Auditoria Obras Publicas

INSTITUTO PACFICO
AUDITORA DE OBRAS PBLICAS

Solucin Aplicativa On-Line
01/01/2012
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL SUSCRIPCIN 2012

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NDICE
1. INTRODUCCIN 2. JUSTIFICACIN 3. OBJETIVOS 4. ALCANCES 5. MARCO LEGAL 6. MARCO CONCEPTUAL 7. CONCEPTOS GENERALES 8. AUDITORA DE OBRAS PBLICAS 9. AUDITORA DE OBRAS PBLCIAS POR CONTRATA 10. RESUMEN DE LOS OBJETIVOS DE AUDITORA POR CADA ETAPA 11. ANEXOS
Mg. Roberto Claros Cohaila
GUA DE AUDITORA DE OBRAS PBLICAS POR CONTRATA 1. INTRODUCCIN La Gua de Auditora de Obras Pblicas por Contrata constituye un documento de orientacin indispensable para los auditores y personal relacionado con la Auditora Gubernamental y proporciona una metodologa para la evaluacin y control de las obras pblicas, con base en las tcnicas de auditora y en el desarrollo del ciclo de vida de los Proyectos de Inversin Pblica; para ello, se definen criterios de anlisis de gestin y control, que posibiliten la sistematizacin de procedimientos de auditora necesarios para la optimizacin de la ejecucin de una auditora a obras pblicas, por parte de los rganos integrantes del Sistema Nacional de Control (SNC). La auditora, entendida como un proceso flexible en el tiempo, incorpora nuevos sistemas, mtodos y procedimientos orientados a mejorar la eficiencia del control; asimilando la innovacin de la normativa tcnico legal en el pas y la experiencia internacional en auditora. En ese sentido esta Gua se formula sobre la base del marco legal establecido por el Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, aprobados con Decreto Supremo Ns 083 y 084-2004-PCM, ambos del 26.12.2004, respectivamente; no obstante ello, existe limitaciones a la presente Gua, tal como su no aplicacin para auditora a obras ejecutadas por las entidades pblicas bajo el tipo de ejecucin presupuestaria directa (administracin directa) o ejecucin presupuestaria indirecta (encargo), cuyas modalidades no estn contempladas en la citada Ley. Para la auditora a obras contratadas bajo el marco de convenios internacionales, se aplicar las condiciones establecidas en la Tercera Disposicin Complementaria de la Ley citada, segn corresponda. 2. JUSTIFICACIN Es necesario uniformizar los procedimientos de auditora en la ejecucin de las acciones de control a las contrataciones de estudios y ejecucin de obras del Estado, optimizando los procesos mediante la implementacin de un nuevo enfoque de control, de conformidad con lo previsto en el Plan Estratgico de la Contralora General aprobado para el perodo 2004 - 2006, el cual prev como uno de sus Objetivos Generales Modernizar y ampliar el control gubernamental y dentro de ste Mejorar la calidad e intensificar las acciones de control, optimizando los procesos y actualizando las normas y procedimientos. 3. OBJETIVOS Objetivo General Establecer conceptos y procedimientos uniformes para la ejecucin de una auditora gubernamental a obras pblicas del Estado por contrata, mediante la formulacin de una metodologa con enfoque de procesos. Objetivos Especficos Presentar de manera objetiva y ordenada conceptos y criterios tcnicos de aplicacin para los procesos de desarrollo de los proyectos de Inversin Pblica, particularmente en lo relacionado con la ejecucin de obras pblicas por contrata. Definir las etapas, objetivos, procedimientos, riesgos y efectos en el proceso de auditora a obras pblicas por contrata, a base de la aplicacin de los criterios de eficiencia, eficacia, economa y legalidad en las actividades que corresponden a la gestin de ejecucin de obras.
CAP. VII
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VI
CAP. VIII
CAP. IX
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Rendicin de Cuentas Municipales y Regionales - Propuestas para mejorar la Gestin Municipal Guas de Auditora para el Control Gubernamental
CAP. I
4. ALCANCES La Gua de Auditora a Obras Pblicas por Contrata establece los procesos y procedimientos que deben seguir los rganos integrantes del SNC en la ejecucin de auditoras a obras pblicas por contrata. El examen se desarrollar bajo el enfoque de auditora por procesos o fases. Se establecen procesos de auditora a ser aplicados durante la ejecucin del examen en cada una de las etapas. 5. MARCO LEGAL Para el desarrollo de la presente Gua se ha tomado en cuenta fundamentalmente la normativa que se indica a continuacin: Constitucin Poltica del Per de 1993, promulgada el 29.12.1993. Normas de Auditora Gubernamental. Lima, Per: 1995; aprobada por R.C. N 162-95-CG el 22.09.1995 y sus modificatorias aprobadas por R.C. N 141-99CG del 25.11.1999, R.C. N 259-2000-CG del 07.12.2000; R.C. N 012-2002-CG del 21.01.2002 y R.C. N 089-2002-CG del 09.05.2002. Ley N 26572, Ley General de Arbitraje, publicada el 03.01.1996. Manual de Auditora Gubernamental. Lima, Per, 1998; aprobado por R.C. N 15298-CG del 18.12.1998, y sus modificatorias aprobadas por R.C. N 141-99-CG del 25.11.1999 Normas de Control Interno, aprobada por Resolucin de Contralora N 320-2006 CG de 03.11.2006. Ley N 27293, Ley del Sistema de Inversin Pblica (SNIP), publicada el 27.06.2000. Resolucin de Contralora N 036-2001-CG, Autorizacin Previa al Pago de Adi cionales, publicada el 16.03.2001. Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, publicada el 11.04.2001 Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica promulgada el 22.07.2002. Reglamento de la Ley N 27293, Ley del Sistema de Inversin Pblica, aprobado por D.S. N 157-2002-EF del 02.10.2002. Decreto Legislativo N 1017 - Ley de Contrataciones del Estado D.S. N 184 - 2008 - Ef Reglamento de la Ley. Ley N 28411, General del Sistema Nacional de Presupuesto, publicada el 25.11.2004. Decreto Supremo N 011-79-VC de 01.03.1979 y sus modificatorias. MARCO CONCEPTUAL
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VI
CAP. VII
6.
CAP. VIII
CAP. IX
6.1 Eficiencia, Eficacia, Economa y Legalidad Toda organizacin debe evaluarse desde el punto de vista de la eficacia y la eficiencia, simultneamente. La eficacia es una medida del alcance de resultados, mientras que la eficiencia es una medida de la utilizacin de los recursos en ese proceso. En trminos econmicos, la eficacia de una organizacin se refiere a su capacidad de satisfacer una necesidad de la sociedad, mientras que la eficiencia es una relacin tcnica entre costos y beneficios. En ese sentido, el presente documento constituye una gua metodolgica para ser usada por los profesionales que ejercen la auditora gubernamental; con enfoque de auditora a los procesos de Obras Pblicas por Contrata; y que incluye el desarrollo de
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Captulo VIII: Gua de Auditoras
procedimientos de auditora con nfasis en la evaluacin de los siguientes criterios de gestin gubernamental: Eficacia, Eficiencia, Economa y Legalidad, entendidos como: Eficacia: Referido al grado de cumplimiento de los objetivos y metas planificadas por una entidad, programa o proyecto gubernamental, siguiendo la normativa vigente. En el caso de contrataciones de obras se dar nfasis a la oportunidad y la puesta en operacin de la obra. Eficiencia: Es la relacin existente entre los servicios contratados y los recursos utilizados para la ejecucin de una obra y con un estndar de calidad preestablecido. Economa: Este criterio est relacionado con los trminos y condiciones bajo los cuales se adquieren recursos obteniendo la cantidad requerida, a un nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiado y al menor precio posible. Legalidad: Es la revisin y comprobacin de la aplicacin de las normas legales, reglamentarias y estatutarias y su evaluacin desde el punto de vista jurdico.
CAP. III CAP. I
CAP. II
6.2 Auditora y Auditora Gubernamental Auditora La Auditora, en razn de que es una disciplina que adopta diversos enfoques, presenta diversas definiciones. No existe una nica definicin de Auditora. La evolucin de la funcin de auditora ha sido continua a lo largo del siglo XX, y est caracterizada por el progresivo aumento de atribuciones y responsabilidades, con el propsito fundamental de proporcionar informes a la gestin pblica para garantizar su eficiencia. Sumariamente, se estima que las diversas corrientes de pensamiento abordan las definiciones siguientes: La Auditora se define como: - Un proceso sistemtico para obtener y evaluar de manera objetiva, las evidencias relacionadas con informes sobre las actividades econmicas y otras situaciones que tienen una relacin directa con las actividades u operaciones, que se desarrollan en una entidad pblica o privada. - Una recopilacin, acumulacin y evaluacin de evidencias sobre informacin de una entidad pblica o privada, para determinar e informar sobre el cumplimiento entre la informacin y los criterios establecidos. Una sistemtica evaluacin de las operaciones y controles de una entidad - pblica o privada, para determinar e informar si se siguen polticas y procedimientos aceptados, si se siguen las normas establecidas, si se utilizan los recursos eficientemente y si se han alcanzado los objetivos de la organizacin. Sobre la definicin: proceso sistemtico, se concibe que en toda auditora debe existir un conjunto de procedimientos lgicos y organizados que el auditor debe cumplir para la recopilacin y el anlisis de la informacin que requiere para formular su conclusin u opinin final. Estos procedimientos varan de acuerdo a las caractersticas de cada entidad pblica o privada, pero siempre debern dar cumplimiento a las normas establecidas: Normas Internacionales de Auditora-NIAs, para el sector privado; y Normas de Auditora Gubernamental-NAGU, para el sector pblico (gubernamental). El Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras - ILACIF (hoy OLACEFS), defini la auditora como el: examen objetivo, sistemtico y profesional de las operaciones financieras y administrativas, efectuado con posterioridad a su ejecucin
CAP. IV
CAP. V
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
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CAP. I
con la finalidad de verificarlas, evaluarlas y elaborar un informe que contenga comentarios, conclusiones, recomendaciones, y, en el caso del examen de Estados Financieros, el correspondiente dictamen profesional (ILACIF, 1981, p. VI-4). Desde la perspectiva gubernamental, la definicin de auditora, se expuso en la entonces Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control, aprobada por Decreto Ley N 19039 en 1971, que la defini como el: examen objetivo, profesional de evidencias para determinar e informar sobre la correspondencia entre la informacin examinada y los criterios establecidos. La evidencia se define como cualquier informacin que utiliza el auditor para determinar si la informacin cuantitativa que se est auditando, se presenta de acuerdo con el criterio establecido (Arens, 1996, p. 185). El determinar los tipos y cantidades de evidencia necesaria y evaluar si la informacin cuantificable corresponde a los criterios establecidos es una parte importante de toda auditora. El auditor debe estar capacitado para entender los criterios que se utilizan y ser competente para conocer los tipos y cantidad de evidencia que debe recopilar, a fin de llegar a una conclusin adecuada despus de haber examinado las evidencias.
CAP. II
CAP. III

CAP. IV
CAP. V
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII

CAP. IX
Auditora Gubernamental Es el examen objetivo, sistemtico y profesional de las operaciones financieras y/o administrativas, efectuado con posterioridad a su ejecucin, en las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, elaborando el correspondiente informe. En conclusin, la auditora verifica con posterioridad operaciones financieras, administrativas y evala la razonabilidad de stas, a base de criterios de legalidad, efectividad, eficiencia y economa. La auditora gubernamental tiene los siguientes objetivos: Opinar sobre si los Estados Financieros de las entidades pblicas presentan - razonablemente la situacin financiera y los resultados de sus operaciones y flujos de efectivo, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados. - Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias referidas a la gestin y uso de los recursos pblicos. - Establecer si se estn logrando los objetivos y metas o beneficios previstos. - Precisar si el sector pblico adquiere y protege sus recursos en forma econmica y eficiente. - Establecer si la informacin financiera y gerencial elaborada por la entidad es correcta, confiable y oportuna. - Identificar las causas de ineficiencias en la gestin o prcticas antieconmicas. - Determinar si los controles gerenciales utilizados son efectivos y eficientes. - Establecer si la entidad ha establecido un sistema adecuado de evaluacin para medir el rendimiento, elaborar informes y monitorear su ejecucin. - Recomendar medidas para promover mejoras en la Gestin Pblica. - Fortalecer el Sistema de Control Interno de la entidad auditada. Obtener evidencias suficientes, relevantes y competentes. - Los rganos del SNC realizan en la actualidad tres tipos de auditoras, definidas en el MAGU como: Auditora Financiera, Auditora de Gestin y Examen Especial.
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Auditora Financiera: Tiene por objetivo determinar si los estados financieros del ente auditado presentan razonablemente su situacin financiera, los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados, de cuyo resultado se emite el correspondiente dictamen. Auditora de Gestin: Es un examen objetivo, sistemtico y profesional de evidencias, realizado con el fin de proporcionar una evaluacin independiente sobre el desempeo (rendimiento) de una entidad, programa o actividad gubernamental, orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y economa en el uso de los recursos pblicos, para facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y, mejorar la respondabilidad ante el pblico. Examen Especial El examen especial es una auditora que puede comprender la revisin y anlisis de una parte de las operaciones efectuadas por la entidad, con el objeto de verificar el adecuado manejo de los recursos pblicos, as como el cumplimiento de la normativa legal y otras normas reglamentarias aplicables. Puede incluir tambin una combinacin de objetivos financieros, operativos y de cumplimiento, o restringirse slo a uno de ellos, dentro de un rea o asunto especfico. a. Alcance del Examen Especial Mediante el examen especial se verifica en forma especfica: El manejo financiero de recursos por una entidad durante un perodo determinado, en relacin a la normativa legal y normas reglamentarias aplicables a la gestin examinada. El cumplimiento de la ejecucin del presupuesto en relacin a la normativa legal y normas reglamentarias. Las denuncias de diversa ndole. El cumplimiento de la normativa legal en relacin a donaciones recibidas. El cumplimiento de la normativa legal en los procesos licitarios para contratacin de obras o adquisicin de bienes o servicios. El cumplimiento de operaciones de endeudamiento pblico. El cumplimiento de contratos para la adquisicin de bienes y/o servicios u obras pblicas, celebrados por las entidades. Proceso del Examen Especial El proceso para llevar a cabo un examen especial comprenden las etapas de planeamiento, ejecucin y elaboracin del informe. Planeamiento Como el desarrollo del examen especial se encuentra focalizado en un rea o asunto especfico, las actividades que se cumplen durante la fase de planeamiento consisten, bsicamente, en la obtencin de un adecuado entendimiento sobre los aspectos identificados que sern materia de examen, identificacin de las lneas de autoridad y responsabilidad involucradas, el marco legal y las normas reglamentarias aplicables. Ejecucin En la ejecucin del examen especial el auditor efecta pruebas de auditora que considera apropiada a las circunstancias, para obtener evidencia suficiente, competente y pertinente (relevante) que soporte los hallazgos iden401
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VI
b.
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
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CAP. I
tificados1. Si en el transcurso de la fase de ejecucin el auditor determina situaciones que se refieren a indicios razonables de comisin de delito, debe establecer el tipo de responsabilidad que corresponde a los presuntos implicados, de conformidad con lo dispuesto en las normas de auditora gubernamental emitidas por la Contralora General de la Repblica. Informe La estructura del informe del examen especial es la sealada en la NAGU 4.40; en cuanto a la estructura del informe especial, ella est consignada en la NAGU 4.50; finalmente la estructura del informe tcnico, as como de los otros informes antes sealados est desarrollada en el tem Informes de Auditora de la presente gua. En el Grfico 1 se describe el proceso del examen especial; tambin en el Cuadro 1 se describe una comparacin conceptual e integral entre los tipos auditoras que se efectan en el Sistema Nacional de Control.
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
Contralora General, 1998, Manual de Auditora Gubernamental (MAGU), aprobada por R.C. N 152-98-CG del 18.12.98 , Numeral 700 Visin General de la Parte IV Examen Especial.
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Grfico 1 : Examen Especial: Diagrama de Flujo del Proceso

Fase de la Ejecucin
No Hay perjucio econmico? S No
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Fase de Planeamiento
Fase de Informe
Se designa comisin de Auditora Hay inicios de delito? S Comisin recaba documentacin relacionada con auditora Comisin prepara Informe Especial No Comisin elaborada y entrega hallazgos a funcionarios de la entidad auditada
Comisin se presenta ante el titular de la Entidad
Comisin obtiene antecedentes y prepara programa de Auditora
No Comisin recibe y se evala descargos de funcionarios
Informe Especial conforme? Si
Programa conforme?
Comisin evala documentos y ejecuta procedimientos de Auditora
S No Resultados conformes? S Archivo (*) Archivo (*) S Descargos conformes? No
Contralor General autoriza al Procurador iniciar Acciones Legales
Se emite oficio de acreditacin ante la Entidad
ltimo Informe Especial? No
Comisin prepara Informe Administrativo
Nota:(*) Archivo de Papeles de Trabajo Fuente y Elaboracin: CGR
Contralor General dispone emisin para implementar recomendaciones
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CAP. VII CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. IX
Cuadro 1: Marco Conceptual: Comparacin entre los tipos de Auditoras que efecta el Sistema Nacional de Control
CAP. I
Caractersticas 1. Objetivos
Auditora Financiera Expresar opinin sobre la razonabilidad de los EE.FF.
Auditora de Gestin Promover mejoras en la efectividad, eficiencia y economa en las operaciones y en los controles gerenciales.
Examen Especial Establecer la correcta administracin de los recursos pblicos y el cumplimiento de la normativa vigente. Combinar objetivos financieros, operativos y de cumplimiento. Investigar denuncias, procesos licitarios y donaciones. Ejecucin Presu puestal Eficacia, eficiencia y economa de las operaciones. Verificacin de legalidad Seleccin de reas o asuntos teniendo en cuenta materialidad y riesgos. El examen se ha efectuado de acuerdo con las NAGA y NAGU. Interdisciplinario con entrenamiento continuo. Pasado, Presente y Futuro Poderes del Estado, Organismos Constitucionalmente Autnomos y Pblico. PCGA y NICS Principios de Administracin NAGU y MAGU Conclusiones Informe contenien do, observaciones, conclusiones y recomendaciones para la entidad examinada. Informe Especial.
CAP. II
CAP. III
2. Alcance
CAP. IV
Sistema Contable y libros principales y registros contables de un perodo determinado. El examen se ha efectuado de acuerdo con las NAGA y NAGU.
CAP. V
Eficacia, eficiencia y economa en las operaciones. Seleccin de reas o asuntos teniendo en cuenta materialidad, riesgos, sensibilidad, etc. El examen se ha efectuado de acuerdo con las NAGA y NAGU.
3. Habilidades
CAP. VI
Contabilidad- Auditora Pasado Poderes del Estado y Pblico
Interdisciplinario con entrenamiento continuo Presente y Futuro Poderes del Estado y Pblico
4. Orientacin 5. Usuarios
CAP. VII
6. Normas
PCGA, NICS NAGU y MAGU
CAP. VIII
Principios de Administracin y prcticas de Buena gerencia NAGU y MAGU Conclusiones Informe contenien do, observaciones, conclusiones y recomendaciones para la entidad examinada.
7. Opinin 8. Resultados de Auditora

CAP. IX
Dictamen Dictamen sobre los EE.FF. ms Informe Largo de auditora.
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Caractersticas 9. nfasis
Auditora Financiera Los EE.FF. presentan razonablemente la situacin financiera, resultados de las operaciones y flujos de efectivo de la entidad.
Auditora de Gestin Mejoras en la gestin, resultados, sistemas administrativos y controles gerenciales.
Examen Especial Cumplimiento de las normativas legales vigentes. Mejoras en la gestin, controles gerenciales y sistemas administrativos.
CAP. I
CAP. II
Fuente y Elaboracin: CGR
7.
CONCEPTOS GENERALES
CAP. III
7.1 PROYECTO DE INVERSIN PBLICA 7.1.1 Proyecto de Inversin Se entiende por Proyecto de Inversin Pblica (PIP) a toda intervencin limitada en el tiempo, que utiliza total o parcialmente recursos pblicos, con el fin de crear, ampliar, mejorar, modernizar o restablecer la capacidad productora de bienes o servicios; cuyos beneficios se generen durante la vida til del proyecto y stos sean independientes de los otros. 7.1.2 Ciclo de Proyectos Las fases que contempla el Ciclo de Vida de los PIP son: Preinversin Inversin Posinversin El aspecto clave de este proceso lo constituye la obligacin de que todo PIP tenga como requisito previo a su ejecucin, la de contar con estudios de preinversin que sustenten que es socialmente rentable, sostenible, concordante con los lineamientos de poltica establecidos por las autoridades correspondientes del sector y la Regin, y se enmarque en los planes que se elaboren en el gobierno nacional y los gobiernos regionales y locales. 7.1.3 Fases de un Proyecto Preinversin: Comprende la elaboracin y evaluacin de los estudios de perfil, prefactibilidad y factibilidad. El perfil se elabora principalmente con informacin secundaria y preliminar. Tiene como objetivo principal la identificacin del problema y sus causas, los objetivos del proyecto, la adecuada identificacin de alternativas para la solucin del problema, y la evaluacin preliminar de dichas alternativas. Para evaluar las alternativas de solucin deben compararse los beneficios y los costos de la situacin con proyecto respecto a la situacin sin proyecto. La situacin sin proyecto se refiere a la situacin actual optimizada, que implica eliminar deficiencias de la operacin en la situacin actual a travs de intervenciones menores o acciones administrativas. El estudio de prefactibilidad tiene como objetivo acotar las alternativas identificadas en el nivel de perfil, sobre la base de un mayor detalle de informacin. Incluye la seleccin de tecnologas, localizacin, tamao y momento de inversin, que permitan una mejor definicin del proyecto y de sus componentes. 405
CAP. IV
CAP. V
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
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CAP. I
El estudio de factibilidad tiene como objetivo establecer definitivamente los aspectos tcnicos fundamentales como la localizacin, el tamao, la tecnologa, el calendario de ejecucin, la puesta en marcha y lanzamiento, organizacin, gestin y anlisis financieros. Inversin: Comprende el desarrollo de los estudios definitivos o expedientes tcnicos y la ejecucin del proyecto. Durante esta fase la ejecucin del PIP debe ceirse a los parmetros bajo los cuales fue otorgada su viabilidad. Posinversin: Comprende la operacin, mantenimiento del PIP ejecutado y la evaluacin ex post. Se entiende por evaluacin ex post al proceso para determinar sistemtica y objetivamente la eficiencia, eficacia e impacto de todas las actividades desarrolladas para alcanzar los objetivos planteados en el PIP. El Grfico 2 muestra un diagrama de bloques de las Fases del Ciclo de Proyectos.
CAP. II

CAP. III
Grfico 2: Proyecto de Inversin Pblica: Fases del Ciclo de Proyectos-SNIP
CICLO DE PROYECTO
CAP. IV
Preinversin
Inversin
Posinversin
CAP. V
Idea
I. Perfil I. Estudios definitivos / Expedientes Tcnico II. Prefactibilidad II. Evaluacin Ex Post I. Operacin y Mantenimiento
CAP. VI
CAP. VII
II. Ejecucin III. Factibilidad
CAP. VIII
Retroalimentacin
CAP. IX
Fuente: MEF, 2000, Ley N 27293 del Sistema Nacional de Inversin Pblica, publicada el 27.06.2000 Elaboracin: CGR
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12
La elaboracin del perfil es obligatoria. Las evaluaciones de prefactibilidad y factibilidad pueden no ser requeridas dependiendo de las caractersticas del proyecto de inversin pblica.
CAP. I
7.1.4 Etapas de un Proyecto Un PIP pasa por etapas de evaluacin antes de obtener la Declaracin de Viabilidad: a) Perfil, b) Prefactibilidad y c) Factibilidad (estas dos ltimas en caso fueran necesarias) tal como se muestra en el Grfico 3: Etapas de Presentacin y Evaluacin del Perfil ante el MEF. Asimismo, pasa por etapas previas antes de entrar en operaciones; y luego, antes del cierre del proyecto. La Oficina de Inversiones del MEF emite las directivas que regulan las fases de los PIP y el funcionamiento del Banco de Proyectos; asimismo, califica la viabilidad de los proyectos que se encuentren en la fase de Preinversin, pudiendo delegar a los sectores esta atribucin total o parcialmente. Del mismo modo, en cada Sector del rgano resolutivo se puede delegar esta atribucin a las entidades pertinentes a su Sector. Conforman el Sistema Nacional de Inversin Pblica (SNIP): la Direccin General de Programacin Multianual del Sector Pblico (DGPM), as como los rganos Resolutivos, las Oficinas de Programacin e Inversiones (OPI), las Unidades Formuladoras (UF) y las Unidades Ejecutoras (UE) en cada Sector.
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
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13
Grfico 3: Proyecto de Inversin Pblica: Diagrama de Flujo de las Etapas de Presentacin y Evaluacin del Perfil del Proyecto ante el MEF
CAP. I
Unidades Formuladoras
Oficinas de Programacin e Inversiones
Direccin General de Programacin Multianual
CAP. II
Elaboracin de Perfil
Evaluacin del Perfil
Evaluacin del Perfil
CAP. III
Perfil del Proyecto
S Rechaza?
Rechaza?
CAP. IV
No Mejora del Perfil

