_______________________ CAPITULO VEINTICUATRO CONFIGURACION Y ADMINISTRACION

Este captulo es para la administracin de un sistema OpenErp. Aprender cmo configurar OpenErp para cumplir con todas las necesidades de su compaa y aquellas de cada usuario individual del sistema. OpenErp le da gran flexibilidad para configurarlo y usarlo, permitindole modificar su apariencia, la forma general en que funciona y las diferentes herramientas de anlisis escogidas para cumplir con las necesidades de su compaa lo mejor posible. Estos cambios de configuracin se efectan a travs de la interfaz de usuario. Cada usuario puede arreglar su propia pgina de bienvenida y su propio men y usted tambin puede personalizar OpenErp asignando a cada usuario su propio tablero en su pgina de entrada para proporcionarles la informacin ms actualizada. Entonces ellos podrn inmediatamente ver la informacin ms relevante en el momento que ingresan. El men de OpenErp puede reorganizarse totalmente. El manejo de derechos de acceso le permite asignar ciertas funciones a usuarios especficos del sistema. Usted tambin puede asignar roles, que definen la parte que cada usuario del sistema juega en el flujo de trabajo (workflow) que mueve los documentos en el sistema de un estado a otro (tales como la habilidad de aprobar los pedidos de gastos de empleado). Para este captulo usted debera empezar con una base de datos fresca que incluya los datos de demostracin con venta (sale) y sus dependencias instaladas y sin una lista de cuentas particular configurada. Nota: Configuracin, Parametrizacin, Adaptacin, Personalizacin La palabra adaptacin a veces se usen este libro donde usted podra esperar encontrar configuracin o personalizacin. Personalizacin generalmente se refiere algo que requiere un poco de conocimiento tcnico (tal como crear un cdigo especializado de mdulo) y crea un sistema no estndar. Configuracin es menos radical, es el proceso general de poner todos los parmetros del programa de modo que se ajuste a las necesidades de su sistema (frecuentemente llamado parametrizacin o setup). Configuracin es tambin, por convencin, el nombre de los sub-mens debajo de cada uno de los mens superiores de OpenErp que son accesibles slo a los usuarios administrativos para esa seccin. La adaptacin es una parte de la opciones de configuracin que moldea el sistema a una operacin particular de acuerdo a los deseos de una persona o compaa. Usando el mdulo Diseador de Reporte de OpenOffice.org usted puede cambiar cualquier parte de cualquiera de los reportes producidos por el sistema. El administrador del sistema puede configurar cada reporte para modificar su estructura y estilo o incluso los datos que se proporciona all.

Nota: El Editor de Reporte de OpenOffice El plug-in de OpenOffice le permite no slo configurar los reportes de los productos bsicos sino tambin crear totalmente nuevas plantillas de reporte. Cuando el usuario usa la interfase de cliente de OpenErp, OpenOffice puede crear una plantilla de reporte que tiene acceso a todos los datos disponibles en cualquier tipo de documento de OpenErp. Usted puede fcilmente crear documentos de fax, cotizaciones o cualquier otro documento comercial. Esta funcionalidad le permite extender considerablemente la productividad de su gente de ventas quienes tienen que enviar varias propuestas a sus clientes. Finalmente ver como importar datos en OpenErp automticamente, para migrar todos sus datos en un simple paso. Para este captulo debera empezar con una base de datos fresca que incluya los datos de demostracin con Ventas(sale) y sus dependencias instaladas y sin una lista de cuentas particular configurada.

24.1 Creando un Mdulo de Configuracin

Es muy til poder hacer una copia de seguridad a sus configuraciones especficas en un mdulo de OpenErp precisamente dedicado a eso, que le permita: automticamente duplicar los parmetros de configuracin al instalar el mdulo en otra base de datos, reinstalar una base de datos limpia con su propia configuracin en caso de que tenga problemas con la configuracin inicial, publicar su configuracin especfica para beneficio de otras compaas en el mismo sector industrial, simplificar las migraciones si ya ha modificado algunos elementos de la configuracin bsica, hay un riesgo de regresarlos a su estado original despus de la migracin, a menos que haya guardado las modificaciones en un mdulo. Empiece instalando el mdulo base_module_record en el modo usual. Entonces empiece a grabar sus acciones usando el men Administracin->Gestin de Mdulos->Grabado de Mdulos->Inicia grabado. Manualmente haga todos sus cambios de configuracin A travs de la interfase de usuario como lo hara normalmente (tales como manejo de mens, asignacin de tableros, configuracin de pantalla, reportes nuevos y gestin de derechos de acceso, detalles de alguna de estas posibilidades se describen ms tarde en este captulo). Una vez que haya hecho todo esto vaya al men Administracin->Gestin de Mdulos>Grabado de Mdulos->Grabar el mdulo. Nota: contribuyendo al desarrollo de OpenErp Una vez que haya guardado su configuracin personal en un mdulo, instale el mdulo base_module_publish. Esto le da una nueva accin posible: Publicar Mdulo en el men Administracin->Gestin de Mdulos->Mdulos. Use esta funcin para publicar su mdulo en el sitio oficial de OpenErp. Entonces podr ser re-usado por otras compaas que tienen las mismas necesidades que usted y usted entonces podra beneficiarse de las mejoras hechas por estas compaas en el futuro. No olvide crear antes una cuenta de usuario en http://openerp.com. OpenErp crea entonces un archivo ZIP para usted que contiene todas las modificaciones que

ha hecho cuando efectuaba las configuraciones con que trabaja. Usted puede reinstalar este mdulo en otras bases de datos y/o publicarlo en lnea para ayudar a otras compaas. Esto puede ser muy til si quiere instalar un servidor de pruebas para su compaa y dar la misma configuracin en el servidor de produccin. Para instalar un mdulo nuevo grabado en forma de archivo ZIP, use el men Administracin->Gestin de Mdulos->Importar un Mdulo Nuevo.

24.2 Configuracin del men

La organizacin del men no est sujeta a ninguna restriccin, as que puede modificar toda la estructura, la terminologa y los derechos de acceso segn cuadre a sus necesidades. Sin embargo, antes de que haga todo eso y tal como hara para cualquier programa personalizable, debera ver los balances, beneficios y costos de tales cambios, tal como la necesidad de entrenar usuarios, mantener nueva documentacin y continuar las alteraciones a travs de sucesivas versiones del software. Esta seccin describe cmo proceder para cambiar la estructura del men y de la pgina de bienvenida, configurar la terminologa de los mens y formularios en la interfaz de usuario y para manejar los derechos de acceso de los usuarios a los mens y a los muchos objetos de negocio subyacentes.

