You are on page 1of 56

BAB I PENDAHULUAN Salah satu elemen dalam perusahan yang sangat penting adalah Sumber Daya Manusia (SDM

). Pengelolaan SDM dari suatu perusahaan sangat mempengaruhi banyak aspek penentu keberhasilan kerja dari perusahaan tersebut. Jika SDM dapat diorganisir dengan baik, maka diharapkan perusahaan dapat menjalankan semua proses usahanya dengan baik. Manajemen bukanlah kata yang asing bagi setiap orang, tetapi mungkin banyakdari kita yang salah mengartikan istilah “Manajemen”. Jika mendengar istilah“Manajemen”, mungkin pikiran kita tertuju pada salah satu jurusan EkonomiManajemen di Fakultas Ekonomi, atau kita membayangkan perusahaan besar. Tidakbanyak orang yang berpikir bahwa manajemen merupakan suatu ilmu dan seni yangdiperlukan dan diimplementasikan bagi semua organisasi dalam mencapai tujuannya. Pandangan seperti ini ada benarnya tetapi kurang tepat sebab sebenarnya manajemensangat dibutuhkan bagi setiap organisasi baik yang berorientasi pada profit, sosialmaupun lainnya. Bahkan manajemen sangat diperlukan oleh setiap orang untukmengelola segala aktivitas kesehariannya agar tujuan kita dapat tercapai sesuai dengantarget dengan cara yang efektif dan efisien. Akan tetapi dalam prakteknya manajemenlebih dibutuhkan dimana terdapat sekelompok orang yang saling bekerja sama dalamsuatu wadah (organisasi) untuk mencapai tujuan bersama. Secara fungsional suatu organisasi mempunyai persamaan yang mendasar dalamhal pengelolaannya. Manajemen mempunyai fungsi universal yang dapatdiimplementasikan pada semua organisasi baik institusi pemerintah, sekolah, duniausaha maupun industri. Organisasi mempunyai bentuk dan tujuan yang berbeda-bedabergantung pada visi dan misi yang diembannya. Fungsi manajemen dapat diterapkanpada organisasi yang berorientasi pada keuntungan (profit) maupun non profit, besarataupun kecil. Manajemen merupakan ilmu pengetahuan yang bersifat universal yang tersusunsecara sistematis yang mencakup kaidah-kaidah ilmu, prinsip-prinsip dan konsep-konsep yang cenderung benar dalam semua situasi manajerial. Manajemen sebagai ilmupengetahuan dapat diaplikasikan dalam semua organisasi seperti organiasi sekolah,perusahaan, pemerintah, sosial, keagamaan, kepemudaan, organisasi keluarga dansebagainya. Seorang pimpinan

3

organisasi atau manajer dituntut untuk memiliki pengetahuandan keterampilan dalam bidang manjemen sehingga diharapkan mampu mengaplikasikan ilmunya pada situasi dan kondisi yang tepat guna mencapai tujuansecara efektif dan efisien. Selain memiliki pengetahuan dan keterampilan, seorangmanajer dituntut untuk bersifat fleksibel dalam menyesuaikan diri dengan situasi dankondisi lingkungan yang selalu berubah-ubah.

3

BAB II PEMBAHASAN A. Proses Manajemen Proses manajemen adalah daur beberapa gugusan kegiatan dasar yang berhubungan secara integral, yang dilaksanakan di dalam manajemen secara umum, yaitu proses perencanaan, proses pengorganisasian, proses pelaksanaan dan proses pengendalian, dalam rangka mencapai sesuatu tujuan secara ekonomis. Proses manajemen adalah daur beberapa gugusan kegiatan dasar yang berhubungan secara integral, yang dilaksanakan di dalam manajemen secara umum, yaitu proses perencanaan, proses pengorganisasian, proses pelaksanaan dan proses pengendalian, dalam rangka mencapai sesuatu tujuan secara ekonomis. Sesungguhnya keempat proses itu merupakan hasil ikhtisar dari pelbagai pendapat praktisi dan ahli mengenai manajemen. Semua gagasan itu didasarkan pada pra-anggapan yang menghendaki pembagian proses kerja para manajer menjadi bagian-bagian yang dapat dilaksanakan. Proses-proses itu berulangkali dinyatakan sebagai "langkah-langkah dasar manajemen", batu-batu fondasi manajemen. Proses manajemen dalam suatu perusahaan / organisasi terdiri dari beberapa tahapan, yaitu :
1. Proses perencanaan (Planning) meliputi gagasan bahwa manajemen mengantisipasi

berbagai kondisi seperti peluang dan kendala di masa depan, dan berusaha menetapkan lebih dulu apa yang harus mereka lakukan dan apa yang akan mereka capai. Proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran tadi. Manajer memikirkan dengan matang terlebih dahulu sasaran dan tindakan serta tindakan mereka berdasarkan metode, rencana, atau logika dan bukan berdasarkan perasaan.
2. Proses pengorganisasian (Organizing) berarti menempatkan orang dan prasarana serta

sarana dan sumberdaya dalam suatu tata-hubungan yang kondusif untuk bekerja sama menuju sasaran bersama.

3

Proses mempekerjakan dua orang atau lebih untuk bekerja sama dalam cara terstruktur guna mencapai sasaran spesifik atau beberapa sasaran. Proses mengatur dan mengalokasikan pekerjaan, wewenang, dan sumber daya di antara anggota organisasi, sehingga mereka dapat mencapai sasaran organisasi.
3. Proses pelaksanaan (Actuating) meliputi pemberian arahan, perintah kerja, dorongan

dan motivasi kerja, serta pemecahan masalah. Proses mengarahkan dan mempengaruhi aktivitas yang berkaitan dengan pekerjaan dari anggota kelompok atau seluruh organisasi. Mengarahkan, mempengaruhi, dan memotivasi karyawan untuk melaksanakan tugas yang penting.
4. Proses pengendalian (Controlling) dilakukan dengan pengamatan, mencermati

laporan, dan melakukan inspeksi supaya pekerjaan di semua bagian sesuai dengan persyaratan kualitas dan ketentuan rencana hasil, dan sesuai dengan anggaran biaya. Proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan aktivitas yang direncanakan.Manajer harus yakin tindakan yang dilakukan oleh anggota organisasi benar-benar menggerakkan organisasi kea rah sasaran yang telah dirumuskan. B. Perencanaan Dan Pengambilan Keputusan a. Pengertian Perencanaan dan Pembuatan Keputusan Perencanaan atau Planning adalah sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan diperlukan dalam setiap jenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan maupun kegiatan dimasyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.

3

Pada intinya, perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu. Perencanaan yang baik adalah ketika apa yang dirumuskan ternyata dapat direalisasikan dan mencapai tujuan. Sedangkan keputusan pada dasarnya merupakan proses memilih satu penyelesaian dari beberapa alternatif yang ada. Keputusan yang tepat pada dasarnya adalah keputusan yang bersifat rasional, sesuai dengan nurani dan didukung oleh fakta yang akurat sehingga bisa dipertanggungjawabkan. Dalam dunia bisnis, keputusan yang tepat bukan saja ditentukan oleh banyaknya pengalaman dan keahlian yang kita miliki, akan tetapi didukung oleh kelengkapan informasi yang terkait dengan masalah yang akan kita selesaikan. Pembuatan keputusan adalah fungsi mendasar dari manajemen, seperti halnya dengan kepemimpinan dan komunikasi. Pembuatan keputusan adalah salah satu kemampuan utama yang harus dikuasai setiap manajer. Hal ini disebabkan pembuatan keputusan sangat diperlukan pada semua tahap kegiatan administrasi dan manajemen. Misalnya saja di saat proses perencanaan berlangsung, berbagai proses pembuatan keputusan dilakukan untuk memilih alternatif dan prioritasnya. Pembuatan keputusan tersebut mencakup kegiatan mengidentifikasi dan menganalisis masalah, mengidentifikasi kriteria keputusan, mempertimbangkan kriteria, mengembangkan alternatif, membandingkan dan mengevaluasi semua alternatif pemecahan, menilai risikonya, memilih alternatif terbaik dan mengimplementasikan keputusan. Untuk memperlancar proses pengambil keputusan tersebut kita harus mengetahui kunci pokok keberhasilan implementasi keputusan. Kunci kesuksesan tersebut adalah komitmen, penyampaian hasil keputusan berupa pengumuman, jumlah dan kualitas personalia yang akan melaksanakan keputusan, fasilitas yang mendukung pelaksanaan keputusan, waktu pelaksanaan, dan pertanggungjawaban pelaksanaan keputusan. Kualitas keputusan yang dibuat oleh manager sangat penting peranannya bagi dua hal. Pertama, kualitas keputusan manager secara langsung mempengaruhi peluang karir, penghargaan dan kepuasan kerja. Kedua, keputusan manajerial memiliki konstribusi terhadap keberhasilan atau kegagalan sebuah organisasi. Oleh karenanya, setiap manager harus selalu siap untuk menghadapi evaluasi dan kritik terhadap keputusan yang dibuatnya.

