Professional Documents
Culture Documents
2009
MICE
(MEETING, INCENTIVE, CONFRENCE, EXHIBITION)
SUBJECT PLAN : I. ICE BREAKING AND SUBJECT PLAN II. PERKEMBANGAN MICE GLOBAL, ASIA FASIFIK, ASEAN DAN INDONESIA III. KONSEP, POTENSI, RELEVANSI DAN DAMPAK BISNIS MICE IV. POSITIONING, SWOT DAN PENILAIAN, PENTING DAN KRITERIA BISNIS MICE V. DIREKTORAT KIP VI. PERBEDAAN, KARAKTERISTIK, TUJUAN, MANFAAT DAN PERANAN BISNIS MICE VII. STAKEHOLDER, FAKTOR DAN UKURAN BISNIS MICE VIII. MEETING PLANNER, INSENTIVE HOUSES, PCO, DAN PEO IX. IMPRESARIAT DAN EO X. PERIJINAN, PERSYARATAN DAN ORGANIGRAM BISNIS MICE XI. MEMILIH SITE DAN VENUE SERTA PERLENGKAPAN BISNIS MICE XII. MENYUSUN LAYOUT BISNIS MICE XIII. MENYUSUN AGENDA MEETING, INSENTIVE, PCO, PEO XIV. MENYUSUN ANGGARAN DAN KONTRAK BISNIS MICE XV. MENYUSUN ALAT EVALUASI DAN TUGAS BISNIS MICE UTS I. STRATEGIC DAN OPERASIONAL PLAN EVENT II. TAHAPAN PERENCANAAN EVENT III. PROSES OPERASIONALISASI EVENT IV. TAHAPAN PERENCANAAN MEETING V. TAHAPAN PERENCANAAN CONFRENCE DAN EXHIBITION VI. PERENCANAAN KEIKUTSERTAAN SUATU EVENT VII. PERENCANAAN TRAVEL MART VIII. BIDDING DAN NEGOSIASI PROPOSAL EVENT IX. SPONSORSHIP EVENT X. TEKNIK MENCARI SPONSOR EVENT XI. MARKETING DAN PROMOSI EVENT XII. EVALUASI DAN REPORTING EVENT XIII. RISK MANAGEMENT EVENT UAS TUGAS
PROLOG
Sangat Identik dengan negara yang tidak aman, sarang teroris dan masih banyak lagi julukan yang kurang mengenakan sebagai sebuah bangsa. Travel Warning diberlakukan oleh banyak negara. Itulah salah satu keterpurukan Industri Pariwisata di Indonesia. Hanya berkutat dengan mengeksploitasi Wisatawan dengan tujuan Leisure saja, wisatawan jenis ini sangat rentan dengan isu-isu politik dan keamanan. Sungguh sangat Ironis, Indonesia yang merupakan negara dengan beragam kekayaan alam dan budaya tertinggal dengan negara tetangga seperti Malaysia dan Singapura. Malaysia dinobatkan sebagai The worlds Best Destination 2007 oleh majalah Global Traveler. Kita sudah seharusnya melirik kunjungan wisatawan non-leisure, yaitu wisatawan dengan tujuan mengikuti kegiatan MICE (Meeting, Incentive Travel, Convention and Exhibition)
1 2 3 4 5
Africa
100
91
106
87
67
No 1 2 3 4 5 6
Sumber:
ICCA, 2007
7
8 9 10
JEPANG
AUSTRALIA BELANDA KANADA
141
183 159 126
175
147 135 103
175
130 107 127
116
121 122 94
123
107 71 81
730
688 594 531
PERKEMBANGAN NEGARA-NEGARA YANG MEMILIKI KUANTITAS PENYELENGGARAAN MICE BERSKALA INTERNASIONAL (lanjutan)
RANK
18 21 24 25 27 34
NEGARA
REPUBLIK KOREA R. R. CINA THAILAND SINGAPURA MALAYSIA TAIWAN
2003
39 66 55 54 29 33
2004
91 56 34 48 41 38
2005
86 62 68 57 60 39
2006
63 39 63 76 52 27
2007
74 77 47 28 55 13
TOTAL
353 300 267 263 237 150
36
38 39 45
INDIA
RUSIA FILIPINA INDONESIA
19
12 30 18
30
15 23 15
31
29 13 17
22
23 17 11
24
18 8 7
126
97 91 68
10
CINA, AUSTRALIA, INDIA, DAN HONG KONG : DESTINASI PALING FAVORIT. CINA : INVESTASI BESAR-BESARAN TERFOKUS PADA INTERNATIONAL MARKETING MELALUI BADAN PENGEMBANGAN PARIWISATA DENGAN SASARAN PADA PENINGKATAN INCENTIVE TOURISM DAN INDUSTRI EVENT. POIN PENTING YANG MENJADIKAN CINA SEBAGAI DESTINASI FAVORIT ADALAH :
SAFETY, INFRASTRUCTURE, INTERNATIONAL QUALITY OF SERVICE, CULTURAL & HISTORICAL HERITAGE, TOURIST ATTRACTIONS.
11
RANK 4
RANK 2 RANK 5
Sumber: ICCA (International Association of Congress and Conventions), 2007
12
13
40%
ASAL WISMAN DAN LoS DALAM MELAKUKAN KEGIATAN MICE DI INDONESIA JEPANG 20,43% 9.83 hari
SINGAPURA
KORSEL USA MALAYSIA
19,29%
15,62% 14,81% 13,35%
3.73 hari
3.33 hari 4.09 hari 4.81 hari 14
Sumber: Statistical Report on Visitor Arrivals to Indonesia 2007; Passenger Exit Surveys 2007.
Lainnya 0,1%
Yogyakarta 14,6%
1. BATAM DESTINASI POTENSIAL SEBAGAI TUJUAN WISATA MICE 2. BANDUNG 3. SURABAYA 4. SEMARANG 5. MANADO
15
Dampak Publisitas bagi Event International sangat luas, karena coverage media International, hal ini dapat digunakan untuk Pencitraan terhadap kepercayaan Dunia, bahwa Indonesia aman.
16
17
18
19
MEMILIKI JARINGAN INDUSTRI HOTEL INTERNASIONAL DI BERBAGAI DAERAH KHUSUSNYA JAKARTA, BALI, SURABAYA,
YOGYAKARTA BERVARIASINYA PILIHAN DESTINASI UNTUK TUJUAN MICE YANG MAMPU DISESUAIKAN DENGAN BUDGET YANG TERSEDIA KECENDERUNGAN GAYA HIDUP MASYARAKAT YANG MENUNTUT BANYAKNYA HIBURAN, MISAL: KONSER MUSIK, PAMERAN DLL PERKEMBANGAN TEKNOLOGI, INFORMASI, DAN TRANSPORTASI YANG CUKUP PESAT TUMBUHNYA PERUSAHAAN PENGELOLA MICE, BAIK PCO, PEO MAUPUN EVENT ORGANIZERS
20
KEKUATAN
1. BANYAK PILIHAN LOKASI DENGAN BERBAGAI ATRAKSI/KEINDAHAN; 2. VARIASI MAKANAN & AKOMODASI; 4. TUMBUHNYA FASILITAS KONFERENSI & PAMERAN DI BEBERAPA DAERAH; 5. VARIASI VENUES & FASILITAS YANG DAPAT DISESUAIKAN DENGAN BUDGET. 6. BALI SEBAGAI ICON PARIWISATA INDONESIA SUDAH DIKENAL BAIK DI MANCANEGARA
KELEMAHAN
PELAYANAN KURANG MEMADAI : PENERBANGAN, IMIGRASI, BEA CUKAI, AIRPORT, DSB.; TERBATASNYA JALUR PENERBANGAN INTERNASIONAL; MANAJEMEN DESTINASI; FAKTOR KEAMANAN DALAM NEGERI & KESELAMATAN; INFORMASI TERTINGGAL DIBANDING NEGARA TETANGGA; BIRO KONVENSI BELUM BERFUNGSI OPTIMAL SDM BELUM MEMADAI. PELUANG : 1. PERTUMBUHAN EKONOMI 2. PERTUMBUHAN KUNJUNGAN WISMAN KE ASIA PASIFIK (07 : 377 JUTA, 08 : 401 JUTA, PATA FORECAST) 3. KESIAPAN TENAGA PROFESIONAL DI DALAM NEGERI 4. KETEGANGAN DIBELAHAN DUNIA LAINNYA 5. KEANGGOTAAN PADA ORGANISASI-ORGANISASI INTERNASIONAL 21 6. BANYAK PERUSAHAAN ASING YANG BEROPERASI DI INDONESIA
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
KETERSEDIAAN FASILITAS REPUTASI LAYANAN YANG BERKUALITAS TINGGI JARAK WISATA BAGI PESERTA KUALITAS PROMOSI CITRA TEMPAT PENYELENGGARAAN HARGA NILAI MATA UANG CUACA KEGIATAN YANG DITAWARKAN AKSESIBILITAS
22
PASAR POTENSIAL INDUSTRI MEETING AND CONVENTIONS : 1. 2. 3. 4. 5. 6. PEMERINTAHAN AKADEMISI ASOSIASI/PROFESI NGO (NON GOVERNMENT ORGANIZATION) ATAU LSM (LEMBAGA SWADAYA MASYARAKAT) PARTAI POLITIK PERUSAHAAN-PERUSAHAAN MULTINASIONAL
APA YANG DICARI PASAR : 1. SECURITY 2. PRICING 3. ACCESSIBILITY 4. FRESH/NEW DESTINATION 5. INFRASTRUCTURE 6. LEISURE/CULTURAL OPTION 7. LANGUAGE
23
24
25
3.
4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
26
PEMBERIAN INSENTIF GUNA KEMUDAHAN & PENINGKATAN PELAYANAN; SINERGI ANTAR SEKTOR PEMERINTAH DI DALAM PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN; PENINGKATAN KAPASITAS SEBAGAI KATALISATOR PENGEMBANGAN WISATA MICE; JOINT PROMOTION DAN KOOPERASI ANTAR DAERAH MAUPUN LINTAS SEKTOR; MENGGERAKKAN BIRO DAN ASOSIASI PENGELOLA WISATA MICE MAUPUN PARA SUPPLIERS;
27
POSITIONING BALI DAN JAKARTA SEBAGAI DESTINASI WISATA MICE BERKELAS INTERNASIONAL SERTA
DESTINASI WISATA SEKUNDER LAINNYA; PENGUATAN KAPASITAS ASOSIASI (KONFERENSI& PAMERAN) DAN BIRO KONVENSI PENCIPTAAN SISTEM/ PUSAT DATA DAN INFORMASI (PEMANFAATAN WEBSITE) SERTA MELAKUKAN PEMETAAN POTENSI WISATA MICE SEKUNDER; PENGUATAN INFRASTRUKTUR DAN FASILITAS MICE; FAM TOUR BAGI MEETING PLANNERS DAN DECISION MAKERS/PENGAMBIL KEPUTUSAN DARI ORGANISASIORGANISASI DAN ASOSIASI INTERNASIONAL/REGIONAL, MISAL : BOARD OF DIRECTORS; PENGUATAN & PENINGKATAN PELAYANAN DI TITIK-TITIK SENTRAL: AIRLINES, AIRPORT, BEA-CUKAI, IMIGRASI, VENUE, DSB; PERLUNYA KOORDINASI &INTEGRASI ANTARA AIRLINES,PEMERINTAH DAN PARA PELAKU INDUSTRI MICE; PENINGKATAN PEMASARAN: PRO AKTIF KE ORGANISASI/ASOSIASI INTL DAN PASAR-PASAR POTENSIAL, BAIK DILAKUKAN OLEH SWASTA,BIRO KONVENSI MAUPUN PEMERINTAH; PROMOSI YANG TERFOKUS &SELEKTIF SESUAI SEGMEN PASAR DAN MELALUI EVENT/MEDIA YANG TEPAT (PERTEMUAN & KONFERENSI, PERJALANAN INSENTIF, PAMERAN/EVENT LAIN).
