-
gen eine korrekte Repräsentati-
on einer BPMN-Aktivität (linkes
Modell) in eine entsprechende
BPEL-Entität (rechtes Modell).
Das hier enthaltene Problem ist
die BPMN-Aktivität mit den
zwei ausgehenden Pfeilen. Die-
se Aktivität wir im BPEL-
Modell verdoppelt.
Die neu freigegebene Spezifika-
tion BPDM lässt neue Hoffnung
keimen, dass das Ziel eines
durchgängigen BPM Round-
Trip Engineerings noch erreicht
werden kann. BPDM soll die
jeweiligen Vorteile der XPDL
und BPEL zusammengeführt
haben und optimal auf das in
2009 kommende BPMN Version
2.0 abgestimmt sein.
Zusammenfassend bleibt festzustellen, dass es bis zu Abb. 6: Der lange Weg der Standards im Umfeld der Geschäfts-
prozesse
einem durchgängigen BPM Round-Trip Engineering
noch einige Jahre brauchen wird. Kurzfristig ist zu Die Grafik gibt einen Überblick über die Entwicklung
empfehlen, entweder nur mit dem Modellierungs- der wichtigsten Standards im BPM-Umfeld. Der Zeit-
werkzeug des ausgewählten WMS/BPMS zu arbeiten strahl ist nicht exakt, wichtig sind hier die Zusammen-
oder im Falle zweier unterschiedlicher Anwendungen hänge. Die verantwortlichen Organisationen sind mit
die Überführung manuell durchzuführen. Mittelfristig ihrem Gründungsjahr am linken Rand angegeben. Die
könnten vorhandene Schnittstellen genutzt werden, Kästchen der 3 wichtigen Standards XPDL, WS-BPEL
wenn sich alle Beteiligten auf die mit ihnen verbunde- und BPMN sind zur besseren Lesbarkeit heller darge-
nen Restriktionen einlassen können. Langfristig wer- stellt. Ähnlichkeiten der Grafik mit den Swim Lanes
den wir Tools benötigen, die es ermöglichen, zwischen der BPMN sind rein zufällig.
den Sichten der beiden Ebenen Organisation und IT-
Engineering verlustfrei hin- und herzuschalten.

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Die wichtigsten Änderungen sind schnell dargestellt. Damit sich die BPMN und BPDM endgültig durchset-
Neben den Upgrades auf jeweils höhere Versionen ist zen kann, ist es aber wichtig, dass sich die beiden
wesentlich festzustellen, dass die OMG (Object Mana- OMG-Lager (BPM und OOP) zusammen setzen, um
gement Group) an einer eigenen Spezifikation zum die UML-Diagramme mit den Spezifikationen der
Austausch von Prozessdefinitionen gearbeitet hat, der BPMN, BPDM, BMM, SVBR und OSM zu verheiraten.
BPDM (Business Process Definition MetaModel). Die Mein Eindruck ist, dass die Programmierer eher Fans
bisherigen beiden auf dem Markt genutzten Standards der UML sind, da in dieser Welt das Round-Trip Engi-
zur Prozessausführung sind die XPDL (XML Process neering schon etwas reifer ist, und sich mit der BPMN
Definition Language) – der WfMC (Workflow Mana- noch nicht richtig anfreunden können.
gement Coalition) und die BPEL (Business Process E-
xecution Language) der OASIS (Organization for the 6 Glossar
Advancement of Structured Information Standards). Es Akronym Erklärung
gab zwei wesentliche Motivatoren für die OMG, an ei- BPDM Business Process Definition Metamodell, Defini-
ner eigenen Spezifikation für die Prozessausführung tion durch OMG, 2004
zu arbeiten: Brücke zwischen BPMN und potentiellen Pro-
zessausführungssprachen wie BPEL und XPDL
1. XPDL und BPEL haben jeweils unterschiedliche
Schwächen. Während der XPDL Komponenten fehlen, BPEL / Business Process Execution Language for Web
BPEL4WS Services, IBM, Microsoft, SAP, BEA,…
die für eine vollständige Ausführbarkeit sorgen (z.B.
WS-BPEL XML-based Sprache zur Standardisierung von
Exception Handling, Asynchronität), fehlen der BPEL Business Processes in einer verteilten (grid com-
Komponenten der grafischen Positionen, Werte für die puting) Umgebung, um unterschiedliche An-
Simulation, aber viel wichtiger ein Rollenkonzept (Wer wendungen miteinander zu verbinden und Da-
soll einen Prozessschritt ausführen?). ten auszutauschen. Das Design ist eine Kombi-
nation von IBM’s alter WebServices Flow Lan-
2. Die OMG ist auf einem guten Weg, zusammen mit guage und Microsoft’s XLANG
der UML (Unified Modeling Language), der BPMN
BPDM Business Process Defintion MetaModel, Spezifi-
(Business Process Modeling Notation) und den erst- kation der OMG, Version 1.0 freigegeben Ende
mals in der Grafik dargestellten Spezifikationen BMM 2008
(Business Motivation Model), SBVR (Semantic of Busi- BPM Business Process Management, Spezifikation
ness Vocabulary and Rules) und der OSM (Organizati- durch BPMI
onal Structure Model) das vollständigste Paket anzu- Methode als auch Verfahren zur kontinuierli-
bieten. Zur Komplettierung fehlte noch die Komponen- chen Verbesserung von Geschäftsprozessen un-
te zur Speicherung der grafischen BPMN und damit terstützt durch u.a. WMS.
auch der möglichen Prozessausführung. Um sich hier BPMI Business Process Management Initiation, ge-
nicht von anderen Organisationen wie der WfMC und gründet 1999, Mai 2005 in OMG aufgegangen.
der OASIS abhängig zu machen, wurde daher seit et- Organisation von Herstellern, Beratern und
wa 2 Jahren an der eigenen BPDM (Business Process Anwendern zwecks Standardisierung der Archi-
Definition MetaModel) gearbeitet. tektur und Schnittstellen von BPMS.
BPML Business Process Management Language, Defi-
Die BPDM-Spezifikation ist im November 2008 in der nition durch BPMI, 2001
Version 1.0 freigegeben worden. Diese Version umfasst XML-basierte Geschäftsprozessbeschreibung.
wesentlich mehr Elemente, als die BPMN in der aktuel- Zugunsten WS-BPEL aufgegeben
len Version 1.1. Diese Lücke soll mit ihrer Version 2.0 BPMN Business Process Management Notation, Defini-
noch in 2009 gestopft werden. tion durch BPMI, 2004
Grafische Notation zur Beschreibung von Ge-
Wenn ich einen Blick in die Galskugel werfe, so sehe schäftsprozessen, ist auf dem besten Wege, sich
ich mit der neuen BPDM, das sowohl als Speicherfor- neben den EPKs und Petri-Netzen zum Stan-
mat für BPMN als auch als Basis für die Prozussaus- dard zu werden.
führung dienen kann, ein großes Potential, dem BPM BPMS Business Process Management System, Definiti-
Round-Trip Engineering näher zu kommen. Vorstell- on durch BPMI
bar wäre, dass sowohl BPEL als auch XPDL überflüssig System zur Unterstützung von BPM mit dem
werden könnten. Allerdings stehen gerade alle großen Kreislauf: Model, Execute, Monitor, Analyze &
Firmen wie IBM, ORACLE und SAP hinter BPEL, was Improve. Ein WMS ist eine Teilkomponente.
sich insbesondere in der Anzahl entsprechend konfor- OASIS Organization for the Advancement of Struc-
mer Anwendungen wiederspiegelt, so dass sich diese tured Information Standards, seit 1993.
Programmiersprache für die Orchestrierung von Web- Sie ist ein not-for-profit, internationales Konsor-
tium, das die Entwicklung und die Verbindung
Services noch eine zeitlang halten sollte.
mit anderen e-Business Standards vorantreibt
(u.a. UDDI, WSS, ect.)

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Akronym Erklärung Compliance – Fluch oder Chance?


OMG Object Management Group, seit 1997. Ein not-
von Jörg Rogalla, Bereichsleiter Enterprise Content Mana-
for-profit Konsortium, das die wichtigsten In-
gement
teroperabilitätsstandards der Computer-
Industrie specifications vorantreibt (u.a. MDA,
C:1 Solutions GmbH
UML, OMA, CORBA, …) E-Mail: jrogalla@c1-solutions.com
Webseite: http://www.c1-solutions.com
OOP Object Oriented Programming, Programmier
Methode unterstützt durch die UML-
Diagramme der OMG
Business-Kommunikation wird heute fast ausschließ-
SOA Service Oriented Architecture, eine Methode,
lich elektronisch abgewickelt. Der Gesetzgeber reagiert
die vorhandenen EDV-Komponenten wie Da-
und die gesetzlichen Anforderungen steigen ständig.
tenbanken, Server und Websites so in Dienste zu
kapseln und dann zu koordinieren („Orchestrie- Wie können Unternehmen diesen Anforderungen be-
rung“), dass ihre Leistungen zu höheren Diens- gegnen und auch noch einen Nutzen realisieren?
ten zusammengefasst und anderen Organisati- Geschäftspost und Papierablage ist heute nur noch ei-
onsabteilungen oder Kunden zur Verfügung ge-
ne Ausgabe- und Kommunikationsform. Die Welt wird
stellt werden können.
zunehmend elektronisch, Emails haben die papierne
SOAP Simple Object Access Protocol SOAP, spezi-
Geschäftspost schon lange verdrängt. Der elektroni-
fiziert von der W3C.
XML-basiertes “lightweight protocol” zum Aus- sche Geschäftsvorgang und E-Commerce werden zum
tausch von Informationen in einer dezentrali- Regelfall. IT- Systeme lösen papiergestützte Prozesse
sierten, verteilten Umgebung. ab und ermöglichen Manipulation. Für diesen Fall sind
UDDI Universal Description Discovery and Integra- eine Vielzahl von Vorgaben und Richtlinien erlassen
tion, Spezifikation der OASIS worden, die eine Verfälschung von Daten und Doku-
UML Unified Modeling Language, Definition durch menten verhindern sollen.
OMG, Version 2.0 in 2005 Außerdem ist zu berücksichtigen: alle rechtlichen und
Grafische Notationen zur Beschreibung IT-
gesetzlichen Vorgaben gelten auch in der elektroni-
spezifischer Aspekten zur Erstellung von Soft-
ware, u.a. von Geschäftsprozessen, hat das Zeug
schen Welt! Zumeist ist aber eine konkrete Adaption
zum Standard zu werden. der Anforderungen im Sinne einer neuen Verordnung
W3C World Wide Web Consortium, gegründet 1994
nicht vollzogen worden, deswegen müssen diese abge-
durch Tim Berners-Lee, dem erfinder des Web. leitet werden.
WfMC Workflow Management Coalition, gegründet Compliance – was ist das?
1993
Organisation von Herstellern, Beratern und Unter dem Stichwort „Compliance“ werden zurzeit
Anwendern zwecks Standardisierung der Archi- einen Vielzahl von gesetzlichen Vorgaben und Richtli-
tektur und Schnittstellen von WMS. nien wie z.B. GDPdU, GoBS, Basel II, Sarbanes-Oxley-
WMS Workflow Management System, Definition Act und KonTraG diskutiert. Derzeit kommen weitere
durch WfMC Herausforderungen auf die Unternehmen zu zum Bei-
System zur Automatisierung von Geschäftspro- spiel SEPA, MiFID und VVG. Wesentlicher Treiber ist
zessen.
die europäische Gesetzgebung mit Ihren Richtlinien,
WPDL Vorgänger von XPDL, 1999 die nach einer gewissen Frist in nationales Recht um-
WSFL Web Services Flow Language, spezifiziert von gesetzt werden müssen.
IBM. Eine XML-basierte Sprache zur Beschrei-
bung von Web-Services Kompositionen als Teil Was bedeutet Compliance konkret? Ein Unternehmen
einer Business Process Definition. Sie wurde von hat kontinuierlich auf die Einhaltung von relevanten
IBM als Teil eines Web-Service-Technologie- rechtlichen Vorgaben auf von Gesetzen und Verord-
Framework definiert und berücksichtigt existie- nungen und auf Vorgaben auf Basis von Normen und
rende Spezifikationen wie SOAP, WSDL, XMLP Standards zu achten. Hierbei ist zu betonen, dass es
and UDDI.
sich in der Regel nicht um eine einmalige Aktivität,
XLANG Siehe BPEL sondern um einen Kontrollprozess handelt, der im Un-
XPDL XML Process Definition Language, Definition ternehmen implementiert werden muss. In der Regel
durch WfMC, 2001 & 2005 sind seitens des Gesetzgebers keine konkreten techni-
XML-basierte Geschäftsprozeßbeschreibung,
schen Vorgaben definiert, so dass zuerst organisatori-
dient u.a. dem Austausch zwischen unterschied-
sche Grundlagen geschaffen werden müssen. Es geht
lichen WMS.
in der Regel um Verantwortung von Mitarbeitern, de-
ren Aktivitäten und um die Nachvollziehbarkeit.
Wenn ein ehemals papierbasierter Prozess zukünftig in

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der digitalen Welt abgewickelt wird, sind die Prozesse schen Dokumente und Informationen, die durch den
und IT-Systeme zu überprüfen und anzupassen! Anwender kontrolliert werden, in den Vorgang über-
führt werden. Ergänzend hierzu stellt eine ganzheitli-
Compliance – IT als wesentliche Grundlage che ECM-Compliance-Lösung auch eine Fundstellen-
Wenn man die Aspekte Verantwortlichkeit und Aktivi- verwaltung für Urkunden und andere wichtige analo-
täten berücksichtigt, wird deutlich, dass um verschie- ge Dokumente zur Verfügung.
dene Aspekte der Informationstechnik geht. Zugriff- Unter SAP sind praktisch alle Elemente vorhanden:
schutz und Kontrollsysteme, Datenschutz und Daten- das ERP-System verwaltet die Daten, das GRC-Modul
sicherung sowie Records Management und Archivie- wacht über die Datenqualität inklusive der Berechti-
rung sind wichtige Elemente bei der Umsetzung einer gungen und unterstützt das Risikomanagement. Das
entsprechenden IT-Infrastruktur. Innerhalb der gesam- SAP Records Management ermöglicht die Zusammen-
ten IT-Branche wird deswegen das Thema Compliance fassung von zugehörigen Dokumenten in Akten oder
als Chance begriffen, den Kunden unter verschiedens- Vorgängen. Darüber hinaus ist der SAP Business
ten Blickwinkeln neue Produkte anzubieten. Workflow die infrastrukturelle Grundlage die Abwick-
So fasst die SAP und führende Unternehmensberatun- lung der elektronischen Prozesse.
gen das Thema unter „Governance, Risk and Compli- Da die Einrichtung eines konkreten Workflows unter
ance“ zusammen. Man betrachtet in diesem Zusam- Umständen sehr aufwändig ist und sich einige Prozes-
menhang gerne Prozesse und Aktivitäten, die auf ERP- se dynamisch in Abhängigkeit vom Prozessverlauf
Daten basieren. entwickeln, kann das SAP Records Management mit
Governance steht dabei für Unternehmensführung und einem Add-on erweitert werden. Dieses ermöglicht je-
enthält die strategischen Direktiven, denen ein Unter- derzeit Ergänzung von Prozessschritten, die Darstel-
nehmen folgen möchte. Das Risikomanagement be- lung von Vorgänger/Nachfolger-Beziehungen, eine
wertet die hieraus resultierenden Gefährdungspotenti- Terminierung durch Definition von Meilensteinen und
ale sowie Auswirkungen für das Unternehmen. die Zuordnung von Verantwortlichkeiten. Damit kön-
Compliance subsummiert alle notwendigen Tätigkei- nen auch komplexe und flexible Prozesse mit IT-
ten, um diese Risiken zu beseitigen bzw. zu vermin- Unterstützung abgewickelt werden. Jeder einzelne
dern. Darüber hinaus wird der Begriff Compliance im Prozess wird in der Akte dokumentiert. Das Unter-
Kontext der Stammdaten¬erfassung unter dem Stich- nehmen erhält also Termintreue, Transparenz im Pro-
wort Data Governance und bei inhaltlichen Teilaspek- zess und die notwendige Protokollierung der Abwick-
ten wie zum Beispiel Steuermanagement und Steuer- lung in einer einzigen Anwendung.
risko aufgegriffen. Sogar Software-Testtools werden Auch wenn ein Unternehmen kein SAP einsetzt, ist die
unter dem Aspekt Compliance adressiert. elektronische Archivierung und das Records Mana-
Ein großer Teil dieser Ansätze fordert eine Automati- gement zur rechtlichen Absicherung von elektroni-
sierung von Prozessen und damit den Einsatz von schen Dokumenten unabdingbar. Es ist sicherzustellen,
Workflow bzw. Business Process Management – und dass Dokumente und Emails aus der Kontrolle des je-
damit letztlich auch ECM. weiligen Anwenders in den konkreten Gesamtzusam-
menhang des Business Prozesses gestellt werden. Zu-
Compliance - ECM als notwendiger Baustein meist liegen Office-Dateien ohne jegliche Indizierung
Es geht also um die sachgerechte Speicherung und in Datensilos oder auf Abteilungsservern. Konventio-
schnelle Bereitstellung von Informationen wie Business nen für die Benennung der Dateien und der Verzeich-
Daten, Dokumenten und Prozessdaten. Damit werden nisse existieren nicht oder können umgangen werden.
die ECM-Grundfunktionalitäten Workflow, Dokumen- Emails verbleiben auf den ungesicherten, lokalen Fest-
tenmanagement und elektronische Archivierung ad- platten der Anwender, weil der Plattenplatz auf den
ressiert – und zwar ganzheitlich und nicht als Insel. Exchange- oder Lotus Notes Server durch die Admi-
Gerade die Email-Archivierung wird derzeit punktuell nistratoren begrenzt werden müssen. Records Mana-
aufgegriffen, dies ist aber nicht zielführend, da Emails gement löst auch hier diese Probleme. Die Dateninteg-
inzwischen Geschäftspost sind und damit in den Kon- rität selbst ist weiterhin über die jeweiligen ERP- und
text eines Vorgangs gehört. Dieser Vorgang besteht Finanzbuchhaltungssystem sicherzustellen.
dann aus Daten und Dokumenten, die über alle vor- Compliance – die Vorgehensweise
handenen Kanäle z.B. Scanning, Fax, EDI und auch
Email, eingelesen werden. Die selektive Speicherung Was kann ein Unternehmen tun, um „compliant“ zu
aller eingehenden Emails hilft nur deren Vollständig- sein? Im ersten Schritt sind die für das Unternehmen
keit sicherzustellen, der Geschäftsvorfall oder der Pro- relevanten gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien zu
zess wird damit nicht ganzheitlich unterstützt. Es gilt identifizieren. Die GoBS und GDPdU sind für prak-
also organisatorisch sicherzustellen, dass die elektroni- tisch alle Unternehmen anzuwenden. Es ist zu prüfen,
welche weiten Anforderungen bestehen. Besonderes

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Augenmerk ist auf die branchenspezifischen Verord- Cooperation between archives in the EU 1
nungen zu richten. Für ein solches Projekt ist die inter-
Guest Contribution by Jef Schram 2 ,
ne Revision im Unternehmen zu beauftragen. Wenn
European Commission,
diese Abteilung nicht existiert, ist dies eine Aufgabe
Email: Josephus.Schram@ec.europa.eu
der Abteilung Organisation.
Web site:
Aus der Auflistung und Interpretation der Vorgaben http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/index_en.htm
wird der Maßnahmenkatalog abgeleitet. Er umfasst die
Schritte für die technische und organisatorische Um-
setzung einer Compliance-Lösung. Es müssen in der Cooperation between the Archives of the Member
Regel die vorliegenden Prozesse und der Informations- States is not a new phenomenon. Following a Council
fluss angepasst werden. Gegebenenfalls sind entspre- Resolution of 14 November 1991 on arrangements con-
chende Infrastrukturen für das Risikomanagement und cerning archives3, a first report on Archives in the
die Daten- und Dokumentablage einzurichten. In je- European Union was published in 19944. This report
dem Fall benötigt ein Unternehmen eine IT- led to the Council Conclusions of 17 June 19945 which
Infrastruktur, die strukturierte und unstrukturierte In- became an important catalyst in promoting co-
formationen über ihren gesamten Lebenszyklus vor- operation between archives in Europe for nearly a dec-
hält. ade. For example, the organisation of the first large
DLM Forum conference in Brussels in 1996 was a di-
Compliance - mehr Chance als Fluch… rect result of these Council Conclusions.
Ohne den Einsatz von Enterprise Content Management Since the early 1990s co-operation has both widened
wird es zunehmend schwerer den gesetzlichen und re- and deepened. Co-operation between archives has
gulativen Anforderungen zu entsprechen. Unterneh- spread further geographically following successive
men welche SAP und das Records Management ein- enlargements of the Union. The number of Member
setzen, besitzen eine exzellente Grundlage, um Daten States, and thus the number of participating national
und Dokumente „compliant“ abzulegen. Aber auch für archives, has increased from 12 at the beginning of the
alle anderen Unternehmen lässt sich folgendes zu- 1990s to 27 today. While this increase in numbers has
sammenfassen: brought increased benefits and opportunities, it also
• Compliance ist Motivation für ein Organisations- poses challenges.
und IT-Projekt In 2003 the Council adopted a new resolution calling
• Revisionssichere elektronische Archivierung ist un- for an assessment of the situation of public archives in
abdingbar the EU, taking particular account of enlargement, and
asked the Commission to submit a report that would
• ECM ist ein notwendige Baustein für ein Complian-
ce-Lösung address the possibilities for enhanced co-ordination
and co-operation.6 In response to this resolution, a
• Business Process Management erlaubt eine voll- group of experts from the archives of the EU Member
ständige Prozesskontrolle States prepared an extensive Report on archives in the
• Email Archivierung ist eine nur Insellösung enlarged European Union, which was submitted to the
Council in 2005. 7 The Report contains both an analysis
Compliance ist also die Chance, Unternehmensprozes-
of the situation of archives in the European Union and
se schneller, einheitlicher und transparenter zu gestal-
a number of proposed actions and future orientations
ten und Risiken früher zu erkennen.
for increased co-operation between archives at the
European level.

1 The opinions expressed in this article represent the views of its


author and cannot be taken as an official position of the European
Commission.
2 Jef Schram, European Commission,
http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/index_en.ht
m
3 OJ C 314, 5.12.1991, p.2
4 European Commission, Archives in the European Union. Report of
the Group of experts on the Coordination of Archives, Brussels – Lux-
embourg, 1994
5 OJ C 235, 23.8.1994, p.3
6 OJ C 113, 13.5.2003, p.2
7 COM(2005) 52 final.

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The Report led the adoption of the Council Recom- • The development, in cooperation with the Euro-
mendation on priority actions to increase cooperation pean Branch of the International Council on Ar-
in the field of archives in Europe of 14 November 2005. chives, of a legal database for archives in Europe,
1 The Council Recommendation marked a new phase EURONOMOS. Euronomos will provide access to
in cooperation between archives. It calls for the crea- archival and related legislation as well as interpre-
tion of a European Archives Group (EAG) to ensure tative and contextual information.
co-operation and co-ordination on general matters re- • The publication of guidelines to prevent the theft of
lating to archives, to follow-up on the work referred to archival documents.
in the Report on Archives and, in particular, to imple-
In the summer of 2008 the European Archives Group
ment five priority measures set out in the Recommen-
adopted a progress report which was submitted to the
dation. These priority measures are:
Council of Ministers of the EU. The report sets out not
• The preservation of and prevention of damage to only the achievements with regard to the implementa-
archives in Europe; tion of the 2005 Council Recommendation, it also iden-
• The reinforcement of European interdisciplinary tifies a number of challenges that lie ahead.9 These
cooperation on electronic documents and archives; challenges focus on the changing role of public ar-
• The creation and maintenance of an internet portal chives in e-government, the relationship between
to the archival heritage of the Union; online and onsite access to archives, the re-use of pub-
lic sector information, plans to strengthen archival
• The promotion of best practice with regard to na-
networks and, finally, the development of a new gen-
tional and European law with regard to archives;
eration of professional archives managers in a Euro-
• Measures to prevent theft and facilitate the recovery pean context.
of stolen documents
Co-operation between the archives of the EU Member
The European Archives Group was established by the
States has moved forward since the adoption of the
European Commission at the beginning of 2006. The
Council Recommendation at the end of 2005. As in the
Group consists of high level managers from the Na- past, such cooperation is an evolutionary process, built
tional Archives of the member states, usually the Na- on shared interests and ambitions and the recognition
tional Archivists themselves or their deputies. that co-operation should, and can, be mutually benefi-
The EAG has made good progress in the implementa- cial. On this basis, co-operation between archives in
tion of the Council Recommendation. Its main achie- Europe has been surprisingly successful over the last
vements include: two decades. In order to continue that success, the Na-
tional Archives services of the EU member states will
• Progress towards the development of an internet
continue to work together. They will also increasingly
based service with detailed information on disaster seek to co-operate with other relevant sectors and net-
prevention and disaster management that will al- works with a view to achieving maximum mutual
low archives across the EU to prepare and to react benefits and economies of scale in the efficient man-
effectively to catastrophes. agement, storage, preservation and retrieval of public
• The publication of the updated model requirements sector information, as well as more efficient and user
for the management of electronic records (MoReq2), friendly access to archival content and services for the
which is set to become a standard for records man- European citizen.
agement software in Europe. The governance of
MoReq2 is in the responsibility of the DLM Forum,
which reports to the EAG on a regular basis..
Der digitale 100-Jahre-Archiv-Standard
• The creation of a consortium that is preparing an
internet portal for archives in Europe. The portal Die Speicherbranche versucht sich an der
will make it possible to retrieve archival informa- Langzeitarchivierung
tion in Europe regardless of national, institutional Gastbeitrag von Rainer Graefen, Chefredakteur,
or sector boundaries. It will be linked to EURO- Vogel IT-Medien GmbH / SearchStorage.de
PEANA and will contribute to fulfilling the vision E-Mail: rainer.graefen@searchstorage.de
of a common multilingual access point to Europe’s Website: www.searchstorage.de
digital cultural and scientific heritage.
Mit viel Enthusiasmus startete die SNIA, die Storage
Networking Industrie Association 2007 die Entwick-
lung der Archivierungs-Schnittstelle XAM (extensible
Access Method). Anwendungen sollen interoperabel

1 OJ L 312, 29.11.2005, p.55 9 COM(2008)500 of 1.8.2008; SEC(2008)2364 of 1.8.2008

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mit unterschiedlichster Storage-Hardware unveränder- • ein Application Programmable Interface für die
liche Inhalte austauschen können, lautet das Ziel. Jetzt Klienten-Seite (EMC),
werden langsam die Differenzen deutlicher. • ein Protokoll (HDS)
Ausgangspunkt für XAM war 2005 eine Gesetzesände- • und ein Dateisystem, das CIFS und NFS bedient
rung an den Federal Rules of Civil Procedures (FRCP) (Netapp).
in Amerika, die das eDiscovery, also das „Durchfors- Die unabhängigen Software-Hersteller (ISV) sind mit
ten“ großer Datenbestände regulieren sollte. Für Un- Sicherheit nicht davon angetan noch drei weitere Bau-
ternehmen entstand damit das Problem unterschied- stellen bei der Datenarchivierung betreuen zu sollen.
lichste Archiv-Plattformen von der optischen Jubebox Angesichts von Verfahrensweisen, die für 50 und mehr
bis hin zu CAS-Systemen (Content Addressable Stora- Jahre Bestand haben soll, ist übereifriges Handeln we-
ge) durchsuchbar zu machen. nig sinnvoll. Unterdessen werden schon erste Stimmen
Schwierig wird dieses Unterfangen nicht nur wegen laut, die die Nützlichkeit eines Content Addressed Sto-
der immensen Datenmengen, die in den Unternehmen rage (CAS) mit herstellerspezifischen Schnittstellen an-
gesammelt werden, sondern auch durch unterschied- zweifeln und die stattdessen eine Begriffsmigration hin
lichste Dokumentenformate und einen fehlenden Me- zu Content Aware Storage vorantreiben.
tadaten-Standard. Hier fühlte sich die Industrieverei-
nigung der Speicherhersteller zum Handeln aufgefor- Zu wenig Fingerspitzengefühl
dert. Angriffspunkt auf die ab und zu als Black-box be-
zeichneten CAS-Systeme sind zum Einen die Hash-
Objektspeicherung für die Langzeitarchivierung Algorithmen, der Fingerabdruck einer Datei, die EMC
Die SNIA hat die XAM-Spezifikationen Mitte 2008 bei der Einführung des CAS-Systems Centera mit 128
durch das Archivierungsformat SD-SCDF (Self- Bit festgelegt hat. Die Forderungen von Teilen der
Describing Self Contained Data Format) aufgewertet, Branche nach einem 512-Bit-Schlüssel müssten insofern
das die Langzeitaufbewahrung digitaler Daten auch erst einmal von der SNIA in den XAM-Standard auf-
beim Wechsel von Hardware und Anwendungen er- genommen werden. Und zum anderen die Transferge-
lauben soll. Damit sollen Archiv-Anwendungen Daten- schwindigkeiten zwischen heterogenen Archiv-
Objekte erzeugen, die alle Informationen beinhalten, Speichern bei einer notwendigen Migration, die mit
um für die nächsten 100 Jahre logisch lesbar verschieb- wachsenden Terabyte-Datenbeständen schon heute in
bar zu sein. XAM selbst soll dies für die physische Monaten gemessen werden müssen.
Migration sicherstellen. Bei Hewlett-Packard ist indes die Idee der „objektori-
Als eines der ersten Unternehmen bietet EMC seit der entierten“ Speicherung hängen geblieben. Die Zu-
Version 1 von XAM ein Software Developer Kit (SDK) sammenfassung von Zehntausenden kleinen Records
für „early adaptors“ an. Doch so interessant sich das in File-Containern praktizieren ECM-Hersteller eigent-
auch alles anhört, die Akzeptanz der forsch voran ge- lich schon seit vielen Jahren, da die Datensicherung
triebenen Idee, ist in weiter Ferne. Für Verfechter einer sonst nicht mehr möglich wäre. Die File-Container äh-
revisionssicheren oder gar rechtssicheren Archivierung neln komprimierten ZIP-Files und können Block- und
dürfte schon der Begriff „logisch lesbar“ ein Reizwort File-Daten enthalten. Die Portabilität wäre im Hinter-
sein. Und in der Praxis ist von der Aufbruchstimmung grund per Xcopy-Befehl von einem Speicherarray auf
der XAM-Experten wenig zu spüren. Im SearchStora- ein anderes ohne große Eingriffe möglich. Nur der
ge.de-Forum schreibt Karlheinz Pischke, Produktma- Zeitstempel des File-Containers wäre am Ziel durchzu-
nager bei Gingcom: „Vor allem die DMS-Hersteller se- führen.
hen keinen aktuellen Anlass, ihre bereits auf proprietä-
ren Schnittstellen aufsetzenden Übergabeprogramme Gut erzogene Anwender
für XAM neu zu schreiben.“ Viele hatten noch nie et- So lange sich die Großen der Branche in ihrer Uneinig-
was von dieser Schnittstelle gehört. keit einig sind, üben sich fast alle ISVs in vornehmer
Zurückhaltung und setzen erstmal weiterhin auf die
Eine Idee, drei Verfahrensweisen bewährten Netzwerk-Protokolle CIFS und NFS, auch
Diese Crux wurde XAM schon in die Wiege gelegt. Um wenn ein API Geschwindigkeitsvorteile hätte. Eine Fi-
überhaupt zur Taufe schreiten zu können, einigten sich lesystem-Schnittstelle gilt auch vielen Anwendern als
die wesentlichen XAM-Protagonisten EMC, Hewlett- langfristig offener Weg, um selbst zwischen unter-
Packard, Hitachi Data Systems, NetApp und Sun auf schiedlichen Systemen Daten austauschen zu können.
einen Kompromiss, der gleich drei sehr unterschiedli- Mit dieser Einstellung wähnen sich Anwender auf der
che Implementierungsvarianten ins Spiel brachte: richtigen Seite. Andererseits zeigt das auch, wie gut die
Speicherbranche ihre archivierenden Kunden erzogen
hat. Die mussten sich in langen Jahren daran gewöh-

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nen, dass die Bandlaufwerke nur zwei Generationen findungen mit großem Potenzial nicht angemeldet. Der
rückwärts lesen können. Das heißt, die Laufwerke sind Patentanmeldeprozess ist in vielen Unternehmen ein
nach ca. sechs Jahren zu ersetzen und damit müssen sehr langwieriger, interner Prozess, auch, weil die Pa-
auch alle Medien umkopiert werden. tentakten in Papierform oft lange interne Transport-
wege durchlaufen müssen. Es besteht deshalb drin-
Und bei den Anwendungen und Dokumentenforma-
gend die Notwendigkeit eines ganzheitlichen Ansatzes
ten inklusive den benötigten Betriebssystemen läuft es
zur Patentverwaltung.
ähnlich, auch wenn sich durch PDF/A und offene
Formate wie Docx die Lage ein wenig entspannt hat.
Dokumentenlogistik – notwendig für eine
Einige Experten prognostizieren, dass durch die ISO-
ganzheitliche Patentverwaltung
Standardisierung das PDF/A-Format sehr schnell an
Bedeutung gewinnt und das TIFF-Format allein schon Um im internationalen Wettbewerb weiterhin bestehen
aufgrund der Volltextrecherchemöglichkeit kurzfristig zu können, zwingen die vergleichsweise hohen Ar-
ablösen könnte. Nichtsdestotrotz wäre immer noch beitskosten in Deutschland eine Vielzahl deutscher Un-
Microsoft rechts zu überholen. ternehmen zu Produkt- und Prozessinnovationen. Fri-
scher Wind in Forschung und Entwicklung wird somit
Nicht zu vergessen sind selbstverständlich auch Fir- zu einer entscheidenden Kernkompetenz in vielen
menübernahmen und Technologiewechsel, die manch Branchen in der deutschen Industrie. Bisher behindert
schöne Kalkulation bezüglich sicherer Archivierung zu aber gerade in Deutschland eine Reihe von Unzuläng-
Schande werden lassen. Man denke nur an optische lichkeiten die Schaffung von Innovationen. So bringt
Jukeboxen, die nicht nur wegen empfindlicher Robotik Deutschland im Vergleich zu den angelsächsischen
ins Gerede gekommen sind, sondern auch durch den Staaten relativ wenige Patente hervor. Zudem erfolgen
Abschied von Hewlett-Packard aus dem wenig lukra- Forschung und Entwicklung in deutschen Unterneh-
tiven Marktsegment. Und was aus Plasmon und ande- men oftmals ohne einen vorherigen Abgleich mit den
ren wird, bleibt auch abzuwarten. bestehenden Patentendatenbanken. Die Folge sind sig-
nifikante Fehlinvestitionen. Auch werden von der
Bundesregierung oder der Europäischen Union gezahl-
Die digitale Patentakte: Prozessunterstützung te Forschungssubventionen von deutschen Unterneh-
men kaum beantragt. Unternehmen entgehen dadurch
bei der elektronischen Patentverwaltung
beträchtliche staatliche Förderungen. Außerdem findet
Gastbeitrag von Sabine Lonien, Unit Manager EIM und kaum Ideenaustausch mit anderen Unternehmen oder
Management Consultant, den Forschungsbereichen der Universitäten statt. Syn-
SEVEN PRINCIPLES ergieeffekte bleiben weitgehend aus.
E-Mail sabine.lonien@7p-group.com
Webseite : www.7p-group.com In Bezug auf die Innovationsfähigkeit von Unterneh-
Sabine Lonien war von 1998 bis 2000 Mitglied im men und die langfristige Gewinnoptimierung sind
PROJECT CONSULT Beraterteam. zwei Fähigkeiten von besonderer Bedeutung: Neben
dem Vermögen, Innovationen zu schaffen und umzu-
setzen müssen diese auch gegen Imitationen geschützt
Im Zuge fallender Transport- und Kommunikations-
werden. Eine effiziente – heißt auch schnelle - und ef-
kosten und dem Abbau von Handelsbarrieren stehen
fektive Patentverwaltung im Unternehmen muss bei-
Unternehmen in einem globalen Wettbewerb, der im-
den Ansprüchen Rechnung tragen.
mer stärker wird. Gerade deutsche Unternehmen ste-
hen auf Grund vergleichsweise hoher Lohnkosten un- Mängel in der gegenwärtigen Patentverwaltungspra-
ter signifikantem Wettbewerbsdruck. Innovation und xis
Differenzierung haben in diesem Wettbewerb eine ent-
Grafik 1 zeigt die hohe Komplexität des derzeitigen,
scheidende Bedeutung. Forschung & Entwicklung ist
zum Großteil papiergebundenen Anmeldungsprozes-
somit eine zentrale Aufgabe für Unternehmen. Eine
ses, die zu einer hohe Anfälligkeit für Prozessfehler
effektive und effiziente Verwaltung von Patenten kann
führt und die Anmelde- und Bearbeitungsgeschwin-
dabei helfen, Innovationsprozesse zu erleichtern und
digkeit für Patente vermindert. Das kann zu einer
die Innovationsrente der Unternehmen zu schützen.
Schmälerung der Innovationsrente führen.
Die Patentverwaltung ist also ein Beispiel für die Not-
wendigkeit eines Dokumentenlogistikansatzes. Bisher
ist diese aber in den meisten deutschen Unternehmen
sehr ineffektiv: Fördergelder der EU und der Bundes-
regierung bleiben meist ungenutzt, die Kooperation
mit Universitäten funktioniert schlecht und ein Groß-
teil der Patenanträge scheitert, weil gleichartige Paten-
te bereits bestehen. Zudem wird eine Vielzahl von Er-

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in ein elektronisches
Dokument ausge-
löst. Die entspre-
chenden Dokumente
werden dann in digi-
taler Form über ei-
nen integrierten
Workflow an den
verschiedenen Ar-
beitsplätzen bereit-
gestellt. Alle weite-
ren Prozessschritte
inklusive Archivie-
rung und Ablage ak-
tenbezogener Emails
erfolgen nun in e-
lektronischer Form.
Voraussetzung für
die digitale Patent-
Abb. 1: Herkömmlicher Patentanmeldungsprozess
verwaltung ist ein Dokumenten Management System
Durch den Gebrauch physischer Papier-Dokumente (DMS) als Basisplattform (siehe Grafik 2). Das DMS
wird auch eine Parallelisierung der Bearbeitungspro- verwaltet sämtliche aktenbezogene Anträge, Erfin-
zesse und folglich deren Beschleunigung erschwert. dungsmeldungen, Emails, sowie alle anderen aktenbe-
Das Vorliegen von mehreren Akten zu einem Thema zogenen Dokumente. Eine Patentdatenbank wird di-
an verschiedenen Orten auf unterschiedlichen Trägern rekt mit dem DMS gekoppelt. An das DMS ist ein Do-
zwingt zur parallelen Pflege und Änderung der Do- kumentenspeicher angeschlossen, der die Indexwerte
kumente. Dies erhöht das Risiko unvollständiger, un- der Dokumente verwaltet und die Dokumente zu ei-
terschiedlicher und fehlerhafter Aktenversionen. Das nem definierten Zeitpunkt archiviert. Über eine DMS-
Bewegen und Archivieren der physischen Akten ver- Oberfläche (webbasiert oder als fat-client) sind die Pa-
ursacht außerdem erhöhte Personalkosten und redu- tentakten anschließend von den Arbeitsplätzen abruf-
ziert die Bearbeitungsgeschwindigkeit – zwischen 15 bar und bei Berechtigung zu bearbeiten. Während die
und 25 Prozent der Arbeitszeit werden allein für Abla- Einzelheiten der Digitalisierung der unternehmensin-
ge und Verwaltung „verbraucht“. ternen Prozessschritte vom Unternehmen selbst festge-
legt werden, setzt die Verbindung zu den Patentbe-
Die digitale Patentakte als ganzheitlicher hörden allerdings die Kompatibilität der beteiligten
Dokumentenlogistikansatz in der Patentverwaltung Systeme voraus.
Beim Einsatz einer digitalen Patent-
verwaltung wird der beschriebene
Prozess grundsätzlich beibehalten.
Er umfasst weiterhin neben der Er-
findungsmeldung das Weiterleiten
an die Patentabteilung, das Prüfen
der Patentierungsmöglichkeiten
sowie Recherche und Erarbeitung
eines Anmeldeentwurfs durch den
Patentanwalt. Danach erfolgen das
Abstimmen mit den Fachabteilun-
gen und das Einreichen des Patent-
antrages beim Patentamt. Parallel zu
diesem Prozess kann die Weiterbe-
arbeitung des Patents durch die
Fachabteilungen erfolgen. Anders
als bei rein papiergebundenen Pro-
zessen wird direkt nach dem Emp-
fang und der Sortierung der Erfindungsmeldung in Abb. 2: Funktion eines DMS im Patentanmeldeprozess
der unternehmensinternen Poststelle die Umwandlung

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Rechtliche Implikationen für die digitale Patentver- Die elektronische Rechnung als Voraussetzung
waltung für schnelle Buchungsprozesse, zügiges
Bei den aufgezeigten Prozessen der digitalen Patent- Berichtswesen und „fast close“
verwaltung ergibt sich aus den rechtlichen Rahmenbe- Gastbeitrag von Peter tom Suden, Steuerberater
dingungen eine Reihe von Voraussetzungen, die beim E-Mail unterelbe.consulting@googlemail.com
Umsetzen der Prozesse berücksichtigt werden müssen. Webseite: www.unterelbeconsulting.blogspot.com
So müssen einige Dokumente in physischer Form für
den Zweck der Beweislegung archiviert werden. Zu- Die elektronische Rechnung hat eine lange Geschichte
dem ist ein revisionssicheres Archivieren steuerlicher hinter und eine grosse Zukunft vor sich. Dank der vom
Dokumente entsprechend der Erfordernisse des HBG deutschen Handels- und Steuergesetzgeber gewählten
und der Abgabenordnung erforderlich. Die Einhaltung Art der Signatur wird ihr ein hoher Grad an Vertrauen
der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buch- zugemessen. Es gibt Meinungen, die aussagen, die e-
führungssysteme ist ebenfalls notwendig. lektronische Rechnung besitze einen Vertrauensgrad
weit über der papiergebundenen Rechnung.
Bewertung einer digitalen Patentverwaltung
Die digitale Patentverwaltung bietet entscheidende Einer der grossen Vorteile der elektronischen Rech-
Wettbewerbsvorteile für das Unternehmen: Der Zeit- nung ist, dass sie, einmal in den workflow des Unter-
gewinn beim digitalen Abruf der Patentakten und der nehmens eingespleisst, sich allen Folgeprozessen
Parallelisierung von Arbeitsprozessen durch Mehr- gleichzeitig anbietet. Nur mit ihr können Administra-
fachzugriff beschleunigt die Arbeitsprozesse und führt tions- und Prüfprozesse parallelisiert werden. Dies hat
zu einer Minderung der Personalkosten. Der Paten- auf die Erstellung der Berichte im Unternehmen und
schutz ist auf diesem Wege schneller gewährleistet und die Erarbeitung der Abschlüsse, seien es Monats-,
erhöht die Innovationsrente für die Unternehmen. Zu- Quartals- oder Jahresabschlüsse, eine tiefgehende Wir-
dem sind die Patentakten schneller auffindbar, wo- kung. Alle Buchungs-, Prüfungs- und Abstimmarbei-
durch die kostenintensive Suche weitgehend entfällt. ten, die nicht unbedingt sequentiell erfolgen müssen,
Weiterhin steigt die Reaktionsfähigkeit bei der Anfrage können so verteilt werden, dass ihre Ergebnisse in kür-
von Kunden, Behörden oder den internen Abteilungen. zester Zeit bei den anfragenden Stellen vorliegen und
Die Reduktion auf ein einzelnes, elektronisches Abla- weiter verarbeitet werden. Und, wenig erstaunlich, je
gesystem verringert deutlich das Fehlerrisiko und kürzer die unterjährigen Berichtszyklen und je strin-
schafft eine erhöhte Ablagetransparenz. Überdies setzt genter deren Anforderungen an Datenqualität, desto
die Digitalisierung teure Bürofläche frei, auf der sich schneller ist der Jahresabschluss erstellt. Das gilt für
sonst Aktenberge stapeln. Dennoch stehen den vielen nicht-konzernierte Unternehmen ebenso wie für Kon-
Vorteilen eines digitalen Prozesses auch einige Ein- zerne; und bei Letzteren auf allen Ebenen!
schränkungen entgegen: Viele Mitarbeiter bringen der
digitalen Patentverwaltung bislang nur geringe Akzep- Einführung der elektronischen Rechnung
tanz entgegen. Bei der Digitalisierung der Prozess- Die Einführung elektronischer Rechnungen im Unter-
schritte unter Einbezug externer Akteure kann es au- nehmen ist eine komplexe Aufgabe. Die Amortisati-
ßerdem zu Kompabilitätsproblemen kommen. Auf- onszeit der Einführungsaufwendungen jedoch ist sehr
grund der mangelnden Beweisfähigkeit digitaler Do- kurz. Es lohnt sich auch aus anderlei Gründen, sich
kumente sind die Kosteneinsparungsmöglichkeiten dieser Aufgabe zu stellen. Völlig zu Unrecht ist die e-
begrenzt, die gängigen Compliance-Richtlinien in vie- lektronische Rechnung als kapriziös verrufen. Dabei ist
len Fällen noch eine physische Archivierung fordern. sie eine Notwendigkeit. Vor allem grosse Unterneh-
Die Zeit des Papiers ist also noch nicht vorbei. men wollen aus Kostengründen elektronische Rech-
nungen versenden und erhalten. Und sie wirken mit
Ausblick ihrer ganzen Macht auf kleinere Unternehmen ein, sich
Das Digitalisieren der Patentverwaltung bietet einen diesem Zug anzuschliessen. Dabei ist Überzeugung
möglichen Ansatz für Verbesserung. Trotz rechtlicher immer besser als Überredung! Denn wenn die elektro-
Bedingungen und den entsprechenden Implikationen nische Rechnung im Kreise von Unternehmern disku-
für die Umsetzung einer digitalen Patentverwaltung tiert wird, dann wird sie vor allem aus der Sicht des
ergibt sich eine Reihe von gewichtigen Vorteilen. In Vorsteuer-Abzugs besprochen. Dann wird Thema,
den nächsten Jahren ist zudem zu erwarten, dass die dass die qualifizierte elektronische Signatur so schwie-
angesprochenen Restriktionen im Zuge des technologi- rig anzubringen, so unmöglich zu prüfen sei, dass die-
schen und sozialen Wandels in ihrer Bedeutung ab- ses Verfahren doch besser wieder abgeschafft werde.
nehmen, dafür aber insgesamt „elektronikfreundli- Dabei ist es gerade die qualifizierte elektronische Sig-
cher“ werden. Folglich ergibt sich für die digitale Pa- natur, die im elektronischen Beleg Vertrauen erweckt
tentverwaltung ein noch größeres Potenzial. (SL) in Integrität, Authentizität und Nichtabstreitbarkeit.