24.2.1 Cambiando el men

Como administrador y usando el cliente web, seleccione un tem de men (pero no haga clic en l), haga clic en la lnea conteniendo Administracin->Traducciones->Importar/Exportar>Exportar un archivo de traduccin (pero no sobre Exportar un archivo de traduccin mismo) y a la clic en el botn Cambiar(Switch) para ver el tem de men como un formulario editable (Puede hacer lo mismo usando el cliente GTK, all usted selecciona la lnea y mas bien hace clic en el botn Vista(View)). Ahora usted puede editar este formulario (pero no lo haga, lea el prximo prrafo primero), cambie su Men Padre lo que lo mueve de lugar a una parte diferente del sistema de mens; edite el nombre de Men para cambiar como aparece en el rbol de mens o dele un nuevo icono. O puede darle una nueva accin completamente (pero esto perdera el punto de este ejercicio particular). En vez de editar este formulario que da la posicin original del men, duplquelo. En el cliente web primero debe hacer el formulario de slo lectura haciendo clic en el botn Cancelar, entonces haga clic en el botn Duplicar que aparece (en el cliente GTK, haga clic en formulario duplicar del men superior). El formulario que permanece es ahora una entrada duplicada, no el original. Para mover esta entrada duplicada, cambie el campo Men Padre borrando lo que est all y reemplazndolo con otro men que todos puedan ver, tal como Herramientas o Recursos Humanos y asegrese que la entrada se mueve al fin de la lista de men reemplazando la secuencia con 99. Puede experimentar con iconos si lo desea. Guarde el formulario y haga clic en el Men Principal para ver los resultados. Consejo: Duplicando el men Si planea modificar un men debera duplicarlo primero, de esta manera siempre mantendr un enlace al men original que funcionar si lo necesita. Cuando ingresa a OpenErp por primera vez, aparece una pgina de bienvenida. En un

sistema mnimo tal como el creado en la base de datos openerp_ch2 antes de que se expanda en el Paseo Guiado y, en la base de datos openerp_ch3, slo ver el men principal, el mismo que recibe por defecto cuando hace clic en el botn de Men Principal. Segn aada funcionalidad a su base de datos obtiene ms opciones para la pgina de bienvenida, con diferentes tableros asignados a varios roles de la compaa tales como los que se crea en los datos de demostracin. El administrador puede cambiar ambos, la pgina de bienvenida y la pgina de men principal individualmente para cada usuario del sistema y puede adaptar OpenErp a cada rol en la compaa para ajustarse mejor a las necesidades de cada uno. Para hacer modificaciones para un usuario particular, edite la configuracin de usuario a travs de Administracin->Usuarios->Usuarios. Abra el formulario para un usuario particular y seleccione diferentes entradas de men para los dos campos Accin Inicial(Home Action) y Accin de Men(Menu Action).

Figura 24.1: Seleccionando una nueva pgina de bienvenida La Accion Home es el tem de men que se abre automticamente cuando usted ingresa al programa y que tambin recibe al hacer clic en el enlace Home en la parte superior derecha de la barra de herramientas del cliente web. All puede elegir cualquier pgina a la que tiene acceso a travs de cualquier men, lo ms til sera que fuera uno de los tableros. El Men Accin es el que obtiene a travs del botn Men Principal en el cliente web (el botn de

Men en el cliente GTK). Puede elegir el men principal y los tableros all. Consejo: Acciones en el men del administrador Es muy fcil cambiar la pgina de bienvenida y el men de los diferentes usuarios. Sin embargo, no debera cambiar el men del administrador principal porque podra hacer algunos mens totalmente inaccesibles por error.

24.2.3 Asignando valores por defecto a los campos

Usted puede fcilmente configurar el sistema para que ponga valores por defecto en varios campos segn utilice nuevos formularios. Esto le permite pre-completar los campos con datos por defecto para simplificar el trabajo de sus usuarios al ingresar nuevos documentos. Si est usando el cliente web presione Ctrl y haga clic derecho a la vez (esto es un clic derecho del ratn mientras que el puntero est en el campo se presiona la tecla de control en el teclado). Esta usando el cliente GTK, slo necesita hacer clic derecho mientras el puntero est en el campo. Un administrador tienen la eleccin de hacer el trabajo por defecto slo para un usuario o para todos los usuarios de la base de datos.

Figura 24.2: Insertando un nuevo valor por defecto Para revisar esta nueva configuracin, abra un nuevo formulario de empresa (partner): el

campo Pas debera contener ahora la entrada Nueva Zelanda. Esta es una caracterstica muy poderosa!. Un administrador puede usar esta funcionalidad para redefinir el comportamiento de todo su sistema. Puede probarlo en la base de datos openerp_ch13 abriendo un nuevo formulario de Orden de Compra, haciendo clic en la segunda solapa Embarque de Compra, seleccionando Al Recoger en el campo Control de Facturacin y haciendo tal el por defecto. Desde ese momento automticamente crear fracturas de compra borrador slo cuando se haya recibido las mercaderas, as fcilmente podra restringir a sus contadores de pagar cualquier factura que aparezca hasta que usted est totalmente seguro que ha recibido las mercaderas. Esto no detendra a todos de seleccionar otro mtodo de control de factura, pero empezaran con esa definicin por defecto.

24.2.4 Cambiando la terminologa

Puede usar la funcionalidad de traduccin de lenguaje de OpenErp para sustituir la terminologa estndar con la terminologa que su compaa entiende mejor. Es perfectamente normal adaptar el software con diferentes trminos que sean especficos a su industria. Adems esto puede fortalecer la aceptacin de su nuevo sistema OpenErp, porque todos podrn mantener su vocabulario actual. Puede hacerlo de dos maneras: traduzca en un archivo CSV, el cual le dar una visin global de todos los trminos del sistema de modo que puede buscar y remplazar ocurrencias especficas en cualquier lugar, traduzca las frases directamente en el cliente, lo que significa que puede cambiarlas en su contexto y eso puede ser muy til cuando ste traduciendo. El mismo acercamiento se usa para traducir trminos que an no han sido creados. Esto puede ser til por ejemplo, con mdulos que an no han sido traducidos al lenguaje que usa.

Traduccin a travs de un archivo CSV

Para traducir modificando todas las frases del sistema primero tiene que exportar un archivo de traduccin en el formato CSV. Para hacerlo tiene que instalar un lenguaje en el OpenErp. Para cargar una traduccin que ya existe en OpenErp use Administracin->Traducciones>Cargar una Traduccin Oficial, escoja un idioma y haga clic en Iniciar Instalacin. Entonces exportara usando Administracin->Traducciones->Importar Exportar->Exportar un archivo de Traduccin. Seleccione el lenguaje y el formato de archivo CSV, entonces uno o ms (o todos) mdulos. Haga clic en Recibir Archivo para iniciar el proceso de descarga, luego haga clic en el icono pequeo Guardar para guardar el archivo en otro lugar. Una traduccin al francs podra llamarse por defecto fr_FR.csv, pero puede nombrarla como usted lo desee. Nota: Formato UTF-8 El archivo CSV est codificado en formato UTF-8. Asegrese que mantienen este formato cuando habr el el archivo en un programa de hoja de clculo porque si no lo mantiene se arriesga a ver caracteres extraos en vez de caracteres acentuados.

