FUNCIILE SECRETARIATULUI MODERN Consideraii generale privind evoluia meseriei de secretar O abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza

dect n contextul evoluiei istorice a managementului i a mijloacelor de comunicaie. nc din fazele de nceput, n practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate eseniale care i-au marcat funcionarea pn astzi: meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii de decizie ai vieii economicosociale; tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti i, confidenialitatea, a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic. Coordonata confidenialitii este sugerat chiar de termenul secretar(), provenind din latinescul secretum (secret, tain) i desemnnd o persoan care tie i pstreaz secrete. Sub aspect practic, meseria de secretar preced n timp istoric, apariia denumirii sale. Dac inem cont de faptul c primele forme ale scrierii au aprut din necesitile administraiei de stat de a emite dispoziii, de a da ordine i a administra bunuri, putem lega apariia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autoritilor, considerai a constitui prima celul a birocraiei, n Orientul antic. n special, n perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializai n comunicarea scrisa. Problema confidenialitii se punea, la vremea respectiv, numai pe cale oral, fiind extrem de rare persoanele care tiau s citeasc. Aa se explic i practica unor autoriti de a tia limba scribilor, spre a se asigura de pstrarea secretului profesional. Termenul grammatikos, denumind n limba greac i profesia de secretar, poate fi considerat cel mai sugestiv, n ceea ce privete posibilitile asocierii acestei meserii cu nceputurile scrierii. Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de comunicaie, se contureaz alte coordonate funcionale ale acestei profesii. In perioada feudalismului, o data cu schimbrile produse n sistemele de conducere prin apariia anumitor grade de ierarhizare si, prin apariia hrtiei ca suport informaional, munca de secretariat capt contururile specializrii. Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, n Evul Mediu, se ocupa de corespondena monarhului sau a unor nali demnitari. Aceasta presupunea meninerea n continuare, a sarcinilor iniiale de caligrafiere a textelor, la care sau adugat alte operaiuni de expediere dar i de eviden a circulaiei documentelor scrise. In epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor de scris mecanice n structurile administrative, imaginea secretarei se va asociata att de profund cu acest mijloc de imprimare a textelor, nct activitatea sa se va confunda pn n epoca contemporana, cu aceea de dactilograf. Trebuie s precizm, ns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut brbailor, pn la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate drepturile ceteneti refuzate femeii secole de-a rndul. Nici Revoluia Francez cu ideile ei luminoase nu a avut curajul s lanseze femeia n viaa administrativ, dar a declanat goana dup o egalitate de sexe. n epoca contemporan, conform statisticilor, 95% din funciile de secretar sunt ocupate de femei, n special n rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate dect brbaii n domeniul competenei sociale i al inteligenei emoionale. Se contureaz, astfel, noi cerine, privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin tot la nceputul secolului XX, dezvolt noi valori, privind resursele umane i resursele informaionale, la aceasta aducndu-i contribuia tiine precum sociologia, psihologia, ergonomia. Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea auxiliarului su de baz, secretariatul. n spatele acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilor informaionale i comunicaionale care au revoluionat viaa birourilor. Astzi, competenele secretariatului impun n egal msur, cunotine, informaii i deprinderi cerute muncii tradiionale secretariale la care se adaug altele noi: domeniul biroticii. Abordnd, cerinele actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera: stpnirea procedeelor de citire i scriere rapida; utilizarea calculatorului n editarea de texte i pentru baze de date; utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informaiei i comunicaie; cunoaterea principiilor de organizare a timpului i a documentelor; posedarea i si exercitarea a 1-2 limbi de circulaie internaional; cunotine generale de statistic i contabilitate; abiliti de comportament n relaiile cu publicul i ali factori; Din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor devine tot mai complex i specializat. Secretara este tot mai implicat n procesul de gndire fiind nevoit de multe ori s preia pri din activitile conducerii spre a le prelucra independent, s gestioneze fluxuri de informaii i timpul managerilor, s manevreze mijloace tehnice de tratare a informaiei i de comunicaie. Posibilitile sale de degrevare a aciunilor managementului sunt nelimitate. Cu privire la perspectivele acestei profesii, n lumea occidental s-au exprimat trei curente de opinie: a) ntr-o prim categorie se ncadreaz cei care consider c rolul secretarei este depit i c n viitor va disprea. Argumentele care se aduc n acest sens, privesc evoluia rolului calculatorului pentru activitatea fiecrui manager i de aici, ideea c, n timp, calculatorul va ajunge s suplineasc rolul secretarei; b) n a doua categorie pot fi ncadrai cei care consider ca, dimpotriv, rolul secretarei este n continu cretere i c nici calculatorul nici altceva nu va reui s-o suplineasc; c) un al treilea curent, susine c, n perspectiv, secretara i va depi statutul profesional actual, fiind tot mai implicat n activiti paraprofesionale n care competenele ei s impun cunotine noi din alte domenii (economie, management, juridic), alturi de cele tradiionale. Privit din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de oricine i oricum.
1

n rile occidentale se experimenteaz i testeaz pentru viitor, secretariate pe domenii, echipe de secretariat pentru prestri de servicii birotice sau pentru lucru la distan. 1. Funciile secretariatului modern Activitatea de secretariat se exercit n toate sistemele economico-sociale, inclusiv n firme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol complementar pe lng de un post de conducere, secretariatul efectueaz lucrri de natura administrativa, de rutina, pentru degrevarea titularului funciei n cauz. n echipa manager-secretar, o sarcin unic este finalizat prin contribuia celor dou persoane. Astfel, managerul concepe un document, sau aplic o rezoluie pe o cerere. Secretariatul va prelua, n continuare, toate operaiunile ce in de redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea informaiilor prelucrate. Complexitatea procesului de munc, variaz n funcie de dimensiunea i complexitatea structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnic i nivelul de pregtire al secretariatului. Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consider c utilizarea eficace a secretariatului, constituie o modalitate esenial de amplificare a eficacitii muncii manageriale. Un secretariat bine organizat i competent poteneaz munca managerului prin mai multe elemente: degreveaz managerul de o serie de aciuni de rutin, pur administrative, contribuind, astfel, la utilizarea raional a timpului de lucru de care el dispune; creeaz condiiile preliminare pentru realizarea de ctre manager a unor contacte operative i eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul organizaiei; asigur vehicularea corespunztoare a informaiilor la nivelul conducerii firmei, cu deosebire n perimetrul ealonului superior al acesteia; contribuie decisiv la organizarea raional a activitii managerilor de nivel superior din cadrul firmei (directori generali, directori executivi). Aceste elemente stau la baza principalelor funcii ce revin secretariatului: Funcia de tratare a informaiilor; Funcia de documentare; Funcia de filtru i legtur n contactele conducerii; Funcia de asistare direct a managerului; Funcia de reprezentare. I. FUNCIA DE TRATARE A INFORMAIEI 1.1. Rolul secretariatului n sistemul informaional al organizaiilor Noiunea de informaie, n activitile administrative, nu trebuie confundata cu cea de informaie tiinifica, care constituie baza unei cercetri. La nivelul organizaiilor, orice angajat care vorbete, efectueaz o semnalizare, scrie o cerere, un raport, elibereaz o chitana, o schia etc. emite informaii. De asemenea, un termometru care indic temperatura mediului ambiant sau un calculator electronic care tiprete rezultatul unui calcul, emit informaii. Se poate observa, deci, c informaiile n sensul pe care l-am menionat, pot fi generate de un emitor uman dar i de ctre un dispozitiv programat de om. Valorificarea informaiei pentru desfurarea activitilor administrative se face n urmtoarele etape succesive: Culegerea informaiilor adic recepionarea planificat, urmrind un anumit scop; Prelucrarea informaiilor presupunnd totalitatea transformrilor la care sunt supuse mesajele recepionate, n aa fel nct, s rezulte informaii distincte de cele recepionate. De exemplu, prin centralizarea unor date, un funcionar va ntocmi documentul sau lucrarea numita Centralizator care cuprinde informaii noi, fa de datele recepionate; prelucrri de informaii sunt i diversele calcule matematice pe care le efectueaz calculatorii umani sau mainile de calcul. n general, prelucrarea informaiilor constituie partea cea mai complex i subtil dintre etapele procesului informaional. Stocarea informaiilor (sau memorarea) este operaia prin care o cantitate de informaii este nmagazinat pe un suport material sau n creierul uman; aceast informaie poate fi recepionat de mai multe ori, fiind conservat, n funcie de necesiti sau importan, pentru perioade mai scurte sau mai ndelungate de timp. Parcurgerea acestor etape constituie aa numitele procese informaionale. Pentru a fi valorificate, informaiile trebuie s circule. Schimbul de informaii n interiorul organizaiilor sau ntre organizaii este denumit comunicaie. Procesele comunicaionale cuprind fazele de predare, transmitere i primire a informaiilor. In orice structur organizatoric, aceste procese nu se desfoar la ntmplare ci sunt strns intercolerate, constituind sistemul informaional al unei organizaii. Orice angajat, implicat n activitile de birou, trebuie s cunoasc proveniena informaiilor pe care le culege, natura informaiilor, avantajele i dezavantajele metodelor i mijloacelor de prelucrare, direcia de transmitere i rolul lor n sistem. Secretariatul, prin rolul sau de auxiliar circumscris conducerii, opereaz, desigur, cu informaiile materializate i nematerializate care circula la acest nivel al organizaiei. Gradul de complexitate, al activitilor specifice procesului informaional, variaz n funcie de complexitatea activitii de management, a deciziilor i aciunilor ntreprinse de managerul cruia i este subordonat secretariatul. Structura timpului de lucru a unui manager, analizat din diferite puncte de vedere, de ctre specialiti n domeniu, se consum astfel:
2

 primirea de informaii 23 % luarea de decizii 41% dare de dispoziii 1% schimb de informaii 4% elaborare de informaii 4% executare de lucrri 5%_ confirmare decizii 8 % explicaii, ndrumri 14% In aceste condiii, se poate afirma c informaia constituie o resurs fundamental a procesului de management pentru atingerea obiectivelor organizaiei. Sistemul informaional al organizaiilor asigur coeziunea sistemului de conducere. Informaia circul pe canale formate de legturi ierarhice i funcionale materializate de structura organizatoric a unitii. Din sistemul informaional face parte i sistemul de comunicaii prin care se pun n contact sursele de informaii prin intermediul reelelor. 1.2. Tipologia circuitelor informaionale la nivelul secretariatului In sistemul informaional al organizaiilor, secretariatele manageriale se constituie ca adevrate centrale de comutaie a informaiilor, unde acestea converg din toate prile ntreprinderii i din exterior. O structurare orientativ circuitelor informaionale specifice biroului de secretariat, s-ar prezenta astfel [1] : A) n secretariate se constituie un important canal informaional n relaiile ierarhice directe cu conducerea, n sensurile: de la conducere spre secretariat circuit informaional linear i descendent; se concretizeaz prin dispoziii verbale personale sau prin microfon, note scrise cu indicaii pentru efectuarea unor lucrri, rezoluii pe acte, pe scrisori, solicitri de legturi telefonice, etc. de la secretariat spre conducere circuit informaional ascendent i linear; se concretizeaz prin: comunicri verbale personale sau prin microfon pentru stabilirea contactelor telefonice, anunarea sau prezentarea vizitatorilor la conducere, prezentarea corespondenei i a altor documente din arhiva curent a secretariatului etc. B) Secretariatul este o central n circuitul ascendent i descendent al informaiei ce se desfoar ntre conductor i subsistemul condus: circuit ascendent n etapa premergtoare deciziilor, furniznd conducerii informaiile obinute de la diferite compartimente ale organizaiei, eventual selectate prin tehnici specifice. circuit descendent prin care conducerea organizaiei, n exercitarea funciei de comand, emite decizii de organizare, coordonare i execuie ctre subsistemul condus; acestea se concretizeaz prin ordine, dispoziii, circulare, redactate i transmise de ctre secretariat. circuit ascendent n cursul executrii deciziilor, adic informaiile de control prin care conductorul se asigur dac deciziile transmise au fost executate; se concretizeaz prin de dri seama , rapoarte, pontaje i alte situaii sintetice. Este faza de retroaciune (feed-back-ul) n exercitarea funciei ce control i evaluare. C) Secretariatul este o central de comutaie a informaiilor pentru informaiile care intr din mediul extern ctre toate nivelurile organizaiei i a celor care ies din organizaie spre mediul extern. Orice organizaie are relaii cu mediul economico-social: organe financiare, bancare, organizaii ierarhic superioare sau subordonate (filiale, agenii, sucursale), alte organizaii i parteneri de afaceri. Comunicrile oficiale se desfoar cu preponderenta prin scrisori, chiar dac ntr-o faz iniial se poart eventuale comunicri verbale. D) Circuit informaional orizontal i linear se stabilete ntre diferite compartimente de secretariat, n cadrul relaiilor de cooperare, atunci cnd dimensiunile organizaiei permit astfel de structuri. Experiena practic arat c: procurarea, culegerea, valorificarea i transmiterea direcionat a informaiilor reprezint o sarcina centrala a muncii moderne de secretariat. Tratarea informaiei scrise, la nivelul secretariatului, presupune o serie de operaiuni care sunt n general: logice (sortare, clasare, grupare);, intelectuale (redactare de texte, traduceri); de prezentare (nscriere simpla, imprimare special, afiaj, etc.). -administrative (ndosarieri, setri, tampilri etc.). In vederea uurrii activitii, se utilizeaz numeroase mijloace de tratare manuale i automatizate. Tratarea eficienta a informaiei scrise specifice activitii de secretariat este condiionata de o serie de factori, dintre care cei mai importani ar fi: gradul de pregtire profesional pentru aplicarea corect a metodelor i tehnicilor de lucru; gradul de implicare n domeniul n care activeaz managementul; gradul de stpnire a mijloacelor tehnice de tratare a informaiei; gradul de adaptare la ritmuri variate de munc. Organizaiile genereaz o mulime de documente cu caracter administrativ. Orice activitate economic, administrativ social, cultural sau tiinific, apare nti ca idee, apoi se concretizeaz treptat n documente care adeveresc, constat sau preconizeaz fapte. Documentele scrise sunt utilizate, n proporie ridicat, i pentru comunicarea cu persoane din interiorul sau din afara organizaiei. Dincolo de situaiile n care comunicarea scris este absolut necesar, n practic se nregistreaz aa numitul mit al hrtiei. Sistemele de computere genereaz o mulime de hrtii iar copiatoarele
3

omniprezente ncurajeaz reproducerea documentelor ntr-o larg distribuie, avnd n vedere uurina cu care acestea pot fi obinute. Conform unor investigaii, n acest sens, n economia german [2] prin anii 1997, mai mult de 80 % din totalitatea informaiilor erau memorate pe hrtii i nu puteau fi accesate dect manual, iar 20% se gseau sub form structurat, memorat electronic. Stocarea electronic permite accesul la o cantitatea mare de informaii Informaiile de pe hrtii pot fi digitalizate prin scanare i fcute astfel prelucrabile i gestionabile. Aceste procedee sunt ns posibile numai n unele domenii de activitate, cum ar fi ntreprinderile care au baze de date structurate, referitoare la clieni i la modalitile de facturare corespunztoare i care nlocuiesc formularele de hrtie cu documente electronice. n acest sens, putem meniona bncile, societile de asigurri generale i de sntate, societi de telefoane etc. In principal, tratarea informaiei n secretariate presupune: activiti cu corespondena organizaiei; reproducerea de texte sau scrierea dup dictare; traducerea documentelor. Comunicarea scris se realizeaz prin intermediul corespondenei. 1.3. Activitatea cu corespondena Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau mai multe persoane. Dup cum scrisorile se adreseaz unor persoane juridice sau persoane fizice, acestea alctuiesc obiectul corespondenei oficiale sau private. Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i a actelor care circul ntre persoane juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic. Sfera corespondenei oficiale este larg i cuprinde probleme cu coninut juridic, economic, organizatoric, administrativ, diplomatic etc. Pentru exercitarea acestei activiti trebuie respectare anumite principii: evitarea corespondenei inutile, n cazul n care unele probleme pot fi rezolvate prin contact personal sau telefonic; promtitudinea rspunsurilor operativitate n rezolvarea problemelor ce fac obiectul corespondenei. In pofida existentei telefonului, a faxului i a cutiei potale electronice comunicaia prin coresponden clasic predomin n viaa organizaiilor. Factorii care stau la baza meninerii acestei forme de comunicare se justific astfel: consemnarea scriptic a unei activiti cu elementele de autenticitate (tampile, isclituri) au valoare probatorie juridic, deci, putere de convingere mai mare n relaiile oficiale ale organizaiilor; constituie o baza de nregistrri contabile; expeditorul i destinatarul au n fata texte identice; elaborarea scris ofer un timp mai mare de gndire pentru formularea i structurarea ideilor ; comport un anumit ascendent al emitorului fa de receptor; scrisorile oficiale pot fi ulterior transmise i pe alte canale (fax sau pota electronic); permit, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea unui ciclu de coresponden ce oglindete naterea, modificarea sau stingerea unor relaii ntre persoane juridice i persoane fizice; prin constituirea unui fond arhivistic, corespondena poate deveni o surs de documentare. In ceea ce privete dezavantajele comunicrii scrise, putem enumera: depersonalizarea comunicrii prin eliminarea relaiei directe ntre participani; consum ridicat de energie uman n prelucrarea informaiei, cu implicaii asupra multiplicrii posturilor din structura organizatoric; costuri ridicate care presupun nu numai cheltuieli directe precum, salarii, hrtie, mijloace de prelucrare, imprimare i transmisie dar i indirecte, cerute de conservarea n dosare i spaii special amenajate; prin extensie, din punct de vedere ecologic, comunicarea scris presupune o serie de costuri sociale: exploatarea pdurilor, efecte poluante ale fabricilor de hrtie n mediu. 1. 3.1. Ciclul operaiunilor practice de secretariat cu corespondena A) Operaiuni cu corespondena primit Verificarea corespondenei este operaiunea necesar pentru a constata eventuale greeli de expediie, dac numrul scrisorilor corespunde cu cele scrise n condica de expediie sau dac sunt n stare bun. Semntura de primire n condica de expediere sau n cea a registraturii trebuie s fie lizibil. In ultimul timp, se pune i problema coletelor suspecte sau a scrisorilor capcan. Indiciile n acest sens ar fi: o form sau o mrime neobinuit, srme ataate, urme de ulei sau de grsime pe ambalaj, greutate prea mare fa de mrimea lor, miros de migdale sau o gaur de ac n ambalaj. Se recomand, ca n astfel de situaii, s se aeze pachetul pe o suprafa plan, ct mai departe de birou i s nu se deschid pn la verificarea acestuia de ctre persoane competente n astfel de situaii. Deschiderea plicurilor se face, n general de ctre secretar, numai dac exist acordul conducerii n acest sens. Recomandri: nainte de deschidere, se grupeaz n teancuri distincte scrisorile recomandate (se semneaz de primire), private (confideniale, personale), cele marcate Urgent, alte scrisori adresate firmei i, eventual, scrisori Adresate greit. Scrisorile marcate urgent vor fi deschise cu prioritate;
4

