EVALUACIN Y SELECCIN DE PROVEEDORES

PLAN DE GESTIN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA CONTROL DE PROVEEDORES EVALUACIN Y SELECCIN DE PROVEEDORES

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PLAN DE GESTIN DE LAS BUENAS PRCTICAS DE MANUFACTURA

TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIN 2. OBJETIVO 3. ALCANCE 4. MANTENIMIENTO 5. REVISIN 6. RESPONSABLE 7. PROCEDIMIENTOS 7.1 EVALUACIN Y SELECCIN DE PROVEEDORES 7.1.1 Evaluacin proveedores materias primas 7.1.2 Evaluacin proveedores suministros y repuestos 7.1.3 Seleccin de proveedores 7.1.4 Verificacin y reevaluacin 7.1.5 Actualizaciones 7.2 CLASIFICACIN DE PROVEEDORES 7.2.1 Proveedores nacionales 7.2.2 Proveedores de materias primas e insumos. 7.2.3 Proveedores de suministros y repuestos. 7.3 REGISTRO DE PROVEEDORES 7.4 SOLICITUD DE COMPRAS 7.5 COTIZACIN DE ARTCULOS 7.5.1 Cotizacin Elaborado: Jefe de control de calidad Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Pgina de

PLAN DE GESTIN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA CONTROL DE PROVEEDORES EVALUACIN Y SELECCIN DE PROVEEDORES 7.5.2 Revisin de fichas tcnicas 7.5.3 Certificados de calidad 7.5.4 Especificacin de forma de pago 7.5.5 Tiempo de entrega 7.5.6 Tipo de embalaje y transporte 7.6 COMPRAS DE MATERIAS PRIMAS, INSUMOS Y SUMINISTROS 7.6.1 Compras por caja menor 7.6.2 Ordenes de compra 7.6.3 Compras de material de empaque y reempaque 8. VERIFICACIN 9. ACCIONES CORRECTIVAS 10. REGISTROS

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Elaborado: Jefe de control de calidad

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1. INTRODUCCIN AGUA PURA LA CASCADA presenta este documento en cumplimiento de las normas sanitarias vigentes, como entidad dedicada a la fabricacin y venta de agua potable envasada; en el marco del cumplimiento de las Buenas Prcticas de Manufactura el manejo dado a las materias primas y los controles dispuestos para garantizar que estas sean inocuas al ingresar al proceso de envasado de agua potable; es un paso lgido la calidad de los productos terminados. 2. OBJETIVO Garantizar que todas las materias primas e insumos empleados en la fabricacin del agua potable envasada cumplan con los requisitos sanitarios para obtener la inocuidad de los productos. 3. ALCANCE Aplicable a la seleccin de proveedores y las compras de materias primas e insumos. 4. MANTENIMIENTO El departamento de calidad se encarga de ejecutar y mantener en aplicacin este programa. 5. REVISIN El auditor externo es el encargado de revisar, validar y aprobar los cambios en este programa. 6. RESPONSABLE El departamento de calidad es el encargado de planear, ejecutar y verificar los procedimientos descritos en este programa.

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7. DESARROLLO 7.1 EVALUACIN Y SELECCIN DE PROVEEDORES 7.1.1 Evaluacin proveedores materias primas a) El departamento de compras debe realizar el estudio de evaluacin de proveedores de materias primas en base a los siguientes criterios, con una frecuencia semestral: Precios Acuerdos de pago Calidad del Producto Fechas de Entrega: cumplimiento en entregas Servicio b) La evaluacin se realiza otorgando puntos a cada proveedor, en base a las observaciones hechas durante el periodo de la relacin comercial. Estos puntajes se otorgan en base a: Calidad del producto: si el producto obtuvo del 90-100% de calidad en las pruebas de laboratorio, mximo puntaje (40 puntos), si el producto obtuvo de 80 a 89% en la calidad segn laboratorio (30 puntos) y si alcanz del 70 al 79% de calidad (20 puntos). Fecha de entrega: Si el producto se entrega puntualmente de acuerdo a su condiciones de entrega ( 20 puntos ) si la fecha de entrega es dos das despus (10 puntos ) y si la fecha de entrega es tres das despus y en adelante ( 5 puntos ).

Precio: Si el producto tiene un precio competitivo + crdito de 30 a 60 das (25 puntos), si el precio es competitivo + contado con descuento de 5-10% (15 puntos) y si el precio neto + crdito menor a 8 das (5 puntos). Devoluciones: Si en el periodo no se han presentado (15 puntos); si han existido devoluciones en el periodo evaluado pero no estn relacionadas a la calidad del producto (10 puntos) y si se han presentado devoluciones directamente relacionadas con las calidad del producto u ocasionan una para en la produccin (5 puntos). Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Pgina de

