Aula 26 - Arquivologia - Aula 03

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES AULA 03 Legislao Arquivstica
ca Ol a todos mais uma vez! Como estamos nos estudos? Espero que ainda com muito gs! Especialmente com o dia da prova to prximo. Hoje vamos dar nosso ltimo passo em nossa jornada, e enfim teremos estudado todo o contedo do nosso programa de Arquivologia. Vamos estudar a Legislao Arquivstica, e as normas mais comuns em provas so as seguintes: Excertos da Constituio; Lei 8.159/91 e Decreto 4.073/02; Decreto 4.915/03; Lei 5.433/68, Decreto 1.799/96 e Resoluo CONARQ 10. Ainda, como faz parte de nosso programa de estudo a classificao e avaliao de documentos (estudados na aula anterior), vamos fazer um reforo desse contedo analisando a Resoluo n 14 do CONARQ, que tambm pode ser pedido em provas. E como entrou em vigor h alguns meses a Lei 12.527/11 (Lei de Acesso Informao), vamos fazer alguns comentrios sobre ela, pois at o momento no apareceu em provas da nossa banca. Mas saibam que ela foi pedida nos recentes editais da ANATEL e ESAF. Tambm vamos fazer algumas consideraes sobre a Lei 12.682/12, que trata do Processo de Digitalizao de Documentos. Em uma comparao bem singela, aprendemos na primeira aula O QUE o arquivo; na segunda aprendemos O QUE FAZ o arquivo, ou seja, algumas de suas funes, mtodos e ferramentas. Agora vamos aprender as NORMAS que regem o arquivo e seu funcionamento. Ento sem mais o que esperar, vamos ao trabalho!
Prof. Mayko Gomes Novembro/2012
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Introduo Comeando por alguns excertos da Constituio Federal, vamos comentar a Legislao Arquivstica que mais comumente aparece em provas. No vou colocar as leis na ntegra para no ocupar todo o espao da aula e nem lhes passar informaes que sejam desnecessrias. Contudo, peo a vocs que, caso disponham de algum tempo, leiam as leis para no lhes faltar nenhuma informao. As leis possuem textos pequenos e pouco tcnicos, o que facilita seu entendimento. Partiremos em nossos estudos, conforme manda o Direito, seguindo a hierarquia das normas, fazendo nossos comentrios sobre alguns excertos da Constituio que tratam do assunto. Toda legislao arquivstica se baseia em trs principais excertos da Constituio: o art. 5 (inciso XXXIII), o artigo 215 e o artigo 216 (especialmente o 2 deste). Vamos coment-los. O artigo 5, em seu inciso XXXII, afirma o seguinte: Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado. (Constituio Federal de 1988, art. 5, inciso XXXIII). Assim, A Constituio j deixa claro que o Estado tem o dever de garantir que as informaes sejam preservadas e estejam acessveis a todos que a procuram. O excerto acima inclusive j menciona a possibilidade de responsabilizao do Estado pelo no cumprimento da determinao. Contudo, a prpria Constituio tambm limita as informaes as quais os cidados tero direito de acesso: podem ter acesso somente s informaes de carter particular, coletivo ou geral, E NO PODEM ter acesso a informaes que comprometam a segurana da sociedade e do Estado. So exemplos de informaes que comprometam a segurana da sociedade os resultados de pesquisa cientfica, informaes sobre acordos polticos ou internacionais, etc. E so exemplos de documentos que comprometem a segurana do Estado os planos e operaes de guerra e os acordos diplomticos. At alguns meses atrs este excerto da Constituio era regulamentado pela Lei Federal 11.111/05. Mas esta Lei foi revogada e substituda pela Lei Federal 12.527/11, de que falaremos mais adiante.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES O artigo 215 trata indiretamente da Arquivstica. Na verdade, ele afirma que o Estado tem tambm o dever de proteger, promover, valorizar e difundir a criao cultural do pas. O Estado tem o dever de proteger a produo cultural sob as diversas formas em que se apresentem. Podemos considerar tambm os documentos como uma dessas formas de produo cultural (uma vez que, como vimos, os documentos podem ter valor para a Cultura). O artigo 216 trata de definir os bens que constituem o patrimnio cultural brasileiro. Destaca que esses bens podem ser de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referncia identidade, ao, memria dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira. Especificamente no inciso IV temos a afirmao de que os documentos podem ser considerados bens que constituem o patrimnio cultural, frisando o dever do Estado de proteg-los e garantir o seu acesso. De forma ainda mais direta, a Constituio determina que o Poder Pblico deve promover a Gesto de Documentos de carter publico, conforme o texto extrado: Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. (Constituio Federal de 1988, art. 216, 2) Esta lei a que se refere o pargrafo a Lei 8.159/91, que estudaremos mais adiante. Para terminar esta introduo da aula, vamos resumir o que determina a Constituio: deve do Estado preservar as informaes e garantir o acesso a elas, observado o carter particular, coletivo ou geral; e a segurana da sociedade e do Estado. Tratamos aqui da base constitucional das leis Arquivsticas. Contudo no precisam se preocupar com essa parte, pois o contedo da Constituio no aparece quando as provas tratam do assunto. No Brasil existem programas que buscam a divulgao de documentos que o governo no publica. H um movimento muito grande em torno da divulgao de documentos sobre a Guerra do Paraguai que ainda permanecem sigilosos; ou sobre questo do prazo de guarda dos documentos, onde existe a inteno do governo em aumentar os prazos j definidos (lembrem-se da classificao dos documentos quanto natureza do assunto). O mais importante deles diz respeito divulgao de documentos sobre o perodo da Ditadura Militar, que o governo se nega a conceder acesso irrestrito, mesmo tendo vencido o prazo dos graus de sigilo.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (TRT-23/2011 FCC) A administrao do acesso aos arquivos encontra, na legislao brasileira, preceitos por vezes conflitantes. Ao mesmo tempo em que assegura a todos o direito de receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo, a Constituio a) faculta apenas aos militares a prerrogativa de obter certides em reparties pblicas para esclarecimento de situaes que lhes digam respeito. b) estabelece sistema de taxas e emolumentos para que, no exerccio do habeas data, as pessoas conheam as informaes que sobre si constam nos bancos de dados governamentais. c) reserva aos parlamentares a condio de propor aes que objetivem anular toda e qualquer medida lesiva ao patrimnio arquivstico do Estado. d) transfere para instituies no governamentais, mediante contratos de gesto, a incumbncia de administrar os arquivos federais, estaduais e municipais, administrando sua consulta. e) afirma serem inviolveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, protegendo as informaes que possam prejudic-las. Resoluo A Constituio determina que os direitos individuais devam ser preservados, acima de tudo. Se a questo afirma que a norma uma contradio, ento devemos procurar o significado contrrio de dar acesso, que impedir ou dificultar o acesso informao. E essa restrio vai ocorrer nos casos informados na aula. Portanto, a alternativa correta a de letra E.
Lei Federal n 8.159/91 e Decreto Federal n 4.073/02 A lei federal n 8.159/91 a mais importante norma que regulamenta a atividade de gesto de arquivos no pas. Tambm conhecida como Lei de Arquivos ou Poltica de Arquivos. Esta lei trata da Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados, ou seja, estabelece algumas diretrizes a serem observadas por todos na gesto e preservao de documentos de arquivo. Importante ressaltar que esta lei trata de vrios assuntos j abordados no curso, como a Gesto de documentos e o Ciclo Vital. Portanto, no estranhem se nos depararmos com alguns conceitos, pois ser uma reviso sob a tica da legislao. Vamos ressaltar alguns artigos mais importantes e coment-los, medida que tambm acompanharemos pelo Decreto. Art. 2: Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades
NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Este artigo muito importante por trazer, como vimos na primeira aula, uma das definies de arquivo. Sob a tica da lei, o arquivo sempre formado por conjunto de documentos produzidos em decorrncia do exerccio de atividade especfica, no importando seu tamanho, formato, suporte, gnero, etc. O Decreto, em seus artigos de 15 a 17, define o que so arquivos pblicos, os produzidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais e municipais, dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; por agentes pblicos no exerccio do cargo ou funo; por empresas pblicas e sociedades de economia mista; e por organizaes sociais e servios sociais autnomos. Afirma ainda o Decreto que do agente pblico ou da entidade a responsabilidade pela manuteno e preservao dos documentos pblicos; e tambm que os arquivos de empresas em processo de desestatizao devero ser recolhidos instituio pblica de sua esfera de competncia (federal, estadual ou municipal). Art. 3: Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Aqui temos a definio legal de Gesto de Documentos. Notem que a Lei traz as trs fases: a produo, a utilizao e a destinao. O Decreto, em seus artigos de 18 a 21, trata da transferncia e do recolhimento dos documentos pblicos aos arquivos pblicos. Afirma que todos os rgos e entidades da Administrao Pblica Federal devem ter uma Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. A esta comisso cabe avaliar e analisar os documentos para lhes atribuir valor e destinao. A comisso deve observar, para os documentos relativos atividade meio, a aplicao da Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificao elaborados pelo CONARQ para toda a Administrao Pblica Federal. Para os documentos relativos atividade fim, a comisso deve elaborar uma Tabela de Temporalidade e um Plano de Classificao nos moldes do CONARQ. Esta Tabela de Temporalidade e este Plano de Classificao de Documentos das Atividades Meio so objeto de estudo da Resoluo do CONARQ n 14, que veremos ainda nesta aula. Art. 4: Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de
NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Aqui temos o que afirma a prpria Constituio, sobre o direito do cidado a ter acesso s informaes de seu interesse, e sobre o dever do Estado em fornec-las, ressalvados os casos de segurana da sociedade e do prprio Estado. Art. 7: Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Este artigo traz novamente a questo da definio de arquivo. Mas sua importncia est em seus pargrafos. No primeiro traz a considerao, muito importante, de que sero considerados pblicos os documentos de pessoas fsicas e jurdicas de carter particular, DESDE QUE SEJAM ENCARREGADAS DA GESTO DE SERVIOS PBLICOS. No significa que todos os documentos de uma instituio privada sero pblicos, mas apenas aqueles relativos atividade pblica que a instituio desenvolve. Por exemplo: se uma empresa de transporte atua no transporte pblico municipal, os documentos dessa empresa relativos a esta atividade sero pblicos. Mas se a mesma empresa tambm trabalha na rea de excurses tursticas, uma atividade privada, os documentos dessa empresa relativos a esta atividade sero privados. No segundo pargrafo determina o que acontece com os documentos de uma instituio quando esta cessa suas atividades. Seria o chamado fundo fechado. Quando uma instituio encerra suas atividades, seu arquivo no pode mais receber documentos, devendo ser tambm encerrado. Se no houver uma instituio que a substituir em suas atividades, o fundo fechado deve ser recolhido instituio arquivstica pblica e l ser mantido. Se houver uma instituio que a substitua em suas atividades, o fundo fechado permanecer aos cuidados desta instituio. Ateno para que, mesmo o fundo estando aos cuidados da nova instituio, no deve ser confundido nem misturado: sero dois fundos diferentes aos cuidados de uma s instituio.
NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES A respeito de recolhimento, o Decreto afirma que os documentos de valor permanente recolhidos ao Arquivo Nacional devero estar avaliados, organizados, higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao e controle. Afirma ainda que todos os custos decorrentes dessas operaes devem correr por conta da entidade produtora, e que cabe ao Ministro da Justia baixar instruo normativa que regulamentar essas operaes (Instruo Normativa AN/N 1, de 18 de abril de 1997, caso queiram consultar). Art. 8: Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas freqentes. 2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Aqui no h muito que falar, seno que o tratamento que a lei d a chamada Teoria das Trs Idades. Pode-se perceber a importncia dessa teoria pela sua meno no texto da lei. Ento peo a ateno de vocs para que gravem o conceito apresentado aqui. Ainda, devem considerar que esses arquivos podem aparecer com outros nomes, para contundi-los. Ento vou colocar uma lista com todos os nomes desses arquivos que j apareceram em provas:
Art. 10: Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. Uma ligao ao Princpio da Territorialidade. Os documentos compem, conforme mencionado na Constituio, os bens culturais do pas. Portanto devem permanecer aqui, em territrio nacional. Sendo inalienveis, os documentos no devem ser doados, vendidos ou trocados, e seus direitos no devem ser cedidos nem transferidos a terceiros devido ao seu valor
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES secundrio. Sendo imprescritveis, os documentos devem ser preservados para sempre. Art. 12: Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. Este artigo determina que os documentos de instituies privadas que tenham relevante importncia para a sociedade devem ser declarados de interesse pblico, e tratados como tal. o caso, por exemplo, de acervos documentais de pessoas importantes, que contriburam para o desenvolvimento da sociedade (mdicos, polticos, jornalistas, etc). O Poder Pblico tem preferncia na aquisio de arquivos particulares, desde que sejam de interesse pblico. O Decreto afirma que os documentos particulares podem ser declarados de interesse pblico mediante decreto presidencial, por solicitao do CONARQ e ouvido o Ministro da Justia. A declarao de interesse pblico no implica sua transferncia ou recolhimento ao arquivo pblico, ficando o detentor dos arquivos responsvel por sua guarda e preservao. Contudo, o detentor pode firmar acordos e ajuste a fim de receber apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas organizao, preservao e divulgao do acervo. A perda total ou parcial do acervo, ou sua transferncia de local de guarda devem ser comunicadas ao CONARQ; e caso o detentor pretenda alienar esses arquivos deve notificar a Unio para que manifeste interesse na aquisio no prazo de 60 dias. Ainda segundo o Decreto, esto automaticamente considerados documentos privados de interesse pblico e social os documentos tombados pelo Poder Pblico, os registros civis das entidades religiosas e os arquivos presidenciais, conforme veremos mais adiante. Art. 18: Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Artigo muito importante, pois determina a competncia do Arquivo Nacional, que a Gesto e o recolhimento dos documentos do PODER EXECUTIVO FEDERAL. Deve ainda facilitar a consulta a esses documentos, alm de implementar a Poltica Nacional de Arquivos. Veremos mais detalhadamente quando tratarmos do SINAR. Dica de prova: O Art. 23, que era muito comum em provas de concurso, foi revogado pela Lei 12.527/11.
NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Como esse artigo determinava que decreto fixasse as categorias (graus) de sigilo, e isso foi feito pelo Decreto 4.553/02, alguns juristas entendem que houve uma revogao tcita desta norma. J para outros no houve revogao do Decreto por que o mesmo trata de outros assuntos alm dos graus de sigilo de documentos. Ento como essa discusso ainda no teve um fim, vamos estudar o Decreto normalmente, mas os alerto para que tenham sempre em mente que ele pode estar revogado! Art. 25: Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Novamente temos o cuidado da lei em garantir a preservao dos documentos e a responsabilizao daqueles que contriburem ou no impedirem sua perda. Art. 26: Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). Um dos artigos mais importante, pois trata da criao do Sistema Nacional de Arquivos, o SINAR. Tambm cria o Conselho Nacional de Arquivos, o CONARQ, rgo superior do Arquivo Nacional. Vimos que uma das funes do Arquivo Nacional definir e implementar a Poltica Nacional de Arquivos. Ele realiza essas atividades atravs do CONARQ e do SINAR. Vejamos: CONARQ = define a Poltica Nacional de Arquivos pblicos e privados. SINAR= implementa a racionalizao das atividades arquivsticas. O Decreto trata da composio e da competncia do CONARQ. Afirma que este vinculado ao Arquivo Nacional e rgo central do SINAR. formado por representantes do Arquivo Nacional, incluindo seu presidente, dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio, as instituies arquivsticas estaduais, do DF e municipais, das instituies de ensino superior onde exista curso de Arquivologia, das associaes de arquivistas e outras instituies que congreguem profissionais das reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso s fontes de informao. J falando do SINAR, o Decreto afirma que formado pelo CONARQ (que o rgo central), pelo Arquivo Nacional e pelos arquivos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio Federal, pelos arquivos dos Trs Poderes estaduais e do DF, e pelos arquivos dos Poderes Executivo e Legislativo
NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES municipais. Ainda h a possibilidade de pessoas fsicas e jurdicas de direito privado comporem o SINAR, mediante acordo com o CONARQ, que o rgo central. (TRT-19/2011 FCC) A Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos, estabelece, entre outras medidas, que a) a eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico s ser realizada mediante anuncia do Arquivo Nacional. b) todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, desde que autorizadas pelo Conselho Nacional de Arquivos. c) os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado ficam desobrigados de classificao depois de 10 (dez) anos. d) so pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico e por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos. e) ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor temporrio. Resoluo Com base na Lei que estudamos, o Arquivo Nacional somente deve autorizar a eliminao dos documentos do Poder Executivo Federal; o CONARQ no tem poder para autorizar qualquer tipo de acesso; os prazos para documentos sigilosos dependem dos graus de sigilos em que foram classificados; e ser responsabilizado penal, civil e administrativamente aquele que destruir documentos de valor permanente. Portanto a alternativa correta a de letra D.
(TRE-PI/2009 FCC) Em razo do Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos), os arquivos do Poder Judicirio Federal a) ficam sob a custdia do Supremo Tribunal Federal. b) fazem parte do Sistema Nacional de Arquivos. c) acompanham as normas dos sistemas de arquivo dos Estados em que se encontram sediados. d) devem ser depositados nos arquivos dos municpios em que esto localizadas as diferentes comarcas. e) subordinam-se aos do Poder Legislativo Federal. Resoluo
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Cada Poder responsvel por gerir e recolher seus prprios arquivos, mas todos compem o SINAR. Portanto, a alternativa correta a de letra B.