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Und genau diese Eigenschaften führen zur Beschleuni- pier existieren. Und selbst wenn im Prinzip alle Daten
gung der Prozesse. digital vorliegen, steht einer zeitnahen Analyse oft eine
heterogene Systemlandschaft im Weg: Programme für
In diesem Beitrag geht es um den Nutzen, den die Ein-
die Warenwirtschaft, die Rechnungsschreibung oder
führung elektronischer Rechnungen in jedem Unter-
Bankensoftware kommen häufig von unterschiedli-
nehmen erzeugen kann. Es beginnt schon beim Beleg-
chen Herstellern und können nicht integriert betrieben
transport. Im grossen Unternehmen von der Poststelle
werden. Im Resultat sind deshalb die im Unternehmen
über mehrere Genehmigungsstellen zur Buchhaltung;
vorhandenen Informationen meist nicht aktuell genug,
in kleinen Unternehmen vom Unternehmensbüro zu
um schnell und gezielt Nutzen daraus zu ziehen - etwa
Steuerberater. Die Belege sind lange unterwegs, die
bei der Steuerung von offenen Forderungen und Ver-
Auskunftsfähigkeit ist temporär nicht gegeben; die
bindlichkeiten.
Skontofähigkeit auch in grossen Unternehmen nicht
vorhanden. Völlig anders unter Einsatz elektronischer
Optimierte Prozesse durch elektronische Rechnung
Rechnungen: Belege bleiben stets bei im Unternehmen,
Papier wird digitalisiert; und daraus Buchungsbelege Eine optimale Prozessorganisation führt die unter-
erzeugt. Länger als 2 Tassen Kaffee dauert das nicht. nehmensbezogenen Daten zusammen, die im Unter-
Diese Buchungsbelege werden in einem Archiv sicher nehmen selbst, beim Steuerberater, bei Behörden und
über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist vorgehalten. bei anderen Institutionen - wie etwa Banken, Dachor-
Die Archivierung genügt den Vorschriften der GOBS ganisationen oder Verbänden - produziert werden. Der
und der GDPdU. Durch Archivlösungen und durch Betrieb kann dann von einer integrierten Erfolgs- und
die Herstellung von Datenträgern zur Überlassung an Finanzplanung profitieren, die die Bereiche Absatz
die Steuerprüfer mindert sich der Aufwand bei Be- und Umsatz, Investitionen, Materialbeschaffung, Fi-
triebsprüfungen.Ausserdem sorgt die Archivlösung nanzierung, Steuergestaltung und Personalkosten be-
für ein schnelles Finden von Belegen im „elektroni- inhaltet. Kern eines solchen Systems sind die Informa-
schen Aktenschrank“. Viele Unternehmen ziehen we- tionen aus der Debitoren/Kreditoren-, der Anlagen-
gen der umfassenden Suchmöglichkeiten und der und der Lohnbuchführung.
Schnelligkeit des Auffindens gesuchter Informationen Mit der Integration verbunden ist ein schnellerer In-
das Archiv der papiergebundenen Belegsammlung formationsfluss zwischen allen Prozessbeteiligten, der
vor. Natürlich braucht es dazu den Ablagerahmenplan, zudem eine höhere Informationsqualität und -
der an die vorhandene Organisations- struktur ange- aktualität zur Folge hat. Während der Unternehmer so
passt ist. Dieser „elektronische Aktenschrank“, in dem eine bessere Datengrundlage für seine laufenden Ge-
SmartCard-geschützt die Belege, alle Handelsbriefe schäftsentscheidungen zur Verfügung hat, erhält der
sowie aller Schriftverkehr sicher verwahrt werden, ist Steuerberater Material, auf dessen Basis er zeitnah
ein reiner Sergen. Auf diesen Schrank hat jeder fundierte Ratschläge für die Unternehmensentwick-
Zugriffsberechtigte jederzeit von seinem Internet- lung erteilen kann.
Zugang, geschützt durch die SmartCard und das nur
ihm bekannte password Zugriff. So sind die zuständi- Realisieren lässt sich dieser schnelle und umfassende
gen Mitarbeiter ebenso wie die Steuerkanzlei stets über Informationsfluss über einen modernen, rationellen
alle relevanten Belege und deren Archivort informiert Geschäftsprozess. Je nach Ausgangslage und Anforde-
und finden in kürzester Zeit, was zur Arbeit gebraucht rung können die einzelnen Abläufe zwischen Unter-
wird. Alles, was man hierzu benötigt, sind ein PC mit nehmen und Steuerberatungskanzlei abgestuft und ar-
Internet-Zugang sowie eine SmartCard mit SmartCard- beitsteilig eingerichtet werden, angefangen mit der Di-
Leser. Mit all diesen Aktivitäten sowie der Speicherung gitalisierung und elektronischen Bereitstellung von Be-
von Stammdaten von Banken und Geschäftspartnern legen bis hin zum betriebswirtschaftlichen Steuerungs-
reduziert man Erfassungsaufwand und mindert damit Cockpit für die unterjährige Lagebeurteilung des Un-
Fehlerrisiken. Ein einfacher Zeitsparrechner wie der ternehmens. Soweit möglich, wird die Informations-
beiliegende Tabelle Zeitersparnis digitale Belege.xls verteilung dabei automatisiert, wobei „die Buchhal-
zeigt jedem schnell auf, welche Einsparpotenziale hier tung“ oder „der Steuerberater“ unter Einsatz von mo-
liegen. Das alles lässt sich nur durch digitale Belege derner IT und Rechenzentren die Funktion einer Da-
oder digitalsierte Papiere erreichen. tendrehscheibe übernimmt. Dies gilt auch für den Da-
tenaustausch mit Dritten, etwa wenn es darum geht,
Gerade Tätigkeiten, die außerhalb des Kerngeschäfts gesetzlich vorgeschriebene Bescheinigungen an Ämter
liegen, wie die Belegorganisation oder das Schreiben und Behörden zu übermitteln.
von Rechnungen, bedeuten in mittelständischen Un-
ternehmen erheblichen Aufwand für die Mitarbeiter. Dazu kommt ein modular aufgebautes System von On-
Hinzu kommt, dass in vielen Betrieben oft noch Me- line-Anwendungen rund um das Belegwesen, die den
dienbrüche beim Informationsfluss an der Tagesord- Unternehmer bei seinen täglichen Geschäftsvorgängen
nung sind, weil Daten teils elektronisch, teils auf Pa- unterstützen. Darunter finden sich Programme zur Be-
legverwaltung, zur Kassen- und Rechnungsbuch-

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führung, zur Lohndatenerfassung sowie zur Anzeige strukturen und -formate vereinbart und geschaffen
der Buchführungs- und Lohnauswertungen. Durch werden, inkl. dazugehöriger Standardkontenpläne und
den Einsatz dieser Anwendungen hat das Unterneh- Buchungsregeln. Dies alles verlangt hohe Datenquali-
men seine Belege stets im Zugriff und ist uneinge- tät und –konsistenz sowie höchstmögliche Aktualität
schränkt auskunftsfähig. Betriebswirtschaftliche Aus- der Daten, damit das Unternehmen flexibel auf Verän-
wertungen lassen sich zeitnah und auf aktuellem Stand derungen seines Umfeldes reagieren kann. Dieser Ver-
erzeugen. Außerdem können die offenen Forderungen änderungsdruck auf das Rechnungswesen erfordert
und damit die Liquidität aktiv überwacht werden. eine systematische Bestandsaufnahme und Ermittlung
von Handlungsbedarfen.
Nutzenargumente
Eine Beschleunigung von Zwischen- und Jahresab-
Der Nutzen, der hieraus erzeugt wird, ist enorm. Bei schlüssen ist mit Einsatz elektronischer Rechnungen
täglicher/ wöchentlicher Buchung stehen tages-/ wo- erreichbar. Elektronische Rechnungen führen wegen
chenaktuelle Daten zur Verfügung. Ausgehend vom ihrer Singularität im System zu vereinheitlichten und
Liquiditätsstatus über Zahlungsverkehr und Mahnwe- integrierten Datenbeständen im Unternehmen. Die
sen werden nicht nur Skonto- und Factoring-Fähigkeit Verteilung der Informationen über das Unternehmen
hergestellt, sondern gleichzeititg eine der Stellschrau- hinweg spiegelt die Informationsstrukturen wider und
ben für Unternehmenserfolg, das Management des gibt Hinweise auf Verbesserungsspotenziale, die geho-
working capital angezogen. Die Lücke zwischen Debi- ben werden können. Standardisierung von Berichten
toren- und Kreditoren-Laufzeit wird geschlossen, die und Datenquellen, Parallelisierung der Arbeiten, gern
Liquidität verbessert sich. Es gibt noch viele andere Ef- auch mit workflow- und work-sharing-tools bringt ho-
fekte, aber zum Ende dieses Beitrags will ich noch auf he Zeitersparnisse. Ausserdem ist das die Vorausset-
eine weitere Besonderheit hinweisen, die es nur bei zung für eine Optimierung von Melde-, Abgleich-, Ab-
Einsatz elektronischer Rechnungen geben kann, den schluss- und Berichtsprozessen. Lassen sich Teile da-
sog. fast close; die schnelle Berichts- und Abschlusser- von automatisieren, wird weitere Zeit eingespart und
stellung. Die durchschittliche Zeit zwischen Ende des zudem hochqualifiziertes Personal entsprechend ihrer
Wirtschaftsjahres und Veröffentlichung des Jahresab- wertvollen Ausbildung eingesetzt, anstatt in Routine-
schlusses beträgt in Deutschland ca. 62 Tage. Das ist arbeiten zu verharren. Einhergehend mit Automatisie-
erstaunlich, denn die Buchführung müsste zum Ende rung und Parallelisierung lassen sich zugleich Be-
des Wirtschaftsjahren soweit abgestimmt sein, dass al- richts- und Abschlussarbeiten vorverlegen und damit
lenfalls noch Bewertungs- und ggf. Konsolidierungs- die Zeit bis zur Vorlage verkürzen. Das setzt natürlich
fragen eine Rolle spielen. Unternehmen sind heute auf eine effiziente Planung und ein effektives Management
eine täglich, mindestens aber wöchentlich abgestimmte der durchzuführenden Arbeiten voraus.
Finanzbuchhaltung angewiesen, denn sie müssen sich
im Markt viel schneller bewegen als noch vor 10 Jah- Zwischen Kostensparen und Genauigkeit
ren. Zudem fordern Öffentlichkeit, Kapitalgeber, Fi-
Im Bemühen, Kosten im Rechnungswesen einzuspa-
nanzmarkt, Kreditgeber und die Unternehmensleitung
ren, bewegt sich jedes Unternehmen zwischen den Po-
schnelle, zutreffende, aussagekräftige Informationen,
len „Pragmatismus“ und „Genauigkeit“. Auch hier gilt
die die aktuelle Position des Unternehmens bestimmen
das Paretop-Prinzip: 20 % Aufwand erbringen 80 %
und Auskunft über Vermögens-, Finanz- und Ertrags-
Leistung; die letzten 20 % Leistung kosten dann 80 %
lage geben. Dazu dienen
Aufwand. Eine Kosten-Nutzen-Analyse wird zu dem
• Quartalsabschlüsse, Monatsabschlüsse, abgestimm- Wunsch führen, die Komplexität im Rechnungswesen
te Wochenübersichten mit den dazugehörigen Lis- zu beschneiden. Es muss entschieden werden. Gerade
ten die Integration von Daten aus internem und externem
• Plan-Ist-Vergleiche Rechnungswesen bringen Komplexität und damit Pro-
zesskosten mit. Sie bringen an anderen Stellen im Un-
• Segmentberichterstattung ternehmen Nutzen; zB wenn die Verkürzung der Debi-
• Shareholder Value Reporting toren-Laufzeit eine Verbesserung des working capital
wobei die Anforderungen an die Inhalte gleichzeitig bringt. Natürlich muss eine Buchführung auch im De-
gestiegen sind. IFRS kam als neuer Accounting- tail „genau“ sein. Aber der Dateneinsatz in internem
Standard hinzu. Neben der Handelsbilanz nach HGB und externem Rechnungswesen kann durchaus unter-
oder IFRS sind Ableitungsrechnungen zur Ermittlung schiedlich ausgestaltet werden. Ziel muss immer sein,
des steuerlichen Ergebnisses zu erstellen. Das bedeutet ein definiertes Niveau an Datenqualität zu erreichen.
Parallelität der Abschlüsse, zumindest für Quartals- Die 60 %-ige Erreichung eines diffusen 150 %-Niveaus
und Jahresabschluss. Für externe Berichterstattung ist nicht das Ziel!
sind die Ergebnisinformationen abzuleiten und für die
interne Steuerung müssen einheitliche Datenbases, -

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Das Thema elektronische Rechnung ist komplex. Es al-


lein aus der Sicht des Vorsteuer-Abzugs oder des Do-
kumenten-Management-Systems zu diskutieren, wür-
de der Vielfalt seiner möglichen Nutzen nicht gerecht.
Es unter dem Gesichtspunkt einer mittelfristig erziel-
baren Investitionsrendite zu betrachten bringt positive
Überraschungen. Die elektronische Rechnung ist ein
Querschnitts-Thema, das das ganze Unternehmen for-
dert. Dafür sichert es auch das ganze Unternehmen ab.

Digitale Aktenführung in der Verwaltung –


Veränderung braucht Akzeptanz und
Kommunikation
Gastbeitrag von Heike-Angela Baltruweit und
Susan Teichmann,
Dataport AöR, Projekt Dorea
E-Mail Heike-Angela.Baltruweit@dataport.de
Webseite: www.dataport.de
In modernen Verwaltungen sind Dokumentenmana-
gementsysteme (DMS) keine unbekannte Größe mehr.
Während vielfach bis ins letzte Detail die technische Abb. 1 Darstellung VISonMOSS mit Schnittstellen zu Fachanwendun-
gen und Archivsystem
Seite der infrage kommenden DMS beleuchtet wird,
gerät der menschliche Aspekt oft in Vergessenheit. Kunden, die bereits das PDV-Produkt VisKompakt
Akzeptanz von Veränderungsprozessen ist aber der einsetzen, haben ein großes Interesse an der Weiter-
entscheidende Garant für eine dauerhaft erfolgreiche entwicklung VISkompakts in Richtung MOSS-
Umsetzung. Um diese zu erreichen braucht es Auf- Integration. Somit besteht die Möglichkeit, die Erfah-
merksamkeit, Fingerspitzengefühl und die frühzeitige rungen mit dem neuen Produkt auch für spätere Kun-
Einbindung aller Beteiligten. Dies kann auch bedeuten denlösungen nutzen zu können. Im Hause Dataport
Standardsoftware auf die Bedarfe der gelebten Pro- vorhandenes Fachwissen kann für das Projekt Dorea
zesskultur eines Unternehmens anzupassen. Diesen (Dorea steht für Dokumente revisionssicher elektro-
Weg hat der Dienstleister für moderne Informations- nisch archivieren) eingesetzt und aufgebaut werden.
und Kommunikationstechnik (IuK) der öffentlichen
Verwaltung Dataport gemeinsam mit dem Software- VISonMOSS, das PDV in den letzten Monaten in enger
hersteller PDV-Systeme GmbH beschritten. Zusammenarbeit mit Dataport auf Kundenseite entwi-
ckelt hat, erweitert über gekapselte Zusatzdienste die
Rahmenbedingungen der Veränderung: Eine neue kollaborativen MOSS-Funktionalitäten um eine revisi-
Produktlinie wird geboren onssichere Ablage von Dokumenten sowie weitere
Ende 2008 haben Dataport und PDV-Systeme die spezifische Verwaltungsfunktionalitäten.
schrittweise Einführung des Vorgangsbearbeitungs- Ein wichtiges Ziel in der begonnen Einführungsphase
und Dokumentenmanagement-Systems VISonMOSS ist es, doppelten Aufwand für die Mitarbeiterinnen
vereinbart. „VIS on MOSS“ ist eine neue Produktlinie und Mitarbeiter der beteiligten Unternehmenseinhei-
der Firma PDV, die die Basisdienste von VISkompakt ten weitestgehend bereits in den ersten Umstellungs-
als Basisdienste in MOSS (Microsoft Office Sharepoint schritten zu vermeiden.
Server) bereitstellt. Vorausgegangen waren der Ent-
scheidung von Dataport eine Marktanalyse der in Fra- Alle müssen mit:
ge kommenden Produkte und eine Bewertung anderer Veränderung braucht Akzeptanz und
Optionen wie Papierarchiv und Outsourcing, bei de- Kommunikation
nen keine vollends überzeugen konnte.
Mit der erfolgreichen Projektumsetzung Dorea verbin-
Ausschlaggebend für die Lösung VISonMOSS waren det Dataport ambitionierte Ziele:
vor allem wirtschaftliche und rechtliche Gründe. Zu-
• der Zugriff auf geschäftsrelevante Informationen
künftig soll Microsoft Office SharePoint im Unterneh-
wird beschleunigt und langfristig sichergestellt
men Dataport eingeführt werden.
• die Dokumentation der Prozesse / Transparenz der
Dokumentenablage wird verbessert

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• die Standards für den Umgang mit Dokumenten cherweise Softwareanpassungen für eine gute Hand-
wird entwickelt und eingeführt habbarkeit erforderlich sind. Die Ergebnisse werden
• Doppelarbeit und mehrfaches Ablegen von Doku- gesammelt und zusammen mit den Rückmeldungen
menten wird vermieden aus den verschiedenen Gremien, Veranstaltungen und
Workshops gesichtet, ausgewertet und in einem ab-
• die Erfüllung gesetzlicher Vorschriften wird ge-
schließenden Workshop zum Aktenplan noch einmal
währleistet diskutiert. Auf Basis dieser Ergebnisse wird der Ak-
• dem Wissensverlust wird entgegengewirkt und das tenplan angepasst und den Führungsgremien zur Ab-
Unternehmenswissen besser genutzt. stimmung vorgelegt.
Von Anfang an wurde die im Hause vorhandene Er-
fahrung und Fachkompetenz eingebunden. Ein Team Ohne Aufwand geht es nicht:
von Multiplikatorinnen und Multiplikatoren aus den Veränderung braucht Ressourcen
verschiedenen Organisationseinheiten wurde gebildet. In einem Dienstleistungsunternehmen wie Dataport
Zunächst haben diese gemeinsam mit der Projektlei- stehen Kundenaufträge selbstredend an erster Stelle.
tung das wichtigste Element, quasi das „Rückrat“ ei- Interne Projekte wie DOREA begeben sich hier in Kon-
nes elektronischen Archivsystems – ein neues, data- kurrenz um knappe Ressourcen, vor allem im techni-
portweit gültiges aufgabenbezogenes Ordnungssystem schen Support und in den Softwarekompetenzzentren.
für die Ablage von Dokumenten (Aktenplan) entwi- Auch hier gilt es von Anfang an alle Beteiligten mitzu-
ckelt. Hier wurde und wird besonders auf eine pro- nehmen, die Bedeutung des Projektes für Dataport und
zessorientierte Ablageform geachtet, denn nur so kön- seine Kunden aufzuzeigen und es so voranzutreiben.
nen die gestellten Ziele in einem komplex aufgebauten Gleichzeitig müssen die Kosten natürlich im Blick blei-
Unternehmen wie Dataport überhaupt realisiert wer- ben. Der Aufbau von hauseigener Kompetenz kann
den. Parallel zur Erstellung des Aktenplans wurde das diese nach einer Anfangsphase begrenzen, ohne auf
Grundgerüst für eine Regelung des Umgangs mit un- notwendige Maßnahmen verzichten zu müssen. Die
ternehmensrelevanten und aufbewahrungswürdigen Schulungen der Dataport Mitarbeiterinnen und Mitar-
Aufzeichnungen erarbeitet.Um diese Aufgabe zu un- beiter werden zum Beispiel in der Pilotphase VISon-
terstützen haben die Multiplikatoren begonnen, eine MOSS von Trainern der PDV Systeme GmbH durchge-
Negativliste aufzustellen, die die Aufzeichnungen auf- führt. Sie werden im Rahmen der folgenden Einfüh-
führt, welche nicht abgelegt werden müssen. rungsprojekte vom Dataport eigenen Trainingsteam
übernommen.

Institutionalisierung der Veränderung:


Der Weg durch den Düsterwald
Change Management ist eine große Herausforderung
für jedes Unternehmen. Es ist so, wie es die Autoren in
ihrem Buch „Der Weg zur professionellen IT“ be-
schreiben, wer erfolgreich vom Kontinent der Verän-
derung zum Kontinent der Stabilität gelangen will, der
muss den beschwerlichen Weg durch den dichten
„Düsterwald“ auf sich nehmen. Ist im ersten Schritt ei-
ne klare Führungsentscheidung für diesen Weg getrof-
fen, so werden im zweiten die Beteiligten durch eine
frühzeitige Einbindung in geeigeter Form – hier wur-
de der Einsatz von MultiplikatorInnen gewählt – und
eine offene Kommunikationstruktur mitgenommen.
Âbb. 2 Deckblatt einer Akte in VISonMOSS
Auf dem weiten Weg zur Institutionalisierung, vom
Der Entwurf des Aktenplan Dataport ist in VISon- Ungewohnten und Befremdlichen zur Gewohnheit
MOSS abgebildet. Erläuterungstexte und Beispiele hel- und Selbstverständlichkeit im Arbeitsalltag braucht es
fen den Anwenderinnen und Anwendern die richtige von allen Beteiligten Engagement und Verantwor-
Zuordnungsentscheidung zu den einzelnen Kategorien tungsbereitschaft, Respekt und Klarheit in der Kom-
(Hauptgruppe, Gruppe, Betreffseinheit) zu treffen. Im munikation sowie eindeutige Führungsentscheidungen
nächsten Schritt sind die Multiplikatorinnen und Mul- auf allen Ebenen. Hierin sind die Mitarbeiterinnen und
tiplikatoren im Umgang mit der neuen Software ge- Mitarbeiter von Dataport geübt, schließlich entspricht
schult worden und können nun überprüfen, inwieweit das den Unternehmsgrundsätzen des Hauses.
die Aufzeichnungen der von ihnen betreuten Einheiten
nach der neuen Struktur abgelegt werden können, ob
die Erklärungstexte ausreichend sind und wo mögli-

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20090226 PROJECT CONSULT
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DMS – nur eine Messe oder wie werden drei Die erfolgreiche Premiere beflügelte für 1999 die ge-
Buchstaben zur Erfolgs-Marke einer Branche samte Branche. Teilweise verdoppelten die Anbieter
ihre Ausstellungsflächen. Insbesondere die damals am
Gastbeitrag von Nicole Körber und Sven Körber, Geschäfts- „Neuen Markt“ gelisteten Aktiengesellschaften veran-
führer der good news! GmbH
stalteten in Abwandlung des Olympia-Gedankens
E-Mail: Sven@goodnews.de
„Höher-Größer-Weiter“ einen Wettkampf um den
Webseite: http://www.goodnews.de
werbewirksamsten Auftritt. Insgesamt präsentierten
über 300 Aussteller den rund 14.500 Besuchern Lösun-
Die DMS EXPO ist heute unbestritten Europas führen- gen zu dem Motto „Wissen ist machbar“. Das Thema
de Messe und Konferenz für Enterprise Content- und Knowledge-Management avancierte quasi über Nacht
Dokumenten Management. Die drei Buchstaben DMS zum Marketing-Hype.
standen zunächst für Dokumenten Management Sys-
teme und damit nicht nur für eine Softwaregattung, Auch in 2000 war das Thema Knowledge-Management
sondern auch für eine Fachmesse. Heute wird DMS aus der inzwischen zur DMS Expo (so die damalige
seitens des Messeveranstalters als Digital Management Schreibweise) benannten Fachmesse in Anlehnung an
Solutions interpretiert und bezieht so komplexe Infor- die Weltausstellung EXPO in Hannover nicht mehr
mationstechnologie einer vielschichtigen Branche mit wegzudenken. Dementsprechend lautete das Thema:
ein. „Daten werden Wissen“. Die Ausstellungsfläche wur-
de auf zwei Hallen ausgeweitet. Rund 400 Aussteller
Der folgende Beitrag resümiert die Erfolgsstory der
und knapp 20.000 Besucher zählte die Messeleitung.
DMS:
Mit der Zusammenlegung der DMS Expo und der
Die ersten Jahre Fachveranstaltung "solutions@cscploenzke" der CSC
PLOENZKE (ehemals CSC PLOENZKE Kongress) in
Erstmals 1993 führte die Gruppe21 unter der Leitung 2000 avancierte das Event zu einer der wichtigsten
von Gerhard Klaes den infoDoc Kongress in Sindelfin- Veranstaltungen der IT-Branche in Europa und zur in-
gen durch. Diese Veranstaltung war genau genommen ternationalen Leitmesse für Informations-, Dokumen-
die Geburtsstunde der späteren DMS EXPO. Den ten- und Produktdaten-Management.
Kongress ergänzte eine „Table- Top- Ausstellung“, auf
der ca. 15 Anbieterunternehmen ihre Produkte präsen- Im gleichen Jahr wurden die DMS Expo und die
tierten. Nach einer Wiederholung in 1994 am gleichen Gruppe21 an Advanstar Communications verkauft.
Ort mit ähnlichen Voraussetzungen organisierte die Die bislang erfolgreich handelnden Personen unter der
Gruppe21 1995 in Stuttgart eine Veranstaltung mit der Leitung von Gerhard Klaes blieben zunächst an Bord.
Bezeichnung DMS. Aus diesem Jahr stammt auch das
inzwischen zur Marke avancierte Logo der DMS. Die Aus den Pressemeldungen im Sommer 2001: „Die
Ausstellerzahl stieg auf rund 70 Unternehmen an. Im Standflächen der DMS Expo Europe 2001 sind ausge-
Jahre 1996 besuchten fast 4.000 Interessenten die rund bucht. Bis auf wenige Quadratmeter im Bereich der
200 Aussteller der DMS in Stuttgart. Das Jahr 1997 "solutions@cscploenzke" sind die Ausstellerflächen der
stand im Zeichen einer Roadshow als Messeersatz. An Veranstaltung vollständig belegt. Die Ausstellungsflä-
vier Standorten (München, Darmstadt, Neuss und che gegenüber dem Vorjahr beträgt 30 Prozent mehr
Hamburg) fand in ausgesuchten Hotels ein jeweils ein- und liegt bei 30.000 Quadratmetern. Wie im Vorjahr
tägiger Kongress mit Ausstellung statt. Stets waren die werden wieder deutlich über 400 Aussteller erwartet.“
Kongressinhalte, weniger die Ausstellerangebote der Und das, obwohl nationale und internationale Börsen
Schwerpunkt. Das sollte sich in den folgenden Jahren der Branche heftigen Gegenwind bescherten. Unter
umkehren. dem Leitsatz: "Wissen im Netz" zeigte das Event pra-
xiserprobte Lösungen der europäischen IT-Branche für
Die DMS am Standort Essen die öffentliche Verwaltung und den Mittelstand. CSC
Ploenzke stellte ihren Part unter das Motto: "Create So-
1998 fand die DMS erstmals in Essen statt. Auf rund lutions for Collaboration" und sprach damit in erster
6.000 qm präsentierten circa 175 Aussteller ihre Ange- Linie Industriekunden an. Workshops, Firmenpräsen-
bote vor rund 8.500 Besuchern. Das damalige Motto: tationen und Vorträge sowie Branchentage mit Erfah-
„Ordnung ist käuflich“. Der Veranstalter war weiter- rungsberichten von Anwendern rundeten das Pro-
hin die Gruppe 21 – besser bekannt unter den Namen gramm der drei Messetage ab.
Ursula und Gerhard Klaes, die die Messe vollständig
in Eigenregie organisierten. Der Umzug nach Essen tat Gerhard Klaes damals: "Während andere amerikani-
der DMS und der Branche spürbar gut. Die Themen sche und europäische IT-Veranstaltungen eher rück-
Input-, Outputmanagement und Archivierung standen läufige Tendenzen zu verzeichnen haben, konnten wir
endlich im Blickpunkt der interessierten Öffentlichkeit. den geplanten, moderaten Zuwachs realisieren. Das
spricht für den Messestandort Deutschland und damit

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auch für die internationale Bedeutung der Aussteller übersiedeln. Der neue "Besitzer" begründet sein Inte-
der DMS EXPO, die sich nicht nur national, sondern resse an dem Branchenevent unter anderem mit den
eher international aufgestellt haben." überproportionalen Wachstumschancen von Digital
Management Solutions im gesamten IT-Markt. Er be-
Dass die Erfolgsstory der DMS durch die Anschläge
ruft sich dabei auf Prognosen der Meta Group, die das
des 11. September 2001, also unmittelbar vor der Ver-
Enterprise-Content-Management bis 2007 um jährlich
anstaltung und dem Niedergang der am „Neuen
15 Prozent wachsen sieht.“
Markt“ gezeichneten Aktiengesellschaften beeinträch-
tigt wurde, ist nachvollziehbar, rund 18.000 Besucher Die DMS EXPO 2004 konnte nach drei Jahren wieder
verzeichnete dennoch der Schlussbericht aus dem Jah- ein Besucher- und Ausstellerzuwachs melden.
re 2001.
2005 fand die DMS EXPO letztmalig in Essen statt. Der
2002 schauten denn auch alle wieder auf die DMS EX- neue Veranstalter, die Koelnmesse GmbH, konnte in
PO. Unter der Überschrift: „Dokumentenmanagement ihrem Schlussbericht ein Plus von 15 % bei den Aus-
macht E-Business erst möglich“ titelten im Sommer stellern vermelden. Premiere feierte das VOI Showcase
2002 die Medien die Symbiose von Messe- und Konfe- Digitales Büro, in dem der Prozess der digitalen Do-
renzinhalten. Der Kongressgedanke wurde mit der pa- kumentenverarbeitung vom Posteingang bis zum –
rallel zur Messe durchgeführten AIIM E-Business Kon- ausgang dargestellt wurde sowie das Forum ITC In-
ferenz wieder aufgenommen. Die Schwerpunktthemen ternationale Technische Kommunikation. Hier standen
damals: Trends und Strategien der Document Techno- das Übersetzung und Erstellen von produktbegleiten-
logies, Knowledge-Management, Integrationsaspekte den Dokumentationen wie Handbücher, Serviceanlei-
von Document Related Technologies und Virtuelle tungen oder Online-Hilfen im Mittelpunkt.
Verwaltung sowie Customer Relationship Manage-
Dr. Ulrich Kampffmeyer schrieb unter dem Titel „DMS
ment/ Call-Center & Customer Care, E-Business und
EXPO 2005 Review“ im Online Magazin documana-
E-Documents. Die Besucherzahl war jedoch mit knapp
ger.de: „Wenig Veränderung im äußerlichen Erschei-
über 16.000 erneut rückläufig.
nungsbild. Die Tafeln und Banner auf den Ständen
Für 2003 wechselte der Veranstalter Advanstar Com- werden immer größer, da immer mehr Schlagworte
munications nicht nur den Verantwortlichen der DMS und Akronyme untergebracht werden müssen. Jedoch
(good bye Gerhard Klaes), sondern auch die Interpre- neue Produkte? Viele Verbesserungen, immer mehr
tation des Titels: Ab sofort stand die Abkürzung DMS Funktionalität und Suiten, aber kaum echte Innovatio-
für „Digital Management Solutions“. Ziel der Um- nen. Man hatte den Eindruck, die DMS und die Bran-
widmung war es, der Weiterentwicklung von Doku- che ist in die Jahre gekommen – feierte nicht umsonst
menten-Management-Systemen in Richtung eines un- die DMS EXPO ihr 10jähriges Jubiläum – und man
ternehmensweiten Informationsaustausches Rechnung würde nur noch im eigenen Saft köcheln. Dennoch,
zu tragen. Besucher soll mit dem Begriff Dokumenten- rund 50% der 17.500 Fachbesucher waren zum ersten
Management nicht nur das Handling von Papierdo- Mal auf der DMS EXPO, so zumindest die Stichprobe
kumenten assoziieren. Knapp 16.000 Besucher kamen der Besucherbefragung. Neue Ansätze wurden mit ei-
zur Veranstaltung. Erstmals veranstaltete der VOI als nem Bereich für die technische Dokumentation und
fachlicher Träger der Messe ein Forum und eine Expert einer Demonstration des "papierarmen Büros" geboten.
Lounge. Die Zeitschrift ComputerPartner schrieb am Ersterer ging am Rande der Ausstellung fast unter, der
25.09.2003: „Insgesamt präsentierten sich auf der von verschiedenen Herstellern gemeinsam errichtete
Fachmesse nach Angaben des Veranstalters Advanstar Pavillon zur Demonstration des digitalen Büros führt
Communications (Germany) GmbH & Co. KG etwa zumindest bei zwei Besuchern zu der Frage, ob man
280 Unternehmen. Die Teilnehmer zeigten sich mit der jetzt denn für jeden Arbeitsplatz eine andere Software
DMS Expo insgesamt zufrieden. Die vergangenen bei- benötigen würde. Dennoch zwei gute Ansätze, die
den Jahre seien schwierig gewesen, auch wenn 2002 DMS EXPO wieder für bestimmte Zielgruppen und
ein leichter Aufschwung zu verzeichnen war. 2003 gilt Newcomer interessant zu machen.“
aber bei vielen wieder als Lichtblick - zumindest seit
Und im weiteren Beitrag des Autors: „Ein herausra-
dem Sommer.“
gendes Ereignis sollte jedoch nicht vergessen werden:
Am 03.09.2004 titelt die COMPUTERWOCHE 36/2004: die Verleihung des ersten ddaa, d.velop digital art a-
„Kölnmesse übernimmt das Branchenevent DMS Ex- ward. Hier wurden Zeichen gesetzt, die über den en-
po“ und führt weiter aus: „Das alljährlich in Essen ver- gen DRT- Branchenhorizont weit hinausgingen.“
anstaltete Event für Enterprise-Content- und Doku-
menten-Management wird allerdings wie geplant vom
7. bis zum 9. September an seinem angestammten Ort
stattfinden. Erst im Jahr 2006 soll die DMS Expo auf
das bis dahin neu gestaltete Gelände der Kölnmesse

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Die DMS EXPO in Köln Anwender, die neu auf diesem Gebiet sind, haben aber
sicher zunächst Schwierigkeiten, zu erkennen, was
2006 fand nun erstmals die DMS EXPO in Köln ihren
Anbieter A von B unterscheidet. Klar ist trotzdem: Auf
neuen Standort. Am 26.09.2006 titelt die COMPU-
diesem Parkett bewegt sich nur der, der auch hierhin
TERWOCHE 39/2006: „Frischer Anstrich für die DMS
gehört.“
Expo“ und schreibt: „Erstmals trafen sich die Anbieter
und Nutzer von Dokumenten- und Content- In diesem Sinne verlief auch die DMS EXPO in 2008
Management-Systemen (DMS und ECM) auf dem neu- erfolgreich. Das Online Medium „speicherguide.de“
en Kölner Messegelände - ein Ortswechsel, der allen schreibt am 12.09.2008 unter der Überschrift: „DMS
Beteiligten gut tat. Die DMS Expo hat mit dem neuen Expo 2008: Nachlese – Suchen war gestern“: „Fast
Messestandort Köln deutlich an Attraktivität gewon- 20.000 Besucher und etwa 400 Aussteller zählte die 13.
nen", bilanzierte Oliver Kuhrt, Geschäftsführer der DMS Expo. Dabei positioniert sich die Messe einmal
Koelnmesse GmbH, die drei Veranstaltungstage. Keine mehr als Leitmesse im Bereich Dokumentenverwal-
Frage: Der Ortswechsel von den etwas angestaubten tung sowie Prozess- und Workflow-Optimierung. Ho-
Essener Messehallen in die neuen Messeräume der he Qualität der Informationen, guter Service und Pra-
Domstadt kam bei den Ausstellern und den 19 450 xisnähe standen im Mittelpunkt.“
Fachbesuchern (plus elf Prozent) gut an. Positiv aufge-
Das Medium isreport berichtet unter den Titel: „Neue
nommen wurde auch die Integration des fachlichen
Lösungen zur Digitalisierung von Geschäftsprozes-
Vortragsprogramms in die Messehalle. Insbesondere
sen“: Auf der DMS EXPO betonten die Anbieter stär-
das Forum des Verbands Organisations- und Informa-
ker die Digitalisierung von Dokumenten als Aus-
tionssysteme (VOI) fand großes Interesse, teilweise
gangspunkt für die Verbesserung von Geschäftspro-
waren nur noch Stehplätze zu bekommen.“
zessen. Aber auch die richtige Technologie bleibt in der
2007: Das Online Medium „speicherguide.de“ schreibt: Diskussion. Das Interesse an Dokumentenmanagement
„Auch das zweite Jahr in Köln lief für die DMS Expo oder Enterprise Content Management ist ungebrochen.
recht gut. Aussteller und Fachpublikum dieser hoch 19.200 Fachbesucher kamen in die Halle 7 der Koeln-
spezialisierten Branche nutzen die Plattform für Wis- messe zur diesjährigen DMS.“
sensaustausch und mehr. Zwar stieg das Interesse nur
Ausblick für 2009: Die DMS EXPO, Europas führende
geringfügig, trotzdem blickt der Markt positiv nach
Messe und Konferenz für Enterprise Content- und Do-
vorn. Nachdem die diesjährige DMS Expo ihre Tore
kumentenmanagement, findet vom 15. bis 17. Septem-
geschlossen hat, bewertet Oliver P. Kuhrt, Geschäfts-
ber 2009 in Köln statt.
führer der Koelnmesse, die Ausstellung als erfolgreich.
Die Messe, die vom 25. bis 27. September stattfand, Im Chefbüro Interview vom September 2008 antworte-
konnte laut Veranstalter einen leichten Anstieg in der te der Gründer der DMS Gerhard Klaes: „Heute freue
Besucher- sowie in der Ausstellerzahl verzeichnen. Mit ich mich, dass es der DMS nach dem Wechsel nach
etwas über 20.200 verzeichneten Fachbesuchern stieg Köln Jahr für Jahr besser geht. Um ihre erfolgreiche
diese Zahl um vier Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Zukunft ist mir nicht bange.“
Dies ist vor allem auf steigende ausländische Besu-
cherzahlen zurückzuführen. Die Anzahl der Aussteller
wuchs von 345 auf 385, was knapp zwölf Prozent ent- ECM im Zeichen verbindlicher
spricht. Hier muss sich die Messe allerdings den Vor- Geschäftskommunikation
wurf gefallen lassen, nicht die Stände, sondern alle Un-
teraussteller erfasst zu haben. Gastbeitrag von Jens Büscher, Geschäftsführer,
DocuPortal
Generell war das Rahmenprogramm gut durchdacht. E-Mail jens.buescher@docuportal.de
Die Koelnmesse hatte das Programm in diesem Jahr Webseite: www.docuportal.de
sogar um etliche Beiträge erweitert, um mehr Wissens-
transfer und -austausch zuzulassen. Die Einschätzung
Eintrag Wikipedia: „Am 19.02.2011 wurde das letzte Mal
durch die Hersteller fällt unterschiedlich aus. Einige
von einem Mitarbeiter eines Unternehmens die Aussage:
zogen eine eher nüchterne Bilanz, während andere ‚Diese Rechnung haben wir nie erhalten‘ getätigt.“
recht zufriedenstellende Resultate vorweisen können.“
Trotz moderner IT-Technologien durch E-Mail, Fax,
In der Rubrik „Kommentar der Redaktion“ schreibt Dateisysteme, Schnittstellen, Protokolle und anderen
Ulrike Rieß, Redaktion ECMguide.de / speicher- Transfermedien besteht bis heute eine Intransparenz
guide.de: „Die DMS Expo ist eine kleine, wenn auch für übergreifende Geschäftskommunikation.
übersichtliche Messe. Wer mit dem Thema ECM oder
Dokumentenmanagement nichts anzufangen weiß, Obwohl alle Technologien zur Verfügung stehen, tref-
wird sicher nicht im Publikum sein. Insofern schafft es fen wichtige E-Mails, wie Rechnungen oder Beschwer-
die Messe spielend, die richtige Klientel anzusprechen. den, angeblich nie beim Empfänger ein. Dateien wer-

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den beliebig überschrieben, Änderungen sind nicht Die bisher betrachteten Systeme, z.B. aus dem EU-DLR
nachvollziehbar und strukturierte Informationen sind Umfeld, sind deutlich erkennbar von Technikern ent-
nicht speicherbar. Vorgänge und Dateien sind nicht zu wickelt und entsprechend benutzerfeindlich. Das Ziel
finden. Zuständigkeiten in Unternehmen werden ad muss es sein, dass auch ein älterer Bürger oder Mitar-
hoc definiert oder oftmals unberechtigt geändert. Un- beiter eine digitale Akte erzeugen und benutzen kann,
ternehmens- und behördenübergreifende Prozesse ohne Experte zu sein. Eine digitale Akte umfasst viele
sind kaum möglich und erst recht nicht nachvollzieh- Inhalte, beispielsweise viele Dateien, soll sich aber für
bar. Die Industrie ist verärgert über Informationen wie die weiteren Ausführungen als eine einzige Datei dar-
Produktionsdaten oder technische Zeichnungen, die stellen. Die digitale Akte wird über einen Client (Web
ohne Absicherung oder Kontrolle der Leserechte meis- oder Anwendung) optisch entpackt und nach der Be-
tens in asiatischen oder osteuropäischen Ländern via arbeitung wieder zu einer gesicherten Datei, der digita-
Industriespionage fremdverwertet werden. len Akte, zusammengeführt. Dazu muss beispielsweise
ein kostenfreies Benutzerinterface geschaffen werden,
Gerade in der aktuellen Wirtschaftskrise gönnen sich
welches sich möglichst – analog Adobe Reader – welt-
viele Unternehmen einen Luxus an Intransparenz und
weit gleichartig verwenden lässt.
Datei- und Informationschaos. Viele Probleme werden
durch Enterprise Content Management als Insellösung Desweiteren konzentrieren sich die betrachteten Sys-
in Unternehmen und Konzernen gelöst. Vor allem der teme zu sehr auf nur ein Transfermedium, beispiels-
untere Mittelstand sieht bis heute keinen Einsatzbedarf weise E-Mail. Einer digitalen Akte muss es gleichgültig
oder hat nicht die notwendigen Investitionsmittel für sein, ob sie über E-Mail, USB Stick, Netzlaufwerke, das
ECM-Systeme. Gerade in diesem Bereich entstehen Internet mit seinen Möglichkeiten oder über
unglaubliche wirtschaftliche Schäden durch fehlende Workflows eines Enterprise Content Management Sys-
Nachweise von Geschäftskorrespondenz. Das gilt nicht tems transferiert werden. Wichtig ist die Integrität der
nur für die Geschäftspartner untereinander, sondern digitalen Akte. Sie darf nur von eindeutig identifizier-
natürlich auch für die rechtliche Nachvollziehbarkeit. ten Personen aus einem weltweit standardisierten Ver-
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, bedarf es zeichnis im Rahmen von Rechten gelesen oder bearbei-
im ECM eines neuen Meilensteins. Das Erstaunliche ist tet werden können. Durch die Unabhängigkeit von ei-
nur - er wird derzeit nicht von den Unternehmen ge- nem Transfermedium lässt sich eine digitale Akte so-
prägt! mit Offline auf dem Notebook bearbeiten, beispiels-
weise eine Patienten- oder Projektakte.
Europaweit könnten an Stelle der sonst visionär trei-
benden Kraft der Unternehmen jetzt Behörden diesen Genau hier ist einer der neuen Meilensteine des Enter-
Meilenstein mit Vorbildcharakter etablieren. Es geht prise Content Management zu sehen, und zwar auf
hierbei um verbindliche und nachvollziehbare Ge- vielfältige Weise:
schäftskommunikation zwischen Personen, Unterneh- Standard ECM- oder Records Management-
men und Behörden, sowie um die Weitergabe von Funktionen sind Bestandteil einer digitalen Akte. So
ganzen digitalen Akten und die Transparenz zu deren enthält diese nicht nur die Verlaufsinformationen und
Verbleib und Lebenslauf. Aufbewahrungsfristen sondern beispielsweise auch
Und so kommt es, dass durch die noch kaum bekannte Berechtigungen, Historie und Versionierung. Damit
EU Dienstleistungsrichtlinienverordnung (EU-DLR) lassen sich Änderungen an Dokumenten rechtlich
Behörden europaweit auf einmal innovativ auf die Ein- nachvollziehen. Durch die Definition des Umfangs der
führung von elektronischen Mechanismen wirken, API zu einer digitalen Akte werden erstmals von Ex-
welche die Industrie eigentlich schon längst hätte etab- perten aus Behörden und der Wirtschaft verbindlich
lieren müssen. Über die EU-DLR werden Geschäfts- die Mindestdefinitionen von ECM- und Records Ma-
vorgänge transparent, sicher und nachvollziehbar im nagement-Funktionen bestimmt. Alle darüber hinaus
Rahmen von definierten Prozessen durchgeführt. Lei- gewünschten Funktionen sind weiterhin der Ausfüh-
der gehen die bisherigen Konzepte für die Einhaltung rung durch die Softwareanbieter überlassen.
der EU-DLR nicht weit genug, zudem ist der Zeitraum Daraus ergibt sich zudem, dass eine digitale Akte nicht
für die Umsetzung der EU-DLR so irreal kurz gehal- den Prozess vorgibt oder sich nach Organisationsstruk-
ten, dass eine durchdachte Umsetzung kaum möglich turen richtet, sondern lediglich ein Protokollmedium
ist. für den Inhalt darstellt und den nächsten Empfänger
Natürlich gibt es auch für Unternehmen innovative der Akte definiert.
Konzepte für nachvollziehbare Geschäftsvorgänge. E- Dadurch werden digitale Akten ein zentraler neuer Be-
benso trägt das Konzept der neuen DE Mail zur Ver- standteil einer Enterprise Content Management Soft-
einfachung der rechtssicheren Kommunikation bei. ware oder anderer Systeme wie ERP oder CRM. Deren
Diese Konzepte weisen trotzdem derzeit noch viele Anbieter nutzen eine einheitliche API, um auf digitale
Schwächen auf. Akten zugreifen zu können. Die API regelt letztendlich

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den Zugriff auf den Inhalt der Akte und koordiniert EIM entwickelt sich zur konzerninternen
das Speichern von Statusinformationen zu einer Akte Shared Service Plattform
in zentralen Online-Verzeichnissen – beispielsweise für
Gastbeitrag von Martin Fichter, Principal Consultant ,
den Status „Gelesen“ – und übergibt die digitale Akte
Steria Mummert Consulting AG
an eine andere Person oder Organisation.
E-Mail: Martin.Fichter@steria-mummert.de
Die ECM-Anbieter können, alternativ zum Standard- Webseite: www.steria-mummert.de
Client, im Rahmen von Rechten via API auf die Inhalte Martin Fichter war von 1998 bis 2003 Mitglied im
der digitalen Akte über das Interface des ECM- PROJECT CONSULT Beraterteam.
Anbieters zugreifen, Änderungen eintragen und den
nächsten Empfänger festlegen. Gerade hier bieten sich
Enterprise Information Management (EIM) ist die neu-
Workflow-Komponenten an. So kann eine digitale Ak-
este Trendbezeichnung im Markt des Dokumenten-
te durch die einzelnen Workflows der Behörden und
und Business Process Managements. EIM hat im Ver-
Unternehmen wandern und ist unabhängig von einem
gleich zum bisherigen Enterprise Content Management
speziellen Workflow-Standard. Es ist somit auch uner-
(ECM) das Potenzial, den bisher engen Dokumentbe-
heblich, ob die digitale Akte ohne Workflow via E-Mail
zug zu lösen und technisch umfänglichere Lösungen
durch ein Unternehmen wandert oder ob die Akte
zu subsumieren.
zwischendurch Bestandteil eines von einem ECM-
System gesteuerten Workflow war. Wichtig ist: Die Viele Jahre haben Repräsentanten der ECM-Branche
betreffenden Personen können über ein zentrales Onli- prophezeit, dass sich ECM als Schlüsseltechnologie
ne-Verzeichnis nachvollziehen, wo sich der Vorgang durchsetzen wird. Obwohl bereits eine Reihe komple-
gerade befindet und welche Verlaufswege er genom- xer und anspruchsvoller Lösungen implementiert
men hat. Unternehmens- und behördenübergreifend. wurde, fehlte es in der Regel an der nötigen Visibilität
Das zentrale Online-Verzeichnis stellt zudem Vertre- auf Entscheiderebene.
tungsregelungen oder den Zugriff für rechtlich ange- Innerhalb der vergangenen zwei Jahre hat EIM in den
ordnete Durchsuchungsmaßnahmen durch Sicher- ersten Großkonzernen den viel beschworenen Durch-
heitsorgane der Länder sicher. bruch geschafft. Der Durchbruch ging einher mit der
Die Technologien sind bereits vorhanden: Digitale Sig- Erkenntnis, dass EIM nicht mehr länger nur das ver-
naturen, Verschlüsselungstechnologien, Cloud Com- staubte Verwalten und Archivieren von Schriftgut ist,
puting für Massen-Storage, Suchtechnologien, DRM- sondern
Technologien, Workflows, Transfermedien, Verzeich-
• beachtliche Verluste aus steuerlichen Risiken ver-
nisdienste, digitale Ausweise der Bürger oder Signa-
meiden als auch
turkarten. Dazu kommen Standards, um Inhalte komp-
rimiert und strukturiert wieder in einer einzigen Datei • massive Veränderungen in den Kostenstrukturen
zu bündeln (analog OpenXML, OpenDocument, nur bewirken kann.
dass diese Dateien eine Untermenge der digitalen Akte Damit entwickelt sich EIM zu einer erfolgskritischen
wären). IT-Komponente für die Unternehmen. Erwähnenswert
hierbei ist, dass die meisten Projekte entweder vom
Jetzt sollte es an der Zeit sein, alle Technologien zu
Vorstand initiiert oder zumindest unter direkter Kon-
bündeln und eine neue Ära der digitalen Geschäfts-
trolle des Vorstands durchgeführt werden.
kommunikation aufzubauen. Gerade die nächsten Mo-
nate werden zeigen, wie wichtig die rechtliche Nach- Der Ausbau zur Schlüsseltechnologie bedeutet auch
vollziehbarkeit von Entscheidungen und Dokumenten die Abkehr vom Prinzip einer Best Practise Lösung, die
nicht nur innerhalb von Unternehmen ist, sondern für einen kleinen Bereich implementiert und anschlie-
auch in der übergreifenden Geschäftskommunikation. ßend innerhalb eines Konzerns vermarktet und sich
Angefangen von Banken, über Behörden bis hin zu gegen konkurrierende Lösungen behaupten muss. Die
kleinen Unternehmen und den Bürgern. Für eine echte Bewertung von EIM als erfolgskritische IT-Lösung er-
Chance darf dieser Meilenstein nicht durch Kosten und möglicht ihre Etablierung technisch als konzerninterne
Komplexität erschlagen werden. Sie muss über Motiva- Shared Service Platform (SSP) sowie organisatorisch
tion durch Einfachheit und Akzeptanz durch Sicher- als Shared Service Center (SSC) bzw. als eigenständige
heit gewinnen. Gesellschaft.
Die Lösungen, die EIM zum Durchbruch als SSC ver-
holfen haben, sind in Bezug auf ihre Zielstellung,
Technologie und Komplexität unterschiedlich. Die
nachfolgenden Praxis¬beispiele zeigen die Bandbreite
der aktuellen Ansätze auf.

