Tipos de Necesidades de Capacitacin

M.E. Blanca Gonzlez

Introduccin
Es indiscutible la importancia que tiene la capacitacin dentro de una empresa, pues contribuye al logro de los objetivos de la misma. El xito de la capacitacin estar determinado por el inicio del proceso, es decir, al efectuar un diagnstico de necesidades (DNC). Un DNC permite conocer en qu se necesita capacitacin, quin la necesita y con qu profundidad. Orienta la estructuracin y desarrollo de programas de capacitacin para que el personal de una organizacin, adquiera los conocimientos, habilidades y/o actitudes necesarias para mejorar su desempeo y contribuir al logro de los objetivos de la misma.

Necesidad de Capacitacin:
Una necesidad de capacitacin es la falta o carencia (limitacin o deficiencia) de conocimientos, habilidades y actitudes que requieren los trabajadores para desempearse efectivamente en sus actuales y futuros cargos.

Es la diferencia entre lo que el trabajador sabe y hace y lo que debera saber y hacer para desempear su trabajo con eficiencia. Se entiende por necesidad de capacitacin la diferencia entre los estndares de ejecucin de un puesto y el desempeo real del trabajador.

Diagnstico de Necesidades de Capacitacin:

Es el proceso de investigar, descubrir e identificar problemas de desempeo laboral relacionados con la falta de conocimientos, habilidades y actitudes en el personal.

Ejercicio grupal

De manera individual y oral, determinar cuales son los objetivos que se persiguen al elaborar un DNC Comentarlo frente a grupo.

Objetivos de la Deteccin de Necesidades de Capacitacin:

Identificar las carencias o deficiencias de capacitacin que existe en los trabajadores de una empresa. Identificar problemas que afectan el funcionamiento eficiente de la empresa. Proponer planes alternativos de capacitacin que solucionen las necesidades detectadas.

Ventajas de determinar necesidades de capacitacin:

Permite planificar y ejecutar las actividades de capacitacin de acuerdo a prioridades. Mide la situacin inicial que posteriormente servir para confrontarla con resultados finales. Proyecta una buena imagen de la tarea capacitadora frente a los trabajadores.

Importancia de determinar necesidades de capacitacin:

Proporciona la informacin necesaria para elaborar o seleccionar las acciones de formacin. Elimina la tendencia de capacitar por capacitar. Propicia la aceptacin de la capacitacin, al resolver problemas dentro de la organizacin. Permite planificar y ejecutar las actividades de capacitacin de acuerdo a prioridades.

Consideraciones antes de realizar un DNC:

Buscar el momento ms oportuno realizando el diagnstico en un periodo de normalidad laboral. Contar con el apoyo y cooperacin de los ejecutivos y supervisores. Determinar si se realizar un diagnstico total o parcial.

Consideraciones antes de realizar un DNC:

Debe ser programado con anticipacin y en lo posible anualmente. Debe adecuarse a los recursos de la empresa. Informar a los representantes de los trabajadores sobre el estudio y sus objetivos.

Resultados de la determinacin de necesidades de capacitacin

Definicin del personal que presenta necesidades de capacitacin en qu y con qu prioridad. Descripcin de las necesidades de capacitacin. Jerarquizacin del plazo en que se requiere la capacitacin. Definicin del personal que se seleccionar para la capacitacin. Precisin de las caractersticas y datos administrativos de las personas que se capacitarn.

Consideraciones de una determinacin errnea de necesidades de capacitacin

Escasa posibilidad de transferencia. Inversin no rentable. No hay motivacin = Frustracin. Consecuencias contraproducentes. Turismo informativo. Prdida de tiempo. Capacitacin del personal Inapropiado.

Mtodos para la deteccin de necesidades de capacitacin

Concepto de mtodo

Mtodos viene de la palabra griega METHA que significa fin y de odos que significa camino entonces: Mtodo, significa el camino para alcanzar un fin.

Los mtodos son:

Prescriptivos:
Solo se conoce la opinin del jefe.

Participativos:
Se conocen las expectativas del trabajador y la opinin del jefe.

Enfoques

Esttico:
El enfoque esttico se aplica

A Nivel individual. A nivel organizacional.

Dinmico:
En el enfoque dinmico se aplican otros mtodos:
Anlisis

de hechos. Cambios tecnolgicos. Expansin de la empresa. Movimientos del personal.

Mtodos para el diagnstico de necesidades de capacitacin

DNC con base en problemas. DNC con base en el desempeo. DNC con base en multihabilidades. DNC con base en competencias.

DNC con base en problemas:

Este mtodo debe utilizarse cuando se encuentran problemas an no resueltos. Es el mtodo que mas resultados aporta a la capacitacin en un lapso breve. A mediano plazo su aplicacin debe convertirse en una prctica rutinaria para solucionar los problemas.

DNC con base en el desempeo:

Es el mtodo que se sigue en el desarrollo de un sistema. Una vez que las personas estn preparadas en un puesto, se debe vigilar no solo que cumplan con sus actividades principales, sino que alcancen los objetivos establecidos. En la definicin del nuevo resultado a obtener, podemos encontrar necesidades de capacitacin que apoyan al personal en el cumplimiento de sus funciones.

DNC con base en multihabilidades:

Se aplica cuando las empresas han rebasado la organizacin tradicional por funciones y trabajan por procesos. Debe existir la definicin clara de los trabajos y de los resultados grupales.