 Nu se deschid scrisorile care poart meniunea Personal strict secret, Strict personal Verificarea coninutului scrisorii dup deschidere Se verific dac nu lipsesc file sau anexe ale scrisorii; Dac se constat lipsa unei anexe se face o not pe scrisoare n acest sens, nainte de distribuire; Dac lipsa unei anexe nu permite rezolvarea problemei n scrisoare, se comunic imediat expeditorului aceast problem; Filele anexei se prind mpreun cu scrisoarea; Plicul se prinde de scrisoare n urmtoarele situaii: a) dac scrisoarea nu are adresa expeditorului; b) dac adresa menionat n interior nu este identic cu cea de pe plic; c) dac timpul scurs ntre data sosirii i data expedierii este prea mare, spre a se constata cauza ntrzierii prin verificarea tampilei potei; Sortarea corespondenei primite Dup deschiderea plicurilor, corespondena se sorteaz n trei grupe: a) cele care necesit atenia conducerii; b) cele care necesit atenia altor persoane din organizaie; c) cele care necesita atenia secretariatului. Pentru uurarea operaiunii de distribuire a corespondenei, de o deosebit utilitate s-au dovedit etajerele cu compartimente pentru fiecare serviciu. Datarea i aplicarea tampilelor de nregistrare Menionarea datei pe scrisoare este importanta pentru urmtoarele motive: constituie o justificare pentru problemele care nu s-au putut rezolva la timp din cauza primirii cu ntrziere a documentului; data sosirii este o posibilitate de amplasare n timp, n cazul folosirii ulterioare a scrisorii; Data se va amplasa, pe ct posibil, ntotdeauna n acelai loc, adic sub data de origine a expeditorului pentru scrisori i sus n dreapta pe prima pagin, pentru corespondena ieit ca rspuns sau din oficiu. nregistrarea corespondenei n Registrul de Intrare-Ieire Aceast operaiune se efectueaz conform instruciunilor de aplicare a Legii Arhivelor Naionale nr. 16 / 1996 art. 8, 9, privind Evidena documentelor (nota de trimitere la Arhivistic). Repartizarea corespondenei pe compartimente In prealabil, se face o selecie a scrisorilor oficiale de cele personale i se aeaz n ordinea importantei. Dac mai multe persoane trebuie s ia cunotin de coninutul unei scrisori se procedeaz astfel: se face un duplicat al scrisorii se ntocmete un tabel cu urmtoarele elemente: primitor, semntura, data tabelul se transmite fiecrei persoane nsoit de scrisoare, fiecare semnnd de primire. Avantajele sistemului: - scrisoarea original rmne la secretariat, evitndu-se pierderea sau deteriorarea; - prin trecerea datei cnd a fost primit scrisoarea de fiecare persoana poate fi depistate mai uor compartimentele n care a fost reinut mai mult timp. Alte posibiliti: secretariatul trimite cte o copie a scrisorii ctre toate compartimentele, dup aplicarea rezoluiei de ctre conductor; secretara face copii dup fragmentele scrisorii care intereseaz un anumit compartiment. B) Operaiuni cu corespondena expediat Scrisorile expediate de organizaii pot fi: - rspunsuri la scrisori primite - scrisori expediate din iniiativa organizaiei cunoscute sub denumirea de coresponden din oficiu. Corespondena poate s provin din toate compartimentele organizaiei. Dac soluionarea unei corespondene primite comport o perioad mai ndelungat de timp, organizaia expeditoare trebuie anunata printr-o scrisoare din oficiu spre a i se explica motivul ntrzierii i termenul prevzut pentru rspunsul definitiv. Indiferent de metoda folosit, secretariatul mai are urmtoarele responsabiliti: s anune termenul la care trebuie s rspund; s vegheze asupra respectrii termenului i obinerii ciornelor pentru dactilografiere. Redactarea corespondenei Situaii: a) Scrisoarea este conceput de manager. In aceast situaie, secretariatul va asigura documentaia necesar (scrisoarea primit i alte date sau informaii legate de coninutul scrisorii expediate. b) Scrisoarea este conceput de alte compartimente secretariatul va procesa scrisoarea n forma final i o va multiplica n numrul de exemplare cerute; poate interveni n corectarea eventualelor greeli de formulare sau de ortografie, gramatic sau punctuaie; va verifica i va ataa anexele la scrisoarea corespunztoare; c) Scrisoarea este conceput de secretariat n cazul corespondenei de rspuns, se analizeaz rezoluia i dispoziia primit, se consult corespondena anterioar i documentaia la care se refer; n cazul scrisorilor din oficiu, se alege modelul adecvat dup tipul de coresponden, se adun i se studiaz actele normative sau alte documente care reglementeaz problema ce constituie obiectul scrisorii, se culeg
5

informaii de la serviciile de specialitate i de la cei n drept, dac e cazul (manager, consilier juridic, efi de compartimente). se ntocmete ciorna sau conceptul scrisorii i eventual, se prezint spre avizare personalului de specialitate. se dactilografiaz sau proceseaz corespondena; se verifica identitatea ciornei cu materialul dactilografiat i se face corectura eventualelor greeli sau omisiuni. - Introducerea corespondenei n mapa managerului i prezentarea la semnat. Corespondena de rspuns se prezint n mapa nsoit de corespondena de baz. - tampilarea scrisorilor se efectueaz numai dup semnarea de ctre cei n drept i numai de ctre persoana nsrcinat cu pstrarea tampilei. tampila se aplic pe semnturile autorizate. nregistrarea corespondenei n Registrul de eviden la rubrica Ieiri i aplicarea datei i numrului de nregistrare pe fiecare scrisoare expediata. - Scrierea adresei pe plic Distribuirea rapid a corespondenei depinde de scrierea corect a adresei care trebuie s cuprind elementele: numele destinatarului; numele strzii; i numrul; numele localitii; oraul cu oficiul potal; numele judeului/ districtului; codul potal; ara. Se noteaz fiecare element al adresei pe un rnd, separat; Se las n partea superioara a plicului loc suficient pentru timbre, marca de scutire de taxe sau stampila potei ; Se scrie codul potal n partea de jos a adresei; Se scrie orice meniune special, ca de exemplu: Personal, Secret, In atenia , separat de adresa, de obicei la dou spaii albe de numele destinatarului; meniunea Urgent se va scrie pe plic n dreapta i dedesuptul adresei; Se verific dac timbrele corespund cerinelor potei Adresele de pe plicuri sunt confruntate cu antetul scrisorii nainte de mpturire. - mpturirea i introducerea scrisorilor n plic Se procedeaz astfel nct, atunci cnd se scoate scrisoarea din plic, antetul s fie n partea de sus; Se evit mpturirea scrisorii mai mult dect este nevoie pentru a fi introdus n plic. - Introducerea anexelor n plicuri Anexele de mrimea scrisorii se mpturesc simplu, mpreun cu scrisorile; Dac anexele conin mai multe foi, acestea se capseaz ntre ele, dar nu se prind de scrisori. Se mpturete anexa, se mpturete scrisoarea i se introduce anexa n ultima mpturire a scrisorii; Anexele mai mari dect scrisoarea (brouri, prospecte, cataloage etc.) se expediaz n plicuri mari. Scrisorile, n acest caz pot fi introduse n prealabil ntr-un plic mai mic, care poate fi sigilat sau nu, n funcie de cerine, i introdus n plicul mare; Anexele mai mici dect scrisoarea se prind de scrisoare, n colul de sus, stnga. Dac sunt mai multe anexe, cea mai mic va fi prins deasupra. Plicurile sunt repartizate i legate n pachet dup criteriile de expediere: a) cu adrese n aceeai direcie; b) recomandate; c) strintate - Expedierea corespondenei prin pot In organizaiile mari, se ocupa de primirea i expedierea corespondenei, serviciul de registratura. Modalitile de expediere a corespondenei pot fi: expediere prin posta, prin fax, cu ajutorul curierilor. Alegerea uneia sau alteia dintre aceste ci se face n funcie de distana pn la destinatar, de importana scrisorii, de costul expedierii .a. Pentru expediere se ntocmesc borderouri de expediere, dup urmtorul model (vezi model). Borderou de expediie nr. Nr. Nr. Data crt. nregistrare

Destinatar

Localitatea Greutatea Taxa (lei)

Nr. recipis

Asemenea borderouri se ntocmesc separat pentru urmtoarele situaii: scrisori simple loco; scrisori recomandate loco; scrisori simple alte localiti; scrisori recomandate alte localiti; scrisori simple pentru strintate; scrisori recomandate pentru strintate. Pot fi stabilite i alte categorii n funcie de specificul activitii organizaiei. Pe fiecare borderou se totalizeaz costul expedierii pentru descrcarea funcionarului responsabil cu aceast problem, de sumele sau timbrele potale ce i-au fost ncredinate. Borderoul se ntocmete zilnic cnd exist coresponden de expediat prin pot. Toate scrisorile primite i expediate de o instituie ntr-o zi, se numesc pota zilei. In cazul expedierii corespondenei prin curier se folosete Condica de expediie cu urmtoarele rubrici (vezi tabel). Nr. crt. Data Nr. deDestinatar Nume iSemntura nregistrare penume
6

Expediia prin curier se practic n aceeai localitate. Condica de expediie este un instrument de eviden i control asupra micrii corespondenei i actelor. Poate fi folosit n acelai scop pentru distribuirea i circulaia actelor i n cadrul organizaiei, ntre compartimente. Dup expedierea corespondenei se sorteaz copiile i sunt transmise compartimentelor de resort, iar corespondena secretariatului se ordoneaz n dosare. 1.4. Reproducerea documentelor Tratarea informaiei scrise presupune aplicarea ntregii game de tehnici specifice de secretariat, precum: stenografierea, dactilografierea, traducerea documentelor, procesarea documentelor sub forma de date, texte, imagini schematice. Pe lng coresponden, n secretariate se reproduc o serie de documente, cu coninut i frecven variabil. Unele intr numai n sfera de atribuii a managementului sau a altor compartimente iar secretariatul se implica numai n reproducere, nu i n conceperea textelor. Altele sunt ntocmite i de secretariat, eventual dup modele, n funcie de gradul de responsabilitate pe carel implic. Putem enumera, astfel: adresele cele mai simple materiale de coresponden care conin, de regula, 23 fraze i se folosesc pentru nsoirea unor materiale mai ample, sunt ntocmite de secretariat; notele interne adresate personalului din cadrul organizaiei sunt ntocmite redactate i difuzate de secretariat; instruciunile sunt reproduse de secretariatul; drile de seama sunt ntocmite de manageri, efi de departamente sau compartimente i reproduse de secretariat; procesele verbale sunt ntocmite de comisii de specialitate i reproduse de secretariat; informrile sunt ntocmite de diferii angajai i reproduse de secretariat; rapoartele i referatele implic secretariatul numai n reproducere, atunci cnd nu privesc problemele acestuia. Alte materiale care se reproduc n secretariate pot fi materialele manifestrilor colective: invitaii, programe, afie, ecusoane, indicatoare, liste, tabele etc. De asemenea, secretariatul are sarcina de ai prezenta conductorului rezumatele diferitelor materiale care sunt prea vaste, n scopul degrevrii managerului de lectura. Managerul poate mai eficient dac secretariatul ii examineaz minuios documentele nainte de a intra n posesia acestora spre a nltur problemele care nu sunt presante n lista de prioriti. Un astfel de demers presupune cunoaterea unor tehnici de lectur i capacitate de sintez. 1.5. Traducerea documentelor Asigurarea traducerii documentelor, personal sau cu ajutorul unui translator autorizat constituie o atribuie a secretariatului. n mod curent, n organizaiile care au relaii de colaborare cu parteneri strini, una dintre cerinele obligatorii, privind ocuparea funciei de secretara o constituie i cunoaterea a 12 limbi de circulaie internaionala. Sarcinile sale, n acest sens, sunt limitate la traducerea corespondenei, la participarea n cazul unor negocieri sau ncheierea unor contracte sau n cazul unor comunicri directe. In cazul unor reuniuni internaionale care implic responsabiliti mari, de natur protocolar, economic, publicitar etc. firmele apeleaz la firme specializate. 1.6. Tratarea automatizat a informaiilor Partea sistemului informaional, n care informaiile sunt tratate cu mijloace automatizate, se numete sistem informaie de birou sau sistem birotic [1] . Birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, distribuie i exploatare a informaiei din perspectiva muncii de birou. Aplicaiile biroticii se ncadreaz n trei categorii: Birotica autonom care cuprinde prelucrarea textelor, a datelor, graficelor, clasarea i arhivarea acestora; Birotica de transmisie care permite schimbul de informaii de la un post la altul, dar fr ca postul receptor s poat automat s recupereze informaia primit, pentru a o transforma dup interesul sau. Cuprinde: telefonul, faxul, bncile de date, arhivrile pe discuri optice. Birotica de comunicaie pe care o vom aborda n subcapitolul urmtor. Mijloacele de tratare automatizat a informaiei iau gsit ecou larg n activitile birourilor de secretariat, unde predomina activitile de rutin, mari consumatoare de timp. Beneficiile aduse de domeniul biroticii, n activitatea de secretariat pot fi enumerate, astfel : modul simplu de prelucrare i ntreinere a informaiilor pentru toate tipurile de informaii (documente, date structurate, termene etc.); mbuntirea calitii informaiilor prin punerea la dispoziie a tuturor informaiilor necesare i existente; scurtarea timpilor de parcurs prin eliminarea timpilor de transport, copiere i ateptare, ca i prin scurtarea datelor de prelucrare; accelerarea cutrii informaiilor prin instrumente adecvate (bnci de date pentru cutare direcionat i structurat, sisteme de gestiune a documentelor pentru posibiliti de accesare a documentelor arhivate dup coninutul acestora, posibilitatea cutrii n hiper text);
7