CAP. V
Fin
No
Observa?
S 2
Observa? No
No 2
CAP. VI
Perfil Aprobado
Requiere estudios adicionales? No
CAP. VII
Solicitud de viabilidad?
S 1 Declaracin de viabilidad
No
CAP. VIII
Autorizacin siguiente estudio
CAP. IX
Fuente: MEF, 2000, Ley del Sistema Nacional de Inversin Pblica, MEF Elaboracin: CGR
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14
7.2 OBRAS PBLICAS POR CONTRATA 7.2.1 Conceptos Segn el marco del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, el trmino Obra se define como: Construccin, reconstruccin, rehabilitacin, remodelacin, demolicin, renovacin y habilitacin de bienes inmuebles, tales como edificaciones, estructuras, excavaciones, perforaciones, carreteras, puentes, entre otros, que requieren direccin tcnica, expediente tcnico, mano de obra, materiales y/o equipos. De otro lado, existen trabajos con otras denominaciones que estn definidos en el SNIP y en las normas de carcter presupuestal, como: Mantenimiento: Conjunto de actividades, operaciones y cuidados necesarios para que la infraestructura, maquinaria, equipos y procesos conserven su condicin normal de operacin. En ese sentido, se puede adicionar al concepto de obra pblica: Cuando los trabajos correspondan segn la Entidad a la actividad Servicio y se realicen sobre obras ejecutadas cuya aplicacin modifique las caractersticas estructurales, geomtricas, arquitectnicas, y/o paisajistas de dichas obras. 7.2.2 Etapas de la Contratacin de Ejecucin y Supervisin de Obras Pblicas En el Cuadro 2 se muestran los aspectos ms relevantes de las etapas en la contratacin para la ejecucin y supervisin de una obra pblica. Cuadro 2: Etapas de la Contratacin: Aspectos relevantes
Etapas de la Contratacin Necesidad de contratar Organizacin de las contrataciones Aspectos relevantes en la contratacin de ejecucin y supervisin de obras Conformidad de la prestacin Establecimiento de la necesidad de contratar Determinacin de la disponibilidad presupuestal Determinacin de la disponibilidad del terrenolicencias Elaboracin y aprobacin del expediente tcnico Nombramiento del Comit Especial Elaboracin de bases Convocatoria Evaluacin de propuestas Otorgamiento de Buena Pro Suscripcin del contrato de obra Entrega de terreno Otorgamiento de adelantos Control de garantas Cumplimiento del proceso constructivo Aprobacin de presupuestos adicionales de obra Aprobacin de prestaciones adicionales por servicios de supervisin Aprobacin de ampliaciones de plazo y mayores gastos generales Control de pago de valorizaciones Controles de calidad Cumplimiento del contrato Recepcin de obra y conformidad del servicio Liquidacin del contrato Procedimientos de Auditora Del C1 al C5
CAP. V CAP. IV
CAP. I
CAP. II
CAP. III
Del C6 al C10
Bases y convocatoria Evaluacin de propuestas y otorgamiento de buena pro Suscripcin del contrato
Del C11 al C13 Del C14 al C24 Del C25 al C31
CAP. VI
CAP. VII
Ejecucin del contrato
Del C32 al C60
CAP. VIII
Del C61 al C64
CAP. IX
Fuente y Elaboracin: Gerencia de Obras y Evaluacin de Adicionales
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15
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
7.2.3 Expediente Tcnico de Obra Es el conjunto de documentos que comprende: a. Memoria descriptiva, b. Especificaciones tcnicas, c. Planos de ejecucin de obra, d. Metrados, e. Valor referencial (presupuesto de obra), f. Anlisis de precios unitarios, g. Calendario valorizado de avance de obras, h. Frmulas polinmicas, si el caso lo requiere, se puede incluir: i. Estudios de suelos, j. Estudio geolgico, k. Estudio de impacto ambiental, l. Estudio bsico de ingeniera, u otros complementarios. En el expediente tcnico se define y sustenta el objeto, costo, plazo, caractersticas y otras condiciones necesarias para adecuada ejecucin de la obra en particular por ejecutar, por lo que su elaboracin debe contar con el respaldo tcnico necesario, verificando que corresponda a su naturaleza y condiciones especiales de la ley. A. Memoria Descriptiva Es la descripcin detallada del Proyecto, comprende aspectos relacionados con: Introduccin, antecedentes, estado actual de la obra, vas de acceso, estrategia para desarrollo de los trabajos, medidas de seguridad, tolerancias, entre otros. Seala la justificacin tcnica de acuerdo a la evaluacin del estado de la obra, debiendo precisarse las diversas consideraciones tcnicas, cuya ndole depende del tipo de obra a ejecutar y que exigen el desarrollo de un conjunto de trabajos sealados en el expediente tcnico. De igual manera se seala en forma precisa los objetivos a alcanzar con el desarrollo de la obra o trabajos planteados. Otros aspectos a considerar son: Situacin geogrfica del proyecto, condiciones ambientales, hidrolgicas, geolgicas, viales, altitud, topografa, sistemas de comunicaciones en obra, control sanitario, almacenamiento de materiales, de canteras, suministro de agua, energa elctrica, entre otros. Especificaciones Tcnicas Constituyen un conjunto de reglas vinculadas a la descripcin de los trabajos, mtodo de construccin, calidad de los materiales, sistemas de control de calidad (segn el trabajo a ejecutar), mtodos de medicin y condiciones de pago requeridas en la ejecucin de la obra. Cada una de las partidas que conforman el presupuesto de obra debe contener sus respectivas especificaciones tcnicas, detallando las reglas que definen las prestaciones especficas. Planos de Ejecucin de Obra Sern elaborados de tal forma que reflejen exactamente cada uno de los componentes fsicos de la obra, pueden ser en dos o tres dimensiones. Comprender planos en planta, perfil, cortes, detalles, etc. Metrados Los metrados constituyen la expresin cuantificada (por partidas) de los trabajos de construccin que se han programado ejecutar en un plazo determinado; asimismo, son necesarios para determinar el presupuesto de obra, por cuanto representan el volumen de trabajo por cada partida. Los metrados deben estar
CAP. V
CAP. VI
CAP. VII
B.
CAP. VIII
C.
CAP. IX
D.
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adecuadamente sustentados (mediante planillas de clculo), permitiendo con ello reducir los errores y omisiones que pudiera incurrirse en la presentacin de las partidas integrantes del presupuesto base. E. Valor Referencial (Presupuesto de Obra) El valor referencial constituye el monto de la obra a ejecutar determinado a partir de la elaboracin del presupuesto, que est compuesto por el costo directo, gastos generales, utilidad e impuestos. Est comprendido en el expediente Tcnico de la Obra, salvo en la modalidad Concurso Oferta, donde el postor ganador es el que elabora el expediente tcncico de la obra. El costo directo se formula previa cuantificacin de los metrados de obra y anlisis de precios unitarios. Por su parte, los gastos generales incluyen los gastos de personal tcnico, administrativo, empleados; gastos de oficina, seguros, materiales, servicio de vehculos, entre otros; el costo total de los gastos generales se representa mediante un porcentaje del costo directo. Anlisis de Precios Unitarios Cada partida del presupuesto constituye un costo parcial, la determinacin de cada uno de los costos requiere de su correspondiente anlisis de precios unitarios; es decir, la cuantificacin tcnica de la cantidad de recursos (mano de obra, materiales, equipo, maquinaria, herramientas, entre otros), que se requieren para ejecutar cada unidad de la partida y su costo. Los anlisis de precios unitarios no incluyen IGV. Calendario Valorizado de Avance de Obra Documento en el que consta la programacin valorizada de la ejecucin de la obra objeto de la prestacin, por perodos determinados en las Bases o en el Contrato. Contemplar la distribucin del costo de la obra por partidas a ejecutar en el periodo de ejecucin de obra, concordante con la programacin detallada en documentos como: PERT, CPM, Diagrama de Gantt. De acuerdo a la concepcin adoptada para ejecutar la obra se establecer la secuencia de ejecucin de las partidas correspondientes, quedando establecida la ruta crtica de la obra. Frmulas Polinmicas Es la representacin matemtica de la estructura de costos de un presupuesto, y es elaborado de acuerdo al D.S. 011-79-VC complementado con los dispositivos vigentes, de tal forma que permita actualizar los costos aplicando los ndices del INEI de acuerdo al rea geogrfica correspondiente. El nmero mximo de frmulas polinmicas por obra es de 4 y como mnimo 1. En caso que en un contrato existan obras de diversa naturaleza, podr emplearse hasta un mximo de ocho (8) frmulas polinmicas. Estudios de Impacto Ambiental En este estudio debe evaluarse el impacto ambiental, consignando sus respectivos costos, por las medidas de mitigacin a ser implementadas durante la ejecucin de la obra y deben ser elaborados de acuerdo a la normativa vigente en la materia. Estudios Bsicos de Ingeniera De acuerdo a la naturaleza de la obra se ejecutarn Estudios Bsicos (Topografa, mecnica de suelos, mecnica de rocas, entre otros) y Especficos (Canteras, estabilidad de taludes, partculas en suspensin en el agua, hidrologa, precipitaciones, arcillas expansivas, acuferos, calidad del agua, estudios sanitarios, entre
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otros), los que deben ser llevados a cabo por organismos competentes y debidamente acreditados.
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7.2.4 Trminos de Referencia De acuerdo al Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, los trminos de referencia son elaborados por la Entidad a efectos del proceso de seleccin de la prestacin de servicios de consultora de obras pblicas; y consiste en la descripcin de las caractersticas tcnicas y de las condiciones en que se ejecutarn dichas prestaciones. Asimismo, se define como consultor de obra a la persona natural o jurdica que presta servicios profesionales altamente calificados consistente en la elaboracin de estudios de preinversin y elaboracin del expediente tcnico de obras, en la supervisin de obras, as como en la elaboracin de proyectos y la realizacin de inspeccin de obras como funcionario o servidor de entidades pblicas. 7.2.5 Proceso de Seleccin Es un procedimiento administrativo especial conformado por un conjunto de actos o hechos administrativos que tiene por objeto la seleccin de la persona natural o jurdica con la cual las entidades del Estado van a celebrar un contrato para la adquisicin de bienes, la contratacin de servicios o la ejecucin de una obra. Durante el proceso de seleccin, las entidades estn en la obligacin de resolver las solicitudes y reclamaciones que formulen los participantes y postores con arreglo a las normas del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento. El Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones del Estado constituye la ltima instancia administrativa y sus resoluciones son de cumplimiento obligatorio. Las Etapas del Proceso de Seleccin de las Contrataciones del Estado son: Convocatoria Debe contener obligatoriamente lo siguiente: Identificacin, domicilio y RUC de la Entidad que convoca Identificacin del proceso de seleccin Indicacin de la modalidad de seleccin, de ser el caso Descripcin bsica del objeto del proceso Valor referencial Lugar y la forma en que se realizar la inscripcin o registro de participantes Costo del derecho de participacin Calendario del proceso de seleccin Registro de participantes El registro de participantes se efectuar desde el da siguiente de la convocatoria y hasta un (1) da despus de haber quedado integradas las Bases. En el caso de propuestas presentadas por un consorcio, bastar que se registre uno de sus integrantes. La persona natural o jurdica que solicite participar en un proceso de seleccin y solicite ser notificado electrnicamente, para registrarse deber consignar una direccin de correo electrnico y mantenerla activa a efectos de las notificaciones que, conforme a lo previsto en el Reglamento, deban remitirse. Consultas referidas a las Bases A travs de las consultas, los participantes podrn solicitar la aclaracin de cualquiera de los extremos de las Bases o plantear solicitudes respecto de ellas. El Comit Especial publicar a travs del SEACE, la absolucin de las consultas, mediante un pliego absolutorio, debidamente fundamentado; las respuestas a las consultas se consideran como parte integrante de las Bases y del contrato. 412
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Formulacin y absolucin de observaciones a las Bases Los participantes en procesos de seleccin podrn formular observaciones, debidamente fundamentadas, relativas al incumplimiento de las condiciones mnimas o de cualquier disposicin en materia de adquisiciones y contrataciones del Estado u otras normas complementarias o conexas que tengan relacin con el proceso de seleccin mediante escrito dirigido al Comit Especial o a travs del SEACE. La absolucin de las observaciones por el Comit Especial debe ser fundamentada, se har de conocimiento oportuno y simultneo de los participantes y se considerar como parte integrante de las Bases del proceso. El procedimiento y plazo para tramitar las observaciones se fijar en el Reglamento. Cuando se acoja una observacin, la correccin a que hubiere lugar se har de conocimiento a todos los participantes. Integracin de las Bases Una vez absueltas todas las consultas presentadas, las Bases quedarn integradas como reglas definitivas y no podrn ser cuestionadas en ninguna otra va ni modificadas por autoridad administrativa alguna, bajo responsabilidad del Titular o de la mxima autoridad administrativa de la entidad, segn sea el caso. En los casos en que no se hubiere elevado al CONSUCODE el expediente respectivo, corresponde al Comit Especial, bajo responsabilidad, integrar las Bases conforme a lo dispuesto en los pliegos de absolucin de consultas y de absolucin de observaciones; de lo contrario, el proceso de seleccin resultar invlido. El Comit Especial no puede continuar con la tramitacin del proceso de seleccin si no ha cumplido con publicar las Bases integradas a travs del SEACE, bajo sancin de nulidad y sin perjuicio de las responsabilidades a que hubiere lugar. Recepcin de propuestas La presentacin de propuestas y el otorgamiento de la Buena Pro en los procesos de Licitacin o Concurso Pblico se realizarn en acto pblico en una o ms fechas sealadas en la convocatoria, con presencia de Notario Pblico o Juez de Paz cuando en la localidad donde se efecte, no hubiera el primero. En todos los procesos de seleccin, slo se considerarn como ofertas vlidas aquellas que cumplan con los requisitos establecidos en las Bases. Los resultados correspondientes en los casos de Licitacin o Concurso se publican, y en los dems se hacen de conocimiento por lo menos de los interesados. Evaluacin de las propuestas El mtodo de evaluacin y calificacin de propuestas debe permitir objetivamente una seleccin de la calidad y tecnologa requerida dentro de los plazos ms convenientes y al mejor valor total. El mtodo deber exigir la presentacin de los documentos estrictamente necesarios por parte de los postores. La evaluacin de las propuestas es integral, realizndose en dos (2) etapas, la primera es la evaluacin tcnica, cuya finalidad es calificar la calidad de la propuesta, y la segunda es la evaluacin econmica, cuyo objeto es calificar el monto de la propuesta. Las propuestas tcnicas y econmicas se evalan asignndoles puntajes de acuerdo a los factores y criterios de evaluacin y calificacin que se establezcan en las Bases del proceso; en ningn caso, y bajo responsabilidad del Comit Especial y del funcionario que aprueba las Bases, se establecern en ellas factores cuyos puntajes se asignen utilizando criterios que no sean objetivos. Otorgamiento y difusin de la Buena Pro El otorgamiento de la Buena Pro se realizar en acto pblico, cuando se trate de concursos pblicos y adjudicaciones directas pblicas, o en acto privado, tratndose de adjudicaciones directas selectivas y adjudicaciones de menor cuanta.
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En la fecha sealada en las Bases, el Comit Especial proceder a otorgar la Buena Pro a la propuesta ganadora, dando a conocer los resultados del proceso de seleccin, a travs de un cuadro comparativo, en el que se consignar el orden de prelacin y el puntaje tcnico, econmico y total obtenidos por cada uno de los postores. Dentro del da siguiente de haber quedado consentido el otorgamiento de la buena pro, ste deber ser publicado en el SEACE.
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7.2.6 Contratacin Una vez que quede consentido o administrativamente firme el otorgamiento de la buena pro, se deben cumplir los plazos y procedimientos establecidos para suscribir el contrato. El contrato deber celebrarse por escrito y se ajustar a la proforma incluida en las Bases con las modificaciones aprobadas por la Entidad durante el proceso de seleccin. Los contratos regulados por el TUO de Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, incluirn necesariamente y bajo responsabilidad clusulas referidas a: Garantas Solucin de controversias Resolucin del contrato por incumplimiento El contrato entra en vigencia cuando se cumplan las condiciones establecidas para dicho efecto en las Bases y podr incorporar otras modificaciones, siempre que no impliquen variacin alguna en las caractersticas tcnicas, precio, objeto, plazo, calidad y condiciones ofrecidas en el proceso de seleccin. En el caso de ejecucin de obras, para la suscripcin del contrato, el postor ganador deber cumplir los siguientes requisitos: a) Constancia vigente de no estar inhabilitado para contratar con el Estado, salvo en los contratos derivados de procesos de menor cuanta, en los que la Entidad deber efectuar la verificacin correspondiente ante el Registro Nacional de Proveedores. b) Garantas, salvo casos de excepcin. c) Contrato de consorcio con firmas legalizadas de los asociados, de ser el caso. Estos requisitos no sern exigibles cuando el Contratista sea otra Entidad, cualquiera sea el proceso de seleccin, con excepcin de las empresas del Estado que deben cumplirlos. Existen requisitos adicionales para la suscripcin del contrato de obra: Presentar la constancia de capacidad de libre contratacin expedida por el Registro Nacional de Proveedores. Designar al residente de la obra, cuando no haya formado parte de la propuesta tcnica. Entregar el calendario de avance de obra valorizado en concordancia con el cronograma de desembolsos establecidos y sustentado en la programacin de obra PERT-CPM concordante con el plazo, la misma que deber ser presentada. Entregar el calendario de adquisicin de materiales e insumos necesarios para la ejecucin de obra, en concordancia con el calendario de obra valorizado. 7.2.7 Ejecucin contractual
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7.2.7.1 Inicio del plazo de ejecucin de la prestacin Para los contratos de ejecucin de obra, a efectos de realizar un control adecuado de su cumplimiento, se requiere establecer el inicio del plazo de ejecucin de la obra en el calendario de avance de obra.
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El contrato entra en vigencia cuando se cumplan las condiciones establecidas para dicho efecto en las Bases y podr incorporar otras modificaciones, siempre que no impliquen variacin alguna en las caractersticas tcnicas, precio, objeto, plazo, calidad y condiciones ofrecidas en el proceso de seleccin. El inicio del plazo de ejecucin de obra comienza a regir desde el da siguiente en que se cumplan las siguientes condiciones, que: a. Se designe al inspector o al supervisor, segn corresponda; b. La Entidad haya hecho entrega del expediente tcnico de obra completo; c. La Entidad haya hecho entrega del terreno o lugar donde se ejecutar la obra; d. La Entidad entregue el Calendario de Entrega de Materiales e Insumos necesarios, cuando en las Bases se hubiera establecido tal responsabilidad por parte de la Entidad. e. Se haya entregado el adelanto directo al contratista, de haber sido solicitado por ste, hecho que deber cumplirse por la Entidad dentro del plazo de siete (7) das de haber recibido la garanta correspondiente. El Calendario Valorizado de Ejecucin de Obra y el Calendario de Adquisicin de materiales e insumos, se ajustarn a la fecha de inicio de obra. En contratos de Supervisin de Obra, stos tienen vigencia desde el da siguiente de la suscripcin del documento que lo contiene.
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7.2.7.2 Control de adelantos El contratista tiene la posibilidad de requerir a la Entidad recursos econmicos que le permita condiciones de financiamiento adecuadas para dar inicio a los trabajos y para el desarrollo de los mismos. A solicitud del contratista, y siempre que haya sido previsto en las Bases, la Entidad podr entregar adelantos, en los casos, montos y condiciones sealados en el Reglamento. Para que proceda el adelanto, el contratista garantizar el monto total de ste. 7.2.7.2.1 Adelantos directos Para contratos de ejecucin de obra, los adelantos directos que en conjunto no deben exceder del veinte por ciento (20%)del monto del contrato original, deben solicitarse y entregarse dentro de los plazos establecidos. Su amortizacin se har mediante descuentos proporcionales en cada una de las valorizaciones de obra. Para contratos de supervisin de obra, los adelantos que en ningn caso excedern en conjunto el treinta por ciento (30%) del monto del contrato, se entregarn en la oportunidad establecida en las Bases o en el contrato. Su amortizacin se har mediante descuentos proporcionales en cada uno de los pagos parciales que se efecten. 7.2.7.2.2 Adelanto para materiales Adelantos para materiales o insumos a utilizarse en el objeto del contrato, lo que en conjunto no deben superar el cuarenta por ciento (40%) del monto del contrato original. Las solicitudes de otorgamiento debern ser realizadas con la anticipacin debida, y siempre que se haya dado inicio al plazo de ejecucin contractual, en concordancia con el calendario de adquisicin de materiales e insumos presentado por el contratista; no proceder su otorgamiento cuando las solicitudes se realicen con posterioridad a las fechas sealadas en dicho calendario. Su amortizacin se realizar de acuerdo a lo dispuesto en el Decreto Supremo N 011-79-VC de 01.03.1979 y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias. 7.2.7.3 Control de garantas El Estado busca garantizar el adecuado cumplimiento de los contratos de obra y asimismo, asegurar el correcto uso de los adelantos otorgados.
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De acuerdo a las condiciones reguladas en el Reglamento para los contratos de ejecucin de obra, las garantas que debern otorgar los contratistas son las de fiel cumplimiento del contrato, fiel cumplimiento por prestaciones accesorias y por adelantos; y para la supervisin de obra, las de fiel cumplimiento del contrato, por adelantos y la adicional por el monto diferencial de propuesta. Los nicos medios de garanta que debe presentar el contratista son la carta fianza o la pliza de caucin, las mismas que debern ser incondicionales, solidarias, irrevocables y de realizacin automtica en el pas al requerimiento de la Entidad, siempre y cuando hayan sido emitidas por una empresa autorizada y sujeta al mbito de la Superintendencia de Banca y Seguros.
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7.2.7.3.1 Garanta de fiel cumplimiento Requisito indispensable que el postor ganador debe entregar a la Entidad para suscribir el contrato. Esta garanta deber ser emitida por una suma equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato y tendr vigencia hasta la conformidad de la recepcin de la prestacin a cargo del contratista, en el caso de servicios de supervisin, o hasta el consentimiento de la liquidacin final, en el caso de ejecucin y consultora de obras. 7.2.7.3.2 Garanta de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias En la contratacin de obras que conllevan la ejecucin de prestaciones accesorias, tales como mantenimiento, reparacin o actividades afines, se otorgar una garanta adicional por este concepto, de acuerdo con lo previsto en las Bases o en el respectivo contrato, la misma que se renovar peridicamente hasta el cumplimiento total de las obligaciones garantizadas, no pudiendo eximirse su presentacin en ningn caso. 7.2.7.3.3 Garanta por adelantos La Entidad slo puede entregar los adelantos previstos en las Bases y solicitados por el Contratista, contra la presentacin de una garanta emitida por idntico monto y un plazo mnimo de vigencia de tres (3) meses, renovable trimestralmente por el monto pendiente de amortizar, hasta la amortizacin total del adelanto otorgado. La presentacin de esta garanta no puede ser exceptuada en ningn caso. Tratndose de los adelantos de materiales, la garanta se mantendr vigente hasta la utilizacin de los materiales o insumos a satisfaccin de la Entidad, pudiendo reducirse de manera proporcional de acuerdo con el desarrollo respectivo. 7.2.7.3.4 Garanta adicional por el monto diferencial de propuesta Es aplicable cuando la propuesta econmica fuese inferior al valor referencial en ms del diez por ciento (10%) de ste en los procesos de seleccin para la contratacin de servicios.
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7.2.7.4 Ejecucin de Garantas Cuando el Contratista no la hubiere renovado antes de la fecha de su vencimiento, no tiene derecho a interponer reclamo alguno. Una vez culminado el contrato, y siempre que no existan deudas a cargo del contratista, el monto ejecutado le ser devuelto a ste sin dar lugar al pago de intereses. Tratndose de las garantas por adelantos, no corresponde devolucin alguna por entenderse amortizado el adelanto otorgado. La Garanta de fiel cumplimiento y la Garanta adicional por el monto diferencial de la propuesta se ejecutarn, en su totalidad, slo cuando la resolucin por la cual la Entidad resuelve el contrato por causa imputable al contratista, haya quedado consentida o cuando por laudo arbitral consentido y ejecutoriado se declare procedente la decisin de resolver el contrato. El monto de las Garantas corresponder ntegramente a la Entidad, independientemente de la cuantificacin del dao efectivamente irrogado. La Garantia de fiel cumplimiento y la Garanta por monto diferencial de propuesta se ejecutarn cuando transcurran tres (3) das de haber sido requeridos por la Entidad, el contratista no hubiera cumplido con pagar el saldo a su cargo determinado en la liqui416
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dacin final del contrato debidamente consentida o ejecutoriada. Esta ejecucin ser solicitada por un monto equivalente al citado saldo a cargo del contratista. 7.2.7.5 Cuaderno de obra Es el documento que, debidamente foliado, se abre a la fecha de entrega del terreno, debiendo ser firmado en todas sus pginas por el inspector o supervisor, segn corresponda, y por el residente, nicos autorizados para hacer anotaciones en l. En este cuaderno de obra se anotan los hechos ms relevantes que ocurran durante la ejecucin de la obra, as como las rdenes, consultas y las respuestas a las consultas. 7.2.7.6 Proceso constructivo y controles de calidad De acuerdo con el principio de vigencia tecnolgica, la ejecucin de una obra debe reunir condiciones de calidad adems de modernidad tecnolgica, que permitan cumplir con efectividad los fines que se persiguen en la ejecucin de una obra, teniendo en cuenta el estricto cumplimiento de lo establecido en las respectivas especificaciones tcnicas. La Entidad supervisar directamente o a travs de terceros, todo el proceso de ejecucin, para lo cual el contratista deber ofrecer las facilidades necesarias. En virtud de este derecho, la Entidad tiene la potestad de aplicar los trminos contractuales para que el contratista corrija cualquier desajuste respecto del cumplimiento exacto de las obligaciones pactadas. El hecho que la Entidad no supervise los procesos, no exime al Contratista de cumplir con sus deberes ni de la responsabilidad que le pueda corresponder, siendo el responsable por la calidad ofrecida y por los vicios ocultos de las obras contratadas; asimismo, el plazo de responsabilidad a su cargo no podr ser inferior a siete (7) aos. El Contratista debe comunicar de inmediato a la Entidad de las fallas o defectos que advierta luego de la suscripcin del contrato, sobre cualquier especificacin o bien que la Entidad le hubiere proporcionado; si la Entidad acoge las observaciones, deber entregar las correcciones o efectuar los cambios correspondientes, empezando a correr nuevamente el plazo de la ejecucin de la obra a partir de ese momento, de ser el caso. Las entidades contratantes deben cautelar, a travs de la supervisin, que en las obras en ejecucin se apliquen controles de calidad acordes con la naturaleza del contrato. 7.2.7.7 Valorizaciones de obra La valorizacin de obra es la cuantificacin econmica de un avance fsico en la ejecucin de la obra, realizada en un perodo determinado. Las valorizaciones tienen el carcter de pagos a cuenta y sern elaboradas el ltimo da de cada perodo previsto en las Bases o en el contrato, por el inspector o supervisor y el contratista. En las obras contratadas bajo el sistema a precios unitarios se valorizar hasta el total de los metrados realmente ejecutados, mientras que en el caso de las obras bajo el sistema de suma alzada se valorizar hasta el total de los metrados del presupuesto de obra. Los metrados de obra ejecutados sern formulados y valorizados conjuntamente por el contratista y el inspector o supervisor, y presentados a la Entidad dentro de los plazos que establezca el contrato. El avance fsico deber ser sustentado mediante las planillas de metrado. A partir del vencimiento del plazo establecido para el pago de estas valorizaciones, por razones imputables a la Entidad, el Contratista tendr derecho al reconocimiento de los intereses pactados en el contrato y, en su defecto, al inters legal, de conformidad con el Cdigo Civil. Las valorizaciones de obra y de adicionales sern ajustadas a travs de las frmulas polinmicas de acuerdo a los dispuesto en el D.S. N 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias.
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7.2.7.8 Facturaciones al Supervisor Todos los pagos que la Entidad deba realizar a favor del Supervisor por concepto del servicio objeto del contrato, se efectuarn despus de ejecutada la respectiva prestacin; salvo que por la naturaleza de sta, el pago del precio sea condicin para la realizacin del servicio. La Entidad podr realizar pagos peridicos al contratista por el valor del servicio contratado en cumplimiento del objeto del contrato, siempre que estn fijados en las Bases y que el contratista los solicite presentando la documentacin que justifique el pago y acredite la prestacin del servicio. La Entidad deber pagar las contraprestaciones en los plazos establecidos; en caso de retraso en el pago, el Contratista tendr derecho al pago de intereses conforme a lo establecido en las Bases o en el contrato, contado desde la oportunidad en que el pago debi efectuarse. 7.2.7.9 Prestaciones adicionales Los mayores costos que se generan en las obras frecuentemente obedecen a la necesidad de ejecutar trabajos no sealados en los expedientes tcnicos, y que se originan por errores o deficiencias en la elaboracin de dichos documentos o a situaciones imprevisibles al momento de su formulacin. Estas prestaciones pueden ser materia de: adicionales de obra, servicios de supervisin y ampliaciones de plazo; en el Grfico 4 se ilustra el alcance de dichos conceptos. Grfico 4: Ejecucin Contractual: Tipos de Prestaciones Adicionales
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Partidas Nuevas
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Trabajos Conplementarios Adicionales de Obra Mayores Metrados Mayores Metrados Presupuesto Adicional de Obra
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CAP. VII
Prestaciones Adicionales
Adicionales de Servicio de Supervisin
Presupuesto Adicional de Supervisin
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Ampliaciones de Plazo
Mayores Gastos Generales
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7.2.7.9.1 Obras adicionales y reducciones de obra Se define como obra adicional: Aquella no considerada en el expediente tcnico, ni en el contrato, cuya realizacin resulta indispensable y/o necesaria para dar cumplimiento a la meta prevista de la obra principal. Para fines de control gubernamental, es considerado presupuesto adicional de obra el mayor costo originado por la ejecucin de trabajos complementarios y/o mayores metrados no considerados en las Bases de Licitacin o en el contrato respectivo, y que son indispensables para alcanzar la finalidad del contrato, y siempre que sean derivados de: Hechos de naturaleza imprevisible al formularse las bases de licitacin o al celebrarse el correspondiente contrato y hechos fortuitos o de fuerza mayor producidos con posterioridad a la suscripcin del contrato de obra. Determinados por actos administrativos orientados a subsanar, entre otros, omi siones o deficiencias en el expediente tcnico. La Entidad podr ordenar y pagar directamente la ejecucin de prestaciones adicionales hasta el porcentaje establecido en la Ley N 2841136; Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, asimismo, podr reducir obras hasta el quince por ciento (15%). En el supuesto que resultara indispensable la realizacin de obras adicionales mayores a dicho porcentaje, la Entidad, sin perjuicio de la responsabilidad que pueda corresponder al proyectista, podr gestionarlas; para ello se requerir contar con la aprobacin del Titular de la Entidad o el Directorio de la empresa as como la autorizacin, previa a su ejecucin y pago, de la Contralora General de la Repblica. Las obras ejecutadas sin cumplir dichos requisitos no generan derecho alguno a favor del Contratista por cuenta del Estado. 7.2.7.9.2 Ampliaciones de plazo y mayores gastos generales El contratista podr solicitar la ampliacin del plazo pactado por las siguientes causales, siempre que modifiquen el calendario de avance de obra vigente: Atrasos y/o paralizaciones por causas no atribuibles al contratista Atrasos en el cumplimiento de sus prestaciones por causas atribuibles a la Entidad Caso fortuito o fuerza mayor debidamente comprobados. Toda solicitud de ampliacin de plazo debe efectuarse dentro del plazo vigente de ejecucin. Las ampliaciones de plazo darn lugar al pago de mayores gastos generales iguales al nmero de das correspondientes a la ampliacin multiplicados por el gasto general diario, salvo en los casos de obras adicionales que cuenten con presupuestos especficos. 7.2.7.9.3 Mayores prestaciones en la supervisin Se considera que el contrato de supervisin es accesorio al contrato de ejecucin de obra, por estar directamente vinculados. En virtud de la ampliacin de plazo otorgada por la ejecucin de adicionales de obra, la Entidad aprobar las prestaciones adicionales que requiera el contrato del Supervisor de la obra. Cuando en los casos distintos a los adicionales de obras, se produzcan variaciones en el plazo de la obra o variaciones en el ritmo de trabajo de la obra, autorizadas por la Entidad, y siempre que impliquen mayores prestaciones en la supervisin, el Titular o la mxima autoridad administrativa de la Entidad puede autorizarlas, bajo las mismas condiciones del contrato original y hasta por un mximo del quince por ciento (15%) del monto contratado de supervisin. Cuando dichas prestaciones superen dicho porcentaje, se requiere la aprobacin previa de la Contralora General de la Repblica.
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7.2.7.10 Intervencin Econmica de la Obra La Entidad podr, de oficio o a solicitud de parte, intervenir econmicamente la obra en caso fortuito, fuerza mayor o por incumplimiento de las estipulaciones contractuales que a su juicio no permitan la terminacin de los trabajos. La intervencin econmica de la obra es una medida que se adopta por consideraciones de orden tcnico y econmico con la finalidad de culminar la ejecucin de los trabajos, sin llegar al extremo de resolver el contrato. Si el Contratista rechaza la intervencin econmica, el contrato ser resuelto. Para la aplicacin de la intervencin econmica se deber tener en cuenta lo dispuesto en la Directiva y dems disposiciones que dicte sobre la materia el CONSUCODE. 7.2.7.11 Resolucin del Contrato de Obra La Resolucin del Contrato de obra determina la inmediata paralizacin de la misma, salvo los casos en que, estrictamente por razones de seguridad o disposiciones reglamentarias de construccin, no sea posible. La parte que resuelve deber indicar en su carta de resolucin, la fecha y hora para efectuar la constatacin fsica e inventario en el lugar de la obra, con una anticipacin no menor de dos (2) das. En esta fecha, las partes se reunirn en presencia de Notario Pblico o Juez de Paz, segn corresponda, y se levantar un acta. Si alguna de ellas no se presenta, la otra levantar el acta. Culminado este acto, la obra queda bajo responsabilidad de la Entidad y se procede a la Liquidacin. En caso que la resolucin sea por incumplimiento del Contratista, en la liquidacin se consignarn las penalidades que correspondan, las que se harn efectivas, pudiendo la Entidad optar por culminar lo que falte de la obra mediante Administracin Directa o por convenio con otra entidad, previa convocatoria al proceso de seleccin que corresponda, de acuerdo con el valor referencial respectivo. En caso que la resolucin sea por causa atribuible a la Entidad, sta reconocer al Contratista, en la liquidacin que se practique, el cincuenta por ciento (50%) de la utilidad prevista, calculada sobre el saldo que se deja de ejecutar. 7.2.7.12 Recepcin de obra Para verificar si el contratista a cargo de la ejecucin de la obra, cuando comunique su culminacin, se ha ceido estrictamente a lo establecido en los planos, especificaciones tcnicas y modificaciones debidamente aprobadas, la Entidad efectuar la recepcin de la obra, en la cual adems, realizar las pruebas que sean necesarias para comprobar el funcionamiento de las instalaciones y equipos. Para tal efecto, la Entidad nombrar al Comit de Recepcin, el cual estar integrado, cuando menos, por un representante de la Entidad, necesariamente ingeniero o arquitecto, segn corresponda a la naturaleza de los trabajos, y por el Inspector o Supervisor. En un plazo no mayor de veinte (20) das de realizada su designacin, el Comit de Recepcin, junto con el Contratista, proceder a verificar el fiel cumplimiento de lo establecido en los planos y especificaciones tcnicas y efectuar las pruebas que sean necesarias para comprobar el funcionamiento de las instalaciones y equipos. Culminada la verificacin, y de no existir observaciones, se proceder a la recepcin de la obra, tenindose por concluida la misma, en la fecha indicada por el contratista. El Acta de Recepcin deber ser suscrita por los miembros del Comit, el contratista y su residente. De existir observaciones, stas se consignarn en el Acta respectiva y no se recibir la obra, disponiendo el contratista de un plazo establecido para subsanar las observaciones, vencido el cual, el Comit de Recepcin efectuar la verificacin correspondiente, la que se sujetar a verificar la subsanacin de las observaciones formuladas en el Acta, 420
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no pudiendo formular nuevas observaciones. De haberse subsanado las observaciones a conformidad del Comit de Recepcin, se suscribir el Acta de Recepcin de Obra; pero, si dicho Comit constata la existencia de vicios o defectos distintos a los antes formulados, sin perjuicio de suscribir el Acta de Recepcin de Obra, informar a la Entidad para que sta solicite al Contratista por escrito las subsanaciones del caso, siempre que constituyan vicios ocultos. 7.2.7.13 Conformidad del servicio de supervisin La conformidad requiere del informe del funcionario responsable del rea usuaria, quien deber verificar, la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales. 7.2.7.14 Liquidacin del contrato Se da por culminado un contrato de ejecucin o supervisin de obra cuando se aprueba la liquidacin del mismo, la cual se determina a partir del establecimiento de la diferencia entre el monto final del contrato y el monto de los pagos a cuenta otorgados al Contratista. La liquidacin del contrato de obra es elaborada y presentada a la Entidad por el Contratista, segn los plazos y requisitos establecidos, a partir de la recepcin de la obra, debiendo la Entidad pronunciarse en un plazo mximo fijado en la normativa correspondiente. Si el Contratista no presenta la liquidacin en el plazo previsto, su elaboracin ser responsabilidad exclusiva de la Entidad en idntico plazo, debiendo notificarla al Contratista para su pronunciamiento dentro del plazo normado. La liquidacin quedar consentida cuando, practicada por una de las partes, no sea observada por la otra dentro del plazo establecido. Toda discrepancia, respecto a la liquidacin, se resuelve segn las disposiciones previstas para la solucin de controversias, sin perjuicio del cobro de la parte no controvertida. No se proceder a la liquidacin mientras existan controversias pendientes de resolver. Luego de haber quedado aprobada o consentida la liquidacin, culmina definitivamente el contrato y se cierra el expediente respectivo. Toda reclamacin o controversia derivada del contrato, inclusive por defectos o vicios ocultos, se resolver mediante conciliacin y/o arbitraje en los plazos previstos en cada caso. 7.2.7.15 Solucin de controversias Existen mecanismos para la resolucin de conflictos o controversias que surjan en el cumplimiento de los contratos de ejecucin y supervisin de obra, y se resuelven en forma voluntaria por acuerdo de partes mediante la participacin de un tercero, comprometindose dichas partes a respetar su decisin. Dichas controversias que surgen, desde la suscripcin del contrato, sobre su ejecucin, interpretacin, resolucin, inexistencia, ineficacia o invalidez, se resolvern mediante conciliacin y/o arbitraje, segn el acuerdo de las partes, debiendo solicitarse el inicio de estos procedimientos en cualquier momento anterior a la culminacin del contrato, siendo este plazo de caducidad. Dicha disposicin no resulta aplicable a las controversias surgidas en la ejecucin de adicionales de obra, metrados no previstos contractualmente y mayores prestaciones de supervisin, aspectos sobre los cuales la CGR, ejerce el control previo, y sern resueltas por sta de acuerdo a los procedimientos establecidos por el indicado Organismo Supervisor de Control. 7.2.8 Saneamiento legal Para la inscripcin de las obras de construccin ejecutadas a cargo de las entidades pblicas en los Registros Pblicos, es necesario acompaar las licencias de construccin respectivas, los certificados de conformidad de obra emitidos por los entes competentes, las liquidaciones de contratos o tcnico-financiera, declaracin de fbrica, segn corresponda.
INSTITUTO PACFICO
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
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CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
7.2.9 Supervisin de obra e informes mensuales Para controlar los trabajos efectuados por el Contratista, la Entidad asignar un inspector o supervisor, segn corresponda, quien ser el responsable de velar directa y permanentemente por la correcta ejecucin de la obra y el cumplimiento del contrato. Toda obra contar de modo permanente y directo con un inspector (profesional, funcionario o servidor de la Entidad, expresamente designado por sta) o supervisor46 (persona natural o jurdica especialmente contratada para dicho fin), quedando prohibida la existencia de ambos en una misma obra. El inspector o supervisor, segn corresponda, debe cumplir por lo menos con las mismas calificaciones profesionales establecidas para el residente de obra. El inspector o el supervisor, segn corresponda, tiene como funcin controlar la ejecucin de la obra y absolver las consultas que le formule el contratista; asimismo, est facultado para ordenar el retiro de cualquier subcontratista o trabajador por incapacidad o incorrecciones que, a su juicio, perjudiquen la buena marcha de la obra; para rechazar y ordenar el retiro de materiales o equipos por mala calidad o por el incumplimiento de las especificaciones tcnicas; y para disponer cualquier medida generada por una emergencia. No obstante lo sealado en el prrafo precedente, su actuacin debe ajustarse al contrato, no teniendo autoridad para modificarlo. El inspector o supervisor est obligado a presentar informes mensuales, especiales e informe final, conforme a lo estipulado en los trminos de referencia. Participar como miembro del comit de recepcin de obra, revisar y dar conformidad a la liquidacin de obra. Para la conformidad del servicio de supervisin, presentar la liquidacin del contrato de supervisin, segn lo sealado en las bases. 7.2.10 Expediente de contratacin Conjunto de documentos en el que aparecen todas las actuaciones referidas a una determinada contratacin, desde la decisin de contratar hasta la culminacin del contrato, incluyendo la informacin previa referida a las caractersticas tcnicas, valor referencial, disponibilidad presupuestal y su fuente de financiamiento. 8. AUDITORA DE OBRAS PBLICAS
CAP. V
CAP. VI
CAP. VII
8.1 Conceptos Dentro del marco normativo y prcticas del SNC; se define a la Auditora de Obras Pblicas, como: El examen tcnico, objetivo, independiente, sistemtico y selectivo del proceso integral de ejecucin de obras de proyectos de inversin, con el objeto de emitir un juicio de valor sobre el cumplimiento de los procesos licitarios y de los contratos celebrados por las entidades, bajo los criterios de eficiencia, economa, eficacia y legalidad. 8.2 Caractersticas La auditora de obras pblicas por contrata, tiene las siguientes caractersticas: Es un examen que debe incluir: diagnstico e investigacin, estudios, revisiones, verificaciones, comprobaciones, evaluaciones y adems las tcnicas y procedimientos de auditora utilizados en la especialidad. Es objetivo, en razn de que el profesional que examina debe proceder de manera independiente de su apreciacin personal, es decir con imparcialidad en el desarrollo del examen. Es externa, en el sentido que el control es efectuado por profesionales que actan en forma independiente de las actividades que audita. Sus acciones son sistemticas en todas sus etapas.
CAP. VIII
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Es profesionalmente dirigida, puesto que quienes la realizan son personas sujetas a normas y cdigos de tica, prescritos por sus organismos profesionales y la CGR. Se efecta en forma posterior a las operaciones o actividades que, una vez ejecutadas, hayan causado efecto. Evala las operaciones comparndolas con disposiciones legales y normativas pertinentes, parmetros de rendimiento y normas de calidad e incluye las polticas, estrategias, planes y objetivos como criterios vlidos para el examen. Sus resultados se traducen en informes escritos que contienen observaciones, conclusiones y recomendaciones, redactados con carcter constructivo y orientado al mejoramiento de las operaciones examinadas.
CAP. I
CAP. II
8.3 Objetivos de la auditora El objetivo principal de la auditora de proyectos de obras pblicas es verificar el adecuado uso de los recursos pblicos, as como el cumplimiento de la normativa legal y otras normas reglamentarias aplicables, buscando la mejora en las operaciones y actividades de las entidades examinadas, basada en la adopcin de las recomendaciones presentadas. El progreso debe ser evidenciado por un aumento en la eficiencia, eficacia y economa del proyecto examinado y especialmente de la entidad auditada. Los objetivos especficos ms importantes que se trata de alcanzar a travs de la auditora de proyectos de obras pblicas son: Determinar la coherencia entre la necesidad de adquirir del proceso previo a la construccin - etapa de preinversin, y la postinversin, con relacin a los objetivos inicialmente previstos y los resultados alcanzados. Determinar el grado de eficiencia, economa y eficacia en la utilizacin de los recursos materiales y financieros durante la planificacin, ejecucin y operacin del proyecto. Verificar el cumplimiento de objetivos y programas propuestos en la planificacin del proyecto mediante la constatacin del cumplimiento del diseo y especificaciones tcnicas y de la razonabilidad y oportunidad de las modificaciones aprobadas con relacin a los objetivos contractuales. Examinar los criterios y aprobaciones establecidos para determinar las modalidades de ejecucin y contratacin de obras. Criterios para establecer los sistemas y modalidades de los procesos de seleccin y contratacin de obras. Evaluar la consistencia de los expedientes tcnicos contrastados con las especificaciones de la normativa y buenas prcticas vigentes. Establecer la razonabilidad u observancia de las disposiciones tcnico-administrativas aplicadas en el desarrollo de los contratos de ejecucin de obras. Establecer la razonabilidad y legalidad de las aprobaciones emitidas por la Entidad a los diversos expedientes generados en la ejecucin de la obra. Examinar los procesos constructivos de obra y los controles de calidad aplicados. Mejorar la pertinencia, oportunidad, confiabilidad y razonabilidad de la informacin gerencial, analizando si est acorde con los objetivos trazados y permite la toma de decisiones en procura de una gestin transparente. 8.4 Proceso de la auditora El proceso del examen especial para evaluar la ejecucin de obras pblicas comprende las etapas de planeamiento, ejecucin y elaboracin del informe; sin embargo, existen algunos matices que diferencia cada una de las fases o etapas del proceso.
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
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Cuadro 3: Fases del proceso de auditora a obras pblicas

