Chapt.

5 Menulis Pesan Bisnis

Beradaptasi Dengan Penerima Pesan Menyampaikan suatu pesan kepada si penerima pesan bukanlah suatu hal yang mudah. Apabila pesan yang kita sampaikan tidak dapat di terima dengan baik oleh si penerima pesan, maka mereka cendrung kurang menaruh perhatian terhadap pesan yang kita sampaikan. Hal tersebut, dikarenakan pesan yang diterima tidak cocok bagi mereka atau pesan tersebut tidak menawarkan sesuatu yang berharga atau menarik. Bukan tugas yang mudah dalam menyampaikan suatu pesan kepada orang lain, karena kita akan dihadapkan dalam beberapa situasi yang berbeda sehingga kita harus menyampaikan suatu pesan sesuai dengan kondisi dari masing-masing situasi. Misalnya ketika kita ingin menyampaikan pesan atau informasi dalam suatu rapat atau menyampaikan berita buruk kepada seseorang. Untuk itu, dalam menyampaikan pesan, kita dituntut untuk lebih sensitif terhadap si penerima peasan, bangunlah hubungan yang kuat dengan penerima, dan kendalikan gaya kita untuk mempertahankan sikap profesional. Menjadi Sensitif Terhadap Kebutuhan Penerima Pesan Dalam menyampaikan pesan-pesan yang sederhana pun, terkadang masih terjadi kesalahan dalam penggunaan kata-kata atau pesan tersebut kurang sensitif terhadap penerima dan tidak sesuai dengan kebutuhannya. Menggunakan Sikap Anda Dalam memperbaiki sensitivitas penerima pesan, kita dapat mengadopsi sikap Anda dengan mengganti istilah yang berkenaan dengan Anda dan perusahaan anda dengan istilah yang berkenaan dengan penerima. Misalnya, menggunakan kata Anda atau Perusahaan Anda dengan kata saya, milik saya, kami/kita, dan milik kami/kita. Penggunaan kata sayaatau kami mempunyai kesan mementingkan diri sendiri dan tidak berminat pada penerima pesan. Pesan tersebut terkesan memberitahukan apa yang diinginkan oleh pengirim pesan dan para penerima pesan diharapkan untuk menyetujuinya. Namun, bukan berarti penggunaan kata Anda bisa digunakan sembarangan, karena jika kita terlalu

berlebihan dalam penggunaannya maka akan menciptakan kalimat-kalimat yang kaku, terlalu terdengar antusias atau di buat-buat. Oleh karena itu, kita tetap harus menyesuaikan sikap kita terhadap situasi atau posisi dimana kita berada. Ada beberapa kondisi akan lebih baik untuk menghindari menggunakan kata Anda, terutama jika ketika menggunakannya terdengar terlalu otoriter atau terlalu menuduh. Misalnya, Anda harus selesai mengkoreksi kelima salinan ini sebelum siang hari menjadi Kelima salinan ini harus segera dikoreksi sebelum siang hari. Selain itu, dalam memggunakan kata Anda, kita harus memperhatikan juga kebijakan organisasi kita. Dalam beberapa organisasi, sangatlah tidak sopan menyebutkan prestasi seseorang ketika seluruh tim ikut bertanggung jawab dalam keberhasilan yang di capai, dalam kasus seperti ini menggunakan kata kami atau kita akan lebih di hargai. Mempertahankan Standar Etiket Dalam menunjukkan perhatian kita pada para penerima dan untuk memperoleh rasa hormat dari mereka adalah dengan menunjukkan etiket dalam pesan kita. Terkadang mungkin kita mengalami perlakuan tidak sopan yang dapat menimbulkan sikap emosional di diri kita, tapi akan lebih baiknya untuk dapat menjaga emosi dengan bersikap lebih sopan kepada pihak penerima, sehingga kita menunjukkan perhatian pada mereka dan membantu perkembangan lingkungan komunikasi yang lebih baik. Karena ketika kita melepaskan emosi kita, sulit sekali dapat memperbaiki situasi dan dapat membahayakan niat baik penerima. Oleh karena itu, tunjukkan kemampuan kita dalam berdiplomasi dengan mengendalikan emosi kita dan berkomunikasi dengan tenang dan sopan. Bila kita mengenal dengan baik siapa penerima pesan kita, mungkin pendekatan yang kurang formal akan lebih tepat. Namun, ketika kita berkomunikasi dengan orang yang memiliki posisi yang lebih tinggi dari kita, atau dengan orang di luar organisasi kita, sopan santun sangatlah di perlukan. Ketika berkomunikasi secara tertulis kita akan lebih bersikap bijaksana di bandingkan dengan komunikasi secara lisan. Ketika berkomunikasi secara lisan, kita dapat memperhalus suara, atau mengekspresikan mimik wajah kita, dan melihat respon yang kita terima sehingga ketika si penerima merasa tidak nyaman kita dapat langsung memperbaikinya. Namun, ketika berkomunikasi secara tertulis, kita tidak tahu apakah kata-kata kita menyinggung perasaanya, sehingga kita tidak dapat langsung memperbaikinya bahkan mungkin kita tidak akan pernah tahu bahwa hal tersebut dapat menyinggung si penerima pesan.

