Lecţia 4

Tehnici de administrare a timpului
Tehnica Pomodoro
Introducere Paşii tehnicii Pomodoro Benficiile Principiile Limitele Concluzii

Delegarea
Stabilirea sarcinilor corespunzătoare Importanţa sarcinilor Solicitarea angajaţilor sau colegilor Libertatea deciziilor Acceptarea greşelilor este o şansă de a învăţa Încurajarea schimbului de experienţă Lărgirea competenţelor

Arta de a anticipa
Previziunea oportunităţilor Riscul în previziune Strategia şi previziunea

Ordinea de pe birou

Time Management Tehnica Pomodoro
Dacă te simţi copleşit de numărul tot mai mare de responsabilităţi care se abat asupra ta zilnic, eşti mereu în criza de timp şi reuşeşti cu greu să respecti termenele limita, dacă ai probleme de concentrare, sau eşti ingrijorat din cauza timpului, există o soluţie simplă la toate aceste probleme. Este vorba despre o metoda ingenioasă de a transforma timpul într-un aliat valoros şi un prieten de nădejde, prieten care te va ajuta să îţi îndeplineşti sarcinile şi obiectivele în mod optim şi eficient. Această metodă este una dintre cele mai cunoscute şi mai utilizate strategii de managementul timpului şi poartă denumirea de Tehnica Pomodoro. A fost creată de italianul Francesco Cirillo în 1992, iar astăzi aceasta tehnică este folosită cu succes pe plan profesional dar şi pe plan personal. Folosind Tehnica Pomodoro, vei fi uimit când vei vedea cum munca ta zilnică se imbunătaţeşte rapid şi cum poţi elimina anxietatea determinată de trecerea timpului folosind câteva reguli simple. Tehnica Pomodoro foloseşte un cronometru pentru a împărţi perioadele de lucru în intervale de 25 de minute, intervale numite “pomodori”, separate de pauze scurte. Tehnica Pomodoro este denumită după cronometru în formă de roşie, care a fost utilizat pentru prima dată de creatorul metodei. Pomodoro înseamnă “roşie” în limba italiană. Prin experiențe succesive s-a stabilit că lungimea optimă a unui pomodoro este de 25 de minute. În aceste 25 de minute realizezi un singur lucru: termini raportul, sau scrii un articol, sau dai telefoane la clienți. Nu faci nimic altceva în paralel. Și nu lași nimic să te distragă de la ceea ce faci. Pentru a aplica Tehnica Pomodoro, ai nevoie de: Un cronometru, fizic sau software, pe care îl vei seta la 25 de minute. O foaie de hârtie, liniată, iar ideal ar fi să foloseşti liste de tip “To Do Today” (“De facut azi”).

deodată îți amintești că luna viitoare este ziua unui coleg și simți nevoia . Când ești gata să începi prima sarcină. Concentrează-te pe ceea ce ai de făcut. Procesarea se face tot la sfârşitul zilei prin transformarea datelor brute în informaţii. Urmărirea evoluţiei sarcinilor de-a lungul zilei adunând date asupra efortului depus şi timpul necesar efectuării unei activitati. Planificarea se face la începutul zilei. Odată pornit un pomodoro. Înregistrarea se face la sfârşitul zilei prin alcătuirea unei arhive cu observaţiile zilnice. 3. 2. Nu începe nici un alt task în paralel. adică le scrii pe foaie (fiecare pe câte un rând) în ordinea descrescătoare a importanţei. O radieră. caz în care cele următoarele etape vor fi aplicate mai des. 4. Te vei confrunta de acum cu două tipuri de întreruperi posibile: întreruperi interioare. 5. stai concentrat pe ceea ce ai de făcut. Vizualizarea prezintă informaţia într-un format care facilitează înţelegerea şi descoperă căile de îmbunătaţire. pornește un cronometru. 1. 2. şi setează-l să îți semnalizeze când s-au terminat cele 25 de minute. stabileşti ce sarcini trebuie să îndeplineşti în acea zi şi le prioritizezi. 3. Foloseşte un ceas obișnuit! Dar în intervalul unui pomodoro să nu te uiți în continuu cât timp mai ai.Time Management Un creion. Stabileşti sarcina pe care trebuie să o îndeplineşti. Metoda Pomodoro poate dura o zi intreagă. ci să te concentrezi doar pe a termina ce ai de făcut. Folosește un cronometru. dar poate dura şi mai puţin. Paşii Tehnicii Pomodoro 1.