28
KONSEP BISNIS MICE 1. MEETING ADALAH PERTEMUAN UMUM YANG DILAKUKAN OLEH 2 ORANG ATAU LEBIH UNTUK MEMBAHAS, MENGKAJI, SUATU TOPIK, ISSUE, DAN MASALAH UNTUK MENGHASILKAN SUATU KESEPAKANAN. 2. INCENTIF TRAVEL ADALAH PERJALANAN YANG DIBERIKAN KEPADA KARYAWAN SEBAGAI STIMULUS/RANGSANGAN DALAM RANGKA MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA. 3. CONFRENCE ADALAH PERTEMUAN ILMIAH YANG DILAKUKAN OLEH SEKELOMPOK ORANG DALAM FORUM RESMI DIMANA MELIBATKAN TIDAK KURANG 40 ORANG UNTUK MEMBAHAS SUATU MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN FASILITAS KOMERSIAL. 4. EXHIBITION ADALAH KEGIATAN PAMERAN/PAGELARAN/PEMENTASAN/PEMAJANGAN KARYA KEPADA PUBLIK SEHINGGA DAPAT MENGAKSES KARYA TERSEBUT.
29
MENURUT SK MENTERI PARPOSTEL No.KM.108/HM.703/MMPT-91 PASAL 1 : 1. KONVENSI ADALAH SUATU KEGIATAN BERUPA PERTEMUAN SEKELOMPOK ORANG NEGARAWAN, USAHAWAN, CENDEKIAWAN UNTUK MEMBAHAS MASALAH YANG BERKAITAN DENGAN KEPENTINGAN BERSAMA 2. PERJALANAN INSENTIF ADALAH SUATU KEGIATAN PERJALANAN YANG DISELENGGARAKAN OLEH SUATU PERUSAHAAN UNTUK PARA KARYAWAN DAN MITRA USAHA SEBAGAI IMBALAN PENGHARGAAN ATAS PERHATIAN MEREKA DALAM KEGIATAN PENYELENGGARAAN KONVENSI YANG MEMBAHAS PERKEMBANGAN KEGIATAN PERUSAHAAN YANG BERSANGKUTAN 3. PAMERAN ADALAH SUATU KEGIATAN UNTUK MENYEBARLUASKAN INFORMASI DAN PROMOSI YANG ADA HUBUNGANNYA DENGAN PENYELENGGARAAN KONVENSI ATAU YANG ADA KAITANNYA DENGAN PARIWISATA MENURUT : PERDA KOTA BANDUNG NO. 10 THN 2004 : BAHWA JASA KONGRES, KONVENSI DAN EKSEBISI/MEETING INCENTIVE (MICE) ADALAH SATU USAHA JASA YANG SECARA KHUSUS MENYELENGGARAKAN DAN MEMPROMOSIKAN PENGELOLAAN KONGRES, KONVENSI DAN EKSEBISI.
30
3.
4.
EXHIBITION/PAMERAN : SALAH SATU KEGIATAN UNTUK MENYEBARLUASKAN INFORMASI DAN PROMOSI PRODUK DAN ATAU JASA DARI SUATU BISNIS KEPADA KONSUMEN DAN CALON KONSUMEN
31
FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN DALAM BISNIS MICE : 1. Acess and Location : Kemudahan dan Lokasi tempat event MICE 2. Expertise and Experience : keahlian dan Pengalaman Asosiasi/Penyelenggara bisnis MICE 3. Infrastructure : Inprastruktur yang ada di tempat pelaksanaan bisnis MICE 4. Industry and Government Support : Dukungan stakeholder dan pemerintah dalam bidang MICE 5. Safety and Stability : Kemanan dan stabilitas wilayah atau negara tempat pelaksanaan bisnis MICE 6. Destination Appeal : Daya taik dan keunikan dari destinasi pelaksanaan bisnis MICE 7. Competitive Pricing : Harga dan kondisi yang ditawarkan kepada peserta bisnis MICE 8. Multi Cultural Facilities : Fasilitas pendukung dalam penyelenggaran bisnis MICE 9. Climate : Kondisi cuaca atau iklim saat pelaksanaan bisnis MICE FAKTOR YANG DIPERHATIKAN SEBAGAI HOST COUNTRY DALAM BISNIS MICE 1. Faktor Politik : 2. Faktor Ekonomi dan Sosial : 3. Faktor Fasilitas dan Kemudahan : 4. Faktor Aksesibilitas : 5. Faktor Financial : 6. Faktor Masyarakat : 7. Faktor Keamanan : 8. Faktor Partnership : 32
33
MANFAAT BISNIS MICE : 1. Rata-rata lama menginap lebih tinggi dari wisatawan biasa 2. Expenditure lebih besar 3. Peserta tidak terpengaruh oleh kondsi ekonomi dunia 4. Dibiayai perusahaan sehingga uang pribadi untuk shopping 5. Meningkatnya aktivitas ekonomi lain sepert : Perdagangan, perindustrian, ilmu pegetahuan dsb. 6. Pengaruh peserta dalam mengambil keputusan kurang lebih 30 % dari peserta membawa keluarga. 7. Kegiatan eksibition, sebagian besar diselenggarakan pada saat low season. 8. Negara yang secara berkala menyelenggarakan eksibition jangka panjang dapat menjadi centre of business activity. PERANAN BISNIS MICE DI HOTEL : 1. 40 % dari total jumlah penjualan di hotel adalah berasal dari bisnis MICE (Meeting, Incentive, Convention and Exhibition) 2. Menciptakan kebutuhan fasilitas lain di hotel selain fasilitas MICE 3. Bisnis MICE dapat mengisi saat low season di hotel 4. Melalui kegiatan bisnis MICE Hotel dapat menciptakan pasar baru
34
FAKTOR YANG MEMPENGARUHI JUMLAH PESERTA DALAM BISNIS MICE : 1. Siapa penyelenggara dan pelaksana MICE ? 2. Apakah kegiatan MICE diserta dengan kegiatan yang lain ? 3. Di mana lokasi nya ? 4. Apakah ada undangan resmi ? 5. Musim apa ? 6. Faktor Penghalang ? 7. Apakah masuk dalam Calender of events ?
1. ASSOCIATION : HIPAKINDO, SIPKO, INCCA, ASPERAPI, ICB, JCB. ETC 2. MICE FACILITIES : MEETING/CONVENTION FACILITIES, EXHIBITION FACILITIES. ETC 3. SHOW AND EXPO ORGANIZER : PCO, PEO, MP, IH. 4. ACCOMMODATION : HOTEL, WISMA, APARTEMENT, ETC 5. CONVENTION AND VISITORS BUREAUS : BPW, APW, TOUR OPERATOR/WHOLESALER, ETC 6. TRANSPORTATION : AIRLINE, TRAIN, BUS, CAR RENTAL, CRUISE, ETC 7. EXPO SERVICE CONTRACTORS : CLEANING SERVICE, SECURITY, INTERPRETER, TOUR GUIDE, EQUIPMENT PROVIDER, AUDIOVISUAL SERVICE. ETC 8. DESTINATION MANAGEMENT COMPANIES : ODTW, HANDICRAFT SHOP, ENTERTAINMENT, ETC 9. FOOD AND BAVERAGE : RESTAURANT, CAF, PUB, CATERING ETC 10. GOVERNMENT : DISBUDPAR, DISPERINDAG, POLICE ETC 11. EDUCATION : TOURISM/MICE INSTITUTION 12. VENUE PROVIDER : JCC, PRJ, JOGJA EXPO, SABUGA, ETC
36
37
BUSINESS
The Travellers employer or association The organizer of the meeting/incentive trip/confrence exhibition All year round Monday to Friday Some business trip must be made at very short notice Those whose work require them to travel or members of assosiation center of cities in Industries countries
THE TOURIST
Holidays usually booked a few months in advance, short breaks a few days Anyone with the necessary spare time and money All kinds : coastal, city, mountain and country side location
WHO TRAVELS
38
PENGERTIAN MEETING PLANNER : IS AN INDIVIDUAL WHO DOES MORE MAN JUST PLAN A CLEARLY DEFINED LINEAR ACTIVITY CALLED A MEETING. MEETING PLANNERS MANAGE ALL DETAILS, ACTIVITIES AND INTERACTION OF MEETINGS FROM THE MEETINGS CONCEPTION THROUGH THE CATEGORIES OF ACTIVITIES PENGELOMPOKAN MEETING PLANNER : 1. CORPORATE MEETING PLANNER, 2. ASSOCIATION MEETING PLANNER, 3. GOVERNMENT MEETING PLANNER FUNGSI MEETING PLANNER : 1. MEMBENTUK DAN MENCIPTAKAN RENCANA PERTEMUAN DAN MATERI YANG DIBUTUHKAN 2. MEMILIH VENUE/RUANG PERTEMUAN 3. NEGOSIASI FASILITAS YANG DIBUTUHKAN 4. MERENCANAKAN HARGA JUAL DAN BIAYA PERMODALAN 5. MELAKUKAN RESERVASI AKOMODASI JIKA DIPERLUKAN 6. MEMASTIKAN TRANSPORTASI 7. MENYIAPKAN ACARA PERTEMUAN 8. MENYIAPKAN BUKU PANDUAN PERTEMUAN DAN FASILITAS PANGGUNG 9. MENYIAPKAN PROSEDUR PENDAFTARAN 10. MENGATUR RUANG PENDUKUNG YANG AKAN DIGUNAKAN 39
11 MENGKOORDINASIKAN DENGAN STAF RUANG PERTEMUAN 12. MENGKOORDINASIKAN DENGAN MANAJER RUANG PERTEMUAN 13. MENYIAPKAN RUANG STAF UNTUK KOORDINASI ACARA SEBELUM DAN SESUDAH EVENT 14. PENANGANAN BARANG PESERTA AGAR TIDAK BERMASALAH DI BEA CUKAI ATAU INSTANSI TERKAIT 15. MERENCANAKAN RUANG SERBA GUNA 16. MENGATUR PAMERAN 17. MENGATUR MAKANAN DAN MINUMAN 18. MENYIAPKAN PERLENGKAPAN AUDIOVISUAL 19. MEMILIH DAN MENETAPKAN PEMBICARA PERTEMUAN 20. MENIAPKAN HIBURAN UNTUK PESERTA/PANITIA 21. MENJADWALKAN PUBLIKASI DAN PROMOSI 22. MENCIPTAKAN ACARA KHUSUS UNTUK TAMU DAN KELUARGA 23. MEMPRODUKSI DAN MENCETAK MATERI EVENT 24. MENYEBARKAN UCAPAN TERIMA KASIH 25. MENGADAKAN EVALUASI/PERTANGGUNGJAWABAN
40
Incentive House adalah tenaga profesional yang menyediakan Pelayanan perjalanan insentif bagi pelanggan yang bekerja dalam suatu perusahaan/asosiasi/lembaga/pemerintah
JENIS INCENTIVE HOUSES : 1. Full Service Incentive House : 2. Travel Fulfillment Company : MANFAAT INCENTIVE BAGI KARYAWAN : 1. Mendorng semangat 2. Menurunkan pemborsan 3. Mencapai target penjualan 4. meningkatkan pembelian
41
PENGERTIAN PCO : adalah perantara dalam suatu sistem distribusi perjalanan yang menghubungkan para pelaku perjalanan bisnis dengan jasa perjalanan yang dibutuhkannya dan mengkoordinasikan secara detail keterkatannya untuk menghasilkan kegiatan pertemuan dan konvensi secara sukses. (Bitner and Booms, 1989). JENIS PCO : Independent PCO yaitu wiraswasta mempunyai perusahaan sendiri/freelance dan mementingkan keuntungan In House PCO yaitu pegawai/staff bagian dari suatu organisasi/institusi, terkadang tidak mendapat keuntungan atau merugi. PERANAN PCO :
1. Sebagai promotor 2. Sebagai komunikator ketika memberikan tanggapan atau masukan kepada klien. 3. Sebagai pemimpin sewaktu menyarankan tempat penyelenggaraan conftrence 4. Sebagai ahli/pakar dalam menyarankan para pembicara dan progam-progam.