Hal lain yang harus kita perhatikan, dengan melakukan korespondensi dengan tepat waktu. Sebaiknya kita menjawab voice mail, pesan singkat dan e-mail dalam waktu 24 jam, serta membalas surat biasa dalam waktu 2 atau 3 hari. Namun, jika kita membutuhkan lebih banyak waktu berilah pesan singkat bahwa kita sedang memproses jawabannya. Menekankan Sisi Positif Sepanjang karier bisnis anda, anda akan menghadapi berita berita buruk yang harus dikomunikasikan. Namun, ada perbedaan besar antara menyampaikan berita negatif dan menjadi negatif. Pada saat anda menyampaikan berita negatif anda harus menyampaikan berita tersebut dengan menghindari kata kata yang membuat pesan itu menjadi negatif. Ketika nada pesan anda negatif, anda memberikan tekanan yang tidak perlu dan akan menyebabkan orang lain mengambil jarak dari anda dan ide anda. 1. Mengkomunikasikan berita negatif tanpa menjadi negatif Bila anda menghadapi situasi dimana anda harus menyampaikan berita negatif, carilah cara untuk mengurangi pukulan atau menekankan aspek positif dari situasi tersebut. Misalnya, anda bekerja sebagai montir di suatu bengkel. Anda tidak dapat memperbaiki mobil pelanggan anda hari ini. Anda dapat menyampaikan berita tersebut seperti Mobil anda akan selesai hari minggu, apakah anda menginginkan mobil pinjaman sampai hari itu? Jangan pernah menyembunyikan berita negatif, tetapi selalu mencari poin positifnya yang akan mempererat hubungan yang baik dengan penerima pesan anda. 2. Memberikan saran dan kritik dengan memfokuskan pada apa yang dapat dilakukan oleh orang tersebut untuk menjadi lebih baik. Bila anda merasa perlu mengkritik atau membetulkan, jangan memikirkan kesalahan orang lain. Hindari mengacu pada kegagalan, masalah, atau kekurangan. Sebagai gantinya, fokuskan pada apa yang dapat dilakukan oleh orang tersebut untuk menjadi lebih baik. Misalnya, dalam suatu perusahaan ditemukan suatu masalah pada pengendalian biaya. Cara menyampaikan hal itu dapat seperti Kinerja perusahaan ini dapat diperbaiki dengan memperketat pengendalian terhadap biaya. Dalam hal ini, dapat memacu orang yang bekerja di bidang itu untuk mengatasi masalah itu. 3. Menunjukkan pada para penerima pesan bagaimana mereka akan memperoleh manfaat jika mereka memenuhi pesan anda.

Bila anda sedang mencoba untuk membujuk penerima pesan anda untuk membeli suatu produk, membayar tagihan, atau melakukan pelayanan untuk anda, berilah tekanan pada manfaat yang akan mereka terima. Seorang individu yang dapat melihat kemungkinan adanya keuntungan pribadi akan merespon secara positif pada permintaan anda. Misalnya, anda ingin mengajukan proposal kerja sama dengan suatu perusahaan di mana nantinya perusahaan tersebut akan memberikan sponsor untuk acara bakti sosial anda, anda dapat mengkomunikasikannya seperti Dengan menyetujui proposal kerja sama ini, anda dapat ikut serta membantu masyarakat yang kurang mampu untuk mendapatkan pengobatan yang layak serta santunan kepada anak anak terlantar. 4. Hindari kata kata dengan konotasi negatif, gunakan eufemisme yang penuh dengan arti. Pada saat anda menyampaikan pesan hindarilah menggunakan kata kata yang mungkin menyakitkan hati atau mengganggu penerima pesan anda. Untuk kata kata yang mengandung konotasi tidak menyenangkan, gantilah dengan eufemisme (istilah yang lebih halus). Anda dapat tetap jujur tanpa perlu kasar. Bahasa yang lembut tidak akan mengubah fakta, tetapi bahasa tersebut akan membuat fakta tersebut lebih dapat diterima. Misalnya, kata mati diganti meninggal dunia, pemecatan diganti pemutusan hubungan kerja, barang murahan diganti barang ekonomis dan sebagainya. Namun, eufemisme harus digunakan secara wajar, tidak berlebihan kalau tidak maka eufemisme justru berakibat ketidaksantunan, bahkan pelecehan. Misalnya, penggunaan eufemisme dengan menutupi kenyataan yang ada, seperti yang sering dikatakan oleh para pejabat pejabat. Kata miskin diganti dengan prasejahtera, kelaparan diganti dengan busung lapar, penyelewengan diganti kesalahan prosedur, ditahan diganti dirumahkan, dan sebagainya. Di sini terjadi kebohongan publik. Kebohongan itu termasuk bagian dari ketidaksantunan berbahasa.

Menggunakan Bahasa Yang Bebas Bias Bahasa dipahami sebagai satu-satunya sarana interaksi antarmanusia. Sebagai simbol penyampaian pesan atau pikiran, baik secara lisan maupun tertulis, bahasa sering dipakai untuk merepresentasikan realitas sebuah gambaran dari sesuatu secara apa adanya kepada penerima pesan. Sering kali bahasa dapat terpengaruh oleh budaya anda sendiri. Bias apa pun yang ada pada budaya anda ada kemungkinan akan muncul dalam bahasa anda, sering kali

dengan cara halus sehingga anda tidak menyadarinya. Bahasa yang bebas bias menghindari penggunaan kata dan frasa yang menggolongkan orang lain secara tidak adil dan tidak etis dengan cara dihubungkan dengan gender, ras, etnik, umur, atau cacat. Komunikasi adalah semua hal yang berhubungan dengan persepsi, bersikap adil, dan objektif sehingga anda dapat membangun hubungan yang baik dengan penerima pesan. Bias dapat terjadi dalam berbagai bentuk :
1. Bias gender, hindari penggunaan bahasa yang membeda bedakan jenis kelamin

dengan menggunakan label yang sama untuk semua orang. Contoh : businessman menjadi executives, foreman menjadi supervisor
2. Bias rasial atau etnik, hindari penggunaan bahasa yang mengatakan bahwa anggota