DNC con base en competencias:

Es el mtodo bsico. Se deriva de la relacin de conocimientos, habilidades y actitudes que la persona debe poseer para desempear correctamente un puesto.

Instrumentos utilizados para la deteccin de necesidades de capacitacin

La observacin La entrevista El cuestionario La encuesta Lista de verificacin

Inventario de habilidades Tormenta de ideas

La observacin:

Consiste en el examen atento que realiza un investigador sobre un determinado hecho, situacin o comportamiento para identificar evidencias de problemas o desempeo inadecuado

La observacin:
Tipo Aplicacin Nombre del instrumento Destinatario Nmero de sujetos
Sistemtica y casual. Individual y grupal. Gua de observacin.

Personal operativo de Administracin, produccin o ventas. Desde uno hasta ocho o diez.

La entrevista:

Interrogatorio dirigido por un investigador (entrevistador), con el propsito de obtener informacin de un sujeto (entrevistado), en relacin con un aspecto especfico.

La entrevista:
Tipo Aplicacin Nombre del instrumento Destinatario Nmero de sujetos
Dirigida, semidirigida y abierta. Individual. Gua de entrevista.

Cualquier empleado y en todo nivel jerrquico.

Uno

El cuestionario:

Un sujeto o un grupo respondente de manera personal, varias preguntas planteadas por escrito, ya sea que escriban sus respuestas en una o en varias lneas o marquen algn signo convencional (cruz, punto, letra).

El cuestionario:
Tipo Aplicacin Nombre del instrumento Destinatario Nmero de sujetos
De preguntas abiertas y de preguntas cerradas. Colectiva e individual. Cuestionario.

Operativo, tcnico y de supervisin.

Hasta 200 en un saln o toda la empresa.

La encuesta:

Un investigador recaba en un formulario las respuestas que le proporciona un sujeto, en torno a algunas cuestiones que le va planteando de manera organizada.

30

La encuesta:
Tipo Aplicacin Nombre del instrumento Destinatario Nmero de sujetos
Demogrficas, ocupacionales, de consumo, poltica, etc. Individual. Encuesta.

Todos los niveles, excepto el directivo y el de mandos medios.

Uno

Lista de verificacin:

Uno o varios sujetos dan su opinin por escrito sobre algn asunto, anotando simplemente una marca o un numero en los lugares que se les indica.

Lista de verificacin:
Tipo Aplicacin Nombre del instrumento Destinatario Nmero de sujetos
Simples y de ordenamiento. Individual y colectiva. Lista de verificacin.

Desde el nivel de supervisin hasta abajo.

Variable desde uno.

Inventario de habilidades:

El supervisor o jefe de rea emite su opinin respecto a las necesidades de capacitacin de su personal, las cuales se registran en un cuadro de doble entrada.

Inventario de habilidades:
Tipo Aplicacin Nombre del instrumento Destinatario Nmero de sujetos
Variable o creativo. Individual. Inventario de habilidades.

Jefes de rea y supervisores.

Uno.

Tormenta de ideas:

Un grupo de personas, organizadas por el investigador, emiten libre y creativamente sus puntos de vista sobre algn asunto o pregunta especfica.

Tormenta de ideas:
Tipo Aplicacin Nombre del instrumento Destinatario Nmero de sujetos
Mandos medios, supervisores, personal tcnico. Estructurada y no estructurada. Colectiva.

5 a 25 personas.

Estructura del informe tcnico final:

Introduccin. Objetivos del Diagnstico. Proceso metodolgico. Resultados obtenidos.

Conclusiones. Recomendaciones. Plan de capacitacin. Anexos.

Tipos de necesidades de capacitacin

Tipos de necesidades:

Manifiestas o evidentes (organizacionales). Encubiertas (ocupacionales).

Tipos de Necesidades:
Manifiestas
Admisin. Traslado. Rotacin. Ascenso. Cambios.

o evidentes (organizacionales).

Tipos de Necesidades:
Encubiertas
Produccin. Mantenimiento. Administracin. Seguridad.

(ocupacionales).

Tipos de Necesidades:
Segn

la situacin laboral.

Necesidades

de formacin inicial. Necesidades de Mantenimiento y desarrollo. Necesidades de complementacin. Necesidades de especializacin.

Tipos de Necesidades:
Segn

el cumplimiento del plazo.

Necesidades

a corto plazo. Necesidades a mediano plazo. Necesidades a largo plazo.

Tipos de Necesidades:
Segn

el mbito que incluyen

Necesidades

generales. Necesidades especficas.

Niveles de las necesidades de capacitacin

Necesidades a nivel organizacional

Estas necesidades se obtienen mediante un anlisis organizacional el cual verifica toda clase de factores tales como : Planes Fuerza de trabajo Datos de eficiencia Calidad Productividad Clima de trabajo

Necesidades a nivel organizacional

Trata de identificar el comportamiento de la organizacin, de su crecimiento, de su ambiente fsico, social y tecnolgico. De los objetivos a corto y a largo plazo de la empresa. Sus recursos y la filosofa asumida frente a la capacitacin.

Necesidades a nivel de recursos humanos

Desempeo. Exigencias actuales y futuras del puesto. Potencialidades. Tiene como objetivo ampliar, desarrollar y perfeccionar el recurso humano y no se limita a los requisitos exigidos para el cargo actual.

Conclusin
El xito de un programa de capacitacin depende de si se est respondiendo a las necesidades de capacitacin reales de la empresa, para determinar con precisin los objetivos de los eventos de capacitacin.