P. 1
Prosedur Persatuan n Kegiatan Mahasiswa_kemaskini 2008

Prosedur Persatuan n Kegiatan Mahasiswa_kemaskini 2008

|Views: 1|Likes:
Published by Mior Mohd Shahril

More info:

Published by: Mior Mohd Shahril on Mar 07, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

01/24/2014

pdf

text

original

Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL

ISI KANDUNGAN
1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 7.0 8.0 9.0 10.0 Tujuan Penubuhan Persatuan Mahasiswa Kategori Persatuan Mahasiswa Penubuhan Persatuan Mahasiswa Di Bawah Seksyen 53 Perlembagaan Universiti Pelantikan Jawatankuasa Tadbir Persatuan Perlembagaan Persatuan Syarat Menjadi Ahli MPP / Ahli Jawatankuasa Persatuan / Asrama Tempoh Ahli-Ahli Jawatankuasa Persatuan Jentera Pelaksanaan Kegiatan Persatuan Keahlian Persatuan Mahasiswa Penaung / Penasihat Persatuan atau Projek 2 2 2 3 3 4 4 4 4 4

11.0 12.0 13.0 14.0 15.0 16.0 17.0 18.0 19.0 20.0 21.0 22.0 23.0 24.0 25.0

Perancangan Program Permohonan Menjalankan Kegiatan Mahasiswa kelulusan Kegiatan Ahli Jawatankuasa Penganjur Taklimat Khas/Mesyuarat Penyelarasan Jemputan dan Penyambut Tetamu Penerbitan / Ucapan / Kata-kata Aluan Protokol / Sidang Akhbar / Jamuan Kenderaan Tempahan Fasiliti & Penggunaan Telefon/Mesin Faksmili/Mesin Fotostat Pengurusan Kewangan Mesyuarat Post-Mortem & Laporan Kegiatan Sijil Penghargaan / Penyertaan Pematuhan Prosedur Kesimpulan

5 6 6 6 6 6 5 9 10 10 10 12 13 13 13

SENARAI LAMPIRAN: Lampiran A – Contoh Kegiatan Mahasiswa Lampiran B1 – Garis Panduan Penyediaan Kertas Kerja Lampiran B2 – Format Proposal/Kertas Kerja Lampiran C – Format Laporan Kegiatan Mahasiswa Carta Aliran Penubuhan Persatuan Mahasiswa Carta Aliran Permohonan Menjalankan Kegiatan Mahasiswa Borang A – Permohonan Menjalankan Kegiatan Mahasiswa Borang B – Permohonan Pegawai Pengiring Borang C - Senarai Semak Aktiviti Yang Melibatkan VVIP Borang Tuntutan Kumpulan Wang Kegiatan Mahasiswa Borang Penyediaan Penyata dan Laporan Kewangan Kegiatan Mahasiswa
- Laporan Kewangan Kegiatan Mahasiswa - Senarai Pendapatan Kegiatan Mahasiswa - Senarai Perbelanjaan Kegiatan Mahasiswa

-1-

Hal Ehwal Pelajar (HEP)

Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL

PROSEDUR MENJALANKAN PERSATUAN DAN KEGIATAN MAHASISWA DI UNISEL

1.0

Tujuan Penubuhan Persatuan Mahasiswa 1.1 1.2 1.3 1.4 Melatih kepimpinan mahasiswa. Mengeratkan perpaduan kaum. Membentuk sahsiah mahasiswa yang seimbang antara akademik dan bukan akademik. Menerapkan nilai-nilai akademik dalam program-program kegiatan mahasiswa.

2.0

Kategori Persatuan Mahasiswa 2.1 Persatuan Mahasiswa
2.1.1

Badan mahasiswa yang Perlembagaan Universiti.

diwujudkan

di

bawah

Seksyen

52

2.1.2

Semua ‘mahasiswa berdaftar’ (mahasiswa yang sedang mengikuti kursus ijazah atau diploma) adalah layak untuk berpersatuan. Gugurnya keahlian apabila terhenti menjadi ‘mahasiswa berdaftar’ yang mana lulus peperiksaan akhir atau gagal dalam peperiksaan.

2.2

Lain-lain Persatuan 2.2.1 Seksyen 53 Perlembagaan Universiti memperuntukan, tertakluk kepada kelulusan, had dan syarat Naib Canselor Universiti, lain-lain persatuan mahasiswa boleh ditubuhkan dengan permohonan tidak kurang 10 orang mahasiswa Universiti.

2.3

Mahasiswa-mahasiswa Asrama 2.3.1 2.3.2 Residen Komiti Siswa (RKS) atau Resident Council (RC) adalah sebahagian daripada jentera pentadbiran asrama. Kegiatan mahasiswa di asrama ditadbirkan bersama oleh RKS/RC dan dikoordinasi pihak pentadbiran asrama.

3.0

Penubuhan Persatuan Mahasiswa di Bawah Seksyen 53 Perlembagaan Universiti 3.1 Cara memohon 3.1.1 3.1.2 3.1.3 Sekurang-kurangnya 10 orang pemohon. Mengemukakan permohonan kepada Naib Canselor melalui Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar). Menubuhkan Jawatankuasa “Ad-Hoc’ setelah diluluskan sementara menantikan mesyuarat agung. -2Hal Ehwal Pelajar (HEP)

