TUGAS AKHIR CF 1380

PERANCANGAN SISTEM PENGADAAN BARANG DAN JASA

SECARA ONLINE di PT PERTAMINA (PERSERO) UPms V
SURABAYA
DINAR SEKTI MAYANG S
NRP 5202 100 011
Dosen Pembimbing
Ir. Khakim Gozali
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
Fakultas Teknologi Informasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya 2007

PERANCANGAN SISTEM PENGADAAN

BARANG/JASA SECARA ONLINE di PT
PERTAMINA (PERSERO) UPms V SURABAYA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Komputer
pada
Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Teknologi Informasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya
Oleh :
DINAR SEKTI MAYANG S
NRP. 5202 100 011

Disetujui oleh Pembimbing Tugas Akhir :

Ir. Khakim Ghozali.............................(Pembimbing I)

SURABAYA, JANUARI, 2007

PERANCANGAN
SISTEM
PENGADAAN
BARANG/JASA
SECARA
ONLINE
di
PT
PERTAMINA (PERSERO) UPms V SURABAYA
Nama Mahasiswa :
NRP
:
Program Studi
:
Dosen Pembimbing :

Dinar Sekti Mayang S

5202 100 011
Sistem Informasi FTIf - ITS
Ir. Khakim Ghozali

Abstrak
Pengadaan adalah salah satu hal yang penting bagi
suatu perusahaan dalam usaha untuk mendapatkan barang
maupun jasa. Salah satu cara yang dilakukan oleh perusahaan
untuk mendapatkan barang atau jasa adalah dengan diadakannya
pelelangan. Hingga saat ini, proses pendaftaran bagi peserta
lelang yang ingin mengikuti pelelangan masih dilakukan secara
manual, yaitu harus datang langsung ke PT PERTAMINA
(PERSERO) UPms V Surabaya. Selain itu, untuk mendapatkan
informasi tentang pelelangan juga harus melihat langsung di
papan pengumuman, begitu pula dengan memasukkan dokumen.
Namun, untuk proses negosiasi dilakukan dengan cara e-auction.
Tugas akhir ini bertujuan merancang sistem informasi
pengadaan barang dan jasa secara online. Perancangan sistem
dimulai dengan melakukan identifikasi kebutuhan sistem.
Berdasarkan kebutuhan tersebut akan dibuat desain sistem, yang
dimodelkan dengan menggunakan metode UML.
Hasil tugas akhir ini berupa rancangan sistem informasi
yang memiliki fasilitas untuk mengelola data lelang, data
pekerjaan, evaluasi prakualifikasi, penawaran dan harga, hingga
mendapatkan pemenang lelang. Selain itu terdapat fasilitas untuk
menyajikan data peserta lelang, dan laporan mengenai
pengadaan serta fasilitas-fasilitas lain yang berhubungan dengan
pengelolaan data pengguna sistem, data vendor, data sanggahan
serta dokumen.
Kata kunci : pengadaan, pelelangan, e-procurement, e-auction.

DESIGN OF PROCUREMENT SYSTEM OF GOODS

AND SERVICE BY ONLINE (E-PROCUREMENT) IN
PT PERTAMINA (PERSERO) UPms V SURABAYA
Name
NRP
Departement
Supervisor

: Dinar Sekti Mayang S

: 5202 100 011
: Information System FTIf - ITS
: Ir. Khakim Ghozali

Abstract
Procurement is one of matter which is the necessary for
an company in effort to get the goods and also service. One of
way of done by company to get the goods or service is performed
auction. Till in this time, process the registration for auction
competitor which wish to follow the auction still be conducted in
manual, that is have to come direct to PT PERTAMINA
(PERSERO) UPMS V Surabaya. Others, to get the information of
about auction also direct vision have to in pasteboard, so also by
including document. But, to process the negotiation conducted by
e-auction.
This Final duty aim to design the information system of
procurement of goods and service by online. Design system
started by identifying system requirement. Pursuant to the
requirement will be made by desain system, what is modeled by
using method UML
Result of this final duty in the form of device of
information system owning facility to manage the data auction the
work data, evaluate the prakualifikasi, offer and price, till get the
winner auction. Others there are facility to present the competitor
data auction, and report of concerning procurement and also
other related facility with the management data of user system,
data vendor, expostulation data and also document.
Keyword : procurement, auction, e-procurement, e-auction