FASES
CAP. I
DESCRIPCIN GENERAL Se define el objetivo y la estrategia para el examen especial. Se formula el plan y programa de auditora. Se identifica las lneas de autoridad y responsabilidad involucradas. Se establece el marco legal y las normas reglamentarias aplicables. Se logra un adecuado entendimiento sobre los aspectos identificados que sern materia de examen. La comisin auditora aplica pruebas de auditora, segn el programa formulado, elaborando los respectivos papeles de trabajo. Se obtiene evidencia suficiente, competente y pertinente (relevante) que soporte los hallazgos identificados50. Se identifica indicios razonables de comisin de delito y los presuntos responsables por los hechos observados. Se emite el Memorndum de Control Interno, Informe administrativo, Informe Especial y el Informe Tcnico especializado, de ser el caso.
1. Planeamiento
CAP. II
2. Ejecucin
CAP. III
3. Informe
CAP. IV
Fuente: Gerencia de Obras y Evaluacin de Adicionales Elaboracin: Propia
9.
AUDITORA DE OBRAS PBLICAS POR CONTRATA
CAP. V
CAP. VI
9.1 DEFINICIN Es el examen profesional, objetivo, independiente, sistemtico, constructivo y selectivo de evidencias, efectuado con posterioridad a la Gestin de los Contratos de Obras Pblicas, con el objeto de determinar la razonabilidad de la informacin tcnica, legal, administrativa, contable y presupuestal, el grado de cumplimiento de objetivos y metas, as como respecto de la adquisicin, proteccin y empleo de los recursos y si stos fueron administrados con racionalidad, eficacia, eficiencia, economa y transparencia, en cumplimiento de la normativa legal. 9.1.1 Caractersticas La auditora a obras pblicas por contrata tiene las caractersticas siguientes: Es objetiva, en la medida en que considera que el auditor debe mantener una actitud mental independiente, respecto de las actividades a examinar en la entidad; Es sistemtica y profesional, por cuanto responde a un proceso que es debidamente planeado y porque es desarrollada por Profesionales idneos y expertos, sujetos a normas profesionales y al Cdigo de tica profesional; Concluye con la emisin de un informe escrito, en cuyo contenido se presentan los resultados del examen realizado, incluyendo observaciones, conclusiones y recomendaciones. La auditora a obras pblicas por contrata se realiza mediante un examen especial, en el que se verifica, especficamente lo siguiente: Cumplimiento de la normativa legal en los proyectos de inversin relacionados a las obras pblicas ejecutadas por contrata. Cumplimiento de la normativa legal en los procesos licitarios para contratacin de obras y consultora de obras. Cumplimiento de contratos para la ejecucin de obras pblicas y consultora de obras.
CAP. VII
CAP. VIII
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Manejo financiero por una entidad de recursos destinados a obras ejecutadas por contrata y a la consultora de obras. Cumplimiento de la ejecucin del presupuesto para obras pblicas por contrata y consultora de obras, en relacin a la normativa legal. Denuncias relacionadas a la ejecucin de obras por Contrata y a Consultora de obras.
CAP. I
9.2 PLANIFICACIN DE LA AUDITORA El trabajo del auditor debe ser adecuadamente planificado a fin de asegurar la ejecucin de una auditora de calidad, debe estar basado en el conocimiento de las actividades que ejecuta la entidad a examinar, as como el anlisis del entorno en que se desarrolla, el tipo de auditora a efectuarse y las disposiciones legales vigentes y aplicables. La planificacin de la auditora a obras pblicas, a travs de un examen especial, se inicia con la programacin de la entidad a ser examinada, incluyendo el proceso o asuntos especficos objeto de examen. 9.2.1 Determinacin de la entidad a auditar La programacin de un examen especial puede originarse por: Laneamiento general de los rganos integrantes del Sistema Nacional de Control, con base a lo dispuesto en la normativa pertinente. Cumplimiento de las atribuciones de la Contralora General de la Repblica, literal b), del artculo 22, de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica. Pedido efectuado por los poderes del Estado. Solicitudes de entidades gubernamentales. Denuncias formuladas por la ciudadana o medios de comunicacin, entre otros. El planeamiento de una auditora implica la preparacin de una estrategia general para su conduccin, con la finalidad de asegurar que el auditor tenga o actualice su conocimiento y comprensin del entorno en que se desarrolla la entidad, las principales actividades que ejecuta, la estructura de control interno y disposiciones legales aplicables que le permitan evaluar el nivel de riesgo de auditora, as como determinar las reas crticas, potenciales hallazgos y programar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar. El planeamiento de una auditora tambin debe incluir la revisin de la informacin relacionada con la gestin de la entidad a examinar, con relacin a los objetivos, metas y programas previstos en el perodo bajo examen; as como el seguimiento de la implementacin de las recomendaciones efectuadas como resultados de las observaciones formuladas con anterioridad. El planeamiento se inicia a partir de la evaluacin de la informacin que contiene el archivo permanente, y los archivos del sistema informtico de la Contralora General; y debe continuar con la ejecucin de un programa de actividades en las instalaciones de las reas de la entidad que permita completar la informacin necesaria para la mejor comprensin y conocimiento de sus principales objetivos, funciones, estructura de control interno, procesos, bienes y/o servicios producidos, recursos utilizados y sistemas administrativos. En la ejecucin de un examen especial a obras pblicas, es necesario efectuar el planeamiento en las instalaciones de la entidad, ello en razn a que la documentacin generada en una obra es muy amplia, debiendo verificarse in situ que la entidad cuenta con toda la informacin necesaria para realizar una adecuada evaluacin. En la ejecucin de esta etapa de la auditora, as como al concluir la recoleccin y estudio de la informacin, el auditor documentar su trabajo mediante:
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
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CAP. I
La actualizacin del archivo permanente fsico y/o en medios electrnicos. Emisin del plan y programa de auditora.
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
9.2.2 Elaboracin del plan y programa de auditora En el plan y programa de auditora, para ejecutar el trabajo de campo, tendr la estructura siguiente: Origen del examen, Antecedentes de la entidad y de los asuntos que sern examinados, Objetivos y alcance del examen, Criterios de auditora a utilizar, Programa de procedimientos a ejecutar en el examen, Recursos de personal y especialistas en caso necesario, Informacin administrativa, Presupuesto de tiempo, Informes a emitir y fecha de entrega, y Formato tentativo del informe. El programa de auditora comprende una relacin lgica, secuencial y ordenada de los procedimientos a ejecutarse, su alcance, el personal y el momento en el que debern ser aplicados, a efectos de obtener evidencia competente, suficiente y relevante, necesaria para alcanzar el logro de los objetivos de la auditora. Debe ser lo suficientemente flexible para permitir de acuerdo a las circunstancias, la aplicacin de otros procedimientos por propia iniciativa y criterio profesional del auditor durante el proceso de la auditora que a juicio del auditor encargado y supervisor, se consideren pertinenten. La duracin de la auditora y de cada procedimiento se puede controlar a partir del cronograma elaborado a travs de herramientas informticas de seguimiento y control de proyectos. 9.2.3 Evaluacin del control interno La Comisin Auditora cuando corresponde a los criterios de la auditora, deber efectuar una apropiada evaluacin de la estructura del control interno de la entidad a examinar, a efectos de formarse una opinin sobre la efectividad de los controles internos implementados y determinar el riesgo de control, as como identificar las reas crticas; e informar al titular de la entidad, mediante el documento denominado Memorndum de Control Interno, de las debilidades o ausencias de controles detectados, recomendando las medidas que correspondan para el mejoramiento de las actividades institucionales. El sistema de control interno es el conjunto de acciones, actividades, planes, polticas, normas, registros, organizacin, procedimientos y mtodos, incluyendo las actitudes de las autoridades y el personal, instituidos en cada entidad del Estado, para la consecucin de los objetivos siguientes: Promover y optimizar la eficiencia, eficacia, transparencia y economa en las operaciones de la entidad; y la calidad de los servicios pblicos que presta. Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de prdida, deterioro, uso indebido y actos ilegales, as como, en general, contra todo hecho irregular o situacin perjudicial que pudiera afectarlos. Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y sus operaciones. Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la informacin. Fomentar e impulsar la prctica de valores institucionales. Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores pblicos en rendir cuenta por los fondos y bienes pblicos a su cargo y/o por una misin u objetivo encargado y aceptado. 426
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
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Son cinco los componentes del sistema (reconocidos internacionalmente por el COSO): Ambiente de control Evaluacin de riesgos Actividades de control gerencial Actividades de prevencin y monitoreo Sistemas de informacin y comunicacin. Adicionalmente, se agregaron dos componentes segn la Ley N 28716 58-Ley de Control Interno de las entidades del Estado, que tienen relacin directa con los anteriores: Seguimiento de los resultados de la implantacin de las recomendaciones Compromiso de mejoramiento
CAP. I
CAP. II
9.3 EJECUCIN DE LA AUDITORA En el desarrollo de los procedimientos de auditora gubernamental de la presente Gua se utilizar la normativa del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, y sus modificatorias, aprobados por D.S. N 083-2004-PCM, 0842004-PCM y D.S. N 063-2006-EF, respectivamente; as como otras necesarias. 9.3.1 Desarrollo de procedimientos En los cuadros del C1 al C64 se detallan los procedimientos a seguir en la ejecucin del examen especial a obras pblicas por contrata, relacionados a cada una de las siete etapas del proceso de contratacin para la ejecucin y supervisin de una obra. Los procedimientos de auditora que contiene la presente gua, no tienen carcter exhaustivo ni limitativo, pudindose aplicar dichos procedimientos, en virtud a los objetivos de auditora propios de cada una de las etapas del proceso de contrataciones, de acuerdo al criterio del auditor y responsables de la Comisin de auditora y en funcin de criterios tcnicos del auditor, de acuerdo a las circunstancias, naturaleza y situacin para cada caso especfico. 9.3.2 Comunicacin de hallazgos y evaluacin de descargos La comisin auditora durante la ejecucin del examen especial, debe comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos estn o no prestando servicios en la entidad examinada a fin que, en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente para su evaluacin y consideracin en el Informe correspondiente, y de ser el caso, facilitar la adopcin oportuna de acciones correctivas. Los hallazgos se refieren a presuntas deficiencias o irregularidades identificadas como resultado de la aplicacin de los procedimientos de auditora. Los hallazgos de auditora a ser comunicados considerarn los atributos siguientes: - Condicin: Situacin o hecho detectado - Criterio: Norma, disposicin o parmetro de medicin transgredido - Efecto: Resultado adverso o riesgo potencial identificado; y - Causa: Razn que motiv el hecho o incumplimiento. Los dos ltimos atributos podrn ser excluidos de la comunicacin cuando la naturaleza del hallazgo y el tipo de auditora as lo exija. A efectos de la comunicacin de hallazgos se considerar la materialidad e importancia relativa, su vinculacin o participacin en los echos detectados y competencia personal del destinatario, as como en su redaccin, la utilizacin de un lenguaje sencillo y fcilmente entendible que refiera su contenido en forma objetiva, concreta y concisa.
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
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CAP. I
Los descargos presentados por las personas a las que se comunic los hallazgos, deben ser debidamente evaluados por la Comisin de Auditora, ponindose nfasis en los juicios formulados y en la nueva documentacin alcanzada, no vista necesariamente durante el examen.
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VI
9.4 INFORMES DE AUDITORA El Informe es el documento escrito mediante el cual la Comisin de Auditora expone el resultado final de su trabajo, a travs de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas durante la fase de ejecucin, con la finalidad de brindar suficiente informacin a los funcionarios de la entidad auditada y estamentos pertinentes, sobre las deficiencias o desviaciones ms significativas, e incluir las recomendaciones que permitan promover mejoras en la conduccin de las actividades u operaciones del rea o reas examinadas. Las deficiencias referidas a aspectos de control interno, se revelarn en el Memorndum de Control Interno. Los informes que se emitan deben caracterizarse por su alta calidad, para lo cual se debe tener especial cuidado en la redaccin, as como en la concisin, exactitud y objetividad al exponer los hechos. Debe redactarse en forma narrativa, de manera ordenada, sistemtica y lgica, empleando un tono constructivo; cuidando de utilizar un lenguaje sencillo y fcilmente entendible, a fin de permitir su comprensin incluso por los usuarios que no tengan conocimientos detallados sobre los temas incluidos en el mismo; de considerarse pertinente, se incluirn grficos, fotos y/o cuadros como apoyo. Los asuntos se tratarn en forma concreta y concisa, lo cual no implica omitir asuntos importantes, sino evitar utilizar palabras o conceptos que lleven a interpretaciones erradas; teniendo en cuenta que un exceso de detalles puede confundir al usuario e incluso minimizar el objetivo principal del informe. La exactitud de los hechos descritos en el informe demanda que las observaciones sean correctamente expuestas, que la evidencia presentada fluya de los papeles de trabajo y sea verificable y suficiente, evitando errores en la presentacin de los hechos o en el significado de los mismos, que podran restar credibilidad y generar cuestionamiento a la validez del informe. Las caractersticas y estructura especficas del informe, que a continuacin se resumen, se encuentran establecidas en las NAGU 4.20, 4.30, as como en la NAGU 4.50 - Informe Especial. 9.4.1 Memorndum de Control Interno La evaluacin y comprensin de la estructura de control interno tiene por objeto conocer con mayor precisin la implementacin de los controles internos establecidos por la entidad, sus niveles de cumplimiento y validar las aseveraciones de la gerencia; lo cual permite formarse una fundamentada opinin sobre la solidez de los mismos, determinando el riesgo de control existente, as como identificar reas crticas. La evaluacin de la estructura de control interno debe realizarse tomando en cuenta las normas y estndares profesionales pertinentes, as como las disposiciones especficas para las diferentes reas y procesos de la entidad previstas en la normativa vigente; y que comprende dos etapas: 1. Obtencin de informacin relacionada con el diseo e implementacin de los controles sujetos a evaluacin. 2. Comprobacin de que los controles identificados funcionan efectivamente y logran sus objetivos. Al trmino del trabajo de campo y de la evaluacin antes citada, la comisin auditora emitir el documento denominado Memorndum de Control Interno, en el cual se consignarn las debilidades o ausencias de controles detectados, as como las correspondientes recomendaciones tendentes a su superacin. Dicho documento ser remitido al titular
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
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de la Entidad para su implementacin, con copia al rgano de Control Institucional, si fuere el caso. En concordancia con lo preceptuado en la NAGU 4.40 - Contenido del Informe, una copia del Memorndum de Control Interno, as como del reporte de las acciones correctivas que en virtud del mismo haya adoptado la entidad, se adjuntarn como anexo del informe correspondiente a la accin de control. Asimismo, en dicho informe se considerar como conclusin y recomendacin los aspectos de control interno que lo ameriten, para el seguimiento correspondiente.
CAP. I
9.4.2 Informes especiales En ejercicio de las atribuciones establecidas en la Ley del Sistema Nacional de Control, la Comisin Auditora formular el Informe Especial para revelar especficamente, con orden y claridad, los hechos y circunstancias que configuran la presunta responsabilidad penal o civil, las consideraciones jurdicas que los califican y las pruebas sustentatorias correspondientes, recomendando la adopcin de las acciones legales respectivas por la instancia competente. Estructura El Informe Especial debe formularse de acuerdo a la siguiente estructura: Cuadro 4 : Estructura del Informe Especial
Estructura Contenido Origen (Indicacin del Oficio de acreditacin o resolucin de designacin) Motivo Alcance (Perodo, reas y mbito geogrfico materia de examen, haciendo referencia a las disposiciones que sustentan la emisin del Informe) Sealar que el informe tiene carcter de prueba preconstituida para el inicio de acciones legales. Sumilla (breve) Relato ordenado y objetivo de los hechos y circunstancias, con indicacin de los atributos: - Condicin - Criterio - Efecto - Causa, cuando sea determinable Aclaraciones o comentarios de las personas comprendidas Evaluacin de los mismos En casos de responsabilidad penal, los hechos sern necesariamente revelados en trminos de indicios; y tratndose de responsabilidad civil, el perjuicio econmico deber ser cuantificado. Anlisis del tipo de responsabilidad Sustento de la tipificacin y/o elementos antijurdicos de los hechos Indicacin de los artculos pertinentes del Cdigo Penal y/o Civil u otra normativa adicional considerada, segn corresponda, por cada uno de los hechos Exposicin de los fundamentos jurdicos aplicables. De identificarse, se sealar plazo de prescripcin para el inicio de la accin penal o civil.
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
I. Introduccin
CAP. V
CAP. VI
II.
Fundamentos de Hecho
CAP. VII
III. Fundamentos de Derecho
CAP. VIII
CAP. IX
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Estructura IV. Identificacin de Partcipes en los Hechos

CAP. I
Contenido Individualizacin de las personas que prestan o prestaron servicios en la entidad, con participacin y/o competencia funcional en cada uno de los hechos calificados como indicios, o constitutivos del perjuicio econmico determinado, en los casos de responsabilidad penal y civil, respectivamente. Inclusin de los terceros identificados que hayan participado en dichos hechos. Indicacin de nombres y apellidos completos, documento de identidad, el cargo o funcin desempeada, rea y/o dependencia de la actuacin, as como el perodo o fecha de stos. Identificacin de las pruebas en forma ordenada y detallada por cada hecho, refiriendo el anexo correspondiente en que se adjuntan, debidamente autenticadas en su caso. De ser pertinente, se incluir el Informe Tcnico de los profesionales especializados que hubieren participado en apoyo a la Comisin Auditora, el cual deber ser elaborado con observancia de las formalidades exigibles para cada profesin. Recomendacin para que se interponga la accin legal respectiva, la cual deber estar dirigida a los funcionarios que, en razn a su cargo o funcin, sern responsables de la correspondiente autorizacin e implementacin para su ejecucin. Pruebas que sustentan los hechos que son materia del Informe Especial, debiendo estar precedidos de una relacin que indique su numeracin y asunto. Incluir como Anexo N 01, la nmina de las personas identificadas como partcipes en los hechos revelados, con indicacin de su cargo, documento de identidad, perodo de desempeo de la funcin y domicilio.

CAP. II
V. Pruebas
CAP. III
VI. Recomendacin
CAP. IV
VII. Anexos
CAP. V
Fuente y Elaboracin: CGR.

CAP. VI
CAP. VII
El Informe Especial formulado por la Comisin Auditora de la Contralora General de la Repblica ser suscrito por el auditor y/o abogado interviniente(s), el Jefe de Comisin, el Supervisor y los niveles gerenciales competentes; y el formulado por el rgano de Control Institucional del Sistema Nacional de Control ser suscrito por el auditor y/o abogado, Jefe de Comisin y Supervisor interviniente(s), segn sea el caso, as como por el titular del respectivo rgano. Cuando por razones de capacidad operativa, alguna de dichas funciones haya recado en una misma persona, se referir el cargo de mayor nivel de responsabilidad. Situaciones Especiales Cuando se determine la existencia de perjuicio econmico que a juicio de la Comisin Auditora sea susceptible de ser recuperado en la va administrativa, los hechos relativos a dicho perjuicio econmico seguirn siendo tratados por la Comisin Auditora y revelados en el correspondiente Informe de la accin de control; recomendndose en el mismo, las medidas inmediatas para materializar dicho recupero. Cuando se determine que en los hechos que constituyen los indicios razonables de comisin de delito y/o responsabilidad civil, los partcipes son nicamente terceros y no funcionarios o servidores que presten o hayan prestado servicios en la entidad, tales hechos sern revelados en el Informe de la accin de control, recomendando en ste las acciones correspondientes.

CAP. VIII
CAP. IX
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De ser necesario se podr formular ms de un Informe Especial originado de la misma accin de control, siempre que resulte justificado por la conveniencia procesal de tratar por separado los hechos de connotacin penal y los relativos a responsabilidad civil, as como en razn de la oportunidad de la accin legal respectiva o no ser posible la acumulacin.
CAP. I
9.4.3 Informe administrativo En el Informe Administrativo se indica la responsabilidad administrativa funcional en que incurren los servidores y funcionarios por haber contravenido el ordenamiento jurdico administrativo y las normas internas de la entidad a la que pertenecen, se encuentre vigente o extinguido el vnculo laboral o contractual al momento de su identificacin durante el desarrollo de la accin de control. Incurren tambin en responsabilidad administrativa funcional los servidores funcionarios pblicos que, en el ejercicio de sus funciones, desarrollaron una gestin deficiente, para cuya configuracin se requiere la existencia, previa a la asuncin de la funcin pblica que corresponda o durante el desempeo de la misma, de mecanismos objetivos o indicadores de medicin de eficiencia. El contenido del informe66 expondr ordenada y apropiadamente los resultados de la accin de control, sealando que se realiz de acuerdo a las Normas de Auditora Gubernamental y mostrando los beneficios que reportar a la entidad. Estructura El Informe debe formularse de acuerdo a la siguiente estructura: Cuadro 5: Estructura del Informe Administrativo
Estructura del Informe I. Introduccin Contenido
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
Origen del examen (Planes anuales de auditora, denuncias, solicitudes expresas, indicacin del documento de acreditacin). Naturaleza y Objetivos del examen (Auditora financiera, auditora de gestin o examen especial; objetivos previstos). Alcance del examen (Perodo, reas y mbito geogrfico materia de examen, haciendo referencia a las disposiciones que sustentan la emisin del Informe, limitaciones). Antecedentes y Base legal de la entidad (Misin, naturaleza legal, ubicacin orgnica, funciones relacionadas a la entidad y/o reas examinadas, principales normas legales de aplicacin). Comunicacin de hallazgos (Indicar el cumplimiento a la comunicacin oportuna, indicacin de anexo con relacin de personal considerado en las observaciones). Memorndum de Control Interno (Indicar la emisin de dicho documento al titular de la entidad, as como el reporte de las acciones correctivas que se hayan adoptado). Otros aspectos de importancia (Dificultades o limitaciones de carcter excepcional en que se desenvolvi la gestin de la entidad, reconocimiento de logros de la entidad, adopcin de correctivos de la propia administracin que hayan permitido superar hechos observables, asuntos importantes que requieran un trabajo adicional, eventos posteriores a la ejecucin del trabajo de campo que hayan sido de conocimiento de la comisin de auditora y afecten o modifiquen el funcionamiento de la entidad.
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
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Estructura del Informe

CAP. I
Contenido Sumilla (Ttulo o encabezamiento que identifica el asunto materia de observacin). Relato ordenado y objetivo de los hechos o situaciones de carcter significativo y de inters para la entidad examinada, cuya naturaleza deficiente permita oportunidades de mejora y/o correccin, considerando los atributos siguientes: - Condicin - Criterio - Efecto - Causa Aclaraciones o comentarios de las personas comprendidas en las observaciones. Evaluacin de las aclaraciones o comentarios y documentacin presentada por el personal comprendido en las observaciones, incluyendo al trmino de desarrollo de cada observacin, la determinacin de responsabilidades a que hubiera lugar en base a los documentos de gestin de la Entidad. La Comisin Auditora debe expresar los juicios de carcter profesional formuladas como consecuencia del examen practicado. En casos debidamente justificados, tambin se podr formular conclusiones sobre aspectos distintos a las observaciones, siempre que hayan sido expuestos en el informe. Medidas especficas y posibles que, con el propsito de mostrar los beneficios que reportar la accin de control, se sugieren a la administracin de la Entidad para promover la superacin de las causas y las deficiencias evidenciadas durante el examen. Estarn dirigidas al titular, o en su caso, a los funcionarios que tengan competencia para disponer su aplicacin. Tambin se incluir como recomendacin, cuando existiera mrito de acuerdo a los hechos revelados en las observaciones, el procesamiento de las responsabilidades administrativas que se hubiesen determinado en el Informe, conforme a lo previsto en el rgimen laboral pertinente. Nmina de las personas identificadas como partcipes en los hechos revelados, con indicacin de su cargo, documento de identidad, perodo de desempeo de la funcin y domicilio. Documentacin indispensable que contenga importante informacin complementaria o ampliatoria de los datos contenidos en el Informe y que no obre en la entidad examinada.
CAP. II
II. Observaciones
CAP. III
CAP. IV
III. Conclusiones
CAP. V
IV. Recomendaciones
CAP. VI
V. Anexos
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
9.4.4 Informes tcnicos El Informe Tcnico es un documento esencialmente de carcter especializado, emitido por el profesional auditor de la Comisin Auditora, con especialidad relacionada con los estudios y los procesos de ejecucin de obras; cuya participacin est regulada en la NAGU 1.50 Participacin de Profesionales y/o Especialistas. Dicha norma, regula la participacin en calidad de apoyo de los profesionales y/o especialistas que ejercen sus actividades en diferentes campos de la auditora gubernamental, entre ellos en la gestin de obras pblicas; quienes al trmino de sus labores alcanzan un informe documentado que incluya las respectivas conclusiones, observaciones y recomendaciones, en concordancia con los objetivos del examen y la normatividad vigente.
432
38
Cuando en la ejecucin de una accin de control se cuente, en la comisin de auditora, con el apoyo de profesionales y/o especialistas que ejercen sus actividades en campos diferentes a la auditora gubernamental, cuya especialidad este relacionada con la elaboracin de estudios para la ejecucin de obras pblicas, con la supervisin o la ejecucin de las mismas, stos elaborarn un informe tcnico como parte de su participacin; asimismo los integrantes, los profesionales y/o especialistas de apoyo, cuando sea requerido, presentarn Informes Tcnicos como sustento de los informes especiales, y stos se debern formular en concordancia con la NAGU 1.50, citada anteriormente. Durante la ejecucin de la auditora y previa a la emisin de la comunicacin de hallazgos, el especialista (ingeniero, u otro) auditor presentar un avance del Informe Tcnico, a efectos de proceder a la revisin y validacin por parte del Auditor Encargado y del Supervisor de la Comisin Auditora. El Informe Tcnico se incluir como parte de las pruebas para efectos de la emisin de los Informes de Auditora de acuerdo a los criterios establecidos en la NAGU 4.40 Contenido del Informe y en la NAGU 4.50 - Informe Especial, descritos anteriormente. Conservar una estructura uniforme, caracterizndose por su alta calidad, evidenciando un especial cuidado en la redaccin, as como en la concisin, exactitud y objetividad en la exposicin de los hechos materia de los estudios, supervisin u obras examinados. Denominacin: El Informe Tcnico deber precisar la denominacin del asunto examinado en forma concisa. Estructura: El Informe Tcnico necesariamente debe presentar la siguiente estructura: 1. Identificacin del especialista: Debe consignar los nombres y apellidos, profesin, especialidad, nmero de colegiatura y cargo. Asimismo, si cuenta o no con certificado o constancia de habilitacin. Motivo del Informe Tcnico: Se indicar la causa que origina el Informe Tcnico. Base Legal: Se indicar la normativa que exige la elaboracin del Informe Tcnico, as como la normativa aplicable al hecho materia de la accin de control. Antecedentes: Se indicar los principales datos de la obra, segn se muestra en el Cuadro 6, en el mismo se efectuar una breve descripcin del proyecto, incidiendo en el aspecto que es materia del informe.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
2. 3. 4.

CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
INSTITUTO PACFICO
433
39
Cuadro 6: Ficha Tcnica de la obra

INFORMACIN GENRICA DE LA OBRA
CAP. I
1. DATOS GENERALES DE LA OBRA Obra Ejecucin presupuestaria Proceso de seleccin Nombre de la obra Contrata Licitacin Pblica, Concurso Pblico, Adjudicacin directa, etc. N. Precios unitarios, Suma alzada, etc.
CAP. II
Sistema de contratacin Financiamiento Contratista

CAP. III
Valor referencial Contrato de obra Fecha de contrato Presupuesto contrato N
CAP. IV
Supervisor Plazo de ejecucin Inicio plazo contractual INFORMACIN GENRICA DE LA OBRA
CAP. V
Trmino contractual Situacin 2. DESCRIPCIN DEL PROYECTO
Resolucin que aprueba Liquidacin, Monto En ejecucin, concluida con liquidacin, concluida sin liquidacin, paralizada, etc.
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
5 Anlisis Se debe considerar principios y conceptos importantes de un Informe Tcnico, asimismo, mostrar caractersticas de idoneidad como prueba. Segn el hecho observado, el Informe Tcnico debe comprender: En caso que la desviacin detectada est relacionada con valorizaciones de obra, se sustentar con cotizaciones de los insumos que sean observados (precios), anlisis que demuestren las deficiencias encontradas en los rendimientos, metrados, dosificacin, etc. Al respecto, los libros de texto o revistas no oficiales servirn nicamente como referencia para la obtencin de indicios de irregularidades, mas por si solos no son evidencia de sobre valoracin de una obra. Cuando las deficiencias estn relacionadas con ampliaciones de plazo, se debe evaluar la responsabilidad del ejecutor y de la entidad, la(s) causal(es) generadora(s), utilizar esquemas que permitan visualizar cmo se ha producido el hecho, para verificar si afecta la ruta crtica y calcular la cantidad de das que corresponda otorgar en la ampliacin de plazo.
434
40
Para el caso de adicionales de obra, comentar si era indispensable la ejecucin de los trabajos con relacin al objetivo de la obra, tipificacin, indicar el resultado de la verificacin respecto a la disponibilidad presupuestaria, as como lo sealado en los informes que sustentan los presupuestos adicionales. Adicionalmente, debe evaluarse las soluciones tcnicas propuestas y verificar los precios unitarios de las partidas nuevas, as como los mayores metrados de ser el caso. En las reducciones de obra, evidenciar que se superaron los porcentajes sealados en la normativa vigente, indicando los informes que sustentaron la reduccin de obra. Ejecucin de obra: en los casos de deficiencias detectadas en la ejecucin de la obra, adems de comentar sobre las deficiencias evidenciadas, se har mencin detallada de las inspecciones fsicas efectuadas a la obra, as como las pruebas realizadas a fin de verificar la calidad de los elementos constituyentes de la obra, de haber sido necesarios; se comentar los resultados de las pruebas y los ensayos efectuados; de los clculos desarrollados y dems evaluaciones realizadas para determinar los hechos detectados. Si los problemas detectados estn relacionados con el clculo de valorizaciones, debe sustentarse con los clculos efectuados por el ingeniero auditor, que incluyan la revisin de la aplicacin de la frmula polinmica de reajustes de precios, acompaando los comentarios explicativos indispensables para su comprensin. Multas: Si los hechos detectados involucran problemas relacionados con la aplicacin u omisin en la aplicacin de una multa, en el Informe Tcnico se debe indicar cul es la normativa aplicable para su clculo, as como el clculo de la misma elaborado por el ingeniero auditor.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
6.
Irregularidades Para determinar los hechos detectados se har mencin necesariamente de la norma transgredida, para lo cual se contar con el apoyo del abogado de la Comisin auditora; asimismo, podr sustentar sus apreciaciones utilizando como referencia bibliografa emitida sobre los temas tratados. Cuando se evidencie la existencia de perjuicio econmico, se cuantificar el mismo, debiendo incluirse en el Informe Tcnico los clculos efectuados para determinar el monto del perjuicio, as como los comentarios necesarios para explicar su obtencin. Las observaciones se debern referir a hechos o situaciones de carcter significativo y de inters para la entidad examinada, que permita oportunidades de mejora y/o correccin. Se presentarn de manera ordenada, sistemtica, lgica y numerada correlativamente, evitando el uso de calificativos innecesarios y describiendo apropiadamente sus elementos o atributos caractersticos. En su desarrollo expositivo se considerar los aspectos esenciales siguientes: a. Sumilla b. Elementos de la observacin (condicin, criterio, causa y efecto) c. Comentarios y/o aclaraciones del personal comprendido en las observaciones d. Evaluacin de los comentarios y/o aclaraciones presentados.
CAP. V
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
7. Conclusiones Se expondr, en forma breve y concisa, cada una de las conclusiones resultantes del anlisis realizado, segn los casos irregulares que reporte. Cuando se trate de responsabilidad civil, en las conclusiones se indicar en forma expresa a cunto asciende el monto del perjuicio econmico detectado.
INSTITUTO PACFICO
CAP. IX
435
41
8.
CAP. I
Recomendaciones Se formularn con orientacin constructiva para propiciar el mejoramiento de la gestin de la entidad y el desempeo de los funcionarios y servidores pblicos al servicio de la entidad. Si el caso lo amerita, se recomendar que el Informe Tcnico sea objeto de revisin y anlisis por parte del abogado en los aspectos que impliquen connotacin legal y con la finalidad de establecer las responsabilidades y, de ser el caso, se elabore el Informe Especial, previsto en la NAGU 4.5069.
CAP. II
9. Anexos A fin de lograr el mximo de concisin y claridad en el Informe Tcnico, slo se incluir como Anexo la documentacin que sustenta los hechos observados. 10. Firma El Informe Tcnico debe ser suscrito por el profesional que efecta el trabajo y elabora el Informe Tcnico. Revisin del Informe Tcnico El Informe Tcnico, suscrito por el especialista de la Comisin Auditora, ser alcanzado al Auditor Encargado y al Supervisor de la citada Comisin para su revisin. Efectuada la revisin por los responsables de la direccin y supervisin de la Comisin Auditora, el Informe Tcnico debe ser objeto de una revisin por la instancia correspondiente, de la Contralora General, del rgano de Control Institucional y de las Sociedades de Auditora, segn corresponda. En el caso de acciones de control efectuadas por las unidades orgnicas de lnea u oficinas regionales de control, el Informe Tcnico ser remitido por el Auditor Encargado a la Gerencia de Obras y Evaluacin de Adicionales para su revisin y opinin tcnica. De tratarse de Comisiones Auditoras de la citada Gerencia, se aplicar el mismo tratamiento. Tratndose de los rganos de Control Institucional, el Informe Tcnico ser remitido al titular del OCI, quien efectuar la revisin final y lo visar al trmino de la misma, en seal de conformidad. En el caso de las Sociedades de Auditora, el Informe Tcnico ser remitido al representante de la Sociedad, quien efectuar la revisin final y lo visar al trmino de la misma, en seal de conformidad.
CAP. III
CAP. IV

CAP. V

CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
436
42
10. RESUMEN DE LOS OBJETIVOS DE AUDITORA POR CADA ETAPA Cuadro 7: Resumen de los Objetivos de auditora por cada Etapa del proceso de Contratacin de obras
Etapas de la Contratacin 1. Necesidad de contratar Aspectos relevantes en la contratacin de ejecucin y supervisin de obras Establecimiento de la necesidad de contratar Determinacin de la disponibilidad presupuestal Determinacin de la disponibilidad del terreno-licencias Elaboracin y aprobacin del expe diente tcnico Nombramiento del Comit Especial Elaboracin de bases Convocatoria Procedimientos de Auditora
CAP. II
CAP. I
Objetivo de auditora
Establecer si la necesidad de contratar la ejecucin de obras y servicios de supervisin se efectu de acuerdo a lo planificado, bajo criterios de eficiencia, eficacia y economa y cumpliendo la normativa legal aplicable. Evaluar si la organizacin de las contrataciones, la asignacin de responsabilidades, cronograma de los procesos y la formulacin y aprobacin del expediente tcnico, fueron efectuados adecuadamente y de acuerdo a las normas establecidas. Determinar la adecuada elaboracin de las bases de los procesos de seleccin a fin de comprobar el cumplimiento de los requisitos legales y tcnicos. Evaluar la adecuada integracin de las bases, evaluacin de las propuestas y adjudicacin de la buena pro de los procesos de seleccin, a fin de determinar si el proceso se efectu de manera eficiente, eficaz, econmca, transparente y en concordancia con la normativa legal aplicable. Determinar si los contratos fueron suscritos cumpliendo los plazos establecidos, se presentaron los documentos requeridos, as como si es concordante con lo establecido en las bases, a fin de comprobar el cumplimiento de los requisitos legales y tcnicos.
Del C1 al C5
CAP. III
2. Organizacin de las contrataciones
Del C6 al C10
CAP. IV
3. Bases y convocatoria
Del C11 al C13

CAP. V
4. Evaluacin de propuestas y otorgamiento de buena pro
Evaluacin de propuestas Otorgamiento de Buena Pro
Del C14 al C24

CAP. VI
CAP. VII
5. Suscripcin del Contrato
Su scri p ci n d e l Contrato de obra
Del C25 al C31
CAP. VIII
CAP. IX
INSTITUTO PACFICO
437
43
Etapas de la Contratacin
CAP. I
Objetivo de auditora
Aspectos relevantes en la contratacin de ejecucin y supervisin de obras Entrega de terreno Otorgamiento de adelantos Control de garan tas Cumplimiento del proceso constructivo Aprobacin de presupuestos adicionales de obra Aprobacin de prestaciones adicionales por servicios de supervisin Aprobacin de ampliaciones de plazo y mayores gastos generales Control de pago de valorizaciones Controles de cali dad Cumplimiento del contrato Recepcin de obra y conformidad del servicio Liquidacin del contrato
Procedimientos de Auditora Del C32 al C60
6. Ejecucin del contrato
CAP. II
Evaluar si la ejecucin de la obra en lo referente a adelantos, garantas, procesos constructivos, pagos, adicionales de obra, plazos de ejecucin, cumplimiento del contrato, controversias, entre otros, a fin de comprobar que la obra se ejecut con criterios de eficacia, eficiencia, economa y legalidad.
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
7. Conformidad de la prestacin
CAP. VI
Evaluar si la recepcin de la obra y la liquidacin del contrato son concordantes a los requerimientos tcnicos y legales aplicables para confirmar si se cumplieron bajo criterios de eficiencia y transparencia.
Del C61 al C64
CAP. VII
11. ANEXOS A. Procedimientos de Auditora aplicados a Obras Pblicas por Contrata y Servicios de Supervisin
CAP. VIII
CAP. IX
438
44
45
Legalidad (Otras disposiciones) Ley de Gestin Presupuestaria Ley N 27209 S O P1 Verificar que la planificacin de las contrataciones para la ejecucin de obras y servicios de supervisin se ajusten de los Procedimiento generales y prioridades del Plan Operativo y Plan Estratgico de la Entidad. P2 Verificar que los Procedimientos generales estratgicos sectoriales se encuentren vinculados con los Planes Estratgicos Sectoriales Multianuales (PESEM), los Planes de Desarrollo Regional Concertados (PDRC), los Planes de Desarrollo Local Concertados (PDLC) y los Estratgicos Institucionales (PEI), segn corresponda. P3 Comprobar que en los Presupuestos Institucionales se encuentren programadas la ejecucin de obras y servicios de supervisin en funcin de sus Procedimiento general estratgicos P4 Constatar que la programacin de contrataciones de obras y servicios de supervisin se haya efectuado a travs de procesos tcnicos de catalogacin; que para el efecto apruebe el Ministerio de Economa y Finanzas. Plan Estratgico, Sectorial, Multianual, Plan de Desarrollo Regional concertado, Plan de Desarrollo Local, Plan Operativo Institucional, Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC). R1 Las obras y servicios de supervisin consideradas en el PAAC no sean las necesarias, indispensables o prioritarias para el logro de los Procedimientos generales de la entidad. E1 Se efecten adquisiciones o contrataciones de obras y servicios de supervisin que no cumplen con los Procedimientos generales de la entidad.
CAP. I CAP. II CAP. III CAP. V CAP. IV CAP. VI CAP. VII CAP. VIII
ANEXO A: PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS DE AUDITORA APLICADOS A OBRAS PBLICAS POR CONTRATA Y SERVICIOS DE SUPERVISIN C 1 Cuadro 1.1.1 Etapa 1 - Revisin de la planificacin de las contrataciones
INSTITUTO PACFICO
Etapa del proceso Contratacin 1 Necesidad de contratar la ejecucin de obras y servicios de supervisin Subetapa 1.1 Definicin de Procedimiento general de la contratacin Actividad de la entidad 1.1.1 Planificacin de las contrataciones Afirmaciones y criterios de gestin Legalidad (D.S. N 083-2004Eficacia Eficiencia Economa PCM y Reglamento D.S. N 0842004-PCM y N 063-2006-EF) El plan operativo refleja la ejecucin Se incorpora las tareas y trabajos Se realiza en el menor tiempo del plan estratgico y la materiali- para el cumplimiento de las metas Artculos 19 - 21 del Reglapermitido y adecuado a las metas mento zacin a corto plazo de las metas y se cuenta con la participacin de presupuestales de la Entidad. previstas. todas las reas de la Entidad. Desarrollo de los Procedimientos especficos de Auditora Procedimiento general Revisar la planificacin de las contrataciones
Procedimientos especficos (P)
Documentos por revisar
Riesgos (R)
Efectos (E
439
Fuentes de Informacin: Sistema electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado SEACE. Sistema Integrado de Administracin Financiera SIAF. Pgina Web de la entidad. Leyenda: (*) S = Supervisin; O = Obras
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
46
Legalidad (Otras disposiciones) Las partidas presupuestales solicitadas cubren en calidad y cantidad los requerimientos del PACC. Los montos solicitados cubren los requerimientos del PAAC, en precios, condiciones y garantas, considerando las contingencias. Artculos 27, 38, del Regla mento Directiva de Tesorera para el ejercicio presupuestal S O R1 R2 E1 E2