Decreto 4.915/03 Este Decreto trata da funo mencionada no artigo 18 da Lei 8.159/91. A Gesto de Documentos, no mbito dos rgos e entidades da administrao pblica FEDERAL, fica organizada sob a forma de sistema, denominada Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo SIGA. O Decreto em si trata apenas de sua composio e finalidades. Art. 2: O SIGA tem por finalidade: I - garantir ao cidado e aos rgos e entidades da administrao pblica federal, de forma gil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e s informaes neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restries administrativas ou legais; II - integrar e coordenar as atividades de gesto de documentos de arquivo desenvolvidas pelos rgos setoriais e seccionais que o integram; III - disseminar normas relativas gesto de documentos de arquivo; IV - racionalizar a produo da documentao arquivstica pblica; V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentao arquivstica pblica; VI - preservar o patrimnio documental arquivstico da administrao pblica federal; VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gesto da informao pblica federal. Notem que as finalidades so os objetivos a serem alcanados com a Gesto de Documentos, alm de cumprir com as obrigaes legais do Estado quanto ao acesso e preservao dos documentos. Ainda, importante citar que o SIGA no edita qualquer norma, tendo apenas o dever de dissemin-las. Tambm deve procurar meios eficientes para a produo de documentos, com o objetivo de reduzir custos e utilizao de recursos. Art. 3: Integram o SIGA:
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES I - como rgo central, o Arquivo Nacional; II - como rgos setoriais, as unidades responsveis pela coordenao das atividades de gesto de documentos de arquivo nos Ministrios e rgos equivalentes; III - como rgos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministrios e rgos equivalentes. Aqui o Decreto deixa evidente a relao de hierarquia no SIGA: o Arquivo Nacional como rgo central; logo abaixo esto as unidades responsveis pela gesto de arquivos nos ministrios ou equivalentes (setoriais); e unidades gestoras de arquivos e entidades vinculadas aos ministrios, como as autarquias, por exemplo. Art. 4: Compete ao rgo central: I - acompanhar e orientar, junto aos rgos setoriais do SIGA, a aplicao das normas relacionadas gesto de documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica; II - orientar a implementao, coordenao e controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas gesto de documentos nos rgos setoriais; III - promover a disseminao de normas tcnicas e informaes de interesse para o aperfeioamento do sistema junto aos rgos setoriais do SIGA; IV - promover e manter intercmbio de cooperao tcnica com instituies e sistemas afins, nacionais e internacionais; V - estimular e promover a capacitao, o aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na rea de gesto de documentos de arquivo. A partir de agora o Decreto trata das obrigaes de cada rgo do SIGA. Comeando pelo central (Arquivo Nacional), podem perceber que suas obrigaes so de natureza diretiva, ou seja, ele deve acompanhar as atividades de Gesto de Documentos nos rgos setoriais e seccionais, e orientar-lhes em mtodos, normas e procedimentos que lhes dem melhores resultados. Art. 5: Compete aos rgos setoriais: I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gesto de documentos de arquivo, em seu mbito de atuao e de seus seccionais, em
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica; II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu mbito de atuao e de seus seccionais, visando padronizao dos procedimentos tcnicos relativos s atividades de produo, classificao, registro, tramitao, arquivamento, preservao, emprstimo, consulta, expedio, avaliao, transferncia e recolhimento ou eliminao de documentos de arquivo e ao acesso e s informaes neles contidas; III - coordenar a elaborao de cdigo de classificao de documentos de arquivo, com base nas funes e atividades desempenhadas pelo rgo ou entidade, e acompanhar a sua aplicao no seu mbito de atuao e de seus seccionais; IV - coordenar a aplicao do cdigo de classificao e da tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos as atividadesmeio, instituda para a administrao pblica federal, no seu mbito de atuao e de seus seccionais; V - elaborar, por intermdio da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos e de que trata o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, aps aprovao do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividadesfim; VI - promover e manter intercmbio de cooperao tcnica com instituies e sistemas afins, nacionais e internacionais; VII - proporcionar aos servidores que atuam na rea de gesto de documentos de arquivo a capacitao, o aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante atualizao. Agora tratando dos rgos setoriais, vemos que suas atividades so de natureza mais executiva, tratando de implementar as rotinas da Gesto de Documentos. Cabem ainda a estes rgos a elaborao das Tabelas de Temporalidade e dos Cdigos de Classificao dos documentos da atividade fim e sua remessa para aprovao do Arquivo Nacional. Notem que todos devem contar com uma Comisso Permanente de Avaliao, que tem a funo de elaborar as ferramentas descritas, cuidar das suas atualizaes e avaliar os documentos da instituio. Notem tambm que lhes reservada alguma atividade de natureza diretiva, quando se trata de auxiliar e supervisionar os rgos seccionais.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Art. 6: Fica instituda, junto ao rgo central, a Comisso de Coordenao do SIGA, cabendo-lhe: I - assessorar o rgo central no cumprimento de suas atribuies; II - propor polticas, diretrizes e normas relativas gesto de documentos de arquivo, a serem implantadas nos rgos e entidades da administrao pblica federal, aps aprovao do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica; III - propor aos rgos integrantes do SIGA as alteraes ou adaptaes necessrias ao aperfeioamento dos mecanismos de gesto de documentos de arquivo; IV - avaliar os resultados da aplicao das normas e propor os ajustamentos que se fizerem necessrios, visando modernizao e ao aprimoramento do SIGA. Essa Comisso de Coordenao assessoramento ou aconselhamento. uma espcie de rgo de
Art. 7: Compem a Comisso de Coordenao do SIGA: I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidir; II - um representante do rgo central, responsvel pela coordenao do SIGA, designado pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional; III - um representante do Sistema de Administrao dos Recursos de Informao e Informtica - SISP, indicado pelo Ministro de Estado do Planejamento, Oramento e Gesto; IV - um representante do Sistema de Servios Gerais - SISG, indicado pelo Ministro do Planejamento, Oramento e Gesto; V - os coordenadores das subcomisses dos Ministrios e rgos equivalentes. 1o Podero participar das reunies como membros ad-hoc, por solicitao de seu Presidente, especialistas e consultores com direito a voz e no a voto, quando julgado necessrio pela maioria absoluta de seus membros. Esta parte dificilmente aparecer em provas. Quando se trata deste Decreto, o que mais costuma ser pedido so sua composio e suas funes ou finalidades. Mesmo assim, peo ateno especial neste assunto, pois o
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Cespe/UnB no tem costume de elaborar concursos com este Decreto, e pode inovar em suas questes sobre o tema. Art. 8: Devero ser constitudas nos Ministrios e nos rgos equivalentes, no prazo mximo de trinta dias aps a publicao deste Decreto, subcomisses de coordenao que renam representantes dos rgos seccionais de seu mbito de atuao com vistas a identificar necessidades e harmonizar as proposies a serem apresentadas Comisso de Coordenao do SIGA. Pargrafo nico. As subcomisses sero presididas por representante designado pelo respectivo Ministro. Em resumo, dentro dos rgos setoriais deve haver subcomisses de coordenao, como existe uma para assessorar o rgo central. Ateno para que estas sero compostas por membros do ministrio, designados pelo ministro, e por membros dos rgos seccionais.
Lei Federal n 5.433/68; Decreto Federal n 1.799/96; Resoluo CONARQ 10 Devem se recordar de nossa primeira aula, onde tratamos da classificao dos documentos quanto ao seu gnero. E uma dessas classificaes era o gnero dos documentos microgrficos, ou seja, aqueles em suporte de microficha que so resultado do processo de microfilmagem. A tcnica da microfilmagem tratada pela Lei n 5.433, de 08 de maio de 1968, e regulamentada pelo Decreto n 1.799, de 30 de Janeiro de 1996. Essa prtica surgiu como soluo para a falta de espaos nos arquivos, conseqncia do alto volume na produo de documentos. Assim, o principal objetivo da microfilmagem a economia ou reduo do espao a ser ocupado pelo arquivo (cerca de 98%!). Atualmente utilizada em grande escala por bancos (que microfilmam cheques) e cartrios. Outras entidades a utilizam em pequena escala. Contudo a microfilmagem apresenta outras vantagens, como a facilidade na conservao dos documentos, a preservao dos originais e a manuteno do sigilo da informao. As desvantagens so o alto custo do processo e a dificuldade de comparar uma imagem microfilmada a outra. Considerando os outros motivos para realizar a microfilmagem, esta pode receber nomes especficos: Microfilmagem de segurana: realizada com o objetivo de garantir a autenticidade da informao. Geralmente utilizada para evitar adulteraes
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES fraudulentas no contedo de documentos, ou para manter a informao em caso de danos irreparveis ao mesmo. Microfilmagem de substituio: realizada com o objetivo de manter a informao aps a eliminao documento. Utiliza-se em documentos de valor temporrio que contenham informaes relevantes. Assim os documentos podem ser eliminados e a informao mantida. Microfilmagem de complemento: realizada com o objetivo de manter no arquivo da instituio documentos que pertencem a outras instituies. Geralmente so documentos muito importantes para uma instituio e pertencem a outras naes. Como exemplo h documentos que mostram a histria da extrao de diamantes em Minas Gerais, mas que pertencem a Portugal. O mais comum que esses documentos pertenam a pases que tinham colnias em outros continentes. Microfilmagem de preservao: realizada com o objetivo de evitar o manuseio dos documentos originais. Geralmente utilizada em documentos muito antigos, frgeis ou parcialmente danificados, para que sejam preservados por mais tempo. Os documentos originais so armazenados sob condies favorveis, e os usurios tm acesso somente aos microfilmes. Dica Super Ultra Importantssima de prova: Vou chamar a ateno para dois pontos muito importantes, pontos estes que o examinador usa para confundir o candidato quando se trata desse assunto: Primeiro: o documento microfilmado tem o mesmo valor legal dos documentos originais, produzindo os mesmos efeitos em juzo ou fora dele. Segundo: os documentos digitalizados podero ser eliminados a critrio da autoridade competente, salvo os de valor histrico que, como vimos, devem ser preservados indefinidamente. De fato, o documento que foi microfilmado, apenas por este motivo no pode ser destrudo. O que vai determinar a destruio do documento original apenas a Tabela de Temporalidade e Destinao, que vimos nas aulas anteriores. O fato de estar microfilmado ou no pouco importa para esse fim. Outra considerao, os documentos microfilmados, mesmo que autorizada a sua eliminao, devem estar arquivados, isto , no podem estar em trmite. Vamos a algumas questes: (TRT-19/2011 FCC) Sobre a microfilmagem de documentos oficiais, considere: I. A eliminao de microfilmagem, s dever
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documentos oficiais ou pblicos, aps a ocorrer se estiver prevista na tabela de 16
NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera de atuao do mesmo e respeitado o disposto no art. 9o da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. II. Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor. III. Os traslados, as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, tero de ser autenticados pela autoridade competente detentora do filme original. Est correto o que consta em a) I, apenas. b) I e II, apenas. c) I e III, apenas. d) II e III, apenas. e) I, II e III. Resoluo Todos os itens esto certos. E no se preocupem, pois vamos tratar dos assuntos comentados neles mais adiante. Mas nos interessa especialmente o item II, que afirma que os documentos permanentes no podem ser eliminados, mas sim recolhidos ao arquivo pblico competente. Ento tenham sempre isso em mente. A alternativa correta a de letra E.