4 Keahlian hendaklah terdiri dari berbilang kaum. Residen Komiti Siswa (RKS) atau Resident Council (RC) . Lain-lain Persatuan Perlembagaannya diselaraskan oleh HEP di samping peruntukan dalam Seksyen 52 hendaklah dipakai sama.1 Cara Pelantikan 4. Hanya ahli persatuan berkenaan sahaja berhak mengundi.1 5. cth.2. Peraturan tetap / ‘standing orders’ Persatuan boleh diluluskan oleh HEP asalkan tidak bercanggah dengan mana-mana peruntukan akta dan peraturan Universiti.2 3.2.2. Keutamaan akan diberikan untuk penubuhan persatuan yang berasaskan akademik atau sesuatu disiplin ilmu. Semua ‘mahasiswa berdaftar’ berhak mengundi. Tidak ada pertindihan dalam kegiatan.3 4. Yang di Pertua.1 3.3 3.Pertua.1. Pemilihan pemegang jawatan dalam MPP diputuskan oleh ahli-ahli MPP sendiri.1. Keanggotaannya mestilah melambangkan integrasi daerah. 4.3 4.2 5. Lain-lain jawatan boleh diwujudkan setelah diluluskan oleh Naib Canselor.0 Perlembagaan Persatuan 5.1.3 MPP .Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL 3.2 Nama-nama Pemegang Jawatan 4. Lain-lain Persatuan .1 Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) .4 Empat jawatan tetap dalam exco tertinggi. 4.Melalui pemilihan yang diurusetiakan oleh HEP. Naib Yang di.2 4.1 4. 5.2.2.0 Pelantikan Jawatankuasa Tadbir Persatuan 4.2.2 4.2.Perlembagaannya seperti yang ditetapkan dalam Seksyen 52 Perlembagaan Universiti. Nama-nama pemegang jawatan Residen Komiti Siswa (RKS) atau Resident Council (RC) boleh diubahsuai mengikut struktur dan organisasi asrama.2. Setiausaha dan Bendahari.2 Kriteria Kelulusan Persatuan Mahasiswa 3.melalui mesyuarat agung.melalui pemilihan oleh mahasiswa asrama berkenaan atau dilantik oleh pihak pentadbiran asrama. -3- Hal Ehwal Pelajar (HEP) .

perlu mendapat kelulusan HEP dahulu. Jawatankuasa ini boleh disertai oleh mana-mana mahasiswa selain dari exco.0 Syarat Menjadi Ahli MPP/Ahli Jawatankuasa Persatuan / Asrama 6. sesuatu disiplin ilmu yang khusus dan lain-lain.2 10.0 Jentera Perlaksanaan Kegiatan Persatuan 8.0 Penaung/Penasihat Persatuan atau Program 10.Untuk ahli-ahli persatuan yang berasaskan seperti seni.0 Tempoh Ahli-ahli Jawatankuasa Persatuan 7. Kegiatan yang dijalankan oleh Jawatankuasa ‘ad-hoc’ / Pelaksana.1 8.4 Logo dan moto persatuan . Penasihat persatuan/program hendaklah di kalangan pensyarah atau penolong Pensyarah (ahli akademik yang tidak memegang jawatan dekan/ketua program) 10. Secara berdaftar . Telah memasuki peperiksaan pertama di Universiti dan lulus. Tidak disabitkan dengan kesalahan tatatertib. kecuali dibenarkan oleh Naib Canselor secara bertulis. kecuali dibenarkan oleh Naib Canselor secara bertulis.1 Nama penaung / penasihat hendaklah dikemukakan kepada HEP dahulu untuk kelulusan.0 Keahlian Persatuan Mahasiswa 9. sukan.4 -4- Hal Ehwal Pelajar (HEP) .2 Kegiatan yang dijalankan oleh exco sendiri.2 Secara automatik .2 6.1 6.Untuk ahli-ahli persatuan yang berasaskan akademik dan asrama. 9.3 10. Penaung terdiri daripada Menteri/Timbalan Menteri yang memegang jawatan dalam Kementerian yang berkaitan dengan persatuan/kelab yang dapat memberikan sumbangan/tajaan dana kepada persatuan/kelab atau manamana syarikat/badan korporat yang dapat menaja penubuhan persatuan/kelab.1 9. Penerimaan / persetujuan bertulis daripada penaung / penasihat hendaklah diperolehi dahulu sebelum namanya dilibatkan dalam program / projek. 10. Logo UNISEL tidak boleh diterapkan ke dalam logo persatuan. 7.Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL 5.1 12 bulan 8.3 Tidak menunggu keputusan perbicaraan tatatertib. 6.

0 Penasihat persatuan/program hendaklah orang yang benar-benar boleh menasihati / pakar dalam pengendalian projek berkenaan.2 Sekiranya kegiatan yang dianjurkan melibatkan VVIP. 12.4 12.3 12.1 Perancangan tahunan persatuan (takwim) hendaklah disesuaikan dengan tarikh kegiatan di dalam kalendar Universiti.1 Mahasiswa yang ingin menjalankan kegiatan perlu mengisi Borang Permohonan Menjalankan Kegiatan Mahasiswa (Borang A: HEP/PMKM/2008-01) dan melampirkan bersama-sama kertas kerja program (Sila rujuk Lampiran B1 dan B2) beserta surat permohonan mengadakan program kepada Jabatan HEP. tarikh akhir penghantaran permohonan ialah tiga (3) bulan sebelum kegiatan dijalankan. Perancangan tahunan hendaklah dibuat dan dikemukakan kepada HEP sebaik sahaja mesyuarat agung / pemilihan exco baru dibuat. Di luar Selangor.3 11.2 2.2.2 11.4 12. sumber tenaga dan kewangan yang dijangkakan serta lainlain faktor yang berkaitan.3 Di dalam Selangor – sebulan sebelum kegiatan. Perancangan Program 11. Tarikh akhir bagi penghantaran permohonan ke HEP ialah selewat-lewatnya tujuh (7) hari sebelum Mesyuarat Pengurusan HEP diadakan. Permohonan yang lewat diterima daripada tarikh yang telah ditetapkan akan dibawa ke Mesyuarat Pengurusan HEP berikutnya. Persatuan hendaklah mengutamakan kegiatan yang mempunyai kaitan atau hubungan dengan objektif persatuan tersebut ditubuhkan (Sila rujuk Lampiran A . 12. Di luar Malaysia – empat (4) bulan sebelum kegiatan. Permohonan/penghantaran lewat tidak akan dilayan oleh mana-mana unit/jabatan/ bahagian/fakulti di universiti.1 2.Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL 10. Tarikh akhir penghantaran permohonan bergantung kepada lokasi kegiatan yang akan dijalankan iaitu: 2.5 11.0 Permohonan Menjalankan Kegiatan Mahasiswa 12. Penasihat Persatuan dan Pegawai Aktiviti Mahasiswa.2.6 -5- Hal Ehwal Pelajar (HEP) . Kegiatan hendaklah dirancangkan berdasarkan kemampuan persatuan dari segi kepakaran. 11.Contoh Kegiatan Mahasiswa). Permohonan untuk menjalankan aktiviti mahasiswa perlu melalui Pegawai Penyelaras Persatuan/Kelab.5 12. di dalam Malaysia – dua (2) bulan sebelum kegiatan.2.

