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AUDITORIA
TRABALHISTA
Objetivos
Propósitos
Peculiaridades
Características Gerais da
Auditoria Trabalhista
Propósito: objetivo dos trabalhos de
Auditoria Trabalhista;
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Inicialmente: as Características do
Auditor
Responsabilidades
Qualificações
Educação e Treinamento
Conhecimento
Habilidades
Personalidade
Experiência
Independência
Equipes de Auditoria
Equipes de Auditoria
Auditor Líder e demais Membros
A Saudável Variação das Equipes por Clientes
Departamentos
A serem auditados no Cliente
Internos, da Empresa de Auditoria
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Propósito:escopo da auditoria
Trata-se do objetivo, da definição daquilo que
será auditado;
É de suma importância que previamente
ocorra uma reunião entre auditoria e cliente,
para que se conheça este cliente, de maneira a
que se saibam suas peculiaridades, visando o
melhor direcionamento dos trabalhos;
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Iniciando uma Auditoria: Escopo
Escopo Com o escopo definido
Auditoria
Avaliações e Cuidados Devidos
Planejamento a Longo Prazo
Revisão dos Sistemas
Coordenação e Intercâmbio
Recursos
Supervisão
Planejamento de Tempo
Papeis de Trabalho
Programa de Trabalho
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Pontos Levantados
Os pontos levantados são informações e
conclusões significativas necessárias para o
cliente e para o usuário, com relação aos
objetivos da auditoria planejada.
Todos os pontos encontrados devem ser
documentados e assinados sendo os relatórios de
não-conformidades assinados pelo auditor líder.
Em caso de departamentos de auditorias interna,
o gerente deve revisar os papéis de trabalho
completos.
Relatório de Auditoria
Deverá apresentar um resumo de todas não-
conformidades constatadas nos exames de
auditoria, bem como demais informações
técnicas que assegurem ao Cliente, seus
procedimentos, e resultados auferidos em
determinado período, ou diante de
determinada situação.
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Relatório (cont.)
Relatório (cont.)
Para relatórios feitos por auditores externos
independentes, estes devem destacar se a
documentação apresentada encontra-se de
acordo com os princípios geralmente aceitos.
Outros padrões não se concentram em
verificações de declarações, mas em
implementação de sistemas de controle,
eficiência e eficácia das operações, e na
realização dos resultados esperados.
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Postura do Auditor Trabalhista
Antes de mais considerações técnicas, falemos um
pouco sobre a postura do auditor trabalhista,
destacando:
- Reunião prévia e mini-reuniões durante os
trabalhos;
- Inteligência em saber ouvir, comprovar, e discernir
o que é informação daquilo que é “rádio-peão”;
- Habilidade para redirecionar os trabalhos;
- Tato e postura mais “relaxados”, se comparados à
postura do auditor contábil, mas sem perder a
essência
Isenção do Auditor
Ao falarmos numa postura mais “light” de um
auditor trabalhista, não se está, com isso,
dizendo que se está abrindo mão de requisitos
como:
- postura,
- qualificações;
- isenção (declarar-se não-isento, se for o caso,
é fundamental)
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Relatório: Redigindo um Ponto
Ponto de Relatório –
1o. Parágrafo: Constatação
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Ponto de Relatório –
2o. Parágrafo: Recomendação
É também neste
É neste momento que a
momento que a auditoria
auditoria vai informar
vai informar qual o
qual o procedimento procedimento correto.
correto, usando o verbo ”LEMBRAMOS”,
no mesmo tempo da “DESTACAMOS”,
apresentação da “RECORDAMOS”
irregularidade, ou seja, podem ser verbos que
1ª pessoa do plural, bem cabem neste
tempo pretérito. momento dos trabalhos
Ponto de Relatório –
3o. Parágrafo: Informação dos Riscos
pelo Procedimento Adotado
É o momento das recomendações para correções.
