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Colombia.

Archivo General de la Nacin

FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL


HOJA No: ___ DE: ___ ENTIDAD REMITENTE: ____________________________________________________________________________________________________ ENTIDAD PRODUCTORA: _________________________________________________________________________________________________ UNIDAD ADMINISTRATIVA: ________________________________________________________________________________________________ OFICINA PRODUCTORA: __________________________________________________________________________________________________ OBJETO: ________________________________________________________________________________________________________________
N T: Nmero de Transferencia NMERO DE ORDEN CDIGO NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE O ASUNTOS FECHAS EXTREMAS (aaaa-mm-dd) Inicial Final UNIDAD DE CONSERVACIN Caja Carpeta Tomo Otro NMERO DE FOLIOS SOPORTE FRECUENCIA DE CONSULTA NOTAS

REGISTRO DE ENTRADA AO MES DIA N T

Elaborado por: _______________________________________ Cargo: _____________________________________________ Firma: _____________________________________________ Lugar: __________________ Fecha: _____________________

Entregado por: _______________________________________

Recibido por: ________________________________________

Cargo: _____________________________________________ Cargo: _____________________________________________ Firma: _____________________________________________ Lugar: __________________ Fecha: _____________________ Firma: _____________________________________________ Lugar: __________________ Fecha: _____________________

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL


Entidad remitente: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentacin que se va a transferir. Entidad productora: Debe colocarse el nombre completo o razn social de la entidad que produce o produjo los documentos. Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarqua de la cual dependa la oficina productora. Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que produce y conserva la documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones. Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias primarias, transferencias secundarias, valoracin de fondos acumulados, fusin y supresin de entidades y/o dependencias, inventarios individuales. Hoja ___ de ___: Se numerar cada hoja del inventario consecutivamente. De___: Se registrar el total de hojas del inventario. Registro de entrada: Se diligencia slo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dgitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (ao, mes, da). En NT se anotar el nmero de la transferencia. Nmero de orden: Debe anotarse en forma consecutiva el nmero correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad documental. Cdigo: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos relacionados. Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogneos emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Para las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por fusin y/o supresin de entidades o dependencias, el asiento corresponder a cada una de las unidades de conservacin. En los inventarios individuales, el asiento corresponder a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relacin con la misma funcin de la oficina productora. Fechas extremas: Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro dgitos correspondientes al ao. En el caso de una sola fecha se anotar sta. Cuando la documentacin no tenga fecha se anotar s.f. Unidad de conservacin: Se consignar el nmero asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna otro se registrarn las unidades de conservacin diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el nmero correspondiente. No. de folios: Se anotar el nmero total de folios contenido en cada unidad de conservacin descrita. Soporte: Se utilizar esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la documentacin: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electrnicos, soportes electrnicos (CD, DK, DVD), etc. Frecuencia de consulta: Se debe citar si la documentacin registra un alto, medio, bajo o ninguno ndice de consulta; para tal efecto, se tendrn en cuenta los controles y registros de prstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentacin. Esta columna se diligenciar especialmente para el inventario de fondos acumulados. Notas: Se consignarn los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentacin ordenada numricamente como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarn los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeracin y/o repeticin del nmero consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deber registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografas o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De estos debe sealarse, en primer lugar, el nmero de unidades anexas de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotografas sueltas: luego el nmero consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por mquina debern registrarse las caractersticas fsicas y requerimientos tcnicos para la visualizacin y consulta de la informacin. Especificar programas de sistematizacin de la informacin. A los impresos se le asignar un nmero de folio y se registrar el nmero de pginas que lo componen. As mismo, se anotar informacin sobre el estado de conservacin de la documentacin, especificando el tipo de deterioro: fsico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), qumico (oxidacin de tintas, soporte dbil) y/o biolgico (ataque de hongos, insectos, roedores). Elaborado por: Se escribir el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, as como el lugar y la fecha en que se realiza la elaboracin del mismo. Entregado por: Se anotar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la transferencia, as como el lugar y la fecha en que se realiza dicha entrega. Recibido por: Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable recibir el inventario, as como el lugar y la fecha en que se recibi.

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