(TRE-PI/2009 FCC) A reproduo dos documentos da Capitania do Piau (1684-1828) existentes no Arquivo Histrico Ultramarino, em Lisboa, por iniciativa do Projeto Resgate de Documentao Histrica Baro do Rio Branco, do Ministrio da Cultura, constitui um bom exemplo da chamada microfilmagem de a) complemento. b) segurana. c) gerao. d) processamento de dados. e) substituio. Resoluo Microfilmagem pode ser utilizada com o objetivo de manter documentos importantes que pertenam a outras instituies ou naes. Ela ento busca complementar os conjuntos com esses documentos. Portanto a alternativa correta a de letra A.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Aproveito para, mais uma vez, chamar a ateno do candidato para as duas consideraes em que os examinadores mais apostam para eliminar os candidatos desavisados: os documentos microfilmados tm o mesmo valor legal que os originais; e o fato de um documento estar microfilmado no fator para decidir sobre sua eliminao. A Lei Federal n 5.433/68 trata da prtica da microfilmagem, instituda com objetivos de segurana e economia de recursos em meados da dcada de 50. Esta Lei bem pequena, razo pela qual daremos mais ateno ao Decreto n 1.799/96, que a regulamenta. Vamos a eles ento: A Lei possui apenas seis artigos, do que vou destacar os tpicos mais importantes: Por esta lei, autorizada a prtica da microfilmagem de documentos oficiais em todo o territrio nacional. Os microfilmes e cpias fotogrficas obtidas a partir dos filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juzo ou fora dele. Muito importante que o candidato tenha isso em mente, pois as bancas sempre tentam confundir com esse assunto! Os documentos microfilmados podem ser eliminados ou transferidos para outro local, desde que haja lavratura de termo, por autoridade competente, em livro prprio. No caso da eliminao, s podem ser eliminados documentos microfilmados que no estejam mais em trmite (tenham sido arquivados) e que no possuam valor permanente. A regra que s podem ser microfilmados documentos que tenham sido arquivados (no esto mais em trmite). Contudo, por autorizao de autoridade competente e por excepcional medida de segurana, podem ser microfilmados documentos ainda em trmite. Vamos passar agora pelo Decreto. Ele trata mais de questes da prtica da microfilmagem, que objeto de estudo do nosso concurso. O mesmo define as etapas do processo de microfilmagem, que so: Preparo: aqui feito o tratamento do documento para a microfilmagem. Deve ser higienizado, desamassado, retirado todos os grampos e objetos metlicos, e procedimentos similares. Microfilmagem: aqui os documentos sero colocados no equipamento que far a leitura da imagem. O equipamento e a tecnologia a serem escolhidos dependero de vrios fatores.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Processamento: aqui comea o processo de visibilidade ao documento microfilmado. O equipamento utilizado vai trabalhar para gerar uma imagem do documento. Duplicao: aqui os microfilmes originais sero copiados, e as cpias sero guardadas em local diverso por motivo de segurana. O Decreto define o microfilme como sendo o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. Muito importante tambm levar este conceito para a prova! A microfilmagem ser feita sempre em filme original, com o mnimo de 180 linhas por milmetro de definio, e com garantia de qualidade da imagem, de segurana e de reproduo do material. obrigatria a extrao de filme cpia, por motivo de segurana, que dever ser guardado em local diferente do original. E no permitida a utilizao de filmes que sejam atualizveis, tanto para a confeco do microfilme original quanto do filme cpia. Como j dito, a microfilmagem pode ser feita em qualquer grau de reduo, desde que garantida a legibilidade do documento e a qualidade da reproduo. Em caso de o documento ser maior que o equipamento utilizado para a microfilmagem (faltar pedao de documento que no coube na bandeja), poder ser feita em etapas, desde que haja repetio de uma parte da imagem anterior na imagem subsequente, de modo que se possa identificar, por superposio, a continuidade entre as sees adjacentes microfilmadas. As sries de documentos microfilmados devero constar de imagens de abertura e de fechamento com os seguintes elementos: Abertura: - identificao do detentor dos documentos; - nmero do microfilme, se for o caso; - local e data da microfilmagem; - registro no Ministrio da Justia; - ordenao, identificao e resumo da srie de documentos a serem microfilmados; - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos a serem microfilmados continuao da srie contida em microfilme anterior; - identificao do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de reduo; - nome por extenso, qualificao funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados; - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Fechamento: - identificao do detentor dos documentos microfilmados; - informaes complementares relativas identificao dos documentos microfilmados; - termo de encerramento atestando a fiel observncia s disposies legais; - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos microfilmados continua em microfilme posterior; - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. A microfilmagem poder ser realizada por empresas e cartrios regularmente registradas no Ministrio da Justia e sujeitas a fiscalizao deste quanto aos cumprimentos legais sobre a sua prtica. Estas empresas e cartrios devero fornecer um documento de garantia, declarando que: O processo foi realizado de acordo com as normas legais; Responsabilizam-se pelo padro de qualidade exigido; O usurio passa a ser o responsvel pelo manuseio e conservao do microfilme. (DPU/2010 Cespe/UnB) No que concerne a procedimentos para registro e fiscalizao das atividades de microfilmagem de documentos, a obrigatoriedade de cadastro junto ao Ministrio da Justia, estabelecida por lei, deve ser cumprida por a) titular/proprietrio dos documentos, no caso dos acervos privados. b) rgos pblicos que executem microfilmagem de documentos. c) usurios internos de instituio detentora dos microfilmes para consulta. d) empresas e servios notariais e de registro que executem microfilmagem de documentos. e) empresas pblicas e privadas que detenham o monoplio na comercializao dos servios de microfilmagem. Resoluo Uma vez que os documentos microfilmados possuem o mesmo valor legal dos originais, o processo dever ser realizado de forma que no restem dvidas quanto ao teor dos documentos. Para tal necessrio, alm de observar todas as normas sobre procedimentos e equipamentos necessrios, mostrar que o executor do processo possui capacidade e habilidade para tal. Assim, este (o executor = instituies que realizam o processo) deve ter esta capacidade comprovada pelo Ministrio da Justia, conforme determinam a Lei e o Decreto. Portanto a alternativa correta a de letra D.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Os microfilmes produzidos no exterior somente tero valor legal quando autenticados por autoridade estrangeira competente, tiverem firma reconhecida por autoridade consular brasileira, e vierem acompanhados de traduo oficial. Os microfilmes devero observar os prazos de guarda e destinao de seus documentos originais quando necessrios prestao de contas ou sujeitos fiscalizao A empresa ou cartrio que incorrer em infrao s normas do Decreto esto sujeitas s penalidades de advertncia e suspenso do registro. Em caso de reincidncia, o registro ser cassado definitivamente. As penalidades mencionadas no causam prejuzo a outras sanes penais e civis cabveis. (TRT-11/2012 FCC) Para a microfilmagem de arquivos oficiais, a legislao brasileira a) determina o uso de um nico grau de reduo (10%), a fim de garantir a legibilidade e a qualidade da reproduo. b) autoriza cortes no filme original para insero de imagens que, por problema tcnico ou falha operacional, no apresentarem legibilidade. c) veda a utilizao de filmes atualizveis, de qualquer tipo, tanto para a confeco do original quanto para a extrao de cpias. d) permite a eliminao dos documentos de valor permanente, uma vez verificada a qualidade da reproduo obtida. e) recomenda o armazenamento do filme original e do filme cpia no mesmo ambiente, a fim de submet-los s mesmas condies de temperatura. Resoluo Uma tima questo neste momento, pois resume tudo o que estudamos de normas sobre a microfilmagem. Ento vamos analisar item a item. Sabemos que a Lei permite QUALQUER GRAU DE REDUO, desde que garantida a qualidade da resoluo da imagem; que NO autoriza cortes para inseres, retiradas ou modificaes no rolo de microfilmes; que probe a utilizao de filmes atualizveis para o processo (esses filmes at existem, mas documentos microfilmados neles no possuem o mesmo valor legal do original); que NO permite a eliminao de documentos permanentes em hiptese alguma, microfilmados ou no; e que DETERMINA (e no recomenda) que o filme original e o filme cpia sejam mantidos em locais distintos, por motivo de segurana. Portanto conclumos que a alternativa correta a de letra C.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Resoluo n 10 A Resoluo n 10 do CONARQ pode ser tratada como um complemento da Lei n 5.433/68, pois determina a aplicao dos smbolos da ISO 9878/1990 no processo de microfilmagem de documentos.
Estes smbolos, ou sinalticas, como pode aparecer na prova, e seus significados devem ser decorados pelo candidato. As bancas costumam mostrar um deles e inverter seus significados, portanto peo ateno ao tratar desse assunto. Notem que os smbolos que tratam do incio, fim e continuao do rolo de microfilmes devem ser adotados sempre; e os demais devem ser adotados conforme a necessidade da situao. (TRE-PI/2009 FCC) Considere o smbolo a seguir.
Na sinaltica preconizada para a microfilmagem, registra- se esse smbolo quando o documento estiver a) ilegvel. b) incompleto. c) em lngua estrangeira.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES d) deteriorado. e) criptografado. Resoluo Essa sinaltica significa que o documento original est deteriorado. Portanto a alternativa correta a de letra D.
(DPU/2010 Cespe/UnB) No processo de microfilmagem, so adotados determinados smbolos obrigatrios para indicar a situao do documento original. O smbolo destacado na figura acima indica que o documento original
a) contm imagens. b) est deteriorado. c) ilegvel. d) est incompleto: faltam pginas. e) apresenta sequncia incorreta das pginas. Resoluo Agora uma questo do Cespe/UnB. Percebam que apesar do ano e da instituio diferentes, essas duas bancas adotam um padro muito semelhante quando as questes so de mltipla escolha. Mas peo um pouco de ateno para as duas sinalticas apresentadas, pois so muito parecidas e podem gerar alguma confuso. Neste caso, a alternativa correta a de letra C.
Resoluo n 14 do CONARQ A Resoluo n 14, j conhecida nossa, trata da implementao do Cdigo de Classificao de Documentos da Atividade Meio, e a Tabela de Temporalidade para Documentos da Atividade Meio. Estas ferramentas so de aplicao obrigatria para todos os rgos e entidades integrantes do SINAR. Cumpre ressaltar que os integrantes do SINAR devem adotar essas ferramentas como modelo, ou seja, podem elaborar tabelas e cdigos diferentes, mas nos mesmos padres desta. o caso de estados e municpios que possuem um sistema d arquivos e adotam tabelas e cdigos que lhes sejam mais convenientes. Contudo, estas ferramentas esto no mesmo padro das ferramentas elaboradas pelo CONARQ.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Tabela de Temporalidade: documentos da atividade meio.