 reutilizarea direcionat a informaiilor (de pild, pentru evaluri, redactarea de scrisori n serie); calitatea mai nalt a rezultatelor prin standardizarea fluxurilor de date i prin asigurarea actualitii documentelor sau datelor folosite. 1.6.1. Prelucrarea automatizat a textelor Prelucrarea textelor, dup cum am menionat, ocup n continuare o mare parte din timpul secretariatului. Evoluia merge univoc de la maina de scris spre computer, n special, n prelucrarea textelor, datorit posibilitilor extinse de concepie. Astfel: toate formatrile pot fi introduse i modificate rapid; se poate stabili i implementa uor un anumit tip de scrisoare pentru ntreaga ntreprindere, aceasta constituind o contribuie importanta pentru Identitatea organizaiei; textele pot fi comod revizuite, corectate i modificate eliminnduse rescrierile; se pot introduce, decupa i muta sau copia poriuni de text n alte locuri; textele pot fi memorate (n memoria de lucru, pe disc i sau pe discheta), putnd astfel s fie memorate i regsite; salturile la rnd nou i la pagina noua pot fi efectuate automat; datorita programelor de verificare ortografica pot fi gsite i corectate rapid greelile de ortografie i cele de tastare; programele de separare n silabe uureaz separarea corect a cuvintelor la sfritul rndurilor i contribuie la un aspect mai estetic al textului (margini mai uniforme n dreapta acestuia); existenta dicionarelor de sinonime contribuie la evitarea repetrii cuvintelor, oferind alternative; ofer posibilitatea prelucrrii combinate a textului scris cu tabele, statistici, grafice, imagini, calcule, mai rapid, mai uor i mai plcut prin prezentarea vizual. Avnd n vedere faptul c, reproducerea textelor rmne n continuare o sarcin important a secretariatului, computerul va deveni instrumentul de baz n aceste birouri. 1.7. Comunicaia birotic O alt categorie de aplicaie a biroticii o constituie i Birotica de comunicaie sau comunicaia birotic. In acest form de comunicaie, receptorul poate asigura toate funciile emitorului, adic: poate recupera automat informaiile primite; le poate transforma dup interesul su. Comunicaia birotic a fost posibil o dat cu apariia de noi medii, prin care tehnologii odat separate, precum, telefonia, imaginea, tehnologia informatic i cea a comunicaiilor, au putut fi interconectate odat cu apariia calculatoarelor multimedia [2] . Cuprinde: mesageria electronic, Intranetul i Internetul. Conectarea Internetului n reelele locale i publice deschide alte posibiliti de informare de o nsemntate deosebita i n birourile secretariatelor. Introducerea tehnicilor moderne de comunicaie birotica constituie o necesitate n secretariate, oferind posibilitatea utilizrii eficiente a cunotinelor interne i externe, a prelucrrii, si distribuirii direcionate a informaiilor. In realizarea posibilitilor de comunicaie birotic, un rol important l are infrastructura tehnica informatica i conlucrarea componentelor tehnice. In organizaiile mari se extind aa numitele Sisteme client server, clienii reprezentnd computerele de la locul de munca, care comunic cu modulele server centrale (Internet) sau locale (Intranet). Aceste tehnologii au schimbat enorm lumea ntreprinderilor. Tranzaciile de afaceri i procesele de comunicaie se realizeaz tot mai mult sub aceste forme. Acest fapt are, desigur, consecine enorme i asupra cerinelor profesionale ale angajailor. Internetul este o reea de computere, cu ramificaii mondiale, n care sunt interconectate circa 60 000 de reele i mai mult de 80 de milioane de calculatoare electronice. Cel mai cunoscut serviciu de Internet este World Wide Web. (prescurtat WWW) Acesta realizeaz integrarea diferitelor servicii la acelai nivel i dispune de capacitatea de a genera i de a utiliza documente hipermedia. Tehnologiile Internet ului se pot folosi i n interiorul ntreprinderilor, formnduse aa numitele Intraneturi. La realizarea aplicaiilor Intranet, firmele ncep de obicei cu informaiile generale, precum: rapoartele de afaceri, comunicatele de pres, informaiile pentru prezentare, listele de telefoane, descrierile de proiecte, informaii despre concurenta, ofertele interne de posturi etc. Avantajele reelei de calculatoare sunt mult mai evidente n marile organizaii. Pentru birourile care desfoar procese informaionale care implic mai multe locuri de munc, au fost create pachete de programe pentru lucrul n grup (Groupware). Acestea ofer o ans real pentru comunicaia eficient, avnd n vedere faptul c, mai multe persoane, participa la ndeplinirea unei sarcini. Programe care sau dovedit foarte eficiente pentru lucrul n grup funcioneaz pe principiul potei electronice (Electronic Mail). Fiecare utilizator final conectat dispune, n acest caz, de o cutie potal electronic (Mailbox, Telebox) pentru primirea textelor. Funciile principale ale acestui sistem sunt: primirea corespondenei; trimiterea de mesaje; confirmarea automat a primirii corespondenei; memorarea de documente i de mesaje;
8

 compilarea i editarea (reprelucrarea) mesajelor destinate transmiterii; distribuirea corespondenei electronice. In aceste codiii, partenerii pot comunica, cnd i unde le convine, pentru realizarea n comun a unor sarcini intelectuale comune. 1.7.1. Aplicaiile potei electronice n secretariate Secvenele de activiti n care secretariatele pot aplica principiile Emailului pot fi: pregtirea edinelor sau a altor manifestri de grup ; punerea de acord n informri curente; difuzarea informaiilor generale pentru angajai (Avizier electronic); planificarea i coordonarea unor proiecte comune; coordonarea unor termene; In acest capitol, am insistat numai asupra posibilitilor de aplicaie a comunicaiei birotice n cazul exercitrii funciei de tratare a informaiei. Asupra altor posibiliti de comunicaie birotic n exercitarea altor funcii ale secretariatului, vom reveni n capitolele respective 1.7.2 Internetul n secretariate. Poteniale de aplicare Accesul pe Internet este interesant pentru ofertele de informaii i comunicare global. n scop orientativ, pentru secretariate, sar putea recomanda: procurri de informaii (informaii hipermediu prin WWW, transfer de baze de date, citirea de tiri); afaceri online (rezervri calatorii, cumprturi electronice, operaiuni bancare electronice); publicare (marketing de produse, relaii publice, oferte de locuri de munca), comunicare (EMail, E Fax, telefon, conferine). 1.7.3 Utilitatea comunicaiei birotice moderne Prin utilizarea noilor tehnologii informaionale i comunicaionale se poate creste eficienta economica n birouri i n administraie. Tehnologiile informaionale i comunicaionale aduc o contribuie important la creterea capacitii de prestaie, n cazul muncii de birou (n special n cel al secretariatului). In general, prin utilizarea telecomunicaiilor, n activitatea birourilor se urmrete: sporirea eficientei muncii; avantaje de timp i costuri; intensificarea relaiilor cu clienii. mplinirea unor astfel de deziderate, n viaa birourilor este foarte important, pentru orice ntreprindere, pentru a asigura pstrarea competitivitii i succese economice remarcabile. II. FUNCIA DE DOCUMENTARE 2.1. Noiuni generale privind tiina documentrii Materia prim a acestei activiti o constituie documentul. Etimologic, termenul document provine din latinescul documentum, cu sensul de ceea ce servete la a nva, a se instrui, termen intrat cu acest sens n limba francez n secolul al XII-lea. A fost preluat ca neologism n limba romn, circulnd cu sensul juridic modern, pn n secolul al XIX-lea, cnd s-a fixat i impus terminologia tiinei documentarii. In accepie larg, noiunea de document este definit ca: orice baz de cunoatere fixata material, nregistrat sau susceptibil de a fi utilizat pentru consultare studiu sau prob. Iniial, termenul documentare a indicat activitatea de informare prin intermediul documentelor, cu sensul reflexiv al verbului a se documenta. O dat cu evoluia mijloacelor de comunicare materializate, nelesul modern al termenului s-a extins spre sensul tranzitiv al verbului, adic activitatea de a informa pe alii, caracteristica care predomin n organizarea modern a acestui domeniu. In accepiune curent, a documenta nseamn a depista, a coleciona, conserva i pune la dispoziia consumatorilor de informaii surse de cunotine dobndite anterior asupra problemei ce intr n sfera de interes a acestora, fixate n documente de orice gen. Aceast definiie cuprinde activitatea de documentare n sensul cel mai general posibil. n general, termenii informare i documentare tind n exprimarea obinuit spre sinonimie, ambii presupunnd un fapt de cunoatere. Deosebirile dintre cei doi termeni, deriv tocmai din termenul document. Informaia presupune un fapt de cunoatere care poate fi emis sau recepionat sub form materializat sau nematerializat, pe cnd, documentarea presupune numai forma materializat. ntre cele dou posibiliti de cunoatere, exist, ns, nu numai deosebiri de natur ci i de valoare. Informaia transmis oral, rapid, este recepionat cu un grad de aproximaie, presupus de o astfel de transmisie. Documentarea presupune o recepionare mai metodic i mai temeinic, memoria vizual a fiinei umane fiind mai puternic pe tot parcursul vieii, deci i cea mai important. Valoarea informaiei documentare const i n perenitate. Fiind fixat pe suport material, ea poate fi transmis n spaiu dar i n timp. Permanena este calitatea esenial a documentului. Din cele mai vechi timpuri, tezaurul de cunotine al omenirii s-a pstrat mai ales prin obiecte concrete, purttoare de informaii. Dictonul latin Verba volant Scripta manent exprim tocmai aceast contientizare a omului asupra necesitii nregistrrii informaiilor pe suport material rezistent. Tipologia informaiei documentare cunoate astzi o diversitate att de mare, nct, posibilitile de clasare i subclasare sunt greu de reprezentat ntr-o singur structur schematic (vezi schema 1)
9

O prim etap de clasificare se poate realiza, pornind de la definirea general a termenului, conform trilogiei suport documentar tehnica de nregistrare semne convenionale de transmitere a mesajului. Dup suportul documentar (denumit i mediu suport, purttor de informaie sau mediu de nregistrare) sunt : a) documente istorice nregistrate pe suport istoric (argil, piatr, papirus, pergament, tblie de lemn, pnza etc.). b) documente contemporane-nregistrate pe suport modern (hrtie, carton, material plastic etc.) c) documente tehnice - nregistrate pe suport tehnic care poate fi: suport optic (pelicula fotografica, celita, pelicula de film); suport magnetic (benzile magnetice, cartele magnetice, discurile compacte audio); Necesita utilizarea unui echipament tehnic pentru a fi consultate. Dup tehnica de nregistrare (de fixare pe suport) a) documente obinute prin metode clasice de nregistrare : documente manuscrise; documente dactilografiate (maina mecanic de scris); documente tiprite (imprimare cu ajutorul tiparului); documente xerografiate (fotografiere, scriere uscat); documente xilografiate (texte gravate n lemn); documente litografiate (texte gravate n piatra). b) documente realizate prin metode moderne de nregistrare: - nregistrare electromagnetic: documente audio (discuri, benzile magnetice etc.) documente video (filmate cu camera de luat vederi simple sau digitale, sau generate de calculator); - nregistrare electronic documente electronice (sunt cuprinse fiierele de date i software-urile de aplicaie; ele pot fi nregistrate pe suport hrtie, magnetic, optic sau orice alt suport conceput pentru a fi prelucrat pe calculator sau printr-un procedeu similar) Dup semnele convenionale folosite; a) documente scrise (avnd la baza litera) b) documente grafice (n care predomina imaginea) - schematice (scheme, planuri, grafice, diagrame, hrtii); - imagini reale sau concrete (desene, picturi, ilustraii, stampe etc.). Fiecare dintre clasele menionate poate fi, la rndul sau, subclasat dup alte criterii. Vom reda, n acest sens, cteva posibiliti de subclasare a documentelor scrise pe suportul modern, hrtie, avnd n vedere faptul c aceast categorie de documente intr n sfera de interes a muncii administrative. A) Documentele imprimate Dup natura mesajului: texte date (numerice, alfanumerice) Dup form: foi volante brouri cri Dup gradul de implicare intelectuala: documente primare (cri beletristice, tratate, monografii, studii) documente secundare (dicionare, enciclopedii, bibliografii, cataloage, ghiduri etc. obinute din prelucrarea documentelor primare) B) Documentele manuscrise: documente istorice: inscripii, condici, acte, corespondena elaborat de-a lungul timpului de ctre organe de stat, instituii i persoane particulare cunoscute sub denumirea de arhivalii documente contemporane: documente create de organele de stat, organizaii publice s-au private. In cazul unei clasificri, sub aspectul comunicrii, dup forma de emitere sunt: documente vizuale documente sonore iar dup forma de receptare, vor fi respectiv: vizuale, incluznd aici: documentele scrise sub toate formele i tipurile prezentate, documentele grafice (schematice i iconografice) auditive: banda magnetic, discuri, casete audio, care necesit un echipament pentru audiere. audio-vizuale: film sonor, televiziune tactile alfabetul Braille pentru nevztori. Organizaiile creatoare de documente, practica la rndul lor, alte criterii de clasificare n funcie de sfera de activitate. Putem meniona, astfel: dup sfera de aplicare: legi, decrete, hotrri guvernamentale, ordine, decizii, dispoziii, hotrri judectoreti etc. dup destinaie: documente pentru uz intern (rapoarte, decizii, regulamente, dri de seama etc.), documente care intra i ies din organizaie (corespondena); dup natura proceselor reflectate: documente comerciale, documente financiare etc. Marea diversitate a categoriilor de documente a determinat i apariia altor definiii, cu sens mai restrns, n funcie de sfera de interes a diferitelor domenii de activitate. Astfel, din punctul de vedere al biblioteconomiei, documentul este definit ca informaie nregistrat care poate fi tratata ca unitate ntr-un flux documentar, indiferent de forma sa materiala i de caracteristicile acesteia. (Standard ISO 2789).
10

In sens juridic, unele dicionare i enciclopedii, definesc documentul act oficial sau particular prin care se adeverete sau de preconizeaz un fapt, se confer un drept sau se recunoate o obligaie. In Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei [1] termenul document este definit n sens generic ca nsumnd toate categoriile de surse care pot transmite date istorice (inscripii, urme de civilizaie materiala etc.) dar i n sens arhivistic, definind toate sursele pe supori friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore, cinematografice sau a altor imagini care prezint interes pentru cunoaterea istoric. Funcia general a documentarii tiinifice este aceea de a sprijini cercetarea i creaia. Astfel, personalul care are atribuii de documentare mediaz informaia ntre productorii i consumatorii de informaii. Desigur, problemele acestei tiine la nivel de instituii specializate sunt mult mai vaste n ceea ce privete specializarea personalului, tehnicile de specialitate i funciile sale. Ceea ce am intenionat s evideniem este faptul c, n proporii restrnse, metodele i tehnicile acestei tiine au ptruns i n activitatea organizaiilor economico-sociale, indiferent de domeniul de activitate, acestea fiind mari generatoare de documente. Astfel s-a dezvoltat documentaristica, ca ramur a tiinei documentarii, presupunnd totalitatea metodelor i tehnicilor de colecionare, ordonare, evideniere a documentelor constituite ntr-un birou cu scopuri practice, constituind arhiva vie a organizaiilor, pn la etapa de depunere n arhiva de depozit. 2.2. Activitatea de documentare la nivelul secretariatelor Despre o activitate de documentarist, la nivelul secretariatului, putem vorbi n msura n care se apeleaz la metodele i tehnicile acestei discipline n organizarea documentelor i informaiei n scopul regsirii operative, n faza de tratare. Dac arhivarea se refer la documente a cror problem a fost tratat, documentarea se refer la adunarea de documente nainte ca problemele s fie tratate. Secretariatul trebuie s furnizeze operativ orice document sau informaie coninut n acestea, att la solicitrile managementului ct i ale personalului sau colaboratorilor externi cu care se stabilesc contacte. Aceasta este una dintre atribuiile sale fundamentale n exercitarea acestei profesiuni. Rezolvarea eficienta presupune o bun cunoatere a tipologiei documentelor pe care le manevreaz sub multiple aspecte (forma, coninut, destinaie, etc.), precum i o bun stpnire a metodelor i tehnicilor de evident, sistematizare clasare i arhivare. ntr-o abordare sistematizat, aceast activitate poate fi privit din dou direcii, fiecare presupunnd particulariti de aciune. a) Secretariatul organizeaz documentele rezultate din activitile managerului s-au ale altor compartimente din organizaie, n cazul n care funcioneaz centralizat, i gestioneaz informaiile coninute n acestea. n aceasta situaie are rol pasiv atunci cnd le primete i activ cnd le prelucreaz i transmite . b) Secretariatul asigur documentarea managerului cu alte documente din domeniul de specialitate sau pentru informare curenta: cri, reviste etc. n aceasta situaie are rol activ n depistarea surselor interne i externe precum i n organizarea i distribuirea lor, aciunile avnd tangenta cu domeniul documentarii tiinifice. 2.2.1. Gestionarea documentelor rezultate din activitatea managerului n cadrul organizaiei Spre deosebire de alte birouri care au funcii specializate, informaiile fiind mai omogene i mai uor de structurat i ordonat, n birourile manageriale converg extraordinar de multe i de diverse informaii. Acestea difer att n privina coninutului i a expeditorului, dar i ca importan i valoare. n plus, aceste informaii se gsesc pe medii total diferite: hrtii, medii electronice (dischete, benzi sau discuri magnetice) sau pe medii de memorare optic (C D-ROM). De asemenea, cele tradiionale, pe hrtie, pot avea forme de prezentare diferite: foi volante, care constituie ponderea documentelor administrative, registre sau condici, brouri, pliante, plane, etc. Aceste documente se pstreaz temporar n biroul secretariatului, ntr-o structur organizat, n scopul valorificrii practice. Cerine generale, n asigurarea condiiilor de stocare a documentelor: Posibilitatea de operare simpl i rapid; S fie uor accesibile, adic dulapurile trebuie aezate ntr-un loc convenabil iar dosarele din interior s fie uor de localizat; Rafturile s fie potrivite pentru scrisorile primite, avndu-se deci n vedere volumul, mrimea, i natura corespondenei; Posibilitatea extinderii, n perspectiva, dac este necesar; Folosirea spaiului numai pentru documente folosite n mod curent; Existena unor condiii de siguran privind informaiile confideniale. Criteriile de organizare trebuie s fie att de bine cunoscute i de clare, nct personalul secretariatului s nu se ezite nici o clipa atunci cnd se ndreapt spre un dulap, spre un raft i apoi spre un dosar sau alt unitate de pstrare. Pn la etapa de constituire a unitilor arhivistice, secretariatul trebuie s-i construiasc o strategie zilnica de repartizare a documentelor. n continuare, vom reda n ordinea prioritii, cteva strategii de operare, n acest sens. A. Organizarea locurilor de staionare Regula coordonatoare: Existena prea multor locuri de staionare ngreuiaz regsirea rapid a documentelor, de aceea secretariatul va reduce la minimum alternativele n care pot gsi documentele. ntr-o prim etap, trebuie abordat problema distribuirii n spaiu a documentelor, dup criteriile: mediul de nregistrare sau forma de prezentare. n aceasta situaie, problema este foarte simpl: se vor stabili de la nceput locuri distincte sau, la modul ideal, mobilier i suporturi adecvate pentru dischete, CD- uri, registre sau condici.
11