kelompok ras mempunyai karakteristik stereotip. Jadi, hindari mengidentifikasikan seseorang dari asal usul ras atau etniknya. Contoh : menyebut seseorang seperti Barack Obama,Presiden Amerika Serikat pertama yang berasal dari ras Afrika Amerika, berhasil menduduki posisi nomor satu di negara Adi daya Amerika Serikat. Seharusnya, Barack Obama berhasil menduduki posisi nomor satu di negara Adi Daya Amerika serikat.
3. Bias umur, berhati hatilah dengan konteks penggunaan kata yang mengacu pada

umur. Kata kata seperti itu mengandung berbagai konotasi positif dan negatif. Misalnya, kata muda dapat mengacu pada kemudaan, tidak berpengalaman, atau bahkan belum dewasa, tergantung bagaimana kata tersebut digunakan. Apalagi jika anda memasukkan umur pada saat yang tidak relevan.
4. Bias

cacat,

hindari

menyebutkan

suatu

keterbatasan,

kelemahan

fisik,

mental,pancaindera,atau emosional seseorang yang pasti menyakitkan bagi orang tersebut. Namun, apabila anda terpaksa harus menyebutkannya, hindarilah istilah cacat, pincang, atau terbelakang. Contoh : Para pekerja yang pincang menghadapi banyak hambatan di tempat kerja. Kata pincang dapat diganti dengan keterbatasan fisik.

Membangun Kredibilitas Anda Untuk mempertahankan kredibilitas dengan penerima yang sudah ada atau bahkan untuk memperbaiki kredibilitas setelah melakukan kesalahan, pertimbangkan untuk menekankan pada karakteristik berikut ini :

Kejujuran Kejujuran merupakan inti kredibilitas. Tidak peduli betapa terkenal, penting, memesona, atau menariknya anda, bila anda tidak menceritakan hal yang benar sebagian orang pada akhirnya akan kehilangan kepercayaan. Di sisi lain, menunjukkan kejujuran dan integritas akan mendapat penghormatan dan kepercayaan dari semua orang yang berkomunikasi dengan anda

Objektivitas Para penerima menghargai kemampuan anda untuk menjauhkan diri dari situasi yang dipengaruhi oleh perasaan dan melihat situasi semua sisi suatu isu. Mereka ingin percaya bahwa anda memikirkan kepentingan mereka.

Kesadaran akan kebutuhan penerima Biarkan penerima tahu bahwa anda memahami apa yang penting bagi mereka. Bila anda telah melakukan analisis penerima dengan teliti, anda akan mengetahui apa yang menjadi perhatian penerima serta isu dan perhatian spesifik mereka dalam situasi tertentu

Kepercayaan, ilmu pengetahuan, dan keahlian Setiap penerima ingin memastikan bahwa pesan-pesan yang mereka terima datang dari orang yang tahu apa yang sedang mereka bicarakan. Bila anda harus membangun kredibilitas dengan seorang penerima baru, tempatkan diri anda pada posisi mereka dan cobalah untuk mengidentifikasi kepercayaan apa yang paling penting bagi mereka

Dukungan Bila penerima tidak tahu apapun tentang diri anda, anda dapat meminta bantuan seseorang yang mereka kenal dan mereka percaya sehingga mereka akan lebih dapat menerima pesan-pesan anda.

Kinerja Mendemonstrasikan keterampilan komunikasi yang baik saja tidak cukup, orang perlu tahu bahwa mereka dapat mengandalkan anda untuk menyelesaikan suatu pekerjaan

Gaya komunikasi Bila anda mendukung poin-poin pesan anda dengan bukti yang dapat dikonfirmasi melalui pengamatan, penelitian, eksperimen, atau pengukuran, pihak penerima pesan akan mengakui bahwa anda mempunyai bukti-bukti dan mereka akan menghormati anda.

Memproyeksi Citra Perusahaan Banyak organisasi mempunyai panduan komunikasi yang spesifik dan menunjukkan semua hal dari nama perusahaan dengan benar sampai singkatan yang lebih disukai dan detail tata bahasa lain. Namun demikian, mengkhususkan gaya komunikasi yang diinginkan merupakan hal yang lebih sulit. Mengendalikan Gaya dan Nada Anda Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada tertentu, atau impresi keseluruhan. Anda dapat membuat variasi gaya anda-struktur kalimat dan pembendaharaan kata- untuk menciptakan nada yang penuh kekuatan atau objektif, personal atau formal, penuh warna atau kering. Pilihan yang tepat bergantung pada sifat alami pesan anda dan hubungan anda dengan para pembaca. Menggunakan Nada Percakapan Anda dapat mencapai nada percakapan dalam peasan anda dengan mengikuti panduan berikut: Hindari penggunaan bahasa yang kuno dan muluk-muluk. Bahasa bisnis dulu bersifat jauh lebih formal dibandingkan dengan sekarang, namun beberapa frasa kuno masih tetap bertahan. Hindari penggunaan kata bombatis, ekspresi basi, dan kalimat-kalimat yang terlalu rumit untuk mengesankan orang lain. Hindari menceramahi dan membual.