“RECOMENDAMOS”, “INFORMAMOS”, são
verbos adequados para a ocasião. A auditoria deve
informar quanto à importância das providências a
serem adotadas, quer pelos eventuais prejuízos
financeiros, quer pelo risco da fiscalização apurar
procedimentos incorretos, ou mesmo, apenas na
busca dos melhores métodos de trabalho existentes.
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Follow Up
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Discussão de Problemas
Encontrados
Se de Âmbito Fiscal/ Se de Âmbito Pecuniário
Financeiro
Características da
Auditoria Trabalhista
Diferentemente da Auditoria Contábil, que se
atém, fundamentalmente a números, o
trabalho do Auditor em Recursos Humanos
será o de aliar procedimentos legais
recomendados (e recomendáveis) ao
tratamento pessoal que haverá de ter, pois
acima de números e leis, o Auditor
Trabalhista lida com o Ser Humano.
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O que fazer, se nos depararmos
com uma fraude!?
Falhas de Procedimento
Erros..todos são passíveis de cometê-los. Para este tipo
de situação, relatório, uma boa redação de um ponto,
que traga a constatação, e as recomendações de
melhoria.
Caso a falha constatada ainda seja passível de correção,
no curso dos trabalhos, de forma a minimizar os
prejuízos do Auditado, tanto melhor!
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Falhas Morais
Fraudes : nem todos são passíveis de cometê-las!
De percepção extremamente difícil, a fraude, quando constatada,
nem sempre estará sustentada por documentos, mas sim por
procedimentos, por vezes, suspeitos, mas nem sempre, de
fácil comprovação.
Aliás, uma fraude, na maioria das vezes, envolve mais de um
funcionário!
Ao notar-se indício de fraude, recomenda-se discrição, e
perspicácia: para chegarmos ao problema, neste caso, nem
sempre o melhor caminho será a objetividade, mas sim, a
sutileza, o tato, e a sensibilidade.
Admissão de Empregados
Falhas na Admissão, normalmente decorrem de
descuidos, muito mais do que de outros motivos.
Fazer um check list da documentação, aprovação para
contratação, habilidades do contratado para a função,
e checar a existência física do profissional, no local
onde deverá estar trabalhando, são procedimentos
desejáveis.
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Folha de Pagamento
Já mais completo, e complexo, que o Exame
Admissional, a Auditoria em Folha de
Pagamento deverá se ater a vários aspectos,
sem os quais, corre-se o risco de suprimirmos
informações importantes, informações estas,
que poderão repercutir no resultado de nossos
exames.
São os seguintes, os cuidados devidos:
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Contrato de Trabalho
Contratos a Prazo Determinado (checar se
estão dentro dos prazos, quer para rescisão,
quer para dispensa)
Verificar cláusulas de favorecimento
estranhas aos padrões da empresa
Verificar peculiaridades de Aprendizes,
Estagiários e Profissionais Liberais
Jornada de Trabalho
Checagens Básicas
Limites Diário de Jornada – Respeito
Intervalos – Cumprimento
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Férias
Remuneração Básica das Férias
Integrações
Coletivas
Desconto de Faltas Injustificadas
Abono de Férias
Checagem Física do Funcionário em Férias
(verificar venda das férias)
Terceirizados
Esta modalidade de trabalho de auditoria, há
cerca de 10, 12 anos, restringia-se ao exame
de Autônomos, e Empresas, no que diz
respeito, muito mais às suas documentações, e
cálculos, do que propriamente às capacidades
para desenvolvimento dos trabalhos, e riscos
na contratação. Atualmente, há que se
considerar....
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Terceirizados (cont.)
...
Cotação de Preços
Qualidade (habilidade) do Contratado
Vínculo Empregatício
Registros Legais (documentação) das
Pessoas Física e Jurídica (conforme o caso)
Exame Físico dos Contratados (checagem
se estão efetivamente atuando)
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Rescisões de Contrato de Trabalho
Verificar as houve efetivamente a dispensa
Se foi aprovada, ou os critérios adotados
Cálculos aplicáveis
Verificar impedimentos à dispensa
(estabilidades)
Rescisões Próximas às Datas-Base, ou
Término da Experiência - razões
Finalizando
Bom senso, equilíbrio e conhecimento dos
trabalhos a serem efetuados, bem como da
legislação aplicável; estes são aspectos
inegociáveis na vida de um Auditor.
