OPTIMIZACIÓN DE REDES DE ACTIVIDADES

UNIDAD 3

Objetivo de la unidad
• Conocer y aplicar los métodos de reducción por ciclos y SAM para la optimización de los recursos de la red de actividades. • Organizar y asignar los recursos disponibles de la empresa a un proyecto mediante el método de balanceo. • Desarrollar la habilidad de toma de decisión a partir de alternativas de solución.

UNIDAD 3 OPTIMIZACION DE REDES

3.1 Conceptos, relaciones métodos tiempo-costo, y Siemens (SAM). 3.2 Organización, asignación y balanceo de los recursos

Criterios de evaluación
Criterios Saber hacer: •Investigación bibliográfica •Proyecto •Actividades/Ejercicios Saber ser: •Participación y comportamiento •Asistencia a clases •Asistencia y participación a conferencias, evento, homenajes, desfiles Saber: Examen Total Porcentaje 50% 20% 20% 10% 20% 5% 10% 5% 30% 30% 100%

Estimación de los costos del proyecto
La sección de costos de una propuesta puede componerse de tablas con los costos estimados del contratista para elementos como los siguientes
Viajes Mano de obra

Materiales

La estimación de los costos debe ser atrevida y realista.
Renta de equipo e instalaciones Subcontratistas y consultores

Elaboración del presupuesto del proyecto

Primera etapa
Etapas de elaboración del presupuesto del proyecto

La estimación del costo se asigna a varios paquetes de trabajo en la EDT del proyecto

Segunda etapa

El presupuesto para cada paquete de trabajo se distribuye mientras este dure, así es posible determinar cuanto de este presupuesto debe haberse gastado en cualquier momento en el tiempo

Asignación del costo total presupuestado Elementos La asignación de los costos totales Mano de obra, del proyecto materiales, Paquetes de para los distintos subcontratistas trabajo elementos apropiados en la estructura de división del trabajo
Costo total presupuestado (CTP) para cada paquete de trabajo

Método de arriba-abajo

Los costos totales del proyecto se revisan, en relación con el alcance del trabajo para cada paquete de trabajo y una proporción del costo total del proyecto se asigna a cada paquete de trabajo

Métodos para establecer CTP Basado en una estimación de los costos de actividades detalladas asociadas con cada paquete de trabajo.

Método abajo-arriba

Proyecto $600 000 Contingencia $20 000

$100 000

$40 000

$60000

$140000

$30000

$50000

$100000

$60000

Asignación de los costos a los paquetes de trabajo individuales en la estructura de división del trabajo para un proyecto de $600000  El monto asignado a cada paquete de trabajo representa el CPT para terminar todas las actividades asociadas con el  La suma de los presupuestos de todos los paquetes de trabajo no puede exceder el costo total presupuestado del proyecto

Diseño

Construcción

Instalación y pruebas

1

4

2

6

3

2

Numero de Duración actividad estimada Diagrama de red de un proyecto para fabricar una maquina empacadora automatizada y especializada e instalarla en la fabrica del cliente. La maquina insertara el producto del cliente en cajas que pasan a gran velocidad por una banda transportadora.

Descripción

Estructura de división del trabajo para el proyecto de la maquina empacadora

Maquina empacadora $100 000
Diseño $24 000 Construcción $60 000 Instalación y pruebas $16 000

Desarrollo del costo acumulado presupuestado
Elaboración del presupuesto del proyecto

Primer paso: establecer para cada paquete de trabajo un costo total presupuestado

Segundo paso: distribuir cada CTP a lo largo de la duración de su paquete de trabajo. Para cada periodo se determina un costo, con base en cuando se programo la realización de las actividades que conforman el paquete de trabajo

Desarrollo del costo acumulado presupuestado
 Para cada periodo se determina un costo, con base en cuando se programo la realización de las actividades que conforman el paquete de trabajo  Cuando el CTP de cada paquete se distribuye por periodos, es posible determinar cuanto del presupuesto debe haberse gastado en cualquier momento  El monto se calcula al sumar los costos presupuestados para cada periodo hasta ese momento (CAP)  El CAP es el punto de referencia que se utilizara en el análisis del desempeño del costo para el proyecto