Ada beberapa hal yang mengganggu dibandingkan dengan orang yang berpikir bahwa mereka mengetahui segalanya dan orang lain tidak mengetahui apapun. Bila anda benar-benar perlu untuk mengingatkan penerima pesan anda tentang sesuatu yang sudah jelas, cobalah untuk memberikan informasi dengan cara kasual, barangkali di tengah-tengah paragraf, di mana hal tersebut akan terdengar sebagai komentar sekunder daripada terdengar membuka rahasia besar. Juga, hindari membual tentang pencapaian anda(kecuali jika penerima pesan anda juga bagian dari organisasi anda) Hati-hatilah dengan keakraban. Sebagian besar pesan bisnis harus menghindari keakraban, seperti berbagi informasi, detail pribadi atau mengadopsi nada kasual dan tidak professional. Namun, ketika anda memang mempunyai hubungan yang dekat dengan penerima, seperti berada di antara anggota-anggota tim yang mempunyai hubungan yang sangat erat, nada yang lebih akrab kadang pantas dan bahkan diharapkan. Berhati-hatilah dengan humor. Humor dapat menjadi alat efektif untuk menyuntikkan ketertarikan ke dalam subjek yang kering atau mengeluarkan sengat dari berita negatif. Namun, gunakanlah humor dengan sangat hati-hati : humor tersebut harus dihubungkan dengan poin pembicaraan yang sedang anda coba buat. Jangan pernah menggunakan humor dalam pesan-pesan formal atau ketika anda sedang melakukan komunikasi antar lintas budaya. Humor dapat dengan mudah menjadi senjata makan tuan dan mengalihkan perhatian orang dari pesan yang sedang anda sampaikan. Gunakan Bahasa Inggris yang Lugas Bahasa inggris yang lugas adalah suatu cara untuk menyampaikan informasi dalam gaya sederhana dan tidak berkias sehingga penerima dapat dengan mudah memahami maksud yang hendak disampaikan tanpa perlu membacanya berulang-ulang. Lugas yang dimaksud adalah makna yang sesungguhnya dan mirip dengan makna denotative dimana bertujuan untuk menyampaikan sesuatu yang bersifat factual. Alasan mengapa pemakaian tulisan yang tidak lugas & jelas masih dipergunakan adalah :

1. Penulis yang tidak yakin tentang kemampuan menulisnya 2. Dengan tulisan yang komples diharapkan terlihat lebih impresif 3. Kurangnya perencanaan yang menyebabkan berbelit-belit dalam mencari konklusi Oleh karena itu diperlukanlah Bahasa Inggris yang lugas dimana akan membantu dalam menyederhanakan pesan-pesan dan interpetasi yang hendak disampaikan dalam berkomunikasi antar budaya secara lebih jelas. Memilih Kalimat Aktif dan Pasif Kalimat aktif digunakan ketika subjek melaksanakan tindakan dan objek menerima tindakan, sedangkan kalimat pasif digunakan ketika subjek menerima tindakan. Pemilihan kalimat aktif dan pasif ini akan mempengaruhi nada dalam pesan yang hendak disampaikan . Penggunaan kalimat aktif akan menghasilkan kalimat yang lebih pendek dan lebih kuat, selain itu akan terlihat lebih bersemangat, padat dan lebih mudah dipahami. Sedangkan penggunaan kalimat pasif akan lebih tidak praktis, tidak jelas, dan lebih panjang, namun kalimat pasif ini dapat dipergunakan untuk menghaluskan berita buruk, atau untuk menempatkan diri penulis di latar belakang, dan menciptakan suatu nada impersonal (yang tidak menunjukkan subjeknya secara langsung) Menyusun Pesan Anda Dalam penyusunan pesan, jangan pernah ragu untuk menata ulang, menghapus, menambah ide-ide, sepanjang tidak kehilangan arah untuk menuju pada tujuan yang dibuat semula. Pada konsep dasarnya biarkan kreativitas mengalir dan membuat konsep tersebut. Jika terjadi kemacetan ide cobalah dengan lompat ke bagian lain dari dokumen tersebut, kerjakan elemen yang bukan seperti pada bagian sebelumnya, atau dengan memberikan kesempatan pada diri kita untuk istirahat dengan beralih pada proyek lain. Kadang-kadang semua yang dibutuhkan adalah mulai menulis dengan tanpa rasa khawatir, dimana pada kondisi tersebut kata-kata akan mulai mengalir, pikiran tercurah dan proses menulis lebih mudah. Pesan-pesan yang berhasil mempunyai 3 elemen penting : Kata-kata yang kuat Kalimat-kalimat yang efektif Paragraf yang koheren

Menggunakan Kata-Kata Fungsional dan Kata-Kata Isi dengan Benar Kata-kata dapat dibagi menjadi 2 kategori utama yaitu : 1. Kata-kata fungsional Kata-kata ini mengekspresikan hubungan dan hanya mempunyai satu arti yang tidak berubah dalam setiap konteks penggunaannya. Contohnya : kata penghubung, kata depan, kata sandang, dam kata ganti. 2. Kata-kata Isi Kata-kata ini bersifat multidimensi yang kemudian menjadi pokok bahasan bagi berbagai interpretasi. Contohnya : kata benda, kata kerja, kata sifat, dan kata keterangan. Dalam Sebuah kalimat, kata-kata isi diibaratkan sebagai tembok bangunan dan kata-kata fungsional merupakan semen yang menyatukan kata-kata tersebut. Sebagai komunikator bisnis yang baik, kita perlu berkomunikasi secara efisien sehingga kita perlu memilih kata-kata isi yang tepat. Namun didalam kata-kata isi tersebut bisa memiliki 2 arti yang berbeda yaitu arti denotasi dan arti konotasi. Atau juga kata-kata tersebut bisa bersifat abstraksi dan konkretisasi. a. Denotasi dan Konotasi Makna denotasi adalah makna yang sebenarnya yang sama dengan makna lugas untuk menyampaikan sesuatu yang bersifat faktual. Makna pada kalimat yang denotatif tidak mengalami perubahan makna. Sedangkan Makna konotasi adalah makna yang bukan sebenarnya yang pada umumnya bersifat sindiran dan bersifat negatif. Contoh frase yang sering kita dengar dalam dunia bisnis dan bermakna konotasi adalah tangan kanan. Tangan kanan disini memiliki arti denotatif yaitu orang kepercayaan. Frase tangan kanan disini masih bersifat konotasi positif sehingga masih dianggap baik dan cukup mudah dipahami artinya dalam dunia bisnis. Namun, dalam makna konotasi ada juga yang bersifat negatif dan sangat perlu dihindari dalam berkomunikasi. Contohnya adalah kata gagal. Apabila kita mengatakan bahwa seorang mahasiswa gagal lulus ujian, arti konotatif tersebut menunjukkan bahwa mahasiswa tersebut tidak kompeten dan di bawah standar kinerja tertentu. Hal ini bisa

