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COLEGIO DE INGENIEROS DEL PERU Captulo de Ingeniera Civil

Programa de Actualizacin Profesional

CURSO TALLER

PREPARANDO OFERTAS COMPETITIVAS PARA CONTRATAR CON EL ESTADO

MANEJO DE COSTOS Y PRESUPUESTOS EN EXCEL

Ing. Jorge Max Blanco Ruiz

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SISTEMA DE PRESUPUESTOS DE OBRA CON MICROSOFT EXCEL

INTRODUCCIN Esta segunda versin de el presente trabajo ha sido preparado para formar parte del Taller de Actualizacin Profesional Preparando Ofertas Competitivas para Contratar con el Estado y esta enfocado a la preparacin de la Oferta Econmica de una obra en proceso de Licitacin, pero el procedimiento que presentaremos ha continuacin es valedero para la preparacin de cualquier tipo de Presupuesto de Obra haciendo uso de una herramienta poderosa como es Microsoft Excel u otra Hoja de Clculo de caractersticas similares. Este manual es una actualizacin de los procedimientos que vengo impartiendo a mis alumnos de la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas UPC y el SENCICO y muestra como preparar presupuestos de obra de manera fcil y sencilla. Este manual no pretende indicar que los dems programas de Costos y Presupuestos que existen en el mercado son de poca utilidad, sabedor sobretodo de la potencia y versatilidad que ofrecen estos, pero pretende ser una alternativa real para el profesional que no cuenta con estos recursos, pero que accede fcilmente a una Hoja de Clculo como el Excel u otra similar. Lo que si pretende este manual es proponer una estandarizacin en los procedimientos de elaboracin de costos y presupuestos, hasta donde esto sea posible, a fin de que independientemente del programa que usemos puedan estos compartir la informacin como se hace en otros pases. Este manual esta dirigido a los profesionales de la construccin que desarrollan Presupuestos de Obra y cuentan con un mediano conocimiento de Excel, en el curso desarrollaremos herramientas de Excel tales como: Asignar Nombres a Celdas o Rango de Celdas Funciones de Bsqueda y Referencia Funciones Lgicas Filtros Tablas Dinmicas

Herramientas de Excel Excel, la hoja de clculo de Microsoft nos facilita muchas herramientas que muchas veces no usamos por desconocimiento, a pesar que estas se encuentran fcilmente en el

Para explicar esto hemos preparado un ejemplo prctico que muestra el procedimiento a seguir, adems haremos entrega de un disquete con un presupuesto completo de una vivienda y los ejemplos seguidos en clase.

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Presupuestos con Excel El siguiente procedimiento nos muestra la manera de elaborar el Presupuesto de una obra a travs del uso de la Hoja de Clculo Microsoft Excel a fin de obtener el Presupuesto de una obra, los Anlisis de Costos,, la relacin de Insumos, la Formula Polinmica y los cronogramas de obra Para iniciar la creacin del presupuesto nosotros debemos seguir previamente los siguientes pasos: o o o o Identificar las Partidas del Presupuesto Metrado Recopilacin de Informacin de Anlisis de Costos (AC) Codificacin de las Partidas (p.ej. Reglamento de Metrados)

La creacin de los AC es un proceso en el que el Analista de Costos evaluara todos los componentes que la Especificacin Tcnica de la partida requiera, as como la experiencia que la empresa tenga, tales como el aporte unitario de los materiales, el rendimientos de la mano de obra y equipos y la cuadrilla asignada. Para este ejemplo hemos tomado los anlisis de costos del libro Costos y Presupuestos en Edificacin editado por CAPECO, lo cuales deben ser tomados como referenciales y ser adecuados a la realidad de la empresa constructora, el tipo de obra y la ubicacin del mismo. El presente ejemplo nos muestra las partidas y metrados de una obra de edificacin de un edificio multifamiliar tpico, cuyos datos iniciales mostramos:
Obra CONSTRUCCION EDIFICIO MULTIFAMILIAR Ubicacin SURCO Fecha ENERO 2001 PROPIO 01.00 01.01 01.02 02.00 02.01 02.02 02.03 03.00 03.01 03.02 03.03 03.04 03.05 04.00 04.01 04.01.0 1 04.01.0 2 04.02 04.02.0 1 04.02.0 2 04.02.0 3 04.03 04.03.0 1 04.03.0 2 04.03.0 3 04.04 PARTIDA OBRAS Y TRABAJOS PRELIMINARES TRAZO, NIVELES Y REPLANTEO PRELIMINAR CON VALLAS AISLADAS LIMPIEZA DE TERRENO MANUAL MOVIMIENTO DE TIERRAS EXCAVACION PARA CIMIENTOS HASTA 1.00 MT TERRENO NORMAL EXCAVACION PARA ZAPATAS HASTA 1.00 MT DE PROFUNDIDAD RELLENO CON MATERIAL PROPIO APISONADO DE ZANJAS OBRAS DE CONCRETO SIMPLE CIMIENTOS CORRIDOS MEZCLA 1:10 CEMENTO-HORMIGON 30% PIEDRA SOLADO PARA ZAPATAS DE 2" MEZCLA 1:12 CEMENTO-HORMIGON CONCRETO SOBRECIMIENTO DE 1:8 CEM-HOR 25% PM ANCHO=0.15 MT ENCOFRADO Y DEDESENCOFRADO SOBRECIMIENTO HASTA 0.30 MT CONCRETO EN FALSOPISO DE 4" DE 1:8 CEM-HOR OBRAS DE CONCRETO ARMADO ZAPATAS CONCRETO EN ZAPATAS F'C= 210 KG/CM2 ACERO PARA ZAPATAS GRADO 60 PLACAS CONCRETO EN MUROS TABIQUES Y PLACAS F'C= 210 KG/CM2 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO MUROS TABIQUES Y PLACAS ACERO EN MUROS TABIQUES Y PLACAS GRADO 60 COLUMNAS CONCRETO EN COLUMNAS F'C=210 KG/CM2 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN COLUMNAS ACERO GRADO 60 EN COLUMNAS VIGAS Pgina 3 UNIDAD M2 M2 M3 M3 M3 M3 M2 M3 M2 M2 M3 KG M3 M2 KG M3 M2 KG METRADO 128.62 128.62 45.76 1.78 11.71 30.50 1.62 5.49 84.54 99.20 0.49 8.82 9.95 172.10 700.30 12.65 350.35 3,088.90