Costo presupuestado por periodo para el proyecto de la maquina empacadora
Semana CTP Diseño Construcción 24 60
1 4 2 4 3 8 4 8 8 8 12 12 10 10 8 8 5 6 7 8 9 10 11 12

Instalación y pruebas
Total Acumulado

16
100
4 4 4 8 8 16 8 24 8 32 8 40 12 52 12 64 10 74 10 84

8 92

8 100

Maquina empacadora $100 000 Diseño 1 4 Construcci ón 2 6 Instalación y pruebas 3 2 Diseño Construcción Instalación y pruebas

$24 000

$60 000

$16 000

Nota: cantidades expresadas en miles de pesos

Curva del costo acumulado presupuestado para el proyecto de la maquina empacadora
CTP
120

100

80

60

CTP

40

20

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Conociendo los valores del CAP, es posible dibujar una curva para mostrar los gastos presupuestados a los largo de la duración del proyecto. Proporciona un punto de referencia contra el cual puede compararse el costo real y el desempeño del trabajo en cualquier momento durante el proyecto.

Determinación del costo real
Inicio del proyecto
Una vez que se inicia el proyecto, es necesario hacer un seguimiento del costo real y el costo comprometido de modo que puedan compararse con el CAP

Costo real
Para hacer un seguimiento del costo real en un proyecto, es necesario instalar un sistema para reunir, de manera oportuna y periódica, datos sobre los fondos gastados en realidad

Sistema costo real
Puede incluir procedimientos y formas para recabar datos, una estructura de contabilidad debe establecerse con base en el sistema de numeracion de la EDT para que cada elemento del costo real pueda cargarse al paquete de trabajo apropiado

Costo comprometido
Se conocen como compromisos o costos afectados Los costos son comprometidos cuando se hace un pedido de un elemento (material, subcontratista), por lo general por medio de una orden de compra, aun cuando el pago real pueda ocurrir en algún momento posterior, cuando el material o servicio hayan terminado, entregado o facturado El monto comprometido debe considerarse apartado, debido a que los fondos se necesitaran para pagar al proveedor o subcontratista en algún momento en el futuro

Comparación del costo real con el costo presupuestado Costo presupuestado CTP Diseño Construcción Instalación y pruebas 24 60 16

Semana
1 4 2 4 3 8 4 8 8 8 12 12 10 10 8 8 5 6 7 8 9 10 11 12

Total
Acumulado

100

4
4

4
8

8
16

8
24

8
32

8
40

12
52

12
64

10
74

10
84

8
92

8
100

Semana
1 2 5 3 9 4 5 2 5 1 8 10 14 12 6 7 8 Total gastado 22 46 0

Diseño Costo real Construcción Instalación y pruebas Total Acumulado

2

2 2

5 7

9 16

7 23

9 32

10 42

14 56

12 68

68 68

Nota: cantidades expresadas en miles de pesos

Curva de comparación CAP y CAR
120 100

80

Exceso de $4000
CTP

60

Costo real
40

20

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Determinación del valor del trabajo realizado
• Valor devengado (VD): Es el valor que se le paga a una persona por servicios. La determinación del VD implica reunir datos sobre el porcentaje de terminación para cada paquete de trabajo y luego convertir este porcentaje en una cantidad en pesos a multiplicar el CTP del paquete de trabajo por el porcentaje de terminación

Calculo valor devengado
Una vez que los datos del porcentaje de terminación se han recabado, se calcula el valor devengado.