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Kombinationslösung zur Minimierung steuerlicher lerer sechsstelliger €-Beträgen pro Monat und Country
Risiken und Verbesserung von Auswertungen Units eingespart werden.
mittels Compliance Warehouse
Mit den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüf- Interne Ausrichtung der IT Organisation auf die
barkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) haben viele Un- zunehmende Bedeutung von EIM
ternehmen klassische Archivierungslösungen reali- Auch in anderen Konzernen wurde der Bedeutungs-
siert. Allerdings handelt es sich bei diesen Lösungen wandel von EIM und das sich daraus ergebende Ge-
nur um „Datengräber“, die als notwendiges Übel imp- schäftspotential für die Etablierung eines internen
lementiert wurden. Dienstleisters erkannt. In einem dieser Fälle wird aktu-
ell der schnelle Einstieg in eine Shared Service Organi-
Da die gleichen Daten in Compliance Warehouses für
sation über einen rein technischen Ansatz geprüft. So
Auswertungen gespeichert werden, wurden von einem
soll über das bereits etablierte Outputmanagementmo-
Handelskonzern mehrere Kostenszenarios mit unter-
dell das SSC etabliert werden, um anschließend weite-
schiedlichen technologischen Lösungen durchgespielt.
re EIM-Themen in das Center zu überführen.
Als Ergebnis wurde eine Lösung bestätigt, in der Pro-
dukte klassischer Archivierung und eine Searchengine Die größte Hürde für die Etablierung einer EIM Shared
zum Einsatz kommen und die sowohl Anforderungen Service Platform in den Unternehmen ist aus heutiger
an die GDPdU-konforme Archivierung und kontrol- Sicht die Zusammenführung von organisatorischen
lierte Datenbereitstellung an den Betriebsprüfer als und technischen Strategien. Hinzu kommt, dass die Er-
auch ein stabiles Compliance Warehouse erfüllt. Durch schließung von Synergien durch die Zusammenfüh-
diese Vorgehensweise konnten Geschäfts- und Markt- rung bisher eigenständiger technischer Lösungsansätze
daten für Controlling und kurzfristige Geschäftsent- vielfach einer Neubewertung der vorhandenen IT-
scheidungen in einer wesentlich vollständigeren Form Systeme bedarf. Um die Leistungsfähigkeit von EIM
als jemals zuvor zur Verfügung gestellt werden. für Geschäfts- und Organisationsstrategien einschätzen
zu können, empfiehlt sich die Durchführung eines EIM
Gleichzeitig konnte die Verweildauer von Daten in
Assessments und die Ausrichtung am EIM Maturity
Fachapplikationen gesenkt und damit vergleichsweise
Model. Mit den gewonnenen Ergebnissen kann an-
teure Speichermedien durch günstigere Archivspeicher
schließend eine an den Bedürfnissen des Business aus-
ersetzt werden.
gerichtete EIM-Strategie definiert werden. Diese um-
fasst Aspekte des Produktportfolios, technische und
Vereinheitlichung von Geschäftsprozessen in
funktionale Aspekte als das EIM Service- und Sup-
internationalen Versicherungsmärkten
portangebots. (MF)
International tätige Versicherungskonzerne haben be-
gonnen, Geschäftsprozesse länderübergreifend zu
standardisieren. Um die Einhaltung der Standards und
die länderspezifischen Abweichungen kontrollierbar Einführung einer digitalen Akte
zu halten, setzen diese Konzerne auf den konzernwei- Gastbeitrag von Roy Grunewald, Seniorberater
ten Roll out von kombinierten Archiv-, Postkorb- und CENIT AG
Workflowmanagement¬lösungen. Das Business in den E-Mail: r.grunewald@cenit.de
Ländern bestätigt diesen Kurs, da die Zielvorgaben in Webseite: www.cenit.de/eim
der Geschäftsentwicklung anders nicht mehr erreich- Roy Grunewald war von 1998 bis 2000 Mitglied im
bar scheinen. PROJECT CONSULT Beraterteam.
Doch im Unterschied zu den Projekten der 80er und
90er Jahre wird der Einsatz von Workflowmanage- 1. Was ist eine digitale Akte?
mentsystemen heute mit organisatorischen Umstruk- Das wachsende Dokumentenvolumen aus unterschied-
turierungen und Outsourcing verbunden. Es wurde lichen Kommunikationskanälen erfordert heutzutage
erkannt, dass die monetären Vorteile dieser Outsour- übersichtliche und vereinheitlichte Ablagestrukturen.
cingstrategien nur durch den Einsatz moderner EIM- Daher hat sich die digitale Akte zu einer zentralen
Lösungen im erwünschten Umfang realisiert werden Komponente innerhalb eines Enterprise Content Ma-
können. nagement Systems (ECM) entwickelt. Sie dient dazu,
Dokumente und Inhalte strukturiert abzulegen. Die
Im konkreten Beispiel wurden einerseits Leistungen an
klare Strukturierung gewährt dem Anwender schnell
Scandienstleister zur elektronischen Eingangsposter-
einen Überblick über alle wichtigen Informationen. Je-
fassung outgesourced und andererseits in Service Cen-
doch ist eine digitale Akte mehr als nur eine Dokumen-
tern zur First Level Bearbeitung von Geschäftsvorgän-
tenliste. Eher kann sie als eine Integrationsplattform
gen zentralisiert. Mit der Bereitstellung der EIM-
aufgefasst werden, die alle relevanten Informationen
Lösung konnten allein für die Einstellung des physi-
auf übersichtliche Art und Weise darstellt.
schen Transports der Dokumente Kosten in Höhe mitt-

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2. Von der Papierakte zur digitalen Akte System vorzuführen, um frühzeitig Probleme zu er-
Auf dem Weg von der Papierakte zur digitalen sind kennen und entsprechend gegensteuern zu können.
einige Punkte im Vorfeld zu klären. Es muss eine neue Die Einführung einer digitalen Akte ist ein strategi-
Ablagestruktur geschaffen werden. Die bisherige Ak- sches Projekt, welches durch die Geschäftsführung ge-
tenablagestruktur kann als Basis dienen, es sollte aber tragen und gefördert werden muss. An dieser Stelle
im Zuge der Einführung überprüft werden, ob diese hat sich Einrichtung eines Lenkungsausschusses be-
Struktur noch den aktuellen Anforderungen gerecht währt.
wird. In vielen Unternehmen existiert keine einheitli- Eine weitere Herausforderung stellt die Behandlung
che Ablagestruktur – jede Fachabteilung hat ihr eige- der Altakten dar. Zunächst sollte bewertet werden, ob
nes System. In diesem Fall sollte eine Überprüfung wirklich alle bestehenden Papierakten in digitale Ak-
stattfinden, ob nicht eine Standardisierung stattfinden ten gewandelt werden müssen und wann. Je nach Ge-
kann. Das Finden einer guten Ablagestruktur ist keine schäftsmodell eines Unternehmens sind ältere Akten-
leichte Aufgabe. Die Struktur sollte einfach und ver- anteile evtl. nur extrem selten oder aber auch genau so
ständlich sein, so dass jeder Mitarbeiter sich sofort zu- häufig im Zugriff wie neuere Aktenanteile. Es ist hier
rechtfindet. keine „Entweder-Oder“-Entscheidung nötig. Der Ein-
Der erste Schritt bei der Definition einer Ablagestruk- satz einer Hybrid-Akte kann sinnvoll sein, welche so-
tur ist die Bestimmung der Aktentypen, die ich in Zu- wohl digitale als auch papiergebundene Akten verwal-
kunft führen möchte. Eine Vertragsakte, eine Projekt- tet. Somit vermag das Unternehmen flexibel zu ent-
akte, eine Kundenakte oder zum Beispiel eine Perso- scheiden, ob und wann welche Papier-Bestände digita-
nalakte stellen jeweils andere Anforderungen an das lisiert werden müssen.
ECM-System und die Aktenkomponenten. Es existie- Ein großer Vorteil der digitalen Akte gegenüber der
ren Lösungen am Markt, die sich auf einen bestimmten Papierakte ist die Integrationsfähigkeit mit den Be-
Aktentyp spezialisiert haben, und andere, die einen standssystemen. Wobei hier immer beide Richtungen
eher generellen Ansatz verfolgen. Die spezialisierten betrachtet werden müssen: einerseits die Integration
Lösungen haben den Vorteil, dass sie sich normaler- der Akte in die Bestandssysteme und andererseits der
weise schneller einführen lassen, vorausgesetzt natür- umgekehrte Weg – die Integration der Bestandssyste-
lich, dass das Produkt die eigenen Anforderungen gut me in die Akte. Hier bietet sich ein Enterprise Service
widerspiegelt. Änderungen an diesen Produkten sind Bus (ESB) als Integrationsplattform an. Verfügt das
jedoch häufig nicht so einfach umsetzbar. Ein Nachteil ECM-System zusätzlich noch über eine BPM-
ist auch, dass der Anwender mehrere Produkte ver- Komponente, so kann eine ganzheitliche Lösung aus
wenden muss, welche alle mehr oder weniger gut BPM, digitaler Akte und ESB erstellt werden. Das
harmonieren, wenn man mehrere Aktentypen ver- BPM-System steuert und verwaltet die Vorgänge, die
wenden möchte. Akte sorgt für die Dokumentenverwaltung und der
Diese Probleme zeigen die eher generischen Lösungen ESB dient zum Datenaustausch zwischen Akte und Be-
nicht. Sie verfolgen den Ansatz, einen gemeinsamen standssystemen. Damit wird die digitale Akte zu ei-
Datentopf zur Verfügung zu stellen – dadurch können nem Kernsystem innerhalb der Unternehmens-IT.
die Dokumente problemlos in mehreren Akten einge-
ordnet werden. Den verschiedenen Anwendergruppen 3. Zusammenfassung
werden unterschiedliche Sichten auf den Datenbestand Die digitale Akte gewinnt in Unternehmen eine immer
gewährt, in Abhängigkeit vom Anwendungsfall. Der bedeutendere Rolle. Sie kann als Einstiegspunkt für die
Vorteil ist, dass die Anwender nur eine einzige Appli- Bearbeitung von Geschäftsprozessen dienen und stellt
kation benötigen, was die Akzeptanz der gesamten Lö- alle relevanten Informationen an einer Stelle zur Ver-
sung fördern kann. fügung. Die Einführung einer solchen Lösung kann für
Die Akzeptanz der digitalen Akte ist ein zentraler Er- Unternehmen eine strategische Bedeutung haben. Die-
folgsfaktor bei der Einführung. Wenn die Anwender ser Stellenwert sollte bei der Projektorganisation und -
sich nicht mit der Lösung identifizieren können oder durchführung berücksichtigt werden. Aber der Einsatz
die Lösung ihrer bisherigen Arbeitsweise zu stark wi- lohnt sich: die Kosten für die Einführung werden
derspricht, kann das gesamte Projekt scheitern. So soll- durch den Produktivitätszuwachs und das Einsparen
ten von Anfang an die Fachbereiche mit in die Planung von Kosten für das Papierarchiv schnell wieder amor-
einbezogen werden, auch wenn dadurch der Aufwand tisiert. (RG)
für das Projekt größer wird. Es sollten während des ge-
samten Projektzeitraumes Ansprechpartner aus den
Fachbereichen für Rückfragen zur Verfügung stehen.
Es kann auch sehr sinnvoll sein, in regelmäßigen Ab-
ständen den aktuellen Projektstand am „lebenden“

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Electronic Invoicing – Quo Vadis? Signatur eine Möglichkeit diesem Anspruch auch über
2013 hinweg gerecht zu werden. Die Europäische
Kritische Anmerkungen zum Richtlinienvorschlag
Kommission wäre hingegen schlecht beraten, wenn
der Europäischen Kommission 1
man sich lediglich auf eine abstrakte und allgemein
Gastbeitrag von Stefan Groß, Steuerberater, CISA gehaltene Vorgabe zur Sicherheit im elektronischen
PSP Peters, Schönberger & Partner, Rechtsversand verständigen könnte. Diese würde nicht
E-Mail: S.Gross@psp.eu nur die dringend geforderte Standardisierung des e-
Webseite: http://www.psp.eu/ lektronischen Rechnungsversandes in weite Ferne rü-
cken lassen, vielmehr würde wohl auch ein Basar an
Die Europäische Kommission hat am 29. Januar 2009 Möglichkeiten und Missinterpretationen eröffnet.
einen Richtlinienvorschlag angenommen, mit dem die
Der medienwirksame Vorstoß der Europäischen
Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EG in Bezug auf
Kommission lässt viele Fragen unbeantwortet und
die Regelung für die Rechnungstellung geändert wer-
vermag dem elektronischen Rechnungsversand nur
den soll 2 . Der Kern des Vorschlages zielt darauf ab,
schwerlich die benötigten Impulse zu verleihen. Kri-
Papierrechnungen und elektronische Rechnungen
tisch betrachtet wird der propagierte Königsweg so
künftig gleich zu stellen und bisherige Vorgaben, wo-
schnell zum Stolperpfad. Aktuell notwendige Investi-
nach die elektronische Rechnungsübermittlung entwe-
tionen werden unnötig hinterfragt und Einsparpoten-
der einer elektronischen Signatur oder eines sog. EDI-
ziale, die sich heute durch den elektronischen Rech-
Verfahrens bedarf, zu streichen. So verlockend dieser
nungsversand erzielen ließen, fallen möglicherweise
Vorschlag klingt, selbst bei größtem Optimismus ist
erhofften Vereinfachungen des Jahres 2013 zum Opfer.
mit keiner Änderung vor 2013 zu rechnen, verlangt ei-
Viel wichtiger erscheint es dagegen, bestehende Ana-
ne Änderung der MwStSystRL doch die Einstimmig-
chronismen wie etwa die Vorgaben zu Telefax-
keit aller Mitgliedstaaten der EU. Doch was hat die
Rechnungen oder elektronischen Gutschriften zu besei-
Praxis von diesem Regelungsvorstoß zu erwarten?
tigen und damit dem Thema eine unmittelbare Attrak-
Sei es in der Kommunikation mit Finanzämtern, Ge- tivität zu verleihen. Im europäischen Kontext bedarf es
richten oder Geschäftspartnern, die qualifizierte elekt- einer einheitlichen Lösung, welche den bestehenden
ronische Signatur befindet sich im elektronischen Interpretationswildwuchs beseitigt. Gefordert sind
Rechts- und Geschäftsverkehr auf dem Vormarsch und einheitliche länderübergreifende Vorgaben, die es den
es spricht einiges dafür, dass sich das Signaturverfah- Unternehmen ermöglichen einfach, standardisiert und
ren zum Standard bei der elektronischen Übermittlung rechtssicher von den Vorteilen des elektronischen
vertraulicher Dokumente und Daten entwickelt. Das Rechnungsaustausches zu profitieren.
Thema Rechnungsstellung wird damit beiläufig, sozu-
sagen im Gesamtkontext gelöst. Bedenkt man, dass die
Unternehmen bereits heute danach streben, ihre Pro-
zesse unter Beachtung der derzeit geltenden Rechtsla- E-Mails sicher aufbewahren –
ge zu optimieren, stellt sich weiter die berechtigte Fra- Betriebsprüfungen überstehen
ge, ob man das Vertrauen in den elektronischen Gastbeitrag von Dr. Jens Buecking,
Rechtsverkehr dadurch fördern würde, indem man ei- Rechtsanwalt und Fachanwalt für Informationstechnolo-
ne bis 2013 etablierte Authentifizierungskultur nur für gierecht, e/s/b Rechtsanwälte,
Zwecke der Umsatzsteuer zurückfährt. Vielmehr Lehrbeauftragter an der Hochschule für Technik in Stuttgart
könnte es sein, dass hierdurch die im Wirtschaftsleben E-Mail: jens.buecking@kanzlei.de
unverzichtbare Integrität und Authentizität konterka- Webseite: http://www.kanzlei.de,
riert würde. Webseite: http://www.esb-rechtsanwaelte.de
Aus nationalen Erwägungen ist kaum vorstellbar, dass
der deutsche Steuergesetzgeber vor dem Hintergrund Leitfaden zur Archivierung von E-Mails
des massiven Umsatzsteuerbetruges auf die bislang Nach einer Studie der Meta-Group schädigt bereits ein
geforderten Sicherheitsmerkmale gänzlich verzichtet. zehntägiger Ausfall von Schlüsselsystemen der IT ein
Es ist wohl vielmehr davon auszugehen, dass unab- Unternehmen regelmäßig so nachhaltig, dass es mit
hängig von den Erfolgsaussichten des Richtlinienvor- einer Wahrscheinlichkeit von 50 % innerhalb von 5
schlages stets ein Mindestmaß an Sicherheit gefordert Jahren vom Markt verschwindet. Aus dieser und wei-
sein wird. Hier bleibt die qualifizierte elektronische terer empirischer Erkenntnisse heraus besteht nach der
Maßgabe einer ganzen Reihe gesetzlicher Vorgaben
1 vgl. ausführlich Groß/Hallermann/Lindgens in Umsatzsteuer-
(KonTraG, Basel II, Sarbanes-Oxley, allgemeine kauf-
und Verkehrsteuer-Recht (UVR) 2009 Nr.4 männische Sorgfaltspflicht etc.) die Verpflichtung zu
2 einem effizienten Risikomanagement (einschließlich
http://europa.eu/rapid/pressReleasesAction.do?reference=IP/09 des dazugehörigen Informationsmanagements als
/132&format=HTML&aged=0&language=de&guiLanguage=de

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zentraler Bestandteil jedes Risikomanagementsystems). Attachments vorhanden sind. Über den Index ist der
Dieses Risikomanagement ist originäre Kardinals- wahlfreie Zugriff auf die im Originalformat zu archi-
pflicht der Geschäftsführung. vierende E-Mail in allen Fällen und über den gesamten
Aufbewahrungszeitraum sicherzustellen.
Aufbewahrungsfristen für E-Mails
Im diametralen Gegensatz hierzu steht das Ergebnis Elektronisches oder papiernes Archiv?
einer Inlandsumfrage aus dem April 2005, wonach 1/3 E-Mails mit nicht steuerlich relevanten Inhalten müs-
der deutschen Unternehmen nichts von der elektroni- sen zwar weder elektronisch archiviert noch für den
schen Archivierungspflicht weiß und auch solche Un- Datenzugriff vorgehalten werden. Entscheidet sich das
ternehmen, bei denen die dahinter stehenden Mindest- Unternehmen jedoch für die umfassende elektronische
vorgaben – neudeutsch: Compliance – bekannt sind, Archivierung seiner Geschäftspost, beispielsweise aus
mit deren technisch-organisatorischer Umsetzung im Gründen der Praktikabilität, des internen Wissensma-
Rückstand sind oder diese schlicht ignorieren. nagements und des schnelleren Zugriffs, verzichtet es
also auf die klassische Papierarchivierung, so sind
Wie passt dies zusammen? wiederum die strengen Anforderungen des § 257 HGB
Häufig dürfte es so sein, dass Unternehmen den Be- und der GoBS zu beachten. Daher gilt: Wer elektro-
reich der Compliance auf Steuerfragen, also auf Revi- nisch archiviert, der muss dies auch richtig tun. Ein
sion und Betriebsprüfung vereinfachen. Dabei wird Konglomerat aus Papierarchiv und elektronischem Ar-
aber übersehen, dass die Information und deren jeder- chiv genügt diesen Anforderungen nicht.
zeitige Verfügbarkeit heute die wichtigste betriebliche
Ressource im Unternehmen darstellt und ihr dabei - Im Zwischenbefund ist mithin festzuhalten, dass auch
über alle steuerlichen Sanktionsinstrumente hinaus - außerhalb aller steuerrechtlichen Aspekte geschäftsre-
das Risiko einer wesentlich gefahrenträchtigeren Haf- levante E-Mails regelmäßig für die Aufbewahrungs-
tungsquelle innewohnt. dauer von sechs Jahren, beginnend mit dem Ende des
Jahres, in das der via E-Mail dokumentierte Geschäfts-
E-Mail ist also ein ganz wesentlicher Bestandteil des vorfall fällt, in vollständiger Form, sachlich richtig,
betriebsinternen Informationsmanagements. Als so ge- nachvollziehbar, unveränderbar sowie sicher und ver-
nannte Handelsbriefe unterliegen E-Mails schon von traulich aufzubewahren sein werden, wobei dazuhin
Gesetzes wegen der sechsjährigen Aufbewahrungs- ihre jederzeitige Verfügbarkeit gewährleistet sein
pflicht des Handelsgesetzbuchs (bzw. in bestimmten muss.
Sonderbereichen entsprechenden spezialgesetzlichen
Aufbewahrungsnormen). In selteneren Fällen können Damit jedoch nicht genug. Neben den genannten Vor-
E-Mails und deren Attachements darüber hinaus steu- schriften sind für die ordnungsgemäße Aufbewahrung
errelevant sein. Insbesondere ist hierbei an die Fälle und den Zugriff auf verwahrte E-Mails überdies die
der elektronischen Fakturierung (§ 14 UStG), an die e- Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes zu be-
lektronische Belegverwaltung, Spesen- und Reisekos- rücksichtigen und, sofern einschlägig, in E-Mails ent-
tenabrechnung oder – nach Auffassung des Bundesfi- haltene Geschäftsgeheimnisse gegen unbefugte Kennt-
nanzministeriums – sogar an steuerrelevante Vertrags- nisnahme und Weitergabe zu sichern.
gestaltungen zu denken.
Sicheres Archivieren versus Datenschutz
Folge:
Neben der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist nach der Unternehmen, die im Interesse der Rechtssicherheit
Abgabenordnung und den GOBS (Grundsätzen ord- sämtlichen ein- und ausgehenden Mailverkehr proto-
nungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) kollieren, filtern und automatisch archivieren, greifen
sind überdies die seit 2002 in Kraft stehenden GDPdU jedoch ohne entsprechende individualvertragliche o-
(Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit di- der kollektive Regelung oft unzulässig in die Rechte
gitaler Unterlagen mit dem dortigen Erfordernis der ihrer Mitarbeiter, insbesondere in das Datenschutz-
wahlfreien maschinellen Auswertbarkeit) einschlägig recht und das Fernmeldegeheimnis ein. Auch jede
und vom Steuerpflichtigen zu beachten. Nach den Form der automatisierten Kontrolle des Mitarbeiter-
GOBS sind auch E-Mails als originär digitale Doku- verhaltens wird hier regelmäßig unzulässig sein. Wich-
mente mit einem unveränderbaren Index zu versehen, tig ist ferner, dass private Mail dem Mitarbeiter gehört
unter dem sie bearbeitet und verwaltet werden kön- und von ihm herausverlangt werden kann, dies prin-
nen. Hinsichtlich der maschinellen Auswertbarkeit ist zipiell auch nach seinem Ausscheiden. Auch ist es
nicht entscheidend, ob die per E-Mail übermittelten problematisch, Privatmail durch Spamfilter zu unter-
Daten automatisiert Eingang in das DV-System gefun- drücken oder gar zu löschen. Zur Überwindung dieser
den haben oder im betrieblichen DV-System Import- Interessenkonflikte sind rechtlich-organisatorische
funktionen zur Übernahme von steuerlich relevanten Maßnahmen letztlich unabdingbar. Gemeint sind indi-
Daten aus dem Textkörper von E-Mails oder deren vidualvertragliche Vereinbarungen mit dem Arbeit-

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nehmer, Betriebsvereinbarungen, Security- und User- Zugriff erlaubt. Allerdings muss andererseits die
Policies sowie fortwährende Schulungs- und Qualifi- Kompatibilität mit dem Persönlichkeits- und Daten-
zierungsmaßnahmen der Belegschaft. schutz der Mitarbeiter, deren (in der Regel teils ge-
schäftlicher, teils privater) Mail-Input und -Output
Der Vertragscharakter von E-Mails und die Folgen gescannt und archiviert wird, sichergestellt werden.
Für den täglichen Umgang mit E-Mails, die inzwischen Dies geschieht wie gesehen entweder bereits im indi-
zum Kommunikationsmedium Nummer 1 in der Ge- viduellen Anstellungsvertrag (Ausnahme) oder aber
schäftswelt avanciert sind, gilt es seitens des Manage- über eine geeignete betriebliche Policy zum Umgang
ments, geeignete organisatorische Regeln aufzustellen. mit Internet und E-Mail (Regelfall) bzw. eine Betriebs-
Denn E-Mails werden oft rechtsrelevante elektronische vereinbarung, die dann aber, soll sie ihre Wirksamkeit
Erklärungen enthalten. Ähnlich dem Klick auf den Be- nicht stillschweigend einbüßen, auch „gelebt“, d.h.
stellbutton beim Webshop sind sie im Geschäftsleben und entsprechend kontrolliert und sanktioniert wer-
zumeist dazu bestimmt, einem anderen zuzugehen den muss.
und diesen neutral zu informieren oder zu einem be- Als Beweismittel genießt die unverschlüsselte E-Mail
stimmten Verhalten zu veranlassen. Das bedeutet na- zwar keine Sonderstellung wie etwa die Urkunde oder
türlich, dass auch Verträge durch eine in einer E-Mail das elektronisch signierte Dokument. Sie ist jedoch
enthaltene Erklärung abgeschlossen, verändert, aufge- durchaus geeignetes Mittel der freien richterlichen
hoben oder entsprechende Gegen- und Folgeansprüche Beweiswürdigung. Im Prozess muss jede Partei die ihr
(z.B. Inverzugsetzung, Gewährleistung) grundsätzlich günstigen Tatsachen darlegen und beweisen. Und
via E-Mail geltend gemacht werden können. Denn Ver- wenngleich die E-Mail im Grundsatz keinen höheren
träge sind im Regelfall auch per E-Mail-Austausch o- Beweiswert hat als bspw. ein Ausdruck aus dem Inter-
der per Mausklick (mittels automatisch generierter e- net, die Kopie eines Papierdokuments oder die Vorlage
lektronischer Erklärung) wirksam. Eine Ausnahme gilt einer Fotografie, bietet sie jedoch in der Regel einen
allerdings bei streng formbedürftigen Verträgen; eine beweisrechtlichen „Wettbewerbsvorteil“. Denn der
E-Mail wahrt hier regelmäßig nicht die Form. Da es Ausdruck einer E-Mail ist häufig das einzige Beweis-
sich bei Mails also oft um elektronische Erklärungen mittel, das dem Gericht zu seiner Entscheidungsfin-
handelt, ist es (außerhalb des rein privaten Bereichs) dung vorliegt. Sie schafft mithin Indizien für den Aus-
erforderlich, täglich seine Accounts zu überprüfen. steller, den Empfänger, das Absende- und Zugangsda-
Denn bereits die bloße Abrufbarkeit vom Mailserver tum und die Richtigkeit des in ihr niedergelegten In-
gilt als „Zugang“ im Rechtssinne und kann daher auf halts. Darüber hinaus kann sie eine wertvolle Ge-
Seiten des Empfängers Rechtsfolgen auslösen, ohne dächtnishilfe für die Zeugenvernehmung bilden. Die
dass es der tatsächlichen Kenntnisnahme von der Mail jeweils andere Partei, die sich gegen den mit der E-
bedarf. Vorsicht ist daher geboten bei der Verwendung Mail begründeten Sachverhalt wehren will, ist wegen
von Mailadressen auf Visitenkarten, im Internet oder ihrer prozessualen Wahrheitspflicht daran gehindert,
auf Geschäftsbriefen. Wer bei seinem Außenauftritt ei- die in der E-Mail dokumentierten Angaben pauschal
ne Erreichbarkeit über seine dienstliche Mailadresse zu bestreiten. Einwände, die Mail stamme nicht vom
suggeriert, muss auch für die tägliche Kontrolle dieser Aussteller, sei beim Empfänger nicht zugegangen, ent-
Mailbox sorgen. halte falsche Datumsangaben oder sei inhaltlich ver-
Kritisch ist jedoch die Beweisführung: Die Tatsache des fälscht worden, wären daher von der dies einwenden-
Zugangs (Abrufbarkeit) ist nicht durch eine Receipt- den Partei anhand einer konkreten Sachverhaltsdarle-
Meldung des Mailprotokolls beweisbar. Anders (wohl) gung genauestens zu „substantiieren“.
bei Empfangs- u. insbesondere Lesebestätigungsmails; Neben den eingangs genannten haftungsrelevanten
hier wird es oft einen sog. Anscheinsbeweis für die Konstellationen, in denen das Unternehmen für den
zumutbare Kenntnisnahmemöglichkeit geben. durch die Nichtverfügbarkeit oder den Verlust von e-
Über Zustandekommen und Inhalt von Verträgen wird lektronischer Information schadensersatzpflichtig ist,
häufig gestritten. Solche Fragen können dann zumeist stellt das Steuerrecht ein Sanktionsinstrumentarium in
nur noch über die Beweislast gelöst werden. Und hier Gestalt von Zwangsmaßnahmen, bußgeldrechtlicher
ist derjenige auf der sicheren Seite, der seine Ge- Ahndung (künftig bis 250.000,00 Euro bei Verstößen
schäftsvorgänge (einschließlich eingehender und aus- gegen die GDPdU), Schätzungen und ggf. Versagung
gehender Mail) dokumentiert, also in einer dem Be- gesetzlicher Steuervergünstigungen (z.B. Vorsteuerab-
dürfnis nach Rechtssicherheit entsprechenden Weise zug) zur Verfügung. Verstöße können überdies straf-
archiviert. rechtlich sanktioniert sein als Verletzung der Buchfüh-
rungspflicht, z.B. wenn der Verlust oder die Unauf-
Prinzipiell zu empfehlen wäre daher eine automatisier- findbarkeit von Mails den Finanzbehörden eine voll-
te elektronische Archivierung, die alles, was zur ständige und lückenlose Übersicht über die Vermö-
Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen notwen-
dig ist, protokolliert, indexiert und kurzfristigen

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gensverhältnisse des Unternehmens und die damit zu- 5. Du sollst keine Privatmails lesen
sammenhängenden Geschäftsvorfälle erschwert. Oft gelten Empfang und Versand von Privatmails
kraft betrieblicher Übung als erlaubt, auch wenn es
Die fünf Gebote für den Umgang mit geschäftlichen im Arbeitsvertrag oder der entsprechenden Be-
E-Mails triebsvereinbarung keine ausdrückliche Regelung
Nach den vorstehenden Ausführungen kann für den gibt. Teilweise wird sogar behauptet, dass der Ar-
rechtlich-organisatorischen Umgang mit elektronischer beitgeber Privatmails gar nicht pauschal verbieten
Geschäftspost folgender Gebotskatalog vorgeschlagen dürfe. Auch wenn der Arbeitgeber eine ausschließ-
werden: lich dienstliche Nutzung vorgeschrieben hat, darf er
weisungswidrig verschickte (erst recht erhaltene)
1. Du sollst täglich Deine Mailbox checken Privatmails laut des Daten- und Fernmeldegeheim-
E-Mails können Erklärungen enthalten, die Verträ- nis nicht lesen. Das gilt z.B. für die als „persönlich“
ge auslösen, verändern oder beenden. Fristen, dem oder „vertraulich“ gekennzeichneten Mails oder
zu widersprechen beginnen bereits mit dem Erhalt solche, deren private Natur anderweitig zu erken-
der E-Mail, unabhängig davon wann diese tatsäch- nen ist.
lich gelesen wird.
2. Du sollst Geschäftsmails geordnet und
unveränderbar archivieren Enterprise 2.0 – Das Ende der Community ist der
Oft nehmen Mitarbeiter die Archivierung selbst in Beginn von benutzergenerierte Tools
die Hand. Was nicht mehr für dienstlich relevant Gastbeitrag von Jörg Wittkewitz,
erachtet wird, wird eigenmächtig gelöscht, verän- Autor, Berater und Herausgeber von www.digitalpublic.de
dert oder kopiert und nach eigenen Ordnungskrite- E-Mail: jw@wittkewitz.de
rien archiviert. Das Ergebnis muss dann nicht un- Webseite: www.wittkewitz.de/
bedingt der Erwartungshaltung des Finanzamtes Webseite: www.digitalpublic.de
entsprechen, das unterdessen auch digitale Doku-
mente prüfen kann. Im schlimmsten Fall kann ein Collaboration. Seit mindestens 10 Jahren geistert dieses
eklatanter Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht Schlagwort durch die Welt der Unternehmenssoftware.
den Tatbestand der Verletzung der Buchführungs- Angesichts der Idee der benutzergenerierten Inhalte
pflicht erfüllen und mit bis zu zwei Jahren Gefäng- rund um Web 2.0 lohnt es sich, den Begriff neu ins Vi-
nis bestraft werden. sier zu nehmen. Am besten entwerfen wir doch unser
3. Du sollst einen jederzeit raschen Zugriff auf alte Werkzeug so wie wir es haben wollen, das ist dann ein
Emails gewährleisten benutzergeneriertes Tool. Und endlich ist der Gedanke
Der Nutzen lässt sich am Beispiel verdeutlichen: von Web 2.0 zu Ende gedacht und nicht auf halbem
Mit einem Ihrer Kooperationspartner kommt es zu Wege in der Verantwortung der heiligen Softwarege-
einer gerichtlichen Auseinandersetzung um Ge- stalter stecken geblieben. Und die Compliance geht ge-
währleistungsansprüche. Das Gericht setzt Ihnen gen 100%, meine Damen und Herren Controller und
eine Frist, innerhalb derer Sie vertragliche Abspra- ROI-Skeptiker. Es gibt keine tief hängenden Früchte,
chen nachweisen sollen. Die Korrespondenz erfolg- außer man bindet die Nutzer ein. Denn Social Software
te fast ausschließlich elektronisch. Gelingt dies braucht eine Umwertung von Effizienz zu Effektivität.
nicht, kann ein solcher Prozess allein aufgrund der Aber beginnen wir bei den Ursprüngen der gemein-
Verspätung verloren gehen. samen Arbeit.

4. Du sollst Privatmails deutlich von Geschäftsmails Historische Grundlagen


trennen
Denn historisch betrachtet, nimmt dieser Ansatz seinen
Eine leider weit verbreitete Unsitte von Mitarbei- Anfang tatsächlich bei dem römischen Rechtsgrund-
tern ist es, private Mails, Postings oder Angebote satz quid pro quo (lat. dieses für das; inhaltlich „eine
unter der dienstlichen Mailadresse oder – noch un- Hand wäscht die Andere“). Damit erklären auch die
bedachter – unter dem Standardbriefkopf des Ar- modernen Soziologen und die Spieltheorie wie die
beitgebers für E-Mails zu versenden. Das kann dazu größte Erfindung der Aufklärung, das unabhängige
führen, dass der Arbeitgeber für die private Mei- Individuum namens Ego oder präziser die Egos meh-
nungsäußerung, juristisch relevante Erklärungen rere Handlungen aufeinander beziehen, um ein ge-
oder sonstige Verhaltensweisen seiner Mitarbeiter meinsam erstrebtes Ziel zu erreichen oder gemeinsam
mit haftet. Es sollten daher keinesfalls Privatmails von den positiven Wirkungen eines erreichten Zustand
unter dem Mailbriefkopf des Arbeitgebers versen- zu profitieren.
det werden können.

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Soweit dürfte es keinen Widerspruch geben. Doch nig zu dieser Diskussion. Man hat ja Ray Ozzie und
schon in meiner seltsamen Formulierung des Indivi- damit das Militär als Kunden. Wer braucht da schon
duums als Erfindung der Aufklärung liegt ein Hinweis andere Zaungäste?
auf das dünne Eis, auf dem kooperatives Handeln zu-
meist schlittert. Dieses Eis bricht immer dann ein, Wissen oder Daten?
wenn: elementare Bedürfnisse nicht erfüllt sind, per- Das mit dem Wissen extrahieren klappte also nicht.
sönliche Motive vorgetäuscht werden oder aber diese Das Paketmodell des Wissens war damit entsorgt und
Kooperation gar nicht aufgrund individueller Neigung wurde in der Idee des Data Warehouse verklappt. Dort
oder zufälliger Zusammenkunft entstand, sondern geistert es noch heute herum und ernährt viele Soft-
aufgrund struktureller Bedürfnisse einer Metainstanz warefirmen aufs Schönste. Dass Firmen mit diesem
wie Führungskraft, Projektbesetzung oder eben Abtei- Blick in den Rückspiegel leichte Blessuren auf dem
lungszugehörigkeit. In all diesen Fällen bedarf es nur Weg in die Zukunft davontragen, scheint wenige da-
ein oder zwei unbedarfter Formulierungen, und das von abzuhalten, weiterhin alles, was sich nicht wehrt,
Eis knackt bedenklich und die ersten erfahrenen oder in ein Data Warehouse zu speichern. Aber das ist eine
sensiblen Menschen bewerten die Kooperation als ge- andere Geschichte...
fährdet oder zerstört.
Zurück zur Kollaboration: E-Mail-Programme erhiel-
Im Zentrum: Mensch oder Dokument? ten Kontaktverwaltungen. Naja, sie erhielten Adress-
bücher. Es konnten - ich verstehe bis heute nicht wa-
In Bezug auf die softwaregestützte Kollaboration gibt
rum - keine dem CRM vergleichbaren Funktionen in
es zusätzlich noch die beiden Dimensionen der men-
ein E-Mail-Programm installiert werden. Man versucht
schenzentrierten Kooperation (ich nutze das Wort jetzt
heute CTI, CRM und E-Mail zu verknüpfen, aber ich
einfach als synonym für Kollaboration, da es weniger
glaube, wer force.com pro Jahr 10% der Kunden ab-
Kriegsassoziationen hervorruft) und die Dimension
nehmen will, könnte das schnell umsetzen, wenn er
der dokumentenzentrierten Kooperation. Beides kann
oder sie ein bisschen Erfahrung und Mitleid mit den
nicht sinnvoll getrennt voneinander in Handeln mün-
Sales-, Presales- und Marketingkräften hätte. Dann
den.
kamen Wikis und Groupware, virtuelle Whiteboards,
Das bekannteste und erfolgreichste, weil mächtigste Videokonferenzen und Instant Messaging Ende der
Tool, das beide Dimensionen umfasst ist die E-Mail in- Neunziger. Das alles gibt es schon seit 10 Jahren im
klusive dem Anhang. Ich brauche jetzt keine Diskussi- Firmenumfeld. Und auch das Peer-to-Peer im Firmen-
on um den datenbankorientierten Ansatz von Lotus umfeld hat vor allem in der aus meiner Sicht sehr
Notes und den Outlook-Ansatz gegeneinander antre- sinnvollen hybriden Realisierung seinen ersten Sieges-
ten zu lassen - ich bin ja auch entschiedener Linux- zug vor Web 2.0 mit Napster weltweit erlebt. Aber da-
Anwender und habe das Glück, nicht mit einem der von redet heute keiner der großen Web 2.0 oder Enter-
beiden Tools arbeiten zu müssen. Beide haben ihre prise 2.0 Berater, weil Sie damals noch nicht mal wuss-
Schwächen und Stärken. ten, was sie studieren sollten. Es war der Klimax der
Webblase, für alle, die es nicht erlebt haben.
Im Anfang des Wissensmanagements hat man ge-
glaubt, dass dort alles Firmenwissen enthalten wäre
Virtuelle Kollaboration geht nur mit realer
und so hat man am Freitag Abend einfach alles „Wis-
Demokratie
sen“ auf ein Repository hoch geladen und damit war
das Wissen gesichert. Das war etwas unreflektiert und Warum das alles? Clay Shirky, einer der wenigen
vor allem entsprang es dem Wunsch der Marketeers, weltweit anerkannten Vordenker rund um das Thema
dass man einfach etwas hinter die bestehenden Lösun- Enterprise 2.0 hebt auf den Umstand ab, dass Commu-
gen flanscht, nämlich einen tollen Wissensspeicherser- nity, der essenzielle Begriff der Web 2.0 Welt eigentlich
ver, der die Daten in den einzelnen E-Mailaccounts bei Enterprise 2.0 marginal ist. Warum? Ähnlich wie
zum Firmenwissen zusammen mixte. Vielleicht kennen bei Wikipedia geht es im Firmenumfeld eher um ein
Sie noch den Namen Raven? Das entspricht natürlich gemeinsames Erstellen von Inhalten (Co-Creation). Die
dem tayloristischen Gedanken, dass anhand der realen Community ist ja eher ein Begriff, den man als Interes-
Geschäftsprozesse, die ja im E-Mail-Verkehr abgebildet sengruppe übersetzen könnte (also Tangoliebhaber,
sein sollten, alles Essentielle enthalten war. Nun fehlte Auquarienfreunde oder Corvettefreaks bilden jeweils
noch ein sehr fähiger Mathematiker, dessen Algorith- eine Community und kommunizieren über Blogs im
mus das ganze Wissen extrahieren konnte. Er wird Web). Das ist bei Enterprise 2.0 anders. Dort geht es
noch immer erwartet. Peter Dueck wollte nicht und darum, gemeinsam eine Website mit Texten zu füllen.
stürzte sich daher auf den eher menschenzentrierten Entwickler, Produktmanager, Texter und Übersetzer
Ansatz der Collaboration, und zwar ohne sozialkon- erstellen gemeinsam eine Reihe von Dokumenten. Seit
struktivistische oder gar wissenssoziologische Ausbil- Enterprise 2.0 könnten sie sich eigene Vorgehenswei-
dung. Mutig. Aus dem Hause Microsoft hört man we- sen und Werkzeuge überlegen. Aber sie werden keine

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Community, nur weil sie öfter mal im Jahr ein paar • Automatisches Tagging (Verschlagworten) anhand
Dokumente gemeinsam erstellen. Wir müssen solche von neuronalen Netzen, die zunächst das manuelle
funktionalen Gruppen noch besser verstehen und de- Tagging des Menschen beobachten und dann nach
ren Erwartungen und Anforderungen gezielter erfül- drei Monaten nur noch bei Wahrscheinlichkeiten
len als bisher. Oder muss man E-Mail und Konsorten unter 85% Vorschläge machen, inklusive der Mög-
für diese Gruppen einfach nur anpassen? lichkeit eigene Ontologien und Taxonomien einzu-
hängen, ja auch die von Lexis-Nexis zum Beispiel...
Einige Zeitgenossen aus der Web 2.0 Welt könnten und zwar für den Text UND das Attachment inkl.
meinen, dass Wikis und E-Mail kaum zum Kern von der evt. Vorhandenen Metadaten! Bewerten der
Web 2.0 gerechnet werden. Genauso ist es. Es wohnen E-Mail durch den Nutzer für bestimmte Kategorien
ihnen nämlich keine demokratischen Strukturen inne. oder Anwendungszwecke
Wer die Tatsache erkannt hat, dass eine E-Mail, die an
acht Leute versandt wird und jeweils dasselbe At- • Normalisieren der Daten bevor alles
tachment enthält, und dieses achtmal in das Repository A: ins Archiv wegpdft wird
geschrieben wird (am Freitag Abend!), der hatte sich B: die normalisierten Inhalte ins Repository gestellt
schon fast einen Platz als Chief Technical Officer ergat- werden
tert, wenn er diesen Sachverhalt als unnötige Redun- • Eine Kontaktverwaltung, die über Yellow Pages hi-
danz abgestellt hatte. nausgeht, weil sie PROAKTIV bei der Bewertung
der E-Mail den Absender einblendet und Funktio-
Was, nebenbei gesagt, noch nicht alle E-Mail-Lösungen nen wie Anruf/Wiedervorlage/Einladung/ Perso-
vollständig vollbringen können. An all solchen doku- nalgespräch/Eskalation etc. pp je nach Rolle als
mentenzentrierten Ansätzen wurde dann jahrelang HANDLUNGEN mit INHALTEN und MEN-
herumgeschraubt. Bis zu dem Tag, an dem E-Mails aus SCHEN koordiniert aus markierten Bereichen Na-
gesetzlichen Gründen vollständig digital mit Zeit- men anonymisiert und in ein Forum stellt, das allen
stempel archiviert werden mussten. An diesem Tag Nutzern einer bestimmten Gruppe zur gemeinsa-
war offenbar der CTO im Urlaub. Keiner kümmerte men Bearbeitung schwieriger Fälle dient und Teil
sich mehr um das Tool, das mittlerweile - wir sind der ständigen Oberfläche ist inkl. Chat oder Twit-
schon im Zeitalter von Web 2.0 - mehr als 70% der Ge- ter/Yammer
schäftskorrespondenz ausmacht. Warum auch? Wa-
rum sollte man benutzergenerierten Content, den man • Mailserver erstellt bei jedem neuen Account eine
zu Abermillionen von Gigabyte in den Verzeichnissys- Website im Intranet mit den öffentlich zugängli-
temen hat, überhaupt archivieren? Wir haben ja seit chen Kontaktdaten und allerlei Sozialen Funktionen
sechs Monaten ein Corporate Blog im Intranet! Nur wie „Mittagspausemodus“, virtuelle Getränke, Ta-
weil ein langweiliger Gesetzgeber das vorschreibt oder schentücher, etc und natürlich dem Schwarzen
dummdreiste Berater darauf drängen? Man hätte, Brett etc. für Verkäufe und Parkplatztauschangebo-
würde man an dieses Archiv eine leistungsfähige Da- te etc.
tenextraktion hängen - ich meine also NICHT Verity, Ich bitte um rege Beteiligung bei weiteren Funktions-
FAST oder Autonomy - einen 1A Zugriff auf Web 2.0 wünschen oder - bedürfnissen. Denn nur wenn eine
Content der letzten Jahre - UserGeneratedContent at its Unternehmenssoftware auch die privaten Bedürfnisse
very best. der Mitarbeiter in den virtuellen Raum überträgt, dann
erst hat es eine Chance, eingesetzt und benutzt zu
Mein Vorschlag werden. Chevron hatte das erste Wissensmanagement-
tool der Geschichte auch auf der Basis eines Schwarzen
Und wenn eines schönen Tages einmal ein Web 2.0
Bretts der Mitarbeiter für sehr private Zwecke entwor-
Tool entwickelt wird, dass ich uneingeschränkt meinen
fen. Kommen wir wieder zurück und halten uns nicht
Kunden empfehlen würde, dann sowas:
bei den Präsentation 2.0 und Wiki 2.0 auf. Work-Life-
• Ein E-Mail-Programm, dass über folgende Funktio- Balance muss in den Code implementiert werden,
nen verfügt: XHMTL/XML/OPML/OWL-Browser sonst machen die Leute nicht mit. Da helfen keine in-
mit personalisierbaren widgets als toolbar centives oder innovative neue MBA-Besen. Let’s face it.
Frei nach Seth Godin. Don’t plan: execute - and be
aware of the momentum.

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Enterprise Content Management im Web 2.0- tisierung von Prozessen bis zur Zentralisierung, Verla-
Zeitalter gerung und Outsourcing bestimmter „Zulieferfunktio-
nen“. Es handelt sich um die Produktion jeder Versi-
Gastbeitrag von Stefan Pfeiffer, cherung, Bank oder öffentlichen Verwaltung. Und die-
Market Manager ECM & Lotus,
se Art der „Produktion“ gibt es auch im Kundenservi-
IBM Deutschland
ce von Telekommunikations- und Energieunterneh-
E-Mail stefan.pfeiffer@de.ibm.com
men ebenso wie in den Einkaufsabteilungen des Han-
Webseite: http://www.ibm.com
dels.
Vom Mitmach-Web zum Mitmach-Unternehmen
Im weißen Kragen zusammenarbeiten
Zu scannende Dokumente, COLD-Berichte vom Host,
Auf der anderen Seite es den Informationsarbeiter, na-
am PC erzeugte Dokumente, Tabellen und Präsentati-
türlich im weissen Hemd gekleidet. Diese Projektarbei-
onen, Webseiten, E-Mails, Instant Messages, Wikis,
ter und Mitglieder von Stabsabteilungen arbeiten in
Blogs und Twees. Diese Dokumentenarten kennzeich-
der Regel keine Prozesse im Fließbandprinzip ab. Ihre
nen in hohem Maße auch die Entwicklung der vergan-
Arbeit ist durch Kommunikation, Diskussion, Informa-
genen 15 Jahre in dem Segment, das wir heute Enter-
tions- und Dokumentenaustausch und Zusammenar-
prise Content Management (ECM) nennen. Die Flut
beit oft auch im dezentralen Team gekennzeichnet. Sie
der elektronisch erzeugten Dokumente hat dramatisch
arbeiten in Projekten zusammen, erstellen Dokumente,
zugenommen – und ein Ende ist angesichts von Twit-
die sie in der Gruppe teilen, diskutieren, prüfen, versi-
ter, Wikis und Blogs nicht abzusehen.
onieren und genehmigen: Präsentationen, Tabellen,
Trotz all dem hat sich aber an dem, was viele Anwen- Texte und immer mehr E-Mails. In der Mehrzahl wer-
der mit ECM-Systemen tun, nicht viel geändert. In vie- den keine hohen Dokumentenvolumina produziert
len mittleren und grösseren Unternehmen – von der und verwaltet.
Bank über die Versicherung bis zur öffentlichen Ver-
Beim Informationsarbeiter wäre es jedoch deutlich zu
waltung – gibt es zwei idealtypische Rollenprofile, den
kurz gegriffen, dessen Arbeit nur auf Dokumente
Sachbearbeiter und den Informationsarbeiter. Und das
„sharen“ zu reduzieren. Sie haben einen extrem hohen
natürlich in allen Zwischentönen, Schattierungen und
Kommunikationsbedarf, der traditionell mit E-Mail be-
je nach Branche und Unternehmen in unterschiedlicher
friedigt wurde (und noch wird). Funktionen wie Web
prozentualer Verteilung. Eine grosse deutsche Versi-
Conferencing (Online-Konferenzen mit Chat, Teilen
cherung identifizierte 75 % Sachbearbeiter und 25 %
des Bildschirms, Abstimmungsfunktionen usw.) und
Informationsarbeiter. Die Tätigkeit beider ist sehr stark
Instant Messaging sind oder werden gerade für den
durch Content geprägt. Deshalb nutzen sie Enterprise
Informationsarbeiter immer wichtiger. Auch Wikis
Content Management-Funktionalitäten in unterschied-
und Blogs kommen vermehrt zum Einsatz und ergän-
licher Ausprägung.
zen und ersetzen teilweise das klassische Textverarbei-
tungs-Dokument. Gelbe Seiten – ob unternehmensin-
Im Blaumann strukturiert Prozesse abarbeiten
tern oder in der unternehmensübergreifenden projekt-
Der Sachbearbeiter, der moderne „Blaumann“ des Bü- gruppe - können die Suche nach Experten erheblich
ros, bearbeitet strukturiert Vorgänge in standardisier- vereinfachen. Gemeinsam vergebene und genutzte e-
ter Form: der Kreditantrag, die Schadensregulierung in lektronische Eselsohren stellen eine hohe Informati-
der Versicherung oder den Bauantrag. Meist wird noch onsqualität der mit Lesezeichen versehen Webseiten
immer zentral oder dezentral gescannt. Und ein Ende und -inhalte sicher. Und kollaboratives Aktivitätenma-
der klassischen Posteingangsverarbeitung ist auch nagement erlaubt auch dem „Information Worker“
noch lange nicht abzusehen. Diese Fall- und Sachbear- Vorgänge strukturiert zu verfolgen.
beitung wird oft durch Business Process Management
unterstützt. Web 2.0-Technologien halten Einzug
Die Sachbearbeiter setzen spezielle Oberflächen, Post- Und genau an diesen Stellen halten Web 2.0-
korb- und Fallbearbeitungslösungen ein. Operative Technologien Einzug ins Unternehmen, können die In-
Systeme sind für die Bearbeitung der Fälle angebun- formations- und Kommunikationsqualität erhöhen
den. In der Regel werden grosse Dokumentenmengen, und bei der Weiterentwicklung zum Enterprise 2.0 hel-
gescannte Schriftstücke, SAP- und Grossrechner- fen. Die Informationsarbeiter profitieren durch ihr Tä-
Output, Office-Dateien und vermehrt auch E-Mails tigkeitsprofil zuerst von Enterprise 2.0-Tools profitie-
verarbeitet. Dokumente werden in Akten strukturiert, ren, jedoch haben auch Sachbearbeiter ihre Vorteile.
ein weiteres Kennzeichen für diese Art der Arbeit. Es Über Instant Messaging können sie Adhoc-Rückfragen
sind die Szenarien, wo gefordert wird, Prinzipien der stellen und so die Fallbearbeitung beschleunigen – und
industriellen Fertigung in der Nicht-Industrie umset- so etwas ist gerade relevant in geographisch verteilten
zen: von hochgradiger Standardisierung und Automa- Szenarien. Wikis können als Nachschlagewerk Ge-

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schäftspraktiken einfach nachschlagbar dokumentie- die Chance, Unternehmen in Mitmach- und Mitdenk-
ren. Blogs dienen als schwarzes Brett zur „Schicht- Unternehmen, eben Enterprise 2.0 zu transformieren.
übergabe“ in der industriellen Sachbearbeitungsferti-
Enterprise Content Management und Enterprise Colla-
gung.
boration mit Enterprise 2.0 Werkzeugen ergänzen ein-
Enterprise 2.0-Werkzeuge machen jedoch Enterprise ander dabei und gehören eng zusammen. Die neuen
Content Management nicht überflüssig. Tags können Technologien erhöhen die Benutzerfreundlichkeit von
in vielen Szenarien nicht die geordnete Verschlagwor- ECM, verbessern Kommunikation und Funktionalität.
tung über Metadaten ersetzen. Der strukturierte Ak- Ein offenes und skalierbares Enterprise Content Mana-
tenplan spielt in der Fallbearbeitung meist eine unver- gement-System wiederum ist das Backend, mit dem
zichtbare Rolle. Enterprise 2.0-Tools werden wie oben alle relevanten Informationen im Lebenszyklus verwal-
beschrieben die Arbeit der Informations- und Sachbe- tet werden. Die Kombination kann auf dem Weg zum
arbeiter unterstützen und ECM ergänzen. Daneben Mitmach-Unternehmen helfen – wenn dieser Weg
bleibt die Notwendigkeit nach unternehmensweitem nicht nur technologisch sondern auch kulturell und
Content Management, das in der Lage ist alle relevan- organisatorisch gegangen, kontrolliert und aktiv ges-
ten Inhalte im Lebenszyklus zu kontrollieren. taltet wird.
Was relevant ist, hat dabei unterschiedliche Facetten:
Auch mit Enterprise 2.0-Werkzeugen generierter,
kommunizierter und publizierter Content kann als
Wissen sowohl im Sinne von Knowledge Management Fachmessen - unverzichtbare
– zum Beispiel Wissen über „Best Practises“ - wie auch Kommunikationskanäle im Marketing-Mix
Informations Management - beispielsweise Wissen ü-
Gastbeitrag von Jörg Schmale
ber Kunden - relevant und aufbewahrungswürdig
Produktmanager DMS EXPO, Koelnmesse GmbH
sein. Und Wiki- und Blogeinträge können ebenso wie
E-Mail j.schmale@koelnmesse.de
Instant Messages auch unter Compliance-
Webseite www.koelnmesse.de
Gesichtspunkten relevant sein. Sicherlich besteht bei
letzterem kein Grund, „Compliance“-Panik zu verbrei-
ten, aber die bewusste und durchdachte Risikoab- Für viele Unternehmen ist nicht nur die alljährliche
schätzung und Entscheidung, welche Inhalte ich im Budgetplanung, sondern auch die derzeitige Wirt-
Lebenszyklus kontrolliere, sollte Pflicht sein – gerade schaftssituation Anlass genug, Vertriebskosten und
einer verantwortungsvollen Unternehmensleitung. Marketing-Aktivitäten regelmäßig auf den Prüfstand
zu stellen. In der internen Diskussion wird gemessen
Auch Enterprise 2.0-Content muss verwaltet und bewertet, ob Aufwand und Nutzen beziehungs-
weise Erfolg im richtigen Verhältnis zueinander ste-
werden
hen. Welche Kriterien sollten dabei zugrunde gelegt
Die Frage, welche Inhalte ich warum und wie lange werden? Zunächst sicher subjektive Kriterien, wie die
aufbewahre, wird uns also so bald nicht loslassen. eigene Zielsetzung oder das vorgegebene Budget. Mit
Auch die Frage der Transparenz, Offenheit und des einbezogen werden sollten aber auch objektive Krite-
Wissensaustauschs im und über das hinaus Unter- rien: Dazu gehören die kostengünstige, weil gleichzei-
nehmen stellt sich - erneut. Und das in verschärfter tige Adressierung möglichst vieler Interessenten, Pfle-
Form, denn nun kommen einfache technologische Ver- ge und Cross-Selling für bestehende Kunden, Positio-
fügbarkeit von Web 2.0 Tools und kultureller bzw Ge- nierung und Sichtbarkeit des eigenen Unternehmens
nerationswandel zusammen. Die Web 2.0-Generation sowie die Wettbewerbssituation im einheimischen und
kennt das Mitmach-Web: Viele bloggen, twittern und zunehmend auch im internationalen Markt.
chatten privat. Diese Generation erwartet diese Mög-
lichkeiten auch im Beruf, aber ihr wird oft fehlende Potenzielle Interessenten informieren sich zwar immer
Sensibilität beim Publizieren und Kommunizieren ver- öfter zunächst im Internet, ihnen fehlt aber vielfach zur
traulicher Inhalte nachgesagt. endgültigen Kaufentscheidung das persönliche Ge-
spräch. Dies gilt umso mehr, je komplexer das Produkt
Doch sollte dies nicht Wasser auf die Mühlen der Be- ist, das sie suchen. Vor allem jedoch möchten sie das
denkenträger sein. Instant Messaging, Wikis, Blogs Gefühl erleben, bei einer Investition gut beraten zu
und soziale Netzwerke lassen sich ebensowenig ver- sein und nicht nur als eine beliebige Kundennummer
bieten, wie man E-Mail vor Jahren verbieten konnte. zu gelten. Deshalb nutzen Entscheidungsträger in Un-
Stattdessen müssen auch Enterprise 2.0-Technologien ternehmen und in der öffentlichen Verwaltung gerne
als Option verstanden und technologisch, mental und Fachmessen und/oder Fachkongresse als maßgebliche
organisatorisch sinnvoll gestaltet und genutzt werden. Quellen zur Deckung ihres Informationsbedarfs.
Die neuen Werkzeuge und die neue Generation bieten