Figura 24.3: File de traduccin CSV con la vista de una traduccin El archivo contiene seis columnas: module, type, name, res_id, src y value. Debe asegurarse que la primera lnea que especifica los nombres de estas columnas permanezca intacto. El campo src contiene el texto base en ingls y el campo value contiene una traduccin en otro idioma convencional o en una frase tcnica especializada. Si no hay nada en absoluto en el campo valor entonces la traduccin en ingls se usar automticamente en el formulario. Consejo: Donde debera modificar el texto? La mayor parte del tiempo encontrar el texto que quiere modificar en varias lneas del archivo CSV. Qu linea debera modificar? se refiere a las dos columnas type (en columna B) y name (en columna C). Algunas lneas tienen el nombre ir.ui.menu en la columna name lo cual muestra que est es una entrada de men; otras tienen Selection en la columna type, lo cual indica que usted no ver esta entrada en un men contextual. Debera entonces cargar este nuevo archivo en su sistema OpenErp usando el men Administracin->Traducciones->Importar Exportar->Importar un archivo de traduccin. Entonces tiene dos caminos frente a usted: Puede sobrescribir la traduccin previa usando el mismo nombre de antes (as podra tener una traduccin especial de 'francs estndar' re-usando el nombre Francais y cdigo fr_FR), Puede crear una nueva archivo de traduccin que los usuarios pueden seleccionar en sus preferencias. Si no est conectado a el lenguaje traducido, haga clic en Preferencias, seleccione el lenguaje en Lenguaje y finalmente haga clic en OK para cargar el nuevo lenguaje con su nueva terminologa. Consejo: Traducciones parciales Puede cargar una seleccin de lneas en un archivo de traduccin borrando la mayor parte de las lneas en el archivo y cargando solo las cambiadas. Entonces OpenErp cambia slo las lneas cargadas y deja las originales solas.

Cambios a travs de la interfase de cliente

Tambin puede cambiar las etiquetas y otros y tem de pantalla en la pantalla del cliente de web. Para hacerlo, abra el formulario que desea traducir, haga clic en Traducir este Recurso a travs del icono en la parte superior derecha. Entonces tienen la opcin de traducir: los datos en el sistema (contenidos en los campos), los ttulos de campo (las etiquetas),

 todos los botones de accin a la derecha del formulario (las opciones relacionadas), los trminos usados en el formulario ver. Puede modificar cualquiera de estos. El procedimiento es ligeramente diferente en el cliente GTK. En este usted hace clic derecho en la etiqueta o botn con el ratn. Entonces puede elegir traducir el tem o toda la vista. Este mtodo es simple y rpido cuando slo tiene algunas entradas que modificar, pero se puede volver tedioso y hacerle perder mucho tiempo si tiene que cambiar muchos trminos a todo lo largo del sistema. En tal caso sera mejor usar el mtodo de traduccin que emplea un archivo CSV. Consejo: A tener en cuenta en las traducciones En el cliente GTK los trminos modificados no se actualizan inmediatamente, para ver los efectos de las modificaciones debe cerrar la ventana actual y reabrir el formulario

24.3 Inicio de sesin

Consejo: Manejando contraseas Si permite que los usuarios cambien sus contraseas por s mismos no tendr control directo sobre la contrasea que elijan. Debera tener una poltica por escrito acerca de la fortaleza de las contraseas para tratar de mantener un nivel de seguridad en su sistema. Consejo: manejando usuarios a travs de LDAP Con el mdulo users_ldap, se pueden manejar las cuentas de usuarios a travs de un directorio LDAP que se puede hacer comn a varios recursos diferentes de la compaa. Los parmetros de conexin para el directorio LDAP se registran entonces con la definicin de compaa. Usted puede proporcionar all una plantilla de perfil de usuario de donde los usuarios nuevos se crearn automticamente durante su primera conexin a OpenErp. Nota: LDAP El protocolo LDAP (protocolo de acceso de directorio liviano) le permite manejar directorios comunes para varios recursos diferentes a travs de su red estndar TCP IP. Esto permite a los usuarios en la compaa tener el mismo usuario y contrasea para acceder a todas sus aplicaciones (tales como e-mail e intranet).

24.4 Manejando los derechos de acceso

Una de las reas ms importantes en configurar OpenErp es como manejar los derechos de acceso a la informacin. Usted est planeando poner todo lo que es significativo de su negocio en el sistema, pero la mayor parte de su personal slo necesita parte de l y puede necesitar cambiar incluso menos. Quin debera tener derecho a manejar que y como maneja usted tal? El acercamiento de OpenErp al manejo de derechos es muy flexible. Cada usuario puede pertenecer a uno ms grupos y el grupo(s) al que pertenece determinar: la visibilidad de cada tem de men y la accesibilidad de cada tabla en la base de datos. Por ejemplo, el grupo Stock puede tener slo acceso a algunos los mens en Gestin de Stock y puede no tener acceso a ninguna de la informacin contable. Cada usuario del

sistema que trabaje en almacn se le hace miembro del grupo en Stock y si alguno de estos usuarios trabaja en otra parte tambin se le da membresa de otros grupos. Los usuarios de OpenErp tambin pueden pertenecer a varios roles. As como el grupo da a un usuario derechos de acceso, cada rol determina los deberes de usuario. Esto se maneja en el nivel de flujos de trabajo (workflow), que forman el proceso de negocio de la compaa.

24.5 Grupos y usuarios

Para configurar los derechos de acceso, usted empezar definiendo los grupos. Es importante para los grupos ser representativos de las funciones de trabajo en su compaa ms que de sus empleados individuales. As, si su director de finanzas es tambin su director de ventas, usted debera crear ambos, un grupo de Director de Finanza y un grupo de Director de Ventas, incluso cuando ambos sean la misma persona y cuando ambos cargos fueran asignados a este usuario en la prctica. Esto le da flexibilidad para el futuro. Tambin debera crear grupos dentro de una rea departamental que tengan diferentes niveles de acceso. Por ejemplo, si crea el grupo Director de Ventas y el grupo Ventas, evite asignar exactamente los mismos derechos a cada grupo. El primero podra ver todos los reportes mientras que el segundo podra estar restringido a ver cotizaciones. Podra incluso hacer al Director de Ventas miembro de ambos grupos y darle al grupo Director de Ventas un nmero limitado de derechos extra o, para el grupo Director de Ventas todos los derechos que necesita el director de ventas slo a este grupo. Debe escoger el esquema que le d la mayor flexibilidad y mantenerse en l para tener consistencia. Consejo: Flexibilidad en el manejo de accesos Para darse flexibilidad, puede asegurarse que un miembro de su personal de confianza (tal vez un director o alguien en contabilidad o incluso el administrador del sistema) tenga amplios derechos de uso del sistema y est autorizado a efectuar tareas especficas sobre el personal.