42
PENGERTIAN PEO : adalah tenaga professional atau organisasi yang secara spesials menghususkan diri dalam kegiatan pengelolaan kegiatan suatu pameran. (Bitner and Booms, 1989) TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PEO : 1. Pembuatan konsep dan pegembangan pameran 2. Pemasaran, promosi dan penjualan pameran 3. Bekerjasama dengan pemilik fasilitas 4. Bekerjasama dengan serikat pekerja 5. Berkordinasi dan menyewa kontraktor jasa pameran 6. Mengelola kegiatan pameran 7. Kegiatan setelah pameran berakhir
43
PENGERTIAN IMPRESARIAT
1. Pengertian Usaha jasa impresariat adalah merupakan kegiatan pengurusan penyelenggaraan hiburan, baik yang berupa mendatangkan, mengirim maupun mengembalikannya, serta menentukan tempat, waktu, dan jenis hiburan. Sumber : UU No 9 Tahun 1990 Kepariwisataan Usaha jasa impresariat adalah usaha mendatangkan dan mengembalikan artis, musisi, olahragawan serta pelaku seni hiburan lainnya yang berkewarga negaraan asing Sumber : KEP.228/MEN/2008 Kegiatan Impresariat meliputi bidang seni dan olahraga.
2.
3.
44
45
Event Organizer (EO) Menurut : KRMT Indro Klmpling susen, adalah usaha yang menyelenggarakan suatu kegiatan EO Bermula dari unsur Needs and Wants. Tim Work. Memadukan unsur Edukatif, Entertaiment (Edutaiment). Acara yang ditangani EO : 1. Acara Ulang Tahun 2. Pameran 3. Perlombaan 4. Wedding Party 5. Seminar, Talk Show dan Diskusi 6. Festival Band 7. Outound Training 8. Promo Perusahaan 9. Konser Musik Internasional
46
PERIJINAN BISNIS MICE : ACARA (Kepala Kepolisian Republik Indonesia Up. Kepala Dinas Intelijen dan Pengamanan Kepolisian, Direktur Jendral Pariwisata, Direktur Jenderal HUBSOSBUDPEN Depatemen Luar Negeri, Kepala BAKIN, Kepala B.I.A, KAPOLDA Metro Jaya) PESERTA (Departemen Pertahanan dan Keamanan c.q. Asisten Intelijen dan Badan Koordinasi Intelijen Negara, Depatemen Luar Negeri c.q. Direktorat Pengamanan Hubungan Luar negeri) BARANG (Kejaksaan Agung Republik Indonesia untuk : Barang cetakan, Film, dan Bahan Audio Visual Lainnya, Departemen keuangan c.q. Direktorat Jenderal Bea dan Cukai : Alat-alat peraga dan perlengkapan lainnya yang akan di re export serta bahan-bahan promsi yang dibagi-bagikan dan Badan Penerangan di bawah kementerian Informasi untuk Film keperluan promosi selama keegiatan MICE.) DAN LAINNYA (Departemen Perdagangan Republik Indonesia : Penyelenggaraan Pameran Internasional, Pemerintah Daerah Setempat Pemasangan poster spanduk, alat komunikasi, dan Badan Penerangan Republik Indonesia untuk Kegiatan Pers). PERSYARATAN IZIN USAHA MICE : MENURUT : PERDA KOTA BANDUNG NO. 10 TAHUN 2004 SBB PHOTO COPY KTP PIMPINAN ATAU IDENTITAS LAINNYA, PHOTO COPY PBB TERAKHIR, PHOTO COPY HO, AKTA PENDIRIAN PERUSAHAAN DAN NPWP TATA CARA MEMPEROLEH SIUK : PERMINTAAN DIAJUKAN KE WALIKOTA ATAU PEJABAT YANG DITUNJUK (DISBUDPAR) DENGAN MEMBUAT PROPOSAL DISERTAI LAMPIRAN : SURAT HO, SURAT AMDAL, AKTE PENDIRIAN, SITU, REKOMENDASI DARI LURAH DAN KECAMATAN SETEMPAT. 47
48
Yang perlu dilampirkan pada surat masing masing instansi adalah photocopy dokumen perusahaan antara lain:
1. Akta notaris perusahaan yang berlaku 2. TDP yang berlaku 3. SIUP yang berlaku 4. NPWP yang berlaku 5. KTP Penanggungjawab pameran 6. Surat Keterangan Hall yang digunakan 7. Daftar peserta pameran & Jenis barang / jasa yang akan di pamerkan 8. Profil Perusahaan 9. Profil Pameran ( lampirkan bahan-bahan promosi, contoh: brosur, flyer, dll ) 1. Laporan pameran terdahulu (jika pernah berpameran) 2. Sertifikat Asperapi 3. Pengurusan Ijin di ajukan minimal 45 hari kerja 4. Invoice akan dikirim pada saat surat - surat perijinan yang akan diurus sampai di Set. ASPERAPI 5. Surat Perijinan yang sudah jadi akan diserahkan ke organiser bila dana perijinan sudah diterima oleh Set. Asperapi.
49
ORGANISASI BISNIS MICE : A. STEERING COMMITTEE : Panitia Pengarah (SC) adalah suatu komite yang diberi wewenang oleh instansi pemerintah,organisasi, asosiasi, atau korporasi yang berniat menyelenggarakan bisnis MICE yang diberi wewenang untuk memberikan pengarahan, nasihat atau petunjuk bagi panitia yang disebut Panitia Pelaksana (OC). TUGAS STEERING COMMITTEE : 1. Menerima/mendapatkan saran dan asistensi dari berbagai sunber seperti : Perusahaan penerbangan, Pejabat pariwisata Biro-Biro Konvensi dan Professional Consultants. 2. Menentukan maksud dan tujuan (Objective) MICE 3. Memperkirakan jumlah peserta 4. Susunan acara keseluruhan 5. Penentuan lokasi 6. Penentuan Jadwal 7. Penyusunan Anggaran Sementara 8. Pembentukan Komite Pelaksana (Organizing Committee)
50
B. ORGANIZING COMMITTEE : Panitia Pelaksana adalah suatu komite yang dibentuk oleh panitia pengarah dengan tugas untuk melaksanakan seluruh konsep atau blue print kegiatan bisnis MICE TUGAS OGANIZING COMMITTEE : 1. Ketua : Mempersiapkan, mengkordinir, menyelenggarakan dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan bisnis MICE 2. Sekertaris : Membantu ketua dalam mempersiapkan dan memperlancar kegiatan administrasi, komunikasi dan informasi bisnis MICE 3. Bendahara : Membantu ketua dalam penanganan Keuangan seperti : sistem keuangan, penerimaan pengeluaran dan pengawasan serta membuat laporan pertanggung jawaban dalam bisnis MICE 4. Bidang Penyelenggara : penjemputan dan pengantaran, penanganan bagasi, Akomodasi, Program. Acara, Transportasi, Tour. 5. Bidang Promosi dan Publisitas : Memproduksi dan mendistribusikan informasi. Promsi yang terkait dengan buletin, iklan, wawancara, poster, spandukm dsbnya 6. Bidang Protokol dan Visa : CIQ, Pasport Ticket, Visa, Dokumen lainnya 7. Bidang Keamanan : Mengatur lalu lintas penyelenggaraan, menjaga keamanan peserta, barang bawaan dan venue tempat pelaksanaan bisnis MICE 8. Bidang Program Sosial : Mengatir kegiatan sosial di luar acara inti bagi para peserta. 9. Bidang Program Teknis : Mempersiapkan ruang/tempat penyelenggaraan MICE dengan segala sarana dan fasilitasnya mengatur lay out ruangan dan meja kursi dll. 10. Bidang Transportasi dan Telekomunikasi : Mempersiapkan sarana transportasi dan telekmunikasi yang digunakan selama kegiatan bisnis MICE 11. Bidang Pameran : Mempersiapkan segala sesuatu yang berkaita dengan pameran. Bisa ditangani oleh Panitia Pelaksana atau menunjuk PEO. 12. Bidang Lainnya : Dosesuaikan dengan kebutuhan di Lapangan. 51
MARKETING DEPARTEMENT
EVENT ORGANIZATION
FINANCE DEPARTMENT
ADMINISTRATION DEPARTEMENT
52
53
54
Lokasi
1. Pilihlah lokasi yang sesuai dengan kebutuhan acara, ketersediaan anggaran dan infrastruktur yang ada. 2. Bandingkan beberapa lokasi sebelum menentukan pilihan (hotel, public hall, function hall di business area/office building, convention center, dsb.) 3. Buatlah daftar periksa (check list) sesuai dengan kebutuhan acara dan periksalah pada saat kunjungan. 4. Konfirmasikan segera apabila pilihan sudah final dan penuhi semua syarat administrasi secepatnya.
