INDICADORES EN MANTENIMIENTO

Uno de los problemas a los que se enfrenta un responsable de mantenimiento que quiere mejorar los resultados del departamento a su cargo es que debe MEDIR la evolucin de los aspectos ms importantes que definen o determinan la calidad de su trabajo. pero cuales son esos indicadores? Qu parmetros determinan que el trabajo de un departamento se est haciendo bien o mal?
por Santiago Garca Garrido

Indice:
Datos e informacin til Indices de Disponibilidad Indicadores de Gestin de rdenes de Trabajo Indices de coste Indices de proporcin de tipo de mantenimiento Indices de Gestin de Almacenes y Compras ndices de Seguridad y Medio Ambiente Indices de formacin Resumen de indicadores

Datos e informacin til Un sistema de procesamiento es aquel que convierte datos en informacin til para tomar decisiones. Para conocer la marcha del departamento de mantenimiento, decidir si

debemos realizar cambios o determinar algn aspecto concreto, debemos definir una serie de parmetros que nos permitan evaluar los resultados que se estn obteniendo en el rea de mantenimiento. Es decir: a partir de una serie de datos, nuestro sistema de procesamiento debe devolvernos una informacin, una serie de indicadores en los que nos basaremos para tomar decisiones sobre la evolucin del mantenimiento. Una de las cosas que debemos definir es, pues, cuales sern esos indicadores. Hay que tener cuidado en la eleccin, pues corremos el riesgo de utilizar como tales una serie de nmeros que no nos aporten ninguna informacin til. Corremos el riesgo de tomar datos, procesarlos y obtener a cambio otros datos. Imaginemos el caso de elegir la disponibilidad de equipos como un indicador. Si listamos todas las paradas de cada uno de los equipos de la planta, la fecha y hora en que han ocurrido y su duracin, la lista resultante sern datos, pues tal y como se nos presenta no podemos tomar decisiones basndonos en ella. Si ahora procesamos esta lista, sumando los tiempos de parada de cada equipo y calculando el tiempo que han estado en disposicin de producir, obtenemos una lista con la disponibilidad de cada equipo. En una planta industrial con, por ejemplo, 500 equipos, esta lista contendr de nuevo datos, no informacin. Como mucho, contendr algo de informacin mezclada con muchos datos. Si en esa lista agrupamos los equipos por lneas, reas, zonas, etc., y procesamos los datos de manera que obtengamos la disponibilidad de una de las lneas, reas o zonas en su conjunto, el nuevo listado ahora s contendr informacin. Esta informacin nos permitir, tras un anlisis ms o menos rpido, tomar decisiones acertadas sobre las actuaciones que debemos realizar para mejorar los resultados. A continuacin se describen los indicadores ms usuales que se emplean en un departamento de mantenimiento. Insisto en el hecho de que no todos son necesarios: entre todos ellos habr que elegir aquellos que sean realmente tiles, aquellos que aporten informacin, para evitar convertirlos en una larga lista de datos. Adems, hay que tener en cuenta que en la

mayora de los casos es necesario adaptarlos a cada planta concreta, efectuando pequeas modificaciones que hagan que los indicadores seleccionados estn perfectamente adaptados a las necesidades concretas de informacin de una planta. Cuando sistema GMAO (Gestion de mantenimiento asistido por ordenador), el clculo de estos indicadores suele ser bastante ms rpido. Debemos tener la precaucin de automatizar su clculo, generando un informe que los contenga todos. Una ventaja adicional es que, una vez automatizado, podemos generar informes con la periodicidad que queramos, con un esfuerzo mnimo. En caso de que el Sistema de Informacin sea el soporte papel, para el clculo de estos indicadores es conveniente desarrollar pequeas aplicaciones (una hoja de clculo puede ser suficiente) para obtener estos ndices. En este caso hay que seleccionar mucho ms cuidadosamente los indicadores, pues es ms costoso calcularlos. Adems la frecuencia con que los obtengamos deber ser menor. Es importante tener en cuenta que no slo es valioso conocer el valor de un indicador o ndice, sino tambin su evolucin. Por ello, en el documento en el que expongamos los valores obtenidos en cada uno de los ndices que se elijan deberamos reflejar su evolucin, mostrando junto al valor actual los valores de periodos anteriores (meses o aos anteriores) para conocer si la situacin mejora o empeora. Tambin es importante fijar un objetivo para cada uno de estos ndices, de manera que la persona que lea el documento donde se exponen los valores alcanzados en el periodo que se analiza comprenda fcilmente si el resultado obtenido es bueno o malo. En resumen, junto al valor del ndice, deberan figurar dos informaciones ms: Valor de ndice en periodos anteriores Objetivo marcado se dispone de un

Indices de Disponibilidad 1.