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Aussteller berechnen den Erfolg einer Messebeteili- Branche schlechthin. Ohne die DMS EXPO wäre elekt-
gung anhand der Anzahl und der Qualität der gene- ronisches Informations- und Dokumentenmanagement
rierten Leads. Über eine Messeteilnahme entscheidet heute nicht bei so vielen großen und mittelständischen
daher vor allem die Besucherstruktur: Je heterogener Unternehmen im praktischen Einsatz.
(also gemischter mit Fachpublikum und Endverbrau-
chern), desto höher muss die Gesamtzahl der Messebe-
sucher sein, um überhaupt einen Grundstock an hoch
It’s the culture, stupid
qualifizierten Fachbesuchern zu erreichen. Was ist mit
Hausmessen, Roadshows oder Partner-Events? Zu Guest Contribution by Dr. Horst Walther, president
Veranstaltungen dieser Art finden sich in der Regel ei- SiG Software Integration GmbH
ne nicht repräsentative Menge von bereits bekannten Email: horst.walther@si-g.com
Kunden ein, die aufgrund der örtlichen Nähe die indi- Web site: www.si-g.com
viduellen Probleme im persönlichen Gespräch mit dem Horst Walther has been a member of the team of consultants
einladenden Hersteller zu klären versuchen. Die Ge- of PROJECT CONSULT from 1998 to 2001.
winnung von Neukunden, positive Imagebildung im
Markt der interessierten Nichtwissenden oder gar Isn’t it rather academic to delve into the depths of cor-
Kompetenzvermittlung wird damit in den seltensten porate culture and its root causes? In times of crisis -
Fällen erreicht. Würde nicht auch die Präsenz im In- don’t we have some more urgent questions to answer?
ternet genügen? Ein solcher Auftritt scheint verlockend Isn’t there some real work to be done?
kostengünstiger, aber einen echten Dialog mit dem po-
Maybe - maybe not. Perhaps indications advance more
tentiellen Kunden eröffnen auch heutige Web 2.0-
indirectly and from a different corner.
Technologien nicht. Die Anonymität des Internets
kann eine persönliche Begegnung mit der Möglichkeit McKinsey - like them or not - delivered some valuable
der Vertrauensbildung eben nicht ersetzen. insight. They conducted a survey of executives on
leadership and innovation in September 2007, receiv-
Was bleibt, sind vor allem in der IT-Landschaft Fach-
ing responses from 722 executives at the senior vice
messen, die ein spezielles Angebotssegment in aller
president level and above and from 736 lower-level ex-
Tiefe abbilden. Hier findet der Verantwortliche mit ge-
ecutives around the world.
ringem Zeitaufwand auf kurzen Wegen und in komp-
rimierter Form einen weitgehend neutralen Überblick And here’s the outcome:
zu den Lösungen, die seinen Interessen und Ansprü-
More than 70 % of the senior executives in a survey say
chen gerecht werden. Erfolgt parallel dazu die Teil-
that innovation will be at least one of the top three
nahme an einer Fachkonferenz, wird aus der sehr ge-
drivers of growth for their companies in the next three
ringen Investition des Fachmessebesuches eine kosten-
to five years. Well, they got it, that’s fine - and it is still
günstige Entscheidungsbasis mit Marktüberblick, die
true as a crisis cannot be survived just by cost cutting.
hilft, künftige Fehlinvestitionen viel höheren Ausma-
ßes zu verhindern. Aber noch einige andere Aspekte But most executives are generally disappointed in their
sollten bei den Überlegungen eine Rolle spielen: ability to stimulate innovation: some 65 % of the senior
executives McKinsey surveyed were less confident
Kommt der Begriff „Messe“ denn nicht auch von
about the decisions they make in this area.
„messen“? Wollen sich manche Anbieter lieber nicht
messen lassen? An ihren Mitbewerbern, an ihren eige- They go on claiming that there are no best-practice so-
nen Versprechungen, an den Aussagen ihrer Manager lutions to seed and cultivate innovation. And that the
oder des Marketings? Nicht zu vergessen, dass es vor structures and processes that they reflexively use to
allem in der IT- Branche fast nur noch selbst ernannte encourage it are not sufficient. Nevertheless most of
Marktführer gibt. Sofern der Begriff Marktführer ernst them (94 %) knew, that “people and corporate culture
genommen werden soll, heißt führen Vorbild und Vor- are the most important drivers of innovation”.
reiter sein, den Markt und damit andere Marktteil-
Isn’t that interesting? Our top economic decision mak-
nehmer prägen, mit gutem Beispiel vorangehen und
ers feel that they have to compete through innovations.
Visionen sichtbar machen.
They recognise that culture is the major driving force
Und schließlich haben Fachmessen noch eine weitere, for success. But they are not very confident, that they
wichtigere Bedeutung. Sie tragen maßgeblich dazu bei, have the right tools at hand to direct this force to their
dass ein Thema und eine Branche an Wert gewinnen. corporations benefit.
Wenn die mediale Bedeutung wächst, profitieren An-
There clearly is a reason to the opinion, that corporate
wender und Anbieter gleichermaßen. Die DMS EXPO
culture is one of the major forces that make the differ-
beweist seit vierzehn Jahren, wie eine Fachmesse mit
ence between success and failure.
Konferenz eine Branche und ihr Thema fördert. Sie ist
die Kommunikationsplattform der DMS/ECM-

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Geert Hofstede, the grand old man of cross cultural re- kein Einzelfall. Aber die Technologie als reines Hilfs-
search warns us: “Culture is more often a source of mittel ist überholt, da inzwischen die Funktionalitäten
conflict than of synergy. Cultural differences are a nui- der Lösungen den eigentlichen Bedarf in vielen Fällen
sance at best and often a disaster.” weit übererfüllen. Dadurch hat die „Featuritis“ – also
das Streben nach immer mehr Funktionalität von
Geerts statement marks the downside and hints at the
Hardware und Software – inzwischen in vielen Berei-
possible pitfalls. But where there is a shadow, there
chen ein Ende gefunden. Viele Menschen, die nicht
must be light. If others suffer from it, why can’t we
ständig auf der Höhe der Technologie bleiben, können
build a culture which we can thrive on? There are
inzwischen nicht mehr sinnvoll damit umgehen. Ich
some encouraging sign on the wall. If your were lucky
sehe das immer in Mietfahrzeugen: Lenken, Gas geben,
to read Werner Simons book on the “hidden champi-
bremsen… kein Problem. Aber wer von uns hat nicht
ons”, or even go back as far as to “In search of excel-
schon mal nach dem Knopf für die Tankdeckelentrie-
lence” by Peters and Waterman you may conclude,
gelung gesucht, den Kofferraum nicht aufbekommen
that corporate culture may be the distinguishing factor
und mal ganz zu schweigen vom Autoradio. Ich hatte
for the very successful corporations worldwide.
jahrelang ein Grundig Radio, später ein Blaupunkt Ra-
Recent and not so recent research on the advantage of dio. Warum? Weil die nicht so viele Knöpfe hatten!
collectively organised species over those facing their
Und so ist das auch mit dem iPhone. Klar, es kann
challenges as a sole individual shows that the roots of a
„nur“ telefonieren, Musik spielen, Fotos machen und
“successful” corporate culture are laid out by our heir
so weiter … aber man muss nicht studiert haben, um es
from evolution - the behaviour of a successful group,
Benutzen zu können. Das Geheimnis heißt „Direkte
like a horde of Stone Age. Modern globally acting high
Manipulation“. Man drückt nicht irgendwelche Knöp-
tech companies draw from the same sources as the
fe und dann erscheint auf dem Bildschirm das Ergeb-
wolf pack?
nis, sondern man manipuliert, also bewegt, verschiebt,
Yes, I think it is true: The driving forces within any col- dreht, „berührt“, vergrößert etc. die Objekte direkt.
lective are still the same as we inherited from our an- Bekanntestes Beispiel ist hierfür das Windows Karten-
cestors at the dawn of mankind. But in modern organi- spiel „Solitär“. Hier bewegt man die Karten mit der
sations it’s the culture which directs the people to do Maus direkt auf einen Stapel und lässt sie dort fallen -
things not the orders from the top – based on these ar- nicht wie z.B. bei frühen Schachcomputern mit Befeh-
chaic forces. len wie „A2 nach A4“. Und wem macht Solitär nicht
irgendwie mehr Spaß als andere Spiele, bei denen das
Hmmm, what is a modern organisation? And does cc
nicht so ist? Ich glaube, genau diese direkte Manipula-
affect some corporations more than others? Is the in-
tion macht den großen Unterschied - auch den zwi-
fluence of cc depending on how you view a corpora-
schen einem iPhone und einem herkömmlichen Handy
tion - as a predefined machine or as an evolving com-
mit vielen Tasten.
munity? Well it’s evident, we have to drill a bit deeper.
But I think it will be worth it. (HW) Und was bei Konsumenten im Trend liegt, dass lässt in
der Business-Welt nicht lange auf sich warten. Vor al-
lem nicht in der IT. Hat vor nicht allzu langer Zeit noch
die IT-Abteilung über die Anschaffung neuer Systeme
Joy-Of-Use
entschieden, so findet man nun vor allem die Fachbe-
Gastbeitrag von Andreas Ahmann, reiche, also die Anwender, unter den Entscheidern.
Leiter Business Development, Ceyoniq Technology GmbH, Diese haben als Konsumenten bedienerfreundlicher IT
E-Mail: A.Ahmann@Ceyoniq.com kein Verständnis mehr für Anwendungen, die weder
Webseite: www.ceyoniq.com „hübsch“ noch „bedienerfreundlich“ sind. Es sollen
hoch spezialisierte Anwendungen und zudem noch
Das iPhone ist aktuell in aller Munde. Warum ist das angenehm anwendbar sein.
so? Ein Gerät, mit dem man telefonieren, fotografieren,
Ich bin davon überzeugt, dass wir – vor allem auch in
Musik hören und surfen kann ist schließlich nicht neu.
der B2B-Welt – diesen Trend in den nächsten Jahren
Handys tun das heutzutage. Was ist an dem iPhone
immer mehr spüren und darauf reagieren müssen.
denn nun anders? Meiner Meinung nach gibt es darauf
eine ganz einfache Antwort: Es trifft den Geist der Zeit, Das Thema Mensch-Computer-Kommunikation be-
den neuen Megatrend „Joy-Of-Use“, oder auch zu schäftigt auch eine Arbeitsgruppe einer lokalen Uni-
Deutsch „Freude am Benutzen“. versität, mit der wir in einem eigens dafür geschaffe-
nen Projekt seit einiger Zeit kooperieren. Wenn es
Wir finden Technologie heutzutage überall. Wir ver-
nämlich um Dokumente – „Content“ – geht, kann man
lassen uns vielfach so sehr auf sie, dass wir nicht mehr
das Prinzip der direkten Manipulation sehr gut an-
ohne sie zurechtkommen. Firmen schicken ihre Ange-
wenden. Wie arbeiten Sie denn herkömmlich mit dem
stellten nach Hause, wenn der Server ausfällt. Das ist

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Medium „Papier“? Sie legen es beiseite, wenn Sie es Krise, Geschäft, Wachstum und Zukunft -
gerade nicht mehr brauchen, holen es wieder her, Die Wettbewerbskraft nicht gefährden
wenn Ihr Prozess es erfordert. Sie drehen es rum,
Gastbeitrag von Jacques Ziegler,
schreiben darauf, bringen Stempel an, klammern es,
Chefredakteur der Zeitschrift BIT – Business Information
heften es ab, sortieren es ein und so weiter. Herkömm-
Technology
liche Applikationen verstehen unter „einsortieren“ a-
E-Mail: jziegler@bitverlag.de
ber unter Umständen etwas ganz anderes als Sie:
Webseite: www.bit-news.de
Computer sortieren nach Alphabet, Zahlen etc. … Ich
persönlich sortiere aber auch nach solchen Dingen wie
Crisis? What crisis?
„Wann brauche ich diesen Ordner das nächste Mal?“.
Woher soll das eine Applikation wissen? Verwundert reibt man sich angesichts des täglichen
Wettbewerbs um die düstersten Konjunkturaussichten
Oder ein anderes Beispiel: Haben Sie sich schon mal die Augen. Immerhin steht die deutsche Wirtschaft
die Frage gestellt, was auf der „Rückseite“ eines PDF- nach Ansicht von Top-Managern gut da. Die technolo-
Dokumentes steht? Ich weiß, es ist eine sehr unge- gischen und produktiven Strukturen der deutschen
wöhnliche Vorstellung, ein PDF einmal umzudrehen - Industrie seien hervorragend, loben Führungskräfte
aber warum nicht? Wieso sollten wir nicht ein Stück laut einer Umfrage des Handelsblattes Anfang dieses
weit die „direkte Manipulation“ von Objekten in An- Jahres. Deutschland gelte inzwischen als wettbewerbs-
wendungen so bauen, wie sie in der Realität tatsächlich fähigstes Land unter den großen Volkswirtschaften
vorhanden sind. Sie werden feststellen, dass nicht nur Europas. Und von den Job-Statistikern wurde das ver-
der Trainingsaufwand erheblich reduziert ist, sondern gangene Jahr zum Rekordjahr mit über 40 Millionen
auch, dass die Mitarbeiter die Benutzung als deutlich Beschäftigen ausgerufen. Noch nie seit der Wiederver-
angenehmer empfinden, sich weniger über diesen einigung waren in Deutschland mehr Menschen er-
„blöden Computer“ ärgern, der sowieso nicht das tut, werbstätig als im abgelaufenen Jahr. Im gleichen Zeit-
was man will und ihn so intuitiver bedienen. In Zu- raum verzeichnete die deutsche Wirtschaft ein Wachs-
kunft „tun“ sie direkt, also gibt es diese „Missver- tum von 1,5 Prozent. Ein Grund zum Jubeln ist dies
ständnisse“ zwischen Mensch und Maschine nicht zwar nicht, aber auch kein ungewöhnlich negatives
mehr. Ergebnis, wie der Rückblick auf die vergangenen 16
Hand in Hand mit „Joy-Of-Use“ geht die Vereinfa- Jahre zeigt: Acht Jahre davon lag der Wert schlechter
chung von Anwendungen. Klar, man kann ein Kon- als 2008. Betrachtet man gar die nominalen Werte, so
text-Menü über den ganzen Bildschirm füllen. Aber könnte sich Deutschland im angekündigten Rezessi-
wenn man schon von „Kontext“ spricht, warum nicht onsjahr gar drei oder vier Prozent weniger BIP leisten
überflüssige Funktionen weglassen, statt sie aus- und läge immer noch über dem Wert des umjubelten
zugrauen. Schafft man es vielleicht sogar, ganz auf die- WM-Jahres 2006.
ses Kontext-Menü zu verzichten? Vielleicht nicht im-
mer und in jeder Situation. Aber versetzen Sie sich Schlüssel für mehr Wettbewerbskraft
einmal Lage eines Anwenders, der keine jahrelange Er- Dennoch wird die Krise die Unternehmen verändern.
fahrung mit der Applikation hat. Um diesen nicht zu Kosten und Prozesse werden erneut auf den Prüfstand
verwirren, sondern ihn vielmehr bei der Erreichung gestellt, der Kampf um den Kunden erhält neues Ge-
seines Ziels zu unterstützen, bieten Sie ihm doch nur wicht. Und an dieser Stelle kommt unzweifelhaft die IT
die Funktionen, die er wirklich benötigt. ins Spiel. Die IT-Industrie kann mit ihren Produkten
und Lösungen wesentlich zur Bewältigung der Krise
Wir finden es wichtig, gezielt Funktionalitäten wegzu- beitragen, weil sie die Unternehmen schlanker und
lassen, Dinge die man häufig braucht einfach erreich- leistungsfähiger macht.
bar zu machen und andere Dinge zu verbergen. Wir
wissen bereits, was auf der Rückseite eines PDFs steht. Innovative Lösungen und Prozessorientierung sind der
Wenn auch Sie es wissen wollen, sprechen Sie mich an. Schlüssel für mehr Wettbewerbskraft und Katalysator
für neue Geschäftsideen. Innovativ zu sein bedeutet
nicht, den Blick ausschließlich auf die Entwicklung
neuer Produkte zu richten. Ein viel größeres Innovati-
onspotenzial liegt in den Prozessen. Wie können Un-
ternehmen ihre Abläufe – sei es in der Produktion, im
Backoffice oder im Service – so verändern, dass sie kos-
tengünstiger arbeiten, dass sie ihre Produkte schneller
auf den Markt bringen, dass sie flexibler auf Kunden-
anfragen reagieren, dass sie einen besseren Service
erbringen und dass sie neue Service-Angebote kreieren
können? Hier spielen die IT und das elektronische In-

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formations- und Dokumenten-Management eine abso- siationssysteme hat im Januar 2009 rund 90 Anbieter
lut wichtige Rolle – in den Fachabteilungen, im Ver- nach ihrer Auftragslage und ihrer Einschätzung be-
trieb und Kunden-Service, im Marketing, im Rech- fragt. Demnach erwarten 62 Prozent der Firmen für
nungswesen, in Entwicklung und Produktion. 2009 Umsatzzuwächse und haben begründete Hoff-
nung, die erfolgreiche Entwicklung des vergangenen
Zusätzlich erfüllen Unternehmen damit die rechtlichen
Jahres fortzusetzen. Auch auf die Frage, warum Kun-
Anforderungen an die Dokumentationspflicht. Immer
den ein Dokumenten-Management- bzw. Enterprise-
mehr geschäftskritische Dokumente, die elektronisch
Content-Management-System erwerben wollen, gibt
verwaltet werden müssen und immer mehr Regeln
die VOI-Umfrage Aufschluss: die Verkürzung der Ar-
und Gesetze bringen die Unternehmen dazu, sich noch
beitsprozesse, Reduzierung von Recherchezeiten und
stärker als bisher mit Dokumenten-Management zu
die Erfüllung rechtlicher Regularien lauten die Grün-
beschäftigen. Längst geht es nicht mehr „nur“ um Ver-
de. Unternehmen, die auf notwendige Investitionen
besserung der Dokumentenprozesse und den schnellen
verzichten, gefährden die Wettbewerbskraft. Stillstand
Zugriff, sondern vielmehr um gesetzliche Vorgaben,
ist Rückschritt.
die in der digitalen Akten-Welt eingehalten werden
müssen. So absurd es klingt, Unternehmen, die Doku-
menten-Management-Systeme einsetzen, müssen weit
höheren rechtlichen und regulativen Vorgaben nach-
kommen als Unternehmen, die ihre Akten ausschließ- Künftige Datenspeicher für die digitale
lich in Ordnern und Registraturen führen. Das liegt Archivierung
zum einen an den elektronischen Abläufen und Do-
Gastbeitrag von Immo Gathmann,
kumenten, die für Manipulationen anfälliger sind als
E-Mail: Immo.Gathmann@t-online.de
die frühere Aktenorganisation, zum anderen an neuen
Immo Gathmann und Dr. Ulrich Kampffmeyer haben in den
Verfahren, die durch die elektronischen Abläufe erst
80er Jahren am Fraunhofer Institut IITB zusammengearbei-
erforderlich werden.
tet.
Regelkonforme Abläufe
Nach einer IDC Studie vom März 2007 überschritt die
Compliance, der aus dem US-Recht stammende Beg-
Menge der weltweit produzierten Daten erstmals be-
riff, steht mittlerweile auch in Europa für eine Vielzahl
reits im Jahr 2007 die Kapazität der weltweit verfügba-
von Vorschriften. Insbesondere wenn es um die
ren digitalen Speicher. Diese Schere wird sich weiter
Rechtssicherheit von Dokumenten und Dokumenten-
öffnen, denn im Jahr 2010 erwartet IDC einen Zuwachs
Prozessen geht, spielen die rechtlichen Rahmenbedin-
auf 988 Exabytes – 2006 waren es noch 161 Exabytes.
gungen, wie etwa der GDPdU (Grundsätze zum Da-
Maßgeblichen Anteil daran haben der immer weiter
tenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen),
fortschreitende Einsatz digitaler Bildaufnahmegeräte –
der GoBS ( Grundsätze ordnungsgemäßer DV-
Digitalkameras, digitale Camcorder, digitale Röntgen-
gestützer Buchführungssysteme) oder die EU-
aufnahmegeräte, usw. - anstelle analoger Systeme so-
Datenschutzrichtlinien eine große Rolle. Tangiert da-
wie die ständig wachsende Internetgemeinschaft mit
von werden aber auch die Vorgaben zur Erfüllung der
geschätzten 1,6 Milliarden online Anschlüssen im Jahr
Basel II-Anforderungen für Banken sowie unterneh-
2010. Die Herstellung von Kopien wird extrem erleich-
mensinternes Risiko-Management. Und schließlich gibt
tert, ebenso ihre Verbreitung weltweit. Dazu passt
es für jede Branche weitere spezifische Compliance-
auch die Aussage IDC´s, dass der Anteil der von einer
Anordnungen, die in Dokumenten- und IT-Prozessen
Person erzeugten digitalen Daten geringer ist als der
berücksichtigt werden müssen.
Anteil der über diese Person hergestellten Daten, z.B.
Einer der ersten Schritte zu regelkonformen Abläufen Aufzeichnungen von Überwachungskameras etc.. Aus
ist die Dokumentation der Prozesse. Damit haben Un- Sicherheitsgründen geforderte redundante Datenhal-
ternehmen die Gewissheit, dass die „realen“ und nicht tung in der IT Industrie stellen eine weitere Quelle des
die „gefühlten“ Unternehmensprozesse dargestellt Datenzuwachses dar. Zusätzliche Forderungen des
werden. Ungeachtet dessen sollten sich Unternehmen Gesetzgebers Daten revisionssicher zu archivieren –
aber darüber im Klaren sein, dass Compliance ein kon- Stichwort Compliance - steigern den Bedarf an ent-
tinuierlicher Vorgang ist, der in immer kürzeren Zyk- sprechenden Speichermedien. Davon betroffen sind
len Unternehmensabläufe betrifft und verändern wird. etwa 20% aller Daten. Um diesen Forderungen gerecht
zu werden muss sich das IT-Management um bessere
Stillstand ist Rückschritt Nutzung der Kapazitäten (Stichwort De-
Vor diesem Hintergrund sehen die Anbieter von Do- Duplizierung), neue Regeln für die Erzeugung, Spei-
kumententechnologien und Dokumenten-Manage- cherung Verteilung und Sicherheit der Daten sowie um
ment-Systemen die Entwicklung für dieses Jahr zuver- neue Hilfsmittel zur Erzielung flexibler, anpassbarer
sichtlich. Der VOI Verband Informations- und Organ- und erweiterbarer Speichertechniken kümmern. Aber

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PROJECT CONSULT 20090226
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auch die Speicherhersteller sind gefordert, den Bedarf Solid State Disks – schnell aber teuer
an höherer Kapazität, schnelleren Zugriffszeiten und Um einiges schneller noch als Festplatten sind Solid
niedrigerem Energieverbrauch zu stillen. State Disks. Die Zugriffszeiten liegen hier im Mikrose-
kundenbereich (ca. 200 μs), die Übertragungsraten (80
Tape ist tot – lang lebe Tape MB/s (schreiben) – 250 MB/s (lesen)) erreichen spe-
Tot gesagte leben länger. Dies gilt insbesondere für ziell beim Lesezugriff bisher von keinem anderen ex-
Bandspeichertechnologien. Seit über 55 Jahren werden ternem Speichermedium erreichte Werte. Darüber hin-
Daten auf Magnetbändern aufgezeichnet. Fanden zu aus glänzen sie durch ihre Robustheit, ihren geringen
Beginn auf einem 720 Meter langen 12“ Rollenband 1,4 Energiebedarf, die geringe Wärmeentwicklung und ih-
MB Daten Platz sind es heute auf einer LTO-4 Kassette re Lautlosigkeit. Allerdings sind diese Speicher bisher
bereits 800 GB. Weitere LTO Generationen werden fol- noch sehr teuer > 3 Euro/GB, ihre Lebensdauer liegt
gen, die bis zu 3,2 TB an Daten aufnehmen können. bei ca. 5 Jahren, die maximale Kapazität einer Solid
Auch die Datentransferrate wird von heute 120 MB/s State Disk beträgt heute 128 GB. Damit sind sie für die
auf 270 MB/s zunehmen, dagegen liegen die Zugriffs- Langzeitarchivierung vorerst ungeeignet.
zeiten im mehrstelligen Sekundenbereich. Mit weniger
als 10 Cent pro GB fallen die Anschaffungskosten für Optische Speicher –
Magnetbänder extrem niedrig aus. WORM Medien er- optimal für die Langzeitarchivierung, wenn man auf
füllen die Forderung nach Revisionssicherheit, der ge- die richtigen Produkte setzt
ringe Energieverbrauch macht Bandsysteme auch für Seit den frühen 80ger Jahren des letzten Jahrhunderts
die Langzeitarchivierung interessant. Dafür müssen werden optische Platten für die Archivierung digitaler
allerdings die vom Hersteller geforderten Lagerbedin- Daten eingesetzt. Fanden zu Anfang 2 GB an Daten auf
gungen bei niedriger Temperatur und niedriger Luft- einer 12“ optischen Platte Platz, bieten heutige optische
feuchtigkeit strikt eingehalten werden. Dies wiederum Platten im 5 ¼“ Format 50 GB (Blue-Ray-Disc) bzw. 60
erhöht die TCO über die Archivdauer von 30 Jahren GB (UDO-2) an Kapazität. Die wesentlichen Unter-
gesehen. schiede gegenüber den ersten optischen Platten liegen
in der Verwendung eines blauen anstelle eines lang-
Festplatten – welligeren, roten Lasers und der verbesserten Optik.
günstigen Anschaffungskosten stehen hohe Beide Änderungen erlauben die Erstellung kleinerer
Betriebskosten gegenüber Vertiefungen bzw. Löcher als Repräsentanten eines
Ist ständige Verfügbarkeit der Daten gefragt, stellen Bits und eine dichtere Anordnung derselben in der
Festplattensysteme heute sicher die erste Wahl dar. Aufzeichnungsschicht der optischen Platte. Optische
Erste Festplatten mit bis zu 2TB Kapazität werden be- Platten werden in erster Linie als WORM Datenträger
reits ausgeliefert. Zugriffszeiten im einstelligen Milli- zur Langzeitarchivierung eingesetzt. Sie sind robust
sekundenbereich sowie Transferraten von über 100 gegen äußere Einflüsse, bieten eine Transferrate von 5 -
MB/s garantieren eine sehr gute Performance. Auch 10 MB/s, der Zugriff erfolgt als „Random Access“ und
wenn der Anschaffungspreis mit ca. 20 Cent/GB we- liegt bei 25 – 150 ms. Die Datenlebensdauer liegt bei
sentlich unter dem noch vor wenigen Jahren üblichen über 30 Jahren. Ein Nachteil optischer WORM Platten
0,8 Euro/GB liegt, bleibt die TCO für Festplatten auf ist, dass zu ihrem Betrieb spezielle Software benötigt
hohem Niveau: Hoher Energieverbrauch für die Geräte wird. Dies erhöht den administrativen Aufwand und
selbst und deren Kühlung, hoher Platzbedarf sowie ih- auch die initialen Kosten. Kapazitätserhöhungen auf
re Kurzlebigkeit (durchschnittlich 6 Jahre) die häufige- 100 bzw. 120 GB wurden bereits angekündigt. Durch
re Migrationsprozesse zur Folge hat, erhöhen die Kos- den Einsatz von Billigprodukten (CD und DVD), der
ten für Festplattensysteme. Erste Ansätze, den Ener- dazu führte, dass archivierte Daten nicht mehr gelesen
giebedarf von Festplattensystemen zu reduzieren, gibt werden konnten, und den ständig fallenden Preisen
es bereits im Markt. Diese Systeme schalten die Disks bei Festplatten haben optische Platten heute mehr
ab, auf die gerade kein Zugriff erfolgt. 75% des Ener- denn je einen schweren Stand im Markt, obwohl ihre
gieverbrauchs sollen dadurch eingespart werden. Al- Eignung für die Langzeitarchivierung unbestritten ist –
lerdings liegen die Anschaffungskosten für solche Sys- vorausgesetzt man setzt nicht auf die oben bereits er-
teme bei ca. 3,0 Euro/GB. wähnten Billigprodukte.
Da es keine WORM Festplatten gibt, erfordert die revi-
Holographische Speicher –
sionssichere Archivierung auf Festplatten zusätzlichen
der „natürliche“ Nachfolger der optischen Speicher
administrativen Aufwand. Dadurch werden die Kos-
ten weiter in die Höhe getrieben, so dass Festplatten- Sie gelten gewissermaßen als die Nachfolger der opti-
systeme für die Langzeitarchivierung nach heutigem schen Speichertechnologie. Zwei Verfahren zur Spei-
Stand weiterhin nur eine untergeordnete Rolle spielen cherung von Hologrammen als Repräsentanten von
werden. ganzen Bitströmen werden zur Zeit entwickelt. Dabei

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20090226 PROJECT CONSULT
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liegt die Firma InPhase mit seiner Entwicklung der ho- Da mit jeder Aufnahme eine komplette Seite (1,4 Mio
lographischen Disk in Führung. Bits) gespeichert wird (bei allen anderen optischen
Speichern oder Magnetspeichern erfolgt die Speiche-
InPhase arbeitet mit einem
rung bitweise), erreichen holographische Speicher rela-
einzigen Laserstrahl (Wel-
tiv hohe Transferraten (160 MBit / s (=20MB/s)). Künf-
lenlänge etwa 405 nm (Blau-
tige Generationen sehen Transferraten von 80MB/s
er Laser)). Dieser wird vor
bzw. 120 MB/s vor. Außerdem wird das Medium
dem Objekt geteilt - in den
während des Schreibens/Lesens nur dann bewegt (ge-
Gegenstandsstrahl und den
dreht), wenn über die Grenze von 320 Seiten hinaus
Referenzstrahl. Der Gegens-
geschrieben/gelesen werden muss.
tandsstrahl be-/durch-
leuchtet das Objekt – ein als „Holografische Seite“ vol- Das Medium ist transparent und nur von einer Seite zu
ler schwarzer und weißer Punkte dargestellter Bit- beschreiben. Seine chemische Zusammensetzung
strom von 1,4 Millionen Bits - der Referenzstrahl wird kommt ohne irgendwelche Metalle aus. Dadurch wird
über Spiegel umgeleitet und trifft hinter dem Objekt es unanfällig Sonneneinstrahlung. Die nächsten Gene-
auf den modifizierten Gegenstandsstrahl. Als fotogra- rationen dieser Technik werden 800 GB bzw. 1,6 TB
fische Platte dient (Holografische Seite) eine optische Kapazität bieten. Möglicherweise können sie dadurch
Speicherplatte auf der das Referenzmuster in dreidi- Marktanteile, die bisher von Band- oder Festplatten-
mensionaler Form festgehalten wird. technologie dominiert werden, erobern.
Neben InPhase beschäftigt sich auch eine Gruppe
namhafter Firmen (angeführt von Optware, Fuji Photo
und CMC Magnetics), die sich zur HVD-Alliance zu-
sammen geschlossen haben, mit der Entwicklung einer
holographischen Disk (HVD = Holographic Versatile
Disc).

Abb. 2 Datenaufzeichnung und Lesen aufgezeichneter Daten

Eine Änderung des Winkels des Spiegels, der den Re-


ferenzstrahl umleitet, erlaubt die Speicherung einer Abb. 4 Struktur der Holographic Versatile Disc
weiteren Seite auf der optischen Platte, ohne dass diese 1. grüner Schreib-/Lese-Laser (532 nm)
2. roter Positionierungs-/Adressierungs-Laser (650 nm)
ihre Position verändert. Bis zu 320 Seiten (~ 56MB) 3. Hologramm (Daten)
können so auf einer Stelle des Speichermediums abge- 4. Polycarbon-Schicht
legt werden. Dadurch erklärt sich auch die hohe Kapa- 5. Photopolymerische Schicht (Datenträgerschicht)
6. Distanz-Schichten
zität (300 GB) des Speichermediums, das den gleichen 7. dichroitische Schicht (reflektiert grünes Licht)
Durchmesser wie eine CD hat. Die Aufzeichnungs- 8. Aluminium reflektive Schicht (reflektiert rotes Licht)
schicht fällt mit 1,5 mm jedoch im Vergleich zu ande- 9. Transparente Basis
P. PIT
ren optischen Datenträgern wie CD oder DVD sehr
dick aus, da die Interferenzmuster, wie oben gesagt, Bei diesem Verfahren werden zwei Laser verwendet:
räumlich gespeichert werden. ein blau-grüner zum Schreiben und Lesen der Daten,
ein roter zum Schreiben der Daten und Lesen von
Hilfsinformationen, vergleichbar den Sektor-, Kopf-
und Segment- Informationen auf einer Festplatte. Bei-
de Laser werden überlagert (im obigen Bild zur Klar-
1.0mm AR (“Anti-Reflektierendes”) Substrat heit nebeneinander gezeichnet) und erzeugen ein Inter-
1.5mm “Aufzeichnungsschicht” ferenzmuster, das als Hologramm in der Photopoly-
1.0mm AR (“Anti-Reflektierendes”) Substrat
merschicht festgehalten wird. Beim Lesezugriff, liest
der blau-grüne Laser das Hologramm aus der Poly-
Abb. 3 Medium, schematischer Aufbau. merschicht aus, während der rote die Hilfsinformatio-
nen auf der Aluminiumschicht liest. Wie das obige Bild
zeigt, ist der Aufbau der HVD wesentlich komplexer
als der des InPhase-Mediums. Der Vorteil dieses Ver-

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fahrens liegt darin, dass damit bis zu 3,9 TB auf einer Speichermedium – ein dünner Polymerfilm - dagegen
Disk gespeichert werden können und die Transferrate bewegt sich relativ zum Schreib-/Lesekopf. Obwohl es
schon in der ersten Generation bei 125 MB/s liegen sich um ein teilweise mechanisches Verfahren handelt,
wird. werden Übertragungsraten von 3 – 4 MB/s erreicht.
IBM rechnet mit den ersten Prototypen noch in diesem
Beide holographischen Techniken bieten die Möglich-
Jahr. Langfristig sollen Millipede Speicher die heutigen
keit, die zu speichernden Daten durch eine zusätzliche
Festplatten ersetzen.
Maske per Hardware zu verschlüsseln, so dass sie nur
noch mit dem selben Laufwerk oder einem Laufwerk
Racetrack Memory –
mit derselben Verschlüsselungsmaske gelesen werden
schnell und für die Ewigkeit
können. Die so verschlüsselten Daten sind somit fast
nicht zu „knacken“. Die Lebensdauer holographischer Hierbei handelt es sich um eine neue Speichertechno-
Speicher wird mit mehr als 50 Jahren angegeben. Zu- logie, die von IBM entwickelt wird. Sie soll die hohe
sammen mit den aufgeführten Speicherkapazitäten Leistungsfähigkeit von Flashspeichern mit der großen
und Transferraten stellen sie vielleicht das Archivspei- Kapazität und den niedrigen Kosten der Festplatte
chermedium der Zukunft dar. kombinieren.
Die Daten werden in Form von winzigen, gegensätz-
Millipede Nanospeicher – lich magnetisierten Bereichen (Domänen) in einem
der Tausendfüßler unter den Speichermedien Nanodraht gespeichert.
Seit Jahren arbeitet IBM an der Entwicklung der Mille-
pede (Tausendfüßler) Nanospeicher. Das Grundprin-
zip ist vergleichbar mit der früheren Lochkarte, jedoch
mit Größenordnungen, die im Nanobereich liegen. Mit
Hilfe tausender, feinster Nadeln werden winzige Ver-
tiefungen, die die einzelnen Bits repräsentieren, in ei-
ner dünnen Polymerschicht erzeugt. Mit den selben
Nadelspitzen kann man auch Vertiefungen in der Po-
lymerschicht erkennen und so die Bits wieder auslesen. Abb. 6 Nanodraht mit mehreren Domänen (blau, rot) und zentraler
Zum Überschreiben werden auf dem Rand einer Ver- Schreib-/Leseeinheit
tiefung neue Vertiefungen erzeugt, deren Ränder die
alten Vertiefungen überlappen und so das Polymerma- Die einzelnen Domänen im Nanodraht werden mit ei-
terial in die alte Vertiefung drängen. ner Geschwindigkeit von 100 m/s über die zentrale
Schreib-/Leseeinheit verschoben. Die Datenbits schei-
nen durch den Datenleiter zu rasen, daher der Name
„Racetrack“. Die Zugriffszeiten bewegen sich dabei im
Bereich unter einer Nanosekunde, sind also mehrfach
geringer als bei Flash-Speichern.
Ordnet man viele Tausende dieser Nanodrähte, die
zwischen 10 und 100 Bits speichern können, senkrecht
auf einer Fläche an, kann laut IBM eine Datendichte
erzielt werden, die rund 100-mal höher liegt als bei
heute verfügbaren Festplatten. Als Alternative zu
Flash- und Festplattenspeichern soll sich der Racetrack
-Speicher eignen, weil er bewegungslos arbeitet. Medi-
um und Schreib-/Lese-Kopf stehen fest und sind per
Halbleitertechnik gefertigt. Dadurch gibt es keine Ab-
nutzungserscheinungen, was den Racetrack-Speicher
widerstandsfähiger als alle bisherigen Speichertechno-
logien macht und ihm eine nahezu unbegrenzte Le-
bensdauer verleiht – eine sehr gute Voraussetzung für
Abb. 5 Millipede Schreib-/Lesekopf (Oben); Vertiefungen im Polymer- den Einsatz zur Langzeitarchivierung. Mit den ersten
film (Unten) Prototypen dieser Speichertechnologie ist laut IBM in
ca. 10 Jahren zu rechnen.
Die Dichte der Vertiefungen kann so extrem hoch ge-
wählt werden, dass bis zu 125 GB auf einem Quadrat-
zoll großen Bereich gespeichert werden können. Aktu-
ell werden Schreib-/Leseköpfe mit 64 * 64 (4096) Na-
delspitzen eingesetzt. Diese sind fest installiert, das

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Merkmal Band Festplatte Solid-State-Disk Optische Platte Holographische Millipede Racetrack


Disc Memory
Kapazitäts bis zu 3,2 TB bis zu 2,0 TB bis zu 128 GB bis zu 100 GB bis zu 3,9 TB bis zu 125 GB bis zu mehreren
Roadmap 3 3 3 TB
Transferraten 20 MB/s – 40 MB/s – 80 MB/s – 4 MB/s – 20 MB/s – 3 MB/s – 4 > 250 MB/s
Roadmap 270 MB/s 3 150 MB/s 3 250 MB/s 12 MB/s 125 MB/s 3 MB/s
Lebensdauer 7 – 10 Jahre 6 Jahre 5 Jahre 30 Jahre 50 Jahre ? 100 Jahre
Medium 3 3 3
Preis / GB 0,25 – 1,00 € 0,2 – 0,8 € 3,00 – 5,00 € 1,00 € 0,4 – 0,5 € / GB ? ?
3 3 3
Umgebungs- Spezielle Periodisches
bedingungen Bedingungen Hochfahren Büroumgebung Büroumgebung Büroumgebung Büroumgebung Büroumgebung
sind notwendig 3 3 3 3 3
einzuhalten
Physikalisch nein nein nein ja 3 ja 3 nein nein
WORM
Wahlfreier Zugriff nein ja 3 ja 3 ja 3 ja 3 ja 3 ja 3

Berührung ja ja nein 3 nein 3 nein 3 ja nein 3


SL-Kopf – Medium

HW unterstützte nein ja 3 nein nein ja 3 nein nein


Verschlüsselung

Abb. 7 Zusammenfassung der vorgestellten Techniken und ihre Eignung


für die Langzeitarchivierung soweit bisher bekannt.

Quellen: Lebenslanges Lernen –


IBM: Storage-Kompendium 2008
Frommer Wunsch oder gelebte Realität?
IBM: Gastbeitrag von Nicolas Scheel,
http://www.almaden.ibm.com/spinaps/research/sd/?r Consultant in einer international tätigenden Unter-
acetrack nehmensberatung.
IBM: E-Mail nicolas.scheel@richtig-ecommerce.de
http://domino.watson.ibm.com/comm/pr.nsf/pages/rs Webseite: http://www.richtig-ecommerce.de
c.millipede.html Nicolas Scheel war von 2001 bis 2002 Mitglied des PRO-
IDC: The Expanding Digital Universe, März 2007 JECT CONSULT Teams.
Immo Gathmann: Holographie mischt die Archivspeicher-
szene auf, PROJECT CONSULT Newsletter 20071015
Die Erweiterung und Entwicklung unseres Wissens
InPhase: Tapestry Brochure 2007
können kontinuierlich und ohne großen finanziellen
Aufwand erfolgen. Dieser Artikel gibt Anregungen,
wie der eigene Horizont erweitert und hard und soft
skills trainiert werden können. Entscheidend für den
Erfolg des persönlichen Lernens sind weniger externe
Förderungen, sondern die interne Motivation.
Das Konzept des „lebenslangen Lernens“ ist in aller
Munde und hat den Einzug in bundespolitische Kon-
zepte gefunden. Der alte Spruch „Was Hänschen nicht
lernt, lernt Hans nimmermehr“ scheint nicht mehr zu
gelten. Wie kann aber diese Idee im normalen Projekt-
alltag und im Unternehmen umgesetzt werden? Dieser
Artikel soll Beispiele und Anregungen geben, wie kon-
tinuierliche Weiterbildung des einzelnen Mitarbeiters
konkret gelebt werden kann und nicht notwendiger-
weise immense Budgets voraussetzt.

Horizonterweiterung
Wer kennt die Situation nicht? Egal ob Experte oder
Projektleiter, man ist so in seinem Tagesgeschäft ver-
tieft, dass kaum Zeit bleibt zu erfahren, was die Kolle-

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 86 von 133


PROJECT CONSULT 20090226
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gen zwei Tische weiter besprechen oder welche Inhalte Nur wenn ich weiß, wie ich auf andere wirke, kann ich
der „workstream C“ umfasst. Auch die Weiterentwick- mein Verhalten entsprechend steuern.
lung der Kundenstrategie oder das neue Release des
Um das Gelernte zu vertiefen und zu üben, organisie-
Spring Frameworks klingen interessant. Aber wer hat
ren wir in einer Gruppe von 10 Personen in regelmäßi-
schon Zeit, sich damit auseinanderzusetzen?
gen Abständen Soft Skill Trainings. Innerhalb einer
Hier haben sich aus meiner Sicht zwei Methoden be- Stunde bekommen zwei Personen die Gelegenheit zu
währt. Auf Projektebene veranstalten wir ungefähr alle einem Kurzvortrag. Thema, Sprache, Medien sind da-
vier Wochen so genannte Brown Bag Sessions. Das bei völlig frei vom Präsentierenden zu wählen, so dass
Team trifft sich, und während die versammelte Mann- auch Raum für Experimente bleibt. Eine anschließende
schaft zu Mittag isst, wird ein Thema des Projekts oder Feedbackrunde zeigt sowohl die guten als auch die
des Kunden intensiv beleuchtet. Die Wahl des Themas verbesserungsfähigen Punkte des Vortrags auf.
ist dem jeweils Vortragenden überlassen, wir haben in
letzter Zeit Interessantes über Middleware Architektu- Hard Skills
ren, Wachstumsstrategie des Kunden, Business Rules, Das Erlernen der für die Berufsausübung notwendigen
Sicherstellung der Verfügbarkeit der IT Infrastruktur Fertigkeiten wird aus meiner Sicht von allen Unter-
und die Kerngeschäftsprozesse des Kunden (und unse- nehmen gefördert. Projektmanagementfähigkeiten,
res Projekts) erfahren. Die Themen sind also breit ge- spezielle Java Expertise oder tiefes Know-How einer
streut, aber genau das ist ja Sinn und Zweck der Hori- Standardanwendung sind Grundvoraussetzungen für
zonterweiterung. die Durchführung der jeweiligen Arbeit.
Auf Unternehmensebene werden ungefähr alle acht Auch hier kann der Grundstein durch Seminare gelegt
Wochen Technology Briefing Sessions veranstaltet. In werden. Methoden und Tools für die Aufwandsschät-
einem größeren Rahmen werden hier beispielsweise zung können vorgestellt, eine Projektplanung durchge-
die Produktpalette von Partnerunternehmen vorge- führt und unterschiedliche Kennziffern für das Pro-
stellt, technologische Entwicklungen im Open Source jektcontrolling vermittelt werden.
Bereich präsentiert und kommentiert oder Projekter-
gebnisse und Hilfsmittel demonstriert, die in anderen Wirklich detaillierte Kenntnisse der Thematik mit all
Projekten weiterverwendet werden können. Die Vor- ihren Feinheiten, Abhängigkeiten und Tücken werden
tragenden sind hierbei sowohl interne als auch externe, nur durch ein langes Training-on-the-Job erworben.
so dass darauf geachtet werden muss, dass die Präsen- Hier vermischt sich auch stark Wissen mit Erfahrung,
tationen inhaltlich überzeugen und nicht zu einem so dass es meiner Meinung nach keine „Abkürzung“
Sales Pitch verkommen. gibt.

Soft Skills Akademische Entwicklung


Die berühmten Soft Skills wie beispielsweise Präsenta- Waren die bisher vorgestellten Ideen recht eng an der
tionstechniken, Moderationstechniken oder Rhetorik aktuellen Arbeit des Mitarbeiters orientiert, so bietet
können selbstverständlich ebenfalls gelernt und wei- eine Promotion oder der Abschluss eines MBAs die
terentwickelt werden. Am Beispiel der Präsentations- Gelegenheit, eine Betrachtung aus der Vogelperspekti-
techniken möchte ich drei Varianten vorstellen, wie ve vorzunehmen. Die unterrichteten Themen sind üb-
diese erlernt und vor allem verbessert werden können. licherweise breit gefächert, so dass einerseits ein ge-
wisser Abstand zur täglichen Arbeit gewahrt wird, a-
Mit Hilfe von Computer Based Trainings (CBT) kann ber andererseits die Ideen in die Praxis übertragen
sehr gut die Struktur einer Präsentation vermittelt werden können. Unabhängig von der Entscheidung,
werden. Was sind die Ziele meiner Präsentation? Wie den akademischen Abschluss parallel zur Arbeit oder
entwerfe ich eine Storyline, um die Ziele zu vermit- freigestellt voranzutreiben, ist mit einem hohen Zeit-
teln? Welche Medien sollte ich wie einsetzen? Diese aufwand zu rechnen.
Art von Fragen kann hervorragend in einem CBT oder
alternativ natürlich auch mit Büchern beantwortet Fazit
werden. Lernen ist kein Zufall! Lernen ist nicht auf staatliche
Schulungen mit professionellen Trainern vermitteln Förderung angewiesen! Lernen ist nicht abhängig vom
neben den Grundlagen der Präsentation insbesondere Arbeitgeber! Jeder einzelne kann sich weiter entwi-
wertvolle Tipps, z.B. wie man seine Gestik wirkungs- ckeln und die eigenen Kenntnisse erweitern oder
voll einsetzt oder wie man die eigene Nervosität in den verbessern. Es braucht nur Initiative und gute Ideen,
Griff bekommt. Darüber hinaus schätze ich das direkte die Förderung durch den Arbeitgeber oder den Staat
Feedback in derartigen Schulungen, sei es von anderen sehe ich als kleines „Goodie“ on top.
Teilnehmern, von den Trainern oder auch per Video.