24.5.1 Derechos de acceso por mens

Para que vea bien el manejo de derechos en OpenErp crear un nuevo grupo Stock1, con acceso a los tem del men de Manejo de Inventario. Crear un usuario almacenero que ser miembro del grupo de Stock1. Para crear un nuevo grupo, use el men Administracin->Usuarios->Grupos. Ingrese el nombre del grupo Stock1. Entonces para crear un nuevo usuario enlazado a este, use Administracin->Usuarios>Usuarios para ingresar lo siguiente: Nombre: almacenero, Nombre de Usuario: almacn, Contrasea: almacn, Compaa: <su compaa>, Accin: men, Accin de men: men. En la segunda solapa del formulario de usuario, seguridad, adicione el grupo esto que acaba de crear.

Figura 24.4: Grupos que tienen acceso a el men manejo de inventario Guarde el usuario, entonces vaya al men Administracin->Seguridad->Otorgar accesos a los Mens para tener una lista de mens. Filtre esta lista usando en el campo de bsqueda Men para tener todos los tem del men Manejo de Inventario. En el formulario describiendo el men, adicione Stock1 en el campo Grupos. Mientras est all adicione tambin el grupo admin . De ahora en adelante, slo los miembros del grupo Stock1 y del grupo admin podrn ver este tem de men en su lista principal de men. Consejo: Jerarqua de mens Dado que los mens son jerrquicos no hay necesidad de ocultar el acceso a los mens inferiores: una vez que ha configurado el manejo de inventario de este modo, todos los mens inferiores sern invisibles a los miembros de los otros grupos. Consejo: Seguridad Este mtodo de manejar el acceso a los mens no garantiza que los usuarios no puedan alcanzar objetos ocultos del negocio en el sistema por otros medios. Por ejemplo, ocultando el men de facturas no puede prevenir que la gente alcance las facturas a travs de las rdenes de compra y venta o adivinando el URL. Para una seguridad efectiva debe usar los mtodos para manejar los derechos de acceso a objetos que se presentan en la siguiente seccin. Nota: Configuracin de acceso inicial En la configuracin inicial, el usuario admin de OpenErp, miembro del grupo admin , tiene acceso al men de Configuracin en cada seccin del men principal. Esta es una convencin general. Por ejemplo, Empresas->Configuracin, es visible en el men del administrador adems de los otros tem del men Empresa, pero slo esas otras entradas del men son visibles a los otros usuarios. Similarmente, la entrada del men principal Administracin, es por convencin, visible slo a los usuarios que son miembros del grupo admin.

24.5.2.Derechos de acceso a objetos

El men derechos de acceso determina quin puede acceder a que men, pero no define lo que usted puede hacer una vez que est el men. El control de acceso a objetos le permite la posibilidad de definir aquello a lo que sus usuarios tienen derecho de hacer con sus datos cuando tienen acceso a ellos. El control de acceso a objetos est estructurado de la misma manera que el acceso a mens. Nota: Objeto Un objeto representa un documento en el sistema. Los objetos estn enlazados a las tablas de la base de datos y adems tienen conceptos adicionales, tales como las funciones de campos, herencia de otros objetos y mtodos de clase que les dan su comportamiento. Si no se asigna un grupo a un objeto, todos los usuarios pueden acceder a l sin ninguna restriccin. A la inversa, cuando se ha definido un control de acceso para un objeto, El usuario debe ser miembro de un grupo que tiene los derechos de acceso apropiados para tener alguna forma de acceso a ese objeto. Siempre debe asegurarse de no bloquear a el grupo admin uno de los objetos que controlan la administracin y las opciones de configuracin, tales como el modelo ir.model.access. Puede manejar cuatro modos de acceso a los objetos independientemente: Acceso de Lectura: los miembros del grupo pueden leer los datos en el objeto, Acceso de Creacin: los miembros del grupo pueden crear nuevos registros en el objeto, Acceso de Escritura: los miembros del grupo pueden modificar los contenidos de los registros en el objeto, Acceso de Borrado: los miembros del grupo pueden borrar registros del objeto.

Figura 24.5: Control de acceso a las facturas para el grupo Finanza-Admin Para configurar los derechos de acceso a objetos OpenErp, use el men Administracin>Seguridad->Control de acceso->Lista de controles de Acceso y haga clic en Nuevo o escoja uno de all y haga clic en Editar. De un Nombre al control de acceso, seleccione un grupo y el objeto (modelo), luego marque la casilla correspondiente a cada uno de los cuatro modos de acceso. Si no especifica ningn grupo en las reglas de acceso, la regla se aplica a todos los grupos. As que para quitar el acceso a un objeto para todos los usuarios puede crear una regla:

 la cual se definida para un objeto especfico, la cual no se enlaza a ningn grupo, por la cual ninguno de las cuatro opciones de acceso se revisa. Puede crear reglas adicionales sobre el mismo objeto para dar derechos especficos a ciertos grupos. Modificacin de Historia

Figura 24.6: Registro histrico de empresa Cada registro en una base de datos OpenErp lleva una nota de su historia. Puede encontrar quien la cre, cuando ocurri y quin fue el ltimo que la modific y cuando eso ocurri. Haga clic en la bitcora vista (View Log) en el icono superior derecho de cualquier formulario en el cliente web (pero slo cuando sea de slo lectura no cuando sea editable) para mostrar un cuadro de dilogo mostrando esta informacin, como se muestra en la figura flujo de Trabajo para la orden SO005. Esto le puede ayudar a identificar a quien contactar si hay algn problema de datos en los registros. Consejo: Rastreo de Auditora OpenErp tiene un mdulo de auditora, audittrail, que se puede usar para rastrear alguno o todos los cambios a uno o ms objetos. Debe usarse con cuidado, porque puede generar enormes cantidades de datos en la base de datos actual, pero puede tambin ser una herramienta invaluable.

24.6 Configurando flujos de trabajo (workflows) y procesos

Los flujos de trabajo representan los flujos de los diferentes documentos de la compaa. Son completamente configurables y definen el camino que cualquier objeto individual de Openrp (tal como una orden) debe seguir dependiendo de las condiciones (por ejemplo una orden sobre cierto valor debe ser aprobada por un director de ventas, de otro modo por cualquier vendedor, antes que se expida la entrega). La figura a continuacin muestra el flujo de trabajo estndar para una orden. Puede verla en

el cliente GTK empezando en Gestin de Ventas->Ordenes de Venta->Todas las rdenes de Venta. Seleccione una orden, luego vaya al men superior Plugins->Ejecutar un Plugin>Imprimir Workflow para mostrar el men de abajo. En el cliente web puede obtener el flujo de trabajo del proceso asociado entre-compaas (el proceso mismo se alcanza yendo al documento de venta y haciendo clic en el botn Proceso sobre l), el captulo Procesos provee toda la informacin necesaria para crear y modificar grupos de trabajo y procesos entre-compaas.

