A S A R e s e a r c  h


Microsoft Excel  Functions, Macros & Data Commands

J. Carlton Collins, CPA  ASA Research   Atlanta, Georgia  770.734.0950  Carlton@ASAResearch.com 

Excel Functions, Macros & Data Commands 

Table of Contents 

Chapter 1 – Excel Functions ..........................................................................  4    Chapter 2 – The If Function .........................................................................  18    Chapter 3 – Using Functions to Clean & Crunch Data ................................. 23    Chapter 4 – Data Commands ......................................................................  41    Chapter 5 ‐ Macros .....................................................................................  76    Chapter 6 – Miscellaneous  .........................................................................  81    Chapter 7 – XML Data .................................................................................  84    Chapter 8 – Quick Tips ................................................................................  92    Chapter 9 – What’s New in Excel 2007 ....................................................... 95    Chapter 10 – What’s new in Excel 2010 .................................................... 104    Appendix ‐ Instructor’s Biography ............................................................ 108 


Page 2 

Copyright May 2010 

Excel Functions, Macros & Data Commands 

Excel Functions, Macros & Data Commands  Course Information 
Learning Objectives   Course Level   Pre‐Requisites   Advanced Preparation   Presentation Method   Recommended CPE Credit   Handouts   Instructors       To increase the productivity of accountants and CPAs  using Excel’s functions, macros, & data commands  Intermediate   Good Familiarity with Microsoft Excel  None  Live lecture using full color projection systems and  live Internet access with follow up course materials  8 hours   Templates, checklists, web examples, manual  J. Carlton Collins, CPA  
AdvisorCPE  is  registered  with  the  National  Association  of  State  Boards  of  Accountancy  (NASBA)  as  a  sponsor  of  continuing  professional  education  on  the  National  Registry  of  CPE  Sponsors.  State  boards  of  accountancy  have  final  authority  on  the  acceptance  of  individual  courses  for  CPE  credit.  Complaints  regarding  registered  sponsors  may  be  addressed  to  the  national  Registry  of  CPE  Sponsors,  150  Fourth  Avenue,  Nashville,  TN,  37219‐ 2417. Telephone: 615‐880‐4200.


Copyright © May 2010, AdvisorCPE and Accounting Software Advisor, LLC  4480 Missendell Lane, Norcross, Georgia 30092 770.734.0450 

All  rights  reserved.   No  part of  this  publication  may  be  reproduced  or  transmitted  in  any  form  without  the  express  written  consent  of  AdvisorCPE  or  ASA  Research,  subsidiaries  of  Accounting  Software  Advisor,  LLC.  Request  may  be  e‐mailed  to  marylou@advisorcpe.com  or  further  information  can  be  obtained  by  calling  770.734.0450  or  by  accessing the AdvisorCPE home page at: http://www.advisorcpe.com/    All trade names and trademarks used in these materials are the property of their respective manufacturers and/or  owners.  The use of trade names and trademarks used in these materials are not intended to convey endorsement  of  any  other  affiliations  with  these  materials.    Any  abbreviations  used  herein  are  solely  for  the  reader’s  convenience  and  are  not  intended  to  compromise  any  trademarks.  Some  of  the  features  discussed  within  this  manual apply only to certain versions of Excel, and from time to time, Microsoft might remove some functionality.  Microsoft  Excel  is  known  to  contain  numerous  software  bugs  which  may  prevent  the  successful  use  of  some  features  in  some  cases.  AdvisorCPE  makes  no  representations  or  warranty  with  respect  to  the  contents  of  these  materials and disclaims any implied warranties of merchantability of fitness for any particular use.  The contents of  these materials are subject to change without notice. 

Contact Information: 

J. Carlton Collins  carlton@asaresearch.com 



Page 3 

Copyright May 2010 

Excel Functions.com    Page 4  Copyright May 2010  . Macros & Data Commands      Chapter 1   Excel Functions          www.CarltonCollins.

  and  HAX2DEC  are  typically  less  relevant  to  CPAs.  therefore  in  my  opinion.  TEXT.     Carlton’s List of The Top 75 Functions Most Relevant to CPAs  (Sorted By Carlton’s Opinion of Usefulness)  Open an Excel file Containing Function Examples:  http://www. TEXT ‐ Formats a number and converts it to text  www. COUNT ‐ Counts how many numbers are in the list of arguments  6. AVERAGE ‐ Returns the average of a range of numbers  8. 5.Excel Functions.  These  functions  are  separated  into  11  categories as follows:    Categories & Number Of Functions In Each Category    1. COUNTBLANK ‐ Counts the number of blank cells within a range  9.  DELTA. 2.  COMPLEX. 9. COUNTIF ‐ Counts the number of nonblank cells within a range that meet the given criteria  10. Macros & Data Commands  Introduction to Excel Functions    Excel  Functions  are  preprogrammed  formulas  that  make  the  task  of  writing  complex  formulas  easier. 8. 6. 11.  most  CPAs  will  find  the  IF.  COUNT.ASAResearch.  SUBTOTAL. 3. IF ‐ Specifies a logical test to perform  2.  There  are  a  total  of  333  functions  in  Excel.com/web/functions. SUMIF ‐ Adds the cells specified by a given criteria  5. 10. Database Functions (12)  Date and Time Functions (20)  Engineering Functions (39)  Financial Functions (53)  Information Functions (17)  Logical Functions (6)  Lookup and Reference Functions (18)  Math and Trigonometry Functions (59)  Statistical Functions (80)  Text Functions (27)  External Functions (2)    Relevance  to  CPAs ‐  Some  Excel  functions  are  more  powerful  than  others  and  some  are  more  relevant  to  the  CPA  than  others.  RADIENS. 7.  For  example.CarltonCollins.  SUM.  CPAs  wishing  to  increase  their  command  of  Excel functions should concentrate on these functions first.xlsx       1. 4. SUBTOTAL ‐ Returns a subtotal in a list or database  4.  and  VLOOKUP  are  very  relevant  to  the  CPA  while  other  engineering  and  trigonometry  functions  such  as  LOG. COUNTA ‐ Counts how many values are in the list of arguments  7. SUM ‐ Adds its arguments  3.  TAN.com    Page 5  Copyright May 2010  .  PI. VALUE ‐ Converts text to a number  11.   It  has  been  my  experience  that  the  following  75  functions  are  most  relevant  to  the  CPA.

DMIN ‐ Returns the minimum value from a table array based on a list of arguments  44. MID  ‐  Returns  a  specific  number  of  characters  from  a  text  string  starting  at  the  position  you  specify  24. RIGHT ‐ Returns the rightmost characters from a text value  23. PERCENTILE ‐ Returns the k‐th percentile of values in a range  47. YEAR ‐ Converts a serial number to a year  36. UPPER ‐ Converts text to uppercase  21. MATCH ‐ Looks up values in a reference or array  17. ROUNDUP ‐ Rounds a number up. FIND ‐ Finds one text value within another (case‐sensitive)  25. WEEKDAY ‐ Converts a serial number to a day of the week  37.CarltonCollins. DAY ‐ Converts a serial number to a day of the month  35. SUBSTITUTE ‐ Substitutes new text for old text in a text string  26. LOOKUP ‐ Looks up values in a vector or array  16. MODE ‐ Returns the most common value in a data set  46. CONCATENATE ‐ Joins several text items into one text item  29. DSUM ‐ Adds the numbers in the field column of records in the database that match the criteria  51. ROUNDDOWN ‐ Rounds a number down. LOWER ‐ Converts text to lowercase  20. DCOUNT ‐ Counts the cells that contain numbers in a database  52. ROUND ‐ Rounds a number to a specified number of digits  38. LEN ‐ Returns the number of characters in a text string  27. PROPER ‐ Capitalizes the first letter in each word of a text value  19. NOW ‐ Returns the serial number of the current date and time  31. DCOUNTA ‐ Counts nonblank cells in a database  53. TWO WAY LOOKUP – Using both VLOOKUP and HLOOKUP together  15. LEFT ‐ Returns the leftmost characters from a text value  22. DMAX ‐ Returns the maximum value from a table array based on a list of arguments  42. HLOOKUP ‐ Looks in the top row of an array and returns the value of the indicated cell  14. CLEAN ‐ Removes all nonprintable characters from text  30. MAX ‐ Returns the maximum value in a list of arguments  41. MONTH ‐ Converts a serial number to a month  34. TRIM ‐ Removes spaces from text  18.Excel Functions. VLOOKUP ‐ Looks in the first column of an array and moves across the row to return the value of  a cell  13.com    Page 6  Copyright May 2010  . away from zero  40. toward zero  39. PMT ‐ Returns the periodic payment for an annuity  49. REPLACE ‐ Replaces text in a string with alternative text  28. TODAY ‐ Returns the serial number of today's date  32. MEDIAN ‐ Returns the median of the given numbers  45. DATE ‐ Returns the serial number of a particular date  33. PERCENTRANK ‐ Returns the percentage rank of a value in a data set  48. AND ‐ Returns TRUE if all of its arguments are TRUE  www. MIN ‐ Returns the minimum value in a list of arguments  43. NPV ‐  Returns  the  net  present  value  of  an  investment  based  on  a  series  of  periodic  cash  flows  and a discount rate  50. Macros & Data Commands  12.

CELL ‐ Returns information about the formatting. DDB ‐ Returns the double declining balance depreciation of an asset for a specified period  75. ABS ‐ Returns the absolute value of a number  69. Carlton Collins. TRANSPOSE ‐ Returns the transpose of an array  68. Macros & Data Commands  54. FV ‐ Returns the future value of an investment  58. OR ‐ Returns TRUE if any argument is TRUE  55.  an  intranet. ISNA ‐ Returns TRUE if the value is the #N/A error value  65.Excel Functions. RANDBETWEEN ‐ Returns a random number between the numbers you specify  71. CHOOSE ‐ Chooses a value from a list of values  56. YIELD ‐ Returns the yield on a security that pays periodic interest  60. or the Internet  67. TIME ‐ Returns the serial number of a particular time  57. REPT ‐ Repeats text a given number of times  72. SYD ‐ Returns the sum‐of‐years' digits depreciation of an asset for a specified period  74. location. Including A Description Of Each Function        1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  Database Functions  Function  Description  DAVERAGE  Returns the average of selected database entries DCOUNT  Counts the cells that contain numbers in a database DCOUNTA  Counts nonblank cells in a database DGET  Extracts from a database a single record that matches the specified criteria DMAX  Returns the maximum value from selected database entries  DMIN  Returns the minimum value from selected database entries  DPRODUCT  Multiplies the values in a particular field of records that match the criteria in  a database  DSTDEV  Estimates the standard deviation based on a sample of selected database  entries  DSTDEVP  Calculates the standard deviation based on the entire population of selected  database entries DSUM  Adds the numbers in the field column of records in the database that match  the criteria  www. RAND ‐ Returns a random number between 0 and 1  70. or contents of a cell  61. GETPIVOTDATA ‐ Returns data stored in a PivotTable  66. IRR ‐ Returns the internal rate of return for a series of cash flows  59. CPA ‐ Copyright. ERROR. January 2007.TYPE ‐ Returns a number corresponding to an error type  63.com  All 333 Excel Functions  Organized By Category. HYPERLINK ‐  Creates  a  shortcut  or  jump  that  opens  a  document  stored  on  a  network  server. SLN ‐ Returns the straight‐line depreciation of an asset for one period  73. INFO ‐ Returns information about the current operating environment  62. DGET ‐ Extracts from a database a single record that matches the specified criteria    'J.CarltonCollins. carlton@asaresearch.com    Page 7  Copyright May 2010  . ISBLANK ‐ Returns TRUE if the value is blank  64.

com    Page 8  Copyright May 2010  .Excel Functions. Macros & Data Commands  11  12  DVAR  DVARP  Estimates variance based on a sample from selected database entries Calculates variance based on the entire population of selected database  entries        13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28  29  30  31  32      Date and Time Functions  Function  Description  DATE  Returns the serial number of a particular date DATEVALUE  Converts a date in the form of text to a serial number  DAY  Converts a serial number to a day of the month DAYS360  Calculates the number of days between two dates based on a 360‐day year EDATE  Returns the serial number of the date that is the indicated number of months  before or after the start date EOMONTH  Returns the serial number of the last day of the month before or after a  specified number of months HOUR  Converts a serial number to an hour MINUTE  Converts a serial number to a minute MONTH  Converts a serial number to a month NETWORKDAYS  Returns the number of whole workdays between two dates  NOW  Returns the serial number of the current date and time  SECOND  Converts a serial number to a second TIME  Returns the serial number of a particular time TIMEVALUE  Converts a time in the form of text to a serial number  TODAY  Returns the serial number of today's date WEEKDAY  Converts a serial number to a day of the week WEEKNUM  Converts a serial number to a number representing where the week falls  numerically with a year WORKDAY  Returns the serial number of the date before or after a specified number of  workdays  YEAR  Converts a serial number to a year YEARFRAC  Returns the year fraction representing the number of whole days between  start_date and end_date       33  34  35  36  37  38  39      Engineering Functions  Function  Description  BESSELI  Returns the modified Bessel Function In(x) BESSELJ  Returns the Bessel Function Jn(x) BESSELK  Returns the modified Bessel Function Kn(x) BESSELY  Returns the Bessel Function Yn(x) BIN2DEC  Converts a binary number to decimal BIN2HEX  Converts a binary number to hexadecimal BIN2OCT  Converts a binary number to octal www.CarltonCollins.

Excel Functions. Macros & Data Commands  40  41  42  43  44  45  46  47  48  49  50  51  52  53  54  55  56  57  58  59  60  61  62  63  64  65  66  67  68  69  70  71  COMPLEX  CONVERT  DEC2BIN  DEC2HEX  DEC2OCT  DELTA  ERF  ERFC  GESTEP  HEX2BIN  HEX2DEC  HEX2OCT  IMABS  IMAGINARY  IMARGUMENT  IMCONJUGATE  IMCOS  IMDIV  IMEXP  IMLN  IMLOG10  IMLOG2  IMPOWER  IMPRODUCT  IMREAL  IMSIN  IMSQRT  IMSUB  IMSUM  OCT2BIN  OCT2DEC  OCT2HEX  Converts real and imaginary coefficients into a complex number  Converts a number from one measurement system to another  Converts a decimal number to binary Converts a decimal number to hexadecimal Converts a decimal number to octal Tests whether two values are equal Returns the error Function Returns the complementary error Function Tests whether a number is greater than a threshold value  Converts a hexadecimal number to binary Converts a hexadecimal number to decimal Converts a hexadecimal number to octal Returns the absolute value (modulus) of a complex number  Returns the imaginary coefficient of a complex number  Returns the argument theta.CarltonCollins. an angle expressed in radians  Returns the complex conjugate of a complex number Returns the cosine of a complex number Returns the quotient of two complex numbers Returns the exponential of a complex number Returns the natural logarithm of a complex number Returns the base‐10 logarithm of a complex number Returns the base‐2 logarithm of a complex number Returns a complex number raised to an integer power  Returns the product of from 2 to 29 complex numbers  Returns the real coefficient of a complex number Returns the sine of a complex number Returns the square root of a complex number Returns the difference between two complex numbers  Returns the sum of complex numbers Converts an octal number to binary Converts an octal number to decimal Converts an octal number to hexadecimal       72  73  74  75      Financial Functions  Function  Description  ACCRINT  Returns the accrued interest for a security that pays periodic interest ACCRINTM  Returns the accrued interest for a security that pays interest at maturity AMORDEGRC  Returns the depreciation for each accounting period by using a depreciation  coefficient  AMORLINC  Returns the depreciation for each accounting period www.com    Page 9  Copyright May 2010  .

CarltonCollins.  expressed as a fraction Returns the annual duration of a security with periodic interest payments Returns the effective annual interest rate Returns the future value of an investment Returns the future value of an initial principal after applying a series of  compound interest rates Returns the interest rate for a fully invested security Returns the interest payment for an investment for a given period  Returns the internal rate of return for a series of cash flows  Calculates the interest paid during a specific period of an investment Returns the Macauley modified duration for a security with an assumed par  value of $100 Returns the internal rate of return where positive and negative cash flows are  financed at different rates Returns the annual nominal interest rate Returns the number of periods for an investment Returns the net present value of an investment based on a series of periodic  cash flows and a discount rate Returns the price per $100 face value of a security with an odd first period Returns the yield of a security with an odd first period  Returns the price per $100 face value of a security with an odd last period Returns the yield of a security with an odd last period  Returns the periodic payment for an annuity 99  NOMINAL  100  NPER  101  NPV  102  103  104  105  106  ODDFPRICE  ODDFYIELD  ODDLPRICE  ODDLYIELD  PMT  www. expressed as a decimal number. expressed as a fraction.com    Page 10  Copyright May 2010  . Macros & Data Commands  76  77  78  79  80  81  82  83  84  85  86  87  88  89  90  91  92  93  94  95  96  97  98  COUPDAYBS  COUPDAYS  COUPDAYSNC  COUPNCD  COUPNUM  COUPPCD  CUMIPMT  CUMPRINC  DB  DDB  DISC  DOLLARDE  DOLLARFR  DURATION  EFFECT  FV  FVSCHEDULE  INTRATE  IPMT  IRR  ISPMT  MDURATION  MIRR  Returns the number of days from the beginning of the coupon period to the  settlement date Returns the number of days in the coupon period that contains the  settlement date Returns the number of days from the settlement date to the next coupon  date  Returns the next coupon date after the settlement date  Returns the number of coupons payable between the settlement date and  maturity date Returns the previous coupon date before the settlement date  Returns the cumulative interest paid between two periods  Returns the cumulative principal paid on a loan between two periods Returns the depreciation of an asset for a specified period by using the fixed‐ declining balance method Returns the depreciation of an asset for a specified period by using the  double‐declining balance method or some other method that you specify Returns the discount rate for a security Converts a dollar price. into a dollar price. into a dollar price.Excel Functions. expressed  as a decimal number Converts a dollar price.

com    Page 11  Copyright May 2010  . location. for example. a Treasury bill Returns the annual yield of a security that pays interest at maturity  120  XIRR  121  XNPV  122  YIELD  123  YIELDDISC  124  YIELDMAT        125  126  127  128  129  130  131  132  133  134  135  136  137  138  139      Information Functions  Function  Description  CELL  Returns information about the formatting. or contents of a cell ERROR.TYPE  Returns a number corresponding to an error type INFO  Returns information about the current operating environment  ISBLANK  Returns TRUE if the value is blank ISERR  Returns TRUE if the value is any error value except #N/A  ISERROR  Returns TRUE if the value is any error value ISEVEN  Returns TRUE if the number is even ISLOGICAL  Returns TRUE if the value is a logical value ISNA  Returns TRUE if the value is the #N/A error value ISNONTEXT  Returns TRUE if the value is not text ISNUMBER  Returns TRUE if the value is a number ISODD  Returns TRUE if the number is odd ISREF  Returns TRUE if the value is a reference ISTEXT  Returns TRUE if the value is text N  Returns a value converted to a number www.CarltonCollins. Macros & Data Commands  107  108  109  110  111  112  113  114  115  116  117  118  119  PPMT  PRICE  PRICEDISC  PRICEMAT  PV  RATE  RECEIVED  SLN  SYD  TBILLEQ  TBILLPRICE  TBILLYIELD  VDB  Returns the payment on the principal for an investment for a given period Returns the price per $100 face value of a security that pays periodic interest Returns the price per $100 face value of a discounted security  Returns the price per $100 face value of a security that pays interest at  maturity  Returns the present value of an investment Returns the interest rate per period of an annuity Returns the amount received at maturity for a fully invested security Returns the straight‐line depreciation of an asset for one period  Returns the sum‐of‐years' digits depreciation of an asset for a specified  period  Returns the bond‐equivalent yield for a Treasury bill Returns the price per $100 face value for a Treasury bill  Returns the yield for a Treasury bill Returns the depreciation of an asset for a specified or partial period by using  a declining balance method Returns the internal rate of return for a schedule of cash flows that is not  necessarily periodic Returns the net present value for a schedule of cash flows that is not  necessarily periodic Returns the yield on a security that pays periodic interest  Returns the annual yield for a discounted security.Excel Functions.