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20090226 PROJECT CONSULT
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MIKE2 - An Open Methodology for Information to help other organizations in the implementation of
Management solutions, based on your own experiences and insights
helps drive refine emergent practices that are accepted
Guest contribution by Atle Skjekkeland, as a whole. As described on the MIKE2 site, the idea of
Vice President, AIIM international
the methodology is not to re-invent the core methodol-
Email: askjekkland@aiim.org
ogy of implementation but to refine it over time.
Web site: www.aiim.org/training
Phased approach for implementing solutions
MIKE2 is an information management delivery meth-
The conceptual framework overall should be quite fa-
odology developed by BearingPoint and made avail-
miliar to anybody who has managed or worked on
able to the public as Open Source at
technology implementations. As MIKE2 discusses, im-
http://mike2.openmethodology.org/wiki/MIKE2.0_
plementation happens in a number of stages or phases
Methodology. The acronym MIKE stands for “Method
with activities occurring in a specified order to help
for an Integrated Knowledge Environment”, and AIIM
ensure that the systems built are targeted and remain
has incorporated parts of the MIKE2 methodology into
targeted at the specific business drivers of your organi-
their new Enterprise 2.0 Certificate programs.
zation.
MIKE2 History
MIKE2 has been used
by BearingPoint in a
number of engage-
ments for information
management systems
of all kinds including
content management,
portals, knowledge
management, busi-
ness intelligence, and
others. While initially
focused around struc-
tured data, the goal of
MIKE2.0 is to provide
a comprehensive
methodology for any
type of Information
Development. In this
context, Information
Development is about:
• Driving an overall approach through an organiza- The above image, an illustration referenced at
tion’s Information Strategy mike2.openmethodology.org, shows the five phases of
MIKE2. These are:
• Enabling people with the right skills to build and
manage new information systems while creating a Phase 1 Business Assessment
culture of information excellence Phase 2 Technology Assessment
• Moving to a new organizational model that delivers Phase 3 Information Management Roadmap
an improved information management competency Phase 4 Design Increment
• Improving processes around information compli- Phase 5 Incremental Development, Testing, Deploy-
ance, policies, practices and measurement ment and Improvement
• Delivering contemporary technology solutions that Looking at these in greater details, we see that Phase 1
meet the needs of highly federated organizations is what the creators of the MIKE2 methodology call the
Using a collaborative approach to the continuous im- business assessment, forming the basis of the strategy
provement of this methodology, use of the MIKE2 wiki for the entire implementation.
allows you to modify or add content that should be Phase 2 is the technology assessment. The purpose of
added to the methodology as appropriate. Participa- this phase is to understand where you stand with cur-
tion is open so you should feel free to jump in and edit, rent technology in your organization, where you want
refine, correct and add extra information as you like. In to go with the technology that will ultimately be de-
a true collaborative environment, contributing content

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ployed and where the gaps are between the current Using MIKE2, by building in continuously working
and future states of your technology infrastructure. models, the expectation is that any problems that arise
(Note that the outcome of left side or early stages of in continuously building and improving the system
MIKE2 is called the strategic program blueprint, a can be addressed as part of the process of BUILDING
summarization of the combined work of phases one the system, rather than finding out at the end of a pro-
and two, which are the business assessment and tech- longed implementation period of 6-18 months that the
nology.) business requirements were not adequately captured
or that the needs/expectations have changed over the
As we move forward in the MIKE2 diagram, we see
course of the project.
that Phase 3 is the information management roadmap.
This is where you begin to gather together everything
Join MIKE2 now!
that has been assessed in Phases one and two and
move forward into building working systems, having The MIKE2.0 Methodology uses a foundation of open
decided what needs to be accomplished from a busi- source technologies with a number of extensions and
ness standpoint, what technology is already in place, customizations. The overall product is referred to as
and what will need to be acquired and modified for the “omCollab” and is released in its entirety to the open
purposes of your project. source community as part of the project. The MIKE2.0
collaboration environment provides the following ca-
The circular nature of Phases three through five is de-
pabilities:
rived from the lean and agile way of thinking. MIKE2
is oriented towards getting to working solutions that • A Wiki to collaboratively create and share content
may start out relatively small with not much function- (based on the same MediaWiki software that pow-
ality then built upon and refined as you grow your ers Wikipedia)
implementation. This growth may be to the ultimate • Blogs to publish individual or group-based infor-
conclusion within a certain specific project, or in ex- mation (based on Wordpress)
panding an existing implementation to a larger setting,
• Social Bookmarking for storing, sharing and dis-
such as cross-departmental or enterprise.
covering web bookmarks
The end result of this loop is that as you are building • Social Networking for the MIKE2.0 community to
out the solution, you create a design increment in store basic profile information and to interact with
phase four that builds the system based on the road- one another
map and foundation activities. The design phase
breaks apart the design of your ECM system into • Tag (metadata) and categories are used to classify
smaller pieces, in order to make meaningful designs articles, blogs and bookmarks into a common tax-
available for quick turnarounds and use. onomy. MIKE2.0 brings these two concepts together
in the bookmarking component.
Phase 5 is the actual incremental development, testing,
• Techniques and technologies to mashup to
deployment, and improvement phase. Until the project
MIKE2.0, to build integrated solutions based on
is complete Phase five leverages a feedback loop to
open content and internally held assets
phase 3 for analysis of what did not work from the
previously deployed iteration of the loop, allowing the • Search for users to discover content across feder-
implementation team focus on any fixes that need to be ated repositories. MIKE2.0 uses Google Custom
deployed, as well as new capabilities to be layered in Search
the next design, deployment, and testing iteration. • A rich user interface with advanced navigational
components an integrated skin and single sign on to
The Advantage provide common look and feel across the platform
Governance is an important aspect of MIKE2, and the
• An Open Methodology Compliance (OMC) capabil-
governance model provides assessment tools, informa-
ity to link an organization into the MIKE2.0 open
tion standards, organizational structures and roles and
standard
responsibilities in relation to managing information as-
sets.
Conclusion
The MIKE2 methodology differs from many traditional MIKE2 is proving to be a comprehensive delivery
implementation methodologies, very often known as methodology for information management solutions,
the “waterfall” implementation method, which have but need more guidelines and best practices for im-
long-time lags between the completion of the upfront plementing Enterprise Content Management. The fact
requirements gathering and when a working system is that MIKE2 leverages Open Source and embraces an
produced. The traditional delays can be weeks, Enterprise 2.0 mentality of collaboration means that
months, or in extreme cases, years. over time, refinement and strength will transform

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20090226 PROJECT CONSULT
Jubiläumsausgabe NEWSLETTER
10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter

MIKE2 into an even more solid and consistent meth- Wir haben dies im Zuge unserer Tätigkeit als Syste-
odology that provides consistent accepted practices mintegrator schon früh erkannt und im Laufe der Jahre
within our industry. By joining and providing your in- ein Frontend entwickelt, das sich für den Einsatz auf
put now, you will help shape the future of delivering ECM/Archiv-Systemen wie beispielsweise Arcis, Sa-
information management solutions in the future. perion, FileNet oder IBM geeignet. Als aktiver Client
konzipiert, bietet die Lösung sämtliche Standardfunk-
tionen für das Scannen, Übernehmen, Archivieren, Re-
cherchieren und Bearbeiten von Dokumenten, ist XML-
Mit Ergonomie die Akzeptanz von ECM-
basiert und vollständig auf dot.net aufgebaut. Bei der
Lösungen steigern Entwicklung wurde auf insbesondere auf zwei Dinge
Gastbeitrag von Manfred Forst, Geschäftsführer, geachtet: Schnelligkeit und Ergonomie. Konnektivität
DMSFACTORY GmbH, heißt ein weiteres Stichwort: Daten gebende und -
E-Mail: Manfred.Forst@dmsfactory.com nehmende Systeme lassen sich beliebig unter der Lö-
Website: http://www.dmsfactory.com sung vereinen, die Kommunikation funktioniert nach
dem Plugin-Prinzip.
Apple macht es seit Anbeginn vor, Microsoft hat spä-
testens mit Vista nachgezogen: Der Stellenwert einer Die Option, einen alternativen Client zur gewählten
leicht handhabbaren und auf die Arbeit des Einzelnen ECM-Backend-Technologie zu nutzen, eröffnet den
abgestimmten Benutzeroberfläche nimmt heute stetig Anwendern zusätzlichen Benefit. Sie stellt aber auch
an Bedeutung zu. Denn für den Anwender wird das für die Hersteller einen weiteren strategischen Erfolgs-
Konglomerat der Anwendungen, aus denen heraus im faktor beim Vertrieb ihrer Produkte dar – in dem sie
IT-Untergrund eines Unternehmens Informationen er- die Auftragswahrscheinlichkeit signifikant erhöht.
zeugt und verarbeitet werden, immer unübersichtli- Mittlerweile ist der Ansatz über das reine Clientstadi-
cher. Dabei ist für ihn nur wichtig, was vorne am Bild- um hinaus: Nach diversen Weiterentwicklungen um-
schirm herauskommt. Je komplexer das „Dahinter“, fasst die Software sämtliche DMS-Standardfunktionen
desto bedienungsfreundlicher muss also die Mensch- von der Erfassung bis zum Retrieval und bietet damit
Maschine-Schnittstelle sein. auch Einzelnutzern denselben DMS-Komfort wie
Für Hersteller von DMS-, Archiv- und anderen Ba- Großanwendern. Die Ergonomie ist hier die Grundlage
ckend-Technologien stellt dies eine große Herausfor- für die Akzeptanz der ECM-Lösungen.
derung dar. Wer hervorragende Servertechnologie bie-
tet, aber nur einen veralteten Client vorzuweisen hat,
gerät schnell ins Hintertreffen. Auf dem Vormarsch Neue Anforderungen an die Aufbewahrung
sind daher kombinierte Lösungen aus hervorragender betrieblicher Datenbestände
Backend-Technologie und anwenderorientierten, Sys-
tem unabhängigen Oberflächen. Gastbeitrag von Bernhard Lindgens
Bernhard Lindgens gilt als einer der Väter des Daten-
Wie anwenderfreundlich eine Software ist, entscheidet zugriffsrechts der Finanzverwaltung und ist derzeit in der
immer häufiger über Akzeptanz der gesamten Lösung. Betrugsbekämpfung im Bundeszentralamt für Steuern in
Eine Benutzeroberfläche muss funktionale wie ästheti- Bonn beschäftigt.
sche Bedürfnisse befriedigen und ein effektives und
effizientes Arbeiten ermöglichen. Die End- Entgegen mancher Befürchtung – oder besser gesagt
Nutzer/innen sind die eigentliche Zielgruppe bei der Hoffnung – hat sich das seit 2002 zulässige Daten-
Softwareentwicklung. Auch die Administratoren müs- zugriffsrecht der Finanzbehörden bei Außenprüfungen
sen zwar mit dem System künftig arbeiten, viel wichti- keineswegs als Papiertiger entwickelt. Dazu beigetra-
ger sind die zahlreichen Mitarbeiter/innen, ohne deren gen hat neben der mittlerweile hohen digitalen Prü-
Akzeptanz eine Lösung schnell zum Scheitern verur- fungsdichte auch eine erstaunliche Anzahl von Fi-
teilt ist. nanzgerichtsurteilen zu Gunsten der Prüfungsdienste.
Zusätzlichen Rückenwind erhalten die Finanzbehör-
Bei Großunternehmen mag der Trend dahingehen,
den jetzt durch gleich mehrere neue Vorgaben, unter
DMS-Funktionalitäten zunehmend in Portale oder füh-
deren Licht die teils nach wie vor unvollständige Auf-
rende Anwendungen einzubetten, anstatt neue Ober-
bewahrung steuerlich relevanter Unternehmensdaten
flächen zu etablieren. Andere Anforderungen hat hin-
noch kritischer als bereits bislang betrachtet werden
gegen der klassische Mittelstand. Dort werden viel-
muss. Dazu zählen insbesondere das steuerliche Risi-
mehr intuitiv zu bedienende Oberflächen benötigt, aus
komanagement einschließlich der Verpflichtung zur
denen heraus sämtliche Geschäftsprozesse angestoßen
künftigen Übermittlung elektronischer Bilanzen und
werden.
Gewinn-/Verlustrechnungen, das erstmalig eingeführ-
te Verzögerungsgeld zur Sanktionierung von Pflicht-
verletzungen zur Gewährung des Datenzugriffs sowie

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PROJECT CONSULT 20090226
NEWSLETTER Jubiläumsausgabe
10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter

– was dem ersten Anschein nach zunächst überraschen Wichtige Kriterien bei der Fallauswahl stellen neben
mag - die neu geregelte Vorschrift in der Abgabenord- der Größenklasse des Unternehmens bestimmte Risi-
nung zur Verhinderung steuerlicher Gestaltungsmiss- koparameter und „Compliance-Faktoren“ dar. Belast-
bräuche. bare Aussagen darüber, welche Merkmale nun genau
einem Unternehmen zum ständigen Logenplatz auf
Automatisierte Risikoeinstufung dem Radarschirm der Finanzverwaltung verhelfen,
Schon lange vor der Einführung des Datenzugriffs- wird ebenso wie die Gewichtung der erfüllten Einzel-
rechts der Finanzbehörden bemängelten die Rech- kriterien aus nachvollziehbaren Gründen nicht publi-
nungshöfe eine ihrer Auffassung nach wenig effiziente ziert. Gleichwohl lassen sich aus den bisherigen Prü-
Arbeitssteuerung bei Außenprüfungen. So forderte der fungserfahrungen etliche steuerliche Fallstricke ablei-
Bayerische Oberste Rechnungshof in seinen Feststel- ten, die in der Vergangenheit regelmäßig das Interesse
lungen zur Betriebsprüfung (TNr. 25, des Betriebsprüfers geweckt haben und auf die selbst
http://www.orh.bayern.de) unter anderem ein wirk- ein automationsunterstütztes Risikomanagement der
sames Risikomanagement und eine Straffung der ge- Finanzverwaltung kaum verzichten dürfte.
samten zeitlichen Abwicklung steuerlicher Außenprü- Weitaus schwieriger gestalten sich dagegen Voraussa-
fungen von der Fallauswahl bis hin zum Erlass der gen über den „Compliance-Faktor“ des steuerlich ge-
Änderungsbescheide. Die Mängelrügen sind nicht aus führten Unternehmens. Allgemein wird mit Complian-
der Luft gegriffen, sondern basieren auf Erhebungen ce die Einhaltung von gesetzlichen Regularien um-
der Finanzverwaltung. Danach führt eine risikoorien- schrieben. Denkbar wäre daher eine Prüfungsauswahl
tierte Fallauswahl statistisch belegt zu deutlich höhe- aufgrund
ren steuerlichen Mehrergebnissen als turnusmäßige • häufiger Beanstandungen in der Vergangenheit,
Prüfungen.
• wiederholter Fristüberschreitungen bei der Abgabe
Die Kritik der Rechnungshöfe an der verbesserungs- von Steuervoranmeldungen und -erklärungen so-
würdigen Effizienz ist bei den Finanzbehörden auf of- wie
fene Ohren gestoßen. Angesichts des unter dem Diktat • negativer Feststellungen in bisherigen Betriebsprü-
leerer Kassen gebotenen und von einigen Bundeslän- fungs-Berichten.
dern bereits vollzogenen deutlichen Personalabbaus
bleibt ihnen eine Umgestaltung der bisherigen Prü- Im Hinblick auf den Datenzugriff im Rahmen von Au-
fungspraxis ohnehin nicht erspart. Erschwerend ßenprüfungen steht zu vermuten, dass darüber hinaus
kommt für die Landesfinanzminister hinzu, dass trotz neben einer mangelhaften Bereitstellung steuerlich re-
bundesweit stark gestiegener Fallzahlen (beispielswei- levanter Datenbestände auch Verstöße gegen Aufbe-
se durch steuerliche Registrierung der „Ich-AG’s“) die wahrungspflichten in den Katalog der unerwünschten
neuerdings nachgelagerte Besteuerung von Altersein- Handlungen aufgenommen werden.
künften das noch vorhandene Personal im Veranla- Selbstverständlich bedarf der Einsatz eines Risikoma-
gungsbereich bindet und eine nennenswerte Aufsto- nagementsystems das Vorhandensein maschinell aus-
ckung der Prüfungsdienste zumindest mittelfristig wertbarer Daten über das Unternehmen. Und zwar
ausschließt. lange bevor die formelle Prüfungsankündigung ergeht
Als Ausweg aus dem sich abzeichnenden Dilemma und das spätere Datenzugriffsrecht der Prüfungsdiens-
haben Bund und Länder deshalb den Einsatz eines te im Rahmen der Außenprüfung ausgeübt werden
bundeseinheitlichen Risikomanagementsystems in der darf. Eben zu diesem Zweck wurde für nicht bilanzie-
Außenprüfung beschlossen. Durch eine gezielte Fall- rende Unternehmen der obligatorische Vordruck „Ein-
auswahl prüfungswürdiger Betriebe sollen innerhalb nahmenüberschussrechnung (EÜR)“ mit Kennziffern
der Verjährungsfristen nur noch die Unternehmen ge- versehen. Für bilanzierende Unternehmen erfolgt die
prüft werden, bei denen von einem hohen steuerlichen Datenerhebung in absehbarer Zeit über standardisier-
Risiko ausgegangen werden kann. Mit dem Einsatz ei- te, elektronisch zu übermittelnde Bilanzen und Ge-
nes Risikomanagements bei der Fallauswahl prü- winn-/Verlustrechnungen. Die rechtliche Ermächti-
fungswürdiger Betriebe verfolgt die Finanzverwaltung gung dazu findet sich im durch das „Gesetz zur Mo-
aber nicht ausschließlich eine signifikante Effizienz- dernisierung und Entbürokratisierung des Steuerver-
steigerung ihrer Prüfungsdienste. Vielmehr soll die in fahrens (Steuerbürokratieabbaugesetz)“ vom 20. De-
der Vergangenheit wiederholt in Aussicht gestellte zember 2008 eingefügten § 5b EStG für Wirtschaftsjah-
Zeitnähe von Außenprüfungen nun endlich umgesetzt re, die nach dem 31. Dezember 2010 beginnen. Ledig-
werden. Davon profitieren auch die geprüften Unter- lich zur Vermeidung unbilliger Härten sollen die Fi-
nehmen, bedeutet doch eine zeitnahe Klärung steuer- nanzbehörden danach auf eine elektronische Übermitt-
lich relevanter Sachverhalte letztlich Planungssicher- lung verzichten.
heit.

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20090226 PROJECT CONSULT
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Verzögerungsgeld Über die Auslegung dieser „Kann“-Vorschrift in der


Grundsätzlich waren buchführungspflichtige Unter- Praxis und die Höhe der tatsächlich von den Finanz-
nehmen in der Vergangenheit nach § 146 Abs. 2 Satz 1 behörden verhängten Verzögerungsgelder jetzt und an
AO verpflichtet, ihre Bücher und die sonstigen erfor- dieser Stelle zu spekulieren, ist müßig. Fest steht frei-
derlichen Aufzeichnungen in Deutschland zu führen lich, dass Nachlässigkeiten bei der Aufbewahrung
und aufzubewahren. Ausnahmen galten lediglich für steuerlich relevanter Unternehmensdaten das Prü-
Betriebsstätten und Organgesellschaften im Ausland. fungsklima nachhaltig belasten und empfindliche fi-
Dem entgegen kann die zuständige Finanzbehörde nanzielle Konsequenzen haben werden.
jetzt auf schriftlichen Antrag des Steuerpflichtigen be-
willigen, dass elektronische Bücher und sonstige erfor- Rechtlicher Gestaltungsmissbrauch
derliche elektronische Aufzeichnungen (u.a.) in einem Wie sicherlich allgemein bekannt, wird längst nicht je-
Mitgliedstaat der Europäischen Union geführt und de legale Gestaltungsmöglichkeit von den Finanzäm-
aufbewahrt werden. Dazu müssen allerdings einige tern anstandslos akzeptiert. Rückendeckung gibt ihnen
Voraussetzungen erfüllt sein: dabei seit Jahren eine zuletzt heftig kritisierte Ermäch-
tigung in der Abgabenordnung. Deren Neufassung de-
• Die Zustimmung zur Durchführung eines Zugriffs
finiert nun erstmals, wann rechtlicher Gestaltungs-
auf elektronische Bücher und sonstige erforderliche
missbrauch vorliegen soll.
elektronische Aufzeichnungen wird der zuständi-
gen Stelle des Staates vorgelegt, in den die elektro- Mit dem verderblich klingenden Begriff des steuerli-
nischen Bücher und Aufzeichnungen verlagert chen Gestaltungsmissbrauchs brachten viele Bundes-
werden sollen, bürger noch vor kurzer Zeit allenfalls wagemutige Ka-
• der zuständigen Finanzbehörde wird der Standort pitalanlagen auf tropischen Inseln in Zusammenhang.
des Datenverarbeitungssystems und bei Beauftra- Dabei führt der Weg ins Steuerparadies keineswegs
gung eines Dritten dessen Namen und Anschrift mehr zwangsläufig in die sonnige Karibik: Zu Beginn
mitgeteilt, des Jahres 2008 erfuhr die bis dato augenscheinlich völ-
lig ahnungslose Öffentlichkeit aus medienwirksam or-
• in der Vergangenheit wurde den Buchführungs- ganisierten Fahndungsmaßnahmen, dass vergleichbare
pflichten vollumfänglich nachgekommen – laut Ge- Oasengestaltungen selbst über Kleinstaaten im eher
setzesbegründung muss sich der Steuerpflichtige nasskalten Nordeuropa abgewickelt werden.
„kooperativ gezeigt“ haben – und
In der seither kontrovers geführten Diskussion um die
• der Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO in vollem
steuerlichen Verfehlungen der oberen Zehntausend
Umfang möglich ist.
und einer verfassungskonformen Vorgehensweise des
Doch zusammen mit der neuen Großzügigkeit hat der Staates bei der Informationsbeschaffung über poten-
Gesetzgeber eine verschärfte Sanktionslage bei Verstö- zielle Steuerhinterzieher wird freilich nicht ausrei-
ßen gegen die Mitwirkungs- und Vorlagepflichten her- chend zwischen kriminellen Machenschaften und
gestellt. So sieht das „Jahressteuergesetz 2009 (JStG rechtlichem Gestaltungsmissbrauch unterschieden. So
2009)“ vom 19. Dezember 2008 selbst bei nicht ausge- dürfen die jeweiligen Steuergesetze durch den Miss-
lagerter Buchführung und reinen Inlandssachverhalten brauch durchaus legaler - meist zivilrechtlicher Gestal-
hohe Verzögerungsgelder vor. So lautet der eigens neu tungsmöglichkeiten zwar nicht umgangen werden; ein
geschaffene Absatz 2b des einschlägigen Paragrafen derartiger Gestaltungsmissbrauch im Sinne der Abga-
146 der Abgabenordnung wie folgt: benordnung führt jedoch längst noch nicht zur An-
„Kommt der Steuerpflichtige der Aufforderung zur nahme einer strafbewehrten Steuerhinterziehung.
Rückverlagerung seiner elektronischen Buchführung Denn dazu bedarf es neben der Steuerverkürzung noch
oder seinen Pflichten nach Absatz 2a Satz 4, zur Ein- einer bewussten oder zumindest grob fahrlässigen
räumung des Datenzugriffs nach § 147 Abs. 6, zur Er- Pflichtverletzung.
teilung von Auskünften oder zur Vorlage angeforder- Überdies steht es nach der ständigen Finanzrechtspre-
ter Unterlagen im Sinne des § 200 Abs. 1 im Rahmen chung allen Steuerpflichtigen grundsätzlich offen, ihre
einer Außenprüfung innerhalb einer ihm bestimmten Rechtsverhältnisse frei zu gestalten und sich dabei an
angemessenen Frist nach Bekanntgabe durch die zu- der niedrigsten Steuerbelastung zu orientieren.
ständige Finanzbehörde nicht nach oder hat er seine
elektronische Buchführung ohne Bewilligung der zu-
ständigen Finanzbehörde ins Ausland verlagert, kann
ein Verzögerungsgeld von 2 500 Euro bis 250 000 Euro
festgesetzt werden.“

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Diese Gestaltungsfreiheit beschneidet die ab dem 1. Ja- Anwendererfahrungen zeigen, dass nicht immer leicht
nuar 2008 gültige Neufassung des einschlägigen § 42 fällt, ein bestehendes Geschäftsverfahren in ein
der Abgabenordnung (AO) allerdings dann, wenn Workflow-Modell umzusetzen. Entweder weil zum
Beispiel der konkrete Ablauf nicht bekannt oder nicht
• eine unangemessene rechtliche Gestaltung gewählt
exakt zu beschreiben ist oder weil der Ablauf durch
wird, die
viele Ausnahmen extrem komplex ist. Kurzum:
• ausschließlich zur Minderung der Steuerbelastung Workflow-Systeme, die auf stark strukturierte Prozesse
beitragen soll und ausgerichtet sind, zeigen sich schnell als unhandlich.
• der Steuerpflichtige dafür keine außersteuerlichen
Gründe nachweisen kann. Flexibel, aber unstrukturiert
Heftige Kritik erfuhr die Neufassung des Miss- Eine mögliche Lösung zu diesen Problemen sind die
brauchsparagrafen wegen der vorgeblich unzulässigen Ad-hoc-Workflows. Die Idee besteht darin die Model-
Umkehr der Beweislast auf den Steuerbürger. Dabei lierung und Abbildung der Prozesse stark zu vereinfa-
entspricht das jetzige Prüfschema ziemlich genau der chen und komplett dem Anwender zu überlassen. Ein
bisherigen Rechtsprechungspraxis: Erst wenn die Fi- Anwender kann also aus kleineren Bausteinen eine Be-
nanzämter wegen einer unangemessenen und kompli- arbeitungsregel für einen konkreten Vorgang zusam-
zierten Rechtskonstruktion Gestaltungsmissbrauch menstellen und dabei angeben, welche Schritte durch
argwöhnen, obliegt es dem Steuerpflichtigen, diese welche Anwender bearbeitet werden sollen.
Vermutung durch stichhaltige wirtschaftliche oder an- Dieses Verfahren hat seinen Hauptvorteil darin, dass
dere außersteuerliche Gründe zu entkräften. Die nach- der konkrete Ablauf im Voraus überhaupt nicht be-
gewiesenen außersteuerlichen Gründe müssen aller- kannt sein muss, sondern durch das Wissen der Mitar-
dings nach dem Gesamtbild der Verhältnisse beacht- beiter im konkreten Fall festgelegt wird. Lediglich die
lich und im Vergleich zum Ausmaß der vom Gesetz- Einzelschritte müssen vorab definiert werden, also
geber nicht vorgesehenen Steuervorteile unwesentlich zum Beispiel eine Kenntnisnahme, eine Genehmigung
oder sogar nur von untergeordneter Bedeutung sein. und eine Bescheid-Erstellung.
Doch was hat das Ganze mit der Aufbewahrung steu- Durch den Einsatz eines Ad-hoc-Workflow-Systems
erlich relevanter Unternehmensdaten zu tun? Ganz gewinnt man auf jeden Fall eine elektronische Abbil-
einfach: Häufig können die außersteuerlichen Gründe dung der Vorgangsbearbeitung. Damit verbunden ist,
eben nur durch Daten wie E-Mails, Vergleichsrech- dass keine Vorgänge verloren gehen können, dass man
nungen etc. nachgewiesen werden. Ansonsten bleibt systemseitig eine Höchstbearbeitungszeit festlegen
die vom Steuerpflichtigen gewählte Rechtskonstrukti- kann, dass eine Stellvertretung abgebildet werden
on selbstredend zivilrechtlich wirksam. Für Besteue- kann und dass das Ganze natürlich erheblich schneller
rungszwecke wird dagegen fiktiv der Sachverhalt an- ist als die manuelle Postverteilung von Papierdoku-
genommen, der bei einer angemessenen rechtlichen menten.
Gestaltung entstanden wäre – was üblicherweise die
Streichung des Betriebsausgaben- und Werbungskos- Smart-structured-Workflows
tenabzugs oder nachträgliche Versteuerung bislang
Insgesamt sind Ad-hoc-Workflows eine fast runde Sa-
nicht erfasster Einnahmen zur Folge hat.
che. Leider geht dabei ein wichtiger Aspekt unter,
nämlich die Prozesssicherheit: Einerseits kann es in ei-
nigen Anwendungsfällen durchaus gewollt sein, dass
der Mitarbeiter den Bearbeitungsverlauf eines Vorgan-
ges vorgibt, andererseits kann man damit nicht zu 100
Prozesse flexibler gestalten
Prozent sicherstellen, dass wichtige Schritte auch
Gastbeitrag von Robert Reibis, durchlaufen werden. Gleichzeitig kann es sein, dass
Director Software Development, ein Vorgang so komplex ist, dass der Anwender nur
OPTIMAL SYSTEMS GmbH für sein Team oder seinen Bereich die Bearbeitung de-
Webseite: www.optimal-systems.de finieren kann, nicht aber was die weiteren Schritte
sind, da er zum Beispiel weder die Verfahren, noch die
Mit den meisten Workflow-Systemen können nur starr teilnehmenden Anwender kennt.
strukturierte Prozesse abgebildet werden, die immer in
der gleichen Form ablaufen. Eine Alternative sind Ad- Attraktiver ist deshalb eine Mischform, ein Lösungsan-
hoc-Workflow-Module, mit denen jeder Mitarbeiter satz, der davon ausgeht, dass ein Prozessmodell nicht
das Workflow-Modell an geänderte Bedingungen an- komplett strukturiert oder komplett ad hoc ist: Smart-
passen kann. Allerdings könnte darunter die Prozess- structured-Workflows. Damit wird ermöglicht, dass
sicherheit leiden. Es gibt aber noch einen dritten Lö- innerhalb eines strukturierten Prozesses an vorher be-
sungsansatz: die „Smart-structured-Workflows“. stimmten Stellen eine Ad-hoc-Bearbeitung erlaubt ist.

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20090226 PROJECT CONSULT
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Für Prozesse, die nicht starr festgelegt sind, wie in den Records Management. Integration von
meisten Unternehmen, kann man den Einsatz von Prozessführung und Dossierführung
Smart-structured-Workflows empfehlen. So kann z. B.
Gastbeitrag von Dr. Peter M. Toebak,
die Posteingangsbearbeitung und -verteilung in dem
Geschäftsführer von Toebak DM+A GmbH, Senior Business
jeweiligen Grundablauf strukturiert werden - also Er-
Consultant bei Sispace AG und Modulleiter für Records
fassen, Klassifizieren, Verteilen, Bearbeiten, Freigeben,
Management an der Uni in Bern (Masterausbildung AIS)
Ablegen. Die eigentliche Sachbearbeitung bis zur Er-
E-Mail: toebak@toebak.ch
stellung des Bescheides kann als Ad-hoc-Funktion in
Webseite: www.toebak.ch
einem für das jeweilige Unternehmen sinnvollen Pro-
zess belassen werden, da die eingehenden Schriftstü-
Herausforderungen und Erfolgsfaktoren
cke sehr unterschiedlich sind und nicht immer eindeu-
tig ist, wer was wie zu bearbeiten hat. Die Erfahrung Integration von Records Management mit der Prozess-
der Mitarbeiter wird in die Entscheidungsprozesse führung und der Terminüberwachung ist von kriti-
einbezogen, sie können selbst das Workflowmodell in- scher Bedeutung. Gelingt diese Herausforderung, steht
nerhalb eines vorgegebenen Rahmens an gegebenen- der wirtschaftlichen, revisions- und rechtssicheren In-
falls geänderte Bedingungen anpassen. Damit erhalten formationsbewirtschaftung in Unternehmungen, Ver-
die Mitarbeiter die Möglichkeit, die Bearbeitung an waltungen und anderen Organisationen nichts mehr
kompetentere Mitarbeiter abzugeben, zusätzliche In- im Wege. Es darf in diesem Jubiläumsheft gesagt wer-
formationen oder Freigaben zu erbitten, Lauflisten ein- den: Ulrich Kampffmeyer spielt in Deutschland und in
zurichten etc. Danach kann der Prozess wieder struk- Europa eine wichtige Rolle für die Verbreitung und
turiert weitergehen, also etwa zur Freizeichnung, zum Verbesserung des Records Management – nicht selten
Ausdruck und zur Ablage. Prozesse bleiben somit gegen den Strom. Die Zeichen stehen trotz allem gün-
nicht aufgrund von Kompetenz- oder Verantwortlich- stig. Philip Bantin meint dazu: „Consequently, I be-
keitsfragen hängen. lieve we are entering a decade when more emphasis
will be placed on developing better recordkeeping sys-
Der Vorteil dabei besteht tatsächlich darin, innerhalb
tems. I think there is a strong sense that society has lost
kurzer Zeit ein funktionierendes und flexibles System
control of its information resource, and that we need to
aufzusetzen und dabei aber gleichzeitig die Sicherheit
step back and rethink how we manage it” 1 . Michael
zu haben, dass wichtige Bearbeitungsschritte, wie etwa
Dertouzos sieht gerade im Office-Bereich hervor-
der Eingang, die Verteilung, die Freizeichnung und die
ragende Möglichkeiten. Nach einer Übersicht über die
Ablage, auf jeden Fall strukturiert ablaufen und
weltweite Wertschöpfung zieht er den Schluss: „But
gleichzeitig die Flexibilität in der tatsächlichen Bearbei-
we should be able to raise human productivity by per-
tung gewahrt bleibt.
haps 300 percent during the 21st century. This gain will
Es gibt aber noch einen weiteren relevanten Grund, der appear primarily in that broad category of human ac-
für den kombinierten Ansatz spricht: man kann die tivity we call office work” 2 . Erst mit Records Mana-
Einführung eines strukturierten Ansatzes zeitlich stre- gement ist dieser Quantensprung der Informationsge-
cken und damit bei schon gegebener Nutzung der Vor- sellschaft möglich.
teile schrittweise strukturierte Ansätze einflechten.
Records Management gilt als Fundament für das be-
Wenn beispielsweise für Anträge eines bestimmten
triebliche Informationsmanagement, inklusive des Do-
Typs immer ein gleicher Weg gewählt wird, wäre es
kumenten- und Wissensmanagements. Es gibt dem
sinnvoll diesen Teil der Bearbeitung strukturiert einzu-
Qualitäts- und Compliance Management Substanz. Die
führen. Das heißt, das Modell wird so geändert, dass
Datensysteme in einem Betrieb, seien es Office-, ERP-,
allein diese Anträge mit einem festen Bearbeitungs-
Workflow-Systeme, Workgrouping oder Fach-
schema versehen werden und alle anderen Anträge
anwendungen, produzieren und bearbeiten Daten-
werden weiterhin ad-hoc bearbeitet. Wenn sich her-
und Unterlagen-Records 3 . Sie müssen zeitgerecht ent-
ausstellt, dass sich weitere Teile aus dem Bereich fest
lastet werden. Können Verwaltungen, Unternehmun-
definieren lassen, so kann man es tun, wenn es Vorteile
gen und andere Organisationen ihre Prozesse – nicht
bietet, ansonsten belässt man es bei einer Ad-hoc-
nur einzelne Prozessschritte – authentisch, verlässlich,
Bearbeitung. So gibt es bei der Einführung eines sol-
vollständig, integer, benutzbar, interpretierbar, sicher,
chen Systems keinen harten Schnitt, sondern man kann
haltbar und vertrauenswürdig dokumentieren, und
sich mit der Umstellung und der schrittweisen Einfüh-
rung Zeit lassen. Dieser Ansatz ist strukturiert und 1 Philip C. Bantin, Understanding data and information systems for re-
gleichzeitig geschickt – also smart. cordkeeping (London, 2008), S. 301.
2 Michael L. Dertouzos, The unfinished revolution. Human-centered

computers and what they can do for us (New York, 2001), S. 12–13, 49–
50.
3Für diese Begriffe: Peter M. Toebak, Records Management. Ein Hand-
buch (Baden, 2007), S. 19-20.

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dies auf effiziente Weise? Sie können es und müssen operative Dynamik (Buchführung) steht im Vorder-
es, aber die Vorinvestition ist logisch-organisatorisch, grund. Der grosse Lebenszyklus betrifft die Unterla-
technisch und juristisch anspruchsvoll. Records Mana- gen-Records nach Abschluss bzw. Abbruch des Dos-
gement ist mit dem Prozessmanagement vollends zu siers. Die dokumentarisch-archivische Statik (Aufbe-
integrieren, die vorherrschende Datenentropie muss wahrung) steht im Zentrum. Die Ablage, Verwaltung,
beseitigt werden. Kassation und Aufbewahrung erfolgt nach einem pro-
spektiv ausgerichteten Aufbewahrungs-, Verjährungs-
Halbwissen und handgestricktes, „pragmatisches“
und Vernichtungsschema 7 .
Vorgehen reichen nicht aus. Hier liegt gar eine Ursache
mancher Fehlstarts im Bereich des betrieblichen Infor- Ich fange mit der ersten Frage an. Zum Versionsmana-
mationsmanagements. „Design deficiences“ rächen gement eignet sich das DMS oder die Fachanwendung
sich unausweichlich in Form von „operation deficien- mit DM-Funktionalitäten. Es bewegt sich auf „item le-
ces“. Schnellschüsse sind Kurzschlüsse. Ich werde in vel“ innerhalb des kleinen Lebenszyklus der Unterla-
diesem Artikel auf zwei Elemente der Integration des gen-Records. Notwendig ist die Integration mit der Of-
Records Management eingehen, auf die Erfassung der fice-Welt, mit jeder Form von Workgrouping, der
Daten und Dokumente mit Records-Status und auf das Workflow, dem ERP und den Fachanwendungen. Ein
mögliche Zusammenspiel von Produktivsystemen und RMS stellt Funktionalitäten auf „above item level“ zur
Records-Management-System (RMS). Andere wichtige Verfügung und richtet sich primär auf den grossen Le-
Elemente, wie die Prozess- und Dossiergestaltung, das benszyklus der Informationsobjekte mit Geschäfts-
Basisdatenmodell des Records Management und die und Rechtsrelevanz aus. Wesentliche Aktivitäten sind
grundlegende Datenarchitektur, bleiben hier ausser Be- hierbei Dossierbildung, Klassifikation, Zugriffskontrol-
tracht. Für weitere Ausführungen verweise ich auf aus- le und Aufbewahrungsplanung. Der kleine Lebenszyk-
führlichere Behandlungen 1 . lus auf Dokumentebene ist für das Records Manage-
ment genauso unerlässlich. Dafür setzt es jedoch auf
Datenerfassung, Versionierung und Fixation einem DMS auf. DMS werden öfters auch für direkte
Die Datenerfassung ist ein “moment of risk” in der „Archivierung“ eingesetzt. Sie unterliegen dabei Fach-
Terminologie von David Bearman. Andere betreffen anwendungen oder ERP-Systemen und fungieren als
die Dossierbildung, den Transfer und die Konversi- Applikationen zur revisionssicheren Ablage auf „item
on/Migration 2 . Die Datenerfassung muss sicher sein: level“. Für homogene Geschäftsbereiche mit Massen-
„Records cannot [should not] be lost or changed dur- Output kann es ausreichen, obwohl ein integriertes In-
ing the capture process“, so formuliert Bantin es 3 . Drei formationsmanagement der Daten- und Unterlagen-
Punkte springen hier aus Sicht des Records Manage- Records über die Gesamtorganisation hinweg fehlt.
ment ins Auge, wobei das Risikoelement teilweise lo- Die Kombination von einem DMS und RMS hat als
gisch, teilweise technisch erscheint und auch die Per- EDRMS immer den Vorzug 8 .
spektive des kleinen und grossen Lebenszyklus mit- Schauen wir uns das Versionsmanagement logisch ge-
mischt: nauer an. Zwei Relationen sind in einem betrieblichen
• Wie geht man mit dem Versionsmanagement der Datensystem essentiell, sowohl aus Sicht der Prozess-
Dokumente um? führung als aus Sicht des Dokumenten- und Records
Management: Ablauf und Herkunft. Chris Hurley
• Wie werden dynamische Daten mit Records-Status
spricht von „sequencing“ und „provenance“, von
erfasst und verfestigt?
„succession“ und „belonging“ bzw. von „succession
• Und was heisst die Technik der Deduplizierung der link“ und „ownership link“ 9 . Ich gehe nur auf den Ab-
Informationsobjekte für das Records Management lauf ein. Der Ablauf bestimmt die Chronologie und die
und Compliance Management? übersichtliche Darstellung eines Prozesses. Er erfolgt
Der kleine Lebenszyklus bezieht sich auf Transition sequentiell und/oder parallel. Systemisch und ablauf-
Records bzw. auf Unterlagen-Records vor Dossierab- organisatorisch heisst dies: Operationen, Transaktio-
schluss/-abbruch; er ist im ersten Fall deckungsgleich nen, Prozessschritte wechseln einander sukzessive,
mit dem Versionsmanagement. Die administrativ- manchmal auch synchron ab. Sie bilden die Basisobjek-
te oder Grundbausteine eines Prozesses. Das Versi-
1 Peter M. Toebak, Records Management. Ein Handbuch (Baden, 2007), onsmanagement der Dokumente muss sich danach
S. 175-244, 273-309, 401-485; Peter Toebak, „Records Management.
Reduktion und Integration als Erfolgsfaktoren“, zu erscheinen in:
Veröffentlichungen der Archivschule Marburg. Institut für Archivwissen- 7 Siehe für diese Begriffe: Peter M. Toebak, Records Management. Ein

schaft (2009). Handbuch (Baden, 2007), S. 21, 589.


2 David Bearman, “Moments of Risk. Identifying threats to electronic 8 Im angelsächsischen Fachjargon ein Electronic Documentary Re-

records”, in: Archivaria, 62 (Fall 2006), S. 15-46. Mit Dank an Peter cords Management System.
Horsman für den Verweis. 9 Chris Hurley, “Documenting archives and other records” (2008),

3 Philip C. Bantin, Understanding data and information systems for re- http://www.sims.monash.edu.au/research/rcrg/publications/ch-
cordkeeping (London, 2008), S. 39. documenting-archives.pdf (speziell S. 3).

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vollständig richten. Es beschränkt sich genau auf jene letztlich dem Sachbearbeitenden (logisch) oder dem
kleinsten Prozessentitäten. Übersteigt das Dokument Prozessmanager und Records Manager (systemisch)
ein solches Basiselement, ist schematisch nicht mehr überlassen.
von einer Version des gleichen Dokuments, sondern
Über die Granularität der Prozessgestaltung kann ge-
von einem weiteren Entwicklungsstadium, also von
stritten werden. Bereits T.H. Davenpoort sprach über
einem folgenden Dokument mit allenfalls eigenen Ver-
„process definition is more art than science“ 11 . Die All-
sionen die Rede. Die Chronologie bzw. die rechtssiche-
tagspraxis und das Mengengerüst an Daten und Do-
re Übersicht des Prozesses würde sonst durchbrochen
kumenten sind jedoch richtige Indikatoren. Henry
und intransparent.
Gladney hat recht, wenn er schreibt: „Only producers
have the authority and insight to estimate when users
will appreciate that a new document is sufficiently
closely related to a prior document to do this (decid-
ing, whether to use a new Digital Resource Identifier or
the DRI of some existing Trustworthy Digital Object);
machines cannot do it without human guidance” 12 . Er
bezieht sich auf Publikationen, also auf betriebsexterne
Informationen. Bei Workflow-Management und detail-
lierter Prozessdefinition ist die Sache anders, wenn
beim Design Schemen und Regeln hinterlegt werden,
welche die Sachbearbeitenden lenken. Der Autor hat
übrigens unrecht, wo er ferner meint: „If each TDO
embeds all its prior versions, the consumer will quickly
be able to identify the specific changes made by each
producer“ 13 . Dies bleibt sogar beim besten Versions-
management, bei Einbettung aller Dokumentversionen
im TDO oder bei „shared resource identifiers“ logisch
und organisatorisch schwierig und aufwendig.
Abb. 1: Versionen, Entwicklungsstadien und eigenständige Dokumente

Das Versionsmanagement eines Dokuments darf nicht


„missbraucht“ werden, um Prozesse abzubilden. Do-
kumente befinden sich auf „item level“, der Prozess
jedoch auf „above item level“. Ein Dokument bezieht
sich auf einen Prozessschritt, nicht auf mehrere. Der
MoReq2-Standard besagt es wie folgt: „(...) version
control [is] to be used where a history of document de-
velopment is required. In areas where this history is
not required, the number of versions stored – and
hence the storage required – can be reduced“ 10 . Wenn
ein Dokument in mehreren Prozessschritten eine Rolle
spielt, ist (wie gesagt) nicht von Versionen, sondern
von Entwicklungsstadien die Rede. Zwar werden diese
nicht immer geschäfts- oder rechtsrelevant sein, was
grundsätzlich vom Gewicht des Geschäfts, des Pro- Abb. 2: Zusammenspiel von Daten-Records und Unterlagen-Records
jekts, des Falls, der Geschäftshandlung oder der Ge-
Nun zur zweiten Frage: Wie erfasst man strukturierte
schäftsbeziehung abhängt. Sind sie es wohl, werden
Daten mit Records-Status? Bantin sieht hier eine grosse
neue Dokumente abgelegt, nicht Versionen bereits be-
Herausforderungen für Records Manager (und Archi-
stehender. Bei sauberer Prozessmodellierung erhalten
mehrere Versionen desselben Dokuments höchst selten
Records-Status. Obwohl der Unterschied zwischen 11 Jörg Becker und Volker Meise, "Strategie und Ordnungsrahmen",

Version und Entwicklungsstadium sowie zwischen in: Jörg Becker, Martin Kugeler und Michael Rosemann (Hg.), Pro-
zessmanagement. Ein Leitfaden zur prozessorientierten Organisationsges-
Prozessschritt und Sequenz von Prozessschritten klar taltung (Berlin, Heidelberg, New York, 20055), S. 125. Sie zitieren T.H.
ist, bleibt der Ermessensentscheid bezüglich Erfassung Davenpoort, Process Innovation. Reengineering Work through Informa-
tion Technology (Boston, 1993).
10 MoReq2 specification. Model requirements for the management of elec- 12 Henry M. Gladney, Preserving digital information (Berlin, Heidel-

tronic records. Update and extension (Brüssel, Luxembourg, 2008), S. berg, New York, 2007), S. 221.
127. Siehe Websites: http://www.dlm-network.org und 13 Henry M. Gladney, Preserving digital information (Berlin, Heidel-

http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy. berg, New York, 2007), S. 231, 233, 234. Zitat auf S. 231.

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vare) 14 . Wie können Fachanwendungen und Informa- gen, Verwaltungen und andere Organisationen auf die
tionssysteme in das Records Management eingebun- Dauer unabhängiger der (zeitgebundenen) Software-
den werden, wo „database views, dynamic and virtual Produkte.
documents, complex software linkages, hypermedia
Nun die dritte Frage: Was bedeutet Deduplizierung
documents, and multilayered geographical informati-
von Informationsobjekten für das Records Manage-
on systems“ grundsätzlich nicht für Erstarrung konsti-
ment und Compliance Management? Dokumente um-
tutiver, informativer, kommunikativer, organisatori-
fassen auch unstrukturierte Daten: Berichte, Briefe, E-
scher Momente sorgen? Es geht um nicht-redundant
Mails, Protokolle, Verträge und Weisungen; Vermi-
ausgelegte, aktuelle Datensysteme mit „discrete data
schungen von strukturierten und unstrukturierten Da-
elements organized in relational tables“. Die Daten lie-
ten präsentieren sich z.B. bei Rechnungen, Mahnungen
gen physisch, „discrete and identifiable“, in den Zellen
und Lieferscheinen. Records sind im Gegensatz zu Do-
(Datenfelder) einer Matrix von Reihen und Spalten
kumenten statisch. Da ist noch ein wichtiger Unter-
(Datentabelle) vor. Die Feldinhalte werden bedingt his-
schied, der Ähnlichkeiten mit dem Zusammenspiel
torisiert. Die „Dokumente“, die situativ entstehen als
zwischen Daten- und Unterlagen-Records aufweist.
„logically constructed entities, [provisionally] created
Die meisten Dokumente kommen im Rahmen der
by combining and reusing data“, materialisieren und
Kommunikation, Koordination und Kooperation phy-
sedimentieren sich nicht. Das Datensystem bildet zwar
sisch und logisch vielfach vor. Bis zu zehn oder noch
die Geschäftsrealität ab: „Database transactions reflect
mehr Kopien sind eher Regel als Ausnahme. Bei den
real-world transactions like registering for a course or
Unterlagen-Records ist die Situation anders. Sie sind in
buying a product“ 15 . Es ist jedoch vor allem ein Basis-
jedem Fall einmalig, auch wenn sie in mehreren Ge-
informationssystem für Entscheide und Handlungen
schäftskontexten (wieder) benutzt werden. Sie können
im Arbeitsalltag.
als Objekt mit Informationswert zwar redundant sein
(Inhalt), sie können es sogar formal, äusserlich sein
Erstellte Dokumente in Fachanwendung oder ERP- (Form), bei sauberer Dossier- und Serienbildung sind
System mit Records-Status müssen genauso „discrete sie es als Objekt mit Evidenz- und Beweiswert nie
and identifiable“ sein. Sie umfassen Suchergebnisse, (Kontext) 17 . Die Eindimensionalität der Prozessge-
Hitlisten und Reports strukturierter Daten und be- bundenheit der Records – Prozesse generieren, struk-
zeichnen Momentaufnahmen. (Die Grafik zeigt nur ei- turieren Daten- und Unterlagen-Records – vermeidet,
ne Datentabelle, in der Praxis geht es um viele kombi- dass die „Mehrfachablage“ von Dokumenten mit Re-
nierte). Werden Dokumente mit Records-Status provi- cords-Status in einem gut geführten RMS häufig vor-
sorisch ausgegeben, lassen sie als Unterlagen-Records kommen muss.
keine Spuren von Entscheidungsfindung oder Ge-
Gegen Single-Instance-Ablagen ist vor der Erfassung
schäftshandlung nach. Bleiben nur die „reinen Daten“
der Informationsobjekte als Unterlagen-Records nichts
in Fachanwendungen und ERP-Systemen gespeichert,
einzuwenden. Deduplizierung räumt mechanisch ohne
braucht es für die nachträgliche richtige und gültige
Informationsverlust, während des kleinen Lebenszyk-
Dokumentausgabe „on the fly“ auch die Erhaltung des
lus, kurzfristig auf. Während des langen Lebenszyklus
einschlägigen Original-Template oder -Formulars 16 .
sollten die Masterdossiers jedoch vollständig sein. Eine
Sind die Daten akribisch historisiert und ist die
allzu grosse Abhängigkeit von komplexen Verknüp-
Templates-Verwaltung nachvollziehbar, lässt sich die-
fungsgeflechten führt auch hier zu unnötigen und un-
se Lösung während des kleinen Lebenszyklus (Dyna-
richtigen Risiken. Datenobjekte fallen in den Produk-
mik) verteidigen. Ganz „unproblematisch“ erachte ich
tivsystemen an (Fachanwendungen, ERP, Office-
sie nicht. Bei mittelfristiger oder langfristiger Aufbe-
Systeme), sie werden bei Records-Status in das Mas-
wahrung, also während des langen Lebenszyklus (Sta-
terdossier (RMS) abgelegt. Physische Redundanz ist
tik), erhöht sich die technische Komplexität der Lösung
noch keine logische Redundanz. Der Begriff „Original“
nämlich schnell. Einscannen des Massenoutputs oder
ist im elektronischen Umfeld nicht verloren gegangen!
Coldierung der Ausgangspost usw. erfordert ein we-
Über den genauen Moment der Ablage kann diskutiert
niger „high tech“-Vorgehen und macht Unternehmun-
werden: Früherfassung im Masterdossier (das Beste
aus Sicht des Records Management)? Erst bei Prozess-
14 Philip C. Bantin, Understanding data and information systems for re- /Dossierabschluss? Noch später, z.B. bei Anbie-
cordkeeping (London, 2008), S. 21-22 (auch für die Zitate). Siehe weiter tung/Ablieferung an das Verwaltungs-, Unterneh-
S. 59-60, 103-104, 107-108, 111, 113. mungs- oder Organisationsarchiv?
15 Philip C. Bantin, Understanding data and information systems for re-
cordkeeping (London, 2008), S. 103.
16 Jacques Beglinger, Daniel Burgwinkel, Beat Lehmann, Peter K.
17 Siehe z.B. Peter Horsman, “De erfenis van Copernicus. Naar een
Neuenschwander und Bruno Wildhaber, Records Management. Leitfa-
den zur Compliance bei der Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten model van de context”, in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar und
in Wirtschaft und Verwaltung mit Checklisten, Mustern und Vorlagen T.H.P.M. Thomassen, Context. Interpretatiekaders in de archivistiek (‘s-
(Zollikon, 20082), S. 282-283. Gravenhage, 2000), S. 67-82 (speziell S. 69).

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Zwei Ziele stehen hierbei immer im Vordergrund: Der verwaltungssystem (AVS), exportiert werden können.
Prozess muss über das Masterdossier lückenlos doku- Einfache Verknüpfungen, Hitlisten als reine Sucher-
mentiert werden (Revisions-, Rechtssicherheit) und die gebnisse und Datenviews genügen (wie virtuelle, dy-
frühzeitige Auslagerung von Datenobjekten aus den namische Dossiers) vielleicht dem Informationsmana-
Produktivsystemen (Vieraugen-Prinzip, Dateneffizienz gement, dem Records Management tun sie es nicht.
und Datensicherheit) sollte die einfache Wiederverwer- Diese Tatsache hat nicht jeder bereits verstanden18
tung der Dokumente nicht beeinträchtigen. (und ist auch nicht in jedem „RMS“ umgesetzt).

Integration von Funktionalitäten Schauen wir die Funktionalitäten eines RMS genauer
an, ist einerseits die Entwicklung ersichtlich, dass
Ein DMS/ECM (besser EDRMS) unterstützt Desktop- Fachanwendungen und ERP-Systeme Basisfunktionali-
und Web-Client-Anwendungen. Auch werden täten des Records Management – insbesondere die
EDRMS-Funktionalitäten ergänzend in Fachanwen- Klassifikation und Dossierbildung – abdecken (wollen)
dungen, Office- oder E-Mail-Systeme eingebunden. Sie 19. Andererseits stehen gerade diese Funktionalitäten
zeigen sich durch erweiterte Menüleisten, Kontextme- quer zur Einrichtung der bisherigen Datenmodellen,
nüs, Datenmasken oder durch ein zusätzliches logi- zu den gepflegten Datenphilosophien und den Ge-
sches Laufwerk. Die Erfassungs- und Archivierungs- schäftslogiken. Dedizierte RMS und AVS haben den
möglichkeiten der Spezialsysteme nehmen zu, die Vorzug. Sie verlängern nicht eine Silobildung bis in
Anwender behalten aber ihre vertraute Arbeitsoberflä- den grossen Lebenszyklus und lassen auch die ge-
che. Die Daten- und Unterlagen-Records, die auf Pro- trennte Verantwortung zwischen dem Records-
zessebene beisammen gehören, bleiben verbunden Produzent und dem Records-Verwalter frühzeitig,
(„processual bond“ nach Analogie von „archival stringent und ersichtlich organisieren. Gerade die for-
bond“). Dies kann mittels Reporting (MIS-Kennzahlen male und materielle Trennung zwischen Dynamik
und Datensichten werden generiert, bei Bedarf ausge- (Prozessführung, Buchführung, kurzer Lebenszyklus)
geben und in das Dossier als Unterlage aufgenommen) und Statik (Dossierführung, Aufbewahrung, grosser
oder durch parallele Ablage von Stammdaten in den Lebenszyklus) macht aus rechtlichen Gründen (Daten-
Datenbanken und Fachanwendungen als Metadaten schutz, Handelsrecht, Qualität der Produktdokumenta-
im EDRMS erfolgen. Eine Personalnummer in einem tion) Sinn.
PIS oder eine Kundennummer in einem CRM- oder
ERP-System lässt sich z.B. mit den einschlägigen Ad- Schlussfolgerung
ressdaten als Personal- oder Kundendossiernummer
Die Datenerfassung hat Scharnierfunktion zwischen
und -beschrieb im EDRMS verwenden.
Prozess und Dossier, zwischen Dynamik (Prozessfüh-
rung) und Statik (Dossierführung). Sie soll so automa-
tisch, authentisch und verlässlich wie möglich vorge-
hen. Damit dies erreicht werden kann, muss technisch
und logisch-organisatorisch einiges geleistet werden.
Ich bin aus Sicht des Records Management drei Frage
nachgegangen bezüglich Versionsmanagement der
Dokumente, Erfassung von strukturierten Daten mit
Records-Status und Deduplizierung. Informatiker (die
nur die Dynamik sehen, nicht die Statik, und bei Re-
dundanz fast panisch werden) und Juristen (die sich
auf „item level“ bewegen und die Kraft des Dossiers
und der Archivtektonik auf „above item level“ überse-
hen) sind gerade bei solchen Fragen schlechte Berater.
Abb. 3: Integration von EDRMS mit Fachanwendung (Business System) Am Records Management führt kein Weg vorbei, es
Die Integration kann weiter gehen. Das Dossier (phy- bringt grossen Gewinn. Halbwissen und Widerstände
sisch, statisch) befindet sich im EDRMS, es wird in die gegen die Modernisierung in Verwaltungen, Unter-
Fachanwendung oder das ERP-System eingeblendet. nehmungen und anderen Organisationen gehen
Oder aus dem Dossier heraus lassen sich aktuelle manchmal Hand in Hand. Records Management bringt
Transaktionen im ERP-System durchführen. In allen Qualität (Effektivität) und Quantität (Effizienz). Ohne
Fällen gilt, dass Links bei Geschäfts- und Rechtsrele-
18 Siehe z.B. Kenneth A. Megill, Corporate Memory. Records and Infor-
vanz expliziert werden und dass geschäftsrelevante
mation Management in the Knowledge Age (München, 20052), S. 33-40,
Reports physisch vorhanden bleiben. Sie müssen nicht 55-56, 65, 72, 101.
nur nach dem EDRMS, sondern unter Umständen auch 19 Sehr inspirierend waren in diesem Zusammenhang: Guidelines for

nach anderen Datenhaltungssystemen, z.B. in einer implementing the functional specifications for recordkeeping functionality
späteren Phase des Lebenszyklus nach einem Archiv- in business information systems software (2006), S. 40-50
(http://www.naa.gov.au/recordkeeping/bis/guidelines.html).