Disponibilidad total

Es sin duda el indicador ms importante en mantenimiento, y por supuesto, el que ms posibilidades de 'manipulacin' tiene. Si se calcula correctamente, es muy sencillo: es el cociente de dividir el n de horas que un equipo ha estado disponible para producir y el n de horas totales de un periodo:

En plantas que estn dispuestas por lneas de produccin en las que la parada de una mquina supone la paralizacin de toda la lnea, es interesante calcular la disponibilidad de cada una de las lneas, y despus calcular la media aritmtica. En plantas en las que los equipos no estn dispuestos por lneas, es interesante definir una serie de equipos significativos, pues es seguro que calcular la disponibilidad de absolutamente todos los equipos ser largo, laborioso y no nos aportar ninguna informacin valiosa. Del total de equipos de la planta, debemos seleccionar aquellos que tengan alguna entidad o importancia dentro del sistema productivo. Una vez obtenida la disponibilidad de cada uno de los equipos significativos, debe calcularse la media aritmtica, para obtener la disponibilidad total de la planta.

2. Disponibilidad por averas

Es el mismo ndice anterior pero teniendo en cuenta tan solo las paradas por averas, las intervenciones no programadas:

La disponibilidad por avera no tiene en cuenta, pues, las paradas programadas de los equipos. Igual que en el caso anterior, es conveniente calcular la media aritmtica de la disponibilidad por avera, para poder ofrecer un dato nico.

3. MTBF (Mid Time Between Failure, tiempo medio entre fallos)

Nos permite conocer la frecuencia con que suceden las averas:

4. MTTR (Mid Time To Repair, tiempo medio de reparacin)

Nos permite conocer la importancia de las averas que se producen en un equipo considerando el tiempo medio hasta su solucin:

Por simple clculo matemtico es sencillo deducir que:

Indicadores de Gestin de rdenes de Trabajo 5.

N de rdenes de trabajo generadas en un periodo determinado

Es discutible si el nmero de rdenes de trabajo es un indicador muy fiable sobre la carga de trabajo en un periodo, ya que 100 rdenes de trabajo de una hora pueden agruparse en una sola orden de trabajo con un concepto ms amplio. No obstante, dada la sencillez con que se obtiene este dato, suele ser un indicador muy usado. La informacin que facilita este indicador es ms representativa cuanto mayor sea la cantidad media de O.T que genera la planta. As, es fcil que en una planta que genera menos de 100 O.T. de mantenimiento mensuales la validez de este indicador sea menor que una planta que genera 1000 O.T. Adems, es posible estimar el rendimiento de la plantilla a partir del nmero de rdenes de trabajo.

6. N de rdenes de trabajo generadas por sectores o zonas

Igual que en el caso anterior, solo la sencillez de su clculo justifica emplear esta indicador.

7. N de rdenes de trabajo acabadas

Suele ser til conocer cual es el nmero de Ordenes de trabajo acabadas, sobre todo en relacin al nmero de rdenes generadas. Es muy importante, como siempre, seguir la evolucin en el tiempo de este indicador

8. N de rdenes de trabajo pendientes

Este indicador nos da una idea de la eficacia en la resolucin de problemas. Es un indicador abosultamente imprescindible, junto con los indicadores de

disponibilidad, los de coste o el de emergencias. Es conveniente distinguir entre las O.T que estn pendientes por causas ajenas a mantenimiento (pendientes por la recepcin de un repuesto, pendientes porque produccin no da su autorizacin para intervenir en el equipo, etc) de las debidas a la acumulacin de tareas o a la mala organizacin de mantenimiento. Por ello, es conveniente dividir este indicador en otros tres: 8.1. Pendientes de repuesto 8.2. Pendientes de parada de un equipo 8.3. Pendientes por otras causas

9. N de rdenes de trabajo de Emergencia (prioridad mxima)

Una referencia muy importante del estado de la planta es el nmero de O.T de emergencia que se han generado en un periodo determinado. Si ha habido pocas o ninguna, tendremos la seguridad de que el estado de la planta es fiable. Si por el contrario, las ordenes de prioridad mxima que se generan son muchas, se podr pensar que el estado de la planta es malo. Como siempre, es igualmente importante observar la evolucin de este indicador respecto a periodos anteriores.