3

b. Tipe Perencanaan Sesuai dengan tingkatan structural piramida, organisasi mempunyai berbagai perencanaan seperti dijelaskan dibawah ini: 1) Perencanaan Strategis Dilakukan oleh manajemen puncak Karakteristiknya:  Berfokus pada kesesuaian sumberdaya perusahaan dengan factor lingkungan dan resiko yang akan dihadapi  Horizon waktu jangka panjang  Bersifat umum, tidak spesifik 2) Perencanaan Taktis Dilaksanakan manajer menengah. Karakteristiknya:  Berfokus pada pelaksanaan jangka pendek-menengah  Bersifat rinci untuk dilaksanakan manajer bawah  Horizon waktu jangka pendek menengah 3) Perencanaan Operasional Dilaksanakan manager bawah. Karakteristiknya :  Berfokus pada kegiatan operasional dalam perusahaan,  Bersifat sangat rinci,  Waktu pelaksanaan jangka pendek kurang dari satu tahun.

c. Konsep Dasar Perencanaan dalam Manajemen 1. Fungsi Perencanaan  Perencanaan sebagai pengarah

3

 Perencanaan sebagai upaya untuk meminimalisasi ketidakpastian  Perencanaan sebagai minimalisasi pemborosan sumber daya  Perencanaan sebagai penetapan standar dalam pengawasan kualitas 2. Prinsip-Prinsip Perencanaan  Kontinuitas atau berkelanjutan  Futuristik atau berkaitan dengan masa depan  Komprehensif atau menyeluruh dan menyangkut aspek-aspek perusahaan  Fleksibilitas atau mudah diakomodasi dengan berbagai kondisi yang baru  Berperan dalam mencapai goal  Profesionalitas atau perencanaan tersebut harus memiliki keahlian yang tinggi  Mempunyai time limit atau batas waktu  Bersifat gradual atau sejalan dengan jenjang karir manajerial  Faktual dan realistis 3. Peran Tujuan Tujuan pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu atau organisasi. Rencana merupakan bentuk konsep yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai. Tujuan harus memiliki empat karakteristik dasar: 1) 2) 3) 4) Tujuan harus diungkapkan secara tertulis Tujuan harus dapat diukur Tujuan harus dapat ditentukan waktunya Tujuan harus menantang dan dapat dicapai

4. Macam-Macam Perencanaan Macam-macam perencanaan ada dua macam yakni:  perencanaan jangka pendek,  perencanaan menengah dan  perencanaan jangka panjang.

3

Faktor-faktor

yang

harus

diperhatikan

dalam

pembuatan rencana baik jangka pendek atau menengah dan jangka panjang, antara lain: 1. Prediksi atau meramalkan kejadian yang mungkin akan terjadi. 2. Langkah dsb. 3. Langkah operasional yang akan ditempuh. 4. 5. 6. 7. Aturan instruksional yang berfungsi sebagai guidance dan pengendali. Perencanaan anggaran. Program kerja dan time schedule. Alat bantu dalam perencanaan kerja baik berupa menentukan tujuan ataupun mengumpulkan data-data statistik, menyusun rencana alternatif

d. Proses Pembuatan Rencana yang Baik Rencana yang baik harus memuat sifat-sifat sebagai berikut: 1. Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran yang berbeda-beda dapat ditiadakan. 2. Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya bila ada perubahan keadaan maka tidak semua rencana dirubah dan dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan. 3. Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya setiap rencana harus ada dalam perimbangan. 4. Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan factor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan. 5. Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi. Empat Tahap Dasar dalam Proses perencanaan meliputi: Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan Perencanaan dimulai dengankeputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya sumberdayanya secara tidak efektif.

3

Tahap 2 : merumuskan keadaan saat ini Pemahaman akan posisi perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber daya-sumber daya yang tersediauntuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkutwaktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencanadapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua inimemerlukan informasi-terutama keuangan dan data statistik yang didapat melaluikomunikasi dalam organisasi. Tahap 3 : mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan Segala kekuatan dankelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukurkemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalahbagian esensi dari proses perencanaan. Tahap 4 : mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut danpemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada. e. Penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan Pembuatan keputusan yaitu proses serangkaian kegiatan yang akan dilakukan dalam penyelesaian suatu masalah. Pembuatan keputusan ini dilakukan oleh setiap jabatan dalam organisasi. Manajer akan membantu keputusan yang berbeda dalam situasi dan kondisi yang berbeda pula. Keputusan yang dibuat setiap manajer akan berbeda-beda, sesuai dengan perbedaan kondisi dan situasi yang dihadapi. Tipe-tipe keputusan yang dibuat dedapat diklasifikasikan berdasarkan sistem yang dikemukakan oleh Simon, antara lain:

3

1.

Keputusan yang diprogram, yaitu keputusan yang dibuat

menurut kebiasaan aturan atau prosedur. Contohnya keputusan masa lamanya cuti karyawan. 2. Keputusan yang tidak diprogram, yaitu keputusan yang berkenaan dengan masalah-masalah baru, khas atau khusus. Dalam menangani tipe keputusan ini, manager biasanya cenderung menggunakan judgement, intuisi dan kreativitas. Stamatis (1996) mengemukakan model pengambilan keputusan yang terdiri atas enam tahap, yakni mengidentifikasi dan menentukan masalah, menyusun alternatif pemecahan masalah, mengevaluasi alternatif pemecahan masalah, membuat keputusan, mengimplementasikan keputusan dan menindaklanjutinya untuk mengevaluasi keputusan tersebut. Sedangkan Robbins (1991) mengidentifikasi tiga model pengambilan keputusan, yaitu: a. Optimizing decision-making model yakni pengambilan keputusan yang bagaimana setiap individu harus berprilaku dalam rangka

menjelaskan

memaksimumkan hasil yang ingin dicapai. b. Satisfacting model, yakni pengambil keputusan memilih solusi pertama yang

dipandang cukup baik, memuaskan dan memadai. c. Implicit favourite model, yakni masing-masing individu menyederhanakan

proses dalam memecahkan masalah yang kompleks.

Keputusan dapat diambil dengan meenggunakan metode kuantitatif (perhitunganstatistik) Untuk mengantisipasi dan memperkirakanya. Proses pembuatan keputusan yang Efektif : 1. Pemahaman dan perumusan masalah 2. Pengumpulan dan analisa data yang relevan 3. Pengembangan alternatif-alternatif 4. Evaluasi alternatif-alternatif

3

5. Pemilihan alternatif terbaik 6. Implementasi keputusan 7. Evaluasi hasil-hasil

C. Proses Organisasi Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), organisasi adalah kesatuan yang terdiri atas bagian-bagian dalam perkumpulan untuk tujuan tertentu. Tujuan sebuah organisasi adalah tujuan yang dianggap tujuan bersama sehingga orang-orang di dalamnya merasa terikat oleh tujuan tersebut, meskipun setiap individu mempunyai tujuan pribadi dalam mendirikan atau bergabung dalam suatu organisasi. Organisasi dibentuk untuk memaksimalkan potensi, yang artinya dalam mencapai tujuan yang besar, dibutuhkan tata kelola yang jelas, pembagian kerja yang jelas, terstruktur, dan yang pasti saling bahu membahu dan konstruktif dalam mencapai tujuan bersama tersebut. Dimana tujuan yang besar tersebut sangat sulit terwujud apabila hanya dikerjakan oleh seseorang. Menurut West, Borrill, dan Unsworth (1998), organisasi harus mempunyai tiga hal. Pertama, kerja dari tiap-tiap elemen, atau bahkan dalam scope terkecil, yaitu individu, harus tidak sendiri, tidak mandiri, dan mesti saling terkoordinasi. Kedua, setiap anggota harus memilki peran yang khusus dan spesifik. Ketiga, harus mempunyai tujuan bersama yang ingin dicapai. Tujuan besar organisasi lebih dikenal dengan istilah visi, yaitu impian, dambaan, dan suatu kondisi ideal yang hampir tidak akan tercapai oleh organisasi tersebut, karena jika visi tersebut tercapai, maka bubarlah organisasi tersebut. Dari visi, organisasi juga mempunyai misi, yaitu pondasi-pondasi apa saja yang akan dilakukan dalam usaha mewujudkan visi tersebut. Sama sifatnya dengan visi, misi ini juga hampir tidak akan tercapai. Karena sifat visi dan misi yang hampir tidak akan tercapai, maka organisasi butuh pengejawantahan visi dan misi ke dalam hal-hal yang lebih spesifik, terukur, dapat dicapai, wajar, dan berbatas waktu. Inilah yang biasa disebut targetan, atau capaian, atau goal. Dalam mewujudkan semua itu diperlukan strategi atau yang lebih populer disebut proker (program kerja). Program kerja adalah langkah-langkah kecil untuk mencapai goal yang telah kita bahas di atas.

3

Dalam berbagai sumber mengenai organisasi, kita mengenal tahapan gerak dari suatu organisasi, berupa akronim POAC, yaitu Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling. Tahap planning merupakan tahapan paling fundamental yaitu perencanaan target, misi, dan strategi menjadi langkah dasar dalam suatu organisasi. Atau bahkan jika baru mendirikan organisasi, visi juga merupakan perencanaan dalam suatu organisasi. Tahap organizing, berupa analisis kerja, bagian apa-apa saja yang dibutuhkan untuk menerapkan strategi-strategi yang telah direncanakan. Juga dilakukan pembagian kerja atau peran, pola hubungan, posisi suatu bagian, dan sebagainya. Tahap organizing biasanya menghasilkan struktur organisasi atau struktur kerja, termasuk pemimpin. Terkadang, pemimpin dipilih di awal, sebelum melakukan planning. Pemimpin inilah yang akan memimpin atau membimbing organisasi agar tetap pada jalannya untuk mencapai visi yang telah direncanakan. Tahap actuating adalah tahap perwujudan, tahap transformasi perencanaan menjadi tindakan-tindakan nyata, berupa pelaksanaan strategi-strategi yang telah ditetapkan. Inilah tahap krusial dalam organisasi, di mana pada tahap ini, pengujian integritas, komitmen, dan konsistensi dari suatu organisasi dilakukan, apakah organisasi tersebut hanya pandai merencanakan tetapi gagal dalam geraknya atau tidak. Seringkali organisasi mengalami guncangan-guncangan di tahap ini. Tahap controlling merupakan tahap pengendalian kualitas kerja inilah yang mengukur sejauh mana organisasi telah bergerak sejauh ini, apakah lambat, cepat, atau malah kehilangan arah, sehingga tidak menuju tujuan. Nantinya, kontrol ini memberikan feedback, yang akan mempengaruhi sikap kerja, atau bahkan mempengaruhi hal yang lebih fundamental, yaitu goal. Di Indonesia tahap ini seringkali diabaikan oleh suatu organisasi. Diabaikan di sini bukan berarti tidak melakukan sama sekali, akan tetapi pelaksanaan kontrol atau kendali kerja ini seringkali tidak berjalan dengan baik dan konsisten, sehingga pengendalian kualitas kerja seringkali dianaktirikan. Itulah konsep dasar sebuah organisasi, punya tujuan dan rencana yang jelas, punya pembagian peran, punya pola hubungan tiap-tiap bagian peran, melakukan peran, dan adanya evaluasi terhadap apa yang dilakukan.  Proses mempengaruhi (wewenang dan kekuasaan).