1 Sebarang jemputan kepada mana-mana VVIP* (seperti majlis perasmian dan penutupan) mesti melalui dan diluluskan oleh Timbalan Naib Canselor (HEP)/Naib Canselor. Pejabat Pembangunan dan pihak-pihak berkaitan yang lain sekurang-kurangnya sepuluh (10) hari sebelum program. 14. Pengerusi/pengarah kegiatan perlu menyatakan dengan jelas peranan dan fungsi setiap ahli jawatankuasa yang dikenali sebagai Senarai Tugas (ST).Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL 13.0 Jemputan dan Penyambut Tetamu 16. 15.1 Bagi program yang melibatkan mana-mana VVIP atau agensi/organisasi luar.5.4. Maklumat lanjut berkaitan tarikh-tarikh mesyuarat tersebut boleh diperolehi daripada Jabatan HEP. Unit Komunikasi Korporat. Timbalan Naib Canselor (HEP)/Naib Canselor juga mempunyai kuasa untuk menghadkan jumlah atau bilangan tetamu kehormat yang dijemput ke sesuatu majlis.1 Jemputan VVIP (Very-Very Important Person) * 16.1 Kelulusan sesuatu kegiatan diputuskan oleh Mesyuarat Pengurusan HEP yang diadakan pada minggu pertama dan ketiga setiap bulan. Penasihat sesuatu kegiatan perlu menghadirkan diri dalam mesyuarat jawatankuasa penganjur. Objektif utama mesyuarat tersebut ialah untuk memberikan gambaran jelas berkaitan program yang akan dijalankan kepada pihak-pihak yang berkaitan dan yang akan terlibat juga sebagai mesyuarat koordinasi. -6- Hal Ehwal Pelajar (HEP) . Jawatankuasa penganjur perlu membuat perancangan dan mengendalikan perkara-perkara yang berkaitan mana-mana program yang dianjurkan. 14. Sebarang surat-menyurat perlu melalui penasihat kegiatan (surat dalaman) atau melalui Timbalan Naib Canselor (HEP)/Naib Canselor (surat luaran UNISEL).1. ST perlu dimaklumkan semasa mesyuarat jawatankuasa yang pertama.0 Taklimat Khas/Mesyuarat Penyelarasan 15. Mesyuarat penyelarasan ahli jawatankuasa perlu diadakan sekerap yang mungkin untuk memantau perkembangan setiap jawatankuasa kecil/biro. 16. jawatankuasa penganjur perlu mengadakan taklimat khas/mesyuarat penyelarasan kepada/dengan Jabatan HEP. Unit Keselamatan.2. 14. 14.0 Ahli Jawatankuasa Penganjur 14.0 Kelulusan Kegiatan 13.1. 14. di samping menyelesaikan isu-isu yang tertangguh atau masih belum diselesaikan.3.

2 Jemputan VVIP. jawatankuasa perlu memastikan supaya nama tetamu kehormat dieja dengan betul dan lengkap termasuk pangkat. Ketua Setiausaha Kementerian (KSU). Ketua Pegawai Eksekutif (CEO)/Presiden/Naib Presiden sesebuah syarikat dan seumpamanya.2. Ketua-ketua Pengarah jabatan/agensi kerajaan termasuk Naib Canselor universitiuniversiti tempatan.1.1. Penyambut tetamu akan diberi tunjuk ajar untuk mengendalikan VVIP/VIP. Very Important Person) Definisi: Sebarang tetamu jemputan yang berjawatan State Executive Committee Members (EXCO) ataupun yang lebih tinggi lagi seperti Menteri Besar/Ketua Menteri.1 Penceramah Luar / Ahli Panel Luar yang dicadangkan untuk dijemput hendaklah mereka yang tersenarai / dicadangkan di dalam kertas kerja kegiatan dan hendaklah mendapat kelulusan HEP.1.6 Selepas mendapat pengesahan kehadiran. raptai perlu diadakan sekurang-kurangnya dua kali sebelum program. mesti dibuat sekurang-kurangnya dua (2) minggu sebelum sesuatu kegiatan dijalankan.2.4 Sebelum jemputan dikeluarkan.7 Penyambut tetamu memainkan peranan yang penting semasa sesuatu program dilangsungkan.2 Penceramah Luar / Ahli Panel Luar yang dijemput / dicadangkan mestilah mempunyai kepakaran di dalam topik / bidang yang berkenaan. mesti dibuat sekurang-kurangnya satu (1) bulan sebelum sesuatu kegiatan dijalankan. jawatankuasa penganjur perlu mendapatkan kebenaran daripada Pejabat Pendaftar (Unit Keselamatan) berkaitan urusan yang melibatkan kenderaan VVIP dan VIP.2 Jemputan Penceramah Luar/Ahli Panel Luar 16. 16. 16. Penceramah-penceramah untuk topik agama pula -7- Hal Ehwal Pelajar (HEP) . Setiausaha Kerajaan Negeri. 16. 16. 16.8 Bagi majlis perasmian dan penutup membabitkan VVIP.1. Justeru mereka perlu mendapatkan panduan yang sepatutnya daripada Unit Komunikasi Korporat. 16.1. 16. Mereka adalah orang yang pertama kepada VVIP dan VIP yang akan memberikan penampilan yang baik kepada imej mahasiswa universiti dan imej yang baik juga kepada universiti. 16. Rujukan berkaitan juga boleh dibuat dengan Unit Komunikasi Korporat.1.1. Setiausaha Parlimen/Politik/Akhbar.3 Semua jemputan termasuk VIP dan Naib Canselor UNISEL.VVIP (Very. gelaran atau anugerah (sekiranya ada).5 Ahli jawatankuasa penganjur perlu memastikan menerima pengesahan kehadiran daripada VVIP sekurang-kurangnya sepuluh (10) hari sebelum majlis dilangsungkan. *Tetamu Kehormat .Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL 16.