56
FAKTOR PERTIMBANGAN DALAM MEMILIH VENUE : 1. Jumlah, ukuran dan klasifikasi ruang pertemuan 2. Kualitas pelayanan makan dan minum 3. Jumlah, ukuran dan klasifikasi kamar tamu 4. Efisiensi prosedur pembayaran 5. Efisiensi prosedur check in dan check out 6. Ketersediaan staff yang ditunjuk menangani kegiatan konfrensi 7. Ketersediaan pelayanan pendukung konvensi 8. Fasilitas rekreasi yang tersedia 9. Kenyamanan untuk memperoleh pelayanan transportasi 10. Jarak ke Bandara dan ke Pelabuhan 11. Kesiapan pelayanan tambahan (Special Request) 12. Ketersediaan lahan untuk pameran 13. Jarak ke fasilitas rekreasi dan pertokoan
57
58
J C C Site Plan
59
Floor Plan
Lower Lobby :
60
Announcer
Pembawa acara, adalah orang atau petugas yang mengumumkan jalannya suatu acara. Acara sejak di buka hingga penutupan.
Master of Ceremony
Pimpinan Pelaksana Upacara/Acara dengan tugasnya mengatur sejak persiapan hingga jalannya acara berikut hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan acara. Dalam suatu kegiatan MC dapat dibantu dengan Pembawa Acara (Announcer), atau seringkali MC merangkap Pembawa Acara.
Protokol
Pejabat/petugas yang merencanakan dan mengatur jalannya acara sesuai dengan ketentuan kedinasan. Ketentuan kedinasan ini bermakna resmi sehingga disebut dengan istilah tata cara protokoler. Dalam penyelenggaraan upacara resmi, posisi Protokol lebih tinggi dari MC maupun Announcer. MC dan Announcer berada dalam kordinasi Protokol. (PP NO.62 Tahun1990) 61
62
Struktur Acara
Acara Penuh (buka, proses, tutup) Acara Pembukaan Kelanjutan Acara (Acara Pokok) Acara Penutup
Macam Acara
Formal dan Informal Dalam ruang atau luar ruang Protokol atau non protol Format Acara: Upacara, Seminar, Diskusi Meeting, Gathering, Birthday, Anniversary. dll
64
65
66
Rundown Program : Building the Employee Commitment (BEC) Company : PT. INTI (Persero) Time FULLDAY : 29 Desember 2006
08.30-10.00
Ice Breaking Big Group : -Halo Apa Kabar -People to people -Tupai dan Pemburu
Objectives: - Peserta diharapkan nantinya dalam melaksanakan kegiatan akan cepat akrab, gembira, terfokus dengan kegiatan, - Cepat beradaptasi dengan lokasi.
10.00-10.10
Golden Role
10.10-10.25
Coffee Break Objectives: Mengelompokkan peserta ke dalam kelompok kecil dengan design seolah-olah peserta membuat kelompok sendiri, padahal sudah di design sebelumnya, sehingga secara emosional lebih memiliki ikatan dengan kelompoknya.
10.25-11.00
11.00-13.30
Istirahat
(Sholat, Istirahat, Makan)
67
13.30-14.10
Ice Breaking Small Group ; Toss a Name Toss an Idol name Group Juggling
Objectives: - Lebih mengakrabkan fasilitator dan semua anggota kelompok dengan berusaha mengenal dan mengingat nama masing-masing, - Mulai membangun komunikasi sehingga semua anggota kelompok lebih terikat secara emosional satu dengan lainnya. Objectives: Planning, Team work, Komunikasi, Inisiatif, Respect, Problem solving
14.10-15.10
15.10-16.00
GAMES 2 - Trust Games : Pass the Person Willow in the Wind Sherpa Walk / Trust Fall
16.00-16.30
Coffee Break Games 3 : Competition Games Chocolate River Touch a Glass Line Making
Objectives: - Semangat untuk berkompetisi - Strategi - Rela berkorban untuk mencapai tujuan kelompok.
16.30-17.30
17.30-19.30
19.30-20.30
20.30-22.00
Objectives: Mereview seluruh proses yang telah dilalui untuk mematangkan hasil pembelajaran yang didapatkan Sharing dengan seluruh karyawan tentang ide-ide, kesulitan dan hal-hal lain yang ditemukan di pekerjaan demi kemajuan perusahaan Membuat commitment bersama yang disepakati dan ditandatangani seluruh peserta, sehingga memberikan satu motivasi untuk lebih maju dan berusaha mewujudkan hal-hal yang disepakati dalam commitment.
22.00-22.30
69
70
MENYUSUN PRORAM EXHIBITION : Program adalah rencana kegiatan mengenai suatu bisnis yang akan dijalankan secara sistematis, jelas dan terencana. Jadwal adalah pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan dengan pembagian waktu pelaksanaan yang terperinci. FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM MENYUSUN PROGRAM EXHIBITION : 1. Kondisi Ipoleksosbudhankam 2. Tujuan Pameran 3. Musim/Climate 4. Time Pameran 5. Peraturan nasional dan Internasional KOMPONEN PROGRAM EXHIBITION : 1. Profil Pameran 2. Penyelenggara Pameran 3. Pelaksana Pameran 4. Pendukung Pameran 5. Pendaftaran Pameran 6. MC dan Pembicara 7. Produk Yang Dipamerkan 8. Peserta dan Pengunjung Pameran 9. Kegiatan Selama Pameran 10. Publikasi dan Promosi 11. Spesifikasi dan Harga Stan 12. Peraturan dan Tata Tertib Pameran
71
Program of Event
Tuesday, 1 July 2008
08:0009:30 09:30-09:55 Arrival of Guests / Registration SDT Launching Program Cendrawasih 3 Cendrawasih 3
09:55-10:10
10:10-10:15 10:15-11:00 10:30-17:30
Opening Ceremony
Closing VVIP & VIP Exhibition Tour Seminar Business Explorer Food, Feed and Fuel, which is more essential for us? By Trouw Nutrition & Trobos
Cendrawasih 3
Cendrawasih 3 Cendrawasih 3 Merak Room 1
11:00-12:00 10:15-17:00
72
Program of Event
Wednesday, 2 July 2008
08:30-12:15 Dialog Publik: Rumah Potong Ayam Sesuai Standar dan Merak Room 1
Koordinasi ISPI
10:00-18:00 Exhibition & Technical Presentation open for trade professional Poultry Nutrition Seminar 13:30-17:15 By National Renderers Association Lobby & Assembly Hall and Lower Lobby Kakatua Room 73
Program of Event
Thursday, 3 July 2008
10:00-17:30 Exhibition & Technical Presentation open for trade professional Lobby & Assembly Hall and Lower
Lobby
74
ANGGARAN BIAYA :
A. Anggaran Biaya Pasti 1. Sewa ruangan : Pajangan (Poster, Spanduk, Boga, Pameran), Asministrasi (Registrasi, Kantor, Press) dan Acara (Ruang) 2. Cetakan : Pameran (Manual teknis dan katalog), Konprensi (Promosi : Pengumuman 1 , 2, 3, dan Poster. Di tempat : Tiket, Undangan, Label, Tanda Dada/Badge), Stationery ( lembar catatan, Amplop umum, Kop surat dan Foto Kopi) dan Program ( program Final, tentatif, Buku Catatan, Pedoman) 3. Promosi : Pariwara/Iklan (Majalah dan Surat Kabar), Pers/Press (Press release, Confrence dan TV/Radio), Bingkisan (Hadiah, Kartu Pos) dan Events terkait (Paket/Kit, Stand Pameran, Darmawisata/Atraksi) 4. Komunikasi : Pos (umum, Delegasi, Partisipan Pameran, Penghubung/Kurir), Telepon (Pembicaraan, Faximile,dan Hubungan langsung) dan Surat Menyurat (Daftar alamat dan Distribusi) (Continued) 75
(Continued) 5. Peralatan : Audio Visual (Peralatan : Projector, Slides, Film, Video, Mikrofon, Layar, Lectern dan Podium. Teknisi Penata Suara) Umum (Mesin Tik/Komputer, Mesin fotokopi, Pesawat telepon/Fax dan Tanda/Marka) dan Terjemahan (Peralatan penterjemah dan Mesin Komunikasi Terjemahan). 6. Dekorasi : Audio Visual (Panggung, Bunga, Layar dan Grafik), Furniture (Unit Registrasi, Papan Poster dan Platform/Podium) dan Tanda/Lambang (Pos informasi, Bendera, Umbul-umbul, Spanduk, Dekor kendaraan dan Label dan Stiker). 7. Personalia : Staf (Siswa/Mahasiswa, Pramusaji, Karyawan, Boga/Catering dan Biro Perjalanan), Komite (Hotel/Restoran, Persidangan dan Keuangan), Pembicara (Biro perjalanan, Akomodasi, Honorarium dan Biaya Variabel) dan Registrasi (Biaya Variabel). 8. Personalia : Asuransi (Pengeluaran Pasti dan Variabel), Kartu Kredit Komisi (Biaya registrasi, Program Sosial dan Hotel), Biaya Bank dan Tenaga Ahli (Biaya Izin dan Biaya Audit). 9. Pameran : Sekuriti (Kontrol Lalu lintas, Gerbang Masuk, Anjing, dan Patroli), Kebersihan (Stan, taman dan Koridor), Stan-stan bebas (Pelanggan, Sponsor Utama dan Usaha Sosial), Pemadam kebakaran dan Denah pameran (Pemeriksaan lingkungan, Arena dan Panel Pajangan). 10. Program Sosial : Gala (Hiburan, Dekorasi, Transportasi dan Staf), resepsi (Staf, Kembang dan Transportasi), teater (Sewa Ruangan), banquet (Dekorasi, Transportasi dan Staf), hari tours (Transportasi dan Guide), 1 hari tours (Transportasi dan Guide) and ladies progam (Fashion Show dan Perusahaan Fashion). 11. Administrasi : Komisi hotel, darmawisata, komisi beraneka ragam, variabel persidangan/pameran dan biaya persidangan/pameran 12. Biaya tak terduga B. Anggaran Biaya Variabel 1. Delegasi : Boga/Catering (Santap siang dan Kopi), Program (Resepsi, Gala, Teater, Bangquet), Kunjungan resmi (Boga dan Kopi/The), registrasi (Tanda dada, Tas konfrence dan Bingkisan), administrasi (Hadiah) dan lain-lain (Biaya tak terduga) 2. Yang Menyertai (Spouce) : Boga/Catering (Taman rekreasi, Santap Siang dan Kopi/The), sosial (Resepsi, Gala, Teater, Bangquet), darmawisata (1/2 hari dan Sehari penuh), registrasi (Tanda dada, Tas konfrence dan Bingkisan) dan lain-lain (Biaya tak terduga) 3. Peserta Pameran : Registrasi (tanda dada/Bridge), stan-stan (Dinding, Karpet, Listrik Papan Panel), darmawisata (Santap siang dan Kopi/The), sosial (Resepsi) dan lain-lain (Biaya tak terduga).