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04.04.0 1 04.04.0 2 04.04.0 3 04.05 04.05.0 1 04.05.0 2 04.05.0 3 04.05.0 4 04.06 04.06.0 1 04.06.0 2 04.06.0 3 05.00 05.01 CONCRETO EN VIGAS F'C=210 KG/CM2 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN VIGAS ACERO GRADO 60 EN VIGAS LOSA ALIGERADA CONCRETO EN LOSAS ALIGERADAS F'C=210 KG/CM2 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN LOSAS ALIGERADAS ACERO GRADO 60 EN LOSAS ALIGERADAS LADRILLO HUECO/ARCILLA 12X30X30 P/TECHO ALIGERADO ESCALERA CONCRETO EN ESCALERAS F'C=210 KG/CM2 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN ESCALERAS ACERO GRADO 60 EN ESCALERAS MUROS DE ALBAILERIA MURO DE SOGA LADRILLO KING-KONG CON CEMENTO-CAL-ARENA M3 M2 KG M3 M2 KG UND M3 M2 KG M2 20.30 242.20 2,467.85 43.35 542.10 17,334.60 4,516.00 7.90 56.52 439.40 758.87

En funcin a estos metrados procederemos a preparar la Hoja de Calculo en Excel para lograr manejar los Anlisis de Costos, Insumos, Precios y el Presupuesto de Obra. Como paso Inicial para desarrollar el procedimiento, abriremos un nuevo Libro

Excel nos muestra 3 hojas por defecto (hoja1, 2 y 3), etiquetaremos a una de ellas como Anlisis de Costos (AC) y prepararemos dicha hoja para reproducir los anlisis de costos que hemos preparado en el Anexo 1, primero prepararemos la estructura del AC a construir identificando a los columnas con el respectivo nombre de campo

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Hemos creado 13 columnas que pasaremos a definir: Partida: en esta columna se ubicara el cdigo de identificacin de las partidas del presupuesto, para esto podemos tomar como referencia el Reglamento de Metrados. Cdigo: aqu se ubicar el cdigo de identificacin del insumo o recurso componente del AC, este cdigo identifica al insumo de acuerdo a su respectivo ndice Unificado (IU) y sus caractersticas propias. Adicionalmente ubicaremos la descripcin de la partida a analizar. Para este ejemplo hemos utilizado unos Anlisis de costos previamente procesados en el Programa de Presupuestos S10 Insumo: se refiere a la descripcin del insumo ya sea material (MA), mano de obra (MO) o equipo (EQ) (p.ej. cemento, hormign, capataz, operario, mezcladora, vibrador, etc). Unidad: se refiere a la unidad de comercializacin y/o identificacin del insumo, se abreviara a tres letras (p.ej. bls, m3, hh, he, etc) Cuadrilla: esta columna se usara para ingresar el numero de personal y/o equipo requerido para ejecutar la partida. Cantidad: se ingresara la cantidad unitaria de materiales, mano de obra y/o equipo que requiere la partida. Los materiales aportaran de acuerdo al consumo requerido para producir una unidad de la partida, la mano de obra y el equipo en funcin al rendimiento y la cuadrilla asignada a la partida. Se ingresara la cantidad redondeada a 4 cifras decimales Precio: se ingresara el precio del material puesto en obra sin impuestos (sin IGV), es decir incluyendo fletes y costo financieros de su adquisicin, el precio de la mano de obra incluir todas la leyes sociales que le correspondan, los equipos incluirn el coste de reposicin, depreciacin, mantenimiento, fletes, etc. Se reitera que en el precio NO se debe incluir el IGV.
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Parcial: ser el resultado del Precio por la Cantidad, redondeado a 2 cifras decimales. Subtotal: es la sumatoria de los parciales de cada tipo de insumo o recurso: materiales, mano de obra y equipos. IU: es el ndice unificado del Insumo, podemos ingresarlo o extraerlo del cdigo del insumo Metrado: es el metrado de la partida sin incluir desperdicios. Lo extraeremos del Presupuesto. CT: es el producto de la Cantidad por el Metrado, redondeado a 2 cifras decimales, nos muestra la cantidad total del insumo que se requiere para esta partida. PT: es el producto de la Parcial por el Metrado, redondeado a 2 cifras decimales, nos muestra el monto total del insumo que se requiere para esta partida. A las 4 primeras columnas se ingresaran datos de tipo alfanumricos (texto), las columnas de partida y cdigo requieren un tratamiento para el ingreso de estos dato, en cambio la de Insumo y Unidad no, pues es implcito que el dato que se ingrese ser del tipo texto, por lo que es conveniente definir que el tipo de dato ingresado ser texto, peor veremos que en forma practica solo es conveniente para la columna Cdigo. Para hacer esto seleccionaremos la columna B y en el men Formato/celdas/numero/texto definiremos a la misma como texto: Una forma abreviada de definir el formato de una celda o rango de celdas es usar la tecla abreviada CTRL+1 Estos datos ingresados en la fila 5 constituyen la fila de encabezados, y cada uno de ellos determina el nombre de campo que manejan la base de datos de los AC, se debe hacer una sola vez y no volver a repetirse para cada AC.