berbeda jika kita mengatakan mahasiswa tersebut mendapat nilai 65%. Maka dari itu sebaiknya dalam berkomunikasi bisnis, kita harus berhati-hati dalam penggunaan kata-kata terutama yang mempunyai banyak interpretasi dan berbagai arti konotatif. b. Abstraksi dan Konkretisasi Suatu kata abstrak mengekspresikan konsep, kualitas, atau karakteristik. Contohnya adalah mengenai kemajuan & tradisi. Sebaliknya, kata konkret berarti sesuatu yang dapat kita sentuh dan dapat dilihat. Contohnya kursi & meja. Terkadang dalam dunia bisnis, abstraksi diperlukan pada konsep-konsep seperti semangat kerja, produktivitas, laba, maupun kualitas. Namun abstraksi juga bisa mengganggu dan dapat menimbulkan banyak interpretasi apabila penggunaan katanya tidak tepat. Maka dari itu, gunakan abstraksi untuk ide ide yang tidak dapat dinyatakan dengan cara lain. Contohnya kata rugi yang cukup besar diganti dengan rugi 32 juta dollar. Menemukan Kata-Kata yang Dapat Dikomunikasikan Dalam menyusun pesan bisnis, kita perlu berpikir dengan cermat untuk menemukan kata-kata yang paling kuat untuk setiap situasi. Berikut hal-hal yang dapat dilakukan yaitu : Pilihlah kata-kata yang kuat

Pilihlah kata-kata yang dapat mengekspresikan pikiran dan maksud kita dengan jelas, spesifik, dan dinamis. Kata benda dan kata kerja merupakan kata-kata yang paling konkret dan paling sering digunakan dalam mengkomunikasikan pesan. Kata sifat dan kata keterangan memiliki peranan jelas,namun seringnya menggunakan kata-kata tersebut menunjukkan kelemahan dari kata benda dan kata kerja yang kita pakai. Pilihlah kata-kata yang dikenal

Dengan menggunakan kata-kata yang telah dikenal baik oleh kita sendiri maupun pendengar ataupun pembaca, komunikasi pun akan berjalan dengan baik. Hindari kata-kata klise

Kita harus berhati-hati dengan istilah dan frase umum yang akan menghilangkan kekuatan dalam komunikasi bisnis. Sebagian besar orang menggunakan frase atau

kata-kata klise tersebut bukan untuk membuat pesan tersebut menjadi menarik namun hanya karena mereka tidak tahu cara mengekspresikan diri. Gunakan jargon dengan hati-hati

Jargon adalah istilah (kata atau frasa) yang hanya dipahami oleh kalangan tertentu. Setiap lingkungan ilmuwan dan profesional memiliki jargon-jargonnya sendiri seperti ahli hukum punya istilah tertentu yang sulit dipahami para dokter, dan sebaliknya. Ingatlah mungkin orang yang mendengar ucapan kita ataupun membaca tulisan kita bukanlah orang yang perpengalaman dalam bidang tertentu sehingga mungkin tidak terlalu memahami terminologi spesifik dari suatu bidang. Menciptakan Kalimat-Kalimat Efektif Langkah kunci dalam menciptakan pesan-pesan yang efektif adalah agar membuat tiap kata menjadi berarti. Pilihlah kata-kata yang memberi tekanan pada poin yang paling penting dalam tiap kalimat. Komunikasi akan lebih efektif bila menyeimbangkan penggunaan keempat jenis kalimat yaitu kalimat sederhana, majemuk, kompleks, dan majemuk-kompleks. Memilih dari Empat Jenis Kalimat Kalimat Sederhana Kalimat ini hanya memiliki satu induk kalimat yang terdiri dari satu subjek dan satu predikat tunggal. Contoh : Laba meningkat di tahun lalu. Kalimat Majemuk Kalimat ini memiliki dua induk kalimat yang pikirannya setara dan saling berhubungan. Atau bisa juga disebut dengan gabungan dua atau lebih kalimat sederhana yang biasa digabungkan dengan memakai kata dan, tetapi, atau. Contoh : Tingkat upah turun sebesar 5% dan penjualan menurun. Kalimat Kompleks Kalimat ini memiliki satu induk kalimat dan satu anak kalimat yang berhubungan dengan pikiran utama serta biasanya dipisahkan oleh koma. Contoh : Walaupun kesimpulan yang dibuat oleh Gerald perlu dipertanyakan, tim harus mengakui bahwa penelitiannya dilakukan dengan seksama.

