Buenas prcticas con proveedores

Buenas prcticas con proveedores / Noviembre 2012

Metro S.A. basa sus relaciones con los proveedores en principios ticos y buenas prcticas que, respetando los intereses de ambas partes, hagan posible obtener el mximo nivel de calidad y competencia en los productos recibidos y en los servicios prestados. Los procesos de licitacin, adjudicacin y compra deben mantenerse transparentes y abiertos, procurando la participacin de un nmero de empresas suficiente que garantice variedad y competencia de la oferta. La seleccin se har sobre la base de criterios estrictamente objetivos, evitando cualquier tipo de interferencia que pueda afectar la obligacin de priorizar el inters de Metro. Por tanto, los colaboradores de Metro (trabajadores, ejecutivos y asesores, en adelante, colaborador) debern actuar con honestidad y transparencia en toda negociacin y contratacin, evitando generar condiciones para el beneficio propio o de terceros a travs del uso indebido de su posicin, informacin privilegiada o de contactos en la empresa. Asimismo, todo colaborador de Metro, debe declarar de manera anticipada cualquier conflicto de inters que anteponga prioridades personales, de amistades o de familiares a las de la empresa, debiendo revelar la ocurrencia de dichos conflictos a su jefatura directa, y abstenerse de participar en la discusin y decisin sobre las materias respectivas. Con el fin de velar por el fiel cumplimiento de lo anteriormente sealado, se establecen las siguientes directrices sobre buenas prcticas con proveedores, las cuales deben ser observadas por todo colaborador de Metro que participe o est involucrado en cualquier proceso de licitacin, adjudicacin o compra de bienes servicios: 1.- Toda reunin entre Metro y algn eventual proveedor (o sus respectivos agentes o interesados en ser proveedores,

en adelante, proveedor), por motivos de una licitacin, proceso de cotizacin, o compra de bienes o servicios deber realizarse, preferentemente, en dependencias de Metro, y slo en caso de no ser posible, la reunin se realizar en dependencias del proveedor. 2.- Las reuniones que se realicen entre Metro y sus proveedores, debern contar al menos con dos profesionales, ejecutivos o colaboradores de Metro, de los cuales al menos uno deber contar con claras competencias tcnicas respecto a las materias a tratar en la reunin. 3.- Una vez coordinada o agendada de manera definitiva cualquier reunin entre Metro y algn proveedor, se debe comunicar de la solicitud y de la programacin de la misma al gerente superior respectivo (Gte. funcional o gerente general). 4.- En caso de estimar que el resultado de una reunin realizada entre Metro y algn proveedor, por su importancia o implicancias debe ser informado al gerente respectivo, sta comunicacin se realizar por la va ms expedita e idnea. 5.Una vez iniciado un proceso de licitacin, la comunicacin que exista entre Metro y los proveedores participantes en la licitacin se ajustar de manera estricta a lo establecido en las bases de licitacin. En particular, en lo referente a los interlocutores vlidos por las partes y a los medios de comunicacin definidos en las respectivas bases de licitacin. 6.- Los procesos de adquisicin de bienes o servicios por parte de Metro debern garantizar la igualdad de oportunidades a los proveedores, sin hacer distincin alguna a la hora de recibir propuestas o concertar reuniones, evitando cualquier discriminacin arbitraria y asegurando la contratacin en estricta sujecin a los precios referenciales definidos o condiciones del mercado.

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7.- No est permitido a los colaboradores de Metro aceptar para s o para terceros, ni solicitar u ofrecer en razn de sus cargos o rol en alguna negociacin, regalos, invitaciones o beneficio alguno. Lo anterior puede aceptarse de modo excepcional, slo si se cumple con los requisitos establecidos en el Cdigo de tica de Metro referente a la tica en las relaciones comerciales, donde se estipula un monto mximo equivalente a una unidad de fomento.