LA ORGANIZACION La organizacin constituye el medio ambiente interno donde una persona desarrolla sus actividades, determina que conductas

son posibles y da un sentido de realidad social. El xito o fracaso de la empresa, la productividad y la calidad de las realizaciones depende de los individuos que la forman. La organizacin as entendida influye en la motivacin y eficacia de las personas que la componen. En este captulo se hace una primera aproximacin al hospital desde las diversas teoras de la organizacin, se analizan sus caractersticas y propiedades como sistemas sociales abiertos, complejos y dinmicos y hacemos especial hincapi en la consideracin de las organizaciones como sistema de poder. En una segunda aproximacin, se examina la asistencia sanitaria como la resultante de la actuacin de un organismo pblico. CARACTERISTICAS DE LAS ORGANIZACIONES La gran variedad de organizaciones y su diferente naturaleza han dificultado el establecimiento de una definicin global de las mismas, aunque si se han concretado las propiedades definitorias comunes a todas ellas. Caractersticas que las diferencian de otras clases de agrupaciones sociales reunidas bajo el trmino ms amplio de organizacin social. Estos rasgos definitorios de las organizaciones son: 1.- La composicin por individuos y grupos 2.- La orientacin hacia unos objetivos. 3.- Las funciones diferenciadas. 4.- La coordinacin racional e intencionada. 5.- La continuidad en el tiempo. Con el objeto de acotar ms el trmino de organizacin se le han agregado los adjetivos compleja y formal, de modo que, para que un grupo pueda definirse como tal, se exige la existencia de un orden y reglamentacin superiores que regulen el funcionamiento. La organizacin formal es la coordinacin planificada de las actividades de un conjunto de personas para el logro de un objetivo comn y explcito, a travs de una cierta divisin del trabajo y de una jerarqua de autoridad y de responsabilidad. A partir de este concepto de organizacin se ha establecido las dimensiones que la caracterizan. 1. La coordinacin de actividades hace efectivo el concurso de los esfuerzos de los individuos. 2. Los objetivos comunes sirven de gua a la actuacin individual.

3. La divisin del trabajo consigue los fines de un modo ms eficaz y da lugar a una diferenciacin de las funciones. 4. La integracin de las funciones aumenta la eficacia de una organizacin; la eficacia depende del equilibrio entre la diferenciacin y la integracin de las funciones. 5. La jerarqua de la autoridad o lnea de mando cuida de la coordinacin, dirige el esfuerzo y controla los resultados. 6. Las normas y procedimientos definen las funciones de las personas, las relaciones entre ellas y las especificaciones de los bienes y servicios. 7. El sistema de premios y castigos estmula a los individuos a desempear correctamente sus funciones. La organizacin es una colectividad con lmites relativamente identificables con un orden normativo, una jerarqua y unos sistemas de comunicacin y coordinacin. Esta comunidad existe en un medio y se ocupa de actividades que por lo general se relacionan con una meta o un conjunto de fines. El anlisis de las organizaciones y, en consecuencia el de las empresas se puede hacer desde varios puntos de vista segn las distintas teoras de la organizacin que se exponen a continuacin.

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS La teora general de sistemas es uno de los mtodos ms idneos de explicar la empresa a partir de ella se han formulado las teoras contingentes de la organizacin, que incorporan como elemento de la misma la relacin de la empresa con el entorno. El sistema es un conjunto de elementos vinculados entre s y adscritos a unos fines determinados, que se fijarn segn cul sea el sistema socio econmico donde la empresa desarrolle su actividad. La estructura del sistema es el conjunto de relaciones no fortuitas que ligan las partes entre s y el todo. Miller define el sistema como un conjunto de unidades que interactan manteniendo relaciones entre s; la estructura del sistema es el ordenamiento de los subsistemas y sus componentes en el espacio tridimensional en un momento dado del tiempo; y el proceso es todo cambio de materia energa e informacin. Por sistema se entiende un conjunto unitario organizado compuesto por dos o ms partes, componentes o subsistemas interdependientes y delineado por los lmites conocibles de su ambiente o suprasistema. Se le define tambin como una agrupacin de elementos interdependientes que interaccionan entre s, y cuya combinacin forma un todo. El producto total resultante de su actividad es mayor que el que producira la suma de cada una de las partes actuando por separado.

