HOTEL VILLANUEVA MANUAL DE AUDITORIA NOCTURNA

FACTURACION GLOBAL A&B (Se genera diariamente antes de las 12 am)

Ingreso a la aplicacin de FACTURACION, Clic en regresar- Operacin-facturacin global-Factura Global Alimentos y Bebidas.

(Se despliega la siguiente pantalla)

El centro de maneja del 1 05: Eventos 04: Eventos/V

consumo se al 5.

03: Bar Ventolera 02: Room service 01: Ventolera nicamente se guarda.

Cada factura se imprime 1 vez.

FACTURACION GLOBAL FRONT (nicamente se genera al final de cada mes)

Ingreso a la aplicacin de FACTURACION, Clic en regresar- Operacin-facturacin global- Factura Global Coach Guest

(Se despliega la siguiente

pantalla)

*En fecha inicial coloco 01/mes/2011 *En fecha final coloco 30 o 31/mes/2011 Clic en Aceptar, y mismo proceso de facturacin, genero factura e imprimo 1 vez.

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NOTA: Para facturar, verifico que nadie este en sistema, me voy a la pantalla de inicio front- icono Administrador de Terminal Services. & Saco a los usuarios con clic derecho, desconectar. & En el caso del Bar Ventolera: Bar- clic derecho- control remoto- entro- enviar mensaje a cajera- y derecho desconectar. saco.clic

PAPELERIA DE CAJEROS

& RECEPCION

Se colocan los movimientos en el siguiente orden: AMEXCO, VISA Y MC efectivo, depsitos

bancarios, depsitos por reserva, aplicacin de depsitos, papeleria normal. La papeleria de CXC la separo de todos los movimientos anteriores. En el print marco el # de hab., nombre de husped, movimiento y el monto. El Boucher de pago lo separo. En el reporte de cajero marco el nm. de habitacin y la cantidad. & VENTOLERA Cada cajera deja impreso 2 reportes de turno, junto con cheques normales y ejecutivos. Se checa cheque por cheque y se raya la cantidad y no. en el reporte (en dado caso que el turno de la maana haya dejado algn cheque abierto el t.2 lo cierra).

* Orden de la papelera hasta los pasos anteriores: A (copia de respaldo)

Copia de reportes extras Los 2 reportes de cajeras Ventolera que nos sobran

B (Rest.)
cheques

C (cxc)
recepcion

D (recepcion)
reportes cajeros

relacion des. Cont. swins papeleria Facturas capturadas y canceladas hoja vouchers recep.

TARIFAS (CORRER RENTA)

& Imprimir reporte de sabanas: Auditoria CNTS / 2011 Pgina 2

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Auditoria nocturna-reportes-sabana de rentas-reporte-imprimir-salir (*) Cuando tenemos grupo en casa Recepcin-reportes de recepcin-huspedes en casa- (aparece la sig pantalla)- reporteimprimir

Agrupacin: G (grupo)

NOTA: Con este reporte revisamos tarifas y verificamos con el rooming list que ventas nos paso, previo a la llegada del grupo.

Se marca en la hoja el No. de habitacin y la tarifa correspondiente.

& De acuerdo al reporte se sabanas checamos pitt por pitt, que la tarifa que esta en la tarjeta de
registro concuerde con la que esta en sistema // Marcar las tarjetas de registro. Nota: a el reporte de sabana de rentas que ya esta marcada (marcatextos), se le anexa la hoja de relacion de cierre de hoteles (esta se saca de la gabeta de auditor). **Con estas hojas al final del turno (5:50 am) se marca a los hoteles para pedir sus datos de cierre** Auditoria CNTS / 2011 Pgina 3

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CORRER RENTA

Auditoria nocturna-procesos-cargo de rentas automticas- generar (2)- aceptar (3).

Nota: para correr renta Se necesita que nadie mas Este utilizando algn Programa del sistema. Si es as, se les tiene que desconectar. (Desde el Administrador de terminales).

NOTA: verificar con cualquier habitacin si se corri renta.

& Capturar folios de facturas electrnicas del da en la

documento en excell (facturas electronicas), en donde se capturan,

carpeta de auditoria esta un

* Serie A: A & B * Serie B: Bar * Serie C: Lavandera, eventos, llamadas, extras * Serie D: Recepcin / front / NOTA: Tanto las facturas capturadas de recepcin, las globales de eventos, bar, room service, room
service, swin`s y canceladas, se colocan debajo de la papelera de CXC (C).

& Capturar el reporte de Cajeros

Dentro de la carpeta de auditoria tenemos, un archivo en Excel (nuevo reporte auditoria) en donde vaciamos el reporte de los totales que tuvo cada cajero tanto de Recepcin como de Restaurant. Se manda a imprimir. El reporte de cajeros que se utiliza es el que ya auditamos (hojas que rayyamos), tambien se imprime reporte de cajeras de swins y bar, unicamente las hpojas en donde nos arroja el total de venta (efectivo, amexco, visa, MC, cxc y huspedes) y la ultima hoja de reporte (total cheques ejecutivos. Los reportes se anexan a la carpeta de REPORTE DE CAJEROS

IMPRESIN DE REPORTES

Nota: los reportes se envian a la impresora de ventas, se establece como impresora predeterminada KONICA MINOLTA bizhub C35 PS. Tambien se lleva un control de las hojas impresas (check list)

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& Front: 1) Auditoria nocturna-reportes-auditoria ingresos-(3)- aceptar 2) Cambiar N x S-(4)- cerrar

3) Reportes-reportes caja-saldo de huspedes-aceptar- (2) 4) Reportes-reportes de recepcin-llegadas reales-llegadas reales general-poner fecha del da anterior-(2) 5) Reportes-reportes de recepcin-salidas reales-poner fecha anterior-(2) 6) Reportes-reportes de recepcin-huspedes en casa-(1) 7) Auditoria nocturna-reporte-auditoria interna de registros-(2) 8) Auditoria nocturna-reporte-sabana de renta-(1) 9) Auditoria nocturna-reporte-saldo de huspedes concentrado-(2) (cierre da) 10) Auditoria nocturna-reporte-bitcora de cambios de informacin-pantalla-(2) 11) Auditoria nocturna-reportes-impresin copia de facturas-(aparece la sig. Pantalla: (1)

12) Recepcin-Ama de llaves-Rack por tipo de habitacinhabitaciones disponibles (1) Salir de sistema front.
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& Telfonos: 1) Reportes-llamadas diarias-impresora-continuar-continuar-salir 2) Reporte-reporte detallado de llamadas- generar-(1) Salir de telfonos & AyB:

Aceptar-enter-enter-(3)-salir

Aceptar-enter-enter-(3)-salir

Salir de A&B

NOTA: si Brenda o alguna cajera no imprimi su reporte, vuelvo a entrar al sistema pero con
usuarios de cada cajera:

*Mismo procedimiento para reportes: tijera-reporte: 0- iniciales: de la cajera.

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UNA VEZ IMPRESOS LOS REPORTES, SE PROCEDE A REALIZAR EL RESPALDO.

* Dejar a que se haga solo, tarda unos minutos (de 20 a 30 mins)

ORDEN DE LOS REPORTES IMPRESOS 3 (Auditoria) (se coloca arriba de la papelera restaurant)

1
reporte de cargos y crditos concentrado reporte de cargos y crditos detallado saldo de huspedes Total AyB detallado AyB

reporte de cargos y crditos concentrado (se coloca arriba de cxc) reporte de cargos y crditos concentrado 3 reportes de cargos y crditos detallado (se coloca arriba de recepcin) saldo de huspedes detallado AyB llegadas salidas huspedes en el hotel control de registros sabana de rentas huspedes con saldos actuales reportes cambios a la informacin salidas del da habitaciones disponibles telfonos (RDI) 2 totales AyB detallado AyB

Reportes que me quedan como auditor:

Reporte cambios a la informacin-huespedes con saldos actuales-reporte control registro-listado salidas reales-llegadas reales Estos reportes se colocan en la carpeta de CAMBIOS A LA INFORMACION

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INDEXADO Y CIERRE DE DIA

& TELEFONOS
Sistema-generacin ndices-proceso-si-aceptar Sistema-cierre de da-generar-si-aceptar Salir

& A&B
Men-proceso (b)-generacin de ndices(b)-indexar-indexar-aceptar Men-proceso (b)-cierre de da-fecha del da-aceptar-si-aceptar-salir Salir

& FRONT
Sistema-generacin de ndice-indexar-aceptar Auditoria nocturna-proceso-cierre de da-aceptar-aceptar-s-aceptar-aceptar-aceptar-si-fecha de daaceptar Salir

IMPRESIN DE PREPOLIZA & POLIZA DE INGRESOS DESDE FRONT

Auditoria nocturna-procesos-generacin de pliza de ingresos-generar-aceptar-si-(4)-salir
NOTA: 3 copias se colocan arriba del reporte de auditoria, otro abajo del concentrado

& RDI-TELEFONOS (Men)

B-A-aceptar B-B-aceptar-aceptar-aceptar-aceptar A-A aceptar-actualizar-actualizar-aceptar A-C-fecha anterior-Edo. Del tiempo-A--aceptar-imprimir (2)-salir A-D-fecha-soleado-a-aceptar-aceptar A-E-aceptar-aceptar Automticamente nos saca del sistema.
NOTA: 1 copia se coloca arriba del reporte de auditoria, otro debajo de papelera recepcin.

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CIERRE DE LOTE DE TERMINALES

& AMEXCO
Verde-8-f2 Verde-8-f3 Morado: cierre de lote Clave acceso: 1234 Monto total: $ ____ Devoluciones: $ ____ Aceptar

& BANORTE
F2 F3

Con las tiras que salen de las terminales, tenemos que verificar que todos los vouchers que ya se auditaron esten y graparlos.

REPORTES FINALES PARA ENVIO A CONTABILIDAD

AUDITORIA 3 prepolizas control de periodicos 3 reportes de cargos y creditos detallado papeleria de recepcion reporte telefono reporte cargos y creditos cxc facturas capturadas y canceladas RDI * reporte de cargos y creditos saldo de huespedes detallado AyB llegadas salidas huspedes en el hotel control de registros sabana de rentas huspedes con saldos actuales cambios a la informacin salidas del dia habitaciones disponibles Auditoria CNTS / 2011

CONCENTRADO reporte de cargos y creditos reporte de cargos y creditos detallado saldo de huespedes reporte cajeras Swins totales AyB detallado prepoliza RDI

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RDI llamadas RDI llamadas detallado 2 totales AyB * detallado AyB reportes cajeras Swins y Bar Ventolera voucher Swins y Bar Ventolera cupones desay. Cont. Otorgados reporte telfono vouchers

ABRIR TELEFONOS

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