nu sunt chiar urgente și pot aștepta. Întreruperi exterioare: Sună telefonul. Le vei face când vei avea timp liber. prietenii îți scriu pe messenger sau skype. să mănânci un fruct. De acum. Închide mess-ul și skype. sau continuarea celei începute. Fă pauză. să permiți creierului să se elibereze de la aspectele pe care era concentrat. închide telefonul (sau pune-l pe silențios) și spune-le celor din apropiere că lucrezi și nu vrei să fii deranjat pentru o perioadă. După ce încerci de câteva ori vei vedea că toate urgențele vor dispărea în mod miraculos. să citești ceva etc. Aici abordările sunt diferite: Dacă ești în timpul programului de lucru încearcă să nu răspunzi și să îi suni înapoi mai târziu. vei constata însă că 95% dintre evenimentele urgente care apar și îți solicită intervenția. Poți să te întinzi. notează aici tot ce îți apare în minte și trebuie să faci ulterior. Încheie un ciclu. Dacă ești în timpul liber. 5. Celor care îți bat la ușă cere-le să aștepte 20 de minute (le poți spune cinstit că ești implicat în ceva ce nu poți întrerupe pentru 20 de minute). poate este directorul managerul tău. iar când l-ai terminat pe al patrulea. În special la început. dacă ți se pare prea lung intervalul de 25 de minute. ia o pauză de 20-30 de minute. Pe măsură ce vei experimenta. ia-o de la capăt cu următorul pomodoro și următoarea sarcină. Sfatul meu este să ai la îndemână o foaie de hârtie și un creion. După pauză. te caută cineva etc.Time Management urgentă să verifici exact când va fi. uneori va trebui să întrerupi ce făceai și să răspunzi la telefon. scoate cablul de internet. scurtează-l la 10-15 pentru a ți se potrivi mai bine propriei personalități. Grupează-ți sarcinile în cicluri de 4 pomodoro (cu pauzele de rigoare). să bei apă. Când s-a terminat un pomodoro. abordarea este mult mai simplă: închide messenger. Dar opreștete din ceea ce făceai. Nu vei reuși mereu. După două ore de . până vei reuși să stai concentrat timp de 25 de minute. 4. iar apoi reia. fă o pauză de 5 minute. să vorbești la telefon. Cel mai important este să te deconectezi de la ceea ce făceai. skype.

pentru a putea începe un nou ciclu focusat din nou.Time Management activitate trebuie să te relaxezi. O să poți să realizezi mult mai multe în perioade mai mici decât o făceai până acum. te ajută să te auto-disciplinezi. bazându-se pe faptul că pauzele frecvente îmbunătăţesc agilitatea minţii (perspicacitatea). fazele sarcinilor sunt prioritizate şi apoi scrise pe foaia “De facut azi”. După cum am arătat mai sus Tehnica Pomodoro are 5 etape esenţiale: planificarea. fiind însă focusat doar pe ce vrei să obții. asa cum sunt toti oamenii de succes. auto-disciplina este o abilitate obligatorie a tuturor oamenilor de succes. îţi îmbunătăţeşte munca sau studiul. Beneficiile Tehnicii Pomodoro Beneficiul principal al acestei metode este acela de a-ţi creşte productivitatea. Vei constata că pe măsură ce practici devii tot mai concentrat pe ceea ce faci și îți îmbunătățești rezultatele. urmărirea. Aceasta ii ajută pe utilizatorii metodei Pomodoro să estimeze efortul necesar sarcinilor. te ajută să fii orientat pe rezultate. te ajută să conştientizezi mai bine deciziile pe care le iei. Aîadar putem spune că este adevarata zicala: “Pauzele mici si dese – cheia marilor succese“. înregistrarea. te învaţă să îţi planifici activităţile şi să le prioritizezi. Pe masură ce “pomodorii” (intervalele de 25 minute) sunt terminaţi. te ajută să estimezi mai bine efortul şi timpul necesar îndeplinirii unei activităţi. îţi îmbunătăţeşte concentrarea prin eliminarea întreruperilor. Principiile Tehnicii Pomodoro Această metoăa de management al timpului te ajută să te concentrezi mai bine şi să creşti calitatea muncii tale. îţi creşte motivaţia şi o păstrează constantă. insă. Fiecare etapă are un rol bine stabilit: în cadrul planificării. procesarea şi vizualizarea. sunt înregistraţi în dreptul sarcinilor corespunzătoare – . planificarea si prioritizarea sunt esenţiale pentru a deveni expert in managementul timpului. îţi întăreşte voinţa de a-ţi atinge obiectivele. Tehnica Pomodoro: îţi elimină anxietatea legată de timp. pe langă aceasta.