Habilidade em conduzir uma reunião, bem
como, em enfrentar adversidades, também são
características inerentes ao profissional.
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Jamais Esquecer
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Modelos de Pontos de Relatório
Apresentamos a seguir, modelos de pontos de
relatório, que poderão servir de referência
para eventuais trabalhos e constatações
semelhantes às apresentadas.
Lembramos que é fundamental para o auditor,
a busca constante pela atualização.
Admissão de Empregados
Em análise ao prontuário dos funcionários da empresa, mais
especificamente, com relação ao funcionário _________________,
apuramos que o exame médico do mesmo encontra-se vencido
desde__/__/__.
Lembramos que tal ocorrência não se trata apenas de um descuido
operacional, com conseqüências burocráticas, visto que a não renovação
do exame em época própria, poderá, além de acarretar penalidades à
empresa, fazer com que o empregado esteja inapto a exercer aquela
função.
Recomendamos a imediata regularização da situação mencionada, visando
evitar à empresa, punições ou ainda, o risco de problemas trabalhistas
futuros junto a este funcionário.
Fundamento Legal: NR-7 da Portaria MTE 3.214/78
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Folha de Pagamento
Em exame à Folha de Pagamento, notamos que é prática usual da empresa agrupar
mais de uma verba trabalhista sob um mesmo título (no caso específico, apuramos
que numa mesma coluna, a empresa agrupa horas extras a 50% e 70%).
Lembramos que a falta de clareza no demonstrativo de pagamento (no caso, a
folha de pagamento), poderá acarretar dúvidas futuras, no que diz respeito a
correção dos pagamentos efetuados, sendo que, mesmo que a empresa consiga
comprovar a referida correção, ainda assim, o risco de problemas está aberto.
Alertamos para que, o mais prontamente possível a empresa passe a adotar total
distinção e melhor informação sobre todas as verbas pagas, para evitar
questionamentos futuros, quer para com seus funcionários, quer diante da
fiscalização.
Fundamento Legal: A Súmula nº 91 do TST considera nula a cláusula contratual
que fixa determinada importância ou percentagem para atender englobadamente
vários direitos legais ou contratuais do trabalhador.
Para pesquisa, destacamos ainda, julgado do TST, que mais uma vez rejeitou
composição semelhante àquela feita pela empresa.
Contrato de Trabalho
Em verificação ao contrato de trabalho firmado junto ao
menor _____________________, verificamos a falta de
assinatura do responsável legal, no referido documento.
Lembramos que para validade dos documentos de admissão e
demissão do funcionário menor, é de mister que os mesmos
sejam assinados pelo responsável legal do trabalhador.
Assim, recomendamos que sejam providenciadas as rubricas
nos referidos documentos, visando a regularização da
situação em questão.
Fundamento legal: art 439 da CLT.
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Jornada de Trabalho
Em verificação ao prontuário do funcionário ____________________
verificamos que o mesmo cumpre turno ininterrupto de revezamento, sendo que a
empresa remunera como extraordinário o horário excedente à 6ª. Hora trabalhada.
Lembramos que recente decisão proferida pelo TST ficou definido
posicionamento do TST sobre a viabilidade e validade da negociação coletiva que
resulta na fixação do regime de turno ininterrupto de revezamento de oito horas
sem o pagamento, como extra, do período excedente à sexta hora.
Assim, o que informamos é que, mediante negociação coletiva, a empresa poderia
estar isenta do pagamento de período extraordinário.
Lembramos que este é apenas um alerta, e não uma afirmação taxativa para
mudança, em virtude de estarmos diante de duas figuras jurídicas a serem
respeitadas, a saber, o paradigma e a irredutibilidade salarial.