3

Suatu proses adalah setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh manajemen untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi. Sedangkan pengaruh menurut Scott dan Mitchell merupakan suatu transaksi social dimana seorang atau sekelompok orang digerakkan oleh seorang atau kelompok orang yang lain untuk melakukan kegiatan yang sesuai dengan harapan mereka yang mempengaruhi. Dalam hal ini suatu pengaruh sangat berhubungan dengan kekuasaan dan wewenang. Yang dimaksud dengan kekuasaan adalah kemampuan untuk mempunyai pengaruh, sedangkan wewenang merupakan salah satu tipe dari kekuasaan. Dalam proses mempengaruhi mencakup tiga unsur yaitu : 1. 2. 3. Orang yang mempengaruhi. Metoda mempengaruhi. Orang yang dipengaruhi.

3

Dalam Organisasi tentunya terdapat proses-proses yang harus dilalui untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan. Seperti, Proses mempengaruhi pengambilan keputusan dan komunikasi adalah proses-proses manejerial karena secara nyata dilaksanakan oleh para manajer. Proses-proses ini juga merupakan proses-proses organisasional karena lebih penting daripada manajer individual dalam pengaruhny apada pencapaian tujuan–tujuan organisasi. Ketiga proses organisasi dan manejemen ini merupakan bagian vital sistem organisasi formal dan mempunyai implikasiimplikasi sangat penting terhadap perilaku organisasi. Didalam proses organisasi terdapat beberapa proses pendukung lainnya yaitu antara lain : Proses memahami Merupakan proses untuk memmpengaruhi yaitu suatu bentuk kegiatan atau keteladanan yang baik secara langsung atau tidak langsung mengakibatkan suatu perubahan perilaku dan sikap orang lain atau kelompok. Proses ini biasanya diterapkan untuk mengerti suatu bentuk kebiasaan atau perilaku dari anggota organisasi sehingga dapat melihat dan memehami karakterisitik dari sebuah organisasi itu sendiri. Proses Pengambilan Keputusan Keputusan dari seorang pemimpin tidak datang secara tiba-tiba, tetapi melalui suatu proses. Pengambilan keputusan yang akan diwujudkan menjadi kegiatan kelompok merupakan hak dan kewajiban pucuk pimpinan berupa wewenang dan wewenang itu dapat dilimpahkan. Pengambilan keputusan oleh seorang pemimpin yang bersifat apriori (berburuk sangka) selalu merupakan proses, baik yang berlangsung dalam pikiran maupun dalam kegiatan oprasioal pemecahan masalah. Proses pengambilan keputusan itu berlangsung dengan Konsep sebagai berikut : Identifikasi dan diagnosis masalah Pengumpulan dan analisis data yang relevan Pengembangan & evaluasi alternantif

3

Pemilihan alternatif terbaik Implementasi keputusan & evaluasi terhadap hasil -hasil  Prinsip-Prinsip Organisasi Prinsip-prinsip organisasi banyak dikemukan oleh para ahli, salah satunya A.M. Williams yang mengemukakan pendapatnya cukup lengkap dalam bukunya “Organization of Canadian Government Administration” (1965), bahwa prinsip-prinsip organisasi meliputi : 1) Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas. Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan. suatu organisasi, mempunyai tujuan yang ingin dicapai memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan lain lain. 2) Prinsip Skala Hirarkhi. Dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan, pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan. 3) Prinsip Kesatuan Perintah. Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja. 4) Prinsip Pendelegasian Wewenang. Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi.
1)Prinsip Pertanggungjawaban.

Misalnya, antara lain,

organisasi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit dan puskesmas sebagai

Dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasan.

3

2)Prinsip Pembagian Pekerjaan.

Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya organisasi.
3)Prinsip Rentang Pengendalian.

Artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi secara rasional. Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah pegawai yang cukup banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya.
4)Prinsip Fungsional.

Bahwa seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaannya.
5)Prinsip Pemisahan.

Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung jawabnya kepada orang lain.
6)Prinsip Keseimbangan.

Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/ kegiatan yang akan dilakukan. Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak kompleks) contoh ‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur organisasinya akan berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti di Jakarta, Bandung, atau Surabaya.
7)Prinsip Fleksibilitas

Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya

3

pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.
8)Prinsip Kepemimpinan.

Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut. Telah dikemukakan sebelumnya bahwa suatu organisasi mempunyai tujuan tertentu dan organisasi merupakan wadah untuk mencapai tujuan tersebut. Suatu organisasi yang dianggap baik mempunyai ciri-ciri tertentu seperti diatas, adapun ciri-ciri tersebut antara lain adalah: 1. Adanya tujuan yang jelas

Tanpa adanya tujuan yangjelas seakan-akan organisasi itu mengambang serta akan tenggelam ditelan keadaan yang selalu berusaha untuk menghancurkan organisasi itu. Dapat diumpamakan sebagai sebuah kendaraan yang sedang berjalan tanpa tujuan, pada akhirnya bahan bakar akan habis dan kendaraanpun akan mogok ditengah jalan. 2. Tujuan organisasi harus dapat dipahami oleh setiap orang yang ada di dalam

organisasi itu. Dengan mengetahui tujuan yang hendak dicapai oelh organisasi, diharapkan para anggota organisasi dapat: • • •
3.

Mengetahui apa yang diharapkan oelh organisasi dari masing-masing anggota Memahami apa yang dapat mereka harapkan dari organisasi Menyerasikan tujuan organisasi dengan tujuan mereka Tujuan organisasi harus diterima oleh setiap individu dalam organisasi.

Bila tujuan organisasi dinilai para anggotanya cukup layak dan sesuai dengan tujuan pribadi mereka masing-masing maka para anggota organisasi akan lebih mudah digerakkan untuk memberikan pengorbanan-pengorbanan tertentu dalam mencapai tujuan organisasi tersebut. 4. Adanya kesatuan arah dalam organisasi

3

Semua kegiatan, semua sumber, pemikiran, keahlian dan kemampuan ditunjukan hanya ke satu arah, yaitu pencapaian tujuan dengan cara yang seefesien dan seefektifkan mungkin. 5. Adanya kesatuan perintah

Setiap bawahan hanya mempunyai seorang atasan langsung yang memberikan perintah, instruksi bimbingan dan pedoman kerja serta kepadanya bawahan tersebut memberikan laporan dan bertanggung jawab.
6.

Adanya keseimbangan antara wewenang dan bertanggung jawab

Hal ini sangat penting mengingat wewenang yang lebih besar dari wewenang, di dalam pelaksanaan tugas kemungkinan besar akan terjadi kemacetan-kemacetan, meningat seseorang tidak merasa aman untuk melakukan tindakan tertentu karena merasa raguragu apakah tindakan tersebut masih dalam wewenang atau tidak.
7.

Adanya pembagian tugas yang merata

Secara fisiologi, organisasi merupakan manifestasi dari kemempuan manusia untuk bekerjasama. Karena itu tugas-tugas dalam organisasi harus dibagi-bagi sesuai dengan kemampuan, keahlian, dan bakat orang-orang di dalam organisai.
8.

Struktur organisasi sesederhana mungkin :

Pola dasar organisasi yang disusun sesuai dengan kebutuhan dan didasarkan pada hubungan-hubungan yang sederhana dan jelas.

9.

Pola dasar organisasi harus mantap

Pola dasar organisasi yang disusun haruslah merupakan pola yang mampu untuk mengahadapi berbagai macam situasi. Jadi pola dasar organisasi haruslah flexible dalam arti kata mampu mengadakan penyesuaian tanpa mengadakan perubahan mendasar. 10. Setiap orang telah berjasa harus mendapat imbalan yang setimpal dengan jasa yang diberikannya pada organisasi. 11. Penempatan orang sesuai dengan keahlian yang dimilikinya.

3

12. Adanya jaminan jabatan

Kelompok pimpinan tidak boleh memperlakukan bawahanya dengan cara yang tidak wajar dan semaunya (tidak semena-mena), misalnya pemecatan tanpa alas an yang kuat.
13. Koordinasi

Beberapa ahli mengemukakan pendapatnya tentang koordinasi sebagai berikut : • Menurut Fayol koordinasi berarti mengikat bersama dan menyelarakan semua kegiatan dan usaha. • Menurut Terry koordinasi adalah sinkronisasi yang teratur dari usaha-usaha untuk menciptakan kelayakan kuantitias, waktu, pengarahan, persamaan yang menghasilkan keselarasan dan kesatuan tindakan untuk tujuan yang telah ditetapkan. • Menurut Koontz dan Donell koordinasi merupakan pencapaian keselarasan usaha individu dalam rangkan mencapai tujuan serta sasaran kelompok. Pemikiran dasar yang dikemukakan di atas dapat dinyatakan dalam satu definisi tentang koordinasi yaitu : di dalam organisasi harus ada keselarasan aktivitas antar satuan organisasi atau keselarasan tugas antar pejabat. Koordinasi adalah prinsip umum di dalam semua organisasi atau dapat pula dikatakan bahwa koordinasi adalah prinsip pokok organisasi. Kurangnya koordinasi dalam suatu organisasi akan terlihat dari adanya gejala-gejala sebagai berikut: 1. Petugas atau satuan-satuan organisasi sering bertengkar menurut suatu bidang kerja atau wewenang yang masing-masing dianggap termasuk dalam lingkungan tugasnya. Dalam hal ini sering terjadi pekerjaan rangkap dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang memboroskan tenaga, waktu dan bahan. 2. Petugas atau satuan-satuan organisasi salaing melemparkan tanggung jawab kepada pihak lain atau masing-masing merasa suatu pekerjaan tidak termasuk ke dalam ruang lingkup tugasnya. 3. Pembagian tujaun organisasi tidak berjalan secara lancar dan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan ternyata serba salah, bersimpang siur atau bahkan hasil pekerjaan yang satu saling menghapuskan hasil pekerjaan yang lain. Tanpa