Sunatul cronometrului anuntă o pauză. deoarece: cronometrul fizic îţi permite să-l porneşti. ajungi să asociezi fluxul de muncă şi concentrarea cu aceşti stimuli fizici. Deşi există numeroase aplicaţii software care implementează această metodă. Principalul dezavantaj al Tehnicii Pomodoro este acela că. creatorul metodei spune că Tehnica Pomodoro dă cele mai bune rezultate daca foloseşti un cronometru mecanic. Ticăitul cronometrului pe masură ce timpul trece îţi arată importanţa fiecărei clipe care trece şi externalizează dorinţa ta de a termina sarcina. un creion şi o hârtie. cele pe care le generam noi insine. iar această înregistrare are 2 roluri: adaugă un sentiment de împlinire şi oferă informaţii pentru o analiză ulterioară a activităţii în vederea îmbunătăţirii acesteia. Daca ai terminat o sarcină şi ţi-a mai rămas timp într-un “pomodoro”. Când încetezi să mai foloseşti această metodă în munca ta.Time Management prin scrierea unui “X”. În acest mod. Pauzele scurte dintre “pomodori” îţi permit să te deconectezi de la activitatea pe care o desfăşurai în ultimele 25 de minute. pentru a-ţi atinge obiectivele în mod eficient. timpul rămas din acest interval de 25 de minute trebuie folosit pentru a practica abilitatea pe care tocmai ai dobândit-o. această metodă nu este perfectă. fie abandonezi acest “pomodoro” şi începi unul nou. este esenţial ca în aceşti “pomodori”. trebuie să accepţi sa fii ajutat de un obiect mecanic (cronometrul). Limitele Tehnicii Pomodoro Totuşi. fie înregistrezi şi amâni cealalta activitate. Pentru ca Tehnica Pomodoro să-şi atingă scopurile propuse. Dacă totuşi te-ai întrerupt în timpul unui “pomodoro”. Scopul principal al Tehnicii Pomodoro este acela de a reduce impactul întreruperilor interne. pe rând şi de a face pauze scurte între . eficienţa ta va scădea. iar acest act fizic declară hotararea ta de a începe sarcina. şi externe asupra concentrarii şi a fluxului de muncă. să munceşti fără întrerupere. adica intervale de 25 de minute. deşi îţi vei păstra abilitatea de a rezolva sarcinile prioritare.

1 Ştii când incepi şi ştii când termini. şefi. Îţi grupezi activităţiile similare şi le rezolvi în acelaşi interval de timp. au arătat că o persoană munceşte în medie sub 49% din timpul efectiv de lucru. etc. În concluzie. şi anume: că jumatate din potenţial nu este realizat. jumătate din venituri nu sunt câştigate. asta înseamnă câteva lucruri.Time Management unităţile de lucru. 1/2 Pomodoro. ai nevoie să îţi stabileşti priorităţiile şi să începi să lucrezi la prioritatea nr. Acest procent este influenţat negativ de întreruperile dese din surse interne (ale propriei persoane) sau externe (colegi. Totuşi. ceea ce ar scoate aceste activităţi din timpul liber. Tehnica Pomodoro funcţionează şi la CEO şi la Directori regionali şi la Entry level şi la studenţi. clienţi). Adică răspunzi la intrebarea:”care e urmatorul pas?”. jumătate din vânzări nu sunt efectuate.). Mintea ta îţi este recunoscătoare pentru ca nu o tot . Lucrezi la 1 singur task odată. Fiecare task îl estimezi în unităţi Pomodoro (3xPomodoro. Deci elimini din start dezordinea. pentru că le-ar transforma în activităţi planificate şi orientate pe obiective. Tehnica Pomodoro funcţionează pentru că: Nu te poţi apuca până nu ai o listă cu task-urile pe care vrei să le faci. În acest mod. Ca sa funcţioneze această tehnica. Iar dacă această situaţie nedorită este atât de larg răspândită. Studiile efectuate asupra productivităţii muncii. pentru că este structurată pe câteva principii foarte sănătoase. furnizori. disciplina pe care ţi-o impune cronometrul din metoda Pomodoro este secretul unei eficienţe deosebite. elimini amânarea pentru că ai foarte multă claritate şi îţi este clar câtă energie ai de investit în următorul pas. practicarea unui hobby. Tehnica Pomodoro NU trebuie folosită pentru activităţile din timpul liber (cititul unei cărţi. etc) Îţi împarţi activităţile mari în task-uri mai mici care sunt acţionabile.

Dacă lucrezi la calculator poţi folosi Focus Booster Nu te epuizezi mental pentru că îţi programezi pauzele de refacere încă de când te apuci. Gândirea ta va deveni mult mai practică fiind focusată pe urmatorul pas acţionabil. Îţi creşti capacitatea de a te focaliza pe un singur lucru la un moment dat. Îţi relaxezi mintea în legătură cu orice lucru exterior şi te focusezi doar pe ce ai de făcut. O foaie de hârtie cu lucrurile de făcut. un pix/creion cu care să tai fiecare element terminat şi un cronometru: ceas cu alarmă. Ma refer la momentul în care îţi vine o idee despre alt proiect sau altă activitate. dar exercitiul de a estima timpul necesar unei activităţi va deveni o abilitate după scurt timp. Rezolvi întreruperile interne (adica din interiorul tau). îţi rogi colegii să nu te întrerupă dacă te văd că eş ti focalizat pe ceea ce faci.Time Management pui să schimbe variabilele cu care lucrează şi astfel economiseşti multă energie mentală. pui telefonul pe silent. Performerii de top fac excelent un singur lucru la un moment dat şi nu 10 lucruri simultan de calitate submediocră. Este foarte uşor de practicat şi nu necesită elemente greu de procurat. îţi rafinezi procesul de planificare şi determini mult mai exact care sunt toţi paşii prin care ai de trecut pentru a ajunge la destinaţie. Faci pauze scurte şi dese după fiecare Pomodoro de 25 de minute. dar continui până ce finalizezi sesiunea Pomodoro începută. E posibil ca la început să nu îţi iasă perfect. Închizi e-mailul. iar după 4 sesiuni faci o pauză mai mare de 20 min. telefon sau ceas de bucătărie (Pomodoro). . Estimezi în avans cu mult mai multă acurateţe cât îţi va lua fiecare task. Scrii pe hârtia pe care o ai la îndemana 2-5 cuvinte ca să nu îţi uiţi ideea.