A figura acima uma parte da Tabela de Temporalidade elaborada pelo CONARQ. Esta parte retrata os prazos de reteno (lembrar da aula anterior) para documentos que tratam de assuntos diversos, alem de sua destinao. O campo observaes serve para anotar qualquer fato ou considerao que interfira ou que seja relevante para a escolha dos prazos ou para a adoo de outros prazos. Cito como exemplo o caso de documentos que tratam da compra de materiais: no geral seu prazo de reteno de um ano no arquivo corrente, cinco anos no arquivo intermedirio e depois deve ser eliminado. Contudo, devemos observar que os prazos de reteno podem diferir do determinado se, por acaso, os materiais comprados forem produtos qumicos ou farmacuticos, que possuem legislao especfica. Outra considerao que esta Tabela dirigida apenas aos documentos da atividade meio, conforme j dito. Para os documentos da atividade fim cada instituio dever elaborar sua prpria Tabela, que dever ser aprovada pela entidade arquivstica da sua esfera de competncia. Ainda, mesmo que os documentos tenham cumprido seus prazos de reteno e tenha como destino a eliminao, esta somente ocorrer com a autorizao da entidade arquivstica da sua esfera de competncia.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Plano de Classificao: documentos da atividade meio.
Devem notar pela estrutura que o Plano adotado pelo CONARQ do tipo ideogrfico numrico decimal (lembrem-se da aula anterior, onde estudamos os mtodos de classificao). Por esta estrutura, no cdigo de classificao as funes, atividades, espcies e tipos documentais so genericamente denominados assuntos, e esto hierarquicamente distribudos de acordo com temas de que tratam a instituio. Os assuntos recebem cdigos numricos, os quais refletem a hierarquia funcional, partindo-se sempre do geral para o particular. Classe 000 Classe 100 Classe 200
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Classe 300 Classe 400 Classe 500 Classe 600 Classe 700 Classe 800 Classe 900 Tomando como exemplo a classe 000, desenvolvimento para conhecer as subclasses: vamos realizar o seu
010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO 020 PESSOAL 030 MATERIAL 040 PATRIMNIO 050 ORAMENTO E FINANAS 060 DOCUMENTAO E INFORMAO 070 COMUNICAES 080 PESSOAL MILITAR (includo pela Resoluo n 21) 090 OUTROS ASSUNTOS DA ADMINISTRAO GERAL Continuando seu desenvolvimento, teremos os grupos e subgrupos. Para exemplo, vamos desenvolver parte da subclasse 010: CLASSE SUBCLASSE GRUPO SUBGRUPOS 000 010 012 012.1 012.11 ADMINISTRAO GERAL ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO COMUNICAO SOCIAL RELAES COM A IMPRENSA CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS
E assim se faz com todos os demais cdigos. importante que saibam: as classes 000 e 900 foram reservadas classificao de documentos da atividade meio; e as classes de 100 a 800 esto reservadas classificao de documentos da atividade fim. Cada instituio deve desenvolv-las conforme as peculiaridades e necessidades de suas atividades finalsticas, e remeter instituio arquivstica em sua esfera de competncia para aprovao. (TRT-8/2010 FCC) Um plano de classificao visa dar acesso aos documentos e a) permitir o expurgo dos documentos, j que estabelece prazos que determinam seus perodos de vigncia e caducidade. b) facilitar o trabalho do arquivista, impedindo a transgresso dos princpios da unicidade e indivisibilidade dos documentos. c) garantir o carter probatrio dos documentos de um ou mais fundos, dotando-os de sinais de validao e marcas de autenticidade. d) dar visibilidade s funes e atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as relaes entre os documentos.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES e) propiciar aos usurios (primrios e secundrios) o conhecimento da temporalidade dos documentos. Resoluo Os planos ou cdigos de classificao devem refletir a relao do produtor com os conjuntos documentais produzidos. Esses documentos sero a prova de suas atividades, e devem mostr-las com a maior clareza e preciso possvel, como j vimos. Portanto, a alternativa correta a de letra C. Rotinas para a Classificao dos documentos Os documentos devem passar pelo estudo, que a leitura de seu contedo para o conhecimento do assunto de que tratam (exceto os sigilosos e particulares); e pela codificao, que a atribuio do cdigo referente ao assunto de que trata o documento. Eis as rotinas para a classificao: 1. Receber o documento para classificao; 2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s) de acordo com seu contedo; 3. Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de classificao de documentos de arquivo, utilizando o ndice, quando necessrio; 4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento; 5. Preencher a(s) folha(s) de referncia, para os assuntos secundrios. Rotinas para o Arquivamento dos documentos Os documentos, depois de classificados e tramitados, devem ser arquivados. Passam pelas atividades de inspeo, que consiste em verificar se o documento destina-se ao arquivamento, se possui anexos e o cdigo de classificao; e de ordenao, que a reunio de documentos classificados no mesmo assunto. Eis as rotinas para o arquivamento: 1. Verificar a existncia de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto); 2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronolgica decrescente, sendo o documento com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente; 3. Ordenar os documentos que no possuem antecedentes, de acordo com a ordem estabelecida (cronolgica, alfabtica, geogrfica ou outra), formando dossis. Verificar a existncia de cpias, eliminando-as. Caso o original no exista, manter uma nica cpia; 4. Fixar cuidadosamente os documentos s capas apropriadas com prendedores plsticos, com exceo dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio; 5. Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visvel as pastas suspensas, gavetas e caixas;
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES 6. Manter reunida a documentao seriada, como por exemplo boletins e atas, em caixas apropriadas, procedendo o registro em uma nica folha de referncia, arquivada em pasta suspensa, no assunto correspondente, repetindo a operao sempre que chegar um novo nmero. Rotinas para Destinao de documentos na fase corrente 1. Ler atentamente as explicaes contidas neste instrumento; 2. Verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo organizao, se for o caso; 3. Observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos, pois, neste caso, ele dever ser arquivado no conjunto documental que possui maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado guarda permanente, registrando-se a alterao nos instrumentos de controle; 4. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase; 5. Eliminar as cpias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo conjunto ou dossi; 6. Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados; 7. Proceder eliminao; 8. Elaborar termo de eliminao; 9. Elaborar listagem dos documentos destinados transferncia para a fase intermediria (guias/listagens de transferncia); 10. Operacionalizar a transferncia, seguindo orientaes do setor responsvel pelo arquivamento intermedirio. Rotinas para Destinao de documentos na fase intermediria 1. Ler atentamente as explicaes contidas no instrumento; 2. Verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo organizao, se for o caso; 3. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase; 4. Proceder triagem dos documentos selecionados para a guarda permanente, separando aqueles que, em relao ao conjunto documental ao qual pertencem, no constituem elemento de prova e/ou informao que justifique sua guarda; 5. Proceder alterao de suporte, se for o caso; 6. Proceder ao registro dos documentos eliminados; 7. Proceder eliminao; 8. Elaborar termo de eliminao; 9. Elaborar listagem dos documentos destinados ao recolhimento (guia/relao/listagem de recolhimento); 10. Operacionalizar o recolhimento, segundo orientaes da instituio arquivstica responsvel pela guarda permanente.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Triagem de documentos na fase intermediria A triagem se confunde com a avaliao, na medida em que ambos os processos se relacionam depurao dos documentos de arquivos, eliminando-se os desprovidos de valor e preservando-se aqueles que o tenham, seja para fins administrativos ou de pesquisa histrico-cientfica. A tabela de temporalidade pode prever a triagem em seu prprio contedo quando assinala que sero preservados apenas exemplares nicos de documentos repetitivos, ou quando destina conjuntos documentais eliminao, uma vez que outros, recapitulativos ou de mesmo teor, j se encontram preservados. Contudo, outros critrios de triagem podem ser estabelecidos para documentos que, embora corretamente classificados, no possuam o mesmo valor dos demais pertencentes ao conjunto documental, no que concerne ao contedo das informaes. Nestes casos, os responsveis pela destinao dos documentos em fase intermediria devem realizar a triagem previamente ao recolhimento, garantindo que o arquivo permanente receba apenas as peas cujo contedo justifique sua guarda do ponto de vista probatrio e/ou informativo. Caso queiram consultar os documentos na ntegra (o que muito recomendado), podem acessar a verso digital disponvel no stio do CONARQ: www.conarq.arquivonacional.gov.br.