440
PIA, PIM y PAAC, documento de ejecucin presupuestal y sus aprobaciones. No se logra contar con los recursos presupuestales. Captacin de recursos propios menores a los estimados. Incumplimiento de la ejecucin presupuestal. Re procesos y sobre costos en la ejecucin presupuestal.
Pgina Web de la entidad. Sistema Nacional de Inversin Pblica SNIP
C 2 Cuadro 1.2.1 Etapa 1 - Verificacin de las asignaciones presupuestales para el PAAC
Etapa del proceso Contratacin 1 Necesidad de contratar la ejecucin de obras y servicios de supervisin Subetapa 1.2 Disposicin de recursos presupuestales Actividad de la entidad 1.2.1 Disposicin de partidas presupuestales Afirmaciones y criterios de gestin Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM Eficacia Eficiencia Economa y Reglamento D.S. N 084-2004PCM y N 063-2006-EF)
La aprobacin del PAAC se realiza inmediatamente despus de la aprobacin del PIA. Se cuenta con un cronograma de contratacin de obras y servicios de supervisin para atenderlas oportunamente.
Desarrollo de los Procedimientos especficos de Auditora Procedimiento general Verificar la disponibilidad de las partidas presupuestales para la ejecucin del PAAC. P1 Comprobar que el PIA y el PIM se encuentren aprobados por las instancias pertinentes, y que cuenten con las previsiones de recursos para la contratacin de obras y servicios de supervisin considerados en el PAAC. Procedimientos especficos (P) P2 Verificar en el documento de ejecucin presupuestal, que los gastos efectuados en obras y servicios de supervisin correspondan a los previstos en el PAAC.
Riesgos (R)
Efectos (E)
Fuentes de informacin: Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado SEACE. Sistema Integrado de Administracin Financiera SIAF. Leyenda: (*) S = Supervisin; O = Obras
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Sistema Nacional de Inversin Pblica SNIP. Pgina Web de la entidad.
INSTITUTO PACFICO
C 3 Cuadro 1.3.1 Etapa 1 - Comprobacin de los requerimientos de las reas usuarias
Etapa del proceso Contratacin 1 Necesidad de contratar la ejecucin de obras y servicios de supervisin Subetapa 1.3 Identificacin de Necesidades Estudios de preinversin Actividad de la entidad 1.3.1 Requerimientos de las contrataciones de las reas usuarias Afirmaciones y criterios de gestin Legalidad (D.S. N 083-2004Eficacia Eficiencia Economa PCM y Reglamento (D.S. N 084- Legalidad (Otras disposiciones) 2004- PCM y N 063-2006-EF) Cada rea sustenta el uso y requeSe cuenta con la participacin Ley del Sistema Nacional de rimientos de sus adquisiciones, Los requerimientos se realizan con oportuna de todas las reas en Inversin Pblica - Ley N 27293 en concordancia al cumplimiento criterios de economa y vigencia Artculos 12 de la Ley y 22, 28, sus requerimientos, dentro del y Reglamento D.S. N 157-2000de sus Procedimientos generales tecnolgica para obtener los ma- del Reglamento plazo sealado por el Titular del EF; y Directiva N 004-2002especficos, en cantidad y calidad yores beneficios. Pliego. EF/68.01 Directiva SNIP adecuadas. S O Desarrollo de los Procedimientos especficos de Auditora Procedimiento general Comprobar los requerimientos de adquisiciones y contrataciones de las reas usuarias. P1 Comprobar la existencia de los requerimientos formales de obras y servicios de supervisin de las reas usuarias y su debida sustentacin. Procedimientos especficos (P) P2 Dentro de la etapa de preinversin y previo a la definicin de la modalidad de ejecucin, se verificar que se ha elaborado el perfil del proyecto como un estudio preliminar luego del cual se podra elaborar el estudio de prefactibilidad y/o factibilidad, dependiendo de las caractersticas del proyecto. Documentos por revisar POI, PAAC y sus aprobaciones, archivo de documentos emitidos y recibidos de las reas usuarias. R1 Dimensionamiento no adecuado de las caractersticas y/o especificaciones de la obra o servicio a requerirse, con respecto a la necesidad real del rea usuaria. R2 Existencia de variaciones significativas en los plazos establecidos para la contratacin de obras y servicios de superRiesgos (R) visin. R3 La contratacin no cumple el principio de vigencia tecnolgica. R4 Requerimientos sobredimensionados por una inadecuada estimacin del rea usuaria. E1 Se efecten contrataciones con sobrestimacin o subestimacin en trminos de calidad, vigencia tecnolgica, cantidad Efectos (E) y precio.
Fuentes de informacin: Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado SEACE. Sistema Integrado de Administracin Financiera SIAF. Cartilla orientadora a los OCI`s sobre la Verificacin de la consistencia de los Exp.Tc. de obras GOEA. Leyenda: (*) S = Supervisin; O = Obras
441
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
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1. Necesidad de contratar la ejecucin de obras y servicios de supervisin 1.4 Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones PAAC 1.4.1 Elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones PAAC Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamento D.S. N 084-2004PCM y N 063-2006-EF) Artculos 7 de la Ley y 22 2731, 36, 57, 77 - 79, 141- 142, 145, 307- 324 del Reglamento. Legalidad (Otras disposiciones) Directivas de ejercicio presupuestal. Directiva N 004-2002-EF/68.01 Directiva SNIP S O El PAAC contiene las cantidades y calidades mnimas necesarias de prestaciones de las reas de la Entidad, garantizando el cumplimiento de metas. Los requerimientos estn aprobados en el PIA con fuente de financiamiento definida. El PAAC detalla montos, precios y plazos para la contratacin de obras y supervisin. Verificar la elaboracin del plan anual de adquisiciones y contrataciones. P1 Comprobar que el PAAC incluya los procesos de contrataciones de las obras y servicios de supervisin requeridas por las reas usuarias. P2 Comprobar que las fechas consideradas para las contrataciones de las obras y servicios de supervisin consideradas en el PAAC corresponda a la oportunidad requerida por las reas usuarias e incluido los tiempos estimados de duracin de los procesos de seleccin correspondientes. P3 Constatar que el PAAC contenga la informacin mnima indispensable de las contrataciones de obras y servicios de supervisin, con independencia del rgimen que las regule. P4 Validar la informacin sustentatoria y su justificacin, en los casos especiales: tems relacionados, etapas o tramos, paquetes o lotes; comprobar la secuencia lgica de la etapa, o tramo, su continuidad y que no constituya un evento aislado o inconcluso. P5 Verificar que las modalidades de seleccin, procesos de seleccin, sistemas de contrataciones y modalidades de ejecucin estn sustentados. P6 Dentro de la etapa de preinversin y previo a la definicin de la modalidad de ejecucin, se verificar que se ha elaborado el perfil del proyecto como un estudio preliminar luego del cual se elaborar el estudio de prefactibilidad y/o factibilidad, en el que se define la viabilidad del proyecto. P7 Verificar si en el PAAC se han considerado las exoneraciones, en caso de darse la circunstancia de contratacin entre Entidades.
C 4- Cuadro 1.4.1 Etapa 1 Verificacin de la elaboracin del plan anual de contrataciones
442
Etapa del proceso Contratacin
Subetapa
Actividad de la entidad
Afirmaciones y criterios de gestin
Eficacia
El PAAC refleja los requerimientos de obras y de supervisin a contratar de manera oportuna, para lograr los objetivos de la Entidad.
Desarrollo de los Procedimientos especficos de Auditora
Procedimiento general
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1. Necesidad de contratar la ejecucin de obras y servicios de supervisin 1.4 Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones PAAC 1.4.1 Elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones PAAC Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamento D.S. N 084-2004PCM y N 063-2006-EF) Artculos 7 de la Ley y 22 2731, 36, 57, 77 - 79, 141- 142, 145, 307- 324 del Reglamento. Legalidad (Otras disposiciones) Directivas de ejercicio presupuestal. Directiva N 004-2002-EF/68.01 Directiva SNIP S O El PAAC contiene las cantidades y calidades mnimas necesarias de prestaciones de las reas de la Entidad, garantizando el cumplimiento de metas. Los requerimientos estn aprobados en el PIA con fuente de financiamiento definida. El PAAC detalla montos, precios y plazos para la contratacin de obras y supervisin. PAAC; informe tcnico y anlisis costo-beneficio que sustente la necesidad de la obra y servicio de supervisin. R1 PAAC inadecuado a las necesidades y funciones de la entidad, las obras y servicios de supervisin no guarden relacin con las metas. R2 Inclusin indebida de casos especiales: fraccionamiento, servicios personalsimos, declaracin de desabastecimiento inminente, etc. R3 Combinacin desfavorable en las modalidades de las contrataciones. E1 Ineficiente uso de recursos pblicos. E2 Incremento del nmero de exoneraciones dirigidas a procesos de AMC. E3 Distorsin en la modalidad de relacin de tems. E4 Obsolescencia tecnolgica de las obras y servicios de supervisin que no responda a criterios de costo/beneficio. E5 Afecte principios de transparencia que rigen a los Procedimientos especficos de contrataciones. E6 El PAAC no cumple su objetivo de instrumento de gestin.
Subetapa
INSTITUTO PACFICO
Eficacia
El PAAC refleja los requerimientos de obras y de supervisin a contratar de manera oportuna, para lograr los objetivos de la Entidad.
Riesgos (R)
Efectos (E)
Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado SEACE. Sistema Integrado de Administracin Financiera SIAF. Leyenda: (*) S = Supervisin; O = Obras
443
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
50
Comisin de Promocin de la Pequea y Micro empresa PROMPYME. Pgina Web de la entidad.
C 5 Cuadro 1.4.2 Etapa 1 - Verificacin de la aprobacin del plan anual de contrataciones
444
Etapa del proceso Contratacin 1. Necesidad de contratar la ejecucin de obras y servicios de supervisin Subetapa 1.4 Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones PAAC Actividad de la entidad 1.4.2 Aprobacin y difusin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones PAAC Afirmaciones y criterios de gestin Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Eficacia Eficiencia Economa Reglamento D.S. N 084-2004-PCM y Legalidad (Otras disposiciones) N 063-2006-EF) Se logra que el PACC est aprobado en el menor tiempo posible, El PAAC aprobado muestra las Se obtiene la aprobacin del PAAC, dentro de los 30 das siguientes de obras y los servicios de supervisin este es de conocimiento pblico, Artculos 7 de la Ley y 22 - 27 del Directiva N 05-2003-CONSUCODE/ la aprobacin del PIA y se remite dentro del marco presupuestal y disponible en su Portal de Internet o Reglamento. PRE. oportunamente al CONSUCODE considera los precios y condiciones a la venta de los interesados. y PROMPYME y se ingresa al del mercado. SEACE. S O Desarrollo de los Procedimientos especficos de Auditora Procedimiento general Verificacin de la aprobacin y difusin del plan anual de adquisiciones y contrataciones P1 Comprobar que el PAAC y sus modificatorias se aprobaron oportunamente y por la autoridad competente, debiendo comprender a los autores y los procesos administrativos previos a su aprobacin; dentro del plazo mximo fijado siguiente a la aprobacin del presupuesto institucional. P2 Verificar la publicacin del PAAC en el SEACE, de ser el caso se haya publicado en el diario oficial El Peruano y su remisin a CONSUCODE y PROMPYME. Verificar que el PAAC y el documento que lo apruebe debern ser publicados en el SEACE en un plazo no mayor de cinco (5) das P3 Procedimientos hbiles de aprobado. especficos (P) P4 Constatar que el PAAC aprobado se encuentra a disposicin de los interesados en la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad y en la pgina web de sta, si tuviera. P5 Comprobar que el PAAC sea adquirido por cualquier interesado y al precio de costo de reproduccin. P6 Comprobar que los expedientes de contratacin de obras y servicios de supervisin, cuenten con la documentacin generada desde la decisin de adquirir hasta la liquidacin de obra. SEACE, PAAC y sus modificatorias aprobado, documentos de remisin a CONSUCODE y PROMPYME, resolucin de aprobacin, Documentos por revisar publicacin en El Peruano, factura de publicacin. R1 Aprobacin inoportuna del PAAC. Riesgos (R) R2 Difusin inoportuna del PAAC. E1 Nulidad del proceso. Efectos (E) E2 Afectacin de los principios de libre competencia y transparencia en las adquisiciones y contrataciones pblicas.
51
C 6 Cuadro 2.1.1 Etapa 2 - Verificacin de la Dependencia Responsable
INSTITUTO PACFICO
Etapa del proceso Contratacin 2. Organizacin de las contrataciones de obras y servicios de supervisin Subetapa 2.1 Asignacin de responsabilidades Actividad de la entidad 2.1.1 Designacin de la dependencia responsable de planificar los procesos de contrataciones Afirmaciones y criterios de gestin Legalidad (D.S. N 083-2004Eficacia Eficiencia Economa PCM y Reglamento D.S. N 084- Legalidad (Otras disposiciones) 2004-PCM y N 063-2006-EF) La designacin de la dependenLa dependencia responsable Se designa oportunamente a Directiva N 004-2002-EF/68.01 cia encargada considera el uso cuenta con el personal y recursos los responsables de planificar Artculos 5, 23 de la Ley y 2, 3 Directiva SNIP eficiente (experiencia, capacidad (presupuesto, equipos, etc.) mnilos procesos de contratacin del Reglamento. Normas Tcnicas de Control tcnica, especialidad y dispomos necesarios para alcanzar las de obras y servicios de superInterno para el Sector Pblico nibilidad) de los recursos de la metas propuestas. visin. Entidad. Desarrollo de los Procedimientos especficos de Auditora S O Procedimiento general Verificacin de la designacin de la dependencia responsable de planificar y efectuar los procesos de contrataciones. P1 Revisar la organizacin, polticas, normas, procesos y controles que maneja la institucin y el rea responsable de las contrataciones. P2 Verificar que las funciones de la dependencia responsable estn incorporadas en el MOF y guardan concordancia con las previstas en la Ley y que su designacin esta debidamente sustentada. P3 Verificar que se cuente adems, con el Expediente Tcnico respectivo y la Declaratoria de Viabilidad, conforme al Procedimientos especficos Sistema Nacional de Inversin Pblica. (P) P4 Constatar que los rganos desconcentrados de la entidad, de ser el caso, cuenten con presupuesto propio y auto noma administrativa, o capacidad para contratar la ejecucin de obras y servicios de supervisin. P5 Comprobar que la realizacin de los procesos de adjudicacin de menor cuanta, estuvieron a cargo de la depen dencia encargada de las adquisiciones y contrataciones, o travs de un Comit Especial designado para estos casos, por el titular del pliego o la mxima autoridad administrativa, segn corresponda. Documento de designacin de la dependencia responsable, MOF, ROF, Organigrama Institucional, Planes EstraDocumentos por revisar tegicos. Riesgos ( R ) R1 Inadecuada asignacin de responsabilidades. Efectos ( E ) E1 Retraso en la ejecucin presupuestal por una inadecuada programacin de los procesos.
Fuentes de informacin: Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado SEACE. Sistema Integrado de Administracin Financiera SIAF. Pgina Web de la entidad. Leyenda: (*) S = Supervisin; O = Obras
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CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
52 Organizacin de las contrataciones de obras y servicios de supervisin. 2.1 Asignacin de responsabilidades. 2.1.2 Designacin de los Comits Especiales para los procesos de seleccin. Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004Legalidad (Otras disposiPCM y Reglamento D.S. N 084ciones) 2004-PCM y N 063-2006-EF) Se elige y nombra a los miembros calificados para los Comits Especiales con la debida experiencia y de acuerdo al tipo de obra o servicio de supervisin previsto. Artculos 21, 23, 24 de la Ley y 41 - 52, del Reglamento, y su modificatoria. Comprobar la adecuada designacin de los comits especiales para los procesos de seleccin. P1 Comprobar que la designacin del Comit Especial se realiz por la autoridad competente de la entidad y en la oportunidad debida, siguiendo los Procedimientos especficos establecidos. P2 Verificar que la composicin del Comit Especial es acorde a la normativa y que las calificaciones profesionales revelen su conocimiento sobre el objeto de la convocatoria. P3 Verificar si estn definidas las funciones y obligaciones del experto independiente; y si estas estn recogidas en el contrato. Resolucin de Designacin de los Comits Especiales, Contratos con Expertos Independientes y sus Curriculum Vitae. R1 Demora en la designacin de los Comits Especiales e inadecuada conformacin de los mismos. R2 Restricciones de recursos para conducir los procesos de contrataciones o adquisiciones. E1 Discrecionalidad en las decisiones de carcter tcnico por incapacidad del Comit. Los especialistas son, en lo posible, de la propia Entidad. Si son expertos independientes deben contratarse con la debida anticipacin y adecuados trminos contractuales. ___ S O
C 7 Cuadro 2.1.2 Etapa 2 - Comprobacin de la Designacin de los Comits Especiales
446
Etapa del proceso Contratacin 2
Subetapa
Eficacia
El Comit Especial se instala en forma inmediata a su designacin, permitiendo que el proceso de contrataciones de obras y servicios de supervisin se desarrolle normalmente.
Riesgos (R)
Efectos (E)
53
2. Organizacin de las contrataciones de obras y servicios de supervisin 2.2 Expediente tcnico 2.2.1 Formulacin y aprobacin del Expediente Tcnico - Valor Referencial Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Legalidad (Otras disposiReglamento D.S. N 084-2004-PCM y ciones) N 063-2006-EF) P3 P4 P5 P6 P7 Recalcular el valor referencial y comparar con el que aparece en las Bases. Validar que la antigedad de los valores referenciales estn de acuerdo a la normativa. Comprobar que el rea responsable haya comunicado oportunamente al Comit Especial del valor referencial obtenido. Verificar que el valor referencial para ejecucin de obras, corresponda al expediente tcnico, con excepcin del Concurso Oferta. Constatar que la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la entidad haya definido con precisin las caractersticas tcnicas de las obras o servicios de supervisin a contratar, y que se realiz los estudios de mercado o indagaciones segn corresponda. P8 Verificar que para el caso de Licitaciones Pblicas y de Concursos Pblicos siempre se efectuarn estudios previos y no indagaciones, para determinar las caractersticas tcnicas de las obras o servicios de supervisin a contratar. P9 Constatar que las caractersticas tcnicas se han formulado a base de los Procedimientos generales de la ejecucin de obras y servicios de supervisin requeridos. P10 Verificar que el titular de la Entidad o funcionarios formalmente autorizados han constatado oportunamente que se cuenta con la disponibilidad fsica y saneamiento legal del terreno, es decir con la factibilidad de servicios pblicos, las autorizaciones y licencias correspondientes. P11 Constatar que el expediente tcnico de obra cuenta con la conformidad de las instancias tcnicas correspondientes de la entidad; que haya sido aprobado por la autoridad competente, previo a la convocatoria del proceso de seleccin respectivo. P12 Verificar que el expediente tcnico de obra contiene: memoria descriptiva, planos, especificaciones tcnicas, metrados, anlisis de precios unitarios y presupuesto base, valor referencial, calendario de avance, frmulas polinmicas y, si el caso lo requiere, estudio de suelos, estudio geolgico, de impacto ambiental u otros complementarios. P13 Evaluar el expediente tcnico determinando la pertinencia de los documentos que la conforman y que no se haya incurrido en fraccionamiento para dar lugar al cambio de tipo de proceso de seleccin. Mg. Roberto Claros Cohaila
C 8-A Cuadro 2.2.1 Etapa 2 - Formulacin de expediente Tcnico - valor referencial
INSTITUTO PACFICO
Etapa del proceso Contratacin Subetapa Actividad de la entidad Afirmaciones y criterios de gestin
Eficacia
El expediente tcnico cumple con los objetivos de la entidad; cuyo valor referencial se obtiene El expediente tcnico corresponde a la Se considera todos los costos asociados Artculos 12, 26 de la Ley y 28 - 36, a base de los precios del mercado, que a la cantidad, calidad, costo y oportunidad segn la naturaleza de la obra o servicio 38, 39, 62, 63; Numeral 28 del anexo Normas de Control Interno fecha de la convocatoria no debe contar con de la obra o servicio de supervisin de supervisin por contratar y resultan 1 del Reglamento; y su modificatoria ms de 2 4 meses de antigedad si las bases requerido. en el mejor precio de mercado. consideran factor de reajuste. S O Desarrollo de los Procedimientos especficos de Auditora Procedimiento general Verificar la consistencia del Expediente Tcnico y del valor referencial. P1 Comprobar la validez de los documentos que sustentan tcnicamente los precios de mercado con los cuales la entidad obtuvo el valor referencial. P2 Verificar que el valor referencial incluye todos los conceptos que le sean aplicable y que pueda incidir sobre el valor de los servicios de supervisina contratar.
Procedimientos especficos ( P )
447
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
54
S O
C 8-B Cuadro 2.2.1 (Continuacin) Etapa 2 - Formulacin de expediente Tcnico - valor referencial
448
Etapa del proceso Contratacin 2. Organizacin de las contrataciones de obras y servicios de supervisin Subetapa 2.2 Expediente tcnico Actividad de la entidad 2.2.1 Formulacin y aprobacin del Expediente Tcnico - Valor Referencial Desarrollo de los Procedimientos especficos de Auditora Procedimiento general Verificar la consistencia del Expediente Tcnico y del valor referencial. P14 En todos los casos se verificar que previamente a la elaboracin del expediente tcnico, el rea tcnica competente haya elaborado los Trminos de Referencia segn la Modalidad de ejecucin presupuestal que la Entidad haya decidido optar. P15 Verificar si en el Expediente Tcnico se define: Objeto de la obra, Costo de la obra y Plazo de ejecucin. P16 Establecer si el Expediente Tcnico corresponde a la naturaleza y condiciones especiales de la obra en particular, y que se formul teniendo en cuenta las condiciones del terreno, de ser el caso. P17 Comprobar que el Consultor y los Profesionales responsables de la elaboracin del expediente tcnico han suscrito todas sus pginas en seal de conformidad respecto a su calidad tcnica. P18 Comprobar en las Especificaciones Tcnicas; que en cada partida que conforma el presupuesto de la obra se ha cumplido con definir lo siguiente: Naturaleza de los trabajos a ejecutar (descripcin), Procedimiento constructivo, Calidad de los materiales, Sistemas de control de calidad (pruebas y ensayos), Mtodos de Medicin, Condiciones de pago, que sean necesarias para ejecutar la obra. P19 Verificar que en las Especificaciones Tcnicas no se haga referencia a marcas o nombres comerciales, patentes, diseos o tipos particulares fabricantes Procedimientos especficos ( P ) determinados, ni descripcin que oriente la adquisicin o contratacin de marca, fabricante o tipo de producto especfico. P20 Respecto a la sustentacin de Metrados de las partidas que conforman el presupuesto de obra, se debe evidenciar que por cada partida que conforma el presupuesto de obra se adjunte: Planilla de metrados (sustento de metrados), Grficos y croquis explicativos segn se requiera. P21 En lo referente al Anlisis de Costos Unitarios, se deber consignar y evaluar la razonabilidad de acuerdo a la exigencia de la zona de trabajo de los siguientes aspectos: Rendimientos, Porcentaje de incidencias, Cuadrillas, Precios, Jornales, Tarifas, Otros (herramientas, andamios). P22 Comprobar que la estructura del Presupuesto Base contenga las partidas y precios unitarios (costo directo) congruentes con el anlisis de precios unitarios; y adicionalmente se haya consignado los gastos generales, utilidad e impuestos de ley, segn corresponda. P23 Verificar que el expediente tcnico contenga el anlisis de gastos generales (variables, fijos) especfico para c/ obra en particular. P24 Constatar que las caractersticas tcnicas de las obras o servicios de supervisin a contratar, se establecieron considerando los reglamentos tcnicos, las normas metrolgicas y/o sanitarias nacionales aprobadas por las autoridades competentes; y los requisitos tcnicos establecidos en reglamentos sectoriales dentro del mbito de su aplicacin. Documentos por revisar Bases, Cotizaciones de precios, Reglamentos o Normas tcnicas nacionales y sectoriales. R1 El monto del valor referencial no corresponda a los precios de mercado como precios del fabricante y/o mayorista, etc. Riesgos ( R ) R2 Las caractersticas tcnicas no se ajustan al tipo de obra o servicio de supervisin a contratar. R3 Reformulacin del expediente de contratacin. E1 El costo de la obra o servicio de supervisin no corresponda al valor de mercado. Efectos ( E ) E2 Deficiente calidad de la obra o servicio de supervisin contratado. E3 Sobrecostos de la obra o servicios de supervisin contratada. Fuentes de informacin: Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado SEACE. Reglamento de metrados para obras en edificaciones. Pgina Web de la entidad y de PROMPYME Reglamento Nacional de Tasaciones. Instituto Nacional de Estadstica e Informtica INEI. Normas Tcnicas de la Comisin de Reglamentos Tcnicos y Comerciales del INDECOPI Manual de Diseo Geomtrico de Carrereras (DG-2001) -MTC Especificaciones Tcnicas Generales para Construccin de Carreteras (EG-2000) MTC Leyenda: (*) S = Supervisin; O = Obras Manual de Diseo de Puentes (DP-2001)
55 2. Organizacin de las adquisiciones y contrataciones de obras y servicios de supervisin 2.3 Organizacin y coordinacin de los procesos de seleccin 2.3.1 Elaboracin del cronograma detallado de los procesos de seleccin Eficiencia El cronograma presenta la conveniencia y oportunidad en la asignacin de recur- Artculos 5 - 7 de la Ley y 20, ___ sos disponibles, evitando el 21 del Reglamento. pago de moras y desabastecimientos. S O Economa Legalidad (D.S. N 083-2004Legalidad (Otras disposiPCM y Reglamento D.S. N 084ciones) 2004-PCM y N 063-2006-EF) Verificar la elaboracin y aprobacin del cronograma detallado de las convocatorias a los procesos de seleccin de acuerdo al PAAC. P1 Verificar la existencia de cronogramas de los procesos de seleccin que guarde concordancia con el PAAC y la oportunidad de su formulacin as como la pertinencia de su contenido. P2 Verificar que la Entidad haya formulado el cronograma de la convocatoria y que ste contenga las acciones a realizar, previa, durante y posterior a la adquisicin o contratacin. P3 Verificar la documentacin de comunicacin a CONSUCODE y a la CGR remitida de manera trimestral con la relacin de los procesos de seleccin, as como la informacin del SEACE. Documento que sustente el Cronograma detallado del PAAC, SEACE. R1 Desabastecimiento por no cumplir el calendario de procesos de seleccin. E1 Incumplimiento de ejecucin del PAAC por inadecuada programacin.
Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Contralora General de la Repblica.
C 9 Cuadro 2.3.1 Etapa 2 - Verificacin de la formulacin de un cronograma de las convocatorias de los Procesos de Seleccin
Subetapa
INSTITUTO PACFICO
Eficacia
El cronograma considera la capacidad de la Entidad de El cronograma contempla los cumplir con el PAAC, identitiempos adecuados as como la ficando los Procedimientos y flexibilidad de los ajustes para tiempos de cada proceso y lograr los objetivos. tomando en consideracin las modificaciones futuras.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
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CAP. VII CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
56
2 2.4 Libro de actas y expedientes de contratacin Registro del libro de actas y expedientes de contratacin Organizacin de las adquisiciones y contrataciones de obras y servicios de supervisin Eficiencia El expediente de contratacin y el El expediente de contratacin Libro de Actas presentan informa- Artculos 38 - 40, 51, 136, contiene la relacin resumida de cin veraz, que permite conocer 270 y numeral 27 de Anexo I del _ _ _ los procesos de seleccin, contieel Estado de ejecucin del PAAC Reglamento. ne la informacin exigida. y del presupuesto. S O Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM Legalidad (Otras disposicioy Reglamento D.S. N 084-2004nes) PCM y N 063-2006-EF) P1 Verificar la existencia del libro de actas, debidamente foliado y legalizado. P2 Constatar que en el libro de actas estn registrados todos los acuerdos adoptados por los Comits Especiales por cada tipo de proceso de seleccin y suscritos por todos los integrantes del Comit Especial respectivo.
C 10 Cuadro 2.4.1 Etapa 2 Verificacin del registro del libro de actas y expedientes de contratacin
450
mentacin generada desde la decisin de adquirir hasta la liquidacin de obra. P5 Constatar que la copia de las actas de los procesos de seleccin figuren obligatoriamente en el expediente de contratacin respectivo. P6 Verificar que la fundamentacin del voto o votos discrepantes de los miembros del Comit Especial conste en el Acta del proceso de seleccin correspondiente.
Libro de actas de los procesos de seleccin, expedientes de contratacin, SEACE. R1 Tener desactualizado el registro de procesos o el libro de actas e incumplir con el CONSUCODE y la CGR. E1 Remitir a CONSUCODE y CGR informacin incompleta.
Subetapa
Actividad de la entidad 2.4.1 Afirmaciones y criterios de gestin
Eficacia
El expediente de contratacin est actualizado por el funcionario responsable y el Libro de Actas est legalizado y al da.
Desarrollo de los Procedimientos especficos de Auditora Procedimiento general Verificar el registro de los libros de actas y expedientes de contrataciones.
P3 Verificar la existencia de los expedientes de contratacin de cada uno de los procesos de seleccin. Procedimientos especficos P4 Comprobar que los expedientes de contratacin de obras y servicios de supervisin, cuenten con la docu(P)
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
Fuentes de informacin: Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado SEACE. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE Contralora General de la Repblica. Leyenda: (*) S = Supervisin; O = Obras
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Bases y Convocatoria de los procesos de seleccin para ejecucin de obras y servicios de supervisin Elaboracin de las bases de los procesos de seleccin 3.1 Elaboracin y aprobacin de las bases 3.1. Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamento D.S. N 084-2004-PCM y Legalidad (Otras disposiciones) N 063-2006-EF) Artculos 14, 25 29 de la Ley y 28, 29, 31, 38, 45, 53 56, 58-63; 2.a ___ Disposicin Complemen. del Reglamento; y su modificatoria. S O Las bases contienen: especificaciones detalladas, condiciones adecuadas, mtodos de evaluacin y calificacin objetivos y plazos convenientes para las consultas u observaciones. Se ha hecho un estudio comparativo de la obra o servicio de supervisin a contratar para conocer las mejores condiciones que ofrece el mercado en calidad, precio, garanta y servicio. Comprobar la adecuada elaboracin de las bases de los procesos de seleccin P1 P2 Constatar que las Bases de los procesos de seleccin indiquen los sistemas de contratacin (Suma alzada o Precios unitarios), Modalidad de ejecucin contractual y la Moneda de la propuesta Verificar que las Bases de una Licitacin o Concurso Pblico contienen obligatoriamente cuando menos, lo siguiente: a) Mecanismos que fomenten la mayor participacin de postores en funcin al objeto del proceso y la obtencin de la propuesta tcnica y econmica ms favorable. b) El detalle de las caractersticas de las obras o servicios de supervisin a contratar; el lugar de entrega, construccin o elaboracin, segn el caso. c) Garanta de acuerdo a lo que establezca el Reglamento. d) Plazos y mecanismos de publicidad que garanticen la efectiva posibilidad de participacin de los postores. e) La definicin del sistema y/o modalidad a seguir, el cual ser uno de los establecidos en el Reglamento. f) El calendario del proceso de seleccin. g) El mtodo de evaluacin y calificacin de propuestas. h) La Proforma de contrato, Cronograma General de Ejecucin, Cronograma de los Desembolsos y el Expediente Tcnico i) Frmulas de Reajustes de Precios, de ser el caso. j) Las normas que se aplicarn en caso de financiamiento otorgado por Entidades Multilaterales o Agencias Gubernamentales k) Mecanismos que aseguren la confidencialidad de las propuestas. Constatar que las Bases de las adjudicaciones de menor cuanta, contienen como mnimo las condiciones precitadas en los literales b), e), f) y k); as como la metodologa de evaluacin, cuando se invite a ms de un proveedor y/o se comunique la convocatoria al PROMPYME. Comprobar que el calendario del proceso de seleccin contemple los plazos mnimos de cada etapa del proceso. Verificar que el sistema de evaluacin o calificacin de propuestas se sustente en parmetros del Procedimiento general y se oriente a la obtencin de la oferta tcnico-econmica ms conveniente. Verificar que las especificaciones tcnicas contenidas en las bases corresponden a las definidas por el rea usuaria. P3 P4 P5 P6 Mg. Roberto Claros Cohaila
C 11-A Cuadro 3.1.1 Etapa 3 - Comprobacin de la elaboracin de las bases de los procesos de seleccin
Subetapa
INSTITUTO PACFICO
Eficacia
Se define oportunamente las bases para cada uno de los procesos y siguiendo el cronograma del PACC, con el concurso de las reas tcnicas y/o de especialistas cuando corresponda.
451
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
58
3.1. Elaboracin y aprobacin de las bases 3.1. Elaboracin de las bases de los procesos de seleccin S O P7 Verificar que la entidad consider en la elaboracin de las bases, en el caso de calificacin previa de postores para la ejecucin de obras, lo siguiente: El valor referencial del proceso de seleccin es igual o mayor a 5000 UIT a la fecha de la convocatoria. Cuenta con la opinin favorable del CONSUCODE antes de convocar al proceso de seleccin. Las condiciones especiales, criterios y factores a considerar en la calificacin previa de los postores. P8 Verificar que las Bases establecen las frmulas de reajuste en el caso de contratos de obras pactados en moneda nacional; sujetndose a lo dispuesto en el Decreto Supremo N 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias. P9 Cuando las Bases establezcan que las propuestas se expresen en moneda extranjera, se verificar que las frmulas de reajuste no son de aplicacin en la contratacin de obras o servicios de supervisin. P10 Comprobar que en las Bases se ha previsto el reajuste por aplicacin de frmulas monmicas o polinmicas, segn corresponda, en contratos de supervisin de obras pactados en moneda nacional. P11 Constatar que los participantes de un proceso de seleccin se encuentren registrados ante la entidad, previo pago del derecho correspondiente; cuyo monto no debe ser mayor al costo de reproduccin de las Bases. Y que para adjudicaciones de menor cuanta el registro es gratuito. R2 Distorsin de los resultados en precio y calidad del proceso de seleccin. R3 Demoras en la obtencin de bienes, servicios u obras. R4 Adicionales de obra y ampliaciones de plazo. E1 Las bases estn orientadas a determinados postores o marcas de fbrica. E2 Se obtienen un producto final inadecuado a las necesidades de la Entidad. E3 Se generen obras o servicios de supervisin, que son contratadas de manera sobrestimada, subestimada o dirigida, en trminos de calidad, vigencia tecnolgica, cantidad y precio. Bases del proceso, expediente tcnico de obra, libro de actas, expediente de contratacin, SEACE. R1 Mayor nmero de consultas, observaciones y recursos impugnativos al proceso de seleccin.
452
Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Contralora General de la Repblica. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME.
C 11-B Cuadro 3.1.1 (Continuacin) Etapa 3 - Comprobacin de la elaboracin de las bases de los procesos de seleccin
Etapa del proceso Contratacin 3. Bases y Convocatoria de los procesos de seleccin para ejecucin de obras y servicios de supervisin
Subetapa
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
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Bases y Convocatoria de los procesos de seleccin para ejecucin de obras y servicios de supervisin Aprobacin de las bases de los procesos de seleccin 3.1 Elaboracin y aprobacin de las Bases 3.1.2 Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamento D.S. N 084-2004-PCM y Legalidad (Otras disposiciones) N 063-2006-EF) Las bases aprobadas permiten iniciar la convocatoria sin demora y su con- Artculos 25, 26, 33 de la ley, y tenido es atractivo como negocio para 53, 54 y 81 del Reglamento los postores. ___ S O Verificar de la aprobacin de las bases de los procesos de seleccin. P1 P2 P3 P4 P5 P6 Constatar que las bases estn aprobadas por la autoridad competente. Comprobar que las bases se hayan aprobado oportunamente y que permita convocar al proceso de seleccin en la fechas sealadas en el PAAC. Verificar que se cuente con la disponibilidad de recursos presupuestales para la contratacin de obras y servicios de supervisin. Constatar que las Bases consignen el valor referencial del proceso de seleccin; y adems, los montos mnimo y mximo admisibles de las propuestas para ejecucin de obras y servicios de supervisin. Verificar que las Bases definen los criterios a fin de evaluar a los postores para determinar su experiencia en la actividad y en la ejecucin de prestaciones similares, su capacidad y/o solvencia tcnica y, de ser el caso, en equipamiento y/o infraestructura fsica y de soporte en relacin con la obra por contratar. Las bases firmadas por los miembros del Comit y el Titular de la Entidad. Vicios en el proceso de seleccin de obras y servicios de supervisin, no correspondan a Procedimientos generales estratgicos de la entidad. Nulidad del proceso por un acto invlido de aprobacin de las bases. Adquisicin o contratacin innecesarias. Verificar que las Bases correspondan al documento elevado por el Comit Especial y que se haya seguido el procedimiento correspondiente. R1 E1 E2 Mg. Roberto Claros Cohaila
C 12 Cuadro 3.1.2 Etapa 3 - Verificacin de la aprobacin oportuna de las bases por el Titular de la Entidad
Subetapa
INSTITUTO PACFICO
Eficacia
El Titular verifica, al menos, que: las bases no discriminen a postores, las prestaciones estn bien definidas, se Las bases estn aprobadas por soliciten garantas reales, los plazos el Titular de la Entidad oportusean apropiados, se ajusten a una namente, permitiendo el cumplinormativa legal, est definido el mtodo miento del PACC. de evaluacin, exista un calendario del proceso de seleccin y una proforma de contrato, etc.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Contralora General de la Repblica. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME.
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CAP. VII CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
60
3.2 Difusin de la Convocatoria 3.2.1 Convocatoria y difusin de los procesos de seleccin Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Legalidad N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) Artculos 8,9, 25, 66-69 de la Ley y 60, 61, 97 99, 101 - 108, 307 - 324 del Reglamento, 2.a Disposicin transitoria; y su modificatoria. (Otras disposiciones) Se logra la difusin y cobertura de publicidad adecuada en SEACE, y la pagina Web de la entidad, diarios, y PROMPYME. Verificacin de la convocatoria y difusin de los procesos de seleccin. P1 P2 Constatar que el proceso convocado est incluido en el PAAC, salvo excepciones de Ley, tiene disponibilidad de terreno, recursos y fuente de financiamiento. Verificar la publicacin de la convocatoria en el SEACE y la oportunidad en que sta se ha dado. De no contar la entidad con Internet, se debe verificar que la convocatoria en el caso de licitaciones pblicas, concursos pblicos y adjudicaciones pblicas se haya realizado mediante la publicacin de aviso en un diario de circulacin nacional o local; y que en el caso de adjudicaciones directas selectivas y de menor cuanta la convocatoria se efectu mediante invitacin. Se obtiene la participacin adecuada de postores usando los medios y frecuencia de publicacin, que resulten en menores costos. ___ S O P3 P4 P5 P6 P7 Comprobar que la convocatoria del proceso de seleccin contiene obligatoriamente: La identificacin, domicilio y RUC de la Entidad que convoca La identificacin del proceso de seleccin La indicacin de la modalidad de seleccin, de ser el caso La descripcin bsica del objeto del proceso El valor referencial El lugar y la forma en que se realizar la inscripcin o registro de participantes El costo del derecho de participacin El calendario del proceso de seleccin Verificar que la entidad opcionalmente prepublic las Bases en el SEACE y en su propia pgina web; y que de no tener acceso a ste medio de difusin, comunic a PROMPYME para su oportuna prepublicacin en su pgina web. Constatar que la entidad haya efectuado la comunicacin oportuna a la Contralora General de la Repblica, cuando corresponda. Comprobar si los plazos previstos en el calendario del proceso de seleccin son los correctos. Verificar el registro de participantes, indagando que el perodo de registro corresponda al calendario del proceso, el monto por el derecho de participacin es el adecuado y el nivel de confiabilidad de la informacin sea adecuada.
454
C 13-A Cuadro 3.2.1 Etapa 3 - Verificacin de la realizacin de la Convocatoria
Etapa del proceso Contratacin 3. Bases y Convocatoria
Subetapa
Eficacia
La publicacin en SEACE se realiza en la oportunidad para asegurar que sean convocados la mayor cantidad de postores.
61
Bases y Convocatoria Convocatoria y difusin de los procesos de seleccin 3.2 Difusin de la Convocatoria 3.2.1 Eficiencia Se logra la difusin y cobertura de publicidad adecuada en SEACE, y la pagina Web de la entidad, diarios, y PROMPYME. Se obtiene la participacin adecuada de postores usando los medios y frecuencia de publicacin, que resulten en menores costos. Artculos 8,9, 25, 66-69 de la Ley y 60, 61, 97 99, 101 - 108, 307 ___ - 324 del Reglamento, 2.a Disposicin transitoria; y su modificatoria. S O Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Legalidad N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) (Otras disposiciones) Registro de participantes, Registro de ingreso de fondos, Libro de Actas del Proceso, Archivo de comunicaciones del Comit Especial, Comit Permanente y Dependencia Responsable. R1 R2 R3 R4 E2 Generar procesos de seleccin desierto. E3 Inadecuada cobertura de difusin y/o participacin en el proceso de convocatoria. E4 Retrotraer el proceso a esta etapa por incumplimiento de plazos en el Registro de Participantes. E5 Perjuicio econmico al Estado por malas prcticas empresariales. Incumplimiento de plazos. E1 Retrotraer el proceso a esta fase por incumplimiento de los procedimientos. Vicios en el proceso de seleccin. Orientacin a determinados postores. Inadecuada difusin de la convocatoria, colisionando con el principio de transparencia, libre competencia y de trato justo e igualitario.
C 13-B Cuadro 3.2.1 (Continuacin) Etapa 3 - Verificacin de la realizacin de la Convocatoria
Subetapa
INSTITUTO PACFICO
Eficacia
La publicacin en SEACE se realiza en la oportunidad para asegurar que sean convocados la mayor cantidad de postores.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
Fuentes de informacin: Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado SEACE Pgina Web de la entidad. Contralora General de la Repblica. Leyenda: (*) S = Supervisin; O = Obras
Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local.
455
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
62
4.1. Integracin de bases 4.1.1. Formulacin y absolucin de consultas de las bases Eficiencia La absolucin de las consultas Artculos 27 de la Ley y 45, 50, 97 a travs del SEACE permite una 99, 101 102, 109 - 112, 310, 312, _ _ _ disminucin en el costo de los 314 del Reglamento. procesos de seleccin. S O Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamento D.S. N 084-2004-PCM Legalidad (Otras disposiciones) y N 063-2006-EF) Comprobar la adecuada formulacin y absolucin de consultas de las bases de los procesos de seleccin. P1 Comprobar que las consultas y absolucin de las mismas se hayan efectuado de acuerdo a los plazos establecidos en el calendario del proceso de seleccin correspondiente. P2 Verificar que todas las absoluciones a las consultas formuladas, tengan el fundamento y sustento correspondiente. P3 Verificar que todas las consultas y absoluciones formuladas fueron notificadas a todos los postores, de manera oportuna y simultnea a travs del SEACE, en la sede de la entidad y/o mediante correo electrnico, de ser el caso. P4 Oficiar y/o entrevistar selectivamente a los postores del proceso de seleccin de obras o servicios de supervisin, a fin de confirmar si las consultas formuladas fueron absueltas por el Comit Especial. P5 Constatar si el Comit Especial al absolver las consultas, decidi solicitar el apoyo de las dependencias o reas pertinentes de la entidad, y que stas cumplieron con brindar dicho apoyo. P6 Verificar si el Comit Especial en la absolucin de consultas, excedindose en sus funciones, modific las condiciones previstas en las Bases. Consultas, Absolucin de consultas, SEACE, Comunicacin a los postores, Expediente de contratacin. R1 Evaluacin sesgada en la absolucin de consultas sobre las Bases. R2 Distorsin del objeto de la contratacin. R3 Afectar el principio de transparencia y trato justo e igualitario. E1 La nulidad del proceso. E2 Las obras y servicios de supervisin no sean los adecuados. E3 Demora en la obtencin de las obras y servicios de supervisin.
C14 Cuadro 4.1.1 Etapa 4 - Comprobacin de la formulacin y absolucin de las consultas de las bases
456
Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Pgina Web de la entidad.
Etapa del proceso Contratacin 4. Integracin de las Bases y Otorgamiento de la Buena Pro en procesos de seleccin de ejecucin de obras y servicios de supervisin
Subetapa
Eficacia
La absolucin de consultas se puSe absuelven todas las consultas blica en SEACE en forma de pliego recibidas con la debida sustentaabsolutorio debidamente fundamencin en los tiempos considerados tado, y se consideran parte integranpara tal fin. te del contrato y las bases.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
63
Integracin de las Bases y Otorgamiento de la Buena Pro en procesos de seleccin de ejecucin de obras y servicios de supervisin 4.1 Integracin de bases 4.1.2 Formulacin y absolucin de las observaciones a las bases Eficiencia La absolucin de observaciones se publica en SEACE con fundamento, y se consideran parte integrante del contrato y las bases. La absolucin de las observaciones Artculos 28 de la Ley y 45, 50, 97 a travs del SEACE permite una dis-99, 101, 102, 113 - 116, 310, _ _ _ minucin en el costo de los procesos 312 y 314 del Reglamento. de seleccin. S O Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamento D.S. N 084-2004-PCM y Legalidad (Otras disposiciones) N 063-2006-EF) Verificacin de la adecuada formulacin y absolucin de las bases de los procesos de seleccin. P1 Comprobar que las observaciones y absolucin de las mismas se hayan efectuado de acuerdo a los plazos establecidos en el calendario del proceso de seleccin correspondiente. P2 Verificar que todas las absoluciones a las observaciones formuladas tengan el fundamento y sustento correspondiente. P3 P4 P5 Verificar que todas las observaciones y absoluciones formuladas, fueron notificadas a todos los postores, de manera oportuna y simultnea a travs del SEACE, en la sede de la entidad y/o mediante correo electrnico, de ser el caso. Oficiar y/o entrevistar selectivamente a los postores del proceso de seleccin de obras o servicios de supervisin, a fin de confirmar si las observaciones formuladas fueron absueltas por el Comit Especial. Constatar si el Comit Especial al absolver las observaciones decidi solicitar el apoyo de las dependencias o reas pertinentes de la entidad, y que stas cumplieron con brindar dicho apoyo. P6 Verificar si el Comit Especial en la absolucin de observaciones, excediendo funciones, modific las condiciones previstas en las Bases. P7 Comprobar que las observaciones versan sobre el incumplimiento de las condiciones mnimas referidas en el Art. 25 de la Ley, de cualquier disposicin en materia de contrataciones del Estado u otras normas que tengan relacin con el proceso de seleccin. P8 En el caso que la observacin a las bases sea elevado al CONSUCODE; verificar que se haya efectuado oportunamente, mediante informe tcnico y siguiendo los procedimientos establecidos. P9 Comprobar que una vez publicado el Pronunciamiento del CONSUCODE, el Comit Especial prosigui con la tramitacin del proceso de seleccin cumpliendo con implementar adecuadamente lo dispuesto en dicho Pronunciamiento. Mg. Roberto Claros Cohaila