Este posibil, de asemenea, s existe n sfera de activitate a managementului sau a organizaiei i documente audio-vizuale, filme fotografii a cror pondere depinde de domeniul de activitate, precum cel cultural, religios, artistic, militar, tiinific etc. Probleme deosebite, n privina staionarii documentelor, le ridic, desigur, foile volante, reprezentnd documentaia specifica activitii administrative. Multe secretare se confrunt cu problema regsirii ct mai rapide a acestor documente, ntruct se pot afla adesea n mai multe locuri. De exemplu: n teancurile de documente de pe propriul birou care urmeaz a fi prelucrate n ziua respectiva; pe supori proprii ateptnd rezolvarea unor probleme sau alte revizii; n vrafurile de documente de pe birourile efilor; n teancul de documente pregtit pentru sortare i clasare; n arhiva curenta a compartimentului. In afara de acestea, informaiile se pot gsi i n sistemul de prelucrare automat a datelor. Se pot evita astfel de situaii, aplicndu-se urmtoarea strategie, ori de cte ori se ia contact cu un document pentru prima oar: 1. Se verific dac acesta este important pentru alii, sau pentru secretariat. Aciune: a) dac este important pentru alte persoane din organizaie va fi transmis imediat, notndu-se unde a fost repartizat; b) dac este important pentru secretariat, vezi 2. 1. documentului va fi verificat dac necesit sau nu prelucrare sau dac nu prezint interes i poate fi deja distrus. Aciune: cel care nu necesit prelucrare se repartizeaz direct n arhiva; b) cel care necesita prelucrare, vezi p. 3; 2. va fi analizat sub aspectul urgentei i prioriti execuiei. Aciune: cel care suporta o planificare, va fi distribuit ntr-un dosar cu documente n ateptare iar celelalte vor rmne la dispoziie pe birou. Dac se procedeaz astfel, consecvent, un document nu se poate afla dect n trei locuri: a) n prelucrare, pe biroul secretarei sau ntr-un loc rezervat documentelor care au nevoie de tratri ulterioare, fie sub forma de rspuns, fie c genereaz obligaii ulterioare periodice, deci documente asupra crora trebuie s revenim pentru urmrirea unor probleme. Astfel de documente sunt: corespondena, rapoartele de activitate, planurile. n vederea pstrrii lor s-au conceput o serie de sisteme. b) n arhiva, unde va fi introdus n unitile clasate; c) n alt birou, putnd fi controlat pe baza notei. n cazul corespondenei, aceasta situaie se rezolv prin consultarea Registrului de Intrare-Ieire. B) Reducerea volumului de documente staionate n birou Este o operaiune necesar pentru economisire de timp i spaiu. De aceea, dup operaiunile menionate anterior, secretariatele trebuie s-i construiasc o strategie de a mai diminua din hrtiile rmase. Sunt situaii n care, prin experiena practic, este uor de luat decizii n acest sens. Astfel, pot fi distruse imediat, reclame, oferte nesolicitate, invitaii la manifestri care nu prezint interes pentru organizaie. Selecia devine ns dificil n cazul informaiilor care nu sunt att de evident inutile. Pentru o operare corespunztor n astfel de situaii, se recomand consultarea cu consilierul juridic al organizaiei, cu conductorul, cu arhivarul arhivei de depozit sau cu alte persoane abilitate care trebuie s-i asume n scris aceasta responsabilitate. n urma acestui demers se poate ntocmi o list orientativ n care se vor scrie motivaiile pentru care trebuie pstrate documentele, i care va fi consultat ori de cate ori exist dubii n privina distrugerii anumitor documente, astfel: aa cer forurile legislative pot constitui dovezi, demonstraii sau fundamentri n anumite situaii ulterioare sunt importante pentru luarea unor decizii, pentru informarea managerului sau informare proprie concepe noi soluii sau idei creatoare poate fi util n oferirea de servicii clienilor interni i externi asigura arhivarea, ntruct nimeni nu mai dispune n organizaie de documentul n cauza, sau nu este responsabil de arhivarea lui. n vederea pstrrii documentelor aciunile de organizare presupun doua etape: C) Clasarea documentelor operaiune prin care toate documentele, indiferent de forma, de frecventa utilizrii se aranjeaz ntr-un sistem raional n condiii de accesibilitate i sigurana, formnd arhiva activa. D) Arhivarea operaie prin care, n momentul ieirii din uz documentele grupate n uniti arhivistice, dup norme prestabilite, se depun n arhiva de depozit a organizaiei. * (nota de trimitere la arhivistic). 2.2.2. Clasarea documentelor Clasarea este operaiunea prin care documentele care staioneaz ntr-un birou (acte, foi volante, condici, registre, fotografii, plane, cri, periodice, casete diskete, i alte documente tehnice)se repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite criterii i subcriterii specifice tipurilor de documente. n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza principii ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice, zecimale. Optarea pentru o metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activitii, de volumul documentelor manipulate. n cazul documentelor generate de activitile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul, dintre urmtoarele elemente comune, obligatorii pentru orice document emis:
12

 Numele organizaiei emitente Nume de persoane i funcii responsabile Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi Numr de nregistrare (la emitent sau destinatar) Localitatea (emitentului sau destinatarului) Denumirea documentului sau genul (chitana, proces verbal, decizie etc.) Probleme sau subiecte (coninut) Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a documentelor. dac se opteaz pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare cronologica; dac se opteaz pentru denumirile de organizaii sau numele de persoane evideniate n documente, clasarea va fi alfabetica etc. Ceea ce trebuie reinut, referitor la aceast etap: Un sistem de clasare nu se stabilete dup bunul plac al personalului, ci dup criterii de eficiena, conturate n funcie de cerine practice, specifice unui compartiment. De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetica a dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc. Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu. Clasarea cronologic Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor n dosare, pe msura ce intr n unitate, cele mai recente plasndu-se deasupra celor cu dat mai veche. Un exemplu clasic, n acest sens, este Registrul de Intrare Ieire. Avantajele sistemului: regsirea unui document se rezolva rapid, cu condiia ca solicitantul s cunoasc data exact la care documentul a fost nregistrat. Sistemul este util, n special pentru clasarea documentelor care constituie un tot omogen precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc. n cazul corespondenei curente, aceasta poate fi localizat cu uurin, documentele fiind grupate dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist ns dezavantajul c scrisorile primite i expediate viznd aceeai problem, s fie desprite prin repartizarea cronologica. Clasarea alfabetic Aceast metod de clasare se practic, n special, n instituiile de administraie public cum ar fi primriile, n firme de export, organizaii cu sucursale, filiale, uniti comerciale care au relaii cu furnizori, clieni, servicii de personal, organizaii de asistenta sociala etc. De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i n cazul n care se alege drept criteriu comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografica. Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor ntr-un suport specific de pstrare (dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) inndu-se cont de elemente comune, precum: denumirile organizaiilor emitente, sau la care se refer documentul, nume de persoane sau denumiri geografice. Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n de alegerea cuvntului director pentru ordonare. Spre orientare general, putem meniona sistemul crilor de telefon sau al dicionarelor. Intrrile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde internaionale elaborate n special pentru activitatea de documentare, precum: STAS 8636 70. Informare i documentare. Ornduirea n catalogul alfabetic pe nume de autori i titluri i n indexuri; STAS 8636 85. Informare i documentare. Reguli de ordonare alfabetica n cataloage i bibliografii. Principii i reguli generale. Trebuie s menionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de ordonare alfabetic automatizat a informaiilor, deci ele trebuie respectate i pentru a elimina posibile neconcordante care ar interveni n cazul aplicrii acestui sistem. Desigur, ordonarea documentelor generate de organizaii, nu ridic probleme de complexitate precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului, atunci cnd predomin o astfel de clasare ntr-o organizaie, este indicat s existe la dispoziie aceste Standarde. Pentru orientare general, vom reda cteva criterii generale privind alegerea cuvintelor directoare n ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din punct de vedere al formei, ponderea documentelor din birouri. a) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic n cazul numelor de persoane Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie ntotdeauna cuvntul de ordine sau cuvntul director i se aeaz naintea prenumelui; Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul iniialelor identice se claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este identic, dup a treia liter, s.a. Exemplu: Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc. Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat. Iniiala se folosete numai pentru patronimic. n situaiile n care sunt nume identice, clasarea se face n ordinea iniialelor prenumelui. Exemple: Popescu Andrei; Popescu, Ion; Popescu, Mihai. n cazul n care exist nume i prenume identice, iniiala reprezentnd numele tatlui va fi luat n consideraie ca element subdirector sau o funcie reprezentativ a persoanei. Exemplu: Dumitracu Gheorghe C.; Dumitracu Gheorghe N. sau Dumitracu Gheorghe (contabil); Dumitracu Gheorghe (jurist), etc. Numele fr iniial va precede, n ordonare, numele cu iniiala; Numele compuse din iniiale desprite cu puncte, preced numele obinuite;
13

 n cazul numelor compuse cu cratim, primul nume se considera cuvnt de ordine. Exemple: Nicolae BradGeorgescu; Luigi Alpago- Novello etc. Aceeai regula se aplica i n cazul numelor compuse fr cratima. Situaiile se ntlnesc, n special, la numele femeilor cstorite care-si pstreaz i numele anterior cstoriei, adugat de obicei dup numele de cstorie. n cazul n care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav, grec, ebraic, arab) se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor standardizate internaionale adoptate ca standarde romane *. Dac numele ncep cu o particul de noblee (de, von) aceasta nu se ia n considerare; Numele gen OMallei sau McDonalds se clasifica ca un singur nume la O sau M. Cuvntul director va fi ntotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor ntre nume i prenume, n cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei. Pentru orientare rapida n ordonare se recomanda evidenierea cu alte caractere a cuvntului de ordine, n cazul n care se constituie dosar individual pentru fiecare nume. De exemplu, pe document este scris numele sub forma Ion S. Dinu; pe dosar, va fi DINU Ion S. Situaiile posibile de ordonare alfabetica pot fi: de ordonare alfabetic a materialelor n dosare, inndu-se cont de numele persoanelor de unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clieni, contracte individuale, fisele posturilor, etc) constituindu-se attea dosare cate litere ale alfabetului se regsesc n documentele ordonate (de la A la Z) sau de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor n diferii recipieni sau n rafturi, dosare care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un angajat sau la societate, ordonate dup alte criterii impuse de norme legislative. b) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic a numelor de organizaii Denumirile organizaiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind termeni generici, indicnd forma organizatoric (societate comerciala pe aciuni, regie autonoma, asociaie, universitate, fundaie, primrie etc.), altele indicnd obiectul de activitate ( Camera de Comer Industrie Navigaie i Agricultura) sau orice alt nume reprezentativ, care o identific ntre alte organizaii, n special, cu acelai obiect de activitate. n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de opiune a fondatorilor pentru a-i evidenia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume de persoane sau pot fi combinaii de silabe, de iniiale, sintagme diferite, cifre etc.). De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel, unele organizaii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, (Societatea comerciala Gemma S.R.L.) sau prescurtat (S.C. Gemma S.R.L.) . n faa unor astfel de situaii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea clasrii n scopul regsirii rapide. n cazul Societilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea reprezentativ a organizaiei. Exemplu: S. C, METAL STAR S RL; S.C. MIKOS SRL; S. C. MOBITEXT SA. Cuvntul director a fost cel subliniat. Numele de organizaii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n antetul documentelor prin forma prescurtat cu iniiale. Exemple: Camera de comer Industrie i Navigaie, antierul de Construcii Navale, Societatea de investiii Transilvania, Banca Romn de Dezvoltare etc. Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document, cuvntul director va fi stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organizaiei; Cnd o organizaie are un nume alcatuit din iniiale, stabilite n mod subiectiv, fr ca acestea s aibe legtur cu obiectul de activitate, n ordonare alfabetic, se respect urmtoarea regul: a) dac iniialele ce compun numele sunt desprite cu puncte sau spatii albe, documentele sau dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz naintea numelor ntregi, astfel: E. E. Group SRL; E & R. Bacau; Ecoterm SRL; Electro- Sanitas SRL etc. b) cele care nu sunt desprite prin aceste semne, sunt tratate ca nite cuvinte, i documentele vor fi plasate n poziia alfabetic fireasc a numelor ntregi. Exemple: IMS SCOR S.A.; INSTANT S.R.L.; INTER S.R.L. etc. - n cazul organizaiilor cu nume identice, reprezentnd sucursale, filiale sau uniti de stat cu acelai obiect de activitate, cuvntul de ordine l va constitui cuvntul care desemneaz localitatea. Exemple: AGROMEC Ciocrlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC Tulcea. - dac denumirea unei organizaii este compusa din doua sau trei nume ( ANA & TOM) cuvntul director il va constitui primul cuvnt; - Dac denumirea unei organizaii ncepe cu o cifr, documentul va fi plasat naintea celor cu ordine alfabetic, astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M SERVIS; A. G. PERPETUUM; ALMA S.R.L. - dac sunt de clasat documente care au acelai cuvnt director se impune aranjarea documentelor n ordinea celui de-al doilea cuvnt subdirector; - n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr, gruparea documentelor se face n ordinea natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc. De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt reprezentate de documente. In cazul n care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere este prea mare, depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate submpri n mai multe subuniti, astfel: Dosarul A a an; Ao- as etc. In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunztoare unei litere, se pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mape distincte, iar pe dosar se va indica coninutul, astfel: ABC, etc.
14

Nota: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile i pentru Indexarea alfabetic a coninutului documentelor. Clasare numeric Atunci cnd exist o astfel de opiune de clasare, se atribuie numere fiecrui corespondent, departament sau angajat, n funcie de ceea ce avem de clasat. n cazul n care se respecta numrul de nregistrare al documentului clasarea presupune aranjarea documentelor n ordinea natural a numrului atribuit fiecrui document. Clasarea numerica se aplic, n special, n unitile care funcioneaz n mai multe cldiri sau n cazul organizrii corespondenei n registraturile mari. n aceste cazuri este necesar repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel nct s existe o coresponden ntre compartimente i grupul de numere care se atribuie. Exemplu: De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii -5001-10 000 pentru serviciul Resurse Umane - 10 001-20 000 pentru serviciul Administrativ etc. Repartiia se face, desigur, n funcie de volumul de munc cu corespondenta al fiecrui compartiment sau sediu. In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se adun i ordoneaz numeric. Avantajele sistemului: - dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uor documentele, numai la vederea numrului de nregistrare. - Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari. Dezavantaje: - documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din circulaie. Exist totui soluia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe compartimente. - exist i riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare. Clasarea zecimal Folosirea notaiei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata n activitatea de documentare sau n activitatea editoriala pentru mprirea lucrrilor tiinifice n capitole, subcapitole i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de Clasificare Zecimal Universal (cu forma prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de ordonare este folosit cu precdere n biblioteci pentru clasificarea documentelor n funcie de subiectele pe care le trateaz. C.Z.U. este o schem de clasificare care ntrebuineaz pentru a reprezenta subiectele documentelor o notaie zecimala, prin mprirea totalitii cunotinelor umane n zece clase mari, care se submpart la rndul lor n alte zece subdiviziuni s.a.m.d. Este universal, att n privina coninutului (cuprinde totalitatea cunotinelor omeneti) ct i n privina notaiei, compus din cifre arabe i semne matematice sau de punctuaie, a cror nelegere i semnificaie este internaional valabila, i independenta fata de limbaj. Schema claselor mari, reprezentnd cunotinele omeneti, se prezint astfel: 0. Generaliti 5. tiine naturale 1. Filozofie 6. Tehnic 2. Religie 7. Arte 3. tiine sociale 8. Literatur 4. Filologie 9. Istorie Fiecare numr este tratat ca o fracie zecimal cu zero-ul iniial omis, i aceasta determina ordinea aranjrii. Pentru uurina citirii, numrul este, n mod obinuit, punctat dup fiecare trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect coninutul unui domeniu de la general la particular. Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att numrul care o reprezint este mai lung. Astfel: Clasa 3 tiine sociale cuprinde subdiviziunile: 331 Munca. Relaii de munc 331.1. Teoria i organizarea muncii 331.101. Teoria muncii, tiina muncii 331.101.1 Ergonomie 331.2. Rolul muncii 331.101. 21 Dreptul la munc Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de activitate cunosc o diviziune pronunat. In cazul documentelor generate de organizaii, se poate recurge la aceast metod de clasare prin stabilirea a zece grupe de activiti, specifice unei organizaii. Exemplu: 0 Conducere 1 Serviciul aprovizionare 2 Resurse Umane 3 Serviciu aprovizionare Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau elaboreaz documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2 aprovizionare cu materiale; 3.3 aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1 aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc.