Comentrios sobre a Lei 12.527/11 Esta Lei, que entrou em vigor h poucas semanas, j tem alterado muito o cenrio tanto poltico quanto administrativo do Estado. Ento fundamental que a estudem, no s para a Arquivologia, mas para disciplinas como Atualidades ou Direito. Vamos fazer uma anlise dela, mesmo no havendo questes de prova para orientao. E sugiro tambm que leiam o o Decreto 7.724/12, que regulamento sua aplicao. Garantias do direito de acesso Em seus artigos 3, 6 e 7 a Lei no s reafirma o direito constitucional de todo cidado a ter acesso a informaes pblicas, como tambm o dever do Estado em garantir esse acesso inclusive com observncia de diretrizes e dos princpios bsicos da administrao pblica. Regras sobre a divulgao de rotina ou proativa de informaes Nos artigos 8 e 9, a Lei determina as categorias de informaes, os modos de divulgao e os servios utilizados para divulgao. As informaes mnimas a serem divulgadas so:
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES - Registro das competncias e estrutura organizacional, endereos e telefones das respectivas unidades e horrios de atendimento ao pblico; - Registros de quaisquer repasses ou transferncias de recursos financeiros; - Registros das despesas; - Informaes concernentes a procedimentos licitatrios, inclusive os respectivos editais e resultados, bem como a todos os contratos celebrados; - Dados gerais para o acompanhamento de programas, aes, projetos e obras de rgos e entidades; - Respostas a perguntas mais frequentes da sociedade. Para divulgar as informaes o rgo ou entidade deve utilizar de todos os meios e ferramentas de que dispuser, especialmente os sites oficiais, que devero conter possibilidades de pesquisa, acesso automatizado em sistemas externos e formatos abertos, garantia de autenticidade e atualizao da informao, canal de comunicao do cidado com a instituio, e garantia de acesso por pessoas deficientes. O acesso a essas informaes est assegurado mediante criao de servio de informaes ao cidado e realizao de audincias ou consultas pblicas, incentivo participao popular ou a outras formas de divulgao. Processamento de pedidos de Informao Em seus artigos de 10 a 14 a Lei trata dos pedidos de informao. Estes podem ser apresentados por qualquer cidado, desde que tenha a identificao do requerente e a especificao da informao solicitada. Os pedidos devem ser protocolados no rgo ou entidade, e mesmo assim, essas devem oferecer a alternativa de realizao do pedido pelos seus sites oficiais da internet. Aps o recebimento do pedido, o rgo ou entidade deve fornecer o acesso imediato informao solicitada, ou faz-lo em um prazo de no mximo 20 dias, prorrogvel por mais 10 dias com justificativa expressa, informando ao requerente a data, local e modo para realizar sua consulta, reproduo ou emisso de certido. O rgo ou entidade deve ainda fornecer meios para que o requerente pesquise a informao solicitada, bem como comunicar ao requerente caso no possua a informao solicitada, indicando que instituio ou pessoa a possui, e o motivo da no autorizao para consulta, em caso de documento sigiloso, dos prazos, condies e indicao de autoridade competente a quem dirigir o recurso contra a deciso. O servio de busca e fornecimento de informaes, em regra, gratuito, sendo cobrado apenas o valor decorrente de custos de reproduo (energia gasta, materiais utilizados, ferramentas, etc). Caso a informao esteja em documento cuja manipulao oferea risco sua conservao, pode ser oferecido o servio de cpias com certificao, ou caso no seja possvel,
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES possvel solicitar que a reproduo seja realizada por outros meios, s expensas do requerente e sob superviso de servidor. Direito de recurso a recusa de liberao de informao O recurso contra deciso que negue o acesso informao solicitada deve ser realizado em at dez dias, a contar do conhecimento da deciso. Este recurso deve ser dirigido autoridade hierarquicamente superior, que ter o prazo de cinco dias para apresentar deciso. Em caso de deciso denegatria neste recurso, o requerente pode realizar nova interposio de recurso Controladoria Geral da Unio, que tambm tem o prazo de cinco dias para manifestao. Excees ao direito de acesso Nem todas as informaes podem ser acessadas por todos os cidados. Aquelas cujo contedo oferea riscos sociedade ou ao Estado so classificadas como sigilosas, e, portanto, tem seu acesso restrito a pessoas autorizadas. Informaes e documentos sigilosos podero ser classificados nos seguintes graus de sigilo: - Ultrassecreta: at 25 anos; - Secreta: at 15 anos; - Reservada: at 05 anos. Os prazos passam a contar sempre da produo do documento. E vocs devem se atentar para as seguintes situaes: 1 - como alternativa aos prazos citados, podem ser estabelecidos o acontecimento de fatos especficos como condio para a desclassificao de um documento sigiloso, desde que observados os prazos mximos. Exemplo: classifico um documento como reservado, e determino que ele fique assim at a presidenta escorregue numa casca de banana. Neste caso o documento ser automaticamente desclassificado se a presidenta escorregar na casca de banana, ou se atingir o prazo mximo de classificao nesse grau de sigilo (o que vier primeiro). 2 mediante provocao ou de ofcio, um documento pode ser reavaliado pela autoridade que o classificou, ou autoridade superior a esta, para mudana de grau de sigilo, para desclassificao ou mesmo para reduo de prazo, caso em que o novo prazo continua a ser contado da produo do documento. Tratamento de Informaes Pessoais
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Quanto s informaes pessoais devem ser tratadas com transparncia e respeito honra, imagem, intimidade, vida privada, liberdades e garantias individuais. Essas informaes so de acesso restrito somente a agentes pblicos autorizados e s pessoas a que se refiram, ou por estas autorizadas. A restrio de acesso ser por um perodo de cem anos, a contar da produo do documento. A restrio de acesso informaes pessoais no pode ser invocada com o objetivo de prejudicar processo de apurao de irregularidades em que o titular das informaes estiver envolvido, ou aes voltadas para a recuperao de fatos histricos de maior relevncia. Responsabilidade dos Agentes Pblicos O agente pblico estar sujeito a responsabilidade nos seguintes casos: - Recusar-se a fornecer informao requerida, retardar deliberadamente o seu fornecimento ou fornec-la intencionalmente de forma incorreta, incompleta ou imprecisa; - Utilizar indevidamente, subtrair, destruir, inutilizar, desfigurar, alterar ou ocultar, total ou parcialmente, informao sob sua guarda ou a que tenha acesso ou conhecimento em razo do exerccio das atribuies de cargo, emprego ou funo pblica; - Agir com dolo ou m-f na anlise das solicitaes de acesso informao; - Divulgar, permitir a divulgao, acessar ou permitir acesso indevido informao sigilosa ou informao pessoal; - Impor sigilo informao para obter proveito pessoal ou de terceiro, ou para fins de ocultao de ato ilegal cometido por si ou por outrem; - Ocultar da reviso de autoridade superior competente informao sigilosa para beneficiar a si ou a outrem, ou em prejuzo de terceiros; - Destruir ou subtrair documentos referentes a possveis violaes de direitos humanos por parte de agentes do Estado Tambm pessoas fsicas ou jurdicas de direito privado que detiver informaes em virtude de vnculo de qualquer natureza com a Administrao Pblica e deixar de observar os dispositivos legais estar sujeita s seguintes sanes: - Advertncia; - Multa; - Resciso do vnculo com o poder pblico; - Suspenso temporria de participar em licitao e impedimento de contratar com a administrao pblica por prazo no superior a 2 (dois) anos; - Declarao de inidoneidade para licitar ou contratar com a administrao pblica, at que seja promovida a reabilitao perante a prpria autoridade que aplicou a penalidade.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Os rgos e entidades pblicas, as pessoas fsicas ou entidade privada que, em virtude de vnculo de qualquer natureza com rgos ou entidades respondem diretamente pelos danos causados em decorrncia da divulgao no autorizada ou utilizao indevida de informaes sigilosas ou informaes pessoais, passveis de responsabilidade.
Comentrios sobre a Lei 12.682/12 Esta Lei no apresenta nenhuma dificuldade. bem pequena, com apenas 8 artigos, dos quais 3 foram vetados. Mas os artigos vetados so exatamente aqueles que eram esperados pelas grandes instituies que tm um enorme gasto com o depsito de papeis, tanto dos recursos financeiros quanto dos recursos humanos e materiais. Alegando insegurana jurdica, a Presidenta vetou o artigo que determinava que, a exemplo do microfilme, os documentos digitalizados, quando possvel a comprovao da sua autenticidade, integridade e confidencialidade (se for o caso), possuem o mesmo valor jurdico dos originais, sendo permitido a eliminao deste. Portanto, o que ser a maior armadilha da prova, saber que os documentos digitalizados NO possuem o mesmo valor legal dos originais, e estes DEVEM SER MANTIDOS!!! Ento vamos aos comentrios: No seu primeiro artigo a Lei define o que a digitalizao: (...) a converso da fiel imagem de um documento para cdigo digital. Sobre o processo, a Lei determina que deva ocorrer com garantias da integridade, autenticidade confidencialidade, caso trate-se da digitalizao de documentos sigilosos. Essa confidencialidade deve ser adotada com o emprego do certificado digital emitido na Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira (ICP-Brasil). Depois de produzidos, os documentos digitalizados devem ser armazenados (lembrem-se da primeira aula) em meios que os protejam de acesso, uso, alterao, reproduo e destruio indevidas ou no autorizadas. E ainda, as instituies devem adotar sistemas de indexao que permitam a busca e recuperao desses documentos, assim como a comprovao de que a o processo ocorreu dentro da regularidade. Em seu artigo 6 est o ponto tratado no incio, e motivo de dvidas de muitos candidatos: Os registros pblicos originais, ainda que digitalizados, devero ser preservados de acordo com o disposto na legislao pertinente. Isso por que os documentos digitalizados no possuem o mesmo valor legal dos originais. Portanto ateno!!!