Figura 24.7: Flujo de trabajo para la orden SO005

24.6.1 Asignando roles

Los usuarios pueden enlazarse a diferentes roles especificando sus deberes en ciertas fases de diferentes flujos de trabajo que acompaan a los varios documentos. Por ejemplo, si un usuario ha tomado el rol de Gerente de servicios, toma la tarea de aprobar los pedidos de das libres de sus empleados, as, su rol se ver integrado en el flujo de trabajo de peticin de das libres. La definicin de roles se hace en Administracin->Usuarios->Estructura de Roles->Roles, del mismo modo que usted define grupos, excepto que los roles pueden ser jerrquicos: un rol padre puede tener la misma influencia que todos sus roles hijos (por ejemplo, el director de ventas podra hacer todas las cosas que han sido definidas para el vendedor, lo mismo que cualquier cosa definida especficamente para el grupo director de ventas, si el director de ventas se ha convertido en padre del grupo de ventas).

Una vez que los roles han sido definidos, puede adicionarlos a las transiciones del flujo de trabajo usando el campo Rol. Esto significa que los usuarios que han pedido un rol pueden hacer las transiciones en el flujo de trabajo, lo que les permite pasar de una actividad a otra (por ejemplo confirmar una orden factura).

24.7 Configurando reportes

OpenErp Tiene dos distintos tipos de reporte: Reportes Estadsticos stos son datos calculados, frecuentemente representados en forma de listas o grficos. Estos reportes son dinmicos y puede navegar a travs de los datos o cifras mediante la interfase de cliente. Documentos de Reporte: se usan para imprimir documentos del sistema. El resultado generalmente es un PDF generado por una seleccin hecha en la pantalla, adems, le permite abrir estos reportes en OpenOffice.org para editar en ellos cualquier cambio antes de enviarlo al cliente. Debido al poder del motor de OpenErp, estos dos tipos de reporte pueden ser creados o modificados sin necesidad de desarrollo y esto se puede hacer directamente en la interfase de cliente de OpenErp u OpenOffice.org.

24.7.1 Manejando reportes estadisticos

Muchos reportes estadsticos estn configurados por adelantado en OpenErp. Puede encontrarlos en los submenus de Informes bajo cada entrada principal del men. Tambin puede instalar muchos reportes nuevos usando varios mdulos diferentes cuyos nombres usualmente empiezan con report_.

Modelando un reporte nuevo

OpenErp le da la posibilidad de desarrollar sus propios anlisis para las especificaciones que necesita. Para definir un nuevo anlisis de los datos debera instalar el mdulo base_report_ creator. Esto le permite crear complejas peticiones a la base de datos de una manera simple y visual. Una vez que el mdulo est instalado, cree un nuevo reporte usando el men Tableros>Configuracin->Reportes personalizados. D un nuevo Nombre de Reporte a su nuevo reporte y seleccione los objetos que va a analizar, por ejemplo, seleccione los tres objetos siguientes: Empresa, Orden de Venta, Lnea de orden de venta. Entonces pase a la segunda solapa Parmetros de Vista para seleccionar las vistas que quiere en su reporte. Seleccione rbol (tree) en la Primera Vista y grfico (graph) en la Segunda Vista. Puede elegir el tipo de grfico mostrado usando los campos Vista grfico. Tambin puede seleccionar calendario como una vista si va a adicionar el campo fecha en su reporte. Consejo: el plug-in de MS Excel El plug-in de Excel de Microsoft le permite conectarse a OpenErp y automticamente extraer los datos seleccionados. Puede entonces aplicar las frmulas y grficos para hacer su propio tablero de medidas directamente en Excel. El archivo .xls puede ser salvado y cuando se reabra ser conectar a OpenErp para actualizar las diferentes listas y grficos con datos

actuales.

Figura 24.8: Campos seleccionados para el anlisis de ventas por cliente y por producto (plugins_excel.png) En la tercera solapa Campos a Mostrar puede adicionar filtros sobre todos los campos de los objetos seleccionados (Filtros sobre Campos). Para hacerlo, use el botn Adicionar Filtro en la parte superior del formulario. Por el momento no adicione un filtro. En la cuarta solapa debe indicar cul de los campos la lista quiere mostrar en su reporte(Campos a Mostrar). Complete la pantalla siguiendo las lneas de la figura inferior: 1. El campo Secuencia da el orden de los campos mostrados. 2. Mtodo de Agrupado en la tercera columna le permite determinar la operacin de agrupado que se aplicar a este campo: Campo Agrupado: le permite agrupar las entradas de documentos con el mismo valor, Suma: da la suma de los valores en este campo, Mnimo: da el mnimo de todos los valores que aparecen en este campo, Mximo da el mximo de todos los valores que aparecen en este campo, promedio: da el promedio aritmtico de todos los valores en este campo, 4. Modo Grfico de la cuarta columna, determina si el campo aparecer en est grfica y de ser as en que eje (X o Y). 5. Modo Calendario de la quinta columna, le permite especificar si el campo puede ser la base de una vista de calendario. Ahora puede guardar el reporte que ha definido. Haga clic en el botn de Open Report a la

derecha del formulario para obtener el anlisis pedido.

Figura 24.9: Analizando ventas por empresa y por producto en vista de lista

Figura 24.10: Analizando ventas por empresa y por producto en vista grafica

Configurando los tableros

Un tablero es una seleccin de reportes previamente definidos en OpenErp. Puede elegir de centenas de reportes pre-definidos y para cada reporte indicar su posicin en el tablero. Tal como campos en los reportes, el campo secuencia determina el orden en el que las vistas aparecern en el tablero.

Figura 24.11: Definicin de un tablero nuevo Una vez que ha sido definido el tablero a travs de tableros configuracin definicin de tablero, puede usar el botn Crear Men para crear una entrada de men para su tablero en cualquier lugar del sistema de mens.

24.7.2 Manejando plantillas de documentos con OpenOffice.org

Para configurar sus documentos imprimibles en OpenErp, use el mdulo base_report_ designer. Consejo: El plug-in de Writter de OpenOffice.org Puede crear sus propios reportes en slo unos minutos usando el plug-in de Writter de OpenOffice.org. Esta herramienta le puede dar a su equipo una gran mejora de productividad; usndolo puede crear plantillas para todos los documentos de su compaa reduciendo el trabajo de creacin, estructura de datos y de documentos de cliente. El sistema es tanto simple como poderoso, porque le da a los beneficios de todas las facilidades de estructura ofrecidas por Writter de OpenOffice as como de todos los datos y clculos provistos por OpenErp. usted puede crear o modificar reportes directamente de OpenOffice y luego usarlos en OpenErp.

Nota: Independencia de OpenOffice.org OpenOffice.org slo se usa para generar nuevas plantillas de documentos. El administrador del sistema es la nica persona que puede instalarlo. Una vez que las plantillas de documentos hayan sido definidas los usuarios no lo necesitan para hacer su trabajo normal, pueden usar Microsoft Office o OpenOffice segn les parezca. El plug-in de OpenOffice le permite buscar campos en OpenErp e integrarlos en sus plantillas de documentos. Puede usar loops en sus tablas o secciones, permitindole adicionar varias lneas a una orden por ejemplo. Una vez que los reportes hayan sido definidos aparecen directamente en el cliente de OpenErp para los usuarios del sistema. Hay dos maneras de usar reportes: Haga que el reporte produzca un documento PDF con datos que reflejen los registros seleccionados (por ejemplo una factura), Haga que el reporte habr un documento para modificacin en OpenOffice con datos que reflejen el registro seleccionado. Esto le permite modificar el documento en OpenOffice antes de enviarlo al cliente (tal como en una cotizacin). Los reportes personalizados se guardan en la base de datos de OpenErp y son accesibles a todos los que tengan derecho a usar su base de datos sin necesidad de instalacin del OpenOffice en sus computadoras. Las modificaciones del documento se aplican a una simple base de datos.

Instalando el mdulo OpenOffice

Debe instalar dos componentes antes de usar el editor de reporte: Primero el mdulo base_report_designer en su instalacin OpenErp si no estuviera ya ah y luego en su base de datos OpenErp si quiere usarla, El OpenOffice Report Designer en la instalacin de OpenOffice en la computadora de su administrador del sistema. Empiece instalando el mdulo base_reporte_designer tal como cualquier otro mdulo OpenErp. Para instalar la extensin OpenOffice, busque el archivo openreport.zip proporcionado con la distribucin Report Designer. Revise que el OpenOffice est instalado adecuadamente en su computadora y que tiene derechos de administracin para instalacin.

Figura 24.12: Men de reporte OpenErp en el Writter de OpenOffice.org

inicie el Writter de OpenOffice, seleccione Herramientas->Manejo de Paquetes para abrir la caja de dilogo manejo de paquetes y busqu el archivo openreport.zip para instalarlo. Entonces cierre la aplicacin y reinicie Writter: aparece un nuevo men en la barra de men superior, Tiny Report o OpenErp Report.

Conectando OpenOffice a a OpenErp

Seleccione OpenErp Report->Parmetros de servidor en el men superior del Writter de OpenOffice. Entonces puede ingresar los parmetros de conexin al servidor OpenErp. Debe seleccionar una base de datos, como demo_min, en aquella que tenga instalado el mdulo venta (sale). Aparece un mensaje si ha tenido una conexin exitosa.

Modificando un reporte
El editor de reporte le permite: Modifique los reportes existentes los que reemplazarn a los originales en sus bases de datos OpenErp, cree nuevos reportes para el objeto seleccionado. Para modificar un recorte existente seleccione Reporte OpenErp->Modificar Reporte Existente. Escoja al reporte: Peticin para cotizacin en la caja de dilogo Modificar Reporte Existente y luego haga clic en Guardar en el Directorio Temporal.

Figura 24.13: Modificando una plantilla de documento Office abre entonces el reporte en el modo editar para usted. Puede modificarlo usando los

procesos estndar de editor de textos de Writter de OpenOffice. El documento es modificado en su versin en ingls. Ser traducido como siempre por el sistema traductor de OpenErp, cuando lo use a travs de la interfase de cliente si ha configurado su propia instalacin para traducirlo a otro lenguaje. As que slo necesita modificar la plantilla una vez, incluso si el sistema usa otros lenguajes, pero necesitar adicionar traducciones tal como se describi antes en este captulo si adiciona campos o cambia los contenidos de los existentes. Consejo: Reportes antiguos Los reportes antiguos pueden no haber sido totalmente convertidos al nuevo formato que soporta OpenErp. las expresiones de datos en el formato antiguo se muestran entre corchetes dobles y no en campos OpenOffice. Puede transformar un reporte antiguo a el nuevo formato desde el men OpenOffice OpenErp Report->Convertir corchete-campos. Desde la barra de herramientas de OpenOffice para OpenErp tambin es posible: conectarse al servidor OpenErp proporcionando los parmetros de conexin, adicionar una rutina (loop): seleccione un campo entre los campos disponibles del objeto propuesto, por ejemplo, Lneas de orden. Cuando se imprima esta rutina se ejecutar para cada lnea de la orden. La rutina se puede poner en una tabla (las lneas entonces se repetirn) o en una seccin de OpenOffice, adicionar un campo: puede recorrer toda la base de datos OpenErp desde el objeto seleccionado por un campo particular. adicionar una expresin: ingrese una expresin en lenguaje Python para calcular los valores de cualquier campo en el objeto seleccionado. Consejo: Expresiones Python usando el botn expresin puede ingresar expresiones en el lenguaje Python. Estas expresiones pueden usar todos los campos de objeto en sus clculos. Por ejemplo si hace un reporte de una orden puede usar la siguiente expresin: '%.2f' %(amount_total * 0.9). En este ejemplo el monto total, amount_total es un campo del objeto orden, el resultado ser el 90% del total de la orden formateado para tener dos nmeros decimales. Puede revisar los resultados en OpenErp usando el men Gestin de Ventas->rdenes de Venta->Todas las rdenes.

Creando un reporte nuevo

La plantilla general est hecha de rutinas (tales como la lista de rdenes seleccionadas) y campos del objeto, los que sern listados por la rutina. De el formato segn sus requerimientos y luego guarde la plantilla. Las plantillas existentes de reporte son una fuente muy buena de ejemplos. Puede empezar adicionando rutinas y varios campos para crear una plantilla mnima. Cuando un reporte ha sido creado, envelo a el servidor haciendo clic en OpenEpr Report-> Enviar al servidor, lo que le traer la caja de dilogo Enviar al Servidor. Ingrese el Nombre Tcnico de sale.order, para que aparezca al lado de los otros reportes de rdenes de venta. Renombre la plantilla como Nueva Orden de Venta en Nombre de Reporte, marque la casilla encabezado corporativo y finalmente haga clic en Enviar el Reporte al Servidor.

Para enviarlo al servidor, puede especificar si prefiere que OpenErp produzca un PDF cuando el usuario imprima el documento o si OpenErp debe abrir el documento para editarse en el Writter de OpenOffice antes de imprimirse. Para eso escoja PDF o SXW(uno de los formatos de los documentos Office) en el campo Seleccionar Tipo de Reporte.

24.7.3 Creando encabezados comunes para los reportes

Cuando grabe nuevos reportes y reportes que haya modificado, se le da la opcin de seleccionar un encabezado. Este encabezado es una plantilla que crea un encabezado estndar de pgina y de pie de pgina conteniendo datos que estn definidos en cada base de datos. El encabezado est disponible para todos los usuarios del servidor OpenErp. su plantilla puede ser encontrada en el sistema de archivos del servidor en el directorio addons/custom y es comn a todos los usuarios del servidor. Aunque los reportes adjuntan informacin acerca de la compaa que los imprime puede reemplazar varios nombres en la plantilla con valores de la base de datos pero la estructura de la pgina permanecer comn a todas las bases de datos en el servidor. Si su compaa tiene su propio servidor o que est hospedado en uno que usted accede, puede personalizar esta plantilla. Para adicionar el logo de la compaa debe ingresar al programa como un usuario al que se permite editar archivos del servidor, luego vaya al directorio addons/custom, copie all su logo (en un formato de archivo grfico estndar), luego edite el archivo corporate_rml_header.rml con un editor de texto. El texto en la forma <image file=corporate_logo-png x=1 cm y=27 cm width=6 cm/> debe ser puesto despus de la lnea <!-logo-> para que se pueda coger y mostrar su logo en cada pgina que usa el encabezado de corporacin.

24.8 Importando y exportando datos

Cada formulario en OpenErp tiene un mecanismo estndar para importar datos de un archivo CSV a travs de la interfase de usuario de cliente, del mismo formato que se usa en las traducciones de lenguaje. Nota: Formularios y listas El formato de archivo CSV es un formato de texto compatible con la mayor parte de hojas de clculo (tales como Calc de OpenOffice, Excel de MS) es fcilmente editable como hoja de clculo. La primera lnea contiene el nombre del campo en el formato, todas las lneas subsecuentes son datos alineados en sus respectivas columnas.

24.8.1 Exportando datos de OpenErp a CSV

Inicie explorando el uso de OpenErp del formato para exportar CSV, exportando un juego de datos de complejidad modesta, las empresas y direcciones de empresa en los datos de demostracin. Vaya a Empresas->Empresas por la lista de empresas y navegue hasta el fondo de la lista para ser click en el enlace Exportar, esto hace aparecer la caja de dilogo Exportar Datos, seleccionen los siguientes campos: Nombre,

 Nombre de Contacto bajo el men contactos, Ciudad bajo el men Contactos. Puedes seleccionarlos y aadirlos a la vez o hacer Ctrl-clic sobre ellos y adicionar la seleccin mltiple, el orden en que lo selecciona es el orden en que sern mostrados. Luego haga clic en exportar y guarde los datos resultantes en el archivo data.csv, puede abrir ese archivo en una hoja de clculo o un editor de texto. Ver que tiene una lista de empresas, con el nombre y ciudad de cada contacto de empresa al lado. En el par de casos donde hay ms de una direccin, no se pone el nombre de empresa, es importante notar que el orden de las entradas es crtico as que no ordene la lista. Consejos: Lmites de lista Hay un lmite al nmero de tem que puede exportar en el cliente, es el nmero que puede ver actualmente y que est limitado a un mximo de 100 en el cliente web pero, es arbitrario en el cliente GTK. As que si desea exportar todo, use el cliente GTK, ponga el lmite de exportacin a una cifra arbitraria muy grande (usando el botn + para mostrar los Parmetros y campos de Lmite), luego haga clic en Form->Exportar datos, indique los campos a exportar y espere.

24.8.2 Importando datos CSV en OpenErp

Use este archivo de exportacin como una plantilla para un archivo de importacin borrando todos los datos y usando nuevos datos (aqu importar nuevos datos junto con los datos de demostracin pero el principio es el mismo para una base de datos en blanco). Por ejemplo, para importar empresas con varios contactos para los que especifica un nombre y una ciudad, creara el siguiente archivo del archivo de exportacin: Tabla 24.1: Ejemplo de importacin de campos de las direcciones de empresa Nombre Contactos-Nombre de Contacto Contactos-Ciudad Whole Globe Tech Graham Global Wanda World Emerson Earth Miles A Minute En la lista de empresas haga clic en el botn Importar y luego en la ventana Importar Datos, haga clic en abrir para buscar e importar el nuevo archivo data.csv. El cliente web automticamente reconoce los nombres de columna pero el cliente GTK requiere que haga clic en el botn Auto deteccin. Entonces obtendr una caja de dilogo mostrndole que ha importado dos objetos y puede ver las nuevas empresas y direcciones de empresa cuando actualice la lista en pantalla. Atenas Roma Nueva York

24.8.3 El formato CSV para estructuras complejas de base de datos

Cuando importa datos tiene que superar el problema de representar la estructura de base de datos en archivos planos .csv, para hacer esto hay dos soluciones posibles en OpenErp:

 importar un archivo que haya sido estructurado en una manera particular para permitirle cargar varias tablas diferentes de la base de datos de un archivo simple (tales como empresas y contactos de empresa en un archivo CSV, tal como el que acaba de hacer arriba), importar varios archivos CSV, cada uno correspondiente a una tabla especfica de la base de datos que tiene enlaces explcitos entre las tablas. Nota: Importacin de lado el servidor Tambin puede importar datos CSV a travs de la interfase del servidor. El formato de archivo es el mismo, pero los encabezados de columna se diferencian levemente, cuando se importa a travs de la interfase de usuario se revisa que los encabezados de columna sean iguales que los nombres que se ven en los formularios en la misma interfase de usuario. En contraste, cuando se importa a travs del servidor los nombres de encabezado de las columnas deben ser iguales a los nombres internos de los campos. Empiece elaborando el encabezado del archivo CSV. Abra la herramienta de importacin en el objeto en que est interesado y seleccione los campos que desea importar en su base de datos OpenErp. debe incluir cada campo que est coloreado en azul porque se requieren esos campos (a menos que sepa que se llenarn por defecto con un valor apropiado), tambin cualquier otro campo que sea importante para usted.

Figura 24.14: Seleccionando campos para importacin usando un archivo CSV Use los nombres de campo como los nombres de columna en la primera lnea de su archivo

CSV adicionando un campo por columna, si su archivo CSV tiene estos nombres en la primera lnea cuando importe este archivo CSV, OpenErp automticamente reconocer el nombre de columna y lo tomar como nombre de campo de la tabla. Cuando haya creado su archivo CSV haga clic en el botn Nada para quitar los Campos a Importar, luego seleccione su archivo navegando buscando un Archivo a Importar y haga clic en el botn Auto Detectar. Para importar datos que tienen la estructura de su base de datos usted debera distinguir entre los siguientes tipos de campo en la interfase OpenErp: campos many-to-many (entre mltiples orgenes y destinos), campos many-to-one (de mltiples orgenes a un solo destino) y campos one-to-many (de un simple origen a mltiples destinos). Nota: Tabla principal Cada uno de estos tipos se describe en relacin a una tabla principal, la tabla cuyo formulario de entrada usted est viendo y cuyas entradas seran actualizadas por un archivo CSV simple. Slo porque uno de estos campos de relacin aparecen en la tabla principal no significa que hay un campo inverso en la tabla relacionada, pero puede haber. As que no hay un campo one-to-many en el formulario de usuario para reflejar el campo, many-to-one user_id, de vendedor en el formulario de empresa, pero si hay un campo de empresa many-to-one partner_id en el formulario de contacto de empresa que refleja el oneto-many child_ids, esto es campo de contactos de empresa en el formulario empresa. Vea en las siguientes figuras abajo y note la diferencia.