 Formerly called OLE Automation.Excel Functions. Macros & Data Commands  140  NA  141  TYPE  17    Logical Functions    Function    142  AND  143  FALSE  144  IF  145  NOT  146  OR  147  TRUE  Returns the error value #N/A Returns a number indicating the data type of a value   Description  Returns TRUE if all of its arguments are TRUE Returns the logical value FALSE Specifies a logical test to perform Reverses the logic of its argument Returns TRUE if any argument is TRUE Returns the logical value TRUE       148  149  150  151  152  153  154  155  156  157  158  159  160  161  162  163      164  165  Lookup and Reference Functions Function  Description  ADDRESS  Returns a reference as text to a single cell in a worksheet  AREAS  Returns the number of areas in a reference CHOOSE  Chooses a value from a list of values COLUMN  Returns the column number of a reference COLUMNS  Returns the number of columns in a reference GETPIVOTDATA  Returns data stored in a PivotTable HLOOKUP  Looks in the top row of an array and returns the value of the indicated cell HYPERLINK  Creates a shortcut or jump that opens a document stored on a network  server.  Automation is an industry standard and a feature of the Component Object  Model (COM).) TRANSPOSE  Returns the transpose of an array VLOOKUP  Looks in the first column of an array and moves across the row to return the  value of a cell           Math and Trigonometry Functions Function  Description  www.com    Page 12  Copyright May 2010  .CarltonCollins. or the Internet INDEX  Uses an index to choose a value from a reference or array  INDIRECT  Returns a reference indicated by a text value LOOKUP  Looks up values in a vector or array MATCH  Looks up values in a reference or array OFFSET  Returns a reference offset from a given reference ROW  Returns the row number of a reference ROWS  Returns the number of rows in a reference RTD  Retrieves real‐time data from a program that supports COM  automation (Automation: A way to work with an application's objects from  another application or development tool. an intranet.

CarltonCollins.com    Page 13  Copyright May 2010  . toward zero Returns the greatest common divisor Rounds a number down to the nearest integer Returns the least common multiple Returns the natural logarithm of a number Returns the logarithm of a number to a specified base  Returns the base‐10 logarithm of a number Returns the matrix determinant of an array Returns the matrix inverse of an array Returns the matrix product of two arrays Returns the remainder from division Returns a number rounded to the desired multiple Returns the multinomial of a set of numbers Rounds a number up to the nearest odd integer Returns the value of pi Returns the result of a number raised to a power Multiplies its arguments Returns the integer portion of a division Converts degrees to radians Returns a random number between 0 and 1 Returns a random number between the numbers you specify  Converts an arabic numeral to roman. Macros & Data Commands  166  167  168  169  170  171  172  173  174  175  176  177  178  179  180  181  182  183  184  185  186  187  188  189  190  191  192  193  194  195  196  197  198  199  200  201  202  203  204  ABS  ACOS  ACOSH  ASIN  ASINH  ATAN  ATAN2  ATANH  CEILING  COMBIN  COS  COSH  DEGREES  EVEN  EXP  FACT  FACTDOUBLE  FLOOR  GCD  INT  LCM  LN  LOG  LOG10  MDETERM  MINVERSE  MMULT  MOD  MROUND  MULTINOMIAL  ODD  PI  POWER  PRODUCT  QUOTIENT  RADIANS  RAND  RANDBETWEEN  ROMAN  Returns the absolute value of a number Returns the arccosine of a number Returns the inverse hyperbolic cosine of a number Returns the arcsine of a number Returns the inverse hyperbolic sine of a number Returns the arctangent of a number Returns the arctangent from x‐ and y‐coordinates Returns the inverse hyperbolic tangent of a number Rounds a number to the nearest integer or to the nearest multiple of  significance  Returns the number of combinations for a given number of objects  Returns the cosine of a number Returns the hyperbolic cosine of a number Converts radians to degrees Rounds a number up to the nearest even integer Returns e raised to the power of a given number Returns the factorial of a number Returns the double factorial of a number Rounds a number down.Excel Functions. as text www.

 toward zero Rounds a number up. including numbers. away from zero Returns the sum of a power series based on the formula  Returns the sign of a number Returns the sine of the given angle Returns the hyperbolic sine of a number Returns a positive square root Returns the square root of (number * pi) Returns a subtotal in a list or database Adds its arguments Adds the cells specified by a given criteria Returns the sum of the products of corresponding array components Returns the sum of the squares of the arguments Returns the sum of the difference of squares of corresponding values in two  arrays  Returns the sum of the sum of squares of corresponding values in two arrays Returns the sum of squares of differences of corresponding values in two  arrays  Returns the tangent of a number Returns the hyperbolic tangent of a number Truncates a number to an integer 220  SUMX2PY2  221  SUMXMY2  222  TAN  223  TANH  224  TRUNC        225  226  227  228  229      Statistical Functions  Function  Description  AVEDEV  Returns the average of the absolute deviations of data points from their  mean  AVERAGE  Returns the average of its arguments AVERAGEA  Returns the average of its arguments. Macros & Data Commands  205  206  207  208  209  210  211  212  213  214  215  216  217  218  219  ROUND  ROUNDDOWN  ROUNDUP  SERIESSUM  SIGN  SIN  SINH  SQRT  SQRTPI  SUBTOTAL  SUM  SUMIF  SUMPRODUCT  SUMSQ  SUMX2MY2  Rounds a number to a specified number of digits Rounds a number down. text.Excel Functions.com    Page 14  Copyright May 2010  .CarltonCollins. and logical  values  BETADIST  Returns the beta cumulative distribution Function BETAINV  Returns the inverse of the cumulative distribution Function for a specified  beta distribution Returns the individual term binomial distribution probability  Returns the one‐tailed probability of the chi‐squared distribution  Returns the inverse of the one‐tailed probability of the chi‐squared  distribution  Returns the test for independence Returns the confidence interval for a population mean  Returns the correlation coefficient between two data sets  Counts how many numbers are in the list of arguments  230  BINOMDIST  231  CHIDIST  232  CHIINV  233  234  235  236  CHITEST  CONFIDENCE  CORREL  COUNT  www.

 text. and  logical values Returns the most common value in a data set Returns the negative binomial distribution Returns the normal cumulative distribution Returns the inverse of the normal cumulative distribution  267  MEDIAN  268  MIN  269  MINA  270  271  272  273  MODE  NEGBINOMDIST  NORMDIST  NORMINV  www.CarltonCollins. including numbers. Γ(x)  Returns the geometric mean Returns values along an exponential trend Returns the harmonic mean Returns the hypergeometric distribution Returns the intercept of the linear regression line Returns the kurtosis of a data set Returns the k‐th largest value in a data set Returns the parameters of a linear trend Returns the parameters of an exponential trend Returns the inverse of the lognormal distribution Returns the cumulative lognormal distribution Returns the maximum value in a list of arguments Returns the maximum value in a list of arguments. including numbers.Excel Functions. Macros & Data Commands  237  COUNTA  238  COUNTBLANK  239  COUNTIF  240  COVAR  241  CRITBINOM  242  243  244  245  246  247  248  249  250  251  252  253  254  255  256  257  258  259  260  261  262  263  264  265  266  DEVSQ  EXPONDIST  FDIST  FINV  FISHER  FISHERINV  FORECAST  FREQUENCY  FTEST  GAMMADIST  GAMMAINV  GAMMALN  GEOMEAN  GROWTH  HARMEAN  HYPGEOMDIST  INTERCEPT  KURT  LARGE  LINEST  LOGEST  LOGINV  LOGNORMDIST  MAX  MAXA  Counts how many values are in the list of arguments Counts the number of blank cells within a range Counts the number of nonblank cells within a range that meet the given  criteria  Returns covariance. the average of the products of paired deviations Returns the smallest value for which the cumulative binomial distribution is  less than or equal to a criterion value Returns the sum of squares of deviations Returns the exponential distribution Returns the F probability distribution Returns the inverse of the F probability distribution Returns the Fisher transformation Returns the inverse of the Fisher transformation Returns a value along a linear trend Returns a frequency distribution as a vertical array Returns the result of an F‐test Returns the gamma distribution Returns the inverse of the gamma cumulative distribution  Returns the natural logarithm of the gamma Function.com    Page 15  Copyright May 2010  .  and logical values Returns the median of the given numbers Returns the minimum value in a list of arguments Returns the smallest value in a list of arguments. text.

  and logical values Returns the Weibull distribution Returns the one‐tailed probability‐value of a z‐test 291  STDEVP  292  STDEVPA  293  STEYX  294  295  296  297  298  299  300  TDIST  TINV  TREND  TRIMMEAN  TTEST  VAR  VARA  301  VARP  302  VARPA  303  WEIBULL  304  ZTEST            Description  Changes full‐width (double‐byte) English letters or katakana within a  character string to half‐width (single‐byte) characters  Text Functions  Function  305  ASC  www. including numbers.CarltonCollins. including numbers. including numbers. text. Macros & Data Commands  274  275  276  277  278  279  280  281  282  283  284  285  286  287  288  289  290  NORMSDIST  NORMSINV  PEARSON  PERCENTILE  PERCENTRANK  PERMUT  POISSON  PROB  QUARTILE  RANK  RSQ  SKEW  SLOPE  SMALL  STANDARDIZE  STDEV  STDEVA  Returns the standard normal cumulative distribution Returns the inverse of the standard normal cumulative distribution  Returns the Pearson product moment correlation coefficient  Returns the k‐th percentile of values in a range Returns the percentage rank of a value in a data set Returns the number of permutations for a given number of objects  Returns the Poisson distribution Returns the probability that values in a range are between two limits Returns the quartile of a data set Returns the rank of a number in a list of numbers Returns the square of the Pearson product moment correlation coefficient Returns the skewness of a distribution Returns the slope of the linear regression line Returns the k‐th smallest value in a data set Returns a normalized value Estimates standard deviation based on a sample Estimates standard deviation based on a sample. text. and  logical values Calculates standard deviation based on the entire population  Calculates standard deviation based on the entire population. and logical  values  Calculates variance based on the entire population Calculates variance based on the entire population. text.com    Page 16  Copyright May 2010  . and logical values Returns the standard error of the predicted y‐value for each x in the  regression  Returns the Student's t‐distribution Returns the inverse of the Student's t‐distribution Returns values along a linear trend Returns the mean of the interior of a data set Returns the probability associated with a Student's t‐test  Estimates variance based on a sample Estimates variance based on a sample. text.Excel Functions. including  numbers.

  SEARCHB  326  SUBSTITUTE  327  T  328  TEXT  329  TRIM  330  UPPER  331  VALUE            External Functions Function  Description  332  EUROCONVERT  Converts a number to euros.Excel Functions. LENB  LOWER  MID. FINDB  FIXED  JIS  LEFT.  REPLACEB  323  REPT  324  RIGHT. converts a number from euros to a euro  member currency. using the ß (baht) currency format  Returns the character specified by the code number Removes all nonprintable characters from text Returns a numeric code for the first character in a text string  Joins several text items into one text item Converts a number to text.  then returns the result as an array without the need for macro programming         www. Macros & Data Commands  306  307  308  309  310  311  312  313  314  315  316  317  318  319  BAHTTEXT  CHAR  CLEAN  CODE  CONCATENATE  DOLLAR  EXACT  FIND. or converts a number from one euro member currency to  another by using the euro as an intermediary (triangulation)  333  SQL. LEFTB  LEN. MIDB  Converts a number to text. RIGHTB  325  SEARCH.CarltonCollins.com      Page 17  Copyright May 2010  . using the $ (dollar) currency format  Checks to see if two text values are identical Finds one text value within another (case‐sensitive) Formats a number as text with a fixed number of decimals  Changes half‐width (single‐byte) English letters or katakana within a character  string to full‐width (double‐byte) characters Returns the leftmost characters from a text value Returns the number of characters in a text string Converts text to lowercase Returns a specific number of characters from a text string starting at the  position you specify Extracts the phonetic (furigana) characters from a text string  Capitalizes the first letter in each word of a text value  Replaces characters within text Repeats text a given number of times Returns the rightmost characters from a text value Finds one text value within another (not case‐sensitive)  Substitutes new text for old text in a text string Converts its arguments to text Formats a number and converts it to text Removes spaces from text Converts text to uppercase Converts a text argument to a number 320  PHONETIC  321  PROPER  322  REPLACE.REQUEST  Connects with an external data source and runs a query from a worksheet.

com    Page 18  Copyright May 2010  .CarltonCollins.Excel Functions. Macros & Data Commands      Chapter 2   The =IF Function          www.

  it  is  the  IF  function  that  enables  us  to  introduce  logical  thinking  into  any  program.  and  another value if that condition evaluates to FALSE.    Simple  IF ‐  The  IF  function  returns  one  value  if  a  condition  you  specify  evaluates  to  TRUE.  This  function  is  also  referred  to  as  the  “If‐Then‐Else”  command.  Commonly  referred  to  as  “Conditional  Programming”.  but  in  any  programming  language.  Presented  below  are  several examples to help you better understand the application of this powerful tool.wikipedia.  or  “Propositional  Logic”.CarltonCollins.org/wiki/Conditional_(programming).  The following Wikis explains this concept in more detail:    http://en.wikipedia.  “conditional  expressions”.org/wiki/Logical_conditional#Conditional_statements    The  clever  CPA  can  use  the  IF  Function  to  build  elaborate  Excel  templates  and  financial  models  containing  an  almost  unlimited  amount  of  sophisticated  programming. Presented below is a simple example:          Simple IF with Calculation – Presented below is an example that is a little more complex:      Simple IF – Larger Example ‐ Presented below is yet another IF example on a little larger scale –  this  example  shows  how  one  might  apply  the  IF  function  to  evaluate  budget  versus  actual  comparisons.  http://en.com    Page 19  Copyright May 2010  . Macros & Data Commands  =IF     The  “IF”  function  is  the  most  powerful  of  all  functions  –  not  just  in  Excel.       www.Excel Functions.

Excel Functions.  If they have.  the  IF  function  is  checking  to  see  if  they  have signed up for insurance. the deduction amount is entered. Macros & Data Commands    Simple  IF  with  Drop  Down ‐  In  the  following  example.                          www.CarltonCollins.com    Page 20  Copyright May 2010  .

                    Nested IF Functions ‐ In this sample.Excel Functions.CarltonCollins.  Teams  B  and  D  meet  on Thursday.  they  have  earned  5  vacation  days plus one day for each additional full year. there are four possibilities for bonuses. Macros & Data Commands  Simple  IF  with  Calculation  ‐  The  next  IF  function  example  is  determining  each  employees  earned  vacation  days.                    www.  We want to list the meeting days in column D.   If  they  have  worked  for  more  than  a  year.          IF  Function  with  Logical  OR  Argument ‐  Teams  A  and  C  meet  on  Tuesday.com    Page 21  Copyright May 2010  .

 OR  – You can use the AND and/or OR operator to add more conditions to an IF Function.  Essentially  the  template  calculates  the  correct  tax  given  all  four  possible  taxpayer  statuses.  For  example.  when  testing for a Zero balance or testing for a blank cell.””)  b.  or  absence  of  a  value. the following IF functions would apply:  a. SUMIF.”ZERO”.  there  is  no  way to evaluate an IF Function to ERROR.  Many  Excel  Functions also provide built‐in “IF‐Then‐Else” functionality.  and  the IF statements are used to select the correct answers based on the taxpayer status selected. =IF(A1=””. Evaluating  an  IF  Error  –  Since  the  IF  statement  provides  only  a  true  or  false  result. Macros & Data Commands  More  Complex  IF  Function  Example  ‐  The  following  IF  example  shows  a  more  complex  application  in  which  the  user  selects  a  taxpayer  status  from  a  drop  down  list. =IF(A1=0.)    www. threshold.  the  VLOOKUP  would  be  a  better  and  easier  function  to  use  to  extract  data  from  a  list  as  shown  in  the  nested  IF  Function  a  few  examples  above.   5. The  Null  Set  ‐  The  Double  Quotes  is  the  Null  Set. and incremental tax rates to be used in calculating tax.””)    (Excel also provides an ISBLANK Function that would also work.CarltonCollins. Nesting – You can embed up to 8 nested IF functions in a single formula in Excel 2003. you wrote the formula wrong.  For  example.com    Page 22  Copyright May 2010  .       Key Pointers for Using the IF Function:    1.   2.Excel Functions.    This  example  illustrates  how  a  CPA  might  prepare  an  income  statement  template  that  calculates  the  appropriate  amount  of  taxes  as  net  income  and  the  taxpayer  status  changes.      Keep  in  mind  that  despite  the  many  accolades  mentioned  above.   3. SUMIFS.  4.  which  then  retrieves the correct tax base. If you receive an error.  COUNTIFS.”Blank”. AND.  the  IF  Function  is  not  always  the  best  solution. and up to  64 IF nested functions in Excel 2007. Variations  of  IF  ‐  Excel  offers  several  variations  of  the  IF  function  as  follows:  COUNTIF.

CarltonCollins. Macros & Data Commands      Chapter 3  Using Functions To  Crunch & Clean Data         www.com    Page 23  Copyright May 2010  .Excel Functions.

  you  can  easily  use  Spell  Checker  to  clean  up  misspelled  words  in  columns  that  contain comments or descriptions. =RIGHT  17. 2.Excel Functions.  if  you  want  to  remove  trailing  spaces.  Office  Excel  has  many  features  to  help  you  get  data  in  the  precise  format  that  you  want. You don't always have control over the format and type of data that you import  from  an  external  data  source. =FIXED  23. Import  Text to Columns  Remove Duplicates   Find & Replace   Spell Check  =UPPER  =LOWER  =PROPER  =FIND   10.  you  often  need  to  clean  it  up.  or  a  Web  page. =LEN  12. you can quickly do  this  by  using  the  Remove  Duplicates  dialog  box. =TRIM  21. Or.  you  may  need  to  manipulate  one or more columns by using a formula to convert the imported values into new values.  At  other  times. =LEFT  15.     For  example.     For  example. Macros    www. Macros & Data Commands  Cleaning Data Using Functions     CPAs often receive or retrieve data from many sources in a wide variety of formats such as Text  or CSV formats. =REPLACE  14. 6. 3. =MID  16. =SUBSTITUTE  13. 9. =VALUE  18.  Fortunately. 8. =DOLLAR  24. 5.  you  can  create  a  new  column  to  clean  the  data  by  using  a  formula.  filling  down  the  new  column.  such  as  a  database. =TEXT  20. =CLEAN  22. if you want to remove duplicate rows. =SEARCH   11.CarltonCollins. 4.  converting  that  new  column's  formulas  to  values.com    Page 24  Copyright May 2010  . =CODE  25.  text  file. =CONCATENATE  19.  and  then  removing  the  original  column.  Excel  provides  many  functions  to  help  you  clean your data as follows:    1. 7.  Sometimes.  the  task  is  straightforward  and there is a specific feature that does the job for you.  Before  you  can  analyze  the  data.

  in  the  Import  Text  File  dialog  box.  semicolons.  or  other  characters.  double‐click  the  text  file  that  you  want  to  import. In step 3. click the Advanced button to specify that one or more numeric values  may  contain  a  trailing  minus  sign.  If  all  of  the  items  in  each  column  are  the  same  length.  Then.  select  Fixed width.  The  following  dialog  box  will  be displayed:        If  items  in  the  text  file  are  separated  by  tabs. Importing  Data  into  Excel  –  Of  course  excel  opens  up  excel  files.     .  click  From  Text.  spaces.  but  what  happens  when  you attempt to open data that is not contained in an Excel format? The answer is that Excel  automatically  imports  that  data  on  the  fly  and  displays  a  Import  Wizard  to  help  you  complete the process.  Also  click  the  desired  data  format  for  each  column  to  be  imported.  on  the  Data  tab.  To  start  the  Text  Import  Wizard.  select  Delimited. The Text Import Wizard examines the text file that you are importing  and  helps  you  import  the  data  the  way  that  you  want.  colons.1.  in  the  Get  External  Data  group.