76
MENYUSUN KONTRAK BISNIS MICE : Kontrak adalah suatu persetujuan baik tertulis maupun lisan yang dibuat oleh dua pihak atau lebih dimana masing-masing pihak berjanji untuk mentaati apa yang tersebut di dalamnya. (Kamus besar bahasa Indonesia, P & K) BAGIAN KONTRAK : 1. Bagian I : Clausula 1 : Definisi. Bagian ini biasanya berisi : harus ada Judul Kontrak (Specifik), Harus mempunyai tanggal, Harus ada para pihak (Pihak pertama dan Pihak Kedua) dan Definisi : Agar tidak ada pengulangan kata-kata dan tidak ada salah tafsir bagi para pihak. 2. Bagian II : Clausula 2 s/d 10 : Hak dan Kewajiban masing-masing pihak. Bagian ini merupakan isi kontrak yang berisi : Asas kebebasan berkontrak, Asas itikad baik dalam pembuatan kontrak dan Asas kepatutan 3.. Bagian III : Clausula 11 : Penutup. Bagian clausul penutup biasanya berisi : Clausul keadaan darurat, keadaan memaksa dan force majeure, Clausul amandemen : Semua kontrak yang panjang dimungkinkan situasi dan kondisi yang sudah berubah, Clausul Confidence : Kerahasiaan, Clausul pilihan Hukum : Hukum mana yang berlaku, kalau terjadi sengketa biasanya kembali ke bahasa inggris (Bahasa ada 2 bahasa) Clausul Dispute Settelment : Kalau terjadi sengketa, apakah diselesaikan melalui pengadilan atau melalui arbitrase Clausul The Entire Agreement :Menutup semua clausul dengan ditandatangani kontrak ini, maka kontrak terdahulu tidak berlaku. 77
MEMBUAT EVALUATION : Evaluasi adalah penilaian secara komprehensip atau menyeluruh terhadap seluruh rangkaian aktivitas bisnis MICE mulai saat pra perintisan, perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi guna memastikan ketercapaian tujuan suatu event. TEKNIK EVALUASI MICE : 1. Meyebarkan alat evaluasi berupa instrumen evaluasi kepada seluruh peserta atau sample dari peserta bisnis MICE 2. Meminta tanggapan/masukan/saran langsung para peserta secara lisan pada saat event bisnis MICE akan berakhir. 3. Mengumpulkan dan Mecatat seluruh data data yang tersedia selama bisnis MICE berlangsung, kemudian dilakukan analisis. Data bis berupa : Data Transaksi, Data Jumlah Peserta, Data supplier, Data Administrasi dll. 4. Mengolah data untuk ditampilkan dalam tabel, grafik, chart dan pie 5. Menterjemahkan/menafsirkan data menjadi informasi ASPEK YANG DIEVALUASI : Pelayanan, Progam/Acara, Peserta, Adminstrasi, Organisasi/SC/OC/Staff/SDM, Pemasaran/Promosi, Fasilitas, Event Organizer, Venue, Food and Baverage, Akomodasi, Mutiflier Effect, Tourist Destinasi/Atraksi Wisata/Object Wisata ALAT EVALUASI MICE : 1. Check List (Contoh Terlampir) 2. Kuesioner (Contoh Terlampir) 3. Pedoman Wawancara (Contoh Terlampir) 4. Surat 5. Lembar Saran atau masukan 6. Lisan 78
STRATEGIC ADALAH POLA ATAU RENCANA YANG MENGINTEGRASIKAN TUJUAN POKOK, KEBIJAKAN DAN RANGKAIAN TINDAKAN SEBUAH ORGANISASI KE DALAM SATU KESATUAN YANG KOHESIF (BRIAN, 1992) PLANNING IS A PROCESS THAT MUST CONTINUOUSLY ACCUR UNTIL THE END OF THE EVENT. IT IS CRUCIAL TO HAVE AS A FOUNDATION FOR THIS ONGOING PLANNING A VISION, A STATEMENT OR CONCEPT THAT CAN BE EASILY ARTICULATED AND UNDERSTOOD
PARADIGMA PLAN : COMPREHENSIVE, INTEGRAL DAN HOLISTIC AND FLEXIBLE. AN EVENT MANAGER THE PLAN : AN IMPORTANT GUIDE WHICH BE ABLE TO ACCOMMODATE THE WIDE VARIETY OF CONDITION : METEOROLOGICAL, CULTURE, ECONOMIC, POLITICAL, COMPETITIVE , DEMOGRAPHIC AND IMPACT ON AN EVENT
TYPES OF PLANS : 1. STRATEGIC PLAN : LONG TERM, DIRECTIONAL AND SINGLE USE 2. OPERATIONAL PLAN : SHORT TERM, SPECIFIC AND STANDING
79
STRATEGIC PLAN 1. ESTABLISH THE VISION AND MISSION FOR THE EVENT VISI : GAMBARAN FUTURE OF BUSINESS. CONTOH : ALL PEOPLE WORKING IN MICE INDUSTRIES WILL WORK TO INTERNATIONAL COMPETENCY STANDART MISI : GAMBARAN MENGAPA ORGANISASI EKSIS DAN APA YANG AKAN DILAKUKAN (LONG TERM). CONTOH : THIS ORGANIZATION WILL IMPROVE THE QUALITY OF KNOWLEDGE, SKILL AND ATTITUTE OF PEOPLE THROUGHT EXCELLENCE COURSES WITH A CREATIVE AND FRIENDLY WORKING ENVIRONMENT 2. FORMULATE SMART OBJECTIVE FOR THE EVENT FORMULA SMART (SPECIFIC, MEASURABLE, ACHIEVABLE, RELEVANT, TIME SPECIFIC). CONTOH : SALES TARGET $50.000 AND GET PROFIT 25 % FROM BREAK EVENT POINT. 3. SCAN INTERNAL AND EXTERNAL ENVIRONMENT (SWOT ANALYSIS) 4. DEVELOP EVENT STRATEGIES GROWTH STRATEGY (PERTUMBUHAN), STABILITY STRATEGY (STABILITAS), RETRENCHMENT STRATEGY (PENGURANGAN TAPI MENAMBAHKAN NILAI PADA BEBERAPA ITEM), COMBINATION STRATEGY (KOMBINASI DARI SEMUA STRATEGY) AND EVALUATION AND SELECTION STRATEGY (PENILAIAN DENGAN PARAMETER)
80
OPERATIONAL PLAN : 5. REFINE STANDING PLAN IT USED FOR NON RECURRING ACTIVITIES AND DESIGNED TO ACHIEVE A REGULER OBJECTIVE EVENTS LIKES : POLICIES, RULES AND STANDARD PROCEDURES AND METHODS 6. REFINE SINGLE USE PLAN IT USED FOR RECURRING ACTIVITIES AND DESIGNED TO ACHIEVE A PARTICULAR OBJECTIVES. LIKES : PROGRAMS, BUDGETS AND PROJECTS 7. DECIDE ORGANISATIONAL STRUCTURE THREE TYPES OF ORGANISATIONAL STRUCTURE ARE : a. SIMPLE STRUCTURE : SATU LEVEL (EVENT MANAGER (JOHN, JENNY, JOCKI ETC) b. FUNCTIONAL STRUCTURE (EVENT MANAGER MARKETING MANAGER, FOOD AND BAVERAGE MANAGER, ACCOUNTANT, OPERATION MANAGER, PROGRAM MANAGER) c. NETWORK STRUCTURE (EVENT MANAGER VENUE MANAGEMENT CATERING COMPANY ACCOUNTING CONSULTANT SECURITY ORGANISATION MARKETING CONSULTANCY LEGAL CONSULTANT) LARGE ORGANISATION USE OF FURTHER ORGANISATIONAL MODES ARE : a. TASK FORCE : SATUAN KERJA YANG DIBENTUK OLEH ORGANISASI BESAR DALAM MENGHASILKAN SUATU EVENT YANG DIREKRUT DARI BERBAGAI DEPARTEMEN, UNIT DAN BAGIAN b. COMMITTEES : PANITIA KERJA YANG DIBENTUK ORGANISASI BESAR DALAM MENGHASILKAN ANNUAL EVENT YANG DIREKRUT DARI PROFESSIONAL
81
82
2. FEASIBILITY PHASE
TUJUAN : MENGEVALUASI GAGASAN BERUPA IDE YANG DAPAT DIWUJUDKAN SECARA OPERASIONAL MAUPUN FINANCIAL CARANYA : MELAKUKAN ASESSMENT TERHADAP SELURUH ASPEK YANG TERKAIT IDE TERSEBUT SECARA OPERASIONAL SEPERTI : MARKETING, SDM, FINANCIAL, LEGAL, VENUE, LOKASI, BEBERAPA PERTANYAAN YANG HARUS DIJAWAB : 1. MAKSUD DAN TUJUAN EVENT 2. DETAIL OF THE NATURE OF THE EVENT 3. KEUNTUNGAN ORGANIZER (PROFIT/CITRA) 4. BAGAIMANA MENYELERASKAN EVENT DENGAN MISI ORGANISASI 5. RESOURCE IMPLICATION 6. THE TRACK RECORD OF EVENT 7. POSSIBLE PROBLEM AND SOLUTION 8. TIME SCALE FOR PLANNING
83
3. PLANNING PHASE TUJUAN : MEMBUAT DETAIL PLANNING UNTUK DIJADIKAN GUIDE LINE DALAM MENSUKSESKAN EVENT TAHAPAN PROSES PERENCANAAN SBB : 1. MAKE THE DICISION WIDELY KNOWN (INFO ABOUT WHEN AND WHERE YOUR EVENT WILL TAKE PLACE ANF DATE) 2. SET BUDGETS : THE SOURCES OF BUDGET (DONATION, GRANT, LOW INTEREST LOAN, SPONSORSHIP, SALE OF ADVERTISING SPACE, TICKET SALES, OTHER COMPETITION, CAR PARKING FEE, INCOME FROM CONCESSIONS, INCOME FROM TV AND RADIO, SALE OF MERCHANDISE AND SALE OF FOOD AND DRINK) 3. APPOINT A COORDINATOR. BASIC SKILL AND QUALITIES THAT ANY GOOD CO ORDINATOR : (EXCELLENT LEADERSHIP QUALITY, AN EXCELLENT COMMUNICATOR, A GOOD ORGANISER, THE ABILITY TO DELEGATE, SOMEBODY NOT AFRAID OF HARD WORK, A MOTIVATOR, SOMEBODY WITH CREATIVITY AND A PERSUASIVE NEGOTIATOR) 4. ASEMBLE A COMMITTEE OR STEERING GROUP THE COMMITTEE HAVE FUNCTIONS : TO OVERSEE THE SMOOTH PLANNING, TO DIVIDE THE WORK, TO FREE THE COORDINATOR FROM ROUTINE TASKS, TO TAKE EXECUTIVE DECISIONS, TO AGREE AN ORGANISATIONAL STRUCTURE, TO ENSURE THAT FINANCES, TO ENSURE THAT THE NECESSARY PERMISSION TO STAGE AND TO DEVELOP A PROMOTIONAL PLAN.