A la luz de la teora de sistemas, la organizacin es un sistema contino capaz de diferenciar e integrar las actividades humanas que utilizan transforma y unen un conjunto de recursos humanos, materiales y de otras clases en un todo capaz de alcanzar unos objetivos deseados mediante la seleccin entre varios posibles. En el estudio de los sistemas humanos, desde la perspectiva de la teora general de sistemas, hay tres axiomas bsicos. 1. La necesidad de estudiar los fenmenos como un sistema total y no considerarlos como entidades independiente. 2. Se centra en la importancia de las interrelaciones entre los componentes pretende reflejar no solo la existencia de un conjunto de relaciones dentro del sistema sino tambin la presencia de una compleja jerarqua de relaciones entre sistemas de diferentes niveles de organizacin. 3. Hace referencia al dinamismo de los sistemas; resalta como caracterstica principal la actividad autodirigida y como secundaria la actividad reactiva o el resultado de la acomodacin del sistema a su ambiente. En funcin de su contacto con el exterior hay dos clases de sistemas Sistema cerrado: es autosuficiente produce el mismo la energa necesaria para desarrollar sus actividades consume el producto resultante, tiene un crecimiento limitado y puede sufrir un deterioro por no tener controles exteriores. Sistema abierto: Por el contrario la existencia est condicionada por el ambiente del que obtiene la energa e informacin para llevar a cabo su actividad y al que exporta los resultantes, dndose una relacin entre el sistema y su entorno.

PROPIEDADES DE LOS SISTEMAS Las caractersticas de los sistemas se resumen en las siguientes conclusiones: 1. Estn constituidos por elementos identificables e interrelacionados. 2. Se pueden descomponer en subsistemas que conservan las propiedades de los sistemas. El desdoblamiento llega hasta los elementos. 3. Funciona hacia unos objetivos, unos fines. Una propiedad de los sistemas relacionada con los fines es la equifinalidad. O lo que es lo mismo se pueden alcanzar los mismos objetivos partiendo de condiciones iniciales diferentes y utilizando caminos distintos. 4. Abiertos o cerrados comportan unos lmites, una frontera conocible, aunque no siempre sea precisa.

5. Los abiertos poseen una entropa negativa, segn la cual al poder recibir ms energa de la que consumen, pueden almacenarla y seguir sobreviviendo. 6. Tienen un efecto sinrgico. El resultado del sistema es diferente de la suma de resultados de cada una de las partes, suponiendo que pudieran funcionar independientemente. Esta sinergia puede ser positiva o negativa. 7. Tienden a un estado de equilibrio; cualquier modificacin de un elemento conlleva un cambio indirecto del sistema. LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS SOCIALES ABIERTOS Considerar la organizacin como sistema social abierto permite una conceptuacin integral de la misma, donde se pueden incluir la mayora de las doctrinas y modelos organizativos existentes. Desde esta ptica la organizacin es un sistema de variables; subsistemas y partes interdependientes. Estos al igual que la organizacin global reciben una forma de energa externa sobre la que actan de forma planificada y producen unos resultados que vierten al entorno. EL SISTEMA SOCIAL ABIERTO La mayora de los sistemas humanos son abiertos e interactan con el entorno. Una organizacin es en s misma un subsistema en interaccin con otros subsistemas del entorno, a los cuales influye y de los que recibe influencias. Los atributos definitorios de los sistemas abiertos son: Los insumos (inputs) o factores de produccin. Son tomados del exterior a fin de que el sistema pueda desarrollar su actividad; son factores tales como el trabajo, la maquinaria la informacin y el capital. Los productos en curso o en proceso. Son los insumos en proceso de transformacin; permanecen dentro del sistema antes de salir al entorno. Los resultados (output o outcome) todo sistema abierto genera algo en forma de bien o servicio que puede entregar al exterior y sin el cual no puede reponer los recursos necesarios para sobrevivir. Los intercambios cclicos y reiterativos. En todo sistema abierto el ciclo entrada-procesosalida se repite segn las pautas preestablecidas que dan lugar a una estructura organizada que proporciona el soporte de los intercambios. La entropa negativa. Los sistemas abiertos intentan importar ms energa de la que consumen y exportan con el fn de asegurarse su supervivencia.

La informacin, la retroalimentacin y el proceso de codificacin. La disponibilidad de informacin es el factor ms preciado de cualquier organizacin. La retroalimentacin negativa es un mecanismo regulador, es el circuito por donde circula un flujo continuo de informacin entre el sistema, sus partes y el entorno. El manejo eficiente de la informacin exige su codificacin de acuerdo con criterios que anen la claridad del significado con la facilidad del transporte y la comprensin. El estado estable y la homeostasis dinmica. Un sistema establecido y sin problemas de abastecimiento de energa compensa la entropa mantenindose en una lnea estable. La estabilidad no significa que no se produzcan cambios, ante cualquier variacin el el entorno, el sistema evoluciona para continuar existiendo en un nuevo contexto mediante un proceso de homeostasis o tendencia natural a recuperar el equilibrio. La equifinalidad. Es posible que los sistemas abiertos alcancen el mismo estado final a partir de condiciones iniciales diferentes y que lleguen a estado finales distintos partiendo de las mismas condiciones iniciales. Los lmites. En los sistemas sociales es difcil delimitarlos. Por otro lado los lmites de un subsistema no tienen por qu coincidir con los del otro, pues estn ligados a las variables que se analicen. EQUILIBRIO Y SISTEMA SOCIAL En todo sistema hay dos fuerzas opuestas. Una de ellas tiende al mantenimiento del statu quo; la otra hacia el cambio. La relacin entre ambas fuerzas es el equilibrio, que no significa estatismo o inmovilidad, dado que el punto de equilibrio puede cambiar de posicin. El propio dinamismo de las organizaciones hace posible el equilibrio fijo. Aunque los diversos subsistemas buscan el equilibrio estable de la organizacin, no es menos cierto que muchos de ellos lo perturban continuamente, por este motivo los sistemas se encuentran permanentemente es un estado de equilibrio inestable. MULTIPLICIDAD DE FINES, FUNCIONES Y OBJETIVOS. La mayora de las organizaciones sociales estn compuestas por una multiplicidad de subsistemas que interactan dinmicamente entre s. Un individuo es por si mismo un subsistema, y sus objetivos o metas pueden coincidir o no con los de la organizacin. El individuo a su vez probablemente forma parte de un grupo que tiene sus propios objetivos coincidentes o no con los de la organizacin. En un nivel ms alto de complejidad la organizacin intercambia sus acciones con otros sistemas del entorno, y es posible que los intereses de los suprasistemas sean contrapuestos a los de la organizacin. La colisin de intereses condiciona que casis sea imposible que la organizacin llegue a una situacin de equilibrio estable, que pueda hablarse de un solo objetivo y que los acontecimientos puedan imputarse a una sola causa. De lo expuesto se desprende que la direccin debe encontrar modos de lograr equilibrios ms efectivos entre los subsistemas y aceptar que el conflicto entre ellos es inevitable. El

conflicto por si mismo, no es improductivo. Es cierto que da lugar a disfunciones tales como la distorsin de objetivos, el bloqueo de los flujos de comunicacin y el desplazamiento de la energa hacia aspectos funcionales positivos como incrementar la innovacin y la motivacin y canalizar la atencin de los directivos hacia los cambios necesarios. LOS OBJETIVOS PROPIOS DE LOS SISTEMAS Las organizaciones por ser sistemas persiguen cuatro objetivos especficos: 1.- La supervivencia. Es la conservacin o mantenimiento del sistema. Est en la base misma del sistema de objetivos, ya que prcticamente ninguna organizacin nace para desaparecer poco tiempo despus. La supervivencia es el objetivo bsico de algunas organizaciones. 2.- La eficiencia. Significa el mximo beneficio ante un nivel de coste dado. Se suele asociar a los factores susceptibles de medida. La obsesin por la eficiencia puede tener tres efectos: Al ser los costes ms fciles de medir que los beneficios, es frecuente que la eficiencia se limite a una reduccin de aquellos. Como los costes econmicos son ms sencillos de medir que los costes sociales, la eficiencia puede tender a aumentar estos ltimos por considerarlos costos externos. Puesto que los beneficios econmicos son ms fciles de medir que los beneficios sociales, la eficiencia puede hacer que la organizacin valore los beneficios tangibles y no los intangibles.

En la asistencia sanitaria se suele distinguir entre costes y beneficios como si fueran diferentes; pero son las dos caras de la misma moneda. A este respecto se ha dicho que como el coste de oportunidad representa siempre beneficios de alguna otra alternativa, no existe diferencia terica alguna entre estos y los costes, y si existen valoraciones de mercado consideradas aceptables es igualmente fcil de medir ambos factores. La dificultad se presenta cuando las evaluaciones de mercado son errneas o no existe mercado y es preciso imputar valores. En esta misma lnea, se han criticado los enfoques econmicos de la sanidad que considera los costes evitados como beneficios por entenderse, que tal consideracin favorece diferenciar costes y beneficios. 3.- El control. Todo sistema abierto pretende tener un cierto grado de control sobre su entorno. Se realiza de dos formas. Una de ellas intenta que el entorno no interfiera en la consecucin de los objetivos propios de la organizacin; la otra es procurar el control de los objetivos de los dems: proceder que puede convertirse en un fin en s mismo. 4.- El crecimiento. Todas las organizaciones y los hospitales no son una excepcin tienden a desarrollarse. Los agentes internos especialmente los objetivos y mandos

intermedios tienen inters en el crecimiento de sus organizaciones por los beneficios de diversa ndole que obtienen. La expansin puede ser una forma efectiva de solucionar conflictos internos y de ayudar a la organizacin a conseguir los otros tres objetivos: sobrevivir, ser eficiente y controlar el entorno. Segn Mintzberg la supervivencia la eficiencia y el control se suelen considerar restricciones subordinadas al crecimiento, el objetivo ms comn del sistema organizacin. El crecimiento de la organizacin afecta incluso al sector servicios donde la economa de escala puede hacer ineficaz a la empresa. Tal es el caso de los hospitales y tras instituciones similares, en las que se ha permitido que los criterios de poder se impongan a los criterios humanos y econmicos. El sistema de salud se ha descrito como un sistema abierto compuesto por tres subsistemas que interaccionan entre s. El subsistema de los estados de salud de los individuos. Es un sistema heterogneo y heternomo, donde el consumidor resulta a menudo despreciado y silenciado. El subsistema de aparato de produccin y distribucin de cuidados. Se caracteriza por un dualismo creciente entre la distribucin institucional y la privada. El conjunto del subsistema resulta atravesado por un modelo socio cultural dominante: La autoridad del mdico. El subsistema de los mecanismos de cobertura de gastos. Dominado por un tercero: los organismos aseguradores.

Las organizaciones y el ambiente Las empresas son sistemas abiertos, sensibles y con capacidad de respuesta frente a los cambios en los ambientes. Sistemas porque poseen lmites y capacidad para crecer y autorreproducirse. Abiertos porque existen mediante el intercambio de materia, energa e informacin con el ambiente y la transformacin de ellas dentro de sus lmites. El propsito fundamental de las empresas, es la supervivencia y el mantenimiento de la estabilidad interna. El hombre invent las org. para adaptarse a las circunstancias ambientales y poder alcanzar objetivos. Las org. obtienen del ambiente los recursos y la informacin necesarios para subsistir y funcionar, y en l colocan los resultados de las operaciones realizadas. Los cambios en el ambiente influyen significativamente en lo que sucede dentro de la organizacin.

El ambiente general o macroambiente Se halla constituido por todos los factores econmicos, tecnolgicos, sociales, polticos, legales, culturales, demogrficos, etc.; que ocurren en el mundo y la sociedad en general. Las fuerzas que afectan al ambiente general escapan del control, la previsin y hasta la comprensin de las organizaciones. Ambiente de tarea (ambiente cercano) o microambiente Es el ms prximo e inmediato a la organizacin. Cada organizacin tiene su propio ambiente de tarea, del cual obtiene sus entradas y en el cual sita sus salidas o resultados. En el ambiente de tarea se hallan las entradas y salidas del sistema, es decir, proveedores de recursos y clientes o consumidores. Y tambin los competidores y organismos reguladores. La primera caracterstica del ambiente es la complejidad creciente, la segunda es el cambio permanente, y de aqu se deriva la tercera: la incertidumbre respecto de lo que ocurre en el ambiente. DINMICA AMBIENTAL El ambiente de tarea tambin puede estudiarse desde el punto de vista de su dinamismo, es decir, de la estabilidad o la inestabilidad. 1. Ambiente de tarea estable y esttico. Permite relaciones estandarizadas y rutinarias (repetitivas) en la organizacin, ya que su comportamiento es conservador y previsible. 2. Ambiente de tarea cambiante e inestable. Impone reacciones diferentes, nuevas y creativas a la organizacin, ya que su comportamiento es dinmico, cambiante, imprevisible y turbulento. COMPLEJIDAD AMBIENTAL 1. Ambiente de tarea homogneo. Permite a la organizacin alcanzar un pequeo grado de diferenciacin de actividades y, en consecuencia, tener una estructura organizacional sencilla y centralizada. La simplicidad es la principal caracterstica de org. que operan en este ambiente. Se concentran en un solo producto o servicio. 2. Ambiente de tarea heterogneo. Impone a la organizacin la necesidad de establecer unidades u rganos diferenciados que correspondan a los diversos segmentos diferenciados del ambiente de tarea. La complejidad es la caracterstica principal de org. que operan en este ambiente.

CONCEPTO DE EFICACIA ORGANIZACIONAL La eficacia empresarial se refiere a cmo hacer ptimas las formas de rendimiento. Busca que el rendimiento en la empresa sea mximo, a travs de medios tcnicos y econmicos (eficiencia) y tambin por medios polticos (no econmicos). Los criterios base para establecer la eficacia administrativa son: 1 Capacidad de la administracin para encontrar fuerza de trabajo calificada. 2 Moral de los empleados y satisfaccin en el trabajo. 3 Rotacin de personal y ausentismo. 4 Buenas relaciones interpersonales. 5 Buenas relaciones entre los departamentos (entre los subsistemas).

6 Percepcin respecto de los objetivos de la empresa. 7 Utilizacin adecuada de fuerza de trabajo calificada. 8 Eficacia empresarial para adaptarse al ambiente externo. La eficacia administrativa lleva a la eficacia organizacional, que se alcanza cuando se renen tres condiciones esenciales: 1 Alcance de objetivos empresariales; 2 mantenimiento del sistema interno; 3 adaptacin al ambiente externo

GESTION ESTRATEGICA DE LA CALIDAD EN LOS SERVICIOS SANITARIOS. Un modelo de gestin hospitalaria, Jaime Varo 1994