  You  can  do  this  by  finding  instances  of  that  text  and then replacing it with no text or other text.Excel Functions.  Advanced  Filter.  Unique  Records Only tool as show in the screen below.     3.  You  can  identify  and  remove  duplicate  rows  by  using  the  Data. Removing  Duplicate  Rows ‐  Duplicate  rows  are  a  common  problem  when  you  import  data.         4.CarltonCollins. Find and Replace Text – This tool can be used to identify and remove leading string.    www. such as  a label followed by a colon and space.com  Page 26  Copyright May 2010  . Macros & Data Commands      2. such as a parenthetic phrase at the end of  the  string  that  is  obsolete  or  unnecessary. or a suffix. Text to Columns – The Text to Columns command located on the Data Ribbon works exactly  the  same  way  as  described  above  –  the  user  simply  launches  it  to  convert  data  within  an  existing worksheet.

Excel Functions, Macros & Data Commands 

  Noteworthy Find and Replace Points:   
1. 2. 3. 4.


You can search and replace for an entire worksheet, or the entire workbook.  You can find and replace formats with new formats.  There is a cell chooser option that makes it easier to find and replace formats.  If you highlight a range of cells, then search and replace only searches and replaces  within that range of cells.   5. You can replace all at once or one at a time.  6. You could also find and replace references in a formula.    5. Spell Check ‐ You can use a spell checker to not only find misspelled words, but to find values that  are not used consistently, such as product or company names, by adding those values to a custom  dictionary. The spell check function also checks your grammar as well.  


    Changing  The  Case  Of  Text  –  You  can  use  one  or  more  of  the  three  Case  functions  to  convert  text  to  lowercase  letters,  such  as  e‐mail  addresses,  uppercase  letters,  such  as  product codes, or proper case, such as names or book titles.    www.CarltonCollins.com  Page 27  Copyright May 2010 

Excel Functions, Macros & Data Commands 
6. = UPPER ‐ Converts text to uppercase letters.  


7. =LOWER ‐ Converts all uppercase letters in a text string to lowercase letters.  





8. =PROPER ‐ Capitalizes the first letter in a text string and any other letters in text that follow any  character other than a letter. Converts all other letters to lowercase letters.  

    Merging And Splitting Columns ‐ A common task after importing data from an external data  source  is  to  either  merge  two  or  more  columns  into  one,  or  split  one  column  into  two  or  more columns. For example, you may want to split a column that contains a full name into a  first  and  last  name.  Or,  you  may  want  to  split  a  column  that  contains  an  address  field  into  separate  street,  city,  region,  and  postal  code  columns.  The  reverse  may  also  be  true.  Presented below are functions that to help you accomplish these tasks:   
9. =FIND – Use Returns the starting position of a character, string of characters or word with a cell.  Find is case sensitive.        10. =SEARCH – Returns the starting position of a character, string of characters or word with a cell.  Search is not case sensitive. 


11. =LEN – Displays the length or number of characters in a cell.  

  www.CarltonCollins.com  Page 28  Copyright May 2010 

Excel Functions, Macros & Data Commands 



12. =SUBSTITUTE – Replaces a character or characters with a character or characters that you specify. 

    13. =REPLACE ‐ Replaces a character or characters with a character or characters that you specify.   

    14. =LEFT – Extracts the specified number of characters from a cell, starting from the left.    

    15. =MID – Extracts the specified number of characters from a cell, starting from somewhere in the  middle of the cell.   

    16. =RIGHT – Extracts the specified number of characters from a cell, starting from the right.   

    17. =Value – Converts text to values so the data can be added, subtracted, multiplied, divided or  referenced in a function.   

  18. =CONCATENATE ‐ Joins two or more text strings into one text string.  


  www.CarltonCollins.com  Page 29  Copyright May 2010 

  users  may  make  typographical  errors  by  inadvertently  adding  extra  space  characters. =CLEAN ‐ Removes the first 32 nonprinting characters in the 7‐bit ASCII code (values 0  through 31) from text.  Following  is  a  list  of  functions  you  can  use  to  remove  these  unwanted characters:    19.         21. 129. These characters can sometimes cause unexpected  results  when  you  sort." =SEARCHB – Use this when working with foreign characters like these ( ".  Because  these  characters  are  not  easily  noticed. and 157).      20.  or  search. 144." )  =RIGHTB – Use this when working with foreign characters like these ( "." )  )  =MIDB – Use this when working with foreign characters like these ( "." )   =REPLACEB – Use this when working with foreign characters like these ( ". 143.com  Page 30  Copyright May 2010  . 127. =TRIM ‐ Removes the 7‐bit ASCII space character (value 32) from text.  or  nonprinting  characters  (Unicode  character  set  values  0  to 31. 141.    www." =LENB – Use this when working with foreign characters like these ( ".  filter. Macros & Data Commands      Variations of these functions that are used when working with foreign languages:     )  =FINDB – Use this when working with foreign characters like these ( ".  the  unexpected  results  may  be  difficult  to  understand.CarltonCollins."   Cleaning  Text  –  (Removing  Spaces  And  Nonprinting  Characters  From  Text)  ‐  Sometimes  text  values  contain  leading.  For  example." )  )  =LEFTB – Use this when working with foreign characters like these ( ".Excel Functions.  trailing.  or  imported  text  data  from  external  sources  may  contain  nonprinting  characters  that  are  embedded  in  the  text.  in  the  external  data  source. =TEXT ‐ Converts a value to text in a specific number format.  or  multiple  embedded  space  characters  (Unicode  character  set  values  32  and  160).

=DATEVALUE ‐ Converts a date represented by text to a serial number. and returns the result. Macros & Data Commands        22.       Fixing  Dates  and  Times ‐  There  are  many  different  date  formats.  and  these  varied  formats  may  be  confused  with  numbered  part  codes  or  other  strings  that  contain  slash  marks  or  hyphens.  If  the  cell  format  was General before the function was entered. the result is formatted as a date. =DATE ‐  Returns  the  sequential  serial  number  that  represents  a  particular  date. =DOLLAR ‐ Converts a number to text format and applies a currency symbol.    25.  Presented  below  is  a list of functions that help you accomplish this task.  dates  and  times  often  need  to  be  converted  and  reformatted.Excel Functions.      26.CarltonCollins.       23. formats the number in  decimal format by using a period and commas. =FIXED ‐ Rounds a number to the specified number of decimals.com  Page 31  Copyright May 2010  .       www. =CODE ‐ Returns a numeric code for the first character in a text string.         24.

  Sometimes  you  may  want  to  make  the  rows  become  columns.  The  decimal  number  is  a  value  ranging  from  0  (zero)  to  0. Data  Fill  In  Trick  –  A  clever  trick  for  filling  in  missing  data  can  be  accomplished  using  the  GOTO.99999999.M.  Blanks  command.com  Page 32  Copyright May 2010  .        30.  representing  the  times  from 0:00:00 (12:00:00 AM) to 23:59:59 (11:59:59 P.  and  the  columns  become  rows.). data is not even structured in a tabular format. At other times.  This  trick  works  well  when  you  have  a  large  volume  of data but descriptions are not provided for every row. =TRANSPOSE ‐ Returns a vertical range of cells as a horizontal range.  Special.  The  following  function  can  help  you achieve this goal:    29.     28. =TIME  ‐  Returns  the  decimal  number  for  a  particular  time. Macros & Data Commands      27. as shown in the example below:    www. =TIMEVALUE  ‐  Returns  the  decimal  number  of  the  time  represented  by  a  text  string.CarltonCollins.  Here  is  how  it  works. the result is formatted as a date.  flat  two‐dimensional  table. or vice versa.     Transforming  And  Rearranging  Columns  And  Rows  ‐  Most  of  the  analysis  and  formatting  features  in  Office  Excel  assume  that  the  data  exists  in  a  single. and you need a way to  transform  the  data  from  a  nontabular  to  a  tabular  format.  If  the  cell  format  was  General  before the function was entered.Excel Functions.

e. f. d.... c.  Click on the “Blanks” radio button..  Press Enter.... columns.... g.  Paste.  Highlight the entire range containing data labels in columns A and B. just like this:      a.CarltonCollins... Macros & Data Commands      Start by entering a simple formula referencing the data label in the above cell.  Press the F5 key to launch the GoTo dialog box. b.com  Page 33  Copyright May 2010  .    www.Excel Functions.  Select the Options Box.   Next copy that formula.

. You are now ready to sort.  This  might  involve  reconciling  two  tables  from  different  worksheets. subtotal and pivot your data..  For  example.  database  administrators  use  Office  Excel  to  find  and  correct  matching  errors  when  two  or  more  tables  are  joined. Macros & Data Commands      This action will cause all data labels to repeat in the empty cells beneath.  j.Excel Functions.     www..  consider  the  example  below  which  uses  a  =VLOOKUP  function  to  calculate  the  appropriate  amount    of  tax  due  based on the IRS rate schedule.    Fetching  Data  ‐  Occasionally..  i. Copy columns A & B. =VLOOKUP ‐  Searches  for  a  value  in  the  first  column  of  a  table  array  and  returns  a  value  in  the  same  row  from  another  column  in  the  table  array.CarltonCollins.com  Page 34  Copyright May 2010  . Next:    h.    31. filter.  to  see  all  records  in  both  tables  or  to  compare tables and find rows that don't match. Paste Special as values to convert the formulas to text based data labels.  for  example.

000  and  200.  3  VLOOKUP  functions  pull  the  appropriate  rate.  base  and  threshold  information  from  the  rate  schedule  to  be  used  in  calculating  income  tax.000.  the  resulting  tax  is  referenced  back  to  the  income  statement  for the purposes of computing Net income After taxes. (It might be  helpful to think back to the old Bob barker game show the Price is Right.  then  Excel  will  choose  the  closest  value  without  going  over. If  you  are  looking  up  based  on  values.com  Page 35  Copyright May 2010  .  the  first  column  containing  lookup  values  must  be  sorted  alphabetically  in  descending  order  –  else  it  will  not  work properly.Excel Functions.000.  the  first  column  containing  lookup  values must be sorted numerically in descending order – else it will not work  properly.  if  the  lookup  value  is  198.)       www. Macros & Data Commands    As  the  Income  statement  shown  in  the  shaded  area  is  updated  .  the  resulting  taxable  income  amount  is  referenced  in  Cell  F13.    Key points to Consider when Using VLOOKUP:    a.000 because 200.  Once  calculated.     b.000 goes over or exceeds 198. If  you  are  looking  up  based  on  values.000  and  the  table  array  contains  values  of  100.  the  n  excel  will  choose 100. If  you  are  looking  up  based  on  text.    c. If  you  are  looking  up  based  on  text.CarltonCollins.     d.  For  example.  you  must  have  an  exact  match  between  the lookup value and the table array value.  Next.

 Macros & Data Commands      32.com  Page 36  Copyright May 2010  .     33. The reference that is returned can be a single cell or a range of  cells.  and  then  returns a value in the same column from a row you specify in the table or array.CarltonCollins.  There  are  also  a  number  of  external  add‐ins  written  by  third‐party  vendors. =INDEX ‐ Returns a value or the reference to a value from within a table or range.    37.  listed  in  the  Third‐party  providers  section.     34.     35. RAND(  ). =MATCH  ‐  Returns  the  relative  position  of  an  item  in  an  array  that  matches  a  specified  value  in  a  specified  order. You can specify the number of rows and the number of columns to be returned. consider recording  a  macro  or  writing  code  to  automate  the  entire  process.    www.     36.  RANDBETWEEN(  ).Excel Functions.  that you can consider using if you don't have the time or resources to automate the process  on your own.  RANDBETWEEN  is  not  in  the  standard  EXCEL  installation  but  if  the  analysis  tool  pack  is  installed  and  the  add‐in  activated  it is an extremely useful function.  ROUND(  )  –  In  Excel  2003.  Use  MATCH  instead  of  one  of  the  LOOKUP  functions  when  you  need the position of an item in a range instead of the item itself. =OFFSET ‐  Returns  a  reference  to  a  range  that  is  a  specified  number  of  rows  and  columns  from a cell or range of cells. There are  two forms of the INDEX function: the array form and the reference form. =HLOOKUP ‐  Searches  for  a  value  in  the  top  row  of  a  table  or  an  array  of  values. Data Cleaning with Macros ‐ To periodically clean the same data source.

Informational Functions  CELL(info_type.  otherwise returns 0. Macros & Data Commands      38.  double  quotation  mark  (")  if  the  cell  contains  right‐aligned  text. as text.com  .  1  if  the  cell  is  formatted  in  color  for  negative  values.  Returns empty text ("") if the worksheet that contains reference has not yet  been saved.   Filename  (including  full  path)  of  the  file  that  contains  reference.  Column number of the cell in reference.  and  empty  Page 37  Copyright May 2010  www.  caret  (^)  if  the  cell  contains  centered  text.  The  text  values  for  the  various  formats  are  shown  in  the  following  table.  Returns  "‐"  at  the  end  of  the  text  value  if  the  cell  is  formatted  in  color  for  negative  values.  "format"  "parentheses"  1  if  the  cell  is  formatted  with  parentheses  for  positive  or  all  values.  Returns  single  quotation  mark  (')  if  the  cell  contains  left‐aligned  text.  Value of the upper‐left cell in reference.  "prefix"  Text  value  corresponding  to  the  "label  prefix"  of  the  cell.  Text  value  corresponding  to  the  number  format  of  the  cell.CarltonCollins.  backslash  (\)  if  the  cell  contains  fill‐aligned  text.reference)  ‐  Info_type    is  a  text  value  that  specifies  what  type  of  cell  information  you  want.  The  following  list  shows  the  possible  values  of  info_type  and  the  corresponding results.  otherwise  returns  0  (zero).Excel Functions. not a formula.  as  text.  Returns  "()"  at  the  end  of  the  text  value  if  the  cell  is  formatted  with  parentheses for positive or all values.  Info_type  "address"  "col"  "color"  "contents"  "filename"  Returns  Reference of the first cell in reference.

##0_).##0.##0.00)   0%   0.##0)   $#.##0)   $#.00  #.0"  "F2"  ". and  "v" for value if the cell contains anything else.00%   0.  Text  value  corresponding  to  the  type  of  data  in  the  cell.  and  reference  is  a  cell  formatted  with  a  built‐in number format.00_).[Red]($#.  If  omitted.  Row number of the cell in reference.($#.  Returns  "b"  for  blank if the cell is empty.##0.[Red]($#.##0_).00_).  If the Microsoft Excel format is  General   0  #. and 1 if the cell is locked.##0   0. "l" for label if the cell contains a text constant.  "width"  Reference  the  cell  that  you  want  information  about.($#.##0.  information  specified  in  info_type is returned for the last cell that was changed.00)  $#.CarltonCollins.Excel Functions. Macros & Data Commands  text ("") if the cell contains anything else.   "protect"  "row"  "type"  0 if the cell is not locked.00   $#.2"  "C0"  "C0‐"  "C2"  "C2‐"  "P0"  "P2"  "S2"  "G"  "D4"  "D1"  "D2"  www.##0.00E+00   # ?/? or # ??/??  m/d/yy or m/d/yy h:mm or mm/dd/yy  d‐mmm‐yy or dd‐mmm‐yy  d‐mmm or dd‐mmm  CELL returns  "G"  "F0"  ".  Each  unit  of  column  width is equal to the width of one character in the default font size.  Column  width  of  the  cell  rounded  off  to  an  integer.com  Page 38  Copyright May 2010  . The following list describes the text  values  CELL  returns  when  info_type  is  "format".

Excel Functions. then you must recalculate the worksheet to update the CELL formula. and if the cell is formatted later  with a custom format.        www.CarltonCollins. Macros & Data Commands  mmm‐yy   mm/dd  h:mm AM/PM   h:mm:ss AM/PM   h:mm   h:mm:ss   "D3"  "D5"  "D7"  "D6"  "D9"  "D8"    If the info_type argument in the CELL formula is "format".com  Page 39  Copyright May 2010  .

com  Duplicate Finder  AddinTools  AddinTools Assist  CDX  Zip Stream  Click 2 Convert  Converts PDF to Excel formats  DigDB  Add‐ins for Excel®  JKP Application Development  Flexfind for Excel  J‐Walk & Associates.  Advanced Find & Replace. Inc. Merge Cells  Wizard  Add‐Ins. Macros & Data Commands  Third‐Party Solutions – In case Excels built in functions are not sufficient to meet your  needs.CarltonCollins.  Power Utility Pak Version 7  Office Assistance LLC  Similar Data Finder for Excel®  PATools  PATools Advanced Find Replace  PDF2XL  Converts PDF files to Excel Formats  Spinnaker Software Solutions  Spinnaker DB tools for Excel  Vonnix  Excel Power Expander 4.    Provider  Product  Add‐in Express Ltd.Excel Functions.com  Page 40  Copyright May 2010  .6  WinPure  ListCleaner Lite  ListCleaner Pro  Clean and Match 2007          www. following is a partial list of third‐party providers that have products that are used to  clean data in a variety of ways.

Excel Functions. Macros & Data Commands    Chapter 4    Data Commands  The Heart & Soul Of Excel     www.CarltonCollins.com  Page 41  Copyright May 2010  .

 Macros & Data Commands  The  Data  Menu ‐  Perhaps  the  parts  of  Excel  that  are  of  most  value  to  CPAs.  In  other  words.  and  we  will  concentrate the next hour to studying these commands. Contiguous  Data  ‐  The  “A  to  Z”  sorting  tool  can  sort  large  matrix  of  data  automatically  as  long  as  the  data  is  contiguous.CarltonCollins.  your  data  should  contain  no  blank  columns.  Key  sorting  points are as follows:    1.            Data  Sort  ‐  The  Sort  tool  does  exactly  what  it  implies  –  it  sorts  and  data. A  to  Z  Button  ‐  Simply  place  the  cursor  in  the  desired  column  for  sorted.com  Page 42  Copyright May 2010  .  Excel  will  automatically  sort  all  continuous  columns  that  have  headings  and  all  contiguous  rows  from  the  top  row  under  the  heading  labels  down  to  the  last  row  in  the  selected  column  that  contains  data.    2.  and  the  columns  must  all  be  labeled.  (Note  ‐  If  you  accidently  select  2  cells  instead  of  just  one.  no  blank  rows.  Only then will Excel always correctly select the entire matrix for sorting.)    www.  your  results will not be correct.  but  least  used  by  CPAs  are  the  Data  commands  found  under  the  Data  menu  in  Excel  2003  and  earlier.  and  press  the  A  to  Z  or  Z  to  A  button  as  the  case  may  be.  and  on  the  data  Ribbon  in  Excel  2007.Excel Functions.  These  commands  are  shown  below.