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Records Management gibt es kein Compliance Mana- tauschformat zusammenstellen kann. Zusätzlich gibt
gement. Dokumentenmanagement und Wissensmana- es den Standard „XML Schema“, mit dessen Hilfe man
gement reichen alleine nie aus. Records Management das eigene Datenaustauschformat maschinenlesbar
muss in die Geschäftsprozesse vollends integriert wer- dokumentieren kann, einschließlich einiger grundle-
den. Bei richtiger Datenqualität fällt es dann arbeits- gender Datentypen. Das so definierte Datenaustausch-
mässig nicht mehr in das Gewicht. format kann von jeder beliebigen XML-fähigen Soft-
ware verarbeitet werden.
Das mag zunächst nach der Lösung aller Interoperabi-
RDF: Das neue XML? litätsprobleme klingen. Man muss allerdings genau
hinsehen, was hier mit „verarbeiten“ gemeint ist. Tat-
Gastbeitrag von Stefan Ukena, Wissenschaftlicher Mitarbei-
sächlich werden die Probleme nämlich nur auf eine
ter eGovernment und Semantic Web,
andere Ebene verschoben. Mithilfe von XML kann ein
German University in Cairo
E-Mail stefan.ukena@gmx.de Computer zwar „verstehen“, dass ein Datum etwas
Webseite: http://stefanukena.de anderes ist als eine Zahl. Aber die unterschiedliche Be-
Stefan Ukena war von 1998 bis 2001 Mitglied des PRO- deutung zweier Zahlen lässt sich damit nicht formulie-
JECT CONSULT Teams. ren: der Jahresumsatz und der Quartalsumsatz werden
für einen Computer alleine durch Verwendung von
XML nicht wirklich sinnvoll zu verarbeiten sein. 3
Jeder kennt mittlerweile die drei Buchstaben: XML, a-
Wenn man also im Zusammenhang von XML von au-
ber bei genauerem Hinsehen stellt sich häufig heraus,
tomatischer Verarbeitung spricht, ist damit vornehm-
dass falsche Vorstellungen verbunden damit werden,
lich das problemlose Lesen und Schreiben von Daten
was XML leisten kann und was nicht. Ein Standard mit
gemeint.
scheinbar ähnlicher Zielsetzung hat, von vielen unbe-
merkt, 2004 erfolgreich seinen Lauf durch die Gremien
Was ist RDF?
des W3C beendet und ist damit zu einer W3C-
Empfehlung geworden: RDF 1 (das Resource Description Das W3C positioniert RDF als einen zentralen Baustein
Framework, in etwa: Rahmenwerk zur Beschreibung der kommenden Generation des Internets, dem sog.
von Ressourcen). RDF hat damit denselben Standardi- Semantic Web 4 . Sinn und Zweck von RDF ist es, Wissen
sierungsstatus wie das ebenfalls vom W3C standardi- auf eine Art und Weise darzustellen, die automatisierte
sierte XML aus dem Jahr 1998 2 . Im letzten Jahr fand Verarbeitung durch Computer ermöglicht. Es handelt
RDF zunehmend Beachtung auch außerhalb der klei- sich bei RDF also nicht vorrangig um ein Datenaus-
nen Community des W3C. Für IT-Entscheider und tauschformat wie bei XML, sondern um eine Techno-
Anwender wird RDF in den nächsten Monaten in logie zur Wissensrepräsentation. Die Grundidee von
Form von „semantischen Applikationen“ oder „seman- RDF ist der von XML verwandt, aber dennoch eine an-
tischen Meta-Daten“ verstärkt zum Thema werden. dere. Die enge Verwandtschaft und gewisse Über-
Dieser Artikel beantwortet die Fragen: Was ist RDF, scheidungen im Anwendungsbereich haben auf die-
was ist der Unterschied zu XML und wann sollte RDF sem Gebiet zu einiger Verwirrung geführt. So wurde
eingesetzt werden? Zunächst eine Rekapitulation der RDF zeitweise als Nachfolger von XML missverstan-
Zielsetzungen von XML: den.

XML trat an, eine Bresche in das Dickicht der Daten- Was ist Unterschied zwischen XML und RDF?
austauschformate zu schlagen und es hat viele Prob- Bei RDF handelt es sich nicht um ein Datenaustausch-
leme gelöst: Es stellt für Schnittstellenentwickler eine format sondern um ein Modell für den Datenaustausch.
einheitliches Basisvokabular zur Verfügung, mit des- Wenn Sie diesen Unterschied verstehen, dann wissen
sen Hilfe man Datenaustauschformate definieren kann. Sie bereits mehr über RDF und XML als die meisten
Zusammen mit Unicode gehören Kodierungsinkompa- Experten. Diese Unterscheidung wird häufig überse-
tibilitäten nicht mehr zu den großen Problemen in die- hen, weil sie in der täglichen Arbeit keine große Rolle
sem Bereich. XML wurde als Datenaustauschformat zu spielen scheint; schließlich definiert auch XML im-
entwickelt und soll die Kommunikation von Systemen plizit ein Datenmodell. Warum ist diese Unterschei-
auf syntaktischer Ebene vereinfachen. Vereinfacht ge- dung dennoch relevant? Weil hierdurch die größten
sagt: XML definiert eine Syntax und eine Menge an
Bausteinen, aus dem sich jeder sein eigenes Datenaus-
3 Dass dies dennoch funktioniert liegt, nicht an XML sondern an der

1 In dieser Einführung zum Thema wird zugunsten der Verständ- zusätzlichen Geschäftslogik, die entsprechende Programme besitzen.
lichkeit und Prägnanz die Bezeichnung RDF synonym für die RDF- Hier hat schlicht und ergreifend ein Programmierer das nötige Wis-
Familie verwendet, d.h. für RDF und RDF-Schema. sen „hineinprogrammiert“.
2 Ein erster Entwurf zu RDF wurde bereits 1999 vom W3C vorgelegt. 4 Die Verwirrung um diesen Begriff ist groß. Einen guten Überblick

Dieser wurde dann aber noch einmal vollständig überarbeitet und liefern die Seiten des W3C zum Thema:
erst 2004 zu einer Empfehlung. http://www.w3.org/2001/sw/

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Missverständnisse über das Verhältnis von RDF zu OpenCalais 4 der Nachrichtenagentur Reuters. Es han-
XML entstehen. RDF ist nämlich unabhängig von ei- delt sich dabei um einen Web-Service, der beliebige (z.
nem Datenformat definiert, während XML genau dies Zt. nur englische) Texte automatisiert um RDF-
ist: ein Datenformat. Man kann also Daten nicht im Beschreibungen ergänzt, beispielsweise um Verweise
„RDF-Format“ speichern, sondern muss sich hierzu auf zusätzliche Informationen zu Firmen und Bran-
eines der verfügbaren Speicherformate für RDF bedie- chen. Die von OpenCalais erzeugten RDF-
nen. Das XML-Format ist eine mögliche Variante RDF- Beschreibungen verweisen dabei auf offene RDF-
Daten zu speichern (auch „serialisieren“ genannt), an- basierte Datenquellen wie DBPedia 5 .
dere sind Turtle 1 und N-Triples 2 . Hieraus darf man
Dieser Artikel hat nur einen kleinen Einblick in die
gerade nicht folgern, dass RDF und XML äquivalent
RDF-Technologie geben. Es wurde deutlich, dass RDF
sind.
kein Nachfolger von XML ist, sondern eine sinnvolle
Kompliziert wird die Sache dadurch, dass XML eben- Ergänzung für bestimmte Anwendungsfälle. RDF wird
falls ein Datenmodell zugrunde liegt, welches jedoch mit der Entwicklung im Bereich von semantischen
nicht explizit definiert wurde. Dieses Datenmodell un- Technologie, vor allem im Zusammenhang mit der
terscheidet sich grundlegend vom RDF-Datenmodell. Weiterentwicklung des Internets zu einem „Internet
In der Praxis führt dies zu Vor-, aber auch zu Nachtei- der Daten“, weiter an Bedeutung gewinnen. Einen gu-
len. Beispielsweise ist die Verwendung der im XML- ten Überblick über aktuelle Entwicklungen rund um
Umfeld angesiedelten Abfragesprache XQuery im Zu- RDF und das Semantic Web bieten die Seiten des W3C
sammenhang mit RDF nicht empfehlenswert; stattdes- unter http://www.w3.org/2001/sw. (SU)
sen sollte man die Abfragesprache SPARQL 3 verwen-
den, die den Besonderheiten des RDF-Datenmodells
Rechnung trägt. RDF hat eine Reihe von Eigenschaften,
SharePoint & ECM – Lösungen für SharePoint /
die besonders im Zusammenhang mit der Erzeugung
von Metadaten vorteilhaft sind. Hierzu gehört, dass es
MOSS 2007
in RDF leicht möglich ist, jegliche Art von Daten zu be- Gastbeitrag von Frank von Orlikowski, Geschäftsführer,
schreiben. Vorraussetzung dafür ist, dass die Daten d.velop Portal Systems GmbH
durch eine eindeutige Kennung nach dem URI/IRI- E-Mail fvo@portalsystems.de
Standard identifizierbar sind. Für Webseiten ist dies in Webseite: www.portalsystems.de,
der Regel durch ihre eindeutige URL der Fall. Webseite: www.ecspand.de

Für welche Anwendungsszenarien ist RDF besonders Seit etwa 3 Jahren ist das Produkt Microsoft Office
geeignet? SharePoint Server 2007, kurz MOSS 2007 genannt, nun
Der Einsatz von RDF empfiehlt sich, wenn eine oder auf dem Markt und wird von Marketingspezialisten
mehrere der folgenden Bedingungen erfüllt sind: gerne als komplette ECM Plattform dargestellt. Was
• Daten müssen organisationsübergreifend durch bedeutet denn aber eigentlich ECM Plattform? Darun-
Metadaten beschrieben werden ter versteht man nach Definition eine Gesamtlösung
u.a. aus den Komponenten revisionssichere Archivie-
• Es muss auf organisationsübergreifende Datenbe-
rung auf Storage Systemen, Dokumenten-
stände zugegriffen werden
Management, Aktenmanagement, Workflow-
• Organisationsübergreifende Datenbestände müssen Management, Capturing Unterstützung, Records-
integriert werden Management, Web-Content-Management wie auch
Wenn es sich bereits um Web-basierte Anwendungen Collaboration und viele weitere verwandte Themenge-
handelt, ist eine Umstellung auf oder Ergänzung um biete. MOSS 2007 bietet viele dieser Funktionen als Inf-
RDF-Daten technisch nicht schwierig. So gibt es bei- rastrukturprodukt an, ohne jedoch für jedes dieser
spielsweise frei verfügbare Werkzeuge, die RDF- Bausteine eine fertige und ausgereifte Lösung bereit-
Beschreibungen aus einer relationalen Datenbank er- zustellen.
zeugen und so die Daten anderen RDF-basierten An- MOSS 2007 stellt zum Beispiel eine ausgereifte Funkti-
wendungen zugänglich machen. onalität im Bereich Collaboration oder auch Web-
Im Internet gibt es eine Reihe von Anwendungen, die Content-Management bereit und kann sich dort durch-
RDF einsetzen, veröffentlichen und / oder verarbeiten aus mit marktbegleitenden Produkten messen. Be-
können. Zu den bekanntesten gehört der Online-Dienst trachtet man aber zum Beispiel gezielt den Bereich des
Dokumenten-Managements, so findet man zunächst
gute Ansätze wie z.B. Versionierung, Versionsverglei-
1 http://www.w3.org/TeamSubmission/turtle/
2 http://www.w3.org/TR/rdf-testcases/#ntriples 4 http://www.opencalais.com
3 http://www.w3.org/TR/rdf-sparql-query/ 5 http://wiki.dbpedia.org

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che, Check-out-in, Historienprotokollierung wie auch PPS Systeme, EMail-Systeme und um Spezialanwen-
eine Metadatenverwaltung. Es fehlt aber an der struk- dungen.
turierten Führung und Anleitung für den Benutzer,
Was ist aber mit den ECM Themen (Auflistung siehe
wie Dokumente sinnvoll unter Berücksichtigung un-
oben)?
ternehmensspezifischer Rahmenbedingungen organi-
Brauche ich ein separates DMS/ECM-System?
siert werden können. Außerdem gibt es Schwachstel-
Workflow-System?
len bei der Dokumentenorganisation, die einem unter-
Vertragsmanagement?
nehmensweiten und damit unternehmenskritischen
Patentverwaltung?
Einsatz als zentrales Dokumenten-Management-
Projektmanagement?
System entgegen stehen wie z.B. dass Dokumente im-
Wie viele Benutzeroberflächen und verschiedene Log-
mer Sitebezogen abgelegt werden müssen, der fehlen-
ins mute ich den Benutzern dauerhaft zu?
den Darstellungsmöglichkeit von Abhängigkeiten ver-
Fahre ich den Ansatz „Best-of-bread“ oder schaffe ich
schiedenster Dokumentarten untereinander, der kom-
eine Anwendungslandschaft, die auf Basis MOSS 2007
plizierten Konfiguration einer optimalen Suche nach
integriert die notwendigen Funktionen und Anwen-
Dokumenten, der fehlenden hierarchischen Visualisie-
dungen bereitstellt?
rung von Dokumentstrukturen (Ordner, Bäume, Ak-
ten), der fehlenden Archivierungsmöglichkeit, dem Um eine solche integrierte Anwendungslandschaft be-
Massendaten- und Dokumentgrößen Problem, der sehr reitzustellen gibt es die folgenden Möglichkeiten:
engen Bindung an MS Office Versionen und der damit
1. Kategorie
insgesamt eingeschränkten Langzeitstabilität. Trotz- Geschickte Konfiguration der vielen MOSS 2007 Stan-
dem wurde nach dem Erscheinen der ersten MOSS dardmöglichkeiten
2007 Version schon das Ende der ECM-Anbieter ausge- Vorteil ist, dass man nahe am Standard ist, volle Up-
rufen. date-Sicherheit hat und meist preiswert; Nachteil: man
Aber, nun 3 Jahre später, stellen wir fest, dass fast alle braucht viel Projekt-Erfahrung und man kommt sehr
ECM-Anbieter Schnittstellen zu MOSS 2007 geschaffen schnell an die Grenzen des MOSS 2007 Standards.
haben, um genau die oben beschriebenen Probleme zu 2. Kategorie
adressieren. Bisher ist festzuhalten, dass noch nicht Entwicklung individueller Lösungen (WebParts,
viele Projekte im Markt existieren, die das Zusammen- ASP.NET, XSLT) um die Standardfunktionen zu erwei-
spiel von klassischen ECM-Systemen und MOSS 2007 tern
aufzeigen. Der Gegensatz wird oft sehr deutlich. Vorteil: man erhält genau die gewünschte Lösung;
Die ECM-Systeme haben meist funktional sehr ausge- Nachteil: meist sehr aufwändig, Fehleranfällig; wenig
reifte Benutzeroberflächen mit einer Vielzahl von updatesicher; hohe Abhängigkeit von den guten und
Funktionen, es existieren eigene integrierte Workflow- meist raren Entwicklern mit Erfahrung.
lösungen und auch die Berechtigungskonzepte auf Ba- 3. Kategorie
sis von Rollen passen mit denen des MOSS 2007 nicht Einsatz eines Produktes.
überein. Die meisten bisher umgesetzten Projekte be- Dabei sollte man unterscheiden zwischen den Projekt-
dienen sich eines ECM-Systems als Archivbackend für lösungen von Systemhäusern, die zur Weiterverwen-
die Langzeitarchivierung und eines einfachen indivi- dung / Adaptierung angeboten werden und „echten“
duellen Clients im MOSS 2007 (WebPart) für die Dar- Produkten von Produktherstellern mit erprobten Lö-
stellung der Dokumente und Akten. Von einer echten sungen, kalkulierbaren Lizenzkosten, Updatefähigkeit.
Integration kann nicht die Rede sein, denn es fehlen
zumeist u.a. auch gemeinsame Trefferlisten aus über- Und genau dort wären wir angelangt bei dem Titel
greifenden Suchanfragen. dieses Beitrages: „SharePoint & ECM – Lösungen für
SharePoint / MOSS 2007“. Mittlerweile existieren viele
Gehen wir gedanklich wieder einen Schritt zurück und Lösungen der Kategorie 1 und 2 und auch der Katego-
betrachten MOSS 2007 als ECM Infrastrukturprodukt, rie 3 mit Einschränkung auf die Weiterverwendung /
also als einen Baukasten, um komplexe ECM Anforde- Adaptierung von durchgeführten Projektlösungen.
rungen umzusetzen. Betrachtet man nun eine MOSS Echte Produkte fehlen noch. Aber sie kommen. Unsere
2007 Entscheidung bei einem Unternehmen nicht nur Empfehlung in diesem Kontext sieht wie folgt aus: Be-
als „Tool“-Auswahl sondern als IT-Infrastruktur- vor man anfängt, eigenständig Lösungen für bestimm-
entscheidung so müssen folgende Fragen beantwortet te Themen umzusetzen oder zu entwickeln, sollte man
werden: den Anbietermarkt nach vorhandenen Produkten
Wie viele Systeme neben MOSS 2007 brauche ich um „abscannen“. Es existieren bereits gute und ausgereifte
meine speziellen branchenspezifischen Anforderungen Dokumenten-Management- und Workflow-Lösungen
/ Prozesse bedienen zu können? Dabei handelt es sich für MOSS 2007 mit fertigen Bausteinen für Archivie-
meist um ERP-Systeme, um Warenwirtschafts- und rung, Aktenmanagement, Dokument-Viewing inkl.

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Redlining, Rendering (PDF/A oder TIF-Erstellung) ty) und das meiste Geld wird heute im digitalen Um-
oder auch Capturing Lösungen sowie die Integration feld nicht mit Bestsellern – sondern im „Long Tail“
in bestehende ERP-Lösungen. verdient. Die Netze haben die Fähigkeit die Weisheit
der Vielen zu erschließen, Nischen profitabel zu ma-
Aufbauend auf diesen Grundbausteinen entstehen Lö-
chen und wirklich Neues zu schaffen.
sungen für z.B. Vertragsmanagement, Projektverwal-
tung, QM Management oder Patentverwaltung. Ziel Social Networks gemein jedoch ist die Tatsache – so
sollte es sein, dass diese Lösungen ausschließlich auf seltsam das klingen mag - dass Content schwer integ-
der SharePoint / MOSS Plattform ablaufen und konfi- rierbar ist. Sie sind allesamt mehr oder weniger Onli-
guriert werden und kein Drittsystem darunter liegt, ne-Kontakt-Netzwerke – und was Content (im Sinne
welches sich dann mit den MOSS 2007 Konzepten von Text) betrifft, mit armseligen HTML Editoren be-
„beißt“. stückt, die an Zeiten von MS DOS 1.0 erinnern. Man-
Das dieser Ansatz nicht immer gelingt, sollte auch klar che Netzwerke bieten Funktionen für Blogging, Chats,
sein. Was aber die DMS/ECM Branche in den vergan- ermöglichen die Integration von Bildern oder Videos.
genen 20 Jahren an Lösungen entwickelt hat, kann Aber keines der vielen Netze erlaubt die einfache Pub-
nicht in 3 Jahren auf die SharePoint Plattform technisch likation von Inhalten aus Dokumenten – die Integrati-
transformiert werden, die Erfahrungen liegen aber vor on von document-related Content. Ja – man kann da
– das Rad muss an dieser Stelle nicht neu erfunden und dort Dateien anfügen – oder manuell erzeugte
werden – die Prozesse und Schnittstellen sind bekannt. PDFs „posten“. Aber man kann Inhalte nicht medien-
Dass diese Entwicklung logisch und konsequent ist, gerecht integrieren, darstellen, ohne manuellen Auf-
davon gehen wir aus. Dass es dafür einen Markt gibt, wand in diesen Netzen veröffentlichen. Man schreibt
dafür sprechen die reinen Verkaufszahlen des MOSS heute Inhalte lieber - oder weil man’s nicht anders
2007 Servers weltweit. Wenn jetzt die umzusetzenden kennt - mehrfach, für jedes Medium einzeln mit einem
Prozesse sukzessive auf die MOSS 2007 Plattform eigenen System. Im Blog für die Technorati’s dieser
übergehen, wird auch die Anzahl der Produkte und Welt, im Web Content Management System (WCMS)
Lösungen größer werden. für die eigene Homepage, im HTML Editor eines Her-
stellers für die Online Success Story und in Word –
damit man es vernünftig drucken kann. One for all
oder „ein eigenes System für jeden Zweck“ ist das Pa-
Social Publishing radigma - oder sagen wir besser das Leiden.
Neue Publikationstechnologien und die Verände- Und Dokument Management Systeme (DMS)? Es gibt
rung des Publizierens sie in vielen Ausprägungen, vom „besseren Dateisys-
Gastbeitrag von Paul Caspers, tem“ bis hin zu ausgewachsenen Allround- oder Spe-
Vorstand der Coextant Systems International AG ziallösungen, die alles abdecken – was sich „rund um
E-Mail pcaspers@coextant.com Dokumente“ so ereignen kann. Es gibt sie als Soft-
Webseite: www.coextant.com ware für Unternehmen und seit nicht allzu langer Zeit
auch in ersten Ansätzen als Lösungen „in der Cloud“
Das „missing link“ sozialer Netzwerke (Google docs, MS Office live, …). Und in den vielen
Social Networks repräsentieren wie keine andere Neu- gespeicherten Dokumenten steckt oft ein Großteil des
erung in der Informationstechnologie die charakteristi- Contents einer Organisation – deswegen vermutlich
schen Fähigkeiten des Web 2.0. Es gibt Sie zu tausen- nennen sich viele auch Enterprise Content Manage-
den – und die Zahl Ihrer Mitglieder übersteigt in ment System. Dokumente in den unterschiedlichen Er-
Summe die Milliardengrenze. Es gibt sie in vielfältigen scheinungsformen waren und sind – auch heute im
Ausprägungen für die unterschiedlichsten Zwecke. So Web 2.0 Zeitalter – der natürliche und wichtigste Trä-
hat alleine NING über 750.000 spezialisierte Netzwerke ger von Information. Aber können diese Systeme die
mit oft zig-tausenden von Teilnehmern und täglich „Enterprise Contents“ anstatt sie nur zu verwalten und
kommen alleine hier über 1.000 neue Netze dazu. Wie managen - auch verfügbar machen? Dort wo man sie
im wirklichen Leben gibt es neben viel Fragwürdigem nutzt, benötigt, konsumiert? Nicht mit einer Suche und
auch sehr wirksame Gemeinschaften, mit Hilfe derer Anzeige im eigenen System – nein – über die Plattfor-
Bodenschätze gefunden werden, neue Erfindungen in men und Systeme hinweg, in einer dem jeweiligen
die Praxis umgesetzt werden, profitables Business ge- Medium (Social Network, Website, Mitarbeiterportal,
neriert oder sogar Präsidenten gewählt werden. Die mobiles Gerät, eBook, Audio, Druck …) adäquaten
Netze verändern Informationsflüsse und Informati- Form? Die Antwort ist: Nein! Wäre das nämlich mög-
onsverhalten unserer Gesellschaft nachhaltig. Plötzlich lich, wäre ein alternativer „all for one“ Ansatz („Con-
kann jeder Autor sein und seine Schriften veröffentli- tent einmal in einem Standard Autorensystem wie et-
chen, Information wird trotz aller Copyright Mauern wa Word erstellen und überall nutzen“ Single Source –
immer mehr zur Allmende (bis hin zur open universi- Multichannel Publishing“) als Feature/Dienst in DMS

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verfügbar – bräuchten wir keine HTML Editoren und Künftige Publikationstechnologien und Social
WCMS – und Inhalte könnten einfach von dort wo sie Publishing Sites
sich befinden – nämlich in Dokumenten und DMS – Halten wir also nochmals fest – was heute für die Ver-
veröffentlicht werden. fügbarmachung von Inhalten fehlt – ist in Analogie zu
Welcher enormer Bedarf hier augenscheinlich existiert, Social Networks für Kontaktmanagement ein System
kann man daran erkennen, welchen Zulauf digitale oder Dienst für Social Publishing von Inhalten.
Dokumentbibliotheken wie docster, docstoc , edocr,
Microsoft schreibt im selben Kontext zu den Vorteilen
issuu, Scribd, PEO und viele mehr haben. Scribd be-
der Erstellung einer Website aus Word 1 sinngemäß:
hauptet, 50.000 neue Dokumente täglich zu publizieren
und 50 Millionen Leser zu haben. Diese neue Gattung 1. Man kann mit einem Textsystem (hier Word) Do-
von Online Dokument Bibliotheken mit eingebautem kumente schneller erstellen und direkt in Websites
Konverter hat aber ebenfalls etwas gemein: Es fehlt wandeln ohne sie fürs Web nochmals neu erstellen
komplett oder größtenteils die Integration von Doku- zu müssen.
ment Management Funktionen und – Dokumentinhal- 2. Man kann mit einem Textsystem Offline arbeiten.
te werden nicht in neutrale Formate/Daten verwan- 3. Es stehen mehr benötigte Features zur Verfügung
delt die eine vielfältige Nutzung für unterschiedliche und man kann Texte damit viel besser und effizien-
Zwecke auf unterschiedlichen Systemen gestatten – es ter bearbeiten als mit einem HTML Editor.
werden vielmehr nur einfache 1:1 Renditions (zumeist 4. Man kann Dokumente viel flexibler für mehrere
Flash und / oder PDF) manuell erzeugt, eine Art elekt- Zwecke einsetzen, etwa für Print, Online Mail etc.
ronisches Papier – das auch Online mit den Limitatio-
nen von Papier daherkommt (seitenorientiert, sequen- Führt man diesen Gedanken konsequent weiter, so ist
tiell, etc.). Websites und Blogtext kann man damit eigentlich kein Grund ersichtlich, warum die Vorteile -
nicht erzeugen, und Inhalte aus unterschiedlichen Content nicht im Quellformat zu verteilen - nur für ein
Flash Dateien neu arrangieren und personalisiert be- Quell- (docX) und ein Zielformat (MS HTML) gelten
reitstellen ist mit dieser Architektur ebenfalls per se sollten:
nicht möglich. Man kann die fertigen Objekte 1:1 lesen 1. Sie wären vielmehr sicherlich ebenso für alle ande-
– that’s it. ren gängigen Quell- und diversen Zielformate
Vor diesem Hintergrund lässt sich folgende Schluss- wirksam.
folgerung ziehen: Soziale Netzwerke sind heute ein 2. Zudem sollte ein guter Konvertier Dienst in der La-
Platz an dem Menschen primär Kontakte knüpfen aber ge sein – die Prozesse wegen der Fehleranfälligkeit
Information eher rudimentär austauschen – das Mana- manueller Aktionen auch automatisch auszuführen
gement von Inhalten ist schlecht bis gar nicht abge- – sich also in den Lebenszyklus eines Dokumentes
deckt. Was fehlt ist die Integration von „document- nahtlos zu integrieren.
related Content“, die Möglichkeit Dokumente gemein- 3. Logisch folgt dann gleich die Forderung – die Inhal-
sam zu bearbeiten und Ergebnisse flexibel und sys- te nicht nur innerhalb eines Systems – sondern auch
temübergreifend zu veröffentlichen und zu verbreiten. über dessen Grenzen hinweg plattformübergreifend
Benötigt wird eine Art Social Publishing Komponente verfügbar zu machen.
– welche Kommunikation und Teamwork der Indivi- 4. Dazu benötigt man dann für die weitere Verarbei-
duen eines Netzes zu ernsthaften Themen „rund um tung auch die Metadaten zum Objekt.
Content“ ermöglicht.
Somit hätte ein Social Publishing Dienst drei wesentli-
Um es zu konkretisieren – eine studentische Arbeits- che Aufgaben:
gruppe die sich für Ihr Examen vorbereitet, ein Projekt-
1. Managen: Verwalten von verteilungswürdigen In-
team das vielfältige Dokumente erstellt und Ergebnisse
halten direkt und/oder über Schnittstelle zu
verteilen muss, eine Umweltgruppe die Information
DMS/CMS Systemen. Logische Verbindung der
zum Klima sammelt und eine Studie anfertigt (etc.) ist
„Originale und Renditions“ um Konsistenz etwa
mit einem Social Network, das den Austausch von
bei Aktualisierungen der Quelle sicherzustellen.
Kontaktdaten, die Diskussion in Gruppen, Blogging
mit HTML Editoren oder „Posten“ von PDF Dateien
erlaubt nicht zufriedenstellend bedient. Netze solcher
Gruppen bedürfen der Möglichkeit Inhalte zu mana-
gen, gemeinsam zu erzeugen und kontrolliert zu pub-
lizieren – und alles dieses eingebettet in und versehen 1 Gemeint ist die einfache manuelle docX nach HTML Konvertier-
mit den „social functions“ des Webs zum Dialog und funktion des SharePoint Servers – hervorgegangen aus der Integ-
ration des ehemals eigenständigen WCMS in SharePoint 2007 –
zur Zusammenarbeit „rund um die Inhalte“.
vgl. http://office.microsoft.com/de-
de/sharepointserver/HA101637801031.aspx?pid=CH1017829810
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2. Publizieren: Umwandlung der Dokument Inhalte zu publizieren und offensichtlich besteht auch ein Be-
in neutrale relationale Daten, Bestückung der To- darf (siehe Scribd) – gleichzeitig aber steigt die Rechts-
pics (Datensätze) mit Struktur und Metadaten, Er- unsicherheit. Der Nutzen „freier Information“ (vgl. o-
zeugen von Renditions (HTML, Flash, PDF, Audio, pen university, open source, freie TV Sender u.a.) ist
…), Generieren von Beziehungen (Hyperlinks) u.a. erheblich – und gleichzeitig versuchen Verlage u.a. mit
3. Verteilen: Auslieferung der erzeugten Daten je nach allen Mitteln – ihre angestammten Einnahmequellen
Anforderung als relationale Datenbank, XML Ob- mit juristischen Maßnahmen zu konservieren (vgl.
jekt, RSS Feed, „embedable Object“, OpenSocial Musikindustrie). Wir sind gegen Protektionismus und
Applikation, Index für Suchmaschinen, Liste digita- gleichzeitig können wir grundlegende Ideen und Ver-
ler Publikationen oder gar als komplette fertige fahren schützen und so deren Verbreitung zu Gunsten
Website. hoher Monopolgewinne verhindern.

Entsprechende Dienste würden die Verfügbarkeit von Sehen wir uns das Ganze einmal unter ökonomischen
Wissen im Web in großem Umfange beschleunigen Aspekten an. Ein Copyright oder Patent bedeutet
und erweitern. nichts anderes als ein Monopol auf etwas zu schaffen –
um damit überhöhte Preise verlangen zu können. Man
Mit dieser Transformation alleine aber ist es noch nicht schafft Wissensbarrieren. Es wird weniger von dem
getan. Die Inhalte müssen auch in geeigneter Form vi- Gut konsumiert – als es bei Marktpreisen der Fall wä-
sualisiert und dargestellt werden – angereichert und re. Es entsteht weniger Wohlfahrt. Speziell bei wis-
ausgestattet mit allen nötigen Funktionen zu ihrer sensorientierten Dokumenten kommt hinzu – dass
Nutzung und Weiterverarbeitung. Das kann durch In- künftiger Nutzen für die Gesellschaft verloren geht –
tegration in bestehende - oder durch Realisierung das heißt komparative Kosten in Form des entgange-
neuer Anwendungen geschehen. Mangels anderer Be- nen Nutzens (z.B. Bildung, Wissen, Fähigkeiten) ent-
grifflichkeiten seien solche Sites („content-intensive so- stehen. Studenten (vor allem in ärmeren Ländern) sind
ziale Netze“) Social Publishing Sites genannt. schlechter ausgebildet als sie es bei freiem Informati-
Darunter würde man extrem flexible, weitreichend onszugang wären und deswegen werden von Ihnen in
konfigurierbare Container verstehen, die ihre Nutzer 20 Jahren weniger gute Lösungen für die Probleme der
befähigen, Dokumente einzubringen, und den Kontext, Welt gefunden werden. Und die Lösungen die wir ha-
die Darstellung und sozialen Interaktionen der Publi- ben werden, werden wir überteuert bezahlen.
kationen zu kontrollieren. Eine Art virtuelle Website, Bei digitalen Gütern sind die Grenzkosten der Produk-
die in beliebigen Gewande erscheinen, mit gewünsch- tion2 gleich Null – lediglich der Druck kostet Geld.
tem Verhalten einhergehend Leser auf vielfältige Ar- Und genau hier könnte man ansetzen: Ein hundert sei-
ten aktiv engagieren kann – so wie immer der Owner tiges Werk wird kaum jemand nur online lesen. Und
der Site es wünscht oder der Zweck es verlangt. bei individuellem Druck ist der Preis pro Seite ver-
gleichsweise sehr hoch. Also ist es billiger dieses Buch
Ökonomische/rechtliche Aspekte
zu kaufen und wenn es kein Copyright auf die digitale
Nebst dem erwähnten „all for one“ Paradigma gibt es Version gibt – würden die Verlage das zu den Produk-
noch eine weitere Hemmschwelle für die Publikation tionskosten + marktkonformen Gewinnaufschlag an-
von Dokumenten und dem freien Austausch von Wis- bieten. Sie könnten keine Monopolgewinne einfahren.
sen in großem Stil - das Copyright – Urheberrecht in Das mag den Verlagen nicht passen – aber für die Ge-
Deutschland genannt und Digital Millenium Copy- sellschaft wäre der Nutzen am höchsten. Und in vielen
right Act (DMCA) in den USA. Durch zahlreiche in- Fällen auch für den Autor.
kompatible Rechtssysteme im Verein mit globalen Web
Plattformen wird es für den „Contributor“ von Infor- Durch freie Publikationsplattformen wird also die
mation zunehmend schwieriger zu entscheiden – was Wohlfahrt gesteigert:
eigentlich „legal“ ist und für „Owner“ von Rechten • Wissen wird zu geringeren Kosten verfügbar und
zunehmend aufwendiger zu prüfen wo denn Rechte umfänglicher genutzt
verletzt sind und diese Rechte dann auch durchzuset-
zen. • Barrieren für den Zugang zu Wissen werden redu-
ziert (Geld, Lokalisation, …)
Beispiel: Ein Chinese veröffentlicht auf einer Publikati- • Künftige Kosten in Form entgangener Nutzen
onsplattform eines Schweizer Providers mit Sitz in An- („Bildung“) werden reduziert
tigua ein geschütztes Dokument eines US amerikani-
schen Autors und dieses wird via OpenSocial in
MySpace angezeigt und via embed von einem weiteren
Nutzer in seine Homepage integriert. Wer verklagt
nun wen nach welchem Recht? Wir haben hier zwei
gegenläufige Tendenzen: Einerseits wird es einfacher 2 Kosten für eine zusätzliche Einheit des Gutes

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• Bei digitalen Gütern kann die Ausschließbarkeit Fazit


durch zu Marktpreisen käufliche Printprodukte er- Wir stehen also nicht wie vereinzelt behauptet wird –
reicht werden. Zudem ist Werbung als Einnahme- am „Ende des Publizierens“ im Web – sondern viel-
quelle denkbar, oder eine Art Gemma Gebühr für mehr am Anfang einer Entwicklung mit viel Eigendy-
digitale Inhalte. namik – welche alle Informationen digitalisiert und
• Die Kosten für die Aufrechterhaltung der unter- vernünftig nutzbar im Web verfügbar machen wird.
schiedlichen Copyright Systeme und deren „Pro- Publizieren wird sich von einer Einbahnstraße, in der
cessing“ entfallen (Anwälte, Kopierschutz, Strafen, wenige Produzenten Inhalte für viele Konsumenten
Prozesse, …). bereitstellen ändern zu einem Netz, in dem alle Pro-
• Die Fixkostendeckung inkl. eines Gewinnaufschla- sumer (Produzenten und Konsumenten) sind. Und die
ges für Autoren und Verlage würde über Werbung Integration von document-related Content - heute
und Printprodukte stattfinden – Dokumente wer- noch ein weißer Fleck auf der Web Landkarte - wird
den somit trotzdem erstellt: Nebst den geldwerten eine wichtige Rolle in der Zukunft spielen.
Einnahmen bieten freie Plattformen ein Mehr bei Bestärkt wird diese Sicht des Autors durch aktuelle
Bekanntheitsgrad, Verbreitung, Time-to-Market, Anfragen – wie etwa die einer großen amerikanischen
Public Relation, Wissenstransfer u.a.m. Anwaltssozietät – die ein umfassendes Portal zum
Vor diesem Hintergrund ist anzunehmen: Thema Compliance für US- Unternehmen schaffen
will. Nebst allen üblichen Features eines Kontakt
• Social Publishing mit Diensten zur Aufbereitung Netzwerks sollen Juristen hier umfangreiche Doku-
und Verteilung von Inhalten wird sich durchsetzen. mente auf einfache Weise managen, publizieren, zu
• Immer mehr Fachleute für die unterschiedlichsten Themensammlungen kombinieren und als „payed
Gebiete werden dazu übergehen, ihre wertvollen content“ verfügbar machen können. Dazu fehlt dem
Dokumente über geeignete Dienste und Systeme künftigen Betreiber des Systems noch eine Komponen-
automatisch für diverse Medien aufzubereiten und te (Originalzitat) 3 :
zu verteilen. „We are looking for a social publishing component <for our
• Das Copyright in der heutigen Form wird (hoffent- ECMS/portal> with as many of the following main features
lich zumindest) fallen oder zunehmend ausgehöhlt <...> * publish <documents> to the Web * as many file for-
und durch ein allgemeines Kompensationssystem mats as possible * rating <…> comments <…> rank-
wie Gemma ersetzt werden. Auch der digitalen ing <…> * public, private, groups <deployment> <…> *
Welt besser angepasste Copyright Systeme wie advertising on documents <…>”. Wohlgemerkt – das
creative commons können mehr Flexibilität und schreiben Juristen – keine Web Freaks.
damit Veränderung in der Nutzung bringen. Es ist
auch denkbar, dass Inhalte zunehmend völlig frei
verfügbar sein werden. Verkanntes Medium Dokument
• Organisationen mit Open Content Strategien wer-
Gastbeitrag von Rudi Kulzer,
den wie schon bei Open Source exerziert – Unter-
Journalist für Themen aus Technik und Kultur
nehmen und ganze Gesellschaften mit geschützten
E-Mail rudikulzer@googlemail.com
Informationsbereichen in der Entwicklung überho-
len.
Das Arbeiten mit Dokumenten wird von der Gesell-
Aus ökonomischer Sicht bleibt das alles zumindest zu
schaft, auch von der Presse, kaum wahrgenommen, ist
hoffen, denn eine andere Entwicklung würde wie jede
aber von grundlegender Bedeutung.
Art von Protektionismus und Monopolen schlicht ge-
ringere Wohlfahrt bedeuten. Und da es bei Dokumen- Das Problem ist bekannt: Wir haben schon seit Jahren
ten oftmals um Wissen – und damit Investition und nicht zu wenig, sondern zu viel Informationen. Das
nicht Konsum geht – ist hier sogar noch ein Multiplika- zeigt sich allein schon an der täglichen Flut von E-
tor am Werk. Welche enormen positiven Effekte das Mails, die unsere digitalen Briefkästen verstopfen.
„Teilen von Wissen“ hat, kann man an der Erfolgsge- Auch der tägliche Umgang mit digitalen Dokumenten
schichte von vielen Unternehmen erkennen, die sich fällt uns schwer. Wir sind weit entfernt davon, damit
geöffnet haben, ihr Wissen global teilen und ihre Auf- unbewusst so leicht umzugehen, wie diese noch in Zei-
gaben in großen unternehmensübergreifenden Com- ten eines Papierdokuments aus einem Aktenordner der
munities lösen. Fall war. Hier ist mehr Bewusstsein in allen Bevölke-
rungsschichten notwendig. Dazu müsste auch die
Presse mehr Aufklärungsarbeit leisten.

3 <..> Einfügungen oder Auslassungen vom Autor

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Schriftliche und bildliche Dokumente begleiten die Verunsicherung. Der Grund: Zahlreiche Anbieter ver-
Menschheit schon seit ihren frühen Tagen. Das reicht markten inzwischen ihre Produkte unter dem Etikett
von den Wandmalereien steinzeitlicher Höhlen über „Compliance“ – nicht nur herkömmliche Anbieter von
die Tontäfelchen Mesopotamiens, den Papyri der Ä- DMS- und ECM-Lösungen, sondern auch Hersteller
gypter, den Pergamenten des Mittelalters, den Buch- von Speichersystemen, Management-Informations-
druck bis zu den Aktenbergen des modernen Indust- Programmen und ERP-Lösungen.
riezeitalters.
Dokumente gehören in ihren Zusammenhang
Durch die technischen Möglichkeiten der Digitalisie-
rung sind nun seit etwa 20 Jahren mit einer völlig neu- E-Mails und ihre Anhänge gehören in einen fachlichen
en Kulturtechnik konfrontiert, die eine Menge Licht Zusammenhang, in elektronische Kunden-, Produkt-
und Schatten in sich birgt: So sind wir einerseits durch oder Vorgangsakten. E-Mails separat zu archivieren
die Möglichkeit des leichten Kopierens mit einer nicht bringt mittelfristig mehr Probleme denn Vorteile. Das
mehr zu bändigenden Datenflut konfrontiert, während Gleiche gilt für steuerrelevante Daten. Sie separat und
gleichzeitig die gespeicherten Dokumente auf den nur für den Steuerprüfer aufzubewahren ist unwirt-
neuen Medien doch eine raschere Verfallsdauer haben schaftlich. Auch dedizierte Systeme nur für Daten aus
als uns lieb ist. dem ERP oder nur für gescannte Dokumente sind aus
Compliance-Gesichtspunkten nicht empfehlenswert.
Finanzkrise bringt Dokumentenprobleme in Kampffmeyer bringt das Problem auf den Punkt: „Es
Rampenlicht muss eine Angleichung der elektronischen Welt an die
Die Diskussion um die Schuldigen der derzeit weltwei- Papierwelt stattfinden. Nur mit einem komplett neuem
ten Finanzkrise ist voll im Gang. Doch das Thema be- Rahmenwerk von Gesetzen und Richtlinien können
trifft nicht nur Banker und Politiker, sondern auch die allgemeingültige und gerechte Grundlagen für Infor-
IT-Industrie, ist sie doch für die Werkzeuge des nöti- mation Management Compliance geschaffen werden.“
gen Dokumenten- und Content-Management verant-
wortlich. Hier herrscht leider noch reichlich Chaos – Archivierung und neue Medien
von den Begriffen wie Compliance bis zu den mittler- Neben den rechtlichen und verwaltungstechnischen
weile reichlichen Angeboten der Softwareindustrie. Fragen der Dokumentenverarbeitung spielt das Be-
Zahlreiche Programme versprechen Abhilfe. Doch der wahren und Sichern der Daten, mit einem Wort die
Markt ist verwirrend. Archivierung eine fundamentale Rolle, sowohl in Un-
Dabei liefern die Nachrichten zur weltweiten Finanz- ternehmen aller Größen wie mittlerweile auch im pri-
krise täglich eindrucksvolles Anschauungsmaterial zu vaten Lebensbereich. Für die Archivierung der Unter-
einem diesem wichtigen Thema: Dokumentenmana- nehmensdaten gibt es zahlreiche Angebote, der Quali-
gement, heute häufig auch Enterprise Content Mana- tät nach den bereits geschilderten Anforderungen an
gement (ECM) genannt spielt eine große Rolle. Das auf DMS/ECM und Compliance beurteilt werden muss.
den ersten Blick eher tröge anmutende Thema ist der Durch den elektronischen Vertrieb von Medien wie
Stoff, aus dem der Ärger für die Verantwortlichen der Musik und Film hat das Thema digitale Archivierung
Krise gemacht ist - denn die Entschuldigung von Vor- auch unser Privatleben erreicht.
ständen und Aufsichtsräten, man habe das Alles nicht Mit dem zunehmenden Bedarf von privaten Daten hat
gewusst oder nicht wissen können, zählt bei genauerer sich Wissenschaftsredakteur Helmut Martin-Jung von
Betrachtung nicht. der Süddeutschen Zeitung in seinem Artikel „Wider
Die Bosse müssen zwar nicht jeden einzelnen Rech- den digitalen Zerfall“ vom 23.2.2009 lobenswert ausei-
nungsbeleg persönlich prüfen, sind jedoch per Gesetz nandergesetzt. Der moderne „homo computeriensis „
verpflichtet, dass die nötigen Instrumentarien in ihren vertraue unersetzliche Erinnerungen auf digitalen Fo-
Unternehmen installiert sind und genutzt werden. Ist tos, die MP3-Musikdateien aus dem Internetshop, Ta-
das nicht der Fall, können sie dafür durchaus ins Ge- gebücher - mit einem Wort alles, was sich digitalisieren
fängnis gehen, zumindest in den USA. Hierzulande ist lässt elektronischen Medien an. Doch erstaunlich viele
man noch nicht ganz so weit, doch das wird angesichts tun erstaunlich wenig, ihre digitalen Schätze vor dem
der Nachbearbeitung der schweren Krise noch kom- plötzlichen Sturz in den elektronischen Orkus zu be-
men. wahren, so Martin-Jung.

Außerhalb des englischsprachigen Raums ist der inter- Dabei ist sei weder eine Geheimwissenschaft, seine Da-
national gängige Begriff für das Thema Verantwortung ten zu sichern, noch besonders kompliziert oder teuer.
durch Offenlegen der Daten – Compliance – ist nur Eine sehr komfortable Möglichkeit zumindest für
schwer greifbar. Nach Ansicht des Herausgebers des Windows-Nutzer ist der Home Server von Microsoft -
vorliegenden Newsletter, Ulrich Kampffmeyer, sorgt eine Software, die auf einem älteren Rechner eingesetzt
der Begriff Compliance bei vielen Firmenkunden für

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werden kann, ausreichend Speicherplatz auf Festplat- »Die Flut elektronisch erzeugter oder empfangener
ten vorausgesetzt. Dokumente, Daten und Unterlagen sorgt für mehr
Probleme als der historische Papiereingang«, diagnos-
Auf der Softwareseite gebe es eine Reihe von Datensi-
tiziert Zöller. Enterprise Content Management (ECM)
cherungsprogrammen, mit großen Unterschieden. Ent-
sei deshalb für die Anwenderunternehmen zu einer
scheidend ist vor allem die Fähigkeit, Windows-
unverzichtbaren Infrastruktur geworden.
Rechner im laufenden Betrieb zu sichern und die gesi-
cherten Daten im Falle des Falles korrekt wieder zu- Die großen internationalen Hersteller dieses Segments
rückzuspielen. Obwohl das die eigentliche Aufgabe – EMC (mit Documentum), IBM (mit Filenet), Open
solcher Programme ist, scheitern dennoch viele daran. Text sowie Oracle (mit Stellent) – bieten mittlerweile
Auch Windows bietet keine so leistungsfähige einge- mehr oder weniger komplette Produktsuiten an. Die
baute Datensicherung wie Apples „Time Machine“, so auf Deutschland fokussierten hiesigen Hersteller hin-
Martin-Jung. Als gut haben sich in unabhängigen Tests gegen konzentrieren sich überwiegend auf Dokumen-
unter anderem die Programme „True Image“ von Ac- tenmanagement im engeren Sinn. Vielerorts gibt es
ronis und „Shadow Protect“ von Storagecraft erwiesen. dedizierte Lösungen für bestimmte Aufgaben: zum
Beispiel Postkorb- und Workflow- Software zur Pro-
Billiger, aber auch mühsamer und weniger sicher seit
zessautomatisierung, elektronische Archivierungssys-
es, seine Daten auf optischen Medien wie CD und
teme mit Suchfunktionen für revisionssichere Ablagen,
DVD zu speichern. Auf eine CD passen ohnehin nur
Capture-Vorrichtungen zur Digitalisierung von Pa-
700 Megabyte an Daten und die reichen nicht einmal
pierdokumenten, digitale Signaturen für den E-Mail-
für einen DVD-Film. DVDs und CDs sind außerdem
Verkehr und vereinzelt auch schon Wikis und Blogs
nicht gerade die sichersten Speichermedien. Die orga-
für die Zusammenarbeit. Zöller weiß von Tausenden
nische Schicht, auf die die Daten eingebrannt werden,
erfolgreicher Installationen: »Die Lösungen tun, was
zersetzt sich mit der Zeit unweigerlich von selbst.
sie sollen.« Gerade in Deutschland gebe es einen inten-
Die Eroberung der Haushalte durch die digitalen Me- siven Wettbewerb um Preise und Funktionen. Die Kos-
dien und die damit verbundenen Zwänge zur Speiche- ten für Bildschirme, Speicher und Netzwerkbandbrei-
rung bieten aber die Chance, dass ein verbessertes Be- ten seien heute geringer, sodass sich auch kleine und
wusstsein zur Kulturtechnik Dokumentenverarbeitung mittlere Unternehmen ECM leisten könnten.
entsteht.
Vorsicht bei kompletten ECM-Suiten
ECM-Produkte bieten augenscheinlich eine breite Fea-
Viele Features, wenige Standards ture-Palette: von der Erfassung über die Bearbeitung
und Verteilung bis zur Ablage. Martin Böhn, Analyst
Gastbeitrag von Markus Bereszewski, bei der Würzburger Marktforschungsfirma BARC, kri-
Chefredakteur der InformationWeek, tisiert freilich, dass es hier zu viele Begriffe gibt. Er
E-Mail Markus.Bereszewski@informationweek.de empfiehlt den Anwendern, nicht auf die Schlagwörter
Webseite: www.informationweek.de zu achten, sondern zu schauen, was ihnen im Hinblick
auf ihre Gegebenheiten und Anforderungen weiterhel-
Die Fülle der Produkte und Funktionen zur Verwal- fen kann. In der Anbieterlandschaft sorge Microsoft
tung von Dokumenten und anderem Content beein- mit der Sharepoint-Software für Bewegung, Partner
druckt. Die Standardisierung hinkt allerdings hinter- bieten zusätzliche Funktionalität dafür. Außerdem
her. beweise Open Source Reife, namentlich Alfresco macht
»Der Markt für Dokumenten- und Content- von sich reden. Neue Anbieter können neu anfangen
Management ist im Aufwind«, sagt Bernhard Zöller, und müssen nicht Software mitschleppen, die von ih-
Gründer der Beratungsfirma Zöller & Partner und rem Ansatz her in die Jahre gekommen ist. Bei kom-
Vorstandsmitglied beim Verband Organisations- und pletten ECM-Suiten rät Böhn indes zur Vorsicht:
Informationssysteme (VOI). Als Triebfedern nennt er »Auch wenn alles aus einer Hand kommt, ist die Integ-
das Streben der Unternehmen nach Prozesseffizienz ration nicht garantiert.« Oft wurden Komponenten zu-
und weniger Redundanz bei Datei- und Mail- gekauft oder per OEM-Vertrag dazugepackt. Jenseits
Systemen. Es gelte, den Aufwand für manuelle Such- des allgemeinen ECM-Kurses sieht Böhn bei den An-
und Ablagetätigkeiten zu verringern. Ebenfalls wichtig bietern einen Trend zu vielfältigen Lösungspaketen,
sind dem Marktkenner zufolge zunehmende gesetzli- zum Beispiel für den Posteingang. Ferner stehen die
che Anforderungen (Compliance), die sichere Ablage- Einbindung unterschiedlicher Informationsquellen
systeme verlangen, um jederzeit die relevanten Infor- und die Integration mit anderer Software im Fokus.
mationen vorweisen zu können. Es gehe darum, die
Auskunftsfähigkeit wieder herzustellen.

