Apostila de Treinamento Visual Folhamatic

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Sumário

1. Menu Arquivos................................................................................................................................. 3
1.1 Empresas Usuárias...................................................................................................................... 3
1.1.1 Cadastro de Empresas/Folhamatic ....................................................................................... 5
1.2 Ativar Empresa ........................................................................................................................... 6
1.3 Cadastro de eventos .................................................................................................................... 6
1.3.1 Evento de Anuênio............................................................................................................... 8
1.3.2 Evento de Fórmula ............................................................................................................... 9
1.4 Cópia de Evento Padrão.............................................................................................................. 9
1.5 Tabela de INSS e IRRF ............................................................................................................ 10
1.6 Tabela de DSR por Empresa .................................................................................................... 11
1.7 Sindicatos.................................................................................................................................. 11
1.8 Contribuição Patronal ............................................................................................................... 12
1.9 CBO/Funções (1994 e 2002) .................................................................................................... 13
1.10 Bancos .................................................................................................................................... 14
1.11 Departamentos ........................................................................................................................ 14
1.12 PAT – Programa de Alimentação ao Trabalhador.................................................................. 16
1.13 Cadastro de Funcionários – Cadastro Básico ......................................................................... 17
1.13.1 Aba Dados ........................................................................................................................ 17
1.13.2 Aba Ident. Adm. ............................................................................................................... 18
1.13.3 Aba Documentos .............................................................................................................. 19
1.13.4 Aba Outros ....................................................................................................................... 20
1.13.5 Aba Complementos .......................................................................................................... 21
1.13.6 Aba Dependentes.............................................................................................................. 22
1.13.7 Aba Lançamento Automático........................................................................................... 23
1.14 Afastamento e Retorno ........................................................................................................... 24
1.15 Cadastro de Estabilidade ........................................................................................................ 25
1.15.1 Cadastro de Funcionários ................................................................................................. 25
1.16 Reajuste Salarial/Alteração de Função................................................................................... 26
1.17 Ficha Financeira – Modelo 1 e Modelo 2............................................................................... 27
1.18 Duplo Vínculo ........................................................................................................................ 28
1.19 Fila de Empresas..................................................................................................................... 29
1.20 ECRM Contábil ...................................................................................................................... 30
1.20.1 Cadastro de Empresas ...................................................................................................... 30
1.20.2 Exportação de Funcionários ............................................................................................. 31
2. Menu Processos.............................................................................................................................. 32
2.1 Digitação de Holerith................................................................................................................ 33
2.2 Digitação Turbo........................................................................................................................ 34
2.3 Digitação PLR .......................................................................................................................... 35
2.4 Lançamentos Automáticos de Eventos..................................................................................... 36
2.5 Digitação Diária........................................................................................................................ 37
2.6 Processamento da Folha Semanal/Quinzenal ........................................................................... 37
2.7 Lançamentos Automáticos (Semanal/Quinzenal)..................................................................... 37
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2.8 Totalização (Semanas/Quinzenas)............................................................................................ 38
2.9 Exportação da Digitação Diária para o Holerith....................................................................... 38
2.10 Adiantamento de Salário......................................................................................................... 39
2.11 Férias – Cálculo de Férias ...................................................................................................... 40
2.11.1 Dados para cálculo ........................................................................................................... 40
2.11.2 Cálculo de médias - Configuração de Médias.................................................................. 41
2.11.3 Impressão.......................................................................................................................... 42
2.12 Rescisão.................................................................................................................................. 43
2.12.1 Rescisão – Cálculo da Rescisão ....................................................................................... 44
2.13 13º Salário............................................................................................................................... 52
2.13.1 Cálculo 13º salário individualizado.................................................................................. 53
2.13.2 Relatório das Médias do 13º Salário ................................................................................ 54
2.14 Final de Mês ........................................................................................................................... 54
3. Menu Relatórios............................................................................................................................. 56
3.1 Folha de Pagamento.................................................................................................................. 56
3.2 Listagem dos Relatórios ........................................................................................................... 57
4. Menu Listagens.............................................................................................................................. 58
5. Menu Impressos ............................................................................................................................. 59
5.1 Holerith – Modelo LAB e PRO................................................................................................ 59
5.2 Holerith – Modelo em Branco.................................................................................................. 60
5.3 Seguro Desemprego.................................................................................................................. 61
5.3.1 Padrão................................................................................................................................. 61
5.3.2 Configurável....................................................................................................................... 61
5.4 GPS Única Empresa ................................................................................................................. 62
5.5 GPS – Simples ME/EPP........................................................................................................... 63
5.6 DARF........................................................................................................................................ 64
5.6.1 DARF Imposto de Renda ................................................................................................... 64
6. Menu Diversos ............................................................................................................................... 65
6.1 SEFIP. 8.3................................................................................................................................. 65
6.1.1 Dados Principais................................................................................................................. 65
6.1.2 Aba Dados Complementares e Departamentos.................................................................. 66
6.2 GRRF........................................................................................................................................ 67
6.3 CAGED .................................................................................................................................... 68
6.4 Integração Contábil................................................................................................................... 69
6.4.1 Configuração ...................................................................................................................... 69
6.4.2 Cópia da Configuração....................................................................................................... 70
6.4.3 Listagem de Configuração.................................................................................................. 70
6.4.4 Exportação.......................................................................................................................... 71
6.5 Exportação para bancos ............................................................................................................ 72
6.6 Exportação de GPS................................................................................................................... 73
6.7 Integração Financeira................................................................................................................ 74
7. Menu Contratos.............................................................................................................................. 76
8. Menu Utilitários ............................................................................................................................. 77
8.1 Backup...................................................................................................................................... 77
8.2 Importação PONTOMATIC..................................................................................................... 78
8.3 Atualização de Sistemas ........................................................................................................... 79
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1. Menu Arquivos

No Menu Arquivos encontram-se os principais cadastros do sistema.

1.1 Empresas Usuárias

Iniciando o sistema, deve-se cadastrar todas as empresas, utilizando os códigos de 0001 a
9999. Faça os cadastros primeiramente na tela "Básicos" e depois os itens específicos do sistema na
tela "Folhamatic". Se já utilizar o sistema na versão DOS, poderá importar os dados, não sendo
necessário cadastrar as empresas novamente.
O cadastro da empresa é muito importante, pois dele serão extraídos os dados para vários
sistemas, tais como: CAGED, SEFIP, DIRF e RAIS. Por isso, deve-se preencher corretamente todas
as informações, inclusive a relação entre os códigos: PAGTO. DE GPS e CNAEF, FPAS e
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CÓDIGO DE TERCEIROS.
O mês ativo no cadastro da empresa refere-se ao mês de lançamento dos dados, podendo ser
alterado se necessário, independente da data atual.


1 – O nome da empresa no cadastro não pode conter nenhum tipo de caractere especial (por
exemplo: - / * ( ) %) ou dois espaços entre as palavras.
2 – O campo CNPJ deve ser preenchido corretamente. Caso a empresa seja CEI, esse campo
deve ficar em branco.
3 – Data de encerramento das atividades só deve se preenchido mediante fechamento da
empresa.
4 – Deve-se preencher a opção Folha de Pagamento, pois senão não conseguirá ativar a
empresa no sistema de folha de pagamento.

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1.1.1 Cadastro de Empresas/Folhamatic


1 – INSS 9860 3º casa decimal - este campo é utilizado para o arredondamento da terceira
para a segunda casa do evento de INSS. O programa do SEFIP despreza o arredondamento, então,
caso queira deixar igual, marque “Despreza”, caso queira que arredonde, marque a opção
“Arredonda”.

2 – Código CEI - deve ser preenchido caso a empresa seja CEI. Caso a empresa seja CNPJ,
este campo deve ficar em branco.