Astfel. nu mai există altceva decat ceea ce ai de făcut până se termină cele 25 de minute. Mintea se deconecteaza la un moment dat atunci când nu ştie exact “cât mai durează” până ajunge la destinaţie. E munca intens focalizată pentru 25 de minute si apoi 5 minute relaxare. Studiezi şi asimilezi cantităţi mai mari de informaţie pentru că te menţii într-o stare optimă de învaţare mai mult timp. Când vezi ce productiv devii nu îţi mai vine să te opresti. Pentru tine. Ştii câte Pomodoro complete ai avut şi ştii în fiecare dintre aceste sesiuni la ce ai lucrat şi cu ce rezultat. La sfârşitul zilei ştii exact ce ai făcut în ziua respectivă. ai energie de vârf şi poţi ajunge pana la 8-10 ore de muncă super-intensivă cu rezultate greu de crezut pentru cei care lucrează cu tine. Si după 2 ore îţi iei pauza de 20 de minute. tu lucrezi sinergic cu toate resursele pe care le ai. Cu ajutorul Pomodoro reuşeşti să îţi dezvolţi procese mai eficiente de studiu şi muncă. Îţi creşti calitatea rezultatelor pentru că dai totul în acel interval de timp. Îţi creşti motivaţia şi ţi-o menţii constantă până la sfârşitul zilei. pentru că îţi ajuţi întreg sistemul să se menţină în echilibru. Alternând munca intensă cu relaxarea pentru corp şi emoţii faci o diferenţă semnificativă. Asta te ajută să ai delimitări clare între diversele activităţi pe care le faci. .Time Management Apropierea unui deadline (chiar şi setat de tine) îţi stimulează resursele interne să se focalizeze. Nu mai împleteşti munca cu relexarea. Pomodoro te ajuta să fii foarte productiv fără să fie nevoie să îţi sacrifici corpul sau să te incarci emoţional. Astfel. Îţi creşti disciplina de a nu te lăsa distras de factori perturbatori. în acel moment.

................................ 25 min 5 min 25 min 5 min 25 min 5 min 25 min 20 min 25 min 5 min 25 min 5 min 25 min 5 min 25 min 20 min 25 min 5 min 25 min 5 min 25 min 5 min 25 min 20 min 25 min 5 min 25 min 5 min 25 min Pauză Pauză Pauză Pauză Mare Pauză Pauză Pauză Pauză Mare Pauză Pauză Pauză Pauză Mare Pauză Pauză ...................................Data...........Time Management Listă liniată de tip „To Do Today” Nume.....................

înţelegerea rapidă a problemelor. Oferă angajatului sarcini prin care să-şi poată pune în aplicare punctele forte şi talentele şi să le poată dezvolta. Sportivii de înaltă clasă nu ating performanţe maxime constrânşi de cineva.Time Management Delegarea Angajatul potrivit cu sarcina potrivită. firma nu va putea practic nici să folosească potenţialul real al angajatului respectiv. se bucură că fac sport şi folosesc fiecare solicitare. . altele nu. Ei sunt pregătiţi psihologic pentru succes. Ei au talent. din ce în ce mai solicitante. Unele puncte forte sunt vizibile. Sarcina ta. nici nu-şi va atinge obiectivele. îl va face cu plăcere. grija. Sunt conştienţi că numai de ei depind performanţele pe care le obţin. Stabilirea sarcinilor corespunzatoare abilităţilor angajaţilor/colegilor Fiecare angajat sau coleg are anumite abilităţi care îl califică pentru anumite sarcini. abilităţile de comunicare. Punctele sale forte nu sunt numai cunoştinţele de care dispune. Angajaţii cu un nivel ridicat de motivare corespund acestui model al performerului. pentru folosul companiei: dacă delegi unui angajat sau coleg sarcini pe care nu le poate îndeplini. fie că eşti manager fie că eşti angajat este aceea de a descoperi talentele şi capacităţile angajatilor sau colegilor şi de a le pune în practică în mod corespunzător: pentru binele angajatului sau colegului: dacă ştie să facă bine un lucru. Acest lucru ii confera satisfacţii. fiecare concurs sau meci pentru a-şi măsura puterile. Aşadar. puteţi creşte motivarea angajaţilor prin delegarea unor sarcini corespunzătoare. Tocmai aceste talente lărgesc câmpul posibilităţilor de avansare. depun tot efortul şi înving obstacolele. ci şi talentele şi capacităţile sale: gândirea analitică.