10. Horas estimadas de trabajo pendiente

Es la suma de las horas estimadas en cada uno de los trabajos pendientes de realizacin. Es un parmetro ms importante que el n de rdenes pendientes, pues nos permite conocer la carga de trabajo estimada por realizar.

11. Indice de cumplimiento de la planificacin

A pesar de que resulta muy lgico el empleo de este indicador, en realidad son muy pocas las plantas que lo tienen implementado.

Es la proporcin de rdenes que se acabaron en la fecha programada o con anterioridad, sobre el total de rdenes totales. Mide el grado de acierto de la planificacin.

12. Desviacin media del tiempo planificado

Es el cociente de dividir la suma de horas de desviacin sobre el tiempo planificado entre el n total de rdenes de trabajo Puede haber dos versiones: a) Desviacin media sobre el momento de finalizacin. Cociente de dividir la suma del n de horas en que se ha rebasado cada una de las rdenes sobre el momento estimado de finalizacin:

b)

Desviacin media de las horas/hombre empleadas en un O.T. sobre las horas/hombre previstas:

13. Tiempo medio de resolucin de una O.T.

Es el cociente de dividir el n de O.T. resueltas entre el n de horas que se han dedicado a mantenimiento:

Indices de coste
Aunque los costes no parecen en principio un indicador habitual para mantenimiento, nada est ms alejado de esa realidad. El coste, junto con la disponibilidad, son los dos parmetros que el responsable de mantenimiento maneja constantemente, y eso es porque la informacin que le aportan es determinante en su gestin.

La cantidad de ndices que hacen referencia a los costes del departamento de mantenimiento es inmensa. Aqu se exponen algunos que pueden resultar prcticos.

14. Coste de la Mano de Obra por secciones

Si la empresa se divide en zonas o secciones, es conveniente desglosar este coste para cada una de las zonas o secciones. Si stas tienen personal de mantenimiento permanente, el coste ser el del personal adscrito a cada una de ellas. Si se trata de un departamento central, el coste por secciones se calcular a partir de las horas empleadas en cada una de las intervenciones.

15. Proporcin de coste de la Mano de Obra de Mantenimiento

Es el cociente de dividir el n total de horas empleadas en mantenimiento entre el coste total de la mano de obra:

16. Coste de materiales.

Se pueden hacer tantas subdivisiones como se crea conveniente: por secciones, por tipo (elctrico, mecnico, consumibles, repuestos genricos, repuestos especficos, etc.)

17. Coste de subcontratos

Tambin pueden hacerse las subdivisiones que se considere oportunas. Algunas subdivisiones comunes suelen ser: Subcontratos a fabricantes y especialistas Subcontratos de inspecciones de carcter legal Subcontratos a empresas de mantenimiento genricas

18. Coste de medios auxiliares

Es la suma de todos los medios auxiliares que ha sido necesario alquilar o contratar: gras, carretillas elevadoras, alquiler de herramientas especiales, etc. Con todos los ndices referentes a costes puede prepararse una Tabla de Costes, como la que se muestra en la figura adjunta. En ella pueden visualizarse con rapidez todos gastos de mantenimiento de la planta, divididos en conceptos y en secciones. Presentarlos de esta manera facilitar su lectura y la toma de decisiones consecuente.

Indices de proporcin de tipo de mantenimiento 18. Indice de Mantenimiento Programado

Porcentaje de horas invertidas en realizacin de Mantenimiento Programado sobre horas totales.

19. Indice de Correctivo

Porcentaje de horas invertidas en realizacin de Mantenimiento Correctivo sobre horas totales

Una variante de este indicador es el clculo del IMC sobre nmero de rdenes de trabajo correctivas sobre el nmero total de rdenes de trabajo. Es ms sencillo, aunque la informacin que proporciona es de menor calidad y ms fcilmente manipulable. De todas formas, una y otra forma de clculo son perfectamente vlidas para ver la situacin en un

momento determinado y para estudiar la evolucin de este parmetro. El IMC es un indicador tremendamente til cuando se est tratando de implementar un plan de mantenimiento preventivo en una planta en la que no exista tal plan; tambin es muy til cuando se estn implementando cambios en el departamento; y por ltimo, es muy interesante cuando se trata de evaluar el trabajo de un contratista de mantenimiento en contratos de gran alcance en los que la gestin del mantenimiento recae en el contratista (los buenos contratistas tienen un IMC muy bajo)