La columnas E, F, G, H, I, K, L y M correspondiente a los campos Cuadrilla, Cantidad, Precio, Parcial, Subtotal, Metrado CT y PT respectivamente, sern definidas con formato
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numrico de estilo millares (usar separador de miles) y 2 decimales, salvo las columnas Cuadrilla y Cantidad que tendrn 3 y 4 decimales respectivamente

Ahora ingresaremos nuestro primer Anlisis de Costo, para este caso usaremos la partida Trazo y replanteo preliminar con vallas aisladas que se mide en metros cuadrados (m2) . El cdigo de identificacin de la partida 01.01 se ingresara en la primera celda disponible de nuestra plantilla, es decir la celda A6, como este dato 01.01 es un texto alfanumrico y un nmero a la vez. Excel determina por defecto la segunda opcin, es decir nos muestra el valor 1.01 alineado a derecha, para que Excel reconozca a esta como Texto al escribirla incluiremos al inicio el apostrofe 01.01 y as Excel determinara que es texto y la alineara a la izquierda. La descripcin de la partida, Trazo y replanteo preliminar con vallas aisladas, en la celda B6, la unidad, M2, en la celda H6. Como se ve la descripcin de la partida ocupa solo una celda pero se visualiza en las columnas B, C, D, E, F y G, adems podremos ampliar el ancho de la columnas a nuestra eleccin. En la siguiente fila ubicaremos el dato mas importante de la partida, su rendimiento, para lo cual ingresaremos la palabra Rendimiento en la celda E7, el rendimiento de la partida en la celda F7 y nuestra primera formula =H6&/da en la celda G7 como se muestra en la figura:

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Vemos que las 2 primeras filas de nuestro AC establecen la identificacin, descripcin, unidad y rendimiento de la partida. La formula ingresada en la celda G7 establece el procedimiento para concatenar la unidad (Celda H7) con el texto /da para poder visualizar la unidad por da (m2/da) . Ahora procederemos a ingresar los insumos a nuestro AC, es decir los Materiales Mano de Obra y Equipos para lo cual ingresaremos en primer termino los materiales que se requieren en esta partida: En la celda C8 ingresaremos en negrita la palabra Materiales , ha continuacin en la celda B9 ingresaremos el cdigo del primer material Antes reforzaremos la definicin que le hemos dado al cdigo: este debe identificar plenamente al ndice Unificado (IU), el cual ser usado luego para definir la Formula Polinmica Cdigo : XXYYZZ Define el ndice Unificado (IU de a 79) Define el Tipo de Insumo Define el orden de ingreso del Insumo Por ejemplo podemos definir al Clavo para Madera de 2 con el cdigo 020105 Cdigo : 020105 IU=02 Acero Liso Clavos para Madera De 2

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En la partida Trazo y Replanteo.... los materiales a usar son la Cal, Madera, Cordel y Wincha, las 2 primeras tienen IU 30 y 43 respectivamente, mientras que el Cordel y la Wincha IU 37 que define a la Herramienta Manual, sin embargo la estamos considerando como si fuera material, esto nos da una regla que usaremos, cuando una herramienta o equipo sea definida en su unidad distinta a la hora equipo (HE) la consideraremos como si fuera material, pero al definir su ndice unificado este ya lo clasifico adecuadamente Procederemos entonces a ingresar en la celda B9 el cdigo 300101, en la Celda C9 la descripcin del insumo: CAL HIDRATADA DE 30KG, en la celda D9 la respectiva unidad de comercializacin de a Cal BLS, la celda E9 se deja en blanco, la celda F9 contendr el aporte unitario de la Cal en esta partida: 0.0500 (Bls/m2), la celda G9 contendr el PRECIO de la bolsa de Cal: S/. 11.03 y finalmente la celda H9 el producto de la cantidad de material por el precio redondeado a 2 cifras decimales para lo cual usaremos la formula =REDONDEAR(F9*G9,2).