Aşa îşi vor da seama dacă le pot duce în mod corespunzator la îndeplinire. Un angajat suprasolicitat se poate îmbolnăvi. Acest lucru este valabil şi în cazul angajaîilor care se simt suprasolicitaţi. verifică dacă ei doresc să presteze şi alte sarcini. O sarcină solicitantă are pentru fiecare dintre noi o altă însemnătate. Le oferă un standard de viaţă. pentru departamentul în care lucrează angajatul care şi-o asumă sau pentru echipă). pentru echipă şi pentru societate. stima pentru propria persoana. pentru sine. Solicitarea angajaţilor sau colegilor Rutina este duşmanul motivarii. Pentru a stăpâni echilibrul între slaba solicitare şi suprasolicitare. Libertatea de decizie Munca este un factor motivant dacă angajaţilor li se oferă timpul necesar să chibzuiască asupra sarcinilor primite. Explică întotdeauna importanţa unei sarcini (pentru firma. Sarcinile lor trebuie să aibă o semnificaţie pentru firmă. Dacă angajaţii fac întotdeauna numai ceea ce stăpânesc deja. Urmărirea punctuală a traseului fixat de conducere nu motiveaza prea mult.Time Management Importanţa sarcinilor Psihologia motivării a arătat faptul că angajaţii din zilele noastre vor să-şi asume raspunderea propriei munci. prestigiu social şi. ce idei şi obiective îi leagă de sarcina respectivă. ce competenţe pun în joc pentru rezolvarea sarcinii. nu în ultimul rând. pe lângă cele pe care le au. ce pregătire şi ce capacităţi au şi pe care le pot dezvolta. Productivitatea lor va scădea vizibil. Verifică: dacă îi atrage sarcina respectivă. Referă-te în mod special la obiectivele concrete ale unui proiect amplu. Dacă . se vor plictisi în scurt timp.

să optimizăm procesele de lucru sau cum să creştem calitatea produselor. angajatii sau colegii îşi vor da seama că merită să rişti. de exemplu. cu siguranţă. În departamentele de cercetare şi dezvoltare nu rareori greşelile duc la inovaţii decisive.Time Management doreşti să motivezi angajaţii prin delegarea de sarcini. urmând însă cu stricteţe liniile directoare specifice acelei instituţii. Acceptarea greşelilor este o şansă de a învăţa. Angajaţii care doresc să facă faţă solicitărilor şi să aibă libertatea de a lua decizii vor face greşeli. Daca ar fi nevoit să ceară de fiecare dată aprobarea şefului. Va considera că abilităţile sale sunt subapreciate. Într-o politică de firmă în care greşelile nu sunt văzute cu ochi buni. Ajută-i atunci când au nevoie de sfatul tău. Tu trebuie să le foloseşti ca pe un lucru de maximă utilitate. Daca accepţi greşelile ca pe o şansă de a învăţa. consilierul unei bănci are nevoie de libertatea de a decide singur acordarea sau nu de credite. Nimeni nu va mai risca. Incurajază-i să-şi asume răspunderea pentru deciziile luate. Greselile ne oferă indicii despre cum. . care pot fi utile pentru firmă. Recunoaşte-ţi că greşelile înseamnă cautarea unei noi surse de informare şi aflarea unor noi date. acest lucru nu se va întâmpla. trebuie sa ţi cont de urmatoarele puncte: Oferă angajaţilor posibilitatea de a lua decizii în limitele competenţelor lor. Lăsaţi-i să decidă singuri cum să rezolve sarcinile care le-au fost delegate şi cum sa obţină informaţiile şi instrumentele de care au nevoie. va deveni în scurt timp o persoană nemulţumită. De exemplu. Specifică numai obiectivul care trebuie îndeplinit şi termenul limită.

Creaţi diferite structuri şi sisteme pentru a uşura colaborarea chiar şi în acele cazuri când munca în echipă nu este esenţială. dacă vă confruntaţi cu o problemă concretă. să comunice cu alţi oameni şi să construiască relaţii sociale. La o cafea pot lua naştere multe idei. de exemplu. E necesară însă întotdeauna o echipă bună. Locul de munca poate fi cel mai bun loc de pregătire. Largirea competentelor Foloseşte instruirea la locul de muncă. dar pe care nu o poţi desluşi de unul singur. cum ar fi.Time Management Incurajarea schimbului de experienta Cei mai mulţi oameni doresc ca. prin ceea ce fac. despre modalitatea de soluţionare mai eficientă a sarcinilor. Folosiţi această nevoie umană de bază în formularea sarcinilor pentru angajaţi sau colegi. Foarte eficient şi motivant este faptul ca discuţi cu angajatul pentru a ajunge împreună la soluţii. . care să combine pregătiri şi stiluri de lucru diferite. Incurajaţi angajatii să facă un schimb de experienţă informativă cu aceşti experţi. o consultanţă din partea unui expert. ai grijă să primească sprijin. Dacă angajaţii sunt puşi în faţa solicitărilor. Fi-ţi atent ca şi colegii să recunoască competenţa expertului respectiv. deseori reuşite. Apelaţi la diferiţi experţi cu care angajatii sau colegii ar putea discuta în anumite probleme cu care ei se confruntă. Schimbul de experienţă va fi mult mai eficient.