  Presented below is a dialog box which shows this expanded functionality.         4. The sort‐by‐color options are shown below.  This  is  handy  in  many  ways.    www. Macros & Data Commands  3.  instead  of  just  3  columns.  or  both. In  other  situations  CPAs  use  conditional  formatting  to  apply  color  to  cells  using  a  wide  variety  of  rules.com  Page 43  Copyright May 2010  . To do  so. Sort  by  64  Columns ‐  The  “Sort”  tool  is  dramatically  enhanced  in  Excel  2007  as  it  now  provides  the  ability  to  sort  by  up  to  64  columns.  select  the  options  box  in  the  Sort  Dialog  box  and  click  the  check  box  labeled  “Sort left to Right” as shown below.Excel Functions.  Sometimes  CPAs  use  color  to  tag  or  mark certain cells  ‐ and later find it useful to be able to sort by those markings. Sort by Color – Excel 2007 now provides the ability to sort by font color or by cell  color. Sort Left to Right – Excel has always provided the ability to sort left to right.CarltonCollins.        5.  Thereafter  Excel  can  sort  the  data  based  on  the  resulting  colors.

  start  with  any  list  of  data  and  turn  on  the  AutoFilter tool. Then position your cursor in the column you want to filter and use the drop  down arrows to apply your filters as shown in the screen below. you needed to use the =CELL function in order to identify information about  a  given  cell  such  as  the  cell  color  or  font  color.  you  can  clear  a  filter  to  once  again  redisplay  all  of  the  data.  the  partner  seniority  does  not  match  the  alphabetic  names.    6.  you  could  create  a  Custom  List  in  the  excel  Options  dialog  box  listing  the  partners  in  the  desired  order. For example.CarltonCollins.  When  you  are  done.Excel Functions.  and  the  remaining  Partners  based  on  seniority. and the  Managing  partner  prefers  to  be  shown  at  the  top  of  the  list.  it  was  possible  to  sort  by  color  in  Excel  2003.  In  this  case. Macros & Data Commands         To  be  accurate.  and  then  sort  future  reports based on that order.  the  results  of  that  function  could  be  used  to  sort  rows  –  which  effectively  means  that  you  can  sort  by color in Excel 2003 – but it takes a bit more effort. Sort  By  Custom  List  –  Another  sorting  capability  in  Excel  is  the  ability  to  sort  by  Custom List.com  Page 44  Copyright May 2010  .  Once  you  have  filtered  the  data.  Thereafter.  To  use  this  tool.  nor any     Filtering  Data  ‐  Using  AutoFilter  to  filter  data  allows  you  to  view  a  subset  of  your  data  in  a  range  of  cells  or  table.    Perhaps a better example use of this feature would be to create a non‐alphabetic  custom  list  of  your  chart  of  accounts.  www. assume a CPA firm has ten partners.  To  accomplish  this  task.  you  can  apply  additional  filters  to  further  refine  your  data  view.  and  then  sort  transactions  to  produce  a  general ledger in chart of account order – even if your preferred chart of accounts  is  not  alphabetical.

 and the columns must all be labeled.  the  screen  presented below shows filtered data for only Macon and Savannah properties.CarltonCollins. Macros & Data Commands      Once  the  filters  are  applied.  no  blank rows.  In  other  words.    Key Points Concerning The AutoFilter Command:    1.Excel Functions.  your  data  should  contain  no  blank  columns.com  Page 45  Copyright May 2010    .  For  example.   www.  you  will  see  a  subset  your  data. You can apply filters for multiple columns simultaneously.  a  small  funnel  appears  in  the  drop  down  arrow  button  to  indicate  that  a filter has been applied. Contiguous  Data  –  The  AutoFilter  tools  works  best  when  you  are  working  with  data  that  is  contiguous.         As  filters  are  applied.

 Macros & Data Commands    2. a faster way to remove multiple filters is  to  turn  off  filtering  and  then  turn  filtering  back  on.  Each of these filter types is mutually exclusive for each range of cells or column table. but not by both. Filter by Multiple Columns ‐  You can filter by more than one column.Excel Functions.  In  Excel  2007  you  can  simple  click  the Clear button in the Sort and Filter Group as shown below.         4.  For  example. Filter Applied ‐ A Filter button   means that a filter is applied.    www. Filters  Enabled  ‐  A  drop‐down  arrow    means  that  filtering  is  enabled  but  not  applied.CarltonCollins.    3.  but  not  by  both.    7. Three  Types  of  Filters  –  You  can  filter  based  on  list  values.com  Page 46  Copyright May 2010  .  you  can filter by icon or by a custom filter.  by  formats. Removing Filters – In Excel 2003 and earlier.  or  by  criteria.         6.  you  can  filter  by  cell  color  or  by  a  list  of  numbers. Filters  are  Additive  ‐  Each  additional  filter  is  based  on  the  current  filter  and  further  reduces the subset of data.    5.

Filter  Spanning ‐  The  commands  under  the  All  Dates  in  the  Period  menu.  Note  –  These  values  are  based  on  the  original  range  of  cells  or  table column and not the filtered subset of data.  such  as  January  or  Quarter  2.  Point  to  Filter  by  Numbers  that  are  Above/Below  Average.  Point  to  Number  Filters  and  then  select  Top  10. the year 2000 is a leap year.  click  Filter.CarltonCollins.  filter  by  the  period  no  matter  what  the  year.  whereas  Year  to  Date  only  returns  dates  up  to  and  including  the  current  date.  on  24  February  1582.Excel Functions.  simply  format  the cells to show the day of the week.  to  compare  sales by a period across several years.    9.  except  for  years  that  are  exactly  divisible  by  100.  in  the  Sort  &  Filter  group.  click  Items. Filtering  Dates  ‐  All  date  filters  are  based  on  the  Gregorian  calendar  as   decreed  by  Pope  Gregory  XIII. Filtering  By  Days  of  Week ‐  If  you  want  to  filter  by  days  of  the  week.  For  example. Top & Bottom Filtering ‐ On the Data tab.  Note  ‐  Top  and  bottom  values  are  based  on  the  original  range  of  cells  or  table  column  and  not  the  filtered subset of data.  Year‐to‐Date  Filtering  ‐  This  Year  and  Year‐to‐Date  are  different  in  the  way  that  future  dates  are  handled.  click  Percent.  This  Year  can  return  dates  in  the  future  for  the  current  year.  www.    12.    10.    13.  for  example.com  Page 47  Copyright May 2010  .  after  whom  the  calendar  was  named.  To  filter  by  number. Macros & Data Commands  8.  This  can  be  useful. Above  &  Below  Average  Filtering  ‐  On  the  Data  tab.  the  year  1900  is  not  a  leap  year.  To  filter  by  percentage. in  the  Sort  &  Filter  group.  The  Gregorian  calendar  modifies  the  Julian  calendar's  regular  four‐ year cycle of leap years as follows: Every year that is exactly divisible by four is a leap  year.  click  Filter.    11.  the  centurial  years  that  are  exactly  divisible  by  400  are  still  leap  years. This  Year  vs.

  click  Filter by Selected Cell's Icon.  such  as  Microsoft  Access.      Data Form – Excel’s 2003 Data Form tool makes Excel look more and behave more like a  database.  number. Macros & Data Commands    14.  To  filter  by  font  color.Excel Functions.    17.    16. You may find that using a data  form can make data entry easier than moving from column to column when you have more  columns  of  data  than  can  be  viewed  on  the  screen.    15.)           A  data  form  provides  a  convenient  means  to  enter  or  display  one  complete  row  of  information in a range or table without scrolling horizontally.  select Filter by Cell Color.  or  date  or  time.  click  Filter  by  Selected  Cell's  Font  Color.  click  Filter  by  Selected  Cell's  Value  and  then:  To  filter  by  cell  color. Filtering  Out  Blanks ‐  To  filter  for  blanks.  clear  (Select  All). Refreshing  Filters ‐  To  reapply  a  filter  after  the  data  changes.com  Page 48  Copyright May 2010  .  click  a  cell  in  the  range  or table. and then on the Data tab. Filter  by  Selection ‐  To  filter  by  text. in the Sort & Filter group.  and  then  depending  on  the  type  of  format.  click  Filter  by  Selected  Cell's  Color.  Use  a  data  form  when  a  simple  form  of  www.  and  then  at  the  bottom  of  the  list  of  values.  select  (Blanks).  (The  Form  button  has  not  been  included  on  the  Office  Fluent user interface Ribbon. Filter by Font Color. or Filter by Cell Icon. Filtering  By  Color ‐  Select  Filter  by  Color. but you can still use it in Office Excel 2007 by adding the Form  button to the Quick Access Toolbar.CarltonCollins. click Reapply.  in  the  AutoFilter  menu  at  the  top  of  the  list  of  values.  To  filter  by  icon.

 such as a list box or spin button.  Once  inserted. You  might  consider  using  the  Windows  Print  Screen  key  to  make  an  image  of  the  form.      Data  Subtotals  –  Excel  provides  an  automatic  subtotaling  which  will  automatically  calculate  and  insert  subtotals  and  grand  totals  in  your  list  or  table.  Examples  of  a  the  Subtotal  dialog  box  and  a  resulting  subtotaled  table are shown below.    Key Points using data Form:    1. and then paste it into Microsoft Word for printing. The Subtotal command also outlines the list so that you can display and hide the detail  rows  for  each  subtotal.  Excel  recalculates  subtotal  and  grand  total  values  automatically  as  you  enter  and  edit  the  detail  data. You cannot print a data form. Macros & Data Commands  text  boxes  that  list  the  column  headings  as  labels  is  sufficient  and  you  don't  need  sophisticated or custom form features.Excel Functions.com  Page 49    Copyright May 2010  .      Key points to Consider When Using Subtotaling are as follows:  www.CarltonCollins.  you  cannot  use  either  the  Excel  Print  command or Print button until you close the data form.     2. Because  a  data  form  is  a  modal  dialog  box.     3.

  and  other functions.  no  blank rows.  You  can  then  condense  and  expand  the  data  in  total  and  by  subtotal.         5. else you will receive erroneous results.  which  is  really  cool.  averages.     2.CarltonCollins. Automatic  Outlining  ‐  Subtotaling  automatically  inserts  Outlines. Other  Mathematical  Applications ‐  The  Subtotal  tool  not  only  calculates  subtotals.  but  it  can  also  calculate  minimums. Contiguous  Data  –  The  Subtotal  tools  works  best  when  you  are  working  with  data  that  is  contiguous. Macros & Data Commands    1.  as  shown  in  the screen below. Sort  Before  Your  Subtotal  ‐  You  must  sort  the  data  by  the  column  you  wish  to  Subtotal by.  your  data  should  contain  no  blank  columns.  standard  deviations. Subtotals  in  2007  Tables  –  Excel  2007  deploys  Subtotaling  a  little  differently  in  that  the  Subtotal  tool  appears  at  the  bottom  of  each  column  in  each  table.  In  other  words. and the columns must all be labeled.com  Page 50  Copyright May 2010  .  Some  CPAs  also  like  to  copy  and  paste  the  condensed  subtotal  information  to  another  location  but  find  that  this  process  copies  and  pastes  all  of  the  data.         4.Excel Functions.  maximums.  There  are  two  ways  to  achieve  a  clean  copy  and  paste  without  grabbing  all  the  hidden  data  as  follows:  www.     3.

com  Page 51  Copyright May 2010  .  This  option  is  better  because  it  is  faster  and  less  error  prone. CTRL  key  –  Hold  the  Control  Key  down  while  you  individually  click  on  each  subtotal  row. You  might also use this  tool  to  enable  data  input  to  a  drop  down  list.    Start  with  the  dialog  box  below  to  create  your  drop  down  list  functionality.CarltonCollins.  For  example.  This  tool  will  select  on  the  data  you  can  see. you have to start over.        After  making  all  the  necessary  selections  in  the  validation  list  dialog  box. Macros & Data Commands  a.  your  worksheet  will behave as shown below.    b. This will enable you to copy and paste just the subtotal data.  you might want the user to enter only values between 1% and 99%.     www.  This  has  two  advantages  in  that  it  can  be  faster  and  more  accurate. This approach can  be problematic because if you mis‐click.     Data Validation     Data  Validation  can  be  used  to  limit  the  data  that  can  be  entered  into  a  cell.  after  which  the  copy  and  paste  routine  will   yield  the  desired  results.Excel Functions. Select  Visible  Cells  –  A  better  approach  is  to  use  the  Select  Visible  Cells  tool.

  you  can  show  them  an  actual  error  message.  When  users select  the  cell.  the  user  has  typed  $4.Excel Functions.    www.  which exceeds the maximum limit specified for commissions and bonuses.  and  instructions  to help users correct any errors.CarltonCollins.  you  might  use  data  validation  to  calculate  the  maximum  allowed  value  in  a  cell  based  on  a  value  elsewhere  in  the  workbook. you can set up a cell  to  allow  only  account  numbers  that  are exactly three characters  long.  In  a  more  advanced  scenario.com  Page 52  Copyright May 2010  . Macros & Data Commands    You  can  also  provide  messages  to  define  what  input  you  expect  for  the  cell.  such  as  a  two‐digit  or  five‐digit  number. in a marketing workbook.  In  the  following  example. you can show them a message such as this one:        If  users  ignore  this  message  and  type  invalid  data  in  the  cell. For example.000  in  cell  E7.

 Macros & Data Commands      If  the  payroll  budget  were  to  increase  or  decrease.          www.Excel Functions.CarltonCollins.com  Page 53  Copyright May 2010  .  the  allowed  maximum  in  E7  would  automatically increase or decrease with it.

 sorting.  This  way  you  will  see  the  resulting  pivot  table  magically appear and it will help you better understand the important relationship between  the pivot pallet and the field name list.  just  drag  and  drop  column  and  row  headings  to  move  data  around. attractive. Preparing concise.  Start  with  an  Excel  worksheet  data  that  contains  several  columns  of  data  –  the  data  must  include  column  and  row  headings  and  it  helps  if  the  data  is  contiguous. Macros & Data Commands  PivotTables      The PivotTable report tool provides an interactive way to summarize large amounts of data.  Place  your  cursor  anywhere  in  the  data  and  select  PivotTable  from  the  Data  menu  in  Excel  2003  and  click  Finish. and conditionally formatting your data.  i.  c.  e. grouping. Subtotaling and aggregating numeric data. Summarizing data by categories and subcategories  g. Expanding and collapsing levels of data.  f. Querying large amounts of data.  PivotTables  present  multidimensional  data  views  to  the  user  –  this  process  is  often referred to as “modeling”.  To re‐arrange  the  PivotTable  data.Excel Functions. or “OLAP data cubes”.com  Page 54  Copyright May 2010  .      If  you  have  never  used  a  PivotTable  before. Drilling down to details from the summary data     In  essence.    Let’s  create  a  simple  PivotTable. and annotated online or printed reports   d. “data‐cube analysis”.     www.  or  from  the  insert  Ribbon  in  Excel  2007.   b.  The  best  way  to  understand  a  PivotTable  is  to  create  a  blank  Pivot  Table  and  then  drag  and  drop  field  names  onto  that  blank  table.  Use should use the PivotTable tools to crunch and analyze numerical data PivotTable  reports are particularly useful in the following situations:    a. Creating custom calculations and formulas. Rearranging rows to columns or columns to rows (or "pivoting") to see different  summaries of the source data.   PivotTables are a great data analysis tool for management. Filtering.  h.CarltonCollins.  initially  the  concept  can  be  difficult  to  grasp.   This  process  is  shown  below:  Let’s  start  with  a  page  of  data  summarizing  the  results  of  tax  season  as  all  of  the time sheet entries have been entered onto a single worksheet as shown below.

CarltonCollins.com  Page 55  Copyright May 2010  .  Display. Your screen will now appear as follows:    www. Classic PivotTable Layout.Excel Functions. Macros & Data Commands    Place  your  cursor  anywhere  in  the  data  and  select  PivotTable  from  the  Insert  Ribbon  as  shown below:          For learning purposes let’s right mouse click on the pivot table and select PivotTable Options.

  After  added some data to your blank Pivot Palette.  simply  drag  and  drop  field  names  shown  on  the  right  onto  the  blank  Pivot  palette  shown  on  the  left.    To  proceed. your data will look something like this:          www.  your  report  grows  larger.CarltonCollins.  As  an  alternative  you  could  use  the  check  boxes  next  to  field  names  –  this  functionality  is  new  in  Excel  2007.com  Page 56  Copyright May 2010  .Excel Functions. Macros & Data Commands      I  like  for  CPAs  to  learn  how  to  use  Pivot  Tables  in  this  view  because  it  visually  helps  them  understand  the  all  important  relationship  better  the  blank  pivot  palette  and  the  PivotTable  field List.  With  each  drop. both elements of which are shown in the screen above.

 (Or by any row when sorting left to right)    g. PivotTables can be Drilled.         Double clicking on any number in a pivot report will automatically produce a new worksheet  complete with all supporting detail that comprises the summary number.Excel Functions.  Very  quickly  your  report  comes  together  as  shown  below. or in different locations in the PivotTable Field list Box.     There  are  a  multitude  of  PivotTable  options  that  can  be  applied  to  alter  the  appearance  or  behavior of your Pivot table.  Your  raw  data remains unchanged as new Pivot tables are created.com  Page 57  Copyright May 2010  .  Or  if  you  prefer  you  can  set  your  PivotTables  to  update  themselves  at  regularly  scheduled intervals – say every ten minutes.    e.  PivotTables can be pivoted. You  can  alter  the  PivotTable  simple  by  dragging  and  dropping  the  field  names  in  different  locations on the Pivot palette.    h. As  your  raw  data  changes.    f.    i.  it  appears  on  the  Pivot table Report. You  can  create  as  many  Pivot  Reports  as  you  want  from  your  initial  raw  data  page.     Key Points Concerning Pivot Tables are as Follows:    a.  As  data  is  selected  in  the  list.    c. PivotTables can be sorted by any Column. PivotTables can be copied and pasted. A  key  to  understanding  PivotTables  is  understanding  the  relationship  between  the  Blank  Pivot  palette  and  the  PivotTable  Field  list.    b.     d.  your  pivot  tables  are  updated  each  time  you  press  the  refresh  button. Macros & Data Commands  Next  format  and  filter  the  Pivot  Report. Notice the filter button has been applied and a Pivot table style has also been applied  for appearance. PivotTables can be Filtered.CarltonCollins.  www.

    j.  OLAP  data  Cube  is  just a fancy word for PivotTable – and there is no difference. counted.    A  new  feature  called  “Compact  Form”  organized  multiple  column  labels  into  a  neatly  organized outline which is easier to read.  The  PivotTable  tool  for  accomplishing  this  task  is  not  included  in  the  ribbon  –  you  will  find  it  by  Customizing  the  Quick  Access  Tool  Bar  and  searching  the  “Commands  Not  Shown  in  the  Ribbon”  tab  to  find  the PivotTable and PivotChart Wizard Option.    PivotTable Data can be shown as numbers or percentages at the users desire. etc. l. as shown below.    Many  accounting  systems  can  push  data  out  of  the  accounting  system  into  an  Excel  PivotTable  format  –  this  is  commonly  referred  to  as  an  OLAP  Data  Cube. r. minimized.     PivotTables  can  automatically  combine  data  from  multiple  data  sources. maximized.com  Page 58  Copyright May 2010  .CarltonCollins.    Blank rows can be displayed or suppressed at the users desire. it can be averaged. m. Macros & Data Commands    PivotTables can be formatted using PivotTable Styles. k.Excel Functions. o.    www.  The  PivotTable  tool  for  accomplishing  this  task  is  not  included  in  the  ribbon  –  you  will  find  it  by  Customizing  the  Quick  Access  Tool  Bar  and  searching  the  “Commands  Not  Shown  in  the  Ribbon”  tab  to  find  the PivotTable and PivotChart Wizard Option. q. p. n.    PivotTable can not only be summed.    PivotTables  can  query  data  directly  from  any  ODBC  compliant  database.     Subtotals and grand totals can be displayed or suppressed at the users desire.

    www.  Presented  below is an example PivotChart.CarltonCollins.  Excel  creates  a  blank  PivotTable.  row. Here is the blank Pivot Palette view.Excel Functions. Excel  also  provides  a  PivotChart  function  which  works  similarly  to  PivotTables.         Excel  2003  PivotTables  work  very  similarly  as  shown  below.  the  resulting  report is displayed on the fly. Macros & Data Commands      s.  or  data  section.  and  the  user  must  drag  and  drop  the  various  fields  from  the  PivotTable  Field  List  onto  the  appropriate  column.  As  you  drag  and  drop  these  items.com  Page 59  Copyright May 2010  .