Esto se hace al multiplicar el costo total presupuestado para el paquete de trabajo por su porcentaje de terminación

Ejemplo

Ejemplo proyecto de la maquina empacadora
Semana
1 2 5 3 9 4 5 5 1 6 7 8 Total gastado 22 % de term acum 100%

Diseño

2

Construcción
Instalación y pruebas Total Acumulado
2 2 5 7 9 16

2

8

10

14

12

46
0

50%
0%

7 23

9 32

10 42

14 56

12 68

68 68

Estimaciones del % de terminación acumulado reportado durante cada una de las primeras ocho semanas para cada paquete de trabajo

Semana
1 2 3 4 5 6 7 8

Diseño
Construcción Instalación y pruebas

10
0 0

25
0 0

80
0 0

90
5 0

100
15 0

100
25 0

100
40 0

100
50 0

Nota: cantidades expresadas en miles de pesos

VDA para cada paquete de trabajo
Semana
1 2 25 0 0 3 80 0 0 4 90 5 0 5 100 15 0 6 100 25 0 7 100 40 0 8 100 50 0

Diseño Construcción Instalación y pruebas

10 0 0

Al final de la semana 8, el valor devengado del trabajo realizado es de $54000

Multiplicar cada % de terminación por el CTP para el paquete de trabajo Semana
CTP 1 2.4 2 6 3 19.2 4 21.6 3 5 24 9 6 24 15 7 24 24 8 24 30

Diseño Construcción Instalación y pruebas Acumulado

24 60 16 100

2.4

6

19.2

24.6

33

39

48

54

Nota: cantidades expresadas en miles de pesos

120

100

80 CTP 60 Costo real VDA 40

Conociendo los valores de VDA, es posible trazar una curva y se obtiene una comparación visual excelente

20

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Análisis del desempeño de los costos
Medidas que se utilizan para analizar el desempeño de los costos del proyecto

CTP (costo total presupuestado)

CAP (costo acumulado presupuestado)

CAR (costo acumulado real)

VDA (valor devengado acumulado)

Se utilizan para determinar si el proyecto se esta realizando dentro del presupuesto y si el valor del trabajo realizado esta a la par del costo real

Análisis proyecto maquina
empacadora
• Para el proyecto de la maquina empacadora se tiene:  $64000 se presupuesto hasta el final de la semana 8 para realizar todo el trabajo programado durante las primeras 8 semanas  $68000 en realidad se gastaron al final de la semana 8  $54000 fue el valor ganado del trabajo realizado en realidad al final de la semana 8
Análisis: El costo real esta excediendo el costo presupuestado y el valor de trabajo realizado no va según el costo real

80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 68% 64% 54%

1 porcentaje presupuestado que se habra gastado
porcentaje de trabajo terminado

porcentaje gastado en realidad

Análisis del avance en términos de % del CTP de $100000 para el proyecto: • Al final de la semana 8 el 64% del CTP para el proyecto iba a ser gastado para llevar a cabo el trabajo programado para realizar durante las primeras 8 semanas • 68% del presupuesto total en realidad se gasto para el final de las semana 8 • 54% del trabajo total del proyecto en realidad se realizo para el final de la semana 8

Índice de desempeño de los costo (IDC)

Indica que por cada $1.00 gastado en realidad, solo se recibió $0.79 del valor ganado. Cuando el IDC esta por debajo de 1.0 o disminuye en forma gradual debe aplicarse una acción correctiva

Varianza del costo (VC)

Pronostico del costo

Con base en el análisis del desempeño real de los costos a lo largo del proyecto, es posible pronosticar cuales serán los costos totales a la terminación del proyecto

Existen 3 métodos para determinar el costo pronosticado a la terminación (CPAT)

Primer método

Proyecto:

Interpretación del resultado: a partir de la semana 8, el proyecto tiene una eficiencia de costo o IDC, de 0.79, y si el resto del proyecto se sigue realizando con el mismo índice de eficiencia, entonces todo el proyecto costara en realidad $126582. habrá un excedente de $26582 del CTP.

Segundo método
• Supone que, sin importar el índice de eficiencia el proyecto o paquete de trabajo ha experimentado en el pasado, el trabajo que se va a realizar sobre la parte restante del proyecto o paquete de trabajo se hará según el presupuesto.
Interpretación del resultado: el trabajo con un valor devengado de $46000 debe realizarse para terminar el proyecto. Este método supone que el trabajo restante se realizara a un índice de eficiencia de 1.0, aun cuando el proyecto ha estado experimentando un índice de eficiencia de 0.79 a partir del final de la semana 8. este método da como resultado un costo pronosticado a la terminación de $114000, un excedente pronosticado de $14000 sobre el costo total presupuestado para el proyecto.