84
5. CREATE AN ORGANIZATIONAL STRUCTURE. EVENT COMMITTEE WILL NEED A CHAIRPERSON, TREASURER AND SECRETARY PLUS OTHER DEPARTEMENT LIKES : PROMOTION AND MARKETING, FUND RAISING AND SPONSORSHIP, STAFFING AND STAFF TRAINING, ENTERTAINMENT, CATERING, EQUIPMENT AND HEALTH AND SAFETY. CONTOH : UNIT AREA AND TASK: AREA 1 : SITE PREPARATION AND MANAGEMENT TASK : PUBLIC AND VEHICLE ACCESS, CAR PARKING, SIGNPOSTING, INTERPRETIVE MATERIALS, EQUIPMENT, AND ADMISSION AREA 2 : UNIT EVENT PROMOTION TASK : PRODUCTION OF PROMOTIONAL LITERATURE, ADVERTISING, MEDIA LIAISON, VIP GUESTS AND TICKET SALES AREA 3 : STAFFING TASK : RECRUITMENT, TRAINING, PAYMENT AND FACILITIES FOR STAFF AREA 4 : FINANCE AND LEGAL TASK : BUDGETARY CONTROL, FUND RAISING AND SPONSORSHIP, BANKING, PRODUCTION OF ACCOUNT, LEGAL PERMISSION, AND HEALTH, SAFETY AND SECURITY AREA 5 : SUPPORT SERVICES TASK : CATERING, FIRST AID, TOILETS, LIGHTING AND PUBLIC ADDRESS, STAFF COMMUNICATION SYSTEM, CLOAKROOM, FACILITIES FOR DISABLE VISITORS AND ENTERTAINMENT. 6. CLARIFY OBJECTIVES 7. SET TIME SCALE TARGETS AND DEADLINES 8. DEVICE CONTIGENCY PLAN OTHER ACCURRANCES THAT NEED CONTINGENCY PLANS : FAILURE OF POWER SUPPLIES, NON ARRIVAL OF KEY STAFF OR PERSONALITIES, HEAVY TRAFFIC, A MAJOR ACCIDENT AND PARTS OF THE SITE WATERLOGGED 85
4. IMPLEMENTATION PHASE : TUJUAN : MELAKSANAKAN SECARA OPERASIONAL SELURUH TAHAPAN PERENCANAAN SESUAI DENGAN TIME SCALE OF EVENT TAHAPAN DIBAGI 2 YAITU : 1. PERSIAPAN AKHIR (PROGRESS REPORT/RECONFIRMASI/RECHECK) 2. PENGELOLAAN DILAPANGAN (GLADI/BREAFING/KOORDINASI) CATATAN : MEMPERSIAPKAN CHECK LIST SELURUH KOMPONEN EVENT 5. EVALUATION PHASE TUJUAN : MELAKUKAN CONTROLLING DAN EVALUASI EVENT SUMBER BAHAN EVALUASI : FORMULIR PESERTA, DATA SPONSOR, ALAT INSTRUMEN, OBSERVASI LANGSUNG, DLL
86
Before Event
1. Modal utama : keberanian memulai dan Relasi 2. Mulailah dari konsep 3. Konsep yang dapat diejawantahkan 4. Mencari dan membentuk Team Work 5. Pembagian kerja dan Pembagian waktu 6. Menyusun proposal dan Anggaran 7. Melakukan publikasi dan promosi 8. Memasarkan Event (Visitor, Exhibitor, sponsor) 9. Menyiapkan kontrak kerja
During Event
1. Protokoler dan Penyajian acara selama event berlangsung 2. Tanggung jawab dan wewenang 3. Koordinasi dengan semua pihak pada event tersebut 4. Mampu mengatasi masalah di lapangan 5. Publikasi dan promosi selama event berlangsung untuk menarik pengunjung 6. Membuat dokumentasi
87
After Event
1. Evaluasi tertulis dan lisan dari peserta dan panitia. 2. Ucapan terima kasih (tertulis) kepada semua pendukung event 3. Memberi laporan kepada para sponsor 4. Menganalisa kekurangan dan kelebihan event 5. Keep contact with para sponsor, suplier, dan semua pendukung event 6. Mengarsipkan dokumentasi dan laporan event. 7. Lakukan evaluasi dan audit selengkapnya (tidak hanya financial audit), termasuk audit kelancaran acara, audit penyelenggaraan dan sebagainya. 8. Simak apa saja hasil yang diperoleh (financial profit, portfolio/references, database, network, pengakuan/endorsement, dsb) 9. Rapikan dokumentasi (foto, video, dokumen) dengan cermat 10. Siapkan laporan tertulis yang terperinci dan sistematis 11. Manfaatkan semua berkas untuk event serupa di masa mendatang.
88
89
MARKETING PLAN : Research, Marketing Activities, Promotion and Public relation and Marketing Schedule
90
TAHAPAN PENYELENGGARAAN MEETING BEFORE THE MEETING : LEADER : DEFINE THE OBJECTIVE, SELECT PARTICIPANTS, MAKE PREELIMENERY CONTACT WITH PARTICIPANTS TO CONFORM AVAILABILITY, SCHEDULE MEETING ROOM AND AVERAGE FOR EQUIPMENT AND REFRESHMENT, PREPARE AGENDA, INVITE PARTICIPANTS AND DISTRIBUTE AGENDA, MAKE FINAL CHECK OF MEETING ROOM. PARTICIPANTS : BLOCK TIME OF SCHEDULE, CONFIRM ATTENDANCE, DEFINE YOUR ROLE, DETERMINE LEADERS NEED FROM YOU, SUGGEST OTHER PARTICIPANTS, KNOW THE OBJECTIVE, KNOW WHEN AND WHERE TO MEET AND DO ANY REQUIRED HOMEWORK
DURING THE MEETING : LEADER : START PROMPTLY, FOLLOW THE AGENDA, MANAGE THE USE OF TIME, LIMIT/CONTROL THE DISCUSSION, HELP RESOLVE CONFLICT, CLARIFY ACTION TO BE TAKEN AND SUMMERIZE RESULTS PARTICIPANTS : LISTEN AND PARTICPATE, BE OPEN MINDED, STAY ON THE AGENDA AND SUBJECTS, LIMIT OR AVOID SIDE CONVERSATIONS AND DISTRACTION, ASK QUESTIONS TO ASSURE UNDERSTANDING, TAKE NOTES AND YOUR ACTION ITEMS AFTER THE MEETING : LEADER : RESTORE ROOM AND RETURN EQUIPMENT, EVALUATE EFFECTIVENESS AS MEETING LEADER, SEND OUT MEETING EVALUATIONS, DISTRIBUTE MEMORANDUM OF DISCUSSION, TAKE ANY ACTION YOU AGREED AND FOLLOW UP ON ACTION ITEMS PARTCIPANTS : EVALUATE MEETING, REVIEW MEMORANDUM OF DISCUSSION, BRIEF OTHER AS APPROPRIATE, TAKE ANY ACTION AGREED AND FOLLOW UP ON ACTION ITEMS 91
92
TAHAPAN PENYELENGGARAAN CONFRENCE PERINTISAN : 5W + 1 H, MERUMUSKAN OBJECTIVES/STRATEGI/KEBIJAKAN/SASARAN, TEMA/TOPIK, PEMBENTUKAN STEERING/ORGANIZING COMMITTEE PRA PENYELEGGARAAN : PEMILIHAN LOKASI, PENYUSUNAN PROPOSAL, ANGGARAN, PROGRAM, PEMILIHAN PROPERTY, PIHAK KETIGA, PEMASARAN/PROMOSI, SPONSORSHIP, MATERIAL, IMIGRATION PROCEDURE, RSVN, REGISTRATION, PARTICIPANT SERVICE, FOOD AND BAVERAGE SERVICE, TRANSPORTATION SERVICE, FREE TIME ACTIVITIES, PENAMPILAN PENYELENGGARAAN : PENGECEKAN BAHAN, PERLENGKAPAN, PETUGAS, PEMATERI, PARTICIPANTS, PELAYANAN DAN KEPANITIAAN, KOORDINASI, BREAFING, INTERPRETER, NOTULENSI, SOCIAL PROGRAM
EVALUASI : PENYELENGGARAAN : SITE, CONFRENCE AND PARTICIPANTS DAMPAK PENYELENGGARAAN : ECONOMIC, SOCIAL DAN ECO
93
TAHAPAN PENYELENGGARAAN EXHIBITION PERENCANAAN : 5 W + 1 H, MERUMUSKAN RENCANA STRATEGIS (TUJUAN, NILAI, STRATEGI, KEBIJAKAN, TEMA), MERENCANAKAN BERBAGAI ASPEK (LEGALITAS, PEMASARAN/PROMOSI, SDM, KEUANGAN, TEKNIS, ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN), MEMILIH SITE DAN VENUE, MENENTUKAN LUASAN/LETAK BOOTH/STAN, MERENCANAKAN DISPLAY PELAKSANAAN : PENGECEKAN BOOTH/STAN, PERSIAPAN (SIMULASI/BREAFING DAN PENGECEKAN AKHIR), MEMAHAMI KEBUTUHAN PENGUNJUNG, MENARIK PERHATIAN PENGUNJUNG, MELAYANI PENGUNJUNG, BERKOMUNIKAS DENGAN PENGUNJUNG, MEMPRESENTASIKAN PRODUK, MENGUMPULKAN INFORMASI, MENGAKHIRI PEMBICARAAN
EVALUASI : TINDAK LANJUT, MENGUKUR KINERJA PELAKSANAAN EVENT, MENGEVALUASI PENYELENGGARAAN DAN DAMPAK
94
95
Publications
GIANT BANNER :
96
B. PELAKSANAAN PENGECEKAN BOOTH/STAN, MEMAHAMI KEBUTUHAN PENGUNJUNG, MENARIK PERHATIAN PENGUNJUNG, MELAYANI PENGUNJUNG, BERKOMUNIKASI DENGAN PENGUNJUNG DAN MEMPRESENTASIKAN PRODUK/JASA KEPADA PENGUNJUNG. 4 JENIS KEPRIBADIAN PENGUNJUNG : BERKUASA, ENERJIK, TERGANTUNG DAN RAGU-RAGU. TIGA PRINSIP YANG PERLU DIPEGANG DALAM MEMPRESENTASIKAN PRODUK/JASA : WUJUD/BENTUK, MANFAAT DAN KECENDERUNGAN OPINI PENGUNJUNG. C. EVALUASI / TINDAK LANJUT TINDAK LANJUT : MENGIRIM SURAT KEPADA PENGUNJUNG MELALUI FORMULIR INVENTARISASI, MENGEVALUASI DATA-DATA FORMULIR INVENTARISASI PENGUNJUNG, MENELEPON MEREKA DENGAN PANDUAN KUESIONER. MENGUKUR KINERJA : BAGAIMANA KINERJA DIKAITKAN DENGAN TUJUAN, APA YANG PERLU DILAKUKAN AGAR BERBEDA EVENT YANG DIIKUTI SEKARANG BERBEDA UNTUK MENDATANG, APA TANTANGAN KITA, HAL APA YANG TERJADI DILUAR RENCANA, SEBERAPA EFEKTIF BOOTH KITA, PRODUK APA YANG BANYAK MENGUNDANG PERHATIAN PENGUNJUNG, SEBERAPA EFEKTIF JADWAL PENGENDALIAN, BAGAIMANA KUALITAS PENGUNJUNG, SIAPA SAJA PESAING KITA DAN APA KITA AKAN MENGIKUTI EVENT LAGI DI MASA MENDATANG