  Presented  below  are  but  a  few  examples  of  hundreds  of  possible  reports  that  could  be  viewed  with  this  data  through  the  PivotTable format. Further.        This  report  shown  above  shows  the  total  resulting  sales  for  each  marketing  campaign  for  each of the 4 months marketing campaigns were conducted.CarltonCollins.  but  only  in  April  and  July.Excel Functions.  or  move  field  names  around.  A  few  observations  include  the  fact  that  overall  Radio  Spots  are  the  most  profitable  type  of  campaign. Macros & Data Commands      Now  drag  and  drop  field  names  from  the  Pivot  Table  field  list  onto  the  Pivot  pallet.        In  this  screen  we  see  the  same  information  is  shown  as  a  percentage  of  the  total.  respectively.  This  action  will  automatically  create  Pivot  Table  reports  –  and  they  will  change  each  time  you  drop  additional  field  names.  In  January  and  October.    www. produce better results. April campaigns had the best response overall.  local  ads  and  direct  mail.com  Page 60  Copyright May 2010  .

    They  can  also  be  published  on  the  Internet  (or  on  an  Intranet)  as  interactive Web pages.  but  coupons  were  most  effective  in  Columbus.        Filtering  Pivot  Tables ‐  If  you  take  a  close  look  at  your  resulting  pivot  tables.Excel Functions. The chart below provides a  visual look at the data shown above.  you  will  notice  that  Excel  automatically  inserts  a  filter  button  on  each  field  list  as  shown  by  the  drop  down  arrows in the screen below:     www.  This allows users to “play” with the data.CarltonCollins.com  Page 61  Copyright May 2010  . Macros & Data Commands      Further  analysis  in  the  screen  above  tells  us  that  our  results  vary  widely  from  one  city  to  the  next.  coupons  were  least  effective.  In  New  York.  Pivot  charts  based  on  PivotTable  data  can  be  modified  by  pivoting  and/or  narrowing  the  data.

 Excel also offers a pivot table options box as well as  a layout wizard that makes producing pivot tables a little easier.Excel Functions.CarltonCollins.   www.  Simply  double  click  on  any  number  in  a  pivot  report  top  have  Excel  automatically  insert  a  new  sheet  and  produce  the  detailed  report  underlying  the  number  you  clicked  on. these options boxes control the types of  subtotals produced in your pivot reports. Macros & Data Commands      This  drop  down  filter  list  makes  it  easy  to  refine  your  report  to  include  just  the  data  you  want.  An example of this is shown below:        Pivot  Table  Options  ‐  By  right  mouse  clicking  on  your  pivot  table  you  will  reveal  several  option settings boxes as shown below. For example.    Drilling  Pivot  Tables  ‐  Another  nice  feature  in  pivot  tables  is  that  they  are  automatically  drillable.com  Page 62  Copyright May 2010  .

 Macros & Data Commands                                                                  www.CarltonCollins.com  Page 63  Copyright May 2010  .Excel Functions.

  you  are  doing  “what‐if  analysis”.  you  should  instead  use  scenarios.       The next step is to create a “Two‐Way Data Table” displaying the resulting payment amount  given  a  variety  of  lengths  of  the  loan.    Loan  Analysis ‐  In  this  exercise.com  Page 64  Copyright May 2010  .  Although  it  is  limited  to  only  one  or  two  variables  (one  for  the  row  input cell  and  one  for  the  column  input  cell).  a  data  table  can  include as many different variable values as you want.  When  you  use  data  tables. A scenario can have a maximum of 32  different values. Goal Seek  3.  as  shown  below  in  B8.  B10.  This  process  is  started  by  creating  a  list  of  the  alternative  loan  amounts. Scenarios    A  data  table  cannot  accommodate  more  than  two  variables. Data Tables  2.  B9.  What‐if  analysis  is  the  process  of  changing  the  values  in  cells  to  see  how  those  changes  will  affect  the  outcome  of  formulas  on  the  worksheet.    www. Macros & Data Commands  Data Table (“What‐if Analysis”)     Data  tables  are  part  of  a  suite  of  commands  that  are  called  what‐if  analysis  tools. but you can create as many scenarios as you want.CarltonCollins.  you  can  use  a  data  table  to  vary  the  interest  rate  and  term  length  that are used in a loan to determine possible monthly payment amounts.  etc.  Cell  C7  must  reference  the  results you want to be displayed in the table.     Three categories of What‐if Analysis Tools ‐ There are three kinds of what‐if analysis tools in  Excel:     1. interest rate and number of periods.Excel Functions.  If  you  want  to  analyze  more  than  two  variables.  we  start  by  creating  a  simple  Payment  function  to  calculate  the payment amount of a loan given a loan amount.  For  example.

com  Page 65  Copyright May 2010  .CarltonCollins. Macros & Data Commands      The next step is to highlight the data table range and use the Data Table command under  the Data menu (as shown below) to generate the desired table.331 to  pay the loan off in just 10 years.800 to repay the loan in just  5 years.Excel Functions.   www.      This process will generate the following table:          This table tells us that the same loan amount will require a monthly payment of $3. and a monthly payment of $5.

  the  reduction in payments simply aren’t worth the additional length of the loan.  The  only  time  you  might  be  www.com  Page 66  Copyright May 2010  .  no  one  should  ever  obtain  a  fair  market  loan  for  more  than  15  years.CarltonCollins. This line chart will provide some interesting observations regarding the benefits  and detriments of paying off loans over longer periods.      The resulting chart is shown as follows:        Based  on  this.Excel Functions. This same basic  behavior  is  seen  whether  the  interest  rate  is  1%  or  100%. Macros & Data Commands    The next step in this exercise is to generate a line chart based on the data table we just  created.

  If  you  want  to  accept  more  than  one input value. how long you want to  take to pay off the loan.  Goal  Seek  works  only  with  one  variable  input  value.  and  has  created  three  alternative  scenarios  to  generate  the  revenues  that  will  result  given  a  variety  of  mark  up  assumptions  –  in  this  case  100%. both the loan amount and the monthly payment amount for a  loan.  use  the  Goal  Seek  feature. You know how much money you want.com  Page 67  Copyright May 2010  .  For  example.  suppose  that  you  need to borrow some money.CarltonCollins. you use the Solver add‐in discussed at the end of this manual.  An  example  is  shown  below. and how much you can afford to pay each month. for example.  and  worst  cases  scenarios). Macros & Data Commands  justified  in  obtaining  a  loan  loner  than  15  years  might  be  when  you  are  extended  a  favorable interest – this better than a fair market interest rate.  most  likely.    Goal Seek   If  you  know  the  result  that  you  want  from  a  formula.  It is particularly useful for worksheets such as budgets in which  users  have  often  saved  multiple  copies  of  the  same  worksheet  to  accomplish  the  same  objective.  In  this  example.  but  are  not  sure  what  input  value  the  formula  needs  to  get  that  result. 110% and 120% markups.    Scenarios   Scenario  Manager  allows  you  to  create  and  save  multiple  “what  if”  scenarios  (such  as  best  case. You can use Goal  Seek  to  determine  what  interest  rate  you  will  need  to  secure  in  order  to  meet  your  loan  goal.  a  tire  company  has  prepared  a  revenue  budget  for  the  coming  year.Excel Functions.  You  can  also  create  a  summary  table  of  the  scenario results in seconds.        www.

  This  underscores  that  best  purpose  of  scenario manager  which  is  to  keep  track  of  older  and changing  data  through  time. and 120% markup. Macros & Data Commands  Pressing  the  summary  button  in  the  scenario  manager  dialog  box  will  create  the  following  Pivot  Table  of  possible  alternative  results.  the  newly  created  data  can  be  positioned  and  formatted next to the original projections as shown in the screen below.  revised  assumptions. 110%.  For  example.         With  a  few  simple  copy  paste  commands.  Here  we  see  detailed  revenue  projections  for  all  tires and labor fees given all three possible scenarios of 100%.  www.com  Page 68  Copyright May 2010  .  a  complex  projection  containing  scenarios  based  on  original  assumptions.  and  see  how those assumptions changed as project planning progressed.Excel Functions.CarltonCollins.  rather  than  producing  what‐if  scenarios.  and  final  assumptions  will  allow  management  to  go  back  and  review  the  assumptions  used  throughout  the  project.        Of course the scenarios above could have been created easily using simple formulas instead  of  using  the  scenario  manager  tool  as  described  above.

  There are two different sitautions as follows:    www.com  Page 69  Copyright May 2010  . Macros & Data Commands  Data ‐ Text to Columns    As  discussed  earlier  in  this  manual.  You  also  should  keep  enough  blank  columns  to  the  right  of  the  selected column to prevent existing data in adjacent                Data Consolidate    Excel  can  combine.  For  example. Note   A range that you want to split can include any number of rows.).  the  worksheet  below  contains  a  column  of  full  names  and  amounts  that  you  want  to  split  into  separate  columns.  range  (range:  Two  or  more  cells  on  a  sheet. but it can include  no  more  than  one  column.CarltonCollins.  When  this  happens.  summarize.  often  CPAs  receive  data  from  their  clients  or  IT  departments  that  is  in  text  form.Excel Functions.  The  Text  to  Columns  Wizard  parses  the data automatically into separate     Select  the  cell.  and  report  consolidated  results  from  separate  worksheets.  or  entire  column  that  contains  the  text  values  that  you  want  to  split.  The  cells  in  a  range  can  be  adjacent  or  nonadjacent.  Excel  can  split  the  contents  of  one  or  more cells in a column and distribute those contents as individual parts across other cells in  adjacent  columns.  The  underlying  worksheets  can  be  in  the  same  workbook  or  in  other  separate  workbooks.

 Macros & Data Commands  1. You  Are  Consolidating  Similar  Data  –  Such  as  departmental  budgets  where  every  worksheet  contains  the  exact  same  labels  in  the  exact  same  cells.  In  this  case.  You  can  use  a  consolidation to roll up these figures into a corporate budget worksheet. You  Are  Consolidating  Dis‐Similar  Data  –  The  various  worksheets  contain  different  row  and  column  descriptions  located  in  different  locations  on  the  worksheets.com  Page 70  Copyright May 2010  .  In  this  case  you  should  use the Data Consolidate command.CarltonCollins.   For  example. as shown below.  In  this  case.  Excel  will  do  the  work  for  you.    2.  assume  that  you  have  received  budgets  from  multiple  departments.  and  you  want  to  combine  them  together.  you  can  write  a  “Spearing  Formula” which can consolidate the necessary information easily.            www.Excel Functions.

  Use  an  outline  to  quickly  display  summary  rows  or  columns.  you  can  create  an  outline  of  up  to  eight  levels.   www.  or  to  reveal  the  detail  data  for  each  group.  For  example.  All  you  need  is  a  connection  to  the  Internet  and  of  course. Macros & Data Commands  Data Grouping & Outlining     If  you  have  a  list  of  data  that  you  want  to  group  and  summarize.  the  stock  price  information  in  Excel  is  updated  ‐  this sure beats picking numbers out of the newspaper.          Web Queries    Excel  includes  pre‐designed  “queries”  that  can  import  commonly  used  data  in  10  seconds.  Import  External  Data.  In  Excel  2007  and  later  use  the  Data  Ribbon.  Import  Data”  and  walk  through  the  web  query  wizard  for  importing  stock  quotes.CarltonCollins.  some  stock  ticker  symbols. In seconds.  represented  by  a  lower  number  in  the  outline  symbols.  In  Excel  2003  select  “Data.  Existing  Connections.  an  outline  of  columns. Excel will retrieve 20 minute delayed stock prices from the  web (during the hours when the stock market is open) and display a grid of complete up‐to‐ date stick price information that is synchronized to the stock market’s changing stock prices.  Each  inner  level.  one  for  each  group.  represented  by  a  higher  number  in  the  outline  symbols  displays  detail  data  for  the  preceding  outer  level.  With  each  click  of  the  “Refresh”  button.com  Page 71  Copyright May 2010  .  Stock Quotes option.  or  an  outline  of  both  rows  and  columns.  You  can  create  an  outline  of  rows  (as  shown  in  the  example  below).  you  could  use  a  web  query  to  create  a  stock  portfolio.Excel Functions.

        Refreshing the Stock Prices ‐ Once you have created your portfolio. Macros & Data Commands      Completing  the  Stock  Portfolio  –  Next  link  the  grid  data  to  another  worksheet.Excel Functions.  The  “Web  Query  Parameters  Box”.CarltonCollins.                 Query  Parameters ‐  There  are  numerous  options  to  help  you  extract  exactly  the  data  you  want  they  way  you  want  it.  as  wells  as  an  additional  column  to  computer the total value based on shares owned.  www.  “Web  Query  Options  box”  and  “External  Data  Properties  Box”  provide  numerous  options  for  controlling  your  web  query. simply click the Refresh  Data  button  on  the  “External  Data”  Toolbar  in  Excel  2003  or  on  the  “Data  Ribbon”  in  Excel  2007 shown below to update the current value of your Portfolio.com  Page 72  Copyright May 2010  . as shown below.  and  insert  new  columns  containing  the  number  of  shares  owned.

Excel Functions. user  permission.    3. and then click MS Query. For  example. Have  access  to  an  external  data  source ‐  If  the  data  is  not  on  your  local  computer. Macros & Data Commands  Database Queries     Microsoft Excel can also query and retrieve data you want from an external data source.CarltonCollins. you must:    1.  click Insert Database. or other information about how to connect to the database.  or  you  can  create  a  more  complex  query  by using the advanced features of Microsoft Query. Install  Microsoft  Query  ‐  If  Microsoft  Query  is  not  available.  suppose  we  have  some  data  in  our  accounting  system  –  Sage  MAS  200  ERP  that  we  would  like  to  analyze  in  Excel.     For  example.  you may need to see the administrator of the external database for a password.  You  can  create  a  simple  query  by  using  the  Query  Wizard.  you  can  retrieve  Microsoft  Excel  data  about  a  specific  product  by  region.  and  then  start  using  Microsoft  Query ‐    For  example.    To use Microsoft Query to retrieve external data. click Get Data.    2.  display  the  Database  toolbar.      www.  if  you  want  to  insert  database  information.com  Page 73  Copyright May 2010  .   We  can  use  the  Database  Query  Wizard  to  build  a  query that will extract the data we need and place it in an Excel spreadsheet. Specify  a  source  to  retrieve  data  from.  you  might  need  to  install it.

  You  will  then  have  the  option  to  filter  and  sort  the  data  before  it  is  imported.        Upon  the  selection  of  the  desired  database  a  list  of  tables  will  be  presented.Excel Functions.   Finally  you  will  be  given  the  option  to save the query so that you can run it at a later date without having to start from scratch.com  Page 74  Copyright May 2010  .  Choose  the  desired  tables. Macros & Data Commands      The  first  step  is  to  select  the  type  of  database  you  want  to  query  and  to  select  the  specific  database.  and  select  the  desired  data  fields  to  be  imported.    www.  Excel will then return a table full of the data you requested as shown in the screen below.CarltonCollins.

Excel Functions.CarltonCollins. Macros & Data Commands        www.com  Page 75  Copyright May 2010  .

com  Page 76  Copyright May 2010  . Macros & Data Commands    Chapter 5  MACROS      Automating Your Key Strokes    www.Excel Functions.CarltonCollins.

  or  otherwise  manipulating  data  in  Excel. Assign your Macro to an Icon. Macros & Data Commands  Macros     Macros  offer  a  powerful  and  flexible  way  to  extend  the  features  of  Excel.  simply  turn  on  the  macro  recorder.  check  boxes.  While macros represent one of the stronger features found in Excel.       2. The workbook you are using.  In  its’  simplest  form.  you  should  assign  it  to  a  toolbar  icon  so  it  will  always  be  available  no  matter  which  workbooks you have open.  Use  Excel. use Excel as you normally do.  It  is  crucial  that  you  understand the difference.      3.     6.  www.  While  the  process  is  simple  from  the  user’s  point  of  view.      1.  formatting. Record. or   b. There are six major points that I like to make about macros as follows.     5. then  assign  it  to  Text  or  a  macro  Button  so  it  will  be  quickly  available  in  your  current  workbook. as follows:     a.  a  macro  is  a  recording  of  your  keystrokes.     4. Advanced  Visual  Basic  Programming  –  For  the  truly  ambitious  CPA. Editing Macros – Once created.  configuring.  even  if  you  e‐mail  the  workbook  to  another user. they are rather easy to  create and use.  This  will  open  the  macro  subroutine  in  a  Visual  basic  programming  window and provide you with a plethora of VB tools.  underneath  the  covers  Excel  creates  a  Visual  Basic  subroutine  using  sophisticated  Visual Basic programming commands. Your Personal Macro Workbook (which by default is hidden from view)     If  your  macro  applies  to  all  workbooks. Macro Location – Macros can be stored in either of two locations. Absolute versus Relative Macros – An “Absolute” macro will always affect the same  cells  each  time  whereas  a  “Relative”  macro  will  affect  those  cells  relative  to  where  your  cursor  is  positioned  when  you  invoke  the  macro. then turn off the recorder.  in  the  Visual  Basic  Programming  window.  Stop  Recording  –  To  create  a  macro.  drop  down  menu  options. Text or a Button – To make it easy to run your macro. Presto – you have  created  a  macro.  then  store  it  in  the  Personal  Macro  Workbook  so  it  will  always  be  available  in  all  of  your  Excel  workbooks.  you  have  the  necessary  tools  you  need  to  build  very  sophisticated  macros  with  dialog  boxes. If the macro applies only to your current workbook.com  Page 77  Copyright May 2010  .  A  macro  stored  in  your  current  workbook  will  be  embedded  and  included  in  the  workbook.  They  allow  the  automation  of  repetitive  tasks  such  as  printing.  otherwise  store  it  in  your  current  workbook.Excel Functions.CarltonCollins. you can view and/or edit your macro using the View  Macros  option.

   iii. select the workbook where  you want to store the macro.   ii. turn on the “Developer Tab” in “Excel Options” (see below).      c. Subsequent  characters  can  be  letters. Spaces  cannot  be  used  in  a  macro  name  (an  underscore  character  is often used as a word separator. Creating a Macro ‐ To create a macro.  or  underscore  characters. enter a name for the macro.   v. Assign  a  CTRL  Combination  (optional)  –  You  can  assign  a  CTRL  combination  shortcut  key  to  run  the  macro  by  typing  any  lowercase  letter  or  uppercase  letter that you want to use in the Shortcut key box. click “Record Macro” in the “Code Group” on the  Developer Tab.com  Page 78  Copyright May 2010  . Macros & Data Commands  radio buttons – the whole works.      1. if you want a macro to be available  whenever you use Excel.  I  invite you to knock yourself out. Excel creates a  hidden personal macro workbook (Personal.xlsb) if it does not  already exist.     b. If you want a macro in the personal macro workbook to be run  automatically in another workbook.   ii.Excel Functions. select “Personal Macro Workbook”.  numbers.     a. The  shortcut  key  will  override  any  equivalent  default  Excel  shortcut key while the workbook that contains the macro is open. followed by some example macros. this workbook is saved in the C:\Users\user  name\AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart folder. and saves the macro in this workbook.      i. Assign a Name ‐ In the “Macro Name” box.      Presented below are more detailed comments and step‐by‐step instructions for creating  and invoking macros.   iv. this workbook is saved in the  C:\Documents and Settings\user name\Application  Data\Microsoft\Excel\XLStart folder.   iii.   iv. In Windows Vista. If  you  use  a  macro  name  that  is  also  a  cell  reference. To see all of this  power.      i.CarltonCollins.  you  may  get  an error message that the macro name is not valid. As mentioned above. you must also save that  www. In Microsoft Windows XP. Workbooks in the XLStart folder are opened automatically  whenever Excel starts. The first character of the macro name must be a letter. Macro Location ‐ In the “Store Macro In” list.      i.  When you select Personal Macro Workbook.