3

melaksanakan koordinasi maka tiap satuan organisasi dapat berjalan sendirisendiri tanpa adanya kesatuan arah. Apabila dalam organisasi dilakukan koordinasi maka ada beberapa manfaat yang dapat diambil dari padanya, diantaranya: 1. Dengan koordinasi dapat dihindarkan pertentangan satu sama lain antara satuansatuan organisasi atau antara para pejabat yang ada dalam organisasi. 2. Dengan koordinasi dapat dihindarkan perasaan atau suatu pendapat bahwa satuan organisasinya atau jabatannya merupakan yang paling penting. 3. Dapat dihindarkan terjadinya penyelesaian persoalan yang berlarut-larut karena ketidakjelasan orang bertanggung jawab. 4. Dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya pekerjaanrangkap terhadap sesuatu dari satuan organisasi atau pekerjaan rangkap terhadap tugas dari pejabat. 5. Dapat ditumbukan kesadaran di antara para pejabat agar saling bantu membantu satu sama lain teutama diantara pejabat yang ada dalam satuan organisasi yang sama. 6. Dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya kekosongan pekerjaan suatu aktifitas dari satuan organisasi atau kekosongan pekerjaan pada tugas dari para pejabat. 7. Dapat ditimbulkan kesadaran diantara para pejabat agar saling memberitahukan masalah yang dihadapi bersama sehingga dapat menghindarkan kemungkinankemungkinan terjadinya kesalahan-kesalahan yang merugikan. 8. Dapat dijamin adanya kesatuan langkah antar para pejabat. 9. Dapat dijamin adanya kesatuan tindakan antar pejabat. 10. Dapat dijamin adanay kesatuan sikap antar pejabat. 11. Dapat dijamin adanya kesatuan kebijaksanaan antar pejabat. 2.3 Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah susunan yang terdiri dari fungsi-fungsi dan hubungan-hubungan yang menyatakan keseluruhan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Secara fisik struktur organisasi dapat dinyatakan dalam bentuk

3

bagan (grafik) yang memperlihatkan hubungan unit kerja dan jalur-jalur wewenang yang ada Struktur organisasi merupakan kelanjutan dari dua bentuk pola organisasi. Adapun struktur organisasi ini secara otomatis merupakan perwujudan struktur organisasi formal dengan jalan menganalisis jabatan-jabatan yang telah ditetapkan. Operasi kegiatan perusahaan akan berjalan lancar jika struktur organisasi yang dipakai dapat memberikan dukungan moral bagi karyawan sehingga mereka mau bekerja sama dan selalu berusaha menjalin koordinasi yang mereka sadari sebagai tanggung jawab penting untuk menjadi bagian dari seluruh perusahaan yang saling menunjang pencapaian tujuan organisasi (perusahaan). Keuntungan Penggunaan Bagan Organisasi: • • • Memperlihatkan karakterisitik/tipe dari organisasi yang bersangkutan Memperlihatkan gambaran pekerjaan dan hubungan/keterkaitan antar pekerjaan Sebagai pedoman untuk mengetahui jalur wewenang dan tanggung jawab Struktur organisasi yang dibentuk akan selalu berdasarkan pada 3 komponen organisasi yaitu: 1. 2. 3. Interaksi kemanusiaan, Kegiatan yang terarah pada tujuan, Struktur. Berdasarkan ketiga komponen organisasi itu seorang manajer puncak harus dapat mengkoordinir kegiatan-kegiatan karyawan dalam mencapai tujuan organisasi. Di samping pertimbangan ketiga komponen tersebut, struktur organisasi harus memberi penjelasan pembagian kekuasaan (authority/wewenang) dan tanggung jawabnya. Pendelegasian wewenang dapat sangat erat hubungannya dengan batasan wewenang dan tanggung jawab seseorang tentang suatu bagian kegiatan yang dilaksanakan. Dengan menugaskan sebagian pekerjaan kepada bawahan berarti manajer memberikan wewenang dan tanggung jawab yang seimbang, untuk kemudian setiap

3

bawahan harus mempertanggungjawabkannya kepada atasannya sesuai dengan struktur organisasi. Hubungan wewenang dan tanggung jawab dalam struktur organisasi dapat terlihat seperti:

Gambar 1. Hubungan wewenang dan tanggung jawab pada struktur organisasi

 Bentuk-Bentuk Organisasi Berdasarkan strukturnya, bentuk organisasi dapat dibedakan atas: 1. berikut: a. Jumlah karyawan sedikit, maka struktur oranisasi masih sederhana b. Pimpinan dengan karyawan saling mengenal dan dapat berhubungan setiap hari kerja c. Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang dan tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan yang ada di dalam unitnya d. Puncuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan e. Pucuk pimpinan dipandang sebagai sumber kekuasaan tunggal, segala keputusan/kebijakan dan tanggung jawab ada pada satu tangan f. Tingkat spesialisasi belum terlalu tinggi juga alat-alat yang diperluka tidak beraneka ragam Organisasi garis Organisasi garis diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri organisasi garis adalah sebagai

3

g. Organisasinya kecil
 Kebaikan-kebaikan organisasi garis adalah:

1. Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan. 2. Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan. 3. Proses pengambilan keputusan cepat. 4. Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas. 5. Rasa solidaritas tinggi  Sedangkan kekurangan-kekurangannya adalah: 1. Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran. 2. 3. 4. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas. Bentuk organisasi tidak fleksibel

Bagan organisasi garis 2. Organisasi garis dan staf Organisasi garis dan staff diciptakan oleh Harrington Emerson. Organisasi ini mencakup kelompok-kelompok orang yang berpengaruh dalam menjalankan organisasi yaitu :

3

a. Orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka pencapaian tujuan yang digambarkandengan garis atau lini. b. Orang yang melaksanakan tugas berdasarkan keahlian yang dimilikinya, orang ini berfungsi hanya untuk memberikan saran-saran kepada unit operasional. Orang-orang tersebut disebut staf. Ciri-ciri organisasi garis dan staf adalah: a. Organisasinya besar dan bersifat kompleks b. Jumlah karyawan banyak c. Hubungan antara atasan dan bawahan tidak bersifat langsung d. Pimpinan dan para karyawan tidak semuanya saling mengenal e. Spesialisasi yang beraneka ragam diperlukan dan dipergunakan secara maksimal f. Kesatuan perintah tetap dipertahankan , setiap atasan mempunyai bawahan -bawahan tertentu dan setiap bawahanhanya mempunyai seorang atasan langsung g. Terdapat 2 kelompok wewenang yakni wewenang lini dan wewenang staf : • • Wewenang Lini adalah yang dapat/harus merealisasi tujuan organisasi Wewenang staf adalah karyawan yang tidak dapat merealisasi tujuan secara langsung perusahaan secara langsung tetapi hanya memberika bantuan pelayanan,

 Misi Dan Tujuan Organisasi Tujuan adalah suatu hasil akhir, titik akhir atau segala sesuatu yang akan dicapai Misi dan Tujuan Organisasi Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misiorganisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dariorganisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar. Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :

3

1. Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan2. 2. Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagaikolektifitas mencoba untuk menimbulkannya. Teori Organisasi adalah teori yang mempelajari kinerja dalam sebuah organisasi, Salah satu kajian teori organisasi, diantaranya membahas tentang bagaimana sebuah organisasi menjalankan fungsi dan mengaktualisasikan visi dan misi organisasi tersebut. Selain itu, dipelajari bagaimana sebuah organisasi mempengaruhi dan dipengaruhi oleh orang didalamnya maupun lingkungan kerja organisasi tersebut.

Menurut Lubis dah Husein (1987) bahwa teori organisasi itu adalah sekumpulan ilmu pengetahuan yang membecarakan mekanisme kerjasama dua orang atau lebih secara sistematis untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Teori organisasi merupakan sebuah teori untuk mempelajari kerjasama pada setiap individu. Dalam pembahasan mengenai teori organisasi, mencakup masalah teori-teori organisasi yang pernah ada dan berlaku beserta sejarah dan perkembangannya hingga sekarang. Yaitu meliputi teori organisasi klasik, teori organisasi neoklasik dan teori organisasi modern. TEORI ORGANISASI KLASIK

Teori klasik (classical theory) kadang-kadang disebut juga teori tradisional, yang berisi konsep-konsep tentang organisasi mulai dari tahun seribu delapan ratusan(abad

3

19) yang mendefinisikan organisasi sebagai struktur hubungan, kekuasaan-kekuasaan, tujuan-tujuan, peranan-peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan faktor-faktor lain yang terjadi bila orang-orang bekerja sama.

Dalam teori ini, organisasi secara umum digambarkan oleh para teoritisi klasik sebagai sangat tersentralisasi dan tugas-tugasnya terspesialisasi, serta memberikan petunjuk mekanistik structural yang kaku tidak mengandung kreativitas. Teori ini juga berkembang dalam tiga aliran yang dibangun atas dasar anggapan-anggapan yang sama dan mempunyai efek yang sama, yaitu : a. Teori birokrasi : dikemukakan oleh Max Weber dalam bukunya “The Protestant Ethic and Spirit of Capitalism. b. Teori administrasi : dikembangkan atas dasar sumbangan Henry Fayol dan Lyndall Urwick dari Eropa serta Mooney dan Reiley dari Amerika. c. Manajemen ilmiah : dikembangkan mulai tahun 1900 oleh Frederick Winslow Taylor. TEORI ORGANISASI NEOKLASIK

Teori neoklasik secara sederhana dikenal sebagai teori/aliran hubungan manusiawi (The human relation movement). Teori neoklasik dikembangkan atas dasar teori klasik. Anggapan dasar teori ini adalah menekankan pentingnya aspek psikologis dan social karyawan sebagai individu maupun sebagai bagian kelompok kerjanya, atas dasar anggapan ini maka teori neoklasik mendefinisikan “suatu organisasi” sebagai sekelompok orang dengan tujuan bersama. Perkembangan teori neoklasik dimulai dengan inspirasi percobaan-percobaan yang dilakukan di Howthorne dan dari tulisan Huga Munsterberg.