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Sobre os vetos da Lei (artigos 2, 5 e 7), diziam que, caso fosse confirmada a integridade do documento digitalizado, o original poderia ser eliminado (exceto os de valor permanente). Um deles determinava que o documento digitalizado segundo os critrios da Lei teria o mesmo valor jurdico do documento original. O artigo 5 determinava que os documentos armazenados em meio eletrnico poderiam ser eliminados quando cumprissem o prazo de guarda e reteno.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Exerccios
01 - (DPU/2010 Cespe/UnB) Assinale a opo que corresponde ao procedimento correto com relao s medidas preventivas para a preservao dos microfilmes a) Na higienizao de microfilmes, deve-se utilizar gua destilada. b) Originais e cpias devem ser arquivados em locais distintos c) Microfilmes devem ser preservados em caixas de papelo sem acidez. d) A temperatura para o arquivamento das microfichas e microfilmes deve oscilar de 10C a 20C. e) Os microfilmes sigilosos devem ser mantidos em um cofre forte. 02 - (DPU/2010 Cespe/UnB) Acerca da tabela de temporalidade de documentos, assinale a opo correta. a) Ela pode ser constituda apenas da identificao dos conjuntos documentais e da destinao final. b) o instrumento utilizado tambm em massas documentais acumuladas. c) Ela parte das unidades de classificao, para definir os prazos de guarda e a destinao final dos conjuntos documentais. d) Os prazos nas fases corrente e intermediria so sempre expressos em anos. e) adequado definir os prazos de guarda dos documentos, independentemente da classificao desses documentos. 03 - (TRT-8/2010 FCC) De acordo com o Decreto n 4.703/2002, a finalidade do Sistema Nacional de Arquivos , basicamente, a) gerenciar transferncias e recolhimentos no mbito das instituies federais, estaduais e municipais. b) padronizar os instrumentos descritivos dos arquivos dos poderes executivo, legislativo e judicirio. c) aprovar as grades curriculares e programas dos cursos superiores de Arquivologia. d) implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados em todo o pas. e) tombar a documentao mais antiga das instituies arquivsticas brasileiras. 04 - (DPU/2010 Cespe/UnB) A gesto e o recolhimento dos documentos acumulados pelo Poder Executivo federal competem a) Casa Civil da Presidncia da Repblica. b) ao CONARQ. c) ao Arquivo Nacional.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES d) ao Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo. e) ao Sistema Nacional de Arquivos. 05 - (DPU/2010 Cespe/UnB) O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), rgo colegiado do Arquivo Nacional, tem por finalidade a) propor medidas preventivas e diretrizes para a classificao e avaliao dos documentos arquivsticos. b) elaborar as instrues normativas para a classificao, avaliao e destinao dos documentos. c) planejar as diretrizes para a transferncia e o recolhimento dos acervos arquivsticos pblicos. d) exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial dos documentos de arquivo. 06 - (ANA/2009 Esaf) O catlogo o instrumento de pesquisa a) que toma por unidade documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos ou arquivos. b) autnomo ou complementar produzido pela indexao. c) que fornece informaes bsicas sobre um ou mais arquivos e seus fundos. d) que descreve parcialmente todas as sries de um fundo, respeitada ou no a ordem de classificao. e) que descreve exaustivamente ou parcialmente um fundo ou uma de suas subdivises e toma por unidade a pea documental, respeitada ou no a ordem de classificao. 07 - (ANEEL/2006 Esaf) Conforme a Resoluo n. 10 do Conselho Nacional de Arquivos, identifique a sinaltica utilizada aps a seqncia de documentos microfilmados que deve constar de todos os rolos, para que no restem dvidas quanto ao fim do filme: a) b) c) d) e) 08 - (CVM/2010 Esaf) Tendo em vista o disposto no Decreto n. 4.915, de 12 de dezembro de 2003, avalie os seguintes itens referentes ao Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo (SIGA): I. Compete ao SIGA estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes do SINAR.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES II. Integram o SIGA, como rgos setoriais, as unidades vinculadas aos Ministrios e rgos equivalentes. III. Compete ao rgo central do SIGA orientar a implementao, coordenao e controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas gesto de documentos nos rgos setoriais. IV. Cabe Comisso de Coordenao do SIGA assessorar o rgo central no cumprimento de suas atribuies. A quantidade de itens corretos igual a: a) 0 b) 1 c) 2 d) 3 e) 4 09 - (CVM/2010 Esaf) Zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos competncia do: a) Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). b) Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). c) Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo (SIGA). d) Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica Documentos (SIGAD). e) Arquivo Nacional do Brasil.
de
10 - (MPU/2007 FCC) A Lei de Arquivos (Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991) estabelece que a) o acesso a documentos sigilosos referentes honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 20 (vinte) anos. b) competem aos arquivos pblicos estaduais a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos pelas prefeituras, cmaras e cartrios dos municpios situados dentro do territrio de cada unidade da Federao. c) a incorporao de documentos de origem privada aos arquivos pblicos depende de parecer do Conselho Nacional de Arquivos - Conarq. d) o descarte de documentos produzidos por instituies pblicas s ser realizado mediante autorizao do Ministrio Pblico da Unio. e) todos tm direito de receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral. 11 - (CVM/2010 Esaf) Na microfilmagem de documentos cada srie ser sempre precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos, exceto: a) Cdigo de classificao dos documentos.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES b) Local e data da microfilmagem. c) Registro no Ministrio da Justia. d) Identificao do detentor dos documentos a serem microfilmados. e) Identificao do equipamento utilizado. 12 - (MPU/2007 FCC) O Conselho Nacional de Arquivos - Conarq: a) vincula-se ao Congresso Nacional, com a finalidade de elaborar leis de proteo ao patrimnio arquivstico brasileiro. b) deve funcionar como rgo central do Sistema Nacional de Arquivos. c) tem por objetivo, entre outros, o de fiscalizar o exerccio profissional, promovendo a gradativa sindicalizao dos arquivistas. d) responsvel pela gesto do protocolo nico no mbito do servio pblico federal. e) foi criado, em 1991, para impedir que os bibliotecrios assumissem a organizao das instituies arquivsticas no Brasil. 13 - (CVM/2010 Esaf) Acerca da microfilmagem, assinale a opo correta. a) autorizada apenas para documentos pblicos. b) Os documentos de valor histrico microfilmados no devero ser eliminados. c) Os traslados e as cpias fotogrficas no produzem efeitos em juzos ou fora dele. d) Os filmes negativos resultantes de microfilmagem sero armazenados no Arquivo Nacional. e) O Arquivo Nacional autorizar a microfilmagem de documentos. 14 - (CVM/2010 Esaf) Conforme estabelece o Decreto n. 1.799, de 30 de janeiro de 1996, assinale, entre os elementos a seguir, aquele que no consta na imagem de abertura de uma srie de documentos microfilmados. a) Identificao do detentor dos documentos a serem microfilmados. b) Local e data da microfilmagem. c) Registro no Ministrio da Justia. d) Identificao do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de reduo. e) Meno, quando for o caso, de que a srie de documentos microfilmados continua em microfilme posterior. 15 - (ANA/2009 Esaf) Quanto ao microfilme, assinale a assertiva correta. a) Tem excelente acesso, distribuio e transmisso dos registros. b) Permite um acesso mltiplo simultneo. c) Cpias sucessivas no provocam degradao do suporte. d) No permite a cpia em papel de suas imagens.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES e) Tem normas armazenamento e leitura. para criao, processamento, duplicao,
16 - (Senado/2008 FGV) Nos termos da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, a gesto documental e a proteo especial a documento de arquivo dever: a) do Estado. b) do poder pblico. c) do governo. d) da Repblica. e) dos trs poderes. 17 - (TRT-3/2009 FCC) De acordo com o Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, os documentos acumulados pelo Tribunal Regional do Trabalho da 3 Regio a) integram o Sistema Nacional de Arquivos. b) podem ser descartados aps 5 anos. c) so desclassificados a partir da data de seu arquivamento. d) constituem patrimnio da humanidade. e) devem ter sua guarda terceirizada. 18 - (Senado/2008 FGV) Acerca da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas, nos termos da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, assinale a afirmativa incorreta. a) Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio de suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. b) Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. c) Competem ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. d) Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nessa lei.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES e) A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 19 - (Fiocruz/2010 FGV) O Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo SIGA, foi institudo pelo Decreto n. 4.915, de 12 de dezembro de 2003. A respeito das suas finalidades, assinale a afirmativa correta. a) integrar e coordenar as arquivo desenvolvidas pelos rgos b) integrar e coordenar as arquivo desenvolvidas pelos rgos c) integrar e coordenar as arquivo desenvolvidas pelos rgos d) integrar e coordenar as arquivo desenvolvidas pelos rgos e) integrar e coordenar as arquivo desenvolvidas pelos rgos atividades de gesto de documentos setoriais e seccionais que o integram. atividades de gesto de documentos privados e pblicos que o integram. atividades de gesto de documentos estaduais e municipais que o integram. atividades de gesto de documentos centrais e setoriais que o integram. atividades de gesto de documentos seccionais e oficiais que o integram. de de de de de
20 - (DPU/2010 Cespe/UnB)
No processo de microfilmagem, o smbolo apresentado acima indica a) continuidade em outro rolo de microfilme. b) nova sequncia do rolo de microfilme. c) fim do rolo de microfilme. d) incio de um novo rolo de microfilme. e) abertura do rolo de microfilme. 21 - (DPU/2010 Cespe/UnB) O acervo arquivstico acumulado pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista considerado, de acordo com a legislao, arquivo a) governamental. b) privado. c) particular. d) privado de interesse social. e) pblico. 22 - (TRT-1/2011 FCC) No processo de microfilmagem,
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES significa a) repetio de imagem. b) documento restaurado. c) pgina retirada. d) papel rasgado. e) rolo inicial. 23 - (Senado/2008 FGV) Nos termos da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por: I. instituies do servio pblico; II. instituies de carter pblico; III. entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos; IV. entidades privadas de carter pblico; V. rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal. Analise os itens acima a assinale: a) se apenas os itens I, II e V estiverem corretos. b) se apenas os itens II e IV estiverem corretos. c) se apenas os itens II, III e V estiverem corretos. d) se apenas os itens II, III e IV estiverem corretos. e) se todos os itens estiverem corretos. 24 - (TJ-PI/2009 FCC) Utilizado nas sinalticas que acompanham o processo de microfilmagem de documentos de arquivo, o smbolo abaixo significa que
a) o original colorido. b) o original est ilegvel. c) roedores deixaram marcas de sua passagem no papel. d) faltam quatro pginas ao exemplar. e) o texto est perfurado por cupins ou outros xilfagos. 25 - (TRT-3/2009 FCC) Considere o smbolo abaixo.
O smbolo, utilizado nas sinalticas do processo de microfilmagem, significa a) incio do rolo.

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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES b) fim do rolo. c) rolo de 16 mm. d) continua em outro rolo. e) rolo de 35 mm. 26 - (TRT-8/2010 FCC) Observe a figura abaixo.