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Los criterios especificados, no encasillan que un proveedor pueda ser calificado con un puntaje diferentes a los estipulados puntualmente, pues existen situaciones que no se contemplan en estos criterios. Para las materias primas que se realizan anlisis de laboratorio y no cumplen con los parmetros establecidos se sancionaran restando 10 puntos. De acuerdo al criterio de control de calidad se acepta o se rechaza. 7.1.2 Evaluacin proveedores suministros y repuestos a) Los proveedores de repuestos y suministros deben ser evaluados con una frecuencia anual. b) El jefe de produccin debe realizar la evaluacin en los tems Calidad y Cumplimiento, de acuerdo a los criterios consignados en el formato Evaluacin de Proveedores de suministros y repuestos. c) El jefe de produccin designar en asesores externos la evaluacin de proveedores de repuestos y suministros, cuando sean necesarios los conocimientos especiales de los equipos, repuestos o suministros a adquirir. Repuestos y Servicios de Mantenimiento Automotriz: Tcnico automotriz. Repuestos y Servicios de Mantenimiento Industrial: Especialista en mantenimiento de equipos industriales. Servicio de Mantenimiento de Computadores: Ingeniero de sistemas.

d) Entregar al Director de Compras para que el realice la evaluacin de los tems Precio y Condiciones de Pago, verificando que el responsable de la evaluacin inicial halla firmado. e) Una vez realizada la evaluacin, el Director de Compras debe firmar y las evaluaciones.

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7.1.3 Seleccin de proveedores a) Clasificar los proveedores segn la siguiente escala: Categora I: 90 a 100 puntos. Categora II: 70 a 90 puntos. Categora III: menor a 70 puntos. b) Seleccionar como proveedor Se aceptan los que obtengan un puntaje superior o igual a 70 puntos. Aquel o aquellos proveedores que obtengan puntajes menores a 70 puntos, el jefe de compras, debe analizar que decisin toma si seguir la relacin comercial condicionalmente o finalizar la misma. Luego se debe actualizar el formato de clasificacin y registro de proveedores. 7.1.4 Verificacin y reevaluacin De acuerdo a la tendencia del comportamiento del proveedor realizar los seguimientos. a) Realizar seguimiento del comportamiento en cuanto a entregas y Devoluciones de los proveedores crticos cada fin de mes. Por la primera vez, enviar comunicado y ayudar a tomar accin correctiva. Si es reincidente, se retira como proveedor, buscando nuevas alternativas de proveedores. Si es nico proveedor se desarrollan acuerdos para beneficio mutuo.

b) Realizar la re-evaluacin del proveedor registrando en el formato de clasificacin y registro de proveedores, la cual quedar como evidencia en la carpeta del mismo. 7.1.5 Actualizaciones a) Solicitar peridicamente al proveedor los listados de precios y condiciones de negocios, as como el envo de especificaciones tcnicas vigentes cada vez que actualice sus productos. Elaborado: Jefe de control de calidad Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Pgina de

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b) Utilizar la informacin suministrada por los proveedores para el seguimiento y futura evaluacin de los mismos. 7.2 CLASIFICACIN DE PROVEEDORES 7.2.1 Proveedores nacionales Proveedor de materias primas e insumos Proveedor de suministros y repuestos Proveedor de servicio

7.2.2 Proveedores de materias primas e insumos. Proveedor de material de empaque y reempaque Proveedor de agua potable

7.2.3 Proveedores de suministros y repuestos. Proveedor de laboratorio Proveedor de suministros para implementacin de buenas practicas de manufactura Proveedor de repuestos para equipos del proceso de tratamiento y produccin Proveedor de repuestos de vehculos Proveedor de papelera y artculos de oficina

7.3 REGISTRO DE PROVEEDORES a) Identificar la necesidad de un proveedor para materias primas, suministro o repuesto.

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b) Recibir una oferta sobre materia prima, suministro o repuesto con condiciones satisfactorias para la empresa. c) Recibir notificacin de los proveedores interesados por medio de visita o va fax, correo electrnico y/o telefnicamente. d) Enviar carta va fax o por correo electrnico, solicitando: Si es materia prima: Una muestra del producto para ser analizado en laboratorio en produccin.

Si son suministros o repuestos: Un listado de las marcas que comercializan

e) Una vez se acepte el producto ya sea materia prima o suministros, se debe solicitar la siguiente informacin: Certificado de Cmara de Comercio Certificado de Calidad del producto si lo posee. Certificado del sistema de calidad de la empresa Referencia Comercial Referencia Bancaria Forma de Pago Catlogos de artculos

f) En el caso de ser Servicios especializados solicitar: Hoja de Vida del Responsable del servicio a prestar. 2 o 3 Referencias que aseguren la calidad y el cumplimiento del proveedor potencial

g) Analizar y verificar la informacin suministrada por cada proveedor y los respectivos anexos. h) Para la aceptacin de un proveedor nuevo de materias primas se verifica el resultado o el informe de calidad que realiza el laboratorio y se registra en el recuadro, la fecha en que se realiz y el concepto del Directora de Control de Calidad; de acuerdo al destino de la materia prima y su utilizacin tambin se toma en cuenta el criterio del Jefe de Produccin. Aclarar tambin si posee registro sanitario o su licencia esta en tramite, de acuerdo a la criticidad del producto a comprar. Elaborado: Jefe de control de calidad Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Pgina de