reprezintă un cadru favorabil acţiunilor şi este inversul riscului. Acesta este costul de diminuarea riscului. unele activităţi se elimina şi se adaugă altele. riscurile se proliferează mai uşor decât oportunităţile.Time Management Arta de anticipa Previziunea oportunităţilor Oportunitatea este o şansa de a se realiza ceva la momentul potrivit. timpul. Amplitudinea riscului şi probabilitatea de apariţie sunt elemente ale riscului supuse subiectivităţii umane. cel puţin următoarele elemente: activitatea. când şi de ce. costurile. care să cuprindă. astfel ca decizia să poată fi facilitată. Când există mai multe posibilităţi sau şanse vorbim despre valoarea aşteptată a costurilor riscului. În previziunea oportunităţilor se utilizează un eşantion ataşând o probabilitate fiecarei variabile pentru a se anticipa rezultatele. Riscul în previziune Riscul asociat cu hazardul sau cu întamplarea este tehnic definit ca un produs între amplitudinea hazardului şi probabilitatea de apariţie. Desigur că aceste tabele sunt flexibile. deoarece oamenii fac erori în perceptia asupra riscului şi aceasta depinde de importanţa generală care se acordă diferitelor tipuri de riscuri. datele din tabele se organizează prin comparaţie pe o scală. evidenţierea ideilor care promovează noi direcţii de dezvoltare a firmei. adecvat situaţiei. In această fază nu se cere o cuantificare riguroasă a amplitudinii. doar o estimare grosieră. Nu se poate previziona nici o oportunitate dacă nu se atribuie nici o probabilitate. beneficiul ce poate fi obţinut. organizarea ideilor în tabele. motivaţia. probabilităţii şi timpului. În general. Previziunea oportunităţilor începe cu întocmirea unei liste de oportunităţi. probabilitatea de apariţie sau de schimbare. Paşii de urmat sunt: evidenţierea activităţilor care urmează să dispară. evidenţierea activităţilor care se pot dezvolta în viitor prin utilizarea resurselor existente sau prin modificarea acestora întro manieră rezonabilă. şi se actualizează permanent. Tendinţa este de a se .

Cel mai dificil de estimat este acel risc care se referă la moarte.Time Management supraestima importanţa riscurilor „rare”. În managementul riscului. cunoscute. deoarece magnitudinea hazardului se estimează prin referire la costuri. în practică se utilizează arborele defecţiunilor şi arborele evenimentelor. Probabilitatea de apariţie a riscului. abordarea estimării şi managementului riscului are la bază două elemente importante: amplitudinea riscului şi probabilitatea de apariţie a riscului. Inginerii proiectanţi de produse de lungă folosinţă şi mai ales de produse care necesită siguranţa oamenilor studiază fiabilitatea şi disponibilitatea acestor produse. Prin urmare. Eroarea de a nu include evenimente invalidează intreaga operaţie. astfel ca probabilităţile compuse pot fi determinate prin multiplicare. apelând la studii de specialitate bazate pe statistică. Prin urmare. Amplitudinea riscului. Se ştie că asumarea riscului este aproape un joc de noroc. Aceste diagrame de tip arbore fac posibilă trasarea posibilelor evenimente şi să se ataşeze probabilităţi fiecărui nod al arborelui. se cuantifică defecţiunea sau deteriorarea. apelând la teoria riscurilor. Jucătorii de noroc studiază matematica şi statistica şi calculează riscurile. Dificultatea este de a include toate probabilităţile. Probabilitatea de apariţie. este important a se estima limite ale amplitudinii. De aceea. sau şansa ca un hazard să se realizeze. în aplicarea riscului în previziune sau în planificare se utilizează întregul set de opţiuni şi alternative pentru eliminarea sau pentru controlul hazardului. care este analizată în contextul beneficiarilor de produs sau serviciu. Riscul care nu implică costuri nu este un risc. dar neplăcute. chiar dacă riscul indus este mult mai mare pentru activităţi. O estimare oricat de „brută” a riscului. Într-o judecată de acest fel. . dar aceste analize se efectuează de regula de specialişti în domeniul studiat. permite gruparea riscurilor după importanţă. se consideră ca fiind un eşantion de evenimente posibile. având consecinţe defavorabile şi să se subestimeze sau chiar să se ignore cele comune.

politicile. Orizontul de timp şi scopurile firmei influenţează. opţiunile strategice. orice organizaţie se conduce după o strategie. Aranjarea opţiunilor după importanţă poate fi realizată utilizând diagrame. Orice firma opereaza într-un mediu tridimensional: mediul intern. furnizorii şi concurenţii.Time Management Ceea ce se cuvine a fi subliniat este faptul că oricât de dificilă şi de costisitoare ar fi estimarea amplitudinii şi probabilităţii riscului prin metode ştiinţifice. nu poate fi controlat. oameni şi care împreună formează sau determină capabilităţile strategice ale firmei. facilităţi. Un management eficace controlează mediul intern. resursele şi capabilităţile. sisteme. este de preferat comparând cu managementul prin percepţii intuitive. Strategia şi previziunea În esenţă. care include clienţii. de asemenea. mediul extern apropiat şi mediul extern îndepartat. flexibilă şi inovativă. Mediul intern este alcătuit din resurse. care sunt în permanenţă adaptare cu mediul de afaceri. cel puţin următoarele elemente: misiunea. activităţile pot fi ierarhizate prin ponderarea importanţei lor. prin care firma îţi crează viitorul prin dirijarea tuturor resurselor şi capabilităţilor pentru obţinerea unui avantaj competitiv şi realizarea structurilor şi sistemelor de management flexibile pentru a găsi alternative şi politici de aplicare prin planuri şi programe de acţiune. Abordarea strategiei în management trebuie să fie dinamică. opţiunea pentru criteriul importanţei activităţilor. procese. structuri şi sisteme. obiectivele şi valorile. care vine ca un răspuns la creşterea gradului de incertitudine. Managementul strategic reprezintă o abordare managerială superioară a relatiei firmă-mediu. planul şi programul de acţiune. dar prin . Previziunea sau anticiparea viitorului firmei este parte a managementului strategic. a riscului şi a complexităţii mediului în care operează firma. care cuprinde. viziunea. Având la dispoziţie un tablou de posibilităţi pe care managementul le acceptă ca fiind rezonabile. Mediul extern apropiat. Ponderea acordată are o componentă importantă care se asociază amplitudinii riscului şi a probabilităţii de apariţie a acestuia.

economici. aceste sunt puse uneori şi pe scaun sau pe jos. Aceştia nu numai ca nu por fi controlaţi. şi câteva hârtii importante. telefonul. De început ia la mână toate hârtiile din birou. Acest aspect reprezinăa cheia strategiei firmei. Pentru a rezolva această problemă este nevoie de găsirea unui sistem eficient prin care timpul pierdut să se transforme în timp câştigat Chiar dacă nu ne dăm seama consumăm aproape o oră pe zi căutând hârti prin birou. Mediul extern îndepartat include factori sociali. Pe birou trebuie să rămână doar calculatorul. Primul lucru cu care începem ordinea este biroul. În funcţie de aceşti factori externi.Time Management activităţile de marketing anticipate poate fi influenţat. Cu un birou important calitatea muncii va creşte. dar nici influenţaţi. găsim bucăţi de hârtie adezivă pe perete sau pe marginea monitorului iar pe undeva este telefonul. de mediu ambiant şi politici. se schimbă pe ea însăşi cu scopul de a se adapta presiunilor externe. timpul să nu ajungă. Ştim cu toţi că pe birou găsim de cele mai multe ori teancuri de hârti şi dosare. Scopul este de a avea un birou organizat pentru a folosi timpul pierdut în căutarea de hârtii importante într-un timp eficient. hârtiile care aparţin altor colegi pune-le întrun teanc destinat colegilor sau colaboratorilor iar hârtiile care nu mai . astfel că managerii sunt puşi în situaţia de a-i înţelege şi a-i anticipa pentru a se adapta acestora în sens pozitiv. Primul pas: scăpăm de hârtii inutile care sunt întro proporţie de peste 50%. calendarul şi agenda. cele importante le pui într-un teanc separat. Vom constata că în birou sunt foarte multe documente inutile. Ordinea de pe birou Se întâplă de multe ori să nu ne rămână nici un pic de timp liber sau mai rău. apropiaţi sau indepărtaţi firma îşi schimbă strategiile. tehnologici.

notează în lista de priorităţi. de raspuns la o scrisoare sau de rezolvat o problemă) notaţi în lista de priorităţi. Astfel. Dacă ai obiceiul de a lua notiţe în timpul convorbirilor telefonice sau întâlnirilor. Dacă gaseşi hârti de care vei avea nevoie în viitor atunci pune-le într-un dosar care să stea în sertar. Dacă îţi vei aminti de un telefon care trebuie dat de zilele trecute. De multe ori primim reviste şi ziare pe care nu apucăm să le citim dar nici nu le aruncăm în speranţa că le vom citi în zilele următoare. iar o simplă vedere a acestora nu oferă motivaţia necesară pentru a le acorda atenţie. Dacă te interesează un articol rupe pagina cu acel articol iar restul revistei . Următorul pas este acela de elimina hârtiile adezive de pe monitor sau pereţi. dosarul pentru citit. În momentul când vei lua o decizie importantă să ştii exact de ce informaţii dispui. Când ai ceva de făcut (de dat un telefon. Dacă totuşi vei avea nevoie de ea atunci îndosariaz-o. Dacă nu vei mai avea nevoie de hârtie atunci arunc-o. În momentul în care parcurgi o revistă parcurge-i cuprinsul. şi anume. Un alt lucru important pentru a avea o evidenţă cronologică este datarea fiecărei astfel de hârtii.Time Management trebuiesc vor fi puse la coşul de gunoi. Problema este că mulţi nu rezolvă sau nici măcar nu observă aceste notiţe şi cu cât se înmulţesc cu atât este mai imposibilă rezolvarea lor. Îţi prezint o metodă mai eficientă pentru a organiza aceste mici activităţi. După ce ai făcut această selecţie ia teancul de hârtii importante şi parcurge-l. Odată ce te-ai apucat să parcurgi hârtiile nu te lăsa deturnat de la această activitate. Notează în lista de priorităţi lucrurile importante pe care trebuie să le faci. se pot strânge pe birou numeroase ziare şi reviste. Mulţi oameni au obiceiul de a lipi asemenea hârtii pentru a-şi aminti ce au de făcut. îndosariaţi aceste note impreună cu alte materiale legate de acel subiect. o foaie de 20 rânduri va conţine informaţiile din 20 de astefl de hârtii adezive. Şi pentru această problemă există o soluţie.