15

Clasarea combinat Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate. Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un indicativ alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi. Este o metod practicat i n cazul constituirii unitilor arhivistice* conform Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz n dosare cu coninut similar inndu-se seama de reglementrile n vigoare i de obligaiile legale privind pstrarea lor ulterioar n arhive. 2.2.3. Asigurarea documentrii managerului Activitatea de management presupune, desigur, o permanent informare, nu numai sub aspect administrativ. Avalana de informaii specifica lumii contemporane obliga la permanenta informare, mergnd de la stricta specialitate, pn la ceea ce privete mediul ambiant: natura economic, tehnic, politic, demografic, cultural, tiinific, organizatoric, juridic, psiho-social, educaional i ecologic. Eficienta economico-social, n contextul economiei de piaa este tot mai dependent de aceti factori. De aceea, managementul performant nu se poate exercita dect printr-o viziune deschis, capabil s valorifice ntr-un mod superior potenialul mediului. n cazul n care n organizaie nu funcioneaz un serviciu specializat cu atribuii de documentare, secretariatul se poate dovedi de un real folos n documentarea managerului printr-un ansamblu de operaiuni de depistare a surselor de informaii, de culegere i prelucrare a datelor, de clasare a acestora, astfel nct s asigure accesul la informaii rapid i uor. n acest sens, secretariatul are rol activ, ncepnd cu etapa de colecionare a surselor documentare. Exercitarea unei astfel de activiti presupune, n primul rnd, constituirea unui punct documentar cu toate documentele ce intra n sfera de interes a managerului. n funcie de spaiul disponibil i de preferinele managerului punctul documentar va fi plasat n biroul acestuia sau n cel al secretariatului. n ceea ce privete dimensiunile, coninutul sau categoriile de documente, ca probleme ce se pot ridica ntr-un astfel de demers, posibilitile rmn deschise n funcie de aspiraiile profesionale, organizatorice i culturale sau tiinifice ale managementului. Orice spor de cunoatere dobndit i prin exploatarea acestei posibiliti nu poate fi dect benefic, de aceea, stabilirea unor delimitri n acest sens nu ar fi indicata. n sens orientativ, ns, putem delimita sursele de informare n surse interne i surse externe de informare. Surse interne documentare n primul rnd trebuie s menionam, n acest caz, documentele care nu trebuie s lipseasc din punctul documentar, constituind surse permanente i indispensabile de informare i de lucru. Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern, precum: Principalele acte legislative normative care reglementeaz funcionarea organizaiei; Regulamentul de Organizare i Funcionare al organizaiei i Organigrama structurii organizatorice; Analizele, rapoartele, drile de seam retrospective; Tabloul de bord zilnic ; Principalele dispoziii i instruciuni ale forului conductor; Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente: referate, statistici, grafice, hrtii, fie, monografii, programe de activitate, etc. Secretara trebuie s cunoasc foarte bine funciile i relaiile dintre diferite compartimente ale organizaiei n care lucreaz, s cunoasc tipologia documentelor elaborate, astfel, nct, s localizeze rapid informaiile ce-i sunt solicitate. Surse externe de documentare Posibilitile de informare, n acest sens, sunt extrem de vaste i diferite. Obinerea informaiilor documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune cutarea documentelor de diverse tipuri precum: volume, publicaii periodice, materiale de referin, informaii pe suport tehnic etc . Pentru dobndirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie s se informeze i asupra instituiilor care pot constitui surse de informare externe, n acest sens. Dac ne raportm la ordinea de prioritate n ceea ce privete necesitatea documentarii managerului, o atenie deosebit se va acorda n primul rnd surselor oficiale de documentare. Depistarea acestor categorii de documente constituie o cerina fundamental a secretariatului. Ca orice activitate social i cea a managementului funcioneaz ntr-un cadru legislativ aflat ntr-o permanent schimbare n funcie de transformrile mediului economic, social, politic etc. n organizaiile n care nu funcioneaz un oficiu juridic asigurarea coleciei de documente legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie s pun la dispoziia celor interesai, legi i acte normative privind desfurarea activitii organizaiei. Publicaiile oficiale Publicaia naional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al Romniei, care apare periodic, cu urmtoarele pari: Partea I public legile, decretele, hotrrile guvernamentale i alte documente normative elaborate de forurile legislative naionale; Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare; Partea a III-a, publicaii i anunuri (pierderi de acte) Partea a IV-a, publicaii ale Agenilor economici, acte constitutive, falimente, bilanuri.
16

Potenialul documentar, sub aspect legislativ, ntr-un birou de secretariat, trebuie s cuprind: Constituia Romniei Legislaia privind constituirea Societilor comerciale sau alte forme organizatorice Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organizaiei; Legislaia referitoare la resursele umane i problemele muncii; Acte normative ale ministerelor de profil, instituiilor de cercetare sau ale autoritilor locale; Legea Arhivelor Naionale i normele de aplicare; Monitoarele oficiale ale organismelor locale; Publicaia Monitorul Oficial al Romniei poate fi achiziionat prin abonament, prin intermediul oficiilor de consultan juridic de unde se pot solicita i comentarii, privind aplicarea unor norme legislative i se pot obine chiar texte i pe mediu electronic, prin intermediul Bibliotecilor locale (judeene municipale) de unde se pot obine xerocopii sau nregistrri pe medii electronice. Pentru organizaiile care doresc s-i constituie o colecie integrala a legislaiei se pot achiziiona i volumele Legislaia Romniei: Acte normative elaborate de Parlamentul Romniei sau hotrri ale Guvernului Romniei i alte acte normative cuprinznd legislaia publicat n cursul unui an n Monitoarele Oficiale. n unitile n care funcioneaz Oficiu Juridic se recomand ca n punctul documentar al managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i acte normative care reglementeaz funcionarea organizaiei, precum cele menionate. Pentru orientare eficient, secretariatul poate constitui un Index de subiecte [1] , sub forma fiierelor tradiionale sau pe mediu electronic, care s reflecte coninutul publicaiilor oficiale organizate, desigur ntr-o anumit ordine, care poate fi cronologica, sau dup numrul de ordine. Informaia de trimitere n descrierea unei fie din index s-ar prezenta astfel: Munca Legea nr. 53/ 2003 Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003) Fisele subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid. Publicaiile seriale de specialitate Sintagma de publicaie seriala se utilizeaz, conform standardelor internaionale de informare i documentare (n acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice document tiprit care apare n fascicule succesive, nlnuindu-se n general cronologic sau numeric, pe o perioada care nu este limitata dinainte, indiferent de periodicitatea acestuia. Publicaiile seriale cuprind publicaiile anuale sub form de ziare, reviste i alte documente cum ar fi seriile de dri de seam, de rapoarte ale ntreprinderilor, de lucrri ale manifestrilor tiinifice. Secretariatul poate ndeplini activiti specifice documentarii i cu acest tip de publicaii venind n ntmpinarea informrii n organizaie spre diverse direcii cum ar fi: colecionarea revistelor de specialitate privind domeniul de activitate al organizaiei sau privind domeniul de specialitate al managerului, publicaii din domeniul economic sau al afacerilor etc. Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerul organizaiei. Din categoria acestor publicaii, pot constitui un potenial informativ i publicaiile naionale Anuarul Statistic al Romniei, cu cele mai recente date, elaborat de Institutul Roman de Statistica sau publicaia Standarde Romane. Standardele sunt publicaii care conin prescripii, reguli i metode n scopul generalizrii i folosirii unitare de soluii optime n domeniul produciei (vezi Legea nr. 20 / 1994). Ca instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care se urmrete, n principal, protecia vieii, sntii i mediului nconjurtor, precum i nlturarea barierelor tehnice n calea comerului internaional. Standardele sunt documente stabilite prin consens de ctre specialiti de cea mai nalt competen n domeniul abordat, i aprobate Institutul Roman de Standardizare (IRS), organism de specialitate al administraiei publice centrale din subordinea guvernului, n scopul reglementarii tehnice pentru problemele repetitive n producia naional. Ca orice organism de standardizare, IRS este format din comitete tehnice interesate ntr-o anumita tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate, funcioneaz pe lng societi comerciale, instituii publice i alte persoane juridice. IRS reprezint interesele Romniei n organismele internaionale de standardizare, fiind membra a Organizaiei Internaionale de Standardizare (ISO). Conform legislaiei n vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la nivel de stat, de ramura de ntreprindere. Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolul STAS, numrul de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre anul intrrii n vigoare. Ca reper orientativ, IRS public Catalogul Standardelor de Stat i colecii de standarde, publicate de Editura Tehnic. Lucrri de referin Biroul secretariatului trebuie s fie dotat cu o serie de publicaii cu rol informativ, din domeniul telecomunicaiilor sau transporturilor, precum: Crile abonailor telefonici (volumele Pagini aurii cu abonaii telefonici locali, Pagini Naionale), Mersul trenurilor, autobuzelor, tramvaielor ; publicaii privind transportul aerian; Ghiduri turistice i autoturistice; Hrtii; Calendare i alte publicaii care indic diferente de fus orar, i alte informaii geografice. Pentru comunicarea scris secretariatul trebuie s fie dotat cu lucrri din domeniul lingvistic, dintre care sunt indispensabile: Dicionarul Explicativ al Limbii Romane, dicionare bilingve, ndreptare de punctuaie, ortografie, ortoepie i gramatic, precum i ghiduri de coresponden n limba romn i n limbi strine. Ca repere profesionale, se pot coleciona o serie de cri i manuale din literatura de specialitate, precum cele menionate n bibliografie.
17

Ziarele centrale i locale pot constitui o surs permanent de informare n secretariate, innd cont de importana acestor publicaii n ceea ce privete noutatea informaiei difuzate. Nu ntmpltor, n limbi de circulaie internaional, aceste publicaii sunt cunoscute cu denumirile news, nouvelle, novosti. Potenialul informativ oferit de aceste publicaii, poate fi valorificat att n sfera de interes a secretariatului, ct i n aceea a managerului. Secretariatul, poate semnala conductorului o serie de informaii, degrevnd managerul de lectur, n momente de maxim solicitare sau de absena din unitate. De asemenea, secretariatul poate include n colecia documentar a biroului, extrase din aceste publicaii, prin xerografiere. Nu este indicat pstrarea integral a publicaiilor, deoarece duce la aglomerarea spaiului cu informaii inutile. Dincolo de informaiile de interes general, atenia secretariatului poate fi orientat n mod special, spre materiale ce conin informaii despre: probleme legislative care intr n sfera de interes a organizaiei servicii potale i telecomunicaii articole, interviuri, anchete, tiri referitoare la activitatea altor uniti cu acelai domeniu de activitate, locale, naionale i chiar internaionale: produse de birotic centre de pregtire profesional servicii de traduceri servicii de informare comunitar semnale, recenzii, lansri de cri ce intr n sfera de interes a managementului; manifestri colective, trguri, expoziii etc. Servicii de informare Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informaii secretariatul trebuie s cunoasc i potenialii furnizori de informaii. Cele mai preioase surse de informaii instituionalizate sunt bibliotecile. Acestea dispun de sisteme de evidenta tradiionale sau computerizate ce pot nlesni accesul la informaiile coninute n colecii. Accesul rapid la informaii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei societi de televiziune ce furnizeaz informaii din cele mai variate domenii (mersul trenurilor, orarul de zbor al avioanelor, oferte de serviciu, condiii meteorologice, anunuri publicitare, rate, schimb valutar etc. Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informaii utile (nume, adrese, denumiri) grupate pe diferite domenii de activitate: locuri de munc finane servicii publice telecomunicaii cltorii etc. Materialele selectate, care trebuie pstrate o perioad mai ndelungat, vor fi ordonate conform unui sistem de clasare adecvat care s permit gsirea rapida i uoar. Dac informaiile solicitate se refer la lucrrile unui autor, se pot organiza fiiere pe autori care cuprind fise clasate n ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi cuprinde urmtoarele elemente: Numele autorului Titlul crii, articolului Numele editurii sau numele revistei, ziarului Data apariiei Numrul paginilor pentru cri . 2.3. Gestionarea documentelor secrete Desfurndu-i activitatea pe lng factorii de decizie ai organizaiei, secretariatul va avea acces la toate categoriile de documente ce se redacteaz i circula n aceasta sfera. Confidenialitatea asupra acestor informaii a constituit dintotdeauna, o coordonat deontologic esenial n practicarea acestei profesiuni. n general, n orice organizaie, pstrarea secretului profesional i gsete o serie de explicaii precum: necesitatea prevenirii, pe ct posibil, a concurentei neloiale cu alte firme similare, din considerente de sigurana naional sau n unele cazuri pentru aprarea dreptului de autor, instituit prin lege, asupra unor invenii, proiecte, scrieri etc. Exist organizaii n care sunt organizate birouri speciale pentru pstrarea documentelor cu caracter secret (B.S.D.) La diferite nivele organizatorice. n aceste situaii, secretara trebuie s respecte o serie de masuri trasate de conducerea unitii, precum: Este interzis scoaterea documentelor secrete din sediul organizaiei; Este interzis multiplicarea lor prin orice mijloace; Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fi adus la cunotina efului ierarhic; Documentele secrete se elibereaz numai cu aprobarea efului ierarhic, atunci cnd contextul legal permite acest lucru; In relaiile cu mijloacele de mediatizare, este interzis furnizarea de informaii de orice fel. Solicitanii vor fi ndrumai spre eful ierarhic sau spre nlocuitorul acestuia.
18

Evidena informaiilor secrete, indiferent de suportul informaional, se va ine separat, pe baza unor nomenclatoare. O practic obinuit este aceea de a marca lng numrul de nregistrare semnul S sau de a nota pe prima pagin a documentului secret de serviciu , dup caz. Nomenclatoarele de informaii cu caracter secret se ntocmesc de ctre conducerea unitii. Ele se actualizeaz anual sau ori de cte ori este nevoie, prin introducerea de noi documente sau scoaterea celor care au devenit publice prin mijloacele de mediatizare. 2.3.1 Msuri pentru prevenirea aspectelor negative In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie acoperite cnd intr o ter persoan n birou; Convorbirile telefonice secrete vor fi protejate; Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor ncuia n fiier atunci cnd se prsete locul de munc, chiar pentru o perioad scurt, aspect valabil i n cazul calculatorului documentul n lucru este salvat i scos de pe ecran; Dup dactilografierea unei lucrri, este obligatorie distrugerea ciornelor, a copiilor, a indigoului i sugativei dac e cazul; Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel; acestea se vor pstra n permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci cnd este necesar utilizarea lor; Vor fi protejate prin ncuiere i caietele, registrele listele sau agendele cu numere de telefon i adrese, chiar ale propriilor salariai; n cazul unor ntlniri de grup. Materialele destinate participanilor vor fi nmnate numai acestora; Dup ncheierea edinelor, este interzis transmiterea de informaii asupra celor discutate. Stenogramele realizate sau minutele au statut de secret de serviciu sau atunci cnd e cazul de stat (vezi; H.G. 479 /1972); Sunt considerate a fi secrete i numele persoanelor care solicit audien, precum i obiectul audientei; Coninutul documentelor elaborate pentru uz intern nu va fi comunicat persoanelor din afara organizaiei; La sfritul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare, mape, indigo-uri, tampile, casete etc.) vor fi ncuiate n fiete sau dulapuri, i acestea se vor sigila; Nu se va lsa pe birou nici o hrtie cu antetul organizaiei; Accesul la orice document n afara orelor de program este permis numai secretarei i directorului. O problem major a organizaiilor o constituie i gestionarea informaiilor secrete i aprarea patrimoniului economico-financiar n cazul utilizrii computerului. Deosebit de actual este acest aspect n cazul companiilor din rile dezvoltate. De fapt aici a aprut i o nou profesiune, ilegal, escroc de informaii nregistrate i prelucrate electronic. III. Funcia secretariatului de legtur i filtru n contactele conducerii Timpul managerului este permanent invadat de efi, subordonai, colaboratori i clieni din mediul economico social extern. Solicitrile de contacte directe sau telefonice fragmenteaz frecvent munca individual a managerului, l sustrag de la sarcini importante, influennd negativ calitatea rezultatelor concomitent cu suprasolicitarea resurselor intelectuale ale cadrelor de conducere. Problema supradivizionrii timpului de lucru constituie o problem intens cercetat de specialitii n domeniul managementului resurselor umane. Potrivit unor investigaii, 40% din timpul de lucru al directorilor se desfoar cu secvene mai scurte de 10 minute de lucru nentrerupt, iar cel de peste 30 minute, mai puin de 20%. Secretariatul poate interveni n degrevarea timpului managerului prin exercitarea funciei de legtur i filtru att n comunicrile telefonice ct i n solicitrile de contacte directe. 3.1. Comunicrile telefonice Dac inem cont de valoarea timpului n managementul competitiv, telefonul constituie echipamentul esenial de birou n ceea ce privete rapiditatea comunicaiei. n general, informaiile care circul n interiorul sau n afara organizaiilor se transmit iniial telefonic. n exercitarea funciei de legtur i filtru secretariatul se poate afla n situaii diferite. 3.1.1. Secretariatul asigur legturile telefonice, la solicitarea conducerii, n cadrul i n afara organizaiei Pentru rezolvarea rapid a contactelor, frecvent solicitate, secretara trebuie s ntocmeasc Lista numerelor de telefon uzuale, care poate avea form de tabel cu urmtoarele rubrici: numele i adresa organizaiei; numele persoanei i funcia; codul rii; codul zonei; numrul de interior. n general, n birourile de secretariat se utilizeaz Registrurepertoar n care se consemneaz, n ordine alfabetic, adresele i numerele de telefon care intra n sfera de interes a organizaiei. n cazul unitilor care opereaz cu un numr mare de persoane cu care conducerea are legturi, Registrul poate fi nlocuit cu un fiier ordonat alfabetic, cuprinznd fia cu numele fiecrui agent economic sau persoan. Fiierul prezint avantajul ca poate permite o actualizare permanent, fr a afecta ordinea alfabetic. Orice nume nou de persoan sau organizaie care apare pe parcurs poate fi uor intercalat n ordine alfabetic iar pentru numele frecvent solicitate (zilnic, sptmnal) se poate ntocmi o fi care se va aeza n faa celorlalte n fiier. De asemenea, fiele pot permite i notarea altor informaii ce intr n sfera de interes a secretariatului, pe lng cele menionate anterior, pentru list.