Repetiremos el proceso para ingresar a la madera, Wincha y Cordel y luego obtendremos la suma de los parciales de los materiales.

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Luego que ingresamos y obtenemos el costo de los materiales en la partida iniciaremos el ingreso de la Mano de Obra, para lo cual en la celda C13 ingresaremos en negrita la palabra Mano de Obra , ha continuacin en la celda B14 ingresaremos el cdigo del primer obrero 470032, en C14 la descripcin TOPOGRAFO, en D14 la unidad HH (Hora Hombre), en la celda E14 el nmero de personal en la cuadrilla asignada a la partida: 1.0000, en la celda F14 calcularemos la cantidad de HH que requiere este personal para ejecutar la partida mediante la formula: HH = 8/rendimiento x # Cuadrilla, para lo que aplicaremos la siguiente formula =REDONDEAR(8/F$7*E14,4). Esta formula ser repetida en la partida para cada personal y/o equipo que lo requiera.

En la celda G14 ingresaremos el PRECIO y finalmente la celda H14 el producto de la cantidad de Horas Hombre por el precio redondeado a 2 cifras decimales para lo cual

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usaremos la formula =REDONDEAR(F14*G14,2). Repetiremos el proceso para ingresar al Capataz y Pen y luego obtendremos la suma de los parciales de la Mano de Obra. Luego que ingresamos y obtenemos el costo de la Mano de Obra en la partida iniciaremos el ingreso del Equipo, para lo cual en la celda C17 ingresaremos en negrita la palabra Equipo , ha continuacin en la celda B18 ingresaremos el cdigo del primer equipo 370101, en C18 la descripcin Herramientas Manuales, en D18 la unidad %MO (Porcentaje de la Mano de Obra), en la celda E18 el nmero de Equipos asignada a la partida, en este caso se deja en blanco, en la celda F18 calcularemos la cantidad de HE que requiere este Equipo para ejecutar la partida mediante la formula: HE = 8/rendimiento x # Equipo. En este caso se nos pide un porcentaje del costo de la Mano de Obra para definir el costo de la Herramienta Manual, estableceremos el mismo en 3% por lo que ingresaremos el valor 3.0000 en dicha celda (F18), en la celda G18 debemos ingresar el precio del equipo por hora, pero en este caso ingresaremos el costo parcial de la mano de obra que como vemos ha sido calculado en la celda I16.

Finalmente en la celda H18 el producto de la cantidad de Horas Equipo por el precio redondeado a 2 cifras decimales, en este caso el precio ser multiplicada por la cantidad en porcentaje para lo cual usaremos la formula =REDONDEAR(F18%*G18,2), como se ve en la formula anterior se ha aadido a la referencia de la celda F18 el sufijo %. Repetiremos el proceso para obtener la suma de los parciales del Equipo. Luego para obtener el Precio Unitario de este AC, sumaremos los parciales de Materiales, Mano de Obra y equipos haciendo lo siguiente: en la celda I38 marcaremos la Auto suma del rango I7:I18 Ahora es un buen momento para Grabar la informacin , esto lo debemos hacer continuamente

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Finalmente vincularemos el cdigo de la partida de la Celda A6 a la celda A7 y luego esta celda ser copiada de A8 hasta A18 y estableceremos la fuente de la celdas A7 a A18 como de color blanco para ocultarlas a la vista

Una vez concluida nuestra primera partida usaremos a est como molde para ingresar las siguientes partidas, es decir copiaremos toda la estructura de esta partida que se ubica en el rango A6:I18 a la celda A19.
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Este Anlisis de Costo copiado servir de base para escribir sobre l el siguiente Anlisis de Costo. Este procedimiento se repetir tantas veces como AC nos falte ingresar. Una vez concluido el ingreso de los 28 AC del ejemplo nos encontraremos con el primer problema, si uno de los insumos tuviera un PRECIO distinto al que se defini y transcribi inicialmente, cambiarlo implicar una bsqueda del mismo en cada uno de los 28 AC, lo que implica un trabajo adicional, peor aun si el cambio debe hacerse en mas de un insumo, felizmente el Excel nos ofrece una serie de posibilidades para hacer esto, sin embargo nosotros explicaremos el proceso para automatizar el proceso. Para proceder seleccionaremos el rea comprendida entre las celdas A5 y M394, como se vera la fila 5 contiene los encabezados entre las columnas A hasta la M, las otras filas contienen la informacin completa de todos y cada uno de los Anlisis de Costo. A esta rea seleccionada se la asignara un nombre aplicando una propiedad de Excel de poder asignar nombres a una celda o un rango de celdas para facilitar su localizacin. Esto lo haremos una vez el rea ha sido seleccionada y ingresando al men Insertar/Nombre/Definir le asignaremos el nombre ACOSTOS, estos pasos lo podemos abreviar con la tecla abreviada CTRL+F3. En el futuro para referirnos al rea donde estn los Anlisis de Costo podemos llamar al nombre ACOSTOS.