Dalam hal pembagian kerja, teori neklasik telah mengemukaan perlunya hal-hal sebagai berikut:

3

a. Partisipasi, yaitu melibatkan setiap orang dalam proses pengambilan keputusan. b. Perluasan kerja (job enlargement) sebagai kebalikan dari pola spesialisasi. c. Manajemen bottom-up yang akan memberikan kesempatan kepada para yunior untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan manajemen puncak. TEORI ORGANISASI MODERN

Teori modern ditandai dengan ahirnya gerakan contingency yang dipelopori Herbert Simon, yang menyatakan bahwa teori organisasi perlu melebihi prinsip-prinsip yang dangkal dan terlalu disederhanakan bagi suatu kajian mengenai kondisi yang dibawahnya dapat diterapkan prinsip yang saling bersaing. Kemudian Katz dan Robert Kahn dalam bukunya “the social psychology of organization” mengenalkan perspektif organisasi sebagai suatu sistem terbuka. Buku tersebut mendeskripsikan keunggulan-keunggulan perspektif sistem terbuka untuk menelaah hubungan yang penting dari sebuah organisasi dengan lingkungannya, dan perlunya organisasi menyesuaikan diri terhadap lingkungan yang berubah jika organisasi ingin tetap bertahan. Teori modern yang kadang – kadang disebut juga sebagai analisa system pada organisasi merupakan aliran besar ketiga dalam teori organisasi dan manajemen. Teori modern melihat bahwa semua unsur organisasi sebagai satu kesatuan an saling ketergantungan, yang di dalamnya mengemukakan bahwa organisasi bukanlah suatu system tertutup yang berkaitan dengan lingkungan yang stabil, akan tetapi organisasi merupakan system terbuka.

3

Siklus Proses Manajemen Dalam Sebuah Organisasi

Gambar siklus hidup proses manajemen Proses perencanaan, pengorganisasian, pengendalian dan pengawasan

merupakan pekerjaan anggota organisasi, yang dilakukan dengan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran organisasi yang sudah ditetapkan. Proses penentuan tujuan, penerjemahan ke dalam strategi, kebijaksanaan dan program organisasi diterapkan dalam sebuah perencanaan (Planning). Dan mempunyai tiga aspek : mendefinisikan masalah, mendiagnosis dan menentukan tujuan. Pendekatan yang dilakukan manajer menggunakan cara brainstorming (suatu teknik pengambilan keputusan dan pemecahan masalah, individu di dalamnya mencoba meningkatkan kreativitas dengan cara mengajukan alternatif secara spontan tanpa memperhatikan kenyataan atau tradisi), serta mengevaluasi alternatif dan memilih yang terbaik dan mengimplementasikan keputusan dan memonitor hasil. Sebuah organisasi adalah pola hubungan –banyak hubungan yang saling terjalin secara simultan yang menjadi jalan bagi orang, dengan pengarahan dari manajer, untuk mencapai sasaran bersama. Proses manajerial dari pengorganisasian termasuk pembuatan keputusan, penciptaan kerangka kerja, sehingga organisasi tersebut dapat bertahan dari keadaan yang baik pada masa kini hingga masa depan. Suatu usaha kerja sama antara badan, instansi, unit dalam pelaksanaan tugas-tugas tertentu, sehingga terdapat saling mengisi, saling membantu dan saling melengkapi. Orang yang menggerakkan / mengkoordinasi unsur-unsur manajemen untuk mencapai tujuan disebut koordinator (manajer).

3

D. Proses Pelaksanaan

a.Pengertian Pelaksanaan/pengarahan (actuating) Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut. Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika : 1. Merasa yakin akan mampu mengerjakan, 2. Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya, 3. Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting,atau mendesak, 4. Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan 5. Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis. PRINSIP-PRINSIP PENGARAHAN

3

Pengarahan merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai tujuan. Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu: 1. Prinsip mengarah pada tujuan Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factorfaktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan. 2. Prinsip keharmonisan dengan tujuan Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi. 3. Prinsip kesatuan komando

3

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

Cara-cara pengarahan Pada umumnya, pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia bekerja dengan sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip di muka. Adapun cara-ara pengarahan yang dilakukan dapat berupa: 1. Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Biasanya, orientasi ini diberikan kepada pegawai baru dengan tujuan untuk mengadakan pengenalan dan memberikan pengerian atas berbagai masalah yang dihadapinya. Pegawai lama yang pernah menjalani masa orientasi tidak selalu ingat atau paham tentang masalah-masalah yang pernah dihadapinya. Suatu ketika mereka bisa lupa, lalai, atau sebab-sebab lain yang membuat mereka kurang mengerti lagi. Dengan demikian orientasi ini perlu diberikan kepada pegawai-pegawai lama agar mereka tetap memahami akan perananya. Informasi yang diberikan dalam orientasi dapat berupa diantara lain, : 1. Tugas itu sendiri 2. Tugas lain yang ada hubungannya 3. Ruang lingkup tugas 4. Tujuan dari tugas 5. Delegasi wewenang 6. Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja 7. Hubungan antara masing-masing tenaga kerja, Dst. 2. Perintah

3

Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang-orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Jadi, perintah itu berasal dari atasan, dan ditujukan kepada para bawahan atau dapat dikatakan bahwa arus perintah ini mengalir dari atas ke bawah. Perintah tidak dapat diberikan kepada orang lain yang memiliki kedudukan sejajar atau orang lain yang berada di bagian lain. Adapun perintah yang dapat berupa : 3. Perintah umum dan khusus Penggunaan perintah ini sangat bergantung pada preferensi manajer, kemampuan untuk meramalkan keadaan serta tanggapan yang diberikan oleh bawahan. Perintah umum memiliki sifat yang luas, serta perintah khusus bersifat lebih mendetail. 4. Perintah lisan dan tertulis Kemampuan bawahan untuk menerima perintah sangata mempengaruhi apakan perintah harus diberikan secara tertulis atau lisan saja. Perintah tertulis memberikan kemungkinan waktu yang lebih lama untuk memahaminya, sehingga dapat menghindari adanya salah tafsir. Sebaliknya, perintah lisan akan lebih cepat diberikan walaupun mengandung resiko lebih besar. Biasanya perintah lisan ini hanya diberikan untuk tugas-tugas yang relatif mudah 5. Perintah formal dan informal Perintah formal merupakan perintah yang diberikan kepada bawahan sesuai dengan tugas/aktivitas yang telah ditetapkan dalam organisasi. Sedangkan perintah informal lebih banyak mengandung saran atau dapat pula berupa bujukan dan ajakan. Contoh perintah informal antara lain dapat berupa kata-kata: “apakah tidak lebih baik bilamana saudara menggunakan cara lain”.

3

“marilah kita mulai mengerjakan pekerjaan ini lebih dulu”, dan sebagainya. Perintah formal yang banyak dipakai dibidang militer bersifat kurang fleksibel dibandingkan dengan perintah informal.

b.Delegasi wewenang Pendelegasian wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah. Dalam pendelegasian wewenang ini, pemimpin melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan. Kesulitan-kesulitan akan muncul bilamana tugas-tugas akan diberikan kepada bawahan itu tidak jelas, misalnya kesulitan-kesulitan dalam menafsirkan wewenang. Ini dapat menimbulkan keengganan bawahan untuk mengambil suatu tindakan. Sebagai contoh, seorang Kepala Bagian Pembelian mengadakan perjanjian pembelian dengan pihak penyedia (supplier) dengan wewenang yang kurang jelas itu, ia akan menanyakan kepada pimpinan, yang jawabannya belum tentu memuaskan. Hal ini dapat diatasi dengan membuat suatu bagan wewenang untuk menyetujui perjanjian. Setelah perencanaan dan pengorganisasian selesai dilakukan, maka langkah selanjutnya yang perlu ditempuh dalam manajemen adalah mewujudkan rencana tersebut dengan mempergunakan organisasi yang terbentuk.Langkah tersebut adalah actuating yang secara harfiah diartikan sebagai memberi bimbingan namun istilah tersebut lebih condong diartikan penggerak atau pelaksanaan. Secara praktis fungsi actuating ini merupakan usaha untuk menciptakan iklim kerjasama diantara staf pelaksana program sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien. Fungsi actuating tidak terlepas dari fungsi manajemen melalui bagan dibawah ini :

3

Tujuan Pergerakan Tujuan fungsi aktuating ( penggerakan ) adalah :  Menciptakan kerjasama yang lebih efisien  Mengembangkan kemampuan dan keterampilan staf  Menumbuhkan rasa memiliki dan menyukai pekerjaan  Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang dapat meningkatkan motivasi dan prestasi kerja staf  Membuat organisasi berkembang lebih dinamis  Fungsi penggerakan Fungsi aktuasi haruslah dimulai dari diri manager dengan menunjukkan kepada staf bahwa dia memiliki tekat untuk mencapai kemajuan dan peka terhadap lingkungannya. Ia harus memiliki kemampuan kerjasama, harus bersikap obyektif.