3 – Devem ser preenchidos corretamente todos os campos desta parte para que a folha de
pagamento seja calculada corretamente. Caso não tenha algum desses encargos, deixe o campo
correspondente zerado. Os códigos devem estar todos em relação um ao outro, ex: Fpas e Código de
terceiros.

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4 – A opção simples nacional deve ser preenchida apenas se a empresa for Simples. A
Opção IRRF no Adiantamento só deve ser assinalada se a empresa for regime de caixa, e sempre
deve ser assinalada ou desmarcada no começo do ano. Caso a opção IRRF no adiantamento seja
marcada ou desmarcada no meio do ano, haverá problemas na Dirf.

5 – Deve ser preenchido com o endereço de e-mail da pessoa que receberá os relatórios
enviados diretamente do sistema através da opção EMAIL encontrada nos relatórios.
1.2 Ativar Empresa

Seleciona-se o código da empresa que deseja trabalhar para ativar todos os seus dados e
funcionalidades do sistema.
1.3 Cadastro de eventos

O sistema disponibiliza alguns eventos padrões configurados de acordo com a Legislação,
com rotina de cálculo específica e também permite criar novos eventos de acordo com as
necessidades de cada usuário.

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1 – Intervalo de eventos: só podem ser criados eventos dentro do intervalo padrão do
sistema, por exemplo, salários de 0001 até 0490 e Variáveis de 0500 até 0790. Não poderá ser
criado nenhum evento entre o intervalo 0491 – 0499, pois esse intervalo é de uso interno do
sistema.
2 – Para que o evento criado pelo usuário fique correto, deve-se ter muita atenção na rotina
que selecionar, seguem abaixo as rotinas mais utilizadas:
000 – Salários, 020 - Cálculo em horas, 040 - % sobre salário, 060 - Cálculo normal, 080 -
Cálculo em Dias, 100 - % sobre Salário Mínimo, 120 - Cálculo em horas 60”, 140 - % sobre salário
Bruto, 250 - Cálculo de anuênio, 350 – Demonstrativo, 999 – Fórmula.
O usuário deve também ficar atento ao coeficiente de cálculo, que na maioria das vezes
ficará 1,0000, com exceção de eventos de horas extras, adicional noturno (exemplo: para Horas
extras 50% o coeficiente será 1,5000; para um Adicional noturno de 20%, será igual a 0,2000)
3 – Devem ser assinaladas apenas as incidências que o evento terá nas digitações de holerith.
4 – Essas opções só devem ser marcadas para os eventos que incidirem DSR, exemplo
Horas Extras, Adicional Noturno.
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1.3.1 Evento de Anuênio


O evento de anuênio deve ser configurado com a rotina Anuênio, como Referência caso for
usar uma porcentagem. Caso queira adicionar um valor específico, opte por Valor. Selecione a
quantidade de anos específica. Os campos:
A cada: deve ser preenchido com a quantidade de anos, por exemplo, um anuênio seria a
cada um ano, biênio a cada dois anos, e assim por diante.
Com teto de: deve ser preenchida a porcentagem ou o valor máximo que o funcionário
poderá receber.
Eventos a Creditar e Eventos a Debitar: Deve ser preenchido com os eventos que irão
incidir para o cálculo do Anuênio. Caso queira apenas sobre o salário base, deixe estes campos em
branco. Caso queira mais algum evento, esse campo deve ser preenchido com o código dos eventos
com quatro dígitos e separados por ponto-e-vírgula.
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1.3.2 Evento de Fórmula


Depois de selecionada a rotina Fórmula no cadastro do evento, o campo Criar fórmula será
aberto abaixo. Clique e aparecerá a tela Digitação das Fórmulas. Todas as fórmulas deverão ser
criadas no campo Conteúdo. Como exemplo de fórmula, podemos colocar uma porcentagem sobre
o valor do evento 0001 (Salário) digitado no holerith. Exemplo: V(0001)*10%. Essas informações
devem ser colocadas no campo conteúdo. Depois, clique em Adicionar conteúdo à lista e
Confirmar. Marque a incidência dos eventos e está terminada a formulação do evento. Realize a
digitação no holerith. IMPORTANTE: não podem ser usadas vírgulas (,), devem ser usados pontos
(.). Exemplo: 1.5 e não 1,5.
1.4 Cópia de Evento Padrão

Essa opção do sistema restaura a configuração dos eventos padrões caso eles sejam
alterados. Um backup deve ser feito antes de utilizar essa rotina.
Observação: Esta opção não altera nem exclui eventos criados pelo usuário, somente
restaura o evento padrão alterado.
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1.5 Tabela de INSS e IRRF



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Tabela muito importante, pois é desta tela que o sistema vai buscar as dados para os cálculos
mensais de INSS e IRRF, valores para dedução de dependentes e IRRF mínimo, cálculo de salário
família, salário mínimo e salário para insalubridade. Lembrando que todos os campos devem ser
preenchidos.
1.6 Tabela de DSR por Empresa

A Tabela de DSR por empresas é utilizada para calcular os DSRs das empresas. Na tabela
consta o número de horas para DSR, os dias úteis e os domingos e feriados. Então, cada empresa
pode ser configurada de acordo com seus feriados e dias úteis. O sistema traz as quantidades de dias
considerando apenas os feriados nacionais. Feriados estaduais e municipais devem ser preenchidos
manualmente. Depois de cadastrada para uma empresa, pode ser feita a cópia da tabela para outras
empresas.

1.7 Sindicatos

O Cadastro dos sindicados traz nome e todos os dados do Sindicato referente a cada
categoria e é utilizado para preenchimento no cadastro do funcionário e impressão das guias
sindicais. O sistema trás alguns sindicatos já cadastrados e permite a alteração ou inclusão de novos
sindicatos.
O Cálculo da Contribuição Sindical é feita baseada na informação do item “Cálculo da
Contribuição sobre salário Base ou Bruto” e permite também a informação do piso salarial para
funcionários comissionistas, para que o sistema faça o complemento salarial de acordo com a
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Legislação.
O campo Mês dissídio deve ser preenchido com o mês correto, pois no cálculo da nova
rescisão será verificado esse campo.

1.8 Contribuição Patronal

Ao clicar no botão novo, inclua os valores das contribuições patronais do ano anterior, a fim
de que sejam informados na geração do arquivo para a RAIS.
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1.9 CBO/Funções (1994 e 2002)

Lista para consultar as CBOs e funções de 1994 e 2002, de acordo com o manual da RAIS e
Ministério do Trabalho. No caso da CBO 2002, pode ser incluído algum código, porém deverá estar
de acordo com as informações do Governo.

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1.10 Bancos

O Cadastro dos bancos contém nome do banco e agência. É utilizado na rescisão contratual
e pagamento de salários via banco. Permite também a configuração dos cheques para impressão no
sistema, sendo que as configurações são passadas pelo próprio branco. Cada banco tem sua
configuração.

1.11 Departamentos

Cadastro dos departamentos internos da empresa, de empresas tomadoras ou de obras.
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1 – Número do departamento e o Local, no caso de separação interna da empresa, somente
esses campos devem ser preenchidos com os dados dos departamentos, exemplo: Administrativo,
Produção, no caso de tomadores deve ser preenchido com a razão social do tomador.

2 – Deve ser preenchido para as tomadoras de serviços e obras, no caso de recolhimento
SEFIP 150 só deverá ser preenchido até o campo contato.

3 – Os dados para GPS de tomador só deverão ser preenchidos no caso da empresa que
utilize código de recolhimento SEFIP 155, e para empresas que sejam Simples Nacional e tenham
mais de um anexo na empresa, caso contrário esses campos ficarão em branco.

4 - Os dados para GPS e Folha de Pagamento só deverá ser assinalado e preenchido caso a
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empresa seja concomitante e tenha que separar funcionários em departamentos com anexo
diferenciado, ex: anexo I, II ou III mais IV ou V, no caso de empresas que se enquadram em I e II, I
e III ou II e III, não precisa cadastrar no departamento porque o recolhimento é o mesmo, não tem
diferenciação.
1.12 PAT – Programa de Alimentação ao Trabalhador

Após marcar o campo PAT no cadastro de empresas da aba Folhamatic, deverão ser
preenchidos alguns campos com informações da empresa, tais como quantidade de funcionários
com Salário acima e até 5 salários mínimos, bem como a porcentagem de cada item oferecido aos
trabalhadores da empresa, lembrando que a soma dos itens preenchidos será de até 100%.






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1.13 Cadastro de Funcionários – Cadastro Básico
1.13.1 Aba Dados


1 – Nos campos nos quais são preenchidos o nome e endereço dos funcionários não devem
ser utilizados acentos e caracteres especiais.

2 – Deverá ser preenchido com a quantidade total de horas que o funcionário trabalha no
mês. No caso de funcionário horista, deve ser preenchido com uma média de horas que o horista faz
mensalmente.

3 – Campo utilizado para informar em qual departamento da empresa (ou tomador) o
funcionário trabalha.

4 – Informar o valor do salário do funcionário. No caso de funcionário horista, preencha
com o valor total de salário do mês. Exemplo: quantidade horas/mês informado x valor hora.

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5 – O sistema Folhamatic trabalha com vários tipos de salários. Para que os cálculos
desejados fiquem corretos, selecione a opção de salário certa. Os tipos são: Mensalista, Horista,
Tarefeiro, Docente, Comissionista, Pró-Labore, Diarista, Religioso, Autônomo e Estagiário.
1.13.2 Aba Ident. Adm.


1 – Campo Demitido/Desligado é preenchido automaticamente pelo sistema a partir do
momento que é feita a rescisão do funcionário.

2 – A Data de admissão deve sempre estar preenchida para que o sistema faça os cálculos
corretos de proporção de férias e 13º e para que não haja problema em exportações para SEFIP,
CAGED, GRRF, etc.

3 – Deverá informar se o funcionário terá recolhimento de FGTS e a data de opção deve,
obrigatoriamente, ser a mesma da admissão.

4 – O campo Categoria GFIP deve ser preenchido para que a exportação do SEFIP fique
correta. Já o campo Ocorrência GFIP só deve ser preenchido se o funcionário tiver algum
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diferenciamento de RAT ou Duplo Vínculo.

5 – Para que o sistema possa fazer o cálculo automático da guia de contribuição e para que
não haja nenhum tipo de problema com a exportação do arquivo RAIS, sempre deverá ser
informado um sindicato para o funcionário.
1.13.3 Aba Documentos


1 – Para que não haja nenhum problema de exportação (exemplo: exportação do SEFIP),
todos os documentos do funcionário devem ser preenchidos.

2 – Campo para informar o PIS dos funcionários, com exceção de funcionários com o tipo
de salário Autônomo, Pró-Labore, Doméstico e Religioso. Nestes casos o PIS deve ser informado
na aba Outros.

3 – Em Banco para salário ou todos os campos deverão ser preenchidos ou todos deverão
ficar em branco. Caso apenas um dos campos esteja preenchido, haverá problemas com a GRRF,
caso precise fazê-la.
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1.13.4 Aba Outros


1 – O campo Descanso semanal deverá ser preenchido para que o sistema faça o cálculo de
DSR automaticamente no holerith do funcionário. Caso este campo esteja marcado e o DSR não
seja calculado, verifique se a tabela de DSR (pág. 8) está criada e se no evento utilizado está ativa a
opção DSR (pág. 4).

2 – Para que a rotina de adiantamento salarial possa fazer cálculo específico por funcionário,
os campos devem ser preenchidos, como por exemplo, PERCENTUAL e depois o campo %
Adiantamento. Caso seja valor, informe no campo Tipo adiantamento VALOR e, no campo abaixo,
o valor que será recebido.

3 – Para quem utiliza a rotina de vale transporte, será necessário preencher o teto percentual
ou um valor para a rotina seguir como base para o lançamento das passagens.

4 e 5 - Como dito na página anterior, o PIS de funcionários com tipo de salário Autônomo,
Doméstico, Religioso e Pró-Labore deverão ser preenchidos na aba Outros, nos respectivos campos
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de número de inscrição.
1.13.5 Aba Complementos


1 – O quadro de horários deve ser preenchido para que saia impresso na ficha de registro do
funcionário (menu contratos/ficha de registro) e também para que possa tirar o relatório de Quadro
de horários dos funcionários.

2 – Os campos de férias devem estar sempre preenchidos corretamente, a fim de que se
consiga utilizar as rotinas do sistema satisfatoriamente, como por exemplo, provisão de férias e 13º,
cálculo de férias e rescisão.
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1.13.6 Aba Dependentes


Para que o sistema faça os cálculos de salário família e dedução na base de IRRF em
holerith, rescisão e férias, todos os campos deverão ser preenchidos para cada dependente do
funcionário.
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1.13.7 Aba Lançamento Automático


A aba Lançamento automático ajuda muito o usuário do sistema Folhamatic, pois nela
poderão ser informados os códigos de eventos que o cliente deseja que entrem todos os meses no
holerith do funcionário. Poderão ainda ser selecionados apenas alguns meses específicos ou alguns
meses aleatórios, lembrando que não há necessidade de configurar nenhum evento calculado
automaticamente pelo sistema, tais como INSS, IRRF, DSR, Salário Família, eventos de férias,
Adiantamento salarial. Os eventos de base de cálculo e totais também não devem ser informados.
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1.14 Afastamento e Retorno


Tela na qual deverão ser informados todos os afastamentos que o funcionário tiver. No caso
de rescisão, o sistema informa automaticamente os devidos códigos, lembrando que todos os
códigos lançados deverão ter seu devido retorno. Segue abaixo uma tabela de afastamentos com
seus devidos retornos. No caso de dúvidas sobre qual afastamento lançar para seu funcionário,
consulte seu orientador trabalhista.

Afast/Retorno Afast/Retorno Afast/Retorno Afast/Retorno
Q1 - Z1 Q5 - Z1 O3 - Z6 P3 - Z5
Q2 - Z1 Q6 - Z1 R - Z4 U3 - Z5
Q3 - Z1 O1 - Z2 P1 - Z5 W - Z5
Q4 - Z1 O2 - Z3 P2 - Z5 X - Z5
Y - Z5
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1.15 Cadastro de Estabilidade

O cadastro de estabilidade serve apenas como um lembrete. A partir do momento que é
informada a data da estabilidade e o motivo, o sistema coloca uma tarja no cadastro do funcionário
e, caso tente fazer a rescisão do mesmo, o sistema trará o aviso da estabilidade.
1.15.1 Cadastro de Funcionários

Aviso Rescisão


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1.16 Reajuste Salarial/Alteração de Função


Tela na qual faremos todos os reajustes salariais e alterações de função para que o sistema
possa atualizar corretamente a ficha de registro. Caso seja alterado apenas o valor do salário e a
função no Cadastro de funcionários, a ficha de registro não ficará atualizada com todos os valores
que o funcionário já teve.
O reajuste pode ser feito por um valor específico ou referência (porcentagem). No caso do
valor, deve ser informado apenas o valor que será somado ao valor do salário atual do funcionário
(não informe o valor total do novo salário). No caso da referência, informe a porcentagem desejada.
É importante lembrar que o sistema só permite que seja feita a alteração de função caso o
funcionário tenha uma mudança de salário e que ele só habilita o campo função para reajustes
individualizados.