Tercer método

Control de costos
La clave para el control de costos efectivos es analizar el desempeño de los costos de manera periódica y oportuna
Es crucial que las varianzas del costo y las ineficiencias se identifiquen al principio de modo que se puedan aplicar acciones correctivas antes de que la situación empeore
1. Analizar el desempeño de los costos para determinar cuales paquetes de trabajo pueden requerir una acción correctiva

El control de costos consiste en:

2. Decidir la acción correctiva aplicable

3. Revisar el plan del proyecto

Tipos de actividades Acciones correctivas aplicables a paquetes de trabajo que tiene una varianza de costos negativa

Actividades que se realizan a corto plazo

Actividades que tienen una estimación de costos grande

Formas de reducir costos de las actividades

Sustituir los materiales menos caros que cumplen con ls especificaciones requeridas

Asignar a un apersona con mayor experiencia para realizar la actividad de manera mas eficiente

Reducción del alcance o requisitos para el paquete de trabajo o actividades especificas

Manejo del flujo de efectivo
La clave para administrar el flujo de efectivo es asegurar que el efectivo entre mas rápido de lo que sale El manejo del flujo de efectivo consiste en asegurarse de que se reciben suficientes pagos del cliente a tiempo de modo que tiene dinero suficiente para cubrir los costos de realizar el pago de la nomina, cargos por materiales, facturas de los subcontratistas y gastos de viaje

Plan de requerimientos de recursos:
Ilustra el uso esperado de los recursos por periodo, a lo largo de la duración del proyecto.
Pintar habitaciones (planta baja) (8 días, 2 pintores) Inicio del proyecto Pintar habitaciones (sótano) (4 días, 1 pintor) Pintar escaleras y pasillo (4 días, 1 pintor) Pintar baño (2 días, 1 pintor) Terminación del proyecto

Pintar recámaras (6 días, 1 pintor)

Plan de requerimientos de recursos:
Días de pintura Habitaciones de la planta baja (2 pintores) Escaleras y pasillos (1 pintor) Baño (1 pintor) Habitaciones del sótano (1 pintor) Recámaras (1 pintor)
Día Pintores 1 4 2 4 3 4 4 4 5 3 6 3 7 2 8 2 9 2 10 2 11 1 12 1 32 16 4 2 4 6

Nivelación de Recursos: Es un método para desarrollar un programa que intenta reducir al mínimo las fluctuaciones en los requerimientos de los r ecursos.

Nivelación de Recursos:
Días de pintura Habitaciones de la planta baja (2 pintores) Escaleras y pasillos (1 pintor) Baño (1 pintor) Habitaciones del sótano (1 pintor) Recámaras (1 pintor)
Día Pintores 1 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6 3 7 3 8 3 9 3 10 3 11 1 12 1 32 16 4 2 4 6

Trueque entre tiempo y costo
Quiebre de una actividad • Consiste en tomar medidas especiales costosas para reducir la duración de una actividad a menos de su valor normal. Quiebre de un proyecto • Consiste en acelerar cierto número de actividades para reducir la duración del proyecto a menos de su valor normal. Método CPM de trueque entre tiempo y costo • Se ocupa de determinar cuánto acelerar cada actividad para reducir la duración prevista del proyecto a un valor deseado.

Trueque entre tiempo y costo
Aplicación de PERT/CPM • Genera información para el director de proyecto (tiempo de inicio, tiempo de terminación y holgura de cada actividad del proyecto). Identifica la ruta critica en cuyas actividades un retraso significa demorar la terminación del proyecto. Método CPM de trueque entre tiempo y costo

• Permite al director del proyecto el efecto total de cambiar la duración estimada del proyecto por algunos otros valores. Los datos necesarios son: el tiempo y el costo de cada actividad cuando se ejecutan en tiempo normal o en tiempo de quiebre (acelerado).

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