Usaremos ahora que tenemos el rea seleccionada para insertar en ella los filtros que nos permitan seleccionar un dato especifico para lo que iremos al men Datos/Filtros/Autofiltro Este autofiltro agregara a la celdas de encabezado (Nombres de Campo) la posibilidad de abrir un men desplegable que nos permitir escoger algn dato especifico bajo una determinada columna.

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Como se ve en el grfico anterior la columna Unidad nos permite abrir un men donde se aprecia las unidades de los diferentes insumos de nuestra tabla. Esta utilidad de filtros de Excel es ampliamente provechosa nos permitir escoger por ejemplo un determinado insumo por su cdigo, descripcin o unidad, imaginemos que el precio que hemos asignado al Cemento Portland tipo I hay que aumentarlo en un 10%, hacerlo implicara buscar dicho insumo en todos los anlisis con la posibilidad de cometer un error por omisin en alguno de ellos. Usando la utilidad de filtro podemos ir a la columna insumo y buscar y seleccionar al material en cuestin, lo que nos presentara la lista de todos los cementos en cada uno de los Anlisis de Costo donde se ubican.

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Como se ve en la figura se ha seleccionado 10 filas conteniendo la descripcin del material requerido, asimismo se aprecia que las filas que no corresponden a la seleccin se han ocultado automticamente. Esto nos permitira cambiar el precio de acuerdo al criterio preestablecido. Como se vera este mtodo aparenta ser la solucin pero si nuestra tabla contara con 50 insumos a los que se les debe modificar el precio nos ocasionara repetir este proceso 50 veces. Debemos encontrar otra solucin. Para esto seria muy til encontrar una lista de todos los insumos requeridos y poder establecer una relacin entre esta lista y los Anlisis de Costo. Felizmente en Excel esto es fcil. TABLAS DINAMICAS Una Herramienta poderosa que nos ofrece Excel es las Tablas Dinmicas que nos permiten hacer reporte directos de una Base de Datos a travs de consultas especificas. Nosotros lo usaremos en primer termino para extraer un listado nico de los insumos usados en este presupuesto y luego para obtener el listado total de los insumos requeridos acorde con el metrado del presupuesto. De este reporte tambin podremos obtener la Formula Polinmica. Excel define a las Tablas dinmicas de la siguiente manera: Un informe de tabla dinmica es una tabla interactiva que combina y compara rpidamente grandes volmenes de datos. Podr girar las filas y las columnas para ver diferentes resmenes de los datos de origen, y mostrar los detalles de determinadas reas de inters. Nuestros Anlisis de Costos estn estructurados como una Base de Datos en la que los encabezados son los nombres de campo, el rea de esta Base de Datos es el que hemos denominado ACOSTOS y de ella queremos extraer en primer lugar un listado de todos los insumos que usan nuestros AC, es decir un listado nico que indique que insumos tanto materiales, mano de obra como equipos, estamos usando en este presupuesto. Luego veremos que el uso de Tablas Dinmicas nos permitir sacar un totalizado de los insumos que requeriremos en esta obra. Para hacer esto usaremos el Asistente de Tablas y Grficos Dinmicos, en el men Datos/Asistente para Tablas y Grficos Dinmicos

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Esto dar inicio al Asistente para Tablas y Grficos Dinmicos, que nos guiara a travs de 3 simples pasos. El primero ser definir el tipo de datos con que contamos y que tipo de informe deseamos crear, el segundo ser darle el rango donde estn los datos, en este caso el rea previamente definida ACOSTO, y por ultimo, le indicaremos que deseamos que se cree una nueva hoja donde se ubicarn los resultados Paso 1

Paso 2

Paso 3

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Finalmente seleccionaremos la tecla Finalizar y se insertar una hoja nueva (Hoja 4) que muestra una Tabla en blanco con unas reas claramente delimitadas que indican se coloque Campos de Pgina, Filas y columnas, as como una ventana llamada Lista de Campos de Tabla Dinmica que muestra los campos de nuestra Tabla ACOSTOS (Partida, Cdigo, Insumo, Unidad, Cuadrilla, Cantidad, Precio, Parcial, Subtotal, IU, Metrado, CT y PT) y otra ventana llamada Tabla Dinmica con unos botones que son herramientas para el anlisi en est tabla.

Esta tabla inicial es bsica para el xito de nuestro anlisis y nos permitir crear los informe dinmico que requerimos para obtener el listado de insumos, la cantidad total requerida y finalmente la Formula Polinmica El procedimiento para armar nuestra Tabla es sencillo, pero debemos respetar los pasos seguidos: Establecer los Campos de Filas: en est rea colocaremos los campos Cdigo, Insumo, Unidad y Precio para armar nuestra tabla de insumos. El procedimiento depende de la versin de Excel que usemos pero consiste en seleccionar el campo en la ventana Lista de Campos de Tabla Dinmica, picarlo y llevarlo al rea de Campo de Filas. En Excel XP esto es ms fcil pues basta con seleccionar el campo a llevar y en la parte baja de la ventana Lista de Campos de Tabla Dinmica existe un botn Agregar a y un desplegable que indica el rea destino. Este procedimiento lo debemos repetir para los campos sealados anteriormente.

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Como se ve en el grfico anterior se ha generado una tabla con los campos Cdigo, Insumo, Unidad y Precio, as como un listado donde se visualiza que para cada dato se ha totalizado cada uno de los campos, para eliminar este totalizado que aparece por defecto haremos lo siguiente: Sobre la celda A4 haremos doble clic sobre la palabra cdigo y aparecer la siguiente ventana:

Donde aparece en Subtotales marcado Automticos, nosotros debemos marcar Ninguno y hacer Aceptar. Este procedimiento lo repetiremos para todos los campos y el reporte se ver as

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Como se ver ya se aprecia un listado de los insumos de nuestro presupuesto, pero vemos que el insumo Herramientas Manuales tiene distintos precios, adems veremos que en listado existen cdigos y partidas, estas ultimas son las que identificaban a cada Anlisis de Costo, para nuestro reporte solo queremos los insumos propiamente dichos, es decir materiales, mano de obra y equipos, esto es fcil de seleccionar, pues cada uno de ellos tienen una unidad asignada, en el caso del la Herramienta Manual, la unidad asignada %MO corresponde a una insumo comodn, como apropiadamente lo llaman nuestros amigos del S10. Para seleccionar nicamente a los insumos desplegamos el campo unidad que nos muestra los siguiente En el desmarcaremos la Unidad %MO y las que se indican en blanco Con esto dejaremos habilitados nicamente a los insumos que existen en nuestro presupuesto. Debemos dejar claro que nuestra Tabla Dinmica est incompleta, pero para el reporte que requerimos hasta el momento es suficiente, es decir el listado de los insumos de nuestra obra.

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De nuestra Tabla ya visualizamos el total de insumos que requerimos, los seleccionaremos y llevaremos una copia a la hoja3 que habamos denominado Insumos. La copia la pegaremos sobre la celda A5 de la Hoja Insumos

Luego veremos que solo tenamos 35 tipo de insumos en nuestra tabla

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Esta tabla tienen la lista de Insumos que requerimos en nuestra obra y nos permitir verificar los precios da cado uno de ellos, exceptuando claro esta a la Herramienta Manual Asimismo podremos seleccionar a esta tabla de A5 a D39 y darle el Nombre INSUMOS para referirnos a ella en el futuro.

Ahora usaremos una de las funciones incorporadas en Excel para Bsqueda y referencia, a fin de poder vincular la tabla de precios de los Insumos a los Anlisis de Costos y permitir que la variacin de precio en alguno de los insumos afecte inmediatamente a todos los AC que la contengan. Para esto usaremos la funcin BUSCARV que nos permite relacionar el cdigo de los insumos con su respectiva descripcin, unidad y precio. Esta funcin tiene los siguientes argumentos =BUSCARV(Qu, Dnde, Columna, 0), donde Qu se refiere al valor buscado en la columna mas a la izquierda de una tabla (1ra columna), Dnde es el nombre de la tabla donde se realizara la bsqueda y Columna es la ubicacin de la columna de datos que se quiere extraer. Por ejemplo nosotros podramos extraer de la tabla de INSUMOS el precio del Cemento Prtland Tipo I (42.5Kg) cuyo cdigo es 210000, para esto identificaremos que la tabla INSUMOS tiene por el momento 4 columnas, la 1ra es Cdigo, la 2da es Insumos, la 3ra es Unidad y la ltima es Precio; como queremos extraer el precio nos referiremos a la 4ta columna.

Luego de est explicacin procederemos a vincular todos y cada uno de los insumos de nuestra tabla con la de los Anlisis de Costos, dejando de lado nicamente al insumo Herramientas Manuales cuyo precio proviene de la Mano de Obra asignada a cada partida.
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Vamos a la tabla Anlisis de Costo y en la columna unidad, procederemos al auto filtro personalizado eligiendo en los criterios personalizados primero a todas aquellas unidades que nos son iguales a %MO y como segundo criterio que tampoco son unidades vacas. Esto nos permitir seleccionar a todos los dems insumos de nuestra tabla de Anlisis de Costo y poder vincularlas a la tabla de Insumos

Hecho esto veremos que la tabla de AC solo muestra los insumos, las dems filas estn ocultas, esto nos permitir reemplazar la transcripcin de los insumos, unidades y precios por un vinculo a la tabla de insumos. Para hacer esto haremos uso de las formulas de Bsqueda y Referencia, especficamente la formula BUSCARV como detallramos anteriormente. Procederemos a ubicarnos en la celda C9 para reemplazar la descripcin existente CAL HIDRATADA DE 30 Kg por la formula =BUSCARV(B9,INSUMOS,2,0), luego procedemos a cambiar la unidad descrita en la celda D9 por =BUSCARV(B9,INSUMOS,3,0) y finalmente el precio guardado en G9 por la formula =BUSCARV(B9,INSUMOS,4,0). Como se vera la descripcin, la unidad y el precio es el mismo, pero ahora estn vinculados a la tabla de
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Insumos, estas formulas podemos copiarlas una por una para su respectiva columna, haciendo esto hemos logrado que todos los insumos de nuestros Anlisis de Costo dependan de la lista de Insumos.

Hemos logrado entonces que los Precios Unitarios de cada partida dependan no solo de la respectivas incidencias de materiales, mano de obra y equipo, sino tambin de la tabla de precios ubicada en los INSUMOS Ahora debemos armar el presupuesto, nada mas fcil con lo que hemos aprendido, podemos hacerlo de 2 maneras, primero reproduciendo en una nueva hoja a que llamaremos presupuesto la descripcin de las Partidas y Metrado que tenemos en las pginas 2 y 3 del presente manual, solo nos faltara vincular su respectivo precio unitario. La otra manera es filtrar la tabla de Anlisis de Costos para extraer las descripcin de las partidas de cada uno de los AC. Para hacer esto filtraremos en la columna unidad las celdas vacas y en la columna cdigo las no vacas, estas opciones nos permitirn ver nicamente a las partidas con su tem y respectiva unidad, para lo cual seleccionaremos desde la celda A5 has la H407 y copiaremos a hoja Presupuesto a la celda A5. Como se ve luego podemos eliminar en la hoja de Presupuesto a las columnas C, D, E, F y G, luego la descripcin que se visualiza en C5 debe ser cambiada a Unidad, finalmente auto ajustaremos el ancho de las 3 columnas y podremos tener las partidas que usaremos en nuestro presupuesto. Lugo aadiremos los encabezados de Metrados, Precio, Parcial y Subtotal.

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Luego que tenemos estas partidas debemos ordenar el presupuesto aadindoles los ttulos que agrupan partidas y los sus respectivos metrados. Preparando la hoja para recibir los precios unitarios.

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De manera anloga a como vinculamos los precios de la tabla de insumos a los Anlisis de Costos, podemos vincular a estos con la hoja de presupuestos, recordaremos que la tabal de Anlisis de Costos se denomina ACOSTOS y podemos referirnos a ella en cualquier formula, adems el precio unitario se ubica en la novena columna de dicha tabla Se deja claro que al buscar el tem de la partida en la tabla de AC nos referimos a la primera columna, pero dicho tem o partida se repite varias veces, pero al ubicarse la descripcin y el precio unitario en la primera fila de cada anlisis Excel tomara el primer valor. Luego procederemos de la siguiente manera en la celda E7 ingresaremos al siguiente funcin =BUSCARV(A7,ACOSTOS,9,0) de esta manera podremos vincular el Precio unitario de la partida con su respectivo Anlisis de Costo, luego obtendremos el parcial de multiplicar el metrado por su respectivo P.U. con la formula =REDONDEAR(D7*E7,2), luego estas 2 celdas podremos copiarlas a todas las partidas.

Luego que hemos obtenido los respectivos parciales de cada partida debemos obtener los subtotales de cada bloque de partidas, en este caso se sugiere para hacer de este un proceso automtico realizar la suma de los acumulados de la columna de parciales y restarle la columna acumulada superior de subtotales para obtener el subtotal de cada bloque como se ve en la siguiente figura. Adicionalmente hemos congelado la fila inicial del presupuesto para que parta siempre del mismo lugar.

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Luego de terminar estos procesos procederemos a sumar los subtotales obtenidos para obtener el Costo Directo del presupuesto, a este le debemos aadir los respectivos porcentajes de gastos generales y utilidad para obtener el costo total y finalmente el impuesto general a las ventas y obtendremos el presupuesto de la obra.