Vei observa că nu este greu să fi organizat dar nici foarte uşor. citi mesajele. Este uşor să păstrezi ordine când totul este aranjat. scopul fiind acela de a realiza cât mai multe în timpul programului de lucru. Acelaşi lucru fă şi în sertarele biroului dar şi în servietă. nu o să se întâmple peste noapte.Time Management aruncă-l. dacă păstrezi ceva îndosariază iar restul la gunoi. Dacă te vei organiza în fiecare zi vor veni şi rezultatele. La sfârşitul zilei rezervă-ţi câteva minute pentru a face ordine. tot atunci completaţi lista cu priorităţi şi recitiţi această listăpentru a selecta sarcinile care par mai importante. îndosaria corespunzător. Vei câştiga timp în momentul în care vei avea timp de citit şi nu vei răsfoi revista să cauţi subiectul. După parcurgerea tuturor hârtiilor notează în lista de priorităţi dacă ai ceva de făcut. Dacă nu vrei să distrugi revista înconjoară cu pixul titlul articolului din cuprins pentru ca să îţi aminteşti de ce ai păstrat acea revistă. . Pune acele pagini în dosarul pentru citit.

Time Management Recomandare În formă la serviciu şi acasă Autor: Jim Loehr. în sfîrşit. mental şi spiritual. emoţional. o carte care abordează o problemă din ce în ce mai acută: de ce nu avem niciodată suficient timp şi destulă energie pentru lucrurile cele mai importante din viaţă? Administrarea eficientă a timpului nu mai este o soluţie viabilă. Paradoxal. Tony Schwartz Iată. În centrul cărţii se află sistemul de antrenament destinat Sportivului de . Numărul orelor unei zile este fix. însă cantitatea şi calitatea energiei de care dispunem nu. Secretul unei vieţi echilibrate şi al performanţei de durată stă în felul în care ştim să ne administrăm energia. majoritatea oamenilor ignoră această idee fenomenală. în plan fizic. Dar autorii acestei cărţi oferă o metodă foarte practică de administrare a energiei.

JIM LOEHR este recunoscut în lumea întreagă pentru contribuţiile sale în domeniul psihologiei performanţei. pentru revistele Esquire. timp de doi ani. program care a fost perfecţionat de-a lungul a 25 de ani. forţe speciale. A fost reporter pentru The New York Times. unde a început să aplice principiile elaborate de-a lungul colaborării sale cu o mulţime de profesionişti. a avut o rubrică lunară intitulată "Viaţa personală/Viaţa profesională" . A scris. de asemenea. a scris numeroase articole ştiinţifice şi a avut. În 1993.Time Management CorporaţieŠ. unde. The New Yorker. de la sportivi de performanţă pînă la directori de corporaţie. Vanity Fair. apoi. lucrători din serviciile de urgenţă şi cu echipele de salvare a ostaticilor din FBI. Gentlemen’s Quarterly şi Fast Company. precum şi cu departamente de poliţie. a elaborat conţinutul şi metodologia programelor de antrenament aplicate de LGE. A lucrat cu sute de sportivi de primă clasă. Sistemul i-a ajutat pe aceştia să obţină performanţe maxime în condiţii de stres competiţional. Autorii l-au adaptat. inclusiv Programul de Antrenament pentru Sportivul de Corporaţie dedicat Managerilor. Rezultatul este forma ideală: cum să fii plin de energie din punct de vedere fizic. al cărei preşedinte este. pentru activitatea de la slujbă şi de acasă a oamenilor obişnuiţi. Este coautor la trei cărţi. Este autorul a 12 cărţi. Împreună cu Jim Loehr. TONY SCHWARTZ este director general al LGE Performance Systems. rubrici lunare în revistele World Tennis şi Tennis Magazine. editor-asociat pentru Newsweek şi a făcut parte din colectivul de redacţie al New York Magazine. concentrat din punct de vedere mental şi aliniat la cele mai înalte valori din punct de vedere spiritual. Loehr a devenit co-fondatorul companiei LGE Performance Systems. conectat din punct de vedere emoţional. timp de zece ani. prin colaborarea cu unii dintre cei mai mari sportivi ai lumii.

Time Management Tema 1. Informează-i pe colegii tăi despre acest proiect. Răspunde la întrebările: cum a funcționat la tine? Ce a mers și ce nu? Ce rezultate ai obținut? 2. Încearcă tehnica Pomodoro 4 ore pe zi pentru activităţile pe care le execuţi în intervalul orar ales de tine. Deleagă din această activitate colegilor în limita timpului lor. . despre obiectivele şi importanţa lui. Tu eşti persoana care se va ocupa de traducerea acestor prospecte iar cei 4 colegi de departament au la dispoziţie 2 ore pe zi să te ajute. Ai primit următoarea sarcină de la managerul tău: departamentul din care faci parte trebuie să traducă 10 prospecte ale unor produse. Fiecare prospect are 10 pagini iar termenul de finalizare este de 3 zile.