Quiçá não sejam possíveis mudanças para esta turma de trabalho atual, ou mesmo
para esta unidade de trabalho, no entanto, fica o alerta para esta nova orientação,
bem como recomendamos contatar seu departamento jurídico, visando analisar a
possibilidade de, na relação custo x benefício, avaliar a adoção desta nova
orientação, considerados os riscos já mencionados, e a economia que esta
orientação traria.
Férias
Em exame aos pagamentos de férias, verificamos in loco que o funcionário
_________________________ estava trabalhando em seu período destinado a
férias.
Conforme exame aos documentos do funcionário, ele deveria estar de férias, visto
não estar registrando o ponto, e o respectivo aviso e recibo de férias estarem em
seu prontuário; no entanto, em termos efetivos, verificamos o que usualmente
convencionou-se denominar “férias vendidas”.
Alertamos que esta prática, a despeito de usual, é proibida pela legislação vigente,
que permite apenas a negociação de 1/3 do período de férias devido, na forma de
abono.
Recomendamos que seja evitada esta prática, pois, apesar da falsa impressão de se
estar auxiliando o trabalhador necessitado de dinheiro, o que se está fazendo é não
conceder descanso ao trabalhador, e, sabe-se que um funcionário cansado produz
menos, além de aumentar sensivelmente o risco de doenças e acidentes do
trabalho.
Fundamento legal: art. 129 e seguintes da CLT
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13º Salário
Em análise aos pagamentos de 13º salário efetuados pela empresa,
verificamos que a mesma optou por efetuar o pagamento integral da
verba, no 5º. Dia útil de dezembro.
Lembramos que a 1ª. Parcela do 13º salário deve ser paga até o final de
novembro, sendo que este atraso, apesar de aparentemente pouco
comprometer o empregado, contraria a legislação vigente, além de, em
caso do funcionário comprovar prejuízos, acarretar à empresa, o
compromisso de arcar com tais prejuízos, em virtude da inobservância à
legislação vigente.
Alertamos para que a empresa evite, no futuro, a repetição da referida
prática.
Fundamento Legal: Lei 4090/62. Multa de 160 UFIR por funcionário.
Terceirização de Mão-de-Obra
Verificamos que a empresa usualmente contrata mão-de-obra terceirizada,
sendo que em um dos casos examinados, apuramos que o prestador dos
serviços, empresa____________________, presta serviços já há mais de 6
meses, de forma contínua, o que pode caracterizar vínculo empregatício.
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Segurança e Medicina do Trabalho
Em exame aos sistemas de Segurança e Medicina do Trabalho da empresa, verificamos que
foram elaborados os formulários denominados PPP - Perfil Profissiográfico
Profissionalizante, exclusivamente com relação aos funcionários que atuam em atividades
que permitirão futuramente, o benefício da aposentadoria especial.
Alertamos que a legislação não deixa claro se o documento em questão deverá ser elaborado
para todos os funcionários, ou apenas para aqueles que trabalhem em atividades especiais.
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Controles Internos
Verificamos que a empresa não possui um sistema de controles internos
eficiente, no fluxo de informações referentes a admissões de funcionários.
Não há uma comunicação prévia dos departamentos envolvidos na
contratação, para o departamento de Recursos Humanos, quanto à
necessidade de substituição de pessoal, sendo que as reposições em
questão são feitas com total autonomia pelos departamentos, e o
departamento pessoal é comunicado apenas quando da efetivação do
funcionário selecionado.
Recomendamos que esta autonomia, que até pode continuar, não deve
deixar à margem o Departamento Pessoal (Recursos Humanos), posto
que, em última analise, é este o departamento a efetivar a contratação, e
por possuir total isenção no processo seletivo, deve sempre fazer parte do
referido processo.
Sendo assim, é altamente recomendável que este fluxo admissional
considere o Departamento Pessoal no fluxo de contratação de pessoal.
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MUITO OBRIGADO !!!!!
...
Eu Sou
Nilton
Oliveira
Gonçalves
rhelato@hotmail.com
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