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i) Para la aceptacin de un proveedor nuevo de suministros o repuestos, adems de los documentos enviados, se debe analizar la primera compra para verificar el cumplimiento de los requisitos. j) Incluir el proveedor en el formato de clasificacin y registro de proveedores. k) Realizar seguimiento del comportamiento de los proveedores. 7.4 SOLICITUD DE COMPRAS Los jefes de produccin y control de calidad deben diligenciar el formato de solicitud de compra de materiales, suministros o repuestos, y entregar con la respectiva firma al departamento de compras. Las compras deben estar justificadas y deben estar dentro del presupuesto para el periodo solicitado. 7.5 COTIZACIN DE ARTCULOS 7.5.1 Cotizacin a) Determinar cuales artculos de las solicitudes de compras realizadas por los jefes de control de calidad y de produccin, se necesitan cotizar. b) Establecer posibles proveedores evaluados y seleccionados previamente, de acuerdo a los artculos solicitados. c) Solicitar mnimo dos cotizaciones de los posibles proveedores, diligenciando el formato Cotizacin de Compras. d) Enviar por fax o correo electrnico las solicitudes de cotizacin a los respectivos proveedores, dentro de las 24 horas posteriores a la solicitud de compra. 7.5.2 Revisin de fichas tcnicas a) Todo material, insumo o suministro necesario en la fabricacin de los productos debe poseer fichas tcnicas donde se especifican las caractersticas de los mismos. Elaborado: Jefe de control de calidad Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Pgina de

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b) Solicitar fichas tcnicas a materiales, suministros o insumos cuando se deba tomar la decisin de rotarlos, adquirirlos por primera vez, o cuando no se tenga informacin acerca de las especificaciones tcnicas de los mismos. 7.5.3 Certificados de calidad a) Solicitar en la cotizacin de los productos los certificados de calidad que se tengan y los documentos que los respalden. b) Cuando la empresa este acreditada dentro un sistema de calidad nacional o internacional, se le solicita la copia del certificado del sistema de calidad. c) En el caso de las materias primas registradas ante el INVIMA, se debe solicitar copia del registro sanitario, y verificar en la pgina Web del INVIMA la vigencia del mismo. 7.5.4 Especificacin de forma de pago a) Se debe aclarar en la solicitud de cotizacin de acuerdo al proveedor, el convenio de pago que se espera contemplar en la cotizacin y compra de los productos. Los proveedores manejan tres formas de pago ms comunes: 50% en la orden de compra y 50% en la entrega. Pago de contado a la entrega. Crdito 30 das. 7.5.5 Tiempo de entrega La cotizacin debe aclarar el tiempo de entrega de los productos y si asumen o no, el costo de entrega en bodega. Elaborado: Jefe de control de calidad Revisado: Jefe de control de calidad Aprobado: Auditor externo especialista en BPM Pgina de

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7.5.6 Tipo de embalaje y transporte Los materiales, insumos o repuestos se deben transportar con las precauciones y seguridad necesarios, en caso de ser productos qumicos se deben utilizar transportes especiales con sus respectivas hojas de seguridad. Los suministros para la produccin que vayan a estar en contacto directo con los alimentos se deben embalar en cajas de cartn con letreros alusivos al tipo de producto, protegido en el exterior con polietileno u otro material impermeable. 7.6 COMPRAS DE MATERIAS PRIMAS, INSUMOS Y SUMINISTROS 7.6.1 Ordenes de compra a) Una vez se haya llegado a un acuerdo con el proveedor en los anteriores puntos, se diligencia el formato de orden de compra y se enva al proveedor va fax o correo electrnico. 7.6.2 Compras de material de empaque y reempaque a) El material de empaque y reempaque se debe solicitar con un mes de anticipacin al proveedor, aclarando las cantidades, el material solicitado, y pedir que se adjunten los certificados de calidad del producto. b) Est solicitud se hace por correo electrnico, y una vez se enva el correo se confirma va telefnica.

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c) La solicitud de cambio del rotulado del empaque o especificaciones tcnicas del material, se debe hacer previo estudio y con una antelacin de tres meses a la fecha requerida en la empresa. 8. REGISTROS Evaluacin y seleccin de proveedores Clasificacin y registro de proveedores Orden de compra 9. VERIFICACIN De acuerdo a la tendencia del comportamiento del proveedor y calidad de los productos se deben realizar los seguimientos. a) Realizar seguimiento del comportamiento en cuanto a entregas y devoluciones de los proveedores crticos trimestralmente. Por la primera vez, enviar comunicado y ayudar a tomar accin correctiva. Si es reincidente, se retira como proveedor, buscando nuevas alternativas de proveedores. Si es nico proveedor se desarrollan acuerdos para beneficio mutuo. PGC-0202-R1 PGC-0202-R2

b) Realizar la re-evaluacin del proveedor registrando en el formato de clasificacin y registro de proveedores, la cual quedar como evidencia en la carpeta del mismo. c) Hacer una prueba mensual para verificar calidad de materias primas, suministros e insumos, y evaluar aquellos que se adquieran por primera vez.

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