Kalimat Majemuk-Kompleks Kalimat ini memiliki dua induk kalimat dan paling tidak satu anak kalimat terikat. Contohnya : Laba meningkat di tahun lalu dan walaupun kesimpulan yang dibuat oleh Gerald perlu dipertanyakan, tim harus mengakui bahwa penelitiannya dilakukan dengan seksama. Menggunakan Gaya Kalimat Untuk Memberi Tekanan Pada Pikiran Utama Gaya kalimat berbeda-beda dari satu bahasa ke bahasa lain. kalimat-kalimat dalam bahasa Jerman cenderung panjang dan kompleks, bahasa Jepang dan Cina tidak mempunyai kalimat dalam pengertian yang sama dengan bahasa di negara barat. Bahasa Inggris memberikan fleksibilitas dalam menyatakan dan mengembangkan gaya Anda sendiri atas apa yang ingin Anda katakan. Bagi penerima pesan bisnis, kejelasan serta efisiensi lebih penting daripada gaya bahasa sastra, jadi berusahalah untuk menggunakan kalimat yang lugas dan sederhana. 1. Bila Anda ingin menekankan ide utama atau ide kunci melalui gaya kalimat, Anda dapat melakukannya dengan memberi porsi terbesar bagi poin utama. Gunakan kalimat ekstra untuk menjelaskannya, seperti contoh: Ketua dewan komisaris melakukan pemungutan suara dari para pemegang saham. Untuk menekankan pentingnya ketua, Anda dapat menjelaskan lebih banyak mengenai orang tersebut: Ketua dewan komisaris, yang mempunyai banyak pengalaman dalam perjuangan pengambilalihan perusahaan, melakukan pemungutan suara dari para pemegang saham. 2. Cara lain adalah dengan menjadikannya subjek dari suatu kalimat. Misalnya, penekanan ditujukan pada orang tersebut: Saya dapat menulis surat dengan jauh lebih cepat dengan menggunakan computer. Sementara, bila computer yang menjadi pusat perhatian: Komputer memungkinkan saya untuk menulis surat dengan jauh lebih cepat. 3. Bila Anda ingin member tekanan pad aide, letakkan anak kalimat dependen pada akhir kalimat (posisi paling empati) atau pada awal kalimat (posisi empati kedua).

Paling empati: komponen elektronik diproduksi di Meksiko, yang mempunyai tingkat upah lebih rendah daripada di Amerika Serikat. Empati: karena tingkat upah di Meksiko lebih rendah, komponen elektronik diproduksi di sana. Sedikit empati: Meksiko, yang mempunya tingkat upah yang lebih rendah dipilih sebagai lokasi untuk memproduksi komponen elektronik. Menciptakan Paragraf-Paragraf yang Koheren Paragraf hendaknya difokuskan pada satu pokok pikiran dan menjadi penghubung logis dalam sebuah alur pikiran yang teratur yang membentuk satu pesan lengkap. Dengan mengontrol elemen-elemen dalam setiap paragraph, Anda dapat membantu pembaca untuk memahami ide pokok dan bagaimana materi tambahan yang spesifik mendukung ide utama. Elemen-Elemen Dalam Paragraf Paragraf pada umumnya terdiri dari tiga elemen dasar: Kalimat utama. Tiap paragraf berkenaan dengan topik tunggal. Kalimat yang memperkenalkan topik disebut kalimat utama. Dalam menulis urusan bisnis, kalimat utama biasanya dinyatakan secara eksplisit dan sering kali menjadi kalimat pertama dalam suatu paragraf. Kalimat utama memberi rangkuman ide umum yang akan dibahas pada sisa paragraf. Kalimat-kalimat pendukung. Kalimat utama perlu dijelaskan lebih jauh, dijustifikasi, atau diperluas dengan kalimat pendukung. Kalimat pendukung harus menyediakan cukup banyak detail spesifik agar membuat topic menjadi lebih jelas. Paragraf dikembangkan dengan baik ketika (1) paragraph mengandung cukup banyak informasi untuk membuat kalimat utama meyakinkan dan menarik (2) paragraph tidak mengandung kalimat tambahan yang tidak berhubungan dengan kalimat utama. Elemen-elemen transisional. Paragraf yang efektif harus koheren, yaitu paragraph harus disusun dalam urutan logis sehingga pembaca dapat memahami pikiran penulis. Koherensi dapat dicapai

menggunakan transisi yang yang menunjukkan hubungan antarparagraf dan antarkalimat dalam paragraph. Transisi adalah kata-kata atau frasa-frasa yang mengikat ide-ide menjadi satu. Di samping itu, transisi juga dapat memperhalus alur tulisan yang Anda buat. Cara membuat transisi:

Menggunakan kata sambung: dan, tetapi, atau, namun, akan tetapi, selain itu, dan lain-lain

Mengulang kata atau frasa dari paragraph atau kalimat sebelumnya: Suatu system harus dibangun untuk memonitor tingkat persediaan. Sistem tersebut akan menyediakan

Menggunakan kata ganti yang mengacu pada kata benda yang digunakan sebelumnya: Ms. Arthur adalah kandidat utama bagi posisi presiden direktur. Ia mempunyai kualifikasi yang luar biasa.

Menggunakan kata yang sering berpasangan: Mesin tersebut mempunyai output minimum Output maksimumnya adalah

Elemen transisional berfungsi sebagai pengubah suasana hati dari paragraph sebelumnya. Contohnya: Detail tambahan: selain itu, lebih lanjut, sebagai tambahan, di samping itu, pertama, kedua, ketiga, akhirnya Hubungan sebab akibat: oleh karena itu, karena, selanjutnya, sebab itu, konsekuensinya, jadi, sebagai akibat dari, maka Perbandingan: Kontras: seperti halnya, sebagai perbandingan, demikian juga, tetap namun, sebaliknya, sementara itu, akan tetapi, tetapi, meskipun demikian Kondisi: Ilustrasi: Urutan waktu: walaupun, jika misalnya, secara khusus, dalam hal ini, contoh pada awalnya, setelah, ketika, sementara itu, kadang-kadang

Intensifikasi/penekanan: Rangkuman: Pengulangan:

tentu saja, pada kenyataannya, pada setiap kejadian secara singkat, ringkasnya, untuk merangkum semuanya yaitu, dengan kata lain, sebagaimana telah saya katakan sebelumnya