Stop Recording – When you are done click “Stop Recording” in the “Code  Group” On the “Developer Tab”.com  Page 79  Copyright May 2010  .     h. graphic. or control ‐ On a worksheet.  select  the  Show  Developer  tab  in  the  Ribbon  check  box.  you  can  enable  them  by  selecting Macro Security in the Code group on the Developer tab as shown below.  click  Enable  all  macros  (not  recommended.     d.      g.      e.      i.      f. Start Recording ‐ Click OK to start recording. You can also click Stop Recording on the left side of the status  bar. or control to which you want to assign an  existing macro. and then click OK. Start Typing ‐ Perform the actions that you want to record.     4. Turn  On  The  Developer  Tab ‐  Turn  on  the  Developer  tab  by  clicking  the  Microsoft  Office  Start Button.  Navigation  on  the  Ribbon  is  not  included  in  the  recorded  steps. Menu  Navigation  Not  Recorded  ‐  When  you  record  a  macro.  under  Top  options  for  working  with  Excel.      5.  potentially  dangerous code can run).     2. Example Macros  www.  only  the  commands that are executed are recorded in the macro. type a description of the  macro. In the Macro name box. click  the macro that you want to assign.     3. and then click Assign Macro.  and  then  click  Excel  Options. graphic.          Under  Macro  Settings.CarltonCollins. and then click OK. Macro Description ‐ In the Description box. right‐ click the object.  the  macro  recorder  records  all  the  steps  required  to  complete  the  actions  that  you  want  your  macro  to  perform. Macros & Data Commands  workbook in the XLStart folder so that both workbooks are  opened when Excel starts. Enable  Macros  –  If  the  macro  functions  are  disabled. Assign a macro to an object.  In  the  Popular  category.Excel Functions.

 Macros & Data Commands     a.  Assign  the  macro  to  a  macro  button  and  you  will  never  again  have  old  assumptions mixed in with your newer template.  tab  names.  etc.  date  and  time  stamps.com  Page 80  Copyright May 2010  .  create  a  macro  that  visits  each  cell  and  erases  that  data. Delete  Data  Macro  –  Do  you  have  a  template  that  you  use  often  that  contains  a  lot  of  variables?  If  so.      c.CarltonCollins.          www.  file  locations.  Select  all  of  the  worksheets  and  then  choose  Page  Setup  and  customize  the  header  and  footers  to  include  page  numbers.  and  even multiple reports and reporting will be snap in the future. Page  Setup  Macro  –  Start  recording  a  new  macro  called  page  setup.Excel Functions.     b.  insert  several  macro  buttons  to  print  each  report.  a  group  of  reports.  resetting  the  worksheet  for  use  in  a  new  set  of  criteria. Print Macros – Do you have a template that you print frequently from? If so.  Assign  the  macro  to  an  Icon  on  your  toolbar  or  Quick  Access  Bar  and  insetting  headers  and  footers  will  be  a  breeze  for  the  rest  of  your  life.

com  Page 81  Copyright May 2010  . Macros & Data Commands    Chapter 6  Miscellaneous        www.Excel Functions.CarltonCollins.

 You can apply  constraints  to  restrict  the  values  Solver  can  use  in  the  model. These  constraints will need to be stated in terms of formulas in the solver manager dialog box.CarltonCollins.Excel Functions.  Solver  adjusts  the  values  in  the  adjustable cells to produce the result you specify from the target cell formula.  Of  course the maximum results can be achieved by simply place in all monies in the investment  that yields the highest results.      www.  and  the  constraints  can  refer  to other cells that affect the target cell formula.  the  user  wishes  to  determine  how  much  money  to  invest  in  various  investments  in  order  to  maximize  the  return  on  those  investments.    A portfolio is shown below and some constraints have been included in lust form. In this case the user wants to diversify their funds across many types of  investments. Macros & Data Commands  Solver     Solver  is  one  of  the  more  powerful  features  in  Excel  because  it  can  solve  for  optimum  results  in  complex  worksheets  while  obeying  stated  constraints.  Therefore  constraints  are  established  such  as  no  more  than  35%  of  funds  can  be invested in blue chip stocks and the checking accounting must contain at least $100.  either  directly  or  indirectly.   With  Solver.    In  the  portfolio  example  shown  below.000.  to  the  formula  in  the  target  cell.com  Page 82    Copyright May 2010  . however this approach violates the “don’t put all of your eggs  in one basket rule”.  you  can  find  an  optimal  value  for  a  formula  by  manipulating  a  group  of  cells  that  are  related.

         The  target  cell  is  set  to  refer  to  the  total  portfolio  value  at  the  end  of  the  year  because  this  is  the  value  that  we  want  to  maximize.        www.CarltonCollins.  Once  solver  has  been  run  once. Finally the various constraints are expressed as formulas as  shown  in  the  lower  left  hand  corner  of  the  dialog  box.  For  example.Excel Functions.com  Page 83  Copyright May 2010  .  Inputting  that  new  amount  in  the  worksheet  will  cause  Excel  to  automatically  adjust  all  variables  to  produce  the  optimum  investment  mix  that  maximizes  earnings  without  violating  any  stated  constraints. Macros & Data Commands    The key to making solver work is the solver Parameters dialog box shown below.  The  changing  cells  are  set  to  reference  the  percentages of each investment.  you  may  later  determine  that  the  growth  rate  for  real  estate  is  a  different  amount.  the  solver  formulas  stick  to  the  worksheet  and  the  results  are  changed  and  updated  as  the  various  assumptions  in  the  worksheet  are  changed  and  updated.

CarltonCollins.com  Page 84  Copyright May 2010  .Excel Functions. Macros & Data Commands      Chapter 7  XML Data      www.

    1. applications. XML map security considerations   g.  transmission.  including  element  names  and  rich  data  types.  You  can  apply  these  transforms  before  you  import  XML  files  into  Excel  and  after  you  export  XML  files  from  Excel.xslt) files.   Schema files (.  which  elements  can  appear in combination. and  to  export  revised  XML  data  for  interaction  with  other  databases  and  applications.  and  interpretation of data between databases. Exporting XML data   3.Excel Functions.  that  defines  the  structure  of  an  XML  document.CarltonCollins.  Think  of  these  XML features as turning Office Excel into an XML data file generator with a familiar user interface. Working with single‐mapped cells   e. such as HTML or XML.xml). Key XML and Excel scenarios   2. which contain schema tags that enforce rules.  you  do  have  the  option  to  apply  or  not  apply the formatting before the data is added to the worksheet. Importing XML data   h.  If  XSLT  files  are  linked  to  XML  data  files  that  you  import  into  Excel.    XML data and schema files  Excel works primarily with two types of XML files:  XML data files (.) to worksheet cells. It is designed for use as part of XSL.  XML  follows  industry‐standard  guidelines  and  can  be  processed  by  a  variety  of  databases  and  applications.) (. XML data and schema files   b.  written  in  XML.)  data  that  is  created  from  other  databases  and  applications. and which attributes are available for each element. such as data type and validation.  data  structures.  validation.    Note    The  XML  standard  also  defines  Extensible  Stylesheet  Language  Transformation  (XSLT) (XSL  Transformation  (XSLT):  A  file  that  is  used  to  transform  XML  documents  into  other  types  of  documents. The basic process of using XML data in Excel   a. Macros & Data Commands  Overview of XML in Excel Hide All   Microsoft  Office  Excel  makes  it  easy  to  import  Extensible  Markup  Language  (XML) (Extensible  Markup  Language  (XML):  A  condensed  form  of  Standard  Generalized  Markup  Language  (SGML)  that  enables  developers  to  create  customized  tags  that  offer  flexibility  in  organizing  and  presenting  information. but only when you open an XML file  by using the Open command on the Microsoft Office Button . Working with repeating cells in XML tables   f. Working with an inferred schema   i. Why use XML in Excel?   a. Element types and their icons   d. Working with XML maps   b.  www.  XML  greatly  eases  the  definition.  application  designers  can  create  their  own  customized  tags.  Using  XML. Using the Excel macro‐enabled Office XML Format file     Why use XML in Excel?  XML  is  a  technology  that  is  designed  for  managing  and  sharing  structured  data  in  a  human‐readable  text  file.  to  map  XML  elements  from  an  XML  schema (XML  Schema:  A  formal  specification. which contain the custom tags and structured data.xsd). and organizations. Using the XML Source task pane   c.  In  short. which are used to  apply  styles  and  transform  XML  data  into  different  presentation  formats.  and  schemas.com  Page 85  Copyright May 2010  .

4.com    Page 86  Copyright May 2010  .  This  makes  it  easier  to  get  XML  data  into  and  out  of  your  templates  without  having  to  redesign them.xml) and binding the XML elements to mapped cells   Entering  data. Use  XML  data  as  input  to  your  existing  calculation  models  by  mapping  XML  elements  onto  existing worksheets. 2.  and  extract  specific  pieces  of  business  data  from  Excel  documents.     The basic process of using XML data in Excel  The  following  diagram  shows  how  the  different  files  and  operations  work  together  when  you  use  XML with Excel.  while  preserving  XML structure and definitions   5.  an  invoice  that  contains  the  name  and  address  of  a  customer  or  a  report  that  contains  last  quarter's  financial  results  are  no  longer  just  static  reports.  The  following  are  key  scenarios  that  the  XML features are designed to address:    1. Export data in mapped cells to XML data files independent from other data in the workbook.   2.Excel Functions.CarltonCollins.  and  export  it  to  the  same  or  other  databases  and  applications. 3.xsd) to a workbook   Mapping XML schema elements to individual cells or XML tables   Importing an XML data file (.  identify. there are five phases to the process:      Adding an XML schema file (. Exporting revised data from mapped cells to an XML data file   1.  you  can  easily  add.   4.   6.  you  can  manage  workbooks  and  data  in  ways  that  were  previously  impossible  or  very  difficult.  You  can  easily  import  this  information  from  databases  and  applications.  revise  it.  By  using  XML  maps. Macros & Data Commands    Key XML and Excel scenarios  By  using  XML  and  Excel.  For  example.   5.   3.  moving  mapped  cells. Import XML data files into a new workbook. Essentially. Import XML data from a Web service into your Excel worksheet. Extend  the  functionality  of  existing  Excel  templates  by  mapping  XML  elements  onto  existing  cells.     www.  and  leveraging  Excel  functionality.

  XML  maps  are  used  to  create  mapped  cells  and  to  manage  the  relationship  between mapped cells and individual elements in the XML schema.  To  open  it.     Using the XML Source task pane  You  use  the  XML  Source  task  pane  to  manage  XML  maps.   3.  on  the  Developer  tab.  attach  an  XML  schema  file  (.   2.   4. If you add a schema that defines more than  one  root  element.  After  you  map  the  XML  elements  to  your  worksheet.  you  can  drag  the  mapped  cells  anywhere  on  a  worksheet  and  into  any  order —  even  one  different  from  the  XML  schema.  To  make  designing  your  worksheet  more  flexible.  In  general. An XML map can only contain one root element.  When  you  add  an  XML  schema  file  (. Macros & Data Commands  Working with XML maps  You  can  create  or  open  a  workbook  in  Excel.xsd)  to  the  workbook.  even  if  multiple  XML  maps  in  the  same  workbook  refer to the same schema. these XML maps are  used  to  bind  the  contents  of  mapped  cells  to  elements  in  the  schema  when  you  import  or  export  XML data files (.Excel Functions.  you  are  prompted  to  choose  the  root  element  to  use  for  the  new  XML  map. In addition. You can only map one element to one location in a workbook at a time.  you  can  import  and  export  XML  data  into  and  out  of  the  mapped  cells.  There  are  two  kinds  of  mapped  cells  that  you  can  create:  single‐mapped  cells  and  repeating  cells  (which  appear  as  XML  tables). Each  XML  map  is  an  independent  entity. click Source.    The following rules about using XML maps are important to know:  1.  you  create  an  XML  map.xsd)  to  your  workbook. You can also choose which elements to map and not map. A workbook can contain one or more XML maps.      1.  and  then use the XML Source task pane to map XML elements of the schema to individual cells or tables.xml). Lists XML maps that were added to the workbook  www. The following diagram shows the main features of this task pane.com  Page 87    Copyright May 2010  .  in  the  XML group.CarltonCollins.

 An XML table is an Excel table  that  has  been  mapped  to  one  or  more  XML  repeating  elements.  you  can  use  a  smart  tag  to  choose  to  include  the  XML  element  name  as  a  heading  above  or  just  to  the  left  of  the  single‐mapped  cell.  You  create  a  single‐mapped  cell  by  dragging  a  nonrepeating  XML  element  from  the  XML  Source  task  pane  onto a  single  cell  in  your  worksheet. Opens the XML Maps dialog box. Displays a hierarchical list of XML elements in the currently listed XML map  3. Verifies whether you can export XML data through the current XML map      Element types and their icons  The  following  table  summarizes  each  type  of  XML  element  that  Excel  can  work  with  and  the  icon  that is used to represent each type of element. which you can use to add. or time. or rename XML maps  5.CarltonCollins.  or  you  can  use  an  existing  cell  value  as  a  heading.  You  can  also  use  a  formula  in  a  single‐mapped  cell. Macros & Data Commands  2. delete.    Working with repeating cells in XML tables  XML tables are similar in appearance and functionality to Excel tables.  When  you  drag  a  nonrepeating  XML  element  onto  the  worksheet. Sets  options  when  working  with  the  XML  Source  task  pane  and  the  XML  data.  Each  column  in  the  XML  table  represents an XML element.Excel Functions.  such  as  how  to preview the data and control headings  4.com  Page 88  Copyright May 2010  . date.    Element type Icon  Parent element  Required parent element  Repeating parent element Required repeating parent element  Child element  Required child element Repeating child element Required repeating child element Attribute  Required attribute Simple content in a complex structure Required simple content in a complex structure                           Working with single‐mapped cells  A  single‐mapped  cell  is  a  cell  that  has  been  mapped  to  a  nonrepeating  XML  element.  if  the  cell  is  mapped  to  an  XML  element  with  an  XML  Schema  Definition (XSD) data type that Excel interprets as a number. An XML table is created when you:    www.

  you  can  easily  import. Drag one or more repeating elements from the XML Source task pane to a worksheet.  If  you  are  updating  the  www.  or  time.  one  adjacent  to  the  other.  date.  However.  the  XML  element names are used as column headings.  but  still  export  the  XML  data. existing heading data is used as column headings for  repeating  elements  that  you  map  to  your  worksheet.  sort.  You  can  use  formulas  in  columns  that  are  mapped  to  XML  elements  with  an  XML  Schema  Definition  (XSD)  data  type  that  Excel  interprets  as  a  number.  by  clearing  the  Save  data  source  definition  in  workbook  check  box  in  the  XML  Map  Properties  dialog  box.  XML tables are row‐based.   3. This option works as long  as  the  multiple  fields  are  dropped  on  the  same  row.  which  is  available  from  the  Map  Properties  command  in  the  XML  group on the Developer tab.  you  can  delete  the  data  source  definition  of  the  XML  schema  from  the  workbook. You cannot add new  entries above existing rows.  You  can  change  these  to  any  column  headings  that  you  want.   4.   2. When  you  create  an  XML  table.  XML  tables  do  have  some  limitations  regarding  how  they  can  be  arranged  on  the  worksheet. each element appears as its own XML table.   2.  When  this  option  is  cleared. My Data Has Headings  When selected.  filter.  However.  the  original XML element names are always used when you export data from the mapped cells.  export.  Just  as  in  an  Excel  table.  not  a  specific  worksheet.    Two  options  under  the  Options  button  in  the  XML  Source  task  pane  are  useful  when  you  work  with  XML tables:  1.  Furthermore.  A  malicious  user  can  view  this  map  information  by  using  a  Microsoft  Visual  Basic  for  Applications  (VBA)  macro.CarltonCollins.  this  map  information  can  be  viewed  through  Microsoft  Notepad  or  through  another text‐editing program. Use  the  Open  command  (on  the  Microsoft  Office  Button  )  to  open  an  XML  data  file —  and  then select As an XML table in the Open XML dialog box.  and  possibly  other  sensitive  information.  formulas in an XML table are filled down the column when new rows are added to the table. Use  the  Import  command  (in  the  XML  group  on  the  Developer  tab)  to  import  an  XML  data  file. Use the From XML Data Import command (from the From Other Sources command button.     Using  XML  tables. Automatically  Merge  Elements  When  Mapping  When  selected.  is  still  saved  in  the  workbook.  if  you  save  your  workbook  as  a  macro‐enabled  Excel  Open  XML  Format  File.    XML map security considerations  An  XML  map  and  its  data  source  information  are  saved  with  the  Excel  workbook.  the  map  information  about  the  data  sources.    If  you  delete  a  worksheet  before  you  delete  a  map.com  Page 89  Copyright May 2010  .  When  this  option is cleared.  Excel  creates  one  XML  table from multiple fields as they are dropped onto the worksheet. You cannot transpose an XML table so that new entries will be added to  the  right. meaning that they grow from the header row down.   5. Macros & Data Commands  1.    If  you  want  to  keep  using  the  map  information  but  remove  the  potentially  sensitive  data  source  information.  in  the  Get  External  Data  group.  the  XML  element  names  are  automatically  used  as  column  headings.  and  print  data  based  on  an  XML  data  source.  on  the  Data  tab)  to  import  an  XML  data  file —  and  then  select XML table in existing worksheet or New worksheet in the Import Data dialog box.Excel Functions.

Overwrite  existing  data  with  new  data  Specifies  whether  data  is  overwritten  when  you  import  data.  which  has  three  options. There are two approaches that you can take:    1. In  this "Export" XML map. Append new data to existing XML tables  Specifies whether the contents of the data source  are  appended  to  the  existing  data  on  the  worksheet.  when  you  are  consolidating  data  from  several  similar  XML  data  files  into  an  XML  table. Macros & Data Commands  workbook  to  remove  sensitive  information.  you  can  also  customize  the  XML  Source  task  pane.  Click  this  option  when  you  want  to  ensure  that  the XML data that you import conforms to the XML schema.  When  you  import  data.  that  you  can  set  or  clear to control the behavior of an XML data binding:    1.  you  bind  the  data  from  the  file  to  an  XML  map  that  is  stored  in  your  workbook. Use another XML map for exporting the data.).  Click  this  option  when  you  want  to  replace  the  current  data  with  new  data.  This  means  that  each  data  element  in  the  XML  data  file  has  a  corresponding  element.  After  you  import  the  XML  data. Validate  data  against  schema  for  import  and  export  Specifies  whether  Excel  validates  data  against  the  XML  map  when  importing  data.  Click  this  option.Excel Functions.    Importing XML data  You  can  import  XML  data  into  an  existing  XML  map  in  your  workbook.  you  can  still  view  the data. Use one XML map for importing the XML  data.    Working with an inferred schema  If  you  import  XML  data  without  first  adding  a  corresponding  XML  schema  to  create  an  XML  map.  You  can  display  the  XML  Map  Properties  dialog  box  (Click  Map  Properties  in  the  XML  group  on  the  Developer  tab.  that  you  mapped  from  an  XML  Schema  file  or  inferred  schema.  you  may  want  to  overwrite  some  mapped  cells  but  not  others.     When  you  import  XML  data.  all  selected  by  default. Unmap  the  elements  that  you  don't  want  overwritten.CarltonCollins.  When  you  work  with  imported  XML  data  that  has  an  inferred  schema.     The  ability  to  import  XML  data  from  a  Web  service  by  using  a  Data  Retrieval  Service  Connection  (. when up‐to‐date data is contained in the new XML data file.  don't  map  elements  to  the  cells  that  contain  formulas  or  other data that you don't want overwritten.  and  an  XML  data  binding  is  bound  to  all  of  the  mappings  that  were  created  from  a  single  XML  map.   2.  some  mapped  cells  may  contain  formulas  and  you  don't  want  to  overwrite  the  formula  when you import an XML file.  If  you  open  a  workbook  that  was  created  in  Office  Excel  2003. map the elements that you want to export to an XML file.  make  sure  that  you  delete  the  XML  map  before  you  delete the worksheet. so that you can export the results of the formulas to the XML data file.uxdc) file to connect to a data source is no longer supported in Microsoft Office Excel 2007 through  the  user  interface.  Excel  tries  to  infer  a  schema  for  you  based  on  the  tags  that  are  defined  in  the  XML  data  file.  or  you  do  not want to overwrite the contents of a cell that contains a function.  for  example.  The  inferred schema is stored with the workbook.  in  the  XML  schema. but you cannot edit or refresh the source data.  Select  the  www. Create two XML maps from the same XML schema.  for  example.  before  you  import  the  XML  data. so that the map information is permanently removed from the workbook.com  Page 90  Copyright May 2010  .  Each  XML  map  can  only  have  one  XML  data  binding.  you  can  remap  the  XML  element  to  the  cells  containing  the  formulas.  For  example.   2. and the inferred schema allows you to work with XML  data  if  an  XML  schema  file  isn't  associated  with  the  workbook.   3.  In  this  "Import"  XML  map.