Figura 24.15: Campo many-to-one: un vendedor enlazado a una empresa

Figura 24.16: Campo many-to-many: categoras de empresa

Figura 24.17: Campo one-to-many: contactos de empresa

Campos many-to-one
Los campos many-to-one representan una relacin entre la tabla principal y otra tabla en la

base de datos donde la tabla principal tiene un asiento simple para la otra tabla. OpenErp trata de enlazar el nuevo registro en tabla principal con el campo en la otra tabla igualando sus valores de campo. Consejo: Identificadores de campo Si est trabajando en el lado servidor puede usar identificadores en vez de nombres de recursos para enlazar tablas. Para hacerlo debe importar el primer archivo (por ejemplo, Productos), con una columna llamada id en su archivo CSV que contiene un identificador nico por cada producto, ste puede ser un nmero que se incrementa. Cuando importa otros archivos que se enlazan a la primera tabla, puede usar el identificador en preferencia a los nombres (por ejemplo, cuando est guardando el inventario puede usar producto:id en vez del nombre de producto). Entonces no necesita ninguna conversin compleja para crear enlaces entre las dos tablas. Esto simplifica considerablemente de importacin de otra base de datos en OpenErp, usted slo crea una columna de enlace id por cada tabla que est importando y que contiene el identificador usado en la primera tabla.

Campos many-to-many
Los campos many-to-many se manejan igual que los campos many-to-one al tratar de recrear la relacin entre tablas: de ambos modos buscando por nombres o usando identificadores. Hay varios valores posibles en un campo simple many-to-many, por tanto una empresa puede tener varias categoras asociadas. Debe separar los diferentes valores con una coma.

Campos one-to-many
Los campos one-to-many son un poco diferentes. Por ejemplo el campo Contactos de Empresa en el formulario de Empresa, que contiene todos los contactos. Para importar tal campo no tiene que enlazar un registro en otra tabla, pero puede ms bien crear y enlazar varios contactos de empresa usando el mismo archivo. Entonces puede especificar varios valores para diferentes campos enlazados a ese objeto por el campo oneto-many. Cada campo debe ser puesto en una columna de la tabla y el ttulo de esta columna debe expresarse en la forma field_one-to- many/field_linked-object. Los datos de empresa que import hace poco tom esa forma. Nota: Simetra en los campos de relacin Dependiendo de la estructura de sus datos puede ser ms fcil usar la forma one-to-many o la forma many-to-one al relacionar dos tablas, siempre que los campos relevantes existan en ambos lados de la relacin. Por ejemplo, usted puede: importar una empresa con diferentes contactos en un archivo simple (one-to-many), importar las empresas primero y luego los contactos con el campo que enlaza a la empresa (en la forma many-to-one).

24.8.4 Otro ejemplo de archivo de importacin CSV

Para ilustrar la importacin de datos, puede ver otro ejemplo abajo. Primero se importa las categoras de empresa y luego se importa algunas empresas y sus contactos junto con el

enlace a las categoras que acaba de crear. Aunque usted puede crear nuevos contactos a la vez que crea empresas (porque puede hacer esto para relaciones one-to-many), no puede crear nuevas categoras de esta manera (porque ellas usan las relaciones many-to-many). Debe crear nuevas categoras en un paso separado.

Categoras de empresa
Empiece creando categoras de empresa en un archivo CSV: 1. Cree la siguiente tabla en su hoja de clculo: Tabla 24.2: Archivo de categoras de empresa Columna A Columna B Linea 1 Linea 2 Linea 3 Linea 4 Nombre de Categora Calidad Oro Plata Calidad Calidad Categoria Padre

Linea 5 Bronce Calidad En la primera linea, Nombre de categora y Categora de Padre estn los ttulos de columna que corresponden a los nombres de campos en el formulario Categora de Empresa. La columna A es para diferentes categoras de empresa y la columna B indica si esta categora tiene una categora padre, si la columna B sta en blanco entonces la categora se encuentra en el nivel superior. 2. Guarde el archivo de hoja de clculo en formato CSV, separado por comas y nombre el archivo como categories.csv. 3. En OpenErp seleccione Empresas->Configuracin->Categoras->Edita Categoras 4. Haga clic en importar (en la parte inferior izquierda de de la lista) para que aparezca la caja de dilogo Importar Datos en la que encontrara la lista de campos que pueden importarse. 5. Haga clic en Browse en el campo Archivo a Importar y seleccione el archivo CSV que acaba de crear, categories.csv, luego haga clic en Auto Detectar para adicionar los nombres de columnas en el archivo CSV con los nombres de campos ingls en Categoras de Empresa. 6. Haga clic en Importar en el fondo de derecho de la caja de dilogo para cargar su datos. Debera recibir el mensaje 4 objetos importados en la caja de dilogo nueva. Cierre ambas esta y la caja de dilogo Importar Datos para retornar a la pgina original. 7. Haga clic en Empresas->Empresas por categora para ver el rbol de categoras, incluyendo la nueva rama calidad que ha cargado.

Empresas nuevas
Aqu se muestra como crear nuevas empresas con ms de un contacto, como hizo antes y como enlazarlas a estas nuevas categoras: 1. ingrese la tabla de abajo de clculo Tabla 24.3: archivo de datos de empresa partners.csv

Columna A Linea 1 Linea 2 Linea 3 Name

Columna B Categories

Columna C ContactsContact Name George Black Jean Green

Columna D Vendedor dedicado Administrador

Black Advertising Plata, Oro

Linea 4 Tiny sprl Fabien Pinckaers Administrador 2. La segunda linea corresponde a la creacin de una nueva empresa, con dos categoras existentes, que tiene dos contactos y est enlazada a un vendedor. 3. Guarde el archivo usando el nombre partners.csv 4. En OpenErp, seleccione Empresas->Empresas y luego importe el archivo que acaba de guardar. Recibir un mensaje confirmando que ha importado y guardado sus datos. 5. Verifique que ha importado los datos. Debera aparecer una nueva empresa (Black Advertising), con un vendedor (Administrador), dos contactos (Jorge Black y Jean Green) y dos categoras (Plata y Oro).

24.8.5 Exportando datos en otras formas

El mecanismo genrico de exportacin de OpenErp le permite fcilmente exportar cualesquiera datos a cualquier ubicacin en su sistema. No est restringido a lo que puede exportar, aunque usted puede restringir quin puede exportar estos datos usando las funciones de manejo de derechos que se discuti arriba. Puede usar esto para exportar sus datos hacia hojas de clculo u otros sistemas tales como paquetes especiales de contabilidad. El formato de exportacin es usualmente el formato CSV pero tambin puede usar el mecanismo COM de Microsoft para conectarse directamente al Excel de Microsoft. Consejo: Acceso a la base de datos Los desarrolladores tambin pueden usar otras tcnicas para acceder automticamente a la base de datos de OpenErp. los ms tiles son: usando el servicio web XML-RPC, Accediendo a la base de datos PostgreSQL directamente. Consejo: Grabador de mdulo Si desea ingresar datos en OpenErp manualmente, debera usar el Grabador de mdulo descrito en la primera seccin de este captulo. De esa manera generara un mdulo que puede fcil mente se reusado en diferentes bases de datos. Entonces s hay problemas con una base de datos podr reinstalar el mdulo de datos que gener con todas sus registros y modificaciones hechos para su sistema.