No processo de microfilmagem de documentos, a sinaltica acima indica a) original ilegvel. b) texto deteriorado. c) fim do rolo. d) continuao em outro rolo. e) incio do rolo. 27 - (TRT-8/2010 FCC) As atividades tcnicas ligadas ao processo de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento corrente e intermedirio, com vistas ao recolhimento, guarda ou eliminao, definem, de acordo com a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, a) o sistema nacional de arquivos. b) a poltica nacional de arquivos. c) a competncia dos arquivos pblicos. d) a gesto de documentos. e) a misso do Conselho Nacional de Arquivos.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Gabarito
Item
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27
Resposta Letra B Letra D Letra D Letra C Letra D Letra A Letra E Letra C Letra B Letra E Letra A Letra B Letra B Letra E Letra E Letra B Letra A Letra B Letra A Letra C Letra E Letra A Letra C Letra A Letra D Letra D Letra D
Comentrio
Por determinao legal, o filme original deve ser mantido longe do filme cpia. Essa a estrutura apresentada pela Tabela da Resoluo 14: prazos expressos em anos. O SINAR tem o dever de implementar a poltica definida pelo CONARQ. A Lei determina que est competncia do Arquivo Nacional. O CONARQ tem a funo legal de definir a Poltica Nacional de Arquivos. O catlogo descreve a pea documental, podendo ser sumrio ou analtico. As sinaltica servem para orientar os usurios do microfilme sobre as suas condies. De acordo com o Decreto, esto corretos os itens III e IV. O CONARQ tem o dever legal de estabelecer as diretrizes segundo as normas existentes. A Lei refora a determinao constitucional do direito de acesso a informao. As informaes devem estar relacionadas ao processo, e no aos documentos. O CONARQ rgo vinculado ao Arquivo Nacional e rgo central do SINAR. Os documentos histricos so permanentes e no devem ser eliminados jamais. Esta informao deve constar na imagem de fechamento da srie microfilmada. A prtica da microfilmagem regulamentada por Lei. No s a Lei, mas a Constituio tambm traz esse dever ao Poder Pblico Os documentos do Poder Judicirio, especialmente o Federal, integram o SINAR. Cada Poder responsvel pela guarda e gesto de seus documentos. O SIGA deve coordenar as atividades dos rgos setoriais e seccionais, conforme o Decreto. Esta sinaltica informa que a sequncia de documentos microfilmados chegou ao fim. Estas entidades compem a Adm. Indireta, e suas atividades e documentos so pblicos. Esta sinaltica indica que a imagem microfilmada se repete na srie original. So pblicos os documentos produzidos por qualquer entidade de carter pblico. Mais uma vez temos o emprego da aquarela, sinaltica que indica original colorido. Esta sinaltica informa que a serei microfilmada continua em outro rolo de microfilmes. Esta sinaltica indica que a sequncia microfilmada continua em outro rolo. Essas so atividades da Gesto de Documentos, conforme determina a Lei de Arquivos.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES E isso tudo, pessoal! Terminamos aqui com as principais normas arquivsticas que so pedidas em concursos pblicos. E como dito, esse foi o nosso ltimo passo no estudo do nosso contedo. Espero que tenham gostado, e que este curso seja de muita ajuda para sua aprovao. Fico muito grato pelas mensagens de agradecimentos e sugestes, e a colaborao de vocs em todo esse tempo. Foi um imenso prazer ajuda-los neste caminho, e uma honra maior ainda ser escolhido para isso! No desanimem nos estudos, pois agora questo de pouco tempo! Lembro a todos que as questes do Cespe/UnB na modalidade pedida (mltipla escolha) so muito raras, e por isso complementamos nossas aulas com questes da mesma modalidade de outras bancas. Essa foi a melhor soluo para esse problema de escassez de questes (ao menos na rea de Arquivologia). Tambm devo alert-los para que talvez o SIGA (Decreto 4.915/03) muito provavelmente no aparea sem suas provas. Como o prprio Decreto afirma, este sistema aplicado ao PODER EXECUTIVO FEDERAL, e o nosso concurso ser para um rgo do PODER JUDICIRIO. Mesmo assim, por via das dvidas, estudem-no um pouco... Tambm pode ser muito providencial que consultem Resoluo n 26 do CONARQ. Ela estabelece diretrizes bsicas para a Gesto de Documentos nos rgos do Poder Judicirio. A Resoluo em si no difcil (alis tem a apenas 5 artigos), e a principal determinao que devem ter em mente que os rgos do Poder Judicirio devem seguir as determinaes do CNJ para a organizao de seus documentos. Esta Resoluo nunca apareceu em nenhuma prova, mesmo assim interessante saber. Mas este no o fim: ainda estarei disponvel no frum do curso por algum tempo para ajuda-los com suas dvidas. E podem me encontrar sempre atravs do e-mail: mayko@pontodosconcursos.com.br. Escrevam sempre que quiserem. Fiquem todos com meus desejos de sucesso e felicidades! Um grande abrao, bons estudos e boa sorte em suas batalhas pelo cargo pblico!
Prof. Mayko Gomes Novembro/2012
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Exerccios Resolvidos na Aula
(TRT-23/2011 FCC) A administrao do acesso aos arquivos encontra, na legislao brasileira, preceitos por vezes conflitantes. Ao mesmo tempo em que assegura a todos o direito de receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo, a Constituio a) faculta apenas aos militares a prerrogativa de obter certides em reparties pblicas para esclarecimento de situaes que lhes digam respeito. b) estabelece sistema de taxas e emolumentos para que, no exerccio do habeas data, as pessoas conheam as informaes que sobre si constam nos bancos de dados governamentais. c) reserva aos parlamentares a condio de propor aes que objetivem anular toda e qualquer medida lesiva ao patrimnio arquivstico do Estado. d) transfere para instituies no governamentais, mediante contratos de gesto, a incumbncia de administrar os arquivos federais, estaduais e municipais, administrando sua consulta. e) afirma serem inviolveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, protegendo as informaes que possam prejudic-las. (TRT-19/2011 FCC) A Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos, estabelece, entre outras medidas, que a) a eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico s ser realizada mediante anuncia do Arquivo Nacional. b) todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, desde que autorizadas pelo Conselho Nacional de Arquivos. c) os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado ficam desobrigados de classificao depois de 10 (dez) anos. d) so pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico e por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos. e) ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor temporrio. (TRE-PI/2009 FCC) Em razo do Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos), os arquivos do Poder Judicirio Federal a) ficam sob a custdia do Supremo Tribunal Federal. b) fazem parte do Sistema Nacional de Arquivos.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES c) acompanham as normas dos sistemas de arquivo dos Estados em que se encontram sediados. d) devem ser depositados nos arquivos dos municpios em que esto localizadas as diferentes comarcas. e) subordinam-se aos do Poder Legislativo Federal. (TRT-19/2011 FCC) Sobre a microfilmagem de documentos oficiais, considere: I. A eliminao de documentos oficiais ou pblicos, aps a microfilmagem, s dever ocorrer se estiver prevista na tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera de atuao do mesmo e respeitado o disposto no art. 9o da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. II. Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor. III. Os traslados, as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, tero de ser autenticados pela autoridade competente detentora do filme original. Est correto o que consta em a) I, apenas. b) I e II, apenas. c) I e III, apenas. d) II e III, apenas. e) I, II e III. (TRE-PI/2009 FCC) A reproduo dos documentos da Capitania do Piau (1684-1828) existentes no Arquivo Histrico Ultramarino, em Lisboa, por iniciativa do Projeto Resgate de Documentao Histrica Baro do Rio Branco, do Ministrio da Cultura, constitui um bom exemplo da chamada microfilmagem de a) complemento. b) segurana. c) gerao. d) processamento de dados. e) substituio. (DPU/2010 Cespe/UnB) No que concerne a procedimentos para registro e fiscalizao das atividades de microfilmagem de documentos, a obrigatoriedade de cadastro junto ao Ministrio da Justia, estabelecida por lei, deve ser cumprida por
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES a) titular/proprietrio dos documentos, no caso dos acervos privados. b) rgos pblicos que executem microfilmagem de documentos. c) usurios internos de instituio detentora dos microfilmes para consulta. d) empresas e servios notariais e de registro que executem microfilmagem de documentos. e) empresas pblicas e privadas que detenham o monoplio na comercializao dos servios de microfilmagem. (TRT-11/2012 FCC) Para a microfilmagem de arquivos oficiais, a legislao brasileira a) determina o uso de um nico grau de reduo (10%), a fim de garantir a legibilidade e a qualidade da reproduo. b) autoriza cortes no filme original para insero de imagens que, por problema tcnico ou falha operacional, no apresentarem legibilidade. c) veda a utilizao de filmes atualizveis, de qualquer tipo, tanto para a confeco do original quanto para a extrao de cpias. d) permite a eliminao dos documentos de valor permanente, uma vez verificada a qualidade da reproduo obtida. e) recomenda o armazenamento do filme original e do filme cpia no mesmo ambiente, a fim de submet-los s mesmas condies de temperatura. (TRE-PI/2009 FCC) Considere o smbolo a seguir.
Na sinaltica preconizada para a microfilmagem, registra- se esse smbolo quando o documento estiver a) ilegvel. b) incompleto. c) em lngua estrangeira. d) deteriorado. e) criptografado. (DPU/2010 Cespe/UnB) No processo de microfilmagem, so adotados determinados smbolos obrigatrios para indicar a situao do documento original. O smbolo destacado na figura acima indica que o documento original
a) contm imagens. b) est deteriorado. c) ilegvel.

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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES d) est incompleto: faltam pginas. e) apresenta sequncia incorreta das pginas. (TRT-8/2010 FCC) Um plano de classificao visa dar acesso aos documentos e a) permitir o expurgo dos documentos, j que estabelece prazos que determinam seus perodos de vigncia e caducidade. b) facilitar o trabalho do arquivista, impedindo a transgresso dos princpios da unicidade e indivisibilidade dos documentos. c) garantir o carter probatrio dos documentos de um ou mais fundos, dotando-os de sinais de validao e marcas de autenticidade. d) dar visibilidade s funes e atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as relaes entre os documentos. e) propiciar aos usurios (primrios e secundrios) o conhecimento da temporalidade dos documentos.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES AULA 03 Legislao Arquivstica

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documentos oficiais ou pblicos, aps a ocorrer se estiver prevista na tabela de 16

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O smbolo, utilizado nas sinalticas do processo de microfilmagem, significa a) incio do rolo.

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