19

Numele i adresa Companiei

Nume persoane Numrul de telefon Funcia Cod ar Cod Zon 8700

Telefon 623145

CORES IND SRL Petrescu Ion 0241 Hotel Aurora, ap.1012. director Constana vnzri comp paper sa Ion Mirela 0241 Str. Celulozei nr.6 Director general Constana

numr exemp 4

8600

688841 Secretariat 0722197422 Direct

Agenda cu adrese i numere de telefon Satisfaciile deosebite le poate oferi, ns, Agenda electronic, care permite regsirea rapid a informaiilor precum i ordonarea automat a numelor introduse n programul calculatorului. Profesionalism la telefon nainte de a apela, se noteaz informaiile care vor fi solicitate; se recomand ca o convorbire telefonica s fie la fel de bine pregtit ca i o scrisoare, de ceea va fi pus la indemna orice document, dosar etc. necesar pentru o informare corespunztoare; La semnalarea rspunsului, secretara i rostete clar numele precum i numele persoanei cu care dorete s ntre n contact; n cazul n care conducerea dorete s angajeze o convorbire telefonic cu o persoan ierarhic superioar i aceasta accept, primul care va face legtura este secretara celui cu grad ierarhic inferior, astfel nct, superiorul s gseasc la aparat eful, nu secretara; ntre persoanele egale n grad, secretarele vor asigura legturile concomitente ale celor doi conductori; ntre conducere i personalul subordonat, legtura se face prin cutarea de ctre secretara a celui solicitat, care va fi rugat s atepte legtura cu conducerea; n timpul convorbirilor se fac pauze scurte pentru a avea sigurana c mesajul a fost bine neles; se pronun numele i adresele pe litere, dac e cazul, iar cifrele se repet ntotdeauna; n cazul cuvintelor mai greu de neles, se poate utiliza un alfabet telefonic de tipul: A de la ANA B de la BARBU C de la COSTICA etc. 3.1.2 Secretariatul filtreaz convorbirile telefonice destinate conducerii Filtrarea convorbirilor telefonice i a solicitrilor de contacte directe este una dintre sarcinile cele mai complexe, constituind o adevrat provocare n aceasta profesiune. Rezolvarea pozitiv a situaiilor depinde de mputernicirea pe care conductorul o acord secretariatului dar i de abilitatea secretariatului de a transforma aceste nelegeri n principii i tehnici, fr a intra n conflict cu solicitanii. n acest sens, se pot contura recomandri, cum ar fi: ntlnirea, la nceputul fiecrei zile, cu conductorul, pentru revizuirea agendei de birou, privind ntlnirile, programrile i pentru stabilirea planurilor de aciune pentru cele mai importante i urgente chestiuni care necesit atenie; ntocmirea unei liste de accesibiliti cu persoanele care au acces nelimitat, a celor pentru care conductorul este disponibil n limite restrictive i a celor care trebuie evitai n totalitate; acest procedeu presupune confidenialitate, iar aplicarea lui fr a se face simit de cei ce solicit accesul, depinde de inspiraia secretarei. Imaginaia este nelimitat n astfel de situaii. n cazul unor telefoane repetate, neprevzute n agenda zilei, secretara va culege mai nti toate informaiile necesare iar atunci, cnd va avea prilejul s ntre n biroul conductorului, l va informa asupra acestor intervenii, stabilind urgena contactului sau o programare ntro perioad de timp viitoare. Profesionalismul la telefon, n ideea filtrrii convorbirilor, presupune cteva reguli i multe aptitudini de comunicare eficient: secretara trebuie s intercepteze toate apelurile telefonice; telefonul nu trebuie lsat s sune de prea multe ori; poate fi o cauz de iritare att pentru conducere ct i pentru cei care apeleaz; la ridicarea receptorului, n cazul unui telefon direct, secretara va spune numele organizaiei, dup care va adresa formula de salut; de exemplu, Agenia EFICIENT, Buna ziua !; se vor evita, astfel ntrebri i discuii inutile pentru stabilirea legturii; o dat ridicat receptorul, se ascult conversaia chiar dac cel care sun este pe lista de persoane restricionate sau evitate; legtura telefonic cu conductorul nu se va face, dect, dup ce interlocutorul se prezint i n unele cazuri, dup ce a expus obiectul convorbirii solicitate; n cazul n care persoana care solicit convorbirea refuz prezentarea, secretara va refuza, la rndul ei, cu tact i politee, s fac legtura, sugerndui si exprime n scris comunicarea, eventual cu meniunea confidenial urgent atunci cnd problemele interlocutorului pot fi rezolvate de alte persoane din organizaie, convorbirile vor fi direcionate ctre acestea;
20

 dac cei care apeleaz, lungesc inutil discuia, rspunsurile monosilabice prin da i nu sunt indicate pentru a o descuraja. n cazul n care, este necesar un document pentru a oferi anumite informaii, secretara va ntrerupe convorbirea cu promisiunea de a reveni cu un apel dup rezolvarea problemei; ntotdeauna trebuie pusa problema timpului i a costurilor; dac se ntrerupe ntmpltor legtura, se pune telefonul n furc i se ateapt un alt apel; eticheta conversaiilor telefonice cere ca cel care a nceput convorbirea s pun capt convorbirii; este obligatoriu s existe ntotdeauna la ndemn agenda pentru notaii curente, care vor fi verificate i completate imediat dup ntreruperea convorbirii; dac informaiile notate privesc i pe alte persoane din unitate, acestea trebuie imediat informate asupra coninutului; n cazul unor convorbiri n care sau transmis unele informaii ce presupun actualizarea unor documente, aceast intervenie se va face numai cu acordul i sub ndrumarea conductorului. Telefoanele care afieaz numrul celui care sun pot fi de o real valoare. Dac se recunoate numrul de unde se sun exist oportunitatea pregtirii unui rspuns nainte de a ridica receptorul mai ales cnd se cunoate motivul contactului. De asemenea, ntrun birou n care se lucreaz cu mai multe aparate de acest tip, care apeleaz uneori concomitent, exist ansa de a opera selectiv, conform urgenelor i prioritilor. Preluarea mesajelor n absena conductorului i informarea operativ a acestuia. n astfel de situaii, exist cteva reguli: mesajele vor fi ntotdeauna notate; nota pentru preluarea mesajelor poate fi parial imprimat, cuprinznd urmtoarele elemente: data i ora la care sa primit mesajul; numele persoanei creia ia fost adresat mesajul; numele solicitantului i adresa; numrul de telefon; detalii precise despre mesajul primit. MODEL A Not telefonic nr. din. Pentru .. Numele solicitantului .. Numele, adresa i numrul de telefon/fax al firmei A telefonat .va reveni dorete s vad V rog s sunai ..va trece pe aici problema urgent. Coninutul mesajului . Dataora.. Cine transmite Cine primete MODEL B Dl. Mihai Stnescu n timp ce erai plecat Dl. George Ivnescu De la S.C. MARVIMEX SRL Nr.telefon 041/ 691423 A telefonat X Rugm sunai X A trecut pe aici Va reveni Dorete s v vad Urgent X Mesajul: Dl. George Ivnescu va fi n ora sptmna viitoare vnd ar dori s v ntlnii pentru a discuta problema ridicat de dvs. n scrisoarea din data de 3 ianuarie. V roag s l sunai n cursul zilei de azi. Data: 05 ianuarie 2003 ora: 9:30 Mesaj primit de: Laura Panait De asemenea, i se pot oferi interlocutorului, ca variante, urmtoarele soluii: dac dorete s vorbeasc cu altcineva; dac va reveni; dac dorete s lase un mesaj. Nota telefonic poate fi completat n timpul vorbirii sau mai bine, ulterior, n linite, dup un crochiu luat pe hrtie. Notele telefonice se nregistreaz cu numrul de ordine i se dateaz. Transmiterea unui mesaj. Recomandri: innd cont de faptul c i cealalt persoan trebuie s noteze ceea ce se transmite, se va face pauz dup fiecare fraz; atunci cnd se dicteaz nume sau cifre, se face pauz dup fiecare grup de cifre sau litere; se verific dac cealalt persoan a notat corect mesajul; nu este indicat s se transmit informaii confideniale prin telefon pentru c nu exist sigurana identitii interlocutorului; procedura normal ar fi ca interlocutorul s fie rugat s fac o cerere scris iar dac o problem este urgent, secretariatul va insista pentru revenirea cu un telefon, avnd rgazul s se consulte cu conductorul.
21

Folosirea robotului telefonic se practic n special n firmele n care mesajele urgente sosesc la orice or din zi sau din noapte sau n timpul pauzelor de mas. Robotul poate fi programat s rspund la toate apelurile i s le nregistreze. Textul prenregistrat care invita la lsarea mesajului dorit trebuie s cuprind: numele organizaiei, un salut i scuze pentru ca nu suntem disponibili, detalii despre cum va fi nregistrat mesajul. n cazul n care exist o limit de timp n care trebuie s se ncadreze mesajul, se specific acest lucru. Se recomand, de asemenea, ca cei care sun, s specifice data i ora la care la care au sunat. Telefoanele primite vor fi transcrise pe hrtie i transmise persoanelor care au fost cutate. 3.2. Filtrarea solicitrilor de contacte directe cu conducerea Timpul managerului este fragmentat i de vizite ocazionale, neprevzute, cu / sau fr legtura cu problemele de serviciu sau cu scopuri mai puin definite. Aceste solicitri de contacte dac nu sunt controlate i prevenite exist tentaia ca ele s creasc. n astfel de situaii, secretariatul trebuie s filtreze ntreruperile gratuite i neeseniale. Ca i n cazul convorbirilor telefonice, i n aceste situaii, se pot exprima abilitile personale ale secretarei dar, de multe ori, este esenial acel acord ce stabilete spontan n tandemul conductorsecretar. Strategiile defensive ale secretariatului, sunt profund marcate, n astfel de situaii, de politica managementului privind contactele cu vizitatorii. Conform unor studii de management n practic, managerii opereaz prin sintagmele ua nchis i ua deschis care trebuie nelese n mod metaforic n sensul introducerii sau eliminrii unor bariere precum: a) pentru ua nchis: stabilirea unui sistem al orelor interzise prin plcue indicatoare sau printrun sistem al beculeelor semnalizatoare; abordarea unui stil concis i tranant n comunicare, evitnd contactul cu ochii celorlali; constituirea unui munte de hrtii n faetc. b) pentru ua deschis: toi vizitatorii sunt binevenii chiar dac ua biroului este practic nchis, aceasta realiznduse pur i simplu prin dobndirea unei reputaii care invit la ntreruperi frecvente. Aceast politic, dei asigur o popularitate, n ciuda atractivitii superficiale duce la propria distrugere sub aspectul eficientei i eficacitii muncii. n ceea ce privete secretariatul, aceast politic este foarte derutant deoarece numai poate controla ntreruperile inutile. Pe de alt parte, i politica tip ua nchis devine la fel de incomod pentru secretariat, deoarece este greu s stabileasc n ce msur poate nlesni sau mpiedica contactele. Calea de mijloc ntre cele dou extreme este cea mai eficient. Pentru secretara aflat ntruna din extremele menionate, o posibil strategie ar fi o bun cunoatere a obiceiurilor managerului n timpul programului de lucru i alegerea celor mai potrivite momente pentru a stabili legturile. i n aceste situaii este valabil lista persoanelor cu acces nelimitat, restricionat sau interzis. Din cele prezentate putem trage concluzia c eficacitatea secretariatului n exercitarea acestei funcii depinde n mod special de spiritul de echip n relaia managersecretar. IV. FUNCIA DE ASISTARE DIRECT A MANAGERULUI Exercitarea acestei funcii presupune: participarea secretarei la o serie de ntlniri oficiale ale managerului sau la organizarea manifestrilor colective temporare, de proporii mai mari, pentru pentru degrevarea de o serie de sarcini de rutin precum: stenografierea convorbirilor, dactilografierea documentelor elaborate cu aceste ocazii, comunicarea lor, efectuarea unor formaliti financiare, organizarea cltoriilor ntocmirea delegaiilor, confirmarea delegaiilor i a deconturilor pentru deplasare, traducerea unor materiale, realizarea unor sarcini administrative etc. programarea aciunilor managerului i urmrirea realizrii lor la termen prin ntocmirea unor instrumente de eviden. A) Comunicrile de grup sau de echip n cadrul organizaiilor 4.1. edinele. Consftuirile. ntlnirile de lucru edinele, consftuirile i ntlnirile de lucru sunt forme de comunicare n grup, practicate n procesul de management ca posibilitate de valorificare a talentelor individuale i de grup, n luarea deciziilor. edina este cea mai utilizat metod de management. La edin pot participa de la civa colaboratori ai managementului sau un numr destul de numeros al angajailor n funcie de scopul urmrit. Caracteristici specifice: Sunt coordonate ntotdeauna de un reprezentant al conducerii predominnd n general, edinele coordonate de managerul general; Abordeaz probleme care privesc numai interiorul organizaiei; Au un nalt grad de oficializare, presupunnd asumare de responsabiliti; Presupun respectarea unor proceduri formale reglementate prin acte normative; Particip persoane concrete, nominalizate; Se desfoar pentru un interval scurt de timp, de obicei n cteva ore; Se comunic direct unilateral i bilateral; Ponderea participrii este proporional i cu dimensiunile organizaiei. innd cont de apartenena participanilor la organizaie sau mediu extern, edinele pot fi:
22

a) edine organizate numai cu participarea personalului angajat: edine la nivel de conducere (edinele Consiliului de administraie, edine A.G.A.), edine cu diferite compartimente, adunri generale, edine de negociere cu organizaia sindical, conferine cu asociaii profesionale interne, consftuiri, conferine de pres, ntlniri de lucru. n cazul ntreprinderilor de stat, la ntlniri de o importan deosebit (edinele A.G.A.) pot participa i reprezentani ai autoritilor de stat centrale sau locale. b) edine organizate i cu participarea unor reprezentani din mediul economico-social extern; precum: parteneri de afaceri, asociai, clieni, colaboratori, reprezentani ai autoritilor de stat. edinele, consftuirile i ntlnirile de lucru, au preponderent scopul de a se: culege informaii; schimba preri i analiza situaiei periodice; informa participanii despre obiective, servicii, produse, achiziii; prezenta proiectele i deciziile luate; soluiona problemele mpreun; face schimb de interese; stimula contracte; ncheia contracte; rezolva probleme de resurse umane. Potrivit scopurilor urmate, n literatura de specialitate, mai ales, n practic mai puin, sunt delimitate urmtoarele tipuri de edine: edine decizionale organizate n scopul adaptrii unor decizii de ordin tactic i strategic, unicat n general, decizii marcate de risc i incertitudine, viznd realizarea unor obiective; edine de informare prin care se urmrete transmiterea sau colectarea de informaii, edina fiind n acest sens mijlocul de comunicare cel mai eficient pentru culegere feed back-ului. n funcie de domeniul vizat, aceste edine se pot desfura conform unui calendar prestabilit (sptmnal, lunar etc.) dar i ad-hoc, atunci cnd intervin situaii speciale, urgene i/sau complexe; edine de exploatare destinate cercetrii implicaiilor unor decizii adoptate, unor situaii speciale previzibile n viitor, precum i a adunrii soluiilor posibile de exploatare. Putem spune c exploateaz zona viitorului. n general, aceste edine se bazeaz pe stimularea i exploatarea potenialului de creativitate al personalului; edine de armonizare avnd ca obiectiv sincronizarea aciunilor personalului din compartimentele aflate pe acelai nivel ierarhic pentru realizarea unor obiective comune. De regul sunt edine operative, convocate numai atunci cnd apar astfel de probleme sau programe de o complexitate mai deosebit; edinele eterogene ntrunesc mijloacele de aciune a dou sau mai multe tipuri de edine prezentate anterior, fiind organizate cu precdere la nivelul managementului superior i mediu al firmei. reprezint tipul cel mai frecvent practicat, conform investigaiilor de specialitate, aceasta explicndu-se prin criza de timp a participanilor sau prin ignorarea utilizrii edinei ca pe o metod cu specific i cerine proprii. edinele ad-hoc pentru rezolvarea unor probleme neprevzute, care presupun i rezolvare urgen: vizite importante neprevzute, apariia unor legi sau ordonane care implic schimbri. 4.1.1. Proceduri organizatorice Rezultatele unei edine depind, n primul rnd, de coninutul acesteia i de hotrrile luate. ntr-o mare msur, ele depind i de buna planificare, pregtire i desfurare a ntlnirii precum i de urmrirea respectrii hotrrilor ce se iau n cadrul acestuia. Secretariatul, avnd rol complementar pe lng organele de conducere, va participa direct la toate etapele organizrii. De multe ori conductorii se bizuie complet pe secretare n pregtirea reuniunilor. De aceea vom reda, n continuare, cteva repere orientative privind organizarea acestora. Pregtirea edinelor Din cercetrile efectuate de diveri specialiti rezult c etapa de pregtire a unei edine este foarte important pentru desfurarea ei cu succes. Etapa de pregtire presupune o serie de aciuni anterioare edinei cu 7-14 zile, precum: stabilirea tipului de edin, a obiectivului i a ordinii de zi; stabilirea listei participanilor care pot contribui direct sau indirect la realizarea obiectivelor edinei; stabilirea persoanelor care urmeaz s ntocmeasc materiale necesare informrii i a datei limit de distribuire a lor (minim ase zile nainte); stabilirea locului, datei, orei de ncepere. Toate acestea sunt aduse la cunotin participanilor printr-o not cunoscut sub diferite denumiri: Ordinea de zi, Agenda de lucru, Not de convocare. Coninutul agendei este stabilit, n principal, de managerul care organizeaz edina. Agenda de lucru este, de obicei, dactilografiat i distribuit de secretariat, pentru a informa membrii participani asupra subiectelor ce vor fi discutate. Se distribuie, de fapt, cu 7-14 zile nainte de data fixat pentru edin sau consftuire, pentru ca membrii participani s poat reflecta suficient asupra problemelor ce vor fi discutate i s poat pregti, eventual, documentele necesare. De asemenea, distribuirea Agendei ofer membrilor posibilitatea de a-i programa timpul sau de a anuna eventuala absen motivat.
23