97
TAHAPAN PENYELENGGARAAN TRAVEL MART PERINTISAN : PENETAPAN TUJUAN DAN SASARAN, KOORDINASI ANTARA PEMERINTAH/SWASTA/MASYARAKAT, PEMBENTUKAN SC DAN OC, PENETAPAN TEMA PRA PENYELENGGARAAN : PEMILIHAN LOKASI DAN VENUE, PENYUSUNAN PROGRAM, PROPOSAL, ANGGARAN, SELEKSI DAN PEMILIHAN PCO/PEO, PENGGALIAN SPONSORSHIP, PENYIAPAN DAN PEMBENAHAN FASILITAS, SARANA DAN PRASARANA, PENGAJUAN PROPOSAL DAN PENAWARAN, REKRUITMEN PESERTA, PROMOSI PENYELENGGARAAN : PENGORGANISASIAN KEGIATAN PENDUKUNG (SOCIAL PROGRAM), OFFICIAL MEETING, PRE AND POST CONFRENCE TOURS, PELAYANAN AKOMODASI/TRANSPORT DAN TELEKOMUNIKASI, AKTIVITAS DI DALAM AREA TRAVEL MART EVALUASI : EVALUASI PENYELENGGARAAN DAN EVALUASI DAMPAK PENYELENGGARAAN
98
TRAVEL MART ADALAH SALAH SATU AKTIFITAS PROMOSI PARIWISATA YANG DIKEMAS DALAM BENTUK PASAR WISATA, DIMANA PARA PEMASOK PRODUK-PRODUK PARIWISATA ATAU BIASA DISEBUT SELLER (HOTEL, RESTAURANT, INSTANSI PEMERINTAH, MASYARAKAT, ASOSIASI, SWASTA) BERTEMU DAN MELAKUKAN TRANSAKSI DENGAN PARA PEMBELI ATAU DISEBUT BUYERS (BPW/APW/TO/WHOLESALER) KOMPONEN TRAVEL MART : 1. TEMA 2. ORGANISASI PENYELENGGARA (SC DAN OC) 3. LOKASI PENYELENGGARAAN (VENUE) 4. PROMOSI KEGIATAN 5. PROMOSI PENYELENGGARAAN 6. EVENT-EVENT PENDUKUNG 7. FASILITAS SARANA DAN PRASARANA PENDUKUNG 8. ANGGARAN PENYELENGGARAAN
99
BIDDING PROPOSAL EVENT BIDDING ADALAH INVITASI UNDANGAN PENAWARAN PENYELENGGARAAN EVENT OLEH PENYELENGGARA SEBAGAI TUAN RUMAH (HOST) PROPOSAL ADALAH BLUEPRINT FROM WHICH THE EVENT IS BUILT. ASPEK-ASPEK BIDDING : ASPEK UMUM, TEKNIS, TRANSPORTASI, ORGANISASI DAN FINANCIAL. OUTLINE PROPOSAL BIDDING: COVER LETTER, DESTINATION REVIEW, HOTEL INFORMATION, DAY BY DAY DETAILED ITINERARY, GRID, COST SUMMARY BREAKDOWN SHEET, DETAILED PROGRAM INCLUSION, FOOD AND BAVERAGE DCOR, DETAIL LIST OF WHAT IS NOT INCLUDED, PROGRAM OPTIONS AND ENHANCEMENT, COMPANY PROFILE, REFRENCES, BACK UP MATERIAL. CONTOH PROPOSAL BIDDING KONVENSI DAN PAMERAN DI KOTA BANDUNG : A. LATAR BELAKANG : ISU INTERNASIONAL, ISU NASIONAL DAN ISU REGIONAL, B. TANTANGAN, C. NAMA PROGRAM, D. TEMA, E. TUJUAN PROGRAM, F. TARGET PROSPEK, G. STRATEGI, H. MANFAAT/BENEFIT, I. BENTUK PROGRAM : UTAMA DAN PENDUKUNG, J. PUBLIKASI DAN PROMOSI, K. STRUKTUR ORGANISASI, L. PENDANAAN, M. PENUTUP
100
STRATEGI BIDDING BIDDING BIRO KONVENSI ADALAH BIDDING YANG BERORIENTASI PADA UPAYA MENAWARKAN KEPADA PIHAK SPONSOR AGAR DESTINASINYA (NEGARA/WILAYAH) DITUNJUK SEBAGAI TUANG RUMAH (HOST) KEGIATAN KONVENSI BIDDING PCO / PEO ADALAH BIDDING YANG BERORIENTASI PADA UPAYA MEREALISASIKAN KEGIATAN KONVENSI YANG TELAH DITUNJUK SEBAGAI TUANG RUMAH (HOST) ADAPAUN INFORMASI BIDDING OLEH BIRO KONVENSI SBB : UNDANGAN, PENJELASAN AWAL, TEMPAT PENYELENGGARAAN DAN AKOMODASI, PROGRAM, ATRAKSI DAN PELAYANAN PENDUKUNG. ADAPUN ISI BIDDING OLEH PCO SBB : ALASAN TENTANG PEMILIHAN LOKASI ACARA, PROGRAM YANG DITAWARKAN, PANITIA PELAKSANA, TEMPAT PENYELENGGARAAN, EKSIBISI YANG MUNGKIN DILAKSANAKAN, JENIS AKOMODASI, RENCANA KEUANGAN, PENYELENGGARAAN LOKAL, KEGIATAN SOSIAL PROGRAM, FASILITAS PELAYANAN TRANSPORTASI DAN INFORMASI TAMBAHAN LAINNYA ADAPUN TEKNIK STRATEGI BIDDING : MENCARI INFORMASI TENTANG PENYELENGGARAAN KONVENSI, MENENTUKAN PIHAK YANG MENJADI PENGHUBUNG, MENELITI PAKET BIDDING, MEMINTA SARAN DAN DUKUNGAN, DAN MEMPRESENTASIKAN SECARA PROFESIONAL
101
NEGOSIASI BIDDING DOCUMENT NEGOSIASI KONTRAK DENGAN PIHAK KETIGA HARUS MEMILIKI DATA HISTORIS YANG BERKAITAN PENYELENGGARAAN EVENT SEBELUMNYA. SEBELUM NEGOSIASI PENYELENGGARA HARUS MENELITI SECARA SEKSAMA MENGENAI : STRUKTUR HARGA FASILITAS, PENYELENGGARA LAIN YANG PERNAH MELAKSANAKAN DI TEMPAT TERSEBUT, NILAI DOLLAR, KEBIJAKAN DAN PERBANDINGAN HARGA TAHAPAN SUATU NEGOSIASI : PRA NEGOSIASI, MASUK, MEMBANGUN HUBUNGAN YANG EFEKTIF DENGAN PIHAK LAIN, MEMPELAJARI PIHAK LAIN SECARA LEBIH MENDALAM DAN MEMFORMULASIKAN KEMBALI STRATEGI AWAL ANDA, TAWAR MENAWAR DAN MEMBUAT KONSESI, MENCAPAI KESEPAKATAN
102
SPONSORSHIP EVENT SPONSOR ADALAH DUKUNGAN PERUSAHAAN ATAU SESORANG YANG MENYIAPKAN UANG, PELAYANAN ATAU DUKUNGAN LAIN KEPADA PENGELOLA EVENT YANG DIKEMBALIKAN BERUPA KEUNTUNGAN KHUSUS (GETZ,97) KEUNTUNGAN SPONSOR (INTANGIBLE) : ENHANCING THE ECONOMIC DEVELOPMENT OF REGION OR STATE, ENHANCING A COMMUNITY IDENTITY, INCREASING SOCIAL INTERACTION AND COMMUNITY DEVELOPMENT, SHARING IDEAS AND DEVELOPING A SENSE OF TOGETHERNESS, DEVELOPING A COMMUNITY INFRASTRUCTURE AND WINNING POPULER SUPPORT FOR THE RULING GOVERNMENT. KEUNTUNGAN PERUSAHAAN MELAKUKAN SPONSORSHIP : GENERATE CONSUMER GOODWILL TOWARDS THE COMPANY, GENERATE OR INCREASE THE SALES OF THEIR PRODUCTS, INCREASE BRAND AWARENESS AND ACCEPTANCE, ALIGN A PARTICULAR BRAND TO A LIFESTYLE, ACCESS NICHE MARKETS, PROVIDE OPPRTUNITIES FOR THE ENTERTAINMENT OF CLIENTS, DEMONSTRATE PRODUCT CAPABILITIES AND CREATE MERCHANDISING OPPRTUNITIES
103
Peranan sponsor
Konsep yang baru, para sponsor tidak hanya sebatas memberikan uang atau barang dan jasa saja. Para sponsor juga turut berperan aktif untuk kesuksesan Event tersebut. Para Sponsor maupun EO sama-sama mendapatkan benefit berupa Peningkatan Citra dari keberhasilan event tersebut.
Prospek Sponsor
1. Organisasi (untuk mendapatkan massa segemented) 2. Asosiasi Profesi (Mendapatkan massa dari profesi tertentu) 3. Media massa (untuk publikasi dan promosi) 4. Kelompok atau komunitas (Hobi, agama, pencinta seni, masyarakat daerah dan sebagainya) 5. Lembaga dan instansi Pemerintahan (Power dan pengaruh kepada khalayak luas) 6. Lembaga dan instansi swasta (LSM dan Yayasan kemanusiaan) 7. Perusahaan Swasta (Produsen, Supplier, agen, distributor) 104
105
106
Jenis-jenis Sponsorhip
1. Platinum Sponsorship: sponsor yang membiayai keseluruhan event tersebut. Sponsor ini berhak menentukan berbagai kebijakan, misalnya pembatasan mengenai peserta seminar, supplier yang akan berpartisipasi dalam event termasuk publikasi dan promosi yang akan dilakukan.
2. Gold Sponsorship sponsor tersebut membiayai sebagian besar pelaksanaan event, tetapi haknya tidak sama dengan sponsor tunggal. 3. Bronze Sponsorship. Sedangkan pengertian sponsor pendamping hanya memberikan sebagian kecil biaya untuk mendukung event.
Perbedaannya harus terlihat jelas sehingga calon sponsor memilih bentuk sponsor yang tepat dan sesuai target dan anggaran mereka.