3

Ada 4 jenis utama fungsi penggerakan a. Koordinasi kegiatan Untuk setiap kegiatan yang akan diterapkan sesuai rencana, manajemen harus memastikan bahwa semua kegiatan sebelumnya telah dilaksanakan tepat pada waktunya. Untuk mengkoordinasi pekerjaan tim kesehatan, pekerja kesehatan yang bertugas harus :    Mengkoordinasikan fungsi para aggota tim kesehatan Mengkoordinasikan kegiatan Menyampaikan keputusan

b. Penempatan orang dalam jumlah, waktu dan tempat yang tepat meliputi mengorganisasikan, mengarahkan dan mengawasi c. Mobilisassi dan alokasi sumber daya fisik dan dana yang diperlukn meliputi : i. Pemantauan dan pengawasan ii. Logistik iii. Akuntasi iv. Organisasi d. Keputusan yang berkenaan dengan informasi yang diperlukan ( perolehan, penyaluran, penyimpanan, pengiriman, penyebaran dan pengembalian barang )

Berkaitan dengan pembuatan keputusan secara umum dan khusus dengan koordinasi kegiatan, manajemen tenaga kerja dan sumber daya selama penerapan. Faktor – faktor penghambat fungsi penggerakan Kegagalan manajer dalam menumbuhkan motivasi stafnya, hal ini terjadi karena manajer kurang memahami hakekat perilaku dan hubungan antar manusia. Seperti konsep perilaku manusia yang dikemukakan oleh Maslow, dinegara berkembang yang menjadi prioritas adalah kebutuhan fisik, rasa aman, dan diterima oleh lingkungan sedangkan dinegara maju kebutuhan yang menonjol adalah aktualisasi diri dan self

3

esteem. Perbedaan tersebut juga akan mempengaruhi etos kerja dan produktifitas kerja. Faktor – faktor pendukung fungsi penggerakan

Faktor-faktor yang diperlukan dalam penggerakan diantaranya : (1). Kepemimpinan (Leadership) Kepemimpinan adalah kegiatan untuk mempengaruhi orang-orang agar berusaha dengan ikhlas untuk mencapai tujuan bersama. Seorang manajer yang tidak memiliki kepemimpinan tidak akan mampu untuk mempengaruhi bawahannya untuk bekerja, sehingga manajer yang demikian akan gagal dalam usahanya. Sifat-sifat kepemimpinan menurut Harold koontz, diantaranya sebagai berikut : (a). Memiliki kecerdasan orang-orang yang dipimpin (b). Mempunyai perhatian terhadap kepentingan yang menyeluruh (c). Memiliki kelancaran dalam berbicara (d). Matang dalam berpikir dan emosi (e). Memiliki dorongan yang kuat dari dalam untuk memimpin (f). Memahami/menghayati kepentingan kerja sama. (2). Sikap dan Moril (Attitude and Morale) Sikap ialah suatu cara memandang hidup, suatu cara berpikir, berperasaan dan bertindak. Oleh karena itu sikap manajer akan berbeda-beda sesuai dengan pola hidupnya. Beberpa sikap manajer diantaranya yaitu : (a). Sikap feudal (feudal attitude)

3

Manajer yang mempunyai sikap cara berpikir, berperasaan dan bertindak sesuai dengan pola-pola kehidupan feodalisme, yaitu suka terikat oleh aturanaturan tertentu yang telah teradat dan selalu ingin penghormatan yang serba lebih. Dengan demikian dalam masyarakat feudal dimana sikap anggota masyarakat sesuai dengan pola hidup feodalisme akan sukar lahir kepemimpinan demokratis dariad para manajer, mengingat manajer tersebut hidup dari masyarakat feudal. (b). Sikap Kediktatoran (Dictatorial attitude). Manajer yang bersikap kediktatoran akan berpikir berperasaan dan bertindak sebagai dictator yang mempunyai kekuasaan mutlak, sehingga bawahan, pekerja akan menjadi sasaran daripada kekuasaannya. (3). Tatahubungan (Communication) Komunikasi membantu perencanaan managerial dilaksanakan dengan efektif, pengorganisasian managerial dilakukan dengan effektif, penggerakan managerial diikuti dengan efektif dan pengawasan diterapkan dengan efektif. Dalam melakukan komunikasi dalam manajemen ada beberapa macam diantaranya : (a). Komunikasi intern yaitu komunikasi yang dilakukan dalam organisasi itu sendiri baik antara atasan dengan atasan atau bawahan dengan bawahan atau antara atasan dengan bawahan atau sebaliknya. (b). Komunikasi Ekstern yaitu komunikasi yang dilakukan keluar organisasi. (c). Komunikasi Horizontal yaitu komunikasi yang dilakukan baik intern maupun ekstern antar jabatan yang sama. (d). Komunikasi Vertikal

3

yaitu komunikasi yang dilakukan dalam intern organisasi antara atasan dan bawahan atau sebaliknya dalam suasana formil. (4). Perangsang (Incentive) ; insentif ialah sesuatu yang menyebabkan atau menimbulkan seseorang bertindak. (5). Supervisi (Supervision) Supervisi dalam bahasa Indonesia disebut juga dengan pengawasan, sehingga suka timbul kekacauan pengertian dengan kata pengawasan sebagai terjemah dari kata control. Menurut Terry Supervsi ialah kegiatan pengurusan dalam tingkatan organisasi dimana anggota manajemen dan bukan anggota manajemen saling berhubungan secara langsung. Dengan demkian tugas supervisor cukup berat karena ia harus dapat menemukan kesalahan-kesalahan dan memperbaikinya, serta memberi petunjuk untuk menyelesaikan sesuatu pekerjaan dan memberi nasehat-nasehat kepada pegawai yang mengalami kesulitan. (6). Disiplin (Discipline) Disiplin ialah latihan pikiran, perasaan, kehendak dan watak untuk melahirkan ketaatan dan tingkah laku yang teratur. Jenis disiplin ada dua : (1) Self Imposed discipline (disiplin yang timbul dengan sendirinya). (2). Command Discipline (Disiplin berdasarkan perintah). Hal – hal yang perlu diperhatikan manajer dalam fungsi penggerakan 1. Manajer harus bekerja lebih produktif 2. Manajer perlu memahami ilmu psikologi, komunikasi, kepemimpinan dan sosiologi 3. Manajer harus mempunyai tekat untuk mencapai kemajuan dan peka terhadap lingkungan 4. Manajer harus bersikap obyektif

3

Berikut ini akan diuraikan pandangan tentang perilaku manusia dalam bekerja, antara lain: A. Motivasi Motivasi sebagai “proses psikologikal yang yang menyebabkan timbulnya, diarahkannya dan terjadinya persistensi kegiatan sukarela yang diarahkan kearah tujuan tertentu” (Mitchell, 1982:81) Motivasi sebagai “kesediaan untuk melaksanakan upaya tinggi untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi yang dikondisi oleh kemampuan upaya demikian untuk memenuhi kebutuhan individual tertentu” (Robbins et.al, 1999:50) Motivasi adalah “hasil proses-proses yang bersifat internal atau eksternal bagi seorang individu yang menimbulkan sikap entusias dan persistensi untuk mengikuti arah tindakan tindakan tertentu” (Gray, 1984:69) 1. Teori Motivasi Menurut Landy & Becker (1987) teori motivasi dikategorikan dalam 5 macam yaitu : teori kebutuhan (need theory), teori keadilan (equity theory), teori ekpektansi (expectancy theory) dan teori penetapan tujuan (goal-setting theory) 1. Teori kebutuhan

Teori hirarkhi kebutuhan Abraham Maslow yang mengungkapkan Motivasi manusia berhubungan dengan 5 macam kebutuhan yang berhirarkhi yaitu : 1. Kebutuhan psikologis 2. Kebutuhan akan keamanan 3. Kebutuhan akan apeksi 4. Kebutuhan akan pandangan masyarakat 5. Kebutuhan akan aktualisasi diri sendiri

3

2. Teori keadilan (Kreitner et.al., 1989) Yang berpendapat orang-orang berupaya mendapatkan kelayakan dan keadilan dalam pertukaran-pertukaran sosial atau hubngan memberi dan menerima. Tendensi keadilan dan ketidakadilan :  Seorang individu akan berupaya untuk memaksimalisasi jumlah hasil positif yang diterima olehnya.  Orang-orang menolak untuk memperbesar masukan-masukan apabila hal tersebut memerlukan upaya atau biaya besar.  Orang menolak perubahan behavioral atau kognitif dalam masukan-masukan yang penting bagi konsep diri mereka atau harga diri mereka.  Daripada mengubah kognisi tentang diri sendiri seorang individu cenderung mengubah kognisi tentang perbandingan mengenai masukan dan hasil pihak lain.  Meninggalkan lapangan ahanya akan dilakukan apabila ketidak adilan hebat, tidak dapat diatas dengan metode lain.

3. Teori ekpektansi Orang-orang termotivasi untuk berprilaku dengan cara-cara menimbulkan kombinasi-kombinasi hasil-hasil yang diekpektansikan yang didalamnya ada prinsip hedonisme. Teori ekpektansi Victor Vroom (1964) : kekuatan motivasi tergantung pada ekpektansi (keyakinan sendiri untuk melakukan sesuatu) sesorang dengan konsep pokok ekpektansi (apakah kiranya saya dapat mencapai tingkat kinerja tugas yang diinginkan), instrumentalis (hasil kerja apakah akan saya peroleh sebagai hasil kinerja saja) dan valensi (bagaimankah penilaian saya tentag hasil-hasil kerja) dengan membuat persamaan bahwa motivasi merupakan hasil dari ekpektansi kali instrumentalitas kali valensi.

3

Teori ekpektansi memprediksi bahwa motivasi untuk bekerja keras untuk kenaikan upah akan rendah apabila :  Ekpektansi rendah-seseorang merasa bahwa ia tidak mampu mencapai tingkat kenerja yang diperlukan.  Instrumentalis rendah-orang yang bersangkutan tidak yakin bahwa sutau tingkat kinerja tugas akan menyebabkan kenaikan dalam imbalan  Valensi rendah-orang yang bersangkutan kurang menghargai kenaikan dalam imbalan  Setiap kombinasi dari ketiga macam kemungkinan, mungkin terjadi.