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Standards im Umfeld Applikationen künftig einfach aufrufen lassen. Die


Die Experten sind sich einig: Standardisierung kann Spezifikation ist bei der Organization for the Advan-
helfen, die Kosten zu senken und die Abhängigkeit cement of Structured Information Standards (Oasis)
von einzelnen Anbietern zu verringern. Denn die Inte- eingereicht, und über die Haupturheber hinaus haben
roperabilität und Austauschbarkeit von Komponenten die Hersteller Alfresco, Open Text, Oracle und SAP
verbessern sich dadurch. Überdies gibt es lange Auf- mitgewirkt. Udo Hertz, bei IBM in Böblingen Director
bewahrungsfristen, was bei ECM stabile Systeme und of Information Management Development, erwartet
zuverlässige Migrationsmöglichkeiten erfordert, wie breite Akzeptanz. Neben den Endkunden sollen auch
Thorsten Brand, Berater bei Zöller & Partner, betont. die Geschäftspartner von CMIS profitieren. Allerdings
wird die Version 1.0 frühestens Ende nächsten Jahres
Im Umfeld von ECM gibt es eine ganze Reihe von verabschiedet sein; bis CMIS in ECM-Produkten imp-
Standards, die teils von einzelnen Herstellern gesetzt lementiert ist, dürfte es dann 2010 werden. Brand traut
wurden und sich dann weit ausgebreitet haben und dem neuen Hoffnungsträger trotzdem mehr zu als et-
teils von Gremien internationaler Organisationen ver- wa den JSRs für Repositories, die nur bei großen Her-
abschiedet wurden. Brand nennt Dateiformate wie stellern und für Web Content Management eine gewis-
PDF/A, ODF, TIFF oder JPEG und Metadatenformate se Rolle gespielt hätten. »Das technische Umfeld än-
wie XML oder Dublin Core. Außerdem verweist er auf dert sich schnell, und die Anwender haben ein Interes-
Standards für digitale Signaturen und Speichersyste- se an Standards«, weiß der Marktkenner. Bei den Her-
me. Für Geschäftsprozesse hat die Workflow Mana- stellern ist das Interesse dagegen nicht so ausgeprägt,
gement Coalition (WfMC) schon vor langem ein Refe- weil alles aufwendiger wird und die Kosten steigen.
renzmodell erarbeitet, jüngeren Datums sind die Stan- Und wenn sie zu einem Konsens kommen und gute
dards BPMN und BPEL aus dem Web-Services- und Standards tatsächlich in ihren Produkten implementie-
SOA-Umfeld. Im öffentlichen Sektor gibt es außerdem ren, wollen sie sich weiterhin von ihren Konkurrenten
fachliche Spezifikationen wie DOMEA und MoReq, unterscheiden und warten alsbald mit diversen Zusät-
und nicht zuletzt werden die gesetzlichen Vorgaben zen auf. Nicht zuletzt wird dadurch auch die Aus-
mit gesamtwirtschaftlicher Gültigkeit wie GDPdU tauschbarkeit reduziert und die Kundenbindung er-
immer mehr. Im Kernbereich der Dokumenten- und höht. So will denn auch IBM zusätzlich zu den im
Content-Technologien sieht es hingegen anders aus. künftigen Oasis-Standard spezifizierten Basisdiensten
Vorherrschend sind proprietäre Adapter und Schnitt- für Repositories weitere Services entwickeln, sagt
stellen, mit denen Repositories Informationen austau- Hertz. Ein ECM-Produkt muss eine serviceorientierte
schen oder mit betrieblichen Applikationen zusam- Architektur aufweisen, um diesen Standard überhaupt
menarbeiten können. Ein Beispiel ist SAPs Archive- implementieren zu können, geben die Analysten von
Link-Schnittstelle. Anläufe zu herstellerübergreifender Gartner zu bedenken. Und im Lauf der Zeit könnten
Standardisierung hat es zwar gegeben: namentlich die noch mehr Hindernisse auftauchen. Die Zukunft von
Open Document Management API (ODMA) für die CMIS sei deshalb ungewiss. Bis auf Weiteres werden in
Kommunikation zwischen Desktop-Anwendungen der ECM-Welt auf jeden Fall auch künftig proprietäre
und Dokumentenmanagementsystemen, die Java Spe- Adapter und Schnittstellen gebraucht.
cification Requests (JSRs) 170 und 283, um den Zugriff
auf Content Repositories in der Java-Welt zu verein-
heitlichen, sowie Web Distributed Authoring and Ver-
sioning (Web-DAV) zur Bereitstellung von Dateien im Vom Papier ins Netz
Internet. Aber die Verbreitung ist sehr beschränkt Gastbeitrag von Maximilian Kimmel,
geblieben: »zu schmal oder zu komplex«, urteilt das IT Verlag für Informationstechnik GmbH
Marktforschungshaus Gartner. Webseite: www.it-verlag.de
Webseite: www.it-daily.net
Neuer Hoffnungsträger
Seit 2006 arbeiten EMC, IBM und Microsoft an den Ein immer mehr in den Fokus rückender Ansatz zur
Content Management Interoperability Services (CMIS), Softwarenutzung ohne Hardwareinvestition sind so
die den Austausch von Informationen zwischen Repo- genannte On-Demand-Lösungen – auch Software as a
sitories unterschiedlicher ECM-Systeme regeln sollen. Service (SaaS) genannt. Dabei wird eine Softwarelö-
Offiziell vorgestellt wurde das Projekt am 10. Septem- sung als Dienstleistung in einem Rechenzentrum ge-
ber. Definiert werden dort Datenstrukturen und Diens- hostet und dem Kunden in genau dem Umfang zur
te, zugelassen sind das Simple Object Access Protocol Verfügung gestellt, den er benötigt.
(SOAP) und der teilweise konkurrierende Representa-
tional State Transfer (REST). Zum Tragen kommen Die Vorteile von SaaS liegen auf der Hand: Miete statt
Technologien für Web Services sowie für Web 2.0 Investitionen (d. h. kurze Vertragslaufzeiten und damit
(Mashups). Die entsprechenden Dienste sollen sich in hohe Flexibilität), geringe Administrationskosten
durch Betreuung der Server von ausgebildeten Exper-

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ten, rasante Erhöhung der zur Verfügung stehenden sprechen grundsätzlich der Interpretation der soge-
Ressourcen, höchste Sicherheit bei Zugriff und Schutz nannten GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und
gegen Ausfälle durch Rechenzentren. So investieren zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).
Rechenzentrenbetreiber viele Millionen in Zugangs-
Seit Beginn der Digitalisierung geschäftlicher Abläufe
kontrollen, umfassenden Brandschutz, redundante
akkumulieren sich kontinuierlich Kommentare und
Hardware, unterbrechungsfreie Stromversorgungen
Spezifikationen zu unternehmerisch korrektem Han-
und viele Gigabit schnelle Anbindungen.
deln. Das Fundament dieser Richtlinien, Gesetze sowie
stillschweigenden Übereinkünfte und Reglements bil-
SaaS sorgt für hohe Flexibilität
den die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
All diese Dinge kann sich das einzelne Unternehmen (GoB). Die GDPdU geben dem Steuerprüfer ein In-
bei der Fürsorge für die Lauffähigkeit der eigenen IT in strumentarium an die Hand, welches nicht nur in der
den seltensten Fällen leisten. Voraussetzung für die Theorie unbedingte firmeninterne Rechtssicherheit
Nutzung von On-Demand-Lösungen ist eine stabile und Transparenz erfordert.
Internetverbindung, die heutzutage allerdings genauso
Aufbewahrungspflicht
Dokumente wie E-Mails oder etwa in
PDF (=Portable Document Format)
eingehende Rechnungen müssen – da
bereits im Ursprung digital einge-
gangen – auch digital abgelegt wer-
den. Kein Unternehmen, das auch in
den kommenden Jahren noch existie-
ren möchte, kommt noch ohne diese
Form der Dokumente aus. Hinzu
kommt die ständig zunehmende Pa-
pierflut, die erfasst, selektiert und
verwaltet werden muss. Beides von-
einander getrennt zu leisten, ist eben-
so zeit- wie arbeitsintensiv; denn
nach dem Eingang und der entspre-
chenden Erfassung müssen Doku-
mente, ob digital oder nicht, rechtssi-
cher archiviert werden. Der nächste
Schritt, dem sich auch das kleinste
Unternehmen nicht entziehen kann,
Standard sein sollte wie das Telefon. Der weltweite Er- ist die den firmeninternen Abläufen gemäße Zuord-
folg des CRM-Anbieters Salesforce.com zeigt, dass On- nung, also Versionierung, welche im besten Fall auch
Demand-Lösungen bereits in den Köpfen vieler IT- den einzelnen Mitarbeitern zeitnahen Zugriff auf die
Entscheider angekommen sind. Nun sollten diesbezüg- jeweiligen Dokumente garantiert.
lich neben Customer Relationship Management (CRM)
auch weitere Businesslösungen folgen. Die in Würz- Gleiches gilt (theoretisch schon seit Langem) auch für
burg ansässige major soft GmbH vollzieht mit dem die Einsichtnahme der Steuerbehörden, die in den letz-
Produkt „Gate On Demand“ diesen Schritt in Hinblick ten Jahren eine Reihe bestens ausgebildeter IT-
auf rechtssicheres Dokumentenmanagement. Fachkräfte herangezogen haben, um den inzwischen
unstrittig geltenden Richtlinien und Gesetzen auf Dau-
Rechtssicherheit er gerecht werden zu können.
Deutschland ist bekannt als Land mit vielen Regeln, Papierflut und heterogenen Daten
Normen und Gesetzen. Solche existieren auch bereits
im Bereich Dokumentenmanagement. Neben dem ur- Neben den rechtlichen Vorgaben interessiert den Ent-
sprünglichen Gesetz schiebt das Institut der Wirt- scheider im Unternehmen natürlich primär der Nutzen
schaftsprüfer (IDW) seit Jahren in unregelmäßigen Ab- einer Neuanschaffung für das eigene Unternehmen.
ständen eine Fülle von Veröffentlichungen und Stel- Dokumentenmanagement homogenisiert die unter-
lungnahmen nach, die unter dem Kürzel IDW RS FAIT nehmensinterne Informationsflut und die jeden Tag
3 die aus § 257 HGB resultierenden Anforderungen an eingehenden neuen Unterlagen sowie eigens erstellten
Rechnungslegung und Archivierung aufbewahrungs- Dateien.
pflichtiger Unterlagen definiert. Diese Richtlinien ent-

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Ansatz zur ganzheitlichen Unternehmens-IT Was ist “Collaboration”?


Alle Informationen mit Hilfe einer einzigen Suchmaske Gastbeitrag von Hanns Köhler-Krüner,
übersichtlich und in Bruchteilen von Sekunden durch- Direktor Education Services EMEA,
suchen und filtern zu können, kombiniert mit der AIIM international
Sammlung und Archivierung von Mehrinformationen E-Mail: Hkohler-kruner@aiim.eu
in Form von Metadaten, ist der Kern eines guten Do- Webseite: http://www.aiim.org
kumentenmanagementsystems. In kurzen Worten ge-
sprochen heißt das: Dokumentenmanagement spart Collaboration ist das englische Wort für Zusammenar-
Zeit, verhindert Doppelbearbeitung und erhöht Si- beiten. Seit Jahren wird es immer wieder verwendet
cherheit und Komfort! und in verschiedenen Zusammenhängen, von Prozess-
Kombiniert man die Vorteile einer ausgereiften Doku- beschreibungen bis hin zu Software . In allen Fällen ar-
mentenmanagement-Lösung mit dem On-Demand- beiten Gruppen auf ein gemeinsames und hoffentlich
Ansatz macht das eigene Unternehmen einen schnellen geschäftsbezogenes Ziel hin. Die wichtigste Arten las-
und unkomplizierten Schritt in eine Zukunft mit neu- sen sind in 2 Gruppen einteilen.
esten Produkten, geringer Administration, wesentlich
• Die Synchrone oder zeitgleiche Zusammenarbeit,
geringeren IT-Kosten und der kurzfristigen Möglich-
z.B. bei online Treffen oder auch Instant Messaging,
keit, die gemieteten Produkte bei Unzufriedenheit
wo alle Parteien gleichzeitig anwesend sind
durch andere Anbieter zu substituieren.
• Die Asynchrone Zusammenarbeit über Mechanis-
„Sesam öffne dich nicht!“ men wie z.B. virtuelle Arbeitszimmer oder auch
Email.
„Die größte Sicherheitslücke jedes Unternehmens ist
ein unachtsamer Mitarbeiter“. Dies ist keine Provoka- Heutzutage sehen viele Unternehmen diese Art von
tion eines IT-Sicherheitsgurus, sondern alltägliche Zusammenarbeit, als eine Methode um die Flut von
Wahrheit. Physikalischer Zugriff auf Server, unerlaub- Emails zu unterbinden. Wo möglich wird versucht, die
ter, aber nicht kontrollierter Zugang zu den Räumlich- Zusammenarbeit auf andere Technologien um zu len-
keiten des Unternehmens und damit meist zu einem ken. Natürlich beinhalten solche Initiativen viel mehr
freien Rechner oder zumindest zu einem Netzwerkan- als nur das Bereitstellen von neuen Technologien. Ein
schluss, sind nur die Spitze des Eisberges. Ebenfalls Unternehmen braucht hierzu viele Faktoren, die er-
problematisch ist die Mitnahme von Informationen auf kannt und erarbeitet werden muss. Diese sind unab-
USB-Sticks oder das versenden von E-Mails an private hängig von irgendeiner Software Plattform :
Maildienste. Diese Liste lässt sich ohne Weiteres belie- • Bewusstsein – Alle sind Teil einer Arbeitsgruppe
big fortführen. mit einem gemeinsamen Ziel.
Einen möglichen Lösungsansatz für all diese Probleme • Motivation – Mitarbeiter versuchen gemeinsam die
bietet Gate On Demand für Unternehmen: Dateien und Herausforderungen zu meistern oder etwas weiter
Dokumente liegen, vor physikalischem Zugriff ge- zu entwickeln
schützt, im zertifizierten Rechenzentrum. Die dortigen • Selbstbestimmung – Teilnehmer entscheiden ein-
Sicherheitsvorkehrungen sind deutlich höher, als im zeln, wann sich etwas zu ändern hat.
eigenen Unternehmen. Nur der Zugang über die SSL-
verschlüsselte Leitung mit Passwort und vielen Sicher- • Teilnahme – Alle nehmen aktiv an der Zusammen-
heitsfeatures gibt die Informationen den authentifizier- arbeit teil und erwarten das gleiche von anderen.
ten Benutzern frei – und zwar weltweit von jedem • Vermittlung – Alle unterhandeln und arbeiten zu-
Rechner, den der Anwender benutzen möchte. sammen und finden dabei den gemeinsamen Nen-
ner
Umdenken gefordert! • Gegenseitigkeit – Teilnehmer teilen ihr Wissen mit
Hohe Sicherheitsstandards sind nicht mehr uner- und erwarten von anderen, dass sie das gleiche tun.
schwinglich. Anwenderkomfort und Zugriffschutz er- • Nachdenken – Wir denken nach, auch über Alterna-
fordern keinen Spagat mehr. Damit sind die IT- tiven
Entscheider in Unternehmen jeder Größe gefordert, zu
• Engagement – Proaktive Arbeiten und nicht Ab-
entscheiden, ob die Vorteile von On-Demand-
warten ist unser Motto!
Lösungen mit den einhergehenden Kosteneinsparun-
gen einen Umstieg auch auf kurze Sicht nicht sehr att-
raktiv erscheinen lassen.

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2.0 bekannt geworden sind und die auch in Unterneh-


men eine Rolle spielen.
In 2007 fügt Dion Hinchcliffe die folgenden 4 Begriffe
hinzu:
• Formlos: keine Barrieren beim Mitwirken.
• Netzwerk – orientiert: auf alle Inhalt müssen per
Web-Browser zugegriffen werden können.
• Soziale: unterstreichen von Durchsichtigkeit (beim
Zugriff), Unterschiedlichkeit (sowohl in den Inhal-
ten als auch den Mitgliedern selber) und Offenheit
• Emergence: es muss Ansätze geben aus den vielen
Informationen die wichtigsten sich herauskristalli-
Um diese Art von Zusammenarbeit zum Erfolg zu sieren zu lassen, sodass Anwender nicht alles lesen
führen braucht eine Offenheit im Unternehmen, den müssen
Willen eigenes Wissen zu teilen. Gleichzeitig benötigt Das Rahmenwerk wird von Dion Hinchcliffe als
es aber auch die Kontrolle und Struktur um einen „FLATTNESSES“ beschrieben.
wirksamen Beitrag zu der wirtschaftlichen Zielen eines
Unternehmens zu leisten. Resultate dieser oftmals frei- Diese Art der Zusammenarbeit, getrieben von den
eren Art der Zusammenarbeit müssen gesammelt, ge- Wünschen der Anwender nach Anwendungen, die sie
speichert und aufgehoben werden bis ihre Relevanz bereits vom Internet her kennen erfordert viel von ei-
nicht mehr gegeben ist. nem Unternehmen.

In den letzten 12 Monaten ist ein begriff immer mehr Nicht nur braucht es eine deutliche Übersicht über die
gefallen: Enterprise 2.0. Dieser Begriff von Professor Möglichkeiten der Technologien die es gibt, sondern
Andrew McAfee von der Harvard Business School “er- ein solches Unternehmen muss sich auch seine eigenen
funden”. AIIM definiert Enterprise 2.0 als ein System Prozesse bewusst sein und Erkennen wo Zusammen-
von web-basierenden Technologien die schnelle und arbeit unter Verwendung von bestimmten Anwen-
flexible Zusammenarbeit, Verteilung von Information, dungen eine Bereicherung ist, und welche Art von
Integration und Trenderkennung in einem erweiterten Software, von Email über Foren bis hin zu Blogs und
Unternehmen anbieten können. Diese Definition er- Wikis und Sozialen Netzwerken.
stand nach einer Markstudie die zeigte, das es kein Bei diesen Entscheidungen spielt auch die Kultur und
Klarheit des Begriffes gab. die Mitarbeiter eines Unternehmens eine sehr große
Professor McAfee sieht die folgenden Grundvoraus- Rolle. Auch hier gilt wie bei jeder Entscheidung zu ei-
setzungen für Zusammenarbeit, die gegeben sein müs- ner bestimmten Software: Nicht nur welche Funktio-
sen. Er fasst dies zusammen in dem System „SLATES“. nen unterstützt die Anwendung sondern auch inwie-
fern die Mitarbeiter bereit sind die neue Art zu Arbei-
• Suche: Suche nach Informationen, Personen und In- ten zu akzeptieren.
formation von Personen
Zur Auswahl von Software gibt es eine Reihe von Mo-
• Links oder Verbindungen: Gruppieren von Infor-
dellen, Funktionalitäten können verglichen werden
mationen die Zusammen gehören
und somit eine Prioritätenliste erstellt werden. Schon
• Autoren: inkl. Blogs und Wikis sehr viel schwieriger sieht es aus bei dem Abschätzen
• Tags: Anwender können Tags hinzufügen in wie fern die Mitarbeiter eine neue Technologie ak-
• Erweiterungen: Anbieten von Informationen auf zeptieren werden und welche Art zu arbeiten die beste
Grund von Anwenderprofilen ist für die Kultur eines Unternehmens. Wie bereits ge-
sagt, Zusammenarbeiten braucht die Bereitschaft aller
• Signale: Anwenden können sich die Information
Beteiligten.
z.B. per RSS Feeds zukommen lassen
McAfee empfiehlt die Verwendung von Software, wel- Um dieses Verständnis der Internen Abläufe und Mög-
che einfach zu gebrauchen ist, dem Anwender viele lichkeiten zu verstehen hat AIIM ein sog. Worker Mo-
Freiheiten lässt und damit die Zusammenarbeit zwi- del entwickeln an dem jedes Unternehmen seine eige-
schen Anwendern ohne große Schulungen möglich ne Reife abmessen kann und welche Technologien am
macht. Die Barrieren zur Verwendung sollten mög- beste zur Zusammenarbeit geeignet sind.
lichst niedrig liegen. Hierbei geht er auch davon aus,
das es eine Reihe von Technologien gibt die mit Web

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auch Open Source und SOA Architektu-


ren. In “Islands of We” oder Inseln der
Zusammenarbeit wird die virtuelle
Teamarbeit zur Realität und der Wert der
soziale Komponente der Collaboration
von der Firma als ein Beitrag zur Innova-
tion und zum Austausch von Informatio-
nen erkannt.
Und schlussendlich erreichen wir das Ni-
veau von Enterprise 2.0 oder „Extended
Me“. Hier ist die Zusammenarbeit kon-
stant, transparent und unerlässlich. Kul-
tur und Technologie erlauben schnelle
Reaktionen auf Veränderungen und neue
Konstellationen, flexible Zusammenar-
beit. Kompetenz-getriebenes Outsourcing
und soziale Netzwerke.
Das Model soll dabei helfen herauszufin-
den welche Art der Zusammenarbeit am
AIIM Worker Model © AIIM 2008 besten in einem Unternehmen funktionie-
ren kann. Dies kann auch bei verschiedenen Abteilun-
Dieses evolutionäre Model zeigt von links nach rechts gen und Gruppen unterschiedlich sein. Die Installation
die verschiedenen Stadien eines Unternehmens. Dabei einer Software reicht nicht aus sondern muss wohl ü-
unterscheiden wir 7 Stufen der Evolution. berlegt sein und die geschäftlichen Ziele eines Unter-
Ganz links findet sich Stadium 1, das „Island of Me“ nehmens unterstützen. Wenn die Bereitschaft eines
(Insel-denken), wo jeder Mitarbeiter sein eigenes Wis- Unternehmens zur Zusammenarbeit und zum teilen
sen schützt. Dies findet sich auch zurück in der techni- von Wissen erst einmal erkannt und entwickelt wurde,
schen Infrastruktur. Silos von Informationen und keine dann gibt es eine grosse Anzahl von Produkten die die
Integration und Austausch von Informationen. verschiedensten Modelle unterstützen kann.

Stadium 2 ist die “One Way Me”, eine Einbahnstraße


von Informationen die von den einzelnen Mitarbeitern
freigegeben werden. Die Kontrolle bleibt bei den ein-
zelnen Mitarbeitern. Zwar gibt es schon gemeinsame Wikis als Werkzeuge für Wissensmanagement
Informationsspeicher, aber die sind immer noch nach innerhalb von Organisationen
außen geschlossen. Gastbeitrag von Philipp Neuhaus, Projektleiter Prozess- und
Stadium 3 ist das “Team Me” wo zu ersten Mal eine Dokumentenmanagement
Zusammenarbeit möglich ist. Hier finden sich Anwen- GSK Stockmann & Kollegen
dungen wie Intranets und Groupware wieder. Zwar E-Mail: neuhaus@gsk.de
sind es immer noch Teams, aber zumindest wird ein Webseite: http://www.gsk.de/
Teil der Informationen in einer gemeinsamen Ablage Auszug aus der Diplomarbeit zur Erlangung des akademi-
geteilt. schen Grades eines Diplom-Dokumentars (FH) am Fachbe-
reich Informationswissenschaften im Studiengang Doku-
Stadium 4 ist “Proactive Me” wo wir zum ersten Mal mentation der Fachhochschule Potsdam; 1.7.2008
echte Zusammenarbeit sehen. Sowohl das Bereitstellen Teil 2 des Artikels erscheint im Newsletter 20090324, Teil 3
von Informationen als auch das Abrufen von Informa- im Newsletter April 2009
tionen von anderen eine Rolle anfängt zu spielen. Se-
mi-automatische Collaboration mit dynamischen und Wikis
personifizierten Webseiten, Portalen und automati- Ein Wiki ist eine frei erweiterbare und von jedem über
schen Suchabfragen zur Verbreitung von Informatio- den Browser bearbeitbare Sammlung von untereinan-
nen. der und mit Dateien und Internetseiten verknüpften
Stadium 5 führt zu dem immer fortschrittlicheren Webseiten. 1
“Two Way Me”. Es werden proaktiv Netzwerke er-
stellt und das Aufbauen von zusätzlichen Wissen und
Knowledge Management gefördert. Oft finden sich in 1 Vgl. Klobas, Jane E. (2006): Wikis, from social software to social in-

solchen von Innovation getriebenen Unternehmen oft formation space. In: Klobas, Jane E. (Hg.): Wikis: Tools for Informa-
tion Work and Collaboration. Oxford: Chandos Publishing Ltd , S. 3.

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Wikis können, je nach Blickwinkel, als Technologie, Ursprung


virtueller Raum, Informations- und Wissensressource, Entwickelt wurde das erste Wiki 6 1994 von Ward
Philosophie oder Gemeinschaft angesehen werden. Als Cunningham, der es als „die einfachste Datenbank, die
Technologie ist Wiki eine Software, um schnell und überhaupt funktionieren kann“ bezeichnete. Das Kon-
einfach Seiten über den Browser zu bearbeiten. Wiki- zept dahinter fördert eine demokratische Nutzung des
Seiten sind Räume, die es mehreren Menschen erlau- Netzes in dem Sinn, dass jeder gleichberechtigt alle In-
ben, gemeinsam Informationen und Ideen zu teilen halte lesen und bearbeiten kann. Die Erstellung von
und so Wissen zu entwickeln. Für Leser über das Intra- Inhalten durch technisch weniger versierte Nutzer
oder Internet dienen Wikis als Informations- und Wis- wird gefördert. 7
sensressource. Die Idealform eines Wikis kann aber so-
gar als Philosophie betrachtet werden: Eine Kombina- Die Worte „wiki“ und „wikiwiki“ sind hawaiianisch
tion aus den Ansichten, dass die Weisheit von Vielen und bedeuten „schnell“, beziehungsweise „sehr
den Gedanken Einzelner überlegen ist und, dass alle schnell“. Im hawaiianischen Sprachgebrauch wird
zusammen in einem System ihre Ideen schnell und ein- „wiki“ auch für „informell“ benützt. Der Begriff wird
fach miteinander austauschen können. Bei der gemein- sowohl für das gesamte Konzept gebraucht, als auch
samen Wissensentwicklung entstehen nicht nur Inhal- für konkrete Anwendungen und teilweise ebenso für
te, sondern auch eine Gemeinschaft. Autoren und Le- die dahinter liegende Software. Im Englischen gibt es,
ser eines Wikis werden ebenfalls als Gemeinschaft an- im Gegensatz zum Deutschen, immerhin die Unter-
gesehen, die durch die Thematik und die Normen für scheidung zwischen „Wiki“ und „wiki“, wobei Erste-
die Zusammenarbeit gebildet wird. Ein Wiki wird also res für das Konzept steht und Letzteres für eine kon-
erst durch alle diese Aspekte zusammen gebildet. 2 krete Ausprägung. 8

Wikis unterscheiden sich von kollaborativer Software Wikis ermöglichen die Nutzung des Internets, so wie
(Groupware, Collaborative Work Systems) oder klassi- es sich Berners-Lee vorgestellt hatte und funktionieren
scher Wissensmanagement-Software durch ihre man- ähnlich wie sein Prototyp für das WWW, das Pro-
gelnde Struktur. Und selbst wenn es im Wiki eine gramm Enquire.
Struktur gibt, kann sich diese jederzeit ändern. 3 „The basic ideas of the Web is that an information space
through which people can communicate, but communicate in
Wikis als Kommunikationsmedium a special way: communicate by sharing their knowledge in a
Von einem anderen Blickwinkel können Wikis als pool. The idea was not just that it should be a big browsing
Kommunikationsmedium angesehen werden. Es han- medium. The idea was that everybody would be putting their
delt sich dabei um eine Form der Kommunikation, die ideas in, as well as taking them out. […] Also everybody
sich nicht so einfach einordnen lässt. Von den Eigen- should be excited about the power to actually create hyper-
schaften her ist es eine Kombination aus den Kommu- text. Writing hypertext is good fun, and being with a group
nikationsformen Dialog, Informationsbesprechung, of people writing hypertext and trying to work something
Workshop, E-Mail, Intranet, Newsletter und Schwarzes out, by making links is a different way of working.” 9
Brett. 4 Wikis sind so etwas wie ein informelles Kom-
munikationsnetz. Sie sind unabhängig von bestehen- Eigenschaften und Funktionen
den Hierarchien und ergänzen oder ersetzen formale Technisch gesehen sind Wikis Server-Client-
Strukturen. Meist sind sie nicht so verbindlich, können Applikationen und setzen auf dem HTTP auf. 10 Es
aber dafür flexibel auf neue Gegebenheiten reagieren. gibt Wiki-Software in unterschiedlichen Programmier-
Die Fäden im Kommunikationsnetz sind mehr oder und Skriptsprachen, wie zum Beispiel PHP, Perl, Java,
weniger stabile Beziehungsstrukturen oder Kommuni- Ruby oder Python. Manche Wiki-Systeme legen ihre
kationskanäle und können zwei oder mehrere Knoten Daten in Datenbankmanagementsystemen ab, andere
miteinander verbinden. 5 speichern jede Beitragsseite als Textseite im Dateisys-
tem ab.

6 Portland Pattern Repository, siehe:


http://c2.com/cgi/wiki?WelcomeVisitors (zuletzt geprüft am
22.02.2009).
7 Vgl. Leuf, Bo; Cunningham, Ward (2005): The Wiki Way. Quick

collaboration on the Web. 6. printing. Boston: Addison-Wesley, S. 15.


2 Vgl. ebd., S. 13 f. 8Vgl. ebd., S. 14.
3 Vgl. ebd., S. 7. 9W3C (1999): Transcript of Tim Berners-Lee's talk to the LCS 35th
4 Vgl. Mast, Claudia (2006): Unternehmenskommunikation. Ein Leit- Anniversary celebrations, Cambridge Massachusetts, 1999/April/14.
faden. 2., neu bearb. und erw. Aufl. Unter Mitarbeit von Simone Online verfügbar unter http://www.w3.org/1999/04/13-tbl.html,
Huck und Monika Hubbard. Stuttgart: Lucius & Lucius (UTB Be- zuletzt aktualisiert am 14.04.1999, zuletzt geprüft am 22.02.2009.
triebswirtschaftslehre, Kommunikationswissenschaft), S. 189-211. 10 Vgl. Leuf, Bo; Cunningham, Ward (2005): The Wiki Way. Quick
5 Vgl. ebd., S. 215 f. collaboration on the Web. 6. printing. Boston: Addison-Wesley, S. 15.

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Funktional gesehen sind die Hauptmerkmale von Wi- spiel nur Nutzer, die als Autoren angemeldet sind,
kis Folgende: 11 Bearbeitungen vornehmen dürfen. Nichtsdestotrotz
sind Seiten in Wikis in der Regel nicht das Werk
• Jeder Nutzer ist eingeladen, über seinen ganz nor-
Einzelner, sondern einer Gemeinschaft von Auto-
malen Browser Seiten zu bearbeiten oder zu erstel-
ren.
len. Auf jeder Seite gibt es einen „Bearbeiten“-
Button, über den Seiten sofort bearbeitet werden • Wikis merken sich Änderungen. In fast allen Wikis
können. Das funktioniert in der Regel über einen gibt es eine automatische Versionsverwaltung. Das
einfach zu bedienenden WYSIWYG-Editor. Alle bedeutet, jede Version jeder Seite wird gespeichert
Versionen jeder Seite werden gespeichert, wodurch und kann bei Bedarf wieder hergestellt werden.
Änderungen transparent werden und (auch wieder Über Benutzername, IP-Adresse oder Ähnliches
von jedem) rückgängig gemacht werden können. bleibt nachvollziehbar, wer welche Änderung vor-
genommen hat.
• Wikis fördern die bedeutungsvolle Assoziation von
Seiten untereinander. Die Erstellung von Verknüp- • In den meisten Wikis gibt es eine Liste mit den Sei-
fungen ist sehr einfach und es wird angezeigt, ob ten, die zuletzt bearbeitet wurden. Dadurch können
die Seite, auf die verlinkt wird, überhaupt existiert. Nutzer auf dem Laufenden bleiben, wie sich das
Es gibt keine defekten Verknüpfungen innerhalb Wiki entwickelt und welche Themen aktuell sind.
eines Wikis. • Einige Wikis bieten die Funktionalität, dass sich
• Ein Wiki ist keine sorgfältig erstellte Webseite für Nutzer per E-Mail oder RSS-Feed automatisch über
Besucher, sondern versucht, den Besucher in den Änderungen einzelner Seiten benachrichtigen las-
Prozess der Erstellung und Zusammenarbeit zu in- sen können.
volvieren. • Üblicherweise beinhalten Wikis eine Suchfunktion
Im Folgenden werden typische Merkmale und Funkti- und bieten teilweise auch Navigationshilfen an.
onalitäten von Wikis zusammengefasst: 12 • Die meisten Wikis haben eine einfache Berechti-
gungsstruktur. Üblicherweise können für das Wiki
• Wikis bestehen aus Webseiten, die über einen nor-
oder sogar für einzelne Seiten Leser, Autoren und
malen Browser angezeigt werden können.
Administratoren festgelegt werden. Administrato-
• Die Seiten können einfach mit einem Browser über ren haben die Privilegien, Rechte zu vergeben und
das Intra- oder Internet bearbeitet werden. Das Seiten oder Versionen permanent zu löschen.
kann entweder mit einer Markup-Syntax 13 oder
Eine andere Besonderheit von Wikis ist die Rückver-
mit einem WYSIWYG-Editor erfolgen.
weis-Funktion (backlink). Mit dieser können Verknüp-
• Interne und externe Verknüpfungen können beson- fungen auf alle Seiten, die auf eine bestimmte Seite
ders einfach erstellt werden. Es können auch Ver- verweisen angezeigt werden.
knüpfungen zu Wiki-Seiten, die es noch nicht gibt,
angelegt werden. Diese werden in der Anzeige et- Vorteile von Wikis
was anders dargestellt und angelegt, sobald diese
Wikis unterstützen das Konzept der Wissensreifung 14 .
Verknüpfung angeklickt wird.
Über den gesamten Lebenszyklus von der Idee und
• Seiten können (beinahe) in Echtzeit aktualisiert den ersten persönlichen Notizen bis hin zum fertigen,
werden. Änderungen werden sofort angezeigt, ausformulierten Dokument kann das Wissen in einem
nachdem die Seite gespeichert wurde. Manche Wi- Wiki gemeinschaftlich entwickelt und in Form ge-
kis bieten allerdings auch die Funktionalität, dass bracht werden.
Seiten erst freigegeben werden müssen, nachdem
sie verändert wurden. Das Aufgreifen, Verstehen, Verarbeiten, Verdichten
und Neu-Ordnen anderer Gedanken stellt eine erhebli-
• Wikis werden im Kollektiv bearbeitet. Die ur- che intellektuelle Leistung dar. Durch diesen erhöhten
sprüngliche Philosophie von Wikis ist, dass jeder al- Reflexionsgrad kann die Qualität von Texten in Wikis
les ändern kann. In vielen Wikis können allerdings deutlich erhöht werden. Der Arbeitsaufwand dieser
die Rechte eingeschränkt werden, so dass zum Bei- neuen Art der Schreibkultur sollte jedoch nicht unter-
schätzt werden. 15
11Vgl. ebd., S. 16.
12 Vgl. Klobas, Jane E. (2006): Wikis, from social software to social
information space. In: Klobas, Jane E. (Hg.): Wikis: Tools for Infor- 14 Siehe: Maier, Ronald; Schmidt, Andreas (2007): Characterizing

mation Work and Collaboration. Oxford: Chandos Publishing Ltd., S. Knowledge Maturing. In: Gronau, Norbert (Hg.): 4th Conference
7-11. Professional Knowledge Management (WM 07), Potsdam, Germany,
13 Zum Beispiel muss man bei der Wiki-Software TWiki an den An- 2007. Experiences and visions. Berlin: GITO-Verl. (4. Konferenz Pro-
fang und das Ende eines Wortes jeweils einen Unterstrich setzen, fessionelles Wissensmanagement), S. 325–334.
damit es kursiv angezeigt wird. Für mehr Beispiele, siehe: 15 Vgl. Ebersbach, Anja; Glaser, Markus; Heigl, Richard; Warta, Ale-

http://twiki.org/cgi-bin/view/TWiki/TextFormattingRules (zu- xander (2008): Wiki. Kooperation im Web. 2. Aufl. Berlin: Springer
letzt geprüft am 22.02.2009). (Xpert.press), S. 478.

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10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter

Im Vergleich zu herkömmlichen Webseiten sind Wikis Wortmüll aus der ECM-Werbung


wesentlich einfacher, bequemer und schneller zu
Gastbeitrag von Elisabeth Grenzebach,
handhaben. Wikis sind flexible Arbeitswerkzeuge, am
Inhaberin der Agentur Wortwirtschaft
ehesten mit Papier und Bleistift vergleichbar. In der
E-Mail: egr@gmx.info
folgenden Grafik werden einige Analogien zwischen
Webseite: www.wortwirtschaft.de
diesen Werkzeugen aufgezeigt:
Papier und Bleistift ↔ Wikis Tue Gutes und sprich darüber. Klappern
Schreiben ↔ Tippen gehört zum Handwerk. Warum sonst ge-
Skizzieren ↔ Grafiken einbinden ben wir so viel für Marketing aus? Nur:
Blättern ↔ Browsen Viele klappern, ohne etwas zu sagen. Da-
Seiten in den Papierkorb werfen ↔ Seiten löschen bei sollte gerade Werbung nicht von der
Anmerkungen oder Ergänzungen machen ↔ Anmerkungen oder Ergänzungen machen Stange sein. Doch die Werbenden ersti-
Abschnitte löschen oder als
cken im Einheitsbrei. Die fünf häufigsten
Abschnitte durchstreichen ↔
Fehler.
durchgestrichen formatieren
Seiten an Kollegen weitergeben ↔ Seiten-URL an Kollegen weitergeben

Vergleich von Wikis mit Papier und Bleistift


Fehler eins: Alle sind führend und innovativ
Die Unterschiede zum Papier sind hauptsächlich Vor-
Werbung soll differenzieren, doch viele Hersteller
teile:
schreiben das Gleiche. Zunächst schmücken sich viele
• räumliche Unabhängigkeit ECM-Anbieter mit dem Attribut »führend«: »markt-
• bessere Lesbarkeit der Schrift führend«, »weltweit führend« oder »international füh-
rend«. Auch die Imponiervokabel »innovativ« gehört
• Texte können direkt digital weiterverarbeitet wer- zum Grundwortschatz. Denn: In der IT sind führende
den Unternehmen auch innovativ. Wie sie das machen? Mit
• gleichzeitige Verfügbarkeit einer Seite durch belie- innovativen ECM-Lösungen, innovativen Angeboten,
big viele Leser innovativem Produktportfolio oder einfach Innovatio-
• Möglichkeit der Volltextsuche nen. Weshalb die Hersteller schnell zu Innovations-
treibern avancieren. Wer herausragen möchte, muss
• geringerer Papierverbrauch
deshalb den Superlativ bemühen. Das »innovativste«
• Mehrwert durch Verknüpfungen Unternehmen und die »führendste« Software oder die
• automatische Erfassung von Datum und Autor »optimalste« Hardware. Zurecht nennt man dies
• Nachvollziehbarkeit und Umkehrbarkeit von Än- Schreistil. Wen kümmert es, dass die Adjektive »füh-
derungen rend« und »optimal« bereits Superlative sind und sich
deshalb nicht steigern lassen. Dass zudem jeder Super-
• automatische Sortierbarkeit nach verschiedenen
lativ zum Widerspruch reizt – wusste schon Bismarck
Kriterien wie Seitenname, Autor (Ersteller oder letz-
und strich ihn deshalb unbarmherzig aus den Texten
ter Bearbeiter), Änderungsdatum und eventuell
seiner Mitarbeiter.
Schlagwort.
Überdies können Wiki-Seiten bei Bedarf auch einfach Das Wort Innovation hat schon lange jegliche Innova-
ausgedruckt werden. tionskraft verloren. Die Kunde können und wollen
»innovativ« nicht mehr hören. Und wer sucht schon
Gartner, Inc., ein führendes IT-Forschungs- und Bera- ein innovatives Angebot? Die meisten sind mit rei-
tungsunternehmen, hat im Sommer 2006 festgestellt, bungslos funktionierenden Lösungen zufrieden.
dass die Wiki-Technologie den „Gipfel der übertriebe-
nen Erwartungen“ und bald auch die „Talsohle der Fehler zwei: Selbstverständlichkeiten breittreten
Desillusionierung“ überwunden hat und dann in die Selbstverständlichkeiten zu verklausulieren, ist hoch
Phase kommt, wo sie realistisch genutzt und produktiv im Kurs: »XY beobachtet als neutrales Beratungsunter-
eingesetzt wird. Es wird geschätzt, dass die Wiki- nehmen den Gesamtmarkt seit Jahren objektiv.« Gratu-
Technologie von der breiten Masse in zwei bis fünf lation! Endlich neutrale und auch noch objektive Bera-
Jahren angenommen wird. 16 ter! Ein anderes Beispiel: Unternehmen, die immer
(Der Beitrag wird im Newsletter 20090324 fortgesetzt) wieder beteuern, dass sie professionell arbeiten. Natür-
lich mit professionellen Werkzeugen, mit professionel-
len Mitarbeitern und mit professionellen Lösungen.
16 Vgl. Gartner (2006): Gartner's 2006 Emerging Technologies Hype
Doch je häufiger ein Unternehmen betont, dass es pro-
Cycle Highlights Key Technology Themes. Online verfügbar unter
http://www.gartner.com/it/page.jsp?id=495475, zuletzt aktualisiert
fessionell arbeitet, desto unglaubwürdiger wird es.
am 09.08.2006, zuletzt geprüft am 22.02.2009.

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Fehler drei: Mit Wiederholungen langweilen Practices«: Wer begegnet diesen Begriffen entschlos-
Beliebt sind auch Wiederholungen: »Der Verein vertritt sen? Die Übersetzung ins Deutsche hat oft etwas Ent-
die überwiegende Mehrheit der Unternehmen.« Über- larvendes: Sie führt uns schnurstracks zurück auf den
wiegende Mehrheit? Ist nicht eine Mehrheit per se ü- Boden der Tatsachen – darum wird sie im Marketing
berwiegend? Auch die vielen »Projektvorhaben« sind gemieden. Ist nicht ein Meeting lebendiger als eine Sit-
doppeltgemoppelt. Ein Projekt ist ein Vorhaben. Gern zung? Verspricht eine Hotline nicht mehr als eine Tele-
schreibt man von »Workflow-Prozessen«. Ist ein fonberatung? Kein Wunder, wenn Pressemitteilungen
Workflow kein Prozess? Genauso ist der »Fachexperte« klingen, als seien sie nur teilweise aus dem Englischen
nur eine schöne Dopplung. Der Fach-Fachmann. Oder: ins Deutsche übersetzt.
»Unsere Lösungen gehören zum horizontalen, bran- Manchmal hat man keine Wahl. Bestimmte Begriffe
chenunabhängigen Leistungsangebot, das sich an alle lassen sich nicht übersetzen. Software, Hardware,
Branchen und alle Kundensegmente richtet.« Ein Satz Computer sind fest eingeführt. Doch für viele Angli-
voller Wiederholungen – vielen Dank. zismen gibt es deutsche Wörter. Für »tool« haben wir
Geschwätzigkeit hat in Sachtexten nichts verloren. »Werkzeug«, für »application« »Anwendung«, für
Wiederholungen zeigen nur, dass der Texter den eige- »backup« »Sicherung«. Insbesondere mehrsilbige Ver-
nen Worten nicht traut. Warum sollte es der Leser tun? ben aus dem Englischen haben es in sich, hebeln sie
doch unsere Grammatik aus. Heißt es »backupt«, »up-
Fehler vier: Wortwurst überstopfen gebackt« oder »geupbackt«? Hier helfen nur deutsche
Verben weiter.
Besonders beliebt in der Enterprise-Content-
Management-Branche ist das Buchstabenaneinander-
Fazit
reihungsspiel. In der Welt der Technik ist der Trend zu
überlangen Substantivbildungen besonders ausge- Warum werben wir so? Die Erklärungen der Psycholo-
prägt. Inzwischen texten wir mit Leichtigkeit Vierer- gen lassen tief blicken. Entweder schwelgen wir in
und Fünferbildungen. Im Falle von Enterprise- blinder Selbstbeweihräucherung oder wir plappern
Content-Management setzt sich ja schon der Standard- einfach alles nach. Sprachplasma als Statussymbol, um
begriff aus drei Wörtern zusammen. Wer sich profilie- sich den Odeur des Erfolgs zu erschleichen. Wer so
ren will, muss also mindestens noch ein Wort anhän- schreibt, muss es doch wissen, muss doch wer sein.
gen: Enterprise-Content-Managment-Lösung, Enter- Die Realität: Wer so wirbt, schreibt für den Papierkorb.
prise-Content-Management-Portfolio-Vorstellung. Da Das Vertrauen ist dahin. Dabei wollten wir uns doch
lob ich mir den Bildschirmschoner. Natürlich wollen nur souverän und kosmopolitisch geben. Natürlich
wir lediglich differenzieren – nur überfordern wir da- schreibt niemand eine Pressemitteilung im Stile: Unse-
bei oft die Sprache; überstopfen die Wortwurst. Dabei rem Unternehmen geht es dreckig – wir haben uns zu
ist es wissenschaftlich erwiesen: Kurze Wörter sind einem richtigen Saftladen entwickelt. Doch langfristig
verständlicher als lange. Selbst einigen ECM-Experten kommen wir nur mit einer authentischen und differen-
wird das zu viel, weshalb sie sich in Abkürzungen zierten Kommunikation weiter. Und das bedeutet:
flüchten. Doch Abkürzungen sind nur bedingt eine Al- Bleiben Sie möglichst nah an der Realität, die Mitarbei-
ternative. Wann ist PM Produktmanagement, wann ter und Kunden erleben. Orientieren Sie sich am Inhalt,
Projektmanagement und wann Prozessmanagement? an der Substanz, und nicht an der semantischen Ver-
Besteht ein Text nur noch aus Abkürzungen, wird er packung.
unruhig und unlesbar: Abkürzungskönige sind die
Speicherhersteller: So lassen sich Daten auf CD/DVD,
MO/UDO, PDD, BD und Magnetbänder wie AIT, LTO
oder DLT speichern. Zahn der Zeit nagt am optischen Archiv
Gastbeitrag von Ulrike Rieß,
Fehler fünf: Sexy Anglizismen Fachjournalistin im Auftrag von ECMguide.de
Damit keiner entdeckt, dass alle das Gleiche schreiben, E-Mail: schriftstueck@gmx.de
peppen wird das Ganze mit Anglizismen auf: Doch Webseite: www.ecmguide.de
was ist so schlimm, wenn der kosmopolitisch heraus-
geputzte Hersteller seine Präsentationen und Presse- Langzeitarchive können nur so beständig sein wie ihre
mitteilungen mit Anglizismen »updatet« oder »upgra- Medien. Die Ungewissheit um die Zukunft der UDO-
det«? Wenn sich das Unternehmen einen internationa- Technologie zeigt deutlich, dass im Archivierungsbe-
len »Touch« gibt; zeigt, dass er sich auf internationa- reich noch lange nicht die optimale Lösung gefunden
lem Parkett bewegen kann. »Smart Invoice Manage- wurde. Nutzer, die zudem gesetzliche Bestimmungen
ment Solutions«, »Enterprise Content Management on erfüllen müssen oder Daten einfach nur Jahrzehnte
Demand«, »Corporate Compliance Policy«, »Stakehol- lang sicher ablegen wollen, sollten prüfen, ob es nicht
der«, »Benchmarking«, »Collaborative Business«, »Best Alternativen gibt.

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Die Datenflut wächst unaufhörlich. Einer IDG-Studie CDs und DVDs sind auch nicht so zuverlässig wie an-
zufolge wird der digitale Datenberg bis 2010 auf fast genommen. So meldete das Deutsche Musikarchiv
1000 Milliarden GByte anwachsen. Das entspricht in 2007, bei mindestens 200 Musik-CDs aus den Jahren
etwa dem Zwanzigfachen der bis heute in Buchform 1983 bis 1986, Zersetzungserscheinungen festgestellt
publizierten Daten. Damit steigt aber auch das Verlan- zu haben. Offenbar sind hier die Aufdrucke der CD
gen, das Meiste für die Nachwelt dauerhaft festzuhal- schuld an dem Malheur. Sie fressen sich langsam
ten. Zum anderen vermehren sich die rechtlichen Auf- durch die Kunststoffschichten des Datenträgers, beein-
lagen, die Firmen zum Langzeitvorhalten bestimmter trächtigen dessen Lesbarkeit. Wahrscheinlich lassen
Daten zwingen. Langzeitarchive und Archivierungslö- sich selbst unter perfekten Lagerungsbedingungen sol-
sungen haben also Hochkonjunktur. Optische Medien che Zersetzungsprozesse nicht aufhalten. Hier muss
waren und sind neben Bändern ein bewährtes Mittel zudem das Raumklima auf stets den gleichen Bedin-
der Wahl. Allerdings zeigen die jüngsten Entwicklun- gungen gehalten werden, was in den meisten Fällen
gen auf dem Markt – Verkauf des UDO-Herstellers wiederum Mehraufwand bedeutet.
Plasmon beispielsweise –, dass auch dieses Medium
Wer Langzeitarchivierung betreiben muss, sollte prü-
nicht unbedingt zukunftstauglicher ist als andere.
fen, ob optisch wirklich die erste Wahl ist. Zudem darf
die Planung nicht kurzsichtig geschehen und umfasst
Optisch unter Druck
weitaus mehr Kriterien als eine einfache Backup-
Gerade die UDO-Technologie versprach, sich deutlich Strategie. Der Faktor Zeit wird nun auch für optische
von anderen optischen Medien zu unterscheiden und Medien ein Gegner.
für den Enterprise-Bereich gut zu eignen. Die Medien
bieten 30 bzw. 60 GByte an Speicherkapazität und sol- Archiv in Bewegung
len laut Herstellerangaben über 50 Jahre überdauern.
Archive sind – entgegen des landläufig bekannten Ru-
Darüber hinaus sollten die Medien etwa 30 Jahre
fes – keine verstaubten, muffigen Kellergewölbe, in
rückwärtskompatibel sein. Vergleicht man dies mit
denen nichts passiert. Jeder Archivar digitaler Informa-
CDs und DVDs, so zeigen sich klare Vorteile. CDs und
tionen muss sich im Klaren darüber sein, dass für ihn –
DVDs werden mit einer Lebensdauer von 10 bis 15
unabhängig von der Technologie – Stillstand keine Op-
Jahren ausgezeichnet. Das hängt in erster Linie vom
tion ist. Die Medien sollten und dürfen auf keinen Fall
Herstellungszeitpunkt und vom Umgang mit dem
etikettiert, gelagert und dann vergessen werden. Viel-
Medium ab. Generell kann man feststellen, dass opti-
mehr muss ein stetiger Migrationspfad vorbestimmt
sche Medien leicht zu lagern bzw. auszulagern sind
werden, der die Zukunftstauglichkeit und somit Les-
und nachträgliche Manipulation kaum möglich sind.
barkeit gewährleistet. Hier haben optische Medien so-
Die meisten Medien lassen sich mittels einfacher Ver-
wie Bandspeicher einen kleinen Nachteil. Sie müssten
fahren vor unerlaubten Änderungen oder Löschen
einzeln wieder ausgelesen werden. Moderne Archive,
schützen. Automatische Prozesse bis hin zum Etikettie-
die bereits mit Festplattensystemen sichern, können
ren machten optische Archive für viele Anwender inte-
auf neuere Produkte in der Regel recht einfach migrie-
ressant.
ren. Obwohl Disksysteme mehr Aufwand, Stellfläche
Allerdings zeichnen sich nun die Schattenseiten ab. und Strom benötigen, etablieren sie sich in Teilen be-
Vor allem die Zukunft der UDO-Technik ist ungewiss. reits als Archivlösung. Nicht zuletzt weil Schutzme-
Durch die Übernahme von Plasmon durch Storage chanismen wie RAID besser und unkomplizierter vor
Appliance Technologie lassen sich Prognosen über Datenverlust schützen.
neue Modelle, Weiterentwicklungen oder Wartung
Die Lesbarkeit der Daten lässt sich nur mit entspre-
kaum treffen, da sich der Neubesitzer bislang in
chenden Migrationsplänen garantieren. Dieser Mehr-
Schweigen hüllt. Lediglich eine Zusage daran, dass die
aufwand rechtfertigt die Überlegung, eventuell auf
Technologie weiter unterstützt und getrieben wird,
Festplattenarchive auszuweichen.
war bislang zu vernehmen. Abgesehen davon, sind die
anvisierten 50 Jahre Gebrauchstauglichkeit in Frage zu
Lösung in der Wolke?
stellen. Das Medium selbst mag durchaus noch existie-
ren, auch die Daten darauf, allerdings denken die we- Anwendern, die eine Lesbarkeit der Daten absichern
nigsten Unternehmen daran, dass sie auch gelesen wollen, aber zu hohe Aufwände scheuen, denen bieten
werden müssen. Laufwerke, Software und Formate sich mittlerweile auch ganz andere Möglichkeiten. Die
spielen hier eine wichtige Rolle. Organisationen wie Entwicklung von Cloud-Computing bringt nun auch
Grundbuchämter, Versicherungen oder Hospitäler, für Dienstleister im Bereich Datensicherung auf den
die 50 Jahre ein durchaus valider Speicherzeitraum ist, Markt. Dabei kann das jeweilige Unternehmen Spei-
müssen solche Kriterien bei der Planung eines Archivs cherplatz beim Anbieter erwerben und dort Daten on-
einbeziehen. line ablegen. Wartung, Migration und Administration
kann dem Dienstleister überlassen werden.

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20090226 PROJECT CONSULT
Jubiläumsausgabe NEWSLETTER
10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter

Diese einfach klingende Lösung hat aber ein paar Ha- • Can your employees collaborate on projects no mat-
ken. So muss eine Verschlüsselung der Daten vorlie- ter where they are located in the world, to take ad-
gen, so dass nur autorisierte Nutzer die Inhalte sehen vantage of trends towards work spread across the
können. Rechtliche Aspekte dieser Datenauslagerung globe, and workers that are at home or on the road
sowie Sicherheitsbelange müssen je nach Firma geklärt 90% of the time?
sein. Zudem sollten die EDV-Verantwortlichen überle- • Has your ability to document what your organiza-
gen, ob und welche Daten sie in andere Hände geben tion did, why you did it, who did it, and when they
möchten. Und nicht zuletzt muss eine Integration in did it gotten better or worse in the past 5 years?
interne Prozesse, Workflows oder Dokumenten-
• Can your customers find information when they
Management-Systeme geprüft werden. Nur so lässt
need it? Or are they abandoning your organization
sich das Archiv auch internen Anforderungen entspre-
for a competitor who outstrips your ability to pro-
chend füllen und verwalten.
vide the information they need?
„Optisch“ heißt also bei weitem nicht immer „Opti- PROJECT CONSULT has been an important partner
mal“. Alternativen zu beleuchten, lohnt sich für jede for AIIM over the past 17 years in helping organiza-
Firma. tions address these issues. The PROJECT CONSULT
newsletter is the mouthpiece of these activities.
Congratulations!
Leserbriefe
Herzliche Glückwünsche
Wir bedanken uns für die vielen Gratulationen und freuen
uns auf weitere Beiträge für die kommenden Newsletteraus- Leserbrief von AlexanderFreimark,
gaben! Journalist und PR-Spezialist,
E-Mail: alexjakefreimark@gmail.com
Congratulations!
… lieber Herr Dr. Kampffmeyer, zum ersten runden
Leserbrief von John Mancini, Geburtstag Ihres Newsletters! Zwar bin ich noch nicht
President, AIIM International, USA, seit zehn Jahren an Bord des Verteilers, doch konnten
Web site: http://www.AIIM.org sich Ihre elektronischen DMS-Destillate mittlerweile
Web site: http://www.informationzen.org als feste Größe sowohl in meinem Postfach als auch in
Email: johnmancini@aiim.org der deutschen IT-Landschaft etablieren. In den Jahren
PROJECT CONSULT ist trade member der AIIM Europe. als Redakteur der Computerwoche haben mir Ihre
Newsletter stets geholfen, meine fachlichen Grenzen
zu erkennen (und zu erweitern). Als freier Journalist
In this time of worldwide economic challenge, it is im-
bieten mir Ihre Beiträge inzwischen immer wieder An-
portant to remember the role that effective information
regungen für neue Themen.
management plays in organizational effectiveness.
Besonders willkommen sind mir Ihre Kommentare zu
Organizations need to first reach a state of “conscious
jedem Artikel, wodurch sich der Newsletter von ande-
incompetence” relative to information integrity before
ren IT-Publikationen – auch professioneller Natur –
they can begin to move down the path to becoming a
positiv abhebt. Dass Sie sich mit dem Mut zur Bewer-
world class organization. Clearly the content and re-
tung nicht nur Freunde in der Branche gemacht haben,
cords management industry has work to do in helping
sollten Sie als Ansporn verstehen. Berater ohne Ecken,
organizations overcome the state of denial that exists
Kanten und klare Positionen gibt es hierzulande beilei-
relative to their current systems. Here are some ques-
be genug. Und auch die Tatsache, dass sich Ihr News-
tions I think executives should ask themselves to de-
letter im DMS-Bereich zu einem Vorbild entwickelt
termine whether their information management confi-
hat, beweist nur, dass Sie den richtigen Weg verfolgen.
dence is warranted...
Zudem gebührt Ihnen Dank für die stetige und tref-
• Is your organization able to handle the explosion of fende Analyse der rechtlichen Rahmenbedingungen
digital information, or does the continuing influx of der Informationsverarbeitung – aus naheliegenden
information make your organization less and less Gründen wird dieser Bereich von Journalisten gerne
effective? aktiv vergessen.
• Can your employees find information when they Da ich vermutlich erst mit 70+ Jahren in Rente gehen
need it? In the daily course of business, as well as werde, wünsche ich Ihnen und Ihrem Team für die
when an emergency or more urgent event occurs? kommenden 28+ Jahre weiterhin eine glückliche Hand
bei der Auswahl der Themen sowie bei deren Umset-
zung!
Vielen Dank und herzliche Grüße aus Bayern!

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10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter

Leiten statt leiden ein 10jäjhriges Jubiläum eines Branchenletters vermu-


ten lässt. 10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter ist
Leserbrief von Kurt-Werner Sikora,
ein überzeugender Achtungsbeweis für Publikation,
Geschäftsführender Gesellschafter und Sprecher der
Autor und Herausgeber. Wir gratulieren Herrn Dr.
Geschäftsführung
Kampffmeyer zu diesem außerordentlichen Ergebnis
SER-Gruppe
seiner Arbeit.
E-Mail: sikora@ser.de
Webseite: www.ser.de Mit dieser Grußbotschaft ist der Autor dieses Artikels
aber noch die Antwort auf die oben aufgeworfenen
Es gibt keine Krise, sondern immer nur ungünstige Si- Fragen schuldig geblieben. Als geschäftsführender Ge-
tuationen für die jeweils Betroffenen. Stets wache Prä- sellschafter der SER-Gruppe, die in diesem Jahr selbst
senz in den eigenen Märkten erlaubt aber, Krisen als ihr 25jähriges Jubiläum feiert, zieht sich der Autor be-
Chancen zu begreifen. Krisen bieten den Schnellen, scheiden auf seine persönliche Sicht der europäischen
den Kreativen und den Mutigen zusätzliche Wettbe- ECM-Szenarien zurück. Und was es da zu sehen gibt,
werbsvorteile, während andere endlos lamentieren ist keineswegs befriedigend. Den ECM-Anbietern fehlt
und auf hohem Niveau jammern. Über den Ausgang auf europäischer Ebene ein gemeinsames Gesicht und
von Krisen wird grundsätzlich immer im Kopf ent- daher auch die wünschenswerte Sichtbarkeit und
schieden. Es gilt, neue Wege aus der - manchmal nur Wahrnehmung als Branche. Das ist mehr als unver-
vermeintlichen oder herbeigeredeten - Krise zu suchen ständlich. Es ist beispielsweise einfach, Anbieter von
und zu finden - kurz: Leiten statt leiden. ERP-Systemen zu identifizieren und sie als gemeinsa-
me Branche wahrzunehmen. ERP-Systeme verwalten -
Was hat das mit dem 10jährigen Jubiläum des PRO- stark vereinfacht - die „Geschäftsdaten“ eines jeden
JECT CONSULT Newsletter zu tun? Wagen wir einmal Unternehmens bzw. jeder Organisation. Die ECM-
den Begriff „ECM-Branche“ und tun auch so, als ob es Anbieter - was wäre als Ableitung naheliegender -
sich dabei um einen wohl definierten und für jeden gut verwalten die „Geschäftsunterlagen“, neudeutsch
sichtbaren Teil der IT-Branche handeln würde, der „Content“, zu dem nebst Dokumenten auch Prozessin-
auch über den Kreis der Insider hinaus von jedem formationen und vorgangsbezogene Unterlagen gehö-
möglichen Anwender positiv wahrgenommen würde. ren. Leider sind die ECM-Anbieter aber keineswegs
Dann wäre jetzt einfach nur festzustellen, dass der auf Augenhöhe mit den ERP-Anbietern sichtbar. Dabei
PROJECT CONSULT Newsletter von Dr. Kampffmey- könnten beispielsweise gerade die ECM-Anbieter je-
er diese ECM-Branche seit 10 Jahren erfolgreich beglei- dem Endkunden eine gewisse Unabhängigkeit bei der
tet und in diesem Zeitraum eine Reihe interessanter Wahl seines ERP-Systems bieten und Integrationsplatt-
Impulse gegeben hat. Als Laudator könnte man Herrn form u.a. auch beim Wechsel von Systemen sein - von
Dr. Kampffmeyer dann schlicht und einfach gratulie- der wichtigen Zusammenführung von Geschäftsdaten
ren, 10 Jahre beachtenswerter Kontinuität geleistet zu und Geschäftsunterlagen einmal ganz zu schweigen.
haben und nach wie vor an vorderster Front mit dabei Warum findet diese Wahrnehmung am deutschen
zu sein. Aber so einfach ist das nicht. bzw. europäischen Markt in dieser Angemessenheit
Das fängt schon mit dem Begriff „ECM-Branche“ an. nicht statt?
Gibt es eine solche, fest gefügte und inhaltlich aus sich Der ECM-Branche in Deutschland und Europa - häufig
selbst heraus definierte Branche überhaupt? Wie sieht mit scheelem Blick auf den teilweise ungeliebten Gart-
der deutsche oder europäische Teil dieser Branche aus? ner-Quadranten und seine [amerikalastige] Ausprä-
Wie grenzt sich diese Branche, sofern sie denn ein kla- gung - fehlt es an einer wirkungsvollen gemeinsamen
res Eigenbild hat, gegenüber anderen IT-Sparten ab? Präsenz, an gemeinsamen Marketingaussagen, an Ko-
Und last but not least: Wie sieht dieses Eigenbild der operationen zur Sicherstellung von Interoperabilität
ECM-Branche eigentlich aus? In seinem PROJECT und zur Reduzierung der Fertigungstiefe der Einzel-
CONSULT Newsletter hat Dr. Kampffmeyer über die nen. Es fehlt m.E. die Gemeinschaft innerhalb der
Jahre daran mitgewirkt, dieser Branche, die sich selbst ECM-Branche, die im maßvollen gegenseitigen Ver-
mal als „Nische“ und mal als „Plattform“ beschreibt, trauen bei allem Wettbewerb sinnvolle Maßnahmen
ein markantes Profil zu geben - freilich nicht immer im zum Wohl der Endkunden und - last but not least -
Einklang mit allen Betroffenen, wie man es eben damit natürlich auch zum Wohle ihrer selbst ergreift.
grundsätzlich nicht immer jedem Recht machen kann. Dies gilt zuallererst für die marktprägenden deutschen
Aber gerade diese Kantigkeit der Aussagen, das Behar- Vertreter der ECM-Gilde, die bei aller Internationali-
rungsvermögen auf für Endkunden - nur um diese sierung ihre Anstrengungen bündeln sollten, um ihre
geht es - nützlichen und wichtigen Eigenschaften von Sichtbarkeit insbesondere auf dem Heimatmarkt zu
ECM-Produkten und der Mut auch zu unpopulären verbessern. Und da sind wir auch wieder beim PRO-
aber meistens richtigen Aussagen haben dem PRO- JECT CONSULT Newsletter des Dr. Kampffmeyer und
JECT CONSULT Newsletter und seinem Herausgeber gleichzeitig beim Ausblick auf die nächsten 10 Jahre:
Dr. Kampffmeyer zu jener Beachtung verholfen, die

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Vielleicht gelingt es ja, in gemeinsamer Anstrengung Steilvorlage für neue Produkte? Die Wahrheit liegt –
die Aufgabe zu lösen, den eklatanten Mangel an Profil wie so häufig – irgendwo dazwischen.
und Visibilität zu beheben - publizistisch eine sicher
anspruchsvolle Aufgabe, die genau die oben erwähn- Zielgruppe Großkunden
ten Eigenschaften - Kantigkeit, Mut auch zu unpopulä- Microsoft wendet sich als Zielgruppe für den Share-
ren Aktionen - erfordert. Die ECM-Branche wird ja Point-Server an Unternehmen ab einer Größenordnung
zwangsläufig erfahren, ob diese Träume des Autors von tausend und mehr Mitarbeitern. Sogar in dieser
wahr geworden sind und was die ECM-Zukunft Zielgruppe herrscht noch eine deutliche Unsicherheit
bringt. in Bezug auf die möglichen Einsatzgebiete des Share-
Point-Servers, gerade was die Notwendigkeit weiterer
Produkte angeht, um eine vollständige Arbeitsumge-
Quo vadis, PROJECT CONSULT – quo vadis, bung aufzubauen.
ECM?
Kernfunktionen reichen nicht aus
Leserbrief von Roger David, Eine der wesentlichen Kernfunktionen des MOSS be-
Geschäftsführer windream GmbH steht in der Bereitstellung eines Collaboration Mana-
E-Mail : R.David@windream.com
gement Tools, mit dem Anwender in Teams, Arbeits-
Webseite: www.windream.com
gruppen und Abteilungen heterogene Informationen
Zehn Jahre PROJECT CONSULT Newsletter – das be- auf einer gemeinsamen Plattform miteinander austau-
deutet gleichzeitig zehn Jahre umfassende Information, schen können. In diesem Zusammenhang ist vor allem
kompetente Leserberatung und Hilfestellung in allen die enge Verzahnung mit den MS Office-
Fragen rund um DMS, ECM und Archivierung. Was Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint zu
Dr. Ulrich Kampffmeyer und sein Redaktionsteam der nennen. Es profitieren somit primär diejenigen An-
interessierten Leserschaft in all den Jahren an kompe- wender vom Einsatz des SharePoint-Servers, die vor-
tentem Fachwissen, aber auch an Marktkritik und Pro- nehmlich mit diesen Anwendungen arbeiten und sich
dukt-Know-how vermittelt haben, ist – und das ist auf das Office-Umfeld beschränken. Aber gemessen an
durchaus ungewöhnlich in der schnelllebigen IT-Welt der Vielzahl weiterer Applikationen, die in Unterneh-
– in vielen Fällen unmittelbar in das Produktportfolio men eingesetzt werden, repräsentiert das MS Office-
der ECM-Hersteller eingeflossen. So war Dr. Ulrich Paket nur einen Teil.
Kampffmeyer der erste ECM-Experte, der immer wie-
Lücken im System
der eine einfache und für den Anwender transparente
Bedienbarkeit der zum Teil sehr komplexen Software- Ein auffälliges Defizit des SharePoint-Servers besteht
Systeme gefordert hat, was dann auch den Anstoß zu in der geringen Integrationsfähigkeit branchenspezifi-
der Entwicklung des ECM Systems windream gab. scher Anwendungen, auf die der SharePoint-Server
Szene-News, Markttrends und Nachrichten aus den nur unzureichend vorbereitet ist. Lücken bestehen
Unternehmen weiß er geschickt zu kommentieren – auch in der schwierigen Einbindung von Scanlösungen
was manchmal durchaus mit konstruktiver Kritik ver- – zum Beispiel zur Erfassung und Verwaltung von
bunden sein kann, die aber bei Herstellern und An- Eingangspost –, in der Bereitstellung adäquater und
wendern gleichermaßen stets willkommen ist und an- revisionssicherer Archivierungssoftware, in der Ver-
genommen wird. Im übertragenen Sinne ist Dr. waltung umfangreicher E-Mail-Bestände. Eine andere
Kampffmeyer ein Anwalt der Anwender. Das soll und Schwachstelle des MOSS ist, dass alle Dokumente in
muss auch in Zukunft so bleiben. Und der PROJECT der Datenbank gespeichert werden. Eine moderne
CONSULT Newsletter wird sicherlich auch in den Speicherverwaltung mit Lebenszyklus-Management
nächsten zehn Jahren mit der Kommentierung neuer und Archivierung ist gerade für große Datenbestände
Themen und Trends einen wichtigen Beitrag dazu leis- absolut unerlässlich. Und ECM-Lösungen mit integ-
ten. - Apropos Trends: rierter Speicherverwaltung können alle genannten De-
fizite aber elegant beseitigen. Grundsätzlich gilt: Der
MOSS-Integrationen - Trend im ECM-Markt? SharePoint-Server stellt Unternehmen eine Basistech-
Spricht man von neuen Themen und Trends in der nologie bzw. Plattform zur Verfügung, die aber erst
ECM-Welt, so kommt man momentan um ein Thema durch die möglichst nahtlose Integration einer ECM-
nicht herum: Der Microsoft Office SharePoint Server – Lösung sinnvoll und effektiv angewendet werden
kurz MOSS genannt – ist zur Zeit in aller Munde. Wor- kann. Auch Analysten betonen diesen Sachverhalt,
an liegt das? Macht Microsoft jetzt den ECM-Anbietern und wollen daher MOSS nicht als „Rundum-sorglos-
Konkurrenz? Oder liefert die Windows-Entwickler aus Paket“ betrachtet wissen.
Redmond den ECM-Herstellern mit MOSS gar eine Wie sehen Sie das, Herr Dr. Kampffmeyer?

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Zum zehnjährigen Geburtstag des PROJECT Fortune gehabt hätten. Als letztes ist die Deutsche
CONSULT-Newsletters Messe mit einem entsprechenden Versuch gescheitert.
Sie hat die infotelligence, eine Messe in der Messe auf
Leserbrief von Dr. Willi Bredemeier, der CeBIT in unmittelbarer Nachbarschaft von „Wis-
Password/Institute for Information Economics
sensmanagement“, vor zwei Jahren wieder eingestellt.
E-Mail: w.bredemeier@gmx.de
Website: www.password-online.de Wenn benachbarte Branchen weniger interagieren
denn als Paralleluniversen existieren, finden die Nach-
richten aus der benachbarten Branche nicht von selbst
Das zehnjährige Jubiläum des PROJECT CONSULT-
den Weg zu mir. Um so wichtiger wird es, über die
Newsletters gibt mir willkommene Gelegenheit, mich
wichtige und berichtenswerte Zusammenhänge dies-
als Fan dieses Newsletters zu outen. Diese Zustim-
seits und jenseits des Zaunes für die andere Seite wirk-
mung beruht, glaube ich, auf einer soliden Einschät-
lich zu berichten. Das bedeutete praktisch für mich,
zung.
dass ich nach einem Partner für den Informationsaus-
Mit der Zeitschrift „Password“ gebe ich eine hoch spe- tausch Ausblick hielt, der mich kompetent und umfas-
zialisierte Fachzeitschrift für die Anbieter und Nutzer send über die neuesten Entwicklungen jenseits des
elektronischer Informationsdienste heraus. Den eige- Zaunes in Kenntnis setzen sollte, ohne dass solches für
nen Markt habe ich berichterstattungsmäßig gut im mich mit einem besonderen Aufwand verbunden sein
Griff und bin, danke schön, auf Hilfen nicht angewie- sollte.
sen. Schwieriger wird es allenfalls bei der Berichterstat-
Einen solchen Partner habe ich in Ulrich Kampffmeyer
tung über die internationalen Märkte. Um diese ausrei-
und seinem Newsletter (und weitere Kooperationen
chend zu abzudecken, greife ich regelmäßig auf Part-
mit ihm wie Eigenbeiträge und gemeinsame Veranstal-
nerschaften auf den wichtigsten Auslandsmärkten, das
tungen) gefunden. Die besonderen Vorteile des PRO-
sind Großbritannien und die Vereinigten Staaten und
JECT CONSULT-Newsletters sind:
neuerdings auch Ostasien, und deren Analysekapazitä-
ten und Hintergrundwissen zurück. • Der „Relevanzfilter“ funktioniert, so dass man nicht
mit irrelevanten Meldungen eingedeckt wird.
Der Leser mit seinen immer kürzeren Aufmerksam-
keitsspannen will möglichst nur etwas von seinem ei- • Das Newsletter ist nach meinen Eindrücken aktuell
genen Markt lesen. Allerdings täte ich ihm keinen Ge- und tendenziell vollständig. Wenn ich auf für mich
fallen damit, wenn ich nicht regelmäßig einen Blick interessante „Breaking News“ aus der Nachbar-
über den Zaun in Nachbarbranchen täte und ihm mit- branche stoße, kann ich ziemlich sicher sein, dass in
teilte, was aus den Nachbarbranchen demnächst auf der nächsten Ausgabe des Newsletters dazu Stel-
uns zukommen wird und eventuell dort die Gemüter lung bezogen wird.
bewegt. Zwei Rubriken von etwa 15 sind daher in je- • News an sich bringt überhaupt nichts, es sei denn,
dem Heft von Password der „Informationswirtschaft“ man verfügte über das Hintergrundwissen, um die
und dem „Internet“ gewidmet. Hinzu kommen zum Nachricht einzuordnen. Beim PROJECT CONSULT-
Teil umfangreiche Veranstaltungsberichte, in denen Newsletter werden Nachrichten und Hintergrund-
die Grenzen zwischen Elektronischen Informations- kommentar immer miteinander verbunden und
diensten und seinen „Nachbarbranchen“ nicht immer vorbildlich sowohl graphisch als auch layoutmäßig
leicht zu ziehen sind, sowie eigene Einsichten, die ich voneinander getrennt.
seit dem Jahr 2000 mit dem Projekt „Monitoring In- • Das Newsletter ist sehr persönlich. Man könnte ihm
formationswirtschaft“ (damit werden die Telekommu- auch den Titel geben: „Dr. Ulrich Kampffmeyer
nikation, Informations- und Kommunikationstechnik blickt auf die Welt des Wissensmanagements“. Ich
sowie die Internet-Wirtschaft zusammengefasst) zum halte das für einen Vorteil, da die Publikation damit
guten Teil über eigene Umfragen für das Bundesminis- zur Identifizierung einlädt. Das gilt umso mehr, als
terium für Wirtschaft und Technologie gewinne. der Geschäftsführer von PROJECT CONSULT etwa
Eine der wichtigsten Nachbarbranchen für Password bei seinen verbandspolitischen Meinungsäußerun-
ist „Informationsmanagement“ „Dokumentenmana- gen zwar kein Blatt vor den Mund nimmt. Aber
gement“ oder „Wissensmanagement“ oder auch „Do- man erfährt immer, wie er zu seiner Meinung ge-
cument Related Management“, ein Begriff, der vom kommen ist und man könnte seine Berichte gele-
PROJECT CONSULT-Newsletter propagiert wurde. gentlich auch gegen den Strich lesen, das heißt, zu
Zwischen den inhaltlichen und (software-)technischen einer anderen Meinung kommen.
Aspekten elektronischer Dienste bestehen offensicht- • Das Newsletter hat sich bemüht, die Zahl seiner
lich Zusammenhänge, so dass immer wieder versucht Autoren zu mehren, erst einmal innerhalb von
worden ist, synergetische Effekte zwischen den beiden PROJECT CONSULT, dann auch über die Anwer-
Branchen zu mobilisieren. An mehreren dieser Versu- bung externer Autoren. Dabei ist das Newsletter
che war ich beteiligt, ohne dass meine Partner und ich ähnlich erfolgreich gewesen wie kommerzielle Me-

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10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter

dien und hat womöglich mit den gleichen Proble- Offensichtlich macht das Newsletter dem Geschäfts-
men bei Autoren zu kämpfen wie wir Medienmen- führer Spaß. Warum nicht? Dafür ist der selbstständige
schen. Mittelstand auch angetreten.
• Nicht zuletzt ist das Newsletter gut zu lesen, wenn-
gleich bisweilen zu merken ist, dass es in Hast ge-
schrieben und fertig gestellt worden ist und ein sys- In der Diskussion
tematisches Gegenlesen in formaler, nicht inhaltli-
cher Hinsicht nicht schaden würde. E-Mail-Management
Zusammengefasst ist festzustellen, dass das Newsletter Das Thema E-Mail im Zusammenhang mit einer effektiven
aus einer publizistischen Sicht ernst zu nehmen ist. Das Verwaltuzng und Archivierung bewegt die Gemüter. So wa-
kann man nur von sehr wenigen Publikationen in ren in der Druckausgabe von Computerwoche Mittelstand
Deutschland sagen, die sich nicht auf den Märkten be- am 23.02.2009 einige Thesen herausgestellt worden, die in
haupten müssen und eher unter Marketinggesichts- Aussagen mündeten wie „E-Mail-Archivierung betrifft nur
punkten herausgegeben werden. die wenigsten Unternehmen“ und „Die Compliance-
Hinweise der Anbieter entspringen oft dem wirtschaftlichen
Das PROJECT CONSULT-Newsletter tut demnach Eigeninteresse“ (siehe auch die Diskussion unter
Password gut. Tut es auch PROJECT CONSULT gut? https://www.xing.com/app/forum?op=showarticles;id=1765
Dazu gab es innerhalb der Hamburger Unternehmens- 1217;articleid=17651217). Zugegebenermaßen sah der ein-
beratung strittige Stimmen etwa in dem Sinne, hier gereichte Originalartikel etwas anders aus, dennoch ist die
würde „wertvolles Herrschaftswissen verschenkt“. Ich Botschaft fatal. Der Artikel zielte auf den Mittelstand und
habe mich einmal an einer dieser Diskussionen betei- signaliserte, dass es mit dem Thema Compliance und E-Mail
ligt und mich auf die Seite des Geschäftsführers ge- nicht so ernst zu nehmen ist. Vernünftigerweise hätte man
schlagen: natürlich erst einmal sagen müssen, was die rechtliche
Grundlage ist - denn es gibt nicht zweierlei Recht. Dann
• Newsletterwissen ist wichtig, aber so wichtig, dass kann man anschließend auch auf die Möglichkeiten von ver-
es eine Beratung ersetzen könnte, kann es nicht schiedenen Lösungen eingehen. Ein Kleinunternehmen mit
sein. Hier drohen aus meiner Sicht praktisch keine wenig E-Mail-Verkehr und ohne elektronische Rechnungen
Gefahren. kann sich im Microsoft-Umfeld immer noch mit der Archi-
vierung von .PST-Dateien auf CD behelfen. Auch wächst das
• Wichtige Funktionen des Newsletters bestehen dar-
Angebot, Dateien – und damit auch E-mails – auf sichere
in, PROJECT CONSULT und seinen Geschäftsfüh- Speicher in „virtuellen Safes“ bei Rechenzentren über das
rer bekannt zu halten, Reputationspunkte zu sam- Internet zu archivieren. Der vielzietierte „Bäcker um die E-
meln und Kompetenzen in einer Vielzahl von Ar- cke“ wurde zwar nicht im Artikel erwähnt, machte aber in
beitsbereichen unter Beweis zu stellen. Diese Funk- der Diskussion deutlich, dass wirtschaftliche Lösungen für
tionen hat das Newsletter aus meiner Sicht voll er- kleine und mittlere Unternehmen kaum zu finden sind. Dass
füllt. E-Mail-Management aus Gründen der Nutzung und Er-
• Es gibt kaum eine kostengünstigere Möglichkeit, schließung der Informationen, aber auch aus Compliance-
mit einer Vielzahl von Stellen in der eigenen Bran- Gründen, wichtig ist, war im Prinzip unbestritten. Und damit
sind wir bei zwei Kernpunkten: Zum Einen ist reine E-Mail-
che im Gespräch zu bleiben als ein Newsletter.
Archivierung wenig sinnvoll, da sie eine neue Insel von In-
Wenn daraus im Laufe der Jahre der eine oder an- formation generiert. E-Mails gehören in einen Sachzusam-
dere Kunde wird oder gehalten wird, ist das nicht menhang mit anderen Dokumenten, mit Nachweisen von
zu verachten. Eingang und Ausgang, und entsprechender Klassifizierung
• Ferner hilft das Newsletter, PROJECT CONSULT und Auswahl entsprechend der inhaltlichen und rechtlichen
mit ihren Beratern und ihrem Geschäftsführer fit zu Wertigkeit. E-Mails auf Grund ihres Formates in ein separa-
halten. Manchmal bekommt man ein Thema intel- tes Archiv zu stellen kann sich sehr schnell zur Sackgasse
lektuell erst dann richtig in den Griff, wenn man entwickeln. Daher ist der richtigere Ansatz E-Mail-
Management mit nachgelagerter Archivierung zu betreiben.
darüber schreibt.
Zum Zweiten haben wir hier ein grundsätzliches Problem
Auch ist das PROJECT CONSULT-Newsletter ein von Standard-Software. Eigentlich müsste jede Anwendung,
Stück Öffentlichkeit für die eigene Branche. So wün- die relevante - inhaltlich, kaufmännisch und steuerlich - In-
sche ich dem Newsletter auch aus diesem Grunde für formation erzeugen, empfangen, verarbeiten und versenden
die nächsten zehn Jahre viel Erfolg. Langfristig kann es kann, über entsprechende Funktionen auch zur Archivierung
sich durchaus lohnen, nicht überall und immer an den verfügen. Viele Standard-Software-Produkte wurden designt
finanziellen Return einer Arbeitstunde zu denken, unter Be- und Verarbeitungsgesichtspunkten und haben kei-
sondern etwas für die übergeordnete Gemeinschaft zu ne Funktionalität zur effektiven Verwaltung oder gar Archi-
tun. vierung von usntrukturierten Informationen. Die Forderung
muss daher lauten, E-Mail-Anwednungssoftware ist so zu
programmieren, dass sie entweder die effiziente Verwaltung,
Erschließung und Archivierung von E-Mails im Zusammen-

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hang mit weiteren Dokumenten und Ablagen selbst, oder a- a) möglichst "fertige Objekte" aus den anliefernden Syste-
ber zumindest über eine standardisierte Schnittstelle unter- men kommen, d.h. mit Metadaten zu Inhalt, Kontext, Forma-
stützt. Eigentlich dürfte es gar keine separaten E-Mail- ten etc., da eine manuelle, auch selbst eine teilautomatisierte
Archivierungsprodukte geben müssen. Die Funktion „Archi- Nachbearbeitung auf Grund der Menge der Informationen
vieren“ sollte so selbstverständlich wie die Funktion „Dru- durch das Archivpersonal nicht möglich sein wird. Die Vor-
cken“ sein. Vielleicht erbarmen sich ja die Anbieter von verarbeitung vor dem OAIS-Ingest muss die Prüfung und die
Kommunikationssoftware – un hier sprechen wir nicht nur Auswertung der Metadaten sicherstellen. Dieses Modul ist
von E-Mail – vernünftige Funktionen und Schnittstellen ständig zu pflegen und muss über Standardschnittstellen zu
selbst bereitzustellen. (Kff) den wichtigsten ben den zuliferern von Informationen ge-
bräuchlichen Anwendungslösungen verfügen.
Das dunkle Zeitalter b) eine Mapping-Datenbank-Anwendung ("Schema-Daten-
bank"), die alle vorhandenen Eingangs-Schemata und Ar-
Die echte Langzeitarchivierung elektronischer Information chivierungsschemata für Metadaten verwaltet, versioniert
ist immer noch ein weitgehend ungelöstes Problem. Zwar und historisiert, die Kontrolle über die verwendten Struktu-
gibt es reichlich Projekte, Ansätze für „migrationsfreie Ar- ren und Metadaten-Attribute sicherstellt. Über die Daten-
chive“ und „vertrauenswürdige Archive“, Archivsubsysteme bank erfolgt beim Ingest das Mapping der angelieferten Ob-
von Speichersystemanbietern und viele andere Ansätze. jekt-Metadaten auf die aktuelle Version der Archivmetada-
Darüber wird aber immer wieder vergessen, dass es bei der ten. Bei Retrieval über facetted search aber auch über freie
Langzeitarchivierung, besonders im historischen Umfeld o- Suche (a la Google) erfolgt ein Mapping auf die verfügbaren
der bei Informationsbjekten mit extrem langen Aufbewah- Archiv-Schemata-Attribute und eine Weiterleitung auf das
rungsfristen nicht um Jahrzehnte sondern um jahrhunderte jeweilige Repository-System mit Bereitstellung der Informa-
geht. Viel Information ist schon verloren und zukünftige His- tionsobjekte. Diese Mapping-Datenbank ist ein Zusatzmodul
torikergenerationen werden unsere Ära das „Dunkle Zeital- für das OAIS-konforme System und ist in der Regel in am
ter der frühen Informationskultur“ nennen. Jedoch ist die Markt verfügbaren Archivsystemprodukten nicht enthalten.
Informationsflut noch lange nicht bei den historischen Ar- Eine federated Search stellt so sicher, dass aus unterschied-
chiven angekommen. Erste Vorboten konnte man bei der lichen Beständen die passenden Objekte gefunden werden.
Übernahme der elektronischen Dokumente der Bush- c) Archivspeicher so auszulegen sind, dass sie über Stan-
Administration in den USA schon beobachten. Ungeachtet dardschnittstellen (z.B. XAM oder besser eine verbesserte
dessen, dass das Problem ständig durch das unktonrollierte Folgeversion) ansprechbar sind sowie über eine separate
Informationswachstum größer wird, stecken die Bemühun- Index-Datenbank verfügen, deren Struktur, Schema, Inhalte
gen für Verfahren der Langzeitarchivierung vielfach noch in etc. in der Schema-Datenbank erschlossen sind. Der Spei-
den Kinderschuhen. Es wird über unterschiedliche Formate cher sollte möglichst "dumm" sein, da nur Speichersubsys-
und deren Behandlung geforscht, es werden die Auswirkun- teme ohne eigene Logik langfristig Bestand haben. Dies er-
gen von Technology Obsolence, den Wegfall von technischen laubt auch die Nutzung ausgealterter Systeme (es wird nur
Komponenten wie Speichern oder Anwendungen, diskutiert. noch gelesen, nicht mehr geschrieben), da eine Suche über
Diese Themen sind wichtig. Andere Themen werden aber verschiedene Repositories mittels der Steuerung durch die
immer noch unterschätzt: die sich über die Zeit verändernde Schema-Datenbank sichergestellt wird. Dies kann auch die
Qualität der Informationen, zukünftige Anforderungen an physische Migration unnötig, beziehungsweise unabhängig
die Erschließung und Nutzung, Verfahren zur Bewertung vom technologischen Wandel machen. Zu dem bietet diese
und Aussonderung von Information, Rechte an Inhalten und Strategie die Möglichkeit, über die Zeit verschiedene Archiv-
Schutz von Information im Verhältnis zur Offenlegung, etc. speichersysteme gemeinsam zu nutzen.
Wenn man also ein Langzeitarchiv konzipiert sind noch wei- d) im Rahmen den "Continuous-Migration", also der ständig
tere und andere Faktoren zu berücksichtigen als bei einem durchgeführten und unabhängig von Technology Obsolence
Archiv für kaufmännische Unterlagen mit begrenzten Auf- geplanten Migration von Datenbanken und Speichersubsys-
bewahrungspflichten. temen, Migrationen auch dafür genutzt werden können um
Das Problem der Metadaten aufgreifend (als eines der we- weitere Attribute dem migrierten System hinzufügen oder die
niger beachteten grundsätzlichen Probleme; siehe auch den Erschließungsstrukturen neuen Nutzungsmodellen anzupas-
Artikel von Christoph Jeggle zum Thema Metadaten in die- sen. So können z.B. Informationsobjekte in zusätzliche An-
ser Newsletterausgabe) für die Verwaltung von Records in zeige-Renditionen konvertiert, die Inhalte durch automati-
einem Langzeitarchiv ist davon auszugehen, dass es nie den sche Klassifikation ausgelesen und im Index ergänzt werden,
EINEN Metadaten-Standard für die Archivierung geben Header-Komponenten der Objekte vervollständigt oder neue
kann. Man muss sich angesichts der Langzeitarchivierungs- geschrieben werden, und andere Operationen durchgeführt
anforderungen von mehreren hundert Jahren darauf einrich- werden. Durch die Schema-Datenbank ist der alte Zustand
ten, dass es verschiedene Standards für Metadaten und da- weiterhin bekannt und auch ein Mapping der ursprünglichen
von abhängige Formate und Strukturen über die Zeit geben Struktur auf die migrierte Struktur möglicht.
wird. Zur Lösung kommt nur eine Strategie aus "Mapping" All diese Ansätze sind nicht neu und es gibt aus den zahlrei-
und "Continuous Migration" in Frage. Grundlage ist die chen Pilotprojekten von Archiven noch andere Alternativen.
sinnvolle Auftrennung der Architektur der Lösung. Hierzu Jedoch stellt die selbstbeschreibende Funktionalität des Sys-
sind die Komponenten "Vorverarbeitung in der Erfassung", tems im Zusammenwirken mit Mapping-.Strategien und der
"Schema-Datenbank", "Archivsystem nach ISO 17421 OAIS" Continuous Migration derzeit den offenbar einziggangbaren
und "Archivsystemspeicher" vorzusehen. Die Strategie sieht Weg dar, Information dauerhaft verfügbar und nutzbar zu
so aus, dass halten. (Kff)

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nen Rechtsgeschäftsverkehr „als Option zur Schrift-


Recht & Gesetz
form“ eingeführt worden (BGBl. I S. 1542). § 130a Abs.
Bundeskabinett beschließt Gesetzentwurf zur 1 Satz 1 ZPO „versteht das elektronische Dokument als
Regelung von Bürgerportalen modifizierte Schriftform“ und eröffnet einem die Mög-
lichkeit, Schriftsätze und Erklärungen „als elektroni-
Das Bundeskabinett hat den vom Bundesministerium sches Dokument bei Gericht einzureichen“ (BT-Drucks.
des Innern vorgelegten Entwurf eines Gesetzes zur Re- 14/4987, aaO).
gelung von Bürgerportalen beschlossen. Mit einer neu-
en Infrastruktur soll per „De-Mail“ ein vertraulicher, Es wahrt jedoch nur dann die gesetzlich vorgeschrie-
zuverlässiger und sicherer elektronischer Versand er- bene Schriftform, wenn es für die Bearbeitung durch
möglicht werden. Ab 2010 sollen dann Nachrichten das Gericht geeignet ist (§ 130a Abs. 1 Satz 1 ZPO) und
und Dokumente rechtsicher und geschützt vor Spam aufgrund der „Flüchtigkeit“ und spurenlos möglichen
über das Internet versendet werden können. (CaM) Manipulierbarkeit eines elektronischen Dokuments
gemäß § 130a Abs. 1 Satz 2 ZPO über eine qualifizierte
PROJECT CONSULT Kommentar: elektronische Signatur verfügt, um so dem Dokument
Man hätte den Beitrag auch mit der Überschrift „De-Mail“ eine dem Papierdokument vergleichbare dauerhafte
platzieren können. De-Mail ist zunächst einmal ein Polit- Fassung zu verleihen („Perpetuierungsfunktion“, vgl.
kum und eine sehr anspruchsvolle Versprechung. Begriffe BT-Drucks. 14/4987, S. 24) (CaM)
wie „rechtssicher“, „vertraulich“, „Spam-frei“ und „au-
thentisiert“ stellen sehr hohe Anforderungen an Systeme, die PROJECT CONSULT Kommentar:
für die Kommunikation über Portale bereitgestellt werden Das Urteil macht deutlich, dass es immer wichtiger wird,
sollen. Beim Begriff „rechtssicher“ stellt sich sofort die Frage Kommunikation und Dokumente entsprechend ihrem Inhalt
nach der qualifzierten elektronischen Signatur. Eigentlich und Rechtscharakter zu bewerten. Nicht überall wird die
müsste sie Bestandteil einer solchen Lösung sein. Dies Schriftform nach § 126 BGB notwendig sein, aber ist man
bringt aber für den Nutzer einiges an Anforderungen mit sich sicher? Wer hat neben seinem Bildschirm eine Arbeits-
sich. Wird die elektronische Signatur nicht genutzt, dann anweisung hängen, was handelsrechtlich, was steuerrecht-
stellt sie die digitale Signatur generell in Frage, weil ein an- lich, was Zivilprozessrechtlich wie zu behandeln ist? Wäh-
derer rechtssicherer Kommunikationskanal eröffnet wird. rend in den USA mit dem FRCP die elektronische Kommu-
„Vertraulich“ bringt Erfordernisse wie Verschlüsselung mit nikation als Beweismittel aufgewertet wurde, werden in
sich und macht auch die eindeutige Identifizierung des Ab- Deutschland im Zweifelsfall nur qualifiziert signierte elekt-
senders und des Empfängers erforderlich. Beim Absender ronische Dokumente hohe Beweiskraft haben. Es wäre schön,
geht es dann gleich um die sichere „Authentifizierung“ – in wenn sich die Behörden einmal entschließen könnten, einen
welcher Weise und mit welchen technischen Mitteln gibt verbindlichen Katalog herauszugeben, welche inhaltlich de-
sich der Absender dem System zu erkennen. Wie wird der finierten Dokumentenklassen in welcher Form welchen
„Identitätsklau“ verhindert? Ähnlich problematisch kann es Rechtscharakter haben. Dem Bürger und den Unternehmen
auch mit dem Empfänger werden, wenn denn die De-Mail bleibt sonst nur das bekannte Rätselspiel was, wie, in wel-
nicht in einem allgemeinen Postkorb einer Behörde landen cher Form und in welchem Format zu archivieren ist. (Kff)
soll. Hier wird auch gleich wieder die Vertraulichkeit in
Frage gestellt und es entsteht die Anforderung, auch die si- EU-Kommission will Rechnungssignatur
chere Bereitstellung an den richtigen Empfänger sicher zu- abschaffen
stellen. Eine Kopplung mit internen Berechtigungs-, Identi-
Die EU-Kommission soll eine Abschaffung der elekt-
fizierungs-, Workflow- und Audittrail-Systemen erscheint
ronischen Signatur in Betracht ziehen und plant elekt-
unerlässlich. „Spam-frei“ wird die Lösung jedoch nicht sein,
ronische Rechnungen in Zukunft ebenso wie auf Pa-
weil der Inhalt nicht kontrolliert wird und erboste Bürger
pier ausgestellte Rechnungen zu behandeln. Der §14
durchaus mit endlos wiederholten Einsendungen die Post-
körbe der Empfänger „zumüllen“ können. Und dann nist da Abs. 3 Nr. 1 im deutschen Umsatzsteuergesetz (UStG),
noch der Zeitplan. De-Mail soll bereits 2010 zur Verfü- welcher vorschreibt elektronische Rechnungen qualifi-
gung stehen. Angesichts der organisatorischen und techni- ziert zu signieren, würde damit entfallen. Als Begrün-
schen Herausforderungen ein sehr ambitioniertes Verspre- dung führt die Kommission an, dass die vorhandenen
chen. (Kff) Regeln zu kompliziert und unterschiedlich seien und
eine Verbreitung digitaler Rechnungen in der EU be-
BGH-Urteil zu E-Mail & Elektronischer Signatur hindert wird. (CaM)

Gemäß § 130 ZPO wahrt ein elektronisches Dokument PROJECT CONSULT Kommentar:
(E-Mail) nicht die für bestimmende Schriftsätze vorge- Recht mühsam hat sich der Markt für die elektronische
schriebene Schriftform. Rechnung mit qualifizierter Signatur in Deutschland entwi-
ckelt. Regelungen für Signaturdienstleister mussten gefun-
Seit dem 13. Juli 2001 ist die elektronische Form durch den und entsprechende, z.T. technisch anspruchsvolle Lö-
das Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des sungen entwickelt werden. In anderen europäischen Län-
Privatrechts und anderer Vorschriften an den moder- dern hat man sich nicht so viel Mühe mit der Qualität der

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elektronischen Signatur gegeben, einige Länder setzen eben- hervorrufen. Die Erfordernisse der Prüfbarkeit müssen daher
falls auf die qualifizierte Signatur, andere auf fortgeschritte- nicht erst zum Zeitpunkt der Ankündigung einer Prüfung
ne Signaturen. Die Diskussion ist durch aktuelle Entschei- sondern eigentlich immer erfüllt. Damit erhält auch das
dungen der Europäischen Kommission wieder aufgeflammt Thema „Rückstellungen“ für die Anpassung von Lösungen
und gipfelt jetzt in der Initiative, die in Deutschland einge- ein neues Gesicht. Für die Zukunft lässt sich immer schlecht
setzten Verfahren wieder obsolet zu machen. Die Signatur schätzen. Bleibt abzuwarten ob auch andere OFDs, Finanz-
wird dabei kontrovers in Bezug auf ihren Einsatz diskutiert: gerichte und der GDPdU-FaQ dieser doch etwas seltsam
Dient sie vorrangig zur Identifizierung eines Absenders, anmutenden Verfügung der OFD Rheinland folgen. (Kff)
dient sie zur Authentifizierung des Inhalts, ist dabei nur ein
Frage. Im Grundsatz ist der Ansatz nicht falsch, da papier-
gebundene Rechnungen auch nicht unterschrieben werden.
Normen & Standards
Wie dieses „Hornberger Schießen“ ausgeht, ist noch nicht
UMID
abzusehen, jedoch ist das Risiko, dass die beträchtlichen In-
vestitionen in die elektronische Signatur bei der elektroni- UMID, Unique Material Identifier, ist ein Standard für
schen Rechnung sich nicht rechnen könnten, sehr hoch. (Kff) das Generieren eindeutiger Kennzeichnungen (Identi-
fier, ID´s) von multimedialen Dateien und Datenströ-
Die GDPdU & die OFD Rheinland men. Dabei werden zwei UMID unterschieden: Zum
einen gibt es die Basic UMID, die eine Länge von 32
Nach einer Verfügung der OFD Rheinland vom 05.
Bytes enthält und zur eindeutigen Kennzeichnung von
November 2008 (Verfügung der OFD Rheinland v.
Objekten bestimmt ist, zum Anderen gibt es die Exten-
05.11.2008 - S 2137 - St 141 (02/2008)) wird durch die
ded UMID mit einer Länge von 64 Bytes, die zusätzlich
GDPdU „das von dem Steuerpflichtigen zu fordernde
Daten zum Standort, der Uhrzeit und dem Ersteller mit
Verhalten weder inhaltlich noch zeitlich so hinreichend
sich tragen. (CaM)
konkretisiert, dass es von einer „lnnenverpflichtung”
eindeutig abgegrenzt werden könnte“. Gemäß dieser http://www.digitalpreservationeurope.eu/publications/bri
Verfügung sieht das OFD Rheinland zudem eine efs/UMID_Unique%20Material%20Identifier.pdf
Nichtbeachtung der GDPdU nicht als sanktionsbe- PROJECT CONSULT Kommentar:
wehrt an. In der Verfügung weist das OFD Rheinland Natürlich fragt sich der eine oder andere, warum es für sol-
zudem darauf hin, dass die Erfordernisse gemäß che Objekte einen speziellen Identifier geben muss. Es exis-
GDPdU erst zu Beginn einer Betriebsprüfung erfüllt tiert eine Vielzahl von geeigneten IDs beginnend bei der
sein müssen und dass der Steuerpflichtige frei in seiner UID über die GUID bis zur URN. Auch sollte man überle-
Entscheidung sei, ob und wann er Anpassungsmaß- gen, wie man im Zusammenhang mit IDs mit dem Thema
nahmen zur Umsetzung der GDPdU Anforderungen Digtial Rights Management bei Multi-Media-Objekten um-
ergreifen will. (SMe) geht, denn diese erfordern selbst auch eine ID. Es muss sich
PROJECT CONSULT Kommentar: also noch zeigen, ob dieser Ansatz sich durchsetzt. (OCH)
Einerseits werden die Sanktionen bei Nichtbefolgung der
GDPdU erhöht (siehe das Verzögerungsgeld bis zu 250.000
€), andererseits wird hier durch die OFD Rheinland ver- XRepository
sucht, die GDPdU wieder „aufzuweichen“. Die OFD sieht Das Vorhaben „Deutschland-Online Standardisierung“
(oder sah zum Zeitpunkt der Veröffentlichung) die GDPdU soll mit dem XRepository nun eine zentralen Baustein
nicht sanktionsbewehrt. Auch die bisherige Auffassung zur erhalten (https://www.xrepository.deutschland-
zeitlichen Komponente, nämlich der Verpflichtung zur Be- online.de/xrepository/). Das XRepository wird von
reitstellung aufbereiteter, vollständiger Unterlagen, wird in der Bundesstelle für Informationstechnnik (BIT) im
Frage gestellt. Wenn erst zu Beginn der Prüfung die Bundesverwaltungsamt (BVA) betrieben und soll ver-
„GDPdU-Konformität“ hergestellt sein muss, wie lange hat schiedene Detaillierungsstufen aufweisen, um Daten-
dann der Steuerpflichtige Zeit den Prüfungsbeginn zu ver- austauschformate abzulegen. Dies soll einen ebenen-
schieben – ein Jahr, zwei Jahre? Auch hier droht wieder ein übergreifenden Datenaustausch innerhalb und mit der
Spagat zwischen den GDPdU und den GoBS (die hoffentlich Verwaltung erleichtern und die Möglichkeit bieten,
bald durch die GoBIT abgelöst werden). Aufbewahrungsfirs-
dass E-Government-Projekte im XRepository Daten-
ten und damit verbundene Bereitstellung auch älterer Daten