Lima Cara Mengembangkan Paragraf Lima teknik mengembangkan sebuah paragraph yang biasa digunakan adalah ilustrasi, perbandingan atau kontras, sebab dan akibat, klasifikasi, problem dan solusi. Anda dapat menggabungkan dua atau lebih metode untuk mengembangkan suatu paragraph. Namun dalam menggabungkan pendekatan-pendekatan tersebut, lakukanlah dengan hati-hati sehingga Anda tidak kehilangan partway pembaca di tengah paragraf. Menggunakan Teknologi Untuk Menyusun Dan Membentuk Pesan Anda Sebagaimana setiap tahap dalam komunikasi bisnis, penggunaan teknologi secara hati-hati dapat membantu menyusun dan membentuk pesan-pesan yang lebih baik dalam waktu yan glebih singkat. Kit dapat menggunakan berbagai alat elektronik untuk menyusun pesan-pesan : peranti lunak untuk menciptakan isi web regular yang terdiri dari kumpulan sebagian besar situs web, web logs atau blogs untuk memperbarui isi web secara teratur, pesan instan (IM) untuk perubahan singkat dan mendukung rapat-rapat online, dan e-mail serta word processing untuk pesan yang lebih panjang. Bagian berikut memberikan saran tentang mennyusun pesan-pesan e-mail yang efektif dan menggunakan word processor yang memformat fitur agar memperoleh banyak manfaat. Menyusun Pesan-Pesan E-Mail yang efektif Meskipun pesan e-mail tampaaknya hanya sementara, perhatian terhadap pesan-pesan yang detail sama pentingnya dengan tipe pesan-pesan bisnis lain yang mana pun. Saat menulis pesan-pesan bisnis elalu mempertimbangkan beberapa poin-poin tambahan berikut : Mengikuti Petunjuk Perusahaan dan Akal Sehat

Banyak perusahaan yang benar-benar melatih para karyawan mereka dalam menggunakan email agar para karyawan dapat menggunakan e-mail dalam perilaku bisnis yan gbertanggung jawab. Petunjuk penggunaan e-mail biasanya meliputi:
1. Membatasi penggunaan e-mail hanya untuk isi yang tepat. Pada beberapa

organisasi, e-mail digunakan hanya untuk berbagi informasi seperti tujuan, skedul, penelitian, berita perusahaan, dan sebagainya. Sebuah pesan elektronik bukan media untuk menyampaikan berita tragis atau untuk member sanksi disiplin, itu dsampaikna pada pesan pribadi.
2. Menghindari mengirim pesan-pesan pribadi di tempat kerja. Pada insiden yang

sering terjadi, karyawan diberhentikan karena mengirim e-mail berisi pesan pribadi. Selain itu, banyak perusahaan sekarang mengarsipkan semua e-mail, oleh karena itu pesan yang dianggap merugikan perusahaan yang dikirimkan keluar di waktu yang tidak tepat mungkin akan tersimpan dalam waktu yang lama. Tak peduli apakah pesan tersebut berhubungan dengan pribadi atau bisnis.
3. Menghargai rantai komando perusahaan. Di beberapa perusahaan, karyawan bias

mengirimkan e-mail pada siapa saja, termasuk presiden direktur dan CEO. Namun kebebasan tersebut harus digunakan sebaik-baiknya. Misalnya, tidak mengirimkan keluhan langsung pada pimpinan puncak hanya karena hal tersebut mudah dilakukan.
4. Memberikan perhatian pada e-mail hygiene. E-mail hygiene merujuk pada

semua usaha yang dibuat oleh perusahaan untuk menjaga e-mail tetap bersih dan aman dari semmua spam blocking dan proteksi virus sampai dengan menyaring isi email.

Mengatur Pesan-Pesan E-mail Anda Bila kita merespon sebuah pertanyaan atai permintaan tentang suatu informasi, pastikan anda memulai e-mail dengan memasukkan pertanyaan asli tersebut dalam jawaban. Kita dapat mengatur sebagian besar paket peranti lunak e-mail agar secara otomatis memasukkan pesan asli dari pengirim dalam jawaban e-mail kita dan meneruskannya (forward). Atau kita dapat melakukan sendiri potong dan temple (cut and paste ) pesan

tersebut. Kita dapat menghemat waktu pembaca dengan mengedit pesan asli hanya dengan memasukkan informasi yang secara langsung diterapkan pada jawaban kita. Bila kita meminta informasi, kita dapat menyatakan jenis respons yang kita butuhkan atau bahkan meminta respons tersebut ditulis di baris subjek e-mail kita. Kemudian dalam isi pesan, bila kita menyatakan permintaan kita dalam suatu rangkaian pertanyaan yang teratur. Terakhir, cobalah untuk membatasi e-mail hanya dlaam satu halaman di layar monitor. Bila tidak, menulislah seperti wartawan-dimulai dengan berita utama dan kemudian tambahkan detail dimulai dari yang terpenting. Dengan cara itu, bias dipastikan bahwa poin pesan kita dapat dipahami secepat mungkin meskipun si pembaca pesan tidak mempunyai waktu atau minat untuk membaca pesan sampai selesai.

Mengadaptasi Pesan-Pesan E-mail Anda E-mail dapat bersifat informal dan kasual sama seperti percakapan antara temanteman lama. Sama seperti komunikasi bisnis apa pun, seberapa formal pesan yang anda buat bergantung pada penerima dan tujuan kita. Apa pun tingkat informalitas yan gkita gunakan, pastikan untuk memasukkan baris subjek yang informative dan membuat pesan kita bersifat pribadi.