4. Teori pencapaian tujuan (Edwin A.Locke) Teori ini diaplikasikan dalam teknik manajemen berdasarkan sasaran (Management by Objective) dan Locke berpendapat “kinerja cenderung meningkat sewaktu tujuan menjadi semakin sulit dicapai tetapi hal tersebut akan berlangsung hingga titik tertentu, spesifikasi tujuan secara menyeluruh yang disertai kesulitan-kesulitan ternyata sangat kuat berkaitan dengan kinerja tugas”. dimana penetapan tujuan memiliki empat macam mekanisme motivasional sebagai berikut :  Tujuan mengarahkan perhatian  Tujuan mengatur upaya  Tujuan meningkatkan persistensi  Tujuan menunjang strategi dan rencana kegiatan 2. Model Motivasi Manusia 1. Model maslow : Manusia sebagai makhluk yang serba berkeinginan (man is a wanting being) Sebuah kebutuhan yang dipenuhi bukanlah sebuah motivator prilaku Kebutuhan manusia diatur dalam suatu seri tingkatan-suatu hirakhi menurut pentingnya masing-masing kebutuhan

3

Model instink (Berelson,1972; Lawless,1972) oleh instink yang merupakan tendensi yang ada dalam diri manusia untuk bereaksi dengan cara tertentu 2. Model hedonism Motivasi dipengaruhi oleh tuntutan sederhana upaya meminimalisasi perasaan sakit dengan mencari kesenangan dan kegembiraan maksimal 3. Model motivasi yang tidak disadari (Davidson, 1952) Model instink dan hedinistik dalam hal menerangkan eksistensi dan peranan proses mental yang berlangsung dibawah sadar yang mempengaruhi prilaku. 4. Model manusia rasional. Masing-masing individu sadar akan pola kebutuhan dan keinginan pribadi dengan pertimbangan akalnya. 5. Model manusia sosial Seorang individu dan prilakunya dipengaruhi oleh ekspektansi dan tekanan sosial, orang-orang dengan siapa ia bekerjasama 3. Sifat-sifat Manusia  Sebuah fenomin individual-masing-masing individu bersifat unik dan fakta tersebut harus diingat pada riset motivasi.  Motivasi bersifat intensional-apabila seseorang karyawan melaksanakan suatu tundkaan maka hal tersebut disebabkan karena orang tersebut secara sadar telah mimilih tindkaan tersebut.  Motivasi memiliki macam-macam fase-para periset telah menganalisis berbagai macam aspek motivasi dan termasuk didalamnya bagaimana motivasi tersebut ditimbulkan, bagaimana ia diarahkan dan pengaruh

3

apa menyebabkan timbulnya persistensinya dan bagaimana motivasi dapat dihentikan Tujuan teori motivasi adalah memprediksi prilaku-perlu ditekankan

perbedaan-perbedaan antara motivasi, prialku dan kinerja. Motivasi penebab prialku, andaikata prialku tersebut efektif, maka akibatnya adalah berupa kinerja tinggi (Mitchell, 1982:88) 4. Sepuluh Motivator Kerja a. Pemerkaya jabatan (job enrichment) dan rotasi kerja b. Partisipasi c. Manajemen berdasarkan hasil d. Manajer penggandaan e. Kekuatan fikiran f. Hubungan manusia yang realistis g. Lingkungan kerja dimana pekerjaan dilaksanakan h. Jam kerja yang fleksibel i. Kritik efektif j. Tiada kesalahan sama sekali 5. Menurunnya Sebuah Motivasi Kekuatan sebuah motivasi cenderung menyusut apabila terpenuhi atau terhalangi dalam pemenuhannya yang antara lain : a. Kebutuhan yang sudah dipenuhi, bukan lagi sebuah motivator prilaku b. Pemenuhan kebutuhan yang terhalangi akan pencapaian kepuasannya.
c. disonansi kognitif (motiv yang terhalangi dan prilaku penyeusian yang terus

menerus tidak berhasil dapat menyebakan timbulnya bentuk-bentuk prialaku penyesuaian yang tidak rasional)
d. Frustasi (dihalanginya pencapaian tujuan bisa menyebabkan frustasi dengan

prilaku seperti agressi, regresi, fiksasi dan resignasi)
e. Rasionalisasi (mengemukakan dalih-dalih karena ketidakmampuannya) f. Regresi (tidak berprilaku sesuai dengan umur)

3

g. Fiksasi (apabila seseorang terus menerus memperlihatkan pola prilaku sama,

terus menerus, walaupun pengalaman menunjukan bahwa hal tersebut tdiak memberikan hasil apa-apa)
h. resignasi/apati (frustasi dalam jangka waktu lama dan kehilangan harapan

sehingga menarik diri dari kenyataan. Premis yang begitu fenomenal diungkapkan Doghlas McGregor bahwa seorang karyawan selalu diasumsikan negatif dan positif : Teori X yang menganggap  Kebanyakan karyawan yang bekerja pada suatu perusahaan bekerja sesedikit mungkin dan mereka umumnya menentang perubahan,  Kebanyakan karyawan harus dibujuk.dipersuasi, diberikan penghargaan, diuhkum dan diawasi untuk mengubah kelakuan mereka agar sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan organisasi.  Kebanyakan karyawan ingin diberikan pengarahan oleh seorang menejer formal dan dimana ada kesempatan mereka berusaha untuk menghindari tanggungjawab. Teori Y menyatakan :  Kebanyakan karyawan memiliki kapasitas untuk menerima tanggungjawab dan potensi untuk pengembangan tetapi manajemen melalui tindakantindakannya harus membuat mereka sadar tentang sifat-sifat tersebut.  Kebanyakan sendiri. B. Kepemimpinan Setelah perencanaan dibuat dan struktur organisasi terbentuk, maka langkah selanjutnya adalah pengisian jabatan dalam organisasi, dikalangan para ahli manajement ada bermacam-macam pendapat tentang kepemimpinan, ada yang berpendapat kepemimpinan adalah fungsi leadership, fungsi motivating atau fungsi modeling. karyawan ingin memenuhi kebutuhan-kebutuhan sosial, kebutuhan akan pengahrgaan dan kebutuhan untuk mengaktualisasikan diri

3

Kepemimpinan memiliki sifat mengarahkan yaitu mengarahkan orang-orang yang dipimpinnya untuk mencapai tujuan. Hal ini dilakukan oleh para pemimpin dengan terlebih dahulu menetapkan tujuan yang jelas, yang berisi arahan kemana usaha para bawahan akan dibawa/arahkan. Tanpa adanya tujuan yang jelas, akan sangat sulit bagi pemimpin untuk mengarahkan para bawahannya agar mencapai tujuan. Selain itu, dalam megarahkan para bawahannya untuk memcapai tujuan yang telah ditetapkan, para pemimpin harus mengembankan mekanisme Reward and Punishment (ganjaran dan hukuman). Reward diberikan bagi karyawan yang memiliki kinerja pekerjaan yang baik, sedangkan punishment diberikan bagi karyawan yang memiliki kinerja kerja yang buruk. Kepemimpinan juga harus memiliki sifat memengaruh (influencing) yakni dalam hal ini pemimpin harus mampu memengaruhi para bawahannya baik dengan perkataan, sikap, kepribadian dan perbuatannya agara para bawahan tersebut mau bekerja sama dalam proses pencapaian tujuan perusahaan. Walaupun pemimpin bukan merupakan manusia sempurna, tetapi seorang pemimpin senantiasa dituntut oleh para bawahannya untuk memiliki pengetahuan, keahlian, dan terutama kualitas kepribadian yang lebih sempurna dibandingkan dengan orang ang dipimpinnya. Bahkan untuk menciptakan citra bahwa pemimpin tersebut merupakan manusia yang sempurna, seorang pemimpin kerap melakukan Manajemen Kesan (Imperssion management) seolah-olah dia adalah pemimpin yang sempurna. Tetapi manajemen kesan bukan merupakan cerminan keadaaan pemimpin itu apa adanya. Pemimpin juga memiliki wewenang, yaitu hak yang dimiliki pemimpin untuk memerintah orang lain (bawahannya) dalam kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan tugas/pekerjaan. Wewenang ini berasal dari kekuasaan yang dimiliki oleh seorang pemimpin.dengan demikian, kekuasaan yang dimiliki pemimpin tidak sama dengan kekuasaan yang dimiliki bawahanny. Yakni dalam hal inin para pemimpin memiliki kekuasaan yang lebih besar dari para bawahannya. Kekuasaan para pemimpin berasal dari :

3

1. Legitimate power Yakni dalam hal ini pemimpin memiliki kekuasaan karena dia diberi kewenangan oleh pemegang kekuasaan yang lebih tinggi. 2. Expert Power Dalam hal ini kekuasaan dimiliki seorang pemimpin karena keahlian yang lebih menonjol dalam bidang keahliannya sehingga dia diakui otoritas keahliannya.oleh orang lain. 3. Reward Power Kekuasaan yang dimiliki oleh seorang pemimpin karena pemimpin tersebut gemar memberikan hadiah terutama dalam bentuk materi. 4. Coercive Power Yaitu kekuasaan yang dimiliki seorang pemimpin karena dia memiliki kemampuan untuk memaksa orang agar patuh terhadap perintahnya. Kekuasaan jenis ini terutama banyak ditemukan dalam organisasi yang bersifat otoriter. 5. Referrent Power Yaitu kekuasaan yang dimiliki seorang pemimpin karena wibawa yang dia miliki. Sedangkan kewibawaannya tidak selaran dengan perkataannya. Menurut Stoner kepemimpinan adalah sebagai proses mengarahkan dan

mempengaruhi kegiatan yang berhubungan dengan tugas. Ada tiga implikasi penting :  Kepemimpinan melibatkan orang lain ( bawahan atau pengikut ), kualitas seorang pemimpin ditentukan oleh bawahan dalam menerima pengarahan dari seorang pemimpin.
 Kepemimpinan merupakan pembagian kekuasaan yang tidak seimbang