C 15-A Cuadro 4.1.2 Etapa 4 - Verificacin de la formulacin y absolucin de las observaciones a las bases
Etapa del proceso Contra4 tacin
INSTITUTO PACFICO
Subetapa
Eficacia
Se absuelven todas las observaciones recibidas con la debida sustentacin en el tiempos considerados para tal fin.
457
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
64
4. Integracin de las Bases y Otorgamiento de la Buena Pro en procesos de seleccin de ejecucin de obras y servicios de supervisin 4.1 Integracin de bases 4.1 Integracin de bases 4.1.2 Formulacin y absolucin de las observaciones a las bases Eficiencia La absolucin de observaciones se publica en SEACE con fundamento, y se consideran parte integrante del contrato y las bases. La absolucin de las observaciones a travs del SEACE permite una disminucin en el costo de los procesos de seleccin. Economa Legalidad (D.S. N 083-2004PCM y Reglamento D.S. N 084- Legalidad (Otras disposiciones) 2004-PCM y N 063-2006-EF) Artculos 28 de la Ley y 45, 50, 97 -99, 101, 102, 113 ___ - 116, 310, 312 y 314 del Reglamento. S O Registro de Observaciones, Absolucin de las mismas, Bases del Proceso de seleccin, Bases Integradas, SEACE, documentos de notificaciones, Resoluciones de CONSUCODE. R1 Evaluacin sesgada de las Observaciones a las Bases. R2 Distorsin del objeto de la contratacin. R3 Afectar el principio de transparencia y trato justo e igualitario. E1 La nulidad del proceso. E2 Las obras y servicios de supervisin no sean los adecuados. E3 Demora en la obtencin de las obras y servicios de supervisin.
458
Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE.
C 15-B Cuadro 4.1.2 (Continuacin) Etapa 4 - Verificacin de la formulacin y absolucin de las observaciones a las bases
Sub-etapa
Eficacia
Se absuelven todas las observaciones recibidas con la debida sustentacin en el tiempos considerados para tal fin.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado SEACE. Pgina Web de la entidad. Leyenda: (*) S = Supervisin; O = Obras
65
4.1 Integracin de bases 4.1.3 Integracin de las bases Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamento D.S. N 084-2004-PCM Legalidad (Otras disposiciones) y N 063-2006-EF) La integracin de las bases considera todas las observaciones planteadas y sus absoluciones, fundamentadas en criterios tcnicos y legales. La integracin de las bases optimiza la contratacin de obra o servicio de Artculos 97- 99, 101, 102, 117, supervisin, en trminos de cantidad, 118 del Reglamento. calidad y precio. ___ Constatar la integracin de las Bases de los procesos de seleccin. P1 P2 P3 P4 P5 P6 R1 Que las reglas del proceso sean confusas. R2 Genera vicios en el proceso de seleccin. E1 E2 E3 Declaratoria de nulidad del proceso de seleccin. Demora en la conclusin de los procesos de seleccin. Recursos impugnativos. Comprobar que la integracin de Bases se haya efectuado de acuerdo a los plazos establecidos en el calendario del proceso de seleccin correspondiente. Verificar que la integracin de las Bases comprenda todas las consultas y observaciones acogidas y lo resuelto por CONSUCODE, de ser el caso. Constatar que la integracin de las bases fue notificada a todos los postores, de manera oportuna y simultnea a travs del SEACE, en la sede de la entidad y/o mediante correo electrnico, de ser el caso. Comprobar que una vez integrada las bases, stas no fueron modificadas por autoridad administrativa alguna de la entidad. Comprobar que una vez publicadas las bases integradas a travs del SEACE, el Comit Especial prosigui con la tramitacin del proceso de seleccin. Comprobar que los expedientes de contratacin de obras y servicios de supervisin, cuenten con la documentacin generada desde la decisin de adquirir hasta la liquidacin de obra. Bases del proceso de seleccin, Bases Integradas, Registro de las consultas y observaciones formuladas, Pronunciamientos de CONSUCODE, SEACE. S O Mg. Roberto Claros Cohaila
C 16 Cuadro 4.1.3 Etapa 4 - Constatar la integracin de las bases
Etapa del proceso Contratacin 4. Integracin de las Bases y Otorgamiento de la Buena Pro en procesos de seleccin de ejecucin de obras y servicios de supervisin
Subetapa
INSTITUTO PACFICO
Eficacia
La integracin de las bases se desarrolla dentro de sus plazos, siendo publicada oportunamente para conocimiento de los postores.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
Fuentes de informacin: Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado SEACE. Pgina Web de la entidad. Leyenda: (*) S = Supervisin; O = Obras
459
CAP. VII CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
66
4. Evaluacin de propuestas y otorgamiento de la buena pro en procesos de seleccin de ejecucin de obras y servicios de supervisin 4.2 Evaluacin de propuestas 4.2.1 Recepcin de propuestas Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004PCM y Reglamento D.S. N 084- Legalidad (Otras disposiciones) 2004-PCM y N 063-2006-EF) Artculos 30, 66 - 69 de la Ley y 75, 76, 97 99, 101, ___ 102, 119 126, 307-324 del Reglamento. S O Se realiza la recepcin llamando a los postores en el orden en que adquirieron las bases, sin incurrir en mayor empleo de recursos. Comprobar la recepcin de propuestas en los procesos de seleccin. P1 Verificar que la recepcin de propuestas se ha dado en la fecha y hora establecida en el calendario del proceso de seleccin. P2 Comprobar que el acto de recepcin de propuestas se dio asegurando la transparencia del mismo. P3 Verificar que en el acto de recepcin de propuestas el Comit Especial acto en su conjunto y con la independencia debida. P4 Constatar la existencia del Acta de presentacin de propuestas, suscritas por todos los miembros del Comit Especial y opcionalmente por los postores presentes en dicho acto. P5 Comprobar que los postores estuvieron debidamente representados. P6 Constatar que la documentacin presentada por los postores cumple con las exigencias establecidas en las Bases, la Ley y el Reglamento. P7 Validar la informacin presentada por los postores, solicitando informacin a CONSUCODE, RENIEC, SUNAT y SUNARP. P8 Verificar que se cumpli con los Procedimientos especficos regulados para la presentacin de propuestas electrnicas a travs del SEACE, de ser el caso. SEACE, Acta de recepcin de propuestas, Expediente del Proceso de Contratacin, Propuestas de postores. R1 Falta de transparencia. R2 Irregularidades en el acto de presentacin de propuestas. E1 Distorsin en el resultado de los procesos.
C 17 Cuadro 4.2.1 Etapa 4 - Comprobacin de la recepcin de propuestas
460
Subetapa
Eficacia
El Comit Especial recepciona las propuestas de los postores, Las propuestas recibidas cumplen abre los sobres que contienen la los requisitos exigidos y pasan a la propuesta tcnica y econmica, fase de evaluacin. las evala y las califica en la fecha prevista.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
Fuentes de informacin: Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado SEACE. Pgina Web de la entidad. Leyenda: (*) S = Supervisin; O = Obras
67
4. Evaluacin de propuestas y otorgamiento de la buena pro en procesos de seleccin de ejecucin de obras y servicios de supervisin 4.2 Evaluacin de las propuestas 4.2.2 Evaluacin de las propuestas Eficiencia Se evala las propuestas tcnica y econmica, de acuerdo a cada proceso, sin errores y cautelando los intereses de la Entidad. Se selecciona la propuesta que obtenga el mejor costo total, en trminos de cantidad, calidad y tecnologa requeridos, equivalente al mayor puntaje total. Artculos 31, 66 - 69 de la Ley y 64, 67 70, 73 - 76, 97-99, 101 102, 126 - 131, 132, 307 - 324 del Regla- --mento, y modificatoria S D Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Legalidad (Otras disposicioReglamento D.S. N 084-2004-PCM y nes) N 063-2006-EF) Verificacin de la evaluacin de las propuestas de los procesos de seleccin. P1. Comprobar que la evaluacin de las propuestas se inici y concluy en la fecha establecida en el calendario del proceso de seleccin correspondiente. P2. Verificar que el Comit Especial aplic los criterios de evaluacin y calificacin, definidos en las Bases, y concordantes con la Ley y el Reglamento. P3. Constatar la existencia del Cuadro comparativo de propuestas, elaborado y suscrito por el Comit Especial, donde conste el orden de prelacin, el puntaje tcnico, econmico y total obtenido por cada uno de los postores. P4. Validar el puntaje total asignado a cada una de las propuestas (reclculo de las mismas), y si el orden de prelacin de los postores corresponde a su calificacin. P5. Verificar la posible existencia de intereses o vinculaciones entre postores, que conlleve a distorsiones de la ofertas. P6. Constatar que se cumpli con los Procedimientos especficos regulados para la evaluacin de propuestas electrnicas a travs del SEACE. P7. Verificar en el caso de que los postores accedieran a la informacin del expediente de contratacin, ya se hubiera comunicado los resultados de la evaluacin y calificacin respectivos. SEACE, Propuestas de los postores, Libro de Actas de acuerdos del Comit Especial, Expediente de contratacin, Cuadro comparativo de cotizaciones y/o Cuadro de evaluacin tcnico-econmica, Acta del Resultado del Proceso (electrnico). R1. Concertacin entre los servidores pblicos y postores para defraudar al Estado. R2. Otorgar la buena pro a un postor que no le corresponde. R3. Direccionar los resultados a un determinado postor. E1. Contratar la ejecucin de obras y servicios de supervisin con sobre costos y/o calidad inadecuada. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Mg. Roberto Claros Cohaila
C 18 Cuadro 4.2.2 Etapa 4 - Verificacin de la evaluacin de las propuestas
Etapa del proceso Contratacn
Subetapa
INSTITUTO PACFICO
Eficacia
Se evalan las propuestas de los postores, siguiendo los factores y criterios de calificacin definidos en las bases.
Riesgos (R)
Efectos (E)
461
Fuentes de informacin: Sistema Electrnico de Adquisiciones y contrataciones de Estado SEACE Pagina Web de la entidad Leyenda: (*) S = Supervisin; O = Obras
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
68
4.3 Adjudicacin de la buena pro 4.3.1 Otorgamiento y difusin de la buena pro Eficiencia Se resuelven adecuadamente los re- Se otorga la Buena Pro al Artculos 30, 53, 54 de la Ley y 97 99, 101 cursos de apelacin del otorgamiento postor con la mejor propues- -102, 132 138, 307 - 324 del Reglamento --de la Buena Pro, evitndose en lo ta tcnico-econmica. y sus modificatorias posible los recursos de revisin. S O Constatacin del adecuado otorgamiento y difusin de la buena pro. P1. Comprobar que el otorgamiento de la buena pro se efectu en la fecha establecida en el calendario del proceso de seleccin. P2. Constatar que la buena pro se otorg al postor que obtuvo el mayor puntaje total; de acuerdo a los criterios de evaluacin y calificacin, establecidos en las Bases, la Ley y el Reglamento. P3. Verificar si se presentaron recursos de apelacin al acto de otorgamiento de la buena pro; y si stas se formularon antes del plazo previsto para su consentimiento. P4. De haberse formulado recurso de apelacin al otorgamiento de la buena pro, comprobar que el titular de la entidad conoci y resolvi oportunamente el recurso impugnatorio; previo informe tcnico legal. P5. Verificar que la resolucin que resuelve el recurso interpuesto al acto de otorgamiento de la buena pro, fue puesta de conocimiento de CONSUCODE dentro del plazo establecido por el Reglamento. P6. Constatar que el otorgamiento de la buena pro se haya dado segn lo dispuesto por las instancias superiores como consecuencia de los recursos impugnativos (apelacin y revisin). P7. Verificar que el Acta de Otorgamiento de la Buena Pro y el cuadro comparativo respectivo fueron publicados en el SEACE y notificados a los postores en los plazos establecidos en el Reglamento. P8. Constatar que se cumpli con los Procedimientos especficos del sistema electrnico del SEACE, relacionado con el otorgamiento de la buena pro. P9. Constatar que las siguientes etapas del proceso de adquisicin y contratacin, se hayan dado luego que el otorgamiento de la buena pro haya quedado consentido. Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras disposicioto D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) nes)
462
C 19-A Cuadro 4.3.1 Etapa 4 - Constatacin del otorgamiento y difusin de la buena pro
Etapa del proceso Contratacin 4. Evaluacin de propuestas y otorgamiento de la buena pro en procesos de seleccin de obras y servicios de supervisin
Subetapa
Eficacia
El otorgamiento de la Buena Pro se realiza de acuerdo al plazo establecido en el calendario del proceso de seleccin.
69
4. Evaluacin de propuestas y otorgamiento de la buena pro en procesos de seleccin de obras y servicios de supervisin 4.3 Adjudicacin de la buena pro 4.3.1 Otorgamiento y difusin de la buena pro Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras disposicioto D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) nes) Se resuelven adecuadamente los re- Se otorga la Buena Pro al Artculos 30, 53, 54 de la Ley y 97 99, 101 cursos de apelacin del otorgamiento postor con la mejor propues- -102, 132 138, 307 - 324 del Reglamento de la Buena Pro, evitndose en lo ta tcnico-econmica. y sus modificatorias posible los recursos de revisin. S O Expediente de contratacin, Libro de Actas del Comit Especial, SEACE, Registro de comunicaciones cursadas. R1 Falta de transparencia en los actos de otorgamiento de la Buena Pro. R2 Otorgamiento de la Buena Pro a un postor que no corresponde. R3 Generacin de recursos impugnativos o nulidades del proceso de seleccin. E1 Favorecer a un postor determinado con el otorgamiento de la Buena Pro. E2 Contratar la ejecucin de obras y servicios de supervisin con sobre costos y calidad inadecuada. E3 Nulidad del proceso de seleccin. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Mg. Roberto Claros Cohaila
INSTITUTO PACFICO
C 19-B Cuadro 4.3.1 (Continuacin.) Etapa 4 - Constatacin del otorgamiento y difusin de la buena pro
Etapa del proceso
Subetapa
Eficacia
El otorgamiento de la Buena Pro se realiza de acuerdo al plazo establecido en el calendario del proceso de seleccin.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
Fuentes de informacin: Sistema Electrnico de Adquisiciones y contrataciones de Estado SEACE Pagina Web de la entidad Leyenda: (*) S = Supervisin; O = Obras
463
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
70
4. Evaluacin de propuestas y otorgamiento de la buena pro en procesos de seleccin de obras y servicios de supervisin 4.3 Adjudicacin de la buena pro 4.3.2 Nulidad de los procesos de seleccin Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras disposicioto D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) nes) S O Verificacin del procedimiento de declaracin de nulidad del proceso de seleccin. P1. Verificar que la nulidad de todo o parte de las etapas del proceso de seleccin se sustenta en las causales establecidas y estn debidamente fundamentadas. P2. Constatar que las causales invocadas para la nulidad del proceso, no pudieron ser previstos por la entidad antes del inicio del proceso de seleccin. P3. Verificar que la entidad declar la nulidad y suspendi el proceso de seleccin en la etapa correspondiente. P4. Verificar si el Comit Especial adopt acciones inmediatas para la continuacin del proceso, luego de declararse la nulidad. P5. Verificar que el otorgamiento de la buena pro no haya sido objeto de nulidad de contrato. Libro de Actas del Comit Especial, Expediente de Contratacin, Archivo de Resolucin de la Entidad. R1 Generar demoras de los procesos de seleccin. R2 Aprobar la nulidad de los procesos de seleccin sin el sustento debido. R3 Recurrir a las exoneraciones de los procesos de seleccin, para atender las necesidades. E1 Sobre costos en los procesos de seleccin. E2 Afectacin del principio de transparencia en los procesos de seleccin. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE.
C 20 Cuadro 4.3.2 Etapa 4 - Verificacin del procedimiento de declaracin de nulidad
464
Etapa del proceso
Sub-etapa
Eficacia
Se aplica oportunamente la La nulidad cuenta con el suficiente Que los efectos econmicos Artculos 9, 11, 55 y 57 de la Ley y 81, nulidad de oficio cuando corres- sustento y fundamento. de la nulidad sean los mni- 97, 116, 118, 141, 149, 160 y 171 del Ley General de Arbitraje y ponda o cuando el Tribunal de mos necesarios. Reglamento Controversias CONSUCODE lo determine.
Riesgos (R)
Efectos (E)
Fuentes de informacin: Sistema Electrnico de Adquisiciones y contrataciones de Estado SEACE Pgina Web de la entidad Leyenda: (*) S = Supervisin; O = Obras
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4. Evaluacin de propuestas y otorgamiento de la buena pro en procesos de seleccin de obras y servicios de supervisin 4.3 Adjudicacin de la buena pro 4.3.3 Declaracin de desierto del proceso de seleccin Eficiencia Se reduzca las declaratorias de de- Se logre minimizar el costo Artculos 32 de la Ley y 44, 45 77, 79, 85 sierto, elaborando adecuadamente del proceso de seleccin. y 203 del Reglamento y su modificatoria (D.S. --las bases y publicando las mismas N 063-2006- EF) debidamente. S O Verificacin del procedimiento de declaracin de desierto. P1 Verificar que la declaracin de desierto se sustenta en los supuestos previstos en las normas. P2 Constatar que la Entidad identific las causas reales que motivaron la declaratoria de desierto e implement las medidas correctivas necesarias previas a las nuevas convocatorias. P3 En el caso de que las causas que generaron la declaratoria de desierto correspondan a actos negligentes u omisin de los encargados, verificar que la entidad haya dispuesto el deslinde de responsabilidades y la aplicacin de las sanciones a que hubiera lugar. P4 Verificar que la convocatoria de un proceso de Adjudicacin de Menor Cuanta, por declaratoria de desierto, se efectu en los supuestos establecido en la Ley. P5 Comprobar que la publicacin sobre la declaratoria de desierto de un proceso de seleccin se registr en el SEACE, dentro de los dos (2) das de producida. Libro de Actas del Comit, Acta del Proceso de Adjudicaciones, Publicaciones en el diario, Comunicaciones a la Entidad llamando al postor ganador o segundo ganador. R1 Generar sobre costos y demoras en los procesos de seleccin. R2 Sesgo en el otorgamiento de la Buena Pro. E1 Incremento injustificado de los procesos de seleccin. E2 Afectacin del principio de transparencia y libre competencia. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras disposicioto D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) nes) Mg. Roberto Claros Cohaila
C 21 Cuadro 4.3.3 Etapa 4 Verificacin del procedimiento de declaracin de desierto
Etapa del proceso
Subetapa
INSTITUTO PACFICO
Eficacia
Se evita que los procesos terminen en menor cuanta, identificando y corrigiendo las declaratorias de desierto.
Riesgos (R)
Efectos (E)
465
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
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4.3 Adjudicacin de la buena pro 4.3.4 Cancelacin del proceso de seleccin Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y ReglaLegalidad (Otras disposiciomento D.S. N 084-2004- PCM y N 063nes) 2006-EF) S O Revisin del procedimiento de cancelacin del proceso de seleccin. P1 Constatar que la formalizacin de la cancelacin del proceso de seleccin se realiz mediante resolucin o acuerdo emitido por el mismo o superior nivel de aquel que dio inicio al expediente de contratacin. P2 Comprobar que la cancelacin del proceso de seleccin se haya realizado antes del otorgamiento de la buena pro. P3 Verificar que la cancelacin del proceso de seleccin obedece a causal debidamente motivada y sustentada, prevista en la Ley. P4 Constatar la publicacin de la cancelacin del proceso en el SEACE, as como la comunicacin al comit especial y a los participantes del proceso dentro de los plazos previstos en el Reglamento. P5 Comprobar que se haya realizado el reintegro del pago efectuado como derecho de participacin a los participantes del proceso de seleccin, dentro de los plazos previstos en el Reglamento. P6 Verificar que para la nueva convocatoria a proceso de seleccin, se invoque situaciones que no sean concordantes con las causales que se invocaron en su oportunidad para dicha cancelacin. Expediente del proceso de seleccin, Resolucin cancelatoria, SEACE, documentos de sustentacin tcnica y legal, documentos de comunicacin a los participantes del proceso. R1 Se efecte una contratacin que no es necesaria. R2 Se asuma compromisos de pago sin contar con los recursos econmicos correspondientes. R3 Que se utilice este mecanismo para direccionar las adquisiciones o contrataciones. E1 Costo innecesario de las obras y servicios de supervisin contratados. E2 Afectar la administracin del presupuesto institucional debido a la atencin de compromisos innecesarios. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE.
C 22 Cuadro 4.3.4 Etapa 4 - Revisin del procedimiento de cancelacin
466
Etapa del proceso Contratacin 4. Evaluacin de propuestas y otorgamiento de la buena pro en procesos de seleccin de obras y servicios de supervisin
Subetapa
Eficacia
La cancelacin del proceso La cancelacin del proceso de selec- Minimizar los costos del Artculos 34 de la Ley y 45 y 86 del Rede seleccin se realiz en la cin obedece a causal debidamente impacto de la cancelacin de glamento --los procesos de seleccin. oportunidad que se presenta las motivada y sustentada. causales.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
73
Mg. Roberto Claros Cohaila Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE.
C 23 Cuadro 4.4.1 Etapa 4 - Verificacin de la aprobacin de las exoneraciones
INSTITUTO PACFICO
Etapa del proceso Contrataciones 4. Evaluacin de propuestas y otorgamiento de la buena pro en procesos de seleccin de obras y servicios de supervisin Subetapa 4.4 Exoneracin de procesos Actividad de la entidad 4.4.1 Aprobacin de las exoneraciones Afirmaciones y criterios de gestin Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamento Legalidad (Otras disposiciones) D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) Ley 27785 Ley del Sistema Eficacia Eficiencia Economa Artculos 19 - 22 de la Ley y 139 148 del Nacional de Control y de la ConReglamento tralora General de la Repblica Desarrollo de los Procedimientos especficos de Auditora S O Procedimiento general Verificar la aprobacin de las exoneraciones. P1 Verificar si las obras o servicios de supervisin exonerados del proceso de seleccin estn incluidos en el PAAC; salvo en el caso de situacin de emergencia o desabastecimiento inminente. P2 Comprobar que exista el documento que aprueba la exoneracin, emitido por la autoridad competente y que se haya cumplido con las formalidades establecidas en la Ley y el Reglamento. P3 Constatar si se cuenta con el informe tcnico emitido por el rea competente y que en ste se sustenta el requerimiento y la exis tencia de la causal invocada. P4 Constatar que previo a la exoneracin, se cuente con el informe tcnico-legal que contenga la justificacin tcnica y legal de la procedencia y necesidad de la exoneracin. P5 Verificar que las exoneraciones no se aprobaron en va de regularizacin, salvo la causal de situacin de emergencia. Procedimientos especficos ( P ) P6 Comprobar la publicacin oportuna del documento de aprobacin en El Peruano y el SEACE, salvo excepciones previstas en la Ley y el Reglamento. P7 Constatar la remisin oportuna del documento de aprobacin y el informe que lo sustenta a la CGR y CONSUCODE. P8 Aprobada la exoneracin, verificar que la entidad efectu las contrataciones en forma directa mediante acciones inmediatas, requiriendo invitar a un solo proveedor. P9 Comprobar que la contratacin de la obra o servicio de supervisin objeto de la exoneracin, fue realizada por la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la entidad o el rgano designado para tal efecto. P10 Constatar si la propuesta del nico proveedor, cumple con las caractersticas y condiciones establecidas en las Bases. Resolucin del Titular, Acuerdo del Directorio o del Consejo Regional o Municipal, Informe Tcnico Econmico-Legal, publicacin en Documentos por revisar El Peruano, documento de envo a la CGR, expediente de exoneracin remitido al rgano encargado de la contratacin, Resolucin o Acuerdo con el que se aprueban las Bases y la publicacin en el SEACE. R1 Se presente fraccionamiento de los procesos de contratacin. R2 Se presente contrataciones dirigidas. Riesgos ( R ) R3 Se utilice el mecanismo de la exoneracin para evitar un proceso de seleccin abierta. R4 Se otorguen exoneraciones que no cuenten con los requisitos exigidos por Ley. E1 Favorecimiento a determinados proveedores. Efectos ( E ) E2 Sobrevaloracin. E3 Se afecte los principios de transparencia y libre competencia.
467
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
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C 24 Cuadro 4.4.2 Etapa 4 - Verificacin de la sustentacin de las causales de de las exoneraciones
468
Etapa del proceso Contrataciones 4 Evaluacin de propuestas y otorgamiento de la buena pro en procesos de seleccin de obras y servicios de supervisin Subetapa 4.4 Exoneracin de procesos Actividad de la entidad 4.4.2 Sustentacin de las causales de la exoneracin Afirmaciones y criterios de gestin Legalidad (D.S. N 083 2004-PCM y ReglamenEficacia Eficiencia Economa Legalidad (Otras disposiciones) to D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) La exoneracin se haya realizado Lograr que las exoneraciones corres- Que el proceso de aprobacin Artculos 19 - 22 de la Ley y 139 146 del Ley 27785 Ley del Sistema Napara el logro de los objetivos de pondan estrictamente a los supuestos de la exoneracin no genere Reglamento cional de Control y de la Contralola entidad. previstos en el marco legal vigente. sobre costos. ra General de la Repblica Desarrollo de los Procedimientos especficos de Auditora S O Procedimiento general Verificar la sustentacin de las causales de la exoneracin. P1 Exoneraciones para contratar con entidades del Sector Pblico, verificar que la contratacin resulta ms favorable en comparacin con los precios del mercado y siempre que ello no implique el uso o aprovechamiento de su condicin de Entidad; que la razn de costo oportunidad resulta ms eficiente; que la contratacin resulta tcnicamente idnea y viable; que la entidad proveedora no ejerza actividad empresarial de manera habitual o acte bajo una forma societaria; que se haya considerado como condicin la no subcontratacin ni la cesin de derechos. P2 Exoneraciones por situacin de desabastecimiento inminente; verificar que la obra o servicio de supervisin surge de un hecho extraordinario e imprevisible, compromete de manera directa e inminente la continuidad de las funciones, servicios u operaciones productivas de la entidad; que la exoneracin comprenda exclusivamente obras o servicio de supervisin slo por el tiempo o cantidad necesarios para resolver la situacin y llevar a cabo el proceso de seleccin regular; que en el caso que el desabastecimiento sea consecuencia de omisiones o negligencias, se haya considerado el inicio de las acciones de determinacin de responsabilidades; que la necesidad sea actual y urgente; y, que no estn aprobndose en vas de regularizacin, por perodos consecutivos. Procedimientos especficos ( P ) P3 Exoneraciones por situacin de emergencia constatar, que corresponde a casos de acontecimiento catastrficos, grave peligro y de necesidad de Defensa Nacional; que comprenda slo aquellas obras y servicios de supervisin estrictamente necesarias para prevenir y atender desastres, as como satisfacer las necesidades sobrevivientes; que la regularizacin de la sustentacin y aprobacin se haya dado dentro de los plazos previstos y se haya incluido en el PAAC. P4 Exoneraciones por servicios personalsimos, constatar, que exista la necesidad de servicios especializados profesionales, artsticos, cientficos o tecnolgicos; y, que las caractersticas inherentes, particulares o especiales del locador, con relacin a su destreza, habilidad, experiencia y conocimientos, hayan sido evaluadas en forma objetiva, evidenciado las diferencias y ventajas que justifi quen su eventual preferencia con relacin al resto de agentes del mercado. As mismo, verificar que bajo esta causal no se admiten subcontrataciones. P5 Comprobar que los expedientes de contratacin de obras y servicios de supervisin, cuenten con la documentacin generada desde la decisin de adquirir hasta la liquidacin de obra. Documentos por revisar Resolucin aprobatoria, informe tcnico legal y expediente de la exoneracin. R1 Se presente exoneraciones que no correspondan a lo previsto en la normativa vigente. Riesgos ( R ) R2 Se den condiciones desfavorables en precios, oportunidad y calidad tcnica de las obras y servicios de supervisin. E1 Nulidad del proceso de exoneracin. E2 Favorecimiento a determinado proveedores. Efectos ( E ) E3 Sobrevaloracin. E4 Se afecte los principios de transparencia y libre competencia.
75
5 Suscripcin del contrato 5.1 Acciones previas a la suscripcin del contrato 5.1.1 Citacin a la suscripcin del contrato Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Legalidad (Otras disposicioReglamento D.S. N 084-2004-PCM y N nes) 063-2006-EF) S O Verificar la aprobacin de las exoneraciones. P1 Verificar que la citacin al postor ganador para la suscripcin del contrato, se haya realizado dentro de los plazos y condiciones previstas en la normativa aplicable. P2 Comprobar que se haya citado al postor que ocup el segundo lugar dentro de los plazos y condiciones establecidos en la normativa, en caso de no apersonarse el postor ganador de la buena pro. P3 Constatar que de no haberse efectuado adecuadamente las citaciones, se haya dispuesto el deslinde de responsabilidad correspondiente y de ser el caso, las sanciones. P4 Verificar que en el caso de habrsele aplicado penalidades a la Entidad, por negligencia de los encargados, stas hayan sido repetidas a los responsables que la generaron. Expediente de Contratacin, documentos de citacin a los postores, comprobantes de pagos efectuados. R1 Retraso en la suscripcin del contrato. R2 Causales de nulidad del acto de la notificacin. R3 Contratacin de postores no necesariamente idneos al no haber ocupado el primer lugar en el proceso de seleccin. E1 Pago de penalidades. E2 Retrasos en el inicio de la prestacin. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local. Mg. Roberto Claros Cohaila
C 25 Cuadro 5.1.1 Etapa 5 - Verificacin de la citacin a la suscripcin del contrato
Subetapa
INSTITUTO PACFICO
Eficacia
La citacin a la suscripcin del La citacin a la suscripcin del contra- La citacin a la suscripcin Artculos 36 de la Ley y 203 del Reglacontrato se haya realizado en su to se haya dirigido a las personas na- del contrato se realiza en mento --oportunidad. turales o jurdicas correspondientes. los medios ms econmicos para la entidad.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
Fuentes de informacin: Sistema Electrnico de Adquisiciones y contrataciones de Estado SEACE Pgina Web de la entidad Contralora General de la Repblica. Leyenda: (*) O = Obras
469
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
76
5 Suscripcin del contrato 5.1 Acciones previas a la suscripcin del contrato 5.1.2 Documentos legales para la suscripcin del contrato Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamento Legalidad (Otras disposiD.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) ciones) S O Verificar los documentos legales para la suscripcin del contrato. P1 Verificar que el postor ganador haya presentado, previo a la suscripcin del contrato, los documentos requeridos en las bases, as: Constancia vigente de no estar inhabilitado para contratar con el Estado Garantas, salvo casos de excepcin Contrato de consorcio con firmas legalizadas de los asociados, de ser el caso Verificar que el postor ganador haya cumplido, previo a la suscripcin del contrato, con: Presentar la constancia de capacidad de libre contratacin expedida por el Registro Nacional de Proveedores Designar al residente de obra, cuando no haya formado parte de la propuesta Entregar el calendario de avance de obra valorizado en concordancia con el cronograma de desembolsos establecidos y sustentado en la programacin de obra PERT-CPM concordante con el plazo, la misma que deber ser presentada Entregar el calendario de adquisicin de materiales e insumos necesarios para la ejecucin de obra en concordancia con el calendario de obra valorizado. P3 Comprobar la autenticidad e idoneidad de los documentos presentados. Bases, expediente de contratacin, SEACE, Contrato y documentos que lo forman, Registro de Proveedores. R1 La documentacin no haya sido presentada o est fuera de plazo. R2 La documentacin presentada no sea la pertinente. E1 Suscripcin irregular del contrato. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local.
C 26 Cuadro 5.1.2 Etapa 5 - Verificacin de los documentos legales para la suscripcin del contrato
470
Subetapa
Eficacia
Se hayan presentado en su Los documentos presentados ga- Se hayan presentado los Artculos 36, 37 y 38 de la Ley y 200, 201 y oportunidad, los documentos ranticen la idoneidad del postor documentos mnimos ne- 239 - 242 del Reglamento adjudicatario. cesarios y suficientes para previstos. --sustentar los requerimientos para la suscripcin del contrato.
P2 Procedimientos especficos ( P )
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
Fuentes de informacin: Sistema Electrnico de Adquisiciones y contrataciones de Estado SEACE Pgina Web de la entidad. Contralora General de la Repblica. Leyenda: (*) O = Obras
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5. Suscripcin del contrato 5.2 Definicin de los trminos del contrato 5.2.1 Trminos del contrato Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y ReLegalidad (Otras disposicioglamento D.S. N 084-2004-PCM y N 063nes) 2006-EF) --S O Revisar los trminos del contrato. P1 Verificar que el contrato se celebre por escrito y se ajuste a la proforma incluida en las Bases con las modificaciones aprobadas por la Entidad durante el proceso de seleccin, as como su concordancia con la oferta ganadora, plazos de ejecucin y montos. P2 Verificar que el contrato contiene todas sus partes integrantes como: documento que lo contiene, Bases integradas, oferta ganadora, documentos derivados del proceso de seleccin que fijen obligaciones para las partes. P3 Verificar que los trminos del contrato se enmarcan dentro del ordenamiento jurdico. Bases Integradas, pro forma del Contrato y Oferta Ganadora. R1 Que en el Contrato, no consideren las condiciones ni penalidades previstas en el proceso de seleccin. E1 Trminos del contrato desfavorables a los intereses de la entidad. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local. Mg. Roberto Claros Cohaila
C 27 Cuadro 5.1.2 Etapa 5 - Revisin de los trminos del contrato
INSTITUTO PACFICO
Subetapa
Eficacia
Se ajustan los trminos del contra- El contrato incorpora la oferta ga- El ajuste se realiza sin de- Artculo 36 de la Ley y 201 del Reglamento to dentro del tiempo estipulado. nadora, las bases integradas y los mora y con el menor uso de documentos derivados del proceso recursos. de seleccin que establezcan obligaciones para las partes.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
471
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
78
5 Suscripcin del contrato 5.2 Definicin de los trminos del contrato 5.2.2 Clusulas obligatorias Eficiencia El contrato garantiza a la Entidad la obtencin de la obra y servicio de supervisin en las mejores condiciones de precio y calidad. El contrato contiene clu- Artculos 41 de la Ley y 274 del Reglasulas que especifiquen la mento relacin entre las partes en las mejores condiciones de precio y cubran con las clusulas de Garantas ante cualquier eventualidad que ocurriese. S O Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y ReLegalidad (Otras disposiglamento D.S. N 084-2004-PCM y N 063ciones) 2006-EF) Revisin de las clusulas obligatorias. P1 Examinar el contrato y cerciorarse de que contiene las clusulas de garantas, solucin de controversias y de resolucin de contrato por incumplimiento. Verificar adicionalmente la vigencia de las garantas. P2 Analizar si el contenido de las clusulas obligatorias salvaguardan los intereses de la Entidad. Contrato suscrito. R1 No se resguarden apropiadamente los intereses de la Entidad. E1 Suscripcin irregular del contrato. E2 Gastos innecesarios en la ejecucin del contrato, para salvaguardar los intereses del Estado. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local.
472
C 28 Cuadro 5.2.2 Etapa 5 - Revisin de las clusulas obligatorias
Subetapa
Eficacia
Se obtiene un Contrato adecuado a las necesidades de la Entidad cumpliendo con la inclusin de las clusulas obligatorias en el menor tiempo posible.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
79
5 Suscripcin del contrato 5.2 Definicin de los trminos del contrato 5.2.3 Garantas de fiel cumplimiento Eficiencia Se revisa exhaustivamente las Garantas, tanto las Cartas Fianzas o Plizas de Caucin para verificar que estn bien giradas tanto en sus caractersticas, montos y fechas. Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y ReLegalidad (Otras disposiglamento D.S. N 084-2004-PCM y N 063ciones) 2006-EF) Se aceptan las cartas fian- Artculos 40, 41 de la Ley y 213 y 215 del zas o plizas de caucin Reglamento a fin de garantizar el ade--cuado cumplimiento de los contratos. S O Confirmacin de las garantas. P1 Comprobar que el postor ganador present, antes de firmar el contrato, la garanta de fiel cumplimiento por el monto que corresponde y con el plazo de vigencia hasta el consentimiento de la liquidacin final del contrato. P2 Verificar que las garantas hayan sido emitidas por entidades financieras autorizadas y su contenido sea el adecuado; confirmar su autenticidad. Contrato suscrito, Carta Fianza o Pliza de Caucin de Fiel Cumplimiento. R1 Ante el incumplimiento del contratista no se cuente con cobertura de los intereses del Estado. E1 Gastos innecesarios de parte del Estado para ejercer sus derechos. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local. Mg. Roberto Claros Cohaila
C 29 Cuadro 5.2.3 Etapa 5 - Confirmacin de las garantas
INSTITUTO PACFICO
Subetapa
Eficacia
Se verifica que las garantas estn plenamente recibidas y aceptadas siguiendo los requerimientos tcnicos del tema.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
Fuentes de informacin: Sistema Electrnico de Adquisiciones y contrataciones de Estado SEACE. Pgina Web de la entidad. Contralora General de la Repblica. Leyenda: (*) O = Obras
473
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
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5 Suscripcin del contrato 5.3 Firma del contrato 5.3.1 Suscripcin del contrato Eficiencia Se firma el contrato con el Artculos 9, 36 y 44 de la Ley y 196- 201, postor ganador, sin pr- 203 y 239 del Reglamento --rroga para evitar gastos adicionales. S O Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y ReLegalidad (Otras disposiglamento D.S. N 084-2004-PCM y N ciones) 063-2006-EF) Verificar la suscripcin del contrato. P1 Verificar que el Contrato cuente con la clusula de disponibilidad presupuestal, en los casos en que se supere el ejercicio presupuestal. P2 Verificar que la suscripcin del contrato se realiz dentro de los plazos y cumpliendo los requisitos previstos en las normas y las Bases. P4 Comprobar si como consecuencia de la no firma oportuna por parte de la Entidad se han generado penalidades o el pago de lucro cesante y que stas hayan sido repetidas en el caso de derivarse de actos negligentes por parte de los encargados. P5 Verificar que, en caso las bases lo estipulen, previo a la suscripcin del contrato, se haya verificado la veracidad de la declaracin jurada, por lo menos del postor ganador. Contrato suscrito por los representantes legales de ambas partes, Poderes inscritos en Registros Pblicos, Estatutos de cada entidad, Documentos de constitucin de las empresas, DNI, Documentos previos a la suscripcin del Contrato. R1 Demora en el inicio de ejecucin de la obra y en la prestacin del servicio de supervisin. R2 Se generen vicios en el contenido del contrato. E1 Nulidad del Proceso. E2 Gastos innecesarios por el pago de penalidades y lucro cesante. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local.
C 30 Cuadro 5.3.1 Etapa 5 - Verificacin de la suscripcin del contrato
474
Subetapa
Eficacia
Se firma el contrato dentro del Se firma el contrato dentro de los tiempo y trminos estipulados. das estipulados, en concordancia con la oferta ganadora y las bases integradas.
Procedimientos especficos ( P ) P3 Verificar que quienes firman el contrato tengan el poder y facultades para ello.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
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5 Suscripcin del contrato 5.3 Firma del contrato 5.3.2 Acciones seguidas ante la no suscripcin del contrato por parte del Contratista Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y ReLegalidad (Otras disposiglamento D.S. N 084-2004-PCM y N 063ciones) 2006-EF) S O Comprobar las acciones seguidas ante la no suscripcin del contrato. P1 Comprobar que se han agotado las acciones necesarias para lograr la suscripcin del contrato. P2 Verificar que se haya tramitado la sancin al postor ganador de la buena pro, cuando este se haya negado a suscribir el contrato, salvo imposibilidad declarada por el Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Expediente de contratacin, documentos de comunicacin con los postores, contrato, SEACE. R1 Si se declara desierto se tendr que hacer una nueva convocatoria. E1 Demora en la suscripcin del contrato y posible declaratoria de proceso desierto. E2 Mayores gastos en el proceso de contratacin. E3 Demora en el inicio de la ejecucin de la obra o del Servicio de Supervisin. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local. Mg. Roberto Claros Cohaila
C 31 Cuadro 5.3.2 Etapa 5 - Comprobacin de los Procedimientos especficos seguido ante la no suscripcin del contrato
INSTITUTO PACFICO
Subetapa
Eficacia
Se establecieron las acciones a Se tomaron acciones para establecer Se hayan aplicado apro- Artculos 196 y 203 del Reglamento aplicar al contratista. la responsabilidad del contratista. piadamente las sanciones correspondientes.
Riesgos (R)
Efectos (E)
475
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
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6.1 Definicin del plazo de ejecucin de la prestacin 6.1.1 Definicin del inicio del plazo contractual Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras dispoto D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) siciones) Determinar el plazo contractual Artculos 36, 43 y 44 de la Ley; 204, 205, Artculos 183 y 184 del de la manera ms precisa, con 206 y 240 del Reglamento Cdigo Civil la debida prevencin para evitar demoras y costos innecesarios. O Comprobar el inicio del plazo contractual. P1 Comprobar que la Entidad haya cumplido con las condiciones siguientes: Designar al inspector o supervisor Entregar del expediente tcnico completo Entregar el terreno o lugar donde se ejecutar la obra Entregar el calendario de entrega de materiales e insumos, siempre que las Bases le hubiera establecido tal responsabilidad Entregar el adelanto directo al contratista, siempre que este lo hubiera solicitado P2 Verificar que las condiciones antes sealadas se hayan cumplido dentro de los plazos previstos en la normativa. P3 Que se fije como inicio del plazo al da siguiente de cumplirse las condiciones estipuladas en los puntos anteriores segn corresponda. P4 Comprobar si se ha generado la obligacin de indemnizacin al contratista o se ha dado lugar a la resolucin del contrato. Contrato, documentos de designacin del inspector o supervisor, correspondencia con contratista, acta de entrega del terreno, Cuaderno de Obra, Documentos en los que consta la entrega del expediente tcnico completo, calendario de entrega de materiales e insumos, comprobante de pago sobre entrega del adelanto directo al contratista. R1 Determinacin errnea de la fecha de inicio del plazo de ejecucin contractual de la obra. R2 Resolucin del contrato. R3 Beneficios adicionales a los previstos en el proceso de seleccin para el contratista por reajustes. R4 Controversias respecto a la fecha de inicio del plazo contractual. E1 Demoras en el inicio del plazo de ejecucin de obra. E2 Pago de penalidades. E3 Asumir los costos de un proceso arbitral. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local.
C 32 Cuadro 6.1.1 Etapa 6 - Verificacin de la definicin del plazo de inicio contractual
476
Etapa del proceso Contratacin 6 Ejecucin del contrato de obra
Subetapa
Eficacia
Lograr definir la fecha de inicio Estipular adecuadamente los mey culminacin del plazo contrac- canismos a seguir, con base a la normativa, para establecer la fecha tual de manera adecuada. de inicio y de culminacin del plazo contractual.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
83
6 Ejecucin del contrato de obra 6.2 Control de adelantos 6.2.1 Entrega de adelantos directos (en efectivo) segn el contrato Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras dispoto D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) siciones) O Verificar el cumplimiento de los adelantos directos (en efectivo) segn las Bases o Contrato. P1 Determinar que esta clase de adelanto est definida en las Bases o Contrato, as como el monto y condiciones. P2 Comprobar que el monto de adelantados directos otorgados no excedan en conjunto el monto de lo establecido en la normativa. P3 Verificar que la entrega de adelantos se haya realizado contra la presentacin de las garantas por idntico monto y un plazo mnimo de vigencia de tres (03) meses renovables por el monto pendiente de amortizacin. P4 Verificar que la entrega de los adelantos se haya realizado en los plazos previstos en la normativa vigente. Bases de Licitacin, Contrato, Solicitud de Adelanto, Garanta de adelanto, Comprobantes de Pago, Cuaderno de Obra, Informes del Supervisor. R1 Retraso en el inicio del plazo contractual. R2 Ampliacin del plazo contractual. R3 Pago de adelantos sin las garantas suficientes. R4 Resolucin del contrato. E1 Pago en exceso de los adelantos. E2 Distorsin del control del adelanto en las valorizaciones. E3 Pago de mayores gastos generales y costos directos. E4 Pago por resarcimiento de daos al contratista. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local. Mg. Roberto Claros Cohaila
C 33 Cuadro 6.2.1 Etapa 6 Verificacin del cumplimiento de los adelantos directos
Subetapa
INSTITUTO PACFICO
Eficacia
Se otorgan los adelantos segn Los adelantos que se otorgan al contra- Los adelantos que se otorgan Artculos 39 y 41 de la Ley y 219, 227, 243 y lo especificado en el contrato tista, permiten un desarrollo adecuado al contratista son los indispen- 244 del Reglamento --sables para la ejecucin del del contrato contrato
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
477
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
84
6.2 Control de adelantos 6.2.2 Entrega de adelantos de materiales segn el contrato Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras disposito D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) ciones) Decreto Supremo N 01179- VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias O Verificar el cumplimiento de los adelantos directos (en efectivo) segn las Bases o Contrato. P1 Determinar que esta clase de adelanto est definida en las Bases o Contrato, as como el monto y condiciones. P2 Comprobar que el monto de adelantados directos otorgados no excedan en conjunto el monto de lo establecido en la normativa. P3 Verificar que la solicitud del adelanto se haya efectuado con la anticipacin debida, cuando se haya dado inicio al plazo de ejecucin contractual y en concordancia con el calendario de adquisicin de materiales; y que sta se haya atendido oportunamente y en los montos correspondientes. P4 Comprobar que la entrega del adelanto se haya realizado contra la presentacin de las garantas por idntico monto y un plazo adecuado de vigencia. Contrato, Solicitud de Adelanto, Calendario de adquisicin de materiales e insumos, Garantas de adelanto, Cuaderno de Obra, Presupuesto de Obra, Comprobantes de pago, Informes del Supervisor. R1 Causales de ampliacin de plazo de ejecucin. R2 Pago de adelantos sin las garantas suficientes. E1 Entrega indebida de fondos al contratista. E2 Pago en exceso de los adelantos. E3 Generacin de ampliacin de plazo y mayores gastos generales. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local.
C 34 Cuadro 6.2.2 Etapa 6 - Verificacin del cumplimiento del adelanto de materiales
478
Subetapa
Eficacia
Se otorgan los adelantos segn Los adelantos que se otorgan al Los adelantos que se otorgan Artculos 39 de la Ley y 219, 243 y 245 del lo especificado en el contrato. contratista, permiten un desarrollo al contratista son los indispen- Reglamento adecuado del contratado. sables para la ejecucin del contrato.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
85
6 Ejecucin del contrato de obra 6.2 Control de adelantos 6.2.3 Amortizacin de adelantos directos Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras dispoto D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) siciones) --O Comprobar la adecuada amortizacin de adelantos directos. P1 Verificar que la amortizacin de los adelantos directos se hayan realizado mediante descuentos proporcionales en cada una de las valorizaciones de obra. P2 Constatar que las diferencias encontradas en las valorizaciones se hayan subsanado en el pago prximo siguiente o liquidacin del contrato, de ser el caso. Expediente Tcnico, Contrato, Valorizaciones de obra, Comprobantes de Pago, Cuaderno de obra, Liquidacin del contrato de obra. R1 Otorgar beneficios adicionales al contratista. R2 Amortizacin incompleta o tarda del adelanto. E1 Pago en exceso de la valorizacin. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local. Mg. Roberto Claros Cohaila
C 35 Cuadro 6.2.3 Etapa 6 - Comprobacin de la amortizacin de adelantos
INSTITUTO PACFICO
Subetapa
Eficacia
Lograr coincidir las amortizacio- Las amortizaciones de adelantos de- Se deben programar adecuada- Artculo 246 del Reglamento nes y el cumplimiento del avance ben encontrarse debidamente conside- mente las amortizaciones de los de obra. radas en el cronograma de pagos. adelantos.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
479
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
86
6.2 Control de adelantos 6.2.4 Amortizacin de adelanto para materiales Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras disposito D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) ciones) Decreto Supremo N 01179- VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias O Comprobar la adecuada amortizacin de adelantos para materiales. P1 Verificar que la amortizacin del adelanto para materiales se ha realizado segn la normativa vigente para esos casos. P2 Constatar que las diferencias encontradas en las valorizaciones se hayan subsanado en el pago prximo siguiente o liquidacin del contrato, de ser el caso. Expediente Tcnico, Contrato, Valorizaciones de obra, Calendario de avance de obra, Comprobantes de Pago, Cuaderno de obra, Liquidacin del contrato de obra. R1 Otorgar beneficios adicionales al contratista. E1 Pago en exceso de la valorizacin. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local.
480
C 36 Cuadro 6.2.4 Etapa 6 - Comprobacin de la amortizacin de adelantos
Subetapa
Eficacia
Lograr coincidir las amortizacio- Las amortizaciones de adelantos Se deben programar adecuada- Artculo 246 del Reglamento nes y el cumplimiento del avance deben encontrarse debidamente mente las amortizaciones de los de obra. consideradas en el cronograma adelantos. de pagos.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
87
6.3 Control de garantas 6.3.1 Garantas de fiel cumplimiento Eficiencia Se revisa exhaustivamente las garantas, tanto las cartas fianzas o plizas de caucin para verificar que estn bien giradas tanto en sus caractersticas, montos y fechas. Verificar el cumplimiento de las condiciones contractuales respecto a garantas de fiel cumplimiento. P1 Comprobar que estas garantas hayan sido renovadas hasta la aprobacin de la liquidacin del contrato de obra. P2 Verificar que esta garanta haya sido devuelta al contratista luego de que la liquidacin del contrato de obra haya quedado consentida. Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras dispoto D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) siciones) Se aceptan las cartas fianzas Artculos 40 de la Ley y 213, 214, 215 y 221 --o plizas de caucin a fin de del Reglamento garantizar el adecuado cumplimiento de los contratos. O P3 Verificar que, de ser el caso, esta garanta slo se haya ejecutado por los siguientes casos: a) Cuando el contratista no la hubiera renovado antes de la fecha de su vencimiento b) Cuando la resolucin por la cual la Entidad resuelve el contrato por causa imputable al contratista, haya quedado consentida o cuando por laudo arbitral consentido y ejecutoriado se declare procedente la decisin de resolver el contrato c) Cuando transcurridos tres (3) meses de haber sido requerido por la Entidad, el contratista no hubiera cumplido con pagar el saldo a su cargo establecido en la liquidacin final del contrato de obra debidamente consentido o ejecutoriado Contrato, Carta fianza o pliza de caucin de fiel cumplimiento, Cuaderno de Obra, Informes del Supervisor, Liquidacin de contrato de obra. R1 Ante incumplimiento del contratista en la ejecucin de las prestaciones contratadas, no se cobertura los bienes e intereses del Estado. E1 Gastos innecesarios de parte del Estado, para ejercer sus derechos. E2 Devolucin sin establecer que la obra no se ajusta a los requerimientos contratados. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local. Mg. Roberto Claros Cohaila
C 37 Cuadro 6.3.1 Etapa 6 - Verificacin del cumplimiento de las garantas de fiel cumplimiento
Sub-etapa
INSTITUTO PACFICO
Eficacia
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
481
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
88
6 Ejecucin del contrato de obra 6.3 Control de garantas 6.3.2 Garantas de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias Eficiencia Se revisa exhaustivamente las garantas, tanto las cartas fianzas o plizas de caucin para verificar que estn bien giradas tanto en sus caractersticas, montos y fechas. Verificar el cumplimiento de las condiciones contractuales de garantas de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias. P1 Verificar si durante la ejecucin de una obra se haya requerido al contratista la ejecucin de prestaciones accesorias, tales como mantenimiento, reparacin o actividades afines, el contratista haya presentado una garanta adicional de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias. P2 Comprobar que estas garantas hayan sido renovadas hasta el cumplimiento total de las obligaciones garantizadas. P3 Verificar que las cartas fianzas o plizas de caucin que el contratista present como garanta de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias hayan sido emitidas por entidades financieras autorizadas y su contenido sea el adecuado; confirmar su autenticidad. Se aceptan las cartas fianzas o Artculos 40 de la Ley y 213, 214 y 218 del --plizas de caucin a fin de garan- Reglamento tizar el adecuado cumplimiento de los contratos. O Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras dispoto D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) siciones) P4 Verificar que, de ser el caso, esta garanta slo se haya ejecutado por los siguientes casos: a) Cuando el contratista no la hubiera renovado antes de la fecha de su vencimiento b) Cuando la resolucin por la cual la Entidad resuelve el contrato por causa imputable al contratista haya quedado consentida o cuando por laudo arbitral consentido y ejecutoriado se declare procedente la decisin de resolver el contrato c) Cuando transcurridos tres (3) meses de haber sido requerido por la Entidad, el contratista no hubiera cumplido con pagar el saldo a su cargo establecido en la liquidacin final del contrato de obra debidamente consentido o ejecutoriado Contrato, Carta fianza o pliza de caucin de fiel cumplimiento, Cuaderno de Obra, Informes del Supervisor, Liquidacin de contrato de obra. R1 Ante incumplimiento del contratista en la ejecucin de las prestaciones accesorias, no se cuente con cobertura de los intereses del Estado. E1 Gastos innecesarios de parte del Estado, para ejercer sus derechos. E2 Ante su devolucin las prestaciones accesorias no se ajustan a los requerimientos contratados. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local.
C 38 Cuadro 6.3.2 Etapa 6 - Verificacin del cumplimiento de las garantas de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias
482
Sub-etapa
Eficacia
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
89
6.3 Control de garantas 6.3.3 Garantas por adelantos Eficiencia Se revisa exhaustivamente las garantas, tanto las cartas fianzas o plizas de caucin para verificar que estn bien giradas tanto en sus caractersticas, montos y fechas. Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras dispoto D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) siciones) Se aceptan las cartas fianzas Artculos 40 de la Ley y 213, 214 y 219 del o plizas de caucin a fin de Reglamento garantizar el adecuado uso del adelanto otorgado. O Verificar el cumplimiento de las garantas por adelantos. P1 Verificar si las garantas de los adelantos directos se han mantenido vigentes y por el monto del saldo deudor. P2 Verificar si las garantas de los adelantos para materiales se han mantenido vigentes hasta la utilizacin de los materiales a satisfaccin de la Entidad. P3 Verificar que, de ser el caso, esta garanta slo se haya ejecutado cuando el contratista no la hubiera renovado antes de la fecha de su vencimiento. Contrato, Cartas fianza o plizas de caucin de adelantos directos y para materiales, Cuaderno de Obra, Informes del Supervisor, Valorizaciones de obra. R1 Ante el inadecuado uso de los adelantos otorgados, no se cuente con cobertura de los intereses del Estado. E1 Gastos innecesarios de parte del Estado, para ejercer sus derechos. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local. Mg. Roberto Claros Cohaila
C 39 Cuadro 6.3.3 Etapa 6 - Verificacin del cumplimiento de las garantas por adelantos
INSTITUTO PACFICO
Subetapa
Eficacia
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
483
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
90
6 Ejecucin del contrato de obra 6.4 Cuaderno de obra 6.4.1 Apertura del cuaderno de obra Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras dispoto D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) siciones) --O Verificar el cumplimiento de las garantas por adelantos. P1 Verificar que en la fecha de entrega del terreno se haya aperturado el cuaderno de obra. P2 Verificar que el cuaderno de obra est firmado en todas sus pginas nicamente por el inspector o supervisor, segn corresponda y por el residente. P3 Verificar que si la obra se encuentra concluida, el original del cuaderno de obra se encuentra en poder de la entidad. Cuaderno de Obra. R1 No se cumpla con las formalidades establecidas en la normativa. R2 Las anotaciones efectuadas en el cuaderno de obra no surtan efecto legal para las partes. E1 Se generen controversias durante la ejecucin del contrato de obra. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local.
484
C 40 Cuadro 6.4.1 Etapa 6 - Apertura del cuaderno de obra
Subetapa
Eficacia
Se verifica que desde el inicio Se revisa que el cuaderno de obra Se eviten los costos por posibles Artculo 253 del Reglamento de la obra estuvo abierto el haya sido firmado nicamente por el controversias. cuaderno de obra hasta que la residente y supervisor. obra haya sido recibida por la Entidad.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
91
6 Ejecucin del contrato de obra 6.4 Cuaderno de obra 6.4.2 Eficiencia Se revisa que en el cuaderno de obra Se evitan mayores costos a los Artculos 251, 254, 259, 263 y 268 del se hayan anotado los hechos rele- previstos contractualmente. Reglamento vantes ocurridos durante la ejecucin --de la obra. Economa Contenido del cuaderno de obra Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras dispoto D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) siciones) O Verificar el contenido del cuaderno de obra. P1 Verificar que en el cuaderno de obra el contratista haya efectuado las consultas al inspector o supervisor. P2 Verificar que el inspector o supervisor haya absuelto las consultas dentro de los plazos previstos en la normativa. P3 Verificar, en caso de solicitud de ampliacin de plazo por parte del contratista, que ste haya anotado en el cuaderno de obra, durante la ocurrencia de la causal, las circunstancias que a su criterio ameriten la ampliacin de plazo. P4 Verificar retraso injustificado en la ejecucin de la obra, por parte del contratista, y cuando el monto de la valorizacin acumulada ejecutada sea menor al 80% del acumulado programado del nuevo calendario, que inspector o supervisor haya anotado tal hecho en el cuaderno de obra. P5 Comprobar que el contratista en la fecha de culminacin de la obra haya anotado este hecho en el cuaderno de obra, as como haya solicitado la recepcin de la misma. P6 Verificar que si en la recepcin de obra existieron observaciones, y luego que el contratista las subsan, ste haya solicitado a travs del cuaderno de obra, nuevamente la recepcin. Cuaderno de Obra, Informes del Supervisor, Acta de Observaciones. R1 No se encuentre los registros sobre la calidad de los trabajos ejecutados. R2 No se constituya en evidencia para trmites administrativos como ampliaciones de plazo. E1 Obra no se ajusta a los requerimientos contratados. E2 Ampliaciones de plazo y mayores gastos generales. E3 Mayores costos de supervisin. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local. Mg. Roberto Claros Cohaila
C 41 Cuadro 6.4.2 Etapa 6 Contenido del cuaderno de obra
Subetapa
INSTITUTO PACFICO
Eficacia
Se verifica que las consultas del contratista se hayan anotado en el momento debido y que el inspector o supervisor las haya atendido en los plazos establecidos.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
485
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
92
6 Ejecucin del contrato de obra 6.5 Proceso constructivo y controles de calidad Proceso constructivo de la obra Eficiencia Economa Legalidad (Otras disposiciones) Normas de Control Interno O Verificar selectivamente el cumplimiento del proceso constructivo de la obra (Inspeccin fsica de la obra). P1 Verificar si el contratista comunic inmediatamente despus de la suscripcin del contrato, la advertencia de fallas o defectos de cualquier especificacin tcnica o bien (disponibilidad del terreno); y que la Entidad las evalu y pronunci en los plazos normados. P2 Comprobar que el contratista haya desarrollado el trabajo de acuerdo con procedimientos y tcnicas constructivas establecidas en las especificaciones tcnicas de cada partida del presupuesto, u otra que cuente con la conformidad de la Supervisin. P3 Constatar que el contratista haya usado materiales que cumplen con las caractersticas ofertadas en los anlisis de precios unitarios de cada una de las partidas del presupuesto. P4 Verificar que el contratista haya usado los equipos con las caractersticas (ao de fabricacin, potencia, etc.) ofertadas en los anlisis de precios unitarios de cada una de las partidas del presupuesto. P5 Comprobar el cumplimiento de la forma de medicin de cada elemento de la obra. P6 Constatar que en caso de haberse generado modificaciones sustanciales a los procesos constructivos en las especificaciones tcnicas, stos hayan contado con la opinin previa del proyectista y de la supervisin de obra. P7 Verificar si las modificaciones antes sealadas han afectado la meta fsica y generado costos adicionales al contrato de obra. P8 Constatar que las licencias, autorizaciones, permisos, servidumbre y similares necesarias para la ejecucin de la obra, fueron gestionadas oportunamente por el contratista o la entidad segn indique las Bases. P9 En caso que en la ejecucin se presenten daos a terceros, imputables al contratista, se verificar que fueron asumidos por el contratista. Cuaderno de Obra, Informes del Supervisor, Expediente tcnico, Catlogos de materiales, insumos, maquinarias y equipos, Reglamentos o Normas tcnicas nacionales y sectoriales. R1 Que no se logre cumplir con la meta fsica. R2 Que la obra se ejecute con deficiencias. R3 Se presenten modificaciones sustanciales en el proceso de ejecucin de obra, sin contar con la opinin del proyectista. E1 Mayores costos por prestaciones adicionales de obra y/o Supervisin. Reglamento Nacional de Tasaciones. Manual de Diseo de Puentes (DP-2001) MTC. Especificaciones Tcnicas Generales para Construccin de Carreteras (EG-2000) MTC.
C 42 Cuadro 6.5.1 Etapa 6 - Proceso constructivo de la obra
486
Etapa del proceso Contratacin Subetapa
Actividad de la entidad 6.5.1 Afirmaciones y criterios de gestin
Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamento D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) La ejecucin de la obra se logre Los procedimientos y tcnicas cons- Los cambios efectuados a los Artculos 6 de la Ley y 210, 211, 212 del efectuar conforme al expediente tructivos empleadas cumplen con las procesos constructivos no irro- Reglamento tcnico contractual. especificaciones tcnicas y la norma- guen mayores gastos a la entiva aplicable. tidad.
Eficacia
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
Fuentes de informacin: Pgina Web de la entidad. Normas Tcnicas de la Comisin de Reglamentos Tcnicos y Comerciales del INDECOPI Reglamento Nacional de Construccin. Leyenda: (*) O = Obras
93
6.5 Proceso constructivo y controles de calidad 6.5.2 Controles de calidad durante la ejecucin de la obra Eficiencia La ejecucin de obra rene las condiciones de calidad requeridos conforme al expediente tcnico, y a los estndares nacionales o internacionales vigentes. Verificar en forma selectiva los controles de calidad efectuados durante la ejecucin de la obra. P1 Verificar si se han realizado oportunamente los controles de calidad de los materiales empleados y se cuentan con los certificados correspondientes. P2 Comprobar si se han realizado los controles de calidad de los trabajos ejecutados y si se cuenta con los certificados correspondientes. P3 Constatar si se han evaluado los resultados de las pruebas de control de calidad, a fin de determinar si se ajustan a los estndares sealados en las especificaciones tcnicas. P4 Verificar que el costo de las pruebas o ensayos de calidad se hayan efectuado por cuenta del contratista, siempre que se encuentre establecido en las bases. P5 Si en la ejecucin de la obra se evidenci que los materiales o equipos eran de mala calidad o incumplan con las especificaciones tcnicas; constatar que se dispuso el rechazo o retiro de los mismos, y que no fueron valorizados los trabajos relacionados, hasta que se haya subsanado esta deficiencia de ser el caso. Cuaderno de Obra, Informes del Supervisor, Expediente Tcnico, Catlogos de materiales, insumos, maquinarias y equipos, Reglamentos o Normas tcnicas nacionales y sectoriales, informes del contratista, certificados y estudios diversos. R1 La obra no cuente con la calidad debida. E1 Deterioro de la obra antes del horizonte del proyecto previsto. E2 Mayores costos de mantenimiento posteriores a la culminacin de obra. Reglamento Nacional de Tasaciones. Reglamento Nacional de Construccin. Reglamento de metrados para obras en edificaciones. Manual de Diseo Geomtrico de Carreteras (DG-2001) MTC Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras dispoto D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) siciones) Los controles de calidad asegu- Artculos 120, 233, 268, 250 del Regla- Normas de Control Interno ran que la inversin efectuada mento en la ejecucin de la obra, garantice el perodo de vida til de la obra. O Mg. Roberto Claros Cohaila
C 43 Cuadro 6.5.2 Etapa 6 - Controles de calidad durante la ejecucin de la obra
Subetapa
INSTITUTO PACFICO
Eficacia
La ejecucin de la obra se logre efectuar con los controles de calidad necesarios, cumpliendo con el principio de vigencia tecnolgica.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
487
Fuentes de informacin: Pgina Web de la entidad. Normas Tcnicas de la Comisin de Reglamentos Tcnicos y Comerciales del INDECOPI Especificaciones Tcnicas Generales para Construccin de Carreteras (EG-2000) MTC Contralora General de la Repblica. Manual de Diseo de Puentes (DP-2001) MTC Leyenda: (*) O = Obras
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
94
6 Ejecucin del contrato de obra 6.6 Pagos al contratista 6.6.1 Pagos a cuenta / valorizaciones Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras disposiciones) to D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) Normas Tcnicas de Control Interno Para el Sector Pblico Artculos 222, 223, 255-257, 265 del Decreto Supremo N 011-79-VC y sus modificatorias, Reglamento ampliatorias y complementarias O Verificar la autorizacin de los pagos a cuenta, cumplimiento de plazos y entrega de valorizaciones segn cronograma detallado en el contrato. P1 Verificar que previo al pago de las valorizaciones, stas hayan contado con la conformidad del inspector o supervisor y del rea correspondiente de la entidad, mediante informes tcnicos; cumpliendo los plazos establecidos en las bases. P2 Comprobar que la entidad pag las valorizaciones dentro de los plazos establecidos en las bases, y que no ocasion el pago de intereses. P3 De haberse pagado intereses, verificar que se haya formulado una Valorizacin de Intereses considerando el inters pactado en el contrato o en su defecto el inters legal; y que el pago se efectu en las valorizaciones siguientes. P4 Comprobar que las valorizaciones se hayan formulado sobre la base de los trabajos o prestaciones realmente ejecutados y que los precios unitarios no hayan excedido a los del valor referencial o del contrato, segn el sistema de contratacin que corresponda; adems, que se hayan calculado adecuadamente los reajustes de precios y deducciones. P5 Verificar que en las obras contratadas bajo el sistema a Precios Unitarios se valoriz hasta el total de los metrados realmente ejecutados, mientras que en el caso de las obras bajo el sistema de Suma Alzada se valoriz hasta el total de los metrados del presupuesto de obra. P6 Constatar que las valorizaciones adicionales para el caso de presupuestos adicionales correspondan especficamente a los trabajos considerados en el presupuesto adicional correspondiente, aprobado por la entidad y de ser el caso autorizado por la Contralora General. P7 En el caso de discrepancias respecto a la formulacin, aprobacin o valorizacin de los metrados, entre el contratista y el inspector o el supervisor o la Entidad, se debe verificar que stas fueron resueltas en la liquidacin del contrato. P8 Verificar que en caso de atrasos injustificados en las prestaciones, se haya considerado en las valorizaciones las penalidades que correspondan. P9 Constatar que los contratistas hayan emitido los respectivos comprobantes (facturas, boletas de venta) por el pago efectuado y que se hayan emitido vlidamente. P10 Comprobar que previo al pago de valorizacin de obra, se cuente con los certificados de controles de calidad de los materiales, insumos y trabajos ejecutados. P11 Constatar que previo al pago de la valorizacin, el contratista adjunt los documentos donde consta que, a la fecha de pago, no tiene deudas por concepto de tributos, beneficios sociales, entre otros; de acuerdo a lo dispuesto en las bases.
C 44-A Cuadro 6.6.1 Etapa 6 - Verificacin de los pagos a cuenta / valorizaciones
488
Subetapa
Eficacia
95
6 Ejecucin del contrato de obra 6.6 Pagos al contratista 6.6.1 Pagos a cuenta / valorizaciones Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras disposiciones) to D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) Normas de Control Interno Decreto Supremo N 011-79-VC y sus modificatorias, Artculos 222, 223, 255-257, 265 del ampliatorias y complementarias Reglamento O Expediente tcnico contractual, Contrato de obra, Expediente de Obra, Valorizaciones de obra, Calendario de avance de obra, Certificados de control de calidad, Expediente tcnico del adicional, Presupuesto adicional, Liquidacin del contrato y Comprobantes de pago. R1 Se efecten pagos por supuestos trabajos sin haber recibido las respectivas prestaciones. R2 Errores en el clculo de valorizaciones de obras, reajustes y otros. R3 Exista incumplimiento del contratista en la ejecucin de los trabajos a ejecutar segn el calendario de avance de obra. R4 Los pagos a cuenta se realicen fuera de los plazos establecidos. E1 Mayores pagos a los que corresponden en la ejecucin de obra. E2 Pago de intereses moratorios. Reglamento Nacional de Tasaciones. Reglamento Nacional de Construccin. Reglamento de metrados para obras en edificaciones. Manual de Diseo Geomtrico de Carreteras (DG-2001) MTC Mg. Roberto Claros Cohaila
C 44-B Cuadro 6.6.1 (Continuacin...) Etapa 6 - Verificacin de los pagos a cuenta / valorizaciones
INSTITUTO PACFICO
Subetapa
Eficacia
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
Fuentes de informacin: Reglamento Nacional de Construccin. Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria SUNAT. Instituto nacional de Estadstica e Informtica INEI. Contralora General de la Repblica.
489
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
96
6.7 Prestaciones adicionales 6.7.1 Aprobacin de las obras adicionales Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamento (D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006EF) Artculos 42 de la Ley y 265, 266 del Reglamento Legalidad Otras disposiciones: Normas de Control Interno. Directiva N 012-2000-CG/OATJ-PRO y su modificatoria. O Verificar la aprobacin de las obras adicionales. P1 Verificar que se emiti la autorizacin previa para la ejecucin de los trabajos adicionales, en la oportunidad debida, cindose a lo establecido en las bases y la normativa especializada. P2 Comprobar que exista el Informe Tcnico del Inspector o Supervisor, otorgando su conformidad a los trabajos adicionales y que se cuente con la evaluacin tcnica y econmica debidamente sustentada. P3 Determinar la razonabilidad del plazo de presentacin del informe favorable por parte de la Supervisin a la Entidad, una vez producido el hecho que origin el citado presupuesto adicional. P4 Confirmar que exista el Informe Tcnico del funcionario competente de la entidad, otorgando su conformidad a los trabajos adicionales y que cuenta con la evaluacin tcnica y econmica debidamente sustentada. P5 Constatar que exista el Informe Legal emitido por el funcionario competente de la entidad, que sustente la aprobacin del presupuesto adicional y que contiene el anlisis y tipificacin de la causal generadora correspondiente; as como la viabilidad legal de reconocer el pago adicional al contratista, de acuerdo con las clusulas contractuales, as como a los sistemas y modalidades previstos en el Reglamento. P6 Constatar que previo a la aprobacin del presupuesto adicional se cuente con el Informe Institucional y/o documento oficial donde conste la previsin y disponibilidad presupuestaria asignada para atender el pago del presupuesto adicional solicitado. Verificar PIA, PIM y pagos. P7 Verificar la disposicin presupuestal en el caso que las obras, incluyendo obras adicionales, superen el ao fiscal. P8 En el caso se determine que el presupuesto adicional deviene de errores o deficiencias del Expediente Tcnico, se debe verificar que los informes sustentatorios recomienden al titular de la entidad el deslinde de responsabilidades pertinente; y las acciones dispuestas al respecto por el titular. P9 Verificar que se haya dispuesto tambin el deslinde de responsabilidades, en los siguientes casos: a) Deficiencias en el Pliego de Consultas y Absolucin de Consultas, formulados en la etapa del proceso de seleccin b) Ejecucin de trabajos sin contar previamente con la autorizacin del Titular de la Entidad c) Ejecucin y pago de trabajos adicionales, en aquellos casos que el porcentaje de incidencia exceda el establecido en la normativa, requiriendo autorizacin no slo del Titular de la entidad sino adems de la Contralora General de la Repblica. P10 Comprobar que exista la Resolucin aprobatoria del presupuesto adicional, suscrita por el titular del pliego o la mxima autoridad administrativa de la entidad contratante; y que se haya emitido previo a la ejecucin de los trabajos adicionales, de conformidad con la normativa vigente. P11 Confirmar que la obligacin de ejecutar las prestaciones adicionales se haya autorizado mediante resolucin notificada al contratista.
C 45-A Cuadro 6.7.1 Etapa 6 - Verificacin de la aprobacin de prestaciones adicionales
490
Subetapa
Eficacia
97
6.7 Prestaciones adicionales 6.7.1 Aprobacin de las obras adicionales Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamento (D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006EF) Artculos 42 de la Ley y 265, 266 del Reglamento Legalidad Otras disposiciones: Normas de Control Interno. Directiva N 012-2000-CG/OATJ-PRO y su modificatoria. O P12 Verificar si el presupuesto adicional aprobado se enmarca en la definicin de Presupuesto Adicional de Obra; es decir, si las obras complementarias o mayores metrados son necesarias e indispensables para cumplir con la finalidad del contrato respectivo. P13 Verificar la razonabilidad de las soluciones tcnicas, considerando caractersticas de la obra, materiales, equipos, controles de calidad, anlisis Costo/Beneficio. P14 Contrastar las planillas de metrados, planos sustentatorios; y especificaciones tcnicas, para determinar la razonabilidad de los metrados. P15 Verificar los precios unitarios utilizados, que estn de acuerdo al sistema de contratacin, en el caso de partidas contractuales que correspondan a la oferta contractual. P16 Verificar que se aprobaron especificaciones tcnicas para cada una de las partidas nuevas. P17 En el caso de partidas nuevas verificar si han pactado los precios, constatar la consistencia de los insumos y rendimientos considerados as como que los precios de todos los insumos correspondan a una misma fecha. P18 Para contratos de obras a Precios Unitarios, verificar que los Gastos Generales considerados en el Presupuesto Adicional correspondan a los Gastos Generales Fijos y Variables propios del Adicional, para lo cual se debe efectuar el anlisis correspondiente. P19 En el caso de contratos de obra a Suma Alzada, determinar que los Gastos Generales considerados en el Presupuesto Adicional corresponden a los Gastos Generales Fijos y Variables del Presupuesto Referencial multiplicado por el factor de relacin, determinado por el cociente resultante de dividir el monto del contrato de la obra entre el monto del valor referencial. P20 Mediante una visita de inspeccin a la obra materia del presupuesto adicional, constatar el cumplimiento de los trabajos contractuales y adicionales, de conformidad con el expediente tcnico y el presupuesto aprobado. P21 Verificar que el Presupuesto Adicional se haya formulado independientemente de las reducciones y/o supresiones de costos que apruebe la entidad para la misma ejecucin de obra, aunque ambos se encuentren vinculados. P22 Comprobar que, en el clculo del porcentaje de incidencia acumulado del presupuesto adicional respecto al monto del contrato original, se consider el monto total de los presupuestos adicionales autorizados durante su ejecucin, incluyendo el que se encuentra en trmite, y el monto de aquellos presupuestos deductivos derivados de las sustituciones de obra directamente vinculadas con las partidas de obras adicionales, siempre que ambas respondan a la misma finalidad. P23 En el caso que el porcentaje de incidencia acumulada del presupuesto adicional supera el porcentaje establecido por la normativa vigente; verificar que la entidad haya solicitado la autorizacin previa de la Contralora General de la Repblica dentro de los treinta (30) das naturales, computados a partir de la fecha en que la supervisin de obra emite su informe favorable en torno al presupuesto adicional. P24 En el caso de que la CGR haya emitido pronunciamiento en torno al presupuesto adicional solicitado, se deber comprobar que la entidad dio cumplimiento a lo dispuesto en dicho pronunciamiento. Mg. Roberto Claros Cohaila
C 45-B Cuadro 6.7.1 (Continuacin...) Etapa 6 - Verificacin de la aprobacin de prestaciones adicionales
Subetapa
INSTITUTO PACFICO
Eficacia
491
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
98
6 Ejecucin del contrato de obra 6.7 Prestaciones adicionales 6.7.1 Aprobacin de las obras adicionales Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamento (D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006EF) Artculos 42 de la Ley y 265, 266 del Reglamento Legalidad Otras disposiciones: Normas de Control Interno. Directiva N 012-2000-CG/OATJ-PRO y su modificatoria. O P25 Verificar que la entidad aprob la ejecucin y pago de presupuestos adicionales de obras contratadas a suma alzada, slo cuando estos se hayan generado por hechos imprevisibles y su ejecucin sea indispensable para el cumplimiento de la finalidad del contrato; entendindose que los trabajos materia del adicional no deben estar comprendidos en los documentos del expediente tcnico. Por lo que no corresponde el reconocimiento de adicionales y obras complementarias por error en los metrados que no fue oportunamente detectado y puesto en evidencia. P26 Comprobar que la entidad ha aprobado reducciones de obra hasta por el 15% del monto contractual, de acuerdo a lo establecido en la Ley. P27 En caso de obras adicionales bajo caractersticas de emergencia, se debe verificar que su ejecucin fue autorizada y pagada por la entidad cuando el porcentaje de incidencia acumulado no super el 15% del monto contractual; o en caso contrario slo autoriz la ejecucin de los mismos, mientras que para efectuar el pago se solicit la autorizacin previa de la CGR; verificando que se cieron a lo dispuesto en el Reglamento y que su no ejecucin afecta el ambiente o pona en peligro a la poblacin, trabajadores o a la integridad de la obra; segn alcance del contrato. P28 De ser el caso, verificar que cuente con la viabilidad, prefactibilidad y factibilidad del proyecto. Contrato, Expediente Tcnico contractual, Expediente tcnico del adicional, Informes de supervisin, Metrados y valorizaciones, Pronunciamientos de la CGR, Cuaderno de Obra. R1 Ejecucin de prestaciones adicionales que no eran necesarias. R2 Ejecucin de prestaciones adicionales con mayores costos. E1 Incremento no justificable del costo en la ejecucin de la obra. E2 Relacin costo-beneficio de la obra en su conjunto, es oneroso para la Entidad. Normas Tcnicas de la Comisin de Reglamentos Tcnicos y Comerciales del INDECOPI. Especificaciones Tcnicas Generales para Construccin de Carreteras (EG-2000) - MTC. Manual de Diseo Geomtrico de Carreteras (DG-2001) - MTC. Manual de Diseo de Puentes (DP-2001) - MTC.
492
C 45-C Cuadro 6.7.1 (Continuacin...) Etapa 6 - Verificacin de la aprobacin de prestaciones adicionales
Sub-etapa
Eficacia
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
Fuentes de informacin: Consejo Superior de contrataciones y Adquisiciones del Estado- CONSUCODE. Contralora General de la Repblica. Reglamento Nacional de Construccin. Reglamento de metrados para obras en edificaciones. Leyenda: (*) O = Obras.
99
6.7 Prestaciones adicionales 6.7.2 Aprobacin de Ampliaciones de plazo y mayores gastos generales Eficiencia La aprobacin, seguimiento y control de los plazos de ejecucin de obra se efectan en la oportunidad debida. Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras disposiciones) to D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) Se controla el plazo contractual Artculos 42 de la Ley; 255, 258- 264 del Directiva N 012-2000-CG/OAy se otorgan ampliaciones sin in- Reglamento TJ-PRO y su modificatoria currir en demoras ni en mayores gastos generales. O Verificar la sustentacin tcnica de las autorizaciones de ampliacin de plazo, adems comprobar el cumplimiento de los plazos contractuales. P1 Comprobar que el contratista en su solicitud de ampliacin de plazo contractual invoc como causal las siguientes: Atrasos y/o paralizaciones ajenos a su voluntad, atrasos por causas atribuibles a la entidad, y por caso fortuito o fuerza mayor; siguiendo los Procedimientos especficos previstos en la norma pertinente. P2 Verificar que la solicitud de ampliacin de plazo se efectu dentro del plazo vigente de ejecucin de obra, y que cuando se sustente en causales diferentes o de distintas fechas, constatar que cada solicitud de ampliacin de plazo se haya tramitado y resuelto independientemente. P3 Constatar que exista el Informe Tcnico del Inspector o Supervisor, expresando opinin sobre la solicitud de ampliacin de plazo con el respectivo anlisis y evaluacin correspondiente; y que se haya formulado en los plazos establecidos en el Reglamento. P4 Verificar que exista resolucin aprobatoria de ampliacin de plazo, emitido por el funcionario competente en el plazo establecido en el Reglamento. P5 En el caso de que la entidad no haya emitido pronunciamiento alguno dentro de los plazos sealados, y que gener automticamente la ampliacin del plazo contractual; se debe verificar que dicha omisin no estuvo orientada a favorecer al contratista. P6 Comprobar que el nmero de das aprobados en la ampliacin de plazo corresponda al perodo en que se presentaron las causales invocadas y que stas hayan modificado el calendario de avance de obra vigente, debiendo corroborarse que este calendario est acorde con el avance real de la ejecucin de la obra. P7 Verificar que la ampliacin de plazo por causal de ejecucin de obras adicionales, se ha aprobado slo si stas conllevan la modificacin del calendario de avance de obra contractual y que los gastos generales correspondan a lo necesario para su ejecucin. P8 Revisar que los gastos generales reconocidos se han calculado considerando: el plazo contractual, los gastos generales contractuales o presupuesto referencial, segn el sistema de contratacin y los ndices generales de precios; as como, en el caso de paralizacin de obras estos gastos generales cuenten con la acreditacin debida. P9 En el supuesto que las reducciones de prestaciones afecten el plazo contractual, verificar que los gastos generales se han recalculado conforme a lo establecido en el Reglamento. Mg. Roberto Claros Cohaila
C 46-A Cuadro 6.7.2 Etapa 6 - Comprobacin del cumplimiento de los plazos del contrato
Subetapa
INSTITUTO PACFICO
Eficacia
Las ampliaciones de plazo permiten que la obra se culmine cumpliendo con el objetivo para el que fue contratado el postor ganador.
493
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
100
6 Ejecucin del contrato de obra 6.7 Prestaciones adicionales 6.7.2 Aprobacin de Ampliaciones de plazo y mayores gastos generales Eficiencia La aprobacin, seguimiento y control de los plazos de ejecucin de obra se efectan en la oportunidad debida. Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras disposicioto D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) nes) Se controla el plazo contractual Artculos 42 de la Ley; 255, 258- 264 del Directiva N 012-2000-CG/ y se otorgan ampliaciones sin in- Reglamento OATJ-PRO y su modificatoria currir en demoras ni en mayores gastos generales. P10 Comprobar que los pagos de mayores gastos generales se efectuaron en la oportunidad prevista en el contrato y que no se hayan generado pagos de inters moratorio. P11 Verificar que el pago de mayores gastos generales se haya formulado a travs de una valorizacin de mayores gastos generales y que se haya cancelado siguiendo los plazos establecido en el Reglamento. P12 En el caso que la entidad no haya pagado la valorizacin de mayores gastos generales en los plazos establecidos y si el contratista ha reclamado el reconocimiento de intereses, verificar que se haya formulado la valorizacin de intereses considerando el inters pactado en el contrato o en su defecto el inters legal; y que el pago se haya efectuado en las valorizaciones siguientes. Contrato, Expediente Tcnico contractual, Cuaderno de Obra, Calendario de Avance de obra contractual, Calendario de avance de obra actualizado, Expedientes sobre ampliaciones de plazo, Informes del supervisor. R1 El reconocimiento de ampliaciones de plazo y mayores gastos generales injustificadas. E1 Postergacin indebida del plazo de culminacin de la obra y mayores costos. Normas Tcnicas de la Comisin de Reglamentos Tcnicos y Comerciales del INDECOPI. Especificaciones Tcnicas Generales para Construccin de Carreteras (EG-2000) - MTC. Manual de Diseo Geomtrico de Carreteras (DG-2001) - MTC. Manual de Diseo de Puentes (DP-2001) - MTC.
494
C 46-B Cuadro 6.7.2 (Continuacin...) Etapa 6 - Comprobacin del cumplimiento de los plazos del contrato
Subetapa
Eficacia
Las ampliaciones de plazo permiten que la obra se culmine cumpliendo con el objetivo para el que fue contratado el postor ganador.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
Fuentes de informacin: Consejo Superior de contrataciones y Adquisiciones del Estado- CONSUCODE Contralora General de la Repblica. Reglamento Nacional de Construccin Reglamento de metrados para obras en edificaciones. Leyenda: (*) O = Obras
101
Legalidad (Otras disposiciones) Ley N 26572, Ley General de Arbitraje O P1 Verificar que las controversias se resolvieron utilizando mecanismos de conciliacin o arbitraje y procedimientos aplicables. P2 Analizar las causas que generaron las controversias y determinar si son consecuencia de decisiones no acertadas de la administracin. P3 Constatar si en las controversias que afectan los intereses de la Entidad, dentro de una relacin contractual, se recurri -en la bsqueda de una solucin adecuada- a la solicitud e inicio del arbitraje. P4 Verificar que en la designacin de los rbitros, se haya considerado la idoneidad, imparcialidad e independencia de stos. P5 Verificar que los procesos de conciliacin y/o arbitraje se derivaron de solicitudes de inicio de dichos Procedimientos especficos, efectuadas en cualquier momento anterior a la culminacin del contrato, siendo este plazo de caducidad. P6 Verificar que en caso de discrepancia respecto a valorizaciones o metrados, se inici un procedimiento de conciliacin y/o arbitraje dentro de los quince (15) das hbiles despus de ocurrida la controversia y slo si la valorizacin de la parte en discusin representa. P7 Verificar que en caso de controversia relacionada con la ampliacin de plazo otorgada por la Entidad, ha sido sometida a conciliacin y/o arbitraje dentro de los quince (15) das hbiles posteriores a la comunicacin de tal decisin. P8 Verificar que en caso de discrepancia con lo resuelto por la mxima autoridad administrativa de la Entidad, en relacin a la existencia de vicios o defectos constatados por el Comit de Recepcin en la segunda inspeccin del proceso de recepcin de obra, dicha controversia haya sido sometida a conciliacin y/o arbitraje, dentro de los quince (15) das siguientes al pronunciamiento de la Entidad. Contrato, Antecedentes de los hechos materia de Controversia, Actas de conciliacin, Expediente del proceso arbitral, Laudo arbitral. R1 Que la solucin de la controversia no sea susceptible de cuestionamiento por las partes. R2 Que se recurra al mecanismo de la conciliacin o arbitraje por hechos que no se justifican. R3 Demora en la solucin de una controversia y que no exista imparcialidad en los rbitros. R4 Retraso en la liquidacin de los contratos, en espera de la solucin de controversias. E1 Costos incurridos por los procesos arbitrales. E2 Mayores costos en la administracin de los contratos. Mg. Roberto Claros Cohaila Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local.
C 47 Cuadro 6.8.1 Etapa 6 - Comprobacin del cumplimiento de los Procedimientos especficos de administracin de controversias
INSTITUTO PACFICO
Etapa del proceso Contratacin 6 Ejecucin del contrato de obra Subetapa 6.8 Administracin de las controversias Actividad de la entidad 6.8.1 Cumplimiento de los Procedimientos especficos de administracin de controversias Afirmaciones y criterios de gestin Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y ReglamenEficacia Eficiencia Economa to D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) Se realiza solucin de la contro- Se resuelve la controversia en la La solucin de controversias Artculos 53 de la Ley y 257, 259 y 272 versia de manera adecuada. etapa de conciliacin, en buenos no deben irrogar mayores 292 del Reglamento trminos para la Entidad. Si no fue- gastos de los previstos, a la Entidad. ra as, se recurre a un arbitraje. Desarrollo de los Procedimientos especficos de Auditora Procedimiento general Revisar la conciliacin y/o arbitraje de las parte.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
495
Fuentes de informacin: Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado SEACE. Pgina Web de la entidad. Contralora General de la Repblica. Leyenda: (*) S = Supervisin; O = Obras
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
102
6.8 Administracin de las controversias 6.8.2 Gestin legal de la defensa en el proceso de administracin de controversias Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras dispoto D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) siciones) O Revisar la gestin legal de la defensa en el proceso ante controversias. P1 Verificar que se haya designado a funcionarios competentes para efectuar la defensa de los intereses del Estado, en los procesos de conciliacin y arbitrajes. P2 Comprobar que los encargados de la defensa de los intereses del Estado hayan actuado de manera diligente, oportuna y con los fundamentos adecuados, en cada una de las etapas del proceso arbitral. P3 Comprobar que se haya actuado los argumentos pertinentes, en los casos de haberse considerado como puntos de controversia aspectos que no le compete resolver al rbitro o tribunal arbitral. P4 Verificar que los laudos arbitrales se hayan emitido dentro de los plazos programados. P5 Constatar que se hayan presentado recursos de nulidad del laudo, en los casos que existan razones para ello y afectan los intereses del Estado. Contrato, Expediente de los procesos arbitrales, Actas de conciliacin, Laudos arbitrales. R1 Inadecuada defensa de los intereses del Estado. R2 Laudos desfavorables para el Estado. R3 Generacin de mayores obligaciones frente al Contratista. E1 Mayores pagos al Contratista. E2 Costos incurridos por los procesos arbitrales. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local.
C 48 Cuadro 6.8.2 Etapa 6 - Verificacin de la gestin legal de la defensa en el proceso de administracin de controversias
496
Subetapa
Eficacia
En el proceso arbitral se pone de Se logra sustentacin adecuada por La solucin de controversias no Artculos 53 - 57 de la Ley y 272- 292 del Ley N 26572, Ley Geconocimiento del rbitro o Tribu- parte de la Entidad. deben irrogar mayores gastos de Reglamento neral de Arbitraje los previstos, a la Entidad. nal Arbitral aspectos relevantes que inciden en la decisin final o laudo arbitral.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
Fuentes de informacin: Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado-SEACE Pgina Web de la entidad. Contralora General de la Repblica. Leyenda: (*) O = Obras
103
6.9 Pagos al Contratista 6.9.1 Intervencin econmica Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras dispoto D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) siciones) (**) S Verificar el cumplimiento de los procedimientos para la intervencin econmica. P1 Verificar de ser el caso si se justifica la intervencin econmica. P2 Verificar que no se generen mayores gastos al Estado debido a la intervencin econmica. Contrato de obra, informes de supervisin, informes de reas usuarias. R1 Ante el inadecuado manejo de la intervencin econmica existe el riesgo que no cautelen adecuadamente los intereses del Estado. E1 Gastos innecesarios de parte del Estado, para ejercer sus derechos. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local. Mg. Roberto Claros Cohaila
C 49 Cuadro 6.9.1 Etapa 6 - Intervencin econmica
INSTITUTO PACFICO
Subetapa
Eficacia
Se verifica que a travs de la in- Se revisa que la intervencin eco- Verificar que no se generen Artculo 264 del Reglamento tervencin econmica se logre la nmica se efecte con oportunidad gastos innecesarios debido a la y conforme a los Procedimientos intervencin econmica. culminacin de los trabajos. especficos establecidos.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
Fuentes de informacin: Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado-SEACE Pgina Web de la entidad. Contralora General de la Repblica.
(**) El Artculo 264 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, encarga a CONSUCODE la emisin de Directiva sobre Intervencin econmica; sin embargo sta no ha sido an publicada. Leyenda: (*) S = Supervisin
497
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
104
6.10 Definicin del plazo de ejecucin de la prestacin 6.10.1 Definicin del inicio y culminacin del plazo contractual Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras dispoto D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) siciones) Determinar el plazo contractual Artculos 36 y 43 de la Ley; 204, 205 y 206 Artculos 183 y 184 del Cdigo Civil de la manera ms precisa, con del Reglamento la debida prevencin para evitar demoras y costos innecesarios. S Comprobar el inicio del plazo contractual. P1 Verificar que la vigencia del contrato se haya establecido desde el da siguiente de su suscripcin y que la culminacin corresponda a la fecha del consentimiento de la liquidacin. P2 Verificar que el contrato haya entrado en vigencia luego de cumplirse todas las condiciones estipuladas en las Bases. P3 Comprobar si por demora de la Entidad en el cumplimiento de las condiciones estipuladas en las Base se ha generado ampliacin del plazo contractual. Bases de Licitacin, Contrato de supervisin, Documentos de entrega del adelanto directo, Cuaderno de Obra. R1 Determinacin errnea de la fecha de inicio del plazo de ejecucin contractual de la supervisin. R2 Controversias con respecto a la fecha de inicio del plazo contractual. R3 Beneficios adicionales a los previstos en las bases del proceso de seleccin para la supervisin. E1 Demoras en el inicio del plazo de ejecucin de la prestacin. E2 Asumir mayores costos por ampliaciones de plazo. E3 Asumir los costos de un proceso arbitral. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local.
C 50 Cuadro 6.10.1 Etapa 6 - Verificacin de la definicin del plazo de inicio contractual de supervisin
498
Subetapa
Eficacia
Lograr definir la fecha de inicio Estipular adecuadamente los mey culminacin del plazo contrac- canismos a seguir, con base a la normativa, para establecer la fecha tual de manera adecuada. de inicio y de culminacin del plazo contractual.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
Fuentes de informacin: Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado-SEACE Pgina Web de la entidad. Contralora General de la Repblica. Leyenda: (*) S = Supervisin
105
6.11 Control de adelantos 6.11.1 Entrega de adelantos directos (en efectivo) segn el contrato Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras dispoto D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) siciones) S Verificar el cumplimiento de los adelantos directos (en efectivo) segn las Bases o Contrato P1 Determinar que esta clase de adelanto est definida en las Bases o Contrato, as como el monto y condiciones P2 Comprobar que el monto de adelantados directos otorgados no excedan en conjunto con lo establecido en la normativa P3 Verificar que la entrega de adelantos se haya realizado contra la presentacin de las garantas por idntico monto y un plazo mnimo de vigencia de tres (3) meses renovables por el monto pendiente de amortizacin P4 Verificar que la entrega de los adelantos se haya realizado en los plazos previstos en las Bases o Contrato Bases de Licitacin, Contrato de supervisin, Solicitud de Adelanto, Garanta de adelanto, Comprobantes de Pago R1 Retraso en el inicio del plazo contractual R2 Ampliacin del plazo contractual R3 Pago de adelantos sin las garantas suficientes R4 Resolucin del contrato E1 Pago en exceso de los adelantos E2 Distorsin del control del adelanto en las facturaciones E3 Pago de mayores costos de supervisin E4 Pago por resarcimiento de daos al contratista Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local. Mg. Roberto Claros Cohaila
C 51 Cuadro 6.11.1 Etapa 6 Verificacin del cumplimiento de los adelantos directos otorgados al supervisor
Etapa del proceso Contratacin 6 Ejecucin del contrato de Supervisin
Sub-etapa
INSTITUTO PACFICO
Eficacia
Se otorgan los adelantos segn Los adelantos que se otorgan al Los adelantos que se otorgan Artculos 39 y 41 de la Ley y 219, 227, 228 --lo especificado en el contrato contratista, permiten un desarrollo al contratista son los indispen- y 229 del Reglamento sables para la ejecucin del adecuado del contrato contrato
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
499
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
106
6.11 Control de adelantos 6.11.2 Amortizacin de adelantos directos Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras dispoto D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) siciones) --S Comprobar la amortizacin de adelantos directos. P1 Verificar que la amortizacin de los adelantos directos se hayan realizado mediante descuentos proporcionales en cada una de las facturaciones o pagos parciales. P2 Constatar que las diferencias encontradas en las amortizaciones de los adelantos, en los pagos parciales, se hayan tomado en cuenta en el pago prximo siguiente o liquidacin del contrato, de ser el caso. Bases de licitacin, Contrato de supervisin, Comprobantes de Pago, Liquidacin del contrato de supervisin, expedientes de valorizacin de obra. R1 Otorgar beneficios adicionales al supervisor al no descontarle en la oportunidad debida el adelanto otorgado. R2 Amortizacin incompleta o tarda del adelanto. E1 Pago en exceso de la facturacin. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local.
500
C 52 Cuadro 6.11.2 Etapa 6 - Comprobacin de la amortizacin de adelantos directos por parte del supervisor
Subetapa
Eficacia
Lograr coincidir las amortizacio- Las amortizaciones de adelantos Se deben programar adecuada- Artculo 230 del Reglamento nes y el cumplimiento del avance deben encontrarse debidamente mente las amortizaciones de los consideradas en el cronograma de adelantos. de la prestacin. pagos.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
Fuentes de informacin: Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado-SEACE. Pgina Web de la entidad. Contralora General de la Repblica. Leyenda: (*) S = Supervisin
107
6.12 Control de garantas 6.12.1 Garantas de fiel cumplimiento Eficiencia Se revisa exhaustivamente las garantas, tanto las cartas fianzas o plizas de caucin para verificar que estn bien giradas tanto en sus caractersticas, montos y fechas. Se aceptan las cartas fianzas Artculos 40 de la Ley y 213, 214, 215 y 221 o plizas de caucin a fin de del Reglamento garantizar el adecuado cumplimiento de los contratos. Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras dispoto D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) siciones) --S Verificar el cumplimiento de las garantas de fiel cumplimiento. P1 Comprobar que estas garantas hayan sido renovadas hasta la aprobacin de la liquidacin del contrato de supervisin. P2 Verificar que esta garanta haya sido devuelta al contratista luego de que la liquidacin del contrato de supervisin haya quedado consentida. P3 Verificar que, de ser el caso, esta garanta slo se haya ejecutado por los siguientes casos: a) Cuando el contratista no la hubiera renovado antes de la fecha de su vencimiento b) Cuando la resolucin por la cual la Entidad resuelve el contrato por causa imputable al contratista haya quedado consentida o cuando por laudo arbitral consentido y ejecutoriado se declare procedente la decisin de resolver el contrato c) Cuando transcurridos tres (3) meses de haber sido requerido por la Entidad, el contratista no hubiera cumplido con pagar el saldo a su cargo establecido en la liquidacin final del contrato de supervisin debidamente consentido o ejecutoriado Contrato de supervisin, Carta fianza o pliza de caucin de fiel cumplimiento, Liquidacin de contrato de supervisin. R1 Ante incumplimiento del contratista en la ejecucin de las prestaciones contratadas, no se coberture de los intereses del Estado. E1 Gastos innecesarios de parte del Estado, para ejercer sus derechos. E2 Ante su devolucin el servicio de supervisin no se ajusta a los requerimientos contratados. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local. Mg. Roberto Claros Cohaila
C 53 Cuadro 6.12.1 Etapa 6 Verificacin del cumplimiento de las garantas de fiel cumplimiento del contrato de supervisin
Subetapa
INSTITUTO PACFICO
Eficacia
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
501
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
108
6 Ejecucin del contrato de Supervisin 6.12 Control de garantas 6.12.2 Garantas de fiel cumplimiento Eficiencia Se revisa exhaustivamente las garantas, tanto las cartas fianzas o plizas de caucin para verificar que estn bien giradas tanto en sus caractersticas, montos y fechas. Verificar el cumplimiento de las garantas por adelantos. P1 Verificar si las garantas de los adelantos directos se han mantenido vigentes y por el monto del saldo deudor. P2 Verificar que, de ser el caso, esta garanta slo se haya ejecutado cuando el contratista no la hubiera renovado antes de la fecha de su vencimiento. Contrato de supervisin, Cartas fianza o Plizas de caucin de adelantos directos, Comprobantes de pago, Informes de las reas usuarias. R1 Ante el inadecuado uso de los adelantos otorgados, no se cuente con cobertura de los intereses del Estado. E1 Gastos innecesarios de parte del Estado, para ejercer sus derechos. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local. Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras dispoto D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) siciones) --Se aceptan las cartas fianzas Artculos 40 de la Ley y 213, 214 y 219 del o plizas de caucin a fin de Reglamento garantizar el adecuado uso del adelanto otorgado. S
502
C 54 Cuadro 6.12.2 Etapa 6 Verificacin del cumplimiento de las garantas por adelantos al supervisor
Subetapa
Eficacia
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
109
6.13 Verificacin del cumplimiento del contrato 6.13.1 Verificacin del cumplimiento de obligaciones establecidos en el contrato de supervisin Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras dispoto D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) siciones) S Verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales. P1 Verificar que el supervisor haya controlado los trabajos efectuados por el contratista de la obra, directa y permanentemente. P2 Comprobar que la actuacin del supervisor ha permitido la correcta ejecucin de la obra y el cumplimiento del contrato de obra. P3 Verificar que el supervisor, sin perjuicio de las atribuciones que le competen en el control de la ejecucin de la obra, no haya modificado el contrato de ejecucin de obra. P4 Analizar si la supervisin absolvi las consultas formuladas por el contratista de la obra, dentro de los plazos establecidos y si, de ser el caso, las traslad a la Entidad para la opinin del Proyectista, en los plazos previstos. P5 Analizar si la supervisin emiti sus informes reportando los hechos relevantes y elabor las valorizaciones. P6 Verificar que si en caso el supervisor encontr fallas o defectos sobre cualquier especificacin o bien, que la Entidad le hubiere proporcionado, luego de la suscripcin del contrato de supervisin; lo haya comunicado de inmediato a la Entidad; y que sta evalu y se pronunci sobre dichas observaciones dentro de los plazos previstos en la normativa. P7 Verificar que el supervisor conjuntamente con el contratista de la obra elaboraron las valorizaciones de obra dentro de los plazos previstos; y que haya aprobado y remitido a la Entidad las valorizaciones dentro de los plazos previstos. P8 Verificar, de ser el caso, si el supervisor emiti sus informes respecto a solicitudes de ampliacin de plazo y mayores gastos generales del contrato de ejecucin de obra, dentro de los plazos previstos. P9 Verificar, en caso de retraso injustificado en la ejecucin de obra y cuando el monto de la valorizacin acumulada ejecutada a una fecha determinada sea menor al 80% del monto de la valorizacin acumulada programada a dicha fecha, si el supervisor orden al contratista de la obra que presente en la fecha establecida un nuevo calendario que contemple la aceleracin de los trabajos. P10 Verificar que el supervisor haya emitido en los plazos previstos y con el sustento tcnico - econmico correspondiente, sus informes sobre solicitudes de presupuesto adicionales de obra P11 Verificar si el supervisor inform a la Entidad sobre la culminacin de la obra; asimismo, que haya sido miembro del Comit de recepcin de obra. P12 Verificar si el supervisor efectu el adecuado seguimiento al trmite de liquidacin del contrato de obra, as como revis y dio conformidad al mismo. Mg. Roberto Claros Cohaila
C 55-A Cuadro 6.13.1 Etapa 6 - Verificacin del cumplimiento de las obligaciones del supervisor
Subetapa
INSTITUTO PACFICO
Eficacia
El servicio prestado cumple Los estndares de calidad dispuestos La calidad obtenida cumple con Artculos 48, 50 y 51 de la Ley y 210, Directiva N 012 -2000con los estndares de calidad y ejecutados son los adecuados para los requisitos establecidos en 224, 225, 227, 247, 250, 251, 263 del CG/OATJ-PRO (R.C. N estipulados en el contrato las necesidades del rea usuaria. un anlisis costo beneficio del Reglamento. 036-2001-CG) servicio obtenido.
503
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
110
6.13 Verificacin del cumplimiento del contrato 6.13.1 Verificacin del cumplimiento de obligaciones establecidos en el contrato de supervisin Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras dispoto D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) siciones) S Expediente Tcnico, Contrato de ejecucin de obra, Contrato de la supervisin, informes del supervisor o inspector. R1 Deficiente control de la ejecucin de los trabajos ejecutados. R2 No se cumplan los plazos de ejecucin de la obra. E1 Mala calidad de la obra. E2 Demora en la culminacin de los trabajos de ejecucin de la obra. E3 Incumplimiento de las obligaciones contractuales de parte del ejecutor de la obra. E4 Genera controversias con el ejecutor de la obra. E5 Generacin de obligaciones, de ampliaciones de plazo y mayores gastos generales. E6 Mayores pagos por demoras en la atencin de sus obligaciones. E7 Resolucin del contrato. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local.
504
C 55-B Cuadro 6.13.1 (Continuacin...) Etapa 6 - Verificacin del cumplimiento de las obligaciones del supervisor
Subetapa
Eficacia
El servicio prestado cumple Los estndares de calidad dispuestos La calidad obtenida cumple con Artculos 48, 50 y 51 de la Ley y 210, Directiva N 012 -2000con los estndares de calidad y ejecutados son los adecuados para los requisitos establecidos en 224, 225, 227, 247, 250, 251, 263 del CG/OATJ-PRO (R.C. las necesidades del rea usuaria. un anlisis costo beneficio del Reglamento N 036-2001-CG) estipulados en el contrato. servicio obtenido.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
111
6.13 Verificacin del cumplimiento del contrato 6.13.2 Cumplimiento de plazos Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras dispoto D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) siciones) --S Comprobar el cumplimiento de los plazos establecidos en el contrato. P1 Comprobar que las prestaciones se hayan dado dentro de los plazos establecidos en el contrato. P2 Revisar que en el caso de incumplimiento del plazo contractual se haya aplicado las penalidades respectivas y en los montos correspondientes. Contrato de supervisin de obra, Contrato de ejecucin de obra, Informes del supervisor. R1 El reconocimiento de ampliaciones de plazo y mayores gastos generales injustificadas. E1 Postergacin indebida de la prestacin y mayores costos. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local. Mg. Roberto Claros Cohaila
INSTITUTO PACFICO
C 56 Cuadro 6.13.2 Etapa 6 - Comprobacin del cumplimiento de los plazos del contrato de supervisin
Subetapa
Eficacia
Lograr cumplir con los plazos El seguimiento y control del cumpli- El control del cumplimiento de Artculos 42 de la Ley; y 222, 223, 232, establecidos en el contrato. miento de plazos debe estar previa- plazos se hace adecuadamente 258-264 del Reglamento dentro de los estndares previamente definido. mente establecidos.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
505
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
112
Eficiencia Economa S Verificar la autorizacin de pagos parciales, cumplimiento de plazos para los pagos y entrega de las valorizaciones segn cronograma detallado en el contrato. P1 Verificar que el pago se efectu despus de ejecutada la prestacin o de acuerdo a lo estipulado en el contrato, con la respectiva conformidad de recepcin del servicio. P2 Comprobar que los pagos se hayan efectuado en los plazos convenidos, y que no se haya generado la obligacin de pago de intereses. P3 Constatar que los pagos por prestaciones adicionales, correspondan a los aprobados por la Entidad mediante la respectiva resolucin y con la autorizacin de la CGR, de ser el caso. P4 Verificar que en el caso de atrasos injustificados en las prestaciones, se haya considerado en los pagos parciales, pago final o en la liquidacin del contrato las penalidades que correspondan. P5 Comprobar en el clculo del monto a pagar se haya considerado, de ser el caso, la amortizacin de adelantos, las prestaciones realmente ejecutadas; adems, que se hayan calculado adecuadamente los reajustes de precios y deducciones. P6 Constatar que el supervisor haya emitido los comprobantes (factura, boleta de venta) por el pago efectuado y se hayan emitido vlidamente. Contrato de supervisin, Contrato de Obra, Valorizaciones de obra, Calendario de avance de obra, Resolucin aprobatoria de mayores prestaciones de supervisin, Liquidacin del contrato de supervisin y Comprobantes de pago. R1 Se efecten pagos de servicios sin haber recibido las respectivas prestaciones. R2 Errores en el clculo de valorizaciones de supervisin de las obras. R3 Exista incumplimiento en la supervisin de obras. R4 Los pagos parciales se realicen fuera de los plazos establecidos. E1 Mayores pagos a los que corresponden. E2 Resolucin del contrato de supervisin. E3 Pago de intereses moratorios. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE.
C 57 Cuadro 6.14.1 Etapa 6 Verificacin de las facturaciones o pagos al supervisor
506
Etapa del proceso Contratacin 6 Ejecucin del contrato de Supervisin Subetapa 6.14 Facturaciones o pagos parciales Actividad de la entidad 6.14.1 Pagos parciales Afirmaciones y criterios de gestin
Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras dispoto D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) siciones) Se cumple con los plazos de Se efecta el pago, luego de realizar la Se efecta el pago en el pero- Artculos 41, 45 y 49 de la Ley y Artculos --los pagos parciales y el avance verificacin de la prestacin. do de obligacin, sin pago de 222,223, 224, 225, 230, 233, 237, 238, pactado as como con el pago intereses. del Reglamento segn el cronograma.
Eficacia
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
Fuentes de informacin: Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado-SEACE Pgina Web de la entidad. Leyenda: (*) S = Supervisin
113
Eficiencia Economa Verificar la aprobacin de prestaciones adicionales P1 Comprobar que la ejecucin y pago de prestaciones adicionales cuente con la autorizacin del Titular previo a la ejecucin de las prestaciones y disponga de la asignacin de recursos presupuestales necesarios. P2 Analizar si las prestaciones adicionales aprobadas por la Entidad eran indispensables para alcanzar la finalidad del contrato. P3 Analizar que el costo de las mayores prestaciones de supervisin se sustente en la necesidad de la prestacin y que est de acuerdo con el avance de ejecucin de la obra; asimismo, que se haya determinado sobre la base de las especificaciones tcnicas del servicio y de las condiciones y precios pactados en el contrato; o en su defecto por acuerdo de las partes. P4 Verificar que la ampliacin de plazo del contrato de supervisin se haya otorgado en los casos siguientes: A la aprobacin del adicional, siempre y cuando afecte el plazo. En este caso el supervisor ampliar las garantas que hubiere otorgado Por atrasos o paralizaciones no imputables al supervisor Por atrasos o paralizaciones en el cumplimiento de la prestacin del supervisor por culpa de la entidad Por caso fortuito o fuerza mayor P5 Verificar que en el caso de haberse aprobado en el contrato de obra ampliaciones de plazo para la ejecucin de adicionales, se haya aprobado mayores prestaciones de supervisin. P6 Verificar que las prestaciones adicionales distintas a las generadas por adicionales de obra y que superen el 15% del monto del contrato, cuente con la autorizacin previa de la CGR. P7 Que la obligacin de las prestaciones adicionales se haya formalizado por el supervisor. Contrato de: supervisin de Obra; Solicitud de aprobacin de mayores prestaciones, Expediente de aprobacin de la prestacin adicional, Valorizaciones de obra, Calendario de avance de obra, Resolucin aprobatoria de mayores prestaciones de supervisin, Liquidacin del contrato de supervisin, Comprobantes de pago y Pronunciamientos de la CGR, Clusulas adicionales al contrato de supervisin. R1 Ejecucin de las prestaciones adicionales que no eran necesarias. R2 Ejecucin de prestaciones adicionales con mayores costos. E1 Incremento no justificable del costo de obra. E2 Relacin costo beneficio de la obra en su conjunto es oneroso para la Entidad. Mg. Roberto Claros Cohaila Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE.
C 58 Cuadro 6.15.1 Etapa 6 Verificacin de la aprobacin de prestaciones adicionales de supervisin
Etapa del proceso Contratacin 6 Ejecucin del contrato de Supervisin Subetapa 6.15 Mayores prestaciones de supervisin Actividad de la entidad 6.15.1 Aprobacin de las prestaciones adicionales Afirmaciones y criterios de gestin
INSTITUTO PACFICO
Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras dispoto D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) siciones) Se logra concluir la totalidad Se asegura que los adicionales res- Se presente un mnimo de adi- Artculos 42 de la Ley y 231, 232 y 248 del --de la prestacin con un mnimo pondan a la necesidad de alcanzar la cionales que estn aprobados y Reglamento de adicionales y se cubran las finalidad del contrato. debidamente justificados con el eventualidades posibles. informe tcnico correspondiente. Desarrollo de los Procedimientos especficos de Auditora S
Eficacia
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
507
Fuentes de informacin: Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado-SEACE Pgina Web de la entidad. Leyenda: (*) S = Supervisin
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
114
6.16 Administracin de las controversias 6.16.1 Cumplimiento de los Procedimientos especficos de administracin de controversias Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras dispoto D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) siciones) S Revisar la conciliacin y/o arbitraje de las partes. P1 Verificar que las controversias se resolvieron utilizando los mecanismos de conciliacin y/o arbitraje que impone la Ley y se sigui con los Procedimientos especficos que corresponde. P2 Analizar la causa que genera las controversias y determinar si son consecuencia de inadecuadas decisiones de la administracin. P3 Constatar si en las controversias que afectan los intereses de la Entidad, dentro de una relacin contractual, se recurri -en la bsqueda de una solucin adecuada- a la solicitud e inicio del arbitraje. P4 Verificar que en la designacin de los rbitros se haya considerado la idoneidad, imparcialidad e independencia de stos, en procesos arbitrales que particip. P5 Verificar que los procesos de conciliacin y/o arbitraje se derivaron de solicitudes de inicio de dichos Procedimientos especficos, efectuadas en cualquier momento anterior a la culminacin del contrato, siendo este plazo de caducidad. Contrato de supervisin, Antecedentes de los hechos materia de controversia, Actas de conciliacin, Expediente del proceso arbitral, Laudo arbitral. R1 Que la solucin de la controversia no sea susceptible de cuestionamiento por las partes. R2 Que se recurra al mecanismo de la conciliacin o arbitraje por hechos que no se justifican. R3 Demora en la solucin de una controversia. R4 Retraso en la liquidacin de los contratos, en espera de la solucin de controversias. R5 Que no exista parcialidad en los rbitros. E1 Costos incurridos por los procesos arbitrales. E2 Mayores costos en la administracin de los contratos. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local.
C 59 Cuadro 6.16.1 Etapa 6 - Comprobacin del cumplimiento de los Procedimientos especficos de administracin de controversias
508
Subetapa
Eficacia
Se realiza solucin de la contro- Se resuelve la controversia en la etapa La solucin de controversias no Artculos 53 de la Ley y 272- 292 del Re- Ley N 26572, Ley Geversia de manera adecuada. de Conciliacin, en buenos trminos deben irrogar mayores gastos de glamento neral de Arbitraje para la Entidad. Si no fuera as, se los previstos, a la Entidad. recurre a un arbitraje.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
115
6.16 Administracin de las controversias 6.16.2 Gestin legal de la defensa en el proceso de administracin de controversias Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamen- Legalidad (Otras dispoto D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) siciones) S Revisar la gestin legal de la defensa en el proceso ante controversias. P1 Verificar que se haya designado a funcionarios competentes para efectuar la defensa de los intereses del Estado, en los procesos de conciliacin y arbitrajes. P2 Comprobar que los encargados de la defensa de los intereses del Estado, hayan actuado de manera diligente, oportuna y con los fundamentos adecuados, de acuerdo al hecho discutido, en cada una de las etapas del proceso arbitral. P3 Comprobar que se haya actuado los argumentos pertinentes, de acuerdo al hecho discutido, en los casos de haberse considerado como puntos de controversia aspectos que no le compete resolver al rbitro o tribunal arbitral. P4 Verificar que los laudos arbitrales se hayan emitido dentro de los plazos programados. P5 Constatar que se hayan presentado recursos de nulidad del laudo, en los casos que existan razones para ello y afectan los intereses del Estado. Contrato, expediente de los procesos arbitrales, actas de conciliacin, laudos arbitraje. R1 Inadecuada defensa de los intereses del Estado. R2 Laudos desfavorables para el Estado. R3 Generacin de mayores obligaciones frente al Contratista. E1 Mayores pagos al Contratista. E2 Costos incurridos por los procesos arbitrales. Pgina Web de la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa PROMPYME. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Publicacin del diario de circulacin nacional o local. Mg. Roberto Claros Cohaila
C 60 Cuadro 6.16.2 Etapa 6 - Verificacin de la gestin legal de la defensa en el proceso de administracin de controversias
Subetapa
INSTITUTO PACFICO
Eficacia
En el proceso arbitral se pone de Se logra sustentacin adecuada por La solucin de controversias no Artculos 53 - 57 de la Ley y 272- 292 del Ley N 26572, Ley Geconocimiento del rbitro o Tribu- parte de la Entidad. debe irrogar mayores gastos de Reglamento neral de Arbitraje nal Arbitral aspectos relevantes los previstos, a la Entidad. que inciden en la decisin final o laudo arbitral.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
509
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
116
7 7.1 Recepcin de obra 7.1.1 Conformidad de recepcin de obra Conformidad de la prestacin Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM Legalidad y Reglamento D.S. N 084-2004(Otras disposiciones) PCM y N 063-2006-EF) La obra cumple con lo indicado en los Artculos 44 de la Ley y 268 del planos, caractersticas y especificacioReglamento nes tcnicas contractuales y se ajusta a los intereses de la Entidad. ___ O Revisar la conformidad de recepcin de obra por parte del rea usuaria o rea tcnica responsable y verificar la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales. P1 Constatar que el residente, mediante anotacin en el cuaderno de obra, solicit la recepcin de obra y que fue atendido por el Inspector o Supervisor, cumpliendo con las formalidades y plazos establecidas en el Reglamento. P2 Comprobar que la entidad haya designado al Comit de recepcin de obra oportunamente y que sus integrantes renan los exigencias del Reglamento, segn corresponda. P3 Verificar que en el acto de recepcin de obra se verific el fiel cumplimiento de lo indicado en los planos post construccin, especificaciones tcnicas y se efectuaron las pruebas necesarias a los trabajos ejecutados. P4 Constatar que exista el Acta de Recepcin, que sus miembros actuaron personalmente suscribindola y otorgando de ser el caso, su conformidad a los trabajos ejecutados, sin observaciones. P5 En el caso de acta de recepcin con observaciones, verificar que el levantamiento de las mismas se efectu dentro de los plazos establecidos en el Reglamento; de no ser as constatar que la entidad aplic las penalidades correspondientes por demora. P6 Verificar que el Comit de recepcin efectu la recepcin de obra dentro de los plazos previstos en el Reglamento; de no ser as constatar si existi algn reconocimiento a favor del contratista. P7 En caso que el contratista o su residente manifestara su disconformidad con las observaciones formuladas por el Comit de recepcin, verificar que el Comit y la entidad atendieron esta discrepancia segn los Procedimientos especficos y plazos establecidos en el Reglamento. P8 Si vencido el 50% del plazo para subsanar la observacin formulada por el Comit, sin que se haya iniciado los trabajos correspondientes; verificar que la entidad intervino econmicamente la obra, salvo lo dispuesto en el Reglamento. P9 Corroborar que las firmas del Acta de Recepcin correspondan al los miembros del Comit de Recepcin. Acta de Recepcin, Informe de Conformidad Tcnica por el rea Usuaria y rea Tcnica; Expediente tcnico contractual, Expediente tcnico presupuesto adicional, Caractersticas y especificaciones tcnicas de materiales e insumos, Cuaderno de Obra, Documento de conformidad de Obra, Ensayos de control de calidad, acta de observaciones, planos post construccin.
C 61-A Cuadro 7.1.1 Etapa 7 - Comprobacin de la conformidad de la recepcin de obra
510
Etapa del proceso de Contratacin
Subetapa
Eficacia
Se cumple con las condiciones Recepcin de la prestacin a conforcontractuales en cantidad y calidad, midad del rea usuaria, rea tcnica y a conformidad del rea usuaria o o ambas en un plazo oportuno. tcnica responsable.
117
Conformidad de la prestacin 7.1 Recepcin de obra 7.1.1 Conformidad de recepcin de obra Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM Legalidad y Reglamento D.S. N 084-2004(Otras disposiciones) PCM y N 063-2006-EF) ___ O R1 Recibir una obra con caractersticas tcnicas que no rena la cantidad y calidad especificada en el contrato debido a una evaluacin superficial en la recepcin de obra o por no disponer de la opinin del especialista o pruebas de calidad. R2 Demora en la entrega y recepcin de obra. E1 Perjuicio econmico al haber recepcionado la obra con una cantidad y calidad inferior a la requerida. E2 Generacin de costos adicionales para lograr obtener las caractersticas inicialmente requeridas. Mg. Roberto Claros Cohaila
INSTITUTO PACFICO
C 61-B Cuadro 7.1.1 (continuacin) Etapa 7 - Comprobacin de la conformidad de la recepcin de obra
Etapa del proceso de Contratacin 7
Subetapa
Eficacia
La obra cumple con lo indicado Se cumple con las condiciones Recepcin de la prestacin a conforen los planos, caractersticas y Artculos 44 de la Ley y 268 del contractuales en cantidad y camidad del rea usuaria, rea tcnica especificaciones tcnicas contrac- Reglamento lidad, y a conformidad del rea o ambas en un plazo oportuno. tuales y se ajusta a los intereses usuaria o tcnica responsable. de la Entidad.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
Fuentes de informacin: Contralora General de la Repblica. Especificaciones Tcnicas Generales para Construccin de Carreteras (EG-2000)-MTC Reglamento Nacional de Construccin. Manual de Diseo Geomtrico de Carreteras (DG-2001) MTC. Reglamento de metrados para obras en edificaciones. Manual de Diseo de Puentes (DP-2001) MTC. Normas Tcnicas de la Comisin de Reglamentos Tcnicos y Comerciales del INDECOPI. Leyenda: (*) O = Obras
511
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
118
Conformidad de la prestacin Conformidad del servicio de Supervisin de obra 7.1 Recepcin del servicio de Supervisin de obra 7.1.2 Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083-2004Legalidad PCM y Reglamento D.S. N Otras disposiciones 084-2004-PCM) S R1 Demora en la entrega y recepcin de los servicios de Supervisin. R2 Que se otorgue conformidad a los servicios de Supervisin prestados de manera deficiente. E1 Reconocimiento de mayores gastos generados por demora en recibir la obra. E2 Costos adicionales para alcanzar las exigencias y caractersticas inicialmente requeridas en los servicios de Supervisin.
C 62 Cuadro 7.1.2 Etapa 7 - Comprobacin de la conformidad de recepcin del rea usuaria
512
Etapa del proceso de Contratacin 7
Subetapa
Eficacia
Los servicios de supervisin cumplen con los trminos de referencia La recepcin de los servicios de Recepcin de la prestacin a conforArtculos 43 de la Ley y 204, y las condiciones contractuales en supervisin se efectu sin incurrir midad del rea usuaria, rea tcnica 233, 234, 237, 238 del _ _ _ trminos de calidad, y a conforen mayores costos a lo previsto o ambas en un plazo oportuno. Reglamento midad del rea usuaria o tcnica contractualmente. responsable. Desarrollo de los Procedimientos especficos de Auditora Revisar la conformidad de recepcin del servicio de supervisin por parte del rea usuaria o rea tcnica responsable y verificacin de la Procedimiento general calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales. P1 Constatar que la Supervisin haya solicitado la recepcin y conformidad de los servicios prestados, cumpliendo con las formalidades establecidas en las bases. P2 Comprobar que la entidad haya efectuado oportunamente la recepcin y conformidad de los servicios prestados de Supervisin, previo informe aprobatorio del funcionario responsable del rea usuaria, verificando el cumplimiento de los plazos, trminos de referencia y de las condiciones contractuales, constatar la existencia del Acta respectiva de los servicios de supervisin, otorgndose de ser el caso, la conformidad a los servicios prestados, sin observaciones. Procedimientos P3 En caso de existir observaciones al servicio prestado, verificar que stas fueron consignadas en el Acta respectiva. especficos ( P) P4 Comprobar que el Supervisor subsan las observaciones formuladas en el plazo establecido en el Reglamento; de no ser as constatar que la entidad resolvi el contrato y aplic las penalidades correspondientes. P5 En caso que el Supervisor no estuviese conforme con las observaciones formuladas, verificar que la entidad atendi esta discrepancia segn los Procedimientos especficos y plazos establecidos en el Reglamento. P6 En caso de retraso en la recepcin de los servicios de Supervisin imputables a la entidad, y de haberse efectuado el pago de intereses; verificar que se aplic el inters legal o el establecido en las bases. Documentos por revisar Acta de servicios de supervisin, Informe de Conformidad del rea Usuaria; Bases y Trminos de referencia, Contrato de supervisin.
Riesgos
Efectos
Fuentes de informacin: Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Normas Tcnicas de la Comisin de Reglamentos Tcnicos y Comerciales del INDECOPI. Leyenda: (*) S = Supervisin
119
7 Conformidad de la prestacin 7.2 Liquidacin del contrato de obra 7.2.1 Formulacin y Aprobacin de la liquidacin de obra Eficiencia La liquidacin de obra refleja los costos reales que demand la ejecucin de la obra; concluyendo el expediente de contratacin correspondiente. Economa Legalidad (D.S. N 083-2004-PCM y Reglamento D.S. N 084-2004- Legalidad (Otras disposiciones) PCM y N 063-2006-EF) Artculos 43, 44 de la Ley; Decreto Supremo N 011- 79-VC y 204, 222, 246, 249, 256, sus modificatorias, ampliatorias y 257, 267, 269 - 271, 273 del complementarias Reglamento O Verificacin de la aprobacin de la liquidacin. P1 Comprobar que el contratista present la liquidacin debidamente sustentada con la documentacin y clculos detallados, dentro del plazo establecido en el Reglamento. P2 Constatar que la entidad aprob o no la liquidacin presentada por el contratista de acuerdo a los plazos y Procedimientos especficos establecidos en el Reglamento y cuenta con la conformidad del contratista. P3 En caso de que la entidad observe la liquidacin, verificar que elabor otra comunicando de ello al contratista para su pronunciamiento en el plazo establecido en el Reglamento. P4 En caso de que el contratista no haya presentado la liquidacin en el plazo previsto, verificar que la entidad elabor la liquidacin y notific al contratista para su pronunciamiento, cumpliendo los plazos indicados en el Reglamento. En este supuesto, se debe verificar que los gastos fueron de cuenta del contratista. P5 Comprobar que en las obras contratadas bajo el sistema de Precios Unitarios, la liquidacin final se practic con los precios unitarios, gastos generales y utilidad ofertados. P6 Constatar que en las obras contratadas bajo el sistema de Suma Alzada, la liquidacin se practic con los precios, gastos generales y utilidad del valor referencial, afectados por el factor de relacin. P7 Revisar los clculos efectuados para determinar el monto de la liquidacin aprobada, verificando el sustento de los saldos por amortizar, pago de multas, devoluciones, retenciones, tributos; adicionales y/o reducciones de obras; ampliaciones y/o reducciones de plazo; garantas vigentes, metrados y precios unitarios considerados en su formulacin. P8 Verificar que de resultar un saldo favorable al contratista se haya efectuado el pago correspondiente. Caso contrario, si resultara un saldo deudor, se debe verificar que la entidad haya efectuado las acciones para el recupero del pago en exceso. P9 Constatar que con la liquidacin, el contratista entreg a la Entidad la minuta de Declaratoria de Fbrica o la Memoria Descriptiva Valorizada, segn corresponda. P10 Comprobar que los expedientes de contratacin de obras cuenten con la documentacin generada desde la decisin de adquirir hasta la liquidacin de obra. Mg. Roberto Claros Cohaila
C 63-A Cuadro 7.2.1 Etapa 7 - Verificacin de la formulacin y aprobacin de la liquidacin
Subetapa
INSTITUTO PACFICO
Eficacia
Se verifica que la liquidacin del Se realiza la liquidacin dentro de los contratista se ajusta a los trminos plazos establecidos en el contracto, del contrato, a las ampliaciones o con la conformidad de la entidad y reducciones de plazos, a los adidel contratista. cionales y/o reducciones de obra.
513
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
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7 Conformidad de la prestacin 7.2 Liquidacin del contrato de obra 7.2.1 Formulacin y Aprobacin de la liquidacin de obra Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 0832004-PCM y Reglamento Legalidad (Otras disposiciones) D.S. N 084-2004-PCM y N 063-2006-EF) Artculos 43, 44 de la Ley; 204, 222, 246, 249, 256, 257, 267, 269 - 271, 273 del Reglamento Decreto Supremo N 011- 79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias O La liquidacin de obra refleja los costos reales que demand la ejecucin de la obra; concluyendo el expediente de contratacin correspondiente. Expediente tcnico contractual, Expediente tcnico adicional, Acta de recepcin de obra, Contrato, Resolucin aprobatoria de Liquidacin, Valorizaciones contractuales y adicionales, Ampliaciones y reducciones de plazo, Gastos generales reconocidos, ndice de precios, Penalidades, Cartas fianzas vigentes y liberadas, Ejecucin de Garantas. R1 Errores de clculo e inadecuado sustento en el monto de la liquidacin de obra. R2 Demora en la transferencia de la obra ejecutada y liquidada. E1 Pago en exceso por errores de clculo incurridos en la liquidacin de obra. E2 Monto de la liquidacin de obra no corresponde a lo realmente invertido.
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C 63-B Cuadro 7.2.1 (continuacin) Etapa 7 - Verificacin de la formulacin y aprobacin de la liquidacin
Sub-etapa
Eficacia
Se verifica que la liquidacin del Se realiza la liquidacin dentro de los contratista se ajusta a los trminos plazos establecidos en el contracto, del contrato, a las ampliaciones o con la conformidad de la entidad y reducciones de plazos, a los adiciodel contratista. nales y/o reducciones de obra.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
Fuentes de informacin: Contralora General de la Repblica. Instituto Nacional de Estadstica e Informtica INEI. Reglamento Nacional de Construccin. Reglamento de metrados para obras en edificaciones. Leyenda: (*) O = Obras
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Conformidad del contrato de Supervisin 7.2 Liquidacin del contrato de Supervisin de obra 7.2.2 Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083 y 084-2004- Legalidad PCM ) Otras disposiciones Formulacin y Aprobacin de la liquidacin de servicios de Supervisin Se verifica que la liquidacin de la supervisin se ajusta a contracto, ampliaciones /reducciones de plazos, adicionales y/o reducciones de la supervisin de obra. ___ Verificacin de la aprobacin de la liquidacin. P1 Verificar que el supervisor present oportunamente la liquidacin de los servicios de supervisin debidamente sustentada con la documentacin y clculos detallados, siempre que las bases as lo establezcan. P2 Constatar que la entidad aprob oportunamente la liquidacin presentada por la Supervisin de acuerdo a los plazos y Procedimientos especficos que las bases as lo establezcan; y que cuenta con la conformidad de la Supervisn. P3 En caso de retraso en la liquidacin de los servicios de Supervisin imputables a la entidad, verificar que se haya efectuado el pago de intereses aplicando el inters legal o el establecido en las bases. P4 Recalcular el monto de la liquidacin aprobada, verificando el sustento de los saldos por amortizar, pago de multas, devoluciones, retenciones y tributos; prestaciones adicionales y/o reducciones; ampliaciones y/o reducciones de plazo; garantas vigentes, consideradas en su formulacin, incluir reajustes. P5 Comprobar que en la liquidacin se reflejen los pagos a cuenta efectuados a la supervisin y de presentarse una diferencia, sta debe corresponder de ser el caso, a los reajustes de los ndices utilizados, entre lo proyectado y lo real. P6 Verificar que, de resultar un saldo favorable al Supervisor, se haya efectuado el pago correspondiente. Caso contrario, si resultara un saldo deudor, se debe verificar que la entidad haya efectuado las acciones para el recupero del pago en exceso. P7 En caso que la Supervisin no estuviese conforme con la liquidacin formulada por la entidad, verificar que la entidad atendi esta discrepancia segn los Procedimientos especficos y plazos establecidos en el Reglamento. P8 Comprobar que los expedientes de contratacin de servicios de supervisin, cuenten con la documentacin generada desde la decisin de adquirir hasta la liquidacin de obra. La liquidacin de los servicios de supervisin de obra, refleja costos reales que demand la prestacin Artculo 43 de la Ley 204, 233, del servicio; concluyendo el ex- 234, 237, 238 del Reglamento pediente de contratacin correspondiente. S Mg. Roberto Claros Cohaila
C 64-A Cuadro 7.2.2 Etapa 7 - Verificacin de la formulacin y aprobacin de la liquidacin
Etapa del proceso de Con7 tratacin
Sub-etapa
INSTITUTO PACFICO
Eficacia
Se realiza la liquidacin de los servicios prestados de supervisin, en los plazos contractuales, conformidad de la entidad y del supervisor.
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Pgina Web de la entidad. Contralora General de la Repblica. Instituto Nacional de Estadstica e Informtica INEI. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Leyenda: (*) S = Supervisin
CAP. IX
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. V
CAP. IV
CAP. VI
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. IX
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7.2 Liquidacin del contrato de Supervisin de obra 7.2.2 Formulacin y Aprobacin de la liquidacin de servicios de Supervisin Eficiencia Economa Legalidad (D.S. N 083 y 084- Legalidad 2004- PCM ) Otras disposiciones La liquidacin de los servicios de supervisin de obra, refleja Artculo 43 de la Ley y 204, costos reales que demand la 233, ___ prestacin del servicio; conclu- 234, 237, 238 del Reglamento yendo el expediente de contratacin correspondiente. S Acta de servicios de supervisin, Informe de Conformidad del rea Usuaria; Bases, Trminos de referencia y Contrato de supervisin, Resolucin aprobatoria de Liquidacin de supervisin, Pagos a cuenta contractuales y adicionales, Ampliaciones y reducciones de plazo, Gastos generales, ndice Unificado de precios, Penalidades, Carta fianza vigentes y liberadas, Ejecucin de Garantas. R1 Errores de clculo e inadecuado sustento en el monto de la liquidacin del servicio de supervisin de obra. E1 Pago en exceso por errores de clculo incurridos en la liquidacin del servicio de supervisin de obra. E2 Monto de la liquidacin del servicio de supervisin de obra no corresponde a lo realmente invertido.
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C 64 - B Cuadro 7.2.2 (continuacion) Etapa 7 - Verificacin de la formulacin y aprobacin de la liquidacin
Etapa del proceso de Contratacin 7 Conformidad del contrato de Supervisin
Sub-etapa
Eficacia
Se verifica que la liquidacin de Se realiza la liquidacin de los serla supervisin se ajusta al contravicios prestados de supervisin, en to, ampliaciones /reducciones de los plazos contractuales, conformiplazos, adicionales y/o reducciodad de la entidad y del supervisor. nes de la supervisin de obra.
Riesgos ( R )
Efectos ( E )
Pgina Web de la entidad. Contralora General de la Repblica. Instituto Nacional de Estadstica e Informtica INEI. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE. Leyenda: (*) S = Supervisin

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INSTITUTO PACFICO

AUDITORA DE OBRAS PBLICAS

ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL SUSCRIPCIN 2012

Mg. Roberto Claros Cohaila

Captulo VIII: Gua de Auditoras

Mg. Roberto Claros Cohaila

Captulo VIII: Gua de Auditoras

Mg. Roberto Claros Cohaila

Grfico 1 : Examen Especial: Diagrama de Flujo del Proceso

Comisin se presenta ante el titular de la Entidad

Comisin obtiene antecedentes y prepara programa de Auditora

No Comisin recibe y se evala descargos de funcionarios

Informe Especial conforme? Si

Comisin evala documentos y ejecuta procedimientos de Auditora

S No Resultados conformes? S Archivo (*) Archivo (*) S Descargos conformes? No

Contralor General autoriza al Procurador iniciar Acciones Legales

Se emite oficio de acreditacin ante la Entidad

ltimo Informe Especial? No

Comisin prepara Informe Administrativo

Mg. Roberto Claros Cohaila

Nota:(*) Archivo de Papeles de Trabajo Fuente y Elaboracin: CGR

Contralor General dispone emisin para implementar recomendaciones

Auditora Financiera Expresar opinin sobre la razonabilidad de los EE.FF.

Contabilidad- Auditora Pasado Poderes del Estado y Pblico

PCGA, NICS NAGU y MAGU

7. Opinin 8. Resultados de Auditora

Dictamen Dictamen sobre los EE.FF. ms Informe Largo de auditora.

Captulo VIII: Gua de Auditoras

Mg. Roberto Claros Cohaila

Auditora de Gestin Mejoras en la gestin, resultados, sistemas administrativos y controles gerenciales.

Fuente y Elaboracin: CGR

Grfico 2: Proyecto de Inversin Pblica: Fases del Ciclo de Proyectos-SNIP

II. Ejecucin III. Factibilidad

Captulo VIII: Gua de Auditoras

Mg. Roberto Claros Cohaila

Oficinas de Programacin e Inversiones

Direccin General de Programacin Multianual

Evaluacin del Perfil

Evaluacin del Perfil

Perfil del Proyecto

No Mejora del Perfil

Requiere estudios adicionales? No

Autorizacin siguiente estudio

Captulo VIII: Gua de Auditoras

Mg. Roberto Claros Cohaila

Del C11 al C13 Del C14 al C24 Del C25 al C31

Ejecucin del contrato

Del C32 al C60

Del C61 al C64

Fuente y Elaboracin: Gerencia de Obras y Evaluacin de Adicionales

Mg. Roberto Claros Cohaila

Mg. Roberto Claros Cohaila

Captulo VIII: Gua de Auditoras

Mg. Roberto Claros Cohaila

Mg. Roberto Claros Cohaila

Adicionales de Servicio de Supervisin

Presupuesto Adicional de Supervisin

Mayores Gastos Generales

Fuente y Elaboracin: Gerencia de Obras y Evaluacin de Adicionales

Captulo VIII: Gua de Auditoras

Mg. Roberto Claros Cohaila

Mg. Roberto Claros Cohaila

Captulo VIII: Gua de Auditoras

Mg. Roberto Claros Cohaila

S No Resultados conformes? S Archivo () Archivo () S Descargos conformes? No