20. Indice de Emergencias

Porcentaje de horas invertidas en realizacin de O.T. de prioridad mxima:

La importancia de este indicador radica en que cuanto mayor sea el nmero de Ordenes de Trabajo de emergencia, peor es la gestin que se hace del mantenimiento. El caso extremo es el de plantas que no tienen implementado ningn plan de mantenimiento preventivo, en el que el mantenimiento se basa en 'crisis' (de ah que a veces se denomine 'mantenimiento de crisis'). En ellas el ndice es el 100%. Por extrao que pueda parecer son muchas las plantas en las que este ndice alcanza su valor mximo Una variante mas sencilla de este ndice es realizar el clculo no sobre horas invertidas en OT de prioridad mxima, sino en el nmero de OT de prioridad mxima sobre el nmero de OT total. Aunque es ms fcil de implementar y de calcular, evidentemente la informacin que aporta es menos concluyente.

Indices de Gestin de Almacenes y Compras

Los resultados de mantenimiento se ven enormemente afectados por la eficacia de los procesos de compra o de almacn. Estas dos reas pueden estar dentro de las responsabilidades de mantenimiento o puede estar gestionadas por otros departamentos. En cualquier caso, es conveniente conocer si el funcionamiento de estas reas, que afectan a los resultados, es la adecuada, y qu mejor manera que definir unos indicadores sencillos que permitan conocer si se gestionan con eficacia

21. Consumo de materiales

Miden el consumo de repuestos y consumibles en actividades propias de mantenimiento en relacin con el consumo total de materiales. Este dato puede ser importante cuando la planta tiene consumo de materiales del almacn de repuesto adicionales a la actividad de mantenimiento (mejoras, nuevas instalaciones, etc.) Es un ndice relativamente poco usual. Es til cuando se est tratando de optimizar el coste de materiales y se desea identificar claramente las partidas referentes a mantenimiento, a modificaciones y a nuevas instalaciones.

22. Rotacin del Almacn

Es el cociente de dividir el valor de los repuestos consumidos totales y el valor del material que se mantiene en stock(valor del inventario de repuestos)

Hay una variacin interesante de este ndice, cuando se pretende determinar si el stock de repuestos y consumibles est bien elegido. Si es as, la mayor parte del material que consume mantenimiento lo toma del almacn, y solo una pequea parte de lo comprado es de uso inmediato. Para determinarlo, es ms til dividir este ndice en dos:

Otra forma de conocer si el almacn de mantenimiento est bien dimensionado es determinando la proporcin de piezas con movimientos de entradas y salidas. Una utilidad de este ndice es determinar que porcentaje de piezas tienen escaso movimiento, para tratar de eliminarlas, desclasificarlas, destruirlas, venderlas, etc.:

23. Eficiencia en la cumplimentacin de pedidos

Proporcin entre las peticiones de materiales a compras no atendidas con una antigedad superior a 3 meses y el total de pedidos cursados a compras

24. Tiempo medio de recepcin de pedidos

Es la media de demora desde que se efecta un pedido hasta que se recibe. Este ndice se puede calcular por muestreo (tomar al azar un numero determinado de pedidos cursados y realizar la media aritmtica del tiempo transcurrido desde su peticin hasta su recepcin en cada uno de ellos) o a partir del total de pedidos realizados.

ndices de Seguridad y Medio Ambiente 25. Indice de frecuencia de accidentes

Indica la proporcin entre el nmero de accidentes con baja y el total de horas trabajadas

26. Indice de jornadas perdidas

Proporcin entre las horas prdidas por bajas laborales y las horas trabajadas

27. Indice de tiempo medio de permanencia de residuos en planta

Es el tiempo medio que transcurre desde que se genera un residuo hasta que lo retira de la planta un gestor de residuos autorizado.

28. Indice de frecuencia de incidentes ambientales

Es el cociente entre en n de incidentes ambientales graves y el nmero de horas trabajadas:

Indices de formacin 29. Proporcin de horas dedicadas a formacin

Porcentaje de horas anuales dedicadas a formacin, sobre el nmero de horas de trabajo total

30. Proporcin de desarrollo del programa

Porcentaje de horas de formacin realizadas, sobre el total de horas de formacin programadas

Resumen de indicadores