2.6 Biodata penceramah yang pertama kali diundang hendaklah dikemukakan ke HEP seminggu awal untuk makluman rasmi sebelum penceramah berkenaan hadir. Perincian dan perancangan semua bahan-bahan bercetak yang melibatkan VVIP mesti dirujuk dan dibincangkan dengan pegawai daripada Unit Komunikasi Korporat dan dengan kehadiran pegawai aktiviti mahasiswa HEP/Pegawai Penyelaras/Penasihat. buku program (cenderahati).3 17. buku.2.2 17. 16. cenderahati.Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL hendaklah dipilih dari orang-orang yang pakar dan mempunyai tauliah dari Majlis Agama / Pusat Islam UNISEL. notis.0 Penerbitan / Ucapan / Kata-kata Aluan 17. dll. perkara ini hendaklah dimaklumkan ke HEP 2 (dua) minggu lebih awal untuk kelulusan dan hendaklah dimaklumkan kepada penceramah berkenaan untuk membolehkan penceramah berkenaan membuat persediaan yang berkaitan. notis. banner. 16. 7 (tujuh) hari lebih awal untuk kelulusan dan hendaklah dimaklumkan kepada penceramah berkenaan membuat persediaan yang berkaitan. Contohnya brosur. Semua item-item seperti yang tersebut di atas mesti mendapat kelulusan atau pengesahan daripada Unit Komunikasi Korporat sekurang-kurangnya sepuluh (10) hari sebelum dihantar kepada penerbit atau pencetak (sekiranya melibatkan pihak luar). memo dan bahanbahan lain yang berkaitan hanya boleh dilakukan selepas mendapat cop pengesahan atau kelulusan daripada HEP. pamplet. 17.5 17. Kebenaran untuk menampal semua poster.2. Masa yang munasabah hendaklah diperuntukkan semasa membuat undangan supaya mereka dapat membuat persiapan yang berkaitan.3 Sekiranya terdapat sebarang perubahan penceramah dalaman kampus hendaklah dimaklumkan ke HEP. Pihak HEP hanya akan mengesahkan poster. Banner yang dirancang di tempat-tempat awam hendaklah mendapat permit Majlis/Dewan Bandaraya atau pihak Pihak Berkuasa Tempatan (PBT). banner.4 17.6 . 16.1 Penerbitan adalah termasuk semua bahan-bahan bercetak untuk mempromosi sesuatu kegiatan. poster.5 Senarai nama-nama penceramah simpanan hendaklah dikemukakan ke HEP untuk memudahkan penganjur mendapat pengganti sekiranya penceramah yang asal menolak jemputan berkenaan. Deraf poster atau banner hendaklah dikemukakan kepada HEP dahulu untuk kelulusan sebelum dicetak atau dibuat pesanan. backdrops. 16. memo dan bahan-bahan lain bagi kegiatan yang dianjurkan oleh kelab/persatuan yang -8Hal Ehwal Pelajar (HEP) 17. banner.4 Sekiranya ada perubahan / pertukaran penceramah luar. kad jemputan.2.

1. Bagi kegiatan dalaman yang tidak melibatkan VVIP. persembahan sesuatu program. Semua bahan-bahan seperti yang tersebut di atas mesti mendapat kelulusan atau pengesahan daripada Unit Komunikasi Korporat melaui HEP sebelum dihantar kepada VVIP. penganjur perlu mendapatkan khidmat nasihat dari Unit Komunikasi Korporat untuk menguruskan jamuan sekurangkurangnya sepuluh (10) hari sebelum program. Bagi program yang melibatkan VVIP. Ucapan dan kata-kata aluan VVIP mesti dihantar kepada VVIP sekurangkurangnya empatbelas (14) hari sebelum kegiatan. notis.3 18.1 Ucapan bagi majlis perasmian atau perasmian penutup sesuatu kegiatan (yang membabitkan mana-mana tetamu VVIP) perlu dihadkan kepada tiga (3) perucap sahaja iaitu: 8. memo dan bahan-bahan lain yang tidak mematuhi peraturan tersebut tanpa sebarang notis.1. 17.Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL berdaftar melalui HEP sahaja. VVIP atau VIP (sekiranya berkaitan) Ahli jawatankuasa penganjur perlu mendapatkan khidmat nasihat daripada Unit Komunikasi Korporat dalam kegiatan yang melibatkan VVIP berkaitan protokol seperti susunan tempat duduk.2 Pengarah program jawatankuasa penganjur Naib Canselor UNISEL atau wakil dan. Pihak HEP berhak menanggalkan atau menurunkan mana-mana poster. 18.1 8. banner. ko-kurikulum ataupun di bawah kelulusan dekan fakulti perlu mendapatkan cop pengesahan atau kelulusan daripada pihak fakulti.MC) yang melibatkan VVIP mesti dihantar kepada Unit Komunikasi Korporat melalui HEP untuk semakan sekurang-kurangnya tiga (3) hari sebelum kegiatan. 17. Tindakan sewajarnya akan diambil kepada mana-mana persatuan / kelab atau penganjur yang tidak mematuhi peraturan tersebut. notis. memo dan bahan-bahan lain hanya boleh ditampal di tempat-tempat yang dibenarkan oleh Jabatan HEP sahaja.8 17. 18.1.2 8. panggilan/sapaan kepada tetamu kenamaan VVIP.7 Semua poster. skrip Pengacara Majlis mesti dirujuk kepada Pegawai HEP/Pegawai Penyelaras/Penasihat.11 Skrip Pengacara Majlis (Master of Ceremony .9 17. Semua poster.0 Protokol / Sidang Akhbar / Jamuan 18.3 -9- Hal Ehwal Pelajar (HEP) .10 Ucapan dan kata-kata aluan oleh Naib Canselor mesti dihantar ke Pejabat Naib Canselor (Canselori) sekurang-kurangnya sepuluh (10) hari sebelum kegiatan. banner. dll. banner. tanggungjawab penyambut tetamu. etika di meja makan. Mana-mana aktiviti akademik. notis. 17. memo dan bahan-bahan lain yang berkaitan mesti diturunkan / ditanggalkan oleh jawatankuasa penganjur selewatlewatnya tiga (3) hari selepas kegiatan.