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1.17 Ficha Financeira – Modelo 1 e Modelo 2


Relatório para conferência de proventos e descontos referentes a todos os recebimentos de
cada funcionário. É através da ficha financeira que o sistema se baseia para o cálculo de férias,
rescisão, 13° salário e geração de RAIS, DIRF e INFORME DE RENDIMENTOS.
Há dois tipos de relatório: MOVTOS, que permite imprimir movimento de um evento
específico do funcionário, e ANUAL, que permite imprimir toda movimentação dos funcionários
referente ao ano especificado.
Os modelos diferem-se pelo fato do modelo 2 possibilitar ao usuário imprimir as bases de
vencimentos e descontos, inclusive FGTS, IRRF, INSS e a totalização de cada evento.




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1.18 Duplo Vínculo


Para funcionários que tenham recolhimento de INSS em mais de uma empresa e para que o
sistema possa calcular apenas a diferença de INSS que resta para recolher, deve ser informado no
cadastro de duplo vínculo o nome da outra empresa que faz o recolhimento, a base de cálculo e o
valor total de recolhimento.
Para que fique correto também o SEFIP, informe no cadastro de funcionários, na aba Ident.
Adm., a ocorrência GFIP 5.
No holerith, depois de cadastrado o duplo vínculo, automaticamente será preenchido o
campo Base INSS Duplo Vínculo:


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1.19 Fila de Empresas


As filas de empresas são usadas para processamento em massa. Através delas é possível
exportar várias empresas sem precisar selecioná-las uma a uma.
Algumas regras para filas de empresas:

Para SEFIP: Todas as empresas devem estar ativas no mesmo mês, ter o mesmo código de
recolhimento (ex: 115) e ter movimentação de INSS e FGTS.

CAGED: Todas as empresas devem estar ativas no mesmo mês e todas devem ter
movimentação de funcionários.
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1.20 ECRM Contábil
1.20.1 Cadastro de Empresas


Apenas para assinantes do programa ECRM Contábil. Através do Cadastro de empresas são
enviados os dados das empresas cadastradas no sistema de folha de pagamento para o ECRM, para
que elas possam receber os arquivos gerados no Folhamatic. Para cadastrar uma empresa, clique em
Inserir usuário, selecione uma das empresas já cadastradas no seu sistema, insira um e-mail e a
senha de acesso do seu cliente.
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1.20.2 Exportação de Funcionários


Depois de feito o cadastro da empresa no ECRM, envie os funcionários de cada empresa.
Esta operação pode ser feita por intervalo de funcionários ou pela data de admissão. O sistema
Folhamatic deve estar ativo na empresa que se deseja exportar.












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2. Menu Processos

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2.1 Digitação de Holerith


Todos os eventos que o funcionário receberá deverão ser digitados por essa tela, a não ser
cálculos específicos, como adiantamento salarial, férias, rescisão e 13º.
1 – Processamento ON-LINE fica selecionado quando estamos visualizando o holerith do
mês em que a empresa está ativa, já processamento OFF-LINE fica selecionado quando estamos
visualizando o holerith de algum mês anterior ao que a empresa está ativa.
2 – Na frente do nome do funcionário podemos selecionar o tipo do holerith que queremos
visualizar, os tipos são Mensal, Adiantamento, 13º Salário (para quando é calculada a segunda
parcela ou parcela única) e Adiantamento 13º (primeira parcela).
3 – Local onde são demonstradas todas as bases do holerith do funcionário. Sempre verificar
se não há nenhuma base zerada. As bases são alimentadas pelos eventos, que devem sempre estar
com as incidências corretas marcadas.
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2.2 Digitação Turbo


Com a digitação turbo temos a possibilidade de digitar o mesmo evento para mais de um
funcionário ao mesmo tempo. Podemos fazer a seleção de vários funcionários aleatórios, filtrar por
tipo de salário ou selecionar todos. È possível lançar os eventos para funcionários em férias ou
afastados.
A Digitação Turbo possibilita também a exclusão de algum evento para mais de um
funcionário ao mesmo tempo, dando as mesmas possibilidades de seleção apresentadas acima.
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2.3 Digitação PLR


Assim como na digitação de holerith, a digitação de PLR nos permite digitar os eventos de
participação de lucros do funcionário e gera uma folha a parte para pagamento do mesmo.
Na digitação só podem ser usados eventos com as seguintes rotinas: Cálculo em horas,
porcentagem sobre o salário, cálculo normal, cálculo em dias, porcentagem sobre salário mínimo e
porcentagem sobre o salário bruto.
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3679
2.4 Lançamentos Automáticos de Eventos


Do mesmo modo como configuramos os eventos em Lançamentos automáticos no Cadastro
de funcionários (pág. 20), podemos configurá-los para uma seqüência ou todos os funcionários, ou
mesmo para alguns funcionários selecionados aleatoriamente através do botão Seleção. Também se
selecionam os meses em que o sistema lançará o Evento Automático.
Como com a digitação turbo, também podemos excluir determinado evento do Lançamento
automático dos funcionários de uma só vez.
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3779
2.5 Digitação Diária


A opção de digitação diária permite que sejam digitados eventos do dia-a-dia do
funcionário. Geralmente esta opção é utilizada para folhas semanais ou quinzenais e funcionários
tarefeiros, que recebem por caixas colhidas na colheita.
2.6 Processamento da Folha Semanal/Quinzenal

Assim como o processamento da folha, o processamento semanal e quinzenal serve para
processar uma quinzena ou uma semana em específico, podendo selecionar a opção desejada.
2.7 Lançamentos Automáticos (Semanal/Quinzenal)

Rotina para informar eventos que serão lançados automaticamente no holerith do
funcionário, porém, contendo a opção de escolher em quais semanas ou em qual quinzena esse
evento entrará.
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3879
2.8 Totalização (Semanas/Quinzenas)

Após digitar todas as semanas ou todas as quinzenas, faz-se a totalização para que os valores
sejam automaticamente somados e lançados em um holerith mensal.

Importante: As três opções acima são apenas para empresas que trabalham com o
processamento de sua folha semanal ou quinzenal. Lembrando também que rotinas como digitação
de holerith, impressão de folha de pagamento e impressão de holerith possuem a opção de escolha
de qual semana ou quinzena deseja utilizar.
2.9 Exportação da Digitação Diária para o Holerith

Depois de digitados todos os dias na digitação diária, fazemos a exportação, que é a
totalização da digitação diária para o holerith mensal.
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2.10 Adiantamento de Salário


1 – O cálculo de adiantamento de salário pode ser feito de duas maneiras: por percentual ou
por um valor específico. Há também a opção de buscar as configurações de adiantamento do
cadastro de funcionários ou informar um percentual ou valor na própria rotina de adiantamento.

2 – O cálculo individualizado, assim como o total, também permite que seja utilizado um
percentual ou valor indicado na rotina de adiantamento ou que o sistema busque no cadastro de
funcionários o percentual ou valor cadastrado.
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2.11 Férias – Cálculo de Férias
2.11.1 Dados para cálculo


O cálculo de férias é ligado ao Cadastro de funcionários desde o salário até a aba
Complementos do Cadastro de funcionários. O período aquisitivo e a quantidade de meses de férias
que o funcionário tem direito sempre devem estar corretos para que o sistema não acuse que
funcionário não tem direito às férias. Os campos que devem ser preenchidos manualmente são: Data
para recibo, data do aviso, se vai ter ou não abono pecuniário e a data das férias.
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2.11.2 Cálculo de médias - Configuração de Médias


A configuração das médias será uma tela comum em várias rotinas, como 13º Salário,
Rescisão e Férias Coletivas.
Para que sejam feitos corretamente os cálculos, deve-se escolher os eventos que entrarão no
cálculo das médias, informando-os nos seus respectivos campos. Exemplo: Eventos de hora extra
devem ser informados somente na aba hora extra, com exceção de eventos de hora extra de fórmula,
que devem ser informados na aba eventos por valor, assim como qualquer outro evento de fórmula.
Eventos que tenham sido criados e que sejam calculados no holerith por referência devem
ser informados na aba eventos por referência.
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2.11.3 Impressão


Depois de feito o cálculo das férias, faça a impressão do Recibo de férias. Temos opção para
imprimir o recibo, as médias dos funcionários e as médias de remuneração, que são calculadas caso
o funcionário não tenha um salário fixo informado no cadastro.
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2.12 Rescisão


Tela inicial da rescisão, onde conseguiremos verificar todas as rescisões gravadas e
simuladas, para abrir uma rescisão clique na frente do nome do funcionário no campo Seleção e
depois clique em Abrir Rescisão, pode ser selecionada mais que uma rescisão.
A opção da rescisão “Em Branco” permite que você faça uma rescisão do jeito que você
precisa, preenchendo manualmente todos os campos com os valores desejados, esse tipo de rescisão
pode ser visualizada, impressa, enviada por e-mail e para o E - crm, entretanto Não são gravados em
lugar algum. Logo, após sair da tela dessa rescisão, todos os dados são limpos sendo necessária uma
nova digitação e configuração para nova impressão.
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2.12.1 Rescisão – Cálculo da Rescisão


Na tela de “configuração básica” devemos informar o código do funcionário a ser demitido
nos dois campos, caso se queira calcular a rescisão individual, ou podemos informar um intervalo
para que seja feita a rescisão de mais de um funcionário de uma só vez. Pode-se fazer também
rescisão de um departamento todo, selecionando a opção Por Departamento e informando o código
do departamento desejado ou ainda utilizar o botão Seleção e selecionar os funcionários desejados.
Na aba Configuração Básica, campo Lançar no Mês, informe o mês no qual deseja lançar a
rescisão. Informe também os seguintes campos:
− Data do Aviso;
− Data Afastamento;
− Data do Pagamento;
− Motivo da Rescisão.
Informando o motivo da rescisão, os campos Código RAIS, Código CAGED, Causa SEFIP
e Código de Saque serão preenchidos automaticamente pelo sistema.
Na aba “Lançamento de eventos para médias do mês ativo” deve-se informar as verbas de
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4579
vencimentos que entrarão nas verbas rescisórias após gravar ou simular a rescisão. Porém, a maior
funcionalidade desta opção é considerar os eventos lançados nesta tela para o cálculo da Maior
Remuneração e para o cálculo das Médias Diversas na rescisão. Para isso, deverá ser feita a
configuração na Aba Outras Configurações.
O sistema não faz o cálculo nesta tela de eventos que são lançados por referência, ele faz o
cálculo internamente e lança na tela de “Verbas Rescisórias” após Simular ou Gravar a rescisão.
Porém, os cálculos são considerados com os valores corretos para as médias.
Não serão aceitos e não serão feitos os cálculos de eventos com as seguintes rotinas:
000 – Salário
030 – Cálculo Interno
130 – Cálculo Interno
160 – % sobre Trib+Salário
240 – Salário pago pelo INSS
350 – Evento Demonstrativo
999 – Fórmula

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A tela de “Outras Configurações” permite ao usuário total configuração sobre as médias da
“Remuneração” e “Médias Diversas”, e também configurações sobre Descontos e Incidências de
verbas importantes com controversas de Legislação.
Na parte de “Configurar a Maior Remuneração”, o sistema permite buscar valores dos
eventos cadastrados em lançamento automático do cadastro de funcionários ou buscar valores dos
eventos informados na tela lançamento de eventos da própria rescisão.
É possível também calcular a Maior Remuneração, informando os eventos desejados para
compor a base de cálculo, o período de busca e qual a divisão para se alcançar os valor desejado, ou
ainda utilizar o campo Lançar Maior Remuneração, no qual depois de Gravar ou Simular a rescisão,
pode-se informar manualmente o valor da remuneração do funcionário, conforme a tela abaixo:


Lembrando que o sistema calculará as verbas da rescisão com base neste valor informado.
Este procedimento só será possível no cálculo da rescisão individualizada.
Na parte de “Configuração das Médias Diversas”, quando selecionada esta opção, o sistema
deverá fazer as médias do 13º Salário, Férias Vencidas, Férias Proporcionais e Aviso Prévio,
conforme configuração padrão do sistema e, caso seja necessário uma configuração diferenciada, o
usuário poderá acessar o botão “Configurar” e fazer as alterações necessárias que ficarão gravadas
no sistema. Se for necessário voltar à configuração padrão, basta clicar no botão “Restaurar
Configuração Original do Sistema”.
Na parte de “Configuração das Faltas”, poderá fazer os descontos das faltas no pagamento
do 13º Salário e também nas férias. O sistema trará automaticamente os eventos padrões 5650 e
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5850, mas caso haja outros eventos de faltas criados, poderá clicar no botão Configurar e informá-
los para busca dos valores. Caso o usuário não queira este desconto, basta desmarcar a opção de
Descontar Faltas.
Na parte de “Outras Configurações” há a opção de zerar a rescisão negativa para casos de
rescisões nas quais o funcionário tenha mais descontos que vencimentos, o que gera o valor líquido
negativo. Esta opção, quando selecionada, lança automaticamente o evento 4923 – insuficiência de
saldo rescisório, para que a rescisão fique zerada.
Para funcionários com o tipo de salário Mensalista existe a opção de calcular saldo de
salário pelos dias do mês, para que seja calculado o Saldo de Salário proporcional, de acordo com
os dias do mês de desligamento. O cálculo é realizado considerando-se o Salário Base, divido pelos
dias do mês, multiplicado pelos dias trabalhados.
Na parte de “Incidências sobre Aviso e Férias”, temos 3 opções:
− Calcula INSS sobre Aviso Indenizado: Para Dispensa Sem Justa Causa com Aviso
Prévio Indenizado. Ao assinalar essa opção, o Sistema calcula o INSS sobre os eventos 1240 e
4903, lançando o valor correspondente no Evento 9860.
− Calcula INSS 13º Salário Indenizado: Para Dispensa Sem Justa Causa com Aviso
Prévio Indenizado. Ao assinalar essa opção, o Sistema irá calcular INSS sobre os eventos 4940
e 4941, lançando o valor no Evento 5690.
− Calcula IRRF sobre Férias: Através dessa opção, o Sistema calcula o Evento 5710 –
IRRF Sobre Férias com base nos valores dos eventos de férias lançados na rescisão.

Simulação da rescisão
Após preencher as 3 telas principais da rescisão, conforme explicação na imagem acima, o
usuário poderá simular a rescisão sem que este cálculo interfira nos valores da folha de pagamento.


Gravação da Rescisão
Após preencher as 3 telas principais da rescisão, o usuário poderá gravá-la, clicando no
botão “Gravar”, sendo lançados todos os valores desta rescisão na folha de pagamento, conforme a
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explicação da imagem acima.


Após clicar no botão “Simular” ou “Gravar”, o sistema mostra a tela abaixo, “Verbas
Rescisórias”, com os proventos e descontos da rescisão já calculados.


Nesta tela o usuário poderá visualizar e conferir todos os eventos e valores calculados na
rescisão, podendo Digitar, Alterar e Excluir os mesmos.
Tela Identificação
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1 – Identificação do Trabalhador: constará o nome do funcionário demitido, o nome da mãe
do funcionário demitido e a Chave de identificação que o usuário deverá preencher conforme a
orientação da CEF.
2 – Dados do Contrato: constará a remuneração do funcionário conforme a configuração
feita, o percentual da pensão alimentícia, caso o funcionário tenha este desconto, a causa do
afastamento e as datas de admissão, aviso e afastamento.
3 – Formalização da Rescisão: constará o local do recebimento, a data de homologação
impressa no campo 60 da rescisão, o nome do preposto que será impresso no campo 57, o tipo de
identificação e a inscrição.
Tela Valores FGTS
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Nesta tela serão apresentados os valores a recolher de FGTS na guia da GRRF. O usuário
terá que informar manualmente apenas o campo Saldo FGTS Banco, com o valor que o funcionário
já tem depositado em sua conta na CEF.
Impressos
Tela Rescisão
Nesta tela poderá ser impressa a rescisão em dois modelos, configurando vários campos
para impressão. Poderá também emitir um relatório das médias calculadas no sistema, tanto de
remuneração como das médias diversas, tais como 13º salário, férias e aviso prévio, demonstrando
como o sistema buscou os valores e fez os cálculos.
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Abaixo do item Impressos, o sistema disponibiliza os atalhos para as seguintes opções:
− Exportação GRRF: Abrirá a tela para geração do arquivo GRRF, para recolhimento
da guia de FGTS.
− Seguro Desemprego Padrão e Configurável: Abrirá a tela para impressão do seguro
desemprego nas opções padrão e configurável.
− Resumo GRRF: Abrirá a tela para a impressão do relatório para conferência dos
valores de FGTS, que serão exportados para a GRRF.











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2.13 13º Salário

Nesta opção será calculado o 13º salário para os funcionários, 1ª Parcela, 2ª Parcela, Parcela
Única e Complemento.


1 – Dados para processamento: o usuário deverá selecionar o tipo de cálculo (1ª parcela, 2ª
parcela, parcela única ou complemento); informar as casas de arredondamento, caso deseje que o
sistema arredonde o valor calculado; se deseja calcular individualizado, para um único funcionário;
o cálculo proporcional até o mês desejado; se deseja calcular o 13º para pró-labores, autônomos e
estagiários; se deseja configurar a remuneração para os funcionários que não possuem um salário
fixo mensal, como comissionistas e tarefeiros; e poderá informar um departamento apenas para
gerar o cálculo do 13º salário.
2 – Cálculo do DSR para o 13º variável: o usuário poderá informar os dias úteis, domingos e
feriados do mês que está lançando o 13º salário para que o sistema calcule o DSR sobre as médias
de variáveis calculadas.
3 – Controle de faltas: o usuário poderá selecionar este campo para que o sistema faça a
dedução de um avo no cálculo do 13º salário de funcionários com 15 ou mais faltas dentro do
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mesmo mês no ano ativo.
4 – Lançamento das médias: o usuário poderá deixar Sim neste campo e clicar no botão à
frente (“configurar”) para fazer a configuração dos eventos desejados para que sejam calculadas as
médias do 13º salário.
5 – Lançamento de eventos: o usuário poderá selecionar eventos cadastrados no lançamento
automático do cadastro dos funcionários para lançar no 13º salário e ainda lançar eventos de
vencimentos ou descontos para todos os funcionários de uma única vez.
Após o preenchimento de todos os campos, basta clicar no botão Cálculo para o sistema
lançar o 13º salário para os funcionários.
2.13.1 Cálculo 13º salário individualizado

Deixando “Sim” no campo Individualizado, o usuário deverá fazer a configuração normal e
clicar no botão “Cálculo”. Abrirá a seguinte tela:


No exemplo acima foi pedido o cálculo da 1ª parcela, então deve ser informado o
funcionário desejado, confirmar a data de admissão e salário do funcionário e ir dando enter nos
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campos para o sistema trazer o valor da 1ª parcela e o valor das médias, que será de acordo com a
configuração feita na tela anterior. O usuário poderá efetuar o lançamento de outros eventos de
vencimentos e descontos selecionando o botão Lançamento. Para finalizar, basta clicar no botão
Gravar.
2.13.2 Relatório das Médias do 13º Salário

Nesta opção o usuário poderá emitir um relatório das médias já calculadas no 13º salário
para conferência. Poderá filtrar o relatório por empresas, por funcionários ou por departamentos,
selecionando o Tipo de Cálculo desejado: 1ª parcela, 2ª parcela, Parcela Única ou Complemento.
2.14 Final de Mês

Ao acessar esta rotina, o sistema demonstra a tela abaixo:


Após efetuar o backup do sistema, clique em Sim para abrir a seguinte tela:
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O usuário deverá sempre deixar SIM no campo Adiciona 1 mês para controle de férias para
que o sistema faça o controle dos avos no cadastro do funcionário.
Observação: Caso já tenha finalizado o mês e precise voltar na competência anterior e
finalizá-lo novamente, deverá deixar NÃO no campo Adiciona 1 mês para controle de férias.
Deverá selecionar as opções 1, 2 e 3 para levar para o mês seguinte os dados de Tabelas de
INSS, IRRF, valores de salários e de vale transporte.
Caso no mês posterior haja alterações na tabela de INSS e IRRF, não deverá selecionar o
item 1, para que não seja levada a tabela com os dados do mês atual para o seguinte.
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3. Menu Relatórios
3.1 Folha de Pagamento


Nesta opção poderá ser impressa a folha de pagamento. É possível selecionar um
departamento ou todos os departamentos da empresa e a impressão é disponível em dois modelos.
O usuário poderá ainda utilizar o botão Seleção para emitir a folha de pagamento de várias
empresas ao mesmo tempo.
1 – Outros dados para impressão: O usuário poderá selecionar o tipo de folha de pagamento
a ser impressa: Mensal, Adiantamento, 13º Salário, Adiantamento 13º ou PLR e poderá selecionar
se a impressão será separada por departamentos ou por obras e se deseja emitir o Resumo da GPS
com os valores a recolher de INSS.
2 – Opções de Impressão: O usuário poderá selecionar os itens a serem impressos: Folha,
Resumo Geral e, quando selecionar a impressão por departamentos ou obras, Resumo por
Departamentos ou Resumo por Obra. É possível ainda pedir para aparecer na folha de pagamento a
situação dos funcionários.

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3.2 Listagem dos Relatórios

Contribuições Diversas;
Provisão de Férias e 13º Salário;
Quadro de Horário dos Funcs.;
Valores de Salários para Bancos;
Relatório de Moedas para Troco;
Admitidos\Demitidos (CAGED);
Escala de Revezamento;
Folha de Ponto;
Recibos (Pró-Labore);
Comprovante de Recibo GPS;
Totais da Folha Anual;
Relação dos Salários de Contribuição (INSS);
Discriminação das Parcelas (INSS);
RPA;
Valores de Autônomos;
Valores de Depósitos de FGTS;
Solicitação de Extrato de FGTS;
CAT;
Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
Relação de Adiantamento Salarial;
Memorial Descritivo;
Duplo Vínculo;
Valores por Período;
Eventos por Referência e Valor;
Integração DIPJ;
Simples Nacional - Dados para sistema E-Fiscal;
Conferência de Valores para a GRRF;
Relatório de Conferência de E-mails.

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4. Menu Listagens

Funcionários;
Salários;
Empresas;
Departamentos;
Eventos;
Bancos;
Dependentes;
Sindicatos;
Tabelas;
Planilha;
Aniversariantes;
Ficha Salário Família;
Ficha Salário Maternidade;
Filas de Empresas;
Cadastramento do Trabalhador no PIS;
C.B.O;
Controle de Processos;
Listagem de Afastamentos;
Listagem de Vencimento dos Exames Médicos;
Listagem da Digitação Diária;
Compromissos Agendados.




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5. Menu Impressos
5.1 Holerith – Modelo LAB e PRO


Os holeriths modelo LAB e PRO são modelos pré-impressos para serem utilizados por
impressora matricial e têm o mesmo tipo de configuração no sistema. Pode-se imprimir um
intervalo de funcionários ou apenas um funcionário, informando os mesmos números nos campos
código inicial e final. Pelo botão seleção, podemos selecionar funcionários aleatórios ou
departamentos específicos e em Dados para impressão podemos selecionar as informações
adicionais que queremos que saiam na impressão do holerith, como por exemplo, “Feliz
Aniversário”.
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5.2 Holerith – Modelo em Branco


O modelo em branco se difere dos outros modelos por ser específico para impressoras em
jato de tinta ou laser. As opções são basicamente as mesmas que as do modelo PRO e LAB. No
modelo em branco também pode ser alterada a descrição que sairá no holerith.
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5.3 Seguro Desemprego
5.3.1 Padrão


Para imprimir o seguro desemprego, o usuário deverá clicar diretamente no botão
“Impressora”, para que não apareça escrita a palavra MODELO sobre o formulário.
1 - O usuário deve informar o funcionário para que o sistema busque a remuneração dos três
últimos meses, o nome da mãe e a CBO.
2 - O seguro desemprego padrão tem alguns modelos de formulários já configurados no
sistema, são eles:
Para Formulário Contínuo (Impressora Matricial): Informs 240x280mm, Informs
240x305mm, Policromo, São Domingos 240x305mm e Moore.
Para Papel A4 Pré-Impresso(Impressora Jato de Tinta e Laser): Gramuili, Reprint e São
Domingos.
5.3.2 Configurável

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Caso compre algum formulário diferente daqueles que já estão configurados no sistema, o
usuário deverá entrar no seguro desemprego configurável e informar a posição (campo a campo) do
formulário, para depois conseguir imprimir corretamente.
5.4 GPS Única Empresa


A Gps Única Empresa deve ser utilizada por empresas que não se enquadram no Simples
Nacional. Automaticamente quando entramos na opção de GPS, os valores da folha de pagamento
são demonstrados juntamente com os valores acumulados. Para que os valores menores que
R$29,00 sejam acumulados, o usuário deverá clicar no botão Impressora e clicar em Sim para a
questão abaixo. O valor será acumulado.

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5.5 GPS – Simples ME/EPP


A guia GPS Simples ME/EPP deverá ser usada por empresas enquadradas no Simples
Nacional. Para o cálculo, o usuário deverá acessar a opção e clicar no botão Calcular. Caso haja
departamentos e/ou transportador autônomo, o sistema também já reconhecerá automaticamente.
Caso a guia fique com valor a pagar menor que R$ 29,00, o usuário deverá clicar em Impressora. A
mensagem abaixo será exibida e o usuário poderá selecionar se deseja ou não acumular o valor para
a próxima guia.

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5.6 DARF
5.6.1 DARF Imposto de Renda


Nesta opção o usuário poderá emitir o DARF de imposto de renda dos funcionários da
empresa ativa, selecionar um único funcionário ou clicar no botão Seleção para poder emitir o
DARF de outras empresas, além da ativa, por departamentos ou algum intervalo de funcionários.
1 – O usuário deverá selecionar o tipo de processamento desejado para que o sistema busque
os valores de imposto de renda. São eles: Rendimentos, Férias, Rescisão, 13º Salário, Adiantamento
e PLR. Caso o usuário deseje buscar os valores da Competência Anterior, deverá selecionar o item
Rendimentos.
2 – O usuário deverá informar o código de recolhimento do DARF, as datas de vencimento e
apuração e se tiver religiosos na empresa, poderá deixar Sim no campo Imprime Religioso.
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6. Menu Diversos
6.1 SEFIP. 8.3
6.1.1 Dados Principais

Dados para Exportação:
1 - Mês/Ano da Competência: O sistema deverá estar com a empresa ativa no mês atual para
o recolhimento em dia ou em atraso. Para recolhimento em atraso o usuário deverá informar neste
campo o mês e ano da competência que pretende gerar (Exemplo: empresa ativa em 08/2008 e
gerando competência 01/2008). Com essa informação, o sistema irá habilitar a aba Dados
Complementares ou Departamento (de acordo com o seu código de recolhimento) e o campo onde
deverá ser informada a data de recolhimento do FGTS para que possa ser gerado o arquivo para que
seja calculada multa no programa do SEFIP.
2 - Exporta Valores de 13º Salário: Sim ou Não. Serve para exportar os valores de 13º
Salário calculado para os funcionários, devendo selecionar sempre SIM, pois esta opção controla os
valores de 13º inclusive de rescisões, não apenas das parcelas.
3 - Separa por Departamento: Deverá ser marcado Sim para empresas que calculam a folha
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separada por departamentos quando tiverem tomadoras de serviços onde os funcionários trabalham
30 dias no mesmo lugar e estejam alocados ao departamento no cadastro de funcionários.
Separa por Obra/Salário: Deverá ser marcado Sim para empresas que calculam a folha por
Obra, ou seja, os funcionários trabalham em mais de um lugar dentro do mesmo mês e não poderão
estar alocados ao departamento no cadastro dos funcionários.
IMPORTANTE
115 - Recolhimento ao FGTS e informações à Previdência Social (no prazo ou em atraso)
150 - por Depto.
150 - por Obra (Obra Parcial)
155 - por Depto. (Obra Total).
155 - por Obra (Obra Parcial)
211 - Declaração para a previdência social de cooperativa de trabalho relativa aos
contribuintes cooperados, em substituição ao código 911.

Os demais códigos (abaixo) NÃO são gerados pelo sistema?
- Série 300 (307, 317, 327, 337 e 345) - referentes a parcelamento de FGTS;
- 640 (para competências anteriores a 10/1988)
Os códigos 418, 604 e ausência de fato gerador (antigo 906) não são gerados, pois devem
ser utilizados exclusivamente na Entrada de Dados do sistema SEFIP.
6.1.2 Aba Dados Complementares e Departamentos

Essas abas são habilitadas de acordo com o código de recolhimento utilizado. No caso de
115, habilitará a aba Dados Complementares e, no caso de 150 e 155, habilitará a aba
Departamentos. Nessas abas serão informados valores a serem compensados, valores pagos a
cooperativa, valor de produção rural, eventos desportivos/patrocinados. No caso de 150 ou 155, as
retenções de nota fiscal feitas para os departamentos aparecerão automaticamente de acordo com o
cadastro feito no menu Processos/Demonstrativo cedente-tomadora e no caso de SEFIP em atraso, o
sistema não traz automaticamente o valor da retenção. Depois de gerado, o arquivo deverá ser
importado no sistema da SEFIP da Caixa.
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6.2 GRRF


Para gerar a GRRF devemos informar a data do recolhimento e a data de movimentação da
rescisão, que será sempre a data do afastamento do funcionário ou um intervalo de datas para que o
sistema exporte informações de vários funcionários que tenham data de afastamento dentro do
período informado.
Os dados do responsável podem ser “dados genéricos” (o sistema busca o mesmo
responsável cadastrado na exportação do SEFIP) ou é possível “Buscar dados do cadastro de
empresa” (o sistema busca o cadastro feito no menu Arquivos/Empresas usuárias).
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6.3 CAGED


Na tela de exportação do CAGED devem ser preenchidos: o número do convênio com o
Ministério do Trabalho, a competência a ser gerada e os dados dos responsáveis pelas informações.
Caso o usuário queira alterar os dados da empresa, basta informar SIM no campo de Alteração.
Caso o usuário precise gerar CAGED de acerto, deverá estar com o sistema de folha de
pagamento e o sistema CAGED ativos no mês atual. Exemplo: Para gerar CAGED de acerto do mês
01/2008, deixe a empresa ativa na data atual e, no campo Competência, informe o mês de
Processamento 01/2008.
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6.4 Integração Contábil
6.4.1 Configuração


Configuração de Eventos:
Informe o código do evento a ser exportado (pode-se usar a lupa para pesquisar). Informe o
Departamento/Setor/Seção (para que na Contabilidade os eventos saiam separados por
departamento) ou Todos os departamentos (para que não haja esta separação). Lembrando que caso
não seja separada por departamento, na contabilidade o campo referente a departamento deve estar
preenchido com “0000”.
Caso separe por departamento, é necessário cadastrar um mesmo evento mais que uma vez.
Exemplo: terá que cadastrar evento de INSS 9860 para dois departamentos. Então, haverá um
evento 9860 Depto. 0001-0000-0000, com as contas referentes a esse departamento na
contabilidade, e evento 9860 Depto. 0002-0000-0000 com suas respectivas contas.
Os campos Código histórico, Conta débito e crédito e Centro de Custo são referentes ao
sistema de contabilidade. Caso utilize o sistema Telecont instalado na mesma máquina que o
sistema da folha de pagamento, as lupas ficarão habilitadas para uma pesquisa rápida. Lembrando
também que quem usa o sistema Telecont deverá sempre preencher as contas com o código
reduzido.
A aba 3 – Config. Diversas – é a aba na qual iremos cadastrar o recolhimento GPS, tais
como INSS empresa, PIS, Terceiros, FPAS. Na aba 5 – Config. Provisão – iremos cadastrar os
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eventos calculados na provisão de férias e 13º (menu Relatórios/Provisão de férias e 13º).
6.4.2 Cópia da Configuração


Clientes que possuem diversas empresas cadastradas com mesmo tipo de contabilidade e
utilizam as mesmas contas para os eventos podem copiar a configuração contábil de uma empresa
para outra. Para isso, selecione a empresa da qual será exportada a configuração e, através do botão
Seleção, escolha a empresa que receberá a configuração.
Caso haja configurações contábeis iguais em departamentos de uma mesma empresa, é
possível fazer o mesmo procedimento, porém através da aba Departamentos.
6.4.3 Listagem de Configuração

Imprime uma listagem com os eventos configurados na provisão:
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6.4.4 Exportação

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1 – Selecione o tipo de exportação. Para sistema Telecont instalado na mesma máquina que
a folha de pagamento, utiliza-se a opção On-Line e para sistema Telecont instalado em outra
máquina, utiliza-se a opção Off-Line. A opção arquivo texto só será usada caso utilize algum
sistema de contabilidade que não seja da Folhamatic.
Em Tipo de exportação, selecione as opções de valores que deseja transportar da folha para
a contabilidade.
2 – Selecione o tipo de folha que deseja que seja exportada. Pode-se selecionar mais que um
tipo.
3 – O sistema permite visualizar os valores a serem exportados em vídeo ou os valores que
já foram exportados para a contabilidade.
6.5 Exportação para bancos


Temos configurados vários bancos e dentro de cada um deles haverá opções de sistemas, de
acordo com o contrato feito da empresa com o banco. Caso contrate algum sistema que não esteja
configurado na Folha de Pagamento, entre em contato com o Suporte Técnico Folhamatic e solicite
a configuração.
Depois de ter em mãos qual o sistema que o banco que utiliza, selecione o banco e o tipo do
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sistema, depois coloque as informações referentes à exportação. O sistema gerará um arquivo com
as informações de pagamento dos funcionários, que depois será importado no sistema do banco.
6.6 Exportação de GPS


Assim como a Exportação para bancos, o sistema poderá gerar um arquivo com os valores
de GPS para ser importado em um programa específico de banco que a empresa utilize. Caso utilize
algum sistema que não esteja cadastrado na folha de pagamento, entre em contato com o Suporte
Técnico Folhamatic e solicite a configuração.
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6.7 Integração Financeira


1 – Abaixo seguem os tipos de lançamentos que o sistema de folha de pagamento exporta
para sistema Financeiro.


Depois de selecionar o valor que deseja exportar, preencha todas as informações, selecione o
tipo Mensal, Adiantamento, 13º ou Adiantamento 13º, depois clique em Gravar. Na aba Exportação,
selecione o local onde deverá ser gerado o arquivo. O sistema trás como padrão a configuração para
importação no sistema Finamatic (financeiro da Folhamatic) e, caso queira exportar para outro
sistema, imprima o layout de importação para que o sistema financeiro que é utilizado faça uma
adaptação para receber o arquivo da folha de pagamento.
2 – Código de Fornecedor e Centro de Custos são informações passadas pelo sistema
financeiro e o campo Código de Movimento é o número de Documento que será criado no
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financeiro.
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7. Menu Contratos

Contratos de Trabalho;
Declaração de Opção de FGTS;
Termo de Responsabilidade Salário Família;
Declaração de Dependentes para IRRF;
Declaração de Vale Transporte;
Recibo de Entrega de Carteira Profissional;
Recibo de Vale Transporte;
Recibo de Vale Refeição;
Recibo de Cesta Básica;
Relação de Cesta Básica;
Relação de Vale Transporte;
Relação de Vale Refeição;
Opção de Desistência de Vale Transporte;
Acordo para Prorrogação de Horas Trabalho;
Acordo Compensação de Horas;
Advertência Disciplinar;
Suspensão Disciplinar;
Justa Causa;
Aviso Prévio Empregado/Empregador;
Aviso Prévio Indenizado;
Ficha de Registro de Funcionários;
Aviso Término Contrato Antecipado Empregado/Empregador;
Aviso Término Contrato;
Pedido de Demissão com Dispensa de Aviso Prévio;
Equipamento Proteção Individual.
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8. Menu Utilitários
8.1 Backup


IMPORTANTE: A Rotina de backup é umas das rotinas mais importantes do sistema, pois
faz uma cópia de todos os dados do sistema, podendo esta ser salva em qualquer unidade removível.
O sistema não gera, porém, backup em pendrives, disquetes ou outros drives removíveis.
Para fazer o backup, selecione sempre o item Folhamatic e Cadastro de Empresas. Caso
utilize algum outro sistema, poderá selecioná-lo também. Depois, acesse o item “Adicionar ou
Remover Empresas da Lista” e adicione as empresas que deseja que sejam copiadas. Feito isso,
selecione o destino da cópia e clique em “Iniciar Cópia”.
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8.2 Importação PONTOMATIC


Com esta opção o usuário poderá importar os dados do sistema Pontomatic para o sistema
da Folha. Basta selecionar o arquivo pela lupa de pesquisa e clicar em Importar.
Caso não utilize o sistema Pontomatic da Folhamatic, é possível imprimir o layout (ou gerá-
lo em arquivo texto) e envia-lo para o programador do sistema de Ponto utilizado para que ele faça
a adaptação para a importação do arquivo.

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8.3 Atualização de Sistemas


Depois de baixar os arquivos atualização.dll, basic2010XXX.exe e fpw24XXXXX.exe do
site www.folhamatic.com.br (onde XXX será a versão mais atual no exemplo basic2010096.exe),
selecione-os através da lupa de pesquisa. Ficarão na seguinte ordem (observe tela acima):
1 – Atualização.dll
2 – Basic2010096.exe (como no exemplo)
3 – Fpw2410001.exe
Feito isso, selecione o local onde os sistemas estão instalados e clique em Atualizar. Assim
que terminar o processo, aparecerá a mensagem “Atualização Concluída”. Basta entrar no sistema
que o mesmo já estará atualizado.

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