diantara para pemimpin dan anggota kelompok. Pemimpin mempunyai

3

wewenang dalam mengarahkan beberapa dari kegiatan anggota kelompok dan sebaliknya bahwa anggota kelompok atas bawahan secara tidak langsung mengarahkan kegiatan pemimpin.  Kepemimpinan disamping dapat mempengaruhi bawahan juga mempunyai pengaruh. Dengan kata lain seorang pemimpin tidak dapat mengatakan pada bawahan apa yang harus dikerjakan tapi juga mempengaruhi bagaimana bawahan melaksanakan perintah pemimpin. PENDEKATAN STUDI KEPEMIMPINAN Untuk mempelajari kepemimpinan menggunakan tiga pendekatan :  Kepemimpinan itu tumbuh dari bakat  Kepemimpinan tumbuh dari perilaku. Pendekatan ini berasumsi bahwa seseorang yang memiliki bakat yang cocok atau memperlihatkan perilaku yang sesuai ia akan muncul pemimpin dalam situasi kelopok yang ia masuki.  Bersandar pada pandangan situasi. Pandangan ini berasumsi bahwa kondisi yang menentukan efektifitas pemimpin. Efektifis pemimpin bervariasi menurut situasi tugas yang harus diselesaikan, keterampilan dan pengharapan bawahan, lingkungan organisasi dan pengalaman masa lalu pemimpin dan bawahan. Dalam situasi yang berbeda prestasi seorang pemimpin berbeda pula, mungkin lebih baik atau lebih buruk. Pendekatan ini memunculkan pendekatan kontingensi yang menentukan efektivitas situasi gaya pemimpin. C. Komunikasi KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Komunikasi yang efektif adalah penting bagi manager karena sebagai proses dimana fungsi manajemen seperti fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi kepemimpinan dan fungsi pengendalian dapat

3

dicapai. Dan sebagai kegiatan dimana manajer mencurahkan sebagian besar dari waktunya. Proses komunikasi memungkinkan para manager menjalankan tanggung jawabnya dan informasi harus dikomunikasikan kepada para manager sebagai dasar pembuatan keputusan dalam pembuatan fungsifungsi management baik secara terulis maupun lisan. PENGERTIAN KOMUNIKASI Komunikasi diartikan sebagai proses pemindahan dalam gagasan atau informasi seseorang ke orang lain. Komunikasi mempunyai pengertian tidak hanya berupa kata-kata yang disampaikan seseorang tapi mempunyai pengertian yang lebih luas seperti ekspresi wajah, intonasi dan sebagainya. Komunikasi dapat menghubungkan antara bagian yang berbeda atau disebut rantai pertukaran informasi. Hal ini mengandung unsure-unsur:  Sebagai kegiatan untuk seseorang mengatur  Sebagai saran pengendalian informasi  Sebagai system terjalinnya komunikasi diantara individu-individu PROSES KOMUNIKASI Modal yang paling sederhana adalah modal komunikasi antar pribadi

Dari bagian diatas bahwa model ini menunjukan 3 elemen penting dimana jika salah satu hilang tidak akan terjadi komunikasi. Model yang paling canggih dalam komunikasi adalah model proses komunikasi dimana langkahlangkahnya sebgai berikut: • Pengirim

3

Ada;ah seseorang yang mempunyai kebutuhan, keinginan atau informasi serta mempunyai kepentingan untuk mengkomunikasikan kepada orang lain. • Pengkodean Adalah pengirim pengkodean informasi yang akan disampaikan dan diterjemahkan ke dalam symbol atau isyarat yang biasanya dalam bentuk kata-kata agar orang lain mengerti tentang informasi yang disampaikan. • Pesan Pesan dapat dalam segala bentuk yang biasanya dapat dirasakan dan dimengerti satu atau lebih dari indra penerima, misalnya pidato dapat didengar dan jika tulisan dapat dibaca, isyarat dapat dilihat dan dirasakan. • Saluran Adalah cara mentransmisikan (menyampaikan) pesan, misalnya kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan. Agar komunikasi dapat efektif dan effisien saluran harus sesuai dengan pesan. • Penerima Adalah orang yang menafsirkan pesan dari penerima, jika pesan tidak sampai pada penerima, komunikasi tidak terjadi. • Penafsiran Kode Dalam peroses dimana penerima menafsirkan pesan dan menerjemahkannya menjadi informasi yang berarti baginya. Semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh pengirim, maka efektif komunikasi yang terjadi.

3

Umpan Balik Adalah pembalik dari proses komunikasi dimana reaksi terhadap

komunikasi pengirim dinyatakan karena penerima itu telah menjadi pengirim, umpan balik mengalir lewat langkah yang sama seperti semula. Semakin cepat umpan balik semakin efektif komunikasi. SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Saluran komunikasi ini ditentukan oleh struktur organisasi dan tipe-tipe saluran dasar komunikasi, yaitu vertical, lateral, dan diagonal. 1. Komunikasi Vertical Komunikasi vertical adalah komunikasi ke atas dan atau ke bawah dalam rantai komando. Komunikasi ke bawah dimulai dari manajemen tingkat atas sampai pada karyawan, bukan supervisor. Kegunaanya antara lain untuk memberikan perintah, petunjuk dan lain-lain serta membuka informasi kepada anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi. Sedangkan kegunaan komunikasi ke atas memberikan informasi kepada tingkatan yang lebih tinggi tentang apa yang terjadi pada tingkatan lebih rendah. Misalnya tentang saran-saran, laporan kemajuan dan sebagainya. 2. Komunikasi Lateral atau Horizontal Meliputi pola aliran kerja dalam organisasi yang terjadi antara anggota-anggota kelompok kerja yang sama dan diantara departemendepartemen pada tingkat organisasi yang sama. Kegunaanya : menyediakan saluran langsung untuk koordinasi dan pemecahan masalah organisasi. Hal ini untuk menghindari keterlambatan dalam pengarahan dan untuk membentuk hubungan dengan rekan meraka. KOMUNIKASI INFORMAL Bentuk dari komunikasi ini timbul karena adanya berbagai maksud yaitu :

3

 Pemuas kebutuhan manusiawi  Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan membosankan  Keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain  Sumber informasi hubungan pekerjaan Jenis lain dari komunikasi informal adalah desas-desus yang secara resmi tidak disetujui. Hal ini sebagai akibat jaringan informasi yang simpang siur dan tumpang tindih. Artinya beberapa orang tentu mempunyai banyak informasi kemungkinan menjadi anggota dari beberapa jaringan informasi. Desas-desus ini juga mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi. EFEKTIFITAS KOMUNIKASI 1. Kebutuhan akan komunikasi yang efektif Untuk mencapai komunikasi yang efektif diperlukan beberapa cara yaitu, kesadaran akan kebutuhan komunikasi yang efektif dan penggunaan umpan balik. Di zaman modern ini komunikasi merupakan subjek penting maka perusahaan besar biasanya menggunakan ahli komunikasi untuk membantu memecahkan masalahmasalah komunikasi internal. Komunikasi umpan balik atau dua arah memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih efektif dana dapat menciptakan lingkungan yang komunikatif dalam organisasi. Dalam hal ini manager harus aktif. Penggunaan management partisipatif dan komunikasi tatap muka merupakan jalan lain meningkatkan efektifitas komunikasi melalui umpan balik. 2. Komunikator yang lebih efektif Untuk dapat menjadi komunikator yang lebih efektif harus memberikan latihanlatihan dalam bentuk penulisan maupun penyampaian berita secara lisan dengan maksud untuk meningkatkan pemahaman akan simbol-simbol, penggunaan bahasa yang baik dan benar, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang penerima berita.

3

Salah satu alat yang digunakannya adalah aktif listening yang digunakan untuk mengembangkan keterampilan management para manager. Sebagai dasar peralatan ini adalah penggunaan reflektif statements (pernyataan balik) olehnpara pendengar. The American management association (AMA) menyusun sepuluh pedoman efektifitas komunikasi organisasi yaitu :  Cobalah menjernihkan gagasan anda sebelum berkomunikasi.  Telitilah kegunaan sebenarnya dari setiap komunikasi.  Pertimbangkan situasi manusia dan fisik secara keseluruhan bilamana ada komunikasi.  Berkonsentrasi dengan orang lain, bila perlu dalam merencanakan komunikasi.  Berhati-hatilah ketika anda berkomunikasi, mengenai nada maupun isi pokok dari pesan anda.  Ambilah kesempatan bila muncul untuk menyampaikan sesuatu yang dapat membantu atau bernilai bagi penerima.  Lakukan tindak lanjut komunikasi anda.  Berkomunikasi untuk hari esok sebaik hari ini.  Pastikan bahwa tindakan anda mendukung komunikasi anda.  Berusahalah bukan saja untuk di mengerti, tetapi juga untuk mengerti serta jadilah pendengar yang baik. HAMBATAN TERHADAP KOMUNIKASI YANG EFEKTIF a. Hambatan Organisasional: i. Tingkatan Hieararki: Bila organisasi tumbuh dan berkembang akan menimbulkan berbagai masalah organisasi, karena menambah tingkatan memakan waktu yang panjang dan ketepatannya semakin berkembang. Dimana setiap tingkatan bisa menambah atau mengurangi, serta merubah berita dengan aslinya.

3

ii. Wewenang Manajerial: Bahwa mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan terhadap komunikasi. Atasan merasa bahwa mereka tidak sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi yang membuatnya tampak lemah sedang bawahan menghindar situasi untuk mengungkapkan informasi yang membuat posisinya tidak menguntungkan. Maka dua hal diatas akan menimbulkan gap. iii. Spesialisasi Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah lainnya membuat org merasa ada dalam dunia yang berbeda, yang akhirnya menghalangi masyarakat, sulit memahami dan mendorong terjadi kesalahan-kesalahan. Hambatan antar pribadi: Kesalahan dalam komunikasi juga dipengaruhi oleh faktor ketidaksempurnaan manusia dan bahasa. Maka perlu memperhatikan:  Persepsi selektif  Kedudukan komunikator  Keadaan membela diri  Pendengaran lemah

3

 Ketidak tepatan penggunaan bahasa

3

3

3