Ordinea de zi poate fi nsoit i de documente necesare pentru desfurarea discuiilor. Secretariatul va comunica Agenda de lucru sau Ordinea de zi a edinei prin fax sau tabele nominale, pe baz de semntur, unde sunt nscrise toate numele participanilor la edin. Dac exist situaii n care, n edinele anterioare, au rmas probleme asupra crora dezbaterile nu s-au ncheiat, continuarea lor poate fi menionat n not la punctul: Probleme ale ultimei edine. De aceea, la ntocmirea notei, se vor consulta ntotdeauna procesele verbale anterioare. De asemenea, preedintele consiliului de administraie sau membrii consiliului, pot cere includerea anumitor chestiuni pentru discutarea n edin. Elementele specifice Agendei de lucru vor avea urmtoarea ordine: 1) Antetul organizaiei; 2) Denumirea grupului care organizeaz edina (Direcia general, Directori de departamente etc.); 3) Data (ziua, luna, anul) edinei, ora de ncepere i de ncheiere, locul; 4) Scuze pentru absen; 5) Ordinea de zi propriu-zis (prezentarea succint a scopurilor edinei i/sau a problemelor de discutat) i procesul verbal al edinei precedente (pentru conformitate). Exist i situaii n care poate fi desemnat i persoana care se va ocupa de nregistrarea discuiilor. ANTET NOT DE CONVOCARE cu privire la edina (Consiliului de Administraie) organizata la . n ziua de .cu ncepere de la ora pn la ora Puncte ale Agendei 1. Scuze pentru absen -----------------------2. Probleme ale ultimei edine ---------------3. Ordinea de zi: 1. 2. Dac avei puncte de inclus n Agenda de lucru, de mai sus, v rugm s specificai n spaiul de mai jos i s napoiai aceast not la secretariat, la data de . Putei ataa Agendei i nota sau documentele care explic chestiunea pe care dorii s-o includei. .... Data DIRECTOR/PREEDINTE, Folosirea unei astfel de proceduri depinde de tipul de edin i de periodicitatea acestora. Sunt situaii, n care, edinele pot fi programate s se desfoare sptmnal, decadal sau lunar, n aceleai zile i ore. Este cazul edinelor de informare, pentru care, participanii sunt, n general, pregtii. Secretariatul poate face cteva verificri, cu o zi nainte, cu ajutorul telefonului, pentru constatarea eventualelor absene. n cazul edinelor decizionale, la nivelul managementului participativ (A.G.A. sau Consiliul de administraie) sau a celor ocazionale, se vor respecta toate procedurile oficiale menionate. n cazul societilor comerciale cu un numr mare de acionari, ordinea de zi se public n ziare locale sau centrale, de larg circulaie, n conformitate cu actele normative care impun aceasta. Agenda de lucru a conductorului este alt document al edinelor care conine informaii suplimentare fa de nota de convocare la edin. Sunt detalii care i ofer conductorului detaliile necesare conducerii edinei. Se recomanda ca, n partea dreapt a agendei, s se lase un spaiu liber unde conductorul i noteaz propriile observaii. Secretariatul este implicat i n pregtirea acestui document. Pentru redactare, se va consulta cu conductorul asupra tuturor problemele ce trebuie trecute n agenda i asupra eventualelor termene limita de rezolvare. Pentru elaborare, se vor parcurge urmtoarele etape: se verific, prin rspunsurile din nota de convocare, propunerile suplimentare pentru ordinea de zi; se consult procesele verbale anterioare edinei, pentru a reactualiza problemele a cror dezbatere trebuie continuat; se verific calendarului anual al organizaiei, pentru ca problemele edinei curente s nu se suprapun cu problemele prevzute n edinele periodice; se introduc punctele agendei n ordine logic; se aduc informaii suplimentare pentru ca participanii la edin s neleag fiecare punct din ordinea de zi; se indic persoanele care vor prezenta punctele edinei; se specific, la fiecare punct, dac este vorba de o informare, consultare, luare de decizii sau alt scop; se verific necesitatea unor materiale suplimentare (rapoarte, dri de seam, oferte de preuri etc.) i indic anexarea lor; se include punctul Diverse i se specific dac exist participani care mai trebuie anunai despre vreo alt chestiune, nainte de nceperea edinei;
24

 se include ca penultim punct al ordinii de zi, data, ora i locul viitoarei reuniuni; se menioneaz n Ordinea de zi: cine prezideaz, cine ntocmete procesul verbal i dac aceste funcii se exercit prin rotaie; se depune schia agendei pentru dactilografiat; se transmite agenda, precum i alte documente importante pentru discuii, tuturor persoanelor ce trebuie s participe la edina. Desfurarea edinelor Rolul decisiv, n reuita dezbaterilor, i aparine conductorului. Acesta va deschide edina, prezentnd ordinea de zi n 1-2 minute. n orice edin, n care s-au luat decizii, se va consemna n scris, cum s-a luat decizia final, argumentele pro i contra unei decizii, concluzia final la care s-a ajuns, pentru fiecare punct din ordinea de zi i cine este responsabil de aciune. Cele mai multe edine, indiferent de scop, beneficiaz de nregistrri n p rocese verbale sau minute. Procesul verbal de consemnare reprezint expunerea fidel i exact a unei comunicri verbale, de unde i vine i numele. Orice ntlnire de grup, n cadrul organizaiei, se finalizeaz cu o decizie, care trebuie nregistrat, nscris, pentru a servi drept baza pentru aciunile ulterioare. Deci, oricare ar fi scopul unei ntlniri, nregistrarea scris, sub forma proceselor verbale, este extrem de utila i necesara. Aceste consemnri, furnizeaz referiri utile, privind evoluia problemelor, reducnd, astfel, posibilitatea nenelegerii hotrrilor luate, problemelor ascultate. De aceea, se impune ca procesele verbale s fie pstrate, putnd constitui singurele dovezi probatorii n cazul unor nenelegeri ce pot afecta organizaia. Procesul verbal este autentificat prin semntura participanilor, care se realizeaz la sfritul edinei. nainte de a fi semnat, se citete cu voce tare n faa participanilor la reuniune de ctre o alt persoan dect cea care a scris. Redactarea proceselor verbale intr, de obicei, n responsabilitatea secretariatului. n vederea pregtirii, n acest sens, se recomand ca nainte de edin, secretara s se informeze asupra metodologiei de elaborare a proceselor verbale de consemnare, verificnd i proceselor verbale anterioare spre a va asigura dac exista un stil propriu al organizaiei n acest sens, i dac trebuie respectat. Elementele procesului verbal de consemnare sunt: 1) introducerea, care indic natura reuniunii, locul, data, numele participanilor, numrul persoanelor absente i ordinea de zi; 2) coninutul rezumat al informaiilor, al problemelor discutate, soluiile adoptate, i persoanele responsabile, termene de execuie dac e cazul. Se noteaz numele fiecrui vorbitor, prezentndu-se n rezumat intervenia sa. Procesul verbal se scrie la persoana a III-a, timpul trecut. 3) partea final, n care se prezint, dac este cazul, rezultatul unui vot i se indic n ordine ierarhic numele participanilor pentru semntur. Model: Proces verbal ntocmit cu ocazia edinei din (data, ziua, luna, anul) edina s-a inut n prezena: (nume, funcii) i a celor . (nr.) de membri, n total (nr.) de persoane. S-au constatat(nr.) absene: (nr.) motivai i(nr.) nemotivai. edina a nceput la ora; Dl. . anun ordinea de zi: 1. 2. Ordinea de zi a fost epuizat la ora. drept pentru care s-a ncheiat prezentul proces verbal. Numele participanilor pentru semntur. (Se respect ordinea ierarhic a funciilor) Minutele edinei au acelai rol ca i procesele verbale, diferena dintre ele, fiind doar de procedura: Procesul verbal, ntocmit n timpul edinei sub forma manuscris, reprezint forma final a documentului, fiind citit i semnat la sfritul edinei. Procesele verbale se consemneaz de obicei ntr-un registru rezervat special acestui scop; Minutele, elaborate n timpul edinei, reprezint doar ciorne, fiind apoi dactilografiate sau procesate dup edin, dup care sunt verificate de conductor i distribuite participanilor pentru semnare i pentru reluarea discuiilor n timpul ntlnirilor viitoare. Deoarece, elementele cuprinse n minute reprezint doar situaia discuiilor la un moment dat, acestea au un caracter intermediar, de trecere de la o etap la alta; pn la finalizarea obiectivului urmrit. Procedeul consemnrii prin minute este utilizat, n special, n mediul afacerilor, ca form preliminar de nregistrare a discuiilor i nelegerilor ntre delegaii anumitor uniti, atunci cnd se urmrete ncheierea unui contract economic. Minutele nu transcriu cuvnt cu cuvnt discuiile, ci doar noteaz argumentele pro i contra pentru decizii importante. Etape de ntocmire, n timpul edinei: se nregistreaz data, ora i locul unde are loc edina; se nregistreaz persoanele prezente i cele care i-au prezentat scuze pentru absen;
25

 se identific subiectele discuiei; se folosete agenda ca ghid; urmeaz, conform unei ordini convenionale, tratarea mai nti a problemelor de rutin: minutele ultimei edine, citite i semnate, problemele aprute din minute, corespondena primit; se planific ntocmirea minutei pe baza unui titlu scurt (care s rezume subiectul), un scurt rezumat al discuiei, decizia luat i aciunea cerut, de cine i pn cnd; se d fiecrei minute un numr de referin, consecutiv; se ine pasul cu evoluia edinei; se clasific punctele nerezolvate sau ambigue nainte s fie prea trziu; se nregistreaz sub form de not i, pe ct posibil, se evit nregistrarea cuvnt cu cuvnt; se folosesc propoziii i paragrafe scurte i clare. Dup edin: se schieaz minutele clar; se face verificarea cu o alt persoan preferabil cu lidearul oficial al edinei; se dactilografiaz, folosind o aezare n pagin clar; se trimit minutele tuturor celor care au fost sau ar fi trebuit s fie la edin, precum i celorlalte persoane care trebuie s fie informate; se ndosariaz minutele cu grij: organizaiile pot avea reguli n privina ndosarierii minutelor, reguli care trebuie cunoscute i respectate. se verific dac aciunile ntreprinse sunt monitorizate i continuate. Observaii: n ntocmirea proceselor verbale sau a minutelor trebuie s se evite urmtoarele: strecurarea propriului punct de vedere n interpretarea celor spuse; introducerea prea multor nume de persoane; introducerea abrevierilor neexplicate i a elementelor de jargon ; amnarea redactrii, n cazul minutelor; informaiile nu vor mai fi la fel de proaspete n memorie; faptul de a fi influenai de statutul membrilor; neglijarea datelor de desfurare a urmtoarei edine, secretara asigurndu-se ca locul, data, ora au fost stabilite. In cazul minutelor, exist i posibilitatea elaborrii din timp a unor formulare tip, parial imprimate, care vor fi completate n timpul edinei, eliminndu-se, astfel o serie de operaiuni care sustrag atenia [1] . MINUTA EDINEI Participani Distribuie adiional Subiect: Dl.Barbu Dl.Cristea Vnzare i nchiriere maini i utilaje Dl.Panait Dl.Furtun Data Ora Dra Moise Dl.Costea 23.04.2002 10,00 Dl.Petre Dl.Popescu Locul Condus de Dl.Cristea - cri tehnice de calitate S.C. ERCO SA Dl.Barbu D.Furtun - certificare de garanie Organizat de: Telefon D.Costea - condiii de vnzare/nchiriere S.C. ERCO SA 041/689.351 Dl.Popescu - caracteristici tehnice Subiect Creterea vnzrilor Sumar/Aciuni Actelor necesare Responsabil Dl.Costea Dra Moise -Termen 30.04.2002

nchirierea autobasculant Proces verbal de 27.04.202 nchiriere Vnzare excavator __ 02.05.2002 Asistena i controlul secretariatului se exercit, n astfel de manifestri, printr-o planificare a aciunilor, astfel: Cu trei sptmni nainte de edin: se stabilete proiectul listei participanilor; se ntocmete lista materialelor ce vor fi prezentate n edina pe baza indicaiilor conducerii; se alege o sal corespunztoare; se anun raportorii s depun n timp toate materialele spre multiplicare Cu zece zile nainte de edina: se verific primirea invitaiilor sau a notelor de convocare i se noteaz confirmrile de participare la edina; se reavizeaz persoanele care nu au confirmat participarea; se obin toate documentele sau informaiile necesare de la persoanele care nu pot participa la edina; se colecteaz toate materialele ce se vor prezenta n edina i se iau msuri pentru multiplicare; se difuzeaz materialele participanilor; Cu ase zile nainte de edin: se prezint conducerii un set complet cu toate materialele ce vor fi prezentate n edina; se pregtesc dosare pentru toi participanii; se asigur aparatura de proiecie (cnd este cazul), aparatura de nregistrare i amplificare i se verifica funcionarea acesteia; se stabilesc stenografele care vor lucra n edina;
26

Cu dou zile nainte de edin: se va pregti rechizita necesar desfurrii edinei, inclusiv exemplare n plus ale agendei de lucru; se va colabora cu serviciul administrativ sau alte persoane responsabile pentru dotarea slii cu suficiente scaune, sau mese, condiii de aerisire i iluminat, decoraiuni, etc. se vor asigura mijloace de transport pentru aparatura menionat; se va asigura de existena indicatoarelor spre sala de edine, dac e cazul; In ajunul edinei: se va aranja masa de lucru pentru prezidiu; se verific funcionarea aparaturii n sala de edine, poziia prizelor i a altor aspecte legate de funcionarea acestora; se va asigura de existena produselor rcoritoare, a paharelor, scrumierelor, erveelelor etc. n sala de edina; va pregti un anun, care va fi atrnat pe ua slii, spre a atrage atenia trectorilor s nu deranjeze; va verifica cu suficient timp nainte de edin, lista acestor probleme, s se asigure de rezolvarea lor; In ziua edinei se va asigura de supravegherea telefonului, stabilind un nlocuitor sau de punerea n funciune a robotului telefonic; va ndeplini rolul de gazd, avnd grij ca sala s fie descuiat la timp i ncuiat dup ntlnire; va veni mai devreme, asigurndu-se de dotarea slii cu toate cele menionate anterior va verifica semnarea convocatorului notnd persoanele care anun n ultimul moment c nu vor participa la edin; va citi procesul verbal al edinei anterioare, dac este cazul, scrisorile de scuze i corespondena indicata de conductor; l va ajuta pe conductorul edinei, nmnndu-i documentele necesare, aflate n discuie; va ntocmi procesul verbal, dac va fi nominalizat pentru aceasta; n timpul redactrii procesului se va asigura c a neles corect problemele ridicate, cernd explicaii dac este cazul; va discuta cu conductorul edinei asupra celor ce vor fi consemnate: dac va consemna toate dezbaterile, punctele principale sau numai hotrrile adoptate i aciunile de stabilit; dac se ntmpl s piard firul discuiilor, secretara nu trebuie s ezite sa-l ntrerup politicos pe cel care discut, pentru a consemna datele corect i n succesiunea n care s-au ntmplat; noteaz principalele argumente, pro i contra deciziilor; are grij ca toi participanii la edin s semneze procesul verbal. Dup edin strnge toate hrtiile rmase n sal; dac se practic metoda consemnrii discuiilor prin minute, dup edin secretara dactilografiaz procesul verbal n forma final, pentru a fi trimis participanilor pentru citire i semnare (trebuie respectat termenul prevzut pentru prezentare); ndosariaz documentele folosite n edina; consemneaz n agend data urmtoarei edine; va verifica procesul-verbal pentru a trece n instrumentele de eviden, eventuale termene de scaden sau alte aciuni ce trebuiesc planificate i controlate de secretariat pentru ndeplinirea lor la timp. Tabelul de mai jos ofer posibilitatea de a vizualiza mai uor ndatoririle participanilor la edin [2] . 4.1.2 ntlnirile de lucru Acest gen de ntlniri au loc mai des dect edinele. Se desfoar de obicei cu participarea unui numr redus de persoane, din rndul angajailor sau al partenerilor de afaceri. Constituind modaliti concrete de lucru, pentru rezolvarea unor probleme aprute n dinamica procesului de coordonare a organizaiei, ntlnirile de lucru presupun o pregtire din timp pentru ntrunirea participanilor, chiar dac se desfoar n condiii mai reduse de timp. Dificulti de organizare apar, n mod special, atunci cnd particip un numr mai mare de persoane. Iat, cteva aspecte ce trebuie avute n vedere: Atunci cnd ntlnirea va avea loc cu o persoan ierarhic subordonat, aceasta va fi contactat de secretar i se va prezenta la conducere la data i la ora fixat. Dac ntlnirea va avea loc cu persoane ierarhic egale, data i ora ntlnirii vor fi stabilite de comun acord. Dac ntlnirea va avea loc cu o persoan cu funcie ierarhic superioar, se va solicita n numele conducerii data i ora la care aceasta poate fi primit. Secretara trebuie s includ n agend i s comunice conducerii cu precizie ora ziua i locul ntlnirii. Secretara va pregti materialele necesare ntlnirii: proiecte, situaii financiare, scheme etc. ntlnirile de lucru se pot organiza ntre dou sau cu participarea mai multor persoane. O problem mai dificil n organizarea ntlnirilor de lucru o constituie stabilirea unei date i ore care s convin tuturor persoanelor implicate. n practica secretariatului se recurge la urmtoarele procedee: se contacteaz succesiv, fiecare persoan, i se stabilete data i ora n funcie de cea stabilit de primul interlocutor;