ii

KATA PENGANTAR
Tiada kata yang terucap selain Syukur Alhamdulillah atas
segala karunia kasih sayang Allah SWT, sehingga penulis dapat
menyelesaikan program strata satu pada Program Studi Sistem
Informasi, Fakutas Teknologi Informasi, Institut Teknologi
Sepuluh Nopember Surabaya.
Sebagai salah satu persyaratan untuk meraih gelar sarjana
komputer pada Program Studi Sistem Informasi, penulis
menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul:
Perancangan Sistem Pengadaan Barang/Jasa Secara Online
di PT PERTAMINA (PERSERO) UPms V Surabaya
Tugas Akhir ini takkan pernah terwujud tanpa dukungan,
saran, dan bantuan dari berbagai pihak baik secara langsung
maupun tidak langsung, materiil maupun moral. Untuk itu,
penulis menyampaikan rasa terima kasih dan penghargaan
setinggi-tingginya kepada:
1. Kedua orang tua penulis yang senantiasa mendoakan di
setiap langkah dan gerak beliau demi kebahagiaan,
kesuksesan dan keberhasilan putera-putrinya.
2. Bpk. Ir Khakim Ghozali selaku Ketua Program Studi
Sistem Informasi ITS, dosen pembimbing serta dosen
wali penulis atas segala bimbingannya selama empat
tahun terakhir.
3. Bpk. Rully Soelaiman, S.Kom, M.Kom selaku Sekretaris
Program Studi Sistem Informasi ITS.
4. Bpk Rully A Hendrawan, S.Kom, selaku Koordinator
Tugas Akhir, atas perhatiannya kepada para pengambil
TA.
5. Dosen-dosen Sistem Informasi: Bpk. Ir. A. Holil N.A.,
M.Kom, Bpk. Ir. Aris Tjahyanto, M.Kom, Bpk. Bambang
Setiawan, S.Kom, MT, Bpk. Prof. Dr. Arif Djunaidy,
MSc. PhD., Bpk. Febriliyan Samopa, S.Kom, M.Kom,

iii

6.

7.

8.

9.

10.
11.
12.

13.

14.

15.

Bpk. Mudjahidin, ST, MT, Bpk. Faizal Johan A, S.Kom,

Bpk. Edwin Riksakomara, S.Kom, MT, Ibu Wiwik
Anggraeni S.Si, M.Kom, Bpk. Rully A Hendrawan,
S.Kom, Ibu Nur Aini, S.Kom, Ibu Erma Suryani, S.T,
MT, dan Ibu Mahendrawathi ER, S.T, M.Sc, Ph.D yang
telah memberikan ilmunya selama dibangku kuliah.
Kepala Personalia, Kepala Diklat dan seluruh Staf
Personalia PT PERTAMINA (PERSERO) UPms V
Surabaya, atas tanggapan dan perhatian terhadap
permintaan penulis untuk melakukan penelitian di PT
PERTAMINA (PERSERO).
Bpk. Arfinto Nugroho, S.T atas segala penjelasan yang
diberikan terkait dengan penelitian yang dilakukan
penulis.
Mas Bambang sebagai administrator lab SI, terima kasih
atas bantuan dan fasilitas, dan semua waktu dan
kesempatan di lab.
Karyawan Sistem Informasi dan FTIf pada umumnya:
Mas Kadir, Mbak Anita, Pak Yudi, Pak Narno, Bu Tutik,
Pak Muin, Mbak Eva, dkk.
Adikku Danar Linsa Setiawati.....semangat ya.....
Mbah putri, kakung, mbah Pan, om, tante dan seluruh
keluarga besar penulis atas doa dan nasehatnya
SI-ers Girls 02 : Endah, Eni, Dian, Nisa, Oyenk, Havizh,
Unee, Nike, Prima, dan Ayu atas kebersamaan,
keceriaan, cerita-cerita yang tak terlupakan.
Eni, Nike, Oyeng, Ayuk, Cahyo, Pepenk, Joni Java, Dion,
Yusri, Didit, dan Mbak Eka 01 atas semangat dan
dorongan di saat-saat akhir penyelesaian tugas akhir.
Semua teman-temanku SI 2002, yang tidak dapat
disebutkan satu per satu, penulis tidak akan melupakan
persaudaraan yang telah terjalin selama ini.
Semua teman-teman di Sistem Informasi, SI01, SI03,
SI04, SI05, dan SI06, terima kasih telah menjadi
bagian dari SI.

iv

16. Fida, Dien, Elys.....teman SMU yang sampai kini masih

tetap setia mendengar curhatku, tidak berhenti
memberikan nasihat, dorongan, dan semangat
17. Adik-adik les : Nita, Antok, Enggar, Nirma, Putra, dan
Wahyu.
18. Dan semua pihak yang tidak dapat disebutkan satupersatu. Semoga semua bantuan yang telah diberikan
kepada penulis mendapat balasan dari Allah SWT.
Penulis sangat menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih
banyak kekurangan maupun kesalahan, sehingga penulis
mengharapkan komentar, kritik, dan saran dari berbagai pihak.
Semoga komentar, kritik, dan saran tersebut menjadi modal
berharga bagi penulis dan bagi proses pengembangan Tugas
Akhir ini di masa mendatang.
Akhirnya, inilah sedikit karya yang dapat penulis berikan
dalam Tugas Akhir ini. Selanjutnya, penulis berharap keberadaan
Tugas Akhir ini bermanfaat banyak bagi berbagai pihak, dan bisa
digunakan pada jalan yang semestinya.

Surabaya, Januari 2007

Penulis

DAFTAR ISI
Abstrak............................................................................................i
Abstract..........................................................................................ii
KATA PENGANTAR..................................................................iii
DAFTAR ISI.................................................................................vi
DAFTAR GAMBAR..................................................................viii
DAFTAR TABEL.........................................................................x
BAB I PENDAHULUAN.............................................................1
1.1 Latar Belakang.......................................................................1
1.2 Tujuan ...................................................................................2
1.3 Manfaat .................................................................................3
1.4 Permasalahan ........................................................................3
1.5 Batasan Masalah ...................................................................3
1.6 Metodologi ...........................................................................3
1.7 Sistematika Pembahasan ......................................................5
BAB II DASAR TEORI ...............................................................7
2.1 Definisi Pengadaan Barang dan Jasa....................................7
2.2 Sejarah Perkembangan Pengadaan Barang dan Jasa ...........7
2.3 Definisi e-procurement ........................................................9
2.4 Keuntungan E-Procurement ..............................................10
2.5 Landasan Hukum E-Procurement di Indonesia .................11
2.5.1 Inpres no. 3 tahun 2003..........................................11
2.5.2 Keppres No. 61 Tahun 2004..................................11
BAB III ANALISA KEBUTUHAN............................................13
3.1 Sistem Pengadaan Barang/Jasa Saat Ini..............................13
3.1.1 Deskripsi Proses Pengadaan Saat Ini......................13
3.1.2 Permasalahan-Permasalahan Sistem Pengadaan
barang/Jasa Saat ini ...............................................20
3.2 Kebutuhan Pengguna...........................................................20
3.2.1 Kebutuhan Aktifitas User dari Sistem Pengadaan
Barang/Jasa Saat Ini...............................................21
3.3 Analisa Kebutuhan..............................................................23
3.4 Dokumentasi Kebutuhan.....................................................35
BAB IV PERANCANGAN SISTEM..........................................37

vi

4.1 Desain Sistem......................................................................37

4.1.1 Use Case.................................................................37
4.1.1.1 AktorAktor yang Terlibat......................37
4.1.1.2 Deskripsi Use Case.................................39
4.1.1.3 Diagram Use Case...................................42
4.1.2 Class Diagram........................................................43
4.1.3 Sequence Diagram.................................................44
4.2 Desain Database..................................................................45
4.3 Desain Antarmuka...............................................................60
4.3.1 Desain Antarmuka Halaman Utama.......................65
4.3.2 Desain Antarmuka Halaman Administrator...........70
4.3.3 Desain Antarmuka Halaman Bagian Vendor.........75
4.3.4 Desain Antarmuka Halaman Bagian Terkait..........80
4.3.5 Desain Antarmuka Halaman Bagian Pengadaan....81
4.3.6 Desain Antarmuka Halaman Panitia Pengadaan....84
4.3.7 Desain Antarmuka Halaman Pejabat Berwenang...88
4.3.8 Desain Antarmuka Output......................................91
BAB V PENUTUP.......................................................................93
5.1 Simpulan..............................................................................93
5.2 Saran....................................................................................93
DAFTAR PUSTAKA..................................................................95
LAMPIRAN A : Daftar Pertanyaan dan Wawancara
LAMPIRAN B : Deskripsi Use Case
LAMPIRAN C : Diagram Sequence
BIODATA PENULIS

vii

DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Existing System ....................................................... 14
Gambar 3.2 Persiapan Pengadaan Barang/Jasa ........................... 15
Gambar 3.3 Prakualifilasi dan Pemberian Penjelasan (aanwijzing)
............................................................................................ 16
Gambar 3.4 Evaluasi Dokumen Penawaran ................................ 17
Gambar 3.5 Negosiasi ................................................................. 18
Gambar 3.6 Penetapan Pemenang ............................................... 19
Gambar 3.7 Viewpoint ................................................................ 24
Gambar 4.1 Diagram Generalisasi Aktor .................................... 39
Gambar 4.2 Use Case Diagram e-procurement ........................... 42
Gambar 4.3 Class Diagram.......................................................... 43
Gambar 4.4 Conceptual Data Model ........................................... 46
Gambar 4.5 Physical Data Model ................................................ 47
Gambar 4.6 Histogram Antarmuka Pengguna ............................. 64
Gambar 4.7 Layar Utama Antarmuka Halaman Utama .............. 65
Gambar 4.8 Form Login .............................................................. 66
Gambar 4.9 Form Registrasi Vendor........................................... 67
Gambar 4.10 Melihat Pekerjaan yang dilelang ........................... 68
Gambar 4.11 Melihat Daftar Hasil Evaluasi Prakualifikasi ....... 68
Gambar 4.12 Melihat Daftar Hasil Evaluasi Penawaran ............. 69
Gambar 4.13 Melihat Sanggahan ................................................ 69
Gambar 4.14 Melihat Pemenang Lelang ..................................... 70
Gambar 4.15 Layar Utama Antarmuka Halaman Administrator. 71
Gambar 4.16 Menu Data User ..................................................... 71
Gambar 4.17 Form Add User ...................................................... 72
Gambar 4.18 Form Edit User ...................................................... 73
Gambar 4.19 Form Ubah Password............................................. 73
Gambar 4.20 Form Add Vendor .................................................. 74
Gambar 4.21 Layar Utama Antarmuka Halaman Vendor ........... 75
Gambar 4.22 Dashboard pada Halaman Vendor yang Berhasil
registrasi.............................................................................. 75
Gambar 4.23 Dashboard pada Halaman Vendor yang Berhasil
registrasi.............................................................................. 76
Gambar 4.24 Form Edit Data Vendor ......................................... 76

viii

Gambar 4.25 Form Pilih Paket Pekerjaan ................................... 77

Gambar 4.26 Dashboard untuk Vendor yang lolos prakualifikasi
............................................................................................ 77
Gambar 4.27 Form Penawaran .................................................... 78
Gambar 4.28 Form Upload Dokumen ......................................... 79
Gambar 4.29 Daftar Calon Pemenang Lelang ............................. 79
Gambar 4.30 Form Sanggahan .................................................... 80
Gambar 4.31 Layar Utama Antarmuka Halaman Bagian Terkait80
Gambar 4.32 Layar Utama Antarmuka Halaman Bagian
Pengadaan ........................................................................... 81
Gambar 4.33 Daftar Data Lelang ................................................ 81
Gambar 4.34 Form Add Lelang................................................... 82
Gambar 4.35 Form Edit Lelang ................................................... 82
Gambar 4.36 Daftar Data Pekerjaan ............................................ 83
Gambar 4.37 Form Add Pekerjaan .............................................. 83
Gambar 4.38 Form Edit Pekerjaan .............................................. 84
Gambar 4.39 Layar Utama Antarmuka Halaman Panitia
Pengadaan ........................................................................... 84
Gambar 4.40 Daftar Peserta Lelang ............................................ 85
Gambar 4.41 Form Evaluasi Prakualifikasi................................. 85
Gambar 4.42 Daftar Peserta Lolos Prakualifikasi ....................... 86
Gambar 4.43 Form Evaluasi Penawaran ..................................... 86
Gambar 4.44 Form Evaluasi Harga ............................................. 87
Gambar 4.45 Form Add Dokumen .............................................. 87
Gambar 4.46 Form Buat Laporan ................................................ 88
Gambar 4.47 Form Pemenang Lelang ......................................... 88
Gambar 4.48 Layar Utama Antarmuka Halaman Pejabat
Berwenang .......................................................................... 89
Gambar 4.49 Form Pilih Pemenang Lelang ................................ 89
Gambar 4.50 Data Sanggahan ..................................................... 90
Gambar 4.51 Form Jawaban Sanggahan ..................................... 90
Gambar 4.52 Data User ............................................................... 91
Gambar 4.53 Laporan Hasil Evaluasi Prakualifikasi................... 91
Gambar 4.54 Laporan Hasil Evaluasi Penawaran ....................... 91
Gambar 4.55 Laporan Hasil Pemenang Lelang ........................... 91

ix

DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Kebutuhan Aktifitas User Saat Ini ............................... 21
Tabel 3.2 Dokumentasi Viewpoint .............................................. 25
Tabel 3.3 Kebutuhan Untuk Direct Viewpoint ............................ 26
Tabel 3.4 Kebutuhan Untuk Indirect Viewpoint .......................... 30
Tabel 3.5 Pengelompokan Kebutuhan Fungsional ...................... 31
Tabel 4.1 Tabel data_user............................................................ 48
Tabel 4.2 Tabel hak_akses .......................................................... 48
Tabel 4.3 Tabel posisi_organisasi ............................................... 49
Tabel 4.4 Tabel data_vendor ....................................................... 49
Tabel 4.5 Tabel kota .................................................................... 51
Tabel 4.6 Tabel propinsi .............................................................. 51
Tabel 4.7 Tabel data_pekerjaan................................................... 52
Tabel 4.8 Tabel jenis_pekerjaan .................................................. 52
Tabel 4.9 Tabel bidang_pekerjaan .............................................. 53
Tabel 4.10 Tabel sub_bidang ..................................................... 53
Tabel 4.11 Tabel data_lelang ...................................................... 54
Tabel 4.12 Tabel unit_bagian ...................................................... 55
Tabel 4.13 Tabel metode_lelang ................................................. 56
Tabel 4.14 Tabel evaluasi_prakualifikasi .................................... 56
Tabel 4.15 Tabel evaluasi_penawaran......................................... 57
Tabel 4.16 Tabel dokumen .......................................................... 58
Tabel 4.17 Tabel data_sanggahan ............................................... 59
Tabel 4.18 Tabel data_pemenang ................................................ 59
Tabel 4.19 Daftar Desain Input ................................................... 61
Tabel 4.20 Daftar Desain Output................................................. 62