Membuat Baris Subjek E-mail yang efektif. Baris subjek yang efektif merupakan salah satu bagian terpenting dari setiap pesan email. Ketika penerima pesan e-mail membuka kotak masuk, mereka melihat siapa yang mengirim pesan dan memeriksa baris subjek terlebih dahulu baru bias memutuskan pesan mana yan gakan dibaca lebih dahulu. Untuk menarik perhatian penerima, pastikan bahwa baris subjekbersifat informative dan menarik. Jangan menguraikan atau mengklasifikasikan isi pesan.

BARIS Subjek TIDAK EFEKTIF Angka penjualan bulan juli Rapat besok

BARIS Subjek EFEKTIF Kirimkan angka penjualan bulan juli Bawa laporan konsultan pada rapat hari Jumat

Laporan Pemasaran pemasaran Parkir karyawan

Butuh anggaran untuk laporan

Skedul yang telah diperbaiki untuk taman parkir

Laporan status telah

mengubah bentuk bangunan gudang

dijadwalkan

Bila saling bertukar e-mail dengan seseorang pada topic yang sama, pastikan untuk memodifikasi baris subjek pesan secara periodic untuk mencerminkan isi pesan yang telah diperbaiki. Memodifikasi baris subjek dengan setiap respon baru akan menghemat waktu anda dan membuatnya lebih mudah untuk menemukan sebuah pesan di kemudian hari.

Membuat Pesan-Pesan E-mail Anda Bersifat Pribadi. Menambah sebuah kata pembuka pada e-mail, membuat e-mail tersebut lebih pribadi. Kata pembuka yang digunakan, apakah formal atau yang lebih kasual bergantung pada penerima dan tujuan kita. Adanya kata penutup dan tanda tangan juga membuat e-mail bersifat lebih pribadi. Bisa saja menggunakan kata penutup yang sederhana daripada menggunakan kata penutup surat bisnis yang tradisional. Untuk tanda tangan, lebih mudah dengan mengetik nama pada baris yang terpisah. Atau dapat menggunakan data tanda tangan, suatu identifikasi singkat yang meliputi nama, nama perusahaan, alamat surat, nomor facsimile, dan kadang-kadang slogan atau label perusahaan. Juga dapat digunakan salinan digital untuk tanda tangan, yang sudah diterima

sebagai bukti legal dalam transaksi bisnis, terutama bila disertai cap tanggal, yang secara otomatis disisipkan oleh mail program.

Memformat Pesan-pesan E-mail Anda System e-mail yang ada sekarang telah dilengkapi dengan beragam pilihan, misalnya font,warna,daftar bullet, dan lain-lain. Bahkan ada juga system email yang menawarkan format HTML sehingga dapat mengirimkan pesan-pesan yang indah dan bervariasi. Namun,untuk urusan bisnis perlu dicermati beberapa hal dalam penulisan email karena sebagian besar rekan bisnis kita hanya mengharapkan email dengan format dasar dan tidak berlebihan. Ada juga system email yang tidak menerima sistem HTML sehingga pesan tidak dapat diterima sebagaimana yang diharapkan. Dalam komunikasi bisnis, e-mail harus dipahami dengan jelas dan mudah. Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan email: 1. Gunakan penulisan huruf besar dengan tepat Mengetik pesan dalam huruf besar semua dianggap berteriak dan menunjukan ketidaksopanan,sedangkan menulis tanpa menggunakan huruf besar sama sekali dianggap terlalu informal sebagai pesan bisnis. 2. Gunakan akronim agar hemat Email yang baik sebaiknya singkat dan padat, untuk itu penggunaan akronim dibutuhkan agar pesan cepat tersampaikan dan mudah dipahami. Penggunaannya juga perlu diperhatikan agar pembaca pesan dapat memahami pesan yang ingin disampaikan. 3. Gunakan emoticon dengan hati-hati Emoticon sesekali dapat digunakan untuk mencairkan suasana agar tidak terlalu formal. Namun perlu juga memperhatikan kepada siapa pesan ditujukan karena bila tidak hati-hati dalam pengunaannya, kita malah akan dicap tidak professional dan senang bermain-main. Membentuk Dokumen Anda dengan Pengolah Kata

Style sheet

Sebagian besar sistem pengolah kata (word processor) menawarkan beberapa bentuk style sheet yang dapat dipilih. Style sheet adalah daftar style yang telah didefinisikan sebelumnya dalam text. Tujuannya untuk memastikan tampilannya konsisten dengan dokumen perusahaan dan dapat menghemat waktu pemilihan desain-desain yang beragam. Templates

Templates digunakan untuk skala yang lebih besar, misalnya desain halaman, font yang tersedia, dan fitur lain. Autocompletion

Autocompletion akan memasukan blok text yang siap pakai ketika anda mengetik beberapa huruf pertama.sistem akan menyimpan kata-kata yang pernah dipakai untuk digunakan kembali bila diperlukan dan mengurangi salah ketik. Autocorrection

fitur ini membantu memperbaiki kesalahan ejaan dan ketik serta mengubah teks ke dalam symbol. Contohnya bila kita mengetik :) akan berubah menjadi . file merge, mail merge

penggabungan dokumen-dokumen dengan membuat dokumen master yang menggabungkan beberapa sub dokumen. Catatan akhir, catatan kaki, indeks, dan daftar isi

Untuk memasukan catatan akhir (endnote) dan catatan kaki (footnote) terdapat program yang dapat memberi nomer pada setiap catatan dan secara otomatis mengurutkannya sehingga catatan yang dibuat diberi penomoran jelas dan tidak berantakan. Untuk membuat daftar index dan daftar isi juga terdapat program yang memudahkan pembuatannya, kita hanya perlu mengikuti box yang ditampilkan dan mengaturnya. Wizard

Wizard membantu dalam proses menulis surat, resume, dan dokumen lainnya. Wizard membantu menjadi pengingat dalam elemen-elemen yang dibutuhkan dalam dokumen.