27

 se ntocmete un tabel n care se menioneaz data i ora la care este disponibil fiecare participant i se verific orele cnd toate, sau majoritatea persoanelor sunt disponibile. Data i ora fixat va fi transmis tuturor persoanelor. 4.1.3 Teleconferinele Teleconferinele reprezint metode de desfurare a edinelor i altor tipuri de ntlniri, fr a fi necesar deplasarea participanilor aflai la distan, fiind suficient prezena lor n faa unui telefon sau ntr-un studio. Tipuri de teleconferine: Videoconferinele Videoconferina se desfoar printr-un sistem de televiziune cu circuit nchis care leag persoane din diferite localiti. Fiecare camer de conferine este echipat cu camere de luat vederi, monitoare i un microfon. Multe organizaii mari, naionale i internaionale, au propriile lor studiouri. n timpul conferinei se pot folosi hrtii desene, schie, imagini video. Avantaje: Costul unei ore de videoconferin ntr-un studio va costa de zece ori sau douzeci de ori mai puin dect apelurile telefonice pentru a-i ntruni pe toi participanii la o edin. Urgena demarrii ntlnirii, deoarece nu sunt necesare prea multe operaiuni, precum cele menionate, pentru pregtire i desfurare. Dezavantaje: Se pierde avantajul atmosferei create de comunicarea direct, cum ar fi cel al perceperii mesajului nonverbal sau al posibilitii unor negocieri prin comunicrile neoficiale realizate n pauze. De asemenea se pierde posibilitatea unei valorificri a ideilor prin participare nelimitat la discuie, fiecare participant fiind nevoit s vorbeasc pe rnd pentru a permite camerei de luat vederi s focalizeze. Audioconferina Conferinele inute de la distan se pot realiza i prin conectare telefonic a participanilor aflai la distan. Se poate folosi, in sistemul de telefonie al propriei companii dac are facilitile necesare. Dac se cere, serviciul telefonic poate fi suplimentat cu materiale obinute cu ajutorul scanerelor i faxurilor. Pentru a facilita discuia cu persoane din strintate poate fi angajat un translator. De asemenea, discuiile pot fi nregistrate i ascultate. Avantaje: Nu implic timp i bani pentru deplasare, ca i n cazul videoconferinelor dar costurile sunt mai ieftine i dect acestea. Astfel, se pot ine cte patru edine scurte ntr-o sptmn dect una lung pe lun. 4.1.4. Teleconferina pe computer Comunicarea n acest caz se realizeaz prin intermediul potei electronice. Dialogurile de grup pot fi simplu direcionate pe mari perioade de timp i pe spatii cuprinztoare. Aplicaiile tipice pentru sistemele de conferine sunt: Conferinele on-line pe cale electronica Sprijinirea proceselor de decizie n grup Pachetele de programe pentru lucrul n grup permit sprijinirea pregtirii, desfurrii i a evalurii edinelor i a conferinelor. n acest scop se pun la dispoziie instrumente care permit desfurarea structurat a proceselor de luare a deciziilor, fiind astfel posibil att coordonarea fluxurilor, ct i generarea i distribuirea direcionat a mesajelor. B) Reuniunile sau manifestrile colective temporare Expresia manifestri colective este folosit ca generic pentru reuniuni la care participa de cele mai multe ori persoane care lucreaz n acelai domeniu de activitate, n diferite organizaii, chiar concurente. n funcie de coninutul dezbaterilor, aceste manifestri pot fi tiinifice, profesionale, culturale, inaugurale sau aniversare. Organizarea lor are loc, deopotriv, la nivel macro i microeconomic, n instituii de nvmnt, cercetare, medicale, culturale i alte organisme interesate n a-i pune de acord activitatea practic cu ideile i conceptele teoretice noi din domeniul de activitate n care fiineaz. n cadrul acestor manifestri pot participa persoane sau organisme autorizate ntr-un domeniu de activitate, din mediul extern. Cele mai multe manifestri colective se concretizeaz sub form de simpozioane, consftuiri, sesiuni de comunicri, seminarii mese rotunde colocvii etc. O delimitare clar ntre aceste noiuni nu este univoc clarificat de literatura de specialitate. Indiferent de denumirea sub care se desfoar, simpozion, congres, conferin etc. aceste manifestri prezint cteva caracteristici comune ce pot fi clar delimitate, astfel: Toate reprezint o parte necesar a comunicrii organizaionale cu mediul economico-social. Nici o organizaie nu poate tri izolat de mediul n care-si desfoar activitatea ea fiind nsi produsul mediului respectiv. De aceea ele capt o amploare deosebit n viaa economico-social, constituind una dintre aciunile eseniale pentru afirmarea identitii i imaginii unei organizaii. Modul de comunicare este preponderent verbal i presupune existena unui auditoriu; Obiectivul ntlnirii este comun i bine precizat; Desfurarea este temporar, variind de la cteva ore la la cteva zile n funcie de amploarea manifestrii; Cadrul de desfurare este special amenajat In practica organizaiilor, n general, alegerea unei forme sau a alteia de manifestare este gndit n funcie de civa factori, precum: proporiile participrii
28

gradul de oficializare procedurile organizatorice Astfel, se pot distinge: 4.2. Manifestri de proporii mari cu caracter oficial care se concretizeaz n simpozioane, sesiuni profesionale, seminarii, mese rotunde, vizite de prezentare ; 4.3. Manifestri de proporii reduse cu caracter oficial care se concretizeaz n mese rotunde i dezbateri, consftuiri; 4.4. Manifestri cu caracter mai puin oficial, precum mesele de lucru (masa bufet, cocktailurile, recepiile, dejunul, dineul) sau festivitile cu diverse prilejuri (aniversari, Crciun, pensionari, excursii organizate de firm etc). Simpozioanele sunt organizate sub forma unor dezbateri, discuii sau sesiuni de comunicri scrise ntre specialiti, n faa unui auditoriu interesat de tematica abordata. Dup proporiile manifestrii pot fi: Simpozioane internaionale cu participarea specialitilor din diferite colturi ale lumii care s-au constituit n asociaii profesionale sau tiinifice sau care desfoar activiti n diferite organisme de cercetare, nvmnt sau producie. Se organizeaz pe o anumit tematic din paleta de preocupri a specialitilor. Uneori simpozioanele internaionale sunt numite i congrese internaionale sau n alte cazuri conferine. Simpozioanele naionale sunt reuniuni ale specialitilor dintr-un anumit domeniu de activitate, care au ca obiect de activitate cercetarea i care aparin unor asociaii naionale. Pot participa i alte organisme interesate de tematica dezbtut. Colocviile tiinifice sunt convorbiri, discuii dezbateri organizate pe o anumit tema dinainte stabilita, ntr-un anumit domeniu al tiinei. Conferinele se pot desfura sub mai multe forme, precum: expuneri fcute n faa unui public, asupra unei teme tiinifice, literare , politice, economice etc. Scopul sau este informarea i instruirea publicului. ntruniri culturale, tiinifice, economice etc. cu reprezentani autorizai cu scopul de a dezbate probleme de specialitate i de a hotr asupra activitii curente sau de perspectiv. conferine-dezbateri, metode semiactive de instruire, utilizate larg n situaiile de formare i perfecionare profesional n domeniul conducerii; pot fi, de asemenea cu participare naional sau internaional. Mesele de lucru i dezbaterile sunt forme mai simple de comunicare i conlucrare cu un numr mai restrns de invitai. Abordeaz n general, teme teoretice i practice cu aplicabilitate imediat ct i de perspectiv. 4.2.1 Gestionarea manifestrilor colective Pentru a se asigura eficacitatea acestor reuniuni se dovedesc eseniali urmtorii factori: a) temeinicia pregtirii; b) tactul i priceperea de a conduce dezbaterile. Pentru coordonarea unor astfel de activiti se nsrcineaz, de obicei, o echipa responsabila, compusa din salariai dac organizaia nu dispune de un serviciu specializat de Protocol sau Relaii Publice. Este important s se stabileasc competentele tuturor membrilor acesteia, ntocmindu-se lista sarcinilor concrete, prevzut cu termenele de ndeplinire ale acestora. In gestionarea acestor manifestri, conductorii se bizuie, de obicei, pe secretare in special n planificarea aciunilor i urmrirea ndeplinirii lor, n elaborarea materialelor imprimate, n aciuni de protocol sau alte tehnici specifice de secretariat. Gestionarea manifestrilor colective poate constitui, pentru secretare, chiar o ansa de specializare pe aceast direcie, innd cont de faptul c aceste manifestri reprezint parte a comunicaiei i Relaiilor Publice. De aceea vom ncerca s redm n continuare cteva detalii de organizare pentru fiecare etap a manifestrilor, insistnd asupra aspectelor ce implic secretariatul. Aceste recomandri, care pot asigura succesul manifestrilor, decurg din experiena organizaiilor, de aceea sunt tratate tipic n literatura de specialitate. De aceea ele trebuie abordate ca o list de verificare care poate fi, bineneles actualizat i lrgit n funcie de noi tehnici i idei Indicaii generale Gestiunea manifestrilor se compune din urmtoarele faze: definirea obiectivelor; planificarea execuia evaluarea verificarea succesului Definirea obiectivelor i planificarea manifestrii sunt faze care sunt coordonate de conductorul manifestrii. Secretariatul poate veni n sprijinul acestuia pregtind o list cuprinztoare, n care s fie enumerate toate sarcinile i obiectivele manifestrii respective. Planificarea presupune clarificarea urmtoarelor probleme: 1) Tipul manifestrii i tema; 2) Cercul participanilor; 3) Momentul manifestrii; 4) Durata manifestrii; 5) Locul desfurrii 6) Mijloacele tehnice auxiliare (accesoriile necesare desfurrii). ntreaga desfurare a manifestrilor depinde de buna organizare care presupune urmtoarele operaiuni:
29

 scrierea invitaiilor stabilirea locurilor de cazare, conveniile cu hotelurile dac e cazul i locurile de parcare; alegerea i angajarea referenilor; stabilirea i organizarea manifestrilor auxiliare echiparea slilor; rezervarea cazrilor la hotel; In funcie de durata i tipul manifestrii, secretarelor le revine, pe lng munca lor cotidian normal, efectuarea multiplelor pregtiri. Pentru aceasta este nevoie de multe notie i eventual de a gsi, la nevoie nlocuitor, mai ales n toiul evenimentelor. Lista de control constituie un instrument de organizare eficient deoarece este posibil s fie uitate lucruri mrunte dar care pot avea efecte negative n derularea aciunilor. n general lista trebuie s cuprind aciunile i materialele ce fac parte din procesul organizrii i conducerii unei reuniuni pentru a evita situaii stnjenitoare. Dei manifestrile colective sunt diferite ca scop i substana, punctele de pe list sunt universal valabile. Iat, n acest sens cteva rubrici ce pot fi cuprinse n Lista de control: - Publicitate promovare-anunare: afie, anunuri, invitaii, locul manifestrii, cum se ajunge, telefoane de dat, comunicate de pres, contacte cu reprezentanii presei, copii ale interveniilor, copii ale desfurtorului reuniunii, ilustraii, avizier, contacte personale diverse. - Amenajarea localului: capacitatea slii, acces la sala, prize electrice, iluminatul, prize microfon, numele administratorului, unde poate fi gsit, acustica, ui, grupuri sanitare, acces la telefon, scri, ascensoare, instalaii de termoreglare, instalaii de ventilare, parcare, (capacitate de acces), accesul la mijloace de transport, aranjamente pentru decorarea slii, spatii de expunere, panouri / aviziere, impactul emoional (design, estetica), diverse. - Dotri necesare: mese (numr, dimensiuni), scaune (confort, numr), microfoane, casetofon i casete audio, videorecorder i casete video, reportofon, retroproiector, trepied pentru afiare de avize, stnd pentru diagrame, proiector pentru diapozitive, ecran, sticle, cni i pahare cu ap, instalaii i ceti pentru cafea, ceai, proiector pentru film, tabla, creta, burete, maini de scris, couri de hrtii, table de afiat buletine, mas pentru retroproiector, aparat de fotografiat, ustensile de scris, cordoane prelungitoare, copiatoare, calculatoare, diverse. - Materiale necesare: ecusoane port-nume, cartonae cu numele participanilor, pixuri cu mine groase i subiri de diferite culori, scotch, lipici, agrafe de birou, creioane, carioca, ace, foarfeci, capsator, hrtie pentru multiplicat, diferite tipuri de hrtie, programul manifestrii, publicaiile organizaiei, materiale de expoziie, flori sau aranjamente florale, decoraiuni, postere, afie, foi cu instruciuni, menionarea n scris a persoanelor utile, semne indicatoare spre locul manifestrii, mape, diverse. - Buget costul efectiv: plicuri, timbre, convorbiri telefonice, teleconferine, chiria pentru dotare tehnic, chiria localului, materiale din hrtie (ecusoane, tiprire buletine, hrtie, inclusiv calc,), materiale de scris, transport, mesele participanilor, bar, cafea, rcoritoare, multiplicarea materialelor, pliante, mape, casete, operator proiecii, operator microfoane, traductori, program distractiv, flori, reproducerea filmelor, reproducerea imaginilor, diverse. - Dup manifestare: debarasarea slii, restituirea aparaturii i a ustensilelor mprumutate; sortarea i pstrarea documentelor; scrierea, trimiterea i evaluarea protocolului; evaluarea notielor, memorarea lor; colectarea i transmiterea rapoartelor de presa; trimiterea de fotografii invitailor de onoare, referenilor i eventual participanilor; decontarea numerarului; decontarea onorariilor i a cheltuielilor de deplasare; achitarea costurilor hoteliere; verificarea facturilor sosite i dispunerea plii acestora; calcularea cheltuielilor totale, compararea cu ante-calculul i tragerea concluziilor pentru viitoarele manifestri; rezolvarea eventualei corespondene, notarea i memorarea modificrilor de adrese. Secretariatul poate rezolva multe probleme cu ajutorul calculatorului. Poate crea n acest scop o banc proprie de date n care poate ncrca i din care poate apela pentru culegerea datelor de baz ale persoanelor, hotelurilor etc. Servicii deosebite pot fi oferite i de ghidurile electronice pentru hoteluri, hr i rutiere, mersul trenurilor, planurile de zbor, disponibile pe versiuni actualizate pe dischete sau pe CD-Rom (compact discuri). De asemenea pot fi folosite programe speciale pentru organizare de conferine, precum cele menionate n capitolul Comunicaia birotic. Pota electronic poate fi de un real folos pentru comunicare cu participanii, dac exist posibiliti de acces la Internet, evitndu-se multe costuri de comunicare. V. FUNCIA DE REPREZENTARE Funcia secretariatului de reprezentare se exercit, n mod special, n relaiile interpersonale ale managerului cu personalul organizaiei sau cu mediul extern. Comunicarea interpersonal constituie o coordonat esenial a procesului de management, asigurnd maximum de eficacitate, data fiind promtitudinea rspunsului ce o caracterizeaz. Cercetrile specialitilor n domeniul managementului evideniaz faptul c, peste 70% din timpul de lucru al managerului se consum n comunicri interpersonale i comunicri de grup sau de echip. n general, se insist asupra persuadrii interlocutorilor, ca obiectiv al acestui tip de comunicare, la nivelul organizaiilor, n scopul declanrii de aciuni care conduc la atingerea obiectivelor n aceste condiii, domeniile de competen ale secretariatului, auxiliarul direct al managementului, au evoluat spre o alt coordonat, aceea a competenelor sociale. Dincolo de provocrile profesionale n faa tehnologiei informaionale i comunicaionale, competenele sociale constituie o nou provocare n exercitarea acestei profesiuni. Conducerea organizaiilor care se desfoar mai ales prin comunicare, are nevoie tot mai mult de secretare sau asistente manageriale calificate dar i capabile s comunice i s se comporte conform noilor cerine.
30

Situaii oficiale specifice, n care secretariatul i exercit funcia de reprezentare, la nivelul organizaiilor, le reprezint: primirea vizitatorilor, audientele, relaiile cu reprezentanii presei, negocierile. Rolul secretariatului este, n general, acela de a crea condiiile preliminare pentru desfurarea eficient i n bune condiiuni a acestor contacte. Exercitarea funciei de reprezentare nu poate fi, ns, raportat numai la aceste aciuni specifice procesului de management. Posibilitile de reprezentare depesc aceast sfer, dac ne raportm la fluxurile comunicaionale gestionate la acest nivel al organizaiei, menionate n capitolele anterioare. Dincolo de relaiile ierarhice cu eful direct, solicitrile secretariatul sunt dintre cele mai diverse, de la simple informaii sau eliberri de nscrisuri pn la situaii complexe de comunicare oficial n absena managerului. Funcia de reprezentare a secretariatului, poate fi, astfel, extins chiar la nivel de organizaie, secretarele fiind adesea numite cartea de vizit a unei organizaii, n sensul c, ele sunt primele persoane cu care se intr n contact, la nivelul conducerii, putnd influena pozitiv sau negativ imaginea organizaiei. n lipsa unui serviciu de Relaii Publice, secretariatul poate suplini cu succes o serie de aciuni de imagine, mai ales n cazul comunicrii n interior i exterior. De pild, felul n care-l trateaz la telefon pe partenerii de afaceri sau cum vin n ntmpinarea colegilor influeneaz puternic imaginea firmei n viziunea partenerilor. Un comportament elevat, elegant, diplomat i inspirat, consecvent i ponderat poate crea adevrate puni ntre oamenii cu care comunic organizaia. Posibilitile lor de influenare direct i indirect depind de: treapta ierarhic a efilor, de domeniile de sarcini ale efilor precum i de propria iniiativ i iradiere personala. Cunoaterea clar a acestor obiective, considerm c poate constitui deja o premiz n perfecionarea acestei dimensiuni comportamentul profesional care se nglobeaz n competentele sociale necesare acestei profesiuni. Ideea de baz este aceea c o secretar trebuie s plac, s tie s se fac plcut. n ultimii ani s-a scris o vast literatur a omului care place, care tie s se fac plcut, s comunice pe plan individual i profesional. Deoarece aceste aspecte in de alte domenii ale cercetrii, precum psihologia social, n contextul acestui manual am ncercat doar s exprimm cteva idei care s releve idealul. n acest sens, reproduce un adevr verificat n orice profesiune: Cunoaterea este arma cu care se nvinge n orice profesiune.

31