Empty items are not created when blank cells exist for an optional element.  if  you  imported  XML  data  associated  with  the  XML  map  in  the  current  session of Excel.  developers  may  want  to  create  a  custom  application  to  search  for data in multiple workbooks that are saved in the this format and create a reporting system based  on the data found.  The  default  namespace  is  assigned  a  prefix  of  ns0.  Successive  namespaces  are  designated  ns1.1.        www.CarltonCollins.  Although  there  are  XML  schema  editors  and  other  methods  for  creating  an  XML  schema  file. Unicode Transformation Format‐8 (UTF‐8) encoding is used to write the data.  As  an  alternative.  You  cannot  export  the  Excel  inferred  schema  as  a  separate  XML  schema  data  file  (. but empty items  are created when blank cells exist for a required element.xsd).   5.  Excel  has  a  defined  XML  schema  that  defines  the  contents  of  an  Excel  workbook. including XML tags that store all workbook information. All namespaces are defined in the Root XML element.  which  can  create  a  schema  file  from  an  XML  map.    Exporting XML data  You export XML data by exporting the contents of mapped cells on the worksheet. including the Excel macro‐enabled Office  XML  Format  File  (.Excel Functions.  For  more  information.  Custom  applications  can  use  this  Excel  macro‐enabled  Office  XML  Format  File.  For  example.1.   2.  ns2  to  ns<count>  where  <count>  is  the  number of namespaces written to the XML file. Comment nodes are not preserved.    Using the Excel Macro‐enabled Office XML Format File  You can save an Excel workbook in a variety of file formats.com  Page 91  Copyright May 2010  .  Click this option when you want to ensure that the XML data you  export conforms to the XML schema.  you  can  use  the  Excel  2003  XML  Tools  Add‐in  Version  1. You can display the XML Map Properties dialog box (Click Map Properties in the XML group  on  the  Developer  tab.  you  may  not  have  convenient  access  to  them  or  know  how  to  use  them. When you export  data.   4.)  and  then  use  the  Validate  data  against  schema  for  import  and  export  option  (active  by  default)  to  specify  whether  Excel  validates  data  against  the  XML  map when exporting data.   6. Excel applies the following rules to determine what data to save and how to save it:    1.xlsm). Excel  overwrites  existing  namespace  prefixes. and  define  the  overall  structure  of  the  workbook. see Using the Excel 2003 XML Tools Add‐in Version 1. such as data and properties.   3. Macros & Data Commands  Preview Data in Task Pane option from the Options button to display the first row of data as sample  data  in  the  element  list.

CarltonCollins. Macros & Data Commands    Chapter 8  Excel Quick Tips   www.com  Page 92  Copyright May 2010  .Excel Functions.

 Apply Color. Create Copy ‐ (Insert new sheet with headers. Copy. Un‐filter Data ‐ (Color filtered results) 30  PDF2XL ‐ ($95 product converts PDF's to Excel files) 31  Data Validation ‐ (Insert a pop up comment into a cell) 32  Ctrl+Shft+End ‐ (Select row to the right) 33  Ctrl+Shft+Home ‐ (Select row to the left) 34  F11 ‐ (Produce a quick chart)  35  Print Area in Name Box ‐ (Quickly identify the print area) 36  Displaying the Styles Tool ‐ (Toolbar access to styles) 37  Format. Zero Values ‐ (Hide zero values) 28  Tools. Unique ‐ (Extract unique values) 25  Tools. Mail Recipient ‐ (E‐Mail a worksheet. Show Full Menus ‐ (Show all menu options) 27  Tools. Transpose ‐ (Invert a matrix of numbers) 21  Ctrl + D ‐ (Copy Data to the down) 22  Ctrl + R ‐ (Copy data to the right) 23  Defined Names ‐ (Refer to names rather than cell addresses) 24  Data. averages. =Proper ‐ (Change text case) 18  Paste Special. View. workbook or chart) 15  ComboBox from Forms Toolbar ‐ (Insert a combobox) 16  Double Click Fill Handle ‐ (Copies formula down the relevant range) 17  =Upper.com  Page 93  Copyright May 2010  . Regional Options ‐ (Control how dates are displayed) 39  =Substitute ‐ (Remove or replace unwanted characters) 40  View. Copy. etc)  14  File. Macros & Data Commands  50 Quick Tips    The Excel workbook used in class to demonstrate these quick tips can be downloaded  instantly at the following address: www. Sized with Window ‐ (Resizes chart to fit Window) 41  Ctrl+Spacebar ‐ (Select a column) www. AutoFilter. Options. Values ‐ (Convert formulas to numbers) 19  F4 in Edit Mode ‐ (Toggle Absolute References) 20  Paste Special. Options. AutoCorrect. Advanced. Calculation. Styles ‐ (Create new styles) 38  Control Panel. Smart Tags. mins. maxes immediately) 2  CTRL + Mouse Scroll ‐ (Zoom in & out with your mouse) 3  Double Click the Format Painter ‐ (Tool sticks until clicked again) 4  Replace Formatting ‐ (Find and replace one formatting with another) 5  Click on Edge of Cell ‐ (Navigate in a range of cells) 6  Turn off Task Pane ‐ (Put an end to TaskPane) 7  Control Tilde (CTRL + ~) ‐ (View underlying formulas) 8  Indent Icon ‐ (Indent cells or columns instantly) 9  ALT + Down Arrow (or Shift‐F10) ‐ (Pick from a drop down list) 10  F4 ‐ (Repeat the last command such as insert rows or change row height) 11  Alt + Enter ‐ (Wrap text instantly) 12  & ‐ (Combine text from multiple cells) 13  Right Click Tab.ExcelAdvisor.net   Password: 2007collins  1  Right Click Status Bar ‐ (View sums.CarltonCollins. =Lower. Precision as Displayed (Avoid rounding errors)  26  Right Click Toolbar. footers. None ‐ (Turn off Smart Tags) 29  Filter Data.Excel Functions. Send To.

LEN(A25)‐ LEN(SUBSTITUTE(A25.""))))+1.SUBSTITUTE(A25. =Mid  4.com  Page 94  Copyright May 2010  . Select Multiple Tabs  13. Rename Tab  10. Embedded Video Clips  20. to Blank Cells ‐ (Fill in missing data in a list) =ISTEXT(A1) ‐ (Use this formula in conditional formatting to format text only)  Replace.LEN(A25)) ‐ (Extract the Filename) =SumIF ‐ (Sum only those numbers that meet specific criteria)   Bonus Tips – 20 Additional Excel Tips:    1. Embedded Voice clips  19. Macros & Data Commands  42  43  44  45  46  47  48  49  50  Shift+Spacebar ‐ (Select a row)  Alt+Tab ‐ (Toggle between applications or Excel workbooks) Delete Blank Rows and Columns. Enter Formats automatically  16.A2. =Right  5."\". Organization Charts          www. =Left  2. Options. Options. Edit  15.FIND("*". =Len  6. Transition  18."*". Color Tab  11.CarltonCollins. Within ‐ (Tip for replacing throughout entire workbook) =LEN(A1)‐LEN(SUBSTITUTE(A1. Transition turned on  7. Turn off AutoComplete ‐ Tools. Default File Format ‐ Tools. Fixed decimal places  14. Reorder Tabs  12.Excel Functions."\". AutoCorrect  9. Ctrl+S ‐ (Reduce relevant area and scroll bar)  Copy Formula. =Find  3. Show 50 / 9 recently used files  17."")) ‐ (Count the occurrence of a character)  =MID(A25. Move on edit turned off  8.

Excel Functions.com  Page 95  Copyright May 2010  . Macros & Data Commands  Chapter 9  What’s New in   Excel 2007?   www.CarltonCollins.

000.Excel Functions. Macros & Data Commands    Enhancements to Excel 2007    1.    www.    4.CarltonCollins.    6.com  Page 96  Copyright May 2010  .    2. up from 256. More  Rows  ‐  Increased  the  total  number  of  available  rows  in  Excel  from  64. More  Columns  ‐  Increased  the  total  number  of  available  columns  in  Excel  from  256  (2^8)  to  16. Sort by Color.000 (2^14).     5. More Colors ‐ Excel 2007 now supports up to 16 million colors. Wow!    7.     3. More  Sorting  Criteria ‐  Increased  the  number  of  levels  of  sorting  on  a  range  or  table  from  3  to  64.000 (2^20).000  (2^16)  to  1. Dual  Core  Chips  ‐  Office  Excel  2007  supports  multiple  microcomputer  processors  and  multithreaded chipsets. More  Memory ‐  Increased  the  total  amount  of  PC  memory  that  Excel  can  use  from  1GB  to  as  much RAM as Windows sees.

    17. More  Formula  Nesting ‐  Increased  the  number  of  levels  of  nesting  that  Excel  allows  in  formulas  from 7 to 64.     20.000.    23.000.    18.Excel Functions.  also  the  string  length for a relational Pivot Table from 255 characters to 32.     13.     21.000. this also includes caption length limitations from 255 to 32.    www.com  Page 97  Copyright May 2010  . More specifically. Better  Pivot  Truncation ‐  Increased  the  length  at  which  fields’  labels  are  truncated  when  added  to PivotTable. More  Unique  Pivot  Items  ‐  Increased  maximum  number  of  unique  items  within  a  single  Pivot  Field from 32. More Characters in  a cell ‐ Increased  the total number of  characters that  can  display in a cell by  32‐fold.000.    15.000. Longer  Pivot  Names ‐  Increased  length  of  the  MDX  name  for  a  Pivot  Table  item.000. More  Pivot  Fields  ‐  Increased  the  number  of  fields  (as  seen  in  the  field  list)  that  a  single  PivotTable can have from 255 to 16.000  characters to 8.000 characters. More  Pivot  Columns ‐  Increased  the  number  of  columns  allowed  in  a  Pivot  Table  from  255  to  16.472  to  2 Billion.    14.000 to 64. Larger  Formulas  ‐  Increased  the  maximum  length  of  formulas  (in  characters)  from  1.CarltonCollins. Arrays  Reference  More  Rows  ‐  Eliminated  the  limit  on  the  number  of  rows  of  a  column  or  columns that can be referred to in an array formula.000 to 10.     12.    19. More  AutoFilter  Results  ‐  Increased  the  number  of  items  shown  in  the  Auto‐Filter  dropdown  from 1.    11. More  Styles ‐  Increased  the  total  number  of  unique  cell  styles  in  a  workbook  (combinations  of  all cell formatting) from 4.000  (2^20).000. Find  More  items ‐  Increased  the  maximum  number  of  items  found  by  “Find  All”  from  65.000 to 1.000. More  Conditional  Formats  ‐  Increased  the  number  of  conditional  format  conditions  on  a  cell  from 3 conditions to limited by available memory. More Arguments ‐ Increased the maximum number of arguments to a function from 30 to 255. More Pivot Rows ‐ Increased the number of rows allowed in a PivotTable from 64k to 1. this limit was increased from 1k (when the text is formatted) to 32k or  unlimited (regardless of formatting).    10.    22. Print More Characters in a Cell ‐ Increased the number of characters per cell that Excel can print  from 1k to 32k.    16. Macros & Data Commands  8.    9.000.

000  to  limited  by  available  memory.     30. Macros & Data Commands  24.    26. Chart Styles – Excel offers predefined chart styles.  and  manages  multiple  named  ranges  in  a  central  location. More  Array  References ‐  Increased  the  number  of  array  formulas  in  a  worksheet  that  can  refer  to another (given) worksheet from 65. which prevents the formulas from covering other data in your worksheet. Bucket  More  Functions  ‐  Increased  the  number  of  categories  that  custom  functions  can  be  bucketed into from 32 to 255. Function  AutoComplete ‐  Function  AutoComplete  helps  users  write  formulas  using  the  proper  formula syntax.  complex  formulas.com  Page 98  Copyright May 2010  .    34.  updates.  Conditional formats are also easy to apply—in just a few clicks. Better  Partial  Calculations  ‐  Increased  the  number  of  cells  that  may  depend  on  a  single  area  before  Excel  must  do  full  calculations  instead  of  partial  calculations  (because  it  can  no  longer  track  the  dependencies  required  to  do  partial  calculations)  from  8. Resizable  formula  bar ‐  The  formula  bar  automatically  resizes  to  accommodate  long.     35.  Excel  now  provides  structured references to named ranges and tables in a formula.CarltonCollins.     36. you can implement and manage multiple conditional formatting rules that apply rich visual  formatting in the form of gradient colors.    38. New  OLAP  ‐  When  you  work  with  multidimensional  databases  (such  as  SQL  Server  Analysis  Services)  Excel  can  use  OLAP  formulas  to  build  complex.    28.000.    32. Structured  References ‐  In  addition  to  cell  references. Better  External  Updates  ‐  Increased  the  number  of  characters  that  may  be  updated  in  a  non‐ resident external workbook reference from 255 to 32. but you cannot create your own chart styles.    25.000 to limited by available memory. Quicker Styles ‐ Excel now provides a quicker method to apply a predefined cell style.  OLAP  data  bound  reports.  New  cube  functions  are  used  to  extract  OLAP  data  (sets  and  values)  from  Analysis  Services  and  www. Easier  Access  to  Named  Ranges ‐  Excel  name  manager  organizes. data bars.Excel Functions.    37. Better  Conditional  Formatting  ‐  Use  conditional  formatting  to  visually  annotate  your  data  for  both analytical and presentation purposes.     33.     31. Themes ‐ Excel allows users to format data by applying a theme using a specific style.  free  form. you can see relationships in your  data that you can use for your analysis purposes.  You  can  also  customize a theme style. Stronger Conditional Formatting ‐ To easily find exceptions and to spot important trends in your  data.  which  helps  anyone  who  needs  to  work  on  your  worksheet interpret its formulas and data. Share  Themes ‐  Themes  can  be  shared  across  other  2007  Office  release  programs.  such  as  A1  and  R1C1.     29. and icon sets to data that meets those rules.    27.

    Chart Themes – Charts follow the theme that is applied to your workbook. you can now use custom formulas and text entries.  you  can  add  or  remove  titles. such as filtering.    Visual  Chart  Element  Pickers ‐  Quickly  change  every  element  of  the  chart  to  best  present  your  data. transparency. Automatic  Autofiltering ‐  AutoFilter  is  turned  on  by  default  in  a  table  to  enable  powerful sorting and filtering of table data. 40. and soft shadows. hiding rows.  and other chart elements.CarltonCollins. and filter data in PivotTables.  For  example. such as 3‐D.    Enhanced  Filtering  ‐  Filter  data  by  color  or  by  dates. Total Rows ‐ In a total row. 42.  up‐to‐date look for charts includes special effects. 45.    e.  It  automatically  expands  to  include  additional  rows  so  that  the  formula  is  immediately  extended  to  those  rows.  legends.    A  Modern  look  with  OfficeArt ‐  Because  charts  in  Excel  are  now  drawn  with  OfficeArt. or manual rearranging of rows and columns.com  Page 99  Copyright May 2010  .  display  more  than  1000  items  in  the  AutoFilter drop‐down list. 43.  When  table  headers  are  displayed. 44.  almost  anything  you  can  do  to  an  OfficeArt  shape  can  also  be  done  to  a  chart  and  its  elements. such as A1 or R1C1.  trendlines.    c.  If  an  alternate‐row  style  is  enabled  on  a  table.    Presentation Quality Charts ‐ New charting tools to create professional‐looking charts.  they  stay  visible  with  the  data  in  the  table  columns  by  replacing  the  worksheet headers when you move around in a long table.    f. Table  Header  Rows ‐  Table  header  rows  can  be  turned  on  or  off.  For  example.    d. Structured  References ‐ This  type  of  reference  allows  you  to  use  table  column  header  names in formulas instead of cell references. You can also  use realistic 3‐D effects.  All  that  you  have  to  do  is  enter  a  formula  once— you don't need to use the Fill or Copy commands.    Clear  Lines  and  Fonts ‐  Lines  in  charts  appear  less  jagged. Calculated  Columns ‐  A  calculated  column  uses  a  single  formula  that  adjusts  for  each  row.  data  labels. The new.  OLAP  formulas  can  be  generated  when  you  convert  PivotTable  formulas  to  cell  formulas  or  when  you  use  AutoComplete  for  cube  function  arguments  when  you  type  formulas.  Excel  will  maintain  the  alternating  style  rule  through  actions  that  would  have  traditionally  disrupted  this  layout.  professional  formatting  to  tables.  in  a  few  clicks.    b.  you  can  add  a  soft  shadow  or  bevel  effect  to  make  an  element  stand  out  or  use  transparency  to make elements visible that are partially obscured in a chart layout.  and  ClearType  fonts  are  used  for  text  to improve readability.    Table Enhancements ‐ New or improved functionality for tables includes the following features:    a.Excel Functions. select multiple items to filter.  39. Macros & Data Commands  display  it  in  a  cell. Table  Styles ‐  You  can  apply  a  table  style  to  quickly  add  designer‐quality. 41. www.