20. jawatankuasa penganjur sesuatu kegiatan dibolehkan membuka .4 Ahli jawatankuasa penganjur yang ingin berurusan dengan pihak media perlu mendapat bantuan atau khidmat nasihat daripada Unit Komunikasi Korporat terlebih dahulu.2 20.Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL 18. AJK tidak dibenarkan berhubung terus secara peribadi dengan pihak media. 19.1. berikut adalah beberapa panduan yang berkaitan: 21.5 19. Permohonan kenderaan perlu dibuat seminggu sebelum kegiatan dijalankan dengan menggunakan Borang Permohonan Penggunaan Kenderaan (Borang: PP/BPPK/2003-03) berserta dengan surat kelulusan program.0 Kenderaan 19.10 Hal Ehwal Pelajar (HEP) . jawatankuasa penganjur dibenarkan menggunakan telefon di HEP semasa waktu pejabat dengan mendapatkan kelulusan HEP terlebih dahulu dan merekodkan butiran penggunaannya ke dalam buku log. 18. Pejabat Unit Kenderaan berhak menolak mana-mana permohonan kenderaan yang tidak melalui HEP atau kegiatan yang masih belum mendapat kelulusan HEP. Permohonan/penghantaran lewat tidak akan dilayan oleh mana-mana unit/jabatan/ bahagian/fakulti di universiti. Telefon. Jawatankuasa penganjur perlu bertanggungjawab sepenuhnya terhadap semua fasiliti atau peralatan yang digunakan. Pengurusan Kewangan Bagi tujuan pengurusan kewangan bagi sesuatu aktiviti atau program yang akan dijalankan.3 21.1 Permohonan untuk menggunakan kenderaan bagi menjalankan kegiatan hendaklah dimajukan ke Pejabat Unit Kenderaan. Jawatankuasa penganjur juga perlu memastikan bahawa semua fasiliti yang telah digunakan berada dalam keadaan baik sebelum diserahkan kembali kepada pihak yang berkenaan. Semua sidang akhbar akan dikendalikan oleh Unit Komunikasi Korporat. Sikap bertanggungjawab perlu dipupuk dan disemai apabila menggunakan hartabenda universiti.1 Bagi memastikan sesuatu kegiatan berjalan dengan lancar. Semua permohonan kenderaan MESTI melalui HEP.2 20. mesin faksmili dan mesin fotostat : Bagi memastikan jawatankuasa penganjur boleh berhubung secara berkesan dengan pihak luar.1 Bagi tujuan menyelenggara kewangan secara teratur dan sistematik.0 Tempahan Fasiliti & Penggunaan Telefon/Mesin Faksmili/Mesin Fotostat 20. Sebarang kerosakan atau kehilangan fasiliti akan ditanggung oleh pihak jawatankuasa penganjur. jawatankuasa penganjur dinasihatkan berbincang dengan bahagian/jabatan/pusat/unit berkaitan semua fasiliti dan perkhidmatan yang diperlukan sebelum surat permohonan dikemukakan.1 Akaun Bank 21.

4 Bendahari atau pihak yang dipertanggungjawabkan tentang kewangan berhak untuk menuntut bayaran tersebut daripada Pejabat Bendahari.2 Nama kegiatan perlu ditulis dengan jelas di bahagian belakang cek.2.001).4 Setiap persatuan/penganjur program perlu menghantar salinan penyata akaun bank setiap bulan kepada Pegawai HEP. 21.2.2.1 Bagi tujuan sumber kewangan. 21.3 Jawatankuasa penganjur perlu memastikan bahawa Bendahari Universiti atau pihak yang dipertanggungjawabkan tentang kewangan dimaklumkan oleh pihak penaja sekiranya sumbangan atau cek telah dihantar kepada Pejabat Bendahari.2 Penandatangan (signatory) akaun yang dibuka adalah Pegawai Penyelaras/Penasihat.2. tarikh dan butiran rekod berkaitan yang akan dikreditkan ke dalam akaun kegiatan adalah betul dan tepat. 21.1.1. Presiden dan Bendahari (tiga penandatangan). Jawatankuasa perlu mengisi Borang Tuntutan Kumpulan Wang Kegiatan Mahasiswa (PB.1 Kampus UNISEL Bestari Jaya.2. Seksyen 7 40000 Shah Alam. Selangor Darul Ehsan 21.Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL akaun bank iaitu akaun semasa dengan kelulusan HEP.3 Setiap persatuan/penganjur program perlu menghantar penyata/laporan kewangan dua (2) minggu sebelum peperiksaan akhir setiap semester kepada Pegawai HEP.BTKW.2. Jawatankuasa penganjur perlu memastikan nombor cek. 21.2. 21.2 Kampus UNISEL Shah Alam. Semua cek daripada penaja perlu dibuat atas nama ‘Pendidikan Industri YS Sdn Bhd’ dan dimajukan kepada: 21.1. 21. jawatankuasa penganjur kegiatan boleh memohon peruntukan daripada universiti/kerajaan atau daripada sumbangan melalui penajaan/derma/kutipan yuran. PEJABAT BENDAHARI UNIVERSITI INDUSTRI SELANGOR (UNISEL) Jalan Timur Tambahan 45600 Bestari Jaya.1. Selangor Darul Ehsan 21. PEJABAT BENDAHARI UNIVERSITI INDUSTRI SELANGOR (UNISEL) Jalan Zirkon A 7/A. jumlah. Ianya bertujuan untuk menyelenggara Kumpulan Wang hasil daripada pendapatan termasuk penajaan atau derma yang dibenarkan oleh pihak universiti dan juga perbelanjaan sesuatu kegiatan.1. Bayaran . Sumber Kewangan 21.11 - Hal Ehwal Pelajar (HEP) .

3.3.5 Sebarang kutipan / sumbangan / derma perlu mendapat kelulusan daripada Timbalan Naib Canselor (HEP)/Naib Canselor selewatlewatnya tiga (3) minggu sebelum aktiviti tersebut dijalankan. 21.1. Butiran terperinci akaun.4. 21.2 Kumpulan Wang sesuatu kegiatan hendaklah dibelanjakan mengikut peruntukan perlembagaan persatuan dan pembayaran daripada kumpulan wang itu tidak boleh dibuat melainkan jika tuntutan bertulis dibuat dan disokong dengan resit-resit dan baucer-baucer.4.3.1. Laporan kegiatan yang lengkap (Sila rujuk Lampiran C) termasuk penyata kewangan dan salinan minit mesyuarat post-mortem sesuatu kegiatan mesti .4. Mesyuarat Post-Mortem perlu diadakan dalam tempoh dua (2) minggu selepas sesuatu kegiatan.12 Hal Ehwal Pelajar (HEP) 22. salinan laporan hendaklah diserahkan oleh JKP/Bendahari JKP bersama laporan kegiatan tidak lewat dari dua (2) minggu selepas berakhirnya sesuatu kegiatan yang dijalankan.2. Perbelanjaan Kegiatan 21.Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL tersebut boleh dituntut dalam tempoh 2 hingga 4 minggu dari tarikh penerimaan permohonan tersebut oleh Pejabat Bendahari (jangkamasa proses tuntutan di Pejabat Bendahari bergantung kepada jumlah tuntutan). 21. 21.4.1. Menyimpan akaun-akaun dan dokumen-dokumen kewangan yang sepatutnya mengenai pendapatan dan perbelanjaan Kumpulan Wang kegiatan. Bertanggungjawab sepenuhnya atas soal kewangan kegiatan dan sebarang kehilangan yang dilaporkan.4.1.1 Menyediakan laporan kewangan kegiatan (sila rujuk Borang Penyediaan Penyata dan Laporan Kewangan Kegiatan Mahasiswa yang dilampirkan).4. 21.1 Kumpulan Wang sesuatu kegiatan boleh dibelanjakan untuk membayar kos pentadbiran kegiatan dan membayar apa-apa kos yang berkaitan dengannya atau berbangkit daripada apa-apa yang dijalankan oleh jawatankuasa penganjur bagi melaksanakan tujuan dan fungsinya.2 21.2.1 Bendahari Jawatankuasa Penganjur (JKP) bertanggungjawab : 21.3 21. Rekod Kewangan 21. Ahli Jawatankuasa yang akan dilantik oleh UNISEL berhak untuk mengaudit rekod-rekod ini.4 22.1. Mesyuarat Post-Mortem & Laporan Kegiatan 22. .

Sijil hanya akan dikeluarkan kepada persatuan/kelab/penganjur yang telah menghantar laporan aktiviti kepada pegawai HEP dalam tempoh yang ditetapkan.1.3 24.2 23. Tetapi ianya bertujuan untuk membantu.1.1.13 - Hal Ehwal Pelajar (HEP) . k/p.1 24. Prosedur/panduan ini dibuat oleh pihak HEP bertitik-tolak daripada banyaknya permasalahan yang dihadapi semasa memantau. kursus. memudah dan meminimumkan masalah kepada ahli-ahli persatuan/kelab apabila menganjurkan sesuatu program/aktiviti mahasiswa. no.1 Mana-mana persatuan/kelab atau penganjur program/aktiviti yang melanggar atau tidak mematuhi mana-mana bahagian peraturan ini boleh dikenakan mana-mana satu atau mana-gabungan dua atau lebih tindakan yang berikut: 24.2 . Sijil Penghargaan / Penyertaan 23.1 Objektif utama prosedur atau panduan ini bukan bermaksud untuk mewujudkan karenah birokrasi atau red tape atau tidak menggalakkan ahliahli persatuan/kelab untuk menganjurkan sesuatu aktiviti. Ditarik balik kelulusan program/aktiviti 25. 25. Mana-mana persatuan/kelab/penganjur yang gagal menghantar laporan kegiatan dalam tempoh yang ditetapkan. menyelia dan membantu persatuan/ kelab persatuan semasa semester-semester yang terdahulu. 22.3 Amaran. HEP mengharapkan kepada semua ahli persatuan/kelab supaya mematuhi prosedur/panduan ini untuk mendapatkan hasil positif yang maksimum dalam menganjurkan aktiviti mahasiswa. 23. Jawatankuasa penganjur perlu memajukan senarai AJK atau peserta yang terlibat mengandungi nama.2 24.1 Sijil Penghargaan/Penyertaan kepada AJK penganjur HANYA BOLEH dikeluarkan oleh HEP sahaja. Pematuhan Prosedur 24. fakulti dan jawatan dalam jawatankuasa kepada HEP dua (2) minggu selepas kegiatan bagi tujuan urusan sijil penghargaan atau penyertaan.Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL dimajukan ke HEP selewat-lewatnya dua (2) minggu selepas sesuatu kegiatan berakhir.3. 23. Individu daripada jawatankuasa penganjur tidak dibenarkan untuk mencetak atau mengeluarkan sijil mereka sendiri. Ditahan peruntukan. tidak akan dibenarkan memohon atau menjalankan kegiatan yang lain sehingga laporan kegiatan sebelumnya dimajukan ke HEP. Kesimpulan 25.

kita mesti mengilap kemahiran berkomunikasi dan kemahiran mendengar.Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL 25. bahkan juga dalam masa yang sama mampu berdaya saing dari aspek pengurusan. bukan sahaja semasa menganjurkan program/ aktiviti bahkan juga dari segala aspek dalam kehidupan kita seharian.14 - Hal Ehwal Pelajar (HEP) . Para mahasiswa perlu memahami bahawa proses pembelajaran bukan sahaja terhad di bilik-bilik kuliah/tutorial.4 25. Prosedur atau panduan ini juga adalah bertujuan untuk menghapuskan “ sikap atau budaya saat-saat akhir (last-minute attitude culture) di kalangan mahasiswa kita.5 25.3 Para mahasiswa perlu memainkan peranan yang penting dalam menerapkan budaya tersebut. kemahiran kepimpinan dan mempunyai personaliti yang berketrampilan dan unggul. Pembelajaran perlu merangkumi juga rasa hormat kepada semua ahli dalam masyarakat sama ada di dalam ataupun di luar kampus. interpersonal.6 Disediakan oleh : Jawatankuasa Hal Ehwal Mahasiswa (HEP) Universiti Industri Selangor (UNISEL) JUN 2004 (PINDAAN PERTAMA APRIL 2008) . pihak universiti akan berjaya dalam matlamatnya untuk menghasilkan graduan yang bukan sahaja cemerlang dalam bidang akademik. sila berhubung dengan staf HEP untuk mendapatkan khidmat nasihat atau bantuan. Sekiranya anda menghadapi sebarang masalah atau kesukaran semasa menganjurkan sesuatu program/aktiviti. di mana mereka sanggup untuk belajar dan mengikuti nasihat yang diberikan oleh mana-mana pegawai universiti. Dalam proses pembelajaran. kami ingin menanamkan sikap atau budaya merancang dan mengurus dengan baik juga teratur. 25. Secara ringkasnya belajar adalah proses yang berterusan. Kesinambungan daripada ini. tetapi ianya juga mencakupi semua aspek dalam kehidupan kita. terutamanya prosedur dari segi aspek protokol. Sekiranya budaya ini difahami.

1. 10. 1. 11. 7. 7. 8. 6.Tempat peranginan / sejarah . 5. 12. 2. 5. 9. 3. UMUM Program perniagaan / keusahawanan / pelaburan Program kepimpinan / pengurusan Program ketatanegaraan / perpaduan Program kewanitaan Program berunsur kemasyarakatan / pendidikan Program perundangan Program kaunseling / motivasi Program bakal siswazah cemerlang Pesta buku / Pameran kejuruteraan / Hari Terbuka Isu-isu Semasa Program / kempen anti dadah / rokok / alkohol KESENIAN / KEBUDAYAAN Kraftangan / Landscaping / Ketukangan Peraduan Karya Seni Peraduan / Pementasan Seni / Kebudayaan Kursus Penulisan / Kewartawanan / Penterjemahan Aktiviti Penggambaran Senifoto Tayangan gambar / video akademik / Multimedia / Hiburan SUKAN Sukan antara blok residen Sukan antara kolej kediaman mahasiswa Sukan antara Persatuan Sukaneka Ekspedisi (Perahu / kanu / kawasan gunung / hutan / gua) Perkhemahan Demontrasi seni pertahanan diri AKADEMIK Projek yang menerapkan nilai-nilai akademik Seminar / simposium berhubung dengan kursus pengajian Siri ceramah berhubung dengan kursus pengajian Peraduan mengarang / terjemahan / kuiz akademik Kelas bimbingan akademik Kumpulan diskusi akademik Perbincangan masalah / isu akademik Program ulasan buku akademik Kaunseling akademik Program komputer Lawatan akademik . 1. 5. C.15 Hal Ehwal Pelajar (HEP) . 9. 5. 1. 4. 3. 2. 2. 6. 6. 8. 11. 4. 6. 2. 4. B.Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL LAMPIRAN A CONTOH KEGIATAN MAHASISWA A. 3. 4. D. 7. 3.Binaan Kejuruteraan / Kilang industri Lawatan sosial . 10.

9. 3. 5. 1. Kerja-kerja amal Kelas bimbingan murid sekolah rendah dan menengah Program perhubungan awam atau pemasaran UNISEL di sekolah-sekolah Program pemindahan teknologi . 8. 2. 6. 1. AGAMA Program sempena ‘religious events’ Kelas agama / fadhu ain Ceramah agama (umum) Program dakwah / Bina Insan / Kesedaran agama Pengurusan Jenazah Program mengingati tokoh agama Tahlil / bacaan yasin Lawatan kebajikan .16 - Hal Ehwal Pelajar (HEP) .rumah anak yatim / orang tua / cacat Lawatan agama – masjid / rumah ibadat / institusi agama LAWATAN Lawatan untuk pengetahuan Am / umum KHIDMAT SISWA/MASYARAKAT Projek kemasyaratan yang menerapkan nilai-nilai akademik. 2. G. 4. 4. 7. 5. 3. 1. F.Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL E.

tempat.4 2. . penganjur.6 Menggunakan Bahasa Malaysia/Bahasa Inggeris.2 2.1 Setiap kertas kerja mestilah mengandungi maklumat seperti pendahuluan.7 Ditaip menggunakan kertas bersaiz A4 (80 gram) dan berwarna putih.: Lampiran A.0.Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL LAMPIRAN B1 GARIS PANDUAN PENYEDIAAN KERTAS KERJA KEGIATAN MAHASISWA UNIVERSITI INDUSTRI SELANGOR (UNISEL) 1. cth. lokasi atau tempat. organisasi. Saiz font tidak kurang dari 12 point dan menggunakan font Times New Roman atau Arial. matlamat.0.5 baris (1. 2.5 3.0 PENGGUNAAN BAHASA DAN TULISAN 2. masa. Jadual 1 dsb. penyedia kertas kerja / anjuran Kertas kerja hendaklah dibinding (kulit keras) Format “isi kandungan” tidak perlu Nombor muka surat pada setiap helaian. objektif.0 TUJUAN 1.…). tarikh.6 3. 3. 2. Setiap tajuk mestilah mengikut urutan nombor (1.1 3. Ringkas dan tepat. Bahasa yang mudah difahami dan menepati tujuan program.4 3. 4. penyertaan. Pastikan ejaan dan tanda baca adalah betul dan tepat (elakkan membuat kesilapan ejaan) 3.2 3.5 spacing). aturcara program serta anggaran belanjawan dengan lengkap (Sila rujuk Lampiran B2).5 2. Setiap jadual / rajah/ lampiran hendaklah diberi nombor. Kulit luar (mukadepan) hendaklah mengandungi keterangan tajuk iaitu nama aktiviti.1 2. tujuan.1 Garis panduan ini adalah untuk memberi penjelasan mengenai tatacara menyediakan kertas kerja yang patut disedia dan dikemukakan oleh setiap penganjur aktiviti mahasiswa di UNISEL bagi tujuan mendapat kelulusan Jabatan Hal Ehwal Mahasiswa (HEP) UNISEL.3 3.0 KANDUNGAN KERTAS KERJA 4.0.17 - Hal Ehwal Pelajar (HEP) . tarikh.3 2.0 RUPA FIZIKAL 3. Hendaklah ditaip langkau 1.

1 Nyatakan matlamat keseluruhan kepada program yang dirancang.0 PENGANJUR 7. 4.2 Nyatakan nama program dengan jelas dan tepat dalam bentuk tulisan huruf besar.0 NAMA PROGRAM 3.2 Memohon peruntukan kewangan.…).2 Mestilah sesuai dengan sasaran serta matlamat program dan dinyatakan secara ringkas dan bernombor mengikut keutamaan.2.1 Nyatakan status penganjur dengan jelas dan tepat mengikut kepentingan: 7. akta.3 Penaja program (penaja utama sahaja). 7. 2. (Contoh : KURSUS KEPIMPINAN ORGANISASI) Nama ringkas program mestilah berkaitan dengan tajuk induk dan tidak menggambarkan unsur atau nilai negatif.1 6. 3.2 Asas atau sebab yang mencetuskan idea program.1. maksud atau tujuan kertas kerja disediakan.1.0 TEMA PROGRAM (SEKIRANYA BERKAITAN) 4. 2.0 TUJUAN 2.0 PENDAHULUAN 1.1. 7.1. 3. berkaitan serta bersesuaian dengan program.1 Penganjur utama.1 Memohon kelulusan program. Contoh.3 Makluman. 1.1.1.2 Penganjur bersama. (Contoh : 3. 6.Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL LAMPIRAN B2 FORMAT PROPOSAL/KERTAS KERJA 1.1 Latar belakang atau sejarah program yang berkaitan atau terdahulu.1 Menyatakan secara ringkas mengenai: 1.1.0 OBJEKTIF 6. .1 Tema program mestilah tidak terlalu panjang atau bombastic. nilai sosial dan dasar negara.1 Nyatakan sebab. Ia mestilah jelas.1 3. 2.0 MATLAMAT 5. Contoh : Menjana Kepimpinan Cemerlang Mahasiswa UNISEL 5.1. 2.18 - Hal Ehwal Pelajar (HEP) . Ia juga mestilah bersesuaian dengan hasrat penganjur bersama (jika ada) dan tidak bertentangan dangan undang-undang.1. 7.

IPT lain. Maklumat lain juga boleh dinyatakan seperti syarat penyertaan.1 Nyatakan bentuk pendapatan yang diperolehi dan perbelanjaan yang dibuat dengan terperinci.0 PENYERTAAN / KUMPULAN SASARAN 9. seminar.19 - Hal Ehwal Pelajar (HEP) .0 TARIKH DAN TEMPAT PROGRAM 8. 9.0 BENTUK PROGRAM 10. menteri atau universiti) hendaklah terlebih dulu diperolehi sebelum disenaraikan dalam struktur organisasi. Persetujuan rasmi dengan pihak luar (seperti syarikat swasta. pertandingan. tempat atau lokasi yang dicadangkan dengan lengkap.0 CARTA ORGANISASI 11. kebudayaan dan lain-lain. masa. sukan. 10. 12. pihak yang terlibat serta masyarakat umum.1 Nyatakan secara ringkas bentuk program yang akan dijalankan seperti.1 Hendaklah dinyatakan tarikh. masa dan tempat program dijalankan.1 Nyatakan kumpulan sasaran sama ada mahasiswa UNISEL.0 PENUTUP 14. . 14.Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL 8.0 BELANJAWAN 13. Bagi majlis penting atau utama dan melibatkan VIP (kenamaan) seperti perasmian atau penutup hendaklah diasingkan dan diperincikan.0 ATURCARA PROGRAM 12. pameran. hadiah dan sebagainya mengikut keperluan.1 AJK hendaklah tidak terlalu ramai dan terlalu banyak jawatan. bangsa atau agama.1 Nyatakan hasrat dan harapan serta penghargaan penganjur mengenai program yang dicadangkan terhadap pihak yang terlibat serta jangkaan natijah daripada program yang dijalankan kepada penganjur. 13. masyarakat umum atau mengikut minat atau hobi. gotong royong. Carta Organisasi boleh dibuat dalam bentuk lampiran dan dinyatakan: 11. Ruangan pendapatan dan perbelanjaan hendaklah diasingkan. 11. kementerian.2 Penamaan Penaung / Penasihat serta AJK program mestilah individu yang berkaitan dengan persatuan atau program. peserta. ceramah. jantina atau umur. 11. tarikh.1 Hendaklah dinyatakan dengan lengkap mengikut hari.1 Nama jawatan dan nama penuh AJK yang terlibat.1.

0 6.0 5.0 4.0 8.0 3.0 Tajuk Pengenalan Objektif (yang telah dicapai) Butiran Pelaksanaan Program Penyertaan Jawatankuasa Pelaksana Kekuatan / Kelemahan Program Perbelanjaan Kesimpulan / Penutup Lampiran (sekiranya berkaitan) .0 2.20 - Hal Ehwal Pelajar (HEP) .0 7.Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL LAMPIRAN C FORMAT LAPORAN PROGRAM 1.0 6.0 9.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->