Mencari sponsor
Inventarisasi dari berbagai data misalnya dari B to B di Internet, yellow pages, Katalog Pameran, kartu nama relasi, media massa seperti iklan di majalah, tabloid, surat kabar dan sumber lainnya. Dapatkan informasi terakhir mengenai calon sponsor potensial. Untuk tahap awal pilih prioritas yang menjadi target utama.
107
108
109
110
Hambatan sponsorship
1. Harga sponsorship yang terlalu tinggi 2. Kurangnya benefit yang diberikan 3. Ruang Lingkup/Scope program yang tidak sesuai dengan sponsor
111
KEWAJIBAN PENYELENGGARA EVENT KEPADA SPONSOR : TO DELIVER ALL THE BENEFITS PROMISED, TO BE GENUINELY COMMITED TO POSITIVE SPONSORSHIP OUTCOME FOR STAKEHOLDER, TO PROTECT THE RIGHT OF THE SPONSOR, TO ACKNOWLEDGE THE SPONSOR, TO PROVIDE INNOVATIVE PROGRAMS TO ASSIST SPONSOR MEETI ITS OBJECTIVES, TO ENSURE ALL MEMBER OF EVENT ORGANISATION ARE AWARE OF THE EVENT OBLIGATION TO THE SPONSOR, TO KEEP THE SPONSOR FULLY INFORMED ON ALL RELEVANT MATTERS OCCURING AND TO WARN THE SPONSOR IN ADVANCE OF POTENTIAL UNPLEASANT PUBLICITY KEWAJIBAN SPONSOR KEPADA PENYELENGGARA : TO PROVIDE THE CASH PAYMENT OR IN MIND GOODS AND SERVICE, TO BE GENUINELY COMMITED TO THE SPONSORSHIP, TO PROMOTE THE INTEREST OF THE SPONSORSHI[, TO COMMIT SUFFIDIENT PROMOTIONAL FUND.
113
KEGIATAN UNTUK MENINGKATKAN SPONSORSHIP RELATIONSHIP : ONE CONTRACT, UNDERSTAND THE SPONSOR, MOTIVATE THE EVENT ORGANISATION MEMBERS ABOUT THE SPONSORSHIP, USE OF CELEBRITIES ASSOCIATED WITH THE EVENT, ACKNOWLEDGE THE SPONSOR AT EVERY APPORTUNITY, SPONSORSHIP LAUNCH, MEDIA MONITORING, PRINCIPAL SPONSOR, NAMING RIGHTS, PROFESSIONALISM, AND UNDERSELL AND OVER DELIVER.
Supported By
115
MARKETING AND PROMOTION EVENT PEMASARAN KEGIATAN MICE DITUJUKAN KEPADA : 1. CLIENT : MELALUI BIDDING DAN PROGRAM PROMOSI SPT : SALES CALL ROAD SHOW ATAU PENYAMPAIAN PROSPEKTIF PERUSAHAAN KEPADA TARGET PASAR YANG DITUJU 2. SPONSOR : MELALUI PENYAMPAIAN PROPOSAL SPONSORSHIP 3. CALON PESERTA/DELEGASI : MELALUI BERBAGAI MEDIA PROMOSI KEBERHASILAN PEMASARAN SANGAT DITENTUKAN OLEH :
1. ADANYA STRATEGI PEMASARAN : MENETAPKAN SEGMEN PASAR 2. PENEMPATAN PRODUK : MENEMPATKAN POSISI PRODUK SESUAI DENGAN HARAPAN DAN TARGET PASAR. ADANYA TAKTIK MERAIH PASAR MELALUI BAURAN PEMASARAN, PENCIPTAAN NILAI BEDA, LANGKAH PENJUALAN SECARA PRO AKTIF 3. NILAI TAMBAH : MELALUI PENCIPTAAN CITRA POSITIF, PENINGKATAN PROSES PENYAMPAIAN PRODUK SECARA EFISIEN DAN EFEKTIF, DAN PELAYANAN MENURUT KOTLER : 3 TINGKATAN ATRIBUT SUATU PRODUK : PRODUK INTI (PROGRAM), PRODUK NYATA (TEMPAT DAN FASILITAS YANG DIGUNAKAN) DAN PRODUK AUGMENTED (NILAI TAMBAH TERLETAK PADA PEMBERIAN PELAYANAN TAMBAHAN KEPADA PESERTA)
116
HAL-HAL YANG DIPERHATIKAN DALAM PEMASARAN EVENT : 1. UNIQUE SELLING POINT : UNIK 2. KUNCI SUCCESS PEMASARAN : KEJELASAN, SEDERHANA DAN KETEPATAN 3. THINK : BERBEDA 4. EVALUASI : SISTEM ANTISIPASI 5. RENCANA : KONSEP 6. ON TARGET AND ON BUDGET LANGKAH PERENCANAAN PEMASARAN EVENT : 1. ANALISIS SITUASI 2. ANALISIS LINGKUNGAN 3. ANALISIS SUMBER DAYA 4. FORMULASI TUJUAN DAN SASARAN PENGEMBANGAN 5. FORMULASI RENCANA TRATEGIS 6. STRATEGI SASARAN PEMASARAN 7. STRATEGI POSITIONING 8. STRATEGI BAURAN PEMASARAN 9. DESAIN ORGANISASI 10. SISTEM PENDUKUNG PENGELOLAAN/MANAJEMEN 117
Publications
NEWSPAPER
Publications
SHOW PREVIEW
119
MENGETAHUI KEBERHASILAN PENYELENGGARAAN SUATU EVENT DIPERLUKAN EVALUASI UNTUK MENGUKUR SEJAUHMANA EVENT MEMENUHI HARAPAN PESERTA DAN PELAKSANAAN PROGRAM BERJALAN SESUAI DENGAN RENCANA.
FUNGSI EVALUASI : PENINGKATAN PELAKSANAAN PENYELENGGARAAN EVENT DIMASA MENDATANG LEBIH BERKUALITAS DAN PROFESIONAL.
120
REPORTING EVENT KEGIATAN AKHIR YANG DILAKUKAN OLEH PENYELENGGARA EVENT ADALAH MENYUSUN LAPORAN AKHIR (RECORD AND REPORT). LAPORAN DIBAGI 2 YAITU : 1. LAPORAN PENYELENGGARAAN : PENDAHULUAN, ACARA/PROGRAM, ANGGARAN, KENDALA/HAMBATAN, REKOMENDASI 2. LAPORAN STAKEHOLDER : PENDAHULUAN, PARTISIPASI / PESERTA, MULTIFLIER EFFECT, ANGGARAN, SPONSORSHIP, KENDALA/HAMBATAN, PENUTUP, UCAPAN TERIMA KASIH DISTRIBUTION OF REPORT : OWNERS, GOVERNMENT, EVENT ORGANIZER, SPONSOR, PIHAL KETIGA LAINNYA
121
RISK MANAGEMENT EVENT RISIKO BERASAL DARI LATIN YAITU RESECARE ARTINYA MEMBELAH DAN YUNANI THIZA ARTINYA BATU KARANG
RISIKO ADALAH KEMUNGKINAN (KETIDAKPASTIAN) TERJADINYA PERISTIWA YANG MEMBAWA AKIBAT NEGATIF (YANG TIDAK DIINGINKAN) ATAS TUJUAN/STRATEGI/SASARAN/TARGET (NILAI YANG INGIN DIRAIH)
TINGGI RENDAHNYA RISIKO DAPAT DIUKUR BERDASARKAN 2 FAKTOR YAITU : AKIBAT NEGATIF DAN KEMUNGKINAN TERJADI RISK MANAGEMENT IS THE PROCESS OF IDENTIFYING SUCH RISKS, ASSESSING THESE RISKS AND MANAGING THESE RISKS. THE FOLLOWING RISKS : 1. NATURAL DISASTERS : HEAVY RAIN 2. FINANCIAL RISK : HIGH EXCHANGE RATES 3. LEGAL RISKS : DISPUTES OVER CONTRACTS BETWEEN EO AND CLIENTS OR EO AND SUB CONTRACTOR 4. TECHNOLOGY RELATED RISKS : TECHNOLOGICAL FAILURES SUCH AS SYSTEM, NETWORKS 5. MISMANAGEMENT RISKS : DISPUTES AT THE TOP MANAGEMENT LEVELS 6. SAFETY AND SECURITY RISKS : ACCIDENTS, TERRORISM, SABOTAGE 7. SUPPORTING EVENTS RISK : THE PARTICIPANTS, THE AUDIENCE MANFAAT MENGETAHUI RISIKO : MEMUDAHKAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN, MENINGKATKAN JAMINAN PENCAPAIAN SASARAN DAN MEMUDAHKAN PENYUSUNAN PRIORITAS ANGGARAN 122
PROCESS OF RISK MANAGEMENT : 1. IDENTIFY RISKS AND HAZARDS : WHEN AND HOW A PROBLEM MIGHT ACCUR, TO ANALYZE THE LIKELIHOOD OF PROBLEMS ARISING 2. ASSESS THE RISKS AND HAZARDS : TO EVALUATED AND TO PRIORITIZE THE ISSUES FOR ATTENTION 3. MANAGE THE RISKS AND HAZARDS : TO LOOK AT THE MOST EFFECTIVE WAYS OF MANAGING THEM CONTROL MEASURES THE RISKS : 1. ELIMINATION PLAN 2. SUBSTITUTION PLAN 3. ISOLATION PLANS 4. ENGINEERING CONTROLS 5. ADMINISTRATIVE CONTROLS 6. CONTIGENCY PLANS MANAGEMENT RISIKO SBB : A. PROSES : 1. PROSES AWAL : MEMBANGUN LINGKUNGAN INTERNAL DAN MENETAPKAN KONTEKS 2. PROSES INTI : MELAKUKAN ASESMEN RISIKO DAN MEMBERI TINDAK LANJUT (TANGGAPAN DAN PERLAKUAN) ATAS RISIKO 3. PROSES PENUNJANG : MEMANTAU, MENGKAJI ULANG, KOMUNIKASI, KONSULTASI DAN DOKUMENTASI B. STRUKTUR : UNIT KERJA BERTANGGUNGJAWAB MENJALANKAN PROSES INTI MANAJEMEN RISIKO C. KULTUR : MEMBIASAKAN ORANG DI SEMUA JENJANG MEMIKIRKAN RISIKO SERTA MEMATHUI KEBIJAKAN TOLERANSI RISIKO YANG BERLAKU DI UNIT KERJA 123
TUGAS :
1. CARI ARTIKEL MENGENAI AKTIVITAS BISNIS MICE DI KORAN 2. CARI 10 BUAH REFRENSI/BUKU MENGENAI BISNIS MICE 3. CARI 1 COMPANY PROFIL BISNIS MICE 4. BUATLAH PROPOSAL EVENT 5. BUATLAH RESUME 1 BUAH BUKU MENGENAI BISNIS MICE
124
125
126