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Respecto a los Gastos Generales y Utilidad hacemos la salvedad que este ejemplo especifica un porcentaje del 25% del Costo Directo, pero este es el mayor error que comenten los presupuestadotes al estimar Gastos Generales y Utilidad del 14%, 20%, o 25% en funcin al monto de la obra, esto se hace de manera habitual sin ningn fundamento es pues esencial hacer un anlisis de los Gastos Generales y del margen o utilidad que esperamos en cada tipo de obra. Haciendo uso del Excel podemos preparar una Hoja para analizar los gastos generales y la utilidad esperada y este valor asignarlo a la formula que calcula el monto de Gastos Generales y Utilidad. Dejamos al lector el anlisis de este punto. CALCULO DE LOS INSUMOS REQUERIDOS EN LA OBRA Hemos obtenido el presupuesto de obra amarrado completamente cada partida a su respectivo Anlisis de Costo y este a sus vez a sus incidencias, rendimientos y precio de los insumos, es decir tenemos un sistema de costo y presupuestos casi completo, decimos casi pues aun no hemos obtenido algo importante, esto es el listado final de insumos requerido en la obra que nos sirva para entre otras cosas armar la Formula Polinmica, la cantidad de materiales a usar, las horas hombres de personal que requerimos y las horas maquina de los equipos, este es un simple procedimiento que lo solucionaremos de la siguiente manera procederemos a usar los metrados de las partidas y las incidencias de los anlisis de costos para obtener los requerimientos de cada partida y finalmente el requerimiento total para esto iremos a la hoja de anlisis de costo y traeremos los metrados de cada partida vinculando las celdas de metrado con el metrado de la hoja de presupuesto. Para hacer esto debo darle nombre a la tabla donde se ubica el presupuesto para poder extraer de ella los metrados de cada partida. Asignmosle un nombre apropiado como PRESUPUESTO Luego en la Tabla de AC, filtraremos la columna de unidad para ver solo los insumos y poder extraer del cdigo de cada insumo los 2 primeros caracteres que representan el ndice unificado. Esto lo haremos usando la funcin en la celda J9 =IZQUIERDA(B9,2) es decir coge solo los 2 primeros caracteres de la izquierda, luego esto lo copiamos para toda la columna. Luego extraeremos de la tabla PRESUPUESTO los respectivos metrados para cada partida, recordemos que el tem de cada partida esta oculto en la columna A, esto lo haremos con la funcin de bsqueda y referencia en la celda K9 insertaremos la funcin =BUSCARV(B9,PRESUPUESTO,4,0), esto nos traer el metrado de cada partida, en la siguiente celda L9 calcularemos el producto de este metrado por la cantidad de insumo (columna F) con la siguiente formula =REDONDEAR(K9*F9,2), finalmente debemos calcular el parcial total el insumo utilizado multiplicando el metrado por el parcial del insumo (columna H) con la siguiente formula =REDONDEAR(K9*H9,2). Estas celdas deben ser copiadas a todos los insumos, pero a la vista encontraremos una primera observacin el insumo Herramienta Manual que es un porcentaje de la Mano de Obra ha sumado cantidades que no corresponden pues en ese caso la cantidad total de el debe ser considerada la unidad pues el Total absorbe todo su valor, por lo que debemos seleccionar la columna de unidad y escoger solo la unidad %MO y en la columna de CT reemplazar la formula por el valor 0 (cero).

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Para obtener ahora la cantidad total de insumos procederemos a liberar de filtrados la tabla de AC y continuaremos la construccin de la TABLA DINMICA que dejamos inconclusa

Llevaremos de la Lista de Campos de Tabla Dinmica el campo CT al rea de datos y veremos que la tabla se ha modificado mostrndonos las veces que un insumo participa en los Anlisis de Costos

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En al celda A3 se visualiza Contar de si hacemos doble clic sobre ella veremos que aparece una ventana llamada Campo de Tabla Dinmica que indica que los datos han sido resumidos por la cantidad de veces que aparece en la tabla nosotros lo cambiaremos a resumir por suma y obtendremos la cantidad de material total

Finalmente vemos la tabla resumida as

De esta tabla podremos copiar los totales a la tabla Insumos y obtener el reporte final de material requerido para la obra. Dejamos al lector la tarea de preparar la Formula Polinmica para lo cual le sugerimos lo siguiente: En la hoja Anlisis de Costos vuelva a llamar al Asistente de Informes de Tablas y Grficos Dinmicos, repitiendo el proceso inicial de creacin, con la salvedad que llevara de la Lista de Campos de Tabla Dinmica el campo IU al rea de campos de filas y el campo PT al rea de datos, con lo cual obtendr los montos parciales para cada ndice Unificado. Con estos resultados es fcil proseguir con el procedimiento de elaboracin de la Formula Polinmica establecido por su Reglamento.

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Conclusiones El presente manual muestra un procedimiento que hace uso de las Herramientas de Excel para la Elaboracin de Costos y Presupuestos de Obra. Muestra adems que un Presupuesto no es mas que una gran matriz de datos que adecuadamente manejado puede controlarse. Este manual no debe tomarse como un reemplazo de los Sistemas de Costo y Presupuesto que existen en el mercado, los cuales tienen enormes ventajas respecto a este. Cada uno de ellos tiene su ventaja pero esta propuesta viene a proponer una solucin simple y sencilla como alternativa de solucin a quienes no acceden a un sistema por cualquier razn. Queda para el lector la tarea de enriquecer el presente trabajo, el cual puede recibir rutinas VBA (Visual Basic for Aplication) para simplificar los procedimientos y mostrar ventanas mas amigable para el ingreso de nuevos Anlisis de Costos. Cualquier comentario para este trabajo dirigirse a pccijbla@upc.edu.pe Muchas Gracias

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