    50.  the  chart  formatting  that  www. including the use of formulas.  label filters.    52. Using  Undo  in  PivotTables ‐  You  can  now  undo  most  actions  that  you  take  to  create  or  rearrange a PivotTable.  Word. or manual filters. for up‐to‐date information in your chart.CarltonCollins.  Animation  features  are  easier  to  find  and  you  have  a  lot  more  control. Animating  charts  in  PowerPoint    In  PowerPoint.    55. You can  filter data by  using PivotTable filters. Conditional  formatting    You  can  apply  conditional  formatting  to  an  Office  Excel  2007  Pivot  Table by cell or by intersection of cells.  You  can  animate  the  entire  chart  or  the  legend  entry  and axis labels. Copying  charts  to  other  programs  Charts  can  be  easily  copied  and  pasted  between  documents  or  from  one  program  to  another.  When  you  copy  a  chart  from  Excel  to  Word  or  PowerPoint.    54.  The  Excel  worksheet  data  can  be  embedded  in  the  Word  document or PowerPoint presentation.     51.  PivotCharts  are  much  easier  to  create  in  the  new  user  interface. you can make changes to individual animation steps. In a column chart. such as Microsoft SQL Server and  Analysis Services (OLAP). PivotCharts    Like  PivotTables. you can even animate individual columns to better illustrate a  specific  point.  sorting.     48.  you  can  more  easily  use  animation  to  emphasize  data  in  an  Excel‐based  chart. Macros & Data Commands    46. value filters.  and  format  of  the  chart  or  its  elements  the  same  way  that  you  can  for  a  regular  chart.  and  PowerPoint  now incorporate the  powerful charting features of  Excel.    49.  All  of  the  filtering  improvements  are  also  available  for  PivotCharts. And changing the layout of a PivotTable is also much  easier to do in the new user interface. New  PivotTable  Features ‐  New  or  improved  features  are  provided  to  summarize. you can quickly apply a  predefined or custom style to a PivotTable.  You  can  also  change  the  layout. but you can also leave it in the Excel source file.    57.  When  you  create  a  PivotChart.com  Page 100  Copyright May 2010  .  In  Office  Excel  2007.  it  automatically  changes  to  match  the  Word  document  or  PowerPoint  presentation. Plus  and  Minus  Drill‐Down  Indicators ‐  These  indicators  are  used  to  indicate  whether  you  can  expand or collapse parts of the PivotTable to see more or less information.  style. Sorting  and  filtering    Sorting  is  now  as  simple  as  selecting  an  item  in  the  column  that  you  want  to sort and using sort buttons. Chart Templates ‐ Save your favorite charts as a chart template.  but  you  can  also  retain  the  Excel  chart  format. PivotTable style and layout   Just like you can for Excel tables and charts.Excel Functions. New PivotTable Controls ‐ New PivotTable controls provide better drag and drop zone targets.    53.    47. and the ability to link a chart to external data sources.    56. such as date filters.  analyze. Using  Excel  Charts  in  Other  Programs ‐  Charts  shared  between  Excel. filtering. and use more animation effects. specific PivotChart tools and context menus are available so that you can analyze the  data  in  the  chart.  For  example.  and  format PivotTable data.

  footers.    Office Excel 2007 binary file format   In addition to the new XML‐based file formats.com  Page 101  Copyright May 2010  .  In  a  browser.  You  can  use  this  view  to  create  a  worksheet  while  keeping  an  eye  on  how  it  will  look  in  printed  format.  These  new  file  formats  facilitate  integration  with  external  data  sources.xlsm).    Saving  to  PDF  and  XPS  format  You  can  save  as  a  PDF  or  XPS  file  from  a  2007  Microsoft  Office  system program only after you install an add‐in.  and  extract  this  worksheet  data.  exactly  where  you  want  them.  In  earlier  versions of Excel.  and  the  Office  Excel  2007 macro‐enabled  file  format for an Excel template (.  the  Office  Excel  2007  Binary  (or  BIFF12)  file  format  (.  and  also  offer  reduced  file  sizes  and  improved  data  recovery.  In  this  view. Other available XML‐based  formats  are  the  Office  Excel  2007  XML‐based  and  macro‐enabled  file  format  (.CarltonCollins.  print. you no longer need to know the server  or  database  names  of  corporate  data  sources.  Excel. A  connection  manager  in  Excel  allows  you  to  view  all  connections  in  a  workbook  and  makes  it  easier to reuse a connection or to substitute a connection with another one.  you  can  save  a  workbook  to  Excel  Services  and  specify  the  worksheet  data  that  you  want  other  people  to  see.  It's  easy  to  see what will be printed on every page.  and  margin  settings  right  in  the  worksheet.  and  PowerPoint.  the  default  format  for  an  Excel workbook is the Office Excel 2007 XML‐based file format (.  can be used for optimal performance and backward compatibility.    Page Layout View   The Normal view and Page Break Preview view. 60.  analyze. which is an improvement over  the way it worked in earlier versions of Excel.  This  file  format.  known  as  the  Office  Open  XML  formats.  the  Office  Excel  2007  file  format  for an  Excel  template  (.  they  can  then  use  Microsoft  Office  Excel  Web  Access  to  view.  You  also  have  easy  access  to  all  page  setup  options  on  the  Page  Layout  tab  in  the  new  user  interface  so  that  you  can  quickly  specify  options. 59. 62.  and  place  objects.  you  can  use  Quick  Launch  to  select  from  a list of data sources that  your administrator or workgroup expert has made available for you.  you  can  use  it  to  share  your  Office  Excel  2007  worksheet  data  with  other  people.Excel Functions. Macros & Data Commands  you apply is preserved when you make changes to the PivotChart.  you  can  work  with  page  headers. you can install updates and converters that help you open an Office Excel 2007  workbook  so  that  you  can  edit  it.  and  open  it  again  in  Office  Excel  2007  without  losing  any Office Excel 2007‐specific functionality or features. www.     Using  Excel  Services  to  share  your  work    If  you  have  access  to  Excel  Services.  In  Office  Excel  2007. Office Excel  2007  also  introduces  a  binary  version  of  the  segmented  compressed  file  format  for  large  or  complex  workbooks.    Compatibility  with  earlier  versions  of  Excel    You  can  check  an  Office  Excel  2007  workbook  to  see  if  it  contains  features  or  formatting  that  are  not  compatible  with  an  earlier  version  of  Excel  so  that  you  can  make  the  necessary  changes  for  better  backward  compatibility.  such  as  executives  and  other  stakeholders  in  your  organization.xltx).xltm).  such  as  page  orientation.  save  it.  Instead. 64. Office Excel 2007 provides a  Page  Layout  View.xls).    New  File  Formats  Xml‐Based  File  Format    In  2007  Microsoft  Office  system.xlsx).  such  as  charts  or  shapes.    Quick Connections To External Data In Office Excel 2007. which will help you avoid multiple printing attempts and  truncated data in printouts. 63. 61.  They  can  also  create  a  static  snapshot  of  the  data  at  regular  intervals  or  on  58.  In  Office  Excel  2007.  Microsoft  is  introducing  new  file  formats  for  Word.

  to  supply  you  with  comments  and  updated  information.com  Page 102  Copyright May 2010  .  sorting.  filtering.        www.    65.  such  as  a  cell‐based  notification  or  a  workflow  process  based  on  a  complex  Excel  calculation.    66.CarltonCollins. Quick  Access  To  More  Templates  In  Office  Excel  2007.  you  can  base  a  new  workbook  on  a  variety  of  templates  that  are  installed  with  Excel.  such  as  team  members.  You  can  also  connect  the  Excel  Web  Access  Web  Part  to  other  Web  Parts  to  display  data  in  alternative  ways.  viewing  charts.  Using  this  method  to  share  your  work  ensures  that  other  people  have  access  to  one  version  of  the  data  in  one  location. Using  Document  Management  Server    Excel  Services  can  be  integrated  with  Document  Management  Server  to  create  a  validation  process  around  new  Excel  reports  and  workbook  calculation  workflow  actions.  Office  Excel  Web  Access  makes  it  easy  to  perform  activities.  And  with  the  right  permissions. Macros & Data Commands  demand.  or  you  can  quickly  access  and  download  templates from the Microsoft Office Online Web site.  Excel  Web  Access  users  can  open  a  workbook  in  Office  Excel  2007  so  that  they  can  use  the  full  power  of  Excel  to  analyze  and  work  with  the  data  on  their  own  computers  if  they  have  Excel  installed.Excel Functions.  and  using  drill‐down  in  PivotTables.  If  you  need  other  people.  such  as  scrolling.  which  you  can  keep  current  with  the  latest  details.  You  can  also  use  Document  Management  Server  to  schedule  nightly  recalculation of a complex workbook model.  you  may  want  to  share  a  workbook  the  same  way  that  you  did  in  earlier  versions of Excel to collect the information you need before you save it to Excel Services.

Excel Functions, Macros & Data Commands 

What’s Missing in Excel 2007? 
  While it may appear that there is a lot of stuff missing in Excel 2007 compared to the 2003 edition,  almost everything is still there – you just may need to look for it a while to find it. A few of the hard‐ to‐find things I had trouble located were as follows:    1. The  “Create  PivotTable  from  Multiple  sources”  feature  is  gone  from  the  insert  PivotTable  menu,  but  you  can  still  find  it  by  customizing  your  Quick‐Launch  toolbar  and  adding  the  “PivotTable and Chart Wizard” icon. Yu will see that this functionality is still there.    2. The  ability  to  send  a  worksheet  as  body  of  e‐mail  is  also  gone  from  the  Start,  Send,  E‐mail  option.  but  you  can  still  find  it  by  customizing  your  Quick‐Launch  toolbar  and  adding  the  “Send to mail Recipient” icon. You will see that this functionality is also still there.    3. The data Form tool is still there – you have to add “Form” to the Quick Access Tool Bar.    4. The  “Speak  Cells”  command  is  missing  from  the  ribbons,  but  this  command  is  still  available  by customizing the Quick Launch toolbar and adding the “Speak Cells” command.     5. In  fact  there  are  a  total  of  219  commands  in  Excel  that  do  not  appear  on  the  Excel  Ribbon  –  you  can  view  a  complete  list  of  these  commands  by  customizing  the  Quick  Launch  Toolbar  and choosing the option to view “Commands Not in the Ribbon”.    However, there are some things that have disappeared as follows:    1. No more publishing interactive web pages.    2. Embedded  video  clips  and  sound  clips  no  longer  play  within  Excel,  they  switch  the  user  over  to Media player instead.     3. The  AutoFormat  as  we  knew  it  is  gone.  It  has  been  replaced  with  the  “Format  as  Table”  option  in  the  Styles  group  of  the  Home  tab,  but  it  does  more  than  format  your  table.  It  converts  your  table  to  what  Excel  used  to  call  an  Excel  List,  complete  with  list  arrows  and  filter options and all kinds of junk you really don't need and probably don't want if your goal  is  just  to  dress  up  your  data.  Unfortunately  this  new  functionality  does  not  apply  a  unique  format  to  subtotal  rows  like  Excel  2003  did.  Bummer.  Therefore  you  must  collapse  your  rows in Outline, select visible cells, and apply a different color, then expand your rows again  to pull off this type of format. 



Page 103 

Copyright May 2010 

Excel Functions, Macros & Data Commands 



What’s New in  Microsoft Excel 2010 


Page 104 

Copyright May 2010 

Excel Functions, Macros & Data Commands 

What’s New in Microsoft Office 2010? 
Microsoft has announced that it will begin shipping Office 2010 in Spring 2010. This begs the  question,  what’s  new  in  Office  2010?  The  short  answer  is  that  there  are  a  dozen  or  so  interesting  improvements  each  in  Word,  Excel,  PowerPoint,  and  Access ‐  but  for  the  most  part Office’s core products are unchanged. This is because when Office 2007 was released in  January  2007,  the  new  menus  only  appeared  in  4.5  of  the  applications  –  Word,  Excel,  Access,  PowerPoint  and  half  of  Outlook.  With  Office  2010,  Microsoft  has  brought  the  other  applications  up‐to‐date  with  the  newer  menu  style  as  well.  Therefore  don’t  expect  to  see  many  differences  in  Word,  Excel,  Access,  or  PowerPoint.  However,  these  are  a  few  improvements Office 2010’s core products, as follows: 

What’s New in Excel 2010? 
1. Sparklines – Sparklines are small cell‐sized charts that you can embed in a worksheet  next to data to get a quick visual representation of the data. For example, if you had  a worksheet that tracked the performance of several dozen stocks, you  could create  a Sparkline for each stock that graphed its performance over time, in a very compact  way. Here is an example:   

  2. Conditional  Formatting  Improvements  –  Microsoft  has  improved  and  added  more  styles  and  icons  regarding  the  ability  to  apply  a  format  to  a  range  of  cells,  and  then  have the formatting change according to the value of the cell or formula.    3. Improved  Sharing  –  As  with  all  of  the  Office  2010  applications,  Excel  2010  has  new  and  improved  tools  for  sharing  data  with  other  people,  including  multiple  people  working on a document at a time.     4. Millions  of  Rows ‐  Microsoft  now  offers  Project  Gemini  add‐on  for  Excel  2010  that  can  handle  very  large  amounts  of  data ‐‐  even  worksheets  that  include  hundreds  of  millions  of  rows.  It  will  ship  as  part  of  SQL  Server  2008  R2  in  the  first  half  of  2010;  a  community technology preview will be available in the second half of 2009.   
5. Enhanced  Ribbon  Toolbar  ‐  The  Ribbon  tool  bar  has  been  enhanced  to  be  highly  customizable now.   


Page 105 

Copyright May 2010 

  Now  Excel  2010  will  save  files  just  as  safe  as  the  former  Excel  2007.  Microsoft  introduced  a  new  XML  format  (.xlsx ‐  In  Excel  2007. Macros & Data Commands      6.XLS version. Compatibility  of  . This feature is located on the Insert Tab.  This  problem  has  been  resolved ‐  Excel  files  created  in  Excel  2010  may  easily  be  opened  in  versions  of  Excel  prior  to  Excel  2007.CarltonCollins.Excel Functions.  Microsoft  Office  2010  automatically  opens  it  in  Protected  Mode  which  means  that  Excel  will  not  allow  you  to  edit  the  documents  unless  document  editing  is  enabled.        7.xlsx)  which  was  not  compatible  with  former  .   Protected   Mode   ‐  Each  time  you  download  a  document  .com  Page 106  Copyright May 2010  .  To  do  this. Slicer   ‐  The  Slicer  feature  provides  new  slice  and  dice  capabilities  within  PivotTables  –  this  helps you dynamically segment and filter the data.        7.  click  the  Enable  Editing  option in order to enable document editing as shown in the following  screen shot.  www.xls  spreadsheet  formats.  and  the  spreadsheet size is 75% smaller than the old .

Macro  ‐  Macros in Excel 2010 now support working with shapes. Enhanced   Chart   Diagram   ‐  In  Excel  2010  double  clicking  a  chart  element  automatically  opens the chart’s format dialog box. Named   Sets   ‐  Named  Sets  have  been  added  to  Microsoft  Excel  2010. Web Version of Excel 2010 – A new web version of Excel 2010 allows you to create.vlabcenter.  &  Sets  button  under  the  Ribbon.    9.    12. moving  or editing shapes.  The  web  version is as same as the Excel 2010 on desktop. The result is even faster performance.  Simply  locate  the   Fields.CarltonCollins.  which  means  that it can take full advantage of your computer’s 64‐bit motherboard and access more than  4 GBs of RAM. 64‐bit  version  of  Excel  2010 ‐  Excel  2010  is  now  available  in  a  64‐bit  version.  You  can  try  this  online  at  the  following  Virtual  Labs  web  site:  https://cmg.  allows  you  to  create  your  own  named  sets.  Items.  and  it will allow you to define your own Named Sets.    10. including creating.com  Page 107  Copyright May 2010  .     13.  The  web  version  reportedly  will  be  available  for  free  to  everyone  who  has  Windows  Live  account. with some of Excel functionality disabled.    11. Macros & Data Commands    8.  www. edit and  save  spreadsheet  via  your  web  browser  directly  and  share  them  online.com/prepare.Excel Functions.aspx?moduleid=ad3bd3e9‐8d2b‐498d‐94fa‐ e41e1b09730d&ticks=633992819904236083. Microsoft  SQL  Server  PowerPivot  for  Excel ‐  Excel  2010  now  includes  an  add‐in  tool  called  Microsoft  SQL  Server  PowerPivot  which  is  a  Business  Intelligence  tool  that  enables  you  to  query  multiple  SQL  Server  databases  across  multiple  corporate  systems  and  web  data  on  a  real‐time  basis  to  produce  PivotTables  that  can  be  shared  via  SharePoint.

 Peachtree.  fishing.  and  bond  financing.  Collins  is  president  of  his  home  owners  association. and volunteers for Cooperative Ministries food drive. Past Chairperson of the AICPA Technology Conference.  construction. Has published 80+ pages of accounting software articles in the Journal of Accountancy.  and  received  a  principle  nomination  to  Annapolis  Naval  Academy.  snow  skiing.  and  general  business.  He  is  an  author.  He  devotes  his  leisure  time  to  family.   8. CPA  ASA Research   Carlton@ASAResearch.  two  hundred  articles. Exact.   3.000  lectures  in  44  states  and  5  countries  addressing  more  than  500. ACCPAC. As a consultant. Has provided consulting services to many computer companies (including Compaq.com   770.   12. Macros & Data Commands  Bio for J.  Collins  has  audited  businesses  in  the  areas  of  health  care. five Sage Conferences. and conventional financing matters.  5. Dynamics.  Collins'  tax  experience  includes  corporate.  lecturer. Microsoft.  4.  "GSCPA  Outstanding  Discussion  Leader  Award". and multiple conferences for Epicor.    9.    At the University of Georgia Mr.   11. SouthWare.  Mr. and others).  partnership.  Collins  has  been  married  for  25  years  and  has  two  children.  10.000  business  professionals. Mr.   7.  www. Recipient of the 2008 Tom Radcliff Outstanding Discussion Leader Award.  At  Glynn  Academy  High  School  Mr.  auditing.com  Page 108  Copyright May 2010  .  accounting  systems.  Collins  has  prepared  feasibility  studies  and  financial  forecasts  for  nearly  300  projects  seeking  more  than  $3  billion  in  startup  capital.0950    J. Collins worked with the entire Microsoft  Excel  development  team  contributing  more  than  500  pages  of  design  improvements ‐  many  of  which  are  found  in  Excel today.500 technology lectures around the world.   Mr.  financial  reporting. Exact Software. Axapta .  CPA  is  a  Certified  Public  Accountant  with  experience  in  technology.  is  a  26 year  member  of  the  AICPA  and  the  Georgia  Society of CPAs. AX.  including  numerous  keynote  lectures  at  national  and  international  conferences. Recipient of the Outstanding Discussion Leader Award from the Georgia Society of CPAs. Has delivered keynote and session lectures at dozens of accounting software conferences including seven  Microsoft Partner Conferences.  Collins  was  Senior  Class  President.  Collins  is  familiar  with  bond  issues. 2008 and 2009 Chairman of the Southeast Accounting Show ‐ the south's largest CPA event. Named “Top Ten CPA Technologists” by Accounting Technologies Magazine.  Carlton  Collins. Intuit.  including  field  work  for  80  of  those  projects. Awards & Accomplishments:     1. Dynamics.  He  has  published  more  than  two  dozen  books.  Mr.  2.  and  thousands  of  web  pages.  Mr.  and  estate  tax  planning  work.  tennis.  participates  in  the  Gwinnett  Clean and Beautiful program. Open  Systems.  Collins  has  a  Bachelors  degree  in  Accounting  from  the  University  of  Georgia. Sage Software.  manufacturing.  was  a  member  of  Alpha  Tau  Omega  fraternity.  travel.  automobile  dealerships.  and  "Accounting  Technologies'  Top  Ten  CPA  Technologists  Award".734.  Collins  has  assisted  275+  large  and  small  companies  with  the  selection  and  implementation  of  accounting  systems. Great Plains.  Key  awards  include:  "AICPA  Lifetime  Achievement  Award". Sage ACCPAC ERP. Has installed accounting systems for more than 200 companies. Epicor. Lead author for PPC's Guide to Installing Microcomputer Accounting Systems.  Medicare  and  Medicaid  reimbursement.CarltonCollins.  Mr.  Class  Valedictorian.  "Tom  Radcliffe  Outstanding  Discussion  Leader  Award". Carlton Collins.  Novell.  fiduciary.Excel Functions.  individual.  tax.  and  served  three  years  in  the  Judicial  Defender/Advocate  program.    Selected Positions. IBM.  insurance.  and  technology  &  accounting  systems  consultant. Apple.   In  the  area  of  finance. and is also a licensed realtor.  As  a  public  speaker.  Mr. Collins was elected President of the Phi Eta Sigma Honor Society.  As  a  consultant.  Collins  has  delivered  more  than  2.   6.  Mr.  Mr. Peachtree. Has personally delivered over 1.  and  riding  motorcycles  (dirt  and  street). Named “Top 100 Most  Influential CPAs ” by Accounting Technologies Magazine in multiple years.     As  an auditor Mr. was initiated into  the  BIFTAD  Honor  Society. Recipient of the AICPA Lifetime Technical Contribution to the CPA Profession Award. distribution.NAV.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful