BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Manajemen proyek merupakan suatu tata cara mengorganisir dan mengelola sumber penghasilan yang penting untuk menyelesaikan proyek dari awal sampai selesainya proyek tersebut. Manajemen proyek dapat diterapkan pada jenis proyek apapun, dan dipakai secara luas untuk dalam menyelesaikan proyek yang besar dan kompleks. Fokus utama manajemen proyek adalah pencapaian semua tujuan akhir proyek dengan segala batasan yang ada, waktu dan dana yang tersedia. Perencanaan proyek yang menyangkut seluruh faktor yang terkandung di dalam sebuah proyek seperti : waktu, biaya, pengalokasian tenaga kerja dan juga aktivitas-aktivitas. Dalam melakukan pembangunan suatu proyek, perencanaan proyek mutlak dilakukan. Apabila perencanaan proyek ini kurang matang atau kurang baik maka proyek akan mulur atau penyelesaiannya tidak tepat waktu. Akibat lain yang ditimbulkan adalah biaya yang dikeluarkan lebih besar dan pengalokasian tenaga kerja yang diperlukan tidak optimal penggunaannya. Jika hanya menggunakan manajemen proyek yang sederhana dalam menjalankan suatu proyek, sebagai contohnya dalam perencanaan hanya menggunakan peta jadwal dasar dan diagram balok, pengorganisasian tidak ada hirarki pembagian tugas yang jelas, dan tidak ada sistem pengendalian proyek yang bisa mendeteksi penyimpangan yang terjadi secara dini dan cepat. Permasalahan ini dapat mempengaruhi dalam pengerjaan proyek tersebut. Untuk itu perubahan manajemen proyek yang ada sangat diperlukan. Adapun proses manajemen yang perlu mengalami perubahan diantaranya adalah perencanaan, penjadwalan dan pengendalian proyek, hal ini bertujuan agar proyek yang dilaksanakan dapat berjalan sesuai dengan yang direncanakan.

KELOMPOK 10 | MANAJEMEN PROYEK

1

1.2

Rumusan Masalah 1.2.1 Pengertian manajemen 1.2.2 Pengertian manajemen proyek 1.2.3 Sistem manajemen proyek

1.3

Batasan Masalah Permasalahan dalam makalah ini hanya sebatas pengenalan mengenai manajemen dan manajemen proyek, serta sistem manajemen proyek.

1.4

Tujuan Makalah ini bertujuan untuk memberikan informasi mengenai pengertian manajemen dan manajemen proyek, serta bagaimana sistem yang berjalan di dalam suatu manajemen proyek.

KELOMPOK 10 | MANAJEMEN PROYEK

2

BAB II ISI
2.1 Manajemen Proyek

2.1.1 Pengertian Manajemen Menurut merencanakan, Soeharto (1999), manajemen dan adalah proses

mengorganisir,

memimpin

mengendalikan

kegiatan anggota serta sumber daya yang lain untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan. Menurut Robbins dan Coulter (2007), manajemen adalah proses orang mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan pekerjaan

lain sehingga kegiatan mereka dapat selesai secara efisien

dan efektif. Dari beberapa pendapat di atas, maka disimpulkan bahwa manajemen itu adalah proses perencanaan, pengkoordinasian, pengawasan, dan pengontrolan kegiatan pekerjaan dan mengendalikan sumber daya untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan.

2.1.2 Pengertian Proyek Menurut Schwalbe (2007), proyek adalah suatu usaha yang bersifat sementara untuk menghasilkan suatu produk, jasa atau layanan yang unik. Menurut Gray dan Larson (2000), proyek adalah sebuah hal yang komplek, tidak rutin, sebuah usaha yang dibatasi waktu, biaya, sumber daya dan kemampuan kebutuhan pelanggan. yang didesain untuk memenuhi

KELOMPOK 10 | MANAJEMEN PROYEK

3

Menurut Santosa (2003) macam-macam proyek adalah sebagai berikut: 1. Proyek Kapital Proyek ini biasanya berupa pengeluaran biaya untuk pembebasan tanah, pemberian peralatan, pemasangan fasilitas, dan konstruksi gedung. 2. Proyek Penelitian dan Pengembangan Proyek ini biasanya berupa penemuan produk baru, temuan alat baru, atau penelitian mengenai ditemukannya bibit unggul untuk suatu tanaman. Proyek ini bisa muncul di lembaga komersial atau pemerintah. Setelah suatu produk baru

ditemukan atau dibuat biasanya akan disusun pembuatan secara masal untuk dikomersialisasikan. 3. Proyek Berhubungan dengan Manajemen Servis Proyek ini sering muncul dalam perusahaan maupun instansi pemerintah. Proyek ini bisa berupa: perancangan struktur organisasi, pembuatan sistem informasi manajemen,

peningkatan produktivitas perusahaan, dan pemberian training mengenai suatu metode tertentu.

2.1.3 Pengertian Manajemen Proyek Menurut Santosa (2003), manajemen proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu. Menurut Schwalbe (2007), manajemen proyek merupakan aplikasi dari ilmu pengetahuan, keahlian, peralatan dan teknik untuk aktifitas suatu proyek dengan maksud memenuhi kebutuhan proyek. Menurut Nicholas (2001), manajemen proyek adalah

suatu sistem pendekatan kontigensi untuk organisasi dan manajemen yang menerapkan elemen tradisional dan kemampuan untuk
KELOMPOK 10 | MANAJEMEN PROYEK 4

mengelola serta memiliki pola organisasi dan kebijakan manajemen yang paling sesuai untuk lingkungan proyek yang unik. Dari beberapa pendapat di atas, maka disimpulkan bahwa manajemen proyek adalah suatu proses merencanakan, menyusun, mengorganisasikan sumber daya, waktu dan biaya untuk

memenuhi kebutuhan proyek.

2.2

Sistem Manajemen Proyek Pengertian manajemen begitu luas, sehingga dalam kenyataannya tidak ada definisi yang yang digunakan secara konsisten oleh semua orang. Seperti yang dikemukakan oleh Stoner sebagai berikut : “Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian,

pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.” Dari definisi di atas terlihat bahwa Stoner telah menggunakan kata proses bukan seni. Mengartikan manajemen sebagai seni mengandung arti bahwa hal itu adalah kemampuan dan keterampilan pribadi. Suatu proses adalah cara sistematis untuk melakukan pekerjaan. Definisi sistem menurut Dr. Ir. Harijono Djojodihardjo (1984): “Suatu sistem adalah sekumpulan objek yang mencakup hubungan fungsional antara tiap-tiap objek dan hubungan antara ciri tiap objek, dan yang secara keseluruhan merupakan suatu kesatuan secara fungsional.” Jadi, dapat disimpulkan bahwa sistem manajemen proyek merupakan jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu proses perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan terhadap kegiatan atau usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi dalam waktu tertentu yang telah disepakati.

KELOMPOK 10 | MANAJEMEN PROYEK

5

2.2.1 Contoh Kasus Sistem Manajemen Proyek Studi Kasus: PT. X merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang pembuatan dan konsultan manajemen proyek. Breakdown aktifitas dari suatu proyek mengalami kesulitan, karena monitoring dilakukan secara manual. Proses scheduling juga mengalami

kesulitan jika terdapat proyek yang banyak, karena terjadi pendouble-an tugas serta banyak terjadi bentrok dalam menjadwalkan deadline suatu proyek. Seorang manajer proyek dalam melakukan pembagian tugas mengalami kesulitan apabila ada proyek besar dan kecil yang dikerjakan secara bersamaan dan diselesaikan dalam waktu yang sama, karena pembagian tugasnya menjadi tidak sama. Oleh karena itu diperlukan suatu aplikasi yang dapat membantu

manajer proyek dalam melakukan manajemen terhadap proyeknya. Untuk pengembangan usaha dan pengaturan manajemen proyek, PT. X membutuhkan suatu sistem yang dapat memperbaiki sistem dalam melakukan planning, monitoring, controlling dan scheduling terhadap suatu proyek. Pada penelitian ini dirancang serta dibuat sistem informasi manajemen proyek pada PT. X dengan menggunakan empat komponen utama, yaitu planning (menggunakan metode Work Breakdown System), controlling, monitoring, dan scheduling. Sistem manajemen proyek dilengkapi dengan laporan gantt chart yang menampilkan informasi dari suatu proyek. Planning dilakukan dengan membagi proyek menjadi beberapa tahap dan sub tahap. Monitoring dan controlling dilakukan dengan penyampaian beberapa laporan tertulis dan laporan dalam bentuk gantt chart. Scheduling dilakukan dengan memberikan batasan tanggal pada tiap tahap dan sub tahap dalam setiap proyek. Aplikasi ini akan memudahkan pengaturan manajemen proyek dalam PT.X, sehingga proyek dapat lebih teratur dan dapat diselesaikan tepat waktu.

KELOMPOK 10 | MANAJEMEN PROYEK

6

Penyelesaian Studi Kasus: Manajemen Proyek Proyek adalah sebuah aktifitas yang menghasilkan sesuatu baik dalam bentuk jasa maupun produk (barang). Mayoritas masyarakat yang berkecimpung dalam dunia komputer beranggapan bahwa sebuah proyek merupakan sebuah aplikasi kompleks yang terdiri dari berbagai modul. Sebuah proyek perangkat lunak dapat berubahubah sesuai dengan pengembangan sistem dalam melakukan programming. Ada 8 tahapan proyek, yaitu: 1. Tahap Definisi Tujuan dari tahap ini adalah untuk mendapatkan pemahaman yang sejelas- jelasnya mengenai permasalahan dari user, sehingga dapat melakukan estimasi biaya dan waktu dengan baik. Ada tiga bagian yang harus dikerjakan dalam tahap ini. Pertama adalah mendapatkan pemahaman yang jelas mengenai permasalahan dari user dan apa saja yang diperlukan untuk memecahkan masalah tersebut. Kedua, harus segera

diputuskan apakah akan mengerjakan proyek tersebut atau tidak (harus dianalisa resiko-resiko yang ada berdasarkan dari proyek yang dikerjakan). Ketiga, harus memberikan kepada user estimasi yang termuat dalam proposal. 2. Tahap Perencanaan Proyek Planning merupakan suatu proses yang berkelanjutan. Setiap perkembangan yang dilakukan akan ditinjau kembali untuk kemudian mendapatkan pemahaman yang lebih baik terhadap kinerja suatu proyek. Dalam melakukan planning, terdapat bermacam-macam metode, antara lain metode Work Breakdown Structures (WBS). Dalam metode ini tahap-tahap yang ada dipecah menjadi berbagai sub tahap yang lebih kecil. WBS

KELOMPOK 10 | MANAJEMEN PROYEK

7

dimulai dengan melakukan listing terhadap tahap-tahap yang ada dalam suatu proyek. 3. Tahap Analisis Aktifitas utama dalam tahap ini adalah untuk menganalisa sistem dan menghasilkan dokumen yang menjelaskan sistem. Dokumen ini akan semakin menambah pemahaman lebih dari tahap definisi, sehingga tim proyek memiliki gambaran sistem secara menyeluruh. 4. Tahap Desain Dalam melakukan desain terhadap sistem dilakukan

pembagian sistem sesuai dengan fungsi-fungsi komponennya dan menghubungkan komponen- komponen tersebut. 5. Tahap Pemrograman Aktifitas yang dilakukan adalah merencakan bagaimana dapat melakukan test pada modul, melakukan coding pada masing-masing modul, menyimpan seluruh test yang dilakukan, dan memulai untuk membuat dokumen user (user’s guide, maintenance guide, operator guide, dokumentasi training). 6. Tahap Testing Tujuan dalam testing ini adalah untuk melakukan test pada sistem yang ada. Dalam melakukan test diperlukan System Test Plan (STP) yang merupakan dokumen yang berisi: • Jadwal test, staf, dan sumber daya yang diperlukan • Konfigurasi manajemen, integrasi dan pengetesan terhadap tools yang digunakan. • Pengecekan terhadap setiap langkah dari pengintegrasian • Daftar sumber daya dan dokumen yang diperlukan Dalam melakukan test terhadap sistem harus diperhatikan integrasi masing- masing modul.

KELOMPOK 10 | MANAJEMEN PROYEK

8

7.

Tahap Acceptance Tujuan dalam tahap ini adalah untuk memperoleh

pernyataan tertulis dari user apakah produk tersebut telah disampaikan sesuai dengan perjanjian. Dalam tahap ini hal yang harus diperhatikan adalah: • Sistem yang dijanjikan telah melalui tahap test • Membuat sehingga dari proyek 8. Tahap Pelaksanaan Pada tahap ini sistem telah siap dijalankan dan akan digunakan oleh user untuk memecahkan masalah user. Aktifitas utama dalam tahap ini adalah jaminan selama beberapa waktu bagi user dalam menyelesaikan masalahnya dengan laporan user test dan diberikan kepada user,

memiliki gambaran jelas terhadap testing

menggunakan sistem baru.

Metodelogi Penelitian Metodologi penelitian yang dilakukan adalah: • • Studi literatur diperlukan untuk mempelajari sistem manajemen proyek Pengumpulan data yang diperlukan software • • • • • • dalam membuat

project management, meliputi data karyawan, data

proposal, dan data-data yang diperlukan lainnya. Analisis sistem dengan melihat sistem yang ada, permasalahan, dan kebutuhannya Desain sistem dilakukan dengan membuat proses bisnis yang sesuai dengan hasil analisis. Pembuatan aplikasi disesuaikan dengan hasil desain. Melakukan testing pada aplikasi yang telah dibuat. Menganalisis apakah hasil tersebut dapat diterima oleh user. Maintenance aplikasi tersebut.
KELOMPOK 10 | MANAJEMEN PROYEK 9

Analisa dan Desain Sistem 1. Analisis Sistem Proses bisnis PT. X adalah sebagai berikut: • Proses penerimaan order dari customer PT. X menerima order dari customer, kemudian perusahaan ini melakukan survei pendahuluan kepada customer tersebut. Survei dilakukan untuk mendapatkan gambaran mengenai proyek yang akan dikerjakan. • Proses penawaran proposal Sebelum PT. X melakukan pengerjaan suatu proyek, perusahaan ini menawarkan proyek tersebut dalam bentuk proposal penawaran kepada pihak customer (pelanggan). Proposal ini memuat harga proyek beserta termin-termin pembayarannya. Harga dan termin pembayaran dalam proposal ini tidak bersifat tetap, artinya customer dapat melakukan negosiasi terhadap proposal yang diajukan. • Proses kontrak proposal Proses kontrak proposal dilakukan jika telah terjadi kesepakatan antara PT. X dengan customer. Proposal ini memuat dasar-dasar perjanjian proyek kedua belah pihak, harga proyek, beserta termin pembayarannya. • Proses analisis dan desain sistem Analisis dan desain sistem berguna untuk mengetahui dan memberikan gambaran sistem perusahaan customer secara detail dan menyeluruh, mengidentifikasi permasalahan customer dan melakukan perencanaan terhadap sistem yang baru. • Programming Programming merupakan proses inti dalam pengerjaan suatu proyek. Dalam proses ini memuat permintaan customer akan suatu software, yang akan membantu memecahkan
10

KELOMPOK 10 | MANAJEMEN PROYEK

permasalahan

user.

Programming

merupakan proses

pembuatan software sesuai dengan permintaan customer. Masing- masing modul yang dibuat ditunjukkan kepada customer untuk disesuaikan dengan permintaan customer dan mendapat persetujuan dari customer berdasarkan kontrak perjanjian. • Testing Testing merupakan proses melakukan pengecekan terhadap modul-modul yang telah dibuat. Dilakukan untuk

meminimalisasi error yang terjadi. Testing dilakukan terhadap masing-masing modul setiap modul tersebut selesai dibuat/diselesaikan. • Running Running merupakan proses melakukan customer. implementasi Implementasi

software yang dibuat kepada

tersebut diterapkan dalam sistem yang dimiliki customer. Melalui proses ini akan diketahui apakah software tersebut bebas dari error atau tidak. • Maintenance Maintenance merupakan proses perbaikan software apabila terjadi error, baik human error maupun software error. Pengaturan proses ini dimuat dalam kontrak perjanjian yang telah disepakati. 2. Desain Sistem PT. X membutuhkan beberapa hal yang dapat menunjang proses planning, scheduling, controlling, dan monitoring sehingga dapat berjalan dengan efisien, yaitu: • Komputerisasi untuk proses penyimpanan data karyawan, data customer, data proyek yang ada, sehingga data tersimpan dengan baik.

KELOMPOK 10 | MANAJEMEN PROYEK

11

• Komputerisasi untuk proses monitoring dan controlling dalam bentuk laporan Gantt Chart yang memudahkan dalam melihat penjadwalan suatu proyek. • Komputerisasi untuk menetukan termin pembayaran yang disimpan dalam database. • Komputerisasi dalam membuat proposal penawaran

dan kontrak yang dihubungkan dengan data customer. • Kebutuhan untuk melihat laporan-laporan secara periodik, sehingga monitoring dan controlling dapat berjalan secara efektif. Secara garis besar, sistem ini dibagi menjadi tiga proses yaitu proses pengolahan proposal proyek, proses pengerjaan proyek, dan proses maintenance proyek. Contoh form aplikasi dapat dilihat pada gambar 1 dan 2. Struktur menu yang ada adalah: • Master: Golongan, Karyawan, Customer, Tahap, Jenis Biaya, Spesifikasi. • Proses: Proposal Penawaran, Proposal Kontrak, Pembayaran, Proyek, Perhitungan Keuntungan Proyek. • Realisasi Proyek: Surat Tugas, Draft tugas per Proyek. • Laporan Proses: Proposal Penawaran & Kontrak, Proyek, Gantt Chart Proyek, Gantt Chart per Orang, Karyawan Proyek. • Laporan Kegiatan per Bulan: Periode Pembayaran Bulanan, Pengerjaan proyek Bulanan. • Laporan Kegiatan per Proyek: Biaya per Proyek, Detail Proyek.

3.

Aktivitas dan Perencanaan Sistem Ide tentang projek pengembangan sistem dapat datang dari berbagai pihak, misalnya dari supplier komputer, dari sistem spesialist, dari karyawan admistrasi, atau dari para
KELOMPOK 10 | MANAJEMEN PROYEK 12

manager.

Dari

manapun

datangnya

ide

perencanaan

pengembangan sistem biasa mencakup kegiatan perumusan masalah, penetapat tujuan, pengidentifikasian kendala,

melakukan studi kelayakan, dan pembuatan proposal studi sistem. Dalam pelaksanan semua kegaiatan yang sangat berperan adalah managemen dengan bantuan konsultasi dar sistem spesialist, kecuali untuk pelaksanaan studi kelayakan dan penyiapan proposal studi sistem yang lazimnya dilakukan oleh spesialis sistem. 1. Perumusan masalah Suatu masalah biasanya dapat dapat secara langsung teridenfikasi dengan mudah, karena yang dirasakan secara langsung lazimnya hanya merupakan adalah gejala dari suatu masalah. Sedangkan masalah sesungguhnya mungkin tidak jelas dipermukaan. Misalnya manajemen menyadari bahwa adalah masalah dalam sistem penjualan dan penagihan denga diketahuinya bahwa piutang terlambat ditagih. Keterlambatan penagihan piutang ini hanyalah gejala adanya masalah, mengetahui keterlambatan penagihan piutang belumlah cukup kita belum dapat melakukan tindakan apa-apa. Masalahnya harus dirumuskan terlebih dahulu, setelah itu baru dapat diambil tindakan. Misalnya kemudian di selidi sehingga dapat diketahui keterlambatan panagihan piutang karena transaksi sudah banyak, sedangkan pembukuan masih pakai sistem kartu. Tentu pemecahannya adalah dengan mengganti sistem kartu dengan komputer. Bandingkan dengan kalau maslah sesungguhnya adalah transaksi sudah sangat banyak sedangkan karyawan yang mengerjakan administrasi piutang merangkap dengan pekerjaan lain. Sebelum projek dimulai masalah sesungguhnya harus
KELOMPOK 10 | MANAJEMEN PROYEK 13

dirumuskan terlebih dahulu. Sehingga projek dapat diarahkan untuk memecahkan masalah yang dihadapi. 2. Penetapan tujuan sistem Projek pengembangan sistem tidak harus ditujuan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi saat ini saja, tetapi pengembagan sistem sistem harus mengantisipasi kebutuhan informasi untuk masa yang akan datang. Usaha mengatasi beberapa masalah yang sedang dihadapi sekarang dapat saja tidak termasuk dari tujuan pengembangan sistem karena masalah itu mungkin akan segera hilang dengan

berlallu waktu, karena perubahan keadaan. 3. Mengidentifikasi kendala-kendala Projek pengembangan sistem memerlukan biaya yang besar, ketersediaan teknologi, tenaga ahli, dan beberapa sistem dibatasi waktu dan peraturan. Semua ini harus diidentifikasi supaya projek tidak mengalami masalah kemudian. 4. Studi kelayakan Setalah masalah dirumuskan, tujuan ditetapkan beberapa kendala diidentifikansi, selanjutnya perlu studi kelayakan secara rinci untuk mengetahui kelayakan projek tersbut. Ada beberapa aspek yang harus dievaluasi dalam melakukan studi kelayakan sistem sebagai berikut: Aspek Teknis. Untuk menetukan apakah teknologi hardwae dan software telah tersedia, kalau tersedia berarti secara teknis perojek ini layak. Aspek manfaat keuangan, yaitu memperbandingkan

antara biaya dan manfaat sistem dari segi fianasial. Aspek ini sangat sulit digunakan untuk menjustifikasi projek sistem karena projek sistem informasi biasanya sulit untuk mengukur aliran kas masuknya secara langsung.
KELOMPOK 10 | MANAJEMEN PROYEK 14

Aspek mamfaat non keuangan. Pada dasarnya projek sistem hanya dapat di justifikasi berdasarkan manfaat non keuangan ini karena kesulitan mengevaluasi berdasarkan manfaat keuangan. Aspek operasional. untuk menetukan apakah kalau sistem sudah jadi nanati akan dapat diopersikan, apakha karyawan tidak akan melakukan penolakan terhadap sistem tersebut ? Aspek hukum dan etika. Perlu juga dipertimbangkan apakah projek sistem ini tidak akan bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku atau dengan etika. Aspek jadwal waktu. Apakah sistem akan dapat

diselesaikan dalam waktu yang tersedia. Studi kelayakan ini dilakukan oleh sistem analist, dengan mengadakan interview dengan para pejabat yang ada diperusahaan.

4.

Tahap Analisa Analisa sistem adalah mempelajari sistem yang ada saat ini dengan tujuan mendapatkan butuhan informasi pemakai yang akan akan digunakan dalam perancangan sistem. Analisa sistem dilakukan secara berama-sama antara sistem analis dan manajemen.

5.

Aktivitas Analisa Sistem Analisa sistem dimulai dengan pembentukan team,

perumusan kebutuhan informasi, perumusan kriteria sistem secara pasti dan diakhiri dengan pembuatan proposan

perancangan sistem.

KELOMPOK 10 | MANAJEMEN PROYEK

15

1. Pembentukan team analisa sistem. Analisa sistem dikerjakan oleh system analis bersamasama dengan beberapa orang manajer sebagai anggota team dengan melibatkan semua orang pejabat dan karyawan yang yang ada diperusahaan. Analisa sistem tidak akan sukkses tampa ada kerja sama yang baik dari semua pihak. 2. Perumusan kebutuhan informasi. Secara sederhananya tujuan projek pengembangan sistem adalah pemenuhan kebutuhan informasi manajemen sebagai sebagai pemakai sistem. Kebutuhan informasi pemakai ini tdaklah dapat dilakukan dengan mudah. Sistem analis harus mempelajari sistem yang ada saat ini dengan mempelacari dokumen, catatan dan laporan yang telah ada saat ini, mewancarai para karyawan dan pejabat untuk mengetahui apa yang mereka ingini, pendapat mereka tentang sistem yang sedang digunakan dan apa harapan mereka dengan sistem yang baru. dalam keadaan tertentu data dapat juga dikumpulkan dengan menggunakan daftar pertanyaan

(kuissioner). Disamping itu analis juga perlu mengadakan observasi tentang lingkungan kantor dan peralatan pisik lainnya. 3. Penentuan Kriteria kinerja sistem Kriteria kinerja sistem harus dapat terukur, kriteria ini lazim ditentukan dengan jenis, bentuk dan waktu out yang harus dihasilkan sistem. Misalnya output harus dalam bentuk soft copy dan hard copy. Laporan bulanan harus telah tersedia paling lambat tgl 2 bulan berikutnya. Laporan harus membanding angka anggaran dengan angka aktual.

KELOMPOK 10 | MANAJEMEN PROYEK

16

6.

Tahap Perancangan Berdasarkan hasil analisa sistem sistem analis akan membuat rancangan rinci sistem. Dalam pembuatan rancangan sistem biasa mengunakan peralatan dan taknik dalam bentuk diagram dan flow chart. Model ini berfungsi sebagai alat dokumentasi alat komunikasi diantara spesilalis sistem maupun dengan user.

Kesimpulan dari Studi Kasus: Kesimpulan yang dapat diambil adalah: MetodeWork Breakdown System (WBS) merupakan metode yang baik dalam pengaturan planning, karena membagi suatu proyek ke dalam beberapa tahap dan sub tahap. Dengan adanya pembagian proyek ke dalam beberapa tahap dan sub tahap, membuat pembagian tugas menjadi jelas. Scheduling dilakukan dengan menggunakan pembatasan tanggal pada masing- masing tahap dan sub tahap, sehingga akan mempermudah perusahaan dalam melakukan penjadwalan. Monitoring dan controlling dapat disampaikan dalam bentuk laporan, yaitu: laporan proposal penawaran, laporan proposal kontrak, laporan karyawan yang mengerjakan proyek, laporan kegiatan per bulan, laporan rincian biaya per proyek dan laporan pembayaran termin proyek. Pendukung proses monitoring dan controlling dapat berupa penyampaian laporan dalam bentuk Gantt Chart, yang terbagi dalam tiga bagian yaitu Gantt Chart per karyawan, Gantt Chart proyek keseluruhan dan Gantt Chart detail per proyek. Penggunaan Gantt Chart diharapkan memudahkan proses monitoring dan controlling perusahaan yang selama ini dilakukan secara manual.

KELOMPOK 10 | MANAJEMEN PROYEK

17

BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan Sistem manajemen proyek yang baik adalah tatkala cara mengelola dan mengorganisir berbagai aset, sumber daya manusia, waktu serta kualitas pekerjaan proyek, sehingga proyek menghasilkan kualitas yang maksimal dalam waktu yang sudah direncanakan serta memberikan efek kesejahteraan bagi karyawan.

3.2

Saran Untuk mencapai sasaran-sasaran dan tujuan proyek dengan baik, hendaknya menyadari adanya batasan-batasan yang telah dipahami sebelumnya. Pada umumnya batasan-batasan itu adalah ruang lingkup pekerjaan, waktu pekerjaan dan anggaran pekerjaan yang dikelola secara terbuka dan jujur. Dan hal ini biasanya disebut dengan "triple constrains" atau "tiga batasan". Dengan semakin meningkatnya kesadaran akan harkat dan martabat individu dalam menjalankan proyek, maka batasan ini kemudian berkembang dengan ditambahkan dengan batasan keempat yaitu faktor keselamatan.

KELOMPOK 10 | MANAJEMEN PROYEK

18

DAFTAR PUSTAKA
Dr. Ir. Harijono Djojodihardjo. 1984. Pengantar Sistem Komputer. Bandung: Erlangga. Gray, Clifford F. Larson, Erik W. 2000. Project Management : The Managerial Process. Singapore: McGraw-Hill. Kathy, Schwalbe. 2007. Information Technology Project Management. Massachusetts: Thompson Learning. Nicholas, John M. 2001. Project Management for Business and Technology, edisi ke-2. New Jersey: Prentice Hall. Robbins, Stephen P., Coulter, Mary. 2007. Manajemen. Jakarta: Indeks. Santosa, Budi. 2003. Manajemen Proyek, Edisi Pertama. Surabaya: Penerbit Guna Widya. Soeharto, Imam. 1999. Manajemen Proyek dari Konseptual Sampai

Operasional. Jakarta: Erlangga. Stoner, James A. F., Edward R. Freeman, Daniel A. Gilbert. 1995. Management, Edisi 6. New Jersey: Prentice Hall Inc.

KELOMPOK 10